時間：2023-05-30 10:16:06
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理辦法細則，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
檔案管理工作是企業的基礎工作，入職以來我深深地感受到了公司各級領導對檔案管理工作的重視。在公司的全年第二次工作會議中，把檔案管理工作納入了公司下半年工作任務中，也使我這名新入職的檔案管理員感到了自己下半年的工作任務的嚴峻性。我將努力在最短的時間內完成領導提出的工作目標。使公司檔案管理工作向規范化、專業化方向再邁上一步，做到檔案管理工作與公司的發展同步。
現將檔案管理做如下工作計劃，請領導指正。
一、對公司檔案室現存檔案進行了解
作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學習了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構、部門設置等進行了了解，之后對檔案室現存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。
二、對公司檔案室現存檔案進行分類、整理。
通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現存檔案的大致內容，同時結合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經驗對檔案室現存檔案進行分類、整理，做好卷內目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規定前提下，根據公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業的經營管理和各項工作服務。由于現存檔案基本沒有卷內目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。
三、跟領導及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。
具體工作計劃為以公司現有檔案管理辦法為基礎，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責；3檔案類目設置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規定；6檔案保密規定；7紀律與處分；修訂完成后報部門領導進行審批，之后將根據部門領導的審批意見修改后的修訂版報分管領導審批。(此項工作預計在9月下旬完成)。
四、根據新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集
在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。
五、 檔案管理辦法試行、修改
在 10月、11月進行檔案管辦法的試行工作，希望能夠通過兩個月的短暫試行，發現一些檔案管理方面存在的問題，進而為下一輪的修訂工作做準備。
[關鍵詞]供水管線檔案 存在問題 對策
中圖分類號： TU990.3 文獻標識碼： A 文章編號：
隨著城市建設的飛速發展，城市“地下戰爭”也更加激烈。參加“地下戰爭”的供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、工業等部門越來越重視事態的發展。但從整體上看，由于地下檔案管理工作起步較晚，無論是法規建設還是實際運作，與地面建筑檔案的管理相比有很大的差距。擔負著城區人民生活用水和生產用水的供水企業來說，如何做好城市地下管線檔案的管理與利用工作，值得我們探討。本文以個人的體驗，談點粗淺的看法。
一、供水管線檔案管理現狀
城市供水管線是城市人民的“生命線”、“經濟線”。因此，搞好供水管線工程建設與維護具有重要的社會意義和經濟意義。城市供水管線在生產建設中形成，它是一項隱弊工程，遍布整個城市，是城市的神經和血管。做好供水檔案的管理，對供水管線的擴建與維護具有事半功倍的效果。在多年的檔案工作中發現，供水管線檔案管理存在以下幾點問題：
1、缺乏對地下管線檔案重要性的認識。在供水行業中，只重視生產指標、經濟效益，看不到地下管網檔案是關系城市規劃、建設、科學管理的重要依據，看不到今后給子孫后代留下多大的麻煩，從而造成機構職責不清，技術人員對自己的職責不負責任，有關部門把關不嚴，檔案收集不全，給今后的發展和維護留下了隱患。
2、地下管線檔案管理力度不夠。2005年1月國家了《城市地下管線工程檔案管理辦法》。由于建設主管部門監督不夠，檔案管理部門對貫徹落實《城市地下管線工程檔案管理辦法》重要性的認識不足，造成地下管線的設計、施工、管理制度不健全，隨意設計，隨意施工，檔案達不到質量，不符合要求，建設單位敷衍了事，檔案收集管理部門將錯就錯，地下管網檔案質量形不成權威、上不了檔次。
3、地下管網檔案不齊全。由于管網管理部門不及時補充新設、撤換的地下管道竣工圖，缺少準確的走向、平面布置和豎向標高的管網系統現狀圖。地下管網新建、改建、維護、搶修都很頻繁，由于缺少準確的管網現狀圖，到時只能憑記憶、憑當事人尋找，既耽誤時間又造成經濟損失。
4、地下管網檔案管理工作滯后。供水企業在經濟發展上都制定嚴格的目標責任制和獎懲措施，但對地下管線檔案的管理不提出應有的要求，更缺少檢查與督促。從而造成檔案部門及時收集不到管網檔案，也不好把關檔案的質量。
綜上所述，供水行業地下管網檔案管理存在的問題十分嚴重。針對以上存在的問題，我認為應采取如下對策。
二、對策
第一、提高對地下管網檔案的重要性的認識。提高公司領導及企業職工對地下管網檔案的重要性的認識，尤其對生產第一線的技術人員加強宣傳。檔案人員通過技術人員查閱檔案的機會宣傳管線檔案的作用，又可以在公司內部發行的刊物上刊登檔案利用效果的典型實例發往各部門、科室，有力地宣傳地下管網檔案的重要性和必要性。
第二、建立地下管線檔案管理協調機制。為避免各種管線事故的發生，確保各項建設的健康、快速發展，各級建設、規劃行政主管部門要以對歷史負責、對子孫后代負責的態度，從規劃、設計開始嚴格把關，認真履行監管職責，避免發生“地下戰爭”爆發。供水企業在管線檔案的移交中，根據《檔案法》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》和檔案移交的有關規定，制定必要的把經濟手段與行政手段相結合，而且以行政手段為主、經濟手段為輔的歸檔制度，建立健全檔案工作網絡，落實地下管線檔案管理的部門如審批、設計、施工等部門，最好與檔案部門簽訂地下管線檔案管理目標責任書，新建、擴建、改建管線工程要預先向檔案部門交工程計劃表，使檔案部門在收集中做到心中有數，不致于被動。
關鍵詞：科研項目科研檔案檔案管理
在科研活動日益社會化、信息化的背景下，科研項目（課題）呈現出跨學科、跨領域、跨機構（以下簡稱“三跨”）的典型性特征。與一般性科研項目相比，“三跨”項目往往集合了各機構相關領域的優勢力量，研究成果更具有顯示度，檔案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用這些科研檔案資源是檔案人員必須要思考的問題。同時“三跨”科研項目研究周期較長，具有跨機構、跨學科、跨地域、跨平臺等諸多新特點，依靠傳統的科研檔案管理模式和方法難以全面、系統地管理這些資源，需要我們提出新的管理方法和模式。
一、“三跨”項目檔案管理的特點分析
（一）歸檔主體的多口性
“三跨”科研項目范圍大、成員多，往往需要多學科交叉、多部門協調、多單位合作，因而建檔材料形成的主體較多，涉及的機構包括主管單位、依托單位（負責單位）、參加單位，涉及的人員包括項目負責人、課題負責人、項目（課題）參加人、業務管理人員、綜合管理人員（包括財務人員、設備采購人員、人事管理人員等），并且根據項目開展需要聘請院外甚至是國外知名專家或專家團隊。這些機構或個人會形成各種檔案資源，這些來源不同卻又產生于同一科研活動中的資源，共同構成了一個“三跨”科研項目的全部檔案。
（二）歸檔內容的電子化
一方面，“三跨”科研項目電子檔案資源超量增長。隨著科研信息化程度的不斷提高，“三跨”科研項目會應用更先進的信息技術和電子化設備，科研人員習慣于在自己的工作現場和研究過程中電子化地進行信息交流和處理，從而形成了大量的交流性材料、實驗性數據和各種結果性數據。另一方面，這些電子檔案具有異構性的特征。由于“三跨”科研項目需要國內國際不同領域的機構和人員協同工作，會涉及多個單位多種應用平臺多個數據庫資源，不同的科研人員又會在自己的電子設備中保存不同的數據內容，從而不可避免的產生多種結構、多種載體的電子檔案。
（三）檔案收集過程的復雜性
“三跨”科研項目研究周期長，一般為3至5年，從立項到結項驗收每個環節都需經過反復研究和試驗，取得最終成果往往要耗費很長時間，這就使得檔案資料的收集整理時間跨度大、周期長。在項目進行中一般采用階段管理的方式，在每一重要階段主管單位對執行情況（包括階段科技目標的實現、階段性成果的形成、創新隊伍建設、經費使用情況等）進行綜合考核評估；同時每個項目會分不同課題，每個課題也會根據需要進行階段性檢查。在項目整體推進過程中不可避免地會出現成員離職、調職等非正常情況，在每一階段或特殊情況下檔案人員都要及時跟進，保證歸檔文件材料的齊全、完整、有效。
（四）檔案資源的共享性
“三跨”科研項目的立項會經過嚴格的論證和審批程序，每個課題的設置也必須緊密圍繞總體目標，相互有機聯系，能針對關鍵性科學技術問題組織多學科、多方位的交叉研究和協同攻關，在項目進展過程中，同步進行的類似課題的進展會直接影響到相關課題的時效性和完成程度。這種狀況下，項目要盡量實現數據資源、信息資源、知識資源等各種資源的全面共享，需要打通原有檔案資源的壁壘，建立互聯互通的檔案資源共享環境，根據項目中不同課題的科研人員利用需求提供最新的、全面的、即時的科研檔案信息內容。
“三跨”科研項目檔案管理的這些特點決定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理卻存在諸多問題。
二、“三跨”科研項目檔案管理存在的問題分析
（一）缺乏針對“三跨”科研項目檔案管理的指導規范
首先，從國家層面看，已有相關的科研項目和檔案管理規范，但缺乏直接針對“三跨”科研項目和檔案管理的專項規范，缺少針對科研信息化發展的內容。
我國對科研項目和其檔案的管理規范可分為兩類，第一類是通用的科研項目與檔案管理法規和規范，如《國家科技計劃管理暫行規定》等項目管理規定和《科學技術研究檔案管理暫行規定》等通用科研檔案管理規定。這些規定基本為科技項目和檔案管理的一般性規范，沒有針對“三跨”科研項目或其他重大科技項目檔案管理的相關規定[1]。同時這些管理規范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少對新信息環境下科研項目和檔案工作的思考。
第二類是專用科研項目與檔案管理的規章和規范，如《國家高技術研究發展計劃（863計劃）管理辦法》、《國家高技術研究發展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法》（試行）等。這些針對863項目的管理規范在一定程度上與“三跨”科研項目管理相似，但總體來說仍有缺失，在各單位具體操作層面缺乏細則性的規定，很多工作還要參照老標準執行[2]。
其次，從地方層面看，很多省市機關、高校等項目主管部門制定了項目與檔案管理規范，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》等，這些規范相比國家規范進一步細化，更具有執行性，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》進一步明確了各相關方的職責[3]、《上海市科學技術研究項目檔案管理辦法》則提出要加強科研項目的動態管理和過程管理。但另一方面仍缺少對專項科研項目和檔案管理的相關規定，無法直接指導“三跨”科研項目的檔案管理工作。
（二）缺少針對“三跨”科研項目檔案工作自上而下的管理體系
由于管理規范或制度中對檔案工作內容的缺失，造成項目各主體對檔案工作認識的偏頗，沒有建立起針對“三跨”科研項目檔案工作的管理體系。
首先，從下達“三跨”科研項目的主管機構看，沒有定制項目的檔案管理指導規范，缺少對檔案工作的總體把控與協調，檔案工作無法納入立項、階段檢查、總驗收等關鍵環節，從而造成檔案資源的失控與失存。
其次，從主要承擔項目的依托單位看，依舊無法對項目的整體檔案工作進行統一規劃。雖然項目負責人會指派相關檔案人員或課題秘書完成歸檔工作，但目前依托單位只對單位內部檔案工作進行管理，對項目的二級課題承擔單位沒有進行相關檔案工作的監督、指導和檢查。因依托單位并不能保存全部項目檔案材料，并且因為各課題分頭管理導致復印件多、原件少，紙質材料多、其他載體材料少等現象，從而影響和制約了“三跨”科研項目檔案的收集整理與開發利用。
最后，從項目的課題參加單位看，由于缺少項目主管單位的指導和管理，基本采用原有的一般性科研項目檔案管理模式，不能根據“三跨”科研項目的特殊性要求制定歸檔范圍、歸檔計劃，檔案工作無法納入“三跨”科研課題管理工作中。同時科研人員缺乏檔案意識，重視科學研究實踐活動和科研成果的發表與獲獎，輕視檔案資料積累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；檔案人員缺乏檔案開放意識，重視材料的收集整理、輕視資源的開發與利用，兩者工作方式的沖突造成單位內部科研檔案工作推進的困難。
綜上，由于“三跨”科研項目檔案管理工作仍主要依據一般性的項目檔案管理辦法和模式，缺乏相應的管理制度和實施細則，對各責任方缺乏配套和有效的制約手段，造成“三跨”科研項目檔案工作管理失控，不能做到自上而下的集中統一管理。
（三）缺少對“三跨”科研項目檔案資源的共享機制與手段
對“三跨”科研項目檔案資源的共享需求可分為三個層次，即項目組內共享、單位內共享和社會共享。
首先，項目的各組成部分（課題、機構、人員）是密不可分的整體，其研究過程數據、成果信息、管理性材料是大家所關注的內容，但目前這些檔案資源歸屬在不同的科研單位和主管機構中，而這些機構相對獨立，項目檔案資源缺少共享的機制，且暫時無法提供資源共享的技術手段。
其次，“三跨”科研項目集中了各單位相關領域的優勢力量，形成的是有顯示度的原創性科研成果，在項目完成后，除和涉及知識產權保護之外的已歸檔信息資源有必要在單位內部共享。而目前的項目檔案資源只停留在各自為“用”的狀態，無法形成網絡化的管理模式。
最后，從全社會發展的角度看，科技部《國家科技計劃項目管理暫行辦法》中已經提出“各類國家科技計劃必須建立相互兼容的數據庫，實現信息、數據資源共享”，但目前在缺少共享機制和平臺的條件下，“三跨”科研項目檔案資源的共享利用只能成為美好愿景。
三、“三跨”科研項目檔案管理的策略分析
（一）加強對項目檔案和檔案工作的集中統一管理
首先，要將檔案管理納入項目管理的范疇，從頂層對檔案管理做出總體設計。
在項目管理規范中明確檔案集中統一管理的原則，加入檔案管理的總體內容和要求，保證立項、結項、鑒定等關鍵環節檔案工作到位。如將“三跨”科研項目檔案驗收作為項目驗收中的重要環節，在項目結題、鑒定、報獎時提出“需由檔案部門出具立卷歸檔文件材料完整準確的證明”的要求等。
其次，要制定“三跨”科研項目檔案管理規范，明確歸檔范圍。
只有由項目主管機構或由其指派相關檔案部門根據“三跨”科研項目的特點制定并頒發檔案管理規范，才能根本上保證項目檔案的系統性和完整性。第一要制定針對“三跨”科研項目檔案內容的歸檔范圍表，項目檔案分類中除科研檔案外還會有基建、設備、電子檔案等不同門類，如果按目前實行的按門類管理檔案的模式，會破壞“三跨”科研項目檔案的系統與完整性，為日后的利用帶來不便，所以可考慮建立以“三跨”科研項目為主體、綜合各門類檔案和項目各階段內容的系統的檔案資源結構模型和歸檔范圍表。第二要根據科研信息化的特點規范電子文件的歸檔內容與形式，保證歸檔文件的長期可讀、可用，因為“三跨”科研項目中會形成不同載體、不同形式的電子文件，同時會有海量電子數據產生，需要主管部門會同其他機構制定針對電子科研數據的歸檔保存策略。
最后，要明確項目各主體的職權范圍，加強對檔案工作的分級管理。
為解決保存與利用的矛盾，從既有利于檔案的規范管理又方便各課題組科研人員利用的角度出發，探索以主管機構為中心，以項目為紐帶的檔案工作分級管理模式。可實行主管機構抓依托單位，依托單位抓項目組，項目組抓課題組，課題組抓科研人員，一級抓一級，管理網絡化。檔案部門必須加強與有關職能部門的配合，建立聯合監督檢查制度[4]。主管機構檔案部門負責各項目的業務指導和監督，將具體工作任務分解到各項目組；每個項目組確定一名兼職檔案人員負責其項目研究過程中與項目有關的檔案工作，對各課題檔案工作進行跟蹤指導；每個課題組確定一名兼職檔案人員，對科研人員的歸檔工作進行跟蹤指導。同時項目組要為項目檔案管理提供必要的服務、經費和保障條件，爭取將檔案管理工作納入項目管理與年度績效考核內容。
（二）建立基于項目業務流的全過程管理
“三跨”科研項目檔案管理需要基于項目業務流和業務主體，將檔案管理工作全過程嵌入到項目管理流程，實行全面的、系統的、過程的管理。
“三跨”科研項目主要有三方業務主體負責六個業務環節的工作，業務主體指：主管機構、依托單位、參加單位，業務環節主要包括分析論證階段、研究實驗階段、成果鑒定驗收階段、推廣應用階段、成果獎勵申報階段、申請專利和成果轉讓階段。基于此形成向“三跨”科研項目業務流的檔案管理流程，見圖1。
（三）逐步構建“三跨”科研項目檔案資源平臺
構建資源庫是科研信息化發展的必然要求，它一方面可以實現橫向共享，為項目組間的溝通交流提供平臺；另一方面能全面、系統的積累“三跨”科研項目檔案資源，為資源的縱向積累和利用提供基礎。
首先，要建設基于“三跨”科研項目應用平臺的歸檔保存系統。目前很多項目的實施都依托于一定的應用平臺，這些不同的平臺中會產生大量的科研電子數據信息，它們是記錄科研過程的重要信息資源，必須歸檔保存。所以要在項目開始階段即提出電子科研檔案永久保存的功能需求，甚至在各平臺設計之初就將檔案管理系統的功能嵌入到平臺內，保證歸檔電子文件信息的原始性和全面性；
同時要考慮不同平臺異構信息的采集，保證其能夠完整、有效的歸入檔案管理系統。
其次，是建立“三跨”科研項目檔案中央數據庫。這一數據庫需要在主管機構的支持下，在檔案部門的配合下完成，以項目為單元有不同的業務主體全過程的記錄、積累科研過程數據。同時隨著數據量的增加可在此基礎上構建成果數據庫，揭示相關的科研項目管理情況、研究過程、成果水平等信息，使“三跨”科研項目科研成果檔案信息得到推廣。
最后，要在主管機構的支持下建立“三跨”科研項目檔案數據庫管理系統和科研檔案信息開放查詢系統。首先實現檔案資源網絡共享，各項目組兼職檔案人員或單位檔案人員及時進行動態更新；同時考慮構建科研檔案信息開放查詢系統，提供科研檔案信息的服務，充分發揮已歸檔資源的作用，打破各機構間檔案實體共享的限制，使“三跨”科研項目成果的利用更加廣泛和深入[5]。
“三跨”科研項目檔案管理涉及范圍廣、人員多，需要從主管機構到基層科研單位的多方支持，原有的檔案管理方式和模式已不能滿足實際需要，檔案人員需要根據科研工作發展的新情況新趨勢創新性地開展檔案管理工作，以全面、系統地保存科研檔案信息資源，服務科研一線服務社會。
注釋：
[1]科學技術部.國家科技計劃項目管理暫行辦法.2001-1-20；國家科委，國家檔案局.科學技術研究檔案管理暫行規定，1987-3-20
[2]科學技術部.國家高技術研究發展計劃[863計劃]管理辦法.2001- 8；科學技術部.國家高技術研究發展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法（試行），2003-3-25
[3]北京市科委.北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法，2008-7-1
[4]關宏玉，劉洋，安小米.我國科研文件檔案管理模式特點問題與建議：典型案例研究[J].山西檔案，2011（7）.
一、主要工作和成效
（一）民生檔案工作穩步推進。一是深入到市民政局慈善總會，對“市慈善捐贈檔案管理辦法”進行工作調研，為出臺管理辦法奠定基礎。二是提供我市《留守學生檔案管理辦法》，為省局出臺《省留守學生（兒童）檔案管理辦法》文件提供了基本素材，同時與團市委和關愛工作領導小組聯合印發《關于轉發<省留守學生（兒童）檔案管理辦法>的通知》（遂市青聯發[2013]3號）。三是配合對全市社保檔案開展指導，推動全市社保系統檔案規范化管理工作。四是配合開展水利普查檔案專項驗收，全市三縣兩區以3個優秀和2個良好等級全面通過驗收工作，市級已通過省級驗收。五是加強對林權改革檔案工作的監督和指導，會同林業部門完成了驗收的整改工作。六是積極服務民生工作，根據信息分類的原則，對館藏檔案案卷級電子目錄和招工、知青檔案個人名錄的進行核對，逐步建立涉及婚姻、招工等民生檔案數據庫。
（二）農村檔案工作扎實開展。一是年初對全市社會主義新農村建設檔案工作進行安排布署，射洪、蓬溪、大英、船山、安居分別重點抓好1個省級示范鄉（鎮）的創建。二是積極推進農村土地經營權登記檔案試點工作。各區縣積極配合農業局開展農村土地承包經營權登記試點工作，并深入到試點鄉鎮進行檔案管理指導，召開檔案工作業務培訓會，船山區結合實際，制發了“承包土地確權檔案管理辦法”。
（三）項目檔案工作有序開展。一是年初印發了《關于做好2013年省屬重點建設項目檔案工作的通知》（遂檔發〔2013〕6號），對重點建設檔案工作進行了安排和布置。二是主動深入到原經濟開發區和市創新工業園區管委會及其下屬機構展開檔案工作調研和指導，為園區整合檔案管理工作提出建議意見，得到了市委副書記楊天宗批示：“工作抓得及時，點得到位，請督導抓好落實，下步要建規范檔案館，提升檔案管理工作”。
（四）法制建設工作深入開展。一是召開業務培訓會，學習貫徹國家檔案局10號令、監察部30號令。二是開展“國際檔案日”系列宣傳活動。局長楊世洪接受中國•門戶網站在線訪談，在線回答網友提問，與廣大網友良性互動，取得了極好的社會影響；組織市、縣（區）檔案干部參加“檔案在你身邊”征文活動，進一步弘揚情系蘭臺、和諧創業、拼搏奉獻的檔案精神；送法進社區、鄉鎮、村、企業，在日報上登載《監察部30號令》法制宣傳文章。三是制定市檔案局《規范行政處罰自由裁量權暫行規定》并在局外網進行公示。四是對全市檢察系統開展檔案執法檢查。
（五）文化建設工作不斷加強。一是積極與市博世龍文化旅游發展有限公司合作，開發“歷史場景圖”文化產品。二是加大檔案宣傳力度，積極向市級以上刊物報送稿件，1－6月共刊載文章信息37篇，其中被《中國檔案報》采用2篇，《中國檔案資源網》采用8篇，《日報》2篇，《檔案資源網》25篇，擴大了對外影響。三是積極做好愛教基地改造相關工作。制定基地改造和布展設計方案,基本完成大廳展覽內容的第一部分“塵封的歷史”、第二部分“難忘的歲月”和第三部分“走進新時代”及實物陳列室資料的收集、擬寫和完善。四是挖掘館藏歷史文化資源，對打造觀音歷史文化名城進行查證研究，形成《建設中國觀音歷史文化名城的思考與建議》，得到市委主要領導高度認可，市委書記楊洪波批示有關部門：當前我市正在全力推進“文化振興計劃”，要著力發掘我市優秀的歷史文化資源，在工作中認真研究，積極采納所提的有關建議。
（六）信息化建設工作不斷提升。一是對館藏檔案進行數字化加工，并對數據庫的數據逐一進行了清理和核對。1-6月完成了6個全宗、3205卷、95393件，掃描圖片40萬余頁；完成了600卷開放民國檔案的重新鑒定，并在檔案資源網上進行公開。二是加強局網站管理，對網站欄目進行清理和及時更新。三是進一步加大已公開現行文件和政府公開信息的掛接力度，1－6月完成政府信息公開72條，掛接市級部門已公開現行文件40多件。
（七）檔案館建設工作成效顯著。一是檔案滾動移交進入常態化。上半年共接收15個單位的各種門類和載體檔案1518卷、13310件。其中文書檔案：1046卷、13264件；人事檔案471袋；會計檔案1卷；實物檔案（印章）63件。接收捐贈資料7冊，建立了館藏珍品資料目錄。二是認真貫徹國家檔案局9號令工作。市檔案局修訂《細則》已報省檔案局審定，由市委辦和政府辦印發《市檔案館收集檔案范圍實施細則》的通知（遂委辦發[2013]11號），并在全市實施。目前已完成船山區檔案館《細則》審定工作。三是積極開展檔案資料征集工作。征集到《抗戰日記》等大量的珍貴檔案資料，這些重要檔案資料征集進館，不僅豐富了館藏，對文史研究起到積極作用。四是不斷挖掘館藏檔案資料，在館藏民國檔案中找到26件清宣統年間的珍貴檔案，并進行全文數字化處理。五是開展檔案查閱利用工作。上半年來共接待利用者630人次，提供利用檔案、資料4885卷次，為利用者復印檔案、資料3922頁。五是加強對船山區、蓬溪縣和安居區檔案館庫建設的指導和監督。蓬溪縣檔案館積極爭取項目資金，通過努力，省發改委下達檔案館項目資金575萬元已經到位，目前檔案館建設項目主體已經竣工，裝飾裝修正在進行中，預計10份搬入新館；船山區檔案館于今年5月全面完工并投入使用；安居區檔案館初設方案已通過省檔案局審查，目前正在進行項目前期各項準備工作。
（八）檔案室建設工作逐步正常化。一是印發《關于檔案工作規范化管理情況的通報》（遂檔發〔2013〕2號），對2013年檔案規范化管理復查和晉升的單位進行安排布署；二是開展檔案規范化管理工作，上半年對市質監局、市中級人民法院等12個單位進行了復查評定。三是開展規范化管理業務培訓，對國家經濟開發區、市委組織部、市檔案規范化復查單位的專兼職檔案人員進行了業務培訓，上半年共辦3期，培訓人數209人，送省培訓1期，38人。
（九）自身建設不斷提升。一是深入開展“實現偉大中國夢建設美麗繁榮和諧”主題教育活動，通過學習動員和交流討論，全體干部職工大局意識、責任意識和服務意識得到進一步增強，機關作風明顯改善、機關服務更加規范、機關辦事效率得到提高。二是積極爭創全國中小學檔案教育社會實踐基地工作。三是建立完善工作制度、工作流程和工作臺帳，機關自身規范化管理水平上了一個臺階。
二、下半年重點工作
（一）進一步貫徹落實國家檔案局9號和10號令，加強對機關、團體和企業檔案工作的監督指導。
（二）深入推進重大建設項目檔案工作，進一步提高登記率、指導率和驗收率。
（三）繼續深入開展新農村建設檔案工作示范鄉（鎮）創建活動，開展村級檔案文化信息管理新機制試點工作。
（四）繼續推行《省檔案工作規范化管理辦法》，切實加強各級機關、團體、企事業單位檔案工作規范化評審和復查認定工作，促進未達標單位檔案規范化管理。
（五）加大重大活動檔案、具有地方特色和與民生檔案相關的檔案資料的接收和征集工作。
（六）繼續加大滾動移交檔案接收力度，確保到期檔案及時、規范進館。
（七）繼續做好愛國主義教育基地升級改造工作。
[關鍵詞] 高校檔案；教學檔案；三級管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 107
[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）21- 0201- 03
教學檔案是指各類教學活動中形成的具有保存價值并歸檔保存的教學文件材料。教學檔案是學校教學活動的真實記錄，是改進教學工作，強化教學管理，規范教學活動、深化教學改革，不斷提高教學質量必不可少的管理環節，同時也是衡量高校教學管理水平和教育質量的重要標志之一。隨著高校學科建設、教學科研評估等重大活動的需要，教學檔案的利用率也隨之提高，其地位和作用越來越重要。因此，加強教學檔案管理工作研究，對于進一步規范教學管理和教學活動，深化教學研究以及提高教育教學質量等方面具有重要意義。
1 高校教學檔案管理概況
1.1 高校教學檔案的內容
高校教學檔案涉及面很廣，主要包含以下幾方面：教育主管機關下達的指導性文件；綜合性教學管理材料（制度、規定、統計表等）；招生工作材料、教學計劃、大綱、總結；學籍管理材料；學生獎懲材料；課堂教學材料；教學實習材料；教學實驗材料；師資培訓、業績材料；教學質量材料；優秀教案；學位授予材料；畢業論文；教材目錄與自編教材；在職教育材料（學歷教育、繼續教育、遠程教育及各類研討班、培訓班）；涉外教育材料等。
1.2 高校教學檔案的特點
（1）內容廣泛、綜合性強
教學檔案涉及的內容龐雜，僅與教學緊密相關的就包括專業設置、教學計劃、教學大綱、教學總結、教材、課程信息、師生信息等。
（2）材料來源分散性較大
有來自上級主管部門的材料，有來自本校教學行政管理部門的材料，如學工處的招生、分配名冊，教務處的學籍管理材料；有來自教師的教材、教案、輔導資料聽課評課記錄、科研成果等；有來自學生的優秀畢業論文、畢業設計、實驗報告等。
（3）多樣性、多學科性明顯
高校教學檔案的載體多種多樣，以紙質材料為主，同時還有照片、圖表、錄像帶、錄音帶、光盤、獎旗、獎杯、獲獎證書、獎狀等實物材料。
（4）周期性、層次性、成套性
高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培訓班等多層次的教育模式并存，還有聯合辦學、跨校辦學、國際合作辦學等教學形式，使得教學檔案的層次日趨多樣化。由于教學周期的長短，教學活動的周期性、規律性，決定了教學檔案的成套性。
1.3 高校教學檔案傳統管理模式
從管理方法上，現有的高校教學檔案管理模式主要是分級、分類管理。分級管理的教學檔案管理模式，是指對教學檔案實行兩級管理：校級管理和院級管理，即在校級主要對各教學檔案部門做統一管理，各院系則設立具體的教學檔案管理部門。具體分工：校級管理的重點是對教學檔案的總體管理上，主要任務是制定教學檔案管理制度和實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則及程序做出明確的規定；院系管理的重點是對教學檔案的細節管理上，主要任務是保管各院系所產生的教學計劃、教學管理文件及研究成果等。
分類管理的校級教學檔案管理，主要負責教學文件及規章制度、教師檔案、科研成果檔案、教務考務檔案、學籍檔案、學位檔案等。分類管理的院級教學檔案管理，主要負責教學建設檔案，包括教材檔案、課程檔案、教學檔案和實習檔案；教學管理檔案，包括教學質量評估、課程表、考試安排等教學過程檔案；教學成果檔案包括科技制作、畢業生論文等三大類的教學檔案。
1.4 高校教學檔案三級管理模式
《檔案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。高校教學檔案分級管理符合這一原則。模式是指某種事物的標準形式或使人可以照著做的標準樣式，簡單說，模式類似于定式，就是遇到反復出現的同一問題時所固定使用的解決方案。建立教學檔案管理模式目的就是實現教學管理的統一和規范。
2 高校教學檔案傳統管理模式的優缺點
2.1 高校教學檔案傳統管理模式的優點
（1）組織體系
目前，大多數高校教學檔案采用校、院兩級管理，各職能部門在教學管理和教學實踐活動中形成的具有一定保存價值的教學檔案，由相關職能部門集中統一保管和利用；二級學院或教學部在教學管理活動中形成的具有一定保存價值的教學資料由二級學院或教學部集中統一保管和利用，這些材料由職能部門和院系或教學部的辦公室秘書保管，等過了利用高峰期，再轉交給檔案館保存。
（2）規章制度
健全了相應的管理規章制度。組織體系是管理工作的基礎，有效的管理工作還要以規章制度為保障。規章制度由校檔案館統一制訂。通過相關規章制度的貫徹執行，規范教學檔案管理工作行為，使之形成良好的運行機制。
（3）人員素質
重視了檔案人員的水平提高。目前各高校為提高教學檔案管理人員自身素質與水平，都加強了對檔案管理人員的業務培訓，通過各種形式的培訓，拓展檔案工作人員的思維、知識面，提高其業務素質，使其能夠熟練掌握新的檔案管理技能和方法。
2.2 高校教學檔案傳統管理模式的缺點
（1）教學檔案管理部門權責不明
由于教學業務部門與檔案部門是兩個獨立的部門，而教學檔案主要來源于業務部門。現實狀況是，關于教學工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監督、指導和協調，出現了文件的形成與歸檔脫節，檔案部門并不能參與到文件材料積累過程中，勢必造成收集到的材料不全面。還有，部分二級學院或教學部領導對教學檔案管理工作的忽視，沒有把教學檔案管理工作當成一項常規性的工作來做？，造成了教學檔案建檔困難，不能做到統一管理，資源共享，統一利用的良好運行模式。
（2）教學檔案管理制度不夠完善
在日常的教學管理工作中，各二級學院或教學部缺乏有效的管理規定和監督措施。各二級學院或教學部教學辦公室和教師缺乏建立及保存教學檔案的意識，不能保證按時完成建檔工作，相關的管理制度中對參與教學活動的全體人員責任和任務不明，規定時限要求未得到充分執行，未輔以相應的考核和獎懲措施。并且各個二級學院或教學部之間教學檔案管理缺乏相互借鑒和交流。
（3）教學檔案管理人員素質欠佳
一是大多數檔案管理員不是科班出身，缺乏系統的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性。二是有些教學部門、二級學院的檔案管理是由兼職檔案員做，這些兼職人員一方面忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，沒有多余時間和精力學習檔案專業知識；也沒有機會接受專門的檔案管理業務培訓，無法實現檔案的優化管理，致使移交到檔案館教學檔案材料不規范，不完整。
3 開展教學檔案三級管理模式的對策和建議
筆者就高校教學工作的實際情況，認為解決辦法是建立第一級：檔案館，第二級：教務部門，學務部門、招生就業等部門，第三級：各二級學院或教學部的三級管理模式，從而優化教學檔案的建檔質量。
根據文件生命周期理論的含義：文件從其形成到銷毀或永久保存，是一個完整的過程；根據文件的價值屬性，文件生命周期可以劃分為幾個不同的運動階段；在每一個運動階段里，文件特定的價值屬性，與文件的管理方式、存放場所之間存在著一種固有的內在關系。因此，高校檔案館根據高校全部教學檔案的價值形態、服務對象來劃分保存范圍、場所，采取三級管理模式是符合文件生命周期理論的，完全具有可行性。
3.1 實行教學檔案三極目標管理責任制
高校應成立 “教學檔案管理領導小組”，領導小組按照《中華人民共和國檔案法》、《高等學校教學文件材料歸檔范圍》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法規和上級文件，統一制定本校的檔案館工作職責、檔案館館長工作職責、各二級學院（部門）分管檔案工作領導工作職責、各二級學院（部門）兼職檔案員工作職責、以及本校檔案管理辦法實施細則、教學檔案工作基本原則，教學檔案歸檔范圍和歸檔要求，教學檔案的部門立卷和歸檔流程，教學檔案的文件整理等各項規章制度，并且明確各級檔案管理職權的分配，實行三級目標責任制，以便各教學管理部門、各二級學院、各教學部的檔案材料能夠按期保質向學校檔案館移交。
3.2 建立教學檔案三級管理的體制
教學檔案三級管理是由檔案館、教務處、學生處、以及各二級學院、教學部等組成的服務網絡。借助這個網絡體系建立一個良好的合作平臺，在教務處、學生處、各二級學院和教學部設立專門的教學檔案資料室和教學檔案管理崗位，使得學校、教學管理部門、教學人員、各二級學院、教學部的檔案工作能夠遵守統一的規范和歸檔程序，按照本校的檔案管理辦法實施細則、文書檔案歸檔范圍和保管期限、本科教學檔案管理辦法等要求，并且按照形成者―時間―類別等分類標準收集、保管有關教學和學生管理方面的檔案材料。定期由各二級學院、教學部將歸檔材料上交到學校教學管理部門進行信息匯總審核，審核后由學校教學管理部門把檔案材料信息再次匯總后（紙質版和電子版）統一上交到學校檔案館，最后由學校檔案館進行合理規劃、統一編目，入庫上架，從而保證了教學檔案的準確、完整、系統，使得高校教學檔案管理工作走上有序化、科學化、規范化的軌道。
3.3 健全各層級檔案管理人員約束機制。
要加強監督指導，對存在的問題和困難給予指導和幫助，對教學檔案材料的積累進行督促。采取行政干預手段，把教學人員、學院和教學管理部門教學檔案的歸檔情況與年終考核掛鉤。并且制訂出一套行之有效的教學檔案管理業務考評制度和實施辦法，定期或不定期地對本校教學檔案的管理進行業務考核和評估，適時進行必要獎罰。
3.4 提高教學檔案管理人員的工作能力
加強對高校專兼職檔案人員進行檔案意識的培養和檔案管理專業化培訓，不斷提高其業務素質，提高專業管理水平。在教學檔案管理的實際工作中摸索出一種教學檔案管理人才培養的新模式，建立管理員的培訓上崗制度、健全管理員的考核與激勵機制，有計劃定期對檔案管理人員進行愛崗敬業教育、業務培訓和理論研究，縮短檔案管理人員能力與檔案事業發展需求之間的差距，不斷提高終身學習的意識和能力，使其成為具有較高的業務素質，較強的技術技能、管理能力和創新能力的新一代檔案管理者。
主要參考文獻
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摘 要：調查顯示，盡管山東省各級地方政府積極探索農村財務檔案管理的新思路和新方法并取得了一些成效，但也普遍存在農村財務檔案管理混亂、財務檔案歸檔不全面、對財務檔案管理的指導缺乏長效機制以及財務檔案利用率低的現象，因此，各級地方政府應針對上述問題采取相應的完善措施。
關鍵詞：農村財務檔案；問題；對策
作為農村財務活動的真實記錄，村級財務檔案管理的好壞是村民自治效果的直接反映。當前，農村財務檔案管理的狀況如何？農村財務檔案管理過程中存在哪些問題？帶著這些問題，我們對山東省各地的農村財務檔案建設情況作了調查。本次調查，共發放問卷300份，收回問卷291份，其中，有效問卷284份。通過面談或電話訪問的形式，對近50名村干部和普通村民進行了訪談，覆蓋了山東省的14個地級市。調查結果表明，通過各級政府的積極探索和努力，山東省農村財務檔案管理取得了一定的成效，但也存在著一些的問題。
1 山東省農村財務檔案建設的現狀
1.1 山東省農村財務檔案建設的立法現狀。為了加強對檔案的管理、收集和整理工作，山東省于2004年通過了《山東省檔案條例》，規定村民委員會應在本區域內開展檔案收集、整理、保管和利用工作。山東省檔案局根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《山東省檔案條例》及有關規定，制定了《山東省村級檔案管理辦法》（試行），對村級檔案的歸檔范圍、歸檔時間和檔案的利用等問題作了詳細的規定。但總體而言，山東省目前并沒有專門的財務檔案立法。有關財務檔案的立法規定散見于《山東省村級檔案管理辦法》及其他各級政府的政策性文件之中。如，上述《辦法》第10條第9款規定，村財務管理活動中形成的會計賬簿、報表、憑證等材料必須歸檔。滕州市姜屯鎮人民政府印發的《農村財務管理實施細則》第12條規定：“村級財務檔案由中心按村及時整理、裝訂成冊，統一歸檔保管，不得散失、損毀，建立健全檔案室，制定完善的檔案制度，做到職責明確、專人負責。”等等。
1.2 山東省農村財務檔案建設的經驗探索。在新農村建設過程中，山東省各級政府充分認識到農村財務檔案建設的重要性，結合本地區實際，積極探索農村財務檔案建設的新思路、新方法。如，墾利縣調整了農村檔案建設的工作思路，不僅召開了全縣農業和農村檔案工作會議，還將農業和農村檔案工作納入各鎮、涉農部門的年度目標考核。因地制宜地開展了新農村特色檔案工作，不僅加大了村級檔案室建設的投資力度，還每年組織檔案人員進行業務培訓兩次，傳授各種檔案業務知識，提升了村級檔案管理人員的業務水平。滕州市按照大力推進社會主義新農村建設的整體部署，調整思路，加大鎮村（居）基層建檔力度，緊密結合構建和諧新農村實際，完善村情檔案建設和管理制度，制訂了切實可行的實施方案。采取試點先行、分步實施、因地制宜、突出重點的原則，實行部門協作、三級聯動、整合力量、規范指導的方法，加強新農村檔案工作建設。菏澤市針對某些村不具備檔案保管條件而造成檔案散失、霉變等現象，借鑒當地“村賬鄉管”的做法，試行由鄉（鎮）檔案室代管其檔案，取得了良好成效。膠州市營海鎮在2006年創建了具有全新意義的“檔案信息中心”，集中統一管理全鎮檔案資源，將鎮直各部門形成的各類檔案資料進行整合，面向全鎮農村開展檔案利用、已公開現行文件和農經信息查閱服務，行使全鎮政務公開和宣傳教育基地窗口職能，并對本鎮、各村檔案工作實施監督指導。肥城市把農業和農村檔案工作列入重要議事日程，加大了對村級檔案工作的資金投入，在全市形成了市、鄉（鎮）、村三級農業和農村檔案工作網絡。各鄉鎮、辦事處都明確了一名黨政辦副主任管理檔案工作，并配備了1至2名專職檔案工作人員，負責集中統一管理本機關各種門類的檔案，并監督指導本轄區內企事業單位和各村檔案工作。各村也都明確了專人負責檔案工作，做到了“市里有人抓，鄉鎮有人管，村里有人干”，一級抓一級，層層抓落實，保證了農業和農村檔案工作的正常有序運轉。濰坊市奎文區針對奎文實際，于2008年，在全市率先建立規范統一的農村財務檔案室，集中管理全區65個村的財務檔案，固定了專門的檔案管理人員，制定了嚴格的檔案查閱程序，使村級財務檔案管理逐步實現規范化、現代化，等等。這些新思路和新方法的探索和實施，促進了山東省農村財務檔案管理的規范化。
2 山東省農村財務檔案建設中存在的問題
盡管山東省各地均在積極探索農村財務檔案建設的新思路和新方法，但實踐中，農村財務檔案建設依然普遍存在以下幾個方面的問題：
2.1 財務檔案管理混亂。農村財務檔案管理之重要，在于其記錄了可供查詢的農村經濟活動的全部歷史。村級財務檔案的有序管理，不僅是向地方政府主管部門證明村級檔案建設的成就，更重要的是，它是向村民證明本村財務管理活動的民主化、規范化和透明化的一個重要渠道。通過有序的村級財務檔案管理，村民可以更清楚地了解本村財務活動的歷史和現狀，從而有利于提高村民參與本村財務管理活動的積極性和效率。由于村級財務活動屬于村民自治的范疇，因此，農村財務檔案管理相應地應該以村級管理為主，政府職能部門管理為輔。從山東省目前的情況來看，農村財務檔案的管理主要由村和鄉（鎮）兩級負責。在實行“村財村管”和“會計委派制”財務管理模式的村莊，村級財務檔案一般由村級管理，管理者主要是村會計；在實行“村級會計委托制”的村莊，村級財務的管理者主要是鄉（鎮）經管站。調查顯示，在村檔村管模式中，在村一級，有近一半的村莊沒有專門的檔案室。在這些村莊中，村級財務檔案一般直接放在村會計的家中，或者散放在村委會的辦公室中，導致村級財務檔案容易丟失。此外，有超過三分之一村莊的財務檔案與其他村級檔案是混同保管的，并沒有按照《山東省村級檔案管理辦法》的規定進行分類整理。在村檔鎮管模式中，由于現行制度僅僅明確規定了鄉（鎮）經管站的檔案管理職責，導致村一級的財務檔案管理幾乎一片空白，村民若想查詢本村財務檔案，必須到鄉（鎮）經管站才能查詢，很不方便，從而減損了村級財務檔案管理的作用發揮。
[關鍵詞]高校 財務 會計 檔案 管理
根據《會計法》和《檔案法》的有關規定制定的《會計檔案管理辦法》，對加強會計檔案管理和會計基礎工作，建立規范的會計工作秩序，提高會計工作水平，有著極其重要的意義。財務會計檔案管理工作作為會計基礎規范的一個重要環節和不可缺少的組成部分，其規范化程度決定了會計基礎工作的水平。
一、財務會計檔案管理的重要性
檔案的重要性不言而喻，國家專門為檔案管理立法，足以說明檔案工作在社會生活中舉足輕重的地位。財務會計檔案作為檔案的重要組成部分又有其特殊的重要性，其記載反映的內容主要是與財務計劃、經營、收支、管理有關的經濟事務，是單位經濟活動的主要歷史載體。而高校財務檔案就是高校建設、教學、科研過程中經濟事務的主要載體。
高校財務會計檔案是歷史經驗的總結、是各種審計財務檢查工作的基礎、是保持工作連續性的載體、是各種經濟事務發生的證據。所以說加強對高校財務會計檔案管理有著極其重要的意義。
二、會計檔案管理的現狀
1、“三重、三輕”現象突出
(1)重紙質檔案、輕電子檔案。只注重紙質的憑證、賬簿、報表的歸檔管理，而對電子檔案的存儲缺少必要介質的備份建檔；對財務系統，包括財務輔助系統(含學生收費系統、工資核算系統、校園卡系統等)的軟件環境的電子檔案更是缺少必要的存儲立檔；對軟件系統不斷的升級和改造過程中的記錄可以說是“交白卷”。
(2)重會計檔案、輕文書檔案。只重視會計檔案的管理，憑證、賬簿、報表、預決算資料的管理，而對于文書檔案，如上傳下達的文件、某些基于賬簿的獨立性工作報告、平行部門之間的工作協調文件，以及和外界訂立的合同的管理則不系統、不規范，甚至出現丟失的情況。在具體工作中，財務人員容易簡單地認為，賬簿、憑證、報表是重要的檔案，除此之外，其他文書檔案不是財務檔案的主要內容，在管理上不能給予應有的重視，結--果大量的文書檔案散落于各處，時間一長，往往會丟失。
(3)重立卷歸檔、輕日常管理。對立卷工作比較重視，而對平時的管理則比較松懈。尤其是檔案借閱管理，缺少登記管理制度、缺少必要的逐級審批報告制度，對查閱者的身份、查閱的內容、查閱的時間沒有限制，存在隨意性，大大降低了財務會計資料的保密，甚至直接造成財務機密的泄露。
2、”四不”現象嚴重
(1)時間不及時。《會計檔案管理辦法》第六條規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。但是在實際工作中，當年的檔案卻遲遲不能歸卷建冊，甚至要延遲到下一個會計年度才能完成。另外，在移交本單位檔案機構時也同樣存在時間延誤的現象。為查閱方便，財務部門往往會將財務會計檔案保留在本部門兩年甚至三至五年以上。
(2)內容不完整。高校會計檔案，在類上主要是指前面所述的電子檔案、文書檔案，在具體業務上主要是指校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報等財務檔案。隨著高校財務管理職能不斷延伸，其業務范圍也相應拓展，除了基礎工作的記憑證、報賬表外，還更多地參與到經濟活動的管理和財務狀況的分析，會計人員在完成處理工作之后，卻忽略了對相關資料的收集、整理、歸檔。給之后的信息查閱及前期工作的追溯帶來了極大的不便。另外，會計人員的交接記錄檔案、財務軟件系統升級改造的檔案等事項容易被忽略，造成這部分工作檔案缺失。
(3)立卷不規范。會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置；活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多、無處存放，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。
(4)程序不合規。財務會計檔案管理程序不合規，主要表現在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規范等。整理立卷程序中沒有按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序不規范主要表現在檔案交接前沒有充分的準備工作，移交點收不規范，沒有專人監督或監督人員身份不稱職，無法履行監督人的職責，交接后的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規范的表現。銷毀程序不規范主要存在未按照程序審批，檔案管理部門和財務部門未共同派人員監銷，銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替的現象。
3、“七防”措施不力
缺少防火、防潮、防盜、防蟲、防塵、防光、防霉等“七防”的必要設備設施。這直接影響財務會計檔案的使用效果和壽命，給高校帶了不可估量的損失，大大降低了財務管理的水平，影響了財務工作的可持續和教育事業的穩步發展。
三、成因分析
1、認識不到位
工作中存在著僥幸心理、走過場心理、無所謂心理的會計人員，在檔案管理的過程中馬虎了事、得過且過。這種認識不到位，與當事人的責任心有著密切關系。認識不到位將直接影響著檔案管理的效果，直接影響著高校財務工作的開展。
2、制度不完善
除《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》外，高校自身缺少具體的財務檔案管理細則，這使得高校財務檔案工作在本行業上缺少針對性。同樣，不同高校內部也存在著千差萬別，尤其在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等財務檔案管理時缺少統一規范的措施，無據可依，無章可循。
3、執行不得力
在財務檔案管理過程中，由于認識不到位，制度不完善直接導致了執行不得力。而執行不得力又導致了現狀的發生和發展，其本身既是后果，又是起因。
4、約束不強效
財政部門、高校教育主管部門、高校內部審計部門把監督的重點一般都放在經費的審批和使用上，對財務檔案疏于管理，對違背法規的行為大都采取以教育為主的從輕處罰方式，對檔案管理的違規行為缺少威懾力和強有效的約束力。
四、建議和對策
1、加強領導，提高認識
領導重視是搞好高校會計檔案管理工作的重要前提和關健。高校會計業務主管部門、校內的分管領導、財務處長等各級領導應引起重視，加強對財務會計檔案管理工作的領導。主管部門可對各高校財務檔案制度的建立健全進行指導，對財務檔案管理工作的及時、全面、完整進行檢查，督促各高校將財務檔案管理作為一項重要任務來布置、落實，常抓不懈。校內的分管領導、財務處長及其他有關部門領導應充分認識會計檔案是所提供的史料和證據，對學校制定事業發展方針和戰略、預測經費收支、查證經濟問題、防止貪污舞弊具有不可替代的重要作用。有條件的高校應獨立設置財務會計檔案科室，配備有一定專業素養人員，通過崗前業務培訓，使其認識財務檔案崗位的重要性，樹立愛崗敬業的精神。
各崗位財會人員應提高認識，紙質檔案、電子檔案同樣重要，會計檔案、文書檔案一并立卷歸檔，要在日常管理上下功夫。廣大財務工作者還應清醒地認識到財務會計檔案工作是一項細致嚴謹的工作，來不得半點馬虎，檔案的重要性是在以后工作需要時才體現出來的，也就是說有一定的滯后性。有的檔案的重要性在整理初期并沒有顯現出來，如果這時候粗心馬虎，甚至置之不理，檔案形成有缺失，內容不完整，以后需要時卻找不到，事后補救又來不及，很可能就造成不可彌補的重大損失。所以財務人員在檔案工作上一定要細致耐心，應該做到事無巨細，養成良好的檔案工作習慣，應該嚴格按照規章制度，把工作的每一步都做好做扎實，也應該增加些憂患意識，防患于未然。
2、完善檔案管理制度
建立健全高校財務檔案管理的規章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等方面的財務檔案管理納入學校檔案工作的總體。要使高校財務檔案規范化，必須制定高校財務檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《高校財務檔案工作人員職責》、《立卷歸檔制度》、《高校財務檔案保管制度》、《高校財務檔案保密制度》、《高校財務檔案移交、銷毀制度》、《高校財務檔案查閱制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序，使財務檔案管理工作有章可循。
3、嚴格執行管理程序
嚴格按照財務會計檔案管理的時間、內容、程序要求來推進工作的順利進展。在整理立卷程序中按照統一分類標準、統一管理要求、統一檔案形成的“三統一”的辦法執行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規范執行，檔案交接前做好充分的準備工作。移交時認真點收，專人監督，監督人員身份要符合要求，完整辦理交接后的事項等。銷毀程序按照程序審批執行，造冊登記，未了事項另行立卷，檔案管理部門和財務部門共同派人員監銷，銷毀徹底，防止泄密等。
4、增加投入，提高軟硬件環境
按照“七防”的要求建設符合條件的檔案館(室、間)，保證財務檔案的安全。有條件的單位還可以在檔案館內外安裝電子監控和攝像，以進一步提高安全度。同時保證房屋、設備、家具的日常修繕、維護保養、更新代。
在財務年度預算中應足額安排財務檔案管理經費，并按照專項經費管理辦法確保其專款專用，并將其納入經常性項目管理，任何組織和個人不得挪用、克扣、擠占檔案管理經費，必須保證檔案管理經費充足，保證檔案管理工作的協調可持續發展。
[參考文獻]
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醫院檔案規范化是反映醫院發展建設的重要標志，做好醫院公文管理工作則是提高醫院文書檔案質量的重要基礎。醫院公文與檔案是同一文件不同階段的表現形式，文件在編寫、審批、培訓、督導、修訂等階段，處于不停地傳遞、承辦和執行之中，它主要發揮著現行效用，現行效用發揮的好壞，直接關系到形成檔案后利用價值的高低。因此，規范醫院公文管理是提高文書檔案質量的前提工作。
一、日常工作中公文管理中存在的問題
1.文號重復
由于文秘人員變動，工作交接不徹底，導致醫院兩份文件文號一樣，內容卻完全不同，給文件的鑒別歸檔工作帶來麻煩。
2.隨意添加文件
由于迎接上級檢查的需要，醫院應付式地添補領導小組、規章制度等相關文件，以此表示對工作的重視。它打亂了檔案的時間順序，給檔案的規范管理帶來困難。
3.文件的執行落實不夠深入
很多醫院規章制度是行政職能科室根據工作需要起草的，初稿完成后直接交由院長審批后印發至相關科室。行政職能科室未對文件進行培訓，直接由臨床醫技科室按照自己的理解執行，難免會做的不盡相同，文件的執行效果一定程度上打了折扣，形成文書檔案后的利用率也會降低。
二、提高文書檔案質量的措施
1.提高文秘人員的檔案意識 加強對醫院文秘人員相關業務知識培訓，認真學習《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文處理格式》和《中華人民共和國檔案法》，不斷提高文秘人員的業務能力、業務素質和檔案意識，充分認識檔案的歷史作用。使他們在日常工作中，抱著對醫院歷史負責的態度，堅持一文一事制度，堅持只有領導簽字審批后的文件才能印發，同時做好編號、登記、繕印、用印、發文等工作，并對未完成或無法完成的工作在文件處理單上書面注明原因。切實使文秘人員將公文處理工作作為檔案工作的基礎性工作去做，嚴格按照規范公文和檔案管理的要求，認真做好公文處理工作和檔案管理工作。
2.規范公文管理環節 按照衛生部《三級綜合醫院評審標準實施細則》相關要求：醫療質量管理相關制度要有院級的制度管理規范；要對制度的制定、審核、批準、、培訓、執行、修訂等有統一流程，我們據此制定了《醫院文件管理辦法》。
《醫院文件管理辦法》打破過去由行政職能科室起草后直接交由院長審批下發，臨床醫技科室按照自己的理解執行的常規。文件規定：所有跟醫療質量與安全密切相關的規章制度、操作規程等文件，文件的形成到存檔要經歷、培訓、執行、修訂、廢止、評審、存檔七個環節。尤其是、修訂、廢止三個環節，文件必須經歷文件編寫領導小組審核、專業委員會初審、院長審核/院長辦公會議審定、院長審批等環節，以確保文件權威性、實用性和統一性。
為確保文件的執行效果，《醫院文件管理辦法》要求，文件不管是首次還是修訂后，責任科室都要在15個工作日內對文件進行相應范圍的培訓，并做好一年的督導檢查工作：前三個月，每月一次，以后每季度至少一次，所有檢查都要填寫檢查記錄表，以便不斷改進提高。每年年底要進行統一的文件評審，評審的目的是確保文件的適應性和有效性。
省林業廳：
根據省林業廳《關于開展xx年xx國家農業綜合開發林業項目綜合檢查的通知》要求，我們組織人員對全市xx年xx農業綜合開發項目和資金使用管理情況進行了認真自查。我市xx年xx承擔的國家農業綜合開發林業項目是棲霞市優質核桃示范基地項目，按照《國家農業綜合開發部門項目管理辦法》，經現場察看和審查資料，認為該項目檔案資料齊全，手續完備，已全額完成投資計劃并按照相關要求完成建設任務。現將自查情況報告如下：
一、項目基本情況
xx年年8月，按照《國家農業綜合開發部門項目管理辦法》和《國家農業綜合開發部門項目管理辦法林業項目實施細則》要求，聘請山東省林業監測規劃院編制《棲霞市優質核桃示范項目可行性研究報告》。xx年年6月，省林業局、財政廳下發《關于下達xx年xx國家農業綜合開發林業生態示范和名優經濟林等示范項目計劃的通知》，批復該項目總投資360.0萬元，其中，中央資金120.0萬元;地方配套財政60.0萬元，其中省級財政配套54.0萬元，市級財政6.0萬元;企業自籌180.0萬元。項目規劃建設核桃基地1000畝，栽植優良核桃5.6萬株，修整道路3.5km、灌渠2km等。xx年年8月，省林業廳下發《關于棲霞市國家農業綜合開發優質核桃示范項目實施方案的批復》，同意該項目按照實施方案進行建設。
二、方案實施情況
1、項目前期工作情況。嚴格按照程序進行項目立項申報，申報文件、項目建議書、項目可行性研究報告和項目實施計劃、方案完善齊全。項目獲得批復后，項目單位立即按照《國家農業綜合開發部門項目管理辦法》，組建項目領導小組，確定項目負責人，落實技術負責人、項目財務負責人、項目苗木負責人和檔案管理部門，為項目開展奠定堅實基礎。
2、項目實施及計劃完成情況。因項目建設所在地基層政府換屆影響了項目區租賃土地的調整，該項目直至xx年年3月正式開始建設，4月底完成計劃任務，栽植優質核桃1000畝。配套生產基礎設施建設包括建設護林房2座24㎡;建設生產道路
5千米;建設泵房一座，并安裝必要供水設施，鋪設輸水管道3618米，建出水口60個;架設輸電設備1套，輸電線路1000千米;建項目標志標識牌1座;購置小型農機具5套等。
三、資金使用管理情況
該項目各級財政資金180萬元全部到位，企業自籌資金180萬元也全部到位。資金使用和管理中，按照
專戶儲存、專賬核算、專人管理、專款專用
原則，設立資金專戶，嚴格執行縣級報賬制，確保項目建設資金專款專用，堅決杜絕擠占挪用等違規違紀行為發生。責任單位按工程進度及時向財政部門提出撥款申請，財政部門依據監理公司出具工程質量鑒定證明等有關資料，對款項進行審核和撥付。
四、項目制度執行情況
按照《國家農業綜合開發部門項目管理辦法》要求，棲霞市林業局制定了《棲霞市林業局項目管理暫行辦法》，嚴格實行法人責任制、檔案管理制、招投標制、合同制、施工監理制，切實確保項目扎實開展。xx年年3月1日，項目招標公告。3月21日開標，經評標專家評審，項目由煙臺凱源水利建設工程有限公司中標。3月28日，棲霞市林業局與煙臺凱源水利建設工程有限公司簽訂建設合同。由于棲霞市為國家農業綜合開發縣，監理單位由市財政統一組織，最終確定煙臺建特水利建筑設計咨詢有限公司負責該項目的監理工作，并于3月28日簽訂監理合同。
五、項目建成后期情況
1、嚴格落實責任。項目建成后，棲霞市林業局技術人員多次深入現場，與監理公司工作人員一起對照設計圖、施工圖逐項檢查施工情況，對不完全按照施工圖施工的部分，提出意見并督促其補充完善竣工圖紙;對沒有設立標示牌的，督促其盡快設立標識牌，確保項目按規劃方案進行。
一、組織機構健全
鎮黨委、鎮政府十分重視檔案建設工作，本著“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的態度，始終把檔案管理工作作為助推全鎮計生事業發展、解決計生矛盾糾紛的基礎性工作來抓。為了加強對檔案工作的組織保障，在領導更換和工作人員變動的同時，及時調整了檔案管理領導組，成立了由鎮長任組長，分管副鎮長任副組長的檔案工作領導小組，由熟悉業務的計生辦主任兼任檔案管理員。做到了統一領導、統一機構、檔案管理制度健全，將檔案管理工作落到實處，確保檔案工作健康發展。
二、檔案管理工作規范
認真學習《檔案法》、《省檔案工作規范化管理辦法》（試行）、《歸檔文件整理規則》等相關法律法規，堅持把檔案管理工作列入議事日程，開展業務研討，遇到困難及時研究妥善解決，確保檔案事業的發展。為了進一步提高依法治檔的工作水平，我鎮計生辦嚴格按照規定分類歸檔，認真保管好檔案資料，規范檔案借閱和使用制度，對檔案的每次查閱、借閱都做好認真記錄，防止檔案的破損、流失，使檔案的保管更安全、查閱更便捷、歸檔更有序，充分發揮檔案服務計生事業的作用。
三、基礎設施完備
我鎮高度重視檔案管理基礎設施建設，鎮財政保證經費投入。現有檔案室1個，建筑面積30多平方米，檔案柜13組，基本能容納未來10年的檔案資料。配套有辦公桌、自動除濕機、吸塵器、溫濕度計和滅火器等，并安裝了空調，做到了防潮、防光、防塵、防蟲、防污染，進一步改善了檔案管理條件，確保檔案穩妥、安全地保存。我鎮檔案室現存實有永久25卷（盒）、長期200卷（盒）、短期253卷（盒），30年期222卷（盒）、10年期96卷（盒），獎勵扶助176盒，憑證檔案191盒，照片檔案3盒（442張），共計1166卷（盒）。
四、業務建設標準化
我鎮檔案室按照本單位歸檔范圍和分類方案實行集中整理歸檔，歸檔文件的質量符合有關規范要求，書寫材料適宜檔案的長期保存。文書檔案齊全完整，會計檔案齊全完整，保管期限劃分準確，檔案標號科學、規范。文書檔案案卷整理的質量符合要求。檔案柜擺放整齊，柜上有明顯的指引標記。檔案庫房的濕度符合國家規定。每月定期和不定期地檢查檔案時并做好記錄，做到檔案無霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀、鼠咬現象。建立了檔案統計臺賬，數據準確，帳實相符。檔案的現代化管理工作將納入本單位信息化建設規范。
五、開發利用工作
會計委派制是由政府部門和產權管理部門以所有者身份，委派會計代表政府和產權管理部門監督國有單位或集體企業資產經營和財務管理的一種制度。實行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統會計管理體制的重大改革。行政事業單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務集中制”。
1． “會計委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負責人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務晉升、工作調動等實行集中統一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。
2． “財務集中制”形式。即在基層成立行政事業單位財務會計核算中心，在保持各單位資金所有權、使用權，財務自主權、審批權不變的前提下，各單位不再設置會計機構，不配備會計人員，只設報賬員，將招考來的會計的行政關系等轉到核算中心，割斷了會計人員與其服務單位的人事隸屬關系和經濟利益關系，將會計核算權從單位行政管理權分離出來，取消各單位銀行賬戶，統一進行會計核算、報送財務報告，保管會計檔案等財務活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務與監督管理為一體。委托單位資金的所有權、審批權、使用權不變，委托單位有權向會計核算中心查詢本單位的財務狀況、資金結余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書所授權的范圍內對單位資金享有財務核算權和資金使用的監督權，無支配和使用權。
目前，會計委派制下會計檔案管理的現狀大致是：一、委派會計受財政部門委派，直接到行政事業單位進行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉村一級，會計檔案管理方式卻發生了變化。各村的財務全部由鄉鎮的委派會計統一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉鎮統一管理，不再向各村返回會計檔案。二、會計集中核算地區或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案管理辦法規定》及時向委托單位返回，而是自行保管。由于會計核算中心是新成立的機構，大多是租用或騰出幾間房當做辦公的地方，辦公用房十分緊張，報銷、辦公擠在一起，沒有專門的會計檔案庫房和專門的檔案員，加之各單位的報賬人員頻繁往來，環境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會計檔案也基本沒有規范整理，混亂堆放在柜子里。
綜上所述，不難看出會計委派制下的會計檔案管理仍存在一些問題，其主要表現為：
1． 有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案。這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當年形成的會計檔案，在會計年度終結后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。
2． 紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發生了變化，財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據。”《會計基礎工作規范》第四十五條規定：“實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理。”然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。轉貼于
3． 會計工作與會計檔案管理相脫節。會計檔案是會計核算的產物，它產生于會計業務工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務，卻忽視制訂詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質量不高，封面內容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規范，無目錄等現象，使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準，更談不上科學管理。
4． 財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只管會計業務規范與否，而對會計檔案規范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。
5． 會計檔案管理制度亟待完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認為，應做好以下幾個方面的工作：
1． 加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
2． 加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
3． 財政部門與檔案部門聯手，共同加大對新的會計管理體制下形成的會計檔案的監管。結合實際，聯合制發包含新的會計體制下會計檔案工作內容的《會計檔案管理實施細則》，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務工作檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。
〔關鍵詞〕高校檔案管理；信息化建設；信息共享
DOI：10．3969／j．issn．1008－0821．2012．06．040
〔中圖分類號〕G25073 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008－0821（2012）06－0162－03
教育部為全面貫徹落實《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》提出“加快教育信息化進程”的要求。對開展教育信息化的指導思想、工作、目標、實施原則及試點內容都做了詳細部署，其中全國試點高等學校為100所左右，其中本科院校試點內容包括：以信息化促進人才培養模式創新和提高教育質量重點，在數字化校園建設、校園網絡與信息安全、網絡課程建設及應用、教育教學模式改革、科研組織模式創新、管理與社會服務信息化、學生網絡文化生活等多方面開展研究與探討。
高校檔案信息化是高校管理與社會服務信息化的重要組成部分，高校檔案管理信息化是高校檔案管理工作的特色管理模式，是高校檔案工作發展的大勢所趨。
1 高校檔案信息化管理的發展前提
檔案信息化建設就是指檔案管理模式從以往的檔案實體為重心逐步向檔案信息為重心轉移過程。這一發展過程需要檔案實體的規范化和標準化管理為基石，要采用現代化技術裝備，建立數字檔案館，向信息化管理方向發展，它主要包括如下內容：
1.1 檔案管理標準化、規范化
各高校檔案機構必須根據國家《普通高校檔案管理辦法》及有關法律法規的要求，結合自身實際情況，制定學校檔案管理規章制度和具體實施細則，把規范的管理制度形成文件下發，對檔案的收集、鑒定、整理、保管等各個環節，做到有章可循，保證每個操作環節統一標準，即統一檔案的鑒定標準，統一檔案的分類標準，統一檔案的標引標準等等。
1.2 檔案信息的數字化
利用數據庫傳輸技術、高速掃描技術、數據壓縮等技術，將紙質文件、聲像文件和已經歸檔的電子門類檔案，組織成系統的信息庫。這項工作由檔案管理標準化、規范化做基礎，才能夠有條件實現。目前高校檔案網絡系統的逐步利用，教務管理、科研管理和學生系統網絡等平臺的運用，為高校檔案數字化建設創造了前提和條件。
1.3 數字檔案館建設
近年來高校檔案館的管理特色多樣化，如高校博物館、校史館、榮譽室、文件利用中心等等，數字檔案館是檔案信息數字化的發展必然，他們都是實體檔案的不同體現形式。數字檔案館是無形的信息組織和利用環境，實體檔案館是數字檔案館的奠基石，對檔案信息數字化的統一管理，是數字檔案館管理內容，數字檔案館的出現，對現行實體檔案館提出了新的管理和服務機制建設需求，兩者不是替代關系，是相互依賴和相互促進的關系，數字檔案館的建設是實現檔案信息化的必經路徑。
2 高校檔案信息化管理面臨的問題
具備高校檔案信息化管理前提，做到校園網與檔案管理網絡的有效連接也面臨很多問題：
2.1 檔案信息化相關的法規體系不完善，保證檔案的保密和安全顧慮成為嚴重障礙 國家高校檔案法規已有一定基礎，檔案數字化、信息化還不夠明確完善。如沒有具體到高校電子文件、電子檔案加工和存儲介質標準漢字沒有出臺，產生相關問題很多。如：光盤數據、聲像信息缺陷率較高，存儲文字信息質量，顯得過于寬松，會使認為合格的光盤中文字錯誤率超標等；檔案存儲格式的不統一；網絡黑客的不斷浮現，也成為阻礙高校檔案信息化發展的無形殺手。因此需要符合高校檔案數字化、信息化要求的相關標準。
2.2 檔案信息化管理處于探索階段，需領導重視提高檔案意識 《高校檔案管理辦法》明確提出“檔案管理”要納入管理機制、納入計劃、納入總結。某些學校領導受檔案管理效益滯后性的影響，把檔案工作總結成不丟失不缺漏為管理目標，對檔案機構人力、物力、技術、待遇給予支持不多，使檔案部門的現代化管理很難走上正軌，無法實現檔案管理信息化。
2.3 缺乏與現代化發展相配套的復合型管理人才
檔案工作崗位不容易有耀眼工作成績、工作任務量又大、評聘職稱難，都導致優秀人才難以引進，即使進來也難渡默默無聞工作性質之無奈，也想辦法離開，使檔案工作崗位成為養尊處優缺乏生機，沒有活力。有的單位重建設輕利用，買來了硬件設備設施，檔案管理人員沒有真正利用其先進功能作用，沒有結合自身情況，做到檔案的數字化，更是無法實現檔案信息化。
3 面對問題，適應發展，加快檔案信息化管理
加大檔案信息資源管理，整合各類檔案信息資源，促進檔案信息資源的利用開發。高校檔案信息化管理是檔案管理工作現代化發展的重要表現形式。
3.1 如何加快高校檔案信息化管理
3.1.1 標準化、規范化原則
制定和實施高校檔案工作的標準和規范，既是高校檔案管理現代化的需要，也是提高檔案工作質量和工作效率的前提。實現檔案信息化管理，一方面要通過掃描等相關技術手段把文本文件轉化成計算機能夠識別的數字信息；另一方面通過接受電子文件，不管是通過館藏的數字化還是數據庫連接、都應該堅持標準化和規范化的原則。如：字符編碼標準、數據處理格式、信息轉換標準、檔案信息的顯示和打印及傳遞等等，只有標準統一才能夠使傳統檔案文本數字化的保管、利用、傳遞等工作都實現標準化、規范化，避免出現互不兼容、重復建設、各自為政等現象的發生。
