時間：2023-06-02 09:58:53
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的要點，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：檔案管理；存在問題；管理建議
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、軍事、文化、科學、技術、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、聲像，圖表等不同形式的歷史記錄。因此檔案存在的作用和意義是重大的。隨著我國現代社會經濟技術的發展，檔案管理也逐步備受關注起來。但歷史、社會和人為因素使得檔案管理與其他部門比較起來，存在著相對的滯后性。如何能適應新形勢、尋找新出路，是檔案工作者目前所面臨的一個新課題。
一、我國檔案管理行業目前存在的問題
1、檔案作用未被重視、管理工作被忽視
檔案的實際作用是不可忽視的。檔案的作用有兩方面。一是參考作用，二是憑證作用。對于一個具體單位或者個人檔案的作用體現在以下幾個方面。（1）檔案是一個單位規范管理的基礎。（2）檔案是一個單位或個人歷史的真實、全面的反應。（3）檔案是一個單位或個人維護自身權益的重要工具。（4）檔案是我們積累知識和傳播知識的重要載體。（5）檔案是開展單位文化建設的重要素材，特別是對于企業建立企業文化有不可替代的作用。（6）檔案是一個單位或個人建立信用，在社會活動、生產經營等方面建立和利用信用體系獲得發展最有利的工具。但是這些作用往往被單位的執行者忽視，沒有發揮其作用。另外檔案的管理工作也沒有被重視，在企事業單位中很多人甚至一些領導者都認為檔案管理工作就是抄抄寫寫的保管事物性質的工作，不是單位的重要工作。只要保證不丟失、不泄密，能查檔就可以了。沒有意識到檔案管理工作的重要性和必要性。所以在對于檔案信息化資源的開發和利用上不足，使檔案的管理工作效率不高。
2、檔案管理制度不完善、不健全
企事業單位中一般都有較為完善的管理體制，但是在檔案管理這方面的還比較分散，缺乏一些信息資源的整體性。在檔案管理的制度、職責、考核標準等還沒有一套完整的、系統的、嚴格的管理模式。很多人認為檔案管理部門是一個冷清的部門，不能給企業帶來經濟效益。對于它的管理不需要有太多的管理模式去約束它。致使在檔案部門工作人員對自己工作怠慢，導致信息化與檔案管理沒能有效統一，使檔案管理工作跟不上時展的需求，造成了檔案在實際的工作中對于其他方面工作利用率不高。
3、檔案管理人員缺乏檔案職業的準入資格
所謂的職業準入資格是指從業人員進入某種職業領域時所具備的基本條件、程序以及要求。準入資格對于進入某種職業領域內起到一定的屏蔽作用。但是目前我國的企事業單位的檔案部門沒有制定這樣的準入資格?，F在有很多檔案部門從業人員非專業出身，文化知識水平都不高，知識老化，知識面狹窄，思想理念和思想意識都相對落后。這樣的從業人員很難適應日益發展的檔案信息化的速度。管理水平的欠缺，知識檔案在信息開發利用方面處于滯后狀態。
三、加強檔案現代化管理的建議
1、創建電子文件管理系統
在電子信息系統中，電子文件系統是一種特殊的類型，保存文件的各種特殊都需要考慮到。其中活動憑證的安全存儲，它都需要及時的產生、跟蹤和檢索。從而保護那些具有利用價值的檔案能受到良好的保護。創新電子文件管理系統一般需要注意以下幾個問題：（1）在文件管理系統中該如何確?；顒佑涗浤苡行У挠涗浵聛?；（2）當電子信息系統完成事務活動時，活動記錄的形成該如何確保；（3）電子記錄的傳送如果在超過規定的時間，該如何越過硬件和軟件的管理繼續工作；（4）電子文件作為一種可靠活動事務憑證其真實性和完整性該如何保證。（5）如何簡化電子檔案的搜索程序。只有在明白了上述需要注意的問題，才能實現電子文件管理系統設計功能的必然要求。首先，對文件管理系統的任務應負起相應的責任；提出具體的要求和承諾在文件形成機構方面；文件記錄的收集要具有可靠性、可用性、完整性以及可辯性；其次，對文件記錄的保護；最重要的一點是保持文件記錄的完整性不受損害，使其具有更改性和審計性。最后，文件記錄的可用性；要做到活動憑證可以二次編輯和修改，可利用和檢索。
2、更新檔案管理思想意識
科學的檔案管理理念對于現代的檔案信息利用意義重大，現代檔案管理工作開展面臨了信息技術應用、電子檔案形式、新型檔案載體保管方式等多方面挑戰，要求檔案管理工作者要充分完善個人綜合素質，不斷進行創新，以全新的觀念迎接挑戰，突破傳統封閉思想束縛，從手工型向現代化管理形勢轉變。對阻礙檔案管理工作開展的舊制度進行完善改革，促進檔案管理新技術的應用，全面提升工作效率。同時改革那些與檔案現代化管理發展不相符的工作理論和模式，善于用新的思路來解決檔案管理中遇到的新問題，把檔案管理工作提高到一個新的層次。
3、檔案管理與科技有效結合，規范化和標準化檔案管理
實現檔案現代化管理的基礎條件通過計算機技術的不斷普及。電子檔案的自動分類、編輯、統計等工作都可以通過計算機技術來有效地進行。文件、圖像等數據的轉化產生的電子數據，可通過掃描儀工作來進行整體，使計算機技術的使用效率大大提高。電子檔案信息的網絡化與共享化通過利用互聯網所建立的貢獻平臺來實現。甚至不同地域的電子檔案信息都可通過網絡來進行匯總。在需要調取檔案時，只需在相關的平臺上對所需檔案進行檢索，相關檔案信息便可得到。檔案現代化管理的工作必須要標準化和規范化；這是一個較為漫長的過程，想要實現其標準化和規范化，不是一時之間就可完成的。如像管理人員的手工操作就可運用到檔案管理的基礎工作中。在進行此項工作時，檔案部門所頒布的相關條例條規是檔案工作人員必須給予嚴格參照的。對檔案現代化管理有時不一定全權依靠檔案局，相關部門也應該給予關照和幫助，從而使檔案現代化管理可以更快更好的實現標準化和規范化。
4、提高管理隊伍的素質
企業檔案管理工作的創新，應是以人為主體的創新，歸根到底要依靠“人”來推動，同時也是為了促進“人”的更好發展，從而實現檔案事業的可持續發展。這就要求高度重視檔案管理隊伍素質的提高。一是培養敬業精神。敬業是創新精神的基礎。檔案工作者要熱愛事業，積極思考問題，勇于提出改進工作的意見和設想，而且不滿足于一得之功，一孔之見，不斷進行檔案工作的探索和創新。二是培養獨立思考的習慣。檔案工作者要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在此基礎上敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。三是培養求實的科學精神。檔案工作者要準確把握所面臨的新形勢和自身發展的新情況，學結一切創造性的先進做法和成果，用求實創新的精神把握檔案事業發展規律，勇于探索和實踐，有效地開創性地開展工作。
四、結束語
檔案現代化管理是時代的需要，也是歷史的必然結果。檔案管理人員必須深刻認識到自身的職責，更新工作觀念，在檔案現代化管理當中最重要的檢索工具就是計算機技術，應積極創造投入計算機管理新設備和技術，最大程度發揮計算機技術的功能。但也不能忽視傳統的紙質檔案形式，只有將兩者有機的結合，使之發揮出更為有效的管理效果，更好地服務于社會。
參考文獻
【關鍵詞】檔案管理；電子檔案；電子檔案管理
一般情況下，檔案管理的工作包括對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用的工作。隨著計算機技術以及電子信息技術應用的發展和深入，電子文件已經漸漸完全融入了我們的工作和生活之中。紙質公文、紙質文獻等實體資料都在以逐電追風的速度被電子公文、電子文獻等電子文檔所取代。檔案部門正在面臨電子檔案創建、接受、整理、保管、利用的新課題。以下讓我們簡單談談檔案管理的作用、電子檔案的要點以及電子檔案管理的優勢。
一、檔案管理的作用
檔案管理的基本性質是一項管理性、服務性、政治性的工作。檔案管理的作用是做好管理文檔的工作，做好服務性檔案管理的工作。檔案管理不會憑空生產出物質或者金錢。檔案管理中的檔案不是由檔案管理機構或者檔案工作人員產生的，也不能被他們所利用，檔案管理是一種專門負責管理各部門形成的歷史文件的專業，所以檔案管理是管理性質的工作。檔案管理系統并不是孤立的，而且它是所有社會管理系統中不可缺少的組成部分。檔案管理是一項通過提供檔案信息來為社會實踐服務的工作，這是不同于其他工作的特點之一。在歷史的各個階段，在社會中，檔案管理工作都必須為文化、經濟、政治服務，否則檔案管理就不會存在，也難以發展。檔案部門盡管會研究檔案、也會進行編著等活動，但是他的目的是為了更好地適應社會的需要，并被社會所利用，是具有服務性的活動。在階級社會中，檔案管理工作會體現出一定的階級利益和階級關系，這被一定的統治階級掌握著，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務的方向集中表現了檔案管理工作的政治性質。
二、電子檔案的要點
隨著計算機技術以及電子信息技術應用的發展和深入，電子檔案管理已經逐漸取代傳統檔案管理的方式了。下面我們就來談談創建電子檔案管理的三大要點：一是要建立一個電子檔案首先就應該先構建一個公共的、獨立的、應用性的檔案管理信息化平臺，以及支撐各類業務所需要涉及的，包括實體以及虛擬的檔案信息化管理，來實現實體檔案的信息化轉變與管理以及電子信息的檔案化管理。二是我們需要明白，一般情況下，電子檔案具有多種信息媒體的繼承性，它涉及的“檔案源”包括三種：一種是電子化的實體檔案，一種是檔案化的電子信息，還有一種是結構化的數據庫等等。三是我們所創建的電子檔案一般是具有保存價值的歷史記錄或是作為法律依據的電子信息（如表證單書等）。并且，一定得具備檔案的屬性：能直接形成的、具有完整記錄作用的、明確的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的歷史紀錄，并且電子檔案必須具有歷史再現性或者文件的原始記錄性。
三、電子檔案管理的優勢
下面就讓我們具體談談電子檔案管理的幾大優勢：第一，由于電子檔案管理是通過計算機的應用來實行的，這便大大地提高了人們的工作效率。現如今，信息化技術高速發展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了檔案管理工作的效率。第二，電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質檔案必須在一定的環境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質檔案的風險，更加容易造成檔案的缺失。但是電子檔案不同，以上的工作都是靠計算機自動完成的，減少了人為錯誤的發生，且電子檔案并不會隨著時間的增長而發生變化，使得檔案能夠被保存得更完整，更久。第三，電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質。保存電子檔案的工具是計算機，計算機并沒有感彩，只會遵照被設計的保密程序而運行，但是保存紙質檔案的媒介是人類，人為因素很容易致使檔案泄露。所以說，電子檔案具有更好的保密性。第四，電子檔案使得檔案的質量管理工作能夠做得更好。傳統的檔案的質量管理是要依靠人去做的，因此，必然會有很多人為因素在其中，而電子檔案管理是依靠計算機被設計的自動化程序來進行運營的，這樣就能更好地提高電子檔案的質量管理工作和工作效率，從而保障了電子檔案的時效價值。
四、結語
綜上所述，電子檔案管理取代傳統的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會因此變得更加簡單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術，做好電子檔案管理工作，發揮電子檔案管理優勢的最大化，來提升信息時代的電子檔案管理工作效率。
【參考文獻】
[1]劉欣欣.淺談事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科技視界,2015(05):199.
[2]蔡國慶.淺談電子檔案管理[J].黑河學刊,2014(03):113+138.
[3]劉欣欣.淺談事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科技視界,2015(05):199.
1.當前檔案管理工作中存在的問題
1.1企業檔案管理意識不強，企業檔案利用率低
企業檔案工作對企業的各項工作的開展都具有十分重要的作用和作用。企業檔案信息資源的有效利用，不僅可以讓企業取得巨大的社會效益，還有利于進一步促進其獲得更大額經濟效益。但是在企業中有不少職工，甚至是不少領導干部，對企業檔案管理的意識還比較淡薄，因為企業檔案管理工作不能夠造成直接的經濟利益，他們就認為檔案工作可有可無。這種認識不到檔案在工作管理中內在重要性和必要性的膚淺思維，顯然表現出他們對檔案利用效益的相關知識知之甚少。也由于企業中存在這種對檔案工作重視程度不夠的問題，企業檔案的信息資源開發自然不能夠上水平，其利用率也可見一斑。
1.2培訓環節薄弱，檔案管理人員素質不高
由于上文中提到不少企業對于檔案管理工作沒有形成正確的認識，因此認為企業檔案管理工作可有可無，其工作人員不是一些快要離退休的老職工，就是一些“拉關系”、“走后門”進企業職工，其專業素質根本無法滿足現代企業檔案管理的要求。而除了少數大型企業之外，絕大多數企業中幾乎不存在企業檔案工作的相關培訓，就算有檔案管理人員想要進行相關知識的提高，也很難找到相關途徑或得到企業的幫助。因此，當前企業檔案管理工作人員十分缺乏相關的培訓，其管理素質也不高。
1.3檔案管理工作沒有確實的制定計劃和要點
企業中的檔案工作要想取得長遠的發展和進步，就要求企業檔案管理工作者必須增強檔案工作的主動性和前瞻性，并制定出一份具有指導性的企業檔案工作計劃和要點。但是當前的企業檔案管理工作不僅在組織上、制度上沒有形成一套科學、合理、完整的管理辦法，而且也沒有能夠運用高新科技對檔案工作進行創新和改造，企業的檔案管理工作還停留在陳舊的傳統檔案管理上，信息化的運用也沒有全面落實到檔案管理中華過來，企業的檔案管理工作無法適應檔案信息化建設的新要求和當今科學技術的發展的新趨勢。
2.如何為企業檔案管理中出現的問題提出解決的對策
2.1加強企業檔案管理數字化建設的推進
隨著科學技術的進步，計算機技術已經深入到各行各業中，企業檔案管理當然也應該走上一條信息化的發展道路。利用計算機管理企業檔案，可以有效的減少企業紙質檔案所占用的空間，而且這樣檔案信息更便于查找，也不容易丟失或者損壞。由于保存信息更方便簡單了，保密程度也增加了，其利用率也自然有所提高，企業檔案能夠更大范圍的為企業其他工作提供方便。因此，現代企業應充分利用計算機管理參與到企業檔案管理工作中去，從而實現企業檔案管理的自動化和現代化。
2.2加大對企業檔案管理人員的培訓力度，加強檔案管理人員的自身素質
企業管理者既然意識到當期檔案管理工作對于企業發展有如此重要的作用，就一定要注重對企業檔案管理人員進行繼續教育，企業檔案管理的相關培訓在數量和質量上都要有所提高。在對企業員工進行檔案培訓的過程中，培訓教師要結合新時期企業檔案管理工作的發展趨勢和工作特點展開培訓內容，對不同層次的接受培訓的員工采用不同層次的教學，遵循按需施教、注重實效的原則，運用“走出去、請進來”的培訓方式，使檔案管理人員盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程和檔案目錄輸入進一步規范，促進企業檔案工作效率的提高。
關鍵詞：檔案管理 工作要點
前言：隨著信息科學技術的飛速發展，社會由工業化轉型為信息化已經基本明確。知識產業也已經逐步形成，作為一種新的經濟形式，已經日漸成為新的經濟增長點。在新世紀新形勢下，檔案管理工作既面臨著新的機遇，也帶來了新的挑戰。作為重要的社會信息資源，檔案資源也應采用更高效的信息技術進行管理。作者認為，要做好當代檔案資源的管理工作，應做好以下內容。
1、檔案管理工作應采取管理工作標準化的管理思想
當代的檔案管理工作，不僅要確立管理現代化的中心思想，更要確立管理標準化為主要前提的管理思想：
1.1檔案管理工作標準化的意義
檔案管理工作，確立管理現代化的中心思想，就是要建立當代檔案管理的信息網絡，確立以現代計算機技術應用為基礎，實現檔案管理的高效準確。要達到檔案管理的高效準確，就必須確立各項業務工作的標準化基礎，應著力避免內容混亂，系統不協調、設備不配套的混亂狀況的出現，這也是檔案管理工作實現現代化的先決條件。只有實施檔案管理標準化措施，才能使服務工作的質量滿足相關要求，減少相關資源的投入，以達到最佳效益。因此，確立檔案管理工作的標準化意識，是實現檔案管理工作現代化的必要條件。
1.2實施檔案管理工作標準化的措施
具體來說，應做到以下幾點：⑴對于不同專業不同內容的檔案，應先按大類進行分別存檔，在這些不同門類的檔案中，還應按照科學的分類辦法以及標準進行分類存檔，實行標準化規范化的檔案管理；⑵應根據自身參與管理的實際工作內容，制定符合實際檔案管理工作特點，便于利用現代化設備進行操作的標準；⑶對于不同形式的的文字以及音像材料，應實行按形式、時間來具體分類，針對不同的保管期限進行立卷歸檔。
2、檔案管理工作應實現信息資源數字化的管理效果
2.1實現檔案管理工作信息資源數字化的意義
隨著當代信息技術的飛速發展，檔案信息資源實現數字化和網絡化的目標，這不僅是新世紀檔案管理工作發展的必然趨勢，也對今后的檔案信息資源的管理工作有著十分深遠的影響。相關的檔案管理單位，可以采取將檔案信息資源以數字化形式進行存儲，并提供相應的網絡查詢服務，也可提供其他各種形式的遠程信息查詢，提高檔案信息資源的傳輸速度，最大限度地滿足各類人群對檔案信息資源的需求，提供高效有序的資源共享環境，實現檔案公里工作的信息資源的數字化管理效果。
2.2實現檔案管理工作信息資源數字化的措施
為確保檔案管理工作信息資源數字化的順利實施，可以采取以下的措施：檔案管理的相關部門首先應建立高效保密的局域網系統，各相關科室應根據檔案內容與形式的不同，分門別類的將檔案資源進行數字化處理，然后對形成的電子檔案信息資源進行建檔儲存，之后，檔案部門再將所有的資源進行統一規劃，完成數字化的核心工程系統建設。這樣，不僅可以節省大量的人力物力資源，提高了用戶檢索查閱的效率，快速有效的完成從全宗但案卷目錄之后到具體文件內容的快速查閱，同時，在對原有的檔案信息資源進行數字化處理的過程中，也保持了原檔案文件的的原貌，對檔案原件進行了有效的保護。
3、檔案管理工作應實現服務工作網絡化的管理內容
3.1實現檔案管理工作服務網絡化的意義
由于歷史原因，過去很長一段時間內，檔案管理體制基本上處于封閉狀態，所采用的立卷方法和原則不少是沿襲其他國家的檔案管理經驗，集合自身特點總結出來的方法。雖然這套方法在概括檔案文件的特點，保護檔案文件之間聯系，便于查找利用等方面有一定的優勢，但這一方法畢竟已經不能滿足現代大量信息需要查找的要求，相比于不斷完善的現代化檢索技術，這種固有的方法和要求就過于繁雜，應以現代化的方法進行取代，其主要內容就是以計算機系統來完成這方面的工作。而且，由于文書和檔案是由不同的獨立部門分別管理，導致檔案部門不能及時的在文件信息積累的起始階段就轉化為檔案，不能及時投入開發利用?，F代檔案管理體系，就應做到在文件形成之初就利用計算機進行有機地聯系，依據計算機系統工程的處理方法將其分成若干系統進行處理，制定統一的規范和標準，利用子系統逐次分類技術達到檔案信息在網上共享。因此，只有制定檔案管理工作服務網絡化，才能有效地提高檔案利用時效，利用發展迅速的現代化技術，提高立卷方法改革的可行性。
3.2實現檔案管理工作服務網絡化的措施
運用計算機檢索檔案文件，既可以做到只要準確的確定檢索條件，就能夠快速的查到所需文件；又能達到查閱時不需要調動原件，不需要進入庫房的效果。要實現檔案管理工作服務網絡化，就要做到以下幾點：⑴檔案管理部門在收集信息資源的同時，也應加強對信息資源的共享，實現多種形式的檔案資源傳導，將工作重點逐漸由文件管理轉移到整體信息的儲存和開發上；⑵利用計算機加工已形成的各種文獻，建立檔案信息數據庫，通過網絡系統傳輸到有需求的用戶，實現檔案管理部門由管理型向服務型的轉便；⑶利用現有的辦公條件，發展檔案管理的對象，將單一的文件管理收集向多元化的電子檔案收集發展。
設置不同的檔案管理控制的節點，使控制節點能夠反映出該工作階段的工作要點和次一級的要點。不能脫離工程的實際情況是要求在設置控制的節點時，要充分考慮工程建設的現實狀況，根據工程發展進度進行整體規劃，挑選可以讓節點體現其控制職能的時間點。在工作中體現指導作用是要求控制節點的設置在其個數上和要求上都要對其體現的價值進行研究，在工程中盡可能地展現其控制作用，讓水利工程的檔案管理工作得到有效的保障。由上述的分析獲知，可以在水利工程檔案管理中放置下述的三個節點進行整體控制。第一個節點設置在招標分標的方案獲得有關批復以后；第二個節點設置在核心標段的招投標工作告一段落后；第三個節點設置在單項工程的竣工驗收以前。三個不同階段的節點設置，體現著檔案管理工作在水利工程施工進程中的不同指導作用。
二、水利工程檔案管理中控制節點的限制要求
水利工程檔案中的節點控制是分段進行的，而不同的控制節點由于身處的工程建設的階段不同，其各自的核心要求存在差異，所以要讓控制節點發揮最好的工程控制作用，就要為設置的控制節點匹配合適的限制要求，保持控制節點與工程現實狀況可以緊密相連的狀態，由此促進水利工程檔案管理的優化和升級。其各個節點的限制要求如下：
（一）第一個節點的限制要求
招標分標的方案獲得批復的時候是在水利工程的建設管理班子確定并且擴初設計已經完成的時候，這時招投標還沒有開始，工程處于整個建設的初期階段。這時工程檔案的管理和保存由建設管理單位負責，而需要進行歸檔的建設工程的有關內容也已經有了初步的分配，所以非常適合在此時建立一個檔案管理的節點。這個節點的目的是把整個項目檔案管理的標準確定下來，完善管理的體系，其核心的工作是編制關于需要進行歸檔的文件類型及其保存期限要求、檔案的管理辦法、檔案管理員的職責等有效文件，并確立檔案管理工作中的領導班子。自檔案管理的最初期開始就對哪些文件需要歸檔、如何歸檔、怎么保管等問題進行限制要求。因為水利工程的檔案管理體系初期建立直接決定了整個工程建設過程當中檔案管理模式的出發點，所以初期檔案節點的設置非常重要，可以說是施工過程中的“管理地基”。
（二）第二個節點的限制要求
第二個節點所指的招投標工作包含了工程監理、主體工程的施工以及主要設備的安裝。工程監理是水利工程能否完成質量目標不可或缺的一環，有義務對工程歸檔的情況、尤其是不同標段施工企業的檔案情況同時進行監察和管理。主體工程的施工企業以及主要設備的安裝企業完成了整個建設工程的核心建造工作，其形成的檔案文件數量繁多，質量要求更是在整個工程中占有無可匹敵的地位，它的好壞直接關系著建設工程檔案工作的好壞。所以，在這一工作階段必須設置控制節點并指出清晰的限制要求。在這個控制節點中，要確立檔案收集的邏輯外延、檔案歸類的規則、檔案保存的方法以及歸檔的質量標準。在這一節點中把工程檔案管理的標準綜合起來，向這三家單位清晰解答他們對于檔案管理的困惑之處，使檔案在初步建立的時候就跟從規范的指引，以保障檔案最終的準確性、完整性、體系化與安全化。
（三）第三個節點的限制要求
水利工程建設通常由多個企業共同完成，在標段竣工后，施工企業就會傳遞相關的檔案文件并離開施工現場。因為并非所有的施工單位都是在工程整體竣工的時候完工的，若沒有在單個單位竣工驗收前放置控制節點，沒有能夠在適當的時間內把這些單位的工程檔案歸檔完畢，就無法保障這些檔案不出現缺失或錯漏，這樣勢必影響到整個工程檔案管理的質量。等到進行檔案的專項驗收時才看出問題，會因為時間和人員的遷移而無法修正。所以在此處設立控制節點是非常重要的。這一節點的核心限制要求符合關于歸檔的范圍和保存時間的有效文件中的規定，對已完工的單項工程進行檔案檢查，包括其內容是否完整、分類是否科學、鑒定是否正確、圖紙是否齊備以及文件的可保存性是否已達標。如果在檢查中發現問題，應當監督相關的施工企業進行修正。檔案的專項驗收開始前的其他工作也應照這一節點的限制要求實施。
三、水利工程檔案管理中節點控制的具體效用
（一）加強檔案管理的有序規劃
水利工程檔案管理工作不僅具有較強的邏輯性和有序性，同時也是一項系統工程，不容一點馬虎。但凡在任一工作環節有所紕漏，都會導致檔案質量的不達標。必須在檔案管理的前期設立專門的控制節點，并明確統一、規范化的標準，同時，還必須設立和完善相應的工作體制機制，使得檔案管理工作的開展有制度依托。不僅如此，還必須訂立詳盡的工作計劃，切實分階段、分層次、有計劃地進行檔案的管理，使得檔案管理工作開展及時并盡在掌握。
（二）加強檔案管理的針對性
無論是檔案管理控制節點的時機還是內容的選定，都具有一定的特殊性和針對性，均為了在特殊時期或特定情況下，就特定的且在當時具有普遍性的檔案管理問題提出一系列解決方案，并切實有效地將這些問題進行解決，以制約那些對檔案的收集、分類等工作開展具有負面作用的因素。所運用的控制手段也具備實際操作的可能性，能夠貼合實際情況，有針對性的提高工程檔案的結構和質量。從管理方面來控制水利工程中可預見以及不可預見的不利因素的萌生和發展。
（三）抓住檔案管理的重點內容
依照帕累托法則，在任意一組東西中，往往起決定性作用的只是其中的一小部分內容，而剩余部分盡管占有更多空間與數目，卻無關緊要。對控制節點進行設定，其中一項重要作用也是將起決定性作用的一小部分內容緊緊抓牢，從而促使工程檔案管理工作能夠更加安全、全面、精準以及系統化的開展。抓住檔案管理的重點內容，也能夠切實提升工作的效能與管理水平，實現人力、財力資源的最大化利用。并且實現水利工程全過程的檔案管理優化與升級，既節約時間，提升工作效率，又能保證施工過程的有章可循。
四、水利工程檔案管理節點控制的注意事項
目前水利工程檔案管理的節點控制還有待加強，要切實完成水利工程中檔案管理的節點控制工作，必須從根本出發，系統地管理和遵循檔案工作的發展規律，切實地做到以下三點：
（一）領導加強重視，狠抓落實
任何工作的開展都離不開領導的重視與支持，節點控制工作的開展亦是如此。水利單位的相關領導要進一步加強對檔案管理節點控制方面的重視，并由領導帶頭對水利工程檔案的具體管理方面狠抓落實，從思想上將檔案管理的意識扎根工程系統工作，這樣才能避免節點控制浮于表面化，杜絕檔案管理敷衍式的開展，確保節點控制能夠切實地實現，為水利工程建設提供規范管理的指導性依據，從根本上樹立起對水利工程檔案管理的重視態度。
（二）制定科學、規范的檔案管理操作流程
一套科學、規范的檔案管理操作流程是目前節點控制工作開展的關鍵所在。規范化的流程能夠使各項工作的開展有據可循，避免各自為政、各執一詞的現象，讓各個部門之間可以聯合起來，使管理過程統一、規范，能夠在問題出現時第一時間找到管理依據，從而在執行的過程中找準方向，使在具體的操作中能夠更加規范化，也更加科學合理化，為節點控制的操作提供理論依據，最終統一整個節點控制的操作規范，將其提升一個檔次。
（三）制定強制性的糾正措施
一、關于提升檔案管理水平探討的積極意義
提升檔案管理水平對社會主義現代化建設所產生的積極意義主要體現在三個方面：第一，從現階段我國檔案管理的實際發展水平來看，相關的管理人員缺乏專業素質，檔案管理信息化程度不高，檔案管理沒有形成完善的監督管理機制，所以努力提升檔案管理質量和水平有助于我國檔案事業朝著健康化的方向發展。第二，現階段整個社會信息化發展速度越來越快，所以積極對檔案管理的質量和水平進行提升與當前社會發展需要相適應。從檔案管理渠道、管理方式、管理載體等方面不斷進行創新，提高檔案館藏、收集、以及傳播的科學化程度，以網絡化、系統化、規范化為方向引領檔案管理健康發展。第三，加強檔案管理質量和水平的提高對科學發展觀的全面落實具有重要的促進作用，可信度高是檔案的一大特征，在引領未來發展方面具有積極的作用，檔案還具有對歷史文化見證的功用，因此加強檔案管理質量和水平還有利于實現檔案管理事業向著可持續發展的方向邁進。
二、關于如何提高檔案管理科學化水平路徑選擇的探討
（一）路徑一：加強檔案管理工作者的專業素質建設
要想有效促進檔案管理人員專業素質不斷提高，要注意把握好如下幾點：1、要從理論與技能方面加強對檔案管理人員的培訓，提升檔案管理者的基本技能，包括與檔案相關的編目、文書立卷、資料整理、鑒定、著錄、標引、開發與保護等，具備一定的計算機操作能力，能夠運用科學化手段進行檔案管理；2、要種是提升檔案管理人員的政治素養與職業道德素養，為使檔案工作者具備扎實的政治理論基礎與職業道德理論基礎，可以定期圍繞這些方面舉辦相關的培訓，此外還要為檔案管理人員能夠不斷掌握新的業務知識進行教育培訓；3、要以檔案管理工作者的實際工作水平、部門特點等為立足點，適時對相關的培訓內容調整，以科學化、現代化為標準，不斷提高檔案管理工作者的能力水平。
（二）路徑二：加強檔案管理機制健全化建設
應當積極采取措施不斷加強檔案管理機制健全化建設，在這一方面要注意把握好如下幾點：1、要確保單位內部具有檔案管理責任機制，并積極努力不斷促進其完善。要結合各個檔案管理的特征以及檔案管理的需求構建檔案管理責任制，將具體的責任細化，落實到每個崗位。作為領導要高度重視，給每個部門都分配具體的任務，各處各室要大力配合，并責成專人負責，構建多方位的檔案管理體系；二要以國家政府關于檔案管理的法律法規為指導，規范檔案管理工作，確保與檔案相關的資料保管、保密、庫房儲存管理、審查和考核等符合規范，使企業事業單位檔案管理機制具有全方位、立體化、多層次的特點，能夠有效保障檔案管理工作順利開展，并且能夠取得效率。
（三）路徑三：積極采取有效的措施對檔案管理的評估制度不斷完善
要想有效提升檔案管理的評估制度的完善性要注意把握好如下幾點：1、要根據時代的發展需求對傳統檔案管理模式進行調整，構建新型的檔案管理模式以更好地適應社會主義現代化發展的需要。在對檔案管理進行改革的過程中要注意把握好科學性，要提升相關工具和機械設備的現代化程度；2、要利用現代化比較先進的工具，例如計算機硬盤軟件、高速掃描儀、刻錄機等加強檔案的數字化、電子化管理，這一方面使檔案管理工作者的工作效率顯著提升了，同時為電子檔案的歸檔、資料整理、檔案保存等創造了便利的條件；3、以檔案管理部門職責以及崗位權責存在的差異性為依據，構建有針對性的監督管理性質的基本狀況信息庫、電子臺賬、員工崗位操作標準等具有多種類型的檔案，使檔案管理在內容方面實現豐富、使檔案資料信息的展示程度實現擴大，促進檔案管理文化的宣傳取得更好的效果。
（四）路徑四：采取積極有效的措施，促進檔案管理向著標準化方向發展
在提高檔案管理的標準化程度方面，要把握好如下幾點：1、要對檔案資料的移交和檢查審批工作高度重視，一旦有工作人員職位發生變更，要對變化了的部門材料及時調整，以
檔案資料的排列規定和資料的檢查審批歸檔范圍為依據，嚴格審查檔案資料的具體歸檔狀況；2、重視檔案資料的保管環境和條件的建設，例如可以投入更多的資金加強檔案保管場地建設，配備齊全的檔案資料保管基礎設施，并不斷完善，也可以構建越來越多的具有綜合性質的檔案保管室，并對檔案室管理者的操作步驟進行監督指導，提升其規范性；3、加強檔案管理工作的專項性建設，提升工作效率。如果有的部門工作人員發生崗位變動，導致工作內容也隨之發生變化，關于資料信息的整理和匯總要有效跟進，確保檔案管理精確無誤。
（五）路徑五：提升檔案的日常管理效率
有效提升檔案的日常管理效率，要注意把握好如下幾點：1、出臺明確的計劃，要求檔案管理人員對檔案具體管理情況定期或不定期做好檢查，要對檔案管理存在的問題與風險做到及時發現，并及時采取調整或應對措施，使檔案管理質量不受影響；2、以現階段檔案管理的實際情況為立足點出臺明確的考核制度，并嚴格落實，提升檔案管理工作的規范化、制度化程度。3、檔案管理人員要具備對檔案信息資源開發利用的能力，發揮檔案資源的有效價值。
（六）路徑六：加快檔案管理工作的信息化建設
加快檔案管理工作的信息化建設，應當把握好這幾個要點：1、政府要在資金方面大力支持檔案管理的信息化建設；2、加快單位內部計算機檔案管理體系建設；3、有效發揮光學技術的積極作用，拓寬檔案資料的儲存空間。
[DOI]1013939/jcnkizgsc201528126
1 現代化和電子化檔案管理的特點及優點
檔案記錄了事業單位日常工作的方方面面，在提高事業單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當重要的。因此，如果能夠進一步提高檔案管理水平，推進檔案現代化和電子化進程，意味著檔案管理的水平會有突飛猛進的發展。檔案管理現代化是檔案管理水平提升的基礎。檔案管理不再是以前的單純的紙質媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用。檔案管理的現代化是加強檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應用等檔案功能發揮作用的時候，檔案管理的現代化也就體現出了對比傳統的檔案管理方式的優勢。檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。傳統的紙質檔案肯定不能適應當今社會發展的需要，因為紙質媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數據，而且容易損壞，電子檔案就發揮出了它的重要作用。電子檔案對比傳統檔案的優勢體現在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備就行，不會造成空間的浪費。各種檔案都可以統一進入到電子檔案進行管理，這比傳統的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優勢。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時可以從電子設備上抽調出來供工作使用，而且在選擇信息的時候只需要點擊相應的功能鍵就能處理大批量的數據，而且準確無誤，這是傳統的檔案管理方式無法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數據，隨時隨地都可以進行，而紙質檔案則沒有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統檔案不能滿足迅速發展的社會需要。
2 我國目前檔案管理的現狀及不足
雖然目前我國的現代化和電子化檔案管理方法比傳統的檔案管理方式具有不可比擬的優勢，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問題。首要面臨的問題是規范化問題。我國目前的現代化和電子化檔案管理方式不具有規范性。具體表現在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規范有效地存儲電子檔案，重要數據沒有備份，這就容易造成一旦電子設備出現故障，那么電子檔案就會出現遺失的情況。而且，一旦電子存儲有電子檔案的設備遺失，就會造成檔案泄露，給事業單位和國家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質極其迫切和重要，要加強工作人員的培訓和學習，確保他們意識到檔案管理的重要性，要時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進檔案管理的現代化和電子化進程。在這一方面，事業單位需要加強對檔案管理人員的培訓，讓他們學習新的檔案管理方法和思路，讓他們認識到檔案管理不是一項簡單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現代化和電子化檔案管理的發展趨勢，才能提高事業單位工作的效率。
上面的論述已經提到電子化檔案的安全性問題，一是檔案管理人員的問題，二是電子技術本身存在的一些問題和漏洞。一些事業單位沒有與時俱進的思想理念，沒有及時更換老舊的電子存儲設備，這就容易導致一旦電子設備出現問題和故障，那么存儲在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數據管理的處理效率。另外，計算機的軟件沒有更新，導致一些檔案數據出現錯誤，給檔案管理帶來了不必要的麻煩。這就要求相關的事業單位能加強檔案管理意識，及時更新電子存儲設備，及時維護檔案數據，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩定進行。
3 提高檔案管理水平的途徑
首先，我們必須明確即便是再現代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數據分析。因此，事業單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來抓。當今社會是信息化和電子化的時代，檔案管理也必須加強信息化和電子化。如果檔案管理人員沒有相應的理念，是不可能適應現代化的檔案管理模式的。因此，事業單位應該加強對檔案管理人員的培訓，提高他們的檔案管理水平，轉變他們傳統的檔案管理思想和理念，讓他們學會如何應用好電子設備來處理龐大的檔案數據，而不是簡單地存儲檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數據的能力，是事業單位提高工作效率的首要任務。
提高目前檔案管理水平的第二個方面是要確保電子檔案信息和數據的安全性。電子設備比起傳統的紙質檔案雖然方便快捷，但是電子設備一旦出現故障，對檔案信息和數據具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說必須作為基本任務來重視。首先，要想確保檔案信息和數據的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。加強對檔案管理人員的電腦技術培訓，讓他們學會如何綜合分析處理數據，如何維護檔案信息，以及遇到電子存儲設備故障應該如何應對等方面的知識。其次，提高電子檔案存儲設備的時效性。要經常及時更換老舊的電子存儲設備，應用最新的軟件，及時更換必要的硬件設施，保證電子設備的運營能夠配合日常的工作需要。這就需要事業單位提高工作管理意識，加強對檔案管理工作各個方面的投入，力圖改善現有的檔案存儲環境和處理數據的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數據的應用及時和有效。
4 結 論
檔案管理工作雖然復雜煩瑣，但卻是不可或缺的，對于事業單位來說更是重中之重。隨著現代化和電子化檔案管理方式方法的迅速發展，事業單位必須提高電子化檔案管理和分析處理的能力，提高檔案管理人員的綜合素質，提升檔案信息數據的安全性。要及時維護電子存儲設備，保障事業單位日常工作的效率和有序進行。檔案管理的時代性要求事業單位與時俱進，確保檔案工作穩步開展。
（一）含義
人事檔案管理的實質就是人事檔案整理、存儲、應用等活動人事檔案為人事管理活動中產生的，記錄與反映個人業務能力與經歷，基于個人為主構成的文件資料。一般是由人事、勞資、組織等部門在招聘、培養等工作活動中產生的，是個人學歷、道德素養、工作情況、社會關系等方面的初始記錄。在新時期下，企業內部管理內容與需求發生了變動，進而人事檔案管理內容也隨之發生了變動，需要在新的背景下不斷創新、優化。
（二）內容
構建完善的保管機制是保管人事檔案的要點，其內容主要包含5個方面，其中有轉遞制度、統計制度、歸檔制度、核對制度、保密制度。1.歸檔制度。新生成的檔案需要及時歸檔，歸檔的流程為：第一，鑒別材料，探究其是否滿足歸檔的實際要求。第二，依據材料內容和屬性，明確其歸檔的位置。第三，在目錄上將材料名稱等內容補登上去。第四，把最新材料歸放到檔案中。2.核對制度。核對為檢驗人事檔案是否安全、系統的主要方法。需要檢查的內容有很多，不但要檢查人事檔案本身，如是否有蟲蛀與霉爛等，還需檢查人事檔案存儲環境，如庫房門窗的完整性，有沒有錯放等。檢查核對的工作大都每周一次。但在下述狀況下，也需開展核對檢查工作：第一，發生突發事件，如火災與丟失。第二，檔案受損，如發現蟲蛀和霉爛的情況等。3.保密制度。具體要求為：第一，對于大型企業，通常都會設專人管理人事檔案，配備先進的存檔設備。第二，庫房布設防潮與防火器材。第三，保證檔案柜的清潔性，不能存放其他物品。4.轉遞制度。它是同檔案轉移投遞相關的制度。檔案轉移多半是因為工作原因造成的。5.統計制度。需要統計的內容有下述幾方面：第一，人事檔案的數量。第二，檔案整理的具體情況。第三，檔案存儲情況。
二、新時期企業人事檔案管理中存在的問題
（一）對人事檔案管理不夠重視
因為受傳統理念影響較大，之前企業人事檔案管理工作相對較片面，只重視個人政治面貌、受教育程度、家庭背景以及社會關系等基本資料收集，這些已無法滿足當前社會發展的新需求。目前部分企業對人事檔案管理工作依舊認識不全，未意識到該項工作的重要性，認為檔案管理工作不過是資料收集和歸檔工作，未給予信息化建設高度重視，上述這些都會影響我國人事改革的進程，不能滿足新時期背景下的管理需求。
（二）人事檔案神秘性嚴重
一直以來，企業人事檔案管理都秉承封閉式管理原則，過度強調人事檔案管理的保密性與政治性，未重視人事檔案管理的其他作用，如社會化作用。另外，企業檔案管理意識缺乏，思想保守，沒有積極宣傳檔案管理的服務性，不能為企業員工提供有效服務。在工作中會發生檔案查閱難的問題，為此企業內部員工對人事檔案充滿了敬畏感與神秘感，不能便利地獲取個人檔案。
（三）信息化建設力度不足，未實現信息共享
目前，企業在信息數據庫建設方面缺少資金投入，在實際建設中還有數據錄入不全、更新不及時、檢查不到位的問題。此外，因為網絡的不穩定性，部分計算機病毒、網絡犯罪還會影響檔案數據庫的整體安全。另外，人事檔案數據同網絡建設形式不一致，導致人事檔案管理的規范性不強，使人事檔案信息共享受阻，嚴重制約檔案信息化建設的步伐。
（四）人事檔案管理者的綜合素養有待提高
在互聯網迅速發展的背景下，人事檔案管理慢慢實現了信息化處理，這便需要檔案管理者的綜合素養提升到新高度。從整體看，企業人事檔案管理隊伍的綜合素養還相對低下，管理人員的業務能力與道德素養都亟需加強。因為缺少應用型檔案管理人才，加上對檔案管理者的培訓力度不夠，導致企業具備計算機技能與專業知識的人才少之又少，無法滿足新時期企業人事檔案管理的需求。
三、解決新時期企業人事檔案管理問題的對策
（一）創新人事檔案管理理念
基于新時期背景下，以往以保密為主的管理方法已不能滿足企業人事檔案管理的需求。為此，人事檔案管理者需要積極轉變管理理念，樹立新興的服務意識，增強檔案管理工作的實效性，從單一的收集歸檔變成主動開放的應用檔案的理念。在人事檔案管理中，需嚴格遵守以人為本的原則，充分發揮檔案管理者的積極性，轉變以往的檔案管理模式，讓人事檔案管理同企業人事工作同步，創造新的工作局面。
（二）轉變滯后的管理方法
目前，企業人事檔案管理工作方法相對滯后，嚴重阻礙人事檔案管理工作效用發揮，為此需不斷創新管理模式，促使人事檔案管理工作朝著現代化方向發展。如添加新興的打印設備與計算機設備增強人事檔案信息化建設，構建高效且系統的管理系統，讓人事檔案資料可以得到及時存檔，能夠利用系統及時輸進輸出。此外，需提高人事檔案管理的層次性，從手工管理過渡到智能化管理，重視工作人員對人事檔案現代化管理手段的掌握，切實加強管理的實效性。
（三）提高信息化管理的安全性
若想確保企業人事檔案信息化管理整體安全，需做好下述三項工作。第一，需構建健全的人事檔案管理法規，對人事檔案的安全標準與管理機制進行嚴格規范，不斷優化信息安全保證體系。第二，企業需加大人事檔案管理者培訓力度，從思想意識上加強人事檔案管理者的安全意識。第三，需加強人事檔案管理的規范性，制定健全的管理規則與標準，并積極優化人事檔案信息化管理系統，做好定期維護與更新工作。
關鍵詞：建筑工程；檔案管理；意義
中圖分類號：TU71 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）05-0088-01
為強化事業單位資料、檔案管理和社會效益，我國對事業單位的各項檔案管理工作的開展和影響都給予了高度關注。檔案管理工作作為管理核心，將生產、技術、質量等管理工作連在一起。只有充分認識檔案管理的意義并提升檔案的利用率，才能體現建筑工程檔案管理的自身價值。
1 建筑工程檔案管理的含義
1.1 建筑工程檔案的總結
建筑工程檔案真實記載了工程施工活動中的設計圖紙、技術檔案、單項工程施工、竣工資料、及施工各方的交流文件。為使建筑工程在建項目的指標全部通過，檔案管理工作者應及時檢查資料的數目和質量狀況，并盡快進行檔案整理分類，使之作用于生產運行中去，這也能使建筑單位進一步提升自身價值。
1.2 建筑檔案的創新源泉
項目施工中龐大的數據和資料則是施工技術研究的重點對象。所以，我們應學會如何更好地管理利用檔案，從而及時更新檔案資料，加強對建筑工程檔案的新技術的產生進行匯集，以便對此方面技術資料查閱。
2 加強檔案管理的重要舉措
2.1 對檔案管理工作者嚴格要求
作為一名檔案管理工作者，建筑工程檔案尤為重要。應及時將國家及地方法律法規牢牢掌握，并依此來建立和完善建筑單位的檔案規章制度。工作時，應保持一絲不茍的工作態度完成檔案管理系統中各環節工作。其中，檔案的保存情況決定了它的再利用價值體現，因此應對這一環節給予高度重視。
檔案管理工作者除了要掌握過硬的專業知識，還應要有一顆愛崗敬業、遵規守紀的熱忱的心。要重視檔案的收集、鑒定、整理、分類、存檔、保存、借閱等工作，不斷完善檔案管理，從而提升自己工作能力和工作積極性，保障工作的高效完成。
因為建筑工程檔案的成套性和階段性，使得每個建筑項目的檔案都是獨一無二，不可復制的。所以，隨之而來的龐大的數量、巨大的信息資源、不斷增加的文件都會增加工作人員的工作壓力。這就為檔案管理工作者提出了現代化管理技能的要求。它強調了管理工作人員中團隊精神的配合、利用網絡技術建立各信息系統和數據庫，從而減少普通人力勞動的易錯的低效率，也就是要求建筑工程技術管理的工作人員要掌握相關計算機管理信息的方法。所以，檔案管理工作人員應找準企業發展方向，刻苦學習工作所需的知識與技能，不斷提升自我價值，成為一名適應檔案現代化管理發展的復合型人才。
2.2 在單位管理中增加工程檔案管理
作為整個建筑工程進行的真實反映，檔案資料源于工程技術文件。一定的理論數字決定了工程的具體環節進行情況。而工程檔案就是這些數據的源頭。為有效解決某些施工場地不注重對施工文件的收集、整理和保存工作，使得施工過程中文件不斷產生，不斷丟失，導致最后影響整個工程的維護與管理的問題，單位應將工程檔案管理納入單位管理中，并安排相關人員管理監督檔案管理工作，具體落實到每一名工作人員應負責管理的范圍、程度，并將其工作成果作為考核內容，增強員工的工作積極度，保障檔案資料的完整性，從資料、員工開始維護建筑單位經濟利益，提升建筑單位形象和競爭力。
2.3 將質量管理加入建筑工程檔案管理
作為工程設計的重要信息來源、工程設計活動和工程進行過程的真實反映，建筑工程檔案應收到充分重視。而將質量管理加入建筑工程檔案管理，能增強管理的效率，使其更規范化、現代化，從而讓檔案的技術和經濟利益得到充分體現。這一措施也能避免有關產權丟失的問題，同時滿足工程設計文件和有源可尋的條件，保障了建筑工程技術管理的存在意義。
建筑工程項目的運行過程中各種意外不可避免，為防止檔案在這之中丟失，減少意外所帶來的損失，從而使得建筑工程檔案管理能順利完整的進行，將質量管理加入建筑工程檔案管理很有必要。通過質量管理，能保證檔案的絕對完整，它是檔案管理工作的強有力后盾。
作為管理工作中舉足輕重地位的質量和效率問題，質量管理的加入就是為了保障和提升科技檔案管理的質量。所以，全面質量管理工作的進行勢在必行，其作用不可忽視。科技檔案的質量管理必須全面實施并作用于建筑工程檔案的形成、收集、整理、存檔、借閱等過程中，與此同時，管理工作者還要觀察發現檔案質量不高的原因，并討論研究出應對方案，解決問題。這些都要求對管理工作每個細節都錙銖必較。
3 結語
總而言之，為了提升單位的管理水平、社會競爭力，創造價值，就應該做好建筑工程檔案管理工作，培訓檔案管理員的工作素質和積極性，運用現代化網絡技術手段，增強建筑單位管理，將全面質量管理貫徹于建筑工程技術管理的各個環節中去，開創科學化管理信息資源的時代。
參考文獻
[1]陶巧巧.探究建筑工程技術管理[J].建筑工程技術與設計，2015，（4）：620-620.
關鍵詞：檔案管理 現代化 基礎 做起
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2015）05-0029-01
隨著計算機在高校檔案管理工作中的全面普及，計算機在檔案管理中發揮的作用越來越凸顯，檔案管理的智能化水平也越來越高。但計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的工具，前提是我們必須保證錄入信息的準確性和科學性，否則，再先進的管理工具也不能達到我們期盼的管理效果。因此，高校檔案管理的現代化必須從檔案數據的收集、整理、著錄等基礎性工作做起。
一、高校檔案管理基礎工作情況現狀
從我校檔案管理的實際情況分析，高校檔案管理普遍存在案卷數量繁多、內容龐雜、時間跨度較長等特點，且由于處于封閉式管理狀態，案卷僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，加之不同時期對檔案的整理質量要求不同，整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面，一是存在檔號不規范、沒有目錄號、一卷多冊現象；二是案卷標題不規范。有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象；三是存在部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容無法檢索而難以利用；四是存在部分案卷未標頁碼現象；五是存在組卷混亂現象，有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一?？傊鳛楦咝n案管理部門，建校時間越長，管理檔案越多，館藏量越大，存在類似問題的情況就越嚴重。
二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
高等學校要想提高檔案管理的現代化水平，就要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行。
一要全面普查案卷，去糟存精。這是實現高校檔案管理標準化、規范化的第一步工作。由于高校檔案管理史料繁多、年代久遠，時間跨度長，尤其是有些高校經歷了多次并校整合，勢必存在部分檔案過期、重復保存、或無查考價值的文獻等情況，所以，在實行計算機管理，必須首先剔除這些無用的文件信息，從而避免今后出現重復與低效率的情況。
二要重新組合案卷，實現案卷規范化。重新組卷就是將那些相互存在某種關聯的文件組合在一起。在重組案卷的過程中要將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新整合，同時，還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證案卷規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
三要結合學校館藏實際規范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，首先必須保證錄入信息的準確性和完整性，信息錄入要嚴格按照《檔案著錄規則》進行，同時，也要緊密結合所在學校檔案管理工作實際，保證信息著錄的規范、完整。
四要統一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的主要優勢就是能夠快速滿足人們族性檢索的需要，因此，為確保檢索的完整性，我們在分類過程中，必須根據“檔案分類法”進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。另外，在分類的過程中還應加強校審力度，以便及時校正各種分類錯誤，保證檔案檢索的標準化和規范化，保證檢索的查全率。
五要規范題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。因此，在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題或計算機識別不清的情況發生。實際著錄工作中，我們要結合計算機檢索需要將題名中責任者、事由、文種等相關信息，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的修飾語，這樣就可以在檢索中區分出每份文件的實質作用。
三、加快數據材料準備，推進檔案管理的現代化進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中，計算機數據著錄是一項繁瑣工作，也是一項最基礎的工作，尤其是對于那些建校時間較長的綜合性大學的檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大，而且復雜。如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，就會影響檔案管理工作現代化的進展速度。因此，要保證計算機著錄工作多、快、好，就要從以下幾個方面入手。
一要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為人所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。高校檔案館在推進計算機管理的過程中應根據各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低等情況進行排序，分清輕重緩急，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
二要分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能較完整的揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力，又提高了著錄效率。
三要分門別類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案，如“人員編制檔案”可用計算機程序將人名、地址、時間、用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大提高著錄速度。
（一）人事檔案利用率低
人事檔案的建立從根本來說就是為了提供管理者對個人信息的了解，而目前檔案并沒有被很好的運用。具體表現為重視保密工作，注重個人的隱私，而忽視了對其利用，即便進行了利用也只是小范圍的，沒有在管理上依靠檔案的記錄。這種對檔案的管理卻不利用的方式有違檔案的目的，降低了檔案的價值。
（二）思想上不夠重視
人事檔案作為幕后工作，很少人會了解它的工作內容，所以造成人們對檔案工作的不夠重視。首先檔案擁有人不能接觸到自己檔案，使得他們忽視對檔案流動時的管理工作，造成檔案丟失。其次人事管理人員在進行考核時不注重利用檔案，認為檔案提供的資料少。在檔案的登記上面，相關人員也沒有認真對待，造成檔案登記錯誤或者虛假信息，在一定程度上使人事人員難以憑借檔案來進行人事管理工作。領導在管理時也是敷衍了事，沒有對下層管理人員嚴格要求，把不出差錯當成工作的目標。
（三）人員和檔案不能很好的對接
由于事業單位流動性強，使得檔案要不斷跟隨人員進行變動，而目前檔案流動管理上存在一些問題，讓檔案與人員不能很好接合，讓個人檔案在一定時間內出現空白，這對一個人事業的記錄有著很不好的影響。例如現在很多人有檔案缺失的現象，原因是離職后進入另一家單位，在把檔案調出的時候原有檔案沒有填寫，使得這一部分的檔案出現空白，而接受單位則不能很好了解此人在這一單位的表現情況和離職原因，這對他以后的發展有不利影響。有的人會把檔案留在人才市場，在應聘某家單位后沒有及時的提交檔案，使得在這段時間內沒有檔案記錄。隨著市場經濟的發展，人們更加容易變換單位，選擇合適自己的工作，然而檔案建設工作卻不能滿足這種快速發展的需求，造成人檔分離現象時有發生，這對人才的培養是一大障礙。
（四）人事檔案管理信息化應用低
隨著信息技術的發展，電腦操作在辦公中應用越來越廣泛，而目前單位人事檔案管理在信息技術上的運用卻很少，使得人事檔案管理上效率低下，有的管理人員對新技術有排斥的心理，認為信息技術并沒有傳統紙質記載安全，這不利于單位人事檔案管理的進行。
二、事業單位人事檔案管理的方法
（一）提高管理人員對檔案管理的重視程度
人事檔案管理的主要領導應帶頭加強對人事檔案管理的重視程度，帶頭做好人事檔案管理的記錄工作，理解人事檔案管理在單位人才升遷的必要性。在工作布置上應將人事檔案管理列入單位工作要點，接受單位基層員工的反饋，從而更好地改進檔案管理工作。定期要舉行檔案管理研討會，探究適合的人事檔案管理方案，制定短期和長期計劃，讓人事檔案建設有據可依。對于工作中表現良好的檔案管理員工要做好獎勵工作，提高員工工作的積極性，讓職工意識到檔案管理也是一項不可或缺的任務。
（二）統一人員和檔案的管理
在檔案管理中改變目前的人檔結合的局面，將各種人事單位的檔案管理機構建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制。要改革現行“人檔合一”的局面，單位、部門所有的人事檔案管理機構的職能與勞務市場的檔案管理機構相分離，將檔案管理工作收回政府的統一管理，將事業單位的檔案管理工作移交給政府機構有利于檔案規范、統一的管理。在人事檔案管理處設立非盈利性機構，為人員檔案管理提供便捷。目前檔案管理收費上還有一定問題，將來應改革為由政府全面負責檔案管理資金問題，建立公立化的檔案管理制度。
（三）加強檔案管理信息化建設
事業單位人事管理應逐步采用信息化的管理方法，引進先進的檔案管理軟件，早日做到檔案無紙化的建設，從而提高單位管理效率和檔案的保存壽命。具體管理方面應做好檔案數據庫的建設，對檔案記錄能進行實時的更新管理，提高檔案記錄的真實性和準確性。將檔案管理進行實時化記錄的改革，檔案登記上應能記錄職工的工作表現、重大活動參與情況，還能記錄員工的業績、學歷等情況，讓人事管理人員通過檔案能很好的判斷一個人的真實情況。
（四）加強與人才市場的溝通
事業單位應主動地同人才管理機構進行溝通，進行檔案管理的交流，吸取社會檔案管理工作的優點，探究人才流動管理方面上的問題。在流動人員管理上應確保他們的檔案中不會留下檔案空白，讓他們的工作生涯做到有據可依。
三、結語
【關鍵詞】醫院；檔案管理；工作創新
醫院檔案是新時期醫院建設及發展的重要記錄，包括黨政、醫療、臨床科研、設備采購、財務等管理方面的信息，對醫院及上級管理部門作出經營和管理決策提供必要依據[1]。隨著我國衛生事業的不斷發展及新醫改的深入，對醫院檔案管理提出了更高要求，不僅要求及時、系統、完整地保存各類檔案，更要求不斷提升醫院檔案的應用率，更好的服務于醫療服務[2]。所以，醫院必須重視和強化檔案管理工作。
1加大投入，加快技術創新
在知識經濟的今天，計算機信息技術在各領域有廣泛應用，信息化建設是當前社會經濟建設和發展的重要任務。當前，文本、影像、音頻等多媒體技術在醫院檔案管理中已有良好應用，直接改變了傳統醫院檔案的信息編制、錄入、保存、開發及利用等環節，但現階段大部分醫院，尤其是基層醫院尚未實施，仍以手工處理為主，而跟新階段的醫療衛生事業建設發展難以適應，不能更好的滿足臨床醫療服務需求[3]。因而，醫院應把醫院檔案信息化管理納入到醫院戰略建設中，有計劃、有步驟做好各項工作。具體而言，一方面要加大資金和技術投入，充分應用好計算機信息技術，利用互聯網、多媒體、掃描、數據庫等技術，推進醫院檔案信息存儲、檢索、編制及管控等數字化建設。另一方面，要不斷引進數字化、智能化檔案管理技術，創建新型檔案室，實現室內溫濕度控制、防火、防竊、防蟲等自動化，以確保檔案的安全、完整[4]。此外，還應逐步開展微機化管理，建立醫院各科室、各部門統一、規范的檔案管理系統，對于不需納入保密范疇的檔案信息、資料數據可通過網絡收集、整理，這樣不僅可節省人力和物力投入，還能有效解決科室檔案移交不及時等問題。
2統籌建設，兼顧協調發展
在醫院檔案管理中，必須正確、有效的處理內、外部各種關系，跟醫院其它方面的工作能協調發展[5]。具體而言，應做好這幾項工作：一是基于系統論，重視檔案管理協調發展。醫院檔案涉及范圍較廣，自橫向層面看，需和醫院行政部門分系統密切聯系；自縱向層面看，和各科室分系統要有良好聯系，而各分系統又是由多個專業、?？频茸酉到y組成。基于此種情況，因各個系統管理人員的認識、出發點及管控機制等方面有所差異，必然會產生多種矛盾。而要實現醫院管理協調發展就需應用好系統論原理，一方面，應把存在矛盾產生的影響降到最小。另一方面，使矛盾產生一定積極效用，實現檔案效益最大化。二是統籌規劃，兼顧發展。一方面，“橫向”要協調統籌，必須妥善處理檔案管理科室和檔案生成部門間的關系。另一方面，“縱向”也需要統籌，要對醫院檔案管理科室和各科室兼職檔案人員的關系予以妥善處理[6]。
3穩定發展，推進管理創新
一是醫院檔案管理的創新和改進，不僅要滿足于當前的工作需要，還應看到長遠發展目標。醫院檔案是醫務人員在“基于患者為中心”的臨床醫療中，是醫院建設、創新及發展的重要信息記錄。醫院檔案并非普通的存儲性檔案，而是有著挖掘歷史、指導現在、促進發展的思想及創新認識的源泉[7]。換言之，醫院檔案管理有助于醫院穩定、健康發展，是醫療衛生事業建設的重要內容。二是創建有助于醫院檔案自主發展、統一規范的管理體制，而這正是現代醫院檔案管理發展核心。應基于可持續性發展理念，建立健全管理體制，確保醫院檔案管理各項工作有序開展。三是醫院檔案的開發及利用是新時期醫院檔案管理創新和發展基礎。因此，應積極開發和利用各類醫院檔案，尤其是臨床醫療科研檔案，有助于醫院發展戰略的有效落實。而創新是醫院檔案管理持續改進及完善的內在動力。只有重視管理創新，才可使醫院檔案管理工作更好的適應并服務新時期醫療事業發展。
4以人為本，提升人員素質
醫院檔案管理能否與時俱進，可否發揮出最大化效益，與檔案管理人員業務能力及職業素養有著密切關系。醫院檔案管理科室擔負著檔案保管、開發利用、服務于上級決策和相關部門的重要責任，而要確保該項工作有效開展，需要檔案管理人員有較高的政治素養，須學習并熟練應用現代科學知識和各種信息化手段，提升醫院檔案管理質量及效率。所以，醫院應為檔案管理人員給予必要的培訓、學習、交流等條件和機會，讓他們的職業素養、能力得到不斷提升[8]。比如：定期開展醫院檔案信息化管理的理論研討會、檔案管理技術培訓等活動；并要積極組織相關人員參觀學習，充分學習和借鑒其他醫院檔案管理的先進理念、方法提升他們的專業水平。此外，還應不斷強化道德教育，強化責任心，并要積極改善檔案管理人員的工作環境，制定科學合理的激勵機制，充分調動管理人員的主觀能動性，確保醫院檔案管理人員良好的素質。同時，應采取多種路徑深入宣傳醫院檔案管理相關法律法規及規章制度，以強化醫務人員，特別是醫院科室負責人、領導的檔案意識，增強他們的檔案法制觀，使其充分認識到自身在醫院檔案管理中的作用，明確相關原則，掌握檔案的編制、歸檔方法，以提升全體醫務人員檔案管理能力[9]。
總之，醫院檔案管理是一項系統而意義非凡的工作，直接關系到醫院建設及發展。醫院管理者及醫務人員要認識到醫院檔案管理重要性，以服務患者為理念，推進檔案管理工作的創新，以提升醫院的醫療及管理水平。
作者:郭小艷 單位:日照市人民醫院人事科
參考文獻
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