時間：2023-06-02 09:59:36
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案整理服務要求，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、事關民生的民族宗教檔案信息建設的重要意義
為有效化解民族矛盾、宗教房產糾紛等敏感性、復雜性等重難點問題的解決提供最大幫助，民族宗教領域的民生檔案工作一方面要以維護民族和睦為主線，尊重少數民族的和風俗習慣，加大服務力度，依法保障他們的正當權益。另一方面要以促進宗教和順為主線，深入落實《宗教事務條例》，在檔案信息資源的收集、整理、開發、利用過程中，做到保護合法，制止非法，抵御滲透，打擊犯罪，為各種宗教活動規范、有序做好服務工作。
對此，要進一步提高對民生檔案工作重要性的認識，必須繃緊“民族宗教無小事”這根弦，切實增強緊迫感和責任感；在具體工作中體現“以人為本”、“關注民生”的工作理念，真正做到察民情、了民意、貼民心，用真心、動真情、見真愛，使民族宗教檔案形成過程的每一個細節，體現出急群眾之所急，想群眾之所想，扎實做好民生檔案的建立、管理和使用工作，充分發揮民族宗教領域民生檔案的資源優勢。
二、以“以人為本”、“關注民生”為著力點，多渠道、科學合理地收集、整理和開發利用民族宗教領域民生檔案信息
（一）把服務民生作為民族宗教檔案工作基本方針，多渠道收集整理民生檔案信息
要與時俱進，本著以改善和服務于民生為重點的民族宗教工作開展到哪里，民生檔案工作就延伸到那里的原則，深入挖掘、不斷整合現有涉及少數民族群眾和信教群眾的民生檔案信息資源，依法履行民生檔案的收集、保管、移交、利用工作。
一要創新檔案收集方式。針對民生檔案管理兼職管理的現狀，為保證民族宗教領域民生檔案的收集完整，要采取收集多層次工作機制，即：實行各業務科室分頭收集，檔案管理人員集中整理的方式，使有歸檔價值的資料得以及時存檔，不斷拓寬檔案收集面，確保檔案資料齊全、完整、準確。
二要創新檔案管理技術。充分發揮檔案應用信息技術，拓展檔案管理的發展空間，不斷應用現代信息技術加強檔案管理，依靠數字化手段，加強文檔信息庫建設。力求做到歸檔文件隨辦隨歸，除密級件外全部實行檔案管理數字化，并建立電子文檔目錄。從而基本實現檔案管理網絡化、電子化，確保工作效率大大提高。
三要創新服務方式。抓住信息化建設契機，積極與有關部門特別是檔案部門的配合，搭建起查閱涉及民族宗教領域的民生檔案平臺，并將查詢終端拓展至廣大群眾。
（二）科學合理地收集、整理、開發利用事關民生的民族宗教檔案信息資源
首先要創建適應新形勢、科學合理的民生檔案信息資源新模式。一方面堅持從“三個圍繞”入手，全方位展開民生檔案信息的收集整理、開發利用等工作。即：一是圍繞領導收集、整理民生檔案，為領導了解民情、開展決策服務。二是圍繞群眾關心的問題開發檔案資源，為公眾服務。三是圍繞本單位中心任務提供檔案，為維護群眾合法權益服務。各級民族宗教部門在檔案信息管理服務過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的文件材料及時、完整、準確、系統歸檔。
另一方面把涉及少數民族群眾和信教群眾切身利益的有關業務工作納入民生檔案監管的重點。要收集、整理齊全如教堂、清真寺等各宗教活動活動場所的房產權屬、改擴建圖紙；各宗教團體機構沿革、核發登記手續及宗教教職人員審核備案登記；信教群眾人員信息庫；少數民族成份變更原始記錄等涉及民族和宗教領域歷史性、群眾性、敏感性問題的依據。
三、建立健全有效的民生檔案管理運行機制，推行必備軟件、硬件設備支持，促進民族宗教民生檔案信息服務惠及百姓
一是建立健全一套行之有效、規范有序的民生檔案管理制，強化對涉及少數民族群眾和信教群眾等有關的文件材料的管理力度，依法及時收集與歸檔。另外檔案部門要會同有關行業和部門，對涉及民族宗教領域的民生檔案加強監管，完善指導、監督檢查。通過執法檢查，增強各級各有關部門的檔案意識，確保民生檔案的齊全完整、安全保管和有效利用。
二是加大檔案工作軟件、硬件設施配備力度，逐步建立民生檔案公共服務體系和檔案開發利用體系。一方面要進一步加強對民族宗教領域民生檔案工作的管理，設立機關綜合檔案室、購置檔案管理專用軟件、計算機、專用檔案柜和符合“九防”要求的檔案庫房。另一方面要堅持以人為本，轉變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統觀念和認識，重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋面向群眾的民族宗教檔案信息資源體系，為廣大群眾獲取民生檔案信息提供便利。除國家規定不宜開放的檔案外，公民持有合法證明，可依法利用涉及自身權益的民生檔案。
三是領導重視民生檔案建設，不斷激勵民族宗教領域檔案工作者的工作熱情
各級民族宗教工作部門一方面要將民族宗教檔案管理工作納入工作日程。明確各責任科室的任務，分工落實，提出明確要求，確保民族宗教檔案信息建設不斷完善。另一方面要高度重視檔案人才隊伍建設，對他們的工作和生活要給予關心、支持和幫助。要盡力創造條件，為他們提供參加業務學習培訓機會，鼓勵崗位練兵、開展學術研討、聯合攻關等檔案業務交流活動，以增強他們在具體工作中的三種意識，即檔案意識、法制意識、責任意識；激勵他們具備三心，即熱心、細心、耐心；做到三勤，即腳勤、手勤、口勤。
四、采取措施，依法推進民族宗教領域民生檔案信息建設
科學、合理地整理開發事關民生的民族宗教檔案信息資源，要依照《中華人民共和國檔案法》及其配套法律法規采取以下三項措施。一是分類指導，分級管理。注重民生檔案建設的業務指導，以民生需求為導向，以豐富民生檔案資源為手段，將民生檔案業務指導作為民族宗教檔案管理工作的重點，在專業檔案收集整理、保管利用情況列為年度檔案業務檢查的重要內容，按照專業規范和檔案業務要求雙重監管，發現問題及時反饋解決，確保民族宗教領域民生檔案信息資源建設依法、規范、有序。
一、知識管理的出發點可以促使人們重新認識檔案的價值
（一）檔案知識服務是檔案管理的創新。知識服務是檔案后保管范式的核心和目的，是檔案管理從實體管理模式、信息管理模式走向知識管理模式的關鍵。傳統檔案管理重視檔案的收集、整理與保管，忽視檔案的開發與利用，不能真正滿足用戶的需求、充分發揮檔案的價值。創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。由此可見，知識服務相對于傳統檔案服務在服務理論、服務目的、服務主體等諸多方面具有革命性的創新
（二）知識管理和檔案管理的管理目標十分接近。知識服務是在綜合利用檔案信息和其它顯性與隱性知識的基礎上，對檔案信息的內容進行分析、綜合與提煉，所形成的信息成果不僅改變了原生檔案信息的形式特征，而且一定程度上改變了檔案信息的內容特征。同時，知識管理在檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、統計等各項基礎工作環節中。都貫穿著社會需要和提供利用服務工作的要求，檔案的利用服務工作直接體現了檔案工作的目的和方向。知識管理的目標是為了沉淀本單位的最佳實踐、促進知識共享、消除信息孤島。在檔案管理中，檔案管理的目標是為組織的各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求。兩者都是以組織內的知識共享為目標。
（三）檔案的利用服務是整個檔案業務工作環節的重要組成部分。在傳統檔案管理中，檔案管理人員忠實地保管著檔案，被動地為用戶提供檔案，而把如何從數量龐大的檔案卷宗中搜尋、獲取所需的信息、知識的難題留給用戶自己去解決。在利用信息、知識，創造價值的這個過程中，檔案管理者只做出了極少的貢獻，因而也就只能“坐在凄涼冷清的文件辦公室或是靜寂的檔案架前”。同時，知識服務要求檔案人員“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”，“把著眼點從信息轉移到知識上，從建立數據庫到建穴知識庫上”，“引導利用者從泛濫的具體信息過渡到知識甚至智慧”。這樣，檔案人員真正滿足了用戶的信息、知識需求，為信息、知識價值的實現做出了巨大的貢獻
二、構建知識服務的檔案管理模式探索
（一）構建支持知識服務的知識團隊。知識服務是以信息和知識的搜尋、組織、分析、重組的知識和能力為基礎，根據用戶的問題和環境，融入用戶解決問題的全過程中，提供能有效支持知識應用和知識創新的服務。由于檔案服務工作的不斷深化對工作人員素質提出了高要求，具備優良的業務素質是做好工作的根本。它包括廣博的科學文化知識、較強的業務能力、豐富的實踐經驗等，工作人員的業務能力不僅體現在運用各種先進的處理技術方面，而且也體現在對文獻內容的掌握、了解、引導用戶利用上，能夠運用多學科的基礎知識，成為利用者利用文獻的向導和顧問。在利用者服務工作中，不斷提高個人的綜合分析能力、研究能力、語言表達能力是十分重要的。信息化大潮的臨近讓信息的價值前所未有地凸顯出來。信息時代需要的檔案管理不僅僅局限于檔案的分類、歸檔和管理，也要求檔案信息能在更高的平臺上為需要信息的人們創造價值。
（二）組織、建立社會組織的知識庫。知識管理的根本目的可以促使人們重視定義檔案管理的根本目的：檔案管理不能只重視檔案的收集、整理和保管，而更應該重視檔案的開發和利用；檔案管理不能停留于被動的、單一的、滯后的服務，而必須融入組織的核心活動，為組織創造價值、實現效益最大化服務，為提升組織核心競爭力服務。同時，知識庫并不是存儲相對容易獲得的文件、合同、單據或慣例的靜態信息庫，它的內容包括人力資源狀況、每個職位所需的技能及評價方法、組織機構歷史上所發生的重大事件的歷史資料、客戶信息、研究文獻、報告等眾多方面，且擁有動態的結構。隨著我國檔案信息化工作的推進，檔案館管理逐漸采用現代化的管理工具、技術和方法，為知識庫的建立提供了良好基礎設施。
（三）運用支撐知識管理與知識服務的信息技術。知識價值的實現最終取決于通過開展知識服務。知識服務是檔案后保管范式的核心和目的，是檔案管理從實體管理模式、信息管理模式走向知識管理模式的關鍵。傳統檔案管理重視檔案的收集、整理與保管，忽視檔案的開發與利用，不能真正滿足用戶的需求、充分發揮檔案的價值。因此，在檔案管理諸環節工作中，檔案服務尤其需要以知識管理思想理念為指導，借助知識管理技術方法進行創新，實現從檔案服務向知識服務的過渡。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。
三、結束語
檔案知識服務是檔案后保管范式的核心和目的，是檔案管理從實體管理模式、信息管理模式走向知識管理模式的關鍵。因此，在檔案管理諸環節工作中，檔案服務尤其需要以知識管理思想理念為指導，借助知識管理技術方法進行創新，從而實現從檔案服務向知識服務的過渡。
檔案管理人員應按照《中國人民共和國檔案法》及其相關的法律法規的要求，結合本單位實際情況，做好檔案規范化管理工作。
1 檔案收集和歸檔
1.1 檔案的收集范圍
檔案收集范圍是指反映本單位工作實際、具有查閱和利用價值的各種門類和載體的文件。在履行職務過程中，任何人不得將形成的文件據為己有或者損毀。
1.2 檔案收集的質量要求
為了便于保管和利用，檔案人員應區別不同價值和年度，遵循文件形成規律，保持文件間的有機聯系，按照相應質量標準收集得到的各種門類和載體的歸檔文件和案卷。
1.3 整理歸檔的時間要求
為了便于齊全、完整收集文件材料，應采用隨時和集中等檔案收集方法，保證排列有序，分類存放，有利于查找和利用工作的順利開展。（1）黨務、行政管理文件的整理歸檔應在次年6月底以前完成；（2）科技文件的整理歸檔應在科技活動結束或之后3個月內完成；（3）會計文件檔案在暫由會計機構保管1年，整理歸檔應在次年3月底完成；（4）音像文件整理歸檔應在相關活動結束或之后3個月內完成；（5）電子文件的邏輯歸檔應實時完成，對應紙質文件的物理歸檔在要求時間內完成；（6）重大活動形成文件的整理歸檔應在此活動結束或之后3個月內完成；（7）專業文件的整理歸檔在行業主管部門規定時間內及時完成。
2 檔案整理和分類排列
2.1 整理檔案
在堅持尊重和維護檔案本質特性，保持文件檔案間的聯系，便于保管和利用的原則基礎上，認真做好檔案整理工作。
在文件檔案歸檔前，檔案管理者要進行監督、指導和檢查驗收工作，也要監督和指導歸檔后的統一編目工作。一般情況下，辦公室整理歸檔黨務、行政管理類紙質文件；財會部門整理歸檔會計類文件檔案；相關科室整理其他類型的檔案資料。
2.2 分類排列檔案
一般采用“保管期限-年度”分類法排列文書檔案；按照相應的標準、規范和辦法，合理運用保管期限、年度、發文機構等分類方法排列其他門類和載體的檔案資料。
應按照種類和載體類型的不同，分別排列檔案；按照相應的分類方法排列相同種類和載體的檔案資料。
3 檔案基本編目和保管
3.1 檔案基本編目
檔案基本編目主要包括案卷封面項目、案卷脊背項目以及檔案盒封面和盒脊項目，要填寫齊全相應項目。全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、“管期限、件（頁數）、檔號等組成了案卷封面項目，全宗號、目錄號、年度、案卷號等組成了案卷脊背項目，全宗名稱、全宗號、年度、保管期限、起止件號（室）、盒號等組成了檔案盒封面和盒脊項目。
用“全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號”的方式編制以卷為單位的紙質文書檔案檔號，用“全宗號-年度-保管期限-件號”的方式編制以件為單位的紙質文書檔案檔號，用“類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號”的方式編制科技檔案檔號，按照相關規定編制其他類型檔案資料的檔號。要完整齊全規范填寫卷內目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄，要按照《文書檔案著錄細則與機讀目錄數據交換格式》等的規定編制機讀目錄。
3.2 檔案保管
檔案保管應嚴格遵守“集中統一管理”的基本原則。檔案人員應對檔案進行科學管理，檔案庫房內非工作人員不得入內。要建立適宜檔案安全保管保護的相應庫房和柜架，容積要符合遠期發展需要，配備“八防”設備并按照規定進行定期和不定期的維護、演練使用和檢查，并做好記錄。要整齊排放檔案柜架，檔案排列入柜要按照規范進行，并設置有指引標識。
要保持庫房清潔衛生，微小氣候適宜，室內不得擺放非檔案物品。要調控庫房溫度在14℃～4℃、相對濕度在45%～60%之間，監測溫度、濕度頻次在每周4次以上。
4 檔案鑒定銷毀和統計移交
4.1 檔案鑒定銷毀
檔案管理人員要對檔案內容的現實和歷史作用進行正確分析和鑒別，對檔案的保存價值進行準確認定。這要求單位應成立檔案鑒定銷毀工作領導機構，并負責完成此項工作。按照職責要求，檔案管理人員必須參加檔案資料并指導會計檔案、科技檔案的鑒定銷毀工作。
要根據各門類、載體檔案的保管期限和歸檔與不歸檔范圍等規定，鑒定檔案的保存價值。鑒定人員要逐卷逐件分析、研究案卷，完成檔案鑒定工作，根據相關規定寫出鑒定銷毀意見和報告，審查工作由鑒定銷毀工作領導機構成員完成。對于審查符合銷毀的檔案應填寫銷毀清冊，銷毀在主管領導批準后進行。必須在2人以上在清冊上簽字并現場監督銷毀檔案，同時在清冊上詳細記錄銷毀的時間、地點和方法，對存在的問題及時糾正。
4.2 檔案統計和移交
要及時準確記錄檔案資料的各種統計臺帳，對室藏檔案資料情況要及時進行統計，準確記錄其數量變動情況，真正做到數據準確、真實，帳實相符，不得出現錯誤。檔案行政管理部門要求報送的檔案工作報表腰按照要求在規定的時限內完成。調離工作崗位的檔案人員必須按照規定辦理移交手續，交接雙方應清點核對移交目錄，將出現的問題準確記錄在交接清單上并簽字蓋章，并查明原因、分清責任、及時處理，順利完成工作交接工作。
5 檔案保密和利用
5.1 檔案保密
為確保檔案安全，檔案管理和利用人員要嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》等有關規定，不得泄露涉密檔案內容。要嚴格按照檔案利用制度完成檔案的查（借）閱和摘抄、復印工作，為杜絕失泄密現象的發生，檔案資料不得擅自外借或帶出檔案室，不得擅自幫助他人復制和摘抄檔案。檔案利用者應嚴格遵守保密制度，檔案庫房未經許可不得擅自進入，無關的檔案資料不得查閱。要及時處理檔案保密檢查過程中發現的不安全因素，及時追查責任，嚴肅處理遺失和失泄密事件并采取補救措施。
5.2 檔案利用
一、完成的主要工作任務
1、上半年，共收集檔案1512卷，整理檔案2244卷。
2、對全市63家單位及在建市政工程進行業務指導275次，發放《工程竣工資料講座》、《竣工資料目錄一覽表》100多冊，對市區范圍內的報建及在建工程的業務指導率達100%。
3、嚴格檔案的行政執法，下發《限期整改通知》18份，《行政處罰聽證告知書》3份，草擬處罰決定書1份，對不及時移交檔案的單位查處率在90%以上，收取檔案服務費55萬元，其中通過執法收取的服務費為5.24萬元。
4、半年來，接待查閱利用檔案100多人次，復印資料3500多頁，給相關單位產生可測經濟效益150多萬元。
5、及時跟蹤拍攝了我市重大建設活動，對市區范圍的重點工程和市政基礎設施工程定期進行了現場拍攝，拍攝素材達360多分鐘，建立了重點工程聲像檔案資料。
6、完成檔案目錄錄入微機1233卷，改柜號5640卷。
7、檔案庫房“九防”管理，落實到了責任人，每日進行溫濕度記錄，定期對庫房的設施進行維護和檢修，保證了檔案的安全。
8、對城建檔案館網頁進行了全面改版、升級。并保證了及時更新。
二、采取的主要工作措施
一是積極協調各職能部門的關系。我們與局報建科和市質安站加強聯系，加強感情交流，及時了解報建情況和工程備案情況。在局聯動機制下，局報建科和市質安站在工程報建和工程備案兩個環節上為我們把關，保證了受監工程檔案入庫率達100%。為抓好市政工程檔案收集，我們與城建投和各項目部保持密切聯系，以宣講檔案重要性、加強業務指導、上門幫助整理檔案、簽訂檔案代管協議等辦法爭取支持和幫助。現在，我們已爭取市城建投在市政工程檔案移交方面為我們把關，做到了所有城建投投資的工程，必須將檔案移交我館，由我館在工程驗收表上簽字蓋章后，才給予結算，保證了由城建投投資的市政工程的檔案移交率達100%。
二是嚴格實行目標管理考核。首先，我們按照年初制訂的工作計劃，將各項工作任務落實到人到天，細化崗位職責和各崗位每天、每月工作任務，制定了**年目標管理考核細則；其后我們對每個人的工作按月進行驗收，按照細則規定分工作完成情況、工作紀律、工作態度、廉政情況四個方面進行考評，獎罰兌現，極大地調動了干職工的積極性。:
三是狠抓了工作作風。一方面抓了制度建設，我們將服務承諾、《限時辦結制》、《一次性告知制度》、《責任追究制》等制度張掛上墻，將提高工作作風、改善服務態度的要求制度化、長期化；另一方面加強了服務意識的培養，提出了接待來訪要做到“四個一”，即一張笑臉相迎、一杯清茶解渴、一張凳子請坐、一系話語解疑；解決問題要做到“三心”，即誠心、耐心、細心的服務要求。再者是把對違反了有關工作作風制度的行為進行處罰的規定寫入了考核細則，保證了制度的落實。
四是實行了科學民主決策。不搞“一言堂”，重大決策前做深入細致的調查研究，充分聽取群眾意見，很好地發揮了集體智慧，比喻目標考核細則的制訂，我們先由班子成員議出初稿，再將其印發每個干職工，先后召開了三次全館會議聽取大家的意見，多次修改才最后定稿，這樣的定稿就比較科學，考核細則成了我館抓好工作的一大有力工具。
三、存在的問題及原因
很多人在文件與檔案的概念和文件生命周期理論等問題上有不同的看法，我認為不論文件還是檔案都是文件運行的不同階段，只是不同階段有不同的管理方式。在我國現行文件由形成單位管理，半現行文件由各基層檔案室管理，非現行文件由檔案館管理。這種松散的管理模式已經跟不上社會發展的需求，管理的弊端越來越突出，已經成為檔案工作發展的桎梏。
-小而全的管理模式，浪費嚴重
市縣絕大多數立檔單位規模比較小，文件、檔案形成數量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個單位都要設立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個-、二級檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個單位都要在人力、物力、財力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財力的重復投入，浪費嚴重。
二工作不到位，管理水平低
從目前情況看，檔案室工作的水平完全取決于該單位領導者的檔案意識、重視程度和檔案工作人員的素質。檔案工作是-門專業，但絕大多數的檔案員是兼職的，缺少檔案專業知識，工作隊伍不穩定。如石景山市93％的檔案工作人員是兼職的，99％的檔案員無專業知識，專業素質有待提高，雖經多次專業培訓，但距工作要求仍相差甚遠，工作人員經常調換，每年調換率均在20-30％左右。這些因素造成了檔案工作水平較低。現代化管理是檔案工作的必然趨勢，但目前狀況對實現現代化管理阻力很大。
三市縣檔案局、檔案館工作壓力大，很難提高工作水平
由于基層單位檔案工作隊伍不穩定，專業素質有待提高，檔案局不加強培訓和具體的指導就無法開展工作。因此基礎業務培訓和業務指導擠占了檔案局絕大部分時間，使他們無法深入開展業務工作，提高工作水平。同樣由于檔案工作隊伍專業素質有待提高，很大一部分重復和價值不大的檔案被劃定為進館范圍，因此，檔案館在接收進館檔案時工作壓力非常大。
四現代化管理進程緩慢
文件、檔案現代化管理需具有“同一性”和“互換性”，只有工作水平基本統一才能達到資源共享。而分散管理，各單位檔案室管理水平參差不齊，要達到資源共享難度非常大，且需要的時間也很長。
五文件社會化難度大
隨著社會不斷前進，人們的檔案意識不斷加強，自我保護意識不斷加深，這些都會促進文件、檔案利用需求的不斷增加。分散管理給社會利用工作增加很多麻煩和不便。管理分散，也很難達到科學管理的要求，因而不能滿足利用者優質、快捷的服務要求。
建立文件中心，半現行文件脫離形成單位，直接由文件中心管理，能做到人員專業化、經費專項化、設備專門化、管理科學化；既能減少文件形成單位多方位投入，又能滿足方便利用；既節省人力、物力、財力，又能減少檔案局、檔案館的工作壓力，使檔案局、館的工作正常開展；既能實施科學的鑒定、合理分流文件，又能保證檔案館收藏檔案的質量，將管理活動真正按其規律納入科學管理軌道。文件中心突出的優勢是符合高效、精簡、節約的原則，能將松散的“小而全”的機關檔案室管理模式迅速向具有集約化、科學化、社會化、規模化的管理模式轉化，大大提高工作質量，為檔案工作更廣泛地為社會服務創造了條件。文件中心還可以通過各市域網，逐步實現檔案信息網絡化，達到資源共享，并可為今后電子文件網絡傳輸做好準備。
檔案工作生命力的所在就是利用，因此檔案工作的出發點和落腳點都必須是檔案的利用工作。舊的管理模式已經不適應需要，就應該建立新的模式。建立文件中心逐步取代各單位檔案室是市縣檔案工作的發展方向。二、市縣文件中心的體制、職能
一文件中心的體制
文件中心應為政府職能。當初美國建立文件中心的目的是為了實現經濟上的節約，是-種政府行為，而今我們建立文件中心仍應為政府行為，這也與當前我國現行和半現行文件檔案管理體制相吻合。市縣文件中心應是政府直屬機構，在市縣政府的領導下，接受市縣檔案局的監督與指導。
二文件中心的職能
文件中心負責現行文件和半現行文件的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、向檔案館移交等項工作，具體包括：
1、文件中心的收集工作
文件中心的收集工作面對的是全社會，不僅包括黨政機關、人民團體、事業單位等立檔單位，還應包括不同所有制企業及個人所形成的不同門類、不同載體的現行文件。
2、文件中心的整理和管理工作
文件中心負責將接收的文件進行編目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理條件和要求應與檔案館的要求一致。
3、文件中心的利用工作
文件中心的利用工作應面對全社會，遵守我國文件、檔案利用的規定和要求，面對機關、團體和個人。利用的形式也應是多樣的，但主要取決于文件中心發展的規模和工作水平。
4、文件中心的鑒定和銷毀工作
鑒定和銷毀工作指對已到保管期限的文件進行鑒定和銷毀，其鑒定和銷毀工作由文件中心和文件形成者共同完成。
5、文件中心定期向檔案館移交文件
向檔案館移交文件是文件中心的義務，文件在文件中心保管10-20年后向檔案館移交。究竟多少年移交更合適，可根據文件中心的發展和社會的利用需求逐步確定。
三、市縣建立文件中心的步驟
市縣建立文件中心取代各基層檔案室，可以說是檔案工作管理體制的改革，必然要有-個過程，我認為可分三步走：
第一步：建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政協、市紀檢五套班子的檔案室，開展市首腦機關的檔案工作。
第二步：取代市委、政府下屬局處單位的檔案室，為市委、市政府工作服務。
第三步：面向社會、企業、個人，開展全方位的服務，并考慮有償服務。
任何改革都會有一個痛苦的過程，從眼前利益看，建立文件中心政府要投入一筆資金。過去是各單位分散投資，現在將分散資金、多方位投資變為統一投資，看似一筆大投入，而實際上比分散投資要節約得多。
文件中心取代檔案室，各基層單位節省了檔案室占用的辦公室，而市政?度胍槐首式鸞ㄎ募行牡墓ぷ饔梅浚薊芾硪確稚⒐芾斫肌⒏咝А?BR>
文件中心取代檔案室，各單位不再配備檔案員，而檔案員大多是兼職，從眼前看，也沒有減少工作人員，但工作量減少了，工作人員可以統籌安排。總之，工作專一了，質量提高了，工作面更廣了，現代化水平高了。
很多人在文件與檔案的概念和文件生命周期理論等問題上有不同的看法，我認為不論文件還是檔案都是文件運行的不同階段，只是不同階段有不同的管理方式。在我國現行文件由形成單位管理，半現行文件由各基層檔案室管理，非現行文件由檔案館管理。這種松散的管理模式已經跟不上社會發展的需求，管理的弊端越來越突出，已經成為檔案工作發展的桎梏。
-小而全的管理模式，浪費嚴重
市縣絕大多數立檔單位規模比較小，文件、檔案形成數量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個單位都要設立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個-、二級檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個單位都要在人力、物力、財力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財力的重復投入，浪費嚴重。
二工作不到位，管理水平低
從目前情況看，檔案室工作的水平完全取決于該單位領導者的檔案意識、重視程度和檔案工作人員的素質。檔案工作是-門專業，但絕大多數的檔案員是兼職的，缺少檔案專業知識，工作隊伍不穩定。如石景山市93％的檔案工作人員是兼職的，99％的檔案員無專業知識，專業素質有待提高，雖經多次專業培訓，但距工作要求仍相差甚遠，工作人員經常調換，每年調換率均在20-30％左右。這些因素造成了檔案工作水平較低。現代化管理是檔案工作的必然趨勢，但目前狀況對實現現代化管理阻力很大。
三市縣檔案局、檔案館工作壓力大，很難提高工作水平
由于基層單位檔案工作隊伍不穩定，專業素質有待提高，檔案局不加強培訓和具體的指導就無法開展工作。因此基礎業務培訓和業務指導擠占了檔案局絕大部分時間，使他們無法深入開展業務工作，提高工作水平。同樣由于檔案工作隊伍專業素質有待提高，很大一部分重復和價值不大的檔案被劃定為進館范圍，因此，檔案館在接收進館檔案時工作壓力非常大。
四現代化管理進程緩慢
文件、檔案現代化管理需具有“同一性”和“互換性”，只有工作水平基本統一才能達到資源共享。而分散管理，各單位檔案室管理水平參差不齊，要達到資源共享難度非常大，且需要的時間也很長。
五文件社會化難度大
隨著社會不斷前進，人們的檔案意識不斷加強，自我保護意識不斷加深，這些都會促進文件、檔案利用需求的不斷增加。分散管理給社會利用工作增加很多麻煩和不便。管理分散，也很難達到科學管理的要求，因而不能滿足利用者優質、快捷的服務要求。
建立文件中心，半現行文件脫離形成單位，直接由文件中心管理，能做到人員專業化、經費專項化、設備專門化、管理科學化；既能減少文件形成單位多方位投入，又能滿足方便利用；既節省人力、物力、財力，又能減少檔案局、檔案館的工作壓力，使檔案局、館的工作正常開展；既能實施科學的鑒定、合理分流文件，又能保證檔案館收藏檔案的質量，將管理活動真正按其規律納入科學管理軌道。文件中心突出的優勢是符合高效、精簡、節約的原則，能將松散的“小而全”的機關檔案室管理模式迅速向具有集約化、科學化、社會化、規模化的管理模式轉化，大大提高工作質量，為檔案工作更廣泛地為社會服務創造了條件。文件中心還可以通過各市域網，逐步實現檔案信息網絡化，達到資源共享，并可為今后電子文件網絡傳輸做好準備。
檔案工作生命力的所在就是利用，因此檔案工作的出發點和落腳點都必須是檔案的利用工作。舊的管理模式已經不適應需要，就應該建立新的模式。建立文件中心逐步取代各單位檔案室是市縣檔案工作的發展方向。二、市縣文件中心的體制、職能
一文件中心的體制
文件中心應為政府職能。當初美國建立文件中心的目的是為了實現經濟上的節約，是-種政府行為，而今我們建立文件中心仍應為政府行為，這也與當前我國現行和半現行文件檔案管理體制相吻合。市縣文件中心應是政府直屬機構，在市縣政府的領導下，接受市縣檔案局的監督與指導。
二文件中心的職能
文件中心負責現行文件和半現行文件的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、向檔案館移交等項工作，具體包括：
1、文件中心的收集工作
文件中心的收集工作面對的是全社會，不僅包括黨政機關、人民團體、事業單位等立檔單位，還應包括不同所有制企業及個人所形成的不同門類、不同載體的現行文件。
2、文件中心的整理和管理工作
文件中心負責將接收的文件進行編目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理條件和要求應與檔案館的要求一致。
3、文件中心的利用工作
文件中心的利用工作應面對全社會，遵守我國文件、檔案利用的規定和要求，面對機關、團體和個人。利用的形式也應是多樣的，但主要取決于文件中心發展的規模和工作水平。
4、文件中心的鑒定和銷毀工作
鑒定和銷毀工作指對已到保管期限的文件進行鑒定和銷毀，其鑒定和銷毀工作由文件中心和文件形成者共同完成。
5、文件中心定期向檔案館移交文件
向檔案館移交文件是文件中心的義務，文件在文件中心保管10-20年后向檔案館移交。究竟多少年移交更合適，可根據文件中心的發展和社會的利用需求逐步確定。
三、市縣建立文件中心的步驟
市縣建立文件中心取代各基層檔案室，可以說是檔案工作管理體制的改革，必然要有-個過程，我認為可分三步走：
第一步：建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政協、市紀檢五套班子的檔案室，開展市首腦機關的檔案工作。
第二步：取代市委、政府下屬局處單位的檔案室，為市委、市政府工作服務。
第三步：面向社會、企業、個人，開展全方位的服務，并考慮有償服務。
任何改革都會有一個痛苦的過程，從眼前利益看，建立文件中心政府要投入一筆資金。過去是各單位分散投資，現在將分散資金、多方位投資變為統一投資，看似一筆大投入，而實際上比分散投資要節約得多。
文件中心取代檔案室，各基層單位節省了檔案室占用的辦公室，而市政?度胍槐首式鸞ㄎ募行牡墓ぷ饔梅浚薊芾硪確稚⒐芾斫肌⒏咝А?BR>
文件中心取代檔案室，各單位不再配備檔案員，而檔案員大多是兼職，從眼前看，也沒有減少工作人員，但工作量減少了，工作人員可以統籌安排。總之，工作專一了，質量提高了，工作面更廣了，現代化水平高了。
摘 要 我國物業管理起步時間較晚，物業管理還不系統，作為物業管理重要組成部分的物業檔案管理尚不完善，城市化進程不斷推動物業及物業檔案管理的發展，要求物業檔案管理不斷完善，以發揮物業檔案的重要作用。本文針對物業檔案的內容構成、管理現狀、管理制度、利用、優化物業檔案管理水平等提出見解和方法，希望能起到優化社區物業檔案管理的目的。
關鍵詞 檔案管理 物業檔案 規范
我國在推進城市化進程中，提出發展小城鎮，由此引發大量農村人口向大城市和中小城鎮集中，城市形成越來越多、越來越大的社區，物業管理公司應運而生。物業公司應有一套詳盡的物業檔案管理方法，加強物業檔案管理利用。
依據檔案法規定，物業檔案是指企業在物業管理活動中直接形成的對國家、社會、業主有保存和查考利用價值的文字、圖表、聲像材料等歷史記錄。
物業檔案管理是物業的基礎工作，其基本任務是對轄區內的物業檔案進行科學、規范的管理，以保證檔案的安全、合理利用，以提高物業管理水平，為業主生活提供服務。
一、物業檔案的內容
（一）房產開發公司移交的基建檔案和設備檔案
2007年國務院頒布《物業管理條例》二十九條規定：“物業公司在辦理物業承接驗收手續時，開發建設單位應向物業服務公司移交下列材料（1）竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網竣工圖；（2）設施設備的按裝、使用、維護保養等材料；（3）物業質量保修和的物業使用說明文件；（4）物業管理必須的的其他文件”。
（二）物業合同檔案
（1）開發企業與物業公司簽訂的物業管理服務合同；
（2）房屋及設備修繕的工程合同、裝修合同、房屋租賃合同等。
（三）業主及住戶檔案
物業公司應“一戶一檔”分開記錄業主、住戶及其家庭成員的基本信息和身份證復印件、業主房屋入住驗收單、業主車庫車位驗收單、業主和物業簽訂的各項協議、房屋鑰匙交接驗收單等。
（四）物業管理清冊
反應各樓單元、房屋數量、戶數、面積、戶型、房屋使用性質、公共區域情況及所有權狀況的物業管理清冊。
（五）物業經營、租售檔案
包括物業開展經營和延伸服務時形成的房屋、車庫（位）出租合同、物業產權證明、同意出租的文件、公證書等。
（六）業主報修、物業保養維修檔案
包括業主報修登記情況、物業維修情況、維修基金使用情況、維修計劃、維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、工程預結算材料等。
（七）物業服務檔案
物業在各項服務中形成的綠化、清潔工人、保安、車輛管理等檔案。
（八）物業其他檔案
物業收費檔案、清潔工人及保安的發放工資記錄、社區衛生情況、保安值班情況、監控運轉情況、社區的公共秩序管理記錄，收繳物業費、車位使用租金、清潔工人及保安的發放工資記錄等檔案。
（九）還包括黨群工作檔案、科教檔案、社區組織各項活動的檔案等其他檔案
只有理清物業檔案包含內容，才能提高物業管理水平，提高物業服務質量，創造物業品牌價值。
二、物業檔案管理現狀
（一）物業檔案管理意識不強，存在重視物業外在業務工作輕視物業檔案管理利用；物業公司基本上沒有專門庫房保管檔案，無專門的檔案柜架，無專門檔案管理人員，檔案基本保存在各個業務部門，無法規范整理，檔案管理分散利用不方便。
（二）物業檔案管理制度不健全，無統一標準，有的單位沒有相關物業檔案管理制度，檔案分類無統一標準，檔案隨處堆放，丟失嚴重。
（三）兼職物業檔案管理人員缺乏檔案意識，不能全面收集、整理、利用檔案，個別單位聘用的人員素質低，加上管理的物業項目多、任務重，對檔案工作無暇顧及，造成檔案借出后到時無法追回，業檔案整體管理水平不高。
三、優化物業檔案管理、規范物業檔案管理制度
（一）物I檔案管理的基本屬性
（1）物業檔案管理具有基礎性，物業檔案是物業服務公司工作活動的原始記錄，是物業管理的基礎工作，物業檔案是物業維修、更新、改造的重要依據，；物業檔案是業主維護合法權益的原始憑證；物業檔案是物業公司各項工作的真實記錄，是物業公司解決法律糾紛、化解矛盾的重要材料。（2）物業檔案具有動態性，物業服務是動態的、不斷發生變化，因此物業檔案也應及時反應物業公司的變化情況，為物業管理提供檔案依據；業主需求的動態性，物業公司提供的服務要不斷適應業主的要求，提供讓業主滿意的服務，創新服務方式，提升物業服務層次；（3）物業檔案具有服務性，物業管理本身就是服務行業，以提供令人滿意的服務為宗旨，堅持以人為本，各項管理措施應人性化；滿足業主的利用物業檔案的要求，為業主提供查詢檔案的服務。
（二）優化物業檔案管理措施
（1）提高物業公司領導及檔案管理人員的檔案意識，制定合理的檔案管理制度，加強管理，責任落實到人，組織員工參加檔案知識學習、培訓，將檔案管理列入考核項目，提升全體人員檔案意識，推進檔案工作。引進檔案專業人才，實現檔案專業化管理，還要加強計算機知識的培訓，以適應信息化的檔案管理。
（2）創新服務理念，物業檔案保管應以方便利用為宗旨，一服務業主為導向，物業檔案管理的內容要滿足業主需要、物業公司工作兩個方面。加大檔案宣傳力度，增強社會對檔案的關注，監督物業服務公司的檔案管理工作。物業公司應重點加強物業服務檔案管理。
（3）推進物業檔案信息化管理，利用計算機存儲物業檔案信息，方便查找檔案，節省檔案利用人員的時間，推進物業檔案的數字化建設。做好社區監控圖像檔案、物業組織各項活動的錄像檔案的收集保存工作。
（4）物業檔案管理是動態的，社區物業公司會發生更換，因此新的物業接收社區工作要及時進行檔案移交清點，及時掌握業主因買賣、交換、繼承等動態變更信息，將原物業公司形成的檔案與本公司檔案形成一個新的全宗，以保證物業檔案的完整性。
四、物業檔案利用服務
加大檔案利用的宣傳力度，普及居民的檔案利用意識，對于公開檔案要充分發揮其檔案價值，通過借閱、展覽等方式為業主和其他工作人員提供檔案利用
物業檔案管理貫穿于物業服務工作的全程，提高物業檔案管理水平，可以提升物業服務的整體水平，更好的服務社區居民，為改善民生、建設和諧社區做出貢獻，同時樹立公司形象，加強行業競爭力。
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關鍵詞：醫院檔案；醫院管理；價值；地位
一、當前醫院檔案管理的發展現狀分析
1.檔案內容不夠完善和系統。目前很多醫院還沒有正確認識到檔案管理的重要性，所以忽略了對檔案內容的完善性管理，而且管理人員在進行檔案內容錄入時沒有針對不同進行相應的分類，這樣會丟失一些檔案內容，不少檔案內容缺乏系統性，增加了查找的難度，也制約了醫院信息查找工作的進一步落實。所以，醫院檔案內容的完整性與系統性直接關系到醫院檔案管理工作現狀。2.檔案建設工作缺乏獨立性。大部分醫院并沒有針對檔案信息創建獨立的管理部門，使得檔案建設工作開展中缺乏一定的獨立性，這在一定程度上導致醫院各類檔案無法與其他檔案明確劃分。由于醫院檔案的數量眾多且種類復雜，想要有效的根據檔案內容順利的開展醫院內部相關工作更是難上加難，尤其是與經濟效益有關的核算工作，將會影響醫院內部的經濟協調發展，所以，醫院檔案的創建問題直接引發了醫院檔案管理工作的問題。3.檔案內容得不到及時的更新，效用得不到真正發揮。檔案內容會隨著醫院的不斷發展而有所變化的，所以，在實際開展檔案管理工作時應及時的對檔案進行更新。可是，很多醫院往往忽略了對檔案及時有效的更新，導致檔案管理內容嚴重缺乏時效性，這樣就可能增加醫院管理人員的工作難度。另外，如果無法及時更新醫院檔案內容，就會降低醫院檔案內容的真實性，檔案內容也無法體現出醫院的真實經濟狀況，制約著醫院管理人員的工作落實，嚴重的還會影響醫院的未來長遠發展，影響醫院資源的配置優化，也會影響醫院服務工作的質量提升。
二、醫院檔案在醫院檔案管理中的價值
1.實現了醫院財務檔案與資料的有效整理。檔案所記載的都是醫院重要的信息和資源，對檔案進行有效建立能夠實現相關檔案的有效整理。通過檔案管理人員完成對醫院檔案的整理，使得醫院各項資料能夠明確的標準日期和類別，而且依據檔案內容的自身價值做好分類儲存。通過檔案管理人員檔案管理工作的落實，能夠實現醫院檔案信息安全性的提升，還能降低醫院檔案信息的非法篡改，在一定程度上緩解了醫院管理工作的風險，提升了醫院管理工作的總體安全性。為內部人員資料查看提供了方便。創建醫院檔案并進行有效的管理，能夠為高層人員決策時提供可靠的依據，便捷的查看到醫院各項醫療用品的采購、工程及技術合同和各項醫療票據的內容，進一步把醫院的現狀控制在一定范圍內。醫院管理人員及檔案管理人員需要不斷加強醫院檔案信息的掌握程度，這樣才能有效提升醫院管理質量，并且還能提升醫院工作人員查找資料的效率，最終充分體現出了醫院檔案管理工作的自身作用。2.明確醫院檔案管理的期限。檔案內容有效的存儲和管理對于醫院之后的發展有很關鍵的參考意義。就拿財務檔案來講，醫院檔案可以對年度財務情況進行整體統計，進而讓醫院財務報告可以按照其管理期限進行排列，一些財務報告起到了至關重要的作用，因此被長期管理起來，但是一些財務報告依然能夠通過自身作用的高低程度進行仔細劃分。如果能夠充分發揮出醫院會計檔案資料的重要作用，那么醫院財務管理檔案則能夠進一步確定下來。通過發揮醫院檔案資料在管理工作中的作用，能夠提升醫院內部經濟發展的安全可靠性，還能實現醫院資源的合理配置。
三、提升醫院檔案在醫院檔案管理中地位的途徑
1.以增強檔案管理人員技術專業性為基礎。醫院開展管理工作主要是通過管理專業人員實施，所以醫院應加強對檔案管理人員的考核與培訓，為其創造學習與交流的機會，并根據考核結果創建相應的獎懲機制，這樣能夠提升其學習的主動性。只有不斷提升醫院檔案管理人員的專業技術水平，才能充分發揮出會計檔案的自身作用，才能確保醫院檔案在管理工作中的重要價值。2.成立獨立的檔案管理部門。為了確保醫院發展過程中所形成的各項信息資料得到有效的保存和管理，確保檔案的完整性和系統性，需要創建獨立的檔案管理部門負責檔案的建設工作，同時指派專職人員，另外，一些工作人員需要加強檔案管理工作的關注度，這樣才能更加明確醫院的收支狀況。3.充分發揮先進信息技術的作用。科技的快速發展推動了我國各個行業的進步，在這種局勢下醫院開展檔案管理工作時應該全面發揮先進信息技術的作用和優勢，經過認真分析檔案信息在醫院檔案管理工作中的作用不難發現，醫院檔案在管理工作起到了不可替代的作用。檔案管理人員的操作水平需要進一步提升，充分發掘檔案資料的自身作用，并且創建科學的檔案管理單位，并引進先進的科學技術，這樣就能夠發揮出醫院檔案管理工作的最大功效，才能充分發揮檔案資料的自身作用，才能穩固自身地位，才能給醫院的未來發展奠定扎實的基礎。另外，還要不斷加大醫院檔案管理工作的宣傳力度，才能讓人們進一步了解醫院檔案管理工作，并推動醫院檔案管理工作的長遠健康發展。
四、結語
總之，在市場經濟快速發展的背景下醫療領域得到了非常廣泛的發展，人們對醫療服務的要求也越來越高。為了保證醫院各項工作能夠有序的進行，需要加強檔案管理。首先醫院需要明確了解醫院檔案管理的實際發展情況，繼而針對開展醫院檔案在檔案管理中的價值及地位提升的途徑進行探討和研究。
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一是有利于保護各類檔案文化資源，確保檔案收集的完整性。檔案資源是人類發展、社會變遷和個人進步的歷史記錄，完整的保護檔案資源對國家機構、社會組織、家庭以及個人來說具有非常重大的意義和作用，檔案資源所承載的是價值厚重的“國家記憶”。在檔案資源收集、技術處理能力受限的時代，以檔案的來源、價值大小、重要性等進行有選擇的歸檔是受主客觀條件所限。大數據時代的到來顛覆了傳統的思維方式，提出了“全數據”概念，檔案來源渠道更加廣泛，一切信息皆可歸檔，大大擴寬了檔案資源的收集范圍，有利于保存各種類型的檔案資源，保證“檔案全數據”的完整。
二是有利于優化檔案業務工作流程，提升檔案業務管理工作能力。傳統的檔案業務工作環節中，檔案管理主要靠人工、檔案的收集主要靠“索要”，檔案的管理純粹靠“手工”、檔案的利用服務很“被動”。大數據時代，云計算、云存儲、微服務、云服務、遠程服務、大數據挖掘和分析等技術，檔案網絡管理系統和應用平臺的出現，實現檔案“收”、“管”“用”的全流程控制、全技術支持、全智能服務，可以有效減輕檔案工作者任務負擔，利用信息科學技術提高管理工作水平。
三是有利于挖掘檔案增值信息，創造社會、經濟雙重效益。檔案的最終價值體現在提供利用。在浩瀚的檔案資源中，現在使用和利用的僅僅是其中的冰山一角，還有更多的檔案資源被迫歸于沉寂，等待我們去發掘它們的價值，利用大數據技術開發使用檔案管理軟件和系統，有利于把具有民族價值、文化價值、民生價值、社會價值、經濟價值的檔案進行深挖分析，以供全社會享用。
四是有利于加強檔案管理機構的職能職責，構建科學的檔案管理體系。隨者信息社會的高速發展，傳統的檔案管理方式已經滿足檔案信息數量與日俱增的管理需求，二者之間的矛盾日漸突出。大數據時代下檔案管理模式創新研究，尤其是對檔案管理機構的準確定位和職能優化，有利于提高檔案信息資源存量與增量保存的效率，有利于加強檔案部門與其他部門的協同合作，同時又節省了人力、物力和財力，為建立科學的現代化管理模式創造了可能。
大數據是信息科技領域顛覆性的技術變革，但大數據不止是技術的創新，實質上是計算機服務時代的來臨，馬云說，未來三十年，因為數據經濟，人類社會將會真正進入巨大的變革時代，未來的世界，我們將不再由石油驅動，二是有數據驅動。利用服務是數據存在的最終目的和意義，大數據的產生卻改變了人的需求，利用服務不再簡單純粹，檔案用戶不再只滿足于文件的利用，而是想要獲得數據背后的信息內容和蘊藏的隱形知識。
“大數據時代的預言家”維克托.邁爾.舍恩伯格編寫的《大數據時代》一書中對大數據定義是不用隨機分析法（抽樣調查）這樣的捷徑，而是采用所有數據的方法，也就是說大數據將才有整體分析法來替代過去的抽樣分析法，將人們從傳統的定式思維習慣中抽離出來。檔案服務在大數據時代必將朝著社會化、多元化方向發展，檔案管理重心向前傾斜。第一是由“為國守史，為黨管史”向國家“為民服務”傾斜。檔案部門不能再是“守財奴”，國家賦予的責任要堅守，黨的利益要堅持，但檔案部門不應再是“守財奴”，國家賦予的責任要堅守，黨的利益要堅持。但檔案部門不應再是把著一張門，守著幾張紙，服務幾個人的守舊狀態，民生利益是新時代國家給予民眾的切身利益。第二是由“坐等人上門”向“主動型服務”傾斜。大數據時代，檔案部門不僅可以運用信息技術把隱藏在海量數據中的知識揭示出來，對用戶的利用習慣和興趣趣向進行數據挖掘和量化分析，改變檔案利用服務方式，提升檔案服務的主觀能動性，向用戶提供信息抓取準、知識含量高的檔案定制、推送服務，實現大檔案大服務。第三是提供一站式一條龍服務。數據的多寡是影響服務質量因素之一，因此用戶希望檔案部門提供的服務是不受時空限制的海量數據資源的精細化出差結果，在一個地方用一種方式就可以實現“問題-數據-解決方案”一站式一條龍到位服務。
大數據時代，檔案資源要實現物盡其用，就要對其內容深度挖掘，打造檔案資源知識庫，檔案利用者也會因為自身知識水平的提高對檔案服務提出更多的要求，關注它他們新的需求，對傳統的檔案利用服務理念和途徑做出調整，用新思維和新方法，開辟檔案利用服務新高度。檔案服務利用工作將朝著社會化、多元化方向發展，以企業、客戶個性化、差異化需求為導向，提供人性化、智慧化服務“，面對檔案利用者的諸多需求，檔案部門要努力完善四種服務理念。
一是人性化服務。人性化服務就是在檔案服務中體現“以人為本”思想，不能由官老爺心態，以用戶第一為原則，給用戶提供獲取信息的權利，服務過程中表現良好的服務態度，把自己當作服務生，面對用戶熱心、耐心、細心、專心、尤其是基層檔案部門經常要服務一些農民老百姓，對他們的利用訴求要認真傾聽，服務要熱情周到。
二是個性化服務。個性化服務是檔案部門對檔案利用者需求提供精確性匹配的服務。大數據時代信息受眾分類更加明確，用戶的利用需求發生改變，追求個性化服務，享受不受時空限制方便快捷取所需，檔案部門要對用戶的利用需求、行為、方式等細節進行收集、追蹤和分析，預測出他們需要的內容，以參考、定制等方式推送給用戶。
三是智能化服務。智能化服務是檔案服務的最高技術水平。大數據時代更注重技術的應用，檔案服務技術水平也要提高，檔案部門要有智能化的檔案數據處理系統，能夠快速完成數據分析任務，智能抓取有效信息，提供便捷服務通道，這不僅有助于檔案部門發現隱形知識，還有利于從檔案服務向知識服務跨越，實現檔案知識的順暢流通與廣泛傳播。
四是知識化服務。知識化服務是一種基于網絡環境下的開放式的服務，是檔案服務發展的趨勢和方向。檔案知識化服務應以知識管理理念為指導，以檔案資源為核心，以大數據技術為支點，以檔案知識挖掘為重點，以檔案知識應用和知識創新為目標來構建檔案知識服務體系，完成知識提供與檢索、知識整合與加工、知識共享與交流的一體化服務。
網絡的發展改變了信息傳播的方式，豐富了信息傳播的渠道，檔案服務借閱、咨詢、展覽等傳統途徑將得到調整，檔案服務途徑多樣化網絡化，應用各種新興媒體、發揮網絡遠程功能、基于云計算云存儲的云服務手段將成為大數據時代檔案服務新戰場。
微服務。服務主要之一是通過微博微信等新媒體為載體即時傳播信息的服務形式。微博即一句話博客，是一個基于用戶關系信息分享、傳播、交流以及獲取的社交網絡平臺，主要涉及信息、網絡營銷、政府管理以及個人交流等方面，是中國網民上網的主要社交平臺之一。微信是一個為智能終端提供即時通訊服務的免費應用程序，通過網絡快速發送短信、語音、視頻、圖片和文字，微信公眾平臺的訂閱號和服務號就是為微信用戶提供公共信息、咨詢和服務的平臺。檔案部門或檔案學會通過開通微博微信可以傳達檔案信息和傳送服務項目，向社會公眾提供方便快捷的檔案服務，拉近檔案與大眾的距離，拓寬檔案信息服務的范圍，提高檔案信息服務的范圍，提高檔案信息服務的效率，還可以交流互動、共享信息、加強協作，為社會提供更好的檔案服務。
遠程服務。遠程服務指利用通信手段實現不同地域之間的實時人工服務方式。遠程服務具有方便快捷、節約成本、服務對象沒有地域限制、服務可集中化管理的優點和優勢，非常適合于大數據時代的網絡檔案服務。檔案信息遠程服務以數字化地信息資源為基礎，依靠科學技術，通過網站、電子郵件或實時交互的形式，向用戶提供遠距離檔案信息咨詢和服務。檔案部門要在加強檔案資源建設的同時，加快采用信息技術，充分利用網絡優勢，建設好覆蓋廣、內容全、檢索快的檔案遠程利用服務平臺。
云服務。云服務指通過網絡以按需、易擴展的方式獲得所需服務，它是一種基于互聯網的相關服務的增加、使用和交付模式，涉及通過互聯網來提供動態易擴展且經常是虛擬化的資源。檔案云服務是以云計算技術為基礎，以云存儲資源為保障，將分散的檔案信息通過云平臺組織構建起來形成服務云，借助這些云平臺強大的計算能力和低成本、高安全性等特性來提高國家檔案信息資源共享效率的一種檔案資源服務模式。國家檔案局開展的“中國檔案云”項目就是致力于打造國家級開放的檔案信息資源共享利用系統，它以云技術云存儲為依托，覆蓋全國各級各類檔案館，為社會公眾提供開放檔案信息查詢利用服務的專業化平臺，將成為互聯網用戶訪問全國開放檔案資源的統一門戶，提供一站式全方位服務。
2012年12月25日，國家檔案局楊冬權局長在全國檔案局（館）張會議上講話要求加快檔案信息化建設，提高檔案科技的驅動力內生力，以數字化建設為先導，促進檔案信息化與檔案服務體系深度融合。大數據時代，檔案信息化步伐加快，檔案管理趨向結構化、系統化、檔案部門要學會應用新一代信息技術及相關工具和方法，穩步開展檔案數字化和電子檔案接收工作，進一步提高檔案資源優化整合能力。
一是繼續推進“存量數字化，增量電子化”戰略。檔案部門要以“存量數字化”的要求極力推進傳統載體檔案數字化，尤其是對資質檔案要加快數字化進程，查閱時用數字化檔案代替原件利用，保護并延長紙質檔案壽命。二是要以“增量電子化”為任務對歸檔、接收進館檔案要求全面實行原生電子文件形式，新形成的電子文件即時歸檔保存并按時接收進檔案館保護。大數據時代，檔案部門要嚴格要求黨政機關單位對歸檔文件實施電子化管理，從源頭上保證數字檔案信息的真實、完整可用；接收檔案以電子化版本為主，在范圍上多注重民生電子形式檔案的就收，在種類上多收集多媒體、數據庫、網頁等形式的檔案資源、在加強電子檔案接收管理方面，國家將制定一批實用性高操作性強的文件，如《電子檔案準確性、完整性、可用性、安全性檢測規范》、《海量電子文件數據存儲指南》、《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指引》等，這些文件今年將陸續出臺，著重考慮網絡信息的歸檔工作，黨政機關等單位的門戶網站、政務微博、政務微信等新興平臺的信息歸檔工作將逐步提上日程，成為檔案部門一項新任務新挑戰。
二是優化資源結構。檔案資源的底層化、碎片化，各種檔案資源散落在互不連通的數據庫中，成為一座座“信息孤島”，如何連通這些孤立的數據庫，將分散的檔案資源集中起來，實現檔案資源的優化整合，發揮出檔案資源最大價值，是大數據時代檔案管理的一個重要挑戰。檔案部門沒有能力對所有的檔案資源兼容并包，需要和不同的群體合作，一是檔案部門系統內部之間的互聯，二是與文化館、圖書館等相互學科之間的互助，三是和網絡商和數據開發公司的互通，最重要的是檔案部門要與社會進行資源、技術、人才方面的交流合作，收集更多的資源，運用更強的技術、借助互聯網的計算方式，將全國的檔案資源進行整合，形成“中國檔案云”，完成檔案資源的優化整合，充分發揮檔案資源的集聚效應。
檔案行政管理根據國家各項建設事業的需要，對全國的檔案工作進行統籌規劃、組織協調、統一制度、監督指導的活動，是國家整個行政工作的重要組成部分。大數據時代，檔案部門必須正確認知局與館各自的職能范圍，要善于借助社會力量逐步放開服務“大包攬”方式，切實轉變行政職能，提高行政管理能力。
大數據時代，檔案部門需理順檔案管理機制，改變局與館性質、職能混亂無序的現狀、各級檔案行政管理部門的職責是依法統一監督指導本行政區域內黨政機關和其他事業單位的檔案工作，各級國家綜合檔案館的職責是集中管理本級黨政機關和其他單位的檔案，檔案局的行政事務和檔案館的管理事務要嚴格分別開來，確保分工明確、樹立起檔案行政管理的威嚴。檔案部門要順應時展和自我職能轉變需求，積極引導社會力量參與檔案服務工作，要把社會力量參與檔案事務活動作為檔案事業發展的重要補充形式，發揮檔案學會、檔案學術交流機構這些社會組織的協同作用，積極扶持與檔案有關的咨詢業、信息開發業、軟件行業、網絡公司以及檔案用品制造業、檔案文化教育服務業的發展；檔案部門要規范并支持檔案中介機構、專業機構參與當那事務活動，幫助開展社會宣傳和服務，增強檔案中介服務知名度和影響力，通過專業檔案整理團隊達到既完成了檔案整理工作，又能在督察管理中提高檔案行政的權威性的目的。
大數據時代，檔案數量增多、檔案需求的改變、檔案服務的擴展、檔案信息技術的應用，使得檔案部門只有加強與社會組織的交流合作才能與時代同步，贏得先機謀得發展。電子檔案的收集、檔案數字化都需要檔案部門加強與網絡服務商、數據開發公司等信息行業的合作。互聯網給檔案部門帶來大量即是福利也是負擔，數量大種類多的資源充實了檔案資源庫，但如何從海量的資源中篩選出有價值的信息作為檔案保存是檔案部門憂思的難題，檔案部門與網絡服務商的溝通與合作就成為必要選擇，借助網絡服務商的幫助，從信息源頭剔除垃圾信息保留有用信息供檔案部門收集，大大提高檔案的質量。這些收集來的電子檔案和庫存檔案數字化產生的電子檔案的管理工作遠遠超出了檔案部門的工作能力范圍，檔案部門要積極主動與數據開發公司合作，通過公司專業人才、專業技術、專業軟件的幫助協同完成對電子檔案的管理。
大數據時代檔案管理將朝著知識管理、信息管理集約化服務的方向發展，新的形勢需要檔案工作者以創新開放的互聯網思維，把大數據的巨量數據資源、創新思維、技術革新運用到檔案管理中去，以最佳的方式更好地為國守史、為黨官檔、為民服務。
摘 要：煤炭企業是人力密集型企業，對于這種企業，一般擁有大量檔案資料需要管理與維護，檔案是一種信息資源，是一種無形的財富。它在為領導決策提供參考，為科研工作提供借鑒，為維護機關、企業、事業單位利益提供依據，為個人升學、就業、評定職稱、增資調級等方面提供證據，為社會提供優質的全方位服務方面都發揮著重要作用。一個單位的檔案工作搞的好不好，主要有兩點，一是領導的重視與支持；二是檔案員的積極主動工作。
關鍵詞：檔案 服務 創新 管理
當前，煤炭企業檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為煤炭企業安全管理服務，為生產經營服務，為全面建設和諧煤炭企業服務。創新檔案服務手段，不僅是形勢發展的要求，也是煤炭企業廣大檔案工作者必須面對的一項重要課題。
一、檔案服務創新是煤炭企業發展的必然要求
1.創新是煤炭企業利用檔案信息的需求。如今各煤炭企業提供利用的檔案，不僅有文書檔案，也有科技檔案、專業檔案、聲像檔案、實物檔案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。煤炭企業經營者、管理者和廣大技術人員要求能夠快捷、方便地查詢到自己所需要的信息，形勢要求轉變傳統的服務方式。
2.創新是擴大檔案資料收藏和管理范圍的需求。企業在生產經營過程中產生了大量電子文件，檔案室不僅要接收和管理傳統的紙質檔案資料，而且還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案，這種趨勢已越來越明顯，在我國，由于很多地方煤炭企業所處的地理環境較為偏僻，沒有足夠的條件良好的保護和管理這些檔案，常常造成許多資料的流失和缺損，這使得企業在無形中流失了一筆寶貴的財富。
3.從服務方式上看，除要求提供檔案原件進行摘抄外，還要求提供不同載體檔案的修復、保護、復制服務。由于信息的多樣話，傳統的摘抄根本不能滿足需要，這些新情況新問題迫切需要廣大檔案工作者既要在思想上高度重視，又要在行動上主動探索，更要在實踐上積極創新，打破常規，創新管理和服務機制。
把檔案工作列入單位工作計劃之中，在年初制定工作計劃時，有檔案工作相關條款，每年領導集體研究1至2次檔案工作，及時解決檔案工作中的具體問題和實際困難，為檔案工作的順利開展創造良好的環境。
二、切實做好“雙基”工作，為創新奠定堅實基礎
1.進一步深化已有檔案資料的利用工作。要重視和支持已有檔案資料的提供利用工作，將其納入企業信息公開工作體系，完善煤礦檔案館室的硬、軟件建設，切實做好各類檔案資料的征集管理，對文件合理分類，準確編號，有序排列，構建手工和機檢相結合的現行文件資料檢索體系，完善文件資料陳列、目錄檢閱覽咨詢等功能，提高服務質量，緊緊圍繞企業對工作的需要，切實做好安全生產、經營管理、企業改煤礦生產技術推廣應用等方面的檔案規范化管理供利用工作。
2.進一步加強企業基層檔案網絡建設。要拓展檔案網絡，加強基層單位的檔案管理，做到區廠點、部門、科室都有檔案管理人員、管理制度，規采生產、掘進準備、煤炭銷售、機電設備、對外交往煤發展等重點活動中形成的檔案資料。企業檔案部門要切實加強對各基層單位檔案工作的指導，推進規范建檔工作水平。
3.進一步加強企業社區檔案工作，更好地為群眾服務。要把企業檔案向社區拓展，企業檔案。要會同人力資源、勞動、保險、房產、老干部、醫療門密切配合，齊抓共管，共同建立起完善的企業社案工作體系，為礦區職工群眾提供全方位的檔案服
4.進一步加強民營企業檔案工作，為優化民業發展環境服務。隨著形勢的發展，煤炭企業領域不斷延伸，投資建設了一大批民營企業，煤炭企案部門要根據企業檔案規范管理有關規定，切實民營企業增強檔案意識，建立和完善檔案管理各項制度，重點加強檔案基礎業務建設，積極引導民業開展檔案收集、管理、利用，維護企業生產經營檔科研技術檔案、知識產權檔案、商業秘密檔案和信案的安全和完整。
三、創新服務手段，開辟檔案服務新領域
1.建立檔案館(室)網頁，開展網上利用服務。加強檔案館(室)內部局域網的建立，企業檔案部門充分利用單位的網站制作自己的網頁，積極組織上傳信息，使檔案管理服務系統聯上單位網站，實案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。檔案者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源。
2.開展在線服務。積極改變被動的、手工式的檔案提供利用方式，采用主動的、現代化的檔案服務方式。企業檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。
3.實現信息資源共享。檔案服務要創新，必須和各煤炭企業建立一個完整的檔案信息系統，實體化管理，充分發揮整體優勢。采用建立聯合目形式，實現資源共享，使各煤炭企業充分挖掘資力，實現檔案資源互補，提高各煤炭企業檔案館藏利用率，避免不必要的重復和浪費，更好地滿足煤業多方面的需要。
四、煤炭企業檔案管理應注意的問題
1.揚長避短，發揮主體性。檔案部門之長在于擁有材料、諳熟材料，對于檔案材料，我們的作用不只是被動的提供者，也應該是內容設計的編排者。
2.求實創新，力求新穎性。要在組織服務的同時，注意力求新穎性，選擇合適的媒介，給人以深刻印象的形式，實現檔案價值，強化檔案意識。
3.角色意識是動力源，人員素質是重要條件。企業檔案服務有著非常廣闊的領域，服務質量的好壞取決于檔案人員的素質，因此要加強培訓，注意積累提高，使隊伍更富職業感是我們努力的方向。
一、檔案驗收中存在的問題
工程質量驗收簽證原始資料不齊全，有用復印件替代原件現象，且在復印件上未能體現出原文出處；竣工圖文件編制不夠規范，變更部分沒有充分體現，不能真正反映竣工后的工程實際情況；施工原始簽證資料的格式、填寫不規范，內容有失真現象；資料的跟蹤收集不及時，竣工資料編制時間長、效率低、費用高；文件分類及編制規則不統一；工程資料檢查手段落后、工作強度大、檢索效率低。
二、問題存在的主要原因
（一）工程檔案資料的管理沒有形成制度。工程實施過程中，施工隊伍和內業資料管理人員更換頻繁，工程資料的交接制度不完善，有人走檔案走、人走檔案丟的現象出現，資料整理困難。
（二）工程管理人員和檔案管理人員對相互的業務不熟悉，各單位平時的檔案管理基本上沿用了文書檔案管理的方式，內業資料整理過程中的重復返工現象時有出現。
（三）缺乏高科技的信息化技術手段對工程資料進行管理、利用和編制竣工資料。除此之外，各單位的管理水平，也是決定內業資料整理水平的重要因素。竣工文件的管理和工程外業的管理一樣，都是工程建設管理的重要組成部分，在工程外業一開始就應嚴格按照竣工驗收辦法的要求收集資料、編排目錄、編制檔號，做到“邊整理、邊歸檔”，達到工程完成竣工文件即編制完成的目的。
三、提高工程項目檔案管理工作的途徑和方法
（一）加強檔案的合同管理。工程建設單位在建設項目發包給承包方時，建議在工程合同中訂立檔案管理條款，明確工程竣工文件材料的形成、整理、組卷要求。
（二）工程項目負責人必須把項目檔案管理納入其職責范圍、工作計劃和工作程序中。要明確工程項目負責人為項目檔案主要責任人，對工程項目進行集中統一管理，保證工程項目檔案系統的完整、真實和安全適用。
（三）加強工程檔案的過程控制。工程檔案管理應與工程建設同步，在工程建設過程中進行跟蹤管理，建立健全的項目檔案。一是把握工程初期準備；二是工程把關施工；三是工程竣工驗交。三個不同的階段都要嚴格按照規定對有關文件材料進行收集、整理、歸檔，杜絕工程結束后“補檔案”的不當行為發生。
1.工程初期準備階段。每一個項目的工程施工伊始，作為施工單位，從設計圖紙的復核、施工地段地質、水文的勘察與了解，施工現場的復測到安營扎寨，施工區域的購地拆遷，接水接電，各種材料的儲備等等，準備工作是大量的，紛繁的。這個階段施工檔案的跟蹤管理應針對初期施工圖紙、文件資料的形成部門多，產生的形式不盡相同的特點，向項目經理部了解一定時期內有關工程施工規劃、工作安排，通過定期向有關工程管理部門了解一個時期內有關工程施工準備階段各項工作、會議、外事活動等安排情況，及時了解掌握有關檔案形成的信息，跟蹤管理亦進入角色，同步啟動。工程施工初期階段，應明確跟蹤管理規定和要求，使檔案資料的管理有明確的工作依據。要針對來自不同的歸屬部門、明確有關檔案和竣工資料應執行的具體管理規則，形成統一規范，避免執行中的不明確性，對應歸檔的檔案資料沒有按時歸檔的，及時主動上門跟蹤索取，同時定期進行階段性文件資料歸檔的清查清欠。依據工程技術資料歸檔范圍的具體規定，在工程進展的一定階段內應形成的各類文件資料與實際已歸檔入庫的相應文件資料對號清查，因工作疏漏而缺少的部分，列出清單與各有關文件資料的形成或發送部門聯系索取。
2.工程把關施工階段。大面積工程施工的全面展開，是工程質量、安全的重要把關階段，也是各類工程技術資料大量形成的時期。對于這階段的檔案資料分目標跟蹤管理，工作重心應轉移到重點抓住檔案資料形成的薄弱環節，以保證歸檔資料的質量。加強對施工現場施工文件資料的檢查，這是檔案管理的基礎工作之一，如到項目部檢查或抽查技術人員、領工員的施工日志、班組施工作業記錄，包括工程用料情況，工程施組、施工規范的執行情況，工程試驗、壓力容器的檢測記錄，中線水平觀測記錄，安全操作情況，工程分交情況等，檢查其填寫是否齊全符合規范。特別檢查分部、分項工程檢查證的填寫情況，對地下、隱蔽工程檢查記錄的填寫。工程監理的認簽等，要考證其可靠與真實程度，以保證歸檔資料的可靠與真實性。應搞好庫存檔案清理達標工作。隨著工程的進展，工程技術資料大量歸檔，要按工程建設階段對歸檔資料從數量上和質量標準化上進行專人逐項的檢查，按交驗單位分門、按交驗部門分類，進行自檢、整理、充實、完善，按檔案工作的業務要求，在分類、立卷，編號時應將不同階段形成的（下轉第162頁）（上接第155頁）技術文件資料區別分開，協助各項目部備齊各類竣工文件資料。對一個時期內資料室借出資料進行定期歸檔，是檔案跟蹤管理在整個施工階段的長期業務工作，而在竣工驗交階段更應注意。應著重強調資料借出的時間性，以防止因借閱人對借出的資料長期占用保管不善、而造成文件資料的損壞、丟失。
3.工程竣工驗交階段。工程竣工驗交，是施工企業所承建的工程要接受該項工程涉及的各專業的工程質量的總驗收。是對設計、施工、使用維修等方面進行綜合性考核，也是檢驗施工單位的工程項目施工組織、施工能力水平、安全生產、工期進度、企業信譽等方面的重要環節。這一階段的檔案跟蹤管理應在各類技術資料的總結統收、分類歸檔，別類上交等方面下功夫、以配合建設單位、施工單位、監理單位、使用單位、接管單位辦理好工程竣工驗收交接和固定資產轉移工作，充分發揮建設項目的投資效益、社會效益和經濟效益。在工程驗交階段，還應按照檔案工作的內容收集、整理、鑒定、保管、統計、檢查、編研和利用八個環節的要求，按照標準化、規范化的要求，對各類技術文件資料著手整訂、填寫、貼簽、裝盒等工序，該上交的上交，該自存的入庫分類存放。最后對每個項目跟蹤管理的情況進行自查。以便總結經驗，找出不足以利改進。
（四）工程檔案資料的收集整理工作列入工作績效的考核項目。定期檢查評比，優勝者給予獎勵，建議設立工程檔案專項驗收保證金，將竣工檔案的編制工作與計量支付和質量保證金結合起來，可規定如不通過工程檔案專項驗收或不能及時完成檔案的整理歸檔，不予結算或扣一定金額的質量保證金，以此保證竣工檔案及時、順利地通過驗收。
（五）重視檔案人才的培養，努力提高建設檔案人員的素質。加強檔案管理新知識、新技術運用的教育，檔案人員以學習并貫徹執行現行《細則》為契機，使檔案工作者在檔案的收集、整理、組卷、編目、分類、排列、歸檔范圍及檔號編制等方面的業務知識更加精深，對現有的檔案人員，通過進修、培訓、參觀學習，與其他單位開展交流等方式，不斷拓寬其知識面，增強業務能力。
企業檔案的信息化建設，是新形勢下檔案工作者必須面對和研究的課題。檔案工作部門只有提高其自身的管理水平，工作方式從手工方式向現代管理方式轉變，才能為企業提供高效、優質的檔案信息服務。特別是數據存儲等各種信息技術的迅猛發展的今天，為企業檔案信息資源的科學保管和開發利用創造提供了機遇。當前，通過開發信息資源，促進檔案信息化建設，實現企業檔案管理工作各個環節的信息化，提高企業檔案工作現代化管理，對于促進企業科學管理和改革發展，增強企業競爭實力具有重要意義。
一、企業檔案管理者要具備信息化建設理念
企業檔案管理水平低，信息資料少，開發利用不好，主要原因是企業的管理者不了解檔案的信息化建設，平時對企業生產、經營管理和各種活動記錄不及時，對檔案工作不夠重視，對檔案管理工作的地位和作用認識不清，檔案意識淡薄。這種狀況直接影響檔案的管理人員，需要原有的檔案管理模式到檔案信息化管理進行一場革命，實際上是以轉變觀念為前提，只有以信息觀念去看待檔案及檔案工作本身，建立檔案信息管理理念，才能進行檔案信息化建設。很多企業的檔案管理者還習慣于傳統的手工檔案管理模式和方法。有的企業即使搞了信息化，也沒有什么實際改變，或者成為一種擺設，趕時髦。真正方便、快捷的計算機檢索體系沒有完全建立起來，致使檔案數據缺乏完整性和準確性。企業檔案信息化建設的重點是檔案資源信息化，要打牢檔案信息化的基礎，才能實現企業檔案資源最大限度的利用和共享。企業檔案信息化建設是一項系統工程，企業檔案管理者要以開放式的現代管理理念，建立健全一套檔案信息化管理體系，真正推進企業檔案信息化建設。
二、努力提高企業檔案信息化建設科技水平
企業檔案管理多年來是手工操作整理、檢索單一、利用率不高的落后局面。在科技高速發展的今天，這種狀況已經遠遠不能適應新時期檔案工作的要求，不能滿足企業管理者多角度查閱檔案、獲取檔案的需要。要想實現企業檔案現代化管理的信息化，必須借助科技力量整合現有的企業檔案信息資源，開發和建設檔案信息工程的數據庫系統。要進行必要的投資，發展計算機信息處理、光電閱讀、網絡連接、數字檔案館技術，并通過網絡加以聯通，充分發揮硬件功能及信息系統的綜合能力，使企業各部門可以依托先進的信息技術對歸檔檔案進行科學的管理和方便的使用。在企業信息化建設的過程中，應采用多種信息處理技術和產品，以保證信息資源建設和利用的可靠性。另一方面，企業檔案信息資源的保存利用是長期的，這樣就要求資源建設的過程采用的技術必須是通用的、標準的，非通用的、非標準的技術會導致資源共享困難，甚至在將來無法利用，造成極大的人力、物力和資源的浪費。
三、實施企業檔案標準化，規范化管理
全面思考企業檔案信息化建設工作，實際是一個龐雜的體系，涉及方方面面。沒有規矩不成方圓，檔案信息化的規范管理，科學標準的體系，是企業檔案信息化建設工作快速、持續、有效、健康發展的重要保障。檔案信息化建設的標準主要包括管理、業務、技術三方面的內容，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立，各項規章制度要健全。加快推進企業檔案管理信息化建設步伐，把企業檔案管理信息化工作落到實處，就必須抓好企業檔案管理的標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。所以，建立健全企業檔案信息化的標準規范體系，是信息化工作科學、有效開展的重要保障。
四、不斷豐富企業檔案信息資源庫
信息資源，是企業檔案工作的資本，否則，就是“無源之水，無本之木”。企業檔案的信息化建設，歸根結底是企業檔案信息資源的數據建設，只有建立資源配置合理、特色突出、利用方便的企業檔案信息資源庫，才能有效地為企業的生產經營活動服務。為此，加強企業檔案信息資源庫的建沒，加強平時對企業生產、經營管理和各種活動記錄，高度重視檔案目錄資源庫和文本資源庫的建設，利用存儲軟件和數據庫管理企業檔案的原始數據、統計報表，將企業檔案信息全部以數字記錄方式存儲到數據庫中，完成現有的企業檔案館藏內容信息向數字化信息轉化。要通過企業檔案管理的信息化，使企業管理人員在自己辦公室的計算機上，就能夠查找自已所需要的檔案資料。應該說，企業的檔案信息化建設，是一項長期的、復雜的系統工程，企業應該根據發展的客觀需求和實際情況，全面規劃，科學安排，有序推進。
