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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理準則，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
[關鍵詞] GLP； 檔案；檔案管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 094
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）23- 0179- 02
檔案是各類單位或個人在社會活動中直接形成的保存備查的各種形式的歷史記錄。檔案管理是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。
對非臨床健康和環境安全試驗中生成的數據記錄和材料進行保存并管理是遵從良好實驗室規范（GLP）準則的重要步驟。這些數據記錄及材料的妥善維護是再現試驗、確認最終試驗報告中的信息和確認特定試驗項目遵從GLP準則的唯一手段[1]。
1 GLP準則對檔案管理基本要求
1.1 依據GLP準則制定檔案管理標準操作規程
參考檔案管理國家標準與行業標準，結合本機構的實際工作特點制定檔案管理標準操作規程，使之符合實驗室所遵從的各類GLP準則的要求。本實驗室制定了資料接收、歸檔、索引、借閱及歸還程序；人員出入檔案室程序；人員檔案管理程序；儀器設備檔案歸檔程序；事故損失恢復程序；檔案銷毀程序；檔案室環境要求相關程序；事故損失恢復程序等。
1.2 檔案管理人員要求
試驗機構負責人應指定一名檔案管理員，同時還應指定一名候補檔案管理員，在檔案管理員無法履行其職責時代其履行相應職責。檔案管理員在上崗前應遵從GLP準則進行系統的崗位培訓，考核通過后由機構負責人以書面形式任命后，方可上崗。
2 資料檔案分類及管理
根據機構實際情況，對實驗室檔案進行分類，應根據檔案的性質、內容和相互聯系劃分成一定類別，使檔案材料形成一個具有一定隸屬關系的不同等級的系統[2]。以此為依據，為方便檔案管理，根據實際工作需要，將檔案劃分為5類：研究檔案、人員檔案、儀器設備檔案、機構資料檔案及電子檔案。
2.1 研究檔案管理
研究檔案指在按照計劃書實施一項試驗項目過程中所生成的記錄與材料。至少應包括任務通知單、試驗計劃書、最終報告、原始數據；其它與試驗相關的文件和通訊材料，諸如存檔資料移交的收據、電話記錄、傳真等；試驗供試品留樣；試驗中所使用的干濕標本；分析確認報告等相關資料。試驗項目完成后，項目負責人應收集試驗過程中產生的記錄材料并整理成冊，填寫歸檔清單，確保在標準操作規程中規定的時間內歸檔，檔案管理員應對歸檔資料的完整性進行逐項審查，準確無誤后簽字，對歸檔資料編號后裝訂存入檔案室。如需借用研究檔案，借用人需要填寫相關借用管理記錄，說明借用原因，經機構負責人批準后，方可提供其相應資料。檔案管理員應對借出的原件資料進行復印，以備資料歸還時進行核對。用完后應立即歸還，檔案管理員應對資料核對確認，無誤后簽字并放回原處。檔案管理員應依據標準操作規程中規定的相應資料保管期限進行保管，超過保管期限后根據要求經機構負責人批準后對其進行處理，并備有證明文件。
2.2 人員檔案管理
實驗室人員應具有相應的資格和能力，專業人員必須持證上崗。因此實驗室應建立人員檔案，保留所有人員（包括臨時人員）的相關能力、教育和專業資格、培訓和經驗證明的記錄。員工檔案需要包括：教育背景和工作經歷，需備有學歷證明及資格證書復印件等；在本機構工作期間完成的所有的內外部培訓、講座及研討會等；員工有資格擔負的職責和從事的工作；員工所發表的論文情況；員工作為項目負責人或主要研究者承擔的試驗項目情況；員工身體健康情況以及歷史文件其他信息等內容。人員培訓是人員檔案管理的重中之重，是保證人員知識與技能不斷得到更新的手段，培訓相關記錄如標準操作規程自學記錄，考核成績及證書等內容都應整理到此類檔案中。檔案管理員應及時、準確的做好人員檔案的整理、分類、歸檔工作，并且要實行動態管理。
2.3 儀器設備管理
儀器設備正常運行是實驗室開展各項研究的前提保證，儀器設備檔案管理也是GLP體系下重要的環節。儀器設備檔案是指各種器械設備和儀器儀表的檔案材料。同一臺的設備或儀器的檔案材料是一個有機聯系的整體。對GLP實驗室儀器設備進行有效的控制與管理，保證其運行的穩定，從而確保GLP試驗檢測結果的準確可靠。由機構負責人任命一名儀器管理負責人，負責本機構各類儀器整體管理。本機構根據對儀器驗證程度的不同，將儀器分為A、B、C三類。A類儀器不需要檢定/校準和驗證，儀器的工作狀態可通過外觀觀察或功能檢查進行確認，此類儀器不產生數據，不進行測量；B類儀器需要檢定/校準但不需要驗證，儀器安裝比較簡單，產生數據，進行測量，其參數可編輯；C類儀器需要檢定/校準和驗證，安裝復雜，由專業人員安裝，產生數據，進行測量，參數可編輯和重復使用，有計算機接口，如色譜儀等。設備從購買、使用到報廢都要有相關記錄，建立儀器設備檔案。每臺儀器設備都應該建立檔案，保存儀器設備機器軟件的記錄。檔案中應收入申購文件、招投標資料、購買合同書、安裝調試記錄、驗收報告、儀器操作手冊、儀器使用說明書、儀器驗證文件、維修記錄、使用記錄申請報廢報告、批復和處理結果等。在儀器安裝、調試、驗收完畢或儀器正常運行后，由儀器負責人將形成積累的全部文件材料及時歸檔，歸檔時應填寫儀器設備檔案卷內目錄。
2.4 機構資料檔案管理
機構資料檔案是指由試驗機構、試驗場所生成的記錄與材料，這些記錄與材料可以針對多個試驗項目以及實驗室各類證書、上下行文件、會議記錄等。通過對記錄的檢查可重建試驗系統，并對試驗機構是否遵從GLP準則進行綜合評價。機構資料至少應包括：質量保證部門實施檢查形成的所有記錄；主計劃表；組織機構圖；設施平面圖；計算機系統確效文件；歷年所有標準操作規程；環境監測記錄；用于多項試驗的被試物與參照物以及用于多項試驗的分析確認報告等，機構檔案也是國內各家監管機構檢查的主要內容，對此類檔案的管理也是GLP體系下檔案管理的重要環節。
2.5 電子檔案管理
對于需要長期保存的電子記錄，如果存儲器老化，將會導致電子記錄丟失。電子記錄的保存應確保在存檔期限內均可讀取。存檔記錄可從計算機系統拷貝至存儲介質諸如磁帶、磁盤、光盤等特殊載體中，電子檔案的特性決定了它在保存上不同于紙質檔案，應將其放置在檔案室內防磁柜中進行保存，防止磁場干擾，同時每半年應對其有效性、安全性進行抽查，如發現損壞或出現問題，應及時進行數據恢復或拷貝。
安全性評價研究機構在運行和開展各項試驗及其他各項活動時直接形成的對機構和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄所形成的各類檔案，是反映和追朔安全性評價工作真實歷史面貌的一項重要工作，是GLP管理體系中重要的組成部分[3]。檔案管理工作是一項分散、雜亂、繁瑣、量大的工作，在進行檔案管理的過程中，應該根據本單位的實際情況，本著方便管理、方便利用的原則，做到使檔案集中、系統、優質、規范，以此來適應機構發展需求。
主要參考文獻
[1]陳鐵春，蔡磊明.經濟合作與發展組織良好實驗室規范：準則與管理系列[M].修訂版.北京：化學工業出版社，2008.
農業的科研技術研究設計的范圍比較廣，綜合性強。對于特定的研究對象進行研究時，需要從它的生長環境、生長習性、氣候條件、土質條件、成熟周期的等個方面進行綜合考察，確保所得數據的準確性。
二、新時期下農業科技檔案管理存在的問題
（一）歸檔率低
首先，農業科研工作的管理體制存在很多的漏洞，很多的單位研究管理工作和研究成果歸檔工作不協調，嚴重脫節；其次，因為農業科研工作的周期性較長，因此，檔案的來源較為分散，在收集整理時由于各個檔案的來源時間不確定，會出現部分檔案丟失現象；最后，研究者自身對檔案管理工作的曲解，認為研究的成果檔案屬于個人成果，對專門的檔案管理機構存有疑慮，從而出現研究檔案的斷檔現象。
（二）檔案管理制度不健全
農業科技檔案管理工作在我國具有很長的應用歷史，正是因為歷史較為悠久，很多的檔案管理制度和檔案管理人員的管理模式與新時期的發展形式嚴重“脫軌”，沒有及時的更新完善，現代檔案管理工作大多采用網絡化、自動化、信息化的方式，因此在相關的管理制度上也有了相對應的要求，當前農業科技檔案管理制度仍然是傳統的人工方式，效率不高，從而影響到農業科研技術工作的深層發展。
（三）管理人員的素質有待提高
檔案管理工作的一個重要前提就是管理人員要有專業的管理方法，能夠對各種不同的檔案進行正確合理的分類，為后期的檔案查閱提供便利，這也是檔案管理工作的基本功能。然而，很多的檔案管理人員其自身的知識構成不夠完善，學識水平不高，對檔案管理的專業素質薄弱，對各種研究成果檔案定性不明確，出現分類混亂的現象，遲滯了規范化管理的步伐。
（四）保密工作不夠深化
雖然現代網絡化技術在農業科研檔案管理工作中有了一定的應用，對管理工作提供了很大的便捷，但是，網絡化也增加了檔案信息的渠道，的載體在管理上也沒有強有力、嚴格的管理制度，不夠規范化，容易使研究成果外泄，另外，就是檔案管理人員的保密意識不高，對于查閱的程序檢查不夠嚴格，這也是導致檔案信息外泄的重要因素。
三、農業科技檔案管理問題的應對對策
（一）加強檔案的收集和管理工作
針對于不同的檔案特點，要有合理的收集方案，對檔案進行統一式管理。建立一套完整高效的檔案管理體系，把研究工作與檔案歸檔工作協調起來，對每一研究項目進行實時檔案跟蹤，嚴防因為周期長的原因，造成檔案的遺失，可以有專門的人員分工進行細化管理，還要加強對管理人員的研究成果歸檔觀念的強化，灌輸正確的歸檔意識，以確保檔案的整體連續性。規避斷檔現象發生。
（二）完善制度建設
高效的檔案管理制度不僅是檔案管理工作的標準化、規范化的依據，更是日常管理的行為準則。管理人員要按照科學的歸檔程序對各種檔案進行標準化管理操作，不能主觀的對檔案進行隨意安放，要嚴格按照制度規定的要求進行，與此同時，管理人員要對檔案管理的一些基本法規準則進行學習深化，進一步促進各種的標準化，使檔案管理工作在制度的強化下更加有序。
（三）提高檔案管理人員的綜合素質
管理人員要有專業的檔案管理技術和經驗，對各種農業科研成果有一定的認知，在檔案歸類上可以進行明確的劃分，按照不同檔案的屬性進行分區、分層放置，不斷的提高完善自身的素質，與時展形勢相接軌。
（四）強化保密措施
關鍵詞：水利工程；施工建設檔案；檔案管理；評價指標；管理流程 文獻標識碼：A
中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.06.131
水利工程施工建設檔案是保證水利工程質量安全和可維護性的重要參考資料，所以水利工程施工建設檔案管理工作一直以來都是承建單位在施工建設中的重要內容。某工程渠道長68.46km，設計引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標段長5.848km（樁號4+085～9+909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區，施工復雜度高，地質條件復雜。在建設過程中參與單位眾多，包含了勘察設計單位、承建單位、材料供應商、設備供應商、監理單位等，工程資料類型眾多、結構復雜，所以對于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對于工程的開展與后期的維護具有非常重要的意義。
1 檔案管理工作的內容
1.1 檔案管理組織
檔案管理要有獨立的辦公室和專業的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應用要求，配置打印機、復印機、掃描儀、計算機等。檔案管理人員要具備檔案專業管理技術資格，熟悉水利工程施工建設全過程業務的開展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監督。
檔案管理制度是檔案規范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統計制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項目的個體單位，設立檔案保管期、責任人和工作節點目標。檔案管理經費由各項目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經費預算中。
建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質量、份數、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進度和施工質量控制同步；（3）單元工程質量驗收時，驗收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗收的部分工程檔案，在十日內必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門考核。
1.2 檔案管理整理、分類與歸檔
檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準確性、系統性。在水利工程施工建設開始前，就要收集工程開工建設的有關資料，其中包括施工技術資料、材料與設備資料、質量評定與驗收資料等。施工建設過程中，要及時對文件的施工圖、施工合同、施工規范標準等進行收集，保證文件材料與施工進度同步。檔案的保存形式多種多樣，對于紙質文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續完備。電子資料要進行備份，可采用刻盤等方式進行保管。標注的案卷名稱要簡潔準確，目錄編制規范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據水利工程施工建設的內容進行科學的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進度控制資料檔案、質量控制黨刊、施工管理檔案、生產控制檔案等。
要求工程建設的參與單位各職能部門要按時、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據施工需要調取檔案時要建立嚴格的審批制度，按照用戶需求移交有關工程檔案。使用完畢后，要及時歸還。工程檔案的收集與整理要根據工程節點設置考核辦法，保證完成各節點的檔案整編目標。
1.3 檔案后期管理
檔案從工程部門接收后到檔案室要進行檔案的保存與統計，保存時要在檔案柜架上清晰的標出檔案的內容，根據檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統一間距，檔案數量要與目錄數量相吻合，定期進行檔案檢查，落實三防工作，保證檔案的保管安全性。
檔案利用時要根據目錄進行檔案定位，在信息化檔案管理過程中，可通過軟件系統通過關鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對水利工程施工建設過程中的重要事記、科研成果、基礎資料等進行匯編，使檔案更加規范，做到能夠合理開發和利用。
目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級目錄、檔案簡介等建立數據庫，歸檔的電子文件直接存儲在服務器中，建立雙活數據中心，保證電子文件的安全性和7*24小時可利用性。
2 檔案管理評價
2.1 評價方法
檔案管理評價是以《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》和《水利工程項目檔案管理規定》等文件為依據，根據水利工程施工建設項目的具體情況建立檔案管理評價指標體系，擬定評價閾值、指標等參數，并采用層次分析的方法M行綜合評價。層次分析結構可劃分為三個層次結構，包括目標層、準則層和指標層。其中目標層A作為檔案管理的綜合評價，準確層B1為檔案管理組織機構，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標層是以實際情況確定管理指標，Cij（i，j=1，2，…，n），指標內容包括：檔案管理組織機構下分的管理機構人員、檔案管理設施、檔案管理制度、檔案管理經費、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準確性、文件材料的系統性、歸檔與移交、節點目標完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統計、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標準化等。
2.2 指標系數
指標系數依據檔案管理工作檢查過程中的實際情況，以及管理規范文件的評分標準，采用了等間距分級法確定系數標準。評價指標與分值如表1所示：
檔案管理的評價方法與指標系數對某工程渠道的檔案管理工作進行權重分析，得到檔案管理綜合評價指數G=0.92，評價為優良；準則層中檔案管理組織結構G1=0.89，評價為合格；檔案整理與歸檔G2=0.93，評價為優良；檔案歸檔接收后的管理G3=0.92，評價為優良。
3 結語
水利工程施工建設檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設順利完成，而且是竣工后的維護與保養的重要參考依據。所以作為水利施工企業在進行水利工程建設時，必須要完善檔案管理工作內容，提高檔案管理水平，保證所建設的水利工程有檔可查、有據可依。
參考文獻
[1] 嚴杰.淺談大型水庫水利工程建設檔案管理[J].工業b，2015，（31）.
文獻標識碼：A
doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.14.051
0 前言
隨著中國改革開放，加速了中國的經濟發展，檔案不僅要具有一定的社會效益，更要體現出對國民經濟發展的重要性。而對財政檔案實施現代化的管理，不僅是為了提升財政檔案的工作水平，也是為了跟緊現代化社會的腳步，在不影響正常工作的前提下，解放大量的人力、物力，使財政檔案工作真正達到高效率、高水平、高質量的狀態。
1 檔案現代化管理的重要性
隨著信息數字化逐漸普及，信息已經不再是單純存在于紙張上的文字，而是以一種更加簡潔的數據形式存在。?@一改革對各個行業都有很深遠的影響，而檔案作為一種基礎的信息存在方式，在大環境影響下也應該作出相應的改變。財政檔案作為幫助企業記錄財政活動的重要憑據，在傳統的管理工作中已經出現了許多的問題，比如大量的信息導致檔案分類工作量過大，傳統的記錄方法致使工作時間過長，收錄過程較困難等。但如果將計算機技術運用到檔案管理工作中，把檔案信息的收集、整理以及分類都與電子辦公相結合，就會使整個檔案工作變得輕松得多，也會變得更加高效。但與此同時，就需要提高檔案管理人員對現代化電子設備的掌握程度，以及熟練程度。
2 當今財政檔案管理中的問題
近年來，為了迎合國家的發展以及現在的盛行創新意識，財政檔案的工作也需要進行創新，想要創新首要的工作應該是找到現在財政工作中存在的問題，有針對性的進行改進、完善。在改進過后才能看到創新的具體點，跟上現代化管理的步伐，因此，總結出以下幾點財政檔案中存在的問題。
2.1 財政檔案很難實現全部電子化
財政檔案電子化工作進行起來難度系數大，且要求工作者能夠熟練地掌握計算機的相關軟件，但是現在在職的工作人員資歷較深，但新鮮事物接受的并不好，對電子文件和文檔的概念十分模糊，導致檔案存檔工作進行的不徹底，工作中存在漏洞，還有一些員工因為工作量大而不愿意實施電子化存檔。
2.2 相關工作者對現代化管理存在抵觸心理
所謂現代化管理，就是利用電子設備快速有效的完成檔案相關工作，但其中的老員工對于新的管理方式比較陌生，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，對新的工作方式需要時間去學習與適應，而在這一過程中很容易產生煩躁情緒。
2.3 相關操作沒有統一的規章制度
目前，檔案工作的現代化管理操作沒有得到統一，使得工作人員的具體操作五花八門，雖然工作人員根據具體的工作環境使用了一些軟件開展工作，但真正使用時，難免會遇到操作不規范等的問題，使得財政檔案管理工作雖然實施了現代化，但實質上實施得并不徹底，依舊沒有起到相應的作用。
2.4 無法完整得收集財政檔案
財政檔案所涉及方面較多，其中不僅包括業務檔案，會計檔案也會非常多，因涉及的部門較多，而每個部門都會有自己的工作方式以及管理程序，在檔案收集上就很難做到每個部門的檔案都統一，而業務部門又事務繁多，這樣就大大增加了檔案收集以及歸檔工作的難度系數。
3 實現財政檔案現代化管理的方法
3.1 制定統一的檔案管理準則
檔案現代化管理的現狀就是雜亂無章，因為其使用軟件、管理手段都得不到統一，不同的檔案管理者有不同的工作方法，這使得檔案管理現代化遲遲得不到提升，因此，首先應該改進檔案管理的硬件設施，如互聯網提升、相關軟件的進一步升級等。現在真正影響檔案工作順利開展的，不是計算機設備的缺乏，而是沒有相關規范的使用方法，使得計算機設備無法發揮其最大的作用。因此，檔案管理工作急需建立一套統一的管理準則，并根據時代變化及時進行更新換代，為相關的檔案管理工作人員提供統一的行動依據。管理人員通過計算機技術對檔案進行分類，以及檔案的排序，為檔案存檔工作節省了大量的人力以及物力，還實現了檔案存檔的電子化。而針對一些館藏資料應該加強管理，實施跟蹤管理，了解這些資料的動向十分重要，并且在電子存檔的基礎上，依舊保管好相應的紙質資料，對其進行雙重保管，推進檔案管理的現代化。
3.2 建立合適的財政檔案管理制度
財政檔案的管理工作雖然要求進一步的實現其現代化，但我們在完善管理系統的時候，依舊不能忽略最重要的部分，即檔案管理工作的承載體――管理人員，實現檔案管理現代化的目的是為了減少人力以及物力的資源浪費，但不代表我們會完全放棄對人力的使用，因此，在完善檔案管理工作的同時，我們也應該建立起合適的財政檔案管理制度，也就是對檔案管理工作人員提出一些要求。對于財政檔案管理這一個工作的工作特性，要求工作人員嚴謹、細心，并且在真正的工作過程中，時刻要求自己保持開拓創新的精神，并且能夠主動地去完成自己的本職任務，在服務其他部門的工作時保持謙遜的態度，以進步式眼光看待日后的財政檔案管理工作，做到與時俱進。
3.3 細化檔案管理工作分配
常見的檔案管理工作主要分為材料收集、整理與分類、歸檔與存儲這三個步驟。對財政檔案管理工作同樣不夠重視，導致在工作分配上不夠合理，經常出現一些工作人員忙得焦頭爛額，而一些工作人員卻沒有事情可做，因此，應該進一步細化，合理的分配其工作，做到人人有事做。比如采用串休模式，需要進行資料采集工作時，負責檔案存檔的工作人員可以在家休息；又或者采用實時工作的方式，對每一份采集上來的資料，及時進行整理分類，使工作效率大幅度提升。
3.4 培養現代化人才
檔案管理的現代化要求硬件投入、軟件開發，但一切的設備升級最終都要靠管理人來進行支配，但是現在的管理人員資歷深卻缺乏電子軟件使用能力，因此，為實現檔案管理的現代化，需要招募更多的新型人才，來支配先進的管理軟件技術，使其發揮真正的作用。合理選拔人才，讓檔案管理工作可以適應現在瞬息萬變的環境，不斷進行自我完善、創新，為國家的發展做出貢獻。
民政工作的工作效果與我國民眾的生活有著緊密的聯系，也在一定程度上關系著百姓的切身利益，甚至對我國社會的發展狀態構成一定的影響。最近幾點，我國各級政府部門對于改善民生工作一直非常重視，想通過一系列的辦法推進我國民生工程的建設，盡可能的為廣大的人民群眾獲取更大的利益。在我國社會主義經濟發展新常態的大環境下，我國各級民政部門也開展了很多的公共服務項目，這就使得我國民政部門的各項檔案資料也日益增加，這些檔案真實、準確的記錄著我國民政部分開展活動的情況，同時也是我國各級民政部門開展下一階段工作的重要參考與依據，也是我國民政工作的重點。
1我國民政檔案管理的現狀
現階段我國的民政檔案管理主要是以部門為單位進行的，通常情況下都是由民政部門的不同科室的工作人員將民政檔案進行分類、收集、保管與整理，從而可以為我國社會工作開展提供可靠的檔案資料，以便于更好的服務人民。為進一步改變我國民政檔案保管現狀，切實提升我國民政檔案管理能力，我國各級民政管理部門依據不同的類別對檔案進行劃分，主要分為以下幾部分，（1）照片；（2）文書；（3）聲音檔案、圖像檔案；（4）財務檔案等；同時可以按照不同的類別進行劃分，例如， 可以根據地名、管理以及收養等情況進行劃分。就現階段我國行政檔案工作來講，實行的是統一的管理，根據統一的管理制度對行政檔案進行管理，這樣可以為今后其他各部門的工作打下堅實的基礎。現階段，將民政檔案進行分開存放以及專職存放是各級民政部分對民政檔案進行管理的主要手段。
2現階段我國民政檔案管理過程中存在的問題
2.1 我國民政部門的民政檔案管理制度還需要進一步加強
在我國經濟發展步入經濟發展新常態的時期，作為我國民生的主管部門，民政部門積極開展了諸多的公共事業服務項目，這樣就造成了民政檔案資料也逐漸的增加，所以在建立起科學合理的民政檔案管理制度的同時，也需要將相關的民政檔案進行專業的分類。現階段的各級民政部門只是按照傳統的要求將民政檔案進行機械化的分類歸檔，而并對于今后相當長一段時間內可能出現的資料查閱工作缺乏必要的管理制度。并且對于一些具有較強專業性的檔案管理制度來講，更是缺乏必要的規章，這就造成了民政部門不能對民政檔案進行科學有效的管理。
2.2 我國民政檔案管理人員缺乏必要的管理意識
最近幾年，我國已經出臺了一系列的民政檔案管理規章制度，但是在實際操作的過程中，大多數的規章制度都僅僅是一種形式，并沒有發揮出其真正的作用。并且大多數的民政檔案管理人員并沒有經過系通過的專業培訓，缺乏專業的檔案管理知識，在實際的工作中，往往會出現清檔案重業務的情況出現，在工作中他們大多只是將檔案進行簡單的收集裝訂，并沒有對檔案進行實質性的分類管理。并且我國的大多基層民政部門，并沒有設立專業的民政檔案存放室，所以根本不能做到防水、防蛀等工作。這種情況的出現也會直接的影響到檔案管理的能力。
2.3 我國檔案管理利用率較低
由于民政部門本來就是一個集婚姻登記、收養、復退役軍人安置等多種服務群眾的地方，所以這就決定了它的檔案數量大和種類繁多的特點。但是有些檔案存在漏缺現象，在全國聯網查找相關檔案資料的大趨勢下，沒有將檔案資料信息化管理，使得全國民政檔案資料的查詢遭遇一大考驗，無法更好的共享資源，造成資源的浪費。
3檔案管理優化途徑
由于我國的民政檔案管理管理制度欠缺，各級檔案主管部門應該進行徹底的排查，同時對現行的民政檔案管理制度的執行情況進行監督與指導，加強對檔案管理部門的監察力度，恪盡職守。同時對于各級的檔案部門，應該主動和積極配合相關民政部門的監督工作，認真履行和落實有關法律準則，建立相對應的檔案管理崗位責任制度，將檔案工作做到有條不紊。有關民政管理部門應該對檔案管理的重要性進行更深入的貫徹，使得檔案工作能夠更加標準化、制度化和規范化，將檔案事業和其他民政工作同步發展。
由于我國民政檔案管理人員的管理意識欠缺，所以需要重點加強對檔案管理人員的隊伍建設情況，我國各級檔案主管部門也需要加強對檔案管理工作的認識程度，切實提升管理人員的業務水平以及現代化檔案信息管理的應用能力。打造出可是適應時展的高素質管理隊伍。可以不定時組織召開檔案管理經驗座談進行經驗的交流，提出在檔案管理過程中所遇到的困難，有效的提升工作效率。對于在民政檔案管理過程中出現的一些問題，需要及時的像當地的民政部門進行反饋，同時申請足夠的設備以及辦公必要的費用，根據要求對民政檔案管理設備等進行維修、養護，確保今后可以對民政檔案進行查詢、管理。
關鍵詞：水利檔案管理；素質；責任感
檔案作為記錄歷史事實的載體，是一種非常珍貴的信息資源，檔案工作是一項既有著極其縱深的歷史，又有著廣闊發展空間和旺盛生命力的事業。隨著社會經濟的發展和科學技術的進步，檔案管理工作發生著重大的變革，其管理方式由傳統的以檔案實體管理為中心向檔案信息管理為中心向檔案信息管理為中心轉變，新時期的檔案資料為檔案信息化和數字化。而水利檔案作為水利系統的重要信息資源，更有著自身的特點：①科技檔案數量急劇增多；②科技檔案查找困難；③各種新型檔案載體的不斷出現。面對這新的課題，作為檔案管理人員必須具有；⑴檔案的專業知識與相關法律知識；⑵具有現代化的計算機知識和應用的技術；⑶具有良好的職業道德素質。只有這樣，才能擔當起水利檔案管理人員的責任和適應檔案事業發展的新要求。
1 具有專業知識與相關法律知識的素質
檔案作為實踐活動的原始記錄，是客觀事物存在發展變化的反映，通過它可以了解事物發展變化狀況和過程，可以作為處理、解決問題的依據，因而檔案信息具有最直接、最真實、最原始的特點。作為檔案管理人員要有敏銳的信息意識，利用檔案資料廣泛收集信息，充分利用，準確提供，快速傳遞，以適應領導決策和社會發展的客觀要求。
檔案工作是一項專業性、技術性很強的工作，在多年的實踐中已經形成了一整套專業的理論，原則技術和方法，成為了一門獨立的學科。
作為檔案管理人員要精通檔案專業的理論知識，并能夠將其熟練的應用到實際工作中，在實踐中不斷總結、研究檔案專業的理論和技術。同時，由于檔案工作涉及面非常廣泛，檔案管理人員除了熟悉和掌握水利專業知識、施和驗收規范規程外，還要學習相關的原材料和成品檢驗的技術標準，在熟悉和了解本單位檔案形成規律的同時，根據水利工程建設周期長、工程涉及專業面廣、專業性強等特點，認真研究本單位檔案的分類、組卷、利用、保護等問題，成為“通才”基礎上的專才。
“沒有規矩，不成方圓”。法律和各種規章制度是檔案工作正確方向發展的有力保證，也是檔案管理人員的工作準則，作為檔案管理人員要掌握相關法律知識，包括黨和國家有關檔案工作的方針政策和檔案工作法規、標準制度等，在日常工作中依法辦事，這就可以使檔案工作在正確的軌道中運行。
2 要具有現代化的計算機知識和技術應用的素質
隨著現代科學技術的發展，特別是計算機、數據庫技術以及復印機、光盤機、掃描儀等辦公自動化設備的應用，檔案管理工作的方法和手段也隨之發生了變革，從傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。例如：檔案的載體，記錄方式的多樣化發展趨勢，利用者要求更準確，更及時，或者利用網絡查閱所需檔案，也使得檔案部門提供利用方式發生了根本性的變化，這就使檔案部門面臨著許多新的課題。因此，水利檔案管理人員必須學習和掌握現代水利科學技術知識，特別是與計算機相關的技術人員，只有利用科學的方法和手段，才能更好的管理和利用檔案信息資源，實現檔案工作的現代化。
電子計算機及現代通信技術在檔案領域的廣泛應用，必然對檔案管理人員的能力提出更高的要求，只有更新觀念，學會新的思維方法，使用新的管理模式和技術手段，在實際工作中，具備計算機等現代化辦公設備的操作能力，充分發揮它們的功能，實現檔案信息的現代化儲存、檢索、提取和交流，緊密結合專業知識，提高工作效率和質量。
3 應具有的政治思想職業素質與強烈的責任感
水利檔案管理人員的政治思想和職業素質首先是指檔案管理人員在從事檔案歸集管理、保管和利用等活動時，應當遵守的基本行為準則，它是對檔案管理人員行為的基本要求。
1.忠于和熱愛檔案事業
默默無聞、無私奉獻是檔案工作的突出特點，沒有很高的政治素質和強烈的責任感是無法擔當此項責任的。檔案管理人員對自身職業的熱愛，來源于對這一職業的深刻理解，只有這樣才能夠堅定正確的政治方向，樹立正確的人身觀、價值觀，在工作中，兢兢業業，不計個人得失，樂于在平凡的崗位上默默奉獻，實現自己的人生價值。
2、以科學的態度，維護檔案內容的真實性
水利檔案是施工過程的真實記錄，也是進行同類型工程建設的參考依據和水利科研的可靠資料，它不僅具有原始的記錄性，而且作為歷史的見證，具有真實性的特點，因而它是后人認識和了解歷史本來面貌的重要依據，它是一項嚴謹的科學管理工作，它要求按照檔案的形成規律，工作程序、標準辦事，不能有半點馬虎和粗心大意。因此，水利檔案管理人員的工作作風是非常重要的，它關系到本職任務能夠很好地完成，關系到檔案的作用能夠得到充分發揮，這就要求檔案管理人員具有高度負責的精神，不允許粗枝大葉，敷衍行事，要以科學的態度對待檔案管理工作，維護檔案內容的真實性和可靠性以及維護檔案的真實面貌。
3.銳意創新，全心全意為人民服務
近年來，檔案管理水平逐步提高，尤其隨著科技的發展，檔案工作存儲的縮微化，激光光盤技術、靜電復印技術、聲像技術的應用，使得原始的實體檔案出現多樣化的變化趨勢，因此需要水利檔案工作者勇于面對新時期檔案工作技術現代化的變革，在思路上創新，在工作方法上創新，努力的適應時代潮流，吸取西方先進的系統論、信息論，控制論等管理理論的精髓。善于在工作中發現問題，分析問題，解決問題，在新時期的檔案工作發展中發揮應有的作用。
【摘要】在高校發展過程中，檔案管理是一項十分重要的工作。為了促進檔案管理工作的開展，應強化對其職業素養的認識，注重職業素養的培養，本文基于這一背景，從高校檔案管理人員應具備的職業素養入手，就如何強化檔案管理人員職業素養教育與培養提出了幾點對策，以促進高校檔案管理人員職業素養的提升。
【關鍵詞】檔案管理人員；職業素養；培養方式
一、新時期高校檔案管理人員職業素養的內容
（一）道德素養。檔案管理人員要嚴格遵循檔案管理工作的規章制度，在檔案管理過程中，要遵守檔案道德規范準則。始終保持積極的工作態度，做到愛崗敬業，要有較高的責任心和敬業精神，積極主動、一絲不茍地做好檔案管理工作，嚴格遵照檔案法的相關規定辦事，不能遺漏和錯錄檔案，要確保檔案信息的真實和全面。（二）業務素養。檔案管理工作具有很強的專業性，需要檔案管理工作人員熟練地掌握有關檔案方面的政策法規和專業知識，并結合信息技術建立電子檔案，實現檔案建設信息化。因此，作為一名檔案管理工作人員，需要密切關注國家政策的動態與方向，不斷創新自身的思維，從宏觀和微觀角度不斷地滿足檔案管理工作的需求。將政策法規與檔案方面的工作要求結合起來，全面掌握檔案工作的規律，選取具有針對性的檔案政策，促進自身業務素質的提升。（三）能力素養。就能力素養而言，主要是組織協調和檔案收集以及決策制定等方面的能力，最終促進檔案管理管理工作高效實施的同時，為各項決策的制定提供意見建議。（四）文化素養。文化素養在于注重自身文化素質水平的提升，在檔案管理中做到以人為本，注重自身在檔案管理中的作用發揮，提升自身對檔案文化的認識，促進檔案文化的傳播，加強檔案文化的學習，提高文化素養的同時，促進自身專業素養的提升。所以文化素養也是高校檔案管理人員的職業素養之一。
二、職業素養的培訓方式
（一）加大重視，落實職責。在高校檔案管理工作中，為促進檔案管理水平的提升，我們必須要確保檔案管理工作責任的落實。因此，作為高校檔案管理人員，應切實意識到強化檔案管理工作的重要性，并及時地掌握有關政策法規，不斷提高自身的檔案意識，盡可能地為檔案管理工作的開展致力于良好環境的創設。所以必須在檔案管理之前，就需要對檔案管理職責進行明確，確保檔案管理規范并不斷完善，切實注重檔案管理的投入，加強對檔案管理的監督，不斷強化其責任意識，切實注重檔案鑒定與審核工作的開展，為檔案管理工作的開展提供強大的支持。（二）完善制度，規范科學。在檔案管理中，需要對各項管理制度不斷完善，致力于思想觀念轉變，確保各項檔案管理工作得到高效的開展。在制度完善過程中，需要科學規劃檔案管理的流程。嚴格按照有關法律法規和高校檔案管理的實際，及時地制定有關檔案管理細節，對各項管理職能進行科學的劃分，并結合自身的實際，對工作目標進行制定，并對檔案的查詢和保存以及歸檔等制度進行明確，確保整個檔案管理工作更加科學規范。（三）強化信息化建設力度。在做好上述工作的基礎上，還應加大檔案信息化建設力度，切實借助計算機網絡科技信息技術，盡可能地提高檔案的數字化與網絡化水平。既要注重自身在檔案管理中作用的發揮，還要加強專業知識的學習，提高檔案的信息化建設進程，加強財務管理軟硬件的建設，將財務管理工作與自身的各項業務活動進行有機的結合，確保檔案歸檔的及時性和有效性。此外，還應切實注重財務信息的采集與整理，及時做好數據的升級和完善，才能更好地便于檔案的利用，更好地促進檔案管理作用的發揮。這就需要對檔案管理系統功能進行完善，加強對有關檔案人員的教育和培訓，及時提高其專業知識水平，才能更好地加強對其的應用，將檔案的價值發揮出來，提高信息化的建設成效。（四）開展高校檔案管理人員職業素養教育。職業素養的培養，在做好上述工作的同時，還要在日常工作中加強對其的職業素養教育，引導其意識到自身在檔案管理中的作用，堅持職業道德，強化職業道德素養教育與培訓，不斷強化其自身的責任意識和管理意識，主動積極地參與到高校檔案管理工作之中，并加強對其的改進和優化，通過強化對其的職業素養教育，進一步促進其職業素養的培育。此外，還要加大對其的培訓力度，切實提升其專業技術水平，才能適應未來發展的需要。
三、結語
綜上所述，在高校檔案管理中培養檔案管理人員的職業素養教育，對于促進其各項職業素養的發揮和檔案管理工作的高效開展有著十分重要的意義。因此，我們必須對其加大教育和培訓力度，以促進檔案管理工作的高效實施。
【
【關鍵詞】 干部人事檔案 集中管理 發展現狀 重要性思考
前 言
集中管理，是檔案歸檔整理中的重要管理模式與方法之一，廣泛應用于各個行業的人事檔案管理工作。其中，干部人事檔案，也不例外，主要采用了集中管理這一方式。雖然對于干部人事檔案集中管理有相應準則，但在發展的過程中還是不免存在一些問題，如何有效的突破目前干部人事檔案管理的發展桎梏，如何發展出更多高效、創新的管理方法與措施、如何保障干部人事檔案集中管理的有效性等都是亟待解決的問題。基于這樣的發展現狀與研究目標，本文就干部人事檔案集中管理發展從干部人事檔案集中管理發展現狀、干部人事檔案集中管理的重要性以及干部人事檔案集中管理發展的幾點思考等方面展開論述與探究。
一、干部人事檔案集中管理發展現狀
1.1 干部人事檔案集中管理內容與特點
干部人事檔案集中管理，其目的是為了將干部的人事檔案的信息進行集中化、統一化的存檔、保管。而具體而言，干部人事檔案集中管理的職責與內容主要涵蓋了以下幾點：（1）對干部的人事信息、檔案材料進行記錄、歸檔與保存，從而形成完整的干部人事信息檔案；（2）對干部人事檔案提供借閱、轉遞、調查、保護等作用。在任何合理需要干部人事檔案信息的情況，負責干部人事檔案集中管理的機構有義務提供支持。除此之外，干部人事檔案的集中管理還具有開展干部人事檔案業務建設、為國家積累檔案史料等作用。而干部人事檔案集中管理工作具有依照特定法律準則、依托專門機構以及保密性較強等特點。由此可見，干部人事檔案集中管理是一項較為復雜的工作。
1.2 干部人事檔案集中管理存在的問題
干部人事檔案集中管理，雖然在過程的很長一段時間里，都基本完成了管理工作的職責與任務，但仍存在一些問題。第一，由于干部人事檔案集中管理手段落后，使得檔案信息存在不準確的現象，究其原因，是從紙質化管理走向信息化管理的轉型發展環節中，不可避免的出現差錯，這也要求我們在記錄、歸檔管理中需要進一步優化管理模式；第二，許多干部人事檔案信息不全，普遍存在缺材料的現象；第三，在干部人事檔案制作方面不夠統一化、規范化，給集中管理帶來了不小的阻礙。干部人事檔案集中管理的發展可謂是任重而道遠。
二、干部人事檔案集中管理的重要性
干部人事檔案，是反映干部工作經歷、表現等各方面情況的重要信息依據，也是維護一個干部合法權益的重要信證。由此可見，干部人事檔案信息的管理意義重大。
首先，干部人事檔案集中管理，有專門的機構負責，對記錄了干部人事檔案信息的材料進行有效妥善的保管，同時隨著信息技術的深入發展以及應用到干部人事檔案的集中管理工作中，干部人事檔案集中管理進入了信息化管理時代，檔案材料也開始出現了電子檔案記錄保存的管理方式，使得檔案管理更加的長久且不容易損壞丟失等；其次，干部人事檔案有效的集中管理，能夠便于有關部門在人事調動過程中及時的獲取干部的檔案履歷信息，有效的從這些材料中全面的了解一個干部的發展及各方面的基本情況，為干部的人事調動提供了有效的保障；除此之外，干部人事檔案，是組織研究干部工作規律、反映客觀基本情況的重要材料，進行集中管理，既可以保證人事檔案信息的保密性與安全性，同時也組織隨時可能需要使用時提供了便捷。由此可見，干部人事檔案集中管理，是一項不可或缺的工作，需要我們在實踐過程中深入探究，發展出更多有效的管理手段與措施。
三、干部人事檔案集中管理發展的幾點思考
基于干部人事n案集中管理發展中存在的問題，本文就如何做好干部人事檔案集中管理工作，從而維持其發展的持續性與高效性，提出以下幾點建議：
（1）重視干部人事檔案集中管理，加大對管理工作的投入。人事檔案管理，無論是對于干部的發展，還是對于史料的積累與保存，都意義重大；只有在思想上加強重視，在實踐中加大投入，那么才能夠更為高效的做好這一工作。
（2）完善干部人事檔案管理機制，豐富管理工作手段與措施。人事檔案管理，內容較復雜，積累歸檔工作量大，只有發展更多高效的管理機制與措施，那么才能夠保障檔案信息的萬無一失。
（3）深化改革發展干部人事檔案集中管理，大力推進信息化管理模式。有效應用信息化技術，優化管理流程，簡化管理步驟，讓人事檔案集中管理更為便捷、高效、安全。
結 語
干部人事檔案的集中管理，雖然在發展的過程中面臨著一些問題，發展之路可謂是任重而道遠。但只要在具體的管理實踐中，我們只要能夠正確的認識目前的發展現狀，給予足夠的重視，不斷完善干部人事檔案管理機制，豐富管理手段與方法，那么就一定能夠有效的做好干部人事檔案的管理。
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（一）文書檔案主要是以紙質或其他載體
記錄發生的事件、過程記載、物品存檔、關鍵文件為管理對象文書檔案的管理重點主要在于收集和保存資料。分門別類的存放，此階段的工作重心應放在收集、管理、編目編冊、保存等方面。
（二）文書檔案載體的多樣性
文書檔案涉及方面眾多，是單位發展進程中的真實反映和記錄，行政管理、科技檔案、新設備檔案、會計檔案等都是文書檔案所涉及的內容。由于文檔內容豐富多樣。所以文書檔案的保存載體也具有多樣性。例如：照片、錄音、錄像、協議、合同、責任書各類文件以及各種電子檔案等等。
（三）文書工作與文書檔案之間的聯系
文書工作包括文件的整理收集、立卷和歸檔，文書檔案的管理包括文件的書寫材料、文件的格式、是否及時歸檔等。文書工作可以說是檔案工作的基礎和前提條件，文書工作的全過程也是辦公室文書檔案形成的過程。
二、關于醫院辦公室文書檔案管理中存在的問題概述
（一）醫院文書檔案管理的投入過低
由于醫療用房的緊張，醫院存放檔案的地方也十分有限；醫院文書檔案職責不明,管理不完善，醫院文書檔案與醫療病歷檔案的存放于檔案庫房的存放相混合，與檔案管理的標準相差甚遠。醫院文書管理的信息效率過低。
（二）醫院辦公室文書檔案意識薄弱
長久以來醫院多偏重病案檔案，醫院文書與文書檔案相對于病案檔案來說,醫院文書檔案的相對重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認為文書檔案沒有存在的價值,相關的科室對于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費程度極其嚴重，不能達到預想的可觀狀況。
（三）醫院在文書與檔案工作中存在的不規范現象現下的檔案管理模式下存在這許多的不規范現象。例如：版記不全、文件使用不當、分類不明確、用紙不達標、辦理程序不規范、原稿文件缺損、裝訂不規范等現象。
（四）醫院文書檔案管理工作人員的專業素養有待提高
目前，我國的檔案專業人員隊伍在理論水平、文化水平、專業素養等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業知識，責任心主人翁意識的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現象，不符合辦公室文書檔案管理的規范準則。
三、針對醫院辦公室文書檔案管理工作的一些優化措施
（一）強化醫院文書檔案管理工作的規范銜接實現文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質量關，實現標準化和規范化，在公文辦理完畢后，應及時整理立卷及歸檔。
（二）提高醫院文書檔案管理人員的專業技能和管理意識醫院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，充實和提高自己的檔案管理專業知識。做到與時俱進，辦公現代化是社會發展的必然趨勢，信息社會必然導致大量的電子文件的出現。實現醫院文書檔案管理的現代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復合型和技術性的專業辦公室文書檔案管理人才。
（三）提高醫院文書檔案管理工作人員的積極性
健全相關的規章制度，加強檔案整理工作的檢查與監督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作。把握好人員的變動和調入關，增強文書檔案管理工作人員的責任感。充分調動辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實事求是的工作態度，及時對從事相關文書檔案管理的人員進行相關的待遇到位。
（四）建立醫院文書歸檔的制度
具體到一個立檔單位，不僅要真實、客觀，要有歸檔的時間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內容：檔案的系統化（檔案的分類、案卷的排列、檔號的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。
四、結束語
1.醫德醫風檔案管理中存在的問題
1.1醫德醫風檔案管理不夠完善
首先，自開展醫德醫風建設以來，由于重視程度和職責劃分的問題，醫德醫風檔案管理仍然沒有作為重心納入醫院整體檔案體系中，被很好地管理及應用。其次，醫務人員作為醫德醫風建設的主體，對醫德醫風檔案管理的認識不足，導致醫德醫風檔案的填報、收集、評價出現不規范的現象，在實際操作中不足以作為醫務人員行醫過程的評價記錄進行綜合利用。
1.2醫德醫風檔案管理缺乏效率
檔案管理是一項職業素養要求高、專業性強的工作，管理人員既要有高度的責任感和使命感，又要有扎實的檔案管理專業知識和基本技能。目前醫院檔案管理人員極少是科班出身，學習檔案專業知識主要通過后期培訓，其業務水平和操作水平整體較為薄弱，加上大多數為兼職檔案管理員，導致了檔案的收集、整理、歸類、編目等工作較為滯后。
1.3醫德醫風檔案利用率較低
雖然醫院每年進行醫德醫風考評，推進醫德醫風建設，但醫德醫風檔案在人員考核、晉升、評聘等方面利用率較低，醫德醫風考評表在歸檔后就淪為擺設，成為可有可無的檔案。主要原因在于醫德醫風的考核和保管主要在黨政部門，人事部門管理人事檔案，很少參與醫德醫風考核評價，不利于資源的共享和交流。
2.加強醫德醫風檔案管理的建議
提高醫德醫風檔案科學化管理水平是一項系統工程，是對醫院整體檔案體系的完善和加強，建立健全醫德醫風檔案管理，能夠提高醫院核心競爭力，促進醫院健康可持續發展。
2.1增強對醫德醫風檔案管理重要性的認識
醫務人員的職業道德和職業操守不僅與廣大人民群眾的切身利益密切相關，同時也是社會主義核心價值觀的重要體現，關系到醫院的長遠發展和社會的長治久安。醫德醫風建設不是醫院或者某個管理部門單方面的事情，必須要做到全員參與、全員重視，讓每個醫務人員對自己的檔案負責，要認識到醫德醫風檔案是記錄自身在醫德醫風方面存在的問題與不足，從而不斷改進，提高自身的道德素質和業務水平。
2.2提升檔案管理隊伍素質
首先，加強醫德醫風檔案管理人員培訓考核，培養敬業精神，提高檔案管理業務知識水平。其次，在各科室設立兼職檔案管理員，負責收集整理本科室人員的個人年度醫德醫風考核表、相關事跡、材料，存入檔案并隨時記錄在相關表格上[1]。
2.3建立完善相應制度
醫院要把醫德醫風檔案管理作為一項常態化任務來抓，做到依法治檔，確保醫德醫風檔案的嚴肅性和準確性。在相關制度的設立上，以《檔案法》為基礎，以檔案服務利用為切入點，結合單位實際工作，確立醫德醫風檔案查閱規定、內容保密規定、檔案管理人員職責、醫德醫風檔案管理行為規范等一系列規章制度，并對檔案丟失、遺漏等進行問責追究。
2.4重視醫德醫風檔案的利用
檔案管理的最終目的就是開發利用，檔案部門要樹立服務意識，緊緊圍繞醫院中心開展工作[2]。醫德檔案是每一位醫務人員在從醫過程中醫德行為的最客觀、最直接、最真實的記錄，完全能夠作為對醫務人員綜合評價最直觀的參考。
2010年9月，射洪縣研究出臺了《射洪縣領導干部誠信檔案管理辦法(試行)》（以下簡稱《辦法》），將誠信作為評價領導干部“德”的重要指標，對誠信檔案的構成、采集、使用、管理作出了較為系統的規定，為全縣600余名科級領導干部建立誠信檔案，在強化干部日常管理、解決干部誠信缺失問題上進行了新的嘗試。
貼近實際，科學設置檔案內容。誠信檔案重點是對領導干部在工作和日常生活中形成的有關誠實守信情況予以記錄、建立檔案，具有較強的針對性和實效性，主要由誠信承諾、失信紀錄兩部分構成。其中，誠信承諾作為領導干部公開承諾的重要組成部分，以領導干部在工作、學習、生活中應遵循的誠信準則為主要內容，一年一諾，每年年初進行；失信紀錄重點記錄人民群眾反映強烈、社會各界敏感關注、對領導干部形象影響較大的失信失諾情況，包括說謊、造假、投機、失范等四大類20項內容。
動態管理，靈活檔案采集方式。誠信檔案的采集實行定期與不定期相結合的方式進行。定期采集結合年度考核進行，將誠信情況納入領導干部個人“三述”（述職、述德、述廉）及民主測評之中，采取個人自述、填表申報、民主測評的方式進行；不定期采集主要通過自行申報、群眾反映以及由相關職能部門、金融機構和領導干部所在單位（社區、居住小區物業）提供信息等方式，同時開通誠信舉報專用電話和專用郵箱。
失信受制，規范運用檔案結果。誠信檔案結果運用堅持“教育為主、懲戒為輔”的原則，并將其作為領導干部評先評優、選拔任用等考核、考察重要參考依據之一。一年內有1次失信紀錄的，接受誠信教育；一年內有兩次失信紀錄的，組織部門對其進行誡勉談話，并取消當年評先評優資格；一年內有3次及以上失信紀錄的列入誠信重點監控對象，當年年度考核確定為“基本稱職”或“不稱職”等次，情節特別嚴重并造成重大影響的，視情況予以組織處理。《辦法》實行以來，已有3名干部因說謊、失范而記入檔案，并采取了相應的組織措施。
公開承諾，廣泛接受社會監督。《辦法》要求領導干部一年一諾，對其在工作、生活中應當遵循的誠信準則進行公開承諾。為確保承諾示范性、實效性，召開了實施領導干部誠信檔案管理動員大會，在全體縣級領導、公信度監督員和新聞媒體的公開見證下，200余名正科級領導干部集體作出誠信承諾，并一一簽訂《領導干部誠信承諾書》。其余科級領導干部分別在職工大會、專題民主生活會、作風建設動員會上集體承諾、踐諾。承諾書由組織部門統一存入領導干部誠信檔案，在年度考核時對其踐諾情況進行民主測評。誠信檔案管理已經成為促進各級領導干部“自律”、“他律”的又一強大“引擎”。廣大群眾密切關心關注此事，認為“領導干部帶頭講誠信，必將帶出明禮誠信的民風社風”。
（作者系射洪縣委常委、組織部長）
摘要文章說明和分析了機構改革后廣西各區域藥檢機構在檔案管理工作方面存在的一些問題，并提出了主要對策。以求發揮檔案信息資源的基礎性、公益，更好地履行國家賦予的藥品技術監督職能。
關鍵詞檔案管理；藥檢機構；問題及對策
藥品檢驗所是國家藥品監督質量保證體系的重要組成部分和技術依托部門，是《藥品管理法實施辦法>規定執行國家對藥品監督檢驗的法定專業機構，其中心工作是承擔依法實施藥品審批和藥品質量監督檢查所需的藥品檢驗工作，主要職責是依法對藥品在生產、流通、使用等環節的質量實施技術監督檢驗。隨著藥品質量監督檢驗工作的不斷深化，使搞好藥檢所檔案管理工作成為了搞好當前藥檢所整體管理工作的基礎。
藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。其內容主要包括藥檢管理和藥檢業務兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結、教學管理有關通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質的檔案；藥檢業務部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標準、中藥材質量標準、產品批文、原始數據資料等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區別導致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。藥檢檔案是指導藥檢、促進藥檢、發展藥檢事業、保障和服務民生，為藥監工作提供堅強有力的技術支撐的寶貴財富。
一、當前藥檢所檔案管理中存在的主要問題及原因分析
主要表現在以下一些方面：
1領導檔案管理意識及重視不夠。廣西于2003年對藥檢機構進行體制改革，撤銷除自治區藥檢所外的其他原按地(市)、縣行政區劃設置的91個各級藥檢所，重新設置由自治區食品藥品監督管理局直接管理的南寧、桂林、玉林、柳州、梧州、北海、百色、河池等8個相當于副處級的區域藥檢所至今，雖基本設置有檔案庫房，卻只有桂林、玉林兩個藥檢所實現了符合檔案管理要求的大集中統一保管并通過了檔案行政管理部門評審驗收(其中。桂林藥檢所綜合檔案室于2004年取得了檔案室合格證，玉林藥檢所綜合檔案室于2005年達標定級)。
2檔案管理基礎設施較差，保管條件落后。大部分藥檢所因建所時間短，檢驗及辦公場地小、場所少，故未設檔案室或檔案專人、專庫，檔案放在辦公室的柜子里，有的還是木柜；沒有落實防火、防盜、防潮等“八防”安全措施，沒有空調、除濕機等設備。有個別原在已獲得“科學技術事業單位檔案管理自治區級”的市級藥檢所基礎上組建的區域藥檢所，在近年檔案管理工作普查及現場復查時就因檔案庫房條件簡陋、專用檔案存放空間未保證等硬件問題而未能得以更名換證。
3檔案管理格局不明晰。管理機構不健全，管理職能不明確。藥檢所檔案管理一般由行政辦公室負責。由于歷史沿革等原因和藥檢所行業管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬各個業務科室管理，在一個單位內形成多部門管理檔案格局。
4檔案管理制度不健全。檢查督促考核未認真落實。在藥檢所管理中，一般均按照《產品質量檢驗機構計量認證／審查認可(驗收)評審準則》及其繼承和發展準則——《實驗室資質認定評審準則》要求，制定了適用于各所較為健全的《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》《記錄管理冊》等質量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。雖然自治區食品藥品監督管理局對各藥檢所的《年度工作目標管理考評細則》要求各單位設立專門的檔案室并規范化、認真抓好檔案管理工作，但藥檢所卻未真正認真實施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
5對藥檢機構檔案內容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的飛速進步，社會的發展，檔案系統的內涵和外延也隨之發生變化。藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案、人事檔案等發展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設備及其使用時產生的圖文、數據檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內容賦予明確要求，各藥檢所根據自己的理解和實踐“因地制宜”管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。
6檔案管理工作人員素質參差不齊。檔案專業人員隊伍在學歷層次、理論水平、專業素質等方面參差不齊，與時展要求懸殊是目前我國檔案專業人員隊伍的普遍現象，很多檔案部門是隨便可以往里塞人的地方，是安排老弱病殘的地方。在藥檢系統中還有表現為專職少、兼職多，專項管理經驗不足，管理觀念不強；在人才培養中，重視藥檢技術人員素質及動手能力的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入培訓計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時展，缺乏創新和活力。
7檔案管理水平不高。現代化管理手段應用較差。隨著計算機及網絡信息技術在藥檢所管理中的廣泛運用，藥檢所管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于檔案的收集、編研、修史編志、開發和利用，不利于發揮藥檢檔案更大的、應有的技術支撐作用。
8未將檔案管理與藥檢業務建設同步規劃、同步發展。在藥檢所近、遠期規劃中，一般對檢驗(測)設備、人員結構、技術水平、質量目標、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業務同步發展。藥檢檔案管理水平的滯后，必將影響藥檢業務技術的發展，影響藥檢所整體管理水平的提高，影響實驗室資質認定和能力認可。
9監管關系的變化，使藥檢檔案受到較高重視。一方面藥品檢驗報告是判定一個藥品是否符合規定的法律文書，若該被檢藥品被判不符合規定，監管相對人輕者被課以小額罰款，重者被處幾萬、幾十萬乃至上百萬巨額罰款，甚至是取消經營許可證、生產許可證或是藥品批準文號的嚴厲處罰，超出了一般藥品生產、經營和使用機構的承受能力，使監管相對人存在戒心；另一方面隨著我國市場經濟的發展，民眾購買被稱作特殊商品的藥品比日用品還方便，致使常規意義的消費者觀念被引用至治療活動中，由于藥品費用居高不下，當藥品治療效果不理想時，就怪罪藥品質量、怪罪藥品生產和經營單位，要求賠償。這其中，具有仲裁性和公正性的藥品檢驗報告就成為了雙方裁決質量爭議的焦點。而藥檢報告質量尚有一定缺陷，使提高藥檢報告書寫質量及其可溯源性，完善藥檢報告管理成為了藥檢檔案管理的重要內容。
10藥檢檔案開發利用少。主要是由于檔案的內向性、封閉性，加上決策者及檔案管理員本身缺少對檔案價值的認識，檔案室在單位中又處于弱勢地位，館藏建設被作為檔案室的后臺工作、傳統工作，主要精力放在前臺，重保管、輕利用，編研成果不多，檔案利用實例不匯編、不發表，使其應有的文化功能沒有得到充分發揮，很少直接影響大眾的生活品質。
綜上所述，藥檢所檔案管理已面臨深刻的變化，出現的問題既是我國現代體制出現的一種轉折，也是科技不斷發展的必然。隨著經濟全球化、信息化時代和我國新一輪大部委制、“大衛生”形勢下衛生、藥監機構改革的到來，藥檢所須正視現實，調整管理思路以改進檔案管理方法，重視藥檢檔案管理工作以應對新形勢要求。
二、做好當前藥檢所檔案管理工作的主要對策
1依法治檔是搞好藥檢檔案管理工作的根本。可采取多種形式，大力加強和廣泛開展《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《廣西壯族自治區檔案管理條例》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《廣西壯族自治區檔案人員崗位培訓管理辦法》等法律法規的宣傳教育、學習貫徹活動，實施《藥品檢驗檔案管理規范》，增強藥檢所干部職工的檔案法制意識，特別是領導干部的檔案管理意識，依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，使藥檢檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個環節都得到保障，做到依法治檔。
2領導高度重視是搞好藥檢檔案管理工作的關鍵。一個單位檔案工作的好壞，與單位領導的重視程度有著直接的關系，尤其是藥檢檔案管理工作面對新形勢下存在的難度增大問題，領導重視與否起著決定性作用。因此，改變檔案工作的從屬地位，需強化各級領導對檔案工作的領導，本著“對歷史負責、為現實服務、替將來著想”的態度，提高對加強檔案資源建設重要性、必要性的認識，把綜合檔案室建設特別是檔案室基礎設施建設、設備配置、檔案保護、人員培訓等列入本單位發展規劃，并根據財政經費經常性增加情況適時予以遞增，任何情況下不占用綜合檔案室設施、設備，不改變檔案室及其庫房用途。此外，各級領導還應明確：對檔案“實行集中統一保管”原則只是加強檔案工作的第一步，而確保檔案收集齊全完整、豐富室(館)藏，進而提高檔案對藥檢、藥監事業發展服務的效能，才是檔案管理工作的目的。
3建立健全藥檢檔案管理網絡是搞好藥檢檔案工作的前提。應進一步加強藥檢檔案管理網絡建設，重視平時材料的積累和歸檔，可在全區食藥監管系統各藥監局及其所轄各行政、業務科室、稽查大隊和各藥檢所明確專、兼職檔案人員，使每個單位從橫向(藥檢——藥監)到縱向(檔案室——各業務、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網絡，并將管理工作納入單位、科室、個人的目標責任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內容結構模式，確保無論是在藥監局、還是藥檢所的各行政、業務檢驗科室還是稽查工作的各個階段、各個環節，都能從組織上保證檔案、文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
4加強制度建設是搞好藥檢檔案管理工作的保證。第一，建立健全相應的檔案工作管理機制和各項規章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，明確崗位責任制，確保檔案業務規范執行；完善檔案工作程序，理順單位、科室和檔案室之間的關系，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統一綜合管理，使檔案工作的每一個環節和每一個方面都有規范化的要求，保證檔案管理工作的各個環節不脫節。
第二，堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。因為藥檢檔案是藥檢所科學技術和藥品檢驗工作的歷史，它不僅真實地反映本單位科技活動的現狀，說明整個科技工作歷史的進程。還為當前的業務工作和科研工作服務，為今后的工作服務，是珍貴的科技資源和科技儲備。
第三。將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，同樣作為藥檢所質量管理體系的組成部分，納入單位年度目標管理責任制，與業務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實，不但與各科室、各崗位人員的經濟利益掛鉤，做到獎罰分明，還要在評優、晉升、進修政策上給予一定傾斜，以促進檔案工作人員和專兼職文檔人員主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統性。
第四，設立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數額)的檔案保證金，保證業務和科研檔案及時形成并在完成后按時向所綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統、準確和相互配套。
5提高檔案人員素質是搞好藥檢檔案管理工作的基礎。針對藥檢系統檔案人員絕大部分是半路出家、從事檔案工作時間和素質參差不齊，且基礎管理薄弱、人員變動性大、檔案業務生疏等現狀，著重在提升檔案室的軟實力、檔案工作的生命力、檔案事業的保障力、檔案隊伍的戰斗力上下功夫，切實加強和提高檔案人員素質。
第一，以人為本，加強藥檢檔案人才隊伍建設。一是重視智力引進工作，可采取引進檔案專業人才或通過向社會公開招錄所學專業為檔案學、歷史學、漢語言文學或計算機專業人才的辦法，吸收一些基本素質好、愿意從事檔案工作的大學本科畢業生充實到藥檢檔案工作隊伍中來，壯大藥檢檔案人才隊伍。二是拓寬人才培養渠道，有重點、有方向地培養造就藥檢檔案事業發展急需的人才，如對單位內部綜合素質好、有發展潛力、志愿獻身檔案事業的同志進行專業培養和深造，促使他們施展才華，促進人才脫穎而出。
第二，注重教育，努力提高檔案工作人員的政治思想水平。一是要改變舊傳統。樹立新觀念，用“三個代表”重要思想、科學發展觀、構建和諧社會的理念和改革開放、市場經濟的思維方式指導檔案工作；二是要改變以往的封閉管理，由重視管理轉變為重視利用；三是要改變傳統的靜態管理，由坐等、送交轉變為主動收集。
第三，加強培訓，不斷提高檔案人員的專業知識水平、業務能力和管理水平。加強檔案業務培訓，提高檔案人員的業務素質，是一項需要持之以恒的工作。一要組織檔案人員認真學習《檔案法》及其《實施辦法》和《管理條例》等法律法規；二要辦好崗位培訓、信息技術培訓、相關標準規范和藥檢檔案基礎業務知識培訓，加強經濟、歷史、文化、法律等檔案傳統方面管理知識和系統工程原理和方法、縮微技術和數碼復印新技術應用等現代管理、現代科技實踐技能和新技術的學習，吸取和總結新經驗，優化知識結構，以達到理論知識和實踐能力有機結合；三要與時俱進加強檔案上崗和崗位繼續教育，建設新檔案管理模式，使全系統檔案工作人員適應檔案工作特別是新形勢下藥檢檔案工作發展需要；四要多走出去參加培訓或開展學術講座，學習一些院校或發達地區先進的工作經驗，拓寬工作思路，促進管理科學化，提升檔案管理水平。
