時間：2023-05-30 09:35:29
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的原則，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：現代企業制度 民營企業 機械企業 檔案管理
隨著現代企業制度的建立與信息化的發展，檔案的管理工作已經由傳統的手工管理變為了現代的以信息化為手段的面向內容的全方位的檔案管理理念。在這樣的趨勢下，現代企業也就必須要面對全新的企業管理里面來對傳統的檔案管理工作進行一定的改革。只有使用新的管理模式以及工作的方式才能有效的推動檔案管理的科學發展。使之形成與現行的企業制度下相互適應的檔案管理模式以及制度體系。這樣才能夠實現有效的管理平臺以及科學的管理隊伍的建設。進一步的實現使檔案的管理工作從傳統邁向現代化。本文將針對民營機械企業的檔案管理工作在現代企業制度下所存在的問題進行一定的探討和分析。
一、 民營機械企業檔案管理的原則
1、靈活的原則
民營企業的根本的目的和利益所在就是為了能夠在生產經營活動中獲得更多的經濟利益，所以檔案管理的工作就必須遵照這樣的根本目的，在目的的引導下開展為企業的經濟發展的服務性工作。對于檔案管理的工作就是為了能夠方便那些高層的管理人員對已有的信息的查找和利用，若在檔案中存在很多的不適用和僵化的信息將直接的影響到企業管理者的決策問題。
2、信息的真實性原則
信息的真實性的原則取決于檔案信息的管理是企業進行決策的依據所在。只有那些真實正確的信息才是管理者做出科學的決策的前提。所以，保證信息資料的真實性是企業的社會責任所在。在檔案中如果有很多的虛假的信息，不僅僅會對企業的決策方向產生很大的影響，還會對企業的社會形象有很大的影響。
3、信息全面性的原則
信息的包含范圍是企業的檔案管理中必須要面對的問題。如何處理好企業的信息的范圍也是一個企業的檔案管理水平的體現所在。這里所說的企業檔案信息的全面性，并不是說企業的檔案管理過程中必須要有那些與企業的生產經營不相關的信息。企業的檔案管理的打發我內上的全面指的是企業的檔案管理要能夠提供企業的各個部門所需要的信息。對于對企業的發展以及決策有幫助和參考價值的信息要做到及時的更新。這就需要企業的檔案管理人員對企業的所在行業有很好的了解以及扎實的基礎知識。
二、 民營機械企業檔案管理存在的問題
1、檔案管理的意識問題
一般的民營企業的企業規模是相對比較小的，所以檔案管理的工作一般是不被重視的，很多的企業認為檔案管理只是對企業的資源以及時間的浪費。現在中國的社會管理環境中，很多的管理層對企業的檔案管理工作不夠重視，是企業檔案管理存在的根本問題所在。并且由于民營企業的工作人員的流動性相對比較大，客戶的穩定性也不夠強。所以很多的企業管理者認為檔案的信息是不重要的。同時，檔案管理的本身問題也是企業的檔案管理不被重視的一個重要的原因，由于企業的檔案管理工作是企業的本身所涉及到的經營范圍的資料的整合和保存工作，所以在平時企業的檔案管理工作很少能夠發揮出其根本的作用，只有在很長的時間之后企業的檔案管理工作的優勢才能夠得到有效的體現。
2、企業的檔案管理方式相對單一
雖然很多的民營企業開始了企業的檔案管理的工作，但是很多的企業的管理模式上，還存在一個不科學的問題，很多的民營企業為了在管理中能夠節約成本，或者是受到了企業的本身經濟條件的限制，在企業的檔案管理中沒有引進先進的檔案管理設備以及人才，這就存在檔案管理的手段上存在很多的問題，紙質的資料還是檔案管理的一個重要的方式，一般都是人工的填寫的模式，使得企業的檔案在后期的使用中面臨著比較大的困難。
3、企業的檔案管理工作缺乏正確的企業檔案主體認識
在很多的機械企業的檔案管理的認知水平上存在著一定的誤差，很多的檔案管理企業錯誤的將傳統的人事檔案管理當做企業的檔案管理的全部，也就是可以說現在的很多的企業的檔案管理工作者對于其工作的范圍還沒有一個很明確的界定。或者是很多的人雖然認識到了檔案的管理工作不僅僅是傳統的人事檔案的管理工作，但是實際的工作中還是以人事檔案的管理工作作為重點。因此，企業的很多的珍貴的資料就在這樣的過程中流失掉了。所以，對于企業檔案管理的主體上的認識需要我們對于企業的檔案管理的工作進行全方位的改革，改變傳統的檔案管理的意識，只有這樣才能進一步促進企業的發展。
三、民營機械企業檔案管理工作的優化
1、引起企業足夠的重視
政府部門要在企業的檔案管理的過程中發揮出本身應有的作用，要梳理企業的哪敢管理的危機意識，促進民營企業的檔案管理的工作進入正軌。加大檔案管理的宣傳力度提醒企業提高檔案管理的意識，樹立成功企業的典型也是一個相對比較好的模式。只要企業嘗到了企業的檔案管理的甜頭之后，企業才會有熱情建立起檔案管理新模式的愿望。
2、運用現代化的機械管理設備
隨著科學技術的發展，計算機已經成為了現代化的企業經營管理的一個重要的工具，現代化的民營企業的檔案管理也應該脫離傳統的以人為主要的管理工具的模式，擺脫對人的依賴。而對信息化技術的依賴是檔案管理的一個必經之路。在民營企業中有必要購入現代化的檔案管設備以增強企業的檔案管理的可靠性以及資料的實用性。
3、優化檔案管理模式
對于不同的企業，檔案管理的模式可以是不同的，很多大型民營企業財務集中統一的管理模式來進行檔案的管理，這樣的管理模式不僅僅管理的標準高，而且要求相對比較嚴格，使得檔案管理的體系更加的科學完善，這就能夠促進檔案管理工作能夠更好的為了企業本身做出決策上的服務。中小型的民營企業可以采取分散管理的模式，正確的對待自身的情況來促進檔案管理工作的開展。這就可以使得檔案管理的過程不僅僅能夠滿足信息化的過程，而且還可以在檔案管理的過程中逐漸的滿足系統化的要求，逐步的建立起一個比較系統完善的檔案管理體系。
參考文獻：
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一、醫院綜合檔案管理存在的問題
（一）缺乏對綜合檔案管理重要性的認識
人們對事物的認知直接影響事物的發展方向，正確的認知有利于促進事物的發展壯大，而錯誤的認識勢必會成為事物發展的重大阻力。目前來說，我國部分醫院對綜合檔案管理的認識不足，特別是在建設電子檔案的過程中，不少醫院存在諸多誤區。例如，有的醫院管理者認為檔案信息化發展是勞民傷財，是盲目追新的項目，有的醫院管理者認為數字化開發只是技術人員的任務，等等。上述誤區的存在成為醫院綜合檔案發展的絆腳石。之所以會出現上述誤區，一是由于檔案管理人員尚未全面認識到自己在綜合檔案管理中的社會職責，尚未意識到這一工程的復雜性、系統性。二是由于檔案管理人員對綜合檔案管理的重要性認識不到位，缺乏主動管理意識，再加之缺乏具體經驗，從而導致多種管理行為問題的出現。
（二）檔案管理制度不完善
目前來說，我國部分醫院的綜合檔案信息均由不同部門分別保管，醫院缺乏明確的檔案管理手段與方案，容易導致檔案管理出現混亂。再加上醫院缺乏細化、可操作性的管理制度，不同部門對自身的檔案管理職能認識不到位，缺乏標準的檔案收集范圍，導致多種重要數據、信息的流失。此外，醫院綜合檔案管理需要復合型人才的支持，但目前來說，我國檔案管理人員的平均素質還有待提升，部分檔案人員缺乏檔案管理基本知識與技能，一部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設的科學技術，嚴重阻礙了檔案綜合管理的健康發展。
（三）電子檔案不完善
現階段，我國部分醫院電子檔案建設力度比較薄弱，尚未充分發揮電子檔案的優勢。例如，缺乏完善的電子檔案建設標準，導致視頻、聲音、文字等檔案的格式轉化均不合理，某些紙質文件在轉化過程中也會出現部分信息無法被讀取等多種問題。部分單位尚未對電子檔案進行檢索，沒有按照要求對紙質檔案進行編號，兩者之間無法做到一一對應，這勢必會影響到對醫院檔案的利用。
二、醫院綜合檔案管理問題的解決策略
（一）提高檔案管理意識
提高檔案管理意識，加強領導支持，是做好醫院綜合檔案管理的基礎。在新形勢下，醫院各級領導必須高度重視，加大檔案建設力度，在提高認識的基礎上，加快標準化體系建設力度，并積極與國際社會接軌。與此同時，醫院應通過會議、宣傳、活動等方式，全面提升醫務人員對檔案管理重要性的認識，使其認識到自己的任務與職責，更好地促進綜合檔案管理工作的開展。另外，還應完善檔案管理獎懲機制，將檔案管理效果與質量直接與醫務人員的考核結果相掛鉤，全面提升相關人員的檔案管理主動性與積極性。
（二）加強檔案管理制度建設
加強檔案管理制度建設，完善檔案管理機制是醫院發展的重要保證。醫院管理人員需結合醫院發展實際以及先進的檔案管理經驗，建立健全檔案管理體制，明確醫院綜合檔案管理的具體工作辦法與方案計劃，進一步明確不同職能部門的權限、職責以及檔案管理流程，進而使得各項檔案管理工作的開展有章可循。與此同時，還應加強醫院綜合檔案工作手冊的編制，針對性細分不同檔案的目錄標準、收集單位以及保管權限，在保障檔案資料完整性與真實性的基礎上，方便對檔案的查閱、使用。
其次，在檔案管理制度建設過程中，必須遵循一定原則。具體來說：第一，安全性原則。只有保證檔案資料的安全性，才能充分發揮綜合檔案管理的重要作用。第二，實事求是原則。在法律標準制定過程中，不同部門必須結合自身實際情況制定符合自身醫院發展的標準策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原則。必須堅持利益平衡原則，對不同檔案的信息權利進行確認，按照權利義務相平衡原則，尋找電子、紙質檔案的平衡點，進而促使兩者利益最大化。第四，透明性原則。在具體管理法規建設過程中，應遵循公開、民主、科學的原則，積極征詢社會各界意見，增強信息立法的公開性與透明度。
（三）加強電子檔案建設力度
對于綜合檔案管理發展來說，電子文件信息管理平臺是非常重要的組成環節，相關部門必須加強電子文件的保存以及前端控制，從而為系統功能的實現提供強有力的支撐。各級檔案部門必須積極參與到管理平臺建設過程中來，積極提出自己的意見，加強與技術開發人員的聯系，進一步提升平臺功能的合理性與效率。
在信息化高度發展的今天，我們必須加強電子檔案建設力度，強化電子檔案原始記錄性。具體來說，可從如下方面入手：第一，嚴格執行電子檔案管理規范等國家相關法律標準要求，嚴禁越權操作，進一步提升檔案管理的完整性與安全性。第二，加強計算機網絡安全配置管理，定期進行網絡維護，及時查殺病毒，保證網絡完全。第三，做好電子文件保存工作，保證計算機庫房溫度、濕度合理。筆者建議，將電子文件保存在塑料保護套中，并將其放在安全、穩定的環境中保管，從而保證電子文件不受有害氣體、灰塵、外界磁場等干擾。重視原始記錄，保存檔案原始記錄是我們的首要任務，其直接關系到檔案憑證的法律價值。在日常檔案管理工作中，必須嚴抓這一工作并形成長效運行機制。
[關鍵詞] 項目檔案；全程管理；固定資產投資
[作者簡介] 徐禮祥，中國電子科技集團公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）12-0017-0003
固定資產項目投資對于促進我國國民經濟建設，確保生產能力，提高生產技術具有重要作用。近年來我國加大了對固定資產項目的投資，伴隨著固定資產投資項目的建設，產生了大量的固定資產投資項目檔案（下稱項目檔案），項目檔案具有數量大、種類繁、載體多、內容復雜等特點。由于項目檔案是項目建設的原始記錄和真實反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國家對項目檔案管理要求越來越嚴格，要求在項目竣工驗收前進行檔案專項驗收，沒有經過項目檔案專項驗收或者項目檔案專項驗收不合格不能進行項目竣工驗收，給項目檔案管理帶來了嚴峻的挑戰。
項目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產投資項目管理的重要組成部分，所以項目檔案管理既涉及到項目建設人員也涉及到檔案工作人員。目前項目檔案管理分工中項目建設人員負責項目文件的形成，而檔案工作人員負責項目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項目檔案形成前項目文件的控制，同時由于項目建設人員缺乏檔案管理工作的專業素質和對項目檔案管理不夠重視，很難保證項目檔案的歸檔率、完整率、準確率。在項目檔案管理中運用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個項目管理的生命周期，對于提高項目檔案管理質量具有重要作用。
一、實施項目檔案全程管理原則的意義
項目檔案全程管理原則要求在項目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關”把檔案管理要求納入項目計劃中，對項目檔案實現全程有效控制。項目建設初期檔案工作人員積極參與項目管理，提出檔案管理要求；項目建設過程中全程跟蹤，檢查指導項目文件資料管理工作；項目竣工檔案專項驗收前，進行檔案初檢，為項目檔案驗收嚴格把關；對歸檔后的項目檔案實行科學管理和利用。
（一）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質量
項目建設人員往往只注重項目建設本身，對項目建設過程中附帶產生的文件資料沒有足夠重視。同時，由于項目建設人員文件資料和檔案保管意識薄弱，缺乏專業的檔案管理知識，對形成項目文件資料的格式、版本、載體沒有嚴格的要求，導致歸檔項目文件質量較低。如大量歸檔項目文件為復印件，項目文件內容由鉛筆書寫，歸檔項目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項目文件形成前，對項目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項目文件歸檔時發現項目檔案存在的問題，實行事后補救措施。所以，項目檔案實行全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質量。
（二）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔完整性
固定資產投資項目包括項目立項、可行性研究、勘察設計、施工、生產準備、竣工投產等階段，在每個階段中產生的重要項目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產投資項目建設周期一般較長，短則2～3年，長則5～6年。這些特點對項目檔案完整性要求提出了重要挑戰，如果僅僅通過被動地接收歸檔項目文件，而不實行全程管理原則，融入整個項目管理過程中，很難做到項目檔案管理完整和齊套。通過全程管理原則，檔案工作人員明確每個階段需歸檔的項目文件材料，并向項目管理人員提出要求，注重平時積累，有計劃地收集項目文件，避免在項目竣工檔案驗收時臨時收集各階段需歸檔的項目文件。
（三）全程管理原則有利于提高項目檔案管理規范性
固定資產投資項目建設過程中涉及到項目建設單位、設計單位、施工單位和監理單位，每個單位對項目文件管理和項目檔案管理的要求和規范存在不一致，這就導致同一個項目中形成的項目檔案形態存在很大差異，沒有統一的模板和標準。解決項目檔案規范性問題只有通過項目建設單位檔案部門全程參與項目管理，與設計單位、施工單位和監理單位溝通協調，制定本項目統一的項目文件和項目檔案管理規范。并在項目建設工程中全程的監督、檢查、指導各單位對規范的執行，嚴格按照規范實行項目文件管理和項目檔案管理，提高項目檔案管理的規范性。
（四）全程管理原則有利于促進項目檔案的開發利用
項目檔案管理實行全程管理原則，檔案工作人員從項目立項開始參加項目管理，并通過檔案管理制度的宣傳、貫徹、監督、執行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質量和完整性，更有利于提高整個項目組的檔案意識。項目組檔案意識的提高，對項目檔案價值有了充分的了解，有利于項目建設中和項目結束后，項目組查詢利用項目檔案，發揮項目檔案應有的價值。檔案工作人員缺乏固定資產投資項目建設的專業知識，制約了項目檔案的提供利用和檔案信息開發，檔案人員全程參與項目建設，熟悉項目管理專業意識，有利于檔案工作人員主動提供檔案查詢服務，有利于檔案工作人員對項目檔案進行二次開發。
二、全程管理原則在項目檔案管理中的應用
全程管理原則有利于提高項目檔案管理水平，但全程管理是一項原則，在項目檔案管理中的具體應用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認為，可以通過前端控制、合同管理、制度建設和人才培養來貫徹執行全程管理原則。
（一）通過前端控制貫徹全程管理原則
檔案工作人員一般不參與項目的調研、立項、評估、可行性研究和上報審批等前期工作，在項目實施的各個環節，檔案管理人員也沒有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導致有些項目檔案沒有及時得到檔案部門指導，難以達到規范要求。全程管理原則要求項目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項目檔案的系統性、完整性和準確性，必須加強前端控制，從項目文件材料形成的源頭進行控制。檔案工作人員從項目立項開始就參與其中，制定項目檔案管理制度，并監督貫徹執行。在項目開工之前，組織相關工作人員進行檔案業務培訓，增加項目建設人員檔案管理意識和檔案管理業務能力。
（二）通過合同管理貫徹全程管理原則
通過合同約束參建單位項目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發展趨勢。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定：“在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任。”將項目檔案納入合同中進行管理，與項目參建單位簽訂合同時，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質量和歸檔時間，明確各方責任，必要時建立檔案質押金制度。建設單位要充分發揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設單位的項目檔案資料齊全、完整、準確。
（三）通過檔案管理制度建設貫徹全程管理原則
項目檔案管理制度對于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過項目檔案管理制度的貫徹執行，把項目檔案管理意識融入到項目建設的每個階段和每個項目建設人員的思想中，在項目建設活動中，就會主動按照要求進行檔案管理工作。
有的單位沒有項目檔案管理制度，或者只有項目檔案管理制度，而沒有落實到具體的項目檔案管理活動中。相關單位需要根據《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《重大建設項目檔案驗收辦法》和《建設工程文件歸檔整理規范》等相關規章制度建立本單位的項目檔案管理制度。同時，針對不同的項目，根據每個項目的特點，制定符合本項目檔案管理實際情況的項目檔案管理辦法，明確本項目文件材料的歸檔范圍、歸檔計劃和歸檔質量，約束項目參建單位和項目建設人員。項目檔案管理制度的建設，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項目檔案管理制度的執行，檔案工作人員在項目檔案管理制度執行中，具有模范帶頭作用，負責項目檔案管理制度的宣傳落實工作，并監督制度的貫徹執行，實現對項目檔案全程管理原則。
（四）通過檔案人才建設貫徹全程管理原則
項目檔案管理過程中，檔案管理人員希望管理好項目檔案，但由于缺乏土建、設備、工藝、監理等相關專業知識，往往只能被動接收項目檔案，對所接收的項目檔案的準確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實現系統性的整理。而項目建設人員缺乏檔案管理意識和檔案管理的專業知識，不能實現項目文件資料歸檔的完整性和準確性。通過在項目建設人員中任命兼職檔案員，對兼職檔案員進行檔案管理業務培訓，提高其檔案管理意識和檔案業務能力，有助于項目檔案歸檔前管理，確保了項目檔案的完整性和準確性，同時兼職檔案員可以彌補專職檔案工作人員對項目專業知識的缺乏。兼職檔案員偏重于項目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項目檔案歸檔后的管理工作，通過專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協作，實現了項目檔案全程管理原則，提高檔案的準確性、有效性和系統性。
三、結 語
檔案管理是固定資產投資項目管理工作的重要組成部分，是建設項目的重要內容。一個項目建成后留下兩個有形的東西，一個是工程實體，另一個就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個有機整體。通過全程管理原則，加強項目檔案管理，有利于提高項目檔案完整性、準確性和系統性，有利于固定資產投資項目通過檔案專項驗收，有利于項目檔案的開發和利用，實現項目檔案的真正價值。
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關健詞：城建檔案；知識管理；創新
中圖分類號：G270 文獻標識碼：A
0、前言
在改革開放和社會經濟全面發展的新形勢下，城建檔案工作發生了深刻的變化。城市信息化建設和電子政務的不斷推進，深刻影響著人們的生產和生活，逐步改變著我們的工作方式，這一方面為城建檔案工作進一步發展提供了更廣闊的空間，另一方面也對城建檔案工作提出了更高、更新的要求。面對機遇與挑戰，城建檔案館如何適應社會需求，開拓創新，是擺在我們面前的首要任務。
一．知識管理理念對城建檔案管理的創新
知識管理作為知識經濟催生的一種全新的管理理念與管理方法,應用的領域十分廣泛,知識管理的理論、實踐與城建檔案工作更有密不可分的關系。雖然知識管理首先是在企業管理中得到推崇和實行,但作為融合多種學科成果、富有前瞻性的學科理論,其影響已快滲透到社會的各個層面。城建檔案工作承擔著保存城市珍貴記憶、促進城市信息資源的合理利用、促進城市可持續發展的重要使命。因此,城建檔案工作要對知識管理理論有清晰的認識,將這種全新的理念融入其工作領域,在知識經濟時代提升自身工作的價值,為城市發展發揮更大的作用。
二、知識管理對城建檔案管理的理論創新
隨著經濟全球化和信息超載的涌現,知識管理必將滲透到社會的各個層面。檔案管理作為知識管理的重要組成部分,只有正面迎接知識變革所帶來的機遇和挑戰,才能擺脫固步自封的局面,真正實現檔案事業的可持續發展。
2.1城建檔案管理原則的創新
無論是國家、社會,還是個人都要遵循一定的原則,遵守特定的規矩。城建檔案的管理伴隨著城建檔案的形成而產生,其管理過程中的原則也是已被固化了的,但是,被大眾認可的或者固化的原則只有跟上時代的步伐、及時創新、查缺補漏才會不被社會所淘汰。①幵放性原則。要建立一個開放的城市建設檔案的知識管理平臺,讓參加城建檔案管理的人員能把他們獲取的新知識添加到城建檔案知識管理系統的平臺中去,與此同時城建檔案管理系統也可以吸收、利用外部的知識資源來豐富城市建設檔案管理系統的知識庫。②發掘性原則。城市建設檔案信息管理者應該意識到知識管理在城建檔案信息管理系統的產品以及其服務的價值創造中所發揮的關鍵作用,所以城建檔案管理者需要明確已有的城建檔案相關知識的價值,并挖掘出來更多有用的價值。
③激勵性原則。城市建設檔案管通過建立包括知識運行機制、績效機制及獎懲機制等知識管理激勵系統,對不同類型、不同層次的檔案管理人員實行不同的激勵方式和激勵策略。從而進一步提高城建管理工作的水平。
④共享性原則。城建檔案管理工作者在交流、共享城市建設相關知識的過程中也能更進一步深化自己的知識,獲得很多有用的、最新的城建檔案管理知識。
2.2城建檔案管理內容的創新
知識管理對城建檔案管理內容的創新即是對城建檔案知識的管理理念的創新、對城建檔案知識的獲取途徑的創新、對城建檔案知識的共享途徑的創新等。深入到知識管理領域的城建檔案管理內容會更加豐富。
①知識創新管理
知識創新管理是對人及信息資源進行動態管理的一個過程?。其目的是要尋找人的知識創新能力與信息處理能力的最好組合,以實現在管理過程中最大程度地傳播和共享知識及信息;提高組織創新及應變的能力,實現組織的發展策略。
知識創新管理主要在以下幾個方面:①城建檔案知識的規劃組織以及與城市建設有關的知識管理政策的制定;②有關城市建設的知識資源的識別、審核、信息資源體系的構建和城建檔案信息系統的維護;③城建檔案知識資源的幵發及創新,包括城建檔案知識管理系統的建設和城建檔案知識資源的潛在價值的開發;④城建檔案知識管理成果評價,即城建檔案知識信息管理系統的評價和知識信息服務體系的評價。
②知識服務管理創新
城建檔案管理在知識服務管理方面的創新主要是通過信息技術幵發使資源數字化和服務方式的網絡化;各種資源的構建使內容創新化;專業知識學科的拓展及對信息資源的廣泛了解使服務手段智能化;對不同對象的深層次了解使服務對象個性化。知識服務管理的創新有助于城建檔案管理人員深入理解城建檔案知識服務的內涵及本質,從而實現城建檔案管理由一般傳統的服務轉向知識型、先進性。
③人力資本管理創新
人力資本管理建立在人力資源管理的基礎之上,將部門中的人作為資本來進行投資與管理,并根據不斷變化的人力資本市場情況和投資收益率等信息,及時調整管理措施,從而獲得長期的價值回報。現代社會對人力資本管理體系的要求能提供最新發展的趨勢和解決問題的最新方法方面的信息。
知識管理的核心是人力資源管理,而人力資源管理的核心又是人力資本管理。人力資本管理建立于員工與企業價值最大化的基礎上的。人力資本管理更關注人員的可持續發展。其可以通過培訓及激勵等多種方法來提高他們的價值。
城建檔案在人力資本管理方面可以釆取運用招聘的內涵,如發掘人員的增值潛力和附加值;進行適合的教育培訓,提高必要專業的知識技能,使其有更好的創造能力;通過績效指標和考核的管理方式進行定期的分析來不斷調整人力資本的投資策略。
④知識產權管理創新
隨著無紙化辦公設計以及計算機技術、網絡技術在檔案領域的普遍應用,城建檔案的記錄、存儲和利用方式有了很大的改變。當前的城建檔案管理日益趨向數字化管理。城建檔案館在應用數字化檔案時,需要建立數據庫進行科學管理。我們提倡城建檔案管理信息和資源的共享,加強各地城市建檔案館之間的資源交流。與此同時,們城建檔案工作者在建設數字檔案館的同時,積極應用知識管理參城建檔案知識的產權的管理,建立新型的城建檔案信息體系。
2.3城建檔案管理職能的創新
城建檔案的管理職能不僅包括對城建檔案實體進行的一系列管理活動,而且還包括行政管理職能。對于城建檔案的管理職能的創新也必須兼顧這兩方面,缺一不可。
①城建檔案管理的內、外化
所謂城建檔案管理的內化是指城市建設的領導高層利用一切可能的資源及機會推廣知識管理的機制所在,使城建檔案建設內化?。通過向城建檔案管理人員闡明知識管理對城市建設檔案管理組織及個人的價值,使得參與城市建設管理的人員認識到知識管理對組織及他們個人的發展的幫助,從而產生運用知識管理與傳統的城建檔案管理相結合的理念。這樣才能提升城市建設檔案管理工作,知識管理內化為城建檔案管理知識。城建檔案管理知識的內化包括對城市建設相關學習的輸入、整合、分析及存儲。
城建檔案管理知識的外化是指內化的知識信息的應用,并與外部知識整合的過程氣包括城市建設相關知識的傳播、應用到實際的城市建設中。實質就是一個知識創新、知識資本產出的過程。城市建設檔案管理系統的知識外化包括內部的知識外化和外部的知識外化,即內部知識整合與外部知識整合。
②城建檔案管理媒介
媒介就是把與某一研究領域相關的人和知識聯系起來,通過群件、內部網、工作流和文件管理系統進行明確、固定的知識匹配和傳送氣現階段,城建檔案信息管理的資源的信息化管理出現了如電子文件歸檔和電子檔案管理、檔案工作如何適應城建檔案管理系統的體制改革等一系列問題。這就要求采用電子化及網絡媒介等手段實現對城市建設檔案資源的管理,為社會提供實用的城市建設檔案資源信息査閱及咨詢服務,同時也可以通過媒介收集社會公眾提供的最新的城市建設資源和信息,從而達到城建檔案管理職能的創新,有傳統的比較單一的職能發展成互動互利的管理系統。
③城建檔案知識共享
城建檔案信息管理系統有城市建設檔案及信息的累積延續性較強、相應的前置性強、內容和數據龐大、專業技術性高及可利用性強,利用率高等特點?。而現階段的城建檔案信息資源比較分散,不利于查詢和利用及管理維護,違背了城市建設檔案集中保存管理的原則;此外,各個城市的城建檔案管理資料的不均收藏的狀況導致很多城建檔案的信息資源被壟斷、閑置或無法查詢、利用效率低下。
所以,要發展城建檔案管理工作,其有效途徑就是建立城建檔案館之間及與社會之間的信息資源的共享。在城市建設系統檔案信息分類的基礎上,建立起涵蓋城建系統全部信息流和檔案類別的數字化框架,通過整合資源、幵放信息及查詢等途徑,把城市建設檔案和信息資源結合從而達到充分收集、歸檔、保存、高效利用及資源共享的目的。
三、知識管理對城建檔案管理的實踐創新
知識管理由于其含義的針對性和適用的廣泛性,可以促進城建檔案管理工作各個方面的完善。本文著眼于知識管理對城建檔案工作的技術層面的應用,即構建“城建檔案知識管理”系統、建立“城市建設博物館”、挖掘城建檔案“隱性知識”及其檔案化、建設城建檔案工作效益“知識管理評價體系”等。
關鍵詞：檔案管理；知識管理；體系構建
文章編號：ISSN2095-6711/Z01-2016-02-0087
一、引言
時代和檔案是息息相關的,時代和環境的變化是在對檔案管理研究時應首先考慮到的。除此之外還有面對新的形勢下發展的需要怎樣去與之適應，從而發展檔案管理，將其的作用完全發揮出來。
二、構建知識管理型檔案管理體系的重要性
現今，時代在進步，知識變得更加的重要，在生活工作中，其重要性不言而喻。知識管理的核心為知識，對人的潛能的開發和利益為其重點，以知識為助力，增值知識以及創新。所以，知識管理在國內被許多單位作為一種主要的策略，以此來將核心競爭力、產品價值提高，從而占取更多的市場份額。但是，在知識管理的運用上，幾乎所有的單位都是處于一個外在的狀態,沒有在內部進行應用，尤其是在檔案上的應用，這是不利于企業長期發展的。就單位來講，各單位在對各項工作進行決策時，檔案是其主要的依據，同時也是單位取得信譽和市場的前提，在組織機構的有序運作和健康發展上，科學合理、可行、有效的檔案管理能夠起到很大的積極作用。但是，不管是內部還是外部，環境都是在變化的，傳統的檔案沒有現今的理念為指導，在單位進行裁減時，其首當其沖。時代在變化，應當將其優化，在檔案管理的實踐中融入先進的管理理念，將其不斷完善，把它的價值給顯現出來，讓其走出困境。由此可以看出，在知識經濟時代到來的今天，構建知識管理型檔案管理體系對推動單位發展有很大的意義。首先，通過構建知識管理型檔案，利于借鑒先進的知識管理理念等，進一步將檔案管理模式完善，打下一個堅實的基礎，利于實現高效高質的檔案管理；其次，就單位檔案管理工作擺脫當前的困境而言，建立管理模式也是十分有利的，這樣可以充分發揮出檔案的知識資源的優勢，有助于單位達成其發展目標。
三、對知識管理型檔案管理體系的建立和使用
1.以知識管理型檔案管理體系的總體框架作為基礎
知識管理型的檔案管理體系在總體的框架下，能夠將其看成是一種管理的方式或者是一種管理的思想，而它最大同時也是最重要的一個作用就是有效對單位檔案進行管理，將檔案的發展動力給激發出來。并且通過這個在單位生產經營的各項活動當中帶入檔案的積極影響作用，進而讓單位的發展能夠更加穩定以及健康。知識管理型管理檔案體系有三部分構成：管理機制、管理體制以及管理流程。管理體制中主要有組織結構、管理制度與文化理念，管理機制起支持作用；管理機制中有運行機制和監控機制，監控機制起到的是監督控制的作用，運行機制的作用是對管理實踐進行指導；管理流程主要有收集、整理、檢索、鑒定與服務，這些能讓組織的績效目標實現更加的有保障。
2.管理體系建立的原則
（1）實現目標的原則。檔案產生的直接效益微乎其微，應表現出它的隱形價值，簡單來說就是利用檔案管理的積極作用，讓單位進一步的完成各項生產的經營目標，實現單位的總體績效目標。（2）系統集成原則。知識管理是屬于理念也是方法,它應用在檔案管理實踐中，借助點為兩者的耦合關系，從而將系統的運作體系建立好，從而協調統一好管理體制、機制和流程，讓單位檔案管理工作面向一個新的發展方向，為企業獻出自己的力量。（3）資源整合原則。在最終的目標上，檔案管理對單位內部的各種檔案進行有效的管理，讓所有重要資源都能夠得到有效的整合，使之受益到單位的各項生產經營活動，現今的觀念為大檔案，因此，更加要將實現創新和轉化檔案知識資源作為基礎，這樣才能夠使其為單位發揮它應有的作用，同時也能讓其穩步的發展。（4）管理體系的應用。檔案管理在以知識為基點上建立完成之后，在具體的應用實施管理體系中，將其和之前的進行比較，就會發現有很多的完善地方。①細化了保管過程。在運用知識管理在檔案管理中，能細致化檔案保管工作，進而能夠很好地解決一些發生在傳統檔案管理中的不同問題，能將檔案信息資源開發和利用效率大程度的提高。②有序開展檔案管理。檔案管理中運用知識管理，能夠讓其出現一些之前沒有的變化，使得檔案管理工作的效率以及質量有著很明顯的提高，這樣的話，會使得檔案能夠更加的有序，從而也能夠充分體現出檔案管理的價值和作用。③能夠進一步的拓寬檔案管理的領域。就單位的各項生產經營活動而言，知識通過知識管理能夠直接用于這些生產經營活動中。這也就意味著，檔案管理體系基于知識管理的上，能夠拓寬其活動的領域，因此檔案就可和組織的發展戰略及經營的決策進行結合。進而不斷的成為在單位日常工作的重要組成部分。總體而言，檔案管理工作的特點就是復雜性和系統性比較的強，但是，人們會常常忽視檔案管理的地位和作用。信息資源的重要性隨著知識經濟時代的到來變得更加突出，知識是信息的表現形式之一，人們也愈加的關注起來，知識管理的應用拓寬了很多。融入知識管理到檔案管理中，從而將檔案管理體系的建立更加完善，對于檔案管理事業在未來的發展道路上能夠起到一個很好的推動作用，具有十分重要的現實意義。
參考文獻：
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1醫院開展文書檔案管理工作需遵循的原則
醫院在開展文書檔案管理工作的過程中必須嚴格遵循以下原則:首先，標準化原則。多數文書檔案均是由公文轉化過來，因此在文書檔案管理中必須先要做好公文管理，通過制定具有統一性的標準來實現對公文進行標準化管理。其次，規范化原則。在醫院文書檔案管理中，必須對立卷進行規范統一歸檔，規范管理工作流程，規范相關管理技術操作。最后，保密性原則。在醫院文書檔案管理中必須保證文書檔案的原始性，提高電子檔案的加密性，保證所有文書檔案的安全性。
2醫院文書檔案管理創新措施
2．1加強信息化建設
二十一世紀最典型的特征就是高度的信息化，計算機的應用給各行各業都帶來了巨大的變革。在當前環境下，所有的醫院都配備了計算機設備進行辦公操作。因此，在條件允許的情況下，應該把計算機計算應用到對醫院文書檔案管理過程中去，這樣不但能夠有效地提高文書檔案管理工作的效率，還能夠在很大程度上保證文書檔案管理工作的準確性和規范性。在后信息化時期，醫院在發展的過程中一定要針對自身的發展特點，在工作的過程中提高信息化建設的水平，在醫院系統內部建立、完善信息化管理系統，對醫院的文書檔案管理方式做出根本性的變革，從而保障文書檔案管理工作能夠同世界接軌［2］。利用信息化管理主要可以實施三方面的工作:(1)對以前普遍擠壓的文書檔案進行數字化處理，組織專門的人員將這些文書檔案掃描成數字化數據，這樣可以有效地實現對文書檔案的收集和備案工作，有利于保存，提高了文書檔案查閱、使用的高效性，促使文書檔案的價值獲得了提升;(2)實現文書檔案的數據化管理后，每一個醫院都有一個專門的數據庫，醫院可以根據自己的情況同其他醫院建立聯合數據庫，這樣可以實現跨庫資源的檢索，提高了資源利用的效率，也促進了信息的傳遞，有利于促進整個行業水平的提升。
2．2對文書檔案進行歸口管理
在醫院的文書管理工作中，主要涉及財務、人事、醫務、設備等眾多科室。管理工作內容較為復雜，有效管理的難度較大。因此，醫院可將辦公室設置為一個重要部門，主要復雜對醫院相關文件進行收集和運轉。將醫院的文書檔案歸口于醫院辦公室管理工作中，將傳統的多頭管理轉變為專一管理，并派專人對各科室文件資料的上交情況進行嚴格監督和管理，避免文件堆積、文件散亂等現象發生。該種管理模式可實現從源頭上確保醫院文件資料的安全性、完整性和保密性，為醫院文書檔案管理工作質量及工作效率的提高奠定良好的基礎，同時也可促進醫院文書檔案的價值得到更加充分的利用。
2．3完善信息保障體系
隨著信息化檔案管理的不斷深入，檔案信息管理的安全性面臨更多的問題。安全性目前已經成為制約信息技術的主要發展瓶頸，越來越多的人開始關注信息的安全性。在當前情形下，很多醫院根據時代的發展需求都先后建立起屬于自己的文書檔案數據庫，并且也體驗到了文書檔案數字化管理的便捷性，但是在管理和應用的過程中必須保證文書檔案的安全性［3］。所以，醫院應該組織專門的技術人員完善信息保證體系，促使文書檔案管理向著安全的方向發展。首先，醫院應該根據自己的發展情況建立屬于自己的電子檔案管理規章制度，使用電子檔案的過程中必須嚴格的要求，建立使用登記制度;其次，必須頂起對文書檔案的載體進行硬件安全性掃描;最后，強化對檔案管理人員進行業務培訓，提高其管理水平和職業道德。增強其工作責任心，提高其文書檔案保密意識。
3結束語
一、目前學校檔案管理的現狀
（一）存在的問題
學校檔案的管理是以信息化為依托，以分享資源為目標，以提高教學服務質量為要求的檔案管理。作為保有教育教學活動第一手資料的學校檔案，自然就是學校教學當中的重中之重，但是它的功能往往是被忽視的。目前大多數學校仍然是用傳統的方式來管理自己的檔案，僅僅是儲存保管，并沒有將它們的信息服務功能開發出來。其中最為重要的一點就是檔案的信息化程度偏低。特別是在教學檔案的信息化管理當中，經常出現收存的檔案不能夠積極地被開發和利用而被束之高閣，致使其失去檔案自身的價值。
（二）面臨的機遇和挑戰
隨著近年來經濟技術的發展，檔案的生成方式發生了很大的變化。更多的檔案是在電子計算機中生成并儲存的。在學校檔案的管理中，如何使得機讀形式的檔案更具有系統性、價值性、讓廣大師生獲得更為完善的服務，是目前學校檔案信息化趨勢當中我們面臨的機遇和挑戰之一。其次是檔案在信息化過程當中必然面臨安全化問題，美國斯諾登“棱鏡”事件已經給我們敲響了警鐘。在開發當中必須將各種類別的系統和資料加以整合，這樣來說就必須利用新的思路去進行開發和創新。但是在網絡當中存在的缺陷有很多，加上沒有相應的內部措施加以管理、安全意識薄弱等因素，可能就面臨著巨大挑戰。
二、學校檔案管理信息化系統的建立
（一）檔案信息化管理的基本原則
1、規范性原則
制定和實施檔案工作標準和規范，是提高工作質量和效率的需要。通過館藏檔案數字化接收電子文件，應該堅持規范性原則，制定相應的規范和法規，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，重復建設等現象發生。
2、安全性原則
隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。
3、服務性原則
檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須遵守服務性原則，講究信息化工作的作用。要根據自身的能力、館藏基礎，分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把利用率較高的重要檔案進行數字化和信息化處理。
（二）建立檔案管理信息化系統的基本要求
要實現學校檔案信息化管理，總的來說就是在實現檔案信息的數字化和網絡化的基礎之上，實現檔案信息的接收、傳遞、存儲和提供的一體化和快捷化程度，從而將有用的信息高效的分享出來，方便廣大師生對于各種資源的利用。
1、抓好檔案管理的技術流程
首先建立有效的件檔案管理計算機信息系統，充分、合理、安全地使用各種學校電子檔案；其次是改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案管理的需要；然后是依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；最后應當注意的是在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。
（1）關注通知平臺，從源頭抓起
學校的文印部門和檔案管理部門通常都隸屬于辦公室，保持部門內部的協調，形成習慣，讓打字員接收的所有材料的電子版，全部發送一份給檔案管理員。檔案管理員及時根據分類原則，逐一標注、分類存檔，保證資料的完整性。
留意校長簽署紙質文件、通知的派發單位，既要知道種子播撒的去向，又要關心種子的收成，對有可能形成文字材料上報的事情要過問事情經辦的結果，收集第一手相關電子材料。
（2）建立聯系，保持溝通
定時聯系，與相關部門保持密切聯系。生活中一定要做個有心人，知道哪個部門、什么時間能有哪些教科研活動，隨時收集與該活動有關的第一手資料，也能確保資料的完整、系統性。
定向聯系，與各部門負責文秘處理的人員保持密切聯系，將形成的有價值的材料及時匯總存檔。
2、檔案信息化管理建設的水準
在學校檔案的信息化管理中，最不能忽視學校傳統精華和改革的發展性。首先充分運用計算機電子技術，加快檔案目錄數據庫建設，提高檔案利用服務質量；同時要對于傳統的電子檔案進行多媒體化改革，對各種類型檔案進行數字化管理，積極建設相關的全文數字庫和多媒體數據庫，盡快實現檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質量。對于歸檔的檔案要在經過鑒定分析和更新之后進入數據庫，確保檔案信息處理電子化、信息存儲數字化、信息采集實時化、信息服務利用網絡化。
三、重視檔案管理人員隊伍建設
檔案管理人員在學校檔案信息化改革當中具有舉足輕重的地位。他們的創新精神、管理理念影響著學校檔案管理的效率和特點。現階段很多學校缺少專職的檔案管理人員，管理水平相對較低。我們應當充分重視學校檔案管理人員隊伍建設工作，積極引進新的技術和理念，培養高素質的檔案管理工作者。
（一）選拔檔案管理人員的基本條件
檔案管理工作者首先應當具備一定的語言文字能力以及科學文化素養。學校檔案管理不同于企業檔案的管理。其檔案資料具有多樣性特點，只有在對于各種知識有所了解的前提下，根據自身的語言能力，才能簡明扼要地對各種檔案進行分析和歸類，才能首先在入庫的過程當中做到“去其糟粕、取其精華”的效果。同時，工作人員的管理能力和分析能力也是要進行培養的。檔案管理的目標是提高各種信息資源的利用率，所以在面臨較為龐大的信息檔案資料的時候，檔案人員必須具備檔案的分析、檢索和篩選的能力才能確保檔案信息化建設的順利實施。
（二）與時俱進，抓好培訓
［關鍵詞］ 檔案； 計算機管理工作； 問題； 措施
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 057
［中圖分類號］ G275 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）14- 0096- 02
1 檔案計算機管理的內涵
1．1 檔案計算機管理的定義
檔案計算機管理指的是檔案管理人員以計算機硬盤、軟盤、磁盤和光盤等為載體進行文字材料的存儲。那么檔案計算機的管理形式主要有以下的4種：電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙，當然還有其他的一些形式。
1．2 檔案計算機管理的特點
檔案計算機管理的特點主要是相較于傳統的紙質文件而言的，檔案計算機管理的主要特點是：① 檔案計算機管理不再是傳統的紙質文件，所以也不是直觀就能翻閱得到的，這就需要我們借助計算機進行閱讀；② 檔案計算機管理的檔案信息借助計算機直接進行快速、簡單的處理和傳遞工作，比之前的紙質摘錄等速度快捷； ③ 檔案計算機管理還能實現檔案的資源共享，這樣也就意味著檔案的傳輸等不再受地域距離和時間的影響了，更加方便； ④ 由于我們現在采用了檔案計算機對檔案進行管理，那么，如今的檔案存儲環境和保存條件也就隨之發生變化，它不再要求紙質、書寫等條件，而且對檔案的保存場地的面積也不再有相當高的要求。總之，我們說，隨著科技的進步和社會的發展，檔案計算機管理的優勢將會日趨突出和明顯。
2 檔案計算機管理工作中存在的問題
2．1 檔案計算機管理對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。而這種檔案原始記錄性主要是表現在檔案的內容上和檔案的形式上兩個方面。我們都知道，一些檔案在存檔之前是需要當事人的親筆簽名或者是當事人的親筆手稿的，這都是檔案原始記錄的體現，有一定的真實性，進一步說，只有有這些親筆簽名等原始記錄的檔案才能有法律效應，成為法律的憑證。但是，在檔案計算機管理工作中，電子文件從起稿開始到文件修改、印發都是在計算機上進行操作的，這種模式雖然便于修改和復制、打印等，有一定的方便性，但是這卻使檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。所以，這也就引發了電子文件的原始記錄和憑證作用如何確定的爭論問題：究竟電子文件能否作為存檔之用，電子文件是否具有一定的法律效應等等，這些都是檔案計算機管理工作中遇到的問題，也是我們急需解決的新課題。
2．2 檔案計算機管理對檔案來源原則的影響
檔案信息的來源原則主要包括兩個方面：從外部環境來看，我們是遵循尊重全宗的原則；從內部環境來看，我們是遵循尊重原始順序的原則。
但是自從檔案進行計算機管理層面開始，隨著電子文件進入檔案管理領域開始，以原始順序為原則的檔案信息來源開始不斷地備受關注。在之前的紙質檔案管理過程中我們形成了這樣的原則，只有根據其來源才能形成一定的法律效應和相應的法律責任，而在現在的電子文件檔案過程中就打破了文件本來的順序。所以，在充分利用計算機進行檔案管理工作時就需要我們不斷地根據客觀實際情況和變化，進一步完善檔案信息的來源原則，并對其進行豐富和發展。
2．3 檔案計算機管理對檔案學理論研究的影響
就目前來看，我們的檔案管理理論的成熟和研究基本都是圍繞紙質檔案為主要研究對象的，而對檔案計算機管理的研究還是處于萌芽階段的，所以，隨著檔案工作對象的變化，那么檔案工作原理、理論等方面的研究也就隨著需要進行進一步的更新。
3 檔案計算機管理工作的改進措施
3．1 建設并實施電子文件檔案管理工程
檔案切實實施計算機管理體系之后，需要我們做好對檔案的歸檔工作，做好電子文件的技術處理工作，建設并實施電子文件檔案管理工程。
建設并實施電子文件檔案管理工程，這就要求我們的檔案管理人員深入到現行的電子檔案文件管理、工作領域，切實去了解電子文件信息的重新排列和組合的來龍去脈。這也就是說，我們在進行檔案計算機管理工作時，需要檔案工作人員學會將已經歸檔的電子文件更改為“只讀性”的文件模式，即是只能讀不能寫的不能更改的文件模式，這種模式對識別和保護電子文件的原始結構有很好的作用，保證了檔案的本質屬性——原始記錄性。
3．2 檔案計算機管理一定要解決好電子文件檔案的保存工作
鑒于我們對檔案計算機管理的理論研究還處于一定的初級階段，又加之以化學磁性材料為載體的電子文件檔案形成時間短、缺乏實際的貯存經驗，所以電子文件原始信息的長期保存問題很值得商榷和作進一步的研究，盡管在理論上電子文件是可以長期保存的。
3．3 檔案計算機管理工作需要提高檔案管理人員的整體素質
優秀的人員素質對一個工作的發展起著至關重要的作用。檔案計算機管理工作的實現是需要我們的檔案管理工作人員提升自身檔案工作的質量，為此，我們的檔案工作人員要適應計算機技術的不斷更新和檔案事業的發展，必須積極搞好知識的學習、補充、消化等工作，促進檔案工作人員隊伍素質的強化。
3．4 加強檔案管理基礎工作的標準化和規范化
在進行檔案計算機管理工作過程中，我們需要嚴格執行《檔案著錄規則》的檔案數據庫結構、數據格式等方面的標準和規范，規范檔案著錄工作，保證檔案基礎信息和數據的通用性，為實現檔案信息資源的社會共享創造條件。
4 總 結
檔案計算機管理工作的實現可以加快檔案管理工作的效率，提高檔案管理工作的效能，從而減輕檔案管理工作原有繁重的工作。加強和國際的檔案管理進行有效的接軌以及聯系，做好相關工作，使得計算機管理工作有效、順利進行，更好地服務社會主義現代化建設，促進社會經濟的發展和繁榮。
主要參考文獻
隨著我國高等學校招生規模的不斷擴大，高校檔案的數量出現了大幅度的增長，高校檔案管理工作面臨著巨大的挑戰和壓力。在計算機技術和數字技術的發展背景下，高校檔案的記錄載體和錄入方式等都發生了很大的改變，高校檔案管理工作的方式方法更需要進行策略創新。在新的時代背景下，高校檔案管理工作如何實現現代化建設，提高其服務學校建設和社會發展的重要職責，是我們當前需要深入研究的問題。
一、高校檔案信息的數字化建設
高校檔案是對高校教學科研、學校管理工作的記錄，其本質是對上述內容的信息描述，而進行檔案信息的數字化建設，則要不僅要考慮到檔案的信息屬性，更要高度重視檔案的數字化載體建設問題。加強高校檔案信息的數字化建設，根本是實現了檔案信息的記錄載體創新，回顧檔案記錄載體的發展路徑，主要從甲骨、金石、竹簡，最后進行到了當前主要存在的紙質媒介。然而，傳統的紙質媒介記錄檔案信息的弊端逐步體現出來，比如錄入工作通常是人工抄寫，需要花費較大的物力、人力，而且在這種高強度的勞動面前，檔案信息管理的準確性也容易受到影響。此外，紙質媒介的物質屬性特殊，即紙張易黃、易粘、易脆。在這種背景下，數字化檔案信息的載體形式得到重視，而且其有效的克服了傳統紙質檔案的不足之處，不僅僅是節省了寶貴的人力、財力和物力，而且大大提高了檔案管理的效率，提高了便捷性。進行高校檔案信息的數字化建設，主要從三個方面入手，一是館藏檔案的數字化建設，二是對現行電子文件的收集歸檔，三是利用存儲介質建立專題的檔案數據庫。這幾種措施能有效完成高校檔案的數字化建設，通過一定的查閱平臺軟件，可以為用戶提供非常便捷的應用體驗。
二、高校檔案管理的信息化建設
加大高校檔案管理工作，需要加強對現有管理方式的創新，結合當前信息技術的大力發展，實施高校檔案管理的信息化建設成為一個較好的抓手和途徑。隨著教育教學改革的深入發展，各高校也在不斷深化教育教學改革，各種新的辦學模式不斷涌現，管理環節出現的新事物、新問題、新內容對檔案信息資源開發利用的速度和效率的需要越來越高，檔案信息資源的利用主體越來越多。在這種新形勢背景下，高校檔案管理工作人員更需要加強工作創新，更新工作觀點，提高創新水平和工作能力。而進行高校檔案管理的信息化建設則是當前高校檔案管理進行服務方式創新的重要體現。依靠高校檔案管理的信息化建設，可以有效提供檔案管理的服務效率，比如在其分類、查閱等比較繁瑣和復雜的工作中，高校檔案管理信息化可以發揮重要價值。通過檔案信息管理系統的建設，可以比較高效、及時、便捷的為學校檔案需求人員提供服務，而且能通過分類設置，有效滿足不同群體的檔案需求，從而有效實現檔案信息的資源共享。
三、高校檔案管理的文檔一體化建設
檔案管理的理論研究表明，實施檔案管理工作一體化是未來檔案管理發展的一個新趨勢，是當前高校檔案管理工作邁向現代化建設的一個重要機遇。根據文件生命周期理論可知，每一份檔案文件都有一個生命周期，主要是指從檔案文件的產生，到這些文件真正轉化為檔案保存，最后到檔案文件失去存在意義而逐步消失的整個發展過程。這一理論的基本含義可概括為是從現行文件到檔案是一個比較完整的運動周期，而這一整個運動周期所引其的特點和作用不同而區分為不同的運動階段，針對各個不同運動階段的特點，應采用相應的管理方式。根據文件生命周期理論，我們要充分發揮其在檔案管理工作中的實踐價值，有效提高高校檔案工作者的工作能力，通過把握好文件轉化為檔案全過程的規律及各個階段的特點和作用，以便更好更科學地開展對文件和檔案的管理工作。文檔一體化建設，并沒有全面否定各個不同運動階段的管理特性，而是要根據這些特點，充分應用到檔案文件的歸檔、立卷、和卷內目錄生產等不同流程中。
四、加強檔案信息資源的全面整合
為切實提供高校檔案管理的服務效率，提高對現有檔案信息資源的利用成效，需要我們切實加強檔案信息資源的有機整合，提高綜合利用水平。通過建立統一的分類原則，完成檔案信息“一條龍”服務系統，按照最大程度地方便廣大教職工利用檔案的原則，建立檔案“一條龍”服務，實現檔案服務透明、快捷、方便、高效的目的。進行檔案信息資源的有機整合，需要切實堅持三個基本原則，一是要實施統一業務領導制度，二是要建設統一分類管理辦法，三是要進行統一管理制度的規范，科學整合區域內不同領域的檔案資源。在進行統一業務領導方面，需要使用檔案資源流向調整、檔案資源分類歸屬等舉措，有效形成以檔案管理部門為主體、各主管部門配合的高校檔案資源建設監管體制，變專業檔案的多頭管理、分散保管為綜合檔案館的集中統一管理，最大限度地優化配置檔案資源。最后，對于檔案管理人員來說，更要始終堅持以人為本的服務理念，積極高效的滿足高校需求和社會用戶的個性化需求，切實發揮高校檔案管理的特殊服務功能。
五、結語
總而言之，伴隨著我國高等教育事業的迅速發展，提高高校檔案管理工作水平成為一個重要議題，加快高校檔案管理工作的現代化建設也是新時期對檔案工作的最新要求。檔案信息的數字化、信息化和檔案工作的網絡化以及檔案的一體化等，都是當前檔案管理的現代化探索。未來的高校檔案管理工作中，還需要不斷創新，加大工作力度，努力實現高校檔案管理工作的現代化、健康發展。
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關鍵詞：信息化 人事檔案 管理
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（a）-0230-01
隨著我國科學技術的不斷進步，信息技術的發展更是突飛猛進，信息技術已經應用到各領域中，信息化水平的運用還在不斷深化和拓展。人事檔案管理只有盡快進入信息化時代，在管理體制、管理理念、管理方法、管理技術等方面要做出相應變革才能適應社會進步和經濟快速發展的新時代的要求。
1 信息時代背景下人事檔案管理的新要求
1.1 檔案信息數字化
信息時代的一個重要標志就是計算機技術的發展以及被廣泛的應用到各領域中，社會進步后就需要有新的檔案管理模式，可以對人事檔案進行更科學的、更完善的管理。為了滿足信息時代人事檔案管理的新需求，首先要對原有的檔案資料進行全面的數字化轉型，即借助電子手段將紙質人事檔案轉變為數字式的人事檔案，以數據庫的形式進行存儲。
1.2 檔案信息傳輸網絡化
由于人事檔案中含有大量的個人隱私信息，所以人事檔案管理的一條重要原則就是保密原則，在人事檔案管理制度中保密制度被定為基本制度，可見人事檔案對保密性的要求是極高的。但是原始的人事檔案都是以紙質的形式進行記錄、保存，因此在移交過程中要經過多人傳遞存在安全隱患，而且若在移交過程中出現泄密行為，很難確定具體責任人。人事檔案管理信息化后，加密后通過網絡就可以完成移交工作，大大減小了泄密的風險。
1.3 檔案制訂標準化
在當今的信息時代下，信息資源共享是其中的主要內容，但是要達到信息共享有一個必要的前提就是信息標準化，也就是說所有信息資源在記錄、傳遞時使用統一的標準。人事檔案的傳統管理中缺乏規范性，導致社會人才信息整合困難。信息時代背景下需要將信息進行整合，采取的手段就是制定統一的檔案標準，借助人事檔案管理系統軟件對人事檔案進行管理標準化的管理，實現信息共享。
2 信息時代背景下人事檔案管理的發展趨勢
2.1 人事檔案的信息數字化管理
由于計算機技術在檔案管理領域的應用，信息時代的人事檔案管理必然會向檔案信息數字化的方向發展。人事檔案向的數字化管理方向發展的前提是建設出完善科學的管理系統軟件，因此在確定人事檔案信息數字化系統的基本框架之后，要謹慎選則安全系數高且相對完善的人事檔案應用軟件。人事檔案信息按照規定將信息錄入，要確保信息錄入正確、完整，注重后期制作的質量控制，并充分考慮滿足應用軟件的實時升級需要。
2.2 人事檔案網絡化管理
在信息時代互聯網技術得到大力發展，將互聯網技術引入檔案管理體系中將使人事檔案的管理變得更安全，更便捷。人事檔案管理的基本制度—— 保密制度在網絡化的管理中仍然要被高度重視，只有具有檔案保管權力的相關部門才能獲得調閱權限，還要保證信息在異地共享的過程中的安全。人事檔案管理的網絡化要依靠現代化的管理手段實現，因此對管理者素養的要求就要提高，要求管理者必須掌握扎實的檔案管理基礎知識，同時具備熟練的軟件操作能力。
3 完善人事檔案信息管理體制的策略
在信息時代的背景下檔案管理必然向數字化與網絡化發展，為了避免人事檔案在管理上出現問題，就必須從多方面加強控制，相關部門的人員組成以及相關規章制度都要進行優化。對人事檔案管理進行全過程監督，制定科學的績效考評機制。
3.1 實施專人負責制
在信息時代的背景下人事檔案管理工作要求檔案管理人員掌握更多專業技能，例如掌握必要的信息化管理知識，具有檔案保護等具體操作能力。一名檔案工作人員身兼數職不利于檔案管理，因此對檔案的錄入、檢閱、存放、流通等各流程要安排專業能力過硬的檔案管理人員專職負責，將職責劃分清晰，無論哪一環節出現問題都能確定責任人。
3.2 提高檔案管理人員素質
當前我國有許多的人事檔案管理部門將退休員工返聘使其繼續工作，這種行為導致檔案管理部門人員結構單一，不能及時注入新鮮血液，一味以老方法開展工作影響現代化建設進度。要優化人員組成，有計劃的引進人事檔案管理的專業人才，對原有檔案管理人員定期進行職業培訓，全面提高工作能力。
3.3 完善內部管理模式
科學、完善的管理制度可以對人事檔案管理部門日常工作進行監督，提高檔案管理人員的工作水平以及效率，完善的管理體系也是提高檔案信息管理效率的前提。根據管理制度制訂適合本單位的管理制度，使一切工作都有制度可循，并根據具體情況制訂詳細的工作流程，依照流程進行檔案信息化管理。
3.4 制定內部考核機制
要有公平的評價機制和考核機制才能確定檔案管理人員在工作中的表現，哪些是值得肯定的以及哪些是有待改進的，因此，要根據人事檔案管理的特點制定一套獎懲制度。對工作認真，有突出貢獻的工作人員在精神以及物質上進行雙重獎勵，給予“優秀工作者”的稱號以及一定數額的獎金；對工作能力差，態度不認真，工作出現失誤的工作人員進行罰獎金、批評，造成嚴重后果者給予處分或追究法律責任。
3.5 經費實行全面管理
在檔案管理信息化的同時也要注重財務方面的問題，人事檔案信息管理計劃必須是全面的，將管理過程中出現的一切費用都納入預算管理。以收支平衡為原則編制預算表，按照上級部門的撥款安排支出。
4 結語
人事檔案管理在信息時代必將發生巨大變化，為了能適應需求現存的人事檔案管理模式要及早開始改革。借鑒其他檔案的信息化管理經驗建設符合人事檔案管理特點的管理體系。目前科學技術發展迅速，所以要關注科技科學技術的發展及時掌握最新的科技知識，將更多的科技融入到檔案管理中不斷提高檔案管理的信息化水平。以科學發展觀為指導，將人事檔案管理向著更深層次的數字化、標準化、集成化的方向發展。
參考文獻
[1] 陳燕軍.構建信息時代檔案信息服務的新平臺[J].黑龍江檔案，2011（3）.
本文對新組建呼和浩特市供排水有限責任公司的集中檔案信息化管理問題加以探討。隨著全市涉水行業行政單位的調整、撤并、整合，而涉及到的原各單位檔案管理問題及總公司組建后的檔案管理信息化建設設想，針對檔案信息化建設方面存在的問題，討論其檔案信息化建設中應注意的幾個關鍵問題，以便為呼和浩特市供排水有限責任公司在城市供排水現代化建設，及其檔案信息化建設中提供參考。
關鍵詞：
供排水有限責任公司；檔案；開放共享；數據庫平臺
一、呼和浩特市供排水檔案信息化建設思考
“供排水行業的網絡數字檔案平臺”，是全市供排水總公司檔案管理部門管理現代化水平的體現，隨著城市規模逐步擴大，新型產業不斷出現，以及市民生活水平不斷提高，城市對供排水建設的要求越來越高，涉水環境要綠色環保，對水資源利用率和經濟性要求越來越高。隨著涉水單位體制不斷改革，全市涉水單位調整，整合一體化管理逐步落實，隨著這樣的機構整合，就給供排水總公司檔案管理部門提出了新的改革創新要求：對過去各行政單位分散的檔案管理體制進行改革，盡快建立適應供排水行業新的統一的數字化檔案管理信息庫，使檔案服務能準確、快速、精準、開放、共享及互動的全新檔案管理數字化網絡信息平臺。本文主要分析呼和浩特市供排水檔案信息化管理建設及其現狀和存在的問題，提出供排水行業檔案網絡信息化建設的構架方案，以期為供排水總公司在檔案網絡信息化建設方面提供參考。
二、全市涉水行業檔案信息管理的現狀和存在的問題
（一）呼和浩特市涉水行業檔案管理現狀從20世紀60年代初期，市內的供排水行業就不同程度地開始了檔案管理科的建設，其檔案采集的主體部門是單位的辦公室主持，幾乎沒有檔案專業人員，僅僅處于單一的粗放的原始資料保管狀態。改革開放以來，隨著國家對檔案管理工作的要求不斷提高，檔案資料的管理機構才開始具備，有了初級規范的檔案專業化管理機構和人員。但是，許多單位的檔案管理還是處初級保管的被動狀態，檔案收集隨意性很大、零亂、缺失嚴重，檔案保管條件原始落后，自然損壞時有發生。近年來，隨著計算機和網絡技術的飛速發展，檔案信息數字化建設被正式提出，對全市涉水行業檔案信息化管理的要求也越來越高。供排水行業以生產管理、管網管理、營業管理、無紙化辦公為主要核心的管理信息系統，已逐步成為呼和浩特市供排水行業工作中不可缺少的工具。目前，很多城市供排水行業的檔案信息化大都采用影印、掃描、文本錄入等數字轉換方法，建立原始檔案數據庫為基礎的數據系統，這種檔案管理數據庫的不足使系統整合分析共享能力差、智能分析差，無法形成實時在網絡中的一體化數據管理平臺，無法全面提高供排水檔案信息化水平。
（二）呼和浩特市供排水行業檔案管理信息化建設存在問題供排水檔案管理信息化建設正處于建設與逐步完善階段，及時學習、收集、分析、借鑒國內同行檔案信息化管理建設好的經驗，分析他們檔案管理系統的優缺點，是建設呼和浩特市供排水檔案管理數字化系統的捷徑，事半功倍，十分必要而又迫切，縱觀國內一些供排水檔案數字信息化建設存在的問題主要表現在以下方面。
1.觀念問題在現有的檔案管理制度方式下，供排水總公司的檔案管理雖取得了較快較規范的發展，但在公司一些二級企業和基層單位還是認為，他們沒有必要趕檔案信息化管理的這個“時髦”。還有些人認為，檔案管理信息化建設僅僅只是一些計算機操作，軟、硬件的單獨配置，認為有這些就意味著信息化建設已完成，沒有意識到供排水檔案信息化建設是一個系統的、復雜的工程，決不僅僅只是建立一個企業網站就算實現了管理的信息化，這種認識制約著行業信息化的健康發展。
2.人才問題供排水檔案管理規模較專業化而零亂，管理業務單一，無法建立自己的IT隊伍，對計算機、網絡人才吸引力有限，單位內部也很少能找到既懂得IT技術又懂檔案管理的復合型人才，大多數單位信息化建設只能借助外來力量完成，由于開發人員不清楚企業內部檔案管理的具體情況，溝通困難則成為信息化建設的軟肋。
三、供排水檔案管理信息化系統的組成和其邏輯關系
1.建立統一的檔案管理信息平臺此平臺建設可使整個公司內部上至高層領導，下至普通員工都可以通過各自的權限在瀏覽器上共享、分析、處理和應用企業內部各種檔案信息的資料，實現查閱自動化、運營智能化、管理決策科學化、相關信息資源化和運作網絡化。
2.建立穩定可靠的檔案核心數據交換中心通過對各個行政，技術等環節檔案信息數據庫的實時全面采集和發送，實現全公司內的各種檔案資料信息的集中存儲，形成一個檔案信息共享體，帶動整個公司內檔案資料流程運作順暢，保證各層級管理系統對各個環節檔案資料的運用。
四、信息化建設應注意的幾個問題
1.信息化建設的原則供排水行業檔案信息化建設應遵守統一規劃，分步實施，先易后難原則；統一標準、互聯互通、信息共享和系統開放原則；技術先進、可靠、實用原則；“以人為本”的服務體系；信息安全原則。其系統設計要先進、可靠、實用。要充分利用成熟可靠的公用網絡，根據其分散和遍布的特點，采用VPN虛擬局域網，保證數據的實時準確傳輸。
2.系統運行的開放性系統必須便于開發、使用、維護、管理和系統升級的支持，應用軟件設計開發要考慮到計算機的普及和應用，使各類數據資源得到共享。供排水檔案管理信息化系統建設是一個長期的、不斷充實和完善的系統工程，呼和浩特市供排水公司必須認識到信息化建設是單位基于信息技術的知識擴散及創新的延伸，認識到檔案管理信息化建設對企業實現現代化管理的重要性，并采取相應的管理措施，建章建制，從而達到通過信息化來提高供排水公司的核心競爭力，保持市供排水公司始終處于競爭的前列。
參考文獻：
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受我國傳統計劃經濟體制的影響，傳統的人事檔案管理是一種以“管理”為中心的陳舊模式，在這一模式下，人事檔案管理是一個完全封閉的領域，在這一領域內，人事檔案管理體制又是一個強調內外有別、檔隨人走、檔案管理資格限定以及檔案利用阻礙重重的制度。目前，這一模式已經在很多方面暴露出缺陷和不足，包括檔案內容的真實性和完整性不足、檔案管理和利用的無序化以及檔案管理技術手段落后等。在這樣一種現狀面前，人事檔案管理的需求和必要性都呼之欲出，探討人事檔案管理工作的優化路徑成為學者和相關領域從業者討論的熱點。本文將著重從人事檔案管理工作優化改革的必要性和具體路徑出發展開下面的論述。
二、改革企業人事檔案管理工作的必要性
本文認為之所以強調改革企業人事檔案管理工作的重要性是和以下幾個方面密不可分的：
（一）知識經濟時代的必然要求
對人事檔案管理的認識不斷加深以及重視度不斷提升的現象是與世界經濟發展到以知識經濟為主導的階段這一社會經濟背景是分不開的。知識經濟是指一種經濟增長主要依賴于知識的生產、擴散和應用的經濟形態。在這樣一種經濟形態下，知識積累是經濟增長的源泉，而知識的積累和技術的進步則主要依靠人力資本。于是知識經濟背景下，人力資源管理便成為最受關注的一種資源類型。隨著人力資源管理的重要性不斷凸顯，人事檔案這一承載基本人力資源數據和信息的材料便成為管理者們關注的重點所在。
（二）實現企業全面管理的重要方面
企業管理不僅僅是生產和經營這些看得見的價值創造部門。企業的員工也是企業存續和發展的重要基石。特別是技術和知識密集型行業，人才的重要性更加突出。如何更好地管理企業的員工，為企業創造更多的知識財富也是企業管理者需要倍加關注的問題。而隨著勞動力市場的不斷自由化，員工的流動性較之以前都有很大的提高。一方面，這反映了市場經濟環境下人員的優化配置，能夠更好地促進人力資源的優化利用；另一方面，企業在人員管理上的壓力也隨之增大，人員流動的頻繁也不利于檔案的保存和管理，“棄檔”現象時有發生。這些都不利于企業對員工的管理。因而改革人事檔案管理制度對于實現企業全面管理也是有利的，只有這樣，企業才能更有針對性聘任、培養滿足自己發展目標的員工，提高企業員工的總體質量。
（三）增強企業市場競爭力的有力手段
知識經濟時代，知識和人才是財富創造的源泉。那么在市場經濟下，企業保持競爭力的一個有力手段便是人才的管理。結合企業的發展方向和目標，有針對性地尋找所需要的人才，并深入了解員工的背景信息，為企業員工和人才的管理建立其一個制度化的體系都是企業人才管理的重要方面。因而，做好企業人事管理工作，對于企業有效利用人才資源，實現自身的長足發展，增強和保持市場競爭力的重要手段。
三、改革企業人事檔案管理工作的幾個原則
在分析企業人事檔案管理工作優化改革的具體路徑之前，應當首先明確整個人事檔案管理工作的總體原則。本文認為，改革企業的人事檔案管理體制應當堅持以下原則：
（一）服務為導向的原則
檔案資料是記載個人基本信息、整體素質和能力以及社會履歷的重要資料。既是個人向用人單位展示自己的重要手段，也是用人單位認識和了解求職者，更好地管理人才的重要手段。在企業人事檔案的管理過程中，從整個檔案的歸入、管理、移出以及保管都要體現為用人單位和個人服務的原則。保證為用人單位提供真實、完整、有效的檔案信息，也為個人提供向用人單位展示自身素質和能力的素材，同時注意保護個人基本信息和隱私不被泄露和不當使用。
（二）保證檔案內容完整、準確的原則
考慮到人事檔案在企業全面管理的重要性，檔案內容的完整準確對于企業和個人來說都是至關重要，否則檔案資料的利用價值便值得懷疑。完整性要求是指檔案資料必須能夠反映個人的全部基本信息，并且全面反映一個人履歷變化的過程，不能出現前后矛盾的現象。準確性要求是指檔案資料內容準確無誤、不存在模糊不清、無法確認的信息。只有滿足這些基本要求之后，人事檔案資料的使用價值才能得到保證。
（三）實行統一和標準化的檔案管理原則
因為人員流動的頻繁，檔案資料會在多個單位之間流轉，為了更加便利有效的管理，便需要有一個統一和標準化的人事檔案管理制度。從檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉和保密等各個環節實現標準化和規范化。
四、改革企業人事檔案管理工作的具體路徑
在改革總體原則的指導下，本文認為應從以下幾個具體方面出發，具體實現企業人事檔案管理制度優化目標，包括：
首先，須從總體觀念和法律制度上明確用人單位是員工人事檔案的建立者和管理者，擺脫已有的認為政府人事管理部門才是個人人事檔案保存和管理的唯一主體的錯誤觀念。毫無疑問，相比較各個用人單位主要是企業，政府人事部門對于企業人事檔案的利用和利害關系程度存在不足。將檔案的建立和保管的權限交給企業自身，既有利于企業自身對人員的管理，也有利于促進企業改進管理方法和制度實現人事檔案管理工作的優化。其次，建立合理且可操作性強的人事檔案管理制度。按照更好地服務相關主體、確保檔案內容完整、準確以及實現檔案管理工作統一標準化的原則，在人事檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉和保密等各個環節都明確具體的操作規范和目標要求，并且明確崗位職責，以此保證整個人事檔案管理制度的有序化和科學性。再次，重視檔案管理的人才隊伍建設，提高整個檔案管理工作隊伍的業務能力和工作素質。不僅要強化職業道德和行業文化知識教育，提高相關人員的政治素質和法律意識，也要注重提高其知識水平和服務能力，增強其對現代技術手段和管理理念等專業知識的掌握程度。最后，借助信息化技術，實現檔案管理工作的全面信息化。計算機和信息技術的已經深入整個社會管理的方方面面。實踐也證明，信息技術能夠更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地實現管理目標。企業在人事檔案管理的信息化過程不能僅僅是進行簡單的電腦錄入和輸出，應當結合企業的不同管理目標，對人事檔案進行全面的處理和利用。
五、結語
