時間：2022-10-03 08:41:57
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案館保管利用處，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
——這是無悔的選擇，因它聽從內心的呼喚
作為從歷史系畢業的學生，對檔案本身就有著莫名的情愫。在我內心里，我深深覺得——檔案，就如同史冊一樣，它看似普通，其實珍貴，“典謨訓誥，寶之無佚”；它看似平凡，其實偉大，“創業擴基，前軌可跡”；它看似平淡，其實精彩，“察往知，古為今用”。它描繪的是一幅幅客觀真實卻又絢麗美妙的歷史卷輻；它承載的是一個個支離破碎卻又燦爛輝煌的時空記憶，它積淀著人類歷史，傳承著古老明，服務著當今社會。
作為檔案館的工作人員，能親手接觸館藏檔案，就像看見一本本厚重的史冊一樣，能見證合肥這座城市的變遷，見證合肥經濟政治化變化的發展，工作的幸福感、使命感、責任感也油然而生。
所以，我毫不猶豫地選擇了與檔案為伍，毫不猶豫地在志愿上填寫了檔案局！
——這是無悔的選擇，因它是成長的歷練
2011年7月，我加入到合肥市檔案局這個優秀的集體，成為監督指導處的一名工作人員。通過這個處室的歷練，在我成長的詞典里加入了“精益求精，吃苦耐勞”兩個詞。
監督指導處工作任務重、人手少，加班制定細則是常事，出差指導培訓是常態。細則制度一般事關全市各級檔案室建設，不得馬虎。每一稿細則制度，我們都多次征求意見，多次修改完善，多次精益求精。
不管烈日炎炎，不管寒風凜冽，在偏遠的鄉鎮檔案室甚至村級檔案室里都能見到我們指導培訓的身影。
但，痛并快樂著。每當我的講解，能為基層檔案員們排憂解惑時，我就覺得自己再辛苦也是快樂的！每當熬夜加班制定出的檔案細則和辦法，能讓基層檔案工作有可循，我就覺得自己再辛苦也是快樂的；每當在我指導下各個鄉鎮綜合檔案室，能讓老百姓可以“小事不出村，大事不出鎮”查到所需要的檔案，我就覺得自己再辛苦也是快樂的。
201年崗位調整，領導將我調至保管利用處。新的工作也帶給了我新的挑戰。通過這個處室的歷練，在我成長的詞典里又加入了“享受工作，樂于奉獻，”兩個詞。
繁瑣的利用接待工作也曾讓年輕氣盛的我備受委屈；老百姓的誤解、嘲諷、謾罵也曾讓我流下眼淚；對無助的老百姓無法找到有力的檔案證明，也曾讓我感到深深自責。但幸福感遠遠大于委屈，當我幫助那些歷經滄桑的老知青找回下放時候的回憶，會看到他們眼里會噙著淚水；當我幫助下崗工人找回數十年的工齡，會看到他們眼角會帶著微笑；當我幫助“農轉非”的對象找到了曾經的證明，會看到他們眼里滿是感恩；當束之高閣的廢紙變成一擲千金的檔案，將幸福傳遞給有需求的人，能給他們帶實實在在的好處和利益，能換他們一聲實實在在的感謝時，我倍感欣慰，也越越享受工作。
默默在檔案館奉獻一生的領導們、同事們手把手地教我們為檔案歸檔、分類、劃分保管期限、裝訂、排列、編寫頁號、蓋、編號、編目錄、裝盒時，叮囑我們對待檔案就像對待自己的孩子一樣，沉下身，要靜下心。那時，我們的雙手就像是魔術家的手，使一張張旮旯里的廢紙立馬身價百倍，變成一整齊珍貴的檔案。四年的歷練，也成就了今天的我，從一個檔案門外漢，成為一名合格的檔案工作者，成為一名享受工作的檔案工作者，成為一名樂于奉獻的檔案工作者。
——這是無悔的選擇，因它是榮譽的捍衛
2011年，我第一次到檔案局，就被局里良好的工作氛圍，檔案人扎實的工作作風深深的感染。合肥檔案事業正處于轉型期，領導們不像外界傳說的碌碌無為，他們敢為人先，精誠團結，負重進取。同事們也不像外界傳說的那樣混混度日，盡管工作中沒有鮮花、光環、獎杯，但他們仍然追求卓越，不甘平凡。他們認真學習行業中的先進典型，見賢思齊，以此彌補自己工作上的不足；他們潛心鉆研檔案資料，以史為鑒，以檔為證，編研出成果，服務政府決策，服務合肥經濟，服務合肥民生；他們緊跟時展的步伐，讓檔案插上技術的翅膀，利用現代技術穩步建設智慧檔案館；他們積極開展檔案宣傳工作，開展檔案展覽，簽訂框架協議，利用媒體宣傳等一系列活動讓檔案“發聲”，讓檔案“出彩”，提升公民的檔案意識。正是有著這樣一幫可愛而又敬業的同事們，檔案館也成了讓我引以自豪的地方，檔案館也成了讓我努力為之捍衛榮譽的地方。因為，在這四年里，我見證了合肥市檔案局從2011年館藏量70萬卷的小館，一躍成為現在擁有10萬卷檔案的大館；從獨立擁有1萬平米“五位一體”的檔案館，一躍成為擁有近7萬平現代化檔案館；更是以前安徽省檔案系統單位的“后進生”，一躍成為現在全國檔案系統的“榜上有名”！
近年，紹興市檔案局(館)在市委、市政府的支持下，創造性地實施“市級數字檔案館室一體化及安全管理”建設項目(以下簡稱“數字檔案館室一體化”項目)，即以紹興市檔案局(館)為主體，統籌協調，將市檔案館館藏檔案和對國家、社會具有保存價值的市級機關、企事業單位室藏檔案集中進行數字化處理，并將數字檔案進行館室交換、登記備份等安全管理的一項基礎性信息化建設項目。
一、實施“數字檔案館室一體化”項目的基本背景
(一)加強軟硬件建設，全面落實設施和人才保障
1.主動爭取政府支持，共創數字檔案室建設優良的軟硬件環境。一直以來，紹興市檔案局積極爭取將檔案信息化建設納入政府電子政務和信息化建設規劃，并統一實施。隨著信息化建設的全面推進，市政府投入大量資金，建設了較為完備的網絡設備、服務器、信息化加工等硬件設備和配套設施等，創造了較好的網絡環境，為檔案信息化提供了較好的硬件保障。為使數字檔案室建設有一個統一可靠的檔案管理系統，早在2004年，紹興市檔案局主動與市政府信息中心密切協作，共同開發了作為市政府統一的辦公自動化系統―_紹興市協同辦公系統組成部分的檔案管理系統，并不斷完善升級。此系統可以實現市級部門單位產生的電子文件從產生、交換、歸檔、整理、移交到數據中心存儲、利用、進館的網絡化集成化管理。2006年年底，該系統通過國家檔案局組織的科研項目驗收，目前已在市級機關72家部門(單位)使用。
2.加強培訓，全面提升檔案隊伍信息化素質。多年來，紹興市檔案局將提高檔案人員的信息化水平作為加強檔案信息化建設的基礎性內容，每年有計劃、有步驟地組織各類檔案信息化業務培訓。特別是2005年以來，全面實施檔案網上年檢，主動加壓，不斷創造檔案人員信息化工作的實踐鍛煉機會。通過網上年檢，有效地實施了檔案工作行政監管，提升了機關企事業單位檔案人員信息化技能，加強了機關企事業單位檔案信息化建設。
(二)以標準規范和典型引路，全面務實數字檔案室建設業務基礎
1.開拓創新，形成統一的業務標準規范。紹興市檔案局(館)在調研的基礎上，先后制定了《紹興市市直機關、企事業單位檔案室電子目錄數據庫結構與交換格式》、《紹興市數碼照片檔案管理暫行辦法》、《紹興市市直機關單位檔案網上年檢辦法(試行)》等一批檔案信息化建設規范，建立了一套較為完善的信息化操作流程以及信息數據格式、存儲、保管、利用等技術性標準。2009年5月，在全省率先出臺《紹興市直機關、企事業單位數字檔案室建設標準》，對管理體制、設備設施、數據管理、檔案數字化、開發利用以及數字檔案登記備份做出了全面的具體規定，可操作性強，從而使數字檔案室建設走上科學規范、有章可循的軌道。
2.精心指導，成功創建一批可供示范的數字檔案室。數字檔案室建設基礎性的工作內容，主要包括檔案目錄數據庫建設、傳統檔案數字化和電子文件檔案化三個方面。檔案目錄數據庫建設是指建成室藏各類檔案的案卷級和文件級目錄數據庫，傳統檔案數字化主要是將傳統的紙質檔案、音像檔案、照片檔案轉換為數字檔案，電子文件檔案化是將本單位在辦公自動化系統上運行的電子文件導人到檔案管理系統進行歸檔，實現規范化管理。紹興市數字檔案室建設起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直機關、企事業單位檔案目錄數據庫建設任務。近年來，紹興市檔案局在試點的基礎上，成功創建了一批示范數字檔案室。鑒于數字檔案室建設的復雜性，紹興市檔案局在工作中對照標準，穩扎穩打，力求管理體制、設備設施、數據管理、檔案數字化、開發利用等業務全面推進，成熟一個驗收一個。2008－2010年連續三年，在紹興市委、市政府組織召開的全市檔案工作會議上，每年都確定一家先進單位介紹數字檔案室建設的經驗。
(三)勇于探索創新，高標準推進數字檔案館建設
1.加強檔案館基礎平臺建設，創造良好的服務環境。2008年7月，占地43.5畝，建筑面積21477平方米，總投資1.0562億元的市檔案館新館勝利竣工。搬入新館以后，作為國家檔案局確定的地(市)級數字檔案館建設試點單位，紹興市檔案館按照國家檔案局的指導意見，對業已建成的數字檔案館進行系統分析，查找薄弱環節，合力組織攻關，以檔案全文數據庫建設為重點，全面推進目錄數據庫、全文數據庫、照片檔案數據庫和多媒體檔案數據庫建設，聯合開發檔案館綜合業務管理系統軟件。這是一個集檔案收集、整理、鑒定、統計、保管、利用、編研為一體的檔案館綜合業務管理系統。系統應用兩年來，檔案館綜合業務做到了流程化、規范化管理，極大地提高了局(館)機關的運行效率，初步實現了局(館)綜合業務運行規范化、管理科學化、服務利用現代化。2009年11月份該項目通過了國家檔案局技術部組織的驗收。
2.加快數字化步伐，優化完善數字檔案館建設。紹興市數字檔案館建設起步較早。搬入新館后，紹興市檔案館依托綜合業務管理系統，優化了儲存和利用服務功能，加快了館藏檔案的數字化步伐。目前，市檔案館已建成目錄數據共306萬條，全文掃描共141萬件781萬頁，專題數據庫共10個。形成了一整套數字檔案館工作規范。2009年12月，在國家檔案局召開“全國數字檔案館建設方案制定及應用推廣”項目驗收會上，紹興市檔案局(館)作了經驗介紹。
二、“數字檔案館室一體化”的初步實踐
2009年上半年，紹興市檔案局在全面調查的基礎上，形成了翔實的調研報告(以下簡稱報告)。報告建議市級各部門(單位)的檔案數字化工作，原則上由市檔案局集中統一安排，所需經費由市財政統一解決，各相關部門(單位)不再自行承擔檔案數字化工作。報告提出，集中開展市級部門(單位)檔案數字化工作，有利于加快推進數字檔案室建設步伐，有利于確保數字化工作質量以及安全管理，有利于實現檔案數字化設備設施的整合，有利于集約使用財政資金。
報告在報送市委、市政府有關領導后，引起重視。2010年2月，紹興市
發改委批復，同意以市檔案局(館)為主體，實施“數字檔案館室一體化及安全管理”建設項目，項目總投資1685萬元，建設資金由市財政安排。實施期限為2010－2012年。主要建設內容包括：1.數字檔案館室一體化建設；2.檔案館館藏檔案數字化處理；3.館、室藏數字化數據容災備份系統建設；4.網建設；5.電子數據登記備份建設。
與此同時，配合“數字檔案館室一體化”項目的實施，紹興市委、市政府“兩辦”轉發市檔案局關于《紹興市直部門、單位2010－2012年數字檔案室建設工作計劃》，對市直133個機關部門(單位)的數字檔案室建設做出具體安排，其中2010年列入計劃的有33個單位。為確保計劃完成，市委、市政府還將數字檔案室建設及登記備份工作列入今年對市級機關部門崗位目標責任制的考核內容，首批10多個部門(單位)檔案的集中數字化工作已經開展。
在數字化工作過程中，紹興市檔案局(館)特別注重加工質量，明確要求數字化成果既要符合機關企事業單位檔案業務要求，也要符合檔案館業務標準，以實現館室之間的有效銜接與共享。為此，市檔案局定期召開局(館)監督指導處、技術處和保管利用處相關人員以及項目經理參加的工作例會，及時研究、統一有關業務要求與標準，制定了一整套有效的工作流程和規章制度，從而形成齊抓共管的工作機制，確保了項目的順利進展。預計整個項目完成后，不僅市級部門(單位)的數字檔案室全面推進，紹興市數字檔案館建設水平也將大大得到提升，其中全文數據庫總量將會達到4500~頁。可以這樣說，實施“數字檔案館室一體化”項目，是紹興市檔案信息化建設推進中的工作機制創新，也是構建區域性公共檔案信息資源管理和服務總平臺的有效路徑。
三、實施“數宇檔案館室一體化”項目的認識與思考
以實施“數字檔案館室一體化”項目為重要載體，紹興市確定全市“十二五”檔案信息化建設的總體目標是，市直133個部門(單位)以及檔案工作目標管理已通過省級認定的市直企事業單位，在2012年底前全面完成數字檔案室建設任務；縣(市、區)80％以上的機關、鄉鎮(街道)和國有企事業單位在“十二五”末完成數字檔案室建設任務。與數字檔案室建設同步，全面實施電子文件與數字檔案登記備份。市、縣兩級檔案館在2012年前全面建成數字檔案館，實現數字檔案遠程服務功能，并根據國家容災要求，建立館際間異地備份庫。通過三年時間努力，紹興市檔案館真正建成紹興市級電子文件和數字檔案的安全保管、交換共享和登記備份中心。
筆者認為，這是一個積極又穩妥的目標，經過努力是能夠實現的。尤其是“數字檔案館室一體化”項目的實施，為數字檔案館建設水平的進一步提高和市級部門(單位)數字檔案室建設的全面完成提供了保障。
(一)全面實現館室數字檔案業務銜接，為檔案館室建設奠定業務和技術基礎
據初步統計，市直部門、單位僅需要掃描的紙質檔案就達到3721萬頁。此外，還有32312張照片、3110盒錄像(音)帶需要數字化。這些部門與單位絕大多數屬于進館單位，室藏檔案遲早都要接收進市檔案館。如何避免檔案數字化工作“兩張皮”，既達到市級部門(單位)數字檔案室自身建設的要求，同時又滿足數字檔案館建設的各項業務需求，以避免重復勞動，這是一個新課題。因此，解決館室有關業務問題的銜接，特別是解決檔號對接、案卷級和文件級條目的完善、案卷質量的統一等業務問題成為實施數字檔案館室一體化項目的重要內容，或者說是數字檔案館、室建設共同面I臨的任務。當然，引導和規范檔案數字化工作并有序管理，確保數字檔案的完整、系統、安全、真實、有效，更是實施館室一體化項目的應有之義。檔案數字化工作的成果――數字檔案，既是數字檔案室的主體，也將直接成為數字檔案館的主要源頭。自2010年起，各機關單位向紹興市檔案館移交實體檔案，原則上同時移交對應的電子文件與數字檔案。這將從根本上解決實體檔案接收――檔案數字化，再接收――再數字化這樣一種傳統數字檔案館建設的模式，從而促使數字檔案館建設走上可持續的良性發展軌道。
(二)加快推進數字檔案室建設步伐，為全面實施檔案登記備份奠定物質基礎
縣級以上檔案行政管理部門和同級國家綜合檔案館對本行政區域內具有重要保存價值的電子文件和數字檔案進行登記認證和數據備份，是新形勢下浙江省確保檔案安全與整合檔案信息資源的創新之舉。筆者認為，數字檔案室建設與檔案登記備份工作關系緊密，數字檔案室建設為檔案登記備份提供物質基礎，檔案登記備份工作又反過來促進數字檔案室建設。數字檔案即檔案數字化成果，是檔案登記備份的主要數據形式之一。紹興市出臺的數字檔案室建設業務標準規定，數字檔案室建成后，目錄數據庫、檔案數字化成果應制作三套備份，其中兩套在本單位保存(一套聯機，一套脫機)，一套在市檔案局(館)登記備份。現已有一批機關單位的數字檔案實施登記備份。目前，結合“數字檔案館室一體化”項目，市檔案登記備份中心建設所需的各種軟硬件設備設施正在陸續到位，下一步擬爭取科技立項，研制登記備份中心平臺建設所需要的系統軟件，同時，爭取市政府信息中心支持，對數字檔案管理系統升級完善，實現市級各部門(單位)電子文件和數字檔案向市檔案館的在線實時傳輸。
顯然，隨著“數字檔案館室一體化”項目的成功實施和數字檔案室建設任務的全面完成，電子文件與數字檔案登記備份工作也將在紹興得到全面推進。
(三)實施雙向備份，共創雙贏格局，為實現檔案信息資源整合與共享開辟新的有效途徑
紹興市委、市政府要求，各部門、單位數字檔案室建成后，其電子文件和數字檔案及時在市檔案局(館)登記備份，同時市檔案館提供館藏對應全宗數據庫一套給所在單位，以方便利用。這樣做，必將進一步調動機關、企事業單位數字檔案室建設以及檔案進館的積極性，更好地實現檔案信息資源共建共享、互聯互通。無論是市級部門、單位將數字化成果向市檔案局(館)進行移交和備份，還是市檔案館將館藏數字檔案復制對應進館單位，都將使對方極大地擁有館(或室)藏檔案的電子數據。由于這種整合不是類似接收實物檔案那種占有式的整合，而是合作式的、以資源共享為目的的整合，既不是你吃掉我，也不是我吃掉你，從而實現真正意義上的雙贏或共贏。通過增加檔案信息資源，在更大范圍提供利用，極大地方便相關單位乃至全社會檔案信息資源的利用。同時，登記備份的主要目的之一是，確保數字檔案數據的安全。這也是確保數字檔案絕對安全的最后一道屏障。應當說，這是一件利國利民的好事情，必將得到大多數單位的理解和支持。
關鍵詞：檔案管理；信息化；建設
Abstract: how to grasp the information industry development opportunities, give full play to the advantages of archives information source, is placed in front of each file workers urgent need to address the issue. In this paper, the problems on how to strengthen the information construction were discussed.
Keywords : file management; informatization; construction
中圖分類號：G27文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2013）
檔案信息化就是在檔案活動中全面應用通訊技術、網絡技術等現代化高科技手段，用信息科學技術對檔案信息資源進行處理、管理、開發和提供利用。究其實質，是檔案管理模式和利用方式，從傳統的以檔案實體保管為主，向現代化的檔案信息數字化收集、存儲、轉送，以信息的形式為社會提供服務的轉變過程。但是，由于該項技術在我國發展時間較短，人們對檔案信息化建設的理解和認識還存有偏差和不足，在思想觀念上還需要有進一步的更新和突破。
一、檔案管理信息化建設的重要性與必要性 （一）檔案管理信息化建設的重要性：
1、檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。
2、完整可靠的信息和快速的綜合分析能力是決策和管理的有力保證．
3、檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。
（二）檔案管理信息化建設的必要性1、檔案信息化建設是電子政務實施的要求 檔案部門管理的檔案很大一部分來源于行政部門形成的有保存價值的文字、圖表、錄音、錄像等，現在連政府機構的信息都放到網上，政府與公眾的互動處理也放到網上實施電子政務了，網上形成了大量電子黨政管理類文件。 2、檔案信息化建設是數字化、網絡化發展的要求 檔案部門所管理的檔案目前大都停留在只對本單位形成的紙質文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對上述活動中形成的大量電子文件、電子檔案束手無策，無能為力。檔案部門如何在數字化、網絡化的大潮中求生存求發展？保存在各級各類檔案館庫房中作為知識原始載體的檔案實體，如何最大限度地發揮作用？這些問題就使開發檔案信息，進行檔案信息化建設成為必然。 3、檔案信息化建設是開發利用檔案價值的要求 提出控制論的數學家維納，在其飽含人文關懷的著作《人有人的用處——控制論與社會》中明確地指出：信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏。任何“意義”、“價值”一類的判斷，在沒有傳播的情境下只能是無意義與無價值的。檔案價值的實現是要通過對檔案信息的開發、處理、傳遞與廣泛利用來實現的。檔案部門作為一個信息服務機構，只有實現了檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化，信息采集實時化，信息服務利用網絡化，才可能最大限度地發揮檔案的作用。
4、檔案信息化建設是檔案館自身發展的要求 隨著社會文明進程的不斷發展，檔案案卷數量在不斷的增加，檔案利用也逐步增加。要適應新的形勢，檔案館自身建設必須加強。建設數字化檔案館，實現信息化管理，要求檔案館在自身建設上要從網絡與計算機體系、檔案管理專用軟件體系、檔案數據獲取與更新體系、檔案數據處理與存儲體系、檔案信息提取與分析體系、檔案數據與信息傳播體系、檔案數據庫建設體系、檔案咨詢服務體系、檔案數字化專業人員體系、數字化檔案館用戶體系以及檔案標準與操作體系等方面著手實施，改變現有管理手段相對落后的現狀。
二、檔案管理的現狀 檔案管理主要包括兩個方面的內容:一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理。二是對檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息管理。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內容，通過檔案資源建設來建立科學合理的館藏體系，為檔案的現代化管理打下基礎。隨著檔案管理受重視程度的大大提高以及技術的進步，檔案管理的設施不斷得到完善、更新，但在實際工作中，檔案管理與社會的進步相比，仍然存在很大的問題，表現在：1、檔案工作人員素質偏低、待遇差、隊伍不穩定；2、領導重視不夠，檔案意識不強、經費不足、設備不全、硬件條件差、管理摸式呆板；3、宣傳不力，群眾參與意識薄弱等方面。
三、加強檔案管理信息化建設的途徑
(一) 制定規劃，突出重點，推進檔案信息化建設工作
檔案信息化建設工作應該首先破除對信息化建設工作中存在的認識誤區，堅持以利用為中心，充分發揮信息化工作的效用。檔案信息化工作要以利用為本，充分考慮檔案利用需求與特點，結合本單位信息化工作發展水平來開展。要從本單位實際出發，講求實效，做到建一個成一個，發揮效用，不能搞形式主義。
(二) 重視檔案業務流程的重組。
第一，檔案信息收集、管理方式的改變。數據處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機結合，實現文檔一體化，可以自動完成各類檔案資料的統計工作，繪出各類統計報表。第二，檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網絡環境下將實現自動分類、自動標引、自動編目及自動檢索等工作，多數檔案資源可通過計算機網絡進行查閱和對外提供服務。第三，檔案指導、編研從有形實體向虛擬網絡轉變等。信息技術重建檔案管理的運行環境和作業環境，傳統檔案組織機構、業務流程，管理體系越來越不適應檔案管理信息化的需要，所以有必要從管理理念到組織機構，從業務內容到業務流程進行有效重組，以適應變革的要求。
（三）增強保密意識，采取有效措施，構筑檔案信息的安全保障體系
檔案部門應樹立科學的正確的檔案信息安全觀念，堅持“積極防御、綜合防治”的方針，以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計算機病毒防治管理辦法》等法律法規為依據，結合本單位檔案管理工作的實際，制定嚴格的規章制度，形成計算機網絡管理檔案信息的安全保障體系。檔案管理人員必須要有保密意識，認真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。同時，在現代信息社會中應樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。
（四）加強組織協調，整合檔案信息資源，做好信息化建設的核心工作
作為一項龐大的綜合性工程，檔案信息化建設必須通過設置高效率的工作機構來協調其工作的開展。其工作機構應包括：信息化建設的組織管理機構、網絡系統的設計建造機構、網絡信息管理服務機構等。其中組織管理機構是建設的決策指揮者和組織實施者，是整個信息化工程的策動力，決定著網絡建設工程的組織效率；網絡系統設計建造機構是具體負責檔案信息網絡的規劃、技術設計和工程建造的機構；網絡信息管理服務機構是檔案信息網絡的實際運作者，負責網絡的運行維護和檔案信息的組織、與更新。
（五）加強檔案信息標準化和規范化建設，為信息化建設提供必要條件
檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。其中，管理性標準規范是對電子文件檔案信息進行管理的一套規劃，包括計算機安全法規與標準及數字檔案信息資源合法化確認標準等；業務性標準規范是對檔案文件信息化處理的規范，其范圍包含電子文檔的標準及管理規范；技術性標準規范是指電子文檔數據存儲、壓縮、數據交換、數據加密、水印技術和系統軟硬件設施技術標準規范等。
（六）調整檔案管理人員的知識結構，提高員工素質
在當前狀況下，各檔案管理機構可以通過引進與培養相結合的方式，調整檔案管理人員的知識結構，對急需人才和高端人才加以引進，對現有管理人才通過培訓、在崗自學等方式進行培養，建立一支掌握檔案管理和信息技術，知識結構合理的復合型檔案管理人才隊伍，能夠適應檔案管理的發展需要，有效解決檔案信息開發利用不足等問題。
關鍵詞：檔案價值；鑒定工作；原則
檔案價值的實質，是文件客體對主體需要的滿足，兩者缺一則不能構成檔案的價值關系。一般地說，檔案的保存價值是出文件和檔案對于社會的現實作用以及長遠的歷史作用所決定的。具體地說，某一部分檔案、某個案卷、某份文件的保存價值，是由文件和檔案自身的特點和社會利用的需要兩個方面的因素所決定的。
（一）文件和檔案自身的特點和狀況是確定檔案保存價值的內在因素
文件和檔案自身的特點和狀況，包括文件和檔案的內容、時間、來源、名稱、可靠程序、有效性、外形特點和完好程度等。檔案是人類社會活動的原始歷史記錄，記載相反映了各種歷史經驗與現象，是前人或當今人們勞動的成果和智慧結晶的體現。這就決定了檔案對社會具有一定的作用。文件和檔案本身的特點和狀況是決定文件和檔案是否具有保存價值的內在因素。
（二）社會利用的需要是確定檔案保存價值的外在因素
社會利用的需要是決定檔案價值關系的主體性因素。大量事實表明，人們在各種工作和社會活動中，往往需要查考既往情況，掌握歷史材料，研究事物的客觀發展規律，總結正反兩方面的經驗教訓，這些都離不開檔案，需要利用檔案。所以，社會利用需求不僅是檔案發揮作用的必要條件，而且也是決定文件的保存價值的主要因素之一。
上述決定檔案保存價值的兩個方面因素，是相互促進、相輔相成的辯證關系。檔案客體，是檔案社會價值的物質承擔者；利用檔案的需要，則是實現檔案價值的社會條件。上述兩個方面的因素，都是客觀存在的。鑒定檔案的保存價值，就是鑒別、分析和決定檔案保存價值的客觀因素和主觀因素的過程。
檔案價值鑒定工作的原則是：必須從國家和人民的整體利益出發，用全面的、歷史的、發展的、效益的觀點，全面地判定檔案的價值。
（一）國家利益至上的觀點
所謂國家利益至上的觀點，就是在鑒定檔案價值時，要從國家和人民的整體利益去衡量檔案的價值！它是檔案鑒定工作總的指導思想，也是檔案價值鑒定的基本標準。
檔案是整個國家和廣大人民群眾寶貴的歷史文化財富，而它的形成、存在和如何發揮作用，關系到各方面的利益。在我國檔案事業發展中，檔案鑒定工作決不能以個人的好惡和小團體的利益為準則來定奪，必須站在廣大人民群眾的立場上，從國家的整體利益出發，去研究檔案的內容實質及其他各種因素，充分評估檔案對整個社會發展所起的作用。
（二）全面的觀點
檔案價值鑒定工作原則中的全面觀點.包括三方面的含義：
1、全面地分析文件的各方面特征，從檔案的來源、內容、時間、文本、外形特點等方面綜合判定檔案的價值。實際工作中形成的文件，其構成要素是不盡相同的，大量文件是因其內容重要而具有較高價值的，而在分析檔案價值時通常應結合文件的來源、形成時間等因素才能獲得比較正確的認識。同時，有的文件因時間久遠、或因載體特殊、或因有名人手跡等因素而價值增高，因此，在分析檔案價值時只有全面兼顧文件的內外特征，才能準確判定檔案的價值。
2、全面地把握被鑒定檔案與其他檔案的聯系。文件產生和存在不是孤立的，一個單位、一個活動中形成的文件之間具有密切的有機聯系，是一個不可分割的整體。因此，不能孤立地判斷文件的保存價值，只有在一定范圍內將有關文件材料聯系起來，才能準確理解其內容和用途，從而對文件的價值做出正確的判斷。
3全面地預測社會對檔案利用的需要。社會對檔案的需要是多角度客層次、多方面的，檔案也具有滿足社會需要的各種價值形態。某個單位不需要的檔案，其他單位可能需要利用；現實生活中不需要查考的檔案，可能會成為后人珍貴的史料；對某一方面意義不大的檔案，可能對其他方面具有重要的查考利用價值。所以，在鑒定檔案價值時.既要考慮本單位的需要，又要考慮社會其他方面的需要；既要考慮現實的需要，也要考慮長遠的需要；既要考慮人們在行政、業務、生產等方面的需要.也要考慮科研、學術研究、編史修志等方面的滯要。總之，要通過對不同需要程度的綜合分析來判定文件和檔案的價值，切忌片面強調某一點的需要與否，就輕易地確定文件和檔案的價值及其保管期限。
（三）歷史的觀點
檔案是人類從事實踐活動的產物，檔案的內容、形式是與其形成的歷史條件密切聯系的，什么歷史時期就產生什么樣內容和形式的檔案。經驗證明，離開當時的背景，對檔案的某些內容就可能難以充分理解，以致忽略甚至錯誤地判別其應有價值。對歷史上形成的內容不正確的檔案，也不可輕易地剔除，應當根據當時的歷史條件加以分析，以維護歷史的本來面貌。因此，要正確分析檔案的價值，必須把它放在形成的歷史條件中去，具體分析檔案的內容和形式，以及檔案和文件的相互關系、特定條件、特定作用，并結合當前和將來的利用需要來考慮其保存價值。歷史的觀點還應當包括充分考慮檔案的歷史研究價值，應當充分認識到檔案在反映單位史、地方文、經濟史、文化史、專業史、社會生產史等方面的價值。
（四）發展的觀點
由于檔案的價值具有時效性和擴展性，現在有用的檔案，將來可能會變得沒有多大用處；而現在尚未用到的檔案，將來又可能會變得有用。因此，鑒定檔案的保存價值，要有發展的眼光，既要分析檔案對當前的作用，又要充分地估計到檔案對將來的需要。總之，鑒定檔案價值要運用辯正唯物主義和歷史唯物主義的觀點和方法，科學地預測檔案的長遠價值。
效益必然直接制約檔案保存質量和數量。因此，在鑒定工作中，應當擯棄不計成本、多多益善，以及怕擔責任、盲目拔高的觀念，通過鑒定將那些在政治、經濟、科學、文化、軍事等方面具有較高利用價值的檔案保存下來，盡可能地為社會帶來較大利益。需要說明的是，這里所指的效益包括經濟效益和社會效益，它不是一個可以完全量化的概念，而是鑒定檔案價值時應具有的一種觀念，一種指導思想。
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