時(shí)間：2023-05-29 18:21:40
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案的管理要點(diǎn)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
在信息化的社會里，合理有效地利用信息資源給檔案的從業(yè)者提了一個很高的要求，需要相關(guān)從業(yè)人員具有一定的信息處理技能，并具有一定的信息管理能力。沒有一定水平和素質(zhì)的現(xiàn)代化信息管理人才，是沒法在這個行業(yè)立足的。而在我國，我們的檔案部門保管型人才過多，創(chuàng)新性人才較少；傳統(tǒng)型人才較多，具有與時(shí)俱進(jìn)思想的人才較少；管理人員多，而具有一定的信息處理能力的人才少。因此，必須改變檔案行業(yè)從業(yè)人員結(jié)構(gòu)單一、素質(zhì)較低的狀況，建立一支人才結(jié)構(gòu)合理、具有較高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍。
二、硬件和軟件的升級要跟上時(shí)代的步伐
在科技進(jìn)步的同時(shí)，信息技術(shù)的更新升級的速度很快。在電腦的硬件方面，集成電路的集成度不斷提高，硬盤的儲存量不斷加大。在這種情況下，檔案管理的硬件也面臨著升級換代的形勢。在軟件方面，不同的編碼方案不斷涌現(xiàn)，新的編碼方案不斷地在取代著舊的編碼方案。在這種情況下，文件格式加速老化，舊的文件很難在新的編碼方案下讀取。因?yàn)橐欢ǖ臄?shù)字技術(shù)取決于技術(shù)平臺的硬件和軟件，這就需要我們適時(shí)更新硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)，并將已存在的信息不斷地升級,來應(yīng)對信息技術(shù)更新升級的問題。
三、信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性和網(wǎng)絡(luò)的容量問題
時(shí)代在發(fā)展，電腦走進(jìn)了千家萬戶，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)了解這個大千世界。隨著人們素質(zhì)的逐漸提高，人們對檔案信息的質(zhì)量、數(shù)量等要求也越來越高。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的點(diǎn)擊量也開始加大。這些都給網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作提出了新的要求。為此，網(wǎng)絡(luò)檔案管理人員必須具有較高的素質(zhì)，注重檔案信息的時(shí)效性；同時(shí)，掌握好網(wǎng)絡(luò)的容量，以滿足相關(guān)人員的需求。
四、信息的采集重視度不夠
在我國，國內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)有關(guān)信息采集工作具有很大不足。對于大多數(shù)網(wǎng)絡(luò)檔案管理者而言，網(wǎng)絡(luò)硬件建設(shè)是擺在他們面前最重要的工作，想不到開發(fā)信息資源，并把能公開的檔案信息發(fā)到網(wǎng)上。檔案部門要想做好服務(wù)工作，就要開發(fā)出大量的檔案信息資源，然后再通過互聯(lián)網(wǎng)，服務(wù)于社會?；ヂ?lián)網(wǎng)為檔案的公開創(chuàng)造了良好的條件，因此，我們必須利用好互聯(lián)網(wǎng)這個工具。
五、轉(zhuǎn)變檔案工作重心
隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，使得檔案工作的性質(zhì)有了變化。以前，檔案部門管理紙質(zhì)檔案，信息很難流通。而現(xiàn)在，可在網(wǎng)上檔案信息，檔案部門成了一個信息采集與供應(yīng)部門。所以，作為檔案管理人員要做好工作重心的轉(zhuǎn)變，將原來的實(shí)體檔案管理向信息采集、開發(fā)，為大眾服務(wù)轉(zhuǎn)變，為了提高檔案的質(zhì)量，要努力提高自身素質(zhì)，提高信息采集、開發(fā)、維護(hù)等方面的能力。
六、保密問題
在網(wǎng)絡(luò)檔案的管理工作中，保密工作是其中的重中之重。檔案信息不是公開的，不是人人都可以看到的。檔案的安全管理與檔案的開放利用是一個矛盾的有機(jī)整體，因此，可以制定相關(guān)的政策和法律規(guī)程，把檔案的秘密程度劃分為幾個等級，以確認(rèn)檔案是否能夠進(jìn)行嚴(yán)格保密以及有限的共享。例如：與國家安全和利益有關(guān)的檔案，要受到相關(guān)法律法規(guī)的制約，有的可以在一定的年限后公開，有的屬于永久保密。再如，可以設(shè)定一個這樣的規(guī)章：嚴(yán)格保密的檔案不能上網(wǎng)，一般保密的檔案上局域網(wǎng)，不需要保密的檔案可以上互聯(lián)網(wǎng)。從業(yè)人員在日常的工作中，要對現(xiàn)存的檔案進(jìn)行鑒別、歸類。根據(jù)相關(guān)的規(guī)定，靈活處理好檔案的公開問題。該公開的一定公開，不能公開的要嚴(yán)格保密?？傊?，在開放工作中既要積極開發(fā)提供檔案信息為社會服務(wù),又要堅(jiān)持保密原則。
七、防止網(wǎng)絡(luò)攻擊——病毒、黑客
當(dāng)代社會發(fā)展迅速，信息技術(shù)的發(fā)展也日新月異，社會各階層也越來越意識到信息技術(shù)對工作和生活方面的各種積極作用，醫(yī)院方面對于檔案信息化管理也更是初窺門徑。緊跟社會的形式發(fā)展走向，提高了醫(yī)院信息科學(xué)化管理的重視，摒棄陳舊檔案管理制度，積極完善醫(yī)院的工作方式，逐步健全管理制度。
一、醫(yī)院信息科學(xué)化管理的積極作用
1.方便初始資料的保存
初始資料對醫(yī)院來說是至關(guān)重要的。在醫(yī)院傳統(tǒng)管理模式中，這些資料都是以最古老的方式被保存著[1]。時(shí)間流逝，這些紙質(zhì)的資料難免會面對越來越多的問題。比如需要存放的空間越來越大，溫度濕度氣候的改變以及其它的物理環(huán)境對紙張的影響越來越大，所以需要投入的更多資金進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，造成檔案管理工作難度大、可用率低、易損易壞。信息化管理的檔案制度就不會存在這些問題。初始資料經(jīng)過信息技術(shù)處理后，通過簡單的操作即可查閱，既省去了繁瑣的翻找過程，又不用擔(dān)心如反復(fù)查找紙質(zhì)資料對紙張產(chǎn)生的損壞，也省去了大量紙張的存放產(chǎn)生的空間，增加了醫(yī)院對空間的利用率。信息資料經(jīng)過備份處理后，不用再擔(dān)心資料的丟失或者破壞。
2.完善檔案的處理方法
對不同類別的檔案進(jìn)行分類處理是醫(yī)院的重要工作之一。傳統(tǒng)檔案處理方式需要投入大量的人力物力時(shí)間及空間[2]。信息化管理的檔案制度則可以完美的解決這些問題，可大大提高檔案管理工作人員的工作效率。檔案的信息化管理與人工歸檔方式相比有明顯的優(yōu)勢，比如即時(shí)存檔，即時(shí)查取，即時(shí)修改，即時(shí)轉(zhuǎn)換，能夠有效完善檔案管理制度。
3.方便醫(yī)院各部門之間對資料的交流和溝通
傳統(tǒng)的檔案處理模式不利于醫(yī)院各部門之間對資料的分享及溝通。不同類別的資料分門別類存放于醫(yī)院各部門科室。查閱其他科室的資料對工作人員來說繁瑣困難。信息化管理后的檔案存放于醫(yī)院的局域網(wǎng)中，即查即閱，效率極高。經(jīng)過加密處理的資料也可提高安全度。
二、完善信息化管理檔案制度的方法和意見
1.提高檔案信息化專業(yè)管理工作對醫(yī)院的積極作用
檔案信息化管理對醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展起到積極、深遠(yuǎn)的作用，所以上至領(lǐng)導(dǎo)階層、下至普通員工都要充分意識到檔案管理信息化的勢在必行[3]。醫(yī)院通過管理思想的不斷轉(zhuǎn)變，有效的摒棄了傳統(tǒng)思維模式的束縛，促進(jìn)檔案管理工作人員學(xué)習(xí)全新的工作方式方法，不斷完善細(xì)致化檔案管理模式，通過多層次、多方面的檔案管理工作內(nèi)容不斷推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化工作建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理事業(yè)健康發(fā)展。
2.完善檔案信息化管理工作制度
檔案信息化管理制度的完善可保證檔案管理工作的健康發(fā)展。
2.1崗位工作細(xì)分化
要詳細(xì)規(guī)劃工作職責(zé)，崗位工作落實(shí)到個人，并未將職責(zé)也落實(shí)到個人，通過崗位工作內(nèi)容細(xì)化，能夠有效找到工作責(zé)任人，促進(jìn)員工的責(zé)任心培養(yǎng)。
2.2制定規(guī)范化醫(yī)療檔案信息管理制度
醫(yī)院要在國家相關(guān)檔案信息管理法規(guī)指導(dǎo)下制定完整、健全、科學(xué)的檔案信息化管理制度，通過現(xiàn)代化檔案管理軟件的配置，要適應(yīng)多種類格式文檔的存儲和瀏覽工作，配備系統(tǒng)的互聯(lián)網(wǎng)功能，為醫(yī)院系統(tǒng)化管理服務(wù)，保證醫(yī)院業(yè)務(wù)需要，保證醫(yī)院與員工之間、醫(yī)院與衛(wèi)生系統(tǒng)之間對檔案方面工作的交流與溝通[4]。
2.3建立完善的軟件維護(hù)保養(yǎng)制度
醫(yī)院要建立完善的軟件維護(hù)保養(yǎng)制度，保障醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，防治因?yàn)闄n案管理軟件維護(hù)和保養(yǎng)不當(dāng)，造成的檔案丟失情況發(fā)生。
2.4制定科學(xué)的用戶查閱管理權(quán)限
醫(yī)院通過制定科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠脩舨殚喓凸芾頇?quán)限，有效保障了醫(yī)院檔案信息的安全性，并且通過管理權(quán)限的嚴(yán)格規(guī)定能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的正規(guī)化進(jìn)程。
2.5建立公平的獎罰政策
醫(yī)院通過建立公平、公正的獎罰政策，積極促進(jìn)員工的工作積極性和責(zé)任感，培養(yǎng)了員工的主人翁意識，有效提高醫(yī)院檔案信息管理工作的效率。
3.信息化檔案管理技術(shù)的使用有效提高了檔案管理工作人員認(rèn)知水平
醫(yī)院通過現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的使用有效實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理流程，?τ謐ㄒ檔牡蛋傅蛋腹芾砉ぷ魅嗽斃棖罅吭嚼叢醬蟆H綰翁岣叩蛋腹芾砉ぷ韉淖ㄒ敵允且皆汗芾砉ぷ魅嗽鋇氖滓?問題，可以通過直接引進(jìn)熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及檔案管理專業(yè)的技術(shù)性專業(yè)人才進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作人員的人才儲備，提高整體檔案管理工作隊(duì)伍的綜合素質(zhì)；也可以通過對員工進(jìn)行現(xiàn)代化信息檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，并積極制定教學(xué)目標(biāo)，并實(shí)行公平、嚴(yán)格的末位淘汰制度，促進(jìn)醫(yī)院擔(dān)綱管理工作的有效進(jìn)行。
4.完善的現(xiàn)代化檔案管理工作設(shè)備
醫(yī)院通過自身綜合實(shí)力的分析，理智的擴(kuò)大檔案信息管理建設(shè)工作的投入力度，并且有效促進(jìn)辦公設(shè)施的綜合配備，更換現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備也是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)之一。檔案信息化管理需要相應(yīng)的工作設(shè)備，醫(yī)院也要根據(jù)自身經(jīng)濟(jì)綜合情況進(jìn)行經(jīng)濟(jì)方面的投入[5]。專業(yè)的現(xiàn)代化管理軟件、高科技檔案管理系統(tǒng)硬件、存儲設(shè)備等綜合設(shè)備的配備能夠有效提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量與效率。專門配備必須的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等一切基礎(chǔ)設(shè)施的工作室也是必須條件之一。
1 辦公自動化環(huán)境下的文檔管理優(yōu)勢
在實(shí)踐研究中發(fā)現(xiàn)我國目前實(shí)施的辦公自動化文檔管理的優(yōu)勢主要在三個方面，這三個方面對于促使文檔管理的順利實(shí)施都起到非常重要的作用。在這種情況下就需要對現(xiàn)在社會上實(shí)施的辦公自動化條件下的文檔管理進(jìn)行全面研究，保證其在我國社會發(fā)展中有更加廣泛的應(yīng)用，在這里筆者就針對于辦公自動化環(huán)境下的文檔管理中存在的三方面優(yōu)勢進(jìn)行詳細(xì)的論述。
第一，目前在我國社會上各個企業(yè)中實(shí)行的文檔管理大多數(shù)是使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，在這個過程中主要是利用計(jì)算機(jī)自身靈活性進(jìn)行實(shí)施的。在目前使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文檔管理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理進(jìn)行比較，發(fā)現(xiàn)在檔案管理過程中使用的計(jì)算機(jī)自身具備非常良好的信息處理和存儲功能，也就是說采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理能夠有效減少在進(jìn)行檔案管理中投入的時(shí)間和人力，減少處理檔案的復(fù)雜性，從而達(dá)到提升文檔整理和歸納的速度。另外在進(jìn)行檔案查找的過程中還能夠有效利用計(jì)算機(jī)自身具備的檢索功能，有效減少在進(jìn)行檔案查找過程中投入的時(shí)間。在這個過程中能夠減少人們對檔案的查找時(shí)間，主要是因?yàn)橛?jì)算機(jī)在接收相應(yīng)檔案的過程中，在第一時(shí)間就對相應(yīng)檔案進(jìn)行分類歸納，并對檔案所屬的科室也進(jìn)行有效過濾。另外在企業(yè)中采取這種檔案管理方式，還能夠大大提升企業(yè)在實(shí)施檔案管理上的工作效率。
第二，在對現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部使用的計(jì)算機(jī)檔案管理進(jìn)行深入研究，了解到我國各個企業(yè)內(nèi)部使用的電子檔案管理方式具備靈活的儲存形式。在辦公自動化的環(huán)境下，相應(yīng)的檔案管理人員可以將企業(yè)自身涉及的檔案儲存在硬盤、內(nèi)存卡和光盤等高科技存儲介質(zhì)中，這種儲存方式并不受環(huán)境的影響，也就是說在任何環(huán)節(jié)下都能夠完成存儲。而且在對這些存儲介質(zhì)進(jìn)行全面分析中，發(fā)現(xiàn)這些存儲介質(zhì)自身存儲范圍都比較大，而且檔案在其中存儲的時(shí)間也長于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲方式。另外在研究中發(fā)現(xiàn)采取這種存儲方式還能夠地檔案進(jìn)行密保處理，有效降低不法分子竊取企業(yè)內(nèi)部檔案的可能性，使得檔案存儲更加安全可靠。
第三，在企業(yè)發(fā)展過程中各個科室、部門之間形成的檔案也存在很大的差異，這就導(dǎo)致采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲還存在一些問題，針對于這一點(diǎn)就可以采用現(xiàn)在社會上使用的計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各個部門和科室之間的檔案信息共享，這樣對于促使整個企業(yè)得到更好的發(fā)展起到非常重要的作用。除此之外在進(jìn)行計(jì)算機(jī)文書檔案管理的過程中，還能夠有效減少企業(yè)在實(shí)施檔案管理中的成本，使得檔案自身利用率得到有效提升。在使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)步性檔案管理的時(shí)候，在相應(yīng)人員進(jìn)行檔案查詢的時(shí)候，還能夠有效減少相應(yīng)人員查詢檔案時(shí)需要的時(shí)間，并且在寫檔案還能夠通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行直接傳送，對實(shí)現(xiàn)我國企業(yè)內(nèi)部檔案的全面化和規(guī)范化都起到不可忽視的作用。
2 辦公自動化環(huán)境下文檔管理的問題
2.1 網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境存在安全風(fēng)險(xiǎn)
在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案的傳輸與共享以網(wǎng)絡(luò)為依托，這就意味著電子檔案面臨著傳輸與存儲上的風(fēng)險(xiǎn)性。為此，如何有針對性的加強(qiáng)電子檔案在傳輸與歸檔上的安全與穩(wěn)定是自動化辦公的關(guān)鍵問題。首先，檔案管理者應(yīng)定期進(jìn)行辦公設(shè)備的軟件、硬件維護(hù)、升級與維修，對存檔的文件進(jìn)行多重備份與更新，以確保文書檔案存儲的穩(wěn)定性；此外，檔案管理者應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮用戶身份驗(yàn)證、網(wǎng)絡(luò)防火墻等加密手段的強(qiáng)大優(yōu)勢，最大限度的提升文檔存儲與信息共享上的安全性與保密性，杜絕其他用戶對重要文件進(jìn)行非法閱讀、下載與修改，避免因文件泄露造成的不必要的損失。
2.2 電子檔案處理易造成操作失誤
辦公自動化環(huán)境下的檔案管理，因其在電子文檔的存儲與共享上存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)性，因此，檔案管理者應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的管理操作規(guī)程與嚴(yán)格的檔案管理制度。例如，檔案管理者應(yīng)當(dāng)針對電子文檔收集、存儲、傳輸、共享的各個環(huán)節(jié)制定科學(xué)有效的操作規(guī)范，避免操作流程中的錯誤與漏洞造成文檔的損壞與遺失；為加強(qiáng)文書檔案的保密性與安全性，檔案管理者不僅應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代信息加密技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢，更要建立嚴(yán)格的身份驗(yàn)證制度與檔案保密制度，通過完善的檔案管理制度彌補(bǔ)檔案加密技術(shù)的疏漏與不足。
3 辦公自動化環(huán)境下文檔管理的有效手段
3.1 以保證檔案歸檔的安全為前提
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展是一把雙刃劍，快捷、高速的文件傳輸也意味著黑客入侵與網(wǎng)絡(luò)病毒等不穩(wěn)定因素威脅著檔案管理的穩(wěn)定與安全。對此，企事業(yè)單位的檔案管理者應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)并應(yīng)用最先進(jìn)的信息安全技術(shù)與加密手段。管理者應(yīng)當(dāng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限，設(shè)定可以登錄數(shù)據(jù)庫或服務(wù)器的用戶的范圍，避免文檔被非法下載、盜用、篡改甚至刪除。
3.2 以培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員為基礎(chǔ)
只有培養(yǎng)一支專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，才能使現(xiàn)代化的辦公設(shè)備得到最大限度的利用。辦公自動化環(huán)境下的檔案管理要求管理人員不僅應(yīng)當(dāng)掌握文檔處理方面的基礎(chǔ)知識，還需熟練操作計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，靈活運(yùn)用辦公自動化系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的編輯、儲存、分類、檢索、傳輸、共享等環(huán)節(jié)。為此，企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期組織培訓(xùn)與講座，有效的提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和管理水平。
1 辦公室文書檔案管理工作的特征研究
1.1 文書檔案管理活動組織的重要性
所謂辦公室文書檔案管理活動，實(shí)際上就是針對各類業(yè)務(wù)性信息進(jìn)行整合、認(rèn)證、檢索、應(yīng)用、維護(hù)的行為流程，這部分工序流程彼此之間存在著縝密關(guān)聯(lián)，占據(jù)主導(dǎo)地位的便是應(yīng)用，至于其余環(huán)節(jié)則主要是針對信息應(yīng)用服務(wù)而設(shè)置的。處理好辦公室文書檔案管理事務(wù)，進(jìn)一步為相關(guān)機(jī)構(gòu)提供富有針對性的發(fā)展建議，這是辦公室人員的重要性職責(zé)之一，主要是因?yàn)槲臅鴻n案能夠?yàn)槠髽I(yè)各類工作方案推廣執(zhí)行提供參謀作用，既可以作為宣傳教育的素材、歷史的憑證，又可以被認(rèn)證是科研研究活動中的基礎(chǔ)條件，其應(yīng)用的重要性，自然無法被輕易地忽視。
1.2 文書檔案載體形式和涉獵內(nèi)容的多元性
正如上文所?U述的一般，文書檔案是辦公室工作體系中的必要性結(jié)構(gòu)單元，主要是由于能夠針對各個部門工作狀況加以真實(shí)化地記錄，并為日后各類合理化改革方案制定實(shí)施，奠定基礎(chǔ)。不過需要注意的是，這部分檔案的載體形式和涉獵內(nèi)容往往極為多元化。
首先，在檔案載體形式方面，將包括機(jī)構(gòu)之間簽訂的合作協(xié)議、電子檔案、責(zé)任書等多重表現(xiàn)形式。
其次，檔案本身涉及到的內(nèi)容方面，主要透過科技、會計(jì)、行政等不同類型檔案之中予以逐步深層次地舒展。
1.3 文書檔案管理工作流程的一體化
顧名思義，文書檔案主要是在文件工作環(huán)境之中沿用，同時(shí)也主要在文件工作過程中衍生。透過實(shí)際調(diào)查認(rèn)證，文書檔案整理工序可以被認(rèn)定是文件工作布置交接的最終結(jié)果，主要是在文件收集、運(yùn)行、催辦、承辦等基礎(chǔ)條件下延展的，而在此期間，有關(guān)文書檔案和文件工作兩者之間的關(guān)系，往往是相輔相成的，換句話說，即文書檔案源自于文件工作，而文書檔案日后的收集和歸檔應(yīng)用的可靠性，也將直接決定整個檔案工作的運(yùn)行質(zhì)量。
2 新時(shí)期下辦公室文書檔案收集和歸檔工作的科學(xué)化處理要點(diǎn)解析
2.1 文書檔案收集工序中需要全面關(guān)注的操作要點(diǎn)
在不同企業(yè)之中，為了確保相關(guān)檔案資料收集地更為健全完善，有關(guān)工作人員則有必要在文件衍生階段中便細(xì)致化觀察認(rèn)證其完整性效果基礎(chǔ)上，組織文件管理全過程的監(jiān)督活動。一旦說其間發(fā)現(xiàn)任何弊端跡象，則需要在第一時(shí)間內(nèi)向有關(guān)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，進(jìn)一步搭建起完善化的組織控制體制，并且確保輔助內(nèi)部文書、承包機(jī)構(gòu)，以及有關(guān)職員，完成辦公室檔案文書在衍生、傳輸、處理、歸檔等環(huán)節(jié)中遺留缺陷的整改任務(wù)。畢竟唯獨(dú)這部分文件齊全了，有關(guān)機(jī)構(gòu)文書檔案的收集和應(yīng)用工作的實(shí)效性，才會得到合理的保障條件。
相比之下，辦公書文書檔案收集工作組織的核心要點(diǎn)，將主要鎖定在檔案室對本機(jī)構(gòu)需要?dú)w檔檔案的接收層面上。在組織該類接收活動期間，作為現(xiàn)代專業(yè)化的辦公室檔案工作人員，必須全面貫徹后續(xù)諸多規(guī)范要求，即實(shí)時(shí)性優(yōu)化改造既有的檔案內(nèi)容、全面強(qiáng)化對檔案室外工作環(huán)境的調(diào)查和認(rèn)證力度、長期維持入室檔案內(nèi)容和形式的標(biāo)準(zhǔn)化特征，再就是歸檔檔案務(wù)必要同步彰顯出齊全、完整特性。事實(shí)證明，唯獨(dú)確保將這幾類處理要點(diǎn)予以按部就班地執(zhí)行之后，才能充分滿足現(xiàn)代辦公室檔案收集工作的數(shù)量充分、結(jié)構(gòu)和質(zhì)量優(yōu)良、工作實(shí)時(shí)、特色彰顯等諸多規(guī)范要求，避免上級領(lǐng)導(dǎo)在今后各類發(fā)展類決策活動中產(chǎn)生思維模糊的現(xiàn)象。
2.2 文書檔案歸檔環(huán)節(jié)中應(yīng)該謹(jǐn)慎對待的處理要點(diǎn)
歸結(jié)來講，文書檔案歸檔工作務(wù)必要秉承三類基礎(chǔ)性規(guī)范守則，即維持文件之間的歷史關(guān)聯(lián)特性，包括文件來源途徑、歸檔時(shí)間、涉及內(nèi)容等都要維持緊密的關(guān)聯(lián)效果；確保準(zhǔn)備工作處理完畢之后延展出全新樣式的整理工序內(nèi)容，就是要求相關(guān)工作人員合理沿用前人整理的工作基礎(chǔ)和相關(guān)檔案資料，開發(fā)出全新的文件體系；方便實(shí)時(shí)性地加以保存和沿用，就是要求工作人員在整理檔案的同時(shí)，想方設(shè)法維持檔案自身的可查找性和利用性特征。至于這部分文書檔案歸檔過程中需要遵守的操作要點(diǎn)則表現(xiàn)為：
第一，科學(xué)化分類。辦公室工作人員在組織合理規(guī)模的檔案整理工作前期，有必要依照特定標(biāo)準(zhǔn)針對既有的檔案內(nèi)容進(jìn)行分類處理。如今經(jīng)常使用的分類方式包括年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等分類模式，它們在工作環(huán)節(jié)中通常會進(jìn)行組合式沿用，借此維持檔案類別的清晰性效果。
第二，高效率裝訂。就是要求辦公室工作人員針對各類檔案進(jìn)行合理程度地拆頂和修裱調(diào)試，尤其是在一些破損檔案維修期間，需要注意盡量維持這部分文件的原始面貌。
第三，有序化排列組織。強(qiáng)調(diào)工作人員在處理好檔案裝訂任務(wù)之后，在分類方案之中的最低一級類目之中，結(jié)合特定模式進(jìn)行歸檔文件的先后排列次序確認(rèn)。目前經(jīng)常沿用的排列形式主要就是時(shí)間順序法，此類模式不管是針對相同事務(wù)的衍生變化順序，或是進(jìn)行不同事務(wù)發(fā)生順序認(rèn)證過程中，都能夠保留較強(qiáng)的操作特性。
第四，細(xì)致化地編號。要求工作人員將各類歸檔文件在全宗中的位置進(jìn)行特殊形式的符號標(biāo)識，并且保證憑借歸檔章的模式在最終的歸檔文件之中予以注明，這類工序的核心存在意義，就是為后續(xù)諸多繁瑣的編目工作交接，奠定基礎(chǔ)。
第五，清晰化編目。歸根結(jié)底，就是針對歸檔文件進(jìn)行目錄編輯。在實(shí)際處理期間，編目理當(dāng)以件為單位布置拓展，其間更應(yīng)該注意在文件目錄之中一件只可體現(xiàn)一類條目，一旦說來文和復(fù)文作為一件時(shí)，在歸檔文件目錄之中，便只可以針對復(fù)文進(jìn)行編目處理。
第六，妥善化裝盒。要求工作人員依照件號的有關(guān)順序，將檔案分別裝入檔案盒之中，并且注意要維持檔案盒順序和歸檔文件目錄之中對應(yīng)條目順序的一致性，這樣就能夠方便日后進(jìn)行高效率地檢索和應(yīng)用。
關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；環(huán)境保護(hù)；科技檔案管理；要點(diǎn)
所謂環(huán)境保護(hù)科技檔案，是指國家及其下屬的環(huán)保部門記錄的環(huán)境保護(hù)檔案，對國家和社會的環(huán)境保護(hù)工作有一定的價(jià)值和意義。機(jī)關(guān)單位的環(huán)境保護(hù)科技檔案管理內(nèi)容主要包括對科技檔案的載體進(jìn)行保護(hù)和對內(nèi)容進(jìn)行填充。對環(huán)境保護(hù)科技檔案的管理是我國機(jī)關(guān)單位的重要內(nèi)容之一，見證了我國地方對環(huán)境保護(hù)工作所付出的努力，也是維護(hù)社會穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵之一。
一、環(huán)境保護(hù)科技檔案管理中存在的問題
1.過分重視文件收集，不注重文件歸檔
在環(huán)境保護(hù)檔案管理工作中，很多人都非常重視檔案的收集工作，比較重視檔案本身的真實(shí)性，在收集過程中要求對原件進(jìn)行驗(yàn)證，防止檔案存在不真實(shí)的現(xiàn)象。在滿足了檔案工作真實(shí)性的同時(shí)，他們卻沒有按照一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行歸檔，甚至過分要求原件，使得一些重要的科技檔案無法收入其中，降低了檔案管理的參考價(jià)值。
2.沒有認(rèn)識到資源建設(shè)的重要性
環(huán)境保護(hù)科技檔案是一種信息資源，具有非常重要的應(yīng)用價(jià)值，但如果檔案管理人員沒有對其進(jìn)行正確開發(fā)和建設(shè)，就很容易使科技檔案信息不完善，影響科技檔案的權(quán)威性。由于檔案管理人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識，在歸檔工作中無法切實(shí)反應(yīng)其中的技術(shù)完整性，使得環(huán)境保護(hù)工作的連續(xù)性、專業(yè)性沒有得到全面反映。
二、機(jī)關(guān)單位環(huán)境保護(hù)科技檔案管理工作要點(diǎn)
1.加強(qiáng)歸檔管理
環(huán)境保護(hù)科技檔案的歸檔管理就是資料的交接工作，為了使歸檔管理更加科學(xué)，要制定符合機(jī)關(guān)單位實(shí)際情況的歸檔管理制度，使所有部門的人員嚴(yán)格按照歸檔制度履行自身職責(zé)，從而使歸檔工作順利進(jìn)行。因此，在環(huán)境保護(hù)工作開展前，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目中的內(nèi)容、范圍、進(jìn)度等進(jìn)行密切關(guān)注和記錄，并按照國家規(guī)定的歸檔范圍、期限和密級劃分表，對文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理和歸檔。在歸檔過程中，要注重對原始資料的審查，使其符合歸檔的基本眼球，并對同一項(xiàng)目的相關(guān)材料都統(tǒng)一管理，防止丟失，以便于日后查詢。對于一些不符合歸檔要求的材料，要將材料退回到原本部門，待整理合格之后才能再度接收。
2.科學(xué)對環(huán)境保護(hù)科技檔案進(jìn)行分類
科技檔案分類就是指根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把一定范圍內(nèi)的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的科技檔案庫藏系統(tǒng)，包括農(nóng)業(yè)科技檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、自然科學(xué)研究檔案、醫(yī)藥衛(wèi)生檔案和自然現(xiàn)象觀測檔案等。科技檔案的分類有很多種方式，具體應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)單位的性質(zhì)和專業(yè)特征來劃分。環(huán)境保護(hù)涉及到大氣、地理、生態(tài)、植物和群落等多個專業(yè)，這就需要檔案管理人員對這些專業(yè)的性質(zhì)和特征非常熟悉，根據(jù)環(huán)境保護(hù)專業(yè)的特點(diǎn)，并結(jié)合科技檔案的劃分規(guī)范，來對環(huán)境保護(hù)科技檔案進(jìn)行分類。
3.加強(qiáng)對環(huán)境保護(hù)科技檔案的儲存
當(dāng)科技檔案歸檔、收集之后，就應(yīng)對其進(jìn)行細(xì)致統(tǒng)計(jì)和儲存。對機(jī)關(guān)單位來說，檔案的儲存和統(tǒng)計(jì)是科技檔案管理的重要內(nèi)容之一。在對檔案進(jìn)行保管的過程中，應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況，建立并優(yōu)化檔案管理制度，設(shè)立專門的環(huán)境保護(hù)科技檔案儲存場所，按照環(huán)境保護(hù)科技檔案的數(shù)量進(jìn)行存放，并選擇質(zhì)量好、防潮的地點(diǎn)，以使科學(xué)技術(shù)檔案得到妥善保存。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的具體情況，將其進(jìn)行整理，并錄入檔案管理系統(tǒng)中，方便其他部門的人查閱和使用。
4.在科技檔案管理中加入信息化手段
隨著科技檔案數(shù)量不斷增加和電子文獻(xiàn)不斷發(fā)展，在當(dāng)前的科技檔案管理中，應(yīng)積極采用創(chuàng)新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對科技檔案全方位、多層次、現(xiàn)代化的管理，使科技檔案在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，轉(zhuǎn)變儲存方式，打破時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)各種文件、信息、資源的遠(yuǎn)程傳遞。例如，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件可以制作成為word、excel等格式，也可以掃描成為圖片格式，儲存在計(jì)算機(jī)、光盤或網(wǎng)絡(luò)資源庫中，實(shí)現(xiàn)快速查閱、傳遞和檢索，從而使科技檔案在此基礎(chǔ)上獲得延續(xù)發(fā)展。電子文獻(xiàn)具有載體穩(wěn)定性、多樣性，信息可控制性、易變性、占有體積小等特性，因此，我們應(yīng)根據(jù)電子文獻(xiàn)的特點(diǎn)，改變傳統(tǒng)的文獻(xiàn)保存和管理方法，建立電子信息管理系統(tǒng)，將與科技檔案有關(guān)的各種資料進(jìn)行整合、分類，儲存在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中。
三、結(jié)語
環(huán)境保護(hù)科技檔案是對國家級地區(qū)環(huán)境保護(hù)工作成果的展示，作為機(jī)關(guān)單位的工作人員，我們應(yīng)認(rèn)識到環(huán)境保護(hù)的重要性，并在工作中落實(shí)環(huán)境保護(hù)檔案管理工作，從而使我國整體環(huán)境保護(hù)檔案管理水平得到提升，進(jìn)一步完善環(huán)境保護(hù)科技檔案管理體系，促進(jìn)我國環(huán)境保護(hù)事業(yè)的良性發(fā)展。
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文件材料的歸檔范圍，是檔案人員在工作中遇到的首要問題。在確定歸檔范圍后，還要確定文書檔案的保管期限。如何確定，確定的依據(jù)是什么？目前，各單位確定文書檔案保管期限的依據(jù)是2007年國家檔案局第8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》），然而，再周詳?shù)谋９芷谙薇硪膊荒苣依ㄋ袡n案文件材料，那么，基層單位如何正確界定文件材料歸檔范圍以及準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，現(xiàn)就我的個人工作經(jīng)驗(yàn)，談一些體會。
1.制定文件材料歸檔范圍應(yīng)體現(xiàn)本單位的主體地位
不同類型的單位，職能是不一樣的，形成的文件材料也就有著千差萬別?！兑?guī)定》中設(shè)定的歸檔范圍也不可能對應(yīng)每一個單位、每一種文件材料。所以基層單位在制定文件材料歸檔范圍時(shí)，要注意突出本單位的主體地位，以反映本單位職能活動形成的文件材料為主，因此類材料記載了本單位各項(xiàng)活動，反映了本單位的基本面貌。若這些文件少收或者漏收了，以后很可能就無處尋覓，無法彌補(bǔ)，以致無從考辨單位職能與組織結(jié)構(gòu)的變化。第二，要注意與單位內(nèi)部各部門共同研究，廣泛聽取內(nèi)部意見，分門別類，分清哪些需要?dú)w檔，哪些不需要?dú)w檔。第三，《規(guī)定》中的歸檔范圍只是對一些共性的文件材料作出規(guī)定，如行政管理、黨群工作、人事任免等等，而對各單位業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍的規(guī)定比較籠統(tǒng)。因此，在制定本單位文件材料的歸檔范圍時(shí)，切不可照搬國家的規(guī)定，應(yīng)注意結(jié)合單位的工作實(shí)際情況，如單位屬建設(shè)主管部門，在制定時(shí)，應(yīng)補(bǔ)充有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督、安全監(jiān)督、建設(shè)工程管理、建設(shè)市場管理等方面的文件材料，這樣才能確保在界定歸檔范圍時(shí)有章可依，歸檔的文件材料完整、準(zhǔn)確。
2.確定文書檔案保管期限要抓要點(diǎn)
在劃分歸檔文件材料的保管期限要抓要點(diǎn)。第1個分析要點(diǎn)是歸檔文件的責(zé)任者。在內(nèi)容相同、文種相同的情況下，本單位責(zé)任者形成的本行業(yè)文件材料比外單位責(zé)任者形成的本行業(yè)文件材料保管期限要長一個檔次，一般外單位形成的屬本單位主管業(yè)務(wù)的文件材料，應(yīng)在本單位歸檔，但保管期限短。同時(shí)要注意分析歸檔文件責(zé)任者的級別：歸檔文件分為本級責(zé)任者、上級責(zé)任者、下級責(zé)任者。本級責(zé)任者形成的文件材料，其保管期限相對較長；上級形成的文件材料比下級形成的文件材料的保管期限要長。同時(shí)還要考慮發(fā)文機(jī)關(guān)的級別是本系統(tǒng)還是外系統(tǒng)，是黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)還是其他機(jī)關(guān)等情況。再是要分析歸檔文件的責(zé)任者是多個還是單個，只要有本單位責(zé)任者其保管期限相對較長。如果是多個責(zé)任者還要區(qū)分本單位是主辦單位還是協(xié)辦單位。如本單位是主辦單位，則視為本單位單獨(dú)發(fā)文來劃分保管期限；如本單位是協(xié)辦單位，則比本單位單獨(dú)發(fā)文的保管洗錢要短。
第2個分析要點(diǎn)是歸檔文件的內(nèi)容。確定檔案保管期限最重要的是分析歸檔文件的內(nèi)容。歸檔內(nèi)容為“重要的”，其保管期限宜長。所謂“重要的”應(yīng)該從以下3個方面進(jìn)行分析：1）分析歸檔文件的內(nèi)容是否本單位的主要職能，是否反映本單位的主要工作活動，是否具有代表性；2）分析歸檔文件的內(nèi)容是否反映了本單位的工作基本面貌；3）分析歸檔文件是否反映本單位的經(jīng)濟(jì)關(guān)系，如產(chǎn)權(quán)、債權(quán)等，一般根據(jù)時(shí)間的長短來分析。四是分析歸檔文件是否涉及到個人利益：按照歸檔文件涉及個人利益要從長的原則，歸檔文件涉及到本單位人員較重要的個人利益，如學(xué)歷、入黨等，領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的任免、機(jī)構(gòu)成立等，一般應(yīng)作永久保管。
第3個分析要點(diǎn)是歸檔文件的形式。歸檔文件保管期限的劃分還應(yīng)該要注意分析文件的權(quán)威性、規(guī)范性和珍貴性。1）分析歸檔文件的文種，一般具有權(quán)威性和重要性的決定、決議、命令、指示、條例、紀(jì)要、報(bào)告等，指定由本單位執(zhí)行的，則比日常事務(wù)的通知、簡報(bào)、來往函件等保管期限長，但通知、函等文種還是要根據(jù)文件的內(nèi)容來進(jìn)一步分析其保管期限。2）分析歸檔文件的稿本，一般正本比副本、草稿、草案的保管期限長，但是要注意的是，如果一些重要文件經(jīng)過反復(fù)修改，其過程性的草稿、征求意見稿、送審稿都很重要，一般要附在正本的后面。3）分析歸檔文件的珍貴性。有重要領(lǐng)導(dǎo)、著名人士的題詞、簽字等歸檔文件，具有權(quán)威性跟紀(jì)念價(jià)值的，可做永久保存。
3.歸檔范圍跟期限表的制定應(yīng)該明確和細(xì)化
在歸檔的實(shí)際過程中，作為界定文件材料是否歸檔和保管期限的長短的指導(dǎo)性文件，文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)該明確、具體。
文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，雖然不是越細(xì)越好，也不可能做到面面俱到，但也應(yīng)該要適當(dāng)?shù)募?xì)化，明確每一類別的范圍與期限。條款明確，與單位形成的檔案相對應(yīng)，可操作性較強(qiáng)，能提高歸檔鑒定與保管期限劃分的工作效率。二是方便檔案的及時(shí)處理，有利于檔案保管流程的暢通。該歸檔的歸檔，該短則短，該長則長，該銷毀的銷毀，不會造成積存。要注意的是進(jìn)行檔案銷毀時(shí)，除跟從檔案保管期限表，也應(yīng)遵從檔案銷毀的制度，避免過早銷毀或錯誤銷毀。
一、檔案管理人員績效考評的意義
（一）有助于實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)，使全體員工受益
眾所周知，組織管理的核心是人的管理，而人力資源管理的核心是績效管理。績效考核是檔案管理體系的重中之重，目的在于增強(qiáng)組織的運(yùn)行效率、提高員工的職業(yè)技能、推動組織的良性發(fā)展，激發(fā)其工作熱情，確保工作的高效運(yùn)行，最終使組織和員工共同受益。
（二）績效考評是檔案工作發(fā)展的助推器
目前，檔案部門對檔案人員的聘任考評還是以往干部聘任的管理模式，制約了檔案工作全面發(fā)展的需要，應(yīng)建立和完善科學(xué)隊(duì)伍建設(shè)的管理制度，如評聘制、考核制、責(zé)任制、晉升制、獎懲制、人員管理制等?？冃Э荚u是組織戰(zhàn)略管理行為和各種管理制度實(shí)施的基礎(chǔ)，是檔案人員管理進(jìn)一步制度化、規(guī)范化的體現(xiàn)，能夠形成、培育和發(fā)展組織價(jià)值觀，為制定檔案部門與人員工作目標(biāo)提供依據(jù)，為工作計(jì)劃和人力資源規(guī)劃提供信息參考，為保證檔案工作健康發(fā)展提供客觀標(biāo)準(zhǔn)。績效考評必將成為檔案工作發(fā)展的推進(jìn)劑，刺激檔案人員加強(qiáng)責(zé)任心，保證工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
（三）績效考評有助于加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)
1.績效考評是選拔檔案管理人才的基礎(chǔ)?？茖W(xué)合理的績效考評，能夠堅(jiān)持正確的選人用人標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)檔案人員甄選標(biāo)準(zhǔn)的有效性，完善科學(xué)的引才機(jī)制，合理配置檔案人員，使檔案人員崗位設(shè)置和檔案隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃更符合檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化要求。
2.績效考評能完善科學(xué)的育才機(jī)制。實(shí)施績效考評，明確檔案人員崗位職能，對檔案人員關(guān)鍵績效指標(biāo)進(jìn)行有效的量化，有計(jì)劃、與適時(shí)地運(yùn)用檔案人員，能使其高效行使管理職能，提高工作績效，完成檔案管理目標(biāo)任務(wù)。
3.績效考評能營造濃厚的重才愛才環(huán)境。只有給檔案人員創(chuàng)造提升新知識與新技能的良好環(huán)境，才能發(fā)揮其自身價(jià)值并創(chuàng)造價(jià)值。隨著時(shí)間推移，檔案人員知識、技能、體力等方面會不適應(yīng)要求，出現(xiàn)價(jià)值減損。績效考評既能發(fā)現(xiàn)和解決檔案工作存在的問題，幫助檔案人員發(fā)現(xiàn)不足，科學(xué)地制定職業(yè)生涯規(guī)劃；又能有效地進(jìn)行薪酬激勵和人員更新，增強(qiáng)檔案人員的凝聚力與創(chuàng)造力，吸引留住優(yōu)秀人才。
二、檔案管理人員績效考評的設(shè)計(jì)要點(diǎn)
（一）績效考核的目標(biāo)要與檔案管理的目標(biāo)一致
績效考核是與檔案管理的目標(biāo)相連的，它的有效實(shí)施將有利于把員工的行為統(tǒng)一到檔案管理的目標(biāo)上來。整個績效考核體系的有效性還對組織整合人力資源、協(xié)調(diào)控制員工關(guān)系具有重要意義。
（二）選擇適用的考評方法進(jìn)行考評設(shè)計(jì)
運(yùn)用績效評估不是趕時(shí)髦，而是要運(yùn)用科學(xué)的方法來檢查和評定企業(yè)員工對職位所規(guī)定職責(zé)的履行程度，以確定其工作成績，從而促進(jìn)企業(yè)的人力資源管理，提高企業(yè)競爭力。沒有最好的績效評價(jià)工具，只有最適合你企業(yè)的工具。簡單實(shí)用或復(fù)雜科學(xué)，嚴(yán)厲或?qū)捤?，非正式的考核方式或系統(tǒng)性的考核方式，不同規(guī)模、不同文化、不同階段的公司要選用不同的方式。因此，因地制宜，順勢而為，選擇適合企業(yè)自己的績效評估方法，方為明智之舉。
（三）進(jìn)行科學(xué)的績效考評標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)
一是考核標(biāo)準(zhǔn)要全面。要保證重要的評價(jià)指標(biāo)沒有遺漏，企業(yè)制定的各種考核標(biāo)準(zhǔn)要相互補(bǔ)充，揚(yáng)長避短，共同構(gòu)成一個完整的考核體系。二是標(biāo)準(zhǔn)之間要協(xié)調(diào)。各種不同標(biāo)準(zhǔn)之間在相關(guān)質(zhì)的規(guī)定性方面要銜接一致，不能相互沖突。三是關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)要連貫。特別是關(guān)鍵績效指標(biāo)KPI應(yīng)有一定的連貫性，否則不僅不利于考評工作的開展，而且可能導(dǎo)致員工奮斗目標(biāo)的困惑。四是標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)盡可能量化，不能量化的要細(xì)化。只有科學(xué)合理的量度方法，才能讓員工相信績效評估的公正性和可行性。倘若績效量度的內(nèi)容過于籠統(tǒng)，量度的方法不明確，員工完全有理由認(rèn)為考核結(jié)果是由考核者主觀臆斷而做出的判定，無任何客觀標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際意義，只不過是形式上“走過場”，從而產(chǎn)生不滿和抵抗情緒。五是根據(jù)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)制定標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)團(tuán)體工作目標(biāo)而非個人來制定考核標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)針對不同層次員工和不同年齡員工的特點(diǎn)來制定考核標(biāo)準(zhǔn)，使標(biāo)準(zhǔn)具有針對性。
三、GRS在檔案管理人員績效考評中的應(yīng)用
績效考評的方法有多種，GRS是最簡單和運(yùn)用最普遍的工作績效評價(jià)技術(shù)之一。
（一）GRS簡述
GRS（graphic rating scale）也稱為圖解式考評法、圖表評估尺度法、尺度評價(jià)法、圖尺度評價(jià)法、業(yè)績評定法，由美國斯科特公司設(shè)計(jì)，曾經(jīng)在美國工商企業(yè)中廣泛使用。本方法首先是將崗位工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇績效有關(guān)的若干評價(jià)要素。其次，以這些評價(jià)因素為基礎(chǔ)，確定出具體的考評項(xiàng)目（指標(biāo)），每個項(xiàng)目分成5～9個等級，用數(shù)字或者文字表示，如最優(yōu)、良好、一般、較差、極差或1、2、3、4、5，并對各個等級尺度的含義作出具體說明。最后，制成專用的考評量表。在應(yīng)用的過程中，考評者根據(jù)對下屬工作的觀察和了解，只需要在量表的每個項(xiàng)目等級評估的尺度上作出記號，待全部項(xiàng)目考評完成后，將各個項(xiàng)目所得的相加，即可得到考評的總結(jié)果。
（二）績效評價(jià)指標(biāo)體系設(shè)計(jì)
1.確定績效評價(jià)要素?？冃гu價(jià)要素的確定為績效評價(jià)指標(biāo)的設(shè)計(jì)設(shè)定了范圍，是指標(biāo)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。將績效評價(jià)要素分為個體、行為、結(jié)果三個方面的要素。個體方面的因素，如判斷能力、適應(yīng)性、積極性等；結(jié)果因素與工作成果有關(guān)的因素，如工作質(zhì)量、數(shù)量等；與行為有關(guān)的因素，如合作程度、工作態(tài)度等。
2.確定考評項(xiàng)目。評價(jià)要素往往比較籠統(tǒng)，意義并不是十分明確，應(yīng)按照SMART[具體的（Specific） 、可以衡量的（Measurable）、可以達(dá)到的（Attainable）、可以證明和觀察（Realistic）、具有明確的截止期限（Time-based）]的方法將績效考評項(xiàng)目（指標(biāo)）確立下來。
3.項(xiàng)目等級及考評說明。評價(jià)指標(biāo)通常會顯得比較概括和抽象，因此對于一些不太熟悉課堂教學(xué)評價(jià)的人而言，還具有一定的模糊程度，所以需要制定一個專門的、針對評價(jià)指標(biāo)的操作說明來具體規(guī)定相應(yīng)的指標(biāo)在評價(jià)時(shí)的操作要點(diǎn)。將項(xiàng)目的考評根據(jù)同評價(jià)要點(diǎn)的符合程度分為五個等級，即完全吻合、非常吻合、較為吻合、基本吻合、不吻合，分別賦予10、8.5、7、6、5分。
4.應(yīng)注意的問題。由于本方法所采用的項(xiàng)目涉及范圍較大，可以涵蓋員工個人特征、行為表現(xiàn)和工作結(jié)果，使其具有廣泛的適應(yīng)性；同時(shí)該方法具有簡單易行、使用方便、設(shè)計(jì)簡單、匯總快捷等。但考評的信度和效度，取決于考評因素及項(xiàng)目的完整性和代表性，以及考評人評分的準(zhǔn)確性和正確性，在考評要素選擇確定以及考評人存在問題的情況下，本方法極容易產(chǎn)生暈輪效應(yīng)或者集中趨勢等偏誤。
四、結(jié)束語
隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展。我國的人們對社會的要求也是越來越高，這也使得人們對關(guān)于自己的身心健康的東西是越來也在乎，其中首當(dāng)其沖的就是對我國的旅游行業(yè)的發(fā)展水平要求也是不斷的提高。而隨著我國醫(yī)社會文明的不斷提高和科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國的全民旅游的思維已經(jīng)逐漸得到人們的認(rèn)可，這也使得我國的旅游行業(yè)檔案的管理在旅游行業(yè)健康發(fā)展中占據(jù)的地位越是越來越大。近年來，隨著我國的旅游行業(yè)政策的全面實(shí)施，以及人們物質(zhì)生活的逐漸提高，使的我國的旅游行業(yè)范圍擴(kuò)大同時(shí)，旅游行業(yè)的參與人數(shù)劇增，這就勢必導(dǎo)致我國旅游行業(yè)檔案大量產(chǎn)生。不僅如此，由于我旅游行業(yè)檔案管理對象具有廣泛性和我國的旅游行業(yè)人員具有流動性等特點(diǎn)，這為旅游行業(yè)檔案工作帶來更大的難度，必須對旅游行業(yè)檔案加以規(guī)范化管理，這也是我國旅游行業(yè)發(fā)展的需要。
一、我國的旅游行業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和問題
（一）我國旅游行業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀
我國的旅游行業(yè)檔案的管理從目前來看主要就是有兩大方面。其一，管理工作進(jìn)展的不同步。由于地域經(jīng)濟(jì)的發(fā)展問題，我國在各地的旅游行業(yè)進(jìn)程不統(tǒng)一，同時(shí)由于經(jīng)濟(jì)地域的問題我國各地區(qū)的旅游行業(yè)人員的旅游行業(yè)檔案管理的素養(yǎng)不高，以致于在旅游行業(yè)檔案管理的工作進(jìn)展是沒有達(dá)到同步平衡的。其二就是旅游行業(yè)檔案缺乏規(guī)范統(tǒng)一的管理。由于對旅游行業(yè)檔案的認(rèn)識不高，導(dǎo)致有些地區(qū)仍把旅游行業(yè)的檔案管理當(dāng)做旅游中的附帶性工作而不是同等的支撐體，這使得在對旅游行業(yè)的檔案管理將其擺不上位置不重視，而對旅游行業(yè)檔案的管理工作不重視不規(guī)范，這也就是的對旅游行業(yè)的管理手段和條件也比較落后。
（二）我國的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化管理存在的問題
從目前我國的旅游行業(yè)檔案檔案的管理要進(jìn)行規(guī)范化，那還是存在者不少問題的。首先那就是對我國的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化管理建設(shè)的艱巨性和復(fù)雜性認(rèn)識不夠。我國由于幅員遼闊，旅游資源眾多，使得旅游行業(yè)檔案的管理的規(guī)范化首要的就是任務(wù)繁多，涉及面廣，這需要多個部門的共同參與和建設(shè)而且這也關(guān)乎各個部門的利益。其次那就是我國的旅游行業(yè)政策制度的制定和實(shí)施過多依賴于信息化管理系統(tǒng)，信息化的管理是一件好事，但是過多的依賴這就使得需要先進(jìn)安全的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來支撐，這對于規(guī)范化的管理還是有影響的。最后那就是從業(yè)旅游行業(yè)檔案的人員素質(zhì)不高，不管如何，任何的管理最重還是需要人來支撐，所以這方面對旅游行業(yè)檔案的規(guī)范化管理有重大的影響。
二、我國的旅游行業(yè)檔案管理的規(guī)范化的四個方面
我國的旅游行業(yè)檔案管理從上文之中便可以看出問題還是挺大的，而要真正的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化的管理這也不是一朝一夕的事，下面就從以下的四個方面來對我國的旅游行業(yè)檔案規(guī)范化管理作一個簡單分析和闡述：
第一，對旅游行業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理。對我國的旅游行業(yè)檔案信息化那就是要利用計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)以及高速掃描技術(shù)等現(xiàn)代的技術(shù)手段，將我國的紙質(zhì)的傳統(tǒng)介質(zhì)的旅游行業(yè)檔案作為備份的文件，而采用電子檔案進(jìn)行管理，這樣在能形成系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的電子檔案信息庫同時(shí)也能做到不依賴于計(jì)算機(jī)信息庫，這樣又能做到旅游行業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理模式，而做到旅游行業(yè)檔案管理的規(guī)范化。
第二，明確旅游行業(yè)檔案職責(zé)任務(wù)，強(qiáng)化旅游行業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)。要建立我國的全民旅游行業(yè)檔案這是一件極其復(fù)雜的工作，而且這項(xiàng)工作的質(zhì)量水平的也關(guān)系著我國的旅游行業(yè)檔案價(jià)值作用。因此，我國的政府以及旅游行業(yè)的相關(guān)單位必須運(yùn)用科學(xué)的原則和方法，強(qiáng)化對相關(guān)單位對我國的的旅游行業(yè)檔案工作的監(jiān)管，而能夠?yàn)槲覈穆糜涡袠I(yè)檔案工作服務(wù)以及為我國的和諧社會建設(shè)提供業(yè)務(wù)保障。這也就是說在旅游行業(yè)檔案管理上，首先那就要明確我國的旅游行業(yè)檔案的職責(zé)的任務(wù)，其次就是強(qiáng)化我國的旅游行業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的建設(shè)，去做到旅游行業(yè)檔案管理的規(guī)范化。
第三，堅(jiān)持面向“三個服務(wù)”，做好旅游行業(yè)檔案的管理和利用。所謂的三個堅(jiān)持服務(wù)那就是第一要堅(jiān)持為旅行社和旅客服務(wù)。這是作為旅游行業(yè)檔案規(guī)范管理的核心，做到這個才是檔案管理的意義。第二堅(jiān)持那就是為決策服務(wù)。這是旅游行業(yè)檔案的重要作用之一，這也是檔案規(guī)范管的重要點(diǎn)。第三那就是堅(jiān)持為旅游行業(yè)的穩(wěn)健運(yùn)行服務(wù)。這個是旅游行業(yè)檔案管理的根本任務(wù)，所以，要堅(jiān)持這三個服務(wù)，做好我國的旅游行業(yè)檔案管理和利用，也只有做到這個才能算是真正的做到了旅游行業(yè)檔案的規(guī)范化。
第四，加強(qiáng)設(shè)備的建設(shè)，提高從業(yè)人員的素質(zhì)。旅游行業(yè)檔案的管理歸根結(jié)底還是由人和設(shè)備兩個重要點(diǎn)構(gòu)成。為此，首先我國的旅游行業(yè)中檔案的管理部門在旅游行業(yè)檔案的設(shè)施配置要完備的建設(shè)，這也是我國的旅游行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。其次，那就是由于我國的旅游行業(yè)檔案工作其專業(yè)性強(qiáng)而且對旅游行業(yè)的業(yè)務(wù)要求高特點(diǎn)，所以，在我國的旅游行業(yè)工作方面，那么就應(yīng)該要加強(qiáng)我國的旅游行業(yè)檔案人員隊(duì)伍的素質(zhì)的培養(yǎng)，也就是要注意搞好我國旅游行業(yè)從業(yè)人員培訓(xùn)，增強(qiáng)旅游行業(yè)檔案管理道德干部隊(duì)伍的整體素質(zhì)，以適應(yīng)我國日漸昌盛的旅游行業(yè)檔案管理的新的要求。
三、結(jié)術(shù)語
【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)據(jù)處理；規(guī)范化
前言
為了更好的完成檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，我們首先應(yīng)從基礎(chǔ)工作抓起，奠定良好的工作基礎(chǔ)，才能為我國檔案管理工作的長期可持續(xù)發(fā)展奠定扎實(shí)的工作基礎(chǔ)。本文主要從檔案管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行深入的分析，并根據(jù)其工作中的不足予以補(bǔ)充和加強(qiáng)，借此不斷提高我國檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
1、檔案管理的基礎(chǔ)工作中的具體問題分析
就當(dāng)前我國檔案管理現(xiàn)狀而言，我國檔案館以內(nèi)容龐雜、數(shù)量繁多的卷宗為主，這樣查閱資料極為困難：耗費(fèi)時(shí)間長、時(shí)間跨度較大。由于長期處于封閉式檔案管理狀態(tài)，所以一直以來檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，另外各個時(shí)期檔案整理規(guī)格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎(chǔ)較差、計(jì)算機(jī)管理適應(yīng)能力較差的現(xiàn)象。其中存在主要問題總結(jié)如下：
第一，未建立明確的檔案檔號、目錄號，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊的現(xiàn)象。
第二，未制定規(guī)范的案卷標(biāo)題，標(biāo)題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，并且很多案卷沒有標(biāo)題的現(xiàn)象也是極為普遍的。
第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標(biāo)題中的內(nèi)容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。
第四，案卷中未標(biāo)示頁碼的現(xiàn)象也極為普遍，若是使用中發(fā)生掉頁和缺頁也不易被發(fā)現(xiàn)。
第五，存在較為嚴(yán)重的組卷混亂的現(xiàn)象，有時(shí)按照職能部門的管轄權(quán)限組卷、有時(shí)按照時(shí)間或文種等組卷。
第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。綜合性檔案館的建館時(shí)間越長，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發(fā)嚴(yán)重。根據(jù)上述問題分析我國的綜合性檔案館可發(fā)現(xiàn)，我國尚不具備建設(shè)計(jì)算機(jī)檔案管理的條件，我們應(yīng)逐漸加快檔案基礎(chǔ)工作的科學(xué)管理水平，逐一解決上述問題。
2、采用規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作方法、程序，提升檔案
管理的基礎(chǔ)水平
根據(jù)多年工作檢驗(yàn)和科學(xué)的觀念中可知，必須從工作程序和方法的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來逐步提高我國的檔案管理水平，我們今后也應(yīng)嚴(yán)格遵循科學(xué)方法和規(guī)范的程序執(zhí)行檔案的整理的收集、整理和鑒定、著錄以及保管等環(huán)節(jié)檔案管理工作。
2.1實(shí)行案卷的全面普查，精益求精
進(jìn)行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精華，這是檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化首要步驟。通常由于綜合性檔案館長期未進(jìn)行檔案全面清查、移交單位對保管期限劃分不準(zhǔn)，因此常會有無查考價(jià)值和重份文件存在。我們要將這些無用文件剔出才能避免計(jì)算機(jī)管理低效率和重復(fù)現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高檔案管理的有效性、提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。
2.2案卷的重新組合、及其規(guī)范化
對于內(nèi)容過于混雜和組卷過重的案卷，重新進(jìn)行檔案整理、組卷。盡可量的堅(jiān)持將那些存在相互聯(lián)系的文件組合起來，這是案卷重新組卷應(yīng)堅(jiān)持的原則。并且對于那些無案卷目錄、頁碼、標(biāo)題不清或無標(biāo)題的案卷進(jìn)行重新整理、填寫，使卷宗更加規(guī)范。優(yōu)化館藏、實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)化保管、進(jìn)一步提升檔案計(jì)算機(jī)管理利用效率。
2.3將著錄工作與本館實(shí)際相結(jié)合
為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，案卷著錄比不可少，同時(shí)著錄工作也是計(jì)算機(jī)管理中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，它將會直接影響到計(jì)算機(jī)信息和數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，它是檔案管理重要的前期工作。我國1986年所頒布的《檔案著錄規(guī)則》就是使著錄工作規(guī)范的根本依據(jù)。在條件各不相同的檔案館自身?xiàng)l件的限制下、且技術(shù)要求不斷提高的情況下，檔案館應(yīng)按照相關(guān)《規(guī)則》來規(guī)范自身檔案管理，并將其與自身實(shí)際情況和計(jì)算機(jī)技術(shù)管理要求相結(jié)合，制定出適宜本館的著錄細(xì)則。
2.4保障檔案檢索查全率、統(tǒng)一分類號
建立計(jì)算機(jī)檔案檢索的主要目的就是為了人們的檔案檢索需求，這也是實(shí)行計(jì)算機(jī)檔案管理的優(yōu)勢。為了確保完整性的檔案檢索，我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)我國的檔案分類法制定出適宜的檔案檢索實(shí)施細(xì)則。加強(qiáng)檔案分類過程中的校審力度，及時(shí)校驗(yàn)糾正檔案分類人員錯誤。統(tǒng)一檔案人員工作標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)識，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
2.5提高檢索查準(zhǔn)率、規(guī)范題名
只有完善檔案分類號才能使檢索查全率得到保證，進(jìn)一步保證檔案檢索查全率。而單單依靠檢索查全率是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，同時(shí)還應(yīng)保證檢索查準(zhǔn)率。所以必須在著錄時(shí)進(jìn)行檔案的統(tǒng)一規(guī)范題名。而規(guī)范題名必須要抓住題名的要點(diǎn)和原則，也就是要避免出現(xiàn)文不對題、內(nèi)容混淆以及計(jì)算機(jī)識別不清等情況的發(fā)生。例如將要題名的文種、事由和責(zé)任者等填寫完整。若無完整的題名要素，就應(yīng)將其補(bǔ)齊，而對于題名冗長的就應(yīng)刪除多余贅詞。同時(shí)也應(yīng)將影響檢索準(zhǔn)確率的文種統(tǒng)一文種。并利用計(jì)算機(jī)的獨(dú)特功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的時(shí)間、地點(diǎn)和人名實(shí)行分別著錄，為日后的檢索工具的制作奠定基礎(chǔ)。
3、加快現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)進(jìn)程，做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作是檔案基礎(chǔ)工作中一項(xiàng)重要工程，而建館歷史悠久綜合性檔案館，其館藏較為豐富，案卷著錄工作量較大、工作極為復(fù)雜。因此必要要建立一套完整、科學(xué)且規(guī)范的工作方法及程序，避免因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而造成的現(xiàn)代化檔案管理工作進(jìn)程緩慢、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)無法錄入的現(xiàn)象。抓好檔案管理著錄“多”、“快”、“好”工作要點(diǎn)。
3.1明確工作重心
為了充分發(fā)揮檔案對社會作用，使其為社會所用，這就是實(shí)施檔案管理的目的之一，而利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理檔案則可以有效提高檔案利用率。在綜合性檔案館中推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理則應(yīng)按照卷宗內(nèi)容價(jià)值大小、重要程度、開放程度和利用率的高低，對于那些社會利用率較高、核心檔案實(shí)施優(yōu)先整理。從而促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作的社會利用率和計(jì)算機(jī)化進(jìn)程。
3.2實(shí)施分級次著錄整理
按照三個層次實(shí)施檔案著錄整理，對于一些查考價(jià)值不高或反映問題單一的檔案實(shí)行著錄整理，對組合級文件等實(shí)施分級著錄。以準(zhǔn)確完整的揭示檔案特征和主題內(nèi)容，節(jié)省檔案管理工作人力、財(cái)力和時(shí)間。
3.3對檔案進(jìn)行分門別類，利用原基礎(chǔ)檔案
檔案基礎(chǔ)好的案卷，只要在此基礎(chǔ)上對案卷實(shí)施分門別類的管理、著錄，并利用計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行案卷目錄的直接錄入、給予其統(tǒng)一分類號，從而減少檔案著錄的速度。
結(jié)束語
良好的檔案管理基礎(chǔ)，是建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的基礎(chǔ)。只有做好檔案的收集、整理、著錄等基礎(chǔ)性工作，才有建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的必要，才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，為社會提供更好的服務(wù)。
一、信息化技術(shù)的發(fā)展與檔案管理信息化趨勢
電腦、網(wǎng)絡(luò)與通訊等信息電子技術(shù)的日新月異蓬勃發(fā)展，使得相關(guān)產(chǎn)品成本下降效能提升，再加上友好型的人機(jī)介面設(shè)計(jì)，使得電腦與網(wǎng)絡(luò)日益普及到檔案管理生活當(dāng)中，不僅僅只是工作環(huán)境，甚至休閑育樂乃至于生活基本需求，都可以發(fā)現(xiàn)與他們相關(guān)的運(yùn)作模式與機(jī)制。從整個演變趨勢來看，全球人類社會逐步發(fā)展為數(shù)字與網(wǎng)絡(luò)的高度信息化社會是必然的趨勢中，相信不久的將來電腦與網(wǎng)絡(luò)將有如現(xiàn)在幾乎每個家庭都有電冰箱、電視機(jī)等家電用品一般，家家有電腦處處均可上網(wǎng)，更有甚者或許會演變成沒有他們就有如現(xiàn)在缺水或缺電般的令人非常不自在，乃至于造成部分工作停擺的現(xiàn)象。然而，在此高度信息化的社會中最根本的元件就是計(jì)算平臺，它可能是一般的個人電腦或是個人數(shù)字助理器、手機(jī)甚至具有計(jì)算和上網(wǎng)功能的家電用品[1]。
在信息技術(shù)發(fā)展的背景下，檔案管理也進(jìn)行了信息化作業(yè)改革。這是指在國家檔案管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織與指導(dǎo)之下，將各種較為先進(jìn)的信息化技術(shù)融入各組織的檔案管理工作中，從而將檔案的信息資源進(jìn)行有效的歸置、編排等，從而強(qiáng)化管理工作效度，提升檔案服務(wù)水平。就目前內(nèi)容而言，檔案管理的信息化主要涉及到如下一些方面內(nèi)容，也即檔案管理的信息化資源構(gòu)建、信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定、信息化平臺搭建等方面。
二、電子文檔為檔本文由收集整理案管理工作帶來的改變
在電子文檔發(fā)展的浪潮中，為達(dá)到提升效率的目的，檔案管理活動也對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行了充分運(yùn)用，并建立起龐大的數(shù)據(jù)庫以做為決策和評估時(shí)的參考依據(jù)。我國企事業(yè)組織推動信息化檔案管理已經(jīng)取得了不少使用經(jīng)驗(yàn)，不少組織都已順利完成檔案管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用推廣等配合電子文檔使用的計(jì)劃，對于提升檔案管理效率及質(zhì)量上幫助頗多，也受到了市場、社會的注意與肯定。
電子文檔的出現(xiàn)促使組織以電腦來協(xié)助處理檔案管理工作，這最有利的一點(diǎn)就是資料處理上的速度。由于所有資料輸入的格式都已經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化，電腦可以在短時(shí)間內(nèi)，處理大量的資料，完成工作。這是人工處理檔案資料所無法實(shí)現(xiàn)的，也是發(fā)明與利用電腦處理檔案資料的主要目的之一。檔案管理人員唯一要做的事就是將資料正確無誤的輸入電腦。除此之外，電腦計(jì)算的能力可以在短時(shí)間內(nèi)將資料轉(zhuǎn)化為有用、復(fù)雜的信息。許多數(shù)字化的檔案資料可以通過統(tǒng)計(jì)或數(shù)學(xué)公式的運(yùn)算整理，形成有意義的信息。例如，通過運(yùn)算，管理人員可以了解組織檔案管理狀況，從而找出潛在的風(fēng)險(xiǎn)，以了解整個檔案管理流程的成本變化的情形。同時(shí)，我們也可以通過電腦在短時(shí)間內(nèi)所整理出的資料表格，從較為繁雜的檔案資料中找到最有價(jià)值的信息。
由于電子文檔能在短時(shí)間內(nèi)正確無誤的提供大量的檔案資料，同時(shí)能協(xié)助檔案管理人員有效率的進(jìn)行工作。所以電子檔案可以提升檔案管理作業(yè)的生產(chǎn)力。在講求速度與效率的當(dāng)今社會，電腦的虛擬優(yōu)勢是組織強(qiáng)化檔案管理能力的重要條件之一。在外部環(huán)境漸趨“市場導(dǎo)向”的壓力下，勢必要在檔案管理模式上做若干的轉(zhuǎn)型，否則很難適應(yīng)信息化環(huán)境所提出的要求，更無法實(shí)現(xiàn)快速處理電子文檔。因此，為了應(yīng)對電子文檔的出現(xiàn)，檔案管理工作除了會順應(yīng)環(huán)境改變模式之外，還會盡速融入信息時(shí)代的潮流中，加緊腳步進(jìn)行電腦化的變革，最終保障組織及早進(jìn)入電腦的場域，這對于組織總體管理工作而言，也具有十分重要的作用?？傮w而言，若要提升檔案管理的有效性，電子文檔處理勢必將是一項(xiàng)不可或缺的必要條件，并從如下三個方面為管理帶來巨大的促進(jìn)作用：一是節(jié)省資源；二是整合資源；三是暢通管理工作網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)組織使命。
三、提升電子文檔處理水平的策略
第一，推動“檔案信息系統(tǒng)”計(jì)劃。檔案管理部門應(yīng)健全檔案管理信息化作業(yè)，制訂“檔案信息系統(tǒng)”中程計(jì)劃，推動檔案管理信息化，使現(xiàn)行檔案、回溯檔案均能建置完整性的電子目錄，匯整公布檔案目錄，同時(shí)開放檔案目錄查詢單一窗口；另將已征集的各類檔案予以數(shù)字化及建立虛擬檔案館，運(yùn)用虛擬實(shí)境及信息技術(shù)，真實(shí)呈現(xiàn)實(shí)體建構(gòu)，還原檔案發(fā)生的時(shí)間與場景，建立檔案信息系統(tǒng)，提供線上申請應(yīng)用，結(jié)合e-post及電子付費(fèi)平臺，建立電子檔案儲存安全防偽認(rèn)證體系，確保信息化作業(yè)安全。
摘 要 青銅峽水電站技改工程項(xiàng)目檔案是青銅峽水電站科技檔案的重要組成部分，是全面鑒定工程質(zhì)量，對設(shè)備進(jìn)行運(yùn)行和維護(hù)的重要依據(jù)。本文從技改檔案存在的共性問題，建檔控制措施、竣工檔案資料編制中需注意的問題進(jìn)行了闡述。
關(guān)鍵詞 銅峽水電站 工程 檔案管理
青銅峽水電站是一座以灌溉、發(fā)電為主，兼有防洪、防凌功能的綜合性水利樞紐工程。青銅峽水電站技術(shù)改造工程于2010年全面啟動。改造后，電站灌溉、防汛防凌、設(shè)備自動化水平等都將大大提高。目前我公司已經(jīng)順利完成了伍臺機(jī)組的全面技術(shù)改造工作。本公司形成的技術(shù)資料已全部組卷完畢。現(xiàn)對工作中存在的問題進(jìn)行簡要闡述。
一、技術(shù)改造檔案管理存在的共性問題
1.建設(shè)單位往往強(qiáng)調(diào)抓工程建設(shè)而忽視資料的整理工作，在技改過程中，由于工程建筑物是實(shí)體，屬于硬件，因此參與技改各方都積極關(guān)心工程建筑物的質(zhì)量，進(jìn)度等，不論是領(lǐng)導(dǎo)，員工目光都聚焦到實(shí)體工程上！而工程資料是一個軟件，往往被忽視，往往都是到了最后竣工驗(yàn)收的時(shí)候再加班突擊各項(xiàng)資料，補(bǔ)充各種文件等，因此，分公司以及有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，技術(shù)管理人員等，對竣工資料的整編的態(tài)度和重視程度是能否做好資料的關(guān)鍵。
2.日常的資料管理不規(guī)范，在施工過程中，對于平常的資料管理單位一般也花費(fèi)了一定的人力、物力和財(cái)力，也做了相當(dāng)一部分的工作，但這些工作都是側(cè)重于滿足日常工作需要，由于資料管理的深度不夠，依據(jù)規(guī)范程度較低，在最終整理資料歸檔時(shí)，很多資料都需要重做，還要找當(dāng)事人辦理簽字，再一次造成了時(shí)間，人力和財(cái)力的浪費(fèi)。
3.檔案管理制度不健全，目前，寧電分公司雖然建立一些關(guān)于檔案管理方面的制度，但是，一般都不系統(tǒng)不健全，阻礙了資料整編工作的有效開展，給后續(xù)歸檔工作造成了很大困難。
二、技術(shù)改造檔案資料整編和歸檔工作對策
1.建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，配備專、兼職檔案工作人員，落實(shí)項(xiàng)目檔案工作的組織保證體系；配備保證項(xiàng)目檔案工作正常開展的設(shè)備、設(shè)施，以及實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必要條件。施工階段是檔案資料形成、積累和歸檔的關(guān)鍵時(shí)期，作為建設(shè)單位首先要主動與上級檔案管理部門取得聯(lián)系，在檔案業(yè)務(wù)上及時(shí)請上級檔案管理部門的人員進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)和工作協(xié)調(diào)，同時(shí)在上級檔案管理部門的支持與配合下，對監(jiān)理施工、安裝等單位的專兼職檔案員及相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行檔案短期崗位培訓(xùn)。
2.堅(jiān)持檔案工作于技改工程建設(shè)同步進(jìn)行。堅(jiān)持同步管理就是要求技改文件的收集整理歸檔和技改檔案的驗(yàn)收，要與技改項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、勘察設(shè)計(jì)、建設(shè)施工和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。特別要做好技改文件的收集工作，它是技改檔案工作的基礎(chǔ)，必須從源頭開始就抓好。在工程建設(shè)各階段中，檔案的形成、收集、整理都要同時(shí)跟上；技改工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，一定要首先進(jìn)行技改檔案資料的專項(xiàng)驗(yàn)收；工程竣工驗(yàn)收時(shí)，提交合格的竣工檔案要與竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。
3.技改項(xiàng)目施工及安裝文件的管理。為保證工程施工和安裝資料在工程竣工時(shí)順利移交，應(yīng)狠抓平時(shí)資料積累工作。項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理人員要做好監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)工作，積極協(xié)助指導(dǎo)施工單位實(shí)行文件包制度，加強(qiáng)施工記錄、資料的及時(shí)收集。并且定時(shí)組織施工、監(jiān)理單位工程質(zhì)量管理及資料管理主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行文件包制度執(zhí)行情況的檢查。發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)向施工單位下發(fā)整改通知。并監(jiān)督整改落實(shí)情況，從而可以確保施工過程資料及檢驗(yàn)文件齊全、完整。
三、對施工單位歸檔工作的建議
1.建立完善的資料管理制度，施工單位的資料整編應(yīng)當(dāng)從工程施工開始就設(shè)置專門人員在施工的整個過程負(fù)責(zé)收集、整編和移交所有相關(guān)資料，同時(shí)，按照國家和相關(guān)部門的有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)制定相應(yīng)的管理制度，不但設(shè)置專人負(fù)責(zé)還要把責(zé)任落實(shí)到人，資料的形成，日常管理，收集整編一直到移交保管應(yīng)當(dāng)是一套完整的制度，在整個施工過程中，由于情況不斷發(fā)生變化，資料的整編工作還應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程的具體情況及時(shí)的補(bǔ)充或調(diào)整資料管理制度。
2.加強(qiáng)人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)，為了切實(shí)提高資料人員和管理人員綜合水平，在施工過程中，施工單位應(yīng)當(dāng)對工程技術(shù)人員和行政管理人員進(jìn)行重視資料管理和整編方面的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，通過對檔案知識、歸檔范圍進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們變成即懂技術(shù)又懂檔案管理的復(fù)合型人才，只有懂得檔案方面的相關(guān)技術(shù)和要求，才能在平常的工作中高標(biāo)準(zhǔn)的做好基礎(chǔ)資料。
3.嚴(yán)格過程管理，定期開展檔案專項(xiàng)檢查，定期率相關(guān)處室到各監(jiān)理施工單位，對其檔案資料整理情r進(jìn)行檢查，聽取檔案資料整理過程中的問題和建議，尤其在單項(xiàng)工程能夠竣工驗(yàn)收進(jìn)入高峰時(shí)，要每月到各單位現(xiàn)場檢查指導(dǎo)，通過檢查，一是提高各單位對檔案整理工作的認(rèn)識，督促各單位落實(shí)檔案整編人員，二是掌握各單位檔案整理情況，規(guī)范了檔案整編要求，加快了整理進(jìn)度，三是檢查各施工單位檔案資料編制規(guī)范性，及時(shí)制止弄虛作假現(xiàn)象，催促整改不符合要求的地方。
四、結(jié)語
通過幾年來對水電站技改工程資料整編的具體實(shí)踐，深刻體會到工程項(xiàng)目竣工檔案必須從工程項(xiàng)目開工之初抓起，實(shí)行“三同步”；建立相應(yīng)的竣工檔案管理制度是做好工程檔案工作的基礎(chǔ)；加強(qiáng)檔案意識宣傳教育工作，把工程項(xiàng)目竣工檔案工作列入施工的全過程。只有這樣才能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集和編制電站技改工程竣工檔案資料.
參考文獻(xiàn)：
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緊緊圍繞學(xué)校工作的總體要求，以“運(yùn)轉(zhuǎn)有序、協(xié)調(diào)有力、督促有效、服務(wù)到位”為目標(biāo)，抓調(diào)研，抓協(xié)調(diào)，抓督查，抓學(xué)習(xí)與作風(fēng)建設(shè)。在主管校長的領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹黨的教育方針、政策，遵照上級部門的指示、決定，以為學(xué)校、為教師、為學(xué)生服務(wù)為己任，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，注重細(xì)節(jié)、提高效率、落實(shí)到位。在廣大教職工的支持和配合下有目的、有條理、高效率地開展工作，充分發(fā)揮辦公室的職能，在校領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，腳踏實(shí)地，勤奮工作，默默奉獻(xiàn)，為學(xué)校發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)！
二、主要任務(wù)與目標(biāo)
（一）、增強(qiáng)責(zé)任意識，協(xié)調(diào)各職能部門積極做好學(xué)校重點(diǎn)工作。
1、協(xié)助學(xué)校搞好活動的組織安排工作,確保學(xué)校工作政令暢通，做到“及時(shí)，全面，準(zhǔn)確，高效”。協(xié)助校長做好學(xué)校有關(guān)創(chuàng)建工作的文字撰寫和資料收集整理工作。
2、整理各分管校長工作要點(diǎn)和各處室工作，提前做好學(xué)校一周工作安排，在學(xué)校網(wǎng)站上開辟“一周工作”專欄，將每周工作及時(shí)到學(xué)校網(wǎng)站“一周工作”欄，使全體教師明確個人與學(xué)校近期的工作和任務(wù)。
（二）、加強(qiáng)辦公室建設(shè)，做好協(xié)調(diào)與服務(wù)。
1、爭取主動、積極配合、充分協(xié)調(diào)是學(xué)校辦公室的主要工作目標(biāo)。新學(xué)期開始，建立辦公室定期例會制度，完善內(nèi)部管理，確定每個崗位、每項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任，堅(jiān)持從高、從嚴(yán)、從全、從細(xì)要求。同時(shí)，營造健康的工作環(huán)境，自覺維護(hù)辦公室的整體形象。做好辦公室與各科室、年級組、工會等各部門的協(xié)調(diào)，牢固樹立全局觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識。
2、根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，做好《實(shí)驗(yàn)小學(xué)制度匯編》，進(jìn)一步完善《教師年度考核辦法》、《校名師評選方案》等管理制度，以管理考核為手段，旨在提高教師的素質(zhì)，加強(qiáng)我校的教師隊(duì)伍建設(shè)，使優(yōu)秀的教師通過評比的平臺露出頭角，滿足人才的需求。
3、根據(jù)學(xué)校整體工作要求，具體協(xié)調(diào)安排好各種會議、工作，做好會議記錄。認(rèn)真完成校領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，注重調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)、具體、全面的第一手資料，在求實(shí)、務(wù)實(shí)、落實(shí)上下功夫。
4、組織起草學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、工作要點(diǎn)、工作總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)材料及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、講話。提前做好學(xué)期結(jié)束前的工作安排，根據(jù)學(xué)校部署及時(shí)起草學(xué)校工作計(jì)劃。
5、繼續(xù)抓好值周值日、教職工考勤工作和文明辦公室的建設(shè)。
6、創(chuàng)建學(xué)習(xí)型處室，創(chuàng)設(shè)良好的學(xué)習(xí)氛圍，加強(qiáng)辦公室工作人員的政治業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，為更好的開展工作打好堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。
（三）、高質(zhì)量地完成辦公室常規(guī)工作。
1、在校領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)和幫助下，明確任務(wù)，各負(fù)其責(zé)，做好文件的接受、傳送、催辦及文件管理工作，信息采集、上報(bào)的管理工作。對來文的閱批、領(lǐng)導(dǎo)批示的督辦、重要文件的核稿、接聽電話、打印文件等日常工作，做到嚴(yán)謹(jǐn)有序，不出差錯。各項(xiàng)文件材料，力求及時(shí)、準(zhǔn)確、優(yōu)質(zhì)、高效。
2、繼續(xù)做好宣傳工作，以及各種迎檢及接待工作。
我校宣傳工作包括校外新聞媒體宣傳和校內(nèi)的廣播站、板報(bào)、櫥窗等板塊的內(nèi)容，辦公室要繼續(xù)做好向大眾新聞媒體撰寫宣傳學(xué)校教育教學(xué)活動和建設(shè)發(fā)展成就的稿件。充分發(fā)揮好各科室信息員的作用，圍繞學(xué)校重點(diǎn)工作，以信息為載體，反映學(xué)校實(shí)力，展示亮點(diǎn)，營造氛圍，提升學(xué)校的知名度和美譽(yù)度。
隨著學(xué)校的發(fā)展，上級檢查事宜越來越多，辦公室要切實(shí)做到三到位，一是接待前到位，根據(jù)任務(wù)大小，周全考慮，統(tǒng)一部署，細(xì)致安排各項(xiàng)接待工作。二是接待中到位，做到態(tài)度要和藹，語言要標(biāo)準(zhǔn)，舉止要優(yōu)雅，接待要得體。三是接待后到位，接待后要及時(shí)清理現(xiàn)場，使之恢復(fù)清潔，為下一次接待做好準(zhǔn)備。
3、繼續(xù)做好精神文明創(chuàng)建工作，鞏固文明創(chuàng)建成果。
省級文明單位為目標(biāo)，繼續(xù)堅(jiān)持不懈地抓好文明創(chuàng)建工作，不斷創(chuàng)新精神文明創(chuàng)建的途徑，不斷豐富精神文明建設(shè)的內(nèi)涵，把精神文明建設(shè)與學(xué)校教育教學(xué)工作緊密結(jié)合起來，以精神文明建設(shè)促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。
4、做好檔案管理工作。
做好學(xué)校文函檔案管理工作和保密工作，根據(jù)檔案管理的要求，完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作，注意收集整理體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)水平的教學(xué)教研材料并歸檔，使檔案管理更科學(xué)、規(guī)范。符合保密要求，做好檔案利用工作，更好地為教育教學(xué)及各項(xiàng)工作服務(wù)。新晨
5、做好單位考勤工作，按月及時(shí)公布。
6、管理好單位印章，實(shí)事求是地開具各類證明、介紹，慎重使用學(xué)校印章，做好印章使用登記。
