時(shí)間：2023-06-04 10:47:45
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的建議和意見(jiàn)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞 檔案管理 重點(diǎn)工程 角色定位
新時(shí)期企業(yè)發(fā)展速度加快，重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目接二連三。企業(yè)檔案館在重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)中機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存。企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是企業(yè)檔案館檔案信息資源建設(shè)的重點(diǎn)，通常也是個(gè)難點(diǎn)。收集難、歸檔難、整編難、數(shù)字化難……
江西銅業(yè)集團(tuán)公司__冶煉廠（以下簡(jiǎn)稱貴冶）建廠以來(lái)的二十幾年間，一、二、三期和新30萬(wàn)噸銅冶煉等國(guó)家重點(diǎn)工程建設(shè)緊鑼密鼓,1542、富氧工程、亞砷酸工程、凈液挖潛、電爐廢渣回收銅資源循環(huán)再利用等多項(xiàng)技改工程穿插其間。貴冶工程建設(shè)檔案管理始終被作為一項(xiàng)重要工作，與工程建設(shè)同步進(jìn)行、同步發(fā)展，既建了一流工程，又創(chuàng)了一流檔案。這些成績(jī)的得來(lái)，有賴于該企業(yè)檔案部門在重點(diǎn)工程檔案管理中的準(zhǔn)確角色定位。角色定位的成功，帶來(lái)觀念的變革，引發(fā)主動(dòng)服務(wù)，開(kāi)創(chuàng)出重點(diǎn)工程檔案管理的全新局面。
一、制度化管理的推動(dòng)者
制度是做好工程項(xiàng)目檔案管理的有力保證。在工程建設(shè)過(guò)程中應(yīng)該始終注重項(xiàng)目檔案管理制度的建立和完善。嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等國(guó)家檔案工作法律法規(guī)精神，建立文件材料歸檔制度、檔案人員崗位責(zé)任制及檔案收集、整理、保管、借閱、保密等一系列管理制度，為做好工程項(xiàng)目檔案管理工作提供制度保障。制度很必要。但誰(shuí)來(lái)制定、誰(shuí)來(lái)執(zhí)行、誰(shuí)來(lái)監(jiān)督呢？企業(yè)重點(diǎn)工程建設(shè)單位工作重點(diǎn)肯定在工程建設(shè)本身，檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、忙起來(lái)不要”的情況依然或多或少存在，能在工程建設(shè)過(guò)程中主動(dòng)建立和完善檔案管理制度的還不多見(jiàn)，另外，在檔案專業(yè)知識(shí)方面一般不太豐富。企業(yè)檔案部門與重點(diǎn)工程建設(shè)單位可能分屬不同的法人，即便同屬同一企業(yè)但一般沒(méi)有直接的隸屬關(guān)系。檔案部門單方面制定制度不具有約束力，也談不上執(zhí)行。企業(yè)檔案部門在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案制度化管理中就無(wú)所作為了嗎？答案當(dāng)然是否定的。貴冶檔案部門把自身定位為制度化管理的倡導(dǎo)者，從而推動(dòng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化。
《貴冶二期工程檔案管理辦法和要求》、《貴冶二期工程文件材料形成積累與歸檔審核責(zé)任制》、《關(guān)于做好二期工程隨機(jī)資料歸檔的通知》、《二期工程交工資料及編制竣工圖的質(zhì)量要求》、《貴冶三期工程檔案管理細(xì)則》、《三期項(xiàng)目經(jīng)理部工程項(xiàng)目建設(shè)檔案資料管理辦法》、《貴冶新30萬(wàn)噸銅冶煉工程檔案管理細(xì)則》等一系列具有較強(qiáng)針對(duì)性的項(xiàng)目檔案管理制度就是在貴冶檔案科的倡導(dǎo)和介入下得以及時(shí)制定、頒布執(zhí)行和發(fā)揮制度保證作用的。貴冶檔案部門在每項(xiàng)工程建設(shè)初期均及時(shí)與建設(shè)單位溝通，對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)提出建議和指導(dǎo)，并積極參與項(xiàng)目檔案管理制度的制定和完善。建設(shè)初期檔案部門建議和指導(dǎo)檔案管理制度建設(shè)，避免了工程建設(shè)熱火朝天、檔案管理無(wú)人問(wèn)津一頭冷一頭熱狀況出現(xiàn)。檔案部門參與制度的制定和完善，保證了制度的科學(xué)性、專業(yè)性和針對(duì)性，提高了執(zhí)行效果。
二、程序化管理的堅(jiān)持者
工程項(xiàng)目檔案管理是工程建設(shè)的重要組成部分，將檔案工作與建設(shè)程序有機(jī)地結(jié)合起來(lái)并與時(shí)俱進(jìn)對(duì)工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范管理起著重要作用。貴冶1996年曾全面推行程序化管理，對(duì)全廠38個(gè)機(jī)關(guān)科室258項(xiàng)管理制定了工作程序。__項(xiàng)目經(jīng)理部也制定了工程招標(biāo)、設(shè)計(jì)及設(shè)計(jì)變更管理、施工現(xiàn)場(chǎng)簽證管理、隱蔽工程驗(yàn)收管理、試車管理、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收管理、文件資料管理等38個(gè)工作程序，涵蓋外事、辦公、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、設(shè)備、工程等建設(shè)領(lǐng)域所有工作環(huán)節(jié)。廠檔案部門要求這38項(xiàng)工作程序的最后一環(huán)均為“文件材料歸檔”。這些工作程序的建立和有效運(yùn)行為貴冶工程項(xiàng)目文件材料的形成積累和收集歸檔提供了程序化的操作指導(dǎo)。同時(shí)針對(duì)新情況，及時(shí)在相關(guān)程序中增加了工程監(jiān)理環(huán)節(jié)，并將工程監(jiān)理作為工程建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)加以強(qiáng)調(diào)，此舉為工程質(zhì)量和檔案的準(zhǔn)確性提供了有力的保證，取得了良好的效果。貴冶檔案館在文件材料歸檔工作程序和檔案整編工作程序的基礎(chǔ)上增加了檔案數(shù)字化管理工作程序，為工程檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理提供了有效的作業(yè)指導(dǎo)。工程檔案管理能有條不紊地順利開(kāi)展是貴冶檔案部門長(zhǎng)期不懈地堅(jiān)持程序化管理并保持管理程序與時(shí)俱進(jìn)的努力結(jié)果。
三、數(shù)字化管理的耕耘者
檔案管理數(shù)字化是信息時(shí)代檔案工作的一個(gè)重要特點(diǎn)，工程項(xiàng)目檔案數(shù)字化是工程檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。當(dāng)前，紙質(zhì)檔案依然是工程項(xiàng)目檔案的主體。貴冶工程項(xiàng)目檔案絕大部分為紙質(zhì)，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化絕大部分需要通過(guò)掃描或數(shù)碼成像等設(shè)備進(jìn)行轉(zhuǎn)化。貴冶工程項(xiàng)目檔案在建設(shè)單位只是短暫停留，貴冶檔案管理部門才是工程項(xiàng)目檔案的最終歸屬。指望工程項(xiàng)目建設(shè)單位開(kāi)展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換既不現(xiàn)實(shí)，也難以操作。貴冶檔案管理部門自然成了項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理的主力軍。
貴冶檔案部門在管理好工程建設(shè)項(xiàng)目紙質(zhì)檔案的同時(shí)，將工程項(xiàng)目檔案電子化作為檔案信息資源建設(shè)的一項(xiàng)重要工作。1999年廠領(lǐng)導(dǎo)和工程建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理部大力支持檔案現(xiàn)代化管理，為檔案部門配置了部門級(jí)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)光盤(pán)庫(kù)、a0工程圖紙掃描儀和繪圖儀、多臺(tái)pc機(jī)網(wǎng)絡(luò)工作站、普通掃描儀、打印機(jī)等一系列網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，配置了thams20__檔案管理、圖紙?zhí)幚淼榷喾N軟件，建成了貴冶檔案信息系統(tǒng)。此后檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備設(shè)施和管理軟件得到不斷更新和升級(jí)。貴冶檔案管理信息系統(tǒng)通過(guò)fddi光纖環(huán)網(wǎng)接入貴冶主網(wǎng)，是貴冶主網(wǎng)的一個(gè)重要子網(wǎng)。在開(kāi)展檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的同時(shí)，不斷加強(qiáng)檔案管理。他們首先對(duì)工程紙質(zhì)檔案采取了一序列優(yōu)
化管理措施。工程建設(shè)過(guò)程中，檔案館工作人員多次深入建設(shè)單位檢查應(yīng)歸檔文件的完整、規(guī)范情況，對(duì)不規(guī)范或不耐久文件材料提出整改意見(jiàn)，對(duì)整改不合格的文件材料不予接收進(jìn)館。對(duì)已歸檔進(jìn)館的文件材料，嚴(yán)格按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》進(jìn)行科學(xué)分類、組卷。在分類組卷的同時(shí)完成案卷?xiàng)l目信息錄入和文件級(jí)條目信息錄入工作，并利用清華紫光檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)生成案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表以及分類目錄等多種檢索工具并全部實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)打印。目前貴冶一、二、三期工程項(xiàng)目檔案都實(shí)現(xiàn)了案卷級(jí)和文件級(jí)條目錄入。對(duì)二期工程和三期工程全部竣工圖和部分設(shè)備檔案利用a0工程圖紙掃描儀將其掃描轉(zhuǎn)換成電子圖像，再經(jīng)工程圖紙?zhí)幚碥浖艋瘔嚎s后全文存入檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器以備查詢和使用。全部電子文件都與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)成功掛接。貴冶工程檔案管理實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案整編與檔案網(wǎng)絡(luò)化管理有機(jī)結(jié)合，完全改變了人抄的傳統(tǒng)管理方式，工作效率大幅提高，紙質(zhì)檔案案卷質(zhì)量得到大幅度優(yōu)化。貴冶工程項(xiàng)目大部分檔案成功實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)化，可多途徑檢索，廠內(nèi)部局域網(wǎng)內(nèi)用戶均可網(wǎng)絡(luò)瀏覽檔案全文。四、關(guān)口前移式管理的創(chuàng)新者
按照da/t28-20__《國(guó)家重大工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，建設(shè)單位負(fù)責(zé)工程在建過(guò)程中的檔案管理，工程使用單位檔案部門是工程項(xiàng)目經(jīng)國(guó)家驗(yàn)收后檔案移交的接收單位。工程使用單位檔案部門是坐等移交接收還是主動(dòng)出擊對(duì)項(xiàng)目檔案管理具有非常重要的意義。鐵路警察各管一段，建設(shè)單位與工程使用單位檔案部門溝通少，很多問(wèn)題就可能得不到及時(shí)發(fā)現(xiàn)，等發(fā)現(xiàn)后又錯(cuò)過(guò)了最佳補(bǔ)救時(shí)機(jī)，將會(huì)造成無(wú)法估量的損失。要做好工程項(xiàng)目檔案工作，工程使用單位檔案部門關(guān)口前移非常重要。所謂關(guān)口前移也就是工程使用單位的檔案管理部門摒棄坐等移交接收的思想，主動(dòng)介入工程建設(shè)全過(guò)程，將重點(diǎn)工程檔案意識(shí)強(qiáng)化、制度化管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理、收集整編等質(zhì)量控制關(guān)口前移到工程設(shè)計(jì)、施工、建設(shè)、監(jiān)理等工程建設(shè)整個(gè)過(guò)程之中。
檔案的分類問(wèn)題一直是受到廣泛關(guān)注的問(wèn)題，它是各單位檔案管理中重要的首要問(wèn)題之一。由于現(xiàn)代各單位的歸檔材料同過(guò)去相比無(wú)論是在數(shù)量、形式還是內(nèi)容方面都有了較大的變化，現(xiàn)代仍采用全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)的編號(hào)方法來(lái)管理和固定案卷的位置，已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代檔案管理的需要了，也不利于開(kāi)發(fā)檔案的信息資源。為此，人們必須創(chuàng)新檔案管理方式，該文為學(xué)校檔案實(shí)體分類管理提出一些建議和意見(jiàn)，并淺述增強(qiáng)檔案管理的措施。
1 學(xué)校檔案分類中存在的問(wèn)題
在以往的學(xué)校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書(shū)檔案和教學(xué)檔案，并由兩個(gè)部門分開(kāi)保管。隨著學(xué)校里各類型文件材料種類和數(shù)量的增加，實(shí)際要進(jìn)行歸檔的材料文件越來(lái)越多，事實(shí)上有很多不屬于文書(shū)檔案和教學(xué)檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導(dǎo)，以全宗管理的方法很難將這些專業(yè)檔案管理妥善，因此，各學(xué)校在檔案劃分標(biāo)準(zhǔn)和管理方法上有很大的差異[1]。有的學(xué)校將全部關(guān)于某個(gè)專題的材料不分載體和來(lái)源全部歸檔至一起；有的則根據(jù)載體形式的不同將同一專題材料分開(kāi)存儲(chǔ)等，這種情況對(duì)檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展，也影響了檔案庫(kù)的建設(shè)。
2 增強(qiáng)學(xué)校檔案實(shí)體分類管理建議
2.1 提高檔案管理的重視度
為提高對(duì)檔案管理的重視度，學(xué)校應(yīng)該重視宣傳和教育我國(guó)檔案相關(guān)法律法規(guī)，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對(duì)檔案利用工作重要性的認(rèn)識(shí)。還要加強(qiáng)有關(guān)檔案的價(jià)值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發(fā)展檔案信息化建設(shè)，積極收集保管好檔案資料，并轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念，將被動(dòng)服務(wù)的觀念價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)的觀念價(jià)值。
2.2 判斷檔案價(jià)值，增強(qiáng)檔案管理
在檔案管理中的每個(gè)管理單元，對(duì)同一個(gè)目標(biāo)常常是直接或間接地開(kāi)始工作。雖然檔案劃分無(wú)論是形式上還是內(nèi)容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關(guān)性。因此，在確定歸檔檔案時(shí)，要全面掌握文件之間的鏈接價(jià)值，并從文件特征的所有方面進(jìn)行全面的分析，從源文件、內(nèi)容、時(shí)間、文本、形狀等方面進(jìn)行價(jià)值考慮，全面預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)檔案的需要。因此，鑒定檔案價(jià)值要充分考慮社會(huì)的需求，既要考慮當(dāng)前的需要，也要考慮長(zhǎng)遠(yuǎn)的需要[2]。在判斷檔案的價(jià)值時(shí)，要從效益的角度進(jìn)行分析，這種效益指的是檔案發(fā)揮出的作用高于保存成本時(shí)具有的保存作用。所以在檔案保存時(shí)一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價(jià)值高于保存成本時(shí)，才能進(jìn)行保存，并努力平衡財(cái)力和義務(wù)。
2.3 增強(qiáng)檔案保管工作和利用效率
在考慮如何進(jìn)行檔案分類時(shí)，不能忽視檔案的保管和利用問(wèn)題。大多數(shù)學(xué)校中一般都只有一個(gè)立檔單位，一個(gè)全宗檔案庫(kù)，因此在考慮檔案實(shí)體分類問(wèn)題時(shí)，要全方位的考慮檔案保管和利用問(wèn)題：第一，對(duì)于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內(nèi)容上可能會(huì)有所關(guān)聯(lián)，但為了延長(zhǎng)實(shí)體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節(jié)省檔案庫(kù)房存儲(chǔ)箱柜，減少倒架，提高管理效率。對(duì)專業(yè)類檔案進(jìn)行分類時(shí)，其類目設(shè)置不宜過(guò)細(xì)，一定要控制層次，并能夠通過(guò)檢索工具來(lái)揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對(duì)檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時(shí)，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。
3 增強(qiáng)學(xué)校檔案管理的方法
3.1 應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息檔案管理技術(shù)
計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為檔案的分類和管理方法提供了更科學(xué)，更先進(jìn)的使用條件。計(jì)算機(jī)的分類搜索工具，允許檔案館在進(jìn)行檔案實(shí)體分類時(shí)，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩(wěn)定有序。簡(jiǎn)化套裝檔案的數(shù)量，并建立一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)參考編號(hào)，并通過(guò)檢索系統(tǒng)，將歸檔的同一主題的檔案聯(lián)系起來(lái)，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。
3.2 靈活進(jìn)行實(shí)體檔案管理
學(xué)校在進(jìn)行檔案實(shí)體分類時(shí)可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時(shí)的工作內(nèi)耗，以提高工作效率。它形成檔案庫(kù)將如實(shí)的、客觀的反映出各個(gè)職能部門的工作歷史，維護(hù)了歸檔文件來(lái)源的真實(shí)性，是遵循文件形成規(guī)律的。由于近些年各個(gè)學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，其職能部門也越來(lái)越多，為了保證學(xué)校檔案管理能夠跟的上學(xué)校的發(fā)展速度，在設(shè)置“部門”分類時(shí)，可以按組織機(jī)構(gòu)的類別進(jìn)行劃分，比如將黨務(wù)組織、各群體團(tuán)隊(duì)性部門等統(tǒng)一劃分為黨群類；將學(xué)校行政各職能部門劃分為行政類；將學(xué)校各二級(jí)院系統(tǒng)一劃分為院系類，這樣的分類號(hào)可以由“部門分類+部門代號(hào)（通常為三位數(shù)）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關(guān)黨務(wù)工作或行政管理的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，可以按其掛靠部門進(jìn)行分類，若是單獨(dú)行使職能的臨時(shí)部門，則應(yīng)該單獨(dú)進(jìn)行分類。
一、專門檔案管理的現(xiàn)狀
專門檔案是一種針對(duì)具體業(yè)務(wù)提出了檔案管理模式，其專業(yè)性更強(qiáng)，在操作的過(guò)程中，需要多個(gè)部門配合，而且需要做好檔案的收集與整理工作，檔案管理人員需要明確分工，優(yōu)化工作流程，提高工作的效率。專門檔案是將檔案收集以及檔案管理交由不同的人處理，所以，工作人員需要做好銜接工作，對(duì)工作人員的專業(yè)性要求比較高。在我國(guó)很多檔案管理單位中，工作人員熟悉業(yè)務(wù)，但是對(duì)檔案管理知識(shí)卻不了解，很多工作人員缺乏專業(yè)性知識(shí)，由于工作的模式具有多樣性以及變化性，而檔案的數(shù)量在不斷的增加，所以，檔案管理工作的難度大大增加了，工作量也增加了。如果工作人員對(duì)工作流程不夠熟悉，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理，則不利于提高檔案的利用率，也不利于保證檔案保管的安全性，容易造成檔案缺失等問(wèn)題，會(huì)給國(guó)家?guī)?lái)較大的損失。我國(guó)很多政府機(jī)關(guān)以及檔案館，都已經(jīng)應(yīng)用了專門檔案數(shù)字共享體系模式，對(duì)專門的檔案進(jìn)行了收集與整理，但是檔案管理還是存在不規(guī)范的問(wèn)題，工作人員缺乏資源共享的意識(shí)，單位的管理力度也不強(qiáng)，沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行深度的開(kāi)發(fā)，這樣不利于滿足社會(huì)的要求，無(wú)法使檔案資源發(fā)揮出最大的價(jià)值。在專門檔案管理體系中，很多軟件的靈活性差、可擴(kuò)展性也不高，只有不斷的優(yōu)化管理體系，才能促進(jìn)檔案管理工作更好的發(fā)展。
二、專門檔案數(shù)字共享體系的構(gòu)建
專門檔案數(shù)字共享體系是一種新的檔案管理方式，其主要是利用數(shù)據(jù)集成以及遠(yuǎn)程查詢兩個(gè)模塊發(fā)揮檔案管理與共享的功能。數(shù)據(jù)集成中有4個(gè)板塊，分別是標(biāo)準(zhǔn)體系支撐、全過(guò)程管理、跨門類檢索以及安全保障。標(biāo)準(zhǔn)體系支撐平臺(tái)中又包括檔案分類、標(biāo)準(zhǔn)模板以及政策法規(guī)。政策法規(guī)體系是對(duì)檔案法律以及法規(guī)的整合，在構(gòu)建專門檔案平臺(tái)時(shí)，需要設(shè)置國(guó)家管理標(biāo)準(zhǔn)，并且嚴(yán)格按照這一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。全過(guò)程管理是由項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)錄入以及項(xiàng)目構(gòu)成的，在創(chuàng)建新的項(xiàng)目時(shí)，可以對(duì)同一類目下新的項(xiàng)目進(jìn)行刪減，可以對(duì)檔案的收集進(jìn)行指導(dǎo)。在數(shù)據(jù)錄入的過(guò)程中，需要做好目錄索引、文件附件等工作。項(xiàng)目是利用B/S模式，將相關(guān)數(shù)據(jù)在信息查詢平臺(tái)，該平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操作。跨門類檢索平臺(tái)的設(shè)置，可以提高檔案的利用率，而安全保障平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)檔案利用的安全性，在檔案開(kāi)放性管理的模式可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程查詢。當(dāng)檢索平臺(tái)中，還具有權(quán)限管理的模塊，其可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的備份存儲(chǔ)，有效避免了數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題的發(fā)生。
三、專門檔案數(shù)字共享體系的優(yōu)勢(shì)與特點(diǎn)
1、實(shí)現(xiàn)了檔案的全過(guò)程管理
專門檔案數(shù)字共享體系，利用全過(guò)程管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)檔案管理向全過(guò)程檔案管理的突破。檔案管理的工作重心是對(duì)檔案的收集以及管理兩個(gè)方面，但是缺乏對(duì)檔案的全過(guò)程的監(jiān)控與指導(dǎo)。檔案數(shù)字共享體系的模塊軟件實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的采集、跟蹤以及指導(dǎo)，使檔案管理更加程序化、規(guī)范化，工作人員可以洞察檔案收集到管理的各個(gè)流程，可以對(duì)檔案材料更加熟悉。專門檔案數(shù)字共享體系可以保證檔案資源收集與業(yè)務(wù)同步進(jìn)行，可以保證檔案的完整性。
2、將檔案管理從后期的被動(dòng)管理轉(zhuǎn)向前期的主動(dòng)控制
常規(guī)的檔案工作在項(xiàng)目結(jié)束后才開(kāi)始，處于所有工作的后期階段，對(duì)于因工作人員前期失誤造成檔案不完整的現(xiàn)象不能有效控制，損失難以彌補(bǔ)。專門檔案數(shù)字共享體系中的全過(guò)程管理平臺(tái)，以規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)作為業(yè)務(wù)指導(dǎo)依據(jù)，將檔案工作的著眼點(diǎn)提到整個(gè)專業(yè)工作的前端。通過(guò)前期主動(dòng)控制，使檔案的收集、整理工作伴隨業(yè)務(wù)進(jìn)展逐層深入。檔案人員在與專業(yè)人員互相配合中，前者逐漸熟悉專門的業(yè)務(wù)知識(shí)，后者也逐漸提高檔案專業(yè)知識(shí)。檔案人員對(duì)檔案工作提出意見(jiàn)、建議和要求，指導(dǎo)材料逐步積累，當(dāng)業(yè)務(wù)人員收集檔案疏忽時(shí)，可以及時(shí)、主動(dòng)地提醒工作人員，避免事后難以補(bǔ)救。專門檔案數(shù)字共享體系打破了檔案管理常規(guī)的“給什么，收什么”的被動(dòng)局面，從后期到前期，由被動(dòng)變主動(dòng)，通過(guò)對(duì)專門檔案進(jìn)行前端控制，實(shí)現(xiàn)整個(gè)業(yè)務(wù)流程的跟蹤指導(dǎo)管理，使檔案收集時(shí)更加便捷、全面。
【關(guān)鍵詞】監(jiān)理；檔案；問(wèn)題；對(duì)策建議
城市建設(shè)工程檔案是工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它直接反映了項(xiàng)目工程建設(shè)活動(dòng)的過(guò)程和成果，建設(shè)工程檔案質(zhì)量也像建筑工程質(zhì)量一樣日益受到人們的重視，隨著對(duì)建筑工程質(zhì)量和工程檔案質(zhì)量要求的不斷提高，監(jiān)理工作在建設(shè)工程檔案材料收集整理過(guò)程中所起的作用也日益顯著。
建設(shè)工程監(jiān)理檔案是建設(shè)工程監(jiān)理活動(dòng)中直接形成的真實(shí)記錄，是監(jiān)理工作質(zhì)量的反映，是總結(jié)、評(píng)價(jià)工程質(zhì)量和處理工程責(zé)任事故的重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)對(duì)監(jiān)理檔案的管理是監(jiān)理單位一項(xiàng)非常重要的工作。監(jiān)理文件檔案資料的管理是把監(jiān)理過(guò)程中各項(xiàng)工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報(bào)表等文件進(jìn)行統(tǒng)一管理和保存，從而確保文件和檔案資料的完整性。
一、目前監(jiān)理資料檔案中存在的問(wèn)題
（一）監(jiān)理人員檔案意識(shí)淡薄
目前，監(jiān)理單位的檔案管理人員大多為兼職，普遍由現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員兼任，兼職檔案管理人員缺乏檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)，檔案意識(shí)不強(qiáng)，收集、整理工作馬虎。而現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理部從總監(jiān)到一般監(jiān)理人員往往都以實(shí)體質(zhì)量控制為監(jiān)理工作的中心，偏廢了監(jiān)理檔案的編制管理工作，對(duì)施工單位工程資料監(jiān)督管理也不到位。施工資料與監(jiān)理資料銜接不夠緊密且漏洞百出。
（二）監(jiān)理檔案整理層次不清、內(nèi)容繁雜
監(jiān)理檔案貫穿于整個(gè)建設(shè)工程監(jiān)理的全過(guò)程，施工周期長(zhǎng)，參與的主體較多，普遍存在監(jiān)理檔案與建設(shè)單位、施工單位工程資料重復(fù)交叉的現(xiàn)象，導(dǎo)致監(jiān)理檔案收集內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性，層次不清，排序混亂、內(nèi)容繁雜，復(fù)印件較多。報(bào)送移交時(shí)一團(tuán)亂麻，很難理清，給查詢利用檔案帶來(lái)麻煩。
（三）監(jiān)理檔案制作材料不規(guī)范
監(jiān)理檔案的編制大多由兼職檔案員來(lái)完成，一般未經(jīng)過(guò)正規(guī)培訓(xùn)上崗，且對(duì)檔案資料重視程度不夠，造成監(jiān)理檔案制作材料不規(guī)范、不統(tǒng)一。目前還有的監(jiān)理部“監(jiān)理通知”、“工作聯(lián)系單”、“旁站記錄”等監(jiān)理文件使用手寫(xiě)填表，且使用的公文紙各式各樣，與檔案規(guī)定公文（A4，297mm×210mm）規(guī)格不一致。監(jiān)理工程師簽署工程資料所涉及的欄目簽字不全，有的只有姓名，無(wú)簽署日期。分部、分項(xiàng)工程驗(yàn)收表無(wú)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理驗(yàn)收后簽署的結(jié)論性意見(jiàn)，簽名、日期書(shū)寫(xiě)均不規(guī)范。甚至有對(duì)資料進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽取或損毀的現(xiàn)象發(fā)生。
（四）監(jiān)理檔案報(bào)送滯后
建設(shè)單位組織建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收，施工單位提供的檔案資料相對(duì)完整，且系統(tǒng)性較高，而監(jiān)理單位負(fù)責(zé)整理的監(jiān)理檔案資料往往質(zhì)量不高，內(nèi)容不全，報(bào)送滯后，影響工程竣工驗(yàn)收的組織。
二、針對(duì)監(jiān)理資料檔案中存在問(wèn)題的對(duì)策
（一）加強(qiáng)城建檔案法律、法規(guī)宣傳
進(jìn)一步增強(qiáng)全社會(huì)的城建檔案意識(shí)和城建檔案法制觀念，建立健全監(jiān)理檔案管理責(zé)任制，層層分解，各負(fù)其責(zé)，責(zé)任到人。培養(yǎng)一支有一定專業(yè)基礎(chǔ)，經(jīng)過(guò)專門培訓(xùn)上崗的檔案管理隊(duì)伍，從組織、制度、業(yè)務(wù)上提供保證。
（二）監(jiān)理檔案的收集、整理、編制要遵循監(jiān)理檔案的自然形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系
監(jiān)理檔案是建設(shè)工程全過(guò)程監(jiān)理活動(dòng)的真實(shí)記錄，有其自身的專業(yè)特點(diǎn)和特定的專業(yè)程序。因此，記錄著監(jiān)理活動(dòng)全過(guò)程的監(jiān)理檔案，一方面要反映整個(gè)建設(shè)工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資的控制情況；另一方面要反映監(jiān)理單位本身技術(shù)管理、經(jīng)濟(jì)管理、合同管理、組織管理及工作協(xié)調(diào)等監(jiān)理活動(dòng)的情況。就監(jiān)理檔案而言，它是自成體系的有機(jī)整體，有它的內(nèi)在聯(lián)系和完整性。因此，在整理編制監(jiān)理檔案的時(shí)候，千萬(wàn)不能人為地分散或打亂，要科學(xué)地分類、排列，做到：歸檔文件材料不凌亂，自成體系；檔案內(nèi)容不繁雜，整理有條理；檔案排列不顛倒，用表類別層次清楚；歸檔文件資料收集不重復(fù)、不交叉，保持聯(lián)系有規(guī)律。
（三）監(jiān)理檔案要具有專業(yè)性、科學(xué)性、公正性的特征
監(jiān)理檔案是監(jiān)理單位依據(jù)法律、法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、施工合同、監(jiān)理合同等對(duì)工程建設(shè)實(shí)施的專業(yè)化監(jiān)理的真實(shí)反映，具有科學(xué)性、可靠性、公正性的特點(diǎn)。它既是總結(jié)評(píng)價(jià)工程質(zhì)量的依據(jù)，又是檢查監(jiān)理工作的依據(jù)，同時(shí)也是探索、完善監(jiān)理制度的重要參考。因此，監(jiān)理檔案的編制要做到“三個(gè)絕對(duì)”：絕對(duì)真實(shí)可靠、絕對(duì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、絕對(duì)公正科學(xué)。
（四）明確檔案的歸檔范圍和歸檔文件的質(zhì)量要求
監(jiān)理檔案的編制要按照《建筑工程資料管理規(guī)程》（DB11/T695-2009）、《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》（DB11/T 808-2011），明確監(jiān)理檔案的歸檔范圍和歸檔文件的質(zhì)量要求。準(zhǔn)確把握卷內(nèi)文件資料的排列方法，始終保持監(jiān)理檔案的內(nèi)在聯(lián)系，真實(shí)全面地反映監(jiān)理工作的全過(guò)程和工程項(xiàng)目的質(zhì)量。
（五）要加強(qiáng)監(jiān)理檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理
監(jiān)理檔案的表式應(yīng)統(tǒng)一使用《建筑工程資料管理規(guī)程》（DB11/T695-2009）、《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》（DB11/T 808-2011）中的樣表，表式涉及的內(nèi)容應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)完整，實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，表格的內(nèi)容為機(jī)打，監(jiān)理審核意見(jiàn)有明確的結(jié)論，簽字為手寫(xiě)，簽章齊備。
（六）建立監(jiān)理檔案責(zé)任制
《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2000）規(guī)定，總監(jiān)理工程師“主持整理工程項(xiàng)目的監(jiān)理資料”，專業(yè)監(jiān)理工程師“負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理”。工程監(jiān)理項(xiàng)目部資料管理實(shí)行項(xiàng)目總監(jiān)負(fù)責(zé)制，由總監(jiān)指定專人進(jìn)行監(jiān)理資料管理，具體完成所監(jiān)理項(xiàng)目資料的收集、整理和歸檔工作。項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人對(duì)本項(xiàng)目部所形成資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。鑒于上述規(guī)定，建設(shè)單位與監(jiān)理單位在簽署工程項(xiàng)目委托監(jiān)理合同中應(yīng)設(shè)立監(jiān)理檔案專門條款，注明監(jiān)理檔案歸檔的套數(shù)、移交時(shí)間、質(zhì)量要求及違約責(zé)任追究等內(nèi)容，做到職責(zé)明確，制度健全，管理到位。
（七）完備的監(jiān)理檔案是竣工驗(yàn)收的重要條件
《建筑工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》（國(guó)務(wù)院第279號(hào)令）第十六條規(guī)定，建設(shè)工程竣工驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)“有完整的技術(shù)檔案和施工管理資料”，“有勘察、設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽署的質(zhì)量合格文件”。第十七條規(guī)定“建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時(shí)收集、整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件，建立、健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，及時(shí)向建設(shè)行政主管部門或其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案”，工程檔案（包括監(jiān)理檔案）預(yù)驗(yàn)收不合格，不得進(jìn)行竣工驗(yàn)收。所以，監(jiān)理單位在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時(shí)組織監(jiān)理人員整理檔案，一式四套，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將其中的一套監(jiān)理檔案（原件）會(huì)同建設(shè)單位、施工單位的檔案一并向工程項(xiàng)目所在地的城建檔案館報(bào)送歸檔，辦結(jié)相關(guān)移交手續(xù)。
三、就目前監(jiān)理資料檔案中存在問(wèn)題的建議和意見(jiàn)
（一）建立監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部責(zé)任制和工作制度
監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過(guò)程中逐步形成的。而整個(gè)工程監(jiān)理過(guò)程環(huán)節(jié)繁雜，專業(yè)各異，不論總監(jiān)理工程師，還是專職資料員，僅僅依靠個(gè)人的力量是無(wú)法做好這項(xiàng)工作的。根據(jù)監(jiān)理資料產(chǎn)生與監(jiān)理過(guò)程的特點(diǎn)，制定“誰(shuí)監(jiān)理、驗(yàn)收，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的監(jiān)理資料管理原則是適宜的。因此監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部必須明確分工，劃分監(jiān)理工作范圍，建立內(nèi)部責(zé)任制。專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)本專業(yè)的原材料、分項(xiàng)工程的驗(yàn)收及有關(guān)監(jiān)理資料的收集匯總及整理，分部工程驗(yàn)收完畢，即應(yīng)將完整、真實(shí)的監(jiān)理資料交資料員驗(yàn)收歸檔。資料員負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的驗(yàn)收、分類整理。為了保證監(jiān)理資料管理工作的有序進(jìn)行，項(xiàng)目監(jiān)理部還應(yīng)建立內(nèi)部工作制度，確定工作程序、內(nèi)部會(huì)議制度、工作檢查、匯報(bào)制度。工作有人做，資料有人管，監(jiān)理日志有人記，確保監(jiān)理資料的連續(xù)性、完整性。
監(jiān)理人員在要求施工單位的施工技術(shù)資料與施工進(jìn)度同步的同時(shí)，一定要做到監(jiān)理資料與施工進(jìn)度同步，并隨時(shí)真實(shí)地記錄現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理情況。總監(jiān)理工程師在檢查監(jiān)理人員工作時(shí)，也應(yīng)同時(shí)檢查其負(fù)責(zé)的監(jiān)理資料。從監(jiān)理資料的質(zhì)量可評(píng)估該監(jiān)理人員的工作質(zhì)量。
（二）要重視對(duì)施工資料的監(jiān)理
在施工監(jiān)理的全過(guò)程中，還必須重視對(duì)施工資料的管理。施工資料是施工過(guò)程的記錄，是每一工序、分項(xiàng)、分部工程的實(shí)體質(zhì)量合格文件，監(jiān)理工程師對(duì)工程的驗(yàn)收就是在審核施工資料的基礎(chǔ)上，對(duì)工程實(shí)體進(jìn)行檢查，以驗(yàn)證施工資料的真實(shí)性。施工資料不符合要求，則工程實(shí)體質(zhì)量就無(wú)從談起。我們對(duì)工程實(shí)體的質(zhì)量控制是從工序、分項(xiàng)、分部工程依次做起，同樣對(duì)施工資料的質(zhì)量控制也應(yīng)從工序、分項(xiàng)、分部工程做起。細(xì)分目標(biāo)，步步把關(guān)。對(duì)施工資料的監(jiān)理是監(jiān)理工程師的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。
施工資料也是日后分清施工單位質(zhì)量責(zé)任的依據(jù)。施工單位必須做好施工資料的管理。為了促使施工單位對(duì)工程資料管理的重視，在第一次工地會(huì)議上就要強(qiáng)調(diào)施工資料的重要性，要交代有關(guān)施工報(bào)驗(yàn)工作的程序和基本條件。特別是在施工準(zhǔn)備階段一定要嚴(yán)格把關(guān)，堅(jiān)持報(bào)驗(yàn)必須資料先行，各項(xiàng)施工資料必須真實(shí)、合格的原則。在平時(shí)的監(jiān)理例會(huì)上也要多次重申。
（三）加強(qiáng)與建設(shè)單位的溝通
監(jiān)理資料管理工作與其他監(jiān)理工作一樣需要加強(qiáng)與建設(shè)單位的溝通，爭(zhēng)取建設(shè)單位的理解和支持。監(jiān)理資料中的施工合同文件、勘察設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、工程定位及標(biāo)高資料、地下障礙物資料等，都由建設(shè)單位提供。平時(shí)工作的來(lái)往信函、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理工作聯(lián)系單等也和建設(shè)單位有關(guān)。工程計(jì)量和工程款支付、工期的延期、費(fèi)用索賠等工作也要與建設(shè)單位溝通。對(duì)施工資料的嚴(yán)格要求也需要爭(zhēng)取建設(shè)方的理解和支持。
（四）加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)
針對(duì)監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀，檔案管理部門要加大對(duì)監(jiān)理檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí)，針對(duì)不同現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭(zhēng)整體水平的提高。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)資料檔案人員專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為保管好監(jiān)理檔案奠定良好的基礎(chǔ)。
一建設(shè)項(xiàng)目檔案工作制度建設(shè)
為使檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。結(jié)合本公司實(shí)際情況，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時(shí)建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄等。制定了保密管理制度、庫(kù)房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及消毀制度，為檔案工作進(jìn)入科學(xué)規(guī)范的管理創(chuàng)造了有利條件。
二、工作措施
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，將檔案工作納入企業(yè)管理。
為了切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，公司成立了由分管工程的副總經(jīng)理為組長(zhǎng)，辦公室主任為副組長(zhǎng)，各處室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，有人員變動(dòng)時(shí)及時(shí)調(diào)整，做到領(lǐng)導(dǎo)力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供了強(qiáng)有力的組織保證。公司把檔案工作作為一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入公司的建設(shè)和發(fā)展規(guī)劃，與其它工作同部署、同組織、同考核。同時(shí)，配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各處室協(xié)助抓的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
工程檔案是工程建設(shè)的真實(shí)記錄，是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分。籌建處高度重視工程檔案管理工作，并隨著工程建設(shè)的推進(jìn)初步建立了**水電工程檔案管理體系，成立了竣工辦，并在綜合辦公室配備了1名專職檔案管理人員，其它設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位也都配備了34名專、兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)工程檔案資料的管理工作。
（二）改善硬件設(shè)施。
為保證工程檔案管理工作的順利開(kāi)展，籌建處先后制定了《竣工檔案驗(yàn)收工作規(guī)定（試行）》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案鑒定、銷毀制》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案設(shè)備管理制度》等管理制度。建立了建筑面積為443m2的檔案室，其中，檔案庫(kù)房面積386m2；配備檔案密集架91列，其中，基建檔案50列，文書(shū)檔案16列，會(huì)計(jì)檔案15列；配備計(jì)算機(jī)3臺(tái)，復(fù)印機(jī)1臺(tái)，空調(diào)11臺(tái)，除濕機(jī)7臺(tái)。
（三）積極參加檔案管理專業(yè)培訓(xùn)
在日常檔案管理工作中，監(jiān)理單位每月按期組織相關(guān)單位對(duì)施工單位的歸檔資料進(jìn)行檢查，對(duì)存在的問(wèn)題要求進(jìn)行整改并在下月檢查落實(shí)整改情況，確保歸檔資料檢查工作形成閉環(huán)。同時(shí)，認(rèn)真開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高檔案管理工作水平。2008年，舉辦基建檔案培訓(xùn)1次，清華紫光檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)2次，參加培訓(xùn)人員共計(jì)264人次。
三取得的成績(jī)
做好歸檔工作，確保案卷質(zhì)量。檔案整理由辦公室專職檔案員負(fù)責(zé)完成，做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地對(duì)待每一份材料，對(duì)檔案管理要求在建工程檔案工作同工程建設(shè)同步進(jìn)行，按照裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等6道工序，進(jìn)行分類整理，使檔案資料達(dá)到分類科學(xué)，排列有序，編號(hào)統(tǒng)一，目錄規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。截至目前，**水電工程完成94個(gè)籌建期合同項(xiàng)目的歸檔工作，入庫(kù)案卷5170卷；主體工程正在建設(shè)，尚無(wú)歸檔案卷。歸檔后的檔案門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，為我檔案管理工作逐步走向正規(guī)化奠定了基礎(chǔ)。
四存在的問(wèn)題
在省檔案局和公司辦公室的大力支持幫助下，**水電工程檔案管理工作不斷得到加強(qiáng)，在檔案管理機(jī)構(gòu)、庫(kù)房設(shè)施、人員配備和制度建設(shè)、業(yè)務(wù)水平等方面都取得了新的進(jìn)步，但也存在各單位對(duì)檔案管理重視不夠，存在重工程建設(shè)、輕資料整理的現(xiàn)象，資料管理與工程建設(shè)不同步，檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平有待進(jìn)一步提高，工程資料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性不高等問(wèn)題和不足，需要我們?cè)诮窈蟮墓ぷ髡J(rèn)真加以克服。
關(guān)鍵詞：電子文件；電子文件管理；電子文件管理系統(tǒng)
1 引言
電子文件的大量形成及其管理需要，極大地沖擊了傳統(tǒng)檔案學(xué)的理論基礎(chǔ)與管理實(shí)踐，無(wú)論是作為一種獨(dú)立的管理領(lǐng)域，或者是作為檔案管理的前端延伸，世界各國(guó)都基本形成了比較明確的電子文件管理機(jī)制、體制，開(kāi)發(fā)和制定了相關(guān)的應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與解決方案。然而，縱觀電子文件管理的理論研究，我們又驚奇地發(fā)現(xiàn)，盡管二十多年來(lái)人們對(duì)電子文件認(rèn)識(shí)不斷深化，管理內(nèi)容在不斷擴(kuò)展，但在電子文件及電子文件管理領(lǐng)域中，名詞術(shù)語(yǔ)普遍存在概念模糊、隨意性大、使用混亂等不規(guī)范、不統(tǒng)一的現(xiàn)象，甚至由此引發(fā)“語(yǔ)言缺陷”，嚴(yán)重影響了電子文件管理理論研究、實(shí)踐發(fā)展和國(guó)際化交流。特別是涉及的電子文件管理理論研究與實(shí)踐廣泛應(yīng)用的三個(gè)核心概念：即電子文件、電子文件管理、電子文件管理系統(tǒng)，似乎都沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的名稱或者概念解析。2012年，我們承擔(dān)并完成的國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室課題――《電子文件管理術(shù)語(yǔ)規(guī)范》 ，在中外有關(guān)資料的分析和有關(guān)專家的建議基礎(chǔ)上，對(duì)于這三個(gè)核心概念作一個(gè)探討，以明確其概念的內(nèi)涵，以及概念關(guān)系。
2 關(guān)于“電子文件”概念
中外關(guān)于電子文件的用語(yǔ)及解釋比較復(fù)雜。二十多年來(lái)，電子文件有多種稱謂，類似有“機(jī)讀文件”、“數(shù)字文件”，也有“數(shù)字文檔”、“電子文檔”、“計(jì)算機(jī)文檔”等似是而非的同類名稱。個(gè)中關(guān)系我們且不深究，單就電子文件（Electronic record），目前，中外相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、術(shù)語(yǔ)表、論著中的定義表述不一。
其中，國(guó)內(nèi)的主要類型列舉如下：
（1）電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。[1]
（2）電子文件是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的各種形式的信息記錄。[2]
（3）電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個(gè)人，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。[3]
（4）電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募4]
而國(guó)際組織和美、澳兩國(guó)的代表性定義列舉如下：
（1）電子文件也稱“數(shù)字文件”，它是用電子設(shè)備傳遞和維護(hù)并具備以下特征的文件：
i）結(jié)構(gòu)：電子文件和附件或其他相關(guān)文檔任何鏈接的格式。
ii）內(nèi)容：在電子文件的結(jié)構(gòu)中傳遞交易證據(jù)的信息。
iii）背景：記錄來(lái)源的信息，（這些信息）與電子文件的交易相關(guān)，包括創(chuàng)建者、日期、安全性和訪問(wèn)、語(yǔ)言、處置、格式等；背景通常分布在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容中。[5]
（2）電子文件是在自動(dòng)化系統(tǒng)中已被捕獲和固定以實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)和操作的數(shù)據(jù)或信息，要求使用這個(gè)系統(tǒng)呈現(xiàn)這些數(shù)據(jù)或信息能被人們所理解。[6]
（3）電子文件是用電子設(shè)備創(chuàng)建或維護(hù)的文件，包括模擬格式（另見(jiàn)數(shù)字文件）。[7]
（4）電子文件是：i） （RM）以僅電腦能處理的形式被記錄并滿足生效的“文件”定義的任何信息。ii） （IT）通常用于一般描述計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的電子文件，不管它們是文件或非文件狀態(tài)。[8]
以上定義，就可以看作對(duì)于電子文件這一概念進(jìn)行定義的某一形式，但如果中外綜合比較，兩者之間還是有比較大的差別，國(guó)際組織和美、澳兩國(guó)，比較強(qiáng)調(diào)電子文件本身的形式特征與技術(shù)特征。而我國(guó)有關(guān)定義，尤其是規(guī)范（包括近兩個(gè)規(guī)范的征求意見(jiàn)稿）中的定義表達(dá)，相對(duì)而言，比較注重與檔案管理相一致的特征認(rèn)識(shí)。事實(shí)上，從我國(guó)電子文件管理體制確定之后，我國(guó)檔案部門就重新啟用“電子檔案”一詞，就意味著電子文件一詞的理解，需要和電子檔案一詞關(guān)聯(lián)起來(lái)理解了，如同以往處理“文件”與“檔案”的關(guān)系一樣。鑒于我國(guó)的電子文件管理核心概念解釋，首先要立足于我國(guó)電子文件管理的實(shí)踐進(jìn)展，尊重現(xiàn)實(shí)情況，在本文研究中，我們認(rèn)為，電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）、電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)（征求意見(jiàn)稿）、電子文件元數(shù)據(jù)基本集（征求意見(jiàn)稿），具備規(guī)范的基本要求，因而，就實(shí)際規(guī)范的制定而言，這三種定義表達(dá)，可以作為電子文件的定義基礎(chǔ)。同時(shí)，比較起來(lái)看，電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）的電子文件定義，強(qiáng)調(diào)的是電子文件形成的技術(shù)環(huán)境，這跟國(guó)際檔案理事會(huì)與發(fā)達(dá)國(guó)家的電子文件認(rèn)識(shí)相一致；而后兩者強(qiáng)調(diào)的是電子文件的形成主體與形成環(huán)境，這跟我國(guó)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范銜接比較好。
因而，本文關(guān)于電子文件的定義，綜合考慮，作以下表達(dá)：
“電子文件是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，利用計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、存儲(chǔ)和利用，并可通過(guò)通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換和傳輸?shù)母鞣N形式的信息記錄。”
這一定義的內(nèi)涵如下：
第一，電子文件的形成主體是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、其他組織或個(gè)人（“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人”、“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他組織或個(gè)人”兩類表述，后者可能更加明確一些）。
第二，電子文件是在各主體履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中形成的。
第三，揭示電子文件的技術(shù)屬性是：利用計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、存儲(chǔ)和利用，并要以通過(guò)通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換和傳輸。
第四，揭示電子文件的形式多樣性，包括文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)庫(kù)、視頻、音頻等形式的電子信息。
3 關(guān)于“電子文件管理”概念
電子文件管理，目前國(guó)內(nèi)沒(méi)有明確定義，相關(guān)國(guó)家的術(shù)語(yǔ)規(guī)范也沒(méi)有將其作為獨(dú)立術(shù)語(yǔ)，但一般術(shù)語(yǔ)規(guī)范中有“電子文件”和“文件管理”詞條。對(duì)于電子文件管理進(jìn)行解釋，比較權(quán)威的有國(guó)際ARMA協(xié)會(huì)2006年和2007對(duì)此進(jìn)行的解釋：
（1）是根據(jù)文件管理原理和方法，運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件對(duì)信息系統(tǒng)中的電子文件和非電子文件進(jìn)行的電子化管理。[9]
（2）A.文件管理原則在電子文件中的應(yīng)用。B.使用電子系統(tǒng)來(lái)應(yīng)用文件管理原則的文件管理。[10]
仔細(xì)分析一下，發(fā)現(xiàn)以上這兩種解釋都不適合我國(guó)的電子文件管理的實(shí)踐。我國(guó)電子文件管理，盡管沒(méi)有概念解釋，但廣泛接受了電子文件管理的全程管理原則。我國(guó)電子文件管理的研究者認(rèn)為，電子文件管理，首先應(yīng)該是覆蓋電子文件整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程的，如同我們?cè)诶碚撋蠌?qiáng)調(diào)的，電子文件管理，需要覆蓋全流程、全類型、全業(yè)務(wù)一樣。因而，在本文中，我們認(rèn)為，“電子文件管理”采用以下解釋比較合適：
“電子文件管理是指對(duì)電子文件生命周期整個(gè)過(guò)程進(jìn)行有效且系統(tǒng)控制的管理活動(dòng)。”
在這個(gè)定義表述中，需要突出兩點(diǎn)理解：
一是突出電子文件生命周期的完整性，并將這一特點(diǎn)作為電子文件管理的基礎(chǔ)，并將電子文件生命周期的詞條，置于電子文件管理之前，指出電子文件生命周期有一個(gè)整體過(guò)程，即“電子文件從形成、辦理到最終處置（銷毀或永久保存）的全過(guò)程”。
二是注重電子文件的全程管理的特點(diǎn)，即對(duì)于整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程實(shí)施有效且系統(tǒng)的控制。
這個(gè)概念的定義基礎(chǔ)，有以下兩個(gè)方面：
一是基于電子文件整體運(yùn)動(dòng)的理解。電子文件整體運(yùn)動(dòng)可以有兩種理論解釋：一種是文件生命周期理論，另一種是文件連續(xù)體模式。兩種理論解釋都能夠反映出電子文件運(yùn)動(dòng)的一般規(guī)律，前者的優(yōu)勢(shì)在于理論說(shuō)明簡(jiǎn)練、跟傳統(tǒng)的文件與檔案管理模式銜接性較好，并且，可以比較清楚地劃分電子文件管理基本流程與主要環(huán)節(jié)（電子文件運(yùn)動(dòng)有形成、辦理、交換、傳輸、歸檔、移交、保管、利用、處置等環(huán)節(jié)），但難以解釋電子文件某些特殊運(yùn)動(dòng)現(xiàn)象；后者的優(yōu)勢(shì)在于更好地說(shuō)明電子文件多因素、跨時(shí)空運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)，但是對(duì)于實(shí)踐部門來(lái)說(shuō)，理解這種復(fù)雜和抽象的概念比較困難。
在本文中，我們認(rèn)為，采用電子文件生命周期理論的解釋，將三個(gè)運(yùn)動(dòng)階段與對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)EDMS、ERMS、TDR，作相對(duì)應(yīng)的層次說(shuō)明，這比較適合國(guó)際電子文件管理的運(yùn)動(dòng)階段劃分，也適合我國(guó)的電子文件管理與檔案管理實(shí)踐。
二是基于我國(guó)電子文件管理法規(guī)文件的理解。在《電子文件管理暫行辦法》中，把電子文件的運(yùn)動(dòng)劃分為形成和辦理、歸檔與移交、保管與利用等基本階段，我們?cè)诖嘶A(chǔ)上，加上交換、傳輸、處置三個(gè)環(huán)節(jié)。
在本文研究中，我們把電子文件管理運(yùn)動(dòng)階段、管理系統(tǒng)、管理需求作以下層次關(guān)系表示（見(jiàn)圖1）：
這一圖示，能夠揭示出電子文件全程管理的特點(diǎn)，同時(shí)比較明確地說(shuō)明了電子文件從形成到檔案館永久保管所涉及的管理機(jī)構(gòu)、管理系統(tǒng)及功能需求。
4 關(guān)于“電子文件管理系統(tǒng)”的系列概念
電子文件管理系統(tǒng)，需要跟“電子文件管理”一詞的理解密切關(guān)聯(lián)起來(lái)。從圖1中，我們可以看到，電子文件有著全程管理的需求，但由于我國(guó)電子文件管理體制與檔案管理體制同時(shí)存在，因而，我們還需要區(qū)分歸檔前的電子文件、歸檔后的電子文件、進(jìn)館后的電子文件在概念運(yùn)用上的不同，而之所以用不同的概念，是因?yàn)檫@三個(gè)階段的電子文件管理，有著不同的管理需要。可見(jiàn)，電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)際是需要區(qū)分三個(gè)階段，因而，也獲得三個(gè)名稱。在本文，我們將其稱為“電子文件處理系統(tǒng)”（“Electronic Records Processing System”），“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”（“Filing Electronic Records Management System”），“可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)”（“TDR――Trusted Digital Repository”）。
由于電子文件的形成、辦理、傳輸與交換等環(huán)節(jié)，是在現(xiàn)行機(jī)關(guān)的辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成，因而，這一階段的電子文件管理系統(tǒng)，和辦理完畢或者歸檔后的電子文件管理系統(tǒng)，是有本質(zhì)區(qū)別的。前者在國(guó)外一般稱為“EDMS”（“Electronic Document Management System”），后者一般稱為“ERMS”（“Electronic Records Management System”）。我國(guó)實(shí)踐中，也存在類似情況，也需要把這兩者運(yùn)用的系統(tǒng)區(qū)分開(kāi)來(lái)，因而，在本文中，前者稱為電子文件處理系統(tǒng)，跟EDMS相對(duì)應(yīng)；而后者稱為電子文件歸檔管理系統(tǒng)，跟ERMS相對(duì)應(yīng)。
4.1 電子文件處理系統(tǒng)的釋義。鑒于與EDMS相對(duì)應(yīng)，對(duì)于電子文件處理系統(tǒng)的解釋，可以借鑒國(guó)外EDMS的定義。國(guó)外EDMS的定義主要有如下幾類：
（1）用以支持創(chuàng)建、使用和維護(hù)電子文檔的自動(dòng)化系統(tǒng)，其目的是提高組織的工作流程。這些系統(tǒng)不一定整合了文件管理功能，文檔可能有情報(bào)價(jià)值而非證據(jù)價(jià)值（如文檔可能不是文件）。[11]
（2）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統(tǒng)，可以自動(dòng)實(shí)現(xiàn)電子文件的起草、組織、追蹤和分發(fā)。（注：EDMS軟件包括版本控制和簽入/簽出功能）[12]
（3）使用自動(dòng)化的技術(shù)、根據(jù)既定的政策和程序，恰當(dāng)?shù)胤峙洹⑹褂谩⒋鎯?chǔ)、檢索、保護(hù)和保留以數(shù)字格式存儲(chǔ)的信息的軟件應(yīng)用。[13]
在本文中，根據(jù)我國(guó)的實(shí)際情況與實(shí)際需要，我們對(duì)于電子文件處理系統(tǒng)的釋義，作如下表述：
“機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位用于形成、辦理、交換與傳輸電子文件的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，注重電子文件的業(yè)務(wù)流傳、版本固定與現(xiàn)行效力，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。這相對(duì)于國(guó)外的EDMS（Electronic Document Management System）。”
4.2 電子文件歸檔管理系統(tǒng)的釋義。電子文件歸檔管理系統(tǒng)的解釋，可以借鑒ERMS的定義，國(guó)內(nèi)外ERMS有以下幾種釋義：
（1）基于局域網(wǎng)絡(luò)和信息數(shù)據(jù)庫(kù)而運(yùn)行的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，它能夠?qū)﹄娮游募匿浫搿⑿?duì)、審核以及數(shù)字化加工等流程進(jìn)行管理，可以實(shí)現(xiàn)從檔案紙質(zhì)化管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。[14]
（2）為了滿足業(yè)務(wù)對(duì)電子文件管理需要而設(shè)計(jì)的系統(tǒng)，用以捕獲、保存、提供獲取業(yè)務(wù)處理過(guò)程中產(chǎn)生的有證據(jù)價(jià)值的文件的功能。電子文件管理系統(tǒng)包括：檔案工作者和文件使用者；授權(quán)政策、責(zé)任分配、權(quán)力授予、程序和做法；政策聲明、程序手冊(cè)、用戶指南和其他用以批準(zhǔn)和頒發(fā)政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和記錄的專門資料和文件系統(tǒng)；軟件、硬件、其他設(shè)備、必要工具等。[15]
（3）用以管理電子文件創(chuàng)建、使用、維護(hù)和處置的自動(dòng)化系統(tǒng)，其目的是提供業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)。這些系統(tǒng)維持適當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)信息（元數(shù)據(jù)）和文件之間的聯(lián)系，以支持它們的證據(jù)價(jià)值。[16]
（4）由軟件、硬件、策略和流程組成的系統(tǒng)，不考慮載體形式如何，自動(dòng)起草、組織、追蹤和分發(fā)文件的系統(tǒng)。（注：電子文件管理軟件包括保管表和處置）[17]
在本文中，根據(jù)我國(guó)的實(shí)際情況與實(shí)際需要，我們對(duì)于電子文件歸檔管理系統(tǒng)的釋義，作如下表述：
“為了滿足機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對(duì)歸檔電子文件管理需要而設(shè)計(jì)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，用以捕獲、保存、維護(hù)、提供獲取業(yè)務(wù)處理過(guò)程中產(chǎn)生的有證據(jù)價(jià)值的文件的功能。這相對(duì)于國(guó)外的ERMS（Electronic Records Management System）。”
4.3 可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)的釋義。鑒于中外都將進(jìn)館后的文件（電子文件）視作檔案，在檔案館階段注重電子文件的長(zhǎng)期有效保存與利用，是一種國(guó)際共識(shí)，因而，“可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)”一詞，中外基本上可以統(tǒng)一起來(lái)。為此，可以對(duì)其作如此的概念解釋：
可信數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)是負(fù)責(zé)數(shù)字資源長(zhǎng)期、可靠的管理以及維護(hù)的系統(tǒng)，它按照普遍接受的協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)并運(yùn)行，具有切實(shí)可行的政策和實(shí)施方案，并且有持續(xù)穩(wěn)定的財(cái)政支持和規(guī)范的評(píng)價(jià)機(jī)制，能夠?qū)?shù)字資源提供者和用戶長(zhǎng)期負(fù)責(zé)，其使命和目標(biāo)是長(zhǎng)久地為用戶提供可靠的數(shù)字資源訪問(wèn)服務(wù)，如，數(shù)字檔案館。
5 結(jié)束語(yǔ)
電子文件的內(nèi)涵，電子文件管理的邊界，電子文件管理系統(tǒng)的功能要求，在我國(guó)都會(huì)因需要處理電子文件歸檔前后的關(guān)系，而有不同的觀點(diǎn)和聲音。這一點(diǎn)，跟國(guó)外相比，可能我們因此更需要共識(shí)，事實(shí)上，這也是電子文件管理術(shù)語(yǔ)規(guī)范注重國(guó)際接軌還是注重國(guó)情需要的艱難選擇。在本文中，我們更多考慮的是我國(guó)電子文件管理實(shí)踐的需要，也同時(shí)兼顧到國(guó)際接軌。本文由此提出的核心概念的探討，希望引起更多專家學(xué)者的注意，以期有更多的討論與交流。
注①：2011年12月下達(dá)由浙江省委辦公廳承擔(dān)，浙江大學(xué)、浙江省檔案局、杭州市檔案局、浙江省工商管理局信息中心合作完成。本課題研究，得到國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室任守信副主任、姚思遠(yuǎn)處長(zhǎng)，國(guó)家檔案局技術(shù)部蔡學(xué)美副主任，中國(guó)人民大學(xué)趙國(guó)俊教授、安小米教授、王健教授、劉越男副教授、張寧副教授，安徽省檔案局黃玉明副局長(zhǎng)，蘇州大學(xué)張照余教授等專家教授的指導(dǎo)。
注②：參考中國(guó)人民大學(xué)，電子文件管理百科。“TDR 是負(fù)責(zé)數(shù)字資源長(zhǎng)期、可靠的管理以及維護(hù)的系統(tǒng)， 它按照普遍接受的協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)并運(yùn)行， 具有切實(shí)可行的政策和實(shí)施方案，并且有持續(xù)穩(wěn)定的財(cái)政支持和規(guī)范的評(píng)價(jià)機(jī)制， 能夠?qū)?shù)字資源提供者和用戶長(zhǎng)期負(fù)責(zé)， 其使命和目標(biāo)是長(zhǎng)久地為用戶提供可靠的數(shù)字資源訪問(wèn)服務(wù)。”
參考文獻(xiàn)：
[1]電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）.
[2]國(guó)家檔案局.電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ).（征求意見(jiàn)稿）.
[3]國(guó)家檔案局.電子文件元數(shù)據(jù)基本集.（征求意見(jiàn)稿）.
[4]馮惠玲.電子文件管理教程. [M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社 2001：1.
[5]聯(lián)合國(guó)文檔管理部（ARMS）. Glossary of Recordkeeping Terms.
[6][13]美國(guó)（SAA）.A Glossary of Archival and Records Terminology.
[7][11][16]澳大利亞（NAA）.Digital Recordkeeping Guidelines for Creating， Managing and Preserving Digital Records.
[8]（美國(guó)密蘇里州）Missouri Secretary of state. the Glossary for Missouri Electronic Records Education and Training Initiative.
[9] ANSI/AIIM/ARMA TR48-2006. Technical Report. Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems， Lenexas： ARMA International.
[10]ARMA International Standards Development Committee. Glossary of Records and Information Management Terms， 3rded， U.S，ARMA International， April 2007.
[12][17]ARMA Glossary of Records and Information - Management Terms. 3rd Edition.
[14]國(guó)家檔案局.電子文件安全管理指南（征求意見(jiàn)稿）.
先行者的探索
先走一步，也代表著沒(méi)有可以效仿的案例。在這種情況下，青島市財(cái)政采用了一種穩(wěn)扎穩(wěn)打的辦法。該人士表示，青島市財(cái)政局的預(yù)算評(píng)審工作是從2007年政府投資基建項(xiàng)目開(kāi)始起步的，2009年進(jìn)行專項(xiàng)資金評(píng)審試點(diǎn)，至2010年全面鋪開(kāi)。
2010年，按照“績(jī)效優(yōu)先，科學(xué)決策”的原則，青島市采取專家評(píng)審、委托中介機(jī)構(gòu)評(píng)審、財(cái)政直接評(píng)審及專家與中介機(jī)構(gòu)評(píng)審相結(jié)合的方式，對(duì)市本級(jí)涉及促進(jìn)青島市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的5大類37項(xiàng)專項(xiàng)資金進(jìn)行了事前預(yù)算評(píng)審，共評(píng)審項(xiàng)目1065個(gè)，涉及資金50.28億元，審減不合理資金6.88億元，審減率達(dá)13.7％，初步實(shí)現(xiàn)了“先有評(píng)審、后有預(yù)算、擇優(yōu)安排、滾動(dòng)管理”的專項(xiàng)資金管理模式。
那么各單位的績(jī)效目標(biāo)能否達(dá)到呢？該人士說(shuō)：“那要看評(píng)價(jià)結(jié)果。上半年，我們按照客觀公正，科學(xué)規(guī)范，實(shí)事求是，分類實(shí)施的原則，對(duì)29.3億元財(cái)政資金實(shí)施了績(jī)效評(píng)價(jià)。對(duì)2009年實(shí)施評(píng)審試點(diǎn)的7項(xiàng)財(cái)政專項(xiàng)資金進(jìn)行了績(jī)效評(píng)價(jià)，共涉及財(cái)政資金8.7億元，項(xiàng)目352個(gè)。評(píng)價(jià)工作采取抽調(diào)相關(guān)處室處工作人員、聘用中介機(jī)構(gòu)組成項(xiàng)目評(píng)價(jià)小組的方式進(jìn)行。通過(guò)績(jī)效評(píng)價(jià)，共披露相關(guān)問(wèn)題45個(gè)，主要集中在項(xiàng)目管理、資金執(zhí)行、項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度、績(jī)效目標(biāo)完成、檔案管理、資金政策等方面，提出合理化建議和意見(jiàn)共計(jì)50條，為今后加強(qiáng)專項(xiàng)資金管理、優(yōu)化預(yù)算安排提供了重要參考依據(jù)。”
這項(xiàng)創(chuàng)新思路運(yùn)用到實(shí)際工作中，有沒(méi)有阻礙呢？該人士表示：“對(duì)于財(cái)政這項(xiàng)新的改革工作，各部門都需要有一個(gè)認(rèn)識(shí)過(guò)程。現(xiàn)在我們搞培訓(xùn)，組織學(xué)習(xí)。從中央到省里再到我們市，按照財(cái)政改革的要求，給部門的財(cái)務(wù)處長(zhǎng)們做培訓(xùn)。讓他們知道財(cái)政改革的內(nèi)容，要他們跟上改革的步伐。大部分部門都是比較配合的。”
該人士說(shuō)：“預(yù)算編制就要有績(jī)效目標(biāo)，我們既要審核各部門提出的依據(jù)是否充分，還要考慮項(xiàng)目是否為中央和省里要求做的事情，再按照事情的輕重緩急排序。財(cái)政在事權(quán)和財(cái)權(quán)上是要充分結(jié)合，在安排預(yù)算時(shí)才能有的放矢，才能安排得更合理更科學(xué)。這實(shí)際上就是財(cái)政部預(yù)算績(jī)效目標(biāo)管理的第二階段的財(cái)政預(yù)算審核，財(cái)政部要求是財(cái)政審核，單位出績(jī)效目標(biāo)。但是我們是在單位報(bào)項(xiàng)目以后，就進(jìn)行審核。我們審核的方式就是預(yù)算評(píng)審，等于我們?cè)谪瀼刎?cái)政部的政策時(shí)，往前先走了一步。”
最重要的制度建設(shè)
青島市政府十分重視預(yù)算績(jī)效管理工作，先后出臺(tái)了多項(xiàng)政策。
一是2009年市政府出臺(tái)了《關(guān)于加強(qiáng)市級(jí)財(cái)政專項(xiàng)資金績(jī)效預(yù)算管理的意見(jiàn)》，作為加強(qiáng)預(yù)算績(jī)效管理方面的指導(dǎo)性文件，明確了“先有評(píng)審后有預(yù)算，科學(xué)規(guī)范注重效益”的專項(xiàng)資金績(jī)效預(yù)算管理的原則；規(guī)定凡是由財(cái)政資金安排用于支持經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的專項(xiàng)資金都必須納入預(yù)算績(jī)效管理的范圍；確定以實(shí)行預(yù)算評(píng)審和績(jī)效評(píng)價(jià)為手段的預(yù)算績(jī)效管理的方式，以建立獎(jiǎng)懲約束機(jī)制、信息公開(kāi)制度、責(zé)任追究制度為內(nèi)容的和工作措施。
二是市政府2009年和2010年相繼印發(fā)了《青島市市級(jí)財(cái)政投資資金監(jiān)督管理暫行辦法》、《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范市級(jí)財(cái)政專項(xiàng)資金管理的意見(jiàn)》，重點(diǎn)從項(xiàng)目評(píng)審、績(jī)效評(píng)價(jià)、科學(xué)決策、預(yù)算公開(kāi)和資金整合等五個(gè)方面進(jìn)一步強(qiáng)化專項(xiàng)資金管理。規(guī)定專項(xiàng)資金中，除有明確規(guī)定對(duì)人、對(duì)物等特定對(duì)象的補(bǔ)助外，所有用于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的專項(xiàng)資金，均應(yīng)納入評(píng)審資金范圍。
三是2011年6月政府辦公廳出臺(tái)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)政資金預(yù)算評(píng)審的意見(jiàn)》，目前青島市財(cái)政局正在代政府?dāng)M定《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)政資金績(jī)效評(píng)價(jià)的意見(jiàn)》，力爭(zhēng)在年內(nèi)出臺(tái)。
上述五個(gè)文件，構(gòu)成了青島市預(yù)算績(jī)效管理的市級(jí)層面的基本制度框架。另外，青島市財(cái)政局圍繞著預(yù)算績(jī)效管理著力構(gòu)建實(shí)施層面的制度體系。
一是制定三個(gè)《規(guī)程》。包括《預(yù)算評(píng)審工作規(guī)程》、《績(jī)效評(píng)價(jià)工作規(guī)程》、《決算審查工作規(guī)程》。二是著手研究?jī)商左w系。包括《預(yù)算評(píng)審指標(biāo)體系》、《績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)體系》。三是制定若干制度辦法。包括《關(guān)于社會(huì)中介機(jī)構(gòu)和專家參與項(xiàng)目評(píng)審工作和績(jī)效評(píng)價(jià)的管理辦法》、《關(guān)于預(yù)算評(píng)審和績(jī)效評(píng)價(jià)質(zhì)量控制風(fēng)險(xiǎn)防控辦法》、《預(yù)算評(píng)審和績(jī)效評(píng)價(jià)廉政風(fēng)險(xiǎn)防范管理暫行辦法》、《預(yù)算評(píng)審和績(jī)效評(píng)價(jià)檔案管理辦法》等。
而在實(shí)踐中，青島市財(cái)政局也設(shè)計(jì)了一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫取?/p>
該人士介紹，青島市財(cái)政局在做預(yù)算編制時(shí)，先是各部門把項(xiàng)目申報(bào)上來(lái)，各個(gè)業(yè)務(wù)處室收了預(yù)算之后，把涉及項(xiàng)目資金的這部分，送到預(yù)算評(píng)審管理處，預(yù)算評(píng)審管理處就要組織評(píng)審。單位如果想得到預(yù)算批復(fù)，在提報(bào)項(xiàng)目時(shí)，必須附上可行性論證報(bào)告。參加評(píng)審的項(xiàng)目主要指沒(méi)有具體標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目，有標(biāo)準(zhǔn)的就不用經(jīng)過(guò)評(píng)審了。沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目都要納入評(píng)審。預(yù)算評(píng)審的結(jié)果才能作為預(yù)算批復(fù)、預(yù)算編制的依據(jù)。
領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵
青島市財(cái)政績(jī)效工作能夠順利開(kāi)展，關(guān)鍵在于市領(lǐng)導(dǎo)的直接推動(dòng)。
青島市財(cái)政局預(yù)算評(píng)審管理處是2010年10月份成立的，這個(gè)部門兼有績(jī)效評(píng)價(jià)、評(píng)審和審查三項(xiàng)職能。該人士說(shuō)：“我們市里領(lǐng)導(dǎo)一直關(guān)心財(cái)政管理和財(cái)務(wù)管理工作。從市委到市政府再到市人大財(cái)經(jīng)委對(duì)我們的預(yù)算評(píng)審和績(jī)效評(píng)價(jià)工作特別重視。政府把這項(xiàng)工作作為考核財(cái)政的一項(xiàng)創(chuàng)新工作。預(yù)算績(jī)效管理也是我們財(cái)政局今年唯一一項(xiàng)創(chuàng)新工作。”
“今年年初，青島市人大在做審查決議的時(shí)候，對(duì)財(cái)政局的預(yù)算評(píng)審工作提出了相當(dāng)高的要求。要求做到民主理財(cái)，公開(kāi)評(píng)審、建立制度、逐步擴(kuò)大范圍。所以市委把這項(xiàng)工作列為今年的工作要點(diǎn)之一，市政府把我們的工作納入考核目標(biāo)，人大財(cái)經(jīng)委專門對(duì)預(yù)算評(píng)審做了高要求。市里這幾大班子都很重視這事。”
院領(lǐng)導(dǎo)的正確領(lǐng)導(dǎo)下，于年2月?lián)吾t(yī)院行政辦主任。一年來(lái)。各兄弟科室的支持下，認(rèn)真履行職責(zé)，恪盡職守，帶領(lǐng)全科人員扎扎實(shí)實(shí)地開(kāi)展工作。現(xiàn)對(duì)工作情況總結(jié)匯報(bào)如下：
一、思想政治立場(chǎng)堅(jiān)定。自覺(jué)遵守醫(yī)院的各項(xiàng)規(guī)章制度。始終和黨委保持高度一致。有團(tuán)結(jié)協(xié)作精神和較強(qiáng)的事業(yè)心、責(zé)任感。能做到講政治、講學(xué)習(xí)、講正氣，作風(fēng)扎實(shí)，辦事公道正派。工作中，時(shí)刻以醫(yī)院利益為重，顧全大局，保證政令暢通。
二、領(lǐng)導(dǎo)能力與管理水平
積極學(xué)習(xí)相應(yīng)的管理知識(shí)，熟悉、掌握國(guó)家相關(guān)的衛(wèi)生工作政策和法律法規(guī)。運(yùn)用于實(shí)際工作，經(jīng)常深入臨床一線科室，掌握第一手資料，積極為醫(yī)院發(fā)展出謀劃策，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。能夠擺正位置，配合領(lǐng)導(dǎo)做好工作，堅(jiān)持“位不越位，分工不分家”原則下，堅(jiān)持了兩條，這就是大事要報(bào)告，小事不推諉。對(duì)于原則性、政策性強(qiáng)的大事，多報(bào)告，多請(qǐng)示。至于一些事務(wù)性的工作，則責(zé)無(wú)旁貸，絕不推諉。工作中，敢于提出自己的觀點(diǎn)和建議。辦公室不同于臨床醫(yī)技科室，不能直接產(chǎn)生效益，但通過(guò)對(duì)一線科室工作的管理、監(jiān)督和提供服務(wù)，也同樣可以為醫(yī)院發(fā)展做貢獻(xiàn)，對(duì)管理等環(huán)節(jié)均制定了相應(yīng)的制度規(guī)定，既為醫(yī)院精打細(xì)算節(jié)約支出，又為科室提供滿意優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
三、科室建設(shè)與發(fā)展
職能和作用是非常特殊和重要的許多工作都要和相關(guān)科室配合、協(xié)調(diào)才能完成。與兄弟科室的合作中，院辦作為醫(yī)院溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方的樞紐。擺正位置，甘為人梯，從而贏得了兄弟科室對(duì)我工作的支持與合作，創(chuàng)造了寬松、和諧的工作環(huán)境。一年來(lái)，辦公室較好地完成了各項(xiàng)工作任務(wù)。
做好醫(yī)院各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)監(jiān)督工作。對(duì)醫(yī)院制定的各項(xiàng)制度，一是抓好執(zhí)行力建設(shè)。積極配合協(xié)助主管部門進(jìn)行監(jiān)督檢查，進(jìn)行督促，檢查落實(shí)完成情況，保證醫(yī)院工作的順利開(kāi)展。
規(guī)范程序，二是完成了醫(yī)院文件的起草、公文處理和醫(yī)療統(tǒng)計(jì)、匯總等工作。為領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)完整的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。做好醫(yī)院各類檔案管理工作。使檔案管理工作初步規(guī)范。
三是做好醫(yī)院的接待服務(wù)工作。
已經(jīng)著手開(kāi)始了醫(yī)院內(nèi)部管理辦法的撰寫(xiě)與修訂工作，四是領(lǐng)導(dǎo)的支持幫助下。目前大部分的文字錄入工作已基本完成。
共同做好醫(yī)院宣傳工作。宣傳材料的寫(xiě)作、醫(yī)院廣告的制作、電視廣告的等方面，五是與相關(guān)科室同志密切合作。努力發(fā)揮自己的能量，圓滿地完成了各項(xiàng)宣傳任務(wù)。
努力做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。做上令下達(dá)，六是充分發(fā)揮服務(wù)職能。下情上報(bào)工作，積極收集整理有關(guān)信息，進(jìn)行調(diào)查分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提高參考，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好日常事務(wù)。
四、專業(yè)技術(shù)能力與水平
工作中敢闖敢試，有創(chuàng)新精神和一定的組織協(xié)調(diào)能力。對(duì)辦公室日常管理工作積累了一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。
愛(ài)崗敬業(yè)，五、有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。工作投入。遵守醫(yī)院有關(guān)反對(duì)商業(yè)賄賂方面的紀(jì)律規(guī)定，廉潔自律，加強(qiáng)自身醫(yī)德醫(yī)風(fēng)修養(yǎng)，堅(jiān)決抵制行業(yè)不正之風(fēng)。所參與的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，牢筑道德底線，堅(jiān)持秉公辦事。
對(duì)職工實(shí)行人性化管理，六、落實(shí)醫(yī)院“以人為本”管理理念。經(jīng)常與科室成員交換意見(jiàn)，認(rèn)真聽(tīng)取對(duì)工作的建議和意見(jiàn)，不斷改進(jìn)自身工作。科室成員關(guān)系融洽，相互配合，支持，團(tuán)結(jié)協(xié)作，圓滿完成了各項(xiàng)工作任務(wù)。
七、存在不足和問(wèn)題：
不夠大膽果斷。一、處理重大問(wèn)題時(shí)。
對(duì)科室人員生活關(guān)心不夠。二、工作方法簡(jiǎn)單。
缺乏檢查落實(shí)。三、辦公室內(nèi)部管理制度不夠健全。部分規(guī)章制度流于形式。
八、任職后的目標(biāo)和工作計(jì)劃
將注意發(fā)揮好五個(gè)作用：以上問(wèn)題或不足也是今后努力克服的方向。今后的工作中。
為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息。一是科學(xué)的決策中進(jìn)一步發(fā)揮參謀助手作用;積極學(xué)習(xí)醫(yī)院管理的新方法和新理論。
院領(lǐng)導(dǎo)的正確領(lǐng)導(dǎo)下，于年2月?lián)吾t(yī)院行政辦主任。一年來(lái)。各兄弟科室的支持下，認(rèn)真履行職責(zé)，恪盡職守，帶領(lǐng)全科人員扎扎實(shí)實(shí)地開(kāi)展工作。現(xiàn)對(duì)工作情況總結(jié)匯報(bào)如下：
一、思想政治立場(chǎng)堅(jiān)定。自覺(jué)遵守醫(yī)院的各項(xiàng)規(guī)章制度。始終和黨委堅(jiān)持高度一致。有團(tuán)結(jié)協(xié)作精神和較強(qiáng)的事業(yè)心、責(zé)任感。能做到講政治、講學(xué)習(xí)、講正氣，作風(fēng)扎實(shí)，辦事公道正派。工作中，時(shí)刻以醫(yī)院利益為重，顧全大局，保證政令疏通。
二、領(lǐng)導(dǎo)能力與管理水平
積極學(xué)習(xí)相應(yīng)的管理知識(shí)，熟悉、掌握國(guó)家相關(guān)的衛(wèi)生工作政策和法律法規(guī)。運(yùn)用于實(shí)際工作，經(jīng)常深入臨床一線科室，掌握第一手資料，積極為醫(yī)院發(fā)展出謀劃策，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的顧問(wèn)助手。能夠擺正位置，配合領(lǐng)導(dǎo)做好工作，堅(jiān)持“位不越位，分工不分家”原則下，堅(jiān)持了兩條，這就是大事要報(bào)告，小事不推諉。對(duì)于原則性、政策性強(qiáng)的大事，多報(bào)告，多請(qǐng)示。至于一些事務(wù)性的工作，則責(zé)無(wú)旁貸，絕不推諉。工作中，敢于提出自己的觀點(diǎn)和建議。辦公室不同于臨床醫(yī)技科室，不能直接發(fā)生效益，但通過(guò)對(duì)一線科室工作的管理、監(jiān)督和提供服務(wù)，也同樣可以為醫(yī)院發(fā)展做貢獻(xiàn)，對(duì)管理等環(huán)節(jié)均制定了相應(yīng)的制度規(guī)定，既為醫(yī)院精打細(xì)算節(jié)約支出，又為科室提供滿意優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
三、科室建設(shè)與發(fā)展
職能和作用是非常特殊和重要的許多工作都要和相關(guān)科室配合、協(xié)調(diào)才干完成。與兄弟科室的合作中，院辦作為醫(yī)院溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方的樞紐。擺正位置，甘為人梯，從而贏得了兄弟科室對(duì)我工作的支持與合作，發(fā)明了寬松、和諧的工作環(huán)境。一年來(lái)，辦公室較好地完成了各項(xiàng)工作任務(wù)。
做好醫(yī)院各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)監(jiān)督工作。對(duì)醫(yī)院制定的各項(xiàng)制度，一是抓好執(zhí)行力建設(shè)。積極配合協(xié)助主管部門進(jìn)行監(jiān)督檢查，進(jìn)行督促，檢查落實(shí)完成情況，保證醫(yī)院工作的順利開(kāi)展。
規(guī)范順序，二是完成了醫(yī)院文件的起草、公文處置和醫(yī)療統(tǒng)計(jì)、匯總等工作。為領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)完整的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。做好醫(yī)院各類檔案管理工作。使檔案管理工作初步規(guī)范。
三是做好醫(yī)院的接待服務(wù)工作。
已經(jīng)著手開(kāi)始了醫(yī)院內(nèi)部管理方法的撰寫(xiě)與修訂工作，四是領(lǐng)導(dǎo)的支持協(xié)助下。目前大部分的文字錄入工作已基本完成。
共同做好醫(yī)院宣傳工作。宣傳資料的寫(xiě)作、醫(yī)院廣告的制作、電視廣告的等方面，五是與相關(guān)科室同志密切合作。努力發(fā)揮自己的能量，圓滿地完成了各項(xiàng)宣傳任務(wù)。
努力做好領(lǐng)導(dǎo)的顧問(wèn)助手。做上令下達(dá)，六是充分發(fā)揮服務(wù)職能。下情上報(bào)工作，積極收集整理有關(guān)信息，進(jìn)行調(diào)查分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提高參考，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處置好日常事務(wù)。
四、專業(yè)技術(shù)能力與水平
工作中敢闖敢試，有創(chuàng)新精神和一定的組織協(xié)調(diào)能力。對(duì)辦公室日常管理工作積累了一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。
愛(ài)崗敬業(yè)，五、有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。工作投入。遵守醫(yī)院有關(guān)反對(duì)商業(yè)賄賂方面的紀(jì)律規(guī)定，廉潔自律，加強(qiáng)自身醫(yī)德醫(yī)風(fēng)修養(yǎng)，堅(jiān)決抵制行業(yè)不正之風(fēng)。所參與的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，牢筑道德底線，堅(jiān)持徇私辦事。
對(duì)職工實(shí)行人性化管理，六、落實(shí)醫(yī)院“以人為本”管理理念。經(jīng)常與科室成員交換意見(jiàn)，認(rèn)真聽(tīng)取對(duì)工作的建議和意見(jiàn)，不時(shí)改進(jìn)自身工作。科室成員關(guān)系融洽，相互配合，支持，團(tuán)結(jié)協(xié)作，圓滿完成了各項(xiàng)工作任務(wù)。
七、存在缺乏和問(wèn)題：
不夠大膽果斷。一、處置重大問(wèn)題時(shí)。
對(duì)科室人員生活關(guān)心不夠。二、工作方法簡(jiǎn)單。
缺乏檢查落實(shí)。三、辦公室內(nèi)部管理制度不夠健全。局部規(guī)章制度流于形式。
八、任職后的目標(biāo)和工作計(jì)劃
將注意發(fā)揮好五個(gè)作用：以上問(wèn)題或不足也是今后努力克服的方向。今后的工作中。
為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息。一是科學(xué)的決策中進(jìn)一步發(fā)揮顧問(wèn)助手作用；積極學(xué)習(xí)醫(yī)院管理的新方法和新理論。
[關(guān)鍵詞]博物館庫(kù)房管理；方法措施
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.038
[中圖分類號(hào)]G269.23[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2013）08-0069-02
博物館庫(kù)房工作由許多方面構(gòu)成，其中文物的管理是十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。時(shí)代在進(jìn)步，社會(huì)在發(fā)展，在博物館庫(kù)房工作中也出現(xiàn)了許多新型的、亟待解決的問(wèn)題，這些都對(duì)博物館庫(kù)房工作者提出了非常嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，博物館庫(kù)房工作者只有不斷堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新的科學(xué)的管理制度才能使博物館的庫(kù)房工作適應(yīng)時(shí)代的挑戰(zhàn)，日臻完善，為保護(hù)文物這個(gè)作為中華民族博大精深載體的精神符號(hào)象征做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
1 博物館庫(kù)房管理工作的作用和內(nèi)容
博物館庫(kù)房作為博物館內(nèi)的重地，可以說(shuō)是整個(gè)博物館的心臟部分。博物館庫(kù)房管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)與否以及管理深度直接決定了文物在博物館得到保護(hù)和看守的力度。
在博物館庫(kù)房管理工作中，包括眾多的方面，大致可以分為內(nèi)在和外在2個(gè)方面，外在及博物館庫(kù)房的安全系數(shù)，包括庫(kù)房鑰匙的歸屬，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)立登記制度，閑雜人等非經(jīng)允許不得隨意進(jìn)入庫(kù)房?jī)?nèi)，也包括制訂庫(kù)房人員應(yīng)當(dāng)遵守的安全操作規(guī)程和必要的庫(kù)房?jī)?nèi)安全檢查制度，還包括整個(gè)庫(kù)房的整潔程度，這些是比較外在的方面，而內(nèi)在的方面主要就是博物館庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的管理制度，重點(diǎn)是文物檔案管理制度，如果說(shuō)前述的外在方面是硬件，那么博物館庫(kù)房管理的檔案工作就是軟件。
2 博物館庫(kù)房管理工作存在的問(wèn)題
2.1 博物館庫(kù)房面積普遍較小，文物藏品柜架不足
隨著社會(huì)的進(jìn)步和博物館業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)大，博物館中存放的文物數(shù)量越來(lái)越多，而文物的保護(hù)不是零零碎碎的隨意擺放即可，文物的放置是一項(xiàng)科學(xué)和系統(tǒng)的工作，它對(duì)博物館的面積提出了很高的要求，博物館必須保證每件文物都有特定的存放地點(diǎn)，尤其是易碎和易破的文物種類，否則不利于文物的保護(hù)，但是現(xiàn)在的事實(shí)是大部分博物館的面積有限，大部分偏小，文物被堆放在博物館內(nèi)，物理和化學(xué)的變化都非常明顯，因而文物庫(kù)房管理工作的重點(diǎn)應(yīng)該是解決文物被損壞的可能性和對(duì)博物館面積的要求之間的矛盾。
2.2 博物館庫(kù)房管理的設(shè)施，尤其是基礎(chǔ)設(shè)施有限
由于博物館庫(kù)房管理工作的特殊性，它需要一批經(jīng)過(guò)專業(yè)訓(xùn)練的人才進(jìn)行博物館庫(kù)房管理。同時(shí)對(duì)文物保管場(chǎng)所的環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施都有一定要求，這主要體現(xiàn)在文物保護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施缺乏，缺少管理，尤其是庫(kù)房的防蟲(chóng)害、防塵、防潮、防火、防盜，庫(kù)房的溫濕度等問(wèn)題，博物館庫(kù)房工作包括方方面面。
2.3 博物館庫(kù)房的硬件設(shè)施有限
在影視劇中，博物館的庫(kù)房通常都是作為機(jī)密重地出現(xiàn)的，出入要有指紋認(rèn)證，甚至還有人臉掃描，但是在現(xiàn)實(shí)的博物館庫(kù)房，尤其是文物檔案室，硬件條件卻和影視劇中的形象相去甚遠(yuǎn)。
在實(shí)踐中，由于信息技術(shù)的局限和科技的有限性，我國(guó)有相當(dāng)一部分的博物館庫(kù)房條件并不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，整體對(duì)硬件設(shè)施的投入力度很不夠。
3 關(guān)于提高和改進(jìn)博物館庫(kù)房管理工作的幾點(diǎn)思考
針對(duì)前述的幾點(diǎn)在博物館庫(kù)房管理工作中存在的問(wèn)題，筆者在經(jīng)過(guò)思考后，提出如下幾點(diǎn)建議和意見(jiàn)。
3.1 工作人員加強(qiáng)安全意識(shí)
物質(zhì)決定意識(shí)，意識(shí)反作用于物質(zhì)，只有博物館的工作人員有一個(gè)良好的保護(hù)意識(shí)，他們才能按照博物館庫(kù)房管理的要求來(lái)行為，并且在發(fā)現(xiàn)安全隱患以后積極采取彌補(bǔ)措施，而不是聽(tīng)之任之，在平時(shí)的工作當(dāng)中也將更加仔細(xì)，而不是大而化之，粗而放之。
3.2 注意博物館庫(kù)房的安全性
博物館庫(kù)房作為館內(nèi)的安全重地，博物館工作人員必須加大文物保管的安全意識(shí)。庫(kù)房?jī)?nèi)外不得存放易燃、易爆、腐蝕性物品及其他有礙文物安全的物品。庫(kù)房鑰匙分別交由兩名保管人員，并妥善保管，庫(kù)房鑰匙不得隨意轉(zhuǎn)交他人。庫(kù)房工作人員進(jìn)入庫(kù)房須有2人以上；非庫(kù)房工作人員未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自入內(nèi)，經(jīng)許可者，須由庫(kù)房工作人員陪同。進(jìn)出庫(kù)房人員一律不許帶包，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙。創(chuàng)立庫(kù)房出入登記制度，非本館人員入庫(kù)須在保衛(wèi)科認(rèn)真填寫(xiě)《入庫(kù)人員登記表》，并由館領(lǐng)導(dǎo)或保管部負(fù)責(zé)人簽字。庫(kù)房人員須遵守文物安全操作規(guī)程，做到嚴(yán)肅認(rèn)真，細(xì)致周到。庫(kù)房工作人員須遵守文物安全出庫(kù)手續(xù)，未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自提取文物。創(chuàng)立《庫(kù)房工作日記》，由專人記錄進(jìn)出人員、時(shí)間、工作內(nèi)容等情況，同時(shí)妥善保管好賬冊(cè)檔案，嚴(yán)守庫(kù)房機(jī)密。創(chuàng)立按時(shí)的安全檢查制度，由保衛(wèi)科迎賓保管部對(duì)庫(kù)房安全按時(shí)檢查，如防火、防盜等，如發(fā)現(xiàn)情況，須保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)，立即向館領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)部門匯報(bào)。保持庫(kù)房的整齊清潔，注意防潮、防塵、防蟲(chóng)、防光等。工作人員離開(kāi)庫(kù)房應(yīng)做到柜門上鎖、門窗關(guān)嚴(yán)、拉閘斷電。
3.3 加強(qiáng)博物館庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
鑒于現(xiàn)在博物館的面積普遍偏小的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)在條件允許的情況下適當(dāng)擴(kuò)大博物館的面積，至少不能讓文物雜亂無(wú)章地?cái)[放在一個(gè)地方，而要在其固定的有一定面積的位置有序存放，以免發(fā)生文物之間相互影響或者不慎被摔壞等意外。
3.4 加強(qiáng)博物館的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
3.4.1 博物館信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的意義
針對(duì)當(dāng)前博物館庫(kù)房管理硬件基礎(chǔ)設(shè)施落后，軟件基礎(chǔ)設(shè)施不足，尤其是科技水平較低的情況，在博物館庫(kù)房管理中運(yùn)用信息化的方法有必要性。信息化不等于數(shù)字化，它能夠?yàn)椴┪镳^庫(kù)房管理工作提供一個(gè)良好的工作平臺(tái)和工作環(huán)境、工作模式，博物館庫(kù)房管理的信息化有助于構(gòu)建一個(gè)世界一流的文物存放環(huán)境，克服博物館存在的設(shè)施落后、對(duì)文物保護(hù)不力等問(wèn)題。
3.4.2 采用數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)、效率高的網(wǎng)絡(luò)傳輸設(shè)備
在博物館的建設(shè)當(dāng)中，除了實(shí)在的文物保護(hù)環(huán)境以外，博物館的網(wǎng)站建設(shè)和虛擬展示手段，如多媒體技術(shù)的應(yīng)用也是一個(gè)很重要的部分，要保證圖片以及視頻的高清性和數(shù)據(jù)傳輸流利性的要求，必須采用數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)、傳輸效率高的網(wǎng)絡(luò)傳輸設(shè)備。有條件的博物館最好能夠采用千兆骨干或者萬(wàn)兆骨干的桌面。
3.4.3 無(wú)線網(wǎng)絡(luò)和有線網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)博物館全館網(wǎng)絡(luò)覆蓋
從博物館內(nèi)大大小小的會(huì)議到對(duì)博物館內(nèi)存放文物的調(diào)檔和庫(kù)房資料的查詢和核對(duì)，都離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)，值得注意的是隨著智能手機(jī)和信息化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)在博物館的建設(shè)中也將發(fā)揮越來(lái)越大的作用。而信息點(diǎn)的分布也必須保證網(wǎng)絡(luò)的寬而廣，要全面覆蓋，否則資源配置的不合理會(huì)間接導(dǎo)致人力或者物力資源的浪費(fèi)，而且，有線網(wǎng)絡(luò)管道的安裝可能會(huì)導(dǎo)致博物館庫(kù)房的美觀受到一定程度的影響，造成庫(kù)房存放文物一定程度的不便利。
3.4.4 建立博物館專業(yè)的中心機(jī)房
博物館庫(kù)房中的設(shè)備占了很大一部分資金，資金的不足是導(dǎo)致博物館庫(kù)房設(shè)施落后的主要原因，而中心機(jī)房的建設(shè)就能夠很好地解決這個(gè)問(wèn)題，可以節(jié)省博物館庫(kù)房購(gòu)買設(shè)備的成本，而且還有利于博物館庫(kù)房后期設(shè)備的維護(hù)，對(duì)設(shè)備維護(hù)成本的減少也大有裨益。專業(yè)中心機(jī)房的建設(shè)可以保證博物館網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩裕渲幸⒁獠┪镳^的空調(diào)系統(tǒng)要采用專用的機(jī)房空調(diào)，最好能安裝2臺(tái)，互為備份，切忌用家用空調(diào)代替專用空調(diào)；機(jī)房要配備自動(dòng)滅火和自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)，預(yù)防博物館文物失竊以及在失竊以后可以第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)并及時(shí)挽救。
3.4.5 建立和完善和博物館庫(kù)房管理及文物檔案管理有關(guān)的國(guó)家文博信息專網(wǎng)
在信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)具有不容忽視的作用。利用網(wǎng)絡(luò)，可以最大限度地實(shí)現(xiàn)資源的共享和快速的傳達(dá)。在博物館庫(kù)房管理工作和文物檔案管理中建立一個(gè)構(gòu)架文博信息專用網(wǎng)可以使博物館的庫(kù)房管理工作人員和檔案的保管人員在第一時(shí)間獲得準(zhǔn)確的信息，如此一來(lái)，工作人員可以以最快的速度了解到文物檔案被損壞的一般規(guī)律，便于及時(shí)作出正確和適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)，也方便未雨綢繆。
4 總 結(jié)
總之，博物館的庫(kù)房管理工作是一個(gè)紛繁復(fù)雜的過(guò)程，近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的全面進(jìn)步與發(fā)展，提高國(guó)家軟實(shí)力，加強(qiáng)文化建設(shè)已成為政府當(dāng)前工作的一個(gè)重要組成部分，國(guó)家和地方財(cái)政給予了文化產(chǎn)業(yè)大量的支持，成為文化遺產(chǎn)的一個(gè)重要載體，文化建設(shè)的重要組成部分。博物館建設(shè)近年來(lái)正迎來(lái)一個(gè)黃金發(fā)展的期，一大批原有省級(jí)以上博物館大多完成或正在進(jìn)行改擴(kuò)建或新建，并且在其中運(yùn)用了新型的信息化和高科技的手段進(jìn)行博物館庫(kù)房的管理，但是在實(shí)踐當(dāng)中，仍然存在一些不足。
針對(duì)我國(guó)當(dāng)前博物館庫(kù)房管理中存在的諸多問(wèn)題，提出了一些粗陋的意見(jiàn)。在我國(guó)現(xiàn)今博物館庫(kù)房面積偏小，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱以及管理工作秩序較為混亂的狀態(tài)下，如何改善博物館庫(kù)房的基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境建設(shè)，如何依托高度發(fā)展的信息科學(xué)技術(shù)，如何通過(guò)建立一個(gè)完整和高效的信息網(wǎng)絡(luò)，提高管理的主體——博物館庫(kù)房管理工作人員尤其是文物檔案管理工作人員的管理水平和管理方法，是我國(guó)博物館事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要組成部分，同時(shí)也在一定程度上確保了我國(guó)文物的保護(hù)力度和安全系數(shù)，最終目的是要全力推進(jìn)我國(guó)文化事業(yè)的大力發(fā)展。
主要參考文獻(xiàn)
[1] 丁竹. 論博物館藏品保管工作[J]. 文物世界，2011（5）.
[2] 張舉亮. 淺談如何做好博物館管理工作[J]. 大眾文藝，2012（17）.
非常感謝公司給我這次參加競(jìng)職演講的機(jī)會(huì)，我競(jìng)爭(zhēng)的崗位是綜合辦主任一職。下面是我的基本情況以及我對(duì)綜合辦工作的認(rèn)識(shí)、規(guī)劃設(shè)想，現(xiàn)在向各位領(lǐng)導(dǎo)做一下匯報(bào)。
一、個(gè)人的基本情況
我叫DDD，28歲，大專學(xué)歷，DDD專業(yè)在讀，1998年參加工作，來(lái)公司7年多的時(shí)間里，我一直負(fù)責(zé)DDD的經(jīng)營(yíng)管理工作。
二、對(duì)綜合辦工作的規(guī)劃設(shè)想
辦公室是一個(gè)重要的綜合協(xié)調(diào)部門，綜合辦工作的目標(biāo)是：把綜合辦工作建設(shè)成為精干、高效、協(xié)調(diào)有序的團(tuán)結(jié)勤奮的辦事部門，充分發(fā)揮它的參謀、助手作用、協(xié)調(diào)作用、樞紐作用和保障作用。根據(jù)這一目標(biāo)，我將對(duì)綜合辦工作做以下設(shè)想。
1、為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀、做好助手。綜合辦要及時(shí)準(zhǔn)確地掌握公司主要工作的進(jìn)展情況，做到心中有數(shù)，從而能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)反饋各種信息，同時(shí)也將工作中的某些問(wèn)題向領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議和意見(jiàn)，從而使領(lǐng)導(dǎo)的決策更加準(zhǔn)確、更加合理。
綜合辦負(fù)責(zé)人還應(yīng)具備良好的協(xié)調(diào)能力，配合各科室制訂好各項(xiàng)管理制度，處理好各科室之間的關(guān)系，堅(jiān)持做到不推諉、不扯皮，團(tuán)結(jié)協(xié)作,開(kāi)拓進(jìn)取，不斷取得更大的工作成績(jī)。
2、充分發(fā)揮辦公室的窗口作用，做好對(duì)外接待工作，處理好對(duì)外各方面的關(guān)系，為公司樹(shù)立良好的外部形象。
在來(lái)人來(lái)訪接待工作中，我認(rèn)為要做到不卑不亢、有節(jié)有禮，但是在牽扯到公司利益的時(shí)候要做到據(jù)理力爭(zhēng)，確保公司的利益不受侵害。在處理對(duì)外各方面關(guān)系的時(shí)候，能單獨(dú)處理的事情，不要再給領(lǐng)導(dǎo)添麻煩，自己處理不了的事情要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，爭(zhēng)取盡早處理。
3、做好文秘檔案、合同管理工作，對(duì)于文件要按正確的處理程序進(jìn)行流轉(zhuǎn)，檔案要按照管理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。
文秘工作是綜合辦工作非常重要的一項(xiàng)。公司每年要收到大量的來(lái)文、來(lái)函，這就要求綜合辦要做到對(duì)來(lái)文、來(lái)函依據(jù)公文處理的有關(guān)規(guī)定快速處理，并按照要求督辦來(lái)文、來(lái)函中所要辦理的各項(xiàng)工作，檢查落實(shí)情況，將辦理情況及時(shí)、準(zhǔn)確地反饋給領(lǐng)導(dǎo)從而使領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)。
對(duì)公司的檔案管理要依據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定規(guī)范管理，要及時(shí)歸檔，防止資料遺失，任何部門借用資料必須經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。
4、正確傳達(dá)集團(tuán)總部對(duì)安全工作的要求、指示，并及時(shí)地認(rèn)真落實(shí),積極的配合集團(tuán)總部進(jìn)行安全檢查，且做好隱患整改工作，并及時(shí)上報(bào)隱患整改結(jié)果。把隱患、整改情況，系統(tǒng)地納入到微機(jī)管理中，我認(rèn)為這樣便于我們監(jiān)督整改并及時(shí)了解情況，更迅速的處理情況，為領(lǐng)導(dǎo)提供第一手資料。
5、做好各種辦公用品、辦公用具的購(gòu)買和發(fā)放及各種物品的管理臺(tái)帳工作。做好登記并統(tǒng)計(jì)好辦公用品的消耗，嚴(yán)格控制辦公用品的支出，降低辦公費(fèi)用的開(kāi)支。
6、認(rèn)真做好印鑒的使用工作，印章要專人負(fù)責(zé)，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，任何人不得隨意使用印章，做到印章的使用有制度，有登記，確保在印章方面不出問(wèn)題。
7、做好DDD系統(tǒng)的管理工作，每天及時(shí)登陸公司郵箱及辦公平臺(tái)，并下載與本單位有關(guān)的文件，按照DDD的要求及時(shí)錄入有關(guān)的信息，堅(jiān)決做到一項(xiàng)不漏。
8、做好內(nèi)部會(huì)議的籌備工作并做好會(huì)議記錄。會(huì)議結(jié)束后對(duì)會(huì)議的決定要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門做好督辦工作。
三、個(gè)人的優(yōu)勢(shì)與不足
從事綜合辦工作，要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，還要有有較強(qiáng)的工作能力和工作藝術(shù)。我認(rèn)為自己具備擔(dān)任綜合辦主任的素質(zhì)和能力。
我在DDDDD獨(dú)立工作多年，由于DDD管理工作的實(shí)際，需要和許多人打交道，從而鍛煉出了較強(qiáng)的人際溝通能力。在實(shí)踐中，也積累了一定的管理經(jīng)驗(yàn)。
我業(yè)余時(shí)間通過(guò)自學(xué)，現(xiàn)能熟練使用各種辦公軟件，并有一定的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。
在思想方面，有服從領(lǐng)導(dǎo)、團(tuán)結(jié)同事、嚴(yán)于律己、誠(chéng)信為本的良好品質(zhì)。并有吃苦耐勞、默默無(wú)聞的敬業(yè)精神。
不足：由于自己年輕，工作時(shí)間相對(duì)較短，經(jīng)驗(yàn)還不夠豐富，在今后的工作中還應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)和同事們多多學(xué)習(xí)，使自己的知識(shí)不斷得到充實(shí)。
一、基本情況
（一）建立了城市地下管線綜合信息管理系統(tǒng)。1999至2001年，由市政府組織、市建委牽頭、市城建檔案館具體承辦，開(kāi)展了城區(qū)地下管線普查工作，并以此為基礎(chǔ)建立了城市地下管線綜合信息管理系統(tǒng)，各種管線的平面位置、埋深、走向、規(guī)格、材質(zhì)、管徑及地上建筑物、道路、綠地等情況的數(shù)據(jù)、圖表，全部輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，并由二維平面顯示提高到三維立體顯示，地下管線排列的層次從各個(gè)角度清楚可見(jiàn)。至2008年7月，城市地下管線綜合信息管理系統(tǒng)共錄入地形圖2400多幅，共形成地下管線圖2600幅，共錄入地下管線總長(zhǎng)2497公里，其中：電力125公里、熱力230公里、天然氣200公里、供水400公里、雨水230公里、污水250公里、路燈230公里、交警30公里、網(wǎng)通450公里、聯(lián)通100公里、有線電視252公里。
（二）健全了城市地下管線探測(cè)和動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。2000年，市城建檔案館組建了專業(yè)測(cè)量隊(duì)伍，并取得國(guó)家丁級(jí)測(cè)繪資質(zhì)，配備了靜態(tài)全球定位儀、全站儀、水準(zhǔn)儀、探管儀等設(shè)施設(shè)備以及專用車輛，對(duì)城市地下管線信息進(jìn)行收集、整理、標(biāo)準(zhǔn)化、動(dòng)態(tài)更新資料入庫(kù)、系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)。近10年來(lái)，堅(jiān)持對(duì)城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)新建、改建、擴(kuò)建的電力、熱力、天然氣、供水、雨水、污水、路燈、交警、網(wǎng)通、聯(lián)通、有線電視等11種地下管線進(jìn)行跟蹤探測(cè)。目前，動(dòng)態(tài)探測(cè)范圍覆蓋市中心區(qū)和兩個(gè)開(kāi)發(fā)區(qū)，并向東至延伸華能電廠、向南由江家寨立交橋延伸到溫泉鎮(zhèn)大部，向西南延伸到鹿道口，向西延伸到張村鎮(zhèn)駐地以西。協(xié)調(diào)接收了供水及天然氣兩種地下管線的檔案資料。堅(jiān)持及時(shí)更新城市地下管線綜合信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)，較好保證了地下管線數(shù)據(jù)信息的完整、準(zhǔn)確。
（三）完善了地下管線檔案管理的法規(guī)依據(jù)和程序。2000年12月31日，市政府頒布《市地下管線工程檔案管理辦法》，明確由市建委負(fù)責(zé)本市地下管線工程檔案的監(jiān)督管理工作，由市城建檔案館負(fù)責(zé)具體管理工作。市城建檔案館制定了與之配套的工作程序，即新建、改建、擴(kuò)建地下管線工程，建設(shè)單位在開(kāi)挖前必須與市城建檔案館簽訂地下管線工程資料移交協(xié)議；在地下管線敷設(shè)后、覆土前，建設(shè)單位應(yīng)通知市城建檔案館進(jìn)行竣工測(cè)量；地下管線工程竣工后，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在15日內(nèi)向城建檔案館移交竣工檔案。并專門印制了《城市地下管線工程檔案移交協(xié)議》和《地下管線工程開(kāi)工登記》等工作文本。2005年1月，建設(shè)部以第136號(hào)令頒發(fā)了《城市地下管線工程檔案管理辦法》，城市地下管線檔案管理開(kāi)始有了全國(guó)性的管理依據(jù)。同年5月，市建委出臺(tái)了《關(guān)于加強(qiáng)城市道路挖掘管理的意見(jiàn)》，將市城建檔案館列為聯(lián)席會(huì)議成員單位，加強(qiáng)了對(duì)城市道路挖掘的監(jiān)督管理。市城建檔案館還組織開(kāi)展了一系列執(zhí)法檢查，督促有關(guān)單位的地下管線檔案移交工作。
（四）積極為社會(huì)提供信息查詢和利用服務(wù)。自2000年開(kāi)始，市城建檔案館充分利用收集的地下管線檔案信息，積極為城市規(guī)劃、重點(diǎn)工程建設(shè)、路網(wǎng)布局和管網(wǎng)改造等提供真實(shí)可靠資料和數(shù)據(jù)支持。并專門建立了《地下管線資料查詢登記》，購(gòu)置了繪圖儀、大型復(fù)印機(jī)、掃描儀等專用設(shè)備，方便社會(huì)查詢、利用。在市區(qū)城南河改造、青島路改造、國(guó)際展覽中心、恢復(fù)改造大操場(chǎng)、世昌大道改造、悅海公園和悅海花園小區(qū)等重點(diǎn)工程建設(shè)中，先后為相關(guān)設(shè)計(jì)、建設(shè)和施工單位提供了大量地下管線綜合圖、斷面分析圖、電子數(shù)據(jù)圖等地下管線信息資料，為設(shè)計(jì)、施工、管理等各環(huán)節(jié)提供了可靠依據(jù)和快速便捷的服務(wù)，節(jié)省了大量人力和開(kāi)支，避免了不必要的事故發(fā)生和財(cái)產(chǎn)損失。至2008年7月，共接待社會(huì)各界查詢?nèi)藛T825人次，利用各類管線圖4500多張。
二、當(dāng)前存在的主要問(wèn)題
（一）地下管線專業(yè)管理單位私下建設(shè)工程較為嚴(yán)重。目前，大多地下管線專業(yè)管理單位（以下簡(jiǎn)稱管線單位）未到市城建檔案館進(jìn)行開(kāi)工登記、簽訂地下管線工程檔案移交協(xié)議和提請(qǐng)竣工測(cè)量，導(dǎo)致市城建檔案館無(wú)法獲得地下管線開(kāi)工、竣工時(shí)間和工程進(jìn)度等信息，使動(dòng)態(tài)跟蹤測(cè)量處于十分被動(dòng)狀態(tài)。特別是部分材質(zhì)（橡塑等）管線鋪設(shè)后，無(wú)法使用探管儀進(jìn)行探測(cè)，造成地下管線數(shù)據(jù)庫(kù)信息資料部分缺失。各管線單位廢棄地下管線，也未按規(guī)定向市城建檔案館報(bào)送相關(guān)資料。造成許多新建、改建地下管線工程和廢棄地下管線不能及時(shí)錄入地下管線管理系統(tǒng)，直接影響了地下管線數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。
（二）管線單位不按規(guī)定向市城建檔案館移交地下管線工程檔案資料。目前，除市水務(wù)集團(tuán)和港華燃?xì)夤鞠蚴谐墙n案館移交自來(lái)水和天然氣兩種管線工程部分檔案外，其余10種地下管線工程檔案均未按規(guī)定移交。而且，在各管線單位中，除市水務(wù)集團(tuán)和港華燃?xì)夤揪邆涞叵鹿芫€探測(cè)技術(shù)外，其他單位均不具備地下管線空間位置探測(cè)能力，管線檔案也無(wú)統(tǒng)一管理，造成管線單位對(duì)自身“家底”不清。
（三）建設(shè)單位不按規(guī)定查詢地下管線現(xiàn)狀資料。目前尚未形成對(duì)調(diào)閱資料的強(qiáng)制性措施，在大多管線工程和一般工程建設(shè)中，建設(shè)單位在申領(lǐng)建設(shè)工程規(guī)劃許可證前、施工單位在地下管線工程施工前，未按規(guī)定向市城建檔案館查詢施工地段的地下管線現(xiàn)狀資料，而采取盲目施工、探點(diǎn)試挖等手段，不僅造成大量經(jīng)濟(jì)和時(shí)間損失，而且導(dǎo)致地下管線挖斷、爆裂等各種安全事故時(shí)有發(fā)生。
（四）相關(guān)法規(guī)體制建設(shè)與宣傳亟需加強(qiáng)。《市地下管線工程檔案管理辦法》和建設(shè)部《城市地下管線工程檔案管理辦法》頒布后宣傳力度不夠，建設(shè)單位、施工單位和管線單位對(duì)有關(guān)法規(guī)規(guī)定認(rèn)識(shí)不足，了解不多，理解也不深。同時(shí)，《市地下管線工程檔案管理辦法》出臺(tái)較早，尚未制定處罰條款，建設(shè)部《辦法》雖然制定了相關(guān)處罰規(guī)定，但在實(shí)際管理中，對(duì)未移交地下管線工程檔案的建設(shè)單位、未辦理相關(guān)手續(xù)或違章建設(shè)的管線工程，尚未采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，無(wú)法保障地下管線工程檔案的接收和已經(jīng)形成事實(shí)的管線工程的竣工測(cè)量。
（五）管線探測(cè)和動(dòng)態(tài)管理的范圍、手段和措施跟不上。隨著城市建設(shè)步伐的加快，建成區(qū)范圍不斷擴(kuò)大，城市地下管線建設(shè)不斷擴(kuò)展，而市城建檔案館在技術(shù)力量、探測(cè)設(shè)備、軟件系統(tǒng)、交通工具等方面還存在不足，特別是隨著工業(yè)新區(qū)、新區(qū)等園區(qū)的開(kāi)發(fā)建設(shè)，未能將其及時(shí)納入探測(cè)和動(dòng)態(tài)管理范圍。
三、加強(qiáng)城市地下管線探測(cè)和動(dòng)態(tài)管理的對(duì)策與建議
（一）強(qiáng)化管理程序建設(shè)。建立和完善科學(xué)、合理、可操作性強(qiáng)的城市地下管線檔案信息管理程序，加大地下管線工程檔案接收力度，確保地下管線信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新及時(shí)、完整準(zhǔn)確。1、城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)新建、改建、擴(kuò)建地下管線工程，建設(shè)單位應(yīng)先到市城建檔案館進(jìn)行開(kāi)工登記，并簽訂地下管線工程資料移交協(xié)議。2、地下管線工程覆土前，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)委托具有相應(yīng)資質(zhì)的工程測(cè)量單位，按照《城市地下管線探測(cè)技術(shù)規(guī)程》（GJJ61）進(jìn)行竣工測(cè)量，形成準(zhǔn)確的竣工測(cè)量數(shù)據(jù)文件和管線工程測(cè)量圖。3、地下管線工程竣工驗(yàn)收前，建設(shè)單位須提請(qǐng)市城建檔案館對(duì)地下管線工程檔案進(jìn)行專向預(yù)驗(yàn)收。4、地下管線工程竣工驗(yàn)收備案前，建設(shè)單位須向市城建檔案館移交相關(guān)檔案資料，管線單位須向市城建檔案館移交地下專業(yè)管線圖。5、管線單位應(yīng)當(dāng)將更改、報(bào)廢、漏測(cè)部分的地下管線工程檔案，及時(shí)修改補(bǔ)充到本單位的地下管線專業(yè)圖上，并將修改補(bǔ)充的地下管線專業(yè)圖及有關(guān)資料移交市城建檔案館。6、工程測(cè)量單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)向市城建檔案館移交有關(guān)地下管線工程的1：500城市地形圖和控制成果。7、市城建檔案館依據(jù)地下管線專業(yè)圖等有關(guān)的地下管線工程檔案資料和工程測(cè)量單位移交的城市地形圖和控制成果，及時(shí)修改城市地下管線綜合圖，并錄入城市地下管線綜合信息管理系統(tǒng)。
（二）強(qiáng)化動(dòng)態(tài)探測(cè)能力和綜合信息管理系統(tǒng)建設(shè)。要充實(shí)專業(yè)技術(shù)力量，并加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，全方位提高專業(yè)探測(cè)能力與水平。要完善有關(guān)設(shè)施裝備，在原有靜態(tài)全球定位儀基礎(chǔ)上，添置目前國(guó)內(nèi)外廣泛使用的動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)全球定位儀，提高測(cè)量精度和野外作業(yè)效率。要升級(jí)改造綜合信息管理系統(tǒng)。鑒于目前的城市地下管線綜合信息管理系統(tǒng)更新?lián)Q代迅速以及地下管線數(shù)據(jù)獲取量增大，原系統(tǒng)對(duì)地理空間數(shù)據(jù)的處理、分析、管理功能明顯不足，因此要抓緊對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行必要升級(jí)改造，并根據(jù)城市發(fā)展需要，樹(shù)立超前意識(shí)，增加地形圖錄入，提高系統(tǒng)適應(yīng)能力。通過(guò)強(qiáng)化動(dòng)態(tài)探測(cè)能力和綜合信息管理系統(tǒng)建設(shè)，解決地下管線檔案動(dòng)態(tài)管理范圍與城市發(fā)展速度不相適應(yīng)的問(wèn)題，逐步將工業(yè)新區(qū)、新區(qū)、工業(yè)區(qū)等新開(kāi)發(fā)區(qū)域納入地下管理檔案動(dòng)態(tài)管理范圍。
（三）強(qiáng)化檔案信息查詢管理。建設(shè)單位在申請(qǐng)領(lǐng)取建設(shè)工程規(guī)劃許可證前，必須到市城建檔案館查詢施工地段的地下管線工程檔案，取得施工地段地下管線現(xiàn)狀資料。施工單位在地下管線工程施工前須取得施工地段地下管線現(xiàn)狀資料。避免因盲目施工而引發(fā)停水停電、通訊中斷、燃?xì)庑孤丁⒇?cái)產(chǎn)損失、人身傷亡等事故發(fā)生。建設(shè)單位和施工單位未按規(guī)定查詢和取得施工地段的地下管線資料而擅自組織施工、損壞地下管線給他人造成損失的，要依法承擔(dān)賠償責(zé)任。
