時(shí)間：2023-05-29 17:50:55
開(kāi)篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理員職責(zé)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
設(shè)備管理員需要了解設(shè)備的工作原理、設(shè)備結(jié)構(gòu)以及運(yùn)行特征;以下是小編精心收集整理的設(shè)備管理員工作職責(zé)，下面小編就和大家分享，來(lái)欣賞一下吧。
設(shè)備管理員工作職責(zé)11.編制月份、季度、年度設(shè)備修理保養(yǎng)計(jì)劃及收集設(shè)備月份點(diǎn)檢和故障維修;
2.定期清查公司設(shè)備，更新統(tǒng)一設(shè)備編號(hào)，完善設(shè)備臺(tái)帳;
3.修改本公司設(shè)備的安全操作規(guī)程、編制各新增設(shè)備安全操作規(guī)程;
4.協(xié)助機(jī)修工診斷及排除各機(jī)床故障問(wèn)題，協(xié)助機(jī)修工安裝調(diào)試新增設(shè)備并參與辦理驗(yàn)收相關(guān)手續(xù);
5.辦理各新增設(shè)備的和各設(shè)備配件及設(shè)備維修費(fèi)用匯款并統(tǒng)計(jì)將劃分到各部門;
6.配合本公司設(shè)備月份檢查及年度大檢查，且不定時(shí)到現(xiàn)場(chǎng)詢查各設(shè)備運(yùn)行情況;
7.協(xié)助設(shè)備主管對(duì)設(shè)備事故的調(diào)查、分析、認(rèn)定、上報(bào);
8.負(fù)責(zé)設(shè)備檔案管理工作;
9.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
設(shè)備管理員工作職責(zé)21.飼養(yǎng)員和保潔的工作安排和結(jié)果檢查，保證動(dòng)物日常飼喂、日常清潔消毒、防蟲(chóng)防疫、廢棄物處理、潔凈物品保存等工作正常和有序的完成。
2.管理耗材倉(cāng)庫(kù)，日常盤點(diǎn)并及時(shí)上報(bào)數(shù)據(jù)。
3.動(dòng)物房?jī)?nèi)發(fā)現(xiàn)異常情況時(shí)，向管理員/獸醫(yī)報(bào)告或者指導(dǎo)飼養(yǎng)保潔人員報(bào)告。
4.檢查設(shè)施及設(shè)施內(nèi)設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，能夠及時(shí)上報(bào)和處置各種故障。
設(shè)備管理員工作職責(zé)31、及時(shí)跟蹤各業(yè)務(wù)線的產(chǎn)品配置情況，審核發(fā)貨配置的正確性和合理性。
2、參與設(shè)備發(fā)出、撤回的審核并進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。
3、參與撤回工單的派發(fā)，并根據(jù)工單的情況更新內(nèi)部數(shù)據(jù)。
4、定期對(duì)設(shè)備數(shù)量進(jìn)行維護(hù)盤點(diǎn)。
5、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。
設(shè)備管理員工作職責(zé)41、負(fù)責(zé)對(duì)新購(gòu)生產(chǎn)設(shè)備到廠時(shí)會(huì)同使用部門進(jìn)行設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收，與設(shè)備廠家進(jìn)行設(shè)備檔案的交接及存檔管理。
2、負(fù)責(zé)更新所有設(shè)備臺(tái)賬信息、更新設(shè)備檔案資料臺(tái)賬、設(shè)備編號(hào)及制作設(shè)備標(biāo)識(shí)等
3、負(fù)責(zé)制定生產(chǎn)類設(shè)備年度維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，對(duì)維護(hù)保養(yǎng)/維修進(jìn)行確認(rèn)，復(fù)核維護(hù)保養(yǎng)/維修記錄，并歸檔保存
4、負(fù)責(zé)協(xié)助上級(jí)主管對(duì)工程部?jī)?nèi)部的SMP、SOP及公共系統(tǒng)運(yùn)行記錄管理。
5、負(fù)責(zé)公共系統(tǒng)驗(yàn)證工作，包括對(duì)方案的起草、培訓(xùn)和執(zhí)行。
負(fù)責(zé)新購(gòu)生產(chǎn)設(shè)備的FAT/SAT/DQ/IQ/OQ方案起草、培訓(xùn)和執(zhí)行
6、負(fù)責(zé)生產(chǎn)類設(shè)備的備品備件及模具保管、落實(shí)備品備件出入庫(kù)登記，做好備品備件管理，提前提出采購(gòu)計(jì)劃，保障備品備件使用。
設(shè)備管理員工作職責(zé)51.負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備的巡查及狀態(tài)標(biāo)識(shí)及維護(hù)保護(hù)記錄。
2.所有設(shè)備的計(jì)量及外校管理
3.設(shè)備的確認(rèn)及相關(guān)驗(yàn)證
設(shè)備管理員工作職責(zé)61、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)設(shè)備大中檢修計(jì)劃的擬訂、檢查和實(shí)施工作;
2、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)進(jìn)廠設(shè)備質(zhì)量技術(shù)檢查，建立設(shè)備檔案管理;
3、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)建立和完善公司儀器、設(shè)備操作規(guī)程;
4、負(fù)責(zé)所有設(shè)備的檔案的建立，操作規(guī)程的編制，運(yùn)行記錄的整理;
5、負(fù)責(zé)舊設(shè)備的統(tǒng)計(jì)、報(bào)廢處理等;
6、完成直接上級(jí)交辦的其他工作。
設(shè)備管理員工作職責(zé)71、負(fù)責(zé)編制設(shè)備操作、維護(hù)保養(yǎng)SOP;
2、對(duì)廠區(qū)設(shè)備設(shè)施進(jìn)行巡檢;
3、負(fù)責(zé)協(xié)助設(shè)備維修人員對(duì)設(shè)備以及廠房的維修;
4、負(fù)責(zé)設(shè)備文件以及檔案管理;
5、參與日常設(shè)備管理;
6、協(xié)助計(jì)量器具的管理和校驗(yàn);
7、按公司領(lǐng)導(dǎo)要求每月對(duì)巡檢報(bào)告進(jìn)行統(tǒng)計(jì);
8、按公司要求進(jìn)行純化水的制作，并對(duì)記錄進(jìn)行填寫;
【關(guān)鍵詞】檔案管理；系統(tǒng)操作；制度
一、檔案管理系統(tǒng)軟件
1.檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本集團(tuán)的實(shí)際工作需要，并適應(yīng)本集團(tuán)信息化建設(shè)發(fā)展需要。
2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計(jì)匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體檔案管理及根據(jù)需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。
3.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。
二、檔案管理系統(tǒng)操作制度
（一）組織管理
1.集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)本檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃工作，并通過(guò)本系統(tǒng)來(lái)開(kāi)展日常業(yè)務(wù)辦公，同時(shí)促進(jìn)本系統(tǒng)的不斷完善和優(yōu)化。
2.集團(tuán)有關(guān)部門應(yīng)負(fù)責(zé)配合檔案室保證檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行和管理、制定網(wǎng)絡(luò)管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，幫助檔案室及時(shí)解決應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題。同時(shí)有計(jì)劃地進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，以不斷提高檔案室的信息化管理水平。
3.各級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作，積極檔案信息化工作。
（二）系統(tǒng)管理
1.檔案系統(tǒng)各模塊的使用均由集團(tuán)檔案室系統(tǒng)管理員所分配的使用權(quán)限來(lái)控制，如果用戶對(duì)使用權(quán)限有疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系。
2.所有用戶必須按照使用手冊(cè)中的規(guī)范要求來(lái)填寫數(shù)據(jù)和操作軟件，以免出現(xiàn)錯(cuò)誤或不可讀信息；如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，當(dāng)前用戶應(yīng)該負(fù)責(zé)。
3.對(duì)檔案管理系統(tǒng)有調(diào)整和優(yōu)化意見(jiàn)，可先提交信息中心，待信息化領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議討論通過(guò)后協(xié)調(diào)軟件商統(tǒng)一修改。
（三）用戶管理
檔案管理系統(tǒng)用戶分為系統(tǒng)管理員、應(yīng)用操作員和一般用戶，并分別履行下列職責(zé)：
1.系統(tǒng)管理員。
（1）負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)軟硬件平臺(tái)的參數(shù)設(shè)定和日常運(yùn)行管理與維護(hù)，并做好日志管理。
（2）管理和檢查檔案管理系統(tǒng)日志。
（3）負(fù)責(zé)密碼管理，以及為檔案管理系統(tǒng)用戶設(shè)置賬號(hào)和授權(quán)。
（4）負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)軟硬件平臺(tái)的升級(jí)工作。
（5）發(fā)現(xiàn)并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映檔案管理系統(tǒng)故障，診斷并排除一般性故障，確保系統(tǒng)處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。
（6）負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)使用人員（主要為檔案室人員）進(jìn)行技術(shù)支持。
2.應(yīng)用操作員。
（1）負(fù)責(zé)對(duì)相應(yīng)功能模塊數(shù)據(jù)的錄入和日常維護(hù)，并確保數(shù)據(jù)的有效性和及時(shí)性。
（2）及時(shí)發(fā)現(xiàn)并向系統(tǒng)管理員反映檔案管理系統(tǒng)故障。
（3）確保對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行授權(quán)以內(nèi)的合法操作。
3.一般用戶。
（1）遵守檔案管理系統(tǒng)的密碼管理。
（2）遵守應(yīng)用系統(tǒng)操作使用手冊(cè)的規(guī)定，按照相應(yīng)授權(quán)進(jìn)行信息查詢與借閱，不得進(jìn)行授權(quán)以外的非法操作。
（四）使用規(guī)范
1.每個(gè)用戶在系統(tǒng)管理員開(kāi)通賬號(hào)和授權(quán)后，必須及時(shí)更改自己的密碼，以保障自己密碼的安全性；用戶應(yīng)該定期或不定期修改自己的密碼；密碼字符數(shù)量不應(yīng)太少，推薦在六位以上，并且要盡量避免使用自己或親屬的生日或其它特殊數(shù)字。
2.用戶如果忘記密碼，要及時(shí)與系統(tǒng)管理員聯(lián)系；用戶不得把自己的賬號(hào)密碼告訴其它任何人，因此所導(dǎo)致的所有后果均由自己承擔(dān)。
3.檔案室人員應(yīng)及時(shí)錄入檔案信息、及時(shí)處理歸檔信息（包括收發(fā)文、工程技術(shù)資料等）、及時(shí)處理借閱申請(qǐng)。
4.用戶對(duì)企業(yè)相關(guān)檔案資料的查看與借閱必須通過(guò)系統(tǒng)發(fā)起申請(qǐng)流程，并在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，應(yīng)盡快處理待辦文件，以免出現(xiàn)超時(shí)情況，如果超時(shí)應(yīng)由自己承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。
（五）數(shù)據(jù)管理
1.檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)，應(yīng)履行下列對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的維護(hù)職責(zé)：
（1）保障數(shù)據(jù)的安全性和完整性。
（2）負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的交換和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的匯總。
（3）監(jiān)督、檢查數(shù)據(jù)質(zhì)量和更新情況。
（4）及時(shí)、準(zhǔn)確地對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份、核對(duì)。
2.檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)屬于公司機(jī)密，要保證和維護(hù)數(shù)據(jù)的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、完整性和權(quán)威性。錄入的數(shù)據(jù)要真實(shí)反映數(shù)據(jù)的原始情況，不得隨意更改數(shù)據(jù)。
3.系統(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)定期進(jìn)行備份，并檢驗(yàn)備份數(shù)據(jù)的正確性和完整性。
（六）安全管理
1.檔案室對(duì)檔案管理系統(tǒng)實(shí)施安全和保密管理，建立并落實(shí)責(zé)任制，采取有效的安全和保密預(yù)防措施，避免檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，防止發(fā)生涉及企業(yè)安全、保密信息丟失和泄密事件。
2.安全操作
（1）建立完整的檔案管理系統(tǒng)用戶訪問(wèn)權(quán)限管理體系，并登記備案。
（2）采取嚴(yán)密的安全措施防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入服務(wù)器系統(tǒng)，嚴(yán)禁用自帶的U盤或移動(dòng)硬盤等設(shè)備連接到檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器上。
（3）操作人員應(yīng)有互不相同的用戶名，定期更換操作口令，嚴(yán)禁操作人員泄露自己的操作口令，離崗時(shí)及時(shí)推出系統(tǒng)或關(guān)閉電腦，不允許其它人代為操作。
（4）各崗位操作權(quán)限要嚴(yán)格按崗位職責(zé)設(shè)置，系統(tǒng)管理員應(yīng)定期檢查操作員的權(quán)限，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審定。
（5）對(duì)數(shù)據(jù)備份等記錄建立定期查驗(yàn)制度。
（七）相關(guān)責(zé)任
1.相關(guān)單位和部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本暫行規(guī)定，出現(xiàn)以下情節(jié)將追究有關(guān)人員的相應(yīng)責(zé)任。
（1）軟件系統(tǒng)上線后由于各單位各部門未按進(jìn)度要求進(jìn)行相關(guān)模塊和節(jié)點(diǎn)的測(cè)試或數(shù)據(jù)初始化錄入，造成工作延誤，由責(zé)任人及所屬部門或單位承擔(dān)相應(yīng)后果。
（2）各單位各部門應(yīng)按信息中心要求提交軟件修改和調(diào)整意見(jiàn)，超出時(shí)間的由責(zé)任人及所屬部門或單位承擔(dān)相應(yīng)后果。
（3）各單位各部門未按要求保質(zhì)保量完成數(shù)據(jù)錄入，造成系統(tǒng)運(yùn)行延誤的，由該單位或部門承擔(dān)延誤責(zé)任。
（4）各單位各部門應(yīng)保證進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確性，因數(shù)據(jù)錯(cuò)誤造成的危害追究該單位主要負(fù)責(zé)人或直接責(zé)任人的責(zé)任。
（5）應(yīng)用軟件功能上線后，業(yè)務(wù)單位沒(méi)有按時(shí)使用，造成程序變更、修改或驗(yàn)收延期的，由該單位承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
（6）因下列行為致使檔案管理系統(tǒng)感染病毒，造成病毒傳播或遭到惡意攻擊，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)發(fā)生故障的，根據(jù)造成的危害程度追究該部門或單位主要負(fù)責(zé)人、直接責(zé)任人的責(zé)任：
①未及時(shí)安裝、使用、升級(jí)防病毒軟件的。
②未及時(shí)安裝系統(tǒng)補(bǔ)丁的。
③業(yè)務(wù)系統(tǒng)申報(bào)等環(huán)節(jié)所需介質(zhì)未查殺病毒的。
（7）故意傳播病毒，故意攻擊檔案管理系統(tǒng)主機(jī)服務(wù)器或數(shù)據(jù)庫(kù)的，將追究單位負(fù)責(zé)人或直接責(zé)任人的責(zé)任，直至追究其法律責(zé)任。
（8）權(quán)限、口令等系統(tǒng)資源分配后，因用戶管理不善造成泄漏，被別人盜用導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等系統(tǒng)資源受損的，根據(jù)其造成的危害程度追究該部門或單位負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任。
（9）的系統(tǒng)資源如因管理不善造成泄漏，根據(jù)其造成的危害程度追究該部門或單位負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任。
（10）業(yè)務(wù)人員操作失誤造成嚴(yán)重后果或多次操作出現(xiàn)非正常問(wèn)題的，將予以通報(bào)批評(píng)。
（11）未建立與檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能的每一個(gè)重要環(huán)節(jié)相對(duì)應(yīng)書面憑證，造成數(shù)據(jù)丟失或業(yè)務(wù)無(wú)法再現(xiàn)，根據(jù)其造成的危害程度追究該部門或單位主要負(fù)責(zé)人的責(zé)任。
新時(shí)期給檔案館員職業(yè)素質(zhì)提出了新的要求，不僅要不斷學(xué)習(xí)拓寬視野新知識(shí)，還要政治堅(jiān)定、業(yè)務(wù)精通、作風(fēng)過(guò)硬，愛(ài)崗敬業(yè)，向多樣化復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變。實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的優(yōu)化管理，推動(dòng)高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】
新時(shí)期；高校；檔案館員；職業(yè)素質(zhì)
在人類文明發(fā)展的歷史長(zhǎng)河中，檔案是歷史發(fā)展不可磨滅的印記，具有重要的價(jià)值。一直以來(lái)，檔案的工作人員主要負(fù)責(zé)檔案的收集，整理，借閱存儲(chǔ)，檢索及提供利用等，可以說(shuō)充當(dāng)“庫(kù)管員”的角色。新時(shí)期給檔案館員職業(yè)素質(zhì)提出了新的要求，不僅要不斷學(xué)習(xí)拓寬視野新知識(shí)，還要政治堅(jiān)定、業(yè)務(wù)精通、作風(fēng)過(guò)硬，愛(ài)崗敬業(yè)，向多樣化復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的角色轉(zhuǎn)變，更能夠辨別歸檔文件及檔案的價(jià)值，在檔案工作中更好的履行自己的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的優(yōu)化管理，推動(dòng)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
一、新時(shí)期檔案館員應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)
1、政治素養(yǎng)。時(shí)期檔案館員應(yīng)該具有較高的政治思想覺(jué)悟，具有較好的自身修養(yǎng)并不斷地提升自己的思想意識(shí)，把自己的工作同單位的發(fā)展結(jié)合，做到愛(ài)國(guó)敬業(yè)、樂(lè)于奉獻(xiàn)、嚴(yán)守秘密、工作嚴(yán)謹(jǐn)。檔案管理員應(yīng)以檔案管理為基準(zhǔn)，以為人民服務(wù)為宗旨，以服務(wù)單位發(fā)展為目標(biāo)。不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)，提高自己思想意識(shí)，做好新時(shí)期的檔案管理員。
2、職業(yè)道德素養(yǎng)。檔案工作人員的職業(yè)道德是指檔案工作人員在從事檔案行政、檔案保管和利用服務(wù)等各項(xiàng)職能活動(dòng)中，應(yīng)當(dāng)遵守的基本行為準(zhǔn)則。檔案是歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，檔案工作者就是維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，確保其完整、真實(shí)、安全，延長(zhǎng)檔案的“壽命”。作為一名檔案工作者要愛(ài)崗敬業(yè)，增強(qiáng)保密意識(shí)，用積極的工作態(tài)度，崇高的職業(yè)道德，精湛的業(yè)務(wù)技能，和諧的團(tuán)隊(duì)精神，樹(shù)立高度的法制意識(shí)與觀念，從而全心全意為人民服務(wù)。
3、信息素養(yǎng)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，知識(shí)更新的周期越來(lái)越短，“互聯(lián)網(wǎng)”、“物聯(lián)網(wǎng)”技術(shù)應(yīng)用的出現(xiàn)及普及，信息的傳播更加迅速。人類開(kāi)始進(jìn)入信息時(shí)代，這就要求高校檔案館員適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，具備信息獲取能力、識(shí)別能力、接受能力、存儲(chǔ)能力及利用創(chuàng)新能力，保持較高的利用率和更新率，從而不被社會(huì)淘汰。
4、科研素養(yǎng)。不少高校已經(jīng)創(chuàng)建了一套相對(duì)成熟的教輔人員考核體系，但是考核體系在實(shí)際人員工作業(yè)績(jī)和科研業(yè)績(jī)上跟職稱評(píng)聘上的力度顯得明顯不足，不能夠真正激發(fā)檔案館員工作熱情，也導(dǎo)致了檔案館員工作容易偏離正確方面。檔案館員要不斷堅(jiān)持教育科研，鍛煉科研能力，深化科研素養(yǎng)，檔案管理員在日常的科研活動(dòng)中要善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，探尋問(wèn)題解決方法，從檔案管理工作能夠有序開(kāi)展。
5、相關(guān)學(xué)科知識(shí)。檔案管理工作的專業(yè)性及技術(shù)性要求工作人員具備較強(qiáng)綜合素質(zhì)，檔案工作者不僅要有較高的語(yǔ)言基礎(chǔ)知識(shí)、寫作知識(shí)，還要根據(jù)需要學(xué)習(xí)和掌握文史知識(shí)、文書學(xué)、情報(bào)學(xué)、目錄學(xué)、行政管理學(xué)等相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，既要懂得相鄰學(xué)科，又要涉獵哲學(xué)，自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)、思想科學(xué)等知識(shí)，從而成為“通才”基礎(chǔ)上的“專才”。
6、駕馭現(xiàn)代科技設(shè)備能力。在信息化高度發(fā)展的今天，科技的進(jìn)步帶給檔案管理新的變化，同時(shí)也對(duì)新時(shí)期的檔案管理員提出了更高的要求。檔案人員應(yīng)掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，熟練并使用計(jì)算機(jī)、打字機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備的同時(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、縮微技術(shù)、攝像技術(shù)、刻錄技術(shù)等現(xiàn)代化手段，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，運(yùn)用計(jì)算機(jī)完成檔案的全文存儲(chǔ)、文檔掃描、自動(dòng)索引、圖案真?zhèn)蔚蔫b別、自動(dòng)借閱等，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化存儲(chǔ)、檢索、提取、交流，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)并加強(qiáng)維護(hù)等，加速檔案管理自動(dòng)化的步伐，加快數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，保證自動(dòng)化技術(shù)設(shè)備在高校檔案管理中的應(yīng)用。
二、提升新時(shí)期檔案館員職業(yè)素質(zhì)對(duì)策
1、全面解析檔案。要正視檔案的重要價(jià)值與作用，它是一種無(wú)形的資產(chǎn)，在整個(gè)工作任務(wù)中起著不可或缺的輔助作用，應(yīng)該把檔案工作作為重要的議事日程來(lái)完成。良好的工作環(huán)境對(duì)提高工作的積極性十分重要。為使檔案工作者能更主動(dòng)熱情地把完成檔案工作看作本職工作，除了檔案管理員自身對(duì)自己工作的充分認(rèn)識(shí)外，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理員的關(guān)心和同事之間的互幫互助、互相體諒也是必不可少的。
2、提升思想境界，準(zhǔn)確定位。檔案管理員必須充分認(rèn)識(shí)到自身對(duì)工作的價(jià)值和作用，認(rèn)識(shí)到自己是單位隊(duì)伍建設(shè)中重要的組成部分，提高對(duì)自己的認(rèn)可度，以能勝任該職務(wù)為榮，才能更好更積極的投入到工作中。檔案管理員努力提升個(gè)人道德修養(yǎng)，樹(shù)立正確的積極的人生觀和價(jià)值觀，幫助其準(zhǔn)確定位自己的角色，做好管理者、服務(wù)者等角色，真正做到高素質(zhì)、高能力、高水平的檔案工作者。
3、制定人才發(fā)展戰(zhàn)略，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，各檔案館間多溝通學(xué)習(xí)，對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和培養(yǎng)，加強(qiáng)在崗檔案人員的繼續(xù)教育工作，培養(yǎng)出職業(yè)素質(zhì)強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)過(guò)硬，適應(yīng)信息化挑戰(zhàn)的能力，擁有信息技術(shù)、信息服務(wù)、現(xiàn)代化管理水平等方面的素質(zhì)和能力檔案復(fù)合型人才。
4、加強(qiáng)館際交流，建立獎(jiǎng)勵(lì)績(jī)效考評(píng)制度。多增加各檔案館際交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)水平、經(jīng)驗(yàn)，把業(yè)界最新動(dòng)態(tài)帶回館內(nèi)，為本館檔案工作及時(shí)注入活力。創(chuàng)新思路，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，不僅提升館員自身業(yè)務(wù)水平，也有利于館員間科研項(xiàng)目的開(kāi)展，為推動(dòng)高?？蒲泄ぷ魉桨l(fā)揮更大作用。建立獎(jiǎng)勵(lì)績(jī)效考評(píng)制度，調(diào)動(dòng)館員工作積極性，使館員努力的工作得到肯定，自身價(jià)值得到體現(xiàn)，就會(huì)更安心投入工作當(dāng)中去。
5、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)載體信息平臺(tái)建設(shè)。計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)飛速的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的興起，推動(dòng)檔案信息傳播，為檔案館員思想道德素質(zhì)提升帶來(lái)了新的契機(jī)和新方式。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)不受時(shí)空學(xué)習(xí)的限制，方法上靈活多樣，內(nèi)容上更具有時(shí)效性，道德素質(zhì)教育實(shí)時(shí)性。在不涉及秘密的前提下，用互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)檔案資源共享，檔案動(dòng)態(tài)科學(xué)化管理，從而推進(jìn)檔案管理走上科學(xué)化、規(guī)范化，為檔案事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。
三、總結(jié)
隨著信息與科技的發(fā)展，新時(shí)期的檔案管理員不僅要求過(guò)硬的思想素質(zhì)，也必須有過(guò)強(qiáng)工作技能。這就要求他們必須適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理員的發(fā)展要求，全面落實(shí)國(guó)家的發(fā)展目標(biāo)，從自身出發(fā)不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)，不斷完善理論知識(shí)，從而更好地適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展需求。新時(shí)期的檔案管理工作者應(yīng)該緊跟時(shí)代步伐，不斷地完善檔案管理工作，不斷提升檔案管理工作，使檔案管理工作更加的科學(xué)、便捷、高效，使檔案管理更好的服務(wù)單位，滿足社會(huì)多元化的需求。
作者：張雪峰 單位：長(zhǎng)春工業(yè)大學(xué)電氣與電子工程學(xué)院
【參考文獻(xiàn)】
[1]張玉軍.信息時(shí)代檔案工作者職業(yè)素養(yǎng)提高問(wèn)題研究[J].黑龍江史志,2014,17.
[摘 要]GLP（Good Laboratory Practice）表示良好實(shí)驗(yàn)室規(guī)范。檔案管理工作是GLP管理體系中重要的組成部分。通過(guò)結(jié)合該類機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，本文介紹了GLP實(shí)驗(yàn)室中的電子檔案及標(biāo)本檔案管理的方法，以為其他同類實(shí)驗(yàn)室提供一些幫助。
[關(guān)鍵詞]GLP；檔案；標(biāo)本；電子檔案
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.113
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）10-0-02
在GLP試驗(yàn)室中對(duì)檔案室的建立及管理是有準(zhǔn)則要求的，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)被應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域，包括在試驗(yàn)中形成的大量電子文件，也是檔案的重要組成部分；另外，標(biāo)本檔案的管理也不同于紙質(zhì)檔案的管理。因此，本文將著重講述在GLP實(shí)驗(yàn)室中關(guān)于電子檔案及干濕標(biāo)本檔案的管理。
1 檔案管理中在GLP準(zhǔn)則下，檔案管理應(yīng)具備的基本要求
1.1 操作規(guī)程
結(jié)合本機(jī)構(gòu)的實(shí)際工作特點(diǎn)制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程，并參考行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，再加上符合各類GLP準(zhǔn)則的要求，本實(shí)驗(yàn)室制定了從資料接收至歸還的程序、人員檔案管理的程序、人員出入檔案室的程序、事故損失恢復(fù)的程序、檔案銷毀的程序以及事故損失恢復(fù)程序等。
1.2 檔案管理中對(duì)人員方面的基本要求
試驗(yàn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人需要準(zhǔn)備一名檔案管理員和候補(bǔ)檔案管理員，以在前者無(wú)法履行崗位職責(zé)時(shí)，需要候補(bǔ)管理員代其履行相應(yīng)職責(zé)。檔案管理人員在上崗前需要嚴(yán)格遵守系統(tǒng)的GLP準(zhǔn)則進(jìn)行培訓(xùn)，考核通過(guò)后方可正式上崗。
2 電子檔案的管理
2.1 電子數(shù)據(jù)的來(lái)源
在GLP試驗(yàn)室中，電子數(shù)據(jù)主要來(lái)源于軟件在使用過(guò)程中采集到的動(dòng)物體重、給藥信息、癥狀觀察、死亡動(dòng)物傳遞、電子稱的校準(zhǔn)、臟器重量、解剖所見(jiàn)以及組織學(xué)所見(jiàn)等數(shù)據(jù)，另外，如生化儀、血液分析儀、尿液分析儀，色譜、質(zhì)譜等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。
2.2 電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)
電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)包括移動(dòng)硬盤、U盤、刻錄光盤、電腦其他盤。
2.3 電子檔案的檢驗(yàn)與接收
送檔人填寫歸檔清單，在移交電子檔案之前，檔案員應(yīng)對(duì)歸檔的每套介質(zhì)及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，完全合格方可進(jìn)行接收。檢驗(yàn)的項(xiàng)目如下：①介質(zhì)有沒(méi)有劃痕，并清潔；②有無(wú)病毒；③核實(shí)歸檔電子文件的完整性、真實(shí)性、有效性，并形成原始記錄；④核實(shí)歸檔清單是否齊全；⑤對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。檢驗(yàn)完成后，送檔人及檔案員依據(jù)SOP的要求，在歸檔清單上共同簽字確認(rèn)接收。
2.4 電子數(shù)據(jù)的保管要求
（1）歸檔介質(zhì)應(yīng)作防寫處理。避免觸摸、劃、擦記錄涂層。
（2）單片介質(zhì)應(yīng)裝進(jìn)盒子，豎立存放，避免擠壓導(dǎo)致介質(zhì)損壞。
（3）存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)熱源、強(qiáng)磁場(chǎng)、并與有害氣體隔離。本中心檔案室采用防磁柜進(jìn)行存儲(chǔ)。
（4）環(huán)境溫度應(yīng)控制在17℃～20℃。相對(duì)濕度應(yīng)控制在35%～45%。
2.5 有效性保證
（1）檔案員每年均應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行一次檢查并登記。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展非常迅速，應(yīng)用目前的設(shè)備，相關(guān)人員是可以讀取存儲(chǔ)器中的數(shù)據(jù)，但隨著信息化進(jìn)程的不斷深入，信息設(shè)備的不斷更新，用新的設(shè)備有可能無(wú)法再次讀取數(shù)據(jù)，因此電子記錄的保存應(yīng)確保在存檔期限內(nèi)是可以有效讀取的。當(dāng)設(shè)備環(huán)境更新時(shí)，應(yīng)先確認(rèn)檔案室內(nèi)的介質(zhì)與新設(shè)備的兼容性；如果不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子檔案的介質(zhì)轉(zhuǎn)換工作，原介質(zhì)仍需保留，且保留時(shí)間不少于3年。保留期滿后可擦寫介質(zhì)，清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的介質(zhì)應(yīng)按保密的要求進(jìn)行處置。
（2）對(duì)磁性介質(zhì)每滿2年的、光盤每滿4年的，應(yīng)進(jìn)行一次抽樣讀取檢驗(yàn)，抽樣應(yīng)不低于電子檔案總體的20%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)按照SOP采取恢復(fù)措施，并形成原始記錄。
（3）對(duì)磁性介質(zhì)上的電子檔案，應(yīng)每4年進(jìn)行一次轉(zhuǎn)存。原介質(zhì)同時(shí)保留時(shí)間應(yīng)不少于4年。其轉(zhuǎn)移過(guò)程應(yīng)形成原始記錄，并驗(yàn)證記錄轉(zhuǎn)移的完整性及其準(zhǔn)確性。如果無(wú)法將記錄轉(zhuǎn)移至另一電子存儲(chǔ)介質(zhì)中，可將其打印成為紙質(zhì)記錄。電子檔案的紙質(zhì)拷貝是檔案保存的方法之一。
2.6 電子檔案的使用
電子檔案封存后不應(yīng)外借，未經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)不允許擅自復(fù)制電子檔案。需使用時(shí)，應(yīng)使用拷貝件并遵守中心的保密規(guī)定。使用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定的范圍內(nèi)。
作為檔案員應(yīng)不斷提升自我的學(xué)習(xí)能力，時(shí)代在不斷進(jìn)步，也將會(huì)產(chǎn)生更多的電子檔案，如果沒(méi)有相應(yīng)的保護(hù)措施，電子記錄的未來(lái)可獲得性將存在風(fēng)險(xiǎn)。保護(hù)措施的實(shí)施應(yīng)能確保電子記錄在存檔期限內(nèi)的完整性以及可獲得性。
3 干濕標(biāo)本的管理
3.1 干濕標(biāo)本的來(lái)源
干癖甌鏡睦叢次蠟塊、切片、顯微鏡涂片、濕組織。
3.2 干濕標(biāo)本的接收
檔案員根據(jù)歸檔清單逐項(xiàng)核對(duì)內(nèi)容并確認(rèn)，無(wú)誤后簽字存入檔案室，并填寫相應(yīng)的記錄。
3.3 干濕標(biāo)本的儲(chǔ)存
儲(chǔ)存條件應(yīng)確保質(zhì)量、完整性不受損害，因此，應(yīng)對(duì)干標(biāo)本和濕標(biāo)本進(jìn)行專門存儲(chǔ)，本中心是分別放置在兩個(gè)房間中。應(yīng)定期檢查歸入檔案室的濕標(biāo)本，防止有漏液現(xiàn)象的發(fā)生，如有漏液現(xiàn)象的發(fā)生應(yīng)依據(jù)機(jī)構(gòu)內(nèi)的相應(yīng)SOP進(jìn)行操作，并形成記錄。依據(jù)OECD GLP準(zhǔn)則，標(biāo)本應(yīng)保存到無(wú)法進(jìn)行質(zhì)量評(píng)價(jià)。
3.4 干濕標(biāo)本的借閱
干濕標(biāo)本的借閱不同于紙質(zhì)檔案的借閱，借用人應(yīng)填寫借用記錄，說(shuō)明借用原因，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案員方可提供相應(yīng)標(biāo)本，在檔案員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，因?yàn)楦蓾駱?biāo)本較為特殊，因此不許帶出檔案室。如果需要接受檢查或由于某種原因短時(shí)間內(nèi)必須要借出檔案室，經(jīng)過(guò)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案員方可提供，同時(shí)應(yīng)由檔案管理員或檔案員陪同，用完后立即歸還。如果借出的檔案為易碎的顯微鏡涂片，應(yīng)萬(wàn)分小心，嚴(yán)防損壞；歸還時(shí)，檔案員或檔案管理員和借用人雙方應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽字并放回原處。
3.5 防蟲(chóng)害管理
檔案室應(yīng)放置樟腦球用于檔案的防蟲(chóng)、防霉，并定期更換樟腦球；每月都應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行抽樣檢查，檢查是否有發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象。
3.6 干濕標(biāo)本的處理
如果干濕標(biāo)本未達(dá)到保管期限，委托方要求移交給委托方自己保管時(shí)，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，委托方必須簽字確認(rèn)。如果干濕標(biāo)本超過(guò)保管期限后，經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，應(yīng)返還給委托方，經(jīng)過(guò)溝通，如果委托方不想保留時(shí)，由機(jī)構(gòu)統(tǒng)一處理。銷毀時(shí)應(yīng)委托專業(yè)公司進(jìn)行處理，防止造成環(huán)境污染。
4 結(jié) 語(yǔ)
檔案對(duì)GLP實(shí)驗(yàn)室是不可或缺的重要資產(chǎn)和溯源的關(guān)鍵。作為檔案員應(yīng)嚴(yán)按照GLP準(zhǔn)則進(jìn)行電子檔案及標(biāo)本檔案的管理。
主要參考文獻(xiàn)
[1]陳鐵春，蔡磊明，等.經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織良好實(shí)驗(yàn)室規(guī)范準(zhǔn)則與管理系列（修訂版）[M].北京：化學(xué)工業(yè)出版社，2008.
摘 要 文書檔案作為企業(yè)檔案管理的重要組成部分，對(duì)于企業(yè)和各部門有著重要的指導(dǎo)性作用。天津地鐵作為城市建設(shè)的主打項(xiàng)目，運(yùn)營(yíng)公司是市政府大力扶持的重點(diǎn)企業(yè)。為適應(yīng)軌道交通事業(yè)建設(shè)，運(yùn)營(yíng)公司推動(dòng)企業(yè)重組升級(jí)，完成架構(gòu)調(diào)整，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)合并與設(shè)置了新的職能、生產(chǎn)部門，這對(duì)原有的企業(yè)文書檔案管理方式提出了新的要求。針對(duì)架構(gòu)調(diào)整，本文對(duì)公司文書檔案的管理方式及從業(yè)人員工作規(guī)范進(jìn)一步完善，達(dá)到文書檔案本身的實(shí)效性、科學(xué)性。
關(guān)鍵詞 文書檔案 分類 鑒定 企業(yè)改組 管理
天津市地下鐵道運(yùn)營(yíng)有限公司作為天津軌道交通集團(tuán)的下屬公司，承擔(dān)市政府規(guī)劃地鐵車站建設(shè)、既有線路運(yùn)營(yíng)和服務(wù)的職責(zé)。在公司發(fā)展過(guò)程中，形成各類重要文件，包括命令、指示、決定、公告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等，這些文件對(duì)公司高層決策、日常事務(wù)處理等各項(xiàng)職能運(yùn)轉(zhuǎn)起到重要查考功能，是地鐵事業(yè)發(fā)展的可靠憑證和記錄。為優(yōu)化企業(yè)管理模式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)營(yíng)，運(yùn)營(yíng)公司響應(yīng)軌道交通集團(tuán)統(tǒng)一部署，完成架構(gòu)重組調(diào)整。為確保架構(gòu)調(diào)整后各部門文書檔案管理工作有效對(duì)接，需要重新完善文件保管方法，做好從業(yè)人員培訓(xùn)，達(dá)到提高文件使用效率的目的。
一、架構(gòu)調(diào)整前文書檔案管理方法
尊重《中華人民共和國(guó)檔案法》（中華人民共和國(guó)主席令第七十一號(hào)）第三章“檔案的管理”、第四章“利用和公布”等規(guī)范，對(duì)公司在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群工作中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，采取按件整理的方式，進(jìn)行集中保管、利用。
（一）文件收集
依據(jù)《檔案法》要求，公司對(duì)本單位工作中形成的文件材料、上級(jí)主管部門或集團(tuán)下發(fā)的文件材料、企業(yè)與企業(yè)之間相互抄送的文件材料、下屬部室及部門上報(bào)的文件材料，按照規(guī)定，每年年初組織相關(guān)部門及從業(yè)人員向公司檔案管理部門――辦公室進(jìn)行移交，集中管理。
（二）文件鑒定
檔案管理員對(duì)收集的文件材料進(jìn)行統(tǒng)一鑒定，確認(rèn)其是否屬于歸檔范圍，剔除沒(méi)有保存和查考價(jià)值的文件材料。架構(gòu)調(diào)整前，公司檔案管理制度中規(guī)范的文書檔案歸檔范圍包括：
1.記錄地鐵建設(shè)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)和原有基本歷史面貌的，對(duì)運(yùn)營(yíng)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)和企業(yè)發(fā)展具有利用價(jià)值的文件；
2.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)維護(hù)國(guó)家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件；
3.公司需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)上級(jí)單位和機(jī)關(guān)的文件材料，軌道交通行業(yè)發(fā)來(lái)的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會(huì)其他機(jī)構(gòu)出具的與公司有關(guān)的文件材料；所屬部門部室報(bào)送的重要文件材料；
4.國(guó)家及市檔案局法律法規(guī)規(guī)定的應(yīng)歸檔保存的文件材料。
（三）文件分類
分類是檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)，是文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作的具體表現(xiàn)。運(yùn)營(yíng)公司采用“問(wèn)題―年度―保管期限”分類法，將歸檔文件按問(wèn)題分類，每個(gè)問(wèn)題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。文書檔案的保管期限定為永久、定期（30年、10年）。
二、架構(gòu)調(diào)整后存在的普遍問(wèn)題和原因分析
（一）架構(gòu)調(diào)整后存在的普遍問(wèn)題
1.文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表遺漏重要文件材料。許多應(yīng)納入歸檔范圍的重要文件材料沒(méi)寫入保管期限表中，尤其是一些新業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文件材料和非紅頭文件容易遺漏。
2.機(jī)構(gòu)問(wèn)題混亂。文件材料“機(jī)構(gòu)問(wèn)題”存在原部門名稱與現(xiàn)部門名稱重疊情況，一套完整文件中出現(xiàn)兩個(gè)機(jī)構(gòu)問(wèn)題，或是存在原部門機(jī)構(gòu)問(wèn)題仍未辦理完結(jié)的現(xiàn)象。
3.表述不準(zhǔn)確。文件材料內(nèi)容使用的詞語(yǔ)易引起歧義，同一含義內(nèi)容前后使用不一致詞語(yǔ)，或是不使用標(biāo)準(zhǔn)化用語(yǔ)。
（二）原因分析
公司文書檔案管理在架構(gòu)調(diào)整過(guò)程中造成上述問(wèn)題的原因主要有：文件收集、鑒定沒(méi)有嚴(yán)格按照新架構(gòu)各部門職責(zé)的設(shè)置和說(shuō)明來(lái)進(jìn)行，照抄照搬原有檔案管理制度要求，甚至將公司原有文件進(jìn)行復(fù)制重新蓋章后直接報(bào)審；部分文檔管理員沒(méi)有認(rèn)清文件來(lái)源和事由，單純按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，忽視文書檔案基本作用。正是上述原因?qū)е挛募牧蠚w檔質(zhì)量不高。
三、改進(jìn)方法
（一）完善公司檔案管理制度
從公司架構(gòu)調(diào)整后梳理各部門職能，重新修編檔案管理制度，完善制度中關(guān)于歸檔范圍、檔案鑒定等流程。
1.公司各部門進(jìn)行業(yè)務(wù)流程梳理，依據(jù)流程、法律法規(guī)和公司級(jí)部門級(jí)制度文本提出記錄保存要求，形成各類文件材料歸檔范圍和檔案鑒定規(guī)范。
2.公司檔案管理部門重新規(guī)范歸檔周期，在依據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》DA/T 42―2009“7.3.3文件歸檔時(shí)間”條款基礎(chǔ)上，對(duì)于公司決策、上級(jí)重要指示、業(yè)務(wù)承辦類事項(xiàng)相關(guān)文件材料執(zhí)行隨時(shí)歸檔原則。確保重要文件材料保管的及時(shí)性、完整性。
以上兩點(diǎn)從歸檔范圍、檔案鑒定、歸檔時(shí)間方面對(duì)運(yùn)營(yíng)公司檔案管理制度進(jìn)一步完善，由辦公室將修編后的初稿下發(fā)公司各部門評(píng)審和意見(jiàn)征集，辦公室可依據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)的可行性，對(duì)于補(bǔ)充意見(jiàn)進(jìn)行添加或刪減。經(jīng)討論通過(guò)后，公司檔案制度定稿、下發(fā)。
（二）做好檔案從業(yè)人員培訓(xùn)
文書檔案管理不僅是檔案管理部門的職責(zé)，也是其他業(yè)務(wù)部門的職責(zé)，需要充分l揮各部門檔案鑒定，確定保管期限的作用。因此做好檔案從業(yè)人員培訓(xùn)至關(guān)重要。辦公室應(yīng)該周期性開(kāi)展各類檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，及時(shí)宣貫國(guó)家、市政府頒布的各項(xiàng)檔案法律法規(guī)。培訓(xùn)對(duì)象不僅局限于各部門文檔管理員，更應(yīng)該將知識(shí)普及到公司領(lǐng)導(dǎo)決策層，要讓檔案意識(shí)提升從上到下的貫徹落實(shí)。
參考文獻(xiàn)：
一、前言
學(xué)校檔案管理的關(guān)鍵在于增強(qiáng)信息管理，明確管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，做到尊重法律，尊重社會(huì)發(fā)展，但近年來(lái)學(xué)校檔案管理弊病頻出，究其根本原因是因?yàn)樵O(shè)備老化、制度老化、管理?xiàng)l例不合時(shí)宜造成的，因此如何讓學(xué)校檔案管理回歸正軌，如何加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理制度至關(guān)重要，本文作者針對(duì)以上種種從與時(shí)俱進(jìn)的管理角度出發(fā)，針對(duì)加強(qiáng)服務(wù)加強(qiáng)管理理念的前提出發(fā)，對(duì)學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并給提出相對(duì)的建議與對(duì)策。
二、以與時(shí)俱進(jìn)的眼光看待學(xué)校檔案管理
學(xué)校檔案管理必須以與時(shí)俱進(jìn)的眼光看待其中的問(wèn)題，并且用先進(jìn)的管理手段進(jìn)行管理，其中包括增強(qiáng)現(xiàn)有信息化管理，信息化檔案管理被引入我國(guó)多年，存在一定的問(wèn)題，信息化錄入方式過(guò)于繁復(fù)，現(xiàn)在經(jīng)過(guò)多年的開(kāi)發(fā)，信息化系統(tǒng)已經(jīng)獲得全面的發(fā)展，諸如“易錄”、“人事達(dá)”等軟件的開(kāi)發(fā)最大程度的釋放了信息化的錄入速度，并且增強(qiáng)了管理模式，加強(qiáng)了信息化檔案管理。第二針對(duì)學(xué)校系統(tǒng)開(kāi)展的信息化管理軟件稀少，不利于學(xué)校檔案管理，各大學(xué)校近年來(lái)的檔案管理都出現(xiàn)了系統(tǒng)老化無(wú)法滿足現(xiàn)代化管理水平的趨勢(shì)，追究其根本原因是因?yàn)闆](méi)有采用先進(jìn)的管理軟件，從而導(dǎo)致管理過(guò)程中出現(xiàn)紕漏，因此應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)校特殊的環(huán)境建立起符合檔案管理的體統(tǒng)。第三除高校外，其余學(xué)校系統(tǒng)對(duì)檔案管理并不嚴(yán)謹(jǐn)，目前為止我國(guó)只有高校建立了“學(xué)信網(wǎng)”，能夠方便學(xué)生在網(wǎng)上查詢到自身資料料，其余學(xué)校并沒(méi)有這方面的規(guī)劃，因此在調(diào)查檔案的過(guò)程中還要專門到檔案管理員那里進(jìn)行尋找，對(duì)許多在外地的學(xué)生來(lái)說(shuō)不僅耽誤時(shí)間并且耽誤工作。第四學(xué)校檔案管理保密制度不嚴(yán)格，2014年國(guó)家出臺(tái)的檔案管理?xiàng)l例當(dāng)中，對(duì)人事單位尤其是學(xué)校這樣的事業(yè)單位進(jìn)行了重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，無(wú)具體批文不得隨意調(diào)閱檔案，同時(shí)檔案管理員對(duì)檔案只有錄入權(quán)沒(méi)有取出權(quán)，并且檔案管理員要嚴(yán)格保證個(gè)人檔案不受泄露?；谝陨纤狞c(diǎn)看我國(guó)雖然已經(jīng)成功試用了信息系統(tǒng)，但依然存在許多披露，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案的保密性以及錄入的方便性越來(lái)越受到重視，因此學(xué)校應(yīng)當(dāng)將眼光重點(diǎn)放在與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展上。
三、以信息化高服務(wù)質(zhì)量的管理完善學(xué)校檔案管理
隨著社會(huì)和科技的進(jìn)步，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化與辦公自動(dòng)化的普及已是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，學(xué)校檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，為學(xué)校、社會(huì)提供更為便捷、生動(dòng)、豐富及到位的檔案信息化服務(wù)。要依托學(xué)校信息化建設(shè)，有重點(diǎn)、成體系、分步驟地開(kāi)發(fā)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、光盤技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案信息服務(wù)水平，著力改變信息收集、加工、處理、存儲(chǔ)、傳播等方面的落后狀況。
檔案的生命在于它的實(shí)用性，收集檔案的目的在于利用，因此檔案管理人員必須增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，除做好檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目、保管等基礎(chǔ)工作外，還應(yīng)改善各種服務(wù)手段，如檔案閱讀服務(wù)、檔案外借服務(wù)、檔案目錄信息服務(wù)等，把死檔案變成活檔案 ，大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，提高利用效率，利用它來(lái)正確引導(dǎo)學(xué)校教育教學(xué)各方面工作的發(fā)展和進(jìn)步。
總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作不可或缺的重要組成部分，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理及歸檔工作的同時(shí)，應(yīng)不斷加深對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和緊迫感。要努力實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化，建立檔案管理工作長(zhǎng)效機(jī)制，使檔案價(jià)值得以充分體現(xiàn)。只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績(jī)，辦出特色，辦出水平。
四、增強(qiáng)管理制度
學(xué)校檔案管理制度存在三點(diǎn)披露，第一檔案管理沒(méi)有切身結(jié)合法律條例，現(xiàn)在學(xué)校的檔案管理可以被多人查閱，權(quán)限并沒(méi)有得到限制，這就導(dǎo)致個(gè)人隱私完全暴露在他人視野之下，并沒(méi)有得到良好的保護(hù)，造成這一問(wèn)題存在的根本原因是因?yàn)閷W(xué)校檔案管理制度沒(méi)有融合法律條例，并沒(méi)有設(shè)置調(diào)閱人員權(quán)限，從而釀成管理過(guò)程中存在紕漏，致使他人越權(quán)的現(xiàn)象發(fā)生。這種情況如果不得到改善，很難從根本上做到加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的目的。解決對(duì)策應(yīng)當(dāng)盡快調(diào)整學(xué)校內(nèi)部的檔案管理制度與法律條例接壤。第二檔案管理沒(méi)有切身的道德制度接軌，檔案管理無(wú)論是再先進(jìn)的管理系統(tǒng)還是再完善的法律制度，其執(zhí)行人屬于檔案管理員個(gè)人，個(gè)人就存在的一定技術(shù)確實(shí)和不可避免的失誤，這種現(xiàn)象不已現(xiàn)實(shí)存在的技術(shù)或條例而改變，是真實(shí)存在并必須發(fā)生的不可抗拒因素，因此單從法律方向以及技術(shù)方向修正檔案管理，不能正確的解決問(wèn)題，還應(yīng)當(dāng)從增強(qiáng)管理人員道德思想，加強(qiáng)管理人員品質(zhì)的呢各方面入手，從內(nèi)部解決這一問(wèn)題。第三檔案管理沒(méi)有切身結(jié)合社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，有人說(shuō)學(xué)校獨(dú)立于社會(huì)之外，但從檔案管理的角度看，學(xué)校檔案管理與社會(huì)人事檔案管理相同，因此應(yīng)當(dāng)積極借鑒社會(huì)當(dāng)中人事檔案管理的方式方法，將其快速融入到學(xué)校檔案管理的模式當(dāng)中，為建立健全學(xué)校檔案管理提供榜樣，并從中借鑒與學(xué)習(xí)到良好的管理方式，以及管理技術(shù)，增強(qiáng)學(xué)校檔案管理的技術(shù)水平，加強(qiáng)管理職責(zé)的培養(yǎng)，增強(qiáng)管理動(dòng)力。
五、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵字：企業(yè)檔案；安全保管；利用
企業(yè)檔案是企業(yè)從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、行政管理等職能活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，它為領(lǐng)導(dǎo)決策、工程設(shè)計(jì)和產(chǎn)品研發(fā)佐以歷史參考、借鑒，為解決法律糾紛、保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、維護(hù)品牌形象提供有力憑證。因此，為了使企業(yè)檔案在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中發(fā)揮最大效益，檔案安全保管一直倍受檔案部門的重視。
筆者所在中國(guó)核電工程有限公司（以下簡(jiǎn)稱工程公司）科技檔案館，從核二院成品檔案室發(fā)展至今，已有50多年歷史。檔案庫(kù)藏量大、種類齊全，大量的歷史文件和珍貴資料凝聚了幾代核電建設(shè)者和檔案工作者的智慧和心血，是公司一筆巨大的無(wú)形資產(chǎn)。因此，工程公司檔案部門在開(kāi)展基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，也非常重視檔案安全保管。
1. 檔案安全保管的重要性
檔案安全保管是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案系統(tǒng)與完整的重要環(huán)節(jié)和直接手段，是衡量檔案管理水平高低的度量尺，其工作質(zhì)量的高低也影響著檔案部門的整體管理水平，甚至在一定條件下具有決定性作用。
工程公司檔案部門為了確保檔案實(shí)體和信息的安全、完整，最大限度地延長(zhǎng)檔案使用壽命為總包模式下的核電項(xiàng)目服務(wù)，突出重點(diǎn)對(duì)文檔質(zhì)量實(shí)施前端控制、全程管理，建立健全文檔標(biāo)準(zhǔn)化管理體系和文檔管理能力體系，加強(qiáng)檔案庫(kù)房安全管理和人才隊(duì)伍建設(shè)。
2. 檔案安全保管的要求和措施
2.1 安全保管的要求
庫(kù)房是保存檔案的基地，是檔案保管的安全屏障。檔案安全保管除了建立健全安全管理制度，還離不開(kāi)人因、物因的保障和支持。
2.1.1 樹(shù)立良好工作態(tài)度，創(chuàng)造條件做好保管
檔案安全保管需重視人因的影響，要求庫(kù)房管理員具備細(xì)心、耐心和責(zé)任心，充分發(fā)揮個(gè)人主觀能動(dòng)性，為公司檔案保管改造條件、創(chuàng)造條件，在有限的條件下做好保管工作。
2.1.2 建設(shè)合格檔案庫(kù)房，提供安全存放環(huán)境
工程公司檔案庫(kù)房是按照J(rèn)GJ25-2000《檔案建筑設(shè)施設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，對(duì)舊辦公樓進(jìn)行樓層加固、墻體圍護(hù)結(jié)構(gòu)隔熱處理、防水防潮處理、配電線路保護(hù)等設(shè)計(jì)改造而成，庫(kù)房相對(duì)集中，自成一區(qū)，符合庫(kù)房、閱覽室和辦公室三分開(kāi)要求。庫(kù)房?jī)?nèi)安裝了空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度儀、煙感器、感溫器和遮光窗簾；庫(kù)區(qū)各樓層配置有消防器材、攝像頭，保密庫(kù)房還專設(shè)指紋識(shí)別門禁系統(tǒng)，達(dá)到防火、防盜、防高溫、防潮、防光等要求。根據(jù)各庫(kù)房樓面荷載情況分別安裝了檔案柜或密集架，為檔案存放提供了第二道安全屏障。
2.1.3 以防為主、防治結(jié)合
庫(kù)房安全無(wú)小事，它不僅關(guān)系檔案實(shí)體的安全，甚至還可能影響或制約企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展，因此每一位管理員都應(yīng)該認(rèn)真堅(jiān)守庫(kù)房崗位職責(zé)，始終堅(jiān)持預(yù)防為主、防治結(jié)合的保管方針，加強(qiáng)安全防范意識(shí)，熟悉家底，掌握緊急情況下應(yīng)急搶險(xiǎn)的措施和流程，以及修復(fù)、救治受損檔案的技術(shù)。
2.2 安全保管的措施
2.2.1 強(qiáng)化安全意識(shí)，落實(shí)規(guī)章制度
建立健全庫(kù)房安全管理制度，有利于明確崗位職責(zé)，消除庫(kù)房安全隱患。因此，《CNPE-MSW-1140-1403A總部檔案庫(kù)房管理要求》、《CNPE-MSW-1140-1404A總部檔案庫(kù)房救災(zāi)應(yīng)急預(yù)案》等管理程序明確了工程公司檔案庫(kù)房管理職責(zé)、任務(wù)和要求。
按程序要求將“九防”工作固化到具體的表格和記錄中，保障日常工作有章可循，有據(jù)可依。庫(kù)房巡檢登記，人員和檔案出入庫(kù)記錄、庫(kù)房溫濕度記錄、保潔和投放鼠藥等記錄真實(shí)客觀地反映了庫(kù)房安全狀況，是分析、評(píng)價(jià)庫(kù)房安全管理的重要數(shù)據(jù)，因此每一類表格每一個(gè)數(shù)據(jù)都要客觀真實(shí)地記錄，這樣才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和實(shí)施解決辦法。
2.2.2 建立借閱管理制度，規(guī)范文檔利用服務(wù)
檔案安全管理在提供文檔利用這一環(huán)節(jié)也是至關(guān)重要的，不規(guī)范的借閱管理很容易造成文件遺失或信息失控等嚴(yán)重后果。因此，工程公司《CNPE-MSW-1140-0305A文檔利用管理規(guī)定》管理程序要求提供文檔利用服務(wù)必須在保障文檔實(shí)體和信息安全可控的前提下，方可滿足利用需求，并對(duì)受限文檔和各級(jí)文檔利用審批權(quán)限和利用范圍，文檔出入庫(kù)登記、逾期文件催還、遺失文件處罰進(jìn)行詳細(xì)具體的規(guī)定。
外借檔案在脫離管理人員視線和恒溫恒濕的保管環(huán)境下有紙張老化破損、涂畫等潛在風(fēng)險(xiǎn)，因此，在接收歸還文件時(shí)，要認(rèn)真清查文件載體和內(nèi)容是否完好，是否存在勾、畫、涂、抹等現(xiàn)象，對(duì)違規(guī)情況視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰；及時(shí)將歸還文件回庫(kù)上架，以保障文檔安全和再次利用。建立文檔利用信用記錄，適時(shí)宣傳檔案安全利用的重要性；重視利用效果的信息反饋，客觀分析、發(fā)現(xiàn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的優(yōu)劣，有利于揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷提升檔案管理水平。
2.2.3 加強(qiáng)績(jī)效考核，鼓勵(lì)管理創(chuàng)新
將檔案安全工作納入績(jī)效考核管理，把績(jī)效評(píng)價(jià)與薪金、聘用制度掛鉤，明確崗位職責(zé)，量化安全工作目標(biāo)，從工作態(tài)度、工作成果、工作效率等多方面對(duì)員工進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，對(duì)業(yè)務(wù)水平強(qiáng)、操作準(zhǔn)確無(wú)誤的員工給予物質(zhì)或精神獎(jiǎng)勵(lì)，實(shí)行崗位能上能下制，有利于積極引導(dǎo)員工成長(zhǎng)，激發(fā)其個(gè)人潛能和積極性。
3. 加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)
企業(yè)檔案庫(kù)房管理員作為檔案安全管理制度的直接貫徹者，對(duì)檔案實(shí)體安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備良好的從業(yè)素質(zhì)。那種認(rèn)為庫(kù)房管理只要鎖住文件、守住攤子就萬(wàn)事大吉的想法是不正確的，也是不能適應(yīng)、滿足現(xiàn)代化檔案管理的條件和要求。
加強(qiáng)學(xué)習(xí)和掌握檔案管理學(xué)等專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能是每個(gè)檔案工作者必須具備的基本條件，庫(kù)房管理員一定要擯棄傳統(tǒng)守舊觀念，與時(shí)俱進(jìn)、不斷學(xué)習(xí)，努力成為一名掌握檔案保護(hù)技術(shù)、外語(yǔ)交流和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的復(fù)合型管理人才。
要“走出去”，積極參加檔案行業(yè)協(xié)會(huì)交流活動(dòng)，參觀、學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案館的庫(kù)房管理經(jīng)驗(yàn)和方法的機(jī)會(huì)，以拓寬自己的眼界和思路，為改善庫(kù)房管理注入活力和動(dòng)力。
1. 結(jié)束語(yǔ)
檔案安全保管是企業(yè)檔案管理中一項(xiàng)長(zhǎng)期、持續(xù)、重要的工作，它是維護(hù)檔案完整與安全的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)借鑒歷史、把握現(xiàn)在、開(kāi)拓未來(lái)的無(wú)形資產(chǎn)，因此，我們一定要正確對(duì)待檔案庫(kù)房安全保管工作，通過(guò)細(xì)致入微的工作延長(zhǎng)檔案使用壽命為公司各項(xiàng)工作提供價(jià)值服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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1.目的：為加強(qiáng)財(cái)會(huì)電算化管理管理，特制定本辦法。
2.適用范圍：本規(guī)定適用于公司及分子公司。
3.財(cái)會(huì)電算化軟、硬件的購(gòu)置
3.1電算化軟件的購(gòu)置、使用運(yùn)行、升級(jí)換版、二次開(kāi)發(fā)等，由公司財(cái)務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)組織實(shí)施，并須符合下列條件：
3.1.1購(gòu)入軟件應(yīng)進(jìn)行可行性論證和方案設(shè)計(jì)，在充分考察適合公司情況的基礎(chǔ)上，經(jīng)財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可添購(gòu)；
3.1.2購(gòu)入軟件必須是經(jīng)國(guó)家財(cái)政部統(tǒng)一鑒定合格的、且售后服務(wù)好和技術(shù)支持保障科技含量高的軟件；
3.1.3未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用外來(lái)軟件（包括應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件）；不準(zhǔn)對(duì)購(gòu)入軟件進(jìn)行隨意修改，對(duì)外拷貝；
3.1.4二次開(kāi)發(fā)軟件要經(jīng)公司財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)同意、財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施，且僅限于對(duì)原始數(shù)據(jù)的利用和深加工，不得修改原始數(shù)據(jù)。二次開(kāi)發(fā)的軟件應(yīng)達(dá)至財(cái)政部的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的相關(guān)要求。
3.2電算化硬件的購(gòu)置
首先由財(cái)務(wù)部根據(jù)工作需要提出硬件需要量申請(qǐng)，再由公司信息部進(jìn)行選型和市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查的工作，選擇性價(jià)比好，商品質(zhì)量高的品種和售后服務(wù)好的商家簽訂合同，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后購(gòu)置。
4.計(jì)算機(jī)上崗要求
4.1專職計(jì)算機(jī)操作人員經(jīng)專門培訓(xùn)并取得合格證后才能上崗操作，兼職操作人員可逐漸達(dá)到這一要求。
4.2各財(cái)務(wù)部使用的計(jì)算機(jī)只能用于本公司，未經(jīng)公司財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)不得對(duì)外使用。
4.3為保證系統(tǒng)的正常、安全運(yùn)行，杜絕各種非法舞弊行為，防止造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的破壞，保證數(shù)據(jù)正確性和運(yùn)行效率，對(duì)上機(jī)操作人員規(guī)定：
4.3.1系統(tǒng)操作員、數(shù)量錄入員、數(shù)據(jù)審核員由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定；
4.3.2系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及其他由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的有關(guān)財(cái)會(huì)人員，有權(quán)上機(jī)操作本人權(quán)限范圍內(nèi)的財(cái)務(wù)運(yùn)行系統(tǒng)；
4.3.3與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)人員及脫離會(huì)計(jì)崗位的人員不得上機(jī)運(yùn)行財(cái)務(wù)系統(tǒng)。
4.4嚴(yán)格操作規(guī)則
4.4.1原始憑證需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，并按有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)填制記帳憑證，憑此進(jìn)行賬務(wù)處理；
4.4.2記帳憑證必須經(jīng)專職審核員審核后才能錄入微機(jī)。數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)在輸入計(jì)算機(jī)前及時(shí)反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)，在登帳前發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)，可按憑證數(shù)據(jù)進(jìn)行修正。如在登帳之后發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)，必須另做憑證，以紅字沖銷，錄入計(jì)算機(jī)。最后由復(fù)核員調(diào)正，并在機(jī)內(nèi)簽字，記帳才能進(jìn)行；
4.4.3當(dāng)月機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)必須全部記帳完畢，方可由指定人員進(jìn)行結(jié)帳；
4.4.4除了系統(tǒng)維護(hù)員之外，其他人員一律不得直接打開(kāi)庫(kù)進(jìn)行操作，不得隨意增刪修改數(shù)據(jù)、源程序和庫(kù)文件結(jié)構(gòu)；
4.4.5出納人員、軟件開(kāi)發(fā)人員不得擔(dān)任現(xiàn)金和各類銀行帳的原始數(shù)據(jù)錄入工作，更不允許進(jìn)行系統(tǒng)性操作；
4.4.6系統(tǒng)軟件、二次開(kāi)發(fā)的文檔資料，均由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定專人保管，未經(jīng)許可不得擅自復(fù)制、修改和出借；
4.4.7存檔的數(shù)據(jù)軟盤、帳表、憑證各文檔資料等，由檔案管理員按規(guī)定進(jìn)行復(fù)制、核對(duì)、保管；機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)必須每天雙備份；月未根據(jù)需要將明細(xì)帳打印歸檔（如現(xiàn)金、銀行存款、結(jié)算中心往來(lái)帳等），年未必須將當(dāng)年所有的明細(xì)帳打印出裝訂成冊(cè)歸檔；
4.4.8系統(tǒng)維護(hù)人員必須按有關(guān)的維護(hù)規(guī)定操作；
4.4.9各操作人員在上機(jī)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真登記姓名、系統(tǒng)時(shí)間、業(yè)務(wù)時(shí)間等。操作員必須對(duì)自己的登機(jī)口令保密，以便帳務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其上機(jī)操作進(jìn)行流水登記，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人定期檢查此上機(jī)記錄，以作為責(zé)任劃分的依據(jù)；操作人員必須嚴(yán)格按操作權(quán)限操作，不得越權(quán)或擅自上機(jī)操作；必須認(rèn)真登記憑證數(shù)據(jù)摘要及有關(guān)附件信息，保證會(huì)計(jì)信息的全面完整；
4.4.10每次上機(jī)完畢，應(yīng)做好所需的各項(xiàng)備份工作，以防止發(fā)生意外事故；
4.4.11嚴(yán)禁使用來(lái)歷不明的軟盤或光盤上機(jī)操作，嚴(yán)禁非法拷貝工作，外購(gòu)軟盤使用前必須先進(jìn)行防病毒的檢查。
5.軟件升級(jí)的審批程序
5.1由系統(tǒng)管理員根據(jù)工作需要提出軟件升級(jí)申請(qǐng)報(bào)告。
5.2公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理審查申請(qǐng)報(bào)告、信息部論證其可行性、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
5.3原程序清單存檔。
5.4手續(xù)完備后，實(shí)施軟件升級(jí)。
5.5軟件升級(jí)后使用變更通知。
5.6進(jìn)行軟件升級(jí)后的試運(yùn)行。
5.7根據(jù)運(yùn)行的情況總結(jié)并升級(jí)文檔資料。
5.8發(fā)出軟件升級(jí)后正式運(yùn)行通知。
5.9軟件更新后的備份與定稿的文檔資料一同存檔。文檔主要包括以上修改或更新的提請(qǐng)人、審批人、維護(hù)人的姓名，維護(hù)時(shí)間，修改時(shí)間，修改的原因，修改的內(nèi)容，修改后的現(xiàn)狀等。
6.財(cái)會(huì)電算化檔案管理
財(cái)會(huì)電算化檔案主要是打印輸出的各種帳簿、報(bào)表、憑證，存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲(chǔ)介質(zhì)，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其它會(huì)計(jì)資料。檔案管理的任務(wù)是負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。電算化財(cái)會(huì)檔案一般包括以下內(nèi)容：
6.1會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料與證據(jù)，財(cái)務(wù)部必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、保管、調(diào)用及管理制度。
6.2記帳憑證由人工統(tǒng)一登記編號(hào)，經(jīng)審核人員審查后錄入微機(jī)。定期匯總，按類裝訂成冊(cè)，專人保管，帳表必須有會(huì)計(jì)主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。
6.3每月形成的帳簿、報(bào)表都應(yīng)按月打印，按科目、類別立卷，裝訂成冊(cè)，年底送財(cái)務(wù)部檔案室集中管理。
6.4會(huì)計(jì)檔案一律以紙質(zhì)形式保存，同時(shí)以磁質(zhì)形式保存會(huì)計(jì)檔案，磁質(zhì)檔案一般應(yīng)保存2到3份，保存時(shí)限至少為五年。其他各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù)，應(yīng)按《會(huì)計(jì)檔案管理方法》的規(guī)定保管期限進(jìn)行保管。
6.5會(huì)計(jì)檔案必須做到妥善保管，存放有序，方便查找，備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽，標(biāo)簽信息完整，字跡信息完整，字跡清楚，必須用鋼筆填寫。存放在安全、清凈、防熱、防潮的場(chǎng)；同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
6.6會(huì)計(jì)檔案為本單位積極提供利用；向外單位提供利用時(shí)，檔案原則上不得借出，如有特殊，需經(jīng)公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，并應(yīng)記錄下調(diào)用人員的姓名、調(diào)用內(nèi)容、歸還日期等，并按期歸還，且不得拆散原冊(cè)。
6.7對(duì)于違反上述檔案 管理或保密規(guī)定，以及任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊(cè)、軟盤等的行為將進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
7.財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)電算化崗位設(shè)置及工作職責(zé)
7.1會(huì)計(jì)人員
會(huì)計(jì)人員應(yīng)孰悉分工負(fù)責(zé)的核算業(yè)務(wù)，既能進(jìn)行手工核算的會(huì)計(jì)處理，又能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化工作要求。其職責(zé)范圍除會(huì)計(jì)法、財(cái)政部有關(guān)規(guī)定外還包括：編制會(huì)計(jì)憑證應(yīng)符合財(cái)務(wù)制度的要求，做到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理合法完整、數(shù)據(jù)正確，摘要簡(jiǎn)明規(guī)范，編碼完整，符合會(huì)計(jì)電算化有關(guān)細(xì)則的規(guī)則等。
7.2系統(tǒng)管理員
系統(tǒng)管理員應(yīng)精通本單位的財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，熟悉本單位在用系統(tǒng)，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人擔(dān)任。主要對(duì)系統(tǒng)總的運(yùn)行情況負(fù)責(zé)，協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)外有關(guān)電算化的工作關(guān)系，處理臨時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題。主要職責(zé)有：
7.2.1負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)日常管理工作，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運(yùn)行，在系統(tǒng)發(fā)生保障時(shí)，應(yīng)及時(shí)監(jiān)督、組織有關(guān)人員恢復(fù)其正常工作；
7.2.2負(fù)責(zé)組織系統(tǒng)各有關(guān)資源（包括設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)及文檔資料等）的調(diào)用、修改和更新的計(jì)劃；提出更新軟件或修改軟件的需求報(bào)告。
7.3系統(tǒng)操作員
操作員有權(quán)進(jìn)入本公司電算化系統(tǒng)并調(diào)用系統(tǒng)全部或部分功能。操作員應(yīng)熟悉單位財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)，同時(shí)有較熟悉的計(jì)算機(jī)操作及數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)，熟悉在用系統(tǒng)的使用，操作員一般由經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)兩類培訓(xùn)的專業(yè)人員擔(dān)任，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)安全正常進(jìn)行負(fù)責(zé)。其主要職責(zé)包括：
7.3.1嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作說(shuō)明進(jìn)行操作；
7.3.2負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)操作，包括各種環(huán)境庫(kù)的修改和更新操作；
7.3.3負(fù)責(zé)各類數(shù)據(jù)的備份和存檔；
7.3.4系統(tǒng)操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和信息部，并做好故障記錄及上機(jī)記錄等；
7.3.5當(dāng)天的日記帳數(shù)據(jù)，當(dāng)天登錄，登錄后打印出當(dāng)天的帳表，做到日日清；
7.3.6月底打印系統(tǒng)所有的明細(xì)帳、總分類帳和會(huì)計(jì)報(bào)表，以及自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證；
7.3.7負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作；
7.3.8系統(tǒng)操作員是系統(tǒng)運(yùn)行中的關(guān)健人員，不能由系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員擔(dān)任，不準(zhǔn)調(diào)用自己權(quán)限內(nèi)的功能。
7.4數(shù)據(jù)錄入員
數(shù)據(jù)錄入員負(fù)責(zé)錄入已審核的手工憑證或其他原始數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄入員應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)。有一定的了解，有簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，能熟練地錄入有關(guān)數(shù)據(jù)。其一般由經(jīng)過(guò)打字訓(xùn)練的會(huì)計(jì)人員擔(dān)任，對(duì)錄入數(shù)據(jù)的正確性負(fù)責(zé)。職責(zé)一般包括：
7.4.1檢查專職會(huì)計(jì)人員提供的數(shù)據(jù)的審批手續(xù)，對(duì)非法數(shù)據(jù)不得錄入；
7.4.2嚴(yán)格按照專職會(huì)計(jì)人員提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，錄入完畢進(jìn)行自檢核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后交數(shù)據(jù)審核員復(fù)核；
7.4.3在輸入過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)輸入憑證有疑問(wèn)或錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)管理員或有關(guān)專職會(huì)計(jì)人員反映，不得擅自作廢或修改；
7.4.4發(fā)現(xiàn)輸入數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)不符時(shí)，應(yīng)按憑證數(shù)據(jù)予以修正；
7.4.5每次數(shù)據(jù)錄入結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份；
7.4.6日記帳輸入應(yīng)做好日清月結(jié)；
7.4.7注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管；
7.4.8、操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)記錄故障情況并及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告；數(shù)據(jù)錄入員不能由系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員擔(dān)任。
7.5數(shù)據(jù)審核員
數(shù)據(jù)審核員負(fù)責(zé)錄入數(shù)據(jù)和輸出數(shù)據(jù)的正確性審核工作。數(shù)據(jù)審核員應(yīng)熟悉本單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和全面的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，一般應(yīng)由符合條件的會(huì)計(jì)人員擔(dān)任，其職責(zé)主要包括；
7.5.1負(fù)責(zé)輸入數(shù)據(jù)憑證的審核工作，包括審核各類代碼合法性、摘要規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性等；
7.5.2負(fù)責(zé)輸出數(shù)據(jù)正確性的審核工作；
7.5.3對(duì)不真實(shí)、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還有關(guān)人員更正、補(bǔ)齊，再行審核；
7.5.4對(duì)于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數(shù)據(jù)，不予簽章確認(rèn)。
7.6系統(tǒng)維護(hù)員
系統(tǒng)維護(hù)員是指負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行管理與維護(hù)的工作人員。系統(tǒng)維護(hù)員應(yīng)有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)，應(yīng)能熟練地編制程序，應(yīng)了解所用軟件的結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)維護(hù)員可由軟件開(kāi)發(fā)人員或相應(yīng)的合格人員擔(dān)任。其主要職責(zé)包括：
7.6.1定期檢查軟件、硬件設(shè)備的運(yùn)行情況；
7.6.2負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作；
7.6.3按規(guī)定的程序?qū)嵤┸浖耐晟菩浴⑦m應(yīng)性和正確性的維護(hù)。系統(tǒng)維護(hù)員由于熟悉所用的軟件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和安全性防范措施，所以不能從事數(shù)據(jù)錄入、復(fù)核等系統(tǒng)的任何操作權(quán)限使用工作。
7.7檔案管理員
檔案管理員負(fù)責(zé)保管各類數(shù)據(jù)和帳表，一般應(yīng)由具備一定計(jì)算機(jī)常識(shí)，如軟盤的使用與保護(hù)等，具有較強(qiáng)的責(zé)任心的會(huì)計(jì)人員擔(dān)任。其主要職責(zé)包括：
7.7.1負(fù)責(zé)系統(tǒng)的各種開(kāi)發(fā)文檔、各類數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟盤及各類帳表、憑證資料的備份和存檔保密工作；
7.7.2做好各類數(shù)據(jù)、資料、帳表、憑證的裝訂存檔和安全保密工作，不得擅自出借；
7.7.3按規(guī)定期限，向各類有關(guān)人員催交備份數(shù)據(jù)、存檔數(shù)據(jù)、手工憑證和原始憑證。
8.硬件管理制度
8.1計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)由公司信息部統(tǒng)一管理，財(cái)務(wù)系統(tǒng)歸財(cái)務(wù)部專用。其他公司查詢數(shù)據(jù)須經(jīng)財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn)后由財(cái)務(wù)人員根據(jù)要求提供。財(cái)務(wù)部計(jì)算機(jī)分別由專人負(fù)責(zé)，主要職責(zé)為上、下班及停電時(shí)開(kāi)機(jī)、關(guān)機(jī)、防塵、清潔等日常保養(yǎng)，軟硬件出故障及時(shí)向系統(tǒng)管理員匯報(bào)。如因事外出必須委托他人代管。
8.2計(jì)算機(jī)未經(jīng)批準(zhǔn)不得搬離或任意挪位，各種資料、軟件一律不得帶離單位。
8.3未經(jīng)許可嚴(yán)禁修改硬盤儲(chǔ)存內(nèi)容，不準(zhǔn)備擅自拆開(kāi)計(jì)算機(jī)及修改計(jì)算機(jī)有關(guān)軟硬件參數(shù)設(shè)置。
8.4不準(zhǔn)擅自改變上機(jī)內(nèi)容或運(yùn)行未經(jīng)批準(zhǔn)的軟件。
8.5計(jì)算機(jī)配置專門的動(dòng)力電源，每臺(tái)終端配置不間斷電源。停電后必須3一5分鐘內(nèi)存盤正常退出并關(guān)閉UPS電源，人員離開(kāi)時(shí)必須關(guān)閉計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、UPS和總電源。
8.6 UPS電源不得插接除主機(jī)以外的設(shè)備，如打印機(jī)、電風(fēng)扇、電熱瓶等。
8.7計(jì)算機(jī)硬件故障請(qǐng)保持現(xiàn)場(chǎng)，并向系統(tǒng)管理員匯報(bào)，由系統(tǒng)管理員安排人員進(jìn)行排除，不得自行拆開(kāi)處理。
8.8開(kāi)機(jī)順序：總電源一UPS 電源一外圍設(shè)備（打印機(jī)、顯示器）一主機(jī)。關(guān)機(jī)順序和開(kāi)機(jī)相反。
8.9系統(tǒng)管理員必須在全部終端都正常退網(wǎng)才關(guān)閉服務(wù)器。
8.10嚴(yán)禁在計(jì)算機(jī)上打電子游戲。
8.11外來(lái)及新購(gòu)磁盤、光盤必須先進(jìn)行防病毒檢查方可上機(jī)。
8.12未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用外來(lái)軟件（包括應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件），不準(zhǔn)對(duì)機(jī)內(nèi)軟件或系統(tǒng)配置隨意修改。
8.13注意數(shù)據(jù)的定期備份，所有軟盤都加上寫保護(hù)，并有規(guī)范的標(biāo)簽。
8.14經(jīng)常對(duì)計(jì)算機(jī)和軟盤進(jìn)行病毒檢測(cè)，并不定期作好殺病毒軟件的升級(jí)工作。
8.15各操作員每次對(duì)更新數(shù)據(jù)必須及時(shí)備份，月末結(jié)帳后磁質(zhì)、紙雙備份。
8.16財(cái)務(wù)部各種資料、磁盤、軟件一律不得帶離辦公室，對(duì)外（包括公司其他公司）提供數(shù)據(jù)必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批。
8.17計(jì)算機(jī)開(kāi)機(jī)口令和財(cái)務(wù)操作員口令需不定期更改，各操作員必須對(duì)自己所掌握的口令嚴(yán)格保密，不得對(duì)外泄露。
8.18各操作應(yīng)嚴(yán)格權(quán)限操作，不得泄露、打聽(tīng)他人有關(guān)操作口令，不得以他人名義上機(jī)登錄，更不得試圖獲取不屬于自己職責(zé)范圍內(nèi)的資料數(shù)據(jù)。系統(tǒng)管理員根據(jù)上機(jī)記錄核對(duì)，作為工作檢查依據(jù)。
8.19硬件的購(gòu)置、維護(hù)、維修等按公司規(guī)定執(zhí)行，違反上述規(guī)定造成設(shè)備損壞，由責(zé)任者照價(jià)賠償；造成數(shù)據(jù)毀損或泄密者，財(cái)務(wù)部將視情況對(duì)責(zé)任者予以處理。
9.附則：
9.1本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
。
3.財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、半年、年度財(cái)務(wù)報(bào)告(包括全套會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明,各類審計(jì)評(píng)估報(bào)告,財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書)、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
4.其他類:年終結(jié)轉(zhuǎn)資料,會(huì)計(jì)科目和建賬資料,評(píng)估資料,銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對(duì)賬單,納稅申報(bào)及相關(guān)稅務(wù)批復(fù)資料,對(duì)賬資料及差異處理報(bào)告,預(yù)算資料,工作移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等其他作為會(huì)計(jì)資料保存的資料。
二、檔案管理職責(zé)
財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案歸檔前的統(tǒng)一管理。具體職責(zé)為:負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)計(jì)檔案管理辦法,負(fù)責(zé)記帳憑證的打印及與原始憑證的匹配,負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂、保管與安全,負(fù)責(zé)向公司檔案部門統(tǒng)一歸檔,負(fù)責(zé)接口審計(jì)檔案及其它部門的調(diào)閱需求。
三、會(huì)計(jì)檔案整理及裝訂
1、會(huì)計(jì)憑證整理和裝訂
會(huì)計(jì)憑證整理的前提是檔案管理人員接到完整的會(huì)計(jì)憑證檔案(會(huì)計(jì)憑證、符合要求的原始票據(jù)、財(cái)輔表單)。
(1)檔案管理人員將從票據(jù)稽核人員處接收到的原始票據(jù)、發(fā)送清單與電子影像進(jìn)行三者核對(duì)一致后,將與之對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證打印,形成一套完整的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證檔案(會(huì)計(jì)憑證、符合要求的原始票據(jù)、財(cái)輔表單)后,按照單位、月份、憑證號(hào)等由小到大的順序在檔案架上進(jìn)行分類擺放。
(2)整理過(guò)程中需對(duì)憑證進(jìn)行手工調(diào)整,憑證及其附件均應(yīng)按A4紙縱向疊放,避開(kāi)憑證裝訂線,避免需要翻閱的內(nèi)容被裝訂導(dǎo)致憑證無(wú)法查閱的現(xiàn)象,盡量將有效字跡或有效附件避開(kāi)以免裝訂在裝訂線以內(nèi)。
(3)檔案管理人員將電子清單按憑證類型順序從系統(tǒng)中打印出,清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類型、憑證編號(hào)、抬頭文本、用戶名稱等要素。
(4)檔案管理人員根據(jù)清單將憑證順序整理并分冊(cè),注意上一冊(cè)尾號(hào)與下一冊(cè)尾號(hào)的接續(xù),每?jī)?cè)的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票據(jù)厚度超過(guò)3.0公分的會(huì)計(jì)憑證必須分多冊(cè)裝訂,但不得與其他會(huì)計(jì)憑證混裝。
2、會(huì)計(jì)賬簿整理和裝訂
(1)財(cái)務(wù)部檔案管理人員對(duì)全省會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行打印,并將打印完畢的賬簿分類擺放。
(2)將已按順序排列的賬簿根據(jù)頁(yè)碼按每本200頁(yè)進(jìn)行裝訂,日記賬、明細(xì)賬不可混裝。裝訂后在會(huì)計(jì)賬簿上附封面,注明賬簿性質(zhì),分冊(cè)序號(hào),賬簿所屬主體等信息。
3、會(huì)計(jì)報(bào)表整理和裝訂
(1) 會(huì)計(jì)檔案管理人員從報(bào)表會(huì)計(jì)處接收已加蓋公章、法人章、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人章的會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)檔案管理人員將報(bào)表按報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說(shuō)明、資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報(bào)表附注的順序整理好
(2)裝訂后在會(huì)計(jì)報(bào)表上附封面,并注明報(bào)表所屬期間、主體等信息。
4、其他檔案整理和裝訂
(1)銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對(duì)賬單,審計(jì)評(píng)估報(bào)告,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等檔案整理
會(huì)計(jì)檔案需整理至統(tǒng)一規(guī)格。接收前已裝訂成冊(cè)的其他檔案,會(huì)計(jì)檔案管理人員整理登記后直接歸檔,其他會(huì)計(jì)檔案需整理為和會(huì)計(jì)賬簿統(tǒng)一規(guī)格。
銀行存款余額調(diào)節(jié)表,對(duì)賬資料及差異處理報(bào)告,預(yù)算資料;會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)按年立卷。
(2)其他檔案裝訂細(xì)則同“會(huì)計(jì)憑證裝訂”。裝訂后在檔案上附封面,并注明檔案名稱、所屬期間、保管人等信息。
(3)將其他檔案成品上架歸檔并在系統(tǒng)中觸發(fā)歸檔事項(xiàng),同時(shí)電子文檔形式制作檔案保管清冊(cè)。
四、會(huì)計(jì)檔案保管
1、會(huì)計(jì)檔案保管時(shí)間規(guī)定
會(huì)計(jì)憑證由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一整理保管。會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)年度終了后會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行一年的保管工作,期滿后向公司檔案管理部門進(jìn)行移交。
2、會(huì)計(jì)檔案保管要求
(1)建立專門的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案庫(kù),作為紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的存放地點(diǎn)。
(2)會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)保持通風(fēng)、透光,并有適當(dāng)?shù)牟殚喛臻g。
(3)會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁堆放易燃易爆物品或其他帶有火災(zāi)隱患的物品 ,進(jìn)入檔案庫(kù)房嚴(yán)禁攜帶火種及易燃、易爆、易潮、易腐蝕物品。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁使 用明火,嚴(yán)禁吸煙,除照明用電外,嚴(yán)禁使用與檔案保護(hù)無(wú)關(guān)的用電設(shè)備。 (4)非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理員離開(kāi)檔案庫(kù)房時(shí)要將門鎖好,檔案室的鑰匙僅檔案員配備,其他人員不得私自配備鑰匙
。
(5)所有紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案以盒為基本保管單位,裝盒上架,檔案冊(cè)封面應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)專用章。檔案需在固定劃分的區(qū)域上架擺放,并按照年份、類型和憑證號(hào)排列整齊。
五、會(huì)計(jì)檔案借閱
1、會(huì)計(jì)檔案借閱適用于在財(cái)務(wù)部保管的會(huì)計(jì)檔案。
2、會(huì)計(jì)憑證借閱主要用于公司內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)及相關(guān)檢查。借閱人在系統(tǒng)中提交借閱申請(qǐng),同時(shí)向檔案管理人員提交部門領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)簽字同意的紙質(zhì)申請(qǐng)表,檔案管理人員將紙質(zhì)申請(qǐng)表與電子申請(qǐng)核對(duì)一致,調(diào)出對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案供借閱人查閱。
3、如需特殊原因需外借檔案,外借時(shí)間原則上不能超過(guò)15天,如超過(guò)規(guī)定時(shí)間需要再次辦理借閱手續(xù)。
4、檔案管理人員對(duì)于取出調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案在借閱人歸還后需及時(shí)放回原處同時(shí)在系統(tǒng)中觸發(fā)檔案的歸還事項(xiàng)。非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案室。
5、 公司內(nèi)部員工借閱會(huì)計(jì)報(bào)表需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批同意。
6、嚴(yán)禁借閱人員在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換等。檔案管理員應(yīng)對(duì)借閱歸還的檔案進(jìn)行檢查有無(wú)毀損、涂畫、拆封和抽換等情況。
六、會(huì)計(jì)檔案移交
當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在年度終了后,由會(huì)計(jì)檔案管理人員保管一年,期滿向公司檔案部門移交,同時(shí)編制移交清冊(cè)一式兩份,交接雙方清點(diǎn)無(wú)誤后,雙方領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人在移交清冊(cè)上簽字蓋章,各存一份。
機(jī)關(guān)檔案管理個(gè)人先進(jìn)事跡
在我局＊＊同志主要負(fù)責(zé)保密、文件傳遞、交換，并對(duì)各種門類的檔案進(jìn)行立卷、歸檔、整理及對(duì)局屬單位的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)等工作。多年來(lái)她在平凡的工作崗位上默默奉獻(xiàn)，以良好的職業(yè)道德、嫻熟的業(yè)務(wù)素質(zhì)、優(yōu)質(zhì)熱情的服務(wù)，出色完成了領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)。
她服從組織，顧全大局，熱愛(ài)集體，團(tuán)結(jié)同志，自覺(jué)遵守一切規(guī)章制度，熱愛(ài)本職工作。能認(rèn)真履行崗位職責(zé)，按照檔案管理要求做到了規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)，圓滿地完成了自己的本職工作。在工作中能虛心學(xué)習(xí)，不斷探索適合本單位實(shí)際的檔案管理的特點(diǎn)和規(guī)律，并使檔案管理向現(xiàn)代化管理邁近了一步。作為單位的兼職保密人員，她自覺(jué)遵守有關(guān)的保密規(guī)定，嚴(yán)守國(guó)家秘密，嚴(yán)格按保密法規(guī)辦事，從無(wú)泄密事件發(fā)生，受到局領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定。
檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的政治工作，它要求檔案管理員必須有較高的政治思想素質(zhì)。該同志從事檔案工作以來(lái)，能積極參加政治學(xué)習(xí)，堅(jiān)決擁護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)主義制度，自覺(jué)抵制資產(chǎn)階級(jí)自由化和一切腐朽思想的侵襲，積極投身改革開(kāi)放。有較強(qiáng)的工作責(zé)任感和工作熱情，敢于吃苦，樂(lè)于服務(wù)，能自覺(jué)遵守《保密法》和《保密工作守則》，嚴(yán)格按工作程序和工作守則工作。幾年來(lái)，因該同志的認(rèn)真工作，我局沒(méi)有出現(xiàn)文件丟失和泄密事件，受到了領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)組織的好評(píng)，去年她所工作的檔案室被湖北省委評(píng)為全省先進(jìn)。
檔案管理工作是一項(xiàng)重要的管理工作和服務(wù)工作，它要求檔案管理員有熟練的工作能力的較強(qiáng)和服務(wù)意識(shí)。從事檔案管理工作以來(lái)，她對(duì)所從事的工作性質(zhì)和作用更加明確，服務(wù)意識(shí)逐漸增強(qiáng)。為了不斷提高自己的工作能力，她做到了，凡重大問(wèn)題堅(jiān)持向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，凡技術(shù)問(wèn)題堅(jiān)持向書本和經(jīng)驗(yàn)豐富的同志求教，凡具體工作堅(jiān)持自己動(dòng)手。在工作中，她結(jié)合單位實(shí)際，總結(jié)摸索出了一套務(wù)實(shí)、高效、優(yōu)質(zhì)的工作方法。她積極參加專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)兄弟單位檔案室的建設(shè)和管理經(jīng)驗(yàn)，堅(jiān)持系統(tǒng)自學(xué)專業(yè)理論，認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)報(bào)刊，極大地豐富了專業(yè)理論知識(shí)，提高了工作能力。
檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，它要求檔案管理員必須有自我犧牲的品質(zhì)，樂(lè)于奉獻(xiàn)精神，進(jìn)取創(chuàng)新的意識(shí)和嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度。她接手這一工作時(shí)，檔案管理自動(dòng)化尚處于起步階段，為了使檔案管理工作迅速走上規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、系列化的軌道，她積極向領(lǐng)導(dǎo)建議。在領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷下，經(jīng)過(guò)努力，檔案室的硬件建設(shè)有了很大改觀，今年新配備了微機(jī)、復(fù)印機(jī)，購(gòu)買了科怡20xx軟件，我局檔案已走向自動(dòng)化管理。98年我市發(fā)生了自54年以來(lái)又一次全流域性大洪水，她積極響應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的號(hào)召，在自己的本職工作崗位為抗洪斗爭(zhēng)做出了自己的努力，她積極參加防汛值班，同時(shí)通宵趕印防汛材料，有時(shí)剛剛睡下，又被叫起，渡過(guò)的又是一個(gè)不眠之夜，她始終沒(méi)有怨言，因?yàn)樗钪墓ぷ鞯闹匾?，稍有延誤就會(huì)影響上傳下達(dá)，影響領(lǐng)導(dǎo)的決策，影響抗洪搶險(xiǎn)全面勝利的取得。
深入貫徹實(shí)施修改后的《檔案法》，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，依法加強(qiáng)檔案工作。完善檔案管理的規(guī)章制度，建立健全了檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作制度。配合全市檔案執(zhí)法大檢查，認(rèn)真開(kāi)展了自查、自檢活動(dòng)。對(duì)各種門類的檔案實(shí)行了集中統(tǒng)一管理，保證了全局檔案資料的全面性、完整性和系統(tǒng)性。嚴(yán)格按照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《湖北省機(jī)關(guān)檔案管理升級(jí)試行辦法》的要求，扎扎實(shí)實(shí)地進(jìn)行了規(guī)范性的檔案收集、整理、歸檔、編目等工作。加強(qiáng)了對(duì)二級(jí)單位監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的力度，配合檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科對(duì)市直7個(gè)二級(jí)單位進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從而實(shí)現(xiàn)了水利系統(tǒng)的檔案管理達(dá)到了省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，全面實(shí)現(xiàn)了本系統(tǒng)檔案工作達(dá)標(biāo)管理“一片紅”。市檔案對(duì)我局進(jìn)行了檔案評(píng)審復(fù)查，評(píng)審組給予了高度評(píng)價(jià)，他們認(rèn)為，市**局領(lǐng)導(dǎo)一貫重視檔案工作。自一九九五年升為省二級(jí)以來(lái)，在保持原水平的基礎(chǔ)上有較大發(fā)展，案卷質(zhì)量有了很大程度的提高，20xx年我局就開(kāi)始了對(duì)檔案進(jìn)行探索性改革，完全實(shí)行微機(jī)管理，現(xiàn)已通過(guò)了檔案局的要求，受到檔率局的好評(píng)，去年被評(píng)為優(yōu)秀。
關(guān)鍵詞: 新建本科院校 科研檔案 管理
高校科研檔案是高校在科研管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料,是高校科研活動(dòng)的真實(shí)記錄,在科研工作中發(fā)揮著知識(shí)儲(chǔ)備的作用。隨著高?？蒲惺聵I(yè)的不斷深入和發(fā)展,科研檔案在高校發(fā)展和建設(shè)中的作用地位越來(lái)越突出。但對(duì)于20世紀(jì)末后建立或升格起來(lái)的普通本科院校來(lái)說(shuō),由于本科辦學(xué)歷史不長(zhǎng),科研能力和學(xué)術(shù)水平較低,對(duì)科研檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足,使得科研檔案管理水平滯后,無(wú)法保證科研檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。因此,研究分析科研檔案管理中存在的問(wèn)題,探討解決問(wèn)題的途徑,對(duì)于提高新建本科院?？蒲袡n案整體管理水平,發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案的利用效益,更好地為教學(xué)和科研服務(wù)有著積極的意義。
一、高?？蒲袡n案管理的作用
1.有利于促進(jìn)高?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下,信息與知識(shí)成了發(fā)展的最重要的因素。無(wú)論哪個(gè)行業(yè),能否持續(xù)發(fā)展,在很大程度上取決于是否擁有足夠的知識(shí),只要擁有足夠的知識(shí),就能夠更快地獲取知識(shí),就會(huì)在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代獲得成功。高校是創(chuàng)造知識(shí)和傳播知識(shí)的場(chǎng)所,是教學(xué)科研中心,而高校科研檔案又是教學(xué)、科研知識(shí)資源的存儲(chǔ)載體,詳細(xì)記載了高?？蒲谢顒?dòng)的全過(guò)程和具體成果,是學(xué)校教育改革與科技知識(shí)資源的重要組成部分。它匯集了學(xué)校教育、科研的最新成果,為學(xué)?？蒲腥藛T開(kāi)展科研提供了背景資料和所研究領(lǐng)域的最新成果。從這個(gè)意義上說(shuō),完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的科研檔案對(duì)科學(xué)研究是必不可少的。
2.有利于促進(jìn)高?？蒲泄芾淼臎Q策?？蒲袡n案具有依據(jù)憑證的功能,它直接反映了高校科研活動(dòng)的原貌與進(jìn)步,真實(shí)反映了學(xué)校的科研水平及辦學(xué)實(shí)力,是高校提高科研管理水平的基礎(chǔ)和前提。有效地管理好科研檔案,可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和科研部門的工作決策提供重要憑證和依據(jù),實(shí)現(xiàn)科研管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化,促進(jìn)高?？蒲泄ぷ鞯某掷m(xù)發(fā)展。
3.有利于促進(jìn)科研成果的利用和推廣?？蒲袡n案管理不僅僅是將科研材料整理、分類和保管,而是歸檔后的再利用,以實(shí)現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。有效地管理好科研檔案,既可以完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地記錄科研活動(dòng)的全過(guò)程,更為重要的是也為進(jìn)一步的項(xiàng)目研發(fā)和成果推廣提供技術(shù)資源,從而實(shí)現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
二、新建本科院?？蒲袡n案管理存在的問(wèn)題
高校科研檔案具有成套性、階段性、集體性、專業(yè)性強(qiáng)、載體多樣、內(nèi)容多、范圍廣等特點(diǎn)。這些特點(diǎn)對(duì)科研檔案的管理提出了很高的要求。但是,由于新建本科院校基礎(chǔ)弱、管理意識(shí)不到位等原因,雖然科研工作得到了快速發(fā)展,但是科研檔案管理工作卻存在著種種弊端,影響了科研檔案的質(zhì)量及開(kāi)發(fā)利用。
1.檔案意識(shí)薄弱,科研檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。為提高競(jìng)爭(zhēng)力,新建本科院校都把大量的精力集中用于校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),提高教學(xué)質(zhì)量和科研水平之上,卻忽視了檔案工作的發(fā)展,檔案意識(shí)薄弱,沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作在學(xué)校發(fā)展中的作用,使得學(xué)校檔案事業(yè)嚴(yán)重滯后于其它各項(xiàng)工作。在這種環(huán)境影響下,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、科研人員和科研管理部門往往忽視了科研檔案管理的重要性,沒(méi)有認(rèn)識(shí)到科研檔案管理在整個(gè)科研工作中占著舉足輕重的作用。首先,受傳統(tǒng)觀念的影響,部分科研人員認(rèn)為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理,從而輕視研究過(guò)程中檔案資料積累、歸檔工作,往往把它們排斥在檔案管理之外。其次,部分科研人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到自己是科研檔案的主體,只重視科研項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)及科研成果的發(fā)表、獲獎(jiǎng),認(rèn)為歸檔是檔案管理人員的事,與己無(wú)關(guān);或者認(rèn)為在科研過(guò)程中形成的材料屬于個(gè)人資源,是否歸檔無(wú)關(guān)緊要,擔(dān)心交到檔案部門后給自己查找利用帶來(lái)不便而不愿意上交。再次,科研管理部門重視的是項(xiàng)目的申報(bào)、評(píng)比,追求的是項(xiàng)目數(shù)量、經(jīng)費(fèi)的增加,只要科研材料不會(huì)影響到項(xiàng)目的申報(bào)、鑒定、評(píng)比即可,并不對(duì)科研檔案的歸檔提出明確、具體的規(guī)定和要求,從而使得科研人員只片面強(qiáng)調(diào)科學(xué)研究的重要性,對(duì)科研檔案工作的投入不足,重視不夠。
2.歸檔材料質(zhì)量不高,科研檔案原始性、完整性、系統(tǒng)性差。高?？蒲袡n案收集的準(zhǔn)確性與完整性是保證歸檔材料質(zhì)量的前提。一套完整齊全的科研項(xiàng)目檔案應(yīng)包括科研準(zhǔn)備階段的項(xiàng)目申請(qǐng)書、審批文件、論證材料、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書、開(kāi)題報(bào)告和相關(guān)協(xié)議等文件材料,研究實(shí)驗(yàn)階段的原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料等文件材料,總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段的工作總結(jié)、結(jié)題報(bào)告、論文、專著、結(jié)題鑒定等材料。部分科研項(xiàng)目檔案還包括申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段的成果材料、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料、獲獎(jiǎng)材料、推廣應(yīng)用階段的轉(zhuǎn)讓協(xié)議、推廣應(yīng)用方案及推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。然而,在新建本科院科研檔案的實(shí)際歸檔中,無(wú)論是縱向科研項(xiàng)目,還是橫向科研項(xiàng)目,其歸檔的材料都普遍存在著依據(jù)性、結(jié)果性文件多,科研記錄少;文字材料多,磁盤、光盤、照片、實(shí)物少;復(fù)印件多、原件少等的問(wèn)題。這些問(wèn)題直接影響了科研檔案的系統(tǒng)性、完整性、原始性,使得科研檔案的價(jià)值大打折扣,最終不能有效地開(kāi)發(fā)和利用科研檔案。
3.管理制度缺失,科研檔案歸檔工作的職責(zé)不明確。目前,新建本科院校大都根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī),結(jié)合各單位實(shí)際,制定了相應(yīng)的科研檔案管理辦法,堅(jiān)持由科研課題(項(xiàng)目)立卷的制度,再由科研管理部門對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收,然后在一定期限內(nèi)由科研管理部門統(tǒng)一向?qū)W校檔案部門移交。這種模式也是比較易于落實(shí)科研檔案的“三納入”、“四同步”管理。但是,在實(shí)際工作中,各高校制定的管理辦法往往不具體,未明確科研檔案管理過(guò)程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負(fù)責(zé)人的職責(zé),科研管理部門對(duì)課題文件材料的形成和積累的管理把關(guān)不嚴(yán),科研人員不配合,科研檔案管理員交什么收什么。有的學(xué)校雖然也有“三納入”、“四同步”的制度,但在實(shí)際操作上困難重重,科研管理部門、檔案部門之間缺乏統(tǒng)籌協(xié)調(diào),科研管理部門把工作的重點(diǎn)和核心放在立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)及成果管理上,科研檔案的管理往往由于事務(wù)性、瑣碎性的特點(diǎn)而不受重視;檔案部門由于不是科研工作的管理主體,又缺乏相應(yīng)的配套措施和有效的制約手段,對(duì)科研檔案的監(jiān)管力度很小甚至無(wú)力監(jiān)管,使得科研檔案“三納入”、“四同步”制度形同虛設(shè),科研檔案歸檔管理處于失控狀態(tài)。
4.工作意識(shí)落后,科研檔案歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不到位。長(zhǎng)期以來(lái),高校檔案部門都處于封閉狀態(tài),“藏在深閨人未識(shí)”,內(nèi)無(wú)動(dòng)力,外無(wú)壓力,工作缺乏競(jìng)爭(zhēng)和創(chuàng)新,只注重移交后科研檔案的管理,忽視了對(duì)移交前的科研材料建檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,基本上處于你交多少、我管多少的情況。而科研人員、科研檔案管理員沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)檔案管理教育與培訓(xùn),專業(yè)性不強(qiáng),業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低,對(duì)科研檔案歸檔的內(nèi)容不明確,對(duì)歸檔范圍把握不準(zhǔn),再加上他們還要承擔(dān)其他大量的工作,投入到檔案管理的時(shí)間有限,而檔案部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)又不到位,難免不影響到項(xiàng)目材料歸檔的質(zhì)量和數(shù)量。
三、加強(qiáng)新建本科院?？蒲袡n案管理的對(duì)策
為確?？蒲袡n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),提高科研檔案質(zhì)量,針對(duì)目前新建本科院?？蒲袡n案管理中存在問(wèn)題,我們必須采取一系列的措施加強(qiáng)科研檔案的管理,充分發(fā)揮科研檔案為教學(xué)和科研工作服務(wù)的重要作用。
1.增強(qiáng)檔案意識(shí),提高科研檔案形成者歸檔工作的主動(dòng)性。檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案及檔案工作的認(rèn)識(shí),以及以這種認(rèn)識(shí)為基礎(chǔ)形成的對(duì)檔案和檔案工作的思想觀念,它是檔案工作存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。因此,科研檔案管理水平的提高,增強(qiáng)全校師生檔案意識(shí)尤為重要。首先,檔案部門要經(jīng)常向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作,爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和科研管理部門領(lǐng)導(dǎo)的支持,將科研檔案管理納入科研工作的程序和檢查內(nèi)容,增強(qiáng)科研人員對(duì)科研檔案的責(zé)任意識(shí)。其次,學(xué)校檔案部門要利用各種場(chǎng)合和機(jī)會(huì)深入宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法規(guī)及檔案基本知識(shí),讓檔案貼近教職工,提高科研人員檔案法制觀念,使大家認(rèn)識(shí)到科研檔案管理工作的重要性,從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作,主動(dòng)承擔(dān)科研檔案歸檔的職責(zé)。再次,檔案部門要改變“重藏輕用”的舊觀念,積極開(kāi)發(fā)科研檔案信息資源,編制各種檢索工具和專題目錄,為科研人員利用提供方便。“潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲”,科研人員逐步認(rèn)識(shí)到科研檔案在教學(xué)、科研中的重要作用,就不會(huì)產(chǎn)生抵觸情緒,反而會(huì)主動(dòng)支持和配合科研檔案歸檔工作。
2.完善管理制度,促進(jìn)科研檔案工作的規(guī)范化。《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中明確規(guī)定:“科研檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于開(kāi)發(fā)利用。”《高等學(xué)校檔案管理辦法》也規(guī)定:“科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔,并且個(gè)人對(duì)其從事科研活動(dòng)所形成的各種載體形式的檔案材料,應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔,任何個(gè)人不得據(jù)為己有?！睘榇?新建本科院校應(yīng)堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則,理順檔案部門、科研管理部門、科研人員之間的工作關(guān)系,明確各級(jí)各類人員在科研檔案工作中的職責(zé),建立行之有效的科研檔案歸檔制度和模式,使“三納入”、“四同步”真正落實(shí)。制度應(yīng)包括科研項(xiàng)目從開(kāi)始到結(jié)題的過(guò)程材料的管理,明確所有科研項(xiàng)目檔案歸檔的操作方式,如項(xiàng)目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時(shí)間、保管程序和提供利用等,這樣才能使各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有章可循,從而促使科研檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化方向發(fā)展。此外,還應(yīng)該采取一定措施,把科研檔案的歸檔情況與科研項(xiàng)目的驗(yàn)收、成果申報(bào)掛鉤,在課題驗(yàn)收時(shí),要由檔案部門對(duì)歸檔材料進(jìn)行審查,凡是歸檔材料不完整的不予項(xiàng)目驗(yàn)收、報(bào)獎(jiǎng),從而保證科研檔案的質(zhì)量。
3.加強(qiáng)跟蹤收集,實(shí)現(xiàn)科研檔案歸檔工作的全程監(jiān)督。在實(shí)際工作中,由于大部分科研人員還肩負(fù)著繁重的教學(xué)任務(wù),投入到檔案管理的時(shí)間有限,難免在科研檔案的材料積累和收集上有遺漏或?qū)?yīng)歸檔的材料把握不準(zhǔn),導(dǎo)致歸檔材料的不完整、不準(zhǔn)確。因此,檔案部門不能只注重移交后的檔案管理,而應(yīng)根據(jù)科研檔案形成的特點(diǎn),堅(jiān)持前端控制的原則,提前介入,將科研檔案的跟蹤收集工作貫穿于科研活動(dòng)的全過(guò)程,才能真正保證科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等階段,檔案部門應(yīng)同科研管理部門、科研項(xiàng)目人員加強(qiáng)聯(lián)系,密切配合,及時(shí)了解和掌握科研課題的整體進(jìn)程,指導(dǎo)和協(xié)助科研人員將整個(gè)科研活動(dòng)中有價(jià)值的文件材料收集齊全,確?？蒲袡n案的質(zhì)量。
重大、重點(diǎn)科研項(xiàng)目及高級(jí)別獲獎(jiǎng)成果最能反映出一所高校的科研能力,但由于新建本科院校缺乏科研競(jìng)爭(zhēng)力,爭(zhēng)取到的重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目鳳毛鱗角,其所形成的科研檔案資源既是學(xué)校科研能力的歷史見(jiàn)證和進(jìn)一步提升科研能力的基礎(chǔ),又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ),對(duì)學(xué)校有重大意義。這些科研項(xiàng)目,往往研究周期長(zhǎng),涉及范圍廣,研究人員多,檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣,甚至還包括若干科研子課題,如果仍按一般課題一樣進(jìn)行收集歸檔,極易造成檔案材料割裂的現(xiàn)象。因此對(duì)重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目應(yīng)從立項(xiàng)起就實(shí)行課題組預(yù)立卷歸檔,配備專門的檔案管理員參與全程,從科研材料形成之始就注意收集整理,以免遺漏,確保重點(diǎn)、重大科研項(xiàng)目檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
4.提升檔案管理者綜合素質(zhì),強(qiáng)化為科研檔案工作服務(wù)的能力。人的素質(zhì)是關(guān)系到工作成敗的最重要的因素,因此科研檔案人員綜合素質(zhì)的提高是做好科研檔案管理工作的根本保證。一方面,科研檔案的特點(diǎn),要求檔案人員要有較為廣博深厚的知識(shí)基礎(chǔ),系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)等理論知識(shí),還要不斷擴(kuò)展知識(shí)領(lǐng)域,優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu),掌握國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的科研檔案管理方法和技術(shù),具備科研項(xiàng)目管理知識(shí),熟悉科研項(xiàng)目檔案的來(lái)源情況和產(chǎn)生工作規(guī)律。唯此,檔案人員才能具備較高的綜合素質(zhì),增強(qiáng)科研檔案工作服務(wù)能力。另一方面,檔案部門要轉(zhuǎn)變觀念,克服“坐等上門”等傳統(tǒng)封閉的工作意識(shí),樹(shù)立服務(wù)意識(shí),積極開(kāi)展對(duì)科研人員、科研管理部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),使他們熟悉科研檔案管理工作的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基本技能;主動(dòng)加強(qiáng)與課題組、科研管理部門的溝通協(xié)調(diào),指導(dǎo)科研人員、兼職檔案員做好平時(shí)的預(yù)立卷歸檔,定期檢查或抽查立卷歸檔工作,逐步提高科研人員、兼職檔案員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。
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