時間：2023-06-01 08:52:37
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理工作細則，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、學校日志的“史料”價值
學校日志作為史料的價值主要有：
1.告訴我們在什么時候要干什么。
學校管理大多是雞毛蒜皮的小事，把這些小事井井有條地做好并非易事。或者根本忘記了，或者臨時才想起，這樣丟三落四，造成混亂和拖沓，這都會影響到管理的質量。如果詳細地做好各項工作日志，經過多年的積累，就可以羅列出學校各項常規工作的“明細賬”、“流水賬”。工作就有了條理性、前瞻性。
2.告訴我們完成某些工作的關鍵和細節。
完成好任何一項工作都需要經驗――能夠抓住關鍵和細節。反思式日志能夠促進經驗的積累，及時地把工作的成敗得失的經驗記錄下來，今后在相同或相似的工作中加以借鑒，工作質量、效率就提高了。
3.告訴我們完成某些工作的最佳時機。
俗話說：“機不可失，失不再來。”準確地把握工作的時機不是容易的事，“前事不忘后事之師”，日志會告訴我們時機在哪里。
二、真實、詳細地記錄“日志”，為探索學習管理方法積累豐富的“史料”
可以說，日志是經驗的積累，是智慧的載體，是學校的歷史。“以史為鑒，可以知興衰。”歷史是一面鏡子，照見過去、現在和未來。要通過“以史為鑒”的理念提高學校管理水平，就要建立學校的歷史――日志。為此，我們設計了《行政日志》、《德育日志》、《科研日志》、《后勤日志》……把日志作為探索學校管理的“史料”，記錄一定要真實、詳細。特別是要敢于直面存在的問題，及時反思成敗得失的原因。為了達到這一目的，我們加強了檢查督導，還設置了最佳日志評比。
例如：2012年5月的日志，記載了許多班級為“六一”表演排練節目的內容，還有不少教師分析說“六一”提前來到校園，校園充滿生機活力是因為學校早布置的結果。受到這一啟發，“六一”文藝匯演的會標也提前一個星期掛了出去，書面、征文展覽也提前三天展出。孩子們興致更高了，說：“這是最熱鬧的一個六一！”
又如：翻看各個學期開學幾天的日志，發現學生按時返校注冊上課率在97%左右，未按時返校注冊原因有――沒有看到《開學通告》、外出返鄉太遲等。老師在建議欄里填寫：“建議學校要把《開學通告》張貼到各個招生的自然村。并且要提前十天，以便外出的及時返鄉。”
通過多年的記錄，我校積累了豐富、詳實的歷史資料，為我校的規范化管理打下了堅實的物質基礎。
三、認真地研究“日志”，制定各項學校管理工作制度和細則
通過長期的積累，把常規的工作、常規的方法固定下來，形成制度、細則，管理工作就有章可循，有法可依。經過一年多努力，我們建立了《濯田中心學校校長職責》、《濯田中心學校教導主任職責》、《濯田中心學校行政工作制度》、《濯田中心學校教學管理制度》、《濯田中心學校科研工作制度》、《濯田中心學校后勤管理制度》、《濯田中心學校文化建設制度》、《濯田中心學校檔案管理制度》……《濯田中心學校校長一周工作細則》、《濯田中心校學教學評估細則》、《濯田中心學校文化建設實施細則》、《濯田中心學校科研工作實施細則》、《濯田中心學校后勤工作細則》……這些規章、制度、細則的建立都有賴于日志，舉例說明如下：
1.教學管理（要突出些）
例如：我校《教學管理工作細則……開學工作》規定：《開學通告》必須于注冊前五天張貼于各個招生點的指定位置（濯田村：校門旁、信用社、儲蓄所、門診部、加油站）。這一規定方便了群眾，樹立了學校的形象，提高了按時注冊的學生比例。
2.文化建設
我校學生連續三年在《長汀縣小學五項知識技能競賽》中賽績突出。通過研究《日志》，我們發現，知道教師不辭勞苦地展示賽手的書法作品、組織賽手在廣播室朗讀課文、講述英語故事……賽手在展示中得到了激勵與鍛煉，同時他們又成為全校學生的榜樣，校園的寫字、朗讀、學英語的氣氛因此逐漸濃厚。為此，我們制定了《濯田中心學校文化建設制度》――把“盡可能搭建學生展示才藝的平臺，營造良好的文化氛圍”作為一項制度規定下來。又制定了《濯田中心學校文化建設細則》，根據教師的專長，設置文化建設板塊，提出了詳細的操作要求。于是，各班都有了圖書角、書法展示臺、小畫家園地、丑小鴨（作文園地）……教學樓的墻面也成了文化墻，各班的優秀書法、繪畫、作文、小論文紛紛亮相。廣播室經常響起學生稚嫩的朗讀、歌唱、演講、英語故事……
3.檔案管理
我們從幾年的日志中發現，要求教師上交證書五次，每次要反復通知，收集人抱怨，老師不滿。原因是管理不規范，檢查過后就弄丟了，每一次檢查都要重新收集。根據老師的建議我們建立了《濯田中心學校檔案管理制度》和《濯田中心學校檔案管理細則》。按校點、類別建立了《濯田中心學校教師學歷檔案》、《濯田中心學校教師進修培訓檔案》、《濯田中心學校各校點榮譽檔案》、《濯田中心學校教師榮譽檔案》、《濯田中心學校學生榮譽檔案》……各檔案均按字母、時間為順序排列，查閱方便。
四、以“日志”為鑒，不斷完善學校管理制度
（一）對于醫院檔案管理工作重視程度不足
醫院管理部門對于醫院檔案在學術研究、行政管理以及臨床應用等方面的重要作用認識不足，沒有充分認識到檔案資料這一信息資源的重要意義，因此造成了醫院內部的檔案管理意識薄弱，檔案資料的收集整理不完善，檔案資料零星不全，難以有效的借閱查詢利用。
（二）醫院檔案管理的現代化水平不高
當前我國醫院檔案管理工作的現代化水平仍然相對較低，檔案管理機構的設置較為混亂，導致檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強，沒有明確的檔案管理工作目標以及管理手段。此外，也沒有結合醫院的實際情況制定標準規范的檔案管理模式，而且對于檔案資料的開發利用也相對較為薄弱，這些問題造成了醫院檔案管理工作水平得不到有效的提升。
（三）醫院檔案管理信息化水平較低
造成醫院檔案管理工作效率較低的主要原因就是由于醫院檔案管理工作的信息化水平不高，雖然采用了計算機錄入的檔案記錄方式，但是檔案在收集整理、歸檔保存、檢索查詢等管理流程方面的信息化程度不高，檔案資料的數據庫平臺建設也不完善，造成了檔案資料的管理效率與管理質量不高。
（四）醫院檔案管理的安全性相對較差
由于部分醫院對于檔案安全管理重視不足，因此很容易由于安全漏洞造成保密檔案資料的泄露。特別是對于一些涉及到病患隱私的檔案資料，缺乏完善嚴密的檔案管理制度，對于一些過期需要銷毀的檔案卷宗也沒有及時的進行銷毀，這也是檔案管理工作中需要重點解決的問題。
二、現代化的醫院檔案管理對策研究
（一）完善醫院檔案管理制度體系
醫院檔案管理制度對醫院檔案管理工作具有指導性的作用，是醫院檔案管理工作的基礎依據。建立現代化的醫院檔案管理體系，基礎條件就是建立標準完善的醫院檔案管理制度體系。首先，檔案管理部門應當結合醫院的實際情況，制定檔案管理工作標準以及管理模式，重點整合、共享管理資源，確保檔案管理工作的順利開展。其次，完善各種檔案管理工作具體管理制度的制定，尤其是對于檔案分類管理標準、檔案整理標準、檔案著錄標準、檔案保密管理要求、檔案信息化管理制度等內容，確保醫院檔案管理工作在資料整理、歸檔保存、數據錄入、檢索查詢等不同階段工作的實施均有據可循。最后，應該制定醫院檔案管理工作的標準化流程，在檔案的歸集、整理、立檔、目錄編制、查閱以及銷毀等不同階段制定完善的工作細則，確保醫院檔案管理工作的有序開展。
（二）強化醫院檔案管理意識，提高檔案管理的整體業務水平
首先，醫院管理者應該充分認識到醫院檔案管理工作對于醫院正常管理以及發展的重要作用，重視檔案工作的開展。增加資金投入重點確保醫院檔案管理工作經費充足、設施齊全、人員崗位設置合理，為醫院檔案管理工作的順利實施開展提供良好的條件。其次，應該強化對于檔案管理工作人員的培訓教育，提高檔案管理工作人員的日常歸檔意識與檔案管理業務水平，結合采取定期考核、責任管理以及獎懲制度，通過對檔案管理工作人員的管理實現檔案管理工作的科學化、規范化、制度化以及現代化。
（三）采用信息化的管理模式，提高檔案管理的服務水平
提高醫院檔案管理工作效率與工作質量，實現檔案資料的有效整合與共享，必須完善檔案信息管理系統建設，并將其作為檔案管理工作的主要平臺，這也是提高醫院檔案管理的開發利用以及使用服務水平的關鍵措施。檔案管理部門應當結合信息化的檔案管理手段，充分借助信息化管理在數據資料準確、資料處理高效方面的優勢，將醫院的檔案管理工作流程進行信息化的改造，通過檔案資料管理信息系統對檔案實行統一管理，通過信息系統實現檔案材料的及時收集與更新。借助于資料數據庫信息數據平臺，完善行政檔案、人事檔案、財務會計檔案、藥械設備檔案以及醫療檔案等子模塊建設，促進內部檔案資料信息的準確性與流動性。同時對于沒有保密要求的資料，將數據全面整合作為共享，向授權用戶提供網絡遠程查詢服務，真正提高檔案資料管理服務水平。（四）完善檔案管理的保密工作保密工作是檔案管理的重要環節，特別是醫院檔案資料中由于部分涉及到科學研究以及病患隱私的資料，需要妥善的進行保密管理。對于檔案資料的保密工作，應該嚴格按照國家檔案管理工作方面的法律法規，執行檔案管理制度。絕密檔案與非絕密檔案嚴格分開管理，絕密檔案必須設置完善的安全管理措施，明確保管期限與保密期限要求，確保保密工作的實效。對于超過保管期限的檔案，應該超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限提前編制銷毀計劃及清單，經過審核批準后及時進行檔案銷毀工作，并在銷毀檔案清冊中進行詳細的記錄，同時注銷銷毀檔案的在冊目錄。此外，應該注重提高檔案管理工作人員的保密意識與工作作風，對于泄密問題嚴查責任人，并及時解決泄密問題造成的影響，實現檔案管理工作的嚴格與標準。
三、結語
一、關于我校檔案管理工作的現狀
1.關于我校檔案管理工作現狀
我校現有檔案室兩間，面積40多平方米，有各類檔案、資料600多卷（冊），其中文書檔案160卷，教學檔案360卷，資料110冊，現有管理人員1名。近年來，東阿縣委黨校檔案室在校領導的大力支持下，認真貫徹《檔案法》，堅持檔案工作的政治性原則，從散亂丟放、灰塵密布的狀態中整理出各類檔案220卷，資料120冊，很大程度上彌補了損失，豐富了收藏，完善了檢索工具。同時以機關檔案為依據，積極參與編使修志，在一定程度上推進教育教學改革的不斷深入，但是隨著黨校辦學規模的日益擴大以及學員數量的日益增加，給黨校檔案管理工作帶來了巨大的挑戰和壓力，也產生了很多問題。
2.目前基層黨校檔案管理工作存在的幾點問題
2.1文件材料收集不齊
歸檔文件材料的收集工作是檔案工作的第一步，同時也是極重要的一個環節。歸檔文件材料的收集工作是為整理文件材料做物資準備的，沒有收集工作也就沒有檔案。文件材料收集是否齊全完整，直接關系著整理工作能否順利進行，同時也影響著檔案的質量，以及檔案在利用過程中的效果。而在檔案管理工作中，由于有些文件沒有及時送到管理員手中，造成部分文件丟失；還有些科室為了自己查閱方便，對有些會議、文件材料藏而不送；還有些科室領導處理完文件后，沒有及時把文件處理結果反饋給檔案管理人員，導致文件材料不齊，有頭無尾，給文件歸檔工作帶來很大麻煩。
2.2檔案管理制度不完善
目前，很多基層黨校在制定檔案管理制度過程中，只是大致規定了一些需要歸檔材料的內容和項目，而沒有明確規定歸檔的時間、要求和具體獎懲措施。特別是對日常的檔案管理工作缺乏常規性的監督、檢查，很少對檔案管理工作提出指導性的意見和建議，致使檔案管理工作成了一種自發的行為。制度的缺失使得黨校檔案管理工作沒有形成系統的規劃、工作程序和工作細則，有些單位甚至沒有配備專門的檔案室，最終導致黨校檔案的收集、整理和分類處于比較混亂的狀態。
2.3檔案管理意識薄弱
首先黨校個別領導和檔案管理人員對檔案工作不夠重視，導致檔案文件材料管理不規范，歸檔材料不系統不完備，甚至有些檔案材料流失。其次黨校教學、科研人員對檔案管理工作認識不清，對教學、科研歸檔工作認識不清，不能及時上交教學和科研工作檔案，個別人員甚至對檔案歸檔持抵觸態度。
二、關于基層黨校檔案管理工作的重要性
1.黨校檔案的定義
黨校檔案是指黨校在日常的教學、科研、行政事務以及其他管理活動中形成的，對黨校建設和社會發展具有查考價值的各種聲像、表格、文字等不同載體的歷史記錄。加強黨校檔案管理工作不僅能夠為提高黨校管理工作和教育教學水平提供可靠原始依據，還能夠為社會發展和科學決策提供理論支持。
2.基層黨校檔案管理工作的重要意義
2.1黨校檔案是我黨歷史文化的積淀，是黨的活動影像
通過黨校檔案的利用，可以了解黨的過去歷史，還可以規劃黨的未來，也是反觀我黨歷史的一面鏡子。檔案可以實現歷史的重現。檔案是人們認識和把握客觀規律的重要依據。檔案事業是一項崇高的事業，是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面。借助檔案我們可以很好的了解過去，把握現在，預見未來。
2.2黨校檔案具有重復利用性，對以后的工作實踐具有重要指導作用
各級黨校是黨的路線方針政策和各種輿論宣傳教育的重要陣地和平臺，在具體的工作實踐中形成了大量有關教育、教學、科研、社會調查等等方面的檔案，其通過科學嚴格的管理程序，可以再工作實踐中發揮重要作用。
2.3黨校檔案是黨校發展建設的可靠依據
黨校檔案是直接記述和反映黨校活動的真實記錄，記載了黨校優秀教職員工為黨校的發展所做出的貢獻，也記錄了一批批優秀黨員的發展歷程，是黨校發展建設的可靠依據。充分利用黨校檔案信息，與各項教育教學活動密切結合，才能實現黨校檔案潛在的社會效益，更好地總結教育教學經驗，提高教育教學水平，培養出更多更好的黨員干部。
三、關于基層黨校加強檔案管理工作的幾點建議
1.加強組織領導，提高檔案管理意識
黨校檔案涉及面較廣、形成資料較多，要做好檔案管理工作，就必須全校動員，合力支持。首先我校領導對檔案工作十分重視，為加強檔案工作的科學管理，逐步實現檔案管理工作的規范化、標準化、制度化管理，我們建立健全了檔案工作制度，規定檔案員是檔案管理工作的第一負責人，同時明確了主管檔案工作的部門領導和分管領導，并把檔案工作列入了崗位職責。其次加強對檔案管理工作的宣傳力度，使相關部門及人員認識到檔案工作的重要性，支持、配合、參與教學、科研、行政、培訓等業務檔案的收集、整理、歸檔、存查工作，形成有利于檔案工作深入開展的良好氛圍。
2.轉變觀念，加快檔案管理信息化建設
在當今信息化時代，政府開通了電子政務，企業開通了電子商務，黨校作為黨的干部教育培訓基地，應加快黨校檔案信息化建設步伐，建立與之相適應的現代化檔案管理模式。首先加大基礎設施投入。由于傳統檔案都是以紙質的形式存在，必須通過錄入、掃描等形式進行數字化處理，才能作為數據庫的組成信息供利用者查閱，因此配備先進的計算機等先進設備成為必須。其次注重引進檔案管理的專業人才，對已有的非專業出身的工作人員進行系統專業化的培訓，讓每一位檔案管理人員及時接受新理念的培訓，更新思想認識，并與時俱進。
關鍵詞：城市園林綠化 檔案管理 重要作用 管理措施
園林綠化工程現在作為每一個城市建設的一部分，一方面是為廣大市民提供一個良好的休閑、娛樂的場所，另一方面，也有利于城市的綠化和生態環境建設。城市綠化工程主要是通過建筑工程的技術展現園林藝術，是建筑物和園林景觀的有機結合。而園林綠化工程檔案，則主要是通過文字和圖像將園林施工過程進行系統記錄的文件組合，為園林綠化工程以后的維護和擴建提供歷史的參考。
一、園林綠化工程檔案的特性
（一）園林綠化工程檔案的復雜性與多樣性
園林綠化工程主要是運用建筑的方法，將樹木、山水各種空間藝術等展現出來的一種實體建筑。因為其工程施工會與多個部門進行交叉，因此，材料繁多，并且各自又是一個體系，因此，使園林綠化工程檔案資源呈現龐大而復雜的特點。
（二）園林綠化工程檔案的多變性
受園林綠化工程本身特點的影響，因為園林綠化工程多是在城市原有的園林綠化規劃的基礎上進行修改或者補充，所以工程往往呈現出隨意性和可塑性強的特點，而作為記錄園林綠化工程的檔案，也就隨著工程的變化而表現出多變性的特點。同時，作為檔案管理工作本身還必須準確、完整，才能有效地避免工程在建設和維修中的失誤。
（三）園林綠化工程檔案的社會性與開放性
如今隨著我國經濟的發展和科技水平的提高，園林綠化工程作為一個給人們提供更高質量的公共事業，在發展過程中也順應時代的要求，在建筑規模上呈現出增長的態勢。因此，園林綠化工程的檔案管理工作為了更真實地記錄下園林建筑的歷史，必須在收集資料和整理工作中做到認真仔細，并做到永久保存、利用。
二、加強園林綠化檔案管理的思路與策略
（一）加強領導
園林綠化工程在我國起步較晚，因此，對于很多部門還沒有引起高度的重視，但是對于園林管理部門的領導來講，必須首先在思想上高度重視園林綠化的檔案管理工作，并將檔案管理的工作作為當前的一個重要工作來做，且要設定目標，責任到人。只有領導高度重視，施工人員才會結合現有的條件，在施工中不斷想辦法提升工程的質量，檔案管理人員才會在施工的過程中做到認真記錄。除此之外，領導還要對工程的檔案管理工作加大資金的投入和技術的支持，平時，也要多關心檔案管理人員，給予正確的職業觀念的指導，從而保證檔案管理工作的健康有序發展。
（二）健全制度
為了更好地保證園林綠化工程的檔案管理工作的有序進行，園林部門應以目前的檔案管理為基礎，進一步在制度建設上創新，可以對檔案管理每一個環節的工作加強制度建設，如《檔案的入庫管理制度》、《檔案借閱制度》和《檔案的開發利用制度》，以及《檔案的收集管理及工作細則》和《檔案員工的工作責任》等。只有各個工作環節的制度建全，并采取相應的監督和考核措施，才能更好地保證檔案管理工作落實到位，真正發其應有的價值。
（三）全面收集
對于園林檔案管理工作而言，資料收集得是否全面和真實，直接關系到其作用的發揮，因此，需要園林部門的工作人員能通過多種方式全面地開展工作：第一，根據園林綠化部門的工作要求，嚴格做好每一個階段的施工工作和信息的收集、整理工作，同時，對于信息的處理要嚴格按著程序的規定進行，并將整理好的資料第一時間交當檔案管理部門存檔，檔案管理部門也要對所收到的資料進行嚴格的審核，確保資料真實無誤能為以后的工作提供參考價值。第二，對于收到的資料也要結合工程的實際生產情況進行考核，讓那些有價值的施工信息得到全面的記錄，同時，也要在收集檔案的時候，做到有計劃，有目標地進行。除此之外，對于每個不同的園林綠化工程的信息資料的收集和整理工作也要安排不同的工作和管理人員，以確保資料收集和整理的系統性和完整性。而作為檔案管理人員，在收集資料和整理資料時，要保持一個正確、客觀的立場，做到公正地審核、檢查、處理和存檔，并對于檔案管理過程中的問題要及時發現，及時處理，隨著工程進展的需要適時調整檔案管理工作。
（四）規范整理
園林工程由于其工作的隨意性和多樣性的影響，往往收集到的資料都是零散的，因此，檔案管理人員要對原始的資料進行細致歸類、整理，以保證資料之間的聯系和系統性，具體要做到如下幾點：第一，歸檔前，對文件材料進行編排。第二，歸檔后，對材料進行分類、排序。第三，鑒別，對尚未歸檔的資料進行鑒定，確保其價值并做好保存工作，并對所有信息資料進行整合處理。
（五）注重開發利用
做好檔案管理工作的目的是為了利用和開發，因此，做好園林綠化工程檔案管理工作一方面是為了對工程的施工情況進行記錄，以便為以后的維護和修改的提供參考或經驗，同時，也是向社會提供服務，讓檔案的價值得到更好的呈現。所以，檔案管理工作也必須運用科學的管理方法和手段，有效提升其工作效果。而且，作為園林綠化部門的管理人員要將檔案資料的開發工作給予高度重視，并對如何有效開發檔案資料上開拓思路、尋找方法。
三、結束語
總之，園林綠化工程作為城市建設中的一個重要的組成部分。對于其在施工過程中的記錄文件，園林綠化部門一定要重視對檔案的管理工作，一方面保證檔案收集、整理的科學性，同時，也要有效利用和開發這些信息資料，充分發揮檔案資料的價值。
參考文獻：
[1]陳小英.城建檔案管理的難點問題及解決對策[[J].城建檔案，2009
一、工程地質勘察檔案的特點
（一）專業性。工程勘察工作具有多學科及多專業的特點，這也使工程勘察過程中所形成的各種技術文件具有一定的差異性，充分的體現出了技術文件的專業性。這也使在工程勘察檔案在分類、檢索及編號過程中都需要對技術資料的專業性進行考慮，通常情況下不同專業的技術文件資料不能混淆在一起。因此作為工程地質勘察檔案管理人員，需要對勘察各專業的基礎知識及業務范圍進行了解，并能夠有效識別各專業的圖紙文件，從而正確對文件材料進行分類。
（二）成套性。勘察工作通常都是以獨立的工程項目作為工作對象，勘察程序具有較強的科學性，在勘察工作中各個環節具有較強的聯系性，針對于一個工程項目的勘察會所形成的全部勘察技術文件和資料則會組成一套完整的檔案，檔案中任何資料都具有不可或缺性。這也充分的說明了工程地質勘察檔案具有成套性的特點，這也為工程地質勘察檔案的管理工作帶來了較多的便利。
（三）階段性。勘察工作具有一定的程序性，只有一個階段的勘察工作完成后才能開展下一階段的勘察工作，而且各階段的勘察活動具有較強的聯系性。在勘察工作的各個不同階段會形成勘察技術資料，作為檔案管理人員需要做好各個階段勘察技術資料的收集和歸檔工作，并注意不同階段檔案資料之間的聯系。
（四）利用的時效性。工程地質勘察檔案主要服務于該項工程，因此在該項工程實施階段對檔案的使用和利用也十分頻繁，但當工程項目完成后，對該項工程實施過程中所形成的檔案信息的查閱率也會隨之降低，這充分的說明了工程地質勘察檔案在利用上具有較強的時效性特點，因此需要在其活躍期充分的發揮檔案的價值。
二、做好工程勘察檔案管理的具體措施
（一）重視工程檔案管理工作。在工程勘察檔案管理工作中，要做好組織機構建設工作，在工程項目實施過程中，要建立檔案管理領導機構，設立專職檔案管理人員，對于較大的工程，還應設立兼職檔案人員，負責項目前期以及施工過程中文件、資料的收集、記錄和整理等工作。作為工程項目經濟，需要努力提高自身的檔案管理意識，并在工程勘察檔案管理工作中要做好各部門之間的組織和協調工作。并進一步建立健全工程地質勘察檔案管理制度，建立科學合理的激勵機制，做到獎罰分明，提高施工技術人員的責任心和管理水平，使其在工作中能夠及時對檔案進行收集，保證技術檔案的完整性。另外，根據檔案管理制度的要求，做好檔案管理的“四同步”工作。只有這樣，才能確保工程項目完成時能夠及時、準確、完整、系統的將工程資料轉交到項目主管部門，為形成工程勘察檔案提供保障。
（二）建立健全工程檔案管理制度。各單位要根據相關的規定、規范，制定和完善工程檔案的各項管理制度及辦法，根據工程項目的特點，制定切實可行的工作細則，事先制作好相關規范的表格、驗收單等資料，這是做好建筑工程檔案管理的基礎。通過一系列的管理制度和具體辦法的實施，使檔案工作人員、技術和管理人員明確各自的職責，樹立責任心和法制意識，才能從管理制度上保證工程檔案的齊全、完整、準確、系統，做到工程檔案管理工作的有法可依，有章可循。
（三）把好竣工驗收中檔案資料的質量關。工程竣工驗收時，檔案管理人員要與工程項目管理人員一起，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，逐條對工程施工建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現竣工驗收檔案中存在的問題，并采取切實可行的措施加以解決，保證竣工材料的真實性、完整性，確保檔案資料歸檔范圍與相關的規范要求相符，把工程竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程的竣工驗收與檔案驗收同步進行，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。
（四）充分利用現代化科技手段。在當前新時期，檔案信息化建設工作已全面推進，工程地質勘察檔案管理工作中，需要加強數據庫建設，并進一步完善檔案檢索系統，充分的利用先進的技術手段，加快實現工程地質勘察檔案的電子化和數字化。各勘察單位要加強檔案信息化建設過程中的硬件投入，并對軟件進行更新和升級，做好檔案的存儲工作。對于工程地質勘察檔案在傳輸、存儲及運用操作過程中需要確保其安全性，為檔案信息的利用奠定良好的基礎。
1人事檔案管理創新必要性
改革開放三十年進程，我國人事檔案管理工作不斷變遷更新，人們在實踐工作中的意識思維也形成了根本性變革。我國檔案管理法的履行頒布，不僅為檔案管理任務提供了有效的法律支撐，同時也為檔案管理工作開展提出了更新的標準要求。實踐工作中唯有樹立創新意識，推動人事檔案管理工作模式的全面變革，方能跟上時代步伐，實現全面升華。當前，人事檔案管理中較多的工作人員欠缺認識了解檔案資料的知情權。基于人事檔案管理工作不夠透明，無法有效落實知情權進而造成缺陷問題不斷增加。一些原因在于原部門記錄當事人檔案信息過程中存在內容不實性，甚至添加了欠缺實時性依據的檔案，導致對當事人形成了不良影響。還有一些單位由于長久不能掌握個人檔案導致檔案內容不完整甚至無從知曉，因而由人事檔案資料欠缺而造成的訴訟以及糾紛事件頻繁發生。依照我國制度規定，當前僅有機關事業部門或是國企單位方享有保管人事檔案資料的權利，而伴隨我國經濟建設的深化發展，外資單位以及民營機構的經濟成分比例不斷提升，該類單位并不具備保管人事檔案的權利，而是將檔案存儲在人才交流中心而無法進行行政權約束，因而達不到有效管理人事檔案資料的效果。為此，人事檔案管理創新勢在必行。從采用方法上來講，檔案隨人走的傳統模式經受了更大的挑戰。伴隨市場經濟制度改革的深化發展，人才流動更加頻繁，人檔分離機率大大增加，雖然干部檔案以及企業員工檔案管理規定對流動人才檔案管理進行了要求，然而實踐工作中有關管理單位以及流動人才享有的權益以及管理矛盾問題卻逐步凸顯出來。一些單位為預防人員不良流失用檔案作為關卡，導致棄檔問題頻繁發生。社會上擁護淡化人事檔案管理的聲音越來越高。制度層面，人事檔案資料的匯總收集欠缺力度，同時材料質量不高的現象較為普遍。首先，歸檔管理體制并不健全且執行欠缺嚴格性。少量檔案機構僅能照搬照抄檔案資料歸檔管理要求，無法制定符合自身特征的工作細則。即便一些單位創建了管理制度也在不同層面上包含執行不到位的問題。另外，匯總收集的資料并不完整精準，尤其是上交人才交流中心管理的檔案、員工考核資料、鑒定評估報告等，無法及時的囊括到個人檔案之中。再加上欠缺監督核查機制、材料真實性無從考證，導致人事檔案管理存在較多不足之處，因此只有全面創新工作模式，引入現代化信息技術手段，方能真正提升管理水平，達到事半功倍的工作效果。
2人事檔案管理信息技術應用
2.1引入數字化技術，提升檔案管理標準性
當前，檔案信息化管理工作中呈現出軟件工具種類繁多、標準不統一的問題，進而對整體系統水平的優化提升形成了負面影響。為此，應全面創新檔案管理信息化工作意識，引入數字化技術，提升檔案管理標準性。可創建一體化人事檔案管理數據庫系統，采用數字化技術提升人事檔案管理自動化水平，使工作人員從復雜的手工操作任務中解脫出來，有精力從事更高層次的工作。當然，該過程之中應擴充數字化、信息化投入，以確保數字化技術持續不斷更新與優化，以適應時展綜合需要。
2.2有效提升系統整體水平，著重建設數據庫系統
人事檔案管理信息化建設應將著眼點放在整體數據庫系統建設中，構成系統的縱橫節點均應符合一定水準，并利用網絡系統進行聯通，進而可激發數據庫系統內在優勢，提升人事檔案管理數字化系統整體能力水平。一些節點甚至可以對其他重要節點形成阻礙影響，并導致系統梗阻。因此，要想確保節點裝備功能水平同應用效果同步提升并不現實，無法實現齊步走的目標。為此，可本著鼓勵推進的原則使一部分單位提升數字化管理水平，將這些機構作為試點單位，著重建設數據庫系統進而獲取到可全面推廣應用的寶貴經驗，這對于人事檔案管理整體系統建設極為有利。當前，一些單位在人事檔案信息化管理工作中，由整體層面來講仍舊處在從處理文件向著數字化管理模式轉變的過程，為實現這一階段目標，應做好數據庫系統建設，積極開發創新型數字化管理手段。數據庫系統內涵在于借助現代化信息技術做好人事檔案資料的科學化管理以及便利化應用。創建數據庫體系始終為一項長久、艱巨的工作任務，應經歷從低至高、從個體至群體逐步推進的過程。通過實踐研究我們明確創建數據庫系統的重要經驗在于，領導決策層給予全面重視，樹立統一認識，計算機專業技術人員則應給予人事檔案管理業務人員積極的配合與支持。信息技術實踐應用階段中，應創建活庫，通過應用頻率檢驗數據庫系統的總體活性，并制定重要的整改發展策略，促進數據庫從單一形式向系統化形式全面發展。應積極促進綜合性數據庫的優化完善并創建形成各個機構人事檔案管理目標庫，利用網絡平臺連接構成分布式、開放化的數據庫群，這樣一來將令自動化數據庫系統效率顯著提升。
3結語
總之，新時期，現代社會對各項工作任務效率以及處理流程提出了更高的標準要求。針對傳統人事檔案管理工作中采用方法以及處理模式較為滯后的現實狀況，我們要在日常管理階段中持續更新優化，采用信息技術手段，秉承持續創新發展意識，方能真正提升人事檔案管理工作水平，適應現代社會快速發展的現實需要，創設明顯的經濟效益與社會效益，真正實現可持續的全面發展。
作者：康靜 單位：哈爾濱市人才服務局
關鍵詞：二級學院；教學檔案；對策和建議
中圖分類號：G647文獻標識碼：A
文章編號：1009-0118（2012）04-0192-02
一、教學檔案的重要作用
（一）為提高教學質量，加強教學管理提供參考價值
高等院校的中心任務是教學，而其真實記錄的教學檔案，詳細、真實地展現了教學工作的全貌。院系領導借助已分類的教學檔案，研究教學內容，總結教學經驗，改革教學方法，為日后的教學活動提供借鑒和分析，從而才可能提高教學質量。此外，教學規劃的制訂和完善、專業和課程的設置、教材的選擇和使用也需要從教學檔案中去尋找依據，這些依據直接影響到教學活動的成敗和教學質量的優劣。因此，教學檔案在教學管理中有著非常重要的作用和意義。
（二）能為開展教學評估、規范辦學提供重要材料
高等院校評估是一項促進高等教育質量提高的長效機制,是國家對高等教育進行宏觀管理的有效措施。任何一所高校要接受本科教學工作水平評估，無論是評估的程序，還是各級指標體系的數據結論，其支撐材料都離不開二級學院原始的教學檔案信息。如果沒有這些真實可靠的檔案和數據作為依據,再好的自評報告也會顯得空洞乏力，就難以在評估專家面前準確地闡清歷史事實，分析學校的過去和現狀，難以科學地總結歷史發展規律，評估工作就難以進行。因此齊全、完整的教學檔案是學校順利通過教學評估的必要條件,它將直接影響到學校教學評估的結果，是高等院校教學評估的基礎和依據。
（三）能為考核教師工作成績提供重要依據
作為督查教學活動、規范教學行為主載體的教學檔案，客觀地記錄了教師教學活動的歷史情況，反映了教師的執教態度、行為和水平，如授課計劃、教案講搞，試卷批閱，及學生評教等等，這些都是真實的原始材料，是檢驗教師是否在按照教學基本要求嚴謹治學、是否在自己的專業領域中不斷拓展與提高等重要作用。因此教學檔案為考核教師知識水平和業務能力提供重要依據，建立了教學檔案可使考核消除“口與無憑”的障礙，使之有憑有據。
（四）為領導制訂科學決策，開展各項工作提供參考和咨詢
教學檔案以知識載體的形式凝結著廣大教師從事教學活動成功的經驗和失敗的教訓，記載了教師和教學管理人員在教學過程中不斷探索形成的最新教學研究成果。它收集了歷年的教學計劃、教學大綱、教學文件、合作辦學、各種類型的教學會議、教材建設一體化方案等等，這些檔案可以為領導進行科學決策，開展各項工作提供比較詳盡的參考依據和咨詢材料。二級學院的教學檔案是一個學院教學活動的一部歷史，借助它，幫助人們了解過去的歷史，認清現狀，開拓視野，預見未來，從中尋求學校發展的基本過程和規律，作出切實可行的科學決策，促進學校工作的發展。
二、二級學院教學檔案管理的現狀
（一）院系領導對教學檔案的重視不夠，教職工檔案意識淡薄
有的院系領導只重視教學工作和其他管理工作，而對發展基礎之一的教學檔案的管理，不論在管理系統的設計、現代化檔案管理條件的完善，還是在專兼職人員的配置和培訓方面，都較少列入領導的議事日程。
（二）院系教學檔案管理規章制度不健全
教學檔案管理是一項技術性、專業性很強的工作，應當有相應的技術規程來規范它。高校二級學院的檔案管理工作一般情況下起步較晚，缺乏系統的規劃、管理制度和工作細則，導致教學檔案的形成、收集、分類、整理以及歸檔程序處于比較混亂的局面。另外盡管有的院系有一些檔案管理制度，但歸檔范圍中的內容過于抽象：只大致規定了一些需要歸檔的材料內容，而沒有關于歸檔的時間要求和獎罰措施，檔案材料的形成對象和移交對象不夠明確，這種歸檔制度，實際上是一紙空文，沒有真正意義，引不起執行者的高度重視，從而造成檔案的收集不全，檔案材料質量不高的現象。
（三）教學檔案管理人員不穩定，缺乏專業隊伍
要做好教學檔案管理工作，需要一支比較穩定且業務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。但目前多數二級學院的教學檔案管理由教學秘書兼任，他們大多數未接受過專業知識的培訓，主要精力集中于教學管理和日常事務，檔案意識和檔案管理水平不高，缺乏檔案工作者必備的基本理論知識和專業技能，在實踐中必然會使歸檔文件材料的質量難以保證。
（四）教學檔案材料管理手段落后，數字信息化水平偏低
21世紀是一個網絡化、信息化的時代，這對檔案管理工作提出了新的挑戰。可是目前多數二級學院的教學檔案管理現代化手段還處于起步階段，計算機教學檔案管理還局限在目錄檢索上，利用率還較低，檔案管理還未能實現網絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下，不能適應高校本科教學評估工作方便快捷地檢索、調取并有效利用檔案信息的要求。同時由于現代化水平不高，檔案的文件級目錄及文件的重要內容未能錄入計算機，增加了檔案檢索的難度，致使檔案利用耗時長、查準率與查全率較低，難以適應現代教學和教育事業發展的需求。隨著高校規模的擴大、層次的提高，生成的教學檔案數量成倍增加，如果不利用現代化手段，就很難適應形勢發展的新要求。
三、措施與對策
（一）引起領導重視，加強全院教職工的教學檔案管理意識
高校二級學院教學檔案的質量取決于領導對它的重視程度。作為院系領導，首先要克服檔案人員和檔案管理工作可有可無的思想，要把其真正納入學院教學工作計劃，列入主管領導議事日程，把教學檔案工作作為教學管理工作中的一項重要內容來抓，并列入相關人員的職責范圍。重視檔案人員的配備，保持管理隊伍的相對穩定性。增加投入，改善檔案保管的條件，及時研究和解決教學檔案管理工作中存在的問題。檔案管理人員應轉變觀念，樹立全新的服務意識。積極主動地想辦法，創造性地開展工作，主動尋求教學和科研工作者的理解和支持，充分發揮教學檔案在教學科研中的重要作用，不斷提高教學檔案的服務水平。學院其他人員應對檔案尤其是教學檔案的歸檔整理工作予以重視。檔案形成者的檔案意識與檔案質量有著密切的關系，要在全院范圍內全面深入反復地進行教學檔案工作意識的教育，增強領導和廣大教職工的檔案意識和檔案法制觀念。
（二）建立和完善教學檔案管理制度，提高管理質量
二級學院應依照《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案工作規范》等法律法規，制定相應的教學檔案管理制度和教學檔案管理實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、檔案保管借閱制度以及立卷歸檔的程序等做出明確的規定；對教學檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求，制定相應的教學檔案管理責任制，不僅相關領導要承擔相關責任，還要讓院系所有的教師都承擔一定的教學檔案責任，對各自的教學檔案進行收集和整理，定期或不定期地交教學檔案員統一匯總后存檔；學校檔案部門要加強對院系檔案工作的指導與業務的培訓，定期開展對基礎檔案工作的督查，建立一套科學、合理、嚴密、規范的管理制度，促進院系教學檔案工作的規范化建設。
（三）穩定教學檔案管理人員隊伍，提高業務素質
學院領導要將教學檔案員的工作成績與待遇結合起來，調動他們的工作積極性。在繼續教育、職稱評定、提高學歷層次等涉及兼教學檔案員的切身利益的問題上給他們提供條件，激發他們對檔案工作的熱情，也能使教學檔案員安心從事檔案工作，維護檔案員隊伍的穩定。檔案管理人員的素質直接關系到教學檔案工作質量，檔案部門要做好對兼職檔案員的業務知識和業務技能等方面的培訓，使其具備一定的檔案專業知識，在實際工作中能夠較好地完成檔案收集、整理、保管和提供利用等能力。另一方面，兼職檔案員要加強自身的業務學習，不斷拓展自己的業務知識，努力學習和掌握辦公自動化和檔案管理現代化的相關知識和技術。只有這樣才能更好地完成學院各類檔案的收集、整理等相關的工作任務，更好地為高校的發展建設服務。
.（四）加強教學檔案的數字化和網絡化建設，不斷提高服務質量
目前計算機的廣泛應用和互聯網的高速發展，促使檔案管理也要跟上時代的步伐，必須積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，打破紙質檔案一統天下的局面，逐步形成紙質檔案、聲像檔案、電子檔案并存的新格局，利用新技術和手段管理檔案是檔案事業發展的必然趨勢，也是提高檔案管理水平和檔案管理工作的一項重大措施。
綜上所述，二級學院的教學檔案是高校檔案工作的中心工作，是改進教學工作、促進教學交流、提高教學質量的信息資源。只有做好了教學檔案的管理，才能真正地服務于教學工作，體現出教學檔案的價值，所以不管是院系領導，檔案工作者，還是一線教師都應重視教學檔案的管理工作，讓其在高校教學改革和教學發展中發揮信息資源的作用，使得教學檔案管理能夠更好地為高校教學管理服務。
參考文獻：
\[1\]張海慶.高校二級學院教學檔案管理現狀與對策\[J\].中小企業科技與管理,2009,(05).
一、加強分類管理，使之科學化
加強分類管理，要嚴格按照2006年12月18日國家檔案局頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《文書檔案保管期限表》等作為歸檔的基本遵循。院團委應配合檔案管理科，提出意見，制定好《檔案保管期限表》，明確保管為永久、30年、10年期限的標準。一般來說，可將團建檔案分為三類：
（1）基本組織類：包括醫院共青團組織歷史沿革，團組織設置的請示、批復文件，團組織換屆的請示、批復文件，團組織架構圖，團委書記、副書記、團委委員任職及分工的批復文件，團支部換屆相關文件、團干部隊伍名冊及團員名冊，團費收繳明細，團員個人情況、團委啟用的印信、信箋等。
（2）基本活動類：包括團員政治理論學習思想教育及學習資料，“五四”紀念活動，團日活動，“3.5”學雷鋒紀念活動，創先爭優活動，“我們的節日”系列活動、“12.5”志愿服務活動，團干部培訓活動，表彰獎勵活動，爭創“青年文明號、手”活動，“最美青工”評選表彰活動等。
（3）基本制度類。包括團建工作的各項規章制度、運行機制及督導執行情況的反饋記錄等，如團委工作職責、團委書記職責、團委學習制度、團委推薦團員作黨的發展對象工作細則、團委公示制、團委例會制、團委擴大會制度、青年志愿者服務工作管理制度、青年志愿者服務工作機制、團費收繳及管理制度、首問責任制、服務承諾制、限時辦結制、信息管理安全制度、應急處突機制等。
二、加強組織領導，使之常態化
加強領導，當好后勤，搞好保障是做好一切工作的基礎。共青團檔案是醫院文書檔案的重要組成部分，團建檔案工作的完成事關整個醫院檔案管理的水平，青年工作也關乎醫院未來的發展。因此，醫院要把共青團檔案納入重要議事日程，采取有力措施，不斷提高管理水平。
（1）加強制度建設。制定并完善團建檔案整理制度、團建檔案收集制度、團建檔案保管制度、團建檔案利用制度、團建檔案移交制度等，使檔案管理工作有章可循、有規可行，更加制度化、規范化。同時，要建立獎懲制度。醫院檔案管理科每半年或每年對團建檔案進行一次考核，不斷提高團建檔案工作的質量和管理水平，調動和激發工作人員的主動性、積極性和創造性。
（2）加大培訓力度。團建檔案需要系統、豐富的團的理論知識和較高的政策理論水平，必須牢固掌握團章、團史、團的會議精神以及黨的路線方針政策、群團工作知識。必須堅持定期進行培訓，加強繼續教育和學習交流，不斷更新檔案學科的知識，建立兼職檔案員隊伍，調動和激發各團支部團干部的積極性，打造一支符合醫院工作實際和隊伍特點的高素質、復合型管理隊伍。
（3）層層落實責任。成立共青團檔案管理工作領導小組，分管共青團工作的院領導任組長，統籌推進團組織檔案管理工作。團委書記是團建檔案管理的第一責任人，團委兼職檔案員狠抓落實。團委辦公室要切實完成好醫院共青團的文件收集和整理工作，并對團支部材料歸集工作給予指導。
三、加強統一管理，使之規范化
檔案資料的來源比較廣泛而分散，而利用卻要求實行統一管理。因此，原則上將共青團檔案歸入醫院的年度文書檔案管理體系，進行集中統一收集、整理和歸檔，避免出現團建檔案流散于一線科室或團支部。團委辦公室和檔案科應加大管理力度，對各科室、團支部進行有效的指導、監督和控制，促使其按時、按質、按量對相關材料進行上交。對于以往團建檔案分別在各科室保管的情況，有必要對歷年來形成的團建檔案進行一次全面、集中清理，查缺補漏，在整理規范、齊全后統一移交檔案科，以此也將豐富檔案科館藏內容。對于團組織檔案應做出明確制度要求：即最遲每年年中前，必須將上一年度形成的團建檔案資料進行收集整理、分類組卷、規范裝訂、整理后移交檔案科集中統一保管。對于團員個人的檔案，原則上實行“一人一檔”的辦法，由各團支部先歸集，再由團委負責組袋歸檔。要根據團員發展、流動、獎懲等情況，及時、全面、準確地對檔案內容予以補充，并按時、按質歸入個人人事檔案。檔案科應設立黨建、團建檔案專架，按照黨建工作和團建工作順序進行排列，使醫院團建檔案實現專門化和規范化管理，同時檔案科應統一規范檔案裝具，做到一類一盒。
關鍵詞：人事檔案，人檔分離，人事制度
一、人事檔案管理存在的問題
自謀職業，造成畢業生就業單位的不確定性及變動頻繁，也給人事檔案管理帶來了許多困難。而有些學校或用人單位為了圖省事，無視檔案保密原則，讓畢業生將檔案自揣于身，檔案亂放、涂改、遺失現象屢見不鮮。人事檔案摘要是一些領導以權謀私，部分檔案管理人員政治覺悟、職業道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。
（一）整理不規范。
整理人事檔案是一項細致的技術性較強的工作，《干部檔案整理工作細則》要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用”的目的。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。博士論文，人事制度。博士論文，人事制度。
盡管我們對人的評價標準始終是又紅又專、德才兼備，即從政治和業務兩個方面來全面反映一個人的基本情況。然而，事實上由于受“左”的思想影響，我們總是會自覺不自覺地將政治作為唯一的標準來評價人，并且將政治思想與品德作風、工作表現分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業務觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴格把屬于反映個人政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、實績貢獻等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側重于政治思想表現材
料的收集，能反映個人業務能力的活的材料相對較少，即使有數量也有限或者補充不及時。
(二)人檔分離現象日趨嚴重，“無頭檔案”增多。
隨著人事制度改革的深化，人才流動日趨頻繁，人檔分離現象也日趨增多，其中最突出的表現是大量“無頭檔案”的出現。“無頭檔案”是指查不到當事人下落的人事檔案，這種檔案主要產生于下述情況:
第一、人員主管機關變動與檔案的流動未同步進行。產生此種情況的原因有二:一是人事管理部門工作制度不健全，人員調動長期不通知人事檔案管理部門，等人事檔案管理部門發現時，人員已不知去向;二是工作機構或人員大規模急劇變化，造成一些人員的去向不明。
第二、轉遞工作不準確。在人事檔案轉遞過程中經常出現的問題有:
1、在工作調動時，由于社會上不正之風的影響，少數人以不正當的渠道進入接收單位，手續不規范。不是先調檔案后調人，或調檔與調人同步進行，而是先調人后調檔，人調入后，轉檔的事就拖下來了，接收單位沒有及時索要檔案，轉出單位也未能及時將檔案轉出;或是先調檔后調人，但檔案轉出后，調人的事要么遇到人事凍結，要么本人又不愿調出仍留原單位工作，而轉出的檔案又未及時索回，時間拖久了，就造成人與檔案的脫節。
2、有的人事干部對工作不負責任，在檔案轉遞時，不按規定的渠道和方式轉檔，而將檔案直接轉至基層單位，甚至交由本人自帶，因此檔案材料的丟失、錯遞現象時有發生。
3、在大中專畢業生畢業時，有部分學生在就業方案確定后又重新改派，而檔案卻未能及時改轉。
4、個別檔案管理人員工作不仔細，轉遞時對接收單位名稱書寫不清楚，或書寫不準確，接收單位在接收時不仔細核對，誤收誤存，成了“無頭檔案”。
三、解決對策
“無頭檔案”的存在給人事檔案管理工作帶來了極大的麻煩，嚴重影響了人事檔案工作的質量，因此積極預防和妥善處理“無頭檔案”顯得十分重要。
（一）防止“無頭檔案”產生的措施
為了防止“無頭檔案”的產生，各單位人事檔案管理部門必須健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事檔案管理部門要與有關人事管理部門建立聯系制度，及時獲得人員工作和職務變動的準確信息，包括人員調出的時間、調入單位的名稱、主管機關的名稱、調動的原因、是否為正式調動等，然后及時將檔案轉入該人員新的主管部門，使檔案與人員流動同步進行。
第一，機關人事檔案管理工作人員要樹立高度的工作責任心，充分認識人事檔案工作的重要性，及時傳遞，認真細致、準確詳細地書寫轉遞檔案通知單和收文機關名稱，杜絕誤轉現象的發生。第二，建立嚴格的人事檔案收進轉出登記制度和定期檢查核對制度。博士論文，人事制度。檔案的進出登記，是檔案流轉的真實記錄，是檢查核對和確定檔案來龍去脈的依據。檢查核對制度，是驗證收進轉出檔案是否準確無誤的手段。要認真進行登記，定期檢查核對，就能及時堵死轉遞和保管工作中的漏洞，從而防止“無頭檔案”的產生。具體而言，要做到以下幾點:
(1)在人事調動或職務變動時，有關單位應及時將其任免通知告訴人事檔案管理部門。檔案管理部門應密切配合，加強聯系，及時催問或索要檔案。轉遞檔案時，必須按照“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細填寫。收到檔案的單位經核對無誤后，立即做好入庫登記，并在回執上簽名蓋章。回執在一個月內未退回者，轉出單位應主動催問，以防檔案丟失。
(2)大中專畢業生就業方案確定后，畢業生所在學校應及時將檔案隨同就業名冊同時轉遞到所去單位所在地的縣(市)組織人事部門，在交接檔案時，應與就業名冊逐一對照，登記注冊，做到有檔無人不簽收，有人無檔不分配，重新改分或錯轉的檔案要認真核查，及時改轉。
(3)轉出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位和個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出。檔案接收人員在驗收時，如發現材料不齊或丟失，要設法查找或索取必要的組織證明。博士論文，人事制度。
(4)檔案轉遞時，必須嚴格密封，以機密件通過機要渠道轉送或派專人送取，并要簽字注冊。嚴禁公開郵寄或自帶，以保證檔案在轉遞過程中的絕對安全。
（二）對“無頭檔案”的處理
處置“無頭檔案”是一項重要而繁瑣的工作，關系到對人的使用以至人的政治生命問題，必須嚴肅認真，謹慎對待，其處置的辦法是:第一，認真鑒別檔案材料的保存價值。博士論文，人事制度。機關檔案管理工作人員在處置“無頭檔案”時，必須依據有關規定，鑒別判定檔案材料是否具有保存價值。對一般性簡歷登記表格和作為組織參考性的人事檔案，可以登記造冊，報領導批準后銷毀。對重要的有保存價值的人事檔案，要繼續保存，或查清下落，轉給有關部門。
第二，仔細分析，認真查閱檔案人的下落。可以通過人事檔案的形成部門、當事人原來工作單位、甚至愛人、子女或社會關系等線索進行查詢，查詢時一般由查詢機關提供被查人的基本情況，讓有關單位查復。博士論文，人事制度。
第三，經過多方查詢，確實找不到下落的“無頭檔案”，根據規定可轉當事人原籍檔案館保存。當事人人事檔案不齊全的部門，可以向當事人原籍檔案館查詢。
參考文獻
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[關鍵詞] 會計檔案 檔案管理 存在問題 解決方案
[中圖分類號] F230 [文獻標識碼] A [文章編號] 1003-1650 （2015）05-0039-01
1 前言
如前文所言，正式因為會計檔案從組織興起就伴隨著組織，對組織發展史上每一步戰略決策都有明確的說明和記載，并且是前人一代代梳理總結的資料，這份資料對于組織來說，最具有代表意義。因為是由過去不斷歸類總結得出的最切合本組織的數據材料，具有不可再生性，所以對待會計檔案要做好管理工作。
2 我國會計管理體制現存問題
2.1 會計檔案的管理制度建立不完全
到目前為止，我國國內所建立的有關于會計檔案管理方面，成文的法律法規只有《會計法》和《檔案法》內，包含的為數不多的幾項內容，另外還包括了一些缺乏法律競爭力和法律約束力的文件，如：《會計檔案管理辦法》等。
并且，在為數不多的已經建立的規定當中，由于建立時間比較早，如今經濟的發展使那些規定并不適用于當前社會競爭體制下的現代化企業，在過去已經成文的法律法規不僅不能在政策上為現代會計檔案的提供一些保障，甚至是成為阻礙現代化企業持續發展，不利于會計檔案的管理。
2.2 管理人重視程度不夠
2.2.1國家政府部門管理人重視程度不夠
會計檔案的管理出現混亂、缺失等情況，不僅僅只是出現在企業里面，甚至在一些事業單位里也存在著類似的情況。之前提到的會計檔案管理的法律法規的建設不夠完全，甚至不能滿足現代化社會對它的需求，其中非常重要的一項原因就是國家相關法律法規制作部門的管理人對會計檔案管理的重視程度，沒有及時、專門的低過時的標準進行改善和修訂。
2.2.2企業、組織管理人的重視程度不夠
一般企業、組織等的頭號管理人在現代化高速發展的環境下，隨著時代特征的顯現，會發現在在當前社會的體制下，或許之前在檔案內記載的一系列的發展戰略沒有特別重大的意義，在這一塊不能創造相應的、甚至是更多的價值的時候，花費人力、物力、時間對會計檔案進行管理是一項不必要的成本花銷；又或者是管理者本身沒有過高的意識去對該項工作進行認識。
2.2.3會計行業從業人員行業素質低
跨級行業從業人員的素質低，不僅出現在一些企業里，在事業單位里面同樣存在這樣的一些問題。一些進行財務檔案管理的工作人員已按照工作的具體流程操作，不遵循會計行業的形式原則，出現違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證等一系列違規違法的操作。究其具體原因，最主要的原因可能在于：因為單位、企業管理人本身對會計檔案管理工作不夠重視，對于該項工作的人力分配也不會使用過大，造成從事該項工作的人員欠缺本身承擔該項工作的能力。
從事會計檔案管理工作的工作人員本身對工作的重視程度不夠，只注重相關財務項目實施，形成財務報告。對于文件材料收集、整理和歸檔，在如今的會計行業，似乎會計檔案的歸檔和管理工作不夠重視。
2.3 工作本身具有一定的復雜性
從事會計檔案管理工作沒有系統的、書面的工作細則和注意事項等等，在進行會計檔案管理工作的時候，因為工作本身的不確定性，會造成工作實施難度加大。
3 農經會計檔案管理存在問題的解決方案
3.1 建立合理會計檔案管理體制
由專門的國家政府部門對會計檔案管理相關的法律條件進行建立，設置對于企業、組織和單位部門會計檔案管理的專門監管小組，在書面和法律上形成對于會計檔案管理工作的保障和監督，就當下社會的具體情況和體制，對會計檔案管理工作進行細化，會計檔案的分類、組卷、排列、案卷目錄、裝訂、移交等操作規范。
相關企業、組織、單位部門等在自身組織內部形成對于會計檔案管理的書面成文規定，按照會計檔案管理相關規定，對會計檔案進行管理。規劃組織內部的檔案管理工作，形成專人專事管理，對于組織內部的會計行業相關工作增設會計檔案管理的事項，撤銷原來不規范的管理，如：有出納人員進行會計檔案的整理、歸檔和管理工作等。
3.2 關于會計檔案管理工作細節工作
要是會計檔案工作合理進行，對檔案分類完善、結構設置合理、整理清晰，需要從以下單個方面進行。首先需要對檔案室的業務指導，提升檔案室的工作能力、定期進行相關方面的培訓，收集資料時，注意資料的時間先后順序，其次是將具體工作范圍擴大，對資料收集渠道等進行進一步擴展，完善接收工作質量，把能夠反映立檔單位經濟業務的不同門類和載體形式的檔案接收進室，最后是結合農經單位部門進行會計的核算特征，對該類部門相關方面的信息隨時留意、收集、歸納、整體、存檔等一系列工作，為農經單位在進行業務處理時能夠有更多的參考項目，可供瀏覽的信息頁越加多樣化和豐富。
3.3 進行會計檔案的現代化管理
進行會計檔案的現代化管理，其中一項就是建立電子管理體系，將現代化更加方面、高效的管理和工作方法運用到會計管理工作上。一方面可以減輕會計檔案對于現代化企業或者是組織發展擁有參考意義，使會計檔案管理工作不僅僅局限于過去，沒有時代特點，使其在運用上更加符合現代社會的體制和特色；另一方面，利用現代化電子系統，能在電子云端平臺對會計檔案的資料進行存檔，形成數據化格式，對其添加保護，可以有效防止數據丟失，另外，在進行數據的整理和處理歸檔上面，利用一些數據全殲可以更加便捷，極大程度上節約人力和工力，并且在相關材料的閱讀和使用方面，也會更加方便。
4 結束語
要加強農經會計檔案管理，首先必須要對會計檔案有一個全方位的認識，包括其檔案的發展進程、現存問題、以及產生問題的原因，結合組織當下出現的情況，對原因進行逐一排查，找到原因關鍵點，有針對性的進行改進措施。同時解決當前問題，需要從制度、組織和當事人等幾大方面同時努力，才可能創造一個良好的氛圍對會計檔案管理的態度進行持續的改進和不斷的發展。
參考文獻
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傳統封閉內向的人事管理方式不能適應社會主義市場經濟下的人事制度改革需要。開放搞活的用人制度改變了過去人們從一而終的就業觀念，尤其是青年人，擇業跳槽的現象的普遍化，促進了人才市場的活躍，有利于人力資源的合理配置，有利于人們積極性的發揮，是人力資源市場進步的體現。傳統的紙質檔案也不能適應大量的快速的人才流動的需要。
二、完善、創新人事檔案管理的措施
做好新時期人事檔案管理工作,使之適應市場經濟的要求,結合我國人事檔案管理的現狀，應從兩個方面入手；一是完善規范傳統的以機關、企事業單位為單位的人事管理方式,使之更加規范化和標準化;二是探索區域性人事檔案管理中心的管理方法,實行人事檔案開放式管理。具體措施為：
1、加強黨的領導，強化檔案意識
我國延續多年的人事檔案管理制度對我黨、我國的干部隊伍和員工隊伍建設發揮了積極的不可替代的作用，面對改革開放新形勢，雖然傳統的人事管理制度出現一些不適應，這并不意味著可以不要或弱化人事檔案管理，相反而是要進一步完善、進一步改進。通過引進現代化管理手段，探索并實行新的管理模式，使之更加完善，科學，以適應社會主義市場經濟的要求。所以，我國黨政機關、企事業單位領導要高度重視人事檔案的管理，堅持黨管干部的原則，加強黨對人事檔案工作的領導，加大《檔案法》的宣傳貫徹力度，提高全體工作人員的檔案意識，明確檔案工作的地位和作用；落實檔案室硬件配備，搞好檔案工作人員的業務培訓，把人事檔案管理工作切實落到實處。
2、嚴格管理標準，規范管理程序
在我國多數企事業單位，人事檔案管理相對于其他檔案管理還是比較被重視和正規的，但嚴格來講，按照高標準要求，仍達不到標準化、規范化要求。嚴格管理標準，規范管理程序。就是在認真執行檔案管理一系列規章制度的同時，重點解決目前存在的較普遍問題；一是干部、員工個人應入檔的信息資料要按規定時間、規定程序進檔，并做到及時、無遺漏、無丟失；二是整理人事檔案，要嚴格按照《干部檔案整理工作細則》要求，做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用。三是在記載內容上，切實從人力資源管理和利用的角度出發,把反映個人業務水平、技術專長、工作業績、個人信用、職業培訓、違法記錄等方面的內容納入人事檔案中去,突出個人能力的發展,提高人事檔案信息的利用價值，進而實現檔案管理的標準化和規范化。
3、創新管理模式，促進開放搞活
探索區域性人事檔案管理中心的管理模式，區域性人事檔案管理中心,就是建立保管包括黨政機關、企事業單位在內的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心。并運用先進的現代化手段對人事檔案進行系統、科學的管理和開發利用,使其更好為現代化建設服務。以適應我國用人制度開放搞活帶來的人才流動快、流動量大、檔案信息公開透明、人才競爭公開透明的需要，實現全國檔案信息的直接交流。克服傳統人才管理模式中檔案信息封閉，檔滯人流的弊端，促進整個社會人才資源的合理配置。在操作上,形成檔案的員工或單位可委托人事檔案管理中心保管個人或其員工的人事檔案,由單位及時補充新材料,用工單位可利用人事檔案管理中心的檔案成功招聘人才,人事檔案管理中心通過保管、提供、利用乃至信息開發等眾多職能,實現檔案管理和服務。
4、引進電子技術，實現科學管理
一、人事檔案管理存在的問題
（一）檔案材料內容不準確
現有的檔案材料中存在許多內容前后不符以及內容失真的現象。如：“三齡一歷”記載多樣。出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明。甚至更有個別干部的出生年月前后相差較大。參加工作時間、入黨入團時間前后不一致，基礎學歷越來越高。
（二）檔案材料不齊全
一些年度考核表、履歷表短缺或雖有表但未蓋公章。還有一些如學歷、培訓、職稱、獎懲等材料，仍在個人手中未能及時收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作人員并非專職人員，往往是身兼數職，有時只是將檔案材料作為要保存的材料加以收集堆放，沒有及時歸檔，也是導致個人檔案中材料不齊全的一個重要因素。
（三）人事檔案管理方式和手段相對落后，運行效率較低
管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案管理需要專人管理，單獨存放。但現在大多數事業單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數職，且大部分靠手工操作，未使用干部人事檔案電子信息化管理系統，費時、費力、效率低。
（四）人事檔案利用范圍狹窄
提供利用是檔案工作的目的之所在。從我國人事工作的現狀及傳統的人事檔案管理制度來看，現有的人事檔案利用范圍小、頻率低。但隨著社會主義經濟體制改革的深入及企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，事業單位工作人員由“單位人”變成了“社會人”，這就要求人事檔案要更加符合社會需求，擴大利用范圍提高利用頻率。
二、人事檔案管理的建議
（一）完善人事檔案管理制度
提高人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下工夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。
（二）注重人事檔案材料收集
提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。
（三）采用現代化管理手段，加強人事檔案管理現代化和信息化建設
人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用與人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享，既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。
