時間：2023-06-07 09:32:10
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理基礎與實務，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
水利水電行業是我國重要的基礎產業，檔案管理工作是水利水電工程管理中一項基礎的、服務性很強的工作。水利水電項目工程量較大，需要分多個階段進行，其中涉及大量協議、資料、采購文件、水文監測數據等信息，這些信息是檔案管理的重要構成部分。在水利水電工程檔案管理工作中，需要緊跟時展步伐，嚴格遵循最新規范的要求。中國電力出版社出版的《水電建設項目檔案管理實務》針對水利水電建設項目中檔案管理工作進行研究，該書編著的目標在于更好地貫徹實施《水電水利建設項目文件收集及檔案整理規范》(DL/T1396—2014)，幫助檔案及相關人員理解與掌握標準，可以作為水利水電行業檔案管理工作人員的培訓教材。全書分為四個部分，分別對規范制定的目的、指導思想、編制原則和主要特點進行了概述，對建設項目文件的收集、整理、歸檔等內容進行了解讀，并對規范的有關條了補充說明。同時，還對水利水電工程項目檔案管理實際工作的操作經驗進行總結，具有較強的實用性，對水利水電工程檔案管理工作的順利開展和繼續完善具有非常重要的現實指導意義。
現代科技的快速發展能夠在一定程度上促進水利水電工程檔案管理的現代化進程，檔案管理信息化對于水利水電工程的發展十分重要。在水利水電檔案管理中，計算機檔案管理系統的優勢十分明顯，能夠有效提升水利水電工程檔案的分類、收納管理水平。在實際檔案管理工作中，運用檔案管理軟件的難度相對較低，只需要簡單地操作檔案管理軟件就能夠有效節省檔案實時管理的工作時間，且檔案資料的管理和交接存檔往往是在一個步驟中完成的?！端娊ㄔO項目檔案管理實務》一書強調，水利水電工程檔案管理工作現代化對于水利水電工程建設發展具有非常深遠的意義，檔案信息管理工作現代化需要實現檔案技術的現代化、檔案管理工作組織現代化以及干部專業化。一是檔案技術現代化，主要涵蓋了檔案工作信息化、檔案存儲縮微化以及激光光盤技術、聲像技術、靜電復印技術的應用;二是檔案管理工作組織現代化，涵蓋了現代化管理思想、科學化管理方法、現代化意識培養、專業化檔案工作隊伍建設;三是干部專業化，主要涵蓋了水利水電工程檔案管理人員專業素養的提高。綜合來看，水利水電工程檔案管理現代化是水利水電工程建設的重要組成部分，對水利水電事業的高質量發展和可持續發展有著重要意義。
結合《水電建設項目檔案管理實務》一書中的內容，水利水電工程檔案管理目前的基本工作是水利水電工程檔案信息的收集、整理、歸檔和保存。水利水電工程檔案管理現代化主要從以下三個方面進行:第一，檔案管理工作流程科學化。當代的科學技術和手段對于檔案信息的收集歸納工作具有非常重要的作用，檔案信息資料的收集整理以及歸檔保存工作需要應用先進的計算機技術來提高工作效率，同時保障檔案信息資料的完整性和安全性，作為水利水電工程管理工作重要的參考依據。第二，硬件設備的強力支持。將硬件設備的完善作為促進水利水電工程檔案管理工作現代化的重要手段，從而有效解決紙質檔案管理存在的問題，如紙質檔案易發霉，紙張信息共享能力差等。第三，定時更新檔案系統。基于網絡系統的水利水電工程檔案信息自動化，能夠有效地提升檔案管理的工作效率，定時更新檔案管理系統有助于系統工作安全，為水利水電檔案信息存儲提供安全保障。同時，還能夠跟上水利水電工程管理對檔案信息的使用需求，讓水利水電工程檔案管理更加高效便捷。
《水電建設項目檔案管理實務》一書指出，檔案管理作為水利水電工程管理的重要組成部分，其研究工作對于提高檔案信息管理水平、節省勞動成本、保障經濟效益等方面具有十分重要的作用。水利水電工程檔案管理工作的現狀不能滿足不斷增長的檔案數量和多元化的檔案內容，甚至不斷涌現的多種載體的要求，水利水電工程檔案管理工作現代化的訴求顯得愈發重要和緊迫。在這種緊張的局面中，水利水電工程管理工作更需要穩健發展，從檔案管理工作現代化的標準出發，從根本上抓好水利水電工程檔案管理工作的質量，針對水利水電工程檔案管理工作中出現的問題，通過先進技術和設備的引進，不斷提高現代化檔案管理水平，完善檔案管理路徑。與此同時，為了實現水利水電工程檔案管理工作的深入發展，需要將科技含量作為目前檔案管理工作的核心，在檔案信息資源管理工作中不斷優化，重視現代化水利水電工程檔案管理人員的培養，鼓勵檔案管理人員發揮自身潛力與特長，不斷學習和自我提升，以實現水利水電檔案管理現代化的目標。
關鍵詞：數字化；檔案管理；信息化建設
數字化時代背景下，檔案管理工作的模式與內容發生很大改變，其中最顯著的就是檔案信息化建設。數字化時代下檔案工作人員應該樹立信息服務的全新理念，保持高度的信息來源與共享需求，全面收集各方面信息，明白用戶的潛在需求，有目的、階段性的推進檔案管理信息化建設，充分滿足客戶不同階段的需求。
一、檔案管理信息化的必要性
新時期下各行業領域都發生著巨大改變，檔案管理工作同樣面臨著改革，以自身情況與發展為基礎，改革檔案管理工作，有效改變傳統管理方法的局限與不足。數字化時代下檔案管理工作主要記錄與整理單位工作內容、人事資料、重大舉措及發展狀況等。檔案管理工作有助于協調內部工作、提高工作效率，整理、歸類、統計及保存原始檔案信息。目前企業改制不斷深入，面臨著新機遇與新挑戰，相關企業要意識到檔案管理工作的重要性，不斷創新工作機制。接下來筆者主要分析數字化時代下檔案管理信息化建設現狀及存在問題。
二、檔案信息化建設現狀與問題
數字化時代下檔案管理信息化建設過程中存在一些問題，筆者結合實際工作經驗將這些問題歸納總結如下。
（一）資金規模有限
檔案信息化建設以基礎設施投資與建設為基礎，也是實現檔案信息化工作的前提條件，可以說基礎設施建設質量與水平直接影響到信息化建設成敗與高低。信息化建設過程中需要購入大量基礎設備與設施，但這些設備與設施價值較高，檔案部門往往經費來源有限，造成相關配置與設置較低，不能滿足網絡信息化建設的標準要求，阻礙檔案信息化建設。
（二）缺乏系統規劃
檔案信息化建設很長時間以來，缺乏統一的規劃管理，造成各單位已建成的檔案信息化業務與技術缺乏通用性，對檔案信息共享產生阻礙。分析市場中存在的檔案管理軟件，可以發現多以單機版為主，并沒有聯網功能，不能滿足數字化與網絡化發展要求。此外檔案管理軟件缺乏信息管理功能，還缺乏檢索文件與信息管理的軟件系統。
（三）安全意識缺失
檔案信息化建設需要信息技術的支持，而信息技術的使用難免會遇到各種安全性問題，而在傳統檔案信息管理工作中，很多部門和人員都普遍缺乏必要的安全保護意識，都簡單的以為只要有了安全防護體系就能確保信息安全，必要的風險防范意識薄弱。而且很多的檔案館為了放便，都將一些數字化工作外包給相關信息企業進行，沒有嚴格的管理制度，不能進行實時監控，容易發生信息泄密和丟失的危險。
（四）業務素質不足
目前大多數檔案管理人員缺乏足夠耐心與工作態度，要求其具備一定的計算機知識以滿足工作需求。但現階段從事檔案管理工作的人員來源復雜，專業素質存在差別，造成很多工作人員并不了解自身職責，造成實際工作中存在遺漏與不全面的問題。使用計算機時，受到自身學識限制，部分檔案管理工作者不能熟練使用現代化設備，影響工作積極性，影響檔案管理工作效率，給檔案管理工作造成一定損失。
三、數字化時代檔案管理信息化建設途徑
數字化時代檔案管理信息化途徑較多，筆者根據上文分析中存在的問題，給出具體的應對解決措施。分別從五個角度展開分析：拓寬資金渠道、規范建設方式、保證資源安全、完善備份管理及提高人員素質。
（一）拓寬資金渠道
檔案管理部門在原有資金來源的基礎上，不斷拓寬資金來源渠道。地方政府在地方預算中納入檔案信息化建設，可以通過擴大電子政務建設規模增加專項資金的規模，保證信息化建設過程中有足夠資金支持。除此之外，信息化建設過程中可以引入社會組織，比如可以和電信部門合作，獲得免費網絡資源與支持等，通過各種方式獲得資金、技術及資源等因素支持。
（二）規范建設方式
需要建立統一標準與規范進行檔案信息化建設，有效整合內外資源，實現資源共享，實現檔案資源的長期保存。信息資源整理、數據庫建設及網絡建設等都需要得到相關標準規范?，F階段需要不斷完善與優化建設標準，推動檔案信息化建設工作，實現共享、共用檔案信息，優化檔案業務流程，提高檔案管理整體水平。
（三）保證資源安全
在信息化建設過程中由于計算機技術和應用網絡的使用，導致網絡安全問題經常發生，對數據庫和操作系統產生嚴重損壞，面對這些問題，檔案工作者首先要提高自身安全風險防范意識，處理好相關方面的安全建設工作，保證檔案管理工作安全、可靠。同時處理和完善好信息的采集、保存、使用和分析等方面的具體處理措施，做好檔案保密和管理之間的關系，做好重要數據的備份處理工作，提高系統安全防范。
（四）完善備份管理
對于企業檔案信息，完善檔案數據的備份機制非常重要。首先，精細化檔案數據備份流程，明確檔案人員的備份工作職責。檔案人員應當重視日常檔案數據的正確存儲、及時匯總和定期銷毀；其次，制定明確的備份規則，建立數據備份和恢復方案。企業檔案數據的備份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以來不重視檔案數據備份的重要性，缺乏完善的備份機制；最后，制定數據一致性監控方案。企業檔案業務日趨復雜，業務量也越來越大，檔案數據存在數據修正等情況，或是出現資料類型合并增減等數據屬性變更的情況，從而備份數據和生產數據的結構和數值可能有所不同。
（五）提高人員素質
控制檔案從業人員素質，聘用具有相關從業資格證的人員，保證檔案管理人員具有一定經驗與高素質，在內部形成良好的工作氛圍，人人按照規則辦事，樹立正確的職業觀與道德觀，通過制度規范行為避免發生瀆職行為。除此之外，做好檔案管理人員的培訓工作，確認檔案管理人員熟練掌握檔案管理實務技能，從業資格證并不能說明相關人員具備相應的實務能力，各類人員素質參差不齊，企業在聘用后加強培養，提高檔案管理技能以適應企業檔案管理工作方式。與此同時，企業明確各部門職責，推行崗位責任制。在檔案管理工作過程中，需要加大政策執行工作力度，提升互聯網實際利用率，盡可能滿足檔案管理工作需求，實現檔案管理工作與數字化時代有效結合，促進檔案管理工作更好發展。
四、結語
總而言之，檔案信息化建設過程中應用高科技技術，有助于提高檔案管理效率，給用戶提供更為優質的服務，這也是現代社會發展的必然趨勢。除此之外，提高檔案信息化安全建設、加快檔案信息更新速度，有助于提高檔案資源使用效率，推動檔案管信息化建設。
參考文獻：
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[關鍵詞]院校合并；檔案管理新情況；解決辦法
[中圖分類號]G717 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349(2010)12-0208-01
白城職業技術學院是由白城職工大學，白城師范學院分院、白城教育學院和通榆師范學院等四所院校合并建成的，并先后進行了四次更名。學校合并、更名給檔案管理帶來了新的課題和挑戰。如何管理好合并后學校的檔案，便成為幾年來我們工作中深入探索和思考的一項重要工作。
院校合并后檔案管理狀況。1999年，白城幼兒師范學校與白城教育學院、通榆師范學校合并，合并后更名為白城初等師范學院；2001年更名為白城師范高等?？茖W校分校；2004年更名為白城師范學院分院；2007年白城師范學院分院與白城職工大學合并，更名為白城職業技術學院。由于原各校隸屬不同的管理單位，辦學宗旨、理念及服務對象各異，在檔案管理上也各具特色，檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同，這就需要把這些以前的檔案重新排序，并采取新的管理方式。
要做好合校后的檔案管理應需注意兩個問題；一是如何處理合并的各院校檔案管理體制及檔案管理方法不統一的問題。如白城職工大學檔案實行集中管理。檔案實行微機化，白城師范學院分院檔案沒有實行分散管理，使用的是手工檢索的方法。這些問題成為院校合并后檔案管理工作開展的重大障礙。二是院校合并后檔案管理怎樣強化全員檔案意識，建立健全檔案管理工作制度，解決全宗劃分問題，合理配備檔案管理人員，確定檔案工作目標。
我認為應該從以下幾個方面加以解決：
一、了解檔案的重要性，強化檔案意識
做好檔案管理工作的先決條件就是較強的檔案意識，只有這樣才能在各部門的配合與全員的支持下把文件材料的收集工作做好，而文件材料的收集是檔案管理的基礎工作。合校后職業技術學院可讓全校各級領導和教職工學習檔案法律、法規、檔案制度，以此達到強化檔案意識的目標。讓大家知道檔案是事業發展的重要條件、是國家評估的重要指標，每位教職工都有義務和責任支持學校的檔案工作，每位教職工都有義務把合校之前存在個人手中的檔案及時上交，這個《檔案法》的明確要求，也是一位教師，一位公民應盡的義務，同時，針對合校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，要盡快達成共識形成統一的管理制度，使新舊檔案集中保管、利用。
二、加強檔案隊伍人才培養，提高檔案人員素質
建設一支結構合理業務嫻熟檔案管理隊伍，是目前檔案工作的重中之重。今天信息技術的高速發展，對檔案管理人員提出了新的要求，首先要建立一支專門進行檔案管理的隊伍。這支隊伍要在年齡上合理搭配，老中青年齡的人員都要有。這樣可以實現專業結構互補，便于發揮整體效應；其次要實現現代化的檔案管理模式。在專職檔案管理人員的基礎上，每個部門選出一名檔案聯絡員，尤其是精通網絡管理的技術人員，這樣能更有利于檔案管理工作。實踐證明，檔案工作涉及學校各個方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，是非常不利于工作的。只有建立穩定的檔案工作網絡，提高兼職檔案員的工作積極性，才能使檔案工作落到實處，為廣大教職員工接受并重視。
三、完善檔案管理制度，使檔案工作有序開展，使檔案工作有可操縱的依據
例行工作按程序化、規范化、科學化的軌道運行，是理順檔案管理工作的重點。一是，要用制度去約束檔案管理人員。檔案管理人員的管理一方面要為學校未來的發展提供以往的一些經驗材料，同時涉及到機密的文件，要用制度去約束檔案管理人員的保密意識。二是，要用制度去保障檔案工作，如通過建立健全的《兼職檔案員職責》《綜合檔案室管理人員職責》等一系列配套管理制度，使檔案管理人員職責明晰，權責明確，責、權、利對等，將檔案工作常規化，確保檔案工作有序開展。
四、結合實際，明確目標，走自主發展之路
院校合并后，辦學規模擴大了，辦學層次提高了，檔案管理工作也應上一個新的臺階。有更高的目標要求，新的工作目標和發展戰略應圍繞職業教育特點，能更好的指導檔案工作有效地開展，一方面在明確檔案工作目標的前提下，才會有檔案工作的發展總方向，可以根據總目標，不斷消除偏離目標的因素，對檔案管理的日常工作加以控制，又能通過調整局部，使日常工作的開展向著有利于促進總目標實現的方向前進：另一方面，有了明確的檔案工作目標，便于加強日常管理，有利于調動檔案工作人員的積極性、增強檔案人員的競爭意識。為此，白城職業技術學院根據確定的新目標，進一步加強自身建設，完善各種管理措施，培養了一批檔案管理人才，并在調查研究的基礎上，總結完善了檔案工作中一些根本性的問題，促進我院檔案工作的發展。并校后，困難很多情況多變，機遇和挑戰并存，在把握機遇的同時，正視認識學院現狀積極面對職業院校改革的新形勢，采取有效措施，促進我院檔案工作的新發展。
[參考文獻]
[1]陳兆，和寶榮，王英瑋，檔案管理學基礎(第三版)，中國人民大學出版社，2003年
一、如何完善檔案管理
（一）對檔案管理的完善，首先是檔案館員要有對檔案管理工作的熱愛之情?！案梢恍?，愛一行”，想要干好這項工作，先要熱愛檔案管理工作，有了這份熱情，才會自覺不自覺地為之付出和投入。否則敷衍了事，得過且過，檔案編碼將成為一堆亂碼，查找檔案將成為大海撈針，以這樣的態度是做不好檔案管理工作的。
（二）對檔案管理的完善，還要具備檔案學的專業知識。這是做好檔案管理工作的前提條件。
對檔案管理的完善，光有熱情是不夠的，還要完善檔案館員的專業知識，這樣才能科學地管理檔案，確保檔案管理工作有質有序地展開。檔案館員要認真學習和熟練掌握《檔案法》和《檔案法實施辦法》，能夠按照本部門檔案管理的各項規章制度辦理檔案管理事項。這樣才可以熟練運用各項制度處理工作中的管理事項和突發事件。
（三）隨著科學技術的發展，檔案管理手段更加先進和多樣化，檔案館員更要具有熟練應用現代化設備的技能，其中能夠熟練運用計算機是最基本的一項技能。
計算機的運用已經取代了絕大部分的手寫工作，檔案的檢索方式也由原來單一的手工檢索變為手工檢索與計算機網絡并用的方式。檔案館對檔案的整理、編目、保管、外調等方面實行計算機管理，既省時省力，又減少了檔案的損毀和滅失率。檔案管理運用計算機網絡進行管理，更加方便、快捷，是檔案管理的一項突破性進展。部分檔案館還開展了網上共享、網上閱讀、網上導航以及在線咨詢等業務。網絡在檔案管理中發揮著舉足輕重的作用。
四、現代社會是知識的時代，知識是社會發展的動力，所以檔案館員還要具備多學科知識，這樣才能更好地完成檔案管理工作。
檔案館是以檔案信息服務于社會各界的科學文化事業機構。檔案的涵蓋面廣，學科涉及各個領域，這就要求檔案館員盡可能多地了解和知道相關的知識及其發展動態，才能對網上的信息進行準確的鑒別，有針對性地提供所需的相關檔案和信息，自如地應對參考咨詢工作。隨著與國際交流和合作的機會日益增多，對英語的掌握也是必需的。外語是當今檔案館員知識結構中不可或缺的重要組成部分。掌握英語是時代對檔案館員提出的一項基本要求，以保證檔案館在知識日顯重要和網絡迅猛發展的時代與時俱進，不斷提高和發展。
檔案管理不但對檔案館員提出了要求，對檔案館員的需求也要有相應的安排和宏觀的考慮，要制定規劃，立足長遠。
二、對檔案管理人才的需求
（一）檔案方面管理人才的引進也是檔案管理應該考慮的一項重要問題，要有長遠目標，制定系統、全面的人才培養與引進機制。
（二）對于檔案管理的崗位，要根據實際情況，按需設崗，根據人員的學歷、擅長、知識結構、素質安排具體的崗位，擇優錄取，以達到人盡其才。
（三）檔案館員的分工要向專深方面發展，以滿足深層次服務的需要。檔案館員的知識更新是要不間斷地進行的，需要不斷地改進和推進，在工作實踐中不斷改革和創新，這樣才能滿足不斷發展的新形式，才能按需提供服務。
（四）要給予檔案館員學習和交流的契機，可以根據不同需求有計劃地進行在職培訓和脫產學習，參加學術科研活動，這樣可以擴大視野，提升檔案館員的科研水平和學習水平，使理論水平和學術水平得到升華，提高檔案館員自身的服務意識和素質，不斷更新觀念，以一種投資少、見效快的方式，進行全面提升。還可以對檔案館員進行崗前培訓和輪崗培訓，補缺和拓寬檔案館員的知識層面。
對檔案管理水平的提高就是對檔案館員知識水平和服務水平的提高，這是館員一個自我提高和提升的過程，除了注重自身的學習和修養，用知識豐富自己外，還要有創新意識，以更好的服務對檔案進行管理，以便檔案管理工作更好地展開和完善。
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關鍵詞：檔案 數字化 管理
所謂“數字化”檔案管理是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，再運用級存儲管理技術將圖片和索引字段存儲于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存儲介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網、廣域網、企業內部網、國際互聯網，最終實現“數字化檔案”管理網絡的新興的檔案管理技術。
一、“數字化”是檔案管理工作的必由之路。
檔案數字化是信息時代的必然要求。檔案信息數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。辦公自動化要求檔案管理數字化，信息化建設始終保持以應用為導向，以數據為基礎，以網絡建設為中心，積極吸引新技術，完善各種應用系統并向網絡化發展，無紙化辦公已成普及之勢，正是由于計算機的廣泛使用，因而形成了大量的數字檔案信息，同時也為檔案的數字化管理提供了可能。此外，檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性， 社會經濟的飛速發展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的推一手段，致使成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
二、“數字化”檔案管理的主要障礙。
（一）電子文件與紙質文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內容的紙質文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網絡系統中，各部門在網上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發紙質文件歸檔保存。這樣就形成了相同內容、兩種類型的文件并發、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業的進一步發展。
（二）辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達成困難。據了解，目前很多單位都采用了以電子計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統，這一系統絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案行政管理部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。由于這兩套系統設計單位不同，不同軟件環境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數據的收集和錄人造成了一定的困難。
（三）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數據丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。
（四）數字化檔案的利用率不高，給企業的現代化進程造成障礙。雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，人們仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網絡形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費。
三、“數字化”檔案管理采取的措施。
（一）加強對檔案工作者的培養與培訓。一是徹底改變傳統的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調動和運用信息資源管理理論和信息技術手段對檔案信息資源實施科學，有效地開發利用。二是加強檔案工作者對信息技術應用能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎、數字化技術、網絡技術、現代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展。三是強化檔案工作者訓練，加強培訓，對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。
（二）正確處理傳統與現代化的關系。正確處理紙質檔案與電子檔案的關系，紙質檔案的信息內容附在紙質載體上，與紙質載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內容通過光電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設備進行再轉換，雖然存儲量大、節省了儲存空間，但在信號轉換過程中，由于受載體的轉換條件、存儲介質的穩定性和技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。我們應該積極實行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時也保存對應的紙質檔案。
（三）加大檔案現代化管理的投入。應投入大量的精力關心和支持這一工作，創造條件投入資金、配置先進設備；積極培養、選拔高素質的專業人才；把檔案現代化管理納入工作計劃，列入考核范圍；各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，每年要定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現況，提出要求、下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題；領導要重視和加強本系統內的交流與合作，以先進帶動后進，發揮優勢，彌補檔案現代化管理上的差異，取長補短，共同提高；宏觀上要有總體的指導思路，實現發展戰略上的創新，微觀動作上實現管理內涵和技術手段的創新。
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關鍵詞：醫院；現代化模式；檔案管理
醫院人事檔案在醫院的發展建設中具有不容小覷的地位。廣義而言，醫院檔案是醫院醫護人員在醫療服務、醫療研究過程中所形成的文字記載，是醫護人員醫療專業能力、服務水準、工作業績、科研成果等情況的客觀反映。隨著醫院人事制度改革的深化，對醫院人事檔案管理提出了更高的要求，現行的醫院檔案管理模式具有很大的滯后性，對人事資源認識不到位，相關的配套措施不夠完善，不利于醫院的深層次發展。
1 醫院檔案管理的現狀以及原因分析
醫院人事檔案能夠為醫院領導提供人事決策的全面參考信息，能夠為醫院各類技術人員醫護人員享受福利待遇提供憑證，是醫院人才儲備與開發的重要資源庫。但遺憾的是，很多醫院檔案的管理呈現“散、亂、差”的狀態，人事檔案全面性差、內文資料不全面，醫院的人事關系糾紛已經成為嚴重阻礙醫院檔案管理信息化建設的重大隱患之一，影響員工的積極性，員工因檔案的丟失不全醫院的案件也不再鮮見，這些都成為完善醫院管理制度的絆腳石患。透過現象尋求問題的本質，醫院檔案管理存在問題的主要原因如下：
1.1 在意識上不重視人事檔案管理
醫院是為人民群眾提供安全、優質醫療服務的醫療機構，其職責的特殊性，使得醫院從領導層直至醫護人員都將醫療質量作為工作首位，忽視檔案管理工作的重要性。檔案意識的欠缺致使醫院人員缺乏將自身進修、業務表現、科研成果等動態信息及時提供給檔案管理的部門的意識，人事檔案僅僅具有履歷表、本人政治情況、入黨入團材料、工資變動情況的簡單集合，造成人事檔案的陳舊、殘缺、不完整，缺乏參考性，起不到人事檔案管理的效果。
1.2 在管理方式上不能適應現代化管理的需要
人事檔案是醫院人事動態的反映，雖然很多三級甲等以上的醫院都實現檔案管理的信息化，但是距離真正的醫院現代化還有一定差距，對人事檔案的管理仍然停留在初級的管理階段。對人事檔案缺乏動態的檢測，在檔案信息修改的程序操作上缺乏嚴格的規范，涂改、損壞、丟失人事檔案管理信息的情況時有發生，歸檔程序混亂。在這樣的情形下檔案人事管理還未達到現代化信息檔案的要求，歸檔、查找、檢索還未達到最大的優化，影響檔案管理的質量。
1.3 醫院人事檔案管理人員專業缺乏專業性
現在很多醫院人事檔案管理主要是放在辦公室進行，辦公室成為身兼數職的管理部門，這就造成很多檔案管理人員因為自身檔案知識的限制，不注意檔案歸檔的完備性、科學性、及時性另外，檔案管理人員隊伍的不穩定性，也是檔案管理建設不先進的原因之一，人事檔案出現“重視管理、輕視利用”上的問題，缺乏專業檔案管理的人才儲備制度，不能保持檔案管理的持續性，不能保持檔案管理的主動服務意識，造成人事檔案的質量不高，缺乏完備性。
1.4 相關的檔案管理制度還不夠健全
人事檔案管理是具有專業性、機密性的工作。人事檔案管理不是單一的工作，而是與醫院其他管理制度相互配合，現行醫院人事檔案管理缺乏的嚴格的程序規定與獎懲措施。在檔案管理工作中被動接受檔案信息建設，忽視醫院人事檔案的動態發展，“人檔分離”現象層出不窮，造成醫院人事制度管理工作缺乏主動性和及時性，醫院人事檔案得不到充分的開發利用，體現不出利用價值。
2 實現醫院現代化檔案管理的途徑
2.1 依法治檔，提高對檔案管理的思想重視
醫院人事檔案管理制度是醫院建設的重要制度之一，提高檔案管理意識，制定完備的檔案管理制度，有助于發揮檔案的醫院價值與社會價值。作為醫院方面，首先應該按照人事檔案管理的基本要求實行檔案集中統一管理制度，制定嚴格的人事檔案微機編碼調取信息管理制度。其次，院方領導應該將醫院檔案管理上升到與日常醫療工作管理同等的地位，將現代化檔案管理作為醫院現代化實現的基礎，強調醫院檔案存檔的意義和作用；提高員工對檔案管理的重視程度，明確醫院的綜合檔案室部門在檔案管理中的職責，形成自上而下地人事檔案管理網絡，在人財物的配置上給予強大的物質保障，促進現代化管理體系的建成。最后，提高檔案錄入人員檔案現代化服務管理意識，實現醫院人事檔案源頭的健全、準確，為人事流動及人才培養提供參考依據。
2.2 制定完備科學的現代化檔案管理制度
現代化檔案管理制度的建設主要包含三方面的內容。首先，院方領導階層需要按照相關法律及實際情況制定詳實、具有可行性的操作細則，規范醫院內部科室的檔案管理工作，重要的人事檔案實行數據與紙件兩種保存方式，細化醫院人事檔案的種類與編號；建立人事資源檔案資料的查詢制度，利用檔案資源為醫院引進人才、儲備人才做出參考，提高醫院現代化辦公效率與準確性。其次，建立積極有效的檔案管理獎懲制度。在醫院內部的管理中嚴格對檔案管理中過失、重大過錯等造成的檔案缺損、檔案丟失等情形嚴格處理；對在制作、管理檔案優秀表現者進行物質與精神上的雙重鼓勵，促進檔案管理工作健康有序的發展。最后，完善醫院自身的人事、器械使用、后勤等檔案建設，在自身體系上做好良性健康發展，使檔案管理向多層次發展，滿足醫院現代化建設的要求。
2.3 組建一支高素質的檔案管理隊伍
人才，是實現醫院現代化建設的基礎，是醫院檔案管理工作新突破的實踐者。建立一支高素質的檔案管理隊伍，實現醫院檔案的現代化管理主要從以下幾個方面努力：第一，實行檔案管理人才的培養制度。醫院的人才管理具有流動性大的特點，需要對優秀的人才要委以重任，給予更大的發展空間，有計劃的進行技術的進修與培訓，做好檔案管理人才的儲備工作，避免人才流失造成的損失；第二，引進高新技術人才，為醫院的檔案管理帶來新的管理理念，與現行檔案管理制度實現與現代化管理的有效對接，保證檔案管理工作的完整性與連貫性。第三，加強檔案管理工作者的檔案管理理論學習。檔案管理者的理論與實踐水平是相得益彰的兩個方面，先進的理念為改良檔案管理方法注入新鮮活力，這就需要我們不斷進行突破，實現檔案管理的科學化、規范化、信息化。
2.4 創新醫院檔案管理的模式
人事檔案是醫院檔案管理管理的重要方面，建立健全人事檔案的長效機制，需要不斷提高醫療科研管理人員的綜合素質，更新服務觀念，加強心理學、檔案技術管理學的學習；總結人事檔案管理工作的特點、規律，掌握現代化管理技術水平，促進人事檔案的完善，這對于醫院人事和諧發展具有重要意義。人事檔案的現代化管理能夠實現醫院內部工作人員、醫療進展、醫療范疇內的信息共享，便于人事資源的查詢；制定分類管理的方式，將固定人員與流動人院檔案進行分類保管，實現人事檔案的便捷查閱、及時，最大限度地實現檔案信息的價值。
3 結語
醫院人事檔案管理工作的現代化研究模式與檔案管理制度、檔案管理者的水平、檔案管理模式等有著密切的關系。醫院檔案管理是醫院現代化發展的重要組成部分，需要我們在不斷更新觀念、適應現代化管理秩序基礎之上，研究檔案管理的理論基礎與實務操作，實現醫院檔案的信息價值。
參考文獻
[1] 李香仙；；醫療單位人事檔案管理探討[J]；科技創新與應用；2012年22期
關鍵詞：會計電算化；會計檔案管理
一、背景簡述
計算機在會計領域的普及和應用，使得企事業單位的會計核算系統越來越多地被計算機所取代，會計電算化成為會計工作的發展方向，成為促進會計基礎工作規范化和現代化的一種重要手段。為適應會計工作規范化、現代化的客觀要求，伴隨著電算化會計產生的與傳統形式的會計檔案既相互配合，又密切聯系的全新的電算化會計檔案管理成為會計工作發展的一個新的研究課題。
二、會計電算化下會計檔案管理新特點
要了解電算化下會計檔案管理的新特點，首先要明白會計電算化是什么。國內外對會計電算化定義可一般表述為：以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。通過對電算化會計的明確定義，筆者結合電算化應用的硬件基礎以及電算化規范，總結出以下幾點電算化會計檔案管理的新特點：
（1）會計檔案的載體本身發生了變化。根據1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的電子會計檔案。
（2）載體本身性質帶來的新的特點。由于不具備傳統會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質量、存放環境、存儲信息有效期等因素的影響。
（3）電算化操作流程及電算化信息系統維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。在傳統的手工操作條件下，從原始憑證的制作到會計報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經濟業務的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關的附屬資料。實行會計電算化以后，所有的會計核算業務都是通過計算機來完成的。由于計算機是一種特殊的操作工具，財務人員首先需要設計能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。處理。由于這些程序文件、數據結構文件以及各種代碼既是使電算化會計信息系統能夠運行的前提條件，又是保證電算化會計信息系統正常運轉的故障維護查詢資料，因而這些資料雖然不是會計核算活動的產物，沒有具體的數據和表格，但是由于沒有它們的支持，整個會計核算過程就無法進行，所以必須作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。
（4）電算化會計系統對人員的素質與系統安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識；而對系統安全性，則更因為網絡與計算機本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的需要。
三、會計電算化下檔案管理存在的問題及成因分析
結合電算化下檔案管理的新特點，作者歸納實際電算化會計檔案管理存在的一些問題：
（1）會計檔案載體：電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。
（2）會計載體本身性質帶來的問題：電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用；《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，并對保存期限作了規定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。
（3）會計檔案管理制度不完善：由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。
（4）缺乏必要的計算機維護、網絡安全人才：眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。
有果必有因，筆者根據自己企業的實際電算化會計操作與規范要求，對以上問題發生的原因作出以下可能的判斷；
（1）對會計電算化本身理解的偏差：許多企業的會計人員，僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具，而忘記了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。
（2）尚未引起有關部門的重視：不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業務指導，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴重妨礙了電子文件、數據的歸檔。
（3）缺乏明確的規章制度：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。
四、如何改善電算化下的會計檔案管理
（1）完善硬件設施建設
提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
（2）完善電算化下會計檔案管理各項制度
a、建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
b、建立電算化會計檔案的保管制度：根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。
c、建立嚴格的借用手續制度：查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。
d、建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。
e、建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大范圍共享；涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用；而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。
（3）提高會計部門人員素質，完善人員配置結構
由于電算化會計，不僅僅是要實現傳統會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時電算化軟件維護及系統安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數量的電腦高級人才，維護日常運作，開發更合理、高效的軟件。
（4）提高思想重視程度。實現會計電算化的企業單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立?，F今不少實現會計電算化的企業單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經驗，因此，應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。
五、電算化下會計檔案管理展望
電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統形式的會計檔案相互配合、密切聯系。如果說傳統形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規范化、現代化的發展方向，因此要充分發揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎會計工作。
參考文獻：
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關鍵詞:會計電算化檔案;管理;途徑
中圖分類號:D922.26文獻標識碼:B文章編號:1009-9166(2009)011(c)-0046-01
會計電算化是把以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中,并用電子計算機替代手工記賬、算賬、報賬等, 完成對會計信息的收集、整理、輸出、分析、預測、決策等,進而實現會計工作的現代化。會計電算化檔案指存儲在計算機中的會計數據(以磁性介質或光盤存儲的會計數據)和計算機打印出來的書面形式的會計數據。會計電算化檔案作為會計檔案的一部分,與傳統紙質載體形式的會計檔案相比,有著自身的形成特點和管理要求。切實加強會計電算化檔案管理工作,是信息時代會計檔案工作發展的必然要求。
一、會計電算化檔案的特點
1、內容的廣泛性。傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料。實行會計電算化后形成的會計檔案,既保留了傳統意義上紙質的會計檔案,還應保存記錄了會計資料的磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片、軟盤、硬盤等磁性介質,更重要的是應保存會計電算化系統中所有系統軟件、應用軟件財務軟件及其開發文檔等內容。2、表現形式的特殊性。會計電算化檔案的載體不是傳統的紙張而是存儲介質,因而具有體積小、質量輕等特點。傳統的會計檔案具有直觀可視性,人們可以不借助任何技術手段就可以直接查看到會計信息。而存儲在磁性介質上的會計電算化檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以閱讀使用,也才具有生命性。因此,實行會計電算化的時間越長,財務會計檔案軟件和其他相關軟件的版本數就越多,科學管理電算化檔案非常重要。3、存放條件要求更高。會計電算化檔案中保留的大量磁性介質、軟件及文檔資料,因其材質的特殊性具有易遭破壞,難留痕跡的特點,同時這些電子數據又受載體質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等因素的影響,因而對會計電算化檔案存放的安全性、完整性要求更高。4、信息處理的便易性。會計電算化檔案因其會計信息的數字化,大大提高了會計檔案的利用效率,便于會計檔案信息的資源共享。
二、會計電算化檔案管理的主要環節
1、會計電算化檔案的收集。財務部門應將財務數據的備份文件保存好,以防計算機因病毒感染或其他原因造成硬件系統損壞后,能以最小的損失在最短的時間內恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外,同時還應收集計算機財務軟件的銷售與維護公司名稱、地址、電話與聯系人的信息,以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。2、會計電算化檔案的保存。會計電算化檔案的載體是磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片、軟盤、硬盤等磁性介質,系統軟件、應用軟件財務軟件及其開發文檔等。根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據備份,存放在兩個不同的地點,在保存這些檔案時應遠離磁場,注意防潮、防塵等,還應定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質的損壞,而使會計檔案信息的丟失,造成無法挽救的損失。3、會計電算化檔案的調閱。隨著軟件系統的不斷升級,會計檔案在調閱中會有下面兩種情況:一是所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致,此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可;二是所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致,此時需要在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統,才能進行調閱。不管采用哪種方法的調閱會計檔案,都必須嚴格遵守會計檔案管理的規定,不得違反規定,隨意調閱會計檔案。
三、加強會計電算化檔案管理的主要途徑
1、加大會計電算化檔案管理的投入力度。要選擇質量高、性能好、存期長的材料作為磁性介質產品。接收入庫的會計電子檔案要裝入特制的軟件盒中,軟件盒須放入特制的防磁檔案柜[1]。存放電子會計檔案的場所,應具有防磁、防潮、防熱、防火、防塵等必備的硬件條件。在不斷加大對會計電算化檔案管理硬件投入的同時,應培訓和配備一些既懂得會計檔案管理的專業知識又熟悉會計電算化基礎知識的檔案管理人員,盡快購買或開發先進的會計電算化檔案管理數據庫軟件,實現會計電算化檔案管理軟硬件投入并重。2、注重會計電算化檔案的歸檔與保存。電子檔案備份可采用“AB備份法”,即在歸檔時準備雙份的電子數據,并且在每份上都作好歸檔記錄,如:會計數據內容、數據生成時間、備份人、歸檔人、歸檔時間、軟件名稱等,再將其分開存放在不同的地方,這些檔案的保存應注意防潮、防塵和遠離磁場。對采用磁性介質保存的檔案還應定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質的損壞而使會計電算化檔案丟失造成無法挽回的損失。對于各類會計電算化檔案資料,都應按照《會計檔案管理辦法》規定存檔期限。3、建立嚴格的借閱審批制度。通過建立嚴格的借閱審批制度,可防止會計電算化檔案資料特別是磁性介質檔案資料在借閱過程中泄密、受損和遺失。對于會計電算化檔案資料在借閱過程中被借閱人泄密、損害和遺失的,應由借閱人賠償經濟損失,并追究相關責任。4、防范會計電算化檔案管理的事故風險。
由于目前會計核算系統多采用局域網,病毒容易通過外來渠道進入系統。為保證會計電算化檔案信息的安全,必須制定防范計算機病毒的措施,防止計算機病毒造成電算化信息的重大損失。因此,高校要加強計算機系統管理,所有需安裝的軟件都必須由系統管理員執行,從根本上解除病毒的威脅。另外,還要安裝最新的防毒軟件并要及時升級。另外,對于易遭破壞且難留痕跡的磁性介質檔案,應具有以下相應的安全保密措施:(1)用戶識別控制,防止非法用戶接觸會計檔案。(2)數據權限限制,對安全保密程度不等的數據,賦予不同的使用人員不同的操作權限,防止越權使用。(3)操作日志管理,系統自動進行操作登記,建立加密的機內操作日志,監督系統操作,留下審計線索。
作者單位:湖南人文科技學院
關鍵詞：檔案人員；繼續教育；新思路
所謂的檔案管理工作從業者繼續教育，乃是指檔案管理機構基于特定的培訓目標，對檔案管理工作從業者進行系統化的在職繼續教育模式，進而使其知識結構與專業技能得以切實提升?，F今在檔案系統和高等院校檔案專業所進行的檔案專業教育，主要是崗位培訓和學歷教育，這兩種類型的教育對提高檔案專業人員的文化水平起了很大作用，檔案專業人員素質低的問題逐步得到了解決，專業人員培訓與需求之間的矛盾逐步緩和。但是，隨著社會的高速發展，信息技術、信息產品諸如計算機、多媒體技術、信息高速公路等的出現和廣泛應用，加速了社會的信息化，同時大量電子文件以及其他載體檔案的出現，對傳統的檔案管理理論發出了挑戰，給檔案工作帶來了不少難題，檔案的內容不斷變化以及檔案管理和利用的方法將不斷更新，這些都無不要求我們檔案工作者必須加強學習、勇于實踐，快速提高自己的認知水平和業務技能，否則，便很難適應檔案現代化管理工作。因此，筆者認為，探索檔案專業人員的繼續教育新思路對于更新、拓展檔案人員知識結構顯得十分重要。
一、檔案管理從業人員繼續教育的現實意義與理論價值
檔案事業是個發展、動態的事業，是與其他事業同步發展的事業，因此時刻面臨著新的挑戰。在經濟新常態時代背景下，各類信息技術的推廣普及提升了社會對信息資源的關注程度，因此，檔案管理從業人員應洞悉自身存在的業務短板，進而依托針對性的繼續教育，實現對自身業務能力的切實提升，以便契合現時代檔案管理工作的全新需要。
（一）繼續教育是檔案管理工作對從業人員的現實要求。1.信息技術時代的到來，使得各類新型信息技術迅速在各行業與領域中得以普及應用，作為檔案管理工作而言，也面臨著由先前的紙質檔案資源向數字化電子檔案資源的過渡，以及借助互聯網技術實現檔案資源的館際共享，以便保證社會公眾對檔案資源的最大化便捷利用訴求得以滿足?；诖朔N情形，檔案管理從業人員先前在工作中所積累的經驗以及檔案管理工作理念面臨著與現時代檔案管理工作全新要求相脫節的風險。2.檔案管理從業人員的職業素養以及職業操守直接關系到檔案管理工作能否為公眾提供優質的檔案資源利用服務，因此，檔案管理從業人員在經濟新常態下的繼續教育對于提升職業素養養成顯得尤為關鍵。
（二）繼續教育是檔案管理工作對從業人員的理論需求?；凇叭吮局髁x”檔案管理理念，對于檔案管理從業人員的培養應切實提升其在檔案管理活動中的主體地位，以便使其創新意識與服務理念得以同步提升。
二、當前檔案專業人員繼續教育現狀
檔案繼續教育不同于檔案專業人員學歷教育和崗位培訓。從實效性角度看，此種繼續教育模式能夠實現對檔案管理工作從業人員的知識體系拓展以及實踐技能的效度化提升，其培訓性質為針對性崗位技能培訓，與學歷教育的人才培養模式不同，學歷教育是基礎素質的培養與教育。崗位培訓是按崗位需要，以提高政治思想水平、工作能力和操作技能為目標的定向培訓，而繼續教育一般是指所有在職從業人員的教育，是著眼于對傳統檔案培訓模式的創新，并且是對學歷教育人才培養模式的有效補充與延展。從人才培養角度看，其注重對檔案管理人才的定向培養，進而實現對檔案管理人才的從業理念創新以及工作理念革新。而現今諸多檔案管理培訓活動多數是相關理論層面知識基礎的夯實，檔案繼續教育的培訓專業教材嚴重缺乏，內容落后、滯后于現實，缺乏動態發展、相關的知識講義而無法給予培訓對象實踐技能提升，同時，培訓形式多采取培訓對象集中授課模式，缺少系統性安排，因而培訓效果難以盡如人意。
三、檔案管理工作從業人員繼續教育的新思路
基于檔案管理工作從業人員繼續教育效度的考量，應創設與之匹配的措施，方能保障繼續教育工作的實效性，以便使得相關的繼續教育工作得以實現良性發展。結合自身的檔案管理工作實踐，筆者認為，對于檔案管理工作從業人員繼續教育工作應從以下幾方面進行：
（一）立足于檔案管理工作的現實需要完善管理機制。要發展檔案事業，必須培養人才，必須抓好繼續教育，因此，結合經濟新常態的提出和對檔案管理工作提出的全新要求，國家應創設出臺具體的檔案管理工作從業人員繼續教育扶持政策，進而構建檔案管理工作從業人員繼續教育的常態機制。同時，各地檔案管理機構應結合本地實情，依托對區域內檔案管理工作人員的專業技能狀況調研，進而以此為依據，出臺契合區域內檔案管理工作人員實情的繼續教育培訓模式。此外，各級政府應注重對檔案管理工作從業人員繼續教育工作的硬件投入與財政扶持，遴選高水平培訓師資和建立專家庫等，以便實現檔案管理工作從業人員繼續教育工作的常規化與規范化。
（二）立足于服務大眾開展繼續教育。作為檔案管理工作從業人員繼續教育工作而言，其踐行的最終目的乃是借助對檔案管理工作從業人員職業素養與專業技能的提升，從而為公眾提供更為優質的檔案資源利用服務。因此，在落實檔案管理工作從業人員繼續教育工作過程中，應注重對社會公眾檔案資源利用訴求的考量，進而培養適合的檔案管理從業人員。?？顚Ｓ茫噙x契合從業人員需求的繼續教育方式，充分了解從業人員的受教育需求，以便結合具體的受教育需求，為從業人員遴選繼續教育項目。
（三）注重對繼續教育模式的創新。創新是社會發展的重要助推力量。作為檔案管理工作從業人員繼續教育工作而言，應在工作中秉承創新思維，結合當前檔案管理工作的時代需要，以便彰顯檔案管理工作的實用性與創新性。
1.采取最新的教學模式，充分利用繼續教育平臺與互聯網等多媒體技術，由國家組織實施遠程教育與信息傳輸，使繼續教育的課程設置同檔案管理工作的實際需要密切結合。根據同因素理論，培訓對象接受培訓的環境、場所、內容同其實際工作高度吻合時，則其能夠實現較好的培訓效果轉化。因此，繼續教育的相關內容設置應注重為培訓對象提供于其真實工作內容近似的教學內容。
2.繼續教育的形式應多樣化。以往的繼續教育，多采取集中授課，理論講解的模式，使得培訓對象參與培訓的積極性不高，或者培訓效果有限。有鑒于此，對檔案管理工作從業人員繼續教育的授課模式應多樣化，按層次分門別類有針對性地組織培訓。根據檔案專業崗位人員的各種情況，把檔案繼續教育對象劃分為高級、中級、初級三種層次，利用不同的教育教材，因材施教。如可以采取蘇格拉底教學法、案例教學法、無領導小組的培訓模式，進而充分激發培訓對象的學習熱情與學習參與度，使受訓人員克服先前在工作實踐中存在的短板，基于保證繼續教育有效性的考慮，檔案管理機構應創設獎懲機制，根據從業人員的表現情況以及教育成果轉化情況，給予相應的獎懲，以便切實提升繼續教育的效度。還應建立繼續教育長效機制，并將其納入到檔案從業人員繼續教育績效考核范疇之中。結合自身的檔案管理工作實際，使其檔案管理實務能力得以效度化提升，實現理論知識與實踐技能的高度統一，進而收獲較好的培訓效果，使檔案繼續教育做到實用性和先進性的統一。
3.組織專題講座和實地參觀學習。例如：進行檔案法規檔案著錄標引、新型檔案管理、檔案保護新技術新方法、檔案工作標準化、電子文件歸檔與管理暨檔案化、信息化、數字化建設等類型的專題講座，筆者于2014年參加了南平市檔案局組織的全市檔案工作聯席會議，通過組織參觀南平市人事局，建甌市組織部等單位人事檔案標準化管理和文書檔案電子目錄的數字化建設，向檔案工作取得新成果的單位學習，交流推廣經驗，這種形式不僅針對性和實用性強，而且直觀、容易接受。
（四）定期召開檔案學術研討會。根據實際情況和當前形勢發展，學術研討的內容有專題的，也有綜合的，每一年或兩年舉辦一次檔案學術研討會闡述自己的觀點和意見，與會者有助于交流自己的工作經驗和提出存在的問題，從而提高檔案專業人員分析問題和解決問題的能力，最終達到交流、啟發的目的。這種形式涉及面廣，參加的人數多，效果好。
四、結語
社會的發展日新月異，檔案管理工作以及從業者而言，如何在經濟新常態的時代背景下，為公眾提供契合其實際訴求的檔案資源利用服務，關鍵取決于其專業技能水平與職業素養狀況。因此，通過系統化、規范化的繼續教育活動，將有效提升檔案管理工作從業人員的知識結構與技能水平，同時使其具備現代性的檔案管理創新思維，從而為社會公眾提供優質的檔案資源利用服務。這樣才能更加主動、有效地為檔案事業現代化建設服務。
作者:包志芳 單位:福建省南平市武夷旅游商貿學校
參考文獻:
[1]蘇紅.基于檔案信息化管理的航天三院檔案人員管理研究[D].哈爾濱工業大學,2010.
[2]李桂梅.高校檔案管理人員繼續教育的必要性[J].遼寧教育行政學院學報,2006(04).
[3]蔣娟.如何深化檔案員的繼續教育培訓[J].繼續教育研究,2006(02).
關鍵詞:高校;檔案管理;法制化建設;思考
一、開展高校檔案管理法制化建設工作的重要價值
高校在發展管理中可能涉及諸多方面的問題與工作，通過檔案管理，能夠使相關的教學成果與資源得以保留，利用文字、圖片或視頻的方式加以記錄，以供其他教師以及相關教育工作者使用和借鑒，進一步豐富高校的教學資源內容，使檔案管理能力提升。檔案資料文件是高校檔案管理工作的重點。無論是合理鑒定檔案文件，還是對相應的文件資料加以搜集整理，都是最基礎的工作內容，通過對高校校園數據庫資源的有效使用，可以在教學過程中發揮其應有的功效。
二、當前高校檔案管理法制化建設工作過程中存在的問題
1．高校檔案法規章制度欠缺，有待進一步健全從當前的情況來看，國內的檔案法規制度通過幾十年來的積累與建設，獲得了不斷完善，但仍有很多不健全的漏洞。究其原因，一方面，高校自身的能力有限，意愿不足，過度依靠政府部門的管理。當地立法與高校檔案法規的建設深受影響，進而導致高校檔案法規章制度嚴重缺失。另一方面，高校檔案法律規章制度與當地的檔案法律制度匹配度不高，法規內容中存在矛盾和差異性，影響到二者的管理與配合。無論是高校，還是地方的法律建設，均站在自身發展的立場角度，形成了各自不同的制度體系，使矛盾激化。2．高校檔案執法落實度較低，執法模式較為單一、固定一般來說，普通檔案管理工作的內容和高校的檔案管理是相同的，同樣存在著不同形式的違規操作，例如:對檔案資料的擅自收藏、安保規定的違規操作、檔案資料的延期移交以及檔案資料的私自變賣，等等。上述問題在高校的檔案資料管理工作中也可能存在，然而這些違規行徑卻很少受到相關部門的懲處，執法落實力度較低的問題十分明顯。執法模式較為單一和固定，造成了不良影響。3．高校檔案法制化管理意識薄弱，存在一定的滯后性由于社會性質、風俗習慣、歷史因素等諸多方面的影響，全民法治意識依然存在滯后性，這給高校的檔案法制化建設工作帶來了很大的困難。
三、關于高校檔案管理法制化建設工作的思考
1．加強法制教育推廣，為檔案管理法制化建設做好鋪墊為了實現高校法制化檔案管理的目的，加強法制教育推廣顯得尤為必要。要強化法制教育意識，制定科學、合理的法律法規機制，通過宣傳使民眾的法制化意識得到增強，從而為檔案管理法制化建設做好鋪墊。針對高校檔案管理人員實施必要的法制教育指導，以便提升相關工作人員的整體思想意識。2．推進法制教育培訓工作，增強檔案從業人員的法制觀念高校檔案管理法制化建設工作的開展離不開高素質、高水平檔案管理人員的付出，所以其綜合管理能力的高低直接影響到高校檔案管理的效果。通過推進高校檔案從業人員的法制教育培訓工作，以定期的形式加以指導和培訓，可以讓相關工作人員的法制化意識和能力逐漸獲得提升。3．構建合理的高校檔案監管制度，發揮執法功效為了不斷推進高校檔案法制化管理工作，應該將相應的法律規定作為重要的管理依據，進而獲得良好的管理成效，依靠嚴謹、科學的檔案監管制度，發揮執法的功效，讓相關從業人員在工作當中認識到其重要性和關鍵作用。對于檔案管理部門和相應的行政管理、落實機構等加以聯合監管也十分必要，利用各個部門機構的力量，使高校檔案法制化管理工作的效果得以凸顯，使高校檔案法制化管理發揮應有的作用。
四、總結
綜上所述，對于高校而言，檔案管理工作的重要性是不容忽視的。無論是運用科學的手段和技術方法進行管理，還是依靠健全的檔案法律法規制度加以有效約束和監管，均是高校檔案法制化管理過程的重要環節。要不斷推進高校檔案法制化管理進程，加大推廣力度，促進我國檔案管理事業的不斷進步，做到有法可依、科學規范。
參考文獻:
［1］王冠男．高校檔案管理法制化建設初探［J］．科技信息，2015(19):482－483．
一、會計電算化下會計檔案管理的新特點
會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，也就是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。
（一）會計檔案的載體本身性質帶來的新的特點。根據1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據，以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的電子會計檔案。由于不具備傳統會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質量、存放環境、存儲信息有效期等因素的影響。
（二）電算化操作流程及電算化信息系統維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。在傳統的手工操作條件下，從原始憑證的制作到會計報表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價值的檔案資料僅指那些反映經濟業務的會計憑證、會計賬簿、會計報表及有關的附屬資料。實行會計電算化以后，所有的會計核算業務都是通過計算機來完成的。由于計算機是一種特殊的操作工具，財務人員在使用經財政部批準的軟件時，對軟件的運用流程和保管是電算化會計信息系統能夠運行的前提條件，又是保證會計信息系統正常運轉的故障維護查詢資料。因而，企業運用的財務軟件雖然不是會計核算活動的產物，沒有具體的數據和表格，但是由于沒有財務軟件的支持，整個會計核算過程就無法進行，所以必須將財務軟件作為電算化會計檔案的特殊部分予以保存。
（三）電算化會計系統對人員的素質與系統安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識；而對系統安全性，則更因為網絡與計算機本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的要求。
二、目前會計電算化下檔案管理存在的問題及成因分析
電算化會計信息系統的檔案管理主要是指各種賬簿、報表、憑證、儲存會計數據和程序的軟盤及其他儲存介質，系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。會計檔案管理是在會計電算化后會計工作連續進行的保障，因此，有必要對目前會計電算化下檔案管理存在的一些問題進行探討。
（一）目前會計電算化下檔案管理存在的問題
1、會計檔案載體。電算化會計雖已實施，但財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容理解不到位，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，或雖保管但只保管一份，從而影響會計檔案的完整性。
2、會計載體本身性質帶來的問題。電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多企業因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數據不能被調用；《會計檔案管理辦法》第十二條規定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案，并對保存期限做了規定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限；沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度；未選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。
3、會計檔案管理制度不完善。由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度、沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。
4、缺乏必要的計算機維護人才。電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。
（二）會計電算化下檔案管理存在的問題成因分析。隨著計算機技術的突飛猛進，會計電算化也得到了前所未有的發展。但由于這項工作剛剛起步，尚處于探索階段，加之缺乏統一規劃和組織協調，因此仍存在許多問題。
1、對會計電算化本身理解的偏差。許多企業的會計人員僅僅將電算化看成自動運算做賬的工具，而忘記了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。
2、尚未引起有關部門的重視。不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業務指導，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴重妨礙了電子文件、數據的歸檔。
3、缺乏明確的規章制度。由于沒有完善的、針對電子文件的制度規范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。
三、改善會計電算化下的會計檔案管理
在科學技術和網絡信息技術飛速發展的時代，電子計算機已日漸普及。面對新技術發展的浪潮，對財務管理和會計核算的要求也越來越高，推行會計電算化，特別是加強會計電算化的應用管理，是實現會計工作電算化，提高會計管理水平的重要保證。
（一）完善硬件設施建設。提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具；選用功能符合本單位實際業務的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
（二）制定嚴格的管理制度，加強網絡系統管理。實施會計電算化，必須進行和完善會計核算新體系。新的財務核算體系的建立與完善，就必須建立與之相適應的電算化網絡財務系統，這就要求我們要建立一套行之有效的網絡財務管理制度，加強網絡財務系統的管理，提高會計信息質量，加強財務人員的業務培訓，提高整體財務人員素質。首先，我們根據網絡財務系統的核算以及會計信息質量的要求，認真分析各崗位工作任務及特點，把人員按其在網絡系統中所起的作用不同劃分為四個崗位，即網絡管理、系統維護、數據稽核、數據輸入，并明確各崗位工作任務，制定崗位責任制。其次，做好人員的培訓工作，領導干部要起帶頭作用，支持軟件開發，了解軟件的全部功能及電算化方面的最新進展，提高計算機應用能力，并形成一定的知識儲備。最后，狠抓網絡系統的工作環境和硬件管理，確保會計數據的準確完整，包括軟件的環境維護、硬件使用和維護、計算機病毒的預防等。
（三）抓好運行管理，不斷更新理念。系統運行的全面管理，要求檢驗系統的運行結果，運行質量的好壞，直接影響到會計數據的準確性，更影響會計信息質量。在運行過程中，要做到認真審核原始票據制作憑證，保證數據準確無誤。切實抓好運行調試工作，力爭做到每完成一步都要對其結果進行檢查，發現問題，及時解決。通過運行和不斷改進創新，使電算化核算更加符合管理要求。
（四）加強會計電算化網絡系統的組織管理。首先，對上機人員的權限管理，雖然采用密碼層層設防，但是還必須對財務人員、微機設備和系統軟件加強管理。根據會計人員從事崗位差異劃定級別，不同級別的上機人員操作的業務、調閱資料的范圍也顯然不同，同時將操作人員的記錄同業務記錄一同存盤。其次，對微機共享資源的管理，計算機網絡系統可以實現資源共享，為保證會計重要信息保密性，不同部門不同級別的微機終端操作人員所享有的信息資源各不相同，從根本上解決重要會計信息的安全保密問題。最后，計算機硬件設備的管理，會計部門應設有微機房并加強管理，建立完善的機房管理制度，做到財務微機系統專機專用，防止無關人員單獨上機，如遇到系統維護需外來人員對微機進行操作，也應有財務人員在場。
（五）加強會計檔案管理是提高財務管理水平的關鍵。會計檔案管理不僅包括憑證編號、微機錄入、資料傳遞、資料保管等過程的管理，又涉及人的管理，使人與物的管理有機地結合起來，從而形成一套完整的會計檔案管理制度。此外，對會計電算化管理工作，領導應給予足夠的重視，作為單位推廣電算化的帶頭人，只有大膽實踐、不斷創新、勇于探索、勤于總結，才能使會計電算化順利進行。為了更好地加強會計電算化管理，一要繼續開展全面培訓工作，加速提高人員素質，培養出既懂財務工作，又懂計算機語言的專業人員，保證計算機提供的會計信息可靠完整；二要進一步拓寬開發會計電算化軟件，加快財務工作從核算型向管理型轉變，為經營決策提供更有價值的會計信息資料；三要從單位整體的角度發揮計算機在管理工作中的作用，使會計電算化實現網絡化，由單純的會計實務工作的電算化向管理一體化方向發展。
（六）完善電算化下會計檔案管理的各項制度
1、建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
2、建立電算化會計檔案保管制度。根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度。選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。
3、建立嚴格的借用手續制度。查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。
4、建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時，由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。
5、建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大范圍共享；涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用；而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。
關鍵詞：檔案資源構成核心檔案資源多元化策略現代企業
“檔案，是指過去和現在的國家機構，社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！雹佟吨腥A人民共和國檔案法》從檔案的形成特點和價值特點兩方面定義了國家檔案的本質屬性，為認識國家檔案及各領域的檔案提供了基本依據。檔案的形成特點—直接形成的原始記錄，揭示了檔案的自然屬性，對此人們的認識比較統一。而檔案的價值特點—對國家和社會有保存價值—由于反映了檔案的客觀屬性，人們的認識見仁見智。
在國有制情況下，國有企業沒有自身利益可言，國家需要的檔案就是企業應該保存的，國家認定的檔案價值就是企業檔案的價值依據。在非國有企業成為我國企業主體的今天，現代企業的利益訴求日益明確，對其檔案的價值取向必然發生變化。檔案價值是企業檔案資源建設的動力，決定著企業檔案資源建設策略，是檔案界必須認真研究的問題。
一、前提：現代企業的檔案價值觀
檔案是企業信息資源的基本形式，工業時代保存企業檔案能夠壟斷檔案中沉淀的知識和經驗，增強企業的競爭力。信息技術的發展使知識老化加劇、信息傳播便捷，現在擁有企業檔案已經難以壟斷其中的知識，而且一味地壟斷檔案，將阻斷檔案信息的交流，使企業失去知識的自我更新能力，降低企業的競爭力。
檔案的價值是其內在價值因素與外在客觀需求相互作用的結果，雖然企業檔案的價值毋庸置疑，但是其價值因素及價值量，必然根據企業檔案需求的變化而調整。企業是以提供商品獲取利潤的社會組織，獲得最大利潤是企業的核心價值觀。初創期的企業，其體現為盡快生產產品，完成資本積累；穩定期的企業成進入了市場競爭者的行列，產品品牌與知名度提升，企業需要通過規范化管理，降低成本提高利潤；成熟期的企業處于市場領導者的地位，產品生產達到一定規模，需通過精細化管理與科技創新，進一步發掘利潤空間。不同發展階段的企業獲取最大利潤的方式不同，檔案需求不同，對檔案價值的認識也不同。
處于穩定期或成熟期的現代企業，對檔案資源的客觀需求已經不僅限于指導產品生產，更加注重它在企業科學管理中的標志與輔助作用，進一步提升了現代企業檔案的價值。而且，現代企業的信息化程度較高，企業對資金流、物流的管理都要依靠信息流的帶動，強化了企業管理對檔案信息的依賴性。而知識經濟的生產方式，將檔案提升為現代企業重要的資源與財富。
實行現代企業制度的前提是“產權明晰”，明確檔案價值標準、界定企業檔案的范圍，是“產權明晰”的重要內容，涉及現代企業的根本利益?，F代企業必然要根據自身需要，立足于保護企業自身利益、滿足企業的成長與發展，自主確定企業檔案的價值標準。
二、保障：現代企業檔案資源的構成
檔案資源是現代企業競爭力的信息保障，是現代企業規避信息風險、獲取更大利潤的戰略資源。檔案資源構成完整是檔案價值的前提，探究檔案資源構成，全面掌握檔案資源，是企業檔案價值實現的保證。
我國企業檔案工作實踐，為研究現代企業檔案資源構成提供了有效的方法，通過企業職能分析，揭示相關檔案文件的價值與聯系，能夠具體確定企業檔案的范圍，以便在它們形成之時，按照檔案管理的要求實進全程監控，有效地保證了檔案的質量。我國企業檔案管理的這些成功經驗，是目前國際檔案界推崇的檔案管理方法。美國國家檔案與文件局（ARMA）在有關檔案資源的政策中，提倡采用“文件系統分析方法”，即“了解聯邦機構實際是怎樣形成、利用、保管和處置現代辦公室的信息和文件的。仔細考察其具體的工作過程和產生的文件，利用可查到的資料(如機構出版物、網站)編制一系列演示被訪機構工作過程的流程圖”，圍繞“相關機構進行‘文件系統分析’確定實際管理的文件?！雹?/p>
根據職能活動及工作流程分析，現代企業檔案資源構成分為宏觀和微觀兩個層次。宏觀構成指一個單位檔案資源的種類構成；微觀構成則指一套檔案必備的檔案文件構成。只有兩種構成都齊備，企業檔案資源的價值才可能實現。
（一）宏觀檔案資源建設應重在完善基本職能活動的檔案類別
現代企業檔案資源的宏觀構成必須覆蓋企業全部職能活動，才能提供現代企業需要的各種信息。依據現代企業的基本職能，其檔案宏觀構成應包括以下類別：
1、企業資產檔案，包括有形資產如基本建設、設備儀器和無形資產的檔案；2、資本運作檔案，包括董事會、監事會、股東大會決議，公司“上市”以及企業戰略等重大決策等檔案；3、經營管理檔案，包括招投標文件、各類合同、原材料等檔案；4、企業文化建設檔案，包括社團活動、企業儀式、社會公益慈善活動、其他社會職責等檔案；5、創新研發檔案，包括新產品開發、工藝改革、環境保護與治理、科技獎勵等檔案；6、產品生產檔案，包括產品設計、試制與鑒定、驗收、制造等檔案；7、市場與客戶檔案，包括市場分析、銷售與售后服務、客戶與合作伙伴、競爭對象等檔案；8、行政管理檔案，包括黨委、綜合或企劃部、人力資源、財務、審計、質量、安全、統計等檔案；9、其它管理檔案，如典型團隊或人物、涉外活動、重要紀念活動、突發事件及處理、工業遺產等檔案。
企業職能分為基本職能與輔助職能，就檔案資源建設而言，目前企業檔案宏觀構成中反映輔助職能活動的檔案類別比較齊全，而反映企業基本職能的檔案類別較薄弱，特別是反映現代企業新職能與經營特色的檔案類別少、檔案內容過于概括。例如，許多單位的企業上市及資本運作檔案、董事會與股東大會文件沒有作為檔案管理；各職能活動檔案多為原則性依據文件，缺少細節和操作性內容。而這些正是具有現代企業特色的檔案內容，是企業活動最典型的反映，也是社會共享性最強的企業檔案資源。
（二）微觀檔案資源建設應著力充實反映關鍵過程的文件
根據現代企業經營活動的特點，微觀檔案分為橫向運作與縱向運作兩種形成方式。橫向方式主要體現在管理決策活動檔案的形成。例如，一項投資決策首先要由研發部門提出的建議與研究報告，然后經過財務部門、技術部門、營銷部門進一步分析論證，最終由決策人員“拍板定案”。這類檔案一般由各職能部門的文件組合而成。如，生產管理檔案一般由生產計劃、財務、研發、材料供應等部門的文件組成；經營管理檔案一般包括：生產調度、計量與檢驗、營銷、財務統計等工作形成的各種報告、計劃、合同、協議及內部核算等文件構成。
縱向形成方式主要體現于產品研發、生產等活動檔案的形成，這類活動呈現出相對獨立、循序漸進地運作態勢。以新產品開發項目為例，其檔案微觀構成應包括項目運作全過程的主要文件。如項目建議書、意向書，可行性研究報告、項目合同或協議，以及項目研究、設計、制造、驗收、使用等專業活動形成的主要文件。這些文件雖然來自不同領域和單位，但是它們之間的基礎性和延續性顯而易見，一般以前一階段的檔案文件為基礎，形成后續的檔案文件，只有囊括了項目運作全過程的主要文件，檔案才能客觀地記錄與再現相關活動，成為技術推廣應用的依據。
目前企業微觀檔案資源建設的現狀是，某些類別檔案基礎較好，但整體質量不理想；重要依據和結果檔案較全，中間性、操作性的檔案文件很差。如，制造企業產品設計檔案較全，工藝檔案和檢驗檔案不完整；化工企業設備檔案中隨機文件較全，日常使用維修記錄和生產原始紀錄不完整；企業基建項目的竣工圖齊全，維修、改擴建文件支離破碎；一些企業的行業監管業務檔案較規范，而其他檔案質量較差……。微觀檔案建設的這種“短板”，已經為日后檔案的利用留下隱患，“亡羊補牢”已刻不容緩。
三、關鍵：掌握現代企業的核心檔案資源
企業檔案是一種海量的信息資源，一概實行檔案專業化管理，不僅生成高額的管理成本，而管理效益也值得研究。因此，現代企業檔案資源建設必須突出重點，管好核心檔案資源?，F代企業核心檔案資源是企業資產的重要組成部分，是企業創新的軟實力，必須要在企業決策者的參與下，明晰其對象，界定其內容。
企業核心檔案資源指現代企業運營必備的檔案文件，即那些一旦失去企業將無法恢復重建、正常運轉或蒙受重大損失的檔案資源。有一種說法是，如果企業遭遇毀滅性破壞，只要檔案在就能恢復重建。這里說的“檔案”當然是核心檔案資源。信息化環境下的檔案資源尤其脆弱，一旦信息系統或信息設施出問題，電子檔案將瞬間消失，勢必危及企業的生存?！?11”事件使企業決策者開始關注檔案實體與信息的安全管理，催生了一系列對核心信息資源實施重點保護的核心文件保護計劃。
如何界定核心檔案資源？ARMA認為應該從“①對本現代企業繼續運轉最為關鍵的那些職責；②各職責對文件保管的要求；③對每項職能至關重要的具體文件?！雹鄣慕嵌燃右宰R別。香港特別行政區政府則明確提出“極重要檔案資源”的概念，即“所記錄的是各政府職能部門在緊急情況或災難時及其后，賴以持續和有效地運作所必須要的資料?！雹苓@兩種定義同一方式，都以保證職能活動的延續為依據。
結合我國現代企業的實際，以下檔案在維系現代企業職能方面具有重要依據作用，是現代企業核心檔案資源的重要組成部分。包括：其一、企業資產、資金及技術資源憑證，如企業營業執照、董事會記錄、黨委會決議、資產憑證、債權債務憑證、專利文件、特許證書以及其他維護自身利益與生產經營權的依據文件等。其二、企業生產經營活動必須的依據性文件，如主要產品的設計文件、技術操作規程或工藝文件、企業標準、重要檢驗數據指標、主要產品的銷售市場、關鍵設備及設施的檔案等。其三、本企業運營管理的規范性文件，如企業制度與重要規定、關鍵崗位技術骨干的資料等。為保證核心檔案價值的實現，它們“必須具備內容、結構和脈絡資料，包括副本、大綱、摘要，任何種類資訊的存貯載體及其檢索工具”并且作為“檔案資源保管系統的一部分”⑤實行檔案專業化管理。
四、重點：企業檔案資源建設不可忽視的內容
我國現代企業檔案資源是在傳統企業檔案資源的基礎建設起來的，受計劃經濟的局限，反映市場經濟活動與現代化管理的檔案信息缺失?，F代企業檔案資源建設應該關注市場經濟，特別是國際貿易需要的檔案文件。
（一）企業活動的原始紀錄。如，設備運行記錄、各批次原材料與產品的測試、化驗、檢驗記錄等。原始紀錄的現實作用雖然得到公認，由于其數量巨大、更新快、時效性強，許多企業并沒有它們作為檔案。原始記錄不僅能夠實時地提供豐富、客觀的細節信息，還是準確印證相關活動、反映其規律的可靠憑證，而且也是國際貿易經常要求追溯的憑證性文件。浙江新昌皮爾軸承有限公司為應訴美國商務部的反傾銷調查，短期內提供了包含130萬個數據的應訴材料。內容涉及公司的組織結構、財務制度、出口和國內銷售的詳細交易記錄、468個產品型號的鋼材消耗、工時消耗、電力消耗、包裝、廢品回收五個生產要素的生產成本記錄。⑥如果沒有平時原始記錄的積累，及時提供如此詳細、準確的反傾銷證據是絕對不可能的。為了保障現代企業在國際市場或國際競爭中的利益，企業必須重視原始記錄的科學管理。
（二）市場分析研究文件。為在激烈的市場競爭中穩操勝卷，現代企業必須知己知彼，此信息需求使“競爭情報”變得炙手可熱。有種觀點認為，競爭情報必須來自企業外部，果真如此嗎？情報界權威Kahaner認為“信息是事實性的，……競爭情報則是經過過濾、蒸餾和分析的信息片段的集合。”⑦強調競爭情報與一般信息的區別，在于信息分析與加工的程度。
競爭情報依據的信息分析對象，自然是企業及其對手競爭，在特定產品的開發、設計、制造、營銷等方面的信息。這些信息在現代企業的職能活動，尤其是新產品開發和市場營銷活動中已經大量形成。如市場需求、產品市場占有率等分析報告，不僅是企業營銷活動的重要記錄，也是競爭情報可靠的信息源。決不能因為它們反映了大量的企業的外部信息，而忽視了它們企業檔案的本質。
（三）企業合同文件，即企業形成的對合同雙方具有約束作用的法律文件。如購貨合同、供貨合同、銷售合同、服務合同、用工合同等等。合同是市場經濟基本的法律憑證，由于它具有一次性，一旦履行對合同雙方不再具有約束力，被認為失去了保存價值，因而許多企業沒有將它納入檔案的范圍。市場經濟的發展激發了合同擁有的反映企業經營狀況、鑒證企業信用等功能，成為市場經濟活動中經常需要查閱的原始憑證，特別是在反傾銷活動中舉有不可替代的作用，現代企業應該從長計議，把重要的合同文件納入檔案范圍。
（四）客戶信用管理文件?！靶庞檬浅兄Z在將來某一確定時間付款而獲取資金、物資和服務的能力。”⑧企業客戶管理主要是客戶銷售（賒銷）信用的管理，在外國稱為風險管理。加強客戶信用管理是發達商品經濟的客觀需要，也是現代企業與國際貿易接軌的重要形式。
客戶信用管理即“：企業通過制定信用政策，指導和協調與信用銷售有關的部門，以完成對信用銷售中客戶信息收集和評估、信用額度的授予、債權保障到回收應收賬款各交易環節的管理?！雹峥梢姡蛻粜庞霉芾淼幕A是信息，信用信息是否準確、全面、及時，直接影響企業對客戶的判斷和選擇。這些信息既有企業內部生成的信息，也有從外部收集的信息。企業外部信息主要是銀行或其他信用機構的信用評估，企業的內部信息指企業在與客戶長期的交易中，形成的交易記錄和還款情況記錄等。
目前，現代企業已經開始形成客戶檔案，但其內容及管理方法存在較大偏差。在內容上，目前客戶檔案多為客戶名單，缺乏對客戶賒銷狀況的連續記錄；而客戶檔案的管理就更加隨意，無法形成相關信用信息的關聯，更不能及時提供客戶信用能力的可靠憑證，應該按照檔案專業化管理的要求強化客戶檔案管理。
（五）企業社會職責文件，如企業在安全、勞動保護與衛生條件、環境保護與治理活動中形成的重要文件等。它們體現了企業對職工權益的關注、對社會及環境責任的履行，反映了企業的文化與道德建設狀況。當前，社會對企業社會職責的要求不斷提高，70年代國際上興起在確定企業利潤水平時，把員工、企業、社會的利益統籌起來考量的企業社會互利價值觀。例如，在紐約證交所上市的企業都要定期接受供應商對其履行社會責任狀況，如人權、勞工、環境等問題的評估。對企業社會責任的評估目前涉及無公害技術的使用、職工健康安全、預防人身傷亡事故和職業病防治等內容。有些企業社會職責已成形成如《職業安全衛生評價標準（Occu－pationalHealthandSafetyAssessmentSeries18001）》等國際指標，現代企業要走向世界，必須研究這些國際標準，防患于未然及時對相關文件實行檔案管理。
五、多元化：現代企業檔案資源建設策略
隨著企業與環境的發展，海量檔案資源的管理手段與方式日益專業化，管理成本隨之提高。精細化、多元化是現代企業檔案資源建設的重要策略。
（一）多元化的企業檔案鑒定標準與方法
檔案質量直接影響檔案資源建設的效益，海量檔案管理凸現了鑒定在檔案管理中的地位。傳統企業檔案鑒定比較保守、粗放，“重要”或“一般”是鑒定檔案價值普遍運用的尺度，其結果是檔案范圍寬泛，保管期限偏長。例如，占企業檔案數量相當比重的“科技檔案”，以往鑒定結果基本是永久或長期保存，在檔案數量有限的情況下，如果企業還可能接受的話，海量檔案長期管理必將受到現代企業價值觀的質疑。
檔案價值是其內在價值與外在客觀需求相互作用的結果，判斷企業檔案價值涉及各種復雜的因素，而且這些因素又各自存在著變數，檔案價值判斷變得更加復雜。面對飛速增長的電子檔案，企業檔案鑒定的壓力劇增，重建其價值指標體系，是細化與簡化企業檔案資源鑒定的出路。
根據現代企業經營發展的需要，細化企業檔案的價值指標，既要考慮檔案作用的性質又要考慮其作用程度，既要顧及檔案使用頻率又要考察其使用周期，形成多元的檔案價值指標體系，就能幫助我們比較明確、精細地辨別檔案的價值量。
在鑒定方式上，在嚴格控制永久檔案數量的前提下，適應企業檔案價值變化快的特點，應加強檔案價值的周期性鑒定。根據檔案反映的相關技術與活動的更新狀況，及時對檔案實施鑒定，根據鑒定結論及時采取適當方式處置相關檔案，嚴格控制企業檔案資源的存量。
（二）多樣化的檔案實體
檔案是信息及其載體的結合形式，傳統檔案實體已經十分豐富，信息化又創造出更多的檔案實體形式，使企業檔案實體形式更加豐富多彩。在重保管的檔案管理階段，人們曾一次次地試圖統一檔案的實體形式與保管方法，雖然消耗了大量的檔案勞動，但管理效益卻鮮有提高，統一電子檔案實體更加困難重重。因此，應該擯棄“一刀切”的實體形式，針對不同檔案實體，確定各自的保管方法。如，重要檔案憑證應采用兩種實體形式保管以強化其安全性；數量巨大、使用頻繁的技術檔案，從方便利用出發，逐步將紙質實體轉化為磁性或膠片形式以縮小保管空間；海量的原始記錄允許采用數據庫形式留存；……。檔案實體的多樣化與適時調整檔案實體形式，是優化檔案管理、壓縮檔案保管空間，提高企業檔案管理效率的有效措施。
（三）多元化的檔案管理體制
管理體制是檔案工作的組織保證，一般指對檔案實體及檔案機構采用的集中、分散等組織管理形式。企業檔案管理體制必須與現代企業管理體制相適應。當前現代企業管理體制發生了很大變化，一方面，企業成為無主管組織，企業之間靠股權、產權關系維系，企業檔案機構失去了行業歸屬。另一方面，企業內部采取職能分工與項目管理相結合的組織形式。單一的檔案管理體制無法適應現代企業的多元化特點，而且目前很難認定一種最適宜的檔案管理體制，必須綜合考慮現代企業的生產流程、檔案價值、使用狀況、實體形式等因素，分別確定各種檔案最適宜的管理體制。如，核心檔案資源設專人集中管理較為穩妥；對利用者相對穩定的檔案采用單獨管理較為合理；……?，F代企業制多元化的檔案管理體，需要依托信息技術將多元管理整合成相對統一的檔案資源網絡，發揮多元化的優勢，實現檔案資源共享。
現代企業檔案資源建設關乎企業的根本利益，必須圍繞自身需要，建立現代企業檔案的價值體系，指導企業檔案資源建設，提高檔案資源對現代企業的貢獻率，進而履行現代企業豐富國家檔案資源的社會責任。
參考文獻：
①《中華人民共和國檔案法》
②李音譯：《知道公司的核心文件保存在哪里嗎》，《外國檔案資源工作動態》2003年第2期。
③賀真：《深圳香港兩地檔案資源意識管窺》，《北京檔案》2003年第6期。
④《香港特別行政區檔案管理守則》第七章。
⑤《香港特別行政區檔案管理守則》第七章。
⑥張偉東：《用檔案應訴國外反傾銷》，《中國檔案》2003年第4期。
⑦霍國慶：《企業戰略信息管理》，科學出版社2001年版。
