時(shí)間：2023-06-04 10:49:30
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案信息電子化，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
[論文摘要]隨著全球和國(guó)內(nèi)信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用和城市經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公呈自動(dòng)化、無(wú)紙化發(fā)展趨勢(shì)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數(shù)字化建設(shè)，已成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。
追溯檔案部門(mén)應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的歷史是在上世紀(jì)70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》，為我國(guó)全面實(shí)現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。
一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀
城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點(diǎn)開(kāi)始了探索建立檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開(kāi)始建立自己的MIS系統(tǒng)，并開(kāi)始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由DOS轉(zhuǎn)向Wondows，數(shù)據(jù)庫(kù)也由最初單機(jī)版的dBascII轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的Foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展。現(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國(guó)城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實(shí)現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在：
1.城建檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性
各基層城建檔案館、室使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、系統(tǒng)軟件各異，開(kāi)發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。
2.建設(shè)部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄
各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒(méi)有建立一個(gè)系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。
3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高
檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)工作流程，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。
4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高
城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。
5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識(shí)的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
6.各地城建檔案部門(mén)應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實(shí)的需求
各地城建檔案部門(mén)各自為政地開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開(kāi)發(fā)導(dǎo)致浪費(fèi)了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實(shí)的需求。
7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏
數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級(jí)政府部門(mén)撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)
現(xiàn)代辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的發(fā)展趨勢(shì)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤(pán)為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是：
1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。
2.健全和開(kāi)展城建檔案電子化接收和管理。
3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國(guó)地方各自悠久歷史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。
5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢利用。
三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用
所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。其作用有：
1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開(kāi)發(fā)功能簡(jiǎn)單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。
2.縮短城建檔案信息的加工時(shí)間，提高利用的時(shí)效性。從快速加工到檢索及提供利用需時(shí)短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機(jī)讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。
3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，信息成果可多份拷貝。并能長(zhǎng)效保存信息。
一、檔案信息電子化管理常見(jiàn)問(wèn)題
1.認(rèn)知度偏低
檔案信息的電子化管理是檔案管理專業(yè)發(fā)展歷史上一次劃時(shí)代的進(jìn)步與飛躍，傳統(tǒng)檔案管理形式結(jié)合現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)形成綜合性、一體化的電子信息檔案管理系統(tǒng)，將使檔案的使用效率與便捷性得到成倍提高。然而，傳統(tǒng)管理模式與固有的業(yè)務(wù)操作理念使大多數(shù)檔案管理人員仍然習(xí)慣于既有的檔案管理手法，對(duì)于電子信息化體系的功效與作用認(rèn)識(shí)程度偏低，了解不深。傳媒行業(yè)管理層對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展也不夠了解和重視，滿足于現(xiàn)有的檔案管理與應(yīng)用程度，沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到電子信息化對(duì)提高企業(yè)行業(yè)工作效率和效能的重要促進(jìn)作用。傳統(tǒng)檔案管理方式的低效率又使現(xiàn)有的工作人員面臨著較大的工作量無(wú)眠顧及新知識(shí)、新技能的學(xué)習(xí)與更新，由此造成檔案信息電子化管理推廣程度不足。
2.缺乏科學(xué)完整的體系
作為新時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展與改革的產(chǎn)物，檔案管理的電子信息化在當(dāng)前的中國(guó)還沒(méi)有健全的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完備、全面的指導(dǎo)和約束。因此，不同地區(qū)和單位在推行廣播電視檔案信息電子化體系過(guò)程中不僅發(fā)展速度各有快慢，而且出現(xiàn)了分類不一、標(biāo)準(zhǔn)各異的問(wèn)題。缺乏科學(xué)完整體系的問(wèn)題不僅使檔案信息電子化發(fā)展缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，更嚴(yán)重阻礙了在全國(guó)范圍內(nèi)推行標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建。科學(xué)完整的體系不僅有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化的高質(zhì)與高效，改變傳統(tǒng)檔案管理模式耗費(fèi)大量人、財(cái)、物和潛在諸多不安全因素的缺陷，而且能夠提高檔案使用效率與便捷性，提高檔案資料對(duì)行業(yè)發(fā)展的參考與指導(dǎo)作用，幫助行業(yè)在未來(lái)發(fā)展中作出正確決策。
二、優(yōu)化措施
1.根據(jù)檔案的類別與級(jí)別區(qū)別管理
做好檔案信息電子化管理的前提在于分類和分級(jí)，不同類別和級(jí)別的檔案信息采取不同的管理手段。隨著傳媒業(yè)的發(fā)展與擴(kuò)大，檔案資料的發(fā)展趨勢(shì)必然是數(shù)量越來(lái)越多，規(guī)模越來(lái)越龐大。沒(méi)有分類和分級(jí)的檔案信息電子化最終也必將落入臃腫和混亂的困境，這對(duì)于檔案的儲(chǔ)存與使用而言將是降低工作效率甚至導(dǎo)致失誤與錯(cuò)誤的災(zāi)難。一般來(lái)說(shuō)，檔案基本可以分為兩大類：重要、關(guān)鍵類；相對(duì)次要、普通類。重要和關(guān)鍵的檔案信息在數(shù)量可以承受的范圍內(nèi)可以采取在本地存貯和使用的模式，尤其是數(shù)字化檔案資料。此時(shí)較適宜使用雙備份策略。檔案的存貯介質(zhì)一般是本地服務(wù)器，要求做好存貯前的殺毒處理并定期升級(jí)病毒庫(kù)、打補(bǔ)丁以及安全檢測(cè)等。檔案資料所在單位應(yīng)安排專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理人員負(fù)責(zé)這些檔案信息的電子化管理工作。相對(duì)次要和普通檔案信息則可充分利用云存貯技術(shù)，在盡量降低存貯成本的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的大批量保存與便捷的調(diào)用。云存貯的優(yōu)勢(shì)在于費(fèi)用極其低廉，客戶不再需要自行投入巨額資金準(zhǔn)備大量存貯設(shè)備，也不需要為維護(hù)和管理在云端的存貯設(shè)備另外花費(fèi)金錢(qián)，只需要支付少量的上網(wǎng)費(fèi)用便可享受幾乎無(wú)止境的存貯容量。劣勢(shì)在于安全性相對(duì)不足，一旦將數(shù)據(jù)存放于“云”上，等于喪失了對(duì)數(shù)據(jù)的絕對(duì)控制權(quán)，無(wú)論出于何種目的，云儲(chǔ)存服務(wù)提供商或其他個(gè)人或集團(tuán)都有機(jī)會(huì)偷窺或竊取這些數(shù)據(jù)。這再次凸顯了檔案分類與分級(jí)的重要性，在尚未足夠確保信息安全性的前提下，應(yīng)當(dāng)只將相對(duì)次要、普通的檔案信息通過(guò)“云”存貯和使用，從而避免造成不必要的損失。
2.定期梳理檔案重要程度，調(diào)整安全級(jí)別
【關(guān)鍵詞】檔案信息電子化 現(xiàn)狀 發(fā)展趨勢(shì) 建設(shè)應(yīng)用
1.衛(wèi)生事業(yè)單位檔案信息電子化的現(xiàn)狀
1.1標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
1.2檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。
1.3檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
1.4電子文件歸檔人認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)。許多檔案管理員認(rèn)為紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作；或由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人來(lái)說(shuō)，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；
1.5病案現(xiàn)代化管理技術(shù)薄弱。病案科應(yīng)具有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，建立醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)（HIS）。網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)（HIS）包括門(mén)診系統(tǒng)、住院系統(tǒng)、影像檢查系統(tǒng)、檢驗(yàn)系統(tǒng)和病歷統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，這些系統(tǒng)在全院之間應(yīng)能實(shí)現(xiàn)信息共享。
2.醫(yī)院檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)
檔案信息電子化是醫(yī)院檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理手段，提升當(dāng)代醫(yī)院檔案管理水平。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，尤其是醫(yī)院電子病歷及病案信息化數(shù)字化建設(shè)要求必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。
3.醫(yī)院檔案信息電子化的建設(shè)應(yīng)用
所謂檔案信息電子化，就是以館（室）藏檔案資料，紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。隨著國(guó)家醫(yī)改制度的實(shí)施，醫(yī)院住院病人越來(lái)越多，病例的管理要求也越來(lái)越嚴(yán)格，紙質(zhì)病例檔案已經(jīng)無(wú)法再適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)院的發(fā)展需求，所以檔案管理信息化已勢(shì)在必行。
3.1醫(yī)院病案信息的存儲(chǔ)可以采取縮微技術(shù)，將縮微技術(shù)應(yīng)用于病案管理可以解決病案的存儲(chǔ)空間問(wèn)題，而且縮微后的病案與原件具有同等的法律效力。推廣使用電子病歷，雖然目前電子病歷還不具有法律效力，但隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子病案在我國(guó)的應(yīng)用將會(huì)逐漸得到普及，它是信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)療領(lǐng)域應(yīng)用的產(chǎn)物，是醫(yī)院綜合信息系統(tǒng)的核心，將成為醫(yī)院病案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。應(yīng)用電子病歷可大大減少各種儲(chǔ)存的成本和保管病案的成本，提高工作效率，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，又能適應(yīng)醫(yī)療質(zhì)量管理的需要。
3.2提高檔案信息管理人員的專業(yè)素質(zhì)。電子檔案的保護(hù)是當(dāng)前檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，作為檔案管理部門(mén)應(yīng)具備相應(yīng)的電子檔案管理知識(shí)，配備相應(yīng)的電子檔案管理設(shè)施及設(shè)備，如應(yīng)配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤(pán)刻錄儀及安全防護(hù)軟件等，同時(shí)需要建立一整套嚴(yán)格、規(guī)范、合理的電子檔案保護(hù)與利用制度隨著醫(yī)療科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)醫(yī)院檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求，除了需要具備專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)外，還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)理論知識(shí)及應(yīng)用技術(shù)，學(xué)習(xí)和了解醫(yī)學(xué)活動(dòng)的規(guī)律、工作流程等多學(xué)科的知識(shí)，不斷提高自身的文化素質(zhì)，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經(jīng)驗(yàn)。
3.3建立“兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質(zhì)文件同時(shí)存檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門(mén)應(yīng)在每一卷電子文件及紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準(zhǔn)確、規(guī)范的映射關(guān)系，以便于對(duì)應(yīng)和查找。
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關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；電子化信息；管理
一、電子化信息下財(cái)會(huì)檔案管理的特點(diǎn)
信息化財(cái)會(huì)檔案除了涵蓋傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，同時(shí)還涵蓋了通過(guò)計(jì)算機(jī)和其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)保存起來(lái)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，一定程度上拓寬了財(cái)會(huì)檔案的存儲(chǔ)領(lǐng)域，但由于磁性介質(zhì)太過(guò)依賴環(huán)境，電子數(shù)據(jù)常常在溫度、濕度等因素的影響下發(fā)生丟失情況，所以對(duì)使用存放環(huán)境提出了更高的要求。會(huì)計(jì)電子檔案不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以直接進(jìn)行翻閱，而需要一定的計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)支持方可實(shí)現(xiàn)查閱，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是其必不可少的一部分，同時(shí)還注重軟件環(huán)境系統(tǒng)的優(yōu)化配置。信息化財(cái)會(huì)檔案由于實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息的數(shù)字化，為統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表制作等提供了便捷，有效保證了財(cái)會(huì)檔案的高效利用，并且積極促進(jìn)了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)間的優(yōu)化整合，實(shí)現(xiàn)了財(cái)會(huì)檔案信息資源的全面共享，不過(guò)這也帶來(lái)了財(cái)會(huì)檔案被不法人員篡改、泄露的問(wèn)題，追究其原因是因?yàn)橥ㄟ^(guò)文件形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或其他專門(mén)的存儲(chǔ)介質(zhì)上的財(cái)會(huì)檔案，常常會(huì)受到電腦病毒的侵襲，最終引起數(shù)據(jù)丟失、影響系統(tǒng)正常運(yùn)行，此外，電子檔案整體信息集中在一起，使不法人員有了惡意篡改數(shù)據(jù)的機(jī)會(huì)，并且修改后的電子檔案沒(méi)有特別明顯的痕跡，無(wú)法將數(shù)據(jù)恢復(fù)到之前正常的狀態(tài)，最終降低了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。電子化財(cái)會(huì)檔案的優(yōu)勢(shì)眾多，但也有一定的缺陷，如何保障該檔案的安全完整，促進(jìn)其作用全面發(fā)揮，為需求者提供更多的幫助，這是現(xiàn)代財(cái)會(huì)檔案管理的關(guān)鍵。
二、完善信息化下財(cái)會(huì)檔案電子化管理的策略
（1）構(gòu)建完善的信息化財(cái)會(huì)檔案管理制度。當(dāng)前，隨著財(cái)會(huì)檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)對(duì)內(nèi)部基礎(chǔ)資料進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范，制定了相應(yīng)的財(cái)會(huì)檔案管理流程及方法，但在頒布的財(cái)務(wù)管理實(shí)施細(xì)則中雖對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理流程作了一定的規(guī)范，實(shí)際卻沒(méi)有具體操作層面的制度規(guī)范。所以必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子檔案管理辦法》的標(biāo)準(zhǔn)要求，加快構(gòu)建一套行之有效的會(huì)計(jì)信息化檔案管理制度，涵蓋了歸檔制度、借閱制度、保管制度等，該制度的建立有效提高了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全完整性。（2）加快財(cái)會(huì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)進(jìn)程。過(guò)去的財(cái)會(huì)檔案室中不存在先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，這樣在賬務(wù)查賬過(guò)程中，只能通過(guò)傳統(tǒng)滯后的方式，先在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中調(diào)出賬務(wù)，找出所需憑證號(hào)，然后再到檔案室中找尋有關(guān)憑證資料，如果檔案室與財(cái)務(wù)辦公場(chǎng)所之間相隔較遠(yuǎn)，那么就會(huì)帶來(lái)極大的不便，制約了工作成效。所以加快硬件設(shè)施建設(shè)，針對(duì)檔案管理實(shí)際所需優(yōu)化配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)施，綜合財(cái)務(wù)系統(tǒng)與檔案存放地，從而提高財(cái)會(huì)電子檔案的利用率。與此同時(shí)，針對(duì)檔案保管地點(diǎn)和財(cái)務(wù)人員查詢地點(diǎn)之間的空間性，為了方便檔案更好的查詢，在相關(guān)硬件設(shè)施配備齊全后，若能研發(fā)出和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)有效對(duì)接的財(cái)會(huì)電子檔案查詢系統(tǒng)，那么財(cái)務(wù)人員就不再受檔案管理人員的限制，可直接調(diào)取原始檔案，保障了檔案的有效利用。（3）構(gòu)建專門(mén)的財(cái)會(huì)檔案管理信息平臺(tái)。在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)與信息單據(jù)管理基礎(chǔ)上，為了有效處理各系統(tǒng)單據(jù)關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)、連貫性弱以及管理不夠規(guī)范等問(wèn)題，可構(gòu)建一個(gè)專門(mén)的財(cái)會(huì)檔案管理信息平臺(tái)。該平臺(tái)的建立能提高電子檔案管理的操作水平，單據(jù)傳遞實(shí)現(xiàn)了可視性、連貫性，信息數(shù)據(jù)得到了嚴(yán)格保密，權(quán)限清晰，將財(cái)會(huì)電子檔案貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)全過(guò)程，并且財(cái)會(huì)電子檔案管理高度集中，由于直接使用各類電子單據(jù)，逐步摒棄了各類業(yè)務(wù)的紙質(zhì)單據(jù)。現(xiàn)階段，已經(jīng)有企業(yè)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了融合，身份認(rèn)證系統(tǒng)得到推廣與應(yīng)用，簽名和公章實(shí)行電子化，很好的推動(dòng)了財(cái)會(huì)電子檔案的信息化管理。（4）構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)防范體系，提高電子檔案信息的安全性。通過(guò)設(shè)置防火墻等手段，以防范計(jì)算機(jī)硬件隱患問(wèn)題，確保系統(tǒng)安全有效運(yùn)行；此外，還應(yīng)對(duì)工作流程、文件信息、信息保管方式進(jìn)行規(guī)范化管理，提高會(huì)計(jì)信息傳遞的及時(shí)性、安全性。系統(tǒng)管理員的職責(zé)任務(wù)是加強(qiáng)流程的監(jiān)管，這對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的安全性提供了重要保障，同時(shí)還保證了系統(tǒng)內(nèi)生成的財(cái)會(huì)電子檔案真實(shí)完整。所以檔案管理者必須注重流程管理的科學(xué)性。信息化環(huán)境下，檔案管理傾向于梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，把檔案處理的各環(huán)節(jié)、內(nèi)容納入到工作流程中并生成檔案信息，因此企業(yè)應(yīng)積極構(gòu)建完善的財(cái)會(huì)電子檔案信息安全保障體系，設(shè)置專門(mén)的電子檔案數(shù)據(jù)中心，完善權(quán)限體系，通過(guò)雙機(jī)熱備份等有效手段為數(shù)據(jù)的安全奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，并安排專業(yè)的人員做好日常維護(hù)管理工作。（5）提高財(cái)會(huì)人員素質(zhì)及思想認(rèn)識(shí)。財(cái)會(huì)檔案電子化，除了具備傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)功能外，同時(shí)還必須具備使用計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確高效計(jì)算、分析能力的功能，而這就需要配備充足的專業(yè)人才，投身于電子檔案的管理，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)完整性。此外，推行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者必須高度認(rèn)識(shí)對(duì)財(cái)會(huì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，同時(shí)還要督促相關(guān)制度的構(gòu)建。當(dāng)前，依舊有部分推行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)，在財(cái)會(huì)檔案資料管理上按手工管理時(shí)的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，所以提高財(cái)會(huì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，樹(shù)立磁性介質(zhì)檔案資料的管理意識(shí)，成為了迫切需要解決的任務(wù)。（6）通過(guò)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)信息標(biāo)準(zhǔn)化。隨著財(cái)會(huì)信息化進(jìn)程的加快，財(cái)會(huì)信息需要專門(mén)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這是目前不容小覷的問(wèn)題，財(cái)會(huì)信息標(biāo)準(zhǔn)化關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)化。通過(guò)數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)XBRL，能提供數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，促進(jìn)了各軟件內(nèi)數(shù)據(jù)的有效轉(zhuǎn)換。運(yùn)用XBRL可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)整合，集中各項(xiàng)財(cái)會(huì)信息，能對(duì)不同技術(shù)、不同平臺(tái)及不同軟件下形成的商業(yè)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行自由交換及安全提取，重組底層的元數(shù)據(jù)生成新的財(cái)務(wù)報(bào)表，達(dá)到現(xiàn)代化會(huì)計(jì)制度及其表格要求，通過(guò)高效的工具促進(jìn)報(bào)表數(shù)據(jù)的再利用、傳遞及儲(chǔ)存，防止了各類問(wèn)題的發(fā)生，如財(cái)務(wù)軟件相同但版本不同或財(cái)務(wù)軟件不同都必須提供數(shù)據(jù)接口等問(wèn)題，所以對(duì)于企業(yè)而言，一旦使用了XBRL，就能保證各類數(shù)據(jù)間的安全轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。XBRL技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用，不斷拓寬了電子化財(cái)會(huì)檔案數(shù)據(jù)的范圍，同時(shí)還全面歸納匯總了標(biāo)準(zhǔn)接口達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)會(huì)信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。
三、結(jié)語(yǔ)
信息化財(cái)會(huì)檔案和傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)檔案具有緊密的聯(lián)系，相互配合協(xié)作，直接反映了企業(yè)未來(lái)財(cái)會(huì)規(guī)范化的方向。所以我們應(yīng)全面突出財(cái)會(huì)信息化的功能作用，加強(qiáng)財(cái)會(huì)檔案電子化管理。檔案管理人員應(yīng)緊跟信息化時(shí)代的發(fā)展步伐，積極探索各類先進(jìn)高效的檔案管理手段，更新管理理念，豐富檔案管理的技術(shù)含量，全面反映檔案的潛在價(jià)值，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
1.孫瑾.會(huì)計(jì)信息化檔案管理中的問(wèn)題及對(duì)策.人力資源管理，2010(4).
摘 要 近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)在世界范圍內(nèi)取得了較好的成績(jī)，各行各業(yè)獲得了前所未有的發(fā)展空間，各項(xiàng)事業(yè)的改革日益深化。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息化技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用。檔案管理正向電子化管理邁進(jìn)。相較而言，電子檔案在環(huán)境方面具有很高的要求，非常容易被破壞，所以在管理方面要求非常嚴(yán)格。本文將簡(jiǎn)單分析現(xiàn)階段會(huì)計(jì)檔案電子化管理的意義，存在的問(wèn)題，然后提出相應(yīng)的解決措施。
關(guān)鍵詞 信息化 會(huì)計(jì)檔案 電子化 管理
在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展背景下，會(huì)計(jì)工作正從電算化向信息化轉(zhuǎn)變，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理，隨之發(fā)生了巨大的變化，財(cái)務(wù)工作者可以依靠高端的信息化方式，能夠建立無(wú)紙化財(cái)務(wù)信息資源共享，而傳統(tǒng)的手工記賬紙質(zhì)憑證及相應(yīng)的檔案已經(jīng)由數(shù)字檔案和電子憑證替代。在信息化條件下，傳統(tǒng)的檔案管理模式不再適應(yīng)會(huì)計(jì)信息化需求，因此，必須進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的電子化管理。
一、信息化條件下電子會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特征
現(xiàn)階段，會(huì)計(jì)檔案的電子檔通常都是采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等方式存儲(chǔ)，還有一些工作人員會(huì)利用云存儲(chǔ)相關(guān)信息，將電子檔案存放于云端網(wǎng)絡(luò)空間，這對(duì)環(huán)境的要求要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出紙質(zhì)檔案，很容易受到破壞。可是這種方式又具有查閱方便、信息量大的特點(diǎn)。
（一）會(huì)計(jì)檔案電子化管理對(duì)環(huán)境具有較高要求
紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案會(huì)占用很大的存儲(chǔ)空間，在對(duì)資料的分類和保存方面也很復(fù)雜，管理難度很高。而電子檔案在空間方面要求很少，查閱起來(lái)也很簡(jiǎn)單，可是存儲(chǔ)在磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上的信息，對(duì)環(huán)境要求非常高，如果環(huán)境溫度過(guò)高或者超市，就極容易損毀光盤(pán)或磁盤(pán)當(dāng)中的信息。
（二）電子檔案易被破壞
會(huì)計(jì)電子檔案都是在磁介質(zhì)當(dāng)中存儲(chǔ)的，信息的集中程度比較高。而且和紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別為，會(huì)計(jì)電子檔案如果被篡改，通常不會(huì)留有任何痕跡，不容易發(fā)現(xiàn)，造成會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性的降低。磁盤(pán)通常都會(huì)有相應(yīng)的使用壽命，在信息保存過(guò)程相應(yīng)的數(shù)據(jù)同樣面臨被破壞的危險(xiǎn)，還要考慮設(shè)備更新，這些都會(huì)影響會(huì)計(jì)檔案中相應(yīng)數(shù)據(jù)的有效性，導(dǎo)致信息失真。另外，還要高度注意防止他人對(duì)信息進(jìn)行惡意篡改，如果出現(xiàn)此種情況，損失將是巨大的。
（三）具有I域?qū)挿海瑑?nèi)容豐富的特點(diǎn)
在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案當(dāng)中，常常含有一些原始單據(jù)，記賬憑證，報(bào)表和賬目等，是反應(yīng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的一項(xiàng)重要材料。而會(huì)計(jì)電子檔案中不僅包含以上諸項(xiàng)，還含有計(jì)算機(jī)硬盤(pán)和磁介質(zhì)中存儲(chǔ)的一些電子數(shù)據(jù)，所以在內(nèi)容方面非常豐富。
（四）具有較強(qiáng)的高速性和共享性
在信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案的電子化管理當(dāng)中，利用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理，所以在處理及整合數(shù)據(jù)方面，速度會(huì)呈幾何倍增加，相應(yīng)的信息還能利用網(wǎng)絡(luò)傳遞，有利于共享某些會(huì)計(jì)信息，提高信息共享性。所以在信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案的電子化管理能夠提高速度，更大程度地發(fā)揮檔案的價(jià)值。
二、現(xiàn)階段會(huì)計(jì)檔案在電子管理中存在的問(wèn)題
（一）缺乏完善的管理制度
目前，很多企業(yè)的會(huì)計(jì)電子檔案都是企業(yè)財(cái)務(wù)軟件管理者進(jìn)行管理，可是財(cái)務(wù)工作者畢竟是非科班檔案管理者，因此進(jìn)行管理會(huì)計(jì)電子檔案的時(shí)候，常常會(huì)存在一些管理不善問(wèn)題。且在實(shí)際的電子檔案管理工作中缺乏較好的管理制度，相應(yīng)管理者的工作職責(zé)得不到明確，缺乏規(guī)范的管理流程，非常隨意。所以在實(shí)際工作中就會(huì)存在檔案歸類錯(cuò)誤或數(shù)據(jù)對(duì)視的問(wèn)題，也會(huì)有無(wú)法查找的問(wèn)題，從而不能有效使用會(huì)計(jì)電子檔案。
（二）缺乏良好的保存環(huán)境
保存會(huì)計(jì)的電子檔案的時(shí)候，很多部門(mén)通常都會(huì)利用傳統(tǒng)方式來(lái)保存和管理，這樣的環(huán)境常會(huì)存在磁場(chǎng)干擾嚴(yán)重或超市問(wèn)題，還有一些企業(yè)的檔案室并沒(méi)有進(jìn)行明確規(guī)定不準(zhǔn)隨意進(jìn)入，造成相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案被惡意篡改或環(huán)境遭到破壞。
（三）不采用統(tǒng)一的財(cái)務(wù)軟件版本
目前，有很多版本的財(cái)務(wù)軟件，并未進(jìn)行統(tǒng)一，各款財(cái)務(wù)軟件在操作方法及功能方面也都存在差異，這就導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作者學(xué)習(xí)軟件時(shí)的困難。通常而言，財(cái)務(wù)工作者不會(huì)了解全部財(cái)務(wù)原件，對(duì)各款軟件熟悉的程度也都不一樣，所以無(wú)法避免出現(xiàn)一些失誤性操作。
（四）不能及時(shí)備份
會(huì)計(jì)檔案所記錄的通常是非常重要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及信息，一些檔案管理者不能深刻認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，不能嚴(yán)格要求自己，所以就會(huì)存在不能及時(shí)備份數(shù)據(jù)的問(wèn)題。如果會(huì)計(jì)檔案損毀或丟失，那么造成的損失就是永久性，相應(yīng)數(shù)據(jù)根本不能進(jìn)行恢復(fù)。
（五）缺少計(jì)算機(jī)維護(hù)工作者
進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案電子化管理的前提是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，可是網(wǎng)絡(luò)自身也有很多危險(xiǎn)問(wèn)題，比如網(wǎng)絡(luò)黑客，網(wǎng)絡(luò)病毒等等，從而嚴(yán)重威脅檔案信息。因此，進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案電子化管理就必須配備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)工作者有效維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，可是目前幾乎沒(méi)有單位或者部門(mén)配備了專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)專業(yè)人才，一般都是財(cái)務(wù)工作者通過(guò)短期培訓(xùn)然后負(fù)責(zé)日常的維護(hù)，也有的單位或部門(mén)只有在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問(wèn)題后才會(huì)聘請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)，從而無(wú)法保證維護(hù)效果，還存在信息泄露的危險(xiǎn)，為企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。
三、信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理對(duì)策
（一）管理制度化
在管理會(huì)計(jì)電子檔案的時(shí)候，必須建立健全相應(yīng)的制度。會(huì)計(jì)檔案中的信息和數(shù)據(jù)都非常重要，所以進(jìn)行管理的時(shí)候就要特別注意，避免一點(diǎn)差池，這點(diǎn)只有有效執(zhí)行相應(yīng)制度才能得到保證。具體而言，可以從以下幾個(gè)部分著手。第一，制定會(huì)計(jì)檔案電子管理和傳遞的流程，工作人員整理好相應(yīng)的信息和數(shù)據(jù)之后，應(yīng)根據(jù)具體要求對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行刻盤(pán)和備份，然后根據(jù)有關(guān)規(guī)定保存到會(huì)計(jì)檔案庫(kù)當(dāng)中，分類存放好。此外，檔案管理者必須對(duì)電子檔案進(jìn)行定期和不定期的維護(hù)及檢查，從而保證會(huì)計(jì)檔案具有較強(qiáng)的完整性。其次，要制定比較嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范，比如查閱相應(yīng)電子檔案的時(shí)候必須通過(guò)提前申請(qǐng)和審批，管理電子檔案人員也必須遵循有關(guān)規(guī)定，不可進(jìn)行違規(guī)操作。
（二）提高會(huì)計(jì)檔案保存環(huán)境的安全性
會(huì)計(jì)檔案要用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行保存。一些企業(yè)或部門(mén)會(huì)將會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子檔案共同保存，電子檔案用于查詢，比較方便，紙質(zhì)檔案在保存方面則有很多優(yōu)勢(shì)，可以對(duì)電子檔案的有關(guān)信息進(jìn)行校對(duì)。保存電子檔案的時(shí)候，只少要備份一份，所以要將原盤(pán)和磁盤(pán)進(jìn)行分開(kāi)保存。保存會(huì)計(jì)電子檔案的環(huán)境應(yīng)注意防潮性，防火性，防磁性，保證庫(kù)房溫度在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，避免陽(yáng)光直射的位置，此外還要保持良好的通風(fēng)。磁盤(pán)應(yīng)存放在防磁柜中，避免磁盤(pán)感染一些計(jì)算機(jī)病毒。
（三）選用軟件時(shí)保證版本一致
目前，市場(chǎng)上有很多版本的財(cái)務(wù)軟件，且軟件的更新速度也非常快，所以財(cái)務(wù)人員在軟件選擇及使用方面也面臨很多困難。針對(duì)這種情況，企業(yè)或部門(mén)必須積極強(qiáng)化對(duì)財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)軟件業(yè)務(wù)的培訓(xùn)力度，選擇新的財(cái)務(wù)軟件或進(jìn)行版本更新后，要對(duì)相應(yīng)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，避免由于對(duì)軟件不熟悉產(chǎn)生的失誤性操作。
四、結(jié)語(yǔ)
對(duì)企業(yè)而言，會(huì)計(jì)檔案具有非常重要的意義，在信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案必然走向電子化管理道路。所以相應(yīng)的企業(yè)及部門(mén)負(fù)責(zé)人必須高度重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理，制定相應(yīng)的規(guī)范，從而保證會(huì)計(jì)信息的安全性及高效性。
參考文獻(xiàn)：
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一、文書(shū)檔案管理信息的電子化的優(yōu)點(diǎn)
首先，使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤(pán)、磁盤(pán)作為載體，將信息存儲(chǔ)在上面。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計(jì)算機(jī)參與文書(shū)檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問(wèn)題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。電子檔案使得人們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的時(shí)候，按照資料的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱，時(shí)間大大縮短。因此，電子信息化管理文書(shū)檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。
第二，信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲(chóng)蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長(zhǎng)，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案但它最大的有點(diǎn)是存儲(chǔ)在DVD、光碟、硬盤(pán)等電子設(shè)備上占用的空間小，操作簡(jiǎn)單，不需要占用大量的人財(cái)物力。所以，它的特點(diǎn)是存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。
第三，電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個(gè)單位和部門(mén)之間的信息無(wú)法達(dá)到及時(shí)的交流和共享，大量的文書(shū)檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快節(jié)奏的工作特點(diǎn)。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟(jì)效益是無(wú)法估量的。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用更是擴(kuò)展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫(kù)內(nèi)，人們可以通過(guò)協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。
檔案管理實(shí)現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級(jí)部門(mén)之間的信息，也可以交流共享歷史不同時(shí)期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門(mén)之間的了解，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系。
第四，提高了文書(shū)檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩浴鹘y(tǒng)的檔案?jìng)鬏斒强咳肆Γ幻鈺?huì)出現(xiàn)在傳輸過(guò)程中資料的丟失，并且通過(guò)郵遞極高費(fèi)時(shí)費(fèi)力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問(wèn)題，不僅保證文書(shū)檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。
二、文書(shū)檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)
首先，檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫(xiě)性，人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒(méi)有修改后的特殊標(biāo)記。文書(shū)電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過(guò)辨別字體字號(hào)的形式判斷文書(shū)檔案的原始性，并且電子檔案沒(méi)有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無(wú)法鑒別真?zhèn)巍Ｔ谶@種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。
其次，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問(wèn)題日益突出。目前通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過(guò)特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問(wèn)題對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。
第三，文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)管理人員的要求也大大提高。文書(shū)檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書(shū)檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國(guó)的電子化文書(shū)檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。
第四，電子文件兼容問(wèn)題。隨著信息化得普及，電子文件的問(wèn)題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開(kāi)發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識(shí)別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問(wèn)題丞待解決。
關(guān)鍵詞：勘察設(shè)計(jì)；檔案資料管理；電子信息化
近年來(lái)，電子信息不斷普及，這就為檔案管理創(chuàng)造了良好的發(fā)展機(jī)遇，檔案管理工作越來(lái)越向著信息化、專業(yè)化、數(shù)字化方向發(fā)展，而勘察設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作也必須適應(yīng)信息化時(shí)代大環(huán)境。如今，勘察設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作已經(jīng)難以適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，所以勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作必須適應(yīng)時(shí)代要求，實(shí)現(xiàn)勘察設(shè)計(jì)單位檔案資料管理電子信息化。本文是就勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理電子信息化的必要性進(jìn)行論述。
1 勘察設(shè)計(jì)單位勘察設(shè)計(jì)單位檔案資料概況
勘察設(shè)計(jì)是每一項(xiàng)工程必不可少的環(huán)節(jié)。近些年我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，基礎(chǔ)設(shè)施也在不斷完善，各項(xiàng)工程也不斷進(jìn)行著，勘察設(shè)計(jì)單位也隨之得到長(zhǎng)足發(fā)展。而檔案管理作為勘察設(shè)計(jì)單位工作的重要組成部分，在勘察設(shè)計(jì)單位工作中有著重要作用與意義。
勘察設(shè)計(jì)單位的檔案主要涉及人事檔案以及勘察資料檔案兩部分，人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。勘察設(shè)計(jì)單位人事檔案則是國(guó)家人事檔案的組成部分，是勘察設(shè)計(jì)單位工作人員在進(jìn)行工程勘察期間的出勤、工作及各種創(chuàng)新獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)的真實(shí)歷史記錄，是勘察設(shè)計(jì)工作人員工作及其今后選拔、任用、考核的主要依據(jù)。勘察資料檔案是勘察設(shè)計(jì)單位在勘測(cè)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)活動(dòng)過(guò)程中收集的資料，包括圖表、聲像、圖紙、文字以及計(jì)算性形式保存的勘察材料。勘察資料檔案是勘察設(shè)計(jì)單位工作成就的歷史記錄，是勘察設(shè)計(jì)單位非常寶貴的信息資源，勘察資料檔案是勘察設(shè)計(jì)單位發(fā)展的重要保障。
2 勘察設(shè)計(jì)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案
紙質(zhì)檔案是勘察設(shè)計(jì)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式，其地位不斷受到新型的檔案載體的沖擊，其弊端缺點(diǎn)在科技不斷創(chuàng)新的當(dāng)代表現(xiàn)也越來(lái)越突出，很難適應(yīng)當(dāng)代勘察設(shè)計(jì)單位檔案資料管理的需要。1、紙質(zhì)檔案受環(huán)境因素影響大。在高溫、潮濕、光感強(qiáng)、有有害氣體的環(huán)境里，在氧化劑的作用下紙質(zhì)檔案容易發(fā)生氧化反應(yīng)，氧化紙張，使其受損變碎，從而損害了紙張上的檔案資料，變得模糊，使其失去了其價(jià)值，這對(duì)勘察設(shè)計(jì)工作帶來(lái)了巨大的損害，影響了工作進(jìn)程。2、在勘察設(shè)計(jì)中會(huì)有大量資料與數(shù)據(jù)，紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存會(huì)產(chǎn)生大量的紙張，這樣便會(huì)占有大量的儲(chǔ)存空間。而勘察設(shè)計(jì)的檔案類型多種多樣，各種分類就會(huì)需要不同的檔案室與檔案架，這些檔案室與檔案架的設(shè)置需要大量的資金。3、勘察設(shè)計(jì)方案資料多種多樣，紙質(zhì)檔案管理方法對(duì)這些勘察設(shè)計(jì)方案資料分類需要消耗大量的人力、物力、財(cái)力，同時(shí)對(duì)檔案管理者也是一種負(fù)擔(dān)。4、勘察設(shè)計(jì)的紙質(zhì)檔案資料甚多，攜帶不便而且受災(zāi)害影響也大，遇到自然災(zāi)害或人為災(zāi)害時(shí)，會(huì)有巨大損失，不容易挽回。
3 勘察設(shè)計(jì)單位電子信息檔案
3.1 概況
電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。勘察設(shè)計(jì)單位的工作人員將收集的資料以計(jì)算機(jī)光盤(pán)、磁片等化學(xué)磁性材料為載體，儲(chǔ)存在云盤(pán)或磁盤(pán)里。
3.2 特點(diǎn)
1、檔案信息的非人工識(shí)讀性：電子檔案不需要人工識(shí)讀，它由計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存制作而形成，它通過(guò)計(jì)算機(jī)解碼裝換成人們能認(rèn)識(shí)的符號(hào)字體然后被人們認(rèn)識(shí)和使用。
2、檔案信息存儲(chǔ)的高密度性：電子檔案儲(chǔ)存在虛擬的空間里，它以磁盤(pán)和移動(dòng)硬盤(pán)為載體，儲(chǔ)存空間大，可以儲(chǔ)存海量的信息。但不占用與其比例相等的空間，便于攜帶查閱。
3、檔案信息與載體之間的可分離性：電子檔案儲(chǔ)存在虛擬空間里，可以沒(méi)有固定現(xiàn)實(shí)位置，不需要通過(guò)紙質(zhì)載體來(lái)傳輸，其以非實(shí)體的方式進(jìn)行管理加工、復(fù)制傳輸、攜帶閱讀。具有超時(shí)空的共享性。
4、多種信息媒體的繼承性：電子檔案繼承了各種信息媒體的特點(diǎn)，它把文字、圖像、動(dòng)畫(huà)、聲音等匯聚一身，方便了勘察設(shè)計(jì)工作人員的查閱。
5、電子檔案對(duì)系統(tǒng)依賴性：電子檔案是需要高科技支持，它的儲(chǔ)存與閱覽需要電子軟件與硬件來(lái)實(shí)現(xiàn)。
4 勘察設(shè)計(jì)單位電子檔案較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)
4.1 共享性
勘察設(shè)計(jì)單位電子檔案的共享性是指同一份電子檔案超越時(shí)空，不受時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)電子檔案的共享。而紙質(zhì)檔案大多是獨(dú)份，有固定的時(shí)空限制，難實(shí)現(xiàn)共享。
4.2 多樣性
勘察設(shè)計(jì)的電子檔案形式多樣，有文字，有聲音，有動(dòng)畫(huà)及視頻，以多種形式呈現(xiàn)在需求者面前，而且電子檔案易于修改，如改變其格式、內(nèi)容、及錯(cuò)誤點(diǎn)，使電子檔案變得更加靈活便攜，使用效率大大提高。而紙質(zhì)檔案形式單一，對(duì)紙質(zhì)檔案的修改不易進(jìn)行。
4.3 經(jīng)濟(jì)環(huán)保性
科技進(jìn)步，電腦應(yīng)用也隨之普遍，因此勘察設(shè)計(jì)的電子檔案是既經(jīng)濟(jì)又環(huán)保的有效手段。電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，利用電腦網(wǎng)絡(luò)的虛擬性擁有虛擬的儲(chǔ)存空間，其通過(guò)電腦網(wǎng)絡(luò)的共享性來(lái)實(shí)現(xiàn)電子檔案的傳輸與利用，從而減少了資源的浪費(fèi)；而紙質(zhì)檔案需要大量的紙張與人力去整理，這樣既不經(jīng)濟(jì)又不環(huán)保。
4.4 保護(hù)原件性
電子檔案再利用時(shí)可以減少文件的損耗，方便使用者重復(fù)使用，而紙質(zhì)檔案受各種因素影響容易損耗原檔案的資料，不利檔案的保存。
4.5 便于傳輸性
電子檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)虛擬傳送，穿越時(shí)空限制進(jìn)行電子檔案的傳輸，大大提高了檔案信息資源的可用性。而紙質(zhì)檔案需要多種傳輸媒介，而且有時(shí)間的限制，不利提高檔案利用效率。
結(jié)論：從上述的論述與對(duì)比我們可以明顯看出勘察設(shè)計(jì)單位檔案電子信息化的優(yōu)越性，它是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無(wú)法比擬的，因此勘察設(shè)計(jì)單位檔案資料管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化是勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作的內(nèi)在要求，是適應(yīng)時(shí)代要求的，是非常必要的。
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【P鍵詞】擴(kuò)圍；會(huì)計(jì)檔案電子化；現(xiàn)狀
隨著社會(huì)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化革命已經(jīng)席卷了社會(huì)生活的各個(gè)方面，數(shù)字檔案因它獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，更加適宜會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)自身的發(fā)展需求。
1 會(huì)計(jì)檔案電子化發(fā)展的必要性
1.1 會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)自身發(fā)展的需求
互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來(lái)，使得檔案管理部門(mén)由以往單一、有型的數(shù)據(jù)管理模式向現(xiàn)實(shí)和虛擬館藏相結(jié)合的模式轉(zhuǎn)變，在對(duì)檔案的收集管理方面也由傳統(tǒng)的單一渠道向多渠道、多載體、多接受地點(diǎn)等方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變。這樣做，不但對(duì)數(shù)據(jù)的收集和整理工作有了更加全面而高效的手段，還能夠提升服務(wù)質(zhì)量，提升了檔案信息服務(wù)的工作效率。
1.2 會(huì)計(jì)檔案用戶對(duì)于信息化數(shù)據(jù)的需求
大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使得數(shù)據(jù)量變得非常龐大，隨之而來(lái)的，是數(shù)據(jù)價(jià)值密度的降低。用戶想要在海量數(shù)據(jù)中，尋找對(duì)于自己有用的數(shù)據(jù)，就必須依托檔案網(wǎng)站，這樣用戶在查詢數(shù)據(jù)時(shí)才更有針對(duì)性，用起來(lái)也更加的高效。由于現(xiàn)在對(duì)于信息的實(shí)效性要求越來(lái)越高，用戶想要獲得精準(zhǔn)、新穎和全方位的信息，就需要檔案信息擺脫時(shí)間和空間的限制，為普通大眾開(kāi)放更加高效的檔案查詢系統(tǒng)，而這，無(wú)疑要依托現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，將會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化。
2 會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)或?qū)ⅰ皵U(kuò)圍”現(xiàn)狀研究
2.1 會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)在企業(yè)內(nèi)部的應(yīng)用
近幾年來(lái)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案電子化已經(jīng)成為未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。西門(mén)子公司作為會(huì)計(jì)檔案電子化管理的十點(diǎn)，受到了財(cái)政部、國(guó)家檔案局的高度重視。這說(shuō)明在未來(lái)，會(huì)計(jì)檔案電子化不但會(huì)包含內(nèi)部會(huì)計(jì)原始憑證，還會(huì)向外部原始憑證進(jìn)行擴(kuò)展。到現(xiàn)在為止，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作的展開(kāi)主要是圍繞單位內(nèi)部的原始憑證，使用范圍還非常有限，僅僅在原始憑證、記賬憑證、賬簿和銀行回單等小范圍進(jìn)行實(shí)驗(yàn)。在醫(yī)院中，由于檔案保管期限較長(zhǎng)，有些檔案甚至要保存25年，數(shù)據(jù)量非常大，銷毀工作需要在院領(lǐng)導(dǎo)的審查后才能執(zhí)行，因此，會(huì)計(jì)檔案電子化勢(shì)在必行。但是試點(diǎn)工作的展開(kāi)并不順利，需要借鑒下其他行業(yè)的優(yōu)秀成果。下面，我們將以中國(guó)聯(lián)通和中國(guó)電信兩家廣東分公司會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作開(kāi)展的狀況進(jìn)行分析。
在電信公司工作開(kāi)展過(guò)程中，已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了電子憑證、電子賬簿等方面的應(yīng)用。在實(shí)驗(yàn)過(guò)程中，電信公司相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，未來(lái)在電信部門(mén)，將會(huì)把會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作范圍擴(kuò)大到更大的范圍，包括銀行對(duì)賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、總賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他會(huì)計(jì)檔案等方面，這對(duì)未來(lái)電信公司會(huì)計(jì)檔案工作會(huì)產(chǎn)生巨大的影響，會(huì)使得內(nèi)部業(yè)務(wù)產(chǎn)生更大的推動(dòng)作用，使得企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)信息的處理更加便捷而高效。
為了實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化的閉環(huán)控制，建立長(zhǎng)效的檔案管理機(jī)制，聯(lián)通相關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)為，會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作需要以檔案電子化為工作重心，逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)發(fā)票、銀行回單等的電子化，這樣能夠提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)公司上下生產(chǎn)過(guò)程的集約化和經(jīng)濟(jì)化的發(fā)展。
2.2 會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)在電子發(fā)票方面的應(yīng)用
當(dāng)下，會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作已經(jīng)席卷了現(xiàn)代社會(huì)的各個(gè)行業(yè)，例如在保險(xiǎn)農(nóng)業(yè)利用電子化會(huì)計(jì)檔案，能夠簡(jiǎn)化發(fā)票聯(lián)次，對(duì)公司的工作展開(kāi)產(chǎn)生了極大的便利。利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)發(fā)票在線開(kāi)具，若互聯(lián)網(wǎng)不發(fā)達(dá)的地區(qū)，可以取消保費(fèi)發(fā)票的記賬聯(lián)。到目前為止，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中仍然存在著大量的保費(fèi)發(fā)票聯(lián)次的現(xiàn)象，主要以一式三聯(lián)、一式四聯(lián)為主要形式，導(dǎo)致?lián)Q算保費(fèi)發(fā)票的成本非常高。在未來(lái)，取消財(cái)務(wù)聯(lián)，簡(jiǎn)化發(fā)票的聯(lián)次必將是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)，若能將電子發(fā)票和電子商務(wù)納入會(huì)計(jì)檔案電子化試點(diǎn)工作，這些問(wèn)題將會(huì)迎刃解決。
電子發(fā)票，顧名思義，能夠起到發(fā)票的作用，但是以電子記錄的形式進(jìn)行顯現(xiàn)。現(xiàn)在，電子發(fā)票的形式主要是紙質(zhì)發(fā)票的電子影像，在未來(lái)，發(fā)展?jié)摿薮蟆ｋ娮影l(fā)票的應(yīng)用，能夠極大的簡(jiǎn)化納稅人在領(lǐng)購(gòu)、開(kāi)具、傳遞，申報(bào)等方面的工作，不需要再去相關(guān)部門(mén)，直接實(shí)現(xiàn)在線操作。雖然，電子發(fā)票在我國(guó)應(yīng)用還不廣泛，但已經(jīng)在美國(guó)、日本、印度、智力等多個(gè)國(guó)家投入使用，并且取得了非常好的效果。要想實(shí)現(xiàn)發(fā)票的電子化大范圍應(yīng)用，首先，可以借鑒國(guó)外應(yīng)用的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)；其次，要增加企業(yè)電算化的應(yīng)用，摒棄原有的“以票管稅”的方法，提高企業(yè)的電算化進(jìn)程。電子發(fā)票的大范圍使用，已經(jīng)成為全行業(yè)的共識(shí)，在未來(lái)，必將在我國(guó)發(fā)揮更大的作用。
財(cái)務(wù)信息化在過(guò)去一段時(shí)間取得了巨大的進(jìn)步，符合時(shí)代潮流的財(cái)務(wù)核算和分析的軟硬件不斷更新，很多企事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)都在用先進(jìn)的財(cái)務(wù)分析軟件進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和分析。財(cái)務(wù)信息化的巨大進(jìn)步極大地提升了企事業(yè)和政府機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)管理的效率和水平，其積極意義是有目共睹的。但是由于體制機(jī)制的滯后和技術(shù)成熟度的限制，會(huì)計(jì)檔案電子化的進(jìn)程相當(dāng)緩慢，成為財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展的瓶頸。財(cái)政主管部門(mén)敏銳地把握了會(huì)計(jì)檔案電子化的趨勢(shì)，并出臺(tái)極具現(xiàn)實(shí)意義的政策措施。
2015年12月，財(cái)政部、國(guó)家檔案局對(duì)原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)，以下簡(jiǎn)稱原《管理辦法》）進(jìn)行了修訂，以財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱新《管理辦法》），已于2016年1月1日起施行。
新《管理辦法》肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理。
新《管理辦法》允許符合條件的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，如對(duì)以下七類會(huì)計(jì)檔案可只建電子檔案。
一是形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；二是使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；四是采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；五是建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫龋軌蛴行Х婪蹲匀粸?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案；七是電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。
以上要求中：第一、七項(xiàng)規(guī)定是確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)，第二、三、六項(xiàng)是確保電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用，第四、五項(xiàng)規(guī)定是確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全。單位內(nèi)部生成的電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存必須同時(shí)滿足第一至六項(xiàng)規(guī)定；單位外部接收的電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存必須同時(shí)滿足第一至七項(xiàng)規(guī)定。
雖然會(huì)計(jì)檔案管理離真正的電子化管理尚有不少距離，但新《管理辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化的發(fā)展必將產(chǎn)生十分深遠(yuǎn)的影響。
電子會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)正史
1984年財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并于1998年進(jìn)行了第一次修訂。原《管理辦法》實(shí)施十多年以來(lái)，對(duì)規(guī)范和加強(qiáng)單位會(huì)計(jì)檔案管理、促進(jìn)會(huì)計(jì)工作更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展發(fā)揮了積極作用。但隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案工作的方方面面均發(fā)生了較大變化，越來(lái)越多的會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管，形成了大量電子會(huì)計(jì)檔案，需要予以規(guī)范。
從2012年開(kāi)始，財(cái)政部、國(guó)家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理試點(diǎn)工作；2013-2014年，財(cái)政部、國(guó)家檔案局、國(guó)家稅務(wù)總局、國(guó)家發(fā)改委針對(duì)電子發(fā)票的入賬和保管問(wèn)題多次開(kāi)展研討，并組織開(kāi)展了電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案管理綜合試點(diǎn)工作。
2014年，財(cái)政部、國(guó)家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了征求意見(jiàn)稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社會(huì)兩次公開(kāi)征求意見(jiàn)；2015年9月，又組織有關(guān)專家集中研究討論，最終形成新《管理辦法》。
會(huì)計(jì)檔案電子化的意義
會(huì)計(jì)檔案電子化是會(huì)計(jì)檔案管理的未來(lái)趨勢(shì)，對(duì)未來(lái)的財(cái)務(wù)管理具有不可估量的現(xiàn)實(shí)意義。
會(huì)計(jì)檔案電子化具有流程化、系統(tǒng)化、全員化等特點(diǎn)，對(duì)于各類業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的執(zhí)行、報(bào)賬的發(fā)起依據(jù)、會(huì)計(jì)的審核要素、財(cái)務(wù)內(nèi)部分工作業(yè)、會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節(jié)均會(huì)產(chǎn)生重要影響―――除了節(jié)省成本，還有利于提升會(huì)計(jì)工作監(jiān)管成效，最大限度地防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
（一）有利于降低管理成本、減少資源浪費(fèi)
紙質(zhì)電子檔案的耗材成本巨大，如農(nóng)商銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)每日?qǐng)?bào)表約有50種，各類月報(bào)70多種，年底報(bào)表更甚。每天紙質(zhì)打印資料近百頁(yè)，月底、年底甚至成千上萬(wàn)頁(yè)。一家中型支行網(wǎng)點(diǎn)每年需130多箱紙，成本近1萬(wàn)元，加上色帶、打印機(jī)等各類耗材，合計(jì)財(cái)務(wù)支出1萬(wàn)元以上，對(duì)于擁有30余個(gè)網(wǎng)點(diǎn)的縣級(jí)行而言，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案成本之高可見(jiàn)一斑。
電子會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬、歸檔、保管等均可以實(shí)現(xiàn)電子化管理，將大大減少資源浪費(fèi)。新《管理辦法》允許符合條件的電子會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，這將節(jié)約大量紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會(huì)資源耗費(fèi)，推動(dòng)節(jié)能減排，形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式。
（二）有利于提升財(cái)務(wù)管理效率
在企事業(yè)財(cái)務(wù)管理實(shí)踐中，很多財(cái)務(wù)管理的流程都會(huì)產(chǎn)生紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，這些檔案都需要專業(yè)的財(cái)會(huì)人員分門(mén)別類管理，財(cái)務(wù)部門(mén)要投入很多的人力、物力。此外，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管存放困難。伴隨近年來(lái)會(huì)計(jì)檔案成幾何倍數(shù)增加，會(huì)計(jì)傳票、憑證、報(bào)表等檔案資料的移交分類、整理歸檔、存放保管成為縣級(jí)行檔案管理人員的巨大工程，甚至出現(xiàn)因處理不當(dāng)導(dǎo)致檔案擺放雜亂、無(wú)序堆放等現(xiàn)象。由于具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案室匱乏，因而制約了當(dāng)前檔案規(guī)范化管理。
會(huì)計(jì)檔案電子化有利于優(yōu)化財(cái)務(wù)管理流程，以前需要現(xiàn)場(chǎng)辦理的，現(xiàn)在可以不用現(xiàn)場(chǎng)辦理，節(jié)省人力、物力。此外，電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)鬏敗⒈４嫦鄬?duì)簡(jiǎn)潔、高效。相對(duì)于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，電子會(huì)計(jì)檔案的便捷性非常突出，這有利于提升會(huì)計(jì)檔案的使用效率，進(jìn)而提升財(cái)務(wù)管理效率。
以電子票據(jù)會(huì)計(jì)檔案為例，如果將電子票據(jù)會(huì)計(jì)檔案以電文數(shù)據(jù)形式存放在會(huì)計(jì)檔案電子管理系統(tǒng)中，通過(guò)充分集成并關(guān)聯(lián)實(shí)體會(huì)計(jì)檔案，逐步形成安全規(guī)范的電子會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理流程，這樣既滿足了調(diào)閱者方便快捷的查閱需求，又確保了會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的安全保密。
這不僅會(huì)提升會(huì)計(jì)信息資料的傳遞速度，也將在相關(guān)部門(mén)打通快速通道，實(shí)現(xiàn)財(cái)政票據(jù)會(huì)計(jì)檔案在更大范圍內(nèi)的廣泛利用和高度共享，創(chuàng)造更加靈活便利的會(huì)計(jì)信息查閱環(huán)境，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案為主，加快轉(zhuǎn)向電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案并重，為實(shí)現(xiàn)真正意義上的“無(wú)紙化辦公”奠定基礎(chǔ)。
（三）有利于財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)的發(fā)展
國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化需要大數(shù)據(jù)的支撐，要通過(guò)廣度信息聚合、深度數(shù)據(jù)挖掘、扁平網(wǎng)絡(luò)傳遞，實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化、管理精細(xì)化。企業(yè)發(fā)展也需要大數(shù)據(jù)的支撐，通過(guò)大數(shù)據(jù)的分析和處理，企業(yè)可以洞察新的商業(yè)機(jī)會(huì)、優(yōu)化企業(yè)決策等。新《管理辦法》將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案范圍，將推動(dòng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的深度開(kāi)發(fā)和有效利用，可以為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價(jià)值的信息，也可以為企業(yè)的發(fā)展注入新的動(dòng)力。
（四）有利于會(huì)計(jì)監(jiān)督和檢查
電子票據(jù)會(huì)計(jì)檔案將極大方便會(huì)計(jì)工作的監(jiān)督與檢查，為多層次、全方位加強(qiáng)會(huì)計(jì)管理提供全面、準(zhǔn)確的信息，實(shí)現(xiàn)“復(fù)核式監(jiān)督”和“實(shí)時(shí)監(jiān)督”，從而提高事后監(jiān)督的時(shí)效性，有效防范會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，所有的會(huì)計(jì)信息資料通過(guò)電子影像傳遞，加之系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，能夠有效防范相關(guān)管理、操作人員對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行人為修改，嚴(yán)密財(cái)務(wù)工作流程，確保會(huì)計(jì)賬務(wù)組織體系的完整性和嚴(yán)肅性。
會(huì)計(jì)檔案電子化的案例
中國(guó)聯(lián)通作為全國(guó)首批開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理推廣實(shí)施工作的企業(yè)之一，在大力組織推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化工作方面做了大量的開(kāi)拓性工作，結(jié)合其業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)的搭建與運(yùn)行，探索確定了“實(shí)物、系統(tǒng)、人”三位一體的會(huì)計(jì)電子檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案規(guī)則化、查詢簡(jiǎn)單化和管理規(guī)范化。這種探索實(shí)踐對(duì)于基層核算及財(cái)務(wù)管理者來(lái)說(shuō)，不僅是極大的飛躍，也是會(huì)計(jì)檔案管理的趨勢(shì)。
2012年10月以前，廣西聯(lián)通的各類會(huì)計(jì)檔案均采用紙質(zhì)打印歸檔，實(shí)行手工編號(hào)造冊(cè)登記，整理難、移交遲，檢索難、統(tǒng)計(jì)繁，不利于規(guī)范化管理；紙質(zhì)檔案的打印、裝訂、保管造成了巨大的人力、物力、財(cái)務(wù)的資源消耗。隨著公司規(guī)模不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)快速發(fā)展，以及經(jīng)營(yíng)管理對(duì)多維信息需求的增加，會(huì)計(jì)工作需要按照專業(yè)、全成本屬性、客戶群、準(zhǔn)利潤(rùn)中心等進(jìn)行精細(xì)化核算，會(huì)計(jì)檔案資料日益增多。同時(shí)，大ERP各子系統(tǒng)、子模塊業(yè)務(wù)處理同時(shí)自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)分錄數(shù)量巨大，進(jìn)一步加大了憑證打印的數(shù)量和成本。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式已滿足不了規(guī)范化管理的要求，既不利于進(jìn)一步深化實(shí)施會(huì)計(jì)信息化工作，也不利于公司降本增效工作的開(kāi)展，推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化勢(shì)在必行。
依托中國(guó)聯(lián)通統(tǒng)一建設(shè)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，與大ERP建立接口，使會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化、系統(tǒng)化管理成為可能。大ERP系統(tǒng)固化了公司業(yè)務(wù)處理流程，完整地記錄了營(yíng)收、采購(gòu)物資管理、工程管理、日常運(yùn)營(yíng)等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，建立了從會(huì)計(jì)原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿到會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)信息產(chǎn)生過(guò)程的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制流程，并通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)無(wú)縫連接和定義自動(dòng)會(huì)計(jì)規(guī)則，實(shí)現(xiàn)從獲得原始憑證到形成最終財(cái)務(wù)報(bào)告全過(guò)程的系統(tǒng)自動(dòng)化處理，使會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性、完整性、真實(shí)性和會(huì)計(jì)核算效率得到了顯著提升。在信息安全方面，大ERP系統(tǒng)在建設(shè)之初就納入了公司整體的信息安全框架內(nèi)進(jìn)行管理。在系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)實(shí)施和運(yùn)行維護(hù)的全過(guò)程，從管理制度、操作流程和安全技術(shù)等各方面，貫徹安全保密的要求，加強(qiáng)安全保密管理，構(gòu)建了全程全網(wǎng)的信息安全和信息保密體系。此外，“一本賬一套表”工作，建設(shè)一級(jí)架構(gòu)系統(tǒng)，支撐集團(tuán)、省、地市三級(jí)應(yīng)用，有效支撐一套會(huì)計(jì)政策、一套核算規(guī)則、一套立體科目、一套風(fēng)險(xiǎn)控制體系、一本賬（即一套財(cái)務(wù)核算及業(yè)務(wù)管理信息）、一套表（即一套報(bào)表匯總體系，包括財(cái)務(wù)基礎(chǔ)報(bào)表、管理類報(bào)表、分析類報(bào)表）的“六統(tǒng)一”財(cái)務(wù)管理目標(biāo)，也為推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
會(huì)計(jì)檔案電子化，具有流程化、系統(tǒng)化、全員化等特點(diǎn)，對(duì)于各類業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的執(zhí)行、報(bào)賬的發(fā)起依據(jù)、會(huì)計(jì)的審核要素、財(cái)務(wù)內(nèi)部分工作業(yè)、會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節(jié)均產(chǎn)生重要影響。項(xiàng)目推進(jìn)期，廣西聯(lián)通成立了“會(huì)計(jì)檔案電子化管理”項(xiàng)目推進(jìn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組和財(cái)務(wù)、綜合、信息化三個(gè)專業(yè)線工作組，統(tǒng)一推動(dòng)項(xiàng)目的實(shí)施和日常管理工作。其中財(cái)務(wù)組經(jīng)過(guò)對(duì)204項(xiàng)紙介質(zhì)的梳理，制訂了《ERP系統(tǒng)記賬憑證及對(duì)應(yīng)單據(jù)管理辦法》，確保記賬憑證電子記錄、原始憑證手工管理這項(xiàng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的統(tǒng)一規(guī)范。
現(xiàn)階段，廣西聯(lián)通實(shí)現(xiàn)了以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、大ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的各類原始憑證和銀行回單，不需再打印相應(yīng)的紙質(zhì)憑證和賬簿，節(jié)約了大量的紙張及IT耗材成本。以區(qū)公司本部為例，實(shí)施會(huì)計(jì)檔案電子化后，當(dāng)年一季度憑證數(shù)量均較上年同期減少了2/3。會(huì)計(jì)檔案電子化工作正逐步成為公司管理提升、優(yōu)化流程、提高效率的重要抓手。
推行會(huì)計(jì)檔案電子化管理應(yīng)把握的重點(diǎn)
推行會(huì)計(jì)檔案電子化必須從實(shí)際出發(fā)，緊密結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況，制定周密可行的方案。
（一）推行會(huì)計(jì)檔案電子化應(yīng)堅(jiān)持的原則
1.安全性
會(huì)計(jì)檔案管理工作的首要任務(wù)就是保障會(huì)計(jì)檔案的安全，紙質(zhì)檔案需在防盜、防火、防潮、防鼠等方面加強(qiáng)防范，而電子檔案則更要在病毒防范、存儲(chǔ)介質(zhì)保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)、保障安全。通過(guò)采用入侵檢測(cè)、防火墻、加密和防病毒等技術(shù)手段，降低計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)受攻擊、侵犯的威脅，確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。同時(shí)，還要對(duì)工作流程加強(qiáng)監(jiān)管，確保安全運(yùn)轉(zhuǎn)會(huì)計(jì)信息。工作流程的監(jiān)控管理，不僅保證了會(huì)計(jì)電子檔案完整、齊全和真實(shí)原始性，還確保了系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運(yùn)行。因此，關(guān)注流程管理的科學(xué)性是檔案管理人員的義務(wù)和責(zé)任。信息化背景下，檔案管理人員重點(diǎn)是對(duì)文件處理流程進(jìn)行提煉、梳理，并將處理中產(chǎn)生的檔案信息實(shí)施統(tǒng)一管理，所以為了保證數(shù)據(jù)的安全必須采取措施，如雙機(jī)熱備份、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離等，建立檔案數(shù)據(jù)中心，設(shè)置的權(quán)限體系要完整，配備專業(yè)人員維護(hù)管理，并建立會(huì)計(jì)電子檔案信息安全保障體系，確保電子檔案信息安全。
2.保密性
會(huì)計(jì)檔案資料泄密會(huì)給農(nóng)商銀行、員工以及客戶帶來(lái)巨大的潛在經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，可能造成不可估量的損失，因而應(yīng)從提高人員職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)人防、技防、物防等諸多方面做好保密工作。
3.規(guī)范性
會(huì)計(jì)檔案的存放管理必須保證其嚴(yán)肅性和規(guī)范性，必須符合財(cái)政主管部門(mén)的規(guī)定。
4.兼容性
會(huì)計(jì)檔案的管理工作還應(yīng)放開(kāi)視野、兼容并蓄，既保留傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的必要存在，同時(shí)選擇性大力發(fā)展電子檔案和信息數(shù)據(jù)庫(kù)，甚至未來(lái)發(fā)展中還可能出現(xiàn)數(shù)字化文本、虛擬化檔案、模擬可視化技術(shù)檔案等。
5.智能性
一是會(huì)計(jì)檔案入庫(kù)管理實(shí)現(xiàn)智能化，大力借助智能數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)媒介、速照掃描、數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔保存等先進(jìn)技術(shù)在日常辦公中實(shí)現(xiàn)實(shí)用價(jià)值。二是會(huì)計(jì)檔案查閱調(diào)閱實(shí)現(xiàn)智能化，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和現(xiàn)代電子傳輸技術(shù)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源共享和外部授權(quán)權(quán)限內(nèi)查詢的功能。
（二）推行會(huì)計(jì)檔案電子化應(yīng)注意的問(wèn)題
1.要制訂詳細(xì)的執(zhí)行方案
會(huì)計(jì)檔案電子化，對(duì)企業(yè)來(lái)講是一件大事，馬虎不得。企業(yè)必須從自身實(shí)際出發(fā)，分析本企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題，整合本企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度，形成完整的解決方案。必要時(shí)，可以到相關(guān)單位考察學(xué)習(xí)，以便借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)。
2.要重視軟硬件建設(shè)
會(huì)計(jì)檔案電子化必須有合適的軟硬件支撐。會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)的核心秘密，如果企業(yè)沒(méi)有先進(jìn)的軟硬件支撐，其安全性、規(guī)范性等均難以保證，一旦發(fā)生泄密等，對(duì)企業(yè)的不利影響非常大。
3.要重視人員培訓(xùn)
會(huì)計(jì)檔案電子化需要財(cái)務(wù)檔案管理人員具備新的管理知識(shí)和技能。這就需要對(duì)原有的會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和提升，讓其盡快掌握電子檔案管理的知識(shí)和技能。
會(huì)計(jì)檔案電子化是會(huì)計(jì)檔案管理的未來(lái)趨勢(shì)，是不以任何人的意志為轉(zhuǎn)移的客觀事實(shí)。企事業(yè)單位要把握這一趨勢(shì)，并結(jié)合本單位的實(shí)際情況適時(shí)推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理工作逐漸向電子化轉(zhuǎn)變。
參考文獻(xiàn)：
一、食品稽查業(yè)務(wù)檔案電子化管理的意義
食品稽查檔案是食品生產(chǎn)、銷售、轉(zhuǎn)運(yùn)、儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)監(jiān)管的客觀記錄，是食品稽查行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策、制定監(jiān)管措施、市場(chǎng)反應(yīng)、問(wèn)題處理等過(guò)程的歷史記載。也是食品稽查工作的一個(gè)重要組成部分。食品稽查業(yè)務(wù)檔案電子化管理是實(shí)現(xiàn)食品稽查工作科學(xué)化、規(guī)范化、信息化管理的基礎(chǔ)，也是開(kāi)發(fā)檔案信息資源、提高檔案利用效率、監(jiān)控雙方行為、考核稽查質(zhì)量的重要手段。
食品稽查電子檔案是指在食品監(jiān)督稽查過(guò)程中形成的各種信息資料，經(jīng)掃描儀、采集卡等電子設(shè)備，通過(guò)數(shù)字化處理，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中的電子檔案信息。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及相應(yīng)的管理軟件，對(duì)食品稽查電子檔案進(jìn)行分類、編目、歸檔，實(shí)現(xiàn)稽查檔案資料電子數(shù)據(jù)的高密度存儲(chǔ)、快速傳輸和無(wú)地域、無(wú)時(shí)限資源共享以及查詢利用。食品稽查電子檔案內(nèi)容包括基礎(chǔ)管理類、統(tǒng)計(jì)報(bào)表類、稽查文書(shū)類、風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別類、其它類等，基本涵蓋了稽查工作的全過(guò)程。
食品稽查電子檔案的優(yōu)勢(shì)首先是檢索利用方便。電子化的食品稽查檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)覆蓋下的任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)經(jīng)過(guò)合理授權(quán)，只需輸入密碼即可對(duì)食品生產(chǎn)銷售企業(yè)的日常監(jiān)管、產(chǎn)品質(zhì)量、進(jìn)貨渠道、庫(kù)存下架、使用、繳銷等情況進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)。其次，檔案信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，食品稽查電子檔案使用高科技材料制成的光P、磁盤(pán)等介質(zhì)作為儲(chǔ)存載體，節(jié)能環(huán)保、使用壽命長(zhǎng)，而且可以重復(fù)使用，解決了傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理中容易損毀的問(wèn)題。食品稽查電子檔案存儲(chǔ)在DVD、光碟、硬盤(pán)等電子設(shè)備上，占用的空間小，操作簡(jiǎn)單，節(jié)省資源。第三，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。傳統(tǒng)的食品稽查檔案管理模式中，食品稽查單位和部門(mén)之間的信息無(wú)法做到及時(shí)交流和共享，造成資源浪費(fèi)。信息化的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，人們通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息資源，可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，這就為食品稽查電子檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享成為現(xiàn)實(shí)。食品稽查單位之間可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有關(guān)稽查業(yè)務(wù)檔案的查找、利用，食品稽查單位內(nèi)部各部門(mén)之間也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間、上下級(jí)之間的稽查業(yè)務(wù)信息溝通、交流與共享。第四，食品稽查電子檔案的網(wǎng)絡(luò)傳輸。避免了傳統(tǒng)食品稽查檔案靠人力傳送，省時(shí)省力，而且也提高了檔案?jìng)魉瓦^(guò)程中的安全性。
二.食品稽查業(yè)務(wù)檔案電子化存在的問(wèn)題
首先，食品稽查檔案的電子化管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。隨著食品稽查部門(mén)檔案管理信息化的廣泛開(kāi)展，許多食品稽查單位都在添加檔案信息化設(shè)備和相應(yīng)管理軟件。由于沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的食品稽查檔案電子化標(biāo)準(zhǔn)，所以各個(gè)食品稽查單位在電子檔案的收集、整理、歸檔標(biāo)準(zhǔn)方面，處于各自為政、各行其是的狀態(tài)。因此，建立一套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖称坊闄n案電子化管理體系標(biāo)準(zhǔn)是十分緊迫的問(wèn)題。
第二，食品稽查檔案管理電子化過(guò)程中的安全問(wèn)題。首先，由于電子介質(zhì)具有可讀寫(xiě)性，人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，不能像紙質(zhì)檔案那樣可以通過(guò)文件的一些表面特征來(lái)判斷檔案的原始性，這樣，食品稽查電子檔案真實(shí)性就難以得到保障。其次，在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展過(guò)程中，電子檔案的安全性問(wèn)題日益突出。網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒的入侵造成電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯他人的合法權(quán)益。這些問(wèn)題都對(duì)食品稽查電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。
第三，食品稽查電子檔案管理對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提出了更高要求。檔案管理人員既要懂得紙質(zhì)文書(shū)檔案管理的操作理論、方法，還要能夠熟練使用計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備和一些檔案管理軟件。
第四，食品稽查單位各自使用的稽查業(yè)務(wù)電子文件不兼容問(wèn)題。由于各食品稽查單位使用不同系統(tǒng)、不同格式的稽查電子檔案，這就導(dǎo)致電子文件難以轉(zhuǎn)換、不兼容的問(wèn)題產(chǎn)生，使食品稽查檔案信息資源共享受到影響
三、食品稽查業(yè)務(wù)檔案電子化管理對(duì)策
社會(huì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的普及，電子化逐漸深入我們的生活與工作中。人事檔案作為一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，是各單位記錄員工信息、招收員工、選拔人才等的重要依據(jù)，是干部晉級(jí)職稱、升職加薪的主要根據(jù)。[2]在衛(wèi)生事業(yè)單位中，加強(qiáng)電子化人事檔案的管理是加強(qiáng)行政管理的重要方面。如何提高電子化人事管理的水平，加深電子化技術(shù)在人事管理中的應(yīng)用，提高檔案管理的效率，體現(xiàn)電子信息化技術(shù)的價(jià)值，值得探討。
二、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的重要性
在人事檔案管理的過(guò)程中，因?yàn)闄n案具備一定機(jī)密性與專業(yè)性，人事部門(mén)應(yīng)重視人事檔案并加強(qiáng)管理，及時(shí)解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。在衛(wèi)生事業(yè)單位中，因?yàn)槿藛T調(diào)動(dòng)較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級(jí)、衛(wèi)生員退休、臨時(shí)聘用等問(wèn)題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛(wèi)生事業(yè)單位人員的流動(dòng)性較強(qiáng)等問(wèn)題，制約了人事檔案的管理，若是不及時(shí)進(jìn)行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續(xù)配備不齊全、手續(xù)不完備等問(wèn)題。
某些醫(yī)院注重藥物管理工作，注重對(duì)醫(yī)生、護(hù)士的考評(píng)管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫(yī)院負(fù)責(zé)人對(duì)人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現(xiàn)疏漏，直接導(dǎo)致了醫(yī)生升職時(shí)評(píng)判的片面性，導(dǎo)致某些優(yōu)秀醫(yī)生對(duì)醫(yī)院不滿而出現(xiàn)跳槽等現(xiàn)象，幸好醫(yī)院管理者及時(shí)認(rèn)識(shí)到問(wèn)題的嚴(yán)重性，加強(qiáng)對(duì)人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫(yī)院的各方人事調(diào)動(dòng)以及醫(yī)生升職等提供重要依據(jù)，醫(yī)院也因此而更上一層樓。
三、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀
（一）人員不足現(xiàn)問(wèn)題突出
在我國(guó)多數(shù)地區(qū)的衛(wèi)生事業(yè)單位中，人事部門(mén)配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛(wèi)生事業(yè)單位內(nèi)部醫(yī)生、護(hù)士以及其他部門(mén)人員來(lái)講人數(shù)可忽略不計(jì)。在一些較小的衛(wèi)生事業(yè)單位中，多數(shù)人事部門(mén)人員除人事工作外還兼職其他工作，對(duì)人事檔案管理工作不夠?qū)Ｗⅰ６鄶?shù)人事部門(mén)的檔案材料無(wú)人整理、無(wú)人監(jiān)督，甚至出現(xiàn)人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。
（二）人員業(yè)務(wù)技能水平普遍偏低
嚴(yán)格來(lái)講，人事檔案管理工作是一門(mén)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，其對(duì)閱卷的規(guī)范、閱卷質(zhì)量等要求較高。多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位因?qū)θ耸鹿芾矸矫娴牟恢匾暎瑢?dǎo)致人事部門(mén)人員變動(dòng)較為頻繁，導(dǎo)致對(duì)檔案管理較為片面。除此之外，人事部門(mén)對(duì)人員招收較為簡(jiǎn)單，人事對(duì)管理檔案的技術(shù)水平不足，后期亦未受到專業(yè)化的培訓(xùn)，造成管理檔案的人事技術(shù)水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
（三）管理手段滯后
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人事管理制度也在逐漸進(jìn)行改革創(chuàng)新發(fā)展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發(fā)展卻仍顯欠缺。據(jù)調(diào)查，目前我國(guó)多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案管理仍然是較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，無(wú)論是檔案的儲(chǔ)存、整理還是保護(hù)，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個(gè)別位于發(fā)達(dá)城市的大型衛(wèi)生事業(yè)單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化管理時(shí)代，電子化、科學(xué)化、規(guī)范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛(wèi)生事業(yè)單位以及各企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。
四、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理電子化應(yīng)用分析
（一）在衛(wèi)生事業(yè)單位建立電子檔案的必要性
在衛(wèi)生事業(yè)單位之中，單位的衛(wèi)生系統(tǒng)是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)，其中存儲(chǔ)著大量的人事信息檔案，在管理之時(shí)非常困難，若要做好衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財(cái)力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化數(shù)據(jù)，方便管理人員管理的同時(shí)節(jié)省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數(shù)據(jù)庫(kù)存放檔案外，也應(yīng)對(duì)衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員的信息進(jìn)行收集整理，全面掌握各部門(mén)間的人事檔案信息，加強(qiáng)對(duì)各部門(mén)的掌控。
（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應(yīng)用
在人事檔案管理中，相關(guān)檔案管理者可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將人事檔案進(jìn)行分門(mén)別類，如護(hù)士間可按照普通護(hù)士、高級(jí)護(hù)士等護(hù)士職位等級(jí)進(jìn)行檔案分類，而醫(yī)生也可根據(jù)心腦科、骨科等從事職位進(jìn)行分類，節(jié)省時(shí)間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行資源數(shù)據(jù)的共享，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或者工作人員想要急需了解人員檔案時(shí)可直接上網(wǎng)查找，增加檔案透明度的同時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的原始檔案也是一種保護(hù)。在檔案管理員進(jìn)行檔案管理時(shí)，降低了工作壓力，提高了工作效率。
（三）電子化在檔案管理應(yīng)用中的風(fēng)險(xiǎn)
在電子化廣泛應(yīng)用于人事管理檔案后，為企業(yè)部門(mén)帶來(lái)便利的同時(shí)也帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)。其一，網(wǎng)絡(luò)的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時(shí)大大增強(qiáng)了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長(zhǎng)過(guò)程的文檔，其中包含著自上學(xué)以來(lái)的成長(zhǎng)歷程、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等，是人們求職時(shí)最重要的文件，若檔案被盜，對(duì)相關(guān)人員的人身安全會(huì)造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網(wǎng)絡(luò)而存在，雖然壓縮了紙質(zhì)檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網(wǎng)絡(luò)也不是絕對(duì)安全的，各種病毒、黑客影響著網(wǎng)絡(luò)的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會(huì)造成檔案丟失，甚至造成系統(tǒng)的崩潰。事實(shí)上，有利就有弊，電子化檔案的風(fēng)險(xiǎn)雖然不可避免，卻可以進(jìn)行有效的控制，將風(fēng)險(xiǎn)控制在一定范圍內(nèi)，增強(qiáng)檔案管理者的電子信息化知識(shí)，為衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展提供保障。
五、結(jié)語(yǔ)
【關(guān)鍵詞】電子檔案管理；科技進(jìn)步；電子文件；應(yīng)用1電子檔案管理的現(xiàn)狀
1.1檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展緩慢，制約電子文件的整理與歸檔。 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)全系統(tǒng)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理的前提與基礎(chǔ)。許多單位因?qū)嵤┈F(xiàn)行分類法有一定難度，僅僅從微觀上考慮本單位的現(xiàn)狀，實(shí)施本單位制定的分類方法，沒(méi)有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對(duì)未來(lái)檔案電子化的影響，出現(xiàn)了各自為政，各行其事的局面，使檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。
1.2計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理。 由于檔案管理部門(mén)的人力、物力有限，有些檔案部門(mén)至今仍沒(méi)有配備計(jì)算機(jī)，或者即使有了計(jì)算機(jī)，對(duì)一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，又輔以紙質(zhì)檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廠仍處于初級(jí)階段，很多管理人員沒(méi)有受過(guò)關(guān)于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購(gòu)軟件時(shí)帶有一定的盲目性，從而不能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。
2電子檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題
2.1電子檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的漏洞
2.1.1對(duì)電子文件原稿保存的忽視。 目前，在計(jì)算機(jī)上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經(jīng)常被忽視。許多單位對(duì)電子文件沒(méi)有采取很好的保護(hù)措施。隨意對(duì)其進(jìn)行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2.1.2信息安全與保密問(wèn)題。 電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對(duì)象的開(kāi)放性以及文件內(nèi)容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)。互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對(duì)檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無(wú)法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個(gè)信息系統(tǒng)癱瘓。
2.2電子檔案自身的缺陷
2.2.1電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性問(wèn)題。 對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，肉容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見(jiàn)，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門(mén)在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。
2.2.2電子檔案的長(zhǎng)期可讀性問(wèn)題。 當(dāng)人們使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料和光盤(pán)載體上后，電子檔案就永遠(yuǎn)離不開(kāi)這種技術(shù)和設(shè)備，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，才能識(shí)別它的信息內(nèi)容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對(duì)生成環(huán)境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起。
3解決電子檔案管理中問(wèn)題的對(duì)策
3．1電子檔案管理的原則
3.1.1規(guī)范性原則。 規(guī)范性是開(kāi)展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并盡可能采用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣不僅能夠減低因存儲(chǔ)格式和軟件平臺(tái)的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi)，提高信息存儲(chǔ)傳輸?shù)男剩矣兄谶x擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。
3.1.2可靠性原則。 人們對(duì)電子文件的證據(jù)性、可靠性問(wèn)題尚存在很多疑慮。這個(gè)問(wèn)題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術(shù)措施、國(guó)家制訂必要的認(rèn)定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應(yīng)的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過(guò)程中，要嚴(yán)格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進(jìn)館檔案的真實(shí)有效，還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子檔案的可靠性。
3.1.3高效率原則。 檔案信息的電子化工作量大、耗時(shí)耗財(cái)，必須十分講究工作的效率與效益。應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電予化方案和最高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定，是整個(gè)電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵，而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)，是檔案信息電子化工程的助推器。
3.2解決電子檔案管理過(guò)程中問(wèn)題的對(duì)策
3.2.1采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施。 信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫(xiě)、檔案?jìng)浞荨！畽C(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對(duì)于證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全、保密，防范對(duì)電子文件的非法訪問(wèn)和隨意刪改，都具有很好的效果。應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。
3.2.2重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。 在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急。檔案部門(mén)和各級(jí)政府要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書(shū)、檔案工作。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的檔窠人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。
3.2.3加強(qiáng)對(duì)電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理。 軟件管理上，要積極開(kāi)辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門(mén)配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤(pán)存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)。參考文獻(xiàn)
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