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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案工作規范化管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、高校檔案工作的地位及要求
高等學校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃[1]。從1987年4月23日原國家教委、國家檔案局的《關于加強高等學校檔案工作的幾點意見》（〔87〕教辦字016號）[2]、1989年10月10日國家教育委員會令第6號的《普通高等學校檔案管理辦法》[3]，到現行的2008年8月20日的中華人民共和國教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）等一系列直接針對高校檔案工作的法規性文獻，歷來都重視高校檔案管理工作。《辦法》強調了高校檔案工作的重要性并提出了明確的要求：檔案工作作為高校工作的重要組成部分，是高校一項不可或缺的基礎性工作，要與高校整體發展同步。
二、規范高校檔案工作的意義
1、明確高校檔案工作領導體制
《辦法》在總則中明確規定：“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作。”“國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查。”并首次指明了“高校檔案工作由高等學校校長領導”，規范了高校檔案工作行政領導和業務指導體系，健全了高校檔案工作的領導體制，使高校檔案工作的行政管理和業務指導都有了明確的主體：高校檔案工作在行政管理上接受國家教育行政部門和省、自治區、直轄市教育行政部門的領導；業務上接受國家檔案局和省、自治區、直轄市檔案局的指導、監督和檢查。教育和檔案行政部門相互配合，共同組成和諧的行政主管、業務指導的管理體系，有利于高校檔案工作的規范和發展。
2、保障高校檔案機構建設
國家規范高校檔案管理的重大舉措，就是保障了高校檔案機構設置，如《辦法》明確了高校檔案機構的設置條件，指出未設立檔案館的高校應當設立綜合檔案室，并規范其職責，為開展高校檔案工作提供了組織保證。
3、促進高校檔案人才隊伍建設
專職檔案工作人員，是高校檔案工作的基本力量，高校檔案館（室）必須配備與本校檔案數量和工作任務相適應的一定數量和較高素質的專職檔案工作人員，保證檔案工作正常有序的推進，保持檔案工作不斷發展的活力。針對高校檔案工作人員學歷職稱層次偏低、專業結構不合理、隊伍不穩定、缺乏掌握現代技術的管理人才等問題，《辦法》規范了高校檔案館（室），應當配備具有檔案專業知識、相應科學文化知識以及現代化管理技能的專職檔案人員，并實行專業技術職務聘任制或職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。這些相關條文，規范了高校檔案人員配備的要求及待遇，反映出國家對高校專職檔案人才隊伍建設的關心和重視，為高校檔案人才隊伍的穩定和提高起到了至關重要的作用。
4、使高校檔案管理有章可循
高校檔案管理相關的規范性法規文件的頒布實施，適應高等教育發展的需要，符合高校檔案工作實際，是推進依法治校、依法治檔，規范新時期高校檔案工作制度化、科學化發展的重要依據。如教育部和國家檔案局為規范高等學校檔案工作、提高檔案管理水平、有效保護和利用檔案出臺的《辦法》，四川省教育廳、四川省檔案局制定的《四川省〈高等學校檔案管理辦法〉實施細則（試行）》，為高校檔案工作規范化管理提供了可靠的法律保障。
5、確保高校檔案工作可持續發展
為了改善高校檔案工作的發展環境，《辦法》提高和強化了高校檔案工作的地位與作用，主要從高校檔案工作的定位、領導體制、管理體系、機構設置與人員配備、檔案管理與利用以及檔案工作經費、檔案庫房建設和檔案設備配置等各方面強化了高校檔案工作有效運行的條件保障。這些相關的法規文獻，既適應了高等教育改革發展的需要，又符合高校檔案工作建設發展的實際情況，有利于高校檔案工作的規范化、檔案管理現代化、檔案資源信息化、檔案利用知識化、檔案傳遞網絡化，能確保高校檔案事業的健康和可持續發展。
三、高校檔案工作規范化管理的有效途徑
1、強化意識，更新觀念——人性化是前提
要規范高校檔案工作首先必須強化法制意識，牢固樹立依法治檔、依法管檔觀念，并以人性化理念管理高校檔案工作。
高校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[4]。高校檔案的內涵，決定了高校檔案工作具有長期性、連續性、持久性、系統性的特征。時間在流逝，歷史在積淀，檔案在遞增，資源在積累，載體在變化，人員在更替，在這樣一種動態工作過程中，如果沒有合理的管理制度與政策法規來規范高校檔案工作，其后果不堪設想。同時，規章制度的制定與實施必須以人為本，貫徹人才興檔、人才強館理念：一方面，既要約束我們的檔案管理者，規范檔案管理行為，又要尊重知識、尊重人才，充分調動與激發檔案人的主動性與積極性；另一方面，要對利用者提供人性化的服務，才有利于高校檔案資源體系建設和檔案服務體系建設。轉貼于
2、專業培訓，科學管理——現代化是手段
高校檔案館（室）是保存和提供利用學校檔案的專門機構，《辦法》明文規定應配備專職檔案工作人員，且要具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能，實行專業技術職務聘任制。根據這一對高校檔案機構及其人員的定位和要求，專職檔案人員必須鉆研檔案學專業知識和科學文化知識，掌握現代化管理技能，如計算機技術、信息技術、網絡技術、多媒體技術、數據處理技術，這樣才能充分利用現代化管理手段，科學地管理檔案和快速便捷地提供利用，推動高校檔案工作從傳統管理模式向現代化管理模式轉變。科學化、現代化管理，是規范高校檔案工作的重要手段。
要規范高校檔案工作 ，實現檔案工作的現代化管理，人才是核心。然而，根據教育部辦公廳檔案處對教育部直屬高校檔案工作狀況的調查，全國72所教育部直屬高校共有專職檔案人員750名，其專業結構上，檔案學專業畢業的459人，非檔案專業畢業的291人，分別占總數的61.2%和38.2%；職稱結構上，研究館員19人，副研究館員150人，館員316人，助理館員112人，管理員40人，無職稱人員113人[5]。這種狀況的人才隊伍很難適應檔案信息化建設和現代化管理的要求，優化專職檔案人員隊伍結構，既是時代的要求，也是高校檔案工作自身發展的需要。因此，要通過多種渠道，如講座、進修、函授、自學、培訓、外派、引進，提高專職檔案人員的專業知識、業務技能與綜合素質。
3、健全規章，嚴格執行——制度化是保障
高校檔案機構是國家檔案事業的重要組成部分，一方面是負責保管本單位的檔案與提供檔案為高校和社會服務的職能，另一方面是負責對高校檔案工作進行業務指導、監督和檢查的管理職能，這兩大方面職責的正確履行，首先要規范行為，明確崗位職責，強化責任意識，做到依法治檔、依法管檔。高校檔案館（室），要認真貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，并以國家相關法律法規為依據，結合本校檔案工作實際，創新檔案管理制度化建設，建立和不斷完善本館的檔案管理規章制度，為檔案工作提供可靠的制度保障，使高校檔案工作有章可循、有法必依。因此，制度化建設是高校檔案工作規范化管理的保障。
4、過程控制，監督檢查——程序化是關鍵
高校檔案工作規范化管理的有效手段是程序化。要對高校工作系統的各個工作環節進行有效監督和控制，每項工作要設計完整的工作過程，事前有依據、計劃與布置，事中有檢查與監督，事后有驗收、總結、評價與反饋，這樣才能規范整個檔案工作過程，提高工作效率，從而保障檔案工作系統有條不紊地高效地運行。
5、達標認定，不斷提高——標準化是依據
要實現高校檔案工作規范化管理，最有效的途徑是進行高等學校檔案規范化管理認定。如四川省檔案局、四川省教育廳組織的“四川省高等學校檔案規范化管理認定”工作，就是為認真貫徹執行《高等學校檔案管理辦法》、《四川省檔案工作規范化管理辦法》（川辦函[2005]103號）和《四川省〈高等學校檔案管理辦法〉實施細則》（川教[2009]204號），全面提升我省高等學校檔案工作整體水平，不繼推動全省高等學校檔案事業的改革和發展而進行的，其評定標準是《四川省高等學校檔案工作規范化管理考核標準（試行）》，考核的主要內容包括組織管理、基礎設施設備、基礎業務建設、開發利用等四個部分，重點考核、評審其近三年（含當年）檔案工作規范化管理的情況，以開展檔案規范化管理認定工作為載體，使全省高等學校檔案工作逐步達到規范化管理標準，切實提高高等學校檔案管理和服務質量[6]。以上認定目的、指導思想、認定標準與考核內容表明， 四川省高等學校檔案工作規范化管理認定的相關文件及其標準，是保障四川省高等學校檔案工作規范化管理的主要依據。
6、數字存儲，知識服務——信息化是動力
高校檔案是高校科研、教育、教學和日常管理以及各項事業發展的重要憑據，是高校可持續發展不可缺少的信息資源。檔案的本質是原始記錄性，它是直接的、原始的歷史記錄，具有特殊的憑證價值。實體檔案，一旦損毀不可再生，于是檔案信息化建設被提上了議事日程。《辦法》要求“將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展”。檔案信息化建設的內容，主要包括檔案資源數字化建設、檔案利用知識化建設、檔案信息安全保障體系建設、檔案管理應用系統建設、標準規范體系建設等方面，基本上覆蓋了檔案工作的各個環節和各門類檔案管理業務。因此，檔案信息化建設對高校檔案工作的規范化管理具有強大的推動作用。
參考文獻
[1]、[4]教育部 國家檔案局 高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號，2008.8.20。
[2]國家教委 國家檔案局 關于加強高等學校檔案工作的幾點意見〔87〕.教辦字016號，1987.4.23。
[3]國家教育委員會 《普通高等學校檔案管理辦法》，中華人民共和國國家教育委員會令第6號，1989.10.10。
關鍵詞：企事業單位；辦公室檔案；規范管理；內容；發展方向；意義；
文章編號：1674-3520（2015）-05-00-01
辦公室檔案管理是單位穩定高效發展的重要保證。建立系統、科學、民主的管理制度對于企事業單位的發展極為重要。企事業單位辦公室檔案的規范化管理建設，就是按照規范化的質量和效率，強化系統思維意識以適應企事業單位標準化、規范化、科學化運行的需要.
一、規范辦公室檔案管理工作的主要內容
（一）規范辦公室檔案管理工作的前提-―制發公文。絕大多數的辦公室檔案的前身為公文演變，如何制定與公文，直接影響其質量的好壞，也決定著未來辦公室檔案及其管理工作規范式的質量問題。所以，制發公文是辦公室檔案工作規范化的根本性前提，必須處理好其標準，提升實際操作中的辦公室檔案質量，好為將來實行規范式的辦公室檔案工作奠定根基。一是要規范好公文用紙，嚴格遵照國家相關規定，選擇質量上乘，規格尺寸統一的紙型。二是要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長期保存。無論公文是打印或草擬，要確保有清晰明了的字跡，便于將來長期保存使用。三是要對公文制發的簽發手續、審核權限、正文標題、主/抄送單位、落款及日期等進行嚴格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標準，在行文中避免簡稱及不標準的字，有助于未來規范管理及運用信息化檢索方式的實行。
（二）規范辦公室檔案管理工作的準則――立卷歸檔。公文相似、重復及無序的立卷組合給規范辦公室檔案工作造成困難，也對辦公室檔案價值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎目標造成影響。文件的歸檔重點由本部門的文件構成，要運用立卷歸檔作為規范辦公室檔案工作的準則，延續我國對文書處理的實踐準則，從而促進標準式的辦公室檔案工作甚至滿足信息化的要求。在現實工作里；應嚴格按照國務院頒布的關于《銷毀不歸檔文件辦法》，另外需處理好如下三項內容：一需正確掌握立卷歸檔文件的時間性，只有達成目前文件任務才可立卷歸檔，否則會使辦公室檔案工作出現混亂及無序而無法立卷歸檔。二需確立重點及合理分工。現實操作里應重視資料及文件的區別，詳細問題需詳細剖析，由此降低重復與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。三需重視整體性的全宗維護。歸檔時不僅把握中心與主次，嚴格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進入，且需預防歸檔資料文件丟失情況發生。尤其在歸檔立卷里，需將相同類型或有關聯的文件資料歸于一個卷里，確保同一問題的整體處理進程能體現，由此提升辦公室檔案的使用價值，讓完整的辦公室檔案文件為將來規范式的辦公室檔案工作奠定基礎。
（三）規范辦公室檔案管理工作的保障――案卷質量。在實際操作中可看出，辦公室檔案的價值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存的意義。可見立卷方式及裝訂案卷對規范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以，提高辦公室檔案訂卷的質量至關重要，因此我們除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質量關，有效管理其辦公室檔案。
二、辦公室檔案工作的發展方向
（一）做好辦公室檔案工作標準――依法治檔。現代化管理辦公室檔案設施，多樣性辦公室檔案載體及類別，直接影響著辦公室檔案工作的方式，需與時俱進、持續變革，方可順應時代新趨勢，打造辦公室檔案工作新篇章。辦公室檔案工作能持續不斷地發展需遵循依法治檔之路，唯有此方可發揮其影響力。新形勢下的辦公室檔案工作需對不同地方給予充分運用立法的權限，成立相應的辦公室檔案法規。各部門也應相應健全相關辦公室檔案制度，做到靈活有效地管理
（二）增進辦公室檔案工作目標――運用辦公室檔案。辦公室檔案的有效運用是體現其自身價值的徑直辦法，搞好其開發更是辦公室檔案管理的主要表現所在，它已成當今社會主要的缺一不可的信息資源。要增強辦公室檔案的有效開發運用，一方面需共享信息資源。辦公室檔案員在做好搜集、整理、評定及保存辦公室檔案的同時，還需健全檢索系統及匯編辦公室檔案文件等資料，以便使辦公室檔案使用者之需。另一方面需順應時代變化的要求，把“死”辦公室檔案變“活”，尋找出更為新型便捷的服務渠道，提升其運用的水平以促進辦公室檔案工作健康發展。
三、規范辦公室檔案管理工作的意義
如今辦公室檔案工作已成不可或缺的部分，它可較高的提升工作品質及效率，更是其茁壯發展的基礎，有助于將歷史保存還原其真實性。另一方面，規范式的辦公室檔案管理，更是衡量其單位管理能力及成果的重要標準。它承載整個單位在發展進程里所取得成績，作為探討其運營成果及發展觀提供參考信息。辦公室檔案工作管理的好否，直接決定著單位領導是否能把握住本單位整體運營情況與及時調整運營政策。所以，在我國規范好企事業單位辦公室檔案工作，提升其管理理念，勇于研究及體驗新型辦公室檔案管理措施，將單位的總體運營成果及發展情況如實具體地反映出來，不僅有利于推動社會經濟的不斷發展，更有助于提高本單位的市場競爭性，擁有著深遠的現實意義。在信息化迅速發展下，人們對辦公室檔案工作的管理意識逐漸淡薄，忽略其在社會發展里的現實作用及戰略意義。實際工作里出現的無責任感、缺崗、辦公室檔案工作宣傳力度不足，且辦公室檔案工作無用論不斷影響整個企事業單位，使其形成較弱的辦公室檔案工作管理理念，在管理模式上，也使得傳統至新型過渡階段出現阻礙，不利于企事業單位的健康發展。因此，必須規范對辦公室檔案工作的管理。
四、結束語
現代化管理下的辦公室檔案工作，擁有規范的標準不但能有效地利用已有的良好硬件設施，且影響著日常文書工作效率。唯有與時俱進地將辦公室檔案工作管理規范化，方可順應時代需求，為將來的辦公室檔案工作鋪平道路。辦公室檔案工作并非可有可無，特別是對當今信息化下的企事業單位來說，更是推動其機制朝著良性方向發展有力基礎。所以，規范好辦公室檔案工作勢在必行。
參考文獻：
一、農機監理業務檔案管理工作現狀
農機監理業務檔案按照保管方式分為紙質檔案和電子檔案。按照業務種類分為農業機械檔案和農機駕駛人檔案。檔案具體內容應當嚴格按照農業部“兩個規定、兩個規范”相關規定首存保管。內蒙古呼倫貝爾市自2008年在全市范圍內開展業務規范化提升建設工作，經過十余年的努力全市農機監理業務規范化水平長足發展，取得實績。目前呼倫貝爾市共有農業機械檔案14.98萬份，農機駕駛人檔案13.13萬份。全部實行網絡信息化管理，信息化和規范化水平不斷提高。但我們也看到，在檔案管理規范化水平不斷提高的同時，農機監理工作出現了很多新形勢、新變化，導致基層工作仍然存在著很多不足和困難。
二、存在問題和困難
1.業務檔案管理人員素養偏低、知識更新較慢
2018年新規定規范實施以來該市農機監理業務及檔案管理工作移交旗市區（縣級）農機監理機構，基層檔案管理工作由此起步，檔案管理人員多為業務人員兼職、檔案知識匱乏。加之原有的檔案管理標準不斷提升，檔案管理形式和內容逐漸復雜，特別是實現數字化平臺管理以來，很多原有檔案管理人員知識老化，不能有效掌握和推進農機檔案管理數字化發展，亟待知識更新和本領提高。
2.檔案管理設施不足、裝備落后
基層農機監理業務機構存在“重業務、輕檔案管理”的思想，認為檔案管理工作無足輕重、“難見成績”，導致檔案管理工作資金、裝備投入不足，檔案管理設備陳舊、條件簡陋，不足以達到檔案管理標準化要求。實現業務檔案管理數字化平臺管理以后，由于缺少電子檔案所需的設備，對電子檔案安全造成一定隱患，同時造成檔案管理數字化平臺不能充分發揮效能。
3.存在業務檔案不規范情況
農機監理業務辦理過程中，存在未達到相關要求，以致業務檔案出現瑕疵、缺漏，雖然數量較少，但嚴重影響后期檔案使用中的效率，甚至造成嚴重的錯誤。
三、解決辦法和建議
1.加強監理業務規范化，推進檔案管理建設工作
嚴格按照農業部“兩個規定、兩個規范”的要求建立、收存、管理檔案資料，堅決杜絕監理業務辦理過程中資料缺失、手續不全等現象造成的原始檔案資料不規范。要以農機監理業務高度規范化確保檔案管理資料完整、合規。各級農機監理業務部門，特別是基層農機監理業務機構，要充分重視農機監理業務檔案管理工作對農機監理工作的基礎和重要作用。將檔案管理工作與業務工作相結合，使業務檔案管理工作“前置化”，以檔案管理的高標準要求反推農機監理業務規范化工作提升，以檔案管理工作的高標準要求催生農機監理部門責任落實和業務規范“內動力”，進而提升農機安全監管整體水平。
2.提升檔案管理人員素質
對檔案管理人員進行檔案管理知識、數字化管理知識和業務知識的培訓，全面提升檔案管理人員特別是基層人員綜合素養，培養一批業務素質過硬、技術本領高超，具有高度責任感的農機監理檔案管理專門人才。對業務檔案管理工作開展常態化考評，建立工作機制，對檔案管理工作實行責任制管理。
3.提高檔案管理硬件設備水平
完成好農機監理業務檔案管理工作，裝備設施是基礎支撐。需要按照檔案管理標準配備充足的檔案管理設備并及時更新，為電子檔案提供相應的設備、軟件支撐，在確保電子檔案安全性的基礎上，充分發揮其使用價值，實現便捷、準確、安全的資源共享。
【關鍵詞】檔案管理；規范化；二級醫院檔案
醫院檔案管理對醫院的發展和建設起著重要作用。醫院檔案涉及到醫院的基本建設、行政管理、科研論文、醫療管理、護理管理、藥品管理及財務管理等諸多內容。其中不乏了許多具有保存和查考利用價值的文書、聲像、實物等不同載體種類的檔案，真實地記錄著醫院的歷史發展過程和管理各項管理工作信息，對醫院的現實建設與未來發展起著舉足輕重的作用。
一、當前二級醫院檔案管理現狀
（一）檔案管理意識淡薄。
1.在二級醫院人才培養中，一般比較重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員，特別是兼職檔案管理人員的素質提高和繼續教育則十分缺乏，職能部門的兼職檔案管理人員幾乎都是從醫療臨床工作崗位選派來的，從未參加過檔案的專業化培訓，檔案管理的工作經驗少，工作水平低，甚至跳槽率高，難留人，直接影響醫院檔案管理的規范化水平。
2.在二級醫院的各項管理工作中，存在著“重醫療、輕檔案”的思想，對檔案管理在醫院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認識，導致規范化管理醫院檔案難以落實到位。
這些情況反映了當前二級醫院的檔案管理在醫院整體管理工作中地位的低下，這種現實問題的存在，往往會直接導致檔案的信息資料、原始憑證的缺失，從而進一步降低了檔案在醫院管理工作中的有效利用。
（二）檔案管理制度落實不到位
有健全的檔案管理制度，但實施起來非常困難，是影響醫院檔案規范化管理的主要因素。具體來說就是醫院有檔案管理的各項制度，但檔案管理同醫院其它管理工作相比較，往往在重視程度上不夠，使得各部門的兼職檔案員對檔案管理的日常工作也難以重視起來，以至一些有價值的公文資料、數據不能按檔案制度和時間規定加以保存，資料管理分散，收集不完整，失去了檔案工作的完整性，制約了醫院整體工作的開展。
二、規范化管理二級醫院檔案的重要環節
1.醫院領導高度重視是確保檔案規范化管理的重要條件
二級醫院檔案管理對醫院的發展和建設起著重要作用，是促進醫院全面發展的關鍵。二級醫院領導應當把檔案管理工作擺在重要的位置，不斷強化全體職工的檔案管理意識，深化檔案管理工作的重要性和必要性，充分認識到檔案管理工作是醫院行政管理工作的一項基礎性工作，是醫院管理工作發展的歷史縮影，是檢驗醫院行政管理工作情況的真實依據。
2.健全和完善檔案管理制度是檔案規范化管理的關鍵
依照醫院的《規章制度匯編》中制定的關于檔案管理的各項制度和責任制，作為日常指導、管理醫院檔案工作的依據，將醫院檔案管理工作納入規范化的軌道。
為了實現檔案的規范化管理，健全和完善檔案的規章制度，醫院的《規章制度匯編》中制定《檔案管理暫行辦法》、《檔案保管制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案的立卷歸檔制度》、《檔案安全保密制度》，與此同時還制定了醫院文書檔案管理流程，并將這些制度及流程公布上墻，以便在實際工作中對照執行。
在對二級醫院檔案實施規范化管理過程中，《檔案的立卷歸檔制度》尤為重要。檔案的立卷歸檔工作是公文轉化為檔案的一個重要環節。按照《檔案的立卷歸檔制度》要求，醫院檔案的歸檔工作一般應在次年的3月份完成，最遲也不能超過6月份。完成了歸檔工作，文件材料就正式轉化為檔案。這是檔案規范化管理的首要工作。
為了有效地利用檔案，開發二級醫院檔案信息資源，依托《檔案借閱制度》，嚴格執行借閱人填寫查閱登記手續。對于查閱重要內容的檔案材料須經檔案形成部門負責人、主管領導及院長辦公室主任批準后，方可辦理查閱手續，更好地為醫院的各項工作提供服務，這是醫院檔案規范化管理的管理手段。
3.加強檔案的安全管理是二級醫院檔案規范化管理的重要保障
檔案管理人員必須認真執行《檔案法》及有關保密管理規定，增強保密觀念，遵守保密制度，盡職盡責地做好檔案的安全和保密工作。嚴格執行《檔案借閱制度》和《檔案保密制度》，確保檔案資料的不散失、不泄密。醫院《檔案安全保密制度》明確規定：檔案管理人員必須嚴格執行檔案查閱制度，履行借閱登記手續和借閱審批手續。未得到主管領導批準不得擅自借閱。來人查閱檔案要在檔案人員的指導下查閱，不得個人自行查找，歸還檔案要檢查是否完整無損。這是醫院檔案規范化管理的行為準則和重要保障。
三、加強二級醫院檔案規范化管理的措施
1.加強對兼職檔案員專業知識的培訓，是規范化管理檔案的必要條件
要對二級醫院的檔案進行規范化管理，提高兼職檔案人員素質，就要對各部門的兼職檔案員進行檔案專業知識的培訓。根據醫院對各部門檔案的歸檔要求，在每年年初對兼職檔案員進行檔案基礎知識的規范化培訓。提高兼職檔案員對檔案管理工作的素質和管理水平，使檔案管理意識得到提升，促進醫院檔案規范化管理。
在二級醫院人才培養方面，將檔案人員特別是兼職檔案人員的素質培訓和繼續教育納入醫院的人才培養計劃，使檔案人員不斷獲取更多的檔案專業知識，提高醫院檔案規范化管理水平。同時減少兼職檔案人員的流動性。掌握了專業的檔案管理知識，就能夠保證檔案管理工作的順利、高效、規范化地開展。
2.加強二級醫院檔案制度的落實，是規范化管理檔案的要素
醫院的《規章制度匯編》中制定的關于檔案管理的各項制度和責任制，是作為日常指導、管理醫院檔案工作的依據。有了制度，沒有嚴格執行和落實，比沒有制度更加可怕。所以要在健全制度的基礎上狠抓科學有效的制度落實。醫院必須建立和完善檔案規范化管理的培訓教育、引導機制；必須制定對違反規則的處罰措施，并嚴格落實。正所謂無威不足以立規，不懲無人守規。所以，對于那些無視制度、不守規范的人要嚴懲不貸。
首先二級醫院領導及兼職檔案員要統一思想、周密部署。為檔案規范化管理的開展定期召開專題會議；同時要定期對相關文件進行了梳理，并以醫院檔案領導小組的名義開展檔案督查活動。其次要深入督查、查找問題。醫院檔案領導小組成員和兼職檔案員要認真學習相關的制度規定，切實從工作中查找問題、分析原因、解決問題。第三要讓問題科室及負責人按照醫院檔案管理的規章制度，對問題科室及負責人進行相關的懲罰，督促其整改落實。第四要建章立制、鞏固提高。針對督查整改活動中發現的漏洞，醫院要進一步建立健全抓制度落實的長效機制，確保制度落實到實處，為醫院檔案的規范化管理打下堅實的基礎。
3.規范化管理二級醫院檔案，促進檔案資源的開發和利用
隨著醫院綜合建設的不斷進步和管理工作不斷完善，檔案管理工作已由過去的不被重視、管理薄弱，正逐步走向規范化、制度化、科學化，目前已成為醫院管理工作的一個重要組成部分。只局限于檔案的被動利用，不注重檔案利用價值的信息反饋和檔案價值的時效性，反映不了我院工作的全貌，不能主動提供利用檔案。
然而，我們仍然要看到，檔案管理作為醫院基礎管理工作中的一個重要組成部分，作為一項基礎性、服務性工作，在醫療、教學、科研等活動中的作用日益突出，我們要善于利用檔案的為醫院服務，絕不是走形式、做樣子，開發利用檔案資源，挖掘檔案潛力，用實際工作證明開展檔案工作的必要性，編寫單位的發展史，宣傳單位職工的先進事跡，弘揚醫院文化精神，當好領導的決策咨詢參謀，積極為單位科學決策服務。
4.規范化管理二級醫院檔案，促進醫院發展
隨著醫療改革的不斷深化，在以醫療為中心的醫院管理中，檔案工作逐步走向規范化、制度化、科學化和現代化，成為醫院管理工作的一個重要組成部分。為了適應醫療改革的要求，有效服務于醫院管理及各項工作，我院檔案工作部門不斷從醫院工作性質入手，以服務于我院全面工作，為提高整體水平，促進醫院的自身發展，讓檔案信息資源在深化醫院改革、建設文明行業、提高醫療質量等方面發揮重要的作用。
參考文獻：
[1]姬瑞環.文檔管理規范化云南省干部在線學課件[Z].
關鍵詞：高校 檔案資料 規范化管理
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2016）15-0226-01
隨著管理理念與管理方法的不斷進步，高校檔案資料的管理也逐漸出現了多樣的變化，但是這些管理方式有些并不成熟，容易引起一些管理問題，降低高校檔案資料的價值。為此，高校檔案資料需要實現規范化管理，確保不同管理理念與方法的合理性與科學性，確保高校檔案能夠為高校的發展提供有利的幫助。
一、當前高校檔案資料規范化管理過程中遇到的問題
檔案資料的規范化管理是高校日常管理的重要內容，但是檔案資料的管理并不是一般人所熟悉的檔案管理，它的范圍更加廣泛且難度也更大。但是很多高校并未意識到這二者的區別，沒有區別看待檔案資料和檔案管理者二者的價值，出現了管理效果不佳、管理無序的問題。
高校的各個二級學院都是檔案資料的重要來源，但是很多二級學院并不重視管理檔案資料，經常出現資料分類不明確、資料整理混亂、丟失等問題。甚至很多二級單位沒有充分參考檔案資料的收集標準收集完整的檔案資料信息，這大大降低了檔案資料的使用價值，也為專業管理人員的工作增加了難度。
另外，大部分高校由于缺乏重視，并沒有將高校的檔案資料的管理水平納入到相關管理者和工作人員的年終測評與考核的體系之中。導致很多工作人員并不重視檔案資料的管理，出現工作拖沓、資料分類混亂等局面。另一方面，現階段高校的大部分工作都已經逐漸進入到了信息化管理的新階段，但是檔案資料的管理方式仍然比較落后和陳舊，傳統的文本檔案管理仍然是最為主要的檔案資料管理模式，這不僅容易導致資料丟失、遺漏，也會使檔案資料無法發揮出其自身的價值和作用。
二、實現高校檔案資料規范化管理的具w措施
首先，高校檔案資料的規范化管理需要從主觀意識上了解到規范化管理的重要意義。通過工作培訓、會議說明等方式，強化相關人員對規范化管理檔案意義的認知，進而更好地促進檔案資料的規范化管理。想要實現規范化管理，就要針對高校的檔案資料展開有計劃、有目的的工作。目前，高校的檔案資料主要分為文件資料和圖情資料兩大部分，不同類型的檔案資料，在管理模式和保存方式上也存在不同，管理人員需要對不同資料進行分門別類。
高校檔案資料的規范化管理，需要進一步加強現代化的管理水平和管理方式，對于不同類型的檔案資料需要實行集中與分層相互結合的管理模式。所謂集中管理，就是要求學校各個部門的檔案資料統一交由一個管理部門進行檔案資料的整理與管理。在此基礎上，需要進一步實施檔案資料的分層管理，也就是要根據高校不同的部門，將檔案資料分為不同的層次，由高到低，分別由負責人員進行統一管理。為了確保集中與分層檔案資料管理制度的順利實施，需要進一步加強對檔案資料管理人員的管理和培訓，提高其專業素質能力和業務能力，為了滿足分層管理的需要，高校需要進一步加強專業檔案管理人員的建設和招收，促進檔案資料管理規范化的順利實現。
為了更好地進行規范化管理，高校相關管理者需要對檔案資料管理部門進行全面的工作質量監督與考核制度。高校檔案資料管理人員急需要被納入到考核的體系中來，并將其考核審查的結果，融入年終工作質量的整體體系中。也有高校將檔案資料管理工作的工作質量納入到相應領導的工作評價之中，這樣可以進一步強化高校領導層對于檔案資料管理工作的重視程度，進一步推動檔案資料的規范化管理。
為了更好地實現檔案資料的規范化管理，需要逐步轉變傳統的檔案管理理念和方式，在管理過程中應用現代化的管理技術和措施，建立更加完善的高校檔案資料信息化管理體系。一方面，高校檔案資料需要按照國家的相關規定，聘請專業的檔案系統設計師，結合本校的檔案資料特點制定高校檔案資料管理系統，建立完善的檔案資料數據庫，實現檔案資料的數字化管理。另一方面，高校需要重視網絡化管理檔案資料，重點推進這個項目。
三、結語
綜上所述，高校檔案資料的規范化管理對于新時期提升高校的整體管理質量，促進高校的更好發展具有重要的意義，文中詳細論述了高校實現檔案資料規范化管理的措施，希望與同行檔案資料管理人員交流討論。
參考文獻：
[1]楊杰.高校檔案資料規范化管理探索[J].攀枝花學院學報，2015，32（3）.
關鍵詞：醫院;科研檔案;規范化
Research on Management of Hospital Archives Standardization Scientific Research
YANG Yi-jun,ZHANG Wei-cai,JIANG Dun-he,DU Shuang-long,LI Liang
(Affiliated Hospital of Qiingdao University, Qingdao 266003,Shandong,China)
Abstract：how to promote and achieve scientific archives standardized management, the role of scientific research in the hospital archives activities, the promotion of research and innovation hospitals, raise academic standards, scientific management has an important significance. This article on how to achieve standardized management research archives are discussed.
Key words：Hospital ;Scientific research archives;Standardization
醫院科研檔案是醫院在長期科研活動中形成的文字材料，是對科研活動的真實記錄，它涵蓋著科研成果、技術專利、學科建設等方面的內容，并對醫院科研工作起著指導、借鑒作用。
1醫院科研檔案的重要性
近年來科技創新日新月異，醫院科研工作同樣碩果累累，作為記錄醫院科研工作的醫院科研檔案也越來越被人重視。隨著科研檔案使用率的不斷提高，如何合理規范的管理、使用科研檔案，更好地為醫院科研工作提供依據和借鑒，對檔案工作提出了要求。
2醫院科研檔案管理現狀分析
2.1科研項目研究時間長，造成科研檔案收集困難。由于科研項目從科研準備到鑒定、申報獎勵、推廣應用需要一個較長的周期，時間跨度大。加之科研檔案的載體（紙質載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體）、形式（如獎狀、證書、獎杯等實物）多樣，歸并整理比較復雜。因此，科研檔案的收集工作有一定的難度。
2.2科研工作者檔案意識不強，造成管理困難。將科研成果整理歸檔是一項功在當代，利在千秋的工作。但是由于部分科研人員對科研檔案促進醫學發展的認識較為片面，一方面認為科研資料自己保管使用起來比較方便，另一方面對科研材料交由醫院檔案科保管心存疑慮，認為科研資料、成果是自己潛心研究所得，理當自己保管。隨著時間的推移，很容易造成科研資料的殘缺不全，給科研檔案收集帶來困難，而科研檔案的規范化管理更是無法保障。
2.3檔案兼職員歸檔意識淡薄，科研檔案規范化管理困難。醫院科研檔案的收集整理歸檔工作主要由醫院科研處負責完成。對于大量繁雜的科研工作來講，收集整理檔案僅僅是科研處工作的"冰山一角"，加之科研檔案的收集整理周期長、跨度大，個別兼職檔案員對許多有保存價值的科研資料無暇顧及，疏于整理，隨著時過境遷，十分容易造成科研檔案的缺失，嚴重影響了科研檔案的系統收集，科研檔案的完整性、系統性以及管理的規范化更是無從談起。
3規范化管理科研檔案的思路
3.1強化科研檔案管理機制，確保科研檔案歸檔率。科研檔案工作是科研管理工作的重要環節，也促進著科研管理工作更好地開展，為此醫院相關科室必須將其納入科研計劃、管理制度和有關人員職責范圍中，要求科研檔案與科研計劃、課題管理、科研成果等工作密切結合。嚴格按照檔案工作"四同步"管理，從科研任務下達--檢查計劃進度--驗收鑒定成果--登記上報評審科技成果，每個階段都應保證檔案材料的同步，建立長效機制，從點點滴滴著手，穩步推動科研檔案管理工作的開展。
3.2提高人員歸檔意識，保證科研檔案質量 科研檔案的收集整理通常是根據科研文件形成規律，保持其有機聯系和便于查考的原則整理的，如開題文件、論文、專著、鑒定材料、成果申報與獲獎材料，科研投資與經費核算材料等。筆者在工作中發現，近年來越來越多與醫院人事、設備、宣傳相關的檔案材料也被科研檔案所使用。因此，一方面科研處應主動尋求相關部門配合，另一方面人力資源處、設備處、宣傳處等相關人員也應樹立全局觀念及歸檔意識，相互協同，共同推進科研檔案質量的不斷提高。
3.3加強科研檔案的信息化建設，促進科研檔案的規范化管理使用為適應檔案管理的現代化、規范化和數字化管理要求，我院自2008年安裝使用了檔案管理軟件，通過將有關科研活動的文獻、數據、課題申報、評獎、獲獎等科研檔案進行數字化處理，使檔案的檢索利用更加快捷、便利，同時為實現科研資源的有效開發利用以及科研檔案資源共享搭建了平臺。科研檔案的規范化管理水平有了進一步提高。
4提高醫院各類檔案管理人員檔案工作素養，保證科研檔案歸檔質量
實現科研檔案規范化管理的目標，作為專職檔案管理人員，不僅應有強烈責任心，更需要有扎實的專業知識、業務水平以及計算機操作能力，并通過不斷總結經驗，提高管理工作水平。其次，兼職檔案員的檔案工作素養、對檔案材料的敏感程度，是實現科研檔案規范化管理重要因素，也決定了檔案收集的質量，因此應定期對兼職檔案員進行培訓，不斷強化兼職檔案人員的歸檔意識、從而保證科研檔案的準確率、完整率。
總之，全面提升醫院醫療技術水平與科研工作密不可分，而科研工作又離不開科研檔案的支撐，因此只有對科研檔案進行更加合理規范的管理，才能為創建醫療與研究為一體的醫院奠定更加堅實的基礎。
參考文獻：
[1]中國文史出版史，衛生檔案工作指南， 2006.12.
1.1人們對于檔案規范化管理的重視程度不高
隨著社會經濟和科學技術的發展，絕大多數事業單位都已經對檔案管理規范化建設工作傾注了足夠的重視和努力，但仍然有部分事業單位尚未對檔案管理規范化建設的重要意義進行充分的認識。因此，人們對于檔案規范化管理的重視程度不高。以下兩種現象足以說明對于檔案規范化管理，部分事業單位需要引起足夠的重視。首先，是部分事業單位不能清醒地認識到檔案管理的重要性和特殊性，片面、武斷的認為規范化的事業單位檔案管理在短期內不會產生經濟效益，尤其缺乏長期眼光。因此，單位領導很少對檔案管理工作進行審查和監督。其次，即使部分事業單位的領導在思想上對檔案管理工作有一定程度的重視，但是他們卻吝于進行規范化建設方面的資金和人才投資，阻礙了檔案管理工作的進一步深入開展和作用發揮。
1.2健全的檔案管理制度的缺失
首先，從目前的事業單位檔案管理實踐來看，雖然大部分的事業單位已經實現對相關的檔案管理制度的制定，但是，在這些制度中，絕大部分的內容主要針對檔案管理部門工作人員，進行一定程度上的行為規范，而對于事業單位的其他部門和人員，仍然不受約束。這種情況會導致檔案管理工作缺乏整體合力。其次，部分事業單位對自身制定的檔案管理制度做不到高效、高質執行，缺乏執行力，再完善的檔案管理制度也會淪為虛設。
1.3電子文件管理工作所需軟硬件設施不齊全
在信息技術高度發展的今天，辦公的形式越來越多的向電子文件靠攏。為了適應這一變化，對電子文件的統一、規范的管理也應該被納入我國事業單位的檔案管理中。但是從目前的事業單位檔案管理實踐來看，電子檔案管理中所需要的相關硬件設施存在配備不齊全、電子檔案錄取工作麻煩不宜行等問題。
2推進事業單位檔案的規范化管理的策略
2.1強化檔案規范管理的地位，加強對檔案管理人員的技能培訓
事業單位要通過各種形式，致力于單位內檔案管理工作者對自身工作重要性認識程度的提升。不管是通過宣傳還是職工職業道德教育，都是體現事業單位整體人事管理核心的重要舉措。
2.2建立健全檔案管理規章制度，明確工作人員職責
事業單位應該逐步建立一整套基于自身實際情況的檔案管理制度，并且不斷提升規章制度的執行力，對檔案人員嚴格要求，實現規章制度的高效、高質執行，杜絕一切違紀違法的行為。同時，事業單位檔案管理部門要切實遵循統一領導、分級管理的管理原則，在實施檔案規范管理時，注重總體規劃的強化，分類指導的進行，相關監督工作的做出，檔案工作規范化管理成績評估工作的分級組織。
2.3提高事業單位檔案管理的信息化水平
運用科學的管理手段將檔案管理的效力充分發揮，是提升事業單位檔案管理工作質量的關鍵環節。為了實現檔案管理工作內容的全面化，要加強對信息資源檔案收集的力度，爭取全面涵蓋文字、圖像、影音等信息資源，并且將這些資源科學、合理的進行并歸等處理。其次，要保證電子檔案的保密性，嚴防電子檔案信息的泄露，而對于不需保密而需向社會披露的信息，要及時通過信息化技術和網絡向社會公布，更好地為人民服務，提升檔案的利用效率。
3.結束語
前言
當前，醫療衛生機構的檔案管理作為其管理工作的一個重要組成部分對于醫療衛生機構的現代化發展有著重要的影響，它在醫療衛生機構的各個方面起著重要的作用。尤其隨著現代化信息技術的逐步進步，如何更加科學合理的開發并利用檔案資源，使它更好的服務社會大眾也越來越受到我們的重視。因此，如何有效的做好醫療衛生機構的檔案管理工作，是當前醫療衛生機構發展中亟待解決的一個重要問題。
一、檔案規范化管理的重要性
醫療衛生機構的檔案是醫療衛生機構在各種職能活動過程中逐漸形成的，這些檔案具有保存的價值的多種文字和圖表等各種形式的歷史記錄。這些記錄基本上在工作活動中由于客觀需要而逐漸形成的，因此，不管是在形式上或者是在內容上，這些檔案都有著明顯的確鑿性。除此之外，由于檔案在一定程度上能夠真實地反映醫療衛生機構的發展歷程和現狀，因而有著無可替代的見證作用。醫療衛生機構的管理離不開科學完整的檔案資料，這很好的體現出了檔案信息的借鑒以及科研價值。醫療衛生機構檔案的保存價值以及科研價值決定了醫療衛生機構檔案實施規范化管理的必要性以及重要性。
二、檔案規范化管理中出現的問題
醫療衛生機構檔案管理工作人員的素質有待提高。醫療衛生機構的檔案管理人員的素質普遍偏低，這是由于目前一些在職的檔案管理人員是從其他的崗位通過工作輪換或者轉崗過來的，在專業技能方面比較欠缺，這批人的文化水平不高、專業知識掌握不扎實，因而專業的管理人才非常少，這致使當前醫療衛生機構檔案管理工作人員的構成結構趨于老化，知識面較為狹窄，管理觀念和管理模式存在滯后性，這給醫療衛生機構檔案的規范化管理但來了消極的影響醫療衛生機構檔案管理的格局凌亂，管理機構不夠健全。醫療衛生機構的檔案管理主要是由檔案室來負責。由于一些歷史性的原因以及醫療衛生機構管理主要要求，檔案室只是管理文字、會計、音像檔案等，而醫療的文書、病理切片結果以及各種檢查的影像檔案等則是分屬到各個部門進行管理，這就形成在單位內有多個部門重復進行檔案管理的現象。雖然目前大多數的醫療衛生機構都形成了較為健全的檔案管理制度，但是有關檔案管理的規章制度、考核標準缺是少之又少。由于檔案管理在制度上的嚴重缺失，造成檔案的收集效率偏低，管理出現分散化，信息資源嚴重缺乏整體性。而醫療衛生機構的信息資源如果缺乏整合性，將跟嚴重滯后于新形勢發展的需要，將對醫療衛生機構檔案規范化的管理產生阻礙。醫療衛生機構檔案管理人員缺乏檔案專業認識。當前的實際情況是，許多領導干部和部分的管理人員在執行具體的檔案管理時，嚴重忽視檔案管理工作，這就造成了醫療衛生機構檔案信息的利用率不高，不利于醫療衛生機構的長期健康發展。醫療衛生機構檔案管理硬件落后。在新形勢下，隨著人民對醫療衛生工作重視程度越來越高，醫療衛生機構快速發展給醫療衛生機構檔案的規范化管理增加了許多的負擔，由于一些醫療衛生機構的檔案管理室很簡陋，檔案管理設施太過陳舊，達不到規范化檔案管理的標準。隨著科技的不斷更新，計算機管理已普遍應用到了我們的日常管理中，但是一些醫療衛生機構的檔案管理工作仍舊停留在手工操作上，且大多數的檔案管理工作人員對計算機技術了解不夠，使得醫療衛生機構檔案管理水平停留在傳統的水平上，難以有較快的提升。
三、規范化管理的具體措施
強化對檔案規范化管理的重視性的認識。提高對檔案工作重要性認識是有效實施檔案規范化管理的前提條件，對這一管理的重視是工作人員信心的來源。必須意識到醫療衛生機構的檔案管理作為管理的一個重要組成部分對于醫療衛生機構的現代化發展有著極其重要的作用，是非常重要的信息資源。應該及時掌握全局的狀況，在決策時作出科學的分析，為醫療衛生機構的發展提供有效的依據，進而促使業務人員的工作效率不斷提高。通過各項檔案資料為醫療衛生機構的科研教學以及醫療預防工作提供服務，這樣也有利于科研信息的交流與溝通。只有不斷強化領導的檔案管理意識，才能做好檔案管理工作。提高檔案管理人員的素質，加大對于硬件的投入。不斷提高檔案管理人員的者的素質并加大隊硬件設施的資金投入是有效實施檔案規范化管理的基礎條件。醫療衛生機構的檔案管理工作人員是檔案規范化管理的真正執行者，是檔案規范化管理的決定性因素，這就要求不斷提高這類工作人員的的各項素質。《檔案法》中作出了明確的規定“檔案管理的工作人員必須忠于職守，嚴格遵守各項紀律，不斷充實自己的專業知識”。應該對檔案的工作人員進行有關檔案管理現代化的培訓教育，通過恰當的培訓工作逐漸提高他們學習具體檔案管理業務的熱情，熟悉相關的知識，熟練掌握檔案管理的業務程序和方法，推行檔案管理崗位的責任制，加強工作業績考核，以此來檔案管理工作的完整與持續性。檔案管理硬件資金投入以及建設水平是否合理，對于醫療衛生機構檔案規范化管理的效果有著直接的關系，能夠在一定程度上反映了當前醫療衛生機構的發展水平。當前，現代化的檔案室是應該符合防盜、防火、防潮等多種要求的檔案專用庫房。醫療衛生機構從自己的實際情況出發，逐步配齊計算機、攝像機、打印機、空調機以及預警系統等設備，并為檔案的規范化管理提供所必需的硬件支持，檔案管理經費支出方面提供較為寬松的環境。意愿檔案規范化管理發展的總體趨勢應該是實現檔案辦公的現代化。建立并健全意愿的檔案管理體系。由于醫療衛生機構的檔案管理工作有著明顯的條理性和嚴肅性，因此要想不斷提高醫療衛生機構檔案管理的水平，就應該建立一套較為全面的而且是與之相匹配的檔案管理的規章紀律。醫療衛生機構必須認真開展調研并建立起檔案管理的執行機構，將醫療衛生機構內部以不同載體存儲的檔案統一起來進行監管，進而降低檔案管理的主觀隨意性，有效確保檔案管理的健康有序發展，這樣做也能夠提高對于檔案資源的開發和利用。有效提高檔案管理工作人員的綜合素質。檔案管理工作本身的復雜性要求需要有專業技能的工作人員來實現檔案的規范化管理。因此，醫療衛生機構應該重視對具有專用知識和專業技能的人才隊伍的建設。與此同時，要強化對在職工作人員的培訓教育，采取開辦輔導班、專家講座等多種形式，并積極引進相關的高素質人才，并鼓勵工作人員主動自學，將他們的學習情況與其晉升以及聘任相掛鉤，進而為檔案的規范化管理儲備更多的專業技能型人才。
結語
總之，在新時期，作為醫療衛生機構的領導層以及各級管理人員要不斷的更新觀念，探索研究，逐漸轉變傳統的管理模式，盡快建立健全檔案管理的規范化體系，更好的當前適應社會發展的新需要。并通過多種途徑有效地開發現有的檔案資源，加快實現醫療衛生機構檔案資源的共享。因此，我們要抓住當前的發展的新機遇，加強對高素質人才的培養，為醫療衛生機構的長期健康發展提供重要的保障。
關鍵詞：食品安全；監管檔案；規范化；管理；對策
中圖分類號：C93文獻標識碼： A
一、食品安全監管檔案規范化管理的內涵及意義
1、食品安全監管檔案規范化管理內涵
在了解食品安全監管檔案規范化管理內在之前，我們必需要明確食品安全監管檔案管理的深刻內在。食品安全監管檔案指的是我國實施食品安全監管的有關負責單位，在實行其監管職能的進程中所構成的一系列的文字和聲像等記錄資料。這些文字和影響資料真實反映了全部食品監管進程和食物安全狀況，是總結上一階段食品安全監管狀況，施行下一階段食品安全監管作業的重要依據。規范化管理指的是檔案記載要完好、全面，不能望文生義、不能存在模糊不清的記載，要保證所記載的各項信息的精確真實，要保證檔案中各項記載的完好性和全面性，要詳細反映平常監管作業的真實狀況。
2、食品安全監管檔案規范化管理的作用
檔案規范化管理的施行，可以保證檔案中所記載的各項信息的真實，可以保證將食品安全隱患消滅在未然狀態，也可以保證在食品安全事件發生的第一時間對相關單位進行處理，防止事態擴大化。同時，檔案規范化管理的施行，可以讓社會民眾及時了解有關食品企業的信息，有利于發揮社會民眾的監督效果，保證食品安全監管作業的順暢施行。可以穩步推進食品監管作業的推行。
二、我國目前食品安全的現狀及影響
1、我國目前食品安全問題的現狀
近年來，我國接二連三的爆出社會食品安全問題。“蘇丹紅辣醬”、“紅心鴨蛋”、“瘦肉精”等一系列事件的接連發生，已嚴重地危害了廣大民眾的身體健康和生命安全。2008年發生的國家馳名品牌、免檢產品“三鹿嬰幼兒奶粉事件”更是讓世人震驚。有網友無奈的嘲笑“中國人是要把元素周期表吃個遍啊”。據國家有關部門對水果、大米、嬰幼兒配方乳粉、水產品、蔬菜、鮮肉等10種關乎百姓日常生活的食品的檢測，發現不合格率接近10%。導致食品不合格的因素很多，有些因素直接威脅到我國的食品安全。如：食品添加劑不符合規定、成分含量不符合要求；衛生指標不合格、包裝類食品標簽不規范、水產品重金屬超標問題比較嚴重。
2、目前食品安全問題對我國的影響
食品安全問題直接影響著我國公民的生命和健康安全。食品安全是人類生存和發展的基礎，關系到每個食品消費者的切身利益和社會的穩定，是關系到我國國計民生的一件大事。近年來，我國食品安全事故不斷曝光，食品安全問題愈演愈烈，嚴重影響了我國公民的生命健康，降低了廣大消費者對食品安全的信任程度，已經成為每個消費者的“心頭大患”。同時，食品安全問題也對我國食品產業的發展造成了重大阻礙。不僅我國的公民對于食品行業的信任度降低，而且國外的許多國家也加強了對中國出口食品的檢測，一些國家和地區甚至禁止進口中國食品。這給我國造成了巨大的經濟損失，破壞了我國食品制造業在國際市場上的信譽和形象。
三、加強食品安全監管檔案規范化管理的具體對策
1、加大宣傳力度，為規范化管理營造積極良好的氛圍
當時，在食品安全監管檔案的管理工作中，存在這樣一種表象，即工作人員對檔案的認識不深入，對檔案管理的重要性認識不足，因而，在食品安全監管檔案管理工作中對各種資料的搜集和整理等不夠認真負責，使得檔案歸檔內容不一致，歸檔方式不一致，而且由于不注意保管，使得檔案遺失和損壞表象嚴重。因而，必需要加大宣揚。能夠通過當地的各種平面新聞媒體和電視新聞媒體進行宣傳，為食品安全監管檔案的規范化管理創造良好的言論氛圍和條件，加大對檔案管理中典型的宣傳，讓食品安全監管部門的管理人員和職工充分認識施行規范化管理的重要性。這樣一來，就能強化有關人員對檔案管理工作的認識，讓他們自覺遵守檔案管理有關規定。
2、實施一戶一檔，為規范化管理奠定基礎
食品安全監管部門肩負著對一切食品出產商和運營商施行監管的重任，為了保證每個出產商、運營商都歸入到管轄的范圍以內，對其施行直接監督，也為了響應規范化的管理模式，必需要施行一戶一檔。其指的是將每一個擁有行政許可的單位作為一戶。將該戶的監督次數、結果、投訴等資料進行匯總，構成獨立的案卷目錄。這樣便于隨時了解食品出產和運營商的實踐運營狀況，便于為其監督提供有針對性的材料。可以保證食品安全監管檔案的統一和完整，是施行規范化管理極為要害的一步。
3、對監管檔案文書進行統一印制，保證檔案規范化
為了防止部門檔案管理的紊亂，要印制統一的檔案文書，并明確文檔內容，讓各監管部分依照統一的文書進行檔案記載。因而，應該依照我國現有的食品安全法和許可管理辦法以及各種檢查規定等的法律法規需求，擬定有針對性的檔案管理辦法，包含食品生產加工企業的分類普查檔案表和巡檢記載表，包含食物生產公司的安全承諾書等。并需求相關食品企業仔細填寫這些表格和檔案文書，然后由監管部門做好存檔處理，保證食品安全監管有據可依、有跡可查。
4、明確檔案內容，確保檔案完整統一
為了讓食品安全監管檔案更統一和完整，應該對檔案的內容進行明確規定，規定每份檔案都要包含以下內容：各公司的食物生產或運營許可證的復印件、各公司的營業執照復印件等各種基本證件。還要包含日常安全監管部門的普查和記錄情況，包含平常檢查的有關文書資料和處理資料，以及各種舉報資料、違法亂紀資料等。要將這些資料具體的記錄到檔案內，才能夠保證檔案的完好和統一。
5、明確檔案歸檔程序，提高其管理質量
在食品安全監管部門的檔案管理工作中，還存在部分監管人員不能夠依照歸檔程序進行一致歸檔的做法，影響了檔案標準化管理。因而，必須要進一步清晰檔案歸檔程序，對檔案管理人員進行培訓，讓他們把握準確的歸檔程序。督促他們在實際的工作中依照程序進行操作。要堅持以下程序：初步了解公司信息――填寫公司食品安全情況普查表――填寫日常巡檢登記表（假如發現有食品質量問題，要下達有關的責令改正通知）――填寫復查登記確認表（如沒有質量問題，則無需填寫復查表）。這是檔案歸檔的一般程序，假如在監管部門的實踐監管工作中呈現了涉及重大問題的安全問題，要編撰相應的質量監督重要情況報告上報上級有關部門，并督促公司自查，然后還要仔細填寫各公司質量安全主體職責核查情況表。要確保歸檔程序的規范，提高歸檔質量。
6、提高檔案管理人員的職業素養。
職業素養是檔案管理人員必須具備的基本素質之一，所謂的職業素質更多的是指職業精神。對檔案管理人員來說，必須要對檔案管理工作保持高度的熱忱，只有這樣，才能全身心的投入到工作中。為了培養檔案管理人員的職業精神，應該做到以下幾個方面：
6.1應該引導檔案管理人員正確認識檔案管理工作
檔案管理工作有其特殊性，長年累月的工作會讓很多檔案管理人員喪失工作的熱情，在工作崗位上產生松懈心理，會呈現工作不積極，不愿意積極學習檔案管理新知識的情況。為了克服這一現狀，要加強宣傳和培訓，讓檔案管理人員認識到檔案管理工作的重要性，讓他們清醒認知本身所從事的工作對全社會的重要意義，讓他們建立高度的責任感和使命感，從而鼓勵他們認真對待本身工作，不斷加強自身學習。
6.2加強教育
要經常對檔案管理人員進行職業精神教育，讓他們樹立愛崗敬業的精神，在自己的崗位上腳踏實地的工作、仔仔細細的做事。此外，應該充分發揮模范帶頭作用，要在檔案管理人員中積極尋覓先進個人，以其崇高的職業情操感染其他檔案管理人員，在檔案管理部門構成互助互學的良好氛圍，努力提高檔案管理人員的職業精力層次。
結束語
食品安全一直是心系我國民眾的大事，特別是近些年，隨著毒餃子事件和紅心鴨蛋等突發食品安全事件的爆發，在社會上造成了極其惡劣的影響，嚴重擾亂了正常的社會秩序，給社會民眾造成了精神和身體上的雙重傷害。因此，必須要注重食品安全監管檔案的管理，克服當前檔案管理中存在的不足，實現其規范化管理，為食品安全工作打下堅實的基礎。
參考文獻
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[關鍵詞] 會計檔案；科學管理；信息化；規范化
[中圖分類號] F233 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0012- 02
0 引 言
完整的會計檔案不僅可以原原本本地還原出本單位開展經濟活動的歷史畫面。同時，也可以做到重新展示會計工作的實際操作過程，為領導層進行科學決策時提供歷史真實的事實依據。隨著經濟的發展，科學技術不斷進步，我國的會計檔案管理水平取得了令人矚目的成就，但是與國外發達國家相比，仍存在著諸多問題，差距明顯。具體表現在：會計檔案體系科學性、規范性，前瞻性仍然存在不完善的地方，會計檔案管理人員的綜合素質與會計檔案管理之間仍存在差距，領導重視程度不夠，信息化程度仍不完善等。因此，只通過不斷完善會計檔案管理的監督體系，不斷完善自身軟硬件實力，內強素質，才能有效提升會計檔案管理工作水平，為單位可持續發展創造更有利的條件。
1 目前會計檔案管理工作仍存在問題
通過對當前我國會計檔案管理現狀的剖析，不難發現當前會計檔案在管理過程主要存在以下一些問題。
1.1 會計檔案管理制度缺失
在我國隨著大家的共同努力，在會計檔案制度建設方面取得了較大的成績，但是，不得不看到，各個單位之的發展很不平衡，有的單位做得比較完善和健全。但是，也有不少的單位在會計檔案管理制度建設上仍然存在缺失，對會計檔案管理工作的科學化、制度化、規范化造成較大的影響。比如很多單位并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、整理標準、移交等問題沒有做出具體可操作性強的規定。當需要查詢時，很難迅速找到，效率低下，也給后續會計檔案管理人員造成較多不便。
1.2 領導的會計檔案意識不強，對會計檔案工作重視不夠
會計檔案管理是會計常規工作的重要組成部分。由于意識的失位，一個比較長的時間內，單位的領導層，對會計檔案的認識，在主觀意識上出現了偏差，導致一種較為普遍的認識偏失，從思想的深處對會計檔案就存在模糊的認識，那就是會計工作內容僅局限于貨幣資金核算、工資核算和資金收支的監督等，往往遺漏會計檔案這一環節。由于領導對會計檔案管理工作的重視程度不夠，必定會導致會計工作與會計檔案管理脫節。
1.3 會計檔案管理信息化程度偏低
現代社會是一個信息化和網絡化高速發展的科技型社會，一個單位如果不能做到與時俱進，必然會在發展的道路上被淘汰。眾所周知，傳統的會計檔案管理普遍采用人工管理方法，不僅人力資源浪費，而且，會計檔案管理處于低水平。隨著社會信息化程度的不斷深化，對單位會計檔案管理同樣受到影響，目前，由于各種因素的影響，會計檔案管理信息化程度普遍偏低。
1.4 會計人員綜合素質不高
一個單位是否有競爭力，除了資金雄厚之外，就是人才的儲備問題。人才是單位事業發展的核心因素，因此，人才戰略是單位實現可持續發展的核心，必須引起重視。會計檔案的規范化和人才的關系也是十分清楚的一件事情，尤其是在會計檔案管理工作中，目前會計人員綜合素質不高是困擾會計檔案工作可持續發展的核心因素。但是，不得不面對我國會計檔案管理從業人員普遍綜合素質不高這一現實，會計檔案管理人員綜合素質偏差，專業技能的缺乏和安全管理意識淡薄，都造成了檔案信息不全，檔案信息泄露等問題的頻頻發生，也給資金安全造成很多不必要影響。
1.5 會計檔案基礎工作不規范
由于歷史的原因，會計檔案管理人員的素質偏差，根本就沒有檔案工作的基本常識，加上文化水平的局限，和外出培訓機會的缺失，在這種情況下的會計檔案工作只能是材料的無序堆積。會計檔案人員知識所限，會計檔案基本業務能力先天不足。在立卷方面，會計檔案封面內容填寫不全，裝訂不整齊，部分分類、排列不規范，存在目錄不細甚至無目錄等現象極為平常。會計檔案的保管方面，沒有成立綜合檔案室，而是由出納人員兼管，這就違背了行業法規。會計檔案基礎工作不規范，容易造成單位檔案管理上混亂。
2 強化會計檔案規范化管理必須采取有效措施
會計檔案和其他門類的檔案一樣，必須按照規范化要求進行管理。會計檔案工作應順應時代的發展，采取科學的、合理的手段，實現檔案規范化管理。
2.1 會計檔案管理制度的完善
首先必須建章立制，會計檔案管理工作必須依據國家相關法律、法規執行，特別要注意學習并貫徹落實《會計檔案管理辦法》，一切都要以《會計檔案管理辦法》為樣板，層層落實，對照《會計檔案管理辦法》規定的條款自檢、自查，逐一落實。做到科學、合理、合法。同時，具體會計檔案管理機構可根據自身的特點和行業發展規律，必須制訂一套具有本單位特色的、行之有效的會計檔案管理體系，在日常的工作實踐中，及時發現問題，及時解決問題。通過不斷總結經驗，進一步完善企業的會計檔案管理體系。
2.2 統一思想，提高認識，加強對會計檔案工作領導
從現在做起，領導要帶頭學習國家有關檔案方面的法規性文件的學習，提高對檔案工作重要性的認識，必須統一思想，提高認識，加強對會計檔案工作的領導。會計檔案工作不僅不會影響單位會計工作，而且是會計工作的繼續，也是會計工作中不可分離的重要部分，和貨幣資金核算、工資核算和資金收支的監督等是一個和諧的統一體。
管理層必須摒棄傳統思想的束縛，加強對會計檔案工作的認識，轉變觀念，充分意識到會計檔案管理工作的重要性，盡快把檔案管理納入到會計的日常工作事務中來。統一思想，加強領導，加大對檔案管理的資金投入，使會計檔案管理工作能夠得到快速發展。
2.3 要實現會計檔案管理信息化必須建立信息管理平臺
當今，社會已經發展成信息化和網絡化高速發達的科技型社會，人們都感受到一種無形的壓力，已經感到了緊迫感和危機感。因此，都必須與時俱進，才能有效地避免在發展的道路上被淘汰。各單位必須創造條件建立一個信息化的會計檔案管理平臺，通過局域網、互聯網來加強各部門之間以及與外界之間良好的溝通渠道。通過科技化手段，來實現會計檔案的高效管理。
會計檔案信息化的基礎根植于會計檔案工作的現代化。
（1）事實上從會計基礎工作實現會計電算技術，會計檔案實現信息化才有基礎，如果沒有會計基礎工作的電算化技術，就沒有辦法讓整個會計業務工作形成數字化材料，會計檔案信息化就沒有物質基礎，那么實現會計檔案信息化只能是一句空話。
（2）網絡的普及為會計檔案信息化的實現提供了傳輸工具，否則，會計檔案信息化也是一個美好的想法，不能付諸實現。
（3）檔案機構的軟、硬件環境的改善，網絡軟件的普遍使用，檔案數字化設備的完善，為會計檔案最終實現信息化提供了技術上的保證。
（4）逐步建立檔案管理網站，科學地設計與會計檔案工作相關的網頁，既要做到作為單位宣傳黨和國家關于會計工作的法律法規政策，也可以作為宣傳單位會計檔案工作動態的陣地，又可作為宣傳會計檔案業務知識的窗口，也為今后會計檔案開發利用提供良好的工作平臺。
2.4 加強培訓，提升會計檔案人員的綜合素質
一個單位是否有競爭力，除了資金雄厚之外，就是人才的儲備問題。人才是單位事業發展的核心因素，對于會計檔案管理工作人員也例外，要將會計檔案人員在職、在崗不斷地接受新的知識，強化在職繼續教育培訓。使在職在崗職業培訓經常化、常規化、制度化。需要定期進行業務培訓，通過專家授課、專業技能培訓、學習觀摩等學習型活動來提升在職會計檔案人員的職業技能和安全意識。同時領導要加強對會計檔案工作的領導，強化對會計檔案人員的工作檢查與監督，通過制定規章制度，來有效地規范會計檔案工作人員的行為。
2.5 規范會計檔案基礎工作
會計檔案是否能夠按照規范要求進行有效管理，主要取決于會計檔案工作人員的基本素質、工作任務完成所需要的錄入等設備、會計檔案規范化實現各種耗材等。在各個條件得到解決后，會計檔案規范的實現要從以下幾個方面抓好落實。
（1）向檔案規范管理達標單位學習觀摩，借鑒兄弟單位成功的模式指導本單位會計檔案規范化管理實施。
（2）認真學習國家及各省檔案業務主管部門制定的會計檔案規范化管理有關具體標準，一一對照排查，找出問題，提出統籌解決的方式和方法，并通過具體實踐進行改進。
（3）在會計檔案規范管理過程中，要請業務部門的專家前來實地指導，檢查會計檔案工作中可能存在的問題和指出進一步提升會計檔案管理規范水平的意見和建議。會計檔案管理人員必須根據專家提出的不足和缺陷認真進行修正和完善。
只有領導支持和重視會計檔案工作，會計檔案作為本單位服務窗口之一同樣會受重視，檔案管理人員素質大專以上，經常培訓二級單位專職檔案員及各處室的兼職檔案人員的檔案管理知識。調卷都是檔案管理系統電腦檢索，速度快。庫房有密集架、除濕機等。專門有中控室對所有庫房監控，有防盜系統報警器、除濕加濕顯示屏、防火警報器。會計檔案保管和歸檔的要求非常規范，很大程度上提高了檔案管理工作效率，完善了檔案管理體系。
綜上所述，會計檔案規范化管理，是一件綜合性的工作，每一步都需要腳踏實地、一絲不茍地抓好落實，單位會計檔案規范工作才能取得成功。
3 結 語
會計檔案規范化管理是大勢所趨，越來越多的單位對會計檔案規范化管理加強了領導，增強了力量，加大了經費的投入，同時加大了檢查監督的力度，已經為會計檔案規范管理創造了內外部條件。很多單位都在努力盡快配齊會計檔案管理需要的相關的軟、硬件設施，在經費上也給予了充分的保證，配備專職人員或通過在職進修形式來保證綜合素質強，能夠勝任會計檔案規范化管理要求的各項工作的專（兼）職會計檔案管理人員，會計檔案實現規范化管理所必須的各項條件都在不斷完備，采取有效管理措施也已經到位，在為實現本單位會計檔案的規范化管理的道路上前進。
主要參考文獻
（赤峰學院 學報編輯部，內蒙古 赤峰 024000）
摘要：評估檔案的規范化管理是高校評估工作的重要組成部分，也是促進高校教學水平提高的重要方式.學校的精品課評估、實驗室評估等評估工作都可以通過查閱檔案得到及時的信息反饋，為高校評估工作帶來了極大的方便，因此規范高校評估檔案的管理一直都是教育界的重要研究課題.本文結合高校評估檔案管理的重要地位，分析教學評估中檔案管理存在的缺陷，提出高校評估檔案規范化管理的優化措施.
關鍵詞 ：高校評估；檔案管理；規范化
中圖分類號：G270文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2015）02-0197-02
在高校開展教學評估不僅是政府職能部門管理方式上的創新，也是對高校辦學進行規范管理的要求[1].因此為了更好的發揮評估檔案管理在教學評估中的重要作用，提高高校評估工作的效率，促進評估過程的可靠性，需要高校轉變已有的檔案觀念以及管理制度，加強檔案管理的規范化建設.
1 高校評估檔案及其范圍
1.1 上級機關的評估文件
這里所指的上級主要是國家教育部以及省（自治區）教育廳，其評估文件則是指有關教學評估的政策性方針，以及對評估工作的批復和正式的評估結論，上級領導來校視察過程中的講話、會議資料也屬于上級機關評估文件的范疇.除此之外，校外的有關評估專家所形成的正式的錄音錄像等材料也可以被納入此行列.
1.2 評估專家組形成的指導文件
專家聽課，對教學環境、教學設備的實地考察，師生會議記錄以及課堂抽查過程中所形成的記錄材料都屬于專家組的評估指導文件，專家組根據這些記錄材料可以對評估結果形成初步的反饋意見，供上級機關參考[2].
1.3 本校有關評估工作的文件資料
本校的教學工作計劃、季度總結、請示建議、各種會議材料以及本校的自評總結等資料都屬于本校評估工作中的文件.本校根據評估工作制定的一系列規章制度以及關于評估工作的計劃和經費支出等，也屬于本校的評估文件.
1.4 評估后有關教學整改的材料
高校在評估結束之后，要根據上級的工作指示和教育專家的意見進行為期一年的整改工作，整改是評估工作結束之后的重要環節，是深化教育體制改革的重要手段.高校評估的最終目的是為了提高高校的辦學水平與教學質量，因此廣大高校要對不符合評估標準的事項進行及時的整改，整改過程中所形成的整改方案需要向教育部評估中心報送，所以有關整改方案的評估材料也是評估檔案的重要組成部分[3].
2 高校評估檔案規范化管理的重要地位
我國高校普遍實行本科教學水平評估制度，這也是繼“211工程”之后教育領域的又一次重大教育改革.在高校開展教學評估不僅有利于進一步明確教學理念，更有利于深化教育體制改革，保證人才培養的質量，提升高校的辦學水平和社會地位[4].因此高校評估作為一項重要的實踐活動，需要不斷向著規范化的方向發展，廣大高校也要將這一過程中所產生的文件資料及時的轉化為檔案，因此加強高校評估檔案的規范化整理可以有效的促進教學評估工作的順利開展.
2.1 保證評估工作的連續性
高校評估工作并不是一次性的評定工作，而是實行“五年一輪”的評估制度，這就意味著高校評估工作是一項經常性的工作，不能使高校因為一次評估結果符合要求標準就放松教學管理.高校評估最主要的目的就是使未獲得優秀的高校奮起直追，努力改變現有的教學情況，興利除弊，為下一次的教學評估做準備.評估檔案真實的記錄了每一次的評估情況，因此可以保證評估工作的連續性，起到承上啟下的重要作用.
2.2 豐富高校檔案內容
高校評估作為一項嶄新的激勵機制，可以極大的促進我國高等教育的快速發展，因此從形式上來講，評估檔案也豐富了現有檔案的內容，為高校的教育科研工作增添了新的研究內容，促進了高校檔案事業的進一步發展[5].
2.3 提升高校的管理水平
高校評估檔案可以為高校的長期發展提供完整、詳盡的記錄，其明確的標準和嚴格的程序也記載了評估工作的整個過程，為高校提供了成功的經驗和失敗的教訓，同時也為高校管理水平的提高提供了寶貴的參考意見，對于高校管理質量的全面提升具有重要的意義.
2.4 提高學校的社會影響力
只有提高檔案管理的規范化水平，才能對檔案資源進行充分的利用.教學檔案管理中有關專業、課堂設置等方面的資料可以為教學改革提供原始的參考信息，并能夠滿足廣大用人單位的實際需求，加強學校與社會的聯系，因此只有保證檔案管理質量，才能為學校與外界的聯系及時提供有效的教學信息，提高學校的社會影響力和聲譽[6].
3 高校評估檔案管理的現狀
3.1 沒有對評估資料進行全面收集
評估檔案是對評估資料的歸納統一，要保證評估檔案的完整性，就需要對評估資料進行科學系統的收集，形成一系列的評估文件.在實際的評估工作中，許多高校往往忽略了本校評估資料的收集，而且只注重文字資料的收集，忽視了音像資料等的收集，有些學校對領導視察的講話和評估專家的訪談也沒有進行及時的記錄和歸檔，造成真正被記載下來的評估資料少之又少，檔案沉淀不多，使評估檔案失去了完整性，不能有效的記錄評估工作的全部過程.
3.2 對評估檔案沒有進行統一管理
評估工作是近年來才開展的一項教育實踐活動，因此大部分高校還沒有形成一套合理有序的檔案管理制度，在實際的工作中往往重視評估工作的現實投入卻忽略了評估材料的歸檔整理，有些高校認為評估結果出來了評估工作就結束了，至于評估文件的檔案整理則拋之腦后，教務處、財務處、人事處各管各的，各部門對評估檔案進行分別管理，失去了檔案資料之間的聯系和溝通，嚴重影響了評估檔案的有效利用.
3.3 評估檔案歸檔之前沒有進行科學鑒定
在整個評估過程中會形成大量的文件資料記載，如果對這些資料沒有統一的鑒定標準與明確的歸檔范圍，就很難及時發現有價值的資料.因此在評估資料歸檔前應該進行科學系統的劃分和鑒定，去偽存真，實現評估檔案的科學管理和有效利用.
3.4 缺乏評估檔案的專業管理人員
高校評估工作存在的時間并不長，因此對評估檔案的管理還沒有形成規范化的管理制度，許多評估檔案都沒有專門的工作人員進行管理，大部分院校還是將檔案管理工作交給現職工作人員，導致評估檔案管理工作因為缺乏專業管理而無法有序的開展[7].
4 實現高校評估檔案管理規范化的措施
4.1 增強評估檔案規范化管理的意識
對檔案規范化管理意識的缺乏是導致我國高校評估檔案管理水平不高的主要原因.評估檔案是衡量學校教學水平和管理水平的重要參考，因此為了發揮評估檔案在管理工作中的重要作用，就需要加強檔案管理人員的意識教育，通過形式多樣的宣傳活動，使評估檔案管理的重要性深入高校每一個教職工的心里，鼓勵高校全體成員參與到評估檔案的管理工作中，增強檔案管理人員的積極性和主動性.高校管理人員還要改變傳統的管理觀念，提高自身的服務創新意識，合理的制定評估檔案規范化管理的各項制度，保證學校各部門之間的協同合作，形成全員參與的良好局面，實現評估檔案管理的規范化和科學化.
4.2 以教學評估檔案管理為基礎
教學評估是高校評估工作的重要內容，因此學校各部門要切實的以教學評估為基礎，不斷優化其他各項評估檔案管理制度，提高評估檔案管理的整體水平.教學評估能夠及時發現檔案管理中存在的缺陷，是衡量學校教學質量和檔案管理水平的重要標準，因此要加強對教學評估檔案的審查和監督.有些高校管理不到位，沒有嚴格落實崗位責任制，歸檔機制也不健全，最終導致了重復歸檔和漏檔現象的發生.針對這個問題，需要建立統一的院系檔案，明確各院系的管理職責，加強管理人員的教育培訓，提高實踐技能，為日后評估檔案的規范化管理奠定良好的基礎[8].
4.3 健全評估檔案管理制度
評估檔案規范化管理離不開健全的管理制度，因此為了切實的發揮評估檔案的重要作用，需要建立健全高校的評估檔案管理制度，制定一系列科學有效的管理方法和措施來實現評估檔案的有序管理.管理制度的健全首先要制定科學的分類機制，按照評估檔案的專題性質進行合理劃分，對各類評估材料進行科學的歸納整理，建立一個全面有效的檔案管理體系.對獲取的評估檔案要及時移交給學校的有關檔案管理部門，防止評估資料的漏檔.
4.4 提高評估檔案信息化管理的水平
信息技術的迅猛發展使其在各行業領域都有了廣泛的應用，因此評估檔案的信息化管理也成為一種必然的趨勢.高校評估檔案的信息化管理離不開檔案信息管理系統的網絡建設，因此要不斷加大評估檔案的網絡化建設力度，確保檔案信息在網絡環境下的共享和保存.評估檔案管理系統首先要保證檔案信息的安全保存，只有在對檔案信息進行完整保存的前提下才能順利開展其他工作.提高檔案的管理水平還要通過網絡信息技術實現對檔案管理的動態監督和審查，及時發現存在的問題，保證網絡環境的安全和檔案資料的完整，保證檔案信息化管理的質量.
結語
高校評估檔案對高校的教學、科研、黨政管理等各項活動都具有非常重要的作用，它不僅能夠完整的記錄學校的發展軌跡與歷史沿革，還能衡量高校的管理水平，因此要切實做好評估檔案的管理工作.為了提高評估檔案的管理水平，需要增強管理人員的管理意識，加強專業技能的教育和培訓，建立健全評估檔案管理制度，提高評估檔案信息化管理的水平，不斷完善高校評估檔案的管理，使評估檔案管理向著規范化的方向發展.
參考文獻：
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〔4〕劉廿.淺談高校評估檔案的形成與管理模式[J].勞動保障世界(理論版),2013（09）:127.
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〔6〕藍菊.淺析民辦高校評估檔案與普通檔案的管理與異同[J].南昌教育學院學報,2011（08）:61+63.
【關鍵詞】 科研檔案；規范化；管理
一、實施科研檔案規范化管理的必要性
1、科研檔案管理現狀已嚴重制約了檔案資料價值的充分利用
由于歷史原因及多種影響因素的制約，當前科研單位科研檔案管理存在諸多問題，突出表現在：一是科研檔案歸檔過程中，立卷不明確、分類不準確。二是信息化程度較低，管理手段單一，服務方式較落后。三是科研單位內部科研檔案庫藏條件較差，硬件設施不完備。四是管理人員素質不高，缺少專業知識培訓。因此，必須改變現狀，探求適應現實需要的科研檔案管理與利用的規范化道路。
2、科研檔案資料規范化管理是面對數字信息化建設的必然選擇
當前，隨著科學技術的飛速發展，社會信息化步伐加快，信息的數字化、網絡化越來越普及，科研檔案信息化管理成為檔案事業發展的必然趨勢。科研單位必須快速更新觀念，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合科研單位科研檔案信息化管理之路，把科研資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，努力提高檔案信息化數據質量，迅速實現檔案工作網絡化，提高現代化管理水平。為利用者創造良好的條件，提高檔案的利用率，更好地服務于經濟建設。
二、科研檔案規范化管理必須遵循的原則
1、要遵循有利于科研檔案保管的原則
對科研檔案進行準確系統地分類，有秩序地排列保管，以及正確地組卷、立卷、制卡等工作顯得十分重要。為便于管理，在整理中還應注意把相關課題盡量集中立卷，與不同保管期限的檔案盡量分開立卷。相關課題相對集中立卷，便于查找，不同保管期限分開立卷，有利于鑒定，這兩者盡可能很好結合起來。
2、要遵循有利于科研檔案保密的原則
科研檔案資料是科研人員設計思想、技術方法和創造力的結晶，是科學技術儲備的一種綜合反映，是國家的資源情報，記載著許多實際的科學技術，甚至涉及國家的機密。因此，在整理科研檔案時，應科學地確定其密級。在不影響有機聯系的前提下，按有關規定，分別按秘密、機密、絕密加以區分，同時還要注意進行密級調整。整理工作的任何一道程序，一個環節，都應做到保密。
3、要遵循有利于科研檔案提供利用的原則
科研檔案收集、整理的最終目的是為了提供利用。因此，在整理檔案資料時，還必須從方便利用來考慮，要進行正確的分類和排列，為迅速地提供利用創造良好的條件。除了制卡、編號、登賬要簡明科學外，還應使檢索工具多樣化。而后，編制出一套完整的、有規律的、系統的科研檔案資料匯編，為更好地開發利用科研檔案資料，創造必要的物質條件。
三、提高科研檔案規范化管理水平的途徑
1、加強對科研檔案工作的領導，強化檔案管理意識
科研檔案工作離不開領導的關心和重視，領導對檔案工作的態度對科研檔案工作的發展是十分重要的。隨著檔案管理工作的不斷深化，主管領導要從思想上高度重視科研檔案的管理工作，既要抓好檔案管理工作的組織體系，還要加強檔案工作的領導、檢查和考核，使科研檔案的管理水平更加規范化、信息化、標準化。
2、建立完善的科研檔案管理制度，確保檔案管理規范
（1）嚴把原始科研資料歸檔質量關。科研檔案是進行科研的重要依據，要搞好科研，必須有完整、準確的科研檔案作為依據。如今的科研檔案管理工作已不僅僅局限于科研材料整理、分類、保管的過程，而應列入研究課題、科研計劃和成果管理的工作之中。科研檔案工作者在各階段都務必要保證形成科研文件材料的完整性、準確性，以此確保科研資料的收集及立卷及時、準確、真實、完整。
（2）建立健全檔案資料管理機制。科研檔案管理應以《科研檔案資料管理條例》及其實施辦法為基礎，根據本單位的實際情況和具體要求，制定相應的檔案管理實施細則，明確本單位檔案的范圍、歸檔的基本要求和基本內容、檔案資料的移交與整理、保存與借閱制度，用完善科學的管理制度作指導，防止檔案資料的流失與泄密，把各項基礎工作落到實處。
(3) 重視科研檔案的著錄和編研。多年來，科研檔案的管理方式一直是以對檔案本身的管理及歸檔工作的管理為主，檔案進入庫房后基本上是被動地提供利用。開展編研工作，使科研檔案轉化為科研檔案信息，變被動服務為主動服務，完善了檔案管理職能，強化了科研檔案部門的作用。另一方面，編研工作的過程相當于對庫存的部分科研檔案進行了一定程度的鑒定工作，讓使用者更加方便、高效地利用，以提高工作效率和管理效率。
3、重視基礎設施建設，改善科研檔案館藏條件，提升檔案管理水平
科研單位應配建規模化的庫房，增強檔案館的收藏能力，同時要具備現代化庫房設施，保證收藏的檔案資料存放符合保管要求，做到分門別類的、整齊、規范、保證室內空氣、溫度、濕度、滿足要求，做好防火、防潮、防盜、防蟲等各項保管工作，不斷提高管理水平，為利用者方便快捷地查找檔案資料創造條件。此外努力實現檔案資料管理現代化，用數字化改變檔案館的傳統服務功能，要在局域內部可實現檔案信息、資料開發利用網絡化，實現檔案信息資源的共享，提高檔案資料利用的管理水平。
4、加強檔案管理人員的培訓，提高其業務能力和管理水平
