時(shí)間：2023-06-04 10:47:15
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理情況，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工作的前提，為加強(qiáng)我局檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)人動(dòng)，我局及時(shí)調(diào)整了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，成立了由局長(zhǎng)任組長(zhǎng)，其他主要領(lǐng)導(dǎo)、分管主任及兼職保密干部（檔案管理員）為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，做到了主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)抓，經(jīng)辦人員具體落實(shí)，在不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作管理的同時(shí)，形成了工作有要求、有布置、有檢查的齊抓共管的良好局面。
二、加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理
為不斷促進(jìn)我局檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，提高文書(shū)檔案管理水平，近年來(lái)，我局先后制定了檔案工作崗位責(zé)任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等等各項(xiàng)制度。明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)、歸檔范圍及整理要求，使我局文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。同時(shí)，我局按照檔案管理要求，制定了單位檔案分類方案、保管期限，編寫(xiě)了全宗介紹，編輯了單位發(fā)文匯編，建立了檔案借閱登記薄，并對(duì)歷年歸檔的文件材料編制了檢索目錄，保證了檔案查閱工作的方便快捷，一直以來(lái)也無(wú)檔案丟失、毀損等情況的發(fā)生。
三、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案管理整體意識(shí)
認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》，做到依法治檔，單位結(jié)合政治理論學(xué)習(xí)時(shí)間，組織單位干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)了相關(guān)檔案法律法規(guī)，使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性及檔案管理工作并非可有可無(wú)，而是記錄歷史的重要載體。每年4月都定期對(duì)前一年的檔案立卷歸檔，、新增文書(shū)檔案和業(yè)務(wù)檔27卷，其中：（永久5卷、定期30年5卷，定期17卷）。
四、存在的問(wèn)題
一是因單位新建辦公樓，暫時(shí)是臨時(shí)辦公，在檔案保管設(shè)施方面無(wú)法達(dá)到檢查標(biāo)準(zhǔn)。
二是因經(jīng)費(fèi)緊張，檔案室硬件建設(shè)存在較大差距。
總之，我局在檔案管理工作中，雖取得了一定成績(jī)，但離地區(qū)檔案局的領(lǐng)導(dǎo)要求還相差較遠(yuǎn)，我們會(huì)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，力爭(zhēng)將工作差距縮小，以便將單位檔案管理工作做的更好。
一、基本情況
我委是主管全縣工業(yè)經(jīng)濟(jì)的政府工作部門(mén),檔案管理對(duì)*縣工業(yè)經(jīng)濟(jì)又好又快發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，我委黨委高度重視檔案管理工作，為認(rèn)真貫徹好檔案法，切實(shí)抓好各類檔案管理工作，我委著重抓了如下幾個(gè)方面工作：
1.領(lǐng)導(dǎo)重視，分工明確。我委明確了由經(jīng)委副主任周忠政同志分管檔案工作，并由辦公室具體負(fù)責(zé)日常檔案管理，各股室配合檔案管理工作。辦公室專門(mén)落實(shí)了一名工作人員專職檔案管理工作，做到了專人專管，工作分工明確。
2.經(jīng)費(fèi)及設(shè)施落實(shí)。經(jīng)委設(shè)立了專門(mén)的綜合檔案室，并配備了檔案柜等必須設(shè)備。近幾年來(lái)，我委共投入檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)*2萬(wàn)多元，主要用于檔案管理的設(shè)備及整理等費(fèi)用。
3.各類檔案管理規(guī)范。一是我委在20*年對(duì)近幾年未整理的檔案資料移交縣檔案局進(jìn)行了整理，投入經(jīng)費(fèi)近萬(wàn)元。同時(shí)我委進(jìn)行了檔案分類，裝袋、裝盒，并進(jìn)行了入柜，做到了無(wú)積存零散文件。二是檔案查閱必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，按照相關(guān)手續(xù)借閱，并在當(dāng)天歸還借閱文件。
通過(guò)妥善的保管和及時(shí)的整理檔案，我委目前檔案規(guī)范，未出現(xiàn)人為造成的檔案丟失和損壞以及泄密事件。
二、存在問(wèn)題
我委在檔案管理中雖然取得了一定的成績(jī)，但也存在著如下主要問(wèn)題。
1.檔案室設(shè)施落后，有等進(jìn)一步完善。
2.破產(chǎn)企業(yè)檔案移交困難。主要原因是移交企業(yè)檔案收費(fèi)過(guò)高，由于我委經(jīng)費(fèi)不足，致使多個(gè)企業(yè)的人事、文書(shū)檔案目前未移交相關(guān)存檔部門(mén)。
三、今年主要思路和打算
民生檔案關(guān)系到人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問(wèn)題。為全面了解掌握我縣民生檔案工作的基本情況，加強(qiáng)和改進(jìn)民生檔案管理工作，更好地發(fā)揮民生檔案在服務(wù)民生、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)和諧方面的積極作用，根據(jù)縣人大常委會(huì)20__年工作安排，縣人大常委會(huì)教科文衛(wèi)工委于3-4月組織相關(guān)人員對(duì)全縣民生檔案管理工作情況進(jìn)行了一次專題調(diào)查。現(xiàn)將調(diào)查情況報(bào)告如下：
一、我縣民生檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）民生檔案種類繁多，涉及面廣。我縣的民生檔案種類繁多，涉及面廣，包括：下崗職工檔案、養(yǎng)老保險(xiǎn)和醫(yī)療保險(xiǎn)檔案、再就業(yè)檔案、低保檔案、殘疾人檔案、社會(huì)救助檔案、婚姻檔案、退伍軍人檔案、土地承包（延包）和流轉(zhuǎn)檔案、失地農(nóng)民檔案、新型合作醫(yī)療檔案、城鎮(zhèn)居民醫(yī)保檔案、獨(dú)生子女檔案、公民出生檔案、移民檔案、房產(chǎn)檔案、公證檔案、退休人員社會(huì)化管理檔案、地籍檔案、林權(quán)檔案等近50種。近幾年，我縣的民生檔案種類、數(shù)量呈快速增長(zhǎng)的趨勢(shì)，涉及社會(huì)管理方方面面和諸多行政部門(mén)及企事業(yè)單位，這些民生檔案具有重要的原始性、基礎(chǔ)性、憑證性特征，在解決民生問(wèn)題過(guò)程中發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)性作用。
（二）部分涉民單位檔案管理較規(guī)范。部分涉民單位建立了專門(mén)的檔案室，庫(kù)房配有防火、防盜、防光設(shè)備，配有檔案柜等檔案基本設(shè)施，有的還安裝了檔案密集架等。建立了以單位分管領(lǐng)導(dǎo)為主的檔案工作機(jī)構(gòu)，配備了專（兼）職的檔案管理人員，對(duì)本單位的檔案做到有人專門(mén)負(fù)責(zé)收集、管理。
（三）民生檔案查詢率高,社會(huì)效益好。在調(diào)查中了解到，隨著國(guó)家關(guān)注民生的政策不斷推出，人民群眾對(duì)民生檔案的查閱需求越來(lái)越大，民生檔案的查詢率越來(lái)越高，取得了良好社會(huì)效益。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全縣涉民部門(mén)已為20__多人辦理了《再就業(yè)優(yōu)惠證》、《失業(yè)證》，發(fā)放小額貸款842萬(wàn)元，提供就業(yè)再就業(yè)服務(wù)640人次。特別是縣檔案館為有關(guān)部門(mén)和人民群眾查閱移民檔案、集體企業(yè)檔案等工作,為縣里爭(zhēng)取了上級(jí)政策補(bǔ)助資金逾千萬(wàn)元。
二、 我縣民生檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
我縣民生檔案工作雖然取得了一定成效，但也存在一些問(wèn)題，有待于今后加以改進(jìn)和加強(qiáng)。
（一）多數(shù)涉民單位的民生檔案管理較為混亂。有的部門(mén)檔案管理分工不明確，檔案管理人員崗位職責(zé)不明，流動(dòng)性大，對(duì)下屬單位（股室）的監(jiān)督指導(dǎo)不到位。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直單位只注重文書(shū)檔案資料的歸檔整理和移交進(jìn)館，而對(duì)專業(yè)檔案（也就是涉民檔案）則很少有進(jìn)行整理歸檔的，造成大多數(shù)涉民單位的民生檔案管理比較混亂。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直單位的民生檔案資料不僅沒(méi)有交檔案室集中統(tǒng)一管理，留存在有關(guān)的股室或鄉(xiāng)鎮(zhèn)七所八站保管，而且長(zhǎng)期以來(lái)沒(méi)有進(jìn)行整理歸檔，零零散散地隨處堆放，處于無(wú)序管理或失管狀態(tài)。有的單位隨意借閱，不履行借閱手續(xù)，遺失現(xiàn)象較為嚴(yán)重。如：20__年10月份以前的婚姻檔案由鄉(xiāng)(鎮(zhèn))登記、保管，造成丟失損毀現(xiàn)象；20__年10月份以后縣民政局高度重視，對(duì)全縣婚姻檔案進(jìn)行了集中收集、整理，但是，20__年10月份以前的婚姻檔案資料只是散件。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，全縣70多個(gè)國(guó)有（集體）轉(zhuǎn)制企業(yè)的檔案都還留存在主管部門(mén)或是各自企業(yè)，只有原縣化肥廠的檔案整理較好，其余企業(yè)的檔案都沒(méi)有進(jìn)行整理歸檔。有的甚至把檔案資料作為廢紙賣掉或燒掉，有的企業(yè)已經(jīng)找不到一份檔案，全部遺失了。
（二）部分單位不愿移交到期民生檔案，安全保管無(wú)保障。一是個(gè)別涉民單位檔案法治觀念不強(qiáng)，以平時(shí)業(yè)務(wù)工作要經(jīng)常查閱為由，不愿意把到期的民生檔案移交給縣檔案館。二是部分單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案室基礎(chǔ)設(shè)施條件較差。有的甚至還在各自業(yè)務(wù)部門(mén)(股、室)保管，很容易造成流失；三是有的單位因受人員、技術(shù)、管理不到位的影響，使檔案無(wú)法得到安全有效的保管。
（三）民生檔案資源管理分散，不利于資源共享。民生檔案屬于公共信息資源，應(yīng)為社會(huì)所用。民生檔案涉及面廣，形成的主體多而復(fù)雜，致使民生檔案資源分散保存于不同的部門(mén)，因而形成了多頭管理、各自為政的局面，群眾查閱利用很不方便，民生檔案的資源共享程度不高。如房產(chǎn)地產(chǎn)檔案、公積金檔案、各類社保檔案、婚姻檔案、學(xué)籍檔案、出生檔案、戶口遷移檔案、土地承包檔案等都由各形成部門(mén)自我保管，比較分散，而民眾又往往直接到檔案館查閱利用檔案，結(jié)果難以查到所需檔案，這就給廣大民眾查閱民生檔案帶來(lái)了一定的不便，難以使民生檔案資源真正為社會(huì)所用。
三、加強(qiáng)民生檔案管理工作的對(duì)策及建議
（一）加大檔案法規(guī)宣傳力度，全面提高全社會(huì)的民生檔案意識(shí)。一是要進(jìn)一步提升全社會(huì)的民生檔案意識(shí)，充分利用電視、報(bào)刊雜志及檔案信息網(wǎng)等宣傳媒體，宣傳民生檔案的有關(guān)法律法規(guī)和信息，使民生檔案工作的開(kāi)展有一個(gè)良好的思想基礎(chǔ)。二是要依托檔案教育培訓(xùn)平臺(tái)，在對(duì)檔案管理人員的崗位培訓(xùn)中，引入民生檔案的內(nèi)容，大力宣傳民生檔案工作，整體提升檔案管理人員的民生檔案意識(shí)。
（二）抓好民生檔案的源頭管理，建立民生檔案資源體系。民生檔案來(lái)源于不同的行業(yè)和部門(mén)，內(nèi)容豐富多樣，而要做好民生檔案工作既是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的基礎(chǔ)工作，又是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，需要各方的支持與配合。一是建議
縣委、縣政府制定《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案管理工作的意見(jiàn)》，將民生檔案工作列入縣委、縣政府對(duì)各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、縣直及駐縣單位的目標(biāo)考核內(nèi)容之一。二是從源頭上抓好民生檔案的管理。要從產(chǎn)生民生檔案單位的建檔工作抓起，切實(shí)做好相關(guān)文件材料的收集、整理、歸檔等項(xiàng)工作，縣檔案局應(yīng)本著以保障和改善民生為重點(diǎn)的社會(huì)建設(shè)和管理工作開(kāi)展到哪里，民生檔案工作就延伸到哪里的原則，密切關(guān)注民生工作的熱點(diǎn)，提前介入對(duì)民生檔案的指導(dǎo)，及時(shí)幫助各有關(guān)單位建立完善民生檔案，特別要加強(qiáng)對(duì)新領(lǐng)域民生檔案工作的管理，以推進(jìn)民生領(lǐng)域建檔工作進(jìn)一步向深度和廣度發(fā)展，建立健全規(guī)范化的民生檔案資源體系。三是加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和管理工作。各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、縣直及駐縣單位要配備專（兼）職檔案管理人員，檔案管理人員宜選擇責(zé)任心強(qiáng)，工作細(xì)致，有耐心，服務(wù)意識(shí)較強(qiáng)的人員擔(dān)任，并確保人員相對(duì)穩(wěn)定。要按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立綜合檔案室，添置檔案保管設(shè)備。鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的民政所、農(nóng)經(jīng)站、國(guó)土所、財(cái)政所、統(tǒng)計(jì)辦、林管站、計(jì)生辦、農(nóng)醫(yī)辦、中小學(xué)、派出所等十個(gè)站所的檔案由主管部門(mén)綜合檔案室歸口管理；其它站所及行政村的檔案，根據(jù)檔案屬地管理和分級(jí)負(fù)責(zé)的原則，由鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）綜合檔案室負(fù)責(zé)管理。四是縣檔案局要指導(dǎo)和規(guī)范涉民部門(mén)制定民生檔案歸檔范圍、分類大綱和保管期限等相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范民生檔案管理的歸屬與流向，健全民生檔案監(jiān)管長(zhǎng)效機(jī)制。（三）整合民生檔案信息資源，形成“大檔案”格局。針對(duì)民生檔案資源分散保存于各部門(mén)，給民眾利用帶來(lái)不便的客觀情況，必須整合全縣民生檔案信息資源，通過(guò)接收、寄存、代管等多種形式，把關(guān)系到人民群眾利益的全縣民生檔案集中到縣檔案館收藏保管。一是加大接收、征集力度。各有關(guān)單位形成的民生檔案在本部門(mén)保存一定的期限后，應(yīng)依法向縣檔案館移交到期檔案。逐步將全縣范圍內(nèi)婚姻、公證、房產(chǎn)、林權(quán)、地籍、移民、土地承包、教育、就業(yè)、分配、社會(huì)保障、醫(yī)療衛(wèi)生、計(jì)劃生育、公共管理等關(guān)系社會(huì)管理、國(guó)計(jì)民生、公共服務(wù)的民生檔案全面完整地接收進(jìn)縣檔案館，從而形成“大檔案”格局，實(shí)行民生檔案信息資源的社會(huì)共享，實(shí)現(xiàn)民眾利益保障的最大化。二是加強(qiáng)對(duì)瀕危民生檔案的搶救、保護(hù)和整合。全縣國(guó)有（集體）轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案瀕臨損毀，轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案關(guān)系到職工群眾的切身利益，必須采取措施，加以搶救保護(hù)和妥善處置，如果檔案缺失，將給他們的養(yǎng)老保險(xiǎn)、退休等手續(xù)的辦理帶來(lái)麻煩，將為社會(huì)帶來(lái)不穩(wěn)定因素。婚姻檔案也面臨散失，必須盡快采取措施，加以搶救保護(hù)。
（四）加強(qiáng)民生檔案信息化建設(shè)，建立檔案查閱利用平臺(tái)。一是建議縣委、縣政府將民生檔案的信息化建設(shè)列入全縣信息網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)的總體規(guī)劃，在全縣建立互聯(lián)互通的民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)體系；二是縣檔案局要在豐富館藏民生檔案的基礎(chǔ)上，對(duì)涉及民生的各類檔案，集中力量，優(yōu)先編制各種專題目錄，建立起比較完善的民生檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，建立檔案信息查詢利用的平臺(tái)，滿足民眾查檔利用需求，真正實(shí)現(xiàn)信息資源共享、利用快捷方便的目標(biāo)。
關(guān)鍵字：公墓檔案；法律法規(guī)；規(guī)范管理；提升服務(wù)
檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，或組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。公墓檔案指的就是公墓在建設(shè)和管理的過(guò)程中形成的，能夠記錄和反映公墓的基建情況、財(cái)務(wù)收支情況、墓穴信息等重要資料。
1 加強(qiáng)公墓檔案管理是檔案自身屬性的本質(zhì)要求
檔案是歷史的真賃實(shí)據(jù)，具有一定的法律效用，這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案本身的特點(diǎn)所決定的。因?yàn)椋瑱n案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實(shí)據(jù)。
檔案管理的最大意義在于檔案的憑據(jù)作用。檔案與一般的文獻(xiàn)資料不同之處在于，檔案是歷史的真實(shí)記錄，是法律意義上的重要依據(jù)。檔案的重要憑證作用，是檔案形成的過(guò)程所決定的，是檔案自身所具有的特點(diǎn)，因?yàn)闄n案的形成是自然的，這種自然性，決定了它在記錄事件和事實(shí)的客觀性、真實(shí)性。從檔案的形態(tài)上看，不管是紙質(zhì)的檔案，如親筆信、重要合同原件、電報(bào)等，還是電子或者影像的檔案，都保留和真實(shí)反映了當(dāng)時(shí)的情況，這種不以時(shí)間的推移而改變的本質(zhì)屬性，決定了檔案管理的重要意義。
檔案具有很高的參考價(jià)值。因?yàn)椋瑱n案記錄了不同時(shí)期的當(dāng)時(shí)的真實(shí)情況，從歷史的變遷中可以尋找到事件的痕跡和軌跡，為人們的社會(huì)實(shí)踐提供重要參考，也就是所謂增長(zhǎng)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)。
公墓檔案記錄了逝者的重要信息，記錄了逝者相關(guān)聯(lián)親屬的重要信息，記載了墓穴的位置、價(jià)格、編號(hào)、建筑時(shí)間等重要信息，這些信息是自然信息，也是公墓檔案的組成部分。妥善保管公墓檔案，是處理和應(yīng)對(duì)墓穴糾紛，保障和維護(hù)利益的法律依據(jù)。反之，公墓檔案管理不當(dāng)，出現(xiàn)檔案丟失等情況，不但造成公墓管理的混亂，而且容易產(chǎn)生墓穴糾紛。
公墓檔案反映了殯葬改革與發(fā)展的軌跡，是我國(guó)歷史文明進(jìn)程的真實(shí)記錄，對(duì)我國(guó)的歷史科考和研究都具有很高的價(jià)值，因此，做好公墓檔案管理不僅是對(duì)現(xiàn)實(shí)負(fù)責(zé)，也是對(duì)歷史的貢獻(xiàn)。
2 加強(qiáng)公墓檔案管理是貫徹落實(shí)國(guó)家法律法規(guī)的基本要求
《中華人民共和國(guó)檔案法》是我國(guó)檔案管理工作最重要的一部法律法規(guī)，對(duì)檔案管理職責(zé)劃分、檔案的保管存放、檔案的保密與銷毀等都做出了明確的具體的規(guī)定，是依法加強(qiáng)公墓檔案管理的重要依據(jù)。加強(qiáng)公墓檔案管理是貫徹落實(shí)國(guó)家檔案管理法律法規(guī)的具體體現(xiàn)， 也是建設(shè)法治國(guó)家的基本要求。
圍繞國(guó)家檔案管理的規(guī)定，民政部、各級(jí)民政管理部門(mén)，各省、市、縣人民政府都結(jié)合本部門(mén)、本地區(qū)實(shí)際情況，出臺(tái)了公墓檔案管理的具體規(guī)范。這些具體的管理規(guī)范，是我國(guó)檔案管理的法律體系的重要組成部分，也是各公墓實(shí)施檔案管理的制度依據(jù)。
為規(guī)范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切實(shí)保障殯葬服務(wù)秩序，依據(jù)政府的法律法規(guī)加強(qiáng)公墓檔案管理，不僅體現(xiàn)了國(guó)家法制化的本質(zhì)要求，也符合公墓管理工作的基本規(guī)律。
公墓檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)政府的法規(guī)法規(guī)，真正做到依法建檔、依法存檔、依法用檔。
公墓檔案管理機(jī)構(gòu)要結(jié)合本地區(qū)本部門(mén)的實(shí)際情況，建立健全公墓檔案管理的制度，使檔案管理有法可依，有據(jù)可依。針對(duì)檔案管理的權(quán)責(zé)劃分，檔案的保存銷毀、檔案的建立與登記，檔案的借閱與使用等事項(xiàng)作出明確規(guī)定。
加強(qiáng)對(duì)公墓檔案管理的檢查和監(jiān)督工作。既要檢查公墓檔案保存的場(chǎng)所基建情況，保存條件和硬件建設(shè)是否合規(guī)，又要檢查檔案信息的記錄、分類等情況，確保檔案管理“軟硬”都達(dá)標(biāo)。
3 加強(qiáng)公墓檔案管理是做好公墓基礎(chǔ)管理工作的需要
加強(qiáng)公墓檔案管理，是做好以墓穴管理為抓手，以服務(wù)管理為中心，全面做好公墓管理工作的需要。
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展變化，人文社會(huì)理念的更新，公墓管理由基本的職能管理逐步轉(zhuǎn)向提供服務(wù)為重點(diǎn)。隨著這一趨勢(shì)在實(shí)踐中的強(qiáng)化，必然會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，檔案管理的數(shù)量急劇增加，只有提升公墓檔案管理的硬件設(shè)施，加強(qiáng)公墓制度化管理，才能為喪戶提供便捷、快速、全面、準(zhǔn)確的服務(wù)。
首先，建立檔案管理的崗位責(zé)任制。明確檔案管理的組織架構(gòu)，指定檔案管理的專門(mén)人員，明確相關(guān)崗位的工作職責(zé)及承擔(dān)的義務(wù)責(zé)任，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和管理意識(shí)。
其次，實(shí)行績(jī)效考核，將公墓檔案管理與經(jīng)濟(jì)收入掛鉤。實(shí)行績(jī)效考核，不僅能夠增強(qiáng)公墓檔案管理人員的工作責(zé)任心和責(zé)任感，確保本職工作保質(zhì)保量完成，而且能夠調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，創(chuàng)新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與公墓管理更好的銜接，建立起一個(gè)完善的管理體系。
此外，要及時(shí)更新公墓檔案管理硬件和軟件設(shè)施。定期對(duì)公墓檔案存放場(chǎng)所的硬件設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，實(shí)現(xiàn)對(duì)存放環(huán)境的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，確保檔案存放地點(diǎn)的消防安全；升級(jí)公墓管理系統(tǒng)軟件，方便管理人員及時(shí)、快速處理大量數(shù)據(jù)，優(yōu)化工作要素，提高工作效率。
4 加強(qiáng)公墓檔案管理是提升殯葬服務(wù)的重要措施
公墓檔案管理是殯葬服務(wù)的重要組成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱環(huán)節(jié)。加強(qiáng)公墓管理，提升殯葬服務(wù)水平，不僅僅是加強(qiáng)墓區(qū)的硬件建設(shè)，更重要的是為喪戶提供安全、可靠的信息服務(wù)。
做好公墓檔案管理，首先要抓好檔案管理人員的管理。建立檔案管理工作規(guī)范，做到制度上墻，公開(kāi)透明，規(guī)范服務(wù)；嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和工作流程進(jìn)行存檔、借檔，做好檔案查閱、借閱的登記工作。
做好公墓檔案管理，就要具有保密意識(shí)。喪戶的基本信息，逝者相關(guān)聯(lián)親屬的基本信息，都是公墓檔案的內(nèi)容。因此，檔案管理人員要有責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，嚴(yán)守秘密，不得隨意向他人透漏檔案
信息。
在當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展的背景下，所采用的檔案雙套制問(wèn)題與傳統(tǒng)的檔案管理相比較明顯存在著差異性。但是，并不是讓電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理簡(jiǎn)單的存在，而是應(yīng)該讓電子檔案與紙質(zhì)檔案從根本上融合在一起，從而認(rèn)真做好檔案雙套制管理的銜接工作[1]。由于當(dāng)前檔案管理環(huán)境發(fā)生了較大的變化，在這樣的條件下，研究雙套制管理實(shí)施策略具有非常重要的作用，其主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。
1 充分運(yùn)用數(shù)字檔案基本理論考察檔案雙套制管理模式
在當(dāng)前檔案管理過(guò)程中實(shí)施雙套制管理模式，紙質(zhì)檔案和電子檔案在應(yīng)用過(guò)程中都受到傳統(tǒng)檔案管理基本知識(shí)影響。但是，在當(dāng)前檔案管理過(guò)程中，要想明確劃分檔案雙套制管理的范圍還存在著一系列的阻礙因素。其主要原因是檔案信息技術(shù)管理興起時(shí)間較遲，大部分人們對(duì)數(shù)字檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠，并且在應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題，嚴(yán)重影響著檔案管理的水平。
在當(dāng)前檔案信息自動(dòng)化的管理過(guò)程中，檔案管理的信息內(nèi)容更加準(zhǔn)確可靠。一般情況下，檔案管理強(qiáng)調(diào)電子檔案管理體系的原始性，而這里提及的原始性主要是指檔案資料記載內(nèi)容的原始性，而并不是指管理檔案資料載體的原始性。因此，在當(dāng)前檔案管理過(guò)程中，我們應(yīng)該緊跟時(shí)展的步伐，不斷創(chuàng)新管理理念，根據(jù)實(shí)際情況采用檔案雙套制管理模式。其中，檔案管理雙套制模式主要興起途徑包括：一是辦公逐漸朝著數(shù)字信息化方向轉(zhuǎn)變，出現(xiàn)了大量的電子文件和紙質(zhì)文件資料，所以需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分類管理；二是隨著檔案管理技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代數(shù)字化社會(huì)的發(fā)展，所以在這樣的條件下產(chǎn)生了電子檔案資料管理。
2 結(jié)合檔案資料管理內(nèi)容初步限定雙套制模式管理范圍
為了有效提高檔案管理的水平，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況明確規(guī)定雙套制檔案管理的范圍，從而確保檔案資料內(nèi)容能夠永久性保存。一般情況下，針對(duì)需要保存時(shí)間較長(zhǎng)的檔案資料可以不用雙套制管理模式。其中，各個(gè)單位可以根據(jù)自身檔案資料的實(shí)際情況，探究多種載體保管形式如何進(jìn)行統(tǒng)一保管，并且提出具有較高應(yīng)用價(jià)值的管理措施。尤其是在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該合理的將電子檔案和紙質(zhì)檔案有效結(jié)合起來(lái)，構(gòu)建完善的管理模式。同時(shí)，單位檔案管理部門(mén)應(yīng)該定期整理檔案資料，進(jìn)行分類處理，對(duì)于一些具有較高應(yīng)用價(jià)值的檔案資料采取掃描措施，實(shí)行雙套制保管方式。
3 堅(jiān)持構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境實(shí)行檔案雙套制管理模式
在單位檔案管理過(guò)程中，為了確保檔案資料管理的安全性，便可以采用雙套制管理模式。尤其是在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，通過(guò)構(gòu)建良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境，有效防治單位檔案管理資料信息出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。通常情況下，采用良好的檔案雙套制管理模式主要包括以下幾種：物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。其中，在檔案管理過(guò)程中實(shí)行的雙套制管理模式是內(nèi)外網(wǎng)的隔離與控制最有效的方式。因此，在日常檔案管理過(guò)程中，我們需要建立起以防火墻為基礎(chǔ)條件的雙套制檔案管理方案。
在檔案管理過(guò)程中，為了確保檔案資料信息的安全性，選擇不同的管理模式需要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況而定。其中，針對(duì)檔案管理室的出入情況管理，可以采用證件識(shí)別或者自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng)進(jìn)行管理，例如：磁卡、身份證卡等，通過(guò)這些方式有利于對(duì)人們進(jìn)行有效管理。更重要的是在這樣的情況下，可以制定相應(yīng)的操作程序，制定科學(xué)合理的檔案系統(tǒng)管理制度。一般檔案管理中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行修改時(shí)，需要經(jīng)過(guò)主管人員的認(rèn)可，并且還需要有相應(yīng)的安全管理人員在場(chǎng)。一旦管理出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，便及時(shí)采取措施進(jìn)行處理[3]。
4 對(duì)檔案“雙套制”模式管理的內(nèi)容進(jìn)行合理安排
在檔案管理過(guò)程中，實(shí)施雙套制管理模式其主要是針對(duì)檔案管理資料的內(nèi)容而定。根據(jù)檔案資料的合理情況，對(duì)檔案雙套制模式管理的內(nèi)容進(jìn)行合理安全，有利于提高檔案資料的應(yīng)用水平。通常情況下，電子檔案管理形式只能夠從形式上提高檔案資料的利用效率，無(wú)法從根本上提高檔案資料的利用效率，然而，通過(guò)實(shí)行雙套制管理模式則有利于從根本上提高檔案資料信息的利用效率，有效改變單一的數(shù)字化檔案管理的缺點(diǎn)。因此，在現(xiàn)代化檔案管理過(guò)程中，為了有效提高檔案資料的利用效率，便需要檔案管理工作者切實(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，將檔案資料管理的重點(diǎn)放在檔案資料的利用中。但是，在實(shí)行檔案雙套制管理模式的過(guò)程中并不能夠一蹴而就，而是應(yīng)該采取循序漸進(jìn)的模式，制定明確的檔案管理目標(biāo)以及檔案管理計(jì)劃。除此之外，還應(yīng)該根據(jù)不同檔案資料內(nèi)容的利用程度，從實(shí)際情況出發(fā)，從而最大限度提高檔案資料的利用價(jià)值。在數(shù)字信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案雙套制管理理念已經(jīng)被滲透到檔案管理中，并且隨著應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，逐漸形成了一整套完整的檔案管理系統(tǒng)。
Abstract: Rapid economic development intensified competition among enterprises. As an important part of the modern enterprise management,the scientific implementation of file management has a meaningful influence on enterprise development. According to the different nature of business,its file management work should be also different. The main work is the management of personnel records,equipment records,production records and other business records,and fixed assets. The scientific implementation of this work is helpful to improve enterprise management efficiency and ensure enterprise economic benefits. The paper gives brief discussion on scientific implementation of enterprise file management.
關(guān)鍵詞:企業(yè);檔案管理;實(shí)施
Key words: enterprise;file management;implementation
中圖分類號(hào):G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1006-4311(2010)18-0178-01
1企業(yè)檔案管理重要性分析
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。其是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑、是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的表現(xiàn)形式、是企業(yè)文化的重要部分,是企業(yè)生存與發(fā)展的關(guān)鍵。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理有助于企業(yè)管理工作的開(kāi)展,促進(jìn)企業(yè)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。以企業(yè)設(shè)備檔案管理為例,企業(yè)設(shè)備檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展能夠?yàn)槠髽I(yè)設(shè)備養(yǎng)護(hù)與維修、設(shè)備折舊以及企業(yè)資產(chǎn)管理提供基礎(chǔ)的材料,促進(jìn)其工作的開(kāi)展。由于企業(yè)檔案管理工作的重要性,現(xiàn)代企業(yè)必須以科學(xué)的管理體系為基礎(chǔ),開(kāi)展企業(yè)檔案管理工作,促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。
2企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)實(shí)施
2.1 構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系,促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系是實(shí)施企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ),其對(duì)檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展有著重要的意義。現(xiàn)代企業(yè)必須以檔案管理基本原則為基礎(chǔ),結(jié)合企業(yè)自身管理結(jié)構(gòu)與實(shí)際情況,構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系,以此保障檔案管理體系的適用性。在檔案管理工作開(kāi)展中常有企業(yè)照搬其他企業(yè)檔案管理體系進(jìn)行檔案管理工作的情況出現(xiàn),但是由于每個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)不同、管理體系的不同以及技術(shù)水平、資產(chǎn)情況的不同,會(huì)使照搬檔案管理體系在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中不能與企業(yè)實(shí)際情況相結(jié)合,影響檔案管理工作的開(kāi)展。因此,以企業(yè)自身情況為基礎(chǔ),構(gòu)建科學(xué)的檔案管理是企業(yè)實(shí)施檔案管理工作科學(xué)實(shí)施的基礎(chǔ),其對(duì)企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展有著重要的意義。
2.2 注重檔案管理基本原則,促進(jìn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)實(shí)施企業(yè)檔案管理要遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理的基本原則。企業(yè)檔案管理部門(mén)要對(duì)本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度,對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理。由檔案使用部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行基礎(chǔ)整理后,歸集管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理與領(lǐng)導(dǎo),促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)實(shí)施。另外企業(yè)檔案管理工作還要遵循維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全的基本原則。維護(hù)檔案的完整要以保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套為基礎(chǔ),保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系,并涵蓋企業(yè)全部工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種類別、各種形式的檔案文書(shū),杜絕檔案人為割裂和零亂堆砌造成的檔案不全等情況的發(fā)生,保障企業(yè)檔案的完成性。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理的保護(hù)工作與保密工作。防治企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生,嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的事項(xiàng),保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán),維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。在注重企業(yè)檔案管理的基本原則實(shí)施的同時(shí),企業(yè)還要認(rèn)識(shí)到檔案的有效利用對(duì)企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用,以企業(yè)檔案管理工作為基本出發(fā)點(diǎn),實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的綜合利用。以企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和始終,保障企業(yè)檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的可利用價(jià)值,促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。
2.3 以企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為基礎(chǔ),開(kāi)展企業(yè)的檔案管理工作加強(qiáng)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)時(shí)實(shí)施企業(yè)檔案管理工作的重點(diǎn)。其首先要明確檔案歸檔制度,明確企業(yè)檔案歸企業(yè)所有,企業(yè)每一名員工都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)。企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過(guò)程中要注重對(duì)行政管理、勞動(dòng)人事、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度歸檔、或按季度歸檔的制度建設(shè)。同時(shí)注重產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后15日內(nèi)歸檔。以此保障企業(yè)檔案的完整與安全。對(duì)于企業(yè)財(cái)務(wù)文件的歸檔應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)整理歸檔并保管一年后交由檔案室進(jìn)行管理。對(duì)于企業(yè)員工外出學(xué)習(xí)、考察、開(kāi)會(huì)所得文件材料必須在返崗10天內(nèi)交由檔案室進(jìn)行工藝管理。
另外,企業(yè)還要加快完善企業(yè)檔案管理制度的腳步,對(duì)檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案統(tǒng)計(jì)制度、文件材料立卷歸檔制度等進(jìn)行完善。以制度化管理確保企業(yè)檔案管理的科學(xué)實(shí)施。對(duì)于檔案管理工作流程也要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),對(duì)管理部門(mén)、文件點(diǎn)收等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),并通過(guò)嚴(yán)格執(zhí)行,促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。
3注重現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用,促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展
在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的實(shí)施過(guò)程中,企業(yè)要注重現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用,以此促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展。現(xiàn)代企業(yè)要加快檔案管理工作新技術(shù)的應(yīng)用,以此促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展,促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作效率的提高,促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。
綜上所述,現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中企業(yè)歷史資料、有關(guān)文件的管理過(guò)程,其對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)展以及企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。企業(yè)在注重檔案管理體系建立與實(shí)施的過(guò)程中還要注重企業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)。注重對(duì)檔案管理人員現(xiàn)代檔案管理理論知識(shí)的培養(yǎng)、現(xiàn)代方案管理技術(shù)的培養(yǎng),通過(guò)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平的提高以及企業(yè)檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量,促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。
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關(guān)鍵詞：企業(yè)單位 檔案管理 規(guī)范化
推進(jìn)企業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化是新一輪企業(yè)單位改革的重要任務(wù)。檔案管理工作水平已經(jīng)成為制約企業(yè)單位發(fā)展的重要瓶頸因素之一。企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從檔案管理的實(shí)際情況入手，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面系統(tǒng)的規(guī)劃，全面細(xì)化檔案管理各項(xiàng)工作，不斷提高檔案管理工作水平。
1.檔案管理規(guī)范化方面存在的問(wèn)題
1.1 對(duì)檔案管理規(guī)范化重視不足
規(guī)范化是對(duì)企業(yè)單位各項(xiàng)工作提出的基本要求，目前企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化方面仍存在不足，規(guī)范化水平較低是制約企業(yè)單位檔案管理水平的重要問(wèn)題。首先，個(gè)別企業(yè)單位沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理規(guī)范化的重要意義，對(duì)檔案管理規(guī)范化的特殊性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到制度規(guī)范與程序規(guī)范相結(jié)合的重要意義，往往在檔案管理程序上存在著混亂問(wèn)題。其次，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)單位檔案管理規(guī)范的重視程度不夠，很少過(guò)問(wèn)檔案管理的規(guī)范化問(wèn)題，沒(méi)有在檔案管理規(guī)范化方面投入必要的人力物力資源，普遍存在重視制度建設(shè)輕視執(zhí)行問(wèn)題，阻礙了企業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。
1.2 對(duì)檔案管理制度缺乏規(guī)范化
檔案管理工作依賴嚴(yán)格的管理制度，需要較高的標(biāo)準(zhǔn)才能保證檔案管理工作的質(zhì)量，目前幾乎所有的企業(yè)單位都建立了檔案管理工作制度，將檔案管理制度作為企業(yè)單位制度體系的重要組成部分，但是檔案管理制度建設(shè)水平仍有待提高。首先，制度缺乏完整性，不少企業(yè)單位檔案管理制度側(cè)重存儲(chǔ)，不注重檔案資料的收集，沒(méi)有在源頭上做好檔案管理工作。其次，沒(méi)有開(kāi)成檔案管理規(guī)范合力，相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理人員配合較少，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)任務(wù)繁重，檔案管理人員不僅要負(fù)責(zé)制作檔案，還要進(jìn)行檔案資料的核查工作，遇到檔案資料錯(cuò)誤，還會(huì)出現(xiàn)相關(guān)部門(mén)的推諉扯皮現(xiàn)象。第三，檔案管理規(guī)范不符合實(shí)際情況，檔案管理規(guī)范的執(zhí)行較弱，實(shí)際操作混亂，導(dǎo)致管理制度形同虛設(shè)。
1.3 對(duì)檔案管理模式缺乏規(guī)范化
我國(guó)企業(yè)單位檔案模式較為單一，檔案管理方法過(guò)于傳統(tǒng)，沒(méi)能根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行有效管理，這樣不僅發(fā)揮不出檔案管理工作的實(shí)際效率，而且也不利于利用檔案為人民群眾服務(wù)。首先，企業(yè)單位檔案管理與行業(yè)聯(lián)系不緊密，沒(méi)有發(fā)揮出行業(yè)檔案的實(shí)際作用，檔案管理方式方法過(guò)于傳統(tǒng)。其次，檔案管理主要依靠人工管理，管理水平較為落后，管理效率十分有限，不利于檔案管理質(zhì)量提升。
2.檔案管理規(guī)范化方面的幾點(diǎn)嘗試
2.1 統(tǒng)一檔案格式
統(tǒng)一檔案格式是檔案管理工作的前提，也是檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)工作，企業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)在統(tǒng)一的格式下進(jìn)行。首先，嚴(yán)格統(tǒng)一事業(yè)企業(yè)公文用紙，排版格式，裝訂格式，以及用字規(guī)范等，做到企業(yè)單位往來(lái)公文的標(biāo)準(zhǔn)化，全面提高檔案資料的質(zhì)量。其次，完善公文檔案的程序，逐步規(guī)范檔案的簽發(fā)手續(xù)，有效分配管理檔案的審核權(quán)限，進(jìn)一步規(guī)范檔案資料的標(biāo)題，對(duì)檔案資料施行嚴(yán)格的規(guī)范檢查制度。
2.2 科學(xué)立卷歸檔
立卷歸檔工作是企業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn)工作，也是企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化水平的基本體現(xiàn)。首先，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵照國(guó)家有關(guān)檔案立卷的基本法規(guī)，細(xì)致的做好立卷歸檔工作，嚴(yán)把立卷歸檔質(zhì)量關(guān)，對(duì)不合格文檔嚴(yán)禁進(jìn)入檔案。其次，重點(diǎn)把握好相似、重復(fù)、無(wú)序立卷問(wèn)題，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，恰當(dāng)?shù)倪壿嬳樞颍珠T(mén)別類的做好文件的立卷歸檔工作。第三，正確把握立卷歸檔的時(shí)間，要在文檔任務(wù)完成以后，且相關(guān)資料收集齊全后再立卷歸檔，要把握好立卷歸檔工作的主次。
2.3 有效運(yùn)用檔案
檔案管理規(guī)范化的最終目的是為檔案使用的高效化服務(wù)。規(guī)范化檔案管理還應(yīng)當(dāng)以有效運(yùn)用檔案為重要標(biāo)準(zhǔn)。首先，借助規(guī)范化的檔案管理操作手段，消除傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端，全面提高檔案管理工作效率。其次，利用規(guī)范化的檔案管理手段，全面建成標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，為實(shí)現(xiàn)檔案資料的科學(xué)共享，檔案的信息化使用鋪平道路。
3.檔案管理規(guī)范化方面的主要措施
3.1 建立科學(xué)的規(guī)范體系
企業(yè)單位檔案管理規(guī)范化離不開(kāi)科學(xué)的管理體系，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用必要的管理體系，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。首先，根據(jù)企業(yè)單位實(shí)際工作情況，完善檔案管理工作制度，積極整合發(fā)揮企業(yè)單位檔案管理工作人員作用，促進(jìn)管理人員規(guī)范操作檔案資料。其次，借助科學(xué)的規(guī)范體系，為檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，樹(shù)立良好的檔案保存意識(shí)，全面提高基層檔案管理質(zhì)量，不斷查找制度上的漏洞和缺失，有效提高管理水平。第三，建立科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，依靠現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，逐步使企業(yè)單位檔案管理適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要。
3.2嚴(yán)格履行各種制度規(guī)范
制度規(guī)范只有通過(guò)全面履行才能發(fā)揮出實(shí)效，為了提高企業(yè)單位檔案管理工作水平，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作各種制度規(guī)范的實(shí)際作用。首先，要按照檔案資料的內(nèi)容，檔案的先后順序，根據(jù)檔案的實(shí)際情況，在做好分類的基礎(chǔ)上，做好w檔工作。其次，根據(jù)檔案的調(diào)閱程序，嚴(yán)格把好檔案調(diào)閱關(guān)，嚴(yán)格防止檔案資料丟失，切實(shí)減少檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定科學(xué)的檔案管理，發(fā)揮出檔案管理的實(shí)效性。
3.3 加強(qiáng)做好檔案保密工作
檔案不僅是企業(yè)單位主要數(shù)據(jù)信息的匯總，而且還涉及到單位工作人員的隱私，因此在檔案管理的過(guò)程中，要對(duì)檔案管理工作給予足夠的重視，避免檔案管理出現(xiàn)隱私泄露問(wèn)題。
4.結(jié)論
做好檔案管理規(guī)范是企業(yè)單位發(fā)展的重要前提，只有不斷提高檔案管理效率，才能有效應(yīng)對(duì)各種挑戰(zhàn)，做到與時(shí)俱進(jìn)，為人民群眾更好的提供服務(wù)。目前，應(yīng)當(dāng)圍繞完善保密制度，在保證檔案資料安全的前提下，建立電子檔案，發(fā)揮檔案實(shí)際作用，進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)：
一、人事檔案管理中存在的問(wèn)題
1.人事檔案所有權(quán)問(wèn)題。所謂的所有權(quán)，在法律中的定義是：所有人已發(fā)對(duì)自己的財(cái)產(chǎn)享有的占有、使用、收益和處分的權(quán)利。然而，在我國(guó)的檔案中，有三種所有權(quán)的形式，分別為是國(guó)家、單位、個(gè)人。人事檔案管理的所有權(quán)是人事檔案管理的基本問(wèn)題，但是我國(guó)在現(xiàn)在的人事檔案問(wèn)題中沒(méi)有明確的答案，正是這樣，出現(xiàn)了企業(yè)與員工在人事檔案管理中出現(xiàn)了混亂，人們不清楚人事檔案管理所有勸屬于誰(shuí)，從而就有一些疑問(wèn)和誤解。
2.人事檔案管理的費(fèi)用問(wèn)題。現(xiàn)如今，一些人才流動(dòng)部門(mén)收取了相應(yīng)的管理的費(fèi)用，造成了人事檔案在管理中出現(xiàn)了一些問(wèn)題，大多數(shù)的人認(rèn)為把檔案放在人事檔案管理部門(mén)還不如自己保管，出現(xiàn)這樣的原因主要是因?yàn)椋喝藗儼褭n案放在人事檔案管理部門(mén)，相關(guān)的人員不注意檔案的收集工作。在一些企業(yè)或者單位里對(duì)沒(méi)有檔案、沒(méi)有原單位介紹的情況下用人，沒(méi)有發(fā)揮好人事檔案管理的作用，如果經(jīng)常出現(xiàn)這樣的情況，那么很多人都不愿意交納人事檔案管理的費(fèi)用。
3.人事檔案管理模式存在問(wèn)題。現(xiàn)在的人事檔案管理模式還用的是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代那種封閉式的管理模式，在人才政策的發(fā)展和改變中，相關(guān)人士提出了實(shí)行開(kāi)放式的人事檔案管理模式，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)如今社會(huì)發(fā)展的需要。傳統(tǒng)的人事檔案管理阻礙著人才流動(dòng)，管理中的內(nèi)容和管理的結(jié)構(gòu)也已經(jīng)失去了平衡，沒(méi)有重視人們的知情權(quán)，這些都會(huì)影響著人事檔案管理工作的正常進(jìn)行。
4.人員流動(dòng)中出現(xiàn)的問(wèn)題。隨著人事制度的不斷改革，人們的思想觀念在不斷的發(fā)生著變化，人員的流動(dòng)性也越來(lái)越大，在人事檔案管理的過(guò)程中，出現(xiàn)了很多的問(wèn)題，例如：檔案的丟失、棄檔的現(xiàn)象、擅自扣檔、擅自帶檔等等情況的出現(xiàn)。
二、解決人事檔案管理的方法
1.不斷的完善人事檔案管理制度。人事檔案在管理中，出現(xiàn)了很多的問(wèn)題，為了更好的做好人事管理工作，對(duì)人事檔案進(jìn)行改革是必要的。為了減少人力、物力、財(cái)力的投入，提高人事檔案的管理水平和管理能力，讓相關(guān)單位盡職盡責(zé)的做好自己的工作，來(lái)提高工作的效率。就需要與現(xiàn)代的人事檔案管理制度相結(jié)合，改變?cè)械娜耸聶n案管理體制，實(shí)行統(tǒng)一、集中的管理制度。
2.嚴(yán)格管理好人事檔案。在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，事業(yè)單位需要加強(qiáng)人事檔案的管理，不斷的了解人事檔案管理的一些情況，所以在人事檔案管理的時(shí)候要做好人事資料的收集，對(duì)人力資源的資料也要收集，這樣可以為事業(yè)單位在人力資源的決策中拿出相應(yīng)的資料。在收集資料的時(shí)候需要從單位人員的數(shù)量和質(zhì)量上來(lái)收集，前提是要對(duì)人力資源的情況有所了解，了解人力資源情況的時(shí)候，可以結(jié)合目前的人力資源檔案來(lái)進(jìn)行查閱、調(diào)查，從而獲得相應(yīng)的資料。在收集資料的時(shí)候需要注意很多方面，像單位中員工的信息、員工現(xiàn)在的崗位和職務(wù)等等，所以需要多次的核對(duì)，以免出現(xiàn)錯(cuò)誤的信息。同時(shí)對(duì)信息的真假也要做出判斷，在信息是真實(shí)的情況下在進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。例如：在整理、收集資料的時(shí)候，根據(jù)員工的職務(wù)對(duì)信息進(jìn)行匯總，通過(guò)圖表的形式將這些信息反應(yīng)出來(lái)，讓單位種中人力資源的情況一目了然。
3.培養(yǎng)人事檔案管理人員的綜合能力。提高人事檔案管理人員的綜合能力有利于加強(qiáng)人事檔案管理體制的改革，不斷培養(yǎng)人事檔案管理人員在工作中的積極性，增加人員在工作中的責(zé)任感和事業(yè)心，這樣也能提高工作的進(jìn)度和工作的質(zhì)量。為了達(dá)到這樣的要求，可以對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和指導(dǎo)，例如：組織一些講座活動(dòng)，進(jìn)行計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)這樣的培訓(xùn)，讓人事檔案的管理人員具備更高的技術(shù)能力，掌握和了解一些先進(jìn)的管理體系，同時(shí)也增加了檔案管理人員的管理能力和管理技術(shù)，人事檔案管理也能在一定的程度上進(jìn)行更新，可以更一步的提高人事檔案管理的效率。
4.將人事檔案管理不斷的實(shí)現(xiàn)法制化、信息化。未來(lái)都是朝著法制化的方向發(fā)展，所以人事檔案管理也需要向這個(gè)方向發(fā)展，加強(qiáng)人事檔案管理的法制化力度，進(jìn)行法制化的檔案管理工作，這樣我國(guó)的檔案管理才有一定的安全保障，才能夠讓我國(guó)的人事檔案管理工作正常的進(jìn)行。但是在目前的一些企業(yè)或者單位中，在人事檔案管理中還出現(xiàn)了一些不足，像信息泄露的問(wèn)題。因此，必須要加強(qiáng)管理的力度，對(duì)泄露信息的問(wèn)題要嚴(yán)格的控制，減少信息泄露帶來(lái)的安全問(wèn)題。同時(shí)，在人事檔案管理體制不斷完善和改革中，需要對(duì)人事檔案管理的制度內(nèi)容不斷完善，建立一套完整的人事檔案管理體系，為人事檔案管理工作提供一個(gè)法律保障，在人事檔案管理的過(guò)程中，利用更多的信息化管理方法，加大信息化設(shè)備的投放，研發(fā)一些人事檔案管理的軟件以及一些計(jì)算機(jī)設(shè)備、通信設(shè)備，提高人事檔案管理的信息化水平。
三、結(jié)束語(yǔ)
第一，檔案管理科學(xué)化水平的提升是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的重要途徑。檔案管理構(gòu)成了我國(guó)精神文明建設(shè)的重要內(nèi)容之一，其所涵蓋的內(nèi)容也涉及到政治、經(jīng)濟(jì)和文化等多個(gè)層面的內(nèi)容，檔案是對(duì)過(guò)去一段時(shí)間工作的總結(jié)，同時(shí)也是各個(gè)單位和組織借鑒過(guò)去的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)應(yīng)對(duì)未來(lái)工作挑戰(zhàn)的重要環(huán)節(jié)，檔案管理能夠提供未來(lái)一段時(shí)間詳細(xì)規(guī)劃的重要數(shù)據(jù)資源和基礎(chǔ)。在新時(shí)期檔案管理水平的科學(xué)化水平提升是?n案管理價(jià)值提升的重要途徑，是和諧社會(huì)構(gòu)建的必然環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)人的全面發(fā)展的必經(jīng)之路，檔案管理科學(xué)化水平的提升本身也是我國(guó)綜合實(shí)力提升的重要體現(xiàn)。
其次，檔案管理科學(xué)化水平的提升是檔案管理發(fā)展趨勢(shì)的重要體現(xiàn)。在社會(huì)不斷進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)發(fā)展愈加細(xì)化，檔案管理的內(nèi)容也愈加繁雜，種類日益繁復(fù)，這使得檔案管理人員日常需要處理的工作量大大增加，工作難度也有顯著的提升。人工的檔案管理模式會(huì)導(dǎo)致檔案管理科學(xué)分類的不及時(shí)不和不到位，使得檔案管理工作的時(shí)效性和準(zhǔn)確性大打折扣。很多企業(yè)和單位的計(jì)算機(jī)檔案管理工作范圍也僅僅停留在檔案的出庫(kù)和入庫(kù)的登記上，落后的檔案管理模式和檔案管理發(fā)展的步伐難以匹配，只有在提升檔案管理科學(xué)化水平的基礎(chǔ)上，檔案管理效率才能更上一層樓。
再次，檔案管理科學(xué)化水平的提升是信息化發(fā)展的必然要求。在信息化水平不斷提升的的情況下，信息化已經(jīng)成為人們生產(chǎn)和生活的主要趨勢(shì)和方向，檔案管理工作也要迎合信息化發(fā)展水平的要求，不斷提升檔案管理信息化水準(zhǔn)。檔案的存放地點(diǎn)不再局限在檔案室、檔案館之中，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)存放在硬盤(pán)和云盤(pán)之中，方便人們便捷地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱，檔案的存檔和查閱工作變得更加高效和便捷，人們?nèi)罕娍梢韵硎艿礁觾?yōu)質(zhì)的服務(wù)。
二、當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題
第一，檔案管理制度缺失。檔案管理在我國(guó)還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)劃，檔案管理工作無(wú)序性傾向很高，標(biāo)準(zhǔn)化水平低下，建成的檔案難以實(shí)現(xiàn)共享，檔案管理舉例形成標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的工作體系尚有一段距離。現(xiàn)有的檔案管理制度對(duì)于檔案管理的很多細(xì)節(jié)工作都沒(méi)有進(jìn)行明確的規(guī)定，一些基層檔案管理人員在工作時(shí)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，檔案管理工作職權(quán)劃分不清，難以追究責(zé)任和進(jìn)行獎(jiǎng)懲。由于檔案管理的數(shù)據(jù)繁雜并且管理體系缺失，檔案無(wú)序和檔案丟失的情況比比皆是，檔案查找和使用工作受到了加大的阻礙。電子檔案管理也因?yàn)闄n案管理制度的缺失而最終出現(xiàn)歸檔混亂、檔案內(nèi)容無(wú)故篡改、檔案信息被認(rèn)為破壞的情況。
第二，檔案管理理念相對(duì)落后。人們對(duì)檔案管理工作理念普遍存在著錯(cuò)誤的認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理工作只是附屬工作之一，不會(huì)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，只要在日常工作中做好收集、保管和整理工作，不丟失檔案資料就會(huì)算做好檔案管理的本職工作了。這種對(duì)檔案管理工作缺乏足夠認(rèn)識(shí)和不夠重視的態(tài)度使得檔案管理人員工作態(tài)度敷衍、工作情緒消極，導(dǎo)致了很多檔案管理工作還停留在比較原始的工作方法上，不能適應(yīng)企業(yè)和組織的發(fā)展要求，也不能為企業(yè)和組織決策提供有用的信息。
第三，檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。檔案管理工作的重要性和電子化檔案管理的形勢(shì)要求檔案管理人員一方面要具備檔案管理知識(shí)，另一方面要具備信息技術(shù)操作技能。檔案管理人員工作水平的高低直接影響著檔案管理的科學(xué)化水平。檔案管理工作中，專業(yè)人員和綜合素養(yǎng)高的人員依然處于供不應(yīng)求的狀態(tài)，很多檔案管理人員工作經(jīng)驗(yàn)貧瘠、專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備老化、計(jì)算機(jī)操作能力低下、創(chuàng)新能力不強(qiáng)，最終導(dǎo)致了檔案管理科學(xué)化受到嚴(yán)重的影響。
三、提升檔案管理科學(xué)化水平的途徑和方法
第一，要轉(zhuǎn)變檔案管理工作思維。傳統(tǒng)的檔案管理思維和時(shí)展已經(jīng)漸漸脫節(jié)，不再適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要，所以各個(gè)企業(yè)和組織需要摒棄傳統(tǒng)的檔案思維和主觀認(rèn)識(shí)，從而作為提升檔案管理科學(xué)化水平的基礎(chǔ)和前提。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想和方式能夠促使企業(yè)和單位加大對(duì)檔案管理的資金和技術(shù)投入，從而使得檔案管理科學(xué)化水平得到保障。
第二，完善檔案管理制度。檔案管理科學(xué)化水平的提升需要檔案管理制度保駕護(hù)航，使得檔案管理科學(xué)化水平提升工作上升到法律和制度的層面，完善的法律、法規(guī)和制度對(duì)于提升方案管理科學(xué)化水平大有裨益。檔案管理人員在實(shí)際工作中要勇于創(chuàng)新，大膽探索，找到適合檔案管理科學(xué)化水平提升的管理手段，檔案管理部門(mén)也需要據(jù)此制定出配套的獎(jiǎng)勵(lì)措施和懲罰措施，端正檔案管理人員的工作態(tài)度，提升檔案管理工作的力度和熱情。
第三，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行管理。檔案管理科學(xué)化水平的提升離不開(kāi)現(xiàn)金的信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)，使得電子檔案在檔案管理中的比重在逐步提升，將檔案管理工作脫離紙質(zhì)載體的限制，使得檔案在變得信息化和電子化，從而提升檔案查閱和調(diào)取的效率，節(jié)省檔案存儲(chǔ)的空間和費(fèi)用，信息技術(shù)的引用不僅可以降低檔案管理的成本還可以提升檔案管理工作的價(jià)值。
一、文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)存的問(wèn)題
（一）文書(shū)工作與檔案管理工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象。文書(shū)檔案管理工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容。文書(shū)管理工作與檔案管理工作雖然有著密切的聯(lián)系，但是兩者之間存在著一定的區(qū)別，有統(tǒng)一性也有獨(dú)立性。在工作的銜接上兩者配合形成一個(gè)管理體系。但是很多工作單位都存在著文書(shū)管理工作和檔案管理工作之間的脫節(jié)情況。目前的情況是，文書(shū)檔案管理人員的檔案意識(shí)相對(duì)薄弱，而檔案管理人員對(duì)于文書(shū)管理工作的涉及又很少。這就導(dǎo)致了文書(shū)管理工作和檔案管理工作出現(xiàn)了脫節(jié)，從而造成了一些文書(shū)方案的遺漏和文種使用不規(guī)范的現(xiàn)象。這對(duì)文書(shū)檔案管理部門(mén)后續(xù)工作的展開(kāi)有著很大的隱患。
（二）各部門(mén)不配合文書(shū)檔案管理工作。在很多工作單位中都有著其他部門(mén)不配合文書(shū)檔案管理部門(mén)的工作的現(xiàn)象。這方面也制約著文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展，文書(shū)檔案的歸檔需要收集整理各個(gè)部門(mén)的文件和資料。但是有些部門(mén)為了以后方便查找資料，圖自己方便不愿將自己部門(mén)的資料交給文書(shū)檔案管理部門(mén)歸檔統(tǒng)一管理。這一問(wèn)題在文書(shū)檔案管理工作中普遍地存在。
（三）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理部門(mén)的重視不夠。文書(shū)檔案管理工作在各個(gè)工作單位中屬于特別冷門(mén)的部門(mén)，不受單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。一些領(lǐng)導(dǎo)雖然明白文書(shū)檔案管理工作有著一定的重要性，但是并沒(méi)有過(guò)多地去關(guān)注文書(shū)檔案管理工作的內(nèi)容和管理的情況。在日常工作當(dāng)中，只要求員工把文書(shū)檔案資料收好即可，并沒(méi)有過(guò)多地給予意見(jiàn)和肯定，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理人員工作的熱情不高，舊的文書(shū)檔案管理模式停滯不前，也沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案管理的模式進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。
二、文書(shū)檔案管理工作改進(jìn)的方法
（一）做好文書(shū)管理工作和檔案管理工作的銜接。所謂的檔案其實(shí)就是日常工作中，工作人員及領(lǐng)導(dǎo)要處理的文件。這些文件質(zhì)量的優(yōu)劣對(duì)于工作單位的檔案管理有著重要的影響。要想做好文書(shū)檔案管理工作必須要把文書(shū)管理工作和檔案管理的銜接工作做好。想要將兩者有效地連接，首先文書(shū)管理工作人員要有較強(qiáng)的檔案保護(hù)意識(shí)，并且要做好文書(shū)資料的立卷歸檔。其次是在處理文件時(shí)，要時(shí)刻記著文書(shū)管理和檔案管理的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)兩者的一體化。當(dāng)文書(shū)管理工作人員把文書(shū)工作做好，檔案管理的工作才可以順利地展開(kāi)。
（二）各個(gè)部門(mén)配合文書(shū)檔案管理工作。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作需要各部門(mén)的配合。所以在日常工作中，其它部門(mén)要配合文書(shū)檔案管理部門(mén)，及時(shí)將文件資料等交給文書(shū)檔案管理部門(mén)統(tǒng)一歸檔管理。
（三）領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視。在一定程度上來(lái)講，一個(gè)部門(mén)的工作態(tài)度和工作熱情，取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這個(gè)部門(mén)的重視程度。所以說(shuō)想要改進(jìn)文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，完善文書(shū)檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)文書(shū)檔案管理工作重視起來(lái)，對(duì)其存在的問(wèn)題提出意見(jiàn)并找到解決辦法。通過(guò)更為智能化和科學(xué)化的方式來(lái)管理文書(shū)和檔案。當(dāng)然，文書(shū)檔案管理工作是否能正常而有效地運(yùn)行，還需要通過(guò)員工自己的努力使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理部門(mén)重視起來(lái)。
除了領(lǐng)導(dǎo)的重視外，文書(shū)檔案管理工作人員自己也要對(duì)工作重視起來(lái)，對(duì)于檔案的借出與歸檔制定一個(gè)清晰明了的流程（如圖1），所有的工作人員按照這個(gè)流程借出和歸還檔案。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化；信息化建設(shè)
我國(guó)經(jīng)濟(jì)在高速發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的作用下科技發(fā)展得到了極大的支持，我國(guó)也已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息便捷快速，為社會(huì)各行各業(yè)提供了發(fā)展轉(zhuǎn)型的契機(jī)，因此對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其檔案管理的信息化建設(shè)勢(shì)在必行，只有緊緊跟隨時(shí)代潮流，不斷改革企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)，才能在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)壓力極大的社會(huì)環(huán)境中獲得市場(chǎng)份額。對(duì)于社會(huì)來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位傳統(tǒng)式的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需求，也不能從根本上提高事業(yè)單位檔案管理效率。對(duì)此，為了使得事業(yè)單位檔案資料得到充分利用和管理，提升資源的共享性，促進(jìn)事業(yè)單位在檔案管理這一方面的工作效率，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，必須從根本上認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案管理中存在的不足之處，并利用信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行有效彌補(bǔ)。
1事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)代化
網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的誕生，為我國(guó)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都提供了優(yōu)良的技術(shù)基礎(chǔ)，并且對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其檔案管理的落后性阻礙其正常發(fā)展。信息科技誕生后也相繼產(chǎn)生了許多相關(guān)技術(shù)和軟件，其中檔案管理技術(shù)的出現(xiàn)為我國(guó)事業(yè)單位檔案管理提供了現(xiàn)今的技術(shù)基礎(chǔ)，并且事業(yè)單位檔案管理的信息化相比傳統(tǒng)管理模式有著突出優(yōu)勢(shì)。首先，事業(yè)單位檔案管理的信息化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)期保存，對(duì)比傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理模式來(lái)說(shuō)，信息化的檔案管理模式能夠?qū)n案信息保存到信息庫(kù)中，只是占有一定的存儲(chǔ)空間不會(huì)像傳統(tǒng)模式那樣占有現(xiàn)實(shí)空間，并且信息化檔案管理時(shí)所耗費(fèi)的管理成本低，因此，信息化的管理使得檔案信息的長(zhǎng)期或者永久保存成為可能，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案信息的永久保存，并且對(duì)于檔案的管理質(zhì)量來(lái)說(shuō)也是極為可靠的，所以實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)久保存是信息化管理的一項(xiàng)優(yōu)越之處。其次，信息化的檔案管理模式更加便捷可靠，能夠使檔案信息得到共享，我國(guó)事業(yè)單位數(shù)量非常多，各個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料非常復(fù)雜，管理起來(lái)難度非常大，管理人員的工作量也就相應(yīng)加大了，因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化能夠?qū)?fù)雜的檔案管理簡(jiǎn)單化，以此來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步。
2事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略
對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，要從傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理向現(xiàn)代信息化檔案管理過(guò)度就需要對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行改革，從人才到制度方面都進(jìn)行全面性的改革，從根本上實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。
2．1加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力
對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，要將先進(jìn)的科技引入檔案管理系統(tǒng)就需要對(duì)管理人員的檔案管理能力進(jìn)行培訓(xùn)，以此來(lái)保證檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)中人才的可靠性。對(duì)于傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，其管理人員長(zhǎng)期從事紙質(zhì)版的檔案管理工作，對(duì)于信息化的檔案管理模式處于迷茫狀態(tài)，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握也存在不足，對(duì)于先進(jìn)的管理理念也缺乏了解，在這種情況下就使得事業(yè)單位檔案管理的信息建設(shè)受到阻礙。那么，針對(duì)這種情況，事業(yè)單位就要根據(jù)自身?xiàng)l件，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，無(wú)論是從理論方面還是技能操作方面都接受有效培養(yǎng)，從而保證其對(duì)硬件設(shè)備操作的準(zhǔn)確性。
2．2引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備
對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，基本的硬件設(shè)施是不可缺少的，那么在選擇硬件設(shè)備的時(shí)候，事業(yè)單位也要注意一些情況，例如，檔案管理所需的硬件設(shè)施一定要適合保存大量檔案資料，硬件設(shè)施的質(zhì)量一定要保證其可靠性，以此來(lái)避免檔案信息由于硬件故障造成的遺失情況，此外，硬件設(shè)施要有一定的抗外部性，對(duì)于超大容量的存儲(chǔ)設(shè)備來(lái)說(shuō)，如果其抗外部性不強(qiáng)就容易受到外部環(huán)境的影響或者造成破壞，對(duì)于檔案的存儲(chǔ)造成威脅。因此在保證以上情況的前提下引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施來(lái)說(shuō)是極為必要的，事業(yè)單位要投入大量的資金來(lái)保證硬件設(shè)施建設(shè)的可靠性。
2．3積極引進(jìn)或者開(kāi)發(fā)檔案管理軟件
事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)不僅要引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)還需要專門(mén)的、科學(xué)的管理軟件來(lái)支撐龐大的檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行，因此，我們需要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，或者根據(jù)自身情況來(lái)開(kāi)發(fā)適合自身?xiàng)l件的管理軟件，以此來(lái)完善事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)。引進(jìn)管理軟件或者自身開(kāi)發(fā)軟件的時(shí)候也需要高素質(zhì)的專業(yè)人才，對(duì)此事業(yè)單位要積極改革傳統(tǒng)人力資源制度，從而保證人才選拔的正常進(jìn)行。
2．4信息化檔案管理要注重資源共享
我國(guó)事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，紙質(zhì)版的檔案信息為企業(yè)內(nèi)部人員查找資料、應(yīng)用資料、討論資料造成極大的困難，因此，為了解決這一問(wèn)題，事業(yè)單位要在實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理建設(shè)的同時(shí)要將檔案信息同步到專門(mén)的網(wǎng)頁(yè)上，以此來(lái)便利企業(yè)內(nèi)部人員查閱瀏覽資源，并且將檔案資料同步到網(wǎng)絡(luò)上面也能避免信息化檔案管理發(fā)生故障后檔案的遺失。檔案管理中網(wǎng)絡(luò)信息的共享也從根本上體現(xiàn)了現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息的便捷性，也使得現(xiàn)代化的先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到高效利用。
3結(jié)束語(yǔ)
事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中主要利用的是現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)和龐大的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，將檔案信息存儲(chǔ)到高容量的存儲(chǔ)空間中，并且實(shí)現(xiàn)資源的共享，這種技術(shù)取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理方式，促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
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一、更新理念，提升檔案管理水平
目前國(guó)有企業(yè)檔案管理模式仍保持傳統(tǒng)模式，如何能提升檔案管理水平，以最小代價(jià)為企業(yè)換取最大收益，需要更新理念。檔案管理工作者的管理理念會(huì)使他們的行為及決策過(guò)程受到直接的影響。很長(zhǎng)一段時(shí)期以來(lái)，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)的檔案業(yè)務(wù)工作主要是由其檔案管理工作者進(jìn)行。與此同時(shí)，受到檔案保密原則的制約，國(guó)有企業(yè)的檔案部門(mén)一般不會(huì)請(qǐng)外部機(jī)構(gòu)、外部人員參與到檔案業(yè)務(wù)中來(lái)。因此，檔案管理工作者就會(huì)在管理理念方面產(chǎn)生一定的思維定勢(shì)。而國(guó)有企業(yè)檔案管理外包模式離不開(kāi)外部力量的介入，需要讓外部力量參與到外包的檔案業(yè)務(wù)工作中來(lái)。受到已經(jīng)形成的工作理念的影響，國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作者會(huì)在一定程度上對(duì)于檔案管理外包存在著誤解或者曲解，甚至?xí)唤邮軝n案管理外包模式，這是非常不利于國(guó)有企業(yè)檔案管理外包工作的有效開(kāi)展的。在這樣的形勢(shì)下，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)的檔案管理工作者必須切實(shí)更新檔案管理的工作理念，努力促進(jìn)檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)外包工作的有效開(kāi)展。只有國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)的檔案管理工作者更新理念，才能夠切實(shí)提升檔案管理水平，推動(dòng)國(guó)有企業(yè)檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)在最短的時(shí)間內(nèi)完成，最大限度地加快國(guó)有企業(yè)檔案信息數(shù)字化工作的進(jìn)程，推動(dòng)國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)與發(fā)展。
二、以科技創(chuàng)新助力檔案業(yè)務(wù)拓展，對(duì)外包方進(jìn)行科學(xué)有效的評(píng)估
數(shù)字檔案館建設(shè)及檔案數(shù)字化工作外包為檔案業(yè)務(wù)整體外包帶來(lái)機(jī)遇。在這樣的大背景下，必須以科技創(chuàng)新助力檔案業(yè)務(wù)拓展，對(duì)外包方進(jìn)行科學(xué)有效的評(píng)估。在國(guó)有企業(yè)檔案管理外包的過(guò)程中，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)必須采取有效的途徑來(lái)對(duì)外包方進(jìn)行評(píng)估。通常情況下，評(píng)估主要涵蓋了外包前的評(píng)估和外包后的評(píng)估兩個(gè)部分。其中，外包前的評(píng)估就是指對(duì)于外包前國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)對(duì)外包公司的信譽(yù)、資質(zhì)、業(yè)績(jī)、實(shí)力等所進(jìn)行的綜合評(píng)估，通過(guò)這種方式，準(zhǔn)確地掌握外包公司的綜合實(shí)力，從而避免在外包的過(guò)程中遇到風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于外包之后的評(píng)估，就是說(shuō)，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)對(duì)外包公司進(jìn)行檔案管理工作的成果給予一個(gè)綜合性的評(píng)估，驗(yàn)收檔案管理外包的合格情況，并且對(duì)于外包公司的外包工作質(zhì)量的高低給予一個(gè)公正、客觀、科學(xué)的評(píng)價(jià)。在評(píng)估的過(guò)程中，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)必須采取一套較為健全的評(píng)估指標(biāo)體系，同時(shí)，結(jié)合這些評(píng)估體系來(lái)有針對(duì)性地給予評(píng)估，防止出現(xiàn)隨意評(píng)估以及根據(jù)個(gè)人情感進(jìn)行評(píng)估的問(wèn)題。
三、在檔案管理外包的過(guò)程中加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)
檔案管理外包需要考慮檔案、擁有知識(shí)產(chǎn)權(quán)等類型檔案的管理模式。國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)進(jìn)行檔案管理外包工作的過(guò)程中，必須高度重視檔案信息的保密工作，切實(shí)避免檔案信息的泄露，最大限度地保障檔案信息的安全。尤其是對(duì)于檔案中所存儲(chǔ)的重要的信息，一定要給予充分的重視，堅(jiān)決杜絕檔案信息的泄露。因此，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)在檔案管理外包的過(guò)程中，必須想方設(shè)法做好保密工作，切實(shí)加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)該從以下幾方面著手。
第一，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)要求相關(guān)人員尤其是外包方工作人員簽訂保密協(xié)議書(shū)。在有關(guān)信息的泄密事件中，由于人為原因而造成的的信息泄密行為時(shí)有發(fā)生。國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)盡量使外包方認(rèn)識(shí)到保密的重要性，盡量讓外包公司的業(yè)務(wù)工作人員簽訂保密協(xié)議書(shū)，以此作為對(duì)工作人員烙守保密性的一個(gè)規(guī)范措施。
第二，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)區(qū)分檔案和非檔案，使外包方對(duì)兩者分別進(jìn)行數(shù)字化的加工處理。國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)保存的很多檔案材料都有保密性，有的保密性弱、有的保密強(qiáng)。因此，外包方在進(jìn)行檔案信息數(shù)字化工作時(shí)，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)該區(qū)分檔案和非檔案、使外包方對(duì)兩者分別進(jìn)行數(shù)字化的加工處理。對(duì)于檔案，尤其是記載著關(guān)于人事任免、處罰、升遷及黨務(wù)等檔案信息的檔案材料，應(yīng)該與其他檔案材料分開(kāi)并被單獨(dú)數(shù)字化加工處理，其工作場(chǎng)所應(yīng)是經(jīng)過(guò)周密布置的、保密性強(qiáng)的房間并且安排專人負(fù)責(zé)處理。對(duì)于非性的檔案材料，則可以統(tǒng)一在指定的一般工作場(chǎng)所內(nèi)完成檔案信息的數(shù)字化的處理轉(zhuǎn)換工作。
第三，做好計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備等的保密管理工作。檔案信息數(shù)字化工作，離不開(kāi)計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備。對(duì)于國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)等來(lái)說(shuō)，應(yīng)做好計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備等的保密管理工作，保證計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備等的安全。
四、進(jìn)一步建立健全檔案管理外包的標(biāo)準(zhǔn)
檔案管理外包的基礎(chǔ)是工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，只有完善、明晰的管理標(biāo)準(zhǔn)和操作標(biāo)準(zhǔn)，方可使檔案業(yè)務(wù)外包范圍明確，管理責(zé)任清晰。通常情況下，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)在進(jìn)行檔案管理外包的過(guò)程中，會(huì)希望能夠在最短的時(shí)間內(nèi)達(dá)到檔案管理外包的目標(biāo)，并且獲取最多的收益，為了真正達(dá)到目標(biāo)，就要求國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)進(jìn)一步建立健全檔案管理外包的標(biāo)準(zhǔn)，有效地應(yīng)對(duì)檔案管理外包過(guò)程中可能會(huì)面臨的各種各樣的突發(fā)事件，例如，因?yàn)樵谕獍^(guò)程中的一時(shí)疏漏而造成的檔案材料被損壞的問(wèn)題等等。具體來(lái)說(shuō)，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)必須建立一個(gè)具備較強(qiáng)操作性的檔案管理外包工作應(yīng)急方案，切實(shí)科學(xué)有效地應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)必須事先詳細(xì)、認(rèn)真地分析和策劃預(yù)想到的各種各樣的突發(fā)事件，并且給出切實(shí)科學(xué)的應(yīng)對(duì)方案，從而最大限度地避免檔案被損壞等問(wèn)題的出現(xiàn)。與此同時(shí)，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)也有必要建立健全責(zé)任問(wèn)責(zé)制，真正明確責(zé)任范圍，保證最大限度地減小問(wèn)題出現(xiàn)的概率，也能夠在問(wèn)題出現(xiàn)的情況下及時(shí)有效地追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。
