發布時間：2022-05-21 05:06:22
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇企業檔案員論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、企業退休人員檔案管理的重要意義
尊老愛幼是我國中華民族的傳統美德，尤其是尊敬老人更是重中之重的首要，很多老年人可謂是從年輕時代就嘔心瀝血投身到社會的建設和發展的大潮中來，一直勤勤懇懇直到白發蒼蒼，對社會得發展起到了一定的重要性，尤其是那些退休的工作人員更是值得我們尊敬。最近這幾年隨著城鎮人口得相對增多，老齡化的不斷提前，使得我國退休人員越來越多，很多單位和企業都在進一步的改革退休年齡的問題，進而使得退休老人的檔案和一些列的服務業漸漸被忽略，得不到隨著他們的退休他們的檔案和服務也越來越得不到重視。當我們一味的呵護祖國的希望，未來的花朵的同時，更不能忘記我們的退休人員，他們都曾經為為國家的經濟的建設做出過很大的貢獻，是黨和國家的一支不容忽視的專業力量更是國家的“國寶”，因此，這期間以企業的退休人員最為突出，他們檔案的管理和后續服務工作更是十分值得我們是重視的。
二、我國企業退休人員檔案管理現狀分析
我國的社會主義現代化建設自進入21世紀后直線上升，迅速發展，人們生活質量提高的同時對人身權益保障、社會保障提出了更高的要求，但是，新時期的企業退休人員人事檔案管理工作仍然存在以下幾方面的問題，需要我們不斷改進。
（一）管理制度有待一定的完善
雖然全國各地都在開展社會保障檔案工作，但是仍有部分退休人員人事檔案管理制度管理不完善，存在一些弊端和有待處理的問題，主要表現為：檔案標準不夠統一，檔案管理發展不夠平衡，細節事項規定不夠明確等等，而且大城市、發達地區的狀況與不發達地區的成鮮明的對比，而一些小縣城、農村和落后地區對于社保機構的建設和管理更是微乎極微，沒有建立相應的檔案管理制度，這種不平衡直接影響著我國檔案管理、社保工作的整體發展。
（二）交接管理人員的專業性有待提高
由于管理交接的檔案管理人員的專業存在一定的不足，大部分企業的人事檔案管理人員不夠專業，在對于企業退休人員人事檔案的移交接收管理時處理比較混亂，甚至有些企業隨便錄用一些社會人員來進行管理，這些非專業人員甚至對國家的相關法律規定、社會保險內容及注意事項等等很多問題都根本不了解，以致形成檔案隨意堆放，無法分類整理、材料殘缺不齊等等的現象出現。更嚴重者甚至導致企業退休人員人事檔案的移交接收管理混亂問題而造成許多民事訴訟案件的發生。
（三）意識比較淡薄
企業把更多的經歷投放在經濟效益和財務管理方面，對于企業退休人員人事檔案管理重視度不夠，甚至有些企業認為人事檔案只是企業與員工雇傭關系的材料，對于退休人員不會耗費精力去管理，或者只是應付管理。而退休人員由于對自身權益不夠了解，法律保護意識淡薄，沒有把人事檔案同自身利益關聯，不了解它的價值，沒有對企業的退休人員人事檔案管理工作起到督促作用。
三、新時期企業退休人員檔案管理完善性分析
（一）建立健全的企業退休人員檔案管理體制
現代企業應建立一個專門的退休人員檔案管理機構部門，要想確保各項檔案管理工作順利的開展進行，離不開科學、完善的企業退休人員檔案管理機制，專門負責企業退休人員檔案管理工作。
（二）建立現代化的檔案目錄以及檔案檢索
進一步加快檔案管理的現代化建設，是現代檔案管理的重點行動目標，現代企業退休人員的檔案管理應該一改以往傳統的手動記錄管理的模式，應該建立健全的計算機控制系統，不斷提高退休人員檔案管理的信息化、現代化管理程度，以統一的文字、圖形等方式將退休人員的相關資料信息進行更為嚴格的統一管理，直接輸入近電腦系統中，逐漸形成一個標準、規范、嚴格的系統管理模式、輸入到電腦中保存應在退休人員檔案管理工作中不斷引入先進的現代化管理手段，提高退休人員檔案利用效率。
（三）轉變傳統的檔案管理觀念，進一步完善檔案管理措施
在退休人員檔案管理過程中，現代企業應根據自身發展情況以及退休人員的管理情況建立較為科學、完善的退休人員管理制度，同時應以一定的技術管理控制，進而使退休人員的檔案管理起到一定的有效性，應時時遵循歸類處理原則不斷的改進和提高企業退休人員檔案管理的針對性。對于社會化管理而言，企業及相關經辦機構應建立完善的檔案管理制度，不斷完善檔案管理措施，提高企業退休人員檔案管理服務水平。
四、現階段企業退休人員檔案信息話建設分析
首先，嚴格接程序建立企業退休人員電子檔案，以方便檔案的查閱、管理，盡量做到當天接收，當天錄入整理完畢，當天上架可查。建立電子檔案時要求本著服務查詢的原則，按掃描要件整理排序，結合對外服務工作中遇到的新情況，適時增減掃描內容，盡量減少調檔，提高了電子檔案的利用率。其次，嚴格按照檔案管理的有關規定對整理好的數據備份以及檔案盤點，對于重要的移交表、協議書等資料一定要進行專門裝訂存放，并對錄入的資料進行嚴格的檢查保存和備份。以此保證基礎數據安全。為規范庫房管理，還要定期對庫存檔案進行盤點檢查，做到無誤差。最后，依據電子檔案的性質，有針對性地做好安全防范工作，對于企業退休人員人事檔案信息的內容一律嚴格管理，設定一定的查看權限，沒有權限的人員不得隨意查看有關退休人員的養老金調整以及發放、生存認證、醫療等等有關涉及個人隱私的信息，檔案的電子化信息庫，應有專門隔絕外網的計算機系統統一管理。總而言之，企業中的退休人員，曾經都是企業的優秀力量和中流砥柱，為企業的發貢獻出了自己畢生的力量。然而，現階段我國企業對退休人員檔案管理尚不完善，很多工作都流于形式。這為企業退休人員帶來了不必要的麻煩和生活上的阻礙。因此，我們應當正視到這個問題，將如何完善和發展我國企業退休人員檔案管理事業當作目前的一個重點問題來研究。
作者:周立國單位:寬城滿族自治縣社會保險事業管理局
摘要:檔案工作是一項專門業務工作,是一項涉及多種專業,多種學科的工作,企業檔案信息源開發利用工作,是全面落實科學發展觀,建設和發展企業和諧的一項重要基礎工作。要做好這份工作,必須有一批具備一定檔案專業知識、文化科學知識以及較高政治素質的檔案專業的專門人員。檔案管理的特點、性質以及任務也決定了檔案工作者必須具備較高的政治素質、精湛的業務素質和良好的職業道德。企業只有創造良好的教育環境,加強繼續教育,提高培訓質量才能有助于提高檔案工作者基本素質。
關鍵詞:企業檔案;管理人員;基本素質
進一步加強和改進企業檔案工作,深入貫徹落實檔案法律、法規,全面細致、扎實認真地做好企業檔案基礎工作,牢牢掌握企業檔案信息源開發利用工作,是全面落實科學發展觀,建設和發展企業和諧的一項重要基礎工作。
檔案工作是一項專門業務工作,是一項涉及多種專業,多種學科的工作,要做好這項工作,必須有一批具備一定的檔案專業知識、文化科學知識和較高政治素質的檔案專業的專門人才。檔案管理的特點、性質、任務決定和要求檔案工作者必須具備較高的政治素質、精湛的業務素質和良好的職業道德。
1良好的政治素質是做好企業檔案工作的前提和準則
企業檔案工作對企業的各項工作的開展都具有十分重要的作用,檔案信息資源的有效利用可以為企業帶來巨大的社會效益和經濟效益。較高的政治素質是做好一切工作的前提和準則。檔案工作者要樹立堅定正確的政治方向,樹立共產主義的遠大理想和科學的世界觀、人生觀、價值觀。具體來講,就是要正確履行《檔案法》的義務;較全面地了解黨和國家各時期的方針、政策;樹立歷史唯物主義觀點有卓識的遠見;充分認識檔案工作在我國現代化建設中的重要地位;同時應具備甘愿寂寞、甘受清貧的良好的職業道德,才能在知識經濟時代全身心地投入到檔案工作中,才能坐得住凳子,不被外面得世界所左右,將自己主動融入知識經濟的主戰場,利用自身優勢,發揮行業特點,一切服從和服務于經濟建設這項中心工作,將檔案這一重要的知識載體,自覺地融入知識經濟的大潮中去,從而發揮檔案資源的巨大作用。
2精湛的業務素質是企業檔案工作者立身之本
精湛的業務素質是檔案工作者必不可缺少的,集中表現在以下三個方面:
2.1企業檔案工作者要有廣博的基礎知識。檔案的內容涉及政治、經濟、軍事、外交、科學和文化等廣闊的知識領域。種類繁多的檔案形成于各個歷史時期的各種機構或人物,具有很多不同的復雜的特點。對它們的管理和使用,實際上就是對它們內在的知識內容進行不斷地分析與綜合,使其便于科學的利用,充分發揮其參考憑證作用。這就要求檔案工作者要對分散的各種檔案等進行處理和整編,進行科學地整理與鑒定,選擇與編研有價值的材料,主動向利用者提供系統的知識。這實質上是一種創造性的腦力勞動。具體說來,檔案工作是由收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研等各項業務環節有機地構成的。這些環節都有一定專業的研究領域。例如,整理工作必須遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系,區分不同價值,便于保管和利用。這就要求檔案工作者全面具備各個方面的知識水平。
2.2要有較高的科學文化素質和系統的檔案基礎理論以及適應市場經濟競爭的基本素質。檔案工作者要適應知識經濟,必須要掌握現代化管理水平,建立科學的檔案管理體系,隨著科學技術的發展,檔案管理手段的更新和管理水平的提高,必須建立與之相應的科學的檔案管理體系,使檔案管理與企業工作同步發展。
檔案學的基礎理論和專業知識,不僅包括檔案管理學,而且還有文書學、檔案文獻編纂學、科技檔案學、中國檔案史、外國檔案史、檔案學理論與歷史、檔案學概論、檔案保護技術學等等。全面系統地掌握檔案學的基礎理論和專業知識,必須抓住兩個環節:一是要全面學習,持之以恒,既要有計劃地學習檔案學的專門著作,又要學習和掌握黨和國家有關檔案工作的法律、規章、實施辦法等文件。二是要勇于實踐,認真總結。實踐出真知,通過總結才能使感性認識上升到理性認識,不僅要總結成功的經驗,而且要總結失敗的教訓,通過總結,探索檔案工作的規律。
適應市場經濟競爭是對檔案工作者的辦事能力和掌握科學文化知識和檔案學理論知識的綜合反映。辦事能力的大小,在一定程度上決定著工作效率、工作質量和工作水平。為此,檔案工作者不僅需要具有健康的生理和心理素質、具有較強的法律意識和專業的技術能力、具有參與能力和高效管理能力,還應該具有不斷開拓進取的創新能力和高效服務的能力。
知識經濟的本質是創新,可以說,知識經濟就是知識創新,創新的經濟。同志指出“創新是一個民族進步的靈魂,是國家興旺發達的不竭動力。一個沒有創新能力的民族難以立于世界先進民族之林”。面向未來,面向知識經濟,首先,檔案工作者觀念要創新,這是創新的基礎。無可否認,計劃經濟體制的弊端對檔案工作的影響仍然存在。所以作為當代檔案工作者,決不能被傳統觀念所束縛,而應樹立強烈的創新意識,增強創新觀念。觀念創新了,工作就會出新思路,新招數。其次,多干實事,少說空話。這是開拓創新的必然要求,又是鞏固發展大好形勢,搞好檔案工作的基本經驗。再次,要有良好的精神狀態。要抓住機遇,看準了就大膽地試,大膽地闖,有一種使命感,認認真真抓創新,扎扎實實促發展,把檔案工作“無所作為”的困惑轉變為“大有可為”的振奮。要興利除弊,大膽改革,使檔案工作適應知識經濟時代的需要,適應社會發展的需要。
所謂高效服務的能力,就是把服務于知識經濟和企業的發展,作為企業檔案工作者開展工作的立足點和著眼點,而服務意識的強弱,服務效率的高低,事關企業事業的發展。為此,檔案工作者要提高企業檔案工作的科技含量,強化服務手段,開拓服務渠道,使檔案能夠充分發揮其作用,也只有這樣,檔案工作者因為“有為”而就“有位”了。
2.3還需要及時掌握和熟練應用現代化的辦公手段。隨著檔案管理的現代化,要求檔案工作者還必須具有熟練的計算機操作能力,掌握檔案現代化設備的使用。編研工作對檔案工作者政治思想水平和業務能力,提出了更高的要求,因為這對編研作品質量高低,起著決定性、關鍵性的作用。所以要求檔案工作者綜合運用多種知識來管理檔案。
總之,檔案工作者對知識面的要求很廣,必須具備一定的政治理論水平,一定的文字、文化水平,以及一定的有關專業知識水平。做檔案業務指導工作的,知識面要求更寬,應該是個“多面手”;做內部管理和編研工作的,知識不僅要有廣度,而且要有深度,要有獨立的工作能力和協作能力。
3良好的職業道德是企業檔案管理工作的基本要求
檔案工作者不僅要具有較高的政治素質和精湛的業務素質,而且必須具有良好的職業道德。主要表現在:
要熱愛檔案事業。熱愛自己的事業,愿為自己所從事的事業貢獻一切力量,這是檔案工作者首先應當具備的職業思想。我們要充分的認識它,體會它的意義,才能感覺到檔案中的樂趣。熱愛才有追求,追求才能勤奮,勤奮才有成果。
要有珍檔敬業、無私奉獻的精神。檔案工作的性質決定了檔案工作者甘當幕后角色,甘做人梯,默默無聞,扎實工作。企業檔案工作者無私奉獻的高尚情操,艱苦拼搏的頑強作風,進一步做好檔案工作,為建設中國特色的社會主義偉大事業服務。
要有甘于寂寞、甘于清貧的品質。檔案部門既無錢,又無權,條件又很差,開展工作難度大,終日在做繁瑣的收集、整理、編目、保管、提供利用等具體業務,這些工作許多都是在庫房理關著門進行的,是不被人們了解的。特殊的環境,需要檔案工作者培養一種甘于寂寞,以苦為榮,以苦為樂的品質,充分體現自身的人才價值。
4企業培養和提高檔案工作者素質的途徑
4.1創造良好的教育環境。人的智力、人的素質是不能引進的,對于培養和提高檔案工作者素質來說,關鍵是教育。因為教育是提高檔案工作者必不可缺少的“充電器”。知識的產生和獲得必須依賴于教育,在以高科技為基礎的信息時代,教育將成為經濟社會發展的重要動力源。可以預見在未來社會教育同經濟發展的關系將會越來越密切,推動經濟發展的作用也越來越明顯。只有依靠教育不斷地更新知識,才能持續地推動企業的發展。檔案是為企業發展服務的,所以必須為在市場經濟大舞臺上唱配角的檔案工作者創造一個良好的教育環境。
4.2加強繼續教育。隨著市場經濟體制的確立和高新技術的廣泛應用,檔案工作的內容和服務模式都發生了很大的變化,對檔案專業人員的要求也越來越嚴格。特別是對未經崗位培訓的檔案工作者來說,強化繼續教育是必不可少的。繼續教育是對檔案工作者進行知識和技術更新、提高的有效途徑。通過繼續教育,以達到更新觀念,增長知識,提高能力的目的,開發檔案人員的創造能力及管理水平,以促進檔案事業的發展。
4.3提高培訓質量。只有經過培訓,掌握了豐富知識的人,才是最大的財富。知識經濟的到來,迫使我們在人才培訓或培訓機制上必須要有相應的調整、改革,對傳統的教育方式要進行重新審視和改變,更新教育和培訓觀念,改革傳統的辦學和培訓思路,應試教育必須從檔案人員的素質、智能所取代,突出企業檔案教育特點和實踐的針對性,注重實效性。
【摘要】企業退休人員檔案管理是企業人事檔案管理工作的重要組成部分，是為企業退休人員服務的一項工作。隨著各省（市）企業退休人員檔案管理實施辦法的陸續出臺并實施，企業退休人員檔案管理取得了很大進步，但仍然存在一定的問題。本文針對企業退休人員檔案管理工作進行了淺要分析，探討提高企業退休人員檔案管理水平的建議和對策。
【關鍵詞】企業；退休人員；檔案管理；對策
企業退休人員檔案管理是由證明其個人經歷、職業能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是檔案事業的組成部分。做好企業退休人員檔案管理，有助于推進企業退休人員社會化管理服務工作，更好地服務于退休人員。企業退休人員檔案管理是一項綜合性管理工作，但也存在一些實際問題，有待于在今后的工作中加以解決。
一、 加強企業退休人員檔案管理的重要意義
退休人員檔案是由證明其個人經歷、職業能力、工資水平及參加社會保險等方面的文件材料組成，是歷史、全面、真實反映退休人員情況的重要依據。為了加強企業退休人員檔案管理工作，國家出臺了《關于積極推進企業退休人員社會化管理服務工作的意見》（中辦發〔2003〕16號），各省（區、市）也根據《中華人民共和國檔案法》和當地《檔案管理條例》分別出臺了推進企業退休人員社會化管理服務工作的實施意見，從而明確了退休人員檔案管理的主體、條件、管理機構和人員職責、崗位設置、檔案材料保管等程序和檔案利用流程。在經濟社會發展的新常態下，加強企業退休人員檔案管理，有利于增強對企業退休人員的服務功能，有利于真實反映退休人員的情況，保障退休人員的切身利益。
二、企業退休人員檔案管理存在的主要問題
目前，企業退休人員檔案管理主要存在以下幾方面的問題：
一是檔案管理制度不完善。雖然各地已經加大了對企業退休人員檔案的管理力度，但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷，比如存在地區間發展不平衡的現象，發達地區在企業退休人員檔案管理方面較為先進，而有的落后地區、小城鎮等沒有建立起相應的檔案管理制度，影響了退休人員檔案管理的整體發展；又比如有的管理部門退休人員檔案管理制度不健全，對退休人員的資料收集不完整，在檔案管理制度中對檔案借閱、保密、利用等方面沒有進行規范化管理，導致檔案混亂現象突出，嚴重影響了企業退休人員檔案管理制度，缺乏規范化和標準化。
二是檔案移交接收管理不規范。企業退休人員檔案的管理分別由省級養老保險經辦機構、市（州）養老保險經辦機構、縣（市）養老保險經辦機構等承擔，并由各級各類企業的同級檔案行政管理部門負責監管和指導。綜觀各地管理辦法，均要求各參保企業和檔案托管單位盡快完成退休人員檔案移交的工作。但在實際工作中，檔案的移交和接收管理不夠規范，導致退休人員檔案材料不齊全、檔案分類混亂、缺少關鍵材料等現象十分突出，不僅影響了檔案利用，也容易引發關于檔案管理的糾紛。
三是檔案利用率低，檢索效率低下。企業退休人員檔案的利用主要集中在辦理復查工齡、工傷轉退休、更改戶籍信息查詢、經濟房及拆遷房事宜查詢、提供退休人員補辦《退休證》材料、為退休人員醫療清算提供材料、提供退休人員子女入黨與參軍政審材料、辦理死亡退休人員的喪葬撫恤費和遺屬困難生活補助費等方面，涵蓋的內容較廣。但由于企業退休人員檔案管理的不規范，加之檔案信息化建設力度薄弱，導致檔案利用率低下，檔案查閱困難，在一定程度上影響了檔案管理水平的提高。
三、加強企業退休人員檔案管理的對策建議
一是健全完善企業退休人員檔案管理機制。健全完善的管理機制是做好企業退休人員檔案管理工作的制度保障。有關管理部門應建立科學、完善的管理機制，增強企業退休人員檔案管理的針對性和有效性。同時加大退休人員檔案管理的信息化建設力度，運用計算機技術、信息技術、數據庫技術等，把企業退休人員檔案管理轉變為信息化管理，提高檔案的利用效率。
二是加強宣傳，提高對退休人員檔案管理的認識。有關部門應加強《檔案法》《社會保險法》以及企業退休人員檔案管理實施辦法等法律法規的宣傳，提高檔案管理部門、企業、退休人員對檔案管理的認識，營造人人懂檔案、人人關注檔案管理的良好氛圍。
三是做好檔案移交接收工作。檔案管理部門及企業檔案管理人員應深入學習有關法律法規和規章制度，掌握檔案管理專業知識和技能，強化企業退休人員檔案移交接收工作，從而在企業退休人員數量不斷增加、退休人員檔案頻繁移交的形勢下，做好人事檔案管理工作。
四是轉變檔案管理觀念。進一步轉變企業退休人員檔案管理觀念，把以往的管理意識向管理、服務并重轉變，提高檔案管理的有效性和針對性，發揮企業退休人員檔案對社會和諧、老有所養、老有所為的重要作用。
總之，做好企業退休人員檔案管理是一項重要的基礎性工作，企業及相關經辦機構應建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理水平，增強企業退休人員檔案管理服務水平。
【摘要】本文針對兼職檔案員現實存在的問題，建議從提高檔案意識、明確崗位職責、提供培訓機會和完善監管措施等方面提升兼職檔案員隊伍的認知水平、工作技能和參與能力。【關鍵詞】企業檔案；管理；解決對策
檔案工作是企業的一項基礎性工作，兼職檔案員作為企業檔案管理網絡的主要組成部分，負責部門內部檔案資料的日常收集和保管工作。目前一些企業中兼職檔案員工作問題突出，嚴重制約檔案工作的持續開展，主要表現在：企業缺少投入、個人能力差異和監管措施乏力。
一、當前企業兼職檔案員隊伍現狀
（一）在認識上，對檔案工作缺乏足夠的重視。一些兼職檔案員檔案知識匱乏、檔案整理技能生疏、缺乏工作興趣，在部門內檔案工作開展時間短、工作少、人員參與率低，全員檔案意識不強，檔案資料滯留個人手中，遇到部門職能調整或人員崗位變更，容易造成檔案資料散失。
（二）在宣傳上，企業投入低、宣傳少、實效差。企業是以生產經營為主體，很多企業檔案宣傳組織乏力、形式單一、宣傳面窄、頻次較少，業務人員對檔案工作缺乏深刻認識，難以建立本職工作和檔案工作之間的聯系，檔案交流和檔案移交與兼職檔案員缺乏共鳴。
（三）在人員素質上，個體差別較大。兼職檔案員一般由部門負責人指定，對兼職檔案員的入職條件要求較為寬松，因此兼職檔案員在意識、技能、協作和學習等方面個體差別較大，一些人并不具備完全承擔檔案工作的能力。
（四）在培訓上，兼職檔案員缺乏指導性和針對性。當前檔案知識的更替更為頻繁，但一些企業對專兼職檔案員的學習培訓缺乏有效計劃和組織，檔案培訓缺乏持續性、連貫性和漸進性，兼職檔案員將主要精力放在本職工作上，忽視提升檔案的綜合知識和技能。
（五）在團結協作上，人員之間工作相對獨立。檔案工作相關人員缺乏密切聯系，專職檔案員、兼職檔案員和部門業務人員信息渠道不暢通、傳遞不及時。而檔案無論是從文件到檔案的進程上，或是從部門業務人員形成到向檔案部門移交，是一個不間斷的傳遞過程，任何環節出現問題，都會影響歸檔檔案資料的完整性和系統性。
針對以上問題，要從企業和個人兩方面入手，從營造宏觀環境和提升個人能力兩方面創造出檔案氣氛濃厚、各司其職、各當其責、協同配合的檔案工作條件。
二、加強兼職檔案員隊伍建設的對策
（一）提高全員檔案意識是前提。專兼職檔案員要深入挖掘檔案信息資源，對能夠反映企業歷史進程，視覺感強烈的內容進行檔案展覽，特別是要挖掘同職工個人密切相關的典型事例，通過宣傳廣播、LED屏、條幅、國際檔案日宣傳等形式多頻率、寬領域、受眾多地進行宣傳，同時舉辦檔案專題輔導、培訓班、答題等多種形式，宣傳檔案工作的歷史、地位和作用。
（二）明確人員崗位職責，加強團結協作能力。對部門業務人員而言，作為文件形成的主體，要實現文件到檔案的平穩過渡，首先要在歸檔時積極配合，做到資料齊全完整，保持材料的繼承性和一致性。二要根據部門職能的變化或具體業務的變化，及時向專職檔案員反饋歸檔條目信息。兼職檔案員要注重日常的勤于收集和積累，有效分解工作量。對專職檔案員而言，要加強對兼職檔案員和業務人員的業務指導，主動解決他們在工作中遇到的疑惑和難題。要增強接觸業務人員的頻率，主動了解他們的工作內容，提升檔案工作的主動性和參與性。
（三）加強對兼職檔案員培訓和交流、指導。通過舉辦檔案培訓班，聘請專家講解有關檔案知識，讓兼職檔案員掌握歸檔要求、歸檔范圍、規定方法和整理流程。積極創造條件為兼職檔案員提供互相交流學習的平臺，定期組織召開兼職檔案員經驗交流會，邀請工作出色的部門介紹先進經驗和做法，組織兼職檔案員到先進單位檔案館（室）參觀學習。
（四）完善監管措施，凸顯監管效果。一是建立專職檔案員、兼職檔案員和部門具體經辦人員層層銜接的溝通機制。在檔案收集移交過程中，要積極探索建立專職檔案員、兼職檔案員、各部門業務人員傳遞及時、表意準確、溝通流暢、反饋有效的檔案信息溝通交流機制，形成以制度規范行為，以行為提高效率、以效率展現態度、以態度成就自我的良好自覺行為風尚。二是發揮部門負責人的監管職能。部門負責人要將檔案工作列入部門工作計劃，將檔案職能列入相關人員的崗位職責，在項目結束或工作階段節點，及時督促各相關人員向兼職檔案員移交文件資料，禁止私自留存檔案。三是加大考核力度和范圍。檔案部門每年對檔案收集情況進行總結檢查，對發現的問題建立追溯機制，確定責任部門和責任人，要求提出整改方案及時督促改進，避免今后類似事件的發生。對檔案工作有亮點、有貢獻的部門和個人，要予以積極鼓勵和推廣。
[摘 要]企業檔案管理在當前的經濟發展中面臨著多個方面問題，其中離退休人員的檔案管理問題就是其中十分重要的一個組成部分。本文主要闡述了新時期企業退休人員人事檔案管理的現狀，分析了新時期加強企業退休人員人事檔案管理的重要性，并對新時期完善退休人員人事檔案管理措施進行了一定的研究，旨在為提高我國企業離退休檔案管理的水平而提出一些有價值的參考意見。
[關鍵詞]新時期；退休人員；人事檔案；檔案管理
退休人員檔案管理是企業檔案管理中的一個重要組成部分，因而，對于新時期企業退休人員檔案管理問題的研究具有十分重要的意義。我國企業檔案管理領域雖然對退休人員檔案管理問題進行了一定的研究，并且其研究應用在實際的問題解決中也取得了十分顯著的成效。然而，新時期社會對檔案管理領域要求的不斷提高，使得現有的對退休人員檔案管理的研究顯然不能滿足發展的需求。因此，在今后的企業發展中，要加強對退休人員檔案管理問題的重視和研究，從而在更大幅度上提高企業退休人員檔案的管理水平。
一、新時期企業退休人員人事檔案管理的現狀
進入21世紀之后，我國的社會主義現代化建設迅速發展，人們生活質量提高的同時對社會保障、人身權益保障提出了更高的要求，但是，新時期的企業退休人員人事檔案管理工作仍然存在以下幾方面的問題，需要我們不斷改進。
其一，在管理制度方面存在一些問題，主要是檔案管理的發展不平衡、相應制度不完善。雖然全國各地都在開展社會保障檔案工作，但是退休人員人事檔案管理制度不完善，細節規定不明確，標準不統一。而且大城市、發達地區的狀況明顯優于不發達地區，而一些小城市、農村和落后地區幾乎沒有社保機構，沒有建立相應的檔案管理制度，這種不平衡直接影響著我國檔案管理、社保工作的整體發展。
其二，企業退休人員人事檔案的移交接收管理比較混亂，大部分企業的人事檔案管理人員不夠專業，甚至有些企業隨便錄用一些社會人員來進行管理，這些人員對于退休人員的人事檔案材料、國家的相關法律規定、社會保險內容根本不了解，導致檔案隨意堆放，不能分類整理，人事檔案缺少、材料不齊全的現象普遍。企業退休人員人事檔案的移交接收管理混亂，結果導致了許多民事訴訟案件的發生。
二、新時期加強企業退休人員人事檔案管理的重要性
新時期加強企業退休人員人事檔案管理是我國檔案管理發展的需要，主要從以下幾方面進行闡述：一方面，對于國家來說，新時期國家出臺的多項政策都表明了人事檔案的重要性，體現了對于人身權益和社會保障的重視，企業退休人員的人事檔案自然是其中不可分割的一部分。另一方面，對于企業來說，加強企業退休人員人事檔案管理十分有必要。退休人員人事檔案是企業全面反映員工的文件材料，主要包括員工的個人經歷、工作表現、思想政治以及業務范圍等，是真實反映退休人員的材料依據
三、新時期完善退休人員人事檔案管理的措施
通過上述研究可知，我國當前的企業退休人員檔案管理水平雖然在以往的基礎上有了很大的發展和進步，但是，我們在承認其發展與成績的同時，也應該意識到當前的退休人員檔案管理中還存在著多個方面的問題，同時，加強退休人員檔案管理對于企業、國家的發展而言又有著不可忽視的重要性。所以，我國相關領域的研究人士一定要加強對退休人員檔案管理的重視。筆者在此對新時期完善退休人員檔案管理的措施進行了一定的研究，希望可以為退休人員檔案管理水平的提高而獻計獻策。
（一）加大經費投入，加強退休人員檔案管理科學體系建設
大部分的企業都比較注重成本投入，成本也主要投入在關鍵的部門，檔案管理方面的經費投入一般很少。在新形勢下，企業應該設立退休人員人事檔案管理的庫房，并配備相應的設備。隨著新世紀計算機技術和網絡通訊技術的飛速發展，應該加快企業退休人員人事檔案管理的信息化水平，一方面，對于退休人員人事檔案的查詢、編碼、傳遞等采用計算機輔助管理，在節約人手的同時還可以提高工作效率。另一方面，可以將退休人員人事檔案的內容信息化，新時期數據庫技術已經發展的越來越成熟，并且廣泛應用到生產生活的各個方面，將退休人員人事檔案的內容編入計算機。
（二）組織好退休人員人事檔案移交接收工作
社會迅速發展，市場競爭越來越激烈，必然會有許多企業倒閉、被淘汰，對于大型企業退休人員的數量有增無減，從而，退休人員的人事檔案被頻繁的移交接收。組織好企業退休人員人事檔案移交接收工作，需要企業聘用專業的檔案管理人員，具有良好的職業道德和專業技能，才能將人事檔案管理工作做好。
（三）加強宣傳工作，提高退休人員對檔案管理的認識
加強宣傳工作，首先，要加強相關法律法規的宣傳力度，例如，我國的《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國社會保險法》等，做到人人學習法律，人人懂法律，充分利用法律來保護自身權益。可以建立企業退休人員學習人事檔案管理相關知識的長效機制，通過聘用一些有專業知識的檔案管理人才為企業退休人員講解實際的相關操作，也可以積極響應所在地區高校的一些科研活動，讓退休人員了解到人事檔案與自己切身利益息息相關。
四、結語
綜上所述，對于退休人員檔案管理問題的研究不僅有利于當前管理問題的解決，同時，更有利于我國退休人員檔案管理水平的整體提高。然而，退休人員檔案管理問題的研究比較復雜，再加之我國檔案管理領域對于退休人員檔案管理問題的研究還沒有達到一定的深入程度，因而不利于實際管理水平的提升，因此，在今后的檔案管理領域的發展中，要加強對退休人員檔案管理問題的重視和研究，并且要從企業、社會發展的多個角度、從退休人員檔案管理的多個方面進行研究，從而研究出更好、更有效的方法和措施來提高企業退休人員檔案管理的水平。
摘要：電力企業的檔案管理工作因行業的特殊性對從業人員的職業水平要求更高。文中通過電力企業檔案人員現狀分析了電力企業檔案管理工作人員不足、領導干部對檔案管理工作重視程度不夠、電力企業檔案管理人員業務職業素質低、理論研究落后于實際發展等問題，最后給出了改進電力企業檔案人員的政治思想素質和職業技能、電力企業領導提高對檔案管理工作的重視程度、檔案管理人員應當具有積極的學習態度等建議，這一研究可對很多行業的檔案管理工作產生一定的借鑒作用。
關鍵詞：檔案管理；人員素質；領導重視；學習態度
0 引言
檔案管理工作專業性強，對從業人員職業素質和職業道德水平要求嚴格。檔案管理人員的職業素質是指從事該行業的人員能夠掌握其基本技能，理論知識。此外，檔案管理工作人員還應當具有分析并解決突發問題的能力。檔案管理工作人員的職業水平對相關工作的工作效率以及工作成果有重大的影響。電力企業的檔案管理工作因行業的特殊性對從業人員的職業水平要求更高。在本文筆者將對電力企業檔案管理人員的基本素質進行分析，并對如何進一步提高職業素質給出適當政策建議，其它類型行業的檔案管理工作也能從中得到一定借鑒。
1 電力企業檔案人員現狀分析
1.1電力企業檔案管理工作人員不足
電力企業存在檔案管理人員少而無法滿足實際需要的現狀。現在電力行業檔案管理工作的專業性人才較為匱乏，多是企業管理人員兼管檔案管理方面的工作。由于其缺少檔案管理系統理論知識，因此致使檔案管理工作停留在簡單的保管及備查階段，沒有發揮檔案應有的職責。因此檔案管理的專業化技術化得不到保證。
1.2 電力企業領導干部對檔案管理工作重視程度不夠
筆者走訪了一些電力企業，發現普遍存在領導干部對檔案管理工作重視程度不夠的問題。經過近些年對檔案管理工作的規范化以及相關規章制度的出臺，大多數電力企業對檔案管理的安全性有了進一步的認識，但是對如何更好發揮檔案的作用則認識不清，認為檔案管理工作只是保管檔案，確保其安全完整而已，因而忽視了檔案管理的重要性。而根據《中華人民共和國檔案法》及相關法規的規定，企事業單位應當重視檔案管理工作，采取切實有效措施確保檔案管理的安全性與保密性。在具體實踐中表現為：配備專用的檔案保管室，配備專職的檔案管理人員，專用的檔案柜，定期使檔案人員接受業務培訓等。由此可見部分電力企業對相關政策的落實程度不夠。
1.3電力企業檔案管理人員業務職業素質低
在引言部分筆者論述了企業檔案管理工作人員從業素質對開展檔案管理工作的重要意義，電力企業也不例外，也需要優秀的，具有專業理論知識與技能的檔案管理人員。而現階段電力企業內部很少有專業人才，普遍是兼職管理。它們不熟悉相關業務，對檔案管理工作重要性認識不足，甚至部分企業沒有專門的檔案管理部門，而是作為人力資源部門或財務部門的一個附屬部門而存在，甚至由其他部門代行職責。缺乏專業人員，從業人員素質達不到要求的結果就是檔案管理工作混亂，存在有的檔案不需要保存但卻被長期保存，有的重要的資料卻沒有得到很好保存的矛盾。這堆電力行業的發展十分不利，而且大大增加了企業成本。
1.4電力企業檔案管理方面理論研究落后于實際發展
電力企業檔案管理工作理論應當隨實際工作變化而不斷創新。但目前相關理論研究發展速度緩慢，落后于實際工作需要。筆者通過實地調研與查閱相關資料，總結了以下幾個理論研究滯后的領域：電力企業檔案的歸屬權，知識產權與法律地位；電力企業產權或所有權變更后的檔案歸屬問題；如何鑒別檔案有無長久保存價值，是否存在一個判斷標準； 電力企業檔案管理工作是否具有區別于其他行業企業檔案管理工作的特殊性。研究并解決這些問題不能一蹴而就，需要相關部門在實踐工作中不斷摸索和對相關理論的不斷創新。
2 相關政策建議
2.1不斷提高電力企業檔案人員的政治思想素質和職業技能
筆者認為電力企業檔案管理工作人員的政治素養需要進一步加強。檔案工作者要在思想上和黨的方針，路線，政策保持一致，學習相關理論，加強組織觀念與紀律觀念。從源頭上避免泄漏檔案的事件發生。同時要不斷提高從業人員的職業技能，把檔案管理的理論學習作為對檔案管理工作人員培訓的重點內容。同時招錄具有專業理論知識和豐富從業經驗的人員進入檔案管理部門，并對其理論知識和職業技能組織學習，進行定期考核。
2.2 電力企業領導提高對檔案管理工作的重視程度
檔案管理工作的標準不是一成不變的，而是隨實際工作的發展而不斷發展的，原有的工作方法很多已經不能適應變化了的工作實際的需求。這要求電力企業領導要提高重視程度，加大支持力度，這可以分為兩個層面：一是資金，二是人才。
對資金投入，領導干部要肯投入，完善硬件設施，并建立監督機制確保資金落實到位；同時加大對檔案管理人員的教育投入，社會保險投入以及相關福利投入，提高管理工作人員工作積極性，提高工作效率。
對人才培養，電力企業要對已有檔案管理工作人員加大培訓力度，以繼續教育等方式不斷提高其從業素質；二是通過校招方式吸納高校相關專業優秀畢業生，提高從業人員整體素質。檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編研等業務環節要求檔案管理工作人員應當具有包括圖書情報學、社會學，傳播學、信息學，博物館學以及計算機應用操作知識技能在內的綜合素質，才能有能力應對變化發展著的實際工作需求。
2.3檔案管理人員應當具有積極的學習態度
檔案管理工作人員應當重視對理論知識的學習以及職業技能的不斷提高，注重積累，端正態度，把繼續學習作為提高自身素質與職業技能水平的重要形式。同時，在實際工作中應當多與同行交流，互相學習，互相借鑒，“三人行，必有我師”，查找自身不足并進一步改正。
2.4檔案管理工作人員應當具有良好的工作態度
檔案管理工作人員應當具有良好的工作態度，具體表現為具有良好的服務態度和高度的工作責任感，樹立大局觀，變被動工作為主動工作。同時，由于電力企業檔案很多涉及國家安全，因此檔案管理工作人員要樹立保密意識，堅持工作原則，嚴格遵守工作規章制度，并在實際工作中不斷探索更有效的工作方法。
3.總結
隨著經濟發展與社會進步，電力企業的檔案管理工作越來越重要，這對其從業人員的要求也隨之不斷提高。檔案工作數量增加，內容復雜化，信息量增大，因此對從業人員的專業理論知識和實際技能有了更高的要求。電力企業應當主動順應時展，加強檔案管理工作，培養優秀從業人員，從而促進電力企業檔案管理工作的規范化與制度化發展。
摘要：隨著知識經濟和科技時代的到來， 注重工作的知識性，完善知識管理能力，自主吸納知識型員工成為新時代企業提升企業競爭能力的有效途徑，逐步被各種企業所重視。但是知識型員工與普通員工相比，在掌握了更多的企業資源的同時，有著更多的自我特性和需求。如何激勵知識員工，在最大程度上發揮他們的創造性，使得企業在競爭中取得優勢正逐步成為業內關注的焦點。在此基礎上， 本文引出心理契約理論， 并基于這一理論對知識型員工的激勵機制提出一些看法。
關鍵詞：企業；檔案管理人員；激勵機制；心理契約
1.引言
在知識經濟年代，知識型企業或社會組織機構中在整個市場所占比例日益增大。企業高級檔案管理人員是專業高等人才的典型代表。在新時代背景下的市場競爭中，企業要想立于不敗之地，擁有大批可以綜合利用市場資源的高素質員工成為企業人才戰略的首選。企業檔案管理人員是知識傳播應用的新載體，負責整合，支配，運用企業的各種資源，是企業上層建筑的基礎。高知識型企業中普遍存在的員工流動大、激勵手段平庸、管理成本激增等現象，日益沖擊著傳統激勵機制。在一定程度上，傳統激勵機制增加了企業的成本卻沒有得到應有的市場經濟效益。
2.傳統激勵機制在激勵員工過程中存在的缺陷
隨著知識型企業的不斷發展，相關企業沒有充分考慮到企業高級檔案管理人員的自身特點， 激勵效果欠佳，傳統的激勵方法逐漸顯露出一些不足之處。具體表現如下：
2.1 激勵方式單一，激勵體系不健全
從現有企業所實行的激勵機制看來，企業所實行的大部分是傳統激勵模式，缺乏獨立創新的個性化激勵模式，從專業高等人才所具備的創造性、獨立性以及自主性等特點推測，現存的這些粗略激勵運行模式，對此類員工的激勵效果是不明顯的，甚至在一定程度上抑制了員工的創造性和積極性。這一現象催生了企業高級檔案管理人員的高離職率。由于檔案管理人員所處崗位的特殊性，他們掌握著企業的內部資料庫，所以他們的離職對于企業來說無疑是潛水炸彈，對企業的發展的影響是巨大的。
2.2 企業對員工的定位不準確
企業過于強調產值與效能，忽視了員工的歸屬感和幸福感。領導者與員工之間缺乏有效的溝通，不能很好地理解企業檔案管理人員的需求，將此類員工與普通員工混為一談，沒有給予其所需要的組織認同，或者提供與其產能相適應的職能崗位，造成了企業所屬高素質人才的流失。
2.3 缺乏與員工發展相適應的企業文化
相對于普通員工，知識型員工更注重于自我發展和迎接挑戰，企業的發展應當可以與知識型員工的發展相協調。但企業的文化往往具有綜合性，普通員工可以接受的企業文化，不一定可以被高級員工所接受。企業的文化內涵并沒有進行提煉，從而導致企業的理念不能被高級員工所接受，員工的理念與企業的理念有了偏差，導致二者之間陷入了惡性循環。這種情況會使員工的自身發展受到限制，打擊了員工自身的發展欲望，同時也對企業的整體發展有一定的消極影響作用。
3.心理契約理論的引入
在知識經濟時代，專業高等人才的自身特點及其在企業所處的重要地位都在推動企業改變傳統的激勵體制。企業應當運用一套新的激勵理論制定出新的激勵機制，以充分發揮該類員工的工作積極性，提高知識型員工的工作效率。
3.1 心理契約理論的內涵
心理契約就是組織和個人依據自身付出的多少，在內心對所應得到的回報設立標準，而后達成的主觀心理約定。約定的優秀成分是雙方預設的心理期望。筆者依據心理契約的外在表現形式，大致將心理契約分為兩種類型。一種是物質滿足型心理契約， 是對基本生存保障的約定， 具體包括薪水福利、工作條件和職業生涯發展等方面。心理契約的另一種表現形式是精神滿足型心理契約， 強調雙方的尊重、存在感以及各自價值的實現， 是指那些無法用實物衡量具有抽象意味的雙方關系。
3.2 心理契約對知識型員工的激勵作用
彌補單方面經濟激勵的缺陷，使高級檔案管理人員建立對企業的期望，不斷激勵員工為實現期望付出努力。企業與員工訂立的經濟契約，只能粗略的硬性的規定企業員工所應獲得的經濟獎勵。但相對于普通員工而言，知識型員工更加注重自身價值的提升，以及個人愿景的達成。知識型員工一般認為，自身能力的提升和職業生涯目標的達成，是企業應當給予的回報，是企業的內在責任。心理契約的制定，是對知識員工的心理期望值達成度的衡量標準，同時也是對經濟契約的補充和延伸。
4.知識員工激勵模型與策略
在一個以心理契約為準則的企業里，員工的一切行為都會與企業的發展聯系在一起。為了有效地激勵知識型員工，企業管理者必須了解檔案管理人員的個性需求，將企業的價值觀植入員工的日常工作中，讓個人愿景與企業愿景相互協調，最終達成共同奮斗目標，促成團隊內部的統一，從而形成員工的自我激勵。傳統激勵策略在對企業高級檔案管理人員激勵過程中存在一定的缺陷，故筆者在此提出針對知識型員工激勵所實施的策略：
下圖是筆者依據上述總結的心理契約對員工的激勵作用，所構建的簡易心理契約激勵模型。
心理契約激勵模式圖
4.1 以知識資本化為基礎，為企業高級檔案管理人員提供物質保障
將員工所擁有的知識技能視為無形的個人資產，以其在組織內實際應用的頻率和重要程度為衡量標準，確立員工所擁有知識技能的唯一性，并通過一定的物質差異來保障員工的職能優越感，高效的利用知識技能，為組織創造利益。對企業檔案管理人員實施知識資本化激勵，能夠充分的發揮此類員工在工作過程中的創造性和自主性，能夠促使知識型員工不斷地開發自我技能，并且保障所擁有技能的熟練度，從而使得所擁有的技能日趨完善，便于組織內部學習與應用。
4.2 圍繞“人本思想”，將精神層次激勵與物質激勵相結合
在全行業都單方面進行“高投入高回報低利潤”的低效投資模式時，注重企業檔案管理人員個性化需求的實現，提供高效便捷自主的工作環境，注重員工對組織的滿意度，保證員工完成任務能夠獲得成就感。企業檔案管理人員的身份特殊，是直面一手企業資料的人員。可以嘗試讓檔案管理人員參與到企業的決策中去，將精神層次的回報與物質層次的回報相結合，讓知識型員工有企業歸屬感，將員工視為戰略合作伙伴。從而能夠有效地提高知識型員工的企業忠誠度。
4.3 構建“績效為中心，能力為重心”的企業文化
創立“績效為中心，能力為重心”的企業文化，充分依靠知識員工對知識內涵的敏感性，將企業的內涵滲透到知識員工的日常工作中，讓員工的價值觀和企業的價值觀達成一致。知識型員工注重完成任務的過程和結果，“績效為中心”，可以讓員工在完成工作的同時，達成自我管理的目標。知識型員工更加注重自我能力的提升和職業規劃的發展，“能力為重心”，可以讓員工的知識技能提升與企業的自身發展步調相適應，不斷地提升自身能力，在促進企業發展的同時，完成自身的職業規劃目標。
【摘 要】隨著市場競爭的日益激烈，企業改革不斷深入，一些破產、關閉的企業提前退休人員不斷增多，導致企業退休人員也隨之增加，為了確保企業退休人員日后的生活，維護企業退休人員的合法權益，促進社會的穩定、和諧發展，有必要加強對企業退休人員的檔案管理工作。
【關鍵詞】企業;退休人員;檔案管理;問題;解決措施
檔案管理是一項比較復雜、系統的綜合性管理工作，企業退休人員檔案管理主要是為企業退休人員提供相應的服務，為企業發展提供更多的活力。目前，我國企業退休人員檔案主要由市或縣級社會保險機構負責，也有的地方延續原來企業檔案管理政策或者社會管理，國家近年來不斷加大了對于企業退休人員的重視和關注，關于具體的企業退休人員檔案管理實施辦法也已經在全國范圍內實施，但是就目前整體的實施效果來看并不是非常令人滿意。下面筆者主要結合自己的工作經驗談談關于自己對企業退休人員的檔案管理的思考。
一、加強企業退休人員檔案管理的重要意義
企業退休人員檔案主要是企業人事部門、組織部門、勞動部門等相關部門在招聘、任用、考核、調配、選拔、培訓等多項工作中形成的工作變動、工資水平、職業技能、政治思想、個人經歷、社會保險、工作表現等各方面文件材料，全面、真實、完整的記錄了企業退休人員的相關情況，屬于國家檔案的重要組成部分。但是目前很多企業退休人員檔案并沒有進行統一管理，有的寄放于勞動市場，有的轉到社區，有的仍然寄放于原企業，有的甚至拿回家自己保管，這種零亂、閑散的檔案管理模式不僅會使退休人員人事檔案的安全性受到很大影響，對于人事檔案的權威性也會受到很大影響。
近幾年來我國社會和經濟在快速發展，不斷提高了企業退休人員人事檔案綜合利用率，也不斷擴大了檔案利用主體范圍，目前企業退休人員人事檔案利用主體不僅包括企業、退休人員本人及其直系親屬，同時還包括社區、公證機構、醫保部門及公檢法機構等。關于退休人員更名、參加醫保、核查待遇、企業改制、財產繼承、大批量拆遷、工傷鑒定等業務辦理都會應用到檔案，而退休人員檔案是最為重要的原始依據。由此可見，企業退休人員檔案管理的服務性功能及基礎性作用，和我國民生具有密切聯系。
二、當前企業退休人員檔案管理工作中存在的主要問題
（一）檔案管理制度并不完善。目前，我國尚未建立健全的企業退休人員檔案管理制度，導致在企業退休人員檔案管理工作中仍然存在諸多問題。比如，企業退休人員檔案管理的卷案標題并沒有記錄完全，關于檔案序號沒有進行規范化管理，導致檔案序號記錄混亂。在退休人員資料收集方面也存在很多問題，導致相關人員的資料并沒有全面收集。其次，檔案管理中的借閱、保密、查看等制度執行力度不高，在實際運行中并未充分發揮出其應用作用。正是因為企業退休人員檔案管理制度缺乏規范性、完善性，因此大大降低了企業退休人員檔案的真實性及利用率。
（二）檔案利用率低下，檔案管理意識淡薄。目前，企業退休人員檔案管理過程中并沒有規范控制檔案中的信息量，尚未詳細、具體記載在企業工作期間，退休人員的能力或者和退休人員相關的重大事情控制等資料信息，這樣很不容易使退休人員真正融入、參與到企業實際經營管理活動中。雖然退休人員檔案已經形成，但是企業并沒有有效控制退休人員檔案資源，更沒有從整體上控制退休人員檔案，這樣會在一定程度上影響整個企業管理工作。
（三）檔案檢索效率低下。檢索效能是對企業退休人員進行個性化檔案管理的重要內容之一，然而目前很多企業退休人員檔案管理工作中仍然采用的是傳統的手工檢索方式，并未引入現代化信息檔案檢索工具，這樣導致企業退休人員檔案管理中的信息檢索效率普遍較低。
三、進一步完善企業退休人員檔案管理的建議和對策
（一）建立健全的企業退休人員檔案管理體制。科學、完善的企業退休人員檔案管理機制是確保各項檔案管理工作順利開展的重要框架，現代企業應建立一個專門的退休人員檔案管理機構部門，專門負責企業退休人員檔案管理工作。同時應建立一個專門的退休人員檔案信息數據庫，盡可能提高退休人員檔案管理的針對性、有效性，避免出現退休人員檔案意外丟失現象。
（二）建立現代化的檔案目錄以及檔案檢索。加快檔案管理的現代化建設是現代檔案管理的主要發展方向，現代企業應在退休人員檔案管理工作中不斷引入先進的現代化管理手段，不斷提高退休人員檔案管理的信息化、現代化管理程度。具體而言，現代企業退休人員檔案管理工作中應摒棄傳統的手工控制管理模式，建立現代化的計算機控制系統，成立一個標準、規范的退休人員檔案數據庫，以圖形、文字等方式將退休人員的相關資料信息統一管理、輸入到電腦中保存，這樣可以形成有效的檔案目錄控制模式，提高退休人員檔案利用效率。通過計算機控制系統，可以根據檔案的不同類型及內容建立系統的電子檔案目錄，這樣有利于提高企業退休人員檔案管理的規整性及統一性。
（三）轉變傳統的檔案管理觀念，進一步完善檔案管理措施。現代企業應充分認識到退休人員檔案管理的重要性及其作用，提高對退休人員檔案管理的重視度。現代企業管理者應根據企業實際發展以及退休人員管理情況建立科學、完善的退休人員管理制度，同時應加強對退休人員檔案管理的技術控制，進而提高企業退休人員檔案管理的整體有效性，在退休人員檔案管理過程中，應遵循歸類處理原則不斷提高企業退休人員檔案管理的針對性。
對于社會化管理而言，企業退休人員檔案管理工作是一項基礎性工作，科學、有效的企業退休人員檔案管理工作有利于保障退休人員的晚年生活，有利于促進社會的和諧、穩定發展，企業及相關經辦機構應建立完善的檔案管理制度，提高對退休人員檔案管理重視度，不斷完善檔案管理措施，提高企業退休人員檔案管理服務水平。
【摘 要】隨著國家和社會對養老保險和社會保障服務的關注，新時期企業退休人員人事檔案管理工作越來越重要。本文分析了新時期企業退休人員人事檔案管理的現狀，并從國家、企業、退休員工個人三個角度分析了其重要性，通過分析發現，目前我國該領域的管理工作還存在一些問題，對此本文中提出了一些完善企業退休人員人事檔案管理的措施。
【關鍵詞】新時期；退休人員；人事檔案；檔案管理
0.引言
現在，社會老齡化速度加快，國有企業的體制不斷改進，導致企業退休人員的數量越來越龐大。人事檔案對于企業退休人員意義重大，部分企業對于退休人員的人事檔案管理不規范，導致部分人事檔案材料丟失，不僅對退休員工個人利益造成了損害，還造成了極其不良的社會影響。因此，研究新時期如何加強企業退休人員人事檔案管理工作意義重大，不僅有助于完善我國的社會保障制度，而且可以為企業減輕負擔，有助于企業的長期發展，退休人員將來的生活也更加可靠有保障。
1.新時期企業退休人員人事檔案管理的現狀
進入21世紀之后，我國的社會主義現代化建設迅速發展，人們生活質量提高的同時對社會保障、人身權益保障提出了更高的要求，但是，新時期的企業退休人員人事檔案管理工作仍然存在以下幾方面的問題，需要我們不斷改進。
其一，在管理制度方面存在一些問題，主要是檔案管理的發展不平衡、相應制度不完善。雖然全國各地都在開展社會保障檔案工作，但是退休人員人事檔案管理制度不完善，細節規定不明確，標準不統一。而且大城市、發達地區的狀況明顯優于不發達地區，而一些小城市、農村和落后地區幾乎沒有社保機構，沒有建立相應的檔案管理制度，這種不平衡直接影響著我國檔案管理、社保工作的整體發展。
其二，企業退休人員人事檔案的移交接收管理比較混亂，大部分企業的人事檔案管理人員不夠專業，甚至有些企業隨便錄用一些社會人員來進行管理，這些人員對于退休人員的人事檔案材料、國家的相關法律規定、社會保險內容根本不了解，導致檔案隨意堆放，不能分類整理，人事檔案缺少、材料不齊全的現象普遍。企業退休人員人事檔案的移交接收管理混亂，結果導致了許多民事訴訟案件的發生。
其三，意識比較淡薄。企業更多的注重經濟發展與財務管理，對于企業退休人員人事檔案管理不夠重視，甚至有些企業認為人事檔案只是企業與員工雇傭關系的材料，對于退休人員不會耗費精力去管理，或者只是應付管理。而退休人員由于對自身權益不夠了解，法律保護意識淡薄，沒有把人事檔案同自身利益關聯，不了解它的價值，沒有對企業的退休人員人事檔案管理工作起到督促作用。
2.新時期加強企業退休人員人事檔案管理的重要性
新時期加強企業退休人員人事檔案管理是我國檔案管理發展的需要，主要從以下幾方面進行闡述：
一方面，對于國家來說，新時期國家出臺的多項政策都表明了人事檔案的重要性，體現了對于人身權益和社會保障的重視，企業退休人員的人事檔案自然是其中不可分割的一部分。
另一方面，對于企業來說，加強企業退休人員人事檔案管理十分有必要。退休人員人事檔案是企業全面反映員工的文件材料，主要包括員工的個人經歷、工作表現、思想政治以及業務范圍等，是真實反映退休人員的材料依據。退休人員人事檔案可以為企業以后的人事資源管理提供依據，同時退休人員的人事檔案也是記錄企業發展狀況的一種憑證。
此外，對于退休人員個人來說，有助于維護自身的合法權益，更好的保障今后的生活。新時期，人事檔案的重要性地位越來越突出，退休人員在退休之后參加社區養老保險，人事檔案是很重要的憑證，關乎著退休人員今后如何享受勞動待遇和社會保障，為保障退休人員的合法權益提供了依據。同時，有利于退休人員今后生活的合理規劃，例如，通過退休人員人事檔案的社會化管理可以使退休員工在退休之后充分利用自身的才能再次工作，不但能夠充實晚年的生活，還能在自己的崗位上更好的實現自我價值。
3.新時期完善退休人員人事檔案管理的措施
3.1加大經費投入，加強退休人員檔案管理科學體系建設
大部分的企業都比較注重成本投入，成本也主要投入在最關鍵的部門，檔案管理方面的經費投入一般很少。在新形勢下，企業應該設立退休人員人事檔案管理的庫房，并配備相應的設備。隨著新世紀計算機技術和網絡通訊技術的飛速發展，應該加快企業退休人員人事檔案管理的信息化水平，一方面，對于退休人員人事檔案的查詢、編碼、傳遞等采用計算機輔助管理，在節約人手的同時還可以提高工作效率。另一方面，可以將退休人員人事檔案的內容信息化，新時期數據庫技術已經發展的越來越成熟，并且廣泛應用到生產生活的各個方面，將退休人員人事檔案的內容編入計算機，此時可以充分利用掃描技術，將檔案信息內容形成一個完整的數據庫，實現檔案資料的優化管理。
3.2組織好退休人員人事檔案移交接收工作
社會迅速發展，市場競爭越來越激烈，必然會有許多企業倒閉、被淘汰，對于大型企業退休人員的數量有增無減，從而，退休人員的人事檔案被頻繁的移交接收。組織好企業退休人員人事檔案移交接收工作，需要企業聘用專業的檔案管理人員，具有良好的職業道德和專業技能，才能將人事檔案管理工作做好。另外，要求原單位在移交退休人員人事檔案的時候，根據規定將相關的材料補充完整，尤其是涉及到退休人員以后經濟待遇、社會保險的相關材料要收集完整，對于一些缺失無法補充的材料，需要在《轉移檔案材料清單》中做詳細的記錄。
3.3加強宣傳工作，提高退休人員對檔案管理的認識
加強宣傳工作，首先，要加強相關法律法規的宣傳力度，例如，我國的《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國社會保險法》等，做到人人學習法律，人人懂法律，充分利用法律來保護自身權益。可以建立企業退休人員學習人事檔案管理相關知識的長效機制，通過聘用一些有專業知識的檔案管理人才為企業退休人員講解實際的相關操作，也可以積極響應所在地區高校的一些科研活動，讓退休人員了解到人事檔案與自己切身利益息息相關。一些社區可以充分利用社區資源，開展公益活動，讓退休人員在茶余飯后就能學習到人事檔案管理、社會保險、養老保險等方面的知識。
4.總結
綜上所述，企業退休人員人事檔案管理同國家、企業、個人的利益息息相關，是加強社會管理、開展社會保障工作的基礎。新時期，提倡以人為本，構建和諧社會，雖然新時期的檔案管理工作還存在一些問題，但是通過建立完善的退休人員檔案管理科學體系、提高檔案管理人員素質、加強退休人員的保護意識，可以有效推動退休人員人事檔案管理工作的發展。
[摘 要]職業生涯管理是人力資源管理中的一個重要領域，實施職業生涯管理有利于更好地開發檔案部門人力資源的潛能，提高石油企業整體效能。本文在分析石油企業檔案管理人員職業生涯管理必要性的基礎上，結合石油企業檔案管理人員職業生涯管理中存在的問題，研究提出針對石油企業檔案管理人員職業生涯管理的對策。
[關鍵詞]石油企業；檔案管理；職業生涯管理
當前，人力資源的價值備受石油企業的重視，員工的職業生涯發展也成為石油企業關注的普遍問題。職業生涯管理是人力資源管理的一個重要環節，其優秀是協調統一企業和員工的發展目標，通過雙方的共同努力，最終實現雙贏。石油企業近些年油氣開發事業蓬勃發展，但同時，企業人力資源管理中出現的問題，尤其是檔案管理等后勤服務部門員工的職業生涯管理問題也成為石油企業提升內部管理亟待解決的難題。
一、石油企業檔案管理人員職業生涯管理的必要性
1.1 有利于石油企業檔案管理人員自身職業生涯發展
石油企業檔案管理人員的主要工作是對各種資料、材料、檔案進行收集、整理、鑒定、歸類、保管和提供查閱、利用等服務，因此，檔案管理人員與其他人員打交道的時間和機會比較少，工作具有重復性高、復雜性高、單調乏味、枯燥繁瑣等特點[1]。石油企業檔案管理人員大多是中年女性，他們年齡相對較大，長期從事檔案管理工作，職業穩定性較高，因此，極易產生孤獨、焦慮、厭倦、壓力大等消極心理和思想，進而產生職業倦怠感。石油企業對檔案管理人員職業生涯開發和管理不夠重視，員工潛力開發不夠等多重原因造成檔案管理部門人才閑置、人才浪費等現象比較嚴重。石油企業為檔案管理人員進行職業生涯規劃與管理，根據不同檔案管理人員自身的特點和特長，結合檔案管理工作的要求和石油企業整體的職業生涯管理為檔案管理人員設計不同的職業生涯發展通道和方法，提高檔案管理人員的業務技能和綜合能力，將檔案管理工作做得更精、更細、更好，獲得更多的職業發展機會，從而更有利于自身職業生涯的可持續發展[2]。
1.2 有利于完善石油企業組織職業生涯管理
人力資源的管理是石油企業管理的優秀，做好人的管理的同時也能不斷促進企業管理系統的不斷完善，推動企業戰略目標的實現。檔案管理系統是石油企業管理系統下的子系統，同樣檔案管理人員的職業生涯管理系統也是石油企業職業生涯管理系統下的子系統，因此，將檔案管理人員的職業生涯管理納入到組織職業生涯管理中來，有利于石油企業人力資源的開發，有利于組織職業生涯管理理論和實踐的完善，有利于石油企業的可持續發展。
二、石油企業檔案管理人員職業生涯管理存在的問題
2.1 檔案管理人員缺乏職業生涯管理意識
石油企業檔案管理部門員工年齡相對較大，學歷相對較低，職業素養相對不高，大多滿足于現狀，缺乏職業生涯管理意識；他們職業生涯參與積極性不高，大多不愿意學習新知識和新技能，不愿意努力提高自己的能力，認為職業生涯管理是別的部門，別人的事，與自己沒有太大的關系，自己只用傳統的管理思想和方法做好現在的本職工作就可以了；甚至有的員工認為自己能力有限，學不會新的知識和技能，不會得到發展和提升，也不會被企業裁掉，就干脆放棄了職業生涯管理的想法。
2.2 管理層對檔案管理人員職業生涯管理不重視
石油企業管理層主要看重油氣勘探、開發、生產、儲運、處理、銷售等部門的工作，認為檔案管理部門是后勤服務部門，檔案管理工作相對不重要，因此，對檔案管理人員的職業生涯管理就更加重視不夠，支持不夠，檔案管理人員職業生涯管理的戰略高度沒能得以提升，組織機構不健全，制度不完善，資金不充裕，基層管理人員和員工對檔案管理工作不支持、不配合，使得檔案管理工作開展處處受阻，進而影響企業其他部門工作的順利開展。
三、石油企業檔案管理人員職業生涯管理的對策
3.1 建立科學的職業生涯管理體系
石油企業檔案管理人員職業生涯管理不只是員工本人的事，也不只是人力資源部門的事，而是整個企業的事。因此，石油企業領導要高度重視和支持檔案管理人員職業生涯管理，要建立科學的檔案管理人員職業生涯管理體系，體系包括檔案管理人員職業生涯規劃、職業生涯發展路徑、職業生涯管理配套措施等。科學的職業生涯管理體系是保證檔案管理人員職業生涯發展和企業人力資源管理戰略實施成功的關鍵。
3.2 工作內容的再設計
檔案管理工作單調、乏味，工作內容支離破碎，缺乏系統性。通過科學的工作分析，采用工作橫向擴大化、縱向擴大化、工作豐富化、工作連貫化等方法對工作進行再設計，改善以前過細的勞動分工，使工作形式更完整，工作范圍更廣泛，員工參與度更高，可以獨立參與計劃、建議和決策，突破自身及工作上的局限性，從個人層面、組織層面、企業層面重新認識和評價檔案管理工作的重要性。員工通過在工作中接觸更多的不合理和問題，促使自己在工作中和下班后抓緊學習提升自己，想更多的辦法解決工作中遇到的問題，不斷循環，在解決問題的同時提升自我，最終為企業的發展貢獻更多的力量[3]。
3.3 實行輪崗制度
石油企業檔案管理人員長期在同一崗位從事同一工作容易磨滅職業斗志，容易帶來職業厭倦感，造成職業發展停滯，而檔案管理部門職業生涯道路縱向晉升階梯有限，無法保證每個員工都得到晉升機會。因此，針對這種情況，在檔案管理部門推行定期輪崗制，讓他們對整個檔案管理部門的各個崗位和環節都有所接觸和了解；通過輪崗，各個員工都可以了解自己的優點和缺點，找到自己擅長和不擅長的崗位，進而朝著自己感興趣且擅長的方向發展；在輪崗過程中，各崗位人員相互配合、溝通、交流加深了對彼此工作的了解和認識，工作中也會配合得更加默契。
3.4 為檔案管理人員開展各種培訓
隨著時代的進步，科學技術的發展，石油企業也引進了大量先進的設施、設備和技術，如計算機、掃描儀、打印機、管理信息系統等硬件和軟件設施，檔案管理工作也逐步實現了自動化和信息化，這就迫切需要檔案管理人員迅速學習和掌握現代技術和技能，會高效利用相關設施和設備，提高檔案信息的收集、處理、歸檔、查閱、共享、保密等工作的速度和質量。檔案管理人員傳統的管理思想和方法已經不能滿足現代檔案管理工作的需要，檔案管理人員的職業生涯發展也將受阻。為此，石油企業要通過各種途徑有針對性的開展各種培訓，如自學、集中培訓、脫崗培訓、外派培訓等方式方法，讓檔案管理人員學習新知識，掌握新技能，如計算機網絡基礎知識、數據庫使用、信息檢索、相關設施的操作等方面的基本技能。通過培訓讓員工可以完成更重要的工作，承擔更重大的責任，從而勝任更高的職務，獲得更多的個人成就，實現職業生涯管理的發展，增加工作滿意度和企業歸宿感。
4、結論
通過建立科學的職業生涯管理體系、工作內容的再設計、實行輪崗制度、為檔案管理人員開展各種培訓等措施加強對石油企業檔案管理人員的職業生涯管理，從而激發檔案管理人員的積極性和創造性，保證石油企業檔案管理部門的人力資源得以有效開發和最大化的使用。
摘 要 加強檔案專業技術人才培養，提高檔案人員綜合素質，是新形勢下檔案工作有待解決的問題。本文就如何提升企業檔案管理人員的素質進行深入探討。
關鍵詞 企業 檔案管理 素質 提升
一、引言
檔案管理是促進企業發展的一個不可缺少的方面，加強檔案專業技術人才培養，提高檔案人員綜合素質，是新形勢下檔案工作有待解決的問題。一個合格的檔案管理人員應具備一定的理論水平和政治素養，要懂得黨和國家關于檔案整理工作方面的政策，懂得檔案工作的基本理論原則和方法，同時也要具備一定的工作能力和文字表達能力。文就如何提升企業檔案管理人員的素質進行深入探討。
二、企業檔案管理人員應具備的素質
（一）政治素質
檔案專業工作人員必須具備社會上各類專業工作人員所應共同具備的基本政治素質，即堅持四項基本原則，熱愛黨，熱愛社會主義，熱愛祖國和人民，堅決執行黨和國家的各項法律和各項方針政策，講道德，守紀律，不為名，不為利，不計較個人利益，有獻身精神。由于檔案工作具有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案專業工作人員尤應具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。檔案人員必須自覺遵守《保密法》、《檔案法》，不能將檔案隨意堆放。提供利用時，要處理好保密與利用的關系，對于密級較高的檔案，要嚴格按照審批權限進行，做到國家機密不從自己崗位上泄漏。同時，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案專業工作人員應具有良好的為人民服務的精神。
（二）專業素質
檔案專業工作人員應該安心本職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。
（三）知識素質
檔案工作人員必須具有中等以上文化水平，除了掌握檔案學基本知識以外，還要掌握與自己所從事的專業工作相近的其他專業知識，例如，檔案管理人員應該掌握一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案內容有關的其他專業知識或與業務工作有關的科學技術知識；檔案管理人員應該掌握一定的領導學、管理學、圖書館學、情報學等知識。只有掌握具備了相關的專業知識，才能更好地從事檔案工作。
三、提升企業檔案管理人員素質的有效途徑
（一）注重基本素質培養
作為一名檔案管理人員首先要有堅定的政治立場，在思想上、政治上、行動上同黨中央保持一致，熱愛檔案事業。從事檔案管理人員要具備良好的職業道德修養。檔案工作是一項專業性較強，勞動強度大，但又很容易被人忽視的工作，這就要求我們的檔案人員要具有默默無聞的奉獻精神。要愛崗敬業。要進一步提高檔案工作人員對檔案工作重要性的認識，樹立正確的人生觀、價值觀，愛崗敬業，無私奉獻。有良好的服務意識。在社會發展的過程中，檔案的經濟價值、市場價值逐漸顯現出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務、主動服務意識，了解信息需求方向，服務經濟社會發展。必須具備較高的保密意識。檔案人員肩負著保守機密的重任，必須守口如瓶，不該說的堅決不說，不能做的堅決不做，不隨處擺放帶密級的文件、資料，不擅自允許閑雜人員進入檔案庫房重地等。
（二）增強檔案人員專業素質
檔案工作是一項科學性、服務性和技術性很強的工作，更是一項復雜、細致、繁瑣的工作。因此，作為檔案人員除了要掌握歸檔的專業基本知識和操作規程，還要知曉文秘學、歷史學、目錄學、計算機等相關知識，并貫穿至檔案管理的各個環節中去。繼續教育是提升檔案管理人員素質的直接途徑。檔案人員只有經常參加系統的學習，才能適應社會發展的需要。要突破檔案工作的瓶頸，首先思路要創新，樹立檔案工作由事后收集材料變事前介入、事中參與的新的檔案管理理念。其次，管理模式要創新，更新立卷制度，改進工作手段，簡化檔案部門長期推行的繁瑣、呆板的操作步驟，提高工作效率。第三，要有敏銳的職業洞察力，能夠發現和發掘檔案，并能最大限度地發揮好檔案的價值。
（三）培養檔案人員自身能力
1、協調能力
在實際工作中檔案人員的協調能力的發揮常常與檔案資料的齊全、完整密不可分。為了做好檔案工作，檔案人員要熟悉各部門的工作性質內容，與有關人員接洽、聯系。
2、寫作能力
檔案人員有一部分工作直接與文字打交道，如撰寫大事記、年鑒等，必須具備較高文字組織能力，有了一定文字水平，才能勝任檔案工作。
3、數字化管理能力
網絡改變了人們傳統的生活習慣，檔案工作者需要借助現代的傳播媒介進行有效的檔案信息傳播。因此，檔案工作者要接受相關的技能培訓。一是軟件操作和維護技能培訓，提高辦公速度，更好地促進檔案信息的傳播。二是網絡知識的學習和培訓，可以使檔案工作人員及時捕捉社會信息，針對受眾需求進行組織，提高傳播效率。三是檔案管理信息系統、電子文件的發展和計算機病毒等知識的培訓，都有利于檔案工作者正確應用現代技術，在安全與保密的條件下，進行更有效的檔案信息傳播。檔案工作者除了堅持自學的學習方式外，還可以到高校進行充電，充分利用高校人才聚集、師資力量雄厚、教育資源充足的優勢，在短時間內系統地掌握常用的信息知識和基本技能，為以后優質、高效地完成檔案工作奠定基礎。
（四）健全獎懲分明的機制
檔案管理工作中最突出的問題就是缺乏競爭，檔案管理部門與單位其他部門之間沒有對比，工作得不到認可，缺乏成就感，這極大地制約了檔案管理人員整體素質的提升，因此，必須引入競爭激勵機制。企業要改變對檔案管理部門的認識，樹立“檔案管理也能出效益”的理念，將其置于與其他部門同等重要的地位。其次，部門內部要建立以“競爭、激勵”為優秀的文化氛圍，引導檔案管理人員的思想行為。激勵包含獎勵和懲罰兩個方面，實踐中，實行公開、公平競爭上崗，真正做到能者上，庸者下；制定一系列的激勵機制，對作出貢獻、業務能力突出等人員要給予提拔晉升、資金獎勵、精神鼓勵等。要制定細致的考核標準，從服務態度、服務效率、創新成果、安全保密、業務操作、管理水平、學習成效、工作作風等多方面進行評比，廣泛征求職工意見，設立相應的評分標準，進行科學的考量，確保考核結果公正、客觀和公平，促進檔案管理工作朝著可持續的方向良性發展。
四、結束語
綜上所述，企業檔案管理人員除了要具有很強烈的事業心和正確的思想意識外，需要不斷地努力學習，用多方面的知識武裝自己，使自己成為綜合素質較高的“復合型”人才，為企業的健康發展做出應有的貢獻。
摘要：檔案工作是煙草企業整體事業科學發展的重要基礎和前提。做好檔案工作關鍵在人。本文針對基層煙草企業檔案工作人員隊伍存在的問題，提出應從完善機制、整體聯動、學習培訓、創新服務等環節入手，切實加強煙草企業檔案工作人員隊伍建設。
關鍵詞：煙草企業 檔案員 隊伍 檔案工作
煙草企業產生、保存的各類檔案是煙草行業改革發展的真實記錄和寶貴財富，是煙草文化的重要組成部分。其中從事檔案工作的人員始終處于檔案工作的優秀位置以及企業管理的關鍵環節，作用十分突出、不可替代。
1 目前基層煙草企業檔案工作人員隊伍存在的問題
相對其他企業，煙草企業檔案工作基礎較好。目前常德市及所屬7個縣級分公司全部晉升了省特級，實施了檔案工作規范化管理。盡管煙草企業基層領導普遍重視廣義上的檔案工作，但對檔案工作人員的管理則明顯滯后，存在的問題不容忽視。
1.1 檔案員的配備不力
當前，基層煙草企業對于檔案工作人員的編制、配置、工作權責等沒有明確的規定，配備的隨意性較大。據了解，常德市及所屬煙草企業均只配備了一名檔案員，絕大多數為兼職，工作常常是“單兵作戰”。一是省特級檔案室明確要求配備專職檔案員，但確有部分晉升了省特級的煙草公司是辦公室文秘兼職檔案工作，甚至還有檔案員沒有解決正式編制。加之檔案員評職稱、提待遇、職位晉升等渠道有限，工作積極性可想而知。二是檔案員往往兼職過多，難有更多的精力用于做好檔案工作。這往往導致檔案收集不齊全、整理不規范、管理欠到位、安全難保障。當前，大部分基層煙草公司兼職檔案員自身業務不熟，沒有親自參與整理年度文件材料，而是聘請外面的專業公司或專業人員集中整理。三是檔案員知識結構不合理。多數為半路出家，專業不對口，專業程度不高，學習機會不多。煙草企業檔案員不僅應知曉檔案基礎業務知識，還需了解規范建檔、檔案信息化等實際操作。然而檔案員隊伍中多數達不到要求，并且平時主動學習、請教的也很有限。個別檔案員甚至對于本企業室藏檔案的底子也不清楚，情況也不了解，導致檔案目錄建立欠規范，難以準確、及時地查閱檔案。
1.2 檔案員的素質不一
檔案工作的政治性、業務性、服務性都很強。首先，政治性要求檔案員具有較強的責任心、進取心，包括具有較強的安全保密、收集歸檔意識。然而部分煙草企業的檔案員身在其位，不謀其職，認為檔案工作出不了效益，也出不了大問題，滿足于將檔案束之高閣，“用時翻一翻，閑時放一邊”。同時工作中怕麻煩，圖簡便，沒有嚴格執行規章制度，缺乏起碼檔案意識的屢見不鮮。如有的領導或業務人員沒有及時移交文件材料，而檔案員沒有主動督促歸檔，結果造成文件流失、企業損失。又如借出檔案時未登記，領導要查時到處找，影響了企業的利益。其次，業務素質參差不齊，整體水平較低。有的檔案員既不注重檔案材料的收集歸檔，也不能按照業務規范整理檔案，更不善于學習先進的管理手段。當然，有的檔案員是因為兼職過多、企業更重看得見的效益等原因很少有時間、有機會參加系統的檔案業務知識培訓，加上自身檔案意識不強，缺乏相關的激勵機制，平時難以自覺地學習這方面的專業知識。然而如此下去，勢必直接造成檔案工作規范化水平的下降。再次，服務全局的意識和能力有待加強。譬如檔案員主動利用檔案資源，匯總情報或數據服務公司的少，積極出謀劃策的少，沒有真正體現檔案的利用價值。另有部分檔案員工作效率不高。由于業務水平、服務意識欠缺，有的在檔案收集時馬虎，造成文件材料不齊全、不完整；有的在檔案鑒定時隨意，不對照歸檔范圍，“玉石混裝”，造成歸檔的遺漏或是價值劃分不準確；有的在檔案整理時，檔案的分類、裝訂不合要求等。結果到最后還得請外人花大力氣重新建檔，拖了公司的后腿。
1.3 檔案員隊伍的穩定性不夠
由于體制不完善，缺少相關的政策依據，基層煙草企業往往在人事安排上對檔案員缺乏全面、長遠的統籌規劃，不僅人員素質欠缺保障，而且隊伍不夠穩定。往往是好不容易培養了一個檔案員，相關業務比較熟悉了，情況比較清楚了，不久又在人員調整中離開了檔案工作崗位，然后由另外一個新手接替，并且交接手續沒有或不規范。據反映，大多數檔案員都兼職辦公室文秘或其他工作，并且辦公室人員崗位變動又較頻繁。辦公室人員異動，往往檔案員也隨之變動，隊伍很不穩定。加之檔案員工作量大而難以得到領導重視，辛苦卻難以看到“前途”和“地位”。大家都不大情愿接受這項工作，已接受的大多也想把它推出去。難有檔案員愿意長期做下去，或是為檔案工作長遠打算。由于檔案員隊伍的流動性大，工作往往容易停滯，難以接上，更談不上檔案工作的科學、可持續發展。
2 關于基層煙草企業檔案工作人員隊伍建設的探討
基層煙草企業應堅持人本理念，大處著眼、細節著手，以“抓管理、抓效益、抓文化”的高度來重視和加強檔案員隊伍建設，以期戰略性、全局性、長遠性地推進檔案工作，服務自身發展。筆者認為，加強煙草企業檔案工作人員隊伍建設應從完善機制、整體聯動、學習培訓、創新服務等環節入手，多措并舉，不斷推進。
2.1 完善相關機制，強化檔案員地位
一是煙草企業應切實把檔案工作列入年度工作規劃和重要議事日程，與其他工作同部署、同推進、同考核，并讓檔案員有效參與其中。二是應在企業人事規章制度中補充檔案員的配置要求，為檔案員定編定崗，規定檔案員的任職條件、職責權利、責任追究等。要結合精細化管理，將那些勤快細心、工作熱情、責任心強的員工選配到檔案員崗位上來。在崗位調整時，要充分考慮保持煙草企業檔案員隊伍穩定的重要性，慎重以及盡量少調整檔案員。如確需調整的，應按規定辦理交接手續。三是要依照檔案工作規范化管理的要求，確保省特級單位配備一名專職檔案員。對于兼職的檔案員應確保其60%以上的精力用于檔案工作。考慮吸收檔案學、計算機等專業的員工進入檔案員隊伍。四是制定適當激勵機制，從政治上愛護、工作上關心、待遇上傾斜檔案員，鼓勵他們干一行、愛一行、專一行，充分激發他們的熱忱和潛能。五是學習宣傳檔案法規知識，提升上下的檔案意識，營造一種人人重視、支持檔案工作的良好氛圍。
2.2 實施整體聯動，促成檔案工作合力
在以住的檔案工作中，基層煙草企業經常是辦公室個把檔案員“孤軍奮戰”，其他部門、其他員工則是“作壁上觀”，容易導致各類失誤。當前，煙草企業必須順應檔案工作規范化管理的時代要求，切實健全檔案工作網絡，實施整體聯動。在公司各業務部門明確一名兼職資料員，協助檔案員開展工作。建立包括相關領導、檔案員、兼職資料員在內的檔案工作網絡，明確各自的工作職責，使檔案員的工作得到多方的支持。同時發揮團隊精神，變“單兵作戰”為整體聯動，促成檔案工作的合力。如果把檔案按人事檔案、會計檔案、專賣檔案、銷售檔案等進行分類，而且各業務部門兼職資料員能在檔案員、專業人員的指導下，按規定負責定期做好對口檔案的收集、分類乃至規范整理，統一移交綜合檔案室，定能極大地提高基層煙草企業檔案工作的效率與質量。與此同時，檔案員要與各業務部門兼職資料員建立密切的業務交流和良好的互動關系。檔案員負責對兼職資料員的業務指導，需經常去各業務部門了解檔案工作情況，發現問題須及時解決，使兼職資料員能盡快掌握基本技能和知識，盡快進入角色，轉為“內行”。此外，還需建立相應的考核機制。制定適用的考核標準和評分細則，由檔案員參與考核。例如對各業務部門的檔案資料收集及歸檔情況進行檢查評分，將考核結果納入到部門和兼職檔案員的考核成績中。根據考核結果，對于績效考核成績突出的兼職資料員給予一定表彰或獎勵，對于工作不認真負責的進行批評指正和處罰。并將考核結果作為職務、職稱晉升的參考依據。
2.3 加強學習培訓，提升檔案業務水平
首先，檔案員要特別培養自主學習、自我成才的能力。要以高度的責任感和事業心學習檔案業務知識，熟悉檔案室檔案資料的分類及存放位置，掌握檔案數據錄入、檔案數字化等專業技能，加強對新形勢、新載體、新內容檔案（如機讀型、微縮型、視聽型檔案）的管理能力，使自己成為業務能手和復合型人才。而且，檔案員要勤于思考，善于總結，要在實際工作中積累經驗、探索工作規律，不斷提高自己的業務水平。其次，要制定檔案工作規范并組織學習。譬如要在充分了解煙草企業各部門工作職能的基礎上，依據國家檔案局頒布的法令，確定企業歸檔文件材料的歸檔范圍和保管期限。然后組織檔案工作網絡全體成員參加的學習培訓，讓大家都熟悉理解，運用實踐。再次，要組織檔案基礎知識的學習培訓。檔案員只有領會、掌握檔案法律法規及檔案工作業務知識，熟悉檔案管理的各種環節和基本技能，才能“先當學生，后當老師”。可以根據實際，適時舉辦煙草行業檔案基礎知識和業務技能培訓，培養適應新時期檔案工作發展要求的人才。最后，要組織學習交流。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請檔案行政主管部門的領導、專家上門指導、授課；另一方面，要組織檔案工作網絡相關成員到本地、本行業做得好的單位考察學習檔案管理工作先進經驗，促進煙草企業檔案工作健康、有序發展。
2.4 創新服務理念，發揮檔案利用價值
檔案工作的“建、管、用”中，“用”即功用，充分發揮檔案的價值是終極目標，利用檔案做好服務是落腳點。一是優秀的檔案員隊伍應創新服務理念和服務模式，加強檔案工作的宣傳力度，使領導和員工認識檔案、了解檔案、重視檔案，懂得利用檔案為企業服務。檔案員應逐步扭轉目前只應付建檔與日常性管理的工作模式，將“等人上門”上升至“靠檔案說話”，變被動服務為主動服務。例如，煙草專賣人員對違法煙販的處罰幅度確定可從業務檔案中查找到其以前違法事實作依據，可查找到類似的處罰情況作參考；在開展有關職能檢查活動時，可從相關的檔案中提取到有效依據；業務經營活動中應執行的有關政策、法規，更是隨時可從檔案中查找利用。二是利用檔案服務企業決策。企業管理的優秀在于決策。檔案員應創造條件，主動整合檔案資源、編研數據、情報、材料為領導決策提供依據和參考，為煙草行業的整體發展貢獻力量。編研檔案資料，除編著《煙草志》外，還可編著行業書籍公開出版，發揮檔案的社會效益和經濟效益。三是檔案員還應根據行業發展的要求，充分發揮檔案資源的文化價值。可以利用檔案這一不可再生的文化母資源，開辟榮譽陳列室、編著行業發展歷程教材、展示企業特色文化，把“死檔案”變成“活文化”，切實有效地促進企業的自信力、凝聚力和向心力。
作者簡介：沈艷麗，女，湖南省煙草公司常德市公司（煙草專賣局）工作，漢語言文學專業，研究方向：企業管理、檔案管理。
【摘 要】檔案工作的好壞、質量的高低，根本上取決于檔案工作人員素質的高低。本文通過企業的特點和檔案工作的職責，簡要敘述了企業檔案工作人員具備的職業道德。
【關鍵詞】企業檔案人員職業道德
道德，是指人們共同生活的準則及其行為規范。職業道德，是一定職業范圍內的特殊道德要求，是人們在本職工作中必須遵循的行為規范，是“靈魂的立法”。在我們國家，從事任何職業的人，都應該具有良好的職業道德，檔案人員也同樣需要崇高的職業道德。任何一個檔案人員，如果不注重職業道德修養，即使他有再高的業務水平，工作也不會有多大的成效。根據檔案工作的職業特點，本人認為企業檔案人員的職業道德規范，主要有以下四個方面。
第一、熱愛本職工作，甘當無名英雄
一個檔案人員，首先要熱愛檔案工作，具有甘當無名英雄的精神，只有這樣才會有強烈的事業心、高度的責任感，才會迸發出巨大的創造力，做出一流的工作成績。企業檔案既是企業職工的勞動結晶和智慧積累、企業發展的忠實記錄和客觀評價，又是企業文化的重要組成部分。在加強企業管理、明晰產權關系、實施資產評估等一系列建立現代企業制度的工作中，他的價值和作用是不可替代的。如果一個企業領導認為檔案是可有可無的話，那么，這個企業就很難搞好，因為檔案管理是企業科學管理的一部分。建立現代企業制度，即“政企分開、產權明晰、權責明確、管理科學”，其中管理科學對企業特別重要，而企業檔案工作正是管理科學的基礎，沒有這個基礎，企業管理科學只能是空談。然而，由于檔案人員日常所做的整理工作、保管工作、利用工作，雖然內容豐富，主動性很強，但又很難用“定額”或數據來衡量，這就是企業檔案人員常常陷入“辛辛苦苦談不出成績，平平淡淡評不上先進”的窘竟。檔案工作的這一職業特點就要求我們靠道德的內在動力，靠完成本職工作的責任義務，保持自身尊嚴和職業的崇高感去做好本職工作。檔案使用者在檔案人員的幫助下獲得了科研成果等，而檔案人員卻不見經傳，默默無聞。這種精神就是檔案人員具有崇高職業道德的標志。
第二、熱情服務，一切為企業“兩個效益”
企業檔案使用者是檔案的直接服務對象。為了最大限度地滿足檔案使用者對檔案的需要，這就要求檔案人員以“對工作極端負責人，對同志極端熱忱”的精神，全心全意為檔案利用者服務，急他們所急，解他們之難。要尊重他們的人格和權利，對他們一視同仁，平等相待，不分職務的高低，不辭咨詢的疑難繁瑣，不計自己的得失榮辱，有問必答，百問不厭，有求必應，誠懇耐心。一個企業經濟工作的好壞，企業的檔案工作起了一定的作用。雖然檔案工作沒有直接的經濟效益，但是依據檔案史料參考，它可以為企業取得間接的社會效益和經濟效益。因此，管好檔案就是為提高企業“兩個效益”服務。
第三、認真負責，對工作一絲不茍
在檔案人員的職業行為中，最緊要的就是對工作認真負責，以身作則，嚴以律己，堅持執行檔案工作的各項制度。這是衡量一個檔案人員道德水準的重要方面，也是一個檔案人員必須對自己所從事的工作，不論是檔案的收集、整理、編目、利用，還是檔案的保管和保護，都必須忠于職守，兢兢業業，因為檔案是企業的寶貴財富。除了檔案的內容外，檔案的物質形態狀況也對檔案工作產生很大影響。如：檔案庫房管理不善，檔案發生霉爛、蟲蛀，或檔案借閱不當，發生不正常的破損，都將大大減少檔案的使用壽命，嚴重影響檔案的完整和利用。因此，檔案人員的職責便是保護好所有的檔案，既要愛之如命，又要惜之如寶。我們必須深刻認識檔案工作的重要性，從而以認真負責、一絲不茍的態度干好企業檔案工作。
第四、努力學習，不斷豐富知識和提高技能
隨著現代科技的飛速發展，檔案學的內容越來越豐富，需要鉆研、完善的問題日漸增多。檔案人員要清醒地認識到自已的學識、能力與現代檔案事業的發展要求的距離。看攤守業、因循守舊，都是不符合檔案事業的發展要求的。因此，檔案人員都要解放思想，勇于進取，不斷學習，提高技能，以飽滿的工作熱情，奮發向上的精神，從事檔案工作。馬克思說：“在科學上沒有平坦的大道，只有不畏勞苦沿著陡峭山路攀登的人，才有希望到達光輝的頂點”。只有孜孜不倦地學習，才能掌握職業道德實現的本領，不斷掌握新的知識和技能，探索檔案工作的新標準、新方法，解決檔案工作中出現的新問題。作為企業檔案人員，在收集、整理、保管檔案的基礎上，多建立專題檔案數據庫，匯編檔案史料，開展檔案學術研究會等，為企業的檔案事業獻出自己的聰明才智和力量。
綜上所述，企業檔案人員的職業道德是一種客觀存在的行為規范。企業檔案人員具有了良好的職業道德，才能充分認識自己工作的意義，搞好本職工作，使企業更加興旺發達。“寶劍鋒從磨礪出，梅花香自苦寒來”，只要我們從一點一滴做起，就一定能成為合格的檔案人員。
【摘要】企業檔案工作應以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。而檔案管理人員是檔案管理的關鍵。檔案管理人的素質提升時重中之重。
【關鍵詞】企業檔案工作者；基本素質提升
企業應維護檔案的完整、準確、系統與安全。企業檔案全方位反映了企業活動的方方面面，它既包括企業的生產經營活動內容，也包括企業的管理、財務、人事等其它活動的內容，如文書檔案、技術檔案、經濟管理檔案、專利檔案、商標檔案、財會檔案、人事檔案等，真實全面地記錄了企業在行政管理、技術引進、產品研制、生產，市場營銷、經營決策以及財會、人事管理等方面的活動，是企業重要的知識資源，也就是企業知識管理的資源基礎之一。以計算機技術和現代通訊技術為代表的技術革命變革了現代社會的信息環境，對作為人類記憶的檔案及其管理帶來革命性的影響，檔案管理從實體管理、信息管理直至知識管理演進的過程，實際是檔案價值的升華與知識內涵的拓展過程，檔案管理人員的基本素質對實現這一跨越至關重要。
一、培養企業檔案工作人員良好的思想政治素質
思想政治素質指人們從事社會政治活動所必需的基本條件和基本品質，它是一個人的政治思想、政治方向、政治立場、政治觀念、政治態度、政治信仰的綜合表現。首先，企業檔案管理者必須具有較高的政治覺悟水平，堅定社會主義信念和馬列主義信仰，遵紀守法、忠于職守。要時刻關注黨和國家的相關路線、方針和政策，保持堅定的政治方向，全面認識和不斷學習科學發展觀，保證自己在思想上、政治上和行動上與黨中央保持一致，用黨的先進理念指導企業檔案管理工作，不斷探索與創新檔案管理方法體系。其次，企業檔案工作人員要有高度的責任感、強烈的事業心、服務為人的工作意識、堅持不懈的探索研究精神和腳踏實地的工作作風，在浮躁的社會中保持平穩而積極進取的心態，勤奮學習、努力鉆研，不斷學習和運用新的知識和科學技術來促進企業檔案管理，為企業的科學可持續發展貢獻自己的力量。
二、培養檔案管理人員良好的職業素質
良好的職業素質要求檔案管理人員具備正面積極的職業心態和正確的職業價值觀意識。首先，培養檔案管理人員愛崗敬業精神，就是對自己的檔案管理工作認真負責，熱愛檔案管理這份工作，用馬克思主義思想武裝自己，認真對待檔案管理工作，對本職工作兢兢業業、一絲不茍，并堅守職業操守，為提高檔案管理工作水平盡心盡力。其次，培養員工誠實守信甘于奉獻的高尚品德，履行本職工作的職責，自覺努力的誠信做人，踏踏實實的辦事，堅守職業道德準則。第三，培養檔案管理人員處理事情的果敢公道，這也是職業道德的出發點和歸宿。服務態度端正，客觀，不損害他人利益；對任何人任何事采取一視同仁的態度，秉公辦理。第第四，培養檔案管理人員服務群眾的意識，當社會利益與分部利益、個人利益發生沖突時，要端正服務態度，改進措施，提高服務質量，這是職業道德的重要原則。
三、安排檔案管理人員應定期接受檔案業務培訓
隨著改革開放的不斷發展，我國經濟也有了突飛猛進的進步，企業內部檔案管理的內容和形式也不斷變化，對檔案管理者的素質要求也越來越嚴格。在檔案管理工作中，應該安排檔案管理人員定期接受檔案業務培訓，促使其緊跟時代步伐，及時更新觀念，充分利用現代化的檔案管理科技成果，不斷創新檔案管理方式和體系，讓檔案管理工作對企業的發展與進步發揮最大的效用。學習是企業檔案管理者在進步過程中不可或缺的“加油站”。在科技知識不斷更新的時代，企業的學習條件與檔案管理者密切關聯。企業應該積極為檔案管理者創造更好的硬件條件和軟件條件，隨著企業的發展，我們會發現企業檔案管理水平和對檔案的運用水平對企業的經濟效益有著重大的影響力，推動企業發展的作用也越來越明顯。因此，應該將對檔案管理人員的業務培訓作為長期的發展方針，不斷促進檔案管理人員業務能力的提升。
首先，加強檔案管理人員的理論知識培訓。企業要加強對檔案管理人員相關檔案學的專業理論知識，不僅包括檔案學，還包括文獻學、圖書館學、科技情報學、中國檔案歷史、檔案保護技術學等的知識培訓，使其認真全面系統地掌握檔案學的專業基礎理論知識。
其次，要加強檔案管理人員的檔案管理技術培訓。企業檔案管理者要緊跟時代步伐，熟練掌握以計算機為代表的現代化辦公設備的使用，掌握現代企業檔案管理技巧，緊跟時代科學技術發展的步伐，結合行業和企業的特色，從實際出發，不斷創新企業檔案管理方式和方法，在吸取前人的優秀經驗基礎上，提高檔案管理的科學技術水平，創造企業自己特色的檔案管理體系，使檔案管理工作緊跟企業發展步伐。企業要加強對檔案管理人員計算機技術、計算機網絡技術、數據庫技術、光盤技術、計算機自動標引技術、通訊技術、縮印技術、復印技術、錄像、照相技術等知識的培訓。
培訓過程中，一要做好培訓的計劃，既要有當前性，又要計劃性，統籌安排，實施培訓，并持之以恒。既要培訓檔案學的相關知識，又要組織學習黨和國家有關檔案方面的法律、法規、條例等文件。二是鼓勵檔案工作人員面向實際，勇于創新。在檔案管理實踐中，不斷總結和歸納，不僅要總結成功的經驗，而且要總結失敗的教訓，通過總結才能使感性認識上升到理性認識，探索檔案工作的科學規律。
【摘 要】檔案工作是一項專門業務工作，是一項涉及多種專業，多種學科的工作。要做好這項工作，必須有一批具備一定的檔案專業知識、文化科學知識和較高政治素質的檔案專業的專門人才。企業只有創造良好的教育環境，加強繼續教育，提高培訓質量才能有助于提高檔案工作者基本素質。
【關鍵詞】企業檔案管理；人員基本素質
1.素質是做好企業檔案工作的前提
企業檔案工作對企業的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企業帶來巨大的社會效益和經濟效益。較高的政治素質是做好一切工作的前提和準則。檔案工作者要樹立堅定正確的政治方向，樹立共產主義的遠大理想和科學的世界觀、人生觀、價值觀。具體來講，就是要正確履行《檔案法》的義務；較全面地了解黨和國家各時期的方針、政策；樹立歷史唯物主義觀點有卓識的遠見；充分認識檔案工作在我國現代化建設中的重要地位；同時應具備甘愿寂寞、甘受清貧的良好的職業道德，才能在知識經濟時代全身心地投入到檔案工作中，才能坐得住凳子，不被外面得世界所左右，將自己主動融入知識經濟的主戰場，利用自身優勢，發揮行業特點，一切服從和服務于經濟建設這項中心工作，將檔案這一重要的知識載體，自覺地融入知識經濟的大潮中去，從而發揮檔案資源的巨大作用。
2.精湛的業務素質是企業檔案工作者立身之本
精湛的業務素質是檔案工作者必不可缺少的，集中表現在以下三個方面：
2.1企業檔案工作者要有廣博的基礎知識
檔案的內容涉及政治、經濟、軍事、外交、科學和文化等廣闊的知識領域。種類繁多的檔案形成于各個歷史時期的各種機構或人物，具有很多不同的復雜的特點。對它們的管理和使用，實際上就是對它們內在的知識內容進行不斷地分析與綜合，使其便于科學的利用，充分發揮其參考憑證作用。這就要求檔案工作者要對分散的各種檔案等進行處理和整編，進行科學地整理與鑒定，選擇與編研有價值的材料，主動向利用者提供系統的知識。
2.2要有較高的科學文化素質和系統的檔案基礎理論以及適應市場經濟競爭的基本素質
檔案工作者要適應知識經濟，必須要掌握現代化管理水平，建立科學的檔案管理體系，隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，使檔案管理與企業工作同步發展。
檔案學的基礎理論和專業知識，不僅包括檔案管理學，而且還有文書學、檔案文獻編纂學、科技檔案學、中國檔案史、外國檔案史、檔案學理論與歷史、檔案學概論、檔案保護技術學等等。全面系統地掌握檔案學的基礎理論和專業知識，必須抓住兩個環節：一是要全面學習，持之以恒，既要有計劃地學習檔案學的專門著作，又要學習和掌握黨和國家有關檔案工作的法律、規章、實施辦法等文件。二是要勇于實踐，認真總結。實踐出真知，通過總結才能使感性認識上升到理性認識，不僅要總結成功的經驗，而且要總結失敗的教訓，通過總結，探索檔案工作的規律。
適應市場經濟競爭是對檔案工作者的辦事能力和掌握科學文化知識和檔案學理論知識的綜合反映。辦事能力的大小，在一定程度上決定著工作效率、工作質量和工作水平。為此，檔案工作者不僅需要具有健康的生理和心理素質、具有較強的法律意識和專業的技術能力、具有參與能力和高效管理能力，還應該具有不斷開拓進取的創新能力和高效服務的能力。
所謂高效服務的能力，就是把服務于知識經濟和企業的發展，作為企業檔案工作者開展工作的立足點和著眼點，而服務意識的強弱，服務效率的高低，事關企業事業的發展。為此，檔案工作者要提高企業檔案工作的科技含量，強化服務手段，開拓服務渠道，使檔案能夠充分發揮其作用，也只有這樣，檔案工作者因為“有為”而就“有位”了。
2.3還需要及時掌握和熟練應用現代化的辦公手段
隨著檔案管理的現代化，要求檔案工作者還必須具有熟練的計算機操作能力，掌握檔案現代化設備的使用。編研工作對檔案工作者政治思想水平和業務能力，提出了更高的要求，因為這對編研作品質量高低，起著決定性、關鍵性的作用。所以要求檔案工作者綜合運用多種知識來管理檔案。
總之，檔案工作者對知識面的要求很廣，必須具備一定的政治理論水平，一定的文字、文化水平，以及一定的有關專業知識水平。做檔案業務指導工作的，知識面要求更寬，應該是個“多面手”；做內部管理和編研工作的，知識不僅要有廣度，而且要有深度，要有獨立的工作能力和協作能力。
3.良好的職業道德是企業檔案管理工作的基本要求
檔案工作者不僅要具有較高的政治素質和精湛的業務素質，而且必須具有良好的職業道德。主要表現在：
要熱愛檔案事業。熱愛自己的事業，愿為自己所從事的事業貢獻一切力量，這是檔案工作者首先應當具備的職業思想。我們要充分的認識它，體會它的意義，才能感覺到檔案中的樂趣。熱愛才有追求，追求才能勤奮，勤奮才有成果。
要有珍檔敬業、無私奉獻的精神。檔案工作的性質決定了檔案工作者甘當幕后角色，甘做人梯，默默無聞，扎實工作。企業檔案工作者無私奉獻的高尚情操，艱苦拼搏的頑強作風，進一步做好檔案工作，為建設中國特色的社會主義偉大事業服務。
要有甘于寂寞、甘于清貧的品質。檔案部門既無錢，又無權，條件又很差，開展工作難度大，終日在做繁瑣的收集、整理、編目、保管、提供利用等具體業務，這些工作許多都是在庫房理關著門進行的，是不被人們了解的。特殊的環境，需要檔案工作者培養一種甘于寂寞，以苦為榮，以苦為樂的品質，充分體現自身的人才價值。
4.企業培養和提高檔案工作者素質的途徑
4.1創造良好的教育環境
人的智力、人的素質是不能引進的，對于培養和提高檔案工作者素質來說，關鍵是教育。因為教育是提高檔案工作者必不可缺少的“充電器”。知識的產生和獲得必須依賴于教育，在以高科技為基礎的信息時代，教育將成為經濟社會發展的重要動力源。可以預見在未來社會教育同經濟發展的關系將會越來越密切，推動經濟發展的作用也越來越明顯。只有依靠教育不斷地更新知識，才能持續地推動企業的發展。檔案是為企業發展服務的，所以必須為在市場經濟大舞臺上唱配角的檔案工作者創造一個良好的教育環境。
4.2加強繼續教育
隨著市場經濟體制的確立和高新技術的廣泛應用，檔案工作的內容和服務模式都發生了很大的變化，對檔案專業人員的要求也越來越嚴格。特別是對未經崗位培訓的檔案工作者來說，強化繼續教育是必不可少的。繼續教育是對檔案工作者進行知識和技術更新、提高的有效途徑。通過繼續教育，以達到更新觀念，增長知識，提高能力的目的，開發檔案人員的創造能力及管理水平，以促進檔案事業的發展。
4.3提高培訓質量
只有經過培訓，掌握了豐富知識的人，才是最大的財富。知識經濟的到來，迫使我們在人才培訓或培訓機制上必須要有相應的調整、改革，對傳統的教育方式要進行重新審視和改變，更新教育和培訓觀念，改革傳統的辦學和培訓思路，應試教育必須從檔案人員的素質、智能所取代，突出企業檔案教育特點和實踐的針對性，注重實效性。
5.結束語
檔案管理人員的素質，作為影響檔案信息化建設進程的決定因素，它的提高，必將大大加快檔案信息化建設的步伐。因此，只有提高檔案管理人員的素質，才能提高檔案工作績效，加快檔案信息化建設的步伐，最終實現檔案信息化管理。
[摘 要]企業檔案工作在企業發展中作用如何關鍵還在人，因此要全力提高檔案人員的思想素質，全力提高檔案人員的業務素質，全力提高檔案人員的理論修養。
[關鍵詞]現代化企業；檔案人員
近幾年來，企業在走向市場過程中，有許多成功的經驗和失敗的教訓。作為企業基礎管理工作之一的檔案管理，也和其他工作一樣，有起有落透過這些正反事例，我們看到，企業檔案工作在企業發展中作用如何關鍵還在人，為此，提高企業檔案管理人員的素質十分重要。
一、全力提高檔案人員的思想素質
所謂提高思想素質主要是指檔案人員要解放思想，更新觀念，不斷豐富自己的業務知識，僅僅圍繞經濟建設這個中心，提高業務水平和工作能力，更好地服從和服務于經濟建設。目前，一些人思想上不同程度地存在著服務思想不強，求舒適安逸、不思進取、不安心檔案工作、精神不振等問題，由于這些思想問題直接影響著檔案人員的行為，導致管理水平低下。因此要花大氣力提高他們的思想素質。要培養服務意識，檔案管理本身就是一項服務性的工作，身居服務部門，而不思服務，后果可想而知。檔案人員要牢固地樹立起為企業經營發展服務的意識，只要是企業需要，就要盡最大努力去做，做到全心全意。要培養事業心，檔案人員要有很強的責任心和使命感，干一行愛一行，不為名，不為利，甘當無名英雄，全心全意投身檔案事業，為檔案事業做貢獻。要培養奉獻精神，檔案工作單調、枯燥、默默無聞。在檔案戰線上要做出驚天動地的事情來不容易。檔案人員要有老黃牛精神在平凡的崗位上默默地工作、堅持無私奉獻。要培養創新精神。組織上交干工作，就一定要干好，干出成績來。有堅定的信念和意志，即默默工作，又勇于開拓進取，不斷創新，朝著既定目標前進，發揚苦干實干，鍥而不舍、不達目的不罷休的精神。
二、全力提高檔案人員的業務素質
檔案工作者必須不斷提高自己的業務素質，以適應新的工作需要。一是要成為檔案管理的雜家。過去企業的檔案、科技檔案、會議案等檔案分類的仿佛進行人員分工，管理內容單一。現在，企業檔案管理實行新的分類標準，打破了原有的模式，檔案人員一人多崗，兩類或多類檔案管理，這就需要掌握不同類別的檔案管理技巧，一專多能，使自己成為檔案管理的多面高手。二是要熟悉檔案管理的技巧。不同類別的檔案其形成過程也不同。如企業對外開放，引進先進技術過程中，從項目立項、可行性調研、出國考察、洽談、簽約、基建、調試、竣工驗收、產品銷售、市場信息反饋等一系列活動涉及上上下下、方方面面，要保證這些活動的檔案齊全完整，檔案人員需要花氣力，下功夫，對不同部門、不同人員進行監督、指導。三是要掌握靈活的方法。以檔案提供利用為例，過去檔案部門的提供利用方式，基本上是坐等上門，現在不同了，檔案部門除編寫案卷目錄、全引目錄、大事記、數據匯集外，還搞編研非密級檔案，可開架閱覽、發放數據手冊檔案信息等等。從檔案收集工作看，改變以往“跟著干”的方法，從企業活動一開始，就與有關部門聯系，提前采取措施，制定一些辦法，保證檔案資料準確、齊全地歸檔。
三、全力提高檔案人員的理論修養
市場經濟是法制經濟。企業的檔案管理人員要做好市場經濟條件下企業檔案管理工作，必須不斷加強理論修養，拓寬知識領域。企業檔案人員由于不再是單一的文檔、科技檔案員，這就要求在鞏固原有知識的基礎上，拓寬自己的知識領域。管理多種檔案，就要掌握各門類專業檔案知識。企業搞聯營、合資、轉向外面型企業，不斷參與國際間交流活動，引進國外先進技術，檔案人員也要學好外語。檔案人員要學好《檔案法》等法律知識。現代化企業迅速發展的主要標志是技術手段不斷增強。采用先進的管理技術，科學的管理方法。如計算機管理、QC管理等，這就要求檔案人員必須認真學習，掌握現代化技術。
總之，檔案工作者一定要加強學習，提高素質，不斷完善，不斷發展，才能適應企業科學、可持續發展的需要。
作者簡介：王寶茹（1960-），副研究員，中國聯合網絡通信有限公司黑龍江省分公司文史中心主任。
