時間：2022-07-05 19:36:04
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理系統(tǒng)，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：檔案；管理；系統(tǒng)分析
檔案是國家的歷史財富，是一種豐富而廣泛的信息資源，是國家信息資源的非常重要的組成部分，具有重要的歷史價值。并且，隨著科學技術的迅猛發(fā)展，計算機技術、通訊技術、網絡技術等高新技術正在日益滲透到社會各個領域，辦公自動化技術的普及應用無紙化辦公、網絡文件傳輸、網上辦公等現(xiàn)代化手段的實現(xiàn)，產生了大量的數(shù)字形態(tài)保存的信息電子文件。它非常客觀地記錄了人類社會活動的方方面面，如何把這些有價值的電子文件歸檔，使其能夠進行系統(tǒng)的一站式的工作，是檔案工作者迫切所要研究和解決的重大課題。
社會的發(fā)展，科技的進步，不但使通過計算機管理檔案成了現(xiàn)實，計算機檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應用，更使檔案管理信息化建設得到了不斷發(fā)展，可以說，管理信息系統(tǒng)的實施在技術上已逐步成熟。管理信息系統(tǒng)是一個不斷發(fā)展的新型學科，檔案管理要生存發(fā)展，就必須加強管理并且根據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要點中的：信息化方向。這一要求。使得將檔案信息化建設作為對企業(yè)檔案工作的方向性要求，對企業(yè)檔案信息化提出了目標和原則，對電子文件的歸檔存儲、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，網絡化服務，電子檔案安全保管等提出了原則性要求。因此建立與自身特點相適應的管理信息系統(tǒng)是必要的。
1 企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建立的重要性
由于知識型企業(yè)構成本身就是一種動態(tài)的組織結構，其檔案的載體形式、形成方式、運行程序、管理模式也將是一種復雜化的、流動的狀態(tài)，這勢必對學術界認定多年的檔案全宗理論，價值鑒定原則，統(tǒng)一收集、保管、整理的范圍、方式、方法、標準等傳統(tǒng)理論帶來沖擊。原來檔案管理處理中心進行信息管理的主要方式是基于手工處理，最多是用計算機的文本系統(tǒng)打印一些清單，信息處理工作量大，容易出錯，時間一長，將產生大量的文件和數(shù)據(jù)丟失，如果電子文件發(fā)生了丟失情況，那么這樣就會不利于文檔查找以及維護，在信息系統(tǒng)規(guī)范上面就比較利于達成目標，這樣所產生的困難是可想而知的。隨著科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發(fā)揮著越來越重要的作用。現(xiàn)在建立的檔案管理系統(tǒng)，把檔案的存檔和借閱管理等日常管理工作實行計算機統(tǒng)一管理，以提高工作效率和管理水平，能隨時查詢檔案的庫存量，以便及時、準確、方便地為設計人員提供借閱信息。作為計算機應用的一部分，使用計算機對檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點，例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點能夠極大地提高檔案管理的效率，也是企業(yè)科學化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件。
2 關于企業(yè)的信息管理系統(tǒng)
置身于企業(yè)信息集成系統(tǒng)中，企業(yè)檔案工作者將發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案發(fā)生了非常巨大的變化。首先是企業(yè)檔案載體的轉變。在企業(yè)實現(xiàn)計算機全程管理后，適時實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠近傳遞交換和處理。在企業(yè)進行各項的管理活動中，電子文件它以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。比如說，在進行生產或者說是開發(fā)一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且顯得會更加有意義。
還有就是企業(yè)檔案的分類變化的情況。像有的企業(yè)關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份比較完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)當中去了，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產、經營、管理等各方面狀況，分類也將更為詳細、更科學、更規(guī)范。此外、在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業(yè)檔案工作者以參加科研產品鑒定、重要設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收作為對其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導和接收就顯得有些滯后了。“在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說企業(yè)檔案人員如果不進入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也沒有辦法去坐等檔案的最后形成以及歸檔了。他們必須應當在產生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導以及相關職能。比如說在進行計算機輔助設計過程中，要求計算機詳細記錄設計、加工過程中的原始資料及相應的更改信息，要在不同的版本上注明當前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業(yè)檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，應當懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性以及實時性，掌握好電子檔案信息的收集以及其管理的相關工作。
3 努力做好檔案系統(tǒng)管理工作
網絡系統(tǒng)通過利用檔案服務是檔案利用工作的新領域，要求檔
案工作者和社會利用者樹立新的檔案利用理念。對于檔案館及其工作人員來說重點在于利用方式的變革，利用范圍的擴大，利用對象的拓展，以及努力提高檔案信息對社會發(fā)展的貢獻率等方面觀念的建立和意識的強化。
根據(jù)檔案利用工作的特殊性，網絡系統(tǒng)中開放的檔案還應區(qū)分無條件利用和有條件利用兩部分。無條件利用的檔案信息供任何身份的利用者隨時自由利用，而有條件的檔案信息，必須要經過身份確認并實行有償?shù)姆眨@部分檔案信息經過雙層加密，利用者辦理一定手續(xù)后才能獲得使用密碼，于規(guī)定時間內在網上獲得閱讀利用所需檔案的一些機會。
4 總結語
隨著信息化程度的提高，組織的生產、經營方式正在逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現(xiàn)代信息技術的在組織活動中的應用，導致了大量的電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理方式會越來越無法適應現(xiàn)在的步伐了。
總而言之，信息化是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的非常重要的方向，檔案信息也是經濟發(fā)展的重要保證。所以說，我們必須加快檔案管理者知識結構的更新速度，從而加快實現(xiàn)檔案管理信息化建設的進程。檔案工作者只有通過審時度勢，善于用一種新的思維、新的思路、新的方法，這樣才能夠去解決一些檔案工作中遇到的新矛盾和新得到的問題，從而進行不斷地挑戰(zhàn)規(guī)則，這樣才能夠永葆檔案工作的青春與活力！
參考文獻
［1］陳永成.檔案位息的產業(yè)化［J］.中國檔案，2002（11）:11-12.
【摘要】隨著時代的發(fā)展和科技的進步，傳統(tǒng)形式的檔案管理模式被檔案電子數(shù)字化管理模式所取代。檔案數(shù)字化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求，是檔案管理專業(yè)的發(fā)展方向。絕大多數(shù)檔案管理人員已經熟練應用各種辦公程序來進行檔案的信息化處理過程。但單個的辦公程序很難滿足所有檔案管理工作，并且因為每個檔案管理人員的操作方式以及對辦公程序的熟悉程度不同，就很容易造成同樣的檔案信息卻因格式、文字等方面細微的差異而不能完全得到上下級檔案管理部門的接收與認同，如此便會造成檔案移交接收工作效率大大降低，甚至是出現(xiàn)無法歸檔等諸多問題。
【關鍵詞】檔案管理；系統(tǒng)軟件；優(yōu)勢及功能
為了使檔案管理人員應用一種軟件就可以全面地將檔案工作處理得當，一些計算機軟件開發(fā)公司遵循國家檔案局的《歸檔文件整理規(guī)則》，為檔案管理行業(yè)研發(fā)了專業(yè)系統(tǒng)軟件，以便統(tǒng)一管理、維護和保障檔案的完整與安全，方便查找、利用等原則，具備高效、準確、簡單、實用的特點。檔案管理系統(tǒng)軟件是集檔案采集、檔案管理、檔案利用于一體的綜合管理軟件。
一、專業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多優(yōu)勢
（一）提高工作效率。檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和資源；如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關文件輸出時也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統(tǒng)軟件處理的結果直接加密上傳到上級管理部門，節(jié)省了人力和時間。（二）能夠更好地開發(fā)檔案內容信息。應用一般的辦公軟件只能夠實現(xiàn)單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發(fā)揮更大的作用。同時，檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務提醒等。（三）更好地實現(xiàn)檔案保密功能。一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢日志，對數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統(tǒng)軟件。
二、檔案管理系統(tǒng)軟件的優(yōu)勢之多數(shù)不勝數(shù)，而各種檔案管理系統(tǒng)軟件的功能大同小異
（一）收文登記。文書人員收到公文后，將文件信息輸入系統(tǒng)，便可打印收文登記簿和收文批閱承辦箋等；收文序號由系統(tǒng)自動生成編號，并打印在收文登記簿和收文批閱承辦箋的右下角，形成檢索，便于文件去向的掌握；輸入的信息數(shù)據(jù)可提交到軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中保存，方便以后查詢及入檔時調取；如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎受損或遺失，可從系統(tǒng)中調出對應數(shù)據(jù)進行補充打印。（二）發(fā)文登記。可以各個部門一個總號或多個號；軟件系統(tǒng)可以按年度自動對發(fā)文進行編號；發(fā)文登記之后，可打印發(fā)文登記簿，發(fā)文登記簿既可以自動銜接上次結束時的行數(shù)或指定起始行數(shù)打印，也可以分期分批統(tǒng)一打印；登記時內容在備選項中進行選擇即可，如“主送”“抄送”“標題”等；發(fā)文檔案數(shù)據(jù)同樣可以到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中進行調取。（三）組建檔卷。可依據(jù)本單位具體工作職能，選擇適合的檔案分類方案。如“年度—機構（問題）—保管期限”分類法、“保管期限—年度—機構（問題）”分類法、“年度—保管期限—機構（問題）”分類法等；檔案文件進行輸入時，對于收文和發(fā)文，只需搜索相應序號，即可調出將相應文件；會議記錄、領導講話及其他文件手工輸入即可；檔號為系統(tǒng)自動產生，檔號格式可以自定義輸入。（四）公文查詢。可對檔案管理系統(tǒng)軟件中的各項數(shù)據(jù)進行查詢；可指定一個或多個匹配條件進行搜索查詢；可打印出所查詢到的檔案內容，由系統(tǒng)自動記錄查詢、打印記錄。盡管檔案管理系統(tǒng)軟件的功能強大，優(yōu)勢明顯，但仍然需要檔案管理人員合理應用，謹慎行事，方能讓檔案管理系統(tǒng)軟件更好地為檔案管理工作服務。
作者：唐建一 單位：四平市水利勘測設計研究院
關鍵詞：綜合檔案管理；信息化建設
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
項目背景
我院自90年代開始進行電子文件成果整理歸檔以來，實現(xiàn)了以計算機數(shù)據(jù)庫技術為基礎的電子化檔案管理。目前我院通過引進和開發(fā)系統(tǒng)，管理著包括建筑、規(guī)劃、市政、測量、巖土以及院文書檔案等超過2000項工程、23萬個各種文件格式的電子檔案。盡管我院檔案信息化建設工作取得了不俗的成績，但仍存在兩個亟待解決的問題：
檔案的管理工作由不同的系統(tǒng)完成，如建筑市政專業(yè)使用建筑圖檔管理系統(tǒng)，規(guī)劃專業(yè)使用gzpi規(guī)劃成果數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，文書檔案使用超越2000文件檔案資料綜合管理系統(tǒng)等，數(shù)據(jù)信息被分割，無法實現(xiàn)共享，而且檔案管理人員在日常工作中需要切換不同的系統(tǒng)重復操作，工作效率低下，阻礙了檔案整體工作效率的提高。
檔案日常借閱流通管理只部分實現(xiàn)了以條形碼管理為核心的流通管理機制，大量的檔案借閱管理工作還停留在原始手工記錄階段，工作十分繁瑣。
以科學、規(guī)范的管理機制，利用現(xiàn)代化網絡技術手段管理我院海量、格式多樣的電子檔案，提升檔案管理水平，提高檔案管理效率，是十分有意義的。
1項目目標
將我院不同的檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行整合，以統(tǒng)一、規(guī)范的管理模式實現(xiàn)對不同專業(yè)檔案進行管理；實現(xiàn)以條形碼管理為核心的檔案借閱流通機制。
建設內容
我院綜合檔案管理系統(tǒng)項目的建設內容包括：（1）實現(xiàn)對科技、文書檔案進行管理；（2）對我院現(xiàn)有的建筑圖檔管理系統(tǒng)進行升級、結構重組及開放接口；（3）實現(xiàn)圖紙批量打印出圖功能；（4）將我院泰坦系統(tǒng)數(shù)據(jù)及規(guī)劃成果等歷史數(shù)據(jù)轉換導入到綜合檔案管理系統(tǒng)。
項目組根據(jù)我院對電子形式存在的圖紙和文檔的管理要求，以及我院各專業(yè)檔案資料的借閱流程等，在原有的建筑設計專業(yè)圖檔管理系統(tǒng)《智慧2000圖檔管理系統(tǒng)》的基礎上進行系統(tǒng)升級，經升級后能滿足我院的需求，具體如下：
系統(tǒng)用戶
綜合檔案管理系統(tǒng)面向全院工作人員開放，權限設置參考下表所示：
軟件安全控制
綜合檔案是我院寶貴財富，為保證數(shù)據(jù)安全，采取如下手段對數(shù)據(jù)進行保護：
1、角色權限控制，按照角色級別對用戶劃分“下載”、“修改”、“上傳”權限，防止檔案信息被盜取或篡改。
2、對檔案數(shù)據(jù)每月備份一次，保證遇到意外事故能迅速恢復。
3、對所有下載、修改、刪除等敏感操作進行日志記錄，便于追溯。
系統(tǒng)維護方案
根據(jù)工作計劃安排，綜合檔案管理系統(tǒng)運行后，檔案資料室、信息辦及其它相關職能生產部門共同參與綜合檔案管理系統(tǒng)的更新與維護工作，建議如下：
檔案資料室：對現(xiàn)存檔案室的資料進行系統(tǒng)管理，及時添加、更新綜合檔案管理系統(tǒng)中的案卷級、卷內級條目；指導并督促各生產部門及相關職能部門按要求進行電子文件上傳歸檔工作。
信息辦：協(xié)助配合檔案資料室收集反饋的系統(tǒng)技術問題并加以解決；對數(shù)據(jù)庫安全備份，并對系統(tǒng)進行維護。
相關職能生產部門：按照我院電子文件歸檔的要求（具體見《關于實施《技術資料歸檔實施辦法》（修訂版）暨啟用電子文件歸檔的通知》，及時上傳應歸檔的電子文件至綜合檔案管理系統(tǒng)；系統(tǒng)技術問題反饋給信息辦。
系統(tǒng)總體設計模式
由于系統(tǒng)用戶覆蓋面較廣，客戶端點數(shù)較多，同時，從系統(tǒng)維護的簡易性角度出發(fā)，也考慮到與現(xiàn)有的信息大廳的整合，采用了B/S的設計模式。首先登錄到信息大廳，再通過菜單鏈接進入本系統(tǒng)。
系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫選型
系統(tǒng)采用主流的MSSQL2005數(shù)據(jù)庫，具有良好的數(shù)據(jù)處理及響應速度，適合B/S模式開發(fā)。
開發(fā)平臺選型
系統(tǒng)采用JAVA平臺進行開發(fā)，開發(fā)效率高，安裝部署容易，系統(tǒng)維護簡便。
技術亮點
1、描述：由于我院各生產專業(yè)科技檔案以及院內文書檔案的成果電子文件歸檔方式不統(tǒng)一，文件格式也不統(tǒng)一，電子文件的存放介質也是多樣的，造成檔案資料室對電子文件的系統(tǒng)管理上的困難。
技術亮點：增加了在線電子文件歸檔方式，明確了歸檔電子文件格式和命名規(guī)則，并通過生成模板進行了電子文件歸類。
解決方法：通過對我院相關生產部門、職能部門放開上傳電子文件的權限，由相關部門直接向系統(tǒng)進行電子文件的上傳工作，并通過生成模板按內容進行電子文件的分類，由檔案室進行審核。電子文件格式和命名規(guī)則參照全質辦的《歸檔電子文件數(shù)字化標準》。
2、描述：我院的檔案資料借閱流程是通過手寫登記進行的，不利于統(tǒng)計，工作效率也較低。
技術亮點：利用工作卡號識別我院職工姓名、所屬部門等屬性，利用條形碼功能提取檔案資料的目錄號、案卷題名等屬性。
解決方法：在檔案資料人員立卷過程中，打印案卷封面時，系統(tǒng)自動生成條形碼并打印在封面上。日常借閱中，通過條形碼掃描，能在系統(tǒng)中生成對應案卷的借閱記錄。條形碼掃描識別的功能，能提高檔案管理人員的工作效率，減少失誤，也更方便了借閱記錄的統(tǒng)計與查詢。另外，通過與我院人事部門的全院職工人員數(shù)據(jù)庫對接，在系統(tǒng)的用戶數(shù)據(jù)庫中錄有職工工作卡號，在借閱過程中，通過輸入卡號進行人員識別。
項目總體評價
項目按預期完成，建立院內各專業(yè)、不同文件格式數(shù)據(jù)庫及系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件的在線歸檔以及院內共享；
軟件分別在檔案資料室、信息辦及建筑專業(yè)進行了功能驗證（其中建筑專業(yè)圖檔系統(tǒng)已在第一期驗收完畢，并投入了使用），共有9位檔案管理人員、系統(tǒng)管理員參與，其中通過驗證人員數(shù)為9人，通過率為100%，所發(fā)來書面意見同意使用該軟件；
軟件的設計總體上符合我院對電子文件資料的歸檔要求，為多專業(yè)、不同文件格式的電子文件歸檔利用提供了方便，保證了實物資料與電子文件資料的一致性。上傳的模塊設置基本符合電子文件的歸類要求，在一定程度上提高了我院電子文件歸檔的效率，達到了成果管理的目標；
【關鍵詞】 RFID 物聯(lián)網 檔案管理系統(tǒng) 設計
物聯(lián)網指的是通過射頻識別RFID（Radio Frequency Identification）、全球定位系統(tǒng)、激光掃描器、紅外感應器等設備，將互聯(lián)網與物品相連來進行信息的交換，進而實現(xiàn)智能化跟蹤、定位、監(jiān)控和管理等一種網絡系統(tǒng)。在物聯(lián)網環(huán)境下，通過把微型感應芯片植入到各種物體中來實現(xiàn)人與物的對話、物與物的交流，從而構建一個更智能的物聯(lián)網。
1 檔案管理系統(tǒng)中存在的問題
近年來，檔案管理事業(yè)取得了較快的發(fā)展，但由于檔案管理系統(tǒng)規(guī)模逐漸擴大、種類趨向多樣化、信息量膨脹迅速等影響，導致在檔案管理系統(tǒng)中存在的問題逐漸突顯，具體表現(xiàn)如下[1]。
1.1 檔案編目流程繁瑣且整理時間長
目前的檔案管理工作幾乎仍采用傳統(tǒng)的手工錄入，并非用現(xiàn)代化設備進行檔案管理。傳統(tǒng)的檔案管理，需要在檔案入館后進行消毒、分類、排序、裝訂，并人工填寫檔案盒信息，再抄寫檔案目錄，最后把目錄和檔案一起裝盒。這種繁瑣、且效率低下的檔案管理方法不僅會耗費大量人力和時間，還會導致很多檔案在入庫后得不到及時的歸檔。
1.2 檔案存放次序混亂、查閱時間長
在傳統(tǒng)的檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性，使得檔案的存放次序容易被打亂，查找起來也十分困難。如果檔案管理員沒有仔細按照檔案編目進行歸檔，就會導致在檔案存放時沒有存放在指定位置，查找起來猶如大海撈針，要導致查閱時間長，浪費時間。
1.3 檔案管理的安全保障能力薄弱
對檔案的利用是體現(xiàn)檔案價值的標志之一，但現(xiàn)階段的檔案管理手段，難以進行檔案利用的數(shù)量統(tǒng)計和檔案信息的采集和傳輸，同時，也無法對保障各類檔案的安全性進行有效地保障，導致檔案被惡意盜用的情況出現(xiàn)。
2 RFID物聯(lián)網檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢
RFID是一種在閱讀器和標簽之間，通過無線射頻來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的雙向傳輸，完成識別目標和交換數(shù)據(jù)的圖像識別技術，通常由讀寫器、射頻電子標簽（EPC）和天線組成。它是一種包含了編碼、識別、通訊等的綜合性技術，能有效地實現(xiàn)對信息的遠距離、無接觸式采集、無線傳輸?shù)裙δ堋?/p>
隨著RFID物聯(lián)網技術和檔案管理工作的結合，RFID技術在檔案管理中的優(yōu)勢也日益凸顯，如：（1）能實現(xiàn)非接觸式的數(shù)據(jù)采集；（2）掃描迅速，且能一次性處理大量數(shù)據(jù)；（3）安全性能高；（4）有較強的抗污染能力，且耐久性強；（5）標簽的信息容量大，有更長的使用壽命；（6）能實現(xiàn)穿透性和無障礙閱讀；（7）標簽具有EAS（Electronic Article Surveillance）電子防盜功能；（8）形狀多種多樣，體積小，可重復使用[2]。
3 RFID物聯(lián)網檔案管理系統(tǒng)功能模塊設計
在檔案管理系統(tǒng)中采用物聯(lián)網RFID技術，不僅能有效提高檔案管理的效率，還能提高檔案管理的安全性。因此，要在物聯(lián)網RFID技術的基礎上，對檔案管理系統(tǒng)的功能模塊進行設計，主要包括RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案信息系統(tǒng)，其中RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)能對檔案數(shù)據(jù)進行收集、儲存、讀寫等，而檔案信息系統(tǒng)則可以對檔案信息進行管理和應用，具體的系統(tǒng)功能模塊結構如圖l所示[3]。
3.1 RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)
該管理系統(tǒng)主要包括中心數(shù)據(jù)庫和終端管理器，是數(shù)據(jù)的存取中心和信息的輸出輸入終端。終端管理器由手持式閱讀器與讀寫器構成，是中心數(shù)據(jù)庫輸出和輸入信息的重要載體。手持式閱讀器用于管理員對現(xiàn)場信息進行采集；讀寫器則用來將信息輸入或輸出中心數(shù)據(jù)庫。
3.2 檔案信息系統(tǒng)
檔案信息系統(tǒng)包括諸位、查詢、銷毀和安全管理子系統(tǒng)四個部分，各子系統(tǒng)具體功能有：（1）儲位管理子系統(tǒng)由儲位自動識別和檔案自動識別模塊組成，能實現(xiàn)儲位編號和檔案盒編號的自動匹配，在進行檔案出入庫管理時，能較好地實現(xiàn)檔案儲位的定位。（2）檔案在被查閱時，查詢管理子系統(tǒng)會提供檔案編目信息，并發(fā)出出庫指令，將查詢的信號傳至檔案架，使檔案架上的指示燈亮起，管理人員再根據(jù)指示做出庫作業(yè)。（3）檔案在入庫前，銷毀管理子系統(tǒng)會對檔案的保管期限進行設定，當達到保管期限時，就會自動提醒管理人員，由管理人員作進一步處理。（4）安全管理子系統(tǒng)主要包括監(jiān)控和警報模塊，負責檔案的防盜和監(jiān)管，實施有效地檔案安全機制。安裝在儲位區(qū)的閱讀器會在檔案盒異常離開儲位時，將檔案信息傳回管理系統(tǒng)，監(jiān)控模塊就會把異常信息發(fā)給警報模塊，進而發(fā)出警報。
4 RFID物聯(lián)網檔案管理系統(tǒng)業(yè)務流程設計
物聯(lián)網RFID的檔案管理系統(tǒng)主要有入館、盤點和查閱三大功能，同時還有安全、防毀、防盜、銷毀管理等輔助模塊[4]。
4.1 入館
在新檔案入庫前，要先根據(jù)檔案的類別、年份等信息進行編目，寫入RFID標簽后傳到中心數(shù)據(jù)庫以備調用。在入庫時，儲位管理子系統(tǒng)發(fā)出入庫指令，在讀取檔案盒信息后，會對儲位編號與檔案盒編號進行匹配，再由儲位自動識別模塊分配存放的儲位；確認無誤后管理員發(fā)出確認信息，再通過計算機總線傳至該檔案架，儲位指示燈亮起，管理員將檔案盒放至指示點所示儲位并按下確認鍵，再反饋到管理系統(tǒng)，入館結束。
4.2 盤點
RFID的使用使檔案盤點變得簡單快速。只需由查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，RFID閱讀器就會立即收集檔案的信息，并將所收集到的信息傳至中心數(shù)據(jù)庫進行核對。如果不匹配，則由管理人員用手持式閱讀器現(xiàn)場核對，修改系統(tǒng)信息，完成檔案的盤點。
4.3 查閱
檔案的查閱及出庫流程如圖2所示。
在查詢檔案時，首先要查閱檔案的編目號，系統(tǒng)會根據(jù)編目號提取數(shù)據(jù)信息，在確認后發(fā)出出庫指令，由檔案自動識別模塊將編目號映射到其儲位，儲位指示燈亮起；在檔案經過出庫口時，RFID閱讀器會將檔案信息反饋到管理系統(tǒng)，再次確認后進行出庫。同時，系統(tǒng)會對檔案的出庫時間進行記錄，如果反饋信息與出庫信息不同，監(jiān)控模塊就會向警報模塊發(fā)出警報。
4.4 輔助模塊
安全管理能夠對檔案現(xiàn)場實時監(jiān)控并進行異常警報，以防止檔案被盜用。在檔案入館時，要先對其重量、頁碼等進行測量后存入RFID數(shù)據(jù)庫中，再由監(jiān)控模塊對其進行監(jiān)控；在檔案歸還時，管理員要對該檔案的信息進行檢測，并與出庫前的信息進行核對，以確保檔案不被撕毀或出現(xiàn)缺失等。
閱讀器能讀取館藏的所有檔案，當檔案被讀取時，RFID閱讀器能讀取檔案信息，并核對其出庫指令，如果檔案是異常離開儲位，監(jiān)控模塊會立即向警報模塊發(fā)出警報，以確保檔案不被盜用。檔案的價值有一定的時間效應，對失去價值的檔案要及時進行銷毀。當檔案失效時，銷毀管理子系統(tǒng)會自動提示，并由管理員發(fā)出銷毀或繼續(xù)保管指令。
綜上所述，隨著物聯(lián)網時代步伐的加快，技術的缺陷帶來了諸多檔案管理問題，雖然物聯(lián)網RFID技術會受價格成本、安全機制和技術標準等限制，但該技術能更好地滿足在檔案保管和利用中，對更安全方便的管理系統(tǒng)的需要，在未來的檔案數(shù)字化管理中有著重要意義，勢必會得到推廣應用。
參考文獻：
[1]鄭富娥，尚德基.基于RFID的檔案管理系統(tǒng)設計[J].計算機光盤軟件與應用，2010，3（10）：161.
[2]何佩婷.檔案管理中的問題分析及其安全防范措施[J].建筑安全，2010，2（5）：53-54.
【關鍵詞】NoteExpress軟件；科技查新；檔案
管理系統(tǒng)隨著科技信息技術的發(fā)展，查新檔案的信息化管理取得了很大了進步，給圖書館信息化管理工作帶來了很大便利。但是，鑒于發(fā)展時間短，在軟件管理系統(tǒng)的研發(fā)上還存在一些不足，如界面友好度不夠、綜合對比分析性能不強、軟件使用缺乏穩(wěn)定性、操作性不理想等，亟待完善。
1科技查新檔案管理系統(tǒng)概述
根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定的性質，查新檔案可范圍文書檔案、模板性較強項目檔案兩種類型。本文主要就項目檔案的信息化管理進行探討。每個科技查新項目，通常包括科技查新報告、合同、相關文獻全文、檢索結果和必要的專家意見等，而查新項目的比較核心為查新合同和查新報告。在查新檔案管理中，使用NoteExpress平臺，即參考文獻管理工具軟件，可幫助用戶在科研流程中，準確而高效利用電子資源，進行文獻搜索和管理，從而有助于科研的順利推進。利用NoteExpress軟件開展查新檔案管理，在發(fā)展過程中，可實現(xiàn)查新檔案的信息化存儲、自動化檢索、多元化服務和人性化管理，進而可減輕工作人員的工作量和工作負荷，提高管理的效率，并還可拓展查新服務范圍。
2管理系統(tǒng)設計
NoteExpress軟件為中文操作界面，屬性表頭高達50多種，可以方便用戶進行隨意的更改，同時NoteExpress軟件也有利于實現(xiàn)系統(tǒng)的細節(jié)化管理。整個查新檔案管理系統(tǒng)的設計如下：首先搭建系統(tǒng)平臺，以NoteExpress軟件為基礎，第一步要對NoteExpress題錄進行修改，一般要修改13個屬性，包括項目屬性，如修改項目名稱、修改項目編號；包括檢索屬性，如修改檢索式、修改檢索范圍和結果、以及修改檢索詞與結論；包括委托屬性，如修改委托日期、修改委托單位與委托人；其他屬性還有查新點、完成日期修改等。題錄修改完后，第二步是數(shù)據(jù)導入，只要滿足NoteExpress過濾器文檔要求，就可以將查新報告直接導入題錄。或者也可以手工錄入，相比直接導入，逐條錄入操作簡單，也較為便捷。其中，數(shù)據(jù)錄入的流程為：第一步：搭建系統(tǒng)平臺。首先打開NoteExpress軟件，然后鼠標右鍵打開題錄菜單，完成屬性表頭編輯。第二步：逐條錄入。點擊新建題錄，在相應位置處依次粘貼字段內容。第三步：導入附件。在題錄菜單中找到添加附件，在文件窗口中找到需要添加的文件，然后鏈接到附件存放處。第四步：保存。完成上述步驟后，點擊保存題錄。
3管理系統(tǒng)技術兼容性
Windows2000、WindowsXP、Windows7和Unix等系統(tǒng)，均可安裝NoteExpress系統(tǒng)，適用于多種操作系統(tǒng)，且可應用于多種辦公軟件，比如Word2003、Word2007和OpenOffice等，具備晚上的網絡數(shù)據(jù)庫在線檢索功能。在單機上適用NoteExpress也可，技術的先進性確保了查新項目數(shù)據(jù)保密性、安全性，并可實現(xiàn)快速導出數(shù)據(jù)，且數(shù)據(jù)導入功能具有連續(xù)性，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速復制和共享。樹形結構文件夾，允許用戶隨時添加和重命名文件夾，便于查新檔案的聚類存放和有效管理。建立好查新檔案數(shù)據(jù)庫后，維護管理十分方便，同時也可保障管理屏的良好運行。
4管理系統(tǒng)功能實現(xiàn)
4.1批量處理
對于查新項目，基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統(tǒng)不僅能夠單個修改題錄信息，更可以批量替換字段，對字段進行批量編輯操作，更能夠對附件進行批量鏈接。對于查新檔案管理員來講，系統(tǒng)批量處理功能的實現(xiàn)在很大程度上提高了字段的整體編輯水平，減輕了工作壓力。
4.2及時檢索服務
基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統(tǒng)能夠實現(xiàn)及時檢索功能。檢索查新項目，只要輸入部分字段或者是相關字段，就能夠進行匹配定位，提供快速化的檢索服務。同時，對于查新項目，為給分組管理提供便捷化服務，系統(tǒng)還能夠實現(xiàn)優(yōu)先級檢索標識功能。
4.3附件鏈接服務
題目錄的功能可實現(xiàn)檔案局部細節(jié)管理，且題錄欄中的附件連接功能，允許用戶查詢新報告、新合同和Dialog等數(shù)據(jù)，同時也可查閱相關文獻，將文獻全文連接至新項目下，便可查詢到詳細的信息列表處下的鏈接路徑下。還具備很好的筆記編輯功能，用來幫助用戶及時查詢和編輯記錄項目的有關信息。4.4項目與排序基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統(tǒng)為分析查新項目提供了良好的服務，可以按照優(yōu)先級對查新項目排序，也可以對項目字段進行操作。例如，對查新項目委托人排序，有助于分析項目委托人分布，從而實現(xiàn)有效的用戶管理。
4.5提供多元化服務
基于NoteExpress軟件的查新檔案管理系統(tǒng)的構建給查新檔案管理員提供了極大的管理便利，在科研項目編寫工作中，通過管理系統(tǒng)的檢索分析服務能夠得到強大的信息支持，同時也有利于及時了解工作進展。
5結語
綜上所述，以NoteExpress軟件為基礎構建的科技查新檔案管理系統(tǒng)，解決了當前軟件系統(tǒng)使用中的不足，操行簡單，數(shù)據(jù)維護簡單，實現(xiàn)了存儲的精細化和檢索的快速自動化，具有多元化服務優(yōu)勢，其人性化管理大大提升了工作效率。
參考文獻
[1]黃春曉.文獻管理軟件在科技查新中的應用——以NoteExpress文獻管理軟件為例[J].大學圖書情報學刊,2011,(1):54-55+89.
信息時代的到來不僅逐漸改變著人們的生活方式和生活觀念，也改變著人們的工作習慣和工作方式。與花費整個組織約6%～15%的收入的紙質文檔相比，電子檔案的應用能夠在很大程度上提高文件檔案歸整的科學性。盡管使用電子文件檔案管理系統(tǒng)對檔案進行處理已然成為新時代辦公的必然趨勢，但是隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)的普遍應用，電子文件檔案管理中存在的各種問題也隨之而來。
一. 電子文件檔案的概念及特點
根據(jù)2002年國家質量監(jiān)督檢驗檢疫總局的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，可以得知電子文件是指“在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”[1]。通過此定義可以看出，電子文件與其他形態(tài)的文件檔案相較而言具有其自身的特殊性。
電子文件檔案信息與載體的可分割性。電子文件檔案的儲存位置可以隨著互聯(lián)網等發(fā)生變化，但是本身的內容不會隨著復制和粘貼而發(fā)生變化，這種特性可以使得一份信息在不同的地方備份，而不會占用太多的空間和時間，同時還能保證信息的原始性和永恒性。
電子文件檔案信息的非人工識別性。電子文件檔案是以阿斯科碼的形式存儲于計算機或者硬盤中，是數(shù)字化的信息，只有通過計算機的智能解碼才能夠被轉換成人類可以識別的文字，而電子文件檔案信息不管在計算機內部還是其他載體之間進行傳遞，都是以阿斯科碼的形式進行。
電子文件檔案信息依賴于設備及環(huán)境。電子文件檔案信息的存儲、閱讀、傳遞等都需要借助于一定的設備才能實現(xiàn)，沒有這些計算機系統(tǒng)的存在，電子文件檔案信息只能是不能被解讀的且沒有利用價值的文件。同時，由于電子文件檔案信息的存儲嚴重依賴與計算機系統(tǒng)，所以計算機系統(tǒng)所處的環(huán)境，包括濕度、溫度等都將對電子文件檔案信息的完整性、可讀性造成影響。
電子文件檔案信息的可共享性和相對不安全性。因為電子文件檔案信息需要借助于計算機系統(tǒng)，所以互聯(lián)網的存在使得電子文件檔案信息可以實現(xiàn)世界范圍內的共享和利用，且共享文件的使用不受時間和空間的限制。另外，依賴于計算機系統(tǒng)的電子文件檔案信息也會受到計算機系統(tǒng)漏洞的影響，所儲存的信息有可能會被駭客竊取，這也使得電子文件檔案信息具有相對不安全性。
二. 我國目前電子檔案文件管理系統(tǒng)存在的問題
隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)在企事業(yè)單位的普遍應用以及各機構對文件檔案信息化管理認識的不斷加深，電子文件檔案信息管理工作愈來愈受到人們的關注。雖然電子文件檔案管理系統(tǒng)隨著科學技術的發(fā)展而得到了一定的發(fā)展，但是在實際生活工作的應用中，依然存在許多問題。
電子文件檔案信息的原始性難以保證。電子文件檔案不同于紙質的文件檔案，它是依托于計算機技術和辦公自動化的一種數(shù)字化信息，紙質版文件的復制稿與原稿，正本與副本之間存在一定的差異，具有可區(qū)別性。但是電子文件檔案的可共享性使得，電子文件檔案信息的管理者難以區(qū)別信息的原始性，每個電子文件檔案的享有者都可以根據(jù)自身的需求和存儲的習慣，依靠自動化的辦公實現(xiàn)對信息的整合、分類以及修改，因此，電子文檔的管理者很難追溯文件的原始性。
電子文件檔案的安全易受威脅。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導報》雜志http：//總第547期2014年第15期-----轉載須注名來源電子文件檔案信息的安全性受到多方面的影響，主要包含：網絡環(huán)境的安全性，網絡環(huán)境中病毒等的存在會造成文檔信息被竊取或丟失；電子文件檔案數(shù)據(jù)更改的不可逆性；電子文件檔案信息的載體容易受到環(huán)境等影響，載體理化性質的改變會造成數(shù)據(jù)的丟失等；第四，電子文件檔案中包含的某些重要信息，會誘使利益相關者的破壞或篡改，優(yōu)勢甚至吸引網絡駭客的關注。
電子文件檔案的管理缺乏高素質的管理人員。電子文件檔案管理系統(tǒng)的應用，不僅需要檔案管理硬件上的配備，也需要高素質的電子文檔管理人員的存在。而目前，許多機構中電子文檔的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。雖然，組織或機構中引進了先進的管理設備，但是沒有高技術人才的操作和監(jiān)管，仍然不能很好的發(fā)揮電子文件檔案管理系統(tǒng)的最大效用。
三. 電子文件檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢
電子文件檔案存儲量大， 形式豐富。電子檔案載體的體積雖然小，但是存儲量卻異常大。一個2G的閃存盤大致可以儲存40960張A4紙資料上的全部文字信息，相比之下，電子文件檔案的儲存節(jié)省了相當大的空間。另外，依托于計算機的電子文件檔案不僅僅可以保存文字信息，也能實現(xiàn)對聲音、圖像、影像的存儲和處理。
電子文件檔案便于歸檔和查閱。電子文件檔案可以在任意的時間進行規(guī)整，并且根據(jù)文件內容、文件保密度、文件儲存時間進行特別的歸檔，以供不同的人員和不同的部門進行檢索和查閱。同時，電子文檔管理者可以對電子文檔添加主題詞、著錄、檔案分類號等信息，以供使用者方便快捷的查閱所需信息。另外，隨時對電子文檔進行規(guī)整，可以避免文件的缺漏。
有利于信息整合和開發(fā)利用。與紙質文件檔案相比， 電子文件檔案信息能夠實現(xiàn)更為快捷的傳遞，建立科學的電子文件檔案管理系統(tǒng)，有利于實現(xiàn)信息資源的流通和信息價值的共享，能使檔案信息潛在的價值得到充分發(fā)揮，并為將來檔案管理工作全面深入的信息化打下基礎。
四. 意見及建議
加快電子文檔工作的現(xiàn)代化進程。電子文件檔案的管理部門要轉變思維，從紙質檔案工作的思路中走出來，加大對檔案管理工作的投入和重視，優(yōu)化配置現(xiàn)代化的電子文件檔案管理系統(tǒng)，配備優(yōu)良的硬軟件工作環(huán)境，最大程度上確保電子文檔現(xiàn)代化的可實施性
確保電子文件檔案可長期使用。由于網絡安全性等問題的存在，在電子文檔的管理中應該定期對電子文檔進行復制和保存，并定期更新網絡安全固件。也可以對文件既采用電子文檔進行歸整的同時也進行紙質版歸檔，以保證數(shù)據(jù)的有效性并實現(xiàn)數(shù)據(jù)來源的可追溯性。另外，而對那些參考價值重大，信息價值較高的文件可以仍舊采用紙質版進行保存。
關鍵詞：SuperMap，檔案管理，數(shù)字檔案
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
國土資源信息化是充分利用現(xiàn)代信息技術，深入開發(fā)和廣泛利用國土信息資源，實現(xiàn)國土資源信息采集、存儲、處理、傳輸和服務的網絡化與智能化，全面提升國土資源事業(yè)各項活動的效率和效能的歷史過程。國土資源信息化建設是實現(xiàn)國土資源現(xiàn)代化管理的必由之路。國土資源信息化是未來國土資源管理模式的主要依托。作為21世紀高新技術的行業(yè)管理模式，它融現(xiàn)代管理、系統(tǒng)工程、計算機技術、網絡通訊技術、GIS技術、數(shù)據(jù)庫技術等多種應用技術為一身，代表了國土資源管理的方向。
檔案管理數(shù)字化是國土資源信息化的必然需求。隨著經濟社會的發(fā)展，社會各階層對檔案信息的需求日益增大，對檔案信息的要求也更加復雜，社會各階層，各部門之間對檔案信息的交流也更加頻繁。人們渴望足不出戶就能隨時隨地享受到便捷的檔案信息服務，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流平臺。實現(xiàn)檔案館之間的檔案信息資源共享。檔案管理數(shù)字化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段， 當今信息時代，如果檔案工作不能緊跟社會步伐。瞄準社會對檔案信息資源的需求和加快創(chuàng)新，提高服務水平和管理效率，一味停留在傳統(tǒng)檔案管理止步不前，守著金山找飯吃，無疑是不現(xiàn)實的[1]。
本文立于國土資源信息化需求，基于SuperMap探討國土資源檔案信息管理系統(tǒng)，希望能給廣大檔案管理工作者提供一定的借鑒作用。
1 SuperMap概述
SuperMap以共相式思想的核心技術，為跨平臺提供了基礎；全面基于 SOA 的架構體系，方便系統(tǒng)集成和擴展；開放式服務架構，滿足任意層次的開發(fā)需求；靈活的企業(yè)級應用系統(tǒng)部署；以服務的方式提供完整的 GIS 功能，允許在權限范圍內被廣泛的訪問和使用；基于網絡的 GIS 服務，允許分布于各地且采用不同技術的資源協(xié)同工作；松散耦合的服務，允許與其他標準業(yè)務系統(tǒng)集成；支持多源服務無縫聚合，便于 GIS 數(shù)據(jù)和 GIS 功能共享；分布式多層次空間服務集群，通過多個 GIS 服務器的資源整合提高服務性能；支持廣泛的應用開發(fā)環(huán)境，Java、.NET、AJAX、Flex、Silverlight 、html5等；提供三維服務（數(shù)據(jù)、制圖與分析）、支持三維終端、支持二三維一體化應用。
基于SuperMap GIS軟件平臺開發(fā)GIS應用系統(tǒng)，主要專注于國土資源、電子政務和公眾服務、檔案管理、統(tǒng)計、軍事與公安等領域的GIS應用系統(tǒng)開發(fā)，可以根據(jù)用戶的需要開發(fā)其它領域的應用系統(tǒng)。其中，檔案管理可以直接為最終用戶開發(fā)檔案管理應用系統(tǒng)，也可以與開發(fā)商和系統(tǒng)集成商合作為最終用戶提供服務。與開發(fā)商和系統(tǒng)集成商的合作方式包括：直接參與項目開發(fā)、為用戶定制專業(yè)GIS應用模塊、提供成熟的行業(yè)應用源代碼和解決方案。
2 系統(tǒng)建設原則
2.1.標準化與規(guī)范化原則
為了確保系統(tǒng)的基礎性，實現(xiàn)檔案管理信息的共享應用，該項目的實施首先要建立統(tǒng)一的標準和共同遵守的規(guī)范，使系統(tǒng)產品――數(shù)據(jù)資源能為國土資源管理部門以及政府各部門所接受和使用。為此，在本方案中，對于檔案管理信息系統(tǒng)的建設將遵從國家、行業(yè)以及針對本項目制定的相關信息系統(tǒng)建設標準規(guī)范體系[2]。
2.2.創(chuàng)新性與先進性原則
緊密結合“十一五”的相關精神，在該系統(tǒng)的建設中突出自主創(chuàng)新以及重點突破，保持信息系統(tǒng)在技術上的先進性。在充分分析當前信息系統(tǒng)技術發(fā)展的現(xiàn)狀以及發(fā)展趨勢的基礎上，結合實際應用的業(yè)務需求，采用先進成熟的技術體系。同時，開發(fā)或配置先進、高效實用的系統(tǒng)軟件和應用軟件，使整個系統(tǒng)能協(xié)調一致地運行，以獲得最大的系統(tǒng)性能和效益。同時，充分考慮系統(tǒng)后續(xù)發(fā)展的技術和應用需求，為后續(xù)的維護和升級提供全面的保障，在設計和開發(fā)上具有一定的前瞻性，使系統(tǒng)具有較強的可擴展能力。
2.3.經濟性與實用性原則
系統(tǒng)建設方案將在實用的基礎上做到最經濟，以最小的投入獲得最大的產出。在硬件和軟件配置、系統(tǒng)開發(fā)和數(shù)據(jù)庫設計上充分考慮在實現(xiàn)系統(tǒng)全部功能基礎上盡量節(jié)約經濟成本。
同時，設計方案最大程度地滿足國土資源管理業(yè)務的需要，為業(yè)務管理提供最優(yōu)的應用和管理工具。具體做到：界面友好、易于使用、便于管理維護、數(shù)據(jù)更新快捷和系統(tǒng)升級容易，具有優(yōu)化的系統(tǒng)結構和完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，具有與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享、協(xié)同工作的能力。滿足用戶在不了解技術的條件下，能夠很好的使用系統(tǒng)處理業(yè)務以及定制、調整和維護系統(tǒng)功能[3]。
2.4.開放性與合作性原則
開放性是系統(tǒng)設計好壞的重要衡量要素之一。由于機構、人員、業(yè)務處理過程以及業(yè)務表現(xiàn)方式都是處于不斷變化的過程中，所以在系統(tǒng)設計過程中需要具有良好的開放性。這種開放性主要體現(xiàn)在，具有方便的二次開發(fā)的能力、可定制維護能力、可快速移植的能力等等。以提高系統(tǒng)對業(yè)務調整的應變水平以及再開發(fā)的水平。合作性的原則表現(xiàn)在系統(tǒng)的技術思想以及實現(xiàn)對用戶應該是透明的，通過面向業(yè)務模型的開發(fā)體系使得合作雙方能夠很好的進行交流，能夠使局內業(yè)務人員在不了解系統(tǒng)技術細節(jié)的情況下參與系統(tǒng)的搭建式開發(fā)，另一方面，作為開發(fā)一方，需在與業(yè)務人員交流的基礎上全面了解業(yè)務處理的過程和細節(jié)。
3 檔案系統(tǒng)設計
3.1檔案系統(tǒng)總體設計
基于SuperMap建立檔案管理系統(tǒng)總體框架圖如圖1所示：
圖1 基于SuperMap建立檔案管理系統(tǒng)總體框架圖
3.2軟硬件環(huán)境
(1) 硬件環(huán)境
檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)所涉及的硬件主要為數(shù)據(jù)庫服務器、應用服務器、個人工作電腦以及打印機、掃描儀等設備，對硬件配置無特殊要求，當前主流服務器與PC機即可滿足需要。有條件的單位為進一步提高系統(tǒng)運行效率可依據(jù)當前的基本條件對設備進行擴充：
數(shù)據(jù)庫服務器可采用多機集群模式；客戶端提高處理器與內存容量，對經常處理圖形的用戶可適當采購配置較高的圖形工作站。
(2) 軟件環(huán)境
軟件環(huán)境主要是操作系統(tǒng)的選型，包括數(shù)據(jù)庫服務器、應用服務器端操作系統(tǒng)、各類微機和圖形工作站操作系統(tǒng)。
（1）數(shù)據(jù)庫服務器端操作系統(tǒng)
數(shù)據(jù)庫服務器端操作系統(tǒng)建議選擇Windows Server2003及以上版本的服務器操作系統(tǒng)。
（2）應用服務器端操作系統(tǒng)
數(shù)據(jù)庫服務器端操作系統(tǒng)建議選擇Windows Server2003及以上版本的服務器操作系統(tǒng)。
（3）各類微機和圖形工作站操作系統(tǒng)
客戶端操作系統(tǒng)建議選用Windows 2000/XP /2003Professional/Vista /Win7系列操作系統(tǒng)。
3.3安全與保密
① 安全與保密建設的內容
基于SuperMap的檔案管理系統(tǒng)的安全與保密主要包括中心機房的安全、網絡平臺系統(tǒng)的安全、信息系統(tǒng)的安全和數(shù)據(jù)的安全與保密。
機房的安全建設主要包括：配電系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、空調系統(tǒng)、防雷系統(tǒng)、靜電屏蔽系統(tǒng)。
網絡系統(tǒng)的安全主要：內網平臺的安全、外網的安全、防病毒系統(tǒng)等。
信息系統(tǒng)的安全：主要包括系統(tǒng)的使用權限的確定和系統(tǒng)使用的安全性。
數(shù)據(jù)的安全與保密：主要包括數(shù)據(jù)存放的安全、數(shù)據(jù)操作的安全和數(shù)據(jù)使用分發(fā)的安全及數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩Ｃ堋?/p>
② 安全與保密建設要求
（1）各級國土資源部門檔案管理領導小組必須有負責網絡安全的專家或技術人員的參與。
（2）網絡安全建設方案必須和網絡建設方案同步生成，做到同步設計、同步建設、同步驗收。
（3）國土資源信息網與國際互聯(lián)網之間在物理上完全分開，廣域網信息系統(tǒng)必須有加密機制。
（4）縣級和縣級以上單位的土地、礦產資源數(shù)據(jù)應制定相應的保密級別。
（5）國土資源服務信息系統(tǒng)提供對外數(shù)據(jù)服務必須提交保密審查。
（6）合作單位在建設、研制和開發(fā)軟件、應用系統(tǒng)、建設數(shù)據(jù)庫的過程中必須在一定的保密機制下進行國土資源的數(shù)據(jù)使用。項目完結后，必須將數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)庫成果完全移交國土資源部門，除留下經雙方認可的必要的可用于演示的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)庫外，其余應全部予以銷毀。凡涉及軍事用地、保密單位用地等及以上單位周邊用地的系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫建設，國土資源部門和合作單位必須進行保密教育，在保密機制的保障下進行系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫建設。
4 小 結
基于SuperMap的檔案管理系統(tǒng)是為了順應新時代新發(fā)展的時代潮流，是加強檔案管理效率提升的重要途徑， 同時其也是目前檔案事業(yè)機構應值得推廣的一項先進技術。
參考文獻
[1] 劉瑛．檔案信息化建設的意義和策略Ⅱ]．大連大學學報，2012(03).
通過對我國檔案管理現(xiàn)狀的研究調查發(fā)現(xiàn)，各行各業(yè)根據(jù)檔案對象的規(guī)模大小和實際應用狀況，基本采用了不同的檔案管理軟件。目前，國內檔案管理軟件主要存在以下弊病：
l）用戶對檔案的管理方法主要是基于文件系統(tǒng)，文件系統(tǒng)中用戶對目錄結構的創(chuàng)建、操作過于隨意；
2）文件系統(tǒng)對文件權限的控制過于簡單。用戶一旦擁有了對某個檔案的瀏覽權限，可能同時也具有對該檔案進行修改、拷貝甚至刪除的權限；
3）查詢和檢索功能單一。查詢是檔案管理各種功能中最為關鍵的一環(huán)。在數(shù)以萬計的檔案之中，如何快速全面地找到需要的檔案是對檔案進行操作的前提；
4）歷史數(shù)據(jù)的導入、導出能力差。檔案資料的導出只是將文件或文檔的電子檔案輸出備份，而一些重要的過程數(shù)據(jù)卻無法保存，這點遠遠不能滿足用戶的需求。
2 系統(tǒng)概述
檔案管理系統(tǒng)是對所有采集所得的數(shù)字化檔案資源提供管理服務。要求提供對所有數(shù)字化檔案信息進行標準化的管理，實現(xiàn)檔案接收、移交、鑒定、銷毀、報表打印、統(tǒng)計等一系列管理功能，各功能設計相對模塊化并形成一個有效的管理整體。要求提供對不同來源、不同格式的數(shù)字檔案進行規(guī)范化工作包括電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)交換規(guī)范文件的語一言格式、數(shù)據(jù)交換的物理存儲介質規(guī)范和數(shù)據(jù)交換的邏輯格式規(guī)范。要求提供對元數(shù)據(jù)進行著錄的功能及檔案目錄交換按DB32/505 2002標準。要求提供各種檔案數(shù)據(jù)的索引和編制各種專題目錄
2.1需求分析
確定了系統(tǒng)的主要用戶以后，就各類用戶的使用需求將系統(tǒng)的功能分為以下幾類：
l）檔案室管理員的功能需求如下：文件資源管理；全宗名冊管理；全宗卷管理；檔案資源管理；檔案鑒定管理；檔案驗收管理；檔案銷毀管理；檔案存儲管理；檔案借閱管理；檔案利用反饋管理；檔案數(shù)字化管理；檔案庫房管理；文件鑒定；整編歸檔；日志管理；用戶賬戶和權限管理；
2）A機關下屬職能部門的功能需求比較單一，主要是完成電子文件的上傳；
3）普通公眾用戶的功能需求如下：瀏覽檔案；檢索自己感興趣的檔案；下載特定的檔案。
2.2系統(tǒng)體系結構
系統(tǒng)體系架構很好地體現(xiàn)了MVC設計模式的分層思想，每一層只能和相鄰層進行交互，在體系結構最下層是數(shù)據(jù)庫，存放系統(tǒng)運行時的各種數(shù)據(jù)，包括元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫、中心數(shù)據(jù)庫和網站數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫只有數(shù)據(jù)持久層才能訪問，對視圖層和業(yè)務邏輯層是透明的，所以開發(fā)人員不需要關系底層的數(shù)據(jù)存儲。
2.3系統(tǒng)模塊
l）資源上傳模塊：A機關下屬子部門通過該模塊將分散的電子文件集中上傳給檔案系統(tǒng)管理員，此后電子文件進入待整編狀態(tài)；
2）檔案管理模塊：這是檔案管理員業(yè)務核心模塊之一。該模塊包括信息資源管理、檔案業(yè)務管理、檔案數(shù)字化管理、實體檔案管理、業(yè)務檔案管理子模塊，每個模塊分別處理不同的業(yè)務。信息資源管理主要是完成全宗卷、檔案資源的添加和刪除；檔案業(yè)務管理是對檔案的鑒定、驗收、銷毀相關信息的記錄；實體檔案管理記錄有關檔案存儲、借閱、利用反饋等信息；檔案數(shù)字化管理主要是完成電子文件檔案化的功能；檔案庫房管理―記錄檔案庫房的各種數(shù)據(jù)，另外，本模塊中還有一個重要功能，管理員以報表的形式導出電子檔案，包括導出為excel文件和XML文件；
3）收集整編模塊：這是本系統(tǒng)另外一個核心模塊，包括文件鑒定和整編歸檔兩個子模塊。
3 業(yè)務邏輯層的設計與實現(xiàn)
3.1業(yè)務邏輯層的設計目標
業(yè)務邏輯層是系統(tǒng)構架中最核心的部分。它的關注點幾種在業(yè)務規(guī)則的制定、業(yè)務流程的實現(xiàn)等與業(yè)務需求有關的系統(tǒng)設計。它在整個系統(tǒng)中扮演一個中介的角色，對數(shù)據(jù)交換起到了承上啟下的作用，對于數(shù)據(jù)模型層而言，它是調用者，而對于表示層而言，它又是被調用者，依賴于被依賴的關系都糾結在業(yè)務邏輯層上。
3.2業(yè)務邏輯層的實現(xiàn)
Spring作為一個強大的輕量級開源框架，是連接Struts和Toplink的橋梁，使用Spring能夠很好地處理業(yè)務邏輯層，同時降低各種依賴關系的禍合關系，實現(xiàn)了組件間的松散禍合，加快了開發(fā)進度。Spring采用控制反轉原則，利用BeanFactory容器來實例化、配置和管理Bean，通過這種方式管理業(yè)務邏輯層。業(yè)務邏輯層的工作流程如圖：業(yè)務邏輯層為表示層提供統(tǒng)一接口Service。通常情況下我們在Service接口內定義所需的業(yè)務方法，然后在Service實現(xiàn)類中通過對DAO的調用來實現(xiàn)業(yè)務邏輯。對O-R模型對象的調用可以通過Spring的配置文件ApplicationContext.xml的配置得到實現(xiàn)。Spring支持三種依賴注入分別是setter、構造函數(shù)和方法注入。在本架構中，采用Setter注入方式對bean進行管理。
3.3表示層的設計與實現(xiàn)
3.3.1表示層的設計目標
表示層的設計好壞直接關系到系統(tǒng)用戶的體驗，如果表示層設計缺乏吸引人的特色，界面不夠友好，操作不夠體貼，即便系統(tǒng)的功能豐富，性能優(yōu)異，也很難給用戶留下好的印象。由于本文是論述系統(tǒng)的實現(xiàn)，所以這里所關注的表現(xiàn)層設計，并沒有在美術的設計上下工夫，而是從架構設計的角度出發(fā)，闡述在表示層設計中MVC模式的應用。
3.3.2表示層的實現(xiàn)
本系統(tǒng)采用struts來完成表示層的設計與實現(xiàn)。下面結合用戶注冊模塊，介紹Struts的工作流程：
1）用戶在瀏覽器中輸入(或通過其他頁面跳轉)注冊頁面URL，這時客戶端出現(xiàn)regjsp頁面，顯示注冊頁面；
2）輸入注冊信息“用戶名”、“密碼”、“電話”、“郵箱”，它們的屬性分別是“username”、“password”、“telnumber”、“email”，然后點擊“確定，，按鈕提交表單，表單名為regForm；
3）服務器端接收到用戶的HTTP表單請求，查找struts配置文件struts-config.xml以確定是否有響應用戶請求的條目，并根據(jù)文件內容進行路徑和功能的映射；
4）Actionservlet類將接收到的用戶請求打包成一個ActionForm類，即RegForm對象，這個對象實際上就是一個使用set()或者get()方法的JavaBean，里面包含用戶注冊填寫的那四個字段；
5）系統(tǒng)生成一個用戶請求的Action實例對象，即RegAction，并將前面的ActionForm對象傳遞給它，然后調用RegAetion中的Cheek()方法，檢驗是否有重名或者格式的有效性，如果沒有，則調用reg()方法，將從regF0rm中獲得的字段值保存在User對象中，最后由userDaoToPlink類完成數(shù)據(jù)的持久化工作；
6）在reg()方法執(zhí)行完后會生成一個ActionForward類型的對象并將之返回給Actionservlet，該對象的作用是用于頁面的跳轉。
參考文獻
[1]李桂芬.現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)研究與發(fā)展.蘭臺世界，2008，1：36.
關鍵詞：社會保險 檔案 創(chuàng)新
隨著國民經濟的逐步發(fā)展，我國社會保險的參保數(shù)迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創(chuàng)新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問題分析，將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。
一、社會保險檔案管理現(xiàn)狀分析
（一）社會保險的參保人數(shù)增長迅速
我國社會保險的參保數(shù)，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險人數(shù)為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養(yǎng)老保險的農民工人數(shù)為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據(jù)《國家人權行動計劃（2011-2012年）》指出，到2012年，中國城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險參保人數(shù)超過2.23億，基本醫(yī)療保險參保人數(shù)超過4億，失業(yè)保險參保人數(shù)超過1.2億，工傷保險參保人數(shù)超過1.4億，生育保險參保人數(shù)超過1億。參加農村社會養(yǎng)老保險和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長。可見，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發(fā)展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創(chuàng)新。
（二）社會保險經辦機構實施改革計劃
近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險關系“跨省轉移接續(xù)制度”。從2010年7月1日起，流動就業(yè)人員基本醫(yī)療保險可跨省轉移接續(xù)。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規(guī)定（草案）》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業(yè)的進一步發(fā)展營造了很大的發(fā)展空間以及機遇。
（三）負責社會保險檔案管理的部門分散
我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現(xiàn)行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優(yōu)撫、城市最低生活保障金；商業(yè)保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現(xiàn)狀造成多頭經辦，政出多門，業(yè)務交叉，資源浪費，政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業(yè)及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。
（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核
社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統(tǒng)一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發(fā)商參與系統(tǒng)建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開發(fā)商采用了不同的標準和技術架構，導致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式，只有極少數(shù)地區(qū)實現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現(xiàn)象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。
（五）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大
社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業(yè)務的接受，熱切期待社會保險經辦業(yè)務網際申報模式的實現(xiàn)，而傳統(tǒng)性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續(xù)討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。
二、我國社會保險檔案管理系統(tǒng)存在的問題
（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視？
由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態(tài)，其作用無法得到充分發(fā)揮。
（二）社會保險檔案管理體制不規(guī)范
由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴重影響社會保險檔案管理的規(guī)范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。
（三）社會保險檔案存檔的條件差
由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數(shù)社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。
（四）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標準和規(guī)范
社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規(guī)定已經不適應現(xiàn)實工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地市制定和公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關管理標準和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。
三、社會保險檔案管理的解決辦法
（一）將紙質檔案轉換成數(shù)字檔案存檔
社會保險經辦機構出于業(yè)務辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數(shù)字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人；全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤。
（二）根據(jù)社保檔案類別進行分類管理
根據(jù)不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。
（三）建立全國統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標準？
建立全國統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業(yè)的進一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構的模式將系統(tǒng)自上而下構架成為組件與業(yè)務組件、業(yè)務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統(tǒng)一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。
（四）在全國統(tǒng)一管理下設分支機構
在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統(tǒng)一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統(tǒng)一管理全國社保檔案的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃、重大決策和有關法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規(guī)范。其次，全國統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構，包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統(tǒng)一保管。
關鍵字 ASP 在線查詢 信息錄入 信息修改
一、制作數(shù)據(jù)庫和建立數(shù)據(jù)源
1、利用Microsoft Access 制作數(shù)據(jù)庫，取名為information,然后制作表，表名為infor.下面寫入數(shù)據(jù)字段。如圖所示：
2、建立ODBC數(shù)據(jù)源（在2000 professional 系統(tǒng)中建立）
步驟：
控制面板à管理工具àODBC數(shù)據(jù)源à系統(tǒng)DSNàAdd….
ODBC界面
二、系統(tǒng)界面
一個好的系統(tǒng)需要一個友好的用戶界面。由于本系統(tǒng)是基于ASP開發(fā)的，所以，我們利用網頁制作工具制作友好的用戶界面。部分界面如圖所示：
進入界面
信息錄入界面
信 息 查 詢
三、程序實現(xiàn)
由于本系統(tǒng)是基于ASP開發(fā)的實現(xiàn)在線操作的系統(tǒng)。所以，本系統(tǒng)的完成需要借助HTML，又由于HTML是網頁編程的基礎，所以，在這里就省去HTML代碼，相信大家都是HTML高手。
1、信息錄入
<%
dim strsql,rs
set conn=createobject("ADODB.connection") //建立ADODB連接
conn.open ("DSN=information;UID=;PWD=;") //打開數(shù)據(jù)源information
set rs=createobject("ADODB.Recordset") //建立記錄對象rs
rs.open "infor",conn,3,3 //打開數(shù)據(jù)庫里的infor表
rs.Addnew //添加一條新的記錄
rs("name").value=request.form("name") /*取得表單名為 name里的內容“送”
到數(shù)據(jù)庫name記錄里（備注：表單名是信息錄入界面里的提示信息是“姓名”的表單域的名字，以下類似）*/
rs("sex").value=request.form("sex")
rs("birth").value=request.form("birthday")
rs("zzmm").value=request.form("zz")
rs("teach").value=request.form("teach")
rs("xl").value=request.form("xl")
rs("class").value=request.form("class")
rs("school").value=request.form("school")
rs("add").value=request.form("add")
rs("tel").value=request.form("tel")
rs("hy").value=request.form("mar")
rs("jg").value=request.form("addr")
rs("career").value=request.form("career")
rs("date").value=request.form("time")
rs("school").value=request.form("school")
rs.Update //保存數(shù)據(jù)庫里的記錄
Response.Write ("你已經成功注冊的這位學員的信息。請繼續(xù)<a href='input.htm'>注冊 </a>") //顯示提示信息
rs.close //關閉數(shù)據(jù)記錄
conn.close //關閉連接
set rs=nothing
set conn=nothing
%>
2、信息查詢
<%
dim strsql,conn,rs
set conn=server.createobject("ADODB.connection")
conn.open ("DSN=information;UID=;PWD=;")
set rs=server.createobject("ADODB.Recordset")
strsql="select * from infor where name= '" & request("name") &"'"http://利用SQL建立查詢
rs.open strsql,conn
%>
<table width="1205" border="1" align="left" bordercolor="#6600CC">
<tr> //本行寫上要顯示的字段的相應的中文名
<td width="69"><div align="center"><font size="2">姓名</font></div></td>
<td width="46"><div align="center"><font size="2">性別</font></div></td>
<td width="122"><div align="center"><font size="2">出生年</font></div></td>
<td width="46"><div align="center"><font size="2">學歷</font></div></td>
<td width="91"><div align="center"><font size="2">政治面貌</font></div></td>
<td width="91"><div align="center"><font size="2">專業(yè)</font></div></td>
<td width="50"><div align="center"><font size="2">班級</font></div></td>
<td width="69"><div align="center"><font size="2">班主任</font></div></td>
<td width="122"><div align="center"><font size="2">入學時間</font></div></td>
<td width="146"><div align="center"><font size="2">聯(lián)系電話</font></div></td>
<td width="337"><div align="center"><font size="2">聯(lián)系地址</font></div></td>
</tr>
<% while Not rs.eof %> //循環(huán)語句控制符合條件的記錄輸出
<tr> //本行根據(jù)循環(huán)條件可以重復輸出
<td><div align="center"><font size="2"><%=rs("name")%></font></div></td>
/*輸出數(shù)據(jù)庫中符合條件的name字段的值*/
<td><div align="center"><font size="2"><%=rs("sex")%></font></div></td>
<td><div align="center"><font size="2"><%=rs("birth")%></font></div></td>
<td><div align="center"><font size="2"><%=rs("xl")%></font></div></td>
<td><div align="center"><font size="2"><%=rs("zzmm")%></font></div></td>
<td><div align="center"><font size="2"><%=rs("career")%></font></div></td>
<td><div align="center"><font size="2"><%=rs("class")%></font></div></td>
<td><div align="center"><font size="2"><%=rs("teach")%></font></div></td>
<td><div align="center"><font size="2"><%=rs("date")%></font></div></td>
<td><div align="center"><font size="2"><%=rs("tel")%></font></div></td>
<td><div align="center"><font size="2"><%=rs("add")%></font></div></td> </tr>
<% rs.movenext
Wend
rs.close
conn.close
%>
</table>
3、信息修改
<%
set conn=server.createobject("adodb.connection")
conn.open "DSN=information;UID=;PWD=;"
set rs=server.CreateObject("adodb.recordset")
username=request("name") // 取得name表單的值賦給username
strsql="select * from infor where name='"&username&"'" //建立SQL查詢
rs.open strsql,conn,3,3
%>
<form action="zhuce.asp" method="post">
// 以POST方式將修改的記錄通過zhuce.asp頁面的程序保存到數(shù)據(jù)庫當中
<table width="75%" border="1" align="center" bordercolor="#663399">
<tr>
<td width="18%"><div align="right"><font size="2">姓 名：</font></div></td>
<td width="36%"><font size="2">
<input name="name" type="text" id="name" value="<%=rs.fields("name")%>">
</font></td> //顯示符合查詢條件的數(shù)據(jù)庫當中name字段的值，供修改
<td width="15%"><div align="right"><font size="2">入學時間：</font></div></td>
<td width="31%"><input name="time" type="text" id="time" value="<%=rs.fields("date")%>"></td>
</tr>
<tr>
<td height="20"><div align="right"><font size="2">性 別：</font></div></td>
<td><p>
<label>
<input name="sex" type="radio" value="<%=rs.fields("sex")%>" checked>
男</label>
<label>
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<td><div align="right"><font size="2">政治面貌：</font></div></td>
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<option value="團員">團員</option>
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<option value="其他">其他</option>
關鍵詞：地質檔案；信息技術；檔案管理
地質調查所檔案管理系統(tǒng)的成功開發(fā)與應用離不開大量的地質檔案信息的有效提供，從宏觀角度上來講，地質調查是具有歷史意義的，能夠從勘察結果當中窺探到遠古的風貌又能夠向未來傳遞時代的信息，因此做好地質調查所檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與應用是十分重要的，這樣才能夠真實的記錄與承載歷史。本文就地質調查所檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與應用展開了探討，從地質檔案管理系統(tǒng)的重要性意義著手，分析了地質調查所檔案管理系統(tǒng)的功能需求與總體設計，并對其具體應用中存在的問題進行了分析，同時也提出了相應的解決方案，希望相關的研究結果能夠對地質檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與應用起到積極的促進作用。
1 地質檔案管理系統(tǒng)的重要性意義
1.1 地質檔案系統(tǒng)可以很好地記錄地勘工作的歷史
地質調查所檔案管理部門在進行地質勘探的相關工作時，需要對探測結果以及工作進程進行詳細且細致的記錄，并且要保證所記錄內容的原始性以及真實性，這樣探測結果才能夠真實完整的還原地質風貌，并且為其他相關工作與研究學者提供參考價值。記錄人員將記錄內容錄入到地質檔案系統(tǒng)當中就能夠為日后的資料查閱提供極大的便利。
1.2 地質檔案系統(tǒng)是勘探地質的有利證據(jù)
通過地質檔案系統(tǒng)，管理人員能夠對勘探工作的進展程度進行查看，并且在地質檔案系統(tǒng)的研發(fā)與應用過程當中，能夠從地質檔案的記載中了解到實際勘探中出現(xiàn)的各種問題并設立相應的解決措施程序從而起到完善地質檔案系統(tǒng)的作用，因此可以說明地質檔案系統(tǒng)是勘探地質的有利證據(jù)。
1.3 地質檔案系統(tǒng)的利用可以使管理人員更好地做出正確的決策
地質調查所工作內容的劃分與調動都是靠檔案管理系統(tǒng)的分配來實現(xiàn)的，管理人員通過該系統(tǒng)能夠及時的對工作內容以及人員支配做出正確的決策，極大的促進了勘探工作的順利進行，并使得管理工作更加合理與具有實際效益。在日常的工作當中，管理人員通過查看地質檔案的記錄從而對當前勘探工作與具體人員的操作情況進行科學的分析，并確定當前的勘探工作的開展是否具有實際意義。
2 地質調查所檔案管理系統(tǒng)的功能需求
地質檔案管理系統(tǒng)的運作手段是通過互聯(lián)網平臺進一步展開的，在互聯(lián)網的運作之下，通過相應的開發(fā)平臺以及操作軟件能夠形成隨時對系統(tǒng)進行信息維護以及資料擴充的地質檔案管理系統(tǒng)，在這樣的操作環(huán)境之下，管理人員能夠提升對地質檔案信息的錄入速率，同時還能夠對錄入內容隨時進行規(guī)范與整理，進而滿足工作人員能夠對資料進行快速查閱的基本條件，大大地節(jié)約了工作時間并提升了工作效率。除此之外，地質檔案管理系統(tǒng)還兼容著多款辦公操作軟件，使得資料查閱工作的進行得更加順利，省去了各種操作軟件不斷切換的不便。
3 地質調查所檔案管理系統(tǒng)的總體設計
3.1 系統(tǒng)概述
我國每年都有大量的地質勘探工作在各地展開，因此就大大地加深了地質調查所檔案管理系統(tǒng)的工作難度，盡管摒棄了傳統(tǒng)的人工管理模式，但仍舊有部分工作內容需要人工來完成，因此設計出降低人工使用量、功能更加完善的地質檔案資料管理系統(tǒng)是當前地質資料檔案管理部門的首要任務。
3.2 系統(tǒng)整體結構
本文首先對地質調查所檔案管理系統(tǒng)的意義以及重要性進行了詳細的分析，從中能夠得出地質檔案系統(tǒng)可以很好地記錄地勘工作的歷史、地質檔案系統(tǒng)是勘探地質的有利證據(jù)以及地質檔案系統(tǒng)的利用可以使管理人員更好地做出正確的決策的結論，結合地質調查所檔案管理系統(tǒng)的重要意義與SOA、MVC框架形成了相應的勘探資料信息的共享平臺，基于此能夠實現(xiàn)地質資料檔案資源的共享與重復使用，從而為資源信息平臺的維護也降低了一定的難度，勘探工作的進行效率也有所提升。
3.3 系y的數(shù)據(jù)庫設計
地質調查所檔案管理系統(tǒng)的主要意義在于對地質勘探資料的妥善保存，從而避免因工作量繁多導致的資源使用頻繁的損壞情況的發(fā)生，可以說將資料進行妥善的保存是這一系統(tǒng)的主要運行目的，除此之外，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的設計需要符合系統(tǒng)操作的合理性、運行的穩(wěn)定性，這樣才能夠滿足數(shù)據(jù)操作量宏大的系統(tǒng)的基本需求。
4 地質調查所檔案管理系統(tǒng)存在的問題及解決方案
4.1 地質調查所檔案管理系統(tǒng)的聲像管理較為落后
在進行地質勘探的過程當中，最為重要的工作程序就是對地質檔案進行聲像收集，由于管理部門尚未樹立相應的設備操作應用規(guī)范準則，使得在聲像地質檔案的操作與收集方面，沒有統(tǒng)一的標準，操作人員僅靠平日工作經驗來判斷聲像錄入是否能夠完成勘探資料的系統(tǒng)錄入，這樣既不科學也不合理。
4.2 地質調查所檔案管理系統(tǒng)的管理設備相對落后
就當前我國地質調查所檔案管理系統(tǒng)的管理現(xiàn)狀來看，是無法對資料的存放與地質歷史信息的傳遞起積極的促進作用的，部分地質調查所沒有配備單獨的地質檔案管理場所，這就導致各種類型的地質檔案隨意堆放在一起，在查閱時極不方便，另外也沒有對資料信息進行統(tǒng)一目錄整理，這就為地質研究者帶來了資料參考方面的難度。盡管一些調查所運用了計算機系統(tǒng)對檔案進行錄入與整理，但是相應的操作人員并沒有集中地參加系統(tǒng)使用能力的培訓，導致了系統(tǒng)設備無法得到充分利用的情況出現(xiàn)。
4.3 將信息技術投入到地質檔案管理工作當中
隨著科學技術的快速發(fā)展，各行各業(yè)都將信息技術引入到相關領域當中，并取得了可觀的成效，為了能夠使得地質檔案管理工作的發(fā)展更加順利，因此可以將信息技術投入到地質檔案管理工作當中，在地質調查所設立相應的計算機操作設備之后，能夠極大程度上的避免因工作量繁多人工無法負荷帶來的操作失誤，除此之外，地質檔案還需要管理人員定期進行資料的類別整理與更新內容的補充說明，這樣才能夠保證地質檔案的完善度對科研工作的進行起積極的促進作用。
4.4 對管理人員進行嚴格的培訓，進而加強人員的工作能力
使用地質檔案管理系統(tǒng)之后，操作人員能夠大大地節(jié)省錄入時間從而提升工作效率，而由于地質檔案的資料學術性較強，這就需要操作人員除了要具備系統(tǒng)的操作能力之外，還要掌握一定的地質學知識，這樣能夠在資料的管理上更具有資料的篩選與分類能力，從而實現(xiàn)地質資料的有效傳遞與共享，因此，對管理人員進行嚴格的培訓，進而加強人員的工作能力是極為必要的，這樣能夠保證地質勘探資料的學術參考價值與信息傳遞的意義。
參考文獻
[1]朱鴻，郭佳瑩，張璐.電子信息化對地質檔案管理產生影響及幾點建議[J].吉林地質，2010（4）.
【關鍵詞】移動互聯(lián)網 云計算 檔案管理 智能手機 平板電腦
1 引言
隨著蘋果公司推出的iPhone、iPad，以及Google公司的安卓手機、平板等移動智能設備，人們被其不知不覺帶入了移動互聯(lián)網極其精彩的世界。通過手機、平板的使用，我們都會想到我們檔案管理工作人員的“正事”：從前，我們都是在固定的書桌或電腦旁，盯著看著那些檔案文件，但現(xiàn)在不一樣了，拿著蘋果或安卓的手機與平板電腦，我們可以在任何地點、任何時間進入我們的檔案管理系統(tǒng)，參與檔案的管理與應用。這，正是我們檔案管理人員一直在思考的問題：通過移動互聯(lián)網，對于管理人員如何建立更完善的檔案管理信息系統(tǒng)？而對于檔案使用人員，他們又如何通過手機或平板方便地檢索、使用我們的檔案數(shù)據(jù)庫所有檔案內容？
2 基本概念介紹
2.1 移動互聯(lián)網
移動互聯(lián)網，就是指3G移動通信網絡、設備，和傳統(tǒng)互聯(lián)網有機結合為一體的網絡技術整體，它們的增長速度都是任何專家都未曾預料到的。截至2012年9月底，全球移動互聯(lián)網用戶已達15億。在日本和韓國，已經憑借著出色的業(yè)務吸引力和資費吸引力，移動互聯(lián)網迅速發(fā)展成為當?shù)厣畹囊徊糠帧Ｔ谖覈m然時間不長，但發(fā)展也極其迅速，并已具備一定的規(guī)模。這一歷史上從來沒有過的高速增長現(xiàn)象，反映了人類對移動性和信息的需求，隨著時代與技術的進步而急劇上升，移動互聯(lián)網正逐漸滲透到我們生活、工作的各個領域，讓我們的工作或生活變得更完美。
2.2 云計算
云計算（Cloud Computing）最早是Google提出來的概念，但目前已經成為實實在在的網絡應用理念。云計算，就是把大量的計算任務從用戶終端集中到互聯(lián)網服務器的“云端”，計算任務通過分布式計算、網格計算等技術由多臺網絡服務器共同完成，然后把運算結果通過互聯(lián)網提供給用戶。移動互聯(lián)網和云計算天生就是在一起的，對于一款手機或平板電腦而言，其運算性能畢竟有限，如果完全依靠移動終端的處理能力，在涉及大量的數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)處理時候會顯得無能為力，所以它必須要有云端的支持。目前，我們所熟知的網絡巨頭Google、Baidu、QQ這幾家公司，其主流應用和服務都采用了基于移動互聯(lián)網的云計算技術框架。
3 移動互聯(lián)網時代檔案管理特點
在目前信息時代不斷發(fā)展的階段，利用傳統(tǒng)辦公網絡環(huán)境的檔案管理方式，由于自身空間的局限性，已經無法滿足實時的、迅速的管理要求與查詢需求。針對檔案管理與服務特點，量身打造基于移動互聯(lián)網版本的檔案管理系統(tǒng)，將可以更方便地收集、整理有價值的文件，并隨時隨地提供給用戶進行有效的利用。
首先，移動互聯(lián)網能夠讓管理者與用戶都享受便捷的使用方式。任何級別的管理者或普通用戶，只需通過任何聯(lián)網的移動終端設備輸入用戶名與密碼登陸系統(tǒng)，就可以實現(xiàn)隨時隨地自由管理與調閱檔案資源。對于開放檔案，使用者可以直接進行下載使用，對于受權限控制的檔案，則可以在網上根據(jù)用戶帳號，使用相關電子簽名后，根據(jù)嚴格的管理與使用流程進行處理。目前，通過移動云平臺功能，完全能夠實現(xiàn)手持終端對多種的數(shù)據(jù)庫類型，以及各種不同格式文檔之間的兼容處理，使得WORD、EXCEL、HTML 、PDF、TXT等版式文件以及WMV、MP4、WMA、MPEG等多媒體文件都可以在各種類型終端、包括移動終端上正常處理，無需擔心一直以來所受到的檔案文件格式兼容性問題的困擾。
其次，移動互聯(lián)網所獨有的數(shù)據(jù)推送服務，將把從前由應用者提取才可以調用檔案的操作模式，改變?yōu)榫W絡系統(tǒng)主動向應用者推送系統(tǒng)的推薦信息。除了建立公共信息的推送服務，我們甚至可為用戶開展個人信息定制推送服務。比如，根據(jù)某檔案用戶個體所關注的檔案內容，設置“年度為2012年、包含‘黨代會’” 關鍵字的相關訂閱條件，讓檔案管理內容中出現(xiàn)符合訂閱條件的檔案文件時，檔案管理系統(tǒng)會自動提醒當前檔案使用者有新的訂閱信息出現(xiàn)，并選擇性地將信息主動推送給用戶。主動為用戶推送信息數(shù)據(jù)的全新模式，徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)中用戶被動查詢數(shù)據(jù)的應用模式。
移動互聯(lián)網版本的檔案管理系統(tǒng)，解決了傳統(tǒng)檔案管理的局限性，可以很好地擴大檔案使用過程中原本被限定的有限空間、時間、服務范圍等，提高了檔案利用的效率。
4 移動互聯(lián)網之檔案管理系統(tǒng)面臨的挑戰(zhàn)
誠然，移動互聯(lián)網還是有必須要認識到的缺點：首先是網絡帶寬問題，理論上講在3G時代寬帶似乎不再是問題，但其穩(wěn)定性卻值得我們重視。因為無線移動網絡的數(shù)據(jù)載體不再是有穩(wěn)定連接的有線信號，無線電波因為其覆蓋局限性、易受電磁干擾的特性，移動網絡可用性及信號質量與有線網絡有很大差距。這也正是我們的手機或平板電腦訪問網絡經常不順暢的原因。
另外，還有我們所關心的費用問題。對于WIFI信號我們一般都只需要支付固定月費，在局域網范圍內就可以自由使用。但對于3G網絡，資費并不便宜，尤其是需要多媒體的視頻、音頻等檔案文件的傳輸，用戶將需要為檔案的流量支付較高的費用。對此，我們的檔案管理系統(tǒng)可以從技術角度出發(fā)，對系統(tǒng)架構進行優(yōu)化，例如讓音視頻流媒體服務器上實現(xiàn)多碼流的動態(tài)支持，或者讓我們的移動終端軟件自動根據(jù)實時網絡環(huán)境選擇適配碼流等，都可以在保證最佳的用戶瀏覽體驗下，降低檔案的傳輸成本。
