發布時間：2022-05-21 05:03:06
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇檔案類論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
摘 要：基于引文內容分析的檔案學高被引論文引用特征研究方法，文章界定三種引用情感類型，實證研究基于引文內容的主題識別和情感類型識別。揭示檔案學高被引論文反映的引用主題和引用行為動機。
關鍵詞：引用情感類型分析；檔案學；高被引論文
1 引言
1927年[1]，引用首次被用來對科研進行評價，經過數十年的發展，引文分析的理論和方法體系逐步健全。然而，隨著研究和實踐應用的深入，引文分析存在的問題也逐漸暴露，如，引用的規范性、引用動機以及只注重被引頻次而忽視引文內容導致的引用不規范和引文評價的不科學等問題[2]。隨著文本挖掘技術和全文提取技術的出現，基于引文內容分析是引文分析的新方向[3]。引文內容分析可以彌補單純以被引頻次數量評價的不足，將引文的數量和質量結合起來，更好地揭示文獻之間的關聯性。
雖然國外已經有關于引文內容分析的實證研究，但國內基于引文內容分析，尤其是基于檔案學引文內容分析的研究目前還不多。鑒于此，本文以檔案學高被引論文內容分析為基礎，深度揭示檔案學高被引論文反映的引用主題和引用行為動機研究，對于揭示檔案學引文特征具有意義。
2 數據來源
本文以檔案學高被引論文為樣本，樣本選擇方法為：以CNKI數據庫的“中國學術期刊網絡出版總庫”為數據源，選擇“檔案學、檔案事業”學科領域，不設檢索條件加以檢索，檢索結果按照被引頻次遞減排序，剔除非學術文獻和不相關文獻，得到檔案學被引頻次最高的前100篇論文。檢索日期截至2013年底。百篇高被引論文分布于18種期刊中，其中《檔案學通訊》最多，有51篇文章，占總數的51%?！稒n案學研究》12篇。
3 引文內容特征研究
引文內容分析指基于引文內容層面的語義關聯，對引用句或引用上下文的內容進行關聯性分析，以揭示被引文獻對施引文獻的作用。目前，相關研究主要包括引文類型識別、情感傾向分析和引文主題識別。
3.1 引文主題識別研究。引文主題識別是從引文文本抽取代表引文的主題詞，利用主題分布來揭示被引文獻的被引原因以及被引文獻對施引文獻的主要作用或貢獻。
本文主題識別是通過抽取高被引論文的關鍵詞來實現。百篇高被引論文共有691個關鍵詞，出現頻次大于4的關鍵詞有34個，累計頻次277次，占總頻次的40%。出現頻次最高的檔案工作者19次，檔案管理18次，電子文件17次。
利用共詞分析方法將我國檔案學高被引論文研究主題分為四個主題知識群，一是檔案學基礎研究與檔案事業，包括來源原則、檔案學、現行文件、人事檔案、檔案事業、檔案管理、檔案工作者、紙質文件、信息安全、文化、政府信息公開關鍵詞。二是電子文件和文件運動理論，包括電子文件管理、電子文件、電子檔案、電子文件歸檔、文件運動和文件生命周期關鍵詞。三是檔案信息化與資源開發利用，包括辦公自動化、數字化、檔案信息化、信息化、數字檔案館、檔案信息、檔案信息資源、資源開發、利用、檔案開放利用關鍵詞。四是檔案工作與檔案館，包括檔案工作、虛擬檔案館、傳統檔案館關鍵詞。
3.2 引用情感類型研究。引用情感類型識別是通過對施引文獻引用被引文獻的文本內容，從引用動機和情感傾向分析挖掘施引文獻作者對被引文獻的觀點、態度或立場，主要分為肯定、中立和否定三種基本類型。本文以檔案學高被引論文引用情感傾向識別檔案學引用情感類型。
本文根據引用內容，將引用情感類型分為三類，正面引用、負面引用和中性引用。正面引用指施引文獻中對引文的觀點、結論或方法的肯定和贊同，還包括在引文基礎上展開后繼工作，或者應用引文中的理論方法和數據以及引用他人的方法或結論和自己研究進行對比等。
負面引用指施引文獻對引文中的觀點、結論或方法持否定態度。多是指有商榷性質的文章，或者指出引文研究的不足、缺陷以及目前沒有涉及的而本文將要研究內容，主要表述兩篇文章研究的不同。
中性引用指施引文獻對引文內容沒有表示贊同或反對觀點，只做內容論述和在綜述研究中出現的引用。情感類型界定如表2。
由于百篇檔案學高被引論文總被引三千多次，涉及施引文獻數據量巨大，數據處理困難，本文采用分層抽樣調查的方法，保證研究的可行性和科學性。在上述引文主題類型中，依據上述主題分類，在四個主題類團中各抽取一篇代表性文獻作為樣本研究。研究樣本的選擇具有代表性：一是涵蓋了所有的研究主題，避免因主題不同而產生引文特征不同；二是選取不同作者，既有業界權威，也有不同身份代表，避免權威效應帶來研究偏差；三是不同期刊和年代；四是不同層次的被引頻次。
從上述四篇不同主題的文章被引的情感傾向來看，檔案學論文多是正面引用，占63%，不含感情色彩的中性引用占35%，只有不到4%的引用是否定性質的。說明在多數情況下，檔案學界對所引用文獻都是持肯定態度，或是對引用文獻高度評價，或是應用引用文獻的理論和數據，只有極少數是指出引文不足。
進一步分析正面引用大部分是理論應用、在別人研究基礎上的進一步研究和利用別人的研究理論、數據進行實證研究，或者是自我對同一問題的深化研究。因此，理論性強的文章正面引用的可能性更大。如裴友泉[4]等在文章中引用“正如《芻議》所說，目前‘信息孤島’、項目資金浪費等問題正面臨深化的風險……筆者想說是：《芻議》是篇好文章，不僅較系統地梳理了我國電子文件客觀存在的問題，給人們以警示與反思”表明對引文的正面肯定。
實踐性的文章和綜述性質的文章多是在文章開頭的理論綜述和研究綜述中引用，因此，中性引用的可能性大。如馬海群[5]等在文章中引用“由圖4可見，數字時代的檔案信息資源管理已成為2006年～2007年學者們關注的研究熱點之一，馮惠玲（2006）從國家戰略的層面上指出：我國電子文件管理戰略應借鑒發達國家的先進經驗，走上頂層設計、全面規劃和集中控制的發展路徑”表明對引文沒有感情色彩的中性綜述引用。
反面引用的文章很少，說明檔案學界在理論爭鳴和商榷中不是太活躍，而這僅有的幾篇反面引用也不是對于觀點的否定，只是指出引文和施引文獻研究問題的不同，或者不全面。同時，理論性的文章由于有觀點表述更有可能反面引用。如安小米[6]在文章中引用“第一篇《電子文件管理國家戰略芻議》，首次提出了我國電子文件管理國家戰略研究的問題……該文肯定了電子文件管理問題的嚴重性，但未對什么是電子文件管理國家戰略進行明確解釋，由于缺少分析框架，對國外電子文件管理國家戰略的研究有待系統和深入”，文章指出引文的不足和缺陷，進而提出本文要研究的內容。同時，學位論文的引用會涉及施引文獻對被引文獻的多次引用，主要包括在文獻綜述中的中性引用以及在具體的問題和策略中的正面引用。
4 結論與展望
本文提出了一種基于引文內容分析的高被引論文引用特征研究，并以檔案學高被引論文為數據源，研究了基于引文內容的主題識別和情感類型識別。指出檔案學高被引論文主題既有傳統基礎理論內容的繼續研究，但更多地已關注網絡環境下新的理論和應用。具體表現為：一是基礎理論和應用研究依舊，新的應用理論逐漸增多。二是信息化催生的檔案工作新變化，以及基礎理論的應用得到拓展。技術催生電子文件產生、政府信息公開、電子政府、檔案網站的建設和數字檔案館等。三是檔案工作為社會服務的關系越來越密切。檔案學的引用情感類型以正面引用為主，綜述性和實踐性的文章多是中性引用，而具有商榷性和爭鳴性的反面引用文章很少。
雖然本文從引文內容方面研究了高被引論文的引用特征，但也存在局限。一是引文樣本選擇的局限。鑒于數據量大，在引文類型研究中，只選擇了每個主題中的4篇論文進行研究。二是引文內容分析也只對主題和情感類型進行識別，況且主題識別只選擇關鍵詞，沒有從標題、摘要甚至全文信息中提取主題標識。未來要在文本挖掘技術和大數據技術下，進行大樣本引文內容分析和主題識別。同時，指出引文內容特征還具有學科特征。
（作者單位：河南師范大學 來稿日期：2014-04-16）
檔案分類是為了提升工作效率，管理員依據某一標準，對檔案室內的檔案進行分類、編排，以便于在需要某一檔案時能夠準確迅速的找到其所在之處，減少時間消耗的一類管理工作。所以管理員可以把人文精神滲透到檔案分類管理中，加強檔案分類管理。
一、檔案分類管理現狀及人文精神滲透作用
管理員現代科技水平較低；缺乏信息處理能力；最重要的一點是管理員沒有用正確的心態看待檔案分類管理這件事，所以人們應加強管理員的人文精神教育。因為人文精神的滲透能夠促進檔案分類管理工作，加強管理員檔案分類管理素質，讓管理者孜孜不倦的完成管理工作，節約檔案尋找的速度及準確性。
二、人文精神滲透到檔案分類管理的有效途徑
管理員為了在需要某一檔案時能夠準確迅速的找到其所在之處，可以把人文精神滲透到檔案分類管理中，加強檔案分類管理。其滲透到檔案分類管理中的有效途徑主要有以下兩方面：
1.優化管理程序細節決定成敗。所以管理員需優化檔案分類管理，注重其細節之處，掌握檔案具體存放的大致位置，以便于能夠準確快速找到檔案，以及保證檔案室的整潔和信息完整，并把檔案資料及時存入計算機中。
2.提升檔案分類管理質量檔案分類管理是一種繁重無趣的工作，所以管理員不僅要克服其工作，還需轉變自己的工作情緒，用認真仔細的態度對待工作，用專業知識完成工作。而為了保證人文精神有效的滲透到檔案分類管理中，管理員需要做到幾個方面：①敬業，在檔案分類工作中，管理員需要用一絲不茍的態度來面對工作；②終身學習。活到老學到老，現代生活在不斷進步，人們又學不完的知識，所以管理員需要保證活到老學到老的人生態度，讓自己適應現代社會的發展；③實事求是。用實事求是的工作態度來分類管理檔案，保證人文精神在檔案分類管理中的滲透，提升工作效率，保證檔案能夠快速準確的找到。
三、結束語
總而言之，檔案分類管理是一種繁重無趣的工作，所以管理員不僅要克服其工作，還需轉變自己的工作情緒，優化檔案分類管理，注重其細節之處，用認真仔細的態度對待工作，保證人文精神在檔案分類管理中的滲透。
作者：蘇龍加甫.于孜曼
各縣（市）區檔案局、人事局，市直各單位：
根據《浙江省檔案局關于2013年度檔案專業技術資格評審有關事項的通知》（浙檔〔2013〕24號）精神，結合本市實際情況，現就做好2013年度檔案專業技術資格有關事項通知如下：
一、從2013年起，檔案中級專業技術資格實行以考代評，考試相關規定按甬人專〔2013〕60號文件執行。
二、檔案高級專業技術資格申報工作及有關事項
（一）申報范圍和對象
企事業單位中從事檔案工作的專業技術人員，任職資格的資歷計算到2013年12月底，在此期限內已達到退休年齡的，不列入推薦評審范圍（除已按規定批準辦理延長退休手續外）。
（二）申報條件
1、申報高級職務（副研究館員）的基本條件：
（1）具有較廣博的科學文化知識，對檔案學有較深的研究，并有一定水平的論著。具有比較豐富的工作經驗，能夠指導檔案專業人員進行業務、學術研究，解決業務中的疑難問題，工作成就顯著。
（2）具有大學本科以上學歷；
（3）擔任館員職務滿5年以上；
（4）職稱英語B級合格或符合免試條件；（5）計算機四個模塊合格或符合免試條件；
（6）任現職以來的著作、論文在省、部級以上報刊及會上發表或交流2篇以上。
2、破格申報：對雖不具備規定學歷或資歷，但在本職崗位上確有真才實學，成績顯著、貢獻突出的檔案專業技術人員；專業技術水平高，能力強，業績突出，有培養前途的中青年拔尖檔案專業人才，符合相關破格條件，均可破格申報。
破格申報高一級檔案專業技術職務任職資格的人員，如無特殊原因，其任職年限的提前最多不能超過1年。
既不具備規定學歷，又不符合任職年限要求的檔案專業技術人員，一般不得提前申報高一級檔案專業技術職務任職資格。
破格申報高級專業技術職務任職資格的按浙職改辦〔1992〕23號文件執行。
3、職稱外語要求。根據浙人專〔2007〕80號文件規定，年齡在40周歲以下推薦評審高級檔案專業職務的檔案專業人員，須通過職稱外語相應等級的考試。年齡在40周歲以上人員申報檔案專業技術資格的，職稱外語成績不作為必備條件，作為專家評審的參考依據。
4、計算機要求。申報評審高級專業技術資格的人員須獲得4個科目（模塊）的全國專業技術人員計算機應用能力考試成績合格證書。根據浙人發〔2008〕99號文件最新規定，凡年滿45周歲人員在申報專業技術資格評審時，計算機應用能力考試不作要求。計算機免試條件按浙人?！?006〕351號文件規定執行。
5、年度考核按甬人職〔1996〕14號文件規定執行。
6、繼續教育參照甬政辦發〔2002〕150號文件規定執行。
7、對所有申報高級資格人員均實行公示，具體要求按甬人專〔2004〕32號文件執行。
（三）推薦評審報送高級材料
1、材料清單、目錄（打?。?份，其中1份貼在檔案袋上；
2、《專業技術資格評審表》一式4份；
3、《推薦高級專業技術資格人員情況綜合表》用A3紙一式30份，必須加蓋紅印章；
4、《推薦評審檔案高級技術資格著作、論文同行專家鑒定表》，填寫單位、姓名、推薦評審檔案專業職務、著作論文題目欄一式2份，待專家鑒定后再復印25份；
5、二寸證件照片1張（近期白底免冠彩色照片，背上寫姓名、身份證號碼，放入一信封內）；
上述5項材料不要裝訂。
6、評審對象身份證、學歷、學位證書，現專業技術資格證書、聘書、檔案業務培訓、繼續教育、獲獎證書等復印件；
7、職稱外語考試成績合格證書或成績單，計算機應用能力考試合格證書，原件、復印件各1份，如屬免試人員需填報《外語免試審核表》或《計算機應用能力免試審核表》；
8、從事檔案工作資歷證明、單位性質證明；
9、近三年任期考核材料1套；
10、任現職以來的個人專業工作總結一式3份；
11、寧波市高級專業技術職務任職資格申報材料公示確認表1份；
12、專業技術資格評審材料真實性保證書1份；
上述7（6—12）項材料需按順序裝訂成冊、編制目錄。
13、選擇有代表性的論文、著作2篇，各復印3份（需復印出雜志或著作封面、刊號、目錄、所寫文章），并提供原件1套，經同行具有高級技術資格的專家評價、鑒定。
（四）報送材料注意事項
1、報送的材料需真實填寫，書寫清楚、完整，具體反映申報對象的學術水平、專業技術、業務能力和工作實績，各單位、各部門要嚴把資格審查關，有關證明材料需提供原件，提供復印件的需由經辦人員和人事主管部門簽字、蓋章?？h（市）、區單位申報人員的材料須經當地人事部門審核，市屬單位申報人員的材料須經主管部門審核。申報對象要對本人申報材料的真實性負責，并在《專業技術任職資格評審材料真實性保證書》上簽字。對在申報過程中有弄虛作假行為的人員，從評審次年起3年內不得申報高一級專業技術職務任職資格，已參加評審取得資格的取消其評審結果。
2、破格申報者，需在《綜合表》“單位推薦意見”一欄中寫明“破格推薦”，并注明所符合的破格條件。
3、《綜合表》“論文論著（譯著）”一欄需寫明發表刊物或出版社名稱、刊號及刊期、作者排名，備注可根據需要而填。
4、專業工作總結，重點寫明本人任現職以來的工作業績和學術水平。專業工作總結須經所在單位人事部門審核，簽署意見并加蓋公章。
5、報送材料由本人或呈報單位自留底稿，除《專業技術職務任職資格評審表》外，其他材料一般不退。
（五）材料報送時間、地點
材料報送截止日期為2013年8月15日，逾期不予受理。報送地點為寧波市檔案局辦公室，地址：解放北路91號，市政府北大院市檔案館大樓4樓。
（六）推薦評審相關費用
按照有關規定收取推薦評審費每人430元，費用在報送材料時交納。
（七）所需表格可通過“浙江檔案網”下載。
會計檔案是企業、事業單位和機關、團體在經濟管理和會計核算活動中直接產生的會計憑證、會計帳簿和會計報表等作為歷史記錄保存起來的會計核算材料。它是記錄和反映經濟業務的重要史料,是進行會計核算、會計分析和會計檢查的依據,是國家檔案的重要組成部分。因此,早在1984年6月1日國家財政局和國家檔案局就已經頒布了《會計檔案管理辦法》,統一了各行業各單位會計檔案的管理制度,但是并沒有明確各單位可以采取的分類方法。1998年國家財政部和檔案局又對該管理辦法內的各項規定進行了恰當的修改,但也沒有對分類方法作任何規定。在歸檔時的實際操作以及日后的利用過程中,會計檔案的分類方法具有舉足輕重的作用,它有一定的適應范圍和特定的要求。因而,筆者在調查和分析了各種分類方法的利弊之后,結合本單位實際執行的會計檔案分類方法,試圖把它的利弊與大家一起探討。
一、幾種常用的會計檔案分類方法的適用范圍及其利弊
1、年度———形式(名稱)———保管期限分類法
這種分類法,就是把一個單位形成的會計檔案,首先按年度分再把一個年度的會計檔案按報表、帳簿、憑證等三種形式分為三大類(有些單位把工資表列為第四類),然后,在三大類各類內按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列,一年編一個案卷流水號,如下表所示:這種分類方法適用于一般單位預算會計、企業會計和建設銀行會計,它參照了文書檔案的方式,先分年度,同年度檔案按保管期限分開,同一保管期限里再分形式,比較簡單易行,分類與保管統一,便于以后銷毀工作的開展,也細列了各種形式檔案的保管期限,避免了一刀切,適合于各類會計檔案都比較多而且保管期限不同的單位使用。但是由于每一種形式如憑證或帳簿都得先分保管期限,增大了工作量,特別是同一形式的檔案在分保管期限時存在著一些不確定的因素,因而不利于查閱利用。
2、年度———組織機構———形式(名稱)———保管期限分類法
即把一個年度內形成的會計核算材料按文檔單位內的組織機構分開,然后在組織機構內再將報表、帳簿、憑證按保管期限分別組成保管單位,如下表所示:這種方法適用于各級財政主管機關、各級總預算會計單位。單位內部各部門形成的會計檔案按保管期限排列,各部門之間的排列順序每年應保持一致,這種分類方法便于檔案的整理和查找利用。但是其弊端也是顯而易見的,一方面因為不同保管期限的檔案編號是連續的,某部分檔案到了銷毀期限時,另一部分檔案仍未到銷毀期限,按規定銷毀則會造成案卷號的不連續。另一方面是組織機構撤銷合并或增加時都會造成組織機構的不穩定性,或者名稱不一致,都會給檔案管理耆和查閱者帶來不便。
3、年度———會計類型———形式(名稱)———保管期限分類法
即把一個單位的會計檔案,首先按年度分開,再把一個年度的會計檔案按會計類型分設屬類,然后將同一屬類的會計檔案按報表、帳簿、憑證順序結合保管期限進行排列。如下表所示:這種分類方法只適用于有特定會計類型(比如稅務機關的會計檔案)的單位,適用范圍比較窄,一般企業事業機關等單位都不采用這種方法。它強調了會計類型,很簡單明了,查找方便,但是同樣存在上面所提到的銷毀部分檔案后會造成案卷號不連續的問題。
4、形式(名稱)———組織機構———年度———保管期限分類法
即把一個單位的會計檔案首先按形式分開,再把同一種形式的會計檔案按內部組織機構分設屬類,然后將同一屬類的會計檔案按年度結合保管期限進行排列,每一個組織機構的憑證(或報表或帳簿)都從1開始排卷號。如下表所示:這種分類方法和排列先分形式,再分組織機構與年度,適合于一般企業事業單位會計,它有一定的適用范圍,那就是單位的內部組織機構(如分公司、分院、分校等)較多且相對獨立核算,但它們所形成的同一種形式會計檔案的保管期限基本一致,所形成的檔案數量不會太多。這種方法操作起來比較復雜(單位內部的組織機構比較少的時候歸檔工作相對簡單一些),檔案工作人員和財務人員要很熟悉本單位的檔案形成過程,但是便于查找,便于案卷號的排列,銷毀檔案也很有條理,避免了鑒定時的失誤。筆者在調查過程中,發現還有一部分單位采用別的分類方法,但并不具有代表性,因而不作詳細闡述。
二、各單位選用會計檔案分類方法的原則
綜上所述,任何一種檔案的分類方法必定有利有弊,在選用時,應根據本單位的實際情況,盡量揚長避短,利于操作,把不利因素降到最低。要做到這一點,應遵循以下幾點原則:
1、遵循單位會計檔案形成的自然規律,盡量使其保管期限的劃分和形式、屬類的設置等科學化。
2、從實際出發,充分考慮檔案整理、裝訂和查閱利用、銷毀等各個環節的便利性和可操作性(即可行性)。
3、無論采用哪種分類方法,還是改用哪種分類方法,都應保持歷史的聯系以及保持一定的穩定性。
三、結束語
會計檔案的分類牽涉到檔案的整理、查閱利用以及銷毀等各個環節,因而應該審慎選擇,為加強會計檔案的統一管理打好基礎。
在檔案行政監督檢查實踐中，由于執法人員對法律規定理解存在誤差和實踐經驗不足，往往會造成檔案行政監督檢查具體行政行為的無效和錯誤，進而影響檔案行政執法整體工作開展。本文試圖結合檔案行政監督檢查實踐中的一些具體案例進行分類評析，以期引導檔案行政監督檢查依法依程序健康開展。
1行政執法主體方面的案例
案例一：案例描述：某縣檔案局在年終工作總結中寫道：一年來，為落實《檔案法》及其實施辦法、《河南省檔案工作條例》，促進全縣檔案事業的健康發展，我局先后聯合縣委辦公室、縣人大辦公室等部門，組成檔案行政監督檢查組，對全縣的檔案管理情況進行了2次聯合檢查，共查處檔案違法行為18起，并對7起較為嚴重的檔案違法行為下發了《責令限期改正通知書》，及時糾正了個別單位在檔案管理中的違法行為，有力地促進了全縣檔案事業的健康發展。存在問題：縣委辦公室、縣人大辦公室是檔案行政監督檢查的主體嗎？案例評析：依據我國法律規定，行政執法必須由行政執法主體來執行。那么，何為行政執法主體呢？根據行政法學原理，所謂行政執法主體，是指依法成立并享有國家行政執法權力，能以自己的名義從事行政執法活動，能獨立承擔由此而產生的法律后果的機關或者組織。國務院印發的《全面推進依法行政實施綱要》（以下簡稱《綱要》）將此類機關和組織分為三類：一是行政機關；二是經法律、法規授權的非行政機關的組織；三是經行政機關委托的非行政機關的組織。《綱要》明確提出，要建立健全行政執法主體資格制度，行政執法由行政機關在法定職權范圍內實施，非行政機關的組織未經法律、法規授權或者行政機關的委托，不得行使行政執法權。本案例中，某縣檔案局聯合縣委辦公室、縣人大辦公室組成檔案行政監督檢查組，查處檔案違法行為的具體行政行為，明顯是一種檔案行政執法具體行政行為。根據行政法學原理和《綱要》要求，上述三個執法主體必須是檔案行政主體，或者必須經法律、法規的授權。那么，縣委辦公室、縣人大辦公室是否具備上述條件呢？首先看地方人大是否具備上述條件。根據《地方各級人大組織法》的相關規定，地方各級人大是地方的最高權力機關，不是權力執行機關，也就是說不是行政主體。雖說其具有保證檔案法律、法規貫徹執行的監督職能，但這種監督職能是法制監督，是對權力執行機關的監督，不是對具體行政相對人的監督，不具有對行政相對人實施具體行政執法行為的資格。再看地方黨委是否具備上述條件。按照我國政治體制原則，地方黨委是地方各項事業的領導機關，是黨團組織，其領導職責主要是方針政策、組織上的領導，并不是行政主體，也不具備法律、法規所規定的行政執法主體資格。綜上所述，地方黨委、人大既不是檔案行政管理的行政主體，也不是法律、法規授權進行檔案行政執法的執法主體。案例中，縣委辦公室、縣人大辦公室是縣委、縣人大的內部協調辦事機構，其機構性質從屬于縣委、縣人大，自然也不是檔案行政執法的主體，不具備檔案行政執法的主體資格。其直接參與檔案行政監督檢查的做法，是與法律的規定和《綱要》的要求相背離的，是一種無效的行為。
案例二：案例描述：2006年7月，某縣檔案局法制科電話通知所轄各鄉鎮，為加強汛期檔案安全保管，確保檔案安全度汛，縣檔案局法制科將組織人員對全縣所有鄉鎮綜合檔案室檔案保管情況進行監督檢查。檢查中發現有兩個鄉鎮綜合檔案室庫房存在漏雨現象，當即下發了《責令限期改正通知書》，要求這兩個鄉鎮在15天內改善庫房保管條件，確保檔案安全，并將整改情況書面報檔案局法制科。《責令限期改正通知書》落款是某縣檔案局法制科，并加蓋了某縣檔案局的公章。存在問題：某縣檔案局法制科是檔案行政監督檢查的主體嗎？案例評析：按照行政法學理論和法律、法規規定，行政機關必須依法設定，是重要的行政主體，代表國家或地方獨立進行行政管理。行政機關的內設機構是行政機關的內部組成部分，雖然具體履行著行政機關的職能，但其并不是行政主體，沒有對外的行政管理權，也不對外承擔相應的法律責任。在具體的行政監督檢查活動中，行政機關的內設機構可以代表行政機關進行執法，但只能以行政機關的名義進行，而不能以內設機構自己的名義擅自作出。由此可見，行政機關的內設機構非經法律、法規的授權，是不具有行政執法主體資格的。本案例中，某縣檔案局法制科制發的《責令限期改正通知書》雖然蓋的是檔案局的公章，但其電話通知、《責令限期改正通知書》落款均是法制科，應視為此次行政監督檢查是法制科以自己的名義做出的具體行政行為。而法制科是檔案局的內設機構，按照法律、法規的規定，依法不具有對外進行檔案行政監督檢查的職權，也不具有進行檔案行政監督檢查的主體資格，因此，某縣檔案局法制科以自己名義進行的檔案行政監督檢查和制發的《責令限期改正通知書》，是違法的行政行為和無效的執法文書。
2行政執法人員方面的案例
案例三：案例描述：河南省某縣檔案局、館合署辦公，是縣委、縣政府直屬的文化事業單位，履行全縣檔案事務的行政管理和全縣檔案的安全保管雙重職能。局館共有工作人員13名。其中，只有甲、乙、丙三人通過考試取得了行政執法資格，擁有省人民政府統一頒發的《行政執法證》。在每年例行的檔案行政監督檢查中，該縣檔案局一直采取由甲、乙、丙三人分別帶隊，另外調配其他三名工作人員，組成三個監督檢查組（每組兩人）的形式開展檔案行政監督檢查工作。存在問題：其他三名工作人員參加行政監督檢查組合法嗎？案例評析：根據行政法學原理，行政執法工作必須由具有行政執法資格的工作人員來履行，不具備行政執法資格的人員不得從事行政執法工作。河南省《〈行政執法條例〉實施辦法》（以下簡稱《辦法》）規定，行政機關應當按有關規定對行政執法人員進行培訓，定期考核，經考核不合格者不得上崗執法。經考試和考核合格，取得《河南省行政執法證》的，方可上崗執法；未經執法培訓或者經考試、考核不合格，未取得《河南省行政執法證》的，不得上崗執法。而河南省人民政府《關于實行持證上崗亮證執法的通告》（以下簡稱《通告》）則更明確地規定，《執法證》是行政執法人員行使執法權的資格證明。未依法取得《執法證》的，無權從事行政執法工作。從上述行政法學原理和河南省的地方法規、規章規定看，行政執法是一種職務行為，只有具備行政執法資格的工作人員，才可以進行行政執法活動。不具備行政執法資格的工作人員從事行政執法工作，則是一種不合法的職務行為，應當嚴令禁止。本案例中，另外調配的其他三名工作人員與具備行政執法資格的甲、乙、丙三人搭配，組成檔案行政監督檢查組，雖然符合每次檔案行政監督檢查不得少于兩人的規定，但是，另外調配的其他三名工作人員既沒有接受過行政執法培訓，也沒有取得《辦法》規定的行政執法資格和《河南省行政執法證》，按照該省《通告》的規定，另外調配的其他三名工作人員是不具備從事行政執法資格的人員，無權在其轄區內從事檔案行政監督檢查工作。由此可以看出，某縣檔案局由甲、乙、丙與不具備行政執法資格的其他三名工作人員組成檔案行政監督檢查組的做法是錯誤的。
3檔案行政相對人適格方面的案例
案例四：案例描述：某縣檔案局在例行檔案行政監督檢查時，發現人民銀行某縣支行1992年～2000年的文書檔案沒有依法向該縣檔案館移交。該支行不移交檔案的理由是：人民銀行是金融特殊行業，實行行業垂直管理，保密性強，按照上級規定，其檔案不移交當地檔案館。監督檢查人員要求該支行提供不移交檔案的上級行文件規定。該支行提供不出具體文件。監督檢查人員合議后認為：該支行提出的不移交理由不成立。按照《檔案館通則》和《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》，該支行的文書檔案屬于向該縣檔案館移交范圍內的檔案，應當依法按時移交。責令該支行立即糾正錯誤做法，并據此下達了《責令限期改正通知書》。《責令限期改正通知書》中寫道：人民銀行××縣支行檔案室：2013年9月13日上午10點，我局對貴檔案室進行了例行監督檢查，經檢查發現，貴檔案室保管的1992年～2000年的文書檔案沒有依法向××縣檔案館移交（具體案卷情況見《清查檔案清單》），此行為違反了《檔案館通則》和《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》的有關規定，特責令貴檔案室在一個月內（2013年9月13日～2013年10月13日）糾正違法行為，依法向××縣檔案館移交附件《清查檔案清單》中的檔案，并將整改情況書面報××縣檔案局。人民銀行××縣支行接《責令限期改正通知書》后，經請示其上級行鄭州分行和濟南中心行后，按時移交了應移交的檔案。存在問題：某縣支行檔案室是檔案行政管理機關的行政相對人嗎？
案例評析：行政主體和行政相對人是構成行政法律關系的主體，雙方相互作用，促使行政法律關系的產生、變更和消滅。基于行政法律設定條件的行政關系主體，是一種相對穩定和平衡的法律關系。只有當行政主體就是法律所規定的對行政相對人發生作用的“那個”行政主體，行政相對人是法律所規定的行政主體必須針對的“那個”行政相對人時，行政法律關系才能實現相對的穩定。行政相對人包括個人或組織，在行政法律關系中，行政相對人與行政主體相對應而存在，是行政法律關系中的重要“一極”。如果一個行政法律關系中的所謂“行政相對人”并不是法律所規定的行政主體可以或者必須針對的當事人，則這個行政法律關系就可能立即崩潰。換句話說，就是行政執法中，行政主體找錯了對象，雖然也在行政主體與錯誤的對象之間產生了行政法律關系，但這種行政法律關系的穩定性卻是無法保證的。如果行政執法中張冠李戴，就意味著對行政相對人主體的認定不合法律規定，意味著整個行政執法行為認定事實不清，屬于違法行為?！吨腥A人民共和國檔案法》第六條第二款規定：縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。由此可以看出，基于《檔案法》基礎上的檔案行政法律關系，其檔案行政主體是各級人民政府的檔案行政管理部門，其行政相對人是本行政區域內的機關、團體、企業事業單位和其他組織。具體到本案例中，檔案行政監督檢查的主體是某縣檔案局，其針對的“行政相對人”應該是人行某縣支行，而不是人行某縣支行檔案室。人行某縣支行檔案室作為該行的內設職能機構，可以代表該行行使其一定的職能活動，但不具有機構法人地位，不能成為某縣檔案局檔案行政監督檢查的“行政相對人”。其職能活動當中產生的法律責任只能由具備機構法人資格的人行某縣支行承擔。案例中，某縣檔案局監督檢查人員制作的《責令限期改正通知書》，將人行某縣支行檔案室認定為“行政相對人”的做法，屬于張冠李戴，認定事實不清的違法行為。
4行政執法程序方面的案例
案例五：案例描述：2009年6月20日，河南某縣檔案局行政執法人員張某、劉某到所轄鄉鎮監督檢查2008年文件歸檔情況。張某、劉某來到C鎮時，負責C鎮檔案工作的主管領導鎮黨委辦公室主任吳某接待了他們。執法人員張某與吳某相互認識，雙方相互寒暄后，吳某向張某、劉某介紹了該鎮2008年文件歸檔的大致情況。隨后，吳某陪同張某、劉某對該鎮檔案室2008年文件歸檔情況進行了現場檢查。檢查中發現，該鎮文件歸檔不全，缺少2008年的《干部職工統計年報》、《黨員統計年報》、黨委會議記錄等應歸檔的文件材料。現場檢查結束后，張某、劉某向吳某和檔案員通報了現場檢查情況，要求將缺少的《干部職工統計年報》、《黨員統計年報》、黨委會議記錄等應歸檔的文件材料收集齊全，及時歸檔。存在問題：張某、劉某進行的此次監督檢查程序是否完善？
案例評析：行政執法程序是指行政執法的管轄、過程、步驟、順序、時限、方式等內容和環節的總稱。程序正當是依法治國對行政機關依法行政提出的最基本要求。其主要作用是：規范行政執法行為，防止行政執法的隨意性；保障行政相對人參與國家行政管理，監督和制約行政機關依法辦事；協調行政機關和行政相對人的關系，達到消除對立情結、構建和諧社會的目的。雖然我國還沒有制定一部完整的行政執法程序法律，但各單行法律、法規和規章中對行政執法的程序性規定，無疑是行政執法中應當嚴格遵守的原則。行政法學原理將各單行法律、法規和規章中有關程序性的規定歸納為以下幾種：一是執法公開制度；二是表明身份制度，三是告知制度；四是聽取陳述和申辯制度；五是聽證制度；六是回避制度；七是時效制度；八是說明理由制度；九是調查取證制度；十是行政執法文書制度。在具體的行政執法實踐中，行政機關和行政執法人員必須按照相關單行法律、法規和規章規定的執法程序進行執法活動，否則，就會造成執法程序違法，承擔因程序違法而造成的法律后果。本案例中，張某、劉某進行的此次監督檢查違反了表明身份的程序規定。按照行政法學原理，出示證件，表明身份是行政執法的重要環節和步驟，凡是與行政相對人直接打交道的行政執法活動，都要遵守、不得省略。不出示證件表明身份的，屬程序違法，行政相對人有權拒絕。河南省人民政府《關于實行持證上崗亮證執法的通告》也規定：《執法證》是行政執法人員行使執法權的資格證明。行政執法人員開展行政執法工作，必須向公民、法人或其他組織出示《執法證》，以表明身份。不出示《執法證》表明身份的，屬于行政執法程序違法的行為，公民、法人或其他組織有權拒絕，并有權向縣級以上人民政府法制機構投訴，也可以向人民法院起訴。案例中，雖然張某與吳某相互認識，也不能違反法律、法規和規章所規定的程序，否則，一旦有不良后果出現，就會造成此次檔案行政監督檢查行為程序違法，使檔案局陷入被動局面。此外，該案例中，張某、劉某進行的此次行政監督檢查，沒有制作《現場監督檢查記錄》，沒有將C鎮文件歸檔不齊全的違法事實記錄固定下來，也是一種不符合行政執法程序的違法行為。
5行政執法文書方面的案例
案例六：案例描述：某縣檔案局在對該縣林業局進行例行監督檢查時發現，有3卷涉及機構編制、干部職工年報、花名冊的永久卷不知去向，查閱該局《檔案借閱登記本》，也沒有此3卷檔案的借閱登記記錄。詢問檔案員時，檔案員也說不出檔案的確切去向。據此，某縣檔案局當即對林業局下發了《責令限期改正通知書》，要求該林業局在15天內追查出檔案的去向，并將追查結果書面報告縣檔案局。逾期不報追查結果，將立案查處，追究有關人員的行政責任。在規定的整改期限內，該林業局書面答復稱：去向不明的3卷永久檔案，系該局會計在辦理局機關人員工資調整時借出，遺忘在了縣財政局工資福利股，現已收回，并對相關人員進行了批評教育。存在問題：此次行政監督檢查的執法文書完善嗎？案例評析：行政執法文書是行政機關在行政執法活動中制作的，用以記載和證實行政執法過程的各種材料，是記錄行政執法過程情況、認定事實、內容的法律文書載體。根據行政法學原理，在具體的行政執法活動中，有些具體的違法事實，在沒有書證、實物、影像的情況下，必須通過制作相應的行政執法文書，來記載違法事實的情況，使違法事實得以固定，以支撐行政執法后續行政處理的開展。制作行政執法文書，也是行政執法程序不可缺少的重要環節。只有完備的行政執法文書，行政執法的過程才能完善，才能善始善終。
本案例中，檔案行政監督檢查人員在發現林業局3卷永久檔案去向不明時，通過查看《檔案借閱登記本》，詢問檔案員，下發《責令限期改正通知書》的執法過程是完整的。但是，從整個行政監督檢查的程序來看，此次監督檢查還需要兩個執法文書來支撐。一是制作《現場檢查記錄》，將林業局3卷永久檔案去向不明的違法事實記錄固定下來，作為林業局違反檔案法律、法規的證據，以支撐下發《責令限期改正通知書》的必要性；二是制作《詢問筆錄》，將對檔案員的詢問用文字記錄的方式記錄下來，與《現場檢查記錄》形成一條完整的證據鏈，用以證明林業局3卷永久檔案去向不明的法律證據，確保此次行政監督檢查程序的完整。程序合法，是對檔案行政監督檢查的最基本要求，也是衡量檔案行政管理機關是否依法行政的重要指標。案例中，檔案行政監督檢查人員不依法制作行政執法文書的做法，雖然沒有對此次行政監督檢查造成一定的不良后果，但并不是說這種錯誤做法導致的嚴重后果每次都能幸免。因此，這種現象必須引起檔案行政監督檢查人員的高度重視，做到依法行政，依程序執法。
作者：劉子芳 單位：許昌縣檔案局
一、檔案管理中的文檔分類技術應用方法
文檔分類，或者稱之為自動地指派語意上的類別予以由自然語言所構成的文檔，是目前常用來管理檔案信息的一種方法。歸納式的文檔分類希望從一些事先標定的文檔集里推導出一個分類的準則，此后可以正確地應用此分類準則來對未知的新文檔做分類。
一是二元（Binary）設定法。二元設定法是最簡單，也是學習型問題（LearningProblem）里最重要的設定公式。其它復雜的設定法都可以通過一定的簡化步驟，退化為二元設定法的公式。在二元設定法里，只存在兩種類別標簽。例如在檔案信息檢索（InformationRetrieval）的應用問題里，此兩種類別標簽可以被標定為“相關”或者是“不相關”這兩大類。同樣的，在電子檔案的分類應用里，可以將接收的電子檔案區隔為“垃圾文檔”與“非垃圾文檔”這兩大類。這代表類別標簽的值只能有兩種可能的值，為了符號定義的方便，這兩種可能的值設定為-1與1。
二是多類別（Multi-Class）設定法。有些分類的問題牽涉兩類以上的分類法。例如一個電子文檔派送程序，它負責判斷是否將所有接收到的電子文檔轉發給十位中層管理人員。這代表類別標簽可以是十個（更廣義的說法為l）同的值。
三是多標簽（Multi-Label）設定法。絕大多數文檔分類的問題落在該設定法內。它和多類別設定法不同之處在于類別標簽和文檔之間不是一對一的對應關系。相反地，每一個文檔都可以落在多個、唯一一個，甚至是零個的類別之內。例如，當檔案的情境為分類新聞報導時，每一個語意上的主題都可以成為某一類別的標簽，所以一篇新進的新聞報導可以同時落在“足球”和“巴西”這兩個不同的類別之內。這類的設定法可以用一個多維度的二元向量來代表眾多的類別標簽。因為類別標簽已經使用單維度的二元向量的方式來表示，分類規則所產出的結果也必須是單維度的二元向量。
二、檔案管理中的文檔分類應用詞匯
在處理自然語言的問題時，文檔內的上下文脈絡（Context）會影響一段文字表達的意義，同樣的一個單詞，在不同的句子里可以有不同的意義。在文檔分類的問題里，會采用不同的方法來表達文字，根據不同的需求，可能會也可能不會辨別這些不同的相依性和意義。一般而言，根據文檔分析層級的深度，總共有下列四種不同的表達法：次詞（Sub-Word）層級；字詞（Word）層級；多詞（Multi-Word）層級；語意（Semantic）層級。在每一個層級里，最基本的構成組件（BuildingBlock）稱之為索引字（IndexTerm）。
一是字詞（Word）層級。在很多的情況之下，單詞是很好的表達單位，同時單詞具備很低的模棱兩可性。盡管存在所謂的多義詞，但也假設其對整體文檔的代表性的沖擊是很小的。事實上，字詞層級的表達方式已經被證實在信息檢索與文檔分類的領域里是很有效的。以單詞為基礎的表達方式的優點為簡單和直覺。不考慮邏輯上的結構，使用單詞當成是索引字的最小單位可以把一份文檔轉化成一連串單詞的組合。同時我們假設單詞出現的順序在文檔分類的任務中是無關緊要的。
二是次詞（Sub-Word）層級。該層級不使用單詞當成是索引字，一個由n個字母所構成的字串被視為基礎的構成組件，這種表示法可以建立相似性的模型，如“computer”和“computers”是不同的單詞。使用這種表示法的優點是系統可以處理拼字錯誤，允許使用者輸入錯誤的單詞，經由系統比對，自動找到類似的單詞。
三是多詞（Multi-Word）層級。借助語言學上的工具的輔助，大量的文檔可以基于句法（Syntactic）上的結構做深入的分析。在這一個層級里，索引字通常是參考句法結構的信息所產生的。最常被使用的句法結構之一是“名詞片語”。這種方式通稱為句法片語索引（SyntacticPhraseIndexing）。
四是語意（Semantic）層級。到目前為此，現今既有的信息科技與技術尚未能做到自動化的摘取一份文檔的內容所代表的完整語意，并且表達成可以用以作為數學運算的形式。但是就某些角度而言，有研究指稱可以使用分類學以及一些固定字匯的索引語言來取得文檔所代表的語意。網絡上的Yahoo！分類架構就是其中一個例子。Yahoo！使用階層式的分類樹，用以組成整體的分類結構，接著以人工的方式將網頁分到一至多個的分類類別里。
作者：盧紅單位：山東電力建設第三工程公司
檔案建立
建立健全的學校各類檔案、目的主要在于為學校各級領導，上級有關領導部門分析、總結、部署、調度學校工作和對學校工作作出決定提供準確、可靠的依據。校領導對此應高度重視，并確定一名副職校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。
檔案資料室由文書（或人事秘書兼）專職（或兼職）管理，按《小學檔案資料收集范圍細目》（附后）建立檔案。教導處、總務處、勤工儉學辦公室等行政職能部門應設檔案柜，分別明確專職（或兼職）人員具體管理。
全面系統地健立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案，學校檔案按類以時間為序建立，教師的一般人事檔案，一般職務檔案和業務檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆、按班分類建立。
檔案建立
檔案人員應檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋，檔案卷的規格要符合上級有關部門的統一要求。
注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為限；注明“短期”的一般以五年為限；注明“長期”的由學校根據實際需要決定保存期限。
凡檔案資料收集范圍細目中未編入，但確有使用、保存價值的其他資料，學?？筛鶕枰孕袥Q定是否留存。
檔案補充
教職工任免、考核、晉升專業技術職務、調資、入黨、入團、獎懲等資料要及時收入個人檔案。
外來文件、函件由文書（或人事秘書）統一分類編號登記，交校有關領導閱后，即立卷歸檔。
校內印發的文件是檔案補充的重點，平時教導處、總務處、勤工減學辦公室、團支部、少先隊大隊部應將此類文件分類保存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸案。
檔案轉遞
職工應工作調動，需要轉遞檔案，必須按上級有關部門通知的轉遞項目逐項登記，嚴密包封，并加蓋密封章，通過機要轉遞，不得公開郵寄或交本人自帶。
檔案查閱
（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要領導批準后方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務檔案；未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料須經檔案資料人員仔細核對并簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出資料室。
（二）校內人員借閱業務檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意后方可借閱，并要辦理登記手續，在規定期限內完好無損的歸還。
檔案安全保密
檔案資料室門窗要加固要備有消防器材，保持整潔、干燥，自然通風；嚴禁吸煙和帶入易燃易爆、易引鼠入室的物品。
檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室，不得外泄檔案中的機密；檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔亂拋，應按保密紙處理或銷毀。
一、繪畫類藝術檔案管理的特點
因為繪畫類藝術檔案類型多樣，分西方繪畫和中式繪畫等等，就需要進行分類管理。例如，純圖像形的。也因為形態、形式的不同們導致其規格多樣化，再以多樣化，以及來源多樣化所以就分成了四種類型的檔案進行管理，提高管理工作的有效性。
(一)純圖畫和文字檔案的管理特點
以文字為基礎和圖像為基礎的繪畫檔案都是以紙張為載體，所以大多數的都是歷史較為久遠的珍貴手稿，這些都是非常具有研究價值的。針對這樣的情況，就該對紙張和字體墨水的繪畫要特別加以保管，要利用互聯網的技術，進行以電子文字、圖像資料為載體，另外好對電子文字、圖像資料進行特別備份，做到防止資料遺失的情況出現。
(二)繪畫影音資料管理特點
很多時繪畫也有一定的影音性，這是因為在創作的時候結合了音樂的美感，這樣能使得繪畫更具有藝術性。影音類的繪畫檔案都要經過錄像帶、光盤進行錄制，這樣的目的在于防止丟失，另外也要多備份，以便在今后遇到損壞的現象可以及時的進行再造和修復。
(三)具體實物繪畫類資料的管理特點
因為實物資料是無法進行大量備份的，因為在創作的過程中也就只是創造了了一幅畫。針對于實物畫的特點要做好對其進行日常定期的清潔和維修，并及時做好相關的記錄，如畫的大小和尺寸、用色情況、具體的顏色基調等等，這樣也是確保畫在今后丟失了能夠再造。
二、基于大數據背景下對藝術類檔案進行管理
(一)用互聯網技術對繪畫類藝術檔案進行管理
在目前，有的藝術館的檔案儲藏量已經很豐富了，但對藝術檔案管理的工作來說也是不容馬虎的。所以，必須加強基層藝術檔案館之間的聯系和合作，使藝術檔案館在城市能夠健康的發展。形成藝術檔案的完整性要求很高，這是因為許多的檔案文件都經歷了漫長的時間，所以在管理的工作中也造成了極大的不便之處。所以，建立以互聯網數據為基礎的現代藝術檔案管理可以起到解決這個問題的作用。與此同時，也有效的保護了人力物理財力等資源不被浪費。形象的說，一個完整的藝術文件形成過程，先要經發現，再由中央檔案及時地通過計算機網絡通知主要監管地點收集，組織，最后匯總到中央文件室，形成完整的藝術文件。
(二)運用互聯網數據進行科學管理
因為載體和信息結合的特殊性，所以隨著計算機和網絡技術的出現和廣泛使用，電子檔案的出現對傳統檔案工作有很大的幫助和影響。由于其特殊性和載體的豐富性，檔案的電子化顯示出強大的發展趨勢，由于繪畫藝術檔案管理更復雜、難以制作和進行歸檔處理都面臨著難題，所以就要利用互聯網技術進行專用網絡設計，使用程序通信應用于管理繪畫類藝術檔案中，具體的操作步驟有以下四個:1、因為互聯網大數據的主要條件是存儲和傳輸信息，將紙質文件轉換為數字性文件，并將通過互聯網訪問傳輸到硬件中，這也是實現藝術文件信息網絡系統化工程的必要條件。對于如何把檔案信息到傳送互聯網，就必須有一定的輸出口和接收口的鏈接:首先，要具備一個集合了存儲，管理，整理檔案信息一體的處理器，其次要具備一個編輯文件信息管理的軟件，這樣方便將紙質文件轉換成數字信息掃描輸入。另外，在這些基本設備的基礎上，要加強管理人員操作意識，這樣才能有效的進行對繪畫類檔案的管理。最后，要實現在檔案各個工作細節中使用計算機。因為從一定的環境來講，這樣的好處可以減少工作中的失誤率提高工作效率。另外，政府等部門要能夠及時的起到重視，因為有些檔案可能保留了財政方面的資料，所以對此要進行及時的管理防止丟失。2、目前，傳統的管理模式已經不能滿足繪畫藝術檔案管理的需要。隨著數字，網絡和多媒體時代的到來，繪畫藝術檔案的管理有了新的需求。首先，要使用數字視頻編輯設備進行記錄原始的紙質檔案，像一些著名的藝術家的個人檔案(作品，獎項，繪畫創作技能等)，再進行電子設備的記錄，并將它們存儲在計算機的數據中。這樣做的好處在于有效的保護和延長了使用檔案的數據的時間，對未來進行檔案的研究具有重要的意義。因為，藝術檔案應該保存很長時間，讓更多的人分享它的藝術美感。3、合理建立專業的繪畫藝術檔案管理網站，通過網絡促進各個繪畫藝術檔案管理館文化藝術事業的建設和發展，也在一定程度上使得繪畫藝術檔案得到了很好的利用。這樣也能使得藝術信息資源的共享達到最大限度的利用，增強藝術檔案的參考作用。4、像平時所見的各種藝術團體的統計活動，各種單位網絡的紀念品登記表，都是通過使用計算機繪畫藝術標準表格設計出來的。在互聯網數據標準化的形式下，用戶可以從網絡上下載和使用，從而實現資源共享。這樣就使得所有繪畫藝術檔案都能在網絡上進行，從而建立起繪畫藝術檔案數據庫，方便檢索藝術品檔案，實現藝術文件信息管理。
(三)藝術類檔案需要實行專業化管理
因為繪畫藝術檔案管理工作的特殊性就使得對其的專業有著嚴格的業務要求。首先，要具備高效的勞動力。尤其是信息技術方面，開始對檔案管理工作人員提出了新的專業知識要求，也賦予了新的工作內容，這都是因為通信技術和網絡技術的快速發展。要使得藝術檔案館管理工作具有無限的活力，藝術檔案館管理人員就要逐步從傳統的檔案收集管理形式轉變為信息化的管理。其次，檔案管理工作人員必須學習和更新他們的知識和技能，例如，熟練使用電腦，打印機，傳真機等設備，因為，檔案管理工作人員不能再依靠原有的知識，經驗下的傳統模式來管理檔案。只有掌握了一系列的現代操作技術，才能開發出復合人才所需的藝術檔案。另外，管理內部要樹立競爭的概念，根據檔案人員的性格進行責任分工，根據他們的能力和工作成績的來給出評價。對其中表現出色的員工，可以直接受命，對能力不足的要及時培訓和鍛煉。通過這樣的方式，能夠有效的鼓勵檔案人員自發地和自覺地學習新的知識和技能。最后，要加強檔案管理人員的培訓，只有通過不斷的糾錯和鍛煉，才能讓他們認識到自己的不足這樣才能有提高的機會。在當今網絡時代的發展下，繪畫藝術檔案管理人員必須重視對自身知識的更新，只有這樣才能成為網絡檔案信息的研究人員。
(四)藝術類檔案需要進行統一化管理
不同地區的檔案管理部門，要將自己所在城市的繪畫藝術檔案資料輸入電腦中，進行統一化管理。這樣可以使得有需要的用戶可以避免與檔案直接接觸造成磨損和污染的情況，也進一步加強了藝術文件的保護作用。例如，著名繪畫藝術家創作的原始性畫稿和他們個人的人生經歷和獲獎經歷等等，這樣檔案材料都是非常寶貴的歷史材料，具有非常巨大的研究價值和收藏意義。因為這些原始性的稿件都是不可再生的，如果用戶在使用中受到了損壞，那么將帶來巨大的損失和嚴重的后果。
(五)必須加強互聯網數據下的檔案使用，利用法律法規等形式，以保護完整的檔案資源
為此，首先要加強那些可以在線訪問的繪畫藝術檔案，在沒有規定的情況下不能訪問訪問，這樣就能保護數據的完整性，防止出現病毒干擾干使得系統的不能正常運行。其次，要制定應急計劃，及時進行安全檢查和審計，編寫安全報告要求。另外，要嚴格的控制權限管理，包括日常瀏覽工作的管理，要按規定恢復權限。最后，在線訪問文件信息目錄要同步，定期進行安全評定，持續改進，祈禱優化系統的作用。
作者:陳乃舜 單位:陜西國畫院
【摘要】隨著現代信息技術的逐漸發展與進步，對檔案進行規范化管理有著十分重要的作用，檔案規范化管理與單位以及部門的總體決策方向有著十分重要的作用。通過規范化的檔案管理方法，能夠有效的提升縣級公共資源交易類檔案管理的水平，使其能夠更好的服務于單位以及部門。基于這個背景，筆者在本文主要探討了如何加強對縣級公共資源交易類檔案規范化的管理工作，旨在為后期相關規范化檔案管理提供相關的參考以及借鑒。
【關鍵詞】縣級；公共資源交易類檔案；規范化；管理
隨著近些年我國公共資源交易市場的逐漸完善與發展，公共資源的交易領域以及交易頻次也在逐漸擴大，這些對于促進我國社會主義現代化經濟建設有著十分重要的作用。對于縣級公共資源交易類檔案管理來說，促進交易檔案掛歷的規范、完整以及真實性，對于促進我國縣級公共資源的優化配置，并且使得縣級公共資源的交易活動能夠更加規范有著十分重要的作用，因本文分析縣級公共資源交易類檔案的規范化管理是十分有必要的。
一、明確立檔的責任人
對于我國縣級公共資源交易類檔案來說，其中立檔責任人就是指參與我國縣級公共資源交易活動的相關單位，這些相關單位應該根據公共資源交易項目的具體情況來確定相關檔案資料的歸檔范圍，相關立檔單位應該建立符合標準的檔案管理室，檔案管理室的基礎設施應該符合相關的標準，并且檔案室內部應該配置符合標準水平的防火、防盜以及防潮設施，從而保證檔案的完整性以及安全性，另外，如果縣級公共資源交易類檔案出現破損以及霉變的情況，應該安排專業的工作人員你對其進行復制或者維護等措施。另外，相關立檔單位應該明確檔案管理人員的職業，通過利用現代化信息技術手段，建立相關的檔案管理網絡，并且檔案進行收集以及整理工作，這樣通過對縣級公共資源交易檔案進行歸檔以及保管或者存毀，使得縣級公共資源交易類檔案有一個規范的管理流程，相關的檔案管理人員應該有基本的檔案管理意識以及檔案管理業務能力，立檔單位應該及時對檔案管理人員進行培訓，這樣使其能夠遵守檔案管理工作的相關法律以及法規。
二、加強對檔案的管理
立檔單位根據相關的規定對檔案管理的文件資料進行收集以及整理之后，應該對檔案文件資料進行及時的登記，使檔案管理的文件材料能夠在規范的管理之下進行立卷和整理。對于縣級公共資源交易類檔案的文件資料來說，主要博阿洛項目的核準、審批、審定以及公共資源交易過程中產生的檔案文件資料，一式兩份，項目的備案核準單位以及項目建設單位應該保存原件，檔案的立檔單位保存其復印件，另外，對于只有一份原件的文件資料，應當由備案核準單位進行歸檔保存，而項目建設單位保存其復印件，復印件應該保存原單位的名稱、時間以及加蓋原件印制單位的工作印章。對于公共資源交易類建設項目的工程招標機構以及工程造價咨詢機構和資產資源評估機構等，對于相關的涉及單位所需要的材料進行復印歸檔保存，其中，已經裝訂成冊的招標以及投標文件或者預算書等，在裝訂的過程中應該采用一些不易腐蝕以及變質的材料進行裝訂。
三、明確檔案保管期限以及密級
對于縣級公共資源交易類檔案管理來說，檔案的保管期限應該符合相關的規定：其中，工程招標檔案應該分為以下三種：即永久、長期和短期，其中長期是指檔案保管的期限不低于項目設計的使用年限，短期則是檔案保管的年限在15年以下。另外，對于資產資源交易類檔案的保管期限應該保存至合同期滿為止，對于那些一次性所有權出讓以及轉讓的項目，檔案的保管期限應該為永久，另外，對于資產資源評估機構以及拍賣機構的檔案保存期限，應該自評估報告以及成交確認書簽發之日起不少于10年的保管期限。而招標機構的檔案保管期限則是自中標通知書發出之日起不少于5年。對于縣級公共資源交易類檔案管理的密級來說，主要分為絕密、機密以及密碼三種，相關檔案管理文件的密級應該根據國家等行政主管部門的相關規定工程密級而制定。
四、結語
對于縣級公共資源交易類檔案管理的工作來說，應該基于現代化信息技術發展的視角對其進行管理，及時更新檔案管理理念，加強檔案管理室的基礎設施建設，促進檔案管理人員綜合素質能力水平的提高，加強對檔案文件管理的日常維護與管理工作，充分將縣級公共資源交易類檔案的規范化管理工作落到實處，使其能夠真正的服務于廣大人民，提升縣級公共資源交易類檔案管理水平，是現階段經濟發展以及社會進步的必然需要。
作者:溫秋月 單位:蒼南縣公共資源交易中心
藝術類院校檔案是藝術類院校在各項活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、電子信息等不同載體的文件材料的總和，它全方位地反映了學校在美術、音樂、戲劇、舞蹈等方面取得的成績和學校的整體實力。對其進行收集、整理、保存和利用等管理活動是學校整體教育教學及行政管理中的重要組成部分，是評估藝術類院校實力的重要因素。因此，只有提高學校檔案的規范化管理水平，才能充分發揮其對教學、行政的指導作用，才能更好地組織、協調和監督各種活動的舉行。
一、藝術類院校檔案管理的主要特點
1.專業性。藝術類院校的主體檔案是反映其藝術教學、藝術成果等方面的檔案，具有較強的專業性，通常是按照教學的科系來分門別類的，筆者所在的陽泉藝校就是分為美術、音樂、戲劇、舞蹈四大類以及文化和學校外來文件兩個補充類型。同時，由于藝術院校的學生參加比賽的機會較多，這也就需要在檔案的管理上要有一定的專業性。
2.真實性。真實性是所有檔案管理活動的必然屬性，即你所記錄的內容必須與實際情況相符相合，記載的獲獎人物、論文名字、取得的獎項都必須清楚，能給后人起到榜樣、參考的作用。
3.保密性。保密性主要表現在藝術成果檔案及外來文件或公文方面。反映學校藝術教學方法、內容入成果的檔案是學校的寶貴資源，學校對其擁有知識產權。由于一些公文是保密甚至絕密文件，在一定程度上有著法律效力。這就需要檔案管理人員認真保存這部分文件，單獨存檔保管，不能與其他普通文件相互混淆。而對文件的內容，則要嚴格的保密。
4.現實參考。藝術類院校檔案中蘊含了大量藝術創作勞動的成果，能夠有效地對教學等活動進行指導，產生巨大的使用價值，如開放老師、同學在文化方面獲獎的論文、演講稿等檔案材料，可以供后來的老師、同學方便調閱、學習，而這也就成為藝術類院校檔案管理工作中的一個最為明顯的特點。
二、管理現狀
筆者認為，目前藝術類院校檔案管理較混亂，主要體現在以下幾方面：一是對檔案工作重視不夠。長期以來，相當一部分人員對藝術類院校檔案管理工作認識不足，認為檔案管理就是裁剪、裝訂、保管等事務工作，與教學和科研沒有直接聯系，不能為藝術類院校創造經濟效益，只要不丟失、不泄密，能應付查檔工作就行。二是檔案管理制度的不健全，落實不到位。有的藝術類院校沒有明確制定管理人員的崗位職責，缺乏系統、完備的規章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規范，在工作中無法落實，嚴重影響了檔案管理工作的制度化、規范化發展。三是多數藝術類院校檔案工作的信息化水平偏低。由于各方面的限制，一些學校的檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現信息化管理。而人工操作下的檔案沒有辦法完成對檔案信息的篩選、排序、分類、匯總，由此導致很多檔案工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。
三、改進措施
1.增強檔案意識。加強宣傳，提高全校管理人員的檔案管理意識，讓檔案管理工作真正成為藝術類院校管理的一部分。根據《高等學校檔案管理辦法》第3條規定，藝術類院校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。藝術類院校也有義務做好檔案管理工作；第5條規定，藝術類院校檔案工作由高等學校校長領導，且明確了其領導職責。藝術類院校應按照法律規范加大檔案管理宣傳力度，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，讓所有人都認識到檔案管理是促進藝術類院校發展的重要工作，更是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是無法替代的資源，明確檔案管理方法，便于檔案的集中管理和利用，以形成檔案工作的良性循環。
2.實行信息化管理。學校檔案管理信息化是適應信息化時代的需要，以檔案信息資源建設為優秀，以信息網絡為基礎，建立藝術類院校，特別是藝術類院校檔案信息庫，通過將傳統的紙質檔案轉化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉變。全面加強藝術類院校檔案管理，促進檔案管理盡快從封閉型向開放型轉變，從手工操作型向現代管理型轉變，從實體檔案管理向虛擬檔案管理轉變，使檔案管理者向信息管理者轉變。充分利用網絡平臺、建立教學中相關文件、數據庫以及檔案信息資源管理網，使檔案信息傳遞及時，使廣大師生能夠方便迅速地查詢到所需的檔案信息資料，為學院的整體發展服務。這樣不僅可以使檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，還可以更快捷、更準確地為學校各項工作提供全方位的優質服務。
3.加強編研工作。藝術類院校檔案管理人員利用現有的藝術類院校資源，將原本零散的各種檔案系統化、條理化，以便為學校提供更準確的檔案資料。通過編研，可將整合后的檔案信息成果從不同方面反映學校、學生的情況，對于總結經驗、指導工作、業務查考具有現實作用，是系統的、高效的參考資料。同時，學校的檔案、圖書、情報、資料同屬文獻范疇，共同構成學校的信息服務體系，因此，應形成資源聯合，促進資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，促進檔案信息的互補，減少在管理中出現的不必要浪費，更好地滿足藝術類院校多方面的需要。
4.提升業務素質。檔案管理是一項要求嚴格的技術型工作，要求檔案管理人員應具有較好的專業素質和技術能力，并保持認真工作、一絲不茍的嚴謹態度，能夠運用扎實的理論知識、科技知識和現代化管理手段來完成藝術類院校檔案管理，提高檔案管理的質量。因此，藝術類院校應積極加強檔案管理人員的素質培訓，使其不斷學習、優化自身知識結構，注重計算機技術、數字信息的學習掌握。促進其工作能力的提高，發揮主觀能動性，實現藝術類院校檔案管理工作的全面展開。根據檔案管理自身的特點，檔案管理者應對不同類型、不同層次、不同要求的檔案進行有針對性的管理，這樣才能有效提高檔案管理的業務水平，提升檔案的有效使用能力。
1引言
面對日益激烈的市場競爭，我國勘察設計咨詢業迫切需要增強自身知識產權保護意識，同時承認并尊重他人的知識產權及合法權益。為了保護與管理勘察設計咨詢企業的知識產權，鼓勵技術創新和發明創造，豐富與發展原創性智力成果，增加企業自主知識產權的數量并提高其質量，增強企業自主創新能力和市場競爭力，同時尊重并合法利用他人的知識產權，為此，對勘察設計文件檔案管理具有極其重要的作用。本文通過明確勘察設計文件檔案管理的對象及特點，探討了其管理的方法及程序，并針對目前勘察設計文件檔案管理工作中出現的問題提出了相應的對策，為進一步完善我國勘察設計文件檔案管理提供了有益的參考。
2檔案管理的對象及特點
勘察設計的文件檔案主要包括勘察、設計、咨詢活動和科研活動中形成的，以各種載體所表現的文字作品、圖形作品、模型作品、建筑作品等勘察設計咨詢作品。勘察設計文件檔案包括以下內容：
1)工程勘察投標方案，專業工程設計投標方案，建筑工程設計投標方案。工程咨詢投標方案等；
2)工程勘察和工程設計階段的原始資料、計算書、工程設計圖及說明書、技術文件和工程總結報告等；
3)工程咨詢的項目建議書、可行性研究報告、專業性評價報告、工程評估書、監理大綱等；
4)科研活動的原始數據、設計圖及說明書、技術總結和科研報告等；
5)企業自行編制的計算機軟件、企業標準、導則、手冊、標準設計等。
勘察設計文件檔案管理有如下特點：
1)成套性。一個勘察設計項目所形成的若干相關文件材料，這些文件材料既以不同工作階段相區別，又與總體科技程序和科技內容相聯系，構成了一個反映該項目勘察設計活動的材料整體，是一個密切聯系、有機結合的整體。
2)專業技術強。我院是廣西自治區唯一的公路工程專業勘察設計甲級院，其專業技術檔案又具有專業性強、科技含量高、分類細致等特點?？庇H設計類檔案具有較強的專業性，不同的專業又有著不同的技術內容和方法，在哪一個專業技術領域形成的檔案，就集中地反映哪一個專業技術領域的科技內容及相關的技術方法和手段。
3)利用率高。近年來，隨著科學技術的不斷發展和專業技術普及率的提高，檔案的查詢和使用的機率越來越高，有些項目可以大量地、重復多次地運用于新的勘察設計項目，特別是記述和反映新技術、新工藝的檔案，其利用率更高。
3方法及程序
為確保歸檔的勘察設計文件完整、準確，便于檔案資料的查閱使用、質量問題的追溯、落實質量終身責任制，根據目前國內勘察設計文件檔案管理的發展狀況、經驗和趨勢，結合質量管理體系GB／T19001—2008一IS09001：2008標準和我院的成功經驗，對各階段勘察設計成果文件、記錄和資料歸檔的種類、歸檔文件的裝訂要求、歸檔交接方法、責任等提出以下管理方法和程序：
3．1按不同階段項目歸檔文件的種類要求
l、預可行性研究、可行性研究、方案設計、初步設計階段：a)在向顧客提交成果文件的同時，歸檔相同的成果文件以及內容完全一致的電子光盤；b)在接到主管部門批文時追加歸檔有關的批復文件。裝訂好的校審記錄及校審的全部圖、表、文字、計算書原稿，分類裝訂的勘察原始記錄、做為依據的的數據資料、各類技術報告、技術工作總結，質量記錄等保存在承擔項目部門，保存期三年。
2、施工圖設計階段：a)在向顧客提交成果文件的同時，歸檔相同的成果文件以及內容完全一致的電子光盤；b)上述成果提交后一個月內，提交下列文件歸檔：勘察設計成果的藍曬底圖清樣、裝訂好的校審記錄及校審的全部圖、表、文字、計算書原稿分類裝訂的勘察原始記錄、做為依據的數據資料、各類技術報告、技術工作總結裝訂成冊的質量管理記錄，包括：產品要求評審記錄及各種附件、項目工作計劃、勘察大綱、勘察成品檢驗記錄、技術及安全交底記錄、外業驗收記錄、設計輸入登記表、假定輸入單、技術指令、互提資料單、互提資料單、設計評審記錄、設計確認情況表、勘察、設計、測量成品批準放行單c)設計過程中與顧客之間涉及質量責任的來往文件及處理記錄。
3、工程竣工(交工)驗收后一個月內，提交下列文件歸檔：a)有常駐工地設計代表的：工地日記及相關附件、設計修改通知書、現場照片b)無常駐工地設計代表的：服務驗證表、設計修改通知書、現場照片、后期服務期間，與顧客之間涉及質量責任的來往文件及處理記錄。
4、竣工(交工)驗收后如發生與項目有關的記錄要隨時歸檔。
5、工程地質勘察項目：工程地質勘察報告及有關附件、內容完全一致的電子光盤、勘察大綱、校審記錄及校審的原稿、成果清樣、外業驗收記錄、勘察成品批準放行單、技術總結。
3．2歸檔手續
1、項目負責人將符合本規定要求的歸檔文件整理、裝訂好，填寫《勘察設計項目文件歸檔交接表》一式2份；
2、將歸檔文件和《勘察設計項目文件歸檔交接表》一起送檔案室歸檔；
3、檔案員按本規定的內容對《勘察設計項目文件歸檔交接表》中的歸檔文件及數量一一核對，確認無誤后簽收。一份《勘察設計項目文件歸檔交接表》退歸檔人作為存檔依據，另一份留檔案室備查；
4、檔案員對不符合規定要求的歸檔文件有權拒收。
4問題與對策
目前勘察設計檔案管理存在的主要問題是：資料檔案常有收集遺漏或未及時歸還的；檔案管理人員的思想及素質未能跟上；管理的硬件和軟件有所不足；單位對檔案管理的宣傳力度和員工對此的重要性有所欠缺。對策：①作為檔案管理人員要積極主動地配合勘察設計部學術．Academ_cs門主動地收集遺漏或未歸還的勘察設計文件。②加強對檔案管理人員的培訓，提高專業素質、服務意識、服務質量、服務水平，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心。嚴把工程檔案質量關，成為能達到交通勘察設計業務知識與檔案專業知識的復合型人才。⑤加大投入，對勘察設計檔案進行科學化、規范化管理及各種基本檢索工具的使用方法，能快速準確地提供服務。強化科技檔案資料管理工作中的信息化程度，充分利用現代信息技術和網絡技術，做到科學管理、資源共享、科技檔案管理信息化。④進一步完善科技檔案資料管理工作中的質量管理體系在院總質量管理目標要求和指導下，制定好科技檔案資料管理的部分質量工作手冊，進一步完善科技檔案資料管理的規章制度和有關管理工作的質量體系運行手冊，明確各工作環節的質量責任，并在工作中努力尋求持續的改進和完善。⑤及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記汞，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時的、有效的檔案資料或信息。此外，當采用電子化進行管理時，應注意電子資料的安全保密性，須防范計算機病毒及電子資料的保密。須采用防火墻、防病毒軟件，對電子資料加密及身份識別，設置相關人員的管理、借閱權限，對不同等級的電子資料，針對不同的借閱人員設計不同的查閱權限：在線閱讀、拷貝、打印功能。
第一章編制說明
一、編制目的
為了適應高等學校檔案工作日益發展的需要，統一全國高等學校的檔案實體分類，實現高等學校檔案實體分類、編號、排架、檢索的標準化和規范化，達到加強高等學校檔案和檔案工作的科學管理，促進整體業務建設的深化，充分發揮高校檔案的作用，更好地為學校工作和社會主義建設服務，特編制本法。
二、編制原則
本法的編制，以辯證唯物主義為指導，引入系統論的觀點和現代化管理的方法，源于實踐，高于實踐，把高等學校檔案工作的歷史、現狀和發展前景結合起來，具有較強的思想性，科學性和適用性。
（一）體現思想性
檔案工作是黨性、政治性很強的工作。高等學校檔案實體分類的體系結構、類目設置、序列編排，都必須以辯證唯物主義為指導，以國家的有關檔案工作的法規標準為依據。要堅持黨的“一個中心，兩個基本點”的基本路線的原則精神，從實際出發，突出教學、科研檔案在高等學校檔案中的中心地位，黨政管理檔案統率全局的作用，力求反映新時期高等學校職能活動的新情況、新特點。
（二）符合科學性
本法規定的各項內容，既要實事求是，符合高等學校檔案工作的實際，又要遵循檔案學基礎理論和形式邏輯原則，在理論與實踐的結合方面，有較強的科學性，力求有所發展，有所創新。
1．采用“高等學校檔案”這一綜合概念，以高等學校全部檔案為對象，按照高校檔案形成的領域范疇將形成于同一活動領域的檔案作為一個整體歸入相同的類別。
2．在充分反映高等學校檔案的形成規律和內容、特點的前提下，確定統一的實體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業務性材料集中在一起，適度注意與《中國檔案分類法教育檔案分類表（即信息分類）》體系的協調。
3．類目設置必須有相對穩定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時期內不隨意改變。
4．類目排列，檔號結構的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到高等學校檔案記述和反映事物的本質屬性和非本質屬性的不同，嚴格按從總到分，從一般到具體原則劃分，做到各類之間，各類相同級位之間的劃分標準一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延，同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。
（三）重視適用性
本法采用多元，靈活的處理方法，在強調大的原則統一的同時，照顧不同類型、規模、層次院校的特點，根據各校檔案實際情況和發展水平，給各校在類目設置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。
為了方便掌握使用，本法在類目名稱、檔號模式、標識符號等方面，力求做到準確、簡明、易懂、好記。
三、體系結構
本法由編制說明和主表兩部分組成。
編制說明是本法的編制目的、編制原則、體系結構、類目設置、檔號模式、標識符號以及若干重要問題的說明，是使用本表的指南。
主表由類目、標識符號、注釋等組成。
（一）一級類目的劃分與標識
一級類目是高等學校檔案實體分類的最高層位。根據高等學校檔案產生的領域范疇，結合檔案記述的內容性質，確定為十個一級類目，其名稱、標識符號和主要內容如下：
DQ黨群
主要包括學校黨群部門在工作中形成的文件材料。
XZ行政
主要包括行政職能部門（教務、科研、開發、基建、設備、外事、財務等部門除外）工作中形成的文件材料。
JX教學
主要包括教學管理和教學實踐活動中形成的文件材料。
KY科學研究
主要包括科學研究管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料。
CP產品生產與科技開發
主要包括產品生產、科技開發管理及活動過程中形成的文件材料。
JJ基本建設
主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。
SB儀器設備
主要包括儀器設備工作管理和儀器設備申請購置、開箱驗收、安裝調試、管理使用、維修改造、申請報廢等各個環節中形成的文件材料
CB出版
主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。
WS外事
主要包括外事工作管理和外事活動中形成的各種文件材料。
CK財會
主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。
一級類目的標識，采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母，如：“XZ”即“xingzheng”（行政）的簡稱。
（二）二級類目的設置和標識
二級類目是對上級類目的細分。細分的標準是根據該類檔案的形成規律和特點，結合檔案記述和反映的內容性質，進行設置。設置的標準，在大原則統一的情況下，各校可視具體情況對隨機類目進行選擇。例如：科學研究的二級類目，本法只規定按學科或專業或項目設置，具體到一個檔案館（室）如何選擇，由各校自定。產品生產與科技開發、基本建設、儀器設備的二級類目設置，亦依此辦法處理，一經確定，不得隨意變動。
二級類目的標識，采用“雙位制”。如：“綜合”為“11”，其余二級類目依次層累為12、13……99，但10、20……等帶“0”的數字不用。
（三）三級類目的擴展和標識
在二級類目確定的設置原則、范圍、方法的基礎上，由各校根據需要和可能，自行決定是否擴展三級類目，其標識方法與符號和二級類目相同。
四、檔號的編制
（一〕檔號：
是存取檔案的代號，排架的依據，必須反映高等學校檔案的分類體系和物理位置。
（二）檔號編制的原則：
必須符合唯一性、合理性、穩定性的要求，即同一檔案部門內的檔案不得重號；方便插卷，使其有充分擴展的余地；不能隨意變動；能適應計算機管理的需要，發揮排架、檢索的雙向功能。
（三）檔號結構、模式和標識：
1．檔號包括年度號、分類號、案卷號三個部分。
年度號由四位阿拉伯數字組成。
分類號是檔號的主體，一般由一、二級類目代號組成，也可僅由一級類目組成。少數擴展到三級類目者，還應把三級類目代號包括進去。分類號究竟包含幾級類目，由各校自行掌握。比如：“黨委會議記錄”的分類號，由一級類目組成者力“DQ”；由二級類目組成者為“DQ11”；由三級類目組成者為“DQ11ⅹⅹ”
案卷號同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類號中最下位類順序編碼。由于案卷數量不同，案卷號可不限級數。
2．檔號的模式。
本法規定為：
年度號十分類號十案卷號
對于庫藏有多個全宗的院校，原則上應在年度號前加全宗號。標識到文件級的，還應在案卷號后面加件號。
3．檔號的標識。
采用漢語拼音和阿拉伯數字相結合的混合號碼制。全宗號、年度號、分類號、案卷號、件號之間，用連接符號“一”連結。例如：1990年內容是學籍管理的第23號卷的檔案，可標為：1990一JXl4一23。
（四）檔案的實體排架問題：
從維護檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號前，在不影響案卷之間有機聯系的前提下，可將永久、長期排在前面。
本法規定的檔號模式屬分段開放型編號方法，各校在按檔號排架時，可根據案卷數量、自身條件，既可按一級類目年代縱向排列，也可按年度一一類目橫向排列。
五、關于實體分類中幾個問題處理
（一）關于聲像載體檔案
聲像載體檔案主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等不同載體的文件材料。它與紙質載體的文件材料同為高等學校檔案的重要組成部分。隨著現代科學技術的發展，電化教學的普及，管理自動化程度的提高，其數量越來越多，重要性越來越明顯。從當前高校聲像載體檔案歸檔的內容看，基本不超出十個一級類目的范圍，故暫不將它與十個一級類目井列，但由于載體和幅面尺寸（類型）不同，保管要求不同，擬作特殊處理：按載體類型分別單獨編號排架，同時注明與相應載體檔案的參照號。其編號模式為：
年度號十聲像檔案代號（SX）＋載體代號（代碼）＋保管單位號
保管單位是聲像檔案最低限度的數量詞，可以是卷、冊、盒，也可以是張、件。
例如：某中央領導同志1990年來校視察，照片冊序號是23，錄像帶序號是102，則可分別標引為：
1990一SX12一23
1990一SX13一102
CB15音像出版類檔案中的聲像載體材料，亦依此辦法處理。
（二）關于教學類檔案類目的劃分
教學類檔案是高校檔案中數量最多的一部分。考慮到不同規模、類型學校的差異性，為保持其有機聯系和便于管理、利用，在二級類目的設置上采用了二種分類方案，供各校根據實際情況選擇。但一個學校只能選一種，并保持穩定。
（三）關于外事檔案問題
外事檔案有其特殊形成規律，而且內容涉及學校工作的各個方面，其他九個一級類目都包含有涉外內容，從維護檔案的有機聯系和查找利用方便考慮，將各種涉外文件材料集中起來，單獨設立了“外事”一級類目。其中考慮到國際合作與會議、外國留學生工作的檔案數量較多，價值和重要程度較高，有其特殊性，在二級類目中增設了“國際合作與會議”、“外國留學生工作”。
（四）關于納入管理的人事檔案的分類編號
按1991年4月2日中央組織部、國家檔案局聯合的組通字［1991第13號文件，即《關于印發〈干部檔案管理工作條例〉的通知》辦理，本法不另作規定。
《中國檔案分類法》（以下簡稱《中檔法》）第一版1987年12月出版一年多后，我院就開始按它進行檔案分類標引了。實踐證明，《中檔法》第一版所設類目太粗，遠遠不能滿足實際標引需要。1997年12月出版了《中檔法》第二版，把類目由一版的5千條擴展到10萬條，基本能滿足全國檔案分類標引需要，但我們在使用中仍發現不少問題有待解決。
我院檔案的分類標引是在著錄時與主題標引同步進行的，至1999年底，庫存3萬5千卷文書檔案和科技檔案（科研、設計、基建、設備等）已全部著錄和標引完畢，并逐步輸入了計算機。我們在分類標引時遇到的難題頗多，這里談幾點看法，以就教于同仁。
一深入學習
八十年代末以來，我們為了跟上檔案工作標準化的步伐，學習了一些有關分類標引和主題標引的著作和分類法。經常反復學習的有1986年出版的孫鋼編著的《檔案著錄與標引手冊》，1988年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法的理論與使用》，1998年出版的鄧紹興編著的《檔案分類法》，1999年出版的鄒步英等編著的《中國檔案分類法使用手冊》。我們深感，只有在反復學習中使用，又在使用中反復學習才能做好分類標引工作。
二全面返工
前面提到，我院著錄標引工作起步較早，當時只能按《中檔法》第一版做粗標引。待《中檔法》第二版出來時，絕大部分庫存檔案已著錄標引完畢，并輸入了計算機。粗標引的結果是成百上千個案卷標的是同一個分類號，很難達到分類檢索的要求?！吨袡n法》第二版的類目比第一版增加了二十倍，很多類別有了細目，原來的粗標引必須返工作細標引。再者，《中檔法》第二版對第一版的結構、類別也有所調整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改為了“一法四表”，取消了工業復分表，增加了科技檔案復分表，取消了R基建類中的綜合類，等等，就是具體類目的含意也有些變動。這意味著，按第一版標引的不少類號必須報廢，重新按修改后的類目號標引。
我院的檔案內容涉及到《中檔法》A至U19個基本大類（其中工業基本大類N又分21個類）的所有類別。返工量之大，可想而知。我們的作法是用微機打出全部目錄，逐類逐條對照《中檔法》第二版修改，然后再在微機上改一遍。
三處理難題
大家知道，一個單位確定做分類標引后，對著錄的所有檔案都必須一條不落地標上分類號，否則建立的分類目錄或數據庫將是殘缺不全的，進行分類檢索時，未被標引的檔案就會漏檢。
孫鋼同志在《檔案著錄與標引手冊》中說分類法編制應做到：“有檔應有類，要保證所有檔案都能分到適宜的類目中。”我們在實際標引工作中深感《中檔法》二版的“中華人民共和國檔案分類表”遠遠沒有達到“有檔應有類”的水平，很多檔案找不到適宜的類目做標引。也就是說，分類表還欠缺不少類目。這是標引人員最為難的一個問題。標引操作上還有一大難題是不必要的重復類目太多。一個事物或問題設了多個不同的類目，使標引人員弄不準用哪個類目號標引才對。
下面就談一下我們解決這兩個問題的作法和看法。
（一）對分類表欠缺類目號的解決方法
1采用上位類號標引。例如：關于人才開發問題的文件找不到相應的類號，可標BC4人事。又如：寶鋼燒結廠煙囪設計，從NG冶金類R和建筑類中都找不到煙囪類目，只有標NG6133燒結廠燃燒系統。
2采用靠類標引。例如：關于法人代表的確定和變更的文件找不到相應的類號，可標與其接近的概念類號BC43干部任免。又如：太原東山水泥廠車庫設計，在NW62水泥廠基建類中和R4建筑工程設計中均無“車庫”類目號，可靠標NW6243水泥廠運輸基建。
3采用“其他”類號標引。在上位標引和靠類標引都不宜表達時，無奈才采用這種方法。例如：一般供暖鍋爐房在R類中卻無類目，若用上位標引，住宅小區的鍋爐房建筑只能標R4121作居住建筑的附屬工程，而商業區的供暖鍋爐房只能標R41421作商業建筑的附屬工程。這樣就把同樣性質的建筑標成了不同的號，顯然不合理，影響檢索的查全率。相類似的鍋爐房都用R4192“其他”建筑設計類號標引，就能達到同樣事物用同一類號標引的要求。
（二）重復類目的選用
在《中檔法》的“中華人民共和國檔案分類表”中有大量相重類目。其中有少量是必要的。這是因為檔案分類是按職能分工設類，在不同職能類中不能共用一個相同的類目號標引。例如：干部任免”在A黨務、BC行政、D軍事三個類目中都設了類目，就是必要的重復類目。但是，分類表中實際上還存在大量不必要的重復類目。之所以說它們是不必要的重復類目，筆者認為是編表時未嚴格按“共性集中”的原則設類目，把同樣的事物在各大類中作了不必要的重復設類。例如：“檔案館”基建檔案在分類表中按說有一個就行了，但實際卻在5個大類中設了5個類目。又如：居住建筑檔案在不同大類中設了11個類目（有的還分若干細目）。R類本來就是建設檔案類，其中檔案館、居住建筑都設有類目，它們的共性都很強，用R類標引這種檔案完全可以解決問題，分布在其他各大類的相同類目顯然是多余的了。如果隨便選用各大類中相同類做標引，就不可能達到標引的一致性。為此，我們采取了以下做法：
1在主題專業大類中有具體相對類目的檔案一律用主題類中的類目標引。例如，R類是“城鄉建設、建筑業”類，就是基建檔案的主題類、通用類，其他大類中的基建類只設各該專業的特殊、專用基建工程檔案類目。居住建筑屬通用民用建筑，任何專業系統的住房都沒有什么特殊性。因此，全國的住房都用R4121類（下面還有住宅、宿舍等細目）標引才好。然而，分類表中在出版、教育、衛生、體育、科研、商業各大類下都設有居住建筑類目，這些系統用各自的居住類號標引他們的基建檔案也不為錯，但設計、施工部門為上列各系統做的居住設計、施工檔案就可能都用R類標引，這就出現了不一致問題。
2主題專業類目中雖有相應類目號，但若太粗，也可不用，而用相關大類中的具體類號標引。例如：R4124為“教育及科研建設”，但下邊并無科研建筑細目，而HA62“科研用房”下又分科研大樓、實驗室等，實驗室建筑就可用HA622標引?？蒲杏梅坎欢嗟膯挝灰部捎肦4124做粗標引。這也要出現同一事物用不同類號標引問題。
3一個事物或問題在幾個主題大類中都設有類目時，應視具體情況而定。例如：HB6378為“地震工程與工程地震學”，TC58為“地震工程學”，R5317為“建筑抗震研究”，這三個類目中都含有建筑工程抗震研究內容，若屬基礎理論研究可用HB6類號或用TC5類號標引，若是指具體建筑工程抗震研究的，則用R5類號標引。例①《北京市區埋藏基巖凹陷地形對地震的影響》研究報告標TC5824（場地對地震動的影響）；例②《唐山地震對京津的影響》調查報告標HB6379（地震調查），也可標TC34（地震調查）；例③《空間桿系結構抗震計算的研究》標R5317；例④冶金類中的NG522132為“耐火材料設備”研究，建筑材料類中的NW5592為“耐火材料工藝設備”研究。這兩條類目內容完全一樣，標引時冶金系統和建材系統肯定是各自用本專業的類號。這樣做雖不合理，但是合法（《中檔法》）。
另外，各工業類的設備、標準、環保等小類與主題類的NJ機械、SA環保、UA標準等的交叉重復也是難解難分的。涉及相同的類目都要進行分析、比較后才能選定合適的類目號做標引。限于篇幅，本文就不多例舉了。
總之，《中檔法》存在的問題只能待其編委會做出解釋和再版時修改來解決，使用者無權做任何改動，只能想法去適應，至少在一個單位內要有統一的使用方法，使對同類檔案的標引前后保持一致。我們雖然通過實踐歸納出幾點方法，但很不理想，只是權宜之計，而且還經常為選適當的類號傷惱筋。因此，我們特別希望與兄弟單位交流情況，向同行學習，以提高標引水平。
摘要：制定規范的歸檔范圍和保管期限是順利高效開展檔案工作的重要前提。近年來，國家對此項工作日益重視，陸續出臺相關行業標準和規定。結合工作實際，本文對企業管理類檔案歸檔存在的問題進行了闡述，對梳理企業管理類檔案的歸檔范圍和劃定保管期限進行了探究。
關鍵詞：管理類檔案 問題 歸檔范圍 梳理
企業管理類檔案是在企業運營過程中形成的，反映黨務、行政管理、經營管理等各類管理活動的檔案，是企業各項業務、生產和管理活動等正常運轉的支撐平臺。企業的各項業務決策需要以它為支持，企業利益的維護也需要它作為證據支撐，其對企業的作用是重大且無可替代的[1]。
制定規范的歸檔范圍和保管期限是管理類檔案工作的基礎和源頭，旨在使所保存的檔案既能反映企業主要職能活動，維護其歷史面貌，又便于保管和利用。歸檔范圍確定了哪些文件材料應轉化為檔案，即歸檔鑒定，保管期限確定了檔案鑒定銷毀與否的年限，即到期鑒定。
一、管理類檔案歸檔存在的一些問題
管理類檔案歸檔范圍涵蓋不全是較為普遍存在的問題，且主要集中在“重紅頭文件，輕非紅頭文件”、“重結論性文件，輕過程性文件”。企業管理類檔案最初基本上僅局限于紅頭文件，很大一部分日常管理中形成的重要文件如領導在重要會議上的講話、會議紀要、重要的專題調查材料、工作計劃和工作總結、統計報表、大事記等被忽略歸檔[2]，還有一些因新增職能所產生的文件一直未予歸檔。上述種種情況造成公司管理類檔案分類較多而散，歸檔工作被動而不全面。
因此，遵照國家相關規范和規定，對企業管理類檔案歸檔范圍和保管期限進行全面規范的梳理，維護企業管理類檔案資源的完整、準確和系統勢在必行。
二、編制依據
2009年11月2日，為規范企業檔案工作，使之更好地服務于企業生產、研發、經營和管理工作，國家檔案局檔發【2009】4號文件了檔案行業標準《企業檔案工作規范》（DA/T 42-2009，以下簡稱“規范”），其中附錄了《企業文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》。
2012年12月17日，為便于企業正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，促進企業依法經營和規范管理，國家檔案局令第10號公布了《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（以下簡稱“10號令”），并自2013年2月1日起施行。該規定要求企業應依據本規定和國家及專業相關規定，結合自身特點編制本企業的各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。
三、管理類檔案歸檔范圍的梳理方法和注意事項
相較檔案部門而言，文件處理部門或主管部門更能準確判定文件歸檔與否及重要程度，因此，可采用分部門編制的方法，同時可以明確歸檔責任，避免歸檔主體不清。
（一）準備工作
檔案部門認真研讀上級文件和行業標準，結合各部門工作職責編制相關文件和表格?？删幹啤段募牧狭斜怼罚ㄒ姳?），供各部門梳理文件，最好舉例演示，并對表中相關字段進行說明，以便于相關部門更好地理解和操作。這樣，既有利于職能部門梳理工作和產生的文件，又有利于檔案部門全面而具體的了解公司文件材料的構成，在此基礎上，進一步梳理管理類檔案的歸檔范圍。表中，“對應類別”一欄對應“10號令”中的“序號”填寫，如無相應類別，可自行添加。保管期限根據文件的重要程度可分為永久、定期30年和定期10年三種。
（二）通知開展工作
條件允許并且時間充裕的情況下，可以成立項目組，將此作為專項工作開展，項目組可深入具體部門逐一協助梳理。若條件不允許，則可簡化為編制備忘錄或通知文件，將依據文件和《文件材料列表》作為附件，一并發給相關部門，并明確反饋日期和工作聯系人，以便于及時進行跟蹤和溝通。爭取公司及各部門領導的充分重視是非常重要和必要的，這樣各部門才能積極配合，提供較為全面準確的結果文件。
（三）各部門自行梳理
各部門組織部門領導、專業人員和文書人員共同對照通知文件，認真梳理本部門的業務流程和信息流，確定哪些文件應該歸檔，再按照文件材料的重要程度，確定其保管期限，填寫《文件材料列表》。需要注意的是，應選擇本部門形成的文件材料作為歸檔重點，只有把各部門的重要文件、有查考利用價值的文件材料收集齊全、完整，才能全面反映本單位的歷史全貌和活動規律，為日后工作查考與借鑒服務。此外，不要照搬照抄參考文件，要突出本部門的職能特色，文字表述力求規范、準確，內容具體，避免俗語和歧義，尤其是專業術語應使用全稱或規范化簡稱，盡量避免“重要的”、“一般的”等主觀性的表述，增強歸檔范圍的針對性和可操作性。
（四）檔案部門整理匯總
檔案工作人員對各部門提交的《文件材料列表》進行整理、匯總和鑒定，對重復項給予刪除或合并，對不一致的地方與相關部門反復溝通，并據此制定管理類檔案的分類體系、歸檔范圍與保管期限。一般的，企業管理類檔案可以分為以下幾類：行政管理、經營管理、財務管理、人力資源管理、信息管理、QHSE管理、資產管理、審計、法律等[3]。為便于歸檔單位集中組卷和歸檔，分類盡量與企業職能部門的劃分一致，并可按文件分類主題和歸檔單位兩種方式排列（見表2、表3）。
（五）實施，動態更新
將管理類檔案的分類體系、歸檔范圍和保管期限納入企業制度體系文件，發至相關部門和領導進行交叉審核，對其內容進行再次核定，再無異議后以紅頭文件的形式正式實施，并組織相關工作人員進行宣貫，各所屬單位和部門應嚴格按照規定做好管理類檔案歸檔工作。實施后，在一定時期內應盡量保持相對穩定，然而，梳理檔案歸檔范圍和劃定保管期限是檔案部門的一項基礎性和長效性工作，隨著公司組織機構或工作職能的調整，以及文件材料重要程度發生變化，需要對歸檔范圍和保管期限進行相應調整，做到動態更新，這樣才能使其與實際工作保持一致，從而更好地開展管理類檔案的各項工作。
摘 要：不同氣質類型的檔案工作者在檔案基礎工作和檔案利用工作中的表現各不相同，在檔案工作人力資源管理工作中如能加以引導和適度的改造，將個人的氣質類型與檔案工作崗位合理匹配，將能有助于提高檔案管理工作的效率。
關鍵詞：檔案工作者;氣質類型;匹配
0 引言
檔案作為人類社會歷史活動的重要記錄，其價值不言而喻。隨著社會現代化程度的廣泛延伸和法治社會化程度的提高，檔案的價值越來越為人們所重視，人們從檔案中得到更多有指導性和補充性的信息，為人們生活的各個方面帶來巨大變化。隨著檔案價值的被進一步發掘，對于檔案的利用進一步增強，作為利用者和檔案之間的紐帶――檔案工作者發揮著重要的作用。
目前檔案管理工作面臨著人手少工作量大的嚴峻形勢，如何運用科學方法，協調檔案工作者與檔案工作的關系，處理與檔案利用者的矛盾，充分發揮檔案工作者的潛能，使人盡其才，人事相宜，實現提高檔案管理工作的效率，為檔案利用者提供所需信息的目標，成了新時期檔案工作者的新課題。檔案工作者自身的心理素質得到了廣泛的關注。
氣質是人的個性心理特征之一，它是指在人的認識、情感、言語、行動中，心理活動發生時力量的強弱、變化的快慢和均衡程度等穩定的動力特征;現代心理學把氣質理解為人典型的、穩定的心理特點。氣質特點一般不受個人活動的目的、動機和內容的影響，具有較強的穩定性，即有著某種類型的氣質的人，常在內容全然不同的活動中顯示出同樣性質的動力特點。
根據檔案工作者不同的氣質類型合理的安排工作崗位，并對其優勢方向進行合理的誘導，實現人力、物力的合理化，對于檔案管理工作的效率的提高將會起到促進的作用。本文通過分析不同氣質類型的檔案工作者在檔案基礎工作和檔案利用工作中的表現，并將氣質類型與檔案工作相結合，提出提高檔案管理工作效率的建議，以期提高檔案社會化利用的價值。
1 各種氣質類型的特點
古希臘的希波克拉底很早就觀察到人有不同的氣質，他認為人體內有四種體液：血液、黏液、黃膽汁和黑膽汁，并根據人體內的這四種體液的不同配合比例，將人的氣質劃分為多血質、黏液質、膽汁質、抑郁質四種不同類型。巴甫洛夫認為有四種典型的高級神經活動類型，即活潑的、安靜的、不可抑制的、弱的，分別與希波克拉底的四種氣質類型相對應，四種氣質類型即四種典型的高級神經活動類型的行為表現。還有人將氣質歸因于體質、內分泌腺或血型的差異，但氣質的生理基礎仍無法確定。但膽汁質（興奮型）、多血質（活潑型）、黏液質（安靜型）、抑郁質（抑制型）四種氣質類型的名稱曾被許多學者所采納，并一直沿用至今。
膽汁質的人意志力強，講求效率，樂群性高，思維敏捷，但準確性，靈活性差，情緒波動明顯，易急躁。
多血質的人缺乏意志力，做事有始無終，善于交往，容易適應環境，思維敏捷，隨機應變。容易接受新事物，興趣易轉移。
黏液質的人可以長時間從事一項工作，自制力強，情緒波動不大，不易外露。思維動作慢，不善于交往，注意穩定不易轉移。
抑郁質的人孤立，好靜，情緒不外露，但是體驗深刻，動作反應慢但是準確性高。
通過以上對四種氣質類型的分析，我們可以看出每一類氣質類型都有自己的特點，在現實的表現中很少存在典型的某一類氣質類型，大多數人屬于混合型。但是每個個體在主要的那一類上依然存在自己獨有的側重表現，而且較為穩定。這種特點為我們合理發揮每個人的優勢，同時對其他方面進行適度改造提供了條件。
2 檔案工作與氣質類型
2.1 檔案基礎工作
檔案基礎工作通常理解為檔案進入利用渠道前的準備，隨著社會的發展，檔案的價值會有不同的表現，檔案基礎工作就伴隨有不同的內容。通常意義上檔案基礎工作包含檔案的收集、整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究等基本過程。
檔案的收集較多的需要人際交往和敏睿的思維能力等，膽汁質和多血質的工作者有較高的樂群性，更容易適應新的環境，他們在收集檔案的過程中能夠得到更多的檔案的相關信息，與對方建立良好的人際交往氛圍。
檔案的整理、編輯、編目和研究等過程則是一項需要長期進行的工作，有較強的自制力和穩定的注意性是做好該工作必需的前提，黏液質的人群更能勝任此類的工作，不容易受到環境的干擾，可以長期從事同一種工作而不會降低效率。
檔案的價值鑒定工作更注重準確性，抑郁質的人好靜，反應慢，但是體驗深刻，而且準確性高，該類人群較為適合此崗位。
2.2 檔案利用工作
檔案價值實現必須通過主體需要被滿足，即保存的檔案被社會公眾充分利用來實現。檔案管理部門借助不同的方式使檔案中所蘊藏的價值和有研究意義的信息被發掘，實現檔案潛在價值向現實價值的轉化，進而實現檔案的社會使用價值。傳統意義上的檔案利用主要基于以下方式實現：檔案的閱覽服務、檔案外借服務、檔案證明服務、檔案展覽服務、檔案咨詢服務等五種方式。隨著信息化的發展，檔案利用服務表現為檔案信息化利用應用環境構建及信息資源建設。
檔案閱覽服務需要核實查檔人不同的閱檔權限、嚴格實施查閱時的檔案保護規定，保證檔案材料的安全，并需做好預約、借案和歸還登記工作。這些工作事無巨細、需要準確仔細的完成，又比較繁雜單調，比較適合黏液質和抑郁質的氣質類型。
檔案原則上不能外借，外借原件需辦理特批手續，并嚴格限制借出時間。檔案借出以后，需要定期催還;歸還檔案時，要當面檢查清點，檢查無誤后放入檔案柜內。外借檔案如發現有轉借、損壞、丟失等現象需要及時匯報、處理。這些工作需要多血質、黏液質和抑郁質相結合的講求效率、準確性、穩定性等特質配合完成。
檔案證明是指根據有關檔案用戶的詢問和申請為核查某種事實在館（室） 藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而編制的一種書面證明，一般需要提供檔案中原始材料的復印件。檔案證明工作需要檔案工作者準確理解對方的需求，及時應對，具備膽汁質、多血質氣質類型的檔案工作者從事該項工作能更好滿足對方的需求。
檔案展覽服務是指檔案館在一系列時間、空間或內容上具有相關性的館藏中提煉出主題，然后根據這個主題對它們進行符合認識論與審美要求的有機組合，構成一個能反映自然生活或社會生活某些事實、現象和規律的形象體系，以宣傳檔案和檔案工作、吸引更為廣泛的利用者，是檔案館與社會聯系的橋梁和紐帶。檔案展覽的舉辦者需要為觀眾提供的展覽服務涉及很多內容，舉辦者要根據展覽的內容、規格、標準等制定出展覽服務具體執行方案，同時根據展覽進展情況調整服務的內容。檔案展覽服務舉辦時需要膽汁質的執行力、多血質的隨機應變，前期準備時則需要黏液質的長期堅持、抑郁質的靜心準確的資料搜尋。
檔案咨詢服務是檔案人員根據利用者的具體咨詢要求，通過查閱檔案和參考咨詢，對有關信息進行加工提煉，以個別解答問題的方式，有針對性地、及時地向利用者提供有關問題的答案、數據、檔案文件或檔案線索、檢索方法的一項服務工作。是檔案工作中最活躍、最豐富的一環。在當前信息化社會，檔案咨詢服務的資料平臺建設需黏液質和抑郁質的氣質特性長期不懈的更新，保證館藏檔案信息的準確。而在具體的咨詢接待中，膽汁質和多血質的熱情、隨機應變與黏液質、抑郁質的耐心和準確相結合，將有助于大大提高檔案咨詢服務對象的體驗和工作效率的提高。
3 氣質類型對檔案工作領導者的要求
在現代社會的環境下，各種社會分工雖然極為細致，但具體到每一種社會分工或者工作崗位的內容，仍需要工作人員具有多種不同的能力和氣質特質，檔案工作者也面臨同樣的要求。綜合以上分析，雖然檔案基礎工作和檔案利用工作分為多種差異性較大的具體工作內容，每一類具體的工作內容雖然都有自己的特點，但僅僅一種氣質特點并不足夠完成，大多數工作都需要各種氣質類型的混合。
在實際工作中，檔案工作領導者安排每一項工作內容時，都需要合理配置不同氣質類型的檔案工作者。另外，限于新增檔案工作人員的困難程度以及各單位對檔案工作的重視程度，檔案管理領導者如要有效完成檔案基礎工作和檔案利用工作的各項任務，還必須對現有的檔案工作者隊伍的人力資源進行挖掘，其中就要特別重視檔案工作者氣質的塑造。
摘 要：檔案是對人在社會生產、生活中產生的聲音、影像、文字等的記錄，檔案是真實的歷史記錄，如實的反應出社會生活活動，有很大的歷史作用，對檔案進行管理、歸檔、整理、分類有利于檔案的保存、查詢，就在方便檔案管理工作的同時，也方便了普通大眾進行查閱，通過對檔案管理歸檔整理分類的技巧進行探究闡述，有利于檔案工作的快速進行。
關鍵詞：檔案管理；檔案歸納整理；管理分類
檔案具有原始信息記錄的作用，同時這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會現象，對人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會的產生而存在的，人類社會特有的現象，檔案的保存對后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會丟失信息，而且方便查詢。
1 檔案管理歸檔整理分類現狀
1.1 檔案整理理念有待于進一步提高。針對當前機關檔案整理仍然基于傳統模式，缺乏一定現代化管理思想作為指導，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運用分類思想，才能發揮出覺得的檔案功能，目前機關檔案整理工作人員缺乏現代化整理思想，因此傳統機關檔案整理模式缺乏一定歸檔的規范性，要求檔案整理的準確性而非規范性，因此，傳統檔案整理具有一定弊端，需要轉變觀念，樹立新思想。
1.2 檔案整理缺乏專業化。據調查表現，當前機關檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關專業，基本上是由機關內部調整或者其他工作人員崗位調整而組成的，這樣直接影響其機關檔案整理工作的整體專業性，專業化檔案整理是發揮其檔案強大功能的前提和基礎，因此筆者認為當前機關檔案整理缺乏專業化具體表現為：一是機關檔案管理缺乏專業化整理人員；二是缺乏專業化整理方法；三是機關內部缺乏專業化整理程序與規范，四是檔案整理人員不穩定，檔案整理人員比較靈活，直接導致整體檔案整理的專業化下降，以上是筆者認為當前機關檔案管理存在的普遍問題。
1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當前機關檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機關檔案整理缺乏一定信息化技術，信息化檔案整理能夠節省傳統檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現為以下幾個方面：一是機關檔案管理缺乏信息化技術設備，如檔案整理數據庫等；二是缺乏信息化儲存與保管的思想；三是機關內部檔案整理缺乏信息化技術人員。
1.4 歸檔裝訂上的錯誤
一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙套方式易散失歸檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴重違背《規則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側有文字等情況的重要文件采取相應的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復制；對大于A4幅面的紙張進行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴大或縮小?！兑巹t》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規定，不能隨意擴大與縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴大，認為同一問題的歸檔文件都應成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復文”，性質的歸檔文件。擴大件的范圍，實際上又回到傳統立卷的老路上去。
2 檔案管理歸納整理分類技巧
2.1 檔案管理技巧
在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現，不利于文化的傳承和發展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全是指作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統治階級、政治思想、社會經濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結和發展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當的措施延長檔案的壽命，防止不必要的損失。
2.2 檔案歸納整理技巧
在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統一的規則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發文件《歸檔文件整理規則》制定了統一的規則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統一的規則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發現類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態度，否則在出現錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業的發展。
2.3 檔案分類技巧
在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內容有大概的了解，根據檔案的具體內容進行科學分類，分類是檔案工作的優秀工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。
結束語
檔案在我們社會和生產、生活中扮演了重要的作用，針對檔案現狀中存在的問題，導致的檔案工作困難，促使我們對檔案管理、歸檔、整理、分類等環節的技巧進行總結，使檔案工作能夠順利進行。
