時間：2023-05-18 15:50:11
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案數字化管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
傳統筆紙化醫療辦公已經難以符合現代辦公的需求。我國醫療網絡信息技術迅速發展，以網絡為基礎的醫院運營管理技術，受到了醫學界學者的肯定和醫院的喜愛，醫院工作形式漸漸變成了無紙化辦公，運用數字網絡技術廣泛搜集和妥善儲存醫院檔案信息，這一改變也為醫院實現數字化管理創造了條件。先進的網絡檔案管理方式完全替代了傳統的紙張式檔案管理，這不僅降低了醫院檔案管理費用支出，還節省了大量空間，而且能夠隨時隨地對檔案信息進行查閱與儲存，操作方便，并且還能解決紙張打印清晰度較低和浪費等棘手問題。檔案數字化管理，不僅節約了人力，而且提高了醫院檔案管理工作效率。
二、醫院檔案信息數字化管理的主要問題
（一）紙張存儲和信息儲存同時存在。在各種醫療研究和醫療活動中，都是采用電子文件的方式記錄研究結果和會議記錄，同時在整個醫院進行傳閱，從而有力地增加了醫院各科室的工作效率。然而，往往在電子文件閱讀完成和工作完成后，都需要進行紙張歸檔保存。在這一過程中便出現了紙張文件與電子文件同時存在的情況，不僅增加了醫院成本，而且制約了醫院數字化管理的發展進程。
（二）對數字化檔案管理認識不深。目前，大多數醫院大力推廣檔案信息數字化管理，然而醫院工作人員依然慣于采用紙張進行辦公，將檔案數字化管理當作軟任務，并未引起高度重視，傳遞文檔和借閱文檔信息依然采取人力的方式，這不僅影響了數字化管理作用的發揮，而且增加了人力資源，使得數字化管理流于形式。
（三）電腦網絡的安全問題。電腦網絡存儲檔案具有傳閱方便、速度快、空間小等特征，然而隨著信息網絡技術的發展，威脅網絡的因素也漸漸出現，例如數字檔案信息不穩定性、能夠隨意修改、對硬件要求較高等問題。
三、實現醫院檔案管理數字化的策略
（一）建立健全醫院數字化信息檔案管理平臺。為了實現檔案數字化管理，醫院必須制定一套符合醫院實際情況的檔案管理軟件系統，配齊相關硬件設施。檔案管理系統具有雙服務器、光盤等雙備份和高速掃描儀集中掃描等作用，確保檔案資料能夠真實、準確、及時歸檔，提高檔案管理的安全性。
（二）加強檔案資料管理相關領域的信息交流。一是在數字化檔案管理系統和辦公自動化系統之間建立橋梁。醫院需要在信息查詢接口程序中添加檔案資料查詢功能，將醫院財務管理系統、認識管理系統、教研管理系統、辦公自動化系統同檔案資料管理系統密切結合起來。這一做法有助于對各部門的電子文件進行全面收集，進一步完善檔案資料庫，使得數字化檔案管理系統同辦公自動化系統之間形成密切的關聯。二是在紙質文件和電子文件之間構建紐帶。對于紙質文件和電子文件雙重保存的問題，能夠把電子文件和紙質文件以影像、文本的方式共存，同時基于檔案的特征，制定相關的檔案管理機制。為了保證檔案資料的安全，電子文檔和紙質文檔之間必須確保其可共享性和非重疊性。
（三）構建高素質檔案管理專職隊伍。為了實現檔案管理數字化，首先要求具有現代化的人，檔案管理人員必須具有較高的知識學歷和專業技能，不只是局限于一般的計算機操作。從當前情況得知，大多數醫院現代高技術人員尤為緊缺，尤其是檔案管理、信息處理復合型人才，大多數檔案專職管理人員專業技能低，職業素質差。雖然引入了現代化管理系統和設備，但是并未充分發揮其作用，更別說實現檔案管理數字化了。檔案數字化管理的實現必須要求檔案專職人員具有高超中國繼續醫學教育的分析能力，精確把握專業性較強的檔案。同時，還能夠基于利用者的要求提供大量的檔案數據信息。
1 照片檔案數字化管理的重要性
隨著社會日新月異的發展，各級政府機關、企事業單位以及群眾個體在撰寫史志、社會宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應與滿足倍增的需要，勢必要運用現代高新技術，如信息技術、掃描技術、計算機技術、存儲技術等，與傳統的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結合，建立起電子照片檔案系統，這就形成了照片檔案的數字化管理。數字化是一個系統工程，主要包括了檔案資源數字化、信息傳輸網絡化、信息資源共享化、信息利用社會化等內容。照片檔案的數字化管理具有其必然性和重要性。
首先，數字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門管理的意愿，并且無法提供可以進行復制的底片，因此，檔案館只能夠通過翻拍的方式來收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對照片保管不妥善，極有可能導致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來麻煩。照片檔案實現電子化管理之后，不僅可以實現照片檔案在相紙、磁盤、光盤等不同載體上的轉移，而且各歸檔單位通過網絡系統就可以直接將照片傳送到檔案部門。
其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統的照片檔案是以感光材料作為載體，對保存環境有較高的要求，耐久性不佳。無論是黑白照片，還是彩色照片，均會隨著時間的推移出現影像褪色、滲化和消失等現象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來，其所發揮的作用也會受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤、光盤、移動硬盤等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點，而且保存與復制過程中不會存在變質、褪色等問題。同時，在照片修復上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進行修復處理，使得圖片達到較好的效果。
第三，電子化管理實行后，照片檔案的利用會變得更加靈活便捷。人們在查閱和使用照片檔案時，并不一定按內容一對一地調用照片，而是根據所需有所選擇，這給手工操作帶來許多麻煩。同時，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對照片檔案的利用可通過計算機隨時隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動強度大大降低，節省了大量的查閱時間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時使用、調看同一張照片而不必動用原件，還可通過通訊網絡以電子郵件等方式進行遠距離傳輸，充分實現檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。
2 照片檔案數字化管理現狀分析
近幾年，隨著國家社會的發展和各地經濟的增長，照片檔案管理工作也進入到一個新的歷史發展階段。由于傳統的照片檔案有相應的《照片檔案管理規范》，所以在管理實施的過程中會有章可循，相對規范，但對于數碼照片檔案的管理相對而言就不是那么規范了。
2.1 管理制度不完善
國內雖然早已出臺了《照片檔案管理規范》，但這個規范只適用于傳統照片檔案的管理，具有一定的限制性，對于新興的數碼照片檔案在較長一段時間內一直沒有制定出一套相對完整的的管理規范，這給照片檔案的數字化管理帶來了嚴重的影響。直至2014年，國家出臺了《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014），使得數碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級單位在照片檔案電子化管理工作中，開始執行國家的相關規范，但由于長時間缺乏一套完整的規范，很多的檔案館（室）現行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對照片檔案的電子化管理意識還較為薄弱的現象，在管理過程中出現執行不嚴格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級管理部門仍未結合實際的具體情況，制定出相適應的電子化管理實施細則，如對數碼照片檔案歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數碼照片檔案的利用等未做出具體的規定。因此，實際上，很多單位對于數碼照片檔案管理工作仍然處在一種無章可循、無序的工作狀態，這對照片檔案電子化管理工作產生了直接影響。
2.2 收集、整理難度大
與傳統照片的管理對比而言，數碼照片檔案的收集難度更大。數碼照片具有無底片、不用沖洗的特點，無需產生購買膠卷和沖洗的費用，使得照片數量比以往大幅增加。在這些大批量的數碼照片中，質量參差不齊，也不全都具有收集價值，而且缺乏相應的收集細則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現今數碼相機的普及率很高，甚至智能手機也具有優質的攝像功能，不僅照片數量增多，收集對象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進行收集歸檔。
與收集工作密切相關的整理工作難度也加大。上述數碼照片的收集已難以做到及時，更遑論做到及時的整理了。數碼照片檔案的數量相比傳統照片?n案的數量更加巨大，在整理數碼照片時既要鑒定篩選，又要進行重命名、刻錄光盤、編寫文字說明等一系列繁瑣的工作，數碼相片的質量參差不齊，檔案管理人員需要對這些照片進行整理、選擇，所以數碼照片的整理很難做到及時、準確。
2.3 安全隱患嚴重
數碼照片的存儲依賴于電子設備和計算機，這給數碼照片檔案的安全帶來了嚴重的隱患。當存儲設備發生故障時，數碼照片有可能就會丟失。數碼相片是數碼文件，其具有數碼文件的易損性、易改性，計算機和操作系統有被病毒感染的危險性，這會造成大量數碼照片被破壞，甚至丟失。
3 加強照片檔案數字化管理的對策
3.1 進一步完善數碼照片收集歸檔制度
數碼照片與紙質照片具有一定的區別，就形成模式和保存載體而言，數碼照片與紙質照片完全不同，數碼照片是電子靜態圖像文件，需要依靠計算機系統進行閱讀、處理。因此，制定適合本地區本單位的切實可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應當根據當前工作的實際內容以及自身部門的需要來制定一套與當前部門現狀相符合的關于數碼照片檔案管理的規章制度。上級管理部門應當明確提出數碼照片歸檔的各項指標要求，即對數碼照片的格式、分辨率等作出細致具體的規定。檔案管理人員應當專門制作歸檔照片著錄卡片，對每張照片進行逐張編號并按照編號逐張進行錄入說明，包括時間、地點、內容、主要人物和攝影者。嚴禁對拍攝影像進行加工修改，以保證歸檔數碼照片的真實性、完整性和有效性。只有責任到人，工作要求明確，形成常規才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問題，形成數碼照片檔案收集的工作網。
3.2 建立有效的照片歸檔審核機制
歸檔的數碼照片要求是真實且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時，首先要打開數碼照片文件仔細檢查，通過讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經過編輯，如添加、合成、修改、挖補等后期編輯制作處理，不允許照片有調整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數碼照片的有效性和真實性。此外，對于數量巨大的數碼照片必須嚴格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒有代表性、畫面質量清晰度高不高等，以此確定其保存的價值，才能決定能否轉化為照片檔案。對反映同一內容的若干張照片應去粗取精，將反映事件全貌的或典型細節的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對活動又具有表現力的、有重要價值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質量。
3.3 加強安全保護
各檔案館（室）對歸檔的數碼照片要嚴格按照《數碼照片歸檔與管理規范》進行管理，要加強對照片檔案電子化管理工作的執行力度。在電子計算機中建立分類整理完畢的數碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤一式兩份，進行脫機保存，遠離強磁場，數字光盤的儲存和利用方便，通用性較強，容量較大；二是移動硬盤，選用存儲容量為500-1000 GB容量的，要注意移動硬盤的存放環境，避免磁化、強光照射和磕碰；三是傳統的紙質照片，應選取一定數量比較常用的且具有代表性和有價值性的數碼照片資料在入檔案時就特殊記錄，輸出一套高質量的紙質照片進行整理存檔，方便臨時使用時閱覽參考。實行一套紙質，兩套電子，三備份制度。
電子版照片備份存檔后可放置在專用的防磁柜中保存，要定期檢查。使用數字光盤和移動硬盤儲存的數碼照片資料，都有丟失的風險，光盤和硬盤都可能因為灰塵、光照、使用過頻、磕碰等環境因素而使壽命縮短，從而造成存儲內容丟失。在數碼圖像都丟失的情況下，也可利用紙質照片進行翻拍、掃描，把丟失的數碼影像恢復過來。
關鍵詞：數字化檔案；管理；問題；對策；
文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
進入數字時代，現代數字技術快捷、高效、準確、便利的優勢正在深刻地影響著新時期的檔案管理工作，在數字化背景下，時代對檔案管理工作提出了越來越高的要求。這些改變不管是對我們的檔案管理工作還是對我們檔案管理人員都是重要的挑戰，在新形勢下，檔案管理人員只有認清檔案管理工作的現狀，不斷適應新形勢下檔案管理工作的新要求，不斷提升自身素質，才能推進檔案管理事業向前發展。
一、數字時代對檔案管理工作的影響
（一）數字化電子檔案應運而生。檔案管理，一般包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權威的、可信的檔案信息服務。隨著數字化、網絡化的不斷發展進步，檔案的物質載體表現形式也發生了翻天覆地的變化，由原來的紙質檔案逐漸轉變為電子檔案。檔案管理模式也相應的獲得更新和發展，以往基于手工的檔案管理模式逐漸被電子數字化檔案管理模式所取代，數字化、一體化的檔案管理格局逐步形成。檔案管理數字化的目的是利用現代信息技術，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復性勞動，提高檔案管理質量和效率。
（二）檔案館形態發生變化。檔案館形態由傳統型檔案館向數字型檔案館轉變， 這種轉變將傳統型檔案館有限的、信息資源不能共享的檔案文件實體通過數字化手段和互聯網技術的應用，實現了數字化、空間虛擬化、傳播網絡化以及信息資源共享化。這種轉化帶來的還有檔案實體保管模式的轉變；之前的紙質檔案管理是相對集中的，進入數字時代后，紙質檔案逐步向電子檔案過渡。
二、數字化檔案的優缺點
（一）數字化檔案的優點：一是數字化檔案可以減少檔案管理的工作量，提高工作效率。使用較少的工作人員就可以完成多人的工作量，使檔案管理工作的效率更高；數字化檔案的網絡化將檔案管理工作從繁重的文字工作中解脫出來；數字化檔案歸檔的網絡化也方便了對檔案的管理，提高了對檔案信息的查詢速度和利用范圍。二是資源管理虛擬化。通過網絡互聯和館際互借來建設虛擬資源，達到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化?？梢赃M行智 能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點方便地使用檔案信息，從而節省大量的人力、物力和財力資源。
（二）數字化檔案的缺點：一是數字化檔案容易失真。數字化檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質，而且被修改后不會留下痕跡，所以在數字化檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。數字化檔案極易失真，這不是數字化文件本身的缺陷，而是在形成數字化檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內容“出錯”的概率會高于傳統檔案。二是數字化檔案安全性有待提高。數字化檔案的數據、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息。這些都會直接損害數字化檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產生靜電， 直接影響信息再現，出現不安全問題 。三是數字化檔案的永久保存問題。辦公自動化帶來的無紙辦公給工作帶來了很多便利， 極大提高了工作的效率。在數字化檔案給人們帶來極大的方便之余，其數據保存長久性問題有時候相當脆弱。當網絡突然癱瘓或者電腦出現故障等問題時， 很容易導致文件數據丟失。
三、完善數字化檔案管理的措施
（一）建立健全適應數字時代要求的電子檔案真實和安全的法規。由于電子檔案的特殊性，其信息在形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環節都有更改或者丟失的風險性，只有通過法律形式將有關電子檔案保管和使用的行為規范下來，使有關部門及個人自覺遵守，才能從制度上保障電子檔案的安全。與此同時，法律還要確立電子檔案及電子文件的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門能夠依法管理電子文件和電子檔案。
（二）增強防寫技術措施。目前，在許多軟件中可將數字化文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從數字化計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。只讀式光盤只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤可供使用者一次寫入，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些存儲載體可以有效地防止用戶更改數字化檔案。接入網絡的電腦應當注意使用防火墻，以防止網上用戶對該機構信息資源的非法訪問；阻止機要信息等重要信息從網絡上非法輸出，保護網上數字化檔案的原始性、真實性和安全性，從而使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全。
（三）加強對光盤、磁盤等存儲介質的保護。一是要加強對磁盤的保護。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，加強病毒防范，要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存數字化檔案的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。二是要加強對光盤的保護。光盤要十分注意避光。保持良好的溫度、濕度環境至關重要。在使用過程中，應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，光盤的存放應置于盒中直立放置。
先進的網絡檔案管理方式代替了傳統的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫院在檔案管理方面的費用，還給醫院節約了空間，而且對于查閱和儲存也可以隨時隨地進行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費和打印清晰度不足的問題。數字化的檔案信息管理，既節省了人力還對醫院工作效率有所提高。
二、醫院檔案信息數字化管理的主要問題
（一）張紙存儲和信息儲存同時存在。
在醫院的醫療活動和醫療研究中，大量的會議記錄和研究結果，都是通過電子文件的形式進行記錄，并在各個科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時，都要進行紙張歸類進行保存。這樣就出現了電子文件和紙張文件同時保存的情況，浪費了醫院的經濟，妨礙了數字化管理在醫院中的發展。
（二）電腦網絡的安全問題。
電腦網絡存儲檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點，但是隨著信息時代的發展，對電腦網絡有威脅的因素也隨之出現，例如數字檔案信息可以隨意修改、不穩定性、對硬件有所要求等一些問題。網絡病毒的出現更是對醫院的數字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴重的可能導致整個醫院網絡系統癱瘓，對醫生的工作造成很大的影響。
（三）對數字化檔案管理認識不深。
我國大多數醫院已經推崇檔案信息數字化管理多時，但是醫院的醫療工作者都還是習慣傳統的紙張式辦公，把檔案信息數字化管理當成軟任務，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費了數字化帶來的便捷服務，還加大了人力的勞動程度，造成了數字化管理不合理的現象。
三、醫院檔案信息數字化管理需要注意的細節
對于醫院檔案信息數字化管理中存在的各項問題，應該認真對待，組織管理團隊解決問題。在醫院開展檔案信息數字化管理時，應該做好以下幾個細節：
（一）建設信息系統工程，實現信息共享。
檔案信息數字化管理，是由一套系統的網絡工程實現的，是一套硬件和軟件共同完成的系統，由整體設計、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理和網絡安全等一些軟硬件組成。因為醫院每天都要產生大量的文字，所以在錄取和存儲文字方面應該采取多服務器、磁盤排列儲存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲存雙備份的解決方案。同時，為了改變提取數據率低的情況，應該在提取數據的設備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時和準確的查看醫院的檔案信息數據，這樣還達到了數據共享的目的。
（二）數字管理的橫向性和安全性。
醫院數字化的檔案信息管理系統成立后，不應該是單方面的接受和信息，而應該在這個基礎上建立橫向的系統，同時還應該研究出一套安全的數字化管理方案。數字化的信息管理系統以電子形式存在，為了保證醫院學術不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進行加密處理，并且在一定時間之后要對密碼進行修改。在醫院數字化管理的軟件方面，對于醫院的機密文件進行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。
（三）醫院應該建立專業的數字化檔案信息管理團隊。
由于醫院檔案員的工作形式和特點，他們長時間處于醫院的檔案室，遠離醫院的醫療活動，因此醫院檔案室的人通常都不會參加醫院的重點醫學教育，對醫院的實時動態不能及時的把握，在對醫院編研選題的時候跟不上時間的腳步，可能就顯得不是很實用。這些傳統的弊病就需要醫院的檔案信息數字化管理團隊加以改變，這樣的一支隊伍要做到醫學的精確把握和動態的掌控，盡快從傳統的檔案管理模式走向數字化管理模式。
（四）完善醫院數字化管理制度。
一、數字化檔案管理的優勢
（一）提高經濟效益，減少資源浪費，過去一直使用增加辦公人員和辦公經費的方法，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使以往傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節省了人力物力等保管費用，更節省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復復印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費。（二）提高辦公效率，信息及時準確，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細準確的檔案信息資料，然而檔案數字化管理便可提供詳細、即時準確的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數字化檔案采用新的手段和方法，應用新技術手段，通過網絡采集等手段減少中間環節，大大降低了勞動強度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強檔案原件的保護，減少不必要的損壞，紙質資料反復利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是更好的保護了它的完整性。另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分紙質檔案篡改的行為。（五）檔案數字化更加方便部門之間的溝通聯系。檔案數字化在資源整合過程中有特定的標準，依托互聯網平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現象。檔案利用過程還可以不經過現場通過有關網絡就能進行直接的查詢借閱。在檔案數字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。
二、數字化檔案管理的意義
（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發揮其應有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。隨著信息時代的飛速發展，檔案管理的數字化已經成為加快我國信息化步伐和發展檔案事業的需要。如果還不重視檔案數字化的建設，不能在網絡上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被高速發展的信息社會所淘汰。（二）加強科學研究、普及科教知識、服務社會。數字化檔案管理為利用者提供了詳時、準確、系統、全面且具有權威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究，大型復雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學發展等方面可以充分發揮數字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數字化檔案管理的發展將促進與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和檔案管理水平的變革，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享，發揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實現檔案事業的跨越式發展。檔案管理的數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。切實把數字化建設作為實現檔案管理現代化的關鍵，加快檔案數字化建設步伐，加強檔案的規范化管理，提高管理水平、提高效率，增強檔案服務水平。用信息技術來提升科學管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務。
作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局
【關鍵詞】房地產 直管房 保障房 檔案管理 數字化
近年來，房產市場不發展快速，檔案使用頻率大幅提高，實現了房地產檔案的促進社會發展功能。隨著計算機網絡技術不斷在檔案管理中得以運用，激發了檔案管理策略運用的多重性，促進了檔案管理功能的有效發揮。因此，主管部門必須思考如何有效實現檔案管理數字化，這也是檔案管理發展的必然方向。
1 現階段我國房地產檔案管理數字化的任務
1.1 形成數字化管理思維
我國住房制度改革日漸深化，房地產檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長，這對檔案管理部門提出了更高的要求。傳統檔案管理的手工方式耗時、耗力，工作效率較低。伴隨房地產檔案管理工作轉型，管理模式已經由封閉型轉管理模式轉變為開放型管理模式。在新形勢下，房地產檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉變?；诖?，要適應社會的發展，將數字化的管理理念應用到房地產檔案管理中，形成數字化管理思維。
1.2 明確各構建階段的內容與任務
數字化管理檔案館是房地產檔案管理發展的必然方向，體現在檔案管理的每一個管理環節當中。研究表明，房地產數字化檔案館的構建分成不同的發展階段：
（1）檔案館業務自動化管理階段，充分利用現代化信息技術實現各業務環節的自動化管理。
（2）館藏檔案的數字化發展階段，完善網絡，通過檔案館局域網和與主管單位辦公自動化接口的連接，實現資料和信息的共享網，實現由紙質文檔向數字化信息數據的轉換與保存。
（3）數字房地產檔案館的網絡化建設階段會將各檔案館的聯網，全面數字化。
1.3 制定與長期堅持構建原則
實踐證明，改革與創新過程中，必須有原則的建立與堅持。在房地產檔案管理數字化方面，主要有以下幾方面：
（1）統籌規劃，重點突出，將視野放長遠，明確工作重點，拿捏好輕重緩急。
（2）需求導向，應用促發展，明確構建目的、房地產檔案管理數字化的服務對，以及為什么要構建數字化檔案管理.
（3）整合資源，機制創新，注意現有管理資源的利用，通過刪除機制不合理內容及創新，使管理數字化有效實現。
（4）防管結合，保障安全，構建數字化房地產檔案管理辦法，對其資料的保密工作給予重點關注。
2 我國房地產檔案管理數字化的策略
直管公房等保障房是我國房地產檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國房地產檔案管理數字化的策略中的重點。
2.1 建立健全各項規章制度
直管公房等保障房檔案管理制度的建設是檔案收集完整、系統、準確、按時歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責任制、管理人員培訓制度，等等。
2.2 加強檔案數字化工作
首先，數字化是現代檔案管理的主要趨勢，需要做好材料調查和搜集，對房產檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內容要精確簡潔，應精簡檔案中的不必要內容。最后，保證檔案資料內容清晰，排序也符合規定；數字化后，還應對信息質量進行檢查。
2.3 實行紙質檔案和電子檔案雙套并存
直管公房等保障房的檔案數字化是檔案工作中的新內容、新發展，有許多問題需要解決：如數字化檔案中信息歸納問題、檔案的執行憑證問題、數字化檔案的安全訪問和安全管理問題，以及者信息規范化問題，等等。因此，必須在相當時間內，對檔案管理實行雙保險：在使用電子計算機保存的同時，做好紙張檔案儲存，保證檔案的安全。
2.4 加強前期資料的收集
據我國相關法律規定，房產檔案必須是真實準確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯誤或誤差，那么檔案的法律效力就會被大幅削弱，在發揮憑證作用時出現證據無效和證據不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴格把關：一是加強文件資料審核的管理，在搜集資料時做到真實、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎；二是檔案資料移交的管理，在交接過程中，管理人員必須對檔案資料進行再檢查，如發現錯誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說明原因，以便當事人及時采取補救措施。
2.5 注重人才的培養
從直管公房等保障房檔案管理未來發展來看，只懂得計算機技術和紙質等載體的檔案管理人員將無法勝任這項工作，現代化發展對管理人員的要求越來越高。因此，必須建設具有專業管理能力的復合型人才隊伍，實現直管公房等保障房檔案管理的全面進步。數字化房產檔案管理人才必須是全面的人才才能適應社會經濟的發展，積極面對挑戰，解決問題。房產檔案數字化的實現減少了檔案管理部門的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務，有效增強了檔案的安全性和可靠性。因此，房產檔案部門必須抓住機遇，積極探索和努力實踐，引進先進的管理技術，制定完善的管理制度，全面推進直管公房等保障房檔案管理的發展。
2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺
為了支持直管公房等保障房檔案管理數字化的有效、高效，還應積極建設信息系統管理平臺，應做到以下幾點：
（1）以網絡全程監控，實行申請調查、審核登記、批準發放等保障房申購程序的全面監管。
（2）對低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請或退出實行全程管理，對保障對象從申請到實施保障的信息實行跟蹤管理。
（3）設置合理化保障標準及合同模板，如租金、補貼、住房面積等。
（4）實行數據自定義管理，開通業務提醒，提倡業務流程查詢，時限控制系統。
（5）建立資源共享系統，加強與其他相關房產管理機構的溝通聯系。
參考文獻
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作者簡介
杜海（1974-），男，現為吉林省四平市房產鐵東經營管理處助理館員。
本文作者：郭麗華 單位：山東淄博高新區城建檔案管理辦公室
轉變觀念
數字化管理首先沖擊的是我們的思想觀念。通過實現觀念的轉變，適應新形勢下的城建檔案管理方式，才能在工作中抓住機遇，走出城建檔案管理新路子。我們經歷了城建檔案工作從依靠經濟行政手段向依法管理的轉變，檔案實體管理向信息管理的轉變，檔案管理手段由手工向技術的轉變，檔案服務由單一向綜合型服務轉變。思想觀念轉變了，就能推進檔案管理和服務工作的順利開展。
轉變工作內容和工作目標
在新的管理形式下，工作中心從過去單一的建設傳統紙質檔案館，轉變為建立一個多元化的、適應發展需求的數字城建檔案館，建立一個城建檔案信息集散中心。建立一個具備數字化檔案的管理能力，具備數字化信息的處理能力，具備數字化信息的傳輸能力的數字城建檔案館成為當前城建檔案館的工作目標。
保障技術人員的需求
數字化管理需要大量新技術、新設備的應用，信息系統開發，對人員素質的需要發生極大改變。尤其是存儲介質的不斷變化，在同等設備的情況下，其工作效率的高低取決于檔案工作者的操作技術，每個環節的技術問題都會影響到工作的進度。綜合性人才的需求，特別是計算機人才的需求更加強烈。城建檔案館要從對檔案館人員需求的多樣性、變化性出發，建立培養高素質人才機制，從根本上保證數字化的管理的順利實施。紙質檔案和數字檔案并行是走向數字化管理必經的一個階段，全國城建檔案館數字化建設發展迅速，但仍是針對紙質檔案的數字化處理，接收、管理真正意義上的電子檔案才剛剛起步，在電子文件管理中一些關鍵性的問題未解決之前，實行二元并存的管理方式在實踐仍要不斷發展完善。城建檔案信息數字化就是把紙質檔案通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，以計算機存儲城建檔案信息。城建檔案的數字化并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程。我們有必要對這個過程的各個環節進行深入的分析和研究，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規劃好城建檔案管理的數字化之路，為今后的城建檔案數字化建設打好基礎。所以，新管理方式將通過自動化管理手段，實現提高工作效率、簡化工作程序的目的；通過管理內容數字化，整合檔案信息，優化信息源，實現業務工作標準化、規范化，實現對檔案信息資源的最大開發利用，實現對檔案實體的保護。通過網絡化服務，達到適應市場需求，實現資源共享的目的。
一要提高工作效率，簡化工作程序。城建檔案館主要業務工作是圍繞檔案管理進行的，建立基于檔案業務管理的信息化系統，充分運用信息技術和網絡通訊技術實現檔案的收集、整理、編目、管理、檢索、瀏覽、打印等工作，實現網上辦公。改變了目前檔案館有些工作周轉時間長、程序多、工作量大、耗時長、準確率低、工作繁瑣的現象，尤其是檔案接收、著錄環節中數據重復錄入，造成的人力、物力浪費。將以往的手工作業交給計算機，將信息處理交給網絡，實現相關電子數據直接導入系統，并可通過數據庫技術及網絡技術等手段直接查詢、統計，從而獲得最新的最準的工作信息，大大提高工作效率。二是通過與上級電子檔案系統的數據轉換，實現電子文件、檔案一體化管理，將檔案管理直接延伸到文件初始形成及流轉過程，實現任意地塊與歷史數據的有效查詢，為城市規劃、管理工作提供最便利、最快捷的服務。三是合理利用檔案信息資源，實現對檔案信息的多功能開發，實現業務信息與現有檔案信息系統的銜接。完善各項功能，對聲像檔案、地下管線檔案、地理地形檔案等新類型檔案的信息進行開發，進一步整合檔案信息，優化信息源，發揮城建檔案在數字城市建設中的重要作用。四是實現業務工作的標準化、規范化。通過信息化系統使業務工作中的標準化、規范化得以貫徹，實現指導、接收、保管各環節的科學化管理，克服人為因素給工作帶來的不確定性，保證入館檔案實體及其信息的質量。
五是通過建立電子檔案接收數據格式，推廣應用相關的城建檔案管理軟件，實現信息管理的提前介入，使檔案、信息同時進館。從源頭抓起，達到準確信息，節約資源的目的，促進檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產生更為優質的服務，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實、可靠、完整的文件和檔案，從根本上改變由檔案館來進行數字化的被動局面。六是實現服務模式的根本轉變，隨著城建檔案館服務模式轉變的需要，深層次服務與利用成為當前城建檔案服務的主體與發展方向。提供利用方式也隨著互聯網的普及，發生了根本的改變，用戶從網上查詢城建檔案的需求日益增加，開發建立高速互動、突出本行業特點的網站，成為城建檔案館由被動服務變主動服務的一個主要途徑，成為城建檔案館為社會提供優質服務的一個重要窗口。數字化管理是城建檔案發展的大趨勢、大方向，在深入學習實踐科學發展觀的今天，我們更要按照這個方向來走。因此，在不斷調整數字化管理構思的同時，更應該抓好城建檔案數字化管理意識的提高和普及，只有這樣，才能保證城建檔案數字化建設的順利進行。
［摘要］數字化檔案的信息安全，是檔案數字化建設中的重要方面，也是檔案管理人員的重要職責。就檔案信息數字化實施中存在的信息安全問題進行分析，提出了加強檔案信息數字化安全對策，以確保檔案信息數字化安全。
［關鍵詞］數字化；檔案管理；信息安全
一、檔案信息數字化的主要內容
檔案數字化主要包括檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫，以多種類型的檢索關鍵字為基礎以便于快速檢索；載體檔案的數字化，是檔案信息數字化的主體對象，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機技術、掃描與信息處理技術、數據庫等新技術進行數字化，最后以數字化的形式存儲、與網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個具有有序結構的檔案信息庫，及時利用，實現資源共享。
二、檔案信息數字化存在的安全隱患
（一）制度建設層面缺失。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規規定，要求在開展檔案信息數字化建設時，必須制定相應健全的管理制度，以確保檔案信息數字化工作中的各個環節有據可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設不重視，使得在檔案信息數字化建設中，沒有建立相應的管理制度用于規范工作行為，使其在檔案數據采集與加工、檔案數據存儲及管理、檔案數據查詢利用過程中責任主體不明，無章可循。（二）技術上的不安全因素。1.使用國外技術和產品帶來的安全隱患。目前我國大多數的檔案信息系統所需要硬件、軟件均沒有實現國產化。我國數字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產品和技術特別是操作系統和應用系統都存在一定的安全風險和安全隱患。2.計算機網絡的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機為終端，采用局域網和互聯網并用的方式是一個很好的解決方案。不同應用系統（管理系統和利用系統）之間的網絡系統處于相對隔離的狀態，而且設有必要的防護措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內的信息安全難題，雖然近年來我國計算機安全技術領域有了長足進步，但它們或多或少在技術上還存在不完善的地方，在維護檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數據的安全。例如，人為的操作失誤，導致數字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業操守欠缺，為私利對數據有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責任心不強造成備份數據丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構成威脅。
三、檔案信息數字化安全的具體措施
（一）制度建設層面完善。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規規定，制定切實可行的信息安全管理標準。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規章制度和操作規程。在制度中，要根據工作人員不同的專業特長，進行合理的工作安排，要有明確分工、明確責任主體、權限分明，做到在檔案信息數字化過程中的各個環節都有人負責。發生泄密或其他事故時要有相應的倒查機制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數據進行檢查的內容和時間標準，指定檢查的人員。（二）提高技術層面安全防護能力。檔案信息數字化安全防護能力在技術層面上的提高是包括硬件設施、軟件設計、網絡防護、通信安全的一個綜合性課題。（1）應提高我國具有自主知識產權硬件及軟件的使用率，在核心設備上可以用國產替代的，要堅決使用國產設備。（2）應保障存儲設備的安全，建立符合標準的電子設備信息機房。（3）對內部局域網和外部互聯網要進行物理隔離，防止外部網絡對內網的非法訪問。（4）應長期跟蹤軟件的使用效果，發現并及時修補軟件的安全漏洞，并按要求配備經國家有關部門認證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機制與規范，及時做好數據的備份。（6）建立嚴格的數字化檔案信息的安全防范機制，包括信息登錄訪問控制、用戶權限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進程中建立數字化檔案傳輸安全控制，包括網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養。無論是制度建設還是技術手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養方面應注意：（1）做好檔案管理人員專業技能培訓，提高其業務能力。（2）加強職業道德培訓和相關法律法規的學習，使相應的人員具備較高的職業操守和較強的法紀意識。（3）結合檔案數字化管理自身的特點，通過定期的培訓提高從業人員的信息化水平。數字化檔案信息的安全管理是一項系統工程，在檔案信息數字化實施過程及后期的管理、應用中，需要從制度、技術、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設施的不斷完善為基礎，確保檔案信息數字化應用的安全。
作者:楊玉宏 單位:內蒙古烏蘭察布市微波總站
參考文獻：
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關鍵詞：檔案管理；數字化；信息化；方式
引言
檔案是一種客觀的歷史記錄，隨著社會科學的不斷發展，檔案管理的方式與技術也隨之不斷進步，建立規范化、標準化檔案管理現代模式已經成為各個單位檔案管理的重要內容。檔案數字化管理相比傳統管理而言，是一個新生事物，檔案信息化建設促使檔案管理模式發生了轉變，將原本以保管、利用為主的檔案轉向為數字化儲存與服務為重心，從而使檔案管理更具有規范化、標準化、社會化。
1檔案數字化管理的重要意義
檔案數字化管理是信息時代的產物，其促進了現代管理技術的應用，提高了工作效率，對管理者知識結構與隊伍結構具有優化作用，同時對原有的紙質檔案進行了有效保護，改變了檔案利用的方式。數字化管理是對計算機的利用來整理檔案，一是利用計算機模擬人工立卷時可以智能排序，二是避免了人工立卷中的文件遺漏三是可以降低人工立卷歸檔時的工作量，提高了工作效率。其次，檔案數字化管理要求檔案管理人員具有更加專業的知識，掌握計算機信息管理技能，培養一批既懂檔案管理，又能熟練操作計算機網絡技術的專門人才，從整體上促進了管理者的綜合素質的提高。此外，通過檔案數字化管理方式可以對許多歷史悠久的檔案進行妥善保管，如采用計算機掃描將歷史文獻上傳，進行數字化處理，將原本保留，副本利用，以此避免長期翻閱造成檔案破損。
2檔案數字化管理方式的利弊
檔案數字化管理方式具有信息管理數字化、資源管理虛擬化、信息資源管理職能化，以及用戶使用更為方便等優點。但是，實現數字化檔案管理也有一定的局限性，例如電子檔案如果沒有“原稿”會難以確定法律地位；在數據傳輸過程中容易泄露；對計算機硬件與軟件系統的依賴性較大；電子檔案缺少個人字跡特征，一旦篡改，無法識別；電子檔案的記錄缺乏長期穩定性等。對此，可以看出不能過于依賴檔案數字化管理方式，必須根據各個單位的實際情況采用檔案數字化管理，才能真正發揮檔案數字化管理的作用。
3檔案數字化管理的方式
3．1加強對電子檔案的鑒定：為了對檔案的價值進行鑒別，在對檔案進行歸檔前，首先要鑒定電子文件，以確定對這些電子文件的保管期限，從而也可以對一些沒有保存價值的電子文件刪除，予以銷毀。電子文件自動鑒定的方法主要是通過制定電子文件保管期限表來實施，在電子檔案管理系統的設計階段，就應該開始對保管期限表進行制定，能否有效的實現自動鑒定最主要就是取決于電子文件保管期限表的制作質量，通過系統自動運用保管期限表可以避免審閱全部文件的低效率工作。因此，提高電子文件保管期限表的應用效率是非常重要的，根據本單位的實際情況，將生成的文件與保管期限表條款相對照，讓文件可以進入正常的處理流程。此外，電子文件保管期限表應做的詳細、具體，以便補充新的電子文件。
3．2完善電子文件著錄：為了可以形成完整的電子文件著錄工作，可以分為歸檔前文件級著錄、案卷級著錄與歸檔后案卷級以上著錄等。對此，就必須在文件形成前考慮到著錄的信息與收集。自檔案數字化管理系統設計初期，設計人員就必須要完成檔案部門所設計的著錄單，之后才能進行下一步設計。此外，為了可以使檔案數字化管理更加標準化，檔案管理人員應根據單位需要將著錄項目統一編制表格軟件，確保檔案管理工作與系統設計工作可以相互合作。
3．3加強對電子檔案的維護：由于檔案數字化管理是信息時代的新產物，數字化形態使日常維護的難度加大，檔案數字化對于計算機系統的依賴性很高，不僅要使電子文件的載體得以保存，還要確?？梢员４嫱暾淖x取環境。因此，必須要加強對電子文件的維護，控制好環境的溫度、濕度及防塵工作，確保載體無恙。其次，還應加強對電子文件信息的保護與保管，重要的數據與程序應做好備份，一套封存，一套供查閱。對于加密的電子文件應解密后進行拷貝。制定嚴格的檔案管理制度，明確管理責任。
3．4提高電子檔案安全管理：除了要加強對電子檔案的維護工作，最主要的是確保檔案數據庫的安全，加強系統管理，實行身份認證來保護電子檔案的安全。在電子檔案的使用中進行授權管理，注意防毒查殺，樹立“預防為主，防治結合”的觀念，以提高電子檔案的可靠性，為實現單位各部門資源共享奠定數字信息基礎。
結束語：
綜合上述，檔案是否能實現現代化管理，直接關系到各個單位的生產、經營與發展的命脈，必須要改變傳統的檔案管理模式，跟上時代的步伐，加快檔案信息化建設，才能發揮檔案管理在各個單位管理中的作用。對此，在檔案信息化、數字化建設中，必須要充分加強數字化管理方式，加大檔案信息化建設的投入，提高電子檔案信息化管理與安全管理，并根據本單位的需要給予檔案數字化管理正確的定位，從而真正發揮檔案數字化管理的作用。
參考文獻
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和傳統管理相比具有顯著的優勢，但存在的一些安全問題，尤其是信息安全問題也必須引起我們的注意。本文就數字化檔案及存在意義做了分析，提出了改善信息安全問題的可行性措施，以促進我國數字化檔案管理整體水平的提升。
【關鍵詞】數字化 檔案管理 信息安全管理 策略
檔案管理是社會發展中的一項重要工作，對各領域發展起著不容忽視的作用。隨著網絡和信息技術的發展，數字化程度不斷加深，檔案管理工作要取得發展也必須對管理方法進行創新，采用數字化檔案管理方法，來全面提高了檔案管理的效率。但與此同時，信息安全是其中的一個關鍵點，必須加以重視，并開展有效研究和改善，才能保證我國數字化檔案管理得到更好的發展。
一、數字化檔案
隨著科技的發展，計算機逐漸進入到各行各業的工作中，可以說現在人們的工作與生活離不開計算機。有了計算機的幫助，現今人們的工作更加的方便，就管理檔案而言，原有的紙質版的檔案雖可以完好的保存信息，但是，其存在難以保存，難以查找，占用空間等等問題，所以為了改善這種狀況，現今的檔案管理多向數字化轉變。數字化檔案的管理方式可以說是在現有技術的基礎上發展而來的，應用計算機網絡將原有的紙質版的檔案進行保存，不可否認數字化檔案是存在一定的優勢的，因為現在的數字化檔案更加容易保存，更加節省空間，也更加容易保管。數字化檔案是一種新型的檔案信息形態，它運用諸多技術，如計算機技術，掃描技術，數據庫技術等等，將檔案信息進行存檔處理與保存。但是數字化檔案技術雖然方便，仍然存在著一定的安全問題，尚需改善這些問題。
二、實施數字化檔案信息安全管理的意義
在我國現代社會科技技術手段不斷發展的過程中，對檔案信息管理也不再拘泥于傳統的管理模式，而是隨著社會需求對檔案信息管理做出了合理的更新。目前數字化檔案管理在我國社會上也取得非常廣泛的應用，其自身不僅僅能夠為檔案管理人員帶硨艽蟊憷，而且對檔案數據準確性提升也起到非常重要的作用。但是在數字化檔案管理模式發展過程中還存在一定信息安全問題，針對于此就需要對整個檔案信息管理的安全性進行深入研究，對其中存在的問題提出有效的解決策略，從根本的角度上促使數字化檔案管理得到更好的發展。
在對數字化檔案實施信息安全管理的過程中，不僅僅需要對管理手段起到高度重視，還需要對在管理過程中涉及的技術手段有一個全面的了解，只有這樣才能更好的實現信息檔案安全管理。在實施管理之前還需要制定合理的保障體系，這樣對有效提升檔案管理各個環節的合理性起到不可忽視的作用。在信息保障體制實施的時候還需要對各個環節涉及的安全信息有一個全面的了解，更好的實現信息安全運行。在進行數字化檔案信息安全管理的過程中，需要技術人員的參與，因此還需要對整個過程中技術人員自身職業素養做出合理提升，從而提升技術人員自身工作效率，有效促使數字化檔案信息安全管理得到更好的發展。
三、數字化檔案的信息安全管理策略
（一）構建完善的管理制度
想要解決數字化檔案管理中存在的信息安全問題，首先要做的就是構建完善的管理制度，在構建制度過程中，應該綜合考慮所有的因素，并建立相應的崗位安全考核制度以及培訓制度等；其次，應該對已經保存的數字信息進行加密處理，將一些重要的信息進行加密處理，并通過脫機的方式進行保存。這樣可以提高數字信息的安全等級，防止數字信息被不法分子竊??；再次，應該從系統運行方面入手，對機房的出入人員進行控制，對機房環境進行有效的管理，同時還應該做好電磁波防護等相應工作；最后，應該設置管理權限、操作權限等相關的權限管理系統，這樣只能是由規定的人員進行管理工作，同時還可以從中查看到進行管理的人員，這樣一方面可以降低數字信息被竊取的危險，另一方面若是出現問題可以在第一時間內找到負責人員，從而降低工作人員篡改數據信息這一情況出現的概率。
（二）加強數字化檔案宏觀管理
想要提高數字化檔案管理的信息安全，就應該加強宏觀管理。宏觀管理是一項對技術以及專業等要求比較高的工作，在開展此工作的過程中，領導的思想應該是統一的，而且還應該針對宏觀調控工作設置相應的組織機構，通過明確的分工來有效開展宏觀管理，進而發揮管理工作的作用，提高數字化檔案信息安全性。
（三）計算機安全管理
數字化檔案信息管理存在不安全因素和計算機出現故障有著密切的聯系，所以相關人員必須保證計算機的正常運行，盡可能減少計算機出現故障的概率。工作人員應該針對工作需求來選擇合適的計算機硬件以及軟件，在使用過程中需要按照規定流程使用，同時還應該對硬件的兼容性進行審核，從而避免數據信息丟失。與此同時，還應該定期地更新軟件，保持軟件與時俱進，這樣才能有效地保證信息安全，進而發揮數字化檔案信息管理的優勢，為相關部門的發展提供有力依據。
（四）提高數字化檔案管理人員的素質
檔案管理的工作人員是檔案管理的執行者，員工的工作水平對于數字化檔案管理的管理效率有著直接的影響，因此，提高數字化檔案管理人員的素質是非常有必要的。想要促使管理人員做好管理工作，應該讓管理人員具備以下幾點素質：第一，要了解管理方面的專業知識，對于數字化檔案管理有一定的認知，在工作中能夠具備較強的安全管理意識，這樣將安全管理工作落到實處；第二，管理人員要掌握計算機技術，能夠熟練地使用計算機，在利用計算機開展數字化檔案管理的過程中能夠做到得心應手，這樣才能用計算機有效的開展安全管理。員工想要更好地開展數字化檔案信息安全管理工作，就要具有這二方面的能力，只有這樣才能做好安全管理工作，進而發揮數字化檔案管理的作用。
四、結語
總之，檔案數字化是檔案管理的必然趨勢，要充分發揮檔案管理的作用就要將維護檔案信息安全作為一個重點工作來抓，結合數字化檔案信息系統的實際運行特點，通過制度的完善、人員素質提升及宏觀管理和計算機安全管理等措施實施，來促進我國檔案數字化安全性的提升，促進檔案管理工作整體發展。
參考文獻：
【關鍵詞】檔案數字化 人事管理 信息化建設
人事檔案管理數字化建設是需要多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，目的在于推廣應用。因此，人事檔案管理數字化建設必須圍繞人事檔案文件的特點來進行，即從實際出發，采用最新信息技術，及時解決建設中的存在問題。
1 人事檔案管理數字化建設的現狀
當今，現代信息技術迅猛發展，成熟的數字化技術已經普及到各行各業。加快數字化建設成為我國現代化建設的國家戰略。因此，以數字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經濟建設服務，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數字化建設勢在必行。
但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業，近期雖使用了計算機，但由于其內容的保密性，推廣情況較差，造成其數字化程度對比同時期其他領域相對落后。現存的信息形式沒有統一規范，信息記錄的流程不科學，使得信息內容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。
具體情況有如下幾點。
1.1 人事檔案管理軟件的開發滯后，泛用性不強
人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發處于無政府狀態，沒有統一的規范文件，各地方自行開發的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數字化進程的推進。
1.2 人事檔案管理的標準化、規范化程度低
人事檔案管理數字化建設的前提是基礎工作內容規范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業務管理基礎較差，案卷保存質量不高， 人事檔案管理無統一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區、部門，使數字化建設的全面實施困難重重。
1.3 人事檔案管理的方式落后
人事檔案管理的技術標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術的特點和發展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設備形式出現，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能適應人事檔案數字化的要求。
1.4 人事檔案管理人員的素質不高
數字化的信息系統管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術的復合型人才奇缺。
2 人事檔案管理數字化建設的目標
既然人事檔案管理數字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現有設備實現信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現代化的數字化信息管理網絡系統，系統具體要求如下。
2.1 日常業務管理
實現日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計和查閱等業務內容，應主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統維護。
2.2 數字化檔案采集
數字化檔案采集系統應主要負責對紙質檔案材料的數字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數據審核3大功能，并可利用現化代網絡技術實現多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現高效、快捷的檔案數字化采集。
2.3 數字化檔案網上查閱
數字化檔案查閱系統是以專用資源網為網絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在組織系統內部實現本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統安全方面，有如下三點設計：
（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權。
（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。
（3）信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。
3 檔案管理數字化信息系統建設應注意的問題
3.1 應用軟件應統一
應選用中央組織部推行的，建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件，避免造成數據結構混亂和上下級數據無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關采集標準，統一文件格式。同時，對系統所涉及到的其他應用項目，也要制定統一標準，確保信息共享的兼容性。
3.2 應使用先進技術構建數字化系統
建立數字化信息系統會使用到數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。在建立數據庫時，應采用分布式多媒體數據庫，克服圖像和視頻數據容量大引起的調用速度慢等問題，以便在信息數據大量增加情況下，保證信息的調用、管理、更新和存儲。應注重數據源采集和后期制作的質量控制，宜采用高清掃描儀、數字杜比和DVD技術錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質量。要預先考慮利用互聯網與上級組織人事部門連接，滿足應用軟件實時升級的需要。
3.3 數字化信息系統建設的計劃與完善
要根據系統建設的迫切程度、資金、網絡規模等情況制定工作計劃和建設目標。
（1）擬定數字化信息系統的基本框架，選定或開發系統應用軟件。
（2）進行資料數據的采集與錄入，建立規范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。
（3）在試運行的基礎上完善、改進和提高，收集整理出現的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。
（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎上，推廣成功經驗，提高覆蓋率。
3.4 突出多部門、多方位聯動，加強上下級和相關部門間的協調
外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內部則涉及多個管理職能部門，信息內容包括班子建設、管理、任免、檔案、教育、統計、考核和考察進而黨員統計等方面。因此，數字化信息系統建設必須突出多部門協作、多方位聯動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權限和義務，形成規范、有序、統一的運行機制。
3 結語
綜上所述，人事檔案管理數字化建設應以建立現代化的數字化信息管理網絡系統為基礎，進行統一的培訓，提高使用者的實際操作能力，實現人事檔案管理數字化建設，更好地為現代組織人事工作服務。
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作者簡介
王少英（1961-），女，現為吉林省四平市四平賓館助理檔案員。
[關鍵詞]檔案信息 管理辦法 數字化
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）21-0327-01
隨著數字化技術的不斷發展進步，現代網絡和計算機技術普及到各行各業，我國的檔案信息管理模式也由傳統的方法逐漸過渡到數字化的新型檔案管理形態，利用計算機網絡技術、數據庫技術、多媒體技術等將不同載體、不同形態的信息資源用數字化形式存儲，利用網絡相互連接，方便隨時提取信息，實現資源共享。
1 實現數字化檔案信息管理的優點
檔案信息管理采用數字化存儲，可以提升通用性、提高安全性、增強可視性，便于計算機聯網查詢和實時瀏覽。資源管理實現網絡虛擬，滿足用戶檔案信息即時搜索、即時提取，實現全方位資源共享。信息資源的管理智能化，可以方便利用者智能搜索，檢索速度快、效率高、范圍廣。使用者可以在任何時間、任何地點、通過網絡查閱檔案信息，大大節省人力、物力和財力資源。數字化的檔案信息管理具有保存時間長，保真性高，內容全面、完整、真實等特點，方便用戶隨時訪問。
檔案信息數字化較傳統方法先進，將紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，還節省占地空間，方便迅速查閱，避免反復印刷造成資源浪費。數字化檔案管理使資料及時歸檔，盡快為用戶提供，通過網絡計算機隨時查閱，提供便利的信息控制服務。
2 實現數字化的檔案信息管理方法
2.1 推進規章制度規范化
為了實現數字化科技檔案管理工作，使其發揮重要作用，首先建立健全崗位責任制，制定工作目標、工作職責。把工作目標、工作職責分解到位，落實到人，實現專人保管，專人負責。制定了檔案立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案統計鑒定制度、檔案移交制度、檔案管理獎懲制度等等，科技檔案管理人員按章辦事，使數字化檔案管理步入正軌。嚴格遵守保密紀律，對于保密檔案妥善保管，絕密檔案單獨保管。
2.2 努力實現信息化管理
實現信息化管理，建設系統工程，實現信息共享。檔案電子化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等，一套硬件加軟件的系統。由于各企業日常工作每天都要產生大量的文字檔案，需要進行錄人、保管，因此該系統應采用雙服務器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，通過觸摸屏查詢及文檔網絡上傳輸達到資源共享的目的。此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作目管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理、企業分類管理等，從而從機制上提高企業信息共享能力。
（1）建立數據查詢制度
采用科技檔案管理軟件，運用光學掃描復制、文字圖像壓縮、計算機高智能檢索、通信網絡、遠程信息傳輸等先進技術，建立科技檔案數據庫和查詢系統。計算機對科技檔案信息資源進行輔助管理，可以使科技檔案信息更準確及時地為科研事業服務。
（2）建立備份管理制度
一次輸入多次輸出、科技檔案檢索快速、信息存儲量大都是信息時代帶來的好處，信息時代科技檔案管理工作帶來便利快捷的同時，也存在不穩定性和可變性，因此在日常工作中建立備份管理制度是非常必要的，科技檔案管理人員按照制度定期對電子文檔復制，防止科技檔案信息丟失而造成損失。
（3））完善網絡管理手段
檔案信息對于探索和掌握生產規律，確定發展方向，實現合理布局有重要作用。計算機技術、網絡技術的應用，使得科技檔案建立了文獻信息采集體系、數據庫生產體系和現代化文獻信息服務體系，建設以互聯網為基礎的寬帶信息網絡，因此要采用數據加密技術、身份識別技術、信息確認技術對網絡加強管理，確保網絡安全。
2.3 提升檔案管理人員素質和技術水平
隨著當今世界信息且爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉為現在的以現代化的辦公設備為依托的知識密集型工作。這一方面要求管理者具有很強的分析能力，對一些專業性強的檔案要做到精確把握；另一方面，要根據利用者要求提供大且的數據檔案信息。這些都要求具有高素質、高技能的現代化信息管理人員才能勝任，因此有關部門應加大檔案人員的培訓力度，學習電子文件管理知識，提高電子文件管理意識，盡快做好傳統檔案管理向數字化管理轉型的工作，努力提高電子文件管理水平。
信息時代，數字化的檔案管理對科技檔案管理人員無論是在政治素質、能力素質、業務素質都提出了更高要求，為了適應新形式的發展科技檔案管理人員就要不斷加強這些方面的學習，才能更好地完成科技檔案管理工作。要選拔復合人才，提高檔案管理人員的敬業精神和業務素質。全面系統地學習有關檔案管理的新知識，使得科技檔案管理工作得心應手。
2.4 強化服務意識
強化科技檔案服務意識是現代數字化檔案工作不容忽視的課題，特別是對于科技檔案工作如何適應社會主義市場經濟發展而言，科技檔案服務意識的強化顯得尤其重要。所以需要不斷強化服務觀念，加大服務力度，不斷提高服務水平。
3 結論
檔案信息數字化管理是科技發展的必然趨勢，也是檔案管理的現代化進步的必經之路，檔案信息管理部門必須以積極的態度做好數字檔案館的建設，在創新的大環境中不斷提高。
參考文獻
[1] 趙德美，和英.淺議數字化檔案管理[J].科技情報開發與經濟.2006.21.
