時間：2022-11-23 05:24:06
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案室管理制度，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、檔案制度與基礎設施建設完善
__市通信分公司檔案室在檔案局業務指導處的關懷與指導下，建立健全了《檔案室職責范圍》、《檔案員責任制》、《檔案歸檔制度》《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案統計利用制度》、《檔案庫房管理制度》等各項管理制度，保證__市通信分公司依法開展各項檔案工作。
__市通信分公司檔案室現存有原郵電局、電信局、電信實業公司各類檔案館47000余卷。在生產、辦公用房比較緊張的情況下，劃撥出一個樓層，600多平方米用于檔案庫房、閱檔室、辦公室，并配有比較齊全的現代化管理設備，庫房設有自動報警裝置、先進的消防設施，檔案室有專用的微機、打印機、復印機、空調機等。
20__年省公司檔案館還為各分公司配備了2臺高質量的微機，一套掃描儀，并組織專業人員將20__-20__文書檔案掃描到微機，年底之前可實現電子影像管理。良好的辦公環境和保管條件，為__市通信公司檔案的管理與發展提供了物質基礎，推進檔案工作不斷前進。
二、加強檔案基礎業務工作 實現科學化管理
在基礎業務建設和科學管理方面，我們主要做了以下幾項工作：一是建立了職能部門及相關維護、工程管理單位兼職檔案人員為重點的檔案收集網(來源：文秘站 ）絡。
二是在年初通過電子郵件發出歸檔通知，通知內容包括歸檔范圍、要求、時間等，切實履行檔案員指導、收集、接收職責。三是圍繞企業中心工作開展檔案收集工作。做到企業各項工作發展到哪里，檔案收集就延伸到哪里。保證檔案收集齊全、完整。四是采用合理、科學立卷方法。檔案管理要不斷解放思想，更新觀念，大膽創新，積極探索新形式下檔案工作的方式方法，做到規范化、標準化，又方便利用，我們該變了傳統的檔案裝訂方式按照檔案其內在聯系、規律編號組卷，裝入特制的檔案袋，之后裝入檔案盒。短期保管檔案則直接裝盒。查閱時，根據盒內案卷目錄，可直接查到所需檔案，特別是圖紙，復印方便，便于利用，為企業發展提供快捷有效的服務。
同時，我們非常注重化檔案安全管理。 為確保檔案安全保密萬無一失，我們堅持"安全第一，預防為主"的方針，制定了《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案庫房管理制度》等各項管理制度，定期進行檔案安全檢查，并堅持不管工作多忙，下班前一定要進行檔案庫房安全檢查，堅持做到下班前未整理好的檔案一定鎖進檔案柜。由于嚴格執行各項管理制度，自建檔案室以來，沒發生一例檔案安全事件。20__年檔案室兩次搬遷，由于領導重視，組織得力，檔案員盡職盡責，3萬多卷檔案無一丟失、損壞，確保了檔案安全。
三、積極開展檔案利用，為企業發展提供快捷有效的服務
檔案管理的最終目的是搞好檔案信息資源的開發和利用。因此，我們將檔案工作中心移到開發、利用上，為企業生產、經營、管理等工作提供快捷有效的服務。
20__年，配合__市實業公司查閱了1998-20__年，1000多份工程檔案，使實業公司順利通過__省通信管理局和__省建設廳電信工程承包企業二級資質認證，為企業發展，提升企業競爭能力創造了良好的條件。20__年，通過查閱會計憑證，解決了實業公司尼桑轎車無車籍問題，挽回經濟損失36萬元。20__年7月，__市政部門在修建吉孤一號公路時，將城郊社區13個人孔井及6孔管道全部埋在地下，至使吉孤方向線路障礙無法處理，管道內電纜、光纜無法利用。通過查閱線路檔案，根據圖紙查到所有井孔，挽回經濟損失700萬元。20__年，公司上市進行資產清查，上市所需數據均出自檔案室。共查閱1994-20__年工程檔案2977卷；合同723卷；會計檔案1134卷。查閱檔案規模之大，年段之長，卷數之多是歷史僅有的。我們采取了 "全天候檔案服務"，方式，檔案員隨叫隨到，隨時查，確保了檔案服務的及時性、針對性、實效性。保證了上市工作順利進行。
[關鍵詞]高校檔案 安全 管理
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）11-0040-01
近幾年以來，由于多數高校檔案館的管理意識淡薄，管理人員的責任心不強以及相關的管理經費投入不到位，導致防范措施不到位等，造成高校檔案實體安全和信息安全方面存在不同的隱患。
一、當前高校檔案管理中存在的問題
（一）設施設備不到位
當前，在我國部分高校中對于檔案館的管理和投入還得不到高度的重視。很多高校的檔案館的設施不到位，如沒有安裝滅火器、空調以及相關的除塵設備，存放書記的檔案柜也是破舊不堪，已經不能承受書籍的重量了。檔案館的防盜設施、防火設施也不完備，存在安全隱患。
（二）檔案安全制度不健全
在高校檔案管理中所有的資料都是紙質品，紙質的產品有其自身的弊端，這些檔案都怕遭受水以及蟲子、粉塵、光線等因素的破壞，為了保證檔案的安全性，應該采取相應的措施進行保護。這樣就需要檔案館建立健全管理制度，要做到每件事情都是有章可循，每個管理都是有制度可依，將責任落實到個人。但是有些高校的檔案管理制度還是存在一些缺陷，沒有建立完整的管理體系，缺乏檢查的力度和有效的制度執行保障。
（三）查閱利用監管不力
由于檔案館的管理人員責任心不強，導致檔案館的檔案出現丟失、破損等現象。有些檔案管理人員的素質不是很高，安全防范意識相對比較淡薄，監管執行力度也不夠，對于破環檔案書籍的行為視而不見，缺乏管理意識，導致檔案的破損。因此檔案室的監管不到位，會帶來一系列的麻煩。
（四）檔案安全意識淡薄
在高校檔案管理工作中也存在著安全意識淡薄、防范意識缺失的問題，有些高校不注重對從事檔案管理人員進行保密教育，導致他們保密觀念淡薄，保密意識欠缺，造成泄密事件時有發生，給國家、學校造成無法挽回的損失。
（五）安全管理措施亟待加強
部分高校檔案館的防護措施不到位，在一些高校的檔案管理缺乏安全監控設施，在學生進行信息輸入的時候，有可能導致數據信息的丟失和泄漏。檔案室的數據管理系統流于形式，起不到任何的防護作用。由于檔案室的疏于管理，多數高校檔案室的數據庫沒有備份以及相關的數據保護措施，檔案館的管理制度也是比較松散。沒有對比較重要的檔案和文件進行備份，如果檔案館出現事故，導致文件被損壞或者檔案館的系統被病毒攻擊，則會導致重要的數據全部丟失，造成的損失是不可估量的。
二、高校檔案管理措施思考
（一）完善檔案管理制度
要根據實際情況制定高校檔案安全工作的長期規劃，積極爭取領導的重視和支持，建立完善的檔案工作制度，聯系實際情況，制定《檔案庫房管理制度》《檔案統計制度》《檔案保管保密制度》《檔案鑒定銷毀制度》等相關制度。我們不僅要建立管理制度，更主要的是執行和落實相關的管理制度，保證相關的管理制度落到實處，每個責任都要落實到人，在落實責任的同時高校也應該加大檔案館的資金投入，保證檔案館的管理需要的人力、財力，并且安排責任心比較強的管理人員進行檔案工作的管理，不斷改善檔案保管條件和環境，切實保障檔案安全工作的順利開展。
（二）夯實庫房基礎設施建設
檔案庫房是高校檔案安全管理的基礎，檔案庫房建筑設計要按照《檔案館建筑設計規范》的要求，避開洗手間、鍋爐房、配電間、燃氣管道和有放射性物質的地方，避免樓頂和西曬，嚴禁用地下室做檔案庫房。檔案庫房要達到“九防”要求，要配備相應的防盜報警器、溫濕度記錄儀、滅火器、空調機、去濕機、消毒滅菌機、吸塵器、消磁柜等檔案保護設備。還要建立恒溫恒濕、防盜和防火報警、電視監控等檔案庫房安全保護智能化綜合管理系統，做到未雨綢繆，防患于未然。
（三）加強電子檔案及網絡安全保密管理
首先，計算機應當對借出的檔案進行登記并做好標識工作，對于檔案館的計算機系統應該進行的是實時防護，并在計算機的系統中設置防火墻，避免病毒的進入和攻擊，造成數據庫的信息丟失或者損壞。其次，對于比較機密的檔案應該設置專門的存儲系統，嚴禁非法復制、記錄、存儲地名信息。最后，單位應當按照分級保護的要求，建立檔案信息系統設施，設備安全配置和審計制度，嚴格賬戶、口令管理，安裝病毒防護軟件并定期升級。
【參考文獻】
[1]林生.論高校檔案安全保障體系建設[J].合肥工業大學學報（社會科學版），2012（4）.
[關鍵詞] 照片 檔案 初探
照片檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片，并輔以文字說明的歷史記錄。是國家檔案的重要門類和載體,具有重要的保管和利用價值。筆者這幾年在工作中發現，照片檔案普遍存在著檔案形成的數量少、收集不齊全、整理不規范、說明文字填寫不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和照片檔案的保管及利用。照片檔案工作滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強照片檔案管理工作刻不容緩。
一、照片檔案存在的問題
（一）照片檔案管理混亂，問題復雜。
1、管理制度不健全，照片檔案沒有集中統一管理。
有很多單位制定了相應的照片檔案管理制度，有些單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，照片檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，二是各科室一年一次移交檔案室，三是由科室分散保管或個人保存。由此表明照片檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、照片意識不強，照片檔案難以及時完整歸檔。
照片檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。有很多的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的照片檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對照片檔案管理缺乏重視。
3、保管條件差，照片檔案難以長久保存。
照片檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而只有少數單位設置了照片檔案室或配備了照片檔案專柜，有些單位都將照片檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，不利于照片檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
4、收集渠道不暢，照片檔案館、室藏匱乏。
檔案館是永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏照片檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的照片檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室照片檔案不齊全，檔案館的照片檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的匱乏。
5、重大活動檔案失控，照片檔案流失嚴重。
眾所周知，每次單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝影，形成了許多有價值的照片檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，照片（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成照片檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的照片檔案不歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成照片檔案的流失。
(二）攝影人員的現狀和兩種誤區。
攝影人員在各自單位中直接從事著產生照片檔案的工作，并決定著照片檔案的數量和質量。很多攝影人員有專職的，兼職的，平均年齡比較輕，大專以上文化程度的占多數。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高。但專業工齡比較短。經過專業培訓的少，專業知識及技能普遍較低。
在很多攝影人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是照片檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片，認為拍完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些照片檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分照片檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室或檔案館統一保存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成照片檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了照片檔案的長久保護和開發利用。造成了照片檔案管理上的不規范。
二、 加強照片檔案管理工作的對策及建議
（一） 加強宣傳，提高意識，爭取領導重視。
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二） 加強管理，制定辦法，狠抓制度落實。
要改變照片檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的照片從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對照片檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保照片檔案歸檔質量。
（三） 加強監督，分類指導，注重業務培訓。
針對照片檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對照片檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，還要注重業務培訓，全面加強對攝影人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好照片檔案奠定良好的基礎。
（四） 結合實際，創造條件，力求妥善保管。
從長久保護和利用考慮，照片檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前照片檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或專室又不現實。筆者認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，照片檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等，盡量延長照片檔案的壽命。
（一）缺乏對檔案管理的認識
在我國的檔案管理工作中，特別是林業檔案管理工作，有很多的檔案管理人員包括部分領導干部都缺乏對檔案工作的認識，覺得檔案工作就是簡單的抄抄寫寫，只是單純的保管事務性工作，不是單位的重點工作，也不會給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，遵循不丟失和不泄密的原則就行了。嚴重輕視檔案工作的思想內容，部分管理人員對檔案工作缺乏深入了解，忽視檔案工作的重要性，長此下去，將無法適應當代的檔案管理需求。
（二）檔案管理人員素質較低
多數的檔案人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入有限，在日常事務上，往往只是將材料放人檔案盒，不進行及時的整理歸檔，加上歸檔的材料還不夠真實和準確。嚴重影響了檔案管理水平。
（三）檔案室環境設施落后
檔案室的環境設施是做好檔案管理工作的前提和基礎，營造濃厚的檔案管理氛圍是檔案工作的重點，在林業檔案室，由于檔案管理必備的條件較差，缺乏專用的檔案室，加上檔案室的環境狹窄和潮濕，檔案設備不配套，造成檔案材料的霉變和蟲蛀，嚴重影響檔案的美觀和完整。所以，良好的檔案環境可以提高檔案管理質量。
二、林業檔案管理工作的策略研究
（一）提高檔案管理人員素質
由于檔案自身的保密性等特點，要求加強檔案工作隊伍建設，挑選政治上可靠、作風正派、責任心強的檔案管理人員從事檔案工作管理，關心他們工作和生活，積極發揮他們的主動性和創造性。檔案管理人員的素質高低直接決定論檔案管理工作的好壞，所以，作為林業檔案管理人員，必須加強自身的專業水平，通過教育培訓機構提高自身素質，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。
（二）建立健全檔案管理制度
建立健全檔案工作管理制度必須遵循如下要求：首先，規章制度要體現合理性和科學性。建立起來的規章制度必須符合林業單位的特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。其次，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。最后，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，體現檔案管理制度的法律性和權威性。
（三）提高檔案管理工作的認知度
林業檔案管理人員必須堅持“工作就是服務”的核心理念。用“增強服務意識”和“主動服務”的積極態度做好林業檔案管理工作。首先，必須明確林業檔案管理的服務方向，端正服務態度，拓展創新意識，提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要標尺，如果發揮好檔案信息資源的作用，就可以為社會主義現代化建設服務，因此，提高對檔案管理的認知度是是檔案工作的主要環節。
一、 為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、 歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、 公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、 檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1.
公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.
在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3.
凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.
各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.
檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2.
公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、 檔案的借閱
1.
總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
2.
因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3.
公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。
4.
檔案借閱者必須做到：
① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、 檔案的銷毀
1.
公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2.
當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。
3.
凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
4.
經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
關鍵詞：檔案管理；大集團企業；管理體系
中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2014）2-0072-02
F集團有限公司成立于1980年，是與特區同齡的總部經濟企業，是某市目前僅有的兩家總部經濟企業之一。從成立之初的3 000元起家，最初的5人房地產經理部開始，到2010年底，F集團以房地產開發為主，以住宅地產、商用地產、物業管理服務、國際化教育配套、公益性生態環境建設、汽車貿易銷售、創意文化傳播等多元化全面發展的全價值鏈，形成房地產開發、金融投資業務、文教旅游業務、城市綜合服務業四大業務板塊，發展成為一家多元化控股企業集團，擁有資產總額550億元，凈資產250億，員工總數超過5 000人。
隨著資產規模不斷發展壯大，市場上多元化的戰略機遇層出不窮，F集團下屬企業數量日益增多，到2013年止，擁有超過80家控股或全資子公司。但是由于發展迅猛、組織架構過快膨脹，內部來不及配備像樣的檔案管理工作隊伍，仍停留在相對隨意性和粗放化管理，導致了盡管集團總體上步入高速發展成熟期，而在檔案管理方面則相去甚遠。在現代企業管理下集團公司檔案管理工作指的是集團公司檔案的宏觀管理和檔案業務的內部微觀管理。本文著重于構建集團公司的宏觀管理體系。
1 F集團檔案管理體系構建的總體目標和管理架構
1.1 F集團檔案管理體系的總體目標
根據不同企業所在行業特點及發展程度不同，通過對F集團檔案管理現存問題的綜合分析，借鑒先進企業檔案管理經驗，結合F集團未來發展規劃，我們提出了檔案管理的總體目標：建立F檔案信息中心，高效安全利用信息資源，力爭一級甲等管理標準。
1.2 F集團檔案管理體系的架構及主要內容
根據已經制定的檔案管理體系的總體目標，結合F集團檔案管理現狀和特點，在綜合評估適應未來管理需要的各項管理制度的基礎上，提出了檔案管理體系的架構及其相關內容。
1.2.1 體系組織架構
集團下屬各分公司設專門檔案管理員，每個管理員負責不同的管理工作。
1.2.2 管理職責定位
集團檔案管理員：以編章定規、監督檢查、指導服務為主，分類整理以集團名義發文呈文的所有資料及被委托檔案。
下屬公司檔案管理員：分類整理檔案，統籌指導分支資料員，參照集團規范編制細則，接受集團檔案室監督指導。
分支兼職資料員：收集、簡單整理資料，登記臺帳，定期移交檔案室審核入庫。
1.2.3 管理模式與主要業務流程
①管理模式：統一領導、分級管理、統一方式、定期報備。“統一領導”是指集團檔案室負責履行集團檔案工作的宏觀管控職能。“分級管理”是指以公司為單位實行檔案集中統一管理；由于公司的所有制、規模、管理形態及經營范圍的不同， 可以建立自己的檔案管理機構， 也可以委托集團公司檔案室集中統一管理。“統一方式”是指“集中統一管理”的形式統一化；即由集團統一制定檔案管理制度和相關標準，各子公司根據本單位實際情況，制定檔案管理辦法或細則；參照集團的檔案分類方案示范文本，編制檔案分類方案；與集團統一管理方式，如統一呈批文件臺帳，或購買同一檔案管理系統進行數字化管理等。“定期報備”是指定期將本公司檔案管理信息上報集團備案。
②檔案宏觀管理流程如圖1所示。流程描述了文件資料從收集、整理直至審核、入庫的歸檔過程。
③F集團檔案管理相關配套管理政策。為保證體系順利運行，還需要一系列配套的制度支持和完善該體系，包括檔案工作責任追究制度、文書檔案管理制度、基建管理制度、專業檔案管理制度、聲像檔案管理制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案查閱、借用制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案利用制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統操作制度、檔案庫房管理制度等，還要編寫業務規范，如文件檔案整理規范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規范、檔案管理應急預案等。
2 F集團檔案管理實施方法和步驟
①摸底調查，目的掌握企業檔案的具體情況。包括檔案載體的基本構成和通常流向、常規業務檔案、行政管理類檔案及涉及商業機密的技術檔案等門類，以及相關管理人員的流動頻率等基本情況。
②考察學習，借鑒經驗。由集團領導帶隊，檔案相關人員參加，到檔案管理水平先進的企業學習。
③召開集團檔案知識普及培訓，著重增強全公司特別是高管的檔案意識。可內訓，也可邀請外聘老師。
④成立集團檔案工作領導小組，隸屬于集團檔案室管理，小組配備滿足需要的專兼職檔案人員，并及時根據人員變動情況進行調整。明確專兼職檔案管理人員的職責，細化管理程序，為各公司檔案人員提供一個經驗交流的平臺和機會，每年開展經驗總結、學習交流、外出學習等活動，增進檔案同行的互相了解、溝通，共同提高管理技能和水平。
⑤編制“檔案管理體系人員名單”臺賬，并根據人員變化情況隨時調整，不間斷地保持與各單位有關人員的業務聯系，隨時解決他們遇到的各種難題，使檔案在所有的企業中能夠有人管，確保日后與集團總體發展同步、不滯后，及時準確記錄集團發展的每一個足跡。
⑥定期召開檔案工作例會，搭建溝通信息、互相協調的平臺，及時發現、提出問題，展開討論，商定對策。
⑦完善的檔案管理制度和業務規范，編寫集團檔案管理工作指南。結合檔案工作實際，根據《廣東省企業檔案工作規范測評標準》要求，參考檔案局的《房屋建筑工程竣工檔案驗收整理指南》、《市政工程竣工檔案驗收整理指南》、《機關文書檔案歸檔范圍和保管期限表》等業務指南，建立一系列相應的檔案管理制度，從制度上明確規定文書、基建、設備、聲像等檔案的歸檔范圍和要求。同時把集團公司文件的形成、積累、歸檔納入工作程序中，納入工作計劃管理中，納入有關人員的崗位責任制中。完善動態管理，落實獎懲工作，確保集團公司檔案材料的完整，更好地為集團各項業務開展服務。
⑧根據新規范標準，選取時間節點，回溯調整歷史文檔，嚴格要求新生文檔。
⑨進行檔案軟件需求調查、分析評價確定功能、篩選所需檔案軟件；選取試點實施檔案軟件信息化，逐步推廣。在系統中，文檔通過協同辦公自動化模塊實現電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程、設備檔案通過在線系統、離線客戶端進行多個項目、設備的收集、編目等工作，滿足工程檔案利用現代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。集團檔案管理人員對歸檔文件進行明晰化、系統化的梳理，在做好集團文件分類的基礎上，實現以某個知識為主題，分析與其他知識在橫向上縱向上的關系，將歸屬于不同分類的檔案在邏輯上組織和聯系起來，充分實現檔案資源的共享。
⑩主動邀請檔案局領導視察，為集團檔案室申請評級做準備。
3 實施保障措施
①加強教育與宣傳力度，做好全面動員工作。推進集團公司檔案管理是涉及集團全局的系統工作，是貫穿從管理層、到各職能部門和業務部門、直至相關一、二級子公司的全員性的工作，需要全員參與，所以在集團內部加強全面檔案管理的宣傳力度，對檔案管理的重要性、必要性進行大力宣傳，強化全體員工的檔案知識教育和培訓工作。
②集思廣益，廣納良言，保障信息暢通，不斷完善檔案管理的過程。檔案管理是一個持續，不斷反饋，不斷完善的過程，是一個動態的循環機制，只有開始，沒有結束，在實際工作中會隨集團業務的變化而接觸到不同的行業，因此需要良好的溝通渠道，上下通達，及時調整或編制新的檔案管理規定和要求。
③加強檔案管理專業人才隊伍建設，不斷提高檔案管理的專業化水平。由于集團業務繁雜，涉及行業廣泛，所以不僅要求檔案人員是檔案管理的專業人才，還應是了解企業多方面知識的通才。只有掌握了相關行業知識，檔案人員才可嚴把質量關。
④嚴格責任、強化執行，加大考核力度，建立考核問責機制。為確保檔案管理各項制度落到實處，將檔案管理績效與崗位職責、責任追究制度相結合，將工作考評與檔案管理掛鉤，建立一套科學有效的評價和激勵機制，以保證在員工內承受度下順利實現。
⑤強化檔案管理與其他業務管理體系的有機協同。檔案管理體系并不是孤立的管理體系，很難將它單獨模塊化，它是一項涉及各項管理活動的系統工程。因此，這項工作雖然由集團檔案室負責統籌推進，但是要將其滲透到各個管理層級、各業務管理崗位的具體業務管理者工作中去，融入到集團的整個管理系統中去。作為集團檔案管理者，必須擴寬管理視野，及時更新知識結構，扎根集團各行業檔案工作中，努力探索完善檔案管理體系結構，實現集團檔案信息價值的最大化。
參考文獻：
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1 檔案工作是指檔案實體管理工作，它是以檔案為管理對象進行科學管理，縱觀醫院的檔案管理，往往存在著很多問題
1、對檔案工作的投入力度不夠。醫院領導未能將檔案工作列入重要日程，采取得力的措施來加強檔案工作，認為檔案工作為二、三線工作，在經費投入、檔案室建設、專業人員招聘等方面的內容往往沒能擺上議事日程，在日益數字化和信息化的今天，檔案管理難于融入現代管理的主流。
2、檔案管理人員素養不高。醫院往往重視醫、護、技、藥等醫療技術人員的素質規范化培訓和教育，從事檔案管理人員基本上是由護理崗位調轉過來，這些人員由于專業、學歷等等方面的自身限制，加上進修學習的機會不多，缺乏系統檔案知識培訓，導致醫院的檔案管理工作水平落后，難于跟上醫院發展的需要。
3、各類檔案分散管理，安全性能差。各種檔案材料例如文書檔案由辦公室管理，人事檔案由人力資源科管理，會計檔案由財務科管理，科研檔案由科教信息科管理，基建檔案由總務科管理，病歷檔案由圖書館管理等等各科室各自為政，人員素質參差不齊，管理方法各異，以及各科室的檔案保管設備陳舊，設施不全等問題，制約著醫院檔案工作發展。
4、檔案重要性意識薄弱。幾乎每天都會產生需要及時歸檔的檔案，各科室人員在工作中，對各自產生的檔案資料沒有形成及時存檔的意識，檔案材料缺失嚴重，或只是將資料簡單的收集起來，忽視編研工作，檔案資源的開發利用不夠，影響工作效率。
5、病案管理不善，在醫患糾紛面前被無限放大。存在病案管理制度落實不到位，醫務人員按時歸檔意識薄弱，病案管理人員護理專業出身，缺乏檔案方面的管理知識，未采用現代的信息技術來管理醫院的病案，病案在需要時往往出現缺失、少頁，在醫患糾紛面前往往捉襟見肘，難于自圓其說。
2 強化醫院檔案管理的對策
1、強化全院工作人員的檔案意識。舉辦系統的檔案知識培訓班，對行政所有人員和其他科室主要負責人進行檔案知識普及，領導要帶頭重視檔案工作，將檔案工作納入醫院總體規劃，在專業人員招聘、設備設施完善等方面排上議事日程，以實際行動支持醫院的檔案管理工作。
2、統一檔案管理制度，提高收集效率。針對各科室根據自己的理解和實踐對各自的檔案進行管理，缺乏科學性和系統性，醫院可以通過設立統一的檔案管理制度，統一管理標準與模式，嚴格要求科室工作人員遵守日常檔案收集歸檔制度，并將檔案管理納入績效考核目標，促進檔案管理工作正常開展。
3、設立大型檔案室，提高檔案保管的安全性。除了人為的損壞與丟失，隨著時間的推延，檔案制成材料會不斷地損壞，針對這一趨勢，醫院有必要建立大型檔案室對各種類型檔案進行統一收集管理。聘用專業的檔案管理人員，對日常進出的檔案材料進行登記管理，防止丟失；對每日檔案室的溫度、濕度進行登記，使檔案室始終維持在正常的溫度、濕度范圍內；對檔案室進行定期消殺，確保無蟲害、鼠害；對破損的檔案制成材料進行及時的技術修復，確保檔案的完整性。
關鍵詞：醫院檔案管理；改革；創新
檔案管理作為管理中的一部分，對于醫院的建設有著重要的作用。隨著醫療改革事業的發展，檔案管理的地位也與以往不同，如何才能正確確立良好的工作流程和方式，以確保檔案管理不僅能為醫院建設起到一定的作用，還能對其他事務起到促進的效果，這也是檔案管理迄今為止亟需解決的問題。
一、檔案管理在醫院建設中的作用
醫院的正常運行，除了日常工作事務之外，更重要的是醫院檔案管理。醫院檔案管理是醫院發展過程的真實寫照，不僅記錄了醫院的歷史進程，同時也記錄了到醫院就診的每一位患者的醫療檔案，無論是對醫院本身還是患者都有著重要作用，也是促進中國醫療事業發展的真實依據。隨著醫療事業的不斷發展，國際衛生行業的規則制度也正激勵著醫院應該朝著更加完善、更加良性、更加規范化的進程發展，對醫院的建設也提出了更高的要求。當前醫院檔案管理面臨著很多的問題，如何才能解決這些問題，促進醫院的發展，加強醫院檔案管理的改革和創新是非常急迫的，因此，應該在這一方面多加努力。
二、檔案管理建設的對策
1.設置綜合性檔案部門和檔案管理
醫院的檔案管理機構的部門設置來看，一般都是由機關文書檔案室、病案室和人事檔案室三個組成部分[1]。每一個部分管理檔案的內容都有所不同，比如機關文書檔案室主要管理的是所有的管理文件資料、病案室則管理著病歷檔案，這樣的檔案管理分離模式不利于醫院進行綜合統計，對檔案的利用也比較麻煩。基于此，則應該設立綜合性檔案機構來保存醫院的所有檔案，再在綜合性檔案機構內分門別類，既能保證了檔案完整性，也能確保檔案使用的高效率。各種不同用途的檔案，比如用于教學的檔案、用于發件活動的訴訟檔案、用于防疫的防疫檔案都要求醫院能夠進行保存。尤其是醫療業務部門有著大量的業務資料進行歸檔，一些稍微大一點的醫院每年都有少則幾萬份的資料進行管理，難度可想而知。同時建立一些有著重要意義的治療檔案、臨床經驗總結、中藥治療這些能夠推動我國醫療事業發展的檔案進行綜合管理，有效地保證了檔案的不遺失。
2.使用現代化管理技術實現檔案管理
現代化管理技術的使用為促進每一個單位的發展都提供了一個良好的基礎，尤其是對于醫院來說，管理資料眾多，如果單純以人工的方式進行檔案管理已經滿足不了醫院檔案管理事務。醫院運用現代化管理技術來多層次、多角度的進行資料收集，提高檔案的收藏率和使用效果，為醫院的日常工作、患者服務、各項業務的發展打好基礎。檔案管理的有效性能夠為醫院樹立一個良好的形象，從而獲得不錯的社會效益和經濟效益，由此可見檔案管理在醫院管理中的地位是無法磨滅的。運用現代化管理技術進行檔案管理刻不容緩，首先檔案的管理應該實行責任制，有專人進行保管，并加強檔案室的安全管理，其次建立檔案管理信息庫，便于檔案的采集、輸入、保存、利用，實現信息化管理；再則添加檔案掃描系統，減少人工操作時間，增強工作質量和速度，保證了檔案的質量。在文書、人事、會計、基建、設備和科研等各種檔案管理上全面采用電腦管理，編制了各種門類檔案的分類大綱，采用專業軟件，對各種檔案進行分類、組卷和編目、編號，極大提高了工作效率[2]。同時，先進的管理理念和技術還要求醫院在吸收自身檔案之外，注重其他領域的管理信息，從而加強自身檔案管理經驗，使得檔案管理更加適應當前醫療事業的發展。
3.增強檔案管理人員的專業素質
檔案管理在以往的醫院管理上并沒有較高的地位，甚至一些醫院認為檔案管理不是那么重要，其實這種想法都是錯誤的。尤其是加入WTO后的我國醫療事業，更應該和國際衛生機構接軌，避免隨意性和不規范性。因此，要把檔案管理工作歸納與醫院的發展規劃中，設立以相關領導或者醫院院長為領導的管理小組，與醫院的其他事務進行統一規劃。檔案管理人員不能僅僅把自己定位成一位檔案歸檔人員，而是要加強檔案各項知識的學習，改變自身對檔案管理的看法，樹立較高的衛生服務的思想觀念，轉變以外檔案管理不好的習慣。按照現代化管理的方式地開展檔案管理作為自身的工作目標，全面地為每一位需要利用檔案的人員進行檔案服務，使得檔案管理工作能夠促進醫院服務質量的提升。通過專業培訓、 繼續教育、 進修學習等提高業務和知識水平，并將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃[3]。另外，檔案管理人員還應在對檔案管理系統學習后，編寫相關的檔案管理制度，進一步促進檔案管理的規范化。
4.建立醫院檔案管理制度
每一項管理制度都關系著醫院的各個業務的正常運行，檔案管理制度也不例外。因此，建立健全的規章制度對于醫院檔案管理來說是非常重要的。尤其是當前醫院管理手段上的加以創新，檔案管理也逐漸實現更加合理的管理方式，要想檔案管理全面發展，必須建立與之匹配的醫院檔案管理制度。明確檔案管理的責任制度，實現醫院檔案的綜合管理，并進行統一考核。檔案管理可以進一步提高地位，緊跟醫療業務的發展而發展，加寬檔案的信息收集范圍，及時對有效信息進行梳理。尤其是對醫院有著重要意義的各個不同方案條約等的管理更是不能松懈。
三、結論
隨著我國醫療事業的不斷發展，各項醫療業務也逐漸走上了改革之路，醫院每一項管理更應該積極做出響應。醫院檔案管理一定要從機構設置和方法上、管理技術上、管理人才上、管理制度上緊跟醫療事業的發展，以促進醫院發展，推動我國醫療事業的不斷進步。因此，加強醫院檔案管理是當前醫院管理最迫切的事務之一。
參考文獻
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隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調查。調查發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設備存在著"一硬一軟"的現象
"一硬"是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達671臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀和兩種誤區
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬"自"。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調查中還發現攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室或檔案館統一保存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發展不平衡
調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6．8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?斕呢遜Α?BR>
6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸
檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
關鍵詞：檔案管理；固定資產；制度建設
中圖分類號：C913.3 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）08-0143-02
固定資產投資項目是以擴大研發生產能力為目的而進行的技術改造基本建設工程，以及設備儀器更新與升級換代等建設項目。固定資產投資項目檔案（以下簡稱項目檔案）是指伴隨整個項目建設流程（立項論證審批、可行性研究，勘察、設計、施工、監理、竣工，采購、安裝、驗收等活動）而產生的一系列具有歸檔保存價值的文字材料、圖紙、照片、實物、聲像資料等，是對項目的完整、系統、客觀、準確的記錄，對項目建設和后續維修維護與改擴建具有重要的參考價值，也是項目后評價的主要材料依據。做好項目檔案管理對于總結投資效果、提升國有資產經營能力甚至反腐倡廉具有重大意義。
“十五”以來，伴隨著國民經濟的高速發展和國防建設的迫切需求，國家大幅度增加了國防科技工業部門的固定資產投資支持力度，建設單位項目管理任務大幅度提升，并且由于建設項目中新技術的應用，對應檔案管理復雜度和難度也不斷提高，一度普遍出現了項目檔案資料收集不完整、內容不完善、保存不合格、使用不規范等問題。
為此，原國防科工委、國家檔案局聯合頒布了《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》（科工辦[2007]161 號，以下簡稱《驗收辦法》），提出了項目檔案管理的基本要求，并規定通過專項檔案檢查驗收，是項目通過竣工驗收的先決條件。中國電子科技集團公司配套制定了《固定資產投資項目檔案驗收評分細則（試行）》（以下簡稱《評分細則》），通過組織宣傳培訓和交互檢查驗收，進一步落實項目檔案管理工作的具體施實。
通過這些措施，中國電子科技集團各成員單位項目檔案管理水平得到了極大提高。然而在項目檔案檢查驗收工作中也發現，一些建設單位由于項目檔案管理制度建設不完善，導致業務部門與檔案管理部門協調困難，對檔案管理工作的提高造成了很大的困擾。下面結合檔案管理工作實踐，對檔案管理制度建設過程中的一些常見問題進行具體梳理分析，并提出應對措施建議。
一、檔案制度缺失問題
項目檔案管理工作早期主要的問題，是很多單位缺乏專門的檔案管理制度，沒有項目檔案收集、整理、保管、利用的基本要求，更談不上相應的部門崗位職責要求與分工，主要依靠業務部門根據自身需要收集和保存積累資料，導致項目檔案管理盲目、混亂，驗收檢查時就會發現資料收集不齊全、文件內容缺失、組卷整理不規范、檢索調用困難等基本問題普遍存在，甚至在業務部門和檔案管理部門的職責推諉中造成重要資料的散失。
例如，在一次檔案驗收時，發現該單位購置的設備沒有保修卡，驗收專家指出后，檔案管理人員不知情，項目負責人也不知情，最后問采購人員才發現是在采購人員手中暫存著。進一步的了解得知，采購員正因為是知道保修卡是儀器設備的重要終身資料，直接影響到設備運行過程中的維修與維護，也是當設備發生故障時與供貨商交涉的重要憑據。但是，因為沒有相應的檔案管理制度明確規定必須隨設備入庫及時歸檔，反倒“不敢隨便放到資料庫里”，而是自己慎重收藏起來了。
這種現象隨著近年來《驗收辦法》和《評分細則》的宣貫落實，已經引起了建設單位的高度重視，基本建立健全了檔案管理制度。在近年來的檔案檢查驗收中可以明顯體現出來，項目檔案的基礎管理和檔案完整性都有了很大進步。
二、檔案制度的可操作性
目前項目檔案管理制度方面的問題，已經深入到了制度要求與建設單位崗位設置和工作流程建設相關的可操作性、與業務部門和檔案管理部門相關人員業務素質相關的執行操作嚴謹性等方面，成為制約項目檔案管理質量和效率的深層次因素。
以資料的收集整理和案卷歸檔環節為例，這是作為素材的文件資料轉化為規范檔案的關鍵一步，但又恰恰出現在業務和管理兩類職能部門的工作界面上，如果管理制度缺乏明確的職責和分工要求，就很容易造成工作的脫節：業務部門可能會覺得我們只需要忠實的收集、提交建設過程中形成的資料給檔案部門即可；而檔案部門則可能以為自己不懂技術，所以完備、條理、規范地組卷是業務部門的事，自己只需要做到嚴格記錄、安全保管、提供利用就可以了。比如筆者所在單位，幾年前某固定資產投資項目接近尾聲時，業務部門推著小推車把毫無邏輯排列的一堆材料交給了檔案室，而檔案室對于整個項目的情況不了解，無法條理系統地整理這一車雜亂無章的材料。匆忙中兩個部門勉強配合把材料大概進行了整理，結果檔案驗收時專家指出多處問題。
這個問題的出現是由于管理制度對相應的工作界面規定模糊造成的，這個矛盾的化解需要結合單位實際，明確個性化的制度規定。比如業務特色集中、檔案部門崗位配置較弱的單位，就可以采取業務部門組卷歸檔、檔案管理部門指導檢查、案卷保存的模式；而業務面廣、檔案管理部門崗位配置較強的單位，則可以考慮業務部門只需要及時完整收集、提交檔案資料，由檔案部門承擔起準歸檔階段的材料審查、整理、組卷，自行完成歸檔管理。筆者所在單位后來根據業務和崗位特點規定了一種折中處理方式，由檔案室制訂宣貫歸檔資料要求，各業務部門設立兼職檔案員，以卷為單位收集項目建設資料，保證文件齊套性和正確性后交付檔案室，檔案室再進行形式審查并負責完成規范組卷歸檔，既保證了業務鏈條的有效銜接，又保證了檔案的準確、完備和系統、規范，在最近兩次檔案驗收中都以高分通過了驗收。
三、n案制度的完備性
制度是相對靜態的，但實際工作中面對的情況千變萬化，需要不斷修訂完備檔案制度。這不僅是需要適應技術進步帶來的檔案資料形式和內容的變化，甚至還要延伸到對建設項目合作方的制約。例如有些建設單位與參建單位簽訂合同中，對檔案工作的具體要求沒有專項條款做出明確規定，導致在建設項目檔案驗收和項目最終驗收時，有些參建單位或監理單位會以相關工程已結束為由，不參加、不配合檔案驗收。更大的隱患是，由于沒有從法律上對參建單位的項目檔案管理工作形成有效約束，導致對建設單位的相關利益保護的缺失。
筆者所在單位幾年前的一次項目檔案驗收會中，專家發現基建圖紙與設計變更通知單對應關系不明確，要求參建單位到驗收現場解釋，但是參建單位以各種理由推托，遲遲不到現場。在單位不斷催促下，第二天才到會解釋問題，嚴重拖延了驗收會議時間，雖然解釋清楚了問題，但也給項目評價造成了惡劣的影響。為此，筆者單位亡羊補牢，再次修訂完備檔案管理制度，增加了“項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有力”的條文。建設單位與參建單位簽訂合同，提前設立專門條款，明確項目檔案工作的具體要求，建設單位就變被動為主動，既保證項目建設利完成，又保證了項目檔案的齊套與完整性。
四、檔案制度執行的嚴肅性
檔案管理工作的規范化，除了完備檔案管理制度作基礎，還需要嚴格的執行來落實。沒有到位的執行，一些制度就成了虛設。
實際工作中經常發現，有些文件材料簽字沒有日期，尾頁有空白項不填寫，領導批示和簽字內容不全等等，日后一旦發生合同糾紛，就有可能因為合同生效日期或成立條件的分歧，使建設單位成了被動方；一些設備儀器的購置合同、技術協議中也經常出現落款簽字處只有責任人簽名而沒有簽署日期的情況，也會給解決糾紛或是責任追溯造成困難，甚至給腐敗留下漏洞；還有一些表格的填寫，簽署流程沒有問題，但是主管領導在審批時只簽姓名，沒有具體意見，不符合審批規定，也不符合檔案質量的要求。這類問題根源在簽署人。單位領導應該在管理過程中，更多關注各項制度的落實情況，認真執行各項制度的具體要求。
因此，檔案制度建設不僅要根據檔案部門的實際需要，制訂一系列系統、科學、合理的檔案管理制度，還要在制度的有效執行方面下足功夫，才能更有效調動全員積極性，使檔案管理水平不斷提升。
一、聲像檔案管理存在的問題
(一)聲像設備存在著“一硬一軟”的現象
“一硬”是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要,機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中,僅有3個單位沒有聲像設備,僅占2%,98%的單位都有1臺以上的聲像設備,設備總數達971臺(架)。從總體講,聲像設備可算比較“硬”。“一軟”是指聲像設備管理之亂。
(二)攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀和兩種誤區
攝錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作,并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀。“強”表現在所調查單位的443名攝錄人員中,有專職156人,兼職287人,平均年齡35歲,大專以上文化程度的占72%。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“強”的一面;“弱”表現在443人中,專業工齡1至5年者381人,占86%,5年以上者僅占14%。經過專業培訓的共68人,僅占16%,其中1至3個月短訓(攝錄專業)的66人,專科畢業2人,有84%的人都屬“自”。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。
事實證明,攝錄人員“弱”的一面影響了“強”的一面發揮作用,加上認識上的誤區,造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說,產生聲像檔案的第一關和歸檔不把好關,待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集,那只能是“亡羊補牢”了。
(三)聲像檔案管理混亂,問題復雜
1.管理制度不健全,聲像檔案沒有集中統一管理。調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度,占47%,有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查,聲像檔案的管理主要存在著3種形式:一是檔案室集中統一管理,隨時形成隨時移交,僅占26%;二是各科室一年一次移交檔案室,占35%;三是由科室分散保管或個人保存,占39%。由此表明有2/5的單位聲像檔案沒有集中統一管理,缺乏必要的管理制度,或有的單位雖有管理制度,但落實不夠,缺乏有效的保障措施。
2.檔案意識不強,聲像檔案難以及時完整歸檔。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔,影像需輔以文字說明,如果不及時歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現,有近20%的單位有積存照片沒歸檔,且多數照片、底片早已分家或已無底片,文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片,卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看,更令人擔憂,相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”,原始錄音(像)沒有保存下來。
3.管理狀況“喜”“憂”懸殊,發展不平衡。調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位,占6.8%;而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個,竟占40%,兩極所占比例懸殊。從照片數量看:最多的一個檔案室存有20000余張,其余160個單位20860張,平均130張(其中多者上千張,少者幾張)。僅從照片檔案一項看,聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4.保管條件差,聲像檔案難以長久保存。聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現,只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜,其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其他檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質,磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用,一旦發生問題,悔之晚矣!
5.收集渠道不暢,聲像檔案館、室藏匱乏。區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部,沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存,難以及時完整歸檔統一管理,致使基層檔案室聲像檔案不齊全,檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住,加之征集措施不得力,渠道不暢,造成今天的尷尬局面。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
(一)加強宣傳,提高意識,爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看:一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會的廣泛關注,從而提高全民,特別是各級領導及有關人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇,服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇,結合本地、本單位中心工作,通過館、室藏檔案以及生動的利用實例,發揮檔案自身的宣傳教育作用。
(二)加強管理,制定辦法,狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀,制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。要確保有關法規和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質量。
(三)加強監督,分類指導,注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀,檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度,并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時,針對不同單位現狀,采取不同方式進行分類指導,力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位,要鞏固提高,在開發利用上下工夫。注重業務培訓,全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓,為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
*鎮檔案室現存檔案所屬年度*年至2009年，共計1518卷，近幾年來我鎮檔案工作在黨委政府的正確領導下，在上級檔案部門的檢查指導下，不斷加強管理，逐步實現了檔案目標管理規范化，現對照(本鎮的)縣檔案局下發的“山東省檔案管理考核書”，結合本真的實際情況，我們進行了一次自我檢查，現將檢查情況匯報如下：
一、體制人員方面
為確保檔案管理各項措施落實到位，鎮黨委政府把檔案管理工作列入了重要議事日程，納入我鎮目標管理考核之中，不斷強化管理，結合本單位的檔案管理工作實際情況，成立了由第一副書記任組長的檔案工作領導小組，統籌我鎮的檔案管理工作。配備了業務素質高，管理水平強的專職檔案管理員，并在各鎮直部門中落實了兼職檔案管理員，在村級組織中，由村文書任檔案管理員，形成一個嚴密的檔案管理網絡;建立健全了各項檔案管理制度，使檔案管理制度裝裱上墻，把檔案工作列入單位公文處理、財務管理、資產管理和具體業務工作程序，把檔案工作與相關人員的年度考核、獎懲掛鉤，同時鎮領導從強化檔案管理著手，組織檔案管理人員參加縣里舉辦的培訓班，為檔案規范化管理奠定了良好的基礎。
二、制度設施方面
檔案室內建立了文件材料歸檔制度，檔案保管、保密、統計鑒定銷毀、查閱利用、檔案設備維護使用、重大活動檔案登記等到內容完整、操作性強的制度，同時作硬件設施建設，我鎮立足本鎮實際，高標準、嚴要求，整修了檔案專用庫房，面積達到40平方米;同時在檔案室內落實了防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強光、防塵、防鼠等“九防”措施。檔案櫥架、盒、夾、卷皮等檔案裝具規范、標準、數量充足;計算機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機同黨政辦合用，同時有檔案管理軟件。
三、管理利用方面
為做好檔案資料的確良收案整理工作臺，保全檔案的完整，明確歸檔范圍，把反映本鎮工作活動、具有查考利用價值的文件資料和各種載體的檔案管理資料均敖歸檔范圍。我鎮2009年檔案資料的整理歸檔工作從今年4月份開始，根據整理歸檔的新標準進行了集中分類。對收集整理照片、磁盤、光盤、實物等載體檔案，編寫文字說明、內容包括時間、地點、人物、制作者，力求做到圖文并茂，對擬修訂和簽批的公文，按保管要求逐一審查，對書寫不符合規定的文件及時改正，對破損文件進行修補，對字跡模糊或退色文件進行復制，檔案合格率達到80%以上，檔案內容涵蓋文書、會計、基建、設備、科研、照片、錄音、電子、實物等12個方面的內容。但由于綜合檔案室面積受限，所以這些檔案都由各站所保存。注重在檔案住處開發和效果利用上下功夫，建立健全了案卷目錄，全引目錄、字號索引、專題目錄等多種檢索項，便于隨時查閱，為領導決策、經營管理、資產保全等方面發揮了重要作用。
四、監督指導方面
根據省縣有關規定，結合實際，制定了*鎮檔案工作辦法，對全鎮各部門單位村的檔案管理進行了統一指導，組織各部門單位村的兼職檔案人員進行研究，并參加縣檔案局舉辦的管理業務培訓，進行統一學習，及時更新知識，提高技能。
綜上所述，以上是我鎮2009年度檔案工作基本情況，對照先進我們的檔案工作還存在諸多的不足，如，檔案室面積狹小、硬件設施不到位、歸檔材料不全面等，但這同時也是我們下步努力的方向，在今后的工作中，我們對照檔案管理考核辦法，加強規范，不斷完善，力爭把我鎮的檔案管理工作提高到一個新的水平，再上一個新臺階。
