時間：2023-05-29 17:41:12
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理專業，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
(一)專業檔案的特點
專業檔案是黨政機關、企事業單位及其他社會組織，在某一專業職能活動中形成的具有比較穩定的文種和記錄目的的檔案。具有專業性強、獨立性與現行性強以及動態性強的特點。專業檔案不僅形成規律、內容性質有明顯的專業性，文件名稱、格式、整理方法等也有其專業特點，同時其作用范圍、作用對象和作用時效也有特定的專業局限性；是專業職能活動的必要管理工具和解決問題的手段，具有突出的現實使用價值，可以相對獨立地支撐有關專業活動，且工作查考期長，查考的實時性、連續性要求高，往往作為立檔單位全宗內相對獨立的部分由形成部門保管和使用；記錄的數據和信息需要同記錄對象的現實情況保持動態一致，隨著記錄對象的變化隨時補充和變更記錄，直至對象的消亡。這也是部分專業檔案需要由形成部門相對獨立地保管和使用的重要原因。
(二)區縣專業檔案管理中存在的問題
2006年北京市西城區檔案局通過問卷調查方式，對區屬44個立檔單位專業檔案的形成、整理、保管、利用及歸屬流向情況進行了調查。經統計匯總，44個立檔單位分別由其所屬的217個專業科室(所屬單位)形成各類專業檔案378種(文種)。根據全區各類專業檔案不同的整理、保管單位統計，2004至2006年這三年中，平均每年形成專業檔案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。這些專業檔案由各單位綜合檔案室統一保管的有180種、由專業檔案室保管的有40種、由形成科室自行保管的有158種。從整理方法上看，這些專業檔案按記錄對象(事項、單位、戶、人)整理的有223種，按時段整理的有138種，按其他特征整理的有17種，其中整理后需要隨時增減內容的有47種。整理后，編制紙質檔案目錄的有304種、編制電子目錄的有91種、未編制檔案目錄的有58種。這些專業檔案中，有查閱控制規定的有324種，僅對當事人提供利用的有92種，能夠提供社會公眾利用的只有14種。這些專業檔案中，沒有具體規定歸屬流向的有256種，檔案從未銷毀的有367種。
由于是首次對專業檔案作較大范圍的調查，以上調查數據和情況不盡準確，但可以看出，當前專業檔案管理主要存在以下問題：
1、形成量大而保管空間不足。由于檔案的歸屬流向不確定，銷毀期限不明確，造成檔案只有進口沒有出口，檔案存儲空間嚴重不足。其中勞動和社會保障、法院、檢察院、工商、城管監察等系統尤為突出。
2、整理、編目的規范化程度低。很多專業檔案的整理、編目方法是立檔單位或形成科室根據專業特點和基礎條件自行設計的，采用的檔案裝具也各行其是，一旦需要向上級檔案館移交，立檔單位和檔案館都必將面臨巨大的工作量，難度可想而知。
3、歸屬流向和接收范圍模糊。這是區縣檔案管理部門長期以來感到困惑和棘手的問題。一方面，由于專業檔案自身特點，立檔單位往往不能將專業檔案隨文書檔案一同向檔案館移交。另一方面，許多專業檔案的歸屬流向問題并無明確、具體的規定。如設在區縣由市主管部門垂直管理的各職能局(分局)，其文書檔案一般按規定向區縣檔案館移交，其專業檔案則按專業實行統一管理，由市各業務主管部門監督指導。
4：規范和標準工作滯后。在44個立檔單位中，沒有制定規范或標準的占38％。其中，許多規范和標準或由上級業務主管部門單獨制定，或由立檔單位、形成科室自行制定。在沒有上級檔案行政管理部門和業務主管部門聯合制定管理規范和標準的情況下，區縣檔案部門無法對專業檔案管理進行有效的監督、指導和服務，并得到立檔單位的認可。
存在上述問題的主要原因，一是專業檔案的數量和內容伴隨著經濟、社會的改革與發展出現了前所未有的增長和變化，缺乏成熟的管理經驗；二是檔案行政管理部門與各專業主管部門協調不夠，對專業檔案的條塊交錯管理存在缺位、錯位或越位現象；三是缺乏對專業檔案歸屬流向的總體設計，導致專業檔案管理中出現了一定程度的無序。
二、關于區縣專業檔案歸屬流向的分析
(一)歸屬流向面臨的問題
1、改革開放以來，區縣屬機關、單位各類專業檔案大量涌現，而檔案歸屬與流向的有關規定不明確、不具體或原來的規定不符合基層業務工作實際，導致各類專業檔案大量積存在形成單位，只有進口沒有出口。一方面，給形成單位的檔案管理以至業務工作造成很大困難。另一方面，也影響了區縣綜合檔案館館藏結構的豐富與優化。
2、部分區縣行政機關隸屬關系發生變化，由隸屬區縣政府轉為由市業務主管部門垂直管理，而檔案的歸屬流向尚未重新明確。目前，這些機關形成的文書檔案，區縣檔案館一般仍按過去的規定接收，形成機關也比較配合。而對于各類專業檔案在垂直管理前就未隨文書檔案向區縣檔案館移交，垂直管理后其歸屬流向問題更加突出。目前一些市級專業主管部門已經設立或正在醞釀部門檔案館，其檔案接收范圍是否涉及區縣檔案資源尚不明確。“屬于地方和上級主管部門雙重領導的單位形成的以反映地方某項事業或建設活動為主的檔案”應納入地方綜合檔案館收集范圍的規定，一直以來并未得到較好的貫徹實施，在新的形勢下實施將更加困難。
3、隨著一些地方整合國家檔案資源以及綜合檔案館與若干專業檔案館的合并，區縣專業檔案歸屬流向的調整和區縣綜合檔案館接收檔案范圍的界定有了新的可能。然而，各類檔案資源是一律按區縣行政區劃整合，還是分門別類按不同級別行政區劃整合，至少在大城市的核心功能區及城市功能拓展區，需要從國家檔案資源配置的全局出發，合理設計、科學規劃和審慎決策。
(二)設計專業檔案歸屬流向的原則
規劃區縣專業檔案的歸屬與流向要在遵循“統一領導、分級管理，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面利用”的基本原則和“重點發展原有各級國家綜合檔案館，根據需要適當建立部門檔案館，把國家檔案館網建設成為結構合理、分工明確、關系協調、管理科學、具有安全保管與充分開發檔案信息能力、為社各方面提供優質服務的有機整體”的檔案館設置與布局原則基礎上，遵循以下具體原則。
1、明確檔案的終極歸屬，維護國家記憶
區縣檔案館作為國家長久保管檔案的基地，承擔維護本行政區各項事業歷史真實面貌的職能，自然也是各類具有長遠保存價值檔案的終極歸宿。市級專業檔案館是收集、管理某一領域或特殊載體檔案的國家檔案館，具有終極保管某一領域檔案的職能，可以由省、自治區、直轄市或特大城市根據需要設置。部門檔案館是各專業主管部門為收集、管理本部門及直屬單位有關檔案、資料的檔案館，是國家檔案館網布局的組成部分，可以由省、自治區、直轄市或特大城市根據需要在形成專門業務或科技檔案數量大的專業主管部門設置。按照國家現行規定，
部門檔案館中記錄黨政領導和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案，保存50年后應向各級綜合檔案館移交。部門檔案館是檔案的過渡性保管機構，不是永久保存檔案的最終歸宿。
當前，針對各類專業檔案大量涌現以及專業檔案在形成、保管、利用上的特點，應合理規劃我市的檔案館網布局，建立一批專門檔案館和部門檔案館，規范各類檔案的歸屬與流向，明確各類檔案的終極歸屬及過渡性保管職責，促進全市國家檔案資源的整體建設和管理。
2、創新專業檔案管理體制，服務現實工作
專業檔案數量龐大、類型復雜、分布廣泛，具有專業性、獨立性、動態性和現實工具性強的特點。應根據專業檔案形成、保管、利用上的特點和業務部門的實際工作需要，建立多層次、多模式管理的新格局，以適應各類專業檔案管理與建設的需要，更好地為現實工作服務。
(1)由專業檔案形成科室保管的模式。對于獨立性、動態性、現實工具性都比較強的專業檔案，可以在檔案形成之后，由形成科室管理和控制，以維系專業工作的正常進行。形成科室應承擔積累、整理、編目、保管、到期鑒定和處置的任務，并承擔將其中已失去現實管理工具功能、需要作為歷史記錄長久保存的檔案向單位綜合檔案室或通過綜合檔案室向檔案館移交的職責，接受本區縣檔案行政管理部門的監督指導。
(2)由專業檔案形成單位的專業檔案室或專業文件管理中心保管的模式。對于形成數量大，增幅快，整理、鑒定和利用方式特殊，必須由專業人員直接控制和使用的專業檔案，可以成立專業檔案室或專業文件管理中心，實施過渡性和集約化保管。
(3)由專業檔案形成單位綜合檔案室統一保管的模式。根據歸檔、整理、編目、鑒定和利用的特點，可以隨同文書檔案一并管理的專業檔案，應納入本單位綜合檔案室統一保管，隨同文書檔案定期向檔案館移交。
(4)由市級專業主管部門的專業檔案管理中心或部門檔案館保管的模式。對于市級專業主管部門需要按行業整合的專業檔案特別是垂直管理單位的專業檔案，可以按照規定向專業主管部門的專業檔案管理中心或部門檔案館集中，實施過渡性和集約化管理。市級專業檔案管理中心和部門檔案館應具備安全保管和充分開發檔案信息的條件和能力，承擔向社會提供檔案利用的職責，保證本行業專業性活動以及專門用戶群體利用檔案的需要。
建立多層次、多模式的專業檔案管理體制，是為了扭轉當前專業檔案管理工作出現的無序狀況，更好地服務于現實工作，發揮專業檔案對于形成者的突出作用、對于利用者的定向作用和為科研、決策服務的整體效應。各個管理層次及各類管理模式的具體確定，應由檔案行政管理部門和專業主管部門做出統一規定。同時，無論是采取哪種模式，都應接受檔案行政管理部門的監督指導，并按規定向綜合檔案館移交記錄黨政領導和行政管理活動的具有永久保存價值的檔案。
3、按地域整合與按行業整合并舉，方便社會利用
實施檔案資源整合是強化檔案集中統一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社會各方面利用檔案的有效措施。檔案資源整合既可以按地域整合，也可以按行業整合。對于特大城市而言，城市基礎設施、公用事業以及一些需要垂直管理的專業性工作，往往不是按區縣行政區劃來設置和管理的。對于這些行業形成的檔案資源應當首先按照專業管理的需要進行行業性整合，而后再按照維護國家歷史記憶的需要向同級綜合檔案館整合。區縣檔案館主要應整合本區縣行政區劃內具有行政隸屬關系的立檔單位及其所屬部門的檔案資源和按區縣行政區劃管理與建設的其他各類國家檔案資源。
隨著國家行政管理體制的改革，出現了越來越多的全國性和全市性縱向管理系統。為加強本行業、本系統管理的需要，縱向系統的檔案資源整合應運而生，專業主管部門的行業性檔案管理機構也將隨之得到強化和發展。面對檔案資源整合新的發展趨勢，各級檔案行政管理部門應當協調各專業主管部門，更新檔案管理理念，排除部門利益紛爭，共同站在加強國家檔案資源整體建設的高度，對各級各類專業檔案資源的歸屬與流向進行頂層設計和統一規劃。
三、加強專業檔案管理的幾點建議
(一)加強對專業檔案監督管理的建議
1、定期開展檔案資源普查。由國家或市級檔案行政管理部門在檔案統計年報之外，定期(如5年或10年)組織各級檔案部門和業務主管部門開展對專業檔案資源的全面普查，在調查研究的基礎上，制定專業檔案資源管理與建設的對策與措施。
普查應著重了解各類專業檔案形成、整理、保管、利用以及歸屬流向的情況。普查項目應盡可能詳細、具體，如形成情況應了解每類專業檔案的具體文種、形成部門、年均形成數量、現有數量等；整理情況應了解整理特征、所用裝具、如何編目、整理歸檔后是否需要動態管理等；保管情況應了解專業檔案庫房設置、保管條件、管理機構及人員等；利用情況應了解利用對象的控制、利用方式及利用時效的特點等；歸屬流向應了解各類專業檔案有無歸屬流向的具體規定、專門檔案館或部門檔案館設置情況、有無銷毀到期檔案的具體規定或處置辦法等；監督指導關系應了解檔案管理部門和業務主管部門在哪些管理環節存在缺位、錯位并廣泛征集形成部門的意見、建議。只有搞好普查，全面、深入地把握情況，才能科學合理地制定專業檔案建設規劃和管理措施。
2、切實加強對專業檔案的監督管理。專業檔案管理是各行業、各部門文件與檔案管理的重要組成部分，是國家和社會的重要信息資源。面對數量龐大、類型復雜、分布廣泛的專業檔案，必須站在國家檔案資源建設的高度，從管理體制、規范標準等方面，按照檔案工作的基本原則，充分考慮專業檔案的特點，切實加強對專業檔案資源的管理與建設。
要針對各類專業檔案管理的缺位、錯位、越位問題，全面梳理各級檔案部門與專業主管部門、綜合檔案館與專業檔案館、監督指導機關與檔案形成部門的職責分工，形成覆蓋完整、分工明確、制度健全、密切協調、共同管理的管理體制。要依法健全、完善專業檔案管理的政策、法規、規范、標準，推進各類專業檔案管理的標準化、規范化建設，維護專業檔案的連續性和整體性，有效地支持專業活動的正常開展，積極發揮專業檔案的社會作用。要在繼承專業檔案管理成功經驗的基礎上，注重制度創新，根據各類專業檔案形成、保管、利用的新情況、新特點，創新管理理念和模式，既要堅持統一領導、分級管理、維護檔案完整與安全、方便社會各方面利用的原則，又要尊重專業檔案的自身屬性和特點，創造有利于各類專業檔案資源建設、管理、利用的新形式。當前加強專業檔案管理的重點是要從國家檔案資源建設的全局出發，協調各方面關系，全面梳理各類專業檔案的歸屬與流向，落實市、區、縣檔案局(館)和專業主管部門監督、指導、接收專業檔案的職責和檔案形成部門積累、整理、移交專業檔案的職責，推動各類專業檔案管理活動的有序開展。
(二)關于專業檔案歸屬流向的建議
以各級國家綜合檔案館為主、專業檔案館和部門檔案館(檔案管理中心)為輔，健全、完善我市檔案館網布局，合理設計、統一規劃全市專業檔案資源的歸屬與流向。從全市檔案事業統一領導、分級管理、條塊結合的層面，構建“結構合理、分工明確、關系協調、管理科學、具有安全保管與充分開發檔案信息的能力、為社會各方面提供優質服務”的檔案館群，形成各類國家檔案資源建設協調發展的格局。
1、設立若干專業檔案館
專業檔案館是按專業設置的，收集和永久保管特定領域或者特殊載體檔案，并向社會提供利用的檔案保管機構。《全國檔案館設置與布局方案》規定，省(自冶區、直轄市)以及計劃單列市、特大城市設置哪些專門檔案館，按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，由同級檔案行政管理部門負責統籌規劃，報同級人民政府批準，并報國家檔案局備案。
目前，我市設置的城市建設檔案館，是收集、管理和永久保存城市規劃、建設有關檔案的專業檔案館。還可以根據需要設立若干專業檔案館，收集、管理和永久保存特定領域或者特殊載體的檔案，以加強專業檔案的管理與建設。
2、設立若干部門檔案館(檔案管理中心)
部門檔案館是專業主管部門所屬的，收集、管理本部門及其直屬機構檔案的檔案館。《全國檔案館設置與布局方案》規定，省(自治區、直轄市)以及計劃單列市、特大城市的有關專業主管部門，根據實際情況需要設館的，由同級檔案行政管理部門按照重點加強各級國家綜合檔案館的原則，統籌規劃并報同級人民政府批準。
目前，我市設有國家安全局檔案館，收集并永久管理本部門及直屬單位形成的檔案。《北京市檔案館設置和布局方案》規定，市高級人民法院、高級人民檢察院、公安局可以設置本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的檔案。其中具有永久保存價值的檔案，在本部門檔案館保存50年后向市檔案館移交。某些形成專門業務和科學技術檔案數量大的市專業主管部門，可以成立本部門檔案館，收集管理本部門及其直屬單位形成的有關檔案和資料，但其在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領導和行政管理等具有永久保存價值的檔案，按規定向市檔案館移交。
可以考慮設立市公、檢、法部門檔案館，并在其他實行垂直管理的市專業主管部門，如工商行政管理局、質量技術監督局、藥品監督管理局、國土資源管理局等部門，設立部門檔案館，收集、管理本部門及其直屬單位形成的有關檔案和資料，以及由所屬區縣分局形成的需要按行業整合的專業檔案。其所屬的各區縣分局在行使國家行政管理職能活動中形成的黨政領導和行政管理等具有永久保存價值的文書檔案，仍按原規定向區縣綜合檔案館移交。
3、在區縣專業主管部門設立專業檔案管理中心
檔案管理作為醫院管理工作中的一個重要組成部分，不僅在醫療、教學、科研等活動中的作用日益顯著，而且隨著信息時代技術的快速發展，檔案信息資源受到人們的重視。醫院衛生技術科技檔案是醫學科技成果的產物，是醫院衛生技術人員在長期的醫療實踐和科研活動中，積累了大量的技術資料，是衛生技術人員經過創造勞動所取得的，有醫學科學價值和經濟、社會效益的科學技術研究結果。這些資料微觀上記載了衛生技術人員業務發展的過程和德能勤績，宏觀上反映著醫院的整體醫療水平和科研能力，也可以說是醫院的重要財富。因此，在市場經濟時代如何搞好專科醫院衛生技術人員科技檔案，加強衛生技術人員科技檔案管理，已成為每個衛生管理者的首要任務之一。
強化管理，制度落實
領導重視，增強檔案意識。這是做好衛生技術科技檔案管理工作的重要因素和條件。科技檔案是醫院的寶貴財富，是重要的信息資源，是反映醫院衛生科技事業發展的歷史見證。 醫院領導在思想上要充分認識到其重要性，切實重視抓好這項工作，關心本單位的檔案室建設，支持檔案人員的工作。
要把科技檔案工作納入科技管理軌道：檔案部門要與醫教管理部門互通信息，密切配合，協助醫教管理部門將科技檔案的歸檔工作納入管理中去。
增強科技人員檔案意識，確保科技檔案的完整性、準確性。要向檔案人員宣傳檔案工作的意義、目的和作用，提高他們的檔案意識，增強他們的工作責任心，樹立嚴謹的科學態度，把材料歸檔工作作為自己的職責。
加強自身建設，提高檔案人員的業務水平。強化業務指導職能，是做好醫學科技檔案管理工作的重要保證。檔案人員要指導、監督、檢查和協助科技人員做好醫學科技材料的形成、積累和立卷歸檔工作，使之符合規定與要求。檔案人員要重視學習專業知識，不斷更新知識，積極主動地為醫學技術的發展服務。
對衛生技術科技檔案實行部門分級管理存在不少困難。一是技術檔案信息量大，收集面廣，建檔難；二是工作范圍不同，搜集資料難；三是專業不熟，歸檔難。為了實行檔案集中統一管理，使檔案管理工作科學化、標準化和規范化，使衛生技術檔案更好地為衛生技術人員發揮作用，必須建立檔案工作領導小組和檔案工作管理網絡，針對技術檔案的內容和管理工作中各個環節的不同，制定相應的規章制度和措施，并嚴格按規定執行。保證檔案資料的延續和完整性，實現醫院技術人員檔案管理的科學化、規范化、制度化。
充分發揮技術檔案的作用
充分發揮技術檔案的作用，利用好這部分檔案信息資源，不斷地擴展應用領域，為醫院各項工作服務。將計算機應用于技術檔案管理上，將專業技術人員技術科技檔案的全部信息建立關聯，集中表達在一個窗中的各頁面內，直觀地展示個人的基本信息、技術信息，最終達到技術檔案管理自動化的目標。有利于院領導隨時了解各科室各系列人員力量、醫療能力、學術水平等方面的情況，從而測估醫院的整體實力，以便進行宏觀控制和決策。
加強衛生人員技術科技檔案收集工作
圍繞醫院中心做好技術檔案的集中收集。首先把好專業技術職稱評聘材料關。衛生技術人員科技檔案大部分是技術職稱評聘過程中形成的，它比較全面地反映了衛生技術人員在專業技術工作中的經歷、品德、業務專長、工作能力和管理水平。其次是業務報告、年終工作總結，國內外各種刊物發表或會議交流的論文等材料，醫學科技成果，都屬于收集的范圍。
結合日常工作做好技術檔案的平時收集。技術檔案是針對衛生技術人員建立的，只有他們才最了解自己，對自己的資料保存最完整。對每個衛生技術人員收集的論文、成果等個人技術材料，要建立嚴格的登記手續，同時，對散失在外沒有登記的文件材料，各有關科室要集中收到檔案室進行統一管理，避免遺漏，定期收集。要做好這方面的收集工作，還需要各部門之間通力合作，共同完成。
確定檔案業務信息管理范疇
基本信息：檔案號、姓名、科室、最高學歷、畢業時間、第一學歷、畢業時間、第二學歷、畢業時間、工作時間、職稱、任職時間。
論文信息管理：檔案號、題名、出版時間、責任者、級別、(標有ISSN或CN)收錄、數量、歸檔時間。
論著信息管理：檔案號、書名、出版項、出版時間、科室、主編副主編、編委、編者一、編者二、編者三、數量、歸檔時間。
參加科研工作情況信息管理：檔案號、項目名稱、合同編號、課題來源、類別、經費、研究起止時間、承擔單位、負責人、參加者名次、歸檔時間。
科研課題完成情況信息管理：檔案號、課題名稱、研究起止時間、鑒定時間、鑒定單位、證書編號、科室、負責人、參加者名次、歸檔時間。
獲獎情況信息管理：檔案號、獲獎名稱(科技成果、醫療成果、優秀論文、專利證書、榮譽證書)、授獎單位、授獎時間、級別(國家、省、部、市)、證書號、歸檔時間。
學術會議情況信息管理：檔案號、會議內容、參加地點、會議時間、主辦單位、科室、參加者、歸檔時間。
培訓、進修情況信息管理：檔案號、起止時間、專業內容、進修單位、參加者、培訓鑒定歸檔時間。
學術職務情況信息管理：檔案號、學術團體、職務、任職時間、聘任單位、科室、受聘者、歸檔時間。
［關鍵詞］高校管理；文書檔案；檔案管理
文書檔案是高校發展的原始記錄，具有權威性和憑證性。學校各部門如何利用檔案為領導當好參謀，為學校事業發展提供服務，主要取決于所收集的檔案種類是否齊全，是否具有專業化、多功能的特點。隨著高等教育事業的發展，各高校越來越重視檔案工作。高校檔案管理單位以專業化檔案管理理念創新為先導，以培養專業化檔案管理隊伍為核心，以信息化、標準化、科學化提升檔案管理的專業化水平，促進管理思想、管理方法和管理手段等方面的創新，為高校發展提供了有力保障。
一、提高文書檔案管理專業化認識
首先，樹立專業化理念，提高專業化認識。檔案管理專業化是指檔案管理職業具有自己獨特的職業要求和職業條件，有專門的培養制度和管理制度。檔案專業既包括學科專業，也包括職業專業，國家對檔案任職既有規定的學歷標準，也有必要的檔案知識、檔案能力和職業道德的要求。我國有檔案管理人員教育和培訓的專門機構、專門內容和措施，有對檔案管理人員資格和教育機構的認定制度和管理制度。檔案管理職業有自己的理想追求，有自身的理論武裝，有自覺的職業規范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的獨立特性。
其次，培養專業化精神，增強專業化意識。加強檔案文化建設，塑造檔案職業文化、職業品格和職業素養，要甘于寂寞、樂于奉獻、遵守法紀、保守秘密，把做好檔案工作作為事業追求、職業理想和工作態度。陳希周在《檔案利用服務工作“四忌”》一文中認為，從事檔案管理工作一忌態度冷淡，缺乏熱情，二忌不按規章制度辦事，三忌不熟悉館藏內容和檔案管理業務，四忌對查閱檔案的人員不嚴格監視，對查閱過的案卷不經檢查就人庫。檔案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服務質量專業化、學習培訓專業化、業務技能專業化。
再次，建立檔案管理專業化體系。蹇文燕在《淺談基層檢察機關檔案管理和利用的專業化構建》一文中指出，檔案管理和開發專業化構建的路徑主要有：一是提高認識，轉變工作理念；二是提高檔案管理人員素質，建設專業化隊伍；三是完善設備，加大檔案工作的投入力度；四是整合利用檔案資源，促進事業健康發展。檔案管理專業化的目標是人本化，要堅持以物為本向以人為本轉變，以保管為主向開發利用為主轉變，以管理型向服務型轉變是現代檔案管理發展的基本趨勢，所有檔案管理工作都是為人服務、為人的全面發展服務的，離開了人所有的檔案都沒有任何意義。檔案管理專業化過程必須規范化和標準化。要制定全國統一、行業統一、單位統一的文書檔案標準，克服各自為陣、各自為術、各自為范的局面，積極推進文書檔案建設一體化，充分發揮檔案服務全面、準確、便捷的功能。
二、創建文書檔案管理專業化模式
要提高高校文書檔案管理專業化水平，必須創新管理體制和模式，建設機構獨立、人員獨立、管理獨立、經費獨立、業務獨立的檔案館。《甘肅省檔案管理條例》規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織把檔案事業列入發展規劃和工作計劃，建立和健全檔案行政管理和保管機構，保障檔案事業發展所需經費；應當重視檔案管理工作，提供必要條件，保證檔案工作的正常開展，設置檔案機構或者配備專（兼）職檔案工作人員負責檔案的管理，并對所屬單位的檔案工作實行檢查和指導；檔案館建設應當符合國家和地方制定的檔案館建筑設計規范，具有保管檔案的專用庫房，檔案庫房應當具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件和設施。
目前，高校文書檔案管理模式有兩種：一是文書檔案產生并存放于各單位、各部門、各學院，或者單位內部設立檔案室，由這些單位指定專職或兼職人員管理，檔案管理零散，缺乏規范性、整體性，作用很難發揮，價值很難利用。二是成立檔案館的高校，文書檔案由檔案館專人負責，各單位和部門指定兼職檔案員協助做好歸檔工作，管理制度健全，文檔生成過程規范，檔案的價值整體得到利用。
三、改進文書檔案管理專業化方式
文書檔案管理專業化建設主要包括管理制度專業化、管理方式專業化、管理手段專業化、管理措施專業化等。陳麗在《提升四川檔案管理專業化水平的標尺》一文中認為，檔案專業化管理是指以系統化為保證、數據化為標準、信息化為手段，從管理工作的各項專業環節入手，以提升專業水平的方式，把服務者的工作重點集中到滿足被服務者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強競爭力的管理方式；主要措施包括組織專業性、管理過程專業性、技術專業性、人員要求專業性等。
制度建設是文書檔案專業化建設的前提和基礎。《甘肅省檔案管理條例》規定，機關、團體、企事業單位應當建立、健全科學的檔案管理制度，使檔案管理規范化、標準化，并逐步采用先進技術與設備，實現管理現代化。
信息化建設是文書檔案專業化建設的基本方式。為了提高文書檔案工作的質量與效率，開發文書檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須利用信息化和數字化技術手段，以信息化改變傳統文書檔案管理模式，更好地實現“檔案館可以通過報紙、廣播、電視、刊物、圖書等媒介，采取出版、播放、陳列、展覽等形式向社會公布檔案”，提高檔案的使用效率。劉向在《要提高檔案管理軟件的專業化水平》一文中認為，要提高檔案管理軟件的專業化水平，最重要的是提高程序員的檔案知識水平。要根據檔案工作的特點和需求，有的放矢，使軟件所附有的功能適應檔案管理的特殊性。還要進一步完善軟件開發公司的售后服務，對檔案管理人員進行培訓，及時對軟件和系統進行升級。陳金水在《信息化、專業化、標準化，助推社會保險業務檔案管理》一文中認為，要加強信息化硬件設施建設, 實現設備和技術的現代化，全面提高業務檔案管理的現代化水平，及時配備業務檔案現代化所必需的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備, 充分利用現代科學技術, 利用縮微技術、光盤技術在業務檔案管理中的作用。
四、培養文書檔案管理專業化隊伍
培養和造就一批職業化、事業型的檔案管理隊伍是實現高校文書檔案管理專業化的關鍵。《甘肅省檔案管理條例》規定，檔案工作人員應當具備檔案專業及相關知識，做到愛崗敬業，忠于職守，保守秘密，熱情服務。機關、團體、企事業單位應當重視檔案工作人員的業務培訓，按照國家規定進行職稱評聘，并保持檔案工作人員的相對穩定。
文書檔案涉及學校發展的方方面面，首先，管理人員要有堅定的理想信念，較高的政治素質，在遵守檔案保密制度上發揮表率作用；其次，要掌握高等教育發展的基本規律，熟悉學校發展規劃和工作計劃，具有文書檔案的鑒別、識別能力；最后，要有較高的業務能力，全面掌握文書檔案的形成、收集、鑒別、整理、利用、保管等一系列專門環節。另外，要有較強的服務意識和良好的服務態度，為文書檔案充分利用提供快捷、優質的服務。賢文在《建設一支穩定的專業化的干部檔案管理隊伍》一文中認為：“干部檔案管理隊伍應該懂得電子計算機操作和軟件設計的基本原理，能自如地運用電子計算機進行干部檔案材料的貯存、檢索，應該懂得錄像、復制、縮微等技術的基本知識，熟練地操作、使用儀器，應該具有基本的化學、生物知識，以利用各種手段實行對干部檔案材料的防霉、防腐措施，應該懂得中國檔案發展史、干部檔案史，等等。”為此，要加強文書檔案管理專業化隊伍建設，使檔案工作者從檔案資料保管員向檔案資源開發者和研究者轉變。
其一，加強檔案學學科和專業建設。完善、發展檔案學科知識體系，根據社會需求，有條件的高校要積極開辦檔案學本科和研究生專業，結合現代檔案管理的發展趨勢，加強課程建設和教材開發，培養檔案管理應用人才、檔案管理信息系統研發人才和檔案學研究人才。
其二，引進檔案管理人才。要改善檔案管理人員的待遇和工作環境，在職稱評定、推優評優等方面給予傾斜和照顧，吸引其他單位或部門具有檔案專業學習或管理背景的人員充實到檔案管理隊伍中。
其三，選留檔案管理人才。從應屆畢業生中選留檔案學專業大學生充實到檔案管理隊伍中，改善檔案管理隊伍的學歷、年齡、知識、學緣結構，增強檔案管理隊伍的整體活力。
一、專業技術檔案的相關內容
檔案資料是直觀的體現出醫學工作者工作狀態最為直接的方式，也是考量醫務人員成果最為直接的方式，也在宏觀的方面也是體現出醫院管理的重要組成部分。也是標志著學校未來發展的趨勢和方向。這也是對于醫院醫療評估的主要方式。專業技術檔案管理中有醫院醫務人員的資料檔案、醫務人員職稱檔案、相關技術業績檔案和科研項目立項檔案等。下面我們就對其中三種做出詳細介紹：
（1）醫院醫務人員的個人資料有個人的入職簡歷、學歷和學位證書或是相關權威機構的證明、參加的不同組織機構的專業培訓證明（其中含有學習的具體任務、學習時間、學習情況、成績單）。除了以上的幾種之外，還要要求醫務人員根據每日的工作情況記錄在冊，根據每天接診的病患資料在整理檔案，并連同述職報告一同上交，上級領導將這些資料連同對于醫生的考核結果統一入檔，形成較為完整的檔案體系。值得一提的是，醫院會有很多對外交流的機會，醫生在外地或是出國留學，也需要將專業技術相關的資料和心得及時上交，以便后期的備檔；
（2）醫院的層次劃分主要體現在職稱的不同，不同的醫生有不同的職稱等級，每人的任職報告中有注明相關的評審結果，對于評審的要求包含有對于醫務工作者的申請資料、資格審核表、上級審批表以及醫院和個人之間簽訂的合約等。在都滿足條件，醫生可以完成職稱的評定，并將評定結果統一入檔進行管理；
（3）對于醫療中的相關技術方面的資料管理的更加嚴格。也是在評審中重要的審核項目。其中包含本年度醫院醫生公開發表的專著、論文。這些專業性的著作要在核心刊物中發表，并記錄在檔案當中，目的是為年終評選審核作準備。此外對于醫院中關于專業技術的科學鑒定成果也需要將結果和相應的證書一并入檔。在常規檢查中，如遇到疑難雜癥或是較為典型的案例的時候，必須要將案例及時記錄下來，并將歸檔資料復印，進行二次歸檔。同時，對于一些具有醫療研究價值的案例放入較為高級的管理目錄中，并需要相應的提供工作成績方面的有效證明；
（4）對醫院的發展趨勢，科學研究是一項重要任務。醫院要在科學研究方面提供更多支持。需要在項目的準備階段填寫項目報告書、項目檢索表、項目計劃安排表、項目任務書、項目合同書、科研項目申辦書、項目具體課題、項目同意書等，并將這些資料在科研中進行保存。另外，除去這些要求以外還要將實驗中的過程和成果進行階段性的整理，并同時將計算的資料進行檔案管理。
詳細要求了專業技術方面的檔案，還有有關于醫學實驗后的心得體會。總結鑒定評估驗收階段：有評審鑒定申請書、工作總結、科研報告、已發表的論文論著、技術鑒定材料、科研經費使用登記本等。成果申報和獎勵階段：成果申報材料、技術鑒定材料、鑒定證書及獲獎材料、證書，推廣應用證明、效益證明、檢索報告等。推廣應用階段：推廣應用方案、技術轉讓合同等。
二、專業技術檔案的管理
在檔案管理中，首要的是對于科學研究態度的端正，擁有良好的科研團隊氛圍，在具有高水平的創新研究團隊中，對于檔案的管理尤為突出，使用較為長效的管理機制使得檔案管理工作從個人化的工作形態變成醫院相關部門的具體職能，通過建立科學的指標體系來形成考核制度，將歸檔的方式和效率作為考核醫院工作人員工作狀態的一項指標。在三級甲等醫院中，在納入系統的項目研究中，對于檔案的模式管理做到細分管理，使用較為科學的對比模式來提升檔案管理的質量，每一級領導要對下面的管理機構形成更為具體的檔案管理制度，在系統詳細的管理中，將檔案管理作為重點任務進行完善。
同時要完善醫院綜合檔案管理模式的過程中，要對于檔案的管理具體的行政化，具體的與法律相互的結合在一起，通過將三級醫院的檔案管理情況作為醫院評審的重要組成部分，讓醫院的醫生和工作人員樹立良好的歸檔習慣，讓科研技術人員意識到歸檔的重要性，以及歸檔的必要性，從而在制度下形成較為完善的檔案管理體系建設。
在醫院當中，院方的領導要對檔案的建設重點關注，尤其是在一些基層單位，對于歸檔中出現的問題要及時的端正態度，對于在整理檔案的過程中要對面對的困難積極的解決，投入更大的人力和物力對于現階段的檔案管理基礎方面的建設做出保證。就如在醫院的辦公空間出現短缺的情況，可以將原有的空房或是儲物間騰出位置，這樣就可以解決檔案存放地點不確定的問題，必須重視的是，工作區域必須與明火和水分開。必要的時候還要將檔案管理中使用到的設備進行填補，如檔案存儲柜、計算機、中央空調、防火設備、防潮設備、防鼠器械和防蚊蟲的措施，有效的改善檔案存放的環境，確保檔案不會在非人為因素下受到破壞的情況發生。
三、對于評估方案中專業技術檔案的管理
1.從每個工作人員的入職開始收集
首先在醫院招聘來的每位醫生在上崗之前都要將個人的相關檔案報醫院方審核，其中包含有上文提到的個人的入職簡歷、學歷和學位證書或是相關權威機構的證明，這樣的操作可以使得醫院在第一時間去的人事的相關檔案；其次是醫院的相關資料收集部門要在一定的時間內向醫院醫務工作者收集專業技術方面的檔案，并將通知的發出作為工作檔案的管理章程。在三級甲等醫院中的各個科室要根據相關的規定記錄每天的問診記錄單，并在規定的時間內將檔案資料向相關的部門進行呈交。對于資料的收集過程，要充分考慮到檔案編寫的醫務人員的心理情況，保證檔案資料的安全，嚴格的保護檔案中的個人專利權益，從檔案工作管理性質的完善中打消他們的顧慮，為檔案的收集整理工作做出保證，也為后期的檔案合理的使用做出相應的基礎。
2.利用醫院的一些中心工作進行集中收集
首先，利用醫務人員在申報職稱評審時的機會進行收集。醫務人員在評職稱時所上交的資料，往往是最全面、最真實的反映其在專業領域中的工作經歷，如其在專業領域突出的強項、工作業績、工作能力及管理水平等相關內容。
3.“三納入”、“四同步”的方法有利于檔案的收集
認真落實“三納入”，從明確各級人員的職責入手，將技術檔案納入醫院的管理制度之中，納入到相關科室職責范圍和有關人員的崗位職責，并與經濟核算掛鉤，把住財務結算關。實踐證明，這一措施對技術檔案的收集歸檔工作起到了重要的保證。堅持“四同步”是做好歸檔工作的關鍵。如下達科研計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；評審、獎勵科技成果或科研人員晉級考核與檔案部門評價有關課題歸檔情況同步等。
四、加強業務技術檔案的管理
（1）實行集中統一管理是做好業務技術檔案管理工作的基本原則，形成規范、保管完整、系統安全是業務技術檔案的基本要求。業務技術檔案管理工作必須以此原則為指導，這也是《中華人民檔案法》的要求，它不僅符合時展的需要，而且也是衡量醫院管理水平的標志之一。
（2）建立科學的檔案分類方案和管理原則。分類是業務技術檔案科學管理和有效利用的前提，也是各級醫院面臨的一個共性問題。由于技術檔案內容豐富、構成復雜、使用率高，因而制定一個既符合科學管理要求又切合本單位實際的分類方案和管理原則顯得尤為重要。我院在經過廣泛調查、全面分析和充分論證的基礎上制定了以人建檔，并實行計算機管理，真正實現了業務技術檔案檢索、匯編和打印自動化，大大提高了工作效率和管理質量。
五、開發業務技術檔案信息資源
長期以來，由于受計劃經濟的影響，大部分醫院只重視“人事檔案”，而對業務技術檔案沒有引起足夠的重視，隨著醫療市場競爭的日益激烈，醫院領導清醒的認識到醫療市場的競爭就是高技術和高科技人才的競爭，因此，充分挖掘醫務人員業務技術檔案的信息資源，為醫院各項工作提供信息服務，為領導決策和醫院發展提供可靠依據。
1.充分發揮業務技術檔案的使用價值，為醫務人員職稱評聘提供依據和憑證技術檔案是醫務人員在日常工作中德、能、勤、績的真實記錄和集中反映，衛生人員在填寫職稱申報表時，可以據此獲得直接的數據與憑證；另一方面也為職稱評聘提供客觀的考評依據，使考評工作既真實，又有說服力，從而克服考評工作憑主觀印象和缺乏量化指標的弊端，為職評工作的公正客觀創造良好的條件。
2.開發業務技術檔案信息資源，提高醫院科研管理水平充分挖掘業務技術檔案的學術參考價值，開展編研工作。如通過編制《醫院論文匯編》、《科研立項匯編》、《科研成果匯編》、《醫院基礎數字匯編》等，不僅調動廣大醫務工作者重視科研的工作熱情，而且為醫護人員提供學術信息，使他們盡快了解到本學科的研究動態和發展方向，吸收和借鑒成功的經驗。
六、結束語
[關鍵詞] 檔案管理；醫院管理
[中圖分類號]R19 [文獻標識碼]B [文章編號]1673-7210（2008）01（b）-111-02
湖州市第三人民醫院是浙江省三級甲等精神病專科醫院。多年來，該院堅持以人為本，加強人才隊伍建設，鼓勵更多的中青年科研人才大膽探索，勇于創新，醫院遵循“內培外引”的人才隊伍建設思路，使醫院構建起了一支高素質、高水平的人才隊伍，為醫院事業建設和發展起到了積極的作用。在激活用人機制的同時，加強醫院衛生專業技術人員（以下簡稱衛技人員）的個人業務檔案管理顯得尤其重要。
1醫院衛生專業技術人員的個人業務檔案的概念
醫院衛生專業技術人員的個人業務檔案（以下簡稱個人業務檔案）是國家機構和社會組織管理活動中，直接產生的反映個人經歷、政治思想、職業道德、工作表現和業務實績等為內容的文件材料；是以個人為立卷單位，按照一定的原則和方法加工整理而成的個人業務檔案材料。它為組織上選拔、使用人才、晉升職稱、年度考核等提供依據、憑證和參考。它對于一個醫療衛生單位專業技術人員的配備結構比例、技術力量、綜合素質等方面具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。
個人業務檔案歸檔范圍：①考核類：包括專業技術人員年度考核表、工作人員年度職業道德考核表。②教育培訓類：包括學歷、學位、各類培訓證明材料。③獎懲類：包括獎勵、處懲結果證明材料。④論著成果類：包括論著期刊、成果獎勵證明材料。⑤其他類：包括職工履歷表等有關職工基本情況證明材料。而最早形成的材料是由學校畢業分配來院的有關學生個人的學歷、思想表現、學習成績、實習評語、獎懲情況等文件。其后在從事業務技術工作中不斷形成的新的有關聘用、獎懲、政治思想、職業道德、業績水平以及履行崗位職責情況等真實記錄，經整理而成的個人業務檔案。因而個人業務檔案立卷后，不是一成不變的，而是隨著個人所從事的社會實踐活動不斷增加而豐富，是一個人業務經歷面貌的客觀反映。 因此，檔案管理人員要不失時機地維護好個人業務檔案的完整性。
2加強個人業務歸檔管理工作的措施
從當前我院個人業務歸檔管理工作的實際情況來看，在材料收集完整方面，存在一定難度，究其原因大致有二：一是從業后，為晉升晉級繼續報考院校的畢業生檔案中缺少繼續深造的學習與鑒定情況登記表等材料。二是年度考核材料歸檔不全。為了做好我院衛技人員業務檔案材料的收集歸納
和整理工作，建立和完善衛生專業技術人員的業務檔案，作者認為應做好以下幾方面工作：
2.1領導重視是醫院開展業務檔案工作的有力保證
隨著醫院各項管理制度的健全落實，醫院檔案管理工作已擺到領導工作的重要議事日程，該院領導非常重視對個人業務檔案的管理工作，充分認識到它既是關系到衛技人員個人的切身利益，又是醫院衛技人員人力資源配備的客觀反映。因此，在加強對專兼職檔案人員業務素質培訓和教育的同時，重視對檔案材料的收集工作。一是對收集的檔案材料必須是辦理完畢的正式材料，材料應齊全、真實、文字清楚、對象明確，有承辦單位及形成材料的日期。二是對檔案的材料凡規定由人事部門審查蓋章的，須經人事部門蓋章。三是檔案管理部門要經常了解和掌握形成檔案材料的信息，加強溝通渠道，建立聯系制度，不斷改進工作和服務方法，取得業務部門的支持和配合，積極主動、認真負責地做好個人業務檔案的收集工作。
2.2加強責任意識是檔案人員做好檔案工作的關鍵
檔案工作要求檔案人員要進一步增強責任感，忠于職守、熟悉業務、嚴格把關，該歸檔的材料要及時歸檔。如畢業生報到建檔、人才流動關系轉接等，都要保證個人檔案材料歸檔的及時和完整。特別是在發現缺少應有的檔案材料，又無法從原院校或單位收集時，應及時通知本人，能積極配合單位盡快想辦法通過各種途徑將自己的材料找回或及時補充，一旦時間久了會給當事人在從業證明、職稱晉升、資格認定等方面帶來諸多困難，甚至造成憑證材料無法彌補的損失。如一位專科畢業的已工作了幾年的護士，在辦理領取本科自學考試畢業證書時，要求復印專科畢業的成績單，經我院人事檔案部門查閱，發現唯一缺少原就讀高校的成績單，經輾轉雖補回了專科成績證明，但給檔案部門和她本人都帶來了不必要的麻煩。通過檔案利用工作的一個實例，進一步宣傳檔案的作用和價值，了解收集檔案的實際效益，做好檔案工作。
2.3嚴把質量關，真正為醫院衛生專業技術人員服務
個人業務檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定的特點，因而在管理模式和方法上側重點不同。因此，在認真收集好歸檔材料的同時，要嚴格把好個人業務檔案歸檔質量關。對衛技人員在各自的崗位上完成年度工作后，在進行自我總結的基礎上，經科室負責人評議后，交由專業歸口職能部門。如醫生系列歸醫務科負責考評，護理系列交護理部負責考評，然后由人事科對其個人進行各項評分標準的綜合考評，其中包括工作業績、科研成果、獎勵情況、論文出刊等，將考評匯總資料提交院專業技術與非專業技術考核小組進行考評，遵循公平公正、擇優推薦、統籌兼顧等原則，按專業技術人員考核的一定比例，擇優排序進行綜合考評，最終為優秀、稱職或不稱職的考評結果，經人事部門簽字蓋章后，移交綜合檔案室歸檔。因此，個人專業技術年度考績材料形成過程，涉及內容真實可靠、全面完整。在歸檔時，應加強工作責任感，理順內部關系，完善運行各個過程，環節之間的銜接，嚴格按照歸檔范圍要求，及時、準確、詳實記錄其年度工作表現，嚴格把好質量關，力求做到歸檔材料齊全完整，缺一不可，保障檔案材料的數量和質量，真正為醫院衛生專業技術人員服務。
關鍵詞：檔案管理；人事檔案；公共衛生
1 公共衛生行業人事檔案管理現狀
隨著社會的發展與進步，尤其人事聘用制度的不斷完善，人事檔案的管理模式問題也更加突出的展現出來。人事檔案管理如何適應社會與時代的發展，成為現階段人事檔案管理需要重點解決的問題。近十年來，國家對公共衛生領域的重視不斷加強，特別是2003年的“非典”以后，國家對公共衛生的投入逐年增加，我國的公共衛生事業有了長足的發展，公共衛生專業人才的重要性日益增加。但同時，公共衛生人才的人事管理工作仍沿用傳統干部管理辦法，其檔案內容未能突顯出專業技術人員的專業特性和技術水平，影響了用人單位對專業人才的準確判斷和全面評價。不利于單位對人才的使用。如何加強對公共衛生從業人員的人事管理，已成為現階段值得關注的問題。
2 公共衛生行業人事管理存在問題
（一）公共衛生單位同屬于國家事業單位，在人事檔案管理方面仍沿用傳統的管理方式，基本材料主要包括學習經歷、工作經歷、政審、獎勵與處分、職務工資等，人事檔案集中展現了個人的德育狀況和工作表現，并沒有突出公共衛生人員的工作特點。
（二）公共衛生事業本身是一個特殊行業，就單一的疾控部門來說，它的專業人員包括預防醫師、實驗室檢測人員、消毒殺蟲人員及科研人員等。他們各自從事不同的專業工作，具有很強的專業性。由于工作人員常與病源打交道，因而也成為高風險人群。在疾病預防控制過程中，他們也應成為重點的防控對象，對他們的健康情況應有詳細的記錄，但目前的人事檔案中并沒有涉及這方面的內容。
（三）公共衛生專業性強，日常工作外還負擔相當一部分的高校學生培養及科研工作，專業技術考核材料幾乎伴隨他們的終生。但目前這方面的管理較為隨意，未明確列入人事檔案管理范圍。
3 建立結合專業、綜合的人事管理制度
隨著時代的進步，人事檔案管理制度也需要不斷的發展與完善，才能有效適應社會的發展與自身的挑戰。為此，衛生部門應調整公共衛生專業技術人員的檔案內容結構，逐步建立以專業技術生涯、工作能力和信用記錄為主要內容的新型專業技術人員管理模式，同時應該根據行業的特殊性，增加健康檔案部分內容。
（一）完善學歷與繼續教育檔案。公共衛生是個不斷發展、日新月異的學科，專業人員在工作過程中也不斷在進行如在職研究生等的學習，每年也有各種不同專業繼續教育，這些學習經歷是個人工作能力的補充，也應成為人事檔案的組成部分。
（二）建立健康檔案。公共衛生是較為特殊的行業，工作中經常接觸傳染病的傳染源，有很高的職業風險。因此，專業人員除每年的常規體檢外，應增加更多的有關傳染病的檢查項目，根據衛生法規的相關規定，保留各種有風險傳染疾病的檢查記錄，隨時跟蹤從業人員的健康情況，及時發現職業暴露。保證從業者的健康的同時也控制相關疾病的傳播。
（三）技術檔案內容。目前我國專業技術人員的人事檔案依舊是參照干部人事檔案管理辦法進行管理，從檔案的收集整理歸檔分類都滲透著黨管干部的痕跡，無法真實反映出一個技術人員的業務能力和工作水平，因此，應完善調整檔案的內容，如科研情況、教學任務、論文水平，學界影響等。這些材料在一定程度上反映了他們的學術水平及業績成果，是專業技術人員檔案的一大亮點
（四）增加個人社會信用檔案。信用檔案是社會發展與時代進步的必然產物。目前，許多國家都建立完善的個人信用檔案，專業人員建立個人信用檔案，積累個人信用財富，塑造良好的職業形象，可為自身的職務升遷、事業發展創造良好的條件，單位也可降低管理成本，有利于培養穩定、忠誠的人才隊伍。增強單位的凝聚力。同時，也可以防范職務犯罪和因個人不當行為造成的各種損失。
公共衛生的建設對國家社會經濟發展和政治的穩定具有不可忽視的作用，公共衛生專業人員作為公共衛生事業的工作主體，其人事檔案也必然成為衛生部門人事管理的核心部分，檔案內容直接影響到衛生事業人才資源的應用，我們要充分意識到完善公共衛生專業人員人事檔案管理的重要性，優化人才資源，建設人才隊伍，為推動公共衛生事業發展做出應有貢獻。
參考文獻
[1]劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].檔案學研究；2011年05期.
關鍵詞:信息化 建筑工程設計 檔案管理
中圖分類號： TU198 文獻標識碼： A
檔案信息化建設，特別是建筑工程設計項目要建立電子檔案，對于檔案管理人員來說其工作方式不再是只將發行的設計文件按冊登錄、完成借閱，而是要面對大量的電子文件。大一點的項目要對上千個電子文件進行收集、整理、編目等。建立電子檔案要做信息系統所需的大量而細致的工作，是紙介檔案管理時初期工作量幾倍甚至幾十倍，這對檔案工作者來說是挑戰也是契機。
1 目前我國建筑工程設計檔案管理現狀
建筑工程設計檔案是設計項目的重要組成部分之一，直接反映著工程建筑物的質量的安全性和可靠性，建筑工程設計檔案從工程建設項目的招標和投標開始，貫穿于工程建設立項報建審批，工程建設項目的勘察設計，工程建設項目的施工以及施工后期的質量驗收等環節。 從中，我們不難看出，建筑工程設計檔案是對工程設計全程全方位的記錄，建筑工程設計檔案在一定程度上反映著建筑工程質量的安全性和可靠性。
1．1 檔案管理信息化建設緩慢
隨著我國科學技術的不斷發展和創新，建筑設計行業加快了建筑工程設計檔案信息化建設的步伐。雖然加大了建筑工程設計檔案管理信息化建設的關注和投資力度，但是據相關的資料顯示，目前我國的建筑工程設計檔案信息化建設還是十分的緩慢，根本無法滿足我國經濟發展和城市建設的需求。在建筑工程設計檔案信息化建設過程中，由于多數檔案的來源地不盡相同，因此信息相對的都比較分散，很難進行統一的規范的管理; 其次，部分的建筑設計單位的檔案管理部門在工作過程中還是更側重于實體檔案管理，對建筑工程設計檔案管理的信息化建設的力度還是十分的薄弱。
1．2 檔案管理信息化建設動力不足
目前，我國的建筑工程設計檔案管理在信息化建設還處于初期的起步階段，在建設過程中還存在著很多的不足和漏洞，同時，在工程建設檔案管理信息化建設過程中，人才緊缺也是阻礙建筑工程設計檔案管理信息化建設的一個主要因素之一，檔案管理人員對建筑工程設計檔案管理的信息化建設的重要性認識不足，在工作過程中出現走形式，無法確保工程建筑檔案管理信息化建設的真實性和可靠性。
1．3檔案管理信息化建設目標不明確
一直以來，檔案管理人員對實物資料的收集總是能采取各樣方法與手段使其齊全、系統，但面對電子文件收集、整理等工作的時候，往往存在不太了解其工作意義，不明白實物資料與電子文件資料之間如何發揮互補作用以及電子文件系統收集以后怎樣發揮其利用上高效率的優勢。究其根本原因主要是由于我國的建筑工程設計檔案在信息化建設過程中并沒有十分明確的目標，這就成為致使我國的建筑工程設計檔案管理信息化建設發展緩慢的直接因素之一。
2 基于信息化的建筑工程設計檔案管理建設的方法
近些年來，建筑設計行業逐漸認識到了工程設計檔案管理信息化建設是促進行業向現代化發展的重要力量，因此，不少企業和單位紛紛加大了建筑工程設計檔案管理信息化發展的關注和投資力度，完善建筑工程設計檔案管理信息化的基礎配置，力求能夠不斷的提高建筑工程設計檔案的收集和管理能力以及檔案的再利用效率。
2．1 增強建筑工程設計檔案管理的現代化意識
建筑工程設計檔案作為建筑工程的重要組成部分之一，直接反映著工程建筑物施工質量的安全性和可靠性。一直以來，建筑工程設計檔案信息化的發展和建設都比較緩慢，封閉性較強，開放性不夠，自然也就無法實現與時俱進，導致檔案的實際利用在一定程度上成為了空話。為了能夠進一步提高建筑工程設計檔案管理的有效性，增強建筑工程設計檔案管理的現代化意識，將檔案管理工作和信息化建設進行有機的結合，確保在工作過程中能夠擺脫傳統工程設計檔案管理模式的束縛和影響，積極的摸索和建立一套健全的科學的建筑工程設計檔案信息化管理模式，為我國的經濟發展和社會建設做出應有的貢獻
2．2 加大對建筑工程設計檔案管理人員的培訓力度
檔案管理人員作為建筑工程設計檔案管理的主要執行者和參與者，檔案管理人員的綜合素養和業務技能直接影響著建筑工程設計檔案管理工作的科學性和合理性。隨著我國科學技術的不斷發展和創新，我國多數的檔案管理人員在對建筑工程設計檔案進行管理的過程中卻還是沿用著傳統的管理方式，顯然已經無法滿足我國現階段經濟發展和社會建設的需求，加大對建筑工程設計檔案管理人員的培訓力度，是實現我國建筑工程設計檔案管理信息化的關鍵因素。建筑工程設計檔案管理人員在工作過程中需要不斷地充實自我，豐富自己的知識面，從而不斷的提升自己在檔案管理工作中的具體價值; 同時相關的管理部門也需要不斷的培養和強化建筑工程設計檔案管理人員的現代化意識，提高檔案管理人員對計算機技術的掌握和應用能力，為實現檔案管理的信息化建設奠定堅實的基礎和保障
2．3 樹立建筑工程設計檔案信息化管理的安全意識
隨著信息技術在我國的不斷發展和創新，為建筑工程設計檔案管理提供了更加方便快捷的管理方法和途徑，在一定程度上提高了我國建筑工程設計檔案信息化管理以及利用的效率和質量，但是由于信息技術的不確定性同樣也給我國建筑工程設計檔案的信息化管理埋下了一定的風險隱患。目前在我國，部分的建筑設計單位檔案管理部門在進行建筑工程設計檔案的信息化建設過程中，忽視了對檔案的機密性和安全性的相關設置，導致部分的建筑設計檔案出現丟失后或泄密的問題，給相關的建筑單位和管理單位造成了十分巨大的影響，阻礙了我國建筑行業的健康持續發展。針對這種情況，相關的管理部門在進行建筑工程設計檔案的信息化建設過程中，需要結合建筑工程設計檔案中的具體內容的機密性對部分檔案進行加密設置，通過運用相關的計算機操作技術提高機密檔案的安全性和可靠性，將建筑工程設計檔案的信息化管理和實際運用進行有機的結合; 同時，在建筑工程設計檔案管理信息化建設過程中，還需要加大對檔案紙質文件的保管力度和維護工作，從而進一步提高我國建筑工程設計檔案管理的科學性和有效性。
關鍵詞：基層醫院 檔案管理 問題 對策
一、基層醫院檔案管理存在的主要問題
（一）檔案管理意識薄弱
現階段，在基層醫院發展的過程中，大部分領導的基層檔案管理意識薄弱，不能夠將檔案管理納入到醫院發展規劃之中，導致部分工作人員不重視檔案管理環節，認為檔案管理對醫院的發展沒有什么作用。此外，部分醫務人員不能夠熟悉和了解在檔案管理材料中的一些具體要求，對檔案的管理只是形式上的存在，并沒有發揮實質上的作用。
（二）檔案管理制度落后
現階段，在基層醫院發展的過程中，包括很多方面的管理制度，例如，醫療制度、護理制度以及財務制度等等，但是，大部分基層醫院卻沒有設置檔案管理制度。因此，在檔案管理的過程中，醫院沒有明確檔案管理的具體負責人員，進而無法實現檔案管理的系統性，不能夠將檔案管理與醫院發展的實際狀況有機的結合在一起，這不利于加快基層醫院的發展進程。
（三）檔案管理人員的專業素養較差
伴隨科學技術的快速發展，以及信息化時代的到來，在檔案管理的過程中，醫院對檔案管理人員提出了更高的要求和標準，要求檔案管理人員應不斷提高自身的專業素養，以適應信息時展的要求。但是，現階段，大部分檔案管理人員的專業素養較差，部分檔案管理人員是從其它部門調劑過來，因此，對檔案管理缺少系統、理論化的管理，這已經無法適應信息時展的基本要求。
二、完善基層醫院檔案管理的對策
（一） 強化檔案管理意識
目前，在基層醫院發展的過程中，檔案管理環節發揮重要作用，能夠記錄和承載單位的歷史記錄，是基層醫院發展不可缺少的重要信息資源。因此，要想加快基層醫院的發展進程，應強化基層醫院領導基層對檔案管理的重視，以使檔案管理能夠納入到基層醫院發展規劃之中，并且還應大力宣傳與檔案法相關的基本條例，進而使基層醫院領導充分認識到檔案管理對醫院發展的重要性，以使醫院檔案管理的進程不斷加快。
（二）建立完善的檔案管理制度
為了有效確保檔案管理工作的順利開展，要求基層醫院應當建立健全檔案管理制度，嚴格按照檔案管理的具體要求，以及醫院自身發展的實際狀況，以使檔案管理制度能夠與醫院發展的實際相結合，明確工作人員的具體職責，使醫院的全體員工都能夠加入到醫院管理之中。此外，對于檔案管理人員，醫院應進行嚴格的考核，使考核與管理人員自身的利益融合在一起，從而調動管理人員工作的積極性，更好的投入到檔案管理之中。
（三）提高檔案管理人員的專業技能與專業素養
檔案管理人員的專業技能與專業素養直接影響檔案管理效率，因此，在基層醫院檔案管理的過程中，提高管理人員的專業技能與專業素養具有很重要的現實意義。這就要求醫院應認識到提高檔案管理人員專業素養的重要性，定期組織檔案管理人員進行培訓，培訓方式可以由單一化轉變為多樣化，例如，可以通過專家講座、座談會議、交流會議等等，逐漸轉變檔案管理人員的認知水平。
此外，醫院的領導階層也應定期參加與檔案管理相關的國際交流會議，吸收其先進的管理理念，引進專業素養較高的管理人員，為其提供良好的工作環境，使其能夠更好的服務于醫院的檔案管理。
（四）明確檔案管理人員的具體責任
目前，在基層醫院檔案管理的過程中，檔案的交接環節至關重要，因此，醫院的領導階層應提高重視程度，將檔案交接納入到重要議程之中。因為在醫院檔案管理的過程中，涉及的內容比較多，并且部門分散、復雜，因此，檔案具有很強的專業性和技術性，這就要求醫院應建立全面、系統的檔案交接制度，改進和完善檔案材料的傳遞制度，實現檔案的動態化管理，一旦發現任何問題，及時找到解決的對策。
（五）加強檔案的開發效率
在基層醫院檔案管理的過程中，要求相關管理人員不應只是停留在整理、保管階段，應始終堅持服務的基本理念，由以往的被動逐漸轉向主動開發檔案信息資源。
例如，檔案管理人員應充分利用各種檔案載體，使檔案內容豐富、形式多樣化，為基層醫院開展文化建設提供有利的素材，以向工作人員弘揚醫院文化，為醫院的發展奠定良好的基礎。
三、結語
綜上所述，通過分析醫院檔案管理存在的主要問題，以及完善的基本對策，我們可以看出，在基層醫院發展的過程中，檔案管理環節至關重要，是基層醫院得以生存和發展的基礎，但是，由于受到多種因素的限制，在檔案管理的過程中，仍舊存在諸多的缺陷，不利于加快基層醫院的發展進程。因此，基于以上存在的問題，這就要求醫院相關管理人員應充分認識到檔案管理對醫院發展的重要性，建立健全檔案管理體制，提高檔案管理人員的專業技能與專業素養，引進專業素養較高的檔案管理人員，明確檔案管理人員的具體職責，強化檔案的開發效率，以使醫院朝向更好、更快的方向發展。
參考文獻：
[1]張紅文，徐秀玲，劉麗麗等.淺談基層醫院如何實現檔案管理的現代化[J].醫學信息與管理，2011，（06）.
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關鍵詞：電力企業；檔案管理；問題；對策
中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）29-0035-01
電力企業管理包括很多內容，檔案管理就是其中一項。隨著社會的發展，檔案管理方式也有了一定的發展，但仍存在著不少問題，檔案管理方式落后、管理制度不夠完善、管理人員專業化水平和綜合素質較低。這些都嚴重制約著電力企業的發展，必須采取措施優化電力企業檔案管理。
1 檔案管理的內涵及意義
1.1 檔案管理的內涵
檔案管理，顧名思義就是檔案管理員對檔案信息和檔案實體進行整理、收集、保管和統計的活動。檔案管理是為企業其它活動提供便利。檔案管理工作復雜多樣，內容繁復，具體包括檔案的整理、檔案的收集、檔案的保管以及檔案的編輯研究。檔案主要分為紙質檔案和電子檔案兩大類，紙質檔案就是以紙張作為媒介和載體的一種檔案，它是最常用的一種方式，也是最基本的。紙質檔案在管理的過程中受內外因的相互作用，紙張很容易破損、臟污。電子檔案是存儲在計算機軟硬盤中的檔案，它是一種與紙質檔案相對的檔案類型，電子檔案具有高效、快捷、方便和快捷的特性，是未來檔案發展的趨勢。
1.2 檔案管的理意義
企業檔案是企業在生產經營活動中形成的對企業有保存價值的各種文字、聲像的歷史記錄。檔案記錄著企業、員工的成長，能夠為企業者決策提供依據，為企業文化發展提供宣傳材料。企業若管理不好檔案，一旦泄露，不但會導致企業員工個人信息的泄露，更會影響企業可持續發展和企業形象。因此，檔案的管理必須做到完整性、規范性、系統性。電力企業檔案是企業在生產管理中逐漸積累形成的各種資料，這些資料對電力企業的生產經營活動、各項管理工作都有重要影響，做好電力企業的檔案管理工作，能夠確保企業平穩發展。
2 電力企業檔案管理存在的問題
2.1 檔案管理制度體系不完善
為了完善檔案管理，有效利用檔案資源，必須制定有效的管理制度。電力企業因其特殊性，更需要做好檔案管理。電力企業在檔案的保管、利用、移交、鑒定方面都制定了一定的規章制度以及責任追究制度。很多大中型電力企業能夠嚴格遵守檔案管理制度，按照制度要求執行，但還是有一部分基層企業忽視制度的作用，具體工作不按照制度規定的執行，導致很多制度成為了擺設。企業的責任追究制度也未真正發揮作用，這就導致很多檔案管理人員在思想上沒有足夠的重視，加之一些電力單位管理不善，許多文件不同程度遺失。
2.2 管理人員專業水平不達標
檔案管理不僅需要收集、整理，還需要進行分類、使用和歸還，它不僅是一項工作量巨大、工作程序復雜的工作，而且檔案管理的專業性比較強，需要專業人員進行管理操作。然而很多電力企業管理者對檔案管理工作不重視，認為檔案管理工作不如其它工作重要，一般人都能夠勝任，往往派一些非專業的人員對檔案進行管理，尤其是電力企業中年齡比較大的員工，這些人不具備檔案管理的專業知識，缺少檔案管理的專業技術資格證書，且計算機水平較低，不能很好的完成電子檔案管理工作。即使有些人員有專業技術資格證書，具備了檔案管理的專業技術能力，這些人具備良好的檔案專業理論知識，但缺乏工作經驗，不能滿足企業的發展需求。
2.3 檔案管理方式方法較落后
檔案管理需要運用科學的原則和方法對檔案進行管理，以便為企業發展提供更好服務的一項工作。不同的檔案類型需要不同的管理方式。當前，企業檔案管理方式比較單一，主要分為三種：檔案集中統一管理、檔案分散管理以及檔案分級管理。集中統一管理有利于保護檔案的完整性、統一性。但往往受企業規模、企業管理方式的限制，且這些管理方式過于繁瑣，工作量大，工作效率極低，已經不適應現代企業發展的需要。檔案管理是為企業服務的，必須創新檔案管理方式。
3 優化電力企業檔案管理措施
3.1 健全檔案管理制度體系
完善的制度是企業運行的根本，也是企業發展的基礎。電力企業管理具有綜合性、動態性、復雜性等特征，檔案管理更是如此。檔案管理雖然制定了一定的制度體系，但有些制度不夠完善，要根據供電企業具體需求細化檔案管理制度，制定檔案管理規范細則，完善檔案管理制度體系。尤其是在檔案的利用方面，檔案的利用是檔案資源價值的體現，檔案不能隨意被翻閱、利用，要健全檔案利用體系。電力企業制定了檔案管理的責任追究制度，這些制度能夠明確個人責任，但很多制度尚未被有效執行。要進一步完善責任追究制度，明確誰管理誰負責，以及檔案管理人員的職責、權限，增強檔案管理員的責任意識。此外，對領導的追責也必不可少，這樣能夠強化領導的責任意識，讓領導重視檔案管理，增強檔案管理意識。完善檔案管理很重要的一項就是人事檔案管理制度，必須建立健全人事檔案的保管制度，要定期對人事檔案進行檢查、校對，以確保檔案的完整性。
3.2 提升檔案管理人員素質
按照不同的標準和原則對檔案進行分類管理，具體可以分為文書檔案、財務檔案、科技檔案、電子檔案、人事檔案等。管理內容繁瑣，方式復雜。若想對檔案進行有效管理，必須提升電力企業檔案管理人員的整體素質。面對檔案管理存在的人員老化和專業技術人才緊缺的現狀，電力企業管理者要高度重視，切實強化檔案管理意識，認識到檔案管理工作的重要性，這是實現檔案科學管理的基礎。實現檔案的信息化、現代化管理，必須聘用具有專業知識的人。針對檔案管理人員年齡老化、結構不合理的問題，要通過學習，增強檔案管理專業知識，再通過培訓提升這些人的能力。要提高管理人員主動學習的積極性、主動性，更新已有知識。檔案管理工作需要專業人才，必須要引進現代化的專業人才。檔案管理是一項枯燥、繁瑣的工作，要采取各項措施穩定檔案管理人才隊伍，提高專業技術人員的積極性。
3.3 實現檔案的信息化管理
隨著科技的進步與發展，檔案管理也在發展，呈現出信息化、現代化的發展趨勢。所謂檔案的信息化就是運用信息技術對檔案的數據、信息進行采集、整合和提供服務的過程。原來檔案形式主要是紙質的，隨著科技的發展，電子檔案廣泛應用于企業管理中。電子檔案就是運用計算機磁盤、磁帶等設備進行統計、存儲的檔案信息。要構建一個公共的、獨立化的檔案信息管理平臺。不僅要構建這樣的平臺，更要對各種檔案信息進行有效管理，這樣才能實現檔案的信息化、現代化。此外，大量的紙質檔案也需要數字化管理，要派專人對紙質檔案進行收集、整理，可以將紙質檔案進行分類，然后錄入電腦系統，這樣在利用的時候更方便、更快捷，要盡量將紙質檔案納入信息資源開發利用體系。對檔案進行管理不能僅運用一種手段，對電子檔案進行管理必須雙管齊下，電力企業既需要運用紙質檔案，又必須運用電子檔案。只有雙管齊下，才能確保檔案管理的時效性。
4 結 語
做好檔案管理工作，提高檔案管理工作質量，能夠提高電力企業管理水平。要通過建立健全檔案管理制度體系，填補管理體系不完善的漏洞；通過培訓學習提升檔案管理人員素質，彌補管理人員專業水平不達標的缺陷；通過對檔案進行信息化、現代化管理，優化檔案管理方式方法。只有多措并舉，才能真正提高電力企業檔案管理。
參考文獻：
[1] 丁率.企業檔案管理存在的問題及措施[J].辦公室業務，2015，（9）.
前言
醫院檔案管理對于醫院的發展，醫學事業的科學研究都有著十分重要的作用，隨著科技的發展傳統的醫院檔案管理形式已經不能滿足日益增長的數據量的需求，所以我們應該進行相應的改革讓醫院檔案管理工作做得更好地。所以本文主要對醫院檔案管理工作中的誤區進行相應的分析，同時探討相應的改進的方法。
1 檔案管理工作中的誤區
1.1 檔案意識不強，檔案利用率低
由于檔案工作不能直接創造經濟效益，所以在一些部門和領導中存在著對檔案管理的重要性認識不足，“重醫療、輕檔案”的意識較為嚴重。由于對檔案重視不夠，檔案信息資源開發不足所以現有的檔案利用率不高，檔案管理制度相對落后。隨著經濟社會的發展，現代醫療科學技術不斷提高，新的、先進的醫療設備和醫療手段不斷投入使用，而相關的檔案管理制度卻沒有得到及時補充和修訂，致使有些很有價值的科研成果資料未能及時整理歸檔。由于檔案管理分散，各科室分散管理，不利于檔案的完整和安全，也不利于檔案利用率。甚至出現重復保存，造成物力、人力、和空間的浪費，更有許多應該納入管理的檔案卻沒有納入管理。
1.2 檔案管理制度不健全，管理效率不高
在醫院管理中，涉及檔案管理的制度、職責以及檢查考核制度仍不夠健全。 由于管理制度不嚴、不健全，各科室保管的材料不能及時移交綜合檔案室，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全，甚至出現遺失或損毀。檔案管理制度不健全，在醫院管理中，一般都按照衛生部要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少。由于沒有相關的制度和檢查考核措施，也沒有將檔案管理納入目標考核方案中，致使檢查督促考核也得不到落實。
1.3 檔案管理人員文化素質低，業務水平不高
我國檔案專業人員隊伍參差不齊主要體現在思想觀念落后、專業素質、理論水平、文化程度等方面。缺乏現代科學知識，外語差，檔案專業畢業的高層次人才較少，己經成為阻礙檔案事業發展的主要原因。檔案管理人員的素質影響檔案管理水平，在醫院人才培養中，一般只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的教育培訓卻沒有納入計劃，檔案管理水平停留在經驗上，服務方式和管理水平跟不上時展的要求，缺乏創新和活力。同時，給檔案管理帶來較大困難的原因是檔案管理人員工作變動較大，檔案管理作為一專業性較強的學科，需要有一定專業知識的人才才能管好用好檔案，管理人員在長期管理過程中所積累的知識與經驗對檔案管理很重要，但由于一些醫院的檔案管理人員經常變動，不但致使己經培養好的檔案人員發揮不了作用，而且還需要對新的工作人員重新培養鍛煉，給檔案管理帶來很大的困難。
2 如何改進檔案管理工作中的誤區
2.1 加強領導重視程度
醫院領導的重視是做好檔案管理工作的關鍵所在和重要保證，也是科學管理檔案的前提條件。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，各級醫院要切實加強對檔案工作的領導，把它納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。平日里加強檔案法律法規學習和充分認識檔案的重要意義，從而更好地支持檔案管理工作。檔案管理工作業務性很強，因為其專業性強、涉及面廣、內容繁雜。若要做好此項工作，沒有領導的重視和支持單一靠檔案管理部門是難以開展的。檔案管理的工作人員要轉變“重管輕用”的觀念，克服“無所作為”的消極落后思想意識，要解放思想，更新觀念，變封閉式管理為開放型管理，為上門查閱檔案的人員提供熱情的服務，主動為醫學、科研活動提供各種咨詢服務。
2.2 構建檔案管理工作小組，制定相應的考核制度
成立的檔案管理工作小組做為檔案管理機構按責任應具備組長、副組長，成員為主要科室主任。各科室都要設一名兼職檔案管理員，其主要負責是對本科室的檔案進行整理、分類、歸檔，并定期交至檔案室存檔。這樣，通過過檔案管理組織機構的建立，從而保證了整個醫院檔案管理工作的順利進行。醫院應除了要將此內容納入科室管理責任書之中，還應該將檔案管理與科主任工作實績考核獎懲掛鉤，既要要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理工作，又要明確科主任對科室檔案工作的管理責任，為促進了檔案管理的規范提供了制度指標。拓展檔案的歸檔范圍，加強有關內容的收集是檔案工作的新課題。如醫院面對醫療市場所進行的各種經營活動，些經營活動要形成各種不同的方案、協議等，應及時收集歸檔。又如提倡采購招標，其招標方法、程序、協議、合同也應進入歸檔材料之中。所以，要進一步健全醫院檔案管理組織，落實專人收集。
2.3 加強培訓，提高檔案管理人員素質
目各醫院從事檔案管理專業人員的專業程度明顯不足，很原來不是學習檔案管理專業，而是從行政、護理、計算機管理等部門轉崗過來的，在經過一段時間專業培訓之后，便開始從事檔案管理工作。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進醫院檔案工作規范管理的關鍵。 各醫院應結合本單位檔案工作的實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。管理制度是各項管理工作的靈魂，如果沒有一套嚴格的管理制度，檔案收集處理的過程將十分混亂。要改變觀念，樹立創新意識，盡快實現服務主體由封閉型向開放型轉變，服務方式由實體型向信息型轉變，服務手段由手工型向技術型轉變。要注重檔案管理人員隊伍建設，提高其思想水平和專業素質，增強科學管理能力，更好地勝任本職工作。要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，通過專業培訓、知識更新、進修學習等，提高業務水平，建立醫院檔案管理人才梯隊，以便適應醫院檔案管理業務的發展，不斷推動檔案管理水平的提高。通過這樣的方式可以幫助我們更好地做好醫院的檔案管理工作，完成組織上的安排。
一、煤炭檔案管理的相關概念分析
檔案是人們生活當中常見的名詞，與人們生活有著密切的關系。在當前的研究當中，對檔案的概念就有多種。一般研究認為檔案是直接形成的歷史紀錄。這種記錄即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。煤炭檔案就是煤炭企業日常管理及其歷史進行記錄，形成完善的檔案體系。煤炭檔案管理通俗的說就是對煤炭企業檔案進行科學有效的管理，通過文字、聲音、視頻等途徑將煤炭企業的各種信息完善的保持。煤炭企業的檔案有著自身特點，在日常的檔案種類當中一般包括設計檔案；支護檔案；日常技術管理檔案；部門技術創新管理檔案；防治水檔案；“一通三防”及防突管理檔案；安全管理與生產組織檔案；經濟成本檔案；勞動工資檔案；機電設備管理檔案；煤質管理檔案等等。因此煤炭企業檔案的管理是一項高強度、技術性強的工作，需要有一套完善的管理方法。
二、煤炭企業檔案管理的現狀
煤炭企業是勞動密集型產業，在企業發展中檔案管理非常重要，它能充分反映企業發展現狀，記錄企業在人員、技術、材料等各方面的信息，為企業管理層進行決策提供依據。當前，在煤炭企業檔案管理當中還存在不少問題，這主要表現在：首先是檔案管理人員工作業務不熟練？。煤礦檔案管理人員很多人都沒有專業性的檔案管理經驗，在實際的工作當中都是按照自己的思路進行檔管理，沒有專業人員進行指導和考核這樣導致檔案管理缺乏系統系和專業性。檔案人員培訓力度不夠。這主要表現在一方面企業內部對檔案管理人員的培訓重視程度不夠，沒有建立一套完善的培訓體系，另一方面由于煤炭企業人員較多，技術性強，使煤炭企業檔案管理人員工作量較大，檔案人員進行培訓的時間較少。最后檔案管理的信息化程度不強，在當前很多煤礦企業檔案管理當中很多企業都是沿用的是過去傳統的手工管理模式，都是采用紙質記錄檔案信息。計算機技術運用較少，沒有建立一套完善的內部檔案信息化管理。
三、檔案管理在煤炭企業中的發展趨勢
從以上的分析可以看出，煤炭企業檔案管理在實際的發展中還存在一系列的問題，這些問題從一個側面反映了煤炭企業檔案管理的發展方向。
（一）檔案管理專業性加強。隨著煤炭戰略地位的凸顯，煤炭企業在國民經濟發展中占有重要地位。煤炭企業管理現代化管理趨勢日益加強，因此專業管理是煤炭企業檔案發展的必然要求。煤炭企業檔案管理工作是一個細致和繁瑣的工作，煤炭企業應配備專職檔案管理人員，才能夠更高效、更專業、更及時的對檔案進行登記、收集和處理等工作。另外在檔案管理上要有一套完善的內部管理體系，對不同的檔案都有著明確的規定。如對于紙質檔案進行管理需要對檔案的種類、份數和編寫具有明確的要求需要立卷的檔案材料就要按照有關要求進分類，不需要立卷的材料則直接進行歸檔。在歸檔管理當中所以文件材料必須頁碼清晰、卷名簡潔明快，經過專職的檔案人員檢查后方可歸檔。在聲音和視頻檔案管理上也有明確的要求，聲音和視頻檔案必須在有關技術處理之后，配備必要的文字，方可保管。另外在檔案知識上注重業務知識培訓，在日常的檔案管理當中要建立一套完善的培訓體系，對檔案管理的各個流程進行詳細的講解，對容易出現的問題進行說明，保證檔案知識的體系性。只有這樣才能有效提高媒體企業檔案管理人員的知識水平，保證檔案管理的高效進行。
（二）檔案管理趨于系統化。隨著煤炭企業專業建設加強，企業內部逐步建立一套完善的管理流程，檔案管理也不列外，未來檔案管理趨于系統化，應圍繞檔案管理標準化、規范化，積極開展工作。如對重大建設項目檔案有一套完善的管理流程。首先建設項目工程招投標及設備招投標開始，注意原始資料收集，保證檔案的完整。其次工程建設過程當中，要高度重視檔案管理工作，將檔案管理列入工程日常管理和考核當中，與工程建設實行同步管理，對建設過程當中檔案管理的質量、份數和保管期限有明確的規定，確保工程建設過程中檔案的質量。最后在收集和保管檔案的過程當中，檔案人員要親自參與檔案的開箱和檢查，在歸檔過程當中要定期的召開會議，對檔案管理中存在的問題進行說明并整改，保證后期管理工作順利進行。
（三）檔案管理的外向合作性更加密切。由于煤炭企業檔案管理工作量大且繁瑣，所以檔案管理工作需要其他部門的有效配合，建立一個系統化的管理流程。應根據各部門的專業性質、職責范圍進行劃分，保證檔案管理的高效運行。如生產部門負責設計、支護、日常技術管理、防治水檔案的建立工作。機電部門負責機電設備檔案的建立工作。安監部門負責安全管理檔案的建立工作。企管部門負責經營成本檔案的建立工作。勞資部門負責勞動工資和工傷治療費用檔案的建立工作。根據分工情況，各部門建立相關檔案，最后匯總到檔案專職管理部門統一整理裝訂成冊。在具體的操作當中也有明確的規定，生產部門及掘進隊、開拓隊的工作面都要建立專間進行檔案管理。對施工的方法、施工過程進行記錄，并同時建立檔案。把工作當中的每一個操作流程詳細記錄，對遇到的問題要清楚的展現有關時間、地點和原因。對所有檔案每月定期傳遞到企業檔案管理部門，進行歸納和總結，完成檔案的流程化建設。
[關鍵詞] 新醫改；檔案管理；規范化
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 01. 112
[中圖分類號] G271；R197.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）01- 0193- 01
醫院檔案管理工作就是對醫院的各種數據和資料進行管理和整理的工作，其中主要包括了醫院建設發展的各種數據和醫院進行醫療活動的各種文件和數據等方面的檔案，其中還包括了醫療糾紛、引進資料、先進的醫療設備和醫療學術的研究活動等方面的內容。對于醫院的這些各方面的資源和數據，對醫院的發展以及醫療技術的進步都有著非常重要的作用，所以需要對醫院的檔案進行規范化的管理。
1 醫院檔案管理的現狀
1.1 缺乏對檔案管理工作的重視
在醫院各方面的管理工作中，檔案管理一直屬于不被重視的類型。對醫院的檔案進行管理的內容主要有管理考核和綜合性的管理活動著兩方面的內容，但是很多醫院的相關的人員始終認識不到醫院檔案管理的重要性，常常把醫院的檔案管理工作當作是可有可無的。因為醫院的管理人員對檔案管理的消極態度，導致了在對檔案管理進行工作人員的安排上十分的消極和不夠全面。醫院在引進人才的時候很少進行專業檔案管理人才的引進，同時也不能夠積極的對現有的檔案管理工作人員進行專業技能的培訓。醫院的管理人員對于檔案管理的不夠重視始終是檔案管理不能夠規范化的一個重要的原因。
1.2 醫院檔案管理工作人員不夠專業
檔案管理不是一個簡單的資料收集和整理的工作，它也需要工作人員具有足夠的職業素養和專業的技能支持。但是，目前我國大部分的醫院進行檔案管理的工作人員在檔案管理中的業務水平比較差，有很多的醫院檔案管理工作人員并不是出身與檔案管理的專業，只是在進行職業的選擇的時候被調劑到進行醫院檔案管理的這個工作中來，他們往往在工作之前乃至在工作之后都沒有進行過專業的檔案管理知識的培訓，所以他們進行檔案管理工作的專業程度上有所欠缺。很多的醫院的檔案管理人員除了缺少專業的檔案管理的技能，不能夠專業和規范的對檔案進行管理之外，還缺少足夠的檔案管理過程中的法制觀念。在進行檔案管理 的工作中需要依據相關部門制定的《檔案法》的規定進行檔案管理，但是目前我國醫院的很多檔案管理人員缺少依法歸檔的意識，在進行檔案管理的時候常常不能夠科學和系統的進行工作，導致在檔案信息的收集方面存在很嚴重的問題。
2 新醫改背景下加強檔案管理規范化的對策
2.1 對醫院行政檔案資料的管理工作的規范化
首先，應該建立起一個專業的檔案管理的部門，并且要能夠為檔案管理分配專業的設備、人員和辦公的場所等等。在進行檔案管理的過程中，要能夠在統一的管理下進行檔案的管理工作。檔案管理部門能夠在醫院的其他部門的工作提供各種資料和數據，同時還能夠為相關的管理人員在進行醫院的管理活動中提供相關參考資料和依據，能夠極大的提高醫院各個部門的工作效率。其次，應該加強對醫院檔案管理工作人員進行專業技能和職業素質的培養，提高檔案管理工作人員的工作效率和工作水平。在我國的醫院檔案管理方面最嚴重的問題就是缺少專業的檔案管理人員，這個問題是制約我國檔案管理規范化的重要的因素。通過提高醫院檔案管理工作人員的專業的技能和職業素養，能夠不斷的提高他們的業務水平，提高醫院檔案管理的規范化程度。
2.2 加強對醫院科研檔案資料管理的規范化
作為關系到醫院的醫療水平和醫療技術是否能夠提高的資料，醫院的科研活動的資料是醫院進行檔案管理的一個重點。在對醫院的科研資料進行管理的時候需要注意兩方面的內容：①加強對科研資料進行全面的收集、歸納和整理，及時的對整理好的科研資料進行編目和分類等工作，并且要對已經分類的資料進行安全的保存，并且要適時的對保存的資料進行再管理，防止出現遺漏的內容。②要能夠對整理好的科研資料進行再開發的活動。對科研的資料進行再開發是一項對醫院和社會醫療水平的提高有著重要作用的工作，所以醫院的檔案管理人員要能夠利用保存好的科研資料幫助醫院相關部門進行在開發的工作，把醫院檔案管理的作用充分的發揮才出來。
2.3 加強對醫院病例資料管理的規范化
在醫院的管理中有一項需要進行著重管理的工作，那就是醫院的病例資料的管理。隨著醫患矛盾的日益增多，為了輔助醫院解決醫患矛盾，檔案管理部門應該加強對病例資料管理的規范化。要建立為病例檔案建立一個資料庫，保證病例資料的完整；①對病例資料的查閱設置嚴格的限制，保證病人的隱私：②及時的對病人的病例進行歸檔和整理，防止工作堆集，造成不必要的麻煩。
