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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案規章制度，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
第一條為了加強檔案管理，有效地保護和利用檔案資源，為社會主義現代化建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《陜西省檔案管理條例》和有關法律、法規，結合本縣實際，特制定本辦法。
第二條本辦法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、教育、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同開工的歷史記錄。
第三條本縣轄區內的國家機關、社會團體、企業事業單位和其它組織（以下統稱各單位）以及個人，均應遵守本辦法。
第四條各鄉鎮、各單位應加強對檔案工作的領導，把檔案事業列入本單位的工作計劃，提供必要的業務經費，保持檔案工作人員的相對穩定，保障檔案工作的正常開展。
第五條縣人民政府對向國家捐贈重要、珍貴檔案或者在檔案工作中做出顯著成績的單位和個人應當給予獎勵。
第二章檔案機構及其職責
第六條本縣檔案工作實行統一領導，分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。
第七條縣檔案行政管理部門主管本縣的檔案事業，依法對本縣的檔案事業實行統籌規劃、組織協調、監督和指導。
各鄉鎮、各單位的檔案機構或者檔案工作人員，負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。
第八條縣檔案館負責接受、收集、整理、保管所管轄范圍內的檔案，并向社會提供利用。
各專業檔案館、單位檔案館的建立，由縣檔案行政管理部門提出意見，報縣人民政府批準。
第九條本縣境內中外合資企業、中外合作企業和外商獨資企業，應當按照我國有關法律、法規的規定建立檔案，其檔案工作接受縣檔案行政管理部門的監督和指導。
第三章檔案的管理
第十條各單位應當按照檔案管理的要求，配置適宜保存檔案的專門庫房和必要的設施，對本單位檔案資料行行集中統一管理，確保檔案資料的齊全、完整和安全。并根據檔案事業發展的需要和可能配備各種存貯、復制、檢索等技術設備，逐步實現檔案管理現代化。
第十一條各單位應根據自己的業務，制定本單位、本系統、本專業的檔案管理制度和業務建設規范，經檔案行政管理部門審核同意后組織實施。
第十二條各單位及其工作人員在職務活動中形成的檔案資料，由業務部門按照國家規定的歸檔范圍收集齊全，及時交本單位檔案室，按國家規定的標準和要求整理立卷、分類歸檔、集中管理。任何單位和個人不得據為已有或者拒絕歸檔。
國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。
第十三條各單位的建設工程、科學技術研究、技術改造、重要設備更新等項目在驗收、鑒定時，應有本單位的檔案工作人員參加，并按照規定要求，對所形成的檔案資料進行驗收。
縣級重點工程建設竣工驗收和重大科學技術研究項目鑒定時，要有縣檔案行政管理部門和項目主管部門的檔案工作人員參加，并對項目檔案進行驗收。
本縣境內的重大活動、重大事件以及中、省、市領導來潼視察工作所形成的檔案資料（含錄像、照片），由承辦單位隨時向縣檔案館移交；中、省、市部門在本縣境內進行重點工作建設，其檔案資料（含設計圖紙、予、決算）在工程結束后一年內，由縣級協辦單位負責向縣檔案館移交。為了保證檔案資料的齊全完整，各有關承辦、協辦單位應通知縣檔案行政管理部門，協助收集、整理所形成的檔案資料。
第十四條各單位應當按照下列規定向檔案室（館）移交檔案：
（一）各鄉鎮、各單位列入城鎮規劃內的基本建設檔案（含地下管網），自工程結束后，一年內向城建檔案室（館）或縣檔案館移交。
（二）司法案件檔案及其它專業檔案自結案之日和專業項目結束之日起，三個月內交本單位檔案室（館）整理歸檔。
（三）凡列入各單位檔案室（館）收集范圍的其它檔案資料，自檔案形成之日至第二年月底前交單位檔案室（館）整理歸檔。
第十五條凡列入縣檔案館接受范圍的各鄉鎮、各單位的檔案，自形成之日起滿十年，向縣檔案館移交。
特殊情況需要提前或延長移交期限的，應征得縣檔案行政管理部門同意。
第十六條國家機關，國有企業、事業單位和其它組織保存的檔案歸國家所有，列入國有資產管理范圍。
國有企業、事業單位在分立、合并、解散、重組或者依法撤銷、破產時，應當在專業主管部門、國有資產管理部門和檔案行政管理部門的監督指導下，對檔案資料對其他國有資產一起，統一評估、移交和處理，在資產轉讓時，有關檔案應當依照國家規定辦理。
非國有單位的檔案歸該單位所有，國家和省、市、縣另有規定的除外。
個人在非職務活動中形成的檔案或者以繼承、受贈等全法方式獲得的檔案歸個人所有。
單位和個人對檔案所有權和管理權有爭議時，由檔案行政管理進行鑒定，鑒定結果應當書面通知當事人。
第十七條中外合資企業、中外合作企業以及中外合資、合作項目在協議、合同生效后形成的檔案，為中外雙方共同所有。該協議。合同終止時，檔案原件移交縣檔案館保管，雙方可以保存復制件。
第十八條國家所有檔案，任何組織和個人不得出賣；需要向國外組織或者個人贈送、交換、出賣其復制件的，必須依照國家規定報縣檔案行政管理部門審查批準。
第十九條集體所有和個人所有的對國家和社會有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管或者贈送、寄存、出售給縣檔案館；未經縣檔案行政管理部門批準，不得向檔案館以外的任何單位和個人出賣、交換和贈送；不具備檔案保管條件或其保管條件惡劣，有可能危及檔案安全時，縣檔案行政管理部門有權采取代為保管、收購征購等強制措施。
第二十條縣檔案館、各單位檔案室（館）應當按照國家檔案行政管理部門制定的標準、程序和辦法對保管期限已滿的檔案，進行鑒定和處理，禁止擅自銷毀檔案。
第四章檔案的利用和公布
第二十一條縣檔案館保存的檔案，按照《檔案法》第十九條規定的類別、年限分期分批向社會開放。
我國公民和組織持有合法證件，可以利用縣檔案館已開放的檔案。
外國組織或者個人利用本縣已開放的檔案，須經有關主管部門介紹，縣檔案館同意方可查閱利用。
第二十二條各單位和公民利用檔案時，應當遵守查閱檔案的有關規定，不得損毀、丟失、抽取、涂改、偽造或者擅自抄錄、復制和公布檔案。
第二十三條縣檔案館對所保存的重要、珍貴檔案，應當用復制件代替原件提供利用，原件要妥善保存。
載有縣檔案館及法定代表人印章或者簽名的檔案復制件，具有與檔案原件同等效力。
第二十四條非國有單位和個人在檔案館寄存、代管的檔案，需要向社會公布或者利用時，應當征得檔案所有者同意。
第二十五條集體、個人所有的對國家和社會有保存價值或保密的檔案公布時，應經縣檔案行政管理部門審核同意。
第二十六條縣檔案館提供利用檔案，要按規定收取費用。
第五章法律責任
第二十七條違反本辦法規定，有下列行為之一的，由縣檔案行政管理部門和有關主管部門對直接責任人給予行政處分和五百元以上三千元以下的罰款，并同時對責任單位處三千元以上一萬元以下的罰款，造成檔案損失的，責令賠償損失。構成犯罪的，由司法機關追究刑事責任。
（一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；
（二）擅自提供、抄錄，公布、銷毀屬于國家所有檔案的；
（三）涂改、偽造檔案的；
（四）擅自出賣或者違法轉讓檔案的；
（五）倒賣檔案牟利或者將檔案出售、贈送給外國人的；
（六）不按規定歸檔、不按期移交檔案或將檔案據為已有的；
（七）對本單位檔案不實行集中統一管理，檔案管理混亂的；
（八）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案出現破損、霉變、字跡褪變直至散失、損壞的；
（九）檔案人員，造成檔案損失的。
社會組織或者個人有上述第四項、第五項行為之一的，除行政處分、罰款外，同時沒收違紀所得。對于被非法出售、贈送的檔案及其復制件由縣檔案行政管理部門依法征購。
人事檔案管理辦法
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。
三、檔案相關規定
1、基礎管理
1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。
1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。
1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。
4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
關鍵詞：檔案管理；信息化；高校合并
根據高校檔案信息形成的規律,可把高校檔案分為黨政管理檔案、教學檔案、科研檔案、設備檔案、人力資源檔案、財會檔案,再加上報表統計一項共七大類。對這些檔案的管理具有以下作用：一是可以把檔案事業各構成要素更加緊密地結合在一起，相互促進，使檔案事業在復雜的環境中順利進行；二是可以綜合運用各種知識和技能，去尋求成功的管理經驗與規律；三是可以有效地管理和開發檔案資源，最大限度地滿足知識經濟和信息時代對檔案信息的需求。
檔案管理有以下要求：一是對人的要求，包括對分管領導及檔案干部隊伍的要求。分管領導應對所分管的檔案工作的歷史、現狀、今后發展思路以及檔案隊伍思想狀況、知識水平、年齡結構等有基本的了解，以便對檔案隊伍的管理創新進行有效考核，從而對管理創新形成強大的推動力。檔案干部隊伍則要積極參與管理創新，在檔案管理中發揮更大的作用。二是檔案工作規章制度的要求。這些規章制度不能僅停留在以往的水平上，而要隨著社會實踐活動的發展而發展。檔案工作部門和業務部門應適時調整不適應社會改革變化的檔案工作規章制度，以適應社會實踐發展的需要。檔案工作規章制度要真正納入單位的各項管理中，不能僅停留在紙面上，而應真正和單位各項管理活動融為一體。三是對現代化設備的要求?，F代檔案管理的重要內容就是實現現代化管理。不僅要有硬件設備，更重要的是檔案工作者要掌握現代化設備的應用問題，使現代技術特別是信息技術在檔案工作中得到普遍應用，從而提高檔案管理的科學水平。
針對我校是合并后形成的院校，本文對合并院校的檔案管理提出了以下建議：
首先，對合并前各單位的檔案應根據原有館(室)藏特點、適用范圍、利用方便的情況，采取統一管理、分散存放的辦法, 即原館(室)原地存藏各單位。一個機關的檔案，應集中保存在一個機關檔案室；一個全宗的檔案不宜分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。只需將原形成館藏的檢索工具復制一份呈交給學校新成立的檔案館。
其二，繼續做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校在教學、科研甚至管理方面，按年度計劃中項目的連續性在合并時未完成的項目等方面產生的檔案繼續進行收集、整理工作。合并時，各校廢止不用的圖章、牌匾、獎品、證書、校級文物、紀念品等，應由學校的檔案部門繼續做好收集、整理、保管等項工作，以保持原全宗檔案的有機聯系。
第三，對合并后形成的檔案，要采取高起點的管理模式。按照檔案工作的規律，首先要建立適合保存檔案的專用庫房。要求恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全，館藏容量在10～15年左右。其次是組建高素質的檔案管理隊伍。這支隊伍的整體素質要符合學校檔案事業的發展需要,工作人員要有熱愛檔案事業的奉獻精神，人人要有管理檔案的較強能力。
第四，建立檔案網絡。這一網絡既要兼顧合并前各館（室）藏的特點，更要注意合并后檔案工作發展的新要求。筆者以為可取的模式是：合并后的高校設總館即綜合檔案館，原有的各校檔案館(室)設綜合檔案室，綜合檔案館主要負責管理好合并后的各門類檔案的同時，還必須在行政與業務上對本校所屬各分校的綜合檔案室工作進行指導、監督和檢查，綜合檔案館為基層單位檔案工作服務。一方面是本專業管理體制的要求，另一方面也是綜合檔案館本身工作的需要。檔案室接受綜合檔案館的領導，繼續做好原有檔案的保管與利用，及時又要根據工作的實際需要，編制各種目錄、卡片、索引，編制各種參考資料,以便及時、主動地提供檔案信息，為機關領導和各項工作服務。綜合檔案館成立后，按照檔案產生的不同來源，建立與學校黨政機構、學科專業設置、科研方向選定等相適應的由綜合檔案館在業務上縱向領導，在行政上橫向聯系的檔案工作網絡。學校任何一個職能部門要按方便收集的原則確定相應數量的專、兼職檔案員，這些專、兼職檔案員在行政上屬各部門領導，業務上由檔案館領導，以便及時做好日常檔案的收集、整理、立卷，最后移交檔案館(室)的暫時性工作。
第五，建立必要的規章制度，使檔案管理按規范化動作。新校的檔案工作雖在起步階段，但原有各單位在檔案的業務管理模式上有較為可行的規章制度，這些原有的模式或規章制度, 為新校檔案的科學而規范管理打下了良好的基礎。新校檔案管理運作前，要博采眾長。繼承和發揚原有規章制度的科學部分，建立和健全新的管理運作模式，使檔案的鑒定、收集、保管、利用、編研等各項工作按規范化、科學化的規則運行。
通過以上措施，可以為合并后的高校信息整理提供借鑒，進行信息的整合，為以后的信息管理以及信息查詢提供方便。
參考文獻:
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[摘 要] 新時期，檔案數字化管理及其創新具有重要意義，不僅順應時展趨勢，還能提高檔案管理水平，提升檔案工作服務質量。為彌補工作中的不足，提升檔案管理水平，需要加強宣傳工作，完善管理規章制度，重視數據庫建設，并構建安全保障體系，提高檔案管理人員素質。從而順利時展趨勢，推動檔案管理創新發展和服務質量提升。
[關鍵詞] 檔案管理；數字化；創新策略；規章制度；檔案信息安全
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 093
[中圖分類號] F290；G251.5 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）05- 0175- 03
0 引 言
新時期，隨著檔案管理水平和服務質量的提升，再加上信息技術的應用，創新管理方式，推動檔案管理數字化是十分必要的。這樣不僅順應時展趨勢，還能有效提升檔案管理水平，為人們獲取檔案信息資源創造便利。但不能忽視的是，目前檔案數字化管理工作中仍然存在不足，需要革新思想觀念，完善管理規章制度，促進檔案管理水平和服務質量提高。
1 新時期檔案數字化管理及其創新的意義
在信息技術被應用到檔案管理工作之中的背景下，檔案管理數字化趨勢越來越明顯，其重要作用表現在以下幾點。
1.1 順應時展趨勢
當前，信息技術、掃描儀等先進設備逐漸被廣泛應用到檔案管理活動當中，有力的推動檔案管理的創新發展，也為檔案管理創新發展提供了便利，有利于提升檔案管理水平。因此，在這樣的背景下，創新管理方式，健全完善管理規章制度，實現檔案管理數字化，這是順應時展趨勢的必然要求，對推動檔案管理各項活動順利進行具有重要作用。
1.2 提高檔案管理水平
當前，在信息技術和掃描技術得到有效利用的背景下，再加上檔案管理人員綜合技能的提升，檔案管理數字化是一種必然趨勢。事實上，實現管理數字化，不僅方便檔案信息資源的整理和歸檔，還能方便查詢，可以有效滿足使用者的需要，促進檔案管理服務質量提升。數字化管理還可以減少檔案資料的占地面積，提高檔案資料的防火、防水能力，進而促進檔案管理水平提高，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要。
1.3 提升檔案工作服務質量
在檔案管理數字化的趨勢下，通過創新管理方式，構建檔案信息資源數據庫，對檔案資料進行數字化處理，然后編號并存儲，構建完善的檔案信息資料庫。當使用者需要使用檔案資料時，只需要輸入目錄和編號就可以快速查詢到所需要的檔案資料，滿足使用者獲取并使用檔案信息資源的需要。并且這對提升檔案信息服務質量，有效滿足人們日常生活需要的重要意義是不言而喻的。
2 新時期檔案數字化管理及其創新的策略
當前，在檔案管理過程中，由于一些管理人員素質偏低，相關制度沒有嚴格落實，制約檔案管理水平提升，影響檔案管理的創新與發展。為彌補這些不足，順應檔案管理數字化趨勢，促進檔案管理水平提升，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要，需要從以下幾個方面采取創新策略。
2.1 做好宣傳工作，重視檔案數字化管理
新時期，要充分認識檔案管理數字化的重要意義，創新思維，革新管理理念，順應時展趨勢，推動檔案管理工作水平提升。并在制度、資金、檔案管理人才等方面加大支持力度，健全完善檔案管理制度措施，加大相應的資金投入，注重提高檔案管理人員的綜合素質，進而推動檔案管理數字化的各項活動順利進行。檔案管理人員要增強責任感和使命感，順應時展趨勢，把握檔案管理數字化的要求，加強自身學習，掌握檔案管理專業知識和技能，不斷豐富檔案管理工作經驗，努力適應新形勢和新需要，進而推動檔案管理工作順利進行，有效提升檔案管理水平。
2.2 健全完善檔案數字化管理的規章制度
根據檔案管理數字化需要，健全完善管理規章制度，并嚴格執行和落實，為各項活動順利開展提供制度保障，推動檔案管理規范化和制度化。要明確檔案管理人員職責，建立并落實責任制，讓他們自覺遵守制度要求，履行好自己的職責。健全完善檔案管理制度，加強整理、歸檔、存儲、使用等各環節的管理，從而提高管理工作的規范化水平。建立獎懲激勵機制，對管理工作到位，服務質量高的部門和個人實施獎勵。從而激發他們的主動性，更好順應檔案管理數字化趨勢，努力提升檔案管理和服務質量。
2.3 重視數據庫建設，提高數字化管理水平
構建檔案管理數據庫，對檔案信息資源進行統一管理。做好檔案資料掃描、圖像處理、業務管理、目錄管理、信息查詢、數據分析等工作，充實和完善檔案管理信息系統。同時還要采集檔案信息資源，構建檔案信息數據庫。利用掃描儀、數據壓縮等技術，將紙質檔案轉化為電子檔案，并保證檔案信息資料完整，從而方便數據信息查閱和使用，促進檔案管理水平提升。
2.4 構建安全保障體系，確保檔案信息安全可靠
加強安全管理，構建安全保障體系也是不可忽視的內容。應該重視檔案管理安全保障技術應用，綜合采用密鑰技術、訪問控制技術、加密存儲和傳輸技術等有效措施，提高數據庫信息的安全，防止檔案信息泄露，避免檔案資料丟失，進而有效確保檔案信息資料的安全。對于紙質檔案，也要及時整理和歸檔，保證室內環境良好，注重防水、防火和防鼠害等工作，避免檔案信息資料丟失。綜合采用上述安全保障措施，進而實現對檔案信息的有效管理，確保檔案資料完整，為人們有效使用檔案信息資料創造便利。
2.5 提高檔案管理工作人員綜合素質
加強檔案管理工作隊伍建設，注重引進基礎扎實，檔案管理技能強的工作人員，建立素質高的工作隊伍。在此基礎上，還要做好管理人員的培訓工作，讓他們熟練掌握信息技術和檔案管理技巧，有效開展各項工作，順應數字化管理趨勢，努力提升檔案管理水平。
3 結 語
新時期，隨著信息技術在檔案管理工作的應用，檔案數字化管理趨勢越來越明@。在這樣的背景下，應該注重現代信息技術應用，創新思想觀念，健全完善管理規章制度。從而有效約束和規范檔案管理的各項工作，促進檔案管理水平和服務質量提升。
主要參考文獻
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[3]季軒.高校檔案管理創新及檔案管理數字化探索[J].產業與科技論壇，2016（15）：209-210.
[摘要] 當前，在全國進行污染源普查，是一項重大的國情調查，是做好新時期環保工作的重要基礎。而污染源檔案是環保工作極其寶貴的財富，該文論述了污染源檔案管理中存在的問題及對策。
[關鍵詞] 污染源調查 檔案管理 問題 對策
污染源普查作為一項重大的國情調查，是全面掌握我國環境狀況的重要手段，是污染治理和環境監管等一系列環境保護工作的基礎，是貫徹落實科學發展觀，推進資源節約型、環境友好型社會建設的重要舉措?！度珖廴驹雌詹闂l例》規定，今后全國污染源普查每十年進行一次。這意味著，今后在全國范圍內會形成大量的污染源普查檔案，污染源普查檔案在環保檔案中所占的比重將會大幅度增加。因此，科學管理污染源普查檔案，掌握各類污染源的數量、行業和地區分布情況，了解主要污染物的產生、排放和處理情況，建立健全重點污染源檔案、污染源信息數據庫和環境統計平臺，為制定社會經濟發展和環境保護政策、規劃提供依據；有利于改善環境質量，促進經濟結構調整，實施污染減排，構建和諧社會，具有十分重要的意義。為此，國家環?？偩趾蛧覚n案局在《全國污染源普查條例》公布僅兩個月后，就聯合印發了《污染源普查檔案管理辦法》，就污染源普查檔案的歸檔、整理、保管、移交等一系列問題進行了規定。國家有關部門在開展此項工作之初，就對其相關檔案管理工作管理辦法，這還是比較少見的，這也充分說明了污染源檔案管理工作的重要性。但是，筆者認為，制定相應的檔案管理辦法固然重要，但更重要的在于它能得到有效執行，嚴格執行檔案法律法規和檔案工作規章制度，才是科學管理污染源普查檔案的前提和關鍵所在。
首先，對于檔案管理工作，《檔案法》《檔案法實施辦法》等檔案法律法規、部門規章和地方性檔案法規規章等本來就有明確的規定，國家檔案局還會同有關部門根據不同行業不同領域的業務特點，制定相應的檔案管理辦法，以便對不同類型的檔案進行科學管理。比如對于環保檔案的管理，國家環?？偩趾蛧覚n案局早在1994年就實施了《環境保護檔案管理辦法》，其中第五條規定， “縣級以上各級環保部門應當加強對不同門類和不同載體的環境保護檔案的綜合管理，建立、健全檔案管理制度，保證環境保護檔案的安全和有效利用”。按照中國檔案分類法和環境保護分類表，污染源普查檔案屬于環境污染與防治類目的子類目，也就是說污染源普查檔案是環境保護檔案的一個重要組成部分。在《環境保護檔案管理辦法》出臺之后又頒布《污染源普查檔案管理辦法》，充分表明國家對污染源普查檔案管理的重視，但從另一角度來看，則可以說明原來檔案法律法規規章未得到嚴格的執行，一些單位的檔案管理工作現狀不容樂觀，務必引起我們的高度重視。
其次，現實中，由于社會檔案意識和檔案法制觀念還不是很強，一些單位或部門的領導和干部職工對檔案工作重要性的認識還不夠，因而很多單位的檔案工作規章制度未能得到嚴格執行，成為一種只是停留在紙上和墻壁上制度，形同虛設。大家往往只重視工作本身而不重視工作過程中形成的文件材料的管理。比如一項工程的建設，工程的進度、工程的質量及資金的使用會得到重視，而工程建設過程中所形成的各種文件材料的管理,雖然相關的檔案法律法規早有規定，相關單位也有制度，但卻往往卻被人忽視，以致許多工程項目在竣工驗收后，檔案材料要么殘缺不全甚至下落不明，要么未規范整理隨意堆放。環保檔案的管理也同樣存在這種情況，雖然《環境保護檔案管理辦法》實施已經有十四年，各級環保部門也相應制定了檔案工作規章制度，但仍有一些單位未能嚴格執行檔案工作規章制度，造成檔案工作處于較為混亂的狀態，存在文件材料歸檔不齊全、檔案不完整、檔案保管不安全等問題，甚至出現檔案丟失、損毀、泄密等現象。全國污染源普查涉及范圍廣、參與部門多、技術難度大、質量要求高、工作任務重、時間要求緊，從某種意義上說也是一項宏偉而艱巨的工程。對于污染源普查及普查過程中形成的大量文件材料，要切實做好歸檔、管理工作。污染源普查檔案的可信、真實，是污染源普查的生命。檔案中要真實反映數據，要確保普查數據的準確性，確保普查數據經得起實踐和歷史的檢驗，做好污染源普查檔案管理工作至關重要。
嚴格執行檔案法律法規和規章制度是檔案科學管理的前提，是維護檔案齊全完整與安全的關鍵。污染源普查檔案是我們投入巨大人力物力所形成的第一手材料，是真實反映環境與發展全貌的原始記錄，是環境保護工作極其寶貴的財富。只有嚴格按照檔案法律法規和規章制度進行管理，才能讓污染源普查檔案真正“對歷史負責，為現在服務，替未來著想”。
關鍵詞:信息時代;檔案管理;創新策略
1信息時代的檔案管理工作
檔案管理指的是對檔案信息的搜集、整理、存儲和編輯等工作，其管理對象是各種檔案信息，如人力檔案、財務信息檔案、生產信息檔案等，對于不同性質的檔案信息要采用不同的管理方法。傳統的檔案管理工作形式以人工為主，不僅浪費人力、物力和財力，還極易產生各種失誤，嚴重地降低了檔案管理的整體質量。信息技術和網絡技術的廣泛應用，改變了檔案管理模式，管理人員只需利用信息技術和網絡技術就能開展搜集、整理、存儲和編輯等工作，極大地減少了管理成本，提高了管理工作的系統性和高效性。在信息化時代，檔案管理必須圍繞相關法律法規開展工作，應積極向電子檔案過渡，才能滿足企業長遠發展的實際需要。
2檔案管理信息化的優勢
2.1信息采集更便捷
在檔案信息采集方面，利用計算機網絡的高效性、交互性、共享性的優勢，能夠在短時間內整理大量的檔案信息，確保檔案信息采集的時效性，有效地提升檔案信息的采集速度，減輕人員的工作量，使檔案管理人員擁有更多的時間進行檔案的優化管理，提升檔案管理工作效果。
2.2提升檔案管理水平
在檔案管理工作中運用計算機及現代信息技術，不僅能夠對分散的檔案信息進行集中處理，將紙質檔案匯總整理成電子檔案，還能實現對檔案的永久保存，便于隨時調用。在開展檔案管理工作的過程中，利用專業的管理軟件和平臺，能夠有效地提升檔案信息分析和處理速度，增強檔案信息的時效性、準確性。
3檔案管理工作的發展趨勢
3.1無紙化
隨著時代的發展，信息數據的大量增加，檔案管理需要存檔的資料也越來越多，紙質載體形式已無法適應時展的需要。以數據形式進行存儲的方式逐漸取代了紙質形式，在存儲空間以及人力成本等各方面體現出無可替代的優勢。
3.2精細化
目前，企事業單位以及政府相關檔案資料信息種類較多，類別復雜，而且信息量越來越大，因此，要將各類信息分門別類地細化、分區，構建獨立、相關的檔案系統，有效集合獨立的檔案信息，縮短檔案信息調動、查詢的時間，解決傳統檔案查詢中存在的弊端和問題，提高管理效率。
3.3實時化
傳統的紙質檔案管理模式受環境條件、載體等各方面的制約，在調用和傳送等方面無法實現及時性，工作效率受到較大的影響。在信息時代，通過信息技術的應用，構建網絡檔案管理平臺，檔案信息能夠在最短的時間內完成傳輸交互，使檔案管理效率得到進一步提高。
4信息化背景下優化檔案管理工作的相關舉措
4.1健全相應的檔案管理制度
要想有效保證檔案管理工作的質量，首先就要完善當前的相關管理制度。傳統檔案管理工作過程中已有規章制度，已經很難適應新的社會發展形勢的需要，特別是伴隨網絡技術的快速發展，相關的檔案管理工作模式已經發生了質的變化。因此，單純依靠傳統的規章制度已明顯不合時宜。只有在當前網絡環境下制訂相應的規章制度，才能有效進行檔案管理職權的分配，符合網絡平臺的相關要求。此外，還要結合當前檔案管理工作情況，定時召開相關工作會議，對于檔案管理工作中出現的問題，做好相應的總結，并采取合理的措施，保證相關的檔案管理制度符合現實工作的需求。
4.2提升網絡管理平臺的安全性
檔案是機關、企事業單位工作過程中不可缺少的參考依據。在檔案管理過程中，保障檔案相關資料的真實性會直接影響后續工作的正常開展。因此，為了保證相關檔案管理工作的有效性，有必要對相關的檔案管理技術進行改革。信息化檔案管理平臺的安全性，與當前的網絡使用環境以及干部職工的工作習慣有很大的關系。作為相關的網絡維護部門，要保證檔案工作人員有個安全的工作環境。此外，與檔案相關的工作人員在工作過程中，也要在科學合理的制度下配合檔案管理工作，如登錄檔案管理賬號后，要及時刪除賬號信息;工作開始前要對當前的網絡環境進行安全測評等，從而將相關的網絡安全風險降到最低范圍內，這樣才能保證檔案安全管理工作沿著正確的軌道前進。
4.3加強檔案管理信息化建設
為了確保檔案管理工作的順利開展，要不斷加強信息化建設與管理工作，健全和完善相應的檔案管理機制至關重要。在信息時代下，要明確檔案管理工作的管理目標和方向，有效構建信息化檔案管理機制，保證檔案管理工作的有序開展。不少單位缺乏對檔案管理信息化的重視度，信息化建設力度不足，造成檔案管理工作的隨意性，降低了檔案管理的工作效率。因此，要加快檔案管理工作信息化的建設步伐，強化信息化檔案管理系統的軟、硬件配置，構建科學合理的檔案管理系統，有效保證檔案管理工作的質量和效率，避免檔案管理工作出現秩序混亂的問題。另外，在信息化檔案管理中，針對檔案資料級別的不同，要設置相應的權限，要明確規劃出檔案管理框架。
4.4完善信息化管理制度
信息時代下，檔案管理工作要通過規章制度的制訂來完善，對相關的工作流程進行有效規范和約束，使檔案管理工作的效率和質量得到有效保證。在檔案管理中，要建立相應的檔案管理規章制度，傳統的檔案管理規章制度已無法適應信息時代下對檔案管理工作提出的新要求，要充分考慮目前的網絡環境以及社會需求制定管理制度，并結合未來的發展趨勢，完善現行的檔案管理規章制度，保證管理規章的權威性。在網絡化的趨勢下，要結合網絡化對檔案管理工作的要求以及發展趨勢，對檔案管理模式進行改革。針對檔案網絡管理需要以及網絡平臺構建管理要求，科學分配管理責權，并及時分析信息化檔案管理中出現的問題，及時修正錯誤，保證后續規章的創新和改革。
文獻標識碼： A
文章編號： 1814-8824(2007)-2-0029-01
會計檔案是行政事業單位眾多資料檔案中較為重要的一種。它由會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料組成。會計檔案是各單位以前經濟活動的真實記錄，是評價一個單位、一個領導者的真憑實據。因此，會計檔案工作引起了各部門、各單位的高度重視。但是我們也應清醒地看到，在相當多的部門和單位中，會計檔案的管理還存在著許多這樣那樣的問題，領導不重視，管理制度不健全，建檔資金不到位，缺乏必要的管理設施等是諸多問題中較為突出的幾個問題。隨著我國社會主義市場經濟發展，經濟和會計工作中的新情況、新問題不斷出現，經濟建設對會計檔案的要求也越來越高。所以，加強會計檔案管理工作勢在必行，刻不容緩。
1 建立健全規章制度是保證會計檔案工作健康發展的重要保障
會計檔案管理工作繁紛復雜，健全的規章制度從程序、內容上規范了會計檔案的整理、保存、查閱、銷毀等一系列行為，為會計檔案管理工作提供了制度上的保障。各單位制定的會計檔案管理規章制度，應以國家頒布的《會計檔案管理辦法》為基礎，結合本單位實際情況，既能保證會計檔案及時、安全地歸檔，又便于操作，便于管理。同時，隨著現代科學技術的發展，會計電算化得以不斷發展，因此，會計檔案規章制度也應適應新形勢、新情況的不斷變化，涵蓋會計電算化資料的管理制度。
2 準確立卷，及時歸檔
《會計檔案管理辦法》規定：“各單位每年形成的會計檔案，應由會計機構按照貴黨要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊?！睍嫏C構熟悉本部門的業務，熟悉檔案的內容、用途和形成過程，能更好地保證會計檔案的收集完整和保持檔案之間的關系，做到準確立卷。會計檔案作為一種社會資源，必須按規定交本單位檔案機構或檔案工作人員集中管理，任何單位或個人不得據為己有或拒絕移交歸檔?！稌嫏n案管理辦法》規定：“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一管理；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管?！边€明確規定：“出納人員不得兼任會計檔案保管?！边@些重要內容，不僅體現在制度上，而且要落實到實際工作中。移交手續要完備，簽名、蓋章、日期等各項要齊全、真實，責任界限要明確，真正做到及時、完整、清晰、完全，保證會計檔案的安全保管和有效利用。
3 嚴格保管、查閱制度、確保安全
會計檔案保管是會計檔案管理工作中重要的一環，是決定會計檔案安全、完整的重要手段。各級會計部門和檔案管理部門都應重視對會計檔案的保管，按規定要求選配政治政治素質高、專業技能強的管理人員和保管人員。同時，要配置適當規模的管理設施，為會計檔案的管理創造物質條件，配備防火、防曬、防潮、防蛀的設施，實行電算化的單位會計檔案管理還要做防磁等工作，逐步實現會計檔案保管的規范化和標準化，真正做到妥善保管，有序存放，方便查閱，安全保密。會計檔案涉及本單位的經濟秘密，要嚴格查閱制度，以防本單位經濟秘密外泄。《會計檔案管理辦法》明確規定：“各單位保管的會計檔案不得借出，如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。查閱或復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。”因此，在平時查閱利用時，必須嚴格執行檔案查閱、復制登記制度，防止毀損、散失和泄密，確保檔案的安全和完整。
4 嚴格檔案銷毀制度
自***x年3月23日來公司上班，被擔任人事***，在此工作中，我用我所學的專業知識及多年來對人事管理工作經驗，根據公司實際情況及本職工作進行了一個初步計劃，現實告訴我“只有管好人，才能管好事”，所以在擔任本職工作期間我一邊根據公司的實際情況不斷進行人事管理工作創新，另一邊依然用我的初步計劃認真踏實的進行人事管理工作，首先對有關人事管理的文件進行徹底擬制，逐步根據公司大的有關規章制度及公司實際情況進行完善，最終對人事管理有了一套基本規范的規章制度。
在9月底因公司人事調整，從10月1日起被晉升為本部門經理(代)并接管行政、人事、辦公室、總務后勤事務工作，在上級領導的關心、支持、指導下以及各部門的配合下，按照公司方針政策，行政人事總務部的工作特點：做好日常對外、對內工作，進一步提高工作效率，確保各項工作的正常運作;進一步強化各項服務工作，為生產經營提供周到快捷的后勤保障服務;儲備、創新人力資源管理工作，為公司發展，生產經營提供動力支持;加強制度執行力度等。自10月1日起擔任部門經理(代)的工作中，也都是圍繞上述思路展開工作。努力服務生產經營，適時調整招聘、用工管理以及后勤保障管理思路。
回首過往，公司陪伴我走過人生很重要的一個階段，使我懂得了很多，領導對我的支持與關愛，令我明白到人間的溫情，在此我向公司的領導以及全體同事表示最衷心的感謝!有你們的協助和理解才能使我在工作中更加的得心應手，也因為有你們的幫助，才能令到公司的發展更上一個臺階，較好的完成各項工作任務。其總結報告如下：
一、人事管理
1、徹底完成人事管理有關文件資料，并根據公司的發展逐步完善并下發各部門;對公司及各部門下發的文件資料進行修改完善，并進行會簽下發;解釋并監督各部門對已下發文件的執行情況，并做進一步指導實施。
2、建立、建全、規范人事檔案(新進、離職、調動、升級)管理。
⑴、重新對現有人員進行了建檔工作，現員工檔案齊全。
⑵、對各部門、人員進行分組建檔，便于工作操作和核查、調動和管理。
⑶、辦理公司新進、離職、調動等手續;對離職人員的自離、辭工、病退等實行分類整理存檔，便于查證;同時做好調動、提拔人員等檔案資料信息保管，月底傳新進、離職、調動人員資料到財務部。
⑷、實行各部門負責人對在職人員的人數每月進行統計，并對離職人員、新進、調動人員作月統計并進行核對，方便了部門、人事、財務查找、結算管理，增強了人力資源管理。
⑸、及時做好檔案材料的收集、整理、歸檔。
3、人員招聘。
⑴、各部門傳遞人員增補單。
⑵、根據部門人員的實際需要有針對性、合理性招聘員工，以配備各崗位;通過采取一系列切實措施，如廣發招聘信息、網上招聘、定點招聘等各種辦法攬用工人才，卓有成效。
4、員工住宿情況。每月對員工的住宿情況進行統計，并對外宿員工的名單進行上報財務部，按公司有關規章制度給予住房補貼的發放。
5、嚴肅勞動紀律。
⑴、加強考勤管理，在全公司上下協助下抓按時上、下班時間，規范考勤制度。
⑵、嚴格考勤制度責任的落實。
⑶、加強請(休)假制度、放行條管理，對不履行請(休)假手續或未開放行條者、擅自離崗者等，堅決予以查實并作出處理，這樣即維護考勤制度的嚴肅性，又從另一方面激勵了在崗員工的積極性，進而大大改善了公司的工作作風。
6、認真做好常規工作，包括：優秀員工、工資、晉升、調職和其它的核定審查工作;對工牌辦理及補辦進行核實查證辦理等等各項工作。
7、人事月統計工作。每月對公司全廠各部門人數進行匯總，對新進、離職、調動人員進行備注。
8、收集信息，做好人力資源檔案開發與儲備，提高辦公效率。
二、行政、辦公室、總務
1、貫徹執行公司領導指示。做好上、下聯絡溝通工作，及時向領導反映情況，反饋信息;搞好各部門間相互配合，綜合協調工作;對各項工作和計劃的督辦和檢查。
1建設任務繁重,人員專業化程度不高
在檔案信息化建設過程中,首先要對現存檔案進行數據化處理,通過縮微、掃描等手段,將照片、音像、文書、書籍等轉換成電子文件。然后根據檔案管理規范,便于檢索利用,對其歸類,并根據電子信息技術的進步,更新軟件,設置防火墻,進行數據備份、數據加密等防范措施。信息化時代需要檔案管理人員具備較高的綜合素質及專業能力,檔案管理員需熟練使用計算機同時又精通檔案業務知識。但在目前高校重視教學、科研的情況下,學校很少會把檔案管理視為重點,去培育優秀的檔案管理人員,人才的匱乏已成為制約高校檔案信息化建設的瓶頸。
2對策及措施
2.1加快信息化建設規章制度的制定及推行檔案信息化建設能否正常發揮其功能離不開檔案管理部門規章制度的建立。制定出符合檔案信息化運行的具體措施和辦法,明確檔案信息化建設的任務和重點,指導高校檔案管理規范的建設、運行、管理及維護工作,使高校檔案信息化建設有規可守,有章可循,保障高校檔案信息化建設朝著制度化、標準化和規范化的方向發展。檔案信息化建設的制度一般包括:保密制度、查閱利用制度、網絡安全管理制度、操作管理制度、以及具體工作人員的崗位目標責任制等。各項規章制度隨著工作實踐不斷完善,以保證檔案規章制度的權威性。
2.2增加資金投入,加強軟硬件基礎設施高校檔案業務要正常運行需要配置計算機、網絡軟硬件、復印機及掃描儀等設備,這是一項投入大,累積長、見效晚的工作。爭取領導重視和支持,加大資金投入力度,是實現、加速檔案信息化建設的基本保證。首先,教育主管部門要依法增加高校教育經費投入,使高校有可靠的資金投入檔案信息化建設中。其次,高校自身要多方籌措資金,加大檔案信息化建設方面的投入力度,以此提高檔案信息化軟硬件設備。最后,檔案管理部門自身也可以通過合理的渠道增加收入,堅持爭取財政支持與積極自籌相結合,使高校數據庫資源能夠發揮其應有的作用。
2.3加強檔案信息源建設,完善檔案管理應用系統充分利用檔案信息化管理軟件,在檔案管理應用系統中給與各部門權限,使全校各部門可根據自己的權限范圍在應用系統中分類傳閱相關文件,并注明處理意見,只需在年終歸檔時向檔案館移交一份歸檔清單,從而減少了檔案館數據錄入工作?；蛘邫n案管理部門組織大量人力,以人工輸入的方式錄入檔案數據,有重點、分步驟地將現有檔案信息數字化,保證所有保存的電子文件的真實性、安全性和完整性。加強檔案信息源建庫入網工作,把檔案數據庫作為學校重要信息資源,構建全校檔案文獻數據庫。同時充分利用并發揮網站的作用,使檔案部門網站成為宣傳檔案工作、開展檔案業務的服務窗口。
2.4加強人才培養,提高隊伍素質檔案管理部門要堅持以人為本,一方面充分調動管理人員學習的積極性,既要熟練掌握檔案方面的專業知識,還要熟練操作計算機技術,包括檔案數據的錄入、校內外網絡的連接、圖像處理、數據庫使用、網頁制作等。另一方面,引進既具備檔案業務能力又能熟練操作計算機的復合型人才,同時選送檔案管理人員定期進行檔案業務培訓,通過繼續教育、專題講座等形式鞏固管理人員的檔案知識,使其不斷更新、擴展檔案業務知識,提高管理人員檔案業務能力和水平。
作者：薛斌馬歡薛文單位：西安工程大學檔案館西安理工大學
【關鍵詞】 高職院校 電子檔案 現狀 措施
一、高職院校電子檔案管理工作的現狀
1.1領導認識不夠，規章制度有待完善
由于許多高校的領導并沒有認識到電子檔案管理工作的重要性，使得他們忽視了對電子檔案的管理，相關的規章制度也殘缺不全。正所謂上行下效，再加上各部門兼職檔案，導致他們對電子檔案有較差的歸檔意識，相應的的工作積極性也不高，總是以敷衍了事的態度對待電子檔案工作，使得其不規范、不完整，管理水平低下。殘缺不全的規章制度無法約束和規范管理工作人員的工作程序和工作行為，也不能很好的為管理人員開展工作提供良好的制度依據，從而導致從院校各部門移交來的電子檔案大多不規范、不完整，加大了電子檔案管理工作的難度，也對后續相關工作的順利進行造成了一定程度的影響，形成一個惡性循環，極大地影響著電子檔案管理工作的效率。
1.2安全性和實用性存在很大的威脅
作為電子文件的一種，電子檔案主要是在計算機的基礎上被形成和利用的，因此它都是在網絡環境下傳輸的，非常的方便和快捷。但是它存在著比較大的安全隱患，因為它對計算機技術有很高的要求，否則極易遭受黑客攻擊和感染病毒，從而使文件信息無法被正常讀取。而且，電子文件中的數據信息也極易受到被非法刪除和更改而不留痕跡的威脅。同時，電子檔案的儲存載體都是一些化學磁性材料，如磁盤、磁帶和光盤，一旦管理上有疏忽，這些載體很容易發霉、變形等，而且很難恢復。如果電子檔案的儲存載體出現了問題，那么其中的文件信息也就很難再現和再次被利用。
電子檔案在為人們提供便利以及提高工作效率的同時，其實用性削弱的問題也越來越突出。如今，信息技術發展迅速，各種軟件、硬件和編碼形式可以稱得上是日新月異，正是這種情況使得計算機系統運行之間的矛盾逐漸加深，從而導致很多電子文件信息不可讀。其次，有的院校領導重視電子檔案的管理，自然就會往其中投入經費和技術支持，那么它們就可以直接與合作的企業進行技術簽約并共同開發；而有的院校領導忽視電子檔案的管理，那么就會直接導致相關技術低下。這種技術水平之間的差異加大了各個院校電子檔案整合管理的難度，無法實現校際間檔案信息資源的共享。再加上各個院校之間大多缺乏溝通、交流以及共享的管理觀念，導致電子檔案的優勢受到限制。這種封閉式的管理方式不但造成嚴重的信息資源流失現象，而且還會出現信息資源重復存檔的現象。同時這種獨立、分散以及割據式的檔案管理已不能滿足使用者的社會需求，因為高職院校的同學們在參加各種社會活動時，如就業、考研、出國留學等，都需要其母校提供檔案資料，其使用率極高。
二、改善高職院校電子檔案工作的措施
2.1加強認識，完善規章制度
加大對電子檔案管理工作重要性的宣傳教育，使院校上至領導、下至員工都對電子檔案管理有一個正確的認識，從而根據自身的實際情況以及發展需求完善相關的規章制度，并把電子檔案管理納入到學校日常管理工作中，以規范電子檔案管理工作。其中領導要起到帶頭作用，嚴肅對待電子檔案管理工作，保證其權威性，讓管理人眼嚴格按照相關程序來進行電子檔案管理工作。同時可建立一些合適的激勵機制，以激發工作人員的興趣和積極性。完善的規章制度可以使工作人員在工作時有據可依，有條不紊的開展電子檔案管理工作。如果院校規模比較大、電子檔案比較多，可以找專人管理電子檔案，以提高其管理質量和管理水平。
2.2提高電子檔案管理水平，加大其安全性和實用性
對電子檔案的儲存載體要做好防潮、防霉以及防擠壓等措施，避免他們遭到損壞，同時做好備份和轉載工作，經常對這些載體進行抽查和檢驗，做到早發現、早處理。管理人員要緊跟時代潮流，不斷更新儲存技術，同時建立計算機安全防護系統，嚴密管理工作人員對密碼和口令的設置與權限，從而提高電子檔案的真實和安全指數。各大院校應樹立溝通、交流和資源共享的觀念，對封閉式的管理模式進行改革創新。在計算機網絡與校園網連接的基礎上，架設高職院校電子檔案局域網，從而使內部和外部的數據庫全程處于管理人員監控和管理的狀態下。同時加強技術軟件的開發，以便構建電子檔案管理系統，其中包括數據儲存技術、加密技術以及安全技術等。教育部門也應重視各高職院校電子檔案整合管理的發展，向各大高職院校下達指示，讓他們組建能制定政策、調配資源并協調院校的管理機構，從而促進高校間電子檔案的整合管理，同時讓具有檔案專業的高職院校在進行檔案培訓的同時，還具有召開和承辦院校檔案會議的權利，讓他成為調配和協調各院校電子檔案管理的中心，從而加強院校之間的溝通和交流，實現資源共享，為電子檔案使用者提供更好的服務。
【關鍵詞】檔案管理 問題 對策
【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1006－9682（2011）07－0104－02
高校檔案工作是高校教育事業的重要組成部分，它不僅是高校發展的歷史憑證，而且詳細真實地反映了一所高校的歷史全貌。它隨著學校的建立而產生，隨著學校的發展而在逐步地積累，是高校最寶貴的信息財富之一。檔案既是高校事業發展和教學等各項工作的真實歷史記錄，又是總結經驗、制訂計劃、處理問題、改進管理的依據。合理科學的檔案管理模式才能充分發揮檔案的價值，提高院校管理水平。
一、高校檔案管理存在的問題
1．對檔案的重視程度不夠，檔案意識薄弱。
長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。
2．信息化管理滯后，軟硬件設施不齊全。
高校檔案機構沒有生產和接受電子文件的工具和網絡，也就根本無法實現檔案管理的信息化。硬件設備主要是計算機、掃描儀、交換機、網絡設備，軟件方面主要包括檔案信息處理系統、檔案信息數據庫以及相關軟件和程序等。有關調查發現，我國多數高校檔案館不僅缺乏檔案管理信息化的必要硬件設備，而且也缺乏相應的配套的軟件。很多高校檔案管理人員對檔案信息化存在誤區，認為僅僅是擺設幾臺電腦就算是具備了基本條件，認為這樣就是信息化了。
3．管理隊伍不穩定，缺乏專業人才。
目前檔案管理梯隊尚未形成，缺乏引領院校檔案管理與研究的領軍人或技術骨干，檔案管理專業技術人員比例低，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，此外兼職人員調整變化頻率高，隊伍穩定性差，容易造成管理脫節，嚴重影響了檔案管理水平。
二、針對檔案管理存在的問題提出相應的對策
1．轉變對檔案價值的看法，加強檔案意識。
學校檔案工作是為教學、科研、行政管理服務的，重視學校檔案管理才能更好地發揮檔案的價值。此外，健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：①規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。②簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。③堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。④堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。
2．加強硬件和數據庫建設
實現檔案信息化首先要從相關硬件和數據庫建設做起。物質條件是高校檔案信息化的基礎和前提。高校檔案館為了早日實現管理信息化，首先要加強相關硬件建設，從實際出發，在充分利用現有設備的基礎上，適當購置適合的先進設備。購置時要充分發揮專家的作用，聽取專家的意見。既保證設備的先進性，又避免不必要的浪費。
此外充分利用網絡技術，建立檔案管理信息化運行機制。毋庸置疑，檔案的真正價值在于利用，檔案信息化管理的實現將為檔案信息的充分利用提供條件。我們要努力實現檔案資料以及檔案信息收集整理、查詢和檢索自動化。充分利用已成熟的網絡技術，不斷提高檔案管理信息化水平，使高校的檔案更好地服務于教學、科研和各項管理工作。
3．加強檔案管理隊伍建設，引進培養專業人才。
檔案事業的發展有賴于一支高素質的檔案管理隊伍。但目前檔案管理隊伍的社會地位不高，隊伍不穩定，專業人才缺乏，普遍缺乏創新和進取精神，這些問題的存在嚴重制約了檔案事業的健康平穩發展，所以，加強檔案管理隊伍的建設迫在眉睫。檔案管理隊伍的建設是一項綜合工程，千頭萬緒，但其中最重要也是最根本的是通過崗位競爭激勵、獎勵懲罰機制、情感關懷等激勵策略來激發檔案管理隊伍內部的驅動力，調動他們的積極性和主動性，充分發揮他們各方面的潛能。
此外，加快檔案管理專業人才的引進、培養，加強在職檔案管理人員的業務培訓。人是第一生產力，是實現檔案管理科學化的決定性因素。高校檔案管理人員的知識水平、業務能力和政治素質決定著檔案管理信息化的水平。高校檔案管理信息化建設需要一批事業心強、具備相關知識、精通業務的復合型人才。解決人才奇缺的途徑主要有兩個：一是通過人事部門從外部引進；二是通過在職學習、脫產培訓和外出進修等各種方式由高校自己培養。各高校可結合自己的實際情況，制定相應的政策，通過多種手段，發揮經濟杠桿的作用，充分調動檔案管理人員的工作和學習的積極性、主動性，使他們的知識結構及業務能力盡快適應高校檔案管理科學化的需要。同時，也要注重檔案管理人員政治素質的培養。
4．推動檔案管理研究、創新
1、協助經理調查和分析公司目前的人力資源配置情況，為招聘、合理配置、定員定崗、管理層的人事決策等提供依據。
2、協助經理建立特殊人才（如售后工程師、研發人員、海外銷售人員等）的儲備機制及長期招聘渠道。收集和關注國內知名招聘網站（如智聯招聘、前程招聘等）的人才信息。
3、在實際中完善及制訂招聘流程及相關表格
4、協助各部門實施招聘。
5、建立招聘檔案。
二、培訓及考核
1、新進員工崗前培訓
制作一份新進員工崗前培訓教材。
2、展開在職員工的素質及企業文化培訓。
2、協助經理制定績效考核管理辦法，為績效考核工作的具體實施提供依據。
3、根據公司現有績效管理制度，開展員工績效考評組織與實施工作，推行新的績效考核標準。
4、建立培訓及考核檔案。
三、規章制度
1、協助經理審核、修訂公司各項規章制度。
2、監督及執行公司的各項規章制度。
3、懲罰及獎勵制度
按公司出臺的各項規章制度，給予違規者相應的處罰。對予應獎勵者要做到及時及有據獎勵，并公布。
四、勞動關系管理
1、退休
協助經理完善員工退休、資遣管理制度，為辦理退休、資遣事項提供依據。
2、辭職
協助經理完善辭職管理制度，為辦理辭職事項提供依據。
五、薪酬管理
1、根據公司現狀和未來發展趨勢，協助經理建立及完善公司科學合理的薪酬管理體系。
2、直接薪酬由基本工資、職務津貼、固定津貼、績效工資、年終獎金組成。
3、間接工資則由員工福利組成。
六、行政事務
1、車輛管理
協助經理開展相關工作。
2、公章管理
協助經理做好相關審核工作，制作公章使用管理登記薄。
3、辦公用品管理及購買
對辦公用品要及時做好保養及維護，以保證公司工作的開展。采購辦公用品一定要做貨比三家，保證物品的實用性及耐用性。
4、會議安排
協助經理安排會議議程及相關準備工作。
5、檔案管理
分類編號專人管理公司檔案。
6、公司郵箱管理。
準時收發郵件，慎重妥當處理郵件。
7、部門預算
準確、詳細登記每月發生的費用，按要求提交每月預算。
五、其他事務
1、證照的申辦、年審。
協助經理進行資料準備及提交工作。
