時間：2023-05-31 09:32:48
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理責任制度，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
[關鍵詞]高校 評估 檔案
對高等教育實行評估制度，是國家繼“211工程”之后高等教育領域的又一項重大舉措。通過在各高校開展教學評估、科研評估、校園文明建設評估、學校治安綜合治理評估等各種形式的評估活動，對一所高校整個工作進行全面檢查，又能促進高校進一步明確辦學的指導思想，對高校加快落實教育工作的中心地位、改善辦學條件、深化教學改革等，都具有極其重要的現實意義。
一、充分認識高校檔案工作的重要性和必要性
以往，許多高校對檔案工作缺乏認識，沒有給予檔案工作足夠的重視和支持，檔案工作的機構設立、人員配備和設備購置等難以得到保證，嚴重影響了檔案部門的信息服務能力。評估是國家對高校進行宏觀管理的一種手段，評估的結果直接影響一所高校的聲譽和地位，是關系到學校命運和前途的大事。所以，檔案既是學校評估、改革和發展不可缺少的基礎和前提條件，也是學校積累的寶貴財富，只有切實做好檔案工作才能保證檔案工作更好地為教學、科研以及學校的各項工作服務，才能在學校接受評估時發揮應有的作用。
二、摸清底數，找準高校檔案工作存在的問題
隨著高校迎評工作的開展，高校檔案工作正面臨難得的機遇，同時面臨嚴峻的挑戰。一方面，高校檔案工作的重要性日益顯現，另一方面，高校檔案工作的滯后與被動也更為明顯。從我院的情況看，檔案工作主要存在五個方面的問題：一是個別系部領導對檔案工作重視不夠，直接影響了檔案工作的正常開展；二是檔案基本工作比較薄弱，個別系部沒有及時建檔、歸檔，導致一些檔案資料流失；三是資金投入不到位，導致檔案保管條件差，設施陳舊、裝具不足，不符合“七防”要求；四是大部分檔案工作人員未經過檔案業務培訓，缺乏檔案專業知識和基本操作技能，案卷質量達不到規范要求；五是所有檔案工作人員都是身兼數職，工作多、任務重、精力分散，造成歸檔不及時，收集不齊全，整理不規范。
三、六措并舉，全面推進高校檔案工作規范化
1.加強領導和監督，健全檔案工作網絡
（1）高等學校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和監督。也就是通常所說的“三納入”、“四同步”，即納入學校計劃和規劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
（2）建立和健全各學院及各系部檔案工作網絡。各學院的綜合檔案室是日常具體負責檔案業務工作的管理機構，也是全學院檔案工作的基礎和落腳點。健全學院綜合檔案室，根據工作需要設置一名或多名專職檔案人員負責日常工作，對搞好高校檔案工作具有至關重要的作用。
各系部也必須指定一名兼職檔案員，負責本系部有關檔案材料收集、整理歸檔、查閱工作，使日常工作中形成的檔案材料能及時完整歸檔。
2.全員參與，提高群體檔案意識
平時在工作中，檔案人員常遇到的問題是檔案材料收集難，案卷材料不齊全不完整，從而造成案卷質量不能達到要求。究其原因，主要是群體檔案意識薄弱。在迎評工作中，檔案建設需要各方面的各層面的人員積極參與。全員參與的過程有助于全面促進對檔案工作的認識深化，所以，評估對人們檔案意識的影響是十分廣泛的。通過教育教學評估，學校廣大教職工能夠深切體會到檔案的重要性，這無疑是提高檔案管理水平的重要保證之一，也是提高檔案工作在學校管理工作中地位的良好思想基礎。
3.加強檔案法律法規宣傳，完善管理制度
（1）在檔案人員中加強檔案法律法規的宣傳，要求他們認真學習、宣傳、貫徹《檔案法》、《河北省檔案工作條例》，利用一切可利用的機會，加大檔案宣傳的力度，這樣才能讓大家真正從思想上和行動上自覺配合檔案部門的各項工作。
（2）建立完善本學院、系部的檔案管理制度。主要包括各門類檔案立卷歸檔制度，檔案人員職責范圍、考核制度、檔案的保管、借閱制度，各門類檔案材料的歸檔范圍和保管期限表等，并對院系教學檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求。
（3）實行檔案管理責任制。通過實行檔案管理責任制，使院系所有教師都承擔一定的教學檔案責任，對各自的教學檔案進行收集和整理，定期或不定期地移交檔案管理員，經檔案員統一驗收合格后存檔。這種責任制能有效地將這項工作細化，有利于執行，能夠從制度上保證教學檔案長期有效地收集和保存。
4.加強對檔案員的檔案業務培訓
普通高校院系級檔案管理工作起步較晚，制度不夠健全，系里檔案管理人員大多是兼職，工作繁忙，頭緒多，并且由于教學檔案內容繁雜，涉及范圍廣，工作量大，他們當中部分人不愿意從事這項工作，因此造成頻繁換人，對業務始終不熟悉，給教學檔案管理帶來了不利影響，在工作中出現一些漏洞。如：有些人需要文件時亂翻亂拿，借閱、轉閱從不登記；自己不妥善保管也不及時歸還；相當一部分教學檔案材料散失于個人手中。教學檔案收集不全、流失、歸檔材料質量不高的現象時有發生。因此，必須加大對檔案員的檔案業務培訓力度，定期對他們進行檔案崗位培訓，切實提高檔案員的業務素質，使其掌握檔案管理工作的基本知識和技能，貫徹落實好相關檔案規范標準。
5.強化檔案部門服務意識
學校檔案部門必須能夠滿足高校評估專家們方便快速地檢索、調取，并有效利用檔案信息的要求，這在無形中強化了檔案部門的服務意識。如今，高校檔案部門在職能上已從傳統的管理型向服務型轉變，圍繞高校的教育教學工作，為各級領導科學決策，為高校教學、科研、為廣大師生員工提供全面、及時、有效的服務。并在實踐中大力開發館藏檔案信息資源，不斷拓展服務領域，深化服務內容，優化服務方式，增強服務功能。檔案工作者只有抓住服務這個根本，檔案工作才有市場、有價值、有地位，才會充滿生機活力，才能充分發揮出檔案巨大的社會和經濟效益。
6.納入系部評優考核范圍
許多醫療機構的檔案管理人員的學歷較低，文化程度、專業素質、理論水平等存在較大的差異性。且存在較大的人員流動性，許多檔案管理人員是由護理、行政等部位轉崗而來的，缺乏相關檔案管理知識，這也就在一定程度上對醫院檔案管理工作的發展產生了阻礙。現階段許多醫療機構都存在有管理技術落后、管理設備陳舊等現象，從而嚴重的影響了醫院檔案管理的發展。
隨著社會的不斷發展，網絡技術、計算機技術等逐漸在醫院管理中得到廣泛的應用，然而網絡技術等現代管理方式在醫院檔案管理方面的使用范圍還較為有限，醫院檔案管理往往是通過管理人員手工收集。檢索的方式進行的，這也就在一定程度上對醫院檔案的收集、利用產生了嚴重的影響。
二、解決措施
（一）建立健全的檔案管理制度
醫療機構要加強對檔案工作及檔案法宣傳的重視，使醫院領導及職工認識到檔案管理的必要性及重要性。建立健全的檔案收集、利用、歸檔制度。同時還要加強對檔案保管期限、歸檔范圍等規范規定的重視，并將其歸入到醫療機構相關考核制度中。由于醫院檔案管理工作涉及的范圍較廣，且內容較多，因此，醫療機構要以自身的實際情況為依據，制定行之有效的管理制度，同時要在實際工作中逐漸對其進行改進和完善。同時還要建立完善的檔案收集制度及檔案傳遞、登記制度，從而達到動態管理的目的，一旦有檔案遺失現象發生，便能及時進行查找補救，從而為保證檔案完整性提供有效的保障。此外，還要建立健全的檔案管理責任制，將責任劃分到相關部門和個人，一旦出現管理問題必須要對相關負責人及部門進行嚴格的懲處，從而有效的提高管理人員的責任意識，為檔案管理工作的發展提供保障。
（二）提高管理人員專業素質
檔案管理人員的素質在很大程度上決定了檔案管理工作的質量，因此，醫療機構一定要加強對檔案管理人員培訓的重視，定期組織相關人員進行專業知識及技術培訓，同時還可聘請專家學者進行講學，同時對于表現優秀的職工可安排其到相應的學位班學習，此外還要鼓勵職工自學，從而有效的提高管理人員的專業素養。
（三）加強對提高檔案管理工作信息化及現代化水平建設的重視
隨著社會的不斷發展，我國的科學技術得到了極大的提升，網絡技術、計算機技術逐漸應用到各個領域中，醫療機構作為現代社會中不可或缺的一個行業，其管理過程中也必須要加強對先進技術應用的重視。因此，在醫院檔案管理過程中也必要加強對提高檔案管理工作信息化及現代化水平建設的重視，在醫院領導的帶領下，有效的實現檔案、信息管理一體化，從而為檔案信息的統一規劃、統一收集、統一加工統計提供方便。此外，醫療機構還要加強對建立醫院管理系統、檔案管理系統、藥庫管理系統、病案統計管理系統等的重視，并且還要實行全院計算機聯網，為實現信息資源共享提供有效的保障。
三、總結
關鍵詞：電廠；檔案信息化；建設
檔案信息化建設中包含了傳統的檔案工作，還包括了現代計算機技術、網絡技術與軟件技術。電廠應明確檔案信息化建設的重要意義，給予檔案信息化建設工作應有的重視，以實現檔案管理工作質量與效率的提升，實現電廠的現代化管理，為電廠在新時代的發展提供助力。
1電廠系統檔案信息化建設的重要性
隨著我國信息時代的來臨，政府相關部門出臺了一系列政策，并要求企業能夠對檔案實施信息化管理，以滿足現代企業的發展要求。因此，電廠也應按照相關規定來對系統檔案管理實施信息化建設，將電廠的全部檔案都進行數字化處理，并利用檔案管理軟件與互聯網進行錄入，以便日后有需要時進行查詢，為電廠實現無紙化辦公奠定良好基礎。一旦電廠實現檔案的信息化建設，就能夠大大提高電廠檔案管理工作的效率，提升檔案的存儲容量，讓檔案能夠被更長久的保存，且這種檔案的錄入也更加便捷，能讓工作人員更加方便地對檔案進行分類與查詢，為企業實現高效管理奠定基礎。
2電廠系統檔案信息化建設存在的問題
2.1檔案管理工作錄入環節存在問題。當前的電廠檔案信息化建設工作大多缺乏有力的資金支持，使得硬件設備老化問題嚴重，對電廠系統檔案管理信息化建設工作造成一定阻礙。這是由于檔案信息化建設工作對硬件設備的要求較高，不僅需要電廠各科室與車間都擁有較為先進的硬件設備，主要包括辦公電腦、打印機、碎紙機、掃描儀、網絡、U盤、攝影機和照相機等，還應確保配套數量能夠滿足實際需要，并不斷隨著信息技術的更新來進行硬件設備。但是，當前我國電廠的硬件設備大多不能滿足檔案信息化建設的要求，主要體現在6個方面。（1）電腦更新換代不及時，落后的電腦配置不能進行大型的編輯操作，影響信息數據的編輯速度。（2）打印機的性能不高。當前電廠中所使用的打印機多為簡易機，這種打印機的打印速度較慢，且硒鼓的質量難以保證，極易出現損毀，故障率較高。（3）掃描儀的性能問題。較為陳舊的掃描儀掃描出來的圖像清晰度較低，且不能滿足電廠的大批量掃描要求。（4）攝影機與照相機的配置數量不夠。這主要是由于部分領導以手機功能較全的理由，拒絕進行攝影機與照相機的采購，因此在實際工作人員，只能頻繁利用手機來完成這一操作，對檔案信息資源的拍攝質量造成一定影響。（5）U盤的質量問題。當前，電廠在檔案系統化建設中所使用的U盤大多是工作人員自行配備的，價格較低、存儲空間較小，甚至還存在信息損壞的危險。（6）無線網的覆蓋效果不好。工作人員通常情況下，需要先將信息化的檔案資料上傳到計算機電腦上，但是，受到無線網絡的限制，移動電腦與手機等都不能在電廠的任意位置進行檔案信息的錄入。最后，檔案管理軟件較為落后，不能滿足電廠當前的檔案信息管理要求。2.2檔案管理工作交接環節存在問題。電廠實施檔案信息化建設的過程中，還需要各部門與檔案管理工作人員能夠共同協作。往往在電廠檔案管理工作人員發生崗位變動的時候，檔案管理工作的交接環節極易出現問題，新來的檔案管理工作人員不能全面掌握電廠檔案信息化建設工作，為電廠檔案信息管理工作帶來難度。2.3檔案管理工作維護環節存在問題。電廠在實施了檔案信息化建設之后，還應對檔案網站進行必要的后期維護，以確保檔案信息的保存能夠更加完善。但是，部分電廠都沒有對建立的檔案信息化管理網站進行必要的維護，對檔案信息網站的功能發揮造成不利影響。導致這個問題主要原因如下。（1）工作人員的負荷較大。電廠負責檔案信息管理工作的人員數量有限，面對龐大的檔案信息化管理工作，工作人員的負荷較大。（2）工作人員的專業水平不高。當前在電廠任職檔案信息化建設的工作人員大多不具備較高的專業水平，不能滿足檔案信息管理工作的要求。（3）檔案信息化建設工作在基層沒有得到落實。
3強化電廠系統檔案信息化建設的相關建議
3.1加大資金投入力度，確保檔案錄入工作的質量。電廠應進一步加大資金投入力度，為電廠檔案信息化建設提供必備的設備基礎。電廠應做到4點：①為電廠各部門與車間的配套設備等提供充足的專項資金支持，確保電廠各車間與各科室等都具備先進的設備與充足的配套設備，如專用終端計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機等終端設備，以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機、移動存儲介質等輔助設備等。②為設備提供充足的維修維護預算。這是由于在實際工作中，這些設備不僅會消耗大量的辦公耗材，還需要對其進行必要的維修與維護。③選擇合適的檔案信息管理軟件。當前常見的檔案信息管理軟件主要包括數據庫管理系統、網絡操作系統、中間件與全文檢索以及光學字符識別（OCR）等。電廠應根據自己檔案信息化管理中的實際需要來進行軟件的選擇，還應優先選用關系型數據庫等主流數據庫管理系統，以滿足電廠檔案信息管理工作的需要。④提高無線網絡的覆蓋率，讓工作人員能夠在電廠內的任何地點，隨時都能夠進行檔案信息的錄入與上傳，提高檔案信息管理工作的水平。3.2建立完善的檔案管理責任制度。電廠還應加強對檔案管理責任制度的建立與完善，通過采用統一管理、分級負責的方式，來徹底貫徹落實檔案管理責任制度。讓電廠系統檔案信息化建設能夠貫徹在日常的經營活動中，以實現實時的檔案信息化建設工作。同時，還應在全體員工內進行檔案信息化建設的宣傳，杜絕私自銷毀檔案，或者歸檔不及時的情況。一旦出現上述情況，應追究責任。3.3加強對交接環節的控制。在電廠工作人員發生職位變動時，不能立即交接完成，應建立一套完整的交接制度，由老員工帶領新員工適應一下本職工作，為檔案信息化建設工作的交接提供充裕的時間，避免交接的太倉促而出現疏漏，對檔案信息化建設工作造成不利影響。同時，電廠還可以根據不同的崗位制定專門的檔案信息化工作手冊，在其中將檔案信息化建設工作的全部內容與工作流程等進行規范性要求，以便新員工能夠以此為依據自行完成上崗培訓，幫助新員工熟悉新的工作內容與要求，避免對交接后的檔案信息化建設工作造成阻礙。3.4強化檔案信息化管理網站的維護。電廠還應加強對檔案信息化管理網站的維護力度，確保檔案信息化管理網站能夠發揮其應有的作用。這就要求企業應加強4方面的工作。（1）應加強對專業人才的招聘管理力度，為電廠檔案信息化建設提供必備的人才保障。（2）應對現有工作人員進行定期的培訓，以提高現有檔案信息化管理工作人員的整體素質。（3）應對電廠檔案信息化建設進行定期或不定期的檢查，并對其進行詳細的評估檢查與督促各部門落實好檔案信息化建設各項工作任務。（4）應加強對檔案信息化網站的維護力度，為檔案信息化網站的投入使用提供必要的保障。
4結語
電廠應嚴格遵照國家相關規定，實施檔案信息化建設。當前的電廠系統檔案信息管理工作中還存在一定問題，電廠應加強對檔案信息管理工作的管理力度，并為檔案信息管理工作提供專項資金保障，以達到提高電廠檔案管理工作效率的目的。
作者:張瑞春 姜玲玲 關鍵 單位:核工業北京化工冶金研究院 中國工程院
參考文獻
［1］郭曉丹.如何做好檔案信息資源的開發與利用［J］.黑河學刊，2013（2）：177.
［2］張欣.淺談電力企業檔案信息化建設［J］.企業檔案，2013（S5）：113.
【關鍵詞】基層油庫 檔案資料 科學管理
石油能源是國民經濟發展的動力，在國民經濟中具有舉足輕重的作用。而石油庫則是收發和儲存原油的商品基地，處在石油工業的基礎地位。隨著油庫的發展，其安全科學管理工作也需要加強，其中檔案資料的管理則是一項十分重要的內容。所謂油庫檔案資料，是指油庫從建造到生產再到銷售整個過程中所使用的施工基建材料和設備技術材料的記錄、單位人事的變動以及其他經營管理、企業管理等諸多工作的作業經過整理歸檔后所形成的資料記錄，是對油庫各項作業活動的過程和結果的真實歷史再現。油庫檔案資料是油庫正常生產和安全運行的必要條件，對促進各種規章制度落實，有效防止事故發生，加強規范管理等工作具有十分重要的作用。因此，準確科學、安全合理地管理好石油庫檔案具有十分重要的意義。
1 理性認識油庫檔案管理工作
油庫各項作業活動檔案記錄是各種作業在事前、事中和事后的記錄和登記，它不是“干事”，也不能代替 “干事”，更不可能改變“干事”的結果。因此，從表面上看，與直接產生經濟效益的其他工作相比，似乎處在可有可無的地位。但從理性上作深層次的思考，我們就會發現在油庫的日常管理中，油庫檔案管理對管理工作規律的認識、油庫的長期發展都具有舉足輕重的作用，主要有以下兩點：
首先，油庫檔案是各種作業活動的真實歷史再現，是事后分析問題、查找原因的第一手資料和原始憑證。基層油庫諸多工作，如生產經營中一些基本建設項目的立項和審批；企業管理中各項規章制度的制定實施，相關政策、規定文件的制定和印發；人事調動過程中員工在職離職，員工培訓取證，獎勵處罰材料以及職務晉級等等各項工作，常常都需要查閱相關檔案，以檔案為主要依據來判定“是非”。
其次，利用油庫檔案，有利于我們總結生產經營規律，指導將來的工作。油庫檔案記錄工作的主要目的之一，就是能夠通過對記錄在案的資料的分析和研究，使人們總結油庫管理工作的基本規律，從而更好的指導將來的各項工作，最大程度上服務于油庫管理正規化建設。
2 目前油庫檔案管理工作的主要問題
盡管檔案管理工作在油庫日常運營和持續發展中具有重要作用，但在實際應用中，由于人們主觀上的忽視和一些客觀原因，依然產生各種各樣的問題，歸納起來有以下幾點：
首先，對油庫檔案管理工作缺乏正確的認識，主觀重視不夠。油庫領導注意力多集中在涉及到收發輸轉，設備修理及維護保養，基礎工程再建維修等所謂的重大的項目上，錯誤地認為只要在實際操作中不出現安全問題的前提下完成好本職任務就萬事大吉了，至于檔案記錄填寫工作無關大局，甚至有的領導個人就把“記錄”當作一種負擔和累贅，當然不會對下面人員的實際操作起到良好的指導和監察作用。操作人員則是應付為多，書寫不規范、馬馬虎虎，檔案存放異常混亂、問題百出。
其次，檔案管理主體不明確，檔案材料收集不齊全。主體不明造成職務不明，從而相關責任人也不明，管理混亂卻找不到解決問題的方向。某些地方，石油庫檔案就連誰為主管的問題亦不甚明了，一旦出現重大問題，往往找不到直接負責人，從而使事情大事化小、不了了之。石油庫檔案的保存不僅僅是油庫自身的事情，而必須更重視自身保存，注重檔案的上下級街接，各部門使用完之后應及時向綜合檔案室移交，避免使檔案資料隨時暴露在散亂、丟失的危險之中。檔案材料收集不及時、不齊全的問題也大量存在，只有在油庫新建或擴建時才會注意檔案資料的收集，而設備的更新等技術資料、人員的調動等人事檔案資料都是隨時變化的，應及時加以記錄。有些油庫平時忽略這些問題，當上級檢查時突擊一次性補全資料加以應付，導致油庫檔案資料不齊全、不配套，大大降低了檔案的使用效能。
再次，缺乏有效的責任監督機制，檢查工作不力。認識不到位導致管理不到位，監督檢查亦不到位。一些單位雖然建有專門的檔案室并配備有專職檔案管理人員，但由于缺乏日常的監督考核，管理責任制度沒有確實落實到位，因此在檔案記錄和管理過程中形式主義嚴重，“無異常情況”成為一些巡檢記錄的常見用詞。這些偷工減料的記載嚴重影響了檔案功能的發揮，單單成為應付檢查的工具。
3 加強檔案管理基礎工作，安全生產不容忽視
對于石油庫檔案的合理科學管理，根據實際調查和工作經驗，筆者有以下幾點建議，逐一列出，以供參考：
首先，健全相關規章制度，做到有規可依。切實完善《油庫檔案管理制度》和《檔案管理人員崗位責任制》等基礎規章制度，使檔案管理工作制度化、規范化。各部門根據規章制度，落實“誰主管誰負責”的責任制度，在檔案記錄、收集歸檔和整理裝訂中存在的問題都要依章處理，嚴格問責相關人員。
其次，分類管理，及時備份。檔案資料數量較大，查閱困難。因此要對資料進行明確的分類編號，各種資料按類分柜存放，有必要時還應印制目錄索引、裝盒資料目錄等，各種信息一目了然，便于人們查閱資料，使查找工作更方便、更快捷。另外，對于一些有重要價值的檔案資料，要特別注意保護，有些資料由于時間長久，字跡模糊或案簿破損，要及時對它們進行翻印或掃描，并注明整理日期，以確保資料的完整性和真實性，必備后人檢閱。
再次，嚴格檔案資料借閱手續。一般查閱應在檔案室進行，如有特殊需要資料借閱，應嚴格履行借閱手續，出示部門領導簽字的審批單，在管理人員處進行登記并限期歸還。管理人員定期進行整理檢查，催促沒有按期歸還的資料借閱人及時歸還，必要時可以進行適當的處罰。有遺失的資料應想辦法進行及時補救。
關鍵詞：醫院檔案管理；電子檔案；安全；有效方法
隨著信息技術、互聯網技術、掃描技術的發展和進步，醫院檔案管理面臨新機遇，檔案管理的數字化趨勢越來越明顯，電子檔案的應用也越來越廣泛。同時，為促進電子檔案作用的有效發揮，提升醫院檔案管理水平，采取措施確保醫院電子檔案的安全是必須的。但在新形勢下，由于一些制度沒有嚴格落實，一些管理人員的綜合技能偏低，制約電子檔案安全水平提升，需要采取措施改進和完善。
1 醫院電子檔案安全的意義
新時期，隨著信息技術和計算機技術在醫院檔案管理中得到利用，檔案管理也面臨新的機遇和變革，有利于提升檔案管理工作水平。同時，為促進檔案管理工作有效開展下去，采取措施保證電子檔案安全是必要的，主要作用體現在以下方面。
1.1 防止資料丟失
在信息技術不斷被應用到醫院檔案管理的背景下，通過掃描技術和計算機技術的應用，對檔案資料進行數字化處理，進而形成電子檔案。同時構建數據庫，加強資料存儲，利用硬盤對檔案資源做好備份工作。不僅方便對檔案信息資源的使用，還有利于防止檔案資料丟失。
1.2 確保數據安全
醫院電子檔案管理和應用中，采取措施_保數據安全是不可忽視的內容。作為醫院檔案管理人員和相關領導，應該重視安全管理工作。具體的管理活動中，要注重構建數據庫，設立檔案信息查詢目錄。并重視軟件和數據庫的病毒查殺和更新，防止數據被篡改，避免病毒侵襲或黑客攻擊，進而有效保證醫院電子檔案數據安全，滿足人們使用需要。
1.3 提高管理效率
電子檔案的出現，是傳統紙質檔案管理的變革和創新。對更好滿足人們使用檔案信息資源需要，提高檔案管理效率具有積極作用。通過完善檔案管理制度，加強日常巡視和病毒查殺，更新和升級管理軟件，有利于促進醫院電子檔案管理效率提升，為檔案信息資源使用創造便利。
2 醫院電子檔案安全的不足
醫院電子檔案管理中，采取措施確保檔案安全是不可忽視的內容。但由于相關制度沒有嚴格落實，一些工作人員的職責沒有認真履行，制約醫院電子檔案管理水平提升，存在的問題表現在以下方面。
2.1 制度不完善
一些醫院的領導和檔案管理人員，對電子檔案管理缺乏足夠的重視，沒有建立健全完善的管理制度，制約電子檔案安全管理工作制度化和規范化，難以有效提升電子檔案管理水平。此外，相關人員的職責不明確，忽視建立并嚴格落實電子檔案管理責任制，對出現的問題難以有效規范和處理，不利于提高電子檔案的安全管理水平。
2.2 人員素質低
醫院檔案管理隊伍年齡較大，忽視更新知識結構，自身學習主動性不足，未能有效掌握電子檔案安全管理的技巧。例如，對計算機技術、掃描技術、數據庫技術的應用不當，操作技能缺乏。再加上醫院忽視電子檔案安全管理人員的培訓和管理，新的技術人員引進不足，難以有效提升電子檔案管理水平，制約檔案安全性能提升。
2.3 備份不到位
不注重對電子檔案的備份，一旦電子檔案遭到黑客攻擊或破壞之后，資料丟失，難以滿足使用者需要。因此，今后在電子檔案安全管理中，應該重視備份工作，促進安全管理水平提高。
2.4 技術較落后
忽視應用先進的管理技術，在數據庫、網絡安全維護、紙質檔案掃描等方面，沒有利用最先進的技術措施。進而影響電子檔案的安全管理水平提升，有必要在今后的工作中改進和完善。
3 醫院電子檔案安全的有效方法
為有效預防醫院電子檔案出現安全隱患，提高安全管理水平。根據存在的不足，結合醫院電子檔案安全管理工作需要，以促進檔案管理水平提高，方便人們使用電子檔案為目的，可以采取以下有效方法。
3.1 完善安全管理的制度
制定健全完善的電子檔案安全管理制度，推動各項工作制度化和規范化，更好規范和約束安全管理的各項活動。要明確電子檔案安全管理的目的和流程，實現對各項制度的有效規范和約束。明確相關人員職責，落實安全管理責任制，讓他們嚴格遵循規范要求開展安全管理工作，防止電子檔案受到不必要攻擊和破壞，提高管理工作效率。
3.2 電子與紙質檔案并存
要將電子檔案和紙質檔案同時使用起來，重視兩種檔案的有效利用。電子檔案的管理技術、管理方式、管理設備、通訊設備等方面仍然存在不足，紙質檔案具有自身重要作用。因此，不能忽視紙質檔案的作用，要將電子檔案和紙質檔案有機結合起來，做好紙質檔案的防潮、防水和防鼠害工作，提高安全管理水平，有利于檔案作用的充分發揮。
3.3 提高管理人員的素質
醫院要注重引進檔案管理理論知識豐富、安全管理技能強、現代信息技術應用水平高、責任心強的工作人員，加強電子檔案安全管理隊伍建設，有效適應管理工作需要。重視管理人員的培訓和教育，提高他們的安全管理意識，熟練掌握法律法規、互聯網技術的應用策略、信息技術使用手段、電子檔案應用方面等綜合技能，有效提升電子檔案安全管理水平，確保各種資料安全。
3.4 重視電子檔案的備份
重視電子檔案備份工作，利用硬盤等各種設備，將電子檔案及時備份起來。并做好保管工作，防止資料丟失，這樣即使電子檔案受到不法侵害或者攻擊時，備份的電子檔案可以將其調出來使用。進而有效提升電子檔案安全管理水平，確保資料完整可靠。
3.5重視技術措施的應用
根據電子檔案安全管理工作的需要，綜合利用現代技術措施。主要包括加密技術、訪問控制技術、密鑰技術、病毒查殺技術等。同時還要重視軟件更新和升級，做好病毒查殺工作，及時安裝各種安全補丁程序，對數據進行病毒查殺。進而避免惡意程序、黑客攻擊影響電子檔案的安全，為電子檔案安全管理水平提升，促進其作用有效發揮提供保障。
3.6 注重安全問題的防范
提高管理人員綜合素質，加大資金投入，重視軟件更新和升級，及時防范可能出現的安全隱患。落實安全管理措施，增強安全管理責任意識。電子檔案使用的計算機與外網隔離，禁止安裝盜版軟件，也不得安裝娛樂、游戲軟件等，為系統安全運營創造條件。盡量避免使用U盤傳遞電子檔案，對陌生文件高度警惕，促進電子檔案管理水平提升。
4 結束語
總之，在數字化時代，為加強醫院檔案管理工作，促進管理水平提高，采取相應措施確保檔案安全是必要的。因此，整個管理過程中，應該認識確保醫院電子檔案安全的重要作用，明確存在的不足，然后有針對性的采取防范措施。進而實現對安全隱患的及時預防，有效保障電子檔案的安全，實現提升醫院檔案管理水平的目的。
參考文獻
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摘 要：在全球日益激烈的資本市場和技術競爭的雙重壓力下，各大優秀的企業都在積極主動地調整戰略，從精簡、扁平化組織一直到分拆、兼并聯合，持續地進行變革。在變革的過程中，企業也越來越重視對積累的檔案等知識資源的運用。文章對大型企業檔案管理的現狀及其問題進行了總結，對加強大型企業檔案管理的具體措施進行了分析，以便更好的促進企業的發展。
關鍵詞：大型企業，檔案管理，隊伍建設
一、大型企業檔案管理的現狀及其問題
在我大型企業不斷發展的過程中，加強檔案的建設是十分必要的。但是，在這個過程中出現了檔案管理人員缺乏對有效信息的收集，造成了檔案管理效率低和不及時的問題，其具體表現如下：
（一）監督管理不到位
在大型企業檔案的監督管理上，由于缺乏重視，造成了一些文件的丟失和損壞，這將直接影響檔案的建立和完善。除此外，在管理制度上沒有明確的說明檔案的管理和保存，這對個人工作后對辦公室檔案，合同檔案的整理有著間接的影響。
（二）歸檔文件不完整
大型企業的工作量較大，這就加大了檔案在收集上的難度。由于子公司單位很多，各子公司的檔案情況均有所不同，想要保留完整的文件對檔案管理員的工作有著絕對細致的要求。除此外，態度上不重視檔案管理工作，將重心放在工程和質量上，是歸檔工作難以開展的主要問題。經常性的漏記、記錯、重復數據也是歸檔工作中的一大問題。
（三）歸檔工作具有滯后性
歸檔工作受到時間上的限制，主要是因為必須當項目完工之后才能為提供更加準確、真實的數據。因此，這將會造成歸檔工作的滯后。隨著項目進度的加快，項目本身的龐大性，這對建檔工作的質量有著必然的影響，甚至會造成虛假數據的匯報。尋找適合項目合同工作檔案的收集和歸類是檔案管理員面對的首要問題。
二、加強大型企業檔案管理的措施
提高大型企業檔案的質量，有利于大型企業取得準確的數據，能夠為日后的生產提供方法和經驗。尋找大型企業檔案質量的控制途徑，有利于檔案管理工作的開展和完善。
（一）強化大型企業檔案管理意識
樹立大型企業檔案管理意識，是做好檔案工作的第一步。我們不僅要加強對檔案管理員進行工作上的培訓，還要對各個公司的領導進行相關內容的培訓，實現從上到下所有管理人員的觀念轉變。只有認識到檔案對企業發展的重要意義，重視數據搜集的重要性，才能減少檔案管理過程中的阻力，才能實現對數據完整度和精確度的最大保留。
（二）加強各階段檔案的過程控制
為了保證大型企業檔案的真實度和可靠性，我們應該對項目實施中的每一個環節進行檔案的收集，做好過程控制。首先，我們要對技術性較強和保密性的文件做好保管工作。對收集上來的文件，我們在整理和歸類之外，還要做到對其合法性的檢驗，在蓋章的問題上是否符合國家的要求和大型企業的管理制度。檔案的管理工作應該貫穿于項目的始終。技術人員是整個項目的基層人員，對生產過程有著最直接的體驗，在項目完成前，很多檔案都是通過他們的記錄和分析得到的。因此，我們要加強各子公司之間的配合，了解各自的具體情況，對質量檢測問題做好排查，對文件建檔追蹤并進行項目不定期的抽查，加強項目進行中的各個環節的反饋，有利于提高項目質量。
（三）落實檔案管理責任制
檔案的管理工作需要在監督中得到完善，這就要求我們落實檔案管理責任制。大型企業項目涉及的內容有很多，具有一定的復雜性，且周期一般較長。因此，在檔案管理的過程中難免出現失誤和遺漏，加強個人責任的落實，可以督促檔案管理人員對企業檔案的補充和完善，及時發現問題，進行數據修改，可以提高數據的準確性。在遇到具體問題的時候，通過責任落實，可以找到該項目的負責人，減少員工間互相推卸責任的情況。
（四）完成優化的專業結構，加強隊伍建設
檔案工作發展與日俱進，不斷提高對檔案工作人員專業水平的要求。所以，檔案工作人員一定要繼續更新知識構造，主動參加在職培訓等每一種方式的再教育活動，以適應新技術的發展要求。單一的檔案管理人員構造已經不能滿足檔案工作信息化的發展趨向，所以，一定要繼續加強信息技術、網絡技術等方面人才的培養和引進。
（五）檔案數據庫和檔案網絡要完善
這階段，檔案信息自動化體系還停留在由文件解決向信息管理體系的過渡階段，對數據庫的信息化建設導致嚴重阻礙。完成檔案信息化的關鍵前提在于完成高效的數據庫管理，加強檢索服務體系的時效性。經過運用計算機對檔案信息的解決技術，能靈活捕捉照片、紙張檔案材料，而且把全部的檔案信息轉換為數字方式，方便長期保存。
檔案管理工作者第一要具備必須的語言文字能力和科學文化素養。只有站在對于每一種知識有所認識的前提下，依據本身的語言能力，才可以簡明扼要的對于每一種檔案實施分析與歸類，才可以第一在入庫的經過當中做到“去其糟粕取其精華”的結果。檔案管理的宗旨是提升各種信息資源的運用率，因此在面對較為龐大的信息檔案資料的時候，檔案人員一定要具備檔案的分析，檢索，篩選的功能才可以打好檔案信息化建設的基礎。在信息化管理當中，檔案工作人員的工作是很辛苦的，常常要付出很大的腦力勞動，因此必須要加強他們的責任感，充足發揮他們的主觀能動性，不然假如他們的主動性不高，在疲憊的狀態之下，也許會造成整個體系運行與更新的停滯，甚至還有安全的隱患。因此作為領導者，與他們實施主動溝通與交流是一定要的，讓他們意識到自己責任的同時，也必須要讓他們感覺得到自己在整個管理事務體系中的主要性。在實施培訓與學習的時候，必須要提升培訓的規范化程度。
（六）優化大型企業檔案數據庫系統，實現檔案全文數字化
為了完成檔案的數字化發展，一定要做好下面幾點的工作：首先，建設收藏檔案目錄數據庫。在大型企業檔案信息化建設中，依據單位每一類檔案狀況，經過著錄標引，在計算機中錄入單位收藏的文本類、圖形圖像類與影音類檔案型號等，從而建設基本數據庫。其次，建設基層報表數據庫。在建設大型企業檔案數字化管理體系經過中，繼續健全狀態數據庫和基層報表，同時，經過網絡體系把每一個部門需要報送的數據、反饋信息錄入建設的數據庫中，并實施適當的調整。
三、總結
在信息化的前提下對檔案資源實施充分高效的運用，有助于大型企業管理提高，對于更好的服務于廣大職工，有著巨大的推動作用。面對文件的缺失和數據失準，我們要落實責任制，減少因為個人因素造成的損失。大型企業檔案管理的工作需要檔案管理員具有較高的責任心，與此同時，掌握一定的專業知識和技能，了解該行業的特點和基礎知識，這將有利于工作的順利開展。利用科學的方法進行文件的搜集和整理，加強檔案管理人員的隊伍建設，提高工作能力，在實踐的過程中積累經驗是十分必要的。
參考文獻：
[1] 王國麗.邁進電子時代 告別紙質公文[J]. 辦公室業務. 2013（01）
關鍵詞：醫療器械；維修；管理
一、醫療器械維修的重要性
隨著科學技術的不斷進步,醫療器械在現代的診療活動中扮演著越來越重要的角色,各醫院醫療器械數量增加的同時,高科技含量不斷增加,使器械的維修問題也日益凸顯。醫療器械的維修質量直接關系到醫療工作的質量,有時也會影響到患者的生命安全,做好醫療器械維修質量的保證和控制,對診斷、治療工作有極大影響,可以設想,如果醫療設備經常壞,完好率很低,精度不可靠,結果可信度差,無法提供科學的數據,就會影響診斷、治療。由此看來,醫療器械維修工作是診斷和治療的技術保證,必須建立自己強有力的維修隊伍。
二、提高維修技術人員的專業技術水平和醫學文化素養
醫療器械的維修質量直接關系到醫療工作的質量，有時也會影響到患者的生命安全，做好醫療器械維修質量的保證和控制，對診斷、治療工作有極大影響，醫療器械維修工作是診斷和治療的技術保證，必須建立自己強有力的維修隊伍。醫療器械維修和管理，人員總是起決定性作用，培養具有敬業精神的工程技術人員；樹立為臨床醫療服務的思想，不斷提高人員的維修技能，最大限度地提高維修質量和速度；對工程技術人員合理分工，正確使用，嚴格管理，全方位為臨床醫療服務；采用新技術、新方法，不斷提高維修服務水平。突出預防性維修，最大限度地提高或延長醫療器械設備的無故障時間，經常出現故障意味著使用壽命縮短和維修費用增加，從而增加醫療成本。掌握好儀器的維修與保養技術是醫療器械工程師的重要技能。醫療器械工程師的知識面要求比較廣，特別是隨著醫療設備的精密度、復雜性的提高，要求知識面越來越廣，且逐漸加深。維修工程師的工作經驗、學識水平和靈活采用檢查方法的能力等，將起決定性的作用，能力越強，效率越高。
三、建立健全醫療器械的維修工作管理規章制度
醫療器械的維修管理要有一套切實可行的規章制度，主要包括：（1）儀器設備管理制度；（2）儀器設備的操作規程；（3）檢查評比制度。這樣才能使維修工作有章可循，有法可依。醫療器械的維修管理工作要有一套切實可行的規章制度，維修體制的改革，影響著維修行業的正常運行和健康發展，要使醫療器械的維修行業與使用方要求協調發展，就必須構建適宜的維修體制。第一、要加大行業的立法和執法力度，制定系統、完備的法規制度和標準，使維修工作程序和驗收、計量有法可依、有據可憑，加快向依法管理型發展的步伐。第二、積極營造醫療器械維修行業多元化發展的外部環境。加大合并和重組力度，改變維修企業性質相對單一的現狀。第三、促使醫療器械維修行業從專業分立向資源共享方向發展。現代化的醫療設備對維修提出了更高的要求，只能維修單一品種的維修企業將面臨嚴峻的挑戰。同時，重復性投資將造成資源的巨大浪費，擁有少量維修資源的企業，只有實現資源共享，優勢互補，配置不同層次的多專業、復合型技術人員，通過擴大技術、設備和人才規模形成技術密集型產業，以適應發展的要求。
四、醫療器械的檔案分類
一是優化器械的管理網絡，器械檔案的管理必須堅持集中統一管理，要確保器械檔案的系統性和完整性。建立和完善管理網絡，強化各級職能管 理部門的建檔意識。成立由院領導直接負責的檔案管理網絡，實行設備科、 使用科室、操作人員分級負責的管理網絡，明確管理責任，簽訂相關的醫療器械管理責任狀，完善醫院檔案管理制度。器械檔案管理要作為醫院目標 管理責任制的重要組成部分，納入院部對科室的管理考核。明確器械操作 人員在負責器械的日常維護保養的同時，做好日常使用記載有職責：定期上 報使用和保養記錄，經核查后交檔案室存檔，從而形成一個有效的管理網絡。二是器械采購文件，要按年份歸入器械檔案。隨著器械從申購到安裝 使用，要由器械管理人員做好檔案的整理，再移交醫院檔案室。同時將有關 材料下發至相關使用科室，讓操作人員都能按器械檔案的歸檔要求，配合院 部檔案部門，做好資料的整理歸檔工作。三是醫療器械采購、調試、檢修等，形成的具有相關材料，以及隨機配送軟件技術資料，也要歸檔保存。運行過 程中形成的檔案主要包括器械的使用情況、操作規程和維修保養情況等。 這些資料一般也要按年度錄進檔案的數據庫。
五、科學的管理與維修方法
醫療器械的科學管理對提高醫療器械的完好率有著十分重要的作用。沒有科學的管理機構和手段，很難搞好維修工作，更談不上獲得與臨床診斷和治療有關的人體生理參數，并從工程生物學和基礎醫學方面研究人體的結構和生理機能。醫療器械的維修是一項很復雜的工作，光有實踐經驗，光憑腦力記憶是不夠的，在掌握維修技術的同時，還必須借助于醫療器械的技術資料和有關記載，設立技術檔案，這對于大型精密儀器是必要的，其他儀器設備也要有一定的文字記載，否則會給維修工作帶來很大困難。逐步建立醫療器械的狀態庫，這對設備故障診斷有著重要的參考價值。同時也要建立信息反饋系統，其方法是：收集整理現有資料分類存檔，維修技術人員也應搜集資料存檔。
儀器設備的使用率及壽命在很大程度上取決于維修質量，維修人員要將維修工作細化為以下幾個方面：（1）預防修理：在易發故障前進行有計劃的檢查修理。（2）改善修理：對易發故障進行結構電路改進，降低故障率。（3）定期修理：依照修理周期計劃進行維護、保養工作。（4）事后修理：突然發生故障時，及時進行強制修理。（5）在儀器修復并正常運轉之后，需按它的技術指標參數進行調整，以恢復其原有的性能。醫療器械的維修是牽涉廣泛的，它不僅包括醫療自身的特點，還具備電子電路、物理、化學等各方面的專業知識，因此加強醫療器械的維修需要從不同學科的實踐結合做起。
六、完善醫院醫療器械設備維修管理責任制
醫院領導及其醫務人員一般都是醫學類專業畢業生，并不具備工程技術理論知識。如果沒有相應的規章制度則很難實施醫療器械設備維修的監督管理。即使是精通工程技術的人員，沒有相關規章制度也難以保證醫療器械設備維修管理的有效性。對于大中型醫療，其管理制度至少應包括維修機構的組織管理、領導者責任、維修人員責任細則、維修醫療裝備設施的管理、事故責任細則、人員培訓與教育、維修經費保障等。
參考文獻
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【關鍵詞】輸油站設備 檔案 管理
中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：
設備檔案管理在輸油站中極其重要，也是設備管理的基礎，管理的好壞直接影響輸油站的管理水平和經濟效益，是保障輸油生產的重要依據。
1輸油站設備檔案管理的必要性
輸油站的檔案管理工作是保障輸油安全生產的基礎和前提，建立設備檔案管理是提高輸油設備的利用率，給輸油站管理提供及時、準確依據，便于更好的為輸油站服務，在設備的大修、突發事件的管理中利用率很高。
檔案管理的目的就是為生產、生活服務的，是為領導決策提供及時、準確的科學依據的，是為了更好的保護企業和個人的經濟利益不受損失的。所以設備檔案管理在日常收集、積累、整理、歸檔是首要的，把平時生產和生活過程中產生的文字、圖紙、照片采購過程中的發票、單據等具有參考價值的資料收集起來就形成了檔案，使其在工作中充分利用。通過查看設備檔案資料，根據維修記錄對設備進行預防性維修，充分做好設備維修前的準備工作，以縮短停機時間，減少維修費用。減少事故隱患的發生。
2如何加強檔案管理
2.1建立完善的管理網絡
建立完善的管理網絡，廣泛深入的宣傳《檔案法》強化各級領導以及管理人員的依法治檔的意識，自覺接受法規的約束和監督，實行科室、站隊，操作人員的三級管理網絡定期召開有關人員會議，明確工作目標修訂和完善設備檔案管理制度。同時明確各職能專業工作管理目標和各自的崗位職責，并將設備檔案管理工作作為輸油目標管理責任制的一部分，納入站隊、班組目標考核。明確設備操作者在負責設備的日常維護保養的同時，認真做好日常設備記錄，每半年將整理好的記錄上報給設備負責人，經核查后交檔案室存檔，形成有效的管理網絡。
2.2明確歸檔范圍
根據輸油設備的管理要求確定輸油設備檔案的歸檔范圍，不能盲目的收集，結合輸油生產實際狀況，明確輸油設備檔案的歸檔內容。輸油設備檔案主要有兩部分組成：①設備申購過程中形成的檔案，主要包括申購單、論證表﹙記錄﹚、購銷合同、協議書、發票、復印件、裝箱單、運輸單據、安裝調試及驗收報告、設備操作規程、全套隨機技術資料等。②設備運行過程中形成的檔案，主要包括設備的使用情況記錄、操作規程、維護保養記錄，每年的經濟效益分析、使用率與完好率統計等。這些資料一般按年度歸入設備檔案。
設備從申購到安裝使用，其相應的材料有設備人員做好檔案的收集整理工作，再移交檔案室，同時將有關材料打印下發到使用科室，讓各科的設備操作者都了解設備檔案管理的內容要求，使之配合檔案管理部門做好資料的歸檔和移交，并做好記錄。
2.3嚴格歸檔移交制度
檔案管理一定要做好銜接工作，尤其是輸油設備的原始資料要保管好，為以后的生產中維修、大修提供參考依據就，基層單位無法制約施工中原始檔案的歸檔制度，可是在日常生產中基層單位是檔案的利用者，所以一定要做好輸油檔案的移交工作，嚴格移交檔案管理制度，形成及時、準確、無誤、完備的工作作風，杜絕輸油設備檔案在移交中丟失、損壞等現象的發生，以保證輸油生產工作的順利進行。
2.4提高檔案管理人員的業務
科學的發展以及辦公條件的逐步升級，為了更好的適應信息技術的發展需求，培養輸油檔案管理人員多層次，多途徑的管理人才是檔案工作迎接信息技術革命的重要途徑，培養檔案管理人員廣博的知識，也是檔案管理工作的根本對策
3提高檔案的利用率
當前，城市住宅的迅猛發展以及農村耕地的巨大大變化更能體現輸油檔案管理的重要性，結合聊城輸油處的實際狀況，輸油檔案的利用率在逐步提高，尤其是外管線的技術資料及文字原始檔案的保管的齊全、完好在與地方規劃建設等協調中給予了充分的事實證明，無形中給企業節約了資金。
企業檔案面臨多種安全威脅：地震、洪水、火災、盜竊等，這些天災人禍都是正在面臨或者將要面臨的顯性安全威脅或者隱性安全威脅。檔案是企業變遷的歷史記錄和寶貴財富，是企業賴以生存和發展的基礎。檔案具有唯一性的特點，一旦損毀，將給企業造成不可彌補的損失。因此，企業做好檔案安全管理是必要的。
那么什么是企業檔案安全管理呢？企業檔案安全管理就是企業管理者特別是企業檔案管理部門以及企業安全管理部門為避免或者減輕安全威脅給企業檔案帶來損害、損失甚至毀壞，而有計劃、有組織地學習、制定和實施一系列安全管理措施和策略，建立突發事件應急預案。
要做好企業檔案的安全管理工作，首先要懂得什么危及檔案安全的隱患。危及檔案安全的隱患主要為自然災害和社會安全事件。自然災害對檔案安全的影響自然災害的種類很多，對檔案安全造成的影響有：地震、火災、水災、雷電等。地震是人類面臨的最有破壞力的自然災害之一，對人們的生命財產嚴重的威脅，同樣，地震也會對檔案造成巨大的破壞。“5.12”汶川大地震，就使震區的檔案館舍和檔案受到嚴重損失。水災是我們日常生活中最常見的一種自然災害，水害對檔案的危害不言自明，不管災害大小，檔案特別是紙質類檔案只要被水淹，就會造成損失。突發性的雷、電、火災往往會造成檔案的大面積焚毀，損失無法估量。 社會安全事件危害對檔案的影響社會安全事件是相對于自然而言的人為因素，是通過暴力破壞直接或者間接危害檔案安全，產生的后果較為嚴重。
最后，談談企業檔案安全管理的應對措施。
樹立檔案安全管理意識檔案是國家的寶貴財富，是不可再生資源。一旦被損毀，其損失無法挽回。為保證企業利益和企業檔案安全，我們要從對歷史負責、子孫后代負責的高度，始終把檔案安全管理作為檔案工作的大事來抓。要樹立檔案利用服從檔案安全的意識，確保檔案的絕對安全，企業應加強檔案安全宣傳教育，采取多種形式開展教育活動，提高全員的法律意識、責任意識和檔案安全保護意識。各級領導要切實加強對檔案安全管理工作的領導，將檔案安全工作列入本企業安全生產工作的計劃中，及時關注、研究和解決存在的安全隱患問題，確保檔案安全管理工作責任的落實。
建立健全檔案安全管理體系。解決檔案安全管理問題，不能只靠企業檔案管理部門，應建立由企業安全生產管理部門到各職能部門，以及檔案部門的檔案安全管理體系，成立企業檔案安全管理機構，這是企業檔案安全管理工作有效開展的組織保證，是處理安全問題時必不可少的組織環節。企業檔案安全管理部門根據企業安全管理的實際情況制定周密細致、便于操作、切實可行的突發性災害、事故應急預案，并不斷完善應急措施，經常進行檔案安全檢查，發現不安全因素要立即整改，確保檔案的安全。
建立檔案安全管理責任制度。“不以規矩，無以成方圓”。安全管理制度的建立和完善，是企業檔案安全管理的制度保證。要在嚴格執行檔案法律、法規、規章制度的基礎上，完善檔案安全管理的崗位責任制，做到責任到人、措施到位。企業員工尤其是檔案工作人員應該熟知安全管理制度，并在制度的指導下有序開展檔案安全管理工作。
確保數字檔案信息安全。隨著檔案信息化進程的加快，檔案信息的數字化和網絡化利用，需要高度重視檔案利用安全工作，認真執行國家有關檔案工作的保密制度，建立檔案信息、數據上網審批制度，加強上網檔案信息的管理。加強電子文件的安全管理，采取科學的管理方法和先進的技術手段，從制度入手，從技術要求和管理措施兩方面保證檔案數據庫和電子檔案的安全，確保檔案信息的安全。
確保檔案庫房的安全。檔案庫房是檔案存放基地，是檔案安全管理的重要環節。檔案庫房建設必須符合檔案安全保管的條件，安裝庫房防火、防盜報警監控系統，實現對檔案實體、庫房與設備的監控。要對檔案庫房進行定期檢查，對已配備的設施完好情況及時檢查，出現隱患及時解決，確保檔案庫房安全。有針對性地加強高溫、汛期等季節性時期的檔案安全保護，應對可能出現的突發事件，確保檔案的絕對安全。
關鍵詞：高校檔案管理；信息化；移動終端
1引言
在科學技術迅速發展的今天，檔案管理數字化與網絡化已成為一種必然的趨勢。隨著移動通訊設備的不斷豐富，特別是在高校，筆記本電腦和智能手機相當普及，很多地方都可接入移動互聯網，這就為基于移動終端的高校檔案管理信息化建設奠定了基礎。
高校檔案管理信息化是學校管理工作的重要組成部分。高校檔案管理的信息化建設對于促進高校檔案的改革創新具有十分重大的意義，做好檔案管理信息化建設的工作，也是高校的重要工作之一。[1] 特別是開展基于移動終端的高校檔案管理信息化建設的研究，是當前高校教學和科研的需要，它將為其他行業的檔案管理提供參考和借鑒。
2高校檔案管理信息化建設的主要內容
高校檔案是指：“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接的，對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。[2]
高校檔案管理信息化建設的主要內容包括基礎設施建設、應用系統開發、檔案信息資源整合、標準規范以及安全保障體系等四個方面的建設。[3] 學校應把加快高校檔案管理信息化建設的步伐這個問題提到議事日程上來，主要應從以下三個方面考慮。
2.1配置相應的專用硬件設備
目前高校對于檔案管理信息化建設硬件方面的專門投入相對來說很少，一般都是與學校的網絡建設同步，因此，用普通或低檔計算機作為檔案管理服務器的情況非常普遍。計算機僅作為存儲和上網工具使用，且一體化進程緩慢，這對檔案管理信息化的建設速度造成了制約。
檔案管理中的電子文件等數據不僅要在本地存儲和備份，而且還要進行異地備份，為確保其安全性，要求硬件配置完善，因此要使用專用的硬件設備專門存儲或備份電子文檔，從而達到通過專門的相關硬件設備進行發送和接收檔案管理信息。
同時，要安裝網絡防火墻，進行內網和外網隔離，對訪問進行控制和文檔加密，對用戶訪問進行認證等，以確保檔案信息傳遞的安全。
2.2建立基于移動終端的高校檔案管理信息化系統
依據《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關政策法規，將學校已有的電子文件和各單位檔案部門提供的檔案按類歸檔，并及時錄入相應的數據庫系統，這樣不僅能夠避免資源的流失，而且還能進行資源整合。通過計算機信息技術、網絡技術和數據庫技術對檔案資料加以科學整理和分類，實現檔案的數字化管理和快速查詢，建立基于移動終端的高校檔案管理信息化系統，以方便用戶用筆記本和手機進行訪問。
2.3開通檢索服務
在組織上、技術上和人員上做好準備，設立專門檔案服務中心，為各單位提供所需的檔案信息，同時提供多項并高效的規范和標準化的服務。
做好檔案網站的建設，使之操作簡便，易于推廣和維護；管理界面友好并具有多種查詢功能；內容可及時更新，并可修補漏洞；具有較高的兼容性。
3完善檔案管理信息化落實的關鍵問題
為了加快高校檔案管理信息化的步伐，應做好兩個方面的工作。一是加強檔案管理人員的培訓；二是制定相應的規章制度。
3.1加強檔案管理人員的培訓
在基于移又斬說母咝5蛋腹芾砟J街械男畔⒒建設
中，會遇到許多新技術和新問題。就目前從事檔案信息化管理人員而言，有相當一部分人員的知識水平和能力跟不上其建設速度。因此，高校應當加強對檔案管理人員的培養和教育，使其能夠充分掌握相關的操作技術。[4]
3.2制定相應的規章制度
合理而科學的規章制度是完善和促進檔案管理信息化落實的關鍵。[5] 目前，檔案管理制度的不完善使得檔案管理存在檔案信息不完整、查詢比較困難的情況，這不僅影響了檔案管理的效率，同時也使檔案管理應有功能的發揮受到了影響。制定相應的檔案管理規章制度，并給予具體的指導是非常必要的。
3.2.1對檔案工作進行必要的約束
明確檔案管理過程，制定檔案管理相應的詳細流程，進行標準化管理。
3.2.2責任到人
建立檔案管理責任制度，將管理責任落實到每一個檔案管理人員身上，提高檔案管理的水平和效率。
4結語
縱觀高校檔案工作的發展，開展基于移動終端的高校檔案管理模式中的信息化建設是非常必要的。在今后高校檔案 管理中，配置相應的專用硬件設備、建立基于移動終端的高校檔案管理信息化系統和開通檢索服務是其主要的建設內容。加強檔案管理人員的培訓和制定相應的規章制度對檔案管理工作給予約束和具體的指導是刻不容緩的工作。
參考文獻：
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一、公安數字檔案室的基本概念
公安數字檔案室是公安檔案管理部門依托公安信息網絡、業務應用系統及檔案管理平臺，實現本單位現行電子文件歸檔和管理，實現不同載體庫藏歷史檔案數字化轉換、存儲、保護和利用的新的管理方式。建立公安檔案數據庫，建立數字檔案管理平臺，建立檔案信息系統運行保障環境，健全數字檔案管理制度，形成信息化條件下公安檔案科學管理和服務利用工作體系是公安數字檔案室建設的主要目標。
二、公安數字檔案室建設的重要意義
公安檔案是公安機關在長期的工作實踐中積累的寶貴財富，是公安工作不可或缺的重要信息資源。現代警務需要更多更快更好的信息支持和保障。如何充分發揮公安檔案信息資源在主導決策、制導打擊、指導防范、服務民生中的重要作用，依托以計算機和通信技術為核心的信息技術和網絡技術，建立公安數字檔案室，對檔案進行數字化管理，使檔案信息資源從檔案庫房中“走”出來，由“靜”到“動”，由“點”到“面”，打破時空界限，提供便捷、快速的網上實時全息查檔服務，是公安檔案部門主動適應現代警務需求，實現檔案工作價值的的必然選擇。
信息技術、網絡技術在公安工作中的廣泛應用，既改變了傳統的服務方式，為檔案工作提供了新的發展機遇和空間，也使傳統的實體檔案管理面臨著嚴峻挑戰。網上辦公、網上辦案、網上辦證的推行，大量業務系統的建成應用，由此產生的網絡信息、電子文件，成為新的形態的檔案信息資源。同時隨著辦理低保、社保、土地征用賠償、換發二代證等工作的開展，戶籍檔案利用也到了一個高峰期。據不完全統計，2008年以來，全市公安派出所就查閱戶籍檔案24000余份，提供戶籍檔案依據14600余份，使黨和政府的惠民政策得到了落實。建立數字檔案室，在實現檔案的數字化管理的同時，通過網絡實現電子文件的收集、管理、利用，是檔案室功能在信息時代的延伸，適應了信息社會的發展需要。
三、公安數字檔案室建設中的存在問題
1997年起，我局開始應用計算機輔助檔案管理。經過十多年的精心打造，已建立了全息安全型檔案管理系統，建成了擁有近百萬條目錄數據和十多萬份全文信息的數據庫，從單一的、封閉的目錄檢索到綜合的開放的全息利用，網絡查檔已成為便捷、快速地獲得檔案信息的重要途徑。但從全局的整體情況看，檔案數字化發展不平衡，還存在著許多不足。從層面上看，機關檔案數字化建設較快。近年市局陸續對庫藏的文書和專業（業務）檔案進行數字化加工，共著錄信息100余萬條，掃描2500余卷、20余萬頁。后期的數據核對及數據掛接工作量仍很浩大。而基層派出所該項工作剛剛起步，且基層所檔案庫房小、保管條件差、庫藏紙質檔案損壞嚴重，缺少專（兼）職檔案員。從內容上看，服務公安管理和實戰的文書、專業檔案建設較快，服務民生的檔案則較慢，目前僅開展了戶籍檔案目錄的著錄，沒能實現網上全文檢索查閱;從數據來源看，信息著錄、掃描加載多，對接共享數據少，檔案信息數據基本上是通過實體檔案的加工形成的;從數據質量看，數量增長快，質量不夠高，存在著缺漏、差錯、不匹配等許多問題。
造成以上問題的原因較多，主要有以下幾條：一是認識上的原因，受傳統的思維習慣和工作方式影響，對檔案的數字化建設缺少足夠的重視。二是系統建設的原因，檔案系統的開發和業務系統的開發不同步，對接受到規范標準、數據格式不同等多種因素制約，不能順暢地實現信息共享。三是保障的原因。由于警力、財力的緊張，缺人手缺設備，開展數字化加工的難度較大，檔案部門在組織此項工作中底氣不足。就拿派出所戶籍檔案數字化加工為例，目前從我們對幾個所的試點看，要全部數字化加工，平均每所則需要投入2萬元左右，全市共需600萬元左右。四是工作不到位的原因，對信息的形成缺乏流程管理，信息用得多維護少，數據庫的檢查核對工作未能很好地開展。五是人才缺乏的原因，公安檔案隊伍的素質有待提高，缺乏既懂檔案業務又懂信息技術的復合型檔案管理人才。
四、加快公安數字檔案室建設的對策
1. 提高認識，形成建設合力。建立公安數字檔案室，對于提升公安檔案科學管理水平和服務利用水平，建立與公安工作相適應的現代公安檔案管理服務體系，更好地服務領導決策、服務實戰、服務民生具有重要意義。公安數字檔案室建設是一項系統工程，既有不同載體庫藏歷史檔案的數字化轉換，又有各類現行電子文件的歸檔和管理，涉及到公安工作的各個方面、各個部門，需要集全局之力才能完成。各單位、各部門要各負其責，密切配合，共同建設。
2. 突出重點，加快數據庫建設。按照由近及遠、利用優先的原則，從服務實戰、服務民生出發，重點加快基層專業、戶籍等歷史檔案的數字化加工。通過著錄、掃描等形式，建立檔案目錄數據庫和全文數據庫，形成以數字檔案為主體的資源結構，及時滿足對檔案信息資源的不同需求。對已建立的各類檔案目錄數據、全文信息及其掛接情況，全面組織質量檢查，切實提高公安檔案數據庫的完整率和準確率，保證檔案利用效率。
3. 完善平臺，實現信息共享。網上辦公、網上辦案和各業務系統中產生的信息和電子文件是今后數字檔案的主要來源之一。要改變各自為政的做法，將檔案信息系統建設置于大平臺建設之中，通過系統間的融合對接，逐步實現現行電子文件網上自動流轉直接歸檔，提高采集歸檔效率和數據質量，達到信息的高度共享。
4. 制定規范，落實長效管理。建立健全“誰主管、誰負責”的公安數字檔案市局、分局、派出所三級管理責任制，明確各部門在公安數字檔案室建設中的職責任務，分工合作，共同推進。 建立健全電子文件歸檔管理、檔案數據著錄規范和質量標準、數字檔案管理工作責任制、數字檔案安全管理制度等工作制度，保證現行電子文件歸檔和數字檔案室工作的常態化、規范化運行。分局應設立專職的檔案員，派出所也應有專人兼管檔案。建立包括日常維護巡檢、故障處理、應急處置等在內的日常數字檔案系統運行管理工作機制。
[關鍵詞] 醫院檔案；歸檔率；有效措施；規章制度；信息平臺
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 092
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）23- 0176- 02
0 引 言
隨著醫療報銷制度的發展，病案的利用和需求量在不斷增加。但目前很多醫院病歷檔案的歸檔不及時，對病案作用的充分發揮產生不利影響。為有效應對這些問題，采取相應措施，提升病案歸檔率，提高病案的使用效率是必要的。本文結合某婦幼保健醫院實際情況，探討病案歸檔率的影響因素，并提出改進和完善對策。
1 資料與方法
1.1 一般資料
選取該院病案室2014年10月與實施改進措施后的2016年10月出院患者病案3日（死亡7日）歸檔統計為樣本，然后進行統計分析。對實施改進措施前后不同科室的病案3日（死亡7日）歸檔率進行對比，觀察改進措施實施后所取得的效果。
1.2 實施方法
（1）落實病例檔案管理規章制度。該院注重健全規章制度，激發臨床醫師及時歸檔的熱情，讓他們嚴格遵循要求開展各項工作，促進歸檔工作制度化和規范化，防止檔案資料丟失，資料不全面等現象發生。例如，該院制定5項管理規章制度，一共27條規定，并嚴格執行，對提升歸檔率發揮積極作用。
（2）提高臨床醫師法律意識。加強臨床醫師隊伍建設，注重提高臨床醫師工作的積極性，對增強歸檔率具有積極作用，這也是提升歸檔率不可忽視的內容。例如，注重法規法規學習，包括《醫療事故處理條例》、《執業醫師法》、《病例書寫基本規范》等，增強臨床醫師的法律意識。注重身邊典型案例的說教和分析，增強臨床醫務人員對病例重要性的認識，提高責任心，確保病例歸檔的客觀性、及時性、真實性和完整性。
（3）重視信息技術應用。在信息技術支持下，能實現病例檔案管理數字化，可以對檔案進行編號，方便查詢和處理。該院檔案管理工作室共有計算機5臺，掃描儀3臺，建立檔案管理數據庫12個，信息交流平臺4個。這樣不僅能對檔案資源數字化處理，還方便歸檔工作。
（4）健全病例檔案管理流程。嚴格遵循病例檔案管理規范流程，定期對臨床醫師管理培訓，提高計算機應用水平。熟練應用電子病例檔案管理軟件，合理設置管理系統，對紙質病例到病例室整理歸檔全過程，都在電腦上編號和記錄。每月統計分析病例歸檔情況，根據管理流程、時間按時歸檔。
（5）建立并落實獎懲激勵機制。增強臨床科室與輔診科室的聯系與溝通，對病例歸檔每個環節跟蹤和監督。落實獎懲激勵機制，對歸檔及時、質量穩定的個人與科室進行獎勵，并與職稱晉升、年終評獎、超勞補貼等聯系起來，對歸檔不及時的采取停職整頓、解聘等措施。
2 結 果
采取改進措施前后，全院各臨床科室病例歸檔率的對比如表1所示。2014年10月，全院病案的平均歸檔率僅為54.20%，病例歸檔明顯存在不足。而采取改進措施后，2016年10月，全院病案的平均歸檔率上升至96.61%。采取措施前后，全院檔案歸檔率的平均增幅達42.41%，其中，提升幅度最大的小兒外科達60.12%，婦科的病案歸檔率已達99.46%。總之，醫院領導高度重視病例歸檔建設工作，加強工作人員的培訓與管理，目前基本杜絕了超過一周的歸檔病案，病案歸檔的及時性和自覺性得到了顯著提升。統計結果見表1。
3 討 論
3.1 注重病例歸檔質量建設，落實管理規章制度
完善病例歸檔管理規章制度，醫院建立5項共27條規章制度，明確臨床醫師和檔案管理人員的職責和權限，有效適應醫院檔案管理需要，落實制度措施。重視醫院檔案綜合利用，提升歸檔管理質量。醫院檔案歸檔中，采用硬盤存儲或外部載體保存，醫院共有硬盤24個，外部載體8個，方便歸檔和檔案管理，避免受到不必要損失。建立病例歸檔管理制度，明確歸檔管理的目的、流程和方法。落實臨床病例管理責任制，讓檔案管理人員有效開展工作。預防安全隱患，推動醫院病例檔案管理規范化和制度化，促進病例歸檔率提升。
3.2 重視管理與培訓，增強臨床醫師病例歸檔的責任心與自覺性
例如，新引進基礎扎實，責任心強，信息技術應用水平高的醫師和病例檔案管理人員，提升歸檔工作水平。完善管理培訓制度，每個星期組織2次學習，包括病例歸檔管理的理論和前沿知識。臨床醫師和管理人員也加強學習，掌握檔案歸檔管理制度和規范要求，提高計算機業務水平。積極參與檔案管理業務培訓，豐富理論知識，提升愛崗敬業精神，增強動手操作能力。完善獎懲激勵機制，建立量化考核指標，嚴格落實規定，增強臨床醫師和檔案管理人員服務意識，加強管理培訓，構建先進的網絡服務平臺，提供在線咨詢服務，提升檔案歸檔水平。重視病例檔案安全管理，健全安全管理制度。注重加強臨床醫師的醫療法律及安全知識學習，重視醫院檔案安全管理，注重安全防范。綜合采用加密、簽署、信息認證、身份驗證、防篡改等措施，實現對檔案的有效管理。將檔案修改為只讀性文件，防止被任意修改，保護電子文件原始結構，增強安全性與可靠性。做好備份工作，對醫院檔案的12個數據庫都進行備份，應用加密技術、訪問控制技術、數字簽名、信息備份與恢復等措施，實現病例檔案有效管理，確保安全可靠。健全安全管理措施，預防安全隱患，明確臨床醫師好病例檔案管理人員職責和權限。加強管理軟件和管理系統更新維護，確保病例檔案存儲設備安全。落實計算機專機專用制度，保證醫院檔案存儲設備處于良好性能和狀態。做好日常巡視工作，注重病例檔案備份，避免安全隱患。
3.3 完善硬件配置，構建病例歸檔信息服務平臺
加大資金投入，2014年以來，共投入資金24萬元，更新病例檔案管理設備。重視設備更新和維護，使其處于良好性能和狀態，為病例檔案歸檔管理更好服務。綜合利用多媒體技術、光盤制作技術、信息技術，為醫師提供個性化服務，促進醫院檔案資源共享。提供在線咨詢服務，完善檔案咨詢平臺，嚴格各項操作，優化管理方式，提升歸檔工作水平。構建信息服務平臺，合理劃分醫院檔案管理部門職責，明確權限和任務，完善歸檔管理體系。對病例檔案分類，加強監督，落實歸檔管理方案。
3.4 推動病例歸檔流程化，增強上級醫師的責任心
明確病例檔案管理流程，促進該項工作流程化，及時完成查房記錄、會議記錄、病例首頁和病歷簽名等工作，主任醫師和上級醫師及時簽名，有利于提升歸檔率。歸檔率同職稱晉升掛鉤，科室主任和上級醫師嚴格把關，提高審簽自覺性，促進歸檔率提升。
3.5 提高檢查報告送達率，確保護理文書的書寫質量
建立并落實責任制，輔診科室的報告單及時送達到檔案室，確保檢查報告按時歸檔，提升病例檔案歸檔的及時性。病理報告、CT報告、特殊造影報告等及時送達，通常要求在3天之內送達到檔案管理室，避免出現拖延情況。提高護理文書的書寫質量，明確病案形成的初始環節、中間環節、終末環節等工作人員職責，確保責任清晰。落實獎懲追究機制，有效提升護理文書質量和送達及時性，有利于提升歸檔率。
4 結 語
2014年10月全院病案平均歸檔率為54.20%，采取改進措施后，2016年10月全院病案的平均歸檔率上升至96.61%，采取措施前后全院檔案歸檔率的平均增幅達42.41%。在提升醫院檔案歸檔率方面的效果明顯，有利于提高醫院服務質量，減少醫患糾紛，提高醫院的影響力和社會競爭力。
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