時間：2023-06-02 09:20:59
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理實(shí)踐報告，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：食品藥品；檢驗(yàn)中心；檔案管理
中圖分類號：F407.82 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）012-0000-01
一、食品藥品檢驗(yàn)報告書的作用
檢驗(yàn)報告書是食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)在開展檢驗(yàn)工作的過程中形成的對檢驗(yàn)品的技術(shù)鑒定成果，記載了檢驗(yàn)過程中的檢驗(yàn)環(huán)節(jié)，是經(jīng)過系統(tǒng)整理需立卷保管的文字資料。檢驗(yàn)報告書是抽驗(yàn)檢品質(zhì)量是否合格的法定依據(jù)，是食品藥品監(jiān)管部門實(shí)施行政許可和行政處罰的重要依據(jù)之一；對于生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)來說，關(guān)系到生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)的利益和聲譽(yù)，甚至關(guān)系到其生存。
食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檔案類別繁雜，而檢驗(yàn)報告書是食品藥品檢驗(yàn)中心的主要工作成果，所以檢驗(yàn)報告書檔案的庫存量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其他檔案的庫存量。黨的十以來，國家對食品藥品監(jiān)管機(jī)構(gòu)進(jìn)行了改革，相應(yīng)的食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)也進(jìn)行了整合。完成整合后，食品藥品檢驗(yàn)部門報告書的數(shù)量激增，所以做好檢驗(yàn)報告書的檔案管理工作并發(fā)揮其利用價值既是食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)一項(xiàng)重要的管理工作，也是食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)面臨的一項(xiàng)挑戰(zhàn)。
二、食品藥品檢驗(yàn)報告書歸檔存在的問題不足
目前檢驗(yàn)報告書存檔工作存在問題主要體現(xiàn)在：1.檢驗(yàn)報告書管理不夠完善。作為專業(yè)性比較強(qiáng)的事業(yè)單位，在檔案人員配置、檔案硬件、軟件配置等方面相對薄弱，造成檢驗(yàn)報告書的歸檔工作落實(shí)不到位；一般文書檔案交于綜合科的檔案管理人員，而檢驗(yàn)報告書檔案要么分布在各個科室，要么就存放于業(yè)務(wù)科。不管是在檢驗(yàn)科室還是業(yè)務(wù)科室，一般沒有實(shí)行集中管理，而臨時管理人員不具備檔案管理方面的專業(yè)知識，不能實(shí)現(xiàn)檢驗(yàn)報告書檔案的有效管理；2.歸檔制度不夠健全。因欠缺專業(yè)的檔案管理知識，歸檔制度不完善不統(tǒng)一，歸檔原則不夠強(qiáng)，有一定隨意性，降低了檔案本身的價值；3.檔案管理人員專業(yè)性欠缺。受人員、編制等現(xiàn)實(shí)條件的制約，一般的企事業(yè)單位沒有專設(shè)檔案管理人員的崗位。管理檔案的人員往往是兼職人員，而且大部分所學(xué)專業(yè)也不是檔案管理專業(yè)。檔案管理人員不具備專業(yè)知識，檔案管理意識不強(qiáng)，不同程度地影響了報告書歸檔的質(zhì)量。
三、食品藥品檢驗(yàn)報告書歸檔的建議
1.報告書規(guī)范是做好歸檔工作的前提條件。報告書的書寫隨意性比較大，經(jīng)過多年的總結(jié)，現(xiàn)在的報告書的書寫有一定的規(guī)范要求，這對于做好歸檔提供了一個良好的開端。報告書的重要價值，決定了報告書的地位。首先報告書要確保有效性，一份有效的報告書才能真正發(fā)揮其作用，其次報告書書寫要規(guī)范，報告書完整規(guī)范，能夠提升報告書的利用價值。對檢驗(yàn)報告書進(jìn)行歸檔管理，前提這必須是有效規(guī)范的報告書，在以后的工作中才能發(fā)揮歷史資料的作用，實(shí)現(xiàn)一定參考價值。
2.依法歸檔是做好歸檔工作的根本。國家提倡依法治國，在工作中，具體到檔案工作中一樣講究依法治檔。“法”大到國家的法律，比如說保密的義務(wù)，如果因?yàn)闄n案管理人員泄密造成重大影響，就要受到相應(yīng)的法律制裁。“法”小到單位內(nèi)部檔案管理制度，現(xiàn)有的檔案管理制度主要有檔案工作崗位責(zé)任制、文件、材料收集歸檔制度 、檔案鑒定制度、檔案借閱管理制度 、檔案保密管理制度 、檔案復(fù)制制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案庫房管理制度、檔案銷毀制度等。要建立適合本單位的制度，嚴(yán)格按照制度管理檢驗(yàn)報告書檔案，制度是管理檔案的依據(jù)，既能讓我們盡快熟悉檔案工作，也能減少檔案管理方面的錯誤。
3.領(lǐng)導(dǎo)重視是做好歸檔工作的保障。首先領(lǐng)導(dǎo)重視在無形中起著引導(dǎo)作用，從而引導(dǎo)全體職工對檔案工作的態(tài)度，重視的結(jié)果就是在日常工作中加強(qiáng)對檢驗(yàn)報告書的管理。其次因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)重視，為人員、軟件、硬件設(shè)施的投入增加了籌碼，從而為做好檢驗(yàn)報告書的歸檔工作提供了現(xiàn)實(shí)條件。
4.明確責(zé)任是做好歸檔工作的手段。首先要明確報告書統(tǒng)歸綜合科管理。報告書管理比較分散，造成報告書歸檔工作的困難。一般文書檔案、會計(jì)檔案、聲像檔案歸綜合科管理，相對于檢驗(yàn)科室，在檔案管理方面綜合科具備一定的經(jīng)驗(yàn)。其次在各個環(huán)節(jié)報告書都要規(guī)范管理。存放在各科室期間，科室要明確專人管理，針對報告書的暫管要參照單位內(nèi)部檔案管理制定，按照綜合科統(tǒng)一的分類方式、歸檔格式來進(jìn)行日常管理。
關(guān)鍵詞：手足口病 檔案管理 利用
手足口病是由多種腸道病毒引起的常見病、傳染病。以嬰幼兒發(fā)病為主，主要為腸道病毒coxA16及EV71，傳染性強(qiáng)，易引起暴發(fā)和流行。中國衛(wèi)生部于2008年5月2日明確將手足口病納入《傳染病防治法》規(guī)定的丙類傳染病管理，
―、醫(yī)院手足口病檔案管理的重要性
傳染病的檔案同人事、財(cái)務(wù)、病歷檔案一樣至關(guān)重要，同時也是檔案管理工作的重要組成部分。手足口病屬丙類傳染疾病，建立健全其檔案是預(yù)防公共衛(wèi)生突發(fā)事件及醫(yī)院科研發(fā)展不可缺少的一環(huán)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理好.利用好這一資料，不僅有助于預(yù)防傳染性疾病的發(fā)生與流行，減少疾病對人民群眾健康的危害，同時還能為醫(yī)療系統(tǒng)廣泛開展應(yīng)對傳染性疾病的科技攻關(guān)活動提供第一手資料。
二、手足口病檔案管理
從平頂山市疾病防控中心檔案管理的實(shí)踐來看，手足口病檔案管理主要包括以下幾各方面：
（一）手足口病檔案管理主要的內(nèi)容
手足口病屬丙類傳染性疾病，其檔案內(nèi)容從該病的病原學(xué)、流行病學(xué)、診斷標(biāo)準(zhǔn)、住院出院指征，疫情報告、流行病學(xué)調(diào)查、預(yù)防控制措施，會議記錄，上級批示、宣傳材料等全過程中直接形成的具有保存利用價值的文字、圖樣和聲像記錄等不同的材料。手足口病患者的檔案應(yīng)包括患者姓名、家長姓名、性別、出生日期、居住環(huán)境、聯(lián)系方式、診斷依據(jù)、治療措施、疫情報告及轉(zhuǎn)歸情況。
（二）手足口病檔案資料的收集
手足口病四季均可發(fā)生，并可暴發(fā)和流行，因此其檔案收集歸檔范圍也較廣，據(jù)其有傳染性、流行性、暴發(fā)性，可造成集體感染和家庭聚集發(fā)病，可以從醫(yī)院、社區(qū)、學(xué)校來收集資料。
1.醫(yī)院手足口病的檔案收集
（1）醫(yī)院按上級部門的統(tǒng)一布署成立手足口病領(lǐng)導(dǎo)組成員及分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)和相關(guān)科室人員的職責(zé)和任務(wù)。
（2）手足口病預(yù)防控制、治療工作的標(biāo)準(zhǔn)、指導(dǎo)原則、方法及上級有關(guān)部門與本單位形成的具有保存價值的收發(fā)文件、內(nèi)部會議文件、記錄、簡報、統(tǒng)計(jì)報表、重要的電話記錄、宣傳材料、照片、錄像帶、錄音帶、電子文件等。
（3）手足口病流行病學(xué)調(diào)查、預(yù)防控制方案、工作總結(jié)、傳染源、傳播途徑以及疫情報告、隔離、消毒、護(hù)理、治療等資料。
（4）對門診就診病人、住院病人及其家屬進(jìn)行篩查、確診、隔離、消毒處理、治療形成的材料，其中住院病人形成的病歷由病案室保管，門診病歷則由患者本人保管，以便復(fù)查時查閱，但醫(yī)院應(yīng)有詳細(xì)的登記記錄，包括姓名、性別、家長姓名、聯(lián)系方式、住址、治療、隔離措施等、對疑似病人、接觸者要進(jìn)行跟蹤觀察，并有相應(yīng)記錄。
（5）對醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)知識培訓(xùn)情況，考核的記錄，及預(yù)防和治療手足口病醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的開支，相關(guān)設(shè)備的利用，如呼吸機(jī)、監(jiān)護(hù)儀等。
2.學(xué)校和幼托機(jī)構(gòu)的手足口病的檔案收集
（1）嬰幼兒每日的體溫監(jiān)測記錄，對玩具、用具、餐具清洗、消毒登記。
（2）對孩子可觸及的進(jìn)行消毒，專人負(fù)責(zé)記錄。
（3）流行期間教室、宿舍進(jìn)行通風(fēng)、清掃的記錄。
（4）發(fā)現(xiàn)患兒及時就診的時間，并對其所有用品消毒記錄。
（5）患兒增多時采取的措施、報告、上級指示的記錄。
3.社區(qū)手足口病的檔案收集
（1）社區(qū)居委對手足口病的宣傳材料、以及相互間交流的材料。
（2）對預(yù)防傳染病發(fā)生所采取的措施的記錄。
（3）社區(qū)患兒的就診、治療及轉(zhuǎn)歸，以及接觸者的預(yù)防消毒情況。
（4）對手足口病患兒的報告記錄以及接觸者家長的心理反應(yīng)。
（三）手足口病檔案的歸檔
1.手足口病確診病例需住院治療的形成的住院病歷則由病案室歸檔保存，保存30年。
2.手足口病的流行病學(xué)、流行病學(xué)的調(diào)查、疫情報告、手足口病防控領(lǐng)導(dǎo)組、電話會議記錄、重要的電話記錄及統(tǒng)計(jì)報表、簡報、各醫(yī)療機(jī)構(gòu)、社區(qū)、托幼機(jī)構(gòu)的各種宣傳材料、預(yù)防措施、工作總結(jié)、反映防控工作的錄像、電子文件、照片等。衛(wèi)生部關(guān)于手足口病的診斷預(yù)防指導(dǎo)原則、標(biāo)準(zhǔn)方法、醫(yī)療機(jī)構(gòu)對手足口病的治療、消毒、隔離措施、接觸者、疑似病人的處理記錄均由檔案室保存，文字材料實(shí)行一文一件整理歸檔，聲像、照片使用專用裝具歸檔，電子文件則按國家并實(shí)施的《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》的相關(guān)要求整理歸檔。
關(guān)鍵詞：會計(jì)檔案 管理 作用
1.前言
會計(jì)檔案為會計(jì)核算工作處理的專業(yè)資料，其映射出單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，具體涵蓋會計(jì)憑證、賬目、報表材料、信息化應(yīng)用存儲軟件等。其屬于國家檔案資料的重要內(nèi)容之一，在企業(yè)、事業(yè)單位會計(jì)管理與經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮了核心價值作用。為此，強(qiáng)化會計(jì)檔案管理尤為重要，我們只有明晰其現(xiàn)實(shí)特征，針對管理階段中存在的問題制定科學(xué)有效的應(yīng)對策略，方能激發(fā)會計(jì)檔案優(yōu)質(zhì)作用，提升企事業(yè)單位核心競爭力。
2.會計(jì)檔案特征
會計(jì)檔案的形成需要應(yīng)用會計(jì)核算手段，其同企事業(yè)單位從事的經(jīng)濟(jì)活動以及財(cái)務(wù)收支密切關(guān)聯(lián)，因而需體現(xiàn)科學(xué)專業(yè)性。會計(jì)核算主體應(yīng)用賬戶的設(shè)置、填寫與管理憑證、記賬、經(jīng)營成本核算、資產(chǎn)清查管理與會計(jì)報表等方式，針對會計(jì)對象實(shí)施持續(xù)全面的詳細(xì)登記以及管理監(jiān)督。由此決定會計(jì)核算應(yīng)體現(xiàn)實(shí)踐的嚴(yán)密性。
3.會計(jì)檔案核心作用
會計(jì)檔案為企事業(yè)單位從事會計(jì)分析以及審計(jì)核查必不可少的依據(jù)，因此其體現(xiàn)了優(yōu)質(zhì)的依據(jù)作用。同時會計(jì)檔案還體現(xiàn)了一定的憑證作用，可成為單位考察評估會計(jì)事項(xiàng)的有效證明材料。會計(jì)檔案可作為企事業(yè)單位探索經(jīng)濟(jì)發(fā)展、研究財(cái)政事務(wù)的優(yōu)質(zhì)資料，因此，可將會計(jì)檔案用作某個區(qū)域或機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、財(cái)務(wù)管理的史料基礎(chǔ)。
4.會計(jì)檔案實(shí)踐管理中包含的問題
目前，企事業(yè)單位管理會計(jì)檔案工作中，體現(xiàn)了一定現(xiàn)實(shí)問題，即管理制度不全面。一些單位決策領(lǐng)導(dǎo)層忽略了會計(jì)檔案管理的重要性，沒有形成整體的會計(jì)檔案建檔、歸檔管理、查閱借還以及銷毀體制，進(jìn)一步令會計(jì)檔案實(shí)踐管理體現(xiàn)出一定的無序性。對于檔案資料的裝訂也存在不規(guī)范性，一些企事業(yè)單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)，主體由管理檔案員工進(jìn)行資料的裝訂，較易令檔案保存一段時間后，形成破損或丟失。再者，一些企事業(yè)單位保管會計(jì)檔案欠缺妥善性，令應(yīng)用壽命顯著下降，沒有達(dá)到管理的標(biāo)準(zhǔn)期限。
5.強(qiáng)化會計(jì)檔案管理科學(xué)策略
5.1優(yōu)化會計(jì)檔案管理工作體制，完善裝訂立卷
為完善會計(jì)檔案管理，各企事業(yè)單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)人員，應(yīng)正視會計(jì)檔案管理工作重要性，依據(jù)財(cái)政部門以及檔案管理機(jī)構(gòu)相關(guān)精神，就實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，編制管理會計(jì)檔案工作機(jī)制。應(yīng)就檔案的歸檔管理、立卷、查借歸還、管理期限、銷毀以及資料移交等制度進(jìn)行細(xì)化明確，令其有據(jù)可依，逐步邁上科學(xué)管控的軌道。檔案資料的立卷裝訂為管理工作的起步階段，可為后續(xù)的優(yōu)化管理夯實(shí)基礎(chǔ)。為此，工作人員應(yīng)提升責(zé)任感，依據(jù)會計(jì)檔案管理規(guī)定，將會計(jì)憑證按冊裝訂。應(yīng)認(rèn)真細(xì)致的核查原始會計(jì)憑證在裝訂粘貼過程中是否牢固，內(nèi)容是否完整，每冊厚度是否相同，應(yīng)確保裝訂的完整、結(jié)實(shí)，同時體現(xiàn)一定的美觀性。
5.2規(guī)范會計(jì)檔案資料查借手續(xù)，做好移交管理
規(guī)范的會計(jì)檔案管理可預(yù)防信息資料的不良丟失，因此企事業(yè)單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)創(chuàng)建細(xì)致全面的查借手續(xù)。內(nèi)部會計(jì)人員可進(jìn)行直接的借閱。而他類部門員工與外單位員工在借閱時應(yīng)履行詳細(xì)登記手續(xù)，填寫姓名、借閱的檔案信息以及時間，并簽字確認(rèn)。在還回會計(jì)檔案之時，工作人員則應(yīng)細(xì)致的檢驗(yàn)，確認(rèn)是否完好無損，有否存在涂改以及破壞資料的現(xiàn)象，預(yù)防會計(jì)檔案流通階段中的缺損、不完整、丟失以及泄露現(xiàn)象。財(cái)務(wù)部門應(yīng)依據(jù)會計(jì)檔案管理規(guī)定，定期移交應(yīng)予以歸檔的會計(jì)資料到管理檔案機(jī)構(gòu)，不應(yīng)隨意進(jìn)行封閉的保管。同時檔案部門應(yīng)定期進(jìn)行會計(jì)檔案資料的點(diǎn)收，履行工作職責(zé)，做好交接手續(xù)的辦理。對會計(jì)憑證檔案應(yīng)按冊以及序號進(jìn)行逐個清點(diǎn)，并遵循記賬要領(lǐng)進(jìn)行賬簿的全面核實(shí)。同時應(yīng)核查備案資料完整性，確保賬表一致、信息相符，提升會計(jì)檔案信息的真實(shí)性以及充實(shí)性。歸檔處理的各項(xiàng)會計(jì)檔案，應(yīng)遵循原卷冊封袋的原則，倘若需要進(jìn)行拆卷，則應(yīng)聯(lián)合經(jīng)辦人一同負(fù)責(zé)整理，明確職責(zé)分工。
5.3科學(xué)開展會計(jì)檔案的綜合鑒定以及銷毀工作
做好會計(jì)檔案的綜合鑒定與銷毀工作尤為重要，應(yīng)依據(jù)規(guī)范原則標(biāo)準(zhǔn)，對超期檔案信息進(jìn)行再次評估，分析其應(yīng)用價值。將不具保存效用的會計(jì)檔案全面剔除銷毀。實(shí)踐工作中應(yīng)體現(xiàn)良好的科學(xué)性，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)出具鑒定意見，并聯(lián)合單位會計(jì)部門構(gòu)建鑒定小組，進(jìn)行全面細(xì)致的評估。資料需要銷毀時，應(yīng)撰寫銷毀報告，填寫審批表格，報告之中應(yīng)涵蓋鑒定評估檔案信息的具體時間，資料銷毀的總量以及簡要的內(nèi)容信息等，而后經(jīng)手人以及負(fù)責(zé)銷毀人員應(yīng)履行必要的簽字蓋章手續(xù)。當(dāng)銷毀報告通過審批后便可實(shí)施具體的銷毀，同時檔案以及財(cái)務(wù)部門應(yīng)委派工作人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保安全、順利、高效的操作。
6.結(jié)語
總之，會計(jì)檔案資料信息量豐富，具有良好的應(yīng)用價值。為此我們應(yīng)明確其核心作用，針對實(shí)踐管理中存在的問題制定科學(xué)有效的應(yīng)對策略，方能激發(fā)會計(jì)檔案優(yōu)質(zhì)作用，提升其應(yīng)用效率水平，為企事業(yè)單位的經(jīng)營建設(shè)、經(jīng)濟(jì)活動管理、創(chuàng)新探索提供科學(xué)參考依據(jù)，促進(jìn)其實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的全面發(fā)展。
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【摘要】 [目的]探討預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的新思路,更好地服務(wù)于疾病預(yù)防控制事業(yè)。[方法]對預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析并提出建議。[結(jié)果]預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理仍存在問題,需進(jìn)一步改善。[結(jié)論]須建立健全預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系,加快預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的信息化建設(shè),及時反饋預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案信息,提高預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
關(guān)鍵詞:新時期;預(yù)防醫(yī)學(xué);檔案管理;思考
英文標(biāo)題:File Management Preventive Medicine New Thoughts
預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案是人類社會醫(yī)療群體在疾病預(yù)防控制實(shí)踐活動中形成的文字、圖表、錄像等各種形式的有保存價值的真實(shí)記錄,是人類與疾病抗?fàn)幍脑紤{證, 是重要的醫(yī)學(xué)科技信息資源。新時期,尤其是SARS、甲型H1N1流感等重大疫情在全國甚至是全世界范圍傳播以來,如何加強(qiáng)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理,開發(fā)利用預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)資源共享,更好地為疾病預(yù)防控制工作服務(wù),是值得檔案管理員思考的新課題。
1 新時期預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理現(xiàn)狀
近幾年隨著預(yù)防醫(yī)學(xué)事業(yè)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,國家疾控體系的建立和不斷完善,預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理工作發(fā)生了前所未有的深刻變化。
1.1 預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案種類繁多、歸檔復(fù)雜
隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的發(fā)展,預(yù)防醫(yī)學(xué)已經(jīng)涉及到醫(yī)學(xué)的各個領(lǐng)域,形成了多層次、多邊緣的綜合性學(xué)科,因此預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的內(nèi)涵也十分豐富,包括傳染病的流行病學(xué)調(diào)查報告、監(jiān)測數(shù)據(jù)、預(yù)防措施和控制方案、各種疫情報告及疫情統(tǒng)計(jì)資料;實(shí)驗(yàn)室原始記錄、檢測報告、質(zhì)量控制及效果評價資料;傳染病防治宣傳教育資料;免疫規(guī)劃方案、專題調(diào)查、工作總結(jié)、接種率報表、免疫效果監(jiān)測資料等。因此,預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案名目種類繁多,收集、整理、歸檔較為復(fù)雜。
1.2 預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的信息化要求
目前預(yù)防醫(yī)學(xué)工作已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化,傳染病疫情網(wǎng)絡(luò)直報、兒童計(jì)劃免疫系統(tǒng)、流感網(wǎng)絡(luò)實(shí)驗(yàn)室等工作全部由計(jì)算機(jī)管理,預(yù)防醫(yī)學(xué)工作形成的檔案已經(jīng)由紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字載體,過去傳統(tǒng)的手工收集紙質(zhì)文件不再適應(yīng)工作需要,互聯(lián)網(wǎng)或數(shù)碼設(shè)備直接收集電子文件成為了檔案管理員的一項(xiàng)日常工作。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)與工作實(shí)際脫軌,迫切需要啟用新的管理模式。惟有使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,才能滿足疾病預(yù)防控制工作對預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案信息資源的需求。因此,預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)勢在必行。
2 新時期預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的思考
2.1 建立健全預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系
首先,要充分認(rèn)識到建立健全預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理體系的重要性。疾病預(yù)防控制中心是根據(jù)國家疾病預(yù)防控制和衛(wèi)生監(jiān)督體制改革精神組建成立,前身是衛(wèi)生防疫站,承擔(dān)著疾病預(yù)防控制、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處理、疫情報告等與人民身體健康和社會安全穩(wěn)定息息相關(guān)的重要工作,這些工作形成的預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的管理工作顯得尤為重要。其次,要建立建全檔案管理體系,分解任務(wù),明確職責(zé)。在制定疾病預(yù)防控制中心的制度、工作手冊時明確中心檔案室和各業(yè)務(wù)科室檔案收集、整理、歸檔范圍以及各自的職責(zé),各業(yè)務(wù)科室確定一名兼職檔案員負(fù)責(zé)收集本科室業(yè)務(wù)工作形成的預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案移交到綜合檔案室,綜合檔案室檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔中心所有預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案。健全的檔案管理體系才能保持預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案的連續(xù)性、完整性和真實(shí)性;才能保證預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案記錄完整、整理規(guī)范、歸檔及時。再次,預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理員要經(jīng)常主動地與業(yè)務(wù)科室溝通交流,及時給予檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo),提高其參與檔案工作的積極性。
2.2 加快預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)
首先,要添置和改善檔案管理所需的硬件設(shè)施。根據(jù)單位的實(shí)際情況,按照經(jīng)濟(jì)適用、功能齊全、安全保密原則添置檔案管理工作專用的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等數(shù)碼設(shè)備,夯實(shí)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案信息化建設(shè)的硬件基礎(chǔ)。其次,要在專用計(jì)算機(jī)上安裝檔案管理軟件,將預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案按照業(yè)務(wù)科室分類,設(shè)定最佳查詢方式,以保證準(zhǔn)確、迅速、全面地查找檔案,實(shí)現(xiàn)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案信息資源的快速利用,提高工作效率。再次要構(gòu)建預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理局域網(wǎng)并接入互聯(lián)網(wǎng),各業(yè)務(wù)科室與中心檔案室建立預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理局域網(wǎng),電子文檔的收集整理、數(shù)據(jù)的查詢都通過局域網(wǎng)完成。實(shí)現(xiàn)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案信息資源共享,以滿足疾病預(yù)防控制工作的需要。
2.3 及時反饋預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案信息
重大傳染病疫情的發(fā)生不但會對人民群眾的身體健康造成巨大威脅,而且會給社會經(jīng)濟(jì)和穩(wěn)定帶來不可估量的損失。處置疫情所形成的文字、照片、光盤等檔案信息真實(shí)地記錄了這一歷史過程,是獨(dú)一無二的珍貴的預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案。它為當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供科學(xué)依據(jù);為今后應(yīng)對疫情積累經(jīng)驗(yàn);為預(yù)防醫(yī)學(xué)科學(xué)研究提供原始數(shù)據(jù),具有重要的參考利用價值。一旦重大傳染病疫情發(fā)生,上至各級領(lǐng)導(dǎo),下至各業(yè)務(wù)科室專業(yè)人員都全力以赴處理疫情,這時預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理員就應(yīng)當(dāng)全程主動收集檔案資料,利用計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備備份電子、紙質(zhì)資料,做到疫情處理工作進(jìn)展到哪一步,相關(guān)檔案資料收集到哪一步;疫情處理工作結(jié)束時,檔案收集工作也跟著完成。檔案管理員還要根據(jù)收集到的最新資料及時更新數(shù)據(jù),并對數(shù)據(jù)做出統(tǒng)計(jì)分析,標(biāo)引出有價值的信息,編研出疫情處理的綜合資料,提供疫情的最新動態(tài),為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策及疾病預(yù)防控制工作的開展提供科學(xué)依據(jù)。
2.4 提高預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
現(xiàn)代預(yù)防醫(yī)學(xué)事業(yè)在蓬勃發(fā)展,預(yù)防醫(yī)學(xué)工作者對預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案信息資源的需求不斷增多。檔案管理員只有提高自身的綜合素質(zhì),才能以良好的專業(yè)技能服務(wù)于疾病預(yù)防控制工作。一方面要通過在職學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式,提高自身的理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平,成為既懂檔案知識又懂預(yù)防醫(yī)學(xué)知識的復(fù)合型人才。另一方面要成為單位的檔案知識宣傳員,通過會議、專欄、圖片展覽等方式提高單位領(lǐng)導(dǎo)和全體職工的檔案意識,使檔案工作深入人心。
領(lǐng)導(dǎo)重視加強(qiáng)意識建立機(jī)構(gòu)專人管理
教務(wù)處及實(shí)訓(xùn)中心是關(guān)鍵的兩個綜合職能管理部門,相互配合協(xié)調(diào)好,建立一支有較高業(yè)務(wù)素質(zhì)的實(shí)訓(xùn)檔案管理人員,并保持相對穩(wěn)定,有利于加強(qiáng)實(shí)訓(xùn)資料技術(shù)的管理工作,充分挖掘?qū)嵱?xùn)的潛能,為學(xué)生實(shí)踐學(xué)習(xí)活動提供現(xiàn)代化的實(shí)訓(xùn)環(huán)境。對于專職檔案資料管理專業(yè)人員,應(yīng)與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對待,按有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任(或任命)工作。并逐步改善工作條件,維護(hù)檔案的完整與安全。為檔案部門添置必要的管理設(shè)備,以便于開展工作。檔案資料室的設(shè)置,可設(shè)在實(shí)訓(xùn)中心辦公室,設(shè)保管專柜、多媒體室的影象信息資料專柜等。各二級學(xué)院、實(shí)驗(yàn)室、實(shí)訓(xùn)室也應(yīng)設(shè)實(shí)訓(xùn)檔案專柜,負(fù)責(zé)保管好院系的各種實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備資料,使檔案資料管理工作細(xì)化。實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)教師,除完成本部門本室的實(shí)訓(xùn)工作任務(wù)外,平時要注意收集整理材料,要對與本部門的實(shí)踐教學(xué)資料包括學(xué)生實(shí)訓(xùn)實(shí)驗(yàn)報告歸檔。實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案資料管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于管理人員的素質(zhì)。必須要求檔案管理人員,加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)建設(shè),一方面積極學(xué)習(xí)借鑒社會上的檔案專業(yè)知識理論和管理知識理論,另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備,提高管理水平,使實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案資料管理工作跟上辦公自動化步伐,為高職院校教學(xué)、科研和其它工作服務(wù)。
高職院校實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案資料管理工作的規(guī)范化
要把實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)講義備齊備全,缺少的講義及時組織編寫,并把學(xué)生的實(shí)習(xí)報告作為短期實(shí)訓(xùn)檔案保存。全面普查更新補(bǔ)充由于我院列入并通過國家示范性高職院校項(xiàng)目建設(shè)驗(yàn)收,實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備投入量大。學(xué)院合并組建初期,一些儀器設(shè)備已不適應(yīng)現(xiàn)代職業(yè)教育發(fā)展的需要,已在更新淘汰之中。在搬遷過程中,有些儀器設(shè)備沒有資料,或有的資料混亂。資料不全、遺失缺少不可避免。因此全面普查實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備管理資料,更新補(bǔ)充,有的要上網(wǎng)收集,或廠家重新提供,補(bǔ)充齊全。這是實(shí)現(xiàn)我院儀器設(shè)備檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。注重收集,加強(qiáng)管理高職院校的實(shí)訓(xùn)技術(shù)資料檔案管理工作,是一個以教學(xué)工作為中心,突出實(shí)踐教學(xué)的特點(diǎn),把儀器設(shè)備管理眾多資料及時匯總存檔的工作,歸檔的過程方法管理很重要。首先要整理收集資料,并剔除淘汰設(shè)備的無用資料,才能避免計(jì)算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。實(shí)訓(xùn)技術(shù)資料歸檔管理,是以二級學(xué)院為劃分單位的管理檔案,分設(shè)儀器設(shè)備資料檔案、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)中心儀器設(shè)備存檔資料表。列好檔案宗卷計(jì)劃號,按年度、保管期限、起止件號等。制定儀器設(shè)備存檔資料(表),以及電子檔案(設(shè)多版本保存,防止損壞數(shù)據(jù)遺失)。按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)好儀器設(shè)備的采購日期、儀器設(shè)備名稱、產(chǎn)地、規(guī)格型號、產(chǎn)品資料留存明細(xì)(驅(qū)動盤、保修期、說明書)、存放地標(biāo)示清楚。由于大部分儀器設(shè)備要長期實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)使用,設(shè)備不淘汰,相應(yīng)的檔案資料也應(yīng)長期保存。存檔的具體技術(shù)資料:對操作說明書、合格證、檢定證書、保修卡、軟件光盤、使用說明書進(jìn)行存檔保管。
高職院校實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備技術(shù)資料檔案管理工作的目標(biāo)化
建成一個比較規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)訓(xùn)技術(shù)資料檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),形成一個共同的目標(biāo)體系,有利于做好實(shí)訓(xùn)技術(shù)資料檔案管理工作。依據(jù)戴明環(huán)管理法(PDCA循環(huán)法),任何一項(xiàng)工作,其管理過程都可以遵循借用PDCA循環(huán)管理法,實(shí)訓(xùn)技術(shù)資料檔案管理工作也不例外。一個循環(huán)工作:即計(jì)劃目標(biāo)(Plan)———實(shí)施落實(shí)(Do)———檢查總結(jié)(Check)———處理問題(Action)。在我們的資料管理工作中,其年度工作、學(xué)期工作,或月工作都是這樣一個循環(huán)過程,每一次的循環(huán)過程就是一個提高的過程。在具體資料收集整理建檔過程中,還必須是每年的大循環(huán)套日常工作的小循環(huán),實(shí)訓(xùn)中心的大循環(huán)套實(shí)驗(yàn)室的小循環(huán)。大循環(huán)是小循環(huán)的具體明確綱領(lǐng),小循環(huán)是大循環(huán)的措施。實(shí)訓(xùn)中心制定明確的總體的檔案收集整理目標(biāo),再把總體目標(biāo)分解,各二級學(xué)院、實(shí)驗(yàn)室、實(shí)訓(xùn)室制定各自具體部門的分解目標(biāo)。其管理不僅體現(xiàn)在實(shí)訓(xùn)中心檔案室,每個實(shí)驗(yàn)室、實(shí)訓(xùn)基地都有資料管理的責(zé)任和任務(wù),組成了各個小環(huán)節(jié),從而保障實(shí)訓(xùn)中心大環(huán)節(jié)的循環(huán)暢通。每個實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)教師做好自己的PDCA小循環(huán)工作,把檔案包括學(xué)生的實(shí)驗(yàn)報告收集、整理、歸類,更好地為教學(xué)實(shí)踐服務(wù),是做好整個實(shí)訓(xùn)資料管理大循環(huán)工作的保障。
作者：李宏 單位：黑龍江省建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院
1.1定制教師個人發(fā)展規(guī)劃
文秘專業(yè)檔案管理課程的教師通常具有多年專業(yè)課教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，但檔案實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)較少。學(xué)校可為每位文秘專業(yè)教師量身定制個人發(fā)展規(guī)劃，文秘教師在取得教師資格證和教師職稱的同時，必須取得國家秘書職業(yè)資格二、三級證書，或者參加檔案專業(yè)職稱考評，取得檔案專業(yè)職稱，成為“雙師型”教師。
1.2建立教師暑期實(shí)踐制
學(xué)校可規(guī)定文秘專業(yè)的教師，特別是檔案管理課程的教師，利用暑期一個月時間到學(xué)校檔案室進(jìn)行實(shí)踐，和檔案室檔案員一起開展年度檔案整理工作，以促進(jìn)檔案管理課程教師提升實(shí)踐教學(xué)能力。實(shí)踐結(jié)束后，專業(yè)教師要寫出實(shí)踐報告，由檔案室主任撰寫實(shí)踐評語，交學(xué)校教師發(fā)展處提出考核意見，作為推薦教師參加職稱評審的重要依據(jù)。
1.3檔案員協(xié)助專任教師開展檔案實(shí)踐教學(xué)
學(xué)校檔案員可兼任檔案課程實(shí)踐教學(xué)的輔導(dǎo)教師，協(xié)助專任教師開展檔案實(shí)踐教學(xué)。如，在檔案模擬實(shí)訓(xùn)室擔(dān)任實(shí)訓(xùn)輔導(dǎo)、在校內(nèi)檔案室進(jìn)行見習(xí)指導(dǎo)等等。檔案員作為檔案管理課程實(shí)踐教學(xué)的輔導(dǎo)老師，每年必須參加檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)、定期參加檔案行政管理部門組織的各類培訓(xùn)；學(xué)校也可不定期邀請檔案行政管理部門的專家赴校對檔案員進(jìn)行工作指導(dǎo)，使他們掌握新技術(shù)、新知識，增強(qiáng)業(yè)務(wù)實(shí)踐能力和教學(xué)輔導(dǎo)水平。
2大力提升學(xué)生實(shí)踐能力和水平
2.1建立校內(nèi)模擬檔案實(shí)訓(xùn)室
建立模擬檔案室實(shí)訓(xùn)室，對于檔案課程實(shí)踐教學(xué)來說是十分重要的。校內(nèi)模擬檔案實(shí)訓(xùn)室應(yīng)配置相應(yīng)的辦公自動化設(shè)備，以及檔案實(shí)訓(xùn)所需的專門設(shè)施和設(shè)備。檔案實(shí)訓(xùn)室可按學(xué)生數(shù)配置電腦，并安裝數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版，系統(tǒng)應(yīng)具備收發(fā)文管理、檔案著錄、移交接收、整理、查詢借閱、統(tǒng)計(jì)、檢索、庫房管理、數(shù)據(jù)備份等功能，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助檔案管理。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)使用本地區(qū)檔案管理部門推薦使用的軟件，學(xué)校將此軟件作為指導(dǎo)學(xué)生實(shí)訓(xùn)的基礎(chǔ)系統(tǒng)，有助于學(xué)生畢業(yè)后在本地區(qū)就業(yè)。模擬檔案實(shí)訓(xùn)室還應(yīng)購置檔案柜、各類檔案裝具，備有歸檔章、檔號章、打碼機(jī)、溫濕度計(jì)、縫紉機(jī)、裝訂機(jī)、裁切刀、裝訂線以及各類文具，滿足學(xué)生進(jìn)行檔案實(shí)訓(xùn)的基本需求。在模擬檔案室中，教師可將學(xué)生分成若干個組，每個小組共同完成檔案的分類、立卷（組件）、排列卷內(nèi)文件、編頁號、填寫卷內(nèi)文件目錄、填寫卷內(nèi)備考表、擬寫案卷題名、填寫案卷封面、裝訂、排列案卷、編制檔號和案卷目錄等工作，并對歸檔文件整理規(guī)則進(jìn)行分解操作，對檔案工作流程的各個環(huán)節(jié)有初步了解和掌握；學(xué)生還應(yīng)熟悉檔案室的各種設(shè)備和用具，并具有實(shí)際運(yùn)用經(jīng)驗(yàn)。為配合檔案模擬實(shí)踐教學(xué)，專業(yè)教研組應(yīng)依據(jù)檔案管理課程要求修訂教學(xué)計(jì)劃，確保檔案模擬實(shí)踐教學(xué)課時占整個課程時數(shù)的40%到50%，確保學(xué)生有足夠的實(shí)訓(xùn)時間。
2.2開發(fā)校本實(shí)訓(xùn)教材
教研組應(yīng)設(shè)計(jì)以實(shí)踐性教學(xué)為中心環(huán)節(jié)的實(shí)驗(yàn)方案，編寫檔案實(shí)訓(xùn)校本教材，配套錄制學(xué)校檔案室開展檔案工作的錄像，并結(jié)合網(wǎng)絡(luò)下載的檔案教學(xué)影音資料，著重介紹文書檔案、會計(jì)檔案、照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、電子檔案等的整理方法。教材應(yīng)力求做到全面、實(shí)用，并符合檔案工作最新法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求。編寫的校本教材應(yīng)能有效地輔助學(xué)生進(jìn)行檔案工作的全程模擬操作，切實(shí)提高他們的動手能力，將培養(yǎng)中職教育應(yīng)用型人才的要求落到實(shí)處。
2.3實(shí)施校內(nèi)短期見習(xí)制
在三年制中職文秘專業(yè)二年級第二學(xué)期末，學(xué)生已完成了檔案管理課程的理論學(xué)習(xí)和模擬檔案室的實(shí)訓(xùn)練習(xí)，并已通過國家秘書職業(yè)資格五級考試，具有了較扎實(shí)的理論知識和模擬實(shí)踐能力。在臨近學(xué)期結(jié)束的二周內(nèi)，為加強(qiáng)學(xué)生的檔案實(shí)踐能力，學(xué)校可為學(xué)生安排校內(nèi)相關(guān)崗位的見習(xí)。學(xué)校有關(guān)教學(xué)、行政辦公室在學(xué)期末都需開展科室內(nèi)檔案預(yù)立卷、歸檔工作，可安排學(xué)生3到5人一組到各科室見習(xí)，按照“任務(wù)到組，責(zé)任到人，自我管理，教師指導(dǎo)，階段考核”的原則，在各科室兼職檔案員的指導(dǎo)下熟悉公文處理程序、開展文書立卷工作或歸檔文件的整理，增強(qiáng)對檔案工作的感性認(rèn)識。見習(xí)工作結(jié)束時，兼職檔案員要在學(xué)生的見習(xí)報告上出具見習(xí)鑒定意見。要確保見習(xí)制落到實(shí)處、取得實(shí)效，學(xué)校檔案室須事先對各科室兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，并規(guī)范各科室檔案工作流程。
2.4開放學(xué)校檔案室作為實(shí)訓(xùn)基地
學(xué)校檔案室作為實(shí)訓(xùn)基地具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，可為學(xué)生提供經(jīng)過整合的各項(xiàng)教學(xué)資源，如經(jīng)驗(yàn)豐富的專職檔案員、第一手檔案材料、先進(jìn)的檔案工作設(shè)施和設(shè)備等。學(xué)校安排文秘專業(yè)三年級的學(xué)生，在第一學(xué)期到學(xué)校檔案室進(jìn)行為期一周的校內(nèi)實(shí)習(xí)，檔案室的專職檔案員作為輔導(dǎo)老師指導(dǎo)學(xué)生的實(shí)習(xí)活動。專職檔案員具有豐富的檔案實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)并兼任模擬檔案實(shí)訓(xùn)室的輔導(dǎo)老師，承擔(dān)這項(xiàng)工作具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，他們能充分利用檔案室的各類檔案，如黨政檔案、教育教學(xué)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會計(jì)檔案、特種載體檔案等，配合專任教師開展檔案實(shí)踐教學(xué)，為學(xué)生詳細(xì)講解各種檔案工作的具體案例，提高學(xué)生的理論水平與實(shí)踐能力。專職檔案員應(yīng)給學(xué)生安排一定的工作任務(wù)，學(xué)生可獨(dú)立完成某些工作，也可以通過集體協(xié)作的方式開展工作，要在此過程中形成自我評價和相互評價，進(jìn)而總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)；也可以由專職檔案員進(jìn)行點(diǎn)評和總結(jié)，幫助學(xué)生快速成長。實(shí)踐教學(xué)應(yīng)根據(jù)不同環(huán)境條件，因人而異、因時而變、因機(jī)而動，力求提高針對性、有效性和趣味性。
2.5建立校外合作單位實(shí)訓(xùn)基地
校外檔案實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)是文秘專業(yè)實(shí)踐教學(xué)的重要組成部分。學(xué)校應(yīng)與本地區(qū)檔案館、各機(jī)關(guān)單位、大中型企業(yè)建立良好的合作關(guān)系，與這些單位簽訂檔案實(shí)踐教學(xué)合作協(xié)議，建立起能夠常年接收中職文秘專業(yè)學(xué)生開展檔案實(shí)習(xí)的實(shí)訓(xùn)基地。文秘專業(yè)學(xué)生經(jīng)過兩年半的專業(yè)理論和實(shí)踐學(xué)習(xí)，已初步具備開展文秘檔案工作的基本能力，學(xué)校即可安排學(xué)生到校外實(shí)訓(xùn)基地進(jìn)行為期3到5個月的實(shí)習(xí)。由于檔案館的性質(zhì)特殊，在檔案館開展檔案實(shí)踐教學(xué)的形式主要以參觀學(xué)習(xí)為主。在各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位實(shí)習(xí)期間，學(xué)生可在該單位檔案實(shí)習(xí)輔導(dǎo)老師的指導(dǎo)下接觸并參與實(shí)際檔案工作，初步熟悉檔案工作的環(huán)節(jié)和程序，并能頂崗開展實(shí)踐工作，培養(yǎng)理論聯(lián)系實(shí)際、運(yùn)用所學(xué)知識解決問題的能力，以及與人溝通協(xié)調(diào)的能力。實(shí)習(xí)結(jié)束時，要由實(shí)習(xí)單位對學(xué)生的實(shí)踐表現(xiàn)作相應(yīng)評價，學(xué)校據(jù)此確定學(xué)生實(shí)習(xí)考核成績，該成績應(yīng)占學(xué)生實(shí)踐總成績的50%。
3結(jié)語
【關(guān)鍵詞】 手足口病 檔案管理 利用
手足口病是由多種腸道病毒引起的常見病、傳染病。以嬰幼兒發(fā)病為主，主要為腸道病毒coxA16及EV71，傳染性強(qiáng)，易引起暴發(fā)和流行。中國衛(wèi)生部于2008年5月2日明確將手足口病納入《傳染病防治法》規(guī)定的丙類傳染病管理，
— 醫(yī)院手足口病檔案管理的重要性
傳染病的檔案同人事、財(cái)務(wù)、病歷檔案一樣至關(guān)重要，同時也是檔案管理工作的重要組成部分。手足口病屬丙類傳染疾病，建立健全其檔案是預(yù)防公共衛(wèi)生突發(fā)事件及醫(yī)院科研發(fā)展不可缺少的一環(huán)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理好.利用好這一資料，不僅有助于預(yù)防傳染性疾病的發(fā)生與流行，減少疾病對人民群眾健康的危害，同時還能為醫(yī)療系統(tǒng)廣泛開展應(yīng)對傳染性疾病的科技攻關(guān)活動提供第一手資料。
二 手足口病檔案管理
1、手足口病檔案管理主要的內(nèi)容
手足口病屬丙類傳染性疾病，其檔案內(nèi)容從該病的病原學(xué)、流行病學(xué)、診斷標(biāo)準(zhǔn)、住院出院指征，疫情報告、流行病學(xué)調(diào)查、預(yù)防控制措施，會議記錄，上級批示、宣傳材料等全過程中直接形成的具有保存利用價值的文字、圖樣和聲像記錄等不同的材料。手足口病患者的檔案應(yīng)包括患者姓名、家長姓名、性別、出生日期、居住環(huán)境、聯(lián)系方式、診斷依據(jù)、治療措施、疫情報告及轉(zhuǎn)歸情況。
2、手足口病檔案資料的收集
手足口病四季均可發(fā)生，并可暴發(fā)和流行，因此其檔案收集歸檔范圍也較廣，據(jù)其有傳染性、流行性、暴發(fā)性，可造成集體感染和家庭聚集發(fā)病，可以從醫(yī)院、社區(qū)、學(xué)校來收集資料。
2.1、醫(yī)院手足口病的檔案收集
（1）醫(yī)院按上級部門的統(tǒng)一布署成立手足口病領(lǐng)導(dǎo)組成員及分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)和相關(guān)科室人員的職責(zé)和任務(wù)。
（2）手足口病預(yù)防控制、治療工作的標(biāo)準(zhǔn)、指導(dǎo)原則、方法及上級有關(guān)部門與本單位形成的具有保存價值的收發(fā)文件、內(nèi)部會議文件、記錄、簡報、統(tǒng)計(jì)報表、重要的電話記錄、宣傳材料、照片、錄像帶、錄音帶、電子文件等。
（3）手足口病流行病學(xué)調(diào)查、預(yù)防控制方案、工作總結(jié)、傳染源、傳播途徑以及疫情報告、隔離、消毒、護(hù)理、治療等資料。
（4）對門診就診病人、住院病人及其家屬進(jìn)行篩查、確診、隔離、消毒處理、治療形成的材料，其中住院病人形成的病歷由病案室保管，門診病歷則由患者本人保管，以便復(fù)查時查閱，但醫(yī)院應(yīng)有詳細(xì)的登記記錄，包括姓名、性別、家長姓名、聯(lián)系方式、住址、治療、隔離措施等、對疑似病人、接觸者要進(jìn)行跟蹤觀察，并有相應(yīng)記錄。
（5）對醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)知識培訓(xùn)情況，考核的記錄，及預(yù)防和治療手足口病醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的開支，相關(guān)設(shè)備的利用，如呼吸機(jī)、監(jiān)護(hù)儀等。
2.2學(xué)校手足口病的檔案收集，（尤指托幼機(jī)構(gòu)）
（1）嬰幼兒每日的體溫監(jiān)測記錄，對玩具、用具、餐具清洗、消毒登記。
（2）對孩子可觸及的進(jìn)行消毒，專人負(fù)責(zé)記錄。
（3）流行期間教室、宿舍進(jìn)行通風(fēng)、清掃的記錄。
（4）發(fā)現(xiàn)患兒及時就診的時間，并對其所有用品消毒記錄。
（5）患兒增多時采取的措施、報告、上級指示的記錄。
2.3社區(qū)手足口病的檔案收集
（1）社區(qū)居委對手足口病的宣傳材料、以及相互間交流的材料。
（2）對預(yù)防傳染病發(fā)生所采取的措施的記錄。
（3）社區(qū)患兒的就診、治療及轉(zhuǎn)歸，以及接觸者的預(yù)防消毒情況。
（4）對手足口病患兒的報告記錄以及接觸者家長的心理反應(yīng)。
3、手足口病檔案的歸檔
（1）手足口病確診病例需住院治療的形成的住院病歷則由病案室歸檔保存，保存30年。
（2）手足口病的流行病學(xué)、流行病學(xué)的調(diào)查、疫情報告、手足口病防控領(lǐng)導(dǎo)組、電話會議記錄、重要的電話記錄及統(tǒng)計(jì)報表、簡報、各醫(yī)療機(jī)構(gòu)、社區(qū)、托幼機(jī)構(gòu)的各種宣傳材料、預(yù)防措施、工作總結(jié)、反映防控工作的錄像、電子文件、照片等。衛(wèi)生部關(guān)于手足口病的診斷預(yù)防指導(dǎo)原則、標(biāo)準(zhǔn)方法、醫(yī)療機(jī)構(gòu)對手足口病的治療、消毒、隔離措施、接觸者、疑似病人的處理記錄均由檔案室保存，文字材料實(shí)行一文一件整理歸檔，聲像、照片使用專用裝具歸檔，電子文件則按國家并實(shí)施的《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》的相關(guān)要求整理歸檔。
關(guān)鍵詞：檔案管理；建筑工程；分析
Abstract: the construction project files management work is a part of construction project management, engineering archives management, good or bad, directly affects the quality of construction projects, or even affect the enterprise economic benefits. This paper focuses on the construction of the content files as well as the problems and analysis of the archives management of the specific measures, hoping to file management of construction projects to help.
Keywords: file management; Building engineering; analysis
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
建筑工程一般分為項(xiàng)目規(guī)劃、征地拆遷、勘測設(shè)計(jì)、土木施工、管線施工、設(shè)備安裝、內(nèi)外裝修、竣工驗(yàn)收等工程項(xiàng)目。這些工程項(xiàng)目的檔案材料就是建筑工程檔案，它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動，是建設(shè)項(xiàng)目管理如投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動中形成的檔案文件，需要長期妥善地保存。在工程建設(shè)中，檔案管理工作起著非常重要的作用，它是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程、構(gòu)建和諧社會的重要手段之一，認(rèn)真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。應(yīng)制定一些具體的措施，嚴(yán)格落實(shí)有關(guān)的法律規(guī)章制度，確保建筑工程檔案管理步入良性循環(huán)的軌道。
一、建筑工程檔案的內(nèi)容
1.1工程準(zhǔn)備階段文件
主要包括：立項(xiàng)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；建設(shè)用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設(shè)計(jì)文件；招投標(biāo)文件；開工審批文件；建設(shè)、施工監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人；
1.2工程施工階段文件
1.2.1樁基工程資料。主要包括樁基工程施工、技術(shù)管理資料；樁基工程質(zhì)量控制資料；樁基子分部工程質(zhì)量驗(yàn)收資料。
1.3土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程資料
1.3.1施工、技術(shù)管理資料。工程概況；開、竣工報告。
1.3.2工程質(zhì)量控制資料。圖紙會審、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄；工程定位測量、放線驗(yàn)收記錄；原材料出廠合格證及進(jìn)場檢（試）驗(yàn)報告（鋼材；水泥；磚；外加劑、粉煤灰、砂、石；防水、隔熱保溫材料；其它建筑材料等）；施工試驗(yàn)報告及見證檢測報告（配合比通知單；混凝土強(qiáng)度評定及試塊試驗(yàn)報告、砂漿強(qiáng)度評定及試塊試驗(yàn)報告；鋼筋連接試驗(yàn)報告；土壤試驗(yàn)報告；外墻飾面磚樣板件黏結(jié)強(qiáng)度檢測報告）；預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土合格證；隱蔽工程驗(yàn)收記錄（統(tǒng)表）；現(xiàn)場施工預(yù)應(yīng)力記錄、地基驗(yàn)槽和地基處理記錄；地基基礎(chǔ)、主體、結(jié)構(gòu)檢驗(yàn)及抽樣檢測資料；工程質(zhì)量事故及調(diào)查處理資料；新材料廠、新工藝施工記錄。
1.4地建工程安全和功能檢驗(yàn)資料。屋面淋水、蓄水試驗(yàn)記錄；地下室防水效果檢查記錄；有防水要求的地面蓄水試驗(yàn)記錄；建筑物垂直度、標(biāo)高、全高測量記錄；煙氣（風(fēng)）道工程檢查驗(yàn)收記錄；幕墻及外窗氣密性、水密性耐風(fēng)壓檢測報告；建筑物沉降觀測記錄；節(jié)能、保溫檢測報告；室內(nèi)環(huán)境檢測報告。
1.5工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。質(zhì)量驗(yàn)收總表部分；地基基礎(chǔ)分部分項(xiàng)驗(yàn)收記錄；主體結(jié)構(gòu)分項(xiàng)驗(yàn)收記錄；裝飾分部分項(xiàng)驗(yàn)收記錄；屋面分部分項(xiàng)驗(yàn)收記錄；建筑給排水及采暖、消防工程資料；建筑電氣工程資料；幕墻與型材工程資料；鋼結(jié)構(gòu)工程資料；通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)狻⒔ㄖ悄芑㈦娞莨こ藤Y料；室外工程。
2竣工驗(yàn)收文件
主要包括：工程竣工總結(jié)；建設(shè)工程抗震設(shè)防、消防等驗(yàn)收意見；竣工驗(yàn)收報告；工程竣工驗(yàn)收證明書；工程竣工驗(yàn)收備案表（包括各專項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可文件）；工程質(zhì)量保修書；工程竣工決算及審核結(jié)論；聲像電子檔案。
3竣工圖等
3.1綜合竣工圖
3.1.1綜合圖。總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）；豎向布置圖；室外給水、排水、熱力、燃?xì)獾裙芫W(wǎng)綜合圖；電氣（包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等）綜合圖；設(shè)計(jì)總說明書。
3.1.2外專業(yè)圖（室外給水、雨水、污水、熱力、燃?xì)狻㈦娪崱㈦娏Α㈦娨暋⒔ㄖ∑贰⑾馈⒄彰鳌⑺啊⒌缆贰⒕G化）。
3.2專業(yè)竣工圖。建筑竣工圖；結(jié)構(gòu)竣工圖；裝修（裝飾）工程竣工圖；電氣工程（智能化工程）竣工圖；給排水工程（消防工程）竣工圖；采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖；燃?xì)夤こ炭⒐D；電梯工程竣工圖；幕墻工程竣工圖；鋼結(jié)構(gòu)工程竣工圖。
二、建筑工程檔案管理存在的問題
建筑工程檔案管理具有單一獨(dú)立性、真實(shí)性以及實(shí)用性的特點(diǎn)，在具體的操作過程中，存在以下問題：
1缺乏專業(yè)型檔案管理人員。在許多建筑項(xiàng)目中，對檔案管理的重視不夠，隨便招來一些沒有專業(yè)檔案管理背景的人員，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，很多詳細(xì)的工作做不到位。
2檔案材料不完整。目前，在建筑檔案管理中，資料的不完全是建筑工程檔案存在的主要問題。相對來說，重視得好的工程項(xiàng)目，歸檔率能達(dá)到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項(xiàng)目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案。
三、建筑工程檔案管理的措施
1重視工程檔案管理工作。在建筑工程中，很多管理者把重點(diǎn)放在具體的施工上，對于檔案資料的管理不重視，只有在驗(yàn)收的時候才應(yīng)付了事，相關(guān)管理部分應(yīng)該建立相關(guān)法律制度，進(jìn)一步加強(qiáng)對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作，也能便于在驗(yàn)收的時候省時省力。
2嚴(yán)格把控好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個工程驗(yàn)收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)《建設(shè)工程檔案合格證》。
3加強(qiáng)對工程檔案管理人員培訓(xùn)的力度。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識，變被動為主動，認(rèn)真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。
4及時做好傳遞和變更記錄。在建筑施工過程中，有些施工程序會有變更，這就要求檔案管理人員及時跟進(jìn)傳遞和變更相關(guān)資料，這樣才能保證檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。
參考文獻(xiàn)
【摘要】兵團(tuán)勘測設(shè)計(jì)院檔案資源不僅是各分院工作中需要經(jīng)常查閱、參考、利用的資源。而且對兵團(tuán)政治、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展起著舉足輕重的作用，對兵團(tuán)勘測設(shè)計(jì)院科技技術(shù)的發(fā)展提高起著至關(guān)重要的作用。因此，在新常態(tài)下優(yōu)化發(fā)展檔案管理顯得尤為重要。筆者對檔案管理工作要點(diǎn)進(jìn)行分析探討，提出建設(shè)性意見。
關(guān)鍵詞 設(shè)計(jì)院；檔案管理；重要意義；問題；措施
一、新疆兵團(tuán)勘測設(shè)計(jì)院（集團(tuán)）有限責(zé)任公司概況
新疆兵團(tuán)勘測設(shè)計(jì)院（集團(tuán)）有限責(zé)任公司始建于1952 年，是新疆最早組建的綜合類甲級設(shè)計(jì)院。經(jīng)過60 多年的發(fā)展，設(shè)計(jì)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，涉及專業(yè)不斷增加。具有甲級設(shè)計(jì)資質(zhì)的專業(yè)達(dá)16 項(xiàng)，乙級設(shè)計(jì)資質(zhì)的專業(yè)達(dá)12 項(xiàng)。覆蓋了農(nóng)林、水利、建筑、咨詢、建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境影響評價、工程勘察、測繪、監(jiān)理、水土保持方案編制、工程招標(biāo)、旅游規(guī)劃、土地勘測、水文水資源調(diào)查評價、電力、公路、市政、環(huán)境污染防治、城鄉(xiāng)規(guī)劃、工程造價咨詢、攝影測量與遙感、招標(biāo)等幾十項(xiàng)全方位專業(yè)。綜合實(shí)力在新疆同行業(yè)中名列前茅，在全國勘測設(shè)計(jì)單位中綜合實(shí)力排名132 名。職工總數(shù)1600 余人，下屬16 個生產(chǎn)單位，分駐烏魯木齊市和石河子市兩地。全院現(xiàn)有各類國家級執(zhí)業(yè)注冊人員151 人次；享受國務(wù)院政府津貼專家14 人；教授級高工14 人。
60 多年來，兵團(tuán)設(shè)計(jì)院幾代勘測設(shè)計(jì)工作者傳承新疆兵團(tuán)的精神，戰(zhàn)嚴(yán)寒、斗風(fēng)沙、餐風(fēng)飲露，先后在全國各地及世界30 個國家、地區(qū)完成勘測設(shè)計(jì)項(xiàng)目13000 多項(xiàng)。完成各類工程測量數(shù)千頃，草原調(diào)查3 億畝，土壤概查8000 萬余畝，土壤詳查5000 萬余畝，完成百萬畝以上大型墾區(qū)總體規(guī)劃約20 余項(xiàng)；農(nóng)牧團(tuán)場及縣鄉(xiāng)規(guī)劃400 余個，規(guī)劃總面積達(dá)4000 余萬畝；完成大型灌區(qū)水利工程數(shù)十項(xiàng)，水庫和電站近百座，大中型輸水干渠及輸變電工程設(shè)計(jì)30 余項(xiàng)。完成河流流域規(guī)劃、水庫電站工程地質(zhì)勘察、大中型灌區(qū)、農(nóng)場水源地水文地質(zhì)勘察、公共與民用建筑工業(yè)廠房設(shè)計(jì)、農(nóng)牧業(yè)開發(fā)、礦山建設(shè)、工業(yè)及石油建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境影響評價等工程數(shù)千項(xiàng)。近年來，兵團(tuán)設(shè)計(jì)院在安哥拉、委內(nèi)瑞拉等30 多個國家和地區(qū)完成規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目30 余項(xiàng)。創(chuàng)造出一批享有盛譽(yù)的勘察設(shè)計(jì)作品，其中獲得國家、省部級優(yōu)秀設(shè)計(jì)獎和科技進(jìn)步獎達(dá)400 多次。
二、新常態(tài)下設(shè)計(jì)院檔案管理發(fā)展的重要意義
兵團(tuán)設(shè)計(jì)院經(jīng)過60 多年的飛速發(fā)展，規(guī)模不斷擴(kuò)大，資質(zhì)不斷提高，涉及專業(yè)不斷增加。隨著設(shè)計(jì)水平和設(shè)計(jì)資料完整性的提高，設(shè)計(jì)資料數(shù)量劇增，檔案管理工作也變得更加重要、更加復(fù)雜。
（一）檔案管理發(fā)展是新常態(tài)下院內(nèi)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、科技發(fā)展的必然趨勢。對兵團(tuán)設(shè)計(jì)院而言，檔案管理的發(fā)展是院內(nèi)經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、科技發(fā)展的必然趨勢。要實(shí)現(xiàn)檔案管理全面發(fā)展，必須全面提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)，加大人力資源的開發(fā)，提高全方位檔案管理水平，積極充分地發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，促進(jìn)檔案管理和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)能夠更好地配合，檔案管理必須要適應(yīng)新常態(tài)下的社會發(fā)展。
（二）檔案管理發(fā)展是新常態(tài)下進(jìn)一步拓展檔案管理服務(wù)領(lǐng)域的有效工具。檔案管理發(fā)展能夠進(jìn)一步拓展檔案管理工作的服務(wù)領(lǐng)域及對象。先進(jìn)的檔案管理工具，為檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了一定的條件，現(xiàn)代化檔案管理能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行更加合理的整合配置，使其充分發(fā)揮更大作用。而檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)字化、系統(tǒng)化，讓檔案的服務(wù)范圍得到更大的拓展，其服務(wù)領(lǐng)域、對象和效果會最大化。
（三）檔案管理發(fā)展是新常態(tài)下能夠有效增加信息存儲量的必要手段。檔案管理發(fā)展是新常態(tài)下能夠有效增加信息存儲量的必要手段。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案只能記錄文字、圖形等信息，且占用大量儲存空間，對溫度濕度的要求極為嚴(yán)格，稍有不慎紙質(zhì)就會變質(zhì)腐爛，使用極為不便，甚至不能使用。而檔案現(xiàn)代化電子管理能夠在存儲范圍和數(shù)量上有效地增加存儲量，檔案中記錄文字、圖形、聲像等較為全面的各種媒體信息資料，且經(jīng)濟(jì)、方便、快捷，更為重要的是遠(yuǎn)程使用可實(shí)現(xiàn)無縫、少錯甚至無錯對接。這在豐富了檔案內(nèi)容的同時，增加了檔案信息存儲量，并且有利于查找，同時大幅度減少了人財(cái)物的浪費(fèi)和消耗。
三、兵團(tuán)設(shè)計(jì)院檔案管理工作的特點(diǎn)、存在問題分析及解決問題措施探討
（一）特點(diǎn)一：多樣化的載體形式。工程設(shè)計(jì)檔案不僅局限于文字材料圖紙等紙質(zhì)材料，目前還有各種格式的電子文檔。存在的問題：一是由于兵團(tuán)設(shè)計(jì)院成立已60 多年，所有紙質(zhì)檔案資料的質(zhì)量和規(guī)格不一，年度已久，紙張老化，有些文圖不清，部分受潮資料圖書有霉變和腐爛現(xiàn)象，重新整理難度非常大。二是電子文檔版本不一，由于電子產(chǎn)品發(fā)展迅速，軟件互不支持，高版本軟件不支持低版本軟件，低版本軟件不兼容高版本軟件，甚至不同高版本軟件互不兼容，使電子文檔使用難度加大。改進(jìn)措施：一是將那些年度久遠(yuǎn)，規(guī)格不一，紙張老化，圖文不清及霉變的資料整理出來重新出版后替代原有的資料。二是和單位信息中心溝通，把電子文本互不兼容、互不支持的軟件經(jīng)過升級處理等手段加工為統(tǒng)一產(chǎn)品使用。
（二）特點(diǎn)二：種類繁多的檔案內(nèi)容。工程設(shè)計(jì)檔案內(nèi)容除了常見的設(shè)計(jì)報告、概預(yù)算、施工圖紙之外，還包括項(xiàng)目批文、甲方委托書、合同、設(shè)計(jì)條件及報告審查意見書、修改設(shè)計(jì)函、工程造價書、竣工驗(yàn)收報告書、審后藍(lán)圖等，由于內(nèi)容繁多，在保存的時候必須要確保每項(xiàng)工程檔案的成套性。存在的問題：一是很多歸檔資料重復(fù)存檔，占用了大量的資源。二是整理立卷項(xiàng)目分門歸類時成果報告有缺少領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)負(fù)簽字、已完成的項(xiàng)目歸檔有拖拉等現(xiàn)象。三是在歸檔過程中，極個別項(xiàng)目使用了沒有經(jīng)過評審的送審稿歸檔，影響了檔案的準(zhǔn)確性、完整性。改進(jìn)措施：一是把重復(fù)的歸檔資料剔除，只留一份正式報告和電子版本，減少利用空間。二是在歸檔過程中及時檢查成果報告有沒有領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)負(fù)漏簽字，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。在平時的工作中經(jīng)常與技術(shù)部門聯(lián)系溝通，使已完成的項(xiàng)目在規(guī)定的時間內(nèi)及時歸檔。三是積極與生產(chǎn)單位溝通，在不影響歸檔期限的情況下，歸評審后的最終成果報告。
（三）特點(diǎn)三：數(shù)量巨大。在數(shù)量方面，不但有設(shè)計(jì)工程所形成的具有保存價值的圖紙文字資料。一個一般的工程項(xiàng)目僅是圖紙便將近百張，如果是大型工程，便有幾百張乃至上千張，再加上文字資料，一個項(xiàng)目便是獨(dú)立的龐大工程。還有大量文書資料、設(shè)計(jì)規(guī)范規(guī)程、圖書刊物需歸納保管。存在的問題：一是由于年代久遠(yuǎn)，圖紙紙張質(zhì)量不一，規(guī)格不統(tǒng)一，占據(jù)的空間不一，保存環(huán)境條件要求不一，給檔案管理工作帶來很多不便。二是設(shè)計(jì)規(guī)范規(guī)程、圖書刊物在時間空間的不一致，導(dǎo)致新老規(guī)范規(guī)程更新滯后，給設(shè)計(jì)人員帶來了不便。改進(jìn)措施：一是請技術(shù)人員鑒定那些年代久遠(yuǎn)沒有保存價值的資料剔除銷毀，庫房購置加濕器、吸塵器，溫濕度表等，增強(qiáng)檔案保存的時間。二是提前在國家工標(biāo)網(wǎng)上查找作廢規(guī)范規(guī)程，及時訂購標(biāo)準(zhǔn)書籍，解決技術(shù)人員的后顧之憂。
一、高校檔案管理者應(yīng)該具備的職業(yè)素質(zhì)
1.具有優(yōu)秀的政治素質(zhì)。高校檔案管理工作者的政治素質(zhì)主要包括：應(yīng)具有堅(jiān)定的政治信念，要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，有高度的政治敏銳性和嚴(yán)明的政治紀(jì)律性，在工作中不徇私情、廉潔自律，保持端正的政治態(tài)度；要樹立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和工作態(tài)度，在工作中堅(jiān)持實(shí)事求是，愛崗敬業(yè),認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好本職工作，尊重學(xué)生，尊重教師，熱愛自己的工作；還要保持強(qiáng)烈的責(zé)任感和高度的事業(yè)心。高校檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)全校師生的工作，要做好檔案管理工作，管理工作者就必須充分發(fā)揮自己的主觀能動性,不斷強(qiáng)化工作能力,不斷提升工作質(zhì)量；還要具備較高的政策水平，高校檔案管理者既要熟悉和掌握國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，又必須熟練掌握與檔案工作相關(guān)的方針、政策、標(biāo)準(zhǔn)和方法等。
2.具有全面的知識素質(zhì)。高校檔案工作者要求掌握的知識主要包括：（1）一定的科學(xué)文化知識。科學(xué)文化知識是人類改造自然和改造社會的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，高校檔案管理者必須掌握必要的科學(xué)文化知識，拓寬知識面，具備多種新知識，優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)。（2）掌握扎實(shí)的檔案專業(yè)知識。高校檔案管理工作主要包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等，高校檔案管理者要保證工作質(zhì)量，提高工作效能，就應(yīng)該掌握檔案管理全過程的相關(guān)理論知識和工作方法。（3）掌握必要的計(jì)算機(jī)知識。在現(xiàn)代管理實(shí)踐中，多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已得到廣泛應(yīng)用，要適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理模式，工作人員就必須掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)能力，如數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理等方面的技能。（4）掌握一定的外語知識。外語在使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的各種軟件以及網(wǎng)絡(luò)信息資源搜集整理中有重要作用，為了做好檔案管理工作，工作者必須具備一定的英語應(yīng)用能力。
3.具備優(yōu)良的心理素質(zhì)。心理素質(zhì)也是高校檔案管理者必須具備的職業(yè)素質(zhì)。檔案管理者必須對檔案管理工作具有持久濃厚的興趣和滿腔的工作熱情，在工作中能夠積極發(fā)揮主動性和創(chuàng)造性，能夠克服畏難情緒，積極主動地解決所遇到的各種困難。同時，高校檔案管理者還必須具備較高的創(chuàng)新意識，檔案管理工作者要善于在工作中克服從眾心理，應(yīng)根據(jù)需要不斷轉(zhuǎn)換思維方式，大膽創(chuàng)新，結(jié)合工作實(shí)際,提出新思路、新觀點(diǎn)，促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展。
二、提高高校檔案管理工作者職業(yè)素養(yǎng)的有效途徑
1.加強(qiáng)檔案工作人員培訓(xùn)。要進(jìn)行全面深刻的專業(yè)教育。據(jù)調(diào)查，當(dāng)前高校檔案管理工作者大部分并非科班出身，尤其是一些民辦高校中，這種情況更為常見。在新的歷史時期，高校檔案管理工作更加需要“智能型”、“全面型”、“復(fù)合型”人才。要使檔案管理工作者更加適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作，高校應(yīng)集結(jié)人力、財(cái)力，對檔案室專職人員進(jìn)行全方位的專業(yè)培訓(xùn)，加大工作人員對檔案歷史學(xué)、圖書信息學(xué)等專業(yè)課程的教育。同時，隨著現(xiàn)代信息管理模式的普及，高校還應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作者計(jì)算機(jī)能力和英語能力的教育，保障對工作人員全方位的檔案專業(yè)教育。在定期培訓(xùn)活動之外，高校應(yīng)多舉行檔案管理交流活動，讓檔案管理工作者積極參與各項(xiàng)研討會議、學(xué)術(shù)報告會、參觀考察、撰寫論文等業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，使檔案管理工作者及時更新工作理念、獲取新經(jīng)驗(yàn)和新方法，從而用理論指導(dǎo)實(shí)踐，切實(shí)提高檔案管理者的理論水平和管理水平。
2.加強(qiáng)對檔案工作人員的管理。目前，我國部分高校檔案管理工作人員為畢業(yè)留校生或者依靠關(guān)系入職人員，他們不具備專門的檔案管理工作的理論知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。高校應(yīng)提高檔案管理人員入職門檻，入職人員必須保證具備檔案歷史學(xué)、圖書信息學(xué)、計(jì)算機(jī)等專業(yè)本科以上學(xué)士學(xué)位，保證管理者具有一定的職業(yè)素質(zhì)。同時，還應(yīng)完善相應(yīng)的激勵制度，激勵工作人員加強(qiáng)自身素質(zhì)培養(yǎng)，提高工作效率，可適當(dāng)實(shí)行物質(zhì)激勵制度，通過適當(dāng)?shù)穆毼粫x升和福利增加等方法，激發(fā)員工工作的成就感、責(zé)任感和使命感，真正調(diào)動起奮發(fā)有為的工作熱情。
3.檔案工作人員要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)。豐富檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)、提高檔案工作者的職業(yè)技能，是一個長期而復(fù)雜的過程。既需要良好的外部條件、氛圍和環(huán)境，更需要檔案工作者自身的刻苦學(xué)習(xí)和反復(fù)實(shí)踐。首先，檔案管理者應(yīng)做好自我定位，認(rèn)識到自己的優(yōu)點(diǎn)和不足，做到客觀認(rèn)識自我，客觀認(rèn)識環(huán)境，客觀認(rèn)識他人，以及時查缺補(bǔ)漏。其次，檔案工作者要善于和勤于積累自己在工作中遇到、看到、聽到、想到的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，不斷在實(shí)踐中提高自己的業(yè)務(wù)能力。學(xué)習(xí)是一個永恒的課題，尤其在通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展時代，對檔案人員的工作技能和工作內(nèi)容提出了新的職業(yè)要求。檔案管理工作者，應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，不斷地充實(shí)自我、更新知識、提高技能，以滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。
三、結(jié)語
高校檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，在促進(jìn)高校教育教學(xué)、科研、管理等方面發(fā)揮著重要的作用。高校檔案管理工作者是檔案管理工作的主體。因此，要切實(shí)做好高校檔案管理工作，就必須提高檔案管理者素養(yǎng)，優(yōu)化檔案管理，才能全面提高高校檔案管理工作水平。
作者：謝俊華 單位：云南交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院
1醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案管理探索
1.1加強(qiáng)醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案管理根據(jù)醫(yī)院業(yè)務(wù)改革歸檔范圍：一般醫(yī)院的醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部均抓質(zhì)量、管理，由于兩個部門各自獨(dú)立，難以把醫(yī)療業(yè)務(wù)綜合反映。隨著醫(yī)院管理專業(yè)化的要求，綜合業(yè)務(wù)部門走向?qū)I(yè)化之路已成必然趨勢。為此成立專門質(zhì)量管理部門-質(zhì)量控制部，把質(zhì)量控制的職能從醫(yī)務(wù)部和護(hù)理部中分離出來，同時全面監(jiān)控全院的醫(yī)療質(zhì)量，負(fù)責(zé)檢查、督促、改進(jìn)、醫(yī)療糾紛事件的管理等，使質(zhì)量管理工作逐步走向系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)務(wù)部負(fù)責(zé)醫(yī)療制度的制訂與落實(shí)、進(jìn)修管理、醫(yī)務(wù)人員調(diào)配、各科室業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)、資源調(diào)配等日常醫(yī)務(wù)管理工作，管理病案室、院感科，醫(yī)務(wù)部就會形成較全面的相關(guān)資料。護(hù)理部負(fù)責(zé)全院護(hù)理人員的培訓(xùn)、護(hù)理制度的制訂與落實(shí)、流程改造、人力資源調(diào)配、護(hù)理市場拓展、新技術(shù)、新項(xiàng)目開發(fā)等。科教部負(fù)責(zé)全院科技申報、報獎，帶教工作、繼續(xù)教育管理等工作，主要職能部門形成的資料較全面地反映一家醫(yī)院整體醫(yī)療業(yè)務(wù)的管理水平。根據(jù)日常工作和職能，職能部門之間需要經(jīng)常溝通了解，及時變更歸檔范圍。
1.2建立一支高素質(zhì)的專、兼職檔案管理員
目前兼職檔案員隊(duì)伍常不穩(wěn)定，行政人員實(shí)行輪崗制，人員一年半載就會更換。應(yīng)向各級領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作法規(guī)，提高員工的法規(guī)、責(zé)任意識。在人手方面予以支持。綜合檔案室要及時了解人員調(diào)動情況，并對新同志進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，每年邀請檔案局老師對全院兼職檔案員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，鼓勵檔案員參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)和外出理論研討交流。職能部門是醫(yī)院管理的主要部門、日常事務(wù)煩瑣，人員少、工作忙，希望把原始材料全部提交綜合檔案室，就不用再管了。檔案員需要不厭其煩地上門指導(dǎo)，有計(jì)劃重點(diǎn)幫助整理，從分類、裝訂、整理各個環(huán)節(jié)進(jìn)行指導(dǎo)。1.3業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔
醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案的收集和整理，需要制定《醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案歸檔制度》，參照文書檔案整理規(guī)則，按照年度－問題分類。(1)醫(yī)務(wù)管理主要有：醫(yī)療制度的落實(shí)、進(jìn)修管理、會診協(xié)議和記錄、病例討論制度及記錄、學(xué)術(shù)委員會記錄、技術(shù)水平年度考核資料、醫(yī)療隊(duì)衛(wèi)生支農(nóng)工作匯總、下鄉(xiāng)證明、臨床醫(yī)療質(zhì)量與工作效率年度報表、健康教育宣教資料、傳染病報告記錄、醫(yī)院內(nèi)感染管理措施、監(jiān)測記錄、執(zhí)業(yè)醫(yī)師注冊管理，以及藥劑、檢驗(yàn)、病理、麻醉、放射的管理。質(zhì)量控制管理主要有：醫(yī)療事故爭議登記報告處理、醫(yī)療安全報告措施效果評價，安全教育內(nèi)容會議記錄、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控組織、病歷書寫質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及監(jiān)控考核方法、年及季度監(jiān)控匯總。護(hù)理管理制度落實(shí)檢查記錄、護(hù)理查房記錄、護(hù)理教學(xué)培訓(xùn)記錄、護(hù)士技術(shù)操作考核評價記錄、護(hù)理書寫質(zhì)量考核。(2)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的收集整理：為全面反映員工的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，對每一位專業(yè)技術(shù)人員建立業(yè)務(wù)檔案。一人一卷，按照姓名拼音排序建立人名索引。事先向各部門說明要提供的材料范圍，讓他們平時有意識地積累資料。向多部門收集，需要較好的溝通協(xié)調(diào)能力。各部門提供的材料較瑣碎且數(shù)量大，每年由各部門派人一起整理。專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)檔案包括四方面主要內(nèi)容：①基礎(chǔ)材料：個人基本情況，包括個人簡歷、工作經(jīng)歷；有關(guān)學(xué)歷、學(xué)位證明、證書；從事專項(xiàng)技術(shù)工作的年限證明材料；參加各種專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)的證明、證書、鑒定、成績單；參加支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療工作情況。②從事衛(wèi)生技術(shù)工作的成果材料：著作專題研究報告；學(xué)術(shù)論文；專業(yè)技術(shù)新成果鑒定書；其他具有備案價值的各種技術(shù)工作成績的證明。③專業(yè)技術(shù)任職、技術(shù)資格評聘材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請表、申報表、考評表、審批表、證書復(fù)印件、聘任合同、任命書。④其他材料：三基考核材料、先進(jìn)工作者證書、獎狀；對外合作攻關(guān)成果材料；參加專業(yè)學(xué)會的證明；工作失誤差錯材料。(3)完善的病歷檔案：病歷檔案對醫(yī)院有著特殊意義，它是醫(yī)療工作的全面記錄，客觀地反映了疾病診斷、治療及其轉(zhuǎn)歸的全過程。病歷檔案是醫(yī)療活動信息的主要載體，教學(xué)的極佳教案，科研的良好素材，而且也是評價醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、管理水平的依據(jù)，同時又是在發(fā)生醫(yī)療糾紛時醫(yī)院舉證的重要依據(jù)。特別是近年來，病歷檔案在刑事訴訟、金融保險等服務(wù)方面發(fā)揮了主要作用。病歷檔案保管完好，能及時地收集、整理、歸檔、利用，并且與醫(yī)院管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，使用方便，為臨床研究發(fā)揮了很大的作用。
1.4重視利用，加強(qiáng)編研為臨床服務(wù)
根據(jù)醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的需要，檔案管理人員在各部門調(diào)研溝通的基礎(chǔ)上，編輯出：《醫(yī)院管理制度匯編》、《各部門崗位職責(zé)和人員職責(zé)》、《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編》、《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》、《醫(yī)學(xué)論文匯編》、《疾病病種索引》等十余種匯編材料，為醫(yī)務(wù)人員在平時工作參考提供方便。其中《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》對每位醫(yī)生來說都非常重要。
2加強(qiáng)醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案管理的建議
醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是醫(yī)療單位管理工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。結(jié)合本院工作實(shí)踐，作者認(rèn)為加強(qiáng)醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案管理要從以下三個環(huán)節(jié)入手。（1）領(lǐng)導(dǎo)支持：要通過各種形式向領(lǐng)導(dǎo)（院領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)）宣傳《檔案法》和有關(guān)檔案工作法規(guī)，充分認(rèn)識醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案的重要性，提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性的認(rèn)識。爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，把檔案工作列入議事日程，納入管理規(guī)劃，做到經(jīng)常研究檔案管理，及時解決檔案工作問題，為提高檔案管理水平創(chuàng)造條件。（2）用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范工作：保證醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確。嚴(yán)把收集關(guān)是醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案的基礎(chǔ)，只有做好收集工作，才能保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。因此要進(jìn)一步明確醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍。對歸檔不齊全的檔案材料進(jìn)行復(fù)制，對不符合要求的文件材料，不予簽收，保證提高檔案基礎(chǔ)材料的質(zhì)量。提高全體醫(yī)務(wù)人員的檔案意識，在各個工作環(huán)節(jié)形成的文件材料，要及時收集登記，由兼職檔案員收集整理，最后移交檔案室。（3）完善醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案管理制度：逐步實(shí)施電腦檔案管理，便于儲存、檢索、開發(fā)、利用。醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案工作要列入各有關(guān)科室的部門職責(zé)、崗位職責(zé)。印發(fā)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和檔案鑒定統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)規(guī)章制度到各科室，使檔案工作走上制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道，促進(jìn)醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案管理工作上一個新臺階。
摘要：醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案是醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)管理工作的系列資料記錄，是醫(yī)療單位檔案的重要組成部分，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策和制訂規(guī)劃的科學(xué)依據(jù)，也是醫(yī)務(wù)人員從事臨床科學(xué)研究的重要憑證。目前醫(yī)院檔案管理普遍存在重視黨政、人事、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)等各類檔案，輕醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案管理。因此，檔案員抱怨業(yè)務(wù)檔案難收，而職能業(yè)務(wù)部門卻埋怨綜合檔案室管得太多。2001年12月6日最高人民法院規(guī)定醫(yī)療糾紛實(shí)行“舉證責(zé)任倒置”［1］以來，加強(qiáng)醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案的管理［1］，提高醫(yī)療管理水平，對于促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有重要作用，應(yīng)列入醫(yī)院業(yè)務(wù)管理建設(shè)重要的議事日程。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；醫(yī)院管理；價值；地位
隨著社會的不斷發(fā)展和人們思想觀念的不斷更新，人們的健康意識也在逐漸地增強(qiáng)，因此，對于醫(yī)院所提供的醫(yī)療服務(wù)的要求也在逐步地提升。醫(yī)院的檔案管理是決定醫(yī)院整體醫(yī)療水平高的關(guān)鍵性因素之一。開展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值和地位探究，將先進(jìn)的信息技術(shù)全面應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作的開展進(jìn)程中，將為我國醫(yī)院的良好發(fā)展奠定穩(wěn)定的基礎(chǔ)和提供強(qiáng)大的推動力。
一、醫(yī)院檔案所包含的主要內(nèi)容探究
醫(yī)院的檔案的內(nèi)容，主要包括醫(yī)院的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案，醫(yī)保檔案，以及病歷檔案。其中醫(yī)院的人事檔案主要是進(jìn)行醫(yī)院內(nèi)部的各個員工的資料的詳細(xì)記載，醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案主要記載醫(yī)院的財(cái)務(wù)流水，而醫(yī)保檔案和病例檔案是醫(yī)院的工作人員查找患者信息的重要資料憑據(jù)。
二、醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀
（一）檔案的案卷內(nèi)容缺乏完善性和系統(tǒng)性。當(dāng)下我國很多醫(yī)院在開展檔案的過程中，缺乏對于工作的開展重視程度，沒有有效的保障檔案的內(nèi)容的完善性，同時檔案的管理人員在開展檔案的錄入工作的過程中，也沒有詳細(xì)的進(jìn)行檔案內(nèi)容的分類，使得部分檔案內(nèi)容丟失，很多的檔案內(nèi)容也缺乏系統(tǒng)性，查找起來難度較高，為醫(yī)院的信息查找工作的正常開展帶來了極大的不便。因此檔案的案卷內(nèi)容缺乏完善性和系統(tǒng)性，是當(dāng)下醫(yī)院開展檔案管理工作過程中所存在的主要問題。（二）醫(yī)院檔案建設(shè)工作的開展缺乏獨(dú)立性。很多醫(yī)院在開展醫(yī)院檔案管理工作的過程中，沒有分類設(shè)立檔案管理部門，這便使得醫(yī)院檔案建設(shè)工作的開展嚴(yán)重缺乏獨(dú)立性。檔案管理工作的獨(dú)立性的缺乏，導(dǎo)致醫(yī)院的各類檔案與其他的檔案相互混放在一起，醫(yī)院的檔案數(shù)目較多，檔案種類也較為復(fù)雜，在這種情況下根本不能夠真正有效的根據(jù)檔案內(nèi)容順利開展醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)收入和支出的核算工作，容易導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)體系混亂，因此醫(yī)院檔案建設(shè)工作的獨(dú)立性的缺乏，是導(dǎo)致醫(yī)院檔案的管理工作開展的弊端。（三）醫(yī)院檔案內(nèi)容更新工作的開展缺乏時效性。醫(yī)院檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中，往往忽視了對醫(yī)院檔案的及時有效的更新，這便導(dǎo)致很多的醫(yī)院檔案管理內(nèi)容嚴(yán)重的缺乏時效性，進(jìn)而為醫(yī)院的管理人員的工作的開展帶來了更多的難題。同時醫(yī)院檔案內(nèi)容不能夠及時更新，也導(dǎo)致檔案內(nèi)容不能夠真正有效的反映出醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營情況，從而影響了醫(yī)院高層人員管理工作的開展，甚至?xí)?dǎo)致醫(yī)院無法得到良好的發(fā)展，無法有效的分配自身的資源為公共提供更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。（四）醫(yī)院檔案的效用未得到真正的發(fā)揮。當(dāng)下醫(yī)院在開展醫(yī)院檔案的管理工作時，沒有將檔案管理工作列為醫(yī)院在運(yùn)行過程中的重要工作環(huán)節(jié)之一，這使得醫(yī)院檔案管理人員以及醫(yī)院的高層管理人員也沒有應(yīng)用檔案進(jìn)行醫(yī)院營運(yùn)模式的有效調(diào)整，沒有真正地為醫(yī)院指明經(jīng)濟(jì)的發(fā)展方向以及院內(nèi)資金的應(yīng)用方向，因此，醫(yī)院檔案的效用未得到真正的發(fā)揮，使得醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中所存在的重要性根本無法得到應(yīng)有的體現(xiàn)。
三、醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值
在明確了醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀后，開展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值探究，根據(jù)醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的特點(diǎn)，主要可以將其所存在的價值總結(jié)歸納如下：（一）實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案和財(cái)務(wù)資料的有效整理。醫(yī)院檔案的有效建立，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案的有效整理。醫(yī)院的檔案管理人員，通過完成醫(yī)院檔案的整理工作，可以使得醫(yī)院的各類資料的日期和類別得到明確的標(biāo)注，并且按照其內(nèi)容的重要性進(jìn)行進(jìn)一步的分類存儲。由醫(yī)院專門的檔案管理人員進(jìn)行檔案的管理工作，可以有效地提升醫(yī)院資料的安全性，防止醫(yī)院的資料被不法人員進(jìn)行篡改，降低了醫(yī)院管理的風(fēng)險性，繼而提升了醫(yī)院整體管理的安全性。（二）進(jìn)一步明確醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容和范圍。以醫(yī)院檔案中財(cái)務(wù)檔案為例，其主要包括醫(yī)院的總賬、單項(xiàng)賬、日記賬以及醫(yī)院的總體資產(chǎn)和其他不固定的財(cái)產(chǎn)。因此，醫(yī)院檔案的建立可以有效實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理內(nèi)容和范圍的明確性提升。同時，醫(yī)院的檔案中還包括醫(yī)院簽署的各項(xiàng)合同，這些合同內(nèi)容的明確，也可以為醫(yī)院管理工作的良好開展提供巨大的推動力，并增強(qiáng)醫(yī)院管理工作的開展的流程性和秩序性。（三）方便醫(yī)院內(nèi)部人員的資料查看。醫(yī)院檔案的有效建立，可以使得醫(yī)院的高層人員在進(jìn)行醫(yī)院的整體管理工作的過程中，能夠有效地查看醫(yī)院的醫(yī)療用品的采購合同、工程合同、技術(shù)合同，以及各項(xiàng)醫(yī)療票據(jù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對于醫(yī)院的各種狀況的進(jìn)一步有效地掌控。醫(yī)院的管理人員以及相關(guān)的檔案管理人員對于醫(yī)院信息及檔案情況的認(rèn)識更加明確，可以有效地保障醫(yī)院管理水平與成效，與此同時，也提升了醫(yī)院內(nèi)部人員對資料查看查找的便捷性，從而凸顯了檔案在醫(yī)院檔案管理中的關(guān)鍵性價值。（四）明確醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理期限。醫(yī)院檔案可以對于醫(yī)院的年度財(cái)務(wù)情況進(jìn)行整體的統(tǒng)計(jì)，進(jìn)而使得醫(yī)院的財(cái)務(wù)報告可以被按照其管理期限進(jìn)行排列，有些財(cái)務(wù)報告重要性較高，其管理期限為永久性期限，而有些財(cái)務(wù)報告則可以按照其重要性劃分為：五年管理期限、十年管理期限、十五年管理期限等等。醫(yī)院會計(jì)檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值若得以充分發(fā)揮，則醫(yī)院財(cái)務(wù)管理檔案期限則可以體現(xiàn)出更加理想的明確性。開展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值探究，主要可以將其價值總結(jié)歸納為：實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)報告的內(nèi)容的完整性和系統(tǒng)性的有效保障，同時加強(qiáng)醫(yī)院管理工作的開展的針對性，提升了醫(yī)院管理人員進(jìn)行醫(yī)院的管理的便捷性，并且明確了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理期限。醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價值的有效發(fā)揮，有效地保障了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定性以及資源分配的合理性。
四、提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中地位的探究
開展提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位探究，根據(jù)當(dāng)下會計(jì)檔案管理工作在醫(yī)院檔案管理工作中的影響力，具體可分為以下幾點(diǎn)：（一）實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的有效提升。醫(yī)院在開展管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于檔案管理人員的考核和培訓(xùn)，為其提供學(xué)習(xí)與交流的機(jī)會，并且根據(jù)考核結(jié)果建立相應(yīng)的獎罰制度，以此激發(fā)其自主學(xué)習(xí)的積極性。檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的有效保障和進(jìn)一步提升，可以使得會計(jì)檔案更加體現(xiàn)出其價值性，進(jìn)而保障了醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位。（二）建立專門的部門開展檔案建設(shè)工作。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案的內(nèi)容完整性以及檔案分類的系統(tǒng)性的有效保障，醫(yī)院在開展管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)建立專門的部門開展檔案的管理工作，并配備相應(yīng)的人員，此外，有關(guān)人員要加強(qiáng)對于檔案的管理工作的重視程度，以此有效地確保醫(yī)院的各項(xiàng)收入的明確性。（三）著重開展醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理工作。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理工作的開展?fàn)顩r，無疑是決定醫(yī)院的發(fā)展前景的重要因素之一。在實(shí)踐中著重開展醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理工作，將會計(jì)檔案應(yīng)用于工作的開展進(jìn)程中，可以體現(xiàn)醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位的不可撼動性。（四）將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院管理工作。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)的開展進(jìn)程中的應(yīng)用也逐步地呈現(xiàn)出了普及性特點(diǎn)。將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院管理工作的開展進(jìn)程中，可以有效地提升了醫(yī)院檔案管理工作的開展的精確性和時效性，進(jìn)而使得檔案管理工作的開展為醫(yī)院的整體發(fā)展提供更大的推動力。通過思考醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位可知，醫(yī)院檔案在醫(yī)院的管理中具有不可忽視的重要地位。檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的進(jìn)一步增強(qiáng)，可以有效地提升檔案的真正效用的發(fā)揮，同時專門的檔案管理部門的建立以及先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，都可以使得檔案在醫(yī)院的檔案管理工作開展進(jìn)程中發(fā)揮出更大的功效，實(shí)現(xiàn)自身的地位的有效保障，引導(dǎo)醫(yī)院獲得更加廣闊的發(fā)展空間和更加理想的發(fā)展前景。
五、結(jié)束語
