時間：2022-08-31 04:26:42
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案工作交流材料，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、電子文件定義
及其特點綜述
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：
1、電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；
2、電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；
3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；
4、電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件與傳統稅務檔案的區別
（一）電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
（二）電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異
電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。稅務檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，稅務檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同
因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標收、著錄。技術條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
（四）電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
三、電子文件對稅務檔案業務管理工作的影響
（一）傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據庫中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的閱卷歸檔制度。文件的歸檔閱卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
（三）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊
性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
四、電子文件在稅務檔案管理中的運用
（一）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略
新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置及至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
（二）解決好電子文件的保存問
題
以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件需要定期進行復制，以防止信息損失。
關鍵詞 班級檔案 博客 模塊設計 建設
班級是學校進行教育教學活動的基礎單位，是學校管理的前沿陣地和工作重心。班級檔案是自班級組建至畢業生離校過程中，班集體各項活動開展及班級成員學習、工作、生活的真實記錄和全面反映，是學校檔案的重要信息來源。班級檔案著眼于學校基層組織建設及學生個人成長發展，豐富了學校檔案內涵，使檔案的表現形式更加鮮活具體，是建設特色學校檔案的切入點。
目前，班級檔案建設工作并未得到重視，多數學校缺乏將班級信息進行系統整理歸檔的理念，班級相關材料僅體現在新生名冊、課程表、成績單、貧困生數據庫等有限表現形式，信息量單薄且分散存管于不同職能部門。此外，無適宜的構建平臺、學生檔案意識欠缺也是阻礙班級檔案建設的重要因素，直接導致一些珍貴的班級史料因存管不善而遺失或隨著學生畢業而離散。所以，如何規范檔案管理機制或引入迎合學生需求的班級建檔模式，值得教育工作者深入研究。本文嘗試從班級博客角度展開探討，在博客平臺上進行班級檔案構建。
一、以博客作為班級檔案創建平臺的優勢
信息技術的飛速發展，對我們所處的生活環境及學習交流模式產生了巨大影響。騰訊QQ群、BBS論壇是班級群體最重要的網絡溝通工具。毋庸置疑，這些交流平臺具有強大的即時交流和一定的文件、共享功能，但是在文檔處理、數據歸類和信息群際共享方面尚存在明顯不足，不適于作為班級檔案的建設平臺。比如，QQ群和BBS論壇不支持WORD、EXCELL排版格式，影響文章的及可讀性;難以通過搜索引擎直接登陸空間，對信息共享利用造成障礙;空間欄目基本固定，影響個性化平臺的構建;聊天頁面按日期排序，無法實現信息的過濾和分類;留言及回復隨意性強，有用信息常常很快被無關內容刷屏。
1.博客技術特點
博客（Blog）是近年來興起的一種用于自由表達的網絡載體，起始被定義為個人寫作或流水記錄的工具，但隨著認識的深入，其作為交流討論工具的功能日益凸顯。博客分為個人博客和群組型博客。群組型博客面向的是具有相同目的或意愿的群組，博客使用者通過發表博文表達個人認知觀點，上傳、轉載或鏈接精心篩選組織的材料到博客空間，其他成員及游客可以與其進行即時評論互動。班級博客的本質也是一類群組型博客，是以班級為單位，班主任、科任教師和學生共同參與，學生之間、師生之間通過進行思想交流、資源共享而互助共進的公共交流平臺。班級博客通過對平臺數據自動歸類，按照文章時間、欄目類別及文章主題分類等方式進行整理，保證資源方便快捷地提供共享和利用，有效提高學生的認可度，為班級活動、黨團建設、學習交流等檔案素材分類存檔提供可能。班級博客還可提供私有空間，使用者通過在某個欄目下申請設置個人文件夾，將個人材料、圖片等上傳到博客空間并對文檔進行閱覽權限設置，為個人數字化成長檔案提供了存儲空間。
2.基于檔案建設目的的班級博客模塊設計
以班級檔案建設為目標的班級博客模塊設計，首先應滿足一般群體博客的基本記錄、交流及共享功能，同時應參照檔案立卷編目常規方法，對博客欄目進行特殊設置。基本欄目可有：“規章制度”（與學生相關各級管理制度整合匯編）、“班組建構”（班委、宿舍長、課代表崗位人員配置及職責要求）、“學生概況”（學生姓名、性別、學號、生源地、宿舍、聯系方式等基礎個人信息）、“學生個人成長記錄”（每位學生自建子檔案，內容包括課程修讀情況、獎懲信息、社會實踐證明及任何有價值的個人檔案素材）、“主題班會”（涉及班會時間、地點、主持人、班會內容及開展效果）、“班級活動”（按活動項目分別立卷，內容涵蓋活動立項、策劃、實施、總結全過程文檔及圖片材料）、“黨團建設”（內容包括歷次評優評先、推優育苗、黨員發展時間、對象名單及基本概況）、“學習交流”（學科教學或學習信息交流）、“通知公告”（登載臨時信息）、“心情日志”（群組成員分享心路歷程）、“交流空間”（自由論壇）、“休閑娛樂”（美文、歌曲、視頻上傳或瀏覽專區），可根據需要對欄目設置進行調整。通過迎合學生心理的特色設計，吸引學生關注并習慣使用班級博客，從與同學、老師的即時交流和評價互動中獲得進步，促進班級發展及班級檔案材料的積淀。
3.班級檔案博客的管理模式
班級博客是班級成員共同維護管理的社區。作為以班級建檔為目的的博客，應在某些欄目中設置明確的管理權限。比如“規章制度”、“學生概況”欄目應由班主任負責，對不宜全面公開的內容設置瀏覽權限;“班組建構”、“主題班會”、“黨團建設”可委托班委進行管理維護;科任教師可通過學習交流專區學科知識，布置學習任務，學生也可共享有價值的資料和大家進行深度交流探討。通過給予平臺成員不同的管理權限，使各個欄目都能充分發揮功能，同時在對信息進行連續完整記錄的基礎上，確保檔案材料的采編質量和來源可靠性。
二、班級博客對班級檔案建設的意義
1.班級博客是班級發展歷程的記錄載體
合理的欄目設置可充分發揮班級博客對班級事務的多維度、多層面流水記錄功能，班級從組建到解散期間發生的事件、班級成員的生活感悟、學習體驗、情感交流都有了承載的平臺。其中的每一則博文，每一幀圖片，甚至每一條留言回復都是班級真實存在的反映，從無到有，日積月累，隨著時間的推移，逐漸打造出班集體和班級成員的成長檔案。這樣的建檔模式，可真正體現檔案連續性、歷史性和真實性內涵，使檔案的表現形式和內容更加豐富、更具個性化特征。
2.學生成長歷程的電子檔案袋
學生檔案袋實體存管目前存在諸多問題，比如無專門存管場所或館舍不足，未配備專業檔案管理人員或人員缺編，無專項資金投入或資金投入無法滿足需求等諸多現實困境，建檔工作缺乏嚴格的制度監管，導致學生在校期間的獎懲情況、參加課外活動記錄等信息材料未放入學生檔案或材料不能全面反映學生的綜合在校表現。此外，檔案的封閉管理模式為檔案工作蒙上了神秘色彩，學生接觸不到自己的檔案，認為檔案材料的累積和歸檔與己無關，因而缺乏主動搜集個人檔案材料的意識。基于博客平臺的“學生個人成長記錄”構建，其實質就是以學生為實施主體的模擬建檔過程。通過對課程修讀情況、獎懲信息、社會實踐證明、技能證書及任何有價值的個人檔案素材的持續的積累、增補和更新，一則可以充實學生實體檔案，有效避免畢業生檔案材料信息不足或檔案材料缺乏個性，二則可引導學生重視檔案，了解檔案對個人職業生涯的重要性，從而注意規范自身言行，杜絕違紀失信行為，在學習生活中有意識地為積累一份優秀檔案而努力。另外，基于博客平臺的建檔過程，是一種相對開放的檔案材料構建模式，學生可以通過瀏覽其他同學的非保密個人檔案信息，在對比中發現差距，查找不足，從而激發朋輩間良性競爭意識，促進優良學風的醞釀形成。
3.動態的數字化建檔模式，有效規避了傳統檔案管理中存在的不足
班級博客為班級建設提供了記錄承載平臺，這是一個動態的過程，記錄行為貫穿班級存在始終。從學生的身心健康、學業進步、個性發展、成長體驗等多個維度記錄學生個人及所在班集體的成長軌跡。在班級建設中建檔，以建檔方式完善班級建設，全方位、多角度、多形式地生動再現班級建設過程，從而真正體現檔案工作的價值。在過程中持續積累檔案素材、由事件親歷者主動建檔、以互動評價體系做支撐的基于博客的數字化構建理念顛覆了由第三方執行的傳統階段式的實體檔案袋建檔模式，可有效避免實體檔案管理造成的館舍壓力、有價值檔案材料的遺失、檔案不易存管及專職人員增配的問題，方便檔案的備份、存儲、轉遞及查詢利用，使檔案的社會價值得到最大體現。
4.豐富了班級檔案內涵，促進班級文化建設
班級博客提供了更便捷的師生交流渠道，班主任可以發表日志表達個人思想、觀點見解及管理理念，這種以平等真誠的方式更易博得學生認同，從而獲得足量的信息回饋，達到較好的溝通效果。班主任還可通過瀏覽學生博文、上傳材料及其對他人的評價回復中及時了解把握學生的思想動態，可通過對班級活動進行點評，在學生日志中留言或參與學生的自由討論，逐漸拉近師生心靈距離并對學生進行隱性教育。
班級博客的班級常規事物管理媒介及無障礙交流評價平臺的功能，還可吸引學生、教師共同關心關注班級事務，有效促進班務公開化;可向學生家長公布班級博客網址，邀請學生家長為班級建設建言獻策，促進形成家校教育合力。
在學習交流專區引入教學模塊，借助現代化教育技術豐富授課模式，可彌補課堂教學時間及教學設施配置受限而引起的個別化輔導不夠、課堂討論參與度不高、知識呈現方式單調等系列問題，使教學容量在空間和時間維度上得到延伸，從而有效提升教學質量，促進教學效果。這種新型的教育理念對激發學生學習興趣及班級成員間形成主動學習、共同學習的氛圍也大有裨益。
此外，博客特有的倒序排布特點可使最新的消息在所屬欄目置頂顯示，從而方便了信息的傳播散布，擴大受眾范圍。諸如活動方案征集、班級事務通報公示、企事業單位的招聘信息都可通過班級博客平臺進行，群組成員仍可隨時發表個人評價或對評價做出回復，但所有的評價或回復只能附屬于正文之后，無礙于主體信息的置頂地位。在這點上，班級博客也優于以即時交流為特色的QQ群、BBS論壇等交流媒介。并且，這些臨時性的通知公告也屬于建檔范疇，同其他欄目的材料共同展現了班級建設發展歷程。
將博客理念引入班級檔案建設是一項嶄新的嘗試。通過班級博客，不僅可以實現班級檔案材料的收集組建，將承載班級師生成長記憶的珍貴史料永久保存，而且突破了傳統的班級管理方式，充分發揮出網絡平臺的思想教育及交流學習功能，值得應用和推廣。
參考文獻
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近年來，中原油田領導高度重視人事檔案管理工作，以打造“全國一流”企業人事檔案管理工作為目標，圍繞“優化體制、精細管理、加強服務、提升素質、打造品牌”，全面推進人事檔案工作向資源建設型、服務網絡型、開發利用型轉變，創立了人事檔案一體化管理模式。油田成立了人事檔案管理中心，統一管理全油田在崗職工、退養職工、協議解除勞動合同人員、失業人員、退休職工（集體工、家屬工）人事檔案工作。油田機關處（部）室、所屬各單位人力資源、組織人事部門均配備了兼職人事檔案管理人員，專門負責本單位人事檔案材料的收集、審核、移交和利用工作。油田建立了兼職檔案人員備案制度，兼職檔案人員必須先配備后調整，先培訓后上崗，先交接后離崗。全油田形成了以組織、人事部門為指導，以人事檔案管理中心為紐帶，以兼職人事檔案管理人員為基礎的覆蓋全面、運行高效的人事檔案管理網絡，進一步強化了全油田人事檔案工作一體化管理。
人事檔案管理中心成立以后，對改制企業員工檔案實行了有償代管。人事檔案管理中心每年與七家改制企業簽訂委托保管協議，明確雙方責任和義務，確保了改制企業員工檔案的安全和有效利用。
2 創新收集方式
人事檔案管理中心成立以后，緊密結合油田管理模式創新和改革發展的實際，采取定期、不定期、重點收集相結合的方式，實行分片包干、靠前服務、上門指導，定期開展工作講評及業務交流，強化人事檔案材料收集歸檔工作，全面加強東濮老區、普光新區、內蒙控區三大基地及油氣生產、石油工程、社會化服務三大板塊的人事檔案資源建設。為方便外闖市場企業人事檔案歸檔，開展了檔案材料歸檔網上預審。凡預審通過的可隨時歸檔，堅持對歸檔材料逐份審核，凡不符合歸檔要求的材料，堅決退回，限期整改。這些措施，提高了檔案材料的歸檔效率，保證了歸檔材料的規范準確、齊全、及時完整。
3 創新安全管理
人事檔案管理中心始終將確保檔案安全作為第一要務，全面落實“HSE”責任制和安全生產禁令，修訂完善“HSE”管理體系，嚴格推行“211”安全工作法，抓好周一安全活動。堅持“雙人入庫”制度，在庫房設置了門禁指紋識別系統，嚴格出入庫管理。抓好特殊時期的檔案安全管理，完善安全防范預案，強化安全考核，確保了庫藏檔案安全。多年來，未發生一起安全責任事故。
4 創新服務方式
人事檔案管理中心堅持以“服務企業、服務職工、服務社會”為出發點，找準檔案工作的最佳切入點，大膽地突破檔案服務工作的框框，變被動為主動服務，由單一服務向多種服務轉變，創新方法大力開發檔案信息的資源，拓寬檔案服務渠道。組織開展庫藏檔案信息核查工作，建立了由檔案編號、勞動合同號、職工姓名、性別、民族、出生時間、工作時間、工作單位等關鍵字段組成的人事檔案目錄數據庫；組織開發了人事檔案信息查詢系統，在油田局域網開通人事檔案管理中心門戶網站和中原油田人事檔案信息查詢平臺，全油田授權用戶均可通過該平臺查詢人事檔案基礎信息，方便了人事檔案的利用。在服務職工退休審檔過程中，油田人事檔案管理中心改變原有的服務方式，堅持檔案人員全過程參與，做到管理人員與檔案不分離。當發現材料不全時，及時補充完善，提高了工作效率，確保了檔案安全，受到河南省勞動和社會保障廳有關領導的表揚。
5 創新隊伍建設
5.1 強化敬業意識。在油田人事檔案管理中心內部深入開展了“為民服務創先爭優”、“比學趕幫超”，創建“黨員先鋒崗”、“蘭臺巾幗示范崗”和“我為中心發展獻計策”、“感動蘭臺”演講比賽等主題活動，深入開展責任意識、團隊意識、奉獻意識教育，創建交流平臺，記錄身邊最感動的人和事，努力營造愛崗敬業、執著奉獻的濃厚氛圍。
5.2 提高業務技能。通過定期舉辦培訓班、業務講座，開展技術比武和業務競賽，組織業務交流、實施網上培訓，開設“員工大講堂”等形式，強化人事檔案管理人員的在職教育，提升專兼職人事檔案工作人員的理論和業務水平，培養了一批專業精、善管理的業務骨干。
(一)項目研究、管理工作與項目建檔工作同時展開，確保材料歸檔的全面與及時
目前，高職的科研管理工作僅停留在要求項目開展與管理同時進行的狀態，對科研材料的歸檔工作要求相對滯后。一個科研項目的完成歷時較長(2至3年)，涉及范圍廣、參與人員多，涉及資料龐雜，造成科研檔案材料形成周期長的現實，再加上項目的進展過程中形成的資料內容會發生一定的變化，檔案材料的形成也就難以產生連續性，最終歸檔材料往往不夠全面、不夠完善。國務院的《科學技術檔案工作條例》明確規定要“達到科技檔案完整、準確、系統、安全和有效利用的要求”。所以一是在科研管理工作與科研工作每個環節緊密結合起來的基礎上，把科研檔案的建檔工作也與之緊密結合起來，走邊研究、邊管理工作、邊建檔三者協調發展的道路。具體為:確定項目負責人主持、立卷、歸檔責任為項目工作任務之一，發揮項目組在材料的形成、收集、立卷等檔案工作中的主動性、積極性。及時完善科研檔案收集整理工作，將科研活動每個階段的文件資料都收集齊全。為促進工作開展，可在校內每年進行考核評比，對科研檔案搞得好的項目組進行適當獎勵，對檔案質量未達標的項目限期整改甚至不予以結題、申報獎項。二是理順好科研工作管理部門、高職學校檔案管理部門、科研檔案形成單位之間的工作關系，形成一個相互配合、相互滲透的聯合體，明確各自工作職責任務，建立合理的歸檔秩序，提高歸檔質量和效率，保障科研檔案的準確、完整、系統，最終使高職科研檔案管理工作走上科學化、規范化道路。以威海職業學院為例，科研檔案的管理工作就放在科研處這個科研管理部門進行，這樣較好保證了科研檔案歸檔的完整及時。
(二)實現科研檔案的數字化管理，升級檔案的交流傳播方式與途徑
科研檔案的數字化發展是檔案管理的必由之路，傳統的檔案交流方式與途徑不再適應科研檔案新的發展需求，高職院校由于起步較晚，對這一塊的關注與投入力度不大，不過船小好掉頭，為了盡可能地開發利用科研檔案資源的潛在價值，必須進行數字網絡平臺建設，在不涉及知識產權的前提下，把傳統紙質科研檔案電子化，提供便捷途徑，擴大受眾范圍，實現科研檔案信息的網絡化利用，這亦是大勢所趨。數字網絡平臺不僅是傳遞信息的便利途徑，而且也是良好服務渠道。將傳統的查閱、外借、報道、展覽、檢索等利用數字網絡平臺來解決，最大限度地解決了科研檔案信息資源的及時流通，傳遞最新科研動態，避免某一技術范疇的科研工作的重復進行，更好地服務于高職院校的科研工作。
(三)編研開發科研檔案信息資源，在內部形成有效分享，避免科研資源的浪費與重復
一方面，對科研檔案信息資源的開發利用是檔案管理工作的拓展與深化。科研檔案中一部分反映學院科研技術研究發展的現狀與歷史，具有紀錄性質、憑證性，這是檔案得以保存的一個理由，但是科研檔案保存的更重要的原因卻是因為它的利用價值，即成果性，成果性是科研檔案開發利用的根本原因。另一方面，高職院校科研檔案工作者在不違背知識產權法律法規情況下，可根據客觀實際需要，利用科研檔案實體，就某一專題進行系統的較深層次的加工，用新的語言、新的體例匯編成相對集中、系統的信息資料，把靜態的檔案動態化，供全校科研工作者參考，以充分發揮高職科研檔案在一定范圍內的有效交流傳遞功能，從而避免科研成果分散化、零星化、不能有效整合分享的局面。
(四)深化服務形式，為科研成果及早轉化成生產力構建橋梁
隨著科技成果轉讓機制和技術市場的形成，高職科研檔案所有權轉讓成為科研成果開發利用的重要方式。而目前，科技成果轉化率不高，科技成果不能及時轉化成生產力，原因之一就是科技供求信息不暢。高職院校檔案工作者要結合學校科研特點，積極參與技術市場和信息市場活動，促進與社會的橫向經濟聯系及經濟技術交流。在建立有效的檢索系統、做好科研檔案的著錄基礎上對檔案中科研成果涉及的先進技術、工藝方法、新發現等以目錄、簡介、文摘等形式，定期或不定期向社會相關部門、企業進行交流報道。并配合學院為技術咨詢、轉讓、成果開發等提供必要的檔案材料，及時為供給者與需求者架起橋梁，更好地推動科技成果轉化。
(五)結語
科研檔案規范化管理開發的這些舉措，能為高職科研工作的深入開展提供有效服務;為高職院校科研水平的提升發揮重要作用;為高職教育的深化發展保駕護航，同時這也是檔案管理工作的發展需求。
作者：李強華
關鍵詞：人事制度 醫院 人事檔案管理
人事是指各級政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構依據國家有關人事政策法規，接受用人單位或個人委托，對其人事業務實行集中。規范、統一的社會化管理和系列服務的一種人事管理方式。人事的當事人為方和委托方，一般是縣級以上政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構；委托方為需要人事服務的各類企業、事業單位和個人。 人事業務可由單位委托，也可由個人委托。委托的方式由委托方與方商定，并以合同的形式予以明確。
1.人事制度下的醫院人事檔案管理工作，首先要轉變傳統觀念
人事制度是時展過程中，國家進行宏觀調控一種體現。因為人事制度主要以實現人才優化利用為根本出發點，所以在人事制度下的醫院檔案管理工作，就不能用傳統的手段進行目前的人事檔案管理工作。要落實制度下的人事檔案管理，轉變檔案管理觀念，需要醫院檔案管理和人才交流機構共同轉變工作理念。要使人才制度下的醫院檔案管理，發揮人力資源優化配置的根本目的，就必須以人才交流機構，與醫院人事檔案管理的有關部門進行相互的協作和配合。
2.人事制度下的醫院人事檔案管理工作要明確職責意識
人事制度下的醫院人事檔案管理工作，雖然是采用的是一種托管式的是人才檔案管理形式，進行檔案管理。但這并不意味著醫院人事檔案管理工作就可以僅僅是一個形式，一勞永逸了。同樣人才交流機構，也不能因為與醫院建立這樣的一種人才合作平臺，就將工作范疇局限為僅僅承擔簡單保管檔案的責任而已。要保證人事制度下的醫院人事檔案管理工作，能夠發揮對醫院發展的促進作用，就必須要求醫院人事檔案管理的有關部門，和人才交流機構彼此明確職能劃分。醫院檔案管理要在于人才交流機構的合作過程中，做到與人才交流機構的勤溝通，對人才交流機構提供的人才的信息進行勤收集。人才制度下的人才交流機構，要保證與醫院人事檔案管理部門合作的過程中，為醫院人事檔案管理提供最客觀、最準確、最有效的人才信息。
3.人事制度下的醫院人事檔案管理工作要強化收集人才信息
醫院檔案管理工作與人才交流機構進行合作，主要想是通過采用這種人才的形式，提高人事檔案管理的工作效率。要保證人事制度下的，醫院檔案管理可以發揮對醫院發展中的促進作用，我們還應該在醫院和人才交流機構中間建立一個彼此信息互動制度。
4.人事制度下的醫院人事檔案管理工作，要注重管理和監督
因為認識制度下的醫院人事檔案管理工作，是由醫院檔案管理部門和人才交流機構共同完成的。所以要保證兩家單位在合作過程中，每一項工作都能夠落實到實處，就必須針對人事制度下的醫院人事檔案管理，進行有效的監督和管理。為了保證監督和管理的質量，人才交流機構可與與醫院一起派出代表，建立一個監督管理人事制度下醫院檔案管理工作的小組。
5.人事制度下的醫院人事檔案管理工作，要嚴格規范操作
人事制度下的醫院人事檔案管理工作，是醫院為滿足發展需要進行的意愿人事檔案管理工作創新的產物。所以要通過認識制度的這種形式，發揮人事檔案管理促進醫院發展的作用，就需要醫院檔案管理部門要與人才交流機構進行密切的配合。在醫院與人才交流機構進行配合的過程中必須嚴格執行相關制度，嚴格保證工作質量。
6.人事制度下的醫院人事檔案管理工作，要建立人事檔案數據庫
人事制度下的意愿人事檔案管理，要強化多媒體網絡的技術建設。在人才交流機構與醫院檔案管理部門之間，開設一個信息通道。并在兩家單位分別建立有關人事檔案的資源材料庫，一保證人事制度下醫院檔案管理工作可以高效開展。
7.人事制度下的醫院人事檔案管理工作，要提高檔案管理隊伍的職業素質
強化醫院人事檔案管理隊伍，和人才交流機構工作人員素質，就是要強化從事人事制度醫院人事檔案管理工作有關人員的，人事檔案管理意識、人事管理業務能力、人事檔案管理創新思維。強化人事檔案管理工作隊伍的整體工作能力，醫院要定期組織檔案管理人員進行檔案管理技能培訓，和檔案管理責任意識培訓等。
8.結語
隨著社會的不斷發展，醫療衛生事業要面臨時代所帶了的挑戰會越來越多。正確認識醫院檔案管理的有關工作，不僅僅是要強化對醫院檔案管理的重要性的認識，我們還必須將檔案管理與醫院未來發展聯系在一起。落實醫院人事檔案管理，強化醫院人事檔案管理效率，創新醫院人事檔案管理方式。作為創新醫院人事檔案管理的一種方式，基于人事制度的醫院人事檔案管理這種模式，在不久的將來會被越來越多的醫院所采納。
參考文獻：
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作為國務院組成部門，外交部在管理其下屬230個駐外機構的檔案工作時，無疑具有自己的優勢。他們本著“有利于工作、有利于保密、有利于應付突發事件的原則”，有條不紊地建立起了自己的檔案工作體系。
外交部駐外機構的檔案工作，由外交部檔案館實行統一的指導和監督。早在1987年，他們就向16個駐外機關下發了《關于調查駐外使領館檔案工作情況和征求對建立健全使領館檔案工作的意見的通知》，并附了調查提綱。根據所掌握的情況，他們于1988年4月制定了《外交部關于外交代表機構檔案工作的暫行規定》。隨著工作的深入，1993年7月和1999年6月，他們又先后下發了《外交部關于駐外外交代表機關和領事機關檔案工作的規定》和《外交部關于駐外外交代表機關和領事機關檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）。
《辦法》作為目前外交部所屬駐外機構檔案工作的指導性文件，明確規定各駐外外交代表機關須有一位館領導分管檔案工作，對本機關內外交部派出單位的檔案工作統籌安排，并進行協調、督促和檢查；同時要求駐外外交代表機關設專職或兼職檔案工作人員，擔負檔案的具體管理和對各處室檔案工作的指導。另外，他們將檔案工作巡視組和業務指導小組制度化，從組織上和技術上進一步促進了檔案工作的開展。此外，該館設計開發的《駐外機構檔案目錄系統》已在27個駐外機構試用，并向各館統一配置了標準的檔案卷夾。
商務部的做法與外交部大體相當。無論是原外經貿部還是現在的商務部，在管理其199個駐外經商機構時，都明確了駐外經商機構的檔案工作實行經商處（室）統一領導、集中管理的原則，并規定“誰主辦、誰歸檔”，不能把“尾巴”甩給繼任者。此外，他們還在每年組織的出國干部培訓班上安排檔案業務的課程，提高有關人員的檔案意識和檔案業務素質。
而作為境外企業，檔案工作的開展則缺乏這種條件。比如中國水利電力對外公司，盡管早在1984年就在其境外的國際承包工程中建立起了檔案工作，并且在初建檔案工作制度時，就提出了“由項目負責人負責，將所形成的技術檔案文件資料收集齊全，核對準確并加以系統整理，向檔案室移交”的要求，但直到2002年該公司檔案人員應邀到國外對項目工程進行實地考察時，才對境外工程項目如何運作、產生的資料如何管理等有了進一步認識，才知道其境外工程管理是比較規范的，各種資料也都是比較齊全的。而這，恰恰反映了我國其他大多數駐外機構和境外企業檔案工作的一種現象：天各一方，信息交流不暢。
大多數駐外機構和境外企業開展檔案工作的困難還有很多。首先，是缺乏有效的管理機制。目前我國大部分駐外機構和境外企業，都是由主管單位的外事主管部門管理，檔案部門不能很好地履行自己的職責。
其次，是與境外的法律相適應的問題。在這方面，我國的駐外外交代表機關和領事機關，由于是我國的延伸，一般問題不大。但其他駐外機構和境外企業，則必須首先遵守駐在國的法律，依法經營或從事有關活動，《檔案法》對境外機構的約束力有限，有些駐外機構或境外企業甚至據此拒絕接受主管單位檔案部門的管理。
第三，由于各駐外機構的工作環境不同，規模不同，業務流程也不一樣，所以檔案特別是業務檔案的規范化管理較為困難。
第四，由于所在國的工作語言不同，客觀上給所形成檔案的管理帶來極大的不便。
第五，駐外機構和境外企業總體上工作繁忙，人員緊張，經常身兼數職，無暇顧及檔案工作。
由于上述原因，造成我國駐外機構和企業的檔案工作總的來說是發展不平衡的，有成功的經驗和做法，但存在的問題也比較多。主要表現在一些駐外機構檔案意識不強，檔案工作缺乏統一的制度和要求，規章制度還不夠健全，檔案收集不齊全、整理不規范，少數單位甚至還存在檔案無人管，一任任積存下來的零散文件還堆積在一起，時間、內容、數量都還不清楚的現象。
隨著我國改革開放的不斷深入和經濟全球化趨勢的不斷加強，我國駐外機構和境外企業的數量將越來越多，所形成的檔案也將越來越豐富。盡管我國駐外機構和境外企業工作中形成的重要文件材料一般都報回國內，由國內主管部門進行整理歸檔，駐地除重份文件外，一般都是事務性的文件材料和收文，不需永久保存，但這部分材料在日常工作中仍需經常查找，有重要的參考價值。且駐外機構和境外企業的檔案工作是我國檔案工作的一個重要領域，其在工作中形成的檔案是國家檔案資源的重要組成部分，因此，認真做好駐外機構和境外企業的檔案工作是改革開放和現代化建設的必然要求，也是檔案工作服務外事工作的客觀需要。
為此，在調查研究的基礎上，國家檔案局于2003年12月24日召開的“駐外機構檔案工作座談會”就顯得非常及時。會議的召開，標志著我國駐外機構和境外企業的檔案工作將在積極、穩妥的基礎上，全面啟動。國家檔案局檔案館（室）業務指導司和經濟科技檔案業務指導司的有關領導及部分中央國家機關和中央企業的代表40余人參加了會議。會議的倡導者、國家檔案局副局長馮鶴旺到會并講話。與會代表在介紹各自情況的基礎上，就《國家檔案局關于加強駐外機構檔案工作的意見（討論稿）》及實際工作中涉及到的問題展開了討論。
從會議的交流及討論情況來看，要做好駐外機構和境外企業的檔案工作，首先應做到以下幾點：
一、應確立適當的管理體制
首先是應確立駐外機構和境外企業檔案工作應由主管單位的檔案部門指導和監督的原則。根據《機關檔案工作條例》及在企業檔案管理中實行的“集中統一管理，分級負責”的原則，各單位必須明確本單位檔案部門在檔案工作中的指導和監督作用。盡管各駐外機構和境外企業的情況千差萬別，但其重要的檔案最終都是要運回國內交由檔案部門保管的，檔案部門被排斥在外的做法，顯然不利于檔案工作規范化、標準化的開展。當然，針對駐外機構和境外企業的特殊情況，是由檔案部門直接行使指導、監督等的管理職能，還是通過外事部門間接管理，則可由各單位靈活處置。外交部、商務部等的做法，證明了這一原則的可行性和可靠性。
其次各駐外機構和境外企業的檔案工作應明確到人。中國水利電力對外公司當年制定的“項目負責人負責”的辦法就收到了良好的效果。由于責任明確，所以各項目負責人一般都會根據工作的具體情況指定專人或兼職人員管理，檔案部門只要與境外的項目經理聯系即可，非常便于指導和監督。2003年，他們新出臺的《中水電公司檔案管理規定》又進一步將檔案工作與干部考評結合起來，進一步促進了其境外工程的檔案工作。
二、應更加重視檔案工作規章制度的建設
駐外機構和境外企業與國內的主管單位相隔萬里，信息交流不便，因此在國內一些常用的指導、監督方法是不適合使用的。為此，就必須更加突出規章制度的作用。在兼顧所在國具體情況的前提下，所訂規章制度應盡可能的詳細、規范、可操作性強。只有這樣，才能更好地指導駐外機構和境外企業的檔案工作。當然，由于各駐外機構和境外企業的規模和工作重點不同，因此，在制定檔案工作具體要求和業務流程時，則應堅持實事求是的原則，不能過分強調統一。另外，也不要過分強調對檔案裝具的要求。因為所在國的經濟發展水平和工業制造水平不同，過分強調統一，只能增加國內的負擔。
三、不能以所在國的法律為借口拒絕主管單位檔案部門的合理要求
駐外外交代表機關和領事機關，是我國的延伸，不存在此問題。而其他駐外機關和境外企業，優先遵守所在國的法律不假，但只要與所在國法律不相沖突，仍有義務遵守本國的法規。更何況這些駐外機構和境外企業都有義務遵守本公司或上級主管部門的規定，而在國內的公司總部或上級主管部門是受本國法律約束的，所以他們也有間接遵守的義務。當然，對這些單位和部門，我們就不能簡單地以《檔案法》來說事，而是要通過其在國內總公司或上級主管理部門的規章、制度來對其進行管理。中國銀行就是通過國內檔案管理的示范作用，很好地加強了對海外機構檔案工作的引導。
四、要善于運用國際市場的通用規則
上面提到的中國水利電力對外公司的檔案工作就是一個很好的例子。盡管他們與境外工程的聯系不多，但作為以國際承包工程為主的企業，因為必須嚴格按照國際市場的規則辦事，而作為國際承包工程之圣經的TIDIC（菲蒂克）條款，則明確要求一切以書面記錄說話，往來資料都是憑證和依據，不能打半點折扣，因此客觀上保證了該公司在幾十個國家，上百個工程的檔案資料都比較齊全完整。而這一點與正在普遍實施的ISO9000質量管理體系的要求也是一致的。
五、要善于運用現代化的信息交流手段
由于大多數駐外機構和境外企業都相隔較遠，有的甚至遍布世界各地，因此運用現代化的信息交流手段顯得尤為重要。中國中化集團公司的檔案工作者在這方面就走在了前面。他們在集團公司IT部的支持下，通過全集團的局域網，在NOTES平臺上建立了“檔案專欄”，內容包括：檔案工作制度、檔案工作行業標準、交流園地、檔案局文件、檔案基礎知識、信息、檔案員管理等模塊，通過大量的掃描工作將相關內容編輯后導入模塊，使境內外機構的檔案人員不但很方便地通過NOTES網就可以了解到檔案工作的政策法規、行業標準、檔案知識等方面的內容，還可通過NOTES中“檔案專欄”的交流園地模塊與集團公司檔案部門進行業務交流，檔案部門也可通過信息將有關信息迅速、快捷地傳遞給有關人員，有效地提高了工作效率。
一、檔案收集工作的含義
本文中涉及的檔案收集工作包含兩方面：一是文件生成部門收集自我產生的材料，其中包含因離職、轉崗、請假等原因職工之間交接的材料；二是各基層檔案室按照規章制度收集分散在各部門、個人手中的檔案，也就是我們所說的各部門職工將機關工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體文件移交到檔案室的過程。
二、檔案收集中存在的問題
本人從事檔案工作近五年，通過研究生進修期間與全國各界檔案同仁的溝通交流，以及走訪同行業檔案室室藏情況，結合本人近年的工作實踐，總結出基層檔案室檔案收集過程中存在的幾個常見問題：
1.檔案的齊全性完整性低
檔案的齊全性指的是一件事、一個會議、議題、課題、項目、工程等形成的文件材料，從通知立項、實施到形成結論，每個環節形成的材料都齊全。檔案的完整性指的是一個單位各年度、各部門、各種載體形成的文件材料都完整不缺。雖然檔案會在資產清查、資產評估、上級審計、網絡制作、優秀評報、職稱評定、職工考核、工資審批、養老參保、車輛年檢、招標投標等方面發揮作用，但由于無法直接產生經濟效益，基層單位領導及職工普遍存在檔案重視度低的現象，在跟檔案界同仁的交流中，了解到基層檔案室存在或將會議材料理解為領導講話，或將基建材料理解為竣工材料，或將文書材料理解為紅頭文件的現象，檔案收集范圍不齊全不完整，檔案長時間未進行科學保管，會導致遺失，進而會影響到將來利用。若基建檔案材料缺失，則直接影響將來的維修改造；若人事檔案材料缺失，則直接影響職工的晉升、參保或離退；若會計檔案材料缺失，則嚴重影響后續的查證、審計。
以本人所在單位初次移交的2010-2014年度工作會議材料統計為例（圖1），國家檔案局令第8號規定，會議文件材料為按照會議流程形成的文件，包含請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、紀要。我院在2010年初次移交的工作會議材料齊全率為80%，2011年為90%；在利用檔案過程中有一定影響，院黨政領導意識到檔案齊全完整的重要性后，經過商討研究于2012年建立了檔案網絡管理體系，2012年-2014年會議材料移交齊全率達到了100%，還原了歷史原貌。
2.檔案的準確性規范性差
檔案的準確性指的是文件材料是事實的真實反映，圖物相符，文事一致，有關簽署手續完備。檔案的規范性指的是文件的形成及處理等過程都依據一定的條例準則形成。在相關單位的走訪調查中發現，文件修改涂抹的痕跡，嚴重影響了檔案的真實可靠性；文件紙張的材質不一，大小不齊，直接影響到檔案保管的持久性和整齊性。文件的規范性，直接影響了檔案應有的憑證、依據和參考作用。
以本人所在單位初次移交檔案室的院發文件統計槔（圖2），從2010-2014年的文件規范率可以看出在逐年提升，在2012年達到了穩定的100%，這與2012年以后，我院建立了檔案網絡管理體系，加強了每年對專兼職檔案人員培訓，實施各種激勵機制分不開。
3.檔案收集時間滯后
在這里的收集時間指的是基層檔案室專職人員收集分散在各部門、個人手中檔案的時間，也就是各部門、個人向檔案室移交檔案的時間。按照相關規定，機關文書及業務部門一般應在次年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據移交目錄清點核對，并履行移交手續；會計檔案一般是在隔年上半年移交，若遇特殊情況，會計檔案在原部門不超過三年；基建檔案要求在項目驗收后三個月內移交。
在與眾多檔案界同仁的溝通中發現，基層檔案室收集到文件的時間，滯后情況嚴重，經檔案人員多次催促仍然無果的現象也有發生，諸如多年未收集到某一類應保存的文件，諸如多年后收集到早應存檔的文件。檔案收集時間滯后嚴重影響了各部門的檔案利用，檔案收集時間滯后的另一個連鎖反應就是檔案殘缺或者丟失，無法達到齊全完整，也無法保證準確性，最后陷入了收集時間滯后，文件殘缺準確性低的惡性循環。
三、提升檔案收集水平的對策
1.建立檔案網絡管理體系
在基層單位建立一套自上而下行之有效的檔案網絡管理體系有利于提升檔案收集水平。2012年，我院建立了以黨委書記為核心，以檔案室主任為領導，以專兼職檔案員為抓手，圍繞檔案工作管理條例運行的網絡管理體系。一方面實現了檔案的集中統一管理，統籌規劃、組織協調、統一制度，統一監督，為檔案收集工作提供了組織保證；另一方面明確了各部門的檔案兼職管理人員，將檔案的管理工作落實到具體個人，便于統一指導培訓，為檔案收集工作提供了人員保證。自2012年起，我院檔案收集的完整性、準確性、規范性都有了大幅提高。
2.增強檔案人員榮譽感
檔案人員分為專兼職兩種，增強專兼職檔案人員的榮譽感，培養其強烈的責任心和事業心，激發其自身發展動力，有利于提高檔案收集水平。多措并舉提升專兼職檔案人員的存在感，使之意識到“檔案很重要，我很重要”，意識到自己所在崗位是單位各職能部門運轉的重要組成部分，意識到提高所在崗位檔案收集的“質”與“量”，不僅直接影響到檔案形成部門的工作狀態，更加影響到整個單位的對外形象。
為了增強檔案人員的榮譽感，尤其是增強兼職檔案人員的榮譽感，我院每年組織專兼職檔案人員學習交流會，并設立了表彰激勵機制和薪酬激勵機制。這些措施不僅有利于兼職檔案人員做好本部門檔案收集工作，規范文件材料的形成與積累，而且有利于按時高質地向檔案室移交黨群、行政、財會、科研、基建、聲像、死亡等檔案。
3.做好文件形成前端控制
前端控制即事前干預。將檔案收集工作納入部門目標管理，在文件形成前，舉辦檔案管理培訓班，深入淺出的講解各文件在用紙、用印、行文格式、文件處理等方面的形成標準，講解各項目立項、審批、設計、招投標、施工、監理、驗收、審計等環節的流程規范；在文件形成的關鍵節點，及時的進行專業指導；在文件形成后，認真檢查文件的內容、書寫格式、紙張等，若發現不符合國家標準，則要求及時修正。
我院于2016年引進了辦公自動化系統，在系統開發之初，按照各項業務管理規定，分設了各類工作模板，規范了文件處理流程，此外該系統提供了職工交流平臺，利于職工間在各個關鍵節點的溝通與督導，保證了文件的準確性、規范性，從源頭提升了檔案的收集水平。
4.把握文件收集最佳時機
把握好文件收集的最佳時機，是提升檔案收集水平的重要手段。根據本人近幾年的檔案管理經驗，認為主要把握以下五個關鍵點：一是在每一項活動（如年度工作會議、盛大慶典）結束后，因為活動剛剛結束，活動的前期準備、中期實施、后期的總結材料都是在手邊；二是在遇到職工離職、轉崗、休產假、病假等類似情況時，各部門兼職檔案員要及時的收集紙質檔案和電子檔案；三是本單位的發文，檔案室爭取隨時收集；四是對于一些零散文件可以在次年年初收集；五是對于歷時較長的跨年度項目如有關基建工程的文件，可以分階段收集。
5.創新文件積累方法
文件積累一般采用文件登記法，即對收發的各類文件材料進行規范化記錄，將序號、文號、題名、頁數、份數、日期等填寫完善，然后準備若干整理袋，按照年度、類別進行規范化保存。在總結以往檔案收集中出現的各種問題基礎上，本人建議建立臨時卷夾和實行兩套制。具體方法如下：
建立臨時卷夾，年初制定歸檔類目條款，將平時形成的文件材料，按類目條款分別“對號入座”存放在臨時卷夾中，待年初或某件工作完成之后，稍加整理便可移交檔案室，同時遇到臨時性、變動性、突發性等工作的文件材料不易散失。
實行兩套制，對于本單位重要文件，例如在黨政部門制發的文件，可以保存兩套移交檔案室，檔案人員可以將一套按照立檔規則進行文件級整理，一套按發文流水字號收集，裝訂成年度發文匯編。我院于2016年實行了兩套制，一方面避免了文件缺失，另一方面在檔案編研上也有了一定積累。
張英豪
尊敬的各位領導、各位同事們大家上午好，我是振興社區的網格員孫曉穎。很高興也很榮幸能有這樣的機會和大家一起交流一些工作方法。在社區我負責的是第六網格，網格內有377戶，現居住326戶，892人。在社區除負責網格內的居民信息錄入、計生情況上報等網格工作外，我還負責社區黨建工作。現就社區黨建工作談一下我個人的心得體會。
一、用學習轉變角色，以能力適應新的崗位
我是2014年開始負責社區黨建工作的，是一名黨務戰線上的新兵，社區黨建這個崗位對我來說也是全新而陌生的。面對新的崗位和新的挑戰，我不斷學習提升素質，以能力適應新的崗位。我深深地知道要做好黨建工作，除細心、認真外還必須具備扎實的理論功底，為此，我積極學習黨和社區工作的理論、知識，努力提高業務素質和工作能力，以適應新時期社區工作的需要。
二、認真完成黨務工作
1、完成各項黨建工作 圍繞社區的發展規劃和重點工作，協助書記、主任做好各項工作任務的組織、安排，上報材料及匯總工作，同時做好黨員的排查、登記、分類等工作。搞好社區黨委的各項宣傳工作，社區活動后及時上報信息，并將信息簡報發送至社區公眾平臺、居民QQ群、黨員微信交流群等。協助書記組織好黨員學習，做到學習前有通知、有目的、有安排，學習形式多樣，吸引黨員參加。
2、完成上級單位交辦的各項工作，及時上報各種報表及匯總材料。并將黨委完成的工作及時整理上報。都說："好記性不如爛筆頭",我也是習慣于將各項工作的要求、上報的日期等都記錄在一個本子上，這樣確保工作在規定的時間內準確的完成。
3、做好黨費收繳、管理，并做到每一筆黨費的收繳都有記錄、有憑證。
4、協助支部書記做好支部管理工作，及黨員學習的組織工作。支部活動前會協助支部書記通知黨員活動時間、活動內容。協助支部書記為年紀大行動不方便的老黨員上門送學；慰問生病、困難黨員；給流動黨員推送學習資料等。
5、各類檔案的整理歸檔。社區檔案的整理歸檔工作是社區建設的一項基礎性工作，而在社區工作活動中形成的文字、圖表、實物、電子文件等檔案即具有綜合性和廣泛性，同時又具有復雜性、動態性。我做的就是及時梳理歸檔，避免出現資料斷檔漏項、突擊整理等現象。
為確保檔案整理質量，保障整理工作順利開展，振興社區現已將檔案材料整理到統一的檔案盒并放于檔案柜妥善保管，確保各類資料都有專門的地方存放，保證檔案資料規范統一。
【關鍵詞】高校畢業生；檔案管理
人事檔案是客觀記錄和反映個人經歷、德能勤績、工作表現，以個人為單位集中保存起來，以備查考的文字、表格及其他各種形式的記錄。它是反映個人成長歷史的憑證和依據，是人力資源管理與開發、使用的重要依據。
近年來，隨著我國人事體制改革的不斷深入，人事檔案作為傳統人事體制的產物早已風光不再，尤其在高校畢業生中，涌現了大量的“棄檔族”和“自揣族”，還有一些高校畢業生檔案中存在著內容不完整、信息不準確等情況，這不僅給用人單位在人員的變動、工資調整等人事管理帶來諸多的困難，更直接影響到高校畢業生在就業、考研、公招、公考、出國政審及職稱評定、社會保險、退休手續的辦理和各項證明的出具等方面。
高校畢業生為何對如此重要的檔案輕易處置呢？糾其原因，不外乎以下幾點：
1、檔案功能弱化。在我國人事體制建立初期，人事檔案作為提拔和使用干部的依據，人事檔案的功能在那個時期也最為強大。時代變遷，多年的人事制度改革，上至國家下至各單位都建立了新的考核評價體系，對于干部的現實的工作能力的考核標準取代了檔案中個人成長的歷史記錄。只有在辦理社保、退休、職稱評定時發揮著人事服務功能。功能的弱化致使檔案變得可有可無。
2、檔案管理落后。高校畢業生的檔案無論是在校期間還是畢業后進入社會，都存在管理上的人員不足、手段落后、庫房條件差等問題，使得檔案從接收、儲存、查找到轉遞的過程中都存在著遺漏、損毀、丟失和信息缺失及可信度差等風險。
3、轉移手續繁瑣。隨著我國經濟的發展，各地行政管理條塊分割嚴重。各地區在檔案轉移和管理上要求不統一。嚴格的地區在辦理手續上需要十個以上的程序，不嚴格的地區甚至存在現用現管的現象。對檔案轉移的要求不同，導致轉移要求的口徑不一致，具體到當事人，一次交接很大可能是辦不了。很大一部分人不愿意花太多時間在一個不重要的環節。檔案轉移手續的繁瑣限制了一部分檔案的跨地區交接轉移。
4、多年積累后的檔案管理費用高。各地人才交流中心收費標準不一定，以我區人才交流中心為例，學生轉正定級后，每份檔案每人每年240元，其它檔案托管理期間的證明和情況介紹的開具需要另外付費，如果積累多年，也數目可觀。有相當一部分人因檔案存于人才交流中心，心存僥幸，有需要時再提檔交管理費，不需要的話就不用交，省下一筆錢，反正有人管理不用理會。致使未按規定時間繳納寄存費而變成“死檔”。
5、檔案管理意識不強。畢業生對于檔案的認識不深，認識不到檔案的功能、重要性和流轉要求。有些畢業生認為，一證（畢業證）在手，走遍神州，檔案根本沒有用處，還有的畢業生認為把檔案交到單位或人才交流中心不如留在自己手里安全和方便，有了新的學歷、職稱等相關材料還可以直接放進去，對檔案的嚴肅性缺乏基本的了解。
那么，檔案真的已經可有可無了嗎？
目前，檔案雖然在干部提拔或使用過程中不再發揮決定性作用，但檔案在當今中國人事體制中仍發揮著不可替代的作用，主要表現在以下幾方面：1、在辦理社會保險過程中，檔案不可或缺。檔案中對個人從業經歷的相關資料以及解除勞動關系的材料將是領取失業保險金的必要手續。檔案中的招工材料和從業資料是計算和領取養老保險金的最為重要的依據。2、在正規單位的招聘和任用中，檔案的流轉手續和材料的完備程度或將成為成功與否的關鍵一環。3、檔案材料的完備與否，決定著轉正定級、職稱評定、工齡計算等一系列與個人利益相關的因素。4、檔案材料是干部身份認定的唯一依據。在現有退休制度下，檔案的遺失可能會導致縮短工作時間。
針對高校畢業生檔案管理中存在的諸多問題，有以下幾個方向可以努力：
一、高校在就業指導環節需加強對檔案重要性的講解，提高畢業生對檔案管理的重視。
在教育部要求下，各高校都開設了就業指導課，但更多的是灌輸一些就業形勢、面試技巧、就業協定等相關內容，對檔案管理方面的重視和講解不夠。在校期間，應該讓學生了解檔案對個人發展和保障的重要性，以及檔案材料的組成、作用、檔案轉遞的流程和查詢辦法等內容，使學生對檔案提起足夠的重視，并在社會生活中對檔案給予關注。
二、檔案管理部門應加大規范檔案管理的力度。
由于對檔案的重視度普遍降低，許多檔案出現填寫不規范，任意修改或添加等情況，致使檔案的真實性和實用性大打折扣。各級檔案管理部門應該加大檔案管理的投入，在接收、管理和轉遞過程中制定嚴格的管理條例，建立人事檔案的管理檔案，責任明晰，規范檔案管理。
三、提高檔案管理人員素質和業務水平。
檔案管理是一項專業性強的工作，要求檔案管理人員具有良好的職業道德及高度的責任感。加強檔案管理，就需對檔案管理人員進行繼續教育與培訓，提高其道德品質和政治素養，提高業務水平，根據不同時期、不同崗位、不同層次的檔案管理人員制定個性化的素質提升計劃，以提高檔案管理的整體工作質量。
四、加快建設檔案的信息化、網絡化。
隨著科技的進步和我國人事制度改革的深入，紙質檔案和人工查閱已經遠遠的落后于社會的發展，檔案管理的信息化、網絡化成為必然的趨勢。檔案管理的信息化、網絡化，可以提高檔案信息的重復利用率，降低檔案管理成本，便于信息的更新和檔案轉遞手續的繁瑣，同時便于紙質檔案的保存。
高校畢業生的檔案管理問題已經逐步的引起高校、畢業生及用人單位的廣泛關注，為避免檔案問題成為制約高校畢業生發展和未來保障的絆腳石，增強檔案管理意識、加強檔案管理水平和檔案管理信息化已經刻不容緩。
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一、管理檔案的庫房要恰當設置
對于檔案庫房選定與設立，應按照國家有關規定去設立。在工作交流中我看到一些單位檔案管理室就附設辦公樓內，一看就是隨意而設的。這種做法十分不可取，因為它會從側面反映一個單位的形象，一個單位的領導力度和領導才能，這是千萬不可小視。盡管有的單位采取了信息化，但是檔案材料以紙質的形式還是不可少的。所以要知道不是任何一間辦公室都可作為檔案室的。對于檔案房間選擇要注意這幾點:一，要通風。二，房間要細查，不能有雨天漏水或從窗戶向里滲水的現象。如果不注意這些，就會給檔案管理工作給帶來不必要的麻煩;三，有些時候也不能不妨一些偷盜現象，特別遇到一些重大考試期間，有些單位以為檔案室最安全，而把試卷放到檔案室里，如果檔案室門窗不結實，將會出現意想不到的后果，這樣的情況已經出現過了，其結果也受到了嚴重的處罰。所以，門窗要有防盜措施。四:檔案管理室的牌子要整潔而美觀。這樣能體現一個單位對檔案管理的重視，并提升一個單位人員及領導對檔案管理這項工作的基本素質。
二、把好檔案材料的收集和來源
對于檔案材料的收集和來源要確切，合理，正規。再結合單位自身的體質，將檔案材料進行有條理的整理。在整理過程中，要調動單位內每一位員工的積極性，給他們做好宣傳工作。由于單位與單位的性質差異，有的單位人員重視自己檔案，而有的單位人員對檔案用途不清楚也不過問，在這方面我也做過詳細調查:調查結果真讓人吃驚。他們大多數的觀點是:一，檔案沒什么用，只要人在單位就行，更有甚者，工作來回調也不知道檔案留在哪個單位了。二，還有的檔案一直在自己手里，單位根本就沒要，而自己也沒有主動交等等。當然這些現象也說明了另外一個問題那就是有的單位在檔案管理這方面是一塌糊涂。還有，有些單位的檔案不僅僅是單位有關單位工作人員的檔案，還有其他的檔案。例如，疾控中心，醫院等等，這些單位還有許多病號的檔案材料，并且有的非常重要。就拿我們疾控中心來說，對于每一位患者我們都要給其備檔，并且材料要求整個病理檢查都要詳細。那么我們要怎么辦?才能做好管理呢?這就要求我們檔案管理工作者對工作要嚴格要求自己，要負起責任，要與領導交流，尋找好方法調動起單位人員重視自己的檔案。調動起工作人員在收集病號病理材料時，做到細致完整，準確。檔案管理工作者要一絲不茍，不能馬馬虎虎，草草了事，一定把好質量關。干部人事檔案材料收集時要求:及時主動不拖沓、全面準確合事實、保質保量不虛假、安全保密責任強。
三、提高管理人員的素質
首先:隨著檔案數量的增大，以及數字化的發展，加之檔案材料的種類越來越多，還按照過去的管理方法，已經趕不上時代要求，所以要求管理檔案人員加緊充電和學習，盡快實現檔案管理現代化，才能高效率地解決新形式下出現的新問題;才能與社會同類行業的工作部門接軌。其實檔案管理也是一門專業性較強的職業，它要求檔案管理工作者不僅要懂得檔案管理知識，更要適應當今時代的電子化，數據信息化的要求，檔案管理人員平時要不間斷的加強學習，提高自身的業務素質，更好的為檔案管理服務。如果提高了管理檔案人員的素質，通過計算機網絡這個平臺，工作效率大大提高，并能更好的加工整合各種數據，進而方便快捷的存儲檔案信息，并更有調理的整理，查找起來應用起來更方便，便快捷。所以要求管理檔案人員掌握計算機技術是必須的，也是適應工作需要，適應社會需要。
四、提高檔案管理質量
檔案管理工作在單位里是一項非常重要的工作，這個工作不能大意更不能馬虎，也就是管理質量要提高，管理體質要嚴格，管理方法要靈活，管理程序要有調理。特別是檔案的質量是重中之重。提高檔案管理質量，可以為單位提供有效的及時的，正確的人才信息。那么又如何提高檔案管理質量呢?第一，首先從硬件來講，檔案柜要經常打掃，清楚里外的污垢。第二，對于一些破損的檔案要及時整理，不要不管不問。第三，對于檔案管理人員接到新檔案材料時，要做到心中有數，細致檢查做到準確無誤。
五、注意檔案的交接
關鍵詞：人事人員 人事檔案整理 問題探討
人事制度對人才的潛能開發以及合理流動有十分重要的影響，同時對人才資源進行優化配置起到了促進作用。在對人事制度進行實踐和推廣中，出現了一些新情況和新問題，尤其是人事檔案管理中的問題十分嚴重。
一、人事人員進行檔案管理時存在的問題
1.對檔案整理時操作不規范
（1）沒有正確對檔案材料進行分類。常見的檔案材料有自傳材料、履歷材料、學歷培訓職稱材料以及鑒定考核考察材料。人員在對人員的材料進行整理時，并沒有認真、仔細的分類，經常將這四類材料混淆，將入學登記表歸入到了履歷材料中，而入學登記表應該屬于學歷培訓職稱材料，導致這樣現象發生的原因是因為人員并沒有在分類時對材料進行全面分析。
（2）沒有對檔案材料進行排序。每一種材料都應該進行排序編目，而在實際操作工程中，人事人員并沒有對每一份材料的頁號、類號以及序號進行編號，讓檔案材料十分的雜亂。
（3）對檔案材料的加工不合理。學籍材料的紙張大小也不同，學生的續集材料出現了不規范以及不標準的現象。材料的厚薄、大小都不一樣，還有的學籍材料沒有留裝訂線。人事人員面對這些情況，并沒有進行加工處理。本來應該將橫的材料倒過來順裝，將沒有裝訂線的材料進行加襯，但是人事人員卻直接將沒有裝訂線的材料進行裝訂，破壞了材料和里面的文字。對于有些已經破損的材料，人事人員也沒有進行修補。
（4）沒有對檔案目錄進行打印裝訂。檔案目錄是檔案的索引，在目錄中登記的材料一定要對應檔案中的材料。若是沒有檔案目錄，在進行查檔時就會花費更多的時間和精力，而且對檔案材料的完整情況也不能判定。很容易讓檔案在傳遞以及流動過程中發生殘損、錯裝以及丟失的情況。
（5）人事人員沒有整齊的裝訂檔案。人事人員在對檔案進行整理時，只是對檔案進行了打孔裝訂，材料的左右邊并不整齊，而且有亂孔的現象發生。文字也有損壞，還有脫頁的現象。裝訂不規范，對檔案材料的完整性有很大的影響。
2.單位和機構沒有及時溝通
用人單位在聘用員工后，并沒有及時在人事機構中辦理人事關系，也沒有關心員工的檔案有沒有在人事機構中，在用人過程中，形成的材料也沒有及時的歸檔。
二、對檔案管理存在的問題進行解決的方法
我國人事檔案存在的問題迫切的需要解決，有關領導以及部門要引起重視。
1.重視檔案事業
檔案事業在國家的發展中，起著十分重要的作用。有關部門和人員一定要重視人事制度，讓整理檔案工作朝規范化方向發展。人事檔案管理部門的人員要制定管理政策，讓檔案發揮出它最大的作用，從而滿足人們對檔案信息的需要。人事檔案可以反映一個人的才能、品格等，因此，人事檔案利用的好壞對人才的引進十分重要。
2.提高人事檔案的質量
檔案工作有服務性、政治性等特點，因此從事人事檔案工作的員工要有良好的政治素質、較強的業務能力以及較高的文化水平。人事檔案管理機構服務的對象在慢慢增多，所以，人事檔案管理服務機制與人事檔案的工作人員要跟上時代的腳步，不斷創新。新老員工要定期培訓，以提高他們的專業知識和技術水平。讓員工對有關檔案的知識、法規進行了解，同時還要知道檔案管理的國際化標準。新員工要跟著老員工學習，了解如何對檔案進行歸檔和整理，了解如何運用計算機技術對檔案進行管理。要不斷學習知識，提高自身的素質和技術，讓自己從檔案信息的保管員轉向信息的供應者。
3.加強人事管理力度
若想讓人事檔案管理朝規范化方向發展，就要加強對人事人員整理檔案的管理。首先對檔案管理的工作條件進行改善，必要的管檔人員以及基礎設施都要配備齊全，領導要親自管理經費來源、人員配備以及設備設施，讓人事人員在管理檔案時有一個良好的環境。有關管理者要嚴格的監督，發現問題要及時解決。
總之，人事人員在對檔案進行整理時，要認真仔細，提高責任心，多與用人單位進行溝通，調節好人才交流中心、用人單位以及人事人員三者的關系，為用人單位提供高效的服務。
參考文獻
[1]人事工作若干問題問答[J].繼續教育與人事，2001（5）
【關鍵詞】院史館；檔案；作用；收集
福建醫科大學附屬泉州第一醫院始創于1936年，歷經80年已發展成為一所集醫療、教學、科研、康復和預防保健為一體的三級甲等綜合性醫院。為生動客觀反映我院創建、發展的全過程，著力提升醫院文化建設內涵，搭建對外宣傳交流平臺，特設立泉州市第一醫院院史館。院史資料、實物的挖掘和收集對醫院院史館具有非常重要的意義。
一、院史館展館檔案的定位
我院院史館定位為一座具有悠久發展歷史、發揮區域核心作用的三級甲等醫院院史館，故不能忽視檔案收集和挖掘的工作的重要性。福建省泉州市第一醫院創建于1936年，至今已走過了80年的風雨歷程。歷經了蹣跚起步、艱苦創業、整頓提高、達標奮進、世紀騰飛等階段，涌現出一代又一代、一批又一批醫德高尚、醫術高明、兢兢業業的醫護工作者，他們為泉州當地的醫療事業作出了巨大的貢獻。在這坎坷奮斗史中，醫院規模不斷擴增、醫療水平逐步提升，社會影響力愈發彰顯。而這一切都記載滲透在醫院的醫療實踐中。從院史館中的大量文件、圖片、聲像、實物等檔案材料中能夠反映出我院全體工作者艱苦奮斗、無私奉獻的人文精神。
二、院史館檔案的作用
（一）院史館檔案的內在作用。1.傳承歷史文化的平臺。院史館的檔案可以讓人重溫醫院發展的坎坷歷程，傾聽醫療工作者的堅定足音；感受前輩先賢的醫德崇高和醫術精湛，激勵后輩的奮發與創新。2.展示發展成果的平臺。展示輝煌發展成就，激發全體職工探索進取的榮譽感與自豪感，也使之清醒地認識到自己肩負的歷史責任和時代賦予的使命。同時，凝聚社會的各方力量，共同促進了醫院事業的長久發展。3.宣傳介紹整體形象的平臺。一所醫院的發展，不僅是規模業績的突出，更為重要的是其為當地人民群眾所作出的貢獻和努力。一所醫院的形象，不僅在于高樓廣廈和先進高端的設備，更在于醫務工作者身上所彰顯的醫者仁心。院史館的核心內涵，就在于表達這種努力，傳承這種精神。4.對外合作交流的平臺。院史館檔案可為醫院在對外交流合作中起到借鑒作用。合作交流的形式可以多種多樣。院史館檔案在對外交流中，有助于醫院承擔文化交流與借鑒作用。5.院史文化研究的平臺。以史為鑒，可知興替。院史館檔案管理人員認真嚴謹地對醫院歷史文化檔案的挖掘和研究，展示其研究成果。可以作為醫院發展、決策、育人、服務民眾的重要參考材料。
（二）院史館檔案的外在作用。1.凝聚員工干事創業精神。作為醫院文化的載體，院史館檔案展示了醫院的文化理念、發展歷程和建設成就，以及醫院前輩先賢、歷代同仁的美好往昔，以此激發全體職工以醫院為榮、熱愛醫院和振興醫院的熱情，達到彼以醫院為榮，醫院以其為傲的精神共鳴，增強對醫院的認同感和職業的自豪感。2.對外合作交流的“窗口”。作為對外交流的平臺，院史館可為各級領導、國內外訪問學者更加直觀和全面地了解醫院的發展歷史和發展現狀，獲得醫院更多地政策技術支持，為醫院的后續發展提供有力保障。兄弟醫院可以通過院史館中的文件檔案、圖片檔案、聲像檔案等檔案和實物，多方面了解醫院，為醫院贏得更多的合作機遇和更廣闊的發展空間。3.展現海外僑胞奉獻精神。在醫院這80年的發展過程中，離不開廣大海外僑胞捐錢捐物，他們為醫院的發展作出了巨大的貢獻。通對對院史館中海外僑胞捐贈的聲像檔案、文件檔案等收集，可以展現海外僑胞熱愛祖國、熱愛家鄉的美好愿望和無私奉獻精神。收集和整理這些檔案紀念，是院史館管理人員義不容辭的責任。4.接受新聞媒體訪問。院史館作為對外展示的平臺，將接受各級、各類媒體的訪問。并通過新聞媒體，展示醫院的文化、傳播醫院的形象，為醫院發展奠定更加廣泛的社會基礎。訪問前，新聞媒體工作人員可以通過院史館中的各類相關檔案材料和實物，了解醫院的相關情況，以便有準備地梳理訪問的方向，更好地提出訪問的題目，從而達到最佳采訪效果，進一步提升醫院的社會影響力。
三、院史館檔案的收集工作
（一）各級領導的高度重視。泉州市第一醫院的院史館建設離不開領導的大力支持和關懷。院史館所邁開的每一步，都凝聚著全院眾多新老職工的關愛和期待；醫院所取得的每一次成功，都反映了各級領導的心血和汗水。目前院史館有3名工作人員主要在負責收集院史館的檔案，領導的一次次親臨指導，一句句殷殷叮嚀，都讓院史館的檔案管理人員深受鼓舞，極大地增強了他們的信心。
（二）各方力量的鼎力支持。我院院史館人員主要是在院領導和工會領導的大力支持下開展工作。在人力方面，為了更好地做好院史館檔案的收集，我院專門招聘了兩名本科應屆畢業生和從臨床借用一名護師來專門負責檔案和實物的收集。在物力方面，我院邀請了文化藝術有限公司來策劃院史館布展方案，計劃在城東院區建立泉州市第一醫院的院史館用來保存相關的檔案材料和實物。泉州市第一醫院院史館將位于餐廳三樓，計劃建設面積1643平方米，框架結構。由序廳、領導關懷、流金歲月、輝煌成就、大展宏圖5個部分組成。在空間布局上采用“大空間、小格局”的處理手法。強調布展空間的次序、節奏和體量，突出獨立展區的完整性和相鄰展區的連貫性。
（三）檔案收集工作的概況。泉州市第一醫院從2014年開始進行院史館檔案的收集和整理工作，目前已經基本完成了從民國到上世紀80年代的檔案材料收集整理工作，上世紀80年代至今的檔案材料工作還在陸續進行中。自泉州一院建院至今，始終是政府主導的公立性質，這在中國醫療發展史上實屬罕見。因醫院隸屬關系發生了多次變化，并且多次更易院址。為了確保我院院史館的相關檔案材料的真實性和完整性，我們先后到龍巖市檔案局、泉州市檔案局、泉州市衛計委、泉州市建設局等相關部門查閱資料。
我院從龍巖市檔案局了解到，從1938年開始，我院還承擔了臨床教學的工作；從泉州市檔案局和泉州市建設局查找了莊靜宗院長在泉州府文廟為窮苦患者診病，在莊靜宗院長的不懈努力下，我院由龍巖市搬遷到泉州市，從而開辟了泉州市的醫療衛生事業。
