時間：2023-01-18 01:27:29
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理辦法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
會計檔案管理辦法完整版全文第一條 為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規，制定本辦法。
第二條 國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織(以下統稱單位)管理會計檔案適用本辦法。
第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
第四條 財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作，共同制定全國統一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監督和指導。
縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區域內的會計檔案工作，并對本行政區域內會計檔案工作實行監督和指導。
第五條 單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。
單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構(以下統稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。
第六條 下列會計資料應當進行歸檔：
(一)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿;
(三)財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;
(四)其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
第七條 單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。
第八條 同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：
(一)形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸;
(二)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;
(四)采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;
(五)建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
第九條 滿足本辦法第八條規定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
第十條 單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統稱單位會計管理機構)按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。
第十一條 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。
單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定，且出納人員不得兼管會計檔案。
第十二條 單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。
紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。
單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。
第十三條 單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續，嚴禁篡改和損壞。
單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。
會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規定時間內歸還。
第十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為20xx年和30年。
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行，本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。
單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應當比照類似檔案的保管期限辦理。
第十六條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。
第十七條 會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。
第十八條 經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：
(一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。
(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。
第十九條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。
單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第二十條 單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關規定處置。
第二十一條 單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。
單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置，各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。
單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按照規定辦理交接手續。
單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業務單位保存，并按照規定辦理交接手續。
第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管。單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應當由原各單位保管。
第二十三條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規定辦理交接手續。
第二十四條 單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。
移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。
交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。
第二十五條 單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行。
第二十六條 單位委托中介機構記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。
第二十七條 違反本辦法規定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。
第二十八條 預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。
第二十九條 不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。
第三十條 各省、自治區、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門，新疆生產建設兵團財務局、檔案局，國務院各業務主管部門，中國總后勤部，可以根據本辦法制定具體實施辦法。
第三十一條 本辦法由財政部、國家檔案局負責解釋，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)同時廢止。
會計檔案主要特點會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料。它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映，通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈;可以檢查一個單位是否遵守財經紀律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀等行為;會計檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經濟資料，為國家制定宏觀經濟政策及單位制定經營決策提供參考。
與文書檔案、科技檔案相比，會計檔案有它自身的特點，主要表現在三個方面：
一、形成范圍廣泛，凡是具備獨立會計核算的單位，都要形成會計檔案。這些單位有國家機關、社會團體、企業、事業單位以及按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織。一方面會計檔案在社會的各領域無處不有，形成普遍;另一方面，會計檔案的實體數量也相對其他門類的檔案數量更多一些。尤其是在企業、商業、金融、財政、稅務等單位，會計檔案不僅是反映這些單位的職能活動的重要材料，而且產生的數量也大。
2、公司內部任何人員調閱會計檔案須經總經理批準。外來人員調閱或復制檔案，要憑介紹信并經總經理批準。
3、檔案銷毀，須由上級主管部門和有關檔案部門共同鑒定，由總經理批準后由主管會計與財務經理共同監督。銷毀的檔案須填寫“會計檔案銷毀清冊”。“會計檔案銷毀清冊”要長期保存。
4、會計人員變動，須辦理會計檔案移交手續。并由財務經理或主管會計監交，填寫移交清冊，并由交接雙方和監交人在移交清冊上簽名或蓋章。
5、主管會計須設置會計檔案管理記錄簿，檔案收發調閱等事項要及時登記，出納人員不能兼管會計檔案管理。
6、會計憑證是記載經濟業務發生，明確經濟責任的書面憑證，是記帳的依據。會計帳簿是記錄經濟業務發生的簿籍，是編制會計報表的依據，取得或填制會計憑證，登記帳簿，是會計核算方法中不可缺少的兩項內容。
7、會計憑證分原始憑證和記帳憑證，相關會計人員對公司發生的每一項經濟業務，必須逐筆按憑證的具體業務內容、數量、金額編制記帳憑證。各種原始憑證必須具備：憑證名稱、填制日期、單位名稱、經濟業務內容摘要、數量和金額、填制單位或財務專用章、發票專用章、經辦人簽名或蓋章。
8、會計憑證要妥善保管，會計人員要根據審核無誤的原始憑證填制記帳憑證。要遵循借貸記賬法的原則，據以登記帳簿。
9、記帳憑證可根據每一憑證單獨填制，也可根據原始憑證匯總表填制，每月終了應將已登記過帳簿的原始憑證和記賬憑證分類裝訂成冊。
10、財務部設置現金和銀行存款兩種日記帳、總賬和符合公司經營需要的各種明細帳、明細分類帳簿等。登記帳簿要做到數字準確、摘要清楚、登記及時、有根據，并能反映各項資金占用和資金的來龍去脈，以便對帳簿記錄進行分析查核。
20xx年安徽省社區矯正人員檔案管理辦法試行第一章 總 則
第一條 為了加強對社區矯正人員檔案的管理，準確執行刑罰，做好監督管理、教育和幫扶工作，根據《中華人民共和國檔案法》、《社區矯正實施辦法》等有關法律法規，結合我省社區矯正工作實際，制定本辦法。
第二條 社區矯正人員檔案是社區矯正機構對社區矯正人員實施社區矯正過程中形成的接收登記、考核獎懲、監管審批、解除矯正等具有保存價值的執法文書。
第三條 省及設區的市司法行政機關和各級檔案行政管理部門負責對本行政區域內社區矯正人員檔案管理工作的指導和監督。縣級司法行政機關應確定專人負責社區矯正人員檔案管理工作。
第四條 社區矯正檔案管理人員必須嚴格遵守國家保密制度，不得泄露檔案內容，確保檔案實體和內容絕對安全。任何個人不得據為己有。
第二章 檔案歸檔
第五條 縣級司法行政機關應當為社區矯正人員建立社區矯正執行檔案，司法所應當建立社區矯正工作檔案，同時留存社區矯正執行檔案副本。做到一人一檔。
第六條 社區矯正人員執行檔案應當包括以下內容： 結案登記表;
假釋人員的原判法律文書、假釋裁定書、假釋證明書、罪犯出監鑒定表、執行通知書;
暫予監外執行人員的起訴書副本、判決(裁定)書、執行通知書、結案登記表、暫予監外執行審批表、暫予監外執行決定書、具保書;
(二)社區矯正人員基本信息表;
(三)社區矯正告知書、接受社區矯正保證書; (四)適用社區矯正社區影響調查評估意見書; (五)社區矯正人員進入特定區域(場所)審批表; (六)社區矯正人員外出(居住地變更)審批表; (七)對社區矯正人員給予警告等決定書;
(八)對社區矯正人員提出治安管理處罰、提出撤銷緩刑、假釋、收監執行、減刑等建議書和審核表; (九)解除社區矯正通知書;
(十)社區矯正人員死亡的，死亡證明、法醫鑒定、社區矯正人員死亡通知書等有關材料; (十一)其他應當歸檔的重要材料。
第七條 社區矯正人員工作檔案應當包括以下內容： (一)社區矯正執行檔案副本; (二)社區矯正人員基本信息表; (三)社區矯正宣告書; (四)社區矯正責任書; (五)矯正方案;
(六)社區矯正人員日常報告記錄; (七)社區矯正學習教育、社區服務記錄; (八)社區矯正幫困扶助記錄;
(九)社區矯正人員進入特定區域(場所)審批申報材料;
(十)社區矯正人員外出(居住地變更)審批申報材料; (十一)給予警告決定審核材料、審批表;
(十二)提出治安管理處罰、提出撤銷緩刑、假釋、收監執行、減刑等審核、審批表;
(十三)社區矯正人員月、季度、年度考察表;
(十四)社區矯正期滿鑒定及上報材料; (十五)解除社區矯正宣告書; (十六)與安置幫教銜接記錄; (十七)其他應當歸檔的重要材料。
第八條 社區矯正人員組卷檔案的文書印刷格式和紙張使用，應按照《黨政機關公文格式》(GB/T9704-20xx)的要求執行，用紙采用國際標準A4型;對于一式多份且需要加蓋騎縫章的文件，采用A3型或A3拼接型，左側裝訂。文件標題字體一般用2號小標宋體字，正文字體一般用3號仿宋體字。欄目較多的表格式文書，填寫時可用小四號仿宋體字。
第三章 檔案查閱
第九條 查閱社區矯正人員檔案，必須履行登記手續。外來人員查閱，須持縣級以上政府或政法機關外調介紹信和本人有效證件，經縣級司法行政機關批準，在指定地點閱卷。社區矯正機構內部人員查閱，須經部門領導同意，涉密的須經單位領導批準。
第十條 查閱社區矯正人員檔案時，不得遺失、涂改、拆散、裁剪、鉤劃、批注。
第十一條 歸還檔案時要當面查清，如發現損壞的情況，應及時追查責任，認真處理。閱卷人摘抄或復印的材料，經檔案人員核對無誤后，可簽署意見，并經領導批準，加蓋公章。
第十二條 社區矯正人員檔案原則上不外借。如有特殊情況需外借的，需經縣級司法行政機關主管領導批準。借出時要點交清楚，辦理外借手續，并限期歸還。
第十三條 未成年社區矯正人員相關犯罪紀錄應當予以封存，不得向任何單位和個人提供。司法機關為辦案需要或者有關單位根據國家規定進行查詢的，應嚴格辦理相關手續。
依法進行查詢的單位，應當對被封存的犯罪紀錄的情況予以保密。
第四章 檔案移交和銷毀
第十四條 社區矯正人員解除矯正、死亡、被收監執行或被判處監禁刑后，縣級司法行政機關社區矯正機構及司法所應對其檔案進行整理立卷，執行檔案與工作檔案合并，在1個月內將該社區矯正人員檔案移交縣級司法行政機關檔案部門集中統一保管。
第十五條 社區矯正人員居住地變更的，縣級司法行政機關應當自作出決定之日起三個工作日內，將有關法律文書和矯正檔案移交新居住地縣級司法行政機關。社區矯正人員重新犯罪，撤銷緩刑、假釋或者收監執行的，矯正檔案應移交給偵查機關、監獄或者看守所。檔案移交雙方應做好交接登記手續。縣級司法行政機關留存檔案副本。
第十六條 縣級司法行政機關應組織由檔案部門、社區矯正工作機構等部門組成鑒定小組，定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定和銷毀。
第十七條 銷毀的檔案應將第六條第(一)項、第(九)項和第七條第(十四)項內容留下，并按年立卷永久保存。其余材料逐卷登記造冊，經縣級司法行政機關主管領導書面審批后，在符合保密的條件下，由二人監銷，并報上級主管單位檔案部門備案。
第五章 檔案保管
第十八條 社區矯正機構檔案室，應具備保密、防盜、防火、防漬、防有害生物等基本保管條件，室內應當保持清
潔、整齊、通風。應設立獨立的檔案庫房，設置調閱室、檔案管理人員辦公室。嚴禁在檔案庫房內外存放易燃、易爆物品及其他雜物。
第十九條 檔案管理人員每年應定期對檔案進行檢查和清點，發現破損、變質、字跡褪色和被蟲蛀、鼠咬的檔案應當及時采取防治措施，并進行修補和復制。發現丟失的，應當立即報告，并負責查找。
第二十條 社區矯正人員檔案管理應使用的獨立的計算機，且不得與互聯網等網絡連接。
第二十一條 社區矯正人員檔案保管期限，從解除社區矯正的當年算起不少于二十年。
第二十二條 各級司法行政部門應加強對社區矯正人員檔案管理工作的領導，配置必要設施設備，確保檔案安全，實現檔案管理現代化。
第六章 附 則
第二十三條 在社區矯正人員檔案形成和管理過程中，造成社區矯正人員檔案損毀、丟失等情形的，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予相應處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。
關鍵詞：創新；檔案管理；質量
檔案管理工作在當今社會發展中的作用越來越重要，隨著科學技術水平的發展，企業或者組織單位的檔案管理工作對于單位的整體發展發揮著至關重要的作用，做好檔案的管理工作，能夠進一步提升組織單位的技術和管理水平，為企業和組織的發展提供基礎動力。
1 創新檔案管理工作的意義
創新是檔案部門發展的原動力。近年來，隨著我國經濟社會的快速發展，檔案工作有了很大的進步。檔案工作的基礎設施和條件得到了極大的改善，檔案基礎業務和檔案信息資源建設得到加強；檔案部門進一步適應了社會對檔案信息的需求，社會服務功能不斷拓寬，社會檔案意識和檔案法制意識逐步增強。但是檔案工作還存在一些問題，如檔案館（室）收藏與管理上的矛盾，服務對象的局限性，服務項目的單一性，服務手段的滯后性等。要解決這些新問題，真正使檔案工作與時俱進、持續發展，只有通過創新才能開創檔案工作的新局面。
創新是檔案事業可持續發展的保障。檔案事業的可持續發展，意味著其社會功能的改善和提高，與經濟社會協調同步發展的同時，重點把人與技術的發展擺到檔案事業發展的中心位置上來。這就需要我們從社會需求的角度來把握檔案事業發展的規模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發利用率，最終使檔案事業與社會建立起相互促進、相互協調的緊密關系。要實現檔案事業的可持續發展，必須在目前的基礎上不斷創新，利用高科技手段不斷提高檔案工作的社會服務功能。
2 當前檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理工作中存在制度不完善的問題
當前在很多的單位中，檔案管理工作重視程度不足，制度不夠完善并且落后，檔案管理相關部門對于管理工作缺乏全面、嚴格的檔案管理工作制度要求，不能適應當前形式對于檔案管理工作的需求。同時，由于檔案管理工作在單位內部的受重視程度低，很多工作人員特別是一線工作人員對于檔案管理工作的態度比較懈怠，沒有從積極的角度來關注本職工作，因此，在工作態度方面存在著消極懈怠的情緒，影響了檔案管理工作的正常運轉與提高。
（二）檔案管理工作缺乏信息化方面的創新支持
當前，在很多事業單位以及檔案管理工作部門中，對于檔案管理工作所需要具備的硬件設備和軟件設施等配備不夠齊全，檔案管理工作的開展對于這些基礎設備的依賴性較強，而在創新的過程中，基本的硬件設備配置也是一種重要的支撐。此外，對于一些已經具備創新技術基礎的單位來說，檔案管理工作的創新中，一些檔案管理人員對于創新工作的認識還存在不足，對于技術的學習能力和認知能力還存在差異，因此，在這樣的情況下，檔案管理工作的創新也在一定程度上受阻。
3 創新檔案管理辦法提高檔案管理質量的途徑分析
未來，做好檔案管理工作創新可以從以下幾個方面入手。
首先，要提高各方面人員對檔案管理工作的重視，在單位內部要形成關注檔案，重視檔案的認知，從領導層的角度入手，提起對檔案管理工作的重視，全面分析研究當前單位內部檔案管理工作中存在的問題。從制度的層面，一方面可以針對性的對現行的制度和當前的檔案管理工作中存在的問題進行全面分析，研究制度存在的不足，并針對性的進行制度的補充；另一方面，在檔案管理工作的開展過程中，還要開展進一步的制度建設和檔案管理工作理念的培養，培養一線檔案管理崗位的工作人員對檔案管理工作形成正確的思想認識，這樣，才能夠在未來的檔案管理工作中形成更好地創新能力和創新思想。
其次，檔案管理工作的創新離不開高科技手段的廣泛應用。要增加對當前檔案管理工作部門的信息化基礎設施的配備，同時，單位內部要增加對檔案管理工作方面的信息技術研發，運用信息技術手段，組建信息化的檔案管理技術網絡，在單位內部的檔案管理工作中發揮重要的作用。此外，針對當前信息化的檔案管理工作發展趨勢，未來，在信息技術的研發和新技術的發展中，要更多的傾向于對檔案管理，檔案保密以及檔案歸檔分類等方面的內容要進行深入的技術研究，提升檔案管理技術的創新力度，更高的提升檔案管理工作的質量和整體水平。
引進全息影像技術在檔案管理中的應用，必將引起檔案管理的改革風暴，全面改觀檔案儲存、管理手段，大大提高管理水平。全息影像技術具有信息量大、直觀、全面、搜索便宜、服務對象廣泛、應用便捷等優點。當前的縮微攝影技術已經相對成熟，也已建立了一套完善的標準規范，加之其對原始檔案的真實復制，使其彌補了數字產品的不足。首先結合計算機技術建立檔案縮微膠卷管理系統，利用現在先進的計算機配套研發管理系統；其次要分階段建立數據庫，檔案管理中大多為紙質，傳遞保存不便，也無法滿足信息時代的使用需求，而利用數字影像技術將檔案數字化，建立全民共享的檔案數據庫便成為了新的發展方向；第三建立備份系統，由于檔案管理的工作的重要性及其時間的跨度性導致其脆弱易損，還需利用當前的模擬影像技術對每一份檔案進行備份，建立特藏室；第四進行影像整合，當檔案縮微膠卷管理系統與檔案數據庫建成后，就需要將兩者進行資源整合，在處理影像技術前需要樹立整體性觀念，將所有的檔案進行編號管理，再運用模擬影響技術與數字影像技術進行對號處理，以保證不同檔案著錄、編號的唯一性。由于數字影像技術日趨成熟，但是法律地位有待認證，加之投資較大會造成前期實際使用存在問題，為此需分階段逐步實施，但其發展前景勢在必行。
4 結束語
檔案管理工作的創新勢在必行，如何做好創新，提升創新力，這對于每一位從事檔案管理工作的人員來說都是非常值得思考的問題。當前，檔案管理工作還存在很多不足，在未來的工作發展中要不斷突破，不斷努力，提升整體的創新力。
參考文獻
[1]史宇. 創新檔案管理方法 提高檔案管理質量[J]. 蘭臺內外，2013，05：70.
浙江省城市建設檔案管理辦法全文第一條為了加強對城市建設檔案的管理，有效地收集、保管和利用檔案，為城市規劃、建設和管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規劃法》、《建設工程質量管理條例》、《科學技術檔案工作條例》的規定，結合本省實際，制定本辦法。
第二條本辦法所稱城市建設檔案，是指在城市規劃、建設和管理活動中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。
第三條本辦法適用于本省行政區域內城市建設檔案的管理活動。
第四條城市人民政府應當加強對城市建設檔案工作的領導，把城市建設檔案事業的發展納入國民經濟和社會發展規劃，適應城市建設的需要。
第五條建立健全以各級城市建設檔案館(室)為基礎的城市建設檔案工作網絡，保證城市建設檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。
城市建設檔案館的設計應當符合檔案館建筑設計規范要求。
城市建設檔案館(室)應當運用計算機和網絡技術，建立和完善城市建設檔案信息網絡，將城市建設信息資料納入收集范圍，及時采集、接收、存儲、整理。
城市建設檔案館(室)所必需的經費，由同級財政部門通過預算予以安排。
第六條縣級以上建設行政主管部門負責本行政區域內的城市建設檔案工作，業務上受同級檔案行政主管部門的監督、指導。
有關行政主管部門應當重視本系統的城市建設檔案工作，建立健全本系統城市建設檔案管理制度。
第七條城市建設檔案機構履行下列職責：
(一)負責城市建設檔案的收集、保管和利用;
(二)受建設行政主管部門委托，具體負責城市建設檔案管理;
(三)法律、法規和本辦法規定的其他職責。
第八條城市建設檔案機構接收和管理下列檔案：
(一)各類城市建設工程檔案：
1.工業、民用建筑工程;
2.市政基礎設施工程;
3.公用基礎設施工程;
4.交通基礎設施工程;
5.園林建設、風景名勝建設工程;
6.市容環境衛生設施建設工程;
7.城市防洪、抗震工程;
8.結合民用建筑修建的地下防空工程;
9.軍民共建工程檔案資料中，除軍事禁區和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。
(二)城市規劃區內的各類地下管線工程(包括城市供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、工業等地下管線)檔案。
(三)城市建設系統各專業管理單位(包括城市規劃、勘察、設計、施工、監理、園林、風景名勝、環境衛生、市政、公用、房地產管理等單位)形成的業務技術檔案。
(四)有關城市規劃、建設、管理的政策法規、科研成果和城市風貌史料。
(五)建設部、國家檔案局確定的其他城市建設檔案資料。
前款規定的接收、管理的檔案材料的具體范圍，由省建設行政主管部門、省檔案行政主管部門會同省有關主管部門另行規定。
第九條城市建設工程檔案材料由各建設單位按照國家和本省規定的標準收集、整理，并向城市建設檔案機構移交。
前款所稱建設工程檔案，包括工程項目前期、施工及竣工所形成的應當歸檔保存的文件材料。工程項目前期管理文件材料可以移交副本。
第十條建設單位在向有關部門申領建設工程規劃許可證或者施工許可證期間，應當將有關申報材料向工程所在地城市建設檔案機構備案。城市建設檔案機構在接受備案時，應當書面告知建設單位有按規定移交城市建設檔案的義務。
第十一條有關行政主管部門或者建設單位組織工程竣工驗收時，應當通知城市建設檔案機構參加，由城市建設檔案機構對建設工程的技術檔案和施工管理資料是否完整提出意見。
第十二條建設單位應當自建設工程驗收合格之日起20個工作日內，向所在地城市建設檔案機構報送一套符合規定的建設工程檔案，但建設工程決算資料可以在建設工程驗收合格之日起3個月內移交。建設工程檔案不齊全的，應當補充齊全。
第十三條各建設單位對形成的城市建設檔案，除按照本辦法規定向城市建設檔案機構移送外，還應當做好整理、歸檔和利用工作，并由本單位綜合檔案室集中保管。
第十四條建設項目投入使用后進行改建、擴建或者對重要部位進行維修的，建設單位應當組織設計、施工單位據實修改、補充和完善原建設工程檔案;涉及結構和平面布置
改變的，應當重新編制工程竣工檔案，并在工程竣工驗收后3個月內向城市建設檔案機構移交檔案。
第十五條城市建設系統內部各專業管理單位形成的業務技術檔案，凡具有永久保存價值的，應當自檔案形成之日起1年至5年內，向城市建設檔案機構移交;對具有長期保存價值的檔案，城市建設檔案機構可以自檔案形成之日起1年至5年內，根據需要選擇接收。
第十六條建設單位應當向城市建設檔案機構移交下列地下管線工程檔案：
(一)地下管線工程項目前期工作、施工、監理及竣工驗收文件和竣工圖;
(二)地下管線工程竣工測量成果;
(三)其他有關地下管線工程的電子文件、照片、錄像、縮微品等特種載體形態的檔案資料。
前款規定的地下管線檔案資料，建設單位應當按照本辦法的規定，與建設工程檔案一并或者單獨向城市建設檔案機構移交。
第十七條建設單位申領建設工程規劃許可證時，應當到城市建設檔案機構查詢該建設工程施工地段的地下管線檔案資料，取得施工地段地下管線現狀資料，并向建設工程規劃許可證核發機關說明地下管線現狀情況。
第十八條城市地下管線權屬單位應當將更改、報廢、漏測部分的地下管線及時修改、補充到地下管線專業圖上，并在修改、補充后3個月內向城市建設檔案機構報送。
第十九條城市人民政府應當定期對地下管線進行普查和補測。普查和補測形成的檔案材料，由城市建設檔案機構負責管理。
第二十條建設單位收集、整理或者補測補繪檔案材料確有困難的，城市建設檔案機構可以提供咨詢、服務。
第二十一條城市建設檔案機構應當定期公布開放檔案的目錄，有計劃地編纂檔案史料，開發檔案信息資源，為檔案的利用提供便利。有關單位查詢利用檔案信息資料，城市建設檔案機構除收取復印費等工本費外，不得收取其他費用。
涉及國家秘密的城市建設檔案應當按照國家秘密范圍的規定確定密級,并遵守國家有關保密管理規定。未經產權單位或者上級主管部門批準，不得查閱使用。
有關建設單位應當及時、充分地利用城市建設檔案資料，確保建設工程項目的設計、施工、監理質量，防止各類損害事故的發生。
第二十二條城市建設檔案機構應當建立健全科學的管理制度，依法做好檔案的接收、整理、保護、鑒定、統計、保密等工作。
城市建設檔案工作人員應當忠于職守，維護史實，遵紀守法，具備相應的城市建設檔案管理專業知識。
第二十三條違反本辦法第十二條、第十四條規定的，依照《建設工程質量管理條例》第五十九條規定處理。
第二十四條違反本辦法第十五條規定，不按期移交業務技術檔案的，由建設行政主管部門責令其限期改正，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政或者紀律處分。
第二十五條違反本辦法第十六條、第十八條規定，未按規定向城市建設檔案機構報送地下管線檔案資料的，由建設行政主管部門責令限期改正，并可處1萬元以上5萬元以下的罰款。對他人造成損失的，依法承擔賠償責任。對城市建設公共利益造成損害的，由有權機關對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政或者紀律處分。
第二十六條違反本辦法有關規定，有下列行為之一的，由檔案行政主管部門或者建設行政主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分：
(一)對不符合規定要求的檔案予以接收的;
(二)在參與工程竣工驗收或者檔案管理工作中弄虛作假的;
(三)其他徇私舞弊、玩忽職守行為。
第二十七條對違反本辦法規定的其他行為的處理，有關檔案管理法律、法規已有規定的，從其規定;構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。
第二十八條本辦法自20xx年9月1日起施行，1999年6月2日的《浙江省城市建設檔案管理辦法》(省政府令第114號)同時廢止。
城市建設檔案在城市規劃、建設、管理等有關活動中形成并歸檔的科學技術文件材料。是城市自然面貌和城市建筑物、構筑物、地上和地下管線等各項建設的真實記錄。
按類別劃分：
①城市勘測和城市規劃檔案，包括地形地貌勘測文件和地形圖，城市經濟和人口資料，礦藏資料和水文地質、工程地質資料、地震、氣象、地名和城市歷史沿革資料，以及城市總體規劃、詳細規劃和各項專業規劃文件等。
關鍵詞:高等學校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理
《高等學校檔案管理辦法》(簡稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國家教委第6號令《普通高等學校檔案管理辦法》(簡稱原《管理辦法》)為基礎修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高的標準,充分體現國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。
一、新《管理辦法》的幾點變化
1.擴大適用范圍,把成人高校納入辦法適用對象
21世紀的高等教育事業蓬勃發展,除普通高校外,成人高等學校、高職高專學校和民辦學校也不斷得到發展,而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分,很顯然原《管理辦法》中只針對普通高等學校已經不能適應高等教育的發展現狀和要求。所以新《管理辦法》擴大了適用范圍,涵蓋了各級各類的高等學校,有利于促進所有高等學校檔案工作的發展。
新《管理辦法》明確規定“本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校”,特別把成人高等學校列出,這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向,有利于規范成人高校的管理。根據新《管理辦法》,成人高校可以重新修訂本學校的檔案工作管理辦法,這為提升學校的管理能級、規范檔案管理工作和促進學校更加科學發展奠定了堅實的基礎。
2.明確了高校檔案的管理體制和學校領導的機制
新《管理辦法》規范了高校檔案工作的領導體制,規定“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作”,“國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查”,確定了政府教育行政部門對高等學校檔案工作的業務指導、監督和檢查職責,明確了高校檔案工作的領導關系和業務指導關系,領導體制層次清晰、責任明確,操作性強,有利于高校檔案管理工作的開展。
檔案管理工作既是一項基礎性工作,又是一項服務性工作。要做好這項工作,學校領導必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學校校長是高校檔案工作的第一責任人,強化了學校主要領導在高校檔案工作中的責任,《管理辦法》還規定“遇有特殊情況,應當立即向校長報告”。這些規定的推出有助于高校領導更新觀念,增強檔案意識,了解本校檔案工作的現狀,統籌全校檔案事業發展規劃,把檔案工作作為學校管理工作的重要事情來抓。
3.規范了檔案管理制度和檔案人員的職責
新《管理辦法》重新劃分了適應于學校檔案工作的11類歸檔范圍,這樣可以使學校檔案工作朝著規范化的目標發展,使學校檔案的歸檔內容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學校“應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度”,以評促進檔案建設;“高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,強化學校各部門立卷制度。
《管理辦法》要求“立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律,對文件材料系統整理組卷、編制頁號或者件號,制作卷內目錄,交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向學校檔案機構移交”,規定了各部門負責檔案工作人員的具體職責,保證學校各項管理活動中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。
4.增加了“學生類”檔案管理內容
高等學校的主體是教師和學生,原《管理辦法》片面強調了學校管理、教師和教學,而忽視了學生和學習。教育以學生為本,學生以學習為本,新《管理辦法》對此進行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學生類”檔案的保管內容,具體內容“主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案,畢業生登記表等”。學生類檔案要求從學生入校開始到學生畢業結束,檔案中的記錄要伴隨學生在校學習的整個過程。把學生類檔案正式寫進檔案管理辦法中,把學生、學校和對社會有價值的檔案并列起來,充分說明了學生管理檔案在學校檔案工作中的重要性,體現了學校對學生的人性化管理。
5.從經費、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設
隨著社會信息化的發展,數字校園的建設、數字檔案館建設勢在必行,新《管理辦法》明確規定“高等學校應當設立專項經費,為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數字檔案館(室)建設,保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行”。
新《管理辦法》在檔案機構的管理職責上明確規定:“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作。”提出了高等學校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質、錄音帶、錄像帶、實物等傳統檔案載體的局限,突出了電子或數字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位,這符合時展的要求。在檔案的利用方面規定:“應當設立專門的閱覽室,編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、全宗指南,檔案館指南、計算機查詢系統等,為社會利用檔案創造便利條件”。
6.從職務聘任、待遇補助等方面彰顯對檔案工作者的人文關懷
新《管理辦法》中明確規定“高校檔案機構中的專職檔案工作人員,實行專業技術職務聘任制或者職員職級制,享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。”這個規定可以從根本上改變目前成人高等學校檔案機構工作人員,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發展的局面,為成人高校檔案工作發展的人才需要奠定了基礎。
對長期接觸有毒害物質的檔案工作人員,“保障其依法享有工傷社會保險待遇及其他有關待遇,并可以按照有關規定予以補助”,這使得多年來高校檔案界極力呼吁的對因為長期接觸有毒害物質的高校檔案工作人員建立職業保障和依法取得補助得到了落實,體現了以人為本的檔案科學發展觀以及對高校檔案工作者的人文關懷。
二、新《管理辦法》對成人高校檔案管理的影響
目前,成人高校檔案管理工作的發展與教育發展的實際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對新《管理辦法》提出的規定和新要求,加強成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點。
1.改變檔案管理模式,適應成人高等教育事業改革發展的需要
在當前科學技術迅猛發展,知識經濟和信息化浪潮日益發展的背景下,成人高等教育學校建設開始出現新的局面,使原有的檔案門類、數量和內容遠遠不能滿足教育發展的需要。隨著成人教育改革和發展形勢的需要,檔案工作重點應由以往收集、整理、保管為主轉向以開發、利用和服務為主,提高檔案的利用,擴大服務功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源,只有重視開發利用,不斷拓展業務范圍和服務領域,才能充分發揮信息資源的優勢。
2.加強檔案管理人員的隊伍建設,提高檔案人員的業務素質
要實現成人高校檔案的科學化管理,關鍵要提高檔案管理人員的素質。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修養,使之能熱愛檔案管理工作,有強烈的事業心、責任感和良好的職業道德修養。同時,要加強對檔案管理人員的業務技能培訓,不斷為其提供接受繼續教育的機會、更新檔案專業知識,通過系統學習,使之在專業的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實踐中能夠具有進行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發展和評估提供詳實的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發展與改革工作的需要。
3.大力加強電子檔案管理,不斷探索檔案管理現代化的新途徑
隨著人類進入信息時代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發生了根本變化;隨著教育的改革與發展,成人高等教育檔案資料呈現出復雜、繁瑣、量大的特點,這對高校檔案機構提出了新要求,必須應用現代化信息技術手段實現對成人高校檔案的管理,實現檔案資源和檔案管理的信息化。針對網絡和計算機的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部門的專門教育教務管理軟件,從錄取新生開始,將學生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數據庫,將在讀學生的學籍信息輸入到互聯網以便于檢索,將學生在校期間的學科、專業、成績檔案等信息化管理。同時,成人高校要適應檔案管理發展的趨勢,對形成的重要文件建立紙質文本和電子檔案雙備份,減少紙質檔案的使用,努力做好檔案信息管理系統的使用、維護和安全工作。
總之,成人高校的檔案是衡量學校教育管理水平和教學質量的重要標志之一,也是學校開展教育教學、科研的重要信息來源與決策的依據。因此,作為成人教育檔案工作者,要按照法制化的要求不斷走上正規,不斷加強檔案管理意識,加強檔案的開發和利用,實現檔案的數字化管理,充分發揮成人教育檔案功能,為推動成人高等教育檔案事業的發展和促進學校各項工作做好服務和保障工作。
參考文獻:
[1]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點思考[j].紹興文理學院學報,2006,(12):136-137.
【關鍵詞】醫院;會計檔案;管理
醫院會計檔案是記錄和反映醫院醫療業務活動、賬務收支狀況及其結果的重要史料和證據,醫院會計檔案對指導醫院經營管理、總結醫療工作等具有重要作用。由于同醫院自身運營有關的信息70%左右來自會計資料[1],因此,依法加強醫院會計檔案的管理工作具有十分重要的意義。
1醫院會計檔案管理工作存在的問題
《會計法》、《會計檔案管理辦法》的實施,有效地規范了會計檔案管理工作。但在工作實踐中,醫院會計檔案管理仍然存在一定的問題,主要表現在以下幾個方面:
1.1材料歸檔不及時。多數醫院只重視文書檔案的管理,而忽視會計檔案的管理,會計檔案由醫院會計部門自己保管,未按時移交醫院檔案管理部門;在一些已實行會計電算化的醫院,會計資料只移交了紙質檔案,磁性介質或光盤存儲會計數據卻一直保存在會計部門,沒有把電子會計檔案與紙質會計檔案同步移交,嚴重破壞了檔案全宗的完整性。
1.2與檔案管理工作不銜接。醫院會計檔案是會計核算的產物,它產生于醫院會計業務工作中,是會計工作的延伸和終結。但在實際工作中,醫院會計人員對會計業務非常熟練,經常參加會計知識的培訓和學習,卻沒有參加過會計檔案管理知識的培訓與學習,特是對會計檔案規范化整理標準知之甚少,不少醫院只重會計業務,輕會計檔案管理,存在會計業務與會計檔案管理相脫節的現象;會計檔案管理制度也不完整,多數醫院沒有配備專人管理會計檔案,甚至由出納會計兼管會計檔案,這是不符合規定的。
1.3監督指導不到位。會計業務主要接受財政部門的監管,而財政部門和檔案部門很少聯手對新形勢下會計檔案的管理進行監督指導。財政部門只監管會計業務規范與否,而對會計檔案規范與否少有問津,檔案部門也很少主動介入,致使會計檔案管理基本處于失控狀態。
1.4鑒定銷毀不及時。有的醫院把憑證、賬 簿等會計檔案自成立以來一直保存至今,大大超出了其保管期限,沒有及時進行鑒定銷毀,從而造成空間和檔案裝具的浪費。
2依法加強醫院會計檔案管理工作
針對上述醫院會計檔案管理工作中存在的問題,筆者認為,要做好會計檔案的管理工作,必須運用法律手段,依法加強管理,應突出做好以下幾個方面的工作:
2.1 提高依法管理會計檔案意識。《會計檔案管理辦法》 第二條規定“國家機關、社會團體、企業、事業單位、按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織,應當依照本辦法管理會計檔案”,第四條規定“各單位必須加強會計檔案管理工作的領導……”,有關法律法規明確規定各單位都必須加強會計檔案的管理,因此,各醫院的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識,從法律的高度加強管理,使會計檔案管理走上法制化的軌道。
2.2 依法完善會計檔案管理制度。各單位應嚴格按照《檔案法》、《會計法》及《會計檔案管理辦法》等法律法規的有關要求,制定適合各自醫院的會計檔案管理辦法。明確會計檔案歸檔收集、立卷、保管、借閱、移交及鑒定銷毀制度等,作出具體可操作性強的規定,使會計檔案管理的各個環節都有章可循。同時,還應制定一套電算化會計檔案的管理制度,以便使電算化會計檔案的管理形成制度化。
2.3 依法強化會計檔案知識培訓。《檔案法實施辦法》第八條規定“縣級以上地方各級人民政府檔案行政管理部門依照《檔案法》第六條第二款的規定,履行下列職責:組織、指導本行政區域內的檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓”,因此各級檔案行政管理部門及衛生行政部門應依法對衛生事業單位的檔案從業人員進行培訓,改變以往只重視文書檔案整理知識培訓的做法,把會計檔案整理及其他門類檔案整理知識也列入其中,使各醫院的檔案人員全面掌握檔案工作知識。同時,應將會計檔案管理及操作技能的培訓納入醫院會計人員上崗前的培訓,從會計檔案整理的基礎業務學起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能。
2.4 依法加大醫院會計檔案監管力度。《會計檔案管理辦法》明確規定“各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查”,因此,各級財政部門和檔案管理部門應該聯手做好醫院會計檔案的監督指導工作。采取定期、不定期的方法,對會計檔案進行檢查指導,發現問題及時糾正,保證醫院會計檔案管理工作的健康開展。各級財政部門應在對各級醫院會計業務工作檢查中,將會計檔案的規范化管理納入其中,加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。
2.5 依法開展醫院會計檔案鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》第十條規定“保管期已滿的會計檔案,除本辦法第十一條規定的情形外,可以按照以下程序銷毀……” 因此,各醫院應依照《會計檔案管理辦法》的有關規定,遵照法定的程序定期進行會計檔案的鑒定銷毀工作。
總之,醫院會計檔案是一項即復雜細致而又要求嚴密的工作,必須認真貫徹執行《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》等法律法規的相關規定,把醫院會計檔案管理工作做到專業化和規范化,使其真正起到為醫院發展建設發展服務的作用。
1檔案管理部門如何實現科技化的管理方式
檔案管理部門的相關的管理人員必須充分利用科技帶來的優勢,借用現代化的管理技術,才能滿足社會對于檔案的需求。隨著我國經濟的不斷發展,企業種類不斷的增加,國民的轉移也早已擺脫了省的約束,無論是從企業發展需求還是從政府部門的要求看,檔案管理都必須實現科技化的現代管理辦法。國家在認識到了這一情況后,對《檔案法》進行了及時的修正,要求各檔案管理部門要盡快的實現檔案管理方法的轉變。如今檔案管理辦法的變革已經成為了無法逃避的問題,那么如何才能在最短的時間內完成檔案的科技化現代管理就是我們要討論的問題。
1.1通過計算機的使用實現檔案管理的現代化
檔案科技化的現代管理辦法的實現必須建立在計算機使用的基礎上。檔案管理人員必須先學會計算機的使用,熟練的掌握計算機檔案管理的相關軟件,完成傳統記錄向計算機轉錄的程序。現在社會上對于計算機的運用已經屢見不鮮,它憑借超快的運算速度、駭人的數據儲存能力、便捷的軟件輔助功能等快速占領了各個信息行業。隨著人類科技的不斷進步,計算機領域在不斷的發展,如今被大量運用的四代計算機完成了人類對于辦公科技化的需求。計算機擁有各種先機的錄入搜索能力,能在數秒之內完成大量信息的整理、搜索工作,它是檔案管理進入科技化的有效媒介,也是完成現在檔案管理工作的最有效工具。
1.2改革管理方法實現檔案管理的現代化
傳統的檔案管理部門其員工的工作任務只是一些基本的記錄查詢工作,這種工作思想下,員工就會喪失對檔案的管理意識,無法意識到合理的管理對于檔案有效利用的重要性。檔案管理部門想要完成社會對于檔案管理的要求,就要對檔案管理者進行思想教育。通過在崗培訓讓管理人員意識到管理方法的重要性,并幫助他們掌握先進的管理理念和科學的管理辦法,摒棄傳統的管理方法和工作理念。
1.3利用現代科技的便捷減少不必要的時間消耗
計算機的使用只是檔案管理工作進入科學化的基礎步驟,檔案管理工作人員必須以計算機為載體完成其他高科技產品的引進工作。計算機只是作為信息處理、計算的儲存中心,檔案管理想要完成科學化的管理方法,必須給計算機配備相關的科技產品。文字掃描器就是減少工作人員錄入基礎信息的必備武器。計算機雖然擁有快速的計算能力和大容量的儲存能力,但是其自身的鍵盤試錄入速度并不是那么的可觀。文字掃描器的使用就大大解決了這一問題,它對書面的文字進行掃描后,可以將其直接錄入到電腦中,大大減少了檔案管理人員的工作負擔。
2通過規章制度的建立將檔案管理工作規范化
檔案管理部門雖然作為一個信息管理部門,但是其有明確的工作內容和數目眾多的工作人員,換句話說,檔案管理部門必須要擁有一套自己的規整制度和工作流程規范才能實現檔案管理的現代化。檔案管理部門的高層管理人員,應該以企業的標準對員工進行管理,要求員工在日常工作中不斷的總結和吸取教訓,通過實踐建立起一套合理的、系統的、適應能力強的現在管理辦法。檔案管理部門相關負責人,必須對檔案管理工作進行系統的考察,對各部門工作人員進行統籌安排,實現檔案管理隊伍的物盡其用,幫助工作人員明確自身的工作任務,讓每個人員做到有章可循。檔案管理人員在進行檔案錄用時經常要借助其他部門的基礎資料。檔案管理負責人要通過科技手段的運用在這些部門之間建立起一個暢通的溝通渠道,保證資料的及時傳輸和交流,完成信息部門科技資料網絡的構建。這幾年,經過檔案管理工作人員的不懈努力,檔案管理在不斷的進步和完善。檔案管理部門的工作效率和工作速度都得到了明顯的改善,但是檔案管理的整體效率還未能完全滿足社會發展速度對信息化的要求。檔案管理工作人員要時刻謹記社會對于自己的要求,將加快工作效率,提高工作質量作為日常工作的一部分,爭取早日完成檔案管理與現在社會的同步發展。
作者：董晨輝 單位：吉林省遼源市科學技術信息研究中心
關鍵詞：城建檔案管理辦法
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
城建檔案是指過去和現在城鄉規劃、建設、管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它是城鄉建設重要的基礎性資料。城建檔案管理工作是城鄉建設中一項十分重要的基礎工作。
一、《廣州市城市建設檔案管理辦法》修訂的必要性
1996年，廣州市頒布實施了《廣州市城市建設檔案管理辦法》（穗府〔1996〕87號），對規范廣州市城建檔案接收、報送、管理和利用工作起到了顯著作用。現館藏檔案數量達到了100多萬卷，每年新增檔案近7萬卷，
但原《辦法》現已到期，此外，隨著《中華人民共和國城鄉規劃法》、《建設工程質量管理條例》等上位法律、法規和規章的修改，尤其是2008年1月1日施行的《城鄉規劃法》明確了城鄉統籌的原則，建設單位報送竣工驗收資料的法律責任和違反該責任的罰則等規定，以及原辦法缺少地下管線檔案收集、保管和利用的等內容。同時為適應廣州市新型城市化發展以及社會民生對城建檔案的需求，對《辦法》已迫在眉睫，主要體現在以下幾方面：
一是部分條文已經失效，地下管線等城建檔案歸檔流失形勢相當嚴峻。
1998年，國家取消了“建設工程竣工檔案保證金”制度后，《辦法》第十四條關于交付竣工檔案保證金的有關規定隨之失效。城建檔案的接收工作失去了一個重要的經濟制約手段。加上一些建設單位缺乏法律意識，不能嚴格按照有關規定報送城建檔案，造成了許多城建檔案的流失，尤其是地下管線檔案。
據不完全統計（根據已領取規劃建設許可證的項目數量及移交工程檔案的項目數量比例）, 2009年——2011年三年間，廣州市僅市政基礎設施建設工程這類竣工檔案的歸檔流失率頗高，尤其是電力電信等地下管線工程竣工檔案基本上沒有移交，歸檔率僅為20%，形勢相當嚴峻。
二是缺乏對區縣，尤其是番禺、花都區城建檔案管理工作納入全市統籌管理的具體規定。
2000年，番禺、花都撤市設區后，交通、通訊、給排水、供電、供氣等基礎設施建設以及房屋建筑等城市建設得到了快速發展。然而，由于受番禺、花都原管理模式的影響，作為城鄉一體化建設重要組成部分的番禺、花都區建設工程檔案工作長期處于薄弱環節。番禺、花都區建設工程檔案至今未納入到全市進行集中統一管理當中，特別是番禺區沒有專門城建檔案管理機構和檔案人員從事轄區內的建設工程檔案管理工作。
三是沒有將城建檔案管理工作與城鄉規劃、建設和管理工作有效銜接。
在《中華人民共和國城鄉規劃法》、《建設工程質量管理條例》、《城市地下工程檔案管理辦法》等法律規章頒布實施后，為加強城建檔案法制建設，全國各地都啟動了新一輪的地方城建檔案法規修訂工作，如：北京、天津、上海、重慶、長春、武漢、西安、太原、成都、南京、濟南、長沙等。在新修訂的地方城建檔案管理法規中都將建設工程檔案管理工作與城鄉規劃、建設和管理工作進行有效銜接，從而在法規層面解決城建檔案接收難的問題。和全國城建檔案法規建設先進城市相比，廣州市城建檔案法規建設已處于相對落后和被動局面。
二、修訂后的《廣州市城鄉建設檔案管理辦法》的主要內容和亮點
（一）主要內容
原《辦法》共22條不分章節，新《辦法》則由六章共30條構成，第一章總則，明確城建檔案管理部門的具體職責。第二章城建檔案的接收范圍和質量要求。第三章城建檔案的報送和接收，明確工程檔案報送、預驗收和查詢等相關環節的要求，并強調地下管線檔案的管理。第四章城建檔案的管理和利用。第五章法律責任，明確城建檔案管理各責任方失職及違規的處罰。第六章附則，明確檔案整理編制的具體要求等具體規范的編制。
主要修訂的內容為：
1、“城市”到“城鄉”。根據《城鄉規劃法》的城鄉統籌的規定，本辦法適用于本市行政區域內，包括城與鄉。（標題）
2、細化報送、移交城建檔案的質量要求.（第八條）
3、增加地下管線工程檔案查詢、管理和動態更新的規定。（第十、十一、十二條）
4、優化檔案管理服務，通過完善業務指引、提供技術指導，從建設工程規劃報建開始，城建檔案館提前介入、主動服務，詳細告知建設單位有關城建檔案報送的內容和要求，在工程竣工前，通過預驗收，及時查漏補缺，保證工程竣工后城建檔案的順利移交。（第十、十三、十四條）
5、通過信息化管理、異地備份制度加強城建檔案管理，在遵守保密規定的前提下，按照信息公開規定提供檔案利用服務。（第十九、二十一、二十二、二十四條）
6、增加逾期報送城建檔案的罰則和不查詢地下管線檔案導致施工事故的罰則。（第二十六、二十七條）
（二）主要亮點
一是延伸了城建檔案工作涵蓋范圍。根據國家城鄉統籌建設的方針，依據《城鄉規劃法》，將《廣州市城市建設檔案管理辦法》改為《廣州市城鄉建設檔案管理辦法》。城建檔案工作不僅局限于城市，涵蓋了鄉鎮。
二是明確了城建檔案的實施部門。在廣州市各相關建設主管部門的“三定”方案中，城建檔案的管理職能明確在市規劃局。因此，本修訂稿第四條對全市城建檔案的主管部門作了具體規定，由市、縣級市規劃行政主管部門負責本行政區域內城建檔案管理工作。同時，明確市城市建設檔案館負責全市各區內的城建檔案日常管理工作。
三是強化地下管線工程檔案的管理。地下管線為隱蔽工程,雖然原管理辦法也有地下管線檔案報送和管理方面的要求，但因是十多年前的規定，相關內容規定不夠細致，部分工程施工后檔案報送不夠及時，隨著社會的發展，地下管線對城市建設的影響越來越重要，有必要加強相關管理要求。本《辦法》第十、十一、十二、二十七條明確規定建設單位在規劃報建前應當查詢施工地段的地下管線工程檔案；地下管線工程竣工后，應當竣工測繪,并將竣工檔案報送城建檔案館；城建檔案館建立城市地下管線檔案管理信息系統，為廣州市安全施工提供信息服務和技術支持。
四是實行了《建設工程檔案報送責任書》。《建設工程檔案報送責任書》的簽訂一方面可以約束建設單位及時向城建檔案館報送工程檔案,另一方面便于城建檔案館掌握工程開工的情況,可根據需要對工程建設,特別是重點工程的建設進行跟蹤服務,實行全過程的業務指導,保證工程竣工時能形成完整的工程檔案,并及時向城建檔案館報送。為此,根據目前廣州市實際做法，本修訂稿中第十一條作了規定。
婚姻登記檔案是婚姻登記工作成果的直接體現，沒有婚姻登記工作便沒有婚姻登記檔案。雖然婚姻登記檔案的形成需要婚姻登記機關與婚姻登記當事人共同參與，但從根本上說，婚姻登記當事人的參與，是履行法律法規規定的義務，并進而享受與義務相等的權利。因此，婚姻登記檔案的形成主體是婚姻登記機關，而不是婚姻登記當事人；婚姻登記檔案不是個人所有的檔案，而是國家所有的檔案，是國家檔案的一個組成部分。
一、通榆縣婚姻登記檔案的利用現狀
通榆縣婚姻登記處于2004年成立，至此各鄉鎮（除瞻榆管轄的7個鄉鎮外）的婚姻登記業務取消，檔案陸續上交到縣婚姻登記處統一管理，但是當時的辦公條件有限，辦公環境簡陋，使得婚姻檔案一直寄存在民政局的物資儲備庫中，每逢當事人查閱檔案，登記處的工作人員必須帶領當事人雇車去儲備庫查找。非常不便，這種情況到2006年才有所改變，在民政局的大力支持和全體工作人員的努力下，2010年所有的婚姻登記檔案全部整理完成，并按照鄉鎮、年份、月份全部歸類上架，至此，40多年的歷史遺留問題才得到解決。婚姻登記檔案的管理和利用工作也取得了新的進展。僅2012年下半年到2013年上半年一年內，通榆縣婚姻登記處秉承著“依法行政，為民服務”的工作理念，以優質文明為服務目標，全體工作人員努力工作，全年共辦理婚姻登記3169對，其中結婚登記2616對，離婚登記553對，出具單身證明106份，登記合格率達100%。其間檔案的利用效率也不斷提高，使得婚姻登記處的工作得到了群眾的認可和好評。
二、通榆縣婚姻登記檔案的利用成效
2006年1月23日，《婚姻登記檔案管理辦法》頒布和實施后，有力地推動了我國婚姻登記檔案管理和利用的規范化。在此之后，筆者有幸進入民政部門從事婚姻檔案管理工作。通榆縣自2007年起采取新的《婚姻登記檔案管理辦法》，對婚姻登記檔案進行管理利用。婚姻登記檔案的社會效益和經濟效益也日漸顯著。通榆縣婚姻登記處在2008至2012年間，共接待居民、執法機關、律師、法律援助機構等查檔人員466人次，查閱婚姻檔案286卷次。占我局查閱檔案的87%。通過查閱婚姻檔案，不僅能解決各類民事糾紛，也能為維護社會穩定提供原始依據。從筆者對婚姻檔案利用情況來看，通過查閱婚姻檔案辦理銀行按揭貸款、解決民間經濟糾紛、解除婚約占前三位，而且繼續保持平穩狀態。同時為辦理財產繼承、房屋買賣、辦理獨生子女證、確認出生年月、認定單身證明、戶口遷移、審批二胎等查閱婚姻的則漸趨上升，可見婚姻檔案利用目的呈現多樣化，不再像往年那樣單一。而且近年來民眾用檔意識也不斷提高。
三、切實做好縣級婚姻檔案的利用工作
做好婚姻登記檔案的管理和利用，構建和諧社會是婚姻登記檔案管理者的工作職責，加強婚姻登記檔案管理和利用工作是服務和諧社會的一個重要的切入點。
（一）推動檔案利用電子化。隨著國民經濟的不斷發展，對于婚姻登記檔案管理的方式也呈現了多元化趨勢，充分提高了婚姻登記檔案的利用率，提高其公共服務功能，為人們提供了更為便捷的服務。縣級婚姻登記檔案管理部門要充分利用互聯網優勢，利用計算機操作提高婚姻登記的效率，實施網上在線登記，簡化婚姻登記過程的繁瑣性。同時婚姻登記檔案管理部門還可以設置網絡檔案，提高工作效率，不僅縮短人們的查閱時間，而且準確率還能達到百分之百，更好地服務于公眾。
（二）完善各項規章制度。切實貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》，對于婚姻登記檔案管理利用工作，婚姻登記機關要完善各項規章制度，嚴格依法辦事，切實貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》，使婚姻登記檔案管理工作更為規范化和程序化。婚姻登記檔案管理的工作人員要全面領會《婚姻登記檔案管理辦法》，加強對自身業務的指導，深入掌握技術規范，拓寬婚姻登記材料收集的渠道，設立專門檔案室，分門別類進行歸檔存儲，安全保管、合理利用。切實保障婚姻登記檔案的安全性和真實性，維護婚姻當事人的合法利益。
（三）加強檔案隊伍建設，提升服務水平。目前社會上需要查閱婚姻檔案的動機多種多樣，婚姻檔案的用戶構成復雜，利用者在文化水平、知識素養以及性格上都有很大差異，而且許多利用者想通過查詢檔案來解決關系切身利益的問題，查檔時心情迫切，情緒波動大，所以，必須加強檔案管理工作者的隊伍建設，提升服務水平，使得檔案工作者在提供利用時要始終做到業務熟練、誠懇熱情、耐心周到，讓所有利用者為尋求幫助而來，滿意而歸。
（作者單位：吉林省通榆縣民政局婚姻登記處）
伴隨著時代的進步，現代科學技術突飛猛進，多媒體信息技術在行政事業單位的日常工作中運用越來越普遍，會計檔案電算化已經成為必然趨勢。
二、會計檔案管理對于事業單位的重要性
為了強化事業單位的會計檔案管理，國家檔案局與財政部于2016年了新的《會計檔案管理辦法》，要求事業單位必須進行會計檔案管理，明確了會計檔案管理的意義，同時具體規定了需要歸檔入庫的檔案材料必須定期移交到事業單位的檔案管理相關機構，統一進行集中化管理。
再者，由于事業單位內部的在財務及內部管理上的需求，事業單位提高會計檔案管理也是必不可少的。據粗略統計，我國目前共有約126萬個事業單位，超過3000萬的單位職工，每年國家財政部門需要極大一筆資金來支付事業單位職工的薪資需求，而會計檔案管理能夠準確地記錄管理事業單位的收支情況，為事業單位的發展規劃，人員編制提供科學可行的依據，財政部門在行政管理方面對會計檔案管理也具有較大的需求。
同時科學合理的會計檔案管理也能準確記錄事業單位職工的收支情況，為打造清正廉潔型的事業單位，樹立廉政工作形象提供大力支持，完善的會計檔案管理能讓事業單位的經費開支變得更加合理，有理有據，防止公費挪用的情況的發生，也能提高審查部門的工作展開的效率。
三、會計檔案管理發展趨勢
（一）事業單位會計檔案的數字信息化管理
隨著時代的進步與發展，事業單位的會計檔案管理必將走上數字化的道路，逐漸實現會計檔案管理的電子化會計管理，網絡化管理與智能化管理，事業單位在今后的會計檔案管理或者說現在已經逐漸不再局限與傳統的檔案袋紙質管理上，計算機的不斷發展極大地豐富了檔案資料的儲存介質，擴大了檔案資料存儲的范圍。事業單位在進行會計檔案管理時也必將以網絡管理為核心，建立完整的信息化管理體系，在不久的將來甚至出現網絡智能化的檔案數據管理，節省了人力，全面提升檔案管理的效率。
（二）財務軟件從單純的核算轉型為管理
目前來說，我國的財務軟件大多數仍然局限在單純的數據核算層面上，但由于市場的不斷發展，單純的核算已經不能滿足事業單位的發展，隨著會計電算化的不斷發展，財務軟件也必定會不斷進步，不再僅僅停留在財務核算方面，還會在財務核算上進一步涉及規劃，決策，統一整合數據進行效益的評估，建立完善的電算化檔案管理體系，從之前單純的財務核算向綜合管理方向發展。全面促進事業單位會計檔案管理的數字信息化管理。
（三）會計檔案信息化管理的客觀需求
隨著時代的進步，事業單位工作壓力也越來越大，傳統事業單位已經漸漸不能滿足事業單位的發展需求，會計檔案信息化管理旨在會計信息數據的利用，單純的會計核算逐步轉變為現代管理型會計管理，將會計檔案信息作用最大限度發揮已經成了事業單位發展的客觀需求。財政部于2014年10月了《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》，政策包含了全面推進管理會計信息系統建立的具體措施，進而推動管理型會計在事業單位的最大化運用。回顧從2000年開始的預算管理以及的信息化系統建設的發展?v史，再到2008年的全球金融危機爆發之后，預算管理信息系統建設開始走向多維度，全面化，精細化的發展方向，然后在2013年到現在的市場經濟多變與不斷轉型的大背景之下，會計管理中成本核算軟件、預算管理軟件與管理會計報告分析應用軟件等會計管理軟件的工具在企業與事業單位中的具體應用，統一標示著現代化數字信息技術在會計管理領域的集中應用，再者為了最先限度的去滿足事業單位對于會計信息資源的全面挖掘與高度聚合，會計檔案管理必須發揮出會計檔案作為信息源的應有作用與職能，最后統一將所整理出的電子會計檔案信息再次進行分析處理，便于各大信息平臺之間的信息流通，促進會計信息的相互聯系，避免各個部門之間各自為政，會計信息得不到充分發揮。
四、如何提升事業單位會計檔案管理
（一）重視會計檔案管理，提高思想覺悟
事業單位想要提升會計檔案管理，必須首先從思想層面做起，認識到會計檔案管理的重要性，不能僅僅將會計檔案管理視為賬務記錄，要將做好會計檔案管理當作自身的責任，做到對單位負責，對國家負責，嚴格遵循《會計檔案管理辦法》，謹慎處理會計檔案相關細節，妥善保管會計檔案，分類存儲，并要及時清查，防止出現檔案資料的缺失與泄漏。單位高層領導也要對檔案管理工作人員提供大力支持，創造良好工作環境，提升員工工作的積極性。
（二）建立健全會計檔案管理制度
有效的會計檔案管理需要一套完善的會計檔案管理制度體系為基礎，事業單位務必要根據相關法律，結合事業單位的實際情況建立一套適用的會計檔案管理制度，將會計檔案的歸檔程序，歸檔的要求與范圍，檔案保存的具體要求做出明確規劃，運用科學的方法對會計檔案進行妥善保管，同時要建立明確的責任制度，將會計檔案管理工作納入職工的績效考核，對檔案管理出現的問題及時指正，端正管理人員工作態度，提升檔案管理水平。
（三）加強會計檔案管理人員的培訓，提高工作素養
事業單位會計檔案管理工作，對于管理人員不僅僅在業務素養上，還在職業道德與思想上具有一定的要求，同時會計人員作為會計檔案的直接負責方，其業務水平直接影響到檔案卷宗的質量。會計檔案管理逐步轉向數字信息化，新的《會計檔案管理辦法》已經將電子會計檔案納入會計檔案的范圍。事業單位必須加強在職人員的業務培訓，提高管理人員的新型技術學習，熟練掌握會計檔案電子化管理技能，讓會計管理人員在實踐中不斷學習，將理論與實踐結合，培養出一批復合型全面的財會人才，最大化發揮出會計檔案的作用。
（四）會計檔案管理流程規范化
為了全面提高事業單位的會計檔案管理，事業單位必須充分了解會計檔案管理的重要意義，貫徹財政部門相關政策，根據事業單位的實際情況制定相應管理機制，規范化管理，要做到檔案管理依法管理，科學管控。細化會計檔案卷宗具體管理細節。各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
關鍵詞：城鄉居民；社會養老保險；檔案管理
本文主要對我區城鄉居民社會養老保險業務檔案工作的現狀及存在的問題進行探討，并提出建議。
1 我區城鄉居民社會養老保險業務檔案工作現狀及問題
夷陵區2011年7月被國務院批準為全國第三批城鄉居民社會養老保險試點縣，截止目前，全區已有26萬多人參保，其中享受養老待遇的有6.5萬人，待遇社會化發放率100%。我區啟動城鄉居民社會養老保險試點工作以來，在努力抓好城鄉居民參保擴面的同時，也注重做好參保人員業務檔案的整理歸檔工作，從基礎工作做起，加強養老保險檔案的管理。我區強化參保資料審核，確保信息錄入準確完整，對城鄉居民養老保險紙質業務資料進行科學化分類、標準化存儲、規范化裝訂，2012年8月份為積極配合我區城鄉居保信息管理系統的上線，更好地發揮電子檔案信息資源的作用，我局要求所有參保人填報的紙質檔案資料條目與湖北省城鄉居民社會養老保險電子信息管理系統條目相吻合，確保居保電子信息系統數據錄入不缺項。經辦人員嚴審核，細錄入，做到合格一批錄入一批，錄入一批管理一批，對資料殘缺不全的，嚴格進行補缺補差，確保了紙質檔案和電子檔案的完整性和正確性。一年多來，我區居保業務檔案管理工作有了長足的發展，取得了可喜成績，但在工作實踐過程中，也發現了一些業務檔案管理工作方面的困難和問題，主要有以下幾個突出問題。
（一）缺乏規范統一的業務檔案管理規章制度
隨著我區城鄉居民參保人數的逐漸增多以及社會養老保險的全覆蓋，迫切需要建立健全適合我區特點的養老保險檔案管理制度，從一定程度上減除廣大城鄉居民的后顧之憂。目前，我區城鄉居民社會養老保險檔案管理制度安排本身的缺失使居保檔案管理缺乏有效的法律法規依據。因缺乏統一的檔案管理制度，我區各級居保經辦機構往往按照《湖北省城鄉居保業務檔案管理辦法》來管理檔案，個別鄉鎮人社中心甚至沒有真正在檔案管理中落實，致使居保檔案管理政策環境較差。例如有的鄉鎮人社中心一些參保人檔案填寫不規范，姓名和身份信息等數據填寫不準確，導致人員數據導入不了省居保電子信息管理系統，還有大多數鄉鎮紙質檔案為16K紙，而省居保檔案管理辦法要求紙質檔案是A4紙等等。我區居保檔案管理制度的不規范導致養老保險檔案內容不能完全真實地反映整個參保過程，導致一些糾紛，影響了城鄉居民參保的信心，也損害了政府的誠信度。
（二）基礎設施建設與業務檔案管理工作的要求尚有很大差距
目前，我區城鄉居民養老保險局作為負責全區城鄉居民養老保險業務檔案的集中保管機構，雖然設置了"退管股"來負責居保業務檔案的管理，但受我局辦公場地和經費的制約，我局還沒有專門的檔案室來保管居保業務檔案。根據《湖北省城鄉居民社會養老保險業務檔案管理辦法》的要求，城鄉居民養老保險業務檔案管理應設置規范標準的業務檔案專用庫房，能夠容納和接受全部居民養老保險業務檔案。庫房內應配置溫濕度計、空調、去濕機、消毒滅菌機、滅火器、吸塵器等設施設備，并配備專用的鐵制檔案柜或者密集架，辦公室、庫房、查閱室按要求分設，以確保檔案的安全[1]。而目前我局業務檔案庫房和業務人員辦公室并沒有分開，去濕機、溫濕度計等設施設備更是缺乏，檔案庫房、辦公區、查閱室與業務檔案管理工作的要求還有一定距離。各鄉鎮人社中心作為檔案資料的歸集上報機構，雖然對檔案室沒有明確的要求，但要有合格的檔案柜或檔案架，不少鄉鎮檔案資料隨意存放，受條件的制約，有的鄉鎮部分檔案沒有裝訂成盒，檔案裝訂也沒有做到一人一盒，在檔案保管設施方面無法達到標準。我區檔案管理基礎設施無法與現代農村養老保險檔案工作發展需要相適應，進而影響了我區居保工作的有效落實。
（三）業務檔案管理人員檔案管理專業知識有待提高
受人員編制短缺、工作任務較重等實際情況的制約，各鄉鎮人社中心兼職檔案員的配備及檔案管理學習培訓方面還有欠缺，各鄉鎮現有檔案管理人員大多沒有檔案管理相關專業學歷，缺乏檔案管理專業知識與技能，其綜合素質仍有待提高[2]。同時，業務檔案管理人員從事檔案管理工作時間短，檔案管理人員的知識結構不夠全面，尚不能完全適應檔案工作的需要，影響了我區檔案工作的深入開展。
2 對規范我區城鄉居民養老保險業務檔案工作問題的一些建議
（一）規范制度，加強領導管理
為了讓各項工作能順利展開，確保居保檔案管理的范圍化和標準化，在實際工作中做到有章可循，我們要根據工作實際和工作特點，迅速制定出《夷陵區城鄉居民社會養老保險檔案管理辦法》《夷陵區城鄉居民社會養老保險檔案立卷歸檔程序及注意事項》《夷陵區城鄉居民社會養老保險檔案安全保密制度》等制度，對養老保險檔案立卷歸檔的范圍、標準、質量、保管和利用要做出明確的標準和要求，細化工作職責，簡化操作流程，從制度上確保檔案管理工作的順利開展。目前我區檔案制度建設正在有序進行，各種檔案制度有望年底出臺。構建完善的、符合我區實情的城鄉居民社會養老保險檔案管理制度，也是各鄉鎮人社中心的期盼，通過完善的管理制度來管理和約束工作人員的行為，明確檔案管理工作職責，使檔案管理的每一個環節都有章可循、有據可依。
城鄉居民社會養老保險檔案管理工作面對全區202個行政村（居委會）和25萬人參保群體，面廣、人多、工作量大，我們還要加強檔案工作的組織管理，建立分管領導和檔案管理人員崗位責任制，建立健全業務檔案工作流程，加強居民養老保險業務檔案工作的監督指導。區居保局要負責全區養老保險檔案工作的監督、指導、檢查、考核、歸檔和保管，各鄉鎮人社中心具體負責本轄區、村居保檔案材料的形成、收集、整理和上報工作。在實際工作中，鄉鎮人社中心應協助區居保局做好紙質檔案相關材料的歸集上報和電子檔案信息錄入等基礎工作，村（社區）應建立參保人員基礎信息臺帳并妥善保存。區人社局應加強養老保險檔案工作的領導和管理，將養老保險檔案管理納入年度目標任務、工作計劃，建立健全城鄉居民社會養老保險檔案工作制度，把養老保險檔案材料形成、收集、整理、歸檔和保管等各項工作納入各有關部門和人員工作職責范圍，做到制度健全、措施到位、責任落實，年初有安排、年底有考核。全面提升養老保險經辦機構管理能力和服務水平，實現居保檔案管理的制度化、規范化和標準化。
（二）改善條件，加強基礎設施建設
針對我區城鄉居保檔案基礎設施建設的情況，確保我區居保檔案整理工作的順利進行，區財政部門要積極籌集資金，加大資金投入力度，按照省一級檔案管理標準，專門建立居保檔案室。安裝檔案密集架或檔案柜，配備溫濕度計、空調、去濕機、消毒滅菌機、滅火器、吸塵器、窗簾等設施設備，必須做到防火、防盜、防磁、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲、防鼠，不斷改善檔案管理條件，從"經費上"確保養老保險檔案管理工作持續、健康發展。
鄉鎮居保經辦機構要從保障檔案管理基礎用房、設備和人員等方面加強居保業務檔案基礎建設，以實現居保業務檔案管理工作科學發展。辦公室、庫房、查閱室要按要求分設，確保檔案的安全，并根據需要配備計算機、掃描儀、辦公軟件和業務軟件等現代化管理設備，推動檔案信息化和網絡化建設，以適應檔案現代化管理的要求。通過不斷加強軟硬件設施，提高我區的檔案管理水平。只有通過加大資金投入，逐步完善居保業務檔案基礎設施建設，才能實現我區居保業務檔案管理地長遠發展。
（三） 加強培訓，確保檔案管理服務水平
城鄉居民社會養老保險檔案管理涉及參保人員信息從收集、分類、整理、歸檔、裝訂成冊，到檔案內容進行補充更正、保管、鑒定、利用的全過程，這就需要現代化信息技術運用和高素質的檔案人才管理隊伍，需要具有專業素質的檔案管理人員。我區城鄉居民養老保險局負責全區居保檔案的收集、整理和保管工作，目前并沒有專業的檔案管理人員，各鄉鎮人社中心檔案管理人員的水平也是參差不齊，因此我局和各鄉鎮人社中心的檔案人員管理隊伍急切需要專門教育、培訓。我區各級居保經辦機構應積極加強與上級業務主管部門及當地檔案部門的聯系，主動爭取業務上的協助和指導。一方面要組織大家學習《檔案法》《湖北省城鄉居民社會養老保險業務檔案管理辦法》《夷陵區城鄉居民社會養老保險檔案管理辦法》等文件法規，另一方面，要采用請進來的辦法學習，提高檔案管理人員的動手能力。可邀請檔案局的專業人員對我區的專兼職檔案員進行培訓，提高大家的檔案意識，掌握如何分類、歸檔、管理等一系列方法。對檔案管理工作人員進行相關的業務培訓，確保工作人員能夠按照"干凈整潔、統一規范、查找方便"的基本要求，盡職盡責做好基礎資料的整理歸檔工作和檔案的保管、保密工作，提高我區城鄉居民社會養老保險業務檔案管理水平。
我們要根據居保業務檔案管理工作的需要，開展對現有檔案管理人員專業知識與計算機操作技能培訓，例如舉辦居保檔案整理培訓班、召開檔案整理工作現場會，通過現場講解、實物操作等方式，提高培訓效果，使其適應業務檔案工作的需要。在做好檔案入庫的同時，各級居保業務檔案管理人員還要提高檔案服務水平，認真接待業務檔案查詢人員，做到耐心解答，及時、準確。通過定期參加檔案業務學習和培訓，以進一步提高全區居保檔案管理服務質量。
