時間：2022-08-19 20:41:04
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案數字化建設，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
所謂數字化，是指利用計算機信息處理技術，把聲、光、電、磁等信號轉換成數字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉變為數字編碼，用于快速傳輸與準確處理的一種綜合性技術。數字化具有簡單、直觀、速度快等優點。檔案數字化是隨著計算機網絡技術、多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，是指“利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數字信息庫”，它將各種傳統載體的館藏檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式傳輸，并利用計算機系統進行管理，以實現檔案信息快捷利用和共享的目的。經過數字化處理后的檔案能夠通過各種各樣的管理軟件進行規劃與整合，使檔案利用服務方式更加多樣，最大限度的實現了檔案資源的共享。
二、檔案數字化建設的主要內容
從數字化的對象來看，檔案數字化的內容主要包括以下兩個方面：一是對原有館藏紙質檔案進行數字化，即將原有傳統載體的檔案通過掃描、加工和處理，進行數字化轉換；二是對正在形成的電子文件進行及時歸檔與保存，做到電子文檔的齊全完整、真實有效。
從數字化的程度來看，檔案數字化的內容分為以下兩個層次：一是檔案目錄信息的數字化，即建立檔案目錄數據庫，嚴格規范檔案信息的著錄標引，科學選定檔案目錄的數據庫結構；二是檔案全文信息的數字化，即采用掃描錄入的方式將檔案全文按照原貌逐頁存儲為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經 OCR（光學字符技術）識別后采用文本格式存儲檔案內容，輔之以全文檢索數據庫。從數字化的過程來看， 檔案數字化建設應包括數字化檔案的收集整理、存儲保管和查閱利用等方面。我們可以通過文件和檔案一體化的方式，借助計算機技術及相關信息技術完成數字化檔案的收集整理；采用磁盤、光盤等數字存儲設備實現數字化檔案的存儲保管；由計算機及其網絡技術實現數字化檔案的查閱利用。
三、檔案數字化建設的必要性及意義
檔案信息資源作為社會信息資源的重要組成部分，已深入到社會活動的每一個角落，貫穿于人們的日常生活之中。 檔案信息化建設已成為信息時代檔案工作者面臨的重要課題和發展契機。檔案數字化建設作為檔案信息化建設的基礎工程和重要內容，不僅是檔案工作未來發展的主流，更是當下時代特征的重要表現。因此檔案數字化建設對我國檔案事業和社會實踐活動具有如下幾點意義。
（一）檔案數字化建設是信息時展的迫切要求
當今人類社會已邁入了信息時代，計算機網絡技術的迅猛發展和廣泛應用，正深刻地影響著社會的各個領域，改變著人們的生活、工作和學習方式。信息化浪潮的沖擊，同樣也給檔案工作帶來了新的契機，使得檔案數字化逐漸被提上日程。隨著辦公自動化水平的不斷提高，無紙化辦公已成必然趨勢，由此形成了大量的數字化檔案，檔案管理必須從傳統的實體管理向信息化管理方向發展，才能滿足時展的需求。因此，檔案數字化是信息時代的必然產物，檔案數字化管理較之傳統的實體檔案管理，有著無可比擬的先進性和時效性，它將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數字化的形式存儲，以網絡化的方式連接，實現了檔案信息資源的及時利用與共享。
（二）檔案數字化建設是社會發展的實際需要
檔案中包含了大量的數據、資料、圖表、文件等原始憑證，是最真實、最可靠、最具說服力的歷史記錄，同時也是國家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經濟價值。當今社會，機構負責人根據檔案做出重大決策需要迅速、準確，各職能部門工作查考要求快速、及時，社會廣大公眾對檔案信息需要量正不斷增加，人們已越來越多地關注檔案信息獲取的時效性和便捷性。而數字化檔案相比傳統檔案載體來說，既方便獲取，又不會對檔案原件造成損壞。因此，檔案部門只有盡快改變傳統的管理、檢索和提供利用方式，不斷加快檔案數字化建設，才能及時、準確地為社會各界提供利用，進一步實現檔案信息資源的社會共享。
（三）檔案數字化建設是檔案管理發展的必然趨勢
這是由數字檔案本身的特點所決定的。傳統的紙質檔案載體容量非常有限，而且成本偏高，而數字檔案的載體容量很大，可以節約大量成本和檔案保存空間；紙質檔案一旦遭到破壞，很難得以恢復，而數字檔案具有容易備份的特點， 可以通過保留多份備份文件來避免檔案受損；在利用紙質檔案時，我們通常要翻閱幾十卷、甚至幾百卷的檔案，工作十分繁復，而數字檔案在利用過程中，只需利用計算機，就可以在幾分鐘內檢索到所需內容，十分方便；紙質檔案只能描述二維的歷史記錄，無法滿足人們在建筑設計、科研等方面的需求，而數字檔案卻可以利用計算機等先進的工具達到多維的記錄要求。
（四）檔案數字化建設是開發和利用檔案信息資源的基礎
Abstract: The rapid development of information technology and promote the use of the information industry in the national economy the most dynamic growth sectors and an important pillar industries, but also to the ever-changing information technology brings a new urban construction archives research topics - Urban construction of digital files.
Keywords: urban construction archives; digitization; construction; Information; explore
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
隨著信息化水平的不斷提高，如何改變傳統的城建檔案利用方式，把城建檔案實體的信息以數字化形式通過計算機網絡提供使用，成為應對信息化挑戰的必然舉措。由此，傳統城建檔案館數字化建設的問題引起了人們的關注，并且我省一些城建檔案館已經開始對此投資建設。
城建檔案是城市規劃和建設管理的重要信息資源，數字化建設已經成為城建檔案事業科學發展的必然趨勢。近年來，我們在政府的號召和陜西省城建檔案工作辦公室的引領下，對數字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數字化建設也給城建檔案工作帶來了極大的方便。首先，我們充分認識到城建檔案數字化建設的緊迫性1、城建檔案數字化，可改善城建檔案管理工作。只有實現城建檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使城建檔案管理部門從封閉走向開放，從城建檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現城建檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。 2、形勢發展的需求 。21世紀是信息化的時代，數字城建檔案館是數字陜西的重要組成部分。所以，要建設數字城市，首先要建設數字城建檔案館。城建檔案載體的更新換代迫切要求城建檔案館數字化。城建檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給城建檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是城建檔案館的數字化。
隨著城市建設的飛速發展和國家住房制度改革的不斷深入，城建檔案數量也隨之大量增加，傳統的以 手工處理為主的管理方式愈來愈暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯率較 高、缺乏透明度等問題，已不能適應新形勢的要求。目前，城建檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
二、城建檔案數字化建設的內容 1、推進城建檔案數字化，必須提高城建檔案標準化、規范化水平 。目前，城建檔案信息數字化的現狀是城建檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多、亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是城建檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個城建檔案信息管理。城建檔案信息自動化的內涵包括城建檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是城建檔案業務要規范，城建檔案標準要建立健全和真正實施。城建檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進城建檔案數字化建設，必須抓好城建檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。 2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平 檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。 3、有重點地抓好數據庫建設 目前，我們咸陽市城建檔案數字化系統從總體上看仍處于由文字處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對城建檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為城建建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各建設單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。 三、檔案數字化建設的步驟 1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從2008年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2012年12月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保城建檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。從實踐看，城建檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。利用者對我館的數字化建設十分滿意。 2、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位逐步實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交城建檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。 4、加強信息化基礎設施建設。2010年11月份，我市城建檔案館通過政府招標集中采購方式，購買了長翼建設項目電子檔案管理軟件1套，2U高密度機架式服務器1臺，IT-SCAN掃描儀1臺。進一步加強城建檔案掃描設備、計算機軟硬件、網絡網站等信息化基礎設施的建設。利用計算機管理軟件輔助完成各類城建檔案的收集、整理、立卷、保管和檢索利用。積極創建各類專題信息數據庫和館藏檔案目錄數據庫。逐步推進城建檔案信息化，以電子檔案接收為突破口。加強對電子檔案制作、接收、保存的指導和監督，保證電子檔案的真實性、有效性、完整性以及長期可讀。在此基礎上，加強電子檔案和重要城建檔案異地備份工作的研究，積極、穩妥、有序地開展異地備份工作。
5、積極整合各類資源。全省各地市城建檔案主管部門將充分利用城建檔案管理機構在檔案信息資源、技術設備等方面的優勢，依托各地市城建檔案館和建設信息中心，實行“一個機構、兩塊牌子”的運行模式，把城建檔案信息化建設和電子政務信息建設有機結合，實現資源共享。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外，隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。 城建檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，也是21世紀城建檔案發展的方向。不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。
參考文獻：
1、《中國檔案管理精覽》陳兆祦主編1997年版；
1 當前檔案數字化建設的重要意義
1.1 宣傳教育的重要載體
檔案管理資料，主要來源于教學、科研、管理及服務等工作，人們可以通過這些檔案資料及信息，進而了解整個的發展情況，是全面展示教育教學成果的第一手資料，也是向開展各種宣傳教育活動的重要載體和內容。
1.2 領導決策的參考依據
我們清楚，完整的檔案資料，可以為領導決策提供參考。一是在檔案數字化建設實踐中，由于領導在工作中往往需要了解掌握的具體情況，而檔案數字化建設則可以提供準確的數據信息。二是如果領導需要了解學生的學習情況、學習動態等，也可通過參考檔案資料來獲取相應的信息。三是新上任的領導則都可通過查閱檔案資料，很快熟悉的基本情況，進而為工作的開展奠定基礎。此外，還可以針對管理制度存在的問題與不足，提出相應的對策建議，不斷優化檔案數字化建設與資源配置。
1.3 文化建設的客觀要求
檔案作為文化建設的歷史和記憶，必然成為了傳承歷史文化的重要載體之一。作為日常管理的重要組成部分，檔案數字化建設不僅是展示文化建設的重要窗口，而且也是知識、信息和技術的集散中樞。所以，檔案數字化建設和資源配置的優化，對于建設文化具有重要的意義和價值。
2 檔案數字化建設存在的問題
2.1 管理意識較為淡薄
由于在思想認識方面，一些領導對檔案數字化建設與資源配置工作不夠重視，檔案數字化建設人員也沒有認識到它的重要意義。他們總認為，檔案數字化建設工作不夠重要，普遍缺乏整理、搜集和研究檔案工作的積極性，更不重視檔案數字化建設的優化工作。這種觀念是非常錯誤的。這是因為，檔案數字化建設作為其內部的管理機構之一，也是完整保存有關資料的重要載體，更是各項工作及成果的全面體現，故我們必須切實提高思想認識，應當加強檔案數字化建設與資源配置的優化。
2.2 體制、機制不夠健全
一直以來，由于受過去傳統落后體制機制的影響制約，一些檔案數字化建設的思想、觀念意識較為薄弱，因而體制機制相對不夠健全、完善。當前，很多還沒有把檔案數字化建設工作作為基礎性工作來抓，相應的收集、管理等制度也不夠健全完善，必然導致了出現檔案資料殘缺不全、管理較為混亂的不良局面。比如，在一些重要檔案存在斷檔、缺檔，甚至沒有等現象，而且檔案資料存放混亂，根本談不上系統性、完整性和準確性了，大大降低了檔案資料的利用率。
2.3 管理人員素質不高
當前，一些的檔案數字化建設人員多為兼職，加之整體素質不高，不僅沒有系統、專業的檔案數字化建設知識，也沒有計算機、網絡和信息等方面的知識。一般情況下，他們往往只是做好檔案資料的登記、搜集、整理、歸檔和保管等基礎性的日常工作。但卻不能很好地適應需要一定技術要求和水平的檔案信息化管理工作。所以，檔案數字化建設人員的整體素質和業務水平已越來越不能滿足檔案現代化、信息化管理的根本要求了。
2.4檔案結構不盡合理
從很多的實際來看，其檔案數字化建設的結構不盡合理。諸如文書檔案資料所占的比重比較大，而一些以教育教學業務為主的特色檔案資料相對比較少，有待進一步完善。而以檔案數字化建設的載體而言，紙質檔案資料比較多，其他形式如電子檔案資料的種類、數量相對很少。目前，從檔案數字化建設信息化發展的趨勢來看，檔案數字化建設的結構已經不能很好地適應經濟社會發展的現實需要。
3 檔案數字化建設中資源優化與配置的探討
3.1 健全檔案管理制度
我們必須進一步健全完善優化檔案數字化建設與資源配置的體制機制。通常情況下，檔案數字化建設的具體工作主要包括檔案資料的收集、整理、鑒定、分類、保管、檢索、研究、統計以及利用等方面。面對如此眾多的流程和環節，如果不研究制定出科學合理的規章制度來進行管理與規范，那么就會不利于檔案數字化建設工作開展。可見，為有序開展檔案數字化建設工作，我們就必須健全完善一整套科學有效的管理體制機制，這是做好新形勢下檔案數字化建設工作的前提和基礎。
3.2 優化檔案管理結構
一方面要求應高度重視收集、整理與歸檔那些具有歷史意義的檔案資料。因為這些檔案資料本身就是以文字的形式，直接記錄著的重要活動、重大事件的，故對于優化檔案數字化建設的結構具有十分重要的意義和作用。然而，這些資料往往較為分散、零碎，很難收集、整理和歸檔，因而比較容易被人們忽視。
3.3 開發利用檔案資源
只有讓檔案信息和資源得到充分開發與利用，檔案數字化建設與優化才有其存在的意義和價值，加強檔案數字化建設工作才具有其意義與作用。在開發利用檔案資料時，有關人員應當做到以下幾個方面：一是檔案數字化建設人員要積極服務于領導的決策，并結合工作的需要提供及時、準確和完整的檔案資料，為發展服務，實現檔案數字化建設的價值。二是扎實做好宣傳工作，大力提高檔案資料的利用率。三是更新檔案數字化建設理念，讓更多的人們正確認識檔案數字化建設與優化的意義和價值，不斷提高利用檔案資料的機率。
4 結語
總之，優化的檔案數字化建設和資源配置，具有極為重要的現實意義。因此，我們必須結合實際，積極采取有效的對策措施，全面優化檔案數字化建設與資源配置，促進全面快速健康發展。
參考文獻
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檔案作為對人類社會實踐活動中形成的具有保存價值的并以各種載體形式呈現出來的文件，只有將其重要作用得以在現代化建設中得到出來，那么檔案和檔案建設工作才有其現實的價值和意義。長期以來我國的檔案管理工作都對其利用價值不重視，以致于檔案工作處于封閉的狀態，所以在當前信息化時代，需要充分的將檔案信息資料變為有用的信息，加快檔案數字化建設工作的進程，從而使檔案信息資源更好的為現代化建設服務。
1 檔案數字化的發展概述
1.1 檔案數字化的概念
在各種高新技術支撐下，把各種載體的檔案資源轉化為檔案信息，利用數字化形式進行存儲，同時以網絡化的形式互相聯結，在計算機系統的管理下形式一個有序的檔案信息庫，能夠提供利用，使信息資源實現共享。長期以來在我國的檔案管理都是以紙質、膠片和底片等載體形式來進行的，而且在目前部分檔案館中保存的檔案信息形態還是如此，這對于當前信息化時代的社會，具有較大的適應性，使檔案的經濟價值和社會價值無法有效的發揮出來，所以檔案數字化建設具在必要性和緊迫性，是實現檔案現代化管理和利用的重要保證。
1.2 檔案數字化的發展的主要內容
檔案數字化的發展的主要內容：檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫；載體檔案的數字化，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫；檔案專題信息的采集與建庫。
1.3 檔案數字化的發展的作用
近年來，我國加牧了檔案信息化建設的步伐，而檔案信息化建設其中最為重要的內容即是檔案數字化。這對于保護檔案原件有著極其重要的作用，檔案數字化有效的保護了檔案原件，數字化的原件副本代替原件進行使用，而且利用縮微膠片實現了檔案信息的永久保存，即使在天災人禍情況下也不會發生毀滅性破壞，而且還可以對模糊及殘缺的檔案信息進行有效的修復，確保其使用價值。
檔案數字化后，使檔案的利用方式發生了較大的為化，在檔案利用上不再受到數量、時間和空間的限制，一份檔案可以同時提供多人進行共享使用，而且通過局域網和互聯網有效的實現了檔案的異地利用，使檔案的利用空間得到拓展，同時在檔案使用過程中，人們不必再受檔案館開關館時間的限制，通過計算機網絡人們隨時可以對自己需要的檔案信息進行利用。
檔案數字化的實現有效的改變了目前各檔案網站信息資源匱乏的問題，增加了信息加工的深度，使指引性信息和實質性信息增多。所以加快檔案數字化建設的進程，這勢必會加快我國檔案行業的發展速度，使傳統檔案盡快向數字檔案轉化。
2 我國檔案數字化建設過程中存在的問題
目前在我國檔案數字化建設過程中還存在著很多的問題，不僅沒有統一的檔案信息管理標準，而且標準管理工作還較為滯后，存在名目繁多的系統，從而使整體水平難以有效的發揮出來。同時當前很大一部分檔案管理人員都是老同志，這部分人員年齡較大，對于現代化的先進技術和新事物接受能力較慢，思想觀念較為保守，認識不到檔案數字化的重要性，對數字化專業知識缺乏，這在很大程度上限制了檔案數字化建設的速度的提高。
在數字化建設過程中，由于受到經濟基礎和物質條件的制約，各單位在實施過程中整體水平存在著明顯的差異，這主要體現在系統的規劃、建設、運行維護和管理等方面。與此同時，各單位在信息共享方面落實不到位，效率低下，甚至不能實現信息共享，這就形成了信息孤島現象，信息傳達不到位或者根部沒有收到相關信息。在數據庫建設過程中，由于檔案數字化系統仍處于由文件管理向數字管理系統的過渡性階段，數據庫建設水平仍有待提高。可以看出，檔案數字化在實踐過程中存在的相關問題，將會影響其發展和提高，因此，需要進一步提高檔案信息管理的數字化和信息化。目前，由于缺乏對檔案信息化和數字化的整體規劃，檔案管理信息系統效率較低，這嚴重阻礙了信息系統功能和效用的發揮，息化和數字化對檔案信息的支撐作用有限，無法實現檔案的科學管理，部分檔案信息系統由于缺乏規范化和標準化的管理和維護，系統時常出現宕機現象，這在一定程度上也限制了檔案數字化建設步伐。
3 加快我國檔案數字化建設的發展策略
通過檔案數字化建設，建立檔案管理信息系統，能夠讓廣大民眾能夠方便地獲取實時檔案信息，為各方檔案信息的需求者提供網絡平臺，實現快捷、高效的檔案管理模式。然而我國檔案數字化建設還處于信息化建設的初步階段，檔案數字化過程中還有不少的問題，這些問題的存在和變化制約著我國檔案的信息化進程。因此，推進檔案數字化，必須提高檔案信息管理的標準化和規范化水平，包括檔案業務管理的規范性，建立健全檔案標準實施規范，積極推進檔案數字化建設，抓好檔案標準化、規范化發展。同時要注重檔案信息系統的整體效果，利用網絡進行信息溝通和交流，充分檔案信息系統的優勢，高檔案管理系統的綜合能力鼓勵和支持先進單位提高裝備水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗。
此外，要重視檔案信息管理的數據庫建設。就目前我國檔案管理的信息化狀況來看，仍處于由文件管理向數據管理系統的過渡階段，檔案信息的數據庫建設是指利用信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，面向應用，把利用頻率和使用效率結合起來，把綜合數據庫的完善和提高與各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，使自動化效率大大提高。
加強對檔案信息化和數字化進行整體規劃，對檔案的標準化和信息化進行統一管理，統一系統接口，使檔案數字化建設有章可循，穩步推進，形成統一有序的管理系統，從而提高系統的管理水平，提高系統的利用率，大力推動檔案的數字化進程和發展。
關鍵詞 醫院；數字化；檔案建設
中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2016）172-0099-01
在醫院的建設管理中，檔案建設具有很重要的作用，特別是在當前的數字化環境中，強化醫院檔案的數字化建設更是意義顯著。相對傳統的醫院檔案建設，數字化檔案本身有很多的優勢，比如檔案的存儲量很大、檢索很方便等，所以目前我國已經有很多醫院開始重視并實施醫院數字化檔案建設。但受多種因素的影響，現階段的醫院數字化檔案建設水平還不是很高，建設中還存在一些問題，為此應該加強對這些問題的研究，以此提升醫院數字化檔案建設水平，進而更好的服務于醫療事業。
1 醫院數字化檔案的內涵
醫院數字化檔案就是把紙張、錄像帶等這些檔案資料通過掃描、轉化等轉化成聲音或者圖片文件等，這些轉化生產的文件就屬于數字化檔案。借助文字識別技術和存儲技術，把圖片與文件等存儲在光盤中，然后通過存貯介質實現文件管理。現代化醫院建設中為提升檔案管理效率，就開始采用數字化檔案建設，以此實現檔案的高效管理。比如醫院可以通過很多查詢手段，快速的進行檔案資料的檢索，然后把數字化檔案資料在醫院相關網絡中，在新的檔案資料管理技術下使用數字化檔案管理對檔案信息進行合理的管理，進而為醫院的醫療事業高效開展奠定良好基礎。總而言之，醫院數字化檔案就是以數據庫和計算機技術為基礎，建設的新型檔案資料形式，用電子存取的方式進行檔案資料的數字化管理、存儲及加工。現代化數字技術在醫院檔案管理中的運用是將檔案資料作為中心，對檔案資料進行處理，實現檔案的高效管理。
2 醫院數字化檔案建設中存在的問題
1）基礎建設不完善。在現代醫院的檔案管理中，檔案對醫院工作的順利開展有很大的影響，檔案不僅記載著醫院的最初建檔資料，最重要的是檔案還能為醫療服務提供基礎依據。但是，目前在很多醫療機構中，多數醫院都將建設重點放在了醫療設備更新上，很少去關注檔案數字化建設，忽略了對數字化檔案的基礎建設及技術力量的更新，進而使得數字化檔案建設的基礎設施不完善，最終影響了醫院數字化檔案建設的順利實施。
2）計算機網絡的安全問題。數字化檔案建設需要計算機技術的支持，但因計算機本身的安全性問題比較嚴重，所以造成醫院數字化檔案建設中也存在嚴重的計算機網絡安全問題。近年來，雖然計算機信息技術在不斷的發展，但與此同時造成的威脅也越來越多，如果計算機中病毒，就會給醫院的整體網絡造成嚴重的后果，最終必然會影響數字化檔案的安全性。可見，盡管醫院數字化檔案具備存儲空間小、傳閱速度快等特征，但相對傳統醫院檔案管理模式，在網絡環境下數字化檔案自身的危險性因素也是不能忽視的。醫院數字化檔案的穩定性比較差，對計算機及相關硬件的要求都比較高，若硬件或軟件不符合規定要求就會給不法分子留下漏洞，進而惡意攻擊醫院網絡系統，進一步使檔案的安全性下降，最終影響醫院數字化檔案建設的效果。
3）數字化檔案建設資金投入力度不足。在醫院數字化檔案建設中，需要投入大量很多的資金，以此保障數字化檔案建設的順利進行。數字化檔案建設中的資金投入應該重點放在硬件購置和軟件開發上，還應該做好相關工作人員的技能培訓。另外，在醫院的數字化檔案建設中，系統的維護也需要很多的資金。但是，現在很多醫院的財務預算都不是很充足，很多資金都是用在提高醫療水平方面，需投入比如購置先進的醫療設備，還有一些是用在醫護人員的培養上，所以導致醫院數字化檔案建設的資金不充足。
3 提升醫院數字化檔案建設水平的措施
1）建立完善的基礎設施。第一，強化醫院檔案室內基礎設施建設，應該購置配套基礎設施，比如檔案柜、計算機、打印機等設備，還要配置和數字化檔案相關的系統軟件，以此逐漸將傳統檔案轉化成電子文件，與此同時還應該強化檔案系統的存儲和處理數據功能。第二，建立數字化平臺，創造優良的數字化環境，進而為數字化檔案建設提供基礎平臺保障。醫院數字化檔案建設的綜合性比較高，開發軟件、管理檔案等都是數字化檔案建設中的關鍵，因此在建立數字化平臺時，應該強化對軟件開發和硬件采購的重視，選擇安全性能高的軟件及硬件設施，構建安全的檔案存儲環境。第三，建立醫院自身局域網平臺，和醫院的護理、人事及醫務等部門做好銜接，以此實現動態銜接，還可配合相關資源人員進行共同開發，以此實現資源共享的目的，最終建立互利性高的醫院數字化檔案管理室。
2）提高數字化檔案安全性。在醫院的數字化檔案建設中還必須增強檔案信息的安全性，以此保障醫院數字化檔案建設的效果。在提升醫院數字化檔案安全性時，可以使用信息加密技術以及防火墻技術等實現醫院數字化檔案的安全保護。現階段，在醫院的計算機網絡安全管理中，防火墻和信息加密技術的應用效果還是比較顯著的。在信息加密及防火墻等技術的保護下，能有效實現數字化檔案的備份管理，防止數據庫內檔案信息被破壞，即便檔案受到破壞也能得到恢復，最大程度提升檔案的安全性。
3）加大檔案建設資金投入力度。醫院的日常經營中會產生很多類型的檔案，這些檔案都是后期醫療服務工作順利進行的依據，所以應該加強對這部分工作的重視。隨著現代社會信息技術水平的提高，醫院的數字化檔案建設數量和規模都在擴大，在數字化檔案建設中需要很多的資金支持，為保證整個醫院數字化檔案建設效果，必須加大資金投入力度，為數字化檔案建設提供基礎資金保障，通過強化軟件和硬件建設，促使醫院數字化檔案建設得以有效發展。
4）提高數字化檔案建設人才素質。為提升數字化檔案建設取的效果，重點還應該提升醫院數字化檔案建設人才素質，保證數字化檔案建設更規范。也就是說在醫院數字化檔案中，不僅要保證軟件和硬件設施符合條件，還必然強化對數字化檔案建設人才的培養，定期進行數字化檔案建設人才的培訓，在確保其能掌握基礎理論知識的基礎上，還要提升其計算機系統操作能力，最終為醫院數字化檔案建設提供重要的人才保障。
4 結論
總而言之，醫院數字化檔案建設是現代醫療事業發展的必然結果，而且數字化檔案建設對醫院整體檔案管理水平的提高具有重要的推動作用，因此要求相關從業人員必然在明確醫院數字化檔案的基礎上認真分析數字化檔案建設中存在的問題，然后針對具體的問題制定對應的解決措施，只有這樣才能保障醫院數字化檔案建設水平得到有效提升，進而推動我國醫院檔案管理的更好發展。
參考文獻
[1]陸偉華.醫院數字化檔案建設面臨的困境及消解方法分析[J].管理觀察，2016（7）：190-192.
【關鍵詞】信息化環境;文化藝術檔案;數字化建設
伴隨著我國經濟與科技的不斷發展，當前在眾多領域都已實現了信息化數字化的建設，而在文化藝術檔案的管理工作中，更需要建設檔案管理的數字化，才能有效延長藝術檔案的使用壽命，從整體上提高檔案管理水平與應用水平。
1文化藝術檔案數字化建設簡述
文化藝術檔案是為了建設文化文明社會而開展的各種文化藝術活動的見證，屬于我國民族文化組成的一部分，其中包含了戲劇、舞蹈、音樂、美術等等，無論是何種藝術形式，都有非常重要的欣賞價值與收藏意義，而文化藝術檔案就是將涉及其中的文字、錄音、實物和照片等收集起來，進行統一管理，為后人留下更多豐富的文化遺產，共建文明社會［1］。實現文化藝術檔案的數字化建設目標，就要求與當前計算機技術、數字攝影技術、多媒體技術、數據庫技術、掃描技術以及存儲技術結合起來，將這些信息轉化為數字化的檔案儲存模式，再與網絡化連接，采用計算機系統進行統一的管理，形成信息庫，其資源供社會享用。積極建設數字化文化藝術檔案，在當代具有重要的現實意義。首先，能夠有效提高藝術檔案利用率，將其記錄并保存形成全新的文化藝術不動產，并在虛擬的環境下進行展示和傳播，進一步實現文化資源的整合以及最大化的共享，結合當今網絡傳播面廣、快速便捷的特點，人們的精神文化需求才能得到進一步滿足。其次，能夠保證一些悠久藝術檔案良好保存的目的，其中涉及到的保存方式有文字、影像、數字化等等，這些都是非常有效的保護措施，不會因為實體檔案文件的損壞而失去利用價值。再者，還能有效規避安全風險。一些異地保存的藝術檔案數字化副本，就很大程度上實現了檔案資料的安全，預防因為人為因素、自然因素而導致損壞。目前，非永久保管的藝術檔案日益增多，在建設數字化管理的工作中制作數字化母本加以保管，很大程度上環節了空間的保管壓力，對于檔案的移交工作等都有便捷化作用［2］。
2信息化環境背景下的文化藝術檔案數字化建設措施
2.1前期準備工作
準備工作是創建文化藝術檔案數字化的前提，工作人員首先要遵循與數字化要求的基本原則，對文化藝術檔案可行性進行分類，確定具體的周期與范圍，并由此擬定相關的物力和人力投入方案。其次，要針對實物性的藝術檔案做好篩選工作，比如材料的大小、規格，影像的清晰程度、具體數量，以及資料的易破損程度，都要進行詳細的清點和登記。再者是對進行數字化的材料做好已數字化和物理存儲的說明與標注，明確具體的來源信息。還有就是做好批量材料的存取以及復位工作，進一步保障材料的安全。最后是要確定儲存的計算機硬盤容量和內存情況是否符合存儲的要求。
2.2采集處理工作
藝術檔案的實物要轉變為數字化的方式進行傳播與儲存，那么采集與處理工作就非常重要。在進行采集時，工作人員要積極采用掃描等技術手段，確保不同規格的材料達到同樣的字體大小、字跡風格、清晰程度，盡可能恢復母本的原始性，又要適度參考當下應用的便捷性原則確保使用效果。同時還要做好糾偏、防污、壓縮等處理。
2.3數據處理工作
這是文化藝術檔案數字化處理后進行的工作，對錄入數據庫的內容進行核對與排序，提高后續管理工作和檢索工作的便捷性。針對已經錄入的數據信息要進行全面的檢查，確保錄入的準確性與完整性，有卷件標題的要確保其相符，分類正確，核對標明數據與內容的一致性，避免有遺漏的情況發生，并及時發現錯誤進行改正。必要情況下還要及時參照母本的內容進行驗收，提高文化藝術檔案的真實與可靠性。
2.4建立藝術檔案數據庫
作為藝術檔案信息數據儲存介質、信息對象、管理系統的整合體，數據庫包含了軟件、數據管理員等，在形式上可以將其分為關系式數據庫、非關系式數據庫以及數據庫技術結合，屬于一項應用較廣的數據庫建設技術之一。主要通過數據模型為中心，融合相關的數字、圖片、文字、字符、視頻和聲音等等，具備了數據量大、類型種類多、處理統一方便的優勢，在應用和繼續開發的過程中還有很大的使用價值。藝術檔案數據庫中需要借助C/S和B/S相互結合的方式開發，與主流服務設置形成無縫的集成，使其達到良好的控制管理效果。其中的C/S程度能夠協助前期紙質檔案信息、自動入庫的管理，解決一些具備歷史信息紙質檔案資料管理工作中存在的問題，而B/S模式則為訪問檔案的人提供身份認證等信息檢查，更方便地完成后續的瀏覽操作。
2.5數據備份處理
在經過驗收后，合格的檔案數據錄入數據庫以后要進行備份，一方面確保數據信息的安全，另一方面也彌補一些部門硬件配置不均衡完善的缺陷，數據備份很有必要。其中使用到的光盤通過存放數據要求和格式的分類，分為了只讀光盤，如DVD、VCD等等，在進行儲存的過程中，工作人員要充分考慮到文本的具體內容和所需要的容量，進而選擇合適的光盤，備份完成以后要及時讀盤，以確保備份的完整度［3］。
2.6共享管理系統
共享管理系統的建立主要特點是分級，屬于對于藝術檔案數字化建設管理工作中的內部權限控制范疇，用來識別訪問者具體的身份，并分配范圍權限內的瀏覽對象。其中重要的作用是安全保障，這就涉及到安全保障系統，用以確保文化藝術檔案管理系統能夠正常合理使用，并符合相關的操作規范［4］。在進行具體操作時，系統會自動記錄操作過程，防止出現違規、惡意攻擊或盜取的情況發生，進一步加強了文化藝術檔案信息系統建設的安全保障，也為后續維護工作的連續性打下良好的基礎［5］。
3結語
總之，文化藝術檔案的數字化建設工作任重道遠，其包含了網絡技術、計算機技術、多媒體技術等在內的諸多技術性要求，又在科技迅速發展的背景下為其提供了更大的便捷性與安全性，那么工作人員就必須加大對文化藝術檔案管理工作的重視，充分利用科技信息的發展帶來的福利，讓數字化檔案建設工作在保存、利用、傳播文化藝術檔案的工作中發揮更大的作用，此外還要建立健全相關的數字化管理和實體管理機制，讓文化藝術檔案得到更好的保存與傳播，促進我國精神文明的進一步發展。
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2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數字化檔案館的建設。由此，傳統檔案館數字化建設的問題引起了人們的關注，并且有一些檔案館已經開始對此投資建設。我們認為，傳統檔案館的數字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環節進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規劃和解決好檔案館的數字化之路，為今后的數字化檔案館進而是數字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。近年來，我們臨海市檔案部門在數字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數字化建設也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性
1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
2、形勢發展的需求
21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者
二、檔案數字化建設的內容
1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平
檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
3、有重點地抓好數據庫建設
目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
三、檔案數字化建設的步驟
1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。
參考資料
1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期
關鍵詞：國土資源檔案，數字化建設，對策
國土資源檔案是國土資源管理部門在各項工作活動中直接形成的、具有保存價值的經過整理歸檔的文字、圖表 、聲像 、實物 、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。隨著社會主義市場經濟的發展，國土資源管理部門面臨著新的形勢和要求，如何科學地管理好國有土地，提高國土資源管理的效率和水平，充分、合理地利用好有限的國土資源，已成為急需解決的問題。國土資源檔案管理工作必須緊跟國家檔案信息化建設的步伐，積極加快國土資源檔案數字化進程，才能更好地適應經濟和社會發展的需要，更好發揮國土資源檔案在經濟建設和社會各項事業建設中的作用。
一、國土資源檔案數字化的涵義及其意義
國土資源檔案數字化是指利用計算機、掃描儀、圖像處理技術等現代化信息技術將傳統介質的國土資源檔案，進行數字化處理，進而形成數字檔案信息資源的過程。國土資源檔案是國家檔案的重要組成部分，也是國土資源管理工作不可或缺的有機組成部分，它對依法管地、合理開發用地、解決土地糾紛、農村土地承包、制定土地利用總體規劃及繳納土地租金、征繳國有土地使用稅等很多方面都起到了很重要的作用。隨著新的土地管理法的正式實施，國土資源管理制度和方式都發生了很大的變化，耕地保護、土地用途管制、國土資源執法、礦產管理等管理職能都得到了增強，基本農田保護、土地開發整理、用地報批、征地實施等各項具體工作都有了新的政策、法規和程序,由此形成的國土資源檔案數量也日益增多。
雖然現存的具體國土資源檔案多數是以紙張為載體的紙質檔案，但隨著電子計算機的廣泛應用和辦公自動化的逐步普及，近年來產生了越來越多的涉及國土資源管理的電子文件和電子檔案，從而出現檔案的載體從以傳統紙質為主，發展到紙質載體、磁性載體、光介質載體和其它各類實物載體多元化并存的局面。如何管好用好這些內容豐富、數量龐大的國土資源檔案已成為當前檔案管理工作的一個急需解決的問題。目前比較普遍的看法是將傳統國土資源檔案進行數字化處理，建立電子文件數據庫和電子影像檔案數據庫，并通過信息系統加工和計算機網絡傳輸，實現國土資源檔案的合理存儲與有效開發利用，實現國土資源檔案的社會共享。實踐表明，只有通過檔案信息化，才能更好地實現信息資源共享，才能有效提高檔案信息的利用率，才能更加準確、快捷、方便地提供利用，提高經濟效益和社會效益。
二、加速國土資源檔案數字化建設的對策
（一）加速傳統載體國土資源檔案的數字化步伐
傳統載體國土資源檔案的數字化是實現國土資源檔案信息化管理的基礎。目前檔案數字化的方式主要有數據錄入、檔案掃描、視頻與音頻轉換、光學字符識別轉換等方式。為了加快數字化步伐，國土資源管理部門應該增加經費投入，購置數字化建設必需的設備，為數字化建設提供堅實的物質基礎。
實現館藏檔案數字化一般需要分兩步進行：第一步是建設檔案目錄數據庫；第二步是檔案內容的數字化。
建設檔案目錄數據庫是實現館藏檔案數字化的基礎，就是對檔案進行主題詞、分類號等標引項的錄入，形成機讀目錄。機讀目錄相對于傳統的簿冊式、卡片式等手工檢索工具來說是一種很大的進步，可以根據利用者的需求，按館藏檔案的主題類別、形成者，形成時間等重要特征分別歸類，便于利用者通過計算機快捷、準確地查找到所需的檔案。免費論文，對策。
檔案摘要，在一定權限范圍內實現檔案資源的復制、編輯等。
由于館藏檔案往往數量龐大，所以館藏檔案數字化往往需要分步進行。筆者認為，應該認真分析館藏情況，根據國土資源檔案價值和實際利用工作的需要，具體確定館藏檔案內容數字化的范圍與內容。應重點考慮以下三個因素：
1、利用因素。首先應選擇社會利用面廣，使用頻率高的檔案內容進行數字化，盡快滿足社會利用者對這些檔案信息的需求。
2、價值因素。可考慮優先將有較高價值的檔案信息數字化。免費論文，對策。所謂較高價值：一是指具有長遠利用價值的檔案信息；二是指具有歷史價值和文物價值的珍貴原始資料；三是指具有證據價值和情報價值的檔案信息。
3、搶救因素。某些傳統介質檔案因年代久遠或保存環境條件差，致使檔案瀕臨損毀，需盡快實現數字化，使之得到搶救性保護。
4、特色因素。即注重選擇本地區、本系統有特色的檔案優先進行數字化。在人、財、物力限制較多的情況下尤其要考慮這一因素。一般情況下這些特色檔案是其他檔案部門所沒有的, 它可以體現本檔案部門的特色價值。免費論文，對策。
（二）加速國土資源檔案數字化的標準建設
標準化是實現檔案工作現代化的基礎，假如沒有統一的標準作為依據，各單位、各部門各自為政、各行其是，必然會出現互不統一，互不協調，互不銜接的混亂狀況，其結果必將是難以實現檔案信息資源的有效共享。因此，規范統一的數據庫形式是檔案數字化建設取得成功的生命所在。實施國土資源檔案管理工作的標準化就是要科學地制訂各項標準，使國土資源檔案工作逐步走向規范化。當前，特別要規范數字化加工的過程管理，在掃描、圖像處理數據錄入、圖文編輯等工作流程中，必須嚴格按照標準進行。國土資源檔案往往具有成套性、動態性和綜合性的特點，更要強調標準化。為了實現國土資源檔案信息數據的有效共享，就必須按照檔案數據的有關標準要求，規范制作檔案數據。一般檔案數據制作起碼要做到三個統一：統一著錄項目、統一著錄格式和統一檢索語言。同時，還要注意數據的準確性、完整性、可靠性和實用性。只有這樣，才能為國土資源檔案信息資源共享打好堅實的基礎。免費論文，對策。
（三）加速國土資源檔案信息化人才隊伍建設
人才是保證檔案信息化建設取得成效并持續發展的關鍵，因此必須十分重視國土資源檔案信息化專門人才的培養，以滿足國土資源檔案信息化建設的人才需求。免費論文，對策。
檔案信息化將使檔案部門管理的信息資源的形式特征、工作內容和服務模式都發生很大的變化。免費論文，對策。因此，作為現代國土資源檔案管理的人員不但要掌握一般的檔案管理的基本知識，國土資源檔案管理的專業知識，還要掌握計算機技術應用的基本技能。因為要做好國土資源檔案數字化建設和利用工作，檔案管理人員就必須掌握較先進的信息處理技術，否則是無法勝任工作的。所以，國土資源檔案管理部門一方面要注意吸納、引進專業人才，另一方面應該加強對在職檔案管理人員的培訓，提高他們計算機管理、網絡技術水平和檔案管理系統的運用能力，以利更好地開展國土資源檔案管理信息化工作。
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近年來，伴隨著信息處理技術的廣泛應用，在檔案管理領域產生了大量的數字化檔案，尤其在代表科學技術發展歷程的科技檔案領域，檔案數字化的趨勢更加明顯，數字化科技檔案的管理和建設正在受到人們的廣泛關注和歡迎。數字化科技檔案作為一種新的科技檔案形式與傳統檔案一樣具有保存價值，需要對其歸檔、保存以及應用等方面的嚴格管理，在信息時代大量數字化科技檔案不斷產生的背景下，加強對數字化科技檔案的管理，對數字化科技檔案的收集積累、整理歸檔、保管利用等方面進行研究，具有現實意義[1]。
1.數字化科技檔案的內涵分析
簡單理解，數字化科技檔案是科技檔案在信息化時代的一種表現形式，通常形成于特定的數字設備中或者產生于數字應用的環境中，數字化科技檔案的保持介質隨著數字技術的發展而分別經歷了磁盤、磁帶以及光盤等多樣的數字化載體 [2]。與傳統紙質的科技檔案最大的不同就是數字化科技檔案在存儲介質上以數字形式進行存儲，因此，在很多性質方面，數字化科技檔案與傳統紙質形式的科技檔案有著很大的區別。為了穩妥有效地對數字化科技檔案進行歸檔及其歸檔后的管理，需要進一步分析和描述數字化科技檔案的特征。數字化科技檔案的存在形式呈現多元化，包括文本、圖形圖像、聲音、多媒體以及命令文件等等各種格式的文件形式，從特點上看，數字化科技檔案具有以下幾個方面的特點：第一，具有非人工直讀性。數字化科技檔案采用數字式代碼存儲于某種載體上，必須借助計算機解碼或者專用設備將其轉換成文字、聲音、圖形、圖像等可識讀的記錄才可以識讀。第二，具有對專用設備及標準的依賴性。數字化科技檔案與數字化設備的軟件和硬件等存在密切的依賴關系，包括設備的狀態、硬件的兼容情況以及軟件的規范程度等都會對數字化科技檔案的歸檔及其歸檔后的管理產生影響[3]。第三，存儲的信息具有易更改性和可變性。數字化科技檔案的信息以數字編碼形式記錄在載體上，信息內容與形式相對獨立，對其進行增刪更改方便。第四，信息與載體之間具有可分離性。數字化科技檔案的信息內容可在不同載體上同時存在或相互交換，而在內容上不會發生任何變化。第五，信息具有可共享性。隨著網絡化傳輸模式的普及，數字化科技檔案的信息受時空的限制越來越小，可方便的通過網絡的方式進行傳播和交流，查閱和利用便捷，信息共享性好。第六，具有多種信息媒體的集成性。隨著多媒體技術的發展，數字化科技檔案的信息形態更加豐富，具有多種信息媒體的集成性特征。
2.數字化科技檔案的建設的主要做法
在進行數字化科技檔案的建設過程中，主要涉及到收集歸檔、接收移交、保管和利用等不同步驟，基于這些步驟出發進行數字化科技檔案建設的主要做法有以下方面[4]。
第一，數字化科技檔案的收集歸檔。數字化科技檔案涉及到文本文件、圖形文件以及圖像文件等不同的文件格式，其收集積累的方法也有別于傳統紙質的科技檔案，在收集積累的過程中要充分考慮到數字化科技檔案的特點，對不同類型的數字化科技檔案文件要充分考慮到技術特性方面的差異，根據存儲載體、記錄信息標準以及壓縮算法等多方面的不同特性分別采取相應措施來保證其內容信息的原始性、真實性和完整性；另外，數字化科技檔案不同文件在讀取和還原的過程中需要相關生成環境的信息資料，如不同的軟、硬件環境等，因此對數字化科技檔案的收集積累還要包括這些相關內容。數字化科技檔案歸檔后要進行整理工作，對數字化科技檔案進行科學整理是將來對其管理和利用等工作的基礎。對數字化科技檔案的整理包括兩個層次：其一是進行分類、排序的組織整理工作，將基于不同載體存儲的零散雜亂的數字化科技檔案進行有序的分類、標引和組合；其二是組織建立數字化科技檔案數據庫，目的是實現對數字化科技檔案進行分類和編號，使所有的數字化科技檔案成為有機的整體，數字化科技檔案在數據庫中的數據名稱和類型涵蓋了對科技檔案相關信息的詳細描述，其中的核心部分主要是科技檔案文件格式、描述、以及相關記錄信息等內容，文件特征部分包括檔案的形成部門、形成日期、載體類型、載體編號、設備環境特征（包括硬件環境和軟件環境等），文件記錄特征包括記錄的結構形式（物理、邏輯）、記錄類型、記錄字符及圖形音頻、視頻文件格式、文件載體、型號：數量等。
第二，數字化科技檔案的接收移交。對于數字化科技檔案文件，其形成單位在進行移交工作之前和檔案保管部門在歸檔之前，需要對歸檔的數字化科技檔案文件載體及技術環境進行檢驗，并要求達到100%的合格率水平。在接收移交環節主要進行的檢驗項目包括對載體的檢驗以及對歸檔數字化文件的檢驗，通常包括內容的真實性、完整性以及有效性檢驗等，同時還要進行各類輔助說明資料的檢驗和驗證。
第三，數字化科技檔案的保管。對于數字化形式的科技檔案，其保管不但要符合紙質檔案的基本要求，還由于其存儲載體的不同特點，在保管方面要滿足一些特殊的要求。例如在數字化科技檔案的存放方式上，要根據不同的存儲介質如磁帶、軟硬磁盤和光盤等采取不同的存放方式，此外不同存儲介質對存放環境的溫濕度控制都有嚴格的要求，在具體保管中要實施嚴格的控制，避免使其受到塵、光、火、磁等各種有害因素的影響，要定期檢查保存狀況，并通過采取信息加密、電子簽名、身份識別、防計算機病毒措施以及備份和信息遷移等不同手段來維護數字化科技檔案信息的安全[5]。
第四，數字化科技檔案的利用。數字化科技檔案建設的目標就是為了更好的應用，根據數字化檔案的特點，其利用發生了較大的變化，實踐中采取的利用方式主要包括基于電子閱覽室閱覽、信息復制、出借和基于網絡的在線利用等方式。在對數字化科技檔案的應用中，通過檔案部門來開設電子閱覽室是當前檔案部門提供利用數字化科技檔案的主要方式，電子閱覽室配備專用的閱覽設備，能夠為利用者提供良好的閱檔環境，同時還有利于控制數字化科技檔案的使用情況和保護數字化科技檔案。復制是根據數字化科技檔案的信息與載體可分離性的特點向利用者提供復印文件以及拷貝在各種載體上的檔案復制件的利用方式。出借通常是因為工作特殊需要而借出數字化科技檔案存儲載體的情況，通常要進行嚴格的審查與控制。基于網絡在線利用是指通過網絡實現數字化科技檔案的利用活動，其中的網絡可以包括內部的局域網服務和外聯的互聯網服務，采取網絡在線利用的方式目前是數字化科技檔案利用中正在積極探索的一種利用方式，具有其他應用方式所不具備的優勢，其服務范圍廣、利用方便快捷，具有很好的發展前景。
3.結束語
步入信息社會以來，以數字化形式承載的科技檔案越來越普遍，數字化科技檔案在許多方面均有別于傳統的紙質檔案，這些差別為數字化科技檔案的建設和管理帶來了很多新的問題，因此需要從數字化科技檔案的特點出發，研究適用于數字化科技檔案建設的有效方法，加強對數字化科技檔案建設的探索。
一、高校檔案管理數字化建設的必要性
（一）有利于高校檔案內容的信息化。首先高校傳統的檔案管理工作主要體現于實物保管。這種實物管理有極大的人為弊端。譬如管理員的疏忽與遺漏。過于繁重的工作量，對于管理員來說一直是個難題。檔案多而亂，缺失不全的現象時有發生。管理員常常是深陷案海之中卻毫無頭緒，傷一發而動全身的事實導致檔案記錄與整理難度進一步加大。但是現代化與數字化的檔案管理就可以規避以上問題。因為信息化管理平臺的建設促使高校檔案信息收集的自動化與網絡化，不僅擁有得天獨厚的信息收集條件，而且依靠計算機網絡的龐大數據庫還可輕松完成信息儲存。一切檔案信息都將在同一時間歸整。同時這些檔案信息也可以通過計算機的自動編目與自動檢索完成儲存立卷和自行轉檔等管理工作。其次，紙質和實物保存方法的占地面積大，不如將檔案儲存在硬盤中保險與輕便。這種數字化形式的轉換不僅可以節省人力成本，而且還可優化工作效率。作為網絡技術平臺，信息化的檔案管理可令人不受空間與時間的限制進行信息上傳和檔案查閱。高校檔案管理的信息化與數字化在最大限度上開放了個人檔案的查閱、收集、編撰、搜索等網絡通道，更有利于檔案查閱工作的高效運作。（二）有利于高校檔案管理工作的規范化。高校檔案管理工作作為高校行政事務的主體，在學校管理中處于重要位置。檔案管理的高效與否直接決定著學校管理秩序的正常運行。信息化與數字化的檔案管理模式可以促使高校檔案管理工作的規范化和高效化。不僅可令檔案管理員及時將檔案信息進行歸處理，還能將各類基礎文檔進行及時上傳與歸檔。通過信息化的網絡平臺實現文檔管理的權限設置，建立領導處理意見的通知與下達以及個人的權限查閱。至年終歸檔中可在數據庫中下載檔案信息的清單，然后在系統中完成整個檔案信息的盤查工作。上傳檔案管理數據到信息化檔案管理系統的數據庫中，直接就可完成檔案信息的錄入。分檔處理與編號整理等信息化管理程序也都是數字信息化的高效運用。如此一來不僅實現管理管理的高效運行，也能夠使不同部門之間的工作得到溝通和協調，促使高校檔案管理工作的創新發展。
二、檔案數字化建設中存在的問題
（一）檔案工作標準化、規范化缺乏。高校傳統的檔案管理模式根深蒂固。如今建設信息化的檔案管理平臺可能會遇到標準缺失等技術問題。雖然檔案管理軟件五花八門，但是具有實用性的軟件卻十分鮮有。我國在信息化檔案管理的網絡建設中缺乏實用型與應用型的軟件開發和自主創新。檔案管理軟件往往漏洞百出，在實際管理過程中缺乏統一的規范和標準。譬如檔案管理軟件的型號與質量具有很大差異，可見我國高校不重視信息化檔案管理平臺的建設，不僅未引進科學的硬件設施，而且未建立檔案管理系統中規范的編碼與標準。（二）檔案信息資源的開發手段落后。高校傳統的檔案管理模式體現于紙質與實物管理，這樣的模式存在諸多弊端。紙質容易混亂和丟損，而且還需要留置空間。分檔與查閱起來非常不便。而其他檔案的載體形式，譬如聲像檔案最終也會被無形態無空間無人工的電子檔案所代替。檔案信息資源的開發其實是多載體與全方位的信息資源轉換。高校檔案管理工作不能只限于檔案的歸檔與記錄，更要對分檔后的檔案信息內容進行熟悉和掌控。只有時刻跟進收集、下載、查閱、銷毀等管理程序的更新，才能促進高校檔案信息化網絡平臺的建設與開發。在實際的操作過程之中，因為制度缺乏創新或者遭到抵制，不少檔案資源開發的技術推廣效果欠佳。（三）缺乏復合型人才。高校檔案的信息化管理需要兼顧檔案管理與網絡技術的專業人才。檔案管理的信息化不僅是現代化的網絡管理平臺應用，更是檔案管理中實現信息化與數字化的資源整合。管理人員必須經過系統的檔案培訓課程，對自動化與網絡化檔案管理平臺的技術應用進行統一的學習與實踐。如果信息化檔案管理人員的專業知識與個人素質偏低，就會影響檔案管理平臺的正常運作以及績效達成。高校內也普遍存在不重視檔案管理工作，應聘者大多屬于知識單一和技能不足的社會人員。由于缺乏信息網絡技術與檔案管理知識，所以管理員根本達不到發展信息化檔案管理平臺的建設要求與發展潛質。特別是當前不少高校檔案管理人員存在著年齡結構偏大，知識結構陳舊，思想保守等一系列的問題，對于檔案服務工作產生了很多消極影響。（四）存在安全隱患。高校檔案的信息化管理主要表現為應用網絡技術和檔案管理知識。所以很容易出現網絡安全問題。在管理檔案信息的過程中尤為應該重視檔案信息安全。針對這種現象我國高校應該設置檔案管理平臺的安全技術顧問。時刻對本單位的檔案管理平臺進行安全技術的更新與維護。時刻低檔外來網絡的不法侵害與內部信息調閱的違規操作。信息安全部要組織專業人員防止檔案管理系統遭到非法入侵。還要保障檔案信息的合法調閱與下載，保持安全網絡技術的更新維護，在建設檔案信息化管理平臺的過程中維護檔案信息的保密性與隱私性。
三、高校檔案管理數字化建設的措施
高校檔案管理的信息化與數字化建立在現代網絡技術與檔案管理理念的基礎上，即為數字化的檔案處理，也是檔案管理工作由人為化向數字化的系統轉變。高校利用檔案管理的數字化建設可實現信息載體的革新，還可實現數字化檔案管理體系的建立。優化資源建設，規避物理載體儲存信息的弊端。全部以數字形式記錄于磁盤等計算機信息存儲器中的處理辦法，更有利于院校構建數字化校園體系。其中數字化的檔案管理工作又可看作是信息化的收集與保管以及現代化的規章制度。（一）加強檔案的標準化、規范化建設。高校檔案管理的信息化建設必須摒除傳統檔案管理中的實物收集。將實物保管轉變為數字儲存，實現網絡技術平臺的上傳與共享，并采用計算機網絡技術進行資源建設。建立標準化和規范化的檔案管理工作體系，將收集、查閱、上傳、下載、權限等管理項目實施一體化的管理模式，以保證檔案信息的數字化與完整性。譬如文本圖形與數據結構以及運行系統和軟件應用等一體化管理方面的規范，還包括元數據和檔案處理等對數字化文檔的處理。實現脫機保存的信息化管理。基于標準的系統運行建立互通共享的數字化管理制度。促使檔案管理工作的數字化和規范化，將檔案的收集與整理都確保在電子化中完成。實現信息化管理還要借助信息錄入軟件與數據庫的維護，實施電子化檔案管理，嚴格備份以防丟失現象。（二）建立有效的安全保障機制和評估督導機制。高校檔案管理的信息化建設必須建立數字化的檔案系統。所以需制定現代化檔案管理的規章制度。將電子化檔案管理的工作準則與操作流程，歸入檔案一體化管理制度之中。它包括歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、權限制度、安全制度等。建立安全保障制度和評估督導制度。在保密性中實現檔案信息的嚴格管理和有效監控。促使檔案管理員掌握檔案管理的安全性知識，更要學習掌握網絡操作、數據錄入、數據庫管理、網絡安全管理等計算機操作技能。在日常管理制度中加入評估制度，考核管理員的工作表現和業績達成，借助評估體系提升管理員的檔案管理水平。對評估制度進行細化，并將評估結果和管理人員的工資、獎金、晉升等掛鉤，提高管理人員工作的積極性和主動性。（三）建立和完善檔案數據庫，實現檔案資料資源共享。高校檔案管理的信息化建設必須建設檔案數據庫。實現自動化的欄目編制與資源共享，做好后臺數據維護和檔案歸檔處理。實現檔案管理的數字化與信息化，實現檔案信息儲存的網絡化和自動化。推進高校檔案管理的技術創新與資源共享，實現檔案信息的互動。高校應在全校各部建立內部信息與外部信息的分離，處理上傳程序，確保檔案信息的及時溝通，促進高校信息的有效收集。還應利用信息技術發揮檔案管理網絡平臺的穩定性與便利性，促進全校范圍的信息集成與共享。設定管理平臺的系統開發與維護，保證檔案的儲存與管理以及網絡安全的穩定運行。（四）加快檔案信息資源管理專門人才隊伍建設。高校檔案管理的信息化就要實現檔案管理的現代化，培養專業化的檔案管理人才，招聘具有檔案管理知識和網絡應用技術的綜合性人才。高校領導還要建立檔案管理員的培訓機制，對檔案管理員進行專業化與現代化的檔案管理培訓課程，培養高素質和高水平的管理員，堅持崗位再教育，實現高校檔案管理專業人才的職稱評聘與晉升機制。可以采取校內定期培訓和校外交流合作的方式。校內的培訓可以聘請相關的專家學者來校授課，或者采取校內檔案人員定期交流的方式進行，當然，還應該充分利用網絡資源，采取網絡授課等形式。校外交流的方式主要是和兄弟院校進行交流與合作，可以采取實地考察等形式。
高校檔案數字化能夠提高工作效率，節約人力資本，提高服務水平。當數字信息技術迅速發展的今天，高校檔案工作應該順應時展的趨勢，創新工作和服務方式，進一步提高數字化建設水平，更好的為高校正常的教學工作和學生服務。
本文作者：鐘鋒工作單位：廣東金融學院
關鍵詞：數字檔案 檔案管理 問題
中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0142-02
從人類悠久的歷史來看，檔案已經存在了上千年。無論是民主自由的西方國家還是中庸重禮的東方國家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來一直流傳著檔案記錄，是因為時間可以改變，但是記錄不會改變，它會清清楚楚記錄著發生過的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會需要和歷史發展的行為。甲骨文是中國發現的古代文字中時代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續又出現了金石檔案、簡版檔案、纏帛檔案、紙質檔案，等等。通過研究檔案的發展，不難發現，隨著時代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發展為紙質記錄。而對于如今這個科技發展縱橫的新時代。人們對于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規范化、制度化、科學化。而“數字檔案”毫無疑問成為了當今檔案領域里的“新寵”。它伴隨著互聯網技術和計算機技術等產生的新型檔案信息形態，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規的紙質來記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時查找的磁盤、光盤等載體來記錄。
1 數字檔案的主要特點
傳統的紙質檔案管理已不再適合社會的發展需要，因此，被數字化檔案管理取代是時展的必然結果，究其原因在于其本身的幾大優勢。
1.1 數字檔案載體容量大
一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節的內容；一張光盤可貯存650～700M字節；移動硬盤的貯存量達到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個單位在幾年內保留的文件可全部貯存在一張光盤內，為人們大大節省了管理成本和保存空間，這是傳統檔案管理無法比擬的。再說大家現在的實踐活動的范圍相當廣，勞動對象相當復雜，實踐的節奏相當快，所產生的歷史記錄相當多，急需要一種新的檔案載體來取代紙質載體。
1.2 數字檔案安全性高
傳統的紙質檔案由于受自然條件和時間的影響，需要長期花費大量人力、物力和財力細心保管，而且紙質的檔案若是遭到破壞會很難復原；數字檔案與其相比會方便很多。首先，數字檔案容量大可存儲較多信息，實體檔案數量少，方便管理；其次，數字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無法查找的弊端。
1.3 數字檔案的使用效率高
紙質檔案管理在實際應用時會出現查找不便的問題。例如在查找某所學校學生學籍檔案，需要管理員翻閱數十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費的時間長、工作量也大，若是采用數字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計算機就會自動篩檢給出，如需紙質版可直接打印出來，大大提高了人們的工作效率；同時，隨著大量高科技電子產品的出現，如：計算機、數碼相機、掃描儀等，這些產品具有操作簡單、存儲多且方便的優點，已被人們普遍使用。據了解，已有相當多的機關、企事業單位正在實現辦公系統自動化，網絡辦公已不再是處于實驗階段，相反，它正處于一種飛速發展的普及態勢，這樣就不可避免地會形成大量的數字檔案。
2 數字檔案的不足之處
在檔案管理方面，數字檔案作為一個新生事物，還存在著一些不足之處。
2.1 首先是人們的認知度
從歷史的發展來看。紙質作為最早記錄檔案的方式。最初出現在西漢時期。由于當時技術有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時期，蔡倫改造了造紙術。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質記錄。紙質的出現經歷了上數百年的時間，隨著造紙技術的進步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認可。而數字檔案現在存在的問題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認識數字檔案。而紙質檔案具有真實性的本質感，能夠清晰看到，所以內心會覺得紙質記錄是最安全的；對于數字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。
2.2 其次是數字檔案的格式的問題
數字檔案作為一種通過計算機磁盤等設備記錄儲存的檔案。雖然節約了人們翻閱紙質檔案的過程，縮短了檔案搜索時間。但是由于設備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會使得占用空間太大而導致有些軟件無法正常安裝，有時還會出現病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對于不同人群來說，中年人的接受和學習能力還是較好的，而對于一些年紀大的人，他們接受能力有限，自然也不會去嘗試一些新鮮東西。
2.3 最后是數字檔案的原始記錄受到質疑
紙質檔案是用紙來記錄，一旦形成再去修改便會有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數字檔案是在計算機的環境下完成的，就有了一種無形的信息資源，人們可以去隨意發送、復制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無法保證當事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數字檔案的可信度降低。
3 數字檔案管理問題的解決方式
數字檔案因其自身顯著的優越性，從而被人們越來越重視、認可，進而廣泛應用在人們日常的生活和工作中，對于其存在的不足之處，筆者認為應從以下幾個方面入手予以解決。
首先，應當加強宣傳，使人們對數字檔案有更深層次的了解。如今網絡世界日益發達，越來越多的人通過網絡和計算機獲取更多的有效信息，而對數字檔案進行宣傳，也可以借助網絡和計算機的力量。通過使用數字檔案，使相關部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時，加大數字檔案的運用途徑，讓數字檔案以其便捷的優勢被更多人所接受。
其次，可以將網絡計算機行業、軟件開發行業以及檔案管理這幾個行業相結合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進行統一。這樣可以有效突破行業限制，建立更加統一、規范且兼容性更強的文件儲存格式。
再次，各檔案管理部門在利用數字檔案的過程中，要注重檔案存儲以及網絡安全問題，在長期運用后形成一種更加精確快捷的數字查閱方式。同時，相關管理部門要根據檔案密級為社會提供服務。
最后，應當提高檔案管理工作人員的綜合素質，使檔案管理工作變得更加規范。新的數字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰。一方面，檔案管理人員應當注重維護檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數字檔案的原始性新設立了相關制度。
由上述可知，時代的飛躍發展，要求人要用更先進的生產力與之相匹配，傳統的紙質檔案管理雖然有著“輝煌”的過去，然而它在人們實際生活和工作中卻頻頻出現許多這樣那樣的問題，從而也證明了紙質檔案管理已經無法適應當今社會發展的節奏，它被數字檔案管理所代替是時展的必然趨勢，也許數字檔案在實際應用中會出現或多或少的不足，畢竟它是時展的一個新生產物，但是筆者相信在未來的發展中，這些不足之處會被大家一一克服，而它，也將會在數字化時代中為社會提供更加快捷、方便與優質服務。
參考文獻
[1] 吳寶康.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，1988.
[2] 楊友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社1994.
關鍵詞：城市建設；檔案管理；數字化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
1.檔案管理數字化概述
所謂的數字化信息技術實質上就是一種集電子技術、通信技術、計算機技術、信息技術、網絡技術等諸多先進技術于一身的綜合性技術。受科學技術發展的推動，傳統的檔案管理也逐步向電子檔案管理轉變，這就要求我們應當將數字化信息技術有效地應用到電子檔案管理當中，以此來提高檔案管理的工作效率和質量。
傳統的檔案管理工作基本上都是依靠檔案管理人員手工操作來完成， 這不僅費時而且費力，工作效率也相對較低，而通過應用數字化信息技術之后，借助計算機這一平臺作為檔案管理的基礎，管理人員便可以隨時隨地借助計算機的多種功能對各式各樣的數據信息進行整理、歸納、檢索，這樣一來便無需在翻閱厚厚的紙質檔案，從而能夠節省大量的時間，工作效率自然會獲得顯著提高， 檔案管理也變得更加快捷。
此外，與傳統的資質檔案相比，電子 文檔基本上都是一些數據，這些數據能夠全部存儲在計算機的硬盤當中，從而并不會占用較大的空間，管理起來也十分方便， 這也為檔案管理人員快速完成工作提供了非常便捷的條件。通過對一些檔案管理人員進行調查了解發現，應用電子信息技術 進行檔案管理的人員要比仍采用手工作業的人員輕松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可見，電子信息技術值得大范圍推廣使用。
2.城市建設檔案管理數字化建設存在的突出問題
2.1檔案本質屬性影響。原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現出真實的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理數字化中，檔案多數以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發都在計算機上進行，具有便于修改、便于復制特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。這就引發了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。
2.2缺乏統一標準和規范。檔案工作的標準化、規范化是數字化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足；計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境；檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案數字化建設的步伐。同時，在日常檔案管理中只有根據其來源，才能形成相應的法律責任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，缺乏法律依據使得大量的電子檔案無法充分發揮其應有的使用價值，相關法律條例的制定迫在眉睫。
2.3缺乏組織領導。在數字化建設過程中，城市建設檔案管理部門是主體、是基礎。
2.4缺乏人才。城市建設檔案管理數字化建設需要既懂檔案管理，又掌握現代信息技術的復合型人才。而各級檔案管理部門現有檔案人員專業知識單一，普通操作型人才居多，系統開發、程序維護、咨詢服務和信息導航復合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理數字化建設的質量和速度。
2.5傳統慣性制約。隨著檔案管理數字化建設的推進，由于計算機和網絡管理與傳統檔案管理的方法有很大的區別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統工作手段方法之間在使用上的差異，容易產生天然的困難甚至“抗拒”心理，無論這種抗拒心理以什么樣的方式出現，都是城市建設檔案管理數字化建設的障礙。
3.城市建設檔案管理數字化建設的幾點建議
3.1建立和完善檔案數據庫，保證檔案的真實性可靠性。首先，通過法規約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。其次，通過對電子文件存在的系統相關要素的規范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統地記錄背景數據和規范、控制信息流轉環節等方式。再次，提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環境進行備份的方式。最后，分離數字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現因為數據格式及軟硬件環境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以 XML 作為標識規范的方法，等等。
3.2 建立檔案管理標準，逐步統一完善規范。標準化、規范化是檔案數字化建設的前提和必要條件。檔案工作部門必須遵循標準化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎性工作，要嚴格按照統一的標準進行規范整理。國家出臺了一系列相關標準，除了信息管理共用的標準和目前暫時與紙質文件、檔案管理共用的標準外，還有電子文件管理專用的標準和規范，為檔案管理數字化提供法律依據。
3.3加強人才隊伍建設，儲備后續發展力量。要選拔那些具有扎實專業知識功底、較好的學術造詣、表現出發展潛力的人才，為他們提供施展才華的舞臺，使之有所作為。對已經確定并不斷成長起來的人才，要加強培養力度，不斷提高從業人員素質。要根據城市建設檔案管理數字化建設的需要，變被動坐等為主動出擊，積極引進有信息專業技術特長和熟知檔案管理工作人才，創造良好的留人環境，為檔案管理工作輸送新鮮“血液”。
3.4加快城市建設檔案信息網絡化建設
自建設部《全國城市建設檔案數字化建設規劃與實施綱要》頒布實施以來，各地城市建設檔案網站不斷興建和完善，社會各界從網絡上獲取越來越多的城建信息資料，從而解決了許多實際問題，城市建設檔案資源共享的局面得以拓展。當前，應繼續加快城市建設檔案信息網絡化建設。城市建設檔案數字化建設要納入政府電子政務建設的整體框架內與電子政務同步建設，逐步實現公文管理和城市建設檔案管理的規范化與一體化。要利用電子政務平臺，積極開展城市建設檔案信息網上查詢服務，全面提高城市建設檔案利用的效率和質量，最大限度地滿足社會各界對城市建設檔案利用的需求。
3.5積極開展宣傳教育，轉變傳統觀念。要組織開展專題宣傳培訓教育活動，增強大家轉變傳統觀念的自覺性和積極性，強化創新教育，引導全體人員在城市建設檔案管理數字化建設上下功夫，協助檔案管理部門做好機制創新、技術創新、制度創新和管理創新等方面的工作，確保數字化建設的順利進行。
3.6要加強組織領導，增強決策落實力度。要成立主要領導掛帥的工作領導小組，積極推動城市建設檔案管理數字化建設，落實責任，明確任務。工作領導小組要勇于開拓、改革創新，不斷凝聚各部門合力，進一步提高科學決策、政策對接、化解矛盾等能力，集中精力謀劃和解決在城市建設檔案管理數字化建設中遇到的各種問題，確保圓滿完成任務。
4.結語：
在高科技、信息技術迅猛發展的今天，城市建設檔案的數字化管理是發展的大趨勢，是一項長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合。
參考文獻：
