時(shí)間：2023-06-07 09:12:04
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理實(shí)施辦法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
聘委會(huì)：
我叫xxx，本人198x年2月參軍，自198x年6月轉(zhuǎn)業(yè)到xx工作，從參加工作起，至1999年，一直在黨校從事圖書資料及檔案管理工作。按照《市委黨校專業(yè)技術(shù)崗位聘任工作實(shí)施辦法》的要求，本人符合我校中級(jí)專業(yè)技術(shù)崗位競(jìng)聘條件，為此，特參加檔案館員專業(yè)技術(shù)崗位競(jìng)聘。
我于2003年1月1日取得中級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)職稱資格，為檔案系列的館員職稱。按照《市委黨校專業(yè)技術(shù)崗位聘任工作實(shí)施辦法》的要求，本人符合我校檔案專業(yè)技術(shù)崗位館員的競(jìng)聘條件，特向聘委會(huì)申請(qǐng)聘任我為市委黨校中級(jí)專業(yè)技術(shù)崗位的館員職務(wù)。
多年來(lái)，我在圖書資料及檔案管理工作崗位上，能夠認(rèn)真貫徹《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》以及本部門圖書、檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，平時(shí)加強(qiáng)對(duì)圖書、檔案資料的管理力度，做到了對(duì)圖書資料、檔案數(shù)字清、情況明。對(duì)購(gòu)進(jìn)的圖書資料及收發(fā)的各類文件及時(shí)登記編號(hào)、貼標(biāo)簽、歸檔、分類，做到借閱有登記，到期有催要，經(jīng)常盤點(diǎn)庫(kù)存，保證了圖書資料的完整無(wú)缺。
在具體管理工作中，我本著對(duì)圖書資料、檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，努力向服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新方面轉(zhuǎn)變，堅(jiān)持用“三個(gè)代表”重要思想指導(dǎo)我校的檔案管理工作；對(duì)圖書資料、檔案管理工作敢想、敢試、敢拼。結(jié)合黨校實(shí)際，經(jīng)常研究檔案工作面臨的新情況，確定發(fā)展的新思路。由于我在圖書資料、檔案管理工作中提出的服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，從某種程度上滿足了黨校全體教師學(xué)習(xí)的需要，從而把圖書、資料室變成了學(xué)校教學(xué)科研的基地，全面提升了圖書、檔案的利用率和檔案管理工作的業(yè)務(wù)管理水平，優(yōu)化了圖書、檔案信息資源的配置，使綜合開發(fā)利用后的圖書、檔案信息直接為教師、學(xué)員及社會(huì)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了我校圖書、檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。
我在圖書資料、檔案管理專業(yè)技術(shù)知識(shí)等方面，能夠充分學(xué)習(xí)、借鑒校內(nèi)外的經(jīng)驗(yàn)和做法，根據(jù)自身情況，來(lái)選擇自己做什么，如何做，確定自己的服務(wù)理念方向。本著有利于加強(qiáng)圖書、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)工作的原則，加大了業(yè)務(wù)基礎(chǔ)與提供服務(wù)的工作力度，對(duì)本職業(yè)務(wù)工作經(jīng)常排查，找出存在的問題，采(本資料權(quán)屬文秘之音所有，更多資料請(qǐng)?jiān)L問)取缺啥補(bǔ)啥，逐一解決的辦法，以保證圖書資料、檔案管理工作的順利開展。同時(shí)積極爭(zhēng)取本校領(lǐng)導(dǎo)的重視和上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門的支持。讓領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解圖書、檔案工作的管理思路和做法，為加強(qiáng)協(xié)調(diào)、關(guān)注、爭(zhēng)取支持創(chuàng)造條件，有力的推動(dòng)了圖書、檔案工作，為創(chuàng)新圖書資料、檔案管理不斷向前發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
我有信心和決心繼續(xù)做好圖書資料、檔案管理工作，在今后的工作中，如果我被聘任為館員，如果我能繼續(xù)從事圖書、檔案管理工作，我一定要把圖書資料、檔案管理工作與全校的其它業(yè)務(wù)建設(shè)并舉，牢固樹立圖書資料、檔案資源是第一資源的理念，從戰(zhàn)略高度切實(shí)加強(qiáng)圖書、檔案管理與服務(wù)，著力培養(yǎng)、提高自己的創(chuàng)新能力，努力使自己在圖書、檔案管理工作崗位上，做到政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、素質(zhì)高，繼續(xù)為黨校的圖書、檔案管理工作創(chuàng)造一個(gè)良好的機(jī)制和氛圍，努力實(shí)現(xiàn)圖書、檔案工作再上新臺(tái)階，為黨校整體工作創(chuàng)新做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
部門檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則一第一章 總則
第一條 為進(jìn)一步提高中醫(yī)藥科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位(以下簡(jiǎn)稱中醫(yī)藥科技事業(yè)單位)檔案管理水平，根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家科委、建設(shè)部頒布的《科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案管理升級(jí)辦法》的規(guī)定，結(jié)合中醫(yī)藥工作的實(shí)際情況，制定本實(shí)施細(xì)則。
第二條 本細(xì)則適用于縣團(tuán)級(jí)以上(含縣團(tuán)級(jí))獨(dú)立的中醫(yī)藥科技事業(yè)單位。
第二章 申報(bào)、考核與審批
第三條 中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案管理分為：國(guó)家一級(jí)、國(guó)家二級(jí)和國(guó)家中醫(yī)藥管理局局級(jí)(以下簡(jiǎn)稱局級(jí))。國(guó)家一級(jí)、二級(jí)按國(guó)家檔案局制定的(科技事業(yè)單位檔案管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容》進(jìn)行考評(píng)，局級(jí)按《中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案管理局級(jí)標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容》進(jìn)行考評(píng)。
第四條 中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理申報(bào)工作，采取自愿申報(bào)、分級(jí)考評(píng)、審批的辦法。
第五條 各申報(bào)單位在按照不同級(jí)別的科技事業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容進(jìn)行自檢后，按其隸屬關(guān)系向主管部門提出申請(qǐng)報(bào)告。
第六條 考評(píng)工作程序：
(1)聽取申報(bào)單位自檢情況的匯報(bào);
(2)對(duì)照申報(bào)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際情況逐項(xiàng)考核評(píng)分;
(3)根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)議，提出考評(píng)意見作出考評(píng)結(jié)論;
(4)向申報(bào)單位公布考評(píng)情況，并宣布考評(píng)結(jié)果。
第七條 中醫(yī)藥科技事業(yè)單位局級(jí)檔案管理的審批工作按隸屬關(guān)系進(jìn)行，局直屬單位報(bào)國(guó)家中醫(yī)藥管理局審批;地方所屬中醫(yī)藥科技事業(yè)單位報(bào)省、自治區(qū)、直轄市檔案行政管理部門或國(guó)家中醫(yī)藥管理局審批。
第三章 考評(píng)組的組織
第八條 根據(jù)中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理工作的需要設(shè)立考評(píng)組。國(guó)家中醫(yī)藥管理局負(fù)責(zé)直屬單位的考核評(píng)審工作;地方所屬中醫(yī)藥科技事業(yè)單位的檔案目標(biāo)管理工作以地方檔案行政管理部門為主，會(huì)同地方中醫(yī)藥管理部門組織考核評(píng)審。
考評(píng)組一般由5-7人組成，考核局級(jí)檔案目標(biāo)管理單位時(shí)，至少應(yīng)有3名局級(jí)以上評(píng)審員參加。
第九條 局級(jí)評(píng)審員的條件：
(1)能正確理解并執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作和科技事業(yè)單位檔案管理工作的方針、政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)：
(2)能夠熟練掌握中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，秉公辦事;
(3)具有初級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)或大專以上學(xué)歷并有三年以上檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)或中醫(yī)藥科技管理工作經(jīng)驗(yàn)。
第十條 評(píng)審員的職責(zé)：
(1)接受對(duì)中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理工作的業(yè)務(wù)咨詢;
(2)參加目標(biāo)評(píng)審工作;
(3)及時(shí)向檔案行政管理部門反映檔案目標(biāo)管理工作的情況和問題。
第十一條 國(guó)家級(jí)評(píng)審員由國(guó)家中醫(yī)藥管理局推薦，國(guó)家檔案局審核后聘任。局級(jí)評(píng)審員由中醫(yī)藥科技事業(yè)單位推薦，國(guó)家中醫(yī)藥管理局審核后聘任。
第十二條 局級(jí)檔案管理評(píng)審員任期三年，到期可以續(xù)聘，不再?gòu)氖聶n案目標(biāo)管理工作的應(yīng)解聘。
第四章 獎(jiǎng)勵(lì)、監(jiān)督與檢查
第十三條 檔案管理等級(jí)證書是驗(yàn)證中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案管理水平的標(biāo)志。獲得檔案管理等級(jí)證書的單位按國(guó)家檔案局升級(jí)辦法的規(guī)定執(zhí)行。
國(guó)家中醫(yī)藥管理局負(fù)責(zé)印制局級(jí)檔案管理證書，不定期公布局級(jí)檔案管理達(dá)標(biāo)單位名單。
第十四條 對(duì)檔案目標(biāo)管理工作做出重要成績(jī)，表現(xiàn)突出的檔案管理人員，其事跡可作為評(píng)選先進(jìn)工作者或晉升的考核依據(jù)。
第十五條 國(guó)家中醫(yī)藥管理局會(huì)同有關(guān)檔案部門，定期或不定期地對(duì)已達(dá)到檔案目標(biāo)管理的中醫(yī)藥科技事業(yè)單位進(jìn)行復(fù)查。發(fā)現(xiàn)單位的檔案管理水平低于證書等級(jí)時(shí)要求單位限期整改，到期不合格者，要上報(bào)發(fā)證機(jī)關(guān)予以降級(jí)并收回其證書。對(duì)檔案目標(biāo)管理工作中不堅(jiān)持原則的考評(píng)組提出批評(píng)，并取消不合格單位的局級(jí)檔案管理等級(jí)資格。
第五章 附則
第十六條 本實(shí)施細(xì)則由國(guó)家中醫(yī)藥管理局負(fù)責(zé)解釋。
第十七條 本實(shí)施細(xì)則自公布之日起實(shí)行。
部門檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則二一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。
4、下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6、重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件必須歸檔。
7、機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行檔案法檔案法實(shí)施辦法，熱愛本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合規(guī)范要求。
3、負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4、負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。
5、積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1、各部門配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3、兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4、嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。
5、接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1、凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2、各部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。
4、庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在1424℃，相對(duì)濕度要保持在4560%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5、檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到八防即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門窗，確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。
2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。
3、查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。
4、本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門。
5、對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)保密法的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。
七、檔案借閱制度
1、借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2、凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。
3、借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5、檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對(duì)，正確無(wú)誤時(shí)，方能簽字蓋章。
6、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。
八、其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
部門檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則三第一條 為了加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)管理的規(guī)定，制定本辦法。
第二條 標(biāo)準(zhǔn)檔案系指在制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)過(guò)程中，直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件、材料(包括圖表、文字材料、計(jì)算材料、音像制品和標(biāo)樣等)。
標(biāo)準(zhǔn)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分。
第三條 標(biāo)準(zhǔn)的制定部門和單位應(yīng)當(dāng)建立健全標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作制度，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)檔案完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用的要求。有計(jì)劃地采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理的現(xiàn)代化。
第四條 標(biāo)準(zhǔn)檔案按保管期限，分為永久的和長(zhǎng)期的兩種。
下列文件材料需要永久保管：
(一)上級(jí)下達(dá)任務(wù)的文件;
(二)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批稿;
(三)標(biāo)準(zhǔn)編制說(shuō)明及其附件;
(四)意見匯總處理表;
(五)標(biāo)準(zhǔn)審查會(huì)議紀(jì)要或函審結(jié)論;
(六)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批公文;
(七)標(biāo)準(zhǔn)申報(bào)單;
(八)標(biāo)準(zhǔn)本;
(九)標(biāo)準(zhǔn)正式出版本;
(十)標(biāo)準(zhǔn)修改通知單及其附件;
(十一)標(biāo)準(zhǔn)作廢通知單。
下列文件材料需要長(zhǎng)期保管：
(一)論證報(bào)告;
(二)調(diào)研報(bào)告;
(三)試驗(yàn)驗(yàn)證報(bào)告;
(四)標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿(最后一稿);
(五)標(biāo)準(zhǔn)送審稿;
(六)等同、等效采用的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)或國(guó)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)原文或譯文，主要參考資料(只歸難得的，一般的只列目錄和出處);
(七)標(biāo)樣。
第五條 永久保管的，按國(guó)家檔案管理部門的規(guī)定辦理;長(zhǎng)期保管的，應(yīng)當(dāng)是現(xiàn)行的和最近兩次修訂的標(biāo)準(zhǔn)的檔案。屬長(zhǎng)期保管的廢止標(biāo)準(zhǔn)檔案，繼續(xù)保管十年。標(biāo)樣在保管期限內(nèi)已經(jīng)失效的，按保管到期的規(guī)定處理。
第六條 國(guó)務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門負(fù)責(zé)管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)檔案。工程建設(shè)、藥品、食品衛(wèi)生、獸藥和環(huán)境保護(hù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)檔案，分別由國(guó)務(wù)院工程建設(shè)主管部門、衛(wèi)生主管部門、農(nóng)業(yè)主管部門、環(huán)境保護(hù)主管部門負(fù)責(zé)管理。
國(guó)務(wù)院行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸口部門負(fù)責(zé)管理其主管范圍內(nèi)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案。
省、自治區(qū)、直轄市標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門負(fù)責(zé)管理本行政區(qū)域內(nèi)的地方標(biāo)準(zhǔn)檔案。
企業(yè)單位負(fù)責(zé)管理本單位的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案。
第七條 本辦法所列部門和單位的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員，具體負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理工作。其職責(zé)：
(一)收集、整理、立卷、歸檔、統(tǒng)計(jì)、保管和提供利用標(biāo)準(zhǔn)檔案;
(二)編制目錄、索引、卡片等查詢工具和參考材料;
(三)負(fù)責(zé)組織和承擔(dān)標(biāo)準(zhǔn)檔案的鑒定和銷毀;
(四)監(jiān)督檢查標(biāo)準(zhǔn)檔案的修改、補(bǔ)充和復(fù)制;
(五)按檔案行政管理部門的要求，辦理永久的標(biāo)準(zhǔn)檔案的移交手續(xù);
(六)認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度。
第八條 標(biāo)準(zhǔn)檔案由標(biāo)準(zhǔn)起草單位負(fù)責(zé)收集有關(guān)材料并加以整理，向相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)檔案管理部門或單位負(fù)責(zé)提供。
第九條 標(biāo)準(zhǔn)起草單位、標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)秘書單位或標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)歸口單位以及參與制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)的其他單位，在制定、修訂標(biāo)準(zhǔn)工作中所積累的標(biāo)準(zhǔn)文件材料，交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)按長(zhǎng)期保管的要求管理。
第十條 標(biāo)準(zhǔn)檔案的文件材料，除標(biāo)準(zhǔn)正式文本外，在標(biāo)準(zhǔn)審批、后三個(gè)月內(nèi)，由審批部門或單位的主辦人員按規(guī)定向檔案管理機(jī)構(gòu)一次歸檔。標(biāo)準(zhǔn)正式文本出版后，及時(shí)補(bǔ)充歸檔。
第十一條 標(biāo)準(zhǔn)檔案的文件材料，由審批部門或單位的主辦人員負(fù)責(zé)整理，標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員負(fù)責(zé)立卷、登記、上架。
標(biāo)準(zhǔn)文件材料歸檔時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)檢查、核對(duì);對(duì)不符合要求的，由審批部門或單位的主辦人員補(bǔ)充、更正。
第十二條 標(biāo)準(zhǔn)更改或廢止后，由審批部門或單位的主辦人員負(fù)責(zé)將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時(shí)歸檔。
第十三條 標(biāo)準(zhǔn)文件材料的立卷、歸檔，按GB/T11182-89科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求執(zhí)行，并應(yīng)當(dāng)符合下列要求：
(一)各類標(biāo)準(zhǔn)文件材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)草案各稿、正式版本以及意見匯總處理表可以歸檔兩份。
(二)歸檔的標(biāo)準(zhǔn)文件材料是原稿或打印稿、復(fù)印稿。
(三)永久保管和長(zhǎng)期保管的標(biāo)準(zhǔn)檔案分別裝訂立卷。
(四)標(biāo)準(zhǔn)文件材料的幅面大于A4(210297mm)的，按A4幅面折疊;小于A4的，粘貼在A4幅面的紙上，并留出裝訂線。
第十四條 保管標(biāo)準(zhǔn)檔案，應(yīng)當(dāng)有檔案柜和庫(kù)房，并有防火、防潮、防曬、防蟲鼠、防塵、防盜等安全措施。
第十五條 保管標(biāo)準(zhǔn)檔案，要建立定期檢查制度一般每?jī)赡隀z查一次，如有破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
第十六條 管理標(biāo)準(zhǔn)檔案的機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立健全標(biāo)準(zhǔn)檔案借閱制度。
標(biāo)準(zhǔn)檔案一般不外借。特殊情況需要外借時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限期歸還。
第十七條 任何個(gè)人不得將標(biāo)準(zhǔn)檔案占為私有，凡損壞、隱匿、丟失或泄密的，應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)人員的責(zé)任。
第十八條 對(duì)標(biāo)準(zhǔn)檔案的保存價(jià)值，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行鑒定。鑒定工作在有單位主管領(lǐng)導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)化人員和標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員參加下進(jìn)行。
對(duì)已經(jīng)超過(guò)保管期、失去保存價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)檔案，應(yīng)當(dāng)編造清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后銷毀，并注明銷毀時(shí)間和處所，由監(jiān)銷人員簽字后，將清冊(cè)歸檔。
第十九條 對(duì)標(biāo)準(zhǔn)檔案工作做出顯著成績(jī)的人員，應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，按《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第二十七條規(guī)定執(zhí)行。
違反有關(guān)檔案管理規(guī)定，給標(biāo)準(zhǔn)檔案工作造成損失的，按《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規(guī)定處理。
醫(yī)院檔案管理工作總結(jié)
2007年，我院檔案工作在***的領(lǐng)導(dǎo)下，在縣檔案管理部門的指導(dǎo)下，嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》及《音像檔案管理規(guī)定》等規(guī)定進(jìn)行檔案管理，沒有出現(xiàn)不安全隱患因素，基本上達(dá)到了規(guī)范化、正規(guī)化管理的要求。現(xiàn)將一年來(lái)的工作總結(jié)如下：
一、明確專人管理。為了搞好檔案管理工作，我院明確了分管領(lǐng)導(dǎo)及專職檔案人員，將檔案工作作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓。
二、完善借閱制度。根據(jù)上級(jí)關(guān)于檔案管理的有關(guān)規(guī)定，我院成立了“檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，制定了《檔案員崗位責(zé)任制》、《檔案工作職責(zé)》、《檔案借閱制度》及《檔案室保密制度》，并嚴(yán)格執(zhí)行，至今沒有出現(xiàn)檔案丟失及泄密現(xiàn)象。
三、加強(qiáng)汛期管理。根據(jù)相關(guān)文件通知，我院從今年進(jìn)入汛期開始，院黨組便將院檔案管理工作作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，按照上級(jí)院的要求，對(duì)全院檔案進(jìn)行了一次全面、細(xì)致、深入的安全檢查。通過(guò)檢查，我院的檔案室樓頂及門窗沒有漏水、進(jìn)水，檔案沒有受潮、發(fā)霉、腐爛等損壞現(xiàn)象。檔案室不存在檔案安全事故隱患等不安全因素。
四、存在的問題。鑒于上級(jí)院沒有統(tǒng)一規(guī)定和配備檔案管理軟件，我院至今沒有應(yīng)用檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理。
總之，在2007年的檔案管理工作中，不管是本院各科室還是其他單位，都嚴(yán)格按照檔案管理借閱制度進(jìn)行檔案查詢及借閱，未發(fā)生檔案丟失及泄密現(xiàn)象，特別在汛期加強(qiáng)了檔案管理，檔案未發(fā)生霉變、腐爛、蟲蛀等安全隱患，檔案隊(duì)伍穩(wěn)定，準(zhǔn)確、及時(shí)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表及總結(jié)，為單位工作的順利開展作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
1社會(huì)保障建立法治檔案管理的基礎(chǔ)探析
對(duì)社會(huì)保障管理檔案進(jìn)行立法的建立基礎(chǔ)主要是社會(huì)檔案保障管理相應(yīng)的法律依據(jù)。因?yàn)閷?duì)社會(huì)檔案保障管理在立法方面的建設(shè)，主要還是在社會(huì)立法保障以及對(duì)檔案進(jìn)行管理立法的交叉范圍內(nèi)。因此在這一過(guò)程中的法律依據(jù)主要有在社會(huì)保障這一方面的法律以及法規(guī)，同時(shí)對(duì)地方性的立法以及一些具有規(guī)范性的相關(guān)文件。通過(guò)立法的角度進(jìn)行分析，在我國(guó)進(jìn)行社會(huì)檔案保障管理方面的立法基礎(chǔ)主要有以下幾方面組成。
1.1國(guó)務(wù)院中各部委相關(guān)方面檔案制定以及社會(huì)保障局方面的規(guī)章
社會(huì)檔案在保障管理方面會(huì)涉及到人力資源以及國(guó)家檔案局還有社會(huì)保障局和民政部幾個(gè)部門，一些相關(guān)的規(guī)定也是圍繞著這幾個(gè)部門展開的。部門中相關(guān)的規(guī)章比較多，本文重點(diǎn)就兩方面展開探析，一是由國(guó)家檔案局加以實(shí)施，通過(guò)國(guó)務(wù)院審批的《檔案法實(shí)施辦法》，這一法規(guī)對(duì)社會(huì)檔案在保障管理方面進(jìn)行立法有著重要的意義。另一項(xiàng)法規(guī)就是由人力資源以及社會(huì)保障部還有國(guó)家的檔案管理局一同制定并實(shí)施公布的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》，這是目前在我國(guó)唯一的一部有關(guān)于社會(huì)檔案保障管理方面的部門規(guī)章，是各個(gè)地方在進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理方面法制性建設(shè)的依據(jù)。
1.2省以及自治區(qū)和直轄市有關(guān)社會(huì)保障法制性建設(shè)地方性的法規(guī)
在進(jìn)行社會(huì)保障檔案管理方面相關(guān)建設(shè)的時(shí)候，在省自治區(qū)以及直轄市都是有著明確的檔案調(diào)理的；在對(duì)社會(huì)進(jìn)行救助方面，每一個(gè)省以及自治區(qū)和直轄市都專項(xiàng)制定了“最低生活保障的辦法”以及“社會(huì)救助辦法”這些規(guī)章制度。對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)進(jìn)行制定的管理方面，各個(gè)省份以及自治區(qū)還有直轄市也相應(yīng)的制定了“失業(yè)保險(xiǎn)加以實(shí)施方法”，在進(jìn)行各個(gè)地方的社會(huì)檔案保障管理立法建設(shè)方面這些地方性立法也提供了比較重要的依據(jù)。
2社會(huì)保障在立法管理建設(shè)方面現(xiàn)狀分析
在黨以及政府方面的文件中對(duì)于社會(huì)保障的表述有著并不統(tǒng)一的特性，但是通常會(huì)將社會(huì)保障以及社會(huì)救助還有社會(huì)福利作為比較基礎(chǔ)的相關(guān)制度。本文就這幾方面的制度進(jìn)行討論，對(duì)社會(huì)保障在進(jìn)行法制性建設(shè)管理方面的現(xiàn)狀加以分析。對(duì)社會(huì)保障檔案進(jìn)行管理的工作是在社會(huì)保障工作中比較重要的部分，對(duì)其制度化方面的建設(shè)相對(duì)是比較晚的。浙江省是對(duì)社會(huì)檔案保障管理工作比較重視的，也是比較早在這方面加強(qiáng)建設(shè)的省份，其早在十五計(jì)劃開始之前，就有了“關(guān)于加強(qiáng)社會(huì)保障檔案工作的意見”這樣的制定內(nèi)容。十七大將對(duì)民生加快改進(jìn)步伐作為社會(huì)建設(shè)的工作重心之后，國(guó)家級(jí)檔案局就了關(guān)于加強(qiáng)民生的檔案管理方面工作意見，在全國(guó)范圍進(jìn)行對(duì)社會(huì)保障在檔案管理方面法制性的建設(shè)，中央以及地方政府也都相應(yīng)的有這一方面立法活動(dòng)，在民政局以及辦公廳都有相關(guān)的一些法規(guī)建設(shè)。地方性的各級(jí)政府相繼了關(guān)于本地區(qū)對(duì)最低的生活保障方面檔案管理的建設(shè)辦法。社會(huì)保障部門以及人力資源，在國(guó)家檔案局《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理》實(shí)施之后，地方性各級(jí)政府分別推出有關(guān)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)方面進(jìn)行規(guī)范的檔案管理的建設(shè)文件。社會(huì)保障的建設(shè)過(guò)程是一個(gè)具有比較廣闊包含內(nèi)容的體制，并對(duì)社會(huì)保障以及社會(huì)救助和社會(huì)福利這幾大領(lǐng)域進(jìn)行體系構(gòu)建。社會(huì)保險(xiǎn)主要包括五險(xiǎn)以及新農(nóng)合還有新農(nóng)保這些方面的內(nèi)容。社會(huì)救助是對(duì)低保以及五保還有災(zāi)害救助方面的內(nèi)容進(jìn)行構(gòu)建。社會(huì)福利主要是對(duì)老人以及婦女兒童還有殘疾人提供一定的福利。不過(guò)，就目前的中央以及地方政府的一些聯(lián)合性社會(huì)檔案在保障管理方面的法規(guī)性文件分析，主要有幾方面內(nèi)容的構(gòu)建，首先就是對(duì)最低保障方面檔案管理進(jìn)行構(gòu)建。我國(guó)的國(guó)家性檔案局在相關(guān)最低保障生活方面的通知中，就曾明確的對(duì)最低生活保障檔案加以分級(jí)進(jìn)行管理，采用主要將基層作為主導(dǎo)，分級(jí)的進(jìn)行負(fù)責(zé)，出臺(tái)相關(guān)法律法規(guī)的管理細(xì)則以及實(shí)施辦法。目前浙江以及上海還有甘肅多地都已經(jīng)推出了這一方面的相關(guān)文件。其次就是要將社會(huì)保險(xiǎn)在業(yè)務(wù)領(lǐng)域方面的檔案加以管理。人力資源以及社會(huì)保障局推出《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》以后，極大程度地推動(dòng)了各個(gè)地方政府對(duì)相關(guān)方面立法加以推行的積極性。比如北京還有河北和青海很多省份都就社會(huì)保險(xiǎn)方面的業(yè)務(wù)檔案提出了實(shí)施辦法，以及管理方案。
3對(duì)社會(huì)管理檔案進(jìn)行完善立法管理的途徑分析
社會(huì)保障在檔案管理方面進(jìn)行法制化的建設(shè)是可以通過(guò)各個(gè)部門之間進(jìn)行相互協(xié)作，從而完成推進(jìn)作用的，下面本文就具體對(duì)社會(huì)管理檔案進(jìn)行完善立法管理途徑進(jìn)行分析。
3.1認(rèn)識(shí)內(nèi)涵，構(gòu)建基礎(chǔ)
認(rèn)識(shí)內(nèi)涵主要是對(duì)社會(huì)保障檔案方面內(nèi)涵要認(rèn)清。我國(guó)的中央政府對(duì)于社會(huì)保障方面的命名并沒有比較明確的法規(guī)，以及比較規(guī)范的文件。在地方的一些政府，也只有浙江省的勞動(dòng)保障廳以及檔案局聯(lián)合制訂了浙江省方面的社會(huì)保障管理辦法，對(duì)有關(guān)養(yǎng)老保險(xiǎn)以及醫(yī)療保險(xiǎn)還有失業(yè)保險(xiǎn)方面業(yè)務(wù)的辦理，通過(guò)文字以及影像多種形式進(jìn)行管理記錄。在這樣的對(duì)保障檔案方面的建設(shè)，是混淆了保險(xiǎn)同保障的概念，這樣檔案的構(gòu)建，很大程度上是將進(jìn)行社會(huì)保障的管理范圍縮小了，因此加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保障方面的內(nèi)涵認(rèn)識(shí)，是對(duì)檔案管理進(jìn)行立法的重要前提，也是實(shí)施法制化基礎(chǔ)建設(shè)的前提。
3.2規(guī)劃統(tǒng)籌，避免分割
對(duì)統(tǒng)籌的規(guī)劃主要就是中央對(duì)國(guó)家檔案局進(jìn)行統(tǒng)籌的規(guī)劃，相應(yīng)的出臺(tái)一些法規(guī)條例對(duì)一些救助方面的檔案加以管理規(guī)范，在進(jìn)行社會(huì)救助方面管理檔案建設(shè)時(shí)應(yīng)該避免出現(xiàn)分割立法的現(xiàn)象。現(xiàn)在很多立法在低保檔案進(jìn)行管理方面都是有著比較靈活的方法的，但是大部分檔案并不包含其他社會(huì)救助方面的內(nèi)容，也就使得出現(xiàn)了分割立法的形式，因此要加強(qiáng)對(duì)統(tǒng)籌的規(guī)劃，盡量避免分割的出現(xiàn)。
3.3三步戰(zhàn)略，循序推進(jìn)
第一步就是對(duì)平行的單項(xiàng)部門法規(guī)進(jìn)行制定，也就是社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)的業(yè)務(wù)在檔案管理方面的規(guī)定，社會(huì)在業(yè)務(wù)救助相關(guān)的檔案規(guī)定，社會(huì)福利方面檔案滾利規(guī)定，通過(guò)各地方政府統(tǒng)一構(gòu)建。第二步就是要把相關(guān)內(nèi)容記錄在社會(huì)保障方面的基本法中，在實(shí)施頒布的社會(huì)保險(xiǎn)法中就有明確規(guī)定，對(duì)社會(huì)人員進(jìn)行繳費(fèi)檔案的管理要有明確的登記記錄以及支付結(jié)算方面的憑證。在社會(huì)保險(xiǎn)的檔案建立方面提供了比較完善的法律依據(jù)。第三步主要就是要在前兩步構(gòu)建基礎(chǔ)之上，當(dāng)時(shí)機(jī)成熟時(shí)，由國(guó)務(wù)院對(duì)社會(huì)保障進(jìn)行統(tǒng)一的在社會(huì)保障檔案立法方面管理的建設(shè)工作。
4結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案問題對(duì)策
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分。然而，會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問，需要會(huì)計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過(guò)學(xué)習(xí)和探索可以提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高，可以使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。
一、會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題
1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏充分的認(rèn)識(shí)，意識(shí)淡薄，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員。會(huì)計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案基本知識(shí)與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。
2.會(huì)計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會(huì)計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。
3.會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財(cái)會(huì)檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不認(rèn)真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會(huì)計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國(guó)家宏觀決策、危害極大。
4.財(cái)務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。設(shè)置財(cái)會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實(shí)際工作中財(cái)務(wù)檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設(shè)置此機(jī)構(gòu)，檔案工作由會(huì)計(jì)人員兼職。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等，多年來(lái)只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲?huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
5.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。有的單位將會(huì)計(jì)信息存人磁性介質(zhì)后，對(duì)磁盤、光盤中的會(huì)計(jì)信息疏于管理，造成會(huì)計(jì)信息的丟失；由于會(huì)計(jì)電算化軟件的升級(jí)換代很快，許多單位沒有把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無(wú)法調(diào)閱。
二、完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
1.統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理。《檔案法實(shí)施辦法》第五條指出：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。”《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了．會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。《檔案法實(shí)施辦法》第八條則將“組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓(xùn)”，作為縣級(jí)以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責(zé)之一。《檔案法》第九條規(guī)定：“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。”因此，各單位應(yīng)該依法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育，在財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到重要的作用。
3.建立健全財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。要使財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財(cái)務(wù)檔案工作人員職責(zé)》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、、《財(cái)務(wù)檔案保密制度》、《財(cái)務(wù)檔案移交、銷毀制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使財(cái)務(wù)檔案管理工作有章可循。
4.要定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案資料鑒定銷毀。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案人員會(huì)同財(cái)會(huì)部門，積極搞好會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作，有價(jià)值的妥善保管，無(wú)價(jià)值的大膽銷毀，對(duì)于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出重新立卷，并在銷毀清冊(cè)的備注欄內(nèi)及保管清冊(cè)的相關(guān)欄內(nèi)注明。
關(guān)鍵詞：存在問題；管理手段；科學(xué)治理
房地產(chǎn)行業(yè)是我國(guó)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性支柱產(chǎn)業(yè)，在整個(gè)房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展過(guò)程中，房產(chǎn)權(quán)屬管理工作直接形成的歷史記錄，成為城市房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)，是整個(gè)房產(chǎn)管理的基礎(chǔ)。研究和開發(fā)房地產(chǎn)檔案這一信息資源，提升房地產(chǎn)檔案的價(jià)值，對(duì)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有十分重要意義。
一、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理存在的問題
一是房產(chǎn)檔案收集渠道單一。房地產(chǎn)作為城市建設(shè)的龍頭產(chǎn)業(yè)，越來(lái)越多地參與到各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，例如舊城改造、房屋拆遷、企業(yè)改制、資產(chǎn)重組、房產(chǎn)買賣、交換、抵押等，每當(dāng)有涉及到房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的活動(dòng)發(fā)生，都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的產(chǎn)權(quán)文件資料。產(chǎn)權(quán)檔案的收集僅僅局限在登記部分，這就造成了產(chǎn)權(quán)檔案與房地產(chǎn)現(xiàn)狀的不一致。因此。產(chǎn)權(quán)檔案的收集單靠接受登記部分移交是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，檔案工作必須滲透到產(chǎn)權(quán)登記和相關(guān)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，否則該歸檔的產(chǎn)權(quán)檔案就難以收集齊全。
二是特殊載體的產(chǎn)權(quán)檔案收集渠道。產(chǎn)權(quán)檔案除了常見的紙質(zhì)材料以外，還包括記錄反映房屋現(xiàn)狀的影像資料、拆遷審批用的照片、重要照片的底片、調(diào)查處理房地產(chǎn)糾紛過(guò)程中形成的有關(guān)房屋產(chǎn)權(quán)的錄音材料，以及在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行產(chǎn)權(quán)治理過(guò)程中形成的磁盤、光盤等材料。這些特殊載體的檔案在某些方面比紙質(zhì)檔案更輕易遭到損壞。因此，特殊載體的檔案要求有特殊的保管方法。但在實(shí)際工作中，產(chǎn)權(quán)檔案治理部分對(duì)這些特殊載體的檔案收集不力，這些檔案沒有得到特殊的管理，以致于產(chǎn)權(quán)檔案在內(nèi)容上不夠完整，在載體上不夠豐富。
三是檔案報(bào)送存在問題。產(chǎn)權(quán)檔案形成于產(chǎn)權(quán)管理過(guò)程中，其數(shù)目大，內(nèi)容涉及面廣，要求嚴(yán)格執(zhí)行檔案查借閱制度、保密制度。健全房地產(chǎn)檔案材料形成、報(bào)送責(zé)任制，并把執(zhí)行情況作為檢查管理職員工作質(zhì)量的內(nèi)容，才能確保房產(chǎn)檔案材料歸檔及時(shí)，內(nèi)容真實(shí)、完整、連貫。
四是對(duì)不符合要求的資料，糾正不及時(shí)。《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》中規(guī)定“房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的規(guī)定對(duì)歸檔的各種房地產(chǎn)權(quán)屬檔案材料進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求的，不予歸檔。”但實(shí)際上，由于資料歸檔是整個(gè)權(quán)屬管理工作流程中最后一個(gè)環(huán)節(jié)，各種審批手續(xù)都已經(jīng)履行完畢，房產(chǎn)證也已經(jīng)發(fā)放出去了。即使檔案管理職員在驗(yàn)收材料時(shí)發(fā)現(xiàn)缺少資料或者有不規(guī)范、不正確之處時(shí)，退還登記人員要求補(bǔ)齊或者更正就非常困難。
二、切實(shí)提高房產(chǎn)檔案管理水平，發(fā)揮房產(chǎn)檔案管理的作用
一是高度重視，把抓緊抓好房產(chǎn)檔案管理。作為政府的行政職能部分，領(lǐng)導(dǎo)班子要非常重視產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的管理工作，把產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理納進(jìn)到工作職責(zé)中。制定切實(shí)可行的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)規(guī)劃，確保產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作每年都有新目標(biāo)，建立檔案工作管理目標(biāo)責(zé)任制。
二是投入大力度，積極解決檔案經(jīng)費(fèi)問題。國(guó)家檔案局頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第五條規(guī)定“把檔案事業(yè)建設(shè)列進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，建設(shè)、健全檔案機(jī)構(gòu)，確定必要的職員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi)”，國(guó)家建設(shè)部頒布的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案館理辦法》第二十七條規(guī)定“向社會(huì)提供利用房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)屬檔案，可以按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，實(shí)行有償服務(wù)”。根據(jù)上述文件精神，房地產(chǎn)檔案館應(yīng)實(shí)行房產(chǎn)檔案有償服務(wù)，“以檔養(yǎng)檔”。
三是創(chuàng)新治理機(jī)制，狠抓制度落實(shí)。要將檔案工作列進(jìn)全局目標(biāo)治理范疇，并賦予檔案室對(duì)所有檔案資料終結(jié)審查把關(guān)的職能，對(duì)不符合歸檔要求的業(yè)務(wù)文件，檔案室有權(quán)退回業(yè)務(wù)部門糾正完善。所有的房產(chǎn)檔案經(jīng)初步整理后，交到檔案室鑒別、立卷、整理、回檔，專柜存儲(chǔ)，專人管理。
四是科學(xué)治理，逐步使房產(chǎn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。首先是要結(jié)合房產(chǎn)檔案管理的實(shí)際情況，推行房產(chǎn)檔案管理業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)管理。主要進(jìn)行了產(chǎn)權(quán)資料的正確回檔、產(chǎn)權(quán)資料的系統(tǒng)分類并進(jìn)行編號(hào)，分清各類產(chǎn)籍資料的保管期限，嚴(yán)格n案室管理，做好檔案借閱和利用工作，做好保密和統(tǒng)計(jì)分析工作，嚴(yán)格計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄進(jìn)工作程序及檔案整理裝訂工作程序等。為今后做好檔案管理和檔案升級(jí)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次是及時(shí)分類整理，進(jìn)一步提高回檔工作質(zhì)量。房產(chǎn)檔案管理按社區(qū)劃分進(jìn)行分類、排列、編號(hào)，每幢房屋都要建立一個(gè)完整的產(chǎn)權(quán)卷，記載立檔房屋的變更情況。要遵循房房產(chǎn)檔案的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原來(lái)的整理基礎(chǔ)和便于保管利用的原則，對(duì)所有規(guī)劃區(qū)內(nèi)的產(chǎn)權(quán)檔案由專人進(jìn)行了系統(tǒng)的整理。確保所有產(chǎn)權(quán)卷的分類、組卷、卷內(nèi)文件重新排列與編號(hào)，卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面的編目、案卷的裝訂、案卷的排列、案卷目錄的編制、裝盒、上架等工作，使檔案升級(jí)工作初具規(guī)模；最后是房產(chǎn)檔案管理科學(xué)規(guī)范。首先要加強(qiáng)檔案職員的培訓(xùn)；其次進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)專門指導(dǎo)。產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案目前實(shí)行屬地管理，各地的產(chǎn)權(quán)資料歸檔方式有所不同，因其專業(yè)檔案的特殊性，在立卷歸檔工作中，要加強(qiáng)檢查和指導(dǎo)，保證檔案管理的科學(xué)性、系統(tǒng)性。
在不動(dòng)產(chǎn)登記來(lái)臨的今天，我們應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，作為檔案工作者，要求我們應(yīng)該多多學(xué)習(xí)新形勢(shì)下房地產(chǎn)業(yè)務(wù)知識(shí)，堅(jiān)持“以人為本”，以人民的利益高于一切為原則，為老百姓辦實(shí)事辦好事。
參考文獻(xiàn)：
一、以檔案信息化為牽力，大力實(shí)施“安全第一”戰(zhàn)略，推進(jìn)檔案安全保障體系建設(shè)
1.加快檔案信息化進(jìn)程。2012年我們將全面啟動(dòng)檔案信息化工作，建設(shè)全市范圍內(nèi)統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理中心平臺(tái)。加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，開發(fā)對(duì)外查詢軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享和在線查閱的目的。執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理制度，保障設(shè)備和軟件安全可用，信息安全保密。建立市級(jí)重要檔案異地備份庫(kù)，對(duì)重要的電子文件實(shí)行異質(zhì)備份。
2.加大重點(diǎn)檔案監(jiān)管力度。突出抓好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的指導(dǎo)和監(jiān)管工作，力爭(zhēng)將檔案管理納入重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的管理環(huán)節(jié)，納入目標(biāo)管理年度考核，并建立市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理和監(jiān)督檢查工作。
3.加強(qiáng)檔案安全意識(shí)教育和安全設(shè)施建設(shè)。一是加強(qiáng)安全管理，層層落實(shí)檔案安全責(zé)任制，為檔案安全構(gòu)筑制度保障。二是加強(qiáng)館庫(kù)和安全設(shè)施建設(shè)，為檔案安全提供更好條件。
二、以“為普通人建檔”為重點(diǎn)，大力實(shí)施“資源提升”戰(zhàn)略，推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)
1.推進(jìn)檔案規(guī)范化建設(shè)。開展檔案專項(xiàng)執(zhí)法檢查，嚴(yán)厲查處違法行為。完善檔案行政執(zhí)法責(zé)任制，重點(diǎn)抓好《衡陽(yáng)市檔案資料接收征集實(shí)施辦法》、《衡陽(yáng)市重點(diǎn)工程檔案管理辦法》、《關(guān)于加強(qiáng)縣市區(qū)檔案館建設(shè)的通知》、《衡陽(yáng)市電子文件歸檔和電子檔案管理的規(guī)定》、《關(guān)于做好市直機(jī)關(guān)單位檔案移交工作的通知》等5個(gè)規(guī)范性文件的督查落實(shí)，扎實(shí)做好機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社區(qū)、家庭檔案規(guī)范化管理工作。
2.推進(jìn)檔案行政監(jiān)管和資源整合。2012年，我們將爭(zhēng)取完成二級(jí)、三級(jí)單位和國(guó)有企事業(yè)單位“文件材料歸檔范圍和保管期限表”的編制和審批工作，認(rèn)真履行檔案行政管理職能。加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和年檢年審工作，注重機(jī)關(guān)行政管理工作效能的提升，發(fā)揮文件管理中心“集約化”管理作用，在全市逐步推行文件集中統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)資源整合，提高檔案管理水平。
3.抓好“三重一特”檔案征集和涉民檔案工作。深入開展“重要人物”、“重大活動(dòng)”、“重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目”的檔案征集工作。引入社會(huì)參與，廣泛征集衡陽(yáng)地方特色檔案資料。加強(qiáng)涉民部門檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，確保民生檔案的完整、齊全。
三、以“為普通人服務(wù)”為目標(biāo)，大力實(shí)施“服務(wù)優(yōu)先”戰(zhàn)略，推進(jìn)檔案服務(wù)利用體系建設(shè)
1.提高檔案服務(wù)中心工作的能力。緊緊圍繞中心工作，加快發(fā)展，努力做到市委、市政府的中心工作到哪里，檔案服務(wù)工作就覆蓋到哪里。堅(jiān)持“以人為本”，優(yōu)化利用流程，努力使檔案部門真正成為領(lǐng)導(dǎo)決策的“智囊團(tuán)”、群眾百姓的“信息庫(kù)”，社會(huì)和諧的“促進(jìn)器”。
關(guān)鍵詞：漁業(yè)船舶；船員檔案；管理
漁業(yè)船員檔案，是船員考試發(fā)證機(jī)關(guān)在船員培訓(xùn)、考試和發(fā)證管理等工作過(guò)程中形成的具有查考、利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的文件材料，是考試發(fā)證機(jī)關(guān)活動(dòng)的原始依據(jù)。船員檔案真實(shí)反映每個(gè)船員完整的海上資歷、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、教育培訓(xùn)、考試情況和適任能力。依據(jù)2015年1月1日實(shí)施的《中華人民共和國(guó)漁業(yè)船員管理辦法》，以及2015年6月21日實(shí)施的《〈中華人民共和國(guó)漁業(yè)船員管理辦法〉江蘇省實(shí)施辦法》，贛榆漁港監(jiān)督負(fù)責(zé)海洋漁業(yè)普通船員、船長(zhǎng)12米以下或主機(jī)功率50千瓦以下海洋漁業(yè)職務(wù)船員的考試發(fā)證工作，以及內(nèi)陸漁業(yè)船舶機(jī)駕長(zhǎng)及普通船員的考試發(fā)證工作。連云港市贛榆區(qū)擁有海洋漁業(yè)船舶上千艘，涉漁鄉(xiāng)鎮(zhèn)船舶1313艘，從業(yè)人員數(shù)萬(wàn)人，所要管理的漁業(yè)船員檔案數(shù)量巨大，只有依據(jù)《江蘇省漁業(yè)船員檔案管理辦法》，由專人負(fù)責(zé)，依規(guī)章制度管理，按規(guī)定收集歸檔材料，才能管理好并利用好船員檔案，為漁業(yè)安全生產(chǎn)服務(wù)。
1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的素質(zhì)
漁業(yè)船員檔案管理工作看似簡(jiǎn)單、平常，其實(shí)不然，從業(yè)人員應(yīng)有較高的素質(zhì)才能勝任。漁業(yè)船員檔案管理人員的職責(zé)：（一）執(zhí)行檔案管理工作的各項(xiàng)法律、法規(guī)、規(guī)章制度；（二）具體負(fù)責(zé)船員檔案的建立、利用和管理；（三）負(fù)責(zé)編制適用的檔案檢索工具，匯編檔案資料；（四）負(fù)責(zé)定期對(duì)船員電子檔案進(jìn)行備份；（五）負(fù)責(zé)漁業(yè)船員檔案及時(shí)歸檔及核查工作，熟悉所保管的船員檔案情況，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)；（六）保護(hù)船員檔案的安全，做好防護(hù)工作。
依據(jù)檔案管理員的職責(zé)，檔案管理人員首先要有高度的責(zé)任心，熱愛檔案管理工作，對(duì)工作高度負(fù)責(zé)，有干一行愛一行，干好一行的事業(yè)心；其次，工作認(rèn)真細(xì)致，做事有條理，才能適應(yīng)檔案工作一絲不茍的要求；再者，具有檔案管理的專業(yè)知識(shí)和漁業(yè)船員考試發(fā)證的相關(guān)知識(shí)，才能適任漁業(yè)船員檔案管理。目前檔案管理人員雖是專職，但大多數(shù)都不是專業(yè)人才，只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，才能適任檔案管理工作。不但要學(xué)習(xí)檔案管理工作的各項(xiàng)法律、法規(guī)、規(guī)章制度，還要學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)和漁業(yè)船員考試發(fā)證的相關(guān)知識(shí)，要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)。通常以自學(xué)為主，學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識(shí)，在工作實(shí)踐中邊干邊學(xué)，學(xué)習(xí)檔案整理與管理的相關(guān)技能。有條件的單位，應(yīng)當(dāng)將檔案管理人員送出去接受系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)。
2.建章立制，規(guī)范漁業(yè)船員檔案管理
要做好漁業(yè)船員檔案管理工作，必須建立健全檔案管理制度，以規(guī)章為依托，規(guī)范檔案整理。船員檔案管理是漁港監(jiān)督機(jī)關(guān)一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，可根據(jù)單位的具體情況，制定一些符合本單位實(shí)際的可操作性強(qiáng)的規(guī)章制度，明確漁業(yè)船員技術(shù)檔案管理的歸檔范圍、歸檔時(shí)效、歸檔內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理行為，使這項(xiàng)工作規(guī)范化、制度化。建立收集、整理、保管、利用、銷毀等管理制度，一般有：歸檔材料范圍、檔案保管制度、檔案室管理制度、檔案查閱制度、檔案銷毀制度等。建立健全這些制度，在船員技術(shù)檔案管理中能做到有章可循，也就能真正發(fā)揮其在船員監(jiān)督管理中應(yīng)有作用。
3.依規(guī)建檔，規(guī)范漁業(yè)船員檔案內(nèi)容和整理標(biāo)準(zhǔn)
《中華人民共和國(guó)漁業(yè)船員管理辦法》及江蘇省實(shí)施辦法均已實(shí)施，與船員管理辦法相配套的《中國(guó)漁業(yè)船員管理系統(tǒng)》也已投入使用。無(wú)論是海洋漁業(yè)船員，還是內(nèi)陸漁業(yè)船員，都應(yīng)持有船員證書，普通船員持普通船員證書，職務(wù)船員持職務(wù)船員證書，一人一證。漁業(yè)船員檔案應(yīng)從船員業(yè)務(wù)辦結(jié)之日起1個(gè)月內(nèi)建立，職務(wù)船員證書檔案，應(yīng)以一人一檔方式、以簽發(fā)時(shí)間為序建立檔案；普通船員證書檔案，可按照發(fā)證時(shí)間和證書號(hào)碼整理建立集體檔案。
根據(jù)《中華人民共和國(guó)漁業(yè)船員管理辦法》要求，漁業(yè)職務(wù)船員檔案歸檔的材料有：1.漁業(yè)船員證書申請(qǐng)表；2.漁業(yè)船員健康狀況證明；3.原職務(wù)證書（和/或普通船員證書）；4.身份證復(fù)印件；5.培訓(xùn)證明；6.準(zhǔn)考證；7.考卷和實(shí)操考評(píng)表。普通船員檔案應(yīng)歸檔的材料有：1.漁業(yè)船員證書申請(qǐng)表；2.漁業(yè)船員健康狀況證明；3.身份證復(fù)印件；4.考卷和實(shí)操評(píng)估表。船員檔案材料的收集要主動(dòng)，材料收集后，在歸檔和鑒別階段，要注意材料收集是否齊全、辦證各環(huán)節(jié)人員的簽名是否完備，健康狀況證明的時(shí)效性等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)不符合要求的檔案材料及時(shí)退回，限期糾正后再歸檔。檔案整理應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，對(duì)收集的材料依上述順序排序，接著該船員原有檔案頁(yè)碼編制頁(yè)碼，裝訂成冊(cè)。
職務(wù)船員檔案應(yīng)有卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄的主要內(nèi)容有：姓名、證書編號(hào)、序號(hào)、檔案內(nèi)容、職務(wù)、等級(jí)、有效期、備注等。卷內(nèi)目錄以表格形式記載，因姓名和證書編號(hào)固定不變，可放在表格之上，其它項(xiàng)目列在表格之中。
《中國(guó)漁業(yè)船員管理系統(tǒng)》中的證書編號(hào)共18位，前14位與船員身份證號(hào)碼前14位相同，后四位也不是順序號(hào)，且證書編號(hào)不分輪機(jī)、駕駛專業(yè)，該證書編號(hào)雖然終身不變，但不便以此作為檔案檢索號(hào)將檔案排序。系統(tǒng)中還有一檔案號(hào)，但據(jù)了解該號(hào)也不分輪機(jī)、駕駛專業(yè)，且在今后的發(fā)證活動(dòng)中將有所變化，也不能以此作為檔案檢索號(hào)。檔案檢索號(hào)應(yīng)穩(wěn)定不變，便于檔案排序放列，也便于檢索。檔案管理人員應(yīng)自編檔案檢索表，按輪機(jī)、駕駛分列，我們認(rèn)為檢索號(hào)包括證書系列代碼，發(fā)證機(jī)關(guān)代碼，該船員在該發(fā)證機(jī)關(guān)利用《中國(guó)漁業(yè)船員管理系統(tǒng)》首次發(fā)證的年份，及檔案檢索順序號(hào)組成，即L（J）+單位代碼（六位）+在系統(tǒng)中首次發(fā)證年份（二位）+順序號(hào)（四位）。
《中國(guó)漁業(yè)船員管理系統(tǒng)》使用規(guī)定，漁業(yè)船員持在該系統(tǒng)中發(fā)的漁業(yè)船員證書，可以向任一有發(fā)證資格的考試發(fā)證機(jī)關(guān)申請(qǐng)考試發(fā)證或換發(fā)證書，發(fā)證機(jī)關(guān)自行建檔，該船員在原發(fā)證機(jī)關(guān)的技術(shù)檔案不轉(zhuǎn)檔，由原發(fā)證機(jī)關(guān)保存。這樣就省卻了來(lái)回轉(zhuǎn)檔案的麻煩，減輕檔案管理人員的工作量。
船員檔案原則上提供漁港監(jiān)督機(jī)構(gòu)在船員管理活動(dòng)中使用。查、借閱船員檔案應(yīng)在考試發(fā)證機(jī)關(guān)內(nèi)部進(jìn)行，并予以登記。有關(guān)機(jī)構(gòu)或利害方進(jìn)行法律允許的查詢時(shí)，須憑單位證明和個(gè)人有效身份證件，并經(jīng)船員檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
銷毀到期或失去保存價(jià)值的船員檔案，由船員檔案管理人員與相關(guān)業(yè)務(wù)人員鑒定后提出意見，列出銷毀清單，經(jīng)船員管理部門負(fù)責(zé)人審核，考試發(fā)證機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。 當(dāng)海洋漁業(yè)船員年齡滿65周歲，內(nèi)陸漁業(yè)船員滿70周歲，或死亡（含失蹤）后，其船員檔案再保存5年后可以銷毀。
4.利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)船員技術(shù)檔案電子化管理
利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)科學(xué)地進(jìn)行船員檔案管理，是規(guī)范化、信息化管理船員檔案的需要，也更有利于統(tǒng)計(jì)和為利用者服務(wù)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)船員技術(shù)檔案電子化管理，可提高漁業(yè)船員技術(shù)檔案的管理效率和利用效率。
【關(guān)鍵詞】規(guī)范 構(gòu)建管理體制 明確制度 提高檔案質(zhì)量 嚴(yán)格程序
近幾年，馳宏公司工程建設(shè)處于高峰期，工程投資大、項(xiàng)目多，戰(zhàn)線長(zhǎng)，同時(shí)，在建設(shè)過(guò)程中形成的資料數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些工程檔案既是公司冶煉廠工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是工程質(zhì)量評(píng)定及保證的重要依據(jù)，是公司檔案的重要組成部分。為此，強(qiáng)化參建各施工、建設(shè)、監(jiān)理、質(zhì)檢等方的檔案意識(shí)，全面加強(qiáng)工程檔案的收集、整理、歸檔及管理工作，是確保工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的關(guān)鍵。結(jié)合《企業(yè)工程建設(shè)檔案工程規(guī)范》，我們?cè)诠こ探ㄔO(shè)中采取有效措施，保證工程建設(shè)竣工資料的系統(tǒng)、完整、規(guī)范，為檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
一、齊抓共管，構(gòu)建工程檔案管理體制
加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是公司工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級(jí)管理的原則，制定了相關(guān)制度、辦法，從工程建設(shè)開始就有檔案人員的介入，由各部門配合將所形成的前期資料，如：初步設(shè)計(jì)、項(xiàng)目建議書、土地勘察定界報(bào)告、地形地質(zhì)測(cè)量報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、地質(zhì)災(zāi)害報(bào)告、可行性研究報(bào)告等相關(guān)資料及時(shí)分類歸檔。在工程進(jìn)行中由技術(shù)處、工程處、物資處提供給檔案部門施工圖紙及施工中形成的招投標(biāo)文件、施工方案及各類設(shè)備、材料的訂購(gòu)、訂貨合同，并建立了由建設(shè)方――項(xiàng)目部――施工方――監(jiān)理方――質(zhì)檢方五級(jí)管理體系，形成了完整的檔案管理體系，無(wú)論是在工程各階段還是參建各單位，都能從組織上保證文件資料的不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并將檔案管理納入了文明施工管理考核范圍。
二、建立和明確相關(guān)制度，確保檔案的規(guī)范
完善制度建設(shè)，職責(zé)分明，層層把關(guān)。是做好工程建設(shè)檔案工作的基礎(chǔ)，根據(jù)工程建設(shè)的實(shí)際情況，工程處和指揮部辦公室制定了《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地建設(shè)工程基建檔案管理制度》、《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地（冶煉廠）建設(shè)工程施工質(zhì)量評(píng)定驗(yàn)收實(shí)施辦法》、《云南冶金集團(tuán)總公司曲靖有色基地（冶煉廠）建設(shè)工程單位工程劃分意見》的通知等文件。對(duì)施工方資料的收集、整理及移交進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定和要求。在工程建設(shè)過(guò)程中堅(jiān)持以規(guī)范化的作業(yè)方式，把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進(jìn)行分類整理，經(jīng)建設(shè)方工程處、監(jiān)理方、質(zhì)檢方審核把關(guān)后，按照檔案部門的要求裝訂成正規(guī)案卷，在工程竣工后，進(jìn)行移交，促使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化，為日后的檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
三、強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，切實(shí)提高檔案質(zhì)量。
工程建設(shè)檔案具有“一次性”和不可回復(fù)性的特點(diǎn)。對(duì)日后工程的維護(hù)、改造和申報(bào)優(yōu)質(zhì)工程都具有非常重要的作用，為了使工程檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，在工程建設(shè)初期檔案人員就親自到各項(xiàng)目部施工點(diǎn)上指導(dǎo)負(fù)責(zé)資料的收集、分類工作，同時(shí)按照檔案整理要求，對(duì)文件的起草、書寫要求和所形成材料的規(guī)范化，都作了詳細(xì)的講解，使大家對(duì)歸檔要求提前了解，在工作中更加注重對(duì)資料的積累。做到了檔案工作和工程建設(shè)同步進(jìn)行，為日后的建檔工作奠定了基礎(chǔ)。使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有了一個(gè)切實(shí)的保障。
檔案人員還不定期的深入項(xiàng)目部、監(jiān)理部查看工程資料的形成、整理、保存情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，對(duì)檔案技術(shù)問題手把手的給予指導(dǎo)，從而保證了原始資料的規(guī)范和完整。
四、明確重點(diǎn)，嚴(yán)格程序
公司在工程建設(shè)過(guò)程中，形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及的部門和人員有上百家，設(shè)計(jì)、修改變更較多，稍有疏忽，就可能遺漏。根據(jù)參建各方工作性質(zhì)和內(nèi)容的不同，我們分別明確和把握不同的檔案工作重點(diǎn)，一是對(duì)項(xiàng)目法人我們自己，重點(diǎn)督促、檢查項(xiàng)目批文、立項(xiàng)報(bào)告、地勘、水文、氣候資料，設(shè)計(jì)施工詳圖、招投標(biāo)文件、施工合同、施工報(bào)告、訂購(gòu)、訂貨合同，建設(shè)管理等資料；二是對(duì)施工單位，重點(diǎn)督促，檢查承包合同、資質(zhì)證書、工程原始記錄、工程質(zhì)量評(píng)定資料、質(zhì)量保證資料、施工管理報(bào)告、竣工圖紙、綜合資料、安全資料、交工驗(yàn)收證書等資料；三是對(duì)監(jiān)理單位，重點(diǎn)督促、檢查監(jiān)理工作報(bào)告、抽檢記錄及工程質(zhì)量評(píng)定報(bào)告、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則，監(jiān)理日志，來(lái)往文件，監(jiān)理通知等資料；四是嚴(yán)把工程竣工資料關(guān)。竣工資料是工程檔案的重要組成部分，不僅關(guān)系到檔案資料的齊全、完整，而且關(guān)系到工程能否順利通過(guò)驗(yàn)收。我們不僅檢查工程的外業(yè)情況，同時(shí)還檢查竣工資料的整理情況，工程竣工需要驗(yàn)收時(shí)，首先要把資料情況報(bào)告給公司工程部，在工程部、監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門對(duì)資料進(jìn)行認(rèn)真檢查得到認(rèn)可后，方對(duì)工程組織竣工驗(yàn)收，工程驗(yàn)收完畢簽署驗(yàn)收證書，等竣工資料在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完整、齊全交到檔案部門后，在移交清單上雙方簽字認(rèn)可，在審簽單上簽署意見，財(cái)務(wù)部門看到審簽單后才給予支付款項(xiàng)。監(jiān)理部門在工程驗(yàn)收后也及時(shí)把監(jiān)理資料進(jìn)行歸檔移交到檔案部門。由于這些規(guī)定的較好執(zhí)行，使承建單位對(duì)檔案資料的整理和移交都有了足夠的重視，使各項(xiàng)工程竣工資料做到了項(xiàng)目齊全、內(nèi)容完整、字跡清晰、裝訂規(guī)范。
由此可見，竣工驗(yàn)收有檔案人員的參與是至關(guān)重要的，它是工程檔案的一道重要關(guān)口，按照檔案要求以及建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定和驗(yàn)收規(guī)程，對(duì)建設(shè)單位的案卷進(jìn)行集中審驗(yàn)，達(dá)到正式組卷的要求，裝訂立卷，存在問題的及時(shí)給予指正，以便及時(shí)整理、補(bǔ)辦，加以完善。同時(shí)也隨時(shí)歡迎他們到公司檔案室來(lái)咨詢、來(lái)學(xué)習(xí)做得好的單位的經(jīng)驗(yàn)。這樣使已經(jīng)完工的工程檔案全部達(dá)到了歸檔要求，為我們后期的立卷、編碼、上架工作也打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
自2002年至今，福建省集體林權(quán)制度改革已經(jīng)歷4年時(shí)間，總結(jié)這段工作，從中可以看到檔案工作特別是林權(quán)檔案管理起到了助推林權(quán)制度改革(以下均簡(jiǎn)稱為“林改”)，鞏固和深化改革成果的作用。
同步布置 同等要求 助推“林改”穩(wěn)步發(fā)展
林權(quán)登記檔案管理是林權(quán)管理的一項(xiàng)重要工作，同時(shí)也是林改工作的重要組成部分，因此，福建省十分重視林權(quán)登記和集體林權(quán)制度改革的檔案工作。省委辦公廳、省政府辦公廳在《關(guān)于繼續(xù)做好集體林權(quán)制度改革工作的通知》中明確要求“要建立健全集體林權(quán)制度改革和林權(quán)登記檔案管理制度，切實(shí)做到檔案資料齊全、立卷歸檔、專柜存放、專人保管”。全省各級(jí)林業(yè)主管部門認(rèn)真落實(shí)省委、省政府的指示精神，高度重視集體林權(quán)制度改革過(guò)程和林權(quán)登記發(fā)證過(guò)程中的檔案工作，在“林改”全過(guò)程對(duì)檔案工作始終都是同步布置、同等要求。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)十分強(qiáng)調(diào)林改和林權(quán)檔案的收集、歸檔及保管利用工作，在集體林權(quán)制度改革與林權(quán)登記發(fā)證初始試點(diǎn)階段就開始注重林權(quán)檔案工作，提出加強(qiáng)建立林權(quán)檔案的要求，配備專、兼職檔案管理人員，開展林權(quán)檔案管理知識(shí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
各級(jí)檔案行政管理部門主動(dòng)與各級(jí)林業(yè)主管部門緊密配合，認(rèn)真履行職能，積極參與調(diào)研，并在檔案人員培訓(xùn)、保管場(chǎng)地設(shè)置、各項(xiàng)制度建立、檔案業(yè)務(wù)管理等方面及時(shí)提供指導(dǎo)與服務(wù)，使全省林權(quán)檔案管理逐步走上軌道，達(dá)到完整、規(guī)范、安全的要求。
省林業(yè)廳專門召開廳長(zhǎng)辦公會(huì)議對(duì)林權(quán)檔案管理工作進(jìn)行專題研究，并在充分調(diào)研與試點(diǎn)的基礎(chǔ)上出臺(tái)了《福建省林木林地權(quán)屬檔案管理辦法》、《檔案工作人員崗位職責(zé)》、《林權(quán)材料歸檔制度》、《林權(quán)檔案利用制度》、《林權(quán)檔案保管制度》、《一般性林權(quán)文書檔案鑒銷制度》等，為全省林權(quán)登記檔案制度建設(shè)和林權(quán)檔案的規(guī)范性管理奠定了基礎(chǔ)。幾年來(lái)省林業(yè)廳安排了近千萬(wàn)元經(jīng)費(fèi)用于購(gòu)置電腦、打印機(jī)，印制林權(quán)圖、表、冊(cè)、袋，以及使用國(guó)家檔案局推薦的檔案密集架與圖柜，并已連續(xù)兩年撥專款用于基層林權(quán)檔案基礎(chǔ)建設(shè)。目前，全省近60％的縣市區(qū)擁有較為完善的林權(quán)檔案管理設(shè)施，基本上達(dá)到有制度、有場(chǎng)所、有人管、設(shè)施安全以及紙制檔案與電子檔案相結(jié)合。
通過(guò)采取以上有力措施，加上把好檔案驗(yàn)收關(guān)，即：從開展集體林權(quán)制度改革試點(diǎn)的驗(yàn)收，到全省的集體林權(quán)制度改革全面驗(yàn)收，始終都把林改及林權(quán)登記檔案工作作為驗(yàn)收的重要內(nèi)容，作為評(píng)分不可缺少的依據(jù)。這樣，檔案工作就貫穿于“林改”的全過(guò)程，有力助推了“林改”的穩(wěn)步開展。
依法治檔 鞏固“林改”成果 推進(jìn)配套改革
林權(quán)檔案是林權(quán)登記發(fā)證的成果資料，也是實(shí)現(xiàn)林權(quán)依法管理的基礎(chǔ)，更是林權(quán)權(quán)利人擁有相關(guān)權(quán)利的原始材料，具有法律效力的備考價(jià)值。林權(quán)檔案管理是林權(quán)管理工作的基礎(chǔ)，是實(shí)施對(duì)林權(quán)登記有效管理的關(guān)鍵。加強(qiáng)對(duì)林權(quán)登記檔案的管理是法律法規(guī)賦予有關(guān)部門的法定職責(zé)。《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》以及《福建省檔案條例》和《森林法實(shí)施條例》，是開展林權(quán)檔案工作的法律法規(guī)依據(jù)。法律法規(guī)確定的檔案管理、檔案利用和公布以及相關(guān)機(jī)構(gòu)與相關(guān)人的職責(zé)、法律責(zé)任是開展林權(quán)檔案管理工作的準(zhǔn)則。依法加強(qiáng)對(duì)林權(quán)檔案的管理是鞏固林改成果和推進(jìn)配套改革的內(nèi)在要求。
林權(quán)確定后，森林、林木和林地在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下必然發(fā)生產(chǎn)權(quán)流轉(zhuǎn)，而各級(jí)政府要對(duì)產(chǎn)權(quán)流轉(zhuǎn)活動(dòng)進(jìn)行有效管理，林權(quán)檔案是最主要的憑據(jù)。此外，林業(yè)要發(fā)展，投資、融資需銀行抵押貸款，植樹采伐產(chǎn)業(yè)經(jīng)營(yíng)需要科技的扶持，這一切都離不開林權(quán)檔案的憑證資信作用。林權(quán)檔案管理能不能真正做到為改革、發(fā)展、穩(wěn)定服務(wù)，為林農(nóng)服務(wù)，為構(gòu)建和諧社會(huì)和新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)，取決于有關(guān)部門是否真正做到依法治檔。因此，今后一個(gè)時(shí)期，福建省各級(jí)林業(yè)主管部門和各級(jí)檔案行政管理部門將加大監(jiān)督指導(dǎo)的力度，開展林權(quán)檔案工作執(zhí)法檢查，依法加強(qiáng)林權(quán)檔案的收集、整理、保管、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)林權(quán)檔案管理的法制化、科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化目標(biāo)。(作者單位：福建省檔案局《福建檔案》編輯部 350003)
[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)檔案；現(xiàn)狀；財(cái)務(wù)管理
會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會(huì)計(jì)檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理勢(shì)在必行。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分。然而，會(huì)計(jì)檔案管理這一財(cái)務(wù)管理的最后環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。財(cái)務(wù)檔案管理是一門學(xué)問，里面有很多東西需要會(huì)計(jì)人員去學(xué)習(xí)、去探索。通過(guò)學(xué)習(xí)和探索可以提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高，可以使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革的需要。
一、會(huì)計(jì)檔案管理工作現(xiàn)狀與存在問題
1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏充分的認(rèn)識(shí)，意識(shí)淡薄，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了財(cái)務(wù)報(bào)告，提出了財(cái)務(wù)意見，作出了財(cái)務(wù)決定，該財(cái)務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過(guò)程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，根本不把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。會(huì)計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案基本知識(shí)與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。
2會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范。有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全；有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁(yè)賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會(huì)計(jì)檔案管理要求。有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案柜不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放。會(huì)計(jì)檔案管理及銷毀不規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案管理不科學(xué)，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會(huì)計(jì)檔案銷毀也不及時(shí)，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過(guò)程有的也不規(guī)范。
3會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財(cái)會(huì)檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅(jiān)持原則，不認(rèn)真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會(huì)計(jì)核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國(guó)家宏觀決策、危害極大。
4會(huì)計(jì)檔案資料收集不全。有的單位只重視對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會(huì)計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案的齊全性和完整性。
5.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。有的單位將會(huì)計(jì)信息存人磁性介質(zhì)后，對(duì)磁盤、光盤中的會(huì)計(jì)信息疏于管理，造成會(huì)計(jì)信息的丟失；由于會(huì)計(jì)電算化軟件的升級(jí)換代很快，許多單位沒有把會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會(huì)計(jì)電算化檔案無(wú)法調(diào)閱。
二、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
1.統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理。《檔案法實(shí)施辦法》第五條指出： “機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。”《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，是一種嚴(yán)肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
2制定規(guī)范，健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表?yè)P(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。反之，對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長(zhǎng)久保管，方便查找利用。
3加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。《檔案法實(shí)施辦法》第八條則將“組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓(xùn)”，作為縣級(jí)以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責(zé)之一。《檔案法》第九條規(guī)定： “檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。”因此，各單位應(yīng)該依法加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，作為會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育，在財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到重要的作用。
4規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
5.同步計(jì)算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級(jí)。在近幾年財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案查詢中，常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn)，通常由于計(jì)算機(jī)現(xiàn)在的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決，但該問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響工作效率，所以，在進(jìn)行管理系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，需要同步升級(jí)舊的資料文件。磁性儲(chǔ)存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護(hù)。
隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理逐漸引起重視，在醫(yī)療、教學(xué)、科研、等活動(dòng)中起著十分重要的作用。如何適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化，檔案信息的創(chuàng)新與有效利用也備受關(guān)注[1]。本文就醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀問題和改進(jìn)的方法談一下觀點(diǎn)。
1醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀
1.1檔案管理制度不完善 在醫(yī)學(xué)進(jìn)步、社會(huì)快速發(fā)展形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，只能根據(jù)工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和自身理解來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，沒有一定的規(guī)范化和合理化。對(duì)檔案管理重視不夠，沒能充分認(rèn)識(shí)到檔案在醫(yī)院發(fā)展中的重要性和必要性。有價(jià)值的文件資料得不到完好的收集，重要的信息也得不到很好的利用，失去了檔案管理工作的及時(shí)性和完整性。
1.2檔案知識(shí)缺乏 檔案意識(shí)不強(qiáng) 醫(yī)院重視醫(yī)療人員理論、業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入培訓(xùn)計(jì)劃和要求。檔案管理人員非檔案管理專業(yè)，流動(dòng)性快，知識(shí)面窄，平時(shí)進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不夠，缺乏系統(tǒng)、科學(xué)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，思維能力、創(chuàng)新能力、理論業(yè)務(wù)水平等都難以適應(yīng)當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展。
1.3檔案管理設(shè)備投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施陳舊 醫(yī)院醫(yī)療用房趨于緊張狀態(tài)，致使檔案用房狹小，設(shè)施不完好，設(shè)備相對(duì)老化、陳舊，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院對(duì)檔案管理和檔案設(shè)備的投入考慮較少亦未納入規(guī)劃中，制約了檔案管理的合理化建設(shè)，不利于醫(yī)院檔案的安全保管，更不利于醫(yī)院檔案管理工作的需要和工作效率的提高。
1.4檔案信息化管理開展力度不夠 醫(yī)院信息化建設(shè)主要涉及醫(yī)療、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)核算等管理方面，沒有對(duì)檔案信息化管理引起高度認(rèn)識(shí)，檔案工作依舊停留在手工收集、分類、整理、歸納。適合醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)的信息化管理缺乏專業(yè)性的開發(fā)，檔案信息管理軟件的實(shí)用性、通用性不完善，在檔案管理使用中不能及時(shí)、有效地處理檔案工作中出現(xiàn)的問題，影響了檔案管理人員的積極性和認(rèn)可性。
2加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的措施
2.1健全醫(yī)院檔案管理制度 醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案管理工作現(xiàn)狀，根據(jù)《檔案實(shí)施辦法》建立科學(xué)管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)保管的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化[2]。對(duì)各部門的檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一管理，集中分類整理并歸檔，使檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，杜絕檔案管理的混亂、分散和流失，充分發(fā)揮它的憑證效應(yīng)和利用價(jià)值，為檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展提供保障。
2.2提高理論業(yè)務(wù)素質(zhì) 加強(qiáng)檔案認(rèn)知性
2.2.1組織、指導(dǎo)檔案管理理論與科學(xué)技術(shù)研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓(xùn)。掌握現(xiàn)代化信息知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，提高創(chuàng)新能力，增強(qiáng)責(zé)任心及自身建設(shè)，勝任本職工作，整體來(lái)提高檔案管理人員素質(zhì)。認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹落實(shí)《檔案法》，增強(qiáng)醫(yī)院干部、職工的檔案意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是做好醫(yī)院檔案管理工作的前提條件和重要保證。
2.2.2要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案資料很好地利用會(huì)給自己的工作和學(xué)習(xí)帶來(lái)信息實(shí)效，要大力支持檔案管理工作。伴隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)改革和人民群眾健康意識(shí)和法律常識(shí)的增加，醫(yī)療機(jī)構(gòu)面臨著越來(lái)越嚴(yán)峻的競(jìng)爭(zhēng)壓力，減少醫(yī)療爭(zhēng)議的發(fā)生，醫(yī)療檔案起著十分重要的作用。
2.3增加資金投入，強(qiáng)化設(shè)施配備；根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況增加資金投入，增設(shè)檔案管理設(shè)施和現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用的配套管理軟件。改善檔案管理用房狹小的條件，配備專業(yè)化管理人員，增設(shè)檔案管理應(yīng)用辦公物品，配備防盜、防火、防漬等必要措施，使檔案管理安全性得到有效保障。有條件的醫(yī)院根據(jù)需要，配備電腦、照相機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的技術(shù)設(shè)備。
2.4實(shí)施檔案管理自動(dòng)化，現(xiàn)代化；
2.4.1運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件儲(chǔ)存檔案資料，檢索、立卷、編目、借閱等工作，提高工作效率，減少檔案存放空間，增加了保密程度。可利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)科室、各部門之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)等方面的需求。
2.4.2與紙質(zhì)檔案材料整理比較，醫(yī)院電子文檔歸檔所涉及的問題更廣泛，各方面制約的因素也較多，這無(wú)形當(dāng)中給檔案管理人員思想、業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，及時(shí)進(jìn)行新知識(shí)的培訓(xùn)業(yè)是必要的，掌握信息管理自動(dòng)化知識(shí)和技能，高質(zhì)量地完成檔案管理工作任務(wù)。
綜上所述就醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了多方面的剖析，并針對(duì)存在的問題提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。針對(duì)醫(yī)院檔案管理的需求，從理論知識(shí)到實(shí)踐探索，從思想意識(shí)到管理模式，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理，豐富理論內(nèi)容，轉(zhuǎn)變工作方法，開拓工作新思路，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，使醫(yī)院的檔案管理有一個(gè)新的發(fā)展領(lǐng)域，推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展邁向新的高度。
參考文獻(xiàn)
