時(shí)間：2023-06-07 09:09:34
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理基本理論，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：高職院校 檔案管理 檔案教學(xué) 課程教學(xué)
高職院校以培養(yǎng)技術(shù)性人才為主要目標(biāo)，擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)面向生產(chǎn)、建設(shè)、服務(wù)、管理第一線需要的高技能、應(yīng)用型專門人才的使命。檔案管理是一門實(shí)踐性、應(yīng)用性較強(qiáng)的課程，旨在培養(yǎng)學(xué)生的檔案管理能力，為檔案用戶提供有效服務(wù)。但是從目前的實(shí)際來看，高職院校檔案管理課程的教學(xué)效果不甚理想，本文對其中的原因進(jìn)行深入剖析，并就其改進(jìn)方向提出了建議。
一、當(dāng)前高職院校檔案管理課程教學(xué)存在的問題
1.教學(xué)目的偏離，無法實(shí)現(xiàn)學(xué)生的培養(yǎng)目標(biāo)。雖然按照教學(xué)大綱的安排，將檔案管理課程的教學(xué)目標(biāo)定位為“促使學(xué)生熟悉、掌握檔案管理基本理論，并提升其勝任檔案管理工作的能力”，但實(shí)際教學(xué)工作的開展卻多是為了完成教學(xué)任務(wù)而進(jìn)行教學(xué)，忽略了對學(xué)生實(shí)踐能力的培養(yǎng)。
2.教學(xué)方法單一，無法調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。當(dāng)前，高職院校檔案管理課程的教學(xué)主要依靠理論教學(xué)，即純粹的課堂講授，這是一種“填鴨”式的教學(xué)方法。根據(jù)心理學(xué)的研究，乏味的事務(wù)會(huì)導(dǎo)致厭煩感，長久累積下去，會(huì)造成學(xué)生的心理疲勞，甚至激生惡劣情緒，不僅會(huì)降低學(xué)生的學(xué)習(xí)效率，還會(huì)導(dǎo)致對此門課程的強(qiáng)烈抵觸感。
3.教學(xué)條件落后，無法培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手能力。檔案管理課程的實(shí)踐性較強(qiáng)，如果沒有實(shí)際的操作經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)畢業(yè)生走上工作崗位初次面對成堆需要整理的文件時(shí)，會(huì)備感茫然，無從下手。
4.師資素質(zhì)欠缺，無法滿足學(xué)校的教學(xué)要求。當(dāng)前，從事檔案管理教學(xué)工作的教師主要有兩個(gè)來源：一是高校檔案專業(yè)畢業(yè)生，二是從事檔案管理工作的人員。前者一般經(jīng)歷過碩士或者博士研究生階段的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，已經(jīng)全面掌握了檔案學(xué)專業(yè)課程知識(shí)，理論基礎(chǔ)較為扎實(shí)，卻缺少檔案管理的實(shí)踐能力；與之相反，從事檔案管理的工作人員，少有檔案專業(yè)出身的，他們較少接受過系統(tǒng)的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，雖然具有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是又缺少對檔案基本理論知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)闡述的能力。因此，這兩種人員均無法滿足教學(xué)的需要。
5.考核方式死板，無法形成學(xué)生的檔案知識(shí)。目前，檔案管理課程考核方式多為書面的閉卷方式，題目80%為書本上的知識(shí)點(diǎn)，在這種情況下，學(xué)生只要將檔案理論熟背于心即可。這種考核方式使得學(xué)生從心理上卸下了心防，大大放松了對本門課程的重視，從而導(dǎo)致整門課程結(jié)束，學(xué)生的檔案知識(shí)并沒有明顯提升的不良后果。
二、高職院校檔案管理課程教學(xué)改進(jìn)的方向
1.理順教學(xué)目標(biāo)，把握人才培養(yǎng)方向。高職院校培養(yǎng)的不是理論研究型的人才，檔案管理課程的教學(xué)目標(biāo)在于使學(xué)生除了掌握必要的檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)，應(yīng)該更注重檔案知識(shí)的實(shí)際應(yīng)用。因此，在教學(xué)過程中，一定要牢牢把握這一主線，著眼于學(xué)生未來的發(fā)展，在使學(xué)生掌握檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)的同時(shí)，側(cè)重加強(qiáng)學(xué)生職業(yè)技能的訓(xùn)練，力爭合格地培養(yǎng)出“厚基礎(chǔ)、寬口徑、高素質(zhì)、強(qiáng)能力”的創(chuàng)造性人才。
2.改變教學(xué)方法，增強(qiáng)學(xué)生檔案素養(yǎng)。改變傳統(tǒng)教師“重教”的課堂教學(xué)觀念，轉(zhuǎn)移到學(xué)生“重學(xué)”的軌道上來，按照“理論――參觀――模擬――實(shí)踐”的“四步教學(xué)法”，逐步加深學(xué)生對檔案知識(shí)的吸收與消化能力，才能加強(qiáng)人才培養(yǎng)的效果。
第一步，課堂教學(xué)法。基礎(chǔ)知識(shí)的講授是前提，這是學(xué)生了解檔案知識(shí)的入門課。教師應(yīng)該深入淺出地為學(xué)生講解什么是檔案、檔案的發(fā)展史、檔案的類型、檔案的整理原則等內(nèi)容，輔以身邊的真實(shí)案例，將扎實(shí)的理論寓教于樂，變成學(xué)生樂于接受且感覺趣味無窮的新知識(shí)。
第二步，參觀教學(xué)法。任何一所高校都有自己的檔案室（館），為了加強(qiáng)學(xué)生對檔案的直觀性認(rèn)識(shí)，教學(xué)系部或任課教師可以與學(xué)校檔案室（館）聯(lián)系，在條件允許的范圍內(nèi)，將學(xué)生引領(lǐng)到檔案（室）館進(jìn)行實(shí)地參觀，使學(xué)生根據(jù)所學(xué)理論知識(shí)，對應(yīng)了解什么是檔案，什么是檔案盒、檔案柜、保密柜、消毒柜、溫濕度計(jì)，讓學(xué)生觀看檔案借閱登記表、移交登記表、館藏統(tǒng)計(jì)表等直觀性較強(qiáng)的實(shí)體。這樣，經(jīng)過“眼見為實(shí)”，學(xué)生自然加深了對檔案與檔案工作的了解，對于檔案知識(shí)的消化吸收具有較強(qiáng)的促進(jìn)作用。
第三步，模擬教學(xué)法。僅有參觀的經(jīng)驗(yàn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因?yàn)闊o法滿足學(xué)生動(dòng)手的需求。鑒于此，模擬教學(xué)法顯得極為重要?？蛇x擇檔案管理的某些工作環(huán)節(jié)，如檔案的查找過程，事先準(zhǔn)備一些文件材料，借助學(xué)校的計(jì)算機(jī)機(jī)房，讓學(xué)生現(xiàn)場模擬根據(jù)規(guī)定的著錄條目對這些檔案進(jìn)行著錄，然后根據(jù)多種檢索途徑演練查找檔案的方法。學(xué)生有了切身體會(huì)，不僅深化了對檔案基礎(chǔ)知識(shí)的了解，而且初步具備了整理檔案的能力。
第四步，實(shí)踐教學(xué)法。在學(xué)生經(jīng)過模擬階段的操作后，可通過對其工作質(zhì)量進(jìn)行評判，針對其不合格的地方進(jìn)行修正，使學(xué)生真正掌握檔案管理的扎實(shí)本領(lǐng)。此時(shí)，要讓其真正走上檔案管理工作的舞臺(tái)，在權(quán)限允許范圍內(nèi)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到檔案的提供利用，全程參與檔案室（館）的工作，為其以后走上工作崗位奠定扎實(shí)的實(shí)踐基礎(chǔ)。
3.改善教學(xué)條件，強(qiáng)化課程教學(xué)效果。高職院校要為檔案實(shí)訓(xùn)實(shí)踐環(huán)節(jié)的開展搭建良好的平臺(tái)，如建立檔案實(shí)訓(xùn)室，購置必要的物品如打孔裝訂機(jī)、裝訂錐子，制作修裱檔案漿糊所用的面粉等等，供學(xué)生模擬操作使用；安排學(xué)校機(jī)房讓學(xué)生練習(xí)檔案的計(jì)算機(jī)化管理；協(xié)調(diào)學(xué)校檔案室（館）安排學(xué)生參觀學(xué)習(xí)；通過校企合作建立校外實(shí)訓(xùn)基地，為學(xué)生創(chuàng)造頂崗實(shí)習(xí)的機(jī)會(huì)等等。
4.注重師資配備，提升教師專業(yè)水平。高職院校要注重檔案管理課程教師的引進(jìn)和培養(yǎng)工作。檔案管理是一門專業(yè)性極強(qiáng)的課程，必須對任課教師的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)進(jìn)行考量。對于新引進(jìn)的教師，應(yīng)要求是檔案專業(yè)出身，且最好親自參加過檔案管理工作的人員。這些人員具有扎實(shí)的理論功底，并具有一定的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)和動(dòng)手能力，能夠在教學(xué)過程中把抽象的理論知識(shí)與實(shí)際銜接起來并傳遞給學(xué)生。同時(shí)，要實(shí)施繼續(xù)教育制度，不定期地邀請檔案理論水平較高的校外專家或檔案工作能力較強(qiáng)的高級人員來校對教師在教學(xué)、實(shí)踐等方面給予針對性的指導(dǎo)與培訓(xùn)，并形成長效機(jī)制，不斷提升教師的專業(yè)水平。
5.調(diào)整考核方式，實(shí)現(xiàn)預(yù)期教學(xué)目標(biāo)。要改變以往僵硬的理論知識(shí)閉卷考試方式，采取“理論+實(shí)踐”的靈活考查方法，既注重對學(xué)生基本理論知識(shí)掌握水平的考核，也要對其實(shí)際的動(dòng)手能力進(jìn)行現(xiàn)場測試。最可行的辦法是在實(shí)際操作的過程中進(jìn)行結(jié)構(gòu)化提問，對操作中所涉及的知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行多面考核，這樣就可以將理論與實(shí)踐融會(huì)貫通，達(dá)到理實(shí)一體化的效果，最終實(shí)現(xiàn)預(yù)期的教學(xué)目標(biāo)。
綜上所述，為滿足社會(huì)對檔案管理人才的要求，高職院校檔案管理課程的教學(xué)改革已經(jīng)勢在必行。這是一個(gè)逐步探索的過程，需要不斷的創(chuàng)新，高職院校應(yīng)引起足夠重視，銳意進(jìn)取， 突破傳統(tǒng)理念與方法的束縛，以期實(shí)現(xiàn)檔案管理課程的深入發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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1.檔案管理隊(duì)伍建設(shè)存在的主要問題
1.1對檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。
檔案管理崗位地位和待遇偏低，學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會(huì)少，專業(yè)自我成長和發(fā)展的空間不大，缺乏科學(xué)合理的激勵(lì)和考核機(jī)制。日本文由收集整理常工作得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，造成檔案管理人員欠缺工作熱情，被動(dòng)應(yīng)付工作，缺乏創(chuàng)新精神。
1.2業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能水平不高。
檔案管理人員專業(yè)、學(xué)歷、年齡結(jié)構(gòu)和工作能力參差不齊，當(dāng)前許多單位的檔案干部隊(duì)伍，早已是老者無、中者少、青者多的非正常年齡結(jié)構(gòu)。大多沒有系統(tǒng)地接受過管理學(xué)、教育學(xué)和心理學(xué)等方面的基本理論培訓(xùn)，知識(shí)結(jié)構(gòu)不成體系，或者知識(shí)面窄，不能強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)促進(jìn)自身專業(yè)成長。
1.3干部培訓(xùn)急功近利。
檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)社會(huì)化、效益化，由追求培訓(xùn)效果的急功近利演變?yōu)榕嘤?xùn)收費(fèi)的急功近利。盈利性培訓(xùn)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班使得缺乏管理經(jīng)驗(yàn)和基本業(yè)務(wù)技能的新上崗人員如嗷嗷待哺的嬰兒無人顧及。
2.檔案管理工作者培養(yǎng)的對策
2.1加強(qiáng)重視程度，加大資金投入。
檔案管理隊(duì)伍建設(shè)主要要從兩個(gè)方面抓，一方面要端正和加強(qiáng)對檔案管理必要性和重要性的認(rèn)識(shí)，建立和健全檔案管理培養(yǎng)和考核機(jī)制，優(yōu)化工作者配置結(jié)構(gòu)。另一方面是從事檔案管理的工作者要更新理念，提高自己的科學(xué)文化素養(yǎng)和專業(yè)技能水平，促進(jìn)自身專業(yè)的成長。各單位要將檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算，保證檔案工作的需求。促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，加快數(shù)字檔案館建設(shè)
2.2合理調(diào)整和優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。
檔案管理工作連續(xù)性較強(qiáng)，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)需要檔案人員較長時(shí)間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)；只有這樣檔案管理工作才會(huì)逐步完善和進(jìn)步。如果人員結(jié)構(gòu)配置不合理或者人員頻繁調(diào)動(dòng)，必然會(huì)影響檔案工作的連續(xù)性和高效性。因此領(lǐng)導(dǎo)者首先要重視檔案管理人員的作用，避免出現(xiàn)檔案管理人員被邊緣化的可能；其次要適當(dāng)增加檔案管理人員的工資待遇，使其在外部市場的競爭中處于優(yōu)勢地位，才有利于引進(jìn)人才，留住人才。
2.3檔案管理者要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)。
當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展的年代，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，徹底顛覆了以前檔案材料的傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主的管理方式。這就要求檔案管理工作者結(jié)合自己的崗位工作，注重計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)掌握。具有計(jì)算機(jī)、英語、網(wǎng)絡(luò)、軟件、數(shù)據(jù)庫及信息的檢索能力。
同時(shí)，檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，以及扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)和管理檔案的基本技能。因此，檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，開闊視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。
2.4加強(qiáng)培訓(xùn)，充分發(fā)揮檔案工作者主觀能動(dòng)性。
檔案部門需要制定切實(shí)可行的崗位考核標(biāo)準(zhǔn)與措施，引入競爭機(jī)制造就激勵(lì)人們奮發(fā)向上的外部環(huán)境，把考核與評優(yōu)、晉級掛鉤，改變在檔案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實(shí)行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下。開展定向?qū)谂嘤?xùn)，或在社會(huì)已退休老專家中聘請培訓(xùn)人才，對現(xiàn)崗人員進(jìn)行普遍輪訓(xùn)。使每個(gè)檔案人員所擔(dān)負(fù)的崗位職責(zé)適當(dāng)高于其能力，因人而異安排一些具有挑戰(zhàn)性的工作。這樣就會(huì)讓他們產(chǎn)生緊迫感，從而充分調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性。
作為現(xiàn)代檔案管理的主要方式，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國未來檔案管理工作不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展方向。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展與深化，其在我國檔案管理工作中的有效應(yīng)用，也推動(dòng)了我國檔案管理工作水平的不斷提升，為我國檔案信息資源的共享提供了可能與保障。
一、檔案信息化建設(shè)的基本理論
檔案信息化指的是將計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案收集、保存、管理的統(tǒng)一化、和諧化，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享化的一種模式。
二、檔案信息化建設(shè)的特征
在實(shí)驗(yàn)時(shí)期，檔案信息化建設(shè)的特征主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是檔案管理向著多元化的方向發(fā)展。二是實(shí)現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)化。在普及時(shí)期，檔案信息化建設(shè)又表現(xiàn)出了其他固有的特點(diǎn)，主要包括：1.對檔案的公布，并實(shí)現(xiàn)對檔案檢索的開發(fā)與利用。2.計(jì)算機(jī)的使用逐步得到社會(huì)各界的肯定，計(jì)算機(jī)編目進(jìn)一步普及，計(jì)算機(jī)輔助立卷得以實(shí)現(xiàn)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)期，檔案信息化建設(shè)的特征主要體現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為引領(lǐng)檔案管理的中堅(jiān)力量，多媒體技術(shù)和光盤存儲(chǔ)功能已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。數(shù)字檔案時(shí)期，檔案信息化建設(shè)的主要特征表現(xiàn)在：數(shù)字檔案已經(jīng)成為檔案管理的主流，各檔案數(shù)據(jù)庫得以建立和使用，同時(shí)，電子文件的相關(guān)管理網(wǎng)站也逐步建立和完善，數(shù)字檔案管理成為檔案管理不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展潮流。
三、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施與方法
（一）不斷推進(jìn)檔案管理信息資源的整合工作。在日常的檔案管理工作當(dāng)中，檔案信息資源工作散發(fā)著其特有的優(yōu)勢。首先，要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，就必須以檔案資源工作為前提。通常而言，檔案信息不僅能夠折射出我國社會(huì)歷史發(fā)展的宏觀方向，同時(shí)，還能夠反映出人們?nèi)粘Ｉ畹狞c(diǎn)滴細(xì)節(jié)，將社會(huì)當(dāng)中存在的整個(gè)集體與個(gè)體的發(fā)展都能夠完全展現(xiàn)在人們面前。要做好檔案信息資源工作，就需要以綱領(lǐng)性的檔案信息管理制度為指導(dǎo)，并結(jié)合檔案分級管理制度的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)對國家資源的合理配置與高效應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)社會(huì)資源的共享。此外，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理的整合主要可以通?^兩種途徑，即分組整合方式和整理方式。在進(jìn)行整理的過程當(dāng)中，檔案的系統(tǒng)化和編目發(fā)揮著十分積極的作用，此外，為了提高檔案信息的固有使用價(jià)值，還需要對相關(guān)的檔案進(jìn)行編纂和加工。另外，信息資源的組合則是指通過行政或是者技術(shù)方法，對整合的目標(biāo)進(jìn)行檔案資源的結(jié)構(gòu)管理，確保信息資源能夠在宏觀角度上實(shí)現(xiàn)優(yōu)化發(fā)展。
（二）提升電子文件歸檔管理的信息化水平。在接收到各相關(guān)資料與信息之后，檔案管理工作人員需要對此類信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。而要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就需要對資料和信息按照方式和類型的不同進(jìn)行分類。這主要涉及到以下兩個(gè)方面：紙質(zhì)信息的電子化形式轉(zhuǎn)化；照片、錄像、錄音信息的可用信息轉(zhuǎn)化。此外，還需要對不同的信息進(jìn)行使用價(jià)值的鑒別，并在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行分類和歸檔。值得注意的是，一定要確保有價(jià)值信息的真實(shí)性、完整性、有效性和可用性。同時(shí)，還需要依據(jù)國家制定的檔案管理辦法對檔案信息化管理進(jìn)行規(guī)范，不斷提升檔案信息化管理水平。
（三）提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，拓寬檔案信息管理人員的管理思路。之所以要進(jìn)行檔案管理工作，主要是為了為社會(huì)提供有效的服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，檔案管理部門以及其內(nèi)部的相關(guān)管理人員就需要不斷拓寬其管理思路，提升檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)。傳統(tǒng)而言，我國的檔案管理工作將過多的精力放在了“保管”資料之上，而沒有對資料進(jìn)行充分的“利用”，這制約了檔案資源價(jià)值的實(shí)現(xiàn)與發(fā)揮。因此，需要轉(zhuǎn)變這一觀念，集中注意力到資料與資源的利用之上。此外，我國傳統(tǒng)檔案管理還存在著過于重視檔案信息資源的安全性與可靠性的價(jià)值取向，在檔案信息化建設(shè)時(shí)期，一定要轉(zhuǎn)變這一理念，推進(jìn)檔案信息管理的全面發(fā)展，提升檔案管理人員服務(wù)大眾的思想意識(shí)。除此之外，檔案管理人員還需要不斷提高自己的專業(yè)知識(shí)水平和綜合素質(zhì)能力，使自己從單純的檔案資料管理人員向著檔案信息管理的方向不斷發(fā)展。檔案管理人員一定要銘記于心，檔案管理工作并不僅僅是對檔案的保存，更需要綜合性的人才對檔案信息進(jìn)行分析和歸納，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供信息支持。當(dāng)然，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也需要立足長遠(yuǎn)，充分發(fā)揮出檔案對國家發(fā)展的積極作用，只有這樣，才能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。
四、結(jié)語
隨著世界范圍內(nèi)計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高，將信息化技術(shù)應(yīng)用于我國的檔案管理工作已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展方向。檔案的信息化建設(shè)能夠有效提高檔案管理的水平，為我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展提供信息支持。本文從簡要介紹檔案信息化建設(shè)的基本理論與特征入手，從不斷推進(jìn)檔案管理信息資源的整合工作、提升電子文件歸檔管理的信息化水平以及提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)、拓寬檔案信息管理人員的管理思路三個(gè)方面提出了檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施與方法，以期為提高我國檔案信息化建設(shè)與檔案管理水平貢獻(xiàn)一份微薄的力量。
由于民辦職業(yè)學(xué)校起步晚、發(fā)展快，其速度、規(guī)模、質(zhì)量、效益，出現(xiàn)了發(fā)展不平衡、結(jié)構(gòu)性矛盾突出等現(xiàn)象。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及中華人民共和國教育部第27號令關(guān)于《高等院校檔案管理辦法》的明確規(guī)定高校檔案工作是高等院校重要的基礎(chǔ)性工作，院校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入院校整體發(fā)展規(guī)劃。因此，民辦職業(yè)院校建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高檔案管理水平，是提高民辦職業(yè)院校教育水平和管理水平、加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)、促進(jìn)學(xué)院發(fā)展的必由之路。
民辦職業(yè)院校檔案管理存在的主要問題
調(diào)研發(fā)現(xiàn)云南省的民辦職業(yè)院校檔案工作普遍存在以下幾個(gè)方面的問題：
1、民辦職業(yè)院校普遍存在檔案管理工作意識(shí)薄弱、機(jī)構(gòu)不健全、專業(yè)人員缺位的現(xiàn)象
當(dāng)前，很多院校都忽略了檔案管理工作，缺乏對檔案工作管理重要性的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案工作屬于學(xué)校的附帶工作，不影響其長遠(yuǎn)發(fā)展，因此忽略了檔案管理建設(shè)。這種認(rèn)識(shí)不足不僅體現(xiàn)在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)身上，更是體現(xiàn)在學(xué)校全體教職員工身上。在很多民辦職業(yè)學(xué)校根本沒有檔案館和專職檔案工作管理人員，即使有些民辦職業(yè)院校存在檔案館和專業(yè)人員，由于民辦院校的特殊性，出于對人力資源充分利用的考慮，專職檔案管理人員也往往身兼數(shù)職，還要承擔(dān)院校的很多其他工作。比如系部的兼職檔案人員多是教學(xué)秘書或行政秘書兼職，既有日常教學(xué)管理工作或者辦公室行政事務(wù)性工作，又要兼顧檔案管理工作，造成檔案管理工作不盡人意。
2、民辦職業(yè)院校檔案管理缺乏明確的規(guī)定責(zé)、權(quán)、利的規(guī)章制度
目前，多數(shù)民辦職業(yè)院校的發(fā)展只注重規(guī)模與速度建設(shè)，忽略了內(nèi)涵建設(shè)，這對學(xué)校的檔案管理工作造成了很大的影響。由于檔案相關(guān)規(guī)章制度沒有遵守國家檔案工作要求的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，甚至是缺乏相關(guān)的檔案管理制度，導(dǎo)致負(fù)責(zé)部門不能、不知道如何把在教學(xué)、科研等日常工作活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案按照檔案工作管理規(guī)定要求統(tǒng)一歸檔、集中管理，導(dǎo)致檔案材料分散，致使檔案資料收集不及時(shí)、文件材料殘缺不全，不能及時(shí)立卷和歸檔;且因?yàn)槿狈σ?guī)章要求，導(dǎo)致各職能部門和系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，缺少規(guī)范的要求和長久保存檔案的考慮，存在檔案材料幾大箱，用時(shí)要去紙箱中翻找，很多材料被丟棄現(xiàn)象。這不僅直接影響了檔案整理、歸檔，而且也影響到檔案作為學(xué)校歷史憑證的作用。
3、經(jīng)費(fèi)投入不足，導(dǎo)致不能實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化建設(shè)
目前很多民辦職業(yè)學(xué)校在檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入非常有限，無法購置檔案管理工作所需的現(xiàn)代化設(shè)備，現(xiàn)代信息技術(shù)手段如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡(luò)等沒有切實(shí)應(yīng)用到民辦職業(yè)院校的檔案管理中，導(dǎo)致民辦職業(yè)院校的檔案信息化建設(shè)相比于其他院校相對滯后。一些民辦職業(yè)院校的檔案管理以傳統(tǒng)的手工管理方式為主，書寫速度慢，工作量大，嚴(yán)重影響了案卷質(zhì)量和收集時(shí)間。此外，因財(cái)力不到位，檔案人員也就得不到現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識(shí)和基本技能，無法對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的科學(xué)規(guī)范管理。而對檔案管理人員繼續(xù)教育的措施乏力，直接制約著檔案信息電子化建設(shè)進(jìn)程。
4、檔案材料單一，缺乏編研檔案，影響了檔案利用率
一、醫(yī)院檔案管理工作存在的主要問題
1、檔案觀念疆化，意識(shí)淡薄。眾所周知，醫(yī)療是醫(yī)院的中心工作，得到重視是無可非議的。本文要闡述的是，在醫(yī)院管理工作中重視醫(yī)療工作而輕視檔案管理工作的觀念較為普通。這種現(xiàn)象，無論是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者還是醫(yī)務(wù)工作人員均有存在。他們對檔案及檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，視其可有可無，末得到足夠的重視，使不少醫(yī)院的檔案工作滯后于全國檔案事業(yè)的發(fā)展速度，醫(yī)院檔案的作用不能充分得到發(fā)揮。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在工作規(guī)劃中往往忽視檔案工作，很難擺上日事議程，對檔案管理及檔案設(shè)備等投入較少，以致檔案管理工作水平難以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，也影響了醫(yī)院整體管理水平的提高。
2、檔案管理工作制度不健全。按照規(guī)定，二級以上醫(yī)院均應(yīng)成立綜合檔案室，實(shí)行統(tǒng)一管理全院各種各類檔案。在實(shí)踐中，雖然多數(shù)醫(yī)院都按檔案管理目標(biāo)的要求成立了綜合檔案室，實(shí)行統(tǒng)一管理，但由于檔案管理制度不健全，使檔案在收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及開發(fā)利用諸多方面都比較困難。有些部門為使用方便，甚至不愿移交本科室的檔案材料；更有甚者還將日常工作中形成的重要檔案材料據(jù)為已有，人為地造成了醫(yī)院檔案材料的不齊全完整，檔案信息資源鏈出現(xiàn)嚴(yán)重缺陷。
3、檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)和技能。在醫(yī)院檔案管理人員中，可分為專職檔案工作人員和兼職檔案工作人員兩種。二者中，檔案專業(yè)出身的人員很少。他們當(dāng)中，相當(dāng)多的人員未經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)理論學(xué)習(xí)，文化程度、理論水平、專業(yè)素質(zhì)等方面參差不齊，缺乏從事檔案工作所具備的基本理論和基本技能，雖然他們在實(shí)踐中得到了一定的鍛煉和提高，但距現(xiàn)代化檔案管理工作的要求還相差甚遠(yuǎn)，遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。況且許多檔案人員的思想觀念還跟不上時(shí)代的科學(xué)發(fā)展，在管理水平上缺乏創(chuàng)新精神，這也與現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)不相適應(yīng)。
4、檔案管理設(shè)施不適應(yīng)發(fā)展的需要。醫(yī)院檔案管理設(shè)施落后這是一個(gè)不爭的事實(shí)。因?yàn)椋t(yī)院的工作重點(diǎn)即醫(yī)療，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者對此投入不惜代價(jià)，而對檔案工作方面的投入是緊上加緊，少得可憐。檔案庫房面積狹小，有的還是辦公室、檔案庫房和閱覽室同間，檔案裝俱陳舊切雜亂不一，數(shù)量不足，不符合檔案保管要求，嚴(yán)重地制約了醫(yī)院檔案工作的進(jìn)程。
二、做好醫(yī)院檔案管理工作的途徑
為適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制對醫(yī)院發(fā)展的要求，準(zhǔn)確把握新時(shí)期醫(yī)療發(fā)展的特點(diǎn)，做好醫(yī)院的檔案管理工作，使醫(yī)院檔案更好地為醫(yī)院管理及社會(huì)醫(yī)療服務(wù)，是醫(yī)院檔案工作者面臨的新任務(wù)。
1、依法制檔，提高全員檔案意識(shí)。醫(yī)院檔案部門（或檔案工作人員）要積極主動(dòng)行動(dòng)起來，大力宣傳《檔案法》，提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與職工的檔案意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案與自已有著密切的關(guān)系，以便更好地支持檔案管理工作，從而逐步形成重視檔案意識(shí)的氛圍。醫(yī)院檔案管理工作能不能得到重視和發(fā)展，關(guān)鍵是否能取得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持。醫(yī)院檔案工作作為醫(yī)院工作的一個(gè)組成部分，其作用在于為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)療管理以及社會(huì)醫(yī)療等各項(xiàng)工作服務(wù)。醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展，需要檔案部門提供寶貴的檔案信息為依據(jù)。這就要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對醫(yī)院檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將其納入醫(yī)院工作計(jì)劃、管理體系和崗位責(zé)任制，使醫(yī)院檔案工作得到良性發(fā)展。
2、建立健全醫(yī)院檔案管理制度，實(shí)行規(guī)范管理。檔案管理工作作為醫(yī)院整體工作的一個(gè)組成部分，沒有嚴(yán)格的規(guī)章制度是難以保其順利開展的。因此，在檔案管理中要建立一整套醫(yī)院檔案目標(biāo)管理考核制度和各種類檔案歸檔制（下轉(zhuǎn)第60頁）（上接第58頁）度。按規(guī)范要求，準(zhǔn)確把握立卷的重點(diǎn)，力求做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、分類科學(xué)、組卷合理、編目清晰，實(shí)現(xiàn)有序化管理。對醫(yī)院各種檔案要分門別類，形成體系，便于保管和利用。移交時(shí)，做到交接有手續(xù)和清冊，檔案要齊全完整。通過規(guī)章制度和規(guī)范化管理等手段，使醫(yī)院檔案管理工作逐步走向制度化和規(guī)范化的軌道。
3、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保檔案工作有效開展。醫(yī)院檔案工作的科學(xué)發(fā)展，人才是關(guān)鍵。一是要引進(jìn)檔案專業(yè)人才，提高檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)。二是應(yīng)支持和鼓勵(lì)現(xiàn)有從事醫(yī)院檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化檔案管理的新方法和新技術(shù)，提高專業(yè)水平，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和數(shù)字化的需要。
4、積極做好醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作，納入醫(yī)院綜合信息實(shí)行一體化管理。檔案信息管理系統(tǒng)是醫(yī)院綜合信息管理系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，將這個(gè)子系統(tǒng)融入醫(yī)院整體信息化工作中，就能夠?yàn)獒t(yī)院管理決策和醫(yī)療的參考提供更多的有效信息資源，形成更具有綜合價(jià)值的信息源。這就要求檔案部門（或工作人員）在做好檔案收集、整理、保管和提供利用的同時(shí)，應(yīng)積極主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源，形成數(shù)字化信息，并及時(shí)并入醫(yī)院綜合信息管理系統(tǒng)，用數(shù)字化信息為全院管理服務(wù)，為醫(yī)療實(shí)施服務(wù)，為社會(huì)醫(yī)療服務(wù)。通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，提高醫(yī)院檔案工作在醫(yī)院管理工作中的地位，推動(dòng)醫(yī)院檔案工作的規(guī)范化建設(shè)與科學(xué)發(fā)展。
三、幾項(xiàng)保障措施
1、為使醫(yī)院檔案工作目標(biāo)管理有效執(zhí)行，要成立由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)任組長，醫(yī)院各部門主任、護(hù)士長為成員的檔案工作目標(biāo)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對檔案工作目標(biāo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和組織協(xié)調(diào)，責(zé)任到位，層層落實(shí)，以此形成的自上而下、層層抓落實(shí)的管理模式。
【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)檔案；管理工作者；基本素質(zhì)
隨著黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)的深入發(fā)展，對黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作者提出了越來越高的要求。目前，我們的黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作中存有少部分同志政治意識(shí)、責(zé)任意識(shí)不高，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，創(chuàng)新意識(shí)差，更有少部分同志缺乏職業(yè)道德，履職不盡職等問題。加強(qiáng)黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作者素質(zhì)教育十分重要且必要。
1．較高的政治素質(zhì)是做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的根本要求
黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作者，所接觸的工作性比較強(qiáng)，規(guī)范性要求比較多，這就要求檔案管理工作者具備較強(qiáng)的工作責(zé)任心和保密意識(shí)，要求檔案管理工作者政治上可靠。具體來說，檔案管理工作者要堅(jiān)持經(jīng)常性的思想政治教育、黨的路線方針形勢教育，提高自身的政治素質(zhì)，同時(shí)要樹立學(xué)習(xí)的榜樣，向雷鋒、焦裕祿、孔繁森、郭明義等同志學(xué)習(xí)，增強(qiáng)愛崗敬業(yè)、奉獻(xiàn)社會(huì)的意識(shí)，堅(jiān)定理想信念，樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，學(xué)會(huì)用黨的先進(jìn)理論武裝頭腦，始終保持正確的政治方向，增強(qiáng)政治鑒別力和敏銳性。這是檔案管理工作者必做的功課，是做好檔案管理工作的首要前提和要求。
2.精湛的業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好檔案管理工作的重要要求
2.1黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作者一定要有豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)
黨政機(jī)關(guān)檔案管理的內(nèi)容大都僅限于文件、文史資料和人事資料保存。不同內(nèi)容對檔案管理工作提出了不同的要求，且有些檔案材料形成于不同的時(shí)期，與當(dāng)時(shí)的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交、科學(xué)和文化等方面政策規(guī)定有著不可阻斷的聯(lián)系，檔案管理工作者在整理保存這些資料的過程，就是對掌握當(dāng)時(shí)政策法規(guī)情況的一次檢驗(yàn)，是運(yùn)用自身業(yè)務(wù)知識(shí)指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作的過程。這就要求檔案管理工作者要認(rèn)真廣泛地涉獵科學(xué)文化知識(shí)，熟練地學(xué)習(xí)掌握與之相關(guān)政策要求，對零散的各種檔案資料等進(jìn)行處理和整編,進(jìn)行科學(xué)地整理與鑒定，選擇好需要?dú)w檔的材料。同時(shí)，檔案工作是由收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研等各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有機(jī)地構(gòu)成，這些環(huán)節(jié)都有一定專業(yè)的研究領(lǐng)域。例如，收集工作必須保持原汁原味，不能有主觀原因，整理工作必須遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，鑒定工作必須依照把當(dāng)時(shí)的要求與現(xiàn)實(shí)的需要有機(jī)結(jié)合起來，保管、檢索工作必須按照現(xiàn)行的制度規(guī)定去要求。這就要求檔案工作者必須經(jīng)常學(xué)習(xí)檔案管理有關(guān)知識(shí)，不斷提高檔案工作者綜合知識(shí)水平。
2.2黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作者一定要有較高的科學(xué)管理水平
當(dāng)前是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，現(xiàn)代化、規(guī)范化管理已經(jīng)熔入黨政機(jī)關(guān)日常工作之中，建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制，必然要求檔案工作者掌握科學(xué)的管理手段，不斷更新檔案管理水平。面對新形勢新要求，檔案工作者一要掌握檔案學(xué)的基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)，既要學(xué)習(xí)好檔案學(xué)基本理論，包括公文寫作、檔案文獻(xiàn)編纂、檔案保護(hù)技術(shù)等，又要及時(shí)學(xué)習(xí)好黨和國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、政策制度，夯實(shí)基本業(yè)務(wù)技能；二要學(xué)習(xí)和掌握管理學(xué)知識(shí)，把管理的理念運(yùn)用到檔案管理之中，對收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研等各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)全部做到科技化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，不斷提高工作效率，使檔案管理工作水平不斷提高。三要理論聯(lián)系實(shí)際，堅(jiān)持學(xué)以致用的原則，增強(qiáng)創(chuàng)新發(fā)展的意識(shí)，不斷地總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，探索檔案管理工作的規(guī)律，使之成為一項(xiàng)指導(dǎo)檔案工作發(fā)展的長效機(jī)制。
2.3黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作者一定要有較高的自動(dòng)化辦公操作能力
檔案管理的現(xiàn)代化,離不開科技的投入，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)成為機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的重要載體。作為檔案管理工作，信息知識(shí)時(shí)代，檔案管理工作的信息資料很大一部分來源于網(wǎng)上信息平臺(tái)；檔案管理的系統(tǒng)化，更離不開用計(jì)算機(jī)編程技術(shù)開發(fā)的檔案管理數(shù)據(jù)庫。因此說，檔案管理工作者必須具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力，能熟練地操作與檔案管理相關(guān)的現(xiàn)代化設(shè)備。這也是提高檔案管理工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是檔案管理工作者必須掌握的基本技能。
3.良好的職業(yè)道德是做好黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要保障
政治合格、愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)是對黨政機(jī)關(guān)工作者的精神要求，是檔案工作者理應(yīng)遵守一項(xiàng)基本工作要求。檔案工作與機(jī)關(guān)宣傳、服務(wù)、人事等工作相比，他更多的是幕后工作，更多的是不為外人所知的保密性工作，在外人看來是清水衙門。因此說，檔案管理工作者必須具有良好的職業(yè)道德。良好的職業(yè)道德反映在以下幾個(gè)方面，一是政治素質(zhì)過關(guān)，有良好的思想道德情操，能夠樹立正確的人生觀和價(jià)值觀；二是具有強(qiáng)烈的事業(yè)感和責(zé)任心，把本職工作當(dāng)事業(yè)來作，耐得住寂寞，甘于清貧，不計(jì)較個(gè)人得失，一心為公；三是遵紀(jì)守法意識(shí)強(qiáng)，有正確的權(quán)力觀、利益觀和地位觀，不為名利所累，不做違紀(jì)國法的事，不做有悖檔案管理制度的事，時(shí)刻用職業(yè)道德約束自己的言行舉止，努力做一個(gè)立黨為公執(zhí)政為民的公務(wù)員。
4.良好的工作環(huán)境和嚴(yán)格的教育機(jī)制是提高黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作者素質(zhì)的重要途經(jīng)
4.1營造良好的工作環(huán)境
檔案工作是一項(xiàng)枯燥乏味、不易出成績的工作，是一個(gè)冷門崗位，很多人不愿意去從事這項(xiàng)工作，但是這項(xiàng)工作是反映一個(gè)單位發(fā)展過程，詳盡記錄一個(gè)單位各方面工作數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)性工作，為調(diào)查工作情況、出臺(tái)政策法規(guī)、核實(shí)人事資料等方面提供著重要依據(jù)。因此說，黨政機(jī)關(guān)要學(xué)會(huì)用政策留人、待遇留人、感情留人。從硬件上，按照現(xiàn)代化、科技化的要求，設(shè)立獨(dú)立的辦公、查閱、庫房三室，配備電腦、照相、錄像、打印、復(fù)印、傳真、掃描、碎紙機(jī)等管理設(shè)備和設(shè)施，安裝標(biāo)準(zhǔn)空調(diào)機(jī)，不斷改善檔案保管環(huán)境，為從事檔案管理工作的人員創(chuàng)造一個(gè)好工作環(huán)境。從軟件上，建立傾向檔案管理的政策，關(guān)心檔案管理工作者的政治進(jìn)步，關(guān)心他們的身心健康，提高他們的經(jīng)濟(jì)待遇，為檔案管理工作提供充足的經(jīng)費(fèi)，支持他們搞科研創(chuàng)新，加大獎(jiǎng)勵(lì)的力度，以良好的發(fā)展環(huán)境，使他們樂于從事檔案工作，進(jìn)而激發(fā)他們工作的積極性和主動(dòng)性。
4.2加大教育培訓(xùn)力度
關(guān)鍵詞：檔案管理?？茖W(xué)發(fā)展觀。晉升發(fā)展戰(zhàn)略。
。在檔案管理方面，貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，就是要堅(jiān)持以人為本的發(fā)展觀，全面貫徹全面發(fā)展觀、協(xié)調(diào)發(fā)展觀和可持續(xù)發(fā)展觀。檔案工作的發(fā)展必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，改革創(chuàng)新檔案管理，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，推動(dòng)檔案管理科學(xué)快速發(fā)展。在所有的管理工作中，檔案管理的重要性起著不可替代的作用。搞好檔案管理可以促進(jìn)其他管理效率的提高。檔案管理能夠維護(hù)歷史信息的真實(shí)性，具有十分重要的意義。全面有效的檔案管理，可以更科學(xué)地評價(jià)國家機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位的績效和管理水平，為其他管理工作提供信息依據(jù)。眾所周知，檔案記錄了該組織的發(fā)展歷史。通過檔案信息，我們可以了解發(fā)展過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。通過研究相關(guān)檔案信息，可以了解組織的發(fā)展歷史和成就，判斷未來的發(fā)展趨勢，為組織的發(fā)展提供重要信息。也就是說，搞好檔案管理，提供高質(zhì)量的檔案信息資源對于組織來說，管理者可以根據(jù)信息總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際工作中揚(yáng)長避短，為未來的建設(shè)和發(fā)展提供指導(dǎo)，也可以為社會(huì)和組織提供有效的公共信息，更好地為組織決策提供重要的信息支持。檔案管理是組織管理的重要組成部分，需要與組織的其他工作相協(xié)調(diào)。它對組織管理的順利發(fā)展起著非常重要的作用。
。由于人們對過去的信息重視不夠，對其重要作用認(rèn)識(shí)不足，檔案管理在組織中沒有得到應(yīng)有的重視。在整個(gè)組織的管理工作中，它被忽視和忽視，被邊緣化。由于在組織管理上缺乏重視，從事檔案管理的人員也缺乏對自身工作的重視。在具體工作過程中，經(jīng)常出現(xiàn)這樣的問題：一是忽視檔案管理，工作開展不及時(shí)，缺乏相應(yīng)的制度規(guī)范，哪些檔案應(yīng)該歸檔，哪些檔案不需要?dú)w檔。因此，組織各部門無法及時(shí)移交和轉(zhuǎn)移信息載體，二是缺乏新理念的引導(dǎo)。一些管理者不重視學(xué)習(xí),對新媒體的檔案管理方法不合理,檔案管理的形式和思想不適應(yīng)時(shí)代要求,沒有真正落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,導(dǎo)致管理上的許多失誤,，即使是由于檔案管理的失誤，也會(huì)影響高層管理者決策的正確性。
。要收集整理各行業(yè)的重要信息，對行業(yè)的發(fā)展起著非常重要的作用。當(dāng)今社會(huì)，人們對檔案信息的需求越來越高。檔案管理者需要認(rèn)清時(shí)展的要求，更新觀念，樹立正確的觀念樹立科學(xué)發(fā)展觀，把檔案管理從傳統(tǒng)的封閉狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放狀態(tài)，把科學(xué)發(fā)展觀貫徹落實(shí)到檔案管理的全過程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、程序化、實(shí)效化。在此基礎(chǔ)上，樹立現(xiàn)代檔案管理意識(shí)，使檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。在檔案管理中，要運(yùn)用新的理念，采用新的信息技術(shù)手段，創(chuàng)新高效的檔案管理模式。當(dāng)今時(shí)代已經(jīng)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)。只有創(chuàng)新才能促進(jìn)管理的發(fā)展，提高檔案管理的智能化、開放化水平。此外，檔案管理者要切實(shí)增強(qiáng)發(fā)展意識(shí)，探索信息技術(shù)環(huán)境下檔案管理的新途徑、新技能、新方法，不斷提高檔案管理水平，進(jìn)一步拓展檔案發(fā)展的領(lǐng)域和空間。
。這也說明檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，需要貫徹以人為本的原則。以人為本是科學(xué)發(fā)展觀理論的重要體現(xiàn)。要使檔案管理為社會(huì)各部門和相關(guān)人員提供服務(wù)信息，需要檔案管理部門和工作人員在工作中的密切配合。以人為本是社會(huì)發(fā)展的重要目標(biāo)和途徑。在檔案管理中,要特別注意貫徹這一理念,把人的管理作為檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),最重要的是要把檔案管理的目標(biāo)定位于人的需要,并以此為核心做好檔案管理工作,，更好地體現(xiàn)檔案管理的人性化特征，促進(jìn)檔案管理的不斷發(fā)展。
人們對檔案信息的要求不斷提高，檔案管理者應(yīng)進(jìn)行觀念創(chuàng)新和技術(shù)進(jìn)步，充分利用信息環(huán)境給檔案管理帶來的廣闊空間，促進(jìn)檔案管理的協(xié)調(diào)和可持續(xù)發(fā)展。所謂檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展，要求管理理念和管理技術(shù)全面進(jìn)步，而不是局限于一個(gè)方面的不平衡發(fā)展。目前，檔案管理中的一個(gè)突出問題是，檔案管理實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的硬件建設(shè)和現(xiàn)代化的管理技術(shù)，但現(xiàn)代技術(shù)沒有得到充分利用，有的還處于休眠狀態(tài)。主要原因是檔案管理部門和領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作還缺乏重視，檔案管理觀念還停留在傳統(tǒng)狀態(tài)，不能適應(yīng)當(dāng)前技術(shù)發(fā)展的需要和檔案現(xiàn)代化的要求。此外，檔案管理的理念和技術(shù)沒有得到及時(shí)的跟進(jìn)，思想和技術(shù)與現(xiàn)代運(yùn)作的要求還存在差距。檔案工作的可持續(xù)發(fā)展是檔案管理的重點(diǎn)。因此，檔案管理要有科學(xué)的長遠(yuǎn)規(guī)劃，以促進(jìn)檔案管理的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。因此，在規(guī)劃檔案管理工作時(shí)，應(yīng)根據(jù)科學(xué)的管理理論，對檔案工作進(jìn)行短期規(guī)劃和長期規(guī)劃。我們不僅要有短期目標(biāo)，還要有長期目標(biāo)，著眼于實(shí)現(xiàn)長期目標(biāo)，做好短期目標(biāo)，促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。
。我們應(yīng)該做好以下幾方面的工作：第一，關(guān)注人的發(fā)展。檔案管理者應(yīng)掌握信息管理的基本理論，建立科學(xué)的檔案管理體系樹立市場經(jīng)濟(jì)理念，完善價(jià)值觀念、法制觀念和大局觀，進(jìn)一步拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，加快檔案信息市場化進(jìn)程，加快檔案管理社會(huì)化步伐。二是學(xué)習(xí)新技術(shù)、新管理手段。通過運(yùn)用各種現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案檢索水平，促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)連接，掌握檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理技能，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)綜合能力的全面提高。三是提高檔案管理人員的服務(wù)能力。檔案信息源于社會(huì)活動(dòng)，通過檔案信息進(jìn)行規(guī)范化管理。檔案管理者必須創(chuàng)新管理模式，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，為社會(huì)提供有效信息。第四，改變傳統(tǒng)的服務(wù)狀態(tài)，從傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù)。以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，不斷推進(jìn)檔案主動(dòng)服務(wù)進(jìn)程，根據(jù)社會(huì)和部門的信息需求，積極推進(jìn)檔案服務(wù)信息化，提高服務(wù)質(zhì)量?？茖W(xué)發(fā)展觀是指導(dǎo)檔案管理的重要理論基礎(chǔ)。以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，可以有效地促進(jìn)檔案管理的不斷發(fā)展。要充分突出以人為本，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理的學(xué)科化和現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。
引用了
[1]賀麗。堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)檔案管理[J]。中國石油化工，2016（10）：115-116。
關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理
引言高職院校擋案管理是學(xué)校各項(xiàng)管理工作中的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，必須加強(qiáng)?，F(xiàn)在愈來愈多的人認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)。檔案的價(jià)值可以從很多方面體現(xiàn)。比如在學(xué)校搞教學(xué)評估時(shí)，就需要很多教學(xué)、科研等方面的檔案資料;學(xué)校進(jìn)行樓堂館所維修時(shí)，就需要查看基建檔案中的設(shè)計(jì)圖紙;學(xué)校搞校慶時(shí)，就需進(jìn)行校史展覽等。如果我們沒有相關(guān)資料，就無法滿足相關(guān)方面的需要。盡管學(xué)校的檔案部門在收集檔案時(shí)，還不能確定哪些是有價(jià)值的，哪些是沒有價(jià)值的。很多檔案的價(jià)值在未來使用時(shí)才能顯現(xiàn)出來。學(xué)校檔案部門應(yīng)在力所能及的范圍內(nèi)，加大收集檔案資料的數(shù)量，提高收集檔案資料的質(zhì)量，使檔案資料符合未來需要。
一、 檔案管理中存在的問題
目前，多數(shù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作開始逐步進(jìn)入規(guī)范化管理的軌道。但從整體情況看，都存在一些共性問題，如檔案管理制度不健全，部分領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案工作的重視程度不夠。其中，檔案工作本身還存在著以下幾方面問題。
1、檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)低。有些人對檔案事業(yè)的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)附帶工作，好壞無關(guān)學(xué)校大局，更談不上檔案信息化建設(shè)。從目前多數(shù)高校來看，尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊(duì)伍。一方面，專職檔案工作人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)都不盡合理。另一方面，學(xué)校各部門的兼職檔案員接受過檔案管理專業(yè)的專門培訓(xùn)較少，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識(shí)、基本技能，而對檔案管理人員繼續(xù)教育的措施乏力，又直接制約著檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。
2、數(shù)字化建設(shè)比較落后。由于不少學(xué)校的重點(diǎn)在建設(shè)與教學(xué)、科研緊密相關(guān)的項(xiàng)目，無資金投人檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，因而很多學(xué)校的檔案設(shè)施設(shè)備相當(dāng)落后和簡陋。形成沒有計(jì)算機(jī)的檔案室，檔案數(shù)字化管理是一片空白;有計(jì)算機(jī)的檔案室，檔案數(shù)字化管理水平也較低。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校管理中廣泛運(yùn)用，高校管理手段不斷進(jìn)步。但是，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索和紙質(zhì)載體、實(shí)物存儲(chǔ)階段，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。
3、檔案管理格局比較混亂。管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。檔案管理一般由設(shè)在學(xué)校行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因，綜合檔案室一般只管理文書檔案、音像檔案和部分實(shí)物檔案等，而科研檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案、設(shè)備檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門、系管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成了諸多部門管理檔案的格局，不利于高校及檔案事業(yè)的發(fā)展。
二、檔案管理工作的措施
要加大對檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，為學(xué)校檔案管理添置新設(shè)備，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理創(chuàng)造條件。新時(shí)期高職院校發(fā)展迅速，所形成的檔案資料越來越多，沒有足夠的檔案館舍建設(shè)，設(shè)備更新，是不能夠適應(yīng)高職院校快速發(fā)展要求的。在此方面學(xué)校要舍得花錢，建設(shè)檔案館，購買計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)、編輯剪裁設(shè)備、防盜設(shè)施等，對學(xué)校檔案管理工作給以足夠的財(cái)力支持。
加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，建立電子檔案，注意檔案的合理存儲(chǔ)和有效開發(fā)利用?，F(xiàn)代科技的發(fā)展為檔案管理提供新的技術(shù)手段，計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)創(chuàng)造條件。大量的檔案資料可以存放在計(jì)算機(jī)里，可以節(jié)省大量的物理存放空間，便于查閱和利用，也便于進(jìn)行國內(nèi)校際間、與國外友好學(xué)校間等的對外開放交流。當(dāng)然要注意信息安全問題，對于保密的檔案信息不能對外開放。在這方面檔案管理人員要具有檔案信息安全責(zé)任意識(shí)，防止和杜絕學(xué)校的商業(yè)機(jī)密對外泄漏，損害學(xué)校的利益。對重要的檔案信息要進(jìn)行加密處理，防止遭到黑客攻擊，也要進(jìn)行備份存放，防止遭到病毒入侵而使重要數(shù)據(jù)丟失。
要著眼于提高檔案管理人員的素質(zhì)。學(xué)校應(yīng)高度重視檔案管理工作，要選拔任用檔案專業(yè)畢業(yè)的專職人員從事這項(xiàng)工作。如果安排的是非專業(yè)人員，就要加強(qiáng)對他們的培訓(xùn)，通過培訓(xùn)讓他們掌握檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，使他們成為既懂得檔案管理又懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人材。這樣才能為高職院校發(fā)展配備一支素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、技術(shù)過硬的檔案管理人員隊(duì)伍，為學(xué)校檔案管理未來發(fā)展注入強(qiáng)大的生命力。從根本上說，檔案管理人員的素質(zhì)高低決定了學(xué)校檔案管理水平的高低，這是關(guān)鍵。學(xué)校要搞好檔案管理工作，就要從提高檔案管理人員的素質(zhì)抓起。
必須拓寬檔案管理的視野以及加大檔案管理工作的力度。檔案管理牽涉到學(xué)校的方方面面，孰重孰輕，檔案管理人員要做到心中有數(shù)。筆者認(rèn)為在以下幾個(gè)方面應(yīng)該注意拓寬工作思路：
檔案部門應(yīng)加大對畢業(yè)之后學(xué)生的信息收集。畢業(yè)生通過學(xué)校教育走向社會(huì)，經(jīng)過自身努力打拼取得事業(yè)成功。檔案部門可以從中找出若干典型進(jìn)行信息收集，將他們的成功故事的完整信息留檔保存。他們的成功說明學(xué)校教育的成功，應(yīng)認(rèn)真加以總結(jié)和分析，去發(fā)現(xiàn)我們教學(xué)的可取之處，以便在今后的教學(xué)工作中發(fā)揚(yáng)光大。也可以把這方面的檔案資料在新生入校時(shí)進(jìn)行展覽，讓他們了解學(xué)校過去培養(yǎng)出來的優(yōu)秀人才的事跡，從中受到教育，從中受到鼓舞，以明確今后的學(xué)習(xí)方向，激發(fā)他們的學(xué)習(xí)積極性，使他們將來畢業(yè)走向社會(huì)也能取得成功，產(chǎn)生一種成功效應(yīng)。檔案部門做好這項(xiàng)工作可以說是功德無量的。
校史的收集與整理。校史記錄了學(xué)校產(chǎn)生和發(fā)展的大概脈絡(luò)，這份檔案資料可以在每年新生入校時(shí)反復(fù)加以利用，把它與學(xué)校發(fā)展現(xiàn)狀同臺(tái)展出，讓新生對學(xué)校發(fā)展歷史和現(xiàn)狀都有所了解，這樣新生對學(xué)校的了解才比較全面和深刻，才能知到學(xué)校發(fā)展到今天確實(shí)不易，它傾注了學(xué)校先輩們大量心血和聰明才智，也確實(shí)能感受到學(xué)校今天發(fā)生的巨大變化，從而為學(xué)校的發(fā)展感到自豪，為學(xué)校未來產(chǎn)生美好憧景，更為自己成為這所學(xué)校的新生感到驕傲，由此更加珍惜在校的大好時(shí)光，更加努力地學(xué)習(xí)，以報(bào)答母校對自己的培養(yǎng)和教育。這時(shí)才能體現(xiàn)校史檔案的價(jià)值。
參考文獻(xiàn)：
摘要：隨著信息化大時(shí)代的到來，用于記錄對象基本信息的載體檔案也越來越顯得重要，如何將這些信息量龐大的記錄存進(jìn)檔案并安全有效地進(jìn)行管理是現(xiàn)今信息化時(shí)代下需要引起重視的課題。本文通過對檔案管理工作現(xiàn)狀的分析，進(jìn)一步探討其發(fā)展的趨勢，以便對檔案的管理工作有更好的了解。
關(guān)鍵詞 ：檔案管理 發(fā)展現(xiàn)狀 趨勢 研究
一、檔案管理概述
具有管理性、服務(wù)性與政治性的特征就是檔案管理工作的基本性質(zhì)和主要作用。檔案管理工作不產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富，它是一種用于專門負(fù)責(zé)管理各部門記錄的歷史文件，因此具有管理性質(zhì)。由于國家的經(jīng)濟(jì)利益與政治利益與檔案的內(nèi)容密切相關(guān)，所以每個(gè)國家對檔案的管理都具備一定的保密措施，且機(jī)密檔案不會(huì)對外開放，有部分檔案會(huì)因需要在規(guī)定時(shí)期滿后開放。因此機(jī)要性是檔案管理工作的性質(zhì)體現(xiàn)。
檔案管理要遵循國家檔案集中統(tǒng)一的管理、確保檔案完整安全、方便利用的原則。國家會(huì)將所有的檔案分配在各個(gè)不同部門的檔案保管機(jī)構(gòu)，并進(jìn)行集中保存，依照制定的統(tǒng)一法規(guī)準(zhǔn)則進(jìn)行管理，這就是所謂的集中統(tǒng)一。維護(hù)檔案完整性要做到以下兩點(diǎn)：第一，要保證檔案數(shù)量齊全，沒有殘缺現(xiàn)象；第二，要保持檔案之間有機(jī)聯(lián)系，不可隨意分散或隨意堆放。維護(hù)檔案安全要做到以下兩點(diǎn)：第一，確保檔案本身完好無損，以延長檔案使用壽命；第二，杜絕惡意破壞檔案行為，防止檔案機(jī)密被盜竊。檔案管理工作的最終目的是便于利用，是檔案管理工作質(zhì)量的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。檔案具有不可修改或篡改性，其反映的是歷史事實(shí)，所以檔案的原貌不容破壞。維護(hù)檔案的真實(shí)性，是檔案管理工作遵循的重要原則之一。
二、檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀
傳統(tǒng)的檔案是以紙張形式存在的，這樣的檔案在安全保存，保密管理，調(diào)閱以及信息便利使用等諸多方面存在弊端，且成本高，查詢工作繁重，提取信息困難，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率。隨著社會(huì)現(xiàn)代化的推進(jìn)，無紙化辦公等事物的出現(xiàn)，檔案的產(chǎn)生方式也發(fā)生了很大變化。這一轉(zhuǎn)變，意味著檔案管理工作人員將要對更多的信息化檔案進(jìn)行管理。檔案信息內(nèi)容是廣大使用者所關(guān)心的，且來自不同的檔案。檔案工作者需將檔案信息經(jīng)過綜合并系統(tǒng)地提取出來，及時(shí)提供有價(jià)值的檔案信息。必須有一個(gè)篩選的過程，使得信息化檔案信息具有真實(shí)性、系統(tǒng)性、有價(jià)值性，才能讓用戶體驗(yàn)完善的服務(wù)。依此看來，檔案信息的電子化將是檔案管理工作發(fā)展的趨勢所向。
三、目前檔案管理存在的問題
1.現(xiàn)代化管理缺乏統(tǒng)一性。導(dǎo)致檔案信息管理工作的不協(xié)調(diào)，無法快速展現(xiàn)信息成果的原因在于檔案部門使用不同型號的計(jì)算機(jī)，規(guī)格不同，管理的軟件直接兼容性差，沒有一個(gè)統(tǒng)一性，可供檔案信息檢索與管理的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，檔案信息電子化的發(fā)展進(jìn)程也會(huì)因此受阻。
2.檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范需改進(jìn)?；A(chǔ)工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息管理電子化的前提。在歷史的背景下，館藏檔案的業(yè)務(wù)沒有基礎(chǔ)，案卷質(zhì)量低下，尤其是各類檔案之間的相容性太低，系統(tǒng)軟件的兼容性差，移植困難；沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案自動(dòng)化工作，檔案管理系統(tǒng)的單一性，針對性，使其無法全面實(shí)施、推廣，這阻礙了檔案信息工作電子化。
3.檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有待更新。檔案管理軟件的計(jì)算機(jī)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)沒有得到及時(shí)的更新和維護(hù)，更多的是依賴于歸檔“文件資料”的是磁盤、光盤，且傳統(tǒng)的分類方法、檔案整理和有關(guān)規(guī)定已不再適應(yīng)發(fā)展現(xiàn)狀。
4.檔案管理工作者綜合素質(zhì)需提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化，首先要具備現(xiàn)代化的檔案管理人員，管理人員要有較高的知識(shí)水平與先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于簡單的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才更是人煙稀少，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平不高，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍無法充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
四、管理檔案的發(fā)展趨勢
1.發(fā)展趨勢分析。第一，只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的各種局限，使檔案管理部門從封閉中走出來，從檔案的保管與利用職能向信息采集、服務(wù)與管理職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理分配、科學(xué)管理，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。第二，檔案信息化管理可用詳實(shí)的檔案信息支持決策和管理。完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力是管理措施得當(dāng)與決策及時(shí)準(zhǔn)確的保證。因此，檔案信息化具有獨(dú)特的優(yōu)勢，能夠發(fā)揮重要的作用。第三，檔案信息化管理可為知識(shí)普及、科學(xué)研究等提供智能化服務(wù)。檔案信息化，能夠一次投入，并多次利用，遠(yuǎn)程服務(wù)資源共享；還可縮短編著二次文獻(xiàn)信息的時(shí)間，提高檔案信息時(shí)效性；可提供充足的具有地方特征的知識(shí)等。第四，檔案信息化管理可防止出現(xiàn)“時(shí)空黑洞”。隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展和普及，電子政務(wù)與電子商務(wù)等將大量運(yùn)用。檔案工作人員要管好檔案，要具備管理電子文件的能力，以管理檔案的方式管理電子文件的有用信息，使信息利用發(fā)揮最大的效益。
2.信息化發(fā)展方向。檔案管理出現(xiàn)數(shù)字檔案館也是發(fā)展中的產(chǎn)物，數(shù)字檔案館與相對傳統(tǒng)檔案館來講，具有管理計(jì)算機(jī)化、信息多媒體化、存貯多載體化與信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化等特點(diǎn)。數(shù)字技術(shù)的完善充分發(fā)揮了檔案館的職能，使檔案原件保護(hù)與利用之間產(chǎn)生的矛盾得到妥善解決，提升了珍貴的檔案原件的保存時(shí)間；數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)既方便又快捷，不但大大滿足了利用要求，而且利用者不局限于時(shí)間、地點(diǎn)，檔案的查找可以隨時(shí)、隨地完成。有了網(wǎng)絡(luò)的交互方式，利用者可以通過數(shù)字檔案館得到更加專業(yè)、更加便捷、更具特色的檔案檢索服務(wù)，提高了檔案服務(wù)的質(zhì)量，避免檔案館信息“孤島”的形象。數(shù)字檔案館的優(yōu)勢為檔案工作提高了更加有利的條件，檔案服務(wù)質(zhì)量將得到本質(zhì)的提高，必將大大強(qiáng)化檔案的信息需求。
3.檔案信息化理論支持。發(fā)展至今的檔案信息化建設(shè)，由技術(shù)引領(lǐng)需求，需要先進(jìn)理論作為基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)的開始，大家都嘗試把傳統(tǒng)檔案管理的基本理論運(yùn)用到信息化建設(shè)的實(shí)踐中，隨著實(shí)踐不斷深入、范圍不斷擴(kuò)大，目前我國在檔案信息化建設(shè)遇到的“瓶頸”，由于缺乏相應(yīng)的基礎(chǔ)理論，導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)不配套，法規(guī)不健全，研究方向著力點(diǎn)不明，管理對象不明確，出現(xiàn)了信息化建設(shè)的低水平、重復(fù)開發(fā)等現(xiàn)象。對于數(shù)字檔案館、檔案信息利用體系、電子文件中心、檔案信息服務(wù)體系、檔案信息安全保障等檔案信息化建設(shè)的前提，都需要基礎(chǔ)理論的支撐。檔案信息化理論研究要立足行業(yè)特點(diǎn)、探索規(guī)律、借鑒創(chuàng)新、聯(lián)系實(shí)際，構(gòu)建系統(tǒng)化、健全的檔案信息化理論體系。
綜上所述，在信息化時(shí)代的背景下，檔案工作者要跟緊時(shí)代步伐，擔(dān)負(fù)起時(shí)代賦予的光榮使命和責(zé)任，不畏懼新的挑戰(zhàn)、牢牢把握機(jī)遇，檔案信息化發(fā)展將因此跨入一個(gè)新的臺(tái)階。在數(shù)字化理論體系還未完善，相關(guān)管理政策未落實(shí)到位，信息化技術(shù)有待不斷提升的背景下，切實(shí)做好檔案的數(shù)字化實(shí)踐尤為重要。把握其發(fā)展特點(diǎn)，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，充分發(fā)揮數(shù)字化的優(yōu)勢，使其技術(shù)日趨成熟，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的社會(huì)化。在做好檔案數(shù)字化的同時(shí)，檔案管理工作的效率也會(huì)隨著提升。因此，檔案管理要緊跟信息化時(shí)代的步伐，朝著更有效、更安全、更規(guī)范的方向發(fā)展。
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一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對接的必要性
高校電子文件主要來源就是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但是電子文件的多樣多樣性、易更改性、結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性和對系統(tǒng)依賴性等一些特殊性，使得在對電子文件的管理方面出現(xiàn)了許多不規(guī)范的現(xiàn)象。當(dāng)前，將OA系統(tǒng)與檔案管理流程能夠統(tǒng)一起來不多，特別是早期兩個(gè)系統(tǒng)各自發(fā)展，許多公司開發(fā)的是各自獨(dú)立的OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，很少統(tǒng)一設(shè)計(jì)，統(tǒng)一建設(shè)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，電子文件到了歸檔這一步，其原始性、產(chǎn)生的過程、保密性都不能達(dá)到檔案管理歸檔要求，導(dǎo)致很多信息的檔案化處理仍然處于手工工作階段，無法實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和檔案信息數(shù)據(jù)庫的共享。所以連接好OA系統(tǒng)和檔案管理能夠通過網(wǎng)絡(luò)對電子類的文件進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的保持以及記錄，在及時(shí)快速的對電子文檔保存、歸檔，保持所有文件的真實(shí)性和完整性，使得原始的電子文件不會(huì)無緣無故丟失。
二、高校OA系統(tǒng)與檔案信息管理一體化建設(shè)需求分析
1.全文對接需求。將OA里的文檔對應(yīng)掛接到檔案系統(tǒng)目錄的“全文”?！叭摹卑恳淮蔚怯浀奈募恼牡暮灠l(fā)稿（或者傳閱登記表）、正本及相關(guān)附件和文件的背景信息（流轉(zhuǎn)信息、簽轉(zhuǎn)意見等）以及辦理情況文檔上傳的附件。
2.協(xié)同辦公管理需求。通過一體化管理的相關(guān)處理可以對OA中的已有數(shù)據(jù)信息進(jìn)行提取和重新組合，達(dá)到相關(guān)規(guī)則的要求之后重新生成有用的數(shù)據(jù)，從而減少冗余操作，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)也體現(xiàn)信息化校園建設(shè)優(yōu)化設(shè)置的目的。在歸檔紙質(zhì)版資料的打印方面，文件管理員可以直接在OA打印傳閱表或者簽發(fā)表、正文所有附件內(nèi)容、文件辦理情況文檔。打印的效果要求公文涉及的紅頭和落款公章以及領(lǐng)導(dǎo)簽名跟原版保持不變。
3.穩(wěn)定性和安全性需求。在數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和傳輸過程中，必須保證OA系統(tǒng)和檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全性，既確保兩系統(tǒng)原有數(shù)據(jù)的安全，不影響原有數(shù)據(jù)庫的正常工作，又能保證數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全，確保公文信息的準(zhǔn)確性，不影響檔案工作的根本屬性。
三、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接的方法與措施
1.以“文件生命周期理論”作為OA環(huán)境中文件與檔案流程設(shè)計(jì)的指導(dǎo)理論。“文件生命周期理論”是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程、研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對文件―檔案運(yùn)動(dòng)過程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象。它試圖使文件的整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過程都得到全貌控制，實(shí)現(xiàn)文件管理的高效化，因此也是指導(dǎo)文件―檔案全過程管理的基本理論。事實(shí)上，文件與檔案都是文件在生命周期中的某個(gè)階段的表現(xiàn)形式，文書流轉(zhuǎn)和形成檔案的過程中，有許多重復(fù)信息和操作環(huán)節(jié)。文件生命周期理論符合現(xiàn)實(shí)工作中對文件和檔案的一體化管理，使OA環(huán)境中的文件與檔案管理流程，得到重新組合設(shè)計(jì)，使辦公信息流得到完整銜接，也保留了文件產(chǎn)生的完整、清晰的過程，有助于提高檔案的完整性和檢索率，充分提高學(xué)校檔案資源充分開發(fā)和利用的綜合能力，實(shí)現(xiàn)了檔案的資源共享最大化。
2.規(guī)劃設(shè)計(jì)一套完善的文件與檔案管理流程。對于學(xué)校的電子文件，其數(shù)量非常巨大，有關(guān)于學(xué)生的，有老師教學(xué)的，有行政辦公的等等，所以這些文章在各個(gè)部門都以不同的形式被管理著，很多都毫無規(guī)范，所以對如此雜亂的文件進(jìn)行整理歸檔很重要。從電子文件的形成、鑒定到保管、利用等每個(gè)環(huán)節(jié)，以制度、工作流程以及各督辦環(huán)節(jié)建立起一套完整的體系，而且要責(zé)任到人，互相制約，進(jìn)行有效的監(jiān)督。當(dāng)中最重要的就是制定好適合本單位使用、具體的可操作的電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)。在設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接，將OA里的文檔對應(yīng)掛接到檔案系統(tǒng)目錄的“全文”里，“全文”包括每一次登記的文件的正文的簽發(fā)稿、傳閱登記表等，正本及相關(guān)附件和文件的背景信息（流轉(zhuǎn)信息、簽轉(zhuǎn)意見等）以及辦理情況文檔上傳的附件）。文件在OA系統(tǒng)里流轉(zhuǎn)完畢后的數(shù)據(jù)對接檔案管理系統(tǒng)，要抓住以下兩個(gè)重點(diǎn)：一是OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)后，文件本身以及產(chǎn)生過程的數(shù)據(jù)要完整地轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)中，并能夠?qū)χ鄳?yīng)字段，放到不同的檔案類型及其相應(yīng)數(shù)據(jù)項(xiàng)位置上，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的功能。如所有辦公室形成的公文及其產(chǎn)生過程中擬文、修改、審核、會(huì)簽、簽發(fā)等等有關(guān)數(shù)據(jù)項(xiàng)共同歸置于行政類的檔案及其相應(yīng)的位置上，而教務(wù)處形成的教學(xué)各類文件及二級院系數(shù)據(jù)項(xiàng)則在教學(xué)類檔案及其相應(yīng)的位置上。二是要將相應(yīng)的正文完整地轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)中。所有OA系統(tǒng)中的應(yīng)歸檔文件的每一條具有上述數(shù)據(jù)內(nèi)容的記錄，都應(yīng)按排列次序由OA系統(tǒng)自動(dòng)生成歸檔數(shù)據(jù)文件，要包括年度、文號、題名、責(zé)任者、正文內(nèi)容、保管期限、案卷號、部門、附件等，就可以將OA系統(tǒng)產(chǎn)生文件及其相關(guān)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)入到檔案系統(tǒng)。
關(guān)鍵詞：檔案管理；素質(zhì)建設(shè)；專業(yè)技能
一、檔案管理工作的發(fā)展對于管理人員的素質(zhì)需求
（1）檔案管理工作的本質(zhì)是對人類歷史行為的文字記錄，它能夠真實(shí)地反映出社會(huì)和歷史的發(fā)展走向，他也是對各個(gè)行業(yè)以及部門工作信息的有效記錄。通過檔案管理工作，能夠有效的將工作中遇到的問題以及解決措施記錄下來，從而推動(dòng)行業(yè)和社會(huì)的發(fā)展。再加上科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，使得檔案管理工作中運(yùn)用了大量的信息技術(shù)，在提升管理工作的效率的同時(shí)，也為管理人員的素質(zhì)提出了更加嚴(yán)格的要求。（2）基于當(dāng)前檔案管理工作的特點(diǎn)，對檔案管理人員的隊(duì)伍進(jìn)行科學(xué)有效的建設(shè)是一個(gè)勢在必行的舉措。在建設(shè)的過程中，既要加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，也要注重對管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和思想道德以及創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，讓管理人員能夠?yàn)闄n案管理工作發(fā)光發(fā)熱。1.專業(yè)技能的需求檔案管理這門學(xué)科是一門以管理學(xué)為主，涉及多個(gè)學(xué)科領(lǐng)域的綜合性學(xué)科，想要做好檔案管理工作，僅僅依靠工作熱情是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要管理人員具有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)和熟練的專業(yè)技能。另外，隨著檔案管理技術(shù)不斷地信息化和科學(xué)化，管理人員必須能夠快速的掌握這些先進(jìn)的管理技術(shù)，例如數(shù)字化檔案管理、計(jì)算機(jī)操作、縮微技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、錄像、照相、視聽資料的使用及保護(hù)技術(shù)等。2.技術(shù)互動(dòng)的需求在管理人員隊(duì)伍建設(shè)的過程中，既要將重心放在技術(shù)層面，也不能忽視管理層面的重要性。當(dāng)今的檔案管理工作，需要管理人員能夠熟練地應(yīng)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行錄入與更新，同時(shí)還需要管理人員對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的維護(hù)。所以說，在進(jìn)行管理人員隊(duì)伍的建設(shè)過程中，一定要加強(qiáng)技術(shù)人員與管理人員的互動(dòng)協(xié)作，相互搭配，提升檔案管理工作的效率。3.敬業(yè)態(tài)度的培養(yǎng)相比于其他的工作來說，檔案管理工作不但內(nèi)容多，覆蓋廣，工作量大，而且具有相當(dāng)強(qiáng)的保密性。因此對于管理人員的敬業(yè)態(tài)度有著較高的需求。在檔案整理的過程中，管理人員會(huì)接觸到很多工作的檔案信息以及個(gè)人信息，必須要做到對這些信息保密；另外，在進(jìn)行檔案管理的過程中，會(huì)涉及到多個(gè)部門和單位的檔案，需要管理人員與各個(gè)部門做好協(xié)調(diào)工作；再次是創(chuàng)新能力，當(dāng)今的管理工作融入了大量的現(xiàn)代信息技術(shù)，檔案管理工作不再是過去的不斷重復(fù)和機(jī)械的工作，而是需要管理人員具有創(chuàng)新精神，能夠?qū)F(xiàn)代技術(shù)與檔案管理完美的結(jié)合。
二、檔案管理隊(duì)伍專業(yè)建設(shè)要求
（一）科學(xué)技術(shù)的不斷推動(dòng)。隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)成為了社會(huì)發(fā)展和各行各業(yè)進(jìn)步的主要?jiǎng)恿ΑｋS著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和完善，眾多的信息技術(shù)已經(jīng)融入到了社會(huì)的各行各業(yè)之中，檔案管理工作也不例外。在如今的檔案管理過程中，涉及到了許多先進(jìn)的管理技術(shù)，例如電子檔案和音像檔案，所以對于管理人員的專業(yè)能力有了更多的需求。（二）時(shí)展的客觀要求。不論是信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，還是檔案管理人員素質(zhì)的要求的不但提升，都體現(xiàn)了當(dāng)今檔案管理高效化和便捷化的發(fā)展趨勢。檔案管理工作需要便捷化才能更加適合單位發(fā)展管理的協(xié)調(diào)，檔案管理工作涉及單位各方面資料，信息繁多而復(fù)雜，如果采用傳統(tǒng)方法對檔案的存儲(chǔ)、提取、利用等，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還會(huì)導(dǎo)致血多珍貴資源無法開發(fā)和利用，所以需要對管理人員和設(shè)備進(jìn)行更新升級。
三、提升管理人員綜合素質(zhì)的有效策略
檔案管理人員是檔案管理工作的基本組成，所以說，檔案管理人員的素質(zhì)情況能夠反映出檔案管理工作的水平和效率，也是促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展的主要切入點(diǎn)。因此，檔案管理相關(guān)的單位和部門就應(yīng)該充分的認(rèn)識(shí)到管理人員素質(zhì)對于整個(gè)檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)的必然性，加強(qiáng)對管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，維檔案管理工作今后的發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。（一）個(gè)人方面。一個(gè)合格的檔案管理人員首先要具備基本的職業(yè)素養(yǎng)和正確的工作態(tài)度。因此，在培養(yǎng)管理人員的素質(zhì)的過程中，首先就要讓他們明白檔案管理工作對于社會(huì)和時(shí)展的重要性，培養(yǎng)他們的職業(yè)素養(yǎng)和道德意識(shí)，甘愿維檔案管理工作貢獻(xiàn)自己的力量。同時(shí)要鼓勵(lì)管理人員去積極的學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，熟練地掌握管理技術(shù)，還可以定期的舉辦培訓(xùn)班，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力以及責(zé)任意識(shí)，對于表現(xiàn)出色的人員，要及時(shí)的予以獎(jiǎng)勵(lì)。，從而提升他們的工作熱情和學(xué)習(xí)積極性。（二）單位方面。通過定期的集體培訓(xùn)，為管理人員提供一個(gè)共同學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，不但能夠?qū)n案管理的基本理論知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，還能夠結(jié)合實(shí)際的檔案管理工作來進(jìn)行專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，在工作中存在疑惑的地方也可以通過共同交流的方式進(jìn)行解決。對于培訓(xùn)的內(nèi)容以及時(shí)間的安排要合理，必須要結(jié)合實(shí)際的工作情況來制定，既不能耽誤正常的檔案整理工作，也要把我培訓(xùn)的重點(diǎn)，讓管理人員能夠有所收獲。
四、小結(jié)
檔案管理人員的素質(zhì)高低直接影響到檔案管理工作的效率和水平，如果不能夠檔案管理人員的隊(duì)伍進(jìn)行有效的建設(shè)，將會(huì)嚴(yán)重阻礙檔案管理工作在今后的發(fā)展。同時(shí)，社會(huì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，使得檔案管理工作有了更多的先進(jìn)管理技術(shù)，在提升管理效率和實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)化和便捷化的同時(shí)，對于檔案管理人員的綜合素質(zhì)有了更高的需求。作為相關(guān)的單位和部門，要積極的進(jìn)行信息化檔案管理平臺(tái)的建設(shè)，同時(shí)也要加強(qiáng)對管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，雙管齊下，推動(dòng)檔案管理工作的蓬勃發(fā)展。
作者:林嘉瑜 單位:中山市公安局南區(qū)分局
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1. 強(qiáng)化人事檔案管理，是堅(jiān)持以人為本的基礎(chǔ)工作
人事檔案是人事管理機(jī)構(gòu)依據(jù)黨的政策，在工作中構(gòu)成的記錄個(gè)人經(jīng)歷的材料，是圍繞個(gè)人為單位集中留存同時(shí)依據(jù)相關(guān)規(guī)定實(shí)施整理后構(gòu)成的一類特殊的專門檔案，其有助于各級組織系統(tǒng)全面地考察掌握和正確提拔使用干部，屬于我黨選擇人才、使用人才及正確利用干部的關(guān)鍵依據(jù)。人事檔案管理工作屬于組織人事機(jī)構(gòu)的一種具有基礎(chǔ)、服務(wù)性質(zhì)的工作，其工作質(zhì)量直接關(guān)系到黨監(jiān)督干部原則的具體落實(shí)，關(guān)系到干部的正確利用與成長，關(guān)系到干部工作的質(zhì)量與效率。
科學(xué)發(fā)展觀核心即以人為本，反映了歷史唯物論之基本理論，反映了我黨全心全意為人民服務(wù)之根本思想與促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展之根本目的。只有深入理解以人為本，方能深入理解與全面掌握科學(xué)發(fā)展觀，切實(shí)將科學(xué)發(fā)展觀履行到經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展所有方面。[1]
2. 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在的問題
第一，醫(yī)院人事檔案管理意識(shí)相對薄弱。因?yàn)獒t(yī)院的中心任務(wù)即醫(yī)療，給公眾創(chuàng)造高品質(zhì)、安全之醫(yī)療服務(wù)，管理者普遍存有注重醫(yī)療質(zhì)量提升與醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展，主張行政后勤給臨床一線服務(wù)而輕視其他方面的需求，制約人事檔案業(yè)務(wù)的構(gòu)建與充分利用，歸檔及使用意識(shí)均十分薄弱，為醫(yī)院的檔案管理工作帶來制約。[2]
第二，醫(yī)院人事檔案管理模式與手段相對滯后。人事檔案管理屬于一項(xiàng)專業(yè)、政治、機(jī)密等性質(zhì)均較強(qiáng)的工作。人事檔案材料要求專人管理，因?yàn)獒t(yī)院任務(wù)繁雜，一般人事檔案管理由別的人事管理者兼管。在檔案管理方法措施上，由于沒有獨(dú)立的計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件，管理工作者目前尚為實(shí)施手工操作，包括編匯、檢索等，導(dǎo)致人事檔案材料未及時(shí)歸檔整理，存有檔案材料欠缺的狀況。
3. 改善醫(yī)院人事檔案管理存在問題的有效對策和建議
3.1 健全完善醫(yī)院人事檔案管理制度
根據(jù)醫(yī)院檔案工作實(shí)際，應(yīng)當(dāng)建構(gòu)一系列科學(xué)、全面、系統(tǒng)與可行的人事檔案管理制度，譬如醫(yī)院人事檔案收集制度、人事檔案查（借）閱制度、人事檔案鑒別歸檔制度、人事檔案轉(zhuǎn)遞制度、人事檔案保管保密制度等，完善檔案管理規(guī)章制度，確立職能，提升醫(yī)院人事檔案的歸檔率。檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)主動(dòng)整理各科室人事有關(guān)材料，及時(shí)處理歸檔過程中產(chǎn)生的問題，堅(jiān)決把好質(zhì)量關(guān)，務(wù)必將真實(shí)可靠的材料匯集到檔案中，提升工作效率。
3.2 運(yùn)用信息技術(shù)手段，強(qiáng)化對醫(yī)院人事檔案管理
醫(yī)療衛(wèi)生體制改革給醫(yī)院的發(fā)展增添了新的活力，也讓醫(yī)院之間人才的流動(dòng)愈來愈頻繁，而以往的人事檔案管理制度通常導(dǎo)致檔案傳送不及時(shí)現(xiàn)象，制約了人才的流動(dòng)，所以，強(qiáng)化人事檔案管理工作，引入領(lǐng)先的技術(shù)管理方法非常關(guān)鍵。主要應(yīng)注重如下兩個(gè)方面的工作：第一，更新硬件，提升醫(yī)院人事檔案管理的信息化水平。第二，增大醫(yī)院人事檔案管理的投入資金，促進(jìn)人事檔案的進(jìn)一步開發(fā)，構(gòu)建完善的醫(yī)療技術(shù)人員信息共享平臺(tái)，對于推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展非常關(guān)鍵，此外能為醫(yī)療科研、統(tǒng)計(jì)工作創(chuàng)造愈來愈多的方便，給創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)立愈來愈多的新思路。
3.3 樹立檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)信息與檔案一體化管理
醫(yī)院全體工作者要牢牢確立檔案意識(shí)，讓其全面透徹地了解到醫(yī)院人事檔案管理的重要，了解到檔案同自身平時(shí)工作與生活的緊密相關(guān)，進(jìn)而越來越好地支持醫(yī)院人事檔案管理工作。為了提升檔案管理效率，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理列為重點(diǎn)工作，納入議事日程，同時(shí)當(dāng)作醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)來抓，促使其與醫(yī)院壯大同步發(fā)展，組建醫(yī)院檔案管理委員會(huì)，從而實(shí)現(xiàn)信息與檔案一體化管理，真正達(dá)到信息資源的共享。
3.4 提升醫(yī)院人事檔案信息資源利用率
對于給醫(yī)院所有工作提供服務(wù)的檔案資源來講，開發(fā)與利用可謂檔案管理的主要宗旨，提升服務(wù)意識(shí)，延伸服務(wù)范圍確立檔案工作追求效益的理念，也就是確立檔案工作的服務(wù)理念、時(shí)效理念、價(jià)值理念，應(yīng)明確圍繞利用為中心之業(yè)務(wù)主導(dǎo)思想，探討如何提升檔案給醫(yī)院發(fā)展壯大服務(wù)的效益，由被動(dòng)等待模式，逐漸邁入主動(dòng)發(fā)掘檔案信息資源，積極拓寬檔案使用之新渠道，根據(jù)醫(yī)院人事工作的要求，積極主動(dòng)服務(wù)利用人事檔案。[3]此外，醫(yī)院進(jìn)入醫(yī)療衛(wèi)生市場競爭，最終即人才的競爭，檔案管理者應(yīng)當(dāng)確立效率觀念，在檔案服務(wù)利用工作中，及時(shí)、準(zhǔn)確地給利用人員提供檔案，人才即潛在的生產(chǎn)力，若發(fā)揮功能，則可為醫(yī)院乃至社會(huì)創(chuàng)收效益，給醫(yī)院競爭提供服務(wù)。
3.5 提高醫(yī)院人事檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè)
由于醫(yī)院注重醫(yī)療、忽略檔案管理的現(xiàn)象仍然存在，所以，轉(zhuǎn)變?nèi)罕妼︶t(yī)院檔案管理的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化醫(yī)院對檔案管理的關(guān)注可謂當(dāng)務(wù)之急。主要應(yīng)注重如下幾個(gè)方面的工作：
第一，強(qiáng)化檔案管理工作者的思想教育，讓其意識(shí)到檔案管理工作的關(guān)鍵性，端正工作姿態(tài)，不斷提升自身業(yè)務(wù)水平，以旺盛的工作熱情創(chuàng)新檔案管理工作，同時(shí)督促醫(yī)院相關(guān)人員協(xié)調(diào)配合，搞好檔案管理工作。
第二，給予資金支持應(yīng)用在檔案管理硬件更換、軟件配置以及相關(guān)管理者技能培訓(xùn)費(fèi)用等方面，讓檔案管理工作者不斷吸收新的專業(yè)知識(shí)，提升專業(yè)技能。
第三，組織交流、互訪等模式開拓檔案管理工作者的視野，提高其創(chuàng)新能力，給醫(yī)院檔案管理添加新活力，同時(shí)相應(yīng)提升檔案管理工作者的福利待遇，以進(jìn)一步創(chuàng)優(yōu)醫(yī)院人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，給其他工作的實(shí)施奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
