發(fā)布時(shí)間：2022-05-21 05:08:53
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇科技檔案論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
作者：魏小紅 單位：寧德市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究所
農(nóng)業(yè)科技管理部門只有不斷對軟硬件進(jìn)行更新，選擇質(zhì)量優(yōu)良的軟硬件產(chǎn)品才能保證檔案信息化管理的正常運(yùn)行，跟上時(shí)展的腳步。同時(shí)，隨著信息化的應(yīng)用，也產(chǎn)生了一系列網(wǎng)絡(luò)安全問題，而農(nóng)業(yè)科技檔案保存了許多重要內(nèi)容，具有稀缺性和不可再創(chuàng)造的特征，資源彌足珍貴，只有在保證安全的基礎(chǔ)上，才能發(fā)揮信息化管理的高效性。因此不僅從應(yīng)用方面，而且從安全方面考慮也要對硬件設(shè)施和軟件進(jìn)行及時(shí)的更新，以保障檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定。
檔案服務(wù)人性化一要樹立服務(wù)理念。在信息化背景下，應(yīng)改變傳統(tǒng)檔案管理“重保存、輕利用”的理念，樹立起為現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)的意識，在保證檔案管理專業(yè)性的前提下，更好的發(fā)揮其社會性，最終實(shí)現(xiàn)兩者的統(tǒng)一。二要創(chuàng)新服務(wù)手段。檔案館要通過互聯(lián)網(wǎng)廣泛開展服務(wù)，建立檔案網(wǎng)站，為檔案使用者實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上檢索提供方便，做好檔案資源庫建設(shè)，提供便捷的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化。在實(shí)踐中要對服務(wù)的方法不斷創(chuàng)新。例如：可以開展“一對一”農(nóng)民科技檔案服務(wù)，即為某些種養(yǎng)規(guī)模較大的農(nóng)民建立專門的檔案，把檔案管理部門主動為農(nóng)民搜集相關(guān)檔案信息，通過互聯(lián)網(wǎng)供農(nóng)民查閱，更好的促進(jìn)農(nóng)民增產(chǎn)、增收，提高檔案的科技利用率。最終建立以現(xiàn)有檔案部門為基點(diǎn)，以服務(wù)“三農(nóng)”為優(yōu)秀職能的檔案信息體系。三要拓展服務(wù)領(lǐng)域。將傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)科技檔案主要為科研單位、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)企業(yè)服務(wù)，轉(zhuǎn)化為向全社會服務(wù)。在實(shí)踐中，可以針對科研部門、農(nóng)業(yè)行政管理部門、企業(yè)、農(nóng)民等部門服務(wù)，為其建立不同的檔案數(shù)據(jù)庫模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理的“精細(xì)化”，使農(nóng)業(yè)科技檔案部門成為農(nóng)業(yè)科技研發(fā)與應(yīng)用的指揮部、智囊團(tuán)、咨詢中心。四要利用信息化促進(jìn)檔案管理中的交流與反饋，檔案管理部門要主動出擊，了解檔案使用者的現(xiàn)實(shí)需求，深層次研究開發(fā)檔案信息，提高檔案管理的合理性、快捷性、準(zhǔn)確性。檔案管理部門可通過建立網(wǎng)絡(luò)論壇、微博等形式，征求各方意見，進(jìn)行交流與溝通。檔案管理模式市場化農(nóng)業(yè)科技檔案館是農(nóng)業(yè)科技信息的聚集中心和交流中心。隨著我國事業(yè)單位改革的不斷深化，探索一部分事業(yè)單位市場化也是國家的要求。因此，有必要利用信息化的優(yōu)勢，創(chuàng)造性的探索科技檔案管理市場化運(yùn)作模式，為農(nóng)業(yè)科技圖書館的發(fā)展提供更強(qiáng)大的活力。一方面，可以將傳統(tǒng)的科技檔案使用過程進(jìn)行商業(yè)化運(yùn)作。各地農(nóng)業(yè)科技檔案管理部門，可將一些農(nóng)業(yè)科技資料到互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)行適當(dāng)?shù)氖召M(fèi)閱讀，提高農(nóng)業(yè)科技信息的利用率。同時(shí)，可以利用網(wǎng)絡(luò)開展檔案資料咨詢服務(wù)，擴(kuò)展科技檔案管理咨詢業(yè)務(wù)，為檔案使用者提供相應(yīng)的科技信息指導(dǎo)咨詢、科技資料檢索咨詢等服務(wù)。另一方面，可將檔案管理工作拓展到擴(kuò)展到社會活動中實(shí)現(xiàn)商業(yè)運(yùn)作。農(nóng)業(yè)科技檔案館要深入的進(jìn)行市場挖掘，研究自身特色，把傳統(tǒng)的信息采集、編目、使用、咨詢等業(yè)務(wù)擴(kuò)展到社會活動中來，通過一系列社會活動，增強(qiáng)科技檔案館的品牌知名度和群眾認(rèn)可度。
檔案管理人才培養(yǎng)復(fù)合化檔案管理人員素質(zhì)的高低是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基本保障，在數(shù)字化條件下，農(nóng)業(yè)科技檔案館要樹立“人力興館”的意識，把既精通傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的人才做為圖書館的重要資源，大力進(jìn)行人力資源開發(fā)，培養(yǎng)能夠適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的復(fù)合型人才。一要建立學(xué)習(xí)型檔案館，形成濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，對人才進(jìn)行精細(xì)化培養(yǎng)，強(qiáng)化數(shù)字化應(yīng)用的重點(diǎn)。要建立健全員工培訓(xùn)的體制和機(jī)制，定期或不定期的進(jìn)行培訓(xùn)，使每一位檔案管理人員都能夠接受數(shù)字技能的培訓(xùn)。二要建立文化型檔案館，不但要做好員工管理、技能上的培訓(xùn)，更要做好人文觀念上的培訓(xùn)，要豐富檔案館文化內(nèi)涵，使員工理解農(nóng)業(yè)科技檔案館的精神實(shí)質(zhì)，熱愛檔案管理工作，以最大的熱情投入到檔案館的發(fā)展中去。三要建立研究型檔案館，檔案館要利用資源優(yōu)勢大力開展各類農(nóng)業(yè)科技課題研究，提高管理人員檔案管理知識及農(nóng)業(yè)科技知識的運(yùn)用水平，提升檔案編研能力，為數(shù)字化建設(shè)提供保證。總之，農(nóng)業(yè)科技檔案包括著農(nóng)業(yè)科技研究和應(yīng)用中的各類文字、圖紙、數(shù)據(jù)、聲像等資料，囊括了農(nóng)業(yè)科技研究課題的“立項(xiàng)、申報(bào)、總結(jié)、成果鑒定”各個(gè)領(lǐng)域，是農(nóng)業(yè)科研活動的真實(shí)再現(xiàn)。檔案管理信息化提高了管理效率和質(zhì)量，為傳統(tǒng)檔案管理方式帶來了新的理念，更為檔案管理緊跟農(nóng)業(yè)科技發(fā)展步伐、服務(wù)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)提供了有力支撐。在未來的發(fā)展中，軟硬件更新實(shí)時(shí)化、檔案服務(wù)人性化、檔案管理模式市場化、檔案管理人才培養(yǎng)復(fù)合化將是農(nóng)業(yè)科技檔案館管理信息化的新途徑。
作者：宮玉英 單位：新疆博州農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣中心
有些單位雖有制度，但只是流于形式，沒有落實(shí)到行動中，也沒有相關(guān)的收集、登記、監(jiān)督制度，使得檔案管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和體制，處于無序、混亂的狀態(tài)。農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息化程度低。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化成為各行業(yè)的發(fā)展趨勢。而就目前的農(nóng)業(yè)科技檔案來說，其資料的存在形式主要是紙質(zhì)、圖片和聲像資料，缺乏系統(tǒng)的電子信息，使得農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息化程度較低。農(nóng)業(yè)科技檔案利用情況復(fù)雜。在農(nóng)業(yè)科技檔案的管理工作中，工作人員只把工作重點(diǎn)放在對檔案的保存上，而忽視了對檔案資源的利用，致使檔案的利用率較低。同時(shí)隨著國家農(nóng)業(yè)科研的發(fā)展，檔案利用面也擴(kuò)大，利用主體增多，致使利用主體在利用過程中稍有不慎就容易出現(xiàn)問題。
對策和措施
(一)形成領(lǐng)導(dǎo)重視的農(nóng)業(yè)科技檔案管理。合理的農(nóng)業(yè)科技檔案管理能夠創(chuàng)造極大的物質(zhì)和經(jīng)濟(jì)財(cái)富，領(lǐng)導(dǎo)的重視有利于檔案的高效管理，從而創(chuàng)造更大的價(jià)值。各級領(lǐng)導(dǎo)要親自抓，加大對檔案管理工作重要性的宣傳力度，給予充足的經(jīng)費(fèi)確保實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的順利進(jìn)行；同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)要采取措施調(diào)動科技人員的主動性和積極性，為農(nóng)業(yè)科技檔案管理和利用打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，把農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作做到最好。（二）建立高素質(zhì)的農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員隊(duì)伍。提高管理人員的思想道德素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì)，培養(yǎng)其對工作的責(zé)任心，使其能夠?qū)r(nóng)業(yè)科技檔案管理工作有足夠的熱情和耐心。同時(shí)，還要著重培養(yǎng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理人才，提高管理水平。（三）健全農(nóng)業(yè)科技檔案管理體制。建立健全嚴(yán)格的管理體制，有統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的制度。及時(shí)更新不適合的規(guī)定，建立新的管理機(jī)制。使農(nóng)業(yè)科技檔案管理有“制”可依。還要樹立服務(wù)觀念，建立反饋機(jī)制等等，完善各項(xiàng)管理體制。（四）完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。通過多種渠道爭取經(jīng)費(fèi)，改善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。加大對信息化的投入，建立檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等。要想適應(yīng)農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展，就必須重視檔案管理中信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用。
科學(xué)的農(nóng)業(yè)科技檔案管理機(jī)制的意義
通過建立健全農(nóng)業(yè)科技管理機(jī)制，提高檔案管理的利用效率，有助于促進(jìn)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技成果的轉(zhuǎn)化和科研工作的進(jìn)一步深人研究；有助于加快現(xiàn)代農(nóng)業(yè)的建設(shè)步伐，提高農(nóng)業(yè)效益，鞏固農(nóng)業(yè)的基礎(chǔ)地位，增加農(nóng)民收人；這也體現(xiàn)了國家和政府的工作重心。
結(jié)束語
高效的農(nóng)業(yè)科技檔案管理為我國農(nóng)業(yè)科研事業(yè)提供重要的資源，使其發(fā)揮更大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。農(nóng)業(yè)科技的進(jìn)步不僅能夠解決十幾億人口吃飯問題，也是工業(yè)、服務(wù)業(yè)等其他行業(yè)發(fā)展的支柱，是我國社會安定、實(shí)現(xiàn)強(qiáng)國之路的重要保證。
一、科技期刊誠信的問題分析
學(xué)術(shù)論文不端行為的表現(xiàn)形式多種多樣，如抄襲、剽竊他人研究成果；參考文獻(xiàn)引用不當(dāng)；篡改、偽造實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)；剽竊他人尚未公開的研究成果或?qū)嶒?yàn)數(shù)據(jù)；請他人文章或代他人寫文章；不當(dāng)署名；一稿多投等。這些誠信問題的發(fā)生主要責(zé)任歸咎于作者本人，期刊對此雖然具有審查義務(wù)，但因一些實(shí)際問題和具體情況的局限性，期刊編輯人員本身也是真假難辨，因此把全部責(zé)任歸咎于期刊本身有失公平。本文主要從期刊編輯出版過程中，誠信問題的發(fā)生主要責(zé)任在于期刊編輯部的情況進(jìn)行闡述，而對主要責(zé)任在于作者本人的情況在此不做闡述。
1.違規(guī)處理。2011年2月24日，新聞出版總署通報(bào)了8種期刊違規(guī)刊發(fā)學(xué)術(shù)論文問題的處理情況。新聞出版行政部門依據(jù)相關(guān)規(guī)定，對嚴(yán)重違規(guī)的《中國包裝科技博覽》等6種期刊予以停業(yè)整頓、警告等行政處罰，對《管理觀察》等兩種期刊予以通報(bào)批評，同時(shí)責(zé)令立即糾正違規(guī)行為。2013年4月7日，國家新聞出版廣電總局分別給予《中國對外貿(mào)易》（英文版）、《考試》兩種違規(guī)刊發(fā)學(xué)術(shù)論文的期刊停業(yè)整頓6個(gè)月和3個(gè)月的行政處罰。2013年9月14日，山西、河南、山東三省新聞出版局分別對《中外故事》、《故事世界》、《科技信息》給予停業(yè)整頓三個(gè)月的行政處罰，并要求其予以糾正并徹底整改。近幾年來，由新聞出版總署官方或由其專業(yè)媒體如《中國新聞出版報(bào)》或其他媒體平臺報(bào)道的一些對于科技期刊的違規(guī)行為的通報(bào)及行政處罰已屢見不鮮，但仍屢禁不止，一些科技期刊在巨大的經(jīng)濟(jì)利益誘惑下，不惜鋌而走險(xiǎn)，期刊出版完全背離《期刊出版管理規(guī)定》，嚴(yán)重?cái)_亂了期刊出版秩序，給期刊界和學(xué)術(shù)界造成了極大的負(fù)面影響。
2.一號多刊。“刊號”是“中國標(biāo)準(zhǔn)連續(xù)出版物號”的習(xí)稱。刊號由國際標(biāo)準(zhǔn)連續(xù)出版物號（簡稱“ISSN”）和國內(nèi)統(tǒng)一連續(xù)出版物號（簡稱“CN號”）兩個(gè)部分組成。所有經(jīng)過批準(zhǔn)登記的期刊，不論其發(fā)行范圍如何，均配給CN號。公開發(fā)行的期刊則還可分配ISSN。刊號的分配原則是一刊一號。期刊經(jīng)批準(zhǔn)更改刊名或出版地后，審批機(jī)關(guān)將重新配給刊號。2005年《期刊出版管理規(guī)定》第三十三條：一個(gè)國內(nèi)統(tǒng)一連續(xù)出版物號只能對應(yīng)出版一種期刊，不得用同一國內(nèi)統(tǒng)一連續(xù)出版物號出版不同版本的期刊。出版不同版本的期刊，須按創(chuàng)辦新期刊辦理審批手續(xù)。由于許多學(xué)校和科研院所要求老師評職稱和學(xué)生畢業(yè)都要求其必須，因此，很多老師和學(xué)生因問題而困擾，一些不法分子看到此商機(jī)，就以謀取高額回報(bào)為目的，非法租用刊號，向作者收取高額版面費(fèi)，完全不顧及期刊的質(zhì)量水平，攪亂了期刊出版市場，給社會造成了不良的影響。
3.。是指從論文創(chuàng)作開始到論文最終發(fā)表的過程，完全交由中介去操作的現(xiàn)象，而則是指論文由作者本人創(chuàng)作，論文的發(fā)表交由中介去的現(xiàn)象。目前，現(xiàn)象的產(chǎn)生，主要以謀取高額回報(bào)為主要驅(qū)動力，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，依托與期刊編輯部的強(qiáng)大關(guān)系網(wǎng)，低薪聘請校園專業(yè)，來完成全過程。在對眾多的網(wǎng)站進(jìn)行調(diào)查分析后，我們不難發(fā)現(xiàn)，不同的網(wǎng)站登載著大量的合作期刊，更有甚者某一本期刊與多家網(wǎng)站均有合作，論文的購買者、中介、專業(yè)和期刊編輯人員，在各方的密切配合下，使得整個(gè)論文從到的工作流程相當(dāng)順暢，不禁讓人感嘆行業(yè)的“產(chǎn)業(yè)鏈”已經(jīng)形成并且逐漸成熟，并且具有高效性和保密性。現(xiàn)象的產(chǎn)生究其根源還是在于利益驅(qū)使，還有期刊界缺乏行業(yè)自律和國家對于其監(jiān)管的乏力，種種原因造成了這一行業(yè)的產(chǎn)生并助長了其發(fā)展。但在查處的過程中，應(yīng)該分清情況，仍有許多期刊只是被不法網(wǎng)站利用，打著正規(guī)期刊的旗號招攬生意，實(shí)則與該期刊沒有一點(diǎn)關(guān)聯(lián)。這種行為完全擾亂了學(xué)術(shù)出版環(huán)境，給社會造成了難以挽回的負(fù)面影響和經(jīng)濟(jì)損失。
4.涉嫌抄襲文章比例高。由于部分作者對參考文獻(xiàn)著錄規(guī)范缺乏一定的了解，參考文獻(xiàn)應(yīng)遵循著錄標(biāo)準(zhǔn)正確使用的意識薄弱，造成了期刊刊載的部分論文經(jīng)中國知網(wǎng)的學(xué)術(shù)不端文獻(xiàn)系統(tǒng)和萬方數(shù)據(jù)的相似性檢測系統(tǒng)檢測后出現(xiàn)了較高的文字復(fù)制比，因此不禁懷疑此類論文出現(xiàn)了涉嫌抄襲等學(xué)術(shù)誠信問題。根據(jù)目前期刊出版行業(yè)慣例，學(xué)術(shù)期刊普遍都以文字復(fù)制比30%作為判斷標(biāo)準(zhǔn)，來初步判定文章是否涉嫌抄襲等學(xué)術(shù)誠信問題，這個(gè)判斷標(biāo)準(zhǔn)目前還沒有國家制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，均由期刊編輯部自行制定判斷標(biāo)準(zhǔn)作為其收錄原則之一。在期刊編輯出版的工作中，各個(gè)期刊編輯部依據(jù)各自制定的判斷標(biāo)準(zhǔn)，來判定文章是否立即做退稿處理。如果依據(jù)行業(yè)慣例將文字復(fù)制比30%的論文視為涉嫌抄襲，那么對于期刊中超過30%的文章均涉嫌抄襲的期刊，我們可視為該期刊涉嫌存在學(xué)術(shù)誠信問題，應(yīng)引起相關(guān)監(jiān)管部門的重視，將其列為重點(diǎn)關(guān)注對象。
5.載文量過多。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2012年，以我國正式出版的各學(xué)科6225種中英文期刊，平均每種統(tǒng)計(jì)源期刊的年載文量從2007年的238篇，增加到2012年的357篇，增長了50%。從數(shù)字上看，我國期刊的稿源相當(dāng)充足，期刊編輯部已經(jīng)不用再為稿源發(fā)愁了，那么論文的質(zhì)量是否同載文量的增長成正比呢？當(dāng)然不乏一些優(yōu)秀的期刊，在載文量增加的同時(shí)，相關(guān)評價(jià)指標(biāo)方面也體現(xiàn)出其質(zhì)量有了一定提升。但是，總是存在這樣一些期刊群體，在載文量增加的同時(shí)，相關(guān)評價(jià)指標(biāo)連年下降，每期期刊越出越厚，厚的像一本書，更有甚者一篇文章只占一個(gè)版面，這種現(xiàn)象的產(chǎn)生是由于期刊編輯部對稿件把控不嚴(yán)，對文章抄襲率不做硬性要求，只以收取大量版面費(fèi)為目的，用經(jīng)濟(jì)回報(bào)去犧牲學(xué)術(shù)質(zhì)量，完全無視國家在《期刊出版管理規(guī)定》中對期刊編輯出版工作的要求，嚴(yán)重污染了學(xué)術(shù)出版環(huán)境，可以說其學(xué)術(shù)誠信完全缺失。
二、科技期刊誠信檔案的建設(shè)
1.科技期刊誠信檔案的特點(diǎn)。科技期刊誠信檔案具有特定內(nèi)涵，其根源是一種道德責(zé)任與行業(yè)自律，具體要求是科技期刊應(yīng)在主觀上抱著誠實(shí)的工作態(tài)度，客觀上忠實(shí)履行社會義務(wù)的行為，推動科技期刊成為科學(xué)道德的維護(hù)者和良好學(xué)風(fēng)的建設(shè)者。科技期刊誠信檔案的特點(diǎn)由其特定的內(nèi)涵決定。一是主體特定，科技期刊誠信檔案的主體是指正在或曾經(jīng)從事科技期刊編輯出版工作的單位；二是內(nèi)容特殊，具體包括兩方面：優(yōu)行記錄、劣行記錄；三是以信息技術(shù)為支撐，無論是以紙質(zhì)檔案為主還是以電子檔案為主的管理方式，都需要檔案歸類、檔案管理、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等技術(shù)支撐；四是體系性，科技期刊誠信檔案都具有一套科學(xué)的分級維護(hù)的權(quán)限設(shè)置控制體系；五是工作量大，據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國目前出版發(fā)行的科技期刊約為5000種，約占全國現(xiàn)有期刊總數(shù)的50%，數(shù)量僅次于美國。
2.科技期刊誠信檔案建設(shè)的意義。科技期刊誠信檔案建設(shè)的目的是引入“信用管理”機(jī)制，補(bǔ)充和完善我國科技期刊管理體系，提高政府在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下對我國科技期刊的管理水平。科技期刊誠信檔案建設(shè)是整個(gè)社會信用體系的一個(gè)有機(jī)組成部分。我國科技期刊誠信檔案建設(shè)的目的還包括提高參與我國科技期刊出版活動的相關(guān)主體的誠信意識和信用水平，從機(jī)制上約束和規(guī)范我國科技期刊出版活動相關(guān)主體的行為，弘揚(yáng)科學(xué)精神，改善我國科技環(huán)境，促進(jìn)國家人才戰(zhàn)略的落實(shí)，改善我國科技期刊出版活動及其相關(guān)主體的社會形象，推進(jìn)我國科技期刊誠信檔案的全面建立。就目前我國科技期刊的誠信環(huán)境來看，科技期刊誠信檔案的建設(shè)已是刻不容緩，以此來規(guī)范科技期刊出版行業(yè)活動，為不斷推進(jìn)我國科技期刊學(xué)術(shù)誠信建設(shè)貢獻(xiàn)力量。
作者：姜燕單位：中國科學(xué)技術(shù)信息研究所
摘要:檔案管理對于事業(yè)單位來說是一項(xiàng)非常重要的工作，檔案管理工作是指科學(xué)的原則和方法管理檔案，為本單位領(lǐng)導(dǎo)決策和行使技術(shù)技能提供科學(xué)依據(jù)。它的基本內(nèi)容包括:檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)。
關(guān)鍵詞:農(nóng)業(yè)科技;檔案;檢索;匯集;服務(wù)
1科技檔案的概念
科技檔案指企、事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。農(nóng)業(yè)科技檔案具體表現(xiàn)，農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案是表現(xiàn)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究和生產(chǎn)活動過程形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，是農(nóng)業(yè)科技和生產(chǎn)活動的真實(shí)記載。因此，分析農(nóng)業(yè)科技檔案的特點(diǎn)，對科學(xué)管理科技檔案，提高農(nóng)業(yè)科技工作質(zhì)量和效率，推動科技的進(jìn)步和農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)，都有著深遠(yuǎn)的意義。
2檔案工作的意義
2.1領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識程度。決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展，因此，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，是時(shí)展的需要，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實(shí)際行動去影響，去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。要使一個(gè)單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。2.2愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好印象。2.3積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案意識。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，很多缺乏檔案意識，認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位里不是很重要，可有可無，對領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件材料給領(lǐng)導(dǎo)看，次數(shù)多了，自然會在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下痕跡，產(chǎn)生作用。尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實(shí)踐中力圖效仿。要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，誘導(dǎo)和啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。要努力服務(wù)，作為一名檔案人員主要是及時(shí)地提供信息，使檔案發(fā)揮其作用，從而更好地位單位的發(fā)展服務(wù)。2.4實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難，管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。2.5加強(qiáng)管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，他要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。2.6掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)和知識，信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。2.7利用現(xiàn)代技術(shù)整理檔案。檔案匯集著大量的指標(biāo)，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源，但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解能力不同，對同一個(gè)文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)現(xiàn)象，影響來卷質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)來卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，即降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。
3對未來檔案管理建議
3.1提高對檔案管理的認(rèn)識
進(jìn)一步明確檔案管理工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確檔案管理工作是各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。
3.2建立檔案管理體系，健全檔案規(guī)章制度
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的管理體系，明確職能。
3.3掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)
以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，更好的提高工作效率。
作者:金小川 單位:青海省農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣總站
摘要：一直以來，科技檔案價(jià)值評價(jià)都相對來說較為復(fù)雜，但是卻是檔案管理人員在工作中，必須面對的問題。同時(shí)，科技檔案相對于文書檔案來說，還存在很多特殊的問題，因此在評價(jià)時(shí)，難度將會更大。在對科技檔案價(jià)值實(shí)施評估時(shí)，其評價(jià)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)劃分為多個(gè)因素與對應(yīng)的子因素。本文采用層次分析法，來對科技檔案價(jià)值實(shí)施評價(jià)。
關(guān)鍵詞：AHP方法；科技檔案；價(jià)值評價(jià)
1規(guī)范管理下使用AHP法評價(jià)科技檔案前提要素
1.1AHP方法概念
ANP法的中文含義為層次分析法，該方法作為一種決策思維方式，在運(yùn)用時(shí)，能夠?qū)?fù)雜的問題得到分解，使其形成各種組成因素，然后再對這些因素按照支配關(guān)系實(shí)施分組，形成遞階層次，并采取兩兩對比的措施，完成各類因素重要性的排序工作。該方法是人們決策思維特征的一種有效展示。同時(shí)，該方法還是一種定量與定性分析并存的方法，其可以在決策當(dāng)中，把定量與定性的因素結(jié)合起來，采取既定辦法實(shí)施處理。從而對原先定量問題存在的局限，做到了有效改觀。原先，很多檔案工作者，均是采取定性分析辦法，完成檔案價(jià)值評定工作，其中也包含對科技檔案價(jià)值的評價(jià)。關(guān)于定量分析的措施，開展不多。然而，現(xiàn)如今，科技檔案工作發(fā)展越來越快，進(jìn)而使得越來越多的科技檔案工作人員，開始采取量化措施，來對科技檔案價(jià)值進(jìn)行分析，并將一些數(shù)學(xué)研究的辦法，納入到科技檔案價(jià)值評價(jià)當(dāng)中。
1.2AHP方法應(yīng)用時(shí)所需注意的問題
①先需要完成定性分析。定性分析在實(shí)施時(shí)，是根據(jù)過往經(jīng)驗(yàn)來做出判斷，該方法在以往科技檔案價(jià)值評價(jià)中，有著諸多應(yīng)用。然而，受到成套性影響，在對科技檔案價(jià)值實(shí)施分析時(shí)，通常也會根據(jù)套路作為基礎(chǔ)，并根據(jù)保管期限表位依據(jù)，來對科技檔案內(nèi)容作出直接審閱，從而對科技價(jià)值做出逐步分析。AHP法作為定性與定量結(jié)合的評價(jià)方法，該方法在使用過程中，不管是層次結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)，還是判斷矩陣的構(gòu)造，人為因素，都會對結(jié)構(gòu)造成較多影響。②定性分析需對定量分析做到結(jié)合。利用AHP法來對科技檔案價(jià)值實(shí)施評價(jià)，是建立在研究之上，來對科技檔案價(jià)值評價(jià)體系的構(gòu)建做出分析。例如，遞階層次結(jié)構(gòu)模型、矩陣模型如何建立，各個(gè)因素的相對重要度如何確定？這些都是要求檔案管理人員，在工作當(dāng)中，對科技檔案價(jià)值評價(jià)本質(zhì)、涉及到的相關(guān)要素、評價(jià)體系中包含的要素做到充分了解，并能夠?qū)Ω黝愱P(guān)系做到充分掌握。不然，若是僅依靠自己經(jīng)驗(yàn)及想法來構(gòu)架價(jià)值評價(jià)體系，則還是停留在定性分析階段。之所以使用定量分析，便是為了能夠?qū)n案價(jià)值做出真實(shí)反饋。作為信息分析的常見方法，對于定性分析來說，其是對分析對象類型與性質(zhì)做出分析；而對于定量分析來說，則是對分析對象規(guī)模、程度等一系列數(shù)值關(guān)系作出分析。通常，定性分析當(dāng)中涉及到的描述性分析較多，哪怕是十分深刻的分析，也只是對對象本質(zhì)的高度概括，事物量難以得到呈現(xiàn)出來。然而，對于科學(xué)來說，若是沒有定量成分，則無法獲取進(jìn)一步發(fā)展，對實(shí)踐過程也難以做到普遍應(yīng)用，僅能夠借助以往觀念進(jìn)行指導(dǎo)。
2科技檔案價(jià)值評價(jià)體系構(gòu)建過程
2.1科技檔案的價(jià)值表征
只有對科技檔案價(jià)值表征做出有效確定的基礎(chǔ)上，方可完成價(jià)值評價(jià)體系的構(gòu)建，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對科技檔案價(jià)值做到有效判定。一般來說，科技檔案價(jià)值表征在本文中，提到了兩大方面。分別為現(xiàn)實(shí)利用與綜合狀況。下面對其進(jìn)行分析。2.1.1現(xiàn)實(shí)利用作為科技檔案價(jià)值的基礎(chǔ)內(nèi)容，現(xiàn)實(shí)利用包含了五個(gè)方面，分別為科學(xué)研究、經(jīng)濟(jì)活動、科技決策、科技人員考核及科技成果甄別等方面。這些內(nèi)容構(gòu)建在一起，能對科技檔案現(xiàn)實(shí)利用情況做出直觀反饋。2.1.2綜合狀況作為科技檔案價(jià)值的組成部分，綜合狀況共計(jì)分為兩個(gè)方面，分別為文物收藏及編史。這兩項(xiàng)內(nèi)容，是對科技檔案綜合狀況做出直觀反饋。
2.2遞階層次結(jié)構(gòu)模型的建立
基于上述提到的科技檔案價(jià)值表征，筆者嘗試完成科技檔案價(jià)值評價(jià)體系的構(gòu)建工作，具體內(nèi)容如表1所示。針對上文，筆者完成科技檔案價(jià)值評價(jià)體系的構(gòu)建工作，并在定量、定性分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合兩兩比較結(jié)果，把主觀價(jià)值判斷項(xiàng)目，采取數(shù)量方式確定下來，同時(shí)將檔案所涉及到的復(fù)雜問題實(shí)施簡化，使其形成對應(yīng)指標(biāo)，賦予其重要性權(quán)重值，來對科技檔案價(jià)值實(shí)施定量評價(jià)。2.3兩兩比較判斷矩陣的構(gòu)造對準(zhǔn)則層內(nèi)的因素Bk(k=1，2)，對目標(biāo)層起到的影響進(jìn)行比較，能夠使其在目標(biāo)層內(nèi)的比重得到確定下來。對準(zhǔn)則層內(nèi)的因素Ck(k=1，2，3，4，5)，對準(zhǔn)則層內(nèi)的B1起到的影響進(jìn)行比較，能夠使其在準(zhǔn)則層內(nèi)占據(jù)的比重得到確定下來。對子準(zhǔn)則層內(nèi)的因素Dk(k=1，2)，對準(zhǔn)則層內(nèi)的因素B2起到的影響進(jìn)行比較，能夠使其在準(zhǔn)則層內(nèi)占據(jù)的比值得到確定下來。下面，以子準(zhǔn)則層內(nèi)的因素Ck(k=1，2，3，4，5)比例為案例，取得兩個(gè)元素ci與cj，采用bij代表ci與cj對準(zhǔn)則層相對重要程度的賦值。借助兩兩比較所用到的1-9標(biāo)度法，便可以得出比較矩陣B。同樣的操作，便可以得出比較矩陣A與比較矩陣C。在得出判斷矩陣A、B、C之后，便可以借助Matlab軟件，得出這三個(gè)矩陣的最大特征值λA、λB、λC與其單位化特征向量：W軛A=(a1，a2)，W軛B=(b1，b2，b3，b4，b5)，W軛C=(c1，c2)。對于向量W軛A來說，其分量是準(zhǔn)則層各個(gè)指標(biāo)的權(quán)重，對于向量W軛B來說，其分量是子準(zhǔn)則層指標(biāo)C1、C2、C3、C4、C5相對準(zhǔn)則層指標(biāo)B1的權(quán)重，對于向量W軛C來說，其分量是子準(zhǔn)則層指標(biāo)D1、D2相對于準(zhǔn)則層指標(biāo)B2的權(quán)重。向量W軛=(a1b1，a1b2，a1b3，a1b4，a1b5，a2c1，a2c2)的分量則為子準(zhǔn)則層各指標(biāo)的合成權(quán)重系數(shù)。
3科技檔案價(jià)值評價(jià)體系應(yīng)用時(shí)應(yīng)注意事項(xiàng)
3.1需對科技文件技術(shù)水平做出考慮
由上述計(jì)算結(jié)果可以得出，B層當(dāng)中，科技水平具備的權(quán)重值最大。所以，在對科技檔案價(jià)值進(jìn)行評價(jià)時(shí)，需對科技水平做到優(yōu)先考慮。則也是對技術(shù)原則的遵從。作為科技檔案利用的優(yōu)秀，技術(shù)水平能夠?qū)π枨笃毡樾宰龀鲇行Х答仯虼耍夹g(shù)水平應(yīng)當(dāng)是對檔案價(jià)值實(shí)施判定的一項(xiàng)重要因素。
3.2需對投入產(chǎn)出與綜合情況做出考慮
不管是科技檔案投入產(chǎn)出，還是綜合情況，均需對檔案利用做出考慮。分別來說，投入產(chǎn)出是對檔案本身效益與成本問題有所針對，綜合情況是從檔案利用情況進(jìn)行分析的，也這是對科技檔案效用原則的遵從。檔案存在的意義，是給社會提供服務(wù)。所以，對科技檔案價(jià)值做出考慮時(shí)，應(yīng)當(dāng)對效用原則做出考慮，并對實(shí)際規(guī)律做到有效把握。
3.3需對其他因素做到充分考慮
科技檔案價(jià)值評價(jià)過程較為復(fù)雜，若是采取AHP法完成檔案價(jià)值評價(jià)體系構(gòu)建，則需要科技檔案管理人員在遞階層次結(jié)構(gòu)模型、矩陣模型以及各個(gè)因素相對重要度確立時(shí)，做到對問題分析、涉及因素及檔案價(jià)值評價(jià)體系當(dāng)中的各個(gè)因素之間的關(guān)系，做到有效掌握。因此，在對科技檔案的價(jià)值實(shí)施定性、定量時(shí)，還要充分結(jié)合科技檔案工作人員現(xiàn)實(shí)工作開展中獲取的經(jīng)驗(yàn)，充分考慮其它因素的出現(xiàn)，同時(shí)借助統(tǒng)計(jì)學(xué)等相關(guān)措施，來對科技檔案價(jià)值評價(jià)問題做出有效分析與解答。
4總結(jié)
科技檔案價(jià)值評價(jià)相對來說較為復(fù)雜，所涉及到的因素相對較多。若是在價(jià)值評價(jià)中，采用AHP方法來完成價(jià)值評價(jià)體系的構(gòu)建、矩陣模型構(gòu)建，對各個(gè)因素實(shí)施分層，并實(shí)施相對重要性分析，便能夠?qū)萍紮n案價(jià)值做到定量、定性分析，來對科技檔案價(jià)值評價(jià)中所涉及到的難題，做到有效解答。
作者:鄧 磊 單位:遼寧大學(xué)檔案管理中心
農(nóng)業(yè)科技檔案的管理及信息資源開發(fā)利用是檔案管理工作的重要組成部分。現(xiàn)就如何使農(nóng)業(yè)科技檔案在推進(jìn)農(nóng)民增收及農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮作用談幾點(diǎn)想法。
一、農(nóng)業(yè)科技檔案歸檔范圍及要求
1.農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究活動的真實(shí)記錄，是從事農(nóng)業(yè)科技研究、生產(chǎn)、技術(shù)開發(fā)的重要依據(jù)。科學(xué)合理的歸檔范圍是科技檔案齊全完整的重要保證，是整個(gè)科技檔案管理工作的基礎(chǔ)。凡是在科研活動中直接形成的、具有保存價(jià)值的科研文件材料均屬于歸檔范圍。包括：研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書、科研課題經(jīng)費(fèi)申請及批件、計(jì)劃任務(wù)書、協(xié)議書、合同書、試驗(yàn)方案、設(shè)計(jì)方案、實(shí)施方案。實(shí)驗(yàn)過程中的重要原始記錄，田間調(diào)查、綜合分析報(bào)告。計(jì)算文件，檢驗(yàn)文件，設(shè)計(jì)文件、圖樣，工藝流程，專利申請，重要的國內(nèi)外來往文件，課題階段總結(jié)、中期評估報(bào)告、年度進(jìn)展及執(zhí)行情況報(bào)告。科技成果申請表、鑒定證書、科技成果獎勵與審批文件，獲獎憑證（獎勵證書及獎狀、獎杯、獎牌，專利文件及證書）。科技轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書，新品種銷售轉(zhuǎn)讓協(xié)議及批復(fù)，成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)，國內(nèi)外同行評價(jià)及用戶反饋意見及技術(shù)成果宣傳報(bào)告等文件材料。2.農(nóng)業(yè)科研文件材料的質(zhì)量直接關(guān)系到科技檔案的質(zhì)量，對歸檔的科研文件材料的要求，一是，課題主持人要分階段進(jìn)行科研文件材料的收集、積累，以便在研究工作結(jié)束后，確保科技檔案材料能夠及時(shí)整理、立卷歸檔，并對所交科技檔案的完整性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。二是，要求原件歸檔，且文件制作材料必須易于長期保存。書寫工具應(yīng)選擇藍(lán)黑水或碳素墨水，不能用圓珠筆、鉛筆來記錄歸檔材料。三是，確定合理的歸檔時(shí)間，對研究周期長的課題按階段歸檔，采取每年一次將當(dāng)年形成材料歸檔的辦法，研究周期短的課題在任務(wù)結(jié)束時(shí)及時(shí)歸檔。
二、提高科技檔案的質(zhì)量，創(chuàng)新服務(wù)方式，為農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展助力
1.及時(shí)收集檔案材料，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面。檔案資源建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作，各級農(nóng)業(yè)科研院所要加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，走出傳統(tǒng)收集的圈子，跟蹤、掛靠研究課題，積極主動地向科研人員收集課題準(zhǔn)備階段形成的文件材料，研究試驗(yàn)階段形成的各種載體的重要原始記錄、試驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請的有關(guān)文件材料，總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段形成的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、決算材料等，成果和獎勵申報(bào)階段形成的材料（有成果和獎勵申報(bào)材料及審批材料，推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益證明材料等），推廣應(yīng)用階段的方案、總結(jié)、擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)材料、工藝文件、轉(zhuǎn)讓合同、用戶反饋意見等。2.農(nóng)業(yè)科技檔案部門要科學(xué)規(guī)范管理，編制必要的檢索工具。編撰簡介、簡報(bào)、文摘匯編、手冊等二次農(nóng)業(yè)檔案科技文獻(xiàn)。充分利用信息資源存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢，研究制定相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一相關(guān)數(shù)據(jù)格式，實(shí)現(xiàn)信息資源社會共享。編研成果包括公開出版物和內(nèi)部參考，這是開展農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用的一條重要途徑。挖掘農(nóng)業(yè)科技檔案資源要因地制宜、因時(shí)制宜，從農(nóng)作物新品種、栽培技術(shù)、病蟲害防治、新成果推廣等方面入手，編研各種載體的農(nóng)業(yè)推廣技術(shù)資料。利用室藏檔案資源編研水稻、果樹、花卉、畜禽、食用菌等新品種簡介以及推廣技術(shù)材料，匯集多項(xiàng)科研成果與新品種介紹。根據(jù)科研成果制作光盤、宣傳版面、多媒體、照片、錄像帶等不同形式和載體的科普宣傳材料，充分發(fā)揮檔案信息的科普宣傳作用。3.農(nóng)業(yè)科技檔案濃縮了大量的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)信息，樹立為“三農(nóng)”服務(wù)的指導(dǎo)思想，把農(nóng)業(yè)科技檔案應(yīng)用到農(nóng)業(yè)生產(chǎn)第一線，主動配合科研人員，結(jié)合科技下鄉(xiāng)活動，將農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)信息送門入戶，提高農(nóng)戶科學(xué)種養(yǎng)技術(shù)，從而加速提高農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展水平。農(nóng)業(yè)科技檔案的管理工作是直接影響到農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要因素。農(nóng)業(yè)科技檔案要更好服務(wù)于現(xiàn)代農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展，加快農(nóng)業(yè)科技信息傳播，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技成果轉(zhuǎn)化及推廣應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息資源服務(wù)生產(chǎn)力，才能挖掘出現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技檔案潛在的價(jià)值，將科技檔案資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，為農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展助力。
作者:姜麗賢 單位:靖宇縣科技局
一、現(xiàn)階段企業(yè)科技檔案管理存在的問題分析
1.管理模式?jīng)]有得到及時(shí)的更新。當(dāng)前，有很多企業(yè)在檔案管理方面，管理模式都還比較滯后，我國建筑企業(yè)的檔案管理也不例外。建筑企業(yè)檔案部門在科技檔案管理方面僅僅注重在科技檔案實(shí)體方面的收集、整理以及保管等工作，很少能涉及到關(guān)于檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化方面的管理，同時(shí)，管理人員也沒能真正的認(rèn)識到科技檔案管理信息化的重要性，導(dǎo)致了企業(yè)科技檔案管理一直很難向著科技化的方面發(fā)展起來。
2.企業(yè)的服務(wù)手段不發(fā)達(dá)。當(dāng)前，盡管很多工程施工企業(yè)的檔案管理都已經(jīng)應(yīng)用了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)以及掃面儀等，但是，很多時(shí)候卻沒有被充分的而利用起來，尤其在我國建筑企業(yè)檔案管理方面，很多時(shí)候管理人員僅僅編制一些科技檔案案卷目錄以及專題目錄，無法有效的應(yīng)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，對建筑企業(yè)檔案進(jìn)行科技成果轉(zhuǎn)讓與信息的交流，給企業(yè)科技檔案信息資源的開發(fā)與利用帶來了嚴(yán)重的消極的影響。
3.企業(yè)科技檔案管理服務(wù)方式缺少主動因素。很多時(shí)候，在工程施工企業(yè)中，企業(yè)的檔案部門服務(wù)都嚴(yán)重的缺少主動因素，往往都是被動的、按照規(guī)定進(jìn)行服務(wù)，服務(wù)內(nèi)容與范圍等都比較狹窄，并且這種不夠主動的服務(wù)方式也比較單一，不夠多樣化，同時(shí)，服務(wù)的對象也會存有一定的局限性。更多的時(shí)候是為企業(yè)內(nèi)部提供一些借閱以及復(fù)制等方面的服務(wù)，很少都會與外界溝通與交流，這對企業(yè)管理而言是很大的缺失。
4.企業(yè)科技檔案管理人員短缺。當(dāng)前，由于企業(yè)的競爭力都不斷的增加，為了能夠更好的發(fā)展，企業(yè)都開始步入內(nèi)部改革的路程，但是，在改革的過程中，企業(yè)檔案管理部門通常夠會受到很大的沖擊，很多企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員隨著改革會越來越少，甚至有的企業(yè)在企業(yè)檔案管理上僅僅有一名工作人員，一身多職，為此，該員工只能在日常工作當(dāng)中主要收集資料與整理資料等，其他工作根本沒有辦法顧及，那么對于科技檔案信息管理就很難再次進(jìn)行加工管理。
5.企業(yè)科技檔案交檔不及時(shí)、不齊全。目前，建筑承包企業(yè)施工項(xiàng)目多，分散廣泛，項(xiàng)目人員歸檔責(zé)任意識不強(qiáng)，項(xiàng)目完工后遲遲不交資料，經(jīng)多次督促，交來的資料大多不齊全、不規(guī)范。
二、工程施工企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新分析
在新的形勢之下，企業(yè)檔案管理必須要進(jìn)行創(chuàng)新管理，改變以往的思想觀念，創(chuàng)新服務(wù)方式與手段等，只有在這樣，企業(yè)科技檔案管理才能夠更加的有效。工程施工企業(yè)之所以要建立有效的科技檔案管理制度，其目的在于，能夠?yàn)槭┕て髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營以及后期發(fā)展中所存在的缺陷等實(shí)施修復(fù)服務(wù)。
1.創(chuàng)新檔案管理的思想觀念。要創(chuàng)新管理，首先就要在檔案管理方面給予高度的重視，為此，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員必須要支持企業(yè)科技檔案發(fā)展，用科技手段管理檔案信息，并且要將制定好的檔案科技管理規(guī)劃納入企業(yè)總體規(guī)劃當(dāng)中，并且要把檔案工作與其他工作同規(guī)劃、同部署、同落實(shí)、做到全面覆蓋。同時(shí)，企業(yè)檔案部門要從思想上解放，轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，確保做到有組織、有計(jì)劃以及有安排的進(jìn)行。
2.創(chuàng)新企業(yè)檔案管理組織機(jī)構(gòu)。企業(yè)在檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)上，要設(shè)置專門的綜合檔案室，確保檔案的規(guī)放有序性與安全性。同時(shí)，在檔案室內(nèi)，還要配備一些具備專業(yè)知識的人員進(jìn)行管理，建立企業(yè)檔案規(guī)章制度、各類檔案實(shí)施細(xì)則及各類檔案分類方案，確保能夠?qū)⑵髽I(yè)科技檔案管理作為企業(yè)管理工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)，確保管理內(nèi)容的合理性與科學(xué)性。除此之外，企業(yè)在檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)上要加大管理力度，引進(jìn)大量的相關(guān)專業(yè)管理人才，尤其是要接收檔案專業(yè)畢業(yè)的大學(xué)生來充實(shí)企業(yè)所屬單位的檔案管理創(chuàng)新能力，與時(shí)俱進(jìn)；加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)部科技檔案管理人員的教育工作，開展計(jì)算機(jī)工作培訓(xùn)，確保每一名檔案管理人員都具備操作計(jì)算機(jī)的基本能力，提高檔案管理人員的自身素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平能力，確保企業(yè)科技檔案管理能夠真正的實(shí)現(xiàn)信息化、技術(shù)化。
3.創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式。在企業(yè)管理制度上，要落實(shí)好總經(jīng)理負(fù)責(zé)、總工程師分管以及檔案部門等多個(gè)部門管理制度。在企業(yè)檔案管理方式上，要確保其規(guī)范化、表轉(zhuǎn)化以及科學(xué)化的管理，加強(qiáng)科技檔案信息化的建設(shè)，充分的利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，處理檔案管理中的信息資源以及實(shí)施更好的檔案管理服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案管理實(shí)體保管轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案實(shí)體數(shù)字化、信息化等管理，以保證各企業(yè)檔案管理更加的科學(xué)合理。制訂完善實(shí)用的企業(yè)科技檔案管理辦法，與所屬各項(xiàng)目簽訂交檔承諾書及需交檔案資料明白紙，項(xiàng)目經(jīng)理、總工程師及兼職檔案員必須全部簽字，并將項(xiàng)目交檔情況納入項(xiàng)目考核范疇。除此之外，要加大開發(fā)力度，要“放活”檔案。在建筑企業(yè)當(dāng)中，有很多的檔案存儲都只重視保密以及儲藏等，忽視了檔案的利用，也存在著偶爾被動使用的現(xiàn)象。如果要保證建筑企業(yè)檔案能夠發(fā)揮其價(jià)值，就需要將“死檔案”變成“活資源”，把“檔案庫”變成“科技庫”，充分的將其利用起來。
4.創(chuàng)新檔案科技管理方法。在如今企業(yè)科檔案管理當(dāng)中，盡管已經(jīng)應(yīng)用信息手段進(jìn)行管理，但是，由于建筑企業(yè)檔案管理方面應(yīng)用信息手段管理的時(shí)間較短，在管理中還存在著很多的缺陷，為此，需要不斷的完善與發(fā)展。首先就要選用與建筑企業(yè)相適應(yīng)的檔案管理軟件，并在體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能以及適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等方面要與當(dāng)前的檔案建設(shè)信息管理要求相符和。其次，要做好科技檔案案卷收集、文件級目錄數(shù)據(jù)庫及文檔的錄入工作等，有效的實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化以及信息化。
5.創(chuàng)新企業(yè)檔案管理服務(wù)。要創(chuàng)新企業(yè)檔案管理服務(wù)，首先就要通過局域網(wǎng)為本單位的各個(gè)部門提供科技檔案查詢服務(wù)等。那么需要在企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)上設(shè)置“企業(yè)檔案信息網(wǎng)”為主頁，然后由組織機(jī)構(gòu)、檔案法規(guī)以及業(yè)務(wù)建設(shè)等構(gòu)成欄目的設(shè)置，確保企業(yè)科技檔案服務(wù)多樣化，合理化。
三、結(jié)語
近年來，隨著社會的發(fā)展，我國市場上各大企業(yè)不斷的建立，長期以來，工程施工企業(yè)在市場上一直都占據(jù)著主導(dǎo)地位。可是，工程施工單位在科技檔案管理方面還存在著很多問題，這些問題給企業(yè)更好的發(fā)展帶來了一定的想消極的影響，為此，企業(yè)必須要采取有效的措施進(jìn)行改革，改進(jìn)企業(yè)科技檔案管理方式，確保企業(yè)能夠在擁有合理檔案管理制度的前提之下，更好的發(fā)展。
作者:劉雪蘭 閆愛玲 單位:中鐵二十三局集團(tuán)第一工程有限公司
一、建立健全企業(yè)科技檔案管理制度
首先，要制定明確的歸檔制度和建檔要求，明確規(guī)定好哪些科技文件應(yīng)該納入到歸檔范圍，哪些不能納入到歸檔范圍。將企業(yè)內(nèi)部科技文件的形成、積累、歸檔列入到有關(guān)部門以及個(gè)人的職責(zé)范圍，劃分好各自的職責(zé)所在。并且要將科技檔案的整理工作作為企業(yè)科技研究工作中的重要環(huán)節(jié)，并將科技檔案的歸檔工作列入企業(yè)年度或季度的考核計(jì)劃。其次，要建立較規(guī)范的保密制度。要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，合理劃分出保密的范圍，劃定和調(diào)整科技檔案的機(jī)密等級，并在企業(yè)內(nèi)認(rèn)真執(zhí)行科技機(jī)密檔案查閱的程序、審批等級制度；設(shè)置專門的架構(gòu)和專業(yè)的檔案管理人員，利用高科技手段來防止科技檔案管理系統(tǒng)受到攻擊和入侵，確保企業(yè)科技檔案不失泄密，從而保證企業(yè)科技檔案的安全性。
二、加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理信息化建設(shè)
對于企業(yè)科技檔案管理信息化建設(shè)來說，信息技術(shù)是科技檔案管理工作中最優(yōu)秀的部分。科學(xué)有效的科技檔案信息化管理手段可以加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各種科技檔案的錄入、檢索、整合以及存儲等多項(xiàng)工作，使復(fù)雜、無聊的信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和材料傳送工作變得簡約方便。企業(yè)科技檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理，可以利用信息化平臺，方便企業(yè)內(nèi)部人員及時(shí)地查找、檢查、調(diào)整科技檔案信息，使科技檔案管理工作變得更加系統(tǒng)、科學(xué)和規(guī)范。所以說，加強(qiáng)科技檔案信息化管理平臺的建設(shè)可以有效地加強(qiáng)科技檔案管理工作，將網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)及時(shí)應(yīng)用到企業(yè)的實(shí)際工作中，為現(xiàn)代化信息技術(shù)在科技檔案管理工作中的逐漸深入利用奠定基礎(chǔ)。
三、強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
企業(yè)科技檔案管理工作的完善，不僅要依靠企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，還要提高科技檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。因此，要定期對企業(yè)科技檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，讓科技檔案管理人員接受相應(yīng)的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，通過對科技檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)理論講述、實(shí)際操作指導(dǎo)以及相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)傳授等方式，使科技檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到切實(shí)提高。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)將企業(yè)內(nèi)部比較優(yōu)秀和具有發(fā)展?jié)摿Φ目萍紮n案管理人員送出去，讓他們到專業(yè)的管理培訓(xùn)機(jī)構(gòu)接受先進(jìn)的科技檔案管理思想和理念，學(xué)會更先進(jìn)更有效的科技檔案管理新方法，加強(qiáng)科技檔案管理高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，促進(jìn)科技檔案管理人員整體業(yè)務(wù)素質(zhì)能力的提升，不斷提高企業(yè)科技檔案管理水平。加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作的有效落實(shí)，對開拓企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營潛力，提高企業(yè)的科技創(chuàng)新能力，不斷提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平等方面，具有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。所以，在企業(yè)的發(fā)展過程中，必須要認(rèn)識到科技檔案管理的重要性，要立足于企業(yè)的實(shí)際情況，積極改善企業(yè)內(nèi)部科技檔案管理的現(xiàn)狀，加強(qiáng)對科技檔案的管理工作。同時(shí)，還要加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，在工作的過程中，不斷提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng)，建設(shè)科技檔案管理信息化平臺，從而促進(jìn)企業(yè)的科技檔案管理水平的不斷提升，更好地促進(jìn)企業(yè)的快速、穩(wěn)定發(fā)展。
作者:王柏峰 單位:哈爾濱市呼蘭區(qū)中醫(yī)院
1氣象科技檔案的管理
氣象檔案內(nèi)容主要包括氣象探測資料、預(yù)報(bào)服務(wù)資料、氣象災(zāi)害防御資料、氣候資源利用、氣象科學(xué)技術(shù)研究等，具有科技含量高、專業(yè)性強(qiáng)、利用率高等特點(diǎn)。做好氣象科技檔案管理應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：①加強(qiáng)科技檔案管理意識是做好科技檔案管理工作的關(guān)鍵，可通過組織全局專、兼職檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案知識，宣傳《檔案法》，增強(qiáng)氣象人員的檔案管理意識，提高各科室的歸檔意識，營造認(rèn)真做好檔案管理工作的濃厚氛圍，形成全員重視、齊抓共管的良好管理局面。②建立健全收集、整理、存檔、保密、借閱利用、銷毀等氣象科技檔案管理規(guī)章制度和檔案管理人員崗位責(zé)任制，要求檔案管理人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，使檔案管理工作規(guī)范化、制度化。③不斷完善氣象科技檔案管理設(shè)施建設(shè)，加大檔案安全管理設(shè)備資金投入，建立現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施，做好檔案管理基礎(chǔ)保障工作。定期檢修檔案，更新設(shè)備，保證檔案資料的安全。④不斷開發(fā)應(yīng)用現(xiàn)代化檔案管理軟件系統(tǒng)，加強(qiáng)氣象檔案的信息化管理，并及時(shí)更新軟件系統(tǒng)，完成氣象科技檔案的紙質(zhì)、電子化全面管理，實(shí)現(xiàn)氣象科技檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢和海量存儲，提高檔案管理的工作效率。
2氣象科技檔案的有效利用
2.1在氣象服務(wù)方面的應(yīng)用
氣象部門工作者只有充分了解并掌握本地天氣氣候特點(diǎn)和天氣氣候變化規(guī)律，加強(qiáng)對各種氣象資料的綜合分析研究，才能提供專業(yè)氣象服務(wù)產(chǎn)品，滿足不同用戶的需求。而氣象科技檔案是氣象部門開展服務(wù)工作的基礎(chǔ)，可直接為廣大用戶提供氣象科技信息咨詢和服務(wù)，開展氣候分析等服務(wù)內(nèi)容和產(chǎn)品，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，還可利用氣象檔案數(shù)據(jù)資源建立氣象科普基地，通過對外開放參觀與宣傳等，提高社會公眾對氣象知識的認(rèn)識和了解，促進(jìn)氣象為民服務(wù)工作的順利開展。
2.2在工業(yè)方面的利用
工廠廠址的建設(shè)、布局和工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)等均要受到氣溫、濕度、風(fēng)速風(fēng)向、大氣混濁度等氣候因素的影響，其中，有的廠址選取和建設(shè)布局要考慮風(fēng)向、風(fēng)速、混濁指數(shù)等多種因素；紡織、造紙等工業(yè)則需要考慮溫度、濕度等方面的因素；工業(yè)用煙囪、水塔、鐵塔等高層建筑需考慮風(fēng)壓、雪壓等因素，而且工業(yè)生產(chǎn)過程中排放的廢氣、廢水等對區(qū)域內(nèi)太陽輻射狀況、熱量平衡和水資源環(huán)境等都可能造成影響，致使局部氣候變化。
2.3在農(nóng)牧業(yè)方面的利用農(nóng)牧業(yè)是鄂爾多斯的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，發(fā)展現(xiàn)代農(nóng)牧業(yè)是社會主義新農(nóng)村建設(shè)的首要任務(wù)。氣象條件是農(nóng)牧業(yè)生產(chǎn)的重要影響因
素。受全球氣候變暖影響，鄂爾多斯氣候也發(fā)生了較大變化，其中最明顯的就是氣象災(zāi)害頻發(fā)，導(dǎo)致農(nóng)牧業(yè)經(jīng)濟(jì)波動較大，正是因?yàn)檎莆樟水?dāng)?shù)貧夂蛱攸c(diǎn)和災(zāi)害發(fā)生規(guī)律，才能趨利避害，對農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)作出合理調(diào)整，提高農(nóng)業(yè)的防災(zāi)減災(zāi)能力。2011年，鄂爾多斯市出現(xiàn)了近10年罕見的春夏連旱，鄂爾多斯氣象局根據(jù)多年干旱氣候特點(diǎn)，利用各旗區(qū)生態(tài)與氣象監(jiān)測站數(shù)據(jù)，結(jié)合區(qū)域自動站資料對該市的旱情進(jìn)行了監(jiān)測分析，充分利用衛(wèi)星遙感等先進(jìn)設(shè)備遙感監(jiān)測植被生長狀況，定期、適時(shí)地為農(nóng)牧業(yè)局種植業(yè)科、畜牧科、現(xiàn)代農(nóng)牧業(yè)科、草原監(jiān)理所提供《生態(tài)與農(nóng)牧業(yè)氣象監(jiān)測信息》《雨情公報(bào)》等，及時(shí)報(bào)送《重要?dú)庀笮畔ⅰ返葲Q策服務(wù)材料和手機(jī)短信，為全市農(nóng)牧業(yè)生產(chǎn)和防災(zāi)減災(zāi)提供了不可或缺的服務(wù)保障。
2.4在建筑業(yè)方面的利用
建筑物為室外作業(yè)，建筑物規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)等都會受到氣溫、降水、風(fēng)向風(fēng)速、太陽輻射等的直接影響，而且建筑物選址、地基構(gòu)建和用料選擇等也必須依據(jù)當(dāng)?shù)氐臍庀髼l件進(jìn)行選擇，施工階段還要注意低溫、高溫、雨雪冰凍、降水、大風(fēng)天氣對施工進(jìn)程和工程質(zhì)量的影響，例如強(qiáng)風(fēng)損壞建筑施工設(shè)施、威脅施工安全等。對此，政府部門應(yīng)用當(dāng)?shù)貧庀罂萍紮n案就工程建設(shè)制定了不同氣候條件下的專業(yè)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和施工標(biāo)準(zhǔn)，在安全施工、保證建筑質(zhì)量方面彰顯出重要作用。
2.5在交通、旅游行業(yè)的利用
交通安全和旅游業(yè)市場的繁盛均與氣象條件有直接和間接的關(guān)系，強(qiáng)降水、降雪、大霧以及衍生的洪澇、冰凍等氣象條件可直接影響交通運(yùn)輸，連陰雨、高溫等天氣也是影響旅游業(yè)發(fā)展的重要因素之一。交通運(yùn)輸是一個(gè)城市經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)和生活的命脈，旅游業(yè)則大大推動了城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，因此，深入研究氣象與交通、旅游等行業(yè)的關(guān)系，通過認(rèn)真分析研究氣象科技檔案資料，適時(shí)開展交通、旅游業(yè)氣象預(yù)報(bào)服務(wù)，為城市經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展保駕護(hù)航。
3結(jié)束語
隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的廣泛應(yīng)用，氣象部門也形成了大量電子檔案。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同的是，應(yīng)用現(xiàn)代氣象觀測和通信技術(shù)經(jīng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲的機(jī)讀資料利用起來更為方便快捷，但這也給檔案管理人員帶來了更大的挑戰(zhàn)，要求檔案管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，定期維護(hù)管理資料，使信息化的電子氣象科技檔案更加規(guī)范化、科學(xué)化和條理化。
作者:郝利平 單位:內(nèi)蒙古鄂爾多斯市氣象局
1醫(yī)院科技檔案的特點(diǎn)
任何事物都有其自身的運(yùn)動規(guī)律，那么，也就具有其自身的特點(diǎn)。醫(yī)院科技檔案也是如此，只有認(rèn)識到其特點(diǎn)才能按科技檔案特有的運(yùn)動規(guī)律進(jìn)行科學(xué)管理，才能發(fā)揮科技檔案的作用。
1．1科技性
科技檔案最根本的特性是科技性。醫(yī)院科技檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動的真實(shí)性歷史記錄，對科技成果的科學(xué)性、創(chuàng)新性、實(shí)用性價(jià)值的鑒定與數(shù)據(jù)處理決策具有重要的作用。一切科研項(xiàng)目科學(xué)技術(shù)性質(zhì)的文件，如不加強(qiáng)管理，出現(xiàn)疏漏，將嚴(yán)重影響科學(xué)研究工作。內(nèi)蒙古自治區(qū)人民醫(yī)院是一所綜合性的三級甲等醫(yī)院，科技檔案質(zhì)高量大，有效應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理科技檔案迫在眉睫。
1．2專業(yè)性
專業(yè)性是科技檔案最突出的特點(diǎn)之一。科技檔案的專業(yè)性不僅使它們同一般檔案相區(qū)別，而且使不同專業(yè)形成的科技檔案彼此之間互相區(qū)別，甚至連表達(dá)知識的術(shù)語、圖形、符號等也很不相同。醫(yī)院科技檔案來自不同專業(yè)的科技活動，類型最為豐富多樣，而且同一種類的醫(yī)院科技檔案隨著它所記載的科技活動的不斷深入，其專業(yè)性也得到了相應(yīng)地加強(qiáng)。因此，反映在科技檔案上，就是不同專業(yè)科技檔案具有明顯不同的內(nèi)容和表達(dá)內(nèi)容的方式。
1．3再生產(chǎn)力
科技成果的利用不是一次性的，而是可以重復(fù)利用的。它能否得到最大限度的開發(fā)利用和有效轉(zhuǎn)化，這需要通過分析與研究，從中吸取有借鑒的有價(jià)值的信息以促進(jìn)科技的發(fā)展和進(jìn)步。通過開發(fā)科技檔案信息資源，就能將科技資源廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，充分發(fā)揮科技檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。
2科技檔案管理存在的問題
2．1保存難度大
內(nèi)蒙古自治區(qū)人民醫(yī)院傳統(tǒng)的儲存檔案方法是以紙質(zhì)為主要的存儲載體，極小部分以磁帶、影像帶、膠片為介質(zhì)和電子文檔形式儲存，科技檔案也不外如此。這些存儲介質(zhì)很容易受環(huán)境影響而出現(xiàn)發(fā)黃、霉變、破損、受潮等問題，難以永久保存和備份。而且隨著檔案數(shù)量的與日俱增，存儲空間的需求也越來越大，使醫(yī)院維護(hù)和管理檔案的所占用的空間與成本也越來越大。
2．2查詢難度大
目前很多醫(yī)院仍沿用傳統(tǒng)的以人工為主的科技檔案管理模式。內(nèi)蒙古自治區(qū)人民醫(yī)院傳統(tǒng)的科技檔案資料查詢的流程是：查科室、查時(shí)間，到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案號信息查到檔案所在庫房的存放地址，然后庫房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)，查閱非常耗時(shí)、耗力。而且一些檔案經(jīng)過反復(fù)查閱后，已經(jīng)出現(xiàn)了破損現(xiàn)象，有的甚至遺失，對檔案管理造成了很大困擾。
2．3利用效率低
因?yàn)榧堎|(zhì)檔案具有易損壞、低效率、不便于統(tǒng)計(jì)和查詢等問題，很多醫(yī)務(wù)人員感覺很觸頭，不愿意查詢，無形中使檔案的利用率顯著降低。對于一名醫(yī)務(wù)工作者來講，利用醫(yī)院科技檔案資源進(jìn)行科研工作非常重要，通過分析與研究，開發(fā)科技檔案的利用價(jià)值。因此，為提高科技檔案利用率，醫(yī)院科技檔案管理進(jìn)行數(shù)字信息化建設(shè)刻不容緩。
3加快科技檔案管理信息化
管理手段的現(xiàn)代化是科技檔案管理信息化的優(yōu)秀手段，要加快檔案管理信息化的建設(shè)，筆者認(rèn)為主要做好以下幾方面的工作。
3．1職業(yè)素質(zhì)
科技文件材料的形成是科技檔案的源頭性工作。科技工作在自然狀態(tài)下不會形成完整、合格、規(guī)范性的科技文件，需要檔案工作者的積極干預(yù)及參與才能形成合格的檔案。一個(gè)現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，必須具備具有現(xiàn)代化管理水平的檔案管理者，科技檔案更是如此。在醫(yī)院現(xiàn)代化科技檔案管理工作中，工作人員不僅本身要具備檔案管理專業(yè)知識，還要懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵和特點(diǎn)。檔案管理人員一定要認(rèn)識到醫(yī)院科技檔案現(xiàn)代化管理是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科技檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，需要檔案工作人員全面掌握科學(xué)管理科技檔案的綜合技能，提高自身職業(yè)素質(zhì)。
3．2思想認(rèn)識
計(jì)算機(jī)能否成功地應(yīng)用在醫(yī)院科技檔案信息管理中僅僅依靠具體工作人員具有現(xiàn)代化管理水平還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，院領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門管理人員的積極參與，尤其是上級領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識的提高非常重要。在科技檔案管理工作上，大院長需指定專門的分管院長進(jìn)行管理把關(guān)，把科技檔案信息化建設(shè)作為醫(yī)療系統(tǒng)現(xiàn)代化建設(shè)和服務(wù)工作現(xiàn)代化建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步建立起科技檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率，為醫(yī)院醫(yī)療水平的提高起到積極的推波助瀾的作用。
3．3軟、硬件設(shè)施
加快科技檔案信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，配置與科技檔案管理信息化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)備必不可少。利用計(jì)算機(jī)管理可以減少儲存科技紙質(zhì)檔案所占用的有效空間，保存信息方便簡單；微機(jī)的儲存量豐富而廣泛，由計(jì)算機(jī)編出的文件分類、主題等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統(tǒng)，無論是對醫(yī)院本身查找資料，還是對其他查閱檔案的人都會快捷而準(zhǔn)確，使用者還可以通過電腦、筆記本、手機(jī)等方式接入數(shù)據(jù)中心及時(shí)查閱，省時(shí)省力，提高工作效率。所以，醫(yī)院應(yīng)創(chuàng)造條件，力爭全部使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，自成體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。
目前，國際國內(nèi)的醫(yī)學(xué)科技發(fā)展迅猛，醫(yī)院的科技檔案信息化建設(shè)發(fā)展前景更為廣闊，對醫(yī)院科技檔案管理人員的管理水平要求更高。科技檔案管理人員要從管理理念、管理方法和管理手段等方面狠下工夫，不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取，發(fā)奮工作刻苦學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識、新技術(shù)，完善自身專業(yè)知識，提高自身職業(yè)素養(yǎng)，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作、信息處理等技能，對于進(jìn)一步提升醫(yī)院管理水平意義重大。
作者:張小眉單位:內(nèi)蒙古自治區(qū)人民醫(yī)院
一、企業(yè)科技檔案管理工作存在的問題及現(xiàn)狀分析
1.前端控制不到位
企業(yè)不重視科技檔案資料的收集，從而導(dǎo)致資料不全，且很多科技人員并沒有檔案意識，從而導(dǎo)致很多科技工作者在科研過程中，未對過程資料進(jìn)行收集、整理，且不清楚科研成果歸檔的意義及價(jià)值，認(rèn)為科研成果放在自己身邊更加安全方便，甚至以技術(shù)資料需要保密為理由，在科研過程、科技獎勵之后，不愿意將需要上交的檔案資料歸檔。此外，科技檔案管理人員同時(shí)也做不到每個(gè)項(xiàng)目都能做到前端控制。
2.企業(yè)科技檔案制度不健全，全程控制不到位
科技檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保障，科技檔案全程控制不到位，沒有真正實(shí)行“四同步”，所謂“四同步”指的是文件材料歸檔與任務(wù)下達(dá)應(yīng)該同步、文件材料形成與檢查進(jìn)度應(yīng)該同步、驗(yàn)收鑒定技術(shù)與驗(yàn)收鑒定成果應(yīng)該同步、檔案管理部門出具歸檔材料證明與上報(bào)科技成果評獎應(yīng)該同步。由于“四同步”沒有真正的實(shí)現(xiàn)，使得在科技檔案管理中的制約手段缺乏有效性，導(dǎo)致了科技檔案管理工作中的主動性不足。
3.未對科技檔案實(shí)施信息化管理
計(jì)算機(jī)信息化管理的主要內(nèi)容是將科技檔案信息用數(shù)字的方式保留，并以網(wǎng)絡(luò)為紐帶進(jìn)行集中管理，因此，其具有多種優(yōu)勢，比如收藏?cái)?shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化以及資源共享化等。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展。我國對科技檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理的模式已經(jīng)逐漸普及，在檔案刮泥中，多媒體技術(shù)的應(yīng)用直接說明對科技檔案管理的數(shù)字化趨勢已經(jīng)無法改變。不過，在現(xiàn)實(shí)中，部分企業(yè)對科技檔案進(jìn)行管理的過程中，主要使用目錄輸入或者檢索功能，卻忽視了計(jì)算機(jī)管理的深層含義，因此，其管理中依然存在較多問題，比如建設(shè)數(shù)據(jù)庫或者網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的觀念比較落后，信心化檔案管理工作人員不足以及檔案格式不標(biāo)準(zhǔn)等。
4.科技檔案的利用率較低
對于企業(yè)檔案而言，科技檔案處于優(yōu)秀地位，它通過記錄企業(yè)的建設(shè)及生產(chǎn)情況，如實(shí)反映了單位的具體活動。因此，科學(xué)合理的利用科技檔案，可以為企業(yè)創(chuàng)造出無形生產(chǎn)力。對此，科技檔案需要進(jìn)一步強(qiáng)化其資源的利用與開發(fā)力度，提高資源利用率，讓這些資源能夠更好的服務(wù)于企業(yè)的改革和發(fā)展。而現(xiàn)階段，對科技檔案的可發(fā)與利用中，還存在比較多的問題，如思想落后、服務(wù)過于被動、未對靜態(tài)檔案進(jìn)行深入挖掘等，很難在根本上滿足企業(yè)各個(gè)部門之間的需求。
二、加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作
1.建立健全科技檔案管理制度，理順科技檔案歸檔程序
科技檔案是科研課題研究的全過程的反映，因此要實(shí)現(xiàn)科技檔案完整性必須做到科研檔案全程管理。建立健全一個(gè)完整的管理體系，全程管理科技文件前、中、末生命周期。因此，要緊密結(jié)合科技檔案管理工作與計(jì)劃管理、成果管理、課題管理之間的關(guān)系，歸檔程序要合理化，對科技檔案管理工作的規(guī)律進(jìn)行掌握，實(shí)現(xiàn)對科技檔案的全程管理原則。
2.提高企業(yè)科技人員的科技檔案歸檔意識
科技人員是科技檔案形成的主體，科技檔案管理部門要不定期為科技人員進(jìn)行科技檔案工作培訓(xùn)，通過培訓(xùn)強(qiáng)調(diào)科技檔案工作的重要性，溝通在歸檔過程中遇到的問題，宣傳科技檔案管理最新規(guī)章制度，將科技檔案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道。
3.徹底落實(shí)科技檔案的數(shù)字化管理
要想使科技檔案的管理模式由最為傳統(tǒng)的方式逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代管理，最為有效的方法則是實(shí)施數(shù)字化管理，而且數(shù)字化管理也可以使檔案管理部門脫離傳統(tǒng)的庫房式管理方式。數(shù)字化管理通過采用高科技的數(shù)字化存儲及時(shí)，可以提高信息存儲量，從而在一定程度上減少存儲空間。因此，要使計(jì)算機(jī)管理實(shí)現(xiàn)高水平，就需要進(jìn)一步增強(qiáng)科技檔案管理的硬件及軟件設(shè)備，結(jié)合現(xiàn)有的多媒體技術(shù)，對科技檔案進(jìn)行綜合管理，從而提高工作效率。要實(shí)現(xiàn)檔案格式標(biāo)準(zhǔn)化，就要保證其標(biāo)準(zhǔn)程度和國家標(biāo)準(zhǔn)相一致，備份數(shù)據(jù)庫、采用正版軟件以及限制用戶權(quán)限等措施可以提高管理力度；檔案人員要具備較高的計(jì)算機(jī)知識，可以準(zhǔn)確收集并分析原始資料。在上述情況下，企業(yè)只有多引進(jìn)適合形式發(fā)展的檔案專業(yè)人才，才能確保科技檔案數(shù)字化管理工作更加完善。
4.完善企業(yè)檔案編研工作
對科技檔案進(jìn)行管理，就要適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)對其的實(shí)際要求，檔案管理人員需要結(jié)合工作內(nèi)容編制相應(yīng)的檢索工具。近年來，社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使檔案種類及內(nèi)容等變得逐漸多樣化、豐富化。對于使用者熱源，檔案信息含量非常大，因此，采用相應(yīng)的檢索工作，可以降低工作量，從而在不同層次上滿足檔案利用的實(shí)際需要。除此之外，檔案管理人員還需要提高工作責(zé)任心，積極編研檔案，從而使分散的檔案資料系統(tǒng)化，能夠全面反映相關(guān)情況，拓展科技檔案的利用方式，提高其利用率。做好檔案利用效益反饋信息工作，并使用戶在檔案利用的過程中實(shí)現(xiàn)其作用，并將各種意見及要求如實(shí)反映給檔案部門，從而在一定程度上提高科技檔案管理工作。
5.提高科技檔案的利用率
對科技檔案進(jìn)行管理的過程中，務(wù)必要考慮其開發(fā)利用問題。對于企業(yè)而言，檔案如何開發(fā)利用，具有一定的意義及價(jià)值。當(dāng)前情況下，我國的檔案管理工作大多處于傳統(tǒng)手工階段，并沒有充分結(jié)合日益先進(jìn)的信息技術(shù)，因此在管理、查閱的過程中耗時(shí)耗力。雖然有很多科技檔案都在不同程度上引進(jìn)了計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，但適用范圍狹窄，檔案數(shù)字化程度不高。所以，也就造成了科技檔案管理工作的落后，檔案的利用率較低。因此，在實(shí)際工作中，只有將檔案網(wǎng)站的作用真正的發(fā)揮出來，才能提高科技檔案的利用程度。除此以外，因?yàn)槠髽I(yè)科技檔案管理中，包含諸多學(xué)術(shù)成果，信息含量較大，存在眾多的知識產(chǎn)權(quán)，由此說明，企業(yè)科技檔案管理總，對科技檔案的利用有特殊性。對企業(yè)科技檔案進(jìn)行利用的過程中，要注意保護(hù)他人的知識產(chǎn)權(quán)與勞動成果，防止侵權(quán)現(xiàn)象發(fā)生，這樣才能做到正確利用科技檔案。
三、結(jié)論
企業(yè)應(yīng)注意日常工作中各種科技文件材料的形成、積累，把握好科技檔案管理原則，并按照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的要求進(jìn)行科學(xué)管理，充分利用科技信息手段，提高工作效率，不斷提高企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)水平，提高科技檔案現(xiàn)代化管理力度，從而使科技檔案為科研工作發(fā)揮其應(yīng)有的作用，獲得更多的科研成果。
作者:關(guān)媛瑞單位:中國輻射防護(hù)研究院
一、當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技檔案存在的問題
檔案管理工作是一門科學(xué)，它有自己的一套科學(xué)理論體系，它是一種文化事業(yè)性行業(yè)，我們應(yīng)著重培養(yǎng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員。目前，從事檔案管理工作的人員普遍文化水平較低，檔案專業(yè)畢業(yè)的管理人員比較少，對檔案工作適應(yīng)能力較差。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)是非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳌Ｋ仨毞蠘?biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，執(zhí)行檔案法的法律法規(guī)。對檔案學(xué)基礎(chǔ)理論有很強(qiáng)的依賴性。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛快發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和縮微復(fù)制技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案工作者對檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、基本技能的學(xué)習(xí)就顯得重中之重了。
二、科技檔案工作改進(jìn)措施
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視
要做好檔案管理工作，需要提高檔案管理的水平，要充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，并將其作為單位的重點(diǎn)工作來對待。負(fù)責(zé)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)的重視不僅表現(xiàn)在對檔案設(shè)施的完善方面，也表現(xiàn)在對檔案管理工作的督查考核方面，單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該定期對檔案工作的開展進(jìn)行指導(dǎo)和考察，監(jiān)督并且檢查檔案管理的日常工作。另外，還要根據(jù)單位的實(shí)際檔案管理工作狀況情況，建立一個(gè)科學(xué)的、合理的檔案管理工作考核機(jī)制，對其定期、定量、定性進(jìn)行考核。同時(shí)，還應(yīng)該可以結(jié)合本單位的實(shí)際情況，參考國家檔案管理建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來建立一個(gè)完善的檔案質(zhì)量管理體系，制定一個(gè)適合本單位發(fā)展的工作質(zhì)量評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并積極推行和實(shí)施，這樣有利于促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和制度化建設(shè)。
2.健全檔案管理制度
檔案管理制度的健全在于規(guī)章制度的建設(shè)，制度建設(shè)要合理、可操作性強(qiáng)。一方面要加大對檔案管理工作重要意義的宣傳，使干部和職工主動配合檔案材料的搜集和整理工作；要做好檔案管理工作，就必須要建立一個(gè)完善的檔案管理制度，只有這樣，才可以保證檔案管理工作有效展開和有序進(jìn)行。通過結(jié)合本單位實(shí)際的檔案管理工作情況來建立科學(xué)合理的檔案管理制度，使之能適應(yīng)單位檔案管理工作的需要，這樣才能有效促進(jìn)單位檔案管理工作的展開。同時(shí)，檔案管理制度的建立還要以簡明實(shí)用為前提，要保證其可行性，并避免流于形式。建立檔案管理制度要以簡明易行、方便實(shí)用以及良好的可行性為目標(biāo)，這樣才可以在實(shí)際的檔案管理工作中充分發(fā)揮其指導(dǎo)性作用，并規(guī)范管理人員的工作行為。
3.加強(qiáng)檔案管理員工的專業(yè)素養(yǎng)
必須加強(qiáng)對管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)。應(yīng)該減少檔案管理人員的變動，保持檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、實(shí)踐性和操作性都很強(qiáng)的工作，若是不具備豐富的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，檔案收集、管理規(guī)范是很難達(dá)到要求；對員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)，隨著科技的發(fā)展，檔案管理也在與時(shí)俱進(jìn)，因此必須對員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)、對其原有的知識結(jié)構(gòu)不斷更新，同時(shí)也加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，樹立檔案管理人員的職業(yè)榮譽(yù)和職業(yè)道德觀念。
總之，檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的進(jìn)展和突破，我們必須就要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
作者:陳曉紅單位:通遼市科爾沁區(qū)種子管理站
一、檔案工作的歷史和現(xiàn)狀
1.檔案工作的歷史。在古代，檔案是統(tǒng)治階級政治斗爭的工具，是為統(tǒng)治階級服務(wù)的。由于封建統(tǒng)治階級的嚴(yán)密封鎖，檔案成為普通老百姓不能涉足的禁區(qū)。新中國成立以后，檔案機(jī)構(gòu)在很長的時(shí)間內(nèi)都是政府機(jī)構(gòu)的組成部分，其主要職責(zé)是為政府服務(wù)。歷史的原因造成人們對檔案館敬而遠(yuǎn)之，自然也想不到要開發(fā)利用檔案。
2.檔案工作的現(xiàn)狀。一直以來，檔案工作強(qiáng)調(diào)的都是保密。檔案管理人員長期在封閉的環(huán)境中工作，一方面讓檔案管理人員養(yǎng)成了默默奉獻(xiàn)、秘而不露的職業(yè)道德，另一方面也使得檔案管理人員服務(wù)意識淡薄，成了名副其實(shí)的檔案保管員。改革開放以后，國家減少了對企業(yè)的行政干預(yù)、鼓勵企業(yè)自我發(fā)展、自我經(jīng)營，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、運(yùn)行機(jī)制均以經(jīng)濟(jì)效益為優(yōu)秀，檔案部門因?yàn)椴荒墚a(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益而被歸入后勤服務(wù)單位，地位明顯下降，有些私營企業(yè)甚至不設(shè)檔案部門。一旦企業(yè)遭遇經(jīng)濟(jì)危機(jī)必須減員增效或是國有企業(yè)改制時(shí)，檔案部門成了首選挨刀對象。如此一來，檔案管理人員的工作積極性備受打擊，變得消極、惰性，這種工作態(tài)度自然影響了工作，從而形成惡性循環(huán)。檔案管理真的變成食之無味、棄之可惜的雞勒了嗎？答案是否定的。在市場經(jīng)濟(jì)機(jī)制下，企業(yè)對有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營的信息極為重視，有些企業(yè)甚至派人到對手那里收集技術(shù)、生產(chǎn)、經(jīng)營信息，企業(yè)非常需要能夠提高企業(yè)競爭力的科技信息，這為檔案工作的發(fā)展打開了一扇門，為檔案管理人員提供了展示自身才華的舞臺。與文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、底圖檔案等相比，科技檔案的開發(fā)利用是最好的突破口。
二、正確處理保密與開發(fā)利用的關(guān)系
談到開發(fā)利用科技檔案信息資源，很多檔案管理人員的第一反應(yīng)是泄密。我們強(qiáng)調(diào)科技檔案的開發(fā)利用，并不是說所有的科技檔案都可以隨心所欲地公布于眾。嚴(yán)格遵守《保密法》、《科學(xué)技術(shù)保密條例》和國家其它有關(guān)保密規(guī)定是檔案工作的基本原則，絕不能動搖。保密與開發(fā)利用是辯證的統(tǒng)一，信息開發(fā)與專利保護(hù)都是為了加速科技成果及時(shí)、有效、合法地推廣應(yīng)用，促進(jìn)科技成果向生產(chǎn)轉(zhuǎn)化。檔案管理部門要正確劃分科技檔案的密級，確定保密期限，并及時(shí)做好科技檔案的降密解密工作。另外，檔案管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的科技檔案利用申請審查制度，凡涉及密級科技檔案，利用者必須填寫《科技檔案利用申請表》并交主管領(lǐng)導(dǎo)審批以防泄密。
三、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
現(xiàn)在是21世紀(jì)，是信息化時(shí)代。檔案館不再是帝王的藏經(jīng)閣，檔案管理人員也不再是單純的檔案保管員。檔案部門應(yīng)該集檔案的收藏、交流于一身，成為能夠提供檔案存儲、加工、開發(fā)利用等服務(wù)的信息中心。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)取決于檔案管理人員的綜合素質(zhì)。微笑服務(wù)、認(rèn)真、負(fù)責(zé)，相信絕大多數(shù)檔案管理人員都能做到。但這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，目前的情況是很多檔案部門缺少復(fù)合型人才，即既懂檔案、又懂計(jì)算機(jī)和英語的復(fù)合型人才。試想如果檔案管理人員只能提供收集、保管、手工檢索這些最基本的服務(wù)，又怎么能對科技檔案進(jìn)行有效的開發(fā)利用，又如何能融入到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中去？
四、加強(qiáng)科技檔案信息資源的開發(fā)利用
檔案管理已經(jīng)到了必須改變的時(shí)候，須知，怨天尤人是解決不了問題的，必須面對現(xiàn)實(shí)，迎接挑戰(zhàn)，加強(qiáng)科技檔案信息資源的開發(fā)利用，融入到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中去。1.領(lǐng)導(dǎo)要高度重視科技檔案的開發(fā)利用。檔案部門及從事檔案工作的干部職工要與時(shí)俱進(jìn)、改變觀念、勇于創(chuàng)新。要明確科技檔案的開發(fā)利用才是檔案工作的重中之重，收集、整理、存儲只是日常工作。分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視科技檔案信息資源的開發(fā)利用，在部門之間起好協(xié)調(diào)作用，配備相應(yīng)的設(shè)備，撥給足夠的經(jīng)費(fèi)，以便檔案部門順利開展工作。2.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。領(lǐng)導(dǎo)再重視，設(shè)施配備得再好，最終也得由人來具體實(shí)施。檔案管理人員必須努力提高自身素質(zhì)，熟練掌握Word、Excel等辦公軟件，掌握計(jì)算機(jī)檔案管理信息系統(tǒng)，具有一定的英語水平，了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需的信息，做到有的放矢。分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該選擇性地安排檔案管理人員參加一些生產(chǎn)、經(jīng)營會議、學(xué)術(shù)討論會、成果鑒定會，讓檔案管理人員和搞科研、生產(chǎn)、經(jīng)營的人員加深了解，一方面讓檔案管理人員搞清楚科研、生產(chǎn)、經(jīng)營需要什么信息，另一方面讓科研、生產(chǎn)、經(jīng)營人員明白科技檔案不是死的，如果加以充分利用是能夠創(chuàng)造出巨大價(jià)值的。3.提供網(wǎng)上檢索服務(wù)。構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部檔案信息網(wǎng)，條件成熟的情況下，對外開放。現(xiàn)在有些政府部門已經(jīng)開通網(wǎng)上辦事大廳。檔案部門也應(yīng)該效仿這些政府部門，配備足夠的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)施，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)，簡化查閱手續(xù)，方便查閱者。用戶注冊時(shí)必須實(shí)名登記并提供身份證號碼，如此一來即能在一定程度上控制科技檔案的泄密問題。很多檔案部門已經(jīng)啟用了檔案信息網(wǎng)，但系統(tǒng)只錄入了檔案目錄，只能查到檔號、責(zé)任者、文件材料題名。僅憑這些信息查閱者無法判斷該檔案是否值得查閱。應(yīng)該進(jìn)一步完善檔案信息網(wǎng)，逐步建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、重要檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等多層次的檢索體系。學(xué)習(xí)中國知網(wǎng)或一些學(xué)術(shù)雜志網(wǎng)站的做法，將檔案的第一頁或是目錄收入檔案信息網(wǎng)。查閱者根據(jù)第一頁或目錄可以初步判斷該檔案是否對自己有用，如果有用的話再前往檔案部門查閱。有些科技檔案是外文資料（絕大多數(shù)是英文資料），檔案管理人員將第一頁或者目錄翻譯成中文（所以說檔案管理人員必須既懂檔案，又懂計(jì)算機(jī)、英語），如此一來，大大提高檢索的查準(zhǔn)率，方便查閱者。4.做好檔案利用信息的反饋工作。檔案部門每到年底都會編制科技檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)，了解科技檔案利用情況，但通常只統(tǒng)計(jì)查閱人數(shù)、查閱卷（冊）數(shù)、復(fù)印份數(shù)。這些數(shù)據(jù)雖然也能反映檔案利用情況，但這只是表面現(xiàn)象，無法說明科技檔案直接或間接產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益，檔案部門在企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)中所起的作用也反映不出來。因此，必須認(rèn)真做好科技檔案開發(fā)利用活動的記錄工作。在檔案查詢登記時(shí)，檔案人員多問問，將查（借）閱檔案的利用目的寫清楚，不能籠統(tǒng)地寫成“工作參考”。查（借）閱完畢，檔案人員應(yīng)主動詢問查閱者是否實(shí)現(xiàn)了查閱目的、未查到的原因。檔案部門應(yīng)制作檔案查閱聯(lián)系卡，附上聯(lián)系人、單位電子郵箱、聯(lián)系電話。當(dāng)查閱者查（借）閱完畢，發(fā)一張聯(lián)系卡給查閱者，以便查閱者向檔案部門提意見或建議。檔案部門應(yīng)將查閱者的姓名、單位、聯(lián)系電話等錄入計(jì)算機(jī)，統(tǒng)一管理。每隔一段時(shí)間，檔案管理人員應(yīng)主動與查閱者聯(lián)系，了解科技檔案在實(shí)際工作中所起的作用、所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，然后編寫科技檔案利用效果典型實(shí)例匯編，最后發(fā)放給潛在查閱者。唯有此才能讓更多的人了解科技檔案的價(jià)值、產(chǎn)生走進(jìn)檔案館的欲望，進(jìn)而支持檔案部門的工作，尊重檔案人員，從而形成良性循環(huán)。通過上述措施挖掘出企業(yè)科技檔案的潛在價(jià)值，促進(jìn)科技和生產(chǎn)的發(fā)展，提高檔案管理人員的社會地位，最終推動檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。
作者:倪疏影單位:川化股份有限公司
一、企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容
所謂企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)，就是指借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)手段，運(yùn)用信息化管理理念，對企業(yè)科技信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理、信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化開發(fā)利用。可見，企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容主要包括：一是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化處理，即通過掃描、數(shù)字化轉(zhuǎn)換等，將以紙質(zhì)、膠片、錄音錄像帶等載體形式保存的傳統(tǒng)檔案，轉(zhuǎn)換成以計(jì)算機(jī)存儲設(shè)備保存的數(shù)字化檔案復(fù)制件；二是將在計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備（包括數(shù)碼照像機(jī)、攝像機(jī)、錄音機(jī)等）直接生成的文字、圖表、音像資料等各類電子文件，經(jīng)過歸檔形成可以數(shù)字化形態(tài)保管利用的電子檔案；三是數(shù)據(jù)庫建設(shè)，即根據(jù)企業(yè)科技檔案的專業(yè)性、多樣性和成套性等特點(diǎn)，建立不同專業(yè)、不同種類、不同用途的科技檔案信息數(shù)據(jù)庫；四是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理平臺建設(shè)，包括網(wǎng)絡(luò)化收集、歸檔、管理和檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)檢索、傳輸、利用；五是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，即制定和實(shí)施統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的有機(jī)銜接和科技檔案信息資源的交互共享。
二、企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題
隨著我國檔案信息化建設(shè)的全面開展，企業(yè)、尤其是大型集團(tuán)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)相繼步入實(shí)踐階段并取得一定成效。但是，隨著檔案信息化建設(shè)的逐步推進(jìn)，一些制約企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)順利發(fā)展的問題也逐漸顯現(xiàn)。
1．檔案分類整理基礎(chǔ)薄弱
由于大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)的所屬部門和下屬成員單位較多，各部門、各單位形成的科技檔案專業(yè)性強(qiáng)、保管分散，加之現(xiàn)有的企業(yè)檔案分類規(guī)則定性不當(dāng)、部分二級類目設(shè)置欠科學(xué)等，給企業(yè)科技檔案的分類整理工作帶來很大難度，導(dǎo)致企業(yè)普遍存在科技檔案分類整理基礎(chǔ)薄弱等問題。例如，目前企業(yè)檔案的分類整理多執(zhí)行的是1991年7月4日的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》[1]和2008年制定的國標(biāo)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》[2]（GB/T11822-2008），而隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，現(xiàn)行的分類和整理規(guī)則已不適應(yīng)檔案信息化管理的需要，亟待進(jìn)行修訂和完善。
2．缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
企業(yè)科技檔案專業(yè)性強(qiáng)、形式多樣、規(guī)格不一，且具有成套性等特點(diǎn)，其管理和數(shù)字化處理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求應(yīng)與企業(yè)文書檔案有所區(qū)別。由于我國的科技檔案信息化建設(shè)總體上還處于起步探索階段，缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范[3]，不同企業(yè)、不同專業(yè)、甚至同一行業(yè)內(nèi)各企業(yè)的科技檔案信息管理系統(tǒng)異構(gòu)，數(shù)據(jù)接口的通用性、兼容性差，不僅導(dǎo)致“信息孤島”現(xiàn)象的普遍存在，嚴(yán)重制約著科技檔案利用效率的提升，同時(shí)也加大了企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)的成本。
3．檔案信息資源整合不力
據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，目前的企業(yè)檔案信息資源總體上處于分散管理狀態(tài)，尤其是企業(yè)科技檔案信息資源建設(shè)方面，企業(yè)與企業(yè)之間、行業(yè)與行業(yè)之間、地區(qū)與地區(qū)之間缺乏有效的科技檔案信息資源整合，大量的企業(yè)科技檔案信息資源處于分散管理狀態(tài)，游離于信息化管理系統(tǒng)之外，嚴(yán)重制約著企業(yè)科技檔案信息資源的整合和有效開發(fā)利用，直接影響到企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的成效。
4．信息化建設(shè)人才極度匱乏
企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)有其特殊的人才需求，需要有一批既熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、具有信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，又精通檔案業(yè)務(wù)、通曉本企業(yè)科研生產(chǎn)常識的復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人才。而目前的現(xiàn)狀是，企業(yè)檔案人員不具備信息化管理系統(tǒng)的研發(fā)能力，聘請的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員又不熟悉科技檔案動態(tài)管理的系統(tǒng)需求，加之通用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范并不完全適用于企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的特殊情況，很難做到盡善盡美。因此，高素質(zhì)、復(fù)合型人才匱乏已成為制約企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)發(fā)展的瓶頸。
三、推進(jìn)企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的措施
針對上述面臨的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面采取措施，進(jìn)一步推動企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
1．加快信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)
信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)不僅是社會信息化科學(xué)可持續(xù)發(fā)展的重要支撐，也是檔案信息化建設(shè)必不可少的重要保障。為此，國家有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。一是在現(xiàn)有的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范基礎(chǔ)上，加快制定、修訂和完善有關(guān)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，加強(qiáng)信息化建設(shè)的通用標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。二是國家檔案行政管理部門應(yīng)會同國家工信、科技、標(biāo)準(zhǔn)管理部門盡快研究制定、修訂有關(guān)檔案信息化建設(shè)的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，為檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航；三是各行各業(yè)行政管理部門，應(yīng)根據(jù)本行業(yè)科技檔案的特點(diǎn)，研究制定各類企事業(yè)單位科技檔案信息化建設(shè)的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使各行各業(yè)的檔案信息化建設(shè)更加有規(guī)可依。
2．加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理基礎(chǔ)工作
企業(yè)應(yīng)根據(jù)本單位科技檔案的構(gòu)成特點(diǎn)，加強(qiáng)科技檔案的基礎(chǔ)管理工作，使科技檔案管理分類科學(xué)、整理有序、歸檔齊全、檢索便利，尤其應(yīng)遵循企業(yè)科技檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，注重科技檔案成套性、動態(tài)性保管及企業(yè)CAD電子文件等的歸檔管理工作[4]，為檔案資源信息化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
3．整合信息資源進(jìn)行科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)
數(shù)據(jù)庫建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作。大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)應(yīng)根據(jù)所屬部門多、二級單位多和科技檔案專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，針對科技檔案實(shí)體管理分散的狀況，系統(tǒng)地分類整合企業(yè)檔案信息資源，加強(qiáng)各專業(yè)、各項(xiàng)目相關(guān)的科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)筑牢基礎(chǔ)。
4．注重研發(fā)企業(yè)科技檔案信息化管理系統(tǒng)
適用的檔案信息化管理系統(tǒng)是企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)取得實(shí)際成效的根本保障。盡管目前各種企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件充斥市場，但一些大型企業(yè)卻很難找到完全適用于本企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)特殊需求的軟件產(chǎn)品。為此，大型企業(yè)集團(tuán)應(yīng)在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，注重研發(fā)能突出本企業(yè)特殊需求、具有個(gè)性化功能的科技檔案信息化管理系統(tǒng)。由于企業(yè)檔案管理人員目前還不具備軟件改造或自主研發(fā)的能力，因此，大型企業(yè)有必要憑借自己的實(shí)力，與一些知名的軟件開發(fā)和信息化管理系統(tǒng)研發(fā)服務(wù)公司合作，借助社會上的專業(yè)技術(shù)力量，相互合作、自主創(chuàng)新，共同研發(fā)、構(gòu)建能滿足本企業(yè)信息化建設(shè)特殊需求的科技檔案信息化管理系統(tǒng)。
檔案信息化建設(shè)是一個(gè)螺旋上升的進(jìn)程，盡管當(dāng)前企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)中面臨著諸多問題、存在著諸多制約因素，但我們應(yīng)該迎難而上，努力破解遇到的難題，早日實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)，最大限度地發(fā)揮企業(yè)科技檔案信息資源的利用價(jià)值。
作者:王靜單位:靖遠(yuǎn)煤電股份有限公司
一、企業(yè)科技檔案的重要作用
1.是實(shí)現(xiàn)企業(yè)科學(xué)技術(shù)研究可持續(xù)發(fā)展的基石。以中海油為例，科技檔案是中海油的重要信息資產(chǎn)，是企業(yè)各項(xiàng)活動的真實(shí)記錄、依據(jù)和憑證。這些珍貴的科技檔案資源，能夠直接產(chǎn)生和轉(zhuǎn)化為科技、經(jīng)濟(jì)價(jià)值，間接生成文化與社會價(jià)值，體現(xiàn)出中海油企業(yè)的文化積淀，是其歷史文化血脈的延續(xù)。
2.實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技資源的信息服務(wù)，使企業(yè)資源不斷增值。科技檔案記錄著中海油高新技術(shù)的發(fā)展以及重大科技成果的應(yīng)用研究，而現(xiàn)代知識經(jīng)濟(jì)與技術(shù)商品化的演變趨勢，不但增強(qiáng)了企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識，更讓具有成果直接轉(zhuǎn)化能力的科技檔案的珍貴價(jià)值得到了完整體現(xiàn)，例如企業(yè)的專利權(quán)、著作權(quán)、品牌價(jià)值、信息價(jià)值等等，企業(yè)靠技術(shù)創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)利益是無窮的，而這些資產(chǎn)的保存、保密、管理、共享、應(yīng)用，無疑蘊(yùn)藏著巨大的價(jià)值。
3.持續(xù)推動企業(yè)的科技創(chuàng)新。科技檔案對中海油企業(yè)科技創(chuàng)新有奠基作用。企業(yè)通過原始科技檔案能夠挖掘確立探索和研究的起點(diǎn)及方向，提高創(chuàng)新效率。而且，為科技人員創(chuàng)新靈感、創(chuàng)新思維的產(chǎn)生提供條件，為其科技創(chuàng)新提供科學(xué)判斷和決策依據(jù)，為知識轉(zhuǎn)化提供借鑒。更重要的是，科技檔案對科技人員的創(chuàng)新有持續(xù)激勵作用，因?yàn)椤奥仿湫捱h(yuǎn)兮，吾將上下而求索”，科技人員用奮勇拼搏、堅(jiān)忍不拔的精神，去攻克難關(guān)、披荊斬棘，獲取最終的勝利。
4.提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)和社會效益。作為中海油企業(yè)，其科技檔案能節(jié)約企業(yè)勞動，因其本身能被反復(fù)多次提供利用而本身卻無損耗，也就是提高科技檔案的復(fù)用率，這是其他物質(zhì)形態(tài)的財(cái)富無可比擬的。所謂復(fù)用科技檔案，就是在新設(shè)計(jì)中直接采用或套用設(shè)計(jì)現(xiàn)有的圖紙、資料，提高科技檔案的再利用、再實(shí)踐、再生產(chǎn)，能夠節(jié)省人力、物力，是提高經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵。
二、以中海油企業(yè)為例，剖析企業(yè)科技檔案管理的存在問題及原因簡析
1.傳統(tǒng)實(shí)體檔案是目前科技檔案保存的主要方式。目前，這種檔案管理方式主要存在以下弊端：人工整理、查閱、調(diào)卷工作量巨大，耗時(shí)費(fèi)力，效率較低，無法快速滿足用戶需求；頻繁調(diào)閱、復(fù)印原始資料以及由于灰塵、溫濕度等負(fù)面影響，會對紙質(zhì)檔案造成自然損害；自然原因的污損、掉頁等，會造成其嚴(yán)重磨損和丟失；由于實(shí)體檔案逐年遞增，占用大量庫房空間，難以對其實(shí)行集中統(tǒng)一的權(quán)限管理；無法滿足多用戶同時(shí)共享檔案信息資源的需求。
2.隨著中海油企業(yè)的做強(qiáng)做大，企業(yè)國際國內(nèi)市場開拓的前景也越來越廣闊，隨著海外市場比如烏干達(dá)項(xiàng)目、伊拉克項(xiàng)目等市場的開辟及拓展，企業(yè)的社會與經(jīng)濟(jì)發(fā)展前景也越來越具有延展性，但是，隨之而來的則是帶給企業(yè)的巨大的經(jīng)營壓力與經(jīng)營指標(biāo)，降本增效的巨大壓力必然會造成在科技檔案管理與保護(hù)方面投入資金有一定程度的短缺。
3.企業(yè)存在機(jī)構(gòu)職責(zé)不清、權(quán)責(zé)不分明、信息傳遞不流暢的現(xiàn)象，造成企業(yè)科技檔案資料管理的不規(guī)范。
4.企業(yè)科技檔案信息資源欠缺整合，需要建立完善科技檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與制度體系。
5.企業(yè)科技檔案集群化、產(chǎn)業(yè)化是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新需求。然而，科技檔案管理人員力量、專業(yè)素質(zhì)結(jié)構(gòu)、投入經(jīng)費(fèi)與這一需求不相適應(yīng)。科技檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，檔案信息化技術(shù)發(fā)展水平欠缺，缺乏信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識，極大制約了企業(yè)科技檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
三、還以中海油為例，針對以上問題，企業(yè)科技檔案需建立現(xiàn)代化管理模式
1.企業(yè)需清晰梳理科技檔案管理的工作流程與工作界面，建立流程化管理模式。流程化管理優(yōu)秀是以流程為導(dǎo)向建立組織模式，注重連貫性，建立全流程管理模式，通過合作管理保證目標(biāo)高效達(dá)成。中海油企業(yè)需清晰梳理各級單位的科技檔案工作界面，劃分工作領(lǐng)域，明確工作接口，建立縱向橫向的聯(lián)合合作模式，明確決策層、管理層、參與者的對應(yīng)責(zé)任和權(quán)限，實(shí)現(xiàn)效率“共贏”。流程化管理有很多優(yōu)勢，首先是統(tǒng)籌性，建立集中統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)的管理模式，便于內(nèi)部交流和外部共享；通過優(yōu)化流程，減少管理節(jié)點(diǎn)，而在每一環(huán)節(jié)，相關(guān)人員都能對資料的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，確保環(huán)節(jié)完整性和質(zhì)量后，再進(jìn)入下一節(jié)點(diǎn)；通過細(xì)化每個(gè)節(jié)點(diǎn)中相關(guān)人員的權(quán)限和責(zé)任，減少管理者在不相關(guān)環(huán)節(jié)中責(zé)任和精力的牽扯，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)明確、職責(zé)清晰，責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)層層分解。而且，整個(gè)流程能夠?qū)崿F(xiàn)溯源性及痕跡式管理，當(dāng)某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時(shí)，便于追溯，然后進(jìn)行提醒和監(jiān)督，對后期績效與責(zé)任管理提供很大便利，從而能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的精確管理、精準(zhǔn)執(zhí)行的現(xiàn)代化管理理念。
2.企業(yè)需明確信息傳遞的準(zhǔn)確性與有效性，建立源頭管理模式。一是需要積極配合公司科技檔案管理人員梳理科技檔案的歸檔范圍，分階段收集齊全需要?dú)w檔的科技項(xiàng)目資料，確保各級單位歸檔科技檔案資料的齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。二是為了便于進(jìn)行科技檔案文件級管理，各級單位在科研項(xiàng)目開題之初即要檔案管理人員前置，實(shí)施前端控制，使科研人員明確對于科研項(xiàng)目不同階段形成的不同資料應(yīng)作為單件資料分開保存、裝訂、存檔，不宜作為合訂本在一起存檔。三是要求科技管理人員對于科研項(xiàng)目中的商務(wù)合同應(yīng)單獨(dú)作為合同類檔案存檔，不宜放在科研項(xiàng)目資料中合并存檔。四是科技檔案管理人員需持續(xù)加強(qiáng)與公司科技管理部門及科研人員的溝通與交流，對科研項(xiàng)目資料形成情況予以詳細(xì)了解，按照階段性或是科研項(xiàng)目結(jié)題后的時(shí)間，提醒與督促科技檔案資料及時(shí)歸檔。
3.企業(yè)需增強(qiáng)市場意識，與市場經(jīng)濟(jì)接軌，規(guī)劃科技檔案數(shù)字資源建設(shè)工作，根據(jù)信息市場需求優(yōu)化服務(wù)手段，充分開發(fā)科技檔案信息資源。（1）以中海油現(xiàn)有的資源建設(shè)項(xiàng)目為契機(jī)，專業(yè)資料電子化項(xiàng)目、勘探資源建設(shè)項(xiàng)目運(yùn)行流轉(zhuǎn)過程為借鑒，積極推進(jìn)科技檔案資源信息化的高速發(fā)展。（2）在科技檔案實(shí)體管理較為完善的基礎(chǔ)上，積極開展數(shù)字資源基礎(chǔ)建設(shè)，集群科技檔案數(shù)字資源，整合科技檔案信息資源，根據(jù)需求進(jìn)行特殊功能的信息采集和數(shù)據(jù)深度加工，注重保護(hù)相關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)，逐步向科技檔案數(shù)字檔案館的方向發(fā)展。（3）積極開展科技檔案數(shù)字化信息應(yīng)用研究，提升科技檔案開發(fā)應(yīng)用的管理手段與技術(shù)水平，促進(jìn)科技檔案開發(fā)利用工作轉(zhuǎn)變?yōu)榉菍?shí)體的、面向用戶的信息資源服務(wù)。集成數(shù)字檔案安全管理技術(shù)，在技術(shù)運(yùn)用成熟后逐步推廣與拓展；同時(shí)深入探討，加強(qiáng)研究，對科技檔案信息化成果數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)管理、維護(hù)、保密、統(tǒng)計(jì)等；調(diào)查了解、分析研究用戶新需求，改進(jìn)服務(wù)方式，提高服務(wù)工作的針對性、有效性；注重信息“反饋”，深層次開發(fā)科技檔案信息資源，增進(jìn)服務(wù)模式科學(xué)化。（4）積極開展科技檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，以中海油現(xiàn)有科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，結(jié)合實(shí)際積極編寫修訂各項(xiàng)科技檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，不斷拓寬標(biāo)準(zhǔn)編寫的深度與廣度，進(jìn)一步建立數(shù)字科技檔案資源所需的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范體系。（5）是加強(qiáng)部門橫向聯(lián)合，建立集科技檔案、科技資料、科技圖書情報(bào)信息一體化的科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。拓展現(xiàn)有的科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，集成現(xiàn)有的圖書及其他情報(bào)信息資源；加強(qiáng)對館藏科技檔案信息的收集，建立科技檔案、圖書、情報(bào)聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫，拓寬用戶獲得科技信息資源的范圍（知識、信息、情報(bào)），實(shí)現(xiàn)資源共享；形成科技檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，建立以科技檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的應(yīng)用體系。
4.企業(yè)需加強(qiáng)科技檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)。科技檔案人才需具備較高的職業(yè)倫理、職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能，因?yàn)闄n案工作環(huán)環(huán)相扣、細(xì)致瑣碎，所以更加要求科技檔案工作者們樹立“把簡單的事做好就是不簡單，把平凡的事做好就是不平凡”的職業(yè)態(tài)度，與時(shí)俱進(jìn)，以開拓的精神和戰(zhàn)略的眼光拓展自身的職能，才能在瞬息萬變的信息時(shí)代獲取和擴(kuò)展自身的生存空間。企業(yè)應(yīng)該怎么做呢？一是企業(yè)建立再培訓(xùn)機(jī)制：采取在職崗位培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流、檔案學(xué)術(shù)研究、參觀考察等多種形式，推動科技檔案人員知識結(jié)構(gòu)多元化，成為掌握網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)處理和信息管理的知識復(fù)合型人才。二是建立吸引優(yōu)秀人才的機(jī)制：拓寬渠道，可通過職稱晉升、技術(shù)等級評定、學(xué)術(shù)交流等多種形式吸引和留住優(yōu)秀人才。三是充分發(fā)揮老員工的傳、幫、帶作用，利用已有的檔案人才儲備，加速年輕檔案人才的培養(yǎng)，形成人才梯隊(duì)。四是建立激勵競爭機(jī)制，建立健全檔案人才聘用制、任期考核制，適當(dāng)采取時(shí)機(jī)建立優(yōu)秀人才破格任用制度。“萬丈高樓平地起”，企業(yè)科技檔案的管理也非一時(shí)一日之功，需要企業(yè)各級人員都重視起來，縱橫捭闔，前后呼應(yīng)，共同推進(jìn)企業(yè)科技檔案的科學(xué)、有序、可持續(xù)發(fā)展。
作者:張興霞單位:中海油能源發(fā)展鉆采工程研究院
