時間：2022-11-19 19:54:11
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案信息，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
電子文件全文信息的采集
隨著高校數字化校園建設的不斷發展，學校內各業務部門的電子文件通過校園網廣為傳遞，電子文件已成為高校新產生文件的主體，也是高校校務系統的主體。這些新形成的電子文件本身就是數字化的文件，可直接用于全文檢索利用，如不及時采集歸檔，任其“自生自滅”，會給檔案信息化工作帶來無法挽回的損失。
1.對高校辦公自動化系統及各學院、部處中心網頁上形成的正式的電子公文及工作信息電子文件，要及時將其打印出來，完成紙質文件的完整收集。在目前電子文件法律憑證作用尚未得到認可的狀況下，嚴格執行紙質文件與電子文件同時歸檔的“雙軌制”原則，以確保檔案實體與信息的安全。
2.對高校OA系統上形成流轉的大量公務電子文件以及部處中心、各學院網頁上形成的電子文件，有兩種方式完成歸檔。對于0A系統編制完備、實現了文件與檔案一體化管理的高校，可以直接采用在線歸檔的方式，將辦理完畢的電子文件直接歸入檔案館服務器完成電子文件的全文采集。對于未實現文件與檔案一體化管理的高校，可以采用物理歸檔的方式，由學校網絡中心負責將OA系統上形成的全部電子文件信息拷貝到光盤進行歸檔，完成電子文件信息(包括文件的記錄信息、背景信息和元數據信息)的完整采集。
3.對未在校園網上的有保存價值的公務電子文件，由公文擬稿單位專門打印一份紙質版文件，并加蓋單位公章，連同相應的電子版信息拷貝歸檔保存。
對電子文件全文信息采集的優點是；第一，可以直接進行電子文件全文檢索，既方便利用又提高了檔案的檢全率、檢準率。第二，省時省力準確率高，電子文件進館后無須進行人工掃描，就可以完整準確地再現電子文件的原文信息，可以方便快捷地為利用者提供服務。第三，安全高效，使檔案“雙軌制”得到有效的執行，為檔案的安全管理提供了保障，同時電子文件全文信息的采集加快了檔案館數字化建設的步伐。
文件級著錄信息的自動采集
目前我國檔案界正以極大的熱情致力于電子文件收集歸檔和紙質檔案數字化工作。然而我們不能忽略，數字化環境下高校尚有不少的工作信息仍然以紙質文件的方式大量產生，這些文件不僅數量大，而且價值高，及時做好這部分文件的歸檔與著錄數據的自動采集，是確保一個全宗單位檔案齊全完整的關鍵，同時也是推進本單位檔案數字化進程的一項得力措施。
在計算機檔案管理系統中進行文件數據的著錄一直是阻礙廣大高校檔案數字化進程的瓶頸，而如何實現網絡環境下紙質文件著錄數據的自動采集，成為推進各高校檔案數字化進程的關鍵。針對傳統檔案著錄過程中著錄數據主要靠人工錄入、出現數字化進展緩慢、數據質量差等問題，筆者以為高?？梢越Y合目前計算機檔案管理系統的特點，以及高校各業務部門歸檔的習慣，編制一套文件著錄數據自動采集軟件，有效地解決紙質檔案著錄滯后的瓶頸問題。
1.參照國家檔案著錄規范，對學校辦公自動化系統之外形成的大量教學、科研、基建、招標采購管理等方面的純紙質文件的歸檔要求，做進一步的細化與規范統一，使部門的歸檔清單附合檔案部門著錄數據采集的要求。
2.針對目前各文件形成部門通常采用在Word或Excel上登記收發文件的特點，編制一套將擴展名為doc或xls格式的文件轉換為txt格式的通用文件著錄數據自動采集軟件，直接將歸檔清單的數據批量導入DARMs檔案管理系統。在這個方面中山大學檔案館進行了有益的嘗試并取得了很好的效果。
紙質文件目錄著錄數據自動采集的優點是：第一，充分利用業務部門預立卷的成果，通過采集轉換軟件，快速實現歸檔文件級目錄的自動著錄。第二，省時高效，檔案部門不用重復錄入業務部門已經做好的文件著錄項目，避免了手工錄入不僅費時費力而且數據準確性不高等弊端，有效突破了檔案館進行計算機檔案管理的瓶頸問題。第三，提高了檔案的利用時效，文件歸檔后在較短的時間內就可以完成文件級目錄的計算機檢索查詢，方便了利用者的查詢與利用。第四，增加了業務部門繼續歸檔的信心與動力，因為交到檔案館后不用擔心找不出來或不方便利用，使檔案館收集難的問題成為一去不復返的過去式。
照片、錄音，錄像等聲像文件信息的采集
1.照片及其信息的采集。照片及其信息的采集主要通過各單位負責拍攝的人員完成。在日常工作中，高校通常由宣傳部門負責對學校各項重大活動進行跟蹤拍攝和宣傳報導。隨著數碼相機的普及，攝影人員應從每一項活動中的眾多數碼照片中精選一組有代表意義的照片進行歸檔，并對歸檔照片進行文字說明，即填寫好照片信息(包括題名、時間、地點、人物和拍攝者)。按照檔案館統一規定的上傳方式、單張數碼照片分辨率、照片格式等要求，將歸檔數碼照片上傳到檔案管理信息系統中，還要用一次性刻寫光盤刻錄兩份送檔案館歸檔保存。
2.多媒體課件文本類、音頻、視頻類電子文件的采集。各單位電子文件管理員將檔案館印發的《歸檔電子文件登記表》發給電子文件形成者，由電子文件承辦人將表格填好后，將電子文件刻錄到光盤上，連同表格一并交給各單位電子文件管理員，于次年6月底前交檔案館歸檔。在這個領域南京大學檔案館的做法值得大家借鑒。
高校聲像文件信息采集的優勢體現在：第一，聲像檔案可以通過靜止、動態的畫面和真實的聲音再現過去發生的活動，具有強烈的空間感和時間感，在宣傳、展示高校形象方面具有不可替代的作用。第二，使檔案館藏結構豐富多樣，在傳統紙質檔案的基礎上，集圖、文、聲、貌于一體，增強了檔案服務于民生及休閑服務的能力。第三，聲像檔案的及時收集，加快了檔案館數字化的進程，強化了檔案館進行愛國主義宣傳教育基地的功能。
數據庫信息的采集
隨著數字化校園建設的推進，近年來許多高校已建成并在網上運行了業務信息管理系統，例如：本(專)科生教務系統、圖書館信息系統、科研管理信息系統、儀器設備和實驗室管理信息系統等。這些管理信息系統里的數據一般都比較標準與規范，是檔案管理系統中相應業務檔案信息的理想來源和數據保障。近年來通過實踐，筆者認為應用批量導人式著錄方法是快捷高效采集此類專門業務信息的好方法。
將經篩選和處理的業務數據導入通用的臨時數據庫，例如：Access或SQL Server或Exce1，通過臨時數據庫將信息導人檔案管理信息系統的目錄模塊中，從而實現檔案信息管理系統對業務信息數據庫信息的自動采集，這是現代技術條件下一種高效的檔案著錄信息采集方式。在這個方面華南農業大學檔案館進行了有益的嘗試并取得了較好的結果。
[關鍵詞]檔案信息化 檔案信息化建設
一、檔案信息化及檔案信息化建設的內容
檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點,向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和 化;要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實現檔案信息高度共享,而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段,將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的 檔案,系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。
二、檔案信息化和檔案信息化建設遵循的原則
1.規范性原則。制定和實施檔案工作標準和規范,是檔案工作現代化的需要,是提高工作質量和效率的需要。實現館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息,另一方面可以通過接收電子文件進館,但不管是通過館(室)藏檔案數字化還是接收電子文件,都應該堅持規范性原則,制定相應的標準、規范和法規,如:字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統介質檔案數字化,數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化,避免出現各自為政,互不兼容,重復建設等現象發生。
2.安全性原則。隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入,網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此,我們必須加強網絡安全技術的研究與開發,采取有力的安全策略,充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取:物理安全策略;訪問控制策略(如入網訪問控制、網絡的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網絡服務器安全控制、網絡監測和鎖定控制等);信息加密策略;網絡安全管理策略等。
3.效益性原則。由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程,需要投入相當的人力、物力、財力,因此必須要遵守效益性原則,講究信息化工作的效益,要根據自身的能力,根據館(室)藏基礎,分析用戶需求,研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”,主題要與社會利用“熱點”相結合,把重要的,利用率較高的檔案進行數字化,把那些利用率較高且利用后能產生較大 效益和社會效益的檔案數字化,可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數字化,否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據館(室)藏檔案的特色選擇這些檔案進行數字化,提供獨具優勢的服務。因為從某種意義上說,特色就是優勢,特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵所在。在進行數字化建設時,要以用戶的需求為導向,做到按“需”數字化。
檔案信息化建設需要遵循以下原則。
1.文檔一體化,是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中,與辦公自動化融為一體,同步進行。同時,也要求檔案人員積極介入此項工作中,提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。
2.歸檔雙軌制,是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用,但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計,在較長的時期內,紙質文件和電子文件還會繼續并存。而且按照國家檔案局的要求,電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。
三、檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路,是深化檔案社會化服務的必然要求
1.前瞻性。檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館,將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和 機網絡的傳輸,實現檔案信息的合理配置與開發利用,最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行,是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發以及進行數字化的投入,都需要高昂的費用。因此,在信息化實施過程中,作為企業內部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下,一定要審時度勢,深入調查, 論證,努力保證軟硬件配置、軟件開發標準和網絡結構等在各實施階段的一致性,將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位,保證軟硬件資源的可繼承性,使其既能適應當前信息業的特點和要求,還能符合今后發展和應用的趨勢,盡可能避免資源的浪費。
2.協作性。檔案信息化建設包括基礎設施、管理規范、數據庫等方面的建設,在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業內部的檔案館(室)來說,獨立完成這些項目存在相當大的難度,這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此,只有堅持協作的原則,加強與企業內各個部門的溝通、協調與配合,主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。
關鍵詞：文件信息；檔案信息；信息轉化
中圖分類號：TP391文獻標識碼：A文章編號：1672-3198（2008）01-0282-01
1 文件信息的有機結構層次
1.1 物質層次
文件信息的物質層次在文件信息的有機結構中處于第一層次，它是文件信息的物質外殼，由載體和信息顯現材料組成。載體是指各種載錄信息的物質材料。信息顯現材料是指附著在載體之上以顯示信息內容的物質材料。文件的物質層次是文件的基礎構成，它是使文件的表現層次和價值層次得以存在的物質前提，但對文件性質以及文件自身的功能不具有決定性影響。
1.2 表現層次
文件信息的表現層次在文件信息的有機結構中處于第二層次，它是指文件信息內容的表現方式。早期，文件信息主要以圖形、文字、符號為其內容的表現形式，隨著歷史的進步，表現方式也愈來愈豐富，出現了聲音、影象等形式。
1.3 價值層次
文件信息的價值層次在文件信息的有機結構中處于第三層次，它是指凝聚在文件上的使文件得以產生獨特效用的價值因素。這種價值因素就是載錄在文件信息載體上的信息內容。
2 文件信息向檔案信息轉化前后的價值分析
2.1 文件信息的現行價值
文件信息是人們為參與一定社會活動而制作的信息交流工具。文件信息在社會活動中的運動程序是：制作者將自己對某一社會活動的意志借助于一定的工具物化載錄到文件載體上即信息凝結過程，文件接受者運用文件進行某種活動即信息運用過程。文件信息在這整個程序中經歷的全部時空范圍，稱為文件現實運行領域。文件信息在現實運行領域中呈現的價值形態，稱為文件信息的現行價值。文件信息的現行價值具有二重性，即文件信息對于制作者來說具有工具功能，對于受文者來說具有依據功能。
首先工具功能，工具功能是指文件制作者借以控制人流、物流，達到參與某項社會活動的目的。制作文件本身不是制作者的最終目的，而是為了達到最終目的而采取的一種手段，是自身自然表意能力的延長。因此，文件信息是被制作者當作工具來使用的。制作者希望文件經過傳遞渠道，可以在人的自然表意能力難以達到的空間和時間里，明確而又系統地傳遞某一社會活動的意志，從而對社會活動產生作用。
其次依據功能，依據功能指文件是其接受者處理工作活動的依據或參考。由于文件信息體現了制作者的意圖，并表現出制發者與接受者雙方在活動中的相互關系和地位，因而使文件接受者執行管理意志或進行活動時，可以反復研究、對比、核實，使動作更加精神并消除“口說無憑”之慮，克服由于“事無憑證”而帶來的多種障礙。
2.2 文件信息的潛在價值
首先，文件信息具有社會性，并且這種社會性為信息交流的產生提供了基礎。人們利用文件信息參與社會活動，因而文件所載錄的信息不是來自自然界的各類自然資源，而是來自社會領域的智能信息，具有社會性。同時，由于每一項社會活動在其進行的過程中必然要同其它社會活動發生各種關系，因此，通過分析凝固在已失去現行效用的文件上的信息，可以了解已結束的社會活動所涉及的各種社會關系，從而更有效地開展現實社會活動，以達到信息交流的目的。
其次，文件信息具有本源性，并且這種本源性使得信息交流在全社會信息交流中獲得獨特的地位。文件載錄的信息直接根源于一定的社會活動，它們自然地積淀在文件載體之上，事后未經修改加工，具有本源性。也正是借助于文件信息的本源性特點，使得人們可以進行廣泛的信息交流，并直觀地了了解已結束的社會活動的歷史面貌。最后，文件信息具有穩定性，并且這種穩定性也保證了信息交流的正常進行。產生于一定社會活動的智能信息被固定在物質載體上，因而它們不是轉瞬即逝的信息，而是固態信息，在一定時間范圍內具有相對穩定性。信息被固著在載體之后，不僅是自己得到了相對穩定，而且使信息交流可以超越時空限制來進行。
創新理念
福建省公共檔案信息共享平臺以各級檔案館館藏檔案信息資源為對象，以建設區域性、分布式、規范化、超市型檔案信息資源的共享體系為重點，以推動實現檔案信息資源的社會共享為目的，充分應用先進信息技術成果，建立適應信息化條件的檔案信息共享服務平臺，為各級檔案館提供一套實用性很強的應用系統，為檔案信息資源社會共享體系的建設打下了堅實的基礎。
創新內容
福建省公共檔案信息共享平臺以推動實現檔案信息資源的社會共享為目標，通過認真分析各級館藏檔案提供利用服務特點和發展趨勢，總結網絡信息服務的基本規律，結合社會公眾對于檔案信息共享服務的需求，提出了“以福建省分布式檔案基礎數據庫項目建設為基礎，以人民群眾的利用需求為導向，依托因特網，構建公共檔案信息資源的共享平臺，大力開發分布式檔案基礎數據庫中的開放檔案基礎數據庫和專題檔案全文數據庫，實現全省各級綜合檔案館開放檔案基礎數據庫、公共檔案專題數據庫和愛國主義宣傳檔案數據庫的分散與集中利用，初步建立福建省‘網上公共檔案館’，面向人民大眾提供公共檔案信息服務”的總體建設目標與要求，實現了為廣大人民群眾提供省市縣三級國家綜合檔案館館藏公共檔案“集中存儲、分布管理”的“一站式”公共檔案資源共享服務的模式。
福建省公共檔案信息共享平臺應用多層體系架構的J2EE技術、智能搜索技術、基于TRS搜索引擎技術基礎的智能全文檢索技術、數據遷移技術、數字簽名技術、身份認定及數據加密技術、可信web service技術以及異構資源的整合等技術手段，實現了公共檔案信息的管理與查詢。福建省公共檔案信息共享平臺分為兩個子平臺：公共檔案信息資源管理平臺和公共檔案信息資源查詢平臺。
公共檔案信息資源管理平臺主要是為福建省各級綜合檔案館提供一個管理與維護專題數據庫及建國后檔案基礎庫、民國檔案基礎庫、革命歷史基礎庫；批量錄入(導入)館藏檔案的基礎數據和專題數據，提供遠程檔案錄入方式，方便遠程小批量錄入的用戶；以及制作和公共檔案專題全文數據庫的統一平臺，實現全省開放檔案基礎數據庫與公共檔案專題全文數據庫的統一管理、原文批量自動掛接、專題制作、信息維護、排序、檢索、統計、審核和、各類報表的制作及打印等功能；支持各類信息的統計功能，并可對管理平臺使用人員的權限進行靈活的定制。公開檔案信息資源查詢平臺主要是為互聯網用戶提供公共檔案信息服務以及廣大網友可以上傳有價值的文檔資料，實現關鍵詞檢索(智能搜索引擎)、分類檢索、組合檢索、跨類檢索及全文調閱等功能。
由公共檔案信息資源管理平臺和公共檔案信息資源查詢平臺共同組成的福建省公共檔案信息共享平臺，依托因特網構建以各級國家綜合檔案館館藏公共檔案信息資源和公共檔案專題全文數據庫為基礎，以為社會提供方便、快捷的檔案服務機制為目的，圍繞公共檔案信息資源獲取和創建、存儲和管理、查詢和動態等功能需求，提供了一整套先進、實用、高效的計算機軟件解決方案，全面解決了公共檔案信息資源的整合、、管理與查詢利用等問題。
效果及影響
福建省公共檔案信息共享平臺建設項目2007年由國家檔案局立項，2010年12月通過國家檔案局組織的科技成果鑒定。該項目以“統一規劃、服務大眾、資源共享”為平臺設計建設原則、以人民群眾利用需求為導向、以公共檔案開發利用為切入點，架構起檔案館、檔案工作與社會之間信息服務與共享的橋梁，為檔案信息資源社會共享體系的建設打下了堅實的基礎。共享平臺研究解決“分布式管理、集中式利用”的統一平臺共享利用模式，實現區域性、分布式、規范化、超市型檔案信息資源的共享利用方式，最大限度地滿足人民群眾檔案信息需求。通過統一的公共檔案信息共享平臺建設，實現了全省各級綜合檔案館開放檔案信息資源的分散與集中利用，初步嘗試建立起福建省“網上公共檔案館”，面向人民大眾提供最為廣泛的公共檔案信息服務這是信息化條件下檔案信息資源開發利用的模式創新，是面向社會推動檔案信息資源社會共享的理念創新，也是充分吸收、消化先進信息技術成果在檔案領域的應用再創新，對于推動檔案事業的創新發展具有重要的示范和推動作用。
醫院的檔案管理的信息化任務成為艱巨。因為相比醫院的基礎設施建設現代化、醫療設備和流程的現代化，醫院的檔案管理信息化底子還很薄，而且沒有引起充分的重視，而且由于檔案信息化跟不上，由此帶來的影響是極為深遠和全方面的，會阻礙醫院的改革和進步。因此極為必要引入信息化技術，加快醫院的檔案管理的信息化進程。
完善檔案管理，提高檔案管理的信息化水平，有助于檔案管理工作的質量提高，信息全球化時代，社會檔案需求的變化，對包括檔案工作領域方面提出的要求更多，國家、省、市、縣檔案部門及各行業檔案部門正在采取多種手段和措施，積極推進檔案信息化建設進程。醫院作為大眾關注、關乎民生的重要部門，更應對檔案信息化建設給予高度重視。醫院檔案工作，不僅面對社會經濟、政治、科技、文化、教育等各方面，更要面對社會大眾。如今，越來越多的利用者要求及時、準確地獲取所需的檔案信息，傳統的檔案服務方式的低效檢索狀況，顯然難以適應這種新的變化。
另外一方面，我國的醫療衛生改革工作也在如火如荼的進行，在改革過程中需要的信息的支持，而這些基礎的信息都來自于醫院的檔案，而且改革本身也應當被記錄到檔案中去，改革的諸多舉措、以及改革效果的評價，也應當被記錄入檔案，這也將有利于及時發現醫療衛生改革過程中的問題，使改革更加科學、更加合理。醫院作為醫療服務部門，其服務質量的好壞關系到人民的生命安全，醫院每天服務成千上萬的患者，如果管理過程不規范不科學，那么無疑將影響醫院的服務質量，醫院檔案管理工作作為重要基礎工作之一，是醫院管理工作的重要組成部分，它的作用具有不可替代性。實現檔案信息化管理，對加快現代醫院建設具有重要的保障和推進作用，不可忽視，不可或缺。
目前的醫院信息化建設面臨以下的問題：
首先是醫院的檔案管理基礎比較差。在目前的醫院管理的各個環節，基本均已經引入了計算機技術，無論是行政辦公層面，看病服務方面，醫療檢查等各個方面，均已經滲透了信息化，醫院的放射科、實驗室和局域網等尤其顯著。但是檔案管理的信息化卻沒有跟上。在檔案管理方面的信息技術參與度遠遠低于其它的部門和領域。一是表現在醫院的信息管理軟件沒有跟上，有的醫院使用的還是最簡單的檔案管理方法，用手工的登記和整理，這樣無疑就影響了醫院檔案信息的可利用性和可分析性；有的醫院即使是有管理信息軟件，但是無法實現與其它系統的兼容和共享，不能服務于醫院其它方面的管理需要，使得醫院管理缺乏可兼容性和可擴張性。很多醫院的信息化建設過程中都存在著類似的問題，就是在上信息管理軟件的時候不聯動，往往是各個部門獨立進行自己的，沒有辦法與其它系統兼容和共享信息。
其次是檔案管理信息化的規范性和制度性不強。導致醫院檔案管理工作無據可依，沒有系統性，完全根據自己的意愿行事。我國的醫院信息化管理的規范化和標準化方面，還有很多的工作要做。只有做到了規范化，才能為后期的信息化打好基礎，做好鋪墊。否則檔案管理的信息化起不到提高效率、節約人力物力的效果。醫院的檔案是一個較廣義的概念，在不同的部門科室均有不同類型的檔案，這些檔案多是分部門管理，每個部門的管理規范和習慣都不一樣。有的醫院即使是有綜合檔案管理部門，但由于對業務不了解，管理人員的專業知識不到位，所以綜合檔案管理辦公室的工作人員所做的也只是一些基層的收集和整理的工作，并不能更有效地發揮檔案的更高信息價值，而醫療方面的檔案如病例檔案、各種檢查影像等，則是屬于醫務部門管理。由于各管理部門間所采用的工作模式、管理手段的不同，在檔案管理權責上也不夠明確，使得檔案工作集中統一管理原則不能很好地實施，形成多頭管理，各行其道。在醫院的綜合目標管理考核中往往沒有將檔案工作納入其中，造成了對各類檔案管理的規范化和標準化的困難，進而影響檔案管理信息化水平的提高。
第三，醫院的檔案管理人員的知識水平和知識結構的局限，也制約了醫院檔案管理的信息化水平。很多人關于醫院檔案管理的概念還是停留在最傳統的檔案管理上，而沒有任何關于信息化和網絡知識方面的考慮。同時醫院的人才選擇也多是向專業的技術水平方面要求，對檔案管理投入的人力資源和物力資源不足，
進而導致檔案管理水平不高，缺乏活力。
針對以上存在的問題，從醫院的信息化角度來看，領導層面一定要引起充分的重視，在組織領導、規劃安排、人員配備、制度建設、場地保障、經費支撐、設備使用上予以大力支持，切實保障檔案信息化建設的工作需求。檔案管理人員要打破傳統的思維定勢，確立新理念，了解社會各部門檔案管理新動態，解放思想、努力創新，積極應對傳統檔案管理模式向信息化管理模式轉變的挑戰。
另外要推進電子歸檔。電子文件檔案是檔案信息化管理的重要資源，要按照電子文件歸檔與管理的要求，規范開展各項工作。首先，由各科室檔案管理人員制作整理電子文件后交醫院檔案室，通過技術處理，將已經歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護文件的原始結構，保證電子文件的可靠性。同時，把帶有歸檔標識的電子文件統一進行文件格式轉化，保證數據的可靠性和通用性，拷貝至醫院檔案數據庫之中，為在更廣領域提供利用打下基礎。
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關鍵詞：檔案工作者；信息館信息傳播；信息素養
檔案館是一個時期、一個地域文化的展覽處，也是整個國家的社會記憶保存機構，更是一個具有權威性的信息傳播交流中心。從歷史上來看，由于檔案館曾一度是統治者嚴格控制的領域，不允許廣泛大眾使用，所以它被蒙上了一層神秘的面紗。信息時代的到來使得人們開始重新認識檔案館的職能，檔案館僅作為記憶存儲機構的職能已經不能再適應社會發展的需求。信息只有通過傳播才能得到有效利用，檔案信息也不例外，針對當前的信息需求形勢，檔案館信息傳播行為應運而生。
檔案館信息傳播過程中的五個基本要素：檔案工作人員、檔案信息、四大媒體以及所有的檔案網站、接受檔案信息的用戶和檔案信息的傳播效果。信息素養主要包括：對信息真偽進行準確鑒別、區別對待的能力；對信息的有效檢索、評價和使用的能力；獨立自主學習的態度、方法和批判精神；強烈的社會責任感和參與意識等。在檔案館信息傳播過程中，檔案工作者充當著傳播者的角色，所以檔案工作者信息素養決定著檔案館信息的傳播效果。
1 現代檔案信息傳播不斷發生變化對檔案工作者的信息素養提出新挑戰
1.1 目前檔案工作者的信息素養不適應信息技術的高速發展
檔案工作者的信息素養是檔案工作者根據自身和外部信息環境發展的要求，自覺接受教育和培訓而形成的一種對待信息及信息活動的修養和能力。目前檔案工作者的信息素養不適應信息技術的高速發展：一是觀念陳舊，思想不夠開放，對信息的價值認識不足，不了解信息技術的巨大優勢，缺乏放眼世界的眼光和敏銳洞察信息的意識。二是一些單位信息網絡基礎建設水平偏低，檔案人員沒有機會學習信息新技術。三是檔案人員缺乏良好的科學文化基礎知識和相應的培訓，而信息素養是與科學文化素養緊密相連的，沒有一定的科技知識、文化基礎知識、計算機知識和外語水平，信息素養就難以得到提高。那么檔案工作者在檔案館信息傳播過程中發揮不了應有的作用，檔案館信息傳播效果就會受到影響。
1.2 現代檔案信息傳播不斷發生變化
信息技術的發展使信息傳播方式、傳播效果、受眾選擇等都發生著改變，而信息傳播者的信息素養更直接地影響著信息傳播的效果。表現在檔案信息傳播方面，檔案工作者的信息素養成為影響檔案信息傳播效果的重要一環，現代檔案信息傳播不斷發生變化：
1、 檔案信息開放性增強
隨著社會的發展，公民的知情權在很大程度上得到提高。檔案信息的開發更多地關注現實和大眾需求，以此來增強對利用者的吸引力。在開發和選題的過程中，檔案工作者要有信息意識，應具備對信息真偽進行準確鑒別、區別對待的能力。
2、檔案信息傳播形式的改變
現代傳媒技術的發展使檔案信息的傳播形式呈現出多樣性的特征。原有檔案信息的編輯速度不能適應高速的信息傳播和應用速度，這就需要檔案工作者具備在新的傳媒技術條件下對信息的有效檢索、評價、使用和傳播的能力。
3、檔案信息傳播手段的變化
現代傳播手段給檔案信息傳播帶來了很大的便利，但網絡黑客技術、病毒、木馬等安全隱患一直困擾著現代人。檔案工作者必須樹立信息安全意識，在傳播過程中，不僅要注意自身的保密工作，更要注意避免不經意地丟失信息造成信息遺漏。
4、檔案信息傳播客體需求的增加
隨著受眾的檔案意識和信息意識的增強，利用檔案信息的用戶不再局限于專業人員和政務系統工作人員，因此信息傳播內容要具備廣泛性與實用性。同時，由于各方面專業人員對信息質量的要求不斷提高，信息傳播的針對性要求檔案工作人員提高信息傳播內容的專業性與研究性，滿足用戶需要。
2 檔案工作者應提高信息素養
檔案工作者的信息素養，是檔案工作者根據自身和外部信息環境發展的要求，自覺接受教育和培訓而形成的一種對待信息及信息活動的修養和能力。從傳播學的角度來講，檔案工作者充當傳播者的角色。傳播者的素質會對其他各方面因素產生巨大影響。為了使檔案館信息取得良好的檔案信息傳播效果，檔案工作人員有必要在檔案信息傳播中提高以下幾方面的信息素養。
2.1 提高文化素養
這里的文化素養，是指文化知識、計算機知識和外語知識。檔案工作者不僅應具有較高的檔案專業知識水平，還要熟悉與檔案工作相關的文化與科學技術知識，特別是從事信息開發和編研工作的人員必須以“博才”或“通才”取勝。
1、在檔案信息傳播前，檔案工作者必須對將要傳播的信息有充分認識，確保信息傳播符合相關原則和規定，對信息內容進行選擇、處理和加工。檔案傳播人員必須具備足夠的專業知識和其他文化知識。
2、科技的發展決定了網絡傳播必將成為今后信息傳播的主要途徑，作為傳播者的檔案工作者必須掌握一定的計算機知識。
3、經濟全球化發展環境下產生了不同種語種檔案。國際間交流產生大量的外文檔案，基于識別利用外文檔案信息和增進國際檔案工作交流來發展檔案工作的目的，檔案工作者應提高外語水平。
2.2 提高信息技能
信息技能指檔案工作者在從事檔案工作實踐活動中應具備的對信息搜集、理解、分析、處理的能力。這里的信息技能主要指信息處理能力、用戶分析能力和新技術的應用能力。
1、信息處理能力
由于工作內容的特殊性，檔案工作者需要對檔案進行一系列處理才能使其形成檔案信息資源，為公眾提供利用。檔案工作者需要具備的信息處理能力主要包括：信息收集、信息選擇、信息加工的能力。應杜絕由于檔案信息生產者自身素質等條件限制而造成的檔案信息失真，避免造成無意識的信息污染現象。
2、用戶分析能力
不同的受眾對檔案信息有不同的要求，對不同類型受眾的需求進行分析，增強信息傳播的專指度，將有效提高檔案信息的傳播效率。
3、對新技術的應用能力
計算機在檔案工作中的普及，要求檔案工作者熟悉運用計算機軟硬件；在網絡傳播必將成為信息傳播的主要途徑的環境下，掌握網絡應用技術是檔案工作者必須具備的能力。
2.3 提高信息意識
信息意識就是檔案工作者對檔案工作信息的敏感程度。
1、保持對經濟建設和檔案工作信息的高度關注
作為信息資源的開發者、公眾獲取信息的重要源頭，檔案工作者必須時刻關注外界信息，并與當時當地的實際工作相聯系，提高對未來信息的預測能力。
2、敏銳地感受社會信息的變化對檔案工作的影響
檔案工作者及其服務對象都是生活在信息社會中，面對海量信息，檔案工作者只有具備強烈的信息意識，才能積極主動地挖掘、搜集、利用各種有用的信息，不斷完善檔案工作，使檔案工作在各方面建設中發揮最大作用。
3、保持高度的信息安全意識
在網絡環境下，信息傳遞存在很大的風險，這就要求檔案傳播人員需具備一定的網絡常識，把風險降到最低。另外，數字化信息的竊取和篡改不易被識別，使信息真偽難辨，一旦信息被人拷貝或篡改，就可能造成巨大損失，所以檔案工作者還要注意物理存儲系統的安全。
2.4 提高信息道德
檔案工作者的信息道德關系到信息素養發展的正確方向，高尚的信息道德是保證現代檔案信息行為正確性的保證。當前傳播媒體的多樣性使信息傳播過程中不可避免地帶有一定的主觀偏見，虛擬空間交流的隱蔽性也可能會伴生一定的無政府狀態，如果沒有一定的道德約束，就很容易產生一些與先進倫理道德相悖的現象。這就對檔案工作者的文明程度、道德責任感等提出了更高的要求。
3 結束語
檔案工作者是檔案館信息傳播的傳播者與實踐者，提高其信息素養，能使其在檔案館信息傳播中發揮發最大效能，使檔案館信息傳播效果達到最佳。使檔案工作的發展跟上時代節拍，滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求，有效地促進檔案工作健康、和諧發展。
關鍵詞：醫院檔案信息化建設 檔案管理
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598
【中圖分類號】R-1 【文獻標識碼】B 【文章編號】1671-8801（2014）03-0385-02
隨著科學的飛速發展，信息化管理登陸了各行各業。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎上研究開發的。醫院檔案信息化管理是以計算機硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導，大容量資料庫作為支持而建設的，可以為院內日常工作提供大量的便利。本文對醫院檔案信息化與檔案管理細則進行探討如下。
1 醫院檔案信息化建設的重要性
醫院具有人員流動性大的特點，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進行檔案管理，不僅浪費了人力資源，還容易因為工作量大而造成人為錯誤，利用計算機以及相關檔案管理軟件，對資源進行錄入、儲存、并提供搜索、管理等功能可以節省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫院檔案信息化建設是跟隨時代腳步的必要進程，是具有時代特色的一種先進管理辦法，其建設并投入使用具有重要性以及必要性。
2 醫院檔案信息化建設的優越性
2.1 適應大量檔案信息形成的當代醫院。當代醫院檔案信息日產生量十分驚人，筆者分析，其主要來源與兩種途徑[3]：①醫院日常、行政事務。醫院屬于單位，每日內部產生的檔案量很多，來自上級傳達的文件、通知、報表等。各科室考勤、評優指標統計，甚至各講座、研究出席情況、會議文件等都歸屬于醫院日產生的檔案之中。②醫療業務流程。每一名患者從入院掛號開始直到病愈出院都會產生形形的檔案信息，醫院人流量巨大，每日因患者產生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產生的大量檔案信息單純采用傳統檔案管理方法很難完成，而醫院信息化檔案管理方法則可以輕松通過計算機將每日復雜繁多的檔案信息進行管理，相較于傳統檔案管理方案具有明顯優勢。
2.2 醫護人員以及患者對信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內各部門工作人員也帶來了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過程，防止紙質檔案容易損壞等問題；第二方面節省檔案室空間，大量的書面檔案的儲存勢必占用有限的院內空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤，節省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時可以調用，并且檢索過程簡單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書面檔案的時間，減輕了工作量。醫院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內工作人員所需，屬于公眾需求，相對于傳統檔案管理，更是具有顯著優越性，所以其建設勢在必行。
3 醫院檔案信息化建設以及檔案管理內容
3.1 辦公自動化以及檔案信息化。日常院內信息流通采用計算機網絡化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規劃化流程，采用辦公軟件進行自動化檔案流轉、儲存、歸檔等操作，實現辦公自動化、無紙化。并在每日工作結束后，檔案人員進行日常檔案整理維護，可保證檔案庫的正常運作，雖然每日需要進行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時也提升了辦公效率，節省了人力資源。
3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進入院內就診開始，便將該患者納入院內信息網絡，使用計算機網絡將病人資料送達院內有需求的各處，在病人就診結束后，將病人資料自動化歸入檔案庫，將之儲存以便利用。
3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項人事檔案都經信息管理系統進行管理，方便進行迅速、準確的查閱，并且可將日常工作分門別類，使用查閱統計、處理報表、變更檔案、維護系統等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯誤的產生。
3.4 建立具有醫院特色的資料庫以及信息交互平臺。醫院特色的資料庫是指結合當地情形以及醫院情況建立完善的資料儲存系統，例如地方醫院及小型衛生單位可將片區居民信息以及工作日常等進行納入，方便地區工作的開展；綜合醫院則全面納入各患者就診記錄、醫院研究科室成果、院內知識、工作經驗等，方便醫院發展。而信息交互平臺則是利用多媒體技術以及網絡技術，解除地域的束縛，吸收更多的當代新技術項目，與多方進行資源共享以及交流，贏得共同發展。提升全院醫療服務水平以及醫療技術水準，為院內工作人員提供豐富的學習資料。
3.5 檔案庫、網絡安保措施。隨著信息化、網絡化在管理系統中的深入運用，網絡以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網絡潛在威脅多種多樣，加強網絡安全措施以及資料庫保全措施勢在必行，需求不斷的技術研發，不斷升級安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫院檔案管理信息化的進程加快，未來勢必實現信息高度共享，采取必要的隱私保護措施、應用安全措施，訪問控制措施以及數據加密措施是必要的。
4 小結
醫院檔案信息化建設與檔案管理是受大勢所趨所必須完成的進展性任務，其可大量節省人力資源，提高工作效率，并促進交互[4]。盡管其有諸多優勢，但是醫院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運用時如不采用先進安保措施進行輔助，必將導致嚴重后果。所以筆者認為，醫院檔案信息化建設是必要的，但是在建立、完善、使用過程中的安全性問題需要格外謹慎。
參考文獻
[1] 厲紅霞，張景華.關于醫院檔案信息化建設的幾點思考[J].西部中醫藥，2012，25（05）：43-44
[2] 胡桂周.關于醫院檔案信息化建設的探討[J].中國病案，2012，13（03）：43-44
一、檔案信息化建設的基本內含
檔案信息化的內容包括狹義上的信息化和廣義上的信息化兩個方面:狹義上的信息化，即檔案自身內容的信息化；廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經濟、文化等多方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統，在社會中廣為傳播；另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，廣泛地服務于社會。這兩個方面的目標相互聯系，相互促進，因為，檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案信息資源，必然與社會發生普遍聯系，與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成廣義上的檔案信息化。
二、改進檔案管理方式，推進工程檔案管理進程
檔案信息化建設，需要科學高效的檔案管理為前提，如何切實改進檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統管理方式向綜合的現代化管理方式轉變，是我們各級檔案管理工作人員應當著力思考和著手解決的問題。
1.拓寬檔案信息管理思路
檔案管理的根本目的是為社會大眾提供服務。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅持檔案為社會大眾服務的思想，從傳統的檔案管理方式轉變過來，改變過去那種重保管輕利用，片面強調維護檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價值取向；扭轉那種將本應該提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發揮作用的范圍相對狹窄的局面；揭開檔案神秘的外衣，將廣大的社會公眾迎進檔案室的大門。
近些年來，檔案管理的方式發生了很大的改變，從過去的手工操作逐步向著現代化管理的方式轉變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時，切實掌握相應的專業理論知識和專業技能，從檔案實體管理人員向檔案信息管理人員轉變。現代化檔案管理工作需要高技能的復合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級檔案部門，更應該順應時代所需，從現實出發，從長遠考慮，實現檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉變；從主要向領導或領導機關提供檔案轉變到為社會大眾提供檔案服務上來。
2.提高檔案信息管理水平
隨著先進信息技術的廣泛應用和電子檔案的加快推進，計算機管理軟件為實現檔案現代化管理做出了重要的貢獻，網絡建設和計算機管理在系統開發和檔案利用管理過程中發揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現代化層面轉變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。
檔案電子文件作為檔案信息資源，是經濟社會發展過程中一筆巨大的文化財富。檔案管理雖然不直接產生經濟效益，但可為社會經濟效益服務，產生潛在的社會經濟效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個不可回避的現實問題。檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進行開發和利用是開展檔案信息化建設一項重要的工作環節，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過軟件的整合和開發利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發揮。從而達到科學、高效、規范管理檔案電子文件的效果。
選取先進的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡，提高檔案管理工作質量的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設的成敗。
3.加強工程檔案信息管理
工程建設的過程是工程檔案的形成過程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。
工程檔案管理人員要從傳統的檔案實體管理向檔案現代化信息管理轉變。建立多層次、多渠道、重實效的工程檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業務素質和工作能力。
工程檔案工作人員應全面學習和掌握計算機信息管理知識，參與本單位的軟件開發工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。
數據質量和容量是計算機管理系統的優勢和成敗的關鍵，要嚴把數據質量關，保證各項數據的全面和準確。利用計算機對工程檔案管理，也應著重考慮數據審核制度的建立，在數據錄入前進行審核，在數據錄入后進行校對。
一、縣級檔案館檔案信息化建設存在的問題
（一）檔案管理制度不完善。在檔案收集、分類、歸檔、利用等過程中，相應制度不完善，難以確保檔案的完整性和真實性，加之，工作人員風險意識薄弱，未能認識到電子檔案的重要性，所以要全面實現檔案的信息化建設還有很大困難。
（二）缺乏信息化建設的投入力度。要實現檔案的信息化建設，就必須要有相應的信息化設備，但購買設備需要一大筆資金，對于本就資金缺乏的縣級檔案館而言，顯然就十分困難了，很難一次性將所需設備配置齊全。此外，對已有信息化設備未能做好定期的保養和維修工作，使得設備在使用過程中容易出現故障，而且也縮短了設備的使用壽命。
（三）未能突出重點工作。在檔案信息化建設進程中，縣級檔案館的工作沒有輕重緩急之分，對于檔案信息的收集也沒有明文規定，導致很多單位提交檔案信息的時候既有紙質檔案又有電子檔案，檔案館收集起來之后還要對檔案進行全面性的整理，從而耽誤了工作進程，影響了工作質量。
（四）對人員管理松懈?？h級檔案館對工作人員的管理過于松懈，使得很多制度和規定都流于形式，未能全面落實。一方面，對各個崗位工作人員的責任和權限沒有十分明確的界定，在工作中遇到問題或困難有互相推諉的現象，工作中的失誤也不能第一時間追究到相應的責任人，致使職責不清，工作效率低下；另一方面，缺乏對工作人員的繼續教育和培訓，導致一些工作人員存在懶惰、安于現狀、不思進取等消極的思想，或是在工作中還會出現懶散的行為，有甚者還搞形式主義、個人主義等，工作能力和綜合素質難以得到有效提升。
二、縣級檔案館檔案信息化建設的創新思路
（一）創建科學、完善的檔案管理制度。在信息化時代里，制定文件及檔案的管理制度和辦公業務的信息化管理兩者之間是緊密相連的，因此要確保檔案信息化建設的順利、高效、安全、規范，就必須要創建科學、完善的檔案信息化管理制度。如《檔案信息化工作操作制度》、《電子檔案管理制度》、《辦公自動化系統應用章程》等，但在創建制度的時候必須要確保跟檔案工作的新標準及新要求相吻合。
（二）強化縣級信息化基礎設備的創建。電子檔案管理雖然方便、快捷，但必須要依賴于計算機，因此，要強化縣級檔案館檔案的信息化建設，就必須要強化信息化基礎設備的創建。結合檔案館的實際需求，配備相應的計算機軟件設備、硬件設備、網絡設備等，采取最科學、最先進的信息化技術，切忌過于追求高級但跟實際不符的技術。此外，還要強化縣級檔案館檔案管理軟件的水準。管理軟件不僅能有效完成事務、業務的管理以及檔案利用服務的工作，還能跟資源數據庫系統有效結合成為有機整體，構成從數據錄入———數據管理———數據處理———數據輸出完善的應用鏈條。檔案信息化建設的最終目的就是要實現數字化檔案館的建設，把各種檔案資料和信息經過處理再傳輸，確保檔案信息得到最科學地配置和最充分地開發與利用，盡可能實現信息資源的共享。
（三）緊抓重點工作，強化針對性管理?？h級檔案館在開展檔案信息化建設的時候，應該緊抓重點工作，對重點工作進行有針對性的管理。縣級檔案館首先要求各個單位在提交紙質檔案的時候必須提交相應的電子文件歸檔，對于辦公自動化系統生成的電子文件，要落實辦公自動化系統跟數字檔案室的有效銜接。檔案部門也要遵循檔案管理有關標準和要求，強化對電子文件的鑒定、歸檔等有關工作的監管和指導，確保電子文件的完整性、真實性和實用性。其次，要不斷研究電子檔案接收、保管及利用的新技術和新方式，創建完善、合理的電子檔案管理方式；強化對電子檔案的接收工作，從根源上解決各種問題，充分發揮出電子檔案的優勢，并對檔案需求者做好服務工作；要充分借助計算機對檔案信息進行處理，實現檔案信息的數字化儲存，以及信息采集和信息服務的科學化和網絡化。
（四）堅持“人性化”管理，強化檔案隊伍建設。檔案信息化建設離不開各種信息化技術和設備，但更離不開人，因此，縣級檔案館必須要重視對檔案管理人員的“人性化”管理，對檔案管理人員展開繼續教育和培訓，讓他們掌握各種先進的信息技術、知識、管理理念以及各種信息化設備的操作規程。首先，要結合檔案信息化建設實際對已有檔案管理人員進行合理分配，并對他們展開業務培訓和繼續教育，同時還要不斷引進專業的檔案管理人才，打造一支高素質、高能力、高效率、創新意識和能力強的縣級檔案管理隊伍。其次，要創造良好的工作環境和氛圍，給檔案管理人員足夠的實踐機會、良好的展示平臺以及自我挑戰和突破的機遇，給予真正愿意工作、有工作能力的人領導崗位，激勵他們更加努力地搞好檔案信息化建設。
作者:劉小瑕單位:內江市第一人民醫院
關鍵詞： 數字檔案資源；建設途徑；檔案信息化建設；管理措施
當今社會已經進入信息時代，數字化與信息化手段日益增多，這也為檔案工作帶來了前所未有的發展機遇和挑戰。更新原有的管理理念，充分認識和接受數字檔案資源，學習和運用高新技術，做好檔案信息化建設，創新管理方法，是檔案管理在信息化時代迫在眉睫的工作。
數字檔案資源與加強檔案信息化建設有何聯系？
數字檔案資源是檔案信息化建設的基礎和前提。這部分檔案資源與傳統檔案資源在本質上有許多不同點，但最大的不同就是內容數字化，即這種檔案資源必須用計算機二進制數字代碼來記錄和閱讀。面對這種全新的檔案資源，檔案部門需要一個逐漸接納和全新的管理模式進行改造，在這個過程中需要的第一步就是數字檔案資源的建設問題。
1如何實現數字檔案資源建設
1.1數字檔案資源建設的途徑主要有兩種：
1.1.1 辦公自動化條件下形成的電子文件直接轉化而來的數字檔案資源。這部分數字檔案資源又有兩種存在形式：一種形式是辦公自動化條件下形成的電子文件轉存在一定載體上，以物理形式移交給檔案館；另一種形式是存在于網絡上的電子文件，通過邏輯歸檔移交給檔案館。這兩部分是數字檔案資源最直接的來源，也是數字檔案資源的主體和發展主流。到目前為止，我國對數字檔案資源的積累和收集在規模和效益上還遠遠不夠。當務之急是要做好以下兩方面工作：一是加強對基層部門有關數字檔案形成、保管、收集等方面的工作的規章制度的規范和管理工作；二是對傳統檔案工作現狀進行適應數字資源的現代化改造工作。
1.1.2館藏檔案數字化后形成的數字檔案。這部分數字檔案資源是整個數字檔案資源的補充和豐富。它主要來源于對傳統檔案館中開放的且利用效率高的檔案進行數字化處理，其目的是使深藏在傳統檔案館中的重要檔案信息使之充分地為人們所利用。這也是傳統檔案工作向數字檔案工作進行過度和銜接的必經之路。
1.2數字檔案資源建設的技術環節
1.2.1 數據庫技術：數據庫技術是數字檔案信息保存和利用的重要技術。檔案資源是一種數量巨大、內容類別繁多的信息資源，要把這種浩如煙海的信息有序化便于人們利用，必須加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入、保存，對各種數據庫進行資源有效組織。
1.2.2 數字化檔案接收：隨著OA辦公自動化的擴展與提高，接收本身就已是數字化產物的電子檔案，必須重點抓好這幾個環節的工作：密切關注電子文件的形成和積累，實行前端控制，研究其運作規律，提出質量要求；制定電子文件歸檔細則和管理規范，研制歸檔軟件，使產生于不同平臺和數據庫的電子文件能按要求及時歸檔；檔案館接收電子檔案要按統一的格式轉換數據，并與館藏檔案數字化工作融為一體。
1.2.3 數字檔案安全性的保障技術：
a不同安全級別檔案的制作和使用：檔案信息的開放是有一定限制的。根據檔案的保密和開放范圍，對數字檔案資源利用范圍的設置是非常重要的一項技術工作。這方面的技術主要是通過利用權限的設置和傳播環境的設置來實現。對不同密級的檔案分別采取在線利用和脫機利用；對不同的讀者，又可以利用不同的權限來控制對檔案資源的獲取。
b保障數字檔案信息的原始性技術：數字檔案不留痕跡的易改性如不加以控制，將使它的原始記錄難以保障。人們針對這一缺陷研究出一些改善措施來最大限度的保證檔案的原始性。這些技術措施主要有：加密技術、電子簽署技術、消息認證技術、身份驗證技術、防火墻技術、仿寫技術等。這些技術的使用在數字檔案設計和形成時就應該成為數字檔案內容不可或缺的一部分。
1.3數字檔案資源管理環節
數字檔案資源建設要堅持規范性原則，統一標準，統一規范，確保電子文件的歸檔，數字化檔案的保管、傳遞與利用等工作都實現有序化、標準化和規范化。除此之外，還要提高檔案工作者的計算機網絡保密意識，同時積極構建本部門信息系統主體，及其與外界關聯行為約束機制。凡網絡一定要與互聯網實行物理隔離；定期進行網上信息檢查，確保信息不上網。要準確把握紙質檔案與電子檔案的關系，妥善處理兩種不同功能的檔案，使檔案資源利用取得較好的效益。
2如何實現檔案信息化建設
檔案信息化與數字化相比，它的概念更為宏觀。檔案信息化有著極其豐富的內涵，檔案信息化建設是一項龐大的系統工程，它包含了檔案數字化、人員、法律、政策和標準等社會因素。可以說，檔案信息化是由檔案信息的數字化、檔案傳輸的網絡化和檔案管理的標準化、檔案系統的集成化、檔案人員的知識化構成的有機體系。有了數字化的檔案資源，檔案信息化的物質基礎和技術基礎也就有了保障。而處在當前迅猛發展的信息社會，檔案信息化建設已成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。
2.1加強檔案部門基礎設施建設
加強檔案管理現代基礎設施建設，保證電子文件有效安全運行和歸檔。檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提，關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃包含了檔案信息化建設的整個硬件平臺和網絡。要在建立檔案局域網的基礎上與辦公自動化、互聯網等系統相連接，加快檔案目錄和檔案信息資源數據庫的建設。
【關鍵字】檔案信息化；檔案管理工作創新；文件中心；檔案數字化
引導語：在檔案信息化過程中，最具有高瞻遠矚的眼光的是國家檔案局與中央檔案館，這兩家最高階層的檔案管理機構早在2000年就已經頒發了加快檔案信息化建設的通告。但是，不幸的是，13年之后，我國的許多檔案館仍然沒有徹底完成檔案的信息化，就更別提檔案管理工作的創新了。應該看到檔案的數字化、電子化、信息化、網絡化是檔案的新四化，也是檔案管理工作必須進行的創新工作。這些創新不僅可以推動檔案事業的飛速發展，更可以為國民經濟的發展提供基本的信息存放、信息查詢等基礎設施與必要條件。我國的許多較大的檔案館雖然已經在向檔案的四化進程中邁進，但是一則由于其檔案的數據的龐大而無法在短時間內快速完成其四化的過程，二則由于其使用的檔案四化的輔助軟件系統的某些問題，使得這個進程無法實現突破性的進展。檔案的信息化過程不僅是一個循序漸進的過程，更應該是一個從量變到質變的過程，好的檔案管理軟件的作用應該不僅僅是簡單機械地錄入現有的檔案，還要在其內部將已前錄入過的所有的檔案之間進行有機地架構形成其內部的關聯，這就使得任何一個查詢某要檔案的人都可以在查詢完畢該檔案的時候在計算機的屏幕上看到與其相關的或者可能相關的類似檔案的名稱，當鼠標在這些名稱或條目上移動時就可以顯示出這些檔案的摘要與基本信息。這樣的檔案管理軟件才是檔案管理所需要的。
一、充分認識到檔案信息化建設的緊迫性
1、檔案信息化，可改善檔案管理工作
檔案管理信息化可以使得檔案工作獲得空前的發展，從紙質化到數字化是一個巨大的飛躍。這種飛躍帶給檔案管理部門的是從完全的封閉式管理可以走向全面的開放式經營。檔案的信息化不僅僅是把舊有的檔案變成數字化，而且還可以在互聯網的依托之下將所有的傳統的檔案管理工作的流程完全拿到網絡上來，比如傳統的檔案收集，就完全可以在計算機的輔助之下實現檔案收集的自動化。這不僅為檔案館節省了人力物力而且也極大地提高了檔案管理工作的效率與效益。
2、形勢發展的需要
在信息化的時代，檔案的信息化已經被擺在必須改革的突出的位置，在所有的行業都在實現電子化、信息化的現實的推動下，檔案管理也必須與其相適應。檔案的四化是任何一個企業都必段盡快著手完成的一項基本的企業現代化內容，只有實現了檔案管理的四化過程才能使得企業的決策過程、執行過程更在有力，才能使得企業的內部信息流轉更加的快捷便利。企業的最為寶貴的資源其實對任何一家企業而言都在檔案室里，然而悲哀的是，我國幾乎所有的檔案室在絕大多數時間里都是大門緊鎖，既無人管理更無人問津，檔案室中的數以萬計的珍貴的資源、寶貴的信息資源就這樣被白白的浪費，這既是單位的巨大損失更是單位員工的巨大遺憾。一旦這些信息得以實現信息化，所有的員工都可以通過辦公室的計算機方便地查詢利用這些資料，那么對于企業提高勞動生產率、提高效益而言是意義非凡的。原始的檔案的載體是紙質的居多，后來出現了錄像帶、錄音帶等其他的載體，但是不管是檔案存放在哪一種載體，只要不能形成數字化、信息化，靜悄悄地放在那里就是無用的垃圾。我國絕大多數檔案館目前仍然處理紙質存放、保管檔案的最為原始的檔案管理工作階段。在現代化的信息時代，新的形勢已經給檔案管理提出了新的需要，那就是必須盡快實現檔案管理的信息化。
3、企業現代化管理的強烈需求
在這個信息的時代，人們不但生活節奏日益加快，而且工作節奏也變得越來越快，這樣的快節奏就要求企事業單位內部的所有職能部門的節奏都必須與之協調發展。然而不幸的是，在幾乎所有的單位，檔案管理工作都是一項在嚴重施后腿的工作。尤其是在單位的領導要做出重大的決策之前，當需要某幾年的連續的或者類似的資料的時候，這對于檔案人員無疑都是極為沉重的負擔，因為大浩如煙海的檔案海洋中尋找某一年的資料就已經極為困難，當需要在這些檔案堆里找出某幾年的以及與其相關的資料簡直就比登天還難。然而類似的需求在我國的許多企業領導者中都較為常見，不僅領導做出重大決策需要更快捷、準確的參考資料，而且各職能部門工作查考也要求快速及時找到。
二、檔案信息化建設實踐內容
1、建立檔案數據庫。從2001年開始，我們把室藏檔案的案卷目錄、文件級目錄輸入數據庫。截止2009年5月，已輸入文件級目錄12萬多條、案卷級目錄1萬3千多條，在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。
2、建立了檔案室（館）網站。并與市電業局、兄弟單位局域網實施系統內部資源共享。在局域網上向廣大電力工作者提供檔案信息查閱，并賦予權限允許實現全文下載，逐步實現信息溝通，營造更有利于電力經濟發展的良好環境。
3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，移交檔案室的文件只需移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進檔案室文件全部實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，紙質文件與電子文件一并移交檔案室。
4、加強電子檔案的整理與保護。電子檔案整理：目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。文書電子檔案整理對內部文件以年度、組織機構、保管期限進行組盤。
5、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館（室）單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。
三、檔案信息化建設創新
1、推進檔案信息化，提高檔案標準化、規范化水平。目前，檔案信息化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和各兄弟單位之間的檔案資源不能實現共享，檔案人員的業務水平不一，這些都嚴重影響了檔案系統整體水平的提高。
2、信息化建設要著眼于提高系統的整體水平。檔案信息化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。
3、有重點地抓好數據庫建設。目前，國家電網檔案信息化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡與發展階段，完成這一步的關鍵在于數據庫的建設與完善。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。
一、深刻認識民生檔案信息化建設的意義
民生檔案信息化就是以各館（室）藏民生檔案為依據，在不改變檔案原來的內容信息的情況下，對民生檔案本身的內容及檔案的存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使民生檔案信息社會化，實現檔案資源共享。民生檔案信息化中的信息不僅限于民生檔案本身的記錄信息，還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。民生檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方面，促進民生檔案本身信息進入社會交流系統，在社會中廣為傳播；另一方面，就是將民生檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不是孤立的，而是相互聯系、相互促進的。因為，民生檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的民生檔案資源信息化，必然與社會發生普遍的聯系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的民生檔案信息化。檔案工作人員只有深刻認識到民生檔案信息化建設的重要性，才會具有強烈的使命感和責任心，才會認真做好民生檔案信息化過程中的各項工作。
二、創新民生檔案信息化建設工作的途徑
民生建設的過程就是民生檔案的形成過程，這就決定了民生檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。從每一項民生工作的初始，直到此項民生工作結束的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就大大增加了民生檔案建立的難度，民生檔案信息化管理就是提高民生檔案管理效率與效益的有效途徑。
1．更新檔案信息觀念。近年來，一部分民生檔案管理系統已經開通了網上查詢等一系列網絡自動化處理平臺。但是普及面還不夠廣，不能夠達到群眾的查詢利用需求。民生檔案部門必須敏銳地感受民生檔案信息的變化，積極主動地去挖掘、收集、利用有利于檔案工作開展的各種信息。必須創新檔案信息觀念，變檔案整理者、保管者為檔案信息開發運用者，從而更好地開展檔案工作。通過接收、整理、掃描、錄入等方式方法，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，使其實現數字化、標準化、系統化、網絡化，以滿足普通百姓對民生檔案信息的需求。
2．整合檔案信息資源。民生檔案信息化建設的核心是民生檔案信息數字化。沒有數字化的檔案資源庫就是無水之源，沒有檔案資源數字化，檔案智能化服務、檔案信息網上傳遞就無從談起。它是民生檔案信息本身和支持檔案信息運動的物質基礎。因此，必須積極創新，主動挖掘、收集各種有價值的民生檔案信息，敏銳地感受民生檔案信息的變化。在量的積累上要達到一定高度，經過整合之后才能普遍應用于民生檔案資源建設。民生檔案信息不斷“數字化”是民生檔案工作追求的價值目標，也是創新的基礎。要充分利用民生檔案管理系統這一平臺，加大對民生檔案門類和檔案資源的數字化進程，實現庫存檔案的全覆蓋。
3．創新檔案服務方式。隨著檔案管理系統這一平臺的完善成熟，檔案的保管條件逐步改善，利用范圍越來越廣，服務方式也應隨著形勢的變化不斷創新。一是充分利用網絡平臺，開展民生電子檔案在線查詢借閱服務，減少實體檔案的取放，增加檔案的壽命；二是改變傳統的檔案利用服務模式，對民生檔案信息資源加以分類、提取、分析、加工，實現多途徑、多渠道、全方位主動服務，以滿足利用者對民生檔案信息的不同需求；三是依托現代化設備和手段，實現現行文件與民生檔案的無縫對接，縮短民生檔案形成期限，做到及時、準確、有效地服務大眾。加快推進民生檔案資源數字化、信息管理標準化和信息服務網絡化的進程。
4．拓寬人才培養途徑。要有針對性地培養一批既能熟練應用計算機技術、信息技術、網絡技術，又掌握民生檔案分類整理的專門人才，使之能熟練運用檔案管理系統整理、歸檔和查詢各門類民生檔案，用以提高服務效率和質量。檔案工作人員要努力學習信息知識，提高信息能力，掌握民生檔案工作信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面的知識?，F代的檔案工作者，不再是以往的檔案管理員，必須具有創新意識和科研能力，創造新知識信息，努力培養自身具有更深層次、更高的綜合素質?，F代的檔案人員，應由一般的管理者變為民生檔案信息專家，從傳統的檔案“保管者”變為民生檔案信息資源的“管理者和傳播者”。
作者:高東輝 單位:洮南市社區服務管理中心
