時間：2023-06-06 09:02:17
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案室檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：檔案管理；電子檔案；檔案室
1電子檔案的特點優勢分析
電子檔案的特點及優勢是相對傳統紙質檔案而言的。傳統紙質檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質檔案在保存時間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統紙質檔案數量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時存在諸多不便；其四，紙質檔案在保存上相對繁瑣，易造成資源浪費。針對傳統紙質檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較小；其二，電子檔案管理工作中可以發揮信息技術的優勢，大量節約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優勢；其四，電子檔案依托互聯網的便捷，可以實現信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優勢。當前電子檔案是檔案業發展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質檔案有很多優勢，但在檔案原始性、真實性、以及法律憑證效益等方面，傳統的紙質檔案仍更占據優勢。
2電子檔案在管理中可能遇到的問題
2.1對電子檔案管理的認識不足雖然電子檔案在近些年發展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關配套制度發展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進行足夠多的配套投入，導致檔案室電子檔案管理工作的發展一直較為緩慢，缺乏有實質性的管理突破。
2.2電子檔案自身的管理問題
電子檔案與傳統的紙質檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網絡自身的安全性問題、電子檔案與傳統紙質檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現的問題，與傳統的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。
2.3檔案管理人員的管理水平問題
新時期的檔案管理特點給檔案管理人員提出了新的要求，然而結合實際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時更新自身的業務知識儲備，導致電子檔案的優勢得不到有效發揮。
3加強檔案室電子檔案管理的措施建議
3.1加強制度建設，提高對檔案管理工作的重視程度
檔案在每個單位都占非常重要的地位，因此想加強檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認識，特別對領導干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴肅性及部門的權威性；其次，要建立科學全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結合電子檔案的管理特點，必須要完善電子檔案的管理標準，明確檔案管理部門的權利、義務、職責，對檔案操作程序流程進行規范，建立一定的檔案管理責任制度和監督制度，提高工作人員的責任意識，為實現動態化管理打好基礎；最后，考慮到檔案室的服務性質，還應該積極協調好檔案室與領導、各業務部門及檔案使用者等相關各方的關系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅實的基礎。
3.2檔案室電子檔案管理的技術措施
【關鍵詞】高校 檔案室 管理職能 服務職能
由中華人民共和國教育委員會的《普通高等學校檔案辦法》對高校檔案室職能所作的界定是：高等學校檔案館屬事業單位的檔案室，它即是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構。可見，高校檔案室具有兩大基本職能：管理職能和服務職能。高校檔案室的管理職能和服務職能體現在什么地方，它們又如何有機地結合，這些問題需要我們作進一步的思考。
1 高校檔案室的管理職能
高校檔案室是高校檔案永久保存的基地，是高校工作利用檔案史料的中心。因此，檔案管理的職能是高校檔案室最基本的職能。
高校檔案室即是管理檔案，也是管理文件。文件與檔案不同，文件是社會活動的副產品，檔案是為了某種目的而制作的系統的知識；文件反映現實，檔案反映歷史；文件只是反映工作或事物，檔案則說明它與歷史史實的一體化，這對高校檔案管理提出了挑戰。
高校檔案室既管理紙質文檔，又管理電子文檔。21世紀是高科技、信息網絡化的時代，現代科學技術改變了傳統高校的工作管理模式，“無紙辦公”、“手指信息交換”等現代化信息處理方式已走進高校的日常工作，從而產生了大量的電子文件。高校為了提高服務質量，就必須借助于辦公自動化，加快公文流轉以及信息傳播，因此電子文件及其歸檔管理已成為高校檔案工作中不可回避的問題。電子文件與紙質文件的存在，是對高校檔案管理提出的新的挑戰。
高校教育的大眾化，學生人數增加，學校師資、教學科研設備、基建后勤等的大規模發展，這必然造成高校檔案數量的增加：2002年開始高考網上招生，學生的檔案可以通過網上傳遞，在實現了招生錄取方便快捷的同時，也出現了學生檔案不能及時到校的現象。這種檔案數量的增加與不能及時歸檔的情況，為高校檔案管理工作帶來了又一挑戰。
這些既給高校檔案管理工作帶來了機遇，又給高校檔案的檔案管理工作帶來挑戰。因此，高校必須強化對高校檔案的管理職能。
首先，應以〈中華人民共和國檔案法〉為依據，全方位地對文書檔案工作的各個環節推行標準化、規范化、一體化、制度化管理，使之有法可依、有章可循。根據檔案法的要求，配備專職檔案員。要健全各項管理制度，如〈檔案員崗位責任制〉、〈歸檔制度〉、〈檔案銷毀制度〉等。尤其要針對電子文檔存在的易更改性，做好危機隱藏檔案管理和加密工作，保證檔案的安全性。
其次，高校檔案室的管理要從宏觀上的貫徹執行國家關于檔案工作的法令，規劃全校的檔案工作，從微觀上制訂本校關于檔案的規章制度，并負責監督、指導和檢查執行情況。從系統論觀點看，高校檔案工作是一個完整的系統工程，在這一系統中，除檔案室是專門從事檔案工作的部門外，還涉及學校的各二級部門，因此，檔案室的管理職能還應當體現在對學校各二級部門檔案歸檔工作的監督與指導等活動上。
2 高校檔案室的服務職能
在大開放、大交流的國際背景下，高校檔案室應當主動更新思想觀念，以實現高校檔案工作從靜態服務向動態服務、從被動服務向主動服務、從文檔分離向一體化轉化。如今，檔案室的功能已由單純的收藏功能開始向檔案的開發與服務轉變。
檔案信息的最終目的是提供利用，要為現實活動服務。有作為才會有地位，這已成為高校檔案管理普遍認同的一個真理。檔案室為服務部門，只有變被動為主動不斷提高服務水平，才能提高自己在學校的地位，贏得信任。因此，高校檔案室應當強調其服務職能。
高校檔案室的服務首先體現在服務學校的各項活動上。學校檔案室所保存與管理的檔案是學校工作活動的原始記錄，它記錄了領導的決策思想，學校的方針政策，以及各項工作措施；它還反映了學校的工作成就、教訓。這些歷史記錄，都是后來工作的參考和憑證。因此，在一定意義上，學校的發展離不開檔案工作。學校檔案室應當充分發揮其“歷史記憶功能”與“資政決策功能”，為學校的改革和發展作出貢獻。
高校檔案室的服務還體現在為學生的服務上。高校學生的畢業分配已由過去國家統一分配走向了人才交流市場，用人單位與畢業生直接見面，用人單位憑借的最主要的依據就是學生的檔案，通過檔案了解學生大學期間的學習情況以及在校的各種表現，從而判斷他的才能、品德和發展。
此外，高校的檔案室還應當開展公共服務。現代計算機技術和網絡技術的發展為檔案文獻信息自動化建設提供了新的動力和技術保障。滾滾而來的信息浪潮改變著人類社會。高校之間實行資源共享利于促進高校之間的交流和合作。這要求高校檔案室的管理體制要跟上信息時代的步伐，滿足廣大用戶的要求，實現資源共享。
3 高校檔案室管理職能和服務職能的統一
一、加強檔案硬件建設。
1、成立檔案工作領導機構，強化工作責任。社區成立了以總支書記為組長，李建民、朱令泉同志為副組長，陳海紅同志為檔案管理員的領導班子，明確了檔案工作責任，并完善了檔案工作管理制度，逐一上墻明示。
2、完善檔案室基礎設施建設，新添置了檔案柜一個，辦公桌椅一套，前期檔案已全部整理到位。社區今年共為檔案室投入基礎設施建設資金近2000元，極大地改善了檔案管理環境，方便了保管和使用。
二、創新檔案工作服務機制。
一年來，我們圍繞中心工作開展檔案服務，在往年已開拓的領域中，檔案工作有了較好進展。
1、深化社區檔案工作。一方面認真貫徹縣檔案局的《社區檔案管理暫行辦法》，進一步規范社區檔案工作，認真學習兄弟單位檔案工作先進經驗，不斷強化并創新社區檔案室工作方法。
3、強化檔案室建設工作。全部檔案按縣、鎮檔案管理要求，已全部歸檔入室到位，為加強社區建設提供了有效手段。
三、認真參加檔案業務指導工作。
1、積極參加縣檔案局關于檔案室建設檔案管理學習培訓班學習，不斷提高和強化社區檔案工作。
2、繼續開展檔案達標工作。今年社區把檔案列入日常工作事項，強化社區檔案軟硬件建設，把社區檔案工作定位在爭創省三級檔案室為目標。
四、繼續開展檔案接收和利用工作。
檔案室各項工作有序開展，基礎性工作得到加強，工作效率逐步提高。
1、接收整理檔案。今年4月，對社區各線2001年至2006年的永久和長期及短期檔案進行了接收進室工作。到12月底止，已新接收進室32卷（冊）檔案資料，進行了整理和編目、上架。
2、做好查檔利用工作。截止12月底，共接待查檔利用50人次，查閱檔案資料29卷次/45件次，出具證明12份。
3、做好統計工作。目前已完成了*年本室各項工作臺帳的統計和登記簿登記工作，以及2004年社區檔案室的綜合統計分析報告。
五、加強社區自身建設，提高檔案人員素質。
一年來，我們從社區自身建設和檔案人員業務建設兩方面入手，為社區檔案工作的順利開展和各項任務的完成提供了組織保證。
多年來，我局的檔案管理工作在局領導的高度重視下，在市檔案局的幫助指導下，在檔案管理人員的努力工作下，取得了突破性的進展。目前，檔案室發展占地面積120平方米，擁有各類檔案合計50,729卷的綜合性檔案室,并已全面實現了檔案微機化管理與查詢，為我局內部辦理各項業務和社會各界對土地檔案的利用提供了極大的方便。20__年，我局檔案室晉升為省一級檔案室。我們取得的成績主要有以下幾點：
一、領導重視，各部門配合，檔案管理工作實現了制度化、規范化、現代化
__市土地管理局自1987年成立以來，歷屆領導班子對檔案工作都非常重視，把檔案管理工作納入目標考評責任制，每年都就檔案工作召開幾次專題會議，明確任務，分工落實，確保檔案工作的順利開展。在歷年的工作實踐中，我們制定出了一整套符合我局實際的檔案管理規章制度，并嚴格執行，使檔案管理工作逐步走上了規范化的軌道。以前，各業務處室沒有專人負責整理檔案，檔案幾年才集中整理一次，既不能保證質量又不能及時歸檔，影響了檔案的保管和利用。制度健全后，規定哪個處室如完不成當年的檔案立卷工作，就取消年底評優的資格。現在，每個業務處室都明確一名內業人員專門負責整理檔案，在規定時間內向檔案室移交，確保每年的檔案都能及時完整地歸檔。
由于我局業務檔案的數量多，查詢率高，傳統的人工查詢速度慢、準確率低，已滿足不了查檔需要。為此，局領導下決心投入大量資金、人力、物力，搞檔案信息化建設。20__年9月，局辦公室會同信息中心，在主管局長的帶領下，先后兩次赴長春市國土資源局考察、學習，吸取檔案信息化建設的先進經驗。回來后，局里積極著手開發軟件、購買設備、組織人員，歷時近一年的時間，集中開展了電子檔案的錄入工作。到20__年底，這項工作已全面完成。我局5萬多卷檔案全部實現了微機管理與查詢，這在全國國土資源系統中尚不多見。
二、檔案室軟硬件設施齊備，檔案管理人員素質不斷提高
良好的環境是保管檔案的前提條件。我局經幾次搬遷，檔案室庫房的面積逐步增加。尤其是我局遷入松江中路的新址后，把最大的房間撥給檔案室做庫房，并實現辦公、查閱、庫房三室分開。幾年來，局里在資金有限的條件下，先后投入近20萬元為檔案室購置了密集架、微機、空調、除濕機等現代化的辦公設備，保證了紙質檔案在保管過程中不因外部環境的原因而損壞。現在，我局的檔案室整潔美觀，檔案擺放整齊規范，檔案室各種設施齊備，為檔案的保管與利用提供了很大方便。
過去，我局沒有專職的檔案管理人員，檔案管理工作一直由文書兼任。但隨著檔案數量、種類的不斷增加，查詢量的不斷增大，這項工作急需有專人來做。為此，局領導專門召開會議研究，選派了一名文秘檔案專業畢業、微機操作熟練的大學畢業生來做專職檔案員，使我局的檔案管理工作有了新的起色。幾年來，檔案員不斷學習檔案管理的業務知識和土地管理的專業知識，積極參加檔案局組織的各種業務培訓，專業素質和綜合素質得到了明顯的提高。在工作中積極抓檔案室的基礎建設，熱情主動地為用戶服務，使檔案資源得到了充分的利用，并獲得了廣大用戶的好評。
三、充分發揮土地業務檔案作用，為國土資源事業和社會經濟發展服務
我們的土地業務檔案是在辦理土地登記、建設用地許可等各項業務流程中形成的寶貴的歷史資料，具有很大的保管和利用價值。除了我局內部因工作需要查閱外，社會各界對土地檔案查閱的需求也很大。自1999年我局實行業務檔案公開查詢后，已累計為局內外查檔1萬余人次，取得了良好的社會效益和經濟效益。土地檔案已在處理土地糾紛、確定土地權屬、協助公檢法部門調查取證等許多方面發揮了重要作用。另外，我們的業務檔案還為財政部門、審計部門和紀檢監察部門等對我局的工作檢查提供了很多依據。
四、指導各區局歸檔立卷，確保全市國土(來源：文秘站 ）資源系統檔案管理工作全面發展
自20__年各城區分局劃歸市局統管后，我們加大了對4個城區分局檔案管理工作的監督、指導和培訓。每年集中召開全系統的檔案工作會議，組織經驗交流，對檔案員進行專業培訓，指導他們給本局檔案歸檔立卷，使區局的檔案也能得到規范化的管理，并能得到充分的利用。我們準備在今年實現區局和各土地所檔案全部錄入電子檔案，并實現全市聯網，將為檔案查詢與利用提供更大的方便。
（廣西幼兒師范高等專科學校，廣西 南寧 530022）
【摘要】通過對廣西幼兒師范高等專科學校檔案管理工作的調查分析，論述了目前檔案管理存在的問題以及改進措施，提出了檔案管理努力的方向，旨在進一步推進學校檔案管理的規范化建設。
關鍵詞 高職高專；檔案管理；問題；對策
高職高專多由中等學校發展而來，隨著學校的轉型與發展，各種類別、形式的檔案數量顯著增加。這些資料信息是研究學校歷史的第一手材料，是學校進行科學研究、人才培養、社會服務以及文化傳承等活動的重要理論依據，是學校教學評估工作最基礎的原始數據，對于學校各項工作的實施有著重要的意義。因此，檔案管理工作是整個學校發展過程中不可忽視的重要組成部分。本文以廣西幼兒師范高等專科學校為例，探討高職高專院校檔案管理存在的問題和改進的措施。
1廣西幼兒師范高等專科學校檔案管理的基本情況
廣西幼兒師范高等專科學校是提升中專學校而成。首先，在升格轉型之初，學校檔案室的基礎設施簡陋，設備不全。檔案室未進行“三室分開”；庫房沒有恒溫恒濕設備，工作室也沒有照相機、掃描儀、刻錄機、裝訂機等檔案辦公設備；在數字化檔案管理建設方面更是完全空白。其次，學校未建立檔案管理專業團隊。一是專職檔案管理人員不足。檔案室僅1名檔案管理員，導致很多時候難以有足夠的精力去承擔檔案管理的規范化與科學化建設工作。二是學校各職能部門、各系部的兼職檔案管理員流動性大，也基本上沒有進行過專業的培訓，對于檔案管理工作的知識技能不夠熟悉。最后，學校檔案管理制度也不夠完善，既未出臺適應本校的檔案分類辦法，也未完全貫徹執行部門文書立卷制度，導致大部分的文件材料由檔案室逐一整理、立卷、歸檔，不僅占去了檔案室工作人員的大量時間，收集檔案的完整性以及整理出來的檔案質量也難以保證。
2廣西幼兒師范高等專科學校檔案管理的改進措施
針對上述情況，學校開始從檔案管理工作的基礎設施、檔案管理隊伍、檔案管理制度等幾方面入手，進行了學校檔案管理工作標準化建設的探索。
2.1基礎設施建設
學校檔案室的基礎設施建設是從硬件設施建設和軟件設施建設兩方面進行的。在硬件建設方面，首先，依據有限的空間，檔案室被隔離出了閱覽室、辦公室和庫房，做到了“三室分開”，并且在庫房的規劃和建設上也根據實際規模和發展水平留有充足的余地，以備檔案數量的逐年增加。其次，增添了閱覽桌椅和文件整理桌，購置了空調、除濕機、裝訂機、復印機、打印機、掃描儀以及專供查檔所用的計算機等必備設施，基本達到了高校檔案室基礎設施建設標準。在軟件建設方面，檔案室購買了GD2000檔案綜合管理系統并已投入使用。
2.2檔案管理隊伍建設
建立一個健全的學校檔案工作網絡，有一支懂業務的專兼職相結合的檔案工作隊伍，對于高職高專院校的檔案管理工作的規范化建設是十分必要的。[1]要做好檔案工作，檔案工作人員不僅要有良好的政治素質和較強的工作責任心，更要有過硬的業務素質。從全面提高檔案工作人員的業務素質目標出發，廣西幼兒師范高等專科學校從以下幾個方面進行了努力：一是對學校分管檔案工作的領導和專職檔案員的培訓提高，除了參加國家和自治區的檔案業務培訓，主動接受自治區檔案局的業務指導外，也積極去兄弟院校學習交流，通過參加各種檔案學術交流活動來開闊眼界，提高素質。二是加強對兼職檔案員的業務培訓和指導，邀請了自治區檔案局業務指導處的專家對學校全體兼職檔案管理員和各系部、各職能部門分管檔案工作的領導進行業務培訓和答疑，講解《廣西幼兒師范高等專科學校檔案分類辦法（試行）》，幫助兼職檔案員在部門的立卷歸檔工作中活學活用。三是，檔案室的專職檔案員在平時工作中加強了對兼職檔案員的業務指導，深入各系部、各職能部門釋疑解難，同時檔案室還積極發揮監督作用，督促基層部門按要求做好檔案工作。
2.3檔案管理制度建設
高職高專院校檔案管理工作要真正走上正規化、標準化、規范化的道路，必須借助于行政手段“依法治檔”。因此，在檔案管理制度方面，廣西幼兒師范高等專科學校檔案室制定了《檔案室工作職責》、《檔案工作人員職責》、《檔案材料借閱規定》、《庫房管理制度》、《檔案移交制度》、《兼職檔案員工作職責》等一系列規章制度，并參照教育部和國家檔案局制訂的教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》和國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》頒發了《廣西幼兒師范高等專科學校檔案分類辦法（試行）》，確定了適合學校檔案的分類標準。這些措施使學校檔案管理工作做到實體分類、編號、排架、檢索、借閱的標準化與規范化。
2.4部門檔案、個人崗位檔案建設
高職高專院校大都經歷了學校的升級或轉型，檔案資源豐富，但往往由于歷史或現實的原因檔案信息資料多散失在檔案產生的部門或系部，得不到有效的集中管理與建設。為保證學校檔案信息資源完整、齊全，廣西幼兒師范高等專科學校檔案實行分級管理、部門立卷制度。針對一些有價值的文件材料在《廣西幼兒師范高等專科學校檔案分類辦法（試行）》中并未明確是否需要歸檔的情況，各部門和各系部加強了對這些檔案資源的管理，努力并適時地做好一些相應的整理、保管、歸檔工作。同時，根據《高等學校檔案管理辦法》第二十四條的規定：“高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。”[2]即無論是學校黨政領導、教師、教輔、行政人員，他們手中所保存的公務文件材料也是重要的檔案信息資源，應予以整理、保管起來。廣西幼兒師范高等專科學校檔案室指導、督促學校每個崗位的工作人員做好對這部分材料的收集、整理、立卷和保管，并作了評比。由此，學校從檔案室到部門到個人，建立了一個完整的檔案工作網，檔案信息資源的存儲量日益增加，館藏容量也不斷豐富。
3高職高專檔案管理努力的方向
隨著現代信息技術的高速發展，特別是新媒體的大量涌現，全國各個高校都在努力加快本校的信息化建設。[3]高職高專院校檔案室是高職高專院校的輔助部門，長期以來得不到相應的重視，更談不上現代化建設。多數高職高專院校檔案室雖然用了檔案管理系統，改變了以前自建電子表格管理形式，但也因為電子檔案少，只能提供一些一般性的基礎目錄檢索，還沒有能力提供更為深層次的詳細信息檢索。各系部、各職能部門對于信息資源的傳輸還尚未起步。廣西幼兒師范高等專科學校檔案室同樣也只是利用了計算機進行管理檔案，使用了專業的檔案管理系統，但僅限于單機版數據庫，網絡版的數據庫和數字化全文錄入還未啟動。因此，切實推進學校數字檔案室建設是高職高專院校檔案信息化建設的重要任務。抓住學校數字化校園建設的有利時機，選擇適合高職高專院校檔案信息化建設的發展模式，根據檔案工作的專業特性，提出檔案信息化建設的要求，將檔案信息化納入高等學校信息化建設之中。
參考文獻
［1］彭志斌.高等學校檔案分級管理研究[J].檔案與建設,2009(11).
［2］中華人民共和國教育部令第27號.高等學校檔案管理辦法[Z].2008-08-20.
[關鍵詞]綜合檔案管理；基礎設施建設素質；現代化管理
隨著社會主義市場經濟的不斷完善和發展，人們的檔案意識也不斷增強，對檔案工作的地位和作用的認識也逐漸深入，對綜合檔案室的檔案工作也提出了更新更高的要求。各級綜合檔案室要隨著檔案工作的不斷發展，切實做好綜合檔案室的建設工作。
一、加強對綜合檔案室工作的領導
各級行政部門要根據《檔案法》等有關文件，認真貫徹執行中央和國務院關于檔案工作的方針、政策和制度，用戰略的眼光和現代管理的觀念，制定符合檔案管理工作的法律法規，以便統一遵循。各個系統、行業都要遵循檔案集中統一管理的原則，制定適合本行業檔案形成的特點，內容成分，制定本部門檔案管理的保管期限表。加強檔案工作的宣傳，使廣大的人民群眾真正認識到檔案工作的意義和作用，從中發揮檔案應有的效用。積極支持檔案部門工作，促進和提高綜合檔案室建設工作。各級各類檔案室的工作都離不開領導的大力支持和幫助，為檔案部門解決一些必備設備和用品，以便順利地開展檔案工作。
二、檔案管理人員應具備的業務素質
檔案工作是一項專業性很強的工作，作為一名檔案工作者，必須熟知與檔案工作密切的專業理論知識。
首先，要系統學習檔案管理學，掌握檔案專業知識是做好檔案工作的前提。隨著檔案工作的不斷改進和提高，檔案學科的知識也在進一步的探索和擴展，同時要掌握相關學科的知識，如電子計算機應用技術，現代化管理離不開計算機，檔案室工作正在朝著現代化管理方向發展，所以要求我們檔案工作者要全面掌握與檔案學科相關的專業知識。
其次，要有堅定的政治信念。檔案工作者必須具有良好的政治素質，必須有堅定的政治信念。要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，恪守檔案工作紀律，貫徹執行《檔案法》，嚴守黨和國家的機密。要熱愛自己所從事的檔案工作，有高度的責任心，有濃厚的學習與工作興趣，要樹立全心全意為人民服務思想，甘當默默無聞的奉獻者，任勞任怨、愛崗敬業、埋頭苦干、盡心盡責地做好檔案工作。
最后，要樹立信息意識。在信息化社會，檔案作為信息資源的組成部分，檔案工作者應增強對其信息性的認識程度，提高辨別水平和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求。還要樹立市場意識，在市場經濟環境下，找準位置，發揮作用，根據信息市場的需求，優化服務措施，提高服務質量，積極開發檔案信息，主動與市場經濟接軌，以直接或間接的方式參與為市場經濟服務。檔案部門只有樹立起良好的社會服務意識才能最有效地提高社會的檔案意識，檔案的價值才有可能最大限度地發揮其作用。
三、加強檔案室的基礎設施建設和現代化管理
綜合檔案室建設工作應有一定物質條件作保證，各個機關、企事業單位，要投入資金為檔案部門購置一些必要的設備，有利于開展檔案工作，檔案室的庫房建設應列入各個單位基本建設規劃，逐步改善工作條件，以保證檔案的完整與安全。檔案事業發展要與社會發展同步，與辦公自動化水平的提高相協調，檔案工作在信息化時代的發展必須依靠現代科技。
電子計算機具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度讀入、存儲和輸出數據。因此，檔案工作的檔案資料統計、庫存管理、編目與檢索及檔案系統的行政管理均可以運用計算機技術，實現微機化管理。當前，在這方面還存在很大差距，計算機管理系統功能實現的目標運行機制還只限于檔案室內部的案卷級和文件級的編制、統計與檢索等基礎性管理上，系統功能結構設計單一，缺乏綜合處理技術能力。隨著歸檔數量的增加，檔案利用量也將成倍增長，必須加快檔案管理技術的現代化進程。逐步運用現代技術，實現檔案的高密存儲，以節省儲存空間、保護原件、方便傳遞和運用。根據各種檔案的特點，采用先進的庫房設備和檔案保護技術以維持檔案的完整、安全并延長其壽命。
四、要完善檔案管理制度和措施
建立健全檔案管理的規章制度是搞好檔案工作的重要保證。根據國家檔案局有關文件材料歸檔的要求，結合本部門檔案形成的規律，特別要充分認識科技檔案的重要性，逐步形成嚴格的立卷歸檔制度，如科技檔案、科研檔案。保護科研成果，是各個課題組的研究工作是否有自主的知識產權、是否有專利保護、是否侵犯了他人的權利都可在科技檔案中得以驗證。
科技檔案完整的保存，即在維護本部門的知識產權中發揮了作用，更對科研項目負責人和參加者有重要意義，根據本單位的實際情況，借鑒先進的管理方法，制定檔案工作規范、檔案分類編目方法、歸檔范圍及辦法、保管期限、收集、借閱等管理規章制度，逐步加以完善。這些規章制度將有效地提高檔案管理水平，促進檔案管理工作規范化、科學化、標準化，提高檔案工作效率，有力地推動檔案工作的發展。
五、檔案的收集與歸檔
管理好檔案的重要環節是收集檔案。檔案的收集工作是提供利用工作的基礎，檔案的收集工作就是按照有關規定，通過接收制度和專門收集辦法，把分散在各科室和個人手中及散失在社會等其他地方的檔案，集中統一到綜合檔案室。
關鍵詞：油田檔案 管理水平 提高
中圖分類號：F270
文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914(2011)03-184-01
油田企業檔案是油田開發生產、經營活動的原始記錄和重要憑證，是實現油田企業可持續發展的重要組成部分，是油田企業管理的重要內容，是油田企業強化基礎管理、提高企業競爭力、維護自身權益的原始依據，也是維持油田企業正常生產經營活動必不可缺的部分。自油田開發以來，雖然各級、各層領導給予油田開發檔案一定的重視，油田開發檔案也初具規模，現代化管理水平不斷提高，但在具體工作中仍有不少問題需要改進和加強，本文通過對油田開發企業檔案管理目前存在問題進行分析，提出一些見解和認識，使油田開發企業檔案管理更加規范和科學，以便更好地為油田生產建設服務。
一、目前油田開發企業檔案管理中的主要問題
1．檔案管理的自動化水平不高。提高檔案管理的自動化水平喊了多年，但目前還遠遠達不到網絡化管理的需要。大部分檔案室僅幾臺微機，手工檢索和錄入等主要工作方式。
2．檔案收集不規范。在檔案收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，有時出現檔案員逐個跑各個部門和科室，有的以忙推脫，檔案歸檔不及時，有些重要檔案，由于檔案人員不可能參與每一項企業的生產經營活動，導致重要檔案不能及時歸檔現象，時間一長，甚至有丟失的可能。特別是目前人員調動頻繁，調動人員總是急著辦手續，檔案人員由于都是熟人關系，只要簽了字，馬上讓其辦理調動手續，而實際上該調動人員手里可能還有重要的檔案還沒有歸檔上交。
3．檔案綜合管理力度不夠。油田開發企業的廠處級單位的檔案室，只是廠行政辦下面的一個班組，廠級由總工程師主管(有些由主管科技的副廠長主管)，廠辦主任、或總工程師由于工作較忙，具體的檔案工作協調不可能直接管，而檔案室主任只是一個班組長的級別，與各個部溝通和協調困難較大。另外，勞資、組織等業務部門還專門設有檔案室，也給檔案綜合管理帶來了困難。
4．檔案整理不規范。在檔案整理過程中存在著類別不清、卷內目錄與實際整理不相符等問題，特別是文書檔案中油田的生產經營活動分為多個子系統，而基層或部分人員上交檔案出現子系統劃分不準，造成查找一個文件或資料費很長時間。
5．檔案管理的深度和幅度有待加強。從深度上講，檔案管理人員對企業重大生產經營活動不掌握信息，生產業務不熟，導致檔案利用和收集的困難；從幅度上講，目前檔案室缺乏聲像檔案管理，這一塊目前在宣傳部門，這也給加強科學管理帶來了難度。
6．檔案人員素質有待加強。都認為檔案室是一個工作輕松部門，沒有過多的從人員技術素質上考慮過進人。人員知識結構老化，培訓流于形式，也影響了檔案管理水平的提高。
7．檔案工作的生態環境問題。檔案存放環境不理想，以第一采油廠為例，目前的檔案室是油田開發會戰初期建造的辦公樓改作檔案室，房屋陳舊，樓板多處裂縫，經多次鑒定，已達不到檔案存放的要求，而且與其他單位合用辦公，不符合檔案保密的要求。檔案工作人員的生態環境問題：檔案工作人員待遇低，績效工資是全廠最低的，節假日無加班工資，沒有與生產科技人員享受同等待遇。
二、措施和建議
1．規范公文制作。公文制作是提高檔案管理水平的基礎和前提。一是公文用紙質量要好，幅度尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定和油田總公司的要求；二是排版形式為橫排，左側裝訂；三是注意檢查公文制作是否履行了簽發手續；四是公文字跡要清晰；五是公文引文文種要合理，用字要規范。
2．加強檔案的收集和整理。一是檔案人員要主動深入到各部門，主動收集需要存檔的各種檔案資料、信息；二是加強對各業務部門檔案人員的檔案意識教育；三是擴大資料的存檔范圍；四是檔案工作人員要參加廠部召開的各種生產經營會議，掌握生產經營動態，及時催促該歸檔的資料一定要歸檔；五是嚴格獎懲，對于在人事調動過程中丟失資料的要凍結調動手續，追究有關人員的責任。
3．整合檔案資源，加強綜合管理。一是提高檔案室的級別，配備專職的科級以上干部去管理檔案工作；二是把組織、勞資等分散至各業務部門的檔案室，統一規劃到檔案室管理；三是重新建聲像檔案，把宣傳科錄、照相工作劃歸檔案室。
4．加強檔案工作的生態環境建設。一是對現有的檔案設施進行評估分析，不符合檔案存放標準的，向上級主管部門匯報，盡快統一整改；二是提高檔案工作人員的待遇，績效工資與機關科室享受同等待遇，節日加班與一線生產人員享受同等待遇，技術職稱評定與地質、工程管理、政工等類別人員享受同等待遇。
5．電子檔案與紙質檔案共存。設計電子檔案的操作細則達到快捷查閱的目的，新歸檔的檔案，適用于電子檔案的用電子檔案的方法歸檔，不適用于電子檔案的用紙質檔案歸檔，以前的舊檔案，只建立檢索目錄電子檔案，以盡快實現與檔案管理現代化接軌。
目前大多學校的檔案管理工作發展落后，信息化程度不高，仍然采用的是有著巨大滯后性的傳統的檔案管理方式，嚴重的影響了教學質量的提高和有用信息的利用程度。本文就通過對在新時期學校檔案的管理工作存在的問題進行分析和研究，如何積極探索學校檔案信息化管理的方式，促進學校檔案管理信息化程度進行分析和闡述。
在學校工作中，檔案管理工作常不被充分重視。目前大多數學校仍然是用傳統的方式來管理自己的檔案，僅僅是儲存保管，并沒有將它們的信息服務功能開發出來。其實，學校管理和教育教學的過程和成果主要是通過學校檔案來記錄的，所以學校檔案管理的工作也應成為學校工作的重點，尤其是在當前信息時代本文由收集整理下，學校的檔案管理工作要引入信息技術和最新管理理念，把這項工作做到較高的水準和發揮應有的作用。
筆者從事學校檔案管理工作二十幾年，并常常與其他業內特別是信息業內人士交流探討，在我看來，信息時代的學校檔案管理應做到以下四個方面：
一、學校檔案管理信息化，實現電子管理和實物存儲并行
隨著信息時代里電子信息化的日漸普及，由于電子信息有著節省空間、便于查看等優勢，檔案的電子信息化勢在必行，很多檔案資料通過掃描存檔加以保存。由于檔案需要保持原件特別是上有印章、簽字等比較珍貴的材料，故在掃描的同時也需要實物存儲。
在空間允許的情況下，對同一份材料進行實物和電子存檔既有備份的效果又可以較為方便地給有不同需求的借閱者提供滿意的材料形式。像一些“網上公示”的只有電子版的資料也可以通過打印成紙質的進行電子、實物雙收錄。
檔案收錄的信息化還可以方便查找與利用，所以必須建立一個高效的目錄分類信息系統。首先選擇一個最適合學校實際的主流分類（如時間）將檔案進行歸類，實物的館藏就必須嚴格按照這一分類。然后在電子目錄上可以有其他各種分類，如時間、關鍵詞、人物、班級等方便查閱。上述管理方法在某些圖書館已經實施得相當好，但在學校的檔案管理上這方面還有很大發展空間。
二、信息化以提高檔案吸引力，適度擴大面向人群
博物館、圖書館和學校的檔案室都是收錄資料檔案的地方，但博物館、圖書館受歡迎的程度卻要遠大于檔案室，其中有一些客觀因素我們無法改變，但我們可以努力做適當的調整，比如：通過增加檔案的形式（如添加ppt、動畫或者把已有材料制作成ppt，動畫）可以增強檔案室收藏的檔案的吸引力；也可以把服務的對象擴大到有聯系的或者有信譽保障的校外人士，提高學校的知名
度；甚至我認為在不久的將來，有可能實現圖書館檔案室一體化。
三、變“湖”為“海”，保證資料利用率
束之高閣的珍貴資料與一卷廢紙無異。當今檔案室面臨的主要問題是一潭死水的“湖”的危機。怎樣化“湖”為“海”，給學校檔案室注入新的靈魂，前面提到的幾點其實都卓有成效。但信息注定還有它新的產物——資料推送。即在學校建設的不同時期（如期中或期末），在檔案室的展示欄里及時更新相應的資料目錄并展示部分資料，并且可以將相應的材料復印分發到相關人員的手中便于他們學習和參考。
這樣的機制是一種雙向的機制，期中既有借閱人對于資料的選擇，又有資料對借閱者的選擇（后者主要通過檔案管理員來實現）。復印出去的資料有時是具體詳盡的，有時又因為資料的數目太過龐大而比較簡略甚至只是一份目錄，這是收到推送資料的人根據手中的資料目錄可以很容易地到檔案室借到想要的資料。
四、建設“全員參與”的檔案管理隊伍
1、是要重視檔案管理工作。校長及領導班子應該作好表率，充分重視檔案管理工作，形成一致的對于檔案管理的規劃和預期，把檔案管理制度化，責任化，使學校的利益最大化。
2、是要全面提高檔案管理工作者的水平。信息時代的學校檔案管理對管理者提出了很高的要求，所以對檔案管理者的選擇是非常重要的，首先，保密工作的重要性不言而喻，而管理者還需要有非常高的專業水平和執行力，其中信息技術能力是非常重要的，除了需要操作人員的簡單操作技術外，如果再能有信息技術能力強的人員參與到“檔案管理”工作中，就有利于檔案管理不斷提高信息化水平。其次，管理者最好有較好的人際基礎和服務態度，這對于檔案室的受歡迎程度有著很大的影響。最后，檔案管理者還可以是學校建設的重要“軍師”，通過長期接觸學校的建設資料并對檔案信息加以整理分析，對學校管理和發展提出重要的“參考意見”。
3、是要全員參與，培養檔案的提供者和檔案建設的智囊團。檔案管理隊伍的建設并不是只在檔案管理者一人或幾個人身上，全體師生都應當是檔案管理隊伍中的一員和不可或缺的一個環節。學校在向各處室搜集檔案的同時允許并鼓勵教師、學生直接向檔案室提供資料和建設意見，這樣既給了教師、學生主人翁的感覺，提高了他們搜集、上交資料的積極性。同時擴大了資料的覆蓋面，增強了師生到檔案室借閱的興趣。
關鍵詞：電子政務；檔案問題；反思
一、對前端控制和全程管理理論的反思
（一）前端控制和全程管理理論之間的矛盾
在電子文件時代，前端控制和全程管理的思想和理念已經被普遍認同，尤其是前端控制的理念更是被認作新時代、新思維的代表管理理念。筆者要在這里探討的是前段控制和全程管理的不合理之處。
首先，前端控制和全程管理理念在實施過程中遇到現實的尷尬。兩種理念都是從檔案管理的角度出發來進行理論構建和設想的，強調對電子文件整個生命周期實施全面管理，這本沒有任何缺陷，但是上述兩個理論在實施的過程中本身就存在著矛盾和分歧：如果對電子文件的生命周期實施了全過程管理，那么就意味著檔案管理部門需要對檔案管理的全過程實施參與，那么所謂的前端和后端也就沒有了意義，因為不管是前端管理還是后端管理都是檔案管理的共同部門，只是分別起到規劃和管理的作用而已，那么前端和后端受到的重視程度是一樣的，強調前端和后端顯得非常沒有必要，在這種情況下重視前端管理是難以實現的一件事情，這兩個理論在實踐的過程中本身存在著邏輯上的矛盾，經事實證明，在實際運行的時候確實存在著尷尬之處。
其次，前端控制和全程管理在實踐中喪失可行性。在電子檔案時期，從電子文件形成電子檔案管理的的整個生命周期中，文件的形成這和檔案的保管者共同承擔著管理的職責，這讓檔案管理工作能夠各司其職、各有其職，也就是前端管理和后端管理是不存在誰被誰領導的問題的，不同階段的管理者分別承擔著將電子文件轉化成電子文檔的職責。我國的機關檔案室在工作流程上前邊承接文件形成部門，后邊連接檔案館，機關的檔案室和各個部門之間的關系應該是平等的，在不存在領導關系的前提下，機關檔案室是沒有權利干涉前端的文件形成工作的，與后續的檔案管理工作之間也僅僅是業務承接的關系，其對檔案館工作的干預力度幾乎可以忽略不計，讓機關檔案室對檔案管理全過程進行監督無疑是異想天開。筆者認為機關檔案室要認清自身在檔案管理整個生命周期的核心地位，發揮自身承前啟后的重要作用，做到各謀其政、相互促進，這樣才能讓電子文件和電子檔案工作管理的全過程順暢、安全。
（二）認清機關檔案室在整個電子檔案生命周期中的作用和地位
不論是從理論還是實踐上，檔案部門都難以實現對檔案管理全過程的監督和指導，電子政務系統中機關檔案室是非常重要的一環，也是接收永久電子檔案、形成數據檔案館的重要平臺。我們對其要有明確的定位。
首先，建立一個檔案管理系統，使之具有極強的包容性。電子檔案系統應該和各個業務系統之間都要有接口，這樣才能保證電子文件在形成伊始就被歸檔，將單位內部需要移交的文件最大限度地接收和保存下來，后續的檔案管理工作才有實施下去的可能性，所以機關檔案室建立的檔案系統應該具有很大的包容性，能夠將前端形成的文件完整地、真實地、可靠地接收和保存下來，并保證數據的可用性。
其次，檔案管理工作應該專業化。機關檔案室在工作中一方面提供完善的檔案檢索和檔案應用服務，讓機關的各項職能活動和管理活動能夠獲得能夠在檔案信息的支持下運行下去，發揮自身在信息化建設上的優勢，為單位內部專業化的檔案管理提供自己的見解和意見；另一方面則要負責向檔案館移交需要永久保存的檔案資料，確保移交工作的完整性和連續性，為檔案館的工作提供必要的基礎支持。當前我國數字檔案館的建設還處于起步的階段，很多問題和制度還處于設想階段，機關檔案室作為信息化檔案建設的引領者，可以為數字檔案館的建設提供一些具有參考意義的實踐經驗，使得數字檔案館建設能夠少走一些彎路。
二、電子檔案的真實性問題反思
在我國電子政務系統中所牽涉的真實性問題包含兩個方面的含義，一方面是文件在形成過程中的真實性，另一方面是文件在形成過后的真實性。兩方面真實性的要求涵蓋了對業務活動真實、客觀地進行反應的要求以及在文件生命周期不被擅自篡改、保持原本面貌的需求。這也就引發了以下兩個管理問題：
第一是文件形成部門直接決定了數據真實性。前端文件形成部門負責維護文件在形成和辦理過程中的真實性和完整性，避免其被篡改和損壞。這是其系統維護和建設工作中最重要的一個環節，也就意味檔案部門是不能保證文件在形成過程中是否沒有被損壞或者篡改，只能保證文件在歸檔之后不被破壞。另外，文件內容是否和客觀真實相符更加是文件形成部門的職責，檔案部門更是難以干涉。如果前端工作部門都難以決定文件的形成是否真實、客觀地反映了業務活動的真實情況，那么檔案部門就更沒有辦法追究前端文件系統中形成文件的可信性。這就意味著各個文件形成單位給了檔案部門什么樣的文件，檔案部門在原則上就要盡自己的本分和職責將文件保持在接收來的狀態，不可因為文件在真實性上可能上的瑕疵而不予歸檔。檔案部門在文件形成部門送來的文件是真實的情況下需要接收，即便是不完全真實的，也有義務將其保存在接收的原始狀態下，不真實的電子文件歸檔工作就是當前檔案工作的真實狀況。
第二是檔案部門需要負責檔案歸檔之后的真實性。文件只有在歸檔之后，檔案部門就有責任和義務保證檔案歸檔之后的文件具有真實性，如果在其管理過程中出現了篡改和錯誤使用的情況，檔案部門需要對此全權負責。所以我們了解到保證COPY電子文件的真實性并為電子檔案的保存提供合適的環境成為檔案管理部門必須要思考的問題，也就是說維護電子檔案的原始性與真實性才是檔案部門的職責所在
在這種情況下，檔案部門需要對自身的職責進行全面地梳理。總體上來講，檔案部門需要固守檔案本來的屬性，對于電子檔案的真實性全面負責，這是檔案部門最根本的職責，電子文件的真實性與否并不是檔案部門的職責。我們在這里還需要明確的是檔案部門不僅僅需要在檔案保存的過程中維護其真實性，還需要在向客戶提供檢索服務的時候保證檔案的真實性。
參考文獻：
【關鍵詞】 檔案；管理；升級
隨著衛生機構體制改革的不斷深入，我國疾病預防控制工作得到國家的高度重視并迅猛發展。目前市疾控中心集疾病預防與控制、公共衛生監測與評價、健康相關產品檢測、預防醫學檢驗、健康教育與促進、應用研究與指導、衛生技術管理與服務為一體，與人們群眾的健康息息相關，也為創造和諧、健康、安定的社會環境，為全市社會與經濟可持續發展作出了重大貢獻。
檔案是歷史的見證。疾控中心檔案不僅記載了本單位重要事件和歷史發展的過程，是研究疾病預防控制發展的重要資料，也記載了關乎人民群眾身心健康，關系社會和諧的重要信息，是民生檔案的重要組成部分，在社會主義和諧社會建設中發揮著越來越重要的作用。
檔案升級管理是單位檔案工作的發展和進一步提高檔案管理水平的一個重要手段和措施，是全面提高單位素質的一項基礎工作。其目的是強化人們的檔案意識，從而提高檔案工作的整體水平，把檔案管理工作納入法制化和規范化建設的軌道，使之更好的為社會主義衛生事業服務。我中心于1996年通過了江蘇省科技事業單位檔案管理先進達標評審；于2002年被評為國家二級檔案室；于2010年再次成功晉升為江蘇省四星級檔案室。
我中心始終以“收好、管好、用好”檔案為管理目標，使我中心檔案管理工作科學化、制度化、標準化、現代化，為每次的檔案升級工作奠定了堅實的基礎。
1“收好”檔案，確保檔案資料不流失
收集工作是整個檔案工作的基礎和關鍵，收集工作的好壞，直接影響著各項檔案工作的順利進行，關系到檔案形成的完整與否。俗話說：“巧婦難為無米之炊”，在最初的檔案收集過程中，如果收集不全，何談日后的鑒定、整理及提供利用？檔案收集工作收集完整、及時，鑒選得當，把有價值的檔案集中在檔案室，可以為檔案開發、利用創造良好條件。如果只收集了一些殘損零亂、實用價值不大的材料作為檔案，將會影響下一步檔案工作的進行，造成無效勞動和大規模的返工，影響升級工作的時間、進度。為了更加完整齊全的收集好檔案，我中心特制定了檔案管理四參加制度：凡本中心系統工程項目建設過程中，承辦部門應確定一名兼職檔案員，負責對工程檔案進行收集。在工程項目峻工驗收時，檔案室要參與驗收活動，并將此項目的文件材料、圖紙集中歸檔；凡本中心各部門購買重要儀器設備、技術軟件應在開箱、啟封時請檔案部門參與，并將隨機文件材料及時登記歸檔；凡本中心承擔的課題研究，相關科室的兼職檔案員應參加課題鑒定，負責收集整理相關資料，并及時移交檔案室；外出開會、培訓人員應在一周內將會議培訓資料交至辦公室登記,否則財務部門不予報銷資料費。通過以上措施，確保了我中心的檔案收集資料不流失。
2“管好”檔案，促使檔案管理規范化
首先，認識到位。要樹立責任意識，通過不斷投入、建設，形成完整的檔案工作體系。我中心自1991年檔案室成立以來，檔案工作從摸索起步，逐步走向規范化管理和現代化管理，檔案藏量日益豐富。歷年來單位領導都將檔案管理工作作為一項重要的業務工作來抓，實行檔案集中統一管理，把檔案工作列入中心發展規劃、年度計劃。檔案管理人員以高度的責任心，圍繞中心的工作大局，工作重點，努力推進檔案事業的發展。
其次，管理到位。中心制定了檔案工作崗位職責，明確了分管領導 、檔案室負責人和專兼職檔案員職責，健全了由中心檔案室和業務科室兼職檔案員組成的檔案管理網絡。并根據人員的變動及時調整檔案管理網絡。明確兩名專職檔案員主要負責檔案業務工作，各科室配備一名工作能力較強，認真負責，熟悉業務的人員為兼職檔案員，不斷提高檔案工作人員的政治素質和業務素質。打造出了一支開拓進取、敢于創新的高素質檔案管理干部隊伍。
再次，制度到位。中心形成了較為完善的檔案工作管理體系。中心檔案室結合實際情況，規范了不同門類檔案的保管期限及分類大綱，收集范圍，制定了立卷、歸檔、借閱、保管、保密制度，形成了齊全、協調、科學的檔案管理工作體系。對檔案工作逐條進行對照檢查，做到有章可循，保障檔案工作的正常開展，使中心檔案管理進一步規范化、合法化。
3“用好”檔案，更好地發揮檔案的功能
一、檔案管理工作存在的問題
（一）檔案管理意識還不夠強
具體表現在一是檔案管理機構不健全。部分單位檔案管理組織機構不健全或認為檔案管理不重要，至今沒有爭取到機構編制，也沒有設置檔案管理機構，甚至有些基層單位還沒有專人管理檔案。二是檔案管理責任意識淡薄。一些基層單位對檔案管理在思想認識上有誤區，主要領導不重視，檔案管理人員兼職管理，時間精力擺布不到位，導致檔案管理混亂，音像資料和原始文件保存不完整等。三是檔案管理力量薄弱。一些單位缺乏人手，沒有專職人員管理檔案，由辦公室或者離退休老同志兼職幫助管理，責任意識淡薄，對檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂、保存等不到位，導致一些重要檔案資料整理歸檔不及時，檔案管理工作明顯滯后。
（二）檔案管理工作還不夠科學規范
一是檔案管理秩序混亂。一些基層單位由于長期缺乏科學有效的管理方法和手段，一些規章制度不夠規范，檔案資料收集歸檔等缺乏有效制約考核，造成了管理秩序混亂。二是檔案整理不規范。部分基層單位對檔案管理工作不夠重視，對新進工作人員、調入人員或者退休人員的檔案沒有及時歸檔，同時缺乏統一標準，檔案目錄與實際內容很多不符，給查找利用帶來不便，也造成了檔案資料的遺失遺漏等問題發生。三是檔案管理手段落后。由于體制的問題，檔案管理員一直沒有專職的，大部分都是兼職，一些年齡較大的同志被單位領導安排擔任檔案管理員或者檔案管理人員變動頻繁或者青黃不接，同時一些老同志計算機水平較低，不知道如何運作計算機操作檔案管理系統軟件，往往造成工作被動，檔案管理系統形同虛設，無法推廣使用，導致檔案管理工作不能保持系統性和完整性。四是檔案管理基礎性工作還有待加強。檔案室硬件設施不齊全，部分單位檔案基礎設施落后陳舊，辦公室和檔案室混用，甚至還沒有專用檔案室；有些檔案室達不到“八防”要求，引起檔案資料霉變、蟲蛀，影響檔案美觀整潔完整；有些單位設備配置、檔案裝具都達不到標準要求，甚至有些單位的檔案室還沒有最基本的檔案裝具。
（三）檔案管理人員的整體素質還有待提高
一是檔案管理思想更新不及時。許多檔案人員對新時期新形勢下，對檔案工作崗位的價值缺乏認知，思想上沒有與時俱進，對干好檔案工作缺乏使命感、責任感。二是檔案管理員業務技能較差。一些檔案管理員對檔案工作的法律法規、政策和規章制度等知識知之甚少，缺乏檔案專業知識和工作經驗，檔案管理工作基礎不扎實，還不能適應檔案管理的需要，檔案管理整體質量不高。三是檔案管理員不夠專業。不少基層單位缺乏專業的方面檔案管理人員，檔案管理還處于邊干邊摸索的階段，對一些檔案管理的專業術語和概念相互混淆，迷糊不清，制約了檔案管理工作水平提升。
（四）檔案管理保障服務能力有待提升
一是檔案管理信息化建設落后。一些基層單位、部門包括兼職檔案管理員對檔案信息化建設工作的重視程度不夠，認為做好紙質文件材料的歸檔工作就可以了，導致本單位、本部門形成的電子檔案建立不及時、疏于管理，電子檔案流失嚴重，直接影響檔案信息化建設進程。二是檔案管理數字化建設滯后。電子文件檔案形成后沒有及時輸入檔案管理系統，數字檔案信息資源開發利用率低，無法做到資源共享，不能滿足社會對檔案信息資源的需要。三是檔案管理員不適應工作。隨著計算機的普及，辦公自動化設備的應用，視聽型檔案資源不斷涌現，一些檔案管理人員素質不能適應這種變化需要。
二、檔案管理的有關對策
（一）切實加強領導，提高思想認識
搞好檔案管理工作，領導重視是關鍵。一是充實機構，落實責任。明確管理檔案工作，指定專人負責全部檔案日常工作及年度目標考核，研究解決檔案工作中存在的問題。二是配齊配強檔案管理隊伍。通過公開招聘、內部交流、提拔任用等形式，選拔文化程度高、思想素質強、文字能力水平高、計算機操作熟練、業務能力精通的工作人員充實檔案管理隊伍。三是加強檔案管理宣傳工作。通過組織學習檔案管理的相關規定，提高檔案法制意識、責任意識、大局意識，在全社會形成良好的檔案管理工作環境。
（二）完善基礎設施，優化軟硬件環境
一是加強基礎設施建設。加大檔案管理建設經費的投入，配齊各種檔案設施設備。二是注重提升素質能力。要加強業務知識學習。堅持以個人自學為主，向書本學、向領導學，立足崗位，在學中干，在干中學，不斷提升檔案管理員的業務素質與管理水平。要強化業務培訓。采取“走出去”的方式，組織檔案管理員到檔案管理先進單位、先進地區以及本地本部門檔案館跟班學習，實現理論與實踐的有機結合；采取“請進來”的方式，邀請檔案管理專家、學者到單位舉辦檔案管理知識講座，對全體同志進行檔案業務知識授課，提升檔案管理知識普及率。要強化信息化培訓。適應檔案管理信息化的要求，加大對檔案管理員信息化方面培訓，最大限度減少檔案信息的泄密，確保檔案管理的安全系數。
（三）建立健全管理體系，提高科學管理水平
要建立檔案綜合管理工作體系，對檔案實現集中管理，規范檔案管理操作流程，對各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，確保手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整。要完善檔案管理人員工作制度、材料收集制度、鑒別整理與核對歸檔制度、查（借）閱制度、保管與保護制度、保密制度、定期銷毀制度、交接制度等，通過建立健全各項規章制度，約束不規范行為，進一步提升了檔案管理工作水平。
一、文件生命周期理論相關概念的簡要評述
首先，就讓我們從基本理論層面，對“文件生命周期理論”的相關理論概念進行初步了解。“文件生命周期理論”中的“文件”概念是一種廣義概念，較之常規意義的“文件”概念要寬泛得多。“文件生命周期理論”把文件視為“文件的集合體”，認為“檔案”（非現行文件）的形成只是廣義文件運動的最終結果，一切的文件運動形態，都只是“廣義文件運動過程中某一特定階段的代稱，都是廣義文件的組成部分”[1]。
由此，“文件生命周期理論”以“文件集合體”的形式，合理的維護了文件各階段的整體統一性，進而將文件運動以整體的形式，跨越了從形成直至銷毀或永久保存的各階段，并且能讓管理者以一個完整、清晰的視角，觀察、界定文件運動的整體過程。實際上，基于這一完整過程，可以明確文件價值的階段性變化，以及在廣義文件運動過程中文件價值形態與管理形式、保管場所、服務對象之間的對應關系。而在文件價值形態轉化的同時，從階段性的廣義文件運動視角出發，可將廣義文件依次劃分為現行文件、半現行文件與非現行文件。此三種廣義文件的劃分，同樣適用于我國的文件檔案運動過程。
二、中西方文檔保管機構的差異、我國文檔工作的融合以及推動實現文檔工作一體化
實際上，我國的文件檔案保管機構同國外存在較為明顯的差異。這種差異體現在：我國的半現行文件是存放在本單位檔案室或檔案館，而國外的半現行文件則送交文件中心保管。實際上，這種差異顯著。根據聯合國教科文組織對文件中心的定義：文件中心是在檔案行政管理機關管理之下的，對各不同行政機構的半現行文件進行經濟地保管與提供利用，并在這些文件被銷毀或移交檔案館之前進行系統處置的保管機構。文件中心是獨立于文件形成機關和檔案館的，又處于文件形成機關與檔案館之間的過渡性機構。
顯而易見，國外建立的“文件中心”，作為半先行文件的儲存、管理機構，及其文件價值鑒定、銷毀、移交機構，既節省了文件來源單位的空間、人力、財務資源，又避免了因單位不同，所導致的文件整理標準各異，以及鑒定、銷毀程序的不統一、不規范。再者，又提高了文件管理的整體效率，減少了移交過程中不必要的時間浪費，極大的提升了文件管理的科學性、規范性與效益性。
此外，文件中心與形成機關檔案室存在顯著差異。其一，文件中心有的歸屬于檔案行政管理機構，有的是獨立運營的商業機構，而檔案室則明確歸屬于文件形成機關。其二，二者的保管對象存在差異。文件中心保管的對象是半現行文件， 而機關檔案室保管的對象包括半現行文件、乃至非現行文件。其三，二者的職能存在明顯差異。文件中心承擔文件的保管、鑒定以及提供利用的職責， 而機關檔案室則主要承擔本機關文件的收集、利用和保管工作[2]。
實際上，相較于西方的文件管理中心，我國各機關檔案室的文檔管理工作，往往存在著文檔管理質量良莠不齊、管理效率偏低、執行標準不統一等諸多問題。而要解決這些問題，則必須要明確文件工作、檔案工作的統一性和整體性，統一制定與執行文檔工作的管理流程與標準規范，并正確處理好兩者之間的有效融合和順暢銜接的問題，以此真正實現我國文件管理與檔案管理的一體化，推動我國整體的文檔管理工作實現質的跨越。此外，筆者認為，在符合我國文檔工作自身需求、特點的基礎上，參照西方文件中心的管理模式、功能設置，對我國眾多的機關檔案室進行有針對性的改造，是解決文檔管理工作現存問題的關鍵一環。具體來講，就是要科學、合理的調整我國機關內部的檔案機構設置與體系，將本機關辦公室的文件管理工作與檔案室的檔案管理工作實現合并，統一文件檔案管理工作與職能；聯合不同機構部門的檔案室，實現共同辦公與集中布局，低成本、高效率的實現文件、檔案的一體化管理，并制定和執行統一的文件檔案管理業務標準與操作規范，做到文檔管理的統一、標準與有序。
此外，基于文件生命周期理論的內在要求，參考西方國家的文檔工作體制，總體來看，應將我國的機關公務文書處理工作與檔案管理工作緊密聯系起來，并從業務體制上將兩者建立緊密的聯系，把文書處理與檔案管理融為一體，將檔案室工作與檔案館工作緊密結合起來，形成文書處理部門、檔案室、檔案館密切相聯的一體化業務體制[3]。實際上，基于文件生命周期理論“連續統一”的思想內涵，參考相關西方國家，如法國、意大利、瑞典等國家所建立的集中式檔案管理體制及其特點[4]，結合我國檔案工作集中、一體化管理的現實情況與發展要求，筆者認為該建議的理由有如下幾點：其一 ，“文件生命周期理論”根本上強調的文件運動的整體性，應該體現到文書與檔案的一致性上。將文書處理與檔案管理融為一體，可以深刻體現文書形成的主觀意圖，從而更加明確文件檔案的長遠價值，有利于文件檔案價值的鑒定工作的進行以及文件檔案潛在價值的挖掘與實現。其二，實現文書處理與檔案管理的融合，可以使文書處理工作統一于國家的相關業務標準。并且，在緊密聯系文件檔案管理部門之間關系的同時，防止了管理銜接上的疏漏與責任推諉，做到協同配合、有的放矢、權責明確。其三，該措施不僅能降低成本、精簡機構，而且能提高文書立卷、歸檔移交的質量與效率，同時保持文件檔案管理的連續性與一致性。
基于上述論述，筆者認為，參照西方的文件中心，在保留我國機關部門檔案室的同時，對其進行相應的功能改造、體系調整與集中布局，同時將文件形成及處理工作與檔案工作在業務上實現有效融合，構建前后銜接、連續統一的文檔案管理體制，進而推動落實文檔工作一體化。當然，這種模式仍有待于我們在實踐中檢驗與摸索，并使之逐步符合我國文檔工作及其一體化管理的現實需要。
