發(fā)布時(shí)間：2022-05-21 04:57:30
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇檔案論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
摘要：檔案工作者追求良好的職業(yè)道德，是構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)，落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的必然要求，且是服務(wù)好政府工作大局、服務(wù)好經(jīng)濟(jì)建設(shè)、服務(wù)好人民群眾的前提和基礎(chǔ)，本文通過職業(yè)道德的特殊性的分析，提出檔案工作者應(yīng)追求良好的職業(yè)道德。
關(guān)鍵詞：檔案工作者 追求 職業(yè)道德
一個(gè)國(guó)家一個(gè)民族要有屬于自己的民族文化形態(tài)。最近，總書記提出要引導(dǎo)廣大干部群眾特別是青少年樹立社會(huì)主義榮辱觀，從公民道德建設(shè)的角度為全社會(huì)樹立起一個(gè)新的標(biāo)尺，樹立正確的社會(huì)主義榮辱觀是構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)，落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的必然要求，也是將依法治國(guó)與以德治國(guó)有機(jī)結(jié)合，將經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治建設(shè)、文化建設(shè)、社會(huì)建設(shè)融為一體的具體體現(xiàn)。檔案工作者應(yīng)如何樹立社會(huì)主義榮辱觀，筆者認(rèn)為應(yīng)從追求良好的職業(yè)道德做起。
檔案工作者似乎與生俱來就養(yǎng)成了持重、不事張揚(yáng)的性格，造就了甘為人梯、大智若愚的氣質(zhì)，發(fā)揮著或微小或偉大的作用，然而，從檔案到現(xiàn)行文件，從紙質(zhì)文件到電子文件，從為黨政機(jī)關(guān)、專家學(xué)者、少量百姓的服務(wù)到寬泛的社會(huì)公共服務(wù)，從實(shí)踐到理論，新的形勢(shì)已將檔案工作者從幕后推到了最前沿，這對(duì)檔案工作者的素質(zhì)要求也發(fā)生著巨大的變化。如何提高檔案工作水平，使檔案更好地記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人類，除需要檔案工作者勤于思考、變通思維，具有良好的職業(yè)能力和自我定位、自我評(píng)價(jià)的素質(zhì)外，很重要的一點(diǎn)是要具有良好的職業(yè)道德。
一、社會(huì)主義職業(yè)道德
職業(yè)是指人們?cè)谏鐣?huì)生活中對(duì)社會(huì)所承擔(dān)的一定職責(zé)和所從事的專門業(yè)務(wù)。一方面，從社會(huì)分工看，職業(yè)是社會(huì)物質(zhì)生產(chǎn)和精神生產(chǎn)總體系中的具體部門，每一職業(yè)部門對(duì)于社會(huì)的沿續(xù)，存在和發(fā)展，都有特殊的意義和作用，另一方面，從人類個(gè)體看，職業(yè)又是社會(huì)成員最重要的活動(dòng)形式，凡成年人都先后要進(jìn)入職業(yè)生活。
職業(yè)道德。概括地說，職業(yè)道德是指從業(yè)者在履行自己職業(yè)責(zé)任的職業(yè)活動(dòng)中所必須遵循的道德準(zhǔn)則。它是職業(yè)范圍內(nèi)的特殊道德要求，是一般社會(huì)道德和階級(jí)道德在職業(yè)生活中的具體體現(xiàn)。由于職業(yè)道德是通過規(guī)定各種職業(yè)活動(dòng)對(duì)內(nèi)對(duì)外的應(yīng)盡義務(wù)維持對(duì)各行各業(yè)活動(dòng)的進(jìn)行，保證各行各業(yè)與整個(gè)社會(huì)的合理聯(lián)系，在職業(yè)生活中就必然成為調(diào)整人們的職業(yè)行為的特殊手段。
忠于職守，全心全意為社會(huì)、為人民服務(wù)，是社會(huì)主義職業(yè)道德的基本原則。它貫穿于社會(huì)主義職業(yè)道德的各個(gè)職業(yè)領(lǐng)域，是構(gòu)成社會(huì)主義職業(yè)道德體系的靈魂和優(yōu)秀。它要求，一是職業(yè)者要有高度的事業(yè)心和責(zé)任心，熱愛本職工作，具有職業(yè)的責(zé)任感，榮譽(yù)感和自豪感，樹立崇高的職業(yè)理想，以主人翁的態(tài)度對(duì)待本職工作。二是職業(yè)者要具有創(chuàng)新精神，勇于開拓新的領(lǐng)域，不滿足于一般完成工作任務(wù)，而要爭(zhēng)創(chuàng)第一等工作。三是職業(yè)者勞動(dòng)的目的，不是僅僅為了個(gè)人，更不是為了名利，而是盡最大力量為群眾謀取利益，為社會(huì)做出貢獻(xiàn)。
二、充分認(rèn)識(shí)新時(shí)期職業(yè)道德的特殊性
同志曾經(jīng)指出：“各行各業(yè)都要重視職業(yè)道德建設(shè)，逐步形成適合自身特點(diǎn)的職業(yè)道德規(guī)范，堅(jiān)決糾正利用職權(quán)謀取私利的行業(yè)不正之風(fēng)”。強(qiáng)化新時(shí)期的職業(yè)道德建設(shè)，是一個(gè)與國(guó)計(jì)民生聯(lián)系緊密的命題，是一個(gè)促進(jìn)三個(gè)文明建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的命題。充分認(rèn)識(shí)新時(shí)期職業(yè)道德的特殊性，搞好職業(yè)道德建設(shè)，這是群眾的呼喚，也是國(guó)家發(fā)展的呼喚。
1、職業(yè)道德在現(xiàn)代社會(huì)的道德文明中具有主體性。人類的社會(huì)生活可分為三大領(lǐng)域，即職業(yè)生活、家庭生活和公共生活。與此相適應(yīng)，用以調(diào)整和指導(dǎo)人與人之間，個(gè)人與社會(huì)之間關(guān)系的整個(gè)社會(huì)道德規(guī)范也分為三大部分，即職業(yè)道德、家庭婚姻道德和公共生活道德，而職業(yè)道德則是整個(gè)社會(huì)道德體系的主體部分。職業(yè)道德在從各個(gè)方面主導(dǎo)著現(xiàn)實(shí)生活，在人的一生中，最有意義、最有價(jià)值的時(shí)間是在職業(yè)活動(dòng)中渡過的，它對(duì)于人生理想和優(yōu)秀品質(zhì)的形成具有非常重要的作用。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，以建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義為目標(biāo)的職業(yè)理想，職業(yè)信念教育是對(duì)全體職工職業(yè)品德的陶冶和塑造，它在一定程度上對(duì)每個(gè)職工今后的工作和生活起著確定目標(biāo)、指引方向的作用。因此，職業(yè)道德在整個(gè)社會(huì)的道德體系中是一個(gè)較有代表性并起中堅(jiān)作用的主導(dǎo)型的道德層面。
2、職業(yè)道德建設(shè)的過程具有社會(huì)實(shí)踐性。職業(yè)活動(dòng)是人類社會(huì)最基本的實(shí)踐活動(dòng)，人們的職業(yè)生活是社會(huì)的物質(zhì)生產(chǎn)和精神生產(chǎn)得以實(shí)現(xiàn)的基本形式，是社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展、政治進(jìn)步、文化繁榮的主要?jiǎng)恿Γ磺新殬I(yè)道德都產(chǎn)生并作用于人們特定的職業(yè)活動(dòng)過程中，都要回答本職業(yè)活動(dòng)過程提出的迫切要求。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，賦予職業(yè)道德實(shí)踐以新的內(nèi)容，對(duì)職業(yè)道德提出了更高的要求，建立新的符合時(shí)展需要的職業(yè)道德規(guī)范，才能為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展提供強(qiáng)而有力的道德支持。社會(huì)主義職業(yè)道德是在各行各業(yè)的實(shí)際工作中表現(xiàn)出來的活生生的社會(huì)主義道德，它把社會(huì)主義的共同理想同人們的本職工作密切結(jié)合起來，指導(dǎo)職業(yè)人員選擇正確的生活道路和做人的準(zhǔn)則，是職業(yè)人員職業(yè)生活的指南。每一個(gè)職業(yè)者，都應(yīng)自覺實(shí)踐職業(yè)道德規(guī)范，并將它升華為自己的良心義務(wù)和榮譽(yù)，形成崇高的職業(yè)理想和道德境界，提高職業(yè)活動(dòng)效率。
3、職業(yè)道德規(guī)范具有可塑性。人們的職業(yè)道德并不是天生就有的，也不是參加某種行業(yè)的工作就自發(fā)具備了該行業(yè)的職業(yè)道德。一個(gè)人的職業(yè)道德必須經(jīng)過嚴(yán)格的培養(yǎng)和訓(xùn)練，在科學(xué)理論的指導(dǎo)下，經(jīng)過職業(yè)者自覺地努力才能逐漸地形成，發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)職業(yè)道德建設(shè)既有積極的也有消極的雙重性影響。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)既可以培育獨(dú)立自主、積極進(jìn)取的人格、公平誠(chéng)信、講求實(shí)效，又可以導(dǎo)致一些人把商品交換的某些原則引入倫理道德生活，唯利是圖，損人利己，一切向錢看，造成人格的沉淪和道德的喪失。因此，發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)應(yīng)當(dāng)自覺抵制商品經(jīng)濟(jì)對(duì)道德的負(fù)面影響，要引導(dǎo)職業(yè)人員樹立起與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的新的道德觀念。一要樹立競(jìng)爭(zhēng)觀念。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，各行各業(yè)的職業(yè)人員只有把外在的競(jìng)爭(zhēng)壓力，轉(zhuǎn)化為內(nèi)在的進(jìn)取沖動(dòng)，樹立起強(qiáng)烈的競(jìng)爭(zhēng)觀念，才能有所作為。二要樹立誠(chéng)信觀念。誠(chéng)實(shí)與守信是職業(yè)道德的一個(gè)重要方面，也是保證社會(huì)正常運(yùn)行的重要條件。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)越是發(fā)展，人們的信用意識(shí)越能得到增強(qiáng)，整個(gè)社會(huì)的信用程度也越高，誠(chéng)實(shí)與守信越來越成為突出的行業(yè)原則和道德要求。三要樹立敬業(yè)觀念。敬業(yè)是法人
即集體中的每一個(gè)個(gè)體的道德規(guī)范，要通過教育使每個(gè)從業(yè)人員認(rèn)識(shí)到，擇業(yè)與從業(yè)，本身就是對(duì)社會(huì)的莊嚴(yán)承諾，愛崗敬業(yè)，原本是一個(gè)人安身立命的本份。 4、職業(yè)道德的內(nèi)容具有公眾示范性。職業(yè)道德雖然都是針對(duì)職業(yè)特點(diǎn)建立的，各有側(cè)重，但它們所依據(jù)的卻是國(guó)家與社會(huì)公認(rèn)的、共同的道德觀念和理想。職業(yè)道德的共同原則和基本精神具有社會(huì)普遍性，并且由于職業(yè)行為直接或間接地面對(duì)公眾，因而職業(yè)道德具有公眾示范性。一種可以面對(duì)公眾的道德行為，本身就含有當(dāng)前社會(huì)認(rèn)可的道德是怎樣的“示范意義”。職業(yè)道德的加強(qiáng)和改善，將會(huì)對(duì)改進(jìn)整個(gè)社會(huì)道德特別是社會(huì)公德面貌，起到關(guān)鍵性的帶動(dòng)作用。所以說，職業(yè)道德建設(shè)的過程，是全體社會(huì)成員共同參與、共同提高的過程。在我們的社會(huì)，無論是行政機(jī)構(gòu)，還是企事業(yè)單位，它的員工都是以本單位的名義出現(xiàn)在公眾面前，他們代表了本單位的職業(yè)形象，只有每一個(gè)從業(yè)人員都以職業(yè)為中心，確立了應(yīng)有的道德規(guī)范，并從自身做起，才能從整體上促進(jìn)社會(huì)文明水平的升華。
三、良好的職業(yè)道德是“金科玉律”的檔案職業(yè)要求
檔案工作要為駕馭社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)，為發(fā)展社會(huì)主義民主政治服務(wù)，為建設(shè)社會(huì)主義先進(jìn)文化服務(wù)，為構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)服務(wù)，為應(yīng)對(duì)國(guó)際局勢(shì)和處理國(guó)際事務(wù)服務(wù)。面對(duì)全新的服務(wù)宗旨和管理理念，面對(duì)信息化迅速發(fā)展的逼人形勢(shì)，能否抓住這個(gè)歷史機(jī)遇，使檔案工作大有作為，使檔案事業(yè)得到發(fā)展的重點(diǎn)之一就是檔案工作者的服務(wù)水平，如今有著良好業(yè)績(jī)的優(yōu)秀檔案人材在檔案部門是十分缺乏的，特別是那些檔案專業(yè)過硬又了解各個(gè)行業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作與發(fā)展的雙料人員更是奇缺。近年來，隨著檔案工作領(lǐng)域的不斷拓展，檔案工作者與各行各業(yè)的聯(lián)系也越來越緊密，行業(yè)要求與利用者需求期望值增大，給檔案工作者提出了更高要求。如隨著已公開現(xiàn)行文件提供利用工作的機(jī)會(huì)要求檔案工作者在收集現(xiàn)行文件時(shí)，要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)、了解行業(yè)特點(diǎn)、符合部門要求；在整理現(xiàn)行文件的過程中，要具備對(duì)文件信息資源進(jìn)行深層次的開發(fā)能力；在接待、服務(wù)利用者時(shí)，要有崇高的敬業(yè)精神和良好的服務(wù)意識(shí)及較高的計(jì)算機(jī)操作能力，運(yùn)用現(xiàn)代化手段快捷地提供。這就要求檔案工作者除具有扎實(shí)的基本和專業(yè)知識(shí)外，應(yīng)具有正直、誠(chéng)信、愛崗敬業(yè)的職業(yè)道德。
檔案人才與檔案事業(yè)發(fā)展的最關(guān)鍵的結(jié)合點(diǎn)在于，事業(yè)要有良好的用人戰(zhàn)略，而檔案工作者要有良好的道德品質(zhì)，優(yōu)良的品行和道德風(fēng)貌是現(xiàn)代職業(yè)道德永遠(yuǎn)的金科玉律。提高思想道德素質(zhì)，屬于做人的問題，優(yōu)秀是要解決人生觀、世界觀和方法論問題。在檔案工作實(shí)踐中，需解決好檔案工作者對(duì)社會(huì)主義、共產(chǎn)主義的信念問題，信心問題，對(duì)黨和政府的信任問題。做什么人，走什么路，干什么事，這些根本問題解決了，才能更好地用馬克思主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)、方法、去認(rèn)識(shí)世界，改造世界，才能堅(jiān)定社會(huì)主義、共產(chǎn)主義的信念和信心，與黨和政府同心同德，遵守黨紀(jì)國(guó)法，遵守公民道德，全心全意為人民服務(wù)，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展要求。具體地講，合格檔案工作者的標(biāo)準(zhǔn)，不僅是能吃苦耐勞、上進(jìn)心強(qiáng)并具有高度的組織紀(jì)律觀念，更重要的是具備良好思想道德素質(zhì)的前提下，能夠善于獨(dú)立思考和獨(dú)立分析和解決問題，能夠自我激勵(lì)、迎難而上、百折不撓。檔案工作、檔案事業(yè)希望接受新知識(shí)、有執(zhí)著追求的，把事業(yè)發(fā)展放在第一位的具有良好的檔案職業(yè)道德的檔案工作者進(jìn)入，位不在高，愛崗就行、權(quán)不在大，敬業(yè)則靈。
人事 檔案是我國(guó)各級(jí)各類國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動(dòng)中形成的記述和反映某人德才表現(xiàn),以個(gè)人為單位組合起來,以備日后查考的文件材料。由此可見人事檔案是每個(gè)人自然情況、學(xué)歷、社會(huì)經(jīng)歷的原始記錄,它真實(shí)客觀地反映了個(gè)人思想品德、政治信仰、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎(jiǎng)懲等方面情況。檔案資料是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”,有著“鑒往知來”、服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的重要價(jià)值,是不能再生的信息資源。它的原始性、真實(shí)性和完整性,決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應(yīng)。在組織部門選人用人、人才流動(dòng)、職稱評(píng)聘、調(diào)資、參加社會(huì)保險(xiǎn)等方面起著依據(jù)作用。
干部人事檔案是干部個(gè)人思想政治、履歷、專業(yè)技術(shù)水平等基本情況的真實(shí)記載,它能為干部的評(píng)價(jià)、考察、任免、調(diào)動(dòng)、晉升提供可靠的第一手材料。隨著社會(huì)的發(fā)展,對(duì)干部人事檔案管理和利用提出了新的要求,現(xiàn)行的一些管理和利用方面的不足逐漸凸現(xiàn)出來。因此,我們應(yīng)將干部人事檔案管理作為搞好干部人事管理的基礎(chǔ)性工作狠抓落實(shí),作為提高干部人事管理水平的必備工作予以高度重視,緊緊圍繞加強(qiáng)干部人事檔案的管理為目的,推動(dòng)我國(guó)干部人事改革的不斷深化。
1、思想觀念滯后,與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求不適應(yīng)。
一是對(duì)干部人事檔案工作的不夠重視。部分單位的領(lǐng)導(dǎo)甚至錯(cuò)誤的認(rèn)為干部人事檔案管理無足輕重,無非是管理一些資料,更沒有多大的利用價(jià)值;二是主觀隨意性強(qiáng)。傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度,并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對(duì)當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理,但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性,因?yàn)樾畔艛喽埂?組織意見”主觀隨意性增強(qiáng)。三是干部人事檔案管理與利用的責(zé)任意識(shí)落后,與新形勢(shì)下的干部人事改革的要求不相適應(yīng)。檔案工作人員存在的問題主要有:第一,用人隨意性。因人事檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,所以不被看重。許多單位把人事檔案管理工作簡(jiǎn)單化,不可能把優(yōu)秀人才放在檔案管理崗位,也沒有根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)考慮、篩選合適的檔案員,導(dǎo)致一些檔案員不勝任信息時(shí)代的檔案工作。新時(shí)期的檔案員不但要具備人事、檔案專業(yè)素質(zhì),也要有計(jì)算機(jī)操作及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力。第二,缺少專職人員。人事檔案管理的處境如同雞肋,負(fù)責(zé)人事檔案工作的人員通常兼任其他工作。這樣檔案管理未必是檔案員工作的重心,兼職檔案員沒時(shí)間熟悉人事檔案業(yè)務(wù),更沒有時(shí)間學(xué)習(xí)和補(bǔ)充人事檔案專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí),工作中難免出現(xiàn)紕漏。第三,人員不穩(wěn)定。人事檔案工作是一個(gè)專門性工作,有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法,具有獨(dú)立的范圍、任務(wù)和程序。熟悉人事檔案業(yè)務(wù)需要一個(gè)過程,而忽視人事檔案工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專業(yè)化程度高的特點(diǎn),把人事檔案管理工作視為見習(xí)崗位,工作人員經(jīng)常流動(dòng),勢(shì)必造成人事檔案管理混亂。給檔案利用帶來很多麻煩,一些人因檔案中缺少證明材料,漲不了工資,辦不了社保,享受不到社會(huì)福利待遇,人才流動(dòng)受阻等,讓當(dāng)事人產(chǎn)生諸多不滿,成為影響社會(huì)和諧的因素。
2、檔案資料歸檔工作有待規(guī)范和創(chuàng)新。
一是檔案收集歸檔工作存在著較大的被動(dòng)性。一般都是等待領(lǐng)導(dǎo)安排,或是上級(jí)來了具體的收集任務(wù),相關(guān)的工作人員才去突擊性的收集資料。這樣做的結(jié)果是往往由于時(shí)間倉(cāng)促,收集到的材料來不及進(jìn)行查證核實(shí),使得檔案材料的真實(shí)性大打折扣;二是檔案材料的來源渠道有待疏通和拓展,缺乏能從不同側(cè)面反映干部真實(shí)情況的渠道;三是檔案歸檔制度有待規(guī)范,特別是對(duì)于不符合歸檔要求的材料處理缺乏及時(shí)性。
3、人事檔案管理的信息化程度不高。
在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天,計(jì)算機(jī)得到了普遍應(yīng)用,在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。 然而體現(xiàn)在人事檔案管理上,我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮,對(duì)于計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用還僅僅停留在存檔的層面,沒有將現(xiàn)代化工作方式的優(yōu)勢(shì)很好地發(fā)揮出來,計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用,這些不利于人事管理效率的提高,并且造成一定的資源浪費(fèi)。
1、更新工作理念,重視檔案管理工作。
部分領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)從傳統(tǒng)的認(rèn)識(shí)誤區(qū)中走出來,把干部人事檔案管理工作作為干部人事管理的基礎(chǔ)工作狠抓落實(shí)。本著對(duì)組織和個(gè)人負(fù)責(zé)的態(tài)度,重視和加強(qiáng)干部人事檔案工作。其次要找準(zhǔn)工作的重心,從約束管理型向服務(wù)管理型轉(zhuǎn)變。干部人事檔案管理是基礎(chǔ),服務(wù)是宗旨。把干部人事檔案的工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到服務(wù)上來是形勢(shì)的需要,要服務(wù)人力資源開發(fā)的大局,做好檔案管理工作。提高檔案員素質(zhì), 要以發(fā)展的目光,根據(jù)長(zhǎng)遠(yuǎn)的需要選用合適的人員負(fù)責(zé)人事檔案工作。從事干部人事檔案工作的人員要具備熟悉人事工作、熟悉檔案工作、能應(yīng)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等能力。同時(shí),干部人事檔案工作是一項(xiàng)保密性很強(qiáng)的工作,工作人員必須堅(jiān)持原則,樹立牢固的保密觀念。檔案員要通過學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷豐富專業(yè)知識(shí),提高業(yè)務(wù)技能,優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),以滿足新時(shí)期檔案工作的需要。
2、規(guī)范檔案資料歸檔,創(chuàng)新工作機(jī)制。
干部人事檔案管理工作既要規(guī)范化管理,又不能墨守成規(guī)。隨著形勢(shì)的發(fā)展變化,干部人事制度改革的繼續(xù)深入,探索和研究干部人事檔案新的管理模式勢(shì)在必行。應(yīng)堅(jiān)持以服務(wù)為宗旨,以創(chuàng)新的服務(wù)理念為指導(dǎo),采取積極措施,把握干部人事檔案工作的發(fā)展方向,把干部人事檔案管理工作融入民生工程中,體現(xiàn)干部人事檔案的社會(huì)價(jià)值,發(fā)揮干部人事檔案的特殊作用。干部人事檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程,在干部人事檔案材料的收集補(bǔ)充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉(zhuǎn)遞、檔案的登記、借閱、檢查等環(huán)節(jié)中都要建立相關(guān)的規(guī)章制度,并在實(shí)際工作中不斷完善
,以保證人事工作的政策性、紀(jì)律性,人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性,歸檔材料的真實(shí)和精煉。避免有人無檔,有檔無人的現(xiàn)象發(fā)生。要以提供完美的服務(wù)為目標(biāo),處理好保密與公共服務(wù)的關(guān)系,盡量減少因管理不善造成的漏洞。優(yōu)化管理在社會(huì)多元化、資源網(wǎng)絡(luò)化的今天,傳統(tǒng)的管理方法已不適應(yīng)社會(huì)的需求,必須以創(chuàng)新的精神改進(jìn)干部人事檔案管理手段,在干部人事檔案管理工作中落實(shí)和踐行科學(xué)發(fā)展觀。要加大現(xiàn)代化管理進(jìn)程中軟、硬件的投入力度,建立復(fù)合型檔案管理員隊(duì)伍;加快檔案資源信息化,檔案保護(hù)現(xiàn)代化,檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的速度;提高干部人事檔案管理的科技含量,為社會(huì)提供快捷、高速、準(zhǔn)確的服務(wù)。3、創(chuàng)新檔案管理方法,提高干部人事檔案管理的信息化水平。
檔案是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”,是社會(huì)信息的“儲(chǔ)存庫(kù)”。檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化是大勢(shì)所趨。作為檔案工作者,必須認(rèn)清檔案管理現(xiàn)代化的趨向,努力學(xué)習(xí)微機(jī)使用、管理知識(shí),以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。
檔案資源共享是檔案管理的目的,而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏,虛擬化就是通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來增加館藏,豐富檔案資源。從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題,而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡(jiǎn)便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用,為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化,就是通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件。縮微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件,數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對(duì)影像的高清晰處理,其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后,可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索,檢索速度快、范圍廣,這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫(kù)容帶來的壓力,克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用,對(duì)檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪,能有效地進(jìn)行技術(shù)處理,使原始面貌還原,有利于影像長(zhǎng)期保存和準(zhǔn)確復(fù)制,有利于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷。圖文并茂,聲像俱全,這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。
檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化。隨著新技術(shù)的發(fā)展,檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化,除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外,已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化,傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求,因此,檔案管理設(shè)備必須首先實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是未來語音識(shí)別技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用,將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。在新的管理模式下,將實(shí)現(xiàn)文檔一體化,所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收,并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化,不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史,使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來,而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的功能,展現(xiàn)檔案的自身價(jià)值,提高檔案工作者的社會(huì)地位。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢(shì)。因此,每一位檔案工作者都要有緊迫感,努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí),把檔案管理提升到一個(gè)全新的水平。
總之,加強(qiáng)干部人事檔案的管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜而重要的基礎(chǔ)性工作,我們要?jiǎng)?chuàng)新工作思路,不斷提高干部人事檔案管理工作的質(zhì)量。
內(nèi)容摘要：做好檔案利用工作是檔案工作人員的根本目的，這體現(xiàn)在為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為各部門工作服務(wù)，為社會(huì)各界和人民群眾服務(wù)，為構(gòu)建和諧的社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。
關(guān)鍵詞： 檔案 利用工作 指導(dǎo)思想 構(gòu)建和諧社會(huì)
做好檔案利用工作是檔案工作人員的根本目的。現(xiàn)今，檔案利用工作更加受到重視，無論是中央辦公廳主任王剛的講話，還是國(guó)家檔案局局長(zhǎng)的報(bào)告，都把做好檔案利用工作作為第一位的任務(wù)進(jìn)行部署，要求搞好檔案利用服務(wù)。為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策、為各部門工作服務(wù)、為社會(huì)各界和人民群眾服務(wù)，現(xiàn)就如何做好檔案利用工作談三個(gè)方面內(nèi)容。
一、檔案利用工作的含義
檔案部門向用戶直接提供檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。檔案利用工作包括了解和熟悉館藏檔案信息的內(nèi)容，分析和預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)檔案信息的需求和發(fā)展規(guī)律；積極開展檔案咨詢服務(wù)，向檔案用戶提供所需的檔案內(nèi)容。因此檔案部門要進(jìn)一步認(rèn)清自身的職責(zé)，積極主動(dòng)地開發(fā)和提供檔案信息，為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。
二、檔案利用工作的指導(dǎo)思想
檔案利用工作的指導(dǎo)思想是全面、及時(shí)、準(zhǔn)確，有效地為檔案用戶服務(wù)。
（一）全面為檔案用戶服務(wù)
檔案館是對(duì)那些具有正當(dāng)利用目的的用戶，應(yīng)通過各種服務(wù)方法滿足其需求，主動(dòng)向他們提供有關(guān)的檔案信息，向他們推薦、介紹與其利用需要相關(guān)的檔案，讓檔案用戶的利用需求得以全面實(shí)現(xiàn)。
（二）及時(shí)為檔案用戶服務(wù)
許多檔案用戶來館室查找檔案，是為了解決現(xiàn)實(shí)生活中的根本問題。因此，檔案館室必須建立科學(xué)的檢索體系，同時(shí)檔案人員也應(yīng)當(dāng)熟悉檔案的內(nèi)容，這樣才能及時(shí)地滿足檔案用戶的需要。
（三）準(zhǔn)確地為檔案用戶服務(wù)
檔案館要準(zhǔn)確地分析和把握檔案用戶的利用需求，對(duì)于那些由于缺乏經(jīng)驗(yàn)，不能準(zhǔn)確表達(dá)其利用需求的用戶，檔案服務(wù)人員應(yīng)依據(jù)用戶的目的，幫助他們篩選有用的檔案信息，準(zhǔn)確地為檔案用戶提供所需的檔案與資料。
（四）有效地為檔案用戶服務(wù)
檔案館要積極主動(dòng)地為用戶查找檔案與資料，努力提高檔案利用效果，大力開發(fā)檔案信息資源，建立完善檢索系統(tǒng)，編輯各種檔案資料，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)為社會(huì)提供檔案信息的能力，有效地為利用者服務(wù)。
三、檔案利用工作的意義和要求
任何一項(xiàng)事業(yè)能夠生存和發(fā)展的根本原因是社會(huì)的需要，黨和國(guó)家之所重視檔案工作，是因?yàn)闄n案工作對(duì)各項(xiàng)事業(yè)有用。因此，便于黨和國(guó)家各個(gè)部門、各項(xiàng)工作對(duì)檔案的利用，是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸屬，而整個(gè)檔案工作中，利用環(huán)節(jié)便是這一根本目的體現(xiàn)。檔案利用工作對(duì)整個(gè)檔案工作的發(fā)展有決定影響，檔案利用工作是最實(shí)際、最富有說服力的宣傳，通過檔案實(shí)際發(fā)揮的作用，人們就能深刻認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值和檔案工作的重要性，從而擴(kuò)大檔案工作在社會(huì)上的影響贏得各方面的支持。
檔案利用工作不是單憑主觀意愿所能做好的、必須遵循客觀規(guī)律，妥善處理一系列問題，其基本要求是：
（一）明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度
檔案工作是條件性、服務(wù)性的工作，二者都集中表現(xiàn)在利用工作上，要想真正做好，首先取決于服務(wù)方向的正確。而正確的服務(wù)方向又是與黨和國(guó)家的工作重點(diǎn)、奮斗目標(biāo)一致的。十六屆六中全會(huì)后，黨和國(guó)家工作重點(diǎn)是以人為本，構(gòu)建和諧社會(huì)。隨即檔案服務(wù)工作重點(diǎn)也放到了開放、利用、科學(xué)研究、技術(shù)進(jìn)步、特色建檔、家庭建檔等方面。因此檔案工作須在明確服務(wù)方向的同時(shí)，還必須有堅(jiān)定的服務(wù)思想和良好的服務(wù)態(tài)度；檔案工作者也必須具有高度的政治責(zé)任感和甘于默之無聞，不圖各利、全心全意為人民服務(wù)的精神，才能積極主動(dòng)地做好檔案利用工作。
（二）熟悉檔案，了解需要
檔案利用工作是解決檔案供需矛盾的，因而，檔案人員只有在熟悉所保存檔案的內(nèi)容，即做到知已知彼，才能有效地做好利用工作，所以檔案人員還應(yīng)注意以下兩點(diǎn)：
1、熟悉重點(diǎn)：先熟悉經(jīng)常查用的檔案，后熟悉不常用的檔案，先熟悉形成時(shí)間近的檔案，后熟悉形成時(shí)間遠(yuǎn)的檔案。先熟悉形成檔案單位的歷史和檔案的保管，收存情況，后熟悉檔案的具體內(nèi)容。
2、結(jié)合收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、熟悉檔案的內(nèi)容及存放地點(diǎn)。
社會(huì)上的各行各業(yè)存著職能上的差異，對(duì)檔案的需要也是多方面的，同一行業(yè)在不同的時(shí)期，面臨不同的任務(wù)，又會(huì)提出不同的需求。所以要了解客觀需要，就必須努力學(xué)習(xí)，熟悉黨和國(guó)家的路線、方針、政策、了解改革開放和構(gòu)建和諧社會(huì)的發(fā)展需要；了解本系統(tǒng)、本單位的生產(chǎn)、生活、工作的計(jì)劃和任務(wù)，只有了解這些才能有針對(duì)性地做好檔案利用工作。
（三）正確處理利用和保密的關(guān)系
從根本上說，檔案利用和保密是一致的，保密只是相對(duì)地把檔案的使用限制在一定的范圍，而且這種限制也是隨著形勢(shì)的發(fā)展和時(shí)間、地點(diǎn)、條件的變化而不斷變化的；保密的最終目的還是為了更好地發(fā)揮檔案在社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)中的作用。但在實(shí)際工作中，如果對(duì)什么檔案要保密，什么檔案不保密，保密范圍寬窄，期限長(zhǎng)短等問題處理不當(dāng)，就會(huì)導(dǎo)致利用與保密之間矛盾發(fā)生。保密過嚴(yán)，無疑會(huì)造成檔案信息資源的浪費(fèi)，有密不保，又極容易危害國(guó)家利益。因此要正確處理二者的關(guān)系，就必須在維護(hù)黨和國(guó)家利益的前提下，根據(jù)黨的方針政策，根據(jù)國(guó)內(nèi)外形勢(shì)，把二者有機(jī)地結(jié)合起來，加以綜合分析，凡是能促進(jìn)安定團(tuán)結(jié)和社會(huì)發(fā)展的檔案信息，應(yīng)積極地大膽地提供利用，凡是在一定范圍內(nèi)限制利用才有利于黨和國(guó)家利益的，則應(yīng)嚴(yán)格地、合理地堅(jiān)持保密。
（四）正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系
檔案利用工作雖然在整個(gè)檔案工作中居于主導(dǎo)地位，但必須依賴于基礎(chǔ)工作，撇開基礎(chǔ)工作便不能生存和發(fā)展。如果基礎(chǔ)工作開展得不好，利用工作就會(huì)成為無源之水、無本之木，陷于衰竭的境地。同樣，如果不根據(jù)客觀需要，積極主動(dòng)地開展利用，只是關(guān)門埋頭于內(nèi)部基礎(chǔ)工作，那么基礎(chǔ)工作就會(huì)失去存在的意義。所以，要以加強(qiáng)基礎(chǔ)工作來保證、推動(dòng)利用工作的發(fā)展，以搞好利用工作來檢驗(yàn)、促進(jìn)基礎(chǔ)工作的完善。
（五）注重被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)并舉
被動(dòng)服務(wù)是利用者來檔案館提出利用檔案的要求，檔案人員盡量去滿足這種 需求，包括接待閱覽，外借檔案和檔案證明等。而主動(dòng)服務(wù)是通過各種形式主動(dòng)向外宣傳報(bào)道館藏檔案內(nèi)容，主動(dòng)了解用戶需要，主動(dòng)送檔案到各部門為他們服務(wù)。利用者來查找檔案，只要能找出來，就可以發(fā)揮利用。這是檔案館提高利用的重要方式，如果能做好接待工作，主動(dòng)幫助查找，就能在被動(dòng)服務(wù)中爭(zhēng)取主動(dòng)。
（六）注意掌握檔案的利用效果
檔案的利用效果，是指檔案用戶在利用檔案館提供的檔案信息后，所獲得的結(jié)果，檔案館應(yīng)當(dāng)把利用效果的收集、整理、分析和研究作為一項(xiàng)基本工作來抓。了解和掌握檔案用戶利用檔案后取得的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，了解和掌握檔案用戶利用后有沒有產(chǎn)生積極效果。只有這樣，才能全方位地把握各類檔案與資料的利用價(jià)值，從而為改善館藏結(jié)構(gòu)和各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的建設(shè)，提供可靠的科學(xué)依據(jù)。
隨著時(shí)間的推移，檔案利用工作日益重要和明顯，大批檔案在社會(huì)中已經(jīng)發(fā)揮和將發(fā)揮不可替代的作用。因此檔案工作人員要做好檔案利用工作，為構(gòu)建和諧的社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。這是對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想。
摘要：
高職院校基建檔案記錄著一所高職院校產(chǎn)生，發(fā)展和不斷壯大的整個(gè)過程，因此高職院校基建檔案的保存管理工作是一份值得人們下功夫去做的，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)的高效率性在高職基建檔案管理工作中也得到了體現(xiàn)。本文將分析我國(guó)高職院校在基建檔案保存管理方面存在的問題，并據(jù)此給出策略建議。
關(guān)鍵詞：
高職院校；基建檔案；信息化管理
我國(guó)大多數(shù)的高職院校發(fā)展步伐很快，高職院校的遷徙和重建等工作已經(jīng)成為大多數(shù)高職院校都會(huì)面臨的問題，在高職院校遷徙和重建的過程中需要進(jìn)行大量基建檔案的建立，保存，審核等工作，信息化技術(shù)能夠很好的幫助高職院校完成基建檔案的管理，因此很多高職院校在進(jìn)行基建檔案管理工作時(shí)都會(huì)借助信息化的手段或工具。
1我國(guó)高職院校基建檔案信息化管理存在的主要問題
目前我國(guó)高職院校在基建檔案信息化管理中存在主要問題有四個(gè)。一是不能合理理解檔案信息化管理，我國(guó)高職院校的相關(guān)負(fù)責(zé)人不能正確理解基建檔案信息化管理，對(duì)于這個(gè)問題可以從基建檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)人員和普通工作人員兩個(gè)方面進(jìn)行分析：首先，很多高職院校基建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)人員不能正確地認(rèn)識(shí)基建檔案管理工作的重要性，也意識(shí)不到信息化管理對(duì)于基建檔案管理效率的重要影響，這種對(duì)高職基建檔案信息化管理工作認(rèn)識(shí)的不到位，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)人員并不重視高職基建檔案在信息化管理過程中的硬件更新以及軟件升級(jí)等。其次，很多高職院校基建檔案管理工作的一線操作人員由于不重視基建檔案的信息化管理，以至于在處理基建檔案資料時(shí)不夠認(rèn)真，出現(xiàn)不合規(guī)范地保存和歸檔相關(guān)基建檔案的電子資料。二是高職基建檔案信息化管理工作的制度化建設(shè)有待提高，目前很多高職院校在基建檔案管理方面存在無依據(jù)可循無標(biāo)準(zhǔn)可依據(jù)的問題。三是高職院校進(jìn)行基建檔案信息化管理的基礎(chǔ)不夠堅(jiān)固，基建檔案信息化管理的工作人員專業(yè)知識(shí)匱乏，技能不過關(guān)。四是高職基建檔案管理過程中信息的利用率較低，很多高職院校基建檔案管理雖然采用了信息化的手段，但是由于并沒有合理地利用信息化技術(shù)手段，致使信息化技術(shù)手段的使用對(duì)于基建檔案管理效率的影響并不明顯。
2改善高職基建檔案信息化管理工作現(xiàn)狀的措施
2.1正確對(duì)待高職基建檔案信息化管理工作
首先，基建檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該認(rèn)識(shí)到信息化管理的優(yōu)勢(shì)，通過了解這種信息化管理模式基建檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人員會(huì)重視起高職基建檔案管理工作的信息化，并積極引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)施來保證高職基建檔案信息化管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，領(lǐng)導(dǎo)層的正確意識(shí)還可以逐漸傳染給其下屬的工作人員，使實(shí)際管理基建檔案的工作人員也可以正確對(duì)待高職基建檔案管理的信息化。其次，基建檔案管理部門工作人員對(duì)信息化管理的正確認(rèn)識(shí)，可以促使他們積極學(xué)習(xí)對(duì)基建檔案進(jìn)行信息化管理的技能，減少他們?cè)诠ぷ鬟^程中的失誤，提高基建檔案管理工作的規(guī)范性。
2.2做好高職基建檔案信息化管理的制度建設(shè)
高職基建檔案信息化管理的制度建設(shè)能夠以書面的形式正式讓員工們意識(shí)到基建檔案信息化管理的重要性，在進(jìn)行高職基建檔案信息化管理的制度建設(shè)時(shí)，一方面，應(yīng)該考慮我國(guó)相關(guān)法律的規(guī)定以及相關(guān)行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，制度要求應(yīng)該符合法律法規(guī)的要求，保證基建檔案管理人員進(jìn)行檔案管理時(shí)所遵循的是正確合理的標(biāo)準(zhǔn)和制度要求。另一方面，高職院校應(yīng)該規(guī)范一些在建項(xiàng)目和工程負(fù)責(zé)人的職責(zé)和態(tài)度，這些手中掌握高職院校原始基建資料的人員應(yīng)該配合基建檔案管理部門的合作，不應(yīng)該以各種理由拒絕基建檔案管理部門對(duì)于相關(guān)資料的使用要求，這種橫向的協(xié)作機(jī)制可以提高基建檔案信息化管理部門的工作效率和工作質(zhì)量。
2.3提高高職基建檔案信息化管理工作相關(guān)人員的專業(yè)技能
無論高職院校基建檔案信息化系統(tǒng)的硬件和軟件是如何的先進(jìn)和發(fā)達(dá)，工作人員是進(jìn)行基建檔案管理的實(shí)操人員，這有這部分實(shí)操人員的專業(yè)技能滿足要求才能真正使信息化手段發(fā)揮功效。高職院校的基建檔案管理部門在招聘和吸引基建檔案管理的工作人員時(shí)，應(yīng)該嚴(yán)格考核這些人員在高職基建檔案信息化管理方面的專業(yè)知識(shí)和技能是否過關(guān)，只有對(duì)高職基建檔案信息化管理方面的專業(yè)知識(shí)和技能都達(dá)標(biāo)的人才可以接受。此外，對(duì)于從事高職基建檔案信息化管理工作的在職人員應(yīng)該進(jìn)行定期的培訓(xùn)，不斷提高這些基建檔案管理人員的技能，擴(kuò)展他們的眼界，讓這些從事高職基建檔案信息化管理工作的在職人員可以在日常的工作中不斷完善不斷進(jìn)步不斷創(chuàng)新。
2.4積極建立高效的信息資源系統(tǒng)
為了解決高職基建檔案管理過程中信息的利用率較低的問題，應(yīng)該積極建立高效的信息資源系統(tǒng)，提高高職院校基建檔案管理的效率，可以通過構(gòu)建電子化數(shù)據(jù)庫(kù)以及增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的運(yùn)行效率。首先，高職院校基建檔案管理部門應(yīng)該建立一個(gè)信息完整的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，信息完整的電子數(shù)據(jù)庫(kù)不僅可以幫助工作人員有效的檢索，而且可以增加基建檔案管理工作的質(zhì)量，高職院校為了構(gòu)建一個(gè)信息完整的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)該至少進(jìn)行三種電子數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)：高職院校全部基建檔案的電子版數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，高職院校內(nèi)單個(gè)建筑物的基建檔案資料的電子數(shù)據(jù)庫(kù)以及高職院校子系統(tǒng)的基建檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，這三個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)能夠使高職院校的基建檔案資料以電子形式進(jìn)行存檔，既保證了基建檔案資料的全面完整，又使得基建檔案資料的保存條理清晰，高效便捷。其次，高職院校基建檔案管理部門應(yīng)該完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)的使用可以提高相關(guān)人員對(duì)高職院校基建檔案進(jìn)行查閱和遠(yuǎn)程傳輸?shù)谋憷潭群退俣龋员阌诩皶r(shí)對(duì)相關(guān)的基建檔案資料進(jìn)行保存和管理，在日后進(jìn)行基建檔案的檢索和審閱時(shí)，也不用對(duì)紙質(zhì)的基建檔案逐個(gè)進(jìn)行處理，可以說這提高了大多數(shù)高職院校進(jìn)行基建檔案管理的工作步驟。
3結(jié)束語
本文通過分析高職基建檔案信息化管理工作中存在的問題，給出了完善高職基建檔案信息化管理現(xiàn)狀的策略：端正高職基建檔案信息化管理工作人員對(duì)工作的態(tài)度和認(rèn)識(shí)，做好高職基建檔案信息化管理的制度建設(shè)，提高高職基建檔案信息化管理工作相關(guān)人員的專業(yè)技能，積極建立三個(gè)基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)并完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。
作者：錢琳琳 單位：常州機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院
【摘要】
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，在各個(gè)行業(yè)中的應(yīng)用也越來越廣泛。在當(dāng)前人事檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用有效的提高了人事檔案管理的水平，不僅人事檔案管理效率得以大幅度提升，而且為人事檔案的利用奠定了良好的基礎(chǔ)。文中分析了人事檔案信息化管理的必要性，同時(shí)對(duì)人事檔案信息化管理的途徑進(jìn)行了具體的闡述。
【關(guān)鍵詞】
人事檔案 信息化管理 必要性途徑
近年來，信息技術(shù)開始在人事檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用，這不僅有效的提升了人事檔案管理現(xiàn)代化的水平，而且為什么各單位人事檔案信息管理提供了可靠的保證。將人事檔案管理技術(shù)與信息化技術(shù)有效的結(jié)合起來，加快推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)，這不僅是人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，而且能夠更好的將人事檔案在人事工作中重要作用發(fā)揮出來，為人事檔案的健康發(fā)展起到積極的促進(jìn)作用。
1人事檔案信息化管理的必要性
1.1信息化管理有利于人事檔案利用率的提升
人事檔案作為國(guó)家和企事業(yè)單位不可或缺的重要工某些人，其是對(duì)個(gè)人信息的真實(shí)記錄，而且與每一個(gè)職工的切身利益息息相關(guān)。人事檔案還是單位人事部門對(duì)個(gè)人進(jìn)行管理的重要憑證，是各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)。在單位選拔人才及干部隊(duì)伍建設(shè)中具有非常重要的作用。通過實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，有利于人事檔案利用率的提升，特別是當(dāng)前人事檔案使用頻率不斷提高的新形勢(shì)下，加快人事檔案信息化管理更具有必要性。
1.2信息化管理有利于人事檔案管理效率的提高
長(zhǎng)期以來在檔案工作中一直采用紙質(zhì)載體進(jìn)行保管，而且檔案的收集、整理和利用也都是手工的方式，檔案管理人員不僅工作量較大，而且工作效率很難提高。通過將信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用，只需要將個(gè)人信息數(shù)據(jù)錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中就可以反復(fù)對(duì)其進(jìn)行查閱和使用，利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數(shù)字檔案更易于保存和查詢，有效的提升了檔案的利用率，同時(shí)檔案管理成本也得以降低。
1.3人事檔案信息化管理是必然趨勢(shì)
信息化發(fā)展已成為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)從檔案管理的改革工作中我們也不難看出，信息化發(fā)展作為檔案管理改革的總方向。在當(dāng)前人事檔案管理工作中，充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好的運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，通過對(duì)人事檔案各類信息進(jìn)行編輯、管理、存儲(chǔ)和檢索，提供更準(zhǔn)確及方便的人事檔案信息利用，加快推動(dòng)檔案信息資源共享的步伐。
2人事檔案信息化管理的途徑分析
2.1提高人事檔案管理的信息化意識(shí)
在當(dāng)前社會(huì)知識(shí)信息進(jìn)代，人們對(duì)信息的需求量不斷增加，在這種情況下，作為檔案管理人員，需要努力提高自身的信息化意識(shí)，更好的推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。特別是在當(dāng)前人事檔案管理工作中還存在著手工管理的方式，這就需要加快向數(shù)字管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變，確保人事檔案接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用實(shí)現(xiàn)一體化，確保人事檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)。在當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)過程中，電子檔案作為人事檔案信息和資源建設(shè)的重要內(nèi)容，通過加快檔案信息化建設(shè)，可以更好的使人事檔案為人事管理工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，利用科學(xué)、先進(jìn)的人事檔案管理模式，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的高效化，確保人事檔案管理質(zhì)量的提升。而且在信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用時(shí)，不僅提高了檔案查閱的效率，而且檔案內(nèi)容也得以更加豐富，實(shí)現(xiàn)了人事檔案的無紙化閱檔。
2.2加快人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)雖然在信息的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、及名冊(cè)和表格的快速生成方面具有較大的優(yōu)勢(shì)，但在正常對(duì)人事干部進(jìn)行提拔及考察時(shí)需要對(duì)其政歷、組織鑒定和考核材料等內(nèi)容進(jìn)行查閱，這是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)無法提供的。所以需要進(jìn)行全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，有效的提高人事檔案利用的效率，通過人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)雖能進(jìn)行人員信息的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析，并能快速生成各種名冊(cè)和表格，但組織、人事部門在選拔、考察干部時(shí)經(jīng)常會(huì)查閱其簡(jiǎn)歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內(nèi)容，這些則是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)無法提供的。為深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案利用工作的效率，滿足利用者的需求，保護(hù)實(shí)體檔案，全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)就顯得尤為重要。建立一個(gè)全文數(shù)據(jù)庫(kù)，利用者通過屏幕就可以方便地查閱并按要求摘錄打印了。建成技術(shù)先進(jìn)、功能完善的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級(jí)主管部門對(duì)全國(guó)人事檔案信息資源的共享。
2.3加強(qiáng)人事檔案信息動(dòng)態(tài)化管理
人事檔案的管理不能再拘泥于傳統(tǒng)的統(tǒng)一模式，可以不斷的充實(shí)本人的一些個(gè)性資源，使檔案材料和信息得以不斷的充實(shí)和完善。同時(shí)現(xiàn)在人員流動(dòng)性較大，所以需要加快人事檔案信息的更新速度，使之與人員流轉(zhuǎn)的速度相協(xié)調(diào)，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的動(dòng)態(tài)化管理，完成人事檔案信息的電子檔案的建立，使現(xiàn)代化手段在人事檔案信息動(dòng)態(tài)化管理過程中得以有效的建立，從而有效的提高人事檔案的使用價(jià)值。
2.4加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)建信息平臺(tái)
在當(dāng)前人事檔案管理工作中，需要構(gòu)建完善的人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，各單位人事檔案可以通過局域網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)接，確保干部檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的實(shí)現(xiàn)。而且人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系構(gòu)建以后，有利于提升人事檔案管理效率，為人事檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)起到積極的作用。另外，為了能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，則需要人事管理機(jī)構(gòu)要進(jìn)行信息中心的設(shè)置，做好人事信息化管理的指導(dǎo)和技術(shù)支持工作，更好的對(duì)人事信息流動(dòng)渠道進(jìn)行規(guī)范，履行好人事信息收集和的重要職責(zé)。人事信息資料是人事管理工作的重要基礎(chǔ)，當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過程中，人員具有較大的流動(dòng)性，而且人事信息資料量較大，并且呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)的變化，這就需要建立科學(xué)的人事信息庫(kù)，并將人事信息庫(kù)與人事檔案管理有效的結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)靜態(tài)信息和動(dòng)態(tài)信息的統(tǒng)一，有效的確保人事檔案利用過程中信息的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性，為人事檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。
3結(jié)語
在當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，相對(duì)于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，人事檔案管理工作存在一定的滯后性，為了能夠使人事檔案管理工作更好的與當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求相適應(yīng)，則需要加快對(duì)人事檔案管理工作的完善和優(yōu)化，加快推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)工作，為人事檔案更好的服務(wù)于人事管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。
作者：凌玲 單位：黑龍江省哈爾濱水文局
【摘要】
企業(yè)人事檔案主要記錄了企業(yè)職工的詳細(xì)信息，為企業(yè)未來發(fā)展選拔人才提供了參考。過去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，我國(guó)企業(yè)一直運(yùn)用傳統(tǒng)的方式來進(jìn)行人事檔案管理，管理效率比較低，而且難以充分發(fā)揮出人事檔案的作用，已然不能符合現(xiàn)代社會(huì)的需求。為此，企業(yè)需要采用信息化的手段來管理人事檔案，以便能夠?yàn)槠髽I(yè)、職工發(fā)展提供幫助。
【關(guān)鍵詞】
企業(yè)人事檔案 信息化管理
企業(yè)采取信息化的手段來管理人事檔案具有非常多的優(yōu)勢(shì)。比如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠在檔案信息系統(tǒng)上直接查找職工信息，而省去了人工查找的時(shí)間。另外，信息化管理方式能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案資源的智能化管理，可以依據(jù)程序進(jìn)行自動(dòng)分類、自動(dòng)分析、自動(dòng)加工等，這對(duì)提高人事檔案工作效益有著重要的意義。
1企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀分析
（1）缺乏完整性和適時(shí)性，未能在更廣泛的領(lǐng)域運(yùn)用。
早期人事檔案管理人員會(huì)根據(jù)相關(guān)規(guī)范來檔案立卷折，僅注重如何妥善保管，把完整性和保密性作為重中之重，人事檔案往往只是簡(jiǎn)單的材料堆砌與積累，并沒有對(duì)員工檔案信息展開更為詳細(xì)的分析與運(yùn)用，再加之，因?yàn)槠髽I(yè)人事檔案自身就存在著一定的滯后性，記錄的信息可能與職工現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)并不相符，或者有很多現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)并沒有及時(shí)的更新，形成綜合性的信息材料，使我們無法進(jìn)行一些深層次的思考，更無法打開人事工作的新局面，致使檔案使用效益甚微。
（2）目前在企業(yè)的人事檔案管理中，缺檔、斷檔和死檔的問題時(shí)有發(fā)生。
之所以會(huì)出現(xiàn)這些問題，原因有很多，例如認(rèn)識(shí)檔案管理人員更換而未做好交接工作，或者企業(yè)的人員流動(dòng)較大等等。這些問題的存在為企業(yè)人事管理工作的開展帶來了極大的不利影響，也不能使企業(yè)更好地掌握員工的動(dòng)態(tài)和現(xiàn)狀，不利于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制訂與實(shí)施。
（3）管理方法落后，工作效率低下。
長(zhǎng)期以來紙張一直都是有效管理檔案的主要媒介，但是隨著檔案內(nèi)容的不斷增加，各類檔案的打印、整理、裝訂、保存和查詢逐漸暴露出了一弊端，比如紙張長(zhǎng)時(shí)間的保存之后，會(huì)出現(xiàn)明顯的泛黃現(xiàn)象，而且字跡會(huì)變得模糊不清，查詢期間，需要從很多的檔案中進(jìn)行查找，便利性差，同時(shí)難以共享。近幾年，隨著信息量的增加，人力資源部作為大型企業(yè)的優(yōu)秀部門，檔案管理工作量越來越大，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸陷入被動(dòng)。
（4）一直沿用的管理體制阻礙了信息化管理的發(fā)展。
這主要是因?yàn)樵缙诘墓芾眢w制將人事管理與檔案管理分離以及紙制檔案歸檔的滯后性使人力資源信息和人事檔案管理脫節(jié)，從而造成人員數(shù)據(jù)信息不完整。
2人事檔案管理信息系統(tǒng)的解決方案
隨著社會(huì)規(guī)范化、誠(chéng)信化程度的不斷提高和信息化時(shí)代的到來，人事檔案作為人力資源管理的憑證、參考和依據(jù)，必須引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，采取切實(shí)有效措施，充分利用員工素質(zhì)模型，用信息化建立全面、真實(shí)、詳細(xì)、連續(xù)的人事檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化與紙質(zhì)化雙軌制，全面提高人事管理水平，為合理使用人才，加強(qiáng)個(gè)人誠(chéng)信提供強(qiáng)有力的支撐和幫助。作為人力資源管理信息系統(tǒng)的延伸，通過系統(tǒng)的合理設(shè)計(jì)和管理體制的適當(dāng)調(diào)整，即可實(shí)現(xiàn)人事管理系統(tǒng)和人事檔案系統(tǒng)的連接，從而形成完整的個(gè)人信息檔案和與之對(duì)應(yīng)的規(guī)范化的人事電子檔案。人事檔案管理信息系統(tǒng)功能具體表現(xiàn)如下：
（1）人事檔案管理系統(tǒng)中詳細(xì)的記錄了企業(yè)人員的各項(xiàng)信息，這些信息實(shí)時(shí)更新，并且咪每年都上報(bào)中央企業(yè)。這樣中央企業(yè)要想了解某一個(gè)員工的信息，只需要查詢信息系統(tǒng)即可。這不僅節(jié)省了人員檢索檔案的時(shí)間，也減輕了工作人員的工作量。而且由于信息系統(tǒng)中所管理的人員信息都是最新動(dòng)態(tài)的信息，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可能隨時(shí)了解到員工的表現(xiàn)情況，這對(duì)勞資管理意義重大。
（2）人事檔案信息化之后，便于組織部門對(duì)企業(yè)部門干部進(jìn)行考察。信息系統(tǒng)由于維護(hù)及時(shí)，澤人員更新快速，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者能夠隨時(shí)查看員工個(gè)人的履歷表，各個(gè)部門干部的變動(dòng)情況。這樣企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)就能夠掌握企業(yè)全體員工的素質(zhì)情況，以此作出合理的人員調(diào)整。
（3）系統(tǒng)不僅支持多種格式的電子文檔文件、圖片文件，還支持音頻及視頻文件，對(duì)于某些重要工作或（檔案）場(chǎng)景，可以錄音或利用攝像機(jī)拍攝，生成音（視）頻文件保存到電子檔案中，從而使人事檔案的記錄更加生動(dòng)具體。
（4）系統(tǒng)還可以對(duì)人事檔案進(jìn)行日常的管理，比如記錄人事檔案的借閱信息等各類信息。
3人事檔案信息化管理中注意的問題
（1）進(jìn)行數(shù)據(jù)整合。
人事檔案記錄的信息十分龐雜，而且前后所記錄的信息者相距時(shí)間比較長(zhǎng)，在記錄的過程中，因?yàn)橹骺陀^因素的影響，人事檔案中信息中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，很有可能會(huì)出現(xiàn)前后不一致，或者出現(xiàn)相同的信息記錄不同情況。所以企業(yè)人事檔案的信息化系統(tǒng)建設(shè)前提條件就是做好信息數(shù)據(jù)的整合工作，保證所獲得信息是唯一正確的信息。這項(xiàng)工作十分繁瑣，需要花費(fèi)非常長(zhǎng)的時(shí)間，盡管如此，也需要人事檔案信息建設(shè)者努力做到這一點(diǎn)，因?yàn)槿耸聶n案中所記錄的錯(cuò)誤的信息沒有任何的意義，而且可能會(huì)引發(fā)更嚴(yán)重的問題。
（2）轉(zhuǎn)變管理思路，努力做到人事管理與人事檔案管理相結(jié)合。
目前我國(guó)企業(yè)的人事檔案管理和人事管理分別由不同人員進(jìn)行管理，有的是兩個(gè)部門管理，這樣在檔案收集、信息錄入及檔案移交歸檔案方面就存在諸多不便，筆者認(rèn)為：人事及檔案管理應(yīng)該統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)從人事材料的收集、錄入、歸檔及管理的一體化操作。
（3）注重培養(yǎng)人事檔案管理人員的各方面素質(zhì)，尤其是政治業(yè)務(wù)素質(zhì)。
雖然信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)人事檔案信息化管理起著不可替代的作用，但是人依然起著決定性作用的重要因素。為此，企業(yè)定要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，以使其能夠完全掌握最先進(jìn)的人事檔案信息管理技術(shù)，知識(shí)層次更加深入。因?yàn)槿耸聶n案管理工作特別強(qiáng)調(diào)責(zé)任，為此，企業(yè)必須著重對(duì)管理人員進(jìn)行政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，以使管理者擁有非常高的政治覺悟，擁有政治責(zé)任感，并且具有一定的政治辨別能力。
4結(jié)語
綜上所述，可知人事檔案管理工作作為企業(yè)管理內(nèi)容之一，企業(yè)充分的重視，這不僅有利于企業(yè)未來發(fā)展，也能夠?yàn)槿耸聶n案管理事業(yè)作出一定的貢獻(xiàn)。企業(yè)人事檔案管理部門要轉(zhuǎn)變管理思路，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理模式，以使企業(yè)人事檔案管理能夠與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展。
作者：劉波 單位：赤峰熱電廠
一、背景
1.理論研究
自從企業(yè)內(nèi)部控制管理理念提出以來，人們就很重視企業(yè)檔案，一些管理專家也都提出內(nèi)控管理機(jī)制中必須要加強(qiáng)檔案管理。如法國(guó)管理學(xué)家亨利?法約爾認(rèn)為對(duì)“管理機(jī)器”加以考察可以評(píng)估并指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行改進(jìn)，他所指的“管理機(jī)器”即為“包羅現(xiàn)在、過去和將來的記錄系統(tǒng)”，這里的記錄系統(tǒng)可以理解為企業(yè)檔案系統(tǒng)。而另一位管理學(xué)家盧卡?帕西奧利也強(qiáng)調(diào)必須關(guān)心內(nèi)部的管理控制，還建議“備忘錄、日記賬和分類賬要編上號(hào)碼并注明日期，所有交易的文件都要詳盡完備并永久存檔，以及定期核查以便內(nèi)部控制”，這是早期企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制的雛形。可見在經(jīng)典管理學(xué)家們眼中，完整的企業(yè)記錄和檔案系統(tǒng)是企業(yè)極為重要的管理依據(jù)和控制手段。當(dāng)前，有學(xué)者對(duì)檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究現(xiàn)狀進(jìn)行了綜述分析(截至2014年1月)。作者以中國(guó)知網(wǎng)(CNKI)數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，檢索出有效中文文獻(xiàn)18篇，相關(guān)書籍1本；以EBSCO數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，檢索出有效英文文獻(xiàn)12篇，相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)2部；加上我國(guó)頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱《基本規(guī)范》)以及《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》，共計(jì)35份文獻(xiàn)。其中最早的是2000年美國(guó)的一份政府檔案，強(qiáng)調(diào)組織的檔案管理對(duì)組織內(nèi)部控制的作用。隨著2002年美國(guó)《薩班斯-奧克斯利法案》(以下簡(jiǎn)稱薩班斯法案)和2008年《基本規(guī)范》的相繼頒布，近年來對(duì)該課題的研究也逐漸增多。但總體來看，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系的研究還處于探索階段，研究成果數(shù)量比較少，研究方法比較單一，研究的深度、廣度和高度都有所欠缺，整體上并沒有形成完備的體系，尚存在諸多理論空白。
2.實(shí)踐發(fā)展
自2001年以來，國(guó)內(nèi)外相繼出現(xiàn)了一系列大型上市公司的會(huì)計(jì)欺詐事件，如美國(guó)的安然、世通以及中國(guó)的銀廣夏等，這些都反映了企業(yè)控制的嚴(yán)重不力。其中安然事件后的一片混亂，促使美國(guó)頒布了薩班斯法案，該法案對(duì)于檔案材料的真實(shí)性、完整性都做了強(qiáng)制性要求，同時(shí)還要求檔案材料必須滿足信息披露的透明性和及時(shí)性。我國(guó)各界也逐漸認(rèn)識(shí)到，作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的主體，企業(yè)只有提高內(nèi)部控制能力，使企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)和資源都能夠處于可控、優(yōu)化狀態(tài)，才能提高其優(yōu)秀競(jìng)爭(zhēng)力。2008年，我國(guó)財(cái)政部會(huì)同證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)制訂了《基本規(guī)范》，隨后越來越多的企業(yè)也開始執(zhí)行并制定適用、有效的內(nèi)部控制制度。通過閱讀可以發(fā)現(xiàn)，《基本規(guī)范》中多個(gè)條款與企業(yè)檔案管理直接或者間接相關(guān)，檔案管理作為企業(yè)信息控制的關(guān)鍵，在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的重要性不言而喻，許多企業(yè)也逐漸認(rèn)識(shí)到了這一點(diǎn)。如中國(guó)長(zhǎng)城資產(chǎn)管理公司將檔案作為一個(gè)重要的控制點(diǎn)，建立了以“三鐵(即鐵規(guī)章鐵賬本鐵檔案)”為載體的內(nèi)部控制制度，從根本上提高了控制效率，確保了長(zhǎng)城公司各項(xiàng)工作在合規(guī)合法的前提下高效運(yùn)轉(zhuǎn)。我公司在制定《內(nèi)部控制手冊(cè)》時(shí)，也將相關(guān)的檔案管理制度納入其中。
二、檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制的相互關(guān)系
《基本規(guī)范》第五條提出企業(yè)建立與實(shí)施有效的內(nèi)部控制，應(yīng)當(dāng)包括五大要素，即內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督。其中“信息與溝通是企業(yè)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進(jìn)行有效溝通”，這里的信息包含了企業(yè)檔案信息，所謂“溝通”包含了檔案信息的傳遞、服務(wù)功能。可見，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制是緊密相關(guān)、不可分割的。
1.檔案管理對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的作用
企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件，它的原始記錄性決定了其基本價(jià)值，即具有參考作用和憑證作用。在企業(yè)內(nèi)部控制過程中，這一作用的發(fā)揮顯得更加重要和明顯。檔案管理的對(duì)象是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案信息，而檔案管理的最終目的是為用戶提供方便、有效的利用。可以說，在現(xiàn)代化企業(yè)管理中，檔案管理負(fù)責(zé)信息的匯集和回饋，通過接收檔案信息、提供信息服務(wù)的循環(huán)運(yùn)行，參與到企業(yè)管理的各個(gè)階段，是企業(yè)信息控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案既是企業(yè)有形資產(chǎn)的記錄和憑證，也是專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等無形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，在企業(yè)創(chuàng)新、企業(yè)管理和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)中具有不可替代的作用，并為規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益和企業(yè)職工利益、完善法制經(jīng)濟(jì)、解決企業(yè)紛爭(zhēng)提供信息支持。可見，企業(yè)內(nèi)部控制制度的有效運(yùn)行，離不開完善的檔案管理工作。
2.企業(yè)內(nèi)部控制對(duì)檔案管理的影響
企業(yè)的內(nèi)部控制機(jī)制能夠有效記錄并監(jiān)控企業(yè)所有活動(dòng)信息，這對(duì)于企業(yè)檔案管理也具有積極的影響。首先，企業(yè)內(nèi)部控制強(qiáng)化了檔案管理的規(guī)范性。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求，檔案人員需對(duì)現(xiàn)有流程進(jìn)行梳理，對(duì)現(xiàn)有記錄的合理、合規(guī)性進(jìn)行重新確認(rèn)，對(duì)遺留問題進(jìn)行調(diào)整處理，對(duì)查閱記錄、借閱記錄、借閱臺(tái)賬及全部檔案目錄進(jìn)行核對(duì)清理，進(jìn)而確保各項(xiàng)信息的準(zhǔn)確。其次，企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)一步確保了檔案信息的真實(shí)性和完整性。由于檔案的特殊性，內(nèi)部控制過程中的檔案管理需設(shè)置兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)防控流程。一方面，在檔案文件材料歸檔時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，保證歸檔文件材料的原始性、完整性和真實(shí)性；另一方面在檔案文件材料的查閱借閱時(shí)，要認(rèn)真履行查、借閱手續(xù)，確保檔案文件材料在此過程中不會(huì)發(fā)生更改、破損、丟失等情況。再次，企業(yè)內(nèi)部控制完善了檔案管理流程。企業(yè)內(nèi)部控制要求企業(yè)的文件材料及其信息自產(chǎn)生時(shí)就要處于有效的控制管理狀態(tài)，打破了文件與檔案管理的明顯界限，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的全過程、系統(tǒng)控制管理，保證文件和檔案之間的連續(xù)性。同時(shí)由于信息是內(nèi)部控制的重要因素之一，各部門的歸檔積極性也有所提高，由被動(dòng)歸檔逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)歸檔。總之，企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制工作之間是一種良好的促進(jìn)和循環(huán)關(guān)系。做好企業(yè)檔案管理工作就能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)控能力的提高，而企業(yè)的內(nèi)控機(jī)制又反過來完善企業(yè)檔案管理工作。
三、企業(yè)內(nèi)部控制過程中檔案管理的強(qiáng)化措施
企業(yè)內(nèi)部控制是一個(gè)依賴信息反饋的過程，檔案作為信息的匯集中心，在控制過程中占有非常重要的地位。因此，從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，應(yīng)該對(duì)檔案管理采取相應(yīng)的強(qiáng)化措施，從而為企業(yè)內(nèi)部控制提供信息保障，促進(jìn)內(nèi)部控制工作的有效運(yùn)行。
1.加強(qiáng)與檔案管理相關(guān)的企業(yè)法律法規(guī)建設(shè)
我國(guó)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理規(guī)定為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理提供了依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，而《基本規(guī)范》為企業(yè)內(nèi)部控制的合理性開展提供了指導(dǎo)和方法。通過分析檔案管理法律法規(guī)和內(nèi)部控制基本規(guī)范可以發(fā)現(xiàn)，兩者具備相關(guān)性，企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)現(xiàn)需要檔案管理的支持，然而《基本規(guī)范》中雖多處提到了“資料”“信息”“記錄”等，說明檔案管理的重要性，但在具體文字中卻仍未明確指出。同時(shí)在我國(guó)已頒布的涉及企業(yè)的法律中，也都沒有對(duì)檔案工作的明確規(guī)定。但是隨著企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展，我國(guó)社會(huì)檔案意識(shí)也在不斷提高。近兩年中央有關(guān)部委制定的針對(duì)上市公司內(nèi)部控制的規(guī)章中，逐漸對(duì)檔案管理提出相關(guān)要求。在全國(guó)政協(xié)十一次會(huì)議上，曾任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)的毛福民委員提交了“關(guān)于在國(guó)家涉及企業(yè)的法律法規(guī)中對(duì)檔案管理作出明確規(guī)定”的提案，建議有關(guān)部門在制定、修改有關(guān)企業(yè)法律法規(guī)時(shí)，具體明確企業(yè)必須建立業(yè)務(wù)檔案和財(cái)務(wù)檔案，設(shè)立合理的保管期限，建立企業(yè)檔案工作制度，保持檔案原始性和完整性等企業(yè)檔案管理內(nèi)容。明確企業(yè)檔案的重要性，加強(qiáng)與檔案管理相關(guān)的企業(yè)法律法規(guī)建設(shè)，這既是內(nèi)部控制與檔案管理的相互影響與促進(jìn)，也是從國(guó)家層面出發(fā)，建設(shè)企業(yè)內(nèi)控與檔案管理長(zhǎng)效合作機(jī)制的必然措施。
2.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案制度建設(shè)，完善檔案管理體系
企業(yè)檔案管理體系是由多種要素構(gòu)成的工作系統(tǒng)，一般包括檔案管理體制、檔案工作制度、檔案信息管理系統(tǒng)、主要業(yè)務(wù)內(nèi)容、主要工作流程以及檔案人員和檔案管理設(shè)備設(shè)施等要素。其中檔案工作制度是企業(yè)關(guān)于檔案工作的一組集成配套的管理辦法、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作細(xì)則，它是開展檔案管理的行動(dòng)指南和業(yè)務(wù)尺度，是運(yùn)行和控制檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42-2009)中將檔案工作制度的內(nèi)容作為一個(gè)制度體系予以重點(diǎn)列出，并指出其構(gòu)成內(nèi)容包含“檔案工作規(guī)章”、“檔案管理制度”、“檔案業(yè)務(wù)規(guī)范”三項(xiàng)內(nèi)容，說明企業(yè)檔案制度的重要性。目前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)的檔案制度相對(duì)完善，但隨著時(shí)間的推移以及內(nèi)部控制工作的發(fā)展需求，檔案工作制度也要不斷修訂，從文件的產(chǎn)生、傳遞到歸檔，都要有明確的管理細(xì)則，權(quán)責(zé)分明，確保檔案的真實(shí)、完整，保證檔案工作的高效、規(guī)范。同時(shí)，還要建立有效的檢查措施，定期對(duì)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，在實(shí)踐中自始至終對(duì)制度加以落實(shí)，從而滿足企業(yè)內(nèi)部控制度對(duì)檔案管理的要求。
3.轉(zhuǎn)變檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)工作流程重組
企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)職能活動(dòng)的產(chǎn)物，是隨著企業(yè)各項(xiàng)職能活動(dòng)的開展而產(chǎn)生的。對(duì)企業(yè)內(nèi)任何一個(gè)部門而言，它所產(chǎn)生的檔案是其各項(xiàng)行為活動(dòng)的原始記錄，是其職能作用和工作績(jī)效的有力憑證，而內(nèi)部控制正是針對(duì)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)開展的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和審計(jì)監(jiān)督。因此，各項(xiàng)活動(dòng)中所產(chǎn)生的檔案是否完整系統(tǒng)，檔案管理是否科學(xué)有序，將直接影響到內(nèi)部控制工作的有效性。在傳統(tǒng)管理環(huán)境下，企業(yè)檔案管理和文件管理以“歸檔”工作為接口銜接，檔案部門缺乏對(duì)歸檔前文件的有效控制，這也正是在內(nèi)部控制過程中檔案管理所需要解決的主要問題。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，就應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的靈活性、多樣性，將企業(yè)檔案管理的范圍擴(kuò)展到企業(yè)文件材料形成之時(shí)，對(duì)檔案工作流程重組，構(gòu)建正確的檔案管理模式，如文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理。即打破對(duì)現(xiàn)有文件管理的思維定勢(shì)，從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理前端控制管理的模式。這種模式要求檔案管理要與企業(yè)職能活動(dòng)同步進(jìn)行，控制監(jiān)督歸檔前的文件管理活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件到檔案的全過程控制，做好歸檔工作；同時(shí)還要重視對(duì)歸檔范圍和分類體系的重新審視，并與業(yè)務(wù)部門配合，做好企業(yè)重要活動(dòng)檔案的跟蹤工作，及時(shí)收集易散落的文檔，真正使企業(yè)內(nèi)控在良好的檔案信息記錄習(xí)慣和充足的檔案資源基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)。
4.提高人員參與意識(shí)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作
檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的地位非常重要，而一個(gè)企業(yè)的檔案意識(shí)則直接影響到檔案管理水平的高低。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過程中的積極意義，必須從整體上提高企業(yè)的檔案意識(shí)。首先，對(duì)于企業(yè)管理層而言，要充分認(rèn)識(shí)到檔案在企業(yè)內(nèi)部控制中所起的關(guān)鍵性作用。由于企業(yè)檔案的形成、產(chǎn)生和最終歸宿均在企業(yè)內(nèi)部，對(duì)外無明顯產(chǎn)品特性，所以往往容易被管理者忽視。但是隨著企業(yè)內(nèi)控的發(fā)展，檔案在其過程中的參考和憑證作用越來越顯著，檔案管理在企業(yè)活動(dòng)中的重要性也日益凸顯，管理層的重視將更有利于檔案工作的有序開展。其次，對(duì)于檔案管理人員而言，其對(duì)檔案現(xiàn)象的認(rèn)知水平，是決定企業(yè)檔案管理水平的重要因素。因此要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案工作內(nèi)容和檔案工作相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)容的認(rèn)識(shí)，提升檔案管理思想，學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)制度和相關(guān)檔案管理知識(shí)，理解其職能在內(nèi)部控制過程中的作用，從而在日常的檔案管理工作中完成好其分內(nèi)職責(zé)，并促使檔案工作促進(jìn)并支持企業(yè)內(nèi)部控制的有效進(jìn)行。最后，對(duì)于其他業(yè)務(wù)部門的工作人員而言，也要具備檔案意識(shí)，而這主要依靠檔案人員向企業(yè)員工進(jìn)行宣講來實(shí)現(xiàn)。要使業(yè)務(wù)部門的工作人員認(rèn)識(shí)到檔案是其各項(xiàng)行為活動(dòng)的原始記錄，檔案管理與其職能活動(dòng)的開展以及內(nèi)部控制工作的進(jìn)行都是緊密相關(guān)的。提高業(yè)務(wù)部門工作人員的檔案意識(shí)，有助于推進(jìn)檔案管理與企業(yè)職能活動(dòng)的同步運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理，從而促進(jìn)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)在企業(yè)內(nèi)控體系中順利開展。
四、結(jié)語
總之，隨著《基本規(guī)范》的實(shí)施，越來越多的企業(yè)開始運(yùn)行內(nèi)控體系，制定適用、有效的內(nèi)部控制制度，規(guī)范內(nèi)部控制工作的程序、方法和要求，明確各機(jī)構(gòu)在內(nèi)部控制過程中的職責(zé)權(quán)限。在這一新的形勢(shì)下，檔案管理作為企業(yè)管理活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，也是內(nèi)部控制工作的重要信息基礎(chǔ)，只有不斷地完善和進(jìn)步，才能滿足企業(yè)內(nèi)部控制的需求，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制體系的長(zhǎng)期有效運(yùn)行。
作者：張潔麗 劉棟 單位：中國(guó)重型機(jī)械研究院股份公司 中交二公局第二工程有限公司
一、檔案開放
（一）檔案開放的必要性。
進(jìn)入現(xiàn)代社會(huì)，互聯(lián)網(wǎng)科技十分發(fā)達(dá)，人們了解獲得信息的渠道，方式多種多樣。無論國(guó)家政府的檔案，還是企業(yè)公司的檔案，都可以通過合法或者非法的方式進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)，為公眾所知。對(duì)于各種檔案，進(jìn)行嚴(yán)密的保管是很難做到的，在當(dāng)下我們這個(gè)信息開放的社會(huì)，將檔案開放，方便社會(huì)群眾進(jìn)行了解，使用，對(duì)于維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，提升檔案的利用價(jià)值，提高檔案的可靠真實(shí)度都有重要的意義。當(dāng)然，筆者本文所言的具有開放必要性的檔案是具有公共利益性質(zhì)的檔案，是能夠?yàn)槿嗣裉峁┮欢ǚ?wù)的檔案。對(duì)于國(guó)家檔案，很多在一定時(shí)期屬于國(guó)家機(jī)密，是無法對(duì)外開放的，但是這并不代表這種檔案沒有開放的必要性，開放的必要性依舊存在，國(guó)家的人民有權(quán)利了解國(guó)家的相關(guān)事務(wù)，隨著時(shí)期的過渡，這些檔案會(huì)慢慢解密為社會(huì)公眾所了解；對(duì)于企業(yè)檔案，開放的必要性是針對(duì)企業(yè)工作的工作人員。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層以及員工階層能夠方便調(diào)取個(gè)人以及企業(yè)的相關(guān)檔案對(duì)于提高企業(yè)工作效率，團(tuán)結(jié)企業(yè)有著重要的意義。
（二）檔案開放的風(fēng)險(xiǎn)性。
當(dāng)然，檔案的開放具有很大的危險(xiǎn)性，存在很大的安全風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于國(guó)家政府相關(guān)的檔案，即使在開放之前，考慮再三，十分謹(jǐn)慎，度過了某一敏感的時(shí)期，但是，一些檔案公之于眾之后還是會(huì)引起一些波瀾。甚至，政府類的檔案還容易被心懷叵測(cè)的社會(huì)主義敵對(duì)分子利用，借之進(jìn)行歪解胡說，蠱惑一批無知又容易沖動(dòng)的民眾，對(duì)我們的社會(huì)穩(wěn)定產(chǎn)生很多不利的因素。此外，對(duì)于企業(yè)或者機(jī)關(guān)單位的很多檔案，為了方便業(yè)內(nèi)人士提取，使用，進(jìn)行開放后，往往容易造成個(gè)人隱私泄密，單位機(jī)密泄密，為不法分子提供可乘之機(jī)。總之，開放檔案，既有方便，積極的一面，同時(shí)也面臨著很大的風(fēng)險(xiǎn)，存在很大的安全隱患問題。即使開放檔案存在這樣或者那樣，可預(yù)知以及不可預(yù)知的風(fēng)險(xiǎn)，筆者還是認(rèn)為，我們不能因噎廢食，還是應(yīng)該將應(yīng)該開放的檔案，大膽進(jìn)行開放。
（三）檔案開放的程序。
所謂的檔案開放程序，就是指檔案開放所需要進(jìn)行的必要操作，所必須經(jīng)歷的方法，步驟。只有確立嚴(yán)格的檔案開放程序，并且嚴(yán)格按照程序辦事，開放符合要求的相關(guān)檔案，才能降低開放檔案帶來的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)滿足檔案開放的必要性，發(fā)揮開放性檔案的積極作用。不同性質(zhì)的檔案，開放程序不同，有嚴(yán)密繁瑣的程序步驟，也有簡(jiǎn)單章程性的程序，這主要根據(jù)檔案的重要性來決定。確立明確，嚴(yán)明的檔案開放程序，對(duì)于檔案的有序、科學(xué)使用，檔案信息的保密都有著重要的意義。
二、信息安全管理的方法策略
（一）管理工作人員的培養(yǎng)。
做好信息安全管理的工作我們首先需要一批具備安全管理信息才能的人才。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的飛速發(fā)展，為我們的社會(huì)培養(yǎng)了很多具有互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)，IT行業(yè)技術(shù)的高端人才。我們只要對(duì)這些人才進(jìn)行短期的信息安全管理的培訓(xùn)工作，就完全能夠使這些人才勝任信息安全管理的工作。做好信息安全管理工作的首要一步是引進(jìn)綜合素質(zhì)過硬的人才，并對(duì)這些人才進(jìn)行必要的職前培訓(xùn)，只有這樣，企業(yè)單位的信息部門才能做到信息的科學(xué)，安全管理。既為企業(yè)單位提供開放信息帶來的便利，同時(shí)還要保證信息的安全。
（二）嚴(yán)格管理制度的確立。
確立嚴(yán)格，完善的安全管理信息的相關(guān)規(guī)章制度，并嚴(yán)格遵守，一切按照規(guī)章制度辦事，任何人在一般情況下都不能破壞規(guī)章制度，調(diào)取信息。企業(yè)和單位為了做好信息安全管理的工作，就要自上而下嚴(yán)格遵守企業(yè)制定的信息安全管理的規(guī)章制度。現(xiàn)代企業(yè)和事業(yè)單位的管理，都要以嚴(yán)格的，先進(jìn)科學(xué)的管理制度進(jìn)行管理，在信息管理部門同樣是如此，好的制度為信息安全管理提供有效的保障。
（三）安全可靠的設(shè)備。
檔案的管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行收集與整理的過程中就應(yīng)該對(duì)文件做一個(gè)明確的分類，并進(jìn)行準(zhǔn)確的編號(hào)。同時(shí)要隊(duì)文件的資料做一個(gè)科學(xué)合理的分類與陳列，或者是可以依照不同的部門而對(duì)其進(jìn)行分類。提高報(bào)關(guān)信息設(shè)備的安全可靠性。企業(yè)和事業(yè)單位的信息部一定要完善處理，保管信息的設(shè)備，提高信息管理工作需要的硬件以及軟件設(shè)備的水平。高水平的硬件，軟件設(shè)備不僅能夠提高信息利用的效率，同時(shí)還能夠提高對(duì)信息的保護(hù)層級(jí)，防治外來黑客對(duì)信息進(jìn)行竊取。
（四）監(jiān)督審查措施的常態(tài)開展。
為了保證信息的安全，要確立嚴(yán)格的監(jiān)督制度，對(duì)單位的信息進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，并且做到自下至上的，分工明確，責(zé)任明確。成立專門的信息監(jiān)督小組，通過互聯(lián)網(wǎng)以及其他相關(guān)的技術(shù)設(shè)備對(duì)信息進(jìn)行監(jiān)督，管理。對(duì)單位的信息要做到定期系統(tǒng)管理，每隔一段時(shí)間，對(duì)單位所有的信息進(jìn)行分門別類，系統(tǒng)的管理，淘汰無用的信息，保證信息的時(shí)效性。同時(shí)，要確立嚴(yán)格的審查，追責(zé)制度。首先，定期對(duì)信息進(jìn)行審查，保證信息管理工作的安全可靠，其次，對(duì)于信息被濫用，泄露等惡劣事件，要做到嚴(yán)格追責(zé)，嚴(yán)厲懲罰。
三、結(jié)束語
有些檔案具有開放的必要性，在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，將部分檔案開放，有利于提高檔案的使用價(jià)值，提升人民群眾的法治觀念，維護(hù)社會(huì)以及互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的文明，合法。同時(shí)，將檔案信息開放面臨著很多的風(fēng)險(xiǎn)，但是我們不能因噎廢食，該開放的檔案信息還是要積極地進(jìn)行開放，只是我們必須要完善我們的信息安全管理制度，并且培養(yǎng)大批從事信息安全管理工作的人才。只有做到嚴(yán)明制度，謹(jǐn)慎管理，我們才能夠一面發(fā)揮檔案信息開放的積極作用，同時(shí)還能保證檔案信息的安全，防止檔案信息被非法濫用。
作者：劉曉峰 單位：洮南市中小企業(yè)服務(wù)中心
一、當(dāng)前社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作存在的問題
規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理是社區(qū)醫(yī)生了解轄區(qū)居民個(gè)人健康狀況的基本資料，基本的就業(yè)，救濟(jì)，社保等群眾服務(wù)工作，都要以社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案為基礎(chǔ)。建檔是社區(qū)建設(shè)的重要組成，它記錄社區(qū)的發(fā)展，客觀反映社區(qū)面貌。但是當(dāng)前社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作存在以下幾個(gè)問題。
1.健康檔案利用率低
當(dāng)前，居民個(gè)人健康檔案的管理多數(shù)是統(tǒng)計(jì)成紙質(zhì)的檔案信息，之后再錄入到電腦中。受到信息化程度的制約，居民的各種健康信息和電子檔案不能做到數(shù)據(jù)之間的相互轉(zhuǎn)化和更新，各級(jí)就診機(jī)構(gòu)之間因?yàn)槿狈ο嗷ブg的溝通，健康檔案管理的許多變化也就不得而知了，不能做到健康檔案的及時(shí)更新，這樣就成為了“死檔案”，也就失去了其應(yīng)有的功能。
2.居民對(duì)健康檔案的認(rèn)可度不高
基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目是從09年開始實(shí)施了，而建立健全居民的個(gè)人健康檔案是基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目的重要內(nèi)容。但是就檔案管理的實(shí)際工作來看，居民對(duì)健康檔案的認(rèn)可度不高，依從性差，部分居民還保留傳統(tǒng)的“健康就是沒病”心理。因此他們對(duì)居民個(gè)人健康檔案的建立不太認(rèn)可，大部分居民都是經(jīng)過檔案管理工作人員勸說后來同意建檔。經(jīng)過詢問調(diào)查發(fā)現(xiàn)，多數(shù)居民不愿建檔的主要原因，是擔(dān)心其個(gè)人和家庭信息的泄露。基于此，工作人員可以和居民溝通講解健康檔案的優(yōu)點(diǎn)，打消居民內(nèi)心的顧慮。
3.社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)建檔困難
當(dāng)前，居民的居住環(huán)境相對(duì)閉塞，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)駐居民生活小區(qū)開展建檔工作，需要取得物業(yè)公司的支持。而且老人、小孩受騙的情況時(shí)有發(fā)生，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)人員很難敲開居民的大門。在加上一部分社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)工作人員對(duì)于居民檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠，依然保持著傳統(tǒng)觀念，加上社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)在人手受限的情況，居民健康檔案的建設(shè)工作進(jìn)展緩慢。
二、規(guī)范化管理的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)
1.加大投入，建立統(tǒng)一的健康檔案信息化平臺(tái)
建立統(tǒng)一的健康檔案信息化平臺(tái),實(shí)行民政、公安、衛(wèi)生計(jì)生、物業(yè)管理等多方溝通合作,切實(shí)利用檔案信息的各種資源。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理要圍繞為居民服務(wù)這個(gè)宗旨,要讓居民切實(shí)感受到檔案管理工作所帶來的便利。建立健康檔案的目的就在于更好地了解和掌握所轄范圍內(nèi)居民的基本健康狀況，更好地為居民服務(wù)。2006年衛(wèi)生部已將社區(qū)精神衛(wèi)生服務(wù)列入基本公共衛(wèi)生服務(wù)精神內(nèi)容,實(shí)施重性精神疾病醫(yī)院、社區(qū)連續(xù)管理和治療并建立健康檔案措施。2013年，國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委、國(guó)家中醫(yī)藥管理局聯(lián)合發(fā)文，將中醫(yī)藥健康管理服務(wù)納入基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目。所有這些項(xiàng)目都應(yīng)記錄在居民健康檔案內(nèi)。所以建立統(tǒng)一的信息化平臺(tái)已是大勢(shì)所趨,紙質(zhì)檔案不利于查找和進(jìn)行檔案動(dòng)態(tài)管理,降低了檔案的使用價(jià)值。通過制定統(tǒng)一的信息化發(fā)展規(guī)劃，制定各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，編制一套切實(shí)可行的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)信息化建設(shè)管理軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)城鄉(xiāng)居民健康檔案信息的動(dòng)態(tài)管理和本地區(qū)范圍內(nèi)的信息交換和共享，可實(shí)現(xiàn)健康檔案的靈活運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)為居民提供連續(xù)性、綜合性、協(xié)調(diào)性衛(wèi)生保健服務(wù)的目的，逐步使居民養(yǎng)成預(yù)防為主的保健理念，降低居民就醫(yī)費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)建立健康檔案的初衷。
2.加大宣傳力度,提高居民對(duì)建立健康檔案重要性的認(rèn)識(shí)
充分發(fā)揮廣電、報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)等媒體作用,結(jié)合各種衛(wèi)生日，開展形式多樣的宣傳活動(dòng),提高居民健康和建檔意識(shí)。不但讓群眾成為健康教育和健康促進(jìn)的參與者和受益者,而且要提高他們對(duì)健康體檢以及健康檔案的依從性,及時(shí)把體檢資料和健康信息反饋給社區(qū)醫(yī)護(hù)人員。
3.加強(qiáng)人才培養(yǎng)
社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的功能定位是“六位一體”，包括預(yù)防、保健、健康教育、醫(yī)療、康復(fù)、計(jì)劃生育技術(shù)指導(dǎo)。它的服務(wù)特點(diǎn)是貼近群眾，解決廣大居民的基本公共衛(wèi)生和醫(yī)療服務(wù)。為適應(yīng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的這一功能，“全科醫(yī)生”便成為一種需求。而社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)全科醫(yī)師比較缺乏，不能滿足居民需求。建立居民健康檔案的渠道之一就是門診就診，由全科醫(yī)生建立。而全科醫(yī)生人手有限，往往只顧了醫(yī)療，而忽略建檔。要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高社區(qū)醫(yī)師的建檔、檔案為我所用的意識(shí)。
作者：武依然 單位：石家莊市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心
一、強(qiáng)化醫(yī)學(xué)檔案信息化管理
新時(shí)期，醫(yī)學(xué)檔案管理應(yīng)迎合時(shí)代的發(fā)展需求，逐步實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化建設(shè)，而在醫(yī)學(xué)檔案信息化建設(shè)中，又分為硬件與軟件建設(shè)兩個(gè)方面。一方面，就硬件而言，因計(jì)算機(jī)處理過程均需借助相關(guān)指令來完成，這時(shí)為避免因檔案管理員的疏忽而出現(xiàn)管理失誤，必然就需要逐步強(qiáng)化對(duì)文書檔案的管理，而隨著文書檔案資源的越來越多，不僅增加了檔案資料存儲(chǔ)的困難，而且管理效率也比較低，極易出錯(cuò)，故逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化管理，意義重大。為此，醫(yī)院需具體結(jié)合自身經(jīng)濟(jì)情況，進(jìn)一步加大對(duì)醫(yī)院檔案管理的信息化硬件設(shè)施的建設(shè)與投入，積極購(gòu)置一些現(xiàn)代化、先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，形成便捷、可操作性強(qiáng)的檔案信息查詢、檢索與共享網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，積極打造出一個(gè)健全的檔案信息資料服務(wù)平臺(tái)，從而為醫(yī)學(xué)檔案信息化建設(shè)提供有力地信息資料支持。另一方面，就軟件而言，醫(yī)院需重點(diǎn)加大對(duì)現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)。在日常管理工作中，醫(yī)療科研單位與相關(guān)檔案界均需投入大量精力、人力用于檔案人才的挖掘、培養(yǎng)中，積極培養(yǎng)出一大批高素質(zhì)且具備較強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)能力的檔案人才，以此來推動(dòng)醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。同時(shí)，在現(xiàn)代化檔案人才培養(yǎng)中，不僅需使之具備較專業(yè)的檔案知識(shí)與計(jì)算機(jī)操作能力，還需引導(dǎo)其逐步形成信息意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)，引導(dǎo)其主動(dòng)學(xué)習(xí)，主動(dòng)探究，逐步提升自身檔案管理水平與訥訥管理，從而醫(yī)學(xué)科研人員提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。
二、突出醫(yī)學(xué)檔案的開發(fā)利用
第一，明確醫(yī)學(xué)檔案開發(fā)利用服務(wù)方向。就我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)情況來講，醫(yī)學(xué)檔案要想迎合經(jīng)濟(jì)日漸增長(zhǎng)的需求，就需逐步拓展其信息資源開發(fā)利用服務(wù)領(lǐng)域，即推動(dòng)醫(yī)學(xué)檔案開發(fā)利用朝著更加制度化與科學(xué)化的方向發(fā)展，隨時(shí)為檔案利用者提供更加準(zhǔn)確的檔案信息，并在做好醫(yī)學(xué)檔案歸檔工作的同時(shí)，對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行大力開發(fā)，嚴(yán)抓同經(jīng)濟(jì)建設(shè)密切聯(lián)系的醫(yī)學(xué)檔案工作，擺脫單一業(yè)務(wù)觀點(diǎn)，形成醫(yī)學(xué)檔案效益觀，加強(qiáng)檔案開發(fā)利用；第二，明確醫(yī)學(xué)檔案開發(fā)利用目的與范圍。就醫(yī)學(xué)檔案而言，它具有一定綜合性，不僅可為相關(guān)機(jī)關(guān)單位與部門提供有力地信息依據(jù)，而且還能在做好檔案保密、嚴(yán)控審批手續(xù)工作的同時(shí)，強(qiáng)化各級(jí)醫(yī)院間的信息的橫向聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)各部門間的信息互通有無，以迎合醫(yī)療科研需求，獲得更加的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。為此，在醫(yī)學(xué)檔案管理中，檔案管理員需對(duì)醫(yī)學(xué)檔案利用目的與范圍加以明確，積極轉(zhuǎn)變工作方式，強(qiáng)化自身服務(wù)觀念，并在具體結(jié)合自身工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上，超前決策，抓重點(diǎn)，尋求突破口，實(shí)現(xiàn)開放化的檔案信息利用，讓檔案資源得到更廣泛的利用，為單位、個(gè)人與社會(huì)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
三、完善醫(yī)學(xué)檔案管理制度建設(shè)
在醫(yī)學(xué)檔案管理中，醫(yī)院還需具體結(jié)合工作情況，逐步完善各項(xiàng)規(guī)章制度，提出綜合化管理措施，推動(dòng)醫(yī)學(xué)檔案的規(guī)范化、制度化管理。而在制定相應(yīng)規(guī)章制度時(shí)，就可在參照醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理?xiàng)l例與檔案法的基礎(chǔ)上，具體結(jié)合本院情況，完善制度建設(shè)，規(guī)范醫(yī)學(xué)檔案管理流程，并在建設(shè)管理中，逐步調(diào)整，使之更好地迎合醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展需求。同時(shí)，醫(yī)院還需落實(shí)管理責(zé)任制，對(duì)相關(guān)人員的工作職責(zé)加明確，加大各級(jí)人員間的相互配合，共同推動(dòng)醫(yī)學(xué)檔案管理水平的逐步提升。
四、結(jié)語
總而言之，在當(dāng)今這個(gè)日漸現(xiàn)代化、科技化的知識(shí)信息時(shí)代中，醫(yī)學(xué)檔案管理工作要想迎合時(shí)展需求，就想與時(shí)俱進(jìn)，革新檔案利用服務(wù)思想，創(chuàng)新管理模式，規(guī)范制度建設(shè)，提升人員組織，加強(qiáng)信息化建設(shè)，朝著更加信息化、制度化與規(guī)范化的方向發(fā)展，從而為臨床醫(yī)療事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更為有力地檔案信息支持。
作者；劉景 單位：湖南省常德市西湖區(qū)人民醫(yī)院
一、事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題
1.事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善。
檔案管理是事業(yè)單位登記管理工作的重要組成部分。事業(yè)單位由于其性質(zhì)的特殊性，決定了發(fā)展過程中的各項(xiàng)管理活動(dòng)的意義要區(qū)別于其他單位的管理活動(dòng)。必須肩負(fù)起更大的管理責(zé)任及使命，所以管理工作的意識(shí)及方法如果不能夠有效創(chuàng)新，必然受到時(shí)代與市場(chǎng)的淘汰，那么也就無法發(fā)揮出檔案管理工作的真正作用。當(dāng)前事業(yè)單位有時(shí)會(huì)忽視工作人員的權(quán)益問題，這極大地影響了工作人員的工作熱情，因而也影響到事業(yè)的發(fā)展。因此，建立事業(yè)單位檔案工作制度時(shí)，必須把明確職責(zé)和保護(hù)權(quán)益要放到同等重要的地位。
2.不能夠?qū)n案資源合理的利用。
檔案管理創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展和檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是高科技發(fā)展的必然結(jié)果。隨著社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，我國(guó)高科技信息化建設(shè)的步伐日益加快，行政單位的傳統(tǒng)檔案管理無疑面臨著重大的挑戰(zhàn)，有些檔案管理人員由于不懂得如何運(yùn)用，導(dǎo)致檔案管理的科學(xué)化程度不夠高，一些先進(jìn)的系統(tǒng)還不能加以實(shí)施，雖然已經(jīng)推廣，但并未在檔案管理中得到廣泛運(yùn)用。當(dāng)前我國(guó)很多事業(yè)單位的檔案管理人員并未意識(shí)到本職工作的重要意義，抱著一種得過且過、不求進(jìn)取的工作態(tài)度，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案管理不及時(shí)更新、檔案庫(kù)房不及時(shí)進(jìn)行打掃等一系列問題。可是就最近幾年的現(xiàn)象來分析，事業(yè)單位在檔案管理的過程當(dāng)中，不能夠?qū)①Y源有效的利用起來，也沒有開發(fā)資源的意向，使得管理的方式比較單一，檔案管理一直在被動(dòng)的狀態(tài)下維持著。尤其是工業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息科學(xué)技術(shù)等一系列現(xiàn)代化的管理技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，要求檔案管理的工作者必須通過不斷地學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，更新基本觀念，掌握最新的技能和知識(shí)。
3.對(duì)現(xiàn)代檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用不夠。
隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位在機(jī)構(gòu)、行政、體制與人事管理等方面都進(jìn)行了不斷深入的改革。因此，相關(guān)的管理人員要提高認(rèn)識(shí)，完善職責(zé)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。目前我國(guó)大多數(shù)行政事業(yè)單位，在進(jìn)行檔案保管工作時(shí)仍然是采用紙質(zhì)檔案保管方式，所以事業(yè)單位的檔案管理部門必須加強(qiáng)對(duì)檔案的保存和管理。
二、關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考
1.創(chuàng)新檔案管理工作原則。
檔案管理工作不光存在于事業(yè)單位內(nèi)容，在只要存在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、人事活動(dòng)的企事業(yè)單位，檔案管理工作都是必不可少的，而檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位來說更為重要，因?yàn)槭聵I(yè)單位的自身建設(shè)不僅關(guān)系本身的發(fā)展，對(duì)那些為了自身利益而惡意篡改檔案信息，或?qū)n案信息進(jìn)行非法操作的人員，給予相應(yīng)的處罰，才能保證檔案管理健康有序地發(fā)展。必須立足于管理的現(xiàn)狀，吸取和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，逐步完善檔案管理工作，使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的道路，進(jìn)一步明確抓好檔案工作是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。
2.完善檔案管理手段。
隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，我們的事業(yè)單位需要處理的事物和面臨的問題也越來越多，有著更加龐大的檔案信息需要管理。我們需要采用科學(xué)的技術(shù)手段，以達(dá)到高效的管理。檔案管理人員在工作中喜愛自己的工作，并且在工作中要多思、多問，善于總結(jié)，積極的對(duì)工作進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。因此，在當(dāng)今這個(gè)創(chuàng)新非常重要的時(shí)代，事業(yè)單位也要順應(yīng)時(shí)代的要求不斷創(chuàng)新檔案管理工作。要從加強(qiáng)檔案專業(yè)人才和工作者的培養(yǎng)，豐富檔案管理信息資源，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)，拓展檔案管理開發(fā)利用方面開展，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的完成。
3.創(chuàng)新管理方法。
檔案是人才信息資源庫(kù)，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的。從而更直觀的了解檔案內(nèi)容及各種信息。當(dāng)然大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)也具有其特殊的設(shè)備要求，所以我們應(yīng)該在自身?xiàng)l件能及的情況下進(jìn)行檔案儲(chǔ)存設(shè)備的更新與換代，從而更加方便檔案管理工作的順利開展，讓檔案管理工作能夠發(fā)揮出更大作用。同時(shí)，增加檔案管理工作的形式與內(nèi)容，管理形式與內(nèi)容的增多是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的重要條件。努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。當(dāng)前，我們財(cái)政部門應(yīng)嚴(yán)格要求各行行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)的檢查工作，進(jìn)一步規(guī)范各單位帳目設(shè)置等管理工作，并嚴(yán)格檢查帳外設(shè)帳、私自設(shè)立小金庫(kù)、以及國(guó)有資產(chǎn)管理不規(guī)范而引起的各種漏洞。
三、結(jié)語
總之，事業(yè)單位檔案是記錄和反映事業(yè)單位發(fā)展、工作業(yè)務(wù)的重要依據(jù)，在事業(yè)單位管理工作中具有重要的實(shí)用價(jià)值。在能夠提供出正確的信息資源，再利用信息化技術(shù)將檔案資源進(jìn)行管理的情況下，檔案的管理就會(huì)有效進(jìn)行。對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新改革也具備了歷史的必然性。各個(gè)事業(yè)單位必須緊密的聯(lián)系檔案管理的新任務(wù)、新要求，共同推動(dòng)檔案的管理工作創(chuàng)新。
作者：李遠(yuǎn)朝 單位：湖北省氣象局
一、搞好檔案工作首先企業(yè)必須重視
企業(yè)中很多人不了解檔案管理在企業(yè)管理和安全生產(chǎn)中的重要作用，因而檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案管理工作重視不夠。有的人甚至認(rèn)為檔案管理可有可無，可強(qiáng)可弱，對(duì)企業(yè)的安全生產(chǎn)和各項(xiàng)工作影響不大，因而導(dǎo)致檔案管理工作在企業(yè)中處于邊緣化狀態(tài)。由于長(zhǎng)期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作在很大程度上沿襲了過去的思維習(xí)慣和行為方式。在企業(yè)所有制形式多元化，產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)不斷變動(dòng)和調(diào)整，管理體制發(fā)生重大變化的新形勢(shì)下，如果部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)仍然缺乏應(yīng)有的檔案意識(shí)，對(duì)檔案管理重視不夠，就難以保證強(qiáng)化檔案管理所必需的設(shè)施、設(shè)備和人員配備等條件。如果檔案管理人員也普遍存在對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)自身崗位定位不準(zhǔn)的問題，滿足于“看好門、管好物，交什么、收什么”的管理方式，強(qiáng)化檔案管理就會(huì)成為一句空話。企業(yè)檔案管理應(yīng)該服從、服務(wù)于中心工作，積極主動(dòng)地與安全生產(chǎn)和企業(yè)各項(xiàng)工作緊密配合，實(shí)現(xiàn)檔案管理與企業(yè)管理的有機(jī)融合。但由于多方面原因?qū)е聶n案管理與中心工作存在脫節(jié)現(xiàn)象，檔案管理人員對(duì)服務(wù)中心工作缺乏主動(dòng)性，滿足于看門守?cái)偟眠^且過，很多有利用價(jià)值的檔案資料束之高閣無人問津。
二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，做好科技檔案的收集
檔案資料中的科技檔案就包括了生產(chǎn)礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料。檔案管理部門有責(zé)任收集、保存生產(chǎn)礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料，并為有關(guān)部門和人員的分析、利用提供服務(wù)。從保障安全生產(chǎn)的角度來說，檔案管理工作理應(yīng)與企業(yè)同時(shí)誕生和同步發(fā)展，同時(shí)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中產(chǎn)生的包括礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料在內(nèi)的不少值得保存的資料，無法全面收集保存到檔案部門，其中流失和散存于個(gè)人手中的為數(shù)不少。在采取得力措施盡可能廣泛全面地收集礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料的基礎(chǔ)上，保護(hù)好和利用好現(xiàn)有檔案資源，認(rèn)真總結(jié)分析檔案查閱的規(guī)律和特點(diǎn)，針對(duì)直接服務(wù)于安全生產(chǎn)、利用率較高的礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料的特殊重要性，創(chuàng)新工作思路、工作內(nèi)容和工作手段，拓展服務(wù)方式，更加注重開發(fā)利用，激活休眠中的檔案資源，提高檔案信息資源的利用率，使有價(jià)值的檔案資料進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的決策視野，不斷提升檔案工作的影響力，為企業(yè)安全生產(chǎn)提供更為專業(yè)、具體、周到的服務(wù)。企業(yè)檔案工作創(chuàng)新要有融入企業(yè)全方位管理的“大檔案”思想，一是檔案管理工作必須與企業(yè)各項(xiàng)工作“互聯(lián)”，解決企業(yè)檔案工作的“孤島”問題；二是企業(yè)檔案工作者必須從社會(huì)和企業(yè)的大視野中，重新認(rèn)識(shí)自己的工作性質(zhì)，跳出檔案圈子看檔案。改變過去與企業(yè)其他部門缺少交流、溝通，導(dǎo)致很多人都不了解檔案工作的狀況。今后檔案部門必須加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系和溝通，把檔案管理工作融入企業(yè)主體，作為企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分，與相關(guān)部門互相配合，共同策劃。同時(shí)，檔案工作者要學(xué)會(huì)換位思考，站到檔案利用的角度重新認(rèn)識(shí)自己的工作。目前仍然存在的檔案分類繁瑣、查閱手續(xù)復(fù)雜、規(guī)章制度不合時(shí)宜和服務(wù)方式不適應(yīng)等問題應(yīng)該引起高度重視，通過推行工程建黨工作與工程計(jì)量工作相結(jié)合的做法來保證重點(diǎn)工程檔案的及時(shí)歸檔，積極主動(dòng)加以整改。
三、積極作好檔案宣傳工作
加大對(duì)檔案工作的宣傳力度，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、中層干部到全體職工都充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理與各項(xiàng)工作特別是安全生產(chǎn)的密切關(guān)系，在工作中更好地支持檔案管理工作，從而增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。要通過深入宣傳，把檔案管理的重要性上升到企業(yè)生產(chǎn)安全、員工生命安全和干部政治安全的高度，促使各級(jí)干部和檔案管理人員進(jìn)一步提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，更加重視發(fā)揮檔案工作在企業(yè)安全生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理中的作用。檔案管理的最終目的就是為企業(yè)安全生產(chǎn)和各項(xiàng)工作提供利用，所以檔案管理人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，在保管好檔案資料的基礎(chǔ)上，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，尤其要特別注重收集事關(guān)安全生產(chǎn)的礦井瓦斯、水文地質(zhì)資料，使檔案資料更多地為企業(yè)安全生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理工作服務(wù)。同時(shí)還要積極開展編研活動(dòng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、全方位、有實(shí)效、有價(jià)值的信息。針對(duì)企業(yè)安全生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理中存在的問題，要主動(dòng)地為相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供專業(yè)、專題服務(wù)，在確保檔案資料收集齊全完整的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步改進(jìn)服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，熱情接待基層單位和專業(yè)人員查閱、利用相關(guān)檔案資料，使檔案資料在企業(yè)安全生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮更大的作用。
四、提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、加強(qiáng)繼續(xù)教育
檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。要不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，
1.要進(jìn)一步提高檔案意識(shí)。
要正確貫徹落實(shí)國(guó)家檔案法和有關(guān)的規(guī)定，提高和增強(qiáng)重點(diǎn)項(xiàng)目參加人員的檔案意識(shí)和法律觀念。可以通過擬定一系列規(guī)章制度的辦法，通過用制度的方式約束、監(jiān)督、指導(dǎo)檔案管理人員。
2.要建立保障檔案數(shù)字化制度。
明確目標(biāo)，通過建立數(shù)據(jù)庫(kù)的方式把檔案工作納入與工程建設(shè)同步發(fā)展的軌道,將其寫進(jìn)工程管理規(guī)章制度之中。通過電腦數(shù)據(jù)匯總,建設(shè)指揮部很快將整個(gè)工程的案卷目錄編排和打印出來。一方面,大大加快了檔案室整理、編目的工作效率。另一方面,電腦保存的案卷和卷內(nèi)文件2個(gè)層次的條目數(shù)據(jù),可一次輸入,多次輸出,既能滿足業(yè)主、使用單位、建設(shè)單位的要求,還能滿足城建系統(tǒng)不同格式的打印需求,為工程檔案的移交提供了極大的方便,同時(shí)也為檔案的利用打下了基礎(chǔ),為集團(tuán)創(chuàng)建檔案目錄中心提供了原始數(shù)據(jù)。
3.要建立重要檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。
針對(duì)重點(diǎn)工程施工情況復(fù)雜的特點(diǎn),建設(shè)單位要制訂與工程建設(shè)同步發(fā)展、相互促進(jìn)與制約的檔案管理機(jī)制。要健全檔案管理規(guī)章制度,任何檔案工作的開展都必須嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》及行業(yè)內(nèi)的檔案管理辦法。
4.要不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保管理活動(dòng)記錄的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。
一、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)
先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式代替了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫(yī)院在檔案管理方面的費(fèi)用，還給醫(yī)院節(jié)約了空間，而且對(duì)于查閱和儲(chǔ)存也可以隨時(shí)隨地進(jìn)行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費(fèi)和打印清晰度不足的問題。數(shù)字化的檔案信息管理，既節(jié)省了人力還對(duì)醫(yī)院工作效率有所提高。
二、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題
（一）張紙存儲(chǔ)和信息儲(chǔ)存同時(shí)存在。
在醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)和醫(yī)療研究中，大量的會(huì)議記錄和研究結(jié)果，都是通過電子文件的形式進(jìn)行記錄，并在各個(gè)科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫(yī)院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時(shí)，都要進(jìn)行紙張歸類進(jìn)行保存。這樣就出現(xiàn)了電子文件和紙張文件同時(shí)保存的情況，浪費(fèi)了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)，妨礙了數(shù)字化管理在醫(yī)院中的發(fā)展。
（二）電腦網(wǎng)絡(luò)的安全問題。
電腦網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點(diǎn)，但是隨著信息時(shí)代的發(fā)展，對(duì)電腦網(wǎng)絡(luò)有威脅的因素也隨之出現(xiàn)，例如數(shù)字檔案信息可以隨意修改、不穩(wěn)定性、對(duì)硬件有所要求等一些問題。網(wǎng)絡(luò)病毒的出現(xiàn)更是對(duì)醫(yī)院的數(shù)字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴(yán)重的可能導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓，對(duì)醫(yī)生的工作造成很大的影響。
（三）對(duì)數(shù)字化檔案管理認(rèn)識(shí)不深。
我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)推崇檔案信息數(shù)字化管理多時(shí)，但是醫(yī)院的醫(yī)療工作者都還是習(xí)慣傳統(tǒng)的紙張式辦公，把檔案信息數(shù)字化管理當(dāng)成軟任務(wù)，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費(fèi)了數(shù)字化帶來的便捷服務(wù)，還加大了人力的勞動(dòng)程度，造成了數(shù)字化管理不合理的現(xiàn)象。
三、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理需要注意的細(xì)節(jié)
對(duì)于醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理中存在的各項(xiàng)問題，應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待，組織管理團(tuán)隊(duì)解決問題。在醫(yī)院開展檔案信息數(shù)字化管理時(shí)，應(yīng)該做好以下幾個(gè)細(xì)節(jié)：
（一）建設(shè)信息系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享。
檔案信息數(shù)字化管理，是由一套系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)工程實(shí)現(xiàn)的，是一套硬件和軟件共同完成的系統(tǒng)，由整體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理和網(wǎng)絡(luò)安全等一些軟硬件組成。因?yàn)獒t(yī)院每天都要產(chǎn)生大量的文字，所以在錄取和存儲(chǔ)文字方面應(yīng)該采取多服務(wù)器、磁盤排列儲(chǔ)存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲(chǔ)存雙備份的解決方案。同時(shí)，為了改變提取數(shù)據(jù)率低的情況，應(yīng)該在提取數(shù)據(jù)的設(shè)備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時(shí)和準(zhǔn)確的查看醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)，這樣還達(dá)到了數(shù)據(jù)共享的目的。
（二）數(shù)字管理的橫向性和安全性。
醫(yī)院數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)成立后，不應(yīng)該是單方面的接受和信息，而應(yīng)該在這個(gè)基礎(chǔ)上建立橫向的系統(tǒng)，同時(shí)還應(yīng)該研究出一套安全的數(shù)字化管理方案。數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)以電子形式存在，為了保證醫(yī)院學(xué)術(shù)不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進(jìn)行加密處理，并且在一定時(shí)間之后要對(duì)密碼進(jìn)行修改。在醫(yī)院數(shù)字化管理的軟件方面，對(duì)于醫(yī)院的機(jī)密文件進(jìn)行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。
（三）醫(yī)院應(yīng)該建立專業(yè)的數(shù)字化檔案信息管理團(tuán)隊(duì)。
由于醫(yī)院檔案員的工作形式和特點(diǎn)，他們長(zhǎng)時(shí)間處于醫(yī)院的檔案室，遠(yuǎn)離醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)，因此醫(yī)院檔案室的人通常都不會(huì)參加醫(yī)院的重點(diǎn)醫(yī)學(xué)教育，對(duì)醫(yī)院的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)不能及時(shí)的把握，在對(duì)醫(yī)院編研選題的時(shí)候跟不上時(shí)間的腳步，可能就顯得不是很實(shí)用。這些傳統(tǒng)的弊病就需要醫(yī)院的檔案信息數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)加以改變，這樣的一支隊(duì)伍要做到醫(yī)學(xué)的精確把握和動(dòng)態(tài)的掌控，盡快從傳統(tǒng)的檔案管理模式走向數(shù)字化管理模式。
（四）完善醫(yī)院數(shù)字化管理制度。
健全的數(shù)字化管理制度是醫(yī)院開展數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。開展數(shù)字化管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，要讓這樣的工作向著良性和科學(xué)的方向發(fā)展，合格的管理理念和科學(xué)的管理方法是數(shù)字化管理的又一要素。明確檔案管理的有關(guān)人員，從檔案管理人員入手，明確數(shù)字化管理的責(zé)任人，賦予相關(guān)的管理權(quán)力和工作任務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化，只有這樣，才能使醫(yī)院檔案數(shù)字化管理更上一層樓。
作者：劉麗春 單位：河北省秦皇島市第二醫(yī)院
1無紙化檔案管理面對(duì)的新挑戰(zhàn)
1.1從業(yè)人員對(duì)無紙化檔案管理認(rèn)識(shí)水平不到位。
很多檔案從業(yè)人員受傳統(tǒng)檔案模式的束縛，在他們看來，只有紙質(zhì)的檔案才算是真正的檔案，而不接收無紙化的檔案；有些檔案部門只是將無紙化檔案當(dāng)作是檔案的補(bǔ)充資料或者是副本來管理，也并未將其視為真正的檔案來管理。如果這是認(rèn)識(shí)一直存在，那么等到檔案完全進(jìn)行無紙化時(shí)代時(shí)，有些檔案管理部門將不會(huì)接收到任何檔案信息。檔案管理人員對(duì)無紙化檔案管理存在兩種極端的現(xiàn)象，一是因?yàn)闊o紙化檔案生成速度非常快，其管理也非常容易，檔案管理人員就過分的依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備，對(duì)一些重要的信息沒有進(jìn)行復(fù)印，如果計(jì)算機(jī)中毒或者出現(xiàn)其他故障，很可能的所有的檔案信息都會(huì)消失，造成嚴(yán)重的損失；另一是有些檔案管理部門雖然利用計(jì)算機(jī)來管理檔案，但是幾乎每份檔案都要復(fù)印打印一份，這完全失去了計(jì)算機(jī)管理檔案的價(jià)值，既產(chǎn)生了浪費(fèi)，又不會(huì)給檔案管理人員增加了工作量，尤其是歸檔管理。
1.2無紙化檔案信息無法保證可讀性。
無紙化檔案信息不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息，雖然方便了管理，但是有些因?yàn)橛布蛘哕浖膯栴}出現(xiàn)不可讀的現(xiàn)象。通常紙質(zhì)檔案如果外表出現(xiàn)問題，檔案信息有時(shí)并未受到任何影響，但是無紙化檔案卻不同，裝有檔案信息的磁盤表面完好無損，但是可能因?yàn)橛布④浖蛘叱绦虬l(fā)生了變化，而出現(xiàn)不可讀的現(xiàn)象。近些年來，信息技術(shù)的發(fā)展有目共睹，相關(guān)人員不斷發(fā)展新編碼來替換傳統(tǒng)的編碼，為檔案多使用編碼相對(duì)要滯后一些，再加之，這種更新?lián)Q代的速度也以超高過了檔案所使用的計(jì)算機(jī)的運(yùn)行速度，這就產(chǎn)生了很多的矛盾。
1.3難以判斷檔案是否具有原始性。
檔案的價(jià)值主要集中在原始性上，也就是說只有檔案是原始的檔案，在法律上才會(huì)承認(rèn)其真實(shí)有效，如果在這期間出現(xiàn)了改動(dòng)的現(xiàn)象，檔案也就失去了法律效率，不具備任何價(jià)值。這也正是無紙化檔案面臨的一大挑戰(zhàn)，因?yàn)闊o紙化檔案都是存在計(jì)算機(jī)中，在使用的過程中極容易將其更改，再加之，無紙化檔案本身信息與載體就相互分離，這種特征使其在生成與傳輸時(shí)都會(huì)出現(xiàn)更改的現(xiàn)象，對(duì)于無紙化檔案來說，我們沒有辦法像紙質(zhì)文件一樣利用一定的標(biāo)準(zhǔn)來保證其原始性。因此如何保證無紙化檔案的原始性是目前有關(guān)人士需要解決的主要問題。
1.4邏輯檔案與實(shí)體檔案歸檔存在問題。
無紙化檔案生成之后，對(duì)其進(jìn)行實(shí)體歸案還是邏輯歸檔這是需要慎重選擇的，如果是實(shí)體檔案歸檔，就是將保存檔案的磁盤或者其他硬件交給有關(guān)部門，這種歸檔方式相對(duì)誰來比較麻煩，但是具有一定的安全性；如果選擇邏輯歸檔，就是將保存檔案的告訴相關(guān)部門，這樣就不用改變?cè)瓉淼臋n案存放的位置，雖然如果按照這種方式歸檔，檔案、歸檔者以及接受檔案的部門距離相差會(huì)非常遠(yuǎn)，但是只要通過簡(jiǎn)單的操作即可，非常簡(jiǎn)單方便，但是卻沒有辦法完全保證無紙化檔案的安全。
2解決無紙化檔案管理挑戰(zhàn)的措施
2.1更新觀念，迎接挑戰(zhàn)。
無紙化檔案的出現(xiàn)也就是近幾年的事情，對(duì)大多數(shù)人們來說還是一件新鮮事物，對(duì)這樣的新鮮事物只有通過宣傳和開發(fā)利用，才能提高人們的認(rèn)識(shí)。檔案部門要加大宣傳力度，強(qiáng)化依法治檔意識(shí)。尤其是提高直接形成電子文件的部門領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識(shí)。只有各部門、單位通力配合，齊抓共管，才能搞好電子文件的及時(shí)歸檔和無紙化檔案的安全管理。
2.2研究無紙化檔案的特性，制定切實(shí)可行的措施，保證無紙化檔案的安全與完整。
無紙化檔案具有信息的非人工識(shí)別性、對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等特點(diǎn)。信息非人工識(shí)別性，是指電子文件是由計(jì)算機(jī)處理和生成的數(shù)字化的信息形態(tài)，人工無法直接識(shí)別，必須由相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備將載體上的編碼序列讀取出來，然后轉(zhuǎn)換成人工能識(shí)別的形式。所謂對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴性，是指電子文件的生成、傳輸、存儲(chǔ)都是通過電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的。所謂信息與載體的可分離性，是指電子文件內(nèi)容存儲(chǔ)的位置可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體上，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。所謂信息的易改性，是指對(duì)電子文件內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留任何痕跡。
2.3針對(duì)電子文件的特點(diǎn)，制定采取保證電子文件“物理生命”與“信息生命”的安全性保護(hù)措施。
保護(hù)電子文件的“物理生命”主要包括以下幾點(diǎn)：一是防磁，二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度，三是防止機(jī)械損傷，四是注意環(huán)境衛(wèi)生。對(duì)電子文件“信息生命”的保護(hù)主要包括以下幾點(diǎn)：一是保證電子文件的持續(xù)可讀性，二是防電腦病毒，三是控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全，四是備份處理，異處保存。
2.4制定一系列配套的法律法規(guī)、規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
為了保證無紙化檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和電子文件管理的高效和科學(xué)，必須有相關(guān)的法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)來支持，其中包括與電子文件和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的法律、制度，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密論證和驗(yàn)收要求，以及各種密級(jí)電子文件的計(jì)算機(jī)著錄、管理、傳輸?shù)囊?guī)定，另外，還包括計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件的兼容性標(biāo)準(zhǔn)等。
3結(jié)語
綜上所述，可知無紙化檔案管理在發(fā)展的過程中，的確存在著很多問題，其中最重要的是解除無紙化檔案原始性的問題，因?yàn)闄n案只有具有原始性，才擁有法律效力，否則就失去價(jià)值，而無紙化檔案在生成以及使用的過程中，都很容易被更改，破損其原始性，因此如何保護(hù)其原始性成為無紙化檔案管理的重點(diǎn)。
作者：李力力 單位：泰來縣人民醫(yī)院
一、檔案袋評(píng)價(jià)方法的基本思路
（一）檔案袋（portfolio）評(píng)價(jià)起源
最初使用檔案袋管理形式的是歐美的畫家和攝影師，他們有選擇地收集自己的作品向委托人展示。檔案袋的提供者同時(shí)也是檔案袋所收集作品的創(chuàng)作者。在學(xué)習(xí)效果管理中引入這種評(píng)價(jià)方法就是在一定時(shí)期內(nèi)，學(xué)生通過計(jì)劃和反思學(xué)習(xí)過程而構(gòu)建起來的有關(guān)學(xué)習(xí)過程信息的系統(tǒng)收集，旨在促進(jìn)學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量的提高，故此，這種檔案袋可以稱為“學(xué)習(xí)過程檔案袋”。需要指出的是，對(duì)于檔案袋中應(yīng)當(dāng)選擇收集哪些信息資料，并無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。它可以包括各種資料，比如學(xué)習(xí)管理檔案袋中可以包括學(xué)期初的學(xué)習(xí)計(jì)劃、階段性學(xué)結(jié)、課外自學(xué)資料、課堂互動(dòng)過程記錄、期末成果以及就學(xué)習(xí)問題與教師溝通的信件等。而且，檔案袋不僅是學(xué)習(xí)材料的一個(gè)歸集，同時(shí)也應(yīng)該是教師檢查教學(xué)效果、學(xué)生與他人分享自己學(xué)習(xí)方法的一個(gè)過程。
（二）檔案袋評(píng)價(jià)的基本思路
檔案袋評(píng)價(jià)法作為一種全新的教學(xué)管理方式，在為教師提供了一種創(chuàng)新性的教學(xué)評(píng)價(jià)手段的同時(shí)，也為學(xué)生提供了一種更加有效的語言學(xué)習(xí)方法，評(píng)價(jià)的重點(diǎn)由重“量”轉(zhuǎn)向了重“質(zhì)”；既重視學(xué)生學(xué)習(xí)成果也重視學(xué)習(xí)過程。基于應(yīng)用能力培養(yǎng)的專業(yè)英語教學(xué)注重的是學(xué)生通過這門課程的學(xué)習(xí)，就業(yè)之后能干什么，因此，每個(gè)學(xué)生檔案袋的構(gòu)建都是圍繞這一思路展開，由每位學(xué)生自行構(gòu)建自己的學(xué)習(xí)管理檔案袋，期末交由任課教師評(píng)價(jià)成績(jī)。檔案袋在英語教學(xué)中的引入，使教學(xué)活動(dòng)突破了課堂的限制，自主學(xué)習(xí)有了更新的意義。同時(shí)，在檔案袋評(píng)價(jià)法實(shí)施的整個(gè)過程中，教師的作用是至關(guān)重要的。從檔案袋的創(chuàng)建，到內(nèi)容資料的充實(shí)，以及最后的成績(jī)?cè)u(píng)定，教師的指導(dǎo)示、范和建議不可或缺。
二、檔案袋評(píng)價(jià)法的具體實(shí)施
（一）檔案袋的類型
過程型檔案袋主要突出表現(xiàn)的是創(chuàng)作者在一定時(shí)期內(nèi)的工作或?qū)W習(xí)成果，從而達(dá)到了解該創(chuàng)作者在這段時(shí)期內(nèi)的具體發(fā)展情況。作品型檔案袋就是要集中表現(xiàn)出創(chuàng)作者為滿足外界需求而開發(fā)的特定信息資料的匯集，目的在于表明該創(chuàng)作者達(dá)到了一定的實(shí)際水平，可用以獲得資格證書或某種獎(jiǎng)項(xiàng)；而展示型檔案袋則是創(chuàng)作者個(gè)人最佳作品的歸集，據(jù)此可以給予創(chuàng)作者一定時(shí)期內(nèi)發(fā)展情況的一個(gè)總結(jié)性評(píng)價(jià)。這三種檔案袋的構(gòu)建原則都是在計(jì)劃和總結(jié)的基礎(chǔ)上收集過程中的不同信息資料，不同之處在于檔案袋的目的、所收集資料的類型以及收集這些資料的具體方法等。需要強(qiáng)調(diào)的是，大部分檔案袋的歸類并不是非此即彼的，通常是幾種類型的相互結(jié)合。從上述關(guān)于檔案袋類型的闡述中可以發(fā)現(xiàn)構(gòu)建檔案袋的過程具有很大的靈活性,不同的使用目的、不同的提交對(duì)象以及創(chuàng)作者不同的具體情況都會(huì)使檔案袋的構(gòu)建過程有所差異。但萬變不離其宗，檔案袋的構(gòu)建都服務(wù)于一定的目的，構(gòu)建之前需要進(jìn)行精心的設(shè)計(jì)。在專業(yè)英語的教學(xué)中，由于我們的目的是促進(jìn)學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量的提升，強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)過程的重要性，因此主要可以按過程型檔案袋來進(jìn)行具體的構(gòu)建。
（二）檔案袋評(píng)定法的設(shè)計(jì)與實(shí)施
在學(xué)期初開始構(gòu)建檔案袋，向?qū)W生解釋檔案袋評(píng)價(jià)方法，將檔案袋的構(gòu)建與教學(xué)過程緊密結(jié)合，要求教師與學(xué)生同步構(gòu)建教學(xué)檔案袋，整個(gè)構(gòu)建過程分為以下三個(gè)步驟：
1.在學(xué)期初告知學(xué)生本學(xué)期的教學(xué)規(guī)劃和學(xué)習(xí)內(nèi)容。
教學(xué)規(guī)劃由教師撰寫，并放入教師教學(xué)檔案袋中。根據(jù)以下教學(xué)內(nèi)容要求學(xué)生結(jié)合自己的學(xué)習(xí)目標(biāo)和能力水平撰寫出本學(xué)期學(xué)習(xí)計(jì)劃，將學(xué)習(xí)計(jì)劃放入自己的學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)檔案袋中。工商管理專業(yè)英語的學(xué)習(xí)內(nèi)容包括（1）書面教材和課外閱讀資料（雷涯鄰,JohnAParnell.工商管理英語.高等教育出版社,2010年8月第2版；傅偉良.英文經(jīng)濟(jì)報(bào)刊精讀.石油工業(yè)出版社,2006年1月第1版）。教材的學(xué)習(xí)主要通過課堂講解完成，課外閱讀資料的學(xué)習(xí)由教師每周指定閱讀文章學(xué)生課后完成。（2）課外聽力練習(xí)，由學(xué)生根據(jù)自己的聽力水平自行選擇聽力材料，推薦CCTV-2的經(jīng)濟(jì)新聞和CCTV-9英語新聞。（3）課堂演講(Oralpractice),按照學(xué)號(hào)輪流進(jìn)行，每次課兩位同學(xué)進(jìn)行演講，演講內(nèi)容不做限定，其余同學(xué)要求認(rèn)真聆聽，并提出問題。
2.要求學(xué)生將每周的學(xué)習(xí)活動(dòng)資料放入檔案袋。
具體包括：對(duì)書面教材每周一個(gè)教學(xué)單元的學(xué)結(jié)（summary）（此學(xué)結(jié)教師也要自行撰寫并放入教學(xué)檔案袋）；每周所選聽力資料或聽力練習(xí)記錄一次；每周輪流做演講（oralpractice）的同學(xué)所用的演講材料。
3.撰寫期末總結(jié)，放入檔案袋。
學(xué)習(xí)期末，引導(dǎo)學(xué)生根據(jù)自己學(xué)期初所制定的學(xué)習(xí)計(jì)劃，結(jié)合一學(xué)期的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行撰寫期末總結(jié)，內(nèi)容應(yīng)包括本學(xué)期學(xué)到的主要知識(shí)和取得的進(jìn)步，以及學(xué)習(xí)過程中的欠缺和不足。此總結(jié)要求教師與學(xué)生同步撰寫，并放入各自檔案袋中。
4.根據(jù)所構(gòu)建檔案內(nèi)容的完整性和學(xué)習(xí)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)程度來評(píng)。
期末由教師制定檔案袋評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)行成績(jī)?cè)u(píng)定。由于對(duì)學(xué)習(xí)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度的評(píng)定具有一定主觀性，因此最終成績(jī)的評(píng)價(jià)以檔案袋內(nèi)容的完整性為主。在檔案袋的構(gòu)建過程中，學(xué)生除了放入教師所要求的學(xué)習(xí)資料和學(xué)習(xí)成果之外，也可將學(xué)習(xí)過程與教師和同學(xué)互動(dòng)的學(xué)習(xí)心得體會(huì)加入，以備日后的查閱和學(xué)習(xí)，同時(shí)也可體現(xiàn)出檔案袋的個(gè)體創(chuàng)新之處。需要強(qiáng)調(diào)的是，每個(gè)學(xué)生的學(xué)習(xí)目標(biāo)和計(jì)劃不盡相同，有些學(xué)生的學(xué)習(xí)目的是繼續(xù)深造，有些學(xué)生的學(xué)習(xí)目的是畢業(yè)就業(yè)；同時(shí)，每個(gè)學(xué)生的學(xué)習(xí)水平不盡相同；因此，在學(xué)期初進(jìn)行學(xué)習(xí)計(jì)劃的撰寫時(shí)，教師應(yīng)引導(dǎo)學(xué)生根據(jù)自身的實(shí)際情況結(jié)合教學(xué)內(nèi)容制定出其實(shí)可行的學(xué)習(xí)計(jì)劃。教師也應(yīng)針對(duì)學(xué)生不同的學(xué)習(xí)目的和學(xué)習(xí)計(jì)劃為其布置恰當(dāng)?shù)臅孀鳂I(yè)（在指定閱讀材料時(shí)可以有針對(duì)性的給予不同學(xué)生不同的閱讀文章），并在考核時(shí)一并考慮學(xué)習(xí)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況給予成績(jī)?cè)u(píng)定。
三、結(jié)束語
構(gòu)建一種基于應(yīng)用能力培養(yǎng)的成績(jī)?cè)u(píng)價(jià)模式從學(xué)生學(xué)習(xí)評(píng)價(jià)檔案袋的構(gòu)建過程中我們可以看到這樣一個(gè)創(chuàng)新型的教學(xué)改革實(shí)踐：在促進(jìn)學(xué)生學(xué)習(xí)能力提高方面，我們已經(jīng)把重心放在了學(xué)生整學(xué)期學(xué)習(xí)的過程中以及和教師的互動(dòng)中，學(xué)生主動(dòng)安排自己的學(xué)習(xí)過程成為大學(xué)英語學(xué)習(xí)的主要方式。在將來的教學(xué)中我們應(yīng)逐漸把教學(xué)改革的重點(diǎn)放在教學(xué)管理的過程中，讓學(xué)生提出自己在專業(yè)英語學(xué)習(xí)上的需求，并思考以何種方式來滿足自己的需求，而由學(xué)校和教師盡力協(xié)助，配合或提供必要的資源來滿足學(xué)生的學(xué)習(xí)需求。從而能夠真正切實(shí)有效地提高學(xué)生的專業(yè)英語應(yīng)用能力。始于教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)方式改革的專業(yè)英語教學(xué)改革過程結(jié)束于考核方式的變革，考核方式的改變是整個(gè)改革過程中至關(guān)重要的一環(huán)。如果考核方式不進(jìn)行變革，前面的改革很可能流于形式，學(xué)生的學(xué)習(xí)方式和狀態(tài)最后仍然是以期末的一次性考試為導(dǎo)向。只有注重對(duì)平時(shí)學(xué)習(xí)過程的考核，才能改變學(xué)生臨時(shí)抱佛腳的學(xué)習(xí)狀態(tài)；也只有通過平時(shí)的積累，才能水到渠成地提高學(xué)生對(duì)知識(shí)的應(yīng)用能力。希望檔案袋評(píng)價(jià)模式能夠使學(xué)生養(yǎng)成系統(tǒng)管理學(xué)習(xí)的好習(xí)慣，并能在過程管理中體會(huì)學(xué)習(xí)的樂趣。
作者：范春媛 張曉光 景海霞 單位：山西大同大學(xué)
