時(shí)間：2023-05-30 10:55:18
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案整理知識(shí)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：檔案電子信息化；檔案教學(xué)；實(shí)踐；應(yīng)用
G275.2
《信息文書(shū)與檔案》是商務(wù)助理專(zhuān)業(yè)主干課程之一，課本按照文書(shū)與檔案管理的辦理流程，系統(tǒng)介紹了采集信息、草擬文書(shū)、辦理文書(shū)、管理檔案等內(nèi)容。任務(wù)情境之中包含了理論知識(shí)和實(shí)踐操作。以模塊四《管理檔案》為例，即檔案的系統(tǒng)整理和科學(xué)編目。不僅要正確地將歸檔文件區(qū)分“件”，更要最終親自動(dòng)手將文件整理成合格的檔案。僅僅依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理過(guò)程并不能將每一個(gè)環(huán)節(jié)的技能都掌握到位。本文結(jié)合課堂與企業(yè)的實(shí)際需要，與浙江京圖科技有限公司共同開(kāi)發(fā)了“商務(wù)助理專(zhuān)業(yè)檔案電子信息管理軟件”，并在教學(xué)實(shí)踐中應(yīng)用這一軟件開(kāi)展課堂教學(xué)，并總結(jié)了教學(xué)實(shí)踐中的優(yōu)縈氬蛔恪
一、現(xiàn)狀與需求。
（一）課堂需要：
（1）缺乏各類(lèi)真實(shí)的文件進(jìn)行實(shí)訓(xùn)。比如，在判斷文件的保管期限時(shí)，需要大量紙質(zhì)檔案文件對(duì)照《檔案保管期限表》反復(fù)實(shí)踐練習(xí)，才能在工作中迅速、正確地判斷一份文件正確的保管期限，掌握這一既能。教學(xué)實(shí)訓(xùn)過(guò)程中學(xué)校的教師無(wú)法提供各類(lèi)真實(shí)的大量紙質(zhì)檔案供學(xué)生實(shí)訓(xùn)，教學(xué)過(guò)程中只能紙上談兵，淺嘗輒止。
（2）實(shí)訓(xùn)材料繁復(fù)，價(jià)格高。紙質(zhì)檔案整理時(shí)，教師需要準(zhǔn)備好大量的待整理文件，購(gòu)買(mǎi)檔案盒、準(zhǔn)備歸檔文件目錄、卷內(nèi)備考表、包角紙、歸檔章、印泥、號(hào)碼機(jī)等各類(lèi)耗材與設(shè)備。實(shí)訓(xùn)中，學(xué)生一旦填寫(xiě)、整理錯(cuò)誤，整個(gè)文件以及其中很多材料都將報(bào)廢，不能重復(fù)使用，一次實(shí)訓(xùn)經(jīng)費(fèi)高、效率低。
（二）企業(yè)需求：
商務(wù)助理專(zhuān)業(yè)在制定新的人才培養(yǎng)模式時(shí)，通過(guò)實(shí)地走訪(fǎng)、網(wǎng)絡(luò)問(wèn)卷等形式考查了各類(lèi)企事業(yè)單位，發(fā)現(xiàn)隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作日益受到重視。紙質(zhì)檔案越來(lái)越多地作為電子化檔案保存。許多企業(yè)單位需要對(duì)電子文件產(chǎn)生以前的紙質(zhì)檔案開(kāi)展數(shù)字化工作。人們對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)定位提出越來(lái)越高要求的同時(shí)，也面臨著檔案管理人才緊缺的窘境。紙質(zhì)檔案電子化保存這一技能已成為企業(yè)對(duì)于商務(wù)助理類(lèi)人才的一個(gè)新的要求點(diǎn)。學(xué)校教育勢(shì)必要從企業(yè)用人需要角度培養(yǎng)更多的適用人才。[參考文獻(xiàn)：
[1]柴軍榮 文書(shū)檔案電子化管理探討[J] 2013.9]
二、開(kāi)發(fā)與制作。
商務(wù)助理專(zhuān)業(yè)基于檔案管理教學(xué)現(xiàn)狀與用人單位的實(shí)際需求，經(jīng)過(guò)多次溝通、交流與浙江京圖科技有限公司共同開(kāi)發(fā)了“商務(wù)助理專(zhuān)業(yè)檔案電子信息管理軟件”（見(jiàn)圖1）。整個(gè)系統(tǒng)按照OAIS模型分為檔案教學(xué)、檔案考試、成果統(tǒng)計(jì)等，其功能涵蓋對(duì)文書(shū)類(lèi)檔案、科技類(lèi)檔案、電子照片類(lèi)檔案等類(lèi)別檔案整理的全過(guò)程。京圖公司還將在系統(tǒng)中附帶大量企業(yè)真實(shí)檔案（隱去保密信息）供學(xué)生實(shí)訓(xùn)使用。
（圖1：商務(wù)助理專(zhuān)業(yè)檔案電子信息管理軟件內(nèi)容架構(gòu)）
信息錄入：主要完成標(biāo)準(zhǔn)信息的錄入，為檔案教學(xué)、檔案考試模塊打下基礎(chǔ)。通過(guò)此模塊，教師錄入作為標(biāo)準(zhǔn)答案的檔案信息，檔案教學(xué)模式時(shí)可以在課堂教學(xué)、測(cè)試時(shí)將檔案信息給學(xué)生，供教學(xué)考試使用。
檔案教學(xué)：主要完成各種類(lèi)別檔案的教學(xué)任務(wù)。
（一）文書(shū)檔案教學(xué)，學(xué)生在工具包知識(shí)點(diǎn)以及系統(tǒng)提示下，完成文書(shū)類(lèi)檔案的整理工作，熟悉文書(shū)檔案的整理流程；
（二）科技檔案教學(xué)，學(xué)生根據(jù)科研、產(chǎn)品、設(shè)備、基建四類(lèi)科技檔案整理方案，在書(shū)本知識(shí)點(diǎn)以及系統(tǒng)提示下，完成所有科技檔案的整理工作，熟悉科技檔案的整理流程；
（三）電子照片檔案教學(xué)，針對(duì)學(xué)生自己收集到的照片，錄入到本系統(tǒng)，在書(shū)本知識(shí)點(diǎn)以及系統(tǒng)提示下，完成電子照片檔案的整理工作，熟悉電子照片檔案的整理流程。
檔案測(cè)試：主要完成各種類(lèi)別檔案的考試測(cè)評(píng)。
（一）文書(shū)檔案考試，進(jìn)入文書(shū)檔案考試界面，系統(tǒng)將關(guān)閉知識(shí)點(diǎn)展示以及系統(tǒng)提示，學(xué)生獨(dú)立完成文書(shū)檔案的整理，考查學(xué)生對(duì)文書(shū)檔案整理的掌握情況；
（二）科技檔案教學(xué)： 進(jìn)入科技檔案考試界面， 系統(tǒng)同樣關(guān)閉知識(shí)點(diǎn)展示和系統(tǒng)提示，學(xué)生獨(dú)立完成科技檔案的整理，考查學(xué)生對(duì)科技檔案整理的掌握情況；
（三）電子照片檔案教學(xué)，針對(duì)學(xué)生自己收集到的照片，錄入到本系統(tǒng)，在書(shū)本知識(shí)點(diǎn)以及系統(tǒng)提示下， 完成電子照片檔案的整理工作， 熟悉電子照片檔案的整理流程。
三、實(shí)踐與運(yùn)用
（一）課前準(zhǔn)備
教師準(zhǔn)備：教師完成信息錄入部分，將十份需要交給學(xué)生完成電子化管理的紙質(zhì)檔案提交至系統(tǒng)，并將文件的關(guān)鍵信息：全宗名、年度、保管期限、歸檔章、歸檔文件目錄等錄入系統(tǒng)，作為實(shí)訓(xùn)時(shí)提示或考查學(xué)生的知識(shí)點(diǎn)。課堂教學(xué)時(shí)，教師使用檔案教學(xué)模式。
學(xué)生準(zhǔn)備：熟悉檔案電子信息管理軟件各部分的操作方法。
（二）課堂教學(xué)策略（見(jiàn)圖2）
照片回顧 下發(fā)文件：
陽(yáng)光會(huì)務(wù)服務(wù)公司承接的商務(wù)助理專(zhuān)業(yè)“魅力商務(wù) 全能助理”閉幕式順利結(jié)束了，以照片的形式回顧閉幕式“經(jīng)典一刻“，同時(shí)會(huì)后產(chǎn)生了大量的會(huì)議文件需要整理，為了方便日后的查找和利用，會(huì)議文件除了按照文書(shū)檔案歸檔外，還要進(jìn)行紙質(zhì)文件電子化管理。陽(yáng)光會(huì)務(wù)服務(wù)公司高葉接到了這個(gè)任務(wù)，要對(duì)10份會(huì)議文件通過(guò)檔案電子信息管理軟件進(jìn)歸檔。
引導(dǎo)實(shí)施 文件歸檔：
任務(wù)導(dǎo)入之后，引導(dǎo)學(xué)生說(shuō)出檔案歸檔整理的基本步驟（圖3），即
確定“件”
【關(guān)鍵詞】新視角 檔案整理
【中圖分類(lèi)號(hào)】G272 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810（2014）24-0199-01
檔案整理是企事業(yè)單位不可缺少的部分，它對(duì)保存歷史信息，用于工作參考，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)等都有重要的作用。在社會(huì)科技與文化不斷發(fā)展的今天，檔案整理也需要從新的視角來(lái)思考，以適應(yīng)新技術(shù)、新文化帶來(lái)的影響。
一 目前檔案整理工作存在的問(wèn)題
1.檔案整理缺乏認(rèn)識(shí)
由于部分單位對(duì)檔案整理工作的認(rèn)識(shí)不足，缺乏足夠的人力財(cái)力投入，導(dǎo)致檔案整理工作一直沒(méi)有落到實(shí)處。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）檔案整理人員稀缺，在職人員有的不具備檔案整理專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，不能高質(zhì)量、高效率地完成歸檔的任務(wù)，還有的檔案整理人員雖然具備一定的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，但是由于上級(jí)缺乏重視，引起員工對(duì)工作的忽視，出現(xiàn)工作不認(rèn)真，態(tài)度不端正的情況。（2）檔案整理從業(yè)人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，偏向老齡化，缺乏專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)水平低下，檔案的搜集、歸檔、數(shù)字化、裝訂等任務(wù)均不能有效完成，甚至出現(xiàn)遺漏、誤收等現(xiàn)象。（3）由于檔案館大多是辦公、保管、調(diào)閱為一體，沒(méi)有很好的區(qū)分，對(duì)檔案館的服務(wù)性產(chǎn)生了影響。
2.檔案整理意識(shí)薄弱
對(duì)單位而言，檔案整理往往處于工作的尾端，工作性質(zhì)導(dǎo)致其不容易出成績(jī)，不受外界重視，甚至被認(rèn)為是單純的記錄工作，不需要人力、物力、財(cái)力的投入。種種不良意識(shí)導(dǎo)致檔案整理工作的重要性和必要性沒(méi)有得到充分認(rèn)識(shí)，部分單位還對(duì)資料歸檔工作產(chǎn)生了抵觸情緒，這些都嚴(yán)重制約了檔案整理工作的有效有序進(jìn)行。
3.檔案整理缺乏方法
由于前文提到的因素，檔案整理人員對(duì)自己的工作產(chǎn)生了認(rèn)識(shí)偏差，他們認(rèn)為檔案整理不重要甚至不需要進(jìn)行，只需看好檔案即可；同時(shí)單位又缺乏足夠重視，導(dǎo)致檔案整理還是由老一輩員工按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行，這在飛速發(fā)展的社會(huì)與科技面前顯得格格不入，檔案歸檔缺少數(shù)字化、信息化，也缺少高效實(shí)用的整理方法。
4.檔案整理缺乏規(guī)范流程
規(guī)范的檔案整理工作，應(yīng)配備統(tǒng)一、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的工作流程或操作手冊(cè)，而目前的檔案整理更顯隨意性、人為性。制度與規(guī)范沒(méi)有體現(xiàn)在工作中，這樣容易對(duì)檔案的實(shí)用價(jià)值產(chǎn)生嚴(yán)重影響。
二 新視角下檔案整理的方法
1.強(qiáng)化檔案整理人員的知識(shí)技能培訓(xùn)
要讓檔案整理跟上時(shí)展的腳步，其從業(yè)人員就應(yīng)當(dāng)接受相應(yīng)的教育，使工作更科學(xué)，方法更先進(jìn)。首先應(yīng)配置先進(jìn)的檔案整理設(shè)備，建立檔案信息化系統(tǒng)、檔案查詢(xún)網(wǎng)絡(luò)、完善檔案快速錄入設(shè)施，并教育員工熟練掌握設(shè)備的使用與系統(tǒng)的組成。另外，新視角不僅是檔案整理新技術(shù)的運(yùn)用，還是從業(yè)人員思想與觀念的變革。對(duì)于檔案的新載體、新種類(lèi)、新材料，設(shè)備的新技術(shù)、新功能、新知識(shí)，都需要活躍的思想來(lái)駕馭。因此，單位還應(yīng)引進(jìn)年輕的檔案整理人才，實(shí)現(xiàn)檔案整理工作的知識(shí)化、年輕化、專(zhuān)業(yè)化轉(zhuǎn)換，使檔案整理水平大大提高。
2.新視角下的檔案整理信息化
在新視角下，檔案的電子信息化已是大勢(shì)所趨，而要建立一套檔案整理的信息化系統(tǒng)，筆者認(rèn)為可從以下幾方面入手：第一，條形碼與二維碼技術(shù)。信息工業(yè)的飛速發(fā)展使條形碼成為驗(yàn)證商品信息必不可少的部分，二維碼也在近幾年開(kāi)始流行于網(wǎng)絡(luò)世界成為信息的重要載體。檔案整理也可借鑒這樣的先進(jìn)技術(shù)，將每一份檔案歸入一個(gè)條形碼或二維碼，大大方便日后的查詢(xún)與管理。第二，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)。目前的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)已相當(dāng)成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業(yè)單位可通過(guò)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案整理電子化，簡(jiǎn)化日后的管理與查詢(xún)。第三，加強(qiáng)檔案管理的資金投入。要完善上文所說(shuō)的設(shè)備，就應(yīng)投入足夠的資金。首先，單位應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案整理的重要性，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（1）保存經(jīng)濟(jì)成果，成為日后主張經(jīng)濟(jì)利益的憑證；（2）對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案是質(zhì)量的證明和追溯的依據(jù)；（3）檔案還包含了技術(shù)開(kāi)發(fā)的過(guò)程與經(jīng)驗(yàn)；（4）檔案的整理也是企業(yè)單位文化的積累，一本檔案包含了單位發(fā)展歷程與其厚重的文化底蘊(yùn)。明確了檔案整理的重要性，單位的有關(guān)負(fù)責(zé)人就應(yīng)保證整理工作有充足的物質(zhì)保障，要按照國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)完善檔案整理的相關(guān)要求。檔案人員的編制、檔案工作規(guī)模、檔案數(shù)量的定制等都應(yīng)提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設(shè)與完善，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案整理工作。
三 結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，從加強(qiáng)從業(yè)人員培訓(xùn)與人才引進(jìn)，建立完善的電子信息化檔案整理系統(tǒng)，加大檔案整理資金投入三個(gè)方面下功夫，就能在新時(shí)代更好地進(jìn)行檔案整理工作。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞： 文秘 《檔案管理學(xué)》 教學(xué)改革
《檔案管理學(xué)》這門(mén)課程以檔案管理的總體性、宏觀性理論和檔案管理基本方法、原則的理論為指導(dǎo)，傳授從事檔案工作的基本方法和技能，它既要求學(xué)生應(yīng)當(dāng)掌握檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等實(shí)體管理理論，以及檢索、提供利用、編研等檔案信息開(kāi)發(fā)利用理論，更要求學(xué)生必須掌握上述八項(xiàng)內(nèi)容的檔案管理工作操作實(shí)務(wù)。
檔案管理學(xué)是提高學(xué)生動(dòng)手能力，樹(shù)立創(chuàng)新精神的重要環(huán)節(jié)，除了需要廣博的理論知識(shí)做支撐外，還需要注重課程實(shí)踐教學(xué)，加強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案工作的感性認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)學(xué)生分析、綜合、解決問(wèn)題的能力，確保教學(xué)質(zhì)量，提高學(xué)生專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。
一、對(duì)教學(xué)內(nèi)容、方法、方式進(jìn)行改革
首先，現(xiàn)代社會(huì)需要的是既能動(dòng)腦又能動(dòng)手，既掌握一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)又具有較高操作技能的復(fù)合型文秘人才，這就要求文秘專(zhuān)業(yè)中檔案管理課程的教學(xué)不能只停留在書(shū)本知識(shí)和一些經(jīng)驗(yàn)等方面，要積極探索與研究適合文秘專(zhuān)業(yè)的教學(xué)改革，適應(yīng)現(xiàn)代辦公條件下文件與檔案管理的新變化，適應(yīng)電子文件、數(shù)字檔案館的保管與利用，這就需要學(xué)生在創(chuàng)造性地綜合運(yùn)用所學(xué)知識(shí)解決實(shí)際問(wèn)題方面有所突破，在運(yùn)用跨學(xué)科理論知識(shí)分析解決實(shí)際問(wèn)題能力方面有所創(chuàng)新。如：以“件”為單位進(jìn)行檔案整理是在文秘與檔案工作不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化條件日趨完善的情況下，為簡(jiǎn)化文書(shū)處理和檔案整理程序，逐步實(shí)現(xiàn)文檔一體化，對(duì)檔案整理方法的創(chuàng)新，這些內(nèi)容教科書(shū)上還來(lái)不及編進(jìn)去，及時(shí)補(bǔ)充并開(kāi)展相關(guān)的實(shí)踐教學(xué)才能讓學(xué)生所學(xué)的知識(shí)和技能緊跟檔案工作發(fā)展的步伐，提高學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性。
其次，提倡教學(xué)方法靈活性、多樣化。在教學(xué)過(guò)程中，既要有教師的講授，又要有實(shí)踐參觀、案例分析，實(shí)施啟發(fā)式、自習(xí)討論式教學(xué)方法。在檔案管理課程教學(xué)中應(yīng)突出職業(yè)能力培養(yǎng)，充分發(fā)揮“教師主導(dǎo)，學(xué)生主體”的作用，把學(xué)生推向?qū)W習(xí)主人的位置。
再次，借助多媒體等現(xiàn)代化的教學(xué)方式，豐富教學(xué)內(nèi)容。課堂上使用課件能使沉悶的課堂立刻生動(dòng)起來(lái)，在特定的理論內(nèi)容里添加相關(guān)的圖片和音頻、視頻文件，如在檔案管理過(guò)程中使用的表冊(cè)樣式、檔案館的庫(kù)房實(shí)景、檔案管理設(shè)備的外觀樣式、整理完畢的檔案規(guī)范樣本及一些史料故事等，使授課內(nèi)容趨于形象直觀，從而有助于學(xué)生縮短認(rèn)識(shí)理解的過(guò)程，輕松愉快地度過(guò)幾十分鐘，提高學(xué)生參與教學(xué)的積極性，增強(qiáng)課堂教學(xué)效果。
二、注重現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)，在真實(shí)環(huán)境中進(jìn)行“實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練”
注重發(fā)揮學(xué)生的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，把課堂搬出教室，將學(xué)校檔案館、各專(zhuān)門(mén)檔案室作為課程的教學(xué)實(shí)踐基地，使學(xué)生切實(shí)掌握檔案工作環(huán)節(jié)；熟悉檔案館的各種設(shè)備器械，并學(xué)會(huì)使用；接觸到不同載體、不同形狀、不同類(lèi)型的檔案，并親身實(shí)踐對(duì)于它們的整理及保管方法。通過(guò)這種模式，學(xué)生形成了關(guān)于檔案宏觀的感性認(rèn)識(shí)，縮短了走上工作崗位從事相關(guān)工作的適應(yīng)期，教師也可以把它當(dāng)做檢驗(yàn)授課效果的一個(gè)標(biāo)尺，憑此考查學(xué)生對(duì)課堂所學(xué)知識(shí)要點(diǎn)的掌握程度，以便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)弱點(diǎn)并加以強(qiáng)化訓(xùn)練。
三、引入案例教學(xué)，全面培養(yǎng)學(xué)生的思維能力
運(yùn)用案例教學(xué)法，有利于“活化”教學(xué)內(nèi)容，把抽象的概念、原理具體化，讓它們處于一定的情景中。教師可以結(jié)合社會(huì)中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，選擇具有典型性、啟發(fā)性和針對(duì)性的案例引入課程教學(xué)中，這樣既能活躍課堂氣氛，又有助于學(xué)生更加注重理論聯(lián)系實(shí)際，掌握基本原理及其適用的方法和原則，拓寬思考角度和深度，培養(yǎng)全面的思維能力，增強(qiáng)教學(xué)效果。誠(chéng)然，課堂上對(duì)于“八千麻袋事件”、“湯國(guó)基事件”、“如此‘特殊’退休事件”及“棄檔族”等案例的探討結(jié)果并不是非常重要的，重要的是培養(yǎng)了學(xué)生分析、思考問(wèn)題的能力。
教師還可以組織學(xué)生通過(guò)現(xiàn)代化教學(xué)網(wǎng)絡(luò)觀看以“檔案”為題材的專(zhuān)題節(jié)目，如大型系列片《清宮秘檔》，中央電視臺(tái)的《國(guó)寶檔案》，北京電視臺(tái)的《檔案》，深圳電視臺(tái)的《解密》等欄目，這些欄目有些案例很典型，制作也很成功，有些欄目還有專(zhuān)家點(diǎn)評(píng)，對(duì)教學(xué)會(huì)很有幫助。
四、改變傳統(tǒng)的作業(yè)模式，嘗試新型實(shí)踐性作業(yè)法
作業(yè)是鞏固和檢驗(yàn)教學(xué)效果的最主要手段之一。傳統(tǒng)的應(yīng)用型學(xué)科作業(yè)模式，以考查理論與概念的書(shū)面練習(xí)為主，學(xué)生完成作業(yè)的方式大多數(shù)是通過(guò)文字?jǐn)⑹鰜?lái)回答問(wèn)題，許多人就采取抄書(shū)、抄襲的方法應(yīng)付。而實(shí)踐性作業(yè)模式，轉(zhuǎn)到以理論與實(shí)踐相結(jié)合的能力訓(xùn)練為主上，能使學(xué)生將所學(xué)理論知識(shí)融會(huì)貫通，達(dá)到較好的教學(xué)效果。
檔案管理學(xué)是一個(gè)完整的知識(shí)體系，涉及檔案的收、管、用等各個(gè)方面，具有很強(qiáng)的技術(shù)性和操作性，光靠講解是不夠的，尤其是對(duì)于毫無(wú)檔案工作感性認(rèn)識(shí)的學(xué)生來(lái)說(shuō)，掌握檔案整理、鑒定、分類(lèi)、著錄標(biāo)引、編制檢索工具等業(yè)務(wù)工作內(nèi)容都有較大的難度。檔案整理大作業(yè)是《檔案管理學(xué)》課程教學(xué)實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐相結(jié)合的有效形式，也是對(duì)傳統(tǒng)應(yīng)用型學(xué)科作業(yè)模式改革的有益嘗試。
在講解歸檔文件整理時(shí)，采取歸檔文件整理大作業(yè)模式，利用學(xué)校不歸檔的文件，將其隨機(jī)分發(fā)給學(xué)生，每人20份以上以“件”為單位進(jìn)行檔案整理，讓學(xué)生模擬具體的實(shí)際工作進(jìn)行操作練習(xí)，教師指導(dǎo)學(xué)生完成對(duì)歸檔文件分類(lèi)、鑒定、確定保管期限、排列、編號(hào)、編目、裝盒等實(shí)訓(xùn)過(guò)程，這就促使學(xué)生必須獨(dú)立完成各自的作業(yè)，從而避免了互抄作業(yè)的現(xiàn)象。這種“邊學(xué)習(xí)邊實(shí)踐”的方法，給學(xué)生提供了實(shí)實(shí)在在的管理對(duì)象，并要求他們運(yùn)用書(shū)本知識(shí)解決實(shí)際問(wèn)題，不僅可以從感性與理性的結(jié)合上加深對(duì)書(shū)本知識(shí)的理解，而且可以通過(guò)理論與實(shí)踐的結(jié)合，將理論知識(shí)轉(zhuǎn)化為實(shí)際獨(dú)立工作能力。
五、改革課程考試和成績(jī)?cè)u(píng)定的方法，引入“創(chuàng)新分”機(jī)制
對(duì)檔案管理學(xué)考試方式進(jìn)行改革，改傳統(tǒng)的死記硬背的閉卷考試方式為大綜合論述題的模式，著重考查學(xué)生分析問(wèn)題的能力、解決問(wèn)題的能力。
【關(guān)鍵詞】國(guó)土資源 檔案管理 庫(kù)房管理
在國(guó)土資源管理工作中，國(guó)土資源檔案是對(duì)國(guó)土資源資料的記錄，關(guān)系到國(guó)土資源管理工作的有序性，也是歷史的真實(shí)記錄，有著十分重要的價(jià)值和意義。庫(kù)房管理作為國(guó)土資源檔案管理體系中的一環(huán)，涉及到檔案的整理保存工作，為國(guó)土資源檔案資料的調(diào)取研究提供了便利。如何更好地做好國(guó)土資源檔案管理的庫(kù)房管理工作，這是本文將以討論的重點(diǎn)。
一、國(guó)土資源檔案管理的重要性
國(guó)土資源檔案是做好我國(guó)國(guó)土資源管理工作的重要而且珍貴的資料，在對(duì)資源的保護(hù)和發(fā)展的保障方面有著不可估量的作用。凡舉民生根本，國(guó)家重工業(yè)基礎(chǔ)，民族立身之處，都離不開(kāi)國(guó)土資源檔案管理所做的優(yōu)化工作。社會(huì)保障和經(jīng)濟(jì)發(fā)展無(wú)不需要國(guó)土資源檔案提供的真實(shí)、準(zhǔn)確的資料和數(shù)據(jù)，它所保存的文字、圖表、圖紙、音像以及實(shí)物等材料無(wú)不說(shuō)明了我國(guó)歷史的沿革，人民生活的發(fā)展。因此國(guó)土資源檔案管理在國(guó)土資源管理工作中的地位是無(wú)可代替的。
二、國(guó)土資源檔案庫(kù)房管理的職要
國(guó)土資源檔案庫(kù)房管理的工作內(nèi)容包括檔案的整理、保管和編目檢索工作。
1.國(guó)土資源檔案的整理工作。國(guó)土資源檔案的整理是對(duì)日常積累的大量凌亂狀態(tài)下的資料的整理工作，使之可以成為系統(tǒng)化的檔案。其中最為主要的是資料的分類(lèi)工作。所謂分類(lèi)，就是將立檔單位所形成的檔案，按照時(shí)間、內(nèi)容、形式的不同，分層次，按類(lèi)別地整理成有序有效有機(jī)的資料體系，使之便于歸檔保存。
2.國(guó)土資源檔案的保管工作。國(guó)土資源檔案的保管工作就是為滿(mǎn)足社會(huì)使用的需要，對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)，以免其因?yàn)樽匀辉蚧蛏鐣?huì)原因遭到損毀、破損。其中除電力類(lèi)型的檔案較易保管之外，紙質(zhì)文書(shū)類(lèi)型、聲像類(lèi)型和實(shí)物類(lèi)型的檔案需要注意保管條件，做到防潮防濕以及防止其他物理化學(xué)變化。另外對(duì)于特別珍貴的資料，也要采取相應(yīng)的收藏和限制利用的手段。
3.國(guó)土資源檔案的編目和檢索工作。一般國(guó)土資源檔案的保管存放是按其自然形成的規(guī)律，即按收集整理的時(shí)間順序進(jìn)行的。對(duì)于可能存在的調(diào)取困難，一般通過(guò)科學(xué)合理的編目工作使之便于檢索，以便社會(huì)各方面在其需要利用的時(shí)候可以快捷地調(diào)取使用。
三、國(guó)土資源檔案庫(kù)房管理的主要問(wèn)題
1.檔案管理水平不高。目前國(guó)土資源檔案的保存整理工作存在許多問(wèn)題，首先是庫(kù)房的檔案資料存在長(zhǎng)期積壓、疏于整理、亂堆亂放、保管不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。庫(kù)房管理人員對(duì)國(guó)土資源檔案的重要性理解不高，整理歸檔拖沓遲滯，造成大量未整理的資料的擠壓，甚至因?yàn)閷?duì)資料的保管不夠用心，使得早期的資料長(zhǎng)期存放而無(wú)人問(wèn)津，致使霉變、蟲(chóng)蛀以及破損，更有甚者導(dǎo)致了國(guó)土資源檔案資料的丟失，造成了無(wú)可挽回的損失。
2.從業(yè)人員素質(zhì)較低。其次的問(wèn)題在于從業(yè)人員素質(zhì)較低。目前國(guó)土資源檔案管理的從業(yè)人員或因?yàn)闅v史原因，或因?yàn)樯鐣?huì)觀念，其思想觀念上對(duì)檔案不夠重視，文化素質(zhì)和知識(shí)結(jié)構(gòu)上難以勝任對(duì)檔案的分類(lèi)整理編目，而在工作能力上又懶散拖拉，不能積極應(yīng)對(duì)相對(duì)枯燥的檔案整理工作。由于無(wú)法學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識(shí)技能，使得庫(kù)房管理工作顯得極為落后。
3.基礎(chǔ)設(shè)施不完善。有些基層國(guó)土資源所的基礎(chǔ)設(shè)施極不完善，檔案庫(kù)房緊缺，基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備較為落后。有時(shí)庫(kù)房和辦公場(chǎng)所連在一起，使得其在防護(hù)上無(wú)法采取充足的措施，檔案資料的安全因此存在著相當(dāng)大的隱患。比如像檔案柜之類(lèi)基礎(chǔ)設(shè)備的缺乏，就在客觀上致使檔案亂堆亂放，不利于檔案的保存工作。
4.數(shù)字化信息化程度較差。要做好檔案的保管工作，又要便于社會(huì)利用，其中一個(gè)重要的方法就是對(duì)可以進(jìn)行數(shù)字化的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使其信息資料不受物理化學(xué)條件影響，又方便檢索、調(diào)取、復(fù)制和運(yùn)送，但實(shí)際工作中對(duì)檔案的數(shù)字化的重視不足，進(jìn)程嚴(yán)重落后。觀念上無(wú)法對(duì)這項(xiàng)工作加以足夠的認(rèn)識(shí)，又缺乏資金、設(shè)備和人力的投入支持，使得國(guó)土資源的檔案資料遠(yuǎn)遠(yuǎn)未到數(shù)字化信息化所要求的程度。
四、國(guó)土資源檔案管理有關(guān)問(wèn)題的相應(yīng)對(duì)策
1.積極轉(zhuǎn)變思想觀念。對(duì)以上這些問(wèn)題，首先要求國(guó)土資源檔案部門(mén)能夠解放思想，各從業(yè)人員能夠?qū)?guó)土資源檔案加以重視，對(duì)檔案資料的收藏，保管，整理，編目，檢索，調(diào)用等各個(gè)環(huán)節(jié)都加以同等的重視。庫(kù)房管理人員首先要認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，要了解自己的工作關(guān)系到檔案價(jià)值的挖掘，公眾服務(wù)的創(chuàng)新。
2.提供從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。要定期對(duì)相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)，可依照不同的專(zhuān)題，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能的培養(yǎng)，使其掌握專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理技能，熟悉檔案管理操作，使之在各類(lèi)檔案的整理上架方面熟練操作。同時(shí)定期和不定期對(duì)相關(guān)人員的工作情況加以考察和審核，加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)交流，使之能夠更好地做好檔案管理工作。此外計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)業(yè)是必要的。
3.加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理。檔案的規(guī)范化管理首先要依靠國(guó)家制定的《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)土地管理法》，建立完善的檔案管理制度。同時(shí)對(duì)國(guó)土資源檔案的相關(guān)法律法規(guī)，要進(jìn)一步加以完善。要建立一套科學(xué)合理的規(guī)范化檔案管理流程，使檔案管理工作能夠從程序化運(yùn)作中減少差錯(cuò)的發(fā)生。
4.重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要加以重視，在檔案所的建立之初就首先要對(duì)庫(kù)房和檔案室加以規(guī)劃，使各部分建筑的功能獨(dú)立，設(shè)施設(shè)備完整齊備，便于檔案的保存和查閱調(diào)取。
5.推行數(shù)字化信息化檔案管理。在新時(shí)代新技術(shù)的影響下，檔案管理工作要充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，加快國(guó)土資源檔案的信息化和數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，配置網(wǎng)絡(luò)機(jī)房和檢索終端，既便利于檔案的整理保存，又有利于社會(huì)的使用。利用現(xiàn)代化的軟件硬件技術(shù)，準(zhǔn)確記錄數(shù)據(jù)信息的更新變化。
五、結(jié)論
庫(kù)房管理在國(guó)土資源檔案管理的中的地位是重要的，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)加以注意，并正視各項(xiàng)問(wèn)題，更好地做好檔案管理工作。
參考文獻(xiàn)：
基層人行內(nèi)審檔案管理工作的問(wèn)題及建議
一、內(nèi)審檔案管理工作存在的主要問(wèn)題
1、對(duì)內(nèi)審檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。審計(jì)人員對(duì)內(nèi)審檔案工作的重要性缺乏充分認(rèn)識(shí)。實(shí)際內(nèi)審工作中注重內(nèi)部審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了內(nèi)審報(bào)告，提出了內(nèi)審意見(jiàn)，做出了內(nèi)審處理決定，該內(nèi)審項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)忽視內(nèi)審項(xiàng)目資料的收集、整理和歸檔工作。
2、內(nèi)審檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠。目前，基層人民銀行內(nèi)審人員多數(shù)來(lái)自于各業(yè)務(wù)部門(mén)，從事過(guò)檔案管理工作的人員很少，缺少檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)是不容爭(zhēng)辯的事實(shí)，基層內(nèi)審檔案管理人員對(duì)于檔案管理的基礎(chǔ)理論、基本原則知之甚少，開(kāi)展內(nèi)審檔案管理工作時(shí)缺乏檔案管理理論的指導(dǎo)，內(nèi)審檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的匱乏，制約了內(nèi)審檔案管理水平的提高。
3、內(nèi)審檔案規(guī)范化管理的程度不夠。由于內(nèi)審檔案管理人員大多數(shù)沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案的基本操作規(guī)程又知之較少，因此，在內(nèi)審檔案資料收集、內(nèi)審檔案資料整理、內(nèi)審檔案資料歸檔、內(nèi)審檔案資料保管等方面存在許多不規(guī)范的地方，規(guī)范化管理水平還有待與于加強(qiáng)和提高。
二、改進(jìn)內(nèi)審檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
1、提高對(duì)內(nèi)審檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。內(nèi)審檔案是人民銀行檔案的重要組成部分，要充分認(rèn)識(shí)到它在人民銀行業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中的作用。要改變過(guò)去重審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施輕內(nèi)審檔案管理的觀念，不斷提高對(duì)內(nèi)審檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。一要提高領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)審檔案管理意識(shí)。隨著人民銀行內(nèi)部審計(jì)范圍的不斷擴(kuò)大,內(nèi)審業(yè)務(wù)量逐年增加,領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)該將內(nèi)審檔案管理當(dāng)作一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，強(qiáng)化對(duì)內(nèi)審檔案管理工作的監(jiān)督，明確內(nèi)審檔案管理人員的任務(wù)和職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)審檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。二要樹(shù)立內(nèi)審人員的參與意識(shí)。審計(jì)工作人員在進(jìn)行審計(jì)項(xiàng)目時(shí)，要樹(shù)立參與內(nèi)審檔案管理工作的意識(shí)，把在審計(jì)活動(dòng)中形成的文件、筆錄、憑證的原件及復(fù)印件，要按照內(nèi)審檔案管理的要求，進(jìn)行詳細(xì)的整理分類(lèi)，應(yīng)把此項(xiàng)工作作為內(nèi)審檔案管理前期工作來(lái)做。三要提高內(nèi)審檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。內(nèi)審檔案管理人員是內(nèi)審管理工作的主要力量，必須樹(shù)立他們對(duì)內(nèi)審檔案管理工作質(zhì)量負(fù)全責(zé)的意識(shí)。
2、完善內(nèi)審檔案管理制度，健全管理機(jī)制。制度就是行為規(guī)范，是要求審計(jì)人員共同遵守的、按統(tǒng)一程序辦事的規(guī)程。要做好內(nèi)審檔案管理工作，必須完善和健全一整套相關(guān)的制度。同時(shí)，還要建立與之配套的管理機(jī)制。一要完善健全管理制度。首先要建立各種內(nèi)審檔案管理制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次要建立和健全檔案保管、安全保密等項(xiàng)制度，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。二要建立激勵(lì)和約束機(jī)制。要定期組織對(duì)內(nèi)審檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，這樣可以激發(fā)內(nèi)審檔案人員的動(dòng)力0，讓他們樂(lè)于奉獻(xiàn)自己的聰明才智，發(fā)揮積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。
3、實(shí)行內(nèi)審檔案目標(biāo)管理責(zé)任制。將內(nèi)審檔案管理分為前、中、后三個(gè)階段實(shí)施目標(biāo)責(zé)任制管理。一要前期基礎(chǔ)工作。每一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目確定內(nèi)審檔案管理責(zé)任人，主審人負(fù)總責(zé)、審計(jì)小組長(zhǎng)負(fù)分管責(zé)任，審計(jì)人員負(fù)具體責(zé)任，內(nèi)審項(xiàng)目檔案由項(xiàng)目主審人負(fù)責(zé)整理裝訂，形成制度與崗位掛鉤、崗位與人員掛鉤、人員與責(zé)任掛鉤的內(nèi)審項(xiàng)目檔案目標(biāo)管理責(zé)任制。二要做好中期的整理歸檔工作。每個(gè)內(nèi)審項(xiàng)目完成后，檔案管理人員要嚴(yán)格按照《中國(guó)人民銀行內(nèi)審項(xiàng)目檔案管理辦法》進(jìn)行操作。首先按結(jié)論性文件、立項(xiàng)性文件、證明性文件和其他文件材料進(jìn)行排序，對(duì)破損的材料及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)，字跡模糊的進(jìn)行復(fù)制，與原件一起存放，然后再進(jìn)行打碼裝訂，并編制檔案目錄，最終形成審計(jì)案卷進(jìn)行立卷歸檔，及時(shí)裝入檔案盒。所有檔案均按立卷規(guī)則及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)、排列和整理，材料齊全，檔案目錄完整，密級(jí)確定準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)審項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化。三要做好后期的妥善保管工作。內(nèi)審檔案管理人員負(fù)責(zé)內(nèi)審項(xiàng)目檔案的保管、借閱工作。要設(shè)置內(nèi)審項(xiàng)目檔案管理登記薄、內(nèi)審項(xiàng)目檔案移交、借閱登記簿，對(duì)內(nèi)審檔案管理過(guò)程實(shí)施監(jiān)督。在辦理存檔、移交、借閱時(shí)，檔案管理員對(duì)其案卷的完整度進(jìn)行審核，并詳細(xì)填寫(xiě)各種登記簿。同時(shí)按要求將檔案存放在專(zhuān)門(mén)的鐵柜中，做到防盜、防火、防蟲(chóng)、防潮，實(shí)現(xiàn)內(nèi)審項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。四要形成部門(mén)負(fù)責(zé)人、主 審、審計(jì)人員、檔案管理人員相互監(jiān)督的機(jī)制，共同將內(nèi)審檔案管理工作做好。
1會(huì)計(jì)檔案歸集管理的內(nèi)容
根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第五條規(guī)定：“會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料”。具體包括：
（1）會(huì)計(jì)憑證。在實(shí)際工作中要做到原始憑證粘貼時(shí)要平整、統(tǒng)一，對(duì)于超過(guò)憑證尺寸的原始單據(jù)等應(yīng)折疊對(duì)齊，做到整齊、牢固、美觀，不掉頁(yè)、不壓字、不串頁(yè)，便于翻閱。
（2）會(huì)計(jì)賬簿。它包括總分類(lèi)賬、各類(lèi)明細(xì)分類(lèi)帳、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。不同的賬簿要分類(lèi)別整理歸檔，組成保管單位。
（3）會(huì)計(jì)報(bào)表。分月度、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。每類(lèi)報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤(rùn)分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表以及其他附表等。
（4）其他會(huì)計(jì)核算資料。它是指與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。如各種經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料等。
2會(huì)計(jì)檔案管理工作中的問(wèn)題
（1）會(huì)計(jì)檔案資料整理不完整。在會(huì)計(jì)工作中，多數(shù)單位往往只是通過(guò)各種途徑注重對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)資料的歸檔管理，卻不重視會(huì)計(jì)文件材料的匯集、整理和歸檔等，并抱著一切從便、敷衍了事的態(tài)度，這也就造成了會(huì)計(jì)檔案的不完整性。例如山東路橋的部分施工項(xiàng)目部在項(xiàng)目完工后，總是急于歸整會(huì)計(jì)憑證、賬簿等專(zhuān)業(yè)資料，等到項(xiàng)目審計(jì)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)一些關(guān)鍵的勞務(wù)協(xié)議、經(jīng)濟(jì)合同等文件資料缺失，從而導(dǎo)致原始證據(jù)的不足，嚴(yán)重影響了審計(jì)結(jié)果的評(píng)價(jià)。
（2）會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范。在會(huì)計(jì)檔案立卷方面，常常存在以下幾個(gè)問(wèn)題：會(huì)計(jì)檔案封面內(nèi)容填寫(xiě)不全，裝訂不整齊，部分分類(lèi)、排列不規(guī)范，目錄不細(xì)甚至無(wú)目錄等；會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒(méi)有封粘，或者已封粘但在封粘處沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章；會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)資料、會(huì)計(jì)文件資料混亂放置以及會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放等問(wèn)題。在會(huì)計(jì)檔案的保管方面，沒(méi)有成立綜合檔案室，而只是由出納人員兼管，這也違背了行業(yè)法規(guī)?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定指出：“各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案”。此外，會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)沒(méi)有移交清單，未按照永久、定期兩類(lèi)分別保管；銷(xiāo)毀檔案也不及時(shí)，造成會(huì)計(jì)檔案累積過(guò)多、混堆混放、查找困難；而且在實(shí)際運(yùn)行中，還存在很多操作上的漏洞，致使整理出的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，偏離科學(xué)管本文由收集整理理的嚴(yán)格要求，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
（3）會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低下。目前，很多單位都未設(shè)立專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，即便部分設(shè)立的單位中會(huì)計(jì)檔案人員也缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，使得整體業(yè)務(wù)素質(zhì)低下：無(wú)原則、無(wú)制度、無(wú)規(guī)定，甚至違法亂紀(jì)；偽造、篡改、變換記錄憑證；建假賬、建外賬等現(xiàn)象。這些行為都在一定程度上造成了會(huì)計(jì)核算工作的不規(guī)范，并導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了單位宏觀經(jīng)濟(jì)決策的制定。
（4）會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。在制度設(shè)立這方面，很多單位并沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問(wèn)題沒(méi)有作出具體的、可操作性強(qiáng)的規(guī)定。
（5）對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不深。檔案管理意識(shí)淡薄，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)。例如山東路橋的部分施工項(xiàng)目部，只強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，并沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒(méi)有配備專(zhuān)人管理會(huì)計(jì)檔案。大多數(shù)兼管檔案的會(huì)計(jì)人員，不熟悉會(huì)計(jì)檔案的基本操作規(guī)程，更不具備一定的操作技能，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚。
3加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的措施總結(jié)
3.1強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，做到思想上重視強(qiáng)化檔案意識(shí)，培養(yǎng)牢固的檔案觀念，即促進(jìn)檔案意識(shí)的形成與增強(qiáng)它的反作用。會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專(zhuān)業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。檔案的原始性、憑證作用和參考價(jià)值，決定了其作為一種專(zhuān)門(mén)檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專(zhuān)門(mén)檔案進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。只有從思想上重視，才能在實(shí)踐中真正做到嚴(yán)肅貫徹。
3.2規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷及保管?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定指出：“各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。”在具體操作時(shí)，注重抓好會(huì)計(jì)檔案的立卷、移交、存放、清點(diǎn)、檢查、調(diào)閱與銷(xiāo)毀等詳細(xì)工作。在會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)，根據(jù)會(huì)計(jì)憑證類(lèi)、會(huì)計(jì)帳簿類(lèi)、會(huì)計(jì)報(bào)表類(lèi)和其它類(lèi)四類(lèi)檔案進(jìn)行分級(jí)編號(hào)管理。裝訂時(shí)使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線(xiàn)，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。裝訂完畢按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，并認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了封賬，屬于活頁(yè)賬簿的，將空白賬頁(yè)取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無(wú)業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)則應(yīng)保留。然后按賬頁(yè)編號(hào)順序填寫(xiě)“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線(xiàn)封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁(yè)編制序號(hào)，分別填寫(xiě)“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表”。在保管方面，已建立綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管，但要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財(cái)會(huì)部門(mén)保管，不得自行存放。對(duì)已終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門(mén)，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交上級(jí)檔案室保管。凡未移交的單位或個(gè)人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。
3.3加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)。如前所述，會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)原始反映的重要史料和證據(jù)。做為檔案整理的第一責(zé)任人，會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的操作水平間接影響一個(gè)單位的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、管理水平、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)質(zhì)量。所以，按照現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)的要求，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)成為當(dāng)務(wù)之急。《檔案法》第九條規(guī)定：“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)”。因此，應(yīng)從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作，組織專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，全面提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德，使會(huì)計(jì)檔案人員不僅具備精湛的檔案管理學(xué)知識(shí)、熟練的業(yè)務(wù)技能以及高尚的職業(yè)道德素養(yǎng)，并能根據(jù)環(huán)境的變化，不斷地對(duì)自身的知識(shí)進(jìn)行充電及更新，進(jìn)而更好的投身會(huì)計(jì)檔案管理工作中，切實(shí)提高會(huì)計(jì)檔案的歸檔質(zhì)量，使會(huì)計(jì)檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)。
3.4建立會(huì)計(jì)檔案管理體制。嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，積極組織引導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和燒毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥當(dāng)保管、有序寄存、便利查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。會(huì)計(jì)管理工作本身充滿(mǎn)復(fù)雜性和挑戰(zhàn)性，這就決定了它運(yùn)行的程度直接關(guān)系到企事業(yè)單位的發(fā)展。
4.小結(jié)
聽(tīng)檔案課講座心得體會(huì)
蔡科長(zhǎng)今天用28年的檔案歷程給我們上了一堂生動(dòng)的檔案課，檔案的特殊性決定了檔案人員一定要具有政治意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、配合意識(shí)、法制意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和奉獻(xiàn)意識(shí)。檔案工作不干不知道煩，不涉及不知道難。可以說(shuō)檔案工作也是一項(xiàng)良心活，說(shuō)簡(jiǎn)單也簡(jiǎn)單，想省事也能省，簡(jiǎn)單的方法一“堆”了之，但其唯一性、真實(shí)性和不可再生性，決定了檔案工作的特殊性，其價(jià)值的體現(xiàn)不在當(dāng)前，而是若干年后。我們平時(shí)所做的工作就是收集、整理、保管、利用，如果不歸檔整理，劃分期限，編寫(xiě)目錄，一旦利用起來(lái)就困難了。
檔案對(duì)我來(lái)說(shuō)是神秘的，聽(tīng)了蔡科長(zhǎng)的課，讓我對(duì)檔案產(chǎn)生了濃厚的興趣，同時(shí)更感到檔案是一部歷史，即有保密性又有公開(kāi)性，要求我在平時(shí)學(xué)習(xí)檔案時(shí)，拓寬檔案的視野和思路，加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)，獲取適應(yīng)新形勢(shì)需要的相關(guān)知識(shí)，著力培養(yǎng)和提高自己的檔案管理能力和服務(wù)能力等方面綜合素質(zhì)，準(zhǔn)確把握檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的定位和重要作用，把我們檔案的規(guī)律熟記在心。
在這一個(gè)多月的整理檔案中，讓我深深感到老檔案人在工作中的細(xì)心、耐心，從蓋章這一小事上，蓋章的位置必須在中間，蓋章必須清楚，并不能有多余的邊框，老檔案人對(duì)工作的態(tài)度和忘我的工作精神感染了我，感動(dòng)了我！我今后要使自己逐步掌握檔案管理和信息管理的基本理論、基礎(chǔ)知識(shí)與業(yè)務(wù)技能，以及與信息管理相關(guān)學(xué)科的知識(shí)；掌握和熟悉我國(guó)檔案管理的方針、政策和法規(guī)；掌握國(guó)內(nèi)外檔案管理與信息管理的前沿成就與發(fā)展動(dòng)向。使自己早日成為優(yōu)秀的檔案工作人員。
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，人類(lèi)適應(yīng)自然、改造自然活動(dòng)在不斷創(chuàng)新、發(fā)展，檔案工作作為黨和國(guó)家的一項(xiàng)重要事業(yè)，也必須根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的發(fā)展要求，不斷創(chuàng)新。在這樣的背景下，社會(huì)對(duì)檔案事業(yè)的傳統(tǒng)格局和傳統(tǒng)的運(yùn)作方式提出了許多新的需求。
1.符合擴(kuò)大檔案資料的收藏和管理范圍的需求。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)的廣泛運(yùn)用，電子文件的大量產(chǎn)生，梢案室不僅要接收和管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，而且還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案，這種趨勢(shì)已越來(lái)越明顯。
2.符合利用檔案信息的需求?，F(xiàn)今提供利用的檔案，不僅有文書(shū)檔案，也有科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物卡當(dāng)案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來(lái)的檔案信息。要求能夠快捷、方便地查詢(xún)到自己所需要的信息，這種檔案信息需求的大潮，已經(jīng)開(kāi)始沖擊檔案?jìng)鹘y(tǒng)的服務(wù)方式。
3.從服務(wù)方式上看，除要求提供檔案原件進(jìn)行摘抄外.還要求提供不同載體檔案的修復(fù)、保護(hù)、復(fù)制服務(wù)。而且這種需求已形成較高的呼聲，在這樣的情況下，一味因循守舊，必然會(huì)被知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)淘汰。
以上這些說(shuō)明，新時(shí)代要求檔案工作必須打破常規(guī)，創(chuàng)新管理和服務(wù)機(jī)制。這些新情況新問(wèn)題迫切需要廣大檔案工作者既要存思想上高度重視，又要在行動(dòng)上主動(dòng)探索，更要在實(shí)踐上積極創(chuàng)新，才能使檔案工作跟上形勢(shì)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
二、檔案工作創(chuàng)新的主要內(nèi)容
1.思想觀念上要?jiǎng)?chuàng)新。任何工作的跨越和創(chuàng)新，都必須有一個(gè)嶄新的有創(chuàng)意的思想觀念作前導(dǎo)。要充分認(rèn)識(shí)創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動(dòng)力，檔案工作的建立、發(fā)展、壯大離不開(kāi)創(chuàng)新。在當(dāng)今社會(huì)，檔案事業(yè)發(fā)展的諸多問(wèn)題。沒(méi)有現(xiàn)成的答案，也沒(méi)有任何經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進(jìn)，創(chuàng)新中發(fā)展。
2.基礎(chǔ)管理上要?jiǎng)?chuàng)新。基礎(chǔ)管理包括了檔案的收集.整理、鑒定、保管到開(kāi)發(fā)利用。檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用，都有一整套緊密相聯(lián)的工作流程，每一程序的科學(xué)性、技術(shù)性都很強(qiáng)。伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案載體已呈現(xiàn)出多樣性的趨勢(shì)。如電子計(jì)算機(jī)自動(dòng)控制的電子檔案，同紙質(zhì)檔案相比，具有更方便，準(zhǔn)確、高效的優(yōu)勢(shì)，但在收集、鑒定、使用、保管、保密和安全等諸多方面，又出現(xiàn)了一些值得探索研究的新課題。如從我國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作的實(shí)際出發(fā)，為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，國(guó)家檔案局頒布了《歸檔文件整理規(guī)則》，這個(gè)規(guī)則的貫徹實(shí)施，改變了機(jī)關(guān)傳統(tǒng)的檔案管理的基礎(chǔ)工作方式，兼顧了計(jì)算機(jī)和手工管理兩種方式，這實(shí)際上也是檔案管理手段的一種創(chuàng)新。
3.服務(wù)機(jī)制和手段要?jiǎng)?chuàng)新。在服務(wù)機(jī)制和手段上的創(chuàng)新，主要是服務(wù)的觀念要更新，服務(wù)的范圍和內(nèi)容要?jiǎng)?chuàng)新，服務(wù)方式要?jiǎng)?chuàng)新，并且要有一定的機(jī)制作保證。
三、檔案工作創(chuàng)新需要堅(jiān)持的原則
1.堅(jiān)持推動(dòng)檔案整理原則。檔案創(chuàng)新是檔案基礎(chǔ)工作的組成部分，檔案整理工作則是便于檔案的保管和利用。一方面，檔案創(chuàng)新能夠反映檔案整理狀況，人們通過(guò)具體地利用檔案的活動(dòng)集中反映出檔案創(chuàng)新工作和檔案整理工作的整體水平；另一方面，檔案創(chuàng)新要以檔案整理有序?yàn)榛A(chǔ)，把便于檢索方便利用作為確保提供檔案信息服務(wù)的前提與條件。檔案創(chuàng)新，客觀上要求檔案整理工作必須創(chuàng)新。因而檔案創(chuàng)新與卡當(dāng)案整理有著密切相關(guān)的內(nèi)徑聯(lián)系，兩者具有相互聯(lián)系的內(nèi)在關(guān)系
2.堅(jiān)持推動(dòng)檔案利用原則。檔案利用是檔案創(chuàng)新的基本立足點(diǎn)，檔案創(chuàng)新與檔案利用的目的是，滿(mǎn)足黨和網(wǎng)家各項(xiàng)工作以及廣大人民群眾對(duì)檔案需求的客觀要求，通過(guò)多種渠道與方式，將檔案信息開(kāi)發(fā)和傳遞給利用者，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的活化和共享。即創(chuàng)新工作要為檔案利用的順利開(kāi)展提供條件，發(fā)展檔案事業(yè)?？梢?jiàn)，檔案創(chuàng)新是為檔案利用服務(wù)的。
我們必須處理好檔案創(chuàng)新與檔案整理、檔案利用之間的關(guān)系，通過(guò)兩者的互補(bǔ)互促，形成檔案工作的良性循環(huán)，實(shí)現(xiàn)檔案創(chuàng)新與檔案整理、利用工作的共同提高。
四、檔案工作創(chuàng)新推進(jìn)措施
1.在工作重點(diǎn)上創(chuàng)新。檔案工作要?jiǎng)?chuàng)新。必須圍繞重點(diǎn)工作，抓住難點(diǎn)、熱點(diǎn)、重點(diǎn)問(wèn)題，尋找工作的突破口，找準(zhǔn)主攻方向.大膽實(shí)踐.創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。通過(guò)工作重點(diǎn)的創(chuàng)新，帶動(dòng)、提高其他工作的創(chuàng)新和提高水平。
2.在工作機(jī)制上創(chuàng)新。檔案工作要?jiǎng)?chuàng)新，必須有健全、完善的工作機(jī)制和工作保證。創(chuàng)新工作機(jī)制，就是要克服和防止工作的隨意性和盲目性.加強(qiáng)法律、法規(guī)和制度建設(shè)，做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，促進(jìn)檔案工作的制度化、程序化和規(guī)范化。要形成系統(tǒng)完整的工作程序，用于指導(dǎo)和規(guī)范檔案工作，要完善崗位責(zé)任制度，嚴(yán)明崗位紀(jì)律，真正形成一套職責(zé)明確，程序嚴(yán)謹(jǐn)，落實(shí)有力，運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的工作機(jī)制，為檔案工作各項(xiàng)任務(wù)的圓滿(mǎn)完成提供堅(jiān)實(shí)的保證。
關(guān)鍵詞：高速公路；檔案管理；意識(shí)；信息化；人員素質(zhì)
中圖分類(lèi)號(hào)： U412.36+6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、高速公路項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)
（一）專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)
高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是公路工程專(zhuān)業(yè)技術(shù)活動(dòng)的產(chǎn)物，在工程科研、設(shè)計(jì)、施工等過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料，包括工程設(shè)計(jì)、施工工程記錄、工程質(zhì)量檢查、驗(yàn)收記錄和報(bào)告、試驗(yàn)測(cè)量等技術(shù)型工作，集中反映了公路工程專(zhuān)業(yè)的技術(shù)內(nèi)容和相關(guān)方法，具有鮮明的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)。因此，要做好高速公路檔案工作，不僅要有檔案管理方面的知識(shí)，而且要有工程方面的知識(shí)。
（二）流轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)
高速公路建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期從項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、招投，到施工、建成通車(chē)，最后竣工驗(yàn)收，歷時(shí) 3 年以上。建設(shè)手續(xù)要求完備，程序復(fù)雜，從資料形成到歸檔時(shí)間較長(zhǎng)。
（三）形成單位、部門(mén)多
在整個(gè)高速公路建設(shè)項(xiàng)目中，要涉及到政府部門(mén)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、建設(shè)、監(jiān)理、運(yùn)營(yíng)使用單位等，常常多達(dá)數(shù)十家。各參建單位要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的項(xiàng)目文件形成、收集、整理、歸檔工作。
（四）載體多樣性
高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案有著多種載體形式檔案，不僅有紙質(zhì)檔案，還有聲像、實(shí)體、電子檔案等。
高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要目標(biāo)
（一）工程檔案管理達(dá)到協(xié)調(diào)統(tǒng)一性
高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中對(duì)于資料收集、檔案形成等內(nèi)容，嚴(yán)格要求相關(guān)檔案管理人員在進(jìn)行工作時(shí)接受工程檔案管理培訓(xùn)，熟悉高速公路工程檔案管理?xiàng)l例，以此確保工程檔案歸檔的完整性和統(tǒng)一性。
（二）工程檔案管理達(dá)到計(jì)劃前瞻性
高速公路建設(shè)項(xiàng)目是一個(gè)逐步推進(jìn)的過(guò)程，項(xiàng)目建設(shè)本身具有較強(qiáng)的計(jì)劃性，工程在每一個(gè)階段需要工作的內(nèi)容十分明確，一定程度上為高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案資料收集、整理等工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，除此之外，高速公路建設(shè)項(xiàng)目管理工作者進(jìn)行工作之前必須對(duì)整個(gè)工程計(jì)劃進(jìn)行分析和研究，并根據(jù)其實(shí)際情況制定目標(biāo)，同時(shí)，有效地完成資料收集和整理的工作。
當(dāng)前高速公里建設(shè)中檔案管理存在的主要問(wèn)題
（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)
檔案意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有足夠重視檔案管理工作。很多單位領(lǐng)導(dǎo)常常只重視工程建設(shè)的質(zhì)量、施工進(jìn)度、資金投入和生產(chǎn)安全，認(rèn)為檔案與經(jīng)濟(jì)效益無(wú)關(guān)，重不重視都無(wú)所謂。
（二）檔案工作與建設(shè)工作不同步
長(zhǎng)期以來(lái)，在建設(shè)項(xiàng)目中，一直存在著“重外輕內(nèi)”的思想，搶工期，抓進(jìn)度，重安全，往往忽視了對(duì)工程文檔產(chǎn)生過(guò)程的控制和管理，造成“內(nèi)外業(yè)不同步，內(nèi)業(yè)資料缺乏及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)和完整性。
（三）檔案管理機(jī)構(gòu)和人員不到位
考慮到人員和經(jīng)費(fèi)等因素，許多工程項(xiàng)目單位沒(méi)有設(shè)立檔案專(zhuān)員以及專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，管理網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有建立，檔案室和相關(guān)設(shè)施設(shè)備缺乏，無(wú)法保障檔案的質(zhì)量、安全; 還有些單位雖然成立了相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，但未落實(shí)到具體工作中，形同虛設(shè)。
（四）人員素質(zhì)有待提高
從實(shí)際情況看，對(duì)高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員要求很高。從事高速公路工程檔案的人員要懂工程專(zhuān)業(yè)方面的技術(shù)，還要要懂得檔案管理知識(shí)。在工程建設(shè)中，填寫(xiě)施工技術(shù)表格、整理竣工圖紙及對(duì)資料的專(zhuān)業(yè)分類(lèi)組卷、往來(lái)文件的歸檔等工作都需要專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)。因此，提高項(xiàng)目檔案管理人員的綜合素質(zhì)是非常必要的。
完善高速公路建設(shè)中檔案管理的策略
（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)
高速公路建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作是由建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的專(zhuān)兼職檔案人員來(lái)完成的，同時(shí)也需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全體員工的大力配合，因此，要想做好檔案管理工作，就必須要強(qiáng)化全員的檔案意識(shí)。
1、培養(yǎng)全體員工的檔案意識(shí)
檔案工作收集和整理，很多并不是由專(zhuān)業(yè)的檔案部門(mén)來(lái)完成的，而是由一些基層單位來(lái)完成的，因此，必須要加大檔案管理的宣傳工作，增強(qiáng)全體人員的檔案意識(shí)，以便做好檔案的收集整理工作。
強(qiáng)化檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)
高速公路檔案工作是一項(xiàng)既枯燥、繁瑣，又細(xì)致、認(rèn)真的工作，需要檔案工作人員既要具備檔案意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，又要具備較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感。能夠靜下心來(lái)鉆研檔案業(yè)務(wù)，沉下身去做好指導(dǎo)檢查，在檔案管理崗位上有所作為、不負(fù)職責(zé)。
（二）推進(jìn)檔案管理的信息化和智能化
1、確立檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展思路
信息化、自動(dòng)化是檔案管理工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和主要路徑。從事高速公路檔案管理工作的人員，必須要具備現(xiàn)代檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，具備高速公路建設(shè)過(guò)程中質(zhì)量、安全、環(huán)保、科研、協(xié)調(diào)等各個(gè)方面的相關(guān)知識(shí)，同時(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等方面的相關(guān)知識(shí)。
努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的“數(shù)字化”
努力推進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的最全面、最廣泛的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)下對(duì)電子文件的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編纂等，推進(jìn)文件和檔案一體化管理技術(shù)、磁介質(zhì)技術(shù)、縮微技術(shù)和檔案保護(hù)技術(shù)等。
努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的“智能化”
將高速公路檔案管理人員更新與知識(shí)結(jié)構(gòu)更新、檔案管理技術(shù)更新緊密結(jié)合起來(lái)，培養(yǎng)具有現(xiàn)代檔案管理知識(shí)、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的年輕隊(duì)伍，推進(jìn)現(xiàn)代電子技術(shù)在檔案管理工作中的普遍運(yùn)用。
（三）加強(qiáng)高速公路檔案管理制度建設(shè)
1、建立完善的文書(shū)處理制度
首先建立文件收發(fā)登記制度，把好收、發(fā)文關(guān)，根據(jù)掌握的信息和工程項(xiàng)目的特點(diǎn)、規(guī)律，確定可能形成的文件材料，及時(shí)編制初步的歸檔目錄，使檔案部門(mén)和公路參建單位對(duì)將形成的工程檔案材料做到心中有數(shù)；
其次，建立跟蹤制度，跟蹤收集要求檔案人員經(jīng)常深入到各部門(mén)和施工單位，及時(shí)獲取準(zhǔn)確信息，時(shí)刻緊追工程文件變化情況和運(yùn)行過(guò)程，達(dá)到收集齊全、完整的目的；
再次，建立督促和催辦制度，在文書(shū)處理過(guò)程中，文書(shū)檔案人員要關(guān)注文件運(yùn)行過(guò)程，跟蹤督促辦理，對(duì)處理完畢的文件、會(huì)議評(píng)論、工程文件、圖紙要積極主動(dòng)上門(mén)收集；建立限時(shí)辦結(jié)制度，各部門(mén)每年形成的文件材料要求次年 3～4 月內(nèi)整理、立卷移交檔案室，工程項(xiàng)目技術(shù)檔案要在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)整理、立卷移交檔案室，否則，按限時(shí)辦結(jié)制度獎(jiǎng)罰兌現(xiàn)。
建立科技檔案保證金制度
科技檔案是公路養(yǎng)、建、管以及舊路改造的依據(jù)。目前，科技檔案流失和收集不全已成為檔案管理工作中比較突出的問(wèn)題。因此，應(yīng)建立保證金制度，在各項(xiàng)目計(jì)劃中列支一定比例的保證金，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，移交驗(yàn)收檔案材料時(shí)，按驗(yàn)收得分情況返還檔案保證金。以保證科研項(xiàng)目和工程檔案的完整、齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。
堅(jiān)持科技檔案檢查驗(yàn)收制度
嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案法規(guī)、政策，堅(jiān)持檔案部門(mén)參與工程驗(yàn)收和科技項(xiàng)目鑒定，做到下達(dá)任務(wù)與提出歸檔要求同步、檢查進(jìn)度與檢查檔案形成同步、驗(yàn)收鑒定成果與驗(yàn)收鑒定科技檔案同步、評(píng)獎(jiǎng)成果與檔案部門(mén)出具歸檔證明同步的“四同步”管理。這是確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確的有效措施。
（四）大力提升檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)
1、突出專(zhuān)業(yè)化方向
加強(qiáng)高速公路系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)、培養(yǎng)和儲(chǔ)備，要引進(jìn)一批經(jīng)過(guò)具有檔案專(zhuān)業(yè)理論素質(zhì)和有一定的文化素養(yǎng)的人才隊(duì)伍，對(duì)于其它專(zhuān)業(yè)的人才，要加強(qiáng)檔案管理學(xué)相關(guān)知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)和掌握，熟練運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理技能，對(duì)于檔案信息能進(jìn)行深層次的研究和深入的發(fā)掘，并能較好推進(jìn)檔案工作的組織與管理，使高速公路建設(shè)檔案管理工作符合檔案工作自身的發(fā)展規(guī)律。
突出行業(yè)化方向
在高速公路建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作必須緊密結(jié)合建設(shè)的實(shí)際，服務(wù)建設(shè)大局，在精通檔案管理規(guī)律的同時(shí)，要精通高速公路管理規(guī)律，打造適合高速公路建設(shè)需要的具有行業(yè)特征的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍。
突出專(zhuān)職化方向
要不斷提高職業(yè)素養(yǎng)，要制定并貫徹執(zhí)行好符合高速公路建設(shè)特點(diǎn)的檔案工作發(fā)展規(guī)劃，培養(yǎng)一批熱心檔案工作、鉆研檔案業(yè)務(wù)、把握檔案工作要點(diǎn)、主動(dòng)搞好服務(wù)適應(yīng)高速公路建設(shè)事業(yè)發(fā)展需要的專(zhuān)職檔案工作人員，確保做好檔案素材的收集、鑒別和整理歸檔工作，搞好檔案業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，完成檔案工作的各項(xiàng)工作任務(wù)，為高速公路建設(shè)事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
結(jié)語(yǔ)
綜上，高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)過(guò)程中必不可少的組成部分，具有十分重要作用。同時(shí)還能夠有效地反映出工程建設(shè)的實(shí)際情況，給整個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目后期營(yíng)運(yùn)管理工作提供基礎(chǔ)條件，由此可見(jiàn)，必須加強(qiáng)對(duì)高速公路檔案管理工作的重視。只有優(yōu)化管理，才能促使檔案管理工作更好地為高速公路事業(yè)服務(wù)，更好地發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
參考文獻(xiàn)
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大學(xué)的最后一個(gè)暑假，我到廣州市xx區(qū)建設(shè)與市政局實(shí)習(xí)，時(shí)間是從xxx年七月十日至八月七日。實(shí)習(xí)期間努力將自己在學(xué)校所學(xué)的理論知識(shí)向?qū)嵺`方面轉(zhuǎn)化，盡量做到理論與實(shí)踐相結(jié)合，在實(shí)習(xí)期間能夠遵守工作紀(jì)律，不遲到、早退，認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人交辦的工作，得到負(fù)責(zé)人的好評(píng)，同時(shí)也發(fā)現(xiàn)了自己的許多不足之處。
此次實(shí)習(xí)，主要崗位是檔案整理，由于之前沒(méi)有接觸過(guò)此類(lèi)的工作，所以在剛剛著手的時(shí)候顯得有些生疏，但是經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的學(xué)習(xí)，也能夠很熟練地展開(kāi)工作。檔案整理工作主要有兩種，一種是將文本檔案進(jìn)行歸檔，一種是將電子檔案進(jìn)行歸檔，在實(shí)習(xí)的過(guò)程中，我參加了整個(gè)檔案的整理過(guò)程，并掌握了檔案整理的相關(guān)知識(shí)要要點(diǎn)，同時(shí)在電子檔案的整理過(guò)程中，結(jié)合自身所學(xué)知識(shí)，對(duì)原先的方法進(jìn)行了改革，同時(shí)也得到了負(fù)責(zé)人的贊同。
實(shí)習(xí)期間，我利用此次難得的機(jī)會(huì)，努力工作，嚴(yán)格要求自己，虛心向領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人求教，同時(shí)利用空余時(shí)間認(rèn)真學(xué)習(xí)一些課本內(nèi)容以外的相關(guān)知識(shí)，不僅僅掌握了一些基本的資料整理方法，還進(jìn)一步鞏固擴(kuò)展了自己所學(xué)到的知識(shí)，為以后真正走上工作崗位打下基礎(chǔ)。
“紙上得來(lái)終覺(jué)淺，絕知此事要躬行。”在短暫的實(shí)習(xí)過(guò)程中，我深深的感覺(jué)到自己所學(xué)知識(shí)的膚淺和在實(shí)際運(yùn)用中的專(zhuān)業(yè)知識(shí)的匱乏，剛開(kāi)始的一段時(shí)間里，對(duì)一些工作感到無(wú)從下手，茫然不知所措，這讓我感到非常的難過(guò)。雖然在學(xué)校所學(xué)專(zhuān)業(yè)不是檔案整理，但是在這過(guò)程中，剛開(kāi)始卻不能將自己所學(xué)知識(shí)運(yùn)用在實(shí)際的工作上，這時(shí)才真正領(lǐng)悟到“學(xué)無(wú)止境”的含義。但是在實(shí)際的工作過(guò)程中，要求的是一種快速的學(xué)習(xí)方法與探究的能力，通過(guò)與另一位實(shí)習(xí)生的合作，我們慢慢地學(xué)會(huì)用探索的方法進(jìn)行學(xué)習(xí)，不僅僅是按照原先的方法依葫蘆畫(huà)瓢，而是在專(zhuān)業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，對(duì)我們的工作進(jìn)行了一定程度的改進(jìn)與創(chuàng)新。通過(guò)一點(diǎn)點(diǎn)的探索與變化，漸漸地我們悟出了在工作學(xué)習(xí)上，我們要處理好的 “三個(gè)關(guān)系”：即課堂教育與社會(huì)實(shí)踐的關(guān)系，以課堂為主題，通過(guò)實(shí)踐將理論深化；暑期實(shí)踐與平時(shí)實(shí)踐的關(guān)系，以暑期實(shí)踐為主要時(shí)間段；社會(huì)實(shí)踐廣度與深度的關(guān)系，力求實(shí)踐內(nèi)容與實(shí)踐規(guī)模同步調(diào)進(jìn)展。
在實(shí)習(xí)的過(guò)程中，我也發(fā)現(xiàn)，對(duì)于教育技術(shù)學(xué)學(xué)生的我，資料整理顯得相當(dāng)?shù)刂匾?，?duì)于我以后的工作也能夠起到相當(dāng)大的作用，不管是文本材料的整理，還是電子材料的整理，都需要一定的整理規(guī)則和方法，所謂為規(guī)矩不成方圓，尤其是在現(xiàn)代社會(huì)中，信息的大量涌現(xiàn)，如果沒(méi)有一個(gè)行之有效的管理方法，確實(shí)是很難實(shí)現(xiàn)資源的有效管理和利用，通過(guò)這一次的實(shí)習(xí)，也讓我掌握了相關(guān)的知識(shí)和方法，讓我明白了在進(jìn)行資料整理得過(guò)程中需要注意的問(wèn)題，并且需要避免的問(wèn)題。
當(dāng)然，在實(shí)習(xí)的過(guò)程中不僅僅是學(xué)習(xí)到了工作上的方法，同時(shí)也意識(shí)到了自身在溝通技巧上的缺乏，面對(duì)負(fù)責(zé)人與領(lǐng)導(dǎo)，很多時(shí)候都不能進(jìn)行很好的溝通，這給我的工作也造成了一定的困擾，不能夠很好的交流工作心得，同時(shí)在與人之間的關(guān)系上也很難有新的變化。針對(duì)這一點(diǎn)，也許不僅僅是我一個(gè)人的問(wèn)題，在校學(xué)生閱世不深，在溝通上不能很好的實(shí)現(xiàn)，也是一個(gè)難題。不過(guò)欣慰的是能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)自身的缺點(diǎn)，在接下來(lái)的時(shí)間針對(duì)自身薄弱的環(huán)節(jié)進(jìn)行練習(xí)，為以后的工作打下一個(gè)較為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這近一個(gè)月短暫而又充實(shí)的實(shí)習(xí)，對(duì)我走向社會(huì)起到了一個(gè)橋梁的作用，過(guò)渡的作用，是人生的一段重要的經(jīng)歷，也是一個(gè)重要步驟，對(duì)將來(lái)走上工作崗位也有著很大幫助。向他人虛心求教，遵守組織紀(jì)律和單位規(guī)章制度，與人文明交往等一些做人處世的基本原則都要在實(shí)際生活中認(rèn)真的貫徹，好的習(xí)慣也要在實(shí)際生活中不斷培養(yǎng)。
經(jīng)過(guò)這一段時(shí)間的實(shí)習(xí)，明白了工作上的一些制度與要求，作為師范生的我，更應(yīng)該要嚴(yán)格要求自己，因?yàn)槲覀兊木蜆I(yè)對(duì)象是人民教師，這是一個(gè)神圣的職業(yè)，任何時(shí)刻都馬虎不得。
本8月14、15日，院辦組織了對(duì)下屬單位的檔案管理培訓(xùn)。兩天的學(xué)習(xí)雖然時(shí)間短暫，但學(xué)習(xí)強(qiáng)度很大，巨大的收獲是不容置疑的。通過(guò)學(xué)習(xí)，我系統(tǒng)地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識(shí)，以及如何對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)，看到日后管理檔案工作的發(fā)展方向。雖然，目前工作中還有很多問(wèn)題，但這些正是我以后努力的方向，它促使我不斷地思索，不斷地進(jìn)步。下面我談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)、收獲和體會(huì)。本文原創(chuàng)網(wǎng)站為中國(guó)范例網(wǎng)-
一、規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是成為一流企業(yè)的一項(xiàng)重要保障。
當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)（本）更為
重要的戰(zhàn)略資源。檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。
我公司是首家在香港上市的國(guó)內(nèi)咨詢(xún)公司，從默默無(wú)聞的只有二、三十人的小公司發(fā)展到近一百六、七十人的上市公司，在形成和發(fā)展具有顧問(wèn)特色的企業(yè)文化、經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)拓展等各方面積累了豐富的資源。為了使公司向國(guó)際化、標(biāo)準(zhǔn)化、質(zhì)量化的軌道前進(jìn)，公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)在不斷地改革變遷，公司制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對(duì)檔案管理工作的發(fā)展提出了新的要求。在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，全面地記錄和反映公司建立、建設(shè)和發(fā)展的歷史過(guò)程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，成為一項(xiàng)緊迫的任務(wù)。它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開(kāi)展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)，提高公司的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、推動(dòng)公司持續(xù)發(fā)展起重要作用，也成為衡量公司經(jīng)營(yíng)管理水平的重要標(biāo)志。
二、進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺(jué)性，盡快突破辦公室當(dāng)前檔案初級(jí)保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。
目前，我公司辦公室的檔案管理是將平時(shí)研究院下發(fā)的收文、公司內(nèi)部發(fā)文和簽報(bào)分別收集，于當(dāng)年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成上述三大類(lèi)目立卷裝訂保存，內(nèi)容是簡(jiǎn)單地將行政、黨群、人事、經(jīng)營(yíng)管理、綜合業(yè)務(wù)管理制度多方面的集中起來(lái)，基本處在檔案管理的初級(jí)保管的階段。隨著公司的壯大和發(fā)展，業(yè)務(wù)量的增加和形成的文件的部門(mén)不斷增多，現(xiàn)有的文件分類(lèi)、檔案管理方式已逐漸跟不上公司發(fā)展的要求。
培訓(xùn)學(xué)習(xí)期間，我深深地感受到了所面臨檔案管理思路的沖擊，沖擊來(lái)自于資源的搜集、檔案的分類(lèi)方法，來(lái)自于所探究的如何針對(duì)公司特點(diǎn)構(gòu)建檔案體系、拓展檔案信息資源的沖擊。我深知參加檔案培訓(xùn)的目的，就是要把理論知識(shí)服務(wù)于實(shí)踐。如何把學(xué)習(xí)到的知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作中去，是當(dāng)前應(yīng)該面對(duì)和解決的首要問(wèn)題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構(gòu)建適宜公司業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際的綜合檔案管理系統(tǒng)性框架、拓展檔案信息資源是當(dāng)務(wù)之急，也是有利于綜合檔案管理工作的開(kāi)展和日常管理的關(guān)鍵點(diǎn)。
首先，要熟悉、掌握公司的業(yè)務(wù)情況和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，針對(duì)公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)以及內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)重新調(diào)整檔案的類(lèi)目；其次，還要系統(tǒng)地整理歷史檔案，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源。目前，我公司檔案管理工作存在的問(wèn)題：各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案工作開(kāi)展并未形成制度，這一問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是，業(yè)務(wù)部門(mén)沒(méi)有把檔案工作納入部門(mén)職責(zé)范圍，導(dǎo)致部分檔案信息的流失。二是，在日?；顒?dòng)中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。公司檔案信息的流失問(wèn)題主要表現(xiàn)在：業(yè)務(wù)部門(mén)研究人員對(duì)企業(yè)的調(diào)查論證、申報(bào)立項(xiàng)、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時(shí)歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。這些問(wèn)題直接隨著人員的流動(dòng)導(dǎo)致檔案信息資源的部分流失。
上述檔案信息資源流失部分，正是亟需拓展、開(kāi)發(fā)的檔案資源。
再比如，我公司上市過(guò)程中的文件和材料的也要進(jìn)行目錄收集、公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)檔案的要單獨(dú)整理；建立并完備科研、聲像載體、實(shí)物、設(shè)備、外事、會(huì)議及公關(guān)活動(dòng)檔案等文書(shū)、科技、專(zhuān)門(mén)檔案的工作，此項(xiàng)內(nèi)容也是整體檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。只有將檔案有條理地進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，才能保證檔案準(zhǔn)確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統(tǒng)計(jì)等管理工作提供基礎(chǔ)，體現(xiàn)檔案的價(jià)值所在。
三、檔案管理模式上集中統(tǒng)一，實(shí)體分部門(mén)保管利用是賽迪顧問(wèn)檔案管理工作的發(fā)展方向
檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對(duì)做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但結(jié)合顧問(wèn)公司具體實(shí)際情況來(lái)看，有一些傳統(tǒng)做法似乎不能適應(yīng)當(dāng)前公司發(fā)展的需要，必須進(jìn)行重視和創(chuàng)新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用六個(gè)環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。
我公司的產(chǎn)品，是知識(shí)產(chǎn)品，顧問(wèn)公司又是上市公司，遵照國(guó)家有關(guān)部門(mén)對(duì)上市公司的管理規(guī)定， 財(cái)務(wù)部門(mén)和綜合業(yè)務(wù)部門(mén)是極為特殊的部門(mén)，其有關(guān)的文件、報(bào)表、合同管理在是絕對(duì)機(jī)密的，所以這部分檔案以分散保存的形式保管。另外，顧問(wèn)組織機(jī)構(gòu)眾多，涉及公司業(yè)務(wù)拓展、專(zhuān)項(xiàng)研究、會(huì)議公關(guān)活動(dòng)等方方面面，這些部門(mén)承擔(dān)的大量繁重的業(yè)務(wù)支撐工作。針對(duì)這種特性，公司檔案管理也要符合這一企業(yè)特點(diǎn)的模式，要在加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理的同時(shí)，確定公司檔案文件材料的歸檔范圍，并在立卷制度上更新。在結(jié)合研究院檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡(jiǎn)化檔案部門(mén)長(zhǎng)期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過(guò)程、環(huán)節(jié)，在模式上集中統(tǒng)一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統(tǒng)一，即要求公司各部門(mén)所保管的檔案要相對(duì)集中到一人，這樣不致因各部門(mén)檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。同時(shí)各部門(mén)都要復(fù)制一套目錄歸辦公室檔案部門(mén)備份保存，也就是我們常說(shuō)的目錄交流，這樣會(huì)更清楚地整體記錄公司發(fā)展和業(yè)務(wù)管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。這種企業(yè)檔案的價(jià)值是無(wú)形資產(chǎn)的，同時(shí)也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。其他部門(mén)，如人力資源部、品牌推廣部、各個(gè)事業(yè)部（定制產(chǎn)品）等研究部門(mén)等，這些部門(mén)的檔案實(shí)體，都要針對(duì)各自部門(mén)的不同性質(zhì)和特點(diǎn)，制定不同的管理方法，進(jìn)行并規(guī)范、科學(xué)化保管。但怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又便于推行各部門(mén)在繁忙業(yè)務(wù)之余立卷,而不視其為額外負(fù)擔(dān)，值得進(jìn)一步探討。因?yàn)闊o(wú)論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問(wèn)題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環(huán)節(jié)。
四、努力提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力
檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。
目前賽迪顧問(wèn)為提高工作效率，沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案人員，采取的是兼職的辦法。為加強(qiáng)檔案方面的系統(tǒng)理論和實(shí)踐知識(shí)，建立有效的檔案管理制度，使兼職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專(zhuān)多能的檔案工作人才，公司派出兩名辦公室人員加強(qiáng)檔案管理的專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。
提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作技能，我認(rèn)為主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高認(rèn)識(shí)檔案知識(shí)的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門(mén)類(lèi)檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)。二是對(duì)檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業(yè)務(wù)，要不斷提高檔案管理方面的業(yè)務(wù)水平和工作技能；三是要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。
五、要認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問(wèn)題，完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度。
檔案信息是一種無(wú)形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化的實(shí)施開(kāi)展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。
我認(rèn)為賽迪顧問(wèn)的檔案工作制度管理應(yīng)該包含三個(gè)方面內(nèi)容：一是將檔案管理制度正式納入企業(yè)管理制度，明確管理檔案的部門(mén)或人員。二是建立健全公司檔案工作各項(xiàng)制度，依據(jù)制度對(duì)有關(guān)部門(mén)進(jìn)行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。旨在提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。三是辦公室檔案管理人員對(duì)檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，并納入企業(yè)管理運(yùn)行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行。從而切實(shí)把公司檔案管理納入制度化軌道。
比如，確定分管領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)(兼)職檔案人員，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理的組織協(xié)調(diào)工作和檔案的收集和整理工作。各部門(mén)指定專(zhuān)門(mén)人員可以為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案收集、接收、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、移交等工作，業(yè)務(wù)上受公司辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)。
辦公室檔案管理人員平時(shí)也要認(rèn)真做好收集、整理、管理工作。做到及時(shí)、主動(dòng)收集存檔的資料；按時(shí)歸檔、定期整理并經(jīng)常檢查，反復(fù)過(guò)濾；整理有序，科學(xué)管理，分柜存放，方便查找。
要將檔案管理工作納入公司業(yè)務(wù)管理程序，納入公司各業(yè)務(wù)部門(mén)、職能部門(mén)的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。即部門(mén)檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。
1 化工行業(yè)檔案的特點(diǎn)
1.1 形成周期長(zhǎng)，變動(dòng)大
化工產(chǎn)品的研發(fā)過(guò)程往往需要經(jīng)歷很長(zhǎng)的時(shí)間，并且從立項(xiàng)開(kāi)始，在到產(chǎn)品的各項(xiàng)研發(fā)階段，都需要根據(jù)項(xiàng)目的要求完成整個(gè)研發(fā)。同時(shí)在完成研發(fā)過(guò)程后也往往需要根據(jù)市場(chǎng)的要求，進(jìn)行修改產(chǎn)品的設(shè)計(jì)及研發(fā)思路，整個(gè)過(guò)程涉及較長(zhǎng)的周期。
1.2 專(zhuān)業(yè)面廣、種類(lèi)多
化工企業(yè)的產(chǎn)品涉及諸多具體的專(zhuān)業(yè)，涵蓋的專(zhuān)業(yè)面較廣，并且根據(jù)具體的產(chǎn)品種類(lèi)還可以細(xì)分更多的領(lǐng)域。這就誕生了諸多的化學(xué)產(chǎn)品信息，并且包括各種行業(yè)的檔案信息，要求檔案管理中需要處理各類(lèi)的化工專(zhuān)業(yè)信息。
1.3 技術(shù)儲(chǔ)備功能和繼承性
在化工專(zhuān)業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，需要根據(jù)化工實(shí)驗(yàn)發(fā)展確定相應(yīng)的化工學(xué)科發(fā)展，最主要一個(gè)特點(diǎn)就是實(shí)驗(yàn)中積累發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，并且通過(guò)不斷地實(shí)驗(yàn)獲得最終滿(mǎn)足市場(chǎng)的技術(shù)和產(chǎn)品。其中，化工檔案作用就是記錄技術(shù)發(fā)展的中重要信息，能夠提升產(chǎn)品技術(shù)的積累特性，能夠發(fā)揮技術(shù)傳承的作用?；n案能夠總結(jié)過(guò)去的研究經(jīng)驗(yàn)，并且根據(jù)前人的研究為未來(lái)產(chǎn)品發(fā)展提供支持，從而能夠保證化工技術(shù)發(fā)展的延續(xù)性。此外，化工技術(shù)發(fā)展中，檔案管理工作能夠通過(guò)搜集技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，形成相應(yīng)的技術(shù)知識(shí)群，也就可以促進(jìn)設(shè)計(jì)研究的發(fā)展，從而體現(xiàn)了化工技術(shù)的發(fā)展?jié)摿Α?/p>
2 化工行業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化
2.1 檔案的收集
第一，檔案收集工作的基礎(chǔ)是專(zhuān)業(yè)人員的工作知識(shí)，而領(lǐng)導(dǎo)干部的意識(shí)和重視程度直接決定了該工作的質(zhì)量。在收集化工檔案的工作過(guò)程中，若工作人員不具備專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，就不能在工作中實(shí)現(xiàn)信息的全面把控，從而導(dǎo)致檔案收集工作出現(xiàn)混亂。若工作過(guò)程中領(lǐng)導(dǎo)干部的意識(shí)不到位，獨(dú)一收集檔案工作不重視，必然導(dǎo)致該項(xiàng)工作開(kāi)展困難。第二，在檔案收集工作中，需要建立符合自身發(fā)展的制度，能夠建立全員的法律知識(shí)體系。在檔案工作中，需要根據(jù)制度執(zhí)行相應(yīng)的工作，按照要求落實(shí)相應(yīng)的責(zé)任。同時(shí)，檔案收集工作人員能夠熟練掌握各類(lèi)專(zhuān)業(yè)法律知識(shí)，從而形成全面的法律知識(shí)體系，從而能夠加強(qiáng)檔案收集工作的客觀性和科學(xué)性。
2.2 檔案的整理
在檔案整理工作中，直接決定檔案管理整體水平，也是化工企業(yè)管理的關(guān)鍵工作?；n案整理需要通過(guò)分析各類(lèi)檔案信息，進(jìn)行相應(yīng)整理和分類(lèi)，從而形成完善檔案體系。在具體工作過(guò)程中，必須重視提升工作技巧，具體包括：第一，能夠及時(shí)追蹤已存檔的檔案信息，根據(jù)檔案要求進(jìn)行分析相應(yīng)的工作內(nèi)容，在檔案整理中能夠按照企業(yè)的化工信息實(shí)施分類(lèi)，及時(shí)地制定相應(yīng)的檔案整理規(guī)范，能夠與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行及時(shí)的信息交流，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。第二，在檔案整理中，還應(yīng)該行業(yè)的發(fā)展，制定相應(yīng)的解密和降密工作制度。根據(jù)相應(yīng)的技術(shù)知識(shí)保密性，調(diào)整企業(yè)內(nèi)部的共享范圍和加密等級(jí)，做到與行業(yè)保持知識(shí)產(chǎn)權(quán)的與時(shí)俱進(jìn)，從而能夠全面提升檔案管理工作規(guī)范性。
2.3 檔案的利用
檔案管理工作的根本還在于應(yīng)用檔案，具體檔案的利用中技巧包括：第一，提升服務(wù)質(zhì)量，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，受到工作人員工作態(tài)度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的影響，諸多人員不能夠提供主動(dòng)服務(wù)，這就要求工作人員必須提升服務(wù)質(zhì)量，通過(guò)服務(wù)質(zhì)量管理全面提升工作人員的服務(wù)態(tài)度，并且按照行業(yè)的發(fā)展要求提供更加專(zhuān)業(yè)的檔案服務(wù)。第二，在檔案管理中應(yīng)充分的使用信息化的工具，采用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)來(lái)提升檔案管理工作效率，全面提升檔案管理電子工作的質(zhì)量，從而形成全面化的檔案管理模式。此外，應(yīng)積極與專(zhuān)業(yè)信息化服務(wù)公司合作，挖掘檔案管理工作的信息化能力。
2.4 加強(qiáng)宣傳，提高積極性
檔案管理宣傳是提升全企業(yè)員工參與檔案相關(guān)工作重要方式，在進(jìn)行檔案管理宣傳中，需要整合企業(yè)內(nèi)部的資源，強(qiáng)化內(nèi)部員工的意識(shí)，能夠在內(nèi)部形成良好的工作氛圍，并且將檔案管理工作中的管理價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，從而形成企業(yè)檔案管理文化機(jī)制，能夠提升檔案管理工作水平。同時(shí)，通過(guò)宣傳檔案管理工作的相關(guān)要求、制度和規(guī)范，就能夠全面強(qiáng)化員工的主動(dòng)意識(shí)，將檔案管理工作作為企業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，形成良好的發(fā)展循環(huán)，全面提升檔案管理能力。
