時(shí)間：2023-06-05 09:54:12
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案歸檔管理方案，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：城管檔案；檔案管理；檔案整理
檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國(guó)城市化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，城市規(guī)模的不斷擴(kuò)大，城市管理過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案增長(zhǎng)迅速，已經(jīng)成為了城管工作中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。城管檔案是指在城市管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各類(lèi)形式的城市管理活動(dòng)歷史記錄。城管檔案在城市管理與發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，是城市各項(xiàng)管理工作重要的參考與依據(jù)，也是反映城市管理水平的重要指標(biāo)之一。
1 城管檔案的重要性
城管檔案是對(duì)過(guò)去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實(shí)的城管檔案可以為機(jī)關(guān)工作提供備查依據(jù)，對(duì)城管檔案進(jìn)行調(diào)研，則可以深入挖掘城市管理工作內(nèi)在的規(guī)律，為城市管理工作的發(fā)展提供最基礎(chǔ)的參考資料。隨著我國(guó)城市化進(jìn)程的不斷加快，城市人口、規(guī)模不斷增擴(kuò)，城市管理工作的難度也不斷增加，問(wèn)題不斷增多。城管檔案在此種發(fā)展形勢(shì)下，其重要性越發(fā)突顯，成為我國(guó)解決城市矛盾問(wèn)題、提升城市管理水平、指引城市發(fā)展方向的最重要的數(shù)據(jù)信息來(lái)源與依據(jù)。
2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問(wèn)題
目前，我國(guó)城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來(lái)負(fù)責(zé)進(jìn)行。城管局是城市管理中負(fù)責(zé)綜合行政執(zhí)法的部門(mén)，是由原事業(yè)單位“城管辦”、“聯(lián)合執(zhí)法大隊(duì)”演變而來(lái)。工作內(nèi)容繁雜、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項(xiàng)次要性的工作。對(duì)城管檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足使得城管檔案工作在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)處于被動(dòng)的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。
歸檔整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的基礎(chǔ)與起點(diǎn)。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列與編目，組成有序體系的過(guò)程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過(guò)程中，存在著諸多問(wèn)題，包括了檔案的裝訂、分類(lèi)以及排列等方面，其中，檔案分類(lèi)是問(wèn)題較為突出的環(huán)節(jié)。
在檔案分類(lèi)上，沒(méi)有根據(jù)工作實(shí)際情況制訂合理的分類(lèi)方案是比較突出的問(wèn)題，而既使用“機(jī)構(gòu)”又使用“問(wèn)題” 標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行分類(lèi)是較為常見(jiàn)的問(wèn)題，這種分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對(duì)文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類(lèi)方法有三種，分別為保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問(wèn)題以及保管期限-年度，但在實(shí)際的歸檔文件分類(lèi)中，采用級(jí)次分類(lèi)法、收文發(fā)文分類(lèi)法、文號(hào)分類(lèi)法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類(lèi)方法不是全國(guó)統(tǒng)一的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
對(duì)于歸檔文件的排列問(wèn)題，《歸檔文件整理規(guī)則》中有著明確的規(guī)定：歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間排列。但在實(shí)際的工作中，按文號(hào)排列、按問(wèn)題排列或是全部文件都按時(shí)間順序排列的現(xiàn)象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。
3 歸檔整理問(wèn)題的成因分析
任何問(wèn)題的存在都有其產(chǎn)生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問(wèn)題也不例外，只有對(duì)問(wèn)題的成因進(jìn)行深入分析，才能有效的解決問(wèn)題。就城管檔案管理中的歸檔整理問(wèn)題而言，其成因主要是檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)水平與素質(zhì)因素，當(dāng)然，更深層的原因也與管理者對(duì)檔案工作的重視程度有關(guān)。
檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，而檔案整理環(huán)節(jié)，尤其是檔案的分類(lèi)，是最能體現(xiàn)其專(zhuān)業(yè)性的地方。目前，城管系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態(tài)，遠(yuǎn)未達(dá)到專(zhuān)業(yè)化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設(shè)有專(zhuān)職檔案員的部門(mén)較少，而即便在設(shè)有專(zhuān)職檔案員的部門(mén)，具備檔案專(zhuān)業(yè)高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專(zhuān)業(yè)人才的缺乏，導(dǎo)致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門(mén)的整體發(fā)展。長(zhǎng)時(shí)間停留在表面意義上的管理，未能達(dá)到專(zhuān)業(yè)化的管理水平，對(duì)城管檔案管理工作向更高層次發(fā)展造成了重要影響。
城管檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項(xiàng)制度的建立與完善缺少了專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)。如專(zhuān)業(yè)人員的缺乏使得檔案分類(lèi)方案的制訂無(wú)法從單位實(shí)際出發(fā)來(lái)有效規(guī)范檔案的歸檔整理工作，導(dǎo)致了分類(lèi)方法不具體、檔案保管期限設(shè)置不合理等問(wèn)題的發(fā)生。
4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法
4.1 加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)職專(zhuān)業(yè)人員的設(shè)置與引進(jìn)
專(zhuān)職與專(zhuān)業(yè)人員的設(shè)置與引進(jìn)既是兩個(gè)方面的事情，同時(shí)也是合二為一的。目前，多數(shù)城管部門(mén)的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務(wù)的增多，兼職檔案員已經(jīng)無(wú)法勝任與滿(mǎn)足城管部門(mén)檔案管理工作的需求，只有設(shè)立專(zhuān)職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時(shí)，專(zhuān)職的崗位設(shè)立也體現(xiàn)了對(duì)檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的基本條件。而對(duì)于專(zhuān)業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)，要從多渠道、多方面來(lái)進(jìn)行，要從城管部門(mén)人力資源戰(zhàn)略層面出發(fā)來(lái)進(jìn)行。單位應(yīng)投入更多的資金支持，應(yīng)提供更多的人才吸引條件，加強(qiáng)人才培訓(xùn)與平臺(tái)的提升建設(shè)，為人才的發(fā)展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質(zhì)、高水平的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才投身到城管事業(yè)，才能為城管檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的人力資源基礎(chǔ)。
4.2 加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)
加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)無(wú)疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應(yīng)對(duì)《文書(shū)檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)，對(duì)實(shí)施細(xì)則要加強(qiáng)理解。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)以日常工作的常用技能與常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)加強(qiáng)，要少理論性多實(shí)用性，注重實(shí)效。培訓(xùn)應(yīng)定期舉行，可以派員進(jìn)行外部培訓(xùn)，也可以在單位內(nèi)部組織，聘請(qǐng)省市檔案館的專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行指導(dǎo)講座。
4.3 制定科學(xué)合理的檔案分類(lèi)方案
檔案分類(lèi)是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內(nèi)容，因此，制訂科學(xué)合理的檔案分類(lèi)方案對(duì)于檔案歸檔整理工作來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。檔案分類(lèi)方案要根據(jù)國(guó)家檔案局2006年公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》的要求以及《文書(shū)檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》來(lái)制定。檔案分類(lèi)方案要使用正確的分類(lèi)方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌。
科學(xué)合理的檔案分類(lèi)方案，需要專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員來(lái)完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內(nèi)容。鑒于城管局檔案管理的專(zhuān)業(yè)水平，可以在檔案分類(lèi)方案的制定時(shí)請(qǐng)上級(jí)檔案管理部門(mén)進(jìn)行協(xié)助指導(dǎo)，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規(guī)則順理成章的進(jìn)行。
5 結(jié)束語(yǔ)
檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體的管理秩序，使檔案實(shí)體有序化、條理化，其意義與價(jià)值在于為整個(gè)管理工作提供一個(gè)嚴(yán)格有序的工作基礎(chǔ)。城管檔案歸檔整理工作中存在的問(wèn)題，除缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員外，對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內(nèi)容。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞 集體林權(quán)制度改革；檔案管理；措施
中圖分類(lèi)號(hào) G271；F326.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1007-5739（2012）19-0146-01
集體林權(quán)制度改革（簡(jiǎn)稱(chēng)林改）是提高林業(yè)生產(chǎn)、實(shí)現(xiàn)林業(yè)可持續(xù)發(fā)展、促進(jìn)人與自然和諧相處、促使我國(guó)農(nóng)村改革的一項(xiàng)重大舉措[1-2]。其作為林業(yè)生產(chǎn)上的一次重大調(diào)整，是在土地使用制度上繼農(nóng)村土地承包經(jīng)營(yíng)后的又一次重大的改革，可實(shí)現(xiàn)農(nóng)村改革的深化。該制度不僅涉及的面廣，而且涉及的內(nèi)容多，關(guān)系到農(nóng)村家家戶(hù)戶(hù)的切身利益，對(duì)社會(huì)主義新農(nóng)村的建設(shè)意義重大[3-4]。
1 政府高度重視林改檔案工作
羅甸縣林改工作自2008年啟動(dòng)以來(lái)，涉及全縣26個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)271個(gè)村民小組，歷時(shí)3年以上，主體改革工作已全面完成。為切實(shí)推進(jìn)集體林權(quán)制度改革檔案管理工作，保障林業(yè)所有改革資料有底可查、有據(jù)可依，羅甸縣委、縣政府對(duì)林改檔案的管理工作高度重視，充分地對(duì)集體林權(quán)制度改革中的檔案資料的重要性進(jìn)行了認(rèn)識(shí)，本著對(duì)林改檔案工作負(fù)責(zé)、對(duì)后人負(fù)責(zé)的態(tài)度，把建立高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的林改檔案寫(xiě)入了林改實(shí)施方案，并行文下發(fā)了《關(guān)于集體林權(quán)制度改革檔案整理方案》的文件通知，同時(shí)為了有效地促進(jìn)林改資料建檔責(zé)任的落實(shí)，成立了林改整理歸檔領(lǐng)導(dǎo)小組和執(zhí)行小組，為下一步林改資料歸檔的收集及裝訂立卷工作奠定了良好的基礎(chǔ)。為進(jìn)一步明確落實(shí)林改歸檔資料，縣林業(yè)局保證了開(kāi)展林權(quán)改革過(guò)程中歸檔所需要配備的資金、設(shè)備耗材、辦公用品等物資，并從各鄉(xiāng)鎮(zhèn)抽調(diào)責(zé)任心強(qiáng)的人員對(duì)其進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)，責(zé)成該部分人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案的整理、核對(duì)、數(shù)據(jù)錄入、歸檔、裝訂等專(zhuān)項(xiàng)工作，為做好林改檔案管理工作提供了堅(jiān)強(qiáng)的組織保障。
2 組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高操作技能
林改檔案是一項(xiàng)新的課題，專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、內(nèi)容多而繁雜、涉及面廣、技術(shù)要求高、屬于林業(yè)部門(mén)專(zhuān)業(yè)檔案。為切實(shí)抓好建檔立檔工作，確保林改檔案工作執(zhí)行不走樣、整理檔案依法規(guī)、操作無(wú)偏差，縣林業(yè)局和檔案局分別對(duì)所有參加林改工作人員進(jìn)行了林業(yè)技術(shù)和檔案知識(shí)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，從林改資料開(kāi)始啟動(dòng)的建檔到歸檔裝訂同步進(jìn)行了4次培訓(xùn)工作，提高林改檔案的收集、整理、歸檔裝訂質(zhì)量，同時(shí)也提高工作人員對(duì)林改檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)和實(shí)際操作技能。
3 制定整理方案，明確歸檔內(nèi)容
林改檔案是指在林改過(guò)程中林改資料的調(diào)查摸底、召開(kāi)村民會(huì)議表決、外業(yè)上山勘界、張榜公示、責(zé)任山合同簽訂直至頒發(fā)《林權(quán)證》等步驟所形成的各類(lèi)具有保存價(jià)值的各種形式和載體的原始記錄及文字表冊(cè)，包括圖表、文件報(bào)告、數(shù)據(jù)、聲像、通知、憑證回執(zhí)等。結(jié)合羅甸縣的集體林權(quán)制度改革工作的實(shí)際情況，制定了《羅甸縣集體林權(quán)制度改革檔案整理方案》并分發(fā)至各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）及各林改技術(shù)人員。明確林改檔案的整理范圍、方式方法和保管期限，并分門(mén)別類(lèi)的分為綜合類(lèi)、林權(quán)類(lèi)、糾紛類(lèi)、音像類(lèi)等4類(lèi)，統(tǒng)一實(shí)行長(zhǎng)期保管，保證了林改檔案管理的連續(xù)性、可查性、嚴(yán)密性。
4 統(tǒng)一歸檔步驟，規(guī)范檔案管理
林改檔案資料涉及千家萬(wàn)戶(hù)，保管期限長(zhǎng)，林業(yè)生產(chǎn)利用價(jià)值高，后繼配套依附工作強(qiáng)。結(jié)合羅甸縣的集體林權(quán)制度改革的實(shí)際，為切實(shí)加強(qiáng)林改檔案收集管理，縣林業(yè)局、檔案局規(guī)范了林改建檔步驟，檢查驗(yàn)收辦法等有效措施，具體從落實(shí)林改工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真全面收集整理，即宣傳發(fā)動(dòng)、調(diào)查登記、召開(kāi)村民會(huì)議、方案表決、外業(yè)勘界、張榜公示、數(shù)據(jù)錄入和頒證、臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)等工作步驟所形成的各種文件材料、照片和開(kāi)展的活動(dòng)記錄，確保檔案的連續(xù)性、可查性、嚴(yán)密性。規(guī)定了歸檔資料的要求為：具有法律效用的標(biāo)識(shí)如簽字蓋章、日期等應(yīng)完整齊備，另外字跡必須清晰、工整、圖樣清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；使用的材料等應(yīng)與檔案保護(hù)的要求相符合，檔案中的照片和圖片等應(yīng)配有相應(yīng)的文字說(shuō)明；若材料選擇為非紙質(zhì)的，應(yīng)配相應(yīng)的目錄和說(shuō)明，以保證檔案載體的有效性；制作重要的電子檔案如光盤(pán)、磁盤(pán)、U盤(pán)等不可擦寫(xiě)的存儲(chǔ)介質(zhì)，制作紙質(zhì)檔案加以說(shuō)明保管。在資料收集歸檔的實(shí)際操作過(guò)程中，為確保所整理的資料不走回頭路，縣林改辦隨時(shí)進(jìn)行跟蹤督查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行修訂，具體查驗(yàn)各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）收集的材料進(jìn)行逐項(xiàng)檢查，四級(jí)分類(lèi)是否齊全，填寫(xiě)內(nèi)容是否翔實(shí)，選舉的領(lǐng)導(dǎo)
小組和村、組表決方案是否邏輯對(duì)應(yīng)，資源數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，頁(yè)碼、編號(hào)是否規(guī)范，各類(lèi)合同是否符合規(guī)定要求，插花山、糾紛山資料是否手續(xù)完善到位，人口現(xiàn)狀調(diào)查表等。通過(guò)嚴(yán)格的自查糾錯(cuò)，不僅對(duì)林改檔案的管理工作進(jìn)行了規(guī)范，還有效地確保了林改歸檔工作的保質(zhì)保量地有序進(jìn)行，提高了林改資料歸檔的質(zhì)量。
對(duì)審查無(wú)誤的林改檔案，及時(shí)移交縣檔案館，縣檔案館緊接建立健全林改檔案管理規(guī)章制度，杜絕以各種形式泄露林改檔案材料中有關(guān)的保密內(nèi)容，嚴(yán)禁私自將林改檔案資料帶出檔案室，林改檔案的查找借閱，必須嚴(yán)格履行檔案借閱保管制度，做好批閱手續(xù)，嚴(yán)防林改檔案流失，全方位做好檔案的管理工作。
5 結(jié)語(yǔ)
總之，集體林權(quán)制度改革中的檔案管理工作應(yīng)該作為一項(xiàng)關(guān)系民生行動(dòng)的重要內(nèi)容，應(yīng)切實(shí)地為農(nóng)村農(nóng)戶(hù)做好利民服務(wù)，為社會(huì)提供檔案查閱便利。對(duì)需辦理相關(guān)林事活動(dòng)的，依據(jù)林權(quán)檔案資料，按工作程序步驟進(jìn)行有關(guān)林權(quán)登記管理、森林資源評(píng)估、林木交易、林地租賃、征占用林地補(bǔ)償?shù)裙ぷ鳎瑥亩咝П憬莸貫榱洲r(nóng)提供服務(wù)，以深入地推進(jìn)集體林權(quán)配套改革工作的進(jìn)一步開(kāi)展。
6 參考文獻(xiàn)
[1] 黃曉輝.論互助縣林業(yè)系統(tǒng)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2009（22）：205-206.
[2] 程正英.林業(yè)檔案管理有亟待加強(qiáng)[J].新疆林業(yè)，2005（3）：22.
在區(qū)、局檔案主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)下，教育中心的檔案工作在以往成績(jī)的基礎(chǔ)上，不斷深入。在檔案管理制度化、規(guī)范化上，在檔案利用率擴(kuò)大上，在檔案工作人力、物力、財(cái)力的加強(qiáng)投入上，在檔案員的培訓(xùn)上作了一些工作，取得了一些成效。現(xiàn)申報(bào)2010年度區(qū)檔案工作先進(jìn)單位。
一．領(lǐng)導(dǎo)的重視與大力支持，保證了檔案工作的順利開(kāi)展。
自從教育中心成立以來(lái)，原單位的職能擴(kuò)大，職能處室增多，需要?dú)w檔的材料猛增。中心領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)配人員，成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機(jī)構(gòu)。并積極鼓勵(lì)、支持檔案人員參加區(qū)檔案局組織的各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓(xùn)且取得了上崗資格證書(shū)。對(duì)于合并后的檔案工作，中心分管領(lǐng)導(dǎo)多次與區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，重新確立了《教育中心檔案分類(lèi)試行方案》、《教育中心編研工作實(shí)施方案》、《教育中心2010年檔案工作試行方案》。并牽頭召開(kāi)了中心檔案工作會(huì)議。組織檔案人員學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》，分析了當(dāng)前中心檔案工作的形勢(shì)，布置了《2010年檔案工作的計(jì)劃》。在工作中，不論中心的資金多么緊張，保證為檔案人員訂閱檔案雜志，對(duì)檔案工作使用設(shè)備及裝具的購(gòu)買(mǎi)也從來(lái)都是大力支持。為了促進(jìn)中心檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，中心領(lǐng)導(dǎo)還專(zhuān)門(mén)為檔案室配備了兩臺(tái)專(zhuān)用電腦、一臺(tái)復(fù)印機(jī)、一臺(tái)激光打印機(jī)；考慮到現(xiàn)在中心兩院辦公的不便，還特意購(gòu)買(mǎi)了兩套《今易》檔案管理軟件。
二．加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平。
中心成立以后，新成立的檔案工作機(jī)構(gòu)中，有不少人員從來(lái)沒(méi)接觸過(guò)檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發(fā)展，檔案工作又出臺(tái)了一系列新的法規(guī)、制度及實(shí)施方案，這就要求全體檔案人員緊跟形勢(shì)，不斷學(xué)習(xí)，不斷更新自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高自己的專(zhuān)業(yè)技能。為此，我單位堅(jiān)持從兩個(gè)渠道對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。一是積極組織檔案人員參加區(qū)檔案局組織的所有培訓(xùn)，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關(guān)信息，不斷更新自己的觀念。二是結(jié)合本單位的實(shí)際，制定我單位的學(xué)習(xí)計(jì)劃，定期組織檔案人員學(xué)習(xí)。先后學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》、《文書(shū)檔案保管期限表》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《2010年檔案工作要點(diǎn)》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類(lèi)編號(hào)方案》等等材料，同時(shí)還對(duì)所有檔案人員進(jìn)行了使用《今易》軟件的培訓(xùn)。通過(guò)這些培訓(xùn)，提高了所有檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平。從而保證了入庫(kù)檔案的質(zhì)量，為檔案的開(kāi)發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。新晨
三．增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，樹(shù)立優(yōu)質(zhì)的服務(wù)意識(shí)。
在日常的工作中，所有兼職檔案人員能夠以大局出發(fā)，在繁忙的本職工作的同時(shí)，積極配合中心的整體檔案工作，嚴(yán)格執(zhí)行中心的檔案工作計(jì)劃，在編排盒號(hào)的程序中，從未因一人影響整個(gè)中心檔案工作的進(jìn)程。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，因此，全體檔案人員從一開(kāi)始就樹(shù)立了“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。工作中，每位檔案人員都能做到忠于職守、積極認(rèn)真、一絲不茍、任勞任怨。隨著中心職能的擴(kuò)大，檔案室的服務(wù)范圍已經(jīng)擴(kuò)展到全區(qū)的中小學(xué)、幼兒園。對(duì)于各種檔案材料的查閱，我們的檔案人員從來(lái)都是做熱情、周到、準(zhǔn)確、快捷。因此，受到了全區(qū)各校的好評(píng)。
（一）區(qū)分不同價(jià)值
檔案提供利用是以館（室）藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過(guò)一定的方式、方法直接提供檔案為利用者服務(wù)的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的邏輯起點(diǎn)是指檔案在滿(mǎn)足人們需要，體現(xiàn)其使用價(jià)值的具體實(shí)踐的邏輯行程中所經(jīng)歷的首要環(huán)節(jié)。因此，我們要依照《機(jī)關(guān)檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書(shū)檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍不同文件價(jià)值，劃定不同保管期限。通過(guò)將不同價(jià)值的文件區(qū)別整理，可以合理使用人力，物力、財(cái)力和時(shí)間，同時(shí)不同價(jià)值的文件經(jīng)過(guò)整理后相對(duì)集中，為日后檔案進(jìn)行保管利用，以及到期移交進(jìn)館也提供了方便。由此可見(jiàn)，檔案客體一經(jīng)形成，就與未來(lái)的檔案用戶(hù)之間存在著一種潛在的價(jià)值關(guān)系。而檔案的價(jià)值只有當(dāng)檔案客體獲得檔案用戶(hù)的實(shí)際利用時(shí)，其與檔案用戶(hù)主體所構(gòu)成的潛在價(jià)值關(guān)系才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的價(jià)值關(guān)系，檔案價(jià)值才得以真正實(shí)現(xiàn)
（二）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系
在整理原則中，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。因此，保存檔案并非是檔案工作的目的，而只是檔案工作的開(kāi)始，遵循文件的形成規(guī)律，提供檔案為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，并產(chǎn)生良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益是一切檔案管理工作的最終目的。所以，進(jìn)行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
（三）要便于保管利用
這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。執(zhí)行文件級(jí)整理，正是新形勢(shì)下對(duì)這一原則的合理發(fā)揮。從根本上說(shuō)，保管和利用是相互影響，相互制約的關(guān)系，任何片面地強(qiáng)調(diào)某一方面，忽視甚至無(wú)視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門(mén)采取取消分類(lèi)，排列時(shí)不強(qiáng)調(diào)事由，不區(qū)分保管期限。完全按歸檔文件形成時(shí)間或文號(hào)對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列，依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。這種做法從目前能夠滿(mǎn)足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由或問(wèn)題的檔案被分散到多個(gè)檔案盒中，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，特別是對(duì)檔案移交進(jìn)館之后，將會(huì)給系統(tǒng)利用檔案帶來(lái)很大困難。因此，在處理類(lèi)似問(wèn)題時(shí)，要堅(jiān)持以便于保管利用為出發(fā)點(diǎn)，具體情況具體處理，才能更好地實(shí)現(xiàn)文件整理目的。
二、不斷規(guī)范文書(shū)檔案管理途徑
（一）做好分類(lèi)，嚴(yán)格登記
對(duì)歸檔文件進(jìn)行合理的分類(lèi)，不但能有能效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對(duì)將來(lái)館室的系統(tǒng)化管理都有重要的意義。首先，在一年度下進(jìn)行歸檔文件分類(lèi)。這是以“件”為單位進(jìn)行分類(lèi)。歸檔文件的分類(lèi)是整理工作中的一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，分類(lèi)工作的好壞直接關(guān)系到歸檔文件整理的質(zhì)量。各單位要根據(jù)自身的特點(diǎn)，按照科學(xué)、適用的原則，選擇分類(lèi)方法，制定分類(lèi)方案。其次，按“年度―保管期限”方案分類(lèi)。按這種方案分類(lèi)的單位，就是將一年度應(yīng)歸檔的文件材料按永久、長(zhǎng)期和短期三種保管期限分開(kāi)。但在這一階段因還未對(duì)文件進(jìn)行劃分保管期限，所以，按這種方案整理的單位，在此只按確定“件”的原則，將一“件”的文件材料分在一起。等到歸檔文件劃分保管期限時(shí)，再按保管期限分開(kāi)。另外，要嚴(yán)格登記。對(duì)本單位的收發(fā)文件進(jìn)行登記，保證本單位主要文件的系統(tǒng)齊全。本單位發(fā)文，應(yīng)編號(hào)發(fā)出，單位收文應(yīng)先登記后使用。通過(guò)登記，對(duì)來(lái)往行文、機(jī)關(guān)內(nèi)部文件、會(huì)議文件等逐件建帳，做到家底清楚，有據(jù)可查。
（二）提高檔案管理人員的綜合服務(wù)能力
檔案人員要練就過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能，檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專(zhuān)職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門(mén)類(lèi)檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使檔案服務(wù)成為一項(xiàng)面向大眾的服務(wù)，讓越來(lái)越多的人能正確認(rèn)識(shí)和利用檔案。
（三）要提前布置、完善機(jī)制
首先，要提前布置。檔案是反映專(zhuān)員辦業(yè)務(wù)工作的重要載體。因此，我們必須要求將檔案建設(shè)作為深化本單位工作、推進(jìn)業(yè)務(wù)機(jī)制建設(shè)和全面提升內(nèi)部管理水平的基礎(chǔ)工作，做好整理歸檔。其次，要完善機(jī)制。重點(diǎn)是要按照《檔案法》規(guī)定做好文書(shū)檔案保管期限表，結(jié)合實(shí)際完善本單位的文書(shū)檔案管理規(guī)定，確保文書(shū)檔案管理規(guī)范有序。本單位檔案管理部門(mén)要及時(shí)對(duì)各檔案員進(jìn)行輔導(dǎo)，并按照新要求做好文書(shū)檔案的整理歸檔工作，確保檔案資料歸檔及時(shí)完整、保管規(guī)范有序、調(diào)閱快捷方便。第三，注重規(guī)范整理方面。落實(shí)專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案工作，嚴(yán)格按檔案歸檔整理的要求進(jìn)行歸檔和整理，并結(jié)合電子設(shè)備進(jìn)行操作，確保檔案規(guī)范化、信息化；在注重檔案“收、管、用”方面。按檔案保管要求，進(jìn)行專(zhuān)柜保管，并明確檔案管理、保管、利用、借閱等各項(xiàng)制度，確保檔案保密性和借閱的規(guī)范性。
在區(qū)、局檔案主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)下，教育中心的檔案工作在以往成績(jī)的基礎(chǔ)上，不斷深入。在檔案管理制度化、規(guī)范化上，在檔案利用率擴(kuò)大上，在檔案工作人力、物力、財(cái)力的加強(qiáng)投入上，在檔案員的培訓(xùn)上作了一些工作，取得了一些成效。現(xiàn)申報(bào)*年度區(qū)檔案工作先進(jìn)單位。
一．領(lǐng)導(dǎo)的重視與大力支持，保證了檔案工作的順利開(kāi)展。
自從教育中心成立以來(lái)，原單位的職能擴(kuò)大，職能處室增多，需要?dú)w檔的材料猛增。中心領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)配人員，成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機(jī)構(gòu)。并積極鼓勵(lì)、支持檔案人員參加區(qū)檔案局組織的各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓(xùn)且取得了上崗資格證書(shū)。對(duì)于合并后的檔案工作，中心分管領(lǐng)導(dǎo)多次與區(qū)檔案局領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，重新確立了《教育中心檔案分類(lèi)試行方案》、《教育中心編研工作實(shí)施方案》、《教育中心*年檔案工作試行方案》。并牽頭召開(kāi)了中心檔案工作會(huì)議。組織檔案人員學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》，分析了當(dāng)前中心檔案工作的形勢(shì)，布置了《*年檔案工作的計(jì)劃》。在工作中，不論中心的資金多么緊張，保證為檔案人員訂閱檔案雜志，對(duì)檔案工作使用設(shè)備及裝具的購(gòu)買(mǎi)也從來(lái)都是大力支持。為了促進(jìn)中心檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，中心領(lǐng)導(dǎo)還專(zhuān)門(mén)為檔案室配備了兩臺(tái)專(zhuān)用電腦、一臺(tái)復(fù)印機(jī)、一臺(tái)激光打印機(jī)；考慮到現(xiàn)在中心兩院辦公的不便，還特意購(gòu)買(mǎi)了兩套《今易》檔案管理軟件。
二．加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平。
中心成立以后，新成立的檔案工作機(jī)構(gòu)中，有不少人員從來(lái)沒(méi)接觸過(guò)檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發(fā)展，檔案工作又出臺(tái)了一系列新的法規(guī)、制度及實(shí)施方案，這就要求全體檔案人員緊跟形勢(shì)，不斷學(xué)習(xí)，不斷更新自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高自己的專(zhuān)業(yè)技能。為此，我單位堅(jiān)持從兩個(gè)渠道對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。一是積極組織檔案人員參加區(qū)檔案局組織的所有培訓(xùn)，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關(guān)信息，不斷更新自己的觀念。二是結(jié)合本單位的實(shí)際，制定我單位的學(xué)習(xí)計(jì)劃，定期組織檔案人員學(xué)習(xí)。先后學(xué)習(xí)了《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》、《文書(shū)檔案保管期限表》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《*年檔案工作要點(diǎn)》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類(lèi)編號(hào)方案》等等材料，同時(shí)還對(duì)所有檔案人員進(jìn)行了使用《今易》軟件的培訓(xùn)。通過(guò)這些培訓(xùn)，提高了所有檔案人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平。從而保證了入庫(kù)檔案的質(zhì)量，為檔案的開(kāi)發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
三．增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，樹(shù)立優(yōu)質(zhì)的服務(wù)意識(shí)。
在日常的工作中，所有兼職檔案人員能夠以大局出發(fā)，在繁忙的本職工作的同時(shí)，積極配合中心的整體檔案工作，嚴(yán)格執(zhí)行中心的檔案工作計(jì)劃，在編排盒號(hào)的程序中，從未因一人影響整個(gè)中心檔案工作的進(jìn)程。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，因此，全體檔案人員從一開(kāi)始就樹(shù)立了“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。工作中，每位檔案人員都能做到忠于職守、積極認(rèn)真、一絲不茍、任勞任怨。隨著中心職能的擴(kuò)大，檔案室的服務(wù)范圍已經(jīng)擴(kuò)展到全區(qū)的中小學(xué)、幼兒園。對(duì)于各種檔案材料的查閱，我們的檔案人員從來(lái)都是做熱情、周到、準(zhǔn)確、快捷。因此，受到了全區(qū)各校的好評(píng)。
農(nóng)業(yè)科技檔案的管理及信息資源開(kāi)發(fā)利用是檔案管理工作的重要組成部分。現(xiàn)就如何使農(nóng)業(yè)科技檔案在推進(jìn)農(nóng)民增收及農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮作用談幾點(diǎn)想法。
一、農(nóng)業(yè)科技檔案歸檔范圍及要求
1.農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是從事農(nóng)業(yè)科技研究、生產(chǎn)、技術(shù)開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)。科學(xué)合理的歸檔范圍是科技檔案齊全完整的重要保證，是整個(gè)科技檔案管理工作的基礎(chǔ)。凡是在科研活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的科研文件材料均屬于歸檔范圍。包括：研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書(shū)、科研課題經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)及批件、計(jì)劃任務(wù)書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同書(shū)、試驗(yàn)方案、設(shè)計(jì)方案、實(shí)施方案。實(shí)驗(yàn)過(guò)程中的重要原始記錄，田間調(diào)查、綜合分析報(bào)告。計(jì)算文件，檢驗(yàn)文件，設(shè)計(jì)文件、圖樣，工藝流程，專(zhuān)利申請(qǐng)，重要的國(guó)內(nèi)外來(lái)往文件，課題階段總結(jié)、中期評(píng)估報(bào)告、年度進(jìn)展及執(zhí)行情況報(bào)告。科技成果申請(qǐng)表、鑒定證書(shū)、科技成果獎(jiǎng)勵(lì)與審批文件，獲獎(jiǎng)憑證（獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)及獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌，專(zhuān)利文件及證書(shū)）。科技轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書(shū)，新品種銷(xiāo)售轉(zhuǎn)讓協(xié)議及批復(fù)，成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)，國(guó)內(nèi)外同行評(píng)價(jià)及用戶(hù)反饋意見(jiàn)及技術(shù)成果宣傳報(bào)告等文件材料。2.農(nóng)業(yè)科研文件材料的質(zhì)量直接關(guān)系到科技檔案的質(zhì)量，對(duì)歸檔的科研文件材料的要求，一是，課題主持人要分階段進(jìn)行科研文件材料的收集、積累，以便在研究工作結(jié)束后，確保科技檔案材料能夠及時(shí)整理、立卷歸檔，并對(duì)所交科技檔案的完整性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。二是，要求原件歸檔，且文件制作材料必須易于長(zhǎng)期保存。書(shū)寫(xiě)工具應(yīng)選擇藍(lán)黑水或碳素墨水，不能用圓珠筆、鉛筆來(lái)記錄歸檔材料。三是，確定合理的歸檔時(shí)間，對(duì)研究周期長(zhǎng)的課題按階段歸檔，采取每年一次將當(dāng)年形成材料歸檔的辦法，研究周期短的課題在任務(wù)結(jié)束時(shí)及時(shí)歸檔。
二、提高科技檔案的質(zhì)量，創(chuàng)新服務(wù)方式，為農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展助力
1.及時(shí)收集檔案材料，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面。檔案資源建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作，各級(jí)農(nóng)業(yè)科研院所要加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，走出傳統(tǒng)收集的圈子，跟蹤、掛靠研究課題，積極主動(dòng)地向科研人員收集課題準(zhǔn)備階段形成的文件材料，研究試驗(yàn)階段形成的各種載體的重要原始記錄、試驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、專(zhuān)利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料，總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段形成的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專(zhuān)著、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、決算材料等，成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段形成的材料（有成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等），推廣應(yīng)用階段的方案、總結(jié)、擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)材料、工藝文件、轉(zhuǎn)讓合同、用戶(hù)反饋意見(jiàn)等。2.農(nóng)業(yè)科技檔案部門(mén)要科學(xué)規(guī)范管理，編制必要的檢索工具。編撰簡(jiǎn)介、簡(jiǎn)報(bào)、文摘匯編、手冊(cè)等二次農(nóng)業(yè)檔案科技文獻(xiàn)。充分利用信息資源存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)，研究制定相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一相關(guān)數(shù)據(jù)格式，實(shí)現(xiàn)信息資源社會(huì)共享。編研成果包括公開(kāi)出版物和內(nèi)部參考，這是開(kāi)展農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的一條重要途徑。挖掘農(nóng)業(yè)科技檔案資源要因地制宜、因時(shí)制宜，從農(nóng)作物新品種、栽培技術(shù)、病蟲(chóng)害防治、新成果推廣等方面入手，編研各種載體的農(nóng)業(yè)推廣技術(shù)資料。利用室藏檔案資源編研水稻、果樹(shù)、花卉、畜禽、食用菌等新品種簡(jiǎn)介以及推廣技術(shù)材料，匯集多項(xiàng)科研成果與新品種介紹。根據(jù)科研成果制作光盤(pán)、宣傳版面、多媒體、照片、錄像帶等不同形式和載體的科普宣傳材料，充分發(fā)揮檔案信息的科普宣傳作用。3.農(nóng)業(yè)科技檔案濃縮了大量的農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)信息，樹(shù)立為“三農(nóng)”服務(wù)的指導(dǎo)思想，把農(nóng)業(yè)科技檔案應(yīng)用到農(nóng)業(yè)生產(chǎn)第一線，主動(dòng)配合科研人員，結(jié)合科技下鄉(xiāng)活動(dòng)，將農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)信息送門(mén)入戶(hù)，提高農(nóng)戶(hù)科學(xué)種養(yǎng)技術(shù)，從而加速提高農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展水平。農(nóng)業(yè)科技檔案的管理工作是直接影響到農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要因素。農(nóng)業(yè)科技檔案要更好服務(wù)于現(xiàn)代農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展，加快農(nóng)業(yè)科技信息傳播，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技成果轉(zhuǎn)化及推廣應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)信息資源服務(wù)生產(chǎn)力，才能挖掘出現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技檔案潛在的價(jià)值，將科技檔案資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，為農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展助力。
作者:姜麗賢 單位:靖宇縣科技局
第一條為加強(qiáng)實(shí)物檔案的管理工作，使實(shí)物檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《**市檔案條例》等法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。
第二條本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織。
第三條本辦法所稱(chēng)實(shí)物檔案，是指法人、其他組織以及個(gè)人在其工作活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的以物質(zhì)實(shí)體為載體的物品檔案。
第四條市、縣（區(qū)）檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)實(shí)物檔案管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條實(shí)物檔案的歸檔范圍
（一）本單位獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書(shū)、光榮冊(cè)等。
（二）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫(huà)、工藝品等。
（三）本單位對(duì)外交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品。
（四）本單位組織的各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品。
（五）機(jī)構(gòu)成立以來(lái)使用過(guò)的牌、匾。
（六）本地區(qū)、本企業(yè)第一批生產(chǎn)的、獲獎(jiǎng)的及重要的產(chǎn)品樣品。
（七）其它有保存價(jià)值的實(shí)物。
第六條實(shí)物檔案的歸檔要求
（一）應(yīng)歸檔的實(shí)物自形成后的次年三月底前向本單位檔案管理部門(mén)移交；由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實(shí)物確需在有關(guān)部門(mén)暫時(shí)保留的，應(yīng)先將歸檔實(shí)物移交檔案管理部門(mén)拍照登記，再辦理借用手續(xù)。
（二）歸檔的實(shí)物要保持整潔、無(wú)破損。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意將實(shí)物檔案損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。
（三）歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案的管理，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
（四）本單位對(duì)外交往中贈(zèng)送給對(duì)方的重要實(shí)物，也應(yīng)當(dāng)拍照歸檔。
第七條實(shí)物檔案的保管期限
實(shí)物檔案的保管期限暫定為永久和定期兩種。
第八條實(shí)物檔案的整理
（一）歸檔實(shí)物的分類(lèi)：歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行整理（成套實(shí)物為一件）。歸檔實(shí)物可按物品種類(lèi)分類(lèi)；實(shí)物檔案較少的單位，可不分類(lèi)。
（二）歸檔實(shí)物的排列：歸檔實(shí)物可按種類(lèi)結(jié)合時(shí)間進(jìn)行排列，也可按歸檔時(shí)間順序排列。
（三）歸檔實(shí)物的編號(hào)：歸檔實(shí)物應(yīng)按分類(lèi)方案和排列順序逐件編檔號(hào)，并在不影響實(shí)物品像的合適位置粘貼標(biāo)簽，填寫(xiě)檔號(hào)。歸檔實(shí)物的檔號(hào)一般由全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、件號(hào)組成（不進(jìn)館單位全宗號(hào)不填）。歸檔實(shí)物的檔號(hào)有兩種格式：
格式一：全宗號(hào)－類(lèi)別號(hào)－件號(hào)
格式二：全宗號(hào)－件號(hào)
（四）實(shí)物檔案目錄的編制：歸檔實(shí)物應(yīng)按分類(lèi)方案和檔號(hào)順序編制實(shí)物檔案目錄。實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔號(hào)、題名、實(shí)物來(lái)源、形成日期、實(shí)物類(lèi)別、實(shí)物數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)、互見(jiàn)號(hào)、備注等項(xiàng)目（見(jiàn)圖一）。
實(shí)物檔案目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。實(shí)物檔案目錄封面設(shè)置全宗名稱(chēng)、實(shí)物類(lèi)別等項(xiàng)目（見(jiàn)圖二），其中全宗名稱(chēng)為必填項(xiàng)，實(shí)物類(lèi)別為可選項(xiàng)。
實(shí)物檔案目錄及實(shí)物檔案目錄封面用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。新晨
第九條實(shí)物檔案的保管
（一）實(shí)物檔案應(yīng)專(zhuān)庫(kù)或?qū)９癖９堋?/p>
（二）存放實(shí)物檔案的庫(kù)房和櫥柜應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實(shí)物檔案褪色。
（三）易蟲(chóng)蛀、易銹蝕的實(shí)物檔案要做好防蟲(chóng)、防銹蝕的技術(shù)保護(hù)，確保實(shí)物檔案完好無(wú)損。
第十條實(shí)物檔案的利用
（一）利用實(shí)物檔案必須嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)。
（二）因舉辦展覽等確實(shí)需要使用實(shí)物檔案原件，須辦理借用審批手續(xù)。
（三）珍貴的或不易搬動(dòng)的實(shí)物檔案，提供實(shí)物檔案照片使用。
第十一條實(shí)物檔案的移交
（一）凡列入同級(jí)綜合檔案館進(jìn)館范圍的單位，上一年度實(shí)物檔案整理完畢后，應(yīng)在次年七月二十日前將實(shí)物檔案目錄報(bào)送同級(jí)綜合檔案館備案。經(jīng)檔案行政管理部門(mén)認(rèn)定具有永久保存價(jià)值的實(shí)物，應(yīng)當(dāng)在五年內(nèi)移交同級(jí)綜合檔案館。
（二）實(shí)物檔案移交時(shí)，交接雙方應(yīng)辦理移交手續(xù)。
第十二條市、縣（區(qū)）綜合檔案館實(shí)物檔案的管理可參照本辦法執(zhí)行。
[關(guān)鍵詞]檢務(wù) 檔案 管理
檔案管理，是對(duì)文件從產(chǎn)生到最終銷(xiāo)毀或移交檔案部門(mén)的全過(guò)程的管理活動(dòng)，其主要目標(biāo)是要將組織中的文件數(shù)量保持到一個(gè)適當(dāng)?shù)臄?shù)量限度，防止不必要的或無(wú)用文件信息的干擾，簡(jiǎn)化文件制作、傳遞、處理以及利用的程序，改進(jìn)文件工作的組織、控制方法，保證文件完成現(xiàn)行效用后得到適當(dāng)?shù)奶幹茫⑼ㄟ^(guò)經(jīng)濟(jì)地保管和利用文件信息，最大限度地提高組織管理的質(zhì)量和效率。
一、電子管理模式的特點(diǎn)和分類(lèi)
1.電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征，我國(guó)文件、檔案管理的一般原則和方法對(duì)于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導(dǎo)作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他類(lèi)型文件的特點(diǎn)，在其管理活動(dòng)中還有其特有的原則和方法。
2.檔案館電子文件的管理模式
（1）集中式保管模式，是指將具有永久保存價(jià)值的文件（紙質(zhì)或電子）送至國(guó)家指定或授權(quán)的機(jī)構(gòu)、組織（通常為國(guó)家檔案部門(mén)）集中保存，該類(lèi)機(jī)構(gòu)對(duì)其職能范圍內(nèi)的歸檔單位的檔案工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督，對(duì)其入館檔案進(jìn)行實(shí)體和信息的雙重控制。
（2）分布式保管模式，又稱(chēng)分散式保管，是指各組織、機(jī)構(gòu)中產(chǎn)生的文件（紙質(zhì)或電子）不統(tǒng)一移交給特定部門(mén)，而將其留存于本機(jī)構(gòu)內(nèi)部（庫(kù)房或信息系統(tǒng)），加以保管和利用，該模式的代表就是“匹茲堡大學(xué)方案”。
二、檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)檔案的介紹
1.檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)檢務(wù)檔案）包括報(bào)檢單及所附單證、檢驗(yàn)檢疫工作記錄單、證稿、證單存檔聯(lián)等紙質(zhì)資料、電子數(shù)據(jù)或其組合。歸檔是檢驗(yàn)檢疫工作流程的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，即歸檔人員對(duì)通過(guò)CIQ2000出入境檢驗(yàn)檢疫綜合業(yè)務(wù)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)CIQ2000系統(tǒng)）報(bào)檢的檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)，根據(jù)報(bào)檢類(lèi)別和歸檔規(guī)則在CIQ2000系統(tǒng)中對(duì)符合歸檔條件的報(bào)檢號(hào)逐批進(jìn)行電子數(shù)據(jù)歸檔，并將報(bào)檢單等紙質(zhì)資料裝訂后按歸檔順序號(hào)分類(lèi)立卷存檔。由于CIQ2000系統(tǒng)自動(dòng)將歸檔號(hào)與報(bào)檢號(hào)一一對(duì)應(yīng)，通過(guò)報(bào)檢號(hào)即可根據(jù)歸檔號(hào)所在的卷宗來(lái)快速調(diào)閱需要查詢(xún)的報(bào)檢單檔案，所以，大多數(shù)檢務(wù)部門(mén)都采用上述歸檔方式。
2.由于紙質(zhì)檢務(wù)檔案記述并反映了檢驗(yàn)檢疫工作的全過(guò)程，為檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)內(nèi)部查閱出入境貨物檢驗(yàn)檢疫原始記錄、了解檢驗(yàn)檢疫簽證流程、確認(rèn)檢驗(yàn)檢疫證單的更改/重發(fā)/核查計(jì)收費(fèi)情況、檢查工作質(zhì)量，以及出境貨物理賠案件的調(diào)查、入境貨物重大索賠案件的處理、司法部門(mén)的訴訟調(diào)查舉證、國(guó)內(nèi)外有關(guān)部門(mén)的來(lái)函查詢(xún)等發(fā)揮了一定的參考憑據(jù)作用。但是，隨著檢驗(yàn)檢疫業(yè)務(wù)量的成倍增長(zhǎng)，檢務(wù)檔案管理中歸檔過(guò)程較繁鎖、歸檔工作量較大、檔案庫(kù)房占用量較多以及檔案利用率較低等方面的問(wèn)題日漸突出。
三、目前檢驗(yàn)檢疫部門(mén)檢務(wù)檔案管理的做法
1.參照企業(yè)分類(lèi)管理方式，對(duì)企業(yè)進(jìn)行分類(lèi)建檔。結(jié)合電子監(jiān)管工作，對(duì)信譽(yù)好、進(jìn)出口量較大且質(zhì)量穩(wěn)定的企業(yè)進(jìn)行分類(lèi)后實(shí)行簡(jiǎn)便建檔管理，在CIQ2000系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)歸檔不需逐份錄入報(bào)檢號(hào)而實(shí)行批量歸檔。檢務(wù)部門(mén)對(duì)這類(lèi)報(bào)檢單在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報(bào)檢日期、主施檢部門(mén)、單位注冊(cè)號(hào)等條件進(jìn)行待歸檔查詢(xún)后，對(duì)符合歸檔條件的報(bào)檢號(hào)進(jìn)行批量歸檔；對(duì)這類(lèi)報(bào)檢單的紙質(zhì)檔案只需按企業(yè)名稱(chēng)、報(bào)檢日期簡(jiǎn)單地建檔立卷。在條件成熟時(shí)，逐步取消部分紙質(zhì)檔案，這樣不僅有利于檢驗(yàn)檢疫部門(mén)和企業(yè)雙方既節(jié)省人力、物力和財(cái)力，又提高工作效率，更充分發(fā)揮了企業(yè)分類(lèi)管理與電子監(jiān)管有機(jī)結(jié)合的優(yōu)勢(shì)，使資源得到合理配置和利用。
2.根據(jù)出入境貨物的報(bào)檢類(lèi)別，貨物的不同特性、不同風(fēng)險(xiǎn)度對(duì)不同貨物進(jìn)行分類(lèi)建檔。例如：對(duì)電子轉(zhuǎn)單換證憑條到口岸換發(fā)通關(guān)單的“驗(yàn)證”出境貨物，在CIQ2000系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔環(huán)節(jié)，根據(jù)報(bào)檢日期、主施檢部門(mén)等條件將其電子數(shù)據(jù)批量歸檔，其換證憑條可隨通關(guān)單存檔聯(lián)一并存檔，需要時(shí)可根據(jù)報(bào)檢號(hào)查找通關(guān)單流水號(hào)及對(duì)應(yīng)的換證憑條。而對(duì)涉及安全、衛(wèi)生、環(huán)保的進(jìn)出口敏感貨物，實(shí)施衛(wèi)生注冊(cè)登記、質(zhì)量許可管理等憑證報(bào)檢的貨物，或檢驗(yàn)周期較長(zhǎng)的大型成套設(shè)備，根據(jù)需要可較詳細(xì)地按貨物分類(lèi)或主施檢部門(mén)分類(lèi)建立檔案。
3.適當(dāng)縮短普通紙質(zhì)檢務(wù)檔案保存期限。《出入境檢驗(yàn)檢疫簽證管理辦法》（國(guó)檢法[1999]386號(hào)）規(guī)定“檢務(wù)檔案保管期限：一般出境檢驗(yàn)檢疫檔案為3年；入境檢驗(yàn)檢疫檔案為4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗(yàn)檢疫發(fā)現(xiàn)一類(lèi)有害生物的檢務(wù)紙質(zhì)檔案，應(yīng)作長(zhǎng)期或永久保存。”在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)檔案室90%以上的檢務(wù)檔案都是原封不動(dòng)地存放3-4年后銷(xiāo)毀，檔案利用率較低。
四、檢務(wù)檔案電子管理模式的可行性分析
1.據(jù)粗略統(tǒng)計(jì)，調(diào)閱紙質(zhì)檔案的主要用途在于辦理更改手續(xù)、工作質(zhì)量檢查、業(yè)務(wù)部門(mén)查閱資料和有關(guān)執(zhí)法部門(mén)的來(lái)函查詢(xún)等幾個(gè)方面。如果在不違反檢務(wù)檔案管理原則和不影響檢務(wù)檔案利用的前提下，及時(shí)修訂檢務(wù)檔案管理規(guī)章制度，適當(dāng)縮短普通紙質(zhì)檢務(wù)檔案保存期限，一定程度上可以解決檔案庫(kù)房占用量較多的問(wèn)題。
2.由于檢驗(yàn)檢疫流程都經(jīng)過(guò)CIQ2000系統(tǒng)進(jìn)行處理的情況下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境貨物檢驗(yàn)檢疫發(fā)現(xiàn)有害生物的檢務(wù)紙質(zhì)檔案，應(yīng)作長(zhǎng)期或永久保存外，普通紙質(zhì)檔案的角色有必要逐步向短期、精簡(jiǎn)的方向轉(zhuǎn)變，通過(guò)分類(lèi)管理的方式、利用CIQ2000系統(tǒng)的批量歸檔功能及修訂現(xiàn)行的檢務(wù)檔案管理規(guī)章制度等措施，或許是加強(qiáng)檢務(wù)檔案的規(guī)范有效管理、合理利用資源和提高工作效率的有效途徑之一。
3.目前電子檔案管理系統(tǒng)，為檔案現(xiàn)代化管理提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)可以自成系統(tǒng)，提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)功能，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化設(shè)計(jì)過(guò)程管理，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。如果CIQ2000系統(tǒng)可以搭載《電子檔案管理系統(tǒng)》，建立具有系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)載入、整編組卷、檢索利用、借閱管理、銷(xiāo)毀、制作標(biāo)準(zhǔn)光盤(pán)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等十大模塊的檢務(wù)檔案管理系統(tǒng)。并對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，設(shè)定檔案密級(jí)，按部門(mén)按專(zhuān)業(yè)按用戶(hù)級(jí)別設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限，日志庫(kù)自動(dòng)記錄對(duì)檔案庫(kù)的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作，同時(shí)在系統(tǒng)中持續(xù)管理檔案文件，提供借閱、歸還、催還等功能，實(shí)現(xiàn)全電子化的檔案管理和檢索查詢(xún)，電子智能化處理與紙質(zhì)檔案管理有機(jī)結(jié)合，既能管理文書(shū)檔案，也能管理科技檔案及其它檔案。
文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門(mén)的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來(lái)都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時(shí)抓住市場(chǎng)信息，如客戶(hù)來(lái)電話(huà)咨詢(xún)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶(hù)前來(lái)咨詢(xún)工民建或城市規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問(wèn)題，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動(dòng)，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來(lái)了電話(huà)處理電話(huà)事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來(lái)了客戶(hù)接待客戶(hù)。協(xié)調(diào)上下級(jí)事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要?jiǎng)幽X筋，想辦法，凡事超前儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測(cè)，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)了。
三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)
二、加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行
文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門(mén)加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行，極為關(guān)鍵。
首先，文檔工作離不開(kāi)檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益。可以說(shuō)，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對(duì)墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來(lái)源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開(kāi)展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)
文秘部門(mén)要加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
一要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門(mén)，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開(kāi)展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。
二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫(kù)”（數(shù)據(jù)庫(kù)）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時(shí)性和全面性。
三要及時(shí)做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動(dòng)介入本單位辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)，通過(guò)技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專(zhuān)報(bào)專(zhuān)題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來(lái)源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來(lái)源于工作人員的群體意識(shí)，來(lái)源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗(yàn)收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購(gòu)進(jìn)開(kāi)箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理的關(guān)鍵。因?yàn)橐龊弥攸c(diǎn)工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點(diǎn)工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計(jì)院建筑設(shè)計(jì)具備國(guó)家甲級(jí)資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級(jí)資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級(jí)資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計(jì)工程竣工檔案歸檔工作，每項(xiàng)工程從初設(shè)到竣工驗(yàn)收都層層嚴(yán)格把關(guān)。
其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書(shū)、地質(zhì)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、報(bào)批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計(jì)資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計(jì)師、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)師、水暖電氣設(shè)計(jì)師、城市規(guī)劃設(shè)計(jì)師都必須肩負(fù)起責(zé)任。
四、結(jié)束語(yǔ)
作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計(jì)竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計(jì)竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。
將形成的各種形式、種類(lèi)載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、到竣工驗(yàn)收全過(guò)程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實(shí)地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過(guò)程，歸檔的竣工資料與實(shí)物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計(jì)變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個(gè)性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯(cuò);系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。
參考文獻(xiàn)：
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—、目標(biāo)任務(wù)
進(jìn)一步落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)工作指導(dǎo)力度，聚焦鞏固提升我縣脫貧攻堅(jiān)工作，規(guī)范2014-2020年脫貧攻堅(jiān)檔案管理，全面、真實(shí)、及時(shí)、完整記錄我縣脫貧攻堅(jiān)的歷程，確保我縣精準(zhǔn)扶貧檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范，高質(zhì)量完成全縣精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理工作。
二、基本原則
（一）堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)實(shí)施。精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅(jiān)領(lǐng)導(dǎo)組辦公室、縣檔案部門(mén)聯(lián)合監(jiān)督指導(dǎo)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)是精準(zhǔn)扶貧檔案實(shí)施主體，除負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)本級(jí)檔案資料外，還需組織指導(dǎo)各村及時(shí)做好村級(jí)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作。負(fù)責(zé)實(shí)施縣級(jí)扶貧專(zhuān)項(xiàng)的牽頭部門(mén)，要嚴(yán)格對(duì)照每年的實(shí)施方案、目標(biāo)任務(wù)，及時(shí)規(guī)范和完善專(zhuān)項(xiàng)扶貧檔案。
（二）堅(jiān)持系統(tǒng)收集、分類(lèi)管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范脫貧攻堅(jiān)檔案工作的意見(jiàn)》（川檔發(fā)〔2017〕1號(hào)）和省檔案局印發(fā)的《省扶貧開(kāi)發(fā)項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》（川檔發(fā)〔2016〕15號(hào)）文件要求，對(duì)照縣、鄉(xiāng)、村、戶(hù)扶貧資料清單進(jìn)行分類(lèi)收集和整理歸檔，要重點(diǎn)做好精準(zhǔn)扶貧文書(shū)檔案、科技項(xiàng)目檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、音像檔案以及實(shí)物檔案的管理工作。
（三）堅(jiān)持集中保管，及時(shí)移交。縣脫貧攻堅(jiān)辦各類(lèi)精準(zhǔn)扶貧檔案由縣扶貧開(kāi)發(fā)局集中管理，縣級(jí)扶貧專(zhuān)項(xiàng)檔案資料由各專(zhuān)項(xiàng)牽頭部門(mén)集中管理；鄉(xiāng)級(jí)各類(lèi)精準(zhǔn)扶貧檔案由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)集中統(tǒng)一管理；村級(jí)精準(zhǔn)扶貧檔案由各村集中保管，個(gè)別村不具備檔案保管條件的可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時(shí)依法向縣檔案部門(mén)移交。
三、工作任務(wù)
（一）建立精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作機(jī)制。精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅(jiān)領(lǐng)導(dǎo)組辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)指導(dǎo)，并牽頭組織扶貧、檔案部門(mén)聯(lián)合對(duì)專(zhuān)項(xiàng)牽頭部門(mén)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村精準(zhǔn)扶貧檔案工作推進(jìn)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。
（二）配備適應(yīng)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作開(kāi)展和滿(mǎn)足檔案安全管理的設(shè)施設(shè)備。縣級(jí)扶貧專(zhuān)項(xiàng)部門(mén)、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要為精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作開(kāi)展，提供必需辦公設(shè)備和條件。精準(zhǔn)扶貧檔案庫(kù)房要符合防光、防塵、防潮、防蟲(chóng)、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。
（三）建立文件材料齊全完整、整理規(guī)范的精準(zhǔn)扶貧檔案。
精準(zhǔn)扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規(guī)范整理。特別是特殊載體類(lèi)檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅(jiān)歷史偉業(yè)和先進(jìn)感人事跡的圖片、音像、實(shí)物等珍貴資料，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。
四、工作要求
（一）時(shí)間節(jié)點(diǎn)
縣、鄉(xiāng)、村三級(jí)2014—2020年度精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作自本方案下發(fā)日起，村級(jí)檔案在2021年4月10日前完成；鄉(xiāng)級(jí)檔案在2021年4月20日前完成；縣級(jí)檔案在2021年4月30日前完成。
（二）分類(lèi)管理
精準(zhǔn)扶貧檔案相關(guān)文件材料應(yīng)收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實(shí)有效，做到字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰、簽章手續(xù)完備。歸檔文件材料的印制書(shū)寫(xiě)材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。
精準(zhǔn)扶貧檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行整理，文書(shū)檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-2015)進(jìn)行整理。扶貧項(xiàng)目檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2008)進(jìn)行整理。扶貧資金檔案按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理。照片檔案按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(da/t50-2014)進(jìn)行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(gb/t18894-2016)和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進(jìn)行整理。
特殊載體類(lèi)檔案，按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范整理，并與關(guān)聯(lián)紙質(zhì)檔案建立檔號(hào)對(duì)應(yīng)關(guān)系。
戶(hù)別管理類(lèi)按照“一戶(hù)一檔”進(jìn)行整理歸檔。
以卷為保管單位的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—類(lèi)別號(hào)—案卷號(hào)，以件為保管單位的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—類(lèi)別號(hào)—件號(hào)。
五、保障措施
（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
縣、鄉(xiāng)、村三級(jí)必須明確精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作具體負(fù)責(zé)人員。縣脫貧攻堅(jiān)辦聯(lián)合檔案部門(mén)抓好業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專(zhuān)項(xiàng)牽頭部門(mén)要具體抓好組織實(shí)施。
（二）加強(qiáng)監(jiān)督考核
各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專(zhuān)項(xiàng)牽頭部門(mén)，要提高精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理的自覺(jué)性和主動(dòng)性。本次精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范管理工作，將納入各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和扶貧專(zhuān)項(xiàng)牽頭部門(mén)2021年度檔案工作目標(biāo)考核任務(wù)，未按期完成或未按規(guī)定規(guī)范管理的鄉(xiāng)鎮(zhèn)和扶貧專(zhuān)項(xiàng)牽頭部門(mén)，由縣檔案部門(mén)視具體情況扣減相應(yīng)年終目標(biāo)考核分值，情節(jié)嚴(yán)重的全縣進(jìn)行通報(bào)。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院 病人出院 表格和記錄管理
1.出院病歷及時(shí)歸檔的重要性
病案管理是一個(gè)流程化的工作，只要其中一個(gè)環(huán)節(jié) “卡殼”，就會(huì)影響到下一個(gè)環(huán)節(jié)的工作。
出院病歷提交(按規(guī)定出院病歷3日內(nèi)、死亡病歷7日內(nèi)需提交病案室，由我科工作人員電腦歸檔與交樣本登記簽收。手寫(xiě)病歷資料，嚴(yán)格核對(duì) “病歷資料簽交表”以保證資料完整性。
三年前，清遠(yuǎn)市中醫(yī)院院領(lǐng)導(dǎo)組織的按醫(yī)療核心制度開(kāi)展每月常規(guī)查房中，已經(jīng)暴露出了“出院病歷未及時(shí)歸檔而導(dǎo)致的醫(yī)院出院病案管理混亂、不規(guī)范”的問(wèn)題：如打印、裝訂的病歷大量積壓在病案室，抽查到的病歷無(wú)醫(yī)生親筆簽名；住院號(hào)抽取一、二個(gè)月前的出院病歷，有的還滯留在病區(qū)，有的還在質(zhì)控環(huán)節(jié)。院領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)出院病歷管理的重要性。2009年4月清遠(yuǎn)市中醫(yī)院新的領(lǐng)導(dǎo)班子成立，主管副院長(zhǎng)召集了信息科、醫(yī)務(wù)科、質(zhì)控科、護(hù)理部等職能科室及病案管理委員會(huì)各委員，討論通過(guò)了加強(qiáng)出院病歷歸檔管理的方案。(以下簡(jiǎn)稱(chēng) “方案”)，要求各臨床科室積極配合信息科病案統(tǒng)計(jì)室做好出院病歷歸檔的工作。病案統(tǒng)計(jì)室也有必要完善出院病歷的缺陷，需二次以上再質(zhì)控。
2.出院病歷無(wú)法及時(shí)歸檔的主要原因
在當(dāng)前病案管理工作中，一個(gè)突出而又具有普遍性的問(wèn)題就是出院病歷無(wú)法及時(shí)歸檔。研究其原因，主要有以下幾方面：
2.1某些科室人均住院時(shí)間短，病床周轉(zhuǎn)快，如我院的兒科、產(chǎn)科、婦科、眼科，平均住院日僅5～7日，病床周轉(zhuǎn)63.5次。以?xún)嚎茷槔翰〈仓苻D(zhuǎn)月達(dá)I1.90次，平均住院日僅428，臨床醫(yī)生工作量大，不能按期完成病案記錄。
2.2病案資料不完整，如病理和各種培養(yǎng)，因其檢查的特殊性，無(wú)法在患者出院前出報(bào)告單。
2.3簽字環(huán)節(jié)太多，為保證醫(yī)療安全，提高醫(yī)療質(zhì)量，體現(xiàn)三級(jí)醫(yī)師查房制度，一份病歷常需主任、主治和住院醫(yī)師三級(jí)簽名，碰到某位醫(yī)生下夜班、手術(shù)或外出無(wú)法及時(shí)簽名。
2.4各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，或管理意識(shí)不強(qiáng)，或醫(yī)務(wù)、教學(xué)任務(wù)繁重，沒(méi)敦促醫(yī)生及時(shí)提交出院病歷。
2.5醫(yī)生重視度不夠，責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)意識(shí)到病案及時(shí)歸檔的重要性，認(rèn)為能把患者治好就是好醫(yī)生。”病案”實(shí)施前，我科工作人員回收病歷最常聽(tīng)到的就是 “工作太忙，沒(méi)時(shí)間整理病歷”，出院病歷一拖就是2、3周甚至 更長(zhǎng)時(shí)間才能提交，
3.我院對(duì)出院病歷管理的改進(jìn)措施及取得效果
按院領(lǐng)導(dǎo)的要求，我科設(shè)計(jì)了“出院病歷歸檔統(tǒng)計(jì)表”，包括 “出院病歷3日內(nèi)提交”、“7日內(nèi)答復(fù)質(zhì)控表”、“5日內(nèi)簽名歸檔”、“二次以上終末質(zhì)控”、“二次以上終末質(zhì)控”、“出院病歷歸檔完整性”等項(xiàng)目每月匯總一次，結(jié)合 “臨床工作評(píng)價(jià)細(xì)則”為各科室提侁獎(jiǎng)金分配依據(jù)，直接與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤。以下就 “方案”實(shí)施前后效果作具體說(shuō)明。
3.1“方案”實(shí)施前，終末質(zhì)檢病歷時(shí)間滯后約一個(gè)月，國(guó)際疾病分類(lèi)、手術(shù)操作編碼滯后5～7日，統(tǒng)計(jì)與病案分離，重復(fù)輸入資料，造成大量人力浪費(fèi)；“方案”實(shí)施后，統(tǒng)計(jì)與病案室合并，共用一個(gè)軟件，絕大部分出院病歷在3日內(nèi)及時(shí)提交終末質(zhì)檢病歷時(shí)間滯后5～7日，國(guó)際疾病分類(lèi)、手術(shù)操作編碼滯后控制在3日內(nèi)，統(tǒng)計(jì)報(bào)表及時(shí)完成。節(jié)約了人力，提高了效率。
3.2答復(fù)質(zhì)控表(按規(guī)定7日內(nèi)答復(fù)質(zhì)控表)：質(zhì)控表直接在“方案”實(shí)施前，超時(shí)答復(fù)質(zhì)控表率達(dá) 1O ，有一份病歷因主管醫(yī)生外出學(xué)習(xí)拖延了162日才答復(fù)質(zhì)控表。“方案”實(shí)施后超時(shí)答復(fù)質(zhì)控表率2 ，單份質(zhì)控表最長(zhǎng)拖延15日。
3.3簽名歸檔(按規(guī)定5日內(nèi)完成親筆簽名)：“方案”實(shí)施前，一批次待簽名病歷最長(zhǎng)2個(gè)月才能全部完成、回收；“方案”實(shí)施后全部準(zhǔn)時(shí)完成簽名、回收、上病歷架。
3.4二次以上終末質(zhì)控(按規(guī)定不允許出現(xiàn))：指未按質(zhì)控表要求一次性完善出院病歷的缺陷，需二次以上再質(zhì)控。“方案”實(shí)施前，二次質(zhì)控率為5 ，最多的一份病歷發(fā)8張質(zhì)控表(即重復(fù)質(zhì)控8次)；“方案”實(shí)施后二次質(zhì)控率2 ，最多重復(fù)質(zhì)控4次。
3.5出院病歷歸檔完整性(按規(guī)定需完整歸檔)：指患者住院期間已發(fā)出的各種輔助檢查報(bào)告單沒(méi)及時(shí)整理、粘貼在手寫(xiě)病歷資料上，在病歷提交后再送來(lái)病案室。“方案”實(shí)施前，月均10余張報(bào)告單；“方案”實(shí)施后月均不超過(guò)5張。并有專(zhuān)人根據(jù)病歷排列順序進(jìn)行核查，如有缺失，及時(shí)告之彌補(bǔ)。
4.結(jié)論
清遠(yuǎn)市中醫(yī)院通過(guò)對(duì)出院病歷檔案加強(qiáng)管理的系列措施，三年三大步，使出院病歷歸檔狀況發(fā)生了根本性的變化。認(rèn)真寫(xiě)好出院病歷，按時(shí)上交出院病歷歸檔，己經(jīng)形成所有科室領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)生的一種自覺(jué)習(xí)慣和職責(zé)行為。這充分證明：“加大管理力度和良好習(xí)慣的培養(yǎng)，加強(qiáng)臨床科室與病案室的緊密配合”，是保證出院病歷及時(shí)歸檔、病案管理各個(gè)工作流程順利進(jìn)行是切實(shí)可行的方案。
藥物臨床試驗(yàn)檔案是藥物臨床試驗(yàn)活動(dòng)中的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)資源儲(chǔ)備的一種形式，也是醫(yī)藥發(fā)展的一個(gè)必備條件，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理是確保藥物臨床試驗(yàn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，有利于開(kāi)發(fā)利用的一個(gè)重要原則。在科學(xué)研究活動(dòng)中形成的圖紙、圖表、文字資料、計(jì)算材料、照片等文件材料都應(yīng)當(dāng)歸檔保存。
《藥物臨床試驗(yàn)機(jī)構(gòu)資格認(rèn)定辦法（試行）》規(guī)定臨床試驗(yàn)檔案必須妥善保存。另外，該辦法在附錄2中對(duì)臨床試驗(yàn)的準(zhǔn)備階段、進(jìn)行階段和完成后的文件保存進(jìn)行了明確要求：研究者要保存資料至臨床試驗(yàn)終止后5年。申辦者應(yīng)保存資料至試驗(yàn)藥物被批準(zhǔn)上市后5年。而ICH規(guī)定，臨床試驗(yàn)資料須保存至得到上市許可后滿(mǎn)2年。FDA規(guī)定，藥物批準(zhǔn)/不批準(zhǔn)上市、上市或撤銷(xiāo)申請(qǐng)后2年，我國(guó)臺(tái)灣是7～10年，但實(shí)際上，現(xiàn)在提倡在產(chǎn)品的整個(gè)生存期都應(yīng)保存。
2 藥物臨床試驗(yàn)檔案的特點(diǎn)
2.1 專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。藥物臨床試驗(yàn)分為Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ期。Ⅰ期臨床試驗(yàn)是初步臨床藥理學(xué)及人體安全性評(píng)價(jià)試驗(yàn)，觀察人體對(duì)于新藥耐受程度和藥代動(dòng)力學(xué)，為制定給藥方案提供依據(jù)；Ⅱ、Ⅲ期臨床試驗(yàn)是治療作用的評(píng)價(jià)階段，目的是評(píng)價(jià)藥物對(duì)受試者的治療作用和安全性，最終為藥物獲得注冊(cè)申請(qǐng)?zhí)峁┏浞值囊罁?jù)；Ⅳ期臨床試驗(yàn)是新藥上市后監(jiān)測(cè)，評(píng)價(jià)藥物在普通或者特殊人群中使用的利益與風(fēng)險(xiǎn)關(guān)系，改進(jìn)給藥劑量等。各期臨床試驗(yàn)檔案均應(yīng)完整、有序地分類(lèi)保存。
2.2 原始資料復(fù)雜繁多。開(kāi)展藥物臨床試驗(yàn)全過(guò)程的原始資料種類(lèi)繁多，包括臨床前的一些研究資料，審批后的試驗(yàn)方案、倫理批件、知情同意書(shū)、藥檢報(bào)告、研究病歷、受試者檢驗(yàn)檢查報(bào)告、藥物發(fā)放及回收記錄等，這些原始資料都要保存原件在研究機(jī)構(gòu)。
2.3 保密性強(qiáng)。藥物臨床試驗(yàn)檔案資料是整個(gè)藥物臨床試驗(yàn)過(guò)程的全面記錄，是藥物上市申報(bào)的第一手科研資料，在臨床試驗(yàn)過(guò)程中產(chǎn)生的受試者的個(gè)人信息、申辦方提供的新處方、制劑工藝、原始統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等關(guān)鍵內(nèi)容都具有科學(xué)研究的保密性。按規(guī)定，這些檔案資料只對(duì)國(guó)家藥監(jiān)管理部門(mén)、申辦方和臨床試驗(yàn)機(jī)構(gòu)開(kāi)放，不得對(duì)外泄露。
3 如何規(guī)范管理藥物臨床試驗(yàn)檔案
3.1 增強(qiáng)臨床試驗(yàn)檔案的管理意識(shí)。檔案管理工作是專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、涵蓋面廣、工作內(nèi)容繁雜的一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性工作。過(guò)去該項(xiàng)工作沒(méi)有引起重視，沒(méi)有專(zhuān)職人員管理，只是將資料簡(jiǎn)單歸類(lèi)放置于木柜上，造成多年的積壓，文件資料查找困難，利用效率低。要大力宣傳檔案管理工作，廣泛宣傳有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和制度，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，爭(zhēng)取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，促進(jìn)臨床試驗(yàn)檔案管理工作順利開(kāi)展。
3.2 建立藥物臨床試驗(yàn)檔案管理制度。制定檔案管理人員職責(zé)，明確檔案管理人員在臨床試驗(yàn)檔案管理工作中的職責(zé)。根據(jù)《藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法規(guī)要求，統(tǒng)一管理和保存藥物臨床試驗(yàn)檔案資料。將相關(guān)文件和數(shù)據(jù)資料進(jìn)行整理并分類(lèi)、立卷、編目、登記歸檔，建立編碼以方便檢索。另外，要建立完善的檔案收集、開(kāi)發(fā)利用、借閱保密、鑒定銷(xiāo)毀等相關(guān)制度。根據(jù)醫(yī)院發(fā)展的變化，要拓展歸檔范圍，修訂分類(lèi)方案，加強(qiáng)醫(yī)院在經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目合同、招標(biāo)、審計(jì)、宣傳報(bào)道等方面文件材料的歸檔。總之，建立科學(xué)的檔案管理體系，保證臨床試驗(yàn)文件和資料歸檔的規(guī)范性和安全性，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。
3.3 培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才，提高檔案管理者的自身素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到檔案管理水平。作為檔案管理人員，要具備良好的職業(yè)道德，努力提高檔案專(zhuān)業(yè)水平和相關(guān)知識(shí)。通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)觀摩、業(yè)務(wù)交流等方式來(lái)提高其業(yè)務(wù)和知識(shí)水平。同時(shí)，不斷推進(jìn)檔案管理工作人員由“被動(dòng)收集”向“主動(dòng)挖掘”服務(wù)意識(shí)的根本性轉(zhuǎn)變，在跟蹤服務(wù)、開(kāi)發(fā)利用等方面狠下功夫，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理水平提高。
