時(shí)間：2023-01-20 04:49:41
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理交流材料，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1新時(shí)期*（集團(tuán)）公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)格局的顯著變化
近年來(lái)，隨著企業(yè)改制進(jìn)程的不斷深化，企業(yè)發(fā)展步伐的加快，特別是為落實(shí)省委、省政府關(guān)于煤炭資源整合和實(shí)施煤炭企業(yè)大集團(tuán)戰(zhàn)略指示精神，*煤業(yè)（集團(tuán)）公司依靠煤炭資源優(yōu)勢(shì)，引進(jìn)國(guó)內(nèi)外資本和戰(zhàn)略合作伙伴。*四礦以改擴(kuò)建為主要項(xiàng)目與泰國(guó)萬(wàn)浦集團(tuán)合資成立*中泰礦業(yè)有限公司；與美國(guó)新能源投資公司簽定戰(zhàn)略合作意向書(shū)和2×135MW綜合利用熱電項(xiàng)目意向書(shū)；出資參股了豫鶴同力水泥有限公司日產(chǎn)5000噸水泥熟料工程項(xiàng)目、*興鶴發(fā)電有限責(zé)任公司2×600MW火電廠項(xiàng)目。圍繞做強(qiáng)做大煤炭主業(yè)，加強(qiáng)外部煤炭資源整合。與香港富拉爾等四家公司合資成立“河南華安煤業(yè)有限責(zé)任公司，共同建設(shè)*煤電十一礦；整合了*市*鄉(xiāng)振興煤礦、*煤礦、*井等。這些工作，對(duì)公司礦井接替及煤炭主業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義，企業(yè)的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)也逐漸形成了多元化格局。
2企業(yè)多元化發(fā)展格局對(duì)檔案工作產(chǎn)生的影響
2.1煤炭資源整合，需要對(duì)資源整合礦井進(jìn)行探礦權(quán)、采礦權(quán)的變更，需要進(jìn)行礦區(qū)勘查和礦井的擴(kuò)能技改。這就必然形成大量的地質(zhì)勘測(cè)資料和煤炭基本建設(shè)資料，如何管理好這些檔案資料，是我們當(dāng)前檔案管理工作的新課題。
2.2引進(jìn)外資及對(duì)外投資合作建設(shè)新項(xiàng)目，企業(yè)的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)逐漸形成了多元化格局。企業(yè)資產(chǎn)結(jié)構(gòu)的多元化格局，帶來(lái)了企業(yè)檔案管理工作的多元化。企業(yè)檔案工作內(nèi)容、檔案管理體系均發(fā)生了新的變化。檔案工作如何適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)的要求，成為目前檔案工作者的當(dāng)務(wù)之急。
面對(duì)新形勢(shì)，我認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面予以關(guān)注和重點(diǎn)解決。
2.2.1煤炭資源整合后礦井的檔案管理問(wèn)題
由于煤炭資源整合的需要，*集團(tuán)要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術(shù)人員，對(duì)整合礦井辦理探礦權(quán)、采礦權(quán)變更手續(xù)，對(duì)礦井進(jìn)行改擴(kuò)建。由于煤炭地下作業(yè)的特殊性以及五大自然災(zāi)害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對(duì)煤炭生產(chǎn)安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做在其他工作的前面，即從雙方開(kāi)始簽定合作協(xié)議之日起，就應(yīng)指定專門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，設(shè)立檔案室，配備檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學(xué)規(guī)范，為今后礦井順利通過(guò)竣工驗(yàn)收打好基礎(chǔ)，為礦井投產(chǎn)后的安全生產(chǎn)和可持續(xù)發(fā)展提供有效的參考依據(jù)。
2.2.2外國(guó)投資企業(yè)、出資參股企業(yè)的檔案管理問(wèn)題
人事檔案管理工作的重要性人事檔案區(qū)別于一般文書(shū)檔案及業(yè)務(wù)檔案，它具有現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性、完整性［1］，人事檔案的內(nèi)容包括從一個(gè)人出生到死亡整個(gè)過(guò)程中形成的大量材料。而一個(gè)人的職業(yè)史材料是人事檔案中極其重要的材料，占個(gè)人職業(yè)人事檔案內(nèi)容的絕大部分。一般疾控機(jī)構(gòu)職工一個(gè)完整的人事檔案應(yīng)歸檔的材料主要應(yīng)包括10個(gè)方面內(nèi)容:履歷類材料，錄用、鑒定、考核、考察、聘用類材料，學(xué)歷、學(xué)位、職稱、培訓(xùn)、學(xué)分等證書(shū)類材料，業(yè)績(jī)、論文類材料，健康管理類材料，工資類材料，獎(jiǎng)勵(lì)類材料，違犯處罰類材料，參加黨團(tuán)類材料及其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料等。作為公共衛(wèi)生專業(yè)的疾控機(jī)構(gòu)人事檔案，目前在績(jī)效考核、計(jì)量認(rèn)證評(píng)審及職稱評(píng)審、崗位聘任等工作中體現(xiàn)著越來(lái)越來(lái)重要的作用。人事檔案存在的問(wèn)題根據(jù)國(guó)家人事制度的有關(guān)規(guī)定，事業(yè)單位實(shí)行人事制度，其中事業(yè)單位的人事檔案交由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行拇堋Ｈ耸聶n案管理的社會(huì)化，改變了人事檔案純屬單位的一些弊端。但是隨著人事制度的進(jìn)一步推行，人事檔案在的過(guò)程中逐漸出現(xiàn)了一些問(wèn)題。
1人才交流中心人事檔案的檔案材料收集制度難以有效保障檔案的完整性
由于人事檔案是一個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的真實(shí)反映［2］，隨著單位職工的經(jīng)歷不斷變化，其人事檔案的內(nèi)容也需要連續(xù)不斷地補(bǔ)充與更新，才能真實(shí)、全面地反映其人生經(jīng)歷。目前，因?yàn)槁毠と耸聶n案由人才交流中心管理，單位對(duì)存放在人才交流中心的職工人事檔案內(nèi)容缺乏了解，而人才交流中心檔案管理模式側(cè)重于被動(dòng)收接、保管、存放，對(duì)相關(guān)單位轉(zhuǎn)來(lái)的歸檔材料基本不進(jìn)行審核，平時(shí)也不會(huì)與用人單位進(jìn)行主動(dòng)溝通收集檔案和提供檔案利用。另外工資類材料，鑒定、考核、考察類材料，參加黨團(tuán)類材料、違犯處罰類材料等需要由相關(guān)部門轉(zhuǎn)交到人才交流中心，這個(gè)過(guò)程要經(jīng)過(guò)多道環(huán)節(jié)，也很難保證這些材料能完整歸入職工的人事檔案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反饋不及時(shí)，則用人單位對(duì)職工人事檔案情況就會(huì)一無(wú)所知［3］，就會(huì)導(dǎo)致許多歸檔范圍內(nèi)的材料流失，最終將造成職工人事檔案內(nèi)容不完整，在影響了檔案信息質(zhì)量的同時(shí)，也將可能會(huì)嚴(yán)重?fù)p害到職工個(gè)人切身利益。
2職工業(yè)務(wù)技術(shù)類等資料難以納入人事檔案
人事部門規(guī)定，人事機(jī)構(gòu)受理的歸檔材料必須是正式、原件材料，復(fù)印件一般不可用［4］。這一規(guī)定造成職工業(yè)績(jī)論文類資料，繼續(xù)教育類資料，健康管理類材料，職稱、培訓(xùn)、學(xué)分等證書(shū)類材料，獎(jiǎng)勵(lì)類材料等難很歸入人才交流中心管理的人事檔案中，因?yàn)檫@些材料原件一般由職工個(gè)人保管，復(fù)印件又由于違反規(guī)定，很難歸入由人才交流中心管理的職工人事檔案中。而一個(gè)人的職業(yè)史、榮譽(yù)史是職工重要人事檔案組織部分，另外這些材料恰恰在疾控機(jī)構(gòu)的日常工作及職工的職稱評(píng)審、崗位聘任等工作中利用率最高的，如果這些材料不能納入職工的人事檔案，則會(huì)對(duì)職工人事檔案完整性造成嚴(yán)重影響，也影響疾病預(yù)防控制日常工作有效開(kāi)展。
3檔案調(diào)閱利用不便，影響檔案的開(kāi)發(fā)利用
對(duì)于疾控機(jī)構(gòu)來(lái)講，由于日常工作及職稱評(píng)審、崗位聘任等需要，要經(jīng)常調(diào)閱職工人事檔案，而在人事制度下，人事檔案的調(diào)閱要經(jīng)過(guò)多道手續(xù)，利用起來(lái)極不方便［5］，也增加了單位檔案管理人員的日常工作壓力。新形勢(shì)下人事檔案管理工作對(duì)策當(dāng)前，政府對(duì)疾控機(jī)構(gòu)的績(jī)效考核、疾控機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證評(píng)審、職工個(gè)人職稱評(píng)審、崗位聘任等工作，均需要及時(shí)調(diào)閱利用人事檔案。因此，筆者認(rèn)為在人事制度下，縣級(jí)疾控機(jī)構(gòu)的人事檔案管理工作不但不應(yīng)該放松，反而應(yīng)該加強(qiáng)。結(jié)合日常工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為縣級(jí)疾控機(jī)構(gòu)可以采取下列措施，加強(qiáng)人事檔案管理工作。
1.加強(qiáng)人事檔案管理工作重要性教育。明確應(yīng)歸檔的材料范圍，使每個(gè)職工知道其人事檔案應(yīng)歸檔的材料，引導(dǎo)職工及時(shí)將相關(guān)資料移交單位檔案室。
2.檔案室為每位職工建立備份人事檔案。將檔案內(nèi)容分為:履歷類材料;錄用、鑒定、考核、考察、聘用類材料;學(xué)歷、學(xué)位、職稱、培訓(xùn)、學(xué)分等證書(shū)類材料;業(yè)績(jī)、論文類材料;健康管理類材料;工資類材料;獎(jiǎng)勵(lì)類材料;違犯處罰類材料;參加黨團(tuán)類材料;其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料等10個(gè)方面內(nèi)容。本單位建立的人事檔案內(nèi)容側(cè)重于職工的職稱、培訓(xùn)、學(xué)分等證書(shū)類材料，業(yè)績(jī)、論文類材料，健康管理類材料，獎(jiǎng)勵(lì)類材料。歸檔材料主要以復(fù)印件材料為主。
3.建立健全人事檔案應(yīng)歸檔材料的歸檔制度。建立包括外出學(xué)習(xí)登記制度、學(xué)分管理登記制度、論文版面費(fèi)報(bào)銷登記制度、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)登記制度、職稱證書(shū)登記制度、繼續(xù)教育學(xué)歷學(xué)費(fèi)報(bào)銷登記制度等，這些制度具體交由辦公室檔案管理人員執(zhí)行，以確保這些應(yīng)歸檔材料及時(shí)歸檔;另外辦公室人事管理人員及時(shí)將工資類材料、參加黨團(tuán)類材料、違犯處罰類材料、健康管理類材料復(fù)印件或原件移交本科室檔案管理人員納入職工備份人事檔案。
4.檔案管理人員做好日常服務(wù)。一是對(duì)職工及相關(guān)科室提交的人事歸檔材料，盡量做到隨辦隨歸，在辦理歸檔時(shí)，要認(rèn)真核實(shí)原件，確保歸檔復(fù)印件材料的真實(shí)性。二是及時(shí)為單位工作及職工個(gè)人提供人事檔案，以提高人事檔案的利用率，進(jìn)而提高職工參與人事檔案管理的主動(dòng)性和積極性。
關(guān)鍵詞：檔案管理；研究；高職院校科研
1.科研檔案的含義及作用
科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。
高校的科研檔案，是高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要載體，凝結(jié)了高校科研人員在實(shí)踐中創(chuàng)造的科技成果、經(jīng)驗(yàn)和思維，其中儲(chǔ)藏著大量的科學(xué)技術(shù)成果、發(fā)明創(chuàng)造、工藝方法等。因此認(rèn)真做好科研檔案管理，合理利用科研檔案，能大大提高科研工作水平，為知識(shí)創(chuàng)新、技術(shù)進(jìn)步發(fā)揮重要作用。
2.高等職業(yè)院校科研檔案歸檔范圍
目前，依據(jù)高職院校科研活動(dòng)的內(nèi)容和特點(diǎn)將科研檔案大致分為科研項(xiàng)目檔案和科研綜合檔案。
2.1科研項(xiàng)目檔案歸檔內(nèi)容
2.1.1科研項(xiàng)目準(zhǔn)備階段
準(zhǔn)備階段收集的管理文件有：開(kāi)題報(bào)告與課題論證材料，科學(xué)基金及重大項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告及批件，任務(wù)書(shū)、協(xié)議書(shū)、委托任務(wù)書(shū)、合同，課題研究計(jì)劃等。科技材料有：文獻(xiàn)調(diào)研、綜述報(bào)告，實(shí)驗(yàn)方案，應(yīng)用前景調(diào)研報(bào)告，市場(chǎng)預(yù)測(cè)、應(yīng)用前景分析報(bào)告，開(kāi)發(fā)工作方案等。
2.1.2研究實(shí)驗(yàn)階段
立項(xiàng)后的項(xiàng)目進(jìn)入實(shí)驗(yàn)階段，需要收集的管理文件有：課題研究計(jì)劃執(zhí)行情況表、進(jìn)展報(bào)告表，計(jì)劃調(diào)整與撤銷報(bào)告等。科技材料有：重要的實(shí)驗(yàn)、測(cè)試、原始記錄，數(shù)據(jù)處理材料，設(shè)計(jì)文件和圖紙、技術(shù)說(shuō)明、使用說(shuō)明，階段工作小結(jié)，重要的照片、底片、錄音、錄像帶等。
2.1.3項(xiàng)目驗(yàn)收階段
驗(yàn)收階段需要收集的管理文件有：工作總結(jié)，科研投資和經(jīng)費(fèi)決算材料，鑒定證書(shū)或視同鑒定證書(shū)，鑒定會(huì)材料、驗(yàn)收評(píng)價(jià)意見(jiàn)，使用意見(jiàn)，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的證明材料等。科技材料有：研究報(bào)告、研制報(bào)告，論文和專著，工藝技術(shù)報(bào)告，技術(shù)訣竅報(bào)告等。
2.1.4成果推廣應(yīng)用階段
推廣應(yīng)用階段需要收繳的管理文件有：成果被引用情況材料，成果宣傳報(bào)到材料，轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書(shū)，生產(chǎn)定型鑒定材料，成果推廣投產(chǎn)后反饋意見(jiàn)，技術(shù)展覽會(huì)的材料等。科技材料有：國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流材料，開(kāi)發(fā)和推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況材料，擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件工藝文件，市場(chǎng)調(diào)查、分析報(bào)告等。
2.1.5成果申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)階段
成果申報(bào)和獎(jiǎng)勵(lì)階段收集的管理文件有：科技成果登記表、報(bào)告表，科技成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)書(shū)及批件，獲獎(jiǎng)材料（獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)狀、證書(shū)），專利申請(qǐng)書(shū)和證書(shū)等。
2.2科研綜合檔案歸檔內(nèi)容
科研綜合檔案是學(xué)校科研的重要組成部分，主要包括：上級(jí)有關(guān)部門科研工作的文件及學(xué)院的上報(bào)材料，學(xué)院科研工作的規(guī)章制度，關(guān)于科研機(jī)構(gòu)設(shè)置的請(qǐng)示、批復(fù)，學(xué)院學(xué)術(shù)委員會(huì)成員名單，學(xué)院科研成果受獎(jiǎng)情況，上級(jí)下達(dá)的科研計(jì)劃、任務(wù)，學(xué)院上報(bào)的科研計(jì)劃、總結(jié)，學(xué)院科研成果登記表及重大科研項(xiàng)目執(zhí)行情況，學(xué)院評(píng)選先進(jìn)科技工作者的文件材料，學(xué)院召開(kāi)科研專項(xiàng)會(huì)議的文件材料，學(xué)院組織開(kāi)展的科研經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)的文件材料，學(xué)院舉辦或承辦的課題研討活動(dòng)的文件材料，學(xué)院有關(guān)科研活動(dòng)的交往活動(dòng)、外事活動(dòng)的記錄材料，學(xué)院編印或出版的科研論文集以及反映學(xué)院科研動(dòng)態(tài)和成果的報(bào)紙、刊物等。
3.科研檔案管理工作存在的主要問(wèn)題及原因分析
3.1科研檔案材料收集不完整
科研人員在完成科研項(xiàng)目后，收集的材料主要是一些結(jié)果性和部分依據(jù)性材料，項(xiàng)目實(shí)施性材料歸檔較少，這使得科研成果檔案在為連續(xù)性研究提高參考和使用時(shí)，出現(xiàn)一些科研成果檔案材料不完整的缺陷。主要是因?yàn)榭蒲泄ぷ魅藛T檔案意識(shí)薄弱，在收集科研成果檔案時(shí)只注重科研項(xiàng)目的結(jié)果性材料，重點(diǎn)是收集科研項(xiàng)目中的研究成果，諸如論文、著作等，而在科研項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的材料，卻很少關(guān)注和收集。此外，科研人員將自己的科研成果視為個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，許多珍貴材料，如獲獎(jiǎng)證書(shū)、專利證書(shū)、論著等材料不愿意上交或推遲上交，有些科研人員則認(rèn)為自己的科研成果是專門用來(lái)申報(bào)專業(yè)職務(wù)所用，不愿意將原件歸檔。這些都導(dǎo)致了科研檔案不完整。
3.2科研檔案管理人員配備相對(duì)不足
科研檔案管理人員占主體力量的是兼職人員。一方面，大多沒(méi)有受過(guò)檔案工作的相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)科研檔案管理缺乏規(guī)范性。另一方面，科研檔案管理人員兼作其他工作，沒(méi)有充足的時(shí)間和經(jīng)歷從事科研檔案管理。
3.3行之有效的科研檔案管理制度缺乏
科研檔案管理大多參照、借鑒常規(guī)性檔案管理辦法，缺乏相應(yīng)的科研檔案管理制度、辦法和實(shí)施細(xì)則。檔案管理人員只能在口頭上做一些說(shuō)明、解釋，而不能做硬性要求，監(jiān)督力度非常小，這是因?yàn)闆](méi)有相應(yīng)的制約手段。
3.4科研檔案利用價(jià)值范圍比較窄
科研檔案歸檔后，檔案管理部門一般只將科研檔案向從事項(xiàng)目研究的科研人員提供參考，并未將成果應(yīng)用于教學(xué)等環(huán)節(jié)，使得科研成果利用價(jià)值范圍比較窄。
4.科研檔案管理的建議
4.1完善科研檔案管理制度
完善的科研檔案管理制度是檔案工作的基礎(chǔ)，是學(xué)院科研管理的重要部分。應(yīng)結(jié)合學(xué)院實(shí)際，制定和完善科研檔案管理制度，對(duì)科研檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等做出明確規(guī)定。真正做到科研檔案的形成、管理與科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收的全部過(guò)程同步進(jìn)行，使科研檔案具有客觀性、真實(shí)性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和完整性，確保科研檔案的利用價(jià)值。
4.2強(qiáng)化科研檔案意識(shí)
學(xué)院可創(chuàng)造一系列的檔案培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)交流機(jī)會(huì)，加強(qiáng)科研檔案管理人員與科研人員的檔案意識(shí)。
4.3明確科研檔案分工
明確科研檔案管理部門的職責(zé)與分工，對(duì)相關(guān)人員，如科研管理部門（包括科研部門和系部管理人員）和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，分別建立科研檔案規(guī)定職責(zé)，制定科研檔案歸檔范圍，及時(shí)做好科研檔案收集、整理、歸檔，形成職責(zé)明確的科研檔案管理工作機(jī)制。
[參考文獻(xiàn)]
[1]倪麗娟，尹航. 基于公共管理的檔案管理實(shí)踐范式研究――以社會(huì)變遷為視角. 檔案學(xué)通訊，2012，04：33-35.
[2]倪劉根. 我國(guó)商業(yè)企業(yè)誠(chéng)信檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展對(duì)策研究. 檔案學(xué)通訊，2012，05：86-89.
[3]卞咸杰. 探析英國(guó)高校檔案管理的特點(diǎn)：以謝菲爾德大學(xué)為例. 檔案管理，2012，06：78-80.
[4]王協(xié)舟，羅小寧. 圖書(shū)情報(bào)與檔案管理類本科專業(yè)課程資源建設(shè)研究綜述. 檔案學(xué)通訊，2012，06：56-59.
企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1人事檔案管理意識(shí)薄弱
人事檔案管理意識(shí)薄弱主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：①領(lǐng)導(dǎo)不重視。現(xiàn)在很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)注重短期的經(jīng)濟(jì)效益，認(rèn)為檔案管理工作耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力反而不能快速實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益，大多沒(méi)有給檔案管理工作設(shè)置足夠的經(jīng)費(fèi)、配備先進(jìn)的檔案管理設(shè)備。②檔案管理部門責(zé)任意識(shí)差。檔案管理部門認(rèn)為自己所從事的工作對(duì)企業(yè)及社會(huì)的貢獻(xiàn)較小，對(duì)自己的責(zé)任性認(rèn)識(shí)。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，許多民營(yíng)企業(yè)、中小企業(yè)沒(méi)有設(shè)置專門的檔案管理部門，或者有但也是其他部門的員工兼職的，使人事檔案的權(quán)威性大大下降。③員工檔案意識(shí)差。員工對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)比較模糊，認(rèn)為是可有可無(wú)的東西。在填寫(xiě)自己的檔案時(shí)為了一些眼前的利益，弄虛作假。加之有些企業(yè)不重視檔案，公然宣稱不需要檔案或承諾重新建檔，更加劇了人們檔案意識(shí)的淡化。
2封閉式的管理模式
封閉式的管理模式適合本企業(yè)內(nèi)部人事檔案來(lái)源比較單一的情況。雖然說(shuō)封閉式的檔案管理模式利于人事檔案的保密工作，但現(xiàn)在隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)類型不斷發(fā)展，企業(yè)員工層次的多樣性不斷的發(fā)展，這種單一封閉性的檔案管理模式已經(jīng)不能與企業(yè)的發(fā)展、員工的發(fā)展、員工的多樣性相適應(yīng)了。另外，企業(yè)檔案保存在內(nèi)部企業(yè)人事部門，過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密，一般不對(duì)外開(kāi)放，且手續(xù)十分復(fù)雜，不能實(shí)現(xiàn)各部門之間的人事信息交流，阻礙了人事檔案的利用。
3檔案內(nèi)容質(zhì)量不高
目前部分企業(yè)人事檔案存在以下問(wèn)題許多不規(guī)范的地方，使人事檔案價(jià)值大打折扣。一是檔案材料內(nèi)容不完備。很多企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不符合國(guó)家檔案局的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，能夠正確反映出一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、德才情況等內(nèi)容。二是檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高。企業(yè)的人事檔案材料多內(nèi)容空洞，反應(yīng)個(gè)人經(jīng)歷的多，而缺少細(xì)致的，講述員工道德品質(zhì)、能力專長(zhǎng)的少。人事檔案造假現(xiàn)象使得人事檔案在對(duì)人們職業(yè)信譽(yù)維持方面的作用大大降低。三是檔案材料用紙規(guī)格不符合要求，書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，字跡不耐久。很多企業(yè)現(xiàn)存的人事檔案材料規(guī)格大小不一，材料用筆不規(guī)范，使得檔案材料不利于保存，有的檔案材料書(shū)寫(xiě)字跡潦草，難以辨認(rèn)，不利于檔案的利用。
4企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高
良好的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的管理人員是做好企業(yè)人事檔案工作的基礎(chǔ)和保證。由于檔案管理專業(yè)較冷門，全國(guó)高校設(shè)此專業(yè)較少，所以很多企業(yè)的檔案管理人員是“半路出家”，對(duì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的訓(xùn)練，工作以后，參加檔案管理工作的學(xué)習(xí)交流機(jī)會(huì)少，再加之企業(yè)人事檔案管理工作人員很多位兼職，經(jīng)常變動(dòng)，造成了人事檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱，不利于檔案管理水平的提高，不能保證檔案管理的質(zhì)量。
完善企業(yè)人事檔案管理工作的對(duì)策建議
1加強(qiáng)檔案管理意識(shí)
檔案意識(shí)已成為制約企業(yè)人事檔案管理工作的關(guān)鍵，強(qiáng)化相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。加大資金投入、完善檔案管理設(shè)施、定期檢查指導(dǎo)檔案管理工作，正確認(rèn)識(shí)人事檔案工作的特點(diǎn)、地位和作用，只有領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)檔案意識(shí)，員工才能重視檔案管理工作。檔案管理部門要認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，樹(shù)立責(zé)任感，及時(shí)、完整地收集檔案材料，把握好人事檔案的質(zhì)量。普通員工也要有良好的檔案意識(shí)，明白檔案與自身利益息息相關(guān)，自覺(jué)遵守檔案管理制度。
2建立社會(huì)化開(kāi)放式的企業(yè)檔案管理模式
傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，一定程度上降低了人力資源的開(kāi)發(fā)度，限制了人才的流動(dòng)。建立社會(huì)化開(kāi)放式的企業(yè)檔案管理模式應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案的管理，建立健全人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。應(yīng)該倡導(dǎo)人事檔案知情權(quán)，檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案宣傳工作，使員工正確認(rèn)識(shí)自己的檔案，提高對(duì)自己檔案的關(guān)注度，使人事檔案工作向更高水平發(fā)展，提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。建立社會(huì)化開(kāi)放式的企業(yè)檔案管理模式，可以使各類人才更清楚的認(rèn)識(shí)自身的價(jià)值，企業(yè)也能有機(jī)會(huì)獲得企業(yè)所需要的各類人才，個(gè)人和企業(yè)之間實(shí)現(xiàn)雙贏，促進(jìn)企業(yè)的迅速發(fā)展。
3更新手段，完善內(nèi)容
企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，引入科學(xué)的管理理念，采用新的管理手段，建立企業(yè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高人事檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案科學(xué)管理。完善企業(yè)人事檔案的內(nèi)容，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容單一重復(fù)、政治性強(qiáng)、不具有個(gè)性化記錄；應(yīng)有所側(cè)重地收集人事檔案的內(nèi)容材料，既要反映過(guò)去，更要說(shuō)明現(xiàn)在；應(yīng)遵循“適應(yīng)社會(huì)需要”和“精煉有效”的原則，擯除冗余內(nèi)容；應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，增加能真實(shí)反映人才的能力、特長(zhǎng)的內(nèi)容，體現(xiàn)個(gè)人信用記錄的內(nèi)容。
4提高人事檔案管理人員的素質(zhì)
企業(yè)應(yīng)注重人事檔案管理人才的培養(yǎng)，注重管理隊(duì)伍的建設(shè)，提升檔案管理水平。首先，人事檔案管理工作者要具備良好的政治素質(zhì)和保密意識(shí)，所以應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想學(xué)習(xí)，提高其思想認(rèn)識(shí)和政治水平。其次，要保持和維護(hù)固定的企業(yè)人事檔案管理人員，檔案管理工作的熟練自于長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)的積累，檔案管理人員固定，才能不斷積累和提高其業(yè)務(wù)能力，提高檔案管理工作效率。再次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理人員通過(guò)參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流，掌握?qǐng)?jiān)實(shí)的檔案管理的論知識(shí)、學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法，提升管理水平和技術(shù)能力，推動(dòng)本單位人事檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。
1.1醫(yī)院外事檔案管理人員的非專業(yè)化
檔案管理人員應(yīng)具備較高的專業(yè)水平、信息管理能力及相關(guān)的現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，深入了解檔案的形成過(guò)程，科學(xué)地鑒定檔案的保存價(jià)值，以便做好檔案的收集、保管、檢索、利用工作等。然而，許多醫(yī)院外事檔案人員并非檔案專業(yè)出身，對(duì)文件目錄、歸檔號(hào)、保管期限、案卷目錄等檔案專業(yè)工作無(wú)法進(jìn)行正規(guī)操作，導(dǎo)致檔案工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)完整性及系統(tǒng)性。
1.2醫(yī)院外事檔案人員的“非外事化”
外事活動(dòng)是醫(yī)院展示外在形象的重要平臺(tái)，是提高醫(yī)院管理水平、醫(yī)療技術(shù)和科研能力，加強(qiáng)學(xué)科建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)的重要推動(dòng)力量，更是拓展視野、開(kāi)闊思路、促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)健康發(fā)展的重要手段。作為專業(yè)性的學(xué)術(shù)和科研機(jī)構(gòu)，不斷提高醫(yī)療技術(shù)水平是醫(yī)院建設(shè)的重點(diǎn)。
1.3醫(yī)院外事檔案管理人員的“非熱情化”
思想指導(dǎo)行動(dòng)，認(rèn)識(shí)不足必將導(dǎo)致行動(dòng)的滯后性。醫(yī)院外事檔案管理普遍存在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的不重視性，導(dǎo)致醫(yī)院外事檔案管理人員工作意識(shí)的淡薄，服務(wù)意識(shí)的不足。
2信息化背景下醫(yī)院外事檔案管理人員的培養(yǎng)
為了在信息化背景下進(jìn)一步做好醫(yī)院外事檔案管理工作，針對(duì)醫(yī)院外事檔案管理人員的非專業(yè)化、非外事化及非熱情化，需從意識(shí)上提高對(duì)醫(yī)院外事檔案工作的重視性，從專業(yè)水平上加強(qiáng)醫(yī)院外事檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及從外事方面對(duì)醫(yī)院外事檔案管理人員進(jìn)行方向性教育。
2.1提高對(duì)醫(yī)院外事檔案工作的重視性
在醫(yī)學(xué)知識(shí)不斷更新、新技術(shù)新療法不斷涌現(xiàn)的背景下，迫切需要加強(qiáng)與國(guó)際間的學(xué)術(shù)與科技交流，以提升醫(yī)院的科研學(xué)術(shù)水平，推進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化管理進(jìn)程，提高醫(yī)院的影響力和競(jìng)爭(zhēng)力。醫(yī)院外事檔案是真實(shí)記錄醫(yī)院在與外國(guó)政府、組織以及個(gè)人進(jìn)行友好往來(lái)、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的圖表、文字和錄像等，是醫(yī)院檔案工作的重要組成部分，不僅客觀、真實(shí)地記錄了醫(yī)院在對(duì)外交流上的所有發(fā)展過(guò)程，也給醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供了歷史依據(jù)。醫(yī)院外事檔案管理人員也應(yīng)提高自身對(duì)檔案管理工作的重視，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，端正積極工作的態(tài)度，更好地進(jìn)行醫(yī)院外事檔案管理工作。
2.2強(qiáng)化醫(yī)院外事檔案管理人員的專業(yè)性
醫(yī)院外事檔案管理人員的非專業(yè)性使醫(yī)院外事檔案管理工作無(wú)法在信息時(shí)代得到完整性、系統(tǒng)性的進(jìn)行，這就要求醫(yī)院對(duì)外事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)性的強(qiáng)化。首先，需挑選檔案專業(yè)人才進(jìn)行檔案管理工作。醫(yī)院外事檔案管理人員大多由醫(yī)院外事部門的專辦員或其他部門的檔案管理人員兼任。此外，在吸取傳統(tǒng)檔案工作優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，可利用已有的檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，完整無(wú)缺地錄入醫(yī)院外事檔案相關(guān)信息，做好醫(yī)院外事檔案的信息搜索等工作，真正從根本上保證醫(yī)院外事檔案管理工作的完整性，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院外事檔案工作的系統(tǒng)性、持續(xù)性。其次，加強(qiáng)醫(yī)院外事檔案管理人員的專業(yè)性繼續(xù)教育。充分學(xué)習(xí)最新的檔案工作技術(shù)，進(jìn)一步充實(shí)自我的檔案專業(yè)知識(shí)，以便更好地為醫(yī)院外事檔案進(jìn)行管理工作。
2.3加強(qiáng)醫(yī)院外事檔案管理人員的外事教育
（1）醫(yī)院外事檔案工作的特殊性要求其管理人員在掌握檔案專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐馐陆逃ａt(yī)院外事活動(dòng)的多樣性以及辦理程序的復(fù)雜性都給醫(yī)院外事檔案管理工作帶來(lái)一定的影響。
（2）醫(yī)院外事活動(dòng)的特殊性帶來(lái)大量的外語(yǔ)材料，這就要求醫(yī)院外事檔案管理人員需具備一定的外語(yǔ)水平，能充分閱讀并理解外文材料，甄別外事活動(dòng)中材料歸檔的必要性及重要性，避免檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)材料錯(cuò)誤、丟失等問(wèn)題，影響醫(yī)院外事檔案工作的完整性。
（3）醫(yī)院外事檔案管理人員需時(shí)時(shí)加強(qiáng)保密教育。
3結(jié)語(yǔ)
1.1現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系，是預(yù)防醫(yī)學(xué)研究的基礎(chǔ)設(shè)施
預(yù)防醫(yī)學(xué)是一門實(shí)踐性很強(qiáng)的學(xué)科體系，需要有大量的真實(shí)案例和實(shí)踐材料作為研究對(duì)象，預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案真實(shí)記錄了疾病預(yù)防與控制的全過(guò)程，為現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)研究提供了寶貴的第一手的研究資料，是預(yù)防醫(yī)學(xué)理論發(fā)展的重要基礎(chǔ)。因此，建設(shè)科學(xué)的現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系，就是建設(shè)現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)研究的基礎(chǔ)設(shè)施，一個(gè)國(guó)家現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系建設(shè)的先進(jìn)程度，將直接決定了這個(gè)國(guó)家預(yù)防醫(yī)學(xué)的發(fā)展水平。
1.2現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系，是國(guó)家公共衛(wèi)生管理機(jī)構(gòu)制定疾病預(yù)防控制政策的重要指導(dǎo)
預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案是對(duì)人類疾病預(yù)防控制活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人類醫(yī)學(xué)實(shí)踐的寶貴結(jié)晶。疾病的預(yù)防控制體系，不僅需要醫(yī)療工作者的全程深入?yún)⑴c，更需要公共衛(wèi)生政策的制定者、以及人民群眾的廣泛參與，因此具有很強(qiáng)的社會(huì)體系屬性。建設(shè)科學(xué)有效的預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系，能夠幫助公共衛(wèi)生政策制定者總結(jié)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，激發(fā)群中的參與熱情，提高公眾的認(rèn)知水平和重視程度，動(dòng)員全社會(huì)的力量，構(gòu)建全面高效的疾病預(yù)防控制體系。
2現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系的核心要素
2.1動(dòng)態(tài)記錄
建設(shè)現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系，首先應(yīng)注意對(duì)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)記錄和動(dòng)態(tài)處理。同時(shí)，預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理還應(yīng)注重資料獲取和管理的時(shí)效性。疾病防治的規(guī)律告訴我們，很多類型的疾病，尤其是地區(qū)重大的傳染疫情，其發(fā)展速度和變化速度都是非常快的，因此需要我們建立動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)和觀察體系，以求能夠及時(shí)、高效、真實(shí)的記錄疾病發(fā)展變化的每個(gè)階段。因此，我們應(yīng)該建立經(jīng)常性檢測(cè)記錄、突發(fā)性檢測(cè)記錄、跟蹤記錄等記錄方式相結(jié)合的動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)記錄體系，并能夠根據(jù)疾病發(fā)展的階段不斷調(diào)整記錄方法。所以，建立一個(gè)動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)記錄體系，是建設(shè)現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系的核心之一。
2.2注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整合
建設(shè)現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系，另一個(gè)核心就是對(duì)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的處理和整合。預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的存在形式多種多樣，有文字、聲音、標(biāo)本等等，但是，隨著現(xiàn)代信息處理技術(shù)的發(fā)展，人們已經(jīng)可以將這些材料整理成基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)和交流，以方便進(jìn)行進(jìn)一步的研究。在數(shù)據(jù)處理和整合的過(guò)程中，尤其要注意較少的運(yùn)用醫(yī)學(xué)理論對(duì)原始材料進(jìn)行處理，而需要運(yùn)用數(shù)學(xué)和統(tǒng)計(jì)學(xué)的語(yǔ)言去客觀描述一個(gè)原始材料，這是因?yàn)獒t(yī)學(xué)具有很強(qiáng)的證偽性和擴(kuò)展性，隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)理論的不斷發(fā)展，很多過(guò)去的理論已被證明是不科學(xué)的甚至是錯(cuò)誤的，而數(shù)學(xué)和統(tǒng)計(jì)科學(xué)具有較強(qiáng)的理論上的穩(wěn)定性和傳遞性，有利于保證預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的利用率和使用價(jià)值的穩(wěn)定性。
2.3信息系統(tǒng)的構(gòu)建和交流
一、醫(yī)院流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問(wèn)題
首先，管理意識(shí)較為淡薄。就目前情況來(lái)看，很多醫(yī)院注意力集中于醫(yī)療，忽視了檔案的建立、管理及服務(wù)。在管理流動(dòng)人員人事檔案時(shí)，常出現(xiàn)輕視、簡(jiǎn)化政審程序、思想滯后、檔案材料不完整、更新不及時(shí)等問(wèn)題，給流動(dòng)人員留下不被重視的印象。而流動(dòng)人員自身對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)也不足，對(duì)人事檔案的歸檔、整理配合度不高，往往在提拔、調(diào)動(dòng)、離職等人動(dòng)時(shí)才會(huì)意識(shí)到人事檔案的重要性。
其次，管理機(jī)構(gòu)尚未健全。就醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)還不夠健全，換句話說(shuō)，不少醫(yī)院并未設(shè)立專門管理流動(dòng)人員的檔案資料。此外，與流動(dòng)人員檔案存有聯(lián)系的部門并未落實(shí)好檔案完善、轉(zhuǎn)移和交接工作，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案沒(méi)有連貫性、檔案材料過(guò)于粗略等問(wèn)題。
再者，管理規(guī)范化有待提高。流動(dòng)人員的存在，在一定程度上加大了醫(yī)院人事檔案建立、管理的工作量。不規(guī)范的工作方式、模糊的管理目標(biāo)、界定不清的管理制度等皆會(huì)引發(fā)一系列問(wèn)題：檔案缺失材料、檔案建立及管理工作較為被動(dòng)等。此外，落后的設(shè)施與經(jīng)費(fèi)投入不足皆會(huì)阻礙檔案服務(wù)質(zhì)量的提高。
第四，管理信息化程度不夠全面。在實(shí)際調(diào)查中，筆者發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院分類、排序、歸檔保存流動(dòng)人員檔案中并未得到充分利用，盡管耗費(fèi)了大量人力物力，檔案建立及管理工作質(zhì)量無(wú)法得到有效提升。與此同時(shí)，醫(yī)院對(duì)流動(dòng)人員檔案持漠視態(tài)度，弱化了其的功能，以致自存檔、死檔、棄檔現(xiàn)象層出不窮。
最后，管理人員素質(zhì)不高。毋庸置疑，管理人員在流動(dòng)人員檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。由于培訓(xùn)機(jī)制尚未建立及完善，很多管理人員管理知識(shí)與技能較為匱乏，對(duì)檔案管理工作成效具有嚴(yán)重的負(fù)面影響。
二、加強(qiáng)醫(yī)院流動(dòng)人員人事檔案管理的相關(guān)建議
其一，強(qiáng)化流動(dòng)人員人事檔案管理意識(shí)。對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理意識(shí)加以強(qiáng)化，通過(guò)宣傳，創(chuàng)設(shè)良好的檔案管理氛圍。此外，提供大量交流、開(kāi)會(huì)、培訓(xùn)等機(jī)會(huì)，以促使檔案建立及管理所有環(huán)節(jié)更好地銜接，進(jìn)而加強(qiáng)醫(yī)院各部門、人員之間的交流、溝通。同時(shí)，也要提高流動(dòng)人員對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，配合檔案管理部門做好材料的收集、整理。
其二，完善管理機(jī)構(gòu)。施行權(quán)責(zé)統(tǒng)一制度，對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)加以建立及完善。在此過(guò)程中，須落實(shí)好各方面的工作，例如：經(jīng)費(fèi)籌措、人員配置、安全保密等。注重監(jiān)督、管理非在編人員的人事檔案，當(dāng)其離職時(shí)，應(yīng)做好檔案交接、轉(zhuǎn)移等工作。同時(shí)，重視檔案在公共服務(wù)方面所具有的利用價(jià)值，通過(guò)合理收費(fèi)，以避免檔案被閑置。
其三，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化。將醫(yī)院檔案工作特點(diǎn)及國(guó)家現(xiàn)行的法律法規(guī)相結(jié)合，對(duì)醫(yī)院檔案管理實(shí)施辦法加以編制。醫(yī)院建立流動(dòng)人員人事檔案時(shí)，所有與之牽涉的人員、部門須嚴(yán)格遵循有關(guān)規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)，以為檔案管理提供有力保障。另外，在填寫(xiě)檔案材料過(guò)程中，流動(dòng)人員及院方須依照相關(guān)審核程序及規(guī)范。
其四，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)。通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)，分類、排序、歸檔保存流動(dòng)人員人事檔案，為查詢及應(yīng)用提供便利，以促使檔案管理工作質(zhì)量得以提升，提高應(yīng)用效率。根據(jù)現(xiàn)行規(guī)定，積極鼓勵(lì)檔案管理技術(shù)人員對(duì)管理思路進(jìn)行拓展。與此同時(shí)，將各方面資料安納入檔案，主要包括醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評(píng)、服務(wù)質(zhì)量、技術(shù)水平等，不斷對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行更新。
一、當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
（一）文件歸檔存在問(wèn)題
隨著現(xiàn)階段人們檔案意識(shí)的提升，很大一部分檔案材料可以第一時(shí)間的完成歸檔工作，但是還是有少部分企業(yè)管理人員檔案意識(shí)薄弱，很多有價(jià)值的檔案材料無(wú)法及時(shí)的收集歸檔，嚴(yán)重的影響了檔案材料的完整性和全面性。在檔案材料的歸檔過(guò)程中普遍存在的問(wèn)題有：文字資料使用不耐久的筆書(shū)寫(xiě)、文件表格不規(guī)范、使用格式不統(tǒng)一、檔案材料裝訂不結(jié)實(shí)、歸檔時(shí)無(wú)法區(qū)分材料的輕重緩急和歸檔順序等。
（二）檔案管理基礎(chǔ)較差
就我國(guó)當(dāng)前企業(yè)的實(shí)際情況而言，很大一部分都對(duì)自身的盈利能力十分的注重，關(guān)注與自身財(cái)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)與達(dá)成，在檔案管理工作這方面卻未曾在意，不論是工作投入還是檔案工作所創(chuàng)造的效果都不能很好的體現(xiàn)出來(lái)。有些企業(yè)雖然配備了檔案管理工作人員，但是很多都是處于兼職或者一崗多職的狀態(tài)，難以清晰的劃分責(zé)任，管理者也沒(méi)有重視這方面的情況，導(dǎo)致了檔案管理工作缺少穩(wěn)定性，檔案管理工作水平也無(wú)法得以切實(shí)提高。
（三）檔案管理工作混亂
當(dāng)企業(yè)處于破產(chǎn)改制的狀態(tài)下，很多企業(yè)并沒(méi)有將檔案管理工作劃分到破產(chǎn)清算程序中，這些企業(yè)的檔案材料不但沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)的整理，更沒(méi)有對(duì)檢索工具進(jìn)行編制就把檔案材料混亂的放到編織袋中或者倉(cāng)庫(kù)內(nèi)，檔案材料完全處在無(wú)人管理的狀態(tài)之下。有少數(shù)一部分企業(yè)的職工個(gè)人檔案材料通過(guò)其他社會(huì)保障部門代管，但是還有很多企業(yè)的職工個(gè)人檔案材料依舊屬于企業(yè)主管部門保存或者根本就無(wú)人管理。
（四）檔案存在丟失現(xiàn)象
企業(yè)檔案管理工作僅僅停留在歸檔和管理的層面之上，因?yàn)楣芾砣藛T綜合素質(zhì)不高，檔案企業(yè)發(fā)生產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí)，往往會(huì)導(dǎo)致檔案材料流失等問(wèn)題，企業(yè)有些重要的檔案材料隨意堆放，在檔案材料的借出過(guò)程中不重視相關(guān)手續(xù)的辦理，還有很多有價(jià)值的檔案材料被企業(yè)員工無(wú)故帶走，造成檔案材料不能得到很好的利用，給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的損失。
（五）檔案利用水平較低
對(duì)于企業(yè)單位檔案管理工作者而言，不管是檔案材料的收集歸檔，還是保存工作，最終都是為了讓檔案材料能夠更好的為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)，為企業(yè)管理者的決策提供依據(jù)，其最終目的在于對(duì)檔案的高效率的利用。但是當(dāng)前很多企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中存在重保密、輕利用的問(wèn)題，檔案利用率很低，雖然部分企業(yè)也進(jìn)行了檔案服務(wù)的開(kāi)發(fā)，但是依舊會(huì)有檔案利用形式單一、查閱范圍有限等問(wèn)題，檔案管理工作處于一種被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。
二、新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的思考
（一）提高對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)
企業(yè)管理人員必須認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，將其放在企業(yè)的戰(zhàn)略高度上來(lái)對(duì)待，把檔案管理工作納入企業(yè)議事日程中去，根據(jù)檔案管理工作的要求對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的管理，對(duì)于企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所產(chǎn)生的檔案材料要進(jìn)一步完善，在收集歸檔的過(guò)程中要進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，逐漸推動(dòng)檔案管理工作科學(xué)化和規(guī)范化。
（二）做好檔案材料收集工作
要做好企業(yè)單位管理材料的收集工作，將一些重要的有極大利用價(jià)值的檔案材料第一時(shí)間進(jìn)行收集歸檔，并及時(shí)的提供給企業(yè)的科研部門，讓其能夠從這些檔案材料中提煉出有價(jià)值的信息，幫助企業(yè)研究和開(kāi)發(fā)更好的產(chǎn)品，為促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升作出貢獻(xiàn)。企業(yè)檔案管理部門必須要站在整個(gè)企業(yè)的角度出發(fā)做好檔案材料收集工作。
（三）企業(yè)內(nèi)部部門相互合作
企業(yè)檔案部門應(yīng)該努力加強(qiáng)和企業(yè)內(nèi)部其他部門之間的溝通和交流，形成齊抓共管的局面，從而保證各種檔案材料能夠第一時(shí)間的受到科學(xué)的管理。檔案管理部門要結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況以及自身特點(diǎn)，采取有針對(duì)性的合理的管理方法，積極和工商、稅務(wù)等部門合作，將企業(yè)檔案管理工作納入到行業(yè)檢查范圍進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督，會(huì)同其他部門共同做好檔案管理工作的監(jiān)督檢查，對(duì)檔案流向、檔案管理等具體情況及時(shí)的進(jìn)行指導(dǎo)和管理。
（四）組建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍
企業(yè)要把檔案管理工作納入到企業(yè)的年度工作計(jì)劃中，積極組建高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，選擇思想認(rèn)識(shí)高、專業(yè)水平高、檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的員工擔(dān)任檔案管理工作，同時(shí)要確保檔案管理人員的穩(wěn)定性。此外，企業(yè)還應(yīng)該積極的開(kāi)展檔案管理知識(shí)培訓(xùn)教育課程，組織檔案管理人員外出學(xué)習(xí)交流，提升他們的業(yè)務(wù)水平和理論素質(zhì)，增強(qiáng)他們的檔案管理能力。
（五）開(kāi)發(fā)多種檔案管理服務(wù)
作為一項(xiàng)服務(wù)型的工作，檔案管理工作的服務(wù)應(yīng)該是多樣化綜合性的，檔案管理人員必須要對(duì)企業(yè)各個(gè)部門對(duì)檔案服務(wù)的需求有充足的了解，主動(dòng)的去搜集檔案信息和其他編研材料，同時(shí)有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)一些檔案服務(wù)，為企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)，擴(kuò)大檔案工作的影響力，提升企業(yè)職工對(duì)檔案材料服務(wù)功能的認(rèn)識(shí)。
關(guān)鍵詞：高校 學(xué)生檔案 管理 就業(yè)
高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)生活的真實(shí)記錄、它不僅包括學(xué)生的原始高中升學(xué)檔案，還包括在校期間的成績(jī)單、畢業(yè)生登記表、獎(jiǎng)罰材料、三好學(xué)生和優(yōu)秀學(xué)生干部登記表、健康體驗(yàn)表等，它是高校在校期間各項(xiàng)表現(xiàn)真實(shí)記錄。總之，在新的就業(yè)形勢(shì)下，檔案對(duì)每一位同學(xué)有著重要的作用。學(xué)生檔案是畢業(yè)生的重要憑證，它記錄了各種組織選拔、任用及考核的結(jié)果，在大學(xué)生就業(yè)中起著不可替代的作用，所以加強(qiáng)學(xué)生檔案管理并切實(shí)發(fā)揮學(xué)生檔案作用，為大學(xué)生就業(yè)提供更好的服務(wù)顯得尤為緊迫。
一、學(xué)生檔案的主要內(nèi)容：
1.學(xué)籍檔案材料：中學(xué)期間的升學(xué)檔案、大學(xué)階段的各門考試成績(jī)，反映學(xué)生學(xué)習(xí)狀況。
2.社會(huì)活動(dòng)表現(xiàn)記錄：參加社團(tuán)、文體活動(dòng)經(jīng)歷。
3.黨團(tuán)材料：特別是黨員發(fā)展不同階段記錄指學(xué)生思想政治體現(xiàn)。
4.獎(jiǎng)罰情況：在校期間獲得獎(jiǎng)學(xué)金、三好等各種獎(jiǎng)勵(lì)材料的登記表。
5.體檢表：反映學(xué)生身體狀況的記錄。
二、高校學(xué)生檔案的特點(diǎn)：
1.多樣性
高校學(xué)生檔案的內(nèi)容多樣，包含學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)及相關(guān)情況，如新生入學(xué)登記表、健康登記表、留級(jí)、入黨、獎(jiǎng)罰材料、成績(jī)表等，還包含畢業(yè)分配等有關(guān)材料。
2.真實(shí)可靠性
高校學(xué)生檔案材料反映的是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的過(guò)程，以及在校期間的品德表現(xiàn)和身體健康狀況等，這些內(nèi)容是由相互獨(dú)立的學(xué)校內(nèi)部主管部門逐步形成的。新生入學(xué)后隨著學(xué)生學(xué)習(xí)狀態(tài)的變化，要求及時(shí)做好記錄，通過(guò)完整的檔案體系，保證學(xué)籍檔案的真實(shí)可靠。
3.分散性和頻繁性
高校學(xué)生檔案材料來(lái)自不同的部門，而不同的生源地區(qū)又決定了高校學(xué)生檔案的多樣性，這些分散來(lái)自不同部門的材料頻繁被使用，例如升學(xué)、參軍、出國(guó)、報(bào)考公務(wù)員等活動(dòng)中，學(xué)籍檔案利用頻率最高。
三、高校學(xué)生檔案的功能
1.信息記錄功能
高校學(xué)生檔案是學(xué)校向社會(huì)和企業(yè)推薦人才的依據(jù)，也是學(xué)生思想品質(zhì)、專業(yè)技能記錄中最詳實(shí)的材料，是一個(gè)人從中學(xué)到大學(xué)畢業(yè)的真實(shí)記錄，在以后的就業(yè)、深造、調(diào)資等很多方面都有重要作用，是高校向人才市場(chǎng)推薦優(yōu)秀大學(xué)畢業(yè)生的重要手段之一。
2.學(xué)生管理促進(jìn)功能
高校學(xué)生檔案真實(shí)詳細(xì)記載了高校開(kāi)展思想教育、道德教育等過(guò)程，記錄了學(xué)生許多方面的情況，如學(xué)生年齡、家庭情況等，積累了學(xué)生的大量信息，通過(guò)這些我們可以了解每個(gè)學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活基本情況，為我們學(xué)生管理工作有利進(jìn)行提供依據(jù)。檔案可以更好地為學(xué)生管理工作服務(wù)。
四、學(xué)生檔案管理不足
1.畢業(yè)生檔案意識(shí)淡薄，學(xué)校管理難度加大
就業(yè)觀念和就業(yè)方式形成多樣化，學(xué)生進(jìn)入一些外資、合資、私營(yíng)企業(yè)工作比比皆是，而這些企業(yè)不具有檔案管理權(quán)。二是對(duì)企業(yè)而言，從利潤(rùn)追逐角度考慮，聘任用人不管學(xué)生檔案是經(jīng)濟(jì)的。因此，出現(xiàn)許多畢業(yè)生不要檔案的現(xiàn)象，形成人檔分離，無(wú)人問(wèn)津的局面，久而久之，出現(xiàn)越來(lái)越多死檔給學(xué)校帶來(lái)很大負(fù)擔(dān)，一方面要投入人力對(duì)這些檔案進(jìn)行保管，另一方面還要有合適的設(shè)備場(chǎng)地存放檔案。
2.檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理
高校檔案管理人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)及職稱結(jié)構(gòu)不盡人意，專職檔案管理人員大多是半路出家，檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)和理論功底，更缺乏從事學(xué)術(shù)研究的能力。另外，檔案人員由于自身的知識(shí)技術(shù)管理水平有限，無(wú)法勝任檔案管理，以致管理中出現(xiàn)很多問(wèn)題。
3.高校學(xué)生檔案資料收集不全
網(wǎng)上招生普遍存在這一問(wèn)題，最原始、最重要的紙質(zhì)檔案材料無(wú)法完整收集并積累。如高中檔案、中學(xué)成績(jī)單、入團(tuán)志愿表、高考體檢表等殘缺不全。既給學(xué)生檔案管理帶來(lái)一定難度，也給學(xué)生管理部門考查學(xué)生綜合素質(zhì)帶來(lái)不利影響。加上各個(gè)部門之間協(xié)調(diào)困難使高校學(xué)生檔案不夠完整，而這些資料對(duì)學(xué)生來(lái)說(shuō)是以后升學(xué)、報(bào)考公務(wù)員的依據(jù)。
五、解決學(xué)生檔案管理的辦法
1.加大宣傳力度，強(qiáng)化檔案意識(shí)
針對(duì)畢業(yè)生檔案意識(shí)薄弱，學(xué)校要加大畢業(yè)生檔案的重要性宣傳力度，提高他們的檔案意識(shí)。另一方面高校應(yīng)引導(dǎo)學(xué)生采取合適的方式保管自己的檔案。
掛靠人才交流市場(chǎng)是檔案管理方式之一。人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)可以為畢業(yè)生辦理掛靠手續(xù)，負(fù)責(zé)管理委托方的個(gè)人人事關(guān)系及檔案材料。
學(xué)校保管方式。少數(shù)畢業(yè)生沒(méi)有合適就業(yè)單位，可暫由學(xué)校保管，待確定接受單位后再將檔案移出。
2.提高檔案管理人員的技術(shù)水平
建立專職化、專業(yè)化的學(xué)生檔案管理隊(duì)伍。一方面高校投入人力、物力成立專門的職能部門，配備專職檔案管理人員為學(xué)生檔案管理服務(wù)，另一方面定期組織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，組織人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗(yàn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平。
3.加強(qiáng)學(xué)生檔案材料的收集，科學(xué)規(guī)范學(xué)生檔案的管理
不斷提高高校學(xué)生檔案管理工作水平,主要通過(guò)制度建設(shè)及評(píng)估等手段，形成完整的、全面的學(xué)生成長(zhǎng)、成才過(guò)程的記錄；逐步完備檔案信息，為用人單位提供翔實(shí)的用人信息，提升市場(chǎng)選擇效率，使高校學(xué)生順利就業(yè)。
參考文獻(xiàn)：
［1］陳巍巍,徐益.淺談高校學(xué)生檔案管理.上海工程技術(shù)大學(xué)教育研究2007年2月
［2］杜文娟.對(duì)高校學(xué)生檔案管理的工作思考.教育理論研究
藝術(shù)檔案是在各類文化藝術(shù)工作和活動(dòng)中形成的,有著極高的使用價(jià)值和保存價(jià)值。
(一)藝術(shù)檔案是文化藝術(shù)傳承的重要載體。藝術(shù)檔案是從事文化藝術(shù)活動(dòng)的反映,它真實(shí)記錄了文化藝術(shù)的產(chǎn)生、形成和發(fā)展,是文化藝術(shù)智慧的結(jié)晶,凝集了許多藝術(shù)家的心血和時(shí)代藝術(shù)成就。所有文化藝術(shù)活動(dòng)的成就都是通過(guò)文字、聲像、實(shí)物、圖表以及電子數(shù)據(jù)等多種形式保存下來(lái)的。從某種意義上說(shuō),是藝術(shù)檔案使文化藝術(shù)的生命得以延續(xù)。反之,如果沒(méi)有藝術(shù)檔案,文化藝術(shù)活動(dòng)的歷史就有可能被阻斷。
(二)藝術(shù)檔案對(duì)傳播群眾文化藝術(shù)有著重要作用。群眾文化藝術(shù)通過(guò)各種形式得以傳播和流傳的,文化藝術(shù)傳播的好壞直接影響到文化藝術(shù)生命延續(xù)的長(zhǎng)短。在各種文化傳媒中,藝術(shù)檔案以其原始性和真實(shí)性而最具有權(quán)威性和感染力。可以說(shuō),以藝術(shù)檔案為媒介面的文化藝術(shù),生命力相對(duì)旺盛。如極具影響的電影《梅蘭芳》,其巨大影響就與藝術(shù)檔案中關(guān)于京劇檔案的傳播有著密切聯(lián)系。
(三)藝術(shù)檔案對(duì)發(fā)展藝術(shù)事業(yè)有重要作用。藝術(shù)檔案是記錄著大量豐富生動(dòng)文化藝術(shù)活動(dòng)信息的重要載體,它所儲(chǔ)存的藝術(shù)資料是藝術(shù)的寶庫(kù)。我們開(kāi)展藝術(shù)活動(dòng)可以從中去尋找材料,開(kāi)拓思維,啟發(fā)靈感,進(jìn)行藝術(shù)再創(chuàng)新。藝術(shù)檔案又是物態(tài)化的文化藝術(shù)活動(dòng)歷史,許多與文化藝術(shù)有關(guān)系的活動(dòng)等,都必須依托藝術(shù)檔案來(lái)佐證。尤其是申報(bào)藝術(shù)類非物質(zhì)文化遺產(chǎn),必須到藝術(shù)檔案中尋找珍貴的文化藝術(shù)記憶,往往藝術(shù)檔案中的一張照片、一份手稿、一份記錄就是散落在歷史塵埃的一顆顆珍珠,通過(guò)藝術(shù)檔案就可以形成一串串閃閃發(fā)光的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的項(xiàng)鏈。
加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理的重要性
藝術(shù)檔案管理工作是文化藝術(shù)管理工作的基本內(nèi)容之一,是記錄文化藝術(shù)事業(yè)發(fā)展歷史、保存藝術(shù)成品、造福后世的重要手段。在新的歷史形勢(shì)下,我們要充分認(rèn)識(shí)藝術(shù)檔案管理的重要意義,引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和手段,面向社會(huì)、面向大眾,實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案管理工作的良性發(fā)展。
(一)加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理是文化藝術(shù)傳承的重要環(huán)節(jié)。藝術(shù)檔案是文化藝術(shù)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ),藝術(shù)檔案管理是進(jìn)行文化藝術(shù)傳承中的一項(xiàng)重要工作和具體手段,建立藝術(shù)檔案,管理好珍貴的藝術(shù)檔案,是文化系統(tǒng)藝術(shù)業(yè)務(wù)和檔案業(yè)務(wù)的新發(fā)展,也是文化系統(tǒng)業(yè)務(wù)建設(shè)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。只有擁有全面、完整的藝術(shù)檔案,才能充分發(fā)揮藝術(shù)檔案對(duì)文化藝術(shù)研究、文化藝術(shù)教學(xué)、文化藝術(shù)交流的積極作用。
(二)加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理是文化藝術(shù)事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要條件。藝術(shù)檔案管理最終目的就是為文化藝術(shù)創(chuàng)新服務(wù),文化藝術(shù)事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展要有其精彩的內(nèi)容做支撐,文化藝術(shù)工作的主要內(nèi)容是文化藝術(shù)生產(chǎn),只有擁有適應(yīng)市場(chǎng)、順應(yīng)時(shí)代、與時(shí)俱進(jìn)的藝術(shù)作品,我們的藝術(shù)團(tuán)隊(duì)才能立于不敗之地,才能形成自己的個(gè)性、品牌和形象。藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)生產(chǎn)的生命在于藝術(shù)作品的推陳出新、發(fā)揚(yáng)光大,而豐富完整的藝術(shù)檔案和及時(shí)有序的藝術(shù)檔案管理就能讓藝術(shù)檔案發(fā)揮超出其形成單位及其專業(yè)內(nèi)涵的重大作用,為文化藝術(shù)教學(xué)、文化藝術(shù)交流、文化藝術(shù)活動(dòng)、文化藝術(shù)傳承和文化藝術(shù)創(chuàng)新服務(wù),從而發(fā)展和繁榮文化藝術(shù)事業(yè)。
(三)加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理是保護(hù)文化藝術(shù)產(chǎn)品、發(fā)揮藝術(shù)檔案最大作用的客觀要求。當(dāng)前,藝術(shù)檔案管理工作還存在不少問(wèn)題,有的甚至危及文化藝術(shù)產(chǎn)品的保護(hù),影響了藝術(shù)檔案的使用價(jià)值和保存價(jià)值。如有的文化藝術(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)同志和檔案管理人員對(duì)文化檔案的重視程度不高,藝術(shù)檔案收集和歸檔一定程度上處于放任自流狀態(tài),造成一些藝術(shù)檔案散落在創(chuàng)作者或演出者手中,未能及時(shí)完整地歸檔到檔案管理部門;有的單位保管條件較差,藝術(shù)檔案難以長(zhǎng)期保存,造成文化藝術(shù)作品、創(chuàng)作設(shè)計(jì)圖稿遺失或受潮、起皺、甚至霉變,破壞了作品本身的完整性,以致部分藝術(shù)檔案無(wú)法利用;有的藝術(shù)檔案建立得不完整、不系統(tǒng),有遺漏、缺失現(xiàn)象,有的單位卻把所有文件材料都裝入藝術(shù)檔案,有的沒(méi)有明確歸檔范圍、保存期限、歸檔時(shí)間和收集文化藝術(shù)材料的方法、步驟,致使藝術(shù)檔案不規(guī)范。這些迫切需要采取措施,加強(qiáng)對(duì)藝術(shù)檔案的保護(hù)、收信和管理。
加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理工作的措施
加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理工作,首要的是提高文化藝術(shù)管理部門對(duì)藝術(shù)檔案重要性和迫切性的認(rèn)識(shí),把檔案管理工作放在更加重要的位置,加大資金資源投入,強(qiáng)化工作力量,解決有人辦事、有錢辦事問(wèn)題。同時(shí),要進(jìn)一步強(qiáng)化工作措施,不斷提高藝術(shù)檔案管理的質(zhì)量和水平。
(一)完善管理制度。加強(qiáng)藝術(shù)檔案的管理,必須建立和完善藝術(shù)檔案管理的規(guī)章制度,對(duì)藝術(shù)檔案的收集、歸檔、移交保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。檔案管理部門要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》《著作權(quán)法》等相關(guān)法規(guī),防止藝術(shù)檔案分散流失,杜絕歸為己有。要將藝術(shù)檔案工作納入文化藝術(shù)單位工作計(jì)劃,并把其作為考核的重要內(nèi)容。還要給提供檔案者出具收藏證書(shū)和補(bǔ)償一定的制作成本費(fèi)用,通過(guò)不定期舉辦優(yōu)秀藝術(shù)檔案展覽等,提高文化藝術(shù)工作者上交檔案的積極性,建立健全保存、上交藝術(shù)檔案資料的激勵(lì)機(jī)制。
(二)明確歸檔范圍。藝術(shù)檔案材料的歸檔范圍應(yīng)當(dāng)包括:文學(xué)創(chuàng)作,藝術(shù)表演,美術(shù)、攝影,社會(huì)文化,藝術(shù)研究,藝術(shù)教育,文化交流以及個(gè)人藝術(shù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種藝術(shù)材料(如文字、聲像、照片、實(shí)物等載體形式)。另外,業(yè)務(wù)人員在職務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的藝術(shù)材料,也屬歸檔范圍。而那些為藝術(shù)創(chuàng)作、研究、教學(xué)和文化藝術(shù)活動(dòng)參考而收集的圖書(shū)、報(bào)刊、音像帶、照片、劇本和有關(guān)文章材料等,均作為資料保存,不應(yīng)歸檔。在文化藝術(shù)活動(dòng)中形成的屬國(guó)家所有的各種載體的藝術(shù)材料和實(shí)物,任何個(gè)人不得據(jù)為己有。
(三)強(qiáng)化收集與整理。收集整理藝術(shù)檔案材料時(shí),應(yīng)遵循文化藝術(shù)材料的形成規(guī)律,保持文化藝術(shù)材料之間的有機(jī)聯(lián)系和完整,便于保管和利用。要根據(jù)不同內(nèi)容和載體分別進(jìn)行歸類和立卷。藝術(shù)檔案應(yīng)分為大類和屬類,大類設(shè)業(yè)務(wù)類、個(gè)人業(yè)務(wù)類、綜合類等,具體屬類應(yīng)按照歸檔范圍設(shè)置。要按照藝術(shù)檔案材料的內(nèi)容、種類立卷,其中戲劇材料按劇目分類立卷,音樂(lè)歌舞演出材料按節(jié)目分類立卷,文化藝術(shù)科研材料按科研專題分類立卷,藝術(shù)教育材料按各專業(yè)課程分類立卷,社會(huì)文化、文化交流材料按業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行立卷。對(duì)錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質(zhì)載體的藝術(shù)檔案材料歸檔時(shí),應(yīng)將每一單項(xiàng)作為一個(gè)保管單位,單獨(dú)編排檔號(hào),并采取按年度結(jié)合內(nèi)容的方法分類整理和編號(hào)。其中與文字材料有直接聯(lián)系的應(yīng)編寫(xiě)互見(jiàn)號(hào)或互見(jiàn)卡。反映和記錄本單位的文化藝術(shù)活動(dòng)并對(duì)以后藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)研究有重要參考借鑒作用的藝術(shù)檔案材料,應(yīng)永久保存。在本單位組織或參與的重大的藝術(shù)活動(dòng)中形成的,并具有一定藝術(shù)參考價(jià)值的藝術(shù)檔案材料,應(yīng)長(zhǎng)期保存。
醫(yī)院集團(tuán)的建立，給檔案管理工作提出了新課題，增添了新內(nèi)容。檔案管理模式合理與否，直接關(guān)系到醫(yī)院集團(tuán)內(nèi)檔案工作的成效，也在一定程度上體現(xiàn)醫(yī)院集團(tuán)內(nèi)部的管理水平。
根據(jù)我院檔案工作的經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐，筆者認(rèn)為醫(yī)院集團(tuán)的檔案工作可從以下幾個(gè)方面入手：
1采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的模式
在醫(yī)院集團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)層成立檔案管理中心，制定統(tǒng)一的檔案管理制度，然后各級(jí)分院根據(jù)檔案管理中心的統(tǒng)一管理模式，管理各自的檔案。這種模式比較適合醫(yī)院集團(tuán)的檔案管理工作需要，有利于集團(tuán)內(nèi)部檔案的集中管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，便于圍繞醫(yī)院集團(tuán)的中心工作開(kāi)展各種形式的檔案服務(wù)，為醫(yī)院集團(tuán)的決策和發(fā)展提供各種科學(xué)的檔案信息，從而充分實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，更好地為廣大人民群眾服務(wù)。事實(shí)證明，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的模式是一種行之有效的科學(xué)的模式。
2增強(qiáng)醫(yī)院集團(tuán)員工的檔案信息意識(shí)
首先要強(qiáng)化檔案工作者自身的檔案信息意識(shí)。隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，社會(huì)各方面對(duì)檔案信息的需求也將出現(xiàn)許多新動(dòng)向，檔案工作者應(yīng)經(jīng)常觀察、了解和把握這些動(dòng)向，注意醫(yī)院各方面對(duì)檔案信息的需求變化，并結(jié)合院藏、室藏內(nèi)容，制定具有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)計(jì)劃和服務(wù)措施，使檔案信息資源的開(kāi)發(fā)有的放矢。其次，要增強(qiáng)職工群體的檔案信息意識(shí)。檔案信息在現(xiàn)代社會(huì)各行各業(yè)的生存發(fā)展中起到了越來(lái)越重要的作用，但有些領(lǐng)導(dǎo)和職工還不能充分認(rèn)識(shí)到檔案信息的價(jià)值與作用，遇到需要檔案提供信息解決問(wèn)題的時(shí)候，不會(huì)找檔案這一真憑實(shí)據(jù)。可見(jiàn)，全方位、多層次地開(kāi)展宣傳工作，包括宣傳《檔案法》，對(duì)增強(qiáng)人們的檔案信息意識(shí)是十分必要的。
3加強(qiáng)醫(yī)院集團(tuán)檔案管理，提高檔案人員的素質(zhì)
醫(yī)院集團(tuán)的檔案管理要求檔案管理人員必須有較高的政治素質(zhì)，職業(yè)道德素質(zhì)和創(chuàng)新素質(zhì)，要有樂(lè)于奉獻(xiàn)、主動(dòng)服務(wù)、積極創(chuàng)新的精神。
人員素質(zhì)的提高可以通過(guò)以下幾個(gè)方法：(1)加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的繼續(xù)教育，檔案管理部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要在單位內(nèi)部營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氣氛，創(chuàng)造“尊重知識(shí)、尊重人才”的內(nèi)部環(huán)境，盡可能地為檔案工作人員提供接受繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)，調(diào)動(dòng)他們刻苦學(xué)習(xí)和鉆研業(yè)務(wù)的積極性，在檔案工作崗位上建功立業(yè)。檔案工作人員在爭(zhēng)取、珍惜繼續(xù)教育機(jī)會(huì)的同時(shí)，也可以通過(guò)自學(xué)和互學(xué)交流的方式不斷豐富、更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，全面提高自己的綜合素質(zhì)，適應(yīng)時(shí)代對(duì)檔案工作者的要求。(2)建立科學(xué)的檔案工作者素質(zhì)評(píng)價(jià)體系，有利于檔案工作者素質(zhì)培育與促進(jìn)檔案工作人員整體素質(zhì)的提高。檔案工作素質(zhì)評(píng)價(jià)體系主要包括基本素質(zhì)評(píng)價(jià)、職責(zé)評(píng)價(jià)與績(jī)效評(píng)價(jià)。績(jī)效是檔案管理與利用活動(dòng)的結(jié)果，因?yàn)橹挥性跈n案利用活動(dòng)中檔案工作者才能履行職責(zé)、展現(xiàn)綜合素質(zhì)，這就要求建立能夠檢驗(yàn)檔案工作者績(jī)效有效性與可行性的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并在其素質(zhì)評(píng)價(jià)過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行。(3) 建立檔案工作者終身學(xué)習(xí)制度，以新的知識(shí)信息學(xué)習(xí)為主要內(nèi)容，以系統(tǒng)進(jìn)修、培訓(xùn)、講座或自學(xué)為主要形式的素質(zhì)教育，將成為檔案工作者任職的繼續(xù)教育與“終身”教育。
4踏踏實(shí)實(shí)地做好檔案的收集和編研工作，做好信息反饋
檔案資料的收集、整理和立卷歸檔等基礎(chǔ)工作是很重要的，而編研工作是給利用者提供更加系統(tǒng)、完整、精煉的檔案資料，及時(shí)、有針對(duì)性地提供有效服務(wù)。集團(tuán)檔案管理者要注重對(duì)檔案尤其是業(yè)務(wù)檔案的收集，保證檔案資源的齊全、完整。并對(duì)收集來(lái)的材料根據(jù)其內(nèi)容、特點(diǎn)以及相互關(guān)系，加以排列和分類處理，使之從材料的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上形成一個(gè)完整的、符合干部人事檔案管理要求的邏輯體系。同時(shí)要重點(diǎn)開(kāi)展檔案的編研利用工作，圍繞集團(tuán)內(nèi)部中心工作需要編制有關(guān)參考資料，編制多種形式的能滿足醫(yī)院集團(tuán)內(nèi)部各級(jí)各類人員利用需求的檔案檢索工具等。
5加強(qiáng)醫(yī)院集團(tuán)檔案的規(guī)范化建設(shè)
根據(jù)國(guó)家檔案局、地方檔案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定制定集團(tuán)內(nèi)部檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的分類、編號(hào)規(guī)則，整理保存檔案的目的，就是提供檔案為各項(xiàng)工作所用，發(fā)揮檔案在醫(yī)院集團(tuán)管理中的作用。要編制各種索引，如重要文件目錄、分類目錄、專題目錄等。同時(shí)還要保證各類檔案材料的齊全、完整，使之便于利用，以促進(jìn)集團(tuán)內(nèi)部檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。
6加強(qiáng)醫(yī)院集團(tuán)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，充分利用現(xiàn)代化設(shè)備的高速、準(zhǔn)確和資源共享的特點(diǎn)，提高檔案利用的工作效率。引進(jìn)或自行設(shè)計(jì)符合醫(yī)院集團(tuán)檔案管理軟件，建立醫(yī)院集團(tuán)內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)，采用現(xiàn)代化的管理手段，把醫(yī)院集團(tuán)的各個(gè)分院，各個(gè)部門甚至每一個(gè)科室的大量的檔案信息資源溝通起來(lái)，逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，使檔案工作更好地為中心工作服務(wù)，為醫(yī)院業(yè)務(wù)工作多出效益。
7加強(qiáng)醫(yī)院集團(tuán)檔案的法制化建設(shè)
隨著我國(guó)社會(huì)主義法制化進(jìn)程的不斷深入和發(fā)展，醫(yī)院作為和人民群眾的切身利益息息相關(guān)的特殊行業(yè)，依法行醫(yī)、依法管理已經(jīng)成為本行業(yè)的行為準(zhǔn)則。無(wú)論從醫(yī)學(xué)方面的學(xué)術(shù)研究、科技交流，還是到醫(yī)院的行政管理、法律糾紛，無(wú)不依賴于醫(yī)院的檔案管理工作，所以，必須高度重視醫(yī)院檔案的依法管理工作，醫(yī)院檔案部門在促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)抓住國(guó)家加強(qiáng)法制建設(shè)這個(gè)契機(jī)，在檔案工作中認(rèn)真抓好《檔案法》及實(shí)施辦法以及相配套的有關(guān)檔案工作的行政法規(guī)、條例的實(shí)施。要適應(yīng)衛(wèi)生體制改革的發(fā)展，醫(yī)院檔案部門在認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局、衛(wèi)生部《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》、《醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》的前提下，聯(lián)系衛(wèi)生改革實(shí)際，制訂本單位的規(guī)章制度體系，將檔案工作諸環(huán)節(jié)通過(guò)科學(xué)的規(guī)章規(guī)范，使醫(yī)院各類檔案管理工作有法可依，有章可循。
8加強(qiáng)醫(yī)院集團(tuán)檔案的內(nèi)部交流
定期開(kāi)展集團(tuán)內(nèi)部檔案工作經(jīng)驗(yàn)交流，推廣一些先進(jìn)的管理方法，并吸收各個(gè)分院在檔案管理工作中的新的、比較好的方法，并向全集團(tuán)推廣，對(duì)管理不當(dāng)或管理松懈的部門要給予指正，不斷提高集團(tuán)內(nèi)檔案管理水平，以適應(yīng)醫(yī)院集團(tuán)的高要求。
一、立卷歸檔受政策法規(guī)變化的影響大
近年來(lái)，國(guó)家、省、市組織部門都對(duì)干部人事檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一法規(guī)性文件指導(dǎo)，這些文件的實(shí)施使得干部檔案的管理工作在一定時(shí)期、一定程度上基本實(shí)現(xiàn)了制度化、規(guī)范化。但有的法規(guī)文件要求不統(tǒng)一、變化相對(duì)快，有的條款只是暫時(shí)的并多次改變，如工資級(jí)別登記表1992年以前立卷歸檔時(shí)沒(méi)放，1992年以后要放，并只須放九類1-1號(hào)，可是20__年又發(fā)文規(guī)定新整檔案工資級(jí)別登記表不要放。這不僅給檔案立卷工作造成一定難度，也在一定程度上影響了檔案的美觀。如審計(jì)材料，入黨積極分子考察表，預(yù)備黨員考察表，20__年下文要求歸檔，而要求從1996年收集，這樣收集起來(lái)就有一定難度。
二、干部檔案立卷不規(guī)范
1、歷史遺留問(wèn)題多。以前大部分管檔人員專業(yè)程度普遍偏低，且又多屬兼職，有的自身要求不嚴(yán)，對(duì)立卷歸檔的材料沒(méi)有認(rèn)真把關(guān)、鑒別，再加上部分單位領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，使許多該歸檔的材料，有的沒(méi)歸檔，有的填寫(xiě)不全，不該歸檔的材料混入了檔案內(nèi)，造成了案卷質(zhì)量低。近年來(lái)對(duì)干部檔案進(jìn)行目標(biāo)考核，干部檔案管理部門為保證檔案材料的完整，雖多次催交，但有的材料年代本文來(lái)源：文秘站 久遠(yuǎn)，原件無(wú)法找到。責(zé)成有關(guān)部門補(bǔ)辦的材料雖經(jīng)認(rèn)真鑒別，但有失歷史原貌，影響了檔案的完整性、系統(tǒng)性和真實(shí)性。
2、紙張不統(tǒng)一，表格不規(guī)范。雖然明文規(guī)文秘雜燴網(wǎng)定檔案材料要統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等書(shū)寫(xiě)，但材料形成過(guò)程中，有的紙張大小不一，大的要切，小的要糊，有的表格印制超過(guò)裝訂線等，無(wú)形中給干部檔案立卷歸檔工作帶來(lái)了麻煩。檔案目標(biāo)管理要求紙張必須19×26.5規(guī)格，組織部門印制的表格都達(dá)到了此要求，但人事、教育、公檢法等部門形成的材料大部分用a4紙，如報(bào)送的學(xué)歷材料絕大部分都是用a4紙。凡此種種問(wèn)題的出現(xiàn)，又必將影響到將來(lái)的檔案立卷工作，影響案卷質(zhì)量。
3、檔案意識(shí)淡薄，部分材料散失嚴(yán)重，歸檔不及時(shí)。隨著人們檔案意識(shí)的增強(qiáng)，大多數(shù)檔案都能及時(shí)立卷歸檔，但立卷中發(fā)現(xiàn)，有的檔案材料短缺，如表彰材料散失嚴(yán)重。
三、檔案管理人員不穩(wěn)定，素質(zhì)有待提高
干部檔案立卷工作是一項(xiàng)專業(yè)性、知識(shí)性較強(qiáng)的工作，需要有一定業(yè)務(wù)知識(shí)的人才能做好。但現(xiàn)實(shí)并非如此，檔案管理人員身兼數(shù)職，疲于應(yīng)付，沒(méi)有足夠時(shí)間和精力從事檔案管理工作，再加上有的基層領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，還有些檔案人員認(rèn)為“政治上沒(méi)奔頭、搞檔案無(wú)盡頭”，導(dǎo)致了干檔人員調(diào)整頻繁，剛剛熟悉業(yè)務(wù)，又被調(diào)到其它崗位。新的檔案管理人員又開(kāi)始新一輪熟悉業(yè)務(wù)的過(guò)程。
以上問(wèn)題已經(jīng)影響到干部檔案立卷工作和案卷質(zhì)量。為切實(shí)加強(qiáng)理檔案立卷工作，提高檔案管理水平，針對(duì)檔案立卷管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，基層檔案管理部門和上級(jí)部門要高度重視。
首先，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化管理。要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化管理。文件的類別、條款等盡量少改動(dòng)。要求形成干部檔案材料單位的紙張規(guī)格要用a4紙，特別是高校的一些學(xué)籍材料。這樣會(huì)避免少拆卷，少改動(dòng)，少切紙，避免浪費(fèi)過(guò)多的人力、物力，同時(shí)也有助于保持檔案的美觀，使干部檔案立卷工作在統(tǒng)一的法規(guī)文件指導(dǎo)下，走上健康發(fā)展的道路。
