時(shí)間：2023-04-24 08:54:11
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理基礎(chǔ)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
【關(guān)鍵詞】基礎(chǔ)工作；檔案管理；現(xiàn)代化
一、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
1、全面普查案卷，去糟取精
這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。
3、結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作
著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。
4、范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
二、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>
傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó) 民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。
2、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。
另外，在電子檔案使用過(guò)程中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
三、結(jié)語(yǔ)
在當(dāng)代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強(qiáng)檔案管理工作時(shí)，要根據(jù)檔案自身的特點(diǎn)，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時(shí)代檔案管理的層次和工作效率。
關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作;檔案;管理;現(xiàn)代化
檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，不僅需要應(yīng)用先進(jìn)的管理技術(shù)，還需要利用專業(yè)的設(shè)備，只有對(duì)管理方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質(zhì)量，保證檔案的合理利用。為了促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，相關(guān)工作部門需要做好基礎(chǔ)工作，解決檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問(wèn)題，應(yīng)該建立完善的檔案保管系統(tǒng)，提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
1 檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問(wèn)題
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案館中的資料越來(lái)越多，為了做好檔案的存儲(chǔ)工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴(kuò)建工作，要增加檔案館的容量。我國(guó)很多檔案館存儲(chǔ)的資料都比較雜，館藏的數(shù)量比較大，案卷的數(shù)量比較多，而且時(shí)間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務(wù)就是單純的對(duì)檔案資料進(jìn)行保管。很多檔案管理員的專業(yè)性比較差，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，也沒(méi)有掌握檔案管理的技術(shù)與技巧，在日常工作中，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，而且服務(wù)熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準(zhǔn)則，這使得我國(guó)檔案基礎(chǔ)工作水平比較低。
在很多檔案館中，都存在檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題，有的檔案沒(méi)有目錄號(hào)，存在一卷多冊(cè)的現(xiàn)象，在檔號(hào)設(shè)置時(shí)存在不規(guī)范操作的情況。有的案卷標(biāo)題不規(guī)范，在制定標(biāo)題時(shí)沒(méi)有考慮案卷的內(nèi)容，標(biāo)題無(wú)法準(zhǔn)確反映案卷的內(nèi)容，這些標(biāo)題一般都存在缺少基本要素或者要素設(shè)計(jì)不準(zhǔn)確的問(wèn)題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標(biāo)題無(wú)法涵蓋檔案的全部?jī)?nèi)容，在檢索的過(guò)程中，不利于提高檔案的利用率，而且會(huì)浪費(fèi)用戶較多的時(shí)間。有的檔案還存在案卷頁(yè)碼不統(tǒng)一的問(wèn)題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁(yè)問(wèn)題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過(guò)程中，沒(méi)有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強(qiáng)，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時(shí)間越長(zhǎng)，其館藏的數(shù)量越多，而且存在的問(wèn)題也越嚴(yán)重，為了改善我國(guó)檔案館基礎(chǔ)工作較差的現(xiàn)狀，管理部門應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，提高工作的效率與質(zhì)量。
2 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)水平
2.1 做好普查以及檔案整理工作
在對(duì)檔案館的案卷進(jìn)行收集與整理時(shí)，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對(duì)檔案館中沒(méi)有任何利用價(jià)值的案卷進(jìn)行剔除，要定期對(duì)檔案進(jìn)行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現(xiàn)案卷重復(fù)或者檔案丟失的問(wèn)題。在對(duì)案卷進(jìn)行普查的過(guò)程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價(jià)值。
2.2 保證案卷整理的規(guī)范性
檔案管理工作需要利用先進(jìn)的設(shè)備，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對(duì)案卷進(jìn)行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲(chǔ)的規(guī)范性。對(duì)缺少明確信息和編碼不正確的案卷進(jìn)行細(xì)致的檢查，做到案卷的形式規(guī)范化。
2.3 統(tǒng)一分類號(hào)
在整個(gè)檔案管理工作中，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類是非常重要的。工作人員應(yīng)該在遵守相關(guān)的法律法規(guī)的前提下，根據(jù)實(shí)際情況的不同，運(yùn)用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關(guān)工作人員對(duì)這項(xiàng)工作有充足的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。達(dá)到相對(duì)規(guī)范的效果。這也是為以后的計(jì)算機(jī)錄入工作打好基礎(chǔ)。
2.4 規(guī)范題名
和檔案管理工作中的分類號(hào)一樣，對(duì)檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過(guò)程中，一定要規(guī)范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進(jìn)行后期的查證;將題名不規(guī)范不全面的檔案進(jìn)行檢查和補(bǔ)充。盡量提高案卷題名的規(guī)范化要求，保證檢索的查準(zhǔn)率。
3 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
3.1 分清主次
進(jìn)行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會(huì)服務(wù)，滿足人們對(duì)檔案的查閱和研究的要求。對(duì)于龐雜的檔案案卷來(lái)說(shuō)，有些是利用率高，保管價(jià)值大的案卷，有些則是相對(duì)來(lái)說(shuō)不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過(guò)程中就要分清主次、輕重緩急，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的時(shí)候，對(duì)重要的檔案優(yōu)先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。
3.2 著錄分級(jí)次
在著錄過(guò)程中，可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄;對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄;而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件，則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣既節(jié)約了時(shí)間、人力、與財(cái)力又提高了效率。
3.3 利用好檔案原基礎(chǔ)
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)，可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引;而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
3.4 使用“關(guān)鍵詞”
“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，卻同時(shí)存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認(rèn)為，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問(wèn)題縮短查找時(shí)間，提高效率。
檔案管理事業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時(shí)，要做好剔除工作，對(duì)利用價(jià)值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備以及管理理念，一定要保證檔案基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，這樣才能提高檔案館的現(xiàn)代化發(fā)展水平。檔案管理人員要重視基礎(chǔ)工作，要保證操作的規(guī)范性，對(duì)傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，以及避免出現(xiàn)檔案丟失或者檔案標(biāo)題不明的問(wèn)題，檔案管理人員要加強(qiáng)日常的學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技術(shù)，這樣才能推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]王赴京.探析如何做好基建檔案管理[J].河北企業(yè)，2014（4）.
一、檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性
所謂檔案管理基礎(chǔ)工作主要包含檔案信息的查詢、登記、裝訂、注銷和分類。其中檔案分類主要是指依據(jù)檔案管理規(guī)范，將檔案信息的內(nèi)容、用途和來(lái)源進(jìn)行分類整理，一般情況下來(lái)說(shuō)，裝訂檔案主要采用三點(diǎn)一線法[2]。檔案信息進(jìn)行登記時(shí)，要將常規(guī)性的冊(cè)、單、表等使用在檔案整理、利用、進(jìn)出和保存等方面的記錄工作中，從而形成完整的原始檔案，并且保證檔案的安全性、完整性。在檔案管理基礎(chǔ)工作中，檔案健全管理是非常重要的工作項(xiàng)目，保證檔案的完整能夠提高檔案信息的使用效率，并且能夠節(jié)約大量的人力，使檔案信息的檢索更加快速。檔案內(nèi)容主要是指企業(yè)和單位活動(dòng)的過(guò)程中所產(chǎn)生的重要記錄，其具有時(shí)效性、重要性和獨(dú)特性等特點(diǎn)。有效開發(fā)檔案管理工作項(xiàng)目能夠?yàn)槭褂谜咛峁└玫姆?wù)，并且也能夠完善檔案基礎(chǔ)工作，同時(shí)現(xiàn)代化檔案管理水平也得到提升。將現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，能夠有效強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)工作管理，從而使檔案基礎(chǔ)管理更加完善、全面。也能夠減少因?yàn)闄n案檢索中的問(wèn)題，從而提升檔案檢索的能力。
二、檔案管理基礎(chǔ)工作中的問(wèn)題
目前，我國(guó)的綜合性檔案館數(shù)量眾多，其中的館藏內(nèi)容也較為繁雜，由于檔案信息保存的跨度時(shí)間較長(zhǎng)，所以大部分檔案信息均屬于封閉式管理狀態(tài)，主要目的在于保證檔案信息的完整性、安全性，同時(shí)不同時(shí)期的檔案管理方式和整理質(zhì)量均不統(tǒng)一[3]，所以在檔案管理基礎(chǔ)工作中仍然存在不足和問(wèn)題，具體體現(xiàn)在以下幾方面：
（一）檔案信息保存的時(shí)間較長(zhǎng)，所以部分檔案檔號(hào)不規(guī)范，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)無(wú)目錄的狀況，或者存在同一目錄號(hào)多個(gè)檔案信息的現(xiàn)象。
（二）檔案的全標(biāo)題書寫不規(guī)范，部分標(biāo)題無(wú)法反映內(nèi)部檔案的具體內(nèi)容，甚至部分檔案存在無(wú)標(biāo)題的狀況。
（三）在檔案信息中存在檔案標(biāo)題沒(méi)有涵蓋的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，從而產(chǎn)生信息檢索困難的問(wèn)題。
（四）檔案信息存在頁(yè)碼標(biāo)記混亂的問(wèn)題。
（五）部分檔案卷宗存在保存問(wèn)題，時(shí)間上存在混亂，信息的種類和保存等級(jí)上也存在嚴(yán)重問(wèn)題。
（六）檔案卷宗在歸檔后進(jìn)行保存，但是由于沒(méi)有規(guī)范性，所以造成檔案保存沒(méi)有規(guī)律性，從而為日后的管理帶來(lái)麻煩。
檔案館的建館時(shí)間越長(zhǎng)，檔案數(shù)據(jù)量越來(lái)越大，則問(wèn)題就越多，也越嚴(yán)重，所以針對(duì)這一現(xiàn)象，加緊完善檔案館的管理系統(tǒng)，并且將計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等全部納入到檔案管理中，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，有效提高檔案管理效率，同時(shí)能夠快速解決檔案管理信息中所遇到的問(wèn)題。
三、檔案基礎(chǔ)管理工作在現(xiàn)代管理中發(fā)揮的作用
現(xiàn)代化檔案管理中，要促進(jìn)其完整性，為人們的信息查詢工作和搜索工作提供便利，需要將創(chuàng)新理念應(yīng)用其中，促進(jìn)檔案管理工作在執(zhí)行期間更為系統(tǒng)、更合理。并且，實(shí)現(xiàn)檔案的基礎(chǔ)管理工作，也能推動(dòng)檔案管理工作的有效進(jìn)步，從而為其發(fā)展提供有力決策。
（一）提高了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)
社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促使人們提高了檔案管理的要求。隨著科技不斷更新，現(xiàn)代化檔案管理逐步轉(zhuǎn)向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的發(fā)展道路。由于檔案管理發(fā)展的較為迅速，所以在管理過(guò)程中工作人員的能力無(wú)法滿足現(xiàn)代化檔案管理需求，則無(wú)法讓檔案管理工作得到發(fā)展[4]，所以應(yīng)該有意識(shí)的培養(yǎng)檔案管理工作人員的管理意識(shí)，使工作人員能夠了解檔案管理基礎(chǔ)工作重要性，并且也要注重培養(yǎng)自身的基本能力，從而使檔案保管工作得到科學(xué)、全面的監(jiān)管，并且能夠有效保障檔案信息的安全性。同時(shí)應(yīng)該制定專業(yè)化的管理責(zé)任制度，使工作人員能夠銘記自身的工作責(zé)任，同時(shí)能夠保障檔案管理工作的順利進(jìn)行，利用獎(jiǎng)罰制度，能夠激發(fā)員工的工作積極性，有效完善檔案管理工作。
（二）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠取出雜劣信息
在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)因?yàn)闄n案信息未編碼、檔案信息資料雜亂等等問(wèn)題而造成檔案數(shù)據(jù)信息檢索困難，所以需要進(jìn)行徹底的檔案信息資料重新整理，從而將混入到卷宗內(nèi)的雜亂內(nèi)容全部整理出來(lái)，有效杜絕出選卷宗過(guò)厚、未編頁(yè)碼等現(xiàn)象。如果在重新整理的過(guò)程中出現(xiàn)目錄、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、頁(yè)碼、類別號(hào)、標(biāo)題、件號(hào)等信息不完整狀況，則需要立即進(jìn)行備注，并且進(jìn)行重新整理和填寫，通過(guò)這種處理方式不但能夠提高檔案信息的使用效率，還能夠改善檔案數(shù)據(jù)信息的拓展性，讓檔案信息容量保持在適度的水平和狀態(tài)，從而有效實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理。
（三）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠促進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展
現(xiàn)代化檔案管理工作要順利進(jìn)行，必須要強(qiáng)化管理工作人員的工作技能和職業(yè)素養(yǎng)，而管理工作人員如果要想強(qiáng)化自身的管理能力，則需要對(duì)案卷要求、歸類要求和歸檔要求等工作內(nèi)容進(jìn)行全面完善，從而有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。在檔案管理工作中如果出現(xiàn)檔案信息不正確、檔案內(nèi)容不齊全等問(wèn)題，即使應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也無(wú)法提高檔案管理工作的水平[5]。所以檔案管理部門應(yīng)該制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，并且結(jié)合自身的實(shí)際情況來(lái)規(guī)劃規(guī)章制度的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，并且管理工作人員的日常行為規(guī)范，并且嚴(yán)格監(jiān)管檔案管理工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，從而保障檔案管理基礎(chǔ)工作的順利完成，另外在檔案信息歸檔以后，還需要嚴(yán)格管理檔案信息的保存工作，保證檔案信息能夠及時(shí)的歸檔入庫(kù)，使數(shù)據(jù)信息能夠得到完整的保存，對(duì)以后的檔案信息檢索和應(yīng)用都有積極作用。
（四）檔案管理基礎(chǔ)工作能夠使信息檢索工作順利應(yīng)用
在進(jìn)行檔案信息管理的過(guò)程中，檔案信息的歸檔和錄入是最基礎(chǔ)的檔案管理工作，只有掌握基礎(chǔ)的檔案管理工作，并且能夠?qū)n案基礎(chǔ)工作執(zhí)行到極致，才能夠進(jìn)一步提升檔案信息的現(xiàn)代化管理水平，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。做好檔案基礎(chǔ)管理工作，能夠?yàn)槭褂谜咛峁┩晟频臋z索功能，并且便于使用者查找有效的檔案信息[6]。社會(huì)科技的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)不斷的應(yīng)用到檔案管理中，從而使檔案管理工作更具有公開性，只有不斷完善檔案管理基礎(chǔ)工作，才能夠使檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)接軌，并且迅速提高管理的效率和水平。在人們進(jìn)行數(shù)據(jù)信息檢索的過(guò)程中，只有保障數(shù)據(jù)信息、案卷號(hào)等信息準(zhǔn)確無(wú)誤后，才能夠提供完善的數(shù)據(jù)信息檢索服務(wù)。另外，應(yīng)該創(chuàng)建專業(yè)化的檔案信息收集小組，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理等工作，編制規(guī)范化的目錄，然后裝訂成冊(cè)進(jìn)行保存，從而節(jié)約了檔案管理工作人員數(shù)據(jù)收集、整理的時(shí)間。
（五）提升檔案利用率
做好檔案管理工作，能夠自然而然的提升檔案利用率。檔案管理部門每年都會(huì)收集大量的檔案信息，管理工作人員依據(jù)檔案信息的重要性進(jìn)行分類，將重要的檔案信息優(yōu)先管理，然后在整理其他檔案，通過(guò)有效的整理不但提高了檔案的管理速度，還提升了檔案信息的使用效率。利用全新電子技術(shù)完善檔案信息檢索方法，讓使用者輸入關(guān)鍵詞即可尋找到相關(guān)檔案信息，大幅度提高了檔案的利用率，從而有效推動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展。
[關(guān)鍵詞]檔案管理；基礎(chǔ)工作；現(xiàn)代化探析
一、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性
檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作順應(yīng)時(shí)展的需要。傳統(tǒng)檔案管理工作，主要是利用人工對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行精細(xì)的收集、整理、保管、利用等，在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)、社會(huì)發(fā)展日新月異的今天，電子政務(wù)、電子商務(wù)日益普及，政務(wù)公開全面推行，對(duì)檔案管理工作提出更新更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理方法弊端已凸顯。加快檔案管理現(xiàn)代化步伐，適應(yīng)時(shí)代需要，成為現(xiàn)代檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是檔案部門順應(yīng)時(shí)展的必然趨勢(shì)。
檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)主義和諧社會(huì)的要求。和諧社會(huì)建設(shè)要求檔案部門既要為政府各項(xiàng)工作提供基礎(chǔ)服務(wù)支撐，又要成為黨和政府連結(jié)廣大人民群眾的橋梁紐帶。要求檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，服務(wù)社會(huì)，在社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)、社會(huì)保障體系建設(shè)、和諧社區(qū)建設(shè)等各個(gè)方面，發(fā)揮服務(wù)效能。
檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)自身發(fā)展的必然選擇。檔案事業(yè)在改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)中具有十分重要的地位和作用。在檔案工作的外部條件和內(nèi)部需求都在發(fā)生深刻變化的情況下，檔案管理現(xiàn)代化無(wú)疑是奠定檔案事業(yè)基礎(chǔ)性地位、實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展的必然趨勢(shì)，可以促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，有利于新一代管理體制的建立和完善，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)、協(xié)調(diào)、有序發(fā)展。
近幾年，檔案管理工作開始逐步進(jìn)入規(guī)范化管理的軌道，從整體情況看，檔案工作本身還存在以下幾方面的問(wèn)題：
（一）案卷標(biāo)題不規(guī)范
有的案卷有標(biāo)題，但不能反映主題內(nèi)容；有的案卷缺少基本要素，甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；有的案卷檔號(hào)不規(guī)范，沒(méi)有目錄號(hào)，一卷多冊(cè)；部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用；許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼，如果在使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。
（二）檔案利用主體受到限制
長(zhǎng)期以來(lái)，檔案利用主要是為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策、為機(jī)關(guān)各部門工作參考服務(wù)，而為科研服務(wù)則相對(duì)較弱。由于受到某些陳舊的思想觀念和檔案制度的制約，一些檔案利用主體的正當(dāng)利用要求無(wú)法得到充分滿足，或者需要辦理大量復(fù)雜繁瑣的手續(xù)才能得以實(shí)現(xiàn)，從而大大影響了檔案的利用效率。
（三）館藏檔案門類不全，檔案利用效率受到限制
據(jù)調(diào)查，目前不少檔案館館藏門類不全，內(nèi)容單一，主要以黨政、科研、財(cái)會(huì)類檔案居多，其他檔案門類不全，數(shù)量有限。例如，照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等嚴(yán)重匱乏，特色檔案寥寥無(wú)幾，這就使檔案利用面變得非常狹窄，不能滿足各個(gè)層次檔案利用主體的需求，直接影響了檔案的利用效率。
（四）檔案開發(fā)利用受到限制
以往的檔案查閱主要是靠手工翻閱檔案目錄，檔案管理人員經(jīng)常會(huì)遇到查詢?nèi)藛T對(duì)檔案的形成時(shí)間、題目弄不清楚的情況，查閱起來(lái)特別困難，既耽誤時(shí)間，又浪費(fèi)人力。目前多數(shù)檔案利用方式基本上仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上，游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外，雖然檔案館已普遍配備了計(jì)算機(jī)，但使用范圍仍局限于文檔目錄的錄入，檔案利用的無(wú)紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后，嚴(yán)重影響了檔案的利用效率。
二、檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
要想提高檔案管理的水平，就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行。
（一）全面普查案卷，去粗取精
實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步是普查案卷，去粗取精。因?yàn)椋话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件。所以，首先要剔除這些無(wú)用的文件，才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
（二）重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管，而且也可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。
（三）結(jié)合實(shí)際，規(guī)范著錄工作
著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。檔案規(guī)范著錄應(yīng)該以《檔案著錄規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合著錄工作的著錄細(xì)則。
（四）統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率
計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們?cè)诜诸愡^(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類，再制定出一些具體細(xì)則。在分類的過(guò)程中加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。應(yīng)盡量做到統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，前后標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
（五）規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)。而題名準(zhǔn)確可以保證檢索的查準(zhǔn)率。因此，在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是：在填寫題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。我們糾正計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種(必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間)等要素都填寫完整。如果題名要素不完整則要補(bǔ)齊，如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的賀詞。還要統(tǒng)—文種，題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
三、推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化管理
面對(duì)當(dāng)今社會(huì)電子檔案文件數(shù)量急劇增加，網(wǎng)上利用檔案文件信息的要求越來(lái)越高。為適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)檔案事業(yè)發(fā)展的需求，應(yīng)以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)。加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)、快速、健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
（一）加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案館(室)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，進(jìn)一步提高檔案信息化水平。檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用。而實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率，提高社會(huì)利用的效率。
要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)檔案館中存儲(chǔ)的檔案，紙制檔案，照片底片檔案，錄音、錄像（視頻）檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，即進(jìn)行數(shù)字化檔案館館藏建設(shè)。其次要分級(jí)次著錄，既省時(shí)，省力，即在著錄過(guò)程中可以將案卷分為二個(gè)層次進(jìn)行。將那些反映問(wèn)題單一或變化值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及相同內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力，又提高了效率。
（二）加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
數(shù)字檔案館最核心的問(wèn)題是信息資源庫(kù)的建設(shè)。資源庫(kù)應(yīng)成為檔案資料存儲(chǔ)中心和檔案資料處理中心。充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時(shí)，要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄。
（三）積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
有條件的檔案館應(yīng)通過(guò)接收電子檔案，對(duì)各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢、不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。
綜上所述，檔案管理工作是永無(wú)止境的，檔案的現(xiàn)代化管理建設(shè)也是一個(gè)循序漸進(jìn)和不斷探索的過(guò)程。只有不斷探索新路，做好檔案管理基礎(chǔ)工作，找準(zhǔn)檔案工作的切入點(diǎn)，適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要，才能推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化管理。
參考文獻(xiàn)：
眾所周知計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會(huì)是更高級(jí)的“垃圾”。所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。那么我國(guó)檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢，總體來(lái)講目前我國(guó)的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面一是檔號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁(yè)紙一文一卷有的五六百頁(yè)紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類似問(wèn)題就越嚴(yán)重。從以上情況來(lái)看我國(guó)綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題。
二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
1、全面普查案卷，去糟取精
這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
2、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。
3、結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作
著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來(lái)看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對(duì)我館實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。
4、統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率
計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問(wèn)題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。另外在分類的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率
檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時(shí)加上人名、地（下轉(zhuǎn)70頁(yè)）（上接68頁(yè)）點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作
不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過(guò)程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。
2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力
在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄、對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率
[關(guān)鍵詞]基層單位；檔案；管理
我們知道，檔案學(xué)是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學(xué)科。而它的應(yīng)用，則有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學(xué)水平，更有效地開發(fā)利用檔案信息資源，為人類社會(huì)的進(jìn)步服務(wù)。
基層的檔案建設(shè)工作是整體檔案的最基本的要素之一，把基層的檔案工作做好做實(shí)，才能使檔案基礎(chǔ)理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開發(fā)、檔案應(yīng)用等五個(gè)方面更加的完整，才能更有效地發(fā)揮出其應(yīng)有的作用來(lái)。那么，從我們農(nóng)場(chǎng)來(lái)說(shuō)，檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面有其不足和需要大力加強(qiáng)的呢?哪些方面尚不能迅速適應(yīng)現(xiàn)代管理的要求呢?
檔案學(xué)告訴我們，檔案學(xué)是以檔案和檔案工作為研究對(duì)象。其基本任務(wù)是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，提出檔案工作的科學(xué)理論、原則與方法，指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐。提高檔案管理的科學(xué)水平，以便充分實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)?？傮w來(lái)講，我們農(nóng)場(chǎng)的檔案工作是一種綜合性的，其大多內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時(shí)間跨度長(zhǎng)，且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則。再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。
主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：一是檔號(hào)不規(guī)范，沒(méi)有目錄號(hào)，一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容，或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍：三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用：四是許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼。如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時(shí)間組的，也有按職能部門管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁(yè)紙一文一卷，有的五六百頁(yè)紙一類一卷。
總之。像農(nóng)場(chǎng)這樣的基層檔案管理工作，其綜合性較強(qiáng)，內(nèi)容十分龐雜，檔案征集的時(shí)間越長(zhǎng)，藏量越大，其存在的問(wèn)題就越多。從以上情況來(lái)看，農(nóng)場(chǎng)的這種綜合性檔案的管理工作需要盡快地、科學(xué)地加以解決這些，尤其是要解決好基礎(chǔ)建設(shè)問(wèn)題。為此，引龍河農(nóng)場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，農(nóng)場(chǎng)黨委全面加強(qiáng)了檔案的管理工作，并成立了由場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥的領(lǐng)導(dǎo)小組，配備了專門的人員和設(shè)備，實(shí)行了標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法。提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，并嚴(yán)格要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
一是全面普查案卷，去糟取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案由于多年來(lái)未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件，所以，我們首先剔除一些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。二是重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中，還對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。三是結(jié)合農(nóng)場(chǎng)實(shí)際規(guī)范著錄工作。著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。四是統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們?cè)诜诸愡^(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。在分類的過(guò)程中，我們還加強(qiáng)校審力度，以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤，并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。五是規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)。因此。在著錄時(shí)，我們統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是，在填寫題名項(xiàng)過(guò)程中，要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。我們還結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種及必人名、地點(diǎn)和時(shí)間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補(bǔ)齊。如果題名冗長(zhǎng)，則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)以免影響檢索的準(zhǔn)確率。所以，我們規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件，則寫“報(bào)告”等等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
由于我們?cè)谕七M(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中。通過(guò)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，提高了檔案管理基礎(chǔ)工作水平，并初步建成了計(jì)算機(jī)檢索體系，為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。
一、加強(qiáng)人事檔案管理基礎(chǔ)工作的意義
高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分，是一項(xiàng)集政治性、政策性、專業(yè)性、技術(shù)性為一體的工作，涉及集體和個(gè)人雙重利益，在學(xué)校人事管理工作及學(xué)校發(fā)展中起著重要的作用。隨著國(guó)家人事制度改革的深化，人才市場(chǎng)的不斷擴(kuò)展，對(duì)人事檔案管理規(guī)范化要求更加迫切，人事檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化，是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理規(guī)范化、信息化的前提，能真正使檔案在組織人事工作中達(dá)到“觀其卷，知其人，用其長(zhǎng)”之效果，為高校的人才選拔和人才交流提供祥實(shí)的信息，進(jìn)而有利于高校干部人事管理工作的順利進(jìn)行。基礎(chǔ)工作的規(guī)范能提升干部人事檔案的價(jià)值，人事檔案作為“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲(chǔ)了組織人力資源信息，又是管理的核心，是“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映，二十一世紀(jì)的競(jìng)爭(zhēng)是人才的競(jìng)爭(zhēng)，真實(shí)準(zhǔn)確、完整系統(tǒng)的人事資源信息，有利于進(jìn)一步與社會(huì)接軌，加快人才流動(dòng)頻率，提高人們的就業(yè)自由度。
二、做好高校人事檔案基礎(chǔ)工作的方法
1.健全和完善人事檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度
按照干部人事檔案管理工作的條例、規(guī)定，結(jié)合實(shí)際制訂和完善本校干部人事檔案工作的規(guī)章制度，如《高校干部人事檔案管理工作實(shí)施辦法》、《高校干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《高校干部人事檔案整理工作細(xì)則》，制定材料的審核、檔案的保管和保護(hù)、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞等工作的規(guī)定、辦法、制度，實(shí)行依法治檔，依法管檔。
2.規(guī)范人事檔案材料的收集工作
人事檔案材料收集要做到完整、齊全。在具體收集工作中要明確人事檔案材料的形成來(lái)源，理清收集渠道，這是做好檔案材料收集工作的前提條件。材料形成來(lái)源有組織人事部門形成的，有個(gè)人形成的；基層單位形成的，上級(jí)機(jī)關(guān)形成的；本部門形成的，其他部門形成的。檔案管理人員要根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，盡可能將各級(jí)層、各部門、社會(huì)群團(tuán)組織等形成的材料，如：干部履歷表、年度考核表、晉升工資審批表、干部調(diào)動(dòng)審批表、干部轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、職稱評(píng)審呈報(bào)表、教師資格審批表、優(yōu)秀教師、教育工作者登記表、（離）退休審批表、教師公開招聘錄用、聘用干部、續(xù)聘解聘、辭職、干部任免、入黨入團(tuán)、政審、公派出國(guó)、出境、各類獎(jiǎng)勵(lì)、處分、學(xué)歷學(xué)位、教育、教學(xué)、科研材料，以及記載干部個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉等各方面材料。這些方面材料形成量大，有規(guī)律，時(shí)間性強(qiáng)，檔案管理人員必須抓住時(shí)機(jī)，第一時(shí)間收集齊全，成套材料必須保持其完整性，不可缺頭少尾，對(duì)于因歷史原因而無(wú)法收集完整的材料要按規(guī)定寫出書面說(shuō)明。要建立人事檔案材料收集工作網(wǎng)，確保檔案材料收集的保障性，各部門在材料形成之日起一個(gè)月內(nèi)及時(shí)歸檔，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。所收集的材料數(shù)量要精選，內(nèi)容質(zhì)量要好，有一定保存價(jià)值。
人事檔案材料收集要真實(shí)準(zhǔn)確。人事檔案材料必須是由法定作者形成，材料文字清楚、所指對(duì)象明確，材料內(nèi)容符合檔案人的客觀實(shí)際，材料內(nèi)容沒(méi)有涂改造假，沒(méi)有模棱兩可的語(yǔ)言。凡頭尾不清、來(lái)源不明，又查不清或?qū)ο蟛幻鞔_的材料不能歸檔。
收集的人事檔案材料要規(guī)范，手續(xù)要完備。收集的材料必須是辦理完畢的正式材料，凡規(guī)定需由組織蓋章的必須有組織蓋章，審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議、年度考核和干部考察中形成的綜合性材料，要求本人簽署意見者，本人必須簽署意見或由組織注明本人已閱知。任免、評(píng)審等之類的審批表須注明任免或評(píng)審職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批準(zhǔn)時(shí)間及批準(zhǔn)文號(hào)。出國(guó)出境審批表須注明出去的任務(wù)、目的和往返時(shí)間等。
3.做好人事檔案的整理工作
首先，整理人事檔案時(shí)要根據(jù)材料形成的歷史條件、主要內(nèi)容、用途，辯證唯物的甄別材料的真?zhèn)魏捅４鎯r(jià)值，并確定其是否屬于歸檔范圍。其次，對(duì)鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂六個(gè)步驟，嚴(yán)格遵循《干部檔案整理工作細(xì)則》，嚴(yán)格把關(guān)，既不能整“欠”也不可整“過(guò)”，做到嚴(yán)格審核、準(zhǔn)確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。
檔案材料審核鑒別工作必須以《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)。
一是審查檔案材料是否齊全、完整。對(duì)原已歸檔且歷史上形成的材料可維持原狀，對(duì)新歸檔的材料屬于成套的必須齊全，屬于單份的必須完整。凡時(shí)間、來(lái)源和對(duì)象不明確或查不清的材料，一律不得歸檔。
二是審查材料手續(xù)是否完備。凡不符合歸檔要求或手續(xù)不完備的材料不可歸檔，要審核登記后統(tǒng)一到材料形成部門補(bǔ)辦手續(xù)后方可歸檔。
三是要審查鑒定檔案中的材料是否屬于所管人員的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容。有同名異人、張冠李戴者，及時(shí)糾正調(diào)整。有不屬于歸檔范圍的內(nèi)容和重復(fù)的材料，要清理出去，并在《剔除檔案材料登記表》中登記后，按照銷毀規(guī)定集中銷毀，不得擅自處理。
四是審查人事檔案歸檔材料的載體和記錄材料是否符合檔案保護(hù)要求。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，歸檔材料必須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書寫，不采用噴墨打印件、傳真件歸檔，應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔，歸檔材料采用原件，一般不得使用復(fù)印件。對(duì)歷史上形成的且已歸檔的有保存價(jià)值的材料，可在維持原貌下進(jìn)行必要的裱糊或復(fù)制。
干部人事檔案分為十大類，即：履歷；自傳；考核鑒定材料；學(xué)歷學(xué)位、職稱、職業(yè)資格、個(gè)人科研學(xué)術(shù)水平、培訓(xùn)材料；政審、三個(gè)時(shí)間認(rèn)定；黨、團(tuán)組織材料；獎(jiǎng)勵(lì)；處分；工資待遇（轉(zhuǎn)正定級(jí)、招聘、任免調(diào)動(dòng)、退（離）休、、辭職、退職、出國(guó)（境）、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)、派、群團(tuán)會(huì)議等形成的審批表、登記表）；其他材料。排列順序?yàn)椋焊刹浚▽I(yè)技術(shù)）職務(wù)變動(dòng)表、目錄、檔案材料、備考表。而每類檔案材料要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料形成的時(shí)間排列順序。一般情況下第一、二、三、四、七、九、十類適用于按時(shí)間排序，但特殊情況可特殊處理，如第四、九類中含有不同性質(zhì)的材料，采取二級(jí)分類法排序，先將性質(zhì)相同的材料集中后，再按時(shí)間順序排列。而第五、六、八類適用于按材料內(nèi)容和材料之間內(nèi)在聯(lián)系排序。分類是檔案整理工作的重要一步，要做到認(rèn)真鑒別，準(zhǔn)確歸類。
技術(shù)加工即對(duì)一些字跡材料不符合要求或紙張破損，以及紙張不規(guī)則或卷角、折皺等的檔案材料，在保持其原貌狀態(tài)下采用復(fù)印、掃描、拍攝、拆剪、補(bǔ)粘、折疊的方法進(jìn)行復(fù)制、加工。在技術(shù)加工過(guò)程中不得損毀文字、照片，不得涂改、圈劃、污損、撤換。
4.規(guī)范高校人事檔案的日常管理工作
人事檔案的日常管理是檔案基礎(chǔ)工作的環(huán)節(jié)之一。如檔案的傳遞、接收、保管和保護(hù)、查借閱、檔案檢索等，要嚴(yán)格按照干部人事檔案管理八項(xiàng)制度操作，實(shí)行依法管檔，科學(xué)管理。
檔案歸檔入庫(kù)后排架是一個(gè)重要環(huán)節(jié)，科學(xué)合理的排架有利于檔案管理人員快速準(zhǔn)確的查閱到檔案，提高工作效率。目前高校人事檔案均根據(jù)各自實(shí)際選擇其排架方法，常用的有：部門+姓氏筆畫排架法、籍貫+姓氏筆畫排架法、姓氏拼音排架法、漢字結(jié)構(gòu)排架法、新的拼音排架法五種方法。筆者單位總結(jié)各方法利弊后采用的方法是：部門+姓氏編碼排架法，即以學(xué)校各學(xué)院或部門劃分為類區(qū)，再采用四角號(hào)碼對(duì)姓名進(jìn)行編碼，取每字四碼中的任意碼組成一組x位數(shù)的號(hào)碼（依習(xí)慣而?。冒⒗?dāng)?shù)字表示，兩字姓名用0補(bǔ)齊，從0—9的順序往下排。重名重姓者可通過(guò)部門區(qū)分，另外可在檔案盒脊附上標(biāo)簽，除編碼、姓名外，再加上籍貫，查閱起來(lái)更加科學(xué)方便快捷，此方法簡(jiǎn)單明了，只要掌握四角號(hào)碼編碼口令即可，案卷間不必預(yù)留空余，易于隨時(shí)增加或減少，便于Excel下操作。
【關(guān)鍵詞】疾控中心；檔案管理；弊端
疾控中心檔案管理工作任務(wù)量大、工作復(fù)雜、內(nèi)容多樣、保管周期長(zhǎng)，做好疾控中心的檔案管理工作并非易事，需要大量人力、物力和精力的投入。雖然我們疾控中心檔案管理工作經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)已經(jīng)取得了豐碩成果，但面對(duì)時(shí)下瞬息萬(wàn)變的疾控環(huán)境，我們的疾控中心檔案管理工作在很多方面做的依然不到位，我們必須重視當(dāng)前疾控中心檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并想方設(shè)法的予以解決。
一、當(dāng)前疾控中心檔案管理工作中的弊端
（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足
一方面，疾控中心檔案管理工作中硬件設(shè)施建設(shè)不足。疾控中心承擔(dān)著較多的疾病防控職能，每年所要開展的工作難以計(jì)算，每年所要積累下來(lái)的檔案資料十分可觀，要做好疾控中心的檔案管理工作，必要的硬件設(shè)施的建設(shè)是必不可少的。但從當(dāng)前地方疾病防控中心檔案管理工作開展現(xiàn)狀來(lái)看，大多數(shù)的疾病防控中心硬件設(shè)施建設(shè)方面遠(yuǎn)遠(yuǎn)難以滿足現(xiàn)實(shí)檔案管理工作的需求，比如檔案柜的缺失導(dǎo)致許多檔案資料隨地丟棄，比如缺少除濕設(shè)備導(dǎo)致各種檔案資料返潮損壞等。
另一方面，疾控中心檔案管理工作中軟件設(shè)施建設(shè)不足。如果說(shuō)設(shè)備是疾控中心開展檔案管理工作的硬件設(shè)施的話，那么制度就是開展疾控中心檔案管理工作的軟件設(shè)施。地方疾控中心的檔案管理工作，更多的是依附在辦公室日產(chǎn)辦公業(yè)務(wù)下開展的，沒(méi)有制定針對(duì)性的檔案管理規(guī)章制度，造成疾控中心檔案管理工作秩序混亂。
（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)較低
檔案管理崗，是一個(gè)需要有專業(yè)技術(shù)資格的檔案管理專業(yè)畢業(yè)人才來(lái)?yè)?dān)任的，但是就目前檔案管理行業(yè)現(xiàn)狀來(lái)看，沒(méi)有像會(huì)計(jì)崗位那樣對(duì)于從業(yè)者有著硬性規(guī)定，準(zhǔn)入門檻偏低。在一些地方疾病防控中心，檔案管理崗多為領(lǐng)導(dǎo)干部子弟，或者是由辦公室、財(cái)務(wù)室的相關(guān)人員兼職任職，這些人員都是半路出家，缺少檔案管理專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案的分類管理、分類存放及檔案檢索等一竅不通，造成疾控中心檔案存放混亂，使用難度大等。
此外，檔案管理人員不僅僅要求有檔案管理專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)該具備良好的溝通能力，良好的心理素質(zhì)等，這樣才方便檔案管理室為其他各科室開展工作提供高質(zhì)量資料。
（三）檔案管理信息化水平低
信息技術(shù)在生產(chǎn)生活各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)的運(yùn)用所取得的成功為我們疾控中心檔案管理工作指明了未來(lái)發(fā)展方向，國(guó)家衛(wèi)生部、檔案局在《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》中提出：“檔案信息化建設(shè)要與本單位的信息化建設(shè)同步發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、不斷提高檔案的現(xiàn)代化管理水平”。信息化建設(shè)，被看做是檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)象征，更是提高疾控中心檔案管理工作質(zhì)量的有效途徑。當(dāng)下，對(duì)于信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足、信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足、信息化人員隊(duì)伍建設(shè)不足等問(wèn)題的存在，地方疾控中心檔案管理信息化建設(shè)步履維艱。
二、解決疾控中心檔案管理工作中現(xiàn)存弊端的出路
（一）加快疾控中心檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是開展疾控中心檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是決定疾控中心檔案管理工作工作質(zhì)量的決定性因素，正所謂巧婦難為無(wú)米之炊，沒(méi)有完善的基礎(chǔ)設(shè)施做后盾，我們疾控中心檔案管理工作就很難真正滿足日常疾控工作開展的需要。
一方面，加強(qiáng)疾控中心檔案管理工作的硬件設(shè)施建設(shè)。既要加強(qiáng)基礎(chǔ)的用于檔案保管的設(shè)施的建設(shè)，如檔案儲(chǔ)藏架、檔案擺放臺(tái)等，滿足最基礎(chǔ)的檔案保管所需，又要加快對(duì)于檔案管理配套硬件設(shè)施的建設(shè)，比如除塵設(shè)施、通風(fēng)設(shè)施、除濕設(shè)施等等，保證保管的檔案資料不會(huì)由于屬于維護(hù)而發(fā)生損失。
另一方面，加強(qiáng)疾控中心檔案管理工作的軟件設(shè)施建設(shè)。具體來(lái)講，就是要加快疾控中心檔案管理工作的規(guī)章制度，確保疾控中心檔案管理工作的有序開展，保證檔案資料的真實(shí)性。
（二）全面提升疾控中心檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)
人員隊(duì)伍是做好疾控中心檔案管理工作的基礎(chǔ)，只要提高了疾控中心檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，才能夠把這份平淡的工作做成偉大。
一方面，要提高疾控中心檔案管理工作崗位的準(zhǔn)入門檻。盡管當(dāng)前行業(yè)范圍內(nèi)沒(méi)有對(duì)疾檔案管理工作崗位提出明確的從業(yè)資格要求，但是疾控中心作為一個(gè)關(guān)乎群眾健康的敏感部門，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)做好每一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，這就要求疾控中心應(yīng)該建立自己的檔案管理崗準(zhǔn)入門檻，專業(yè)對(duì)口、人盡其用。
另一方面，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要對(duì)檔案管理人員開展綜合培訓(xùn)，既要提高他們的專業(yè)技能，也要提高他們的交際能力、計(jì)算機(jī)能力和心理素質(zhì)，滿足未來(lái)檔案管理崗位的時(shí)代要求。
（三）加快推進(jìn)疾控中心檔案管理工作的信息化建設(shè)
加快推進(jìn)疾控中心檔案管理工作的信息化建設(shè)，是疾控中心與時(shí)俱進(jìn)的開展各項(xiàng)工作的具體體現(xiàn)，也是做好疾控中心檔案管理工作的時(shí)代要求。加快推進(jìn)疾控中心檔案管理工作，首先就是要加快信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配套信息化所需的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等；其次就是要加快信息化隊(duì)伍建設(shè)，每個(gè)部門都應(yīng)該對(duì)從業(yè)人員開展信息化培訓(xùn)，確實(shí)提高全單位工作人員的信息化素養(yǎng)，方便參與信息化檔案管理；最后，建立系統(tǒng)內(nèi)部的信息流通機(jī)制，與系統(tǒng)內(nèi)其他疾控中心合作，共同開發(fā)系統(tǒng)信息共享軟件，將一些可供本單位外部使用的信息放置在平臺(tái)之上，這就實(shí)現(xiàn)了1+1>2的信息共享理念。
參考文獻(xiàn)：
[1]萬(wàn)蓉.設(shè)備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性探討[J].職業(yè)衛(wèi)生與病傷，2013（05）
【關(guān)鍵詞】檔案管理；基礎(chǔ)工作；現(xiàn)代檔案管理
引言
檔案是企業(yè)重要的資料，在社會(huì)發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高度普及的形勢(shì)下，檔案管理也逐步實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入大幅度的提高了檔案管理的工作效率，但是與此同時(shí)，企業(yè)管理部門以及工作人員，對(duì)于檔案管理的基礎(chǔ)性工作也不能忽視，做好基礎(chǔ)工作，才能夠更好的促進(jìn)現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，將現(xiàn)代化建設(shè)與基礎(chǔ)工作相結(jié)合進(jìn)行，才是目前企業(yè)現(xiàn)代化管理的正確途徑。
一、檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀分析
1.目前很多單位中，有一部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作不夠重視，并且根本沒(méi)有意識(shí)到檔案資料對(duì)于單位發(fā)展的重要性，可以說(shuō)檔案資料是單位信息資料的重要來(lái)源，對(duì)于單位的文化的發(fā)展與繼承都有著非常積極的意義。但是單位檔案部門與其他部門相比來(lái)說(shuō)，往往得不到足夠的重視，因此常常會(huì)其他部門兼并，甚至還有可能被撤銷，即便是有負(fù)責(zé)檔案管理的人員，數(shù)量上也往往不夠，并且流動(dòng)性很大，對(duì)于檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)也不夠豐富，待遇也不高，工作人員的工作積極性不高，綜上所述內(nèi)容就是導(dǎo)致我國(guó)機(jī)關(guān)單位中檔案工作開展效果一直不理想的主要因素。
2.檔案的管理模式落后。目前的很多機(jī)關(guān)單位中，通常檔案部門都是先對(duì)封閉的，并且工作狀態(tài)都會(huì)是處于中無(wú)序的狀態(tài)，另外，還有一部分的管理人員管理知識(shí)并不豐富，也沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的訓(xùn)練，因此在管理工作中，一旦遇到問(wèn)題，處理起來(lái)也會(huì)比較苦難，檔案管理通常采用的就是信貸式，這樣的管理模式非常不利于其他工作人員的對(duì)于資料信息的查閱和使用。
3.檔案管理科學(xué)化水平低下。在各個(gè)領(lǐng)域都相繼進(jìn)入信息化的趨勢(shì)下，檔案管理也需要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，這樣才能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展以及要求，而目前從我國(guó)檔案管理的狀況來(lái)看，其科學(xué)化，自動(dòng)化的程度還不高，很多工作依舊是人工進(jìn)行，因此工作效率與質(zhì)量都無(wú)法得到有效的保障，信息丟失的問(wèn)題也時(shí)有發(fā)生。因此，構(gòu)建信息化的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成為目前檔案管理工作者所面臨的重要課題。
二、檔案管理基礎(chǔ)工作完善措施
1.提高檔案管理工作人員素質(zhì)
檔案管理基礎(chǔ)工作質(zhì)量與工作人員專業(yè)性有著直接聯(lián)系，所以提高工作人員的整體素質(zhì)是必要的。首先從管理人員隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)調(diào)整入手，積極接納年輕力量，注入活力，年輕人干勁足，精力充沛，最為主要的是年輕人基本是大學(xué)畢業(yè)，掌握著現(xiàn)今的管理思想以及管理技能，因此會(huì)給檔案管理質(zhì)量提供更大的可能性。同時(shí)也不能忽視隊(duì)伍中老員工的力量，要鼓勵(lì)這些老員工積極參加培訓(xùn)活動(dòng)，主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)今的管理經(jīng)驗(yàn)，并且要發(fā)揮其帶頭作用，在行動(dòng)上給予年強(qiáng)人示范以及引導(dǎo)。另外，還要組織員工進(jìn)行管理知識(shí)以及信息技術(shù)的學(xué)習(xí)活動(dòng)，以科技促發(fā)展。
2.加強(qiáng)檔案管理工作
首先，強(qiáng)化檔案管理，是促進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作質(zhì)量得以的有效手段，管理的目的在于規(guī)范，規(guī)范員工行為，同時(shí)也明確了領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，確保將監(jiān)督工作落到實(shí)處。企業(yè)內(nèi)部必須構(gòu)建專業(yè)化的管理體系以及管理機(jī)構(gòu)。然后，需要從實(shí)際情況出發(fā)，具體問(wèn)題，具體分析，將檔案管理的各項(xiàng)環(huán)節(jié)和內(nèi)容進(jìn)行明確，進(jìn)而達(dá)到強(qiáng)化管理的目的。
3.加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐
計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案基礎(chǔ)管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎(chǔ)工作的效率，可以通過(guò)與檔案號(hào)編制、檔案關(guān)鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎(chǔ)工作的配合，通過(guò)目錄、索引、關(guān)鍵詞檢索等方式，進(jìn)一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎(chǔ)工作的現(xiàn)代化步伐，首先，應(yīng)該將數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入檔案管理中，提高工作質(zhì)量和效率，然后是不斷引入多元化的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)不同案卷的分類和儲(chǔ)存，建立以計(jì)算機(jī)檢索為核心技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)。
4.重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化
重新將所有的檔案整理和分類，進(jìn)行組卷，進(jìn)行的原則就是將有聯(lián)系的檔案規(guī)范在一起，將缺少目錄，標(biāo)題或者標(biāo)題不清楚重新填寫，整理，規(guī)范。確保管藏的規(guī)范性，完整性。在利用的時(shí)候，能夠順利找到。借助信息化的手段，建立信息化檔案，構(gòu)建電子文檔和目錄，做好備份，確保檔案管理安全性。
三、結(jié)束語(yǔ)
提高企業(yè)檔案管理的效果和力度，首先就應(yīng)該從基礎(chǔ)性工作入手，以基礎(chǔ)促發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部管理部門以及管理人員不斷提高自身的綜合組織，借助信息化的手段，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量，才能夠有效推動(dòng)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理工作的發(fā)展與進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)：
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（1.赤峰學(xué)院 科技處；2.赤峰學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）
摘 要：高校檔案管理信息化建設(shè)，是如今高校管理中必不可少的一個(gè)部分。本文就高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析，通過(guò)對(duì)其內(nèi)涵的闡述，根據(jù)其面臨的問(wèn)題，有針對(duì)性地提出相應(yīng)的解決措施，力求為提高各大高校檔案管理信息化建設(shè)作貢獻(xiàn)，實(shí)現(xiàn)高校可持續(xù)發(fā)展。
關(guān)鍵詞 ：高校檔案管理；信息化建設(shè)；相關(guān)對(duì)策
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1673-260X（2015）03-0155-03
隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，辦公自動(dòng)化逐漸普及到各大高校，這也在一定程度上改變著高校檔案管理的方式，由原本的傳統(tǒng)化逐漸向信息化演變，這不僅給高校檔案管理帶來(lái)更大便利，還能與時(shí)俱進(jìn)，使其不被社會(huì)淘汰，促進(jìn)高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。因此如何高效、合理地將信息化建設(shè)利用到高校檔案管理中去，成為各大高校管理員的主要任務(wù)。
有效的檔案信息化管理，不但可以增加檔案資源的可利用率，而且能提高管理者的工作效率，減輕他們的工作量。但是，由于目前的高校檔案管理信息化建設(shè)還面臨著不少的阻礙和問(wèn)題，因此有針對(duì)性地對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行相應(yīng)地解決很有必要，這也是本文論述的重點(diǎn)。
1 高校檔案管理的基本概念及內(nèi)涵
1.1 基本概念闡述
高校檔案管理是高校管理中必不可少的一部分，它對(duì)高校管理的可持續(xù)發(fā)展起決定性作用。高校檔案管理主要由教學(xué)檔案、招生活動(dòng)、科研管理檔案等部分組成。它將生動(dòng)形象的事物變成抽象的圖表和文字等等，方便保存，且可供恒遠(yuǎn)流傳。高校檔案，是學(xué)校歷史的完整記錄；是學(xué)校教育的實(shí)時(shí)寫真；是校園活動(dòng)的紀(jì)實(shí)。它既可以幫助學(xué)校的教育教學(xué)積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，還能最大程度地為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，貫穿于學(xué)校的每一項(xiàng)工作中，具有深遠(yuǎn)的意義。
高校檔案管理信息化的含義是，在進(jìn)行高校檔案管理時(shí)，將檔案管理信息化，利用網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)化手段將高校檔案資料進(jìn)行合理分類、利用、開發(fā)，實(shí)現(xiàn)其社會(huì)共享的目的，提高其可利用價(jià)值。高校檔案管理信息化利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，將高校檔案資源進(jìn)行整合、分類、管理、二次利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
高校檔案管理信息化蘊(yùn)含豐富的內(nèi)涵，具體內(nèi)涵如下：
（1）它的實(shí)現(xiàn)可以充分收集高校各類檔案資源，把數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)作為載體，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化。
（2）采用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案一體化、自動(dòng)化管理。集閱覽、記錄、儲(chǔ)存、傳遞、搜索等管理功能于一體。
（3）運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源高度共享，充分體現(xiàn)高校檔案資源的價(jià)值。
（4）它是一個(gè)將信息技術(shù)進(jìn)行高度應(yīng)用和推廣的過(guò)程；是一個(gè)將高校檔案信息、資源進(jìn)行開發(fā)和二次利用的過(guò)程；是一個(gè)實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)最大化價(jià)值的過(guò)程。
2 高校檔案管理信息化建設(shè)的作用和必要性
隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，高校檔案管理建設(shè)面臨著不少的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。由于數(shù)字化、信息化時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)影響著人們的日常生活，逐漸成為人們生活、工作以及學(xué)習(xí)的重要工具。而為了實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化，進(jìn)行高校檔案管理信息化建設(shè)很有必要，它不僅能夠記錄學(xué)校的歷史演變過(guò)程，還能對(duì)學(xué)校活動(dòng)進(jìn)行紀(jì)實(shí)，這在一定程度上全面、真實(shí)、客觀地體現(xiàn)了學(xué)校的發(fā)展歷程和教育成果，及時(shí)進(jìn)行檔案管理和保存。同時(shí)還能夠提高學(xué)校的管理效率，對(duì)學(xué)校教育具有深遠(yuǎn)影響和意義。
3 高校檔案管理信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題分析
隨著高校檔案管理信息化建設(shè)的普及，高校檔案管理得到不斷進(jìn)步和發(fā)展，但是在高校檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中還面臨著不少問(wèn)題。其問(wèn)題主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。
3.1 基礎(chǔ)設(shè)備不完善
高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是齊全的檔案管理設(shè)備，但是根據(jù)高?，F(xiàn)狀來(lái)看，大部分高校的檔案管理設(shè)備不夠齊全。一套完善的高校檔案管理設(shè)備是由硬件、軟件設(shè)備兩個(gè)部分組成的，其中硬件設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、掃描儀、打印機(jī)等，軟件設(shè)備包括數(shù)據(jù)庫(kù)、信息處理系統(tǒng)等。
在高校檔案管理信息化建設(shè)中，由于相關(guān)檔案管理人員對(duì)其缺乏認(rèn)知，且重視度不夠，導(dǎo)致高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備無(wú)法及時(shí)更新，這種情況的出現(xiàn)，阻礙了高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。
3.2 高校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)度緩慢
由于受傳統(tǒng)化檔案管理方式的影響，導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)行系統(tǒng)的信息化管理。在信息化管理普遍應(yīng)用之前，我國(guó)都是采用紙質(zhì)管理的方式進(jìn)行檔案保存，因此難以適應(yīng)信息化管理的進(jìn)程，加之我國(guó)進(jìn)行高校檔案管理信息化建設(shè)起步太晚，缺乏基礎(chǔ)建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)備不足，這在一定程度上阻礙了高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。
3.3 缺乏有針對(duì)性的系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)
信息化管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)作為高校檔案資源高度共享的基礎(chǔ)前提，由于高校檔案管理缺乏有針對(duì)性的系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)，且沒(méi)有完整的管理規(guī)劃，造成檔案管理人員存在盲目性，這對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生直接影響，使之無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，從而阻礙其發(fā)展進(jìn)程。
3.4 專業(yè)人才不足
在高校檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，專業(yè)人才作為必不可少的一個(gè)因素，是促進(jìn)其發(fā)展的關(guān)鍵部分，而專業(yè)的檔案管理人才不僅需要具備扎實(shí)的基本知識(shí)，還需要擁有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能。但是就目前的高校人才現(xiàn)狀而言，他們?cè)趯I(yè)領(lǐng)域存在太多不足，不僅基礎(chǔ)理論知識(shí)認(rèn)知度不夠，還缺乏相關(guān)專業(yè)技能，無(wú)法將基礎(chǔ)理論與專業(yè)技能進(jìn)行巧妙地融合，阻礙高校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。
3.5 領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)知度不夠
就目前大多數(shù)高校而言，檔案管理作為高校管理過(guò)程中的一部分，缺乏高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，他們認(rèn)為不需要在檔案管理上特意花時(shí)間、花精力，應(yīng)該順其自然，按照以前的傳統(tǒng)管理進(jìn)行即可，不愿意將資金花在檔案管理上。由于他們對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏認(rèn)知和了解，造成上述現(xiàn)象的發(fā)生，影響了高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。
4 高校檔案管理信息化建設(shè)的有效措施
綜上所述，高校檔案管理在行信息化建設(shè)的過(guò)程中面臨著不少的問(wèn)題，其中主要的問(wèn)題包括，基礎(chǔ)設(shè)備不完善、發(fā)展進(jìn)度緩慢、缺乏有針對(duì)性的系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)人才不足、領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)知度不夠等，為了使高校檔案管理信息化建設(shè)有效進(jìn)行，本文針對(duì)這些問(wèn)題，提出了相應(yīng)的解決措施。
4.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)
4.1.1 基礎(chǔ)設(shè)備的組成和作用
高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備分為網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)字化設(shè)備兩部分，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)主要包含計(jì)算機(jī)、路由器、服務(wù)器等等硬件設(shè)備，數(shù)字化設(shè)備主要包含數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等等虛擬化信息資源。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備是基礎(chǔ)設(shè)施的核心內(nèi)容，它是實(shí)現(xiàn)資源共享、進(jìn)行檔案?jìng)鬏?、信息交換的基礎(chǔ)。所以，建立一個(gè)高效的信息化檔案管理具有重大意義，它不但能夠有效地進(jìn)行資源共享，還能將檔案信息化的優(yōu)點(diǎn)充分體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值最大化。
4.1.2 以完善局域網(wǎng)為前提，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)備價(jià)值最大化
為了讓高校檔案管理信息化建設(shè)有效進(jìn)行，高校需雖其原有的局域網(wǎng)進(jìn)行高度完善和修改，且做到與相鄰高校或者其他的高校實(shí)現(xiàn)資源共享、進(jìn)行聯(lián)通，進(jìn)一步優(yōu)化原有的網(wǎng)站內(nèi)容和模式，提高網(wǎng)站信息量和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)能力。同時(shí)，根據(jù)學(xué)校基本情況，進(jìn)行資源整合、規(guī)劃，在原有設(shè)備的基礎(chǔ)上，購(gòu)置全新的軟件設(shè)備，包括系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)備兩部分，前者包含網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、文檔一體化等等，后者包含文件服務(wù)器、掃描儀等等。
4.1.3 完善高校檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)
高校檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)，依附于網(wǎng)絡(luò)教育平臺(tái)，而這個(gè)平臺(tái)是全省統(tǒng)一的，為了完善高校檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)，需先建立全省高校檔案信息網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)各大高校網(wǎng)絡(luò)信息資源共享，使高校信息網(wǎng)成為成為全省信息網(wǎng)的一部分。
4.1.4 資源設(shè)置建設(shè)
（1）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案信息化查詢，這在一定程度上能夠有效地提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平，達(dá)到資源共享的目的。
（2）采取電子文檔形式進(jìn)行文檔的保存，提高人們的信息化意識(shí)，常常舉辦相關(guān)講座和培訓(xùn)，提高相關(guān)人員信息化技術(shù)水平，推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。
（3）加強(qiáng)檔案管理信息化意識(shí)，從工作入手，加強(qiáng)電子文檔的收錄、分類等工作，并保證其準(zhǔn)確性，促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展。
4.2 提高相關(guān)人員認(rèn)知性
4.2.1 提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知度
根據(jù)高校的具體情況，制定高校檔案管理信息化建設(shè)的可行性方案，讓高校領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案管理信息化的必要性和重要性，讓高校檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行。因此高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化的認(rèn)同和支持是高校檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵，也是其有效進(jìn)行得保障。
4.2.2 提高高校相關(guān)部門的認(rèn)知度
這就需要在一定程度上消除各相關(guān)人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知偏差，營(yíng)造正確的認(rèn)知氛圍，提高所有人員的積極主動(dòng)性，配合檔案管理者的基本工作。檔案管理信息化工作的職責(zé)，不僅僅局限于檔案管理人員，它也是整個(gè)高校人員的職責(zé)所在，在此過(guò)程中需要每個(gè)成員利用不同的方式去進(jìn)行宣傳，達(dá)到提高檔案資源、信息可利用率的目的。在宣傳的過(guò)程，為高校營(yíng)造積極主動(dòng)的工作氛圍，同時(shí)提高學(xué)生、老師們對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)知意識(shí)。
4.3 培養(yǎng)專業(yè)人才
檔案管理工作人員是高校檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的重要部分，它是維持檔案信息及時(shí)傳遞給用戶的橋梁，它是檔案管理信息化建設(shè)的操作者。隨著社會(huì)的進(jìn)步、科技的發(fā)展，社會(huì)的人才需求越來(lái)越大，對(duì)人才的要求也越來(lái)越高，因此，在高校檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，管理人員的素質(zhì)高低，決定他在高校的地位高低。若他們無(wú)法與時(shí)俱進(jìn)，依舊以原來(lái)的管理方式和思維方式去進(jìn)行相關(guān)工作，那么他們終究被該行業(yè)所淘汰。所以，檔案管理工作人員應(yīng)隨著時(shí)代的變化而變化，將其自身的專業(yè)技能進(jìn)一步強(qiáng)化，適應(yīng)信息化的進(jìn)程，采用全新的思維方式積極主動(dòng)地投身于新型管理模式中去。
為了促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展，需培養(yǎng)較多的專業(yè)人才，而人才的培養(yǎng)工作應(yīng)做到如下幾個(gè)部分：
4.3.1 加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)
完善高校檔案管理工作人員相關(guān)培訓(xùn)制度，開展進(jìn)一步強(qiáng)化培訓(xùn)課程，把計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)與現(xiàn)代化管理知識(shí)相結(jié)合，并列入培訓(xùn)課程，提高檔案管理人員的專業(yè)技能。
4.3.2 定期組織學(xué)習(xí)交流會(huì)
高校應(yīng)進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)交流會(huì)，與其他高校進(jìn)行信息、知識(shí)交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，引進(jìn)先進(jìn)的思想和學(xué)習(xí)方法，提高人員的專業(yè)水平。
4.3.3 設(shè)置績(jī)效考核制度
將高校檔案管理人員的培訓(xùn)狀況加入考核內(nèi)容，調(diào)動(dòng)檔案管理人員在培訓(xùn)過(guò)程中的積極主動(dòng)性，為整個(gè)團(tuán)隊(duì)樹立良好的榜樣，同時(shí)提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的專業(yè)水平。
4.3.4 培養(yǎng)集管理、技術(shù)與一身的人才
高校檔案管理相關(guān)部門，需通過(guò)不同渠道招攬優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)人才，之后，開設(shè)專業(yè)的檔案管理課程，對(duì)他們進(jìn)行相關(guān)的管理培訓(xùn)，培養(yǎng)集管理、技術(shù)于一身的高質(zhì)量人才。
4.4 制定合理的系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)
（1）根據(jù)國(guó)家檔案局的相關(guān)準(zhǔn)則，嚴(yán)格進(jìn)行高校檔案管理信息化建設(shè)，在此基礎(chǔ)上，根據(jù)高校的實(shí)際情況制定符合學(xué)校發(fā)展的系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)對(duì)高校檔案管理進(jìn)行規(guī)范化和系統(tǒng)化。
（2）高校檔案管理部門需積極配合，主動(dòng)參與到系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)范的研究和制定中，加快研究進(jìn)程，提高相關(guān)規(guī)章的制定效率。
4.5 高校檔案管理信息化資源設(shè)置建設(shè)
4.5.1 完善信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
檔案管理信息化建設(shè)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案查詢的信息化，這樣可以提高檔案管理人員的工作效率，減輕他們的工作負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)資源共享。
4.5.2 強(qiáng)化電子文檔保存意識(shí)
電子文檔較紙質(zhì)文檔而言，保存性更久，查詢更方便，閱覽更直觀。因此，提高高校人員電子文檔保存意識(shí)很有必要。可以通過(guò)采用培訓(xùn)和講座的方式，提高高校人員的信息化技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。
4.5.3 從檔案管理部門人員開始，逐一進(jìn)行信息化培訓(xùn)和講座，提高全員的檔案管理信息化水平。
4.6 建立健全的安全保障體系
隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化在各大高校得以普及，然而越是受到普及的事物，越容易存在安全漏洞。因此，建立健全的安全保障體系很有必要。
由于高校檔案內(nèi)容包含學(xué)校的完整信息、資料和即時(shí)動(dòng)態(tài)，有些信息甚至處于高度機(jī)密狀態(tài)，對(duì)學(xué)校的發(fā)展有重大意義，其安全性顯得尤其重要。因此在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，高校檔案管理必須做到以計(jì)算機(jī)管理為主，以人工管理為輔，兩者相互結(jié)合，進(jìn)行同時(shí)管理力求保障所有檔案信息的安全，促進(jìn)高校檔案管理的發(fā)展。
5 結(jié)束語(yǔ)
根據(jù)全文論述可得，高校檔案管理信息化、自動(dòng)化已經(jīng)取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，逐漸成為高校檔案管理的主要管理方式。因此，高校檔案管理信息化建設(shè)很有必要，為了提高檔案管理者的工作效率，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，讓高校的管理實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值化，需對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行不斷完善和改進(jìn)，根據(jù)其現(xiàn)狀存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，力求高校檔案管理信息化建設(shè)的有效進(jìn)行，促進(jìn)高校檔案管理的管理科學(xué)化，加快高校的整體發(fā)展進(jìn)程。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；現(xiàn)代檔案管理；利與弊
一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的意義
做好檔案管理基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過(guò)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的不斷完善，加快建立完整有效的現(xiàn)代檔案管理機(jī)制，能夠提升檔案管理事業(yè)的整體水平。
1.幫助建立更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理機(jī)制。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的重要目標(biāo)。高效率的檔案管理基礎(chǔ)工作使查（借）閱者能及時(shí)且高效率、精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案查找，這其中增加的時(shí)效性與精確性意味著檔案價(jià)值的整體提升。
2.確保檔案搜索的準(zhǔn)確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)這些工作的細(xì)節(jié)管理和操作，可以有效地避免錯(cuò)誤信息的出現(xiàn)，提高檔案管理工作的效率。
3.提高檔案利用價(jià)值。提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平對(duì)于提高檔案利用效率有著重要意義。在對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、錄入、歸檔等基礎(chǔ)工作時(shí)要注意區(qū)分檔案內(nèi)容的程度級(jí)別。檔案分類按照來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。根據(jù)涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對(duì)于內(nèi)容重要的、急迫的檔案優(yōu)先處理，優(yōu)先整理使用，這能有效地增強(qiáng)檔案的使用頻率，提高檔案的利用價(jià)值，達(dá)到檔案使用價(jià)值的最大化。
二、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的對(duì)比研究
傳統(tǒng)檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價(jià)值的歷史記錄，傳統(tǒng)檔案管理所儲(chǔ)存的主要是紙質(zhì)資料；電子檔案管理的儲(chǔ)存介質(zhì)為計(jì)算機(jī)光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行儲(chǔ)存，還能通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資料處理與傳送，電子檔案的表現(xiàn)形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，人們對(duì)檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當(dāng)前的需求，一方面，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢(shì)所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢(shì)，有必要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊的綜合探究。
（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析
1.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性。
（1）兩者的基本原理共通：以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；
（2）電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離：傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實(shí)性，傳統(tǒng)檔案資料就是電子檔案真實(shí)性的重要保證；
（3）子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴(kuò)大：電子檔案具有大容量?jī)?yōu)勢(shì)，不僅可以存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，在進(jìn)行資料調(diào)用時(shí)具有更好的便利性。
2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異。
（1）管理方式不同：電子檔案就其本質(zhì)特性來(lái)說(shuō)有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級(jí)管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時(shí)的給檔案提供一個(gè)具有唯一性的檔案號(hào)，并對(duì)檔案類型進(jìn)行標(biāo)注，而傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對(duì)較大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：電子檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)的載體往往會(huì)老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不用承擔(dān)病毒或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。
（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會(huì)留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的擔(dān)憂，還能將錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時(shí)，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時(shí)還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實(shí)性。
（二）電子檔案管理的利與弊
1.電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)。
（1）電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展。電子檔案管理實(shí)行無(wú)紙化辦公模式，對(duì)紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環(huán)保事業(yè)。
（2）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢等方面的工作時(shí)間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時(shí)效性。
2.電子檔案管理的弊端。
（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)，如果長(zhǎng)期使用，可能出現(xiàn)資料無(wú)法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。
（2）企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，由于其操作程序相對(duì)復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。
（3）電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時(shí)，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對(duì)電子檔案資料加以防護(hù)。
（4）雖然我國(guó)的檔案管理水平得到了一定的提高，且國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對(duì)于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。
三、結(jié)語(yǔ)
相比傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現(xiàn)得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現(xiàn)也有利于環(huán)保事業(yè)的開展。但是傳統(tǒng)檔案管理也有著它不可替代的地方，在現(xiàn)階段和將來(lái)的一段時(shí)間里，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者會(huì)相互協(xié)調(diào)著存在，因?yàn)殡娮訖n案管理暫時(shí)還不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理工作人員應(yīng)該充分利用二者的優(yōu)勢(shì)，來(lái)提高檔案管理質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：檔案管理；企業(yè)發(fā)展；優(yōu)化創(chuàng)新；策略分析
當(dāng)前，企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益嚴(yán)峻的情況下，若想保證自身的長(zhǎng)足發(fā)展與科學(xué)創(chuàng)新，注重完善企業(yè)檔案管理工作十分必要。因此，注重企業(yè)發(fā)展中創(chuàng)新完善檔案管理工作的重要性，在踐行注意事項(xiàng)的基礎(chǔ)上，打造管理新策略是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展需注意的重點(diǎn)，亦是本文研究探討的課題。
1企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的必要性
為保證創(chuàng)新完善檔案管理工作，率先了解企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理工作的必要性十分重要。對(duì)此，站在企業(yè)發(fā)展的視為視角之上，以提升工作效率，確保工作開展進(jìn)行討論，明確檔案管理工作創(chuàng)新完善的必要性包括以下兩點(diǎn)：其一，檔案管理工作創(chuàng)新完善可增加檔案管理的科學(xué)性。企業(yè)不斷發(fā)展的過(guò)程中，資料檔案的留存至關(guān)重要，其是企業(yè)發(fā)展的證明，亦是企業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)發(fā)展之路的重要參考。因此，科學(xué)有效的管理與規(guī)劃相應(yīng)資料，妥善保管與留存重要文件至關(guān)重要。完善與優(yōu)化檔案管理工作，可確保檔案管理科學(xué)留存文件，為企業(yè)未來(lái)發(fā)展需求而妥善報(bào)關(guān)文件。其二，有效提升檔案文件的利用及處理率。檔案管理工作不僅對(duì)檔案的留存與保管起到了至關(guān)重要的作用，同時(shí)也可用于提升檔案的利用率與處理率，以便協(xié)助企業(yè)工作效率提升，保證企業(yè)在發(fā)展中可盡快制定發(fā)展方案，以便促進(jìn)企業(yè)的科學(xué)發(fā)展。總體來(lái)說(shuō)，提升檔案利用率與處理率，對(duì)推進(jìn)企業(yè)發(fā)展有良好作用，對(duì)改善檔案管理效率也有至關(guān)重要的作用，是檔案管理發(fā)展優(yōu)化的必然選擇。
2企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的注意事項(xiàng)
認(rèn)知企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的必要性基礎(chǔ)上，若想開展科學(xué)的創(chuàng)新完善檔案管理工作，應(yīng)注意以下注意事項(xiàng)的科學(xué)踐行：首先，優(yōu)化檔案管理意識(shí)。確保檔案管理創(chuàng)新完善的基礎(chǔ)是是扭轉(zhuǎn)現(xiàn)階段檔案管理的思維意識(shí)，將傳統(tǒng)的檔案認(rèn)知徹底抹殺，以全新的思維視角，定位檔案管理價(jià)值，將其作為提供企業(yè)發(fā)展所需資料的關(guān)鍵部門，敦促其加大利用檔案資料，科學(xué)管理檔案資料，有效提升資料利用率，才能確保檔案管理工作完善創(chuàng)新，真正符合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求。其次，加大檔案管理投入。確保檔案管理意識(shí)的優(yōu)化基礎(chǔ)上，企業(yè)管理者在檔案管理的投入中也不能吝嗇，不僅是優(yōu)秀人員的選拔，技術(shù)人員的聘用，在相應(yīng)的數(shù)字硬件設(shè)備上也不能馬虎，選擇穩(wěn)定且質(zhì)量上乘的服務(wù)器系統(tǒng)，優(yōu)質(zhì)的硬盤及品牌主機(jī)，以便檔案管理的數(shù)字管理環(huán)境穩(wěn)定，檔案的保存與調(diào)用科學(xué)。
3企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的科學(xué)方案
科學(xué)踐行檔案管理創(chuàng)新完善注意事項(xiàng)的基礎(chǔ)上，擬定科學(xué)的創(chuàng)新完善檔案管理方案，可從以下兩方面進(jìn)行考量：第一，借助數(shù)字技術(shù)思維完善管理檔案。當(dāng)前，隨著數(shù)字科技的不斷完善，許多原本需要人工處理的工作都可以借助數(shù)字技術(shù)完成，其不僅大大降低了人工成本，而且也使信息儲(chǔ)備與調(diào)用變得十分科學(xué)。對(duì)此，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要?jiǎng)?chuàng)新完善檔案管理工作，應(yīng)注重?cái)?shù)字設(shè)備的應(yīng)用。利用數(shù)字設(shè)備歸類整理企業(yè)資料，確保企業(yè)資料按照關(guān)鍵詞、日期、重要程度分類留存，并根據(jù)資料的重要程度分檔管理，根據(jù)資料的執(zhí)行到期時(shí)間設(shè)置定時(shí)通知，可大大提升檔案管理效率，并保證檔案內(nèi)容的利用率。此外，根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行檔案內(nèi)容標(biāo)注，有助于不同部門人員調(diào)閱相關(guān)檔案內(nèi)容，并以此為基礎(chǔ)開展相應(yīng)的進(jìn)一步工作，對(duì)不同部門應(yīng)用管理檔案也能起到良好幫助。當(dāng)然，以上所有的檔案處理與調(diào)用方式都可以通過(guò)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的無(wú)界性與交互性完成，檔案管理人員可定期維護(hù)檔案，其他普通員工也可利用網(wǎng)絡(luò)傳遞契約、工作內(nèi)容及設(shè)計(jì)資料等文件，共同豐盈并充實(shí)檔案庫(kù)，減少檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，提升檔案管理效率。第二，立足于資料保密的檔案安全維護(hù)。數(shù)字技術(shù)固然是檔案管理的創(chuàng)新方法，但為保證檔案資料的有效留存，創(chuàng)新完善檔案管理工作在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上應(yīng)注重對(duì)于檔案管理工作的完善處理，即備份重要文件，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)安全，注意增建防火墻、定期查殺病毒，并維護(hù)檔案管理系統(tǒng)安全。也就是說(shuō)，檔案管理雖然可借助數(shù)字技術(shù)加以優(yōu)化，但為確保重要文件不會(huì)丟失，在數(shù)字網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)備資料的過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)定期備份重要文件，包括其他網(wǎng)盤備份與紙質(zhì)文件備份，以便現(xiàn)有服務(wù)器受損時(shí)重要文件不會(huì)丟失。目前，在備份檔案資料時(shí)，除硬盤備份外不能忽視的備份形式便是紙質(zhì)文件備份，其是在數(shù)字設(shè)備無(wú)法起到作用的情況下能夠繼續(xù)保證重要資源留存的方法。因此，在進(jìn)行紙質(zhì)資源保存之時(shí)，要結(jié)合數(shù)字資源的整理方式，以關(guān)鍵字進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并按照資料成立時(shí)間進(jìn)行整理，并對(duì)到期時(shí)間進(jìn)行科學(xué)標(biāo)注，以便在數(shù)字資源無(wú)法調(diào)取之時(shí)，可通過(guò)傳統(tǒng)方法來(lái)盡快獲得資料信息?？傮w來(lái)說(shuō)，保密及維護(hù)檔案管理內(nèi)容是在日常服務(wù)器維護(hù)與定期的病毒查殺的科學(xué)踐行下，篩選上傳文件內(nèi)容，確保上傳文件安全，科學(xué)有效的維護(hù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，注重備份方式的多樣化，做到利用電子設(shè)備但不依賴電子設(shè)備，從而保證在關(guān)鍵時(shí)刻可更高效的利用資料信息，真正科學(xué)有效的提升檔案管理應(yīng)用率。綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中完善創(chuàng)新檔案管理工作的重要手段是利用數(shù)字技術(shù)來(lái)優(yōu)化檔案管理工作，但在此基礎(chǔ)上，針對(duì)數(shù)字設(shè)備的定期維護(hù)及相關(guān)資料的科學(xué)備份也十分必要。目前，科學(xué)利用數(shù)字設(shè)備，但不依賴數(shù)字設(shè)備是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理創(chuàng)新完善的關(guān)鍵。因此，保證檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)構(gòu)建，日常安全維護(hù)的有效開展，紙質(zhì)資料的備份與管理，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)完善，輔助現(xiàn)代企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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