時間：2023-05-30 09:59:27
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案知識管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1.1資源集成原則。從檔案管理來看，數字化、網絡環境下，須對文件進行前端控制、全過程管理，即實行文件、檔案一體化管理、集成管理。從知識管理來看，文件、檔案是組織核心的知識資源，但并不是組織知識資源的全部。“檔案知識管理系統”應實現以文件、檔案為核心組織的全部信息、知識資源集成。
1.2功能集成原則。“檔案知識管理”既是以知識管理為導向的檔案管理，又是以檔案管理為基礎的知識管理。“檔案知識管理”系統應集成檔案管理功能與知識管理功能，確保文件的真實性、完整性與可靠性，確保檔案的憑證價值、保存價值與長遠價值，并確保知識被有效地積累、組織、評價、傳遞、共享與應用。
1.3系統集成原則。作為一種思想理念，知識管理應該體現于企業的各項業務活動之中，融合于員工的各種工作行為之中，成為員工基本的工作方法和思維方式，為顧客提供知識產品或服務，實現知識的價值。為了使檔案管理、知識管理與業務流程緊密結合，“檔案知識管理”系統應與企業各種業務系統有機融合、充分集成，而不是作為一個單獨的、專門的系統存在。
2企業檔案知識管理系統的實現
2.1檔案知識資源管理應用系統IT平臺的構建方案。隨著企業OA的發展，傳統的檔案管理操作平臺已經不能滿足企業發展的需要，因此，檔案知識資源管理應用系統IT平臺的構建迫在眉睫。檔案管理部門首先應建立應用B/S結構設計，能夠隨時隨地用游覽器訪問應用系統平臺。其次，將應用系統分為：知識資源應用功能前端平臺系統、知識信息數據庫系統、知識資源后臺收集整理系統、資源庫管理系統等；保證領導和員工通過應用功能前端平臺訪問和利用知識資源。最后，考慮到知識資源與數據型檔案、信息型檔案一起管理，知識資源很多來源于數據、信息型檔案，故采用關系型數據庫作為資源庫；知識資源管理平臺采用J2EE架構設計，具有跨平臺特性、很強的擴展性和功能模塊的可重復利用。
2.2檔案知識資源管理系統的安全與維護。根據企業的地區分布，檔案管理部門在企業的各個地區機構，分布設立訪問服務器。總部設立總的應用系統服務器，各服務器之間設立VPN連接；在應用系統中，對知識資源分層級設立安全訪問權限；對應用系統的登錄，設立密碼檢驗；針對特別重要的文件、信息，在訪問時設立指紋校驗。
2.3檔案知識資源管理的制度化建設。檔案管理部門首先用制度的形式確定知識資源管理的組織機構。其次，用制度形式確定專業人員、專家、管理人員的職責和權益。最后，建立員工參與學習和工作應用知識資源的激勵措施、員工參與貢獻知識的獎勵措施和訪問權限的審核制度。
3企業檔案知識管理的評價方法
3.1利潤是企業檔案知識管理評價的基本方法。隨著市場競爭的日趨激烈，企業若不以利潤作為績效評價體系的核心，必然會使企業經營方向發生偏離，生存和發展的能力受到損害。利潤作為企業檔案知識管理評價的核心，檔案知識管理就是為了企業獲取更大的利潤。根據檔案具有的情報、參考、憑證等功能，企業可以產生情報效益、參考效益和憑證效益。
【關鍵詞】檔案管理 知識管理
中圖分類號：C93文獻標識碼： A
引言
檔案管理分為廣義和狹義兩種，廣義主要是指對建立的檔案進行保管；狹義主要是指對已經入庫的檔案進行日常養護工作。而在我們日常的檔案管理中，除了妥善放置檔案和對檔案進行維護外，還有就是對于檔案內容信息進行管理。對于檔案內容的管理，其實是一種對于檔案內部具有使用價值的知識管理。
知識管理起源于商業管理，是誰具體提出知識管理這個概念重說紛紜，知識管理主要是管理團隊通過科學合理的管理方式，對于知識資源進行重組和分配，保證其得到有效利用。我國對于知識管理的主流解釋是，將組織的智力和記錄型信息轉化為更大的生產力。從上述定義可以看出，我們將知識管理定義為利用對于知識的有效管理和利用，提升企業的效益。
一、檔案管理和知識管理
（一）檔案管理和知識管理的相異點
從檔案管理的定義上可以看出，檔案管理僅僅是對于檔案的管理，遵循嚴謹的制度，采取先進的管理技術，保證檔案的真實性和價值。在管理中，管理人員沒有自主地參與，完全遵從現有制度進行管理，一切符合檔案管理的程序。
知識管理不僅僅是對于檔案的管理，還包括對于檔案中的內容進行學習，然后通過管理人員的智慧，將從檔案中得到信息進行重組，找到具有價值的信息并加以利用，來創造出更大財富或找到提高生產力的方式方法。對于知識管理來說，更加強調管理人員的參與性，管理人員的主觀能動性的參與部分非常多。
（二）檔案管理和知識管理的相同點
檔案管理和知識管理都是進行檔案或知識管理，并且通過良好的管理實現檔案或知識其本身的價值。但從二者的具體管理方式上分析，主要有以下幾個相同點：
（1）管理對象。不論是檔案管理還是知識管理，其管理的對象都具有知識的屬性。檔案管理的對象主要是由文字、圖標記錄的信息型知識，可以讀取或運用并找到最終利用價值；知識管理的對象是記錄型知識的顯性價值和隱形價值，通過管理人員的分析利用找到最終的利用價值。
（2）管理目的。我國《檔案法》中對于檔案的管理目的進行了明確規定，對檔案工作實行統一管理，保證檔案的完整性和真實性，從而提供詳實信息便于查閱。保證檔案提供信息的真實性，是滿足社會或個人對于檔案信息的要求，也是檔案管理的目的。知識管理的目的則是通過群體的智慧找出信息的顯性價值和隱形價值，充分發揮出知識的自身價值來服務于社會。因此，不論是檔案管理還是知識管理，其最終的目的都是服務社會。
（3）管理流程。對于檔案管理的流程，基本分為以下六個步驟：①資料接收，②整理，③鑒定，④保管，⑤統計，⑥利用。而知識管理的流程主要分為以下七個步驟：①知識產生，②收集，③存儲，④加工，⑤整理，⑥評價，⑦利用。不論是檔案管理還是知識管理，其流程都是線性而有序的。因此，二者的管理流程十分相似。
（4）管理技術。隨著科學技術的發展，特別是計算機技術的發展，對于管理人員來說是一項福音。通過計算機強大的存儲能力和快速地查找能力，不論是檔案管理還是知識管理，都是以計算機為主要的管理技術進行管理。從而保證提供給客戶詳細、準確的信息。因此，二者的管理技術基本相同。
二、檔案管理與知識管理相近相通
（一）管理對象重疊
如今，在檔案管理中，對檔案的分類十分的細致，主要是按照文件或檔案的內容進行不同程度的劃分，而且并對不同年限的的檔案進行明細的標記，并且排列好順序，以方便讀者在進行閱讀時，可以詳細的對檔案進行了解。而知識管理則與文檔管理有很大不同，它主要是對知識進行不同的分析、解釋和研究，也是文件最基礎的組成部分。組織的知識的知識為顯性知識和隱性知識。顯性知識是通過組織自身工作和活動中逐步形成的非文件和收買其他各個組織信息以及通過其他外部因素得到的文件和檔案；主要由收集、購買、交換等方式從外部獲取的圖書、報紙、期刊、數據庫等。目前在進行檔案管理的過程中，我們主要很大一部分是進行知識管理。換句話說其實知識管理其實包含著檔案管理，而且在進行檔案管理和知識管理時，我們所面對的對象其實都是文件和檔案。雖然從表面上這兩個管理方式是有著不同的管理模式，但是隨著科技的發展，這兩個不同的方式，都以及相互聯系和相互包含。
（二）管理目的相近
檔案是以知識形態為世界做出服務的一種方式，是為了滿足社會各界在需要某些知識時能夠提供到相應的檔案的一種管理模式。為組織各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理工作中的根本目的和管理模式，也是檔案管理工作在應用中的主要出發點和落腳點。知識管理的最終目標是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，為此在知識管理過程中必須通過將知識模式應用在恰當的地方，更是能夠傳遞給需要這些知識的人們，以便于其在工作中能夠對其產生良好的幫助和制定出最佳決策。
（三）管理流程類似
長期以來，我國檔案界將傳統檔案管理業務劃分為六個環節：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、統計和利用服務。實現文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環節。知識管理的流程是知識的產生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對散布在各個角落的文件或知識進行識別，收集，集中在一起。之后再整理，歸納，辨別。最后使之大眾化，可以被所有人利用學習，實現其應有的價值；而在利用過程中又會產生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。
（四）管理技術相同
受信息技術全球化的整體趨勢影響下，科學技術越來越發達，信息傳遞越來越迅速，文件和檔案在管理中逐步的出現相互交流和相互的改革控制，各種信息形式的日益復雜化。對于從古代流傳下來的羊皮或絹帛或紙質的文件和檔案，為了能在當前網絡一體化的管理模式下適應發展，應當對其進行數字化處理，使其所傳遞的知識能讓現代人所了解學習。同時也可以保證檔案管理工作和知識管理能夠進行綜合應用。因此，現代檔案管理的全部活動——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現代信息技術。而知識管理更是信息技術飛速發展的產物，知識管理的實現離不開計算機技術、通訊技術和網絡技術等的應用。
三、檔案管理與知識管理相輔相成
（一）知識管理提升檔案管理
1.知識管理可以拓展檔案管理的領域
傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。而在管理內容上，現今的大多數企業檔案都只是記錄歷史，保留已有的文件，其實這些對于企業的發展來說，已經成為過去式，并不能帶來太大的利用價值，在當今的時代潮流下，檔案管理應該服務于現實，與時俱進，積極的搜集各種有利于企業進步發展的信息，進而歸檔研究分析，最大的發揮檔案管理的作用，為企業創造更多的價值。
知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構一個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。
2.知識管理可以提升檔案管理的價值
傳統的企業檔案管理重保管輕利用，大部分都是將企業過往的資料保存，所提供的信息自然也都是過時的，不能滿足企業發展的信息。而知識管理可以再分析研究知識的過程中發現新的信息，這樣一來，知識管理體現了檔案管理的意義，進而也提升了檔案管理的價值。。
（二）檔案管理促進知識管理
1.檔案管理有助于沉淀、積累知識
檔案管理可以保留從人類文明開始的一切知識和信息，通過文件或檔案的方式流傳下來，使后來者可以學習借鑒，豐富自身的知識，在此基礎上創新發展，這也是世界能夠得以發展的基礎。
2.檔案管理有助于傳播、交流知識
信息、知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。
在語言交流的過程中對檔案管理分析與應用是最為關鍵的，但是語言交流也存在一些缺點，比如受時間空間的限制，容易失真，不能以書面的方式流傳下來等。對于書面交流來說，費時費力和文化限制又成為其主要的缺點。
3.檔案管理有助于理解、挖掘知識
檔案管理的最基本理論和最高原則是“來源原則。也就是說文件是在何種條件下被誰用什么方式為達到哪種目的而產生出來的。這些來源信息正是了解、管理和利用電子文件的關鍵所在。
四、檔案管理的業務指導
（一）提高有關領導及檔案管理工作人員認識
檔案記錄著本單位的各種活動，其中蘊藏著大量的有關本單位的經濟、政治、文化等信息，對本單位回顧歷史、總結經驗，有著不可或缺的作用。同時，檔案管理作為國家檔案事業的重要組成部分，做好本單位的檔案管理工作也是十分重要的。如果檔案管理人員對檔案的接收工作做的不及時，就會使這些檔案流失，造成檔案不齊全、缺失，最終對日后的使用帶來困難。因此，有關領導及相關人員務必要提高警惕，加強對檔案管理工作重要性的認識，使本單位的資料檔案的管理有序。
（二）檔案管理的指導人員要加強自身的常規業務建設
管理人員要時刻注意自己的職責是指導與監督而不是參與具體的工作。平時要多在如何加強自身的指導藝術上下功夫，例如：可以在網上搜集一些檔案管理方面的資料，或者參與網絡中一些專業的論壇、貼吧，與大家一起探討管理方法、管理藝術，從而提高自身的管理技巧。每年的年度立卷歸檔工作是檔案工作中的一項常規性、基礎性業務工作，搞好每年的年度立卷工作，對鞏固檔案工作成果起著重要作用，也是檔案工作規范化目標管理的前提條件和根本保證。為了提高管理效率，檔案管理的指導人員可以組織對新到的人員進行一個短期的培訓以增強他們的專業技能，減少因業務不熟練而造成的錯誤。[1]
（三）指導人員要對本檔案室的檔案工作情況做到心中有數
指導人員在加強自身的業務建設的同時還要對本館室的檔案做到心中有數，不能只是提高自身而忽略對基本工作的落實。對于工作中存在的問題要根據國家和省檔案主管部門出臺的各種業務規范性文件和辦法及時提出解決方案，避免日常工作的混亂，影響檔案管理工作的正常進行。對于因為由于理解不同而造成的問題，例如：在文書立卷中“一事一卷”立卷方法的掌握上有些檔案人員可能會對“一事”理解掌握不準，甚至出現“一文一卷”的做法，針對這種情況，就要求指導人員及時利用年度立卷檢查、案卷質量抽查等各種機會做出具體的合理的正確的解釋，糾正工作人員的錯誤做法。
（四）建立完善網絡檔案管理
檔案工作具有點多、面廣、線長的特點，目前大多數檔案館室都面臨著人手不足，經費短缺的困境。建立網絡檔案管理可以在很大程度上緩解這一矛盾，同時也是“國家數字檔案建設與服務工程”項目建設的客觀要求。所謂檔案指導網絡，就是建立一種以檔案管理部門為龍頭的網絡體系。通過檔案指導網絡的建設，有利于檔案工作的順利發展，還可以共享兄弟檔案室的資料，為以后借鑒經驗、減少走彎路、提高工作效率提供了諸多方便。在創建電子檔案管理時，要選拔那些網絡技術基礎好的工作人員，組成專門的指導與管理部門，以便從組織上保證這項技術含量高、復雜難度大的工作能夠準確落實。[2]
（五）指導人員要注意語言藝術
指導人員主要的交往對象是檔案管理人員，因此在指導時要注意語言的藝術性，要把檔案工作方針、政策、目的、意義準確傳達給對方，使對方能夠接受自己的意見和建議。在與人交流時要注意說話要溫和，既不讓人感覺低三下四又不使人感到壓抑；在講解工作時，要有針對性，做到簡練、準確，做到對下屬的工作要心中有數，不能空口亂說；同時，還要注意個人的形象，堅持服務第一，奉獻至上，言必行，行必果的原則。
（六）指導人員的管理手段要與時俱進
社會不斷向前發展，新事物層出不窮，檔案管理事業也在不斷的發展中，這就要求檔案指導人員的指導手段要圍繞檔案工作的基本職能與時俱進，不能在以前的管理方法上停滯不前，要不斷提高自己的業務水平。例如，化以前的紙質檔案收藏為如今的網絡管理，提高檔案的利用率；加強與其他檔案館的聯系，汲取他人長處，補充本館的不足，從而促進本館的發展。
五 結束語
以信息技術為基礎對檔案管理進行分析，合理的利用知識管理的關系，為檔案管理模式的提高和變更打下了基礎，為實現檔案管理中信息的共享和數據化模式的提高奠定了理論依據。檔案管理與知識管理也在互相滲入，相互補充，使得人類的文明得到很好的傳承與發展。
參考文獻：
[1]徐擁軍.檔案管理與知識管理的關系研究[J].山西檔案，2008，1：17-19
1知識管理背景下企業檔案管理模式的概述
1.1知識管理的含義
知識管理是對基于現代信息技術實現知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創新等活動的總稱[1]。它是發揮知識價值、提高知識的有效利用并且最終達到加強企業核心競爭力目標的有效途徑和手段。知識管理多以網絡化、智能化的運作方式，以用戶的實際需求為核心，提供具有實用性和專業性的高效管理服務。
1.2知識管理與檔案管理的聯系
1.2.1管理對象重疊檔案管理所針對的管理對象是各種文件、檔案等書面形式或電子形式的材料，知識管理所針對的管理對象則是廣義上的知識、信息等，文件和檔案等各種形式的材料都屬于知識的范疇當中，是知識的重要組成部分，因此檔案管理和知識管理在管理對象上存在某些范圍上的重疊。基于在管理對象上的重疊致使知識管理和檔案管理具有相當密切的相互聯系。1.2.2管理目的相同檔案管理的最終目的是使所管理的對象即各類文件和檔案能夠更方便地被社會各界所使用，通過檔案管理的相關工作和活動，為服務對象提供便利的檔案查閱和使用服務。知識管理的最終目的是讓知識的價值得到具體實現，提高服務對象的核心能力，從而實現知識服務的目標和作用。所以，知識管理和檔案管理的管理目的都是為服務對象提供知識或者檔案方面的服務，滿足服務對象對知識和檔案的使用需要，二者所不同的僅是服務范圍[2]。1.2.3管理流程相似當今我國的檔案管理已經不再受傳統檔案管理八環節的程序限制，還融合了全程監理，前段管控以及文件檔案一體化等多種管理方式和理念。而只是管理過程包括知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創新等一系列流程活動，同檔案管理程序在很大程度上存在相似現象。都有對管理對象進行收集、甄別、整理、利用的程序和環節。1.2.4管理手段相近檔案管理與知識管理所采取的管理方式和手段也具有相當程度的相近性。知識管理的管理手段多是使用現代化的信息技術實現對其管理對象予以智能化、網絡化管理。而目前我國的檔案管理也已經改變了以往以手工管理為主的狀況和局面，在很多管理活動當中使用計算機進行輔助，融合了現代化信息技術，初步實現了檔案管理與現代信息化技術的對接，檔案管理的方式和手段如今更趨向于數字化、網絡化管理[3]。
1.3知識管理背景下企業檔案管理模式的含義
基于知識管理背景的當今企業檔案管理模式是對融合知識管理觀念、方法，運用先進的信息化技術，以檔案信息等資源管理為核心，逐漸實現為服務對象提供更具實用性、便利性和效率性的個性化服務的新型管理模式的探索。知識管理背景下企業檔案管理模式雖然仍將文件以及檔案等材料作為管理的主要對象，但是其服務方式卻從被動轉向為主動，從實體材料管理轉向為對信息加工處理。企業檔案管理在知識管理的背景下從某種意義上已經轉化為以企業檔案和相關信息資源為管理對象的知識管理模式。
2知識管理背景下完善企業檔案管理模式的重要作用
知識管理背景下的企業檔案管理模式是一種結合知識管理與現代化企業檔案管理優勢和特點的新型管理模式。是知識管理與企業檔案管理的完美結合，可有效修正傳統企業檔案管理理論創新能力不足的弊端，還可以為知識管理實踐活動提供基礎和途徑[4]。
2.1改善當前企業檔案管理模式的弊端
我國當今企業的檔案管理工作過程存在許多弊端。企業檔案管理工作沒有給予足夠的重視，導致企業檔案管理工作趨向邊緣化，特別在某些信息化程度較高的企業當中，檔案管理工作面臨著縮減人員投入降低運維開支，檔案管理水平不斷下降的境地。與此同時，信息化進程的加速導致大量電子類型文件集中出現，傳統的檔案管理模式無法滿足當今的管理需求。企業檔案管理工作應當符合企業生產經營活動對于證明、責任、信息等方面的要求，合理使用現代化的先進管理技術和管理理念，科學進行資源的開發和利用，為企業的未來技術研發、增加生產、開拓市場、強化管理、擴大企業規模等需求和活動提供理論支持和檔案服務。我國當今多數企業的檔案管理工作已經從手工管理為主時期，經歷計算機為輔時期，到現在的網絡智能管理時期。檔案管理工作已經開始使用智能化和網絡化等先進手段，但是仍然難以應對當前大量的電子文檔處理工作，無力滿足服務對象的個性化管理需求。企業檔案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及時調整工作方式和服務理念，為企業檔案管理水平的提高提供相應的技術基礎[5]。
2.2改善當前知識管理工作當中的不足
我國多數企業的知識管理情況并不理想，存在觀望情況居多，而付出實踐較少的現象。另外，某些將知識管理付諸實際的企業也存在執行力度不足，貫徹程度不夠的現象，甚至一定范圍內出現停滯現象。企業的檔案管理和知識管理在很多方面都有著共通之處，彼此在某些領域存在相似甚至相同的現象，因此二者具有良好的合作空間和合作基礎。檔案管理是一種早已在各企事業單位普遍存在的工作內容和形式，具有一定的認可度和使用基礎，是知識管理的良好引入契機。知識管理可以依托檔案管理形式實現自身理論和實踐之間的結合，并以實踐情況為參考進行自身理論的完善和修改。知識管理背景下的企業檔案管理模式也即將知識管理理念與檔案管理實踐進行相互融合，并實現雙方共同進步的最終目標。
2.3實現知識管理和企業檔案管理的共同發展
傳統的企業檔案管理更注重對于相關記錄文檔的保存和管理，而輕視了對于相關記錄文檔資料的利用。使企業檔案管理偏離了價值的創造和開發目標，在相當范圍內局限了自身價值的體現和發揮[6]。知識管理則是將文檔資料等全部形式的知識進行管理和利用，通過一系列整合處理過程，建立相對完整和獨立的知識資源框架和系統。結合知識管理的企業檔案管理具有更為開闊的活動空間，也對文檔資料的開發和利用具有更為積極主動的推進作用。因此，知識管理可以有效擴展企業檔案管理的工作范圍，提高企業檔案管理工作的作用和價值，提高檔案管理部門與工作人員在企業當中的地位和作用。而與此相對的，檔案管理明確地關注企業各項生產經營活動的過程和結果，有效地進行記錄和保存，預防相關信息的消失，其對文檔資料的整理和控制活動對于知識的積累和整合十分有利，也為知識管理提供了資源基礎和實施途徑，其對文件流通方面的效率優勢也可有效促進知識的傳遞、交流和整理，對于知識的了解和認識也具有很大益處，檔案管理對于重要文件和材料的原始保管和維護，在企業維護自身知識產權以及生產合作權益等方面具有重要作用[7]。因此，企業的檔案管理和知識管理之間有著千絲萬縷的聯系，二者相互貫通并相互促進，找到雙方的準確結合契機，就可有效發揮兩者的自身優勢，發揮更大的作用，推動企業的良好發展。
3知識管理背景下企業檔案管理模式的建立措施
3.1更新現有企業檔案管理的傳統觀念
知識管理背景下的企業檔案管理與傳統模式的企業檔案管理的差別在于是否融合了知識管理理念和方式。因此轉變對于企業內部檔案管理工作的固有認知和觀念是建立新型以知識管理為基礎的檔案管理模式的前提和關鍵，需要企業檔案管理人員首先改變自己的管理觀念，立足于企業發展，實現檔案管理的高效轉化。改變企業檔案管理工作只重保存輕視利用的現象，轉變檔案管理工作關注點，將信息管理作為檔案管理工作的重心，保證以知識管理為基礎的企業檔案管理模式得以實施[8]。
3.2使用信息化手段完善企業檔案管理模式
知識管理是基于現今社會信息技術發展的產物，知識管理的實施途徑主要依靠先進的計算機科技、現代通訊科技以及網絡傳播科技等技術手段。知識管理主要針對各類型獨立的文件或檔案進行集中化處理，使之實現有序化、高效化管理，在其實現自身價值的全部過程當中都不能脫離現代化信息技術或設備。因此，需要一套完整的軟硬件配套設施，來保證以知識管理為基礎的企業檔案管理工作的順利實施，使之實現為服務對象提供高效服務的最終目標。
3.3建立以知識管理為依據的企業檔案管理制度體系
以知識管理為基礎的企業檔案管理模式是一種對于傳統檔案管理模式的更新和改造，通過檔案管理的原有結構和工作資源，實現對于企業檔案管理效果的提升，使檔案管理的價值得以更好地實現的有效途徑和手段。這種以知識管理為基礎的企業檔案管理模式區別于以往的檔案管理模式，在管理對象方面有了更為廣泛的空間，在管理模式上也從過去的實體文檔保管轉化為信息的管理。科學完善的企業檔案管理制度和體系可確保檔案管理全部流程的平穩過度和連接，實現企業檔案管理的服務價值[9]。
4結語
關鍵詞：標準化 科學化 企業管理 檔案
一、傳統企業檔案管理模式面臨的挑戰
在市場經濟多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對企業的發展越來越重要。企業檔案不但要記錄歷史，還要服務現實，企業檔案已出現數字化管理新模式。借助檔案管理系統提供檔案信息的網絡檢索或瀏覽。當前進行了檔案信息化建設的企業，企業檔案工作備受冷落，大多只是實現了簡單的檔案信息目錄網上檢索，傳統檔案管理模式無法適應知識經濟發展要求，遠沒有實現真正的檔案信息化，只有轉變觀念，改革傳統檔案管理模式，認識進行檔案信息化建設的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發揮檔案應有的作用。
企業檔案機構地位低下。企業領導對檔案工作認識不足，重視支持不夠： 許多國有企業的檔案機構與人員被大幅裁減，檔案保管基礎設施及工作人員的基本工作條件長期得不到改善，檔案機構往往成為被首先、重點清理的對象。檔案業務經費嚴重不足，影響正常工作的開展，檔案人員的薪酬水平遠遠低于其他部門工作人員，檔案機構在企業組織體系中地位下降，嚴重挫傷了檔案人員的職業自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業檔案工作的開展。
企業檔案管理滯后于信息化發展。企業檔案管理滯后于信息化發展，許多企業檔案機構和人員面對新出現的電子文件，采取回避措施，傳統的檔案實體管理模式卻難以適應信息化發展，固守傳統的檔案實體管理模式，導致電子文件、檔案沒有實施管理或管理不當。
企業檔案信息缺乏系統管理。伴隨著大規模是企業重組和企業合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門，零散地分布在機構成員手中，無法相互借鑒，沒有一個機構來集中統一的管理本業的檔案，由于產權關系不明確，導致工作效率低下，工作失誤增多。在有的企業中由于管理不嚴，導致檔案材料被盜，如果企業檔案部門不進行根本性的變革，企業“記憶”面臨著丟失的危險，就難以適應現代企業發展的要求。
二、知識管理與企業檔案管理
知識管理是一個新的概念和事物，隨著知識經濟的發展，知識管理研究也興起一股熱潮，知識管理的對象是知識，管理的目標是運用知識。知識管理是為了有效地提高企業的競爭力，而綜合企業內部和的各種信息、知識，并加以識別、收集、科學的加工和充分的運用，并通過建立知識共享機制，鼓勵知識創新，實現知識的增值；利用企業所蘊含的集體智慧提高企業的應變和創造能力。在知識管理經營管理模式下，增強企業組織對環境的適應能力，企業的發展不再受到資金和自然資源的限制，知識資源對于當今企業具有舉足輕重的作用，知識管理有了強大的生命力和廣闊的發展前途。知識管理思想的內涵，可以概括為知識管理是對企業產生的知識進行管理通過獲取、存儲、學習、傳播、共享，運用這些知識服務于企業的各項管理工作才是知識管理的最終目的。在知識經濟社會中，知識管理將為企業創新增添動力，要使每個員工都能接觸并有效地運用企業的知識，實現將合適的知識在合適的時間給合適的人。可以隨時隨地地找到最需要的知識，企業經主要依靠知識來贏得競爭的優勢，最終實現成本最小，而收益最大。
企業檔案在知識管理中的作用。企業檔案是企業活動的忠實記錄，企業的隱性知識占據了企業知識資源的主體，企業檔案忠實的記載了企業員工在從事生產、管理等各項活動過程中的情況，隱性知識是企業知識資源的核心組成部分，而企業檔案就認識、經驗教訓的總結，積累了大量的企業顯性知識；企業檔案有助于實現企業知識共享，知識共享是通過信息交流、傳遞實現的。有知識為人們所運用，所掌握，知識才有價值。信息交流、傳遞的方式主要有兩種：語言和書面，書面交流是以文件、檔案等形式進行知識的使用和交流。知識應用范圍擴大，價值實現也擴大了企業檔案幫助保護企業知識產權；企業檔案真實地記錄了企業進行知識創新活動的時候的過程、內容、結果，是在市場經濟和科學技術發展下的必然產物，是企業擁有某一知識產權的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產權的所有者，當發生知識產權糾紛時，企業檔案可以有效地保護知識產權。企業檔案可以提供尋找相關領域專家的線索，企業檔案為企業員工培訓提供教材，當企業組織結構龐大、員工人數眾多時，知識管理系統記錄了與企業相關的內容，企業外部知識培訓使企業員工能迅速融入本企業，學習并遵守公司的各項規章制；企業檔案反映企業文化，企業檔案形成和產生于企業家和企業員工各種企業活動過程中，知識管理不僅是一項重要的管理活動，更是一種管理理念，企業檔案不僅具備知識特征，還是企業一種重要的知識資源，已成為許多企業戰略行為和價值觀的一部分。
知識管理是企業檔案工作創新的方向，知識管理是知識經濟時代的要求，知識管理順應了知識經濟時代的要求，知識管理的技術支撐是現代信息技術。在整個社會生產系統中，知識產品的生產居于主導地位，作為知識經濟時代的管理模式，其對企業檔案工作創新的意義有： 知識管理的根本目是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，知識管理的出發點是知識是企業的戰略資源，知識管理的基本活動是知識的積累組織、傳遞和應用、創新。它可以促使人們重新認識企業檔案的價值，促使人們重新視定義企業檔案管理工作的目的，促使人們重新思考企業檔案管理的基本活動，以促使人們重新考察企業檔案管理的技術方法。以知識管理思想指導企業檔案工作，企業檔案管理從傳統的手工操作方式走出來，通過挖掘企業檔案的知識價值，采用先進的信息技術，為企業創造價值，提升企業核心競爭力。
知識管理對企業檔案管理的要求。知識管理要求拓展和完善企業檔案管理職能，強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，應將檔案管理看成是企業知識管理的重要組成部分，檔案人員從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者；知識管理要求企業完善和優化館藏，檔案工作者必須投身于電子文件的產生和控制過程中，完善和優化館藏資源是檔案工作的基礎和重點，利用檔案館豐富的數字化資源，重要手段則是數字化檔案館的建設，運用先進的信息技術與手段，文檔信息數字化工作是數字化檔案館建設的另一主要內容；知識管理要求企業提高檔案管理技術，對檔案管理來說，更依靠上數據，電子商務等現代信息技術在企業中的應用，檔案信息化離不開企業信息化，對檔案信息資源的深入開發，必須建立健全適應信息化要求的電子文件形成、流轉、處置和監控制度，納入企業整體信息化建設之中；知識管理要求檔案知識實現智能化服務，實現檔案知識智能化服務，可以通過企業知識庫的構建、知識導航的提供、知識的咨詢等手段來實現；知識管理要求檔案工作者提高素質，知識管理要求作檔案工作者必須提高自身素質，檔案知識管理的關鍵因素是人才，掌握現代企業管理知識，要具備一定的信息分析和處理能力，以此提高檔案的管理水平。
三、知識管理背景下構建企業檔案管理模式
面對機遇和挑戰，檔案工作只有主動去適應知識經濟的發展、積極為知識經濟發展服務，才能促進檔案事業的快速發展，發揮檔案工作在知識經濟時代應有的作用。檔案知識是典型的顯性知識，符合檔案知識管理的規律，因此企業檔案實施知識管理是自身的要求；企業檔案實施知識管理是現實的要求，通過大家參與達成共識的知識資源優化處理，解決了過去“按檔案方法分類，不切實際”的問題，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式；企業檔案實施知識管理是提高企業競爭力的要求，知識管理將以往的檔案知識規范化、統一化、創新化。
構建檔案知識資源管理模式的目標。管理的思想也在信息化的浪潮中發生了轉變，使檔案管理有了重大改觀。具體目標是使檔案知識資源化、信息化，按信息管理方式分類保存，以供搜索和查詢，按知識資源結構進行管理，即歸類沉淀，對將來的知識型文檔，設計、設立標準模板；實現知識資源支持領導決策，要充分了解分析領導或管理決策的事項及過程，設計、設立訂閱機制，委托專業人員或專家收集知識或信息資料；知識資源及時支持員工學習。構建相應分類的關聯知識資源庫，配備相關知識的文件類到關聯知識庫中，設立員工自學考試內容；知識資源及時支持員工工作，要了解分析各項業務、事務工作，內容及過程，按業務、事務過程環節及環節內作業程序；知識資源管理制度化，用制度的形式確定知識資源管理的組織機構。檔案知識資源管理依托網絡，用信息來實現，在應用系統中對知識資源分層級設立安全訪問權限。
檔案知識資源管理模式構建方案包括檔案知識資源應用功能系統、資源庫委托收集、整理系統、資源庫委托收集整理系統、知識資源庫管理系統。知識資源管理組織建設方案其組織結構可以設計為知識資源管理團隊和知識資源管理中心。建立檔案知識資源管理的制度體系，推進和組織建設的要求。檔案知識資源管理方案實施步驟要開展進行調查研究，它包括管理制度方面的調查研究、硬件方面的調查研究、技術方面的調查研究、人才方面的調查研究；制定實施目標，明確實施要素，建立保障系統，實施要素是方案的主體部分，需要建立包括檔案知識資源管理體制。
企業實施檔案知識資源管理的條件。企業實施檔案知識資源管理的條件，一定的網絡基礎設施是實現網絡化的前提。技術是檔案知識資源管理順利進行的保證，網絡基礎設施的建設情況是關系著檔案知識管理信息能否在網絡上的關鍵。檔案知識資源管理是一項龐大的系統工程，所以資金是否充足也是檔案知識管理能否順利進行得關鍵因素，此人才問題關系到檔案知識資源管理的成敗。
因此要轉變觀念，創新工作方法，推進檔案數字化建設，強化隊伍建設，提高檔案管理人員素質，統籌協作，共同促進檔案知識資源管理的發展。
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隨著經濟發展的不斷進步，我國的市場經濟多元化趨勢正在不斷加深，在這樣的社會背景之下，對于各行各業的發展進程而言，檔案所起到的信息資源作用正在逐年遞增。對于我國企業現階段的發展過程而言，檔案不僅僅具有將歷史記錄下來的作用，同時，對于新時代的企業檔案數字化管理新模式具有服務作用。檔案管理系統的建設與利用，不但對于實現檔案信息的檢索與瀏覽具有促進作用，并且，也是推動信息化社會發展進程的一大進步。盡管就社會主義發展的現階段而言，關于企業的檔案信息化建設力度還并不足夠，仍有一定的缺陷有待進一步發展與改進。譬如，很多情況下，企業檔案工作往往是被忽略的，大多數時候只是將檔案信息做一個簡單的目錄，從而方便網上進行檢索。隨著知識經濟產業的迅速發展，傳統的檔案信息管理模式已經不能適應現代化社會的經濟發展需求，由此可見，檔案信息化、數字化建設的發展趨勢已經逐步發展成為現代化社會的必要發展趨勢，。因此，改革傳統檔案管理模式的首要任務就是轉變觀念。要想將檔案管理逐漸擺脫當前的困境，就一定要認識到進行檔案信息化建設的必要性。
(一)企業檔案機構的地位每況日下
由分析很多企業檔案機構實例可知，很多企業領導由于不了解檔案工作，并不重視檔案工作。就現階段的發展狀態而言，許多國有企業的檔案機構與檔案工作人員正呈現大幅度的下降趨勢。長時間以來，服務于檔案機構的工作人員以及相關檔案保管設施都處于相對落后的發展局面，大多數企業的檔案機構工作條件難以得到真正地改善與進步。甚至在大多數情況下，檔案機構經常都會首先或重點被清理。另外，檔案管理還有另一大問題就是業務經費不足，這嚴重阻礙了檔案工作的正常進行。相比其他部門的工作人員而言，檔案部門工作人員的工資水平非常低。同時，在日常企業組織體系構建過程中，檔案機構的地位正呈現出一種逐年遞減的趨勢，這使得多數檔案機構的工作人員的工作積極性和職業自豪感收到嚴重打擊，很多人才因此流失，嚴重阻礙了企業檔案管理工作的正常發展。
(二)企業檔案管理信息化發展不完善
當檔案機構管理過程出現了信息化的電子文件之時，很多企業檔案機構和人員常常會選擇回避。但傳統的檔案實體管理模式已經不能滿足當下信息化發展的需要，如果過度的依賴傳統的檔案實體管理模式而不積極地尋求改變，一方面，難以適應信息化時代的發展需求，另一方面，還會使得電子文件與電子檔案難以得到真正的、有效的管理，還會誘發管理不當等問題出現，從而帶來難以避免的工作失誤與麻煩。
(三)企業檔案信息缺乏系統化的管理
隨著企業的大規模重組與企業合并趨勢的不斷深化與加強，很多檔案材料被分散保管到各個部門，沒有辦法集中且統一地管理檔案，由此極易為檔案機構的工作人員帶來短時間內難以適應的陌生期，一方面大大減低了工作人員的工作效率。另一方面，還極易誘發工作失誤現象的發生，從而帶來難以挽回的損失。甚至有的企業在檔案機構工作過程當中，由于管理出現問題出現了檔案材料被盜的事件。由此可見，根本性的檔案機構變革是企業檔案部的得以發展與壯大的必要手段。
二、知識管理與企業檔案管理間存在的必然聯系
(一)知識管理理念概述
隨著近年來科技革命的日益發展與進步，知識經濟得到了飛速的發展，知識管理研究也隨之掀起了一番研究熱潮。知識管理作用于知識，其目的主要在于對知識的靈活運用。在現階段的知識管理經營模式下，如何培養企業組織對環境的適應能力是現階段的主要任務，只有加強了企業的適應能力才能使得資金和自然資源不再成為企業發展的阻礙因素，從而有效地提高企業的競爭力。當下，知識資源對企業的發展有著非比尋常的作用，它的生命力是非常強大的，它的發展前途是無限的。簡言之，知識管理理念的具體思想內涵在于，通過采取獲取、存儲、學習、傳播、共享等方式，產生管理企業的相關知識，然后使得這些知識積極地為企業的各項管理工作提供服務功能。在知識人才地位日益提高的今天，知識管理亦可以看作是企業的創新發展的新動力，可以讓每個員工都可以接觸并將企業的知識進行有效地利用，真正地實現將合適的知識在合適的時間交給合適的人去做。真正的做到在每時每刻可以找到最需要的知識。企業的優勢就在于借助知識來獲得的，使之真正地做到用最少的錢，得到最大的收益。
(二)知識管理對企業檔案起到的作用
企業檔案的主要作用在于客觀且真切地記錄企業活動。企業知識資源的主體已經逐漸轉化為企業中的隱性知識，并成為其中的最核心的部分。同時，企業檔案還可以記載了企業員工在生產和管理等各項工作時的真實情況。運用企業檔案，可以結合以往的經驗和教訓，將其進行分析處理，從而逐漸形成很多的企業顯性知識。所謂知識共享，主要是通過信息交流和傳遞來實現的，而企業檔案對實現它有重大意義。俗話說得好，能熟練掌握的才是真知識。常見的知識信息交流與信息傳遞的方式主要有語言和書面這兩種方式。從概念意義上解釋來說是，所謂書面交流主要是依托于文件、檔案等方式來實現對于知識的利用以及交流。一旦知識的應用范圍得到了一定的擴大，那么，價值實現也會隨之得到等同力度的擴大。企業檔案是維護企業知識產權，并且避免知識產權受到不法侵害的重要舉措，并且，還可以對企業知識創新活動時的每一個細節進行客觀并真實地記錄。在現階段的市場經濟和科學技術發展過程中，它起到著至關重要的作用，它是知識產權歸屬于某一企業的法律憑證，具有著證明知識產權的歸屬者的重要作用，這一作用在對于知識產權出現糾紛問題案件的處理上，得到了充分的體現。除此以外，企業檔案的作用還體現在尋找相關領域專家的過程當中，不僅僅可以為其提供線索，更是為企業員工培訓提供了有效的、科學的教材。在一些企業規模龐大、企業內部結構復雜、企業員工數量巨大的問題處理上時，知識管理的作用也能得到有效的發揮，它以系統化的結構對同企業相關的內容進行規律性的記錄，而企業外部知識培訓也可以加快企業新員工的適應能力，可以使得員工以最快的速度投身于工作崗位，并有利于加快員工學習并遵守公司的各項規章制度的進程。由此可見，企業檔案不僅僅是企業自身的文化一種體現，并且，它也是企業家和企業員工在各項企業活動的運行過程所形成的一種理念，知識管理不但是一項管理活動，亦可以稱之為是一種管理理念。
(三)知識管理是檔案工作創新發展的必然走向
隨著信息化時代的不斷進步，加之知識經濟時代的日趨進步，知識管理這一理念也隨之誕生了。知識產品的生產在整個社會生產系統中都處于主導地位，其生產的根本目的在于令知識的價值化為現實，從而使得企業的核心競爭力得到增加與退稿。企業的戰略資源是知識管理的出發點，而其基本活動是知識結構再整理，包括知識的組織、傳遞、應用、創新。它不但起到了加深人們對企業檔案的價值的認識程度的作用，并且可以將企業檔案管理工作的根本目的得到重新的審視與發展，從而使得企業檔案管理的基本活動得到進一步的革新與進步，也可以令企業檔案管理的技術方法得到新的審視與提高。創新型的企業檔案管理模式，首先要將改變傳統手工操作方式的任務置于首要地位，以知識管理思想指導企業檔案工作，來發掘出企業檔案的知識價值，也可以采用用現代社會最為先進、最為推崇的信息化技術應用于企業生產活動當中來，從而使得企業價值得以更大化成熟的實現，從根本上替身企業的核心競爭力、提高企業的經濟效益與文化價值。
(四)知識管理對企業檔案管理的要求
知識管理的實現，需要依賴于拓展和完善企業檔案管理職能才能得以實現。想要使得企業生產力的開發得到加強，以及使得企業檔案知識得以充分利用，則需要從檔案管理的智能化服務變革入手，自始至終將檔案管理的任務置于企業知識管理中的核心地位，才能使得知識管理的作用效果達到最佳。這一檔案管理機構的變革使得檔案人員已不再僅僅是檔案實體保管員，他們可以說是檔案知識的管理者，更是屬于檔案知識的提供者以及決策咨詢者，對于檔案管理工作起到著更為重要的作用。除此以外，企業完善并優化館藏也是實現企業實施管理的重要舉措。檔案機構的工作人員不但需要為電子文件的產生與控制注入大量的工作精力與耐心，并且還需要將完善和優化館藏資源置于檔案工作的基礎重點任務當中來。數字化資源的高效利用，是實現數字化檔案館的建設的基礎工作，也是促進知識管理得以實現的第一步，現代化的信息技術的利用也是數字化檔案館建設必不可少的基礎性因素。想要使得知識管理得以付諸實踐，一方面，企業還需要通過不斷的學習與進步來使得自身檔案管理技術得以提高。另一方面，還需要結合時展的特點，將現代化的信息技術應用于實踐管理活動當中來。當下，檔案信息化和企業信息化之間的關系是不可區分的，要想使得檔案信息資得以深度的開發與利用，還需要將建立完整化、信息化的電子文件置于首要地位，并幾何建立企業的知識庫、提供知識導航等方式，提升企業檔案的管理水平。
三、知識管理背景下構建企業檔案管理模式
在當前這個機遇和挑戰并存的背景下，檔案事業要想實現飛速的發展，就一定要主動去適應知識經濟的發展，提高為知識經濟發展服務的積極性。這樣做，才可以使得檔案工作在知識經濟時代的作用發揮到最佳效果。要想提高企業的競爭力，就必須要企業檔案實施知識管理。
(一)構建檔案知識資源管理模式的目標
當下，正處于信息化發展日益強大的趨勢，我國企業管理的思想已經發生了巨大的改變，這也為檔案管理帶來了巨大的改變。使檔案知識最大化的實現資源化、信息化是當前檔案管理建設的主要目標，依據信息管理的不同方式不同來進行相關的分類保存，為今后的搜索和查詢工作提供了便利條件，也對知識型文檔，設計、設立標準模板建設與實現提供了基礎建設的作用。還要擁護領導的決策，充分了解并分析領導在進行管理決策的事項和過程，也是必不可少的。
(二)構建檔案知識資源管理模式的方法
一般來說，可以依據組織結構的不同將知識資源管理組織建設方案的分為兩項，一項是屬于知識資源管理團隊，另一項則屬于知識資源管理中心。在實施檔案知識資源管理方案的前期階段，首先要進行一系列的調查和研究。譬如，研究調查管理制度方面、硬件方面、技術方面、人才方面等方面的相關知識。這個方案的主體要素就是研究并制定出實施目標。明確方案的實施要素，再建立保障系統，最后實施要素。綜上可知，必須要將原有觀念徹底推翻，打造出一種全新的工作方法，壯大檔案知識資源管理的隊伍，提高其工作人員的自身素質，推進檔案管理逐漸趨向數字化建設，從而促進檔案知識資源管理的發展。
參考文獻:
目前，在醫院檔案管理中存在不少問題，現在很多醫院仍然引用傳統的管理模式，而這些傳統的管理模式存在的問題是獲取信息慢，員工之間交流不足，內部向心力不夠，醫院工作效率低下，而且每個人的信息不健全，如想要知道治療骨質增生病癥的患者查詢前臺醫護人員，詢問主治醫生有哪些，這時這些醫院往往會出現很多問題，或者無法快速知道主治醫生的當值與不當值人員名單，或者要讓患者等很久，而且由于內部交流不足，醫生之間無法互相進步，從而也導致醫院工作效率低下，無法實現進一步發展。
二、在醫院檔案管理中應用知識管理的必要性
1、知識管理是經濟、社會發展的需求
隨著時代、經濟的進步，我國經濟發展也進入一個新的階段，知識在經濟發展中發揮著更加重要的作用，而醫院檔案管理也在這種新形勢下發生著變化，由以前的人工管理到紙質的文件管理再到計算機電子信息管理，以后醫院檔案管理還會有新的管理模式出現，如果醫院一直保持傳統的管理模式，總有一天會被社會所淘汰的。其次，醫院也是一個帶有盈利性質的組織，并不是慈善機構，也需要賺取一定的利益的，在這方面醫院與企業有著相似的地方，那么醫院也就帶有市場經濟的特征，所以應用知識經濟管理是適應社會發展的需要。
2、知識管理是醫院進步發展的需要
現在部分醫院甚至還存在紙質檔案管理，不管是對患者來說還是對醫院來說這種模式有著很多的不便之處，不管是在工作人員的排班上還是在患者的就診上都存在很多的不足，而且醫院也是需要盈利的，并且醫院之間還是有一定的競爭的，醫院的消費者是廣大患者，醫院是救治患者、為患者解除病痛的地方，它需要在有限快速的時間內，為患者安排就醫，如果引進知識管理，就可以快速為患者安排當值醫生，同時增進工作人員的經驗交流，提高醫護人員的知識和時間能力，更好地為患者服務，在得到患者的信賴后才能更好地促進醫院進步發展。
三、促進在醫院檔案管理中知識管理應用的措施
1、在思想上破除陳舊的觀念，樹立新的知識管理理念
醫院要想改革首先就是思想上的轉變，沒有思想轉變作為前提，任何實際行動都是失敗的，而這種思想轉變是一種自然而然地過程，目前，也有一些醫院也開始引進知識管理，而醫院檔案管理任務繁重，想要快速轉變也是需要一個過程的，首先就是搜集信息，輸入信息，其次就是分類整理，在其中還要明確知識是為了服務人們而存在的，同時醫院也是一種服務廣大人民的機構，那醫院要做的就是靈活應用這種服務，將這種服務貫穿于醫院檔案系統及工作人員的思想中。在思想轉變過程中，廣大醫護人員樹立新的知識管理理念，學習計算機信息管理知識，學會接受新事物，為醫院及個人進一步發展出力。
2、在行動上引進知識管理模式，并創立層次化、結構化的檔案管理方式
在知識管理實踐的應用上首先要解決的就是技術與人才問題，醫院檔案管理的改變要想實現紙質檔案向電子檔案轉變，需要的首先是引進適當的電子設備，更新醫院系統，醫院在這方面還要引入相應的技術管理人才，負責信息搜集、分類、管理、更新等。其次，醫院要在新引入的系統中輸入醫院相關人員的信息，而信息分類可以先按科室分，分為內科、外科、神經科等等，然后在科室內部檔案按照醫院內部人員的工作經驗進行分類，同時醫院還可以在對應的科室樓層安裝電子顯示器，主要顯示目前科室當值人員名單和未來幾天內的值班情況。對患者檔案管理可以采用一卡通的形式，在每位患者就診時給予一張電子卡，里面記錄就診日期、科室、主治醫生、病癥、服用藥品名稱及計量等，不管是哪位患者，只要有卡，醫院就可以顯示其檔案信息記錄，在一定程度上可以明確醫院與患者的職責，減少不必要的爭端。這種方式就是知識管理模式下層次化、結構化的檔案管理。
四、小結
(中國航天建設集團有限公司,北京100071)
［摘要］知識管理是21世紀企業管理的新方向。企業檔案作為企業各項活動的真實記錄,在知識管理中具有很大作用。本文分析了檔案在知識管理中的作用和企業對內部資源進行知識管理的重要性,列舉了數種對企業檔案內部資源實施知識管理的方法。
［
關鍵詞 ］企業；知識管理；檔案管理；內部資源
［DOI］10?13939/j?cnki?zgsc?2015?09?089
1企業檔案管理的現狀
在知識管理思想的指導下,企業要想保持核心競爭力應該注重對企業隱性知識的挖掘,這是企業檔案開發利用的一個創新點。要想積極有效地參與知識管理,從根本上改變檔案部門“看攤守攤”的被動局面,應在實體保管的基礎上,更深一層次地加強對隱性知識的挖掘。
在知識經濟和信息技術的推動下,檔案人員開始由實體保管者向知識管理者過渡,企業檔案以其豐富的知識性也開始被納入到知識管理的視野中。這一客觀要求給企業檔案工作帶來了強有力的沖擊,企業檔案工作目標必須調整,檔案部門必須準確把握環境的脈搏,再也不能僅僅只關心檔案實體和信息的安全管理與責任管理,而必須集中精力攻克檔案知識資源管理的難題。
現在,企業檔案實體管理保管機制比較健全,保管手段比較先進,保管方式日趨合理。針對檔案實體管理,管理人員理順收集渠道,對收集到位的檔案整理、鑒定保管等也駕輕就熟,這些成果都顯示出檔案實體保管的日趨成熟與完善。但是在知識管理的方面還很欠缺,存在很多的問題,大部分的檔案館的管理模式都還停留在保管的階段,存在重實體保管、輕知識挖掘的缺點。針對顯性知識,未形成健全的挖掘機制；針對隱性知識,也未及時進行歸檔操作。應該說,大部分企業對檔案的管理仍停留在信息管理階段,對檔案的利用也停留在信息利用階段,在顯、隱性知識挖掘上所做的工作遠遠不夠。
在企業中普遍存在這樣的現象,即企業信息部門收集來的信息與創新的知識,不能暢通的傳達給需要這些信息的部門與個人,企業中部門與部門之間、個人與個人之間信息流通出現障礙,形成“信息孤島”。在資訊發達的今天,“信息孤島”現象致使企業永遠比市場的節奏慢半拍,將極大地削弱企業的競爭力與生存能力。相對于其他知識而言,檔案知識的共享基本上比較滯后,這一方面由檔案信息的特殊性引起,另一方面也由長期以來形成的檔案利用思維所導致。但在知識經濟時代,檔案工作的出路在于實現檔案知識共享,發揮檔案知識的經濟效益。
2知識管理的定義
知識可以分為隱性知識和顯性知識,顯性知識是指可以用語言文字表達傳遞的信息,隱性知識是指需要靠實踐和體驗來獲得的,可意會而不可言傳的信息。知識管理就是應用現代技術對知識資源進行管理,以促進知識創新的活動。它能夠幫助人們對擁有的知識進行反思,調整和發展企業內部結構,提高人民進行知識交流的技巧,增加獲得知識的來源,促進知識交流,利用組織的無形資產創造出價值。
3通過企業檔案對內部資源實施知識管理的必要性
3?1企業實施知識管理的必要性
知識管理是為了有效地提高企業的競爭力,而綜合企業內部和的各種信息、知識,并加以識別、收集、科學的加工和充分的運用,并通過建立知識共享機制,鼓勵知識創新,實現知識的增值,利用企業所蘊含的集體智慧提高企業的應變和創造能力。因此,知識資源對于當今企業具有舉足輕重的作用。在知識經濟社會中,知識管理將為企業創新增添動力,要使每個員工都能接觸并有效地運用企業的知識,將合適的知識在合適的時間給合適的人。企業將主要依靠知識來贏得競爭的優勢,最終實現低成本高收益。
3?2企業檔案在知識管理中的作用
企業檔案是企業活動的記錄,忠實的記載了企業員工在從事生產、管理等各項活動過程中的情況,積累了大量的企業顯性知識。通過對這些顯性知識資源的開發,企業可以更加便捷地建立知識管理系統,實現企業知識共享。企業檔案是保護企業知識產權的有力武器,它真實地記錄了企業進行知識創新活動的時候的過程、內容、結果,是企業擁有某一知識產權的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產權的所有者,當發生知識產權糾紛時,企業檔案可以有效地保護知識產權。企業檔案可以反映和培養企業文化,它形成和產生于企業家和企業員工各種企業活動過程中,記錄著企業經歷的成功與失敗。企業檔案是企業員工知識培訓的必備教材,通過企業檔案為企業員工培訓提供教材,使企業員工能迅速融入本企業,提高業務能力。
企業檔案知識管理不僅是一項重要的管理活動,更是一種管理理念,企業檔案不僅具備知識特征,還是企業一種重要的知識資源,已成為許多企業戰略行為和價值觀的一部分。
3?3企業內部資源知識管理中存在的問題
現在很多大型企業中,知識管理已經開始啟動,但企業內部的各種知識資源卻并未得到合理利用。實施了知識管理,建立了知識服務中心,但非常重視競爭情報、市場動態等外部知識資源的獲取、分析,不重視企業內部的檔案、圖書資料、視頻圖像等知識資源的挖掘,讓大部分有效知識資源閑置。這種知識管理模式叫做“情報導向性”知識管理模式。實施這種知識管理模式的企業忽視了企業的原生性信息,致使企業內部的知識資源得不到盤活,仍是死水一潭。因此,在獲取外部知識的同時,企業也應該重視內部信息資源的開發,先將自身具有的資源充分利用才能真正掌握知識管理。
4對企業檔案內部資源實施知識管理的方法
4?1建立企業知識庫
通過建立面向知識管理的知識庫,積累和保存企業各種文檔信息和知識資產,能夠更好地實現檔案及其他信息的共享和整合。總體來說,企業知識庫基本由下列一些知識和信息組成：企業基本信息、包括公共關系信息、年度報告、預測分析報告、產品和服務信息、經營業務信息、業務經驗信息、基本流程信息、顧客信息等。借助網絡傳輸,把企業各個部門連為一體,使知識可以最短時間零距離地向每個員工、每個崗位延伸,促進了知識的共享和傳播。每個人、每個小組形成的信息和知識都必須存儲到知識庫中,而需要知識的人也能從知識庫的知識存儲系統或者專家系統中找到所要的知識。而且,知識庫還能起到蓄水池的作用。企業人員流動不可避免,知識庫通過將每個員工所創造的知識成果、業務經驗文檔化,避免了才隨人走從而削弱企業的知識儲量。
4?2對館藏檔案進行分類整理,提供知識服務
企業檔案館的檔案資源非常豐富,但是它們的利用率卻并不高,檔案人員只是被動地對歸檔的文件進行接收和管理,而且在服務中較少考慮用戶的需要,造成大量寶貴的資源白白堆積。如何能夠改變這種管理現狀,深入挖掘其中的知識,為企業貢獻其價值,是檔案館進行知識管理的重中之重。而對館藏檔案進行分類整理,提取其中的信息,為企業提供知識服務就是一個方法。檔案人員通過對館藏檔案的開發,可以建立專門性的檔案信息庫。如武漢市城建檔案館,根據武漢市城市建設的實際情況,開發了《武漢市城市綜合管網管理信息系統》和《正格城建檔案管理系統》,并于2007年,開展了《建設工程電子文件歸檔與管理》的項目研究,這些系統的開發和項目的進行都是武漢市城建檔案館為了更好地管理館藏檔案、尋找其中關聯、挖掘檔案知識而做出的努力,這些項目的成果都得到了有關專家的認可,有非常高的實用性。另外,收集企業內的信息資源,制作企業人才信息庫也是一個提供知識服務的途徑。
4?3鼓勵員工的隱性知識顯性化,將個人隱性知識轉變為組織知識資產
企業知識不僅涵蓋了文件、檔案等大家熟知的顯性知識,還包括隱藏在員工腦海中的隱性知識。人們頭腦中的隱性知識主要體現在兩個方面：一類是技術方面的隱性知識,包括那些非正式的難以表達的技能、經驗、技巧和社會關系等；另一類則是認識方面的知識,包括心智模式、信念、價值觀等。人是知識的重要載體,企業在知識管理時代必須建立吸引人才、留住人才的長效機制,同時還要充分利用員工頭腦中的經驗知識,擴大知識共享的范圍。而企業檔案部門則應與企業員工保持密切的交流與聯系,共享知識,并及時進行知識歸檔。我們可以通過訪談、會議記錄、交流互動形式,將本企業管理者與員工的經驗型知識挖掘并記錄下來,將個人的經驗知識轉化為企業的知識財富。知識管理要求實現隱性知識和顯性知識的轉化與互動,利用知識的流轉運動來增加知識創新能力是企業知識管理的特點,也是企業的人本管理及流程重組思想的體現,企業檔案工作應該而且能夠成為這種運動的中介之一。
5結論
隨著知識經濟時代的發展,知識管理越來越重要。企業在獲取外部知識的同時,企業也應該重視內部信息資源的開發,通過對企業檔案的管理和挖掘來獲得更高級的知識服務,做好對自身的知識管理。企業檔案工作應該抓住這次機遇,調整工作目標,準確把握環境的脈搏,通過多種工作方法,集中精力做好顯性、隱性知識的挖掘,努力為企業創造價值。
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(一)知識管理的興起
知識管理的思想與概念在1998年才進入中國，由于我國整體管理水平較低，進行知識管理存在一定的困難。可喜的是中國知識界已經認識到，在現代社會創新不再是從零開始，而是要在已有知識的基礎上進行再創造，因此知識管理是當代社會生存和發展的必然選擇。國內很多知識管理體系紛紛上馬，雖然步調難以一致，效果參差有別，但積累了知識管理的寶貴經驗，有些還樹立了成功的典型。
(二)知識管理的內涵
知識管理就是應用現代技術對知識資源(包括顯性知識資源和隱性知識資源)進行管理，以促進知識創新的活動。具體而言，知識管理包括三方面的內容，即知識資源管理、知識技術管理以及知識思維管理。知識資源管理就是管理知識信息或與知識有關的信息以及記錄知識和信息的載體，其目標主要是管理的顯性知識資源。
(三)知識管理與信息管理的比較
信息是表達、存儲和分配知識的有效工具。因此，知識管理并不能脫離信息管理而單獨存在，信息管理是實現知識管理的基礎。但知識管理不是信息管理，知識管理是對信息管理的提煉，主要表現在以下三個方面：
1.信息管理以提供一次、二次文獻為主，而知識管理不再局限于利用片面的信息來滿足用戶的需求，而是對用戶的需求進行系統分析，向用戶提供全面、完善的解決方案，幫助用戶選擇有價值的文獻，提高知識的獲取效率。
2.信息管理僅局限于對信息的管理而忽視對人的管理，在信息獲取的整個流程中，人才是核心，知識管理認為對人的管理既可以提供廣泛的知識來源，又可以建立良好的組織方式用以促進知識的傳播，適應了知識經濟時代的要求。
3.知識管理通過對知識的管理摒棄了信息管理中被動處理信息資源的工作模式，它與企業的知識交流、共享、創新和應用的全過程融合，實現企業業務流程重組，使知識管理成為企業知識創新的核心推動力，給企業帶來新的活力。
二、知識管理在檔案管理中的應用
知識管理與檔案管理相互融合、共同發展并推動檔案管理創新。只有兩者有機結合，才能充分促進各項管理工作質量及效率的提高，并實現預期管理效果。因此科學分析知識管理在檔案管理中的應用必不可少。
(一)實現檔案管理的細化
在信息化時代，伴隨著檔案管理過程應用了知識管理手段，促進了檔案管理保管單位的進一步細化。只有做好檔案保管工作，才能實現對檔案有序、科學化的管理。過去，我們的檔案管理方式是以“卷”為單位進行管理，這種傳統的檔案管理方式存在著許多不便之處和缺陷。例如，檔案管理人員很難了解檔案中的真實內容，需要對檔案進行立卷調整的時候很難進行查詢檢索；在實際工作中我們有時只需要查詢一卷中的一小部分內容，但卻不得不對整卷檔案的內容都進行查閱，這樣不僅浪費時間，也耗費人的精力。目前，傳統的檔案卷宗管理的方式已經慢慢被淘汰，檔案管理越來越多地實現了信息化管理和信息化儲存，并對檔案管理的單位作了進一步細化。在網絡時代，知識元是檔案管理的最主要方式，也是最基本的單位。通過計算機，可以對知識元進行實時查詢和存儲，極大地提高了查詢的速度和效率。
(二)實現檔案管理的有序化
隨著網絡時代的發展，檔案管理中逐步引入了新的信息技術手段，信息技術和網絡技術使檔案的管理方式有了進一步的發展和提高，信息技術和網絡技術以及數據庫為檔案管理提供了強有力的保障，最終實現了檔案管理的有序化。
(三)實現檔案知識服務技術的加速化
在新的檔案管理時期，檔案知識服務技術的迅速發展為檔案管理的高效性提供了新的技術保證。實現對檔案的智能檢索是隨著網絡時代的發展而進一步發展起來的，它通過使用新的檢索機制來實現對信息的檢索和傳輸。同時，它可以通過使用自然語言的處理技術，來分析用戶所提出的問題，進而向用戶提供所需的檢索結果，表現出極強的推理性，并通過技術手段提高檔案信息的檢準率及檢全率。這也充分體現了檔案知識服務技術發展的新趨勢。
三、知識管理在檔案管理中的實施策略
實施知識管理需要進行宏觀調控，對各知識部門的物質資源、知識資源、人力資源以及資本資源等進行協調管理，檔案工作與知識管理環境協同就是知識管理宏觀調控的內容之一。從全局來思考，將檔案工作納入知識管理全局設計之中是必然的選擇。
(一)思維層面
1.轉變被動管理思維
檔案工作人員應該轉變被動的管理思維，不應僅僅滿足于檔案實體的安全與責任管理，還必須研究檔案知識資源的加工，促進檔案知識產品化，促進檔案知識應用于實際生產過程。知識產品有兩層含義：一是銷售知識成品，二是知識和物化的知識產品。現代知識產品的生產表現為隱性知識的創造階段和腦外物化表達階段多次隨機變換互動，即隱性知識創造—腦外物化表達—隱性知識創造—腦外物化表達，直至一個完善的知識產品生產出來。所以，知識產品的生產機制，在生產程序上呈現出一種精神變物質——物質還原為精神的隨機循環往復、彼此互動的機制，即從隱性知識的精神創造物化到表達成知識產品的半成品，再將知識產品的半成品還原成隱性知識進行知識完善再創造，如此隨機多次循環，最終生產出一個完整的知識產品。
2.開放意識
知識管理環境下，企業檔案工作內容進一步拓展，檔案部門需要重視已有知識的挖掘、共享與整合，同時還要挖掘人員腦海中的隱性知識并及時歸檔。把組織內外不同專業、不同背景的知識結合到一起，有可能形成知識創新的新視角。美國Unocal公司提出通過建立由50名來自世界各地的鉆探經理、技術人員、地理學家組成的小組能夠比其他公司開發同類油井節約40-60%的成本。這種跨部門、跨地區的人員合作，需要打破內部邊界，企業內部首先建立開放的溝通渠道。企業檔案人員需要樹立開放意識，摒棄本位思想，培育組織內外的溝通渠道，一方面及時提供自己的知識成品、半成品或檔案資料給有需要的部門和人員；另一方面，積極與其他部門人員進行有效溝通，掌握動態的、隱性的知識資源，及時歸檔。
(二)管理層面
1.文檔一體化
文檔一體化管理在企業發展中具有舉足輕重的作用，知識管理環境下企業對文檔實行一體化管理顯得尤為必要。檔案工作環節和一些具體的操作手段需要革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。
2.文檔系統與其他信息子系統的協同
企業內各個子系統相互開放，通過與其他子系統的協調與配合，從而實現整體績效的最優，如企業檔案部門與企業情報、圖書、資料等部門通力合作，實現協同。從只整理保管本企業形成的紙質檔案、科技圖書、標準、期刊、法律法規中解脫出來，實現由封閉的以實體管理為主的管理模式向開放的電子信息網絡管理模式轉變，由“重管輕用”向“重用促管”轉變，由單純的檔案管理職能向信息與知識綜合管理職能轉變，形成輻射企業檔案、標準、圖書、期刊、情報知識綜合管理的知識處理中心和中轉站。管理人員在分工合作的基礎上負責企業檔案、圖書、情報的收集、整理、加工、處理、傳遞、交流等，建立結構合理、種類齊全、質量優化的知識體系，為領導決策、企業生產經營提供高質量的信息服務。
隨著知識經濟時代的到來，知識管理已日益成為人們關注的熱點并且逐漸應用于各個領域。檔案管理在面對知識管理帶來的機遇與挑戰時，必須進行自身改革與創新。把知識管理應用到檔案管理中才能真正實現檔案管理工作的持續發展。
作者:徐敏 單位:中交三航局工程物資有限公司
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1.1知識管理的含義
知識管理是對基于現代信息技術實現知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創新等活動的總稱。它是發揮知識價值、提高知識的有效利用并且最終達到加強企業核心競爭力目標的有效途徑和手段。知識管理多以網絡化、智能化的運作方式，以用戶的實際需求為核心，提供具有實用性和專業性的高效管理服務。
1.2知識管理與檔案管理的聯系
1.2.1管理對象重疊
檔案管理所針對的管理對象是各種文件、檔案等書面形式或電子形式的材料，知識管理所針對的管理對象則是廣義上的知識、信息等，文件和檔案等各種形式的材料都屬于知識的范疇當中，是知識的重要組成部分，因此檔案管理和知識管理在管理對象上存在某些范圍上的重疊。基于在管理對象上的重疊致使知識管理和檔案管理具有相當密切的相互聯系。
1.2.2管理目的相同
檔案管理的最終目的是使所管理的對象即各類文件和檔案能夠更方便地被社會各界所使用，通過檔案管理的相關工作和活動，為服務對象提供便利的檔案查閱和使用服務。知識管理的最終目的是讓知識的價值得到具體實現，提高服務對象的核心能力，從而實現知識服務的目標和作用。所以，知識管理和檔案管理的管理目的都是為服務對象提供知識或者檔案方面的服務，滿足服務對象對知識和檔案的使用需要，二者所不同的僅是服務范圍。
1.2.3管理流程相似
當今我國的檔案管理已經不再受傳統檔案管理八環節的程序限制，還融合了全程監理，前段管控以及文件檔案一體化等多種管理方式和理念。而只是管理過程包括知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創新等一系列流程活動，同檔案管理程序在很大程度上存在相似現象。都有對管理對象進行收集、甄別、整理、利用的程序和環節。
1.2.4管理手段相近
檔案管理與知識管理所采取的管理方式和手段也具有相當程度的相近性。知識管理的管理手段多是使用現代化的信息技術實現對其管理對象予以智能化、網絡化管理。而目前我國的檔案管理也已經改變了以往以手工管理為主的狀況和局面，在很多管理活動當中使用計算機進行輔助，融合了現代化信息技術，初步實現了檔案管理與現代信息化技術的對接，檔案管理的方式和手段如今更趨向于數字化、網絡化管理。
1.3知識管理背景下企業檔案管理模式的含義
基于知識管理背景的當今企業檔案管理模式是對融合知識管理觀念、方法，運用先進的信息化技術，以檔案信息等資源管理為核心，逐漸實現為服務對象提供更具實用性、便利性和效率性的個性化服務的新型管理模式的探索。知識管理背景下企業檔案管理模式雖然仍將文件以及檔案等材料作為管理的主要對象，但是其服務方式卻從被動轉向為主動，從實體材料管理轉向為對信息加工處理。企業檔案管理在知識管理的背景下從某種意義上已經轉化為以企業檔案和相關信息資源為管理對象的知識管理模式。
2知識管理背景下完善企業檔案管理模式的重要作用
知識管理背景下的企業檔案管理模式是一種結合知識管理與現代化企業檔案管理優勢和特點的新型管理模式。是知識管理與企業檔案管理的完美結合，可有效修正傳統企業檔案管理理論創新能力不足的弊端，還可以為知識管理實踐活動提供基礎和途徑。
2.1改善當前企業檔案管理模式的弊端
我國當今企業的檔案管理工作過程存在許多弊端。企業檔案管理工作沒有給予足夠的重視，導致企業檔案管理工作趨向邊緣化，特別在某些信息化程度較高的企業當中，檔案管理工作面臨著縮減人員投入降低運維開支，檔案管理水平不斷下降的境地。與此同時，信息化進程的加速導致大量電子類型文件集中出現，傳統的檔案管理模式無法滿足當今的管理需求。企業檔案管理工作應當符合企業生產經營活動對于證明、責任、信息等方面的要求，合理使用現代化的先進管理技術和管理理念，科學進行資源的開發和利用，為企業的未來技術研發、增加生產、開拓市場、強化管理、擴大企業規模等需求和活動提供理論支持和檔案服務。我國當今多數企業的檔案管理工作已經從手工管理為主時期，經歷計算機為輔時期，到現在的網絡智能管理時期。檔案管理工作已經開始使用智能化和網絡化等先進手段，但是仍然難以應對當前大量的電子文檔處理工作，無力滿足服務對象的個性化管理需求。企業檔案管理工作的更新和提高受到限制，因此需要及時調整工作方式和服務理念，為企業檔案管理水平的提高提供相應的技術基礎。
2.2改善當前知識管理工作當中的不足
我國多數企業的知識管理情況并不理想，存在觀望情況居多，而付出實踐較少的現象。另外，某些將知識管理付諸實際的企業也存在執行力度不足，貫徹程度不夠的現象，甚至一定范圍內出現停滯現象。企業的檔案管理和知識管理在很多方面都有著共通之處，彼此在某些領域存在相似甚至相同的現象，因此二者具有良好的合作空間和合作基礎。檔案管理是一種早已在各企事業單位普遍存在的工作內容和形式，具有一定的認可度和使用基礎，是知識管理的良好引入契機。知識管理可以依托檔案管理形式實現自身理論和實踐之間的結合，并以實踐情況為參考進行自身理論的完善和修改。知識管理背景下的企業檔案管理模式也即將知識管理理念與檔案管理實踐進行相互融合，并實現雙方共同進步的最終目標。
2.3實現知識管理和企業檔案管理的共同發展
傳統的企業檔案管理更注重對于相關記錄文檔的保存和管理，而輕視了對于相關記錄文檔資料的利用。使企業檔案管理偏離了價值的創造和開發目標，在相當范圍內局限了自身價值的體現和發揮。知識管理則是將文檔資料等全部形式的知識進行管理和利用，通過一系列整合處理過程，建立相對完整和獨立的知識資源框架和系統。結合知識管理的企業檔案管理具有更為開闊的活動空間，也對文檔資料的開發和利用具有更為積極主動的推進作用。因此，知識管理可以有效擴展企業檔案管理的工作范圍，提高企業檔案管理工作的作用和價值，提高檔案管理部門與工作人員在企業當中的地位和作用。而與此相對的，檔案管理明確地關注企業各項生產經營活動的過程和結果，有效地進行記錄和保存，預防相關信息的消失，其對文檔資料的整理和控制活動對于知識的積累和整合十分有利，也為知識管理提供了資源基礎和實施途徑，其對文件流通方面的效率優勢也可有效促進知識的傳遞、交流和整理，對于知識的了解和認識也具有很大益處，檔案管理對于重要文件和材料的原始保管和維護，在企業維護自身知識產權以及生產合作權益等方面具有重要作用。因此，企業的檔案管理和知識管理之間有著千絲萬縷的聯系，二者相互貫通并相互促進，找到雙方的準確結合契機，就可有效發揮兩者的自身優勢，發揮更大的作用，推動企業的良好發展。
3知識管理背景下企業檔案管理模式的建立措施
3.1更新現有企業檔案管理的傳統觀念
知識管理背景下的企業檔案管理與傳統模式的企業檔案管理的差別在于是否融合了知識管理理念和方式。因此轉變對于企業內部檔案管理工作的固有認知和觀念是建立新型以知識管理為基礎的檔案管理模式的前提和關鍵，需要企業檔案管理人員首先改變自己的管理觀念，立足于企業發展，實現檔案管理的高效轉化。改變企業檔案管理工作只重保存輕視利用的現象，轉變檔案管理工作關注點，將信息管理作為檔案管理工作的重心，保證以知識管理為基礎的企業檔案管理模式得以實施。
3.2使用信息化手段完善企業檔案管理模式
知識管理是基于現今社會信息技術發展的產物，知識管理的實施途徑主要依靠先進的計算機科技、現代通訊科技以及網絡傳播科技等技術手段。知識管理主要針對各類型獨立的文件或檔案進行集中化處理，使之實現有序化、高效化管理，在其實現自身價值的全部過程當中都不能脫離現代化信息技術或設備。因此，需要一套完整的軟硬件配套設施，來保證以知識管理為基礎的企業檔案管理工作的順利實施，使之實現為服務對象提供高效服務的最終目標。
3.3建立以知識管理為依據的企業檔案管理制度體系
以知識管理為基礎的企業檔案管理模式是一種對于傳統檔案管理模式的更新和改造，通過檔案管理的原有結構和工作資源，實現對于企業檔案管理效果的提升，使檔案管理的價值得以更好地實現的有效途徑和手段。這種以知識管理為基礎的企業檔案管理模式區別于以往的檔案管理模式，在管理對象方面有了更為廣泛的空間，在管理模式上也從過去的實體文檔保管轉化為信息的管理。科學完善的企業檔案管理制度和體系可確保檔案管理全部流程的平穩過度和連接，實現企業檔案管理的服務價值。
4結語
[關鍵詞]檔案管理；知識管理；相似性
現代的知識管理可以為傳統的檔案管理創新拓展提供方向與動力，而傳統的檔案管理可以為現代的知識管理簡單實現提供路徑與基礎。
一、檔案管理與知識管理相近相通
（一）兩者管理對象重疊
檔案管理的對象是文件、檔案，知識管理的對象是知識。知識分為顯性知識和隱性知識。顯性知識可以分為外源顯性知識和內源顯性知識。中國臺灣學者楊舜仁說：“知識管理顧名思義：為知識者，才納入管理，而―般能夠納入信息系統管理的知識，不外以電子型態或書面形態存在”，因而，“知識存在的形態與文件管理之形態相同”。可見，文件、檔案是檔案管理和知識管理共同的管理對象。檔案管理與知識管理的密切聯系主要源于這種管理對象的重疊。
（二）兩者管理目的的相近
檔案界一直將“便于社會各方面的利用”作為檔案工作的根本目的和基本原則之一。為企業各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求，是企業檔案管理的根本目的，也是企業檔案管理的出發點和落腳點，“它貫穿于企業檔案工作的各個方面、各個環節，支配著企業檔案管理過程的運轉和發展。知識管理的最終目標是實現知識的價值、提升企業的核心競爭力，為此知識管理必須力圖將最恰當的知識在最恰當的時間傳遞給最恰當的人，以便使他們能夠做出最好的決策。
檔案管理和知識管理都將為用戶提供檔案或知識服務，實現檔案或知識的價值，作為其最終目的，正如德爾斯泰思教授所言：“文件管理的目標在許多方面都與知識管理非常相似――都是在需要的時候讓人們能夠得到所需的有關信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎。”
（三）兩者管理流程類似
長期以來，我國檔案界將傳統檔案管理業務劃分為“六個環節”(或“八個環節”)：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、(編目與檢索、編輯與研究)、統計和利用服務。實現文件、檔案一體化管理、集成管理，還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環節。知識管理的流程是知識的產生、收集、存儲、加工、整理、評價、利用等。檔案管理和知識管理的管理流程相當類似：都是對分散的管理對象(文件、檔案或知識)，予以收集、存儲，使之集中化；然后對其進行加工、整理，使之有序化；接著對其進行鑒定、評價，使之優化；最后將其提供利用，使之實現價值；而在利用過程中又會產生新的文件、檔案或知識，需要對其進行收集、存儲。
（四）兩者管理技術相同
在數字化環境中，企業的文件、檔案產生、流轉于各種各樣的信息系統。對于非數字化環境下產生的文件、檔案，為了使其適應數字化環境的要求，也必須對其進行數字化處理。因此，現代企業檔案管理的全部活動――文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現代信息技術。而知識管理更是信息技術迅速發展的產物，知識管理的實現離不開計算機技術、通訊技術和網絡技術等的應用。檔案管理和知識管理都需要應用的具體技術或工具包括：元數據、數據庫、文本挖掘、搜索引擎、電子郵件、門戶系統、信息、信息推送、信息安全技術等等。可見，檔案管理與知識管理有著共同的技術支撐――現代信息技術。
二、檔案管理與知識管理相差相異
從管理層面來看，檔案管理主要是一項專業管理活動、一系列管理技術方法；而知識管理不僅是一項專業管理活動、一系列管理技術方法，還介于價值觀念、管理模式、管理理念范疇。從管理深度來看，傳統檔案管理主要是對文件、檔案實體(載體)的管理，而知識管理更重視對文件、檔案內容(信息、知識)的管理。從管理范圍來看，檔案管理的對象限于文件、檔案；而知識管理不僅要管理文件、檔案這種內源顯性知識，還要管理圖書情報之類的外源顯性知識以及員工大腦中的隱性知識。從管理側重點來看，檔案管理更側重于確保文件、檔案的完整性、真實性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價值、長遠價值與保存價值；知識管理則更關注文件、檔案及其他類型知識的可用性，關注文件、檔案及其他類型知識的情報性價值、現實價值與利用價值。從管理特點來看，檔案管理更強調對文件、檔案進行嚴格的規范化、制度化、程序化管理；知識管理則鼓勵―種較為寬松、便于創新的管理體系。“文件管理關注自身的良好定義的政策和可審視的程序，而知識管理致力于以一個不受約束的組織的創造力和知識交易的方式，從而忽視組織傳統。
由此可見，檔案管理與知識管理具有鮮明的相似性，兩者既相近相通又相差相異。
三、檔案管理與知識管理的互動性
（一）知識管理可以拓展檔案管理的領域
傳統的企業檔案管理過分強調檔案與文件、檔案與圖書情報的區別，將文件、圖書情報等排除在管理職責之外，從而極大地限制了自身活動的范圍。傳統的檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現有工作服務，脫離了價值創造過程之外，從而極大地限制了自身發揮作用的領域。
知識管理要求將包括文件、檔案在內的一切載體形態的知識納入管理范圍，并將不同載體形態的知識進行整合與集成，建構―個整體的知識資源體系。知識管理強調在企業各項生產、經營、管理活動創造知識、共享知識、應用知識，使知識直接服務于企業價值創造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領域，而與組織的發展戰略、業務活動直接相結合，成為企業日常工作必不可少的組成部分。
（二）知識管理以提升檔案管理的價值
傳統的企業檔案管理重保管輕利用，通過查卷、借閱、復印等落后的階段，被動地提供簡單、淺層的檔案服務，不能充分地滿足用戶對信息、知識的需求，不能有效地為企業各項生產、經營、管理活動服務。
知識管理強調借助先進的信息技術，通過現代化、智能化、人性化的手段，主動地為用戶提供高級、深層的信息、知識服務，最終實現知識的價值，提升核心競爭力。知識管理對知識服務的強調和價值創造的關注，使得知識管理專家能夠增強文件管理工作者對信息和知識利用的理解，促進文件、檔案的開發利用，從而提升檔案管理的價值，提升檔案管理機構與人員在企業組織體系中的地位。
（三）檔案管理對知識管理的促進作用
隱性知識占知識資源的大部分，而且具有相當重要的價值。但是隱性知識存儲于員工個人的大腦之中，難于管理。對于隱性知識的管理有兩種途徑：一是從隱性知識到隱性知識的“社會化”；二是從隱性知識到顯性知識的”外部化”。但是，隱性知識“社會化”之后還是隱性知識，仍處于難于管理的狀況，而且當員工流動率較大時，組織的隱性知識資源就易于流失。因此，―些學者質疑“社會化”的其次有效性和普遍適用性。檔案管理強調企業在各項活動中產生必要的文件，客觀地記錄企業各項活動的全部過程和結果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會自然地運用其隱性知識來認識問題、解決問題，對員工工作過程和結果進行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來，就實現了組織知識的沉淀。
在各項活動中都會不斷產生新的文件，如果這些文件不被集中起來，處于分散狀態，就會容易丟失。文件的丟失即是知識的流失。檔案管理強調對文件進行歸檔，使之處于組織的集中統一控制之下。這個文件歸檔的過程，就是―個積累知識的過程。由此可見，檔案管理強調產生文件、進行歸檔，強調文件、檔案的完整齊全、集中統一，有助于知識的沉淀、積累，為知識管理提供了知識資源基礎。
關鍵詞：企業檔案管理，數字化，知識管理
1、前言知識經濟的到來在廣泛影響人們物質文化生活的同時，也引發了人們對于企業經營管理的思考，引起了企業競爭行為和態勢的革命性變化。在經濟全球化、知識普及化的今天，知識管理成為提高企業核心競爭力及可持續發展力的關鍵。面對著無限的發展機遇，企業管理者只有充分的利用知識來武裝自己才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，使企業科學管理之樹常青。那么，如何實現企業管理的全面知識化從而增強企業的綜合競爭力使之利于不敗之林，首要目標就是實現企業檔案管理的數字化。這是由于企業檔案是企業生產、經營、管理等環節的最真實的寫照。它便于企業各方面的利用，為企業的各類活動提供檔案服務，是企業維護自身經濟利益和再現歷史面貌的重要依據。論文格式，知識管理。企業經營管理者及員工通過檔案展開對企業經營文化、歷史的追憶和回顧，在追古意今的思緒中明確企業的發展方向，制定企業的改革政策，為員工及企業提供了前進的動力。企業檔案是企業豐富知識資源的象征，是一種無形的資產，因此實現企業管理的知識化首要任務即是對企業檔案的全面管理。
2、企業檔案管理的數字化趨勢信息化的社會決定了高科技的廣泛應用與快速發展。這種應用同樣體現在企業檔案管理中。它們多樣化、復雜化、細致化、信息化的管理流程決定了高科技手段的廣泛應用和全面數字化的發展進程。在眾多檔案中快速查詢到需要的內容，對檔案進行年代的編排與錄入，檔案的全面分類管理、檔案的借還、歸檔、檔案的查詢及共享管理均需要數字化的檔案管理方式。論文格式，知識管理。同時，企業的生產、經營方式的自動化、智能化也給企業檔案管理的數字化帶來了前所未有的挑戰。檔案管理的數字化有利于企業提高檔案管理效率，降低管理成本，促進信息資源的共享與流通，增強企業綜合競爭力。因此，便捷、高效、有序、統一的自動化、共享化管理是企業檔案管理數字化發展的趨勢。
3、企業知識管理概述企業知識管理的最終目標是實現知識的價值，為此知識管理必須力圖將最恰當的知識在最恰當的時間傳遞給最恰當的人，以便使他們做出最好的決策。因此企業知識管理對檔案管理、生產管理、經營管理有著科學的導向作用。論文格式，知識管理。知識管理對企業信息、資訊進行全面的收集、科學的加工和充分的運用，并通過促進知識的共享、創新來實現知識的增殖，從而達到企業全面升華的目的。市場分析、經營戰略等特有的經驗和成熟的方法需要知識的協調統一，進而優化為全面的企業知識體系，成為企業最薄厚悠遠的戰略資源。
4、知識管理對檔案管理的要求知識管理是目標，檔案管理是手段，因此，知識管理對企業戰略目標、經營理念、管理方式、業務流程、營銷體系、人力資源管理、信系管理等方面的不同程度的要求決定著企業檔案管理的轉變方式。論文格式，知識管理。即從注重檔案實體管理轉向注重檔案內容即知識的管理，強化對檔案知識的開發利用，實施智能化、科技化、一體化的檔案管理服務，實現企業檔案知識的資源共享。這種角色的轉變，要求檔案管理人員應將工作重心向信息、知識的綜合管理轉變，而非對文檔、案件的具體管理，是一種由表及里、由現象到本質、由機械到自動化的管理轉變，為企業管理全面數字化，高質量的提供信息資源提供了必要保證。
5、企業檔案管理與知識管理功能的結合企業檔案管理與知識管理的結合主要包括：采集與轉換、挖掘與發現、分類與建模、反饋與推薦等。采集與轉換從檔案中采集各類數字信息，并按知識管理的要求對信息進行加工處理，這包括信息整理、格式轉換、信息錄入、信息集成等環節。經過這些環節的加工從而實現檔案管理數字信息向知識管理系統的轉換。挖掘與發現則通過建立檔案信息資源體系，數據庫和相關鏈接實現信息資源的編輯、集成、存儲與修改。同時將原始數據和信息作統一分析并總結出隱含的規律，挖掘出知識的聯系。分類與建模中的分類通常按照數字檔案分類標準構建分類體系，形成資源分類庫，從而為知識管理服務提供便捷、高效、自動化的分類方式及有序的信息基礎。建模則是在用戶信息獲取、描述和反饋的基礎上，進行需求分析，建立用戶需求偏好模型。論文格式，知識管理。分類與建模更好的實現了數字檔案信息向知識管理服務的切實轉變，為其提供了規范、科學的模型和算法支持，具有很好的導向作用。反饋與推薦從前者所得的用戶的需求分析、操作記錄、對系統的建議及反饋入手，進行用戶信息的編輯與量化，為用戶需求模型的優化及整改提供反饋與支持。論文格式，知識管理。同時，針對用戶的習慣性需求還可向用戶推薦適合自身的知識系統。
6、結語為適應未來的競爭環境，企業必須加快實施檔案管理信息化、數字化建設進程，促進檔案信息管理與知識管理的結合，提高檔案管理的效率，豐富檔案管理的資源配置，使之向高科技、規范化、科學化、自動化的現代企業管理模式邁進。只有這樣才能實現檔案資源、知識信息的全面共享，使企業經久不衰，常勝、常青。
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企業檔案管理知識管理
一、何為知識管理
知識管理是管理科學更深一個層次的理念及思想的延伸，知識管理的發展主要是依靠人們的知識資源的高度重視和深入了解。一般情況下大眾把知識管理范圍劃分為兩種：第一是隱性知識，第二是顯性知識。顯性知識又稱明晰知識、外顯知識是指“能明確表達的知識”，即人們可以通過人際交流、書籍、期刊雜志、軟件和數據庫等方式獲取，能表明其含義的。在行動中所蘊含的未被表述的知識，稱為隱性知識。知識管理是指組織的管理者通過對組織內外部的顯性知識和隱性知識的獲取、存儲、傳遞和應用活動進行管理和利用，以達到提高組織創造價值的能力。
知識管理其實是一種管理理念，它必須與實際的企業管理相結合才用其生命力。筆者認為，相對于企業而言，知識管理是指企業以信息化的手段來管理企業的各類智力資本，使之與企業其他資本相結合，為企業各項業務發展服務，推動企業整體向前發展。
二、知識管理與檔案管理的關系
檔案記錄著人類在歷史社會活動中的全過程的事實、數據、知識、經驗、教訓等，是知識的一種表現形態，具有存儲信息的知識功能。檔案管理是通過對檔案的收集、整理、管理、開發利用，實現檔案留存歷史，服務當下的價值。通過檔案信息資源的開發利用，是有效傳遞顯性知識和隱性知識的有效途徑。
檔案管理與知識管理的關系，有學者認為，知識管理是現代檔案管理工作的新階段，也有人認為知識管理是檔案開發利用階段的一個組成部分，筆者認為知識管理是檔案管理新的發展方向，是組織檔案開發利用的一次升華。對于檔案來說大致經歷了以下兩次革命，第一次為法國大革命時期頒布的《穡月七日檔案法令》，標志著檔案由封閉走向開放，素有“檔案人權宣言”之稱；檔案的第是基于信息技術革命，帶來的檔案管理手段的進步，解放了檔案工作人員，有計算機和軟件代替了原來繁雜的人工操作。筆者認為檔案管理的第三次革命，將是以知識管理為發展方向的檔案管理變革，知識管理將喚醒沉睡的海量檔案信息資源，將帶來社會、組織對檔案的極大重視。
或者我們可以這樣認為，知識管理是工作的手段，檔案管理是工作的內容，而檔案是企業的資本、資源，通過知識管理的方式來管理企業的檔案資源并配置優化。
三、企業檔案知識管理的開展需要哪些基礎工作
可以說，到目前為止，知識管理還是一個概念化的管理理念，在檔案管理中應用知識管理的模式更是一個創新大膽的嘗試。因為建立一種新的管理模式就意味著對舊的管理模式及其組織結構的否定。知識管理之于舊的管理體系，是推到重建，還是逐步優化，并沒有絕對的對錯之分。企業的檔案管理在向知識管理過渡中，應根據實際情況，實事求是，量力而行。
企業檔案管理要發展成知識管理，需要做好以下幾個方面：
第一，企業檔案知識管理要建立在檔案信息化高度發達的基礎上。可以說檔案信息化是檔案知識管理的基礎。檔案知識管理要建立在海量的檔案信息資源的可獲取、可挖掘、可傳播、可理解的基礎上，在傳統紙質檔案的基礎上開展檔案知識管理，效率低、質量差。對傳統的紙質檔案進行數字化加工，開發檔案系統與其他各業務系統接口，收集電子文件，通過數據挖掘技術和大數據技術，開展數據集成、數據存儲、數據分析、語義處理與可視化數據挖掘問題，研究深層次知識挖掘的方法和技術。
第二，企業檔案知識管理要建立在新型的人與檔案之間的關系上。要建立檔案知識管理，需要檔案充分的融入企業的各項工作中，讓企業員工在工作中能隨時隨地的能查閱到檔案，并能確保在工作中形成的顯性和隱性的知識能通過檔案的形式進行保管和分享。
在信息技術尚未廣泛運用在企業日常管理之前，檔案管理位于整個企業線性管理的未端，與其他企業運營模塊之間是一種單程的點對點關系。隨著信息技術的發展，各種信息系統中企業運營和發展中發揮越來越重要的作用。信息化成為企業管理和運營不可或缺的重要手段。檔案作為信息，也逐漸成為企業發展的智力資本。這種變化不但給檔案利用模式帶來了根本性的變革，也對檔案管理者提出了新的更高的要求。
第三，企業檔案知識管理要建立在新的檔案管理體制。在目前的企業檔案管理體制中，由企業的的檔案部門集中統一管理全企業的檔案，需要同時負責收、管、存、用等各個業務環節，而企業的檔案負責人人數基本都是很少，在應付基本的檔案管理工作已經顯得捉襟見肘，更別提開展檔案知識管理。要企業通過增加檔案工作人員來滿足檔案知識管理，估計也很少有企業有如此的先進之名。企業檔案管理體制的變革，開展檔案管理的社會化，打破以往專職檔案員開展檔案管理工作，發展成為企業全員參與，企業檔案管理和檔案信息資源和檔案知識開發中。甚至是開展企業檔案知識管理外包，由專門的信息資源和知識管理公司負責企業檔案知識開發和提供利用工作。
第四，應作好用戶需求分析，根據需要，建立符合企業發展規劃的知識管理體系。不同的企業對知識管理的需求是不一樣的，同一企業在不同的發展階段也是不一樣的。企業的檔案管理在向知識管理過渡中，實事求是的分析企業實際的需求和發展現狀，以及企業本身信息化建設的水平。并梳理各業務在檔案利用中的具體需求，結合企業業務和原有檔案管理模塊，以用戶需求為導向，以企業自身發展為牽引，建立符合企業長遠發展檔案知識管理系統。參考文獻：
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