時間：2023-06-04 10:47:45
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的建議和意見，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞 檔案管理 重點工程 角色定位
新時期企業(yè)發(fā)展速度加快，重點工程建設(shè)項目接二連三。企業(yè)檔案館在重點工程項目建設(shè)中機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存。企業(yè)工程建設(shè)項目檔案是企業(yè)檔案館檔案信息資源建設(shè)的重點，通常也是個難點。收集難、歸檔難、整編難、數(shù)字化難……
江西銅業(yè)集團(tuán)公司__冶煉廠（以下簡稱貴冶）建廠以來的二十幾年間，一、二、三期和新30萬噸銅冶煉等國家重點工程建設(shè)緊鑼密鼓,1542、富氧工程、亞砷酸工程、凈液挖潛、電爐廢渣回收銅資源循環(huán)再利用等多項技改工程穿插其間。貴冶工程建設(shè)檔案管理始終被作為一項重要工作，與工程建設(shè)同步進(jìn)行、同步發(fā)展，既建了一流工程，又創(chuàng)了一流檔案。這些成績的得來，有賴于該企業(yè)檔案部門在重點工程檔案管理中的準(zhǔn)確角色定位。角色定位的成功，帶來觀念的變革，引發(fā)主動服務(wù)，開創(chuàng)出重點工程檔案管理的全新局面。
一、制度化管理的推動者
制度是做好工程項目檔案管理的有力保證。在工程建設(shè)過程中應(yīng)該始終注重項目檔案管理制度的建立和完善。嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》、《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《國家重點建設(shè)項目檔案驗收辦法》等國家檔案工作法律法規(guī)精神，建立文件材料歸檔制度、檔案人員崗位責(zé)任制及檔案收集、整理、保管、借閱、保密等一系列管理制度，為做好工程項目檔案管理工作提供制度保障。制度很必要。但誰來制定、誰來執(zhí)行、誰來監(jiān)督呢？企業(yè)重點工程建設(shè)單位工作重點肯定在工程建設(shè)本身，檔案工作“說起來重要、忙起來不要”的情況依然或多或少存在，能在工程建設(shè)過程中主動建立和完善檔案管理制度的還不多見，另外，在檔案專業(yè)知識方面一般不太豐富。企業(yè)檔案部門與重點工程建設(shè)單位可能分屬不同的法人，即便同屬同一企業(yè)但一般沒有直接的隸屬關(guān)系。檔案部門單方面制定制度不具有約束力，也談不上執(zhí)行。企業(yè)檔案部門在工程建設(shè)項目檔案制度化管理中就無所作為了嗎？答案當(dāng)然是否定的。貴冶檔案部門把自身定位為制度化管理的倡導(dǎo)者，從而推動工程建設(shè)項目檔案管理實現(xiàn)制度化。
《貴冶二期工程檔案管理辦法和要求》、《貴冶二期工程文件材料形成積累與歸檔審核責(zé)任制》、《關(guān)于做好二期工程隨機(jī)資料歸檔的通知》、《二期工程交工資料及編制竣工圖的質(zhì)量要求》、《貴冶三期工程檔案管理細(xì)則》、《三期項目經(jīng)理部工程項目建設(shè)檔案資料管理辦法》、《貴冶新30萬噸銅冶煉工程檔案管理細(xì)則》等一系列具有較強(qiáng)針對性的項目檔案管理制度就是在貴冶檔案科的倡導(dǎo)和介入下得以及時制定、頒布執(zhí)行和發(fā)揮制度保證作用的。貴冶檔案部門在每項工程建設(shè)初期均及時與建設(shè)單位溝通，對工程項目檔案管理制度建設(shè)提出建議和指導(dǎo)，并積極參與項目檔案管理制度的制定和完善。建設(shè)初期檔案部門建議和指導(dǎo)檔案管理制度建設(shè)，避免了工程建設(shè)熱火朝天、檔案管理無人問津一頭冷一頭熱狀況出現(xiàn)。檔案部門參與制度的制定和完善，保證了制度的科學(xué)性、專業(yè)性和針對性，提高了執(zhí)行效果。
二、程序化管理的堅持者
工程項目檔案管理是工程建設(shè)的重要組成部分，將檔案工作與建設(shè)程序有機(jī)地結(jié)合起來并與時俱進(jìn)對工程項目檔案的規(guī)范管理起著重要作用。貴冶1996年曾全面推行程序化管理，對全廠38個機(jī)關(guān)科室258項管理制定了工作程序。__項目經(jīng)理部也制定了工程招標(biāo)、設(shè)計及設(shè)計變更管理、施工現(xiàn)場簽證管理、隱蔽工程驗收管理、試車管理、工程項目竣工驗收管理、文件資料管理等38個工作程序，涵蓋外事、辦公、財務(wù)、計劃、設(shè)備、工程等建設(shè)領(lǐng)域所有工作環(huán)節(jié)。廠檔案部門要求這38項工作程序的最后一環(huán)均為“文件材料歸檔”。這些工作程序的建立和有效運(yùn)行為貴冶工程項目文件材料的形成積累和收集歸檔提供了程序化的操作指導(dǎo)。同時針對新情況，及時在相關(guān)程序中增加了工程監(jiān)理環(huán)節(jié)，并將工程監(jiān)理作為工程建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)加以強(qiáng)調(diào)，此舉為工程質(zhì)量和檔案的準(zhǔn)確性提供了有力的保證，取得了良好的效果。貴冶檔案館在文件材料歸檔工作程序和檔案整編工作程序的基礎(chǔ)上增加了檔案數(shù)字化管理工作程序，為工程檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理提供了有效的作業(yè)指導(dǎo)。工程檔案管理能有條不紊地順利開展是貴冶檔案部門長期不懈地堅持程序化管理并保持管理程序與時俱進(jìn)的努力結(jié)果。
三、數(shù)字化管理的耕耘者
檔案管理數(shù)字化是信息時代檔案工作的一個重要特點，工程項目檔案數(shù)字化是工程檔案管理的一項重要內(nèi)容。當(dāng)前，紙質(zhì)檔案依然是工程項目檔案的主體。貴冶工程項目檔案絕大部分為紙質(zhì)，要實現(xiàn)數(shù)字化絕大部分需要通過掃描或數(shù)碼成像等設(shè)備進(jìn)行轉(zhuǎn)化。貴冶工程項目檔案在建設(shè)單位只是短暫停留，貴冶檔案管理部門才是工程項目檔案的最終歸屬。指望工程項目建設(shè)單位開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換既不現(xiàn)實，也難以操作。貴冶檔案管理部門自然成了項目檔案數(shù)字化管理的主力軍。
貴冶檔案部門在管理好工程建設(shè)項目紙質(zhì)檔案的同時，將工程項目檔案電子化作為檔案信息資源建設(shè)的一項重要工作。1999年廠領(lǐng)導(dǎo)和工程建設(shè)項目經(jīng)理部大力支持檔案現(xiàn)代化管理，為檔案部門配置了部門級網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)光盤庫、a0工程圖紙掃描儀和繪圖儀、多臺pc機(jī)網(wǎng)絡(luò)工作站、普通掃描儀、打印機(jī)等一系列網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，配置了thams20__檔案管理、圖紙?zhí)幚淼榷喾N軟件，建成了貴冶檔案信息系統(tǒng)。此后檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備設(shè)施和管理軟件得到不斷更新和升級。貴冶檔案管理信息系統(tǒng)通過fddi光纖環(huán)網(wǎng)接入貴冶主網(wǎng)，是貴冶主網(wǎng)的一個重要子網(wǎng)。在開展檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的同時，不斷加強(qiáng)檔案管理。他們首先對工程紙質(zhì)檔案采取了一序列優(yōu)
化管理措施。工程建設(shè)過程中，檔案館工作人員多次深入建設(shè)單位檢查應(yīng)歸檔文件的完整、規(guī)范情況，對不規(guī)范或不耐久文件材料提出整改意見，對整改不合格的文件材料不予接收進(jìn)館。對已歸檔進(jìn)館的文件材料，嚴(yán)格按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》進(jìn)行科學(xué)分類、組卷。在分類組卷的同時完成案卷條目信息錄入和文件級條目信息錄入工作，并利用清華紫光檔案管理系統(tǒng)自動生成案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表以及分類目錄等多種檢索工具并全部實現(xiàn)計算機(jī)打印。目前貴冶一、二、三期工程項目檔案都實現(xiàn)了案卷級和文件級條目錄入。對二期工程和三期工程全部竣工圖和部分設(shè)備檔案利用a0工程圖紙掃描儀將其掃描轉(zhuǎn)換成電子圖像，再經(jīng)工程圖紙?zhí)幚碥浖艋瘔嚎s后全文存入檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器以備查詢和使用。全部電子文件都與檔案數(shù)據(jù)庫成功掛接。貴冶工程檔案管理實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案整編與檔案網(wǎng)絡(luò)化管理有機(jī)結(jié)合，完全改變了人抄的傳統(tǒng)管理方式，工作效率大幅提高，紙質(zhì)檔案案卷質(zhì)量得到大幅度優(yōu)化。貴冶工程項目大部分檔案成功實現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)化，可多途徑檢索，廠內(nèi)部局域網(wǎng)內(nèi)用戶均可網(wǎng)絡(luò)瀏覽檔案全文。四、關(guān)口前移式管理的創(chuàng)新者
按照da/t28-20__《國家重大工程建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，建設(shè)單位負(fù)責(zé)工程在建過程中的檔案管理，工程使用單位檔案部門是工程項目經(jīng)國家驗收后檔案移交的接收單位。工程使用單位檔案部門是坐等移交接收還是主動出擊對項目檔案管理具有非常重要的意義。鐵路警察各管一段，建設(shè)單位與工程使用單位檔案部門溝通少，很多問題就可能得不到及時發(fā)現(xiàn)，等發(fā)現(xiàn)后又錯過了最佳補(bǔ)救時機(jī)，將會造成無法估量的損失。要做好工程項目檔案工作，工程使用單位檔案部門關(guān)口前移非常重要。所謂關(guān)口前移也就是工程使用單位的檔案管理部門摒棄坐等移交接收的思想，主動介入工程建設(shè)全過程，將重點工程檔案意識強(qiáng)化、制度化管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理、收集整編等質(zhì)量控制關(guān)口前移到工程設(shè)計、施工、建設(shè)、監(jiān)理等工程建設(shè)整個過程之中。
檔案的分類問題一直是受到廣泛關(guān)注的問題，它是各單位檔案管理中重要的首要問題之一。由于現(xiàn)代各單位的歸檔材料同過去相比無論是在數(shù)量、形式還是內(nèi)容方面都有了較大的變化，現(xiàn)代仍采用全宗號、案卷目錄號、案卷號的編號方法來管理和固定案卷的位置，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案管理的需要了，也不利于開發(fā)檔案的信息資源。為此，人們必須創(chuàng)新檔案管理方式，該文為學(xué)校檔案實體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強(qiáng)檔案管理的措施。
1 學(xué)校檔案分類中存在的問題
在以往的學(xué)校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學(xué)檔案，并由兩個部門分開保管。隨著學(xué)校里各類型文件材料種類和數(shù)量的增加，實際要進(jìn)行歸檔的材料文件越來越多，事實上有很多不屬于文書檔案和教學(xué)檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導(dǎo)，以全宗管理的方法很難將這些專業(yè)檔案管理妥善，因此，各學(xué)校在檔案劃分標(biāo)準(zhǔn)和管理方法上有很大的差異[1]。有的學(xué)校將全部關(guān)于某個專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據(jù)載體形式的不同將同一專題材料分開存儲等，這種情況對檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展，也影響了檔案庫的建設(shè)。
2 增強(qiáng)學(xué)校檔案實體分類管理建議
2.1 提高檔案管理的重視度
為提高對檔案管理的重視度，學(xué)校應(yīng)該重視宣傳和教育我國檔案相關(guān)法律法規(guī)，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對檔案利用工作重要性的認(rèn)識。還要加強(qiáng)有關(guān)檔案的價值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發(fā)展檔案信息化建設(shè)，積極收集保管好檔案資料，并轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念，將被動服務(wù)的觀念價值轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)的觀念價值。
2.2 判斷檔案價值，增強(qiáng)檔案管理
在檔案管理中的每個管理單元，對同一個目標(biāo)常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內(nèi)容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關(guān)性。因此，在確定歸檔檔案時，要全面掌握文件之間的鏈接價值，并從文件特征的所有方面進(jìn)行全面的分析，從源文件、內(nèi)容、時間、文本、形狀等方面進(jìn)行價值考慮，全面預(yù)測社會對檔案的需要。因此，鑒定檔案價值要充分考慮社會的需求，既要考慮當(dāng)前的需要，也要考慮長遠(yuǎn)的需要[2]。在判斷檔案的價值時，要從效益的角度進(jìn)行分析，這種效益指的是檔案發(fā)揮出的作用高于保存成本時具有的保存作用。所以在檔案保存時一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價值高于保存成本時，才能進(jìn)行保存，并努力平衡財力和義務(wù)。
2.3 增強(qiáng)檔案保管工作和利用效率
在考慮如何進(jìn)行檔案分類時，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數(shù)學(xué)校中一般都只有一個立檔單位，一個全宗檔案庫，因此在考慮檔案實體分類問題時，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內(nèi)容上可能會有所關(guān)聯(lián)，但為了延長實體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節(jié)省檔案庫房存儲箱柜，減少倒架，提高管理效率。對專業(yè)類檔案進(jìn)行分類時，其類目設(shè)置不宜過細(xì)，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。
3 增強(qiáng)學(xué)校檔案管理的方法
3.1 應(yīng)用計算機(jī)信息檔案管理技術(shù)
計算機(jī)信息技術(shù)為檔案的分類和管理方法提供了更科學(xué)，更先進(jìn)的使用條件。計算機(jī)的分類搜索工具，允許檔案館在進(jìn)行檔案實體分類時，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩(wěn)定有序。簡化套裝檔案的數(shù)量，并建立一個統(tǒng)一的系統(tǒng)參考編號，并通過檢索系統(tǒng)，將歸檔的同一主題的檔案聯(lián)系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。
3.2 靈活進(jìn)行實體檔案管理
學(xué)校在進(jìn)行檔案實體分類時可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時的工作內(nèi)耗，以提高工作效率。它形成檔案庫將如實的、客觀的反映出各個職能部門的工作歷史，維護(hù)了歸檔文件來源的真實性，是遵循文件形成規(guī)律的。由于近些年各個學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，其職能部門也越來越多，為了保證學(xué)校檔案管理能夠跟的上學(xué)校的發(fā)展速度，在設(shè)置“部門”分類時，可以按組織機(jī)構(gòu)的類別進(jìn)行劃分，比如將黨務(wù)組織、各群體團(tuán)隊性部門等統(tǒng)一劃分為黨群類；將學(xué)校行政各職能部門劃分為行政類；將學(xué)校各二級院系統(tǒng)一劃分為院系類，這樣的分類號可以由“部門分類+部門代號（通常為三位數(shù)）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關(guān)黨務(wù)工作或行政管理的臨時機(jī)構(gòu)，可以按其掛靠部門進(jìn)行分類，若是單獨行使職能的臨時部門，則應(yīng)該單獨進(jìn)行分類。
一、專門檔案管理的現(xiàn)狀
專門檔案是一種針對具體業(yè)務(wù)提出了檔案管理模式，其專業(yè)性更強(qiáng)，在操作的過程中，需要多個部門配合，而且需要做好檔案的收集與整理工作，檔案管理人員需要明確分工，優(yōu)化工作流程，提高工作的效率。專門檔案是將檔案收集以及檔案管理交由不同的人處理，所以，工作人員需要做好銜接工作，對工作人員的專業(yè)性要求比較高。在我國很多檔案管理單位中，工作人員熟悉業(yè)務(wù)，但是對檔案管理知識卻不了解，很多工作人員缺乏專業(yè)性知識，由于工作的模式具有多樣性以及變化性，而檔案的數(shù)量在不斷的增加，所以，檔案管理工作的難度大大增加了，工作量也增加了。如果工作人員對工作流程不夠熟悉，沒有實現(xiàn)科學(xué)的管理，則不利于提高檔案的利用率，也不利于保證檔案保管的安全性，容易造成檔案缺失等問題，會給國家?guī)磔^大的損失。我國很多政府機(jī)關(guān)以及檔案館，都已經(jīng)應(yīng)用了專門檔案數(shù)字共享體系模式，對專門的檔案進(jìn)行了收集與整理，但是檔案管理還是存在不規(guī)范的問題，工作人員缺乏資源共享的意識，單位的管理力度也不強(qiáng)，沒有對檔案進(jìn)行深度的開發(fā)，這樣不利于滿足社會的要求，無法使檔案資源發(fā)揮出最大的價值。在專門檔案管理體系中，很多軟件的靈活性差、可擴(kuò)展性也不高，只有不斷的優(yōu)化管理體系，才能促進(jìn)檔案管理工作更好的發(fā)展。
二、專門檔案數(shù)字共享體系的構(gòu)建
專門檔案數(shù)字共享體系是一種新的檔案管理方式，其主要是利用數(shù)據(jù)集成以及遠(yuǎn)程查詢兩個模塊發(fā)揮檔案管理與共享的功能。數(shù)據(jù)集成中有4個板塊，分別是標(biāo)準(zhǔn)體系支撐、全過程管理、跨門類檢索以及安全保障。標(biāo)準(zhǔn)體系支撐平臺中又包括檔案分類、標(biāo)準(zhǔn)模板以及政策法規(guī)。政策法規(guī)體系是對檔案法律以及法規(guī)的整合，在構(gòu)建專門檔案平臺時，需要設(shè)置國家管理標(biāo)準(zhǔn)，并且嚴(yán)格按照這一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。全過程管理是由項目管理、數(shù)據(jù)錄入以及項目構(gòu)成的，在創(chuàng)建新的項目時，可以對同一類目下新的項目進(jìn)行刪減，可以對檔案的收集進(jìn)行指導(dǎo)。在數(shù)據(jù)錄入的過程中，需要做好目錄索引、文件附件等工作。項目是利用B/S模式，將相關(guān)數(shù)據(jù)在信息查詢平臺，該平臺可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程操作。跨門類檢索平臺的設(shè)置，可以提高檔案的利用率，而安全保障平臺可以實現(xiàn)檔案利用的安全性，在檔案開放性管理的模式可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程查詢。當(dāng)檢索平臺中，還具有權(quán)限管理的模塊，其可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的備份存儲，有效避免了數(shù)據(jù)丟失等問題的發(fā)生。
三、專門檔案數(shù)字共享體系的優(yōu)勢與特點
1、實現(xiàn)了檔案的全過程管理
專門檔案數(shù)字共享體系，利用全過程管理平臺，實現(xiàn)了從傳統(tǒng)檔案管理向全過程檔案管理的突破。檔案管理的工作重心是對檔案的收集以及管理兩個方面，但是缺乏對檔案的全過程的監(jiān)控與指導(dǎo)。檔案數(shù)字共享體系的模塊軟件實現(xiàn)了對檔案的采集、跟蹤以及指導(dǎo)，使檔案管理更加程序化、規(guī)范化，工作人員可以洞察檔案收集到管理的各個流程，可以對檔案材料更加熟悉。專門檔案數(shù)字共享體系可以保證檔案資源收集與業(yè)務(wù)同步進(jìn)行，可以保證檔案的完整性。
2、將檔案管理從后期的被動管理轉(zhuǎn)向前期的主動控制
常規(guī)的檔案工作在項目結(jié)束后才開始，處于所有工作的后期階段，對于因工作人員前期失誤造成檔案不完整的現(xiàn)象不能有效控制，損失難以彌補(bǔ)。專門檔案數(shù)字共享體系中的全過程管理平臺，以規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)作為業(yè)務(wù)指導(dǎo)依據(jù)，將檔案工作的著眼點提到整個專業(yè)工作的前端。通過前期主動控制，使檔案的收集、整理工作伴隨業(yè)務(wù)進(jìn)展逐層深入。檔案人員在與專業(yè)人員互相配合中，前者逐漸熟悉專門的業(yè)務(wù)知識，后者也逐漸提高檔案專業(yè)知識。檔案人員對檔案工作提出意見、建議和要求，指導(dǎo)材料逐步積累，當(dāng)業(yè)務(wù)人員收集檔案疏忽時，可以及時、主動地提醒工作人員，避免事后難以補(bǔ)救。專門檔案數(shù)字共享體系打破了檔案管理常規(guī)的“給什么，收什么”的被動局面，從后期到前期，由被動變主動，通過對專門檔案進(jìn)行前端控制，實現(xiàn)整個業(yè)務(wù)流程的跟蹤指導(dǎo)管理，使檔案收集時更加便捷、全面。
【關(guān)鍵詞】監(jiān)理；檔案；問題；對策建議
城市建設(shè)工程檔案是工程建設(shè)活動的真實記錄，它直接反映了項目工程建設(shè)活動的過程和成果，建設(shè)工程檔案質(zhì)量也像建筑工程質(zhì)量一樣日益受到人們的重視，隨著對建筑工程質(zhì)量和工程檔案質(zhì)量要求的不斷提高，監(jiān)理工作在建設(shè)工程檔案材料收集整理過程中所起的作用也日益顯著。
建設(shè)工程監(jiān)理檔案是建設(shè)工程監(jiān)理活動中直接形成的真實記錄，是監(jiān)理工作質(zhì)量的反映，是總結(jié)、評價工程質(zhì)量和處理工程責(zé)任事故的重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)對監(jiān)理檔案的管理是監(jiān)理單位一項非常重要的工作。監(jiān)理文件檔案資料的管理是把監(jiān)理過程中各項工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報表等文件進(jìn)行統(tǒng)一管理和保存，從而確保文件和檔案資料的完整性。
一、目前監(jiān)理資料檔案中存在的問題
（一）監(jiān)理人員檔案意識淡薄
目前，監(jiān)理單位的檔案管理人員大多為兼職，普遍由現(xiàn)場監(jiān)理人員兼任，兼職檔案管理人員缺乏檔案基礎(chǔ)理論知識，檔案意識不強(qiáng)，收集、整理工作馬虎。而現(xiàn)場監(jiān)理部從總監(jiān)到一般監(jiān)理人員往往都以實體質(zhì)量控制為監(jiān)理工作的中心，偏廢了監(jiān)理檔案的編制管理工作，對施工單位工程資料監(jiān)督管理也不到位。施工資料與監(jiān)理資料銜接不夠緊密且漏洞百出。
（二）監(jiān)理檔案整理層次不清、內(nèi)容繁雜
監(jiān)理檔案貫穿于整個建設(shè)工程監(jiān)理的全過程，施工周期長，參與的主體較多，普遍存在監(jiān)理檔案與建設(shè)單位、施工單位工程資料重復(fù)交叉的現(xiàn)象，導(dǎo)致監(jiān)理檔案收集內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性，層次不清，排序混亂、內(nèi)容繁雜，復(fù)印件較多。報送移交時一團(tuán)亂麻，很難理清，給查詢利用檔案帶來麻煩。
（三）監(jiān)理檔案制作材料不規(guī)范
監(jiān)理檔案的編制大多由兼職檔案員來完成，一般未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)上崗，且對檔案資料重視程度不夠，造成監(jiān)理檔案制作材料不規(guī)范、不統(tǒng)一。目前還有的監(jiān)理部“監(jiān)理通知”、“工作聯(lián)系單”、“旁站記錄”等監(jiān)理文件使用手寫填表，且使用的公文紙各式各樣，與檔案規(guī)定公文（A4，297mm×210mm）規(guī)格不一致。監(jiān)理工程師簽署工程資料所涉及的欄目簽字不全，有的只有姓名，無簽署日期。分部、分項工程驗收表無現(xiàn)場監(jiān)理驗收后簽署的結(jié)論性意見，簽名、日期書寫均不規(guī)范。甚至有對資料進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽取或損毀的現(xiàn)象發(fā)生。
（四）監(jiān)理檔案報送滯后
建設(shè)單位組織建設(shè)工程檔案預(yù)驗收，施工單位提供的檔案資料相對完整，且系統(tǒng)性較高，而監(jiān)理單位負(fù)責(zé)整理的監(jiān)理檔案資料往往質(zhì)量不高，內(nèi)容不全，報送滯后，影響工程竣工驗收的組織。
二、針對監(jiān)理資料檔案中存在問題的對策
（一）加強(qiáng)城建檔案法律、法規(guī)宣傳
進(jìn)一步增強(qiáng)全社會的城建檔案意識和城建檔案法制觀念，建立健全監(jiān)理檔案管理責(zé)任制，層層分解，各負(fù)其責(zé)，責(zé)任到人。培養(yǎng)一支有一定專業(yè)基礎(chǔ)，經(jīng)過專門培訓(xùn)上崗的檔案管理隊伍，從組織、制度、業(yè)務(wù)上提供保證。
（二）監(jiān)理檔案的收集、整理、編制要遵循監(jiān)理檔案的自然形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系
監(jiān)理檔案是建設(shè)工程全過程監(jiān)理活動的真實記錄，有其自身的專業(yè)特點和特定的專業(yè)程序。因此，記錄著監(jiān)理活動全過程的監(jiān)理檔案，一方面要反映整個建設(shè)工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資的控制情況；另一方面要反映監(jiān)理單位本身技術(shù)管理、經(jīng)濟(jì)管理、合同管理、組織管理及工作協(xié)調(diào)等監(jiān)理活動的情況。就監(jiān)理檔案而言，它是自成體系的有機(jī)整體，有它的內(nèi)在聯(lián)系和完整性。因此，在整理編制監(jiān)理檔案的時候，千萬不能人為地分散或打亂，要科學(xué)地分類、排列，做到：歸檔文件材料不凌亂，自成體系；檔案內(nèi)容不繁雜，整理有條理；檔案排列不顛倒，用表類別層次清楚；歸檔文件資料收集不重復(fù)、不交叉，保持聯(lián)系有規(guī)律。
（三）監(jiān)理檔案要具有專業(yè)性、科學(xué)性、公正性的特征
監(jiān)理檔案是監(jiān)理單位依據(jù)法律、法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、施工合同、監(jiān)理合同等對工程建設(shè)實施的專業(yè)化監(jiān)理的真實反映，具有科學(xué)性、可靠性、公正性的特點。它既是總結(jié)評價工程質(zhì)量的依據(jù)，又是檢查監(jiān)理工作的依據(jù)，同時也是探索、完善監(jiān)理制度的重要參考。因此，監(jiān)理檔案的編制要做到“三個絕對”：絕對真實可靠、絕對規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、絕對公正科學(xué)。
（四）明確檔案的歸檔范圍和歸檔文件的質(zhì)量要求
監(jiān)理檔案的編制要按照《建筑工程資料管理規(guī)程》（DB11/T695-2009）、《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》（DB11/T 808-2011），明確監(jiān)理檔案的歸檔范圍和歸檔文件的質(zhì)量要求。準(zhǔn)確把握卷內(nèi)文件資料的排列方法，始終保持監(jiān)理檔案的內(nèi)在聯(lián)系，真實全面地反映監(jiān)理工作的全過程和工程項目的質(zhì)量。
（五）要加強(qiáng)監(jiān)理檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理
監(jiān)理檔案的表式應(yīng)統(tǒng)一使用《建筑工程資料管理規(guī)程》（DB11/T695-2009）、《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》（DB11/T 808-2011）中的樣表，表式涉及的內(nèi)容應(yīng)認(rèn)真填寫完整，實行計算機(jī)輔助管理，表格的內(nèi)容為機(jī)打，監(jiān)理審核意見有明確的結(jié)論，簽字為手寫，簽章齊備。
（六）建立監(jiān)理檔案責(zé)任制
《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2000）規(guī)定，總監(jiān)理工程師“主持整理工程項目的監(jiān)理資料”，專業(yè)監(jiān)理工程師“負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理”。工程監(jiān)理項目部資料管理實行項目總監(jiān)負(fù)責(zé)制，由總監(jiān)指定專人進(jìn)行監(jiān)理資料管理，具體完成所監(jiān)理項目資料的收集、整理和歸檔工作。項目部負(fù)責(zé)人對本項目部所形成資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。鑒于上述規(guī)定，建設(shè)單位與監(jiān)理單位在簽署工程項目委托監(jiān)理合同中應(yīng)設(shè)立監(jiān)理檔案專門條款，注明監(jiān)理檔案歸檔的套數(shù)、移交時間、質(zhì)量要求及違約責(zé)任追究等內(nèi)容，做到職責(zé)明確，制度健全，管理到位。
（七）完備的監(jiān)理檔案是竣工驗收的重要條件
《建筑工程質(zhì)量管理條例》（國務(wù)院第279號令）第十六條規(guī)定，建設(shè)工程竣工驗收應(yīng)當(dāng)“有完整的技術(shù)檔案和施工管理資料”，“有勘察、設(shè)計、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽署的質(zhì)量合格文件”。第十七條規(guī)定“建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件，建立、健全建設(shè)項目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗收后，及時向建設(shè)行政主管部門或其他有關(guān)部門移交建設(shè)項目檔案”，工程檔案（包括監(jiān)理檔案）預(yù)驗收不合格，不得進(jìn)行竣工驗收。所以，監(jiān)理單位在建設(shè)工程竣工驗收合格后，應(yīng)及時組織監(jiān)理人員整理檔案，一式四套，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)將其中的一套監(jiān)理檔案（原件）會同建設(shè)單位、施工單位的檔案一并向工程項目所在地的城建檔案館報送歸檔，辦結(jié)相關(guān)移交手續(xù)。
三、就目前監(jiān)理資料檔案中存在問題的建議和意見
（一）建立監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部責(zé)任制和工作制度
監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐步形成的。而整個工程監(jiān)理過程環(huán)節(jié)繁雜，專業(yè)各異，不論總監(jiān)理工程師，還是專職資料員，僅僅依靠個人的力量是無法做好這項工作的。根據(jù)監(jiān)理資料產(chǎn)生與監(jiān)理過程的特點，制定“誰監(jiān)理、驗收，誰負(fù)責(zé)”的監(jiān)理資料管理原則是適宜的。因此監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部必須明確分工，劃分監(jiān)理工作范圍，建立內(nèi)部責(zé)任制。專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)本專業(yè)的原材料、分項工程的驗收及有關(guān)監(jiān)理資料的收集匯總及整理，分部工程驗收完畢，即應(yīng)將完整、真實的監(jiān)理資料交資料員驗收歸檔。資料員負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的驗收、分類整理。為了保證監(jiān)理資料管理工作的有序進(jìn)行，項目監(jiān)理部還應(yīng)建立內(nèi)部工作制度，確定工作程序、內(nèi)部會議制度、工作檢查、匯報制度。工作有人做，資料有人管，監(jiān)理日志有人記，確保監(jiān)理資料的連續(xù)性、完整性。
監(jiān)理人員在要求施工單位的施工技術(shù)資料與施工進(jìn)度同步的同時，一定要做到監(jiān)理資料與施工進(jìn)度同步，并隨時真實地記錄現(xiàn)場監(jiān)理情況。總監(jiān)理工程師在檢查監(jiān)理人員工作時，也應(yīng)同時檢查其負(fù)責(zé)的監(jiān)理資料。從監(jiān)理資料的質(zhì)量可評估該監(jiān)理人員的工作質(zhì)量。
（二）要重視對施工資料的監(jiān)理
在施工監(jiān)理的全過程中，還必須重視對施工資料的管理。施工資料是施工過程的記錄，是每一工序、分項、分部工程的實體質(zhì)量合格文件，監(jiān)理工程師對工程的驗收就是在審核施工資料的基礎(chǔ)上，對工程實體進(jìn)行檢查，以驗證施工資料的真實性。施工資料不符合要求，則工程實體質(zhì)量就無從談起。我們對工程實體的質(zhì)量控制是從工序、分項、分部工程依次做起，同樣對施工資料的質(zhì)量控制也應(yīng)從工序、分項、分部工程做起。細(xì)分目標(biāo)，步步把關(guān)。對施工資料的監(jiān)理是監(jiān)理工程師的一項重要工作內(nèi)容。
施工資料也是日后分清施工單位質(zhì)量責(zé)任的依據(jù)。施工單位必須做好施工資料的管理。為了促使施工單位對工程資料管理的重視，在第一次工地會議上就要強(qiáng)調(diào)施工資料的重要性，要交代有關(guān)施工報驗工作的程序和基本條件。特別是在施工準(zhǔn)備階段一定要嚴(yán)格把關(guān)，堅持報驗必須資料先行，各項施工資料必須真實、合格的原則。在平時的監(jiān)理例會上也要多次重申。
（三）加強(qiáng)與建設(shè)單位的溝通
監(jiān)理資料管理工作與其他監(jiān)理工作一樣需要加強(qiáng)與建設(shè)單位的溝通，爭取建設(shè)單位的理解和支持。監(jiān)理資料中的施工合同文件、勘察設(shè)計文件、施工圖紙、設(shè)計變更、工程定位及標(biāo)高資料、地下障礙物資料等，都由建設(shè)單位提供。平時工作的來往信函、會議紀(jì)要、監(jiān)理工作聯(lián)系單等也和建設(shè)單位有關(guān)。工程計量和工程款支付、工期的延期、費(fèi)用索賠等工作也要與建設(shè)單位溝通。對施工資料的嚴(yán)格要求也需要爭取建設(shè)方的理解和支持。
（四）加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀，檔案管理部門要加大對監(jiān)理檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對資料檔案人員專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為保管好監(jiān)理檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
一建設(shè)項目檔案工作制度建設(shè)
為使檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。結(jié)合本公司實際情況，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及消毀制度，為檔案工作進(jìn)入科學(xué)規(guī)范的管理創(chuàng)造了有利條件。
二、工作措施
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，將檔案工作納入企業(yè)管理。
為了切實加強(qiáng)對檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，公司成立了由分管工程的副總經(jīng)理為組長，辦公室主任為副組長，各處室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，有人員變動時及時調(diào)整，做到領(lǐng)導(dǎo)力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強(qiáng)有力的組織保證。公司把檔案工作作為一項重要的內(nèi)容納入公司的建設(shè)和發(fā)展規(guī)劃，與其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各處室協(xié)助抓的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
工程檔案是工程建設(shè)的真實記錄，是基本建設(shè)項目管理工作的重要組成部分。籌建處高度重視工程檔案管理工作，并隨著工程建設(shè)的推進(jìn)初步建立了**水電工程檔案管理體系，成立了竣工辦，并在綜合辦公室配備了1名專職檔案管理人員，其它設(shè)計、監(jiān)理、施工單位也都配備了34名專、兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)工程檔案資料的管理工作。
（二）改善硬件設(shè)施。
為保證工程檔案管理工作的順利開展，籌建處先后制定了《竣工檔案驗收工作規(guī)定（試行）》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案鑒定、銷毀制》、《檔案庫房管理制度》、《檔案設(shè)備管理制度》等管理制度。建立了建筑面積為443m2的檔案室，其中，檔案庫房面積386m2；配備檔案密集架91列，其中，基建檔案50列，文書檔案16列，會計檔案15列；配備計算機(jī)3臺，復(fù)印機(jī)1臺，空調(diào)11臺，除濕機(jī)7臺。
（三）積極參加檔案管理專業(yè)培訓(xùn)
在日常檔案管理工作中，監(jiān)理單位每月按期組織相關(guān)單位對施工單位的歸檔資料進(jìn)行檢查，對存在的問題要求進(jìn)行整改并在下月檢查落實整改情況，確保歸檔資料檢查工作形成閉環(huán)。同時，認(rèn)真開展檔案管理培訓(xùn)活動，不斷提高檔案管理工作水平。2008年，舉辦基建檔案培訓(xùn)1次，清華紫光檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)2次，參加培訓(xùn)人員共計264人次。
三取得的成績
做好歸檔工作，確保案卷質(zhì)量。檔案整理由辦公室專職檔案員負(fù)責(zé)完成，做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地對待每一份材料，對檔案管理要求在建工程檔案工作同工程建設(shè)同步進(jìn)行，按照裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等6道工序，進(jìn)行分類整理，使檔案資料達(dá)到分類科學(xué)，排列有序，編號統(tǒng)一，目錄規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。截至目前，**水電工程完成94個籌建期合同項目的歸檔工作，入庫案卷5170卷；主體工程正在建設(shè)，尚無歸檔案卷。歸檔后的檔案門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，為我檔案管理工作逐步走向正規(guī)化奠定了基礎(chǔ)。
四存在的問題
在省檔案局和公司辦公室的大力支持幫助下，**水電工程檔案管理工作不斷得到加強(qiáng)，在檔案管理機(jī)構(gòu)、庫房設(shè)施、人員配備和制度建設(shè)、業(yè)務(wù)水平等方面都取得了新的進(jìn)步，但也存在各單位對檔案管理重視不夠，存在重工程建設(shè)、輕資料整理的現(xiàn)象，資料管理與工程建設(shè)不同步，檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平有待進(jìn)一步提高，工程資料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性不高等問題和不足，需要我們在今后的工作認(rèn)真加以克服。
關(guān)鍵詞：電子文件；電子文件管理；電子文件管理系統(tǒng)
1 引言
電子文件的大量形成及其管理需要，極大地沖擊了傳統(tǒng)檔案學(xué)的理論基礎(chǔ)與管理實踐，無論是作為一種獨立的管理領(lǐng)域，或者是作為檔案管理的前端延伸，世界各國都基本形成了比較明確的電子文件管理機(jī)制、體制，開發(fā)和制定了相關(guān)的應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與解決方案。然而，縱觀電子文件管理的理論研究，我們又驚奇地發(fā)現(xiàn)，盡管二十多年來人們對電子文件認(rèn)識不斷深化，管理內(nèi)容在不斷擴(kuò)展，但在電子文件及電子文件管理領(lǐng)域中，名詞術(shù)語普遍存在概念模糊、隨意性大、使用混亂等不規(guī)范、不統(tǒng)一的現(xiàn)象，甚至由此引發(fā)“語言缺陷”，嚴(yán)重影響了電子文件管理理論研究、實踐發(fā)展和國際化交流。特別是涉及的電子文件管理理論研究與實踐廣泛應(yīng)用的三個核心概念：即電子文件、電子文件管理、電子文件管理系統(tǒng)，似乎都沒有一個統(tǒng)一的名稱或者概念解析。2012年，我們承擔(dān)并完成的國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室課題――《電子文件管理術(shù)語規(guī)范》 ，在中外有關(guān)資料的分析和有關(guān)專家的建議基礎(chǔ)上，對于這三個核心概念作一個探討，以明確其概念的內(nèi)涵，以及概念關(guān)系。
2 關(guān)于“電子文件”概念
中外關(guān)于電子文件的用語及解釋比較復(fù)雜。二十多年來，電子文件有多種稱謂，類似有“機(jī)讀文件”、“數(shù)字文件”，也有“數(shù)字文檔”、“電子文檔”、“計算機(jī)文檔”等似是而非的同類名稱。個中關(guān)系我們且不深究，單就電子文件（Electronic record），目前，中外相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、術(shù)語表、論著中的定義表述不一。
其中，國內(nèi)的主要類型列舉如下：
（1）電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。[1]
（2）電子文件是國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的各種形式的信息記錄。[2]
（3）電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個人，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。[3]
（4）電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募4]
而國際組織和美、澳兩國的代表性定義列舉如下：
（1）電子文件也稱“數(shù)字文件”，它是用電子設(shè)備傳遞和維護(hù)并具備以下特征的文件：
i）結(jié)構(gòu)：電子文件和附件或其他相關(guān)文檔任何鏈接的格式。
ii）內(nèi)容：在電子文件的結(jié)構(gòu)中傳遞交易證據(jù)的信息。
iii）背景：記錄來源的信息，（這些信息）與電子文件的交易相關(guān)，包括創(chuàng)建者、日期、安全性和訪問、語言、處置、格式等；背景通常分布在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容中。[5]
（2）電子文件是在自動化系統(tǒng)中已被捕獲和固定以實現(xiàn)存儲和操作的數(shù)據(jù)或信息，要求使用這個系統(tǒng)呈現(xiàn)這些數(shù)據(jù)或信息能被人們所理解。[6]
（3）電子文件是用電子設(shè)備創(chuàng)建或維護(hù)的文件，包括模擬格式（另見數(shù)字文件）。[7]
（4）電子文件是：i） （RM）以僅電腦能處理的形式被記錄并滿足生效的“文件”定義的任何信息。ii） （IT）通常用于一般描述計算機(jī)系統(tǒng)的電子文件，不管它們是文件或非文件狀態(tài)。[8]
以上定義，就可以看作對于電子文件這一概念進(jìn)行定義的某一形式，但如果中外綜合比較，兩者之間還是有比較大的差別，國際組織和美、澳兩國，比較強(qiáng)調(diào)電子文件本身的形式特征與技術(shù)特征。而我國有關(guān)定義，尤其是規(guī)范（包括近兩個規(guī)范的征求意見稿）中的定義表達(dá)，相對而言，比較注重與檔案管理相一致的特征認(rèn)識。事實上，從我國電子文件管理體制確定之后，我國檔案部門就重新啟用“電子檔案”一詞，就意味著電子文件一詞的理解，需要和電子檔案一詞關(guān)聯(lián)起來理解了，如同以往處理“文件”與“檔案”的關(guān)系一樣。鑒于我國的電子文件管理核心概念解釋，首先要立足于我國電子文件管理的實踐進(jìn)展，尊重現(xiàn)實情況，在本文研究中，我們認(rèn)為，電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）、電子檔案管理基本術(shù)語（征求意見稿）、電子文件元數(shù)據(jù)基本集（征求意見稿），具備規(guī)范的基本要求，因而，就實際規(guī)范的制定而言，這三種定義表達(dá)，可以作為電子文件的定義基礎(chǔ)。同時，比較起來看，電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）的電子文件定義，強(qiáng)調(diào)的是電子文件形成的技術(shù)環(huán)境，這跟國際檔案理事會與發(fā)達(dá)國家的電子文件認(rèn)識相一致；而后兩者強(qiáng)調(diào)的是電子文件的形成主體與形成環(huán)境，這跟我國檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范銜接比較好。
因而，本文關(guān)于電子文件的定義，綜合考慮，作以下表達(dá)：
“電子文件是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，利用計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、存儲和利用，并可通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換和傳輸?shù)母鞣N形式的信息記錄。”
這一定義的內(nèi)涵如下：
第一，電子文件的形成主體是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、其他組織或個人（“國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人”、“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個人”兩類表述，后者可能更加明確一些）。
第二，電子文件是在各主體履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中形成的。
第三，揭示電子文件的技術(shù)屬性是：利用計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、存儲和利用，并要以通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換和傳輸。
第四，揭示電子文件的形式多樣性，包括文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)庫、視頻、音頻等形式的電子信息。
3 關(guān)于“電子文件管理”概念
電子文件管理，目前國內(nèi)沒有明確定義，相關(guān)國家的術(shù)語規(guī)范也沒有將其作為獨立術(shù)語，但一般術(shù)語規(guī)范中有“電子文件”和“文件管理”詞條。對于電子文件管理進(jìn)行解釋，比較權(quán)威的有國際ARMA協(xié)會2006年和2007對此進(jìn)行的解釋：
（1）是根據(jù)文件管理原理和方法，運(yùn)用計算機(jī)設(shè)備和軟件對信息系統(tǒng)中的電子文件和非電子文件進(jìn)行的電子化管理。[9]
（2）A.文件管理原則在電子文件中的應(yīng)用。B.使用電子系統(tǒng)來應(yīng)用文件管理原則的文件管理。[10]
仔細(xì)分析一下，發(fā)現(xiàn)以上這兩種解釋都不適合我國的電子文件管理的實踐。我國電子文件管理，盡管沒有概念解釋，但廣泛接受了電子文件管理的全程管理原則。我國電子文件管理的研究者認(rèn)為，電子文件管理，首先應(yīng)該是覆蓋電子文件整個運(yùn)動過程的，如同我們在理論上強(qiáng)調(diào)的，電子文件管理，需要覆蓋全流程、全類型、全業(yè)務(wù)一樣。因而，在本文中，我們認(rèn)為，“電子文件管理”采用以下解釋比較合適：
“電子文件管理是指對電子文件生命周期整個過程進(jìn)行有效且系統(tǒng)控制的管理活動。”
在這個定義表述中，需要突出兩點理解：
一是突出電子文件生命周期的完整性，并將這一特點作為電子文件管理的基礎(chǔ)，并將電子文件生命周期的詞條，置于電子文件管理之前，指出電子文件生命周期有一個整體過程，即“電子文件從形成、辦理到最終處置（銷毀或永久保存）的全過程”。
二是注重電子文件的全程管理的特點，即對于整個運(yùn)動過程實施有效且系統(tǒng)的控制。
這個概念的定義基礎(chǔ)，有以下兩個方面：
一是基于電子文件整體運(yùn)動的理解。電子文件整體運(yùn)動可以有兩種理論解釋：一種是文件生命周期理論，另一種是文件連續(xù)體模式。兩種理論解釋都能夠反映出電子文件運(yùn)動的一般規(guī)律，前者的優(yōu)勢在于理論說明簡練、跟傳統(tǒng)的文件與檔案管理模式銜接性較好，并且，可以比較清楚地劃分電子文件管理基本流程與主要環(huán)節(jié)（電子文件運(yùn)動有形成、辦理、交換、傳輸、歸檔、移交、保管、利用、處置等環(huán)節(jié)），但難以解釋電子文件某些特殊運(yùn)動現(xiàn)象；后者的優(yōu)勢在于更好地說明電子文件多因素、跨時空運(yùn)動的特點，但是對于實踐部門來說，理解這種復(fù)雜和抽象的概念比較困難。
在本文中，我們認(rèn)為，采用電子文件生命周期理論的解釋，將三個運(yùn)動階段與對應(yīng)的管理系統(tǒng)EDMS、ERMS、TDR，作相對應(yīng)的層次說明，這比較適合國際電子文件管理的運(yùn)動階段劃分，也適合我國的電子文件管理與檔案管理實踐。
二是基于我國電子文件管理法規(guī)文件的理解。在《電子文件管理暫行辦法》中，把電子文件的運(yùn)動劃分為形成和辦理、歸檔與移交、保管與利用等基本階段，我們在此基礎(chǔ)上，加上交換、傳輸、處置三個環(huán)節(jié)。
在本文研究中，我們把電子文件管理運(yùn)動階段、管理系統(tǒng)、管理需求作以下層次關(guān)系表示（見圖1）：
這一圖示，能夠揭示出電子文件全程管理的特點，同時比較明確地說明了電子文件從形成到檔案館永久保管所涉及的管理機(jī)構(gòu)、管理系統(tǒng)及功能需求。
4 關(guān)于“電子文件管理系統(tǒng)”的系列概念
電子文件管理系統(tǒng)，需要跟“電子文件管理”一詞的理解密切關(guān)聯(lián)起來。從圖1中，我們可以看到，電子文件有著全程管理的需求，但由于我國電子文件管理體制與檔案管理體制同時存在，因而，我們還需要區(qū)分歸檔前的電子文件、歸檔后的電子文件、進(jìn)館后的電子文件在概念運(yùn)用上的不同，而之所以用不同的概念，是因為這三個階段的電子文件管理，有著不同的管理需要。可見，電子文件管理系統(tǒng)，實際是需要區(qū)分三個階段，因而，也獲得三個名稱。在本文，我們將其稱為“電子文件處理系統(tǒng)”（“Electronic Records Processing System”），“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”（“Filing Electronic Records Management System”），“可信數(shù)字倉儲”（“TDR――Trusted Digital Repository”）。
由于電子文件的形成、辦理、傳輸與交換等環(huán)節(jié)，是在現(xiàn)行機(jī)關(guān)的辦公室自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成，因而，這一階段的電子文件管理系統(tǒng)，和辦理完畢或者歸檔后的電子文件管理系統(tǒng)，是有本質(zhì)區(qū)別的。前者在國外一般稱為“EDMS”（“Electronic Document Management System”），后者一般稱為“ERMS”（“Electronic Records Management System”）。我國實踐中，也存在類似情況，也需要把這兩者運(yùn)用的系統(tǒng)區(qū)分開來，因而，在本文中，前者稱為電子文件處理系統(tǒng)，跟EDMS相對應(yīng)；而后者稱為電子文件歸檔管理系統(tǒng)，跟ERMS相對應(yīng)。
4.1 電子文件處理系統(tǒng)的釋義。鑒于與EDMS相對應(yīng)，對于電子文件處理系統(tǒng)的解釋，可以借鑒國外EDMS的定義。國外EDMS的定義主要有如下幾類：
（1）用以支持創(chuàng)建、使用和維護(hù)電子文檔的自動化系統(tǒng)，其目的是提高組織的工作流程。這些系統(tǒng)不一定整合了文件管理功能，文檔可能有情報價值而非證據(jù)價值（如文檔可能不是文件）。[11]
（2）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統(tǒng)，可以自動實現(xiàn)電子文件的起草、組織、追蹤和分發(fā)。（注：EDMS軟件包括版本控制和簽入/簽出功能）[12]
（3）使用自動化的技術(shù)、根據(jù)既定的政策和程序，恰當(dāng)?shù)胤峙洹⑹褂谩⒋鎯Αz索、保護(hù)和保留以數(shù)字格式存儲的信息的軟件應(yīng)用。[13]
在本文中，根據(jù)我國的實際情況與實際需要，我們對于電子文件處理系統(tǒng)的釋義，作如下表述：
“機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位用于形成、辦理、交換與傳輸電子文件的計算機(jī)信息系統(tǒng)，注重電子文件的業(yè)務(wù)流傳、版本固定與現(xiàn)行效力，包括辦公自動化系統(tǒng)和各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。這相對于國外的EDMS（Electronic Document Management System）。”
4.2 電子文件歸檔管理系統(tǒng)的釋義。電子文件歸檔管理系統(tǒng)的解釋，可以借鑒ERMS的定義，國內(nèi)外ERMS有以下幾種釋義：
（1）基于局域網(wǎng)絡(luò)和信息數(shù)據(jù)庫而運(yùn)行的計算機(jī)管理系統(tǒng)，它能夠?qū)﹄娮游募匿浫搿⑿Α徍艘约皵?shù)字化加工等流程進(jìn)行管理，可以實現(xiàn)從檔案紙質(zhì)化管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。[14]
（2）為了滿足業(yè)務(wù)對電子文件管理需要而設(shè)計的系統(tǒng)，用以捕獲、保存、提供獲取業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生的有證據(jù)價值的文件的功能。電子文件管理系統(tǒng)包括：檔案工作者和文件使用者；授權(quán)政策、責(zé)任分配、權(quán)力授予、程序和做法；政策聲明、程序手冊、用戶指南和其他用以批準(zhǔn)和頒發(fā)政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和記錄的專門資料和文件系統(tǒng)；軟件、硬件、其他設(shè)備、必要工具等。[15]
（3）用以管理電子文件創(chuàng)建、使用、維護(hù)和處置的自動化系統(tǒng)，其目的是提供業(yè)務(wù)活動的證據(jù)。這些系統(tǒng)維持適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)信息（元數(shù)據(jù)）和文件之間的聯(lián)系，以支持它們的證據(jù)價值。[16]
（4）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統(tǒng)，不考慮載體形式如何，自動起草、組織、追蹤和分發(fā)文件的系統(tǒng)。（注：電子文件管理軟件包括保管表和處置）[17]
在本文中，根據(jù)我國的實際情況與實際需要，我們對于電子文件歸檔管理系統(tǒng)的釋義，作如下表述：
“為了滿足機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對歸檔電子文件管理需要而設(shè)計的計算機(jī)信息系統(tǒng)，用以捕獲、保存、維護(hù)、提供獲取業(yè)務(wù)處理過程中產(chǎn)生的有證據(jù)價值的文件的功能。這相對于國外的ERMS（Electronic Records Management System）。”
4.3 可信數(shù)字倉儲的釋義。鑒于中外都將進(jìn)館后的文件（電子文件）視作檔案，在檔案館階段注重電子文件的長期有效保存與利用，是一種國際共識，因而，“可信數(shù)字倉儲”一詞，中外基本上可以統(tǒng)一起來。為此，可以對其作如此的概念解釋：
可信數(shù)字倉儲是負(fù)責(zé)數(shù)字資源長期、可靠的管理以及維護(hù)的系統(tǒng)，它按照普遍接受的協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計并運(yùn)行，具有切實可行的政策和實施方案，并且有持續(xù)穩(wěn)定的財政支持和規(guī)范的評價機(jī)制，能夠?qū)?shù)字資源提供者和用戶長期負(fù)責(zé)，其使命和目標(biāo)是長久地為用戶提供可靠的數(shù)字資源訪問服務(wù)，如，數(shù)字檔案館。
5 結(jié)束語
電子文件的內(nèi)涵，電子文件管理的邊界，電子文件管理系統(tǒng)的功能要求，在我國都會因需要處理電子文件歸檔前后的關(guān)系，而有不同的觀點和聲音。這一點，跟國外相比，可能我們因此更需要共識，事實上，這也是電子文件管理術(shù)語規(guī)范注重國際接軌還是注重國情需要的艱難選擇。在本文中，我們更多考慮的是我國電子文件管理實踐的需要，也同時兼顧到國際接軌。本文由此提出的核心概念的探討，希望引起更多專家學(xué)者的注意，以期有更多的討論與交流。
注①：2011年12月下達(dá)由浙江省委辦公廳承擔(dān)，浙江大學(xué)、浙江省檔案局、杭州市檔案局、浙江省工商管理局信息中心合作完成。本課題研究，得到國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室任守信副主任、姚思遠(yuǎn)處長，國家檔案局技術(shù)部蔡學(xué)美副主任，中國人民大學(xué)趙國俊教授、安小米教授、王健教授、劉越男副教授、張寧副教授，安徽省檔案局黃玉明副局長，蘇州大學(xué)張照余教授等專家教授的指導(dǎo)。
注②：參考中國人民大學(xué)，電子文件管理百科。“TDR 是負(fù)責(zé)數(shù)字資源長期、可靠的管理以及維護(hù)的系統(tǒng)， 它按照普遍接受的協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計并運(yùn)行， 具有切實可行的政策和實施方案，并且有持續(xù)穩(wěn)定的財政支持和規(guī)范的評價機(jī)制， 能夠?qū)?shù)字資源提供者和用戶長期負(fù)責(zé)， 其使命和目標(biāo)是長久地為用戶提供可靠的數(shù)字資源訪問服務(wù)。”
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[14]國家檔案局.電子文件安全管理指南（征求意見稿）.
先行者的探索
先走一步，也代表著沒有可以效仿的案例。在這種情況下，青島市財政采用了一種穩(wěn)扎穩(wěn)打的辦法。該人士表示，青島市財政局的預(yù)算評審工作是從2007年政府投資基建項目開始起步的，2009年進(jìn)行專項資金評審試點，至2010年全面鋪開。
2010年，按照“績效優(yōu)先，科學(xué)決策”的原則，青島市采取專家評審、委托中介機(jī)構(gòu)評審、財政直接評審及專家與中介機(jī)構(gòu)評審相結(jié)合的方式，對市本級涉及促進(jìn)青島市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的5大類37項專項資金進(jìn)行了事前預(yù)算評審，共評審項目1065個，涉及資金50.28億元，審減不合理資金6.88億元，審減率達(dá)13.7％，初步實現(xiàn)了“先有評審、后有預(yù)算、擇優(yōu)安排、滾動管理”的專項資金管理模式。
那么各單位的績效目標(biāo)能否達(dá)到呢？該人士說：“那要看評價結(jié)果。上半年，我們按照客觀公正，科學(xué)規(guī)范，實事求是，分類實施的原則，對29.3億元財政資金實施了績效評價。對2009年實施評審試點的7項財政專項資金進(jìn)行了績效評價，共涉及財政資金8.7億元，項目352個。評價工作采取抽調(diào)相關(guān)處室處工作人員、聘用中介機(jī)構(gòu)組成項目評價小組的方式進(jìn)行。通過績效評價，共披露相關(guān)問題45個，主要集中在項目管理、資金執(zhí)行、項目實施進(jìn)度、績效目標(biāo)完成、檔案管理、資金政策等方面，提出合理化建議和意見共計50條，為今后加強(qiáng)專項資金管理、優(yōu)化預(yù)算安排提供了重要參考依據(jù)。”
這項創(chuàng)新思路運(yùn)用到實際工作中，有沒有阻礙呢？該人士表示：“對于財政這項新的改革工作，各部門都需要有一個認(rèn)識過程。現(xiàn)在我們搞培訓(xùn)，組織學(xué)習(xí)。從中央到省里再到我們市，按照財政改革的要求，給部門的財務(wù)處長們做培訓(xùn)。讓他們知道財政改革的內(nèi)容，要他們跟上改革的步伐。大部分部門都是比較配合的。”
該人士說：“預(yù)算編制就要有績效目標(biāo)，我們既要審核各部門提出的依據(jù)是否充分，還要考慮項目是否為中央和省里要求做的事情，再按照事情的輕重緩急排序。財政在事權(quán)和財權(quán)上是要充分結(jié)合，在安排預(yù)算時才能有的放矢，才能安排得更合理更科學(xué)。這實際上就是財政部預(yù)算績效目標(biāo)管理的第二階段的財政預(yù)算審核，財政部要求是財政審核，單位出績效目標(biāo)。但是我們是在單位報項目以后，就進(jìn)行審核。我們審核的方式就是預(yù)算評審，等于我們在貫徹財政部的政策時，往前先走了一步。”
最重要的制度建設(shè)
青島市政府十分重視預(yù)算績效管理工作，先后出臺了多項政策。
一是2009年市政府出臺了《關(guān)于加強(qiáng)市級財政專項資金績效預(yù)算管理的意見》，作為加強(qiáng)預(yù)算績效管理方面的指導(dǎo)性文件，明確了“先有評審后有預(yù)算，科學(xué)規(guī)范注重效益”的專項資金績效預(yù)算管理的原則；規(guī)定凡是由財政資金安排用于支持經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的專項資金都必須納入預(yù)算績效管理的范圍；確定以實行預(yù)算評審和績效評價為手段的預(yù)算績效管理的方式，以建立獎懲約束機(jī)制、信息公開制度、責(zé)任追究制度為內(nèi)容的和工作措施。
二是市政府2009年和2010年相繼印發(fā)了《青島市市級財政投資資金監(jiān)督管理暫行辦法》、《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范市級財政專項資金管理的意見》，重點從項目評審、績效評價、科學(xué)決策、預(yù)算公開和資金整合等五個方面進(jìn)一步強(qiáng)化專項資金管理。規(guī)定專項資金中，除有明確規(guī)定對人、對物等特定對象的補(bǔ)助外，所有用于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的專項資金，均應(yīng)納入評審資金范圍。
三是2011年6月政府辦公廳出臺了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)財政資金預(yù)算評審的意見》，目前青島市財政局正在代政府?dāng)M定《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)財政資金績效評價的意見》，力爭在年內(nèi)出臺。
上述五個文件，構(gòu)成了青島市預(yù)算績效管理的市級層面的基本制度框架。另外，青島市財政局圍繞著預(yù)算績效管理著力構(gòu)建實施層面的制度體系。
一是制定三個《規(guī)程》。包括《預(yù)算評審工作規(guī)程》、《績效評價工作規(guī)程》、《決算審查工作規(guī)程》。二是著手研究兩套體系。包括《預(yù)算評審指標(biāo)體系》、《績效評價標(biāo)準(zhǔn)體系》。三是制定若干制度辦法。包括《關(guān)于社會中介機(jī)構(gòu)和專家參與項目評審工作和績效評價的管理辦法》、《關(guān)于預(yù)算評審和績效評價質(zhì)量控制風(fēng)險防控辦法》、《預(yù)算評審和績效評價廉政風(fēng)險防范管理暫行辦法》、《預(yù)算評審和績效評價檔案管理辦法》等。
而在實踐中，青島市財政局也設(shè)計了一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫取?/p>
該人士介紹，青島市財政局在做預(yù)算編制時，先是各部門把項目申報上來，各個業(yè)務(wù)處室收了預(yù)算之后，把涉及項目資金的這部分，送到預(yù)算評審管理處，預(yù)算評審管理處就要組織評審。單位如果想得到預(yù)算批復(fù)，在提報項目時，必須附上可行性論證報告。參加評審的項目主要指沒有具體標(biāo)準(zhǔn)的項目，有標(biāo)準(zhǔn)的就不用經(jīng)過評審了。沒有標(biāo)準(zhǔn)的項目都要納入評審。預(yù)算評審的結(jié)果才能作為預(yù)算批復(fù)、預(yù)算編制的依據(jù)。
領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵
青島市財政績效工作能夠順利開展，關(guān)鍵在于市領(lǐng)導(dǎo)的直接推動。
青島市財政局預(yù)算評審管理處是2010年10月份成立的，這個部門兼有績效評價、評審和審查三項職能。該人士說：“我們市里領(lǐng)導(dǎo)一直關(guān)心財政管理和財務(wù)管理工作。從市委到市政府再到市人大財經(jīng)委對我們的預(yù)算評審和績效評價工作特別重視。政府把這項工作作為考核財政的一項創(chuàng)新工作。預(yù)算績效管理也是我們財政局今年唯一一項創(chuàng)新工作。”
“今年年初，青島市人大在做審查決議的時候，對財政局的預(yù)算評審工作提出了相當(dāng)高的要求。要求做到民主理財，公開評審、建立制度、逐步擴(kuò)大范圍。所以市委把這項工作列為今年的工作要點之一，市政府把我們的工作納入考核目標(biāo)，人大財經(jīng)委專門對預(yù)算評審做了高要求。市里這幾大班子都很重視這事。”
院領(lǐng)導(dǎo)的正確領(lǐng)導(dǎo)下，于年2月?lián)吾t(yī)院行政辦主任。一年來。各兄弟科室的支持下，認(rèn)真履行職責(zé)，恪盡職守，帶領(lǐng)全科人員扎扎實實地開展工作。現(xiàn)對工作情況總結(jié)匯報如下：
一、思想政治立場堅定。自覺遵守醫(yī)院的各項規(guī)章制度。始終和黨委保持高度一致。有團(tuán)結(jié)協(xié)作精神和較強(qiáng)的事業(yè)心、責(zé)任感。能做到講政治、講學(xué)習(xí)、講正氣，作風(fēng)扎實，辦事公道正派。工作中，時刻以醫(yī)院利益為重，顧全大局，保證政令暢通。
二、領(lǐng)導(dǎo)能力與管理水平
積極學(xué)習(xí)相應(yīng)的管理知識，熟悉、掌握國家相關(guān)的衛(wèi)生工作政策和法律法規(guī)。運(yùn)用于實際工作，經(jīng)常深入臨床一線科室，掌握第一手資料，積極為醫(yī)院發(fā)展出謀劃策，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。能夠擺正位置，配合領(lǐng)導(dǎo)做好工作，堅持“位不越位，分工不分家”原則下，堅持了兩條，這就是大事要報告，小事不推諉。對于原則性、政策性強(qiáng)的大事，多報告，多請示。至于一些事務(wù)性的工作，則責(zé)無旁貸，絕不推諉。工作中，敢于提出自己的觀點和建議。辦公室不同于臨床醫(yī)技科室，不能直接產(chǎn)生效益，但通過對一線科室工作的管理、監(jiān)督和提供服務(wù)，也同樣可以為醫(yī)院發(fā)展做貢獻(xiàn)，對管理等環(huán)節(jié)均制定了相應(yīng)的制度規(guī)定，既為醫(yī)院精打細(xì)算節(jié)約支出，又為科室提供滿意優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
三、科室建設(shè)與發(fā)展
職能和作用是非常特殊和重要的許多工作都要和相關(guān)科室配合、協(xié)調(diào)才能完成。與兄弟科室的合作中，院辦作為醫(yī)院溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方的樞紐。擺正位置，甘為人梯，從而贏得了兄弟科室對我工作的支持與合作，創(chuàng)造了寬松、和諧的工作環(huán)境。一年來，辦公室較好地完成了各項工作任務(wù)。
做好醫(yī)院各項規(guī)章制度的落實監(jiān)督工作。對醫(yī)院制定的各項制度，一是抓好執(zhí)行力建設(shè)。積極配合協(xié)助主管部門進(jìn)行監(jiān)督檢查，進(jìn)行督促，檢查落實完成情況，保證醫(yī)院工作的順利開展。
規(guī)范程序，二是完成了醫(yī)院文件的起草、公文處理和醫(yī)療統(tǒng)計、匯總等工作。為領(lǐng)導(dǎo)提供真實完整的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。做好醫(yī)院各類檔案管理工作。使檔案管理工作初步規(guī)范。
三是做好醫(yī)院的接待服務(wù)工作。
已經(jīng)著手開始了醫(yī)院內(nèi)部管理辦法的撰寫與修訂工作，四是領(lǐng)導(dǎo)的支持幫助下。目前大部分的文字錄入工作已基本完成。
共同做好醫(yī)院宣傳工作。宣傳材料的寫作、醫(yī)院廣告的制作、電視廣告的等方面，五是與相關(guān)科室同志密切合作。努力發(fā)揮自己的能量，圓滿地完成了各項宣傳任務(wù)。
努力做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。做上令下達(dá)，六是充分發(fā)揮服務(wù)職能。下情上報工作，積極收集整理有關(guān)信息，進(jìn)行調(diào)查分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提高參考，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好日常事務(wù)。
四、專業(yè)技術(shù)能力與水平
工作中敢闖敢試，有創(chuàng)新精神和一定的組織協(xié)調(diào)能力。對辦公室日常管理工作積累了一定的實踐經(jīng)驗。
愛崗敬業(yè)，五、有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。工作投入。遵守醫(yī)院有關(guān)反對商業(yè)賄賂方面的紀(jì)律規(guī)定，廉潔自律，加強(qiáng)自身醫(yī)德醫(yī)風(fēng)修養(yǎng)，堅決抵制行業(yè)不正之風(fēng)。所參與的經(jīng)濟(jì)活動中，牢筑道德底線，堅持秉公辦事。
對職工實行人性化管理，六、落實醫(yī)院“以人為本”管理理念。經(jīng)常與科室成員交換意見，認(rèn)真聽取對工作的建議和意見，不斷改進(jìn)自身工作。科室成員關(guān)系融洽，相互配合，支持，團(tuán)結(jié)協(xié)作，圓滿完成了各項工作任務(wù)。
七、存在不足和問題：
不夠大膽果斷。一、處理重大問題時。
對科室人員生活關(guān)心不夠。二、工作方法簡單。
缺乏檢查落實。三、辦公室內(nèi)部管理制度不夠健全。部分規(guī)章制度流于形式。
八、任職后的目標(biāo)和工作計劃
將注意發(fā)揮好五個作用：以上問題或不足也是今后努力克服的方向。今后的工作中。
為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息。一是科學(xué)的決策中進(jìn)一步發(fā)揮參謀助手作用;積極學(xué)習(xí)醫(yī)院管理的新方法和新理論。
院領(lǐng)導(dǎo)的正確領(lǐng)導(dǎo)下，于年2月?lián)吾t(yī)院行政辦主任。一年來。各兄弟科室的支持下，認(rèn)真履行職責(zé)，恪盡職守，帶領(lǐng)全科人員扎扎實實地開展工作。現(xiàn)對工作情況總結(jié)匯報如下：
一、思想政治立場堅定。自覺遵守醫(yī)院的各項規(guī)章制度。始終和黨委堅持高度一致。有團(tuán)結(jié)協(xié)作精神和較強(qiáng)的事業(yè)心、責(zé)任感。能做到講政治、講學(xué)習(xí)、講正氣，作風(fēng)扎實，辦事公道正派。工作中，時刻以醫(yī)院利益為重，顧全大局，保證政令疏通。
二、領(lǐng)導(dǎo)能力與管理水平
積極學(xué)習(xí)相應(yīng)的管理知識，熟悉、掌握國家相關(guān)的衛(wèi)生工作政策和法律法規(guī)。運(yùn)用于實際工作，經(jīng)常深入臨床一線科室，掌握第一手資料，積極為醫(yī)院發(fā)展出謀劃策，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的顧問助手。能夠擺正位置，配合領(lǐng)導(dǎo)做好工作，堅持“位不越位，分工不分家”原則下，堅持了兩條，這就是大事要報告，小事不推諉。對于原則性、政策性強(qiáng)的大事，多報告，多請示。至于一些事務(wù)性的工作，則責(zé)無旁貸，絕不推諉。工作中，敢于提出自己的觀點和建議。辦公室不同于臨床醫(yī)技科室，不能直接發(fā)生效益，但通過對一線科室工作的管理、監(jiān)督和提供服務(wù)，也同樣可以為醫(yī)院發(fā)展做貢獻(xiàn)，對管理等環(huán)節(jié)均制定了相應(yīng)的制度規(guī)定，既為醫(yī)院精打細(xì)算節(jié)約支出，又為科室提供滿意優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
三、科室建設(shè)與發(fā)展
職能和作用是非常特殊和重要的許多工作都要和相關(guān)科室配合、協(xié)調(diào)才干完成。與兄弟科室的合作中，院辦作為醫(yī)院溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方的樞紐。擺正位置，甘為人梯，從而贏得了兄弟科室對我工作的支持與合作，發(fā)明了寬松、和諧的工作環(huán)境。一年來，辦公室較好地完成了各項工作任務(wù)。
做好醫(yī)院各項規(guī)章制度的落實監(jiān)督工作。對醫(yī)院制定的各項制度，一是抓好執(zhí)行力建設(shè)。積極配合協(xié)助主管部門進(jìn)行監(jiān)督檢查，進(jìn)行督促，檢查落實完成情況，保證醫(yī)院工作的順利開展。
規(guī)范順序，二是完成了醫(yī)院文件的起草、公文處置和醫(yī)療統(tǒng)計、匯總等工作。為領(lǐng)導(dǎo)提供真實完整的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。做好醫(yī)院各類檔案管理工作。使檔案管理工作初步規(guī)范。
三是做好醫(yī)院的接待服務(wù)工作。
已經(jīng)著手開始了醫(yī)院內(nèi)部管理方法的撰寫與修訂工作，四是領(lǐng)導(dǎo)的支持協(xié)助下。目前大部分的文字錄入工作已基本完成。
共同做好醫(yī)院宣傳工作。宣傳資料的寫作、醫(yī)院廣告的制作、電視廣告的等方面，五是與相關(guān)科室同志密切合作。努力發(fā)揮自己的能量，圓滿地完成了各項宣傳任務(wù)。
努力做好領(lǐng)導(dǎo)的顧問助手。做上令下達(dá)，六是充分發(fā)揮服務(wù)職能。下情上報工作，積極收集整理有關(guān)信息，進(jìn)行調(diào)查分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提高參考，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處置好日常事務(wù)。
四、專業(yè)技術(shù)能力與水平
工作中敢闖敢試，有創(chuàng)新精神和一定的組織協(xié)調(diào)能力。對辦公室日常管理工作積累了一定的實踐經(jīng)驗。
愛崗敬業(yè)，五、有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。工作投入。遵守醫(yī)院有關(guān)反對商業(yè)賄賂方面的紀(jì)律規(guī)定，廉潔自律，加強(qiáng)自身醫(yī)德醫(yī)風(fēng)修養(yǎng)，堅決抵制行業(yè)不正之風(fēng)。所參與的經(jīng)濟(jì)活動中，牢筑道德底線，堅持徇私辦事。
對職工實行人性化管理，六、落實醫(yī)院“以人為本”管理理念。經(jīng)常與科室成員交換意見，認(rèn)真聽取對工作的建議和意見，不時改進(jìn)自身工作。科室成員關(guān)系融洽，相互配合，支持，團(tuán)結(jié)協(xié)作，圓滿完成了各項工作任務(wù)。
七、存在缺乏和問題：
不夠大膽果斷。一、處置重大問題時。
對科室人員生活關(guān)心不夠。二、工作方法簡單。
缺乏檢查落實。三、辦公室內(nèi)部管理制度不夠健全。局部規(guī)章制度流于形式。
八、任職后的目標(biāo)和工作計劃
將注意發(fā)揮好五個作用：以上問題或不足也是今后努力克服的方向。今后的工作中。
為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息。一是科學(xué)的決策中進(jìn)一步發(fā)揮顧問助手作用；積極學(xué)習(xí)醫(yī)院管理的新方法和新理論。
[關(guān)鍵詞]博物館庫房管理；方法措施
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.038
[中圖分類號]G269.23[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2013）08-0069-02
博物館庫房工作由許多方面構(gòu)成，其中文物的管理是十分重要的一個環(huán)節(jié)。時代在進(jìn)步，社會在發(fā)展，在博物館庫房工作中也出現(xiàn)了許多新型的、亟待解決的問題，這些都對博物館庫房工作者提出了非常嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，博物館庫房工作者只有不斷堅持與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的科學(xué)的管理制度才能使博物館的庫房工作適應(yīng)時代的挑戰(zhàn)，日臻完善，為保護(hù)文物這個作為中華民族博大精深載體的精神符號象征做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
1 博物館庫房管理工作的作用和內(nèi)容
博物館庫房作為博物館內(nèi)的重地，可以說是整個博物館的心臟部分。博物館庫房管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)與否以及管理深度直接決定了文物在博物館得到保護(hù)和看守的力度。
在博物館庫房管理工作中，包括眾多的方面，大致可以分為內(nèi)在和外在2個方面，外在及博物館庫房的安全系數(shù)，包括庫房鑰匙的歸屬，庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)立登記制度，閑雜人等非經(jīng)允許不得隨意進(jìn)入庫房內(nèi)，也包括制訂庫房人員應(yīng)當(dāng)遵守的安全操作規(guī)程和必要的庫房內(nèi)安全檢查制度，還包括整個庫房的整潔程度，這些是比較外在的方面，而內(nèi)在的方面主要就是博物館庫房內(nèi)檔案的管理制度，重點是文物檔案管理制度，如果說前述的外在方面是硬件，那么博物館庫房管理的檔案工作就是軟件。
2 博物館庫房管理工作存在的問題
2.1 博物館庫房面積普遍較小，文物藏品柜架不足
隨著社會的進(jìn)步和博物館業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大，博物館中存放的文物數(shù)量越來越多，而文物的保護(hù)不是零零碎碎的隨意擺放即可，文物的放置是一項科學(xué)和系統(tǒng)的工作，它對博物館的面積提出了很高的要求，博物館必須保證每件文物都有特定的存放地點，尤其是易碎和易破的文物種類，否則不利于文物的保護(hù)，但是現(xiàn)在的事實是大部分博物館的面積有限，大部分偏小，文物被堆放在博物館內(nèi)，物理和化學(xué)的變化都非常明顯，因而文物庫房管理工作的重點應(yīng)該是解決文物被損壞的可能性和對博物館面積的要求之間的矛盾。
2.2 博物館庫房管理的設(shè)施，尤其是基礎(chǔ)設(shè)施有限
由于博物館庫房管理工作的特殊性，它需要一批經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的人才進(jìn)行博物館庫房管理。同時對文物保管場所的環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施都有一定要求，這主要體現(xiàn)在文物保護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施缺乏，缺少管理，尤其是庫房的防蟲害、防塵、防潮、防火、防盜，庫房的溫濕度等問題，博物館庫房工作包括方方面面。
2.3 博物館庫房的硬件設(shè)施有限
在影視劇中，博物館的庫房通常都是作為機(jī)密重地出現(xiàn)的，出入要有指紋認(rèn)證，甚至還有人臉掃描，但是在現(xiàn)實的博物館庫房，尤其是文物檔案室，硬件條件卻和影視劇中的形象相去甚遠(yuǎn)。
在實踐中，由于信息技術(shù)的局限和科技的有限性，我國有相當(dāng)一部分的博物館庫房條件并不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，整體對硬件設(shè)施的投入力度很不夠。
3 關(guān)于提高和改進(jìn)博物館庫房管理工作的幾點思考
針對前述的幾點在博物館庫房管理工作中存在的問題，筆者在經(jīng)過思考后，提出如下幾點建議和意見。
3.1 工作人員加強(qiáng)安全意識
物質(zhì)決定意識，意識反作用于物質(zhì)，只有博物館的工作人員有一個良好的保護(hù)意識，他們才能按照博物館庫房管理的要求來行為，并且在發(fā)現(xiàn)安全隱患以后積極采取彌補(bǔ)措施，而不是聽之任之，在平時的工作當(dāng)中也將更加仔細(xì)，而不是大而化之，粗而放之。
3.2 注意博物館庫房的安全性
博物館庫房作為館內(nèi)的安全重地，博物館工作人員必須加大文物保管的安全意識。庫房內(nèi)外不得存放易燃、易爆、腐蝕性物品及其他有礙文物安全的物品。庫房鑰匙分別交由兩名保管人員，并妥善保管，庫房鑰匙不得隨意轉(zhuǎn)交他人。庫房工作人員進(jìn)入庫房須有2人以上；非庫房工作人員未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自入內(nèi)，經(jīng)許可者，須由庫房工作人員陪同。進(jìn)出庫房人員一律不許帶包，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙。創(chuàng)立庫房出入登記制度，非本館人員入庫須在保衛(wèi)科認(rèn)真填寫《入庫人員登記表》，并由館領(lǐng)導(dǎo)或保管部負(fù)責(zé)人簽字。庫房人員須遵守文物安全操作規(guī)程，做到嚴(yán)肅認(rèn)真，細(xì)致周到。庫房工作人員須遵守文物安全出庫手續(xù)，未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自提取文物。創(chuàng)立《庫房工作日記》，由專人記錄進(jìn)出人員、時間、工作內(nèi)容等情況，同時妥善保管好賬冊檔案，嚴(yán)守庫房機(jī)密。創(chuàng)立按時的安全檢查制度，由保衛(wèi)科迎賓保管部對庫房安全按時檢查，如防火、防盜等，如發(fā)現(xiàn)情況，須保護(hù)好現(xiàn)場，立即向館領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)部門匯報。保持庫房的整齊清潔，注意防潮、防塵、防蟲、防光等。工作人員離開庫房應(yīng)做到柜門上鎖、門窗關(guān)嚴(yán)、拉閘斷電。
3.3 加強(qiáng)博物館庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
鑒于現(xiàn)在博物館的面積普遍偏小的問題，應(yīng)當(dāng)在條件允許的情況下適當(dāng)擴(kuò)大博物館的面積，至少不能讓文物雜亂無章地擺放在一個地方，而要在其固定的有一定面積的位置有序存放，以免發(fā)生文物之間相互影響或者不慎被摔壞等意外。
3.4 加強(qiáng)博物館的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
3.4.1 博物館信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的意義
針對當(dāng)前博物館庫房管理硬件基礎(chǔ)設(shè)施落后，軟件基礎(chǔ)設(shè)施不足，尤其是科技水平較低的情況，在博物館庫房管理中運(yùn)用信息化的方法有必要性。信息化不等于數(shù)字化，它能夠為博物館庫房管理工作提供一個良好的工作平臺和工作環(huán)境、工作模式，博物館庫房管理的信息化有助于構(gòu)建一個世界一流的文物存放環(huán)境，克服博物館存在的設(shè)施落后、對文物保護(hù)不力等問題。
3.4.2 采用數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)、效率高的網(wǎng)絡(luò)傳輸設(shè)備
在博物館的建設(shè)當(dāng)中，除了實在的文物保護(hù)環(huán)境以外，博物館的網(wǎng)站建設(shè)和虛擬展示手段，如多媒體技術(shù)的應(yīng)用也是一個很重要的部分，要保證圖片以及視頻的高清性和數(shù)據(jù)傳輸流利性的要求，必須采用數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)、傳輸效率高的網(wǎng)絡(luò)傳輸設(shè)備。有條件的博物館最好能夠采用千兆骨干或者萬兆骨干的桌面。
3.4.3 無線網(wǎng)絡(luò)和有線網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，實現(xiàn)博物館全館網(wǎng)絡(luò)覆蓋
從博物館內(nèi)大大小小的會議到對博物館內(nèi)存放文物的調(diào)檔和庫房資料的查詢和核對，都離不開網(wǎng)絡(luò)，值得注意的是隨著智能手機(jī)和信息化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)在博物館的建設(shè)中也將發(fā)揮越來越大的作用。而信息點的分布也必須保證網(wǎng)絡(luò)的寬而廣，要全面覆蓋，否則資源配置的不合理會間接導(dǎo)致人力或者物力資源的浪費(fèi)，而且，有線網(wǎng)絡(luò)管道的安裝可能會導(dǎo)致博物館庫房的美觀受到一定程度的影響，造成庫房存放文物一定程度的不便利。
3.4.4 建立博物館專業(yè)的中心機(jī)房
博物館庫房中的設(shè)備占了很大一部分資金，資金的不足是導(dǎo)致博物館庫房設(shè)施落后的主要原因，而中心機(jī)房的建設(shè)就能夠很好地解決這個問題，可以節(jié)省博物館庫房購買設(shè)備的成本，而且還有利于博物館庫房后期設(shè)備的維護(hù)，對設(shè)備維護(hù)成本的減少也大有裨益。專業(yè)中心機(jī)房的建設(shè)可以保證博物館網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩裕渲幸⒁獠┪镳^的空調(diào)系統(tǒng)要采用專用的機(jī)房空調(diào)，最好能安裝2臺，互為備份，切忌用家用空調(diào)代替專用空調(diào)；機(jī)房要配備自動滅火和自動報警系統(tǒng)，預(yù)防博物館文物失竊以及在失竊以后可以第一時間發(fā)現(xiàn)并及時挽救。
3.4.5 建立和完善和博物館庫房管理及文物檔案管理有關(guān)的國家文博信息專網(wǎng)
在信息時代，網(wǎng)絡(luò)具有不容忽視的作用。利用網(wǎng)絡(luò)，可以最大限度地實現(xiàn)資源的共享和快速的傳達(dá)。在博物館庫房管理工作和文物檔案管理中建立一個構(gòu)架文博信息專用網(wǎng)可以使博物館的庫房管理工作人員和檔案的保管人員在第一時間獲得準(zhǔn)確的信息，如此一來，工作人員可以以最快的速度了解到文物檔案被損壞的一般規(guī)律，便于及時作出正確和適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)，也方便未雨綢繆。
4 總 結(jié)
總之，博物館的庫房管理工作是一個紛繁復(fù)雜的過程，近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)、社會的全面進(jìn)步與發(fā)展，提高國家軟實力，加強(qiáng)文化建設(shè)已成為政府當(dāng)前工作的一個重要組成部分，國家和地方財政給予了文化產(chǎn)業(yè)大量的支持，成為文化遺產(chǎn)的一個重要載體，文化建設(shè)的重要組成部分。博物館建設(shè)近年來正迎來一個黃金發(fā)展的期，一大批原有省級以上博物館大多完成或正在進(jìn)行改擴(kuò)建或新建，并且在其中運(yùn)用了新型的信息化和高科技的手段進(jìn)行博物館庫房的管理，但是在實踐當(dāng)中，仍然存在一些不足。
針對我國當(dāng)前博物館庫房管理中存在的諸多問題，提出了一些粗陋的意見。在我國現(xiàn)今博物館庫房面積偏小，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱以及管理工作秩序較為混亂的狀態(tài)下，如何改善博物館庫房的基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境建設(shè)，如何依托高度發(fā)展的信息科學(xué)技術(shù)，如何通過建立一個完整和高效的信息網(wǎng)絡(luò)，提高管理的主體——博物館庫房管理工作人員尤其是文物檔案管理工作人員的管理水平和管理方法，是我國博物館事業(yè)發(fā)展的一個重要組成部分，同時也在一定程度上確保了我國文物的保護(hù)力度和安全系數(shù)，最終目的是要全力推進(jìn)我國文化事業(yè)的大力發(fā)展。
主要參考文獻(xiàn)
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非常感謝公司給我這次參加競職演講的機(jī)會，我競爭的崗位是綜合辦主任一職。下面是我的基本情況以及我對綜合辦工作的認(rèn)識、規(guī)劃設(shè)想，現(xiàn)在向各位領(lǐng)導(dǎo)做一下匯報。
一、個人的基本情況
我叫DDD，28歲，大專學(xué)歷，DDD專業(yè)在讀，1998年參加工作，來公司7年多的時間里，我一直負(fù)責(zé)DDD的經(jīng)營管理工作。
二、對綜合辦工作的規(guī)劃設(shè)想
辦公室是一個重要的綜合協(xié)調(diào)部門，綜合辦工作的目標(biāo)是：把綜合辦工作建設(shè)成為精干、高效、協(xié)調(diào)有序的團(tuán)結(jié)勤奮的辦事部門，充分發(fā)揮它的參謀、助手作用、協(xié)調(diào)作用、樞紐作用和保障作用。根據(jù)這一目標(biāo)，我將對綜合辦工作做以下設(shè)想。
1、為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀、做好助手。綜合辦要及時準(zhǔn)確地掌握公司主要工作的進(jìn)展情況，做到心中有數(shù)，從而能夠及時、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)反饋各種信息，同時也將工作中的某些問題向領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議和意見，從而使領(lǐng)導(dǎo)的決策更加準(zhǔn)確、更加合理。
綜合辦負(fù)責(zé)人還應(yīng)具備良好的協(xié)調(diào)能力，配合各科室制訂好各項管理制度，處理好各科室之間的關(guān)系，堅持做到不推諉、不扯皮，團(tuán)結(jié)協(xié)作,開拓進(jìn)取，不斷取得更大的工作成績。
2、充分發(fā)揮辦公室的窗口作用，做好對外接待工作，處理好對外各方面的關(guān)系，為公司樹立良好的外部形象。
在來人來訪接待工作中，我認(rèn)為要做到不卑不亢、有節(jié)有禮，但是在牽扯到公司利益的時候要做到據(jù)理力爭，確保公司的利益不受侵害。在處理對外各方面關(guān)系的時候，能單獨處理的事情，不要再給領(lǐng)導(dǎo)添麻煩，自己處理不了的事情要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，爭取盡早處理。
3、做好文秘檔案、合同管理工作，對于文件要按正確的處理程序進(jìn)行流轉(zhuǎn)，檔案要按照管理要求，及時、準(zhǔn)確歸檔。
文秘工作是綜合辦工作非常重要的一項。公司每年要收到大量的來文、來函，這就要求綜合辦要做到對來文、來函依據(jù)公文處理的有關(guān)規(guī)定快速處理，并按照要求督辦來文、來函中所要辦理的各項工作，檢查落實情況，將辦理情況及時、準(zhǔn)確地反饋給領(lǐng)導(dǎo)從而使領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)。
對公司的檔案管理要依據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定規(guī)范管理，要及時歸檔，防止資料遺失，任何部門借用資料必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。
4、正確傳達(dá)集團(tuán)總部對安全工作的要求、指示，并及時地認(rèn)真落實,積極的配合集團(tuán)總部進(jìn)行安全檢查，且做好隱患整改工作，并及時上報隱患整改結(jié)果。把隱患、整改情況，系統(tǒng)地納入到微機(jī)管理中，我認(rèn)為這樣便于我們監(jiān)督整改并及時了解情況，更迅速的處理情況，為領(lǐng)導(dǎo)提供第一手資料。
5、做好各種辦公用品、辦公用具的購買和發(fā)放及各種物品的管理臺帳工作。做好登記并統(tǒng)計好辦公用品的消耗，嚴(yán)格控制辦公用品的支出，降低辦公費(fèi)用的開支。
6、認(rèn)真做好印鑒的使用工作，印章要專人負(fù)責(zé)，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，任何人不得隨意使用印章，做到印章的使用有制度，有登記，確保在印章方面不出問題。
7、做好DDD系統(tǒng)的管理工作，每天及時登陸公司郵箱及辦公平臺，并下載與本單位有關(guān)的文件，按照DDD的要求及時錄入有關(guān)的信息，堅決做到一項不漏。
8、做好內(nèi)部會議的籌備工作并做好會議記錄。會議結(jié)束后對會議的決定要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門做好督辦工作。
三、個人的優(yōu)勢與不足
從事綜合辦工作，要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，還要有有較強(qiáng)的工作能力和工作藝術(shù)。我認(rèn)為自己具備擔(dān)任綜合辦主任的素質(zhì)和能力。
我在DDDDD獨立工作多年，由于DDD管理工作的實際，需要和許多人打交道，從而鍛煉出了較強(qiáng)的人際溝通能力。在實踐中，也積累了一定的管理經(jīng)驗。
我業(yè)余時間通過自學(xué)，現(xiàn)能熟練使用各種辦公軟件，并有一定的網(wǎng)絡(luò)知識。
在思想方面，有服從領(lǐng)導(dǎo)、團(tuán)結(jié)同事、嚴(yán)于律己、誠信為本的良好品質(zhì)。并有吃苦耐勞、默默無聞的敬業(yè)精神。
不足：由于自己年輕，工作時間相對較短，經(jīng)驗還不夠豐富，在今后的工作中還應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)和同事們多多學(xué)習(xí)，使自己的知識不斷得到充實。
一、基本情況
（一）建立了城市地下管線綜合信息管理系統(tǒng)。1999至2001年，由市政府組織、市建委牽頭、市城建檔案館具體承辦，開展了城區(qū)地下管線普查工作，并以此為基礎(chǔ)建立了城市地下管線綜合信息管理系統(tǒng)，各種管線的平面位置、埋深、走向、規(guī)格、材質(zhì)、管徑及地上建筑物、道路、綠地等情況的數(shù)據(jù)、圖表，全部輸入數(shù)據(jù)庫，并由二維平面顯示提高到三維立體顯示，地下管線排列的層次從各個角度清楚可見。至2008年7月，城市地下管線綜合信息管理系統(tǒng)共錄入地形圖2400多幅，共形成地下管線圖2600幅，共錄入地下管線總長2497公里，其中：電力125公里、熱力230公里、天然氣200公里、供水400公里、雨水230公里、污水250公里、路燈230公里、交警30公里、網(wǎng)通450公里、聯(lián)通100公里、有線電視252公里。
（二）健全了城市地下管線探測和動態(tài)管理機(jī)制。2000年，市城建檔案館組建了專業(yè)測量隊伍，并取得國家丁級測繪資質(zhì)，配備了靜態(tài)全球定位儀、全站儀、水準(zhǔn)儀、探管儀等設(shè)施設(shè)備以及專用車輛，對城市地下管線信息進(jìn)行收集、整理、標(biāo)準(zhǔn)化、動態(tài)更新資料入庫、系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)。近10年來，堅持對城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)新建、改建、擴(kuò)建的電力、熱力、天然氣、供水、雨水、污水、路燈、交警、網(wǎng)通、聯(lián)通、有線電視等11種地下管線進(jìn)行跟蹤探測。目前，動態(tài)探測范圍覆蓋市中心區(qū)和兩個開發(fā)區(qū)，并向東至延伸華能電廠、向南由江家寨立交橋延伸到溫泉鎮(zhèn)大部，向西南延伸到鹿道口，向西延伸到張村鎮(zhèn)駐地以西。協(xié)調(diào)接收了供水及天然氣兩種地下管線的檔案資料。堅持及時更新城市地下管線綜合信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，較好保證了地下管線數(shù)據(jù)信息的完整、準(zhǔn)確。
（三）完善了地下管線檔案管理的法規(guī)依據(jù)和程序。2000年12月31日，市政府頒布《市地下管線工程檔案管理辦法》，明確由市建委負(fù)責(zé)本市地下管線工程檔案的監(jiān)督管理工作，由市城建檔案館負(fù)責(zé)具體管理工作。市城建檔案館制定了與之配套的工作程序，即新建、改建、擴(kuò)建地下管線工程，建設(shè)單位在開挖前必須與市城建檔案館簽訂地下管線工程資料移交協(xié)議；在地下管線敷設(shè)后、覆土前，建設(shè)單位應(yīng)通知市城建檔案館進(jìn)行竣工測量；地下管線工程竣工后，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在15日內(nèi)向城建檔案館移交竣工檔案。并專門印制了《城市地下管線工程檔案移交協(xié)議》和《地下管線工程開工登記》等工作文本。2005年1月，建設(shè)部以第136號令頒發(fā)了《城市地下管線工程檔案管理辦法》，城市地下管線檔案管理開始有了全國性的管理依據(jù)。同年5月，市建委出臺了《關(guān)于加強(qiáng)城市道路挖掘管理的意見》，將市城建檔案館列為聯(lián)席會議成員單位，加強(qiáng)了對城市道路挖掘的監(jiān)督管理。市城建檔案館還組織開展了一系列執(zhí)法檢查，督促有關(guān)單位的地下管線檔案移交工作。
（四）積極為社會提供信息查詢和利用服務(wù)。自2000年開始，市城建檔案館充分利用收集的地下管線檔案信息，積極為城市規(guī)劃、重點工程建設(shè)、路網(wǎng)布局和管網(wǎng)改造等提供真實可靠資料和數(shù)據(jù)支持。并專門建立了《地下管線資料查詢登記》，購置了繪圖儀、大型復(fù)印機(jī)、掃描儀等專用設(shè)備，方便社會查詢、利用。在市區(qū)城南河改造、青島路改造、國際展覽中心、恢復(fù)改造大操場、世昌大道改造、悅海公園和悅海花園小區(qū)等重點工程建設(shè)中，先后為相關(guān)設(shè)計、建設(shè)和施工單位提供了大量地下管線綜合圖、斷面分析圖、電子數(shù)據(jù)圖等地下管線信息資料，為設(shè)計、施工、管理等各環(huán)節(jié)提供了可靠依據(jù)和快速便捷的服務(wù)，節(jié)省了大量人力和開支，避免了不必要的事故發(fā)生和財產(chǎn)損失。至2008年7月，共接待社會各界查詢?nèi)藛T825人次，利用各類管線圖4500多張。
二、當(dāng)前存在的主要問題
（一）地下管線專業(yè)管理單位私下建設(shè)工程較為嚴(yán)重。目前，大多地下管線專業(yè)管理單位（以下簡稱管線單位）未到市城建檔案館進(jìn)行開工登記、簽訂地下管線工程檔案移交協(xié)議和提請竣工測量，導(dǎo)致市城建檔案館無法獲得地下管線開工、竣工時間和工程進(jìn)度等信息，使動態(tài)跟蹤測量處于十分被動狀態(tài)。特別是部分材質(zhì)（橡塑等）管線鋪設(shè)后，無法使用探管儀進(jìn)行探測，造成地下管線數(shù)據(jù)庫信息資料部分缺失。各管線單位廢棄地下管線，也未按規(guī)定向市城建檔案館報送相關(guān)資料。造成許多新建、改建地下管線工程和廢棄地下管線不能及時錄入地下管線管理系統(tǒng)，直接影響了地下管線數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。
（二）管線單位不按規(guī)定向市城建檔案館移交地下管線工程檔案資料。目前，除市水務(wù)集團(tuán)和港華燃?xì)夤鞠蚴谐墙n案館移交自來水和天然氣兩種管線工程部分檔案外，其余10種地下管線工程檔案均未按規(guī)定移交。而且，在各管線單位中，除市水務(wù)集團(tuán)和港華燃?xì)夤揪邆涞叵鹿芫€探測技術(shù)外，其他單位均不具備地下管線空間位置探測能力，管線檔案也無統(tǒng)一管理，造成管線單位對自身“家底”不清。
（三）建設(shè)單位不按規(guī)定查詢地下管線現(xiàn)狀資料。目前尚未形成對調(diào)閱資料的強(qiáng)制性措施，在大多管線工程和一般工程建設(shè)中，建設(shè)單位在申領(lǐng)建設(shè)工程規(guī)劃許可證前、施工單位在地下管線工程施工前，未按規(guī)定向市城建檔案館查詢施工地段的地下管線現(xiàn)狀資料，而采取盲目施工、探點試挖等手段，不僅造成大量經(jīng)濟(jì)和時間損失，而且導(dǎo)致地下管線挖斷、爆裂等各種安全事故時有發(fā)生。
（四）相關(guān)法規(guī)體制建設(shè)與宣傳亟需加強(qiáng)。《市地下管線工程檔案管理辦法》和建設(shè)部《城市地下管線工程檔案管理辦法》頒布后宣傳力度不夠，建設(shè)單位、施工單位和管線單位對有關(guān)法規(guī)規(guī)定認(rèn)識不足，了解不多，理解也不深。同時，《市地下管線工程檔案管理辦法》出臺較早，尚未制定處罰條款，建設(shè)部《辦法》雖然制定了相關(guān)處罰規(guī)定，但在實際管理中，對未移交地下管線工程檔案的建設(shè)單位、未辦理相關(guān)手續(xù)或違章建設(shè)的管線工程，尚未采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，無法保障地下管線工程檔案的接收和已經(jīng)形成事實的管線工程的竣工測量。
（五）管線探測和動態(tài)管理的范圍、手段和措施跟不上。隨著城市建設(shè)步伐的加快，建成區(qū)范圍不斷擴(kuò)大，城市地下管線建設(shè)不斷擴(kuò)展，而市城建檔案館在技術(shù)力量、探測設(shè)備、軟件系統(tǒng)、交通工具等方面還存在不足，特別是隨著工業(yè)新區(qū)、新區(qū)等園區(qū)的開發(fā)建設(shè)，未能將其及時納入探測和動態(tài)管理范圍。
三、加強(qiáng)城市地下管線探測和動態(tài)管理的對策與建議
（一）強(qiáng)化管理程序建設(shè)。建立和完善科學(xué)、合理、可操作性強(qiáng)的城市地下管線檔案信息管理程序，加大地下管線工程檔案接收力度，確保地下管線信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新及時、完整準(zhǔn)確。1、城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)新建、改建、擴(kuò)建地下管線工程，建設(shè)單位應(yīng)先到市城建檔案館進(jìn)行開工登記，并簽訂地下管線工程資料移交協(xié)議。2、地下管線工程覆土前，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)委托具有相應(yīng)資質(zhì)的工程測量單位，按照《城市地下管線探測技術(shù)規(guī)程》（GJJ61）進(jìn)行竣工測量，形成準(zhǔn)確的竣工測量數(shù)據(jù)文件和管線工程測量圖。3、地下管線工程竣工驗收前，建設(shè)單位須提請市城建檔案館對地下管線工程檔案進(jìn)行專向預(yù)驗收。4、地下管線工程竣工驗收備案前，建設(shè)單位須向市城建檔案館移交相關(guān)檔案資料，管線單位須向市城建檔案館移交地下專業(yè)管線圖。5、管線單位應(yīng)當(dāng)將更改、報廢、漏測部分的地下管線工程檔案，及時修改補(bǔ)充到本單位的地下管線專業(yè)圖上，并將修改補(bǔ)充的地下管線專業(yè)圖及有關(guān)資料移交市城建檔案館。6、工程測量單位應(yīng)當(dāng)及時向市城建檔案館移交有關(guān)地下管線工程的1：500城市地形圖和控制成果。7、市城建檔案館依據(jù)地下管線專業(yè)圖等有關(guān)的地下管線工程檔案資料和工程測量單位移交的城市地形圖和控制成果，及時修改城市地下管線綜合圖，并錄入城市地下管線綜合信息管理系統(tǒng)。
（二）強(qiáng)化動態(tài)探測能力和綜合信息管理系統(tǒng)建設(shè)。要充實專業(yè)技術(shù)力量，并加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，全方位提高專業(yè)探測能力與水平。要完善有關(guān)設(shè)施裝備，在原有靜態(tài)全球定位儀基礎(chǔ)上，添置目前國內(nèi)外廣泛使用的動態(tài)實時全球定位儀，提高測量精度和野外作業(yè)效率。要升級改造綜合信息管理系統(tǒng)。鑒于目前的城市地下管線綜合信息管理系統(tǒng)更新?lián)Q代迅速以及地下管線數(shù)據(jù)獲取量增大，原系統(tǒng)對地理空間數(shù)據(jù)的處理、分析、管理功能明顯不足，因此要抓緊對現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行必要升級改造，并根據(jù)城市發(fā)展需要，樹立超前意識，增加地形圖錄入，提高系統(tǒng)適應(yīng)能力。通過強(qiáng)化動態(tài)探測能力和綜合信息管理系統(tǒng)建設(shè)，解決地下管線檔案動態(tài)管理范圍與城市發(fā)展速度不相適應(yīng)的問題，逐步將工業(yè)新區(qū)、新區(qū)、工業(yè)區(qū)等新開發(fā)區(qū)域納入地下管理檔案動態(tài)管理范圍。
（三）強(qiáng)化檔案信息查詢管理。建設(shè)單位在申請領(lǐng)取建設(shè)工程規(guī)劃許可證前，必須到市城建檔案館查詢施工地段的地下管線工程檔案，取得施工地段地下管線現(xiàn)狀資料。施工單位在地下管線工程施工前須取得施工地段地下管線現(xiàn)狀資料。避免因盲目施工而引發(fā)停水停電、通訊中斷、燃?xì)庑孤丁⒇敭a(chǎn)損失、人身傷亡等事故發(fā)生。建設(shè)單位和施工單位未按規(guī)定查詢和取得施工地段的地下管線資料而擅自組織施工、損壞地下管線給他人造成損失的，要依法承擔(dān)賠償責(zé)任。
