時間：2023-06-07 09:31:43
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理特色亮點，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1 學校檔案管理制度
檔案管理制度的穩(wěn)定，有利發(fā)展學校檔案是學校各項工作的真實記錄，客觀全面地反映了學校發(fā)展的歷史全貌。強化學校管理，首要任務之一是須先強化學校檔案管理的科學化、規(guī)范化和制度化建設。要制定規(guī)范的檔案管理制度，建立周密的檔案管理體系，制定切合本校實際的檔案立卷制度、查閱制度、移交制度、保密制度、鑒定銷毀制度等。實行檔案工作責任制，將檔案工作納入相關處室、部門的年度工作目標，并作為對其負責人進行實績考核的內容，使學校檔案工作有章可循，有據(jù)可依。增強檔案部門工作的縝密性，防止隨意性，只有上下各部門之間通力合作，才會使檔案工作走上正軌。
2 明確檔案收集范圍
提高學校檔案質量，真正發(fā)揮檔案作用。學校檔案分類不同于其它單位，具有特殊性，是各項活動的綜合反映。學校各項管理活動形成的材料繁多，為了確保各項工作中形成的文件材料完整、齊全，應該明確檔案的分類，以提高檔案的利用效率。結合科學分類原則，整理檔案可按照文書、教學、科技、實物、聲像、會計、教師業(yè)務進行分檔。①文書檔案主要指學校行政管理方面的材料。它材料眾多，范圍廣泛，應明確各部門的收集范圍，便于統(tǒng)一管理。②教學檔案真實、完整、系統(tǒng)地反映了教學活動的特點和規(guī)律，在學校的教學活動過程。具有重要的利用價值。③科技檔案是學校基建（圖紙、說明等）教學設備、儀器和科研成果的綜合檔案。④實物檔案包括錦旗、獎狀、獎杯、紀念品。⑤聲像檔案包括照片、錄音、錄像等，是學校發(fā)展歷史中最具說服力的記載。⑥會計檔案包括財務報表、賬本、憑證等。⑦教師業(yè)務檔案，它可以用來衡量教師個人的業(yè)務水平，主要收集了個人的科研論文等獎項及各類職評材料等，一人一袋。
上述各種門類的檔案經(jīng)分類整理立卷后，還要進行科學編號，以固定案卷保管期限的前后位置，保持案卷之間的有機聯(lián)系。
3 增強檔案工作創(chuàng)新意識，推動學校與檔案工作同步發(fā)展
檔案工作的創(chuàng)新首先是檔案工作觀念的創(chuàng)新。檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。首先，要樹立檔案工作以服務為中心的大局觀。學校領導和檔案部門要了解大局、把握大局，選準主題，確立檔案的服務宗旨，使檔案與學校的發(fā)展相融合。其次，要樹立檔案工作的發(fā)展觀。努力消除檔案工作中的封閉觀念，確立開放、整合、融入的新理念，激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作充滿競爭活力和開拓創(chuàng)新的新局面。充分發(fā)揮檔案在檔案資源建設中的主體地位，使各種檔案資源合理流動、優(yōu)化配置。要把檔案工作融入學校各項工作中，與學校同步發(fā)展，不斷提升檔案工作的發(fā)展空間。再次，要樹立檔案工作的效益觀。要運用各種先進的技術手段，把館藏開放的檔案以動態(tài)的圖表形式展示出來，其效果會更形象、更直觀，更易于查看。要善于捕捉本學校檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化，滿足學校的各種需要。
4 加強檔案管理，確保學校工作健康發(fā)展
4.1 加強監(jiān)督，確保檔案工作良性發(fā)展。學校檔案工作達標升級后，檔案行政管理部門和教育管理部門要繼續(xù)加強對學校檔案工作的監(jiān)督和指導，形成年檢工作制度。每年按時對檔案工作進行檢查評比，確保各項管理制度得到落實。這樣可以確保學校檔案工作的持久性，避免學校檔案工作出現(xiàn)滑坡現(xiàn)象。
4.2 建立本校特色檔案。每個學校都有自己的辦學特色，學校檔案部門要努力收集相關的檔案資料，形成本校特色檔案。一個學校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色，常常可以從檔案中反映出來。能體現(xiàn)學校在具有一般學校共性基礎上的與眾不同的個性，即“人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我精”的獨特本性，體現(xiàn)出本校的特色與優(yōu)勢。
4.3 深入開發(fā)檔案信息資源。現(xiàn)代社會，檔案信息資源開發(fā)與利用越來越受到重視，快速、準確、精煉、系統(tǒng)、高層次、高質量地開發(fā)檔案信息資源，深入探討和研究檔案信息資源深層次開發(fā)工作已成了檔案部門和檔案人員迫切的責任。學校檔案內容豐富，是寶貴的信息資源，目前學校檔案部門對檔案信息資源的開發(fā)大都表現(xiàn)為“文件匯編”，寶貴的檔案信息資源未得到有效開發(fā)利用。檔案部門應加大開發(fā)力度，根據(jù)室藏檔案資料進行二次加工、三次加工，編寫出有一定深度的編研材料，為學校工作提供參考依據(jù)。
理中的工作相關問題進行了淺析。
關鍵詞 中學 檔案管理 重要性 發(fā)展趨勢
校內中的檔案主要來源于學校的各項工作中所產(chǎn)生的各種文字、圖片、表格等各種不同形式的記錄（如；學校的常規(guī)管理、教研活動等）。其主要內容關聯(lián)學校的教學、管理、教學研究、校園文化建設、校園建設等方面的各種記錄與載體。相對而言，中學檔案信息中所展現(xiàn)出來的才是一個學校真實的一面，對于學校而言是一個十分重要的信息來源。通過檔案學校管理層可以對學習長期以來的各項管理已經(jīng)教學等經(jīng)驗進行總結，對促進學校的發(fā)展有著重要的作用，通過它可以讓學校在今后的工作過程中揚長避短。通過對檔案的分析，可以對中學在以往的發(fā)展過程中的教育教學工作等方面的延革和演變情況有一個更加清晰的了解，從而對在這一過程學校的自身形象與價值建設的得失與成敗有一個明確的認識，為學校今后的發(fā)展提供借鑒和依據(jù)。
一、學校檔案管理制度
檔案管理制度的穩(wěn)定，有利發(fā)展學校檔案是學校各項工作的真實記錄．客觀全面地反映了學校發(fā)展的歷史全貌。強化學校管理，首要任務之一是須先強化學校檔案管理的科學化、規(guī)范化和制度化建設。要制定規(guī)范的檔案管理制度，建立周密的檔案管理體系，制定切合本校實際的檔案立卷制度、查閱制度、移交制度、保密制度、鑒定銷毀制度等。實行檔案工作責任制，將檔案工作納入相關處室、部門的年度工作目標．并作為對其負責人進行實績考核的內容，使學校檔案工作有章可循，有據(jù)可依。增強檔案部門工作的縝密性，防止隨意性，只有上下各部門之間通力合作．才會使檔案工作走上正軌。
二、明確檔案收集范圍
提高學校檔案質量．真正發(fā)揮檔案作用學校檔案分類不同于其它單位，具有特殊性．是各項活動的綜合反映。學校各項管理活動形成的材料繁多，為了確保各項工作中形成的文件材料完整、齊全，應該明確檔案的分類，以提高檔案的利用效率。結合科學分類原則，整理檔案可按照文書、教學、科技、實物、聲像、會計、教師業(yè)務進行分檔。①文書檔案主要指學校行政管理方面的材料。它材料眾多，范圍廣泛，應明確各部門的收集范圍，便于統(tǒng)一管理。②教學檔案真實、完整、系統(tǒng)地反映了教學活動的特點和規(guī)律，在學校教學活動過程。具有重要的利用價值。③科技檔案是學校基建(圖紙、說明等)教學設備、儀器和科研成果的綜合檔案。④實物檔案包括錦旗、獎狀、獎杯、紀念品。⑤聲像檔案包括照片、錄音、錄像等．是學校發(fā)展歷史中最具說服力的記載。⑥會計檔案包括財務報表、賬本、憑證等。⑦教師業(yè)務檔案，它可以用來衡量教師個人的業(yè)務水平，主要收集了個人的科研論文等獎項及各類職評材料等，一人一袋。
上述各種門類的檔案經(jīng)分類整理立卷后，還要進行科學編號，以固定案卷保管期限的前后位置．保持案卷之間的有機聯(lián)系。
三、增強檔案工作創(chuàng)新意識。推動學校與檔案工作同步發(fā)展
檔案工作的創(chuàng)新首先是檔案工作觀念的創(chuàng)新。檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。首先，要樹立檔案工作以服務為中心的大局觀。學校領導和檔案部門要了解大局、把握大局．選準主題，確立檔案的服務宗旨，使檔案與學校的發(fā)展相融合。其次，要樹立檔案工作的發(fā)展觀。努力消除檔案工作中的封閉觀念，確立開放、整合、融入的新理念，激發(fā)每個人的工作活力．最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作充滿競爭活力和開拓創(chuàng)新的新局面。充分發(fā)揮檔案在檔案資源建設中的主體地位，使各種檔案資源合理流動、優(yōu)化配置。要把檔案工作融入學校各項工作中，與學校同步發(fā)展，不斷提升檔案工作的發(fā)展空間。其次，要樹立檔案工作的效益觀。要運用各種先進的技術手段，把館藏開放的檔案以動態(tài)的圖表形式展示出來，其效果會更形象、更直觀，更易于查看。要善于捕捉本學校檔案工作的新亮點、新特點，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化，滿足學校的各種需要。
四、加強檔案管理．確保學校工作健康發(fā)展
（一）加強監(jiān)督，確保檔案工作良性發(fā)展
學校檔案工作達標升級后，檔案行政管理部門和教育管理部門要繼續(xù)加強對學校檔案工作的監(jiān)督和指導，形成年檢工作制度。每年按時對檔案工作進行檢查評比，確保各項管理制度得到落實。這樣可以確保學校檔案工作的持久性．避免學校檔案工作出現(xiàn)滑坡現(xiàn)象。
（二）建立本校特色檔案
每個學校都有自己的辦學特色．學校檔案部門要努力收集相關的檔案資料．形成本校特色檔案。一個學校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色，常常可以從檔案中反映出來。能體現(xiàn)學校在具有一般學校共性基礎上的與眾不同的個性，即“人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我精”的獨特本性，體現(xiàn)出本校的特色與優(yōu)勢。
（三）深入開發(fā)檔案信息資源
現(xiàn)代社會．檔案信息資源開發(fā)與利用越來越受到重視，快速、準確、精煉、系統(tǒng)、高層次、高質量地開發(fā)檔案信息資源，深入探討和研究檔案信息資源深層次開發(fā)工作已成了檔案部門和檔案人員迫切的責任。學校檔案內容豐富，是寶貴的信息資源，目前學校檔案部門對檔案信息資源的開發(fā)大都表現(xiàn)為“文件匯編”．寶貴的檔案信息資源未得到有效開發(fā)利用。檔案部門應加大開發(fā)力度，根據(jù)室藏檔案資料進行二次加工、三次加工。編寫出有一定深度的編研材料，為學校工作提供參考依據(jù)。
（四）加強檔案工作現(xiàn)代化建設
檔案人員要認真研究管理學理論，學習現(xiàn)代管理的新知識、掌握現(xiàn)代管理技能．特別是高新技術管理手段在檔案管理工作中的具體運用．實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，進一步提高檔案管理工作的質量和水平。檔案部門可以在校園網(wǎng)上開設站點，將學校簡介、規(guī)章制度、師資配備、畢業(yè)生情況及學校其他一些基本情況上網(wǎng)，使利用者足不出戶就能查閱所需信息。檔案部門還可以把一些反映學校“閃光點”的照片及相關檔案資料在網(wǎng)上，這樣通過局域網(wǎng)及國際互聯(lián)網(wǎng)能夠讓更多的人了解學校，增加學校的知名度，獲得更廣泛的社會支持。
（五）提高檔案管理人員素質
檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質量和工作成果是決定檔案工作好與壞的根本原因，是實現(xiàn)學校檔案工作現(xiàn)代化的關鍵。檔案工作人員要樹立終身學習的觀念，不斷掌握新的理論。運用現(xiàn)代科學管理手段，即熟練應用信息存儲技術、網(wǎng)絡檔案人員不僅具有較深的專業(yè)知識、堅實的基礎知識、較高的人文素質、較強的情報意識和熟練的信息技術。還應具有經(jīng)濟、法律、外語等學科的文化知識，收集、處理、傳播信息的能力。熟練地掌握現(xiàn)代信息技術的能力以及管理知識的能力。
1 檔案資源體系建設要立足服務宗旨
1.1 強化思想，轉變觀念
檔案資源建設是“三個體系”建設的核心和基礎，是檔案工作的前提和保證，是指導新時期、新階段、新常態(tài)下檔案工作的基本理論，它既是檔案部門的立足之本，又是生命的源泉。檔案部門要充分認識檔案資源的重要性和緊迫感，必須創(chuàng)新資源管理模式，重視所有涉及人的檔案的價值，增強工作主動性和敏銳性，徹底突破轉變傳統(tǒng)觀念和認識，充分發(fā)揮檔案服務的優(yōu)勢，努力探索檔案資源建設的基本規(guī)律，依法治檔，加大力度做好檔案接受、收集或征集工作，做到凡是涉及教學、培訓、教研、管理等能闡釋歷史作用與價值的檔案應收盡收，應留存盡留存，豐富檔案典藏。在文件材料收集齊全后，檔案人員要以保持材料的系統(tǒng)性和有機聯(lián)系為原則，科學分類、合理組卷，確保案卷完整、準備、美觀，逐步建立內容豐富、結構合理的檔案資源體系。
1.2 落實責任，注重交接
檔案是具有極強的延續(xù)性和連貫性，加之技工學校檔案涵蓋范圍較廣，包括文書檔案、科技檔案、合同檔案、會計檔案、學生檔案、人事檔案、教學檔案、特殊載體等。但在以往檔案人員實際工作中檔案交接不及時、檔案交接手續(xù)不嚴密、疏忽檔案監(jiān)交工作等現(xiàn)象，出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責任不明、界限不清，導致檔案工作前后脫節(jié)，工作程序不完整。筆者認為，應嚴格按照《檔案法》、《檔案法實施辦法》等，高度重視，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序。
1.3注重檔案鑒定。檔案價值鑒定，既制約檔案資源的數(shù)量和配置，又影響檔案利用的質量和效益，還牽動檔案安全管理的成本和效率，必須高度重視，落到實處。應著眼優(yōu)化館藏結構，科學實施檔案價值鑒定，合理確定檔案去留，避免有文必檔、魚龍混雜。同時，將檔案開放鑒定納入各級檔案部門職責范疇，從健全法規(guī)制度、明確程序和責任入手，積極穩(wěn)妥推進擬開放檔案密級鑒定工作，形成制度化、常態(tài)化工作機制，真正把涉密檔案管住、利民檔案放開，逐步解決影響和制約檔案服務利用的瓶頸問題。
2 檔案利用體系建設要立足服務企業(yè)，方便利用
檔案的生命在于它的實用性，收集檔案的目的在于利用。因此，檔案資源的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，也是檔案利用體系建設的核心。切實加強提高檔案的利用效果，一是學校檔案室要緊緊圍繞中心工作任務，找準切入點，創(chuàng)新工作方式方法，拓展和豐富服務內容，提升服務質量，進一步加強深化檔案利用體系建設，建立更加完備的、方便廣大師生員工，輻射企業(yè)及社會的檔案利用體系；二是突出特色，在檔案收集、整理、利用和檔案開發(fā)中，認真對收集到的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，匯編成集，及時歸納，總結先進的典型經(jīng)驗和特色與亮點；三是在科學分類、合理組卷的基礎上，科學編制各種檢索工具，從而提高服務質量。
3 檔案安全體系建設要立足科技，防范未然
檔案安全體系建設的提出，是繼覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系、方便廣大人民群眾的檔案利用體系思想之后，在我國現(xiàn)代檔案體系建設理念上的又一個重大突破，同時也是對檔案安全的重新定位，突破了以往從局部對待檔案安全的做法，力求以全新的思維出發(fā)，建設全面、系統(tǒng)、科學的檔案安全體系。檔案安全保障建設涉及硬軟件的缺陷、病毒侵害、操作人員的無意失誤等各個方面，檔案保護作為其中極為重要的一個組成部分，更應以檔案安全體系建設的理念重新審視。“三大體系”的提出和完善，標志著我國檔案工作在觀念和理論創(chuàng)新上趨于完善和成熟，必將極大地推動檔案工作現(xiàn)代化的步伐，帶動我國檔案跨上一個新的臺階。
3.1 存在的問題
主要體現(xiàn)在檔案安全意識淡薄，材料收集、整理過程中存在檔案材料門類不全，材料短缺較多， 內容不完整，材料的成套性和系統(tǒng)性差；檔案安全制度缺失，安全檢查執(zhí)行不力，甚至未建立必要的檔案安全管理制度等；檔案安全管理經(jīng)費和設施設備投入不足，依然使用陳舊的、破爛的木柜來存放檔案，不利于防火、防蟲、防盜，防盜設施不完善，沒有鐵窗、鐵門、鐵柜，同時也沒有防盜報警裝置等必要的防盜設施；工作人員責任心不強，防范措施不到位，庫房管理混亂等造成檔案失竊、人為損毀、庫房失火檔案燒毀等安全事故。
3.2 應對措施
面對危及檔案安全的自然因素、人為因素、技術因素無所不在的客觀現(xiàn)實，“十二五”期間檔案部門必須大力實施“安全第一”戰(zhàn)略，必須把確保檔案安全作為基本任務和第一要務，作為檔案工作的生命線。重點做好以下工作：
3.2.1領導重視，完善制度，保障檔案安全工作的順利開展
檔案安全是檔案工作的重中之重，必須?e極爭取領導的高度重視與支持，始終把檔案安全工作作為大事、要事來抓，牢固樹立“責任重于泰山，防范高于一切”的工作理念；落實好檔案安全領導負責制，落實好檔案管理安全責任制，堅持領導查庫制度，將檔案安全工作落到實處，認真巡查做好記錄，并對案卷的數(shù)量、質量、霉變情況進行檢查；要保證檔案管理工作所需人力、物力、財力，配備德才兼?zhèn)涞臋n案人員，不斷改善檔案保管條件和環(huán)境，添置檔案管理必需的設施設備，安排專人落實、做好檔案庫房的“九防”和電子、紙質等各種檔案的保密工作，切實保障檔案安全工作的順利開展。
3.2.2全面提高檔案人員的安全意識
針對電子檔案管理者進行系統(tǒng)培訓，提高檔案信息服務的質量和效率；增強安全意識、保密意識和工作責任心；加強檔案管理復合型人才的培養(yǎng)和選用。除此外，還應定期對信息管理人員進行技能培訓，提高他們的職業(yè)道德水平、計算機安全技術，以及規(guī)范操作流程。這樣才能適應電子檔案信息安全管理，電子檔案才能可靠、安全地為企事業(yè)單位服務，發(fā)揮其社會效用。
3.2.3加強技術建設
結合現(xiàn)代科技信息技術，可以采取磁性載體的保護、光盤的保護訪問控制技術、密碼技術、認證技術、入侵檢測技術、長期可存取技術和信息備份技術等對檔案進行技術性保護。對重要的電子檔案，不但要同質備份，而且要異質備份，以確保長久可讀。利用現(xiàn)代科學技術及搶救手段，盡可能延長檔案試題的壽命，延續(xù)檔案信息的存在。同時還要加強檔案管理系統(tǒng)維護，防止發(fā)生失泄密事件發(fā)生，為學校檔案構筑鞏固的技術防線。
4 結論
“三個體系”的提出，是理論與事件相結合的產(chǎn)物，對學校檔案事業(yè)發(fā)展具有重要的指導意義，只要樹立牢固的服務意識，切實加強“三個體系”建設，積極探索檔案信息服務模式，創(chuàng)新工作方式，把“三個體系”完全融入到學校的中心工作，立足學校發(fā)展，開辟新思路，提高學校檔案管理水平和服務效率，就能更好地服務企業(yè)。
黨的十七大是在舉國期待、舉世關注中召開的一次重要大會，是在我國改革發(fā)展取得新的成績和經(jīng)驗，需要進行新的總結和提高的關鍵階段召開的一次重要大會，是我們黨團結帶領全國各族人民在中國特色社會主義道路上朝著全面建設小康社會的宏偉目標進行新的動員和部署的一次重要大會。同志代表十六屆中央委員會向大會作的報告集中全黨的智慧，總結了改革開放近三十年來的成功經(jīng)驗，鮮明地高舉中國特色社會主義這一偉大旗幟，深入闡述了科學發(fā)展觀，并以科學發(fā)展觀為指導，提出了實現(xiàn)全面建設小康社會奮斗目標的新要求，為我們描繪了一幅新的藍圖。
在十七大報告中，同志提出要加快推進以改善民生為重點的社會建設，“努力使全體人民學有所教、勞有所得、病有所醫(yī)、老有所養(yǎng)、住有所居”。這個目標任務，是科學發(fā)展觀以人為本核心內容的具體落實，充分體現(xiàn)了我們黨全心全意為人民服務的根本宗旨。
民生問題是關系廣大人民群眾直接現(xiàn)實利益的重要問題。關注民生、保障民生、改善民生，是科學發(fā)展觀的重要內容，也是新時期我們黨執(zhí)政治國的又一著力點。檔案部門學習貫徹十七大精神、落實科學發(fā)展觀，我認為最重要的一點，就是要把檔案工作服務民生、服務人民群眾作為新時期的首要任務，認真落實總書記反復強調的“以解決人民群眾最關心、最直接、最現(xiàn)實的利益問題為重點”的要求，采取有效措施，及時建立新形成的與民生有關、涉及人民群眾利益的各類檔案，有效整合各類民生檔案，積極推動檔案工作服務民生、服務人民群眾，使檔案成為黨和政府服務民生的重要幫手，成為廣大人民群眾改善民生的有力依據(jù)。
近年來，山東各級檔案部門在認真貫徹落實科學發(fā)展觀的過程中，密切聯(lián)系檔案工作實際，提出了強化民生檔案建設、將檔案工作的成果更多地體現(xiàn)到維護民權、服務民生、改善民生上來的工作思路，把服務民生、服務人民群眾作為落實科學發(fā)展觀和服務黨和政府工作大局的新的著力點來抓，取得了顯著的成績，使服務民生成為檔案工作服務大局的一個新亮點。學習領會十七大精神，總結我們在工作中取得的經(jīng)驗，我認為今后檔案工作要更好地關注民生、服務民生，首要的工作就是要繼續(xù)加強資源、服務、監(jiān)管三個方面的體系建設。
首先，要將民生檔案作為檔案資源建設重點，建設適應民生需求的檔案資源體系。要圍繞民生需求，調整館藏建設思路，改變過去“重物輕人、重事輕人”的檔案價值觀念，樹立“人的檔案最重要”的觀念；改變檔案館單純接收黨政機關文書檔案的傳統(tǒng)做法，突出民生檔案在檔案資源建設中的地位；重新認識所有與普通百姓、與民生有關的各種專業(yè)檔案的價值，將接收范圍擴大到與群眾關系密切的政府現(xiàn)行公開文件和專門檔案、有關基層單位檔案：把所有涉及到人的檔案收集齊全，認真管好，讓檔案資源體系能夠覆蓋民生的各個領域，覆蓋最廣大的人民群眾。目前，山東全省158個綜合檔案館在全部建立現(xiàn)行文件服務中心的基礎上，接收涉及群眾就業(yè)、社會保障、住房、教育、困難救助等與民生息息相關的政策文件28萬余件，接收城市拆遷、公民出生、學籍、婚姻、公證、勞模、知青等專門檔案40多萬件，在服務民生、改善民生中發(fā)揮著很大作用。
其次，要不斷改善服務條件，提高服務質量，建設高水平的民生檔案服務體系。在這方面，山東省各級檔案部門積極探索，積累了比較豐富的工作經(jīng)驗。一是不斷優(yōu)化整合資源。在檔案業(yè)務工作安排中，將關系民生、群眾利用率較高的檔案優(yōu)先進行整理、編目、數(shù)字化，建立了人名檔案、婚姻檔案、公證檔案、知青檔案、土地房產(chǎn)檔案等專門數(shù)據(jù)庫，面向社會提供信息查詢，方便群眾利用：二是不斷創(chuàng)新服務形式。在做好日常服務的基礎上，普遍實行了函電代查、網(wǎng)上查閱、定期回訪、利用輔導及跟蹤服務、熱線服務、親情服務、休息日服務等人性化服務方式，廣泛開展民生政策文件進社區(qū)、下農(nóng)村、到街頭等主動服務，受到群眾的歡迎；三是不斷更新服務體系。從2001年開始，我們逐步建立了覆蓋全省所有檔案館的已公開現(xiàn)行文件服務服務體系，面向社會提供民生政策文件的無縫化服務。近幾年，我們以覆蓋全省的數(shù)字檔案館建設、電子文件中心建設為依托，探索建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣、市、省四級互聯(lián)共建共享的檔案文件管理系統(tǒng)，泰安、濟寧、淄博等市已經(jīng)基本完成市域管理系統(tǒng)建設，借助這個平臺，民生檔案服務工作更加便利快捷。
再次，要加強監(jiān)管指導力度，規(guī)范民生檔案管理體系。一是政策監(jiān)管，建立健全民生檔案法規(guī)規(guī)章。山東各級檔案部門近年來在社會保障檔案工作、社區(qū)和家庭檔案工作、農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作、移民檔案工作、信用檔案工作、民營企業(yè)檔案工作、高校檔案工作等方面制定了一系列政策性文件，為民生檔案工作的規(guī)范發(fā)展提供了政策依據(jù)。二是業(yè)務指導，加強民生檔案的源頭管理。對民政、勞動、社保、衛(wèi)生、教育、土地、房管等涉民檔案管理部門的檔案業(yè)務進行監(jiān)督指導，規(guī)范民生檔案管理工作，保證民生檔案齊全完整。我們重點加強了涉民部門、企事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的督促指導。青島市指導民政、衛(wèi)生、教育等30多個涉民檔案管理部門完善相關業(yè)務標準，打造民生檔案管理和服務制度保障體系。濟南市檔案局、衛(wèi)生局聯(lián)手在全市啟動了新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案工作。聊城市全面開展了農(nóng)村勞務輸出人員建檔工作。滕州、鄒城、龍口等地對職工檔案進行集中統(tǒng)一，方便職工流動、就業(yè)、醫(yī)療、社會保險等事務辦理。三是延伸服務，拓展民生檔案領域。我們開展的社區(qū)檔案工作，為社區(qū)進行居民管理、居民醫(yī)療保健服務、居民再就業(yè)服務、居民各項保險服務、居民生活服務等提供了有力依據(jù)，有效地提高了社區(qū)管理的水平和效率，極大地方便了社區(qū)居民的生活、就業(yè)和醫(yī)療保健。我們還把社區(qū)檔案工作向家庭延伸，開展家庭建檔服務，引導有條件、有需求的家庭建立家庭檔案，有利于家庭事務的管理、家庭文明的提高、家庭團結的增強，同時也有利于社會和諧氣氛的形成、社會文明程度的提高、社會穩(wěn)定因素的增強。民生檔案新領域的探索建檔工作，為保障和改善民生起到了積極作用。
【關鍵詞】聘任制 高校人事檔案管理 存在問題 應對措施
【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）21-0042-02
現(xiàn)在許多高等學校的人事制度改革逐步走向成熟化，教職工都將面臨聘任上崗的制度。在聘任制下的人事檔案管理工作的重要性也越來越突出，它是學校組織工作的重要組成部分，具有真實性、原始性和其他任何材料都不可替代的依據(jù)和憑證作用；它歷史、全面地記載著教職工的綜合信息，不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學和管理等工作服務，同時也為個人切身利益服務。高校人事檔案工作如何在新的環(huán)境下提高自身發(fā)展，更好地為組織人事工作服務、為教職工做好“后勤保障”，是每個高校檔案管理工作者應思考的問題。
一 高校人事檔案管理普遍存在的問題
1.對人事檔案的重要性認識不足
第一，對聘用人員人事檔案的重要性認識不足。當前，很多高校領導和從事檔案管理工作者大都覺得聘用制人員的人事檔案無關緊要，只要能夠把姓名、出生年月、身份證號等基本信息保存下來就可以了，因為他們的不確定因素太大，沒有必要去為一個聘用人員管理檔案。
第二，職工本身對人事檔案也存在不重視和觀念意識淡薄。由于高校對人事檔案采取封閉式管理，給人一種很神秘的感覺。教職工對檔案作用的認知很少，這就造成了個人檔案歸檔意識差。如有些教職工對自己檔案不了解，也不關心；有的教師成人教育畢業(yè)很多年，但學員成績表和畢業(yè)證復印件都沒有及時地交到檔案室備案；還有的將檔案放在家里，更有甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒什么用了”。這不僅違反了管理規(guī)定，也不能及時更新個人信息，給人事檔案利用工作埋下隱患。
2.檔案管理者對歸檔材料收集質量不高
隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷深入，高校聘用制人員的流動量不斷加大，這就增加了管理人員的工作量。而很多領導都覺得人事檔案是學院行政工作中最無關緊要的常規(guī)工作，只要有一個人在那里保管就行了，不需要把人力、物力、財力花費在上面，致使很多檔案管理工作的人員都是“半路出家”，他們都是在上一代管理人員那里學習后出師，由于沒有通過系統(tǒng)的、專業(yè)的學習，工作中往往出現(xiàn)材料收集、留存等專業(yè)問題處理不準確，導致了人事檔案材料收集質量不高。
第一，檔案收集內容不全面。（1）人事檔案內容陳舊。在人事檔案里一般偏重工資變動、職稱晉升、學歷情況、年度考核等靜態(tài)性資料描述，這些套話并不能真正反映出一個人的學習與工作經(jīng)歷；而與之相匹配各時期的工作指標完成情況、充分突出其個性發(fā)展的材料卻不多，這與現(xiàn)行的聘用制對人才的引進、考核、評價，以及干部培養(yǎng)、師資隊伍建設是不相符的。（2）檔案收集內容比較單一。高校的人事檔案都是根據(jù)《干部檔案工作條例》要求只收取履歷表、自傳、鑒定、考核等九大類材料，缺乏具有個人亮點的指導性材料。而人事檔案中重復的和定性的材料很多，如年度考核表等這些每年都有的材料年年都相似；科研學術成果、綜合能力、專業(yè)素養(yǎng)等動態(tài)檔案材料都未列入到收集范圍之內，致使在干部考察中，考核人員不能從人事檔案中找到客觀的、個性化的、具有個人特色的相關資料。（3）存檔歸檔不及時。許多高校沒有按聘用制度改革的需要，對已存檔案做進一步的完善。一些最新的應該收集的人事檔案材料沒有做到及時歸檔，導致在需要時臨時增加，降低了人事檔案管理的嚴肅性。
第二，收集歸案信息不真實。由于人事檔案管理嚴格，在調檔和轉檔時手續(xù)繁雜，而現(xiàn)在很多高校聘用人員頻繁跳槽，他們?yōu)榱烁幼杂傻亓鲃樱x擇到適合自己的新崗位，往往放棄原有的檔案。據(jù)調查，某高校現(xiàn)存有2500余卷干部人事檔案，其中有200多卷是屬于“棄檔”或“死檔”。而“放人不放檔案”的做法并沒有留住跳槽者，他們往往被一個新單位錄用后，就在新單位重建檔案，在此過程中，由于缺乏原始材料的支撐和必要的監(jiān)督，使得這些“新檔案”出現(xiàn)“水分”較多的現(xiàn)象。這些“新鮮出爐”的檔案，將會給人事檔案管理和使用造成嚴重后果，這為人事部門計算工齡、核準退休時間、晉升工資及組織部門選拔干部帶來了諸多問題，也使人事檔案信息失去了意義。
3.檔案管理方法老套陳舊
現(xiàn)在很多高校還是運用以前的檔案管理方法，傳統(tǒng)地收集、留存紙質版本資料。這些紙質東西，在收集過程中存在工作量大，信息容易被改動；在留存保管中存在不易保存，查閱困難等弊病。特別是對跳槽頻繁人員的檔案，他們如果總是更換工作，會因為每個單位的檔案盒的規(guī)格不統(tǒng)一、打孔位置不一樣的問題重新裝訂，造成對紙質檔案的破壞。而新的技術在檔案管理上運用很少，當前雖然各高校人事檔案管理部門已經(jīng)配備了計算機、掃描儀等電子設備，但使用范圍仍局限于信息檢索等方面，并沒有利用設備的特點建立個人的電子檔案，這嚴重影響了案卷質量和降低了工作效率。
4.人事檔案封閉管理不利于開發(fā)利用
人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映了員工個人全貌。如果人事檔案不能充分利用，就失去了它存在的意義。根據(jù)《干部檔案工作條例》的要求，在查閱和借用檔案時條件非常嚴格，所以檔案絕大部分時間都是被放在檔案柜里，只有在需要某個信息時才被查閱。據(jù)統(tǒng)計，高校中教師每年運用次數(shù)較多的就是年度考核，在每年的八月份左右，專業(yè)技術人員評職稱時需要復印自己近三年的年度考核表，而其他方面利用非常有限。這樣，不僅使教職工對自己檔案缺少知情權，也不利于聘用制下的雙方的自由選擇。
二 聘任制下高職院校人事檔案管理的應對策略
高職院校人事檔案管理工作的最終目的在于通過對人事信息的良好管理，更好地服務于人才資源，為高職院校選賢任能，進而提升高職院校的教學、科研整體水平。人事檔案的合理利用，能夠有效地防止和避免不講德才條件，只憑主觀臆斷和個人喜好聘用和提拔干部的情況。
1.確立聘用制下高職院校人事檔案管理工作的重要地位
一是結合實際，建立健全人事檔案各項規(guī)章制度，用制度規(guī)范檔案管理行為。二是加強人事檔案管理工作的組織領導，通過成立由學校分管領導牽頭的工作小組，提高人事檔案管理在學院工作的重要性，將人事檔案管理工作常態(tài)化，將相關工作要求落到實處。三是建立獎懲制度，將人事檔案與個人的年終目標考核掛鉤，提高工作積極性，切實做好人事檔案管理工作。四是加大學習宣傳的力度，采取邀請專業(yè)技術人員專題授課、學校間檔案管理人員相互業(yè)務交流等多種方式，加強對管理的業(yè)務學習。在加強學習的同時，充分利用高職院校媒體如校園網(wǎng)絡、校內刊物等形式擴大宣傳。通過學習和宣傳進一步加強全體教職工對檔案管理工作的認識和重視。
2.維護人事檔案的嚴肅性，確保內容的真實性
人事檔案是全面地、歷史地記錄一個人學習和工作，為人事關系轉移提供“憑證”的功能，事關個人切身利益和間接反映教職工的工作態(tài)度，防止個人材料的不全和造假，維護人事檔案的嚴肅性和權威性就顯得極為重要。檔案管理的“收集”工作是整個流程中重要的一個步驟，所以首先就必須嚴格遵守管理工作流程，通過正規(guī)渠道收集材料；其次要發(fā)揮好人事檔案管理的監(jiān)督作用，對新接收的材料要認真核查比對，發(fā)現(xiàn)有缺少的材料請當事人及時補交到位；最后還要重視人事檔案材料日常審核工作，對人事檔案三齡二歷要嚴格把關，遇到有問題的檔案要及時復核、糾正并備案。
3.實現(xiàn)信息化管理，積極開發(fā)利用人事檔案
學校是教書育人、傳播知識的重要載體，所以在先進知識和科技的領域，都應有“先行先試”的精神。對人事檔案的信息化、數(shù)字化管理應從高校示范做起。首先要解放思想，轉變觀念，打破傳統(tǒng)檔案管理理念，在不違反、不突破《檔案法》規(guī)定的情況下，對一些管理模式和方法進行調整。如增加收集如圖片、音頻資料等具有個人特色的檔案；在保證人事信息安全、限定查詢關系權限的基礎上，授權查閱檔案。通過人事檔案的授權查閱管理，解決人才流動中人事檔案難以利用的問題。在解決了檔案授權查閱的基礎上，充分利用高校專業(yè)的特點，開發(fā)操作性強、安全指數(shù)高的網(wǎng)絡管理平臺，建立人事檔案的數(shù)字、網(wǎng)絡體系，促進高校人事檔案管理信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化。這樣不僅可以提高管理人員工作效率，便于信息查找和統(tǒng)計，減少轉遞檔案過程中對紙質材料的損壞，還加強了對聘用人員的檔案材料進行信息管理，促進了人才的流動。高職院校人員檔案信息現(xiàn)代化管理的建立將為廣大教職工以及社會提供方便、快捷、優(yōu)質的服務。
4.提高人員素質，加強檔案管理人才隊伍建設
要實現(xiàn)人事檔案正規(guī)化、科學化、簡單化的管理，首先須解決的就是人的問題，所以專業(yè)技能人才的引進，現(xiàn)有檔案管理人員的培訓就必不可少。針對每年高校的人才引進計劃，酌情考慮新型檔案管理專業(yè)技能人才的引進，以充實人事檔案管理隊伍。在引進人才的同時，對管理現(xiàn)有檔案的老員工要加大培訓力度，通過聘請專業(yè)授課、安排網(wǎng)絡教學、組織專業(yè)學術交流等方式對他們進行再教育，以提升人事檔案管理隊伍的水平。針對人事檔案管理工作程序機械、工作相對枯燥的問題，在工作中要關注管理人員的思想動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)并幫助他們解決工作與生活中的實際問題，增強其歸屬感，充分調動其工作積極性，發(fā)揮其潛力，努力維護人才隊伍的團結與穩(wěn)定。
參考文獻
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【關鍵詞】高校檔案資源;重要意義;開發(fā);利用;對策
新形勢下，伴隨著社會的迅速發(fā)展，檔案資源在各個行業(yè)之中的利用價值不斷得到提升，高等教育領域也不例外，高校在長期辦學實踐中形成了大量的檔案資源，不僅僅是高校日常管理工作的真實記錄，而且具有十分重要的開發(fā)利用價值，只有對其進行科學合理地開發(fā)，才可以充分發(fā)揮其應有的積極作用，從而為高校發(fā)展提供科學的依據(jù)和可靠的參考。伴隨著高等教育改革的深入發(fā)展和辦學水平的不斷提高，高校檔案資源載體和內容越來越豐富導致開發(fā)和管理難度不斷增加。為此，本文將針對目前高校檔案資源的開發(fā)和利用存在的問題進行討論，并在此基礎上提出相應的改進對策。
一、高校檔案資源的內涵解讀
高校檔案資源主要指得是高等教育機構在長期的辦學實踐中產(chǎn)生和積累的具有一定使用價值和參考價值、并且經(jīng)過立卷歸檔集中進行儲存和管理的各種形式的文件材料，是學校在不同歷史發(fā)展時期教學科研以及日常管理的真實體現(xiàn)，也是學校長期發(fā)展的重要的客觀依據(jù)。高校檔案資源不僅是學校寶貴的精神財富，而且具有文化教育功能，對高等教育事業(yè)以及學校本身的可持續(xù)發(fā)展具有重要的作用。
新形勢下高校檔案資源的開發(fā)利用就是檔案管理部門根據(jù)現(xiàn)實需求，通過相關技術手段對檔案自身所屬的內涵進行科學研究，探索并總結檔案反映的內在相關科學規(guī)律，并且對相關檔案內容進行總結，進而為學校的發(fā)展規(guī)劃提供科學的參考意見。
二、開發(fā)和利用高校檔案資源的重要意義
（一）有利于發(fā)揮高校檔案的自身功能。在社會改革不斷深入發(fā)展和高校之間競爭日益激烈的現(xiàn)實情況下，作為高校日常管理工作重要組成部分的檔案管理工作也必須主動打破傳統(tǒng)管理理念，緊跟社會發(fā)展潮流，以只爭朝夕的精神和認真負責的態(tài)度對高校檔案資源進行深度地開發(fā)和利用，從而更好地發(fā)揮其自身應有的促進作用。
（二）有利于提高學校決策科學化水平。高校檔案館（室）在長期發(fā)展中形成和積累了大量的關于學校建設發(fā)展、科學研究、教育改革以及發(fā)展規(guī)劃等方面的檔案資料，尤其是一些經(jīng)過系統(tǒng)科學整理而形成的重要資料和數(shù)據(jù)，更是可以作為高校制定科學決策和發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)和借鑒。因此，相關高校的檔案管理機構必須從學校改革發(fā)展的實際情況出發(fā)，從滿足學校科學管理和科學決策的需要出發(fā)，加強高校檔案資源的開發(fā)和利用，從而有利于提高學校決策的科學化水平。
（三）有利于實現(xiàn)高校的可持續(xù)發(fā)展。應該說，高校檔案工作作為高校工作的一項基本建設，其是一項打基礎利長遠的工作，高校加強檔案管理工作是“功在當代、利在千秋”。而且，一所高校的檔案管理水平和服務質量，往往在一定程度上體現(xiàn)著自身的科學管理水平和未來發(fā)展?jié)摿Α８咝n案信息資源客觀真實地記錄了學校發(fā)展的整個過程，而在現(xiàn)實中，高校改革發(fā)展中必須以科學決策和管理為前提，而這必然要求有管理規(guī)范、服務高效的檔案管理作為支撐。因此，切實抓好和加強高校檔案資源的開發(fā)和利用，可以為學校決策提供更多有價值的信息，從而有利于實現(xiàn)高校的可持續(xù)發(fā)展。
三、新時期高校檔案資源開發(fā)利用的有效對策
（一）提高對高校檔案資源開發(fā)利用的認識。伴隨著高校改革的深入發(fā)展和知識更新的不斷加快，高校日常工作對檔案信息的依靠和利用需求不斷提高，這都要求我們必須改變傳統(tǒng)檔案管理觀念，提高對高校檔案資源開發(fā)利用的認識。首先，高校師生必須正確認識新形勢下開發(fā)和利用高校檔案資源對學校發(fā)展的重要作用，樹立起現(xiàn)代檔案管理觀念，并將其真正作為高校日常工作的重要部分和戰(zhàn)略發(fā)展資源。其次，應該加強檔案管理工作的獎懲激勵措施。高校應將學校檔案管理工作納入到學校主管領導的工作目標之中，明確相關工作人員的工作職責并且定期對其進行考核，從而充分調動高校檔案工作管理人員的工作積極性。
（二）建立建全高校檔案開發(fā)利用管理機制。檔案作為學校的重要財富，只有建立建全高校檔案開發(fā)利用管理機制，才可以確保高校檔案資源的真實性和完整性。首先，高校檔案管理部門必須堅持集中統(tǒng)一的管理原則，對那些具有一定保存價值的原始檔案資源應該由專門單位對其進行集中收集和統(tǒng)一管理。其次，應建立建全相關規(guī)章制度。
應該說，完善的管理規(guī)章制度是做好高校檔案管理工作的重要基礎和前提保證，因此新形勢下要做好高校檔案管理開發(fā)利用工作就應該構建一套科學合理且具有較強操作性的檔案規(guī)章管理制度，并且在日常管理工作中克服隨意性，堅持按相關規(guī)章制度辦事，才可以將服務落實到實處。最后，必須將高校檔案開發(fā)利用工作主動納入學校的發(fā)展規(guī)劃中去，從而使其免受因工作人員調整而受到的影響。
（三）重視并加強高校檔案管理人才隊伍建設。信息化時代背景下開發(fā)和利用，需要一大批掌握先進檔案管理技術和管理理念的優(yōu)秀人才，因此，重視并加強高校檔案管理人才隊伍建設，是開展高校檔案開發(fā)和利用工作的重要保證。首先，必須加強高校檔案管理工作人員的檔案業(yè)務知識培訓，有效提高高校檔案管理工作人員的工作能力和業(yè)務素質，并使之高效地服務于檔案資源開發(fā)利用工作。其次，相關單位應制定合理的人才政策，加大優(yōu)秀人才引進力度，使越來越多的檔案人才補充到高校檔案管理隊伍中來，從而提高高校檔案管理人才隊伍整體水平。最后，應重視并加強高校檔案管理隊伍的穩(wěn)定工作，改革用人機制，完善競爭機制，給每一位檔案人員以平等競爭和自我價值實現(xiàn)的公平環(huán)境 。
（四）加強不同機構橫向交流和縱向協(xié)作。面對名種新變化和新要求，高校檔案管理單位必須及時更新觀念，應加強不同機構橫向交流和縱向協(xié)作。一方面，加強同學校內部不同機構之間的聯(lián)系和溝通，充分發(fā)揮高校檔案資源在對于學校教學科研日常管理工作中的促進作用。另一方面，由于每一個高校在檔案管理工作方面都有自身的特色和亮點，各個高校檔案部門之間應加強交流與合作，相互吸取工作經(jīng)驗從而取長補短以彌補自身的不足，不斷提高本單位的檔案管理工作水平，共同實現(xiàn)高校檔案資源為學校發(fā)展服務的目標。
（五）應做好高校檔案資源的宣傳和服務。新形勢下開發(fā)和利用高校檔案資源根本目的在于更好地為高校師生和相關社會人員服務，因此做好高校檔案資源的宣傳和服務是高校檔案資源開發(fā)過程中的一項非常重要的工作。如果高校檔案資源的利用價值沒有充分發(fā)揮出來的話，即使檔案資源開發(fā)水平再高，也難以體現(xiàn)出其應有的價值作用，這也是高校檔案工作者所不愿看到的情況。一方面，高校檔案館（室）必須加大人力物力財力投入，優(yōu)化檔案服務條件，提高檔案公共服務的水平，從而擴大高校檔案館的影響力和吸引力。另一方面，應開展多渠道、多形式的宣傳活動。可以通過舉辦系列檔案展覽、陳列、講座，向高校師生宣傳檔案工作， 讓更多的人深入了解檔案、重視檔案工作， 進而提高全社會的檔案意識。
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一、縣級檔案
縣級檔案按照《省縣域義務教育基本均衡發(fā)展督導評估實施細則（試行）》（教督〔2013〕9號）4個一級指標，5個二級指標，29個評估要點整理歸類檔案資料，由縣人民政府教育督導室牽頭，縣教育局各股室及有關縣直部門配合完成。具體意見如下：
（一）根據(jù)業(yè)務分工，按照《省縣域義務教育基本均衡發(fā)展督導評估實施細則（試行）》和縣教育局《關于推進義務教育均衡發(fā)展的實施方案》，對照29項評估要點，根據(jù)工作職責，由相關責任股室對應建立各項檔案資料，最后由檔案資料組匯總歸檔，形成縣級迎評檔案。
（二）相關股室要全面掌握評估指標條文，搜集整理各種過程性資料，切實把本股室印證性檔案資料做全做好，同時注重股室間相互銜接，做好溝通，確保各類數(shù)據(jù)的前后一致與規(guī)范。
（三）相關股室要按照檔案管理的規(guī)范要求搜集各項文件資料，并統(tǒng)一制作電子目錄，交由檔案資料組匯總制作縣級檔案總目錄。
（四）督導組查閱檔案時，相關股室都要確定專人在場，隨時為督導專家迅捷地提取檔案，隨時回應專家組的關切事項。
（五）縣級檔案數(shù)據(jù)必須以2017-2018學年教育事業(yè)綜合統(tǒng)計年報為準。
二、學校檔案
學校檔案以國家、省、市督導檢查學校工作用表為統(tǒng)領，完善常規(guī)檔案，健全標準化建設檔案，充實特色工作檔案，各種數(shù)據(jù)之間、數(shù)據(jù)與實物之間要相互吻合，切實提供學校教育事業(yè)年報等法定原始資料和相關憑證，力求簡明扼要、便于查閱，盡可能避免累贅與重復建設。
（一）常規(guī)檔案：按照《縣中小學素質教育督導評估實施方案》文件中相對應的不同類型學校指標體系完善學校常規(guī)檔案。大體可分為：目標規(guī)劃類、制度管理類、班子建設類、德育工作類、師資建設類、教育教學類、教研教改類、學生發(fā)展類、普及程度類、校園文化類、綜治安全類、后勤保障類和家校合作類。而辦學條件類可以劃歸標準化建設檔案。常規(guī)檔案除統(tǒng)計表格外不分年份，體現(xiàn)“常規(guī)”、注重“規(guī)范”、力求“發(fā)展”。所有資料要求A4紙大小，并且整理時要由大到小、由遠及近、先總后分，先匯總后表冊的原則整理，同時需要注意，管理、制度類的資料，以現(xiàn)狀為主，不可能每年制定制度，因此，以現(xiàn)狀為主，涉及指標數(shù)據(jù)的必須與目前實際數(shù)據(jù)，也就是2017年教育事業(yè)綜合統(tǒng)計年報為準。
（二）標準化建設檔案：按照兩類整理。一類是反映“自查自評”的過程性資料，包括自查自評報告、申報表，市縣達標驗收的過程性資料、市級下發(fā)的評估認定文件，學校平面布局圖、顯示學校布局、面積等相關數(shù)據(jù)、學校簡介等。“省督導檢查學校工作表”填寫、審核、蓋章后放置在“標準學校建設”檔案前列，以便檢查有關指標。一類是反應40項具體指標的內容。分核心指標、普通指標，嚴格按照《省義務教育學校辦學基本標準督導評估細則》及《縣中小學校義務教育均衡發(fā)展標準化建設檔案目錄》（附件2）文件要求逐項逐條整理，力求有表有冊，圖文并茂。規(guī)模較小的學校可以將“核心指標”和“普通指標”按順序統(tǒng)一整理為若干冊，不一定劃分很細。標準化學校檔案建設各項數(shù)據(jù)以2017年年報數(shù)據(jù)為準。
（三）特色工作檔案：主要體現(xiàn)學校辦學條件、內涵發(fā)展、素質教育等方面的特色與亮點工作。呈現(xiàn)方式可以是特色工作活動掠影（專題片、PPT、影集、櫥窗等）、校本教材、校報校刊、校徽校歌及各類師生作品成果等。原則上，中心小學以上學校結合實際建設。特色學校檔案建設是學校對自身資料和辦學客觀規(guī)律的科學而獨到的認識，充分展示著學校的個性，主要從以下五個方面考慮：一是管理特色。以先進的辦學思想和管理理念為指導，以實現(xiàn)高效育人為目標，形成符合本校實際、富有成效的管理思想、管理制度、管理行為和管理風格，促進了辦學和教育效益的不斷提高。二是教育特色。學校在辦學理念、辦學模式推陳出新，五育并進或突出一育，并從理論依據(jù)、培養(yǎng)目標、必備條件、操作要點以及評價標準和方法上形成相對完整的特色育人模式或特色教育品牌，促進了學生全面協(xié)調發(fā)展。三是教學特色。圍繞“輕負優(yōu)質”的基本要求，結合本校實際，對教學內容、原則、過程、方法等重大問題提出一系列教學思想和主張，著力對教學方法、教學模式、教學過程進行重點研究并取得突破，創(chuàng)造具有學校印記、成為學校特色的先進教學方法或形成強有力的學科品牌。四是課程特色。以完善課程形態(tài)、結構為主線，在開齊、開足、開好規(guī)定課程的前提下，開發(fā)開設各類個性鮮明、可供學生自主選擇的拓展性、活動性、實踐性、研究性課程，形成獨具特色的校本課程體系，以課程特色彰顯學校特色。五是文化特色。從提升學校內涵、創(chuàng)建精品教育等角度重視學校文化建設，或著力在學校設施設備建設、規(guī)章制度建設、文化氛圍營造、活動平臺構建、人際關系構建等方面突出校園文化特色，或依托當?shù)刈匀缓蜕鐣v史文化優(yōu)勢建設地域文化、民俗文化、名人文化、旅游文化、生態(tài)文化等品牌，從而形成獨特的“校風”。
（四）學校功能室檔案：各功能室應和檔案室資料相匹配，除有相應的管理制度、管理員職責和信息公示欄及墻壁文化之外，須有其特殊的要求。
1.各類實驗室（含理化生、數(shù)學科學、地理儀器室和實驗教室等）：有設備目錄表、實驗一覽表、課程表和實驗報告單（教師批閱）、實驗運行記錄；儀器室有儀器藥品登記清單、儀器借用登記冊、儀器藥品損耗登記、危化藥品管理制度及使用登記、儀器柜分類標簽、實驗通知單等。
2.計算機教室：配備達到學校規(guī)模標準的計算機教室，健全計算機采購臺賬，有合乎課程開設要求的公用課程表。
3.音樂美術教室（含書法、舞蹈、國學誦讀等）：美術教室課區(qū)分美術器材區(qū)、美術活動區(qū)、美術展示區(qū)，器材區(qū)有管理制度、器材清單、配備表和活動課表、社團章程，展覽區(qū)重點展示師生美術作品、美術教師簡介。音樂教室參考美術教室分區(qū)設計，除管理制度、器材清單、教師簡介、課表和章程之外，可配置音樂類書籍、樂譜及展示學校活動成果的圖片、資料等。
4.體育器材室：有管理制度、器材清單、器材配備表、管理員簡介、器材借用登記冊，運動會、兩操一活動等體育活動的計劃、規(guī)程、成果等基本資料。
5.衛(wèi)生保健室：有村醫(yī)、校醫(yī)聘書，學生體質檢測檔案（有表有冊）和應急救護、流行病防治、健康知識宣傳、疾病預防講座等健康檔案資料。
6.心理健康教育咨詢室：心理健康教育和咨詢制度、計劃及開展教育、咨詢檔案資料，心理健康教育咨詢室人員信息及其培訓和資格證書,心理圖書、專業(yè)雜志，學生問題調查、個案訪談、心理健康教育等方面的檔案資料。
關鍵詞:科學發(fā)展;檔案工作;社會效益
從理論邏輯和社會發(fā)展規(guī)律來看,科學發(fā)展、社會進步、綜合國力提高、社會文明加強,都是加快建設和實現(xiàn)具有中國特色社會主義最終所要達到的最終目標。檔案工作的建設發(fā)展和社會效益的體現(xiàn)也必然如此。
實踐和強化科學發(fā)展理念,就是要結合自己的工作實際,運用科學發(fā)展的指導思想計劃工作、體現(xiàn)價值、強化責任。使每個人的社會責任和社會效益都能在自己本職工作上體現(xiàn)出來,從而營造出節(jié)約、和諧、文明、健康,快速發(fā)展的社會構架。
作為檔案工作者,具體的社會責任是什么;怎樣做才能促進和加快檔案工作的建設與發(fā)展,鞏固提高和突顯檔案工作的社會效益,筆者從以下方面進行論述。
一、檔案效益體現(xiàn)的是社會責任
檔案工作建設發(fā)展和社會效益不是一句空話,它主要是建立和體現(xiàn)在檔案工作者社會責任層面上。因為從字面上分析,發(fā)展就能前進,前進就有提高,檔案工作的發(fā)展、檔案管理水平的提高,都離不開社會制度保障和人的主觀能動性發(fā)揮;特別是檔案工作者的事業(yè)心、責任心,即檔案工作者本職崗位上所能體現(xiàn)的一種工作效能、社會責任;因為檔案工作首先體現(xiàn)的是本職責任,其次才是社會責任。檔案工作所從事的是檔案管理的基礎性工作,基礎性工作是具體的,也是全面的,更是系統(tǒng)的和科學規(guī)范的。沒有扎實的檔案基礎性工作,根本談不上檔案的利用和社會效益的發(fā)揮及社會價值、社會責任的體現(xiàn),更談不上檔案工作的建設與發(fā)展。
優(yōu)秀檔案專家劉義權同志從步入軍營那天起,在自己從事的檔案工作戰(zhàn)線上奮斗了40余年,他平凡一生、奉獻一生,用自己的全部生命踐行了檔案工作的社會效益、最大化地實現(xiàn)了社會價值和時代價值。因此,檔案工作社會效益不是抽象的,它是個人在本職工作責任上的一種社會責任的延伸;一種社會價值的體現(xiàn);一種人類社會能力在社會效益上的綜合反映。如果脫離了個人本職工作責任,那么其社會責任、社會效益就不可能真正實現(xiàn)。檔案工作建設也就不可能得到發(fā)展。
然而,檔案工作社會責任和社會效益的實現(xiàn),有著其特定的形式與內涵,社會責任的體現(xiàn),就是檔案工作社會效益的實現(xiàn)。因為效益原則是檔案工作的根本準則,是檔案管理系統(tǒng)的總目標。檔案又是重要信息資源,是實現(xiàn)科學管理的重要條件,是科學管理的基礎性工作,是提升管理水平的重要保證。所以說,做好檔案工作既能實現(xiàn)檔案的社會效益,又能實現(xiàn)檔案的經(jīng)濟效益,檔案工作的這種社會價值,由檔案工作的這種綜合效益體現(xiàn),檔案工作綜合效益的實現(xiàn),才是檔案工作者社會責任的體現(xiàn)。因此,檔案工作社會責任的體現(xiàn)應該是檔案工作者在本職工作中多層面、全方位的努力與奉獻。這不僅是檔案工作的基礎,也是檔案工作的責任,更是促進檔案工作建設發(fā)展和實現(xiàn)社會效益所不可缺少的主觀條件。因此,從本質上來說,檔案工作的建設發(fā)展和社會效益體現(xiàn)的應該是以人為本。
二、檔案社會效益體現(xiàn)的是以人為本
檔案工作的社會效益與發(fā)展實際上是一種社會責任,缺少了社會責任的支撐,談檔案工作社會效益只能是空中樓閣。要想促進檔案工作的建設發(fā)展和提高社會效益,那么就必須以人為本、強化社會責任。何為社會責任?其內涵是什么?按照通說一般是指組織或個人對社會應負的責任;承擔的高于自己或組織目標的一種社會義務,也就是一種“追求對社會有利的長期目標”的義務。目前,社會已進入信息化時代,檔案工作被推到了信息化建設的前沿。這不僅擴大了檔案工作的職責與范圍,而且也強化了檔案工作的社會服務性、社會效益性,對檔案工作提出了更高的社會要求。要求檔案管理者不僅要完成檔案本職工作責任,還應當承擔檔案信息資源的整合、開發(fā)、公布、利用的一種社會責任;在以人為本的和諧社會中,突顯檔案工作的社會效益性。
然而,不管新的社會責任怎么變化,作為基層檔案工作者來說,第一層面的社會責任還應該是檔案工作的本職責任。具體來說,就是檔案工作者所體現(xiàn)出來的檔案工作者自身責任價值。如果檔案工作者沒有良好的本職工作責任,就不可能體現(xiàn)出檔案工作自身價值所延伸出的社會責任。制度是要人執(zhí)行的,工作是要有人去做的,責任是要在工作中體現(xiàn)的,只有發(fā)揮人的能動性,社會責任、社會效益得到充分發(fā)揮,檔案工作的建設發(fā)展與社會效益也才能在形式上體現(xiàn)出來。
劉義權同志在本職崗位上的敬業(yè)與奉獻,突顯了檔案工作社會效益和社會責任,體現(xiàn)了以人為本的工作理念。如劉義權同志在本職崗位上提供的大量歷史檔案材料,幫助不少戰(zhàn)士確認了軍籍、黨籍;整理的國內革命戰(zhàn)爭時期軍隊歷史檔案,證明和告慰了一大批為國捐軀的革命英雄烈士。劉義權事跡是檔案工作者體現(xiàn)社會責任和突顯檔案工作社會效益的最好典范。
由于檔案本職工作責任的延伸,新形式下檔案工作者就要向劉義權同志那樣,把握檔案工作發(fā)展趨勢,擴大檔案工作服務范圍,強化檔案工作社會責任,實現(xiàn)“兩個轉變”,建立“兩個體系”。體現(xiàn)“以人為本、固守當代、利及后世”的檔案工作發(fā)展宗旨;真正體現(xiàn)檔案工作者的社會責任和社會價值;體現(xiàn)“以人為本、科學發(fā)展”,推動和促進檔案工作建設的進程,突顯檔案工作的社會效益。
三、檔案效益體現(xiàn)的是社會責任延伸
如上所述,檔案工作的社會效益是檔案工作本職責任的延伸,我們在理解社會效益的時候,首先要從檔案工作本職責任這一特定主體的社會角色去認識和理解。要真正體現(xiàn)檔案工作的社會效益和社會價值,需要體現(xiàn)的是其本職工作責任和價值的實現(xiàn),離開本職工作責任去體現(xiàn)社會效益那是空談。沒有社會責任的延伸,檔案工作的建設與發(fā)展也會受到阻礙或停滯不前,提高檔案工作的社會效益也只能是空談。
檔案工作的社會責任隨著時代不同而有所不同。隨著形勢的變化與發(fā)展,社會責任也不斷出現(xiàn)新的內涵。伴隨著檔案科學理論研究的不斷發(fā)展,檔案事業(yè)的建設不僅有了新的機遇、新的活力,同時,檔案工作的社會責任也呈現(xiàn)出了新的特點和賦予了新的內涵。由此可以看出,檔案工作的社會責任是不斷變化和不斷發(fā)展的,其社會責任體現(xiàn)出顯著的時代特征,這就要求我們必須用科學和發(fā)展的理念及視角去看待社會責任。為了達到這一目的,檔案工作者在責任定位上要首先做好檔案的收集和整理,加強檔案的管理與安全,強化檔案的服務與利用,拓寬檔案利用途徑,創(chuàng)新檔案利用手段,使本職工作、社會效益得到最大化延伸,從而發(fā)揮檔案的社會價值,體現(xiàn)檔案工作的社會責任,促進檔案工作的建設與全面發(fā)展,突顯檔案工作的社會效益。
四、檔案效益體現(xiàn)的是社會性和綜合性
檔案工作雖然具有專門性和服務性,但檔案工作最后所體現(xiàn)的是社會性和綜合性。檔案工作的這一性質也是檔案工作效益最突出的一個特點。由于檔案工作的社會性和綜合性,檔案工作的社會責任必然具有社會綜合性。如果從檔案工作者個體本職責任的體現(xiàn)去理解和認識檔案工作社會責任的社會綜合性,它會更加客觀和全面。如果不從檔案工作者本職責任的體現(xiàn)出發(fā),就無法理解檔案工作社會責任的價值和內涵。只有賦予檔案工作者更加明確的社會職責,才會有社會責任的延伸,才會在此基礎上發(fā)展、創(chuàng)新、拓展和明確應該承擔的社會責任。檔案工作者本職責任明確了,法律法規(guī)所賦予的相應責任就能體現(xiàn),檔案工作者履行社會責任才有堅實的基礎。檔案工作建設和檔案工作社會效益也才能真正快速發(fā)展和提高。
既然檔案工作社會責任的體現(xiàn)具有社會性,它就離不開社會制度的保障,離不開社會公民整體素質的提高,離不開檔案工作者個人價值觀念在修養(yǎng)方面的成熟與固化,離不開社會外界因素的影響和自身價值的追求與實現(xiàn)。社會環(huán)境對社會責任的支持,不能脫離實際、不能突破歷史界限,否則社會責任很難實現(xiàn);并且,我們在研究檔案工作社會責任時,要從以人為本的理念去全面衡量檔案工作者政治素質、業(yè)務水平和法律涵養(yǎng)。
檔案工作社會責任和社會效益的實現(xiàn)是一個雙向互動的社會整體工程,只有科學發(fā)展、社會進步、文明提高、和諧穩(wěn)定的社會環(huán)境,才能給檔案工作建設和社會效益發(fā)揮提供一個廣闊的空間,給檔案工作者提供一個良好的工作環(huán)境和條件,從而更好地去實現(xiàn)檔案工作的社會價值和更好地體現(xiàn)檔案工作的社會責任,加快和推動檔案工作建設和社會效益的全面發(fā)展。
五、檔案效益體現(xiàn)的是社會現(xiàn)實性
由于檔案工作的特點和本身所具有的隱蔽性以及社會效益的滯后性,推動檔案工作的建設發(fā)展和實現(xiàn)社會效益,必須突出體現(xiàn)社會現(xiàn)實性。
檔案工作的社會效益體現(xiàn)源自檔案工作所具有的原始性、憑證性、現(xiàn)實價值和長遠價值的存在。如果檔案工作脫離了社會價值的現(xiàn)實性,其檔案工作的社會責任和社會效益就不可能實現(xiàn)。因為任何一項工作,首先體現(xiàn)的是自身現(xiàn)實價值的存在,其次才是社會價值和長遠價值的發(fā)揮。作為檔案工作最基層的單位和檔案工作管理者,它是國家檔案工作的基礎,也是全國檔案工作的主體,根基不牢,主體難固,基礎坍塌、大廈傾覆。這是一個必然規(guī)律,不久前德國科隆檔案館的倒坍也實證了這個理論。
作為基層檔案工作者,首要的任務就是收集、整理、鑒定、保管好本單位的各類檔案,然后才是加強檔案工作的開發(fā)和綜合利用。如果單位檔案工作開展全面,檔案作用的體現(xiàn)就會廣泛;如果檔案保管有序,檔案利用就會快捷方便;檔案在形成單位現(xiàn)實作用發(fā)揮的好,檔案工作的重要性就會被單位群眾認識和了解,就會更加引起單位領導的認可、重視和支持。相反,檔案工作者如果沒有將單位檔案工作的現(xiàn)實價值和檔案工作的重要性充分體現(xiàn)出來、總是強調檔案工作的長遠價值和歷史價值。那么,在單位檔案工作現(xiàn)實價值被忽略的同時,檔案工作者自身在單位的價值也可能被忽略。所以,基層檔案工作者要在發(fā)揮檔案工作現(xiàn)實價值上下功夫,在實現(xiàn)本職工作價值的同時,發(fā)揮檔案工作的社會價值,體現(xiàn)檔案工作的社會責任,強化檔案工作的社會現(xiàn)實性,加快檔案工作的建設發(fā)展,促進檔案工作管理水平提升,突顯檔案工作在現(xiàn)實社會中的現(xiàn)實效益。
六、強化科學發(fā)展理念、提高檔案社會效益
科學理念是提高檔案工作社會效益的基礎,沒有先進思想,沒有科學理念,檔案工作就不能發(fā)展。在筆者所在單位,歷史上由于各種客觀原因和決策者認識理念的滯后,建校五十多年的歷史,從沒有一個人專職單位的檔案管理,更談不上建立專門的檔案管理機構。歷史上檔案工作發(fā)展的嚴重滯后,給學院的建設造成了極大被動。
2007年,學院新一屆領導班子審時度勢,用一種全新的發(fā)展視角和理念,重新看待與定位檔案工作的重要性;以對社會負責和對歷史負責的高度,集思廣益、超前謀劃、大刀闊斧,采用非常規(guī)發(fā)展手段,全面啟動和推進學院檔案工作建設。具體措施是:抽調人力――選精兵強將突擊整理歷史檔案;集中財力――確保經(jīng)費足額投入。不到半年時間,改造了一座近2000平方米的獨立檔案館用房。在檔案館的基礎建設中,堅持了高標準配套,軟件、硬件,確保先進安全;人員培訓一步到位;建章立制、強化隊伍管理;整合資源、全面推進,規(guī)模等級同步發(fā)展。不僅營造了良好的外部環(huán)境,同時也打造了和諧的內部氛圍。三年三大步,一年一臺階,最終實現(xiàn)了檔案工作的跨越式發(fā)展,形成了安徽公安學院特色。檔案工作“起步晚、起點高、發(fā)展快、管理好”的模式受到上級業(yè)務主管部門的肯定與好評,在全省高等院校中具有引導和示范作用。2009年學院機關檔案工作目標管理“省特級”考評獲一次性通過。在授牌的同時,安徽公安學院被推選和增補為“省檔案學會理事單位”;“省高等學校檔案協(xié)會常務理事單位”;“省檔案工作協(xié)作組組長單位”。在全省檔案執(zhí)法檢查考評、檔案理論編研統(tǒng)計、文書檔案信息查尋、建立個人學術檔案全宗歸檔等項工作中都創(chuàng)造了多個第一;從事學院檔案管理工作的兩名專職人員連續(xù)兩年分別榮立個人“三等功”;2009年又有兩名從事檔案的同志被評為全省檔案工作“先進個人”。
不僅如此,在檔案的理論研究和編研工作中也取得了突出成績。先后有數(shù)十篇檔案學術論文在各種報刊雜志上公開發(fā)表;編研各種檔案參考資料40余種。由于學院檔案工作的全面推進并發(fā)揮了良好的社會效益,不僅得到了上級業(yè)務部門的肯定,同時也被單位群眾領導認可,受到廣泛好評。目前安徽公安職業(yè)學院檔案館、校史館成為亮點和學院對外接待的窗口門面。先后接待了包括澳大利亞、香港等國內外來賓1000多人次參觀學習,社會反映良好。真正體現(xiàn)了檔案工作社會效益的重要性,社會價值的綜合性,歷史責任的長久性、管理工作的科學性和檔案工作在可持續(xù)發(fā)展中的社會協(xié)調性,體現(xiàn)了科學發(fā)展促進檔案社會效益的關聯(lián)性。
一、檔案數(shù)字化
檔案數(shù)字化就是將存儲于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進行數(shù)字化。它利用掃描、照相及其他數(shù)字轉換技術、將紙質及其他載體中記錄的傳統(tǒng)檔案信息(模擬形式)轉換成可以被計算機識別和處理的數(shù)字形式的過程。數(shù)字化檔案的最大特點是能夠通過網(wǎng)絡迅速流動，徹底改變檔案的利用方式，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、信息管理和信息服務職能轉變。
二、檔案數(shù)字化面臨的問題
近些年來，為充分利用現(xiàn)代信息技術為檔案的管理與利用服務，檔案界對檔案數(shù)字化進行了理論研究，同時全國各地的一些檔案館也開展了積極的嘗試，但是在檔案數(shù)字化過程中也面臨著一些問題。
1.標準問題
數(shù)字化標準是數(shù)字化建設規(guī)范和高效的保障，是穩(wěn)步推進檔案數(shù)字化建設的基礎。但目前檔案數(shù)字化標準化建設還處在簡單、孤立、單個的狀態(tài)，還沒有形成完整的體系。全國檔案數(shù)字化無相關數(shù)據(jù)標準，不同檔案部門數(shù)據(jù)結構格式不統(tǒng)一，盡管可以通過大量的元數(shù)據(jù)來克服這樣不一致的問題，但不利于網(wǎng)絡條件下檔案信息的高效率共享。檔案數(shù)字化標準的缺位與滯后，已成為制約檔案數(shù)字化建設的瓶頸;檔案管理軟件低水平與數(shù)據(jù)壁壘現(xiàn)象，已成為阻礙檔案數(shù)字化發(fā)展的阻力②。
2.優(yōu)選問題
長期以來，受歷史檔案“片紙只字不得銷毀”思想影響，在民國檔案接收進館過程中，采取“有文必收，有檔定管”的態(tài)度，永久保管。這樣，不免將內容極具一般的事務性文件、零散性文件、重復性文件與體現(xiàn)民國時期機關主要職能的業(yè)務性文件交織在一起，這種“魚龍混雜，玉石不分”的館藏現(xiàn)象，造成了“館藏的虛腫，內容的龐雜”，影響著館藏檔案的優(yōu)化管理。在當前檔案數(shù)字化工作中哪些內容優(yōu)先數(shù)字化，哪些全宗優(yōu)先數(shù)字化，哪些全宗暫緩數(shù)字化等，這些問題都很難明確。極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設備等將其內容全部數(shù)字化③。目前，二史館共收藏有940多個全宗，計180多萬卷檔案，排架長度達5萬余米，繞南京城墻1.5周④，如果將這些檔案全部數(shù)字化，需耗時20年。
3.檢索問題
檔案信息檢索是館藏檔案數(shù)字化基礎工作的重中之重。數(shù)字化的館藏檔案，不僅應該是經(jīng)過系統(tǒng)化整理的，而且是建立了能與全文數(shù)字化信息鉤鏈檢索的案卷級或文件級機讀目錄。因此，必須處理好館藏檔案實體整理中的遺留問題，完善案卷級目錄的主題揭示和加強文件級目錄的編制以及目錄數(shù)據(jù)庫的建設。
三、檔案數(shù)字化對象的界定
民國檔案數(shù)量浩繁，而資金和人力資源相對有限，檔案數(shù)字化不可能一步到位。因此，我們應該從實際出發(fā)，采取優(yōu)先原則進行檔案數(shù)字化⑤。
一是館藏珍貴檔案應優(yōu)先數(shù)字化。各檔案館都有其最為珍貴的“鎮(zhèn)館之寶”，從保護人類歷史遺產(chǎn)和搶救的角度出發(fā)，這些特藏應該成為數(shù)字化的首選對象。
二是瀕危、經(jīng)過鑒定確認具有重要保存和使用價值的檔案應優(yōu)先數(shù)字化。此舉有利于加快搶救與妥善保存這些反映民國時期歷史進程、社會變遷等重大歷史事件的瀕危檔案信息。
三是具有館藏特色的檔案應優(yōu)先數(shù)字化。選擇本館獨有、特有的資源進行檔案數(shù)字化，可以突出自己的特色，實現(xiàn)優(yōu)勢互補和共享。
四是利用率高、需求大、開放的檔案應優(yōu)先數(shù)字化。這樣不僅可以發(fā)揮館藏檔案的社會效益和經(jīng)濟效益，而且有利于對檔案原件的保護。
二史館在長期的館藏建設中形成了自己的核心館藏，它們形成時間早、影響范圍廣、使用價值大、利用頻率高。早在上世紀六十年代，老一代檔案工作者為適應當時形勢的需要，從實體館藏150萬卷，700多個全宗的基礎上，精心選出74000多卷重要檔案。雖然這些檔案不能代表館藏中極具重要價值檔案的全部，卻是二史館館藏最為核心檔案的一部分，成為館藏檔案中利用最頻繁和最有亮點的檔案。我們應該在尊重前人勞動成果基礎上，將這些檔案優(yōu)先進行數(shù)字化運作。
四、檔案數(shù)字化建設
1.檔案目錄數(shù)據(jù)庫
由于館藏檔案歷史跨度大，數(shù)量多，早期檔案整理編目工作較粗，目錄數(shù)據(jù)庫質量不高。例如案卷過大過厚，目錄籠統(tǒng)不準確，不能反映卷內內容或只反映部分內容等，造成大量有價值的信息沒有被揭示出來，降低了檔案利用的效益。2009年4月我館正式啟動館藏檔案數(shù)字化掃描工作，先期將教育部全宗和內政部全宗進行整理編目，共計36931條目錄，比原來增加了6000多條，解決了部分案卷過厚、標題不準確、檔案著錄項缺失(如形成時間、責任者不詳、事由不清)等問題，使整理后案卷標題規(guī)范，主題清晰，能夠全面反映卷內文件內容。然后將這些優(yōu)質目錄和規(guī)范數(shù)據(jù)輸入計算機檔案管理系統(tǒng)，形成的新案卷目錄數(shù)據(jù)庫質量大為提高。同時，也為今后數(shù)字化全文掃描準確掛接，為檔案利用者快速和準確查詢提供了重要保證。
2.紙質檔案全文數(shù)字化
通過掃描儀、數(shù)碼相機對檔案原文進行光學掃描，以圖片格式或光學字符進入計算機，形成圖像文件。之后可用OCR識別軟件，將掃描后的圖像文件轉換成文本文件。
掃描系統(tǒng)參數(shù)的選擇和確定對掃描數(shù)字影像質量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關系到掃描文件的清晰度和還原效果。我們在選擇分辨率時應根據(jù)實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質量等。
根據(jù)檔案紙質的不同，采用不同的分辨率。否則，有的幅面清晰度好;有的幅面則清晰度差。對大幅面的表冊和地圖等檔案資料進行分塊掃描，形成的多幅圖像，要即時合并為一個完整的圖像，避免遺忘，以保證檔案資料數(shù)字化圖像的整體性。
3.多媒體檔案數(shù)字化
(1)照片檔案數(shù)字化。可采用以下兩種方法進行輸入，一種是利用光電掃描儀將照片存貯到計算機中的磁盤上，然后將照片采用壓縮文件格式進行縮小，解決因掃描圖象占用磁盤空間較大的問題。另一種方法是采用數(shù)碼相機對照片進行拍攝，圖像存貯在相機的磁盤上，再將圖像下載到計算機的硬盤或光盤上。對照片檔案進行掃描轉換，照片檔案掃描采用圖形格式，一般格式為JPG、TIFF，并且采用較高的分辨率，便于日后沖洗和印刷利用。
(2)聲像檔案數(shù)字化。主要是對錄音帶、錄像帶進行數(shù)字化處理。聲像檔案采用視頻采集卡和軟件進行模數(shù)轉換，音頻數(shù)據(jù)采用MP3、WAV等格式存儲，視頻數(shù)據(jù)采用MPEG、MOV等格式存儲。
(3)對數(shù)碼照相機和攝像機產(chǎn)生的已經(jīng)是數(shù)字化格式的多媒體檔案，則可直接進入對應的多媒體檔案管理系統(tǒng)。
(4)檔案縮微品的數(shù)字轉換。使用縮微膠片掃描儀進行掃描，直接將縮微膠片轉換成數(shù)字信號，避免再對紙質原件進行重復掃描。
4.實現(xiàn)掃描文件和已有目錄數(shù)據(jù)庫的掛接
通過檔案目錄數(shù)據(jù)庫和掃描文件的快速掛接，系統(tǒng)就可初步實現(xiàn)對目標檔案的全文檢索。然而，真正意義上的全文檢索，不僅應該構建功能完備的檔案全文數(shù)據(jù)庫，而且能夠集成數(shù)據(jù)庫檢索技術、全文檢索技術、圖像內容檢索技術以及數(shù)字化音頻和視頻信息的檢索技術等。由于數(shù)字化檔案要求必須與檔案原件完全一致，然而目前的數(shù)字轉換、識別技術又不能完全滿足這一要求，因此，要實現(xiàn)數(shù)字檔案全文檢索，還有待技術的進一步發(fā)展。
5.開展網(wǎng)上利用服務
檔案數(shù)字化的目的就是要組織數(shù)字信息上網(wǎng)，面向應用，建立“活性”，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和利用，為用戶提供更好的服務。
五、結束語
檔案數(shù)字化是對檔案部門的挑戰(zhàn)，也給檔案工作帶來了新的契機。面對新的挑戰(zhàn)和機遇，我們要勇于擔負起社會使命，以優(yōu)化理論為指導，以用戶需求為導向，以檔案利用為目的，加快檔案數(shù)字化建設的進程，實現(xiàn)“資源共享、保護檔案、傳承歷史”的愿景目標。
注釋:
①熊飛，熊艷.城建檔案數(shù)字化建設[J].城建檔案，2009(2):12-13.
②趙寧燕等.檔案數(shù)字化建設危機[J].蘭臺世界，2008(10):6-7.
③王素立.檔案信息數(shù)字化邊界問題的研究[J].檔案學通訊，2008(4):65-67.
④王俊明.九州圖籍歸天府——中國第二歷史檔案館解放初期接收政權檔案紀實[J].中國檔案，2009(9):37-39.
關鍵詞:網(wǎng)絡環(huán)境;檔案信息;采集與利用;途徑
隨著我國檔案信息化建設的不斷推進檔案信息的采集與利用也繼續(xù)堅持突出重點，多措并舉，快速推進檔案數(shù)字化、信息化工作，使網(wǎng)絡環(huán)境下檔案的查詢和利用更加方便快捷。為此對檔案工作人員也提出了更高的要求，一是工作思想要到位。要成立檔案信息化建設領導小組，將檔案信息化建設工作責任落實到人，確保檔案信息化建設如期完成。二是硬件設施要到位。按照省、市要求，購買專用的設備(電腦、掃描儀、高拍儀等)，確保檔案錄入工作順利進行。三是工作監(jiān)管要到位。為確保檔案信息化建設順利進行，按規(guī)定向社會公開招標對現(xiàn)有紙質檔案掃描，分派專人對錄入工作定期檢查，對工作進度進行監(jiān)督。
1檔案信息采集與利用的重要性
隨著社會文明程度的提高和人民群眾對檔案利用需求的增長，檔案工作已主動融入服務經(jīng)濟社會的每個領域。檔案工作是一項功在當代、利在千秋的重要事業(yè)。要做好檔案工作，全市檔案工作者應進一步增強對檔案工作的認識，樹立對檔案工作的正確觀念，完善檔案工作的機制，切實增強做好檔案工作的責任感、使命感、緊迫感，更好地發(fā)揮以檔資政、以檔育人的功能，全面服務經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展。我們需要增強檔案工作面臨新形勢新機遇的認識。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和全面深化改革，檔案工作涉及的領域更加廣闊、內容更加豐富，社會對檔案工作的需求更加多樣。涉及社會保障、教育、就業(yè)、醫(yī)療衛(wèi)生、人居環(huán)境、社會管理等領域的民生檔案資料為化解矛盾、厘清責任提供了依據(jù)，廣大群眾更加關注檔案工作。
2網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息采集與利用的途徑
2．1加快建設數(shù)字檔案館
數(shù)字檔案館是數(shù)字時代檔案館的發(fā)展方向，是“升級版”的檔案館。我國早就提出了“加快建設數(shù)字檔案館”的目標，并將其列入十一五、十二五檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的重點內容，以安全可控為原則，科學統(tǒng)籌穩(wěn)步實施。國家在十二五期間進一步完善數(shù)字檔案館各項功能，目前已基本形成一個運用現(xiàn)代信息技術對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，通過各種網(wǎng)絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。
2．2要注重電子檔案的采集與利用
電子檔案涵括本人及家庭成員基本情況、收入、就業(yè)、個人住房車輛、兼職、年度考核、責任落實、出國(境)情況等11個各方面的內容。為確保電子檔案基礎信息的真實性、準確性和完整性，嚴格要求當事人必須如實、全面上報檔案信息，不得瞞報、虛報，每份電子檔案必須由本人填寫并簽名，并報由縣委書記審查簽字。電子檔案初步建立完成后，為確保檔案內容真實、客觀，縣紀委采取有力措施，嚴格要求，對電子檔案內容進行逐一核實，對報告內容不完整、報告事項內容含糊不清的報告表，責令報告人限期重新填報;對不按時報告，隱瞞不報、不如實報告的人員責令限期整改。堅決做到報告對象不漏人、報告內容不漏項，避免漏報、錯報現(xiàn)象的發(fā)生，確保領導干部廉政電子檔案信息內容的真實性、規(guī)范性、完整性和準確性。
2．3積極發(fā)展檔案信息的新媒體平臺建設
新媒體是一個相對概念，相對于報紙、雜志、廣播等傳統(tǒng)媒體來說，網(wǎng)站就屬于新媒體;但相對于網(wǎng)站、論壇而言，微信、微博等移動新媒體才是新媒體。而在移動互聯(lián)網(wǎng)時代之下，新媒體自然而然就是指移動新媒體。積極發(fā)展檔案信息的新媒體平臺建設，有幾個關鍵性的因素，一是“定位”，二是“團隊”，三是“動力”，四是“毅力”。只有明晰的定位，才有奮斗的目標，才知道自己的公眾號該何去何從;只有完善的團隊建設，才能為公眾平臺的運營提供保障，頭腦風暴、集思廣益;無論是精神鼓勵還是物質支持這種外部“推力”，抑或是來自純粹的興趣這種內部“拉力”，都可以成為運營的動力;運營公眾平臺是一件枯燥、瑣碎、乏味的事情，也是一件耗費時間與精力(甚至是心力)的事情，所以沒有毅力與持之以恒的精神是很難成功的。新媒體QQ、微信、微博三大平臺各有亮點、各有特色，針對目前網(wǎng)絡環(huán)境下利用新媒體平臺進行檔案信息的采集與利用要有針對性措施，一是注重深度，做出有溫度的推送內容;二是形成合力，嘗試聯(lián)合推送;三是范圍要廣，要注重音、視頻檔案資料的采集與利用。總而言之，網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息的采集與利用，要積極應用云計算等先進信息技術和管理模式，整合了全國范圍的國家綜合檔案館館藏開放檔案信息資源，建設標準統(tǒng)一的共享服務平臺和互聯(lián)互通的網(wǎng)絡服務體系，實現(xiàn)開放檔案信息服務渠道和服務方式多元化，為全社會提供不受時間、空間限制的社會化、集約化、專業(yè)化的開放檔案信息資源共享利用服務，從而不斷提高檔案服務民生的能力。
參考文獻:
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一、全面加快各鎮(zhèn)建設發(fā)展
1、啟動集鎮(zhèn)新一輪總體規(guī)劃、集鎮(zhèn)控制性詳規(guī)、鎮(zhèn)核心區(qū)城市設計的修編、論證及審批工作。各鎮(zhèn)對各類建設建設項目要加強方案設計項目審查、完善前期手續(xù)、各類項目（含個人建房）建設要出具平面圖、并做好現(xiàn)場勘查。
2、發(fā)揮好市城鎮(zhèn)化關于市級重點鎮(zhèn)專項資金的引導作用，積極選定上報2013年市城鎮(zhèn)化專項資金補助建設項目，推進我縣市級3個重點中心鎮(zhèn)加強路網(wǎng)以及給水排水、綠化美化、公共服務體系等功能性、民生性基礎設施建設，不斷擴大我縣市級3個重點中心鎮(zhèn)對發(fā)展要素的集聚效應。加快推進一般鎮(zhèn)路網(wǎng)以及給水排水、綠化美化、公共服務體系等功能性、民生性基礎設施建設。每月及時上報、督查集鎮(zhèn)“十個一”項目的建設進度。
3、積極與經(jīng)貿部門配合，完善重點中心鎮(zhèn)工業(yè)集中區(qū)產(chǎn)業(yè)提升規(guī)劃，做好工業(yè)集中區(qū)產(chǎn)業(yè)定位，加大產(chǎn)業(yè)整合力度，做強特色產(chǎn)業(yè)。推進一般鎮(zhèn)工業(yè)集中區(qū)的建設不斷擴大規(guī)模。
4、配合有關部門選擇一個中心鎮(zhèn)成立小城鎮(zhèn)開發(fā)建設投資公司或新農(nóng)村建設開發(fā)投資公司，為集鎮(zhèn)建設發(fā)展提供資金保障。
二、切實加強小城鎮(zhèn)功能和特色建設
5、開展小城鎮(zhèn)“精品示范工程”評選，塑造一批彰顯小城鎮(zhèn)特色的亮點工程，提升小城鎮(zhèn)建設品位。
6、積極引導基礎條件較好的小城鎮(zhèn)開展“綠色低碳重點小城鎮(zhèn)”試點示范申報和創(chuàng)建工作，探索實施小城鎮(zhèn)建設模式轉型、節(jié)能減排、特色發(fā)展的有效途徑。
7、積極開展“園林小城鎮(zhèn)”創(chuàng)建活動，引導小城鎮(zhèn)加強園林綠化工作，提升小城鎮(zhèn)人居環(huán)境和鎮(zhèn)容鎮(zhèn)貌。
8、按照省住房和城鄉(xiāng)建設廳的部署要求，開展“集約宜居示范鎮(zhèn)”創(chuàng)建工作，促進城鎮(zhèn)功能提升、城鎮(zhèn)特色塑造和人居環(huán)境改善。
三、大力實施村莊環(huán)境整治
9、按照省、市、縣村莊環(huán)境整治工作的部署要求，分解整治任務，落實推進責任，強化技術指導，加強督促檢查，大力實施村莊環(huán)境整治。全縣完成60%的村莊整治任務，村莊環(huán)境面貌發(fā)生根本性變化，農(nóng)村生產(chǎn)生活生態(tài)條件得到較大提升。
10、積極引導和鼓勵基礎條件較好的村莊爭創(chuàng)星級康居鄉(xiāng)村，全年創(chuàng)成省三星級“康居鄉(xiāng)村”10個以上，其它列入整治計劃的規(guī)劃布點村莊全部達到一星級以上“康居鄉(xiāng)村”標準，其中經(jīng)濟條件較好和重要窗口地帶的規(guī)劃布點村莊達到二星級“康居鄉(xiāng)村”標準。
11、按照省住房和城鄉(xiāng)建設廳的部署要求，繼續(xù)指導積極性較高、條件較好的村申報村莊建設與環(huán)境整治試點示范，突出鄉(xiāng)土、自然、生態(tài)、多樣，因地制宜配套村莊基礎設施和公共服務設施，改善村莊條件。
四、穩(wěn)步推進農(nóng)民集中居住
12、結合重點工程、重大項目、產(chǎn)業(yè)園區(qū)建設，依托土地增減掛鉤、萬頃良田建設工程等項目，積極穩(wěn)妥推進農(nóng)民集中居住，全縣建成農(nóng)民集中居住區(qū)9個以上，建筑面積25萬平方米。
13、根據(jù)省、市有關部門出臺的關于加強農(nóng)民集中居住區(qū)建設管理的相關政策，抓好集中居住區(qū)建設水平的提升，保持鄉(xiāng)村特色和良好的生態(tài)環(huán)境，建設適合農(nóng)民生產(chǎn)、生活和農(nóng)村社會形態(tài)的農(nóng)民家園。注重典型示范，引導集中居住穩(wěn)步健康推進。一是下大力氣開展宅基地復墾工作；二是現(xiàn)有資金打捆集中投入和項目優(yōu)先扶持；三是積極爭取項目資金支持；四是及時命名和加強管理。五、及時、快速、準確的開展規(guī)劃許可審批工作。
五、突出抓好農(nóng)村住房建設安全管理
14、加強對農(nóng)村建房的技術指導和服務，向農(nóng)民普及住房建設技術，配合有關部門加強對建筑工匠的培訓與管理。加大《市農(nóng)村康居住宅通用施工圖集（2010）》的推廣力度，切實發(fā)揮《圖集》指導農(nóng)村建房的作用。加強農(nóng)民非自建住房以及農(nóng)民自建三層（含三層）以上住房質量安全管理，嚴格執(zhí)行《建筑法》、《建設工程質量管理條例》、《建設工程安全生產(chǎn)管理條例》等法律法規(guī)以及各項工程質量安全管理規(guī)定。
六、努力做好村鎮(zhèn)建設基礎工作
15、積極與有關部門溝通協(xié)調，制定政策意見，加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設管理服務機構建設，充實鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設管理隊伍，配齊基本設備，健全規(guī)章制度，不斷提高村鎮(zhèn)建設基層管理機構的服務質量和水平。
16、加強村鎮(zhèn)建設管理隊伍業(yè)務培訓，普及城鎮(zhèn)化與新農(nóng)村建設基本理論，提高政策水平和業(yè)務能力。組織考察學習省內外城鎮(zhèn)化、新農(nóng)村建設先進經(jīng)驗，拓寬眼界，尋找差距，取長補短。
檔案工作創(chuàng)新應該是全方位的革新和創(chuàng)造，必須從觀念、理論、體制、科技、環(huán)境等各個方面對檔案工作進行全面的創(chuàng)新，以促進檔案工作的整體發(fā)展和提高。
檔案工作觀念創(chuàng)新，就是要確立與新世紀經(jīng)濟和社會發(fā)展需要相適應的檔案觀
首先，要樹立大局觀。檔案部門和檔案工作者要了解大局，把握大局，把為黨和政府的中心工作服務作為重點，確立服務的主攻方向，取得服務的主動權?熏使檔案部門成為各級黨委和政府決策與管理的“信息庫”和“智囊團”。
其次，要樹立發(fā)展觀。要加快檔案開放步伐，拓寬檔案利用渠道，改善檔案館基礎設施。要充分發(fā)揮國家綜合檔案館在檔案資源建設中的主體地位、主導作用和集聚輻射功能，使各種檔案資源合理流動，優(yōu)化配置，形成檔案工作整體合力和規(guī)模效應。要把檔案工作融入到各項建設事業(yè)中，與社會發(fā)展同步，不斷擴大檔案工作的發(fā)展空間。
第三，要樹立效益觀。轉變檔案工作只講投入，不講產(chǎn)出，不求效益的觀念，要優(yōu)化館藏，把好接收、征集關口，縮短重要檔案在機關保存的時間，提前實現(xiàn)檔案的社會價值；要運用各種先進的技術和手段，最大限度地開發(fā)檔案信息資源，滿足社會的各種需要；要加強檔案咨詢服務中心、檔案寄存中心等機構建設，為不斷擴大的檔案整理和檔案代存代管等市場需求提供優(yōu)質服務。
檔案工作理論創(chuàng)新，就是要發(fā)展具有中國特色社會主義的檔案理論
要堅持理論和實踐結合，繼承和發(fā)展結合，在選擇中繼承，在創(chuàng)新中發(fā)展。當前，要抓緊實現(xiàn)五個轉變：一是從檔案行政管理研究向檔案法制化管理研究轉變。隨著《檔案法》的頒布實施，以此為中心的檔案法規(guī)體系正趨完善。以法制手段規(guī)范檔案事業(yè)建設，是檔案理論研究的新課題。二是從研究檔案室向研究檔案館轉變。近年來檔案館豐富的創(chuàng)新實踐為理論研究拓展了新的空間，如檔案館功能的開發(fā)，接收、征集檔案內容和做法上的突破，鑒定工作的進展，現(xiàn)行文件閱覽窗口的開設等，都應該從理論上加以總結、概括和升華。三是從實體管理研究向信息資源開發(fā)研究轉變。檔案目錄中心的構建、檔案網(wǎng)絡的運行等，是進行這種轉變的重要基礎。檔案信息開發(fā)的模式、機制、方法以及用戶的特征、類型、層次、需求等應該成為檔案理論研究的新內容。四是從研究手工操作向研究計算機網(wǎng)絡管理轉變。隨著辦公自動化、檔案數(shù)字化工程的推進，原來人工完成的檔案從產(chǎn)生到管理的諸環(huán)節(jié)，已由電子計算機等現(xiàn)代技術來完成或輔助完成。五是從單純研究檔案工作內在聯(lián)系向研究檔案工作與社會聯(lián)系轉變。“跳出檔案看檔案”，檔案與文化、檔案與經(jīng)濟、檔案與信息、檔案與社會、歷史、人生的關系等，都應成為檔案理論研究的領域。
檔案工作體制創(chuàng)新，就是要完善符合檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律的檔案工作體制
一方面要堅持和完善檔案局、國家綜合檔案館合一的工作體制，這有利于檔案行政管理和檔案保管利用兩種職能的有效發(fā)揮，有利于有效地為居于主體地位的檔案館工作提供法律政策保障和行政管理服務。要建立法制統(tǒng)一，辦事高效，運轉協(xié)調，行為規(guī)范的檔案行政管理體制。強化綜合規(guī)劃，監(jiān)督協(xié)調，社會服務等職能，堅決維護各級檔案局的行政和執(zhí)法主體地位。
另一方面要發(fā)揮國家綜合檔案館的主導作用，同時進一步調動部門管理檔案的積極性。可以嘗試建立中心檔案館體制，即以綜合檔案館為中心檔案館，專門和部門檔案館為分館，原行政隸屬關系不變，人、財、物渠道基本不變，或由中心檔案館投入部分智力、技術、設施共建，分館在業(yè)務上受中心檔案館的管理和指導，使檔案資源的收集、流向、配置和開發(fā)利用更趨科學。可以實行三個“一體化”管理。一是文件檔案一體化管理，把檔案管理工作的起點前移到文件形成的階段。二是同一區(qū)域的機關檔案文件一體化管理，建立聯(lián)合的檔案文件中心。三是有條件的在企事業(yè)單位實行檔案、圖書、情報資料一體化管理。
檔案工作科技創(chuàng)新，就是要發(fā)揮現(xiàn)代科技在檔案工作中的推進作用
科技創(chuàng)新是先進生產(chǎn)力發(fā)展的主導力量，也是檔案工作實現(xiàn)跨越式發(fā)展的推動力量。要加快檔案信息化建設，以信息化帶動檔案基礎工作發(fā)展。在信息時代，檔案部門的功能將由傳統(tǒng)的以檔案實體保管為中心轉變?yōu)橐詸n案信息管理為中心。隨著政府各部門的網(wǎng)絡建設、辦公自動化系統(tǒng)及各種數(shù)據(jù)庫建設達到一定水平后，電子政府將建立電子文件數(shù)據(jù)中心，作為電子政府系統(tǒng)重要環(huán)節(jié)的數(shù)字檔案館，需要利用網(wǎng)絡組織管理政務信息，提供信息檢索，實現(xiàn)信息共享。同時，檔案機構應該成為數(shù)字化檔案信息資源保存和利用的中心。檔案信息化為檔案資源的“重組”和利用提供了很好的機遇。在檔案數(shù)字化的過程中，應該加強鑒定工作，進行“第二次建檔”，以優(yōu)化資源，提高利用效率。
要加快檔案科技創(chuàng)新體制的建設，促進檔案科技成果的開發(fā)和推廣應用，提升檔案工作科技含量。要建立和健全政府對檔案科技進步的宏觀調控體系，發(fā)揮政策引導作用，有效動員和整合檔案科技創(chuàng)新資源，著力提高檔案科技創(chuàng)新能力。檔案部門要加強同科研院所、高等院校和企業(yè)的合作，形成檔案科技創(chuàng)新的優(yōu)勢。借助“外腦”是實現(xiàn)檔案科技創(chuàng)新的重要途徑，可培育和依托社會中介機構來開展檔案科技成果評定活動，建立社會化的檔案科技成果評價體系，而功能社會化、服務產(chǎn)業(yè)化的檔案科技研究中心可以建立為檔案科技創(chuàng)新服務的人才數(shù)據(jù)庫，利用先進人力資源和技術設施組織研發(fā)檔案科技新成果。
二
要保證檔案工作創(chuàng)新的有效開展，必須加強組織領導。各級檔案局要承擔起檔案工作創(chuàng)新的總體規(guī)劃、法規(guī)研究、業(yè)務指導、組織協(xié)調、科研攻關、人才培養(yǎng)和資金保證等工作。當前，在加強對檔案工作創(chuàng)新的組織領導中，要注意以下幾個方面：
要理清檔案行政管理工作的思路
在檔案設施上，要重點加強檔案館建設。檔案館是主體，檔案室是基礎，缺一不可，互相依存。進入新世紀，檔案工作應以開發(fā)利用為中心，而開放利用的中心又在綜合檔案館，所以當前要把檔案館設施的建設放在重要位置。
在信息化建設中，要重點解決政策、規(guī)劃、標準、規(guī)范的統(tǒng)一。這是檔案信息化建設中必須理順的重要問題，不然投入越大問題越多。如檔案目錄中心建設中遇到的最大問題就是數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，給數(shù)據(jù)遷移、信息共享造成很大障礙。檔案信息化建設在整合和規(guī)劃方面必須加大力度，上海市檔案館已經(jīng)向市質量技術監(jiān)督局申報數(shù)據(jù)庫標準格式建設方案并得到批準，下一步要抓緊完成標準格式規(guī)范的起草工作，爭取早日出臺。
在檔案資源建設中，要重點抓好檔案鑒定工作，同時加強檔案資源整合。不解決鑒定問題，整合起來的檔案信息或者沒有利用價值，或者不能對外提供利用。要樹立鑒定第一的思想。檔案部門要充實一些經(jīng)濟、金融和管理專業(yè)的人才，這樣才能全面掌握檔案的價值，慎重對待關系國家利益和安全檔案的開放；還可以組織社會專家進行檔案鑒定的攻關。在抓好鑒定的同時，資源整合也要抓好。在加強國家檔案資源管理的同時，要把其他社會組織和個人產(chǎn)生的社會檔案資源也管起來。可以采取在檔案館中增設名人檔案室等措施，擴大檔案館的社會影響。
在檔案科技研究中，要重點研究解決當前工作中的急、難問題，同時加強對長遠問題的研究。對上海來說，急需解決的問題包括：一是科技規(guī)劃要明確，既要有遠景規(guī)劃又要有近期計劃。二是要抓住當前檔案管理中的難點問題集中攻關。如檔案條形碼管理等。三是科研要有先導性。例如電子文件歸檔管理問題，要根據(jù)上海實際情況，抓緊研究切實可行的方案。要介入文件管理的源頭，制定文檔一體化的管理規(guī)范。四是要把檔案目錄信息化特別是專題目錄信息化作為大事抓好。五是搞好檔案實體數(shù)字化，注重檔案實體保護現(xiàn)代技術研究，加強對聲像檔案的資源整合和數(shù)字化工作，建好多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。
要在服務中加強檔案指導和監(jiān)督工作
檔案局要為檔案館服務。檔案工作從某種意義上來說就是檔案館工作，檔案館是檔案工作的實體、載體、主體。檔案館是檔案的最終歸宿，國家檔案資源、社會檔案資源最終都要進檔案館。檔案館的館藏內容和社會對檔案的利用需求，要求檔案局發(fā)揮行政指導和監(jiān)督作用，為保障檔案館的工作服務。如對重大活動進行監(jiān)督指導，就是為保證這部分檔案的進館。正因為檔案有現(xiàn)實的利用價值，所以檔案館工作能夠出亮點，而檔案館出成績可以提升檔案工作整體的地位和影響。
檔案局也要為檔案室服務。一是法制和政策服務。檔案工作的法律法規(guī)、標準規(guī)范、領導講話要讓每個檔案工作者都了解和掌握，要編寫這方面的宣傳品，以各種途徑進行宣傳。二是培訓服務。要分析檔案隊伍的現(xiàn)狀及問題，確定培訓的目標和方向，制訂計劃。培訓服務可以和當前的檔案工作創(chuàng)新活動結合起來。三是典型示范服務。通過宣傳典型來交流經(jīng)驗和各類信息。四是執(zhí)法檢查服務。執(zhí)法是剛性的，服務是柔性的，要把執(zhí)法的剛性和服務的柔性結合起來。執(zhí)法不僅僅是去找問題，主要是為解決問題。可以開展執(zhí)法前服務，出一些題目讓大家自查，把問題在執(zhí)法前解決掉，化剛為柔。還有執(zhí)法后服務，如果發(fā)現(xiàn)檔案整理有問題，可以授權咨詢中心代為整理，制度不完善的可以幫助他們完善。五是凝聚力服務。要形成檔案工作網(wǎng)絡，加強彼此的交流，增長知識和才干，增強事業(yè)心和責任感。
