時間：2023-06-04 10:47:15
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理情況，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、提高認識，切實加強檔案管理工作的領導
領導重視是做好工作的前提，為加強我局檔案管理工作的領導，根據人動，我局及時調整了檔案管理工作領導小組，成立了由局長任組長，其他主要領導、分管主任及兼職保密干部（檔案管理員）為成員的檔案管理工作領導小組，做到了主要領導負責抓，經辦人員具體落實，在不斷加強對檔案工作管理的同時，形成了工作有要求、有布置、有檢查的齊抓共管的良好局面。
二、加強制度建設，規范檔案管理
為不斷促進我局檔案管理工作的規范化建設，提高文書檔案管理水平，近年來，我局先后制定了檔案工作崗位責任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等等各項制度。明確了檔案工作職責和任務、歸檔范圍及整理要求，使我局文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依。同時，我局按照檔案管理要求，制定了單位檔案分類方案、保管期限，編寫了全宗介紹，編輯了單位發文匯編，建立了檔案借閱登記薄，并對歷年歸檔的文件材料編制了檢索目錄，保證了檔案查閱工作的方便快捷，一直以來也無檔案丟失、毀損等情況的發生。
三、加強學習，提高檔案管理整體意識
認真學習貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，做到依法治檔，單位結合政治理論學習時間，組織單位干部職工認真學習了相關檔案法律法規，使大家認識到檔案工作的重要性及檔案管理工作并非可有可無，而是記錄歷史的重要載體。每年4月都定期對前一年的檔案立卷歸檔，、新增文書檔案和業務檔27卷，其中：（永久5卷、定期30年5卷，定期17卷）。
四、存在的問題
一是因單位新建辦公樓，暫時是臨時辦公，在檔案保管設施方面無法達到檢查標準。
二是因經費緊張，檔案室硬件建設存在較大差距。
總之，我局在檔案管理工作中，雖取得了一定成績，但離地區檔案局的領導要求還相差較遠，我們會逐步實現檔案管理工作的規范化、標準化管理，力爭將工作差距縮小，以便將單位檔案管理工作做的更好。
一、基本情況
我委是主管全縣工業經濟的政府工作部門,檔案管理對*縣工業經濟又好又快發展起著至關重要的作用，我委黨委高度重視檔案管理工作，為認真貫徹好檔案法，切實抓好各類檔案管理工作，我委著重抓了如下幾個方面工作：
1.領導重視，分工明確。我委明確了由經委副主任周忠政同志分管檔案工作，并由辦公室具體負責日常檔案管理，各股室配合檔案管理工作。辦公室專門落實了一名工作人員專職檔案管理工作，做到了專人專管，工作分工明確。
2.經費及設施落實。經委設立了專門的綜合檔案室，并配備了檔案柜等必須設備。近幾年來，我委共投入檔案管理工作的經費*2萬多元，主要用于檔案管理的設備及整理等費用。
3.各類檔案管理規范。一是我委在20*年對近幾年未整理的檔案資料移交縣檔案局進行了整理，投入經費近萬元。同時我委進行了檔案分類，裝袋、裝盒，并進行了入柜，做到了無積存零散文件。二是檔案查閱必須經主管領導同意，按照相關手續借閱，并在當天歸還借閱文件。
通過妥善的保管和及時的整理檔案，我委目前檔案規范，未出現人為造成的檔案丟失和損壞以及泄密事件。
二、存在問題
我委在檔案管理中雖然取得了一定的成績，但也存在著如下主要問題。
1.檔案室設施落后，有等進一步完善。
2.破產企業檔案移交困難。主要原因是移交企業檔案收費過高，由于我委經費不足，致使多個企業的人事、文書檔案目前未移交相關存檔部門。
三、今年主要思路和打算
民生檔案關系到人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題。為全面了解掌握我縣民生檔案工作的基本情況，加強和改進民生檔案管理工作，更好地發揮民生檔案在服務民生、促進經濟發展和社會和諧方面的積極作用，根據縣人大常委會20__年工作安排，縣人大常委會教科文衛工委于3-4月組織相關人員對全縣民生檔案管理工作情況進行了一次專題調查。現將調查情況報告如下：
一、我縣民生檔案管理工作的現狀
（一）民生檔案種類繁多，涉及面廣。我縣的民生檔案種類繁多，涉及面廣，包括：下崗職工檔案、養老保險和醫療保險檔案、再就業檔案、低保檔案、殘疾人檔案、社會救助檔案、婚姻檔案、退伍軍人檔案、土地承包（延包）和流轉檔案、失地農民檔案、新型合作醫療檔案、城鎮居民醫保檔案、獨生子女檔案、公民出生檔案、移民檔案、房產檔案、公證檔案、退休人員社會化管理檔案、地籍檔案、林權檔案等近50種。近幾年，我縣的民生檔案種類、數量呈快速增長的趨勢，涉及社會管理方方面面和諸多行政部門及企事業單位，這些民生檔案具有重要的原始性、基礎性、憑證性特征，在解決民生問題過程中發揮著重要的基礎性作用。
（二）部分涉民單位檔案管理較規范。部分涉民單位建立了專門的檔案室，庫房配有防火、防盜、防光設備，配有檔案柜等檔案基本設施，有的還安裝了檔案密集架等。建立了以單位分管領導為主的檔案工作機構，配備了專（兼）職的檔案管理人員，對本單位的檔案做到有人專門負責收集、管理。
（三）民生檔案查詢率高,社會效益好。在調查中了解到，隨著國家關注民生的政策不斷推出，人民群眾對民生檔案的查閱需求越來越大，民生檔案的查詢率越來越高，取得了良好社會效益。據統計，全縣涉民部門已為20__多人辦理了《再就業優惠證》、《失業證》，發放小額貸款842萬元，提供就業再就業服務640人次。特別是縣檔案館為有關部門和人民群眾查閱移民檔案、集體企業檔案等工作,為縣里爭取了上級政策補助資金逾千萬元。
二、 我縣民生檔案管理工作存在的主要問題
我縣民生檔案工作雖然取得了一定成效，但也存在一些問題，有待于今后加以改進和加強。
（一）多數涉民單位的民生檔案管理較為混亂。有的部門檔案管理分工不明確，檔案管理人員崗位職責不明，流動性大，對下屬單位（股室）的監督指導不到位。有的鄉鎮、縣直單位只注重文書檔案資料的歸檔整理和移交進館，而對專業檔案（也就是涉民檔案）則很少有進行整理歸檔的，造成大多數涉民單位的民生檔案管理比較混亂。有的鄉鎮、縣直單位的民生檔案資料不僅沒有交檔案室集中統一管理，留存在有關的股室或鄉鎮七所八站保管，而且長期以來沒有進行整理歸檔，零零散散地隨處堆放，處于無序管理或失管狀態。有的單位隨意借閱，不履行借閱手續，遺失現象較為嚴重。如：20__年10月份以前的婚姻檔案由鄉(鎮)登記、保管，造成丟失損毀現象；20__年10月份以后縣民政局高度重視，對全縣婚姻檔案進行了集中收集、整理，但是，20__年10月份以前的婚姻檔案資料只是散件。調查發現，全縣70多個國有（集體）轉制企業的檔案都還留存在主管部門或是各自企業，只有原縣化肥廠的檔案整理較好，其余企業的檔案都沒有進行整理歸檔。有的甚至把檔案資料作為廢紙賣掉或燒掉，有的企業已經找不到一份檔案，全部遺失了。
（二）部分單位不愿移交到期民生檔案，安全保管無保障。一是個別涉民單位檔案法治觀念不強，以平時業務工作要經常查閱為由，不愿意把到期的民生檔案移交給縣檔案館。二是部分單位、鄉鎮的檔案室基礎設施條件較差。有的甚至還在各自業務部門(股、室)保管，很容易造成流失；三是有的單位因受人員、技術、管理不到位的影響，使檔案無法得到安全有效的保管。
（三）民生檔案資源管理分散，不利于資源共享。民生檔案屬于公共信息資源，應為社會所用。民生檔案涉及面廣，形成的主體多而復雜，致使民生檔案資源分散保存于不同的部門，因而形成了多頭管理、各自為政的局面，群眾查閱利用很不方便，民生檔案的資源共享程度不高。如房產地產檔案、公積金檔案、各類社保檔案、婚姻檔案、學籍檔案、出生檔案、戶口遷移檔案、土地承包檔案等都由各形成部門自我保管，比較分散，而民眾又往往直接到檔案館查閱利用檔案，結果難以查到所需檔案，這就給廣大民眾查閱民生檔案帶來了一定的不便，難以使民生檔案資源真正為社會所用。
三、加強民生檔案管理工作的對策及建議
（一）加大檔案法規宣傳力度，全面提高全社會的民生檔案意識。一是要進一步提升全社會的民生檔案意識，充分利用電視、報刊雜志及檔案信息網等宣傳媒體，宣傳民生檔案的有關法律法規和信息，使民生檔案工作的開展有一個良好的思想基礎。二是要依托檔案教育培訓平臺，在對檔案管理人員的崗位培訓中，引入民生檔案的內容，大力宣傳民生檔案工作，整體提升檔案管理人員的民生檔案意識。
（二）抓好民生檔案的源頭管理，建立民生檔案資源體系。民生檔案來源于不同的行業和部門，內容豐富多樣，而要做好民生檔案工作既是一項長期性的基礎工作，又是一項綜合性的系統工程，需要各方的支持與配合。一是建議
縣委、縣政府制定《關于加強民生檔案管理工作的意見》，將民生檔案工作列入縣委、縣政府對各鄉（鎮）、縣直及駐縣單位的目標考核內容之一。二是從源頭上抓好民生檔案的管理。要從產生民生檔案單位的建檔工作抓起，切實做好相關文件材料的收集、整理、歸檔等項工作，縣檔案局應本著以保障和改善民生為重點的社會建設和管理工作開展到哪里，民生檔案工作就延伸到哪里的原則，密切關注民生工作的熱點，提前介入對民生檔案的指導，及時幫助各有關單位建立完善民生檔案，特別要加強對新領域民生檔案工作的管理，以推進民生領域建檔工作進一步向深度和廣度發展，建立健全規范化的民生檔案資源體系。三是加強檔案管理隊伍建設和管理工作。各鄉（鎮）、縣直及駐縣單位要配備專（兼）職檔案管理人員，檔案管理人員宜選擇責任心強，工作細致，有耐心，服務意識較強的人員擔任，并確保人員相對穩定。要按標準設立綜合檔案室，添置檔案保管設備。鄉（鎮）的民政所、農經站、國土所、財政所、統計辦、林管站、計生辦、農醫辦、中小學、派出所等十個站所的檔案由主管部門綜合檔案室歸口管理；其它站所及行政村的檔案，根據檔案屬地管理和分級負責的原則，由鄉（鎮）綜合檔案室負責管理。四是縣檔案局要指導和規范涉民部門制定民生檔案歸檔范圍、分類大綱和保管期限等相關的業務標準，規范民生檔案管理的歸屬與流向，健全民生檔案監管長效機制。（三）整合民生檔案信息資源，形成“大檔案”格局。針對民生檔案資源分散保存于各部門，給民眾利用帶來不便的客觀情況，必須整合全縣民生檔案信息資源，通過接收、寄存、代管等多種形式，把關系到人民群眾利益的全縣民生檔案集中到縣檔案館收藏保管。一是加大接收、征集力度。各有關單位形成的民生檔案在本部門保存一定的期限后，應依法向縣檔案館移交到期檔案。逐步將全縣范圍內婚姻、公證、房產、林權、地籍、移民、土地承包、教育、就業、分配、社會保障、醫療衛生、計劃生育、公共管理等關系社會管理、國計民生、公共服務的民生檔案全面完整地接收進縣檔案館，從而形成“大檔案”格局，實行民生檔案信息資源的社會共享，實現民眾利益保障的最大化。二是加強對瀕危民生檔案的搶救、保護和整合。全縣國有（集體）轉制企業檔案瀕臨損毀，轉制企業檔案關系到職工群眾的切身利益，必須采取措施，加以搶救保護和妥善處置，如果檔案缺失，將給他們的養老保險、退休等手續的辦理帶來麻煩，將為社會帶來不穩定因素。婚姻檔案也面臨散失，必須盡快采取措施，加以搶救保護。
（四）加強民生檔案信息化建設，建立檔案查閱利用平臺。一是建議縣委、縣政府將民生檔案的信息化建設列入全縣信息網絡體系建設的總體規劃，在全縣建立互聯互通的民生檔案數據庫網絡體系；二是縣檔案局要在豐富館藏民生檔案的基礎上，對涉及民生的各類檔案，集中力量，優先編制各種專題目錄，建立起比較完善的民生檔案專題數據庫，建立檔案信息查詢利用的平臺，滿足民眾查檔利用需求，真正實現信息資源共享、利用快捷方便的目標。
關鍵字：公墓檔案；法律法規；規范管理；提升服務
檔案是指國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，或組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。公墓檔案指的就是公墓在建設和管理的過程中形成的，能夠記錄和反映公墓的基建情況、財務收支情況、墓穴信息等重要資料。
1 加強公墓檔案管理是檔案自身屬性的本質要求
檔案是歷史的真賃實據，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。因為，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據。從檔案自身的物質體態上看，它保留了當事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當事人的聲音、形象等等，這些都反映了檔案是確鑿的真憑實據。
檔案管理的最大意義在于檔案的憑據作用。檔案與一般的文獻資料不同之處在于，檔案是歷史的真實記錄，是法律意義上的重要依據。檔案的重要憑證作用，是檔案形成的過程所決定的，是檔案自身所具有的特點，因為檔案的形成是自然的，這種自然性，決定了它在記錄事件和事實的客觀性、真實性。從檔案的形態上看，不管是紙質的檔案，如親筆信、重要合同原件、電報等，還是電子或者影像的檔案，都保留和真實反映了當時的情況，這種不以時間的推移而改變的本質屬性，決定了檔案管理的重要意義。
檔案具有很高的參考價值。因為，檔案記錄了不同時期的當時的真實情況，從歷史的變遷中可以尋找到事件的痕跡和軌跡，為人們的社會實踐提供重要參考，也就是所謂增長經驗，吸取教訓。
公墓檔案記錄了逝者的重要信息，記錄了逝者相關聯親屬的重要信息，記載了墓穴的位置、價格、編號、建筑時間等重要信息，這些信息是自然信息，也是公墓檔案的組成部分。妥善保管公墓檔案，是處理和應對墓穴糾紛，保障和維護利益的法律依據。反之，公墓檔案管理不當，出現檔案丟失等情況，不但造成公墓管理的混亂，而且容易產生墓穴糾紛。
公墓檔案反映了殯葬改革與發展的軌跡，是我國歷史文明進程的真實記錄，對我國的歷史科考和研究都具有很高的價值，因此，做好公墓檔案管理不僅是對現實負責，也是對歷史的貢獻。
2 加強公墓檔案管理是貫徹落實國家法律法規的基本要求
《中華人民共和國檔案法》是我國檔案管理工作最重要的一部法律法規，對檔案管理職責劃分、檔案的保管存放、檔案的保密與銷毀等都做出了明確的具體的規定，是依法加強公墓檔案管理的重要依據。加強公墓檔案管理是貫徹落實國家檔案管理法律法規的具體體現， 也是建設法治國家的基本要求。
圍繞國家檔案管理的規定，民政部、各級民政管理部門，各省、市、縣人民政府都結合本部門、本地區實際情況，出臺了公墓檔案管理的具體規范。這些具體的管理規范，是我國檔案管理的法律體系的重要組成部分，也是各公墓實施檔案管理的制度依據。
為規范公墓的管理工作，提高公墓管理水平，切實保障殯葬服務秩序，依據政府的法律法規加強公墓檔案管理，不僅體現了國家法制化的本質要求，也符合公墓管理工作的基本規律。
公墓檔案管理人員要認真學習政府的法規法規，真正做到依法建檔、依法存檔、依法用檔。
公墓檔案管理機構要結合本地區本部門的實際情況，建立健全公墓檔案管理的制度，使檔案管理有法可依，有據可依。針對檔案管理的權責劃分，檔案的保存銷毀、檔案的建立與登記，檔案的借閱與使用等事項作出明確規定。
加強對公墓檔案管理的檢查和監督工作。既要檢查公墓檔案保存的場所基建情況，保存條件和硬件建設是否合規，又要檢查檔案信息的記錄、分類等情況，確保檔案管理“軟硬”都達標。
3 加強公墓檔案管理是做好公墓基礎管理工作的需要
加強公墓檔案管理，是做好以墓穴管理為抓手，以服務管理為中心，全面做好公墓管理工作的需要。
隨著社會經濟的發展變化，人文社會理念的更新，公墓管理由基本的職能管理逐步轉向提供服務為重點。隨著這一趨勢在實踐中的強化，必然會產生大量的檔案資料，檔案管理的數量急劇增加，只有提升公墓檔案管理的硬件設施，加強公墓制度化管理，才能為喪戶提供便捷、快速、全面、準確的服務。
首先，建立檔案管理的崗位責任制。明確檔案管理的組織架構，指定檔案管理的專門人員，明確相關崗位的工作職責及承擔的義務責任，增強檔案管理人員的責任意識、服務意識和管理意識。
其次，實行績效考核，將公墓檔案管理與經濟收入掛鉤。實行績效考核，不僅能夠增強公墓檔案管理人員的工作責任心和責任感，確保本職工作保質保量完成，而且能夠調動檔案管理人員的積極性，創新檔案管理的方式和方法，使檔案管理與公墓管理更好的銜接，建立起一個完善的管理體系。
此外，要及時更新公墓檔案管理硬件和軟件設施。定期對公墓檔案存放場所的硬件設施設備進行檢查，實現對存放環境的實時監測，確保檔案存放地點的消防安全；升級公墓管理系統軟件，方便管理人員及時、快速處理大量數據，優化工作要素，提高工作效率。
4 加強公墓檔案管理是提升殯葬服務的重要措施
公墓檔案管理是殯葬服務的重要組成部分，也是目前公墓管理普遍存在的薄弱環節。加強公墓管理，提升殯葬服務水平，不僅僅是加強墓區的硬件建設，更重要的是為喪戶提供安全、可靠的信息服務。
做好公墓檔案管理，首先要抓好檔案管理人員的管理。建立檔案管理工作規范，做到制度上墻，公開透明，規范服務；嚴格按照檔案管理的相關規定和工作流程進行存檔、借檔，做好檔案查閱、借閱的登記工作。
做好公墓檔案管理，就要具有保密意識。喪戶的基本信息，逝者相關聯親屬的基本信息，都是公墓檔案的內容。因此，檔案管理人員要有責任意識和保密意識，嚴守秘密，不得隨意向他人透漏檔案
信息。
在當前社會快速發展的背景下，所采用的檔案雙套制問題與傳統的檔案管理相比較明顯存在著差異性。但是，并不是讓電子檔案管理與紙質檔案管理簡單的存在，而是應該讓電子檔案與紙質檔案從根本上融合在一起，從而認真做好檔案雙套制管理的銜接工作[1]。由于當前檔案管理環境發生了較大的變化，在這樣的條件下，研究雙套制管理實施策略具有非常重要的作用，其主要體現在以下幾點。
1 充分運用數字檔案基本理論考察檔案雙套制管理模式
在當前檔案管理過程中實施雙套制管理模式，紙質檔案和電子檔案在應用過程中都受到傳統檔案管理基本知識影響。但是，在當前檔案管理過程中，要想明確劃分檔案雙套制管理的范圍還存在著一系列的阻礙因素。其主要原因是檔案信息技術管理興起時間較遲，大部分人們對數字檔案管理重要性認識不夠，并且在應用過程中出現了一系列的問題，嚴重影響著檔案管理的水平。
在當前檔案信息自動化的管理過程中，檔案管理的信息內容更加準確可靠。一般情況下，檔案管理強調電子檔案管理體系的原始性，而這里提及的原始性主要是指檔案資料記載內容的原始性，而并不是指管理檔案資料載體的原始性。因此，在當前檔案管理過程中，我們應該緊跟時展的步伐，不斷創新管理理念，根據實際情況采用檔案雙套制管理模式。其中，檔案管理雙套制模式主要興起途徑包括：一是辦公逐漸朝著數字信息化方向轉變，出現了大量的電子文件和紙質文件資料，所以需要根據實際情況進行分類管理；二是隨著檔案管理技術不斷發展，傳統的紙質檔案管理模式已經無法適應現代數字化社會的發展，所以在這樣的條件下產生了電子檔案資料管理。
2 結合檔案資料管理內容初步限定雙套制模式管理范圍
為了有效提高檔案管理的水平，檔案管理部門負責人應該根據實際情況明確規定雙套制檔案管理的范圍，從而確保檔案資料內容能夠永久性保存。一般情況下，針對需要保存時間較長的檔案資料可以不用雙套制管理模式。其中，各個單位可以根據自身檔案資料的實際情況，探究多種載體保管形式如何進行統一保管，并且提出具有較高應用價值的管理措施。尤其是在檔案管理過程中，應該合理的將電子檔案和紙質檔案有效結合起來，構建完善的管理模式。同時，單位檔案管理部門應該定期整理檔案資料，進行分類處理，對于一些具有較高應用價值的檔案資料采取掃描措施，實行雙套制保管方式。
3 堅持構建網絡基礎環境實行檔案雙套制管理模式
在單位檔案管理過程中，為了確保檔案資料管理的安全性，便可以采用雙套制管理模式。尤其是在網絡信息技術快速發展的背景下，通過構建良好的網絡基礎環境，有效防治單位檔案管理資料信息出現遺漏的現象。通常情況下，采用良好的檔案雙套制管理模式主要包括以下幾種：物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術。其中，在檔案管理過程中實行的雙套制管理模式是內外網的隔離與控制最有效的方式。因此，在日常檔案管理過程中，我們需要建立起以防火墻為基礎條件的雙套制檔案管理方案。
在檔案管理過程中，為了確保檔案資料信息的安全性，選擇不同的管理模式需要根據檔案管理工作的實際情況而定。其中，針對檔案管理室的出入情況管理，可以采用證件識別或者自動識別系統進行管理，例如：磁卡、身份證卡等，通過這些方式有利于對人們進行有效管理。更重要的是在這樣的情況下，可以制定相應的操作程序，制定科學合理的檔案系統管理制度。一般檔案管理中的重要數據進行修改時，需要經過主管人員的認可，并且還需要有相應的安全管理人員在場。一旦管理出現問題時，便及時采取措施進行處理[3]。
4 對檔案“雙套制”模式管理的內容進行合理安排
在檔案管理過程中，實施雙套制管理模式其主要是針對檔案管理資料的內容而定。根據檔案資料的合理情況，對檔案雙套制模式管理的內容進行合理安全，有利于提高檔案資料的應用水平。通常情況下，電子檔案管理形式只能夠從形式上提高檔案資料的利用效率，無法從根本上提高檔案資料的利用效率，然而，通過實行雙套制管理模式則有利于從根本上提高檔案資料信息的利用效率，有效改變單一的數字化檔案管理的缺點。因此，在現代化檔案管理過程中，為了有效提高檔案資料的利用效率，便需要檔案管理工作者切實轉變工作思路，將檔案資料管理的重點放在檔案資料的利用中。但是，在實行檔案雙套制管理模式的過程中并不能夠一蹴而就，而是應該采取循序漸進的模式，制定明確的檔案管理目標以及檔案管理計劃。除此之外，還應該根據不同檔案資料內容的利用程度，從實際情況出發，從而最大限度提高檔案資料的利用價值。在數字信息技術快速發展的背景下，檔案雙套制管理理念已經被滲透到檔案管理中，并且隨著應用范圍不斷擴大，逐漸形成了一整套完整的檔案管理系統。
Abstract: Rapid economic development intensified competition among enterprises. As an important part of the modern enterprise management,the scientific implementation of file management has a meaningful influence on enterprise development. According to the different nature of business,its file management work should be also different. The main work is the management of personnel records,equipment records,production records and other business records,and fixed assets. The scientific implementation of this work is helpful to improve enterprise management efficiency and ensure enterprise economic benefits. The paper gives brief discussion on scientific implementation of enterprise file management.
關鍵詞:企業;檔案管理;實施
Key words: enterprise;file management;implementation
中圖分類號:G27 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)18-0178-01
1企業檔案管理重要性分析
企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。其是企業科技發展的催化劑、是企業經濟效益和社會效益的表現形式、是企業文化的重要部分,是企業生存與發展的關鍵。加強企業檔案管理有助于企業管理工作的開展,促進企業管理目標的實現。以企業設備檔案管理為例,企業設備檔案管理工作的科學開展能夠為企業設備養護與維修、設備折舊以及企業資產管理提供基礎的材料,促進其工作的開展。由于企業檔案管理工作的重要性,現代企業必須以科學的管理體系為基礎,開展企業檔案管理工作,促進企業的健康發展。
2企業檔案管理工作的科學實施
2.1 構建科學的檔案管理體系,促進檔案管理工作的科學開展科學的企業檔案管理體系是實施企業檔案管理工作的基礎,其對檔案管理工作的科學開展有著重要的意義。現代企業必須以檔案管理基本原則為基礎,結合企業自身管理結構與實際情況,構建科學的檔案管理體系,以此保障檔案管理體系的適用性。在檔案管理工作開展中常有企業照搬其他企業檔案管理體系進行檔案管理工作的情況出現,但是由于每個企業的生產經營特點不同、管理體系的不同以及技術水平、資產情況的不同,會使照搬檔案管理體系在實際應用過程中不能與企業實際情況相結合,影響檔案管理工作的開展。因此,以企業自身情況為基礎,構建科學的檔案管理是企業實施檔案管理工作科學實施的基礎,其對企業檔案管理工作的科學開展有著重要的意義。
2.2 注重檔案管理基本原則,促進企業檔案管理的科學實施企業檔案管理要遵循統一領導,分級管理的基本原則。企業檔案管理部門要對本企業的檔案工作實行歸口管理和統一領導,建立統一的企業檔案管理制度,對企業的全部檔案實施綜合管理。由檔案使用部門對檔案進行基礎整理后,歸集管理部門進行統一管理與領導,促進檔案管理工作的科學實施。另外企業檔案管理工作還要遵循維護企業檔案的完整與安全的基本原則。維護檔案的完整要以保證企業檔案在內容上齊全配套為基礎,保持企業檔案的系統性和內在的有機聯系,并涵蓋企業全部工作活動所產生的各種類別、各種形式的檔案文書,杜絕檔案人為割裂和零亂堆砌造成的檔案不全等情況的發生,保障企業檔案的完成性。同時還要加強對企業檔案管理的保護工作與保密工作。防治企業檔案的丟失和失密、泄密現象的發生,嚴守企業檔案中所含的事項,保護知識產權,維護企業的合法權益。在注重企業檔案管理的基本原則實施的同時,企業還要認識到檔案的有效利用對企業發展的促進作用,以企業檔案管理工作為基本出發點,實現企業檔案的綜合利用。以企業檔案的利用貫穿于企業檔案管理工作的各個環節和始終,保障企業檔案在企業生產經營中的可利用價值,促進企業的健康發展。
2.3 以企業檔案管理標準化建設為基礎,開展企業的檔案管理工作加強企業檔案管理標準化建設時實施企業檔案管理工作的重點。其首先要明確檔案歸檔制度,明確企業檔案歸企業所有,企業每一名員工都有建立檔案、保護檔案的義務。企業檔案管理標準化建設過程中要注重對行政管理、勞動人事、經營管理、生產技術管理類文件按年度歸檔、或按季度歸檔的制度建設。同時注重產品開發、設備儀器、基本建設、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內歸檔。以此保障企業檔案的完整與安全。對于企業財務文件的歸檔應由財務部門整理歸檔并保管一年后交由檔案室進行管理。對于企業員工外出學習、考察、開會所得文件材料必須在返崗10天內交由檔案室進行工藝管理。
另外,企業還要加快完善企業檔案管理制度的腳步,對檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制、檔案統計制度、文件材料立卷歸檔制度等進行完善。以制度化管理確保企業檔案管理的科學實施。對于檔案管理工作流程也要進行標準化建設,對管理部門、文件點收等進行標準化建設,并通過嚴格執行,促進檔案管理工作的開展。
3注重現代技術在檔案管理工作的應用,促進企業檔案管理工作的科學開展
在現代企業檔案管理的實施過程中,企業要注重現代技術在檔案管理中的應用,以此促進檔案管理工作的科學開展。現代企業要加快檔案管理工作新技術的應用,以此促進企業檔案管理工作的科學開展,促進企業檔案管理工作效率的提高,促進企業的健康發展。
綜上所述,現代企業檔案管理工作是企業發展過程中企業歷史資料、有關文件的管理過程,其對企業的經營活動的開展以及企業的發展有著重要的意義。企業在注重檔案管理體系建立與實施的過程中還要注重企業檔案管理人才的培養。注重對檔案管理人員現代檔案管理理論知識的培養、現代方案管理技術的培養,通過檔案管理人員專業技術水平的提高以及企業檔案管理新技術的應用提高企業檔案管理質量,促進企業的健康發展。
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關鍵詞：企業單位 檔案管理 規范化
推進企業單位檔案管理工作規范化是新一輪企業單位改革的重要任務。檔案管理工作水平已經成為制約企業單位發展的重要瓶頸因素之一。企業單位應當從檔案管理的實際情況入手，對檔案管理工作進行全面系統的規劃，全面細化檔案管理各項工作，不斷提高檔案管理工作水平。
1.檔案管理規范化方面存在的問題
1.1 對檔案管理規范化重視不足
規范化是對企業單位各項工作提出的基本要求，目前企業單位檔案管理規范化方面仍存在不足，規范化水平較低是制約企業單位檔案管理水平的重要問題。首先，個別企業單位沒有認識到檔案管理規范化的重要意義，對檔案管理規范化的特殊性認識不足，沒有充分認識到制度規范與程序規范相結合的重要意義，往往在檔案管理程序上存在著混亂問題。其次，個別領導對企業單位檔案管理規范的重視程度不夠，很少過問檔案管理的規范化問題，沒有在檔案管理規范化方面投入必要的人力物力資源，普遍存在重視制度建設輕視執行問題，阻礙了企業單位檔案管理的發展。
1.2 對檔案管理制度缺乏規范化
檔案管理工作依賴嚴格的管理制度，需要較高的標準才能保證檔案管理工作的質量，目前幾乎所有的企業單位都建立了檔案管理工作制度，將檔案管理制度作為企業單位制度體系的重要組成部分，但是檔案管理制度建設水平仍有待提高。首先，制度缺乏完整性，不少企業單位檔案管理制度側重存儲，不注重檔案資料的收集，沒有在源頭上做好檔案管理工作。其次，沒有開成檔案管理規范合力，相關部門對檔案管理人員配合較少，導致檔案管理部門任務繁重，檔案管理人員不僅要負責制作檔案，還要進行檔案資料的核查工作，遇到檔案資料錯誤，還會出現相關部門的推諉扯皮現象。第三，檔案管理規范不符合實際情況，檔案管理規范的執行較弱，實際操作混亂，導致管理制度形同虛設。
1.3 對檔案管理模式缺乏規范化
我國企業單位檔案模式較為單一，檔案管理方法過于傳統，沒能根據實際情況進行有效管理，這樣不僅發揮不出檔案管理工作的實際效率，而且也不利于利用檔案為人民群眾服務。首先，企業單位檔案管理與行業聯系不緊密，沒有發揮出行業檔案的實際作用，檔案管理方式方法過于傳統。其次，檔案管理主要依靠人工管理，管理水平較為落后，管理效率十分有限，不利于檔案管理質量提升。
2.檔案管理規范化方面的幾點嘗試
2.1 統一檔案格式
統一檔案格式是檔案管理工作的前提，也是檔案管理規范化的基礎工作，企業單位檔案管理應當在統一的格式下進行。首先，嚴格統一事業企業公文用紙，排版格式，裝訂格式，以及用字規范等，做到企業單位往來公文的標準化，全面提高檔案資料的質量。其次，完善公文檔案的程序，逐步規范檔案的簽發手續，有效分配管理檔案的審核權限，進一步規范檔案資料的標題，對檔案資料施行嚴格的規范檢查制度。
2.2 科學立卷歸檔
立卷歸檔工作是企業單位檔案管理的重點工作，也是企業單位檔案管理規范化水平的基本體現。首先，應當嚴格遵照國家有關檔案立卷的基本法規，細致的做好立卷歸檔工作，嚴把立卷歸檔質量關，對不合格文檔嚴禁進入檔案。其次，重點把握好相似、重復、無序立卷問題，按照統一的標準體系，恰當的邏輯順序，分門別類的做好文件的立卷歸檔工作。第三，正確把握立卷歸檔的時間，要在文檔任務完成以后，且相關資料收集齊全后再立卷歸檔，要把握好立卷歸檔工作的主次。
2.3 有效運用檔案
檔案管理規范化的最終目的是為檔案使用的高效化服務。規范化檔案管理還應當以有效運用檔案為重要標準。首先，借助規范化的檔案管理操作手段，消除傳統檔案管理工作中存在的弊端，全面提高檔案管理工作效率。其次，利用規范化的檔案管理手段，全面建成標準化的檔案資料數據庫，為實現檔案資料的科學共享，檔案的信息化使用鋪平道路。
3.檔案管理規范化方面的主要措施
3.1 建立科學的規范體系
企業單位檔案管理規范化離不開科學的管理體系，應當運用必要的管理體系，全面實現檔案管理規范化。首先，根據企業單位實際工作情況，完善檔案管理工作制度，積極整合發揮企業單位檔案管理工作人員作用，促進管理人員規范操作檔案資料。其次，借助科學的規范體系，為檔案管理打下堅實的基礎，樹立良好的檔案保存意識，全面提高基層檔案管理質量，不斷查找制度上的漏洞和缺失，有效提高管理水平。第三，建立科學的檔案管理系統，依靠現代信息技術，實現檔案管理的規范化，逐步使企業單位檔案管理適應信息化社會發展的實際需要。
3.2嚴格履行各種制度規范
制度規范只有通過全面履行才能發揮出實效，為了提高企業單位檔案管理工作水平，應當發揮事業單位檔案管理工作各種制度規范的實際作用。首先，要按照檔案資料的內容，檔案的先后順序，根據檔案的實際情況，在做好分類的基礎上，做好w檔工作。其次，根據檔案的調閱程序，嚴格把好檔案調閱關，嚴格防止檔案資料丟失，切實減少檔案管理過程中存在的問題，實現穩定科學的檔案管理，發揮出檔案管理的實效性。
3.3 加強做好檔案保密工作
檔案不僅是企業單位主要數據信息的匯總，而且還涉及到單位工作人員的隱私，因此在檔案管理的過程中，要對檔案管理工作給予足夠的重視，避免檔案管理出現隱私泄露問題。
4.結論
做好檔案管理規范是企業單位發展的重要前提，只有不斷提高檔案管理效率，才能有效應對各種挑戰，做到與時俱進，為人民群眾更好的提供服務。目前，應當圍繞完善保密制度，在保證檔案資料安全的前提下，建立電子檔案，發揮檔案實際作用，進一步提高檔案管理質量。
參考文獻：
一、人事檔案管理中存在的問題
1.人事檔案所有權問題。所謂的所有權，在法律中的定義是：所有人已發對自己的財產享有的占有、使用、收益和處分的權利。然而，在我國的檔案中，有三種所有權的形式，分別為是國家、單位、個人。人事檔案管理的所有權是人事檔案管理的基本問題，但是我國在現在的人事檔案問題中沒有明確的答案，正是這樣，出現了企業與員工在人事檔案管理中出現了混亂，人們不清楚人事檔案管理所有勸屬于誰，從而就有一些疑問和誤解。
2.人事檔案管理的費用問題。現如今，一些人才流動部門收取了相應的管理的費用，造成了人事檔案在管理中出現了一些問題，大多數的人認為把檔案放在人事檔案管理部門還不如自己保管，出現這樣的原因主要是因為：人們把檔案放在人事檔案管理部門，相關的人員不注意檔案的收集工作。在一些企業或者單位里對沒有檔案、沒有原單位介紹的情況下用人，沒有發揮好人事檔案管理的作用，如果經常出現這樣的情況，那么很多人都不愿意交納人事檔案管理的費用。
3.人事檔案管理模式存在問題。現在的人事檔案管理模式還用的是計劃經濟時代那種封閉式的管理模式，在人才政策的發展和改變中，相關人士提出了實行開放式的人事檔案管理模式，因為傳統的人事檔案管理模式已經不能滿足現如今社會發展的需要。傳統的人事檔案管理阻礙著人才流動，管理中的內容和管理的結構也已經失去了平衡，沒有重視人們的知情權，這些都會影響著人事檔案管理工作的正常進行。
4.人員流動中出現的問題。隨著人事制度的不斷改革，人們的思想觀念在不斷的發生著變化，人員的流動性也越來越大，在人事檔案管理的過程中，出現了很多的問題，例如：檔案的丟失、棄檔的現象、擅自扣檔、擅自帶檔等等情況的出現。
二、解決人事檔案管理的方法
1.不斷的完善人事檔案管理制度。人事檔案在管理中，出現了很多的問題，為了更好的做好人事管理工作，對人事檔案進行改革是必要的。為了減少人力、物力、財力的投入，提高人事檔案的管理水平和管理能力，讓相關單位盡職盡責的做好自己的工作，來提高工作的效率。就需要與現代的人事檔案管理制度相結合，改變原有的人事檔案管理體制，實行統一、集中的管理制度。
2.嚴格管理好人事檔案。在對人事檔案進行管理的時候，事業單位需要加強人事檔案的管理，不斷的了解人事檔案管理的一些情況，所以在人事檔案管理的時候要做好人事資料的收集，對人力資源的資料也要收集，這樣可以為事業單位在人力資源的決策中拿出相應的資料。在收集資料的時候需要從單位人員的數量和質量上來收集，前提是要對人力資源的情況有所了解，了解人力資源情況的時候，可以結合目前的人力資源檔案來進行查閱、調查，從而獲得相應的資料。在收集資料的時候需要注意很多方面，像單位中員工的信息、員工現在的崗位和職務等等，所以需要多次的核對，以免出現錯誤的信息。同時對信息的真假也要做出判斷，在信息是真實的情況下在進行統計。例如：在整理、收集資料的時候，根據員工的職務對信息進行匯總，通過圖表的形式將這些信息反應出來，讓單位種中人力資源的情況一目了然。
3.培養人事檔案管理人員的綜合能力。提高人事檔案管理人員的綜合能力有利于加強人事檔案管理體制的改革，不斷培養人事檔案管理人員在工作中的積極性，增加人員在工作中的責任感和事業心，這樣也能提高工作的進度和工作的質量。為了達到這樣的要求，可以對人事檔案管理人員進行定期的培訓和指導，例如：組織一些講座活動，進行計算機、信息技術這樣的培訓，讓人事檔案的管理人員具備更高的技術能力，掌握和了解一些先進的管理體系，同時也增加了檔案管理人員的管理能力和管理技術，人事檔案管理也能在一定的程度上進行更新，可以更一步的提高人事檔案管理的效率。
4.將人事檔案管理不斷的實現法制化、信息化。未來都是朝著法制化的方向發展，所以人事檔案管理也需要向這個方向發展，加強人事檔案管理的法制化力度，進行法制化的檔案管理工作，這樣我國的檔案管理才有一定的安全保障，才能夠讓我國的人事檔案管理工作正常的進行。但是在目前的一些企業或者單位中，在人事檔案管理中還出現了一些不足，像信息泄露的問題。因此，必須要加強管理的力度，對泄露信息的問題要嚴格的控制，減少信息泄露帶來的安全問題。同時，在人事檔案管理體制不斷完善和改革中，需要對人事檔案管理的制度內容不斷完善，建立一套完整的人事檔案管理體系，為人事檔案管理工作提供一個法律保障，在人事檔案管理的過程中，利用更多的信息化管理方法，加大信息化設備的投放，研發一些人事檔案管理的軟件以及一些計算機設備、通信設備，提高人事檔案管理的信息化水平。
三、結束語
第一，檔案管理科學化水平的提升是落實科學發展觀的重要途徑。檔案管理構成了我國精神文明建設的重要內容之一，其所涵蓋的內容也涉及到政治、經濟和文化等多個層面的內容，檔案是對過去一段時間工作的總結，同時也是各個單位和組織借鑒過去的工作經驗來應對未來工作挑戰的重要環節，檔案管理能夠提供未來一段時間詳細規劃的重要數據資源和基礎。在新時期檔案管理水平的科學化水平提升是?n案管理價值提升的重要途徑，是和諧社會構建的必然環節，是實現人的全面發展的必經之路，檔案管理科學化水平的提升本身也是我國綜合實力提升的重要體現。
其次，檔案管理科學化水平的提升是檔案管理發展趨勢的重要體現。在社會不斷進步，經濟發展愈加細化，檔案管理的內容也愈加繁雜，種類日益繁復，這使得檔案管理人員日常需要處理的工作量大大增加，工作難度也有顯著的提升。人工的檔案管理模式會導致檔案管理科學分類的不及時不和不到位，使得檔案管理工作的時效性和準確性大打折扣。很多企業和單位的計算機檔案管理工作范圍也僅僅停留在檔案的出庫和入庫的登記上，落后的檔案管理模式和檔案管理發展的步伐難以匹配，只有在提升檔案管理科學化水平的基礎上，檔案管理效率才能更上一層樓。
再次，檔案管理科學化水平的提升是信息化發展的必然要求。在信息化水平不斷提升的的情況下，信息化已經成為人們生產和生活的主要趨勢和方向，檔案管理工作也要迎合信息化發展水平的要求，不斷提升檔案管理信息化水準。檔案的存放地點不再局限在檔案室、檔案館之中，還可以通過網絡存放在硬盤和云盤之中，方便人們便捷地通過網絡進行查閱，檔案的存檔和查閱工作變得更加高效和便捷，人們群眾可以享受到更加優質的服務。
二、當前檔案管理工作中存在的主要問題
第一，檔案管理制度缺失。檔案管理在我國還沒有統一的標準和規劃，檔案管理工作無序性傾向很高，標準化水平低下，建成的檔案難以實現共享，檔案管理舉例形成標準化和制度化的工作體系尚有一段距離。現有的檔案管理制度對于檔案管理的很多細節工作都沒有進行明確的規定，一些基層檔案管理人員在工作時缺乏統一的標準和質量要求，檔案管理工作職權劃分不清，難以追究責任和進行獎懲。由于檔案管理的數據繁雜并且管理體系缺失，檔案無序和檔案丟失的情況比比皆是，檔案查找和使用工作受到了加大的阻礙。電子檔案管理也因為檔案管理制度的缺失而最終出現歸檔混亂、檔案內容無故篡改、檔案信息被認為破壞的情況。
第二，檔案管理理念相對落后。人們對檔案管理工作理念普遍存在著錯誤的認知，認為檔案管理工作只是附屬工作之一，不會產生經濟效益，只要在日常工作中做好收集、保管和整理工作，不丟失檔案資料就會算做好檔案管理的本職工作了。這種對檔案管理工作缺乏足夠認識和不夠重視的態度使得檔案管理人員工作態度敷衍、工作情緒消極，導致了很多檔案管理工作還停留在比較原始的工作方法上，不能適應企業和組織的發展要求，也不能為企業和組織決策提供有用的信息。
第三，檔案管理人員綜合素質有待提升。檔案管理工作的重要性和電子化檔案管理的形勢要求檔案管理人員一方面要具備檔案管理知識，另一方面要具備信息技術操作技能。檔案管理人員工作水平的高低直接影響著檔案管理的科學化水平。檔案管理工作中，專業人員和綜合素養高的人員依然處于供不應求的狀態，很多檔案管理人員工作經驗貧瘠、專業知識儲備老化、計算機操作能力低下、創新能力不強，最終導致了檔案管理科學化受到嚴重的影響。
三、提升檔案管理科學化水平的途徑和方法
第一，要轉變檔案管理工作思維。傳統的檔案管理思維和時展已經漸漸脫節，不再適應新時期檔案管理工作的需要，所以各個企業和組織需要摒棄傳統的檔案思維和主觀認識，從而作為提升檔案管理科學化水平的基礎和前提。轉變傳統的檔案管理思想和方式能夠促使企業和單位加大對檔案管理的資金和技術投入，從而使得檔案管理科學化水平得到保障。
第二，完善檔案管理制度。檔案管理科學化水平的提升需要檔案管理制度保駕護航，使得檔案管理科學化水平提升工作上升到法律和制度的層面，完善的法律、法規和制度對于提升方案管理科學化水平大有裨益。檔案管理人員在實際工作中要勇于創新，大膽探索，找到適合檔案管理科學化水平提升的管理手段，檔案管理部門也需要據此制定出配套的獎勵措施和懲罰措施，端正檔案管理人員的工作態度，提升檔案管理工作的力度和熱情。
第三，運用先進的科學技術進行管理。檔案管理科學化水平的提升離不開現金的信息技術和科學技術，使得電子檔案在檔案管理中的比重在逐步提升，將檔案管理工作脫離紙質載體的限制，使得檔案在變得信息化和電子化，從而提升檔案查閱和調取的效率，節省檔案存儲的空間和費用，信息技術的引用不僅可以降低檔案管理的成本還可以提升檔案管理工作的價值。
一、文書檔案管理工作現存的問題
（一）文書工作與檔案管理工作出現脫節現象。文書檔案管理工作是檔案管理工作的基礎內容。文書管理工作與檔案管理工作雖然有著密切的聯系，但是兩者之間存在著一定的區別，有統一性也有獨立性。在工作的銜接上兩者配合形成一個管理體系。但是很多工作單位都存在著文書管理工作和檔案管理工作之間的脫節情況。目前的情況是，文書檔案管理人員的檔案意識相對薄弱，而檔案管理人員對于文書管理工作的涉及又很少。這就導致了文書管理工作和檔案管理工作出現了脫節，從而造成了一些文書方案的遺漏和文種使用不規范的現象。這對文書檔案管理部門后續工作的展開有著很大的隱患。
（二）各部門不配合文書檔案管理工作。在很多工作單位中都有著其他部門不配合文書檔案管理部門的工作的現象。這方面也制約著文書檔案管理工作的開展，文書檔案的歸檔需要收集整理各個部門的文件和資料。但是有些部門為了以后方便查找資料，圖自己方便不愿將自己部門的資料交給文書檔案管理部門歸檔統一管理。這一問題在文書檔案管理工作中普遍地存在。
（三）領導對文書檔案管理部門的重視不夠。文書檔案管理工作在各個工作單位中屬于特別冷門的部門，不受單位領導的重視。一些領導雖然明白文書檔案管理工作有著一定的重要性，但是并沒有過多地去關注文書檔案管理工作的內容和管理的情況。在日常工作當中，只要求員工把文書檔案資料收好即可，并沒有過多地給予意見和肯定，導致文書檔案管理人員工作的熱情不高，舊的文書檔案管理模式停滯不前，也沒有對文書檔案管理的模式進行改進和創新。
二、文書檔案管理工作改進的方法
（一）做好文書管理工作和檔案管理工作的銜接。所謂的檔案其實就是日常工作中，工作人員及領導要處理的文件。這些文件質量的優劣對于工作單位的檔案管理有著重要的影響。要想做好文書檔案管理工作必須要把文書管理工作和檔案管理的銜接工作做好。想要將兩者有效地連接，首先文書管理工作人員要有較強的檔案保護意識，并且要做好文書資料的立卷歸檔。其次是在處理文件時，要時刻記著文書管理和檔案管理的關系，實現兩者的一體化。當文書管理工作人員把文書工作做好，檔案管理的工作才可以順利地展開。
（二）各個部門配合文書檔案管理工作。加強文書檔案管理工作需要各部門的配合。所以在日常工作中，其它部門要配合文書檔案管理部門，及時將文件資料等交給文書檔案管理部門統一歸檔管理。
（三）領導要加強對文書檔案管理工作的重視。在一定程度上來講，一個部門的工作態度和工作熱情，取決于領導對這個部門的重視程度。所以說想要改進文書檔案管理工作中存在的問題，完善文書檔案管理工作，領導應該對文書檔案管理工作重視起來，對其存在的問題提出意見并找到解決辦法。通過更為智能化和科學化的方式來管理文書和檔案。當然，文書檔案管理工作是否能正常而有效地運行，還需要通過員工自己的努力使領導對文書檔案管理部門重視起來。
除了領導的重視外，文書檔案管理工作人員自己也要對工作重視起來，對于檔案的借出與歸檔制定一個清晰明了的流程（如圖1），所有的工作人員按照這個流程借出和歸還檔案。
關鍵詞：事業單位；檔案管理；現代化；信息化建設
我國經濟在高速發展，在經濟基礎的作用下科技發展得到了極大的支持，我國也已經進入了信息化時代，網絡信息便捷快速，為社會各行各業提供了發展轉型的契機，因此對于事業單位來說，其檔案管理的信息化建設勢在必行，只有緊緊跟隨時代潮流，不斷改革企業內部結構，才能在當今競爭壓力極大的社會環境中獲得市場份額。對于社會來說，事業單位傳統式的檔案管理模式已經不能滿足社會發展的需求，也不能從根本上提高事業單位檔案管理效率。對此，為了使得事業單位檔案資料得到充分利用和管理，提升資源的共享性，促進事業單位在檔案管理這一方面的工作效率，促進我國事業單位檔案管理信息化建設，必須從根本上認識到事業單位檔案管理中存在的不足之處，并利用信息技術來進行有效彌補。
1事業單位檔案管理信息化建設的現代化
網絡信息技術的誕生，為我國各個行業的發展都提供了優良的技術基礎，并且對于事業單位來說，其檔案管理的落后性阻礙其正常發展。信息科技誕生后也相繼產生了許多相關技術和軟件，其中檔案管理技術的出現為我國事業單位檔案管理提供了現今的技術基礎，并且事業單位檔案管理的信息化相比傳統管理模式有著突出優勢。首先，事業單位檔案管理的信息化能夠實現檔案信息的長期保存，對比傳統紙質版的檔案管理模式來說，信息化的檔案管理模式能夠將檔案信息保存到信息庫中，只是占有一定的存儲空間不會像傳統模式那樣占有現實空間，并且信息化檔案管理時所耗費的管理成本低，因此，信息化的管理使得檔案信息的長期或者永久保存成為可能，不僅實現了檔案信息的永久保存，并且對于檔案的管理質量來說也是極為可靠的，所以實現檔案信息的長久保存是信息化管理的一項優越之處。其次，信息化的檔案管理模式更加便捷可靠，能夠使檔案信息得到共享，我國事業單位數量非常多，各個事業單位內部檔案資料非常復雜，管理起來難度非常大，管理人員的工作量也就相應加大了，因此，檔案管理實現信息化能夠將復雜的檔案管理簡單化，以此來促進檔案管理工作的發展進步。
2事業單位檔案管理信息化建設的策略
對于事業單位檔案管理的信息化建設來說，要從傳統紙質版的檔案管理向現代信息化檔案管理過度就需要對于事業單位內部管理結構進行改革，從人才到制度方面都進行全面性的改革，從根本上實現事業單位檔案管理的信息化建設。
2．1加強檔案管理人員的專業能力
對于事業單位檔案管理的信息化建設來說，要將先進的科技引入檔案管理系統就需要對管理人員的檔案管理能力進行培訓，以此來保證檔案管理的現代化建設中人才的可靠性。對于傳統事業單位檔案管理系統來說，其管理人員長期從事紙質版的檔案管理工作，對于信息化的檔案管理模式處于迷茫狀態，對于計算機技術的掌握也存在不足，對于先進的管理理念也缺乏了解，在這種情況下就使得事業單位檔案管理的信息建設受到阻礙。那么，針對這種情況，事業單位就要根據自身條件，加強對于檔案管理人員的專業培訓，無論是從理論方面還是技能操作方面都接受有效培養，從而保證其對硬件設備操作的準確性。
2．2引進先進的計算機硬件設備
對于事業單位檔案管理的信息化建設來說，基本的硬件設施是不可缺少的，那么在選擇硬件設備的時候，事業單位也要注意一些情況，例如，檔案管理所需的硬件設施一定要適合保存大量檔案資料，硬件設施的質量一定要保證其可靠性，以此來避免檔案信息由于硬件故障造成的遺失情況，此外，硬件設施要有一定的抗外部性，對于超大容量的存儲設備來說，如果其抗外部性不強就容易受到外部環境的影響或者造成破壞，對于檔案的存儲造成威脅。因此在保證以上情況的前提下引入先進的計算機硬件設施來說是極為必要的，事業單位要投入大量的資金來保證硬件設施建設的可靠性。
2．3積極引進或者開發檔案管理軟件
事業單位檔案管理的信息化建設不僅要引進計算機技術，對于檔案管理來說還需要專門的、科學的管理軟件來支撐龐大的檔案管理系統的運行，因此，我們需要及時引進先進的檔案管理軟件，或者根據自身情況來開發適合自身條件的管理軟件，以此來完善事業單位檔案管理信息化系統。引進管理軟件或者自身開發軟件的時候也需要高素質的專業人才，對此事業單位要積極改革傳統人力資源制度，從而保證人才選拔的正常進行。
2．4信息化檔案管理要注重資源共享
我國事業單位傳統檔案管理過程中，紙質版的檔案信息為企業內部人員查找資料、應用資料、討論資料造成極大的困難，因此，為了解決這一問題，事業單位要在實現信息化檔案管理建設的同時要將檔案信息同步到專門的網頁上，以此來便利企業內部人員查閱瀏覽資源，并且將檔案資料同步到網絡上面也能避免信息化檔案管理發生故障后檔案的遺失。檔案管理中網絡信息的共享也從根本上體現了現代化網絡信息的便捷性，也使得現代化的先進網絡技術得到高效利用。
3結束語
事業單位檔案管理的信息化建設中主要利用的是現代化的計算機技術和龐大的網絡信息系統，將檔案信息存儲到高容量的存儲空間中，并且實現資源的共享，這種技術取代了傳統紙質版的檔案管理方式，促進了事業單位檔案管理的現代化進程。
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一、更新理念，提升檔案管理水平
目前國有企業檔案管理模式仍保持傳統模式，如何能提升檔案管理水平，以最小代價為企業換取最大收益，需要更新理念。檔案管理工作者的管理理念會使他們的行為及決策過程受到直接的影響。很長一段時期以來，國有企業檔案管理部門的檔案業務工作主要是由其檔案管理工作者進行。與此同時，受到檔案保密原則的制約，國有企業的檔案部門一般不會請外部機構、外部人員參與到檔案業務中來。因此，檔案管理工作者就會在管理理念方面產生一定的思維定勢。而國有企業檔案管理外包模式離不開外部力量的介入，需要讓外部力量參與到外包的檔案業務工作中來。受到已經形成的工作理念的影響，國有企業的檔案管理工作者會在一定程度上對于檔案管理外包存在著誤解或者曲解，甚至會不接受檔案管理外包模式，這是非常不利于國有企業檔案管理外包工作的有效開展的。在這樣的形勢下，國有企業檔案管理部門的檔案管理工作者必須切實更新檔案管理的工作理念，努力促進檔案信息數字化業務外包工作的有效開展。只有國有企業檔案管理部門的檔案管理工作者更新理念，才能夠切實提升檔案管理水平，推動國有企業檔案信息數字化業務在最短的時間內完成，最大限度地加快國有企業檔案信息數字化工作的進程，推動國有企業檔案信息化建設與發展。
二、以科技創新助力檔案業務拓展，對外包方進行科學有效的評估
數字檔案館建設及檔案數字化工作外包為檔案業務整體外包帶來機遇。在這樣的大背景下，必須以科技創新助力檔案業務拓展，對外包方進行科學有效的評估。在國有企業檔案管理外包的過程中，國有企業檔案管理部門必須采取有效的途徑來對外包方進行評估。通常情況下，評估主要涵蓋了外包前的評估和外包后的評估兩個部分。其中，外包前的評估就是指對于外包前國有企業檔案管理部門對外包公司的信譽、資質、業績、實力等所進行的綜合評估，通過這種方式，準確地掌握外包公司的綜合實力，從而避免在外包的過程中遇到風險。對于外包之后的評估，就是說，國有企業檔案管理部門對外包公司進行檔案管理工作的成果給予一個綜合性的評估，驗收檔案管理外包的合格情況，并且對于外包公司的外包工作質量的高低給予一個公正、客觀、科學的評價。在評估的過程中，國有企業檔案管理部門必須采取一套較為健全的評估指標體系，同時，結合這些評估體系來有針對性地給予評估，防止出現隨意評估以及根據個人情感進行評估的問題。
三、在檔案管理外包的過程中加強知識產權保護
檔案管理外包需要考慮檔案、擁有知識產權等類型檔案的管理模式。國有企業檔案管理部門進行檔案管理外包工作的過程中，必須高度重視檔案信息的保密工作，切實避免檔案信息的泄露，最大限度地保障檔案信息的安全。尤其是對于檔案中所存儲的重要的信息，一定要給予充分的重視，堅決杜絕檔案信息的泄露。因此，國有企業檔案管理部門在檔案管理外包的過程中，必須想方設法做好保密工作，切實加強知識產權保護，具體來說，應該從以下幾方面著手。
第一，國有企業檔案管理部門應要求相關人員尤其是外包方工作人員簽訂保密協議書。在有關信息的泄密事件中，由于人為原因而造成的的信息泄密行為時有發生。國有企業檔案管理部門應盡量使外包方認識到保密的重要性，盡量讓外包公司的業務工作人員簽訂保密協議書，以此作為對工作人員烙守保密性的一個規范措施。
第二，國有企業檔案管理部門應區分檔案和非檔案，使外包方對兩者分別進行數字化的加工處理。國有企業檔案管理部門保存的很多檔案材料都有保密性，有的保密性弱、有的保密強。因此，外包方在進行檔案信息數字化工作時，國有企業檔案管理部門應該區分檔案和非檔案、使外包方對兩者分別進行數字化的加工處理。對于檔案，尤其是記載著關于人事任免、處罰、升遷及黨務等檔案信息的檔案材料，應該與其他檔案材料分開并被單獨數字化加工處理，其工作場所應是經過周密布置的、保密性強的房間并且安排專人負責處理。對于非性的檔案材料，則可以統一在指定的一般工作場所內完成檔案信息的數字化的處理轉換工作。
第三，做好計算機、數據存儲設備等的保密管理工作。檔案信息數字化工作，離不開計算機、數據存儲設備。對于國有企業檔案管理部門等來說，應做好計算機、數據存儲設備等的保密管理工作，保證計算機、數據存儲設備等的安全。
四、進一步建立健全檔案管理外包的標準
檔案管理外包的基礎是工作流程化、標準化，只有完善、明晰的管理標準和操作標準，方可使檔案業務外包范圍明確，管理責任清晰。通常情況下，國有企業檔案管理部門在進行檔案管理外包的過程中，會希望能夠在最短的時間內達到檔案管理外包的目標，并且獲取最多的收益，為了真正達到目標，就要求國有企業檔案管理部門進一步建立健全檔案管理外包的標準，有效地應對檔案管理外包過程中可能會面臨的各種各樣的突發事件，例如，因為在外包過程中的一時疏漏而造成的檔案材料被損壞的問題等等。具體來說，國有企業檔案管理部門必須建立一個具備較強操作性的檔案管理外包工作應急方案，切實科學有效地應對突發事件。國有企業檔案管理部門必須事先詳細、認真地分析和策劃預想到的各種各樣的突發事件，并且給出切實科學的應對方案，從而最大限度地避免檔案被損壞等問題的出現。與此同時，國有企業檔案管理部門也有必要建立健全責任問責制，真正明確責任范圍，保證最大限度地減小問題出現的概率，也能夠在問題出現的情況下及時有效地追究相關責任人的責任。
