時間：2023-05-31 09:46:23
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案與檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理
現(xiàn)代科學技術(shù)水平得以提升，計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)應用到各個領(lǐng)域。在傳統(tǒng)方式下，檔案管理工作面對較大壓力，無法與現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)有效融合。電子檔案在使用與記錄方式下，都能發(fā)揮較大意義，從而實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合發(fā)展。因為檔案中記載著變遷情況，具有原始性特征，也能形成不同的價值形態(tài)，紙質(zhì)檔案與電子檔案存在較大共性，所以，在對其管理期間，實現(xiàn)兩者的融合性，無論在信息整理、歸檔、收集等工作中，都需要促進其長期保存，基于現(xiàn)代化科學技術(shù)，維護其安全性，這樣不僅保證了現(xiàn)代方法與現(xiàn)代技術(shù)的充分利用，也使檔案管理工作更規(guī)范。
1電子檔案與紙質(zhì)檔案
紙質(zhì)檔案具有較高的留念價值，將其保存后，當一些有意義的事物產(chǎn)生后，會對其有效利用，紙質(zhì)檔案也是人們比較熟悉的一種保存方式。一般情況下，紙質(zhì)檔案主要將紙張作為信息記錄的一種形式。在事業(yè)單位中，使用的紙質(zhì)檔案都為公文圖紙等，包括賬目、工作記錄等。但是，紙質(zhì)檔案不容易保存，容易被破壞，也無法實現(xiàn)良好的保密工作。所以，企業(yè)或者事業(yè)單位的領(lǐng)導、管理人員需要認識到紙質(zhì)檔案的重要性，以認真的態(tài)度對其處理。對于電子檔案來說，本身具備一定的保存價值，是基于計算機軟件、硬件以及數(shù)據(jù)庫進行保存的，與人們生活存在密切關(guān)系[1]。紙質(zhì)檔案與電子檔案的使用都存在一定特征。紙質(zhì)檔案需要保存的時間比較長，容易識別，在儲存期間，存在一定的直觀特點，是電子檔案中不具備。但是，與紙質(zhì)檔案不同的，電子檔案能夠改變紙質(zhì)檔案中存在的缺陷，不僅能實現(xiàn)自由轉(zhuǎn)換，還能對各個信息介質(zhì)進行識別，對信息儲存具備較高的容納性，載體也更多樣，能夠促進信息資源的共享性發(fā)展。
2電子檔案與紙質(zhì)檔案發(fā)揮的優(yōu)勢
在企業(yè)與事業(yè)單位中，對檔案進行處理期間，要促進原始數(shù)據(jù)完整性。促進原始內(nèi)容的完整性，保證其價值的充分發(fā)揮。當檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于紙質(zhì)檔案與電子檔案的對比分析，電子檔案比較容易更改，但紙質(zhì)檔案更方便閱讀。而且，紙質(zhì)檔案中的數(shù)據(jù)信息也更穩(wěn)定。當單位、企業(yè)內(nèi)領(lǐng)導簽字、審核后，對其無法更改，其存在的真實性也比較強，具備一定的法律特征[2]。
3紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合策略
3.1檔案管理模式
在新時期發(fā)展趨勢下，檔案管理技術(shù)還比較低下，紙質(zhì)檔案與電子檔案存在的特點和優(yōu)勢都處于獨立發(fā)展地位。電子檔案在對信息進行傳輸、處理與開發(fā)過程中，實現(xiàn)了較大的便捷性和高效性，應用過程中，是各個媒體的集成化發(fā)展，具備全面性與直觀性特點，與紙質(zhì)檔案相比，促進較大優(yōu)勢。如果電子檔案無法得到安全保障，就要將紙質(zhì)進行開發(fā)與備份保存。電子方式的實現(xiàn)是一個不斷發(fā)展的過程，在該階段，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合，能夠?qū)崿F(xiàn)良好的發(fā)展需要。在目前建設(shè)與發(fā)展下，紙質(zhì)檔案與電子檔案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括雙套制與雙軌制。雙套制主要是實現(xiàn)文化歸檔的統(tǒng)一使用，該方式不僅能將電子檔案制作成紙質(zhì)進行備份，還能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化發(fā)展，使紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同儲存與使用。對于雙軌制，主要是信息在生成、運轉(zhuǎn)期間實現(xiàn)的相互依存，它們隨著業(yè)務流程的改變而改變。該方式的使用在一定程序下能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案，工作人員對重復文件進行辦理，促進了管理形式的全面化發(fā)展[3]。
3.2檔案管理流程
在新時期不斷進步與發(fā)展下，電子商務、電子政務得以有效開展，各個企業(yè)與事業(yè)單位在內(nèi)部也建立了相關(guān)辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，促進了紙質(zhì)檔案與電子檔案的結(jié)合使用，達到優(yōu)勢互補的作用。隨著國家檔案局對相關(guān)方法的推出，使紙質(zhì)檔案、電子檔案在良好的環(huán)境下實現(xiàn)融合。在并存時期，檔案管理工作流程也產(chǎn)生較大變化。對檔案進行管理是，是檔案整體周期中存在的管理活動過程，其中含有鑒定工作、整理工作、歸檔工作以及儲存工作等。在傳統(tǒng)方式下，基層檔案都是從外部、自身內(nèi)部引來的，其中，紙質(zhì)檔案比較多。所以，在對其管理期間，電子檔案中也含有紙質(zhì)檔案。在現(xiàn)代檔案管理中，需要實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一管理，在執(zhí)行工作中，不僅在歸檔工作中更統(tǒng)一，在鑒定工作、整理工作以及儲存工作中都為更一致[4]。
3.3工作人員的能力
在新時期發(fā)展趨勢下，為了實現(xiàn)檔案管理工作的有效實施，還需要提高工作人員的能力和自身素質(zhì)。在對電子檔案進行管理期間，需要基于紙質(zhì)檔案管理工作進行思考，保證能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的長期保存和使用。紙質(zhì)檔案與電子檔案存在較大不同，其中，最為主要是就是電子檔案管理工作中各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的技術(shù)含量比較高。因為電子檔案自身一定的技術(shù)特點和系統(tǒng)特點，所以，其中的電子檔案管理人員自身的專業(yè)性與自身素質(zhì)都需要提升，他們不僅要掌握檔案管理工作中相關(guān)的基礎(chǔ)知識，還要學會計算機的應用，這樣才能保證檔案管理效率的提升[5]。
3.4管理制度與標準
在新時期發(fā)展趨勢下，為了應用新型檔案載體，實現(xiàn)與計算機技術(shù)的智能化管理，在對檔案處理工作中，要求實現(xiàn)信息的規(guī)范性與標準化。檔案信息系統(tǒng)的使用質(zhì)量與數(shù)據(jù)信息質(zhì)量存在緊密聯(lián)系，所以，要為數(shù)據(jù)信息格式設(shè)定相關(guān)標準。在新型載體檔案得以廣泛應用后期，促進業(yè)務管理各個方面更標準十分重要。如：建立統(tǒng)計標準、規(guī)則標準等。還需要為計算機數(shù)據(jù)庫建立相關(guān)標準，促進新型檔案信息載體格式的轉(zhuǎn)化標準，保證計算機硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備都能充分利用。還需要為新型載體檔案管理工作制定相關(guān)的實施制度以及法律制定等，其中，在電子檔案的歸檔工作、整理工作以及儲存工作等各個環(huán)節(jié)充分利用。但是，由于電子檔案自身存在一定缺陷，導致電子檔案的真實性存在較大限制，所以，需要建立相關(guān)的法律法規(guī)，確定出電子檔案的法律地位。
結(jié)束語
電子檔案成為當今發(fā)展的主要趨勢，其含有的豐富內(nèi)容能夠為工作提供信息基礎(chǔ)。對電子檔案進行開發(fā)利用，實現(xiàn)長期的保存工作，需要在技術(shù)、使用方法以及標準等方面進行改變，還需要提高管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的充分融合。
參考文獻
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【關(guān)鍵詞】計劃生育檔案管理創(chuàng)新；內(nèi)容；重要性；存在問題；有效方法
創(chuàng)新是社會進步和國家發(fā)展的源泉，對于我國國民經(jīng)濟的提高和社會各行各業(yè)的繁榮，有著重要的積極推動作用，社會各領(lǐng)域都應該積極創(chuàng)新，進而取得更優(yōu)異的發(fā)展成績。計劃生檔案管理工作也不例外，相關(guān)的計生檔案管理部門必須在計生檔案管理實踐工作中開展創(chuàng)新，依據(jù)時展和社會進步需求對計生檔案管理進行數(shù)字化建設(shè)，從而更好地滿足我國的計劃生育工作發(fā)展需要。
1計劃生育檔案管理創(chuàng)新的重要性及創(chuàng)新內(nèi)容
計劃生育檔案管理能夠為我國開展計劃生育工作提供大量具有實用價值的文件資料，對做好我國的人口控制工作，穩(wěn)定我國的低生育率有著十分重要的作用。所以，計劃生育檔案管理人員必須充分認識到計劃生育檔案管理工作創(chuàng)新的重要性，同時進一步加強計生檔案的管理力度，力求實現(xiàn)計生檔案信息資源的有效共享。計劃生育檔案管理工作是我國實施計劃生育基本國策的重要信息基礎(chǔ)，通過不斷的對計劃生育檔案信息管理人員進行創(chuàng)新工作宣傳和數(shù)字化培訓，可以提升工作人員的工作效率，提升計生檔案管理的數(shù)字化建設(shè)程度，提高計生檔案的利用率。同時也可以使我國的計生檔案管理人員對自己的工作有更全面深入的認識，更積極主動地開展檔案管理服務。通常計劃生育檔案管理創(chuàng)新包括兩方面的內(nèi)容：①對計生檔案實施規(guī)范化、系統(tǒng)化管理；②進一步提升計生檔案管理人員的綜合素質(zhì)和檔案管理數(shù)字設(shè)備的性能。相關(guān)計生檔案管理部門在實際工作過程中，必須建立一個規(guī)范化、科學化的計生檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，進而提升計生檔案管理人員的工作效率和工作質(zhì)量，增強計生檔案管理工作的權(quán)威性。同時計生檔案管理工作人員還應該熟練掌握各種檔案管理新技術(shù)和現(xiàn)代化信息設(shè)備，能定期維護檔案管理信息化系統(tǒng)，只有這樣才能加強檔案管理的規(guī)范性，合理有效地利用各種計生檔案信息資源。并且這種規(guī)范化的管理，還可以逐步加強計生檔案信息的真實性，提升我國計劃生育檔案信息的管理水平。開展計生檔案管理創(chuàng)新工作離不開優(yōu)秀的檔案管理人才和先進的計算機軟硬件設(shè)備。因此計生檔案管理部門應該定期的對計生檔案管理人員進行檔案知識培訓和現(xiàn)代信息技術(shù)培訓，以增強計生檔案管理人員的檔案業(yè)務素質(zhì)和信息技術(shù)專業(yè)技能，提高他們的檔案信息管理能力。然后，各級政府還必須撥出一定的專項資金供計生檔案管理部門購買先進的計算機設(shè)備、正規(guī)的檔案管理技術(shù)軟件以及各種信息安全防護軟件，進一步提升計生檔案管理數(shù)字化設(shè)備的各種軟硬件水平，創(chuàng)建起一個科學先進的計生檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，最終促進我國計生檔案管理工作的高效、安全、順利、有序進行，為我國計劃生育工作的持續(xù)開展保駕護航[1]。
2計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題
計劃生育檔案數(shù)字化建設(shè)是當前我國計生檔案管理工作中的一項重要任務，它的開展既是順應當今信息時代社會發(fā)展趨勢的結(jié)果，也是現(xiàn)代計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在計劃生育工作中大規(guī)模應用的必然結(jié)果。但是計生部門工作人員仍然應該清醒認識到，我國現(xiàn)階段在計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還存在一些問題，亟待相關(guān)人員深入研究并有效解決，這些問題大致可分為四個方面：
2.1沒有設(shè)定統(tǒng)一的計劃生育檔案管理機構(gòu)
現(xiàn)階段，我國許多的計劃生育檔案管理工作人員其崗位屬于臨時調(diào)動，沒有統(tǒng)一的計生檔案管理機構(gòu)對其考核管理。大部分計生檔案管理人員都沒有經(jīng)過嚴格的計生檔案管理業(yè)務培訓，就直接上崗了。他們不能充分理解計劃生育檔案管理工作的重要性，檔案管理意識差，對各項計生檔案管理操作規(guī)定和業(yè)務知識也不太清楚，難以勝任日常的諸如計生檔案收集、整合、歸類、存檔等基本的檔案管理工作[2]。
2.2缺乏統(tǒng)一的檔案管理工作標準和完善的檔案管理制度
當前我國并沒有制定統(tǒng)一的計劃生育檔案管理標準，多數(shù)計生檔案管理機構(gòu)都是自行發(fā)展，缺少規(guī)范化的檔案管理要求和準則。因為我國的計生檔案管理人員很多都是臨時抽調(diào)來的，檔案管理專業(yè)才能不高，所以他們在計劃生育檔案管理工作中工作表現(xiàn)不佳，常常在工作過程中丟三落四，存在大量的管理漏洞。同時計生檔案管理機構(gòu)的管理制度也不完善，權(quán)責劃分不清楚。檔案管理人員對檔案數(shù)量、檔案內(nèi)容等保密意識不強，一旦出現(xiàn)管理失誤和檔案泄密事件，很難查找具體的檔案管理責任人[3]。
2.3檔案管理數(shù)字化建設(shè)資金不足
由于我國是一個發(fā)展中國家，經(jīng)濟條件還相對落后，所以我國各級政府在計生檔案管理工作上的資金投入是非常有限的。資金問題是現(xiàn)階段我國進行計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的最大制約因素，資金不足嚴重限制我國計劃生育檔案信息化管理事業(yè)的進一步發(fā)展。因為檔案管理經(jīng)費少，很多計生檔案管理部門就難以購置先進的數(shù)字化軟硬件設(shè)施，從而難以建設(shè)比較規(guī)范和科學的高性能計劃生育檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
2.4數(shù)據(jù)庫建設(shè)較為落后
各級計生檔案管理部門的數(shù)據(jù)庫建設(shè)嚴重落后，這也是現(xiàn)階段導致我國計劃生育檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展緩慢的重要原因之一。雖然我國許多的計生部門依據(jù)時展創(chuàng)建起了不同規(guī)模的計劃生育信息檔案數(shù)據(jù)庫，然而因為這些數(shù)據(jù)庫沒有與先進的檔案管理軟件相結(jié)合，“信息孤島”現(xiàn)象嚴重，所以，它們的利用率不高，在進行一般的計生檔案管理時，很多時候仍需人工操作查找，增加了檔案管理人員的工作負擔，降低了計劃生育檔案管理的水平。
3加強計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效方法
3.1提高計劃生育檔案管理人員的綜合素質(zhì)
因為我國的計劃生育檔案管理人員很多都不是專業(yè)的檔案管理人才，所以計生檔案管理機構(gòu)必須加強對這些人員的定期培訓，從而提高他們的綜合素質(zhì)，幫助他們更好地勝任計劃生育檔案管理工作。一般在對這類檔案管理人員進行培訓時，其培訓內(nèi)容可從三方面著手。①對他們進行職業(yè)道德培訓，使他們養(yǎng)成良好的職業(yè)道德習慣和信息安全保密意識，并讓他們充分認識到計生檔案管理工作的重要性，增強他們的工作責任心。②對他們進行檔案業(yè)務知識培訓，提高他們的業(yè)務處理能力。③加強他們的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓，從而提高他們的檔案管理設(shè)備操作水平[4]。
3.2加大資金投入，購買先進的檔案管理軟硬件數(shù)字設(shè)備
在進行計劃生育檔案信息化建設(shè)的過程中，各類軟硬件設(shè)備是建設(shè)基礎(chǔ)和建設(shè)工具。因此各級政府都必須加大對計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費投入，幫助他們購置先進的檔案管理數(shù)字軟硬設(shè)備，為更好地開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作提供強大的物質(zhì)保障。
3.3做好計生檔案信息的虛擬化工作
計生檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對計算機服務器資源進行集中化管理。①通過創(chuàng)建虛擬的計生檔案信息資源，可以增強服務器的管理性能，進而降低檔案信息數(shù)字化管理運行成本。②檔案管理工作人員還可以與其它的計劃生育檔案信息資系統(tǒng)相聯(lián)合，實現(xiàn)本部門計劃生育檔案信息的共享，提升計生檔案信息的利用率。③在計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，不斷創(chuàng)建規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數(shù)據(jù)虛擬化的實現(xiàn)。簡而言之，現(xiàn)代計算機設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應用，極大地推動計劃生育檔案管理事業(yè)的發(fā)展[5]。
3.4加強情報監(jiān)控
加強計劃生育檔案的情報監(jiān)控對于完善各類計劃生育檔案信息，進行科學的檔案信息管理意義巨大。在計劃生育檔案數(shù)字化管理過程中，不斷應用新的信息模式，建立新型數(shù)據(jù)庫，能夠逐步增強計生檔案信息管理的標準性、適用性和安全性。在進行計劃生育檔案管理時，特別是在信息情報管理過程中，不斷進行網(wǎng)絡(luò)咨詢和實時瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計劃生育檔案信息。在具體的計劃生育檔案數(shù)字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強的職業(yè)道德意識，充分借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機信息技術(shù)等方法，對計生檔案分類、歸整，并最終實現(xiàn)計劃生育檔案信息的共享，提升計劃育檔案的利用率，確保計劃生育檔案管理的實用性、嚴謹性和真實性。也就是說計算機技術(shù)的應用和互聯(lián)網(wǎng)的普及極大地方便了計劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進了我國計生檔案管理事業(yè)的進一步發(fā)展[6]。
4結(jié)語
綜上所述，對計劃生育檔案管理進行創(chuàng)新發(fā)展和數(shù)字化建設(shè)不但有利于進一步促進我國計生檔案管理工作的革新，還能促進計生工作的規(guī)范有序開展。所以以各級政府必須大力支持和全力配合計生部門檔案管理機構(gòu)進行檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化建設(shè)。雖然當前我國計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還存在一些不足之處，但只要計生檔案管理工作人員積極學習檔案管理業(yè)務知識和現(xiàn)代信息技術(shù)，并配合其它一些針對性的措施，這些問題都是可以有效解決的，并且能有效實現(xiàn)計劃生育檔案信息資源共享。
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目前為止，我國的醫(yī)療檔案的管理主要是針對患者的檔案。更好地管理醫(yī)院的檔案可以大大提高醫(yī)院的辦事效率，只有認真做好檔案管理工作，才能滿足醫(yī)院經(jīng)營管理需要。那么，究竟如何才能夠提高我國醫(yī)院的檔案管理體質(zhì)呢？
一、醫(yī)院檔案管理的簡單介紹
1.醫(yī)院檔案管理的含義
其實，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院歷史進程中的原始記錄和權(quán)威憑證，是醫(yī)院管理不可分割的重要組成部分，是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據(jù)，是指導并協(xié)調(diào)各項工作正常運行的參考資料。與此同時，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院歷史進程中的原始記錄和權(quán)威憑證，是醫(yī)院管理不可分割的重要組成部分，是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據(jù)，是指導并協(xié)調(diào)各項工作正常運行的參考資料。其實，醫(yī)院的檔案管理是一個醫(yī)院寶貴的財富，醫(yī)院各項工作活動的原始記錄，是具有重要價值的歷史資料，符合一般檔案的本質(zhì)性。
2.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀
雖然我國的醫(yī)院檔案管理逐步發(fā)展，但是仍是有所不足。首先，醫(yī)院的工作人員的觀念陳舊，而且對于檔案管理的意識非常淺薄，所以，他們不會更加注意檔案方面工作。除此之外，目前為止，許多醫(yī)院的工作人員對于檔案管理的工作是不專業(yè)的，他們沒有相關(guān)的專業(yè)知識來工作，所以，在醫(yī)院檔案管理方面的工作難免會有所失誤，同時使得檔案管理的效率大大降低。隨著我國的科學技術(shù)的發(fā)展，許多的工作都與信息技術(shù)結(jié)合在一起，而有的工作人員對于計算機方面的知識有所疏漏，對于檔案管理的軟件應用非常生疏，導致檔案管理工作出現(xiàn)問題。另外，醫(yī)院對于檔案管理工作的投入不夠，導致相關(guān)的管理工作也出現(xiàn)一些問題。許多醫(yī)院對于檔案管理工作的內(nèi)容界定不夠明確，管理的范圍也不夠鮮明，導致在檔案管理方面存在問題。而許多的醫(yī)院因為是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)，硬件設(shè)備不夠，在檔案管理的方面不能夠跟得上城市的腳步，實現(xiàn)不了信息化的問題，電子檔案產(chǎn)生部門設(shè)備簡單！沒有與電子檔案管理相適應的專用檔案管理軟件以及相配套使用的硬件設(shè)備，不利于電子檔案的長期保存，易造成電子檔案的毀損。有的沒有配備掃描儀或翻拍等設(shè)備，無法實現(xiàn)電子與紙質(zhì)檔案雙軌存檔。因此，在檔案管理方面存在問題。
二、如何加強醫(yī)院的檔案管理工作
1.加強工作人員的專業(yè)素質(zhì)
現(xiàn)在的醫(yī)院工作人員對于檔案管理的工作不夠明確，因此，加強領(lǐng)導，注重宣傳，增強全員檔案管理意識?，F(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理需要用到計算機技術(shù)，因此，這些醫(yī)院還應該加強相關(guān)工作人員的計算機技術(shù)，熟悉掌握計算機技術(shù)，具有很強的計算機運用能力。醫(yī)院的檔案管理部門還應該提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，還應該培養(yǎng)一些專門型人才。除此之外，醫(yī)院還可以引進一些管理型的人才，或者邀請一些在認識檔案管理方面非常出眾的人才，來對本單位的相關(guān)工作人員進行經(jīng)驗交流和培訓的工作，同時建立一個專門培訓檔案管理工作的團隊，加強相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。醫(yī)院還可以建立一些制度，建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為比如定期對檔案管理人員進行考核，從而提高工作人員的工作能力。
2.加強醫(yī)院檔案管理的監(jiān)督管理
醫(yī)院檔案的管理工作其實是相對乏味的，相對的工作人員難免會在工作上出現(xiàn)懈怠、遺漏的問題，這就需要有一個人或者組織對認識檔案管理進行一定的監(jiān)督。我國的醫(yī)院不光要改善檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，還應該加強地檔案管理的監(jiān)督問題。因此，醫(yī)院應該建立一個對檔案管理的監(jiān)督隊伍，在檔案管理之后再進行監(jiān)督與審核，以防止檔案管理的漏洞出現(xiàn)。除此之外，醫(yī)院部門還應該完善相關(guān)的工作制度，結(jié)合檔案管理工作的性質(zhì)和工作人員的素質(zhì)，來制定一定的規(guī)章制度。要完善檔案案卷整理工作細則，使得人事檔案管理工作全面、完整、規(guī)范。這樣就可以為人員考察提供真實全面的信息，同時遵循國家頒布的《檔案法》，從而使檔案管理的工作更加完善。由于醫(yī)院檔案種類繁多，數(shù)量較多，且專業(yè)性強，在統(tǒng)一管理的模式下會面臨專業(yè)知識不足的困境。因此，對于醫(yī)學性較強的檔案如病歷檔案，醫(yī)學影像檔案等，在檔案管理部門的編制中應有來自各個科室的人員，完成從文件到檔案的審閱歸檔工作嚴格把關(guān)。僅將符合條件和規(guī)范的文件歸檔，以保證檔案的規(guī)范性，具體到每一類檔案上仍要采取分離負責的原則，在統(tǒng)一的流程規(guī)范下將具體責任明確到人，分離負責是組織高效運轉(zhuǎn)的基石。
3.加強檔案管理的信息化建設(shè)
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對醫(yī)院檔案管理提出了新的要求，檔案的現(xiàn)代化也是信息化建設(shè)的過程。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院對信息化建設(shè)越來越重視，這方面的研究也越來越多。目前為止，許多的鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的信息化管理不夠，因襲，政府部門應該大力自主相關(guān)醫(yī)院的硬件設(shè)備。人事檔案管理由于種種原因使檔案的整理更加復雜，因此，運用一定的計算機技術(shù)科技使人事檔案管理的工作更加簡單化。人事檔案管理應該充分利用網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢，將信息化、科技化與人事檔案管理工作相結(jié)合，能改善檔案管理工作效率，準確、及時的傳輸。人事信息，使得人事檔案管理工作更具有真實性、時效性。另外，在人事檔案管理的信息化建設(shè)之中，相關(guān)工作人員還可以建立一個數(shù)據(jù)信息庫，將工作人員的檔案全部輸入到信息數(shù)據(jù)庫之中，這樣的話，不僅使檔案管理人員的工作效率大大提高，還使信息在查詢時更加快捷，簡便。檔案信息化是醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢，探究醫(yī)院檔案信息化內(nèi)涵，推動醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理，方便檔案信息資源的利用。
【關(guān)鍵詞】 衛(wèi)校；檔案管理；現(xiàn)狀；對策
1 衛(wèi)校檔案管理的現(xiàn)狀分析
1.1 管理方式滯后 當前，很多衛(wèi)校在檔案管理的方式上，仍然側(cè)重于傳統(tǒng)的材質(zhì)分析、檔案保管環(huán)境以及保管方法等，由于過多的追求檔案的保密性，往往當檔案束之高閣，在檔案的整理以及以及使用方面帶來了很大的不變。同時這種傳統(tǒng)的檔案管理方式，無法充分發(fā)揮檔案的服務功能，反而造成了人們對檔案的誤解，更加加深了檔案的封閉性。
1.2 服務模式單一 由于受到館藏結(jié)構(gòu)的影響，很多衛(wèi)校的檔案管理工作在服務模式上較為單一，往往只注重文書的收集與管理，卻忽略了檔案的服務作用，將檔案進行封閉管理，只針對學校的領(lǐng)導以及相關(guān)的部分進行開放，無法實現(xiàn)為廣大師生服務的職能。
1.3 管理手段落后 由于檔案管理工作在衛(wèi)校中開展的時間不長，因此很多檔案管理人員對科技檔案的歸類以及整理等，仍然使用著傳統(tǒng)的手工管理方式?，F(xiàn)代化手段的使用較少，尤其是計算機技術(shù)的應用，往往只是停留在口頭階段，并沒有得到切實的執(zhí)行，因此，總的來說，在管理手段上仍然較為落后，科技含量不高。
1.4 管理人員態(tài)度被動 在衛(wèi)校檔案管理工作中，很多檔案人員受到傳統(tǒng)的檔案管理方式的影響，在服務對象上較為單一，往往是被動的接受對方的要求，卻缺乏主動服務的意識，很多從事醫(yī)療檔案管理的人員，也不是醫(yī)療專業(yè)，因此在檔案管理的過程中，造成檔案資源浪費和流失的現(xiàn)象也大量的存在。另外，由于檔案管理沒有受到領(lǐng)導的充分重視，對于檔案管理人員的培養(yǎng)也沒有納入到學校的管理計劃中，造成了檔案人員的素質(zhì)無法與時代的發(fā)展需求想適應。2 加強衛(wèi)校檔案管理的對策
2.1 加強領(lǐng)導的重視 要不斷的提高檔案管理的效率，首先學校領(lǐng)導就應當加強自身對檔案管理工作的重視，將檔案管理納入到學校日常管理活動中，并且作為一項重要的日程納入到學校的發(fā)展計劃中，以《檔案法》為根本的依據(jù)，進行大量的學習和宣傳活動，使學校的教職人員都自覺養(yǎng)成檔案意識，全面加強對檔案管理的重視。
2.2 建立專門的檔案管理機構(gòu) 在衛(wèi)校中應當建立起專門的檔案管理機構(gòu)，一般以校長為組長，以各個部門負責人都參與其中，成立專門的檔案管理活動小組，對于檔案管理工作中涉及到的經(jīng)費問題、設(shè)備問題等，進行詳細的研究和解決，以此來改善以往落后的檔案管理環(huán)境，建立起靈活的檔案管理機制，實現(xiàn)檔案管理工作與學校的同步發(fā)展。
2.3 建立健全科學的檔案管理工作制度 完善的檔案工作管理制度是保證檔案管理順利完成、而且實現(xiàn)規(guī)范化管理的重要保證。首先就需要在學校中建立起檔案管理制度，并且對其進行不斷的完善；其次要將檔案管理工作納入到對各個部門的考核標準中，每個部門都要按照工作責任目標和學校制定的考核要求，并且將每個部門的檔案管理效率與個人年終獎金掛鉤，與人員的晉升緊密聯(lián)系，促使每個部門的人員都能夠充分重視起檔案管理的重要性，并且將檔案管理工作進行認真的落實，促進學校檔案管理工作高質(zhì)量的完成。同時，對于衛(wèi)校內(nèi)部的各個部門和科室，都要對其職責進行明確的規(guī)定，建立起科學的責任制度，做到歸檔有范圍、立卷有標準、保護有條例，對現(xiàn)有的檔案管理制度進行不斷的完善，促進檔案管理工作效率的全面提升。
2.4 加強檔案管理人員隊伍的建設(shè) 近年來，檔案管理工作受到了越來越多的重視，學校的領(lǐng)導對于檔案管理工作的認識程度也在不斷的提高，這對于檔案管理人員隊伍也提出了個更高的要求。在新時期，應當不斷的加強檔案管理人員隊伍的建設(shè)，促進人員隊伍結(jié)構(gòu)的不斷優(yōu)化，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。同時，要增加對檔案管理人員隊伍的智力投資，通過定期開展學習和培訓活動，不斷的增強檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)，在不斷學習檔案專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，學習現(xiàn)代化的管理技術(shù)和計算機設(shè)備的操作技能，不斷更新自身的知識體系，通過大量的引進現(xiàn)代化管理技術(shù)，促使檔案管理效率的提升
關(guān)鍵詞 檔案管理 檔案
檔案管理上作是國上管理上作的一部分，是提高國上上作質(zhì)量和上作效率的必要條件，是維護歷史真實而貌的一項重要上作?？茖W規(guī)范的管理檔案，是衡量一個國上業(yè)績與管理水平的重要尺度。國上檔案記載著每一宗上地發(fā)展史上的足跡，對查找每宗上地現(xiàn)狀的由來提供了第一手資料，是進行科學分析，揚民避短，解決各種上地糾紛最有力證據(jù)。
一、研究檔案管理現(xiàn)狀與改革的意義
檔案是知識的寶庫與歷史的見證,是人們在長期的社會實踐活動中積累形成的寶貴歷史材料,記錄社會不同時期、不同階段的發(fā)展歷程,對了解歷史、查考現(xiàn)實、總結(jié)經(jīng)驗教訓、制定政策規(guī)劃、教人育人,具有極其重要的作用。如一個單位在制定各項改革方案、描繪未來發(fā)展藍圖時,都要參考檔案資料;又如學校、單位、企業(yè),通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人,增加職工的責任感、榮譽感、歸屬感等等。
二、檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問題
《中華人民共和國檔案法》實施以來,廣大檔案工作者依據(jù)《檔案法》,依法治檔,取得了可喜的成績:檔案工作管理體制逐步健全,形成了統(tǒng)一領(lǐng)導、分級負責的管理體制;檔案法規(guī)和規(guī)章制度逐步建立并完善,做到有法可依,有章可循;檔案設(shè)施不斷完善、更新等,為社會主義經(jīng)濟建設(shè)發(fā)揮了極其重要的作用。
（一）檔案意識不強，領(lǐng)導重視不夠
首先是檔案意識不強。具體表現(xiàn)在人們對檔案的重要性認識不足,了解不夠,在人們的心目中,檔案部門是既沒有經(jīng)濟地位,也沒有社會地位,政治地位無足輕重的單位,是可有可無的部門,在經(jīng)濟建設(shè)中影響力不足,發(fā)揮的作用不大,所起的成效不多。大多數(shù)人認為,檔案工作無非就是收集、整理、保管一些已成為歷史的東西,是簡單勞動,沒有什么意義。
（二）經(jīng)費不足、設(shè)備不全，硬件建設(shè)差
檔案工作要有必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ),必須安排一定的專項經(jīng)費,一是用于檔案庫房設(shè)施的不斷完善,保障檔案保管的基本條件,二是用于從事檔案的科研工作,將檔案管理信息化,提高檔案管理水平。有些政府、部門和單位過分強調(diào)經(jīng)濟建設(shè),不重視檔案工作,對于檔案事業(yè)的經(jīng)費投入不足,有的單位根本就沒把檔案工作經(jīng)費列入規(guī)劃中,有的即使列入了規(guī)劃,所占比例也很少。于是,造成檔案設(shè)備不全,硬件建設(shè)差,具體表現(xiàn)在:
(1)沒有標準固定的檔案庫房,隨意找間房屋充當庫房,找?guī)讉€柜子存放檔案,由于案檔庫房不穩(wěn)定,搬來搬去,總是造成檔案磨損、破壞、丟失的現(xiàn)象。
(2)管理不規(guī)范,有的單位檔案就放在辦公室,檔案柜隨意擺在墻邊,有人來查閱檔案就在辦公室里站著看,或者將就用一個辦公桌;有的單位檔案庫房就像保管室,亂七八糟的東西存于一處,沒有達到辦公室、庫房、閱覽室三分開。
(3)硬件設(shè)備落后、匱乏,設(shè)施不全,如去濕機、防磁柜、空調(diào)等必要的設(shè)備都沒有,導致通風條件不好,達不到保護檔案、延長其壽命的最基本條件。
（三）管理模式呆板陳舊,手段落后
首先是隨著科學技術(shù)的發(fā)展、高新產(chǎn)業(yè)的開發(fā)與推廣、各種新生事物層出不窮,如外資引進、合資企業(yè)、股份制、私營企業(yè)、個體從業(yè)者、高校辦學的多樣化、國際化交流等,使得檔案的形式和內(nèi)容多樣化、復雜化,檔案的范疇進一步擴大,但大多數(shù)單位仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。二是在新形勢下,電子技術(shù)的飛速發(fā)展,特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已覆蓋各行各業(yè),但檔案管理技術(shù)沒有跟上時代,很多檔案管理部門特別是基層檔案館(室),沒有硬件設(shè)備和相應的軟件,或者是沒有懂計算機應用的人才,不能應用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案管理服務,而是一直沿用傳統(tǒng)的手工操作模式,如手工檢索、人工編目,手段落后?，F(xiàn)有的檔案管理模式是在長期的計劃經(jīng)濟條件下建立起來的,在現(xiàn)代化科學技術(shù)的迅猛發(fā)展和社會主義市場經(jīng)濟中,不能滿足時展的需求。檔案管理模式應隨著時代的發(fā)展而發(fā)展,隨著技術(shù)的更新而更新。
三、檔案管理的建議
（一）完善人事檔案管理制度，提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平
人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。
（二）注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質(zhì)量
收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集工作提出了新的要求。
（三）采用現(xiàn)代化管理手段，加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)
人事檔案是人才信息資源庫，為合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術(shù)手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，可通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享。
四、結(jié)語
應用現(xiàn)代化手段進行人力資源管理。按現(xiàn)代化管理的要求,按先進設(shè)備、新技術(shù)操作的程序和規(guī)范,重新組織檔案工作部門的人員隊伍,調(diào)整機構(gòu)設(shè)置,最大的發(fā)揮人力資源的作用。
參考文獻：
關(guān)鍵詞 電子信息；檔案管理；數(shù)據(jù)庫
中圖分類號G271 文獻標識碼A 文章編號1674―6708(2011)36―0083―01
許多人談到檔案，總是會不自覺的想起整齊的檔案柜和牛皮卷宗，但是隨著信息科技日新月異的發(fā)展，信息科技應用的領(lǐng)域也在不斷擴大，而傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以適應人們的需求，人們迫切的需要一種管理科學、工作效率高的檔案管理方式，而信息技術(shù)與檔案管理有機結(jié)合，則很好的滿足了時展對于檔案的需求。
1 檔案信息化管理相對于傳統(tǒng)檔案管理模式的優(yōu)勢
1.1 檔案檢索更加的輕便快捷
從過去人們需要人工的查找所需要的信息到現(xiàn)在只需要動一動鼠標，這樣的轉(zhuǎn)變不僅僅是讓檔案的檢索更加迅速，查找更加方便，而且在檔案可靠性和存儲量上也得到了極大的加強。相比于過去的檢索方式，隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進，現(xiàn)代化的檢索能夠做到瞬間定位，讓檔案信息的檢索得到了質(zhì)的飛躍，不僅提高了檔案信息的查準率，還在一定程度上推進了辦公自動化。
1.2 檔案管理模式節(jié)約了資源
檔案信息化在技術(shù)和理論上很好的解決了電子文件的管理工作和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，將傳統(tǒng)檔案管理中的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變成了對于電子文件的管理，不僅讓檔案信息的直觀性得到了充分展示，也讓檔案信息的作用得到了有效發(fā)揮。通過檔案信息化建設(shè)，不但節(jié)約了空間，也節(jié)約了時間。因此，隨著檔案信息化建設(shè)的推進，辦公資源得到了極大的節(jié)省。
1.3 檔案歸檔方式的改變．標志著社會的進步
在過去傳統(tǒng)的檔案管理當中，檔案工作人員大部分的工作時間都用在了整理檔案和登記目錄，當遇到了突況需要對檔案進行一定的改動，很容易發(fā)生連鎖反應，導致改動處的相關(guān)部分都需要變，直接導致了檔案管理工作人員每天的工作都是十分繁忙。但是隨著信息科技與檔案管理的有機結(jié)合之后，工作的條件得到了改善，再遇到需要改動的地方，只需要輸入相應的指令則可以達到預期的效果，將檔案人員從重復工作中解脫了出來，這也從另外一個方面說明了，社會在進步，科技在更新。
2 檔案信息化建設(shè)中容易遇到的問題
現(xiàn)如今，檔案的信息化建設(shè)并不是一件一帆風順的事情，檔案信息化建設(shè)的過程中不但要面臨配套制度、資金短缺、檔案意識薄弱等問題，在建設(shè)的過程，還會出現(xiàn)很多新情況和新問題。而這些問題主要集中在以下幾點：第一，人才不足。在檔案信息化建設(shè)的過程中，對于人才的需求是十分迫切的，對于不同的工作內(nèi)容、工作范圍以及工作對象，所需要的人才也不盡相同。因此，人才是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。但是，在現(xiàn)實中，各方面的人才在結(jié)構(gòu)和能力上都難以滿足信息化建設(shè)的需求，例如管理人才、技術(shù)人才、法律人才、檔案管理人才；第二，標準落后。檔案信息化建設(shè)需要一個與之相適應的檔案信息的規(guī)范性和標準，例如需要用共同的信息語言和信息技術(shù)來歸納和組織檔案信息。雖然國家已經(jīng)頒布了許多檔案工作標準，但是這些檔案工作標準大多是針對音像、紙質(zhì)等檔案，而關(guān)于數(shù)字化檔案的相關(guān)標準卻很少；第三，技術(shù)支持的不配套。在當前的檔案信息化建設(shè)中技術(shù)層面上仍然還有一些需要解決的問題，例如數(shù)據(jù)的存儲和壓縮技術(shù)、檔案信息組織技術(shù)、檔案信息檢索技術(shù)等重要技術(shù)難以被檔案工作者理解和掌握，并且在現(xiàn)有的技術(shù)當中，大多都都難以適應檔案管理等工作，不能夠直接用來進行管理電子文件和數(shù)字化檔案。
3 檔案信息化建設(shè)的具體措施
針對以上這些在檔案信息化建設(shè)中容易遇到的問題，需要我們檔案工作者開動腦經(jīng)，準確的把握檔案管理的定位，在具體措施上，筆者認為應該從以下幾方面進行：第一，要立足現(xiàn)實，科學決策。由于在檔案信息化建設(shè)當中，還有許多關(guān)鍵性技術(shù)、規(guī)則以及標準沒有得到解決。所以我們應該積極并努力的研究檔案信息化建設(shè)，讓檔案信息化建設(shè)走向科學、規(guī)范的發(fā)展軌道，讓檔案信息化更好的為人們服務并適應社會的發(fā)展需求；第二，注重檔案信息化的質(zhì)量。推進檔案信息化建設(shè)并不只是單單為了做表面工作，不能夠只注重數(shù)字化信息的多少和信息量，應該重點關(guān)注檔案信息時候得到了相應的用戶的認可，是否讓檔案服務功能得到了全面的發(fā)展和價值的體現(xiàn)。因此，檔案部門務必要取其精華去其糟粕；第三，堅持檔案信息的真實性。在當今這個信息社會，面對各種各樣的信息來源，檔案部門要想真正的做出一番成績，就必須要堅持檔案信息的本色，向客戶以及社會提供真實、可靠的信息，將真實信息的信譽樹立起來，這也是檔案部門在當今社會立足的基本條件；第四，把握全局，走聯(lián)合之路。進行信息的聯(lián)合式檔案信息化建設(shè)的一條必經(jīng)之路，首先可以要求在檔案系統(tǒng)的內(nèi)部，制定一個全國性的檔案聯(lián)合目錄，其次還可以將檔案信息化當做是國家信息化的一個組成部分，積極需求國際檔案界的合作，建設(shè)一個更加完善和具有國際意義的檔案信息資源。
總而言之，通過信息科技的方式來加強檔案管理的科學性、合理性是檔案管理的必經(jīng)之路。因此，這就需要我們檔案工作者積極尋找創(chuàng)新的方法，檔案工作才能夠有頑強的生命力。將理論進行實踐，在實踐中總結(jié)，在總結(jié)后創(chuàng)新，這才是一條檔案管理的可持續(xù)發(fā)展道路，才能夠推動檔案管理工作穩(wěn)步向前發(fā)展。
參考文獻
[1]孫彥．對檔案信息化建設(shè)的思考[J]．檔案學通訊，2009．
一、電子檔案的優(yōu)點和缺點
（一）電子檔案優(yōu)點
1、效率高電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結(jié)、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時間、人力和物力。此外，經(jīng)過計算機系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。2、綠色環(huán)保利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。3、空間占用少電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網(wǎng)絡(luò)上會出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術(shù)難點是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點和缺點
（一）紙式檔案的優(yōu)點
紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實性。
（二）紙式檔案的缺點
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張在高溫、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補性
無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：
（一）重視紙式檔案向電子當轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量
紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對紙質(zhì)檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現(xiàn)象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對檔案的管理只停留在基礎(chǔ)的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒有應對能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。
四、結(jié)論
1、建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)
加強對國土檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是國土檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)—領(lǐng)導、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一管理的原則。成立了國土檔案工作領(lǐng)導小組、統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由分局工作人員，兼職國土檔案員，在師局專職檔案員的幫助下，形成了全系統(tǒng)的檔案管理統(tǒng)一模式。同時，完善檔案制度建設(shè)，修訂檔案崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關(guān)。無論是在師國土局發(fā)的文件，都能從上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。
2、轉(zhuǎn)變觀念，超前管理
長期以來、我們對國土檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對于各類業(yè)務檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和師局檔案員聯(lián)系。沒有將國土檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中。導致各類業(yè)務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。06年來，我分局意識到檔案工作不是臨時性工作、開始逐步轉(zhuǎn)變觀念，制定措施，對國土檔案進行超前管理。
3．國土檔案特點，拓寬檔案收集渠道
從實際情況看、國土檔案是比較復雜的。它分類為九大部分，從每個部分的內(nèi)容比較來說層次不齊。建設(shè)用地類的報批經(jīng)歷時間長、稍有疏忽、就可能遺漏。聲響材料類形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們檔案人員將需要存檔的文件建立了檔案收件簿，檔案管理人員首先了解各類業(yè)務工作存檔的分類程序和流程，對哪些檔案資料、資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。
4．制定規(guī)范，及時立卷
根據(jù)國土資源檔案的實際情況、我們制定了《檔案管理規(guī)定實施細則》，建立起檔案管理分類大綱。歸檔范圍。保管期限，檔號分類方法等，將國土檔案共分為九大類：(1)綜合類；(2)計劃財務類；(3)地籍管理類；(4)土地利用規(guī)劃類；(5)建設(shè)用地類：(6)土地監(jiān)察類：(7)宣傳科技類；(8)聲像材料類；(9)礦產(chǎn)資源類；并在每一類中確定了基本歸檔范圍。把應該收集歸檔的文件資料進行分類可以裝訂成正規(guī)卷的、及時把它們裝訂成正規(guī)卷、使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學化。
5、強化檔案人員的業(yè)務培訓、提高檔案管理水平
客觀上對國土檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求，從事國土檔案工作的人員，專業(yè)知識與其它單位的檔案人員更單一。為達到國土檔案整理規(guī)范化的要求、兼職檔案管理人員要進行一次正規(guī)的培訓、講解了國土檔案工作中會形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時，按照國土檔案管理要求。對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化、作詳細的講解。使大家對國土檔案內(nèi)容提前了解，在工作個有的放矢，注意積累資料。為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標準化、規(guī)范化有—個切實的保障。
6通過開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作
做好國土檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存國土檔案是為了利用、而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會促進國土檔案管理工作。國土檔案的形成是為以后利用起到查詢的作用，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給工作人員利用。我分在近幾年來實施電腦化管理、將國土檔案資料及時輸入電腦，隨時為各類業(yè)務提供依據(jù)，每當業(yè)務人員從利用檔案中獲得信息時、更積極主動地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了國土檔案的完整性，促使國土檔案管理更上新臺階。
7、檔案利用過程中的保密工作
論文關(guān)鍵詞：檔案管理,物理管理,邏輯管理
一、檔案物理管理及邏輯管理的概念
物理管理，由形見意，指事物的表象。就是說按照手工管理的方式，以檔案的物質(zhì)介質(zhì)為管理對象，制造和使用實際可觸碰到的物質(zhì)性工具的管理活動，比如消毒柜、計算機、檔案柜等一系列的物質(zhì)工具。
邏輯，體現(xiàn)的是人的邏輯思維能力，邏輯思維是人類思維的規(guī)律。人們在對外圍的認識過程中，借助于概念化的東西，進行自己的推理判斷。邏輯思維與形象思維不同的是，它是用科學的抽象化的概念，試圖去揭示事物的本質(zhì)，認識現(xiàn)實的結(jié)果，是人類抽象思維的展示。而邏輯管理，就是在物理管理的基礎(chǔ)上，按照人類抽象的思維方式，主要以檔案的內(nèi)容性的東西對對象或者為著手點，來進行對檔案的管理工作。
二、檔案物理管理與邏輯管理特點的區(qū)別比較
（一）管理對象
在管理對象上，檔案物理管理的對象是檔案的物質(zhì)載體本身，而邏輯管理的對象則是檔案的內(nèi)容即承載的信息。雖然管理的對象不一樣，但是檔案的物理管理與邏輯管理卻也并不是毫不相干的兩個部分，他們之間也存在著相互影響和制約因素。
在物理管理占據(jù)主導地位的時代，我們的檔案管理理論與管理思想主要是圍繞著檔案載體展開的，比較典型的是《檔案管理學》與《檔案保護技術(shù)學》等。傳統(tǒng)《檔案保護技術(shù)學》的基本內(nèi)容包括：檔案文件制成材料及其耐久性、檔案文件損壞的理化因素及防護方法、檔案文件損壞的生物因素及防護方法、檔案文件的修復技術(shù)、檔案文件的照相復制、檔案館的建筑和設(shè)備、技術(shù)圖紙的保管等等，它們都屬于檔案物理管理的范疇。而《檔案管理學》則以“實體管理”為主要線索展開。
電子檔案產(chǎn)生之后，邏輯管理就占據(jù)了檔案管理中的主導地位。雖然檔案的物質(zhì)介質(zhì)還是存在且在未來相當長的一段時間里將繼續(xù)存在，但地位卻明顯的不如物理管理時期了。邏輯檔案管理時期，檔案管理的主要思想和理論來源于檔案的內(nèi)容和它的內(nèi)部信息。
（二）勞動特征
不論是檔案的物理管理還是邏輯管理，作為人類的管理活動，它們都主要屬于腦力勞動的范疇。但在具體表現(xiàn)上有所不同：
由于管理對象是實際的物質(zhì)介質(zhì)，所以檔案的物理管理過程中，除了必要的腦力勞動外，管理人員也不得不進行一些與體力勞動有關(guān)的活動。也正是因為處于這樣的時代，以及人們思維方式的固化，使這時期的人們更多的注重的是檔案管理工作中的體力勞動部門，而忽略了在腦力勞動在管理活動中的支配地位，甚至想當然的把檔案管理工作歸結(jié)為簡單的倉庫管理類工作。但隨著科學的發(fā)展，人類思想的進步，我們應該認識到，這樣的想法是錯誤的，物理管理也應該是一種科學化的管理，傳統(tǒng)檔案保護技術(shù)學的發(fā)展，就是最好的佐證。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，腦力勞動在檔案管理工作中突出地位越來越得到廣泛認可。由于管理對象是檔案的內(nèi)容與信息，論文的格式在電子檔案的邏輯管理時代，人們在檔案管理活動中的腦力勞動，慢慢地轉(zhuǎn)換成了計算機系統(tǒng)的勞動。計算機系統(tǒng)的程序勞動，是一種高級的腦力勞動，是人類腦力勞動的發(fā)展與延伸。
（三）方法特征
在電子檔案產(chǎn)生之前，檔案管理——無論是物理管理還是邏輯管理，都以手工管理為主要的方法特征。雖然我們有了一些檔案管理工具，如密集架、提檔機等等，但傳統(tǒng)檔案管理的手工管理特征仍十分明顯，其工作的基本模式是：人→檔案。在電子檔案產(chǎn)生之后，電子檔案的物理管理仍主要表現(xiàn)為手工管理方式，而電子檔案的邏輯管理則改變?yōu)橥耆詣踊挠嬎銠C及計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的程序管理方式，其工作的基本模式是：人→計算機→檔案。
（四）思維特征
物理管理與邏輯管理具有不同的思維特征。物理管理具有形象思維的思維特點，邏輯管理具有抽象思維的思維特點。形象思維解決的是管理過程中的三維空間問題，抽象思維解決的是管理過程中的信息內(nèi)涵及時間問題。
在物理管理中，人們在管理過程當中更多的想到的是有形的東西，比如紙張、案卷等；而在邏輯管理中，人們反應的則是概念化的東西，比如文件名或者某方面的信息內(nèi)容等。
在物理管理時代，人們的思維方式與管理理念在各方面都不得不受物理層次的制約，難以脫離形象思維的影響。在邏輯管理占主導地位的管理時期，人們在想到某些信息內(nèi)容時，不會像在物理管理中那樣第一時間聯(lián)想到的是庫房號或者案卷號等，而跳過了載體這一環(huán)節(jié)，腦袋中直接浮現(xiàn)出某某文件名或者具體的信息內(nèi)容。管理人員只要使用檢索工具，在虛擬化狀態(tài)中查找并調(diào)閱想到的東西。
（五）哲學特征
檔案物理管理針對的是一個現(xiàn)實的物質(zhì)世界；檔案的邏輯管理針對的是一個由概念組成的信息內(nèi)容世界。虛擬檔案管理哲學對傳統(tǒng)實態(tài)檔案管理哲學的超越，是建立在檔案的虛擬邏輯管理對現(xiàn)實物理管理的超越的基礎(chǔ)上的。
三、結(jié)束語
在檔案管理工作中，檔案載體與檔案信息是管理工作內(nèi)容的兩個基本方面，或稱為矛盾的兩個方面。矛盾的這兩個方面誰具有主導地位，誰就規(guī)定了檔案管理工作的時代特征。檔案載體在檔案管理工作中占有主導地位時，這一時期的檔案管理工作就表現(xiàn)出一邏輯管理為主的時代特征，我們可以稱之為物理管理時代；而當檔案信息在檔案管理工作中占有主導地位時，這一時期的檔案管理工作就表現(xiàn)出以邏輯管理為主的時代特征，我們可以稱之為邏輯管理時代。
在以往的檔案形式中，無論是從石刻檔案到甲骨檔案，從簡策檔案到紙張檔案，乃至縮微檔案，檔案的物質(zhì)載體和信息內(nèi)容都是“二位一體”的。在這種情形下，本質(zhì)性的信息被非本質(zhì)的載體所束縛、所約束，目的性存在被工具性存在所決定，信息難以獲得獨立與自由，在物質(zhì)載體與信息內(nèi)容的矛盾關(guān)系統(tǒng)一體中，物質(zhì)載體是矛盾的主要方面，并由此決定了當時物理管理占據(jù)主導地位，決定了人類社會的檔案管理首先經(jīng)歷了一個漫長的物理管理時代。
參考文獻
[1] 丁海斌. 論檔案的邏輯管理[J]. 檔案管理. 2013（03）
關(guān)鍵詞：檔案管理；知識管理；關(guān)系；探究
檔案管理是一個部門或一個單位管理工作的重要組成部分，其主體是對部門或單位的一切人事檔案、制度檔案、活動檔案等檔案材料進行管理，而就其外延來說又可以分為廣義和狹義兩種區(qū)別。廣義的檔案管理就是對檔案材料的日常養(yǎng)護、保管、利用和輸出等，狹義的檔案管理則主要指對檔案材料的保管。從現(xiàn)實來看，檔案管理與知識管理的概念一舊一新，但都是當前社會管理工作中的重要環(huán)節(jié)與思路，在知識經(jīng)濟時代背景下二者能夠而且應該產(chǎn)生互動交流的火花，促進知識管理與檔案管理的和諧互動發(fā)展。從知識管理的發(fā)展歷程可以看出，自1986年世界勞工大會正式提出這一概念后，世界范圍內(nèi)發(fā)達國家對于知識管理的研究就始終處于快速發(fā)展階段，而不同知識背景下的學者對于知識管理的定義也不盡相同。綜合來看，筆者認為，知識管理就是要對知識資源進行有組織、有系統(tǒng)地管理和利用，從而推動知識的作用發(fā)揮。
一、管理學視域中檔案管理與知識管理的異同
（一）檔案管理與知識管理的差異性
檔案管理以保存、管理、查閱、調(diào)動等為主要工作環(huán)節(jié)，其工作重心是利用管理規(guī)范和技術(shù)手段確保檔案的真實性。因此在檔案管理工作中，規(guī)范化、制度化和程序化是關(guān)鍵特征，而在當前社會發(fā)展進程中推動檔案管理的現(xiàn)代化還要不斷提升檔案管理信息化程度。對于知識管理來說，除了檔案管理的題中之義外，還需要對檔案信息的隱形管理，相比于強調(diào)規(guī)范化和制度化的檔案管理工作來說，知識管理需要更強的創(chuàng)新性和實用性，更加重視發(fā)揮知識的社會價值和應用價值，通過知識管理來創(chuàng)造更多的社會生產(chǎn)力。
（二）檔案管理與知識管理的相似性
從管理對象、流程、目的、技術(shù)等四個方面來看，檔案管理與知識管理具備很大程度上的相似性，這種相似性是確保二者能夠產(chǎn)生互動關(guān)系的基礎(chǔ)。首先，檔案管理與知識管理在管理對象方面存在相似性，二者均需處理由文字、圖像等構(gòu)成的信息文件，這就從根本上決定了探究二者關(guān)系的可操作性。其次，二者有著較為一致的管理目標。從檔案管理和知識管理的流程來看，二者都需要經(jīng)歷產(chǎn)生－整理－存儲－利用等四個主要階段，檔案管理就是要把檔案文件由具體檔案產(chǎn)生部門接收到檔案管理部門，按照檔案管理體例進行分類整理，同時對于不同價值和不同管理年限的檔案分門別類進行鑒定而后存儲，在此基礎(chǔ)上根據(jù)相關(guān)單位和個人的需要依照一定程度對檔案進行提取利用。知識管理的過程也是大同小異，一般來說也是從知識的產(chǎn)生階段開始，對于不同的知識類型進行分類管理，依據(jù)相關(guān)需要進行知識利用與評價。最后，二者的管理技術(shù)也存在著相似之處，信息化時代給檔案管理和知識管理工作都帶來了技術(shù)上的大規(guī)模革新，信息化時代要求檔案管理和信息管理都要朝著信息化、電子化的方向發(fā)展，利用電子信息技術(shù)對檔案信息和知識信息進行數(shù)據(jù)處理，建立數(shù)據(jù)庫，從而減少管理過程中的資源浪費，提高管理效率。
二、檔案管理與知識管理的互動關(guān)系
根據(jù)檔案管理和知識管理之間存在的異同，能夠在信息化背景下調(diào)動二者的互動發(fā)展，從而促進檔案管理和信息管理的共同進步。
（一）知識管理擴大檔案管理的范疇
對于檔案管理來說，傳統(tǒng)的管理方法和管理模式在信息化背景下出現(xiàn)了一定的局限性，通過信息管理的介入能夠有效擴大檔案管理的范疇，提升檔案管理的效率。檔案管理局限于檔案、文件和情報之間的差別，由于不同檔案之間的權(quán)限差別，在現(xiàn)實利用方面存在一定困難。知識管理能夠?qū)n案、文件在內(nèi)的檔案管理內(nèi)容納入到管理范疇中，通過對管理內(nèi)容的有效處理構(gòu)建一個更為完備的檔案管理知識體系，這種擴大了的知識體系能夠為檔案管理提供一個不斷被開拓的管理空間。同時，知識管理能夠有效推動檔案管理的現(xiàn)實利用，提升檔案管理的實用性價值。以企業(yè)檔案為例，在傳統(tǒng)的檔案管理范疇中，企業(yè)檔案管理服務基本維持在檔案的保管和調(diào)動等最為表層的方面，實現(xiàn)檔案管理與知識管理的結(jié)合，能夠促進檔案管理的更好利用，更為有效地發(fā)揮檔案管理在企業(yè)人事管理中的作用。
（二）檔案管理為知識管理提供制度規(guī)范
相比于已經(jīng)開展相對成熟，體系相對完備的檔案管理工作而言，知識管理仍然停留在較為表面和較為基礎(chǔ)的層面上，尚未形成行之有效的管理制度和管理規(guī)范，而檔案管理恰恰能夠為這一工作提供有效幫助。首先，檔案管理工作能夠有效促進知識管理的沉淀與積累，在企業(yè)知識管理過程中，對于隱藏性的價值較高的知識往往都存在于企業(yè)員工的個人大腦中，利用檔案管理能夠?qū)T工大腦中的知識信息通過文字形式落實下來，形成較為容易管理的知識檔案，這樣既能夠促進知識的積累與沉淀，又能夠解決檔案管理深度不足的問題。另一方面，檔案管理能夠為知識管理工作提供交流和傳播的平臺，在知識傳播過程中，語言和文字是最為關(guān)鍵的兩種形式，檔案管理能夠?qū)⒄Z言交流的口語化變得更為簡潔、高效，使得語言交流超越時間和空間的限制，在檔案管理過程中提供知識的交流途徑，為知識傳播提供一個更為持久、可靠的平臺。綜上所述，重視檔案管理與知識管理之間的互動關(guān)系及同異之處，并且充分發(fā)揮二者的和諧互動屬性能夠有效推動二者的共同發(fā)展進步。
作者:胡瀛瀅 單位:吉林省體育運動學校
參考文獻：
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【關(guān)鍵詞】文檔管理一體化 文檔一體化的現(xiàn)狀 文檔管理一體化的意義
一、文件管理與檔案管理一體化
（一）文件、檔案一體化的概念。文件管理與檔案管理一體化主要是指實現(xiàn)文件、檔案生成的一體化、管理的一體化和利用的一體化。文件、檔案一體化主要從文書管理和檔案管理的角度出發(fā)，實現(xiàn)文件生成、辦理以及檔案歸檔的全過程的管理。實現(xiàn)文檔一體化，從而保證文件內(nèi)容的完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。
（二）文件管理與檔案管理的關(guān)系。目前國內(nèi)外對文件、檔案管理一體化還沒有一個明確統(tǒng)一的概念，但是文件管理與檔案管理間存在的互相依存、密不可分的關(guān)系卻顯而易見，這種關(guān)系主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1.文件管理與檔案管理相輔相成。一方面檔案是由文件發(fā)展而來的，文件的質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量，另一方面檔案管理是文件管理的延伸和發(fā)展，目前文件管理和檔案管理已經(jīng)成為一個不可分割的系統(tǒng)管理工程；2.檔案部門必須有專職文件管理人員的參與，這是保證文檔一體化管理質(zhì)量的前提條件。目前國外一些重要的機關(guān)部門，已經(jīng)普遍實現(xiàn)檔案人員參與文件管理，國內(nèi)多數(shù)機關(guān)和企事業(yè)單位則都沒有設(shè)置機關(guān)檔案室等專職文件管理機構(gòu)，現(xiàn)行的文件大多交由制作人員或者承辦人員自行妥善保管，文件中心大多作為檔案系統(tǒng)的分支機構(gòu)，往往保管一些企業(yè)或機關(guān)的半現(xiàn)行的文件。檔案部門應設(shè)置專門的文件管理機構(gòu)，配備專職的文件管理人員，為機關(guān)檔案科學化管理的實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。
（三）文件管理與檔案管理密不可分，文件管理人員和檔案管理人員之間也存在相互依存、相互促進的關(guān)系。在國外大部分的檔案管理部門和人員都會參與文件的管理工作，但是檔案管理人員并不能完全取代文件管理人員，文件管理人員只有和檔案管理人員相互溝通、密切配合，才能實現(xiàn)檔案管理和文件管理的有效配置，保障文件管理的質(zhì)量，更好的為檔案管理服務。
二、文件管理與檔案管理一體化現(xiàn)狀
80年代之前，我國一直沿用傳統(tǒng)的文件與檔案分開管理的工作體制，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的工作體制已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展需求，其弊端也逐漸顯露出來。為了提高工作效率，適應社會經(jīng)濟的發(fā)展，文件管理與檔案管理一體化的思想逐漸被提出，然而由于傳統(tǒng)思想的束縛和環(huán)境的局限性，這種科學的管理體制在一定的時期內(nèi)并未真正實現(xiàn)。
當前，在我國企業(yè)檔案管理大致可以分為兩種形式，一種是沿用傳統(tǒng)的卷為單位的管理，實行部門立卷制度，各部門在每年的6月把整理好的上一年度相關(guān)文件轉(zhuǎn)移到檔案室，再由檔案室負責整理和編目保存。另一種則是實行文件、檔案的一體化管理模式，具體實施則是由各部門的檔案負責人通過檔案管理系統(tǒng)進行文件案卷以及卷內(nèi)文件的著錄，通過插入附件的方式實現(xiàn)對檔案全文的管理，使用這種方式對檔案文件的著錄使電子文件原文在檔案管理系統(tǒng)中有了相應的目錄，同時，還可以在服務器上為原文留有單獨的空間，提高工作效率，降低錯誤發(fā)生的幾率。
三、實現(xiàn)文件檔案管理一體化的意義
目前，我國各個領(lǐng)域已經(jīng)普遍推行辦公自動化，并逐步實現(xiàn)文件檔案管理一體化，文檔一體化管理可更加科學合理，有利于樹立更合理科學的文檔管理體制和管理理念。文件和檔案一體化管理在文書處理的過程中科學利用管理系統(tǒng)，形成完整的數(shù)據(jù)信息，避免重復工作，使文件管理的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)等工作完整有序，從而使文件管理各項工作達到精細化，完成案卷達到系統(tǒng)化和查找利用的標準化。
四、加快文件管理與檔案管理一體化實現(xiàn)的措施
在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，文檔管理一體化的發(fā)展已經(jīng)具備了一定的理論和實踐基礎(chǔ)，文檔管理一體化的建設(shè)是一個龐大的系統(tǒng)工程，所涉及的文件信息的面積較為廣泛，要求我們必須認真對待，具體要求我們從以下幾個方面做起：
（一）立足檔案管理現(xiàn)狀，完善檔案管理體系。在現(xiàn)有的檔案管理機構(gòu)組織體系的基礎(chǔ)之上，建立健全文檔管理的組織體系，由于我國受傳統(tǒng)體制的影響較深，至今沒有全面打破傳統(tǒng)的管理模式，文檔管理一體化并沒有真正實現(xiàn)，因此我們必須在現(xiàn)有的基礎(chǔ)之上，建立健全文檔管理機構(gòu)組織體系，降低文檔管理一體化體系變革的風險。
（二）結(jié)合我國現(xiàn)有的國情，建立具有中國特色的文檔管理一體化理論。我國的檔案管理一體化與其他國家相比存在一定的差別，所以要創(chuàng)建具有中國特色的文檔管理一體化就必須立足于我國的國情。我國有國家規(guī)模的檔案事業(yè)，有“集中統(tǒng)一”的管理原則，有延伸到文書工作前沿的檔案管理觸角――檔案室，有保存永久性檔案的各級檔案館，并形成了嚴密的網(wǎng)絡(luò)，這就是我國的“檔情”。從理論上看，它符合文件生命周期理論和前端控制思想，從實踐的角度看，它更有利于文件的全程控制，更有利于文檔管理一體化。當我們用文件生命周期理論來考察文書檔案工作，對我們現(xiàn)存的檔案室（或檔案館）應當積極保護并發(fā)展，它實際上已經(jīng)承擔了管理處于中間性、過渡性階段的文件的任務，這是中國特色的基本國情所決定的。
五、結(jié)語
文件管理和檔案管理一體化是現(xiàn)代辦公自動化的主要發(fā)展趨勢，只有不斷增強對文檔一體化管理的認識，才能使檔案管理適應新時期的發(fā)展潮流，只有將文檔一體化的科學理念實踐于當前文檔管理工作中，才能把文件管理和檔案管理有效結(jié)合，實現(xiàn)前編控制和全程管理，更好的適應信息時代的發(fā)展和需求，服務于現(xiàn)代化的信息建設(shè)。
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關(guān)鍵詞：信息時代；規(guī)劃院；檔案管理；創(chuàng)新；
中圖分類號：F208文獻標識碼： A 文章編號：
知識經(jīng)濟社會是一個創(chuàng)新性很強的社會,進入信息化時代的規(guī)劃院檔案部門應是一個創(chuàng)新能力極強的職能部門。今天,創(chuàng)新能力已經(jīng)成為評價檔案部門服務水平,特別是檔案部門工作效率的重要標準。無論從國際發(fā)展趨勢來看,還是從我國實際現(xiàn)代化的要求來看,都需要改革創(chuàng)新。在信息和網(wǎng)絡(luò)時代飛速發(fā)展的今天,信息技術(shù)有力地支撐了檔案工作創(chuàng)新活動,建立電子檔案、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺、開辟檔案網(wǎng)站。檔案信息化建設(shè),已成為檔案工作創(chuàng)新的重要途徑和必然選擇。入世后,信息業(yè)、咨詢業(yè)的發(fā)展成為新的增長點,以現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供優(yōu)勢、快捷的信息咨詢服務成為大勢所趨。因此,檔案信息服務的對象日益廣泛,服務的需求更加多樣化。為適應這種國際化、信息化的挑戰(zhàn),檔案部門以及檔案工作者必須。
具有預見性和前瞻性,改變傳統(tǒng)的工作方法,創(chuàng)新服務方式,加快檔案工作信息化的建設(shè)。
一、規(guī)劃院檔案工作創(chuàng)新勢在必行
檔案工作創(chuàng)新就是指檔案職能部門適應信息化發(fā)展變化,適應外在環(huán)境需要,形成新的結(jié)構(gòu)、流程和服務方式。創(chuàng)新是現(xiàn)代檔案工作增強自身生命力的特性、過程和方法。檔案工作通過創(chuàng)新,可以更快地實現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變、改進觀念以及運行機制和管理服務方式的再設(shè)計與建造,全面提高工作效率和服務水平,提高檔案資源的利用率。隨著經(jīng)濟發(fā)展、社會生活的變遷和公共需求的演進,檔案工作的管理體制、運行機制和服務模式正面臨著變革. 一方面,傳統(tǒng)的、封閉的、狹隘的自我發(fā)展觀念,缺乏整體意識,獨自追求體系完備,自我封閉,不求合作,盲目追求“實體”的擁有。這些都嚴重影響了檔案資源的社會共享和信息增值,導致了檔案信息資源的利用率低、檔案工作效益滯后的不利局面。另一面,檔案管理中的重藏輕用的傳統(tǒng)服務觀念,制約著信息化的進程。在信息時代,檔案工作者只有將其所掌握的檔案專業(yè)知識轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,才能得到社會的認可。盡管檔案界已認識到開發(fā)檔案信息資源為社會服務,是檔案事業(yè)賴于生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。但積習難改,陳舊的思想觀念仍然在影響著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進程。
20世紀90年代以來,經(jīng)濟全球化程度迅速加深,以信息技術(shù)為代表的高新技術(shù)和知識經(jīng)濟迅猛發(fā)展,給檔案工作的運行機制和公共管理服務帶來了巨大的壓力和挑戰(zhàn),檔案工作在這種背景條件下,只有順應時代潮流,大力深化改革,強化自身職能,使檔案工作信息化的普及應用變成生動的現(xiàn)實。
二、檔案拓展服務領(lǐng)域的創(chuàng)新工作
1、信息服務的社會化、多主體
由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務轉(zhuǎn)化為為社會全方位服務,已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人,又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中,人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術(shù)的發(fā)展,人們從事的科學研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得更復雜,越來越離不開信息服務。對檔案信|邑的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。
2、興辦服務實體,發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)
知識經(jīng)濟時代,檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路,在為社會提供檔案信息服務的基礎(chǔ)上,創(chuàng)建檔案信息服務產(chǎn)業(yè),建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內(nèi)容的工作實體。對于檔案信息開放和開發(fā),檔案工作者應當樹立服務意識和產(chǎn)業(yè)意識,面向經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面:開發(fā)科技信息,幫助企業(yè)開發(fā)先進技術(shù)產(chǎn)品;開發(fā)經(jīng)濟信息,為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務;開發(fā)市場信息,為企業(yè)提供營銷機會;開發(fā)法律信息,維護企業(yè)合法權(quán)益。
3、加強橫向聯(lián)合,實現(xiàn)信息資源共享
隨著信息時代的發(fā)展,人類知識和信息總量急劇增長,面對浩瀚的文獻資源,任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。
三、信息時代背景下的檔案創(chuàng)新工作
1、利用知識管理理念重塑檔案工作,實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新
如果說信息管理是一種技術(shù)創(chuàng)新的話,知識管理則是基于信息管理之上的管理理念的創(chuàng)新。知識管理包含了信息時代的許多先進管理理念,其中不少是檔案工作可以借鑒的。知識管理主張運用集體的智慧整合企業(yè)各種形式的知識資源,提高企業(yè)的應變能力和創(chuàng)新能力,實現(xiàn)顯性知識和隱性知識的共享;企業(yè)知識創(chuàng)新的源泉在于知識的轉(zhuǎn)化,知識轉(zhuǎn)化的核心在于隱性知識顯性化和顯性知識內(nèi)部化。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各種記錄,是固化的知識,屬于顯性知識。因此,基于知識管理的理念,檔案部門僅僅局限于管理已經(jīng)文本化的企業(yè)檔案資料是很不夠的,而應該根據(jù)自己在企業(yè)管理中的地位和工作性質(zhì),在做好檔案信息資源開發(fā)利用的同時,積極推進企業(yè)顯性知識的擴散,適當介入隱性知識的挖掘,促進不同種類的知識在企業(yè)內(nèi)部的傳播、共享和創(chuàng)新。
2、配合知識管理,適當?shù)瘷n案管理的邊界,拓展檔案管理的外延
知識管理是從創(chuàng)造價值的角度來考察企業(yè)的所有運作,并把對知識的管理滲透到企業(yè)的各種具體管理之中, 因此,知識管理的對象非常寬泛。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作的邊界則是比較清晰的,主要是對企業(yè)活動中已經(jīng)形成的具有保存價值的文件材料進行保管,目的是作為日后的憑證、參考。這雖然鑄就了檔案工作在企業(yè)工作中的特殊地位,但也限制了檔案工作的進一步發(fā)展。因此,有必要配合知識管理,適當?shù)瘷n案工作的邊界,拓展檔案工作的外延。具體而言,檔案部門應配合知識管理的實施,進一步樹立大檔案觀,加強與圖書、情報等部門在信息資源搜集、整理和提供利用上的分工協(xié)作,提升圖書、情報、檔案一體化水平,為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供強有力的信息支持。這樣,檔案部門不僅可以為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動做出更大貢獻,還可以進一步提升自己在企業(yè)中的地位。
3、借用知識管理的先進信息技術(shù),提升檔案管理的技術(shù)水平
知識管理并不是企業(yè)管理的全部,也并不是與企業(yè)其他方面的管理相對立。知識管理只是從創(chuàng)造價值的角度考察企業(yè)的所有運作,并將企業(yè)的知識管理滲透到戰(zhàn)略管理、市場營銷、人力資源管理、生產(chǎn)管理等方面,從而使知識管理成為所有管理的中心和關(guān)注的重點。實施知識管理需要強大的現(xiàn)代信息技術(shù)支持,比如,知識管理體系中的通訊網(wǎng)絡(luò)、群件技術(shù)、推拉技術(shù)、多維度分析技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等, 這些技術(shù)不一定都適合檔案部門,但檔案部門肯定能從中受益。因此,借助企業(yè)實施知識管理的機會,帶動檔案工作信息化建設(shè)的升級,是檔案工作實現(xiàn)自我發(fā)展的一條捷徑。
結(jié)束語
總之,規(guī)劃院檔案工作者應在檔案創(chuàng)新工作上投入更多的精力,進行更深層次的思考,采取更有效的措施。檔案創(chuàng)新工作是未來檔案利用的必然趨勢,通過檔案工作者的共同努力,檔案機構(gòu)必定能夠改變檔案工作的現(xiàn)狀,有效發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢,為利用者提供更多更全更好更有實效的檔案信息。
參考文獻：
[1]蔡姍.影響規(guī)劃院檔案管理的主要因素及對策分析[J].科學之友,2010(12):84- 85.
