時(shí)間：2023-05-18 15:50:12
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理規(guī)范化，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-01-00-01
就目前而言，檔案管理工作還存在很多改進(jìn)的方面，例如：服務(wù)對(duì)象少，服務(wù)內(nèi)容單一等，因此，想要在檔案管理的工作中解決這些問(wèn)題，就必須緊跟時(shí)代的步伐，不斷尋求創(chuàng)新的管理方式，只有通過(guò)不斷創(chuàng)新，才能夠使得檔案管理工作的效率得到提升。
一、檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義
創(chuàng)新是事物發(fā)展的根本動(dòng)力，沒(méi)有創(chuàng)新就沒(méi)有進(jìn)步，因此無(wú)論在任何領(lǐng)域，創(chuàng)新都是保持事物與時(shí)俱進(jìn)，興旺發(fā)達(dá)的根本方法。在檔案管理的工作中，創(chuàng)新的重要意義更是不言而喻。在當(dāng)前，社會(huì)迅速發(fā)展，信息資源更加豐富，這些外在的條件都為檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，因此，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到當(dāng)前創(chuàng)新檔案管理工作的重要意義，在管理工作中不斷尋求創(chuàng)新的工作方式，只有這樣才能夠保持檔案管理工作的高效性，體現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)性，并且與時(shí)俱進(jìn)，保持檔案管理工作的活力，體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值和意義所在。
二、檔案管理創(chuàng)新的方式
（一）在管理方式上進(jìn)行創(chuàng)新
當(dāng)前檔案的管理方式已經(jīng)不能很好地滿足社會(huì)的需要，產(chǎn)生了一定的問(wèn)題，需要及時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新并加以改進(jìn)，就目前的檔案管理狀況來(lái)說(shuō)，大部分的檔案館雖然能夠?qū)Ω鞣N方面的資料進(jìn)行收藏，但當(dāng)前社會(huì)的需求和查閱者的需求越來(lái)越多樣化，在這樣的情況下我們還是能夠看到檔案館收藏資料的豐富程度，以及管理方式方面還存在一些不足。因此，針對(duì)這一問(wèn)題，檔案管理者不僅需要對(duì)檔案館的收藏內(nèi)容進(jìn)行不斷的豐富和擴(kuò)充，提升檔案館資源的持有量，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)針對(duì)不同群體的不同需要，有重點(diǎn)，有針對(duì)性的收集一些使用的資料。除此之外，檔案管理的工作上還應(yīng)當(dāng)不斷進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新，不斷優(yōu)化檔案管理的組織性以及規(guī)范化，從而方便用戶的查閱，也方便檔案管理工作的進(jìn)行。除此之外，在當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電子信息技術(shù)也得到了巨大的進(jìn)步，電子信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理方面能夠十分有效的提升檔案管理的工作效率，也能夠方便用戶的查閱，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理工作主要是依托紙質(zhì)檔案以及人力管理來(lái)進(jìn)行的，而電子信息管理系統(tǒng)能夠順應(yīng)社會(huì)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，可以儲(chǔ)存電子檔案以及聲像檔案，為用戶帶來(lái)方便的同時(shí)也大大減輕了檔案管理工作人員的工作量，提高了工作效率，保證了服務(wù)的質(zhì)量。因此，在檔案管理工作的創(chuàng)新方面，應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)先進(jìn)的電子信息管理技術(shù)，建立檔案的電子信息管理系統(tǒng)，并且要對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)這種新技術(shù)的使用方法的培訓(xùn)，讓相關(guān)的管理人員都能夠熟練地掌握和使用電子信息管理系統(tǒng)，從而保證服務(wù)質(zhì)量的提升。
（二）管理觀念上的創(chuàng)新
思想意識(shí)對(duì)人的行為有著指導(dǎo)的作用，因此在思想意識(shí)和觀念方面進(jìn)行改進(jìn)，就能夠幫助和促成行為的轉(zhuǎn)變。而在檔案館管理的創(chuàng)新方面，首先應(yīng)當(dāng)做好的就是創(chuàng)新思想認(rèn)識(shí)的建立。在進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的過(guò)程中，創(chuàng)新觀念始終能夠起到指導(dǎo)作用，并且能夠在不斷的創(chuàng)新實(shí)踐過(guò)程中產(chǎn)生新的創(chuàng)新思想，從而進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作與創(chuàng)新工作的發(fā)展。在當(dāng)前，檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)以及用戶的個(gè)性化需求來(lái)進(jìn)行管理方式上的創(chuàng)新和改進(jìn)，將檔案管理的信息化，知識(shí)化，服務(wù)化作為當(dāng)前檔案管理工作創(chuàng)新的重點(diǎn)所在。要不斷對(duì)過(guò)去傳統(tǒng)的管理觀念進(jìn)行改進(jìn)，將重收藏輕使用，輕服務(wù)的管理理念進(jìn)行改變。在當(dāng)前的檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻注重提升管理的效率，改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，從而更好地將檔案管理工作做好，幫助檔案管理工作更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展要求，更好地發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。
（三）不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)
檔案管理工作的創(chuàng)新從某種程度上來(lái)說(shuō)也是一種圍繞著管理人員進(jìn)行的創(chuàng)新，管理人員在檔案管理創(chuàng)新工作中扮演著極為重要的角色，與此同時(shí)，檔案管理工作的創(chuàng)新也能夠幫助管理人員自身得到更好的發(fā)展。作為檔案管理工作人員，首先應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作有著正確的認(rèn)識(shí)，應(yīng)當(dāng)明確檔案管理工作的重要意義以及工作的性質(zhì)和目標(biāo)。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是一項(xiàng)為社會(huì)服務(wù)的重要工作，也是為社會(huì)提供服務(wù)的一種方式，因此在工作的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)做到愛(ài)崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)，樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)。除此之外，為了更好地進(jìn)行檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，幫助檔案管理工作人員熟練地掌握電子信息管理技術(shù)，并且掌握各種創(chuàng)新的工作方式。作為檔案管理工作人員，較好的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)是當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展對(duì)檔案管理工作人員提出的新要求，在過(guò)去的檔案管理工作中，往往由于管理者的不夠重視，而導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)技能以及文化素養(yǎng)較低，并且也在工作中無(wú)法提高工作效率，因此，想要對(duì)這樣的管理狀況進(jìn)行創(chuàng)新，就需要從工作人員的專業(yè)知識(shí)以及職業(yè)道德培訓(xùn)做起。
關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；信息化建設(shè)
檔案管理是非常重要的一項(xiàng)工作，能為做出各項(xiàng)決策提供參考和依據(jù)，因而受到管理者的重視和關(guān)注。尤其是在新時(shí)代背景下，對(duì)婦幼保健檔案管理提出更高要求。因此，應(yīng)該順應(yīng)時(shí)展需要，重視現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，完善管理規(guī)章制度，提高管理人員素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)有效提升婦幼保健檔案管理工作水平的目的。文章探討分析新時(shí)代對(duì)婦幼保健檔案管理的要求，指出檔案管理的不足，并提出改進(jìn)措施，希望能為提高檔案管理水平提供啟示與借鑒。
1 婦幼保健檔案管理規(guī)范化的要求
新時(shí)代對(duì)婦幼保健檔案管理提出更高要求，在這樣的背景下，更應(yīng)該加強(qiáng)管理工作。從而順應(yīng)時(shí)展需要，促進(jìn)檔案管理水平提高。具體來(lái)說(shuō)，其要求體現(xiàn)在以下方面。
1.1 提高婦幼保健檔案管理服務(wù)質(zhì)量
檔案管理規(guī)范化的指導(dǎo)下，為促進(jìn)各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，應(yīng)該提高決策的科學(xué)與合理性，有指導(dǎo)各項(xiàng)工作的開(kāi)展。而在檔案管理工作中，更應(yīng)該注重落實(shí)各項(xiàng)制度措施，完善規(guī)章制度，提高管理人員素質(zhì)。從而更好順應(yīng)新形勢(shì)，實(shí)現(xiàn)提高婦幼保健檔案管理服務(wù)質(zhì)量的目的，為各項(xiàng)工作開(kāi)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
1.2 推動(dòng)?jì)D幼保健檔案管理創(chuàng)新發(fā)展
注重轉(zhuǎn)變婦幼保健檔案管理方式方法，更新管理理念，有效落實(shí)各項(xiàng)要求，促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。婦幼保健檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，離不開(kāi)相關(guān)制度措施的創(chuàng)新、思想觀念的創(chuàng)新、技術(shù)的創(chuàng)新。應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行綜合利用，提高檔案管理創(chuàng)新水平，各好服務(wù)于婦幼保健的各項(xiàng)工作。
1.3 注重現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用
主要包括信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行綜合有效利用，為婦幼保健檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而順應(yīng)時(shí)展需要。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支持下，要建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，推動(dòng)?jì)D幼保健檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，做好各項(xiàng)數(shù)據(jù)錄入工作，推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。
1.4 有效服務(wù)婦幼保健各項(xiàng)工作需要
通過(guò)完善婦幼保健檔案管理規(guī)章制度，提高管理人員素質(zhì)，重視現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用，使其更好服務(wù)于婦幼保健檔案管理工作需要。并在這樣的背景下，合理利用檔案信息資料，為做出決策提供依據(jù)，更好服務(wù)于各項(xiàng)工作，促進(jìn)檔案作用的有效發(fā)揮。
2 婦幼保健檔案管理規(guī)范化存在的問(wèn)題
在新時(shí)代的背景下，加強(qiáng)婦幼保健檔案管理的重要作用是不言而喻的。但由于相關(guān)制度不完善，一些管理人員素質(zhì)偏低，現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用不到位，影響檔案管理水平提高，存在的問(wèn)題體現(xiàn)在以下方面。
2.1 婦幼保健檔案管理人員素質(zhì)偏低
例如，一些婦幼保健檔案管理隊(duì)伍陳舊，相關(guān)人員素質(zhì)偏低，未能掌握信息技術(shù)的應(yīng)用手段，忽視結(jié)合時(shí)代的新要求創(chuàng)新管理方式。再加上管理培訓(xùn)工作不到位，未能結(jié)合新形勢(shì)和新要求創(chuàng)新婦幼保健檔案管理工作，難以提高工作水平。
2.2 婦幼保健檔案資料相對(duì)缺失
忽視搜集詳細(xì)、全面的檔案資料，整理和歸檔不到位，未能全面細(xì)致的進(jìn)行編號(hào)，影響婦幼保健檔案管理水平提高。另外，檔案資料相對(duì)缺失，沒(méi)有全面搜集資料，難以發(fā)揮指導(dǎo)和參考作用，需要采取措施改進(jìn)和完善。
2.3 婦幼保健檔案的信息化建設(shè)不重視
新時(shí)期，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)得到充分有效利用，對(duì)提高婦幼保健檔案管理水平具有重要作用。但目前在實(shí)際工作中，一些檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用技能較低，甚至忽視信息化建設(shè)，難以全面提高婦幼保健檔案管理水平。
3 婦幼保健檔案管理規(guī)范化的路徑及對(duì)策
為彌補(bǔ)婦幼保健檔案管理工作存在的不足，結(jié)合時(shí)代要求，更好適應(yīng)新形勢(shì)和新情況，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下方面入手，采取有效的改進(jìn)和完善措施。
3.1 提高婦幼保健檔案管理人員的素質(zhì)
結(jié)合時(shí)代的新形勢(shì)和新要求，促進(jìn)婦幼保健檔案管理人員綜合水平提高。注重檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)扎實(shí)，專業(yè)技能強(qiáng)的工作人員引進(jìn)，不斷充實(shí)檔案管理工作隊(duì)伍，為開(kāi)展管理工作創(chuàng)造條件。同時(shí)結(jié)合新形勢(shì)和新要求，加強(qiáng)婦幼保健檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，豐富他們的理論知識(shí)，提高他們的管理水平和現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用水平。并在檔案管理中善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，努力提升檔案管理水平，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用技能，更好服務(wù)于管理工作需要，推動(dòng)?jì)D幼保健檔案管理工作順利進(jìn)行。
3.2 豐富婦幼保健檔案的各種資料類型
注重檔案信息資料收集，為婦幼保健檔案管理工作創(chuàng)造良好條件，實(shí)現(xiàn)努力提升檔案管理工作水平的目的。資料收集完成之后，還要及時(shí)整理和歸檔，做好檔案信息的分類與編號(hào)工作，方便檔案資料的查閱和使用。重視信息技術(shù)應(yīng)用，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)各項(xiàng)工作，促進(jìn)檔案管理水平提升。加大檔案信息資料搜集和整理工作，善于更新思想觀念，用全新的觀念和眼光發(fā)現(xiàn)檔案信息資源，增強(qiáng)資料的生動(dòng)性與真實(shí)性，為婦幼保健檔案管理提供豐富的資料。
3.3 推動(dòng)?jì)D幼保健檔案管理的信息化建設(shè)
順應(yīng)時(shí)展的要求，在婦幼保健檔案管理工作實(shí)踐中，注重計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，使其更好服務(wù)于檔案管理各項(xiàng)工作。加大技術(shù)開(kāi)發(fā)力度，建立完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，詳細(xì)錄入檔案信息資料，構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。結(jié)合新時(shí)期和新形勢(shì)，注重檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資料的更新與完善，不斷補(bǔ)充新內(nèi)容。并做好編號(hào)和分類整理工作，方便檔案信息資料查閱，為使用者獲取檔案信息資源創(chuàng)造條件。進(jìn)而提升檔案信息化建設(shè)水平，并促進(jìn)工作效率提升。
3.4 提高婦幼保健檔案的信息服務(wù)水平
婦幼保健檔案信息化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是新時(shí)代加強(qiáng)檔案管理不可忽視的工作。要重視計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)應(yīng)用，推動(dòng)?jì)D幼保健檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化，為檔案信息收集、傳遞、存儲(chǔ)和使用提供方便。促進(jìn)檔案信息資源共享，方便資料查詢與獲取，滿足使用者對(duì)檔案信息資源的需要。創(chuàng)新婦幼保健檔案管理的服務(wù)模式，為使用者提供個(gè)性化服務(wù)，讓他們更為有效的開(kāi)展各項(xiàng)工作，滿足對(duì)檔案信息資源的需要，提高婦幼保健檔案管理水平。
3.5 注重婦幼保健檔案管理的監(jiān)督工作
構(gòu)建完善的管理監(jiān)督制度，合理配備監(jiān)督管理人員。并提高他們的綜合素質(zhì)，讓他們有效開(kāi)展巡視和檢查工作。從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的不足，提高監(jiān)督工作水平。這樣既能促進(jìn)婦幼保健檔案管理水平提高，還有利于激發(fā)監(jiān)督管理人員的積極性，讓他們更為有效的開(kāi)展各項(xiàng)工作，提高婦幼保健檔案管理工作水平。
4 結(jié)束語(yǔ)
總之，新時(shí)代對(duì)婦幼保健檔案管理工作提出更高要求，同時(shí)也為婦幼保健檔案管理指明方向，提供動(dòng)力。在這樣的背景下，更應(yīng)該明確婦幼保健檔案管理的不足，結(jié)合管理工作需要，采取有效的改進(jìn)和完善對(duì)策，促進(jìn)婦幼保健檔案管理工作水平提高。從而更好適應(yīng)時(shí)代要求，為婦幼保健檔案管理水平提高和服務(wù)質(zhì)量提升創(chuàng)造良好條件。
參考文獻(xiàn)
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一、農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理亟須規(guī)范化
土地是我國(guó)農(nóng)村重要的生產(chǎn)資料,隨著經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的變化,農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)現(xiàn)象越來(lái)越多,城鄉(xiāng)建設(shè)頻繁征占用農(nóng)戶承包地,農(nóng)戶土地承包狀況時(shí)常發(fā)生變動(dòng),這就使得相關(guān)合同和檔案管理工作規(guī)范化顯得尤為重要,一方面關(guān)系到切實(shí)維護(hù)農(nóng)民的正當(dāng)權(quán)益,另一方面有助于促進(jìn)黨的農(nóng)村土地承包政策的落實(shí)與貫徹,事關(guān)農(nóng)民土地承包權(quán)益的維護(hù)保障。
調(diào)查顯示,由于種種原因,當(dāng)前許多地方農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案的管理不夠規(guī)范化,保護(hù)措施疲軟,諸如:有的地方不能對(duì)相關(guān)合同和檔案材料及時(shí)立宗歸檔,可能導(dǎo)致信息遺失;還有工作人員變動(dòng)時(shí)對(duì)檔案資料交接不到位,也容易造成信息遺漏和檔案損失;再者就是傳統(tǒng)的書(shū)面辦公中存在的材料填寫(xiě)不規(guī)范、筆跡潦草等等。諸如此類顯現(xiàn)出當(dāng)前許多地方的土地流轉(zhuǎn)合同管理沒(méi)有跟上社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐,不符合《檔案法》的規(guī)定,更與農(nóng)村土地承包管理規(guī)范化和制度化的精神相悖,甚至帶來(lái)實(shí)際的消極影響,給維護(hù)農(nóng)民土地承包權(quán)益工作帶來(lái)重大影響。
二、如何完善農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)檔案管理工作
各級(jí)單位要充分認(rèn)識(shí)到農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)合同規(guī)范管理的緊迫性,在國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上探索契合當(dāng)?shù)貙?shí)情的管理方式,加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和憂患防范意識(shí),以期確保檔案的完整與安全,為妥善解決農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)和經(jīng)營(yíng)中的糾紛、依法維護(hù)農(nóng)民土地流轉(zhuǎn)權(quán)益奠定基礎(chǔ)。
1.普及檔案管理法制知識(shí),提升管理能力
檔案管理必須全面依循國(guó)家的檔案管理法制,要注意宣傳法制知識(shí)。首先,要進(jìn)行分級(jí)培訓(xùn)。對(duì)檔案管理法制知識(shí)的了解要從基本知識(shí)到重點(diǎn)知識(shí)和案例進(jìn)行全面化的分級(jí)培訓(xùn),加深大家對(duì)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案管理?xiàng)l例》以及土地流轉(zhuǎn)相關(guān)法律法規(guī)的理解和認(rèn)識(shí),促進(jìn)各單位依法開(kāi)展檔案工作。其次,要保證檔案員能夠持證上崗。也就是說(shuō)要在學(xué)習(xí)法制內(nèi)容后進(jìn)行全面的考核,考核合格后領(lǐng)取《法制培訓(xùn)合格證》,然后才能參加檔案管理工作,這樣一來(lái)就可以將法律學(xué)習(xí)培訓(xùn)納入全員崗位培訓(xùn)內(nèi)容,在綜合培訓(xùn)中加強(qiáng)法律知識(shí)的培訓(xùn),以增強(qiáng)全員的法律意識(shí)。
2.明確管理責(zé)任,嚴(yán)格依法歸檔
各級(jí)單位對(duì)土地流轉(zhuǎn)合同檔案管理有不同的針對(duì)對(duì)象和責(zé)任,明確管理權(quán)限和責(zé)任是規(guī)范管理的基礎(chǔ),只有這樣才能落實(shí)依法歸檔,才能保證檔案材料不至混亂、遺失及其責(zé)任的相互推諉。比如,簽訂五年或五年以上土地流轉(zhuǎn)合同的,必須一式五份,縣、鄉(xiāng)、村、當(dāng)事人各存一份,還有一份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理機(jī)構(gòu)集中向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交備份實(shí)行一體化管理。另外,土地流轉(zhuǎn)過(guò)程中生成的其他檔案資料可以由形成單位依法保管,不得遺失。
一般來(lái)說(shuō),目前土地流轉(zhuǎn)相關(guān)歸檔中的土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記申請(qǐng)書(shū)、農(nóng)村承包土地調(diào)整方案批件、土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)登記簿、土地承包情況匯總清冊(cè)、土地承包經(jīng)營(yíng)權(quán)權(quán)屬證明文件、現(xiàn)場(chǎng)勘界確認(rèn)材料、公告材料、登記核準(zhǔn)文件、登記臺(tái)賬、權(quán)屬變更登記材料、登記發(fā)證原始材料、登記管理信息系統(tǒng)備份等交由縣級(jí)人民政府農(nóng)村土地承包管理部門歸檔保存;土地承包工作小組名單、承包土地調(diào)整方案、土地承包方案、土地流轉(zhuǎn)委托書(shū)等檔案材料,由村民委員會(huì)歸檔保存……唯有如此才能對(duì)號(hào)入座,責(zé)任由歸,防止管理上越俎代庖造成混亂,杜絕責(zé)任追究中李代桃僵等不規(guī)范的事情發(fā)生。
3.嚴(yán)審檔案質(zhì)量,規(guī)范收集整理
傳統(tǒng)的檔案大多是手寫(xiě)體,其中不乏字跡潦草給工作帶來(lái)困難者。所以在檔案規(guī)范管理中,土地流轉(zhuǎn)相關(guān)合同務(wù)必經(jīng)過(guò)嚴(yán)審確保材料真實(shí)有效,要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、字跡工整、圖譜易讀,落款、日期及公章簽字等清晰明確,具有可標(biāo)識(shí)性和合法性;紙質(zhì)合同檔案要使用不易褪色或消失的中性筆用工整的楷體填寫(xiě),紙張及裝訂要嚴(yán)格按照檔案保護(hù)的要求,不易損壞和失散。
及時(shí)收集整理歸檔才能確保合同檔案的準(zhǔn)確不失。這就要求我們一定要建立健全檔案管理制度,責(zé)任到人,及時(shí)將合同信息及相關(guān)材料進(jìn)行收集整理,完成歸檔。任何單位及個(gè)人不得私自處理抑或拒納歸檔。為了便于檢索和查詢,合同整理歸檔后,應(yīng)編制目錄以備查詢。
4.注意安全保管,完善信息管理
【關(guān)鍵詞】養(yǎng)老服務(wù)；檔案管理；規(guī)范化
一、養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義
（一）有助于提升養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作成效。養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案主要是記錄老年人在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)中的生活細(xì)節(jié)，同時(shí)也記錄了養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)工作開(kāi)展的具體內(nèi)容與成效，此類檔案能有效反映我國(guó)養(yǎng)老事業(yè)的發(fā)展與改革，能不斷發(fā)現(xiàn)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)存在的一些問(wèn)題并及時(shí)解決。檔案是養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)客觀掌握該機(jī)構(gòu)發(fā)展規(guī)律的主要依據(jù)之一，這是對(duì)老年人各項(xiàng)生活活動(dòng)的真實(shí)記錄，因此，不斷提升養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的工作水平與服務(wù)質(zhì)量，不僅能提升工作成效，還能在一定程度上推動(dòng)我國(guó)養(yǎng)老事業(yè)的發(fā)展。
（二）有助于體現(xiàn)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)水準(zhǔn)。從養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的角度來(lái)分析，積極開(kāi)展檔案管理工作，不僅能體現(xiàn)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)水準(zhǔn)，同時(shí)更重要的是體現(xiàn)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的綜合特色。真實(shí)、客觀、完整、內(nèi)容豐富、特點(diǎn)鮮明的養(yǎng)老服務(wù)檔案，以及科學(xué)、合理、規(guī)范、高效的工作理念能有效提升養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的聲譽(yù)。另外，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案還能為各項(xiàng)相關(guān)工作的開(kāi)展提供重要的參考依據(jù)，一定程度上推動(dòng)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的改革與發(fā)展。
（三）有助于深入了解老年人生活狀況。從老年人的親屬角度來(lái)分析，親屬可以通過(guò)老年人的個(gè)人檔案來(lái)了解老年人當(dāng)前的生活狀況。檔案準(zhǔn)確、真實(shí)、完整地記錄了養(yǎng)老機(jī)構(gòu)老年人的生活過(guò)程，并且檔案的唯一性與原始性，讓廣大家屬能夠及時(shí)了解老年人的生活近況，提供了方便快捷的服務(wù)。
二、養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范化實(shí)現(xiàn)措施
（一）養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理制度的完善性。根據(jù)我國(guó)當(dāng)前頒布的《檔案法》與《人事檔案工作條例》相關(guān)規(guī)定與要求，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理工作人員要善于分析當(dāng)前機(jī)構(gòu)的現(xiàn)狀，掌握當(dāng)前養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)存在的一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，并且還需要考慮到我國(guó)養(yǎng)老事業(yè)未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)，同時(shí)結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)建立養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理制度并不斷進(jìn)行完善，尤其是在細(xì)則實(shí)施方面一定切實(shí)進(jìn)行。養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理制度的完善要有明確歸檔的范圍，對(duì)檔案的生成過(guò)程進(jìn)行細(xì)化，最大限度保障檔案的安全性與完整性，逐步提升養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的整體水平。
（二）養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的個(gè)性化。養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)要最大限度保障檔案的個(gè)性化特征，通過(guò)不斷豐富養(yǎng)老檔案的內(nèi)容，能有效實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。對(duì)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案進(jìn)行豐富的過(guò)程中，首先必須考慮到養(yǎng)老機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，另外還需要充分重視養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的發(fā)展趨勢(shì)，要從不同的角度，全方位去探索，建立較為完善的老年人生活、健康、心理以及病理等方面的檔案，通過(guò)這些資料進(jìn)一步反映老年人在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)當(dāng)中的實(shí)際生活狀況與心理狀態(tài)。注重養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的個(gè)性化，為養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供有價(jià)值的參考資料。
（三）養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理工作機(jī)制的健全。養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)必須建立健全的檔案管理工作機(jī)制，保障檔案管理各個(gè)工作部門能夠有效協(xié)調(diào)地合作，進(jìn)一步提升檔案管理工作的成效。首先，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)需要建立檔案管理工作的協(xié)調(diào)機(jī)制。基于養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)各個(gè)部門的實(shí)際情況，有針對(duì)性地分配專業(yè)人才做好收集整理工作，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定，及時(shí)將檔案資料上傳到檔案管理部門，同時(shí)辦好交接手續(xù)。其次，考核評(píng)價(jià)機(jī)制的完善。要定期對(duì)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理部門的工作人員實(shí)施工作考核，將考核結(jié)構(gòu)與部門的利益相互結(jié)合，讓考核的依據(jù)公正客觀，并且成為職員升職的主要依據(jù)之一。最后，加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督力度，最大限度避免檔案資料出現(xiàn)遺漏等問(wèn)題。
（四）養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)管理隊(duì)伍素質(zhì)的培養(yǎng)。要做好養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的規(guī)范工作，需要一支素質(zhì)高能力強(qiáng)的管理隊(duì)伍。因此，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理部門需要加強(qiáng)工作人員檔案知識(shí)與技能培訓(xùn)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)，讓每一個(gè)崗位都有專業(yè)的人才進(jìn)行操作。首先，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理部門需要對(duì)檔案分管進(jìn)行明確，并且同時(shí)部署檔案與業(yè)務(wù)，并將之納入新一輪的檔案工作計(jì)劃與考核范圍中，最大限度保障檔案管理工作能夠有序有效地開(kāi)展。其次，崗位職能培訓(xùn)。有針對(duì)性地進(jìn)行崗位培訓(xùn)工作與繼續(xù)教育，不斷激發(fā)工作人員的管理思維，進(jìn)一步掌握檔案管理的相關(guān)技能。最后，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)管理人員自身要加強(qiáng)專業(yè)水平的提升，通過(guò)各方面渠道加強(qiáng)檔案管理方面的學(xué)習(xí)，提升自我工作能力，為養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案是老年人在養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)中的原始憑證，能有效反映老年人的實(shí)際生活狀況與身體狀態(tài)，同時(shí)能為養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)積極開(kāi)展各方面的工作提供有效資料與歷史依據(jù)。因此，養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理工作必須得到我們的重視，加快檔案管理規(guī)范化建設(shè)，促進(jìn)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)穩(wěn)定發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞：公共管理視角；檔案管理；規(guī)范化；問(wèn)題
檔案管理的規(guī)范化直接和檔案信息資源的利用有密切聯(lián)系，規(guī)范的檔案管理公共能夠?yàn)槲覈?guó)的各種活動(dòng)提供豐富的檔案信息資源，隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化社會(huì)活動(dòng)的需求，為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作人員應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理的理念，提高自己的檔案管理水平，使自己的工作能夠滿足社會(huì)發(fā)展需求。我國(guó)公共管理視角的檔案管理工作起步較晚，現(xiàn)在正處在發(fā)展的階段，需要相關(guān)人員不斷研究管理方法，通過(guò)使用科學(xué)的方法和手段形成系統(tǒng)的、全面的公共管理視角的檔案管理規(guī)范話水平，提高檔案管理質(zhì)量的同時(shí)提高我國(guó)公共管理視角的檔案管理規(guī)范化，促進(jìn)檔案管理工作水平的提高。
1 公共管理視角的檔案管理方法
我們所說(shuō)的公共管理是指所服務(wù)的對(duì)象是社會(huì)公眾，并且管理工作是圍繞其服務(wù)對(duì)象開(kāi)展的，在進(jìn)行公共管理的過(guò)程中應(yīng)該采取科學(xué)有效的管理方法，公共管理視角的檔案管理規(guī)范化是指通過(guò)科學(xué)的方法讓檔案管理工作更加清晰，一些工作成果能夠廣泛地被大眾所接受。在開(kāi)展當(dāng)那管理工作時(shí)，應(yīng)該合理地將檔案調(diào)查者的使用需求考慮在內(nèi)，我們所說(shuō)的檔案管理工作和公共管理工作有很多類似之處，從服務(wù)理念上來(lái)說(shuō)，二者的服務(wù)對(duì)象都是廣大人民群眾，都是為調(diào)用社會(huì)公共檔案的社會(huì)公眾、社會(huì)組織和社會(huì)團(tuán)體所服務(wù)。在公共管理視角的檔案管理規(guī)范化工作應(yīng)該時(shí)刻將用戶的需求放在重要位置，定時(shí)對(duì)用戶的體驗(yàn)、感受進(jìn)行調(diào)查，按照用戶的反饋信息來(lái)不斷改進(jìn)檔案管理的模式和方法。
2 公共管理的基本理念
檔案管理工作的基礎(chǔ)是大家的公共責(zé)任，這會(huì)內(nèi)在推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，檔案管理工作需要工作人員在保證檔案管理合法性的前提下積極履行自己的社會(huì)責(zé)任，現(xiàn)代檔案管理工作人員的責(zé)任和傳統(tǒng)檔案工作人員的社會(huì)責(zé)任有較大的卻別。現(xiàn)代檔案管理者的社會(huì)責(zé)任交傳統(tǒng)檔案管理以政治責(zé)任為主的社會(huì)責(zé)任多了多個(gè)種類的社會(huì)責(zé)任（包含經(jīng)濟(jì)責(zé)任、政治責(zé)任、文化責(zé)任、社會(huì)責(zé)任等多個(gè)種類），并且還涉及了其他促進(jìn)社會(huì)事業(yè)發(fā)展的責(zé)任以及為檔案使用者提供全面、完整、安全的檔案的社會(huì)責(zé)任。
從全面發(fā)展理念上來(lái)看，檔案信息資源的建設(shè)和檔案信息服務(wù)工作是其主要表現(xiàn)的兩個(gè)方面，這些工作都能夠?yàn)樯鐣?huì)的各項(xiàng)活動(dòng)提供健全的發(fā)展支持，傳統(tǒng)的檔案管理工作只是針對(duì)政治方面、歷史研究方面開(kāi)展服務(wù)工作，現(xiàn)代檔案管理工作則不僅僅局限于這些方面，工作對(duì)象上，現(xiàn)代檔案管理工作不僅僅服務(wù)于政府人員、科研人員，還為調(diào)取檔案的廣大人民群眾服務(wù)。公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化工作還需要很長(zhǎng)一段時(shí)間的發(fā)展。
在公平服務(wù)的理念上，基于公共管理視角下的檔案管理工作從根本上消除了檔案管理工作的歧視現(xiàn)象，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，工作人員應(yīng)該堅(jiān)持開(kāi)放性原則，控制好開(kāi)放性的基礎(chǔ)上，滿足廣大人民群眾調(diào)用檔案的需求，保證所調(diào)用檔案的完整性、有效性，使檔案信息的廣大人民群眾和檔案信息的核心利用群體享有平等使用檔案的權(quán)利，在開(kāi)展檔案管理時(shí)，工作人員要建立統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)、合理地控制各種調(diào)用檔案的人群的檔案使用權(quán)限。
3 公共管理視角的檔案管理規(guī)范化措施
（一）文檔集成式
通過(guò)使用集成化技術(shù)能夠在公共檔案管理工作中形成較為系統(tǒng)的管理規(guī)范，通過(guò)使用這種較為系統(tǒng)的管理規(guī)范能夠?qū)崿F(xiàn)提高公共管理下的檔案管理工作的進(jìn)步。文檔集成式管理方法的工作核心就是各種文檔管理相互協(xié)調(diào)的工作。在文檔管理工作當(dāng)中，通常會(huì)明確地劃分文書(shū)部門和檔案部門，使這兩個(gè)部門能夠相對(duì)獨(dú)立地開(kāi)展工作，文書(shū)部門和檔案部門的職責(zé)不同，文書(shū)部門主要是進(jìn)行文件管理工作，而檔案部門則是負(fù)責(zé)開(kāi)展檔案管理工作，這兩個(gè)部門各自獨(dú)立工作，不僅不能保證檔案的完整和準(zhǔn)確，而且也不能保證所管理的檔案的質(zhì)量。在集成式檔案管理方法下，會(huì)將這兩個(gè)部門科學(xué)地結(jié)合到一起，使結(jié)合后的部門能夠充分會(huì)自己的職能，既能保證文件檔案的完整性，還能夠體現(xiàn)檔案管理工作的開(kāi)放性。
（二）資源管理式
隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子檔案的發(fā)展速度越來(lái)越快，在檔案管理工作當(dāng)中電子檔案的管理工作開(kāi)展難度越來(lái)越大，為了提高檔案管理工作的質(zhì)量，檔案管理工作也需要向著信息檔案管理的方向發(fā)展。在未來(lái)的檔案管理工作當(dāng)中，工作人員應(yīng)該不斷提高自己的技術(shù)水平，促進(jìn)檔案管理工作向著信息檔案管理的方向發(fā)展，在利用信息資源的同時(shí)提高檔案管理工作的質(zhì)量，使信息資源體系能夠在檔案管理工作中發(fā)揮至關(guān)重要的作用。
（三）公共參與式
公共參與式檔案管理工作是公共管理視角的檔案管理規(guī)范化的基本表現(xiàn)形式之一，未來(lái)公共管理視角的檔案管理規(guī)范化的主要發(fā)展方向?yàn)榇蟊娀⒐⒐降臋n案管理工作，為了使檔案管理工作更好地為廣大人民群眾服務(wù)，可以在檔案管理工作當(dāng)中適當(dāng)?shù)刈屓罕妳⑴c進(jìn)來(lái)，使檔案管理工作向著公共管理的方向發(fā)展。首先檔案管理部門應(yīng)該定期開(kāi)展宣傳講座，提高群眾文檔管理意識(shí)，并且對(duì)有意參與公共檔案管理工作的群眾進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的檔案管理能力，讓群眾在檔案管理工作當(dāng)中更好地發(fā)揮作用，不但提高檔案管理的質(zhì)量。參與檔案管理的群眾一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理工作當(dāng)中存在問(wèn)題，需要及時(shí)向工作人員反映，檔案管理人員根據(jù)群眾的反映能夠及時(shí)采取措施進(jìn)行改正，提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理工作有公眾參與能夠提高檔案管理工作的公開(kāi)性，在保證檔案管理有效性、完整性的同時(shí)，提高公共管理視角的檔案管理規(guī)范化。
4 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)體制正處在轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，在公共管理視角下的檔案管理規(guī)范化研究對(duì)于檔案管理工作的進(jìn)步有重要的作用，根據(jù)調(diào)查，我國(guó)公共管理視角的檔案管理規(guī)范化還沒(méi)有得到全面、完整地研究，針對(duì)目前這種現(xiàn)狀，我國(guó)檔案管理人員應(yīng)該提高對(duì)公共管理視角下的檔案管理規(guī)范研究工作的重視程度，合理變革檔案管理機(jī)制，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，其次，不斷創(chuàng)新檔案管理的方式，促進(jìn)我國(guó)公共管理視角的檔案管理工作的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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一、完善管理制度，建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
檔案管理工作在事業(yè)單位中普遍存在，一般而言檔案管理工作主要是對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部人員的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的收集與整合，以方便事業(yè)單位對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員的控制與管理。在進(jìn)行事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的過(guò)程中建立起有效的管理制度是關(guān)鍵，具體而言包括以下幾個(gè)方面：（1）完善管理制度。檔案管理工作在事業(yè)單位中一般缺乏有效的發(fā)展空間，很少有事業(yè)單位會(huì)關(guān)注單位內(nèi)部檔案管理制度的創(chuàng)新與完善，因此大部分事業(yè)單位的檔案管理工作在制度上都存在缺失。鑒于此，有關(guān)工作人員應(yīng)積極的對(duì)事業(yè)單位檔案管理制度進(jìn)行一定的完善，使得有關(guān)工作人員可以在制度的規(guī)范下進(jìn)行具體的工作。這是事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)。（2）建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也融入到了社會(huì)生活的方方面面。因此在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，有關(guān)人員也應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用其中建立起有效的網(wǎng)絡(luò)檔案管理體系，將檔案管理部門與單位其他管理部分有機(jī)的聯(lián)系到一起，提高事業(yè)單位檔案管理與應(yīng)用的效率。
二、搞好管理分類，做好檔案歸檔
檔案在進(jìn)行管理的過(guò)程中要進(jìn)行一系列的工作，而檔案分類是其中最主要的工作之一。在實(shí)際的工作過(guò)程中有關(guān)工作人員應(yīng)搞好檔案的分類管理，做好檔案的歸檔工作。檔案的分類管理一般要按照檔案的內(nèi)容，檔案的先后順序，檔案的實(shí)際情況等進(jìn)行分類，這些分類有利于檔案的查詢，對(duì)于檔案的提取與應(yīng)用有著一定的幫助作用。因此在進(jìn)行檔案分類的過(guò)程中，有關(guān)人員應(yīng)對(duì)檔案的分類進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，并采取科學(xué)的分類方法確定具體的檔案類型。除了檔案的分類外，檔案的歸檔也是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。因此為了保障檔案歸檔的質(zhì)量，防止檔案在借閱的過(guò)程中丟失，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)檔案的歸檔建立起有效的規(guī)章制度，以明確檔案調(diào)取與歸檔的程序，減少檔案歸檔過(guò)程中問(wèn)題的出現(xiàn)。
三、嚴(yán)格檔案整理，堅(jiān)持科學(xué)管理
檔案在進(jìn)行存放的過(guò)程中，要進(jìn)行一定的整理針對(duì)不同的需要對(duì)檔案的存放地點(diǎn)，存放方式等進(jìn)行更改，同時(shí)還要對(duì)一些受損檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)一些過(guò)期檔案進(jìn)行集中處理。因此為了有效的搞好檔案的整理工作，有關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格檔案整理工作，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化，針對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行有效的修正，采用更加科學(xué)的方式進(jìn)行檔案的管理。并針對(duì)檔案的重要程度以及檔案的時(shí)間順序等進(jìn)行合理的整理。
四、加強(qiáng)法律宣傳，搞好保密工作
檔案中涉及到了事業(yè)單位工作人員的各項(xiàng)隱私信息，因此事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)檔案的管理工作給予足夠的重視，避免因檔案管理不善而造成事業(yè)單位員工隱私信息外泄的情況。首先，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)法律的宣傳，使得檔案管理人員可以對(duì)檔案管理的重要性產(chǎn)生認(rèn)識(shí)，提高檔案管理的規(guī)范程度。其次，檔案管理人員應(yīng)在檔案保密工作上下工夫，制定出有效的檔案保密條款，對(duì)于檔案的取閱，檔案信息的公布等進(jìn)行嚴(yán)格的控制，以此減少檔案信息外泄的情況。最后，有關(guān)檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行銷毀的過(guò)程中，應(yīng)保障銷毀的徹底性，要在多人監(jiān)督的情況下進(jìn)行粉碎銷毀或者燃燒銷毀，杜絕一切可能造成檔案信息外流的機(jī)會(huì)。
五、完善檔案室建設(shè)，注重服務(wù)質(zhì)量
紙質(zhì)檔案需要一定的存放空間，檔案越多占有的空間面積越大，同時(shí)由于紙質(zhì)檔案容易受到外界因素影響，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生發(fā)霉，受潮的現(xiàn)象。因此有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案的存放地點(diǎn)進(jìn)行合理的選擇，建立起符合存放要求的檔案室，完善檔案室的建設(shè)，避免檔案因存放不當(dāng)造成檔案的損壞。除此之外，檔案室管理人員的工作能力也與檔案存放的質(zhì)量有著密切的關(guān)系，因此有關(guān)檔案管理人員應(yīng)積極的學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，吸取周圍工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)，注重提高服務(wù)的質(zhì)量，使得事業(yè)單位檔案管理工作可以取得長(zhǎng)足的進(jìn)步。
六、建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)信息管理
紙質(zhì)的檔案在存放以及查閱等方面都存在著一定的局限性，因此隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，建立電子檔案成為了事業(yè)單位檔案管理的主要工作。在進(jìn)行工在的過(guò)程中，有關(guān)管理人員通過(guò)信息錄入的方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存放在計(jì)算機(jī)中，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與各部分進(jìn)行連通，方便各部分的查閱，有效的提高了檔案管理工作的速度，促進(jìn)了事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的進(jìn)程。
關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院；檔案管理；現(xiàn)代化；規(guī)范化
基金項(xiàng)目：麗水學(xué)院教學(xué)研究項(xiàng)目：“二級(jí)學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化與規(guī)范化對(duì)策研究”。項(xiàng)目編號(hào)：09JY03
中圖分類號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-8500（2012）11-0106-02
一、問(wèn)題的提出
近年來(lái)，我國(guó)在高等教育體制改革上取得了前所未有的成就，高等學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，越來(lái)越多的高校都成立了諸如文學(xué)院、理學(xué)院、工學(xué)院、農(nóng)學(xué)院、醫(yī)學(xué)院、商學(xué)院之類的二級(jí)學(xué)院。伴隨著高校的升級(jí)、升格、合并和擴(kuò)招，高等教育日益大眾化，二級(jí)學(xué)院的規(guī)模越來(lái)越大，二級(jí)學(xué)院檔案管理工作的重要性日益突顯。
由于大部分高校二級(jí)學(xué)院成立的時(shí)間不長(zhǎng)，一切從零開(kāi)始，檔案管理工作存在著諸多問(wèn)題，如檔案不全、材料散亂、分類混亂、案卷標(biāo)題、目錄不規(guī)范、電子設(shè)備陳舊、電子技術(shù)落后、缺乏專職管理人員或管理人員專業(yè)素質(zhì)低下等等，這一切都直接影響了二級(jí)學(xué)院檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。二級(jí)學(xué)院檔案管理短期目標(biāo)或最低目標(biāo)，也是最直接、最現(xiàn)實(shí)的目標(biāo)無(wú)疑就是迎接高校評(píng)估檢查，長(zhǎng)期目標(biāo)或最終目標(biāo)則是實(shí)現(xiàn)高效、科學(xué)、有序的檔案管理。這兩個(gè)目標(biāo)都要求檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化。
二、相關(guān)的概念
我們有必要先界定“二級(jí)學(xué)院”的定義。“二級(jí)學(xué)院”的概念有廣義狹義之分。狹義的二級(jí)學(xué)院是指我國(guó)近年來(lái)高等教育辦學(xué)體制出現(xiàn)的一種新的辦學(xué)形式，或者說(shuō)是一種新型的高校，名曰國(guó)有民辦二級(jí)學(xué)院，即指引進(jìn)社會(huì)資金，由本科院校成立或幫助成立的獨(dú)立核算、具有獨(dú)立法人資格、獨(dú)立校園校舍，進(jìn)行獨(dú)立教學(xué)管理并實(shí)施學(xué)歷教育的學(xué)校。[1]或者稱為“獨(dú)立學(xué)院”，它是我國(guó)高等教育由精英教育向大眾教育轉(zhuǎn)變的產(chǎn)物。廣義的二級(jí)學(xué)院，是指所有以“學(xué)院”二字為后綴名的高校下屬的任何一個(gè)學(xué)院。本文中所論說(shuō)的“二級(jí)學(xué)院”，應(yīng)該是屬于廣義上的二級(jí)學(xué)院，但又不完全等于廣義的二級(jí)學(xué)院，因?yàn)槲覀儼褔?guó)有民辦的獨(dú)立二級(jí)學(xué)院排除在外，嚴(yán)格的說(shuō)是中義的二級(jí)學(xué)院，即指高校下屬的以“學(xué)院”二字為后綴名的，從原來(lái)的系部發(fā)展而來(lái)的，沒(méi)有獨(dú)立法人資格的學(xué)院。
二級(jí)學(xué)院檔案管理，是指用科學(xué)的原則和方法管理為高校教學(xué)科研服務(wù)的各類二級(jí)學(xué)院檔案。二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)范化指二級(jí)學(xué)院根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)如《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》等，按照高校檔案分類方案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)二級(jí)學(xué)院各類檔案進(jìn)行規(guī)范化系統(tǒng)管理。二級(jí)學(xué)院檔案管理現(xiàn)代化是指利用計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代數(shù)字化管理技術(shù)對(duì)二級(jí)學(xué)院各類檔案進(jìn)行記錄、存貯、整理、保管、編目、檢索、研究及其利用等。[2]
三、二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化之關(guān)系
要實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化首先要做到檔案管理規(guī)范化。二級(jí)學(xué)院檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化，為檔案管理的現(xiàn)代化打下了基礎(chǔ)。二級(jí)學(xué)院檔案管理要切實(shí)執(zhí)行《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的著錄標(biāo)準(zhǔn)，從檢索語(yǔ)言、目錄著錄、名詞術(shù)語(yǔ)、信息代碼、館庫(kù)建筑、技術(shù)設(shè)備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統(tǒng)計(jì)等方面全面實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，這無(wú)疑為二級(jí)學(xué)院的檔案管理的現(xiàn)代化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，二級(jí)學(xué)院的全部檔案都可輕松地借助計(jì)算機(jī)輔助處理，借助于檔案軟件系統(tǒng)外在計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)資料庫(kù)上大量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案查詢利用。輸入計(jì)算機(jī)各種檔案數(shù)據(jù)和有關(guān)內(nèi)容特征信息，如文件題名、責(zé)任者、主題詞或關(guān)鍵詞、日期、保管期限等，都具備了用于機(jī)上檢索的基本條件及功能要求，這就為檔案信息網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建打下了一個(gè)良好的基礎(chǔ)，促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化。
二級(jí)學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化要求規(guī)范化。二級(jí)學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化是按照檔案管理的有關(guān)法規(guī)，主要通過(guò)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案信息的搜集、整理與傳輸。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)必須在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、軟件程序和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案不標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，檔案軟件五花八門，檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范，沒(méi)有建立科學(xué)規(guī)范的管理機(jī)制，就勢(shì)必影響檔案管理的現(xiàn)代化的進(jìn)程。所以二級(jí)學(xué)院檔案管理的現(xiàn)代化，也必須糾正各自為政的現(xiàn)狀，認(rèn)真貫徹實(shí)施《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《CAD 電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理規(guī)范》等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，使用既符合檔案信息化規(guī)律，又符合國(guó)家技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和檔案部門業(yè)務(wù)工作實(shí)際的應(yīng)用軟件，才能最有效地使二級(jí)學(xué)院檔案管理為教學(xué)科研服務(wù)。
四、實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化之對(duì)策
第一，增強(qiáng)意識(shí)，主要是增強(qiáng)二級(jí)學(xué)院檔案管理的理論意識(shí)、人才意識(shí)、責(zé)任意識(shí)等。
首先是增強(qiáng)二級(jí)學(xué)院檔案管理的理論意識(shí)。從高校領(lǐng)導(dǎo)到二級(jí)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)，再到專職檔案管理人員都存在檔案管理理論知識(shí)不足和檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題。正因?yàn)槿绱耍圆簧俣?jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)檔案管理重視不夠，只是迫于評(píng)估檢查的壓力，走走過(guò)場(chǎng)，檔案意識(shí)薄弱，沒(méi)有真正的把二級(jí)學(xué)院的檔案管理當(dāng)作一件重要事情來(lái)抓，在領(lǐng)導(dǎo)的影響下，管理人員當(dāng)然也沒(méi)有動(dòng)力去認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的理論知識(shí)，努力提高業(yè)務(wù)水平，這就嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。所以，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到部門領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該增強(qiáng)檔案理論意識(shí)，更新觀念，樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的檔案理論意識(shí)，努力構(gòu)建與我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法相適應(yīng)、與高校發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理規(guī)范化現(xiàn)代化體系。
其次是增強(qiáng)人才意識(shí)。二級(jí)學(xué)院檔案管理存在較為嚴(yán)重的人才不足和管理人員素質(zhì)低下的問(wèn)題。大部分高校由于各個(gè)二級(jí)學(xué)院都有自身的困難，人員編制的確緊張， 很難抽調(diào)專職人員出來(lái)，所以二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員都是由行政秘書(shū)或教學(xué)秘書(shū)兼任，沒(méi)有專門的檔案管理人員，這樣就很難全心全意投入檔案管理工作。還有不少兼職檔案員，身兼數(shù)職，既是教學(xué)或行政秘書(shū)，又兼檔案管理員，又兼授課教學(xué)，還兼二級(jí)學(xué)院其他雜活，以致兼職檔案員形同虛設(shè)，沒(méi)法履行職責(zé)。用人上的隨意性，頻繁換人，也很大程度影響檔案管理水平和效率的提高。二級(jí)學(xué)院很少有檔案、文秘專業(yè)的教師管理檔案，也很少對(duì)兼職的管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，復(fù)合型的檔案管理人才更是貧乏，這無(wú)疑也制約檔案管理規(guī)范化現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化。要實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化，當(dāng)務(wù)之急是努力培養(yǎng)或大力引進(jìn)一批既有檔案管理的理論素養(yǎng)，又有較高的計(jì)算機(jī)運(yùn)用水平的檔案管理人才。對(duì)現(xiàn)有的兼職檔案管理人員除了減輕其兼職負(fù)擔(dān)外，還要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，增長(zhǎng)其檔案理論知識(shí)，提高其檔案管理專業(yè)水平和計(jì)算機(jī)運(yùn)用水平。只有這樣，二級(jí)學(xué)院的檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化才能真正得以實(shí)現(xiàn)。
最后是增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。二級(jí)學(xué)院檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)人人有責(zé)，全院職工都有責(zé)任參與或協(xié)助做好檔案的管理工作。但是二級(jí)學(xué)院檔案工作是一項(xiàng)并不引人注目的工作，也仍有老師看不到這項(xiàng)工作的重要性，以為事不關(guān)己，高高掛起。這種思想是十分錯(cuò)誤的，我們每個(gè)老師備課、上課、聽(tīng)課、考試等都與檔案工作相關(guān)，所以我們每個(gè)人都應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識(shí)這項(xiàng)工作的重要性和肩負(fù)的重任，牢記各自的責(zé)任，自覺(jué)地做好自己檔案材料，及時(shí)上交各種檔案資料，包括紙本、電子本都應(yīng)做得規(guī)范，這樣就可以減輕檔案管理人員的一些負(fù)擔(dān)，這也無(wú)疑有利于檔案規(guī)范化現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理人員責(zé)任感當(dāng)然要更強(qiáng)，務(wù)必把檔案工作真正作為一項(xiàng)崇高的事業(yè)，始終充滿激情，腳踏實(shí)地，努力創(chuàng)新，在檔案管理領(lǐng)域做出突出的成績(jī)。
第二，提高水平，主要是提高檔案管理專業(yè)水平和現(xiàn)代化科技水平。專業(yè)水平的提高我們前面已經(jīng)論及，我們這里重點(diǎn)闡述現(xiàn)代化科技水平的提高。現(xiàn)代科技日新月異，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備已經(jīng)廣泛應(yīng)用，大量電子文件應(yīng)運(yùn)而生，無(wú)紙化辦公的步伐日益加快，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化管理不斷提出了新的課題。自古以來(lái)，從甲骨、金石、木竹發(fā)展到紙張、錄音帶、錄像帶，以及到現(xiàn)在儲(chǔ)存電子文件的磁盤(pán)、光盤(pán)，每次檔案載體的變化都會(huì)給檔案工作帶來(lái)深刻的變革，電子文件的產(chǎn)生，改變了傳統(tǒng)觀念中對(duì)檔案的理解，其形成、歸檔及其傳送、存儲(chǔ)、保存等管理均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)、方法有質(zhì)的不同，可以說(shuō)是文件管理的一場(chǎng)革命。新世紀(jì)里的檔案管理現(xiàn)代化將是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、虛擬技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、海量存儲(chǔ)技術(shù)和自動(dòng)控制技術(shù)開(kāi)發(fā)利用的綜合環(huán)境。其中計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的最重要的技術(shù)基礎(chǔ)，其他技術(shù)都必須與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來(lái)，才能發(fā)揮真正的效用。如果我們對(duì)電子文件的歸檔及電子檔案的管理沒(méi)有足夠的思想準(zhǔn)備和物質(zhì)準(zhǔn)備，必將會(huì)給檔案工作帶來(lái)不可彌補(bǔ)的損失。二級(jí)學(xué)院普遍存在現(xiàn)在技術(shù)設(shè)備簡(jiǎn)陋、管理人員現(xiàn)代科技水平低下的問(wèn)題，所以我們既要加大現(xiàn)代科技設(shè)備的投入，又要不斷提高管理人員的現(xiàn)代科技水平，這樣才有可能盡量減少檔案工作的不必要的損失。以檔案的維護(hù)為例，不少二級(jí)學(xué)院常常忽略這個(gè)問(wèn)題，可是，檔案資料具有唯一性和不可再生性等特點(diǎn)， 一旦遭到損壞將難以彌補(bǔ)，所以檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行安全管理規(guī)章制度，熟練運(yùn)用防火、防盜、防霉變、防磁化、防病毒攻擊等軟硬件設(shè)施和現(xiàn)代化技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的維護(hù)，加強(qiáng)對(duì)資料信息的備份，以保證檔案資料安全和長(zhǎng)期保存。
第三，恪守標(biāo)準(zhǔn)，依法依章辦事，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和上級(jí)部門制定檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的物質(zhì)基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，而計(jì)算機(jī)的高效率必須建立在檔案管理業(yè)務(wù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)之上。[3]對(duì)于雜亂無(wú)章、沒(méi)有一定規(guī)范的檔案業(yè)務(wù)，計(jì)算機(jī)是無(wú)法進(jìn)行管理的。檔案存儲(chǔ)也需要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，否則在存儲(chǔ)系統(tǒng)的功能、存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量、還原性閱讀、計(jì)算機(jī)檢索等方面會(huì)造成許多困難。要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化傳遞和交流，更需要標(biāo)準(zhǔn)化，沒(méi)有相應(yīng)的設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)和語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)、通信標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)接標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)使網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)接大為復(fù)雜，甚至成為不可能。[4]所以二級(jí)學(xué)院的管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和上級(jí)部門制定檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，既包括檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》等；又包括檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語(yǔ)言和標(biāo)引規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)、目錄組織標(biāo)準(zhǔn)、檔案編纂標(biāo)準(zhǔn)等檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)，如我國(guó)頒布的《檔案著錄規(guī)則》、《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》、《檔案主題標(biāo)引規(guī)則》等；還包括檔案工作現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)，如計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、磁記錄交換標(biāo)準(zhǔn)、縮微復(fù)制品質(zhì)量和規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件和軟件通用標(biāo)準(zhǔn)、縮微復(fù)制設(shè)備和視聽(tīng)設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、檔案術(shù)語(yǔ)與代號(hào)代碼標(biāo)準(zhǔn)等等。這些標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于二級(jí)學(xué)院檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化有著極其重要的意義，二級(jí)學(xué)院的大多數(shù)管理人員因?yàn)闆](méi)有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)這些標(biāo)準(zhǔn)，因而沒(méi)能很好的執(zhí)行這些標(biāo)準(zhǔn)，這與檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化是極不適應(yīng)的。
五、小結(jié)
二級(jí)學(xué)院檔案管理的規(guī)范化現(xiàn)代化是現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高校日益大眾化發(fā)展的客觀要求，也是高校檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化與檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展動(dòng)力。我國(guó)高校改革在今年取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，高校的教學(xué)評(píng)估也在如火如荼地進(jìn)行，二級(jí)學(xué)院檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化正是為了適應(yīng)這一需要。不少高校二級(jí)學(xué)院的檔案管理在規(guī)范化、現(xiàn)代化進(jìn)程中取得了可喜的成就。
參考文獻(xiàn)：
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一、檔案管理規(guī)范化發(fā)展現(xiàn)狀及存在問(wèn)題
檔案管理工作的重要性不言而喻。但是在如今的管理中，卻缺乏統(tǒng)一的、系統(tǒng)的建設(shè)。并造就許多問(wèn)題的出現(xiàn)，阻礙著檔案管理工作的發(fā)展，使其欠缺管理的規(guī)范性。下文將針對(duì)檔案管理規(guī)范化的問(wèn)題進(jìn)行具體的分析。
1、信息化管理系統(tǒng)建設(shè)不完善
檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜而龐大僅僅依靠人力無(wú)法進(jìn)行高效有序的管理，并且隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展電子文件與電子文檔大量涌現(xiàn)，運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)往往無(wú)法保證管理的規(guī)范化，盡管目前信息化管理方法已經(jīng)推展開(kāi)來(lái)，但是依然存在許多問(wèn)題。首先是硬件設(shè)施及設(shè)備配備不齊全，無(wú)法為信息化管理提供基礎(chǔ)條件。其次是軟件設(shè)施，主要問(wèn)題是檔案管理系統(tǒng)功能不健全或者是軟件程序復(fù)雜，這樣一來(lái)就會(huì)為檔案的查詢、瀏覽、統(tǒng)計(jì)、歸檔、借閱等造成不便，有時(shí)可能會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)的不完善導(dǎo)致檔案丟失等，嚴(yán)重破壞了檔案管理的規(guī)范化。
2、管理系統(tǒng)不完善
在新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作的時(shí)效性的要求也越來(lái)越高，這首先需要讓檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化落實(shí)到位。檔案管理工作需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，但是當(dāng)今管理檔案管理工作中規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的工作流程與工作制度并不完善。首先由于部分單位對(duì)檔案管理工作的不重視導(dǎo)致前期對(duì)檔案資料的收集與整理不全面不深入，進(jìn)而直接影響后期對(duì)檔案的利用效果。其次，由于對(duì)檔案管理部門的管理較為疏松，部分工作人員有時(shí)沒(méi)有將歸檔與立卷工作做得詳盡而細(xì)致，有時(shí)甚至損壞了檔案資料的完整性，但是在這種相關(guān)人員的工作職責(zé)與工作內(nèi)容沒(méi)有明確的劃分的背景下即使出現(xiàn)了這種錯(cuò)誤也不一定能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。
3、檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低
新形勢(shì)下組織檔案管理工作的開(kāi)展，規(guī)范化程度依然較低，其中一個(gè)很重要的原因就是相關(guān)工作人員自身素質(zhì)。在許多單位檔案管理工作都沒(méi)有受到管理層的重視，大家經(jīng)常把檔案管理工作看成是一項(xiàng)非常簡(jiǎn)單的工作，對(duì)于管理的規(guī)范化認(rèn)識(shí)并不深入，也正是由于對(duì)這種認(rèn)識(shí)上的欠缺，導(dǎo)致了檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)程的緩慢。
二、促使檔案管理規(guī)范化發(fā)展的措施
通過(guò)上文的詳細(xì)闡述，對(duì)檔案規(guī)范化管理存在的問(wèn)題也有了一定的了解和認(rèn)識(shí)。究其問(wèn)題存在的實(shí)質(zhì)原因還是因?yàn)橄嚓P(guān)的管理不到位。信息化系統(tǒng)建設(shè)不完善，并且沿用傳統(tǒng)的檔案管理措施，不能夠與時(shí)展的步伐相接軌。因此首要任務(wù)就是創(chuàng)新管理方法。并提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。下文將針對(duì)具體的應(yīng)對(duì)措施具體闡述。
1、依法管理，建章立制
檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，建立完善的法制系統(tǒng)去約束它，能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范化，能夠更加良好的保證檔案管理工作的進(jìn)行。社會(huì)在進(jìn)步，企業(yè)在發(fā)展，檔案管理工作中的設(shè)備也得到的升級(jí)，各項(xiàng)軟硬件的優(yōu)化，讓檔案變得更加的多樣化，從過(guò)去的紙質(zhì)檔案、影片檔案，到現(xiàn)在的數(shù)字檔案，無(wú)疑是一個(gè)飛躍，所以過(guò)去的檔案管理工作方式也需要得到轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，作為檔案管理工作者應(yīng)該提升自己的檔案管理知識(shí)和技巧，要多多的充電和再培訓(xùn)，讓自己能夠掌握現(xiàn)代檔案管理方法，順應(yīng)形勢(shì)需要，堅(jiān)持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案法律法規(guī)，建立健全檔案管理規(guī)章制度，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化，最大限度的發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)作用。
2、求實(shí)創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)
信息時(shí)代已近悄悄的來(lái)臨，我們的生活已經(jīng)離不開(kāi)信息這個(gè)關(guān)鍵詞，工作、生活、學(xué)習(xí)都與之相聯(lián)系，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，讓我們的社會(huì)前進(jìn)了一大步，而檔案管理工作同樣迎來(lái)了新的改變，我們檔案工作者也這接受著新的挑戰(zhàn)。將現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，達(dá)到高效、安全、精準(zhǔn)的目的，讓檔案管理工作步入一個(gè)良性循環(huán)，這需要我們檔案管理工作者從根本出發(fā)，尋找檔案管理的特點(diǎn)，運(yùn)用自身的檔案管理知識(shí)，與現(xiàn)代信息相結(jié)合，更好的尾社會(huì)、企業(yè)服務(wù)，體現(xiàn)信息社會(huì)的優(yōu)勢(shì)。
3、科學(xué)規(guī)范，提高效能
檔案管理工作涉及的都是檔案，而這些檔案只有被利用了，才能夠體現(xiàn)它的價(jià)值，也能體現(xiàn)出檔案管理工作的價(jià)值，而我們檔案管理工作者的價(jià)值就需要我們?nèi)プ龊脵n案的開(kāi)發(fā)和利用工作才能得以體現(xiàn)。檔案的利用是企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，也是社會(huì)發(fā)展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理工作者，我們應(yīng)該要掌握科學(xué)的檔案管理手段，學(xué)會(huì)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，從檔案的收集、整理、鑒定和保管這些工作上都體現(xiàn)出先進(jìn)性和科學(xué)性，在平時(shí)的工作中要掌握重點(diǎn)，例如檔案的編目、檢索、編研，這些工作是檔案管理的前奏，但是卻非常的重要，做好這些工作能夠讓后面的管理工作變得簡(jiǎn)單、快捷。在檔案利用過(guò)程中，對(duì)于一些重要的珍貴檔案應(yīng)該更加妥善的保管，可以對(duì)其進(jìn)行備份、復(fù)制、壓縮等等，但是原件不予以外接，這樣能夠保障檔案的安全性。在庫(kù)房的選擇和建設(shè)上也應(yīng)該注重安全性，避免外界條件對(duì)檔案造成的不可修復(fù)損害。
關(guān)鍵詞：加強(qiáng)醫(yī)院 檔案管理 規(guī)范化
一、影響檔案管理規(guī)范化的因素
醫(yī)院檔案意指在工作中所需的以各種形式為載體的檔案。如電報(bào)、書(shū)信、盤(pán)片、圖標(biāo)等。這些文字資料被視為珍貴的醫(yī)院收藏，為醫(yī)院長(zhǎng)期發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。因此，提高檔案管理的規(guī)范性勢(shì)在必行。目前，影響檔案有序管理的因素主要有以下幾點(diǎn)：
（一）領(lǐng)導(dǎo)的重視程度
檔案管理的設(shè)備條件是影響管理工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵一環(huán)。它不僅能從側(cè)面反映領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的支持情況，而且是醫(yī)院管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。這就需要領(lǐng)導(dǎo)適時(shí)的為檔案管理部門添加新的硬件設(shè)施。在國(guó)家對(duì)醫(yī)院等級(jí)評(píng)審情況下，引起高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作管理的進(jìn)一步重視，并籌劃一套系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，令檔案管理工作逐步向模式規(guī)范化邁進(jìn)。
（二）充分了解檔案管理的重要性
當(dāng)今，是科學(xué)技術(shù)領(lǐng)先的時(shí)代。隨著經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，若不將管理開(kāi)展到位，經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)必將以混亂的場(chǎng)面收尾。所以，在各領(lǐng)域管理模式都趨于規(guī)范化的今天，醫(yī)院也從實(shí)踐教訓(xùn)中得到啟迪：雜亂的文獻(xiàn)資料不僅大大降低員工效率，而且起不到促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的作用。于是醫(yī)院在充分了解檔案管理的重要性后，開(kāi)展檔案管理宣傳政策，制定檔案管理計(jì)劃方針，使其期從本質(zhì)上規(guī)范發(fā)展，完善醫(yī)院的檔案管理工作。
（三）健全的規(guī)章制度是管理規(guī)范化的基石
國(guó)家不但對(duì)醫(yī)院實(shí)施監(jiān)督，而且完善了對(duì)檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)，頒布了《醫(yī)院檔案管理實(shí)施細(xì)則》等憲法法律。要求醫(yī)院在不違反法律規(guī)定的前提下，依照自身發(fā)展要求與實(shí)際情況，對(duì)檔案文件開(kāi)展規(guī)范化管理模式。這樣做不僅有利于檔案的分類與排放、保密與使用，更有利于各步驟環(huán)環(huán)相扣，提高工作效率。可見(jiàn)，將完善的規(guī)章制度落實(shí)到實(shí)處，是對(duì)檔案管理最基本的保障。
二、規(guī)范化處理檔案管理的措施
（一）對(duì)管理人員開(kāi)展專業(yè)技能培訓(xùn)
目前，純手寫(xiě)錄入法及檢索法隨時(shí)代的更新逐漸淘汰。取而代之的，是用計(jì)算機(jī)輸入的最高效、最便利的檔案管理模式。為順應(yīng)科技發(fā)展潮流，應(yīng)組織檔案管理人員專門學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)錄入模式法，提高員工專業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)員工奉獻(xiàn)精神，鍛煉員工創(chuàng)新思維，努力培養(yǎng)出全方位、高素質(zhì)型人才。逐步做到管理機(jī)制規(guī)范化，使每位就職管理員都能得心應(yīng)手的操作計(jì)算機(jī)，爭(zhēng)取在掌握計(jì)算機(jī)檔案管理模式后，對(duì)此方法開(kāi)展深層次的改革創(chuàng)新。
（二）管理并監(jiān)督員工將工作落實(shí)到實(shí)處
加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督，并進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案的運(yùn)用。管理檔案管理人員要以人為本，讓檔案管理人員積極主動(dòng)地工作，提高工作效率。除此之外，在管理醫(yī)院管理人員時(shí)，可以讓他們彼此競(jìng)爭(zhēng)，優(yōu)勝劣汰，使醫(yī)護(hù)人員積極地為醫(yī)院的做貢獻(xiàn)，讓拔尖的檔案人員得到自己應(yīng)得的崗位，提高醫(yī)院各方面的效益。醫(yī)院的檔案有著實(shí)際功效，它為醫(yī)院內(nèi)大大小小的工作都提供了極為豐富。在醫(yī)院的病歷中，有些病例可以為醫(yī)院解決疑難雜癥提供參考，有著無(wú)法代替的地位。
（三）增強(qiáng)醫(yī)院對(duì)檔案管理重視
檔案管理機(jī)構(gòu)的發(fā)展離不開(kāi)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。檔案文件不僅能及時(shí)反映醫(yī)院就診近況水平，而且可有效為未來(lái)院內(nèi)發(fā)展提供建設(shè)性的意見(jiàn)。檔案有其固有的醫(yī)用價(jià)值，應(yīng)要求負(fù)責(zé)人員主動(dòng)開(kāi)發(fā)資源管理，化封閉式管理為開(kāi)發(fā)式管理。另外，在管理開(kāi)展進(jìn)行中，應(yīng)將資料文件轉(zhuǎn)化為事實(shí)信息傳遞給有關(guān)部門。為病情的診斷提供幫助，同時(shí)也可以體現(xiàn)出對(duì)病因存在的價(jià)值，為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益開(kāi)拓一條新的道路。另外，我們應(yīng)剖析《檔案法》，時(shí)刻不忘依法歸檔。加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳，讓院領(lǐng)導(dǎo)、職工都能嚴(yán)肅對(duì)待檔案，將檔案跟自己的生活和工作緊密聯(lián)系起來(lái)，積極地參與檔案管理工作，進(jìn)而促進(jìn)形成全員心中有檔案的局勢(shì)。《檔案法》第五條規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，其目的是為了維護(hù)檔案的完整性與安全性，便于社會(huì)各領(lǐng)域的開(kāi)發(fā)與使用。還有，醫(yī)院管理干部等對(duì)檔案法極其不熟悉，有很大一部分人甚至不知道《檔案法》，不懂得要依法歸檔，所以研習(xí)和傳播《檔案法》極為重要。
（四）發(fā)現(xiàn)檔案管理的社會(huì)效益
挖掘檔案的社會(huì)功效，為檔案的運(yùn)用提供可靠根據(jù)。醫(yī)院的檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)、部門、體制、實(shí)施和保管都應(yīng)統(tǒng)一，進(jìn)而幫助落實(shí)上級(jí)精神；幫助監(jiān)督各項(xiàng)檔案；幫助采集和使用檔案；幫助克服檔案整體管理中的各種困難；幫助完備醫(yī)院檔案，促進(jìn)醫(yī)院檔案的實(shí)際運(yùn)用。此外，要完善對(duì)檔案運(yùn)用回饋信息的處理工作，加強(qiáng)各醫(yī)院間信息的交互，促成檔案信息的共享，從而完善醫(yī)療、教學(xué)和科研工作體系，加強(qiáng)檔案的利用，從而發(fā)揮檔案的最大效用。
三、總結(jié)
通過(guò)對(duì)檔案管理規(guī)范化進(jìn)行討論，明確了檔案管理不僅要有有明確合理的計(jì)劃方案，更要在規(guī)劃中體現(xiàn)檔案管理的特色，同時(shí)把先進(jìn)的技術(shù)和思想融合檔案管理中來(lái)，提高員工的工作積極性，營(yíng)造一個(gè)良好的工作氛圍，達(dá)到全面發(fā)展醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的目標(biāo)。對(duì)于規(guī)范化處理檔案管理方面，對(duì)幾種可行措施進(jìn)行述評(píng)，強(qiáng)調(diào)了檔案管理的重要性，同時(shí)提出了建設(shè)性意見(jiàn)，希望規(guī)范化增強(qiáng)的檔案管理機(jī)制對(duì)醫(yī)院整體發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：法學(xué)本科；教學(xué)檔案；文檔一體化
法學(xué)本科教學(xué)檔案的管理水平標(biāo)志著一所學(xué)校法學(xué)院（系）的綜合實(shí)力，對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理是提升法學(xué)本科教學(xué)質(zhì)量、提高教學(xué)管理水平的重要途徑。
一、法學(xué)本科教學(xué)檔案規(guī)范化管理的重要意義
法學(xué)本科教學(xué)檔案指的是在法學(xué)教學(xué)過(guò)程中直接形成的，以文字材料、圖表、錄音、影像等形式存在，具有保存價(jià)值的教學(xué)文件的總稱。這些教學(xué)文件以不同的方式對(duì)法學(xué)本科教學(xué)起著促進(jìn)的作用。
（一）促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提升
法學(xué)本科教學(xué)檔案是教學(xué)過(guò)程與教學(xué)成果的最直觀體現(xiàn)。對(duì)法學(xué)本科教學(xué)檔案進(jìn)行保存和規(guī)范化管理可以促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提升。一方面，優(yōu)秀教師的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)可以在教學(xué)檔案中得到全面體現(xiàn)，為年輕教師與優(yōu)秀教師進(jìn)行教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的交流提供渠道。另一方面，完備的教學(xué)檔案包括教師備課資料、授課方式、作業(yè)質(zhì)量及考核成績(jī)等，直接體現(xiàn)了教師的教學(xué)態(tài)度與教學(xué)水平，在一定程度上能促使教師養(yǎng)成良好的教學(xué)習(xí)慣，自覺(jué)提升教學(xué)水平，從而促進(jìn)法學(xué)本科教學(xué)質(zhì)量的提高。
（二）促進(jìn)教學(xué)管理水平的提升
法學(xué)本科教學(xué)檔案是院系和學(xué)校對(duì)教師進(jìn)行年度考核、崗位評(píng)聘以及職稱評(píng)定的參考依據(jù)，并為院系領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)管理提供反饋信息。首先，法學(xué)本科教學(xué)檔案的管理是法學(xué)教學(xué)管理的一部分，教學(xué)成績(jī)、本科學(xué)籍學(xué)位、學(xué)生在校表現(xiàn)等都屬于教學(xué)檔案的范疇。通過(guò)對(duì)教學(xué)檔案規(guī)范化的管理，可以提升法學(xué)系整體的教學(xué)管理水平。其次，對(duì)法學(xué)本科教學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理可以保證教學(xué)管理的公信力。如在日常教學(xué)管理過(guò)程中，教師職稱評(píng)定及學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金的評(píng)定、“三好學(xué)生”等優(yōu)秀稱號(hào)的評(píng)定等，因涉及面較廣而備受關(guān)注，而科學(xué)全面的檔案資料能夠?yàn)檫@類教學(xué)評(píng)定提供客觀的依據(jù)，從而保證教學(xué)管理的公信力。
二、法學(xué)本科教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題
雖然法學(xué)本科教學(xué)檔案具有重要的價(jià)值，但是很多高校并未建立起科學(xué)的、規(guī)范的教學(xué)檔案的管理體系，因此導(dǎo)致法學(xué)本科教學(xué)檔案管理中存在著很多問(wèn)題。
（一）教學(xué)檔案管理缺乏
針對(duì)性傳統(tǒng)的法學(xué)本科教學(xué)檔案管理以校、院兩級(jí)管理為主，其中校級(jí)的檔案管理主要側(cè)重學(xué)生的學(xué)籍、課程評(píng)價(jià)、教學(xué)成績(jī)、科研成果申報(bào)等，主要是對(duì)教學(xué)結(jié)果的收集。而院級(jí)的檔案管理注重全面、完整地保存教學(xué)過(guò)程的全部資料，包括教務(wù)類、考務(wù)類、畢業(yè)生學(xué)位類、學(xué)生學(xué)籍檔案類、實(shí)驗(yàn)教學(xué)類等。但是，校、院兩級(jí)的管理模式難以兼顧法學(xué)本科教學(xué)的特殊性。每一個(gè)綜合學(xué)院都囊括很多學(xué)科，每個(gè)學(xué)科的教學(xué)方法與教學(xué)重點(diǎn)都各不相同，如果全部按照一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)管理，則會(huì)遺漏重要的教學(xué)文件資料。在法學(xué)院，所有教學(xué)檔案集中到學(xué)院，進(jìn)行統(tǒng)一管理，造成了教學(xué)檔案管理出現(xiàn)重收集歸檔、輕管理利用的局面，使法學(xué)本科教學(xué)檔案的價(jià)值大打折扣。
（二）教學(xué)檔案的管理制度不完善
科學(xué)的教學(xué)檔案管理首先要有健全的檔案管理制度。目前，很多院校缺乏切實(shí)可行的教學(xué)檔案管理制度，校、院級(jí)兩級(jí)檔案管理的權(quán)責(zé)不清晰，哪些文件應(yīng)該歸檔、何時(shí)歸檔、歸檔類別等都缺乏基本的依據(jù)，使得法學(xué)本科教學(xué)檔案在收集、管理過(guò)程中存在著隨意性大、穩(wěn)定性差的缺陷。因?yàn)槿鄙俳∪臋n案管理制度，也使得檔案管理的責(zé)任人不重視教學(xué)檔案的歸檔，對(duì)教學(xué)檔案的整理往往出于應(yīng)付上級(jí)檢查的目的，因此出現(xiàn)教學(xué)檔案丟失、教學(xué)檔案缺少利用價(jià)值的情況就不足為奇了。
（三）缺乏專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員
由于缺乏專業(yè)的檔案管理人員，使法學(xué)本科教學(xué)檔案在管理過(guò)程中出現(xiàn)教學(xué)檔案分類混亂、順序顛倒等情況。加之臨時(shí)的檔案管理人員不固定，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理風(fēng)格變化較大，原有的教學(xué)檔案管理流程難以持續(xù)。目前，法學(xué)本科教學(xué)檔案的收集主要依靠檔案管理人員，而檔案管理人員大部分都沒(méi)有參加過(guò)一線的教學(xué)工作，與學(xué)生溝通交流較少，他們的主要職責(zé)就是要求授課教師也就是教學(xué)文件生產(chǎn)人上交教學(xué)文件，無(wú)法對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行整體規(guī)劃，很容易造成教學(xué)檔案管理的死角。同時(shí)，教學(xué)文件往往是電子版形式，但教學(xué)日志、考試試卷等教學(xué)文件又要以紙質(zhì)文件的形式上交到校級(jí)教學(xué)檔案管理部門，教學(xué)文件在轉(zhuǎn)換過(guò)程中容易出現(xiàn)信息損耗，使最終檔案存檔狀態(tài)與現(xiàn)實(shí)狀態(tài)產(chǎn)生偏差。而且紙質(zhì)文件也會(huì)增加教學(xué)檔案的保存成本，又有時(shí)間期限，因此給教學(xué)檔案的管理和利用帶來(lái)一定的困難。
（四）教學(xué)檔案利用率低
對(duì)法學(xué)本科教學(xué)檔案的收集、歸檔只是檔案管理的初級(jí)層面，法學(xué)本科教學(xué)檔案管理的一個(gè)重要目的就是對(duì)這些檔案進(jìn)行二次加工。只有經(jīng)過(guò)篩選、對(duì)比、歸納、加工，并對(duì)檔案背后蘊(yùn)含的成果進(jìn)行提煉和總結(jié)，才能真正發(fā)揮法學(xué)本科教學(xué)檔案的價(jià)值。而目前，很多高校對(duì)于法學(xué)本科教學(xué)檔案的管理仍流于形式，缺少完善的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理較為封閉，很多應(yīng)公開(kāi)查閱利用的法學(xué)本科教學(xué)檔案只能在檔案儲(chǔ)藏室中沉睡，很少有人開(kāi)發(fā)利用。法學(xué)本科教學(xué)檔案的低利用率，既造成了資源的浪費(fèi)，也限制了法學(xué)本科教學(xué)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。
三、法學(xué)本科教學(xué)檔案規(guī)范化管理的途徑
（一）建立校、院、系三級(jí)教學(xué)檔案管理體制
在校、院兩級(jí)檔案管理的基礎(chǔ)上，將學(xué)院中較為貼近教學(xué)的如學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)生的畢業(yè)論文、答辯材料、教師的教學(xué)日志、講座音視頻、教學(xué)會(huì)議紀(jì)要等教學(xué)檔案交由系里管理，這樣可以根據(jù)法學(xué)系的教學(xué)規(guī)劃和教學(xué)特點(diǎn)科學(xué)地制定檔案管理方法，避免重要檔案資料的遺漏。將檔案管理權(quán)下放到法學(xué)系，還可以提高教學(xué)檔案管理的科學(xué)性，使教學(xué)檔案管理具有明確的方向性，并為法學(xué)本科教學(xué)提供服務(wù)。在實(shí)行三級(jí)教學(xué)檔案管理時(shí)，首先應(yīng)考慮到管理中存在的難點(diǎn)，即如何規(guī)范法學(xué)系教學(xué)檔案的管理行為，避免出現(xiàn)一放就散或流于敷衍乃至形式化的問(wèn)題。在下放部分權(quán)利到法學(xué)系時(shí)，學(xué)院應(yīng)對(duì)法學(xué)系的教學(xué)檔案管理有指導(dǎo)和管理權(quán)，通過(guò)對(duì)法學(xué)系自身的教學(xué)檔案的管理制度和管理情況進(jìn)行不定期檢查和年中工作總結(jié)的形式對(duì)法學(xué)本科教學(xué)檔案管理情況進(jìn)行調(diào)控。建立校、院、系三級(jí)教學(xué)檔案管理體制可以使各級(jí)管理的權(quán)責(zé)更加明晰，學(xué)院通過(guò)對(duì)法學(xué)教學(xué)檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，能夠進(jìn)一步提高法學(xué)系本科教學(xué)檔案管理的規(guī)范化水平，進(jìn)一步提升法學(xué)系本科教學(xué)檔案管理的質(zhì)量和效果。
（二）完善法學(xué)本科教學(xué)檔案的管理制度
1．制定法學(xué)本科教學(xué)檔案管理規(guī)范
“法學(xué)本科教學(xué)檔案管理規(guī)范”對(duì)檔案材料的上報(bào)與收集、檔案立項(xiàng)、檔案存檔標(biāo)準(zhǔn)與格式、歸檔期限、檔案調(diào)閱手續(xù)及教學(xué)檔案秘密等級(jí)劃分等管理內(nèi)容有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。制定“法學(xué)本科教學(xué)檔案管理規(guī)范”可以逐步推動(dòng)法學(xué)本科教學(xué)檔案管理工作走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2．建立完善的檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制
為了避免“法學(xué)本科教學(xué)檔案管理規(guī)范”制度流于形式而缺乏執(zhí)行力，應(yīng)建立相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)措施和責(zé)任追究機(jī)制。“法學(xué)本科教學(xué)檔案管理規(guī)范”除了對(duì)教學(xué)檔案管理工作有著明確的要求外，還明確規(guī)定了每個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行人所應(yīng)負(fù)的責(zé)任。對(duì)于延遲上交檔案材料、丟失教學(xué)檔案材料、教學(xué)檔案材料不規(guī)范等行為要處罰相關(guān)的責(zé)任人。對(duì)教學(xué)檔案管理優(yōu)秀的責(zé)任人要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和表彰。建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，一方面能使法學(xué)本科教學(xué)檔案管理工作更加規(guī)范化，另一方面也能激發(fā)各環(huán)節(jié)執(zhí)行人樹(shù)立認(rèn)真完成本職工作的責(zé)任感，從而促進(jìn)法學(xué)本科教學(xué)檔案管理工作走上良性循環(huán)的道路。
3．培養(yǎng)專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員
學(xué)院應(yīng)培養(yǎng)專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員，負(fù)責(zé)法學(xué)本科教學(xué)檔案的管理工作。檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的歸檔、借閱進(jìn)行詳細(xì)的登記，重要文件遺失要及時(shí)上報(bào)，對(duì)違反法學(xué)本科教學(xué)檔案管理制度的人員及行為應(yīng)及時(shí)登記與通報(bào)。學(xué)院還應(yīng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)交流，提升管理人員對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的意識(shí)和能力。
（三）實(shí)行文檔一體化管理模式
文檔一體化的實(shí)質(zhì)就是將公文處理與檔案管理作為一個(gè)統(tǒng)一的流程進(jìn)行管理。檔案管理部門首先應(yīng)確定本科教學(xué)檔案的檔案類別、格式要求、內(nèi)容，為文檔制作確立規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)與模板。文書(shū)起草人員在文書(shū)制作完畢之后，即依據(jù)檔案管理部門的要求及文書(shū)的特點(diǎn)，對(duì)文件的歸屬類別、目錄進(jìn)行標(biāo)記，在文件轉(zhuǎn)發(fā)、文件、文件使用的同時(shí)，將數(shù)據(jù)文件提交給檔案管理部門。教學(xué)檔案文檔一體化，是對(duì)教學(xué)文件與教學(xué)檔案進(jìn)行綜合管理的方法，具有創(chuàng)新性和先進(jìn)性。一方面，避免了教學(xué)文件與教學(xué)檔案轉(zhuǎn)換間的信息損耗；另一方面，減少了檔案管理人員的工作量。這種管理模式的推行，大大提高了檔案管理工作的效率，減少了不必要的資源浪費(fèi)，是目前教學(xué)檔案管理較為先進(jìn)的管理方法。
四、法學(xué)本科教學(xué)檔案規(guī)范化管理的效果
（一）教學(xué)檔案充分體現(xiàn)了法學(xué)系的辦學(xué)特色
由于實(shí)行了校、院、系三級(jí)檔案管理制度，法學(xué)系在檔案收集、檔案歸類方面有了充分的自，因此，法學(xué)系針對(duì)自身的辦學(xué)特色和教學(xué)特點(diǎn)設(shè)立了檔案管理目錄，如教學(xué)課題方面新設(shè)了“生態(tài)文明法研究”檔案，在此檔案下又設(shè)立了“林業(yè)法”“環(huán)境保護(hù)法”“其他規(guī)范性文件”等小項(xiàng)目，通過(guò)對(duì)科研課題的資料整理保證了科研成果的體系性和持續(xù)性。同時(shí)，法學(xué)系在教學(xué)檔案中還設(shè)立了“模擬法庭”“法律援助中心”兩個(gè)檔案類別，較為完整地記錄了在教學(xué)實(shí)踐中學(xué)生的表現(xiàn)、課堂教學(xué)方式等內(nèi)容，為特色教學(xué)提供了豐富的文獻(xiàn)檔案支撐。
（二）實(shí)現(xiàn)了教學(xué)檔案管理的規(guī)范性和嚴(yán)肅性
法學(xué)系制定了《北京林業(yè)大學(xué)法學(xué)系檔案管理規(guī)范》，從文檔制作、檔案收集與歸檔、檔案借閱等方面進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，由教研室主任對(duì)檔案管理負(fù)責(zé)，逐步實(shí)施文檔一體化管理，文檔制作與檔案整理實(shí)現(xiàn)了良好互動(dòng)。在《北京林業(yè)大學(xué)法學(xué)系檔案管理規(guī)范》制度實(shí)施以后，教學(xué)檔案的管理工作得以有序進(jìn)行，檔案收集歸檔的效率大大提高，基本做到了文檔制作完成后2～3天就可以完成檔案的收集整理，檔案的缺失情況基本消失，形成了規(guī)范和嚴(yán)肅的檔案管理氛圍。
（三）提升了法學(xué)本科教學(xué)的效果
法學(xué)系的本科教學(xué)檔案內(nèi)容的豐富性和完整性，為教師調(diào)閱檔案?jìng)湔n、教研室教學(xué)技術(shù)交流提供了載體，學(xué)院以教研室為單位定期組織教師對(duì)檔案中表現(xiàn)出來(lái)的先進(jìn)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行集中學(xué)習(xí)，使得教學(xué)與檔案管理實(shí)現(xiàn)了良性互動(dòng)，教學(xué)檔案對(duì)教學(xué)工作的促進(jìn)作用日益明顯。資助項(xiàng)目：2014年北京林業(yè)大學(xué)專業(yè)建設(shè)項(xiàng)目“法學(xué)本科教學(xué)檔案規(guī)范化管理模式探索”。
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一、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作的問(wèn)題
相關(guān)檔案整理人員，也只對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行簡(jiǎn)單粗糙的整理、裝訂，在他們眼中，檔案管理工作并不是很重要，只要有人簡(jiǎn)單的操作兩下就行，不需要投入太多的精力。第二，缺乏相應(yīng)的管理制度，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)沒(méi)有在檔案管理工作中發(fā)揮其重要作用。管理制度的缺失直接導(dǎo)致的后果是一些重要的文件不能夠被很好的保存歸檔，從醫(yī)療信息的收集到信息的歸檔這一過(guò)程，存在很多漏洞，也致使很大一部分重要的醫(yī)療信息丟失或者失實(shí)。
二、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化對(duì)策
上文對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理問(wèn)題進(jìn)行了相關(guān)分析。為了解決這些問(wèn)題，可以從以下幾個(gè)方面著手。首先，重視檔案管理工作的宣傳力度，加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心醫(yī)務(wù)人員的檔案意識(shí)。如社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的領(lǐng)導(dǎo)可以組織相關(guān)的培訓(xùn)，采取多種方式對(duì)檔案管理知識(shí)進(jìn)行普及。并且對(duì)相關(guān)醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療信息填寫(xiě)進(jìn)行定期或者不定期的抽查，根據(jù)抽查結(jié)果設(shè)置一定的獎(jiǎng)懲制度。第二，根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，以社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的工作實(shí)踐為指導(dǎo)，完善檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，如檔案的收集、檔案的歸檔、檔案的保管等等，進(jìn)而健全檔案管理制度，使其更加規(guī)范化。第三，創(chuàng)新檔案管理念，認(rèn)識(shí)到檔案管理的工作為了今后檔案的開(kāi)發(fā)利用而服務(wù)。樹(shù)立以利用、服務(wù)為中心的指導(dǎo)思想。第四，鼓勵(lì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，在硬件方面，配備專門的檔案管理房，并在檔案管理房?jī)?nèi)安防防盜、防火、防潮等設(shè)備。此外，鼓勵(lì)一些有條件的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)檔案室、閱覽室以及辦公室“三分開(kāi)”。
三、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化的意義
隨著《侵權(quán)責(zé)任法》以及《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》這兩部法律規(guī)范的出臺(tái)，確定了醫(yī)療機(jī)構(gòu)以及醫(yī)務(wù)人員的無(wú)過(guò)錯(cuò)法律責(zé)任。如果能夠規(guī)范社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作，使得一些重要的醫(yī)療信息得到完好的保存，一旦醫(yī)療機(jī)構(gòu)或者醫(yī)務(wù)人員陷入侵權(quán)訴訟后，這些信息將會(huì)成為重要證據(jù)，證明醫(yī)療機(jī)構(gòu)或者醫(yī)務(wù)人員的無(wú)過(guò)錯(cuò)。除此之外，社區(qū)在人們的日常生活中占有舉足輕重的地位，滿足人們生活的方方面面，其中社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心是人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢扇鄙俚囊徊糠郑虼耍晟粕鐓^(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的各項(xiàng)工作都是民生的體現(xiàn)。這也是使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案規(guī)范化的重要意義。
作者：陳小莉單位：重慶市渝北區(qū)雙龍湖社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心
檔案具有較高的保存價(jià)值和科研價(jià)值[1]，檔案管理是一個(gè)單位不可或缺的、非常重要的工作，檔案管理方法的得當(dāng)與否對(duì)科研機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位及國(guó)家機(jī)關(guān)等的日常工作順利進(jìn)行具有重要的影響[2-3]。在社會(huì)迅速發(fā)展的今天，檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化成為發(fā)展的需求。而目前我國(guó)檔案管理工作中仍具有一些亟待解決的問(wèn)題，同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理理論、方法及方式已不適應(yīng)社會(huì)迅猛發(fā)展的需求。因此，加快新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的進(jìn)程成為目前我國(guó)檔案管理工作的重要任務(wù)。本文針對(duì)目前我國(guó)檔案管理工作中的一些問(wèn)題，分析探討了新形勢(shì)下如何加強(qiáng)我國(guó)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，為檔案管理現(xiàn)代化提供一定的理論基礎(chǔ)。
一、新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的重要性
檔案是某一單位或者企業(yè)各種信息的積累，是單位發(fā)展過(guò)程中重要的信息來(lái)源。檔案對(duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，是一種無(wú)形的資產(chǎn)，可為單位的經(jīng)營(yíng)決策提供重要的科學(xué)的依據(jù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案管理的要求也逐漸增加，檔案管理工作要和目前信息化現(xiàn)代化建設(shè)相一致，因此，檔案管理工作規(guī)范化可以使管理工作更標(biāo)準(zhǔn)，更有利于查找和使用，并且可收集單位發(fā)展過(guò)程中的重要信息資源，以最大程度發(fā)揮檔案的功能。
二、目前檔案管理存在的不足
長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理的觀念落后，對(duì)檔案管理的重視不足，使得檔案管理人員認(rèn)識(shí)不到管理工作的重要性，從而在工作中缺乏主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性，影響了檔案管理工作規(guī)范化的開(kāi)展。傳統(tǒng)的檔案管理人員對(duì)工作缺乏熱情，重視度不足，并且從事檔案管理的人員大部分沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)學(xué)習(xí)，使得檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量無(wú)法保證，加之檔案管理人員流動(dòng)性較大，影響了檔案管理工作規(guī)范化的開(kāi)展。目前的檔案管理技術(shù)較為落后，設(shè)備設(shè)施陳舊，也嚴(yán)重影響了檔案管理工作規(guī)范化的開(kāi)展。
三、新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的相關(guān)措施
根據(jù)目前檔案管理工作中存在的不足，我們應(yīng)該從以下幾各方面進(jìn)行檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)：1.提高對(duì)檔案管理的重視度。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高對(duì)檔案管理的重視程度，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值和意義，從而擺正對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。2.全面普查案卷。對(duì)于一些保存時(shí)間長(zhǎng)、無(wú)標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范、重份、組卷混亂、缺少卷內(nèi)目錄以及無(wú)查考價(jià)值的案卷進(jìn)行清查，刪除無(wú)用的案卷，提高計(jì)算機(jī)錄入時(shí)的效率。3.健全檔案管理規(guī)章制度。檔案管理工作規(guī)范化需要科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度來(lái)保障，因此，制定責(zé)任明確的管理制度，如檔案借閱保密制度、整理歸檔制度、鑒定銷毀制度、庫(kù)房管理制度等，使各級(jí)部門充分重視檔案管理制度的完善工作。將具體工作和責(zé)任分配到個(gè)人，促使檔案管理相關(guān)人員端正工作態(tài)度，為檔案管理規(guī)范化提供健全的制度保障。4.積極引進(jìn)信息化技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行儲(chǔ)存、編目、檢索、查閱檔案資料，減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度，節(jié)省空間，提高工作效率，使得檔案案卷整齊規(guī)范，便于查找。5.將檔案分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對(duì)案卷基礎(chǔ)較好且具備全因目錄的一些案卷，在全因目錄上直接進(jìn)行分類標(biāo)引，對(duì)于特殊形式的檔案則通過(guò)計(jì)算機(jī)程序?qū)⑾嚓P(guān)姓名、時(shí)間、地址等信息用案卷目錄錄入，然后獲得分類號(hào)，提高著錄速度，便于查詢。6.提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平，并要求檔案管理人員積極主動(dòng)提升自身素質(zhì)，在實(shí)踐中不斷自我總結(jié)完善，提高檔案管理的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。
四、討論
檔案管理工作不只是將檔案進(jìn)行分類和整合，對(duì)于任何一家企業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案都具有重要的價(jià)值，它是企事業(yè)單位發(fā)展歷程中信息資源的總集，代表著一個(gè)企業(yè)的歷史沿革，可以真實(shí)反應(yīng)企業(yè)職能活動(dòng)整體面貌，是企業(yè)發(fā)展的信息基礎(chǔ)[7]。目前我國(guó)檔案管理相關(guān)制度尚不完善，仍存在領(lǐng)導(dǎo)重視不足、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低、檔案管理相關(guān)設(shè)備設(shè)施投入不足等缺點(diǎn)，檔案尚未充分被利用和有效的發(fā)揮其價(jià)值[8]。因此，新形勢(shì)下的檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)勢(shì)在必行。針對(duì)目前我國(guó)檔案管理工作中的一些問(wèn)題，本文分析探討了新形勢(shì)下如何加強(qiáng)我國(guó)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，為檔案管理現(xiàn)代化提供一定的理論基礎(chǔ)。新形勢(shì)下，我們要從對(duì)檔案重視度、清查原有檔案、健全檔案管理制度、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)、加大檔案管理相關(guān)設(shè)備設(shè)施的投入等方面進(jìn)行檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)，使檔案管理工作更標(biāo)準(zhǔn)，更有利于查找和使用，并且可收集單位發(fā)展過(guò)程中的重要信息資源，以最大程度發(fā)揮檔案的功能。
