時間：2023-05-04 08:42:20
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理分類方法，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：城管檔案；檔案管理；檔案整理
檔案是指國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國城市化建設進程的不斷加快，城市規模的不斷擴大，城市管理過程中形成的各類檔案增長迅速，已經成為了城管工作中的一項重要工作內容。城管檔案是指在城市管理活動中直接形成的具有保存價值的各類形式的城市管理活動歷史記錄。城管檔案在城市管理與發展中發揮著重要的作用，是城市各項管理工作重要的參考與依據，也是反映城市管理水平的重要指標之一。
1 城管檔案的重要性
城管檔案是對過去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實的城管檔案可以為機關工作提供備查依據，對城管檔案進行調研，則可以深入挖掘城市管理工作內在的規律，為城市管理工作的發展提供最基礎的參考資料。隨著我國城市化進程的不斷加快，城市人口、規模不斷增擴，城市管理工作的難度也不斷增加，問題不斷增多。城管檔案在此種發展形勢下，其重要性越發突顯，成為我國解決城市矛盾問題、提升城市管理水平、指引城市發展方向的最重要的數據信息來源與依據。
2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問題
目前，我國城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來負責進行。城管局是城市管理中負責綜合行政執法的部門，是由原事業單位“城管辦”、“聯合執法大隊”演變而來。工作內容繁雜、檔案管理意識不強等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項次要性的工作。對城管檔案管理工作重要性的認識不足使得城管檔案工作在相當長的一段時間內處于被動的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。
歸檔整理是檔案管理工作的重要環節，也是檔案管理工作的基礎與起點。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過程中，存在著諸多問題，包括了檔案的裝訂、分類以及排列等方面，其中，檔案分類是問題較為突出的環節。
在檔案分類上，沒有根據工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，而既使用“機構”又使用“問題” 標準來進行分類是較為常見的問題，這種分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發文分類法、文號分類法等方法的現象多有存在，這些分類方法不是全國統一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯系、形成規律以及文件內容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
對于歸檔文件的排列問題，《歸檔文件整理規則》中有著明確的規定：歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間排列。但在實際的工作中，按文號排列、按問題排列或是全部文件都按時間順序排列的現象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。
3 歸檔整理問題的成因分析
任何問題的存在都有其產生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問題也不例外，只有對問題的成因進行深入分析，才能有效的解決問題。就城管檔案管理中的歸檔整理問題而言，其成因主要是檔案工作人員的專業水平與素質因素，當然，更深層的原因也與管理者對檔案工作的重視程度有關。
檔案管理是一項專業性較強的工作，而檔案整理環節，尤其是檔案的分類，是最能體現其專業性的地方。目前，城管系統內的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態，遠未達到專業化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設有專職檔案員的部門較少，而即便在設有專職檔案員的部門，具備檔案專業高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專業人才的缺乏，導致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門的整體發展。長時間停留在表面意義上的管理，未能達到專業化的管理水平，對城管檔案管理工作向更高層次發展造成了重要影響。
城管檔案管理專業人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項制度的建立與完善缺少了專業指導。如專業人員的缺乏使得檔案分類方案的制訂無法從單位實際出發來有效規范檔案的歸檔整理工作，導致了分類方法不具體、檔案保管期限設置不合理等問題的發生。
4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法
4.1 加強檔案管理專職專業人員的設置與引進
專職與專業人員的設置與引進既是兩個方面的事情，同時也是合二為一的。目前，多數城管部門的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務的增多，兼職檔案員已經無法勝任與滿足城管部門檔案管理工作的需求，只有設立專職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時，專職的崗位設立也體現了對檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專業人才的基本條件。而對于專業檔案管理人才的引進，要從多渠道、多方面來進行，要從城管部門人力資源戰略層面出發來進行。單位應投入更多的資金支持，應提供更多的人才吸引條件，加強人才培訓與平臺的提升建設，為人才的發展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質、高水平的檔案管理專業人才投身到城管事業，才能為城管檔案管理的長遠發展打下堅實的人力資源基礎。
4.2 加強現有檔案管理人員的專業技能培訓
加強對現有檔案管理人員專業技能的培訓無疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應對《文書檔案管理歸檔文件整理規則》進行學習領會，對實施細則要加強理解。培訓內容應以日常工作的常用技能與常見問題進行重點加強，要少理論性多實用性，注重實效。培訓應定期舉行，可以派員進行外部培訓，也可以在單位內部組織，聘請省市檔案館的專業人士進行指導講座。
4.3 制定科學合理的檔案分類方案
檔案分類是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內容，因此，制訂科學合理的檔案分類方案對于檔案歸檔整理工作來說是至關重要的。檔案分類方案要根據國家檔案局2006年公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求以及《文書檔案管理歸檔文件整理規則》來制定。檔案分類方案要使用正確的分類方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動情況，維護其歷史面貌。
科學合理的檔案分類方案，需要專業的檔案管理人員來完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內容。鑒于城管局檔案管理的專業水平，可以在檔案分類方案的制定時請上級檔案管理部門進行協助指導，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規則順理成章的進行。
5 結束語
檔案整理工作的基本任務是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化，其意義與價值在于為整個管理工作提供一個嚴格有序的工作基礎。城管檔案歸檔整理工作中存在的問題，除缺乏專業的檔案管理人員外，對于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強檔案管理工作重要性的宣傳，強化檔案管理意識，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內容。
參考文獻
關鍵詞：檔案管理；歸檔整理；分類；技巧
當我國引入現代化管理的模式與先進理念之后，無論在企業、政府部門、事業單位通過對人力資源管理的重視與普遍運用，逐漸開始意識到了檔案管理的重要價值與功能取向。一方面，在不斷的實施檔案管理的改革；另一方面，也在進行相關的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對當前檔案管理所面對的新情況，對其配套的歸檔整理分類問題及提升效率的技巧進行具體探討。
1 檔案管理歸檔整理分類解析
1、內涵
不同的行業檔案的類型、種類、數量、機密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質來看，它的價值在于使數據、信息資源得到科學的管理，并能夠在系統的管理中，方便保存、查詢、提取、運用，以及按照管理程序進行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關鍵。目前企事業單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓，而且，已經將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個專門化的職能。
2、原t
從原則方面看，歸檔整理分類要求精準性、規范性。比如，精準性中，要求分類標準的準確、標識的簡化、細則的清晰；再如，針對具體檔案中的材料、價值的差異分析、等級劃分，保管組織單位在不同種類中的對應性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質、電子檔案不同的運用形式，以及保存、轉移、銷毀等各個方面，也需要與之相匹配的精準性、嚴肅性、規范性等。
3、注意事項
根據現階段的檔案管理及其歸檔整理分類現狀、經驗分析，應該注重在這個方面的可操作體系構建，這樣就可以實現統籌規劃、統一管理，通過方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎上，逐漸的形成簡化、快捷、便利的主要特征與表現，從而推動檔案管理功能與價值體現的最大化；并將其轉化為一種資源利用渠道，為進一步的人力資源管理、企業治理提供牢靠的依據。
2 檔案管理歸檔整理分類技巧
1、以整理程序為準
一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個層面，在整理過程中，可以按照設計文件、文字材等進行進一步的項、子項方面的劃分，這樣在劃分中形成一個制定程序的基礎，然后，按照我國的相關法律要求，設計出一套與現階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對方法的運用，以及技能的熟練性。具體來看，整理分類程序相對簡單，重點是按照檔案的性質、材料、種類、類型、對應部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個密切關聯的系統構成要素。因此，建議從這些構成要素出發，制訂與其相符合的程序。比如，以科學歸檔文件的整理分類為例，一是對其進行收集，如在文字材料、設計文件的大類下，進一步從子項的外部、內部、會議，以及次子項等進行一一的對應收集、整理，再進行對應的整理、分類。再如，對于人事檔案的整理分類，就可以按照時間、職能、級別等進行劃分，然后，進一步整理、分類。總之，不同的檔案管理對象，應該采取與其相適應的程序，但主要的思路應該明確，并堅持簡化原則等。
2、紙質檔案電子檔案區別對待
現階段的檔案管理中有紙質、電子檔案管理兩種，所以需要區別對待。
（1）紙質檔案
針對紙質檔案可以按照傳統的流程進行一些簡化，在化繁為簡之后，先進行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來的基本分類，進行進一步的整理、分類。這個方面沒有必要花費更多的功夫。因為傳統的紙質檔案管理在經過電子檔轉化的過程，已經實現了一次有序的整理、分類，所以，只需要在歸檔整理分類中細化、簡化，保證其完整性、有效性、精準性即可；盡可能減少勞動要素中的資源浪費。
（2）電子檔案
針對電子檔案目前已經有了較專業的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個方面，重點應該放置在對于相關軟件的專業知識與操作技能的訓練，并做好技術性的安保措施。
3、技巧與方法說明
（1）以材料流向、流量為導向提升歸檔率
技巧與方法的使用，應該與效率結合起來。無論紙質、電子檔案，都可以按照企事業單位等機構的文件流向、流量進行歸檔率的計算，并針對性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個方面，可以透過建立的數據庫、運用頻率進行數據圖表的制作，根據流向、流量趨勢圖譜進行進一步的歸檔率提升。
（2）透過職能確保范圍、期限
不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數量、種類、類型、完整度、內容等基本要素的條件下，以機構、編制、職能設計出具體的方案，從而讓機構的工作職能能夠有理有序的體現在歸檔整理的范圍、期限之內，這樣就可以更好的實現針對性的整理分類，提高效率。
（3）以“主體”為旨歸的歸檔法
所謂以主體為旨歸，指的是在從機構或組織團體本身出發。比如，以學校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過“以我為用、以我有用”的主導原則，盡可能從其功能、價值、應用方向，進行具體的歸檔整理分類。可以理解為從用途的角度進行劃分，有助于提升針對性，提高工作效率。
（4）行業標準先行，提高整理質量
行業標準導向的直接指向是整理質量問題。所以，一方面，要明確相關的國家管理規范、條例、細則；另一方面，在紙質、電子檔案整理中，按照行業的基本標準，進行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯系、保存價值、分別立卷，還需要注意時間性、秘密性與非機密性等。
（5）歸檔范圍、分類方案密切結合
目前來看，傳統的紙質檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運用好計算機文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個方面可以推薦使用南大之星軟件，因為它在目前的檔案管理中的運用反響較好，也能夠滿足現階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。
3 結束語
由于現階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過程，所以，可以透過對相關的技術性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質量與水平提供更好的促進作用。具體來看，一方面可以按照系統論的理論思路與框架，構建起歸檔整理分類的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應。另一方面，可以在區分紙質、電子檔案的形式、用途、功能及現階段的利用情況方面，按照上面所說的五個提高質量與效率的方法進行進一步整理水平提升。
參考文獻
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關鍵詞：水利工程；施工建設檔案；檔案管理；評價指標；管理流程 文獻標識碼：A
中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.06.131
水利工程施工建設檔案是保證水利工程質量安全和可維護性的重要參考資料，所以水利工程施工建設檔案管理工作一直以來都是承建單位在施工建設中的重要內容。某工程渠道長68.46km，設計引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標段長5.848km（樁號4+085～9+909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區，施工復雜度高，地質條件復雜。在建設過程中參與單位眾多，包含了勘察設計單位、承建單位、材料供應商、設備供應商、監理單位等，工程資料類型眾多、結構復雜，所以對于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對于工程的開展與后期的維護具有非常重要的意義。
1 檔案管理工作的內容
1.1 檔案管理組織
檔案管理要有獨立的辦公室和專業的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應用要求，配置打印機、復印機、掃描儀、計算機等。檔案管理人員要具備檔案專業管理技術資格，熟悉水利工程施工建設全過程業務的開展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監督。
檔案管理制度是檔案規范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統計制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項目的個體單位，設立檔案保管期、責任人和工作節點目標。檔案管理經費由各項目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經費預算中。
建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質量、份數、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進度和施工質量控制同步；（3）單元工程質量驗收時，驗收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗收的部分工程檔案，在十日內必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門考核。
1.2 檔案管理整理、分類與歸檔
檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準確性、系統性。在水利工程施工建設開始前，就要收集工程開工建設的有關資料，其中包括施工技術資料、材料與設備資料、質量評定與驗收資料等。施工建設過程中，要及時對文件的施工圖、施工合同、施工規范標準等進行收集，保證文件材料與施工進度同步。檔案的保存形式多種多樣，對于紙質文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續完備。電子資料要進行備份，可采用刻盤等方式進行保管。標注的案卷名稱要簡潔準確，目錄編制規范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據水利工程施工建設的內容進行科學的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進度控制資料檔案、質量控制黨刊、施工管理檔案、生產控制檔案等。
要求工程建設的參與單位各職能部門要按時、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據施工需要調取檔案時要建立嚴格的審批制度，按照用戶需求移交有關工程檔案。使用完畢后，要及時歸還。工程檔案的收集與整理要根據工程節點設置考核辦法，保證完成各節點的檔案整編目標。
1.3 檔案后期管理
檔案從工程部門接收后到檔案室要進行檔案的保存與統計，保存時要在檔案柜架上清晰的標出檔案的內容，根據檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統一間距，檔案數量要與目錄數量相吻合，定期進行檔案檢查，落實三防工作，保證檔案的保管安全性。
檔案利用時要根據目錄進行檔案定位，在信息化檔案管理過程中，可通過軟件系統通過關鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對水利工程施工建設過程中的重要事記、科研成果、基礎資料等進行匯編，使檔案更加規范，做到能夠合理開發和利用。
目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級目錄、檔案簡介等建立數據庫，歸檔的電子文件直接存儲在服務器中，建立雙活數據中心，保證電子文件的安全性和7*24小時可利用性。
2 檔案管理評價
2.1 評價方法
檔案管理評價是以《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》和《水利工程項目檔案管理規定》等文件為依據，根據水利工程施工建設項目的具體情況建立檔案管理評價指標體系，擬定評價閾值、指標等參數，并采用層次分析的方法M行綜合評價。層次分析結構可劃分為三個層次結構，包括目標層、準則層和指標層。其中目標層A作為檔案管理的綜合評價，準確層B1為檔案管理組織機構，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標層是以實際情況確定管理指標，Cij（i，j=1，2，…，n），指標內容包括：檔案管理組織機構下分的管理機構人員、檔案管理設施、檔案管理制度、檔案管理經費、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準確性、文件材料的系統性、歸檔與移交、節點目標完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統計、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標準化等。
2.2 指標系數
指標系數依據檔案管理工作檢查過程中的實際情況，以及管理規范文件的評分標準，采用了等間距分級法確定系數標準。評價指標與分值如表1所示：
檔案管理的評價方法與指標系數對某工程渠道的檔案管理工作進行權重分析，得到檔案管理綜合評價指數G=0.92，評價為優良；準則層中檔案管理組織結構G1=0.89，評價為合格；檔案整理與歸檔G2=0.93，評價為優良；檔案歸檔接收后的管理G3=0.92，評價為優良。
3 結語
水利工程施工建設檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設順利完成，而且是竣工后的維護與保養的重要參考依據。所以作為水利施工企業在進行水利工程建設時，必須要完善檔案管理工作內容，提高檔案管理水平，保證所建設的水利工程有檔可查、有據可依。
參考文獻
[1] 嚴杰.淺談大型水庫水利工程建設檔案管理[J].工業b，2015，（31）.
1 從內涵出發確定知識服務檔案管理模式理論
知識服務檔案管理模式是運用知識編碼實現檔案的歸類、整理，最終實現制度確定的一種方式[1]。在知識服務檔案管理模式中主要是以知識服務為根本，從而根據用戶和顧客的需求創新信息服務分類，實現檔案管理服務效益，以不斷的提高檔案管理的質量[2]。知識服務檔案管理與傳統模式相比較，其在內涵上更加側重的是實現資源分類，服務管理[3]。
2 從價值出發分析知識服務檔案管理模式
2.1 具有提升企業核心競爭力的價值
從價值出發確定知識服務檔案管理模式具有提升企業核心競爭力的價值。就當前我國企業、機構發展而言，為適應知識型市場經濟模式，以服務為根本的企業核心競爭力優化具有重要的價值，也成為企業和機構創新發展的關鍵。而應用知識服務檔案管理模式使得企業在發展的過程中利用知識服務的原則，實現企業檔案工作的開展和優化，促進了各個環節之間的銜接，并且更好的為顧客提供了服務條件，在企業核心運轉、流程銜接上具有重要的意義[4]。因此，具有提升企業核心競爭力的價值。
2.2 具有提升檔案工作領導位置的價值
從企業發展價值上來看，知識服務檔案管理模式具有提升檔案工作的領導位置的價值。企業在發展的過程中需要在檔案信息的基礎上實現生產、營銷、服務等各個環節操作。知識型服務檔案管理模式以需求分類為基礎原則，實現檔案的后臺切換和分類，從而充分的發揮了檔案在企業管理中的輔助價值，進一步奠定了檔案管理在企業發展中的領導地位，為企業的可持續發展提供了保障。因此，知識服務檔案管理模式具有提升檔案工作領導位置的價值。
2.3 具有優化公共檔案管理理念的價值
知識服務檔案管理模式以企業發展為基礎，在我國企業管理中被廣泛的應用。但是，近幾年隨著我國資本經濟市場的確定，國家公共管理機構也面臨著激烈的市場競爭環境，一些機構還存在著外來侵占和替代品競爭的劣勢。因此，在此背景下企業知識服務檔案管理模式的應用和推廣為我國公共檔案管理發展理念的完善奠定了基礎。我國公共檔案管理能夠根據企業知識服務檔案管理實施內部檔案管理理念改革，最終實現公共檔案管理知識積累、組織構建，系統框架完善等。因此，從價值角度出發發現知識服務檔案管理模式具有優化公共檔案管理理念的價值。
3 基于知識服務的檔案管理模式推廣應用對策
3.1 以理念為基礎，以模式為根本，實現創新應用
針對當前我國檔案管理模式的應用對其實施優化。首先，以知識服務理念為基礎，實現知識服務檔案管理模式應用創新。在知識服務檔案管理模式的實際應用過程中必須明確知識服務的“服務”理念，從而在此基礎上不斷的對檔案實施創新組織，提高應用的靈活性。其次，以檔案管理模式為根本，實現知識服務檔案管理模式的創新應用。就當前我國檔案管理模式框架為主，增加知識服務檔案應用框架，利用信息技術手段和多媒體技術實現檔案信息層次分類，完成檔案的自主生成、歸檔、控制。
3.2 以發展為需求，以行業為基礎，實現創新制度
基于知識服務檔案管理模式制度創新主要是以企業發展為需求，以行業發展為基礎，從而結合行業市場發展前景和發展需求創新其應用制度。例如，在制度創新的過程中創建檔案業務創新，以業務拓展檔案、業務市場檔案為根本分類，實現業務檔案服務制度，從而為企業的業務發展奠定基礎。此外，在知識服務檔案管理應用創新制度的過程中還可以通過根據檔案材料，檔案信息主次等制定檔案風等級標準制度，進而實現檔案管理工作和檔案查閱工作的服務效率優化，促進檔案工作的開展。
3.3 以水平為原則，以方法為依托，實現創新管理
實現知識服務檔案創新管理需要以企業基本管理水平為原則，以管理實施方法為依托，這樣才能夠全面的實現知識服務檔案創新管理。以日常工作維護基礎，對檔案信息的導入、歸檔進行統一管理，降低檔案信息交叉處理的時間浪費和人員浪費。此外，還可以通過對檔案管理方法實施改革，創建責任制知識服務檔案管理，針對檔案信息的查閱、外借等實施制度化管理，以管理方法為依托創新現有檔案管理方法。針對知識服務檔案管理內容、管理平臺、管理門戶網站等實施信息化服務管理，利用現代信息技術和互聯網手段實現管理創新，從而優化我國知識服務的檔案管理模式推廣應用，為我國檔案管理的發展奠定基礎。
【關鍵詞】財經類專業 教學檔案 管理 創新
財經類專業包括市場營銷、會計、財務管理、人力資源管理、金融、國際經濟與貿易、企業管理、統計、財稅等經濟類和經濟管理類專業。近幾年來該類專業學生人數逐年增加，如何適應社會人才培訓需求是當前主要思考的問題，加強教學質量保障體系的建設，不斷提高教學質量是做好教學檔案管理的基本依據。高校財經類專業教學檔案是高校經濟類教學活動的真實記錄，直接反映著高校的財經類專業教學狀況。做好此類教學檔案管理工作至關重要，要想在現有的教學檔案管理方法上提高對財經類教學檔案管理水平，就必須加強創新、研究發掘新方法，做到更加直觀、更加科學、更加規范化。
一、當今高校財經類專業教學檔案管理存在的問題
（一）平常對專業教學檔案的歸檔意識不強，主動性差。專業教學檔案是在教學過程中日積月累產生的，是一項不可缺少的信息資源，需要很好的分門別類，尤其現在的財經類專業相當多。但在日常的教學活動當中，往往只重視教學工作而忽略了對相關教學材料的收集、整理和歸檔工作，以導致一些有價值的專業材料流失，無據可查。
（二）專業檔案整理狀況欠佳，未進行合理分類和歸類，整理方法有待改進。在檔案整理過程中，大多數都存在整理方法和歸類劃分上的問題，主要表現在以下幾點：一是未進行保存年限的劃分（永久、長期、短期），年限的劃分區別了檔案的價值和保存價值。二是分類標準不統一，均以便利性原則對檔案進行分類，雖然提高了部門檔案查找效率，但卻增加了后續管理人員接收和管理上的難度。
（三）專兼職檔案人員在檔案管理工作中的專業能力和素養亟待加強。目前由于檔案信息化技術不斷提高，從事檔案管理的工作人員基本都未經歷過專業培訓，所形成的檔案收集、整理等方面的知識和經驗都來源于自學或是上級領導管理上的指導，呈現出明顯的主觀性，缺乏必要的科學性，缺乏運用現代高新技術工具、信息開發應用能力和敏銳的信息意識。
（四） ISO9000標準在專業教學檔案中未有得到充分的利用。ISO9000標準可以幫助組織建立、實施并有效運行質量管理體系，是質量管理體系通用的要求或指南。它不受特定的行業或經濟部門的限制，可以廣泛地適用于各種類型和規模的組織。
二、高校財經類專業教學檔案管理創新措施
（一）增強專業教學檔案管理意識。進一步認識和提升檔案管理工作水平的重要性和必要性。加強領導，落實責任，檔案管理工作在高校新的發展形勢下顯得至關重要，基礎管理水平對于夯實發展基礎，提升高校綜合競爭力尤為重要。檔案作為高校發展的歷史脈絡、痕跡的載體和證明，若能加以高效利用，必將進一步為決策層科學決策提供充分依據。努力做好財經類專業檔案的建檔工作，為高校財經類專業教學積累財富。
（二）建立健全的檔案管理制度。加強教學檔案管理，收集整理并逐年積累教學資料和教學檔案，為高校工作及時準確提供所需要的資料、數據是教學工作的重要組成部分。要提高檔案的管理質量，不僅領導重視，制定一套可行的標準方案，還必須根據自身部門的具體情況，制定教學檔案工作的各項規章制度，以此實現教學檔案工作中各個環節的有效管理。比如制定教學檔案管理制度，包括從文件的接收、整理、分類、立卷、歸檔到檔案的分類方案、細則、保管、利用制度。檔案的分類、編號、裝訂、保管期限按國家教育部《高等學校檔案工作規范》執行，分為永久、長期（15年以上至30年）、短期（15年以下）三種，以便于教學人員和檔案管理人員在檔案移交、收集、整理、分類過程中有章可循。
（三）“以人為本”，提高專兼職檔案人員的業務素質和專業化水平。高校檔案管理人員首先要提高計算機網絡操作能力，通過對計算機的了解、應用，逐漸學會并掌握采用計算機對相關檔案信息的處理和分析，并且能從相關的數據庫中檢索、錄入相關檔案信息。還要對檔案管理人員加強檔案管理知識和技能的培訓，及時擴充相關專業知識，并且定期對檔案管理員的工作情況進行檢查、考核，對工作積極認真，完成任務好的予以表彰和獎勵，以提高檔案管理人員的積極性。
（四）在專業教學檔案管理中充分運用ISO9000標準。按照ISO9000標準建立的質量管理體系，具有不斷改進的功能。通過質量審核，發現問題，采取糾正和預防措施，不斷改進，可以提高管理水平和教育教學質量；通過管理評審，可以提高質量管理體系的適應性；針對工作中發現的不合格內容以及不良趨勢，采取有效的糾正和預防措施，可以促進各方面工作不斷改進。因此，從理論層面來看ISO9000標準適用于教育管理領域，可以在學院財經類專業教育教學管理中加以應用。
總之，高校財經類專業教學檔案是財經類專業教學工作的真實記錄，是了解財經類專業教學內容、進行財經類專業教學改革、提高財經類專業教學質量、培養合格人才的重要保證。創新高校財經類專業教學檔案管理，要增強專業教學檔案管理意識；建立健全的管理制度；“以人為本”，提高專兼職檔案人員的業務素質和專業化水平；在專業教學檔案管理中充分運用ISO9000標準。為促進檔案管理工作進一步走向科學化、正規化而不懈努力。
參考文獻
[1]伊明.論高校教學檔案管理的現狀與創新途徑[J].考試周刊，2011（4）.
關鍵詞：文書檔案；整理方法；保管方法；創新
做好文書檔案的整理和保管工作至關重要，工作人員在實際的工作中應該以文書檔案的管理原則為基礎，提升文書檔案管理工作的科學性。為了實現這一目的，工作人員應該盡量做好文書檔案的整理和保管工作，使得文書檔案保管工作順應時展的需求，在提升工作效率的基礎上，提升檔案信息的利用率。
1 文書檔案整理、保管方式實現創新的重要性
文書檔案的整理工作和保管工作的最終目的就是保證檔案管理工作的高效性，進而促進檔案內容的利用。因此，在進行這兩項工作的過程中，工作人員應該充分考慮到時展的需要，找到傳統管理方式的弊端和不足之處，對工作方式進行創新，提升工作效率。
1.1 在管理工作中應用先進的技術
現如今，社會已經進入到了高速發展時期，信息化和現代化的趨勢比較明顯。在實際的工作中，工作人員應該將網絡技術以及計算機技術等融入到文書檔案的整理和保管當中。先進技術和文書檔案的相互結合，必然會直接推動管理工作進行的高效性。另外，工作人員在對文書檔案進行管理的過程中，首先需要按照文書檔案的內容和實行的需求進行分類，在這一過程中，檔案管理技術的應用是不可或缺的，從文書檔案發展的方向上看，這也是一種普遍的趨勢。
1.2 現代化的文書檔案整理手段應該備受關注
現如今，計算機技術已經應用到各行各業當中，文書管理工作中應該充分利用計算機技術。主要是在應用這一技術之后，文書檔案管理工作的工作形式發生了明顯的變化，無需采用繁雜的紙質檔案，只需要借助計算設備來對電子版的檔案信息進行管理即可，這樣不僅可以減少工作人員的工作量，還可以起到事半功倍的效果。利用計算機等現代化的整理技術，工作人員就可以實現檔案序列的自動編號，可以實現自動的檢索，提升可檔案內容查找和應用的效率。另外，計算機管理的優勢作用比較明顯，達到了整理和保管工作簡單易行的效果。
2 檔案整理和保管工作對人員素質提出了更高的要求
從這一點上看，文書檔案管理工作能夠得以運行的主要因素就是工作人員的自身素質達標。檔案管理工作中，工作人員是主體。由于現代社會處于一個信息化高度發達的社會，文書檔案信息內容遠遠不斷地涌入，這就給檔案管理工作帶來了一定的困難。因此，在檔案管理工作中，工作人員的素質是影響工作能否高效進行的重點。為了提升工作人員的專業素質和職業道德，在具體工作之前，管理人員要對其做好培訓和教育工作。在提升檔案管理工作者業務能力的基礎上，保持積極的工作態度。由于傳統的文書檔案管理工作對人員素質的重視程度不夠，導致檔案管理工作缺乏創新性。在吸收教訓之后，對檔案管理工作人員素質進行培養，從某種程度上可以更好地適應社會發展的需要。
3 做好文書檔案整理和保管工作的具體做法
3.1 文書檔案管理工作的分類方法
通常情況下，文書檔案管理工作的分類方法可以從三個方面來進行分析和探討。第一是年度分類，第二是組織機構分類，第三是問題分類。
3.1.1 年度分類。所謂的年度分類法在進行的過程中，主要是根據文件形成和處理的年度來講所有的文書檔案以時間為標準進行區分，然后根據時間的差異來排列。在文書檔案管理工作中，工作人員首先需要將文書檔案進行歸納，提升檔案分類的高效性。經過具體的實踐可以看出，采用年度分類法不僅可以提升文書檔案的質量和效率，在實際的工作中意義重大。
3.1.2 組織機構分類法。根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類。它以立檔單位內部的組織機構為標準，按不同的機構分別設置類目。
3.1.3 問題分類法。按照文件內容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個類別。
3.2 檔案裝訂
檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個重要環節。一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復和請示可以合并歸成一件，如果頁數太多當然可以分成兩件或者多件。正文與附件之間、正本和草稿之間、來文同復文之間，都可以根據實際情況斟酌而行，或者合而為一，或者拆而為二，都是可以的。不過如果有關的文書檔案拆開處理時，在進行排序時還是應當相對集中于一處，以方便后期的利用。
3.3 檔號章與頁碼編寫
檔案管理中章與頁碼編寫是最細微繁瑣的工作之一，頁碼編號的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。所有文件的右上部位應當加印檔號章，檔號章上填寫檔案內容，內容包括檔案號碼、所屬年份、機構代號、問題代號、保管時限、館編件號等項內容。重點應當強調檔案號碼的填寫，按照分類標準的不同，檔案號碼要從分類、保管時限的低級順序向高級順序依次進行。
4 如何做好文書檔案的信息保管工作
通過計算機系統輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應用的是抽詞比較法。抽詞比較法可以按照不同的時間按照批次處理。首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納入索引表，其中包括文件責任人、內容、種類等等。這個過程可以有主要和次要之分。按照一定規范要求給每個詞條打分，把其余的詞條錄入到計算機數據庫，歸之為自學習系統，形成后各建詞表。其次，根據不同的要求，對文書檔案的文件格式進行不同的設置。這種設置方法沒有明確的規定，包括其中的文書內容、種類、年代等等，主要做到更加便捷容易的瀏覽和查閱即可。再者，編輯制作計算機輔助程序。這項工作簡單來說就是比較的過程，將檔案文件的題名表和題名的對照。找出其中相一致的內容，方便儲存和使用。第四，文書檔案的管理的最后一步就是確保電子文件形成后能夠在計算機中正常運行。并按照分類標準與保管期限等進行劃分。
5 結論
新時期企業核心競爭力的提高與簡單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。檔案事業的發展離不開創新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業的工作進程。創新，是以原來的管理方法為前提，融人新的技術手段，做到更高效更便捷。因此，相關工作人員必須提高工作意識，轉變陳舊觀念，勇于大膽創新，積極投入實踐。充分利用現有的網絡資源。把新時期文書檔案的整理與保管工作推向新臺階。
參考文獻
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一、辦公室檔案管理基本概念
所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對企業中的人員情況與事件進行詳細記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時效性，因此檔案的管理人員應該對企業檔案定期進行歸納與清除。
二、辦公室檔案管理中存在的缺陷
不管企業從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因為受到不斷更新的科學技術的沖擊，以往傳統的管理方式在向新的管理方式過渡中存在諸多問題，這些問題主要表現在以下幾個方面：
（一）檔案管理人員認識程度不足。因為辦公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據企業的實際發展狀況與時代變化速度轉變管理理念，不能及時吸收新的管理手段與策略。同時由于管理從業人員缺乏專業且系統的檔案知識，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會存在諸多缺陷。在實際管理工作中若管理人員的職業責任感與思想道德達不到應有高度，那么極有可能會影響整個企業的正常運轉。
（二）管理人員的管理方式與企業的發展進程不相符。社會的創新與發展，使各行業的崗位分工更加精細化，對檔案管理工作的精密性要求也越來越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內容也都呈現著多元化的發展態勢。為了迎合社會發展步伐，檔案管理工作在新時代的影響下也有了新的任務與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無法真正貼合企業的實際發展需要。在具體管理中不能運用計算機軟硬件設備對檔案歸類與云端儲存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導致檔案管理工作效率無法提升，一些重要文件經常發生丟失現象，在檔案的編輯、分類、儲存中還會出現人工操作失誤、管理難度增大現象。
（三）檔案管理軟硬件設施較為落后。在檔案管理中，一些具有時效性的文件要求進行自動化管理。企業引進管理軟硬件設備需要經費，在實際的管理工作中，企業能夠給檔案工作劃撥的經費有限。
三、完善辦公室檔案管理工作的對策
在企業辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業應該積極引進先進的管理設備、轉變管理人員觀念、優化管理工作，促進資源共享，對存在的不足加以改進與完善。
（一）增強管理人員的管理意識，制定且完善管理制度。在眾多的企業中，大多數都存在著對管理工作認識不到位或是忽視管理工作的現象。因此企業與管理領導與員工應該增強對管理工作的重視程度，不斷汲取先進的管理方法，增強自身的管理水平，轉變適應時代與企業未來發展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質量，繼而增強企業各個部門工作效益，提升企業競爭實力，促進企業蓬勃發展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應該明確不同類別檔案的管理流程；規范檔案標準程序，使用現代化信息管理設備對檔案進行分類，優化管理工作。針對機密性文件應該做好保密工作，在軟硬件設備中做好加密處理并設置使用權限。
（二）踐行先進的數字化檔案管理方法。?n案管理工作量越來越大，行業分工也越來越細致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲存等工作流程中出現的失誤頻率，極其有必要踐行先進的數字化檔案管理方法，將計算機硬件設備與軟件技術、網絡技術作為發展的基礎條件，創建不同形式的管理機制體系，進而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創建數字化檔案管理體系中，應將傳統的紙質檔案歸納到數字化管理工作中，通過不同形式的文件增強對紙質文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。
企業中的各個管理部門同時還能打破時間與空間的限制，實現檔案文件的云端共享，方便調用與儲存，以此種方式來提高檔案管理工作的實用價值，并且不斷豐富檔案管理工作服務。實現辦公室檔案的數字化，企業應該將其作為重點工作來抓，也只有這樣，才能迎合時展需求，推動企業走在時代的前端，在同行業中站穩腳跟。
【關鍵詞】網絡化 檔案管理 方法
【中圖分類號】G71 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）16-0231-02
學校檔案管理是一個學校歷史鑒證，不僅僅反映學術育人的輝煌，也反映一個學校的工作效率和整體形象，是學校的重要的基礎工作。因此提高檔案管理水平，有效保護檔案資料的完整顯得尤為重要。而現如今大部分學校的檔案資料雜亂，沒有明確的管理制度，為了改善這一現狀，我們要結合學校的實際情況利用網絡信息化技術來規范檔案管理制度，使之為學校乃至社會完美利用。
一、學校檔案管理方法落后的因素
1.管理模式傳統老套
學校檔案信息來內部外部的方方面面，學校規模日益增大，就讀學生增多使檔案管理工作難度增大，而很多學校檔案還是采用傳統的人工登錄，效率低，查閱慢。這樣傳統的管理檔案模式不但不能保存檔案資料的完整性和一致性，而且工作量大，繁瑣，資料保密度較低。和現實信息化管理模式，使用效率等，形成鮮明的對比性，傳統的檔案信息管理“低能高耗”模式需得到改善。目的能提高學校教學管理水平，有效節約人力資源。
2.技術性管理人才稀缺
知識性，復合型人才是經濟發展的載體。社會競爭日趨強烈，面對技術性人力資源的匱乏，乃需培養全方面高素質專業人才。學校檔案管理是一個非常重要的工作崗位，但是大部分學校都缺乏這一專業管理人員，所以導致了學校檔案管理不到位，資料歸檔不明，容易丟失，得不到有效利用，嚴重影響了學校教學工作開展。
3.學校管理檔案分類復雜
學校檔案資料錯綜雜亂，它包括學生檔案，教職工檔案，學建設檔案等等。面對復雜的檔案資料整理，管理過程時有出現問題，如資料難以找到，或者丟失等情況，這也是限制管理的一大因素。
二、提高學校檔案管理水平的方法
1.學校要重視檔案管理工作
領導對待檔案管理意識薄弱，支持力度不夠。作為學校領導，要高度重視學校檔案管理工作，明白網絡化檔案管理模式對學校教學拓展的重要性。傳統的檔案管理模式已不為現時代所用，校領導應有現代化的先進管理理念。所以學校領導要摒棄這種傳統的管理模式，首先就得改變自身觀點，只有自我意識增強了，實踐上才會作出相應改變。具體可以加大投入檔案管理經費的力度，為提高創新型管理水平和學校能打造一批綜合素質能力強，有扎實的檔案學知識性人才提供了可能性。再者，校方應多組織檔案管理培訓，加強其它教職工作者的管理意識，建立明確的檔案管理制度，對于為學校檔案管理工作作杰出貢獻者和忽視檔案管理者要賞罰分明，將責任落實到各個部門乃至個人。學校還可以完善檔案資料相關配套設施，如建立專門的檔案管理室和先進的管理機器來輔助管理人員工作進行。
2.培養專業檔案管理人才
加強優秀的管理人才培養是檔案管理的急需所在，目前學校檔案管理人才缺失，大部分采取傳統的紙質筆記方式保存檔案，而紙質的記錄方式存在很大的缺陷，比如時間一長，資料容易缺失，筆跡不清晰，資料的完整性得不到很好的保護，而且密封性不高，很多重要隱秘資料都不易而飛。所以要采取信息化的檔案管理模式，計算機的功能遠遠大于人力。它能減輕管理人員工作難度，有效節省了人力物力資源。而且只要方法恰當，資料的完整性可以得到很好的保存，無關年限，不再輕易被環境所影響。校方要加強培養專業的檔案管理人才，為教學工作的有效開展奠定基礎。不僅如此，檔案管理人員應該不斷提升自我職業能力。專業性人才對檔案管理是否成功起著關鍵性因素，一個專業的管理者應本著竭盡全力、恪盡職守的態度為學校的檔案進行有效管理，開拓創新的管理方法為學校及社會作貢獻，同時實現自身價值。
3.引進先進的檔案管理技術
經濟基礎決定上層建筑，隨著經濟的快速發展，科學技術也相應的取得了很大的進步，網絡化的管理模式越來越受發達國家所追捧，我們要學習并引進發達國家的檔案管理模式，在他們的基礎上再進行創新。檔案管理也基本都步入電腦式管理階段，作為學校檔案管理人員，要積極引導先進的檔案管理技術，如一對一的檔案管理軟件，采用網絡化檔案管理模式后能有效的避免資料丟失現象，也方便校方資料查找需要，更能有效的增加檔案的使用率。
4.檔案管理人力資源合理配置
學校應為檔案機構配備專職檔案工作人員，而且要進行合理的人力資源配置，學校的檔案資料本身眾多繁雜，學生資料和教師資料以及學校各方面建設資料都應歸置不同的檔案安排不同的人管理。一些書面檔案格式統一化，字跡內容要美觀清晰，擺放位置要按時間順序分類進行，注意防潮防火工作，有效防止資料缺失。最重要的電腦里檔案的位置也要分類清楚，及時保存，每隔一段時間，要進行備份一次。還要進行有效的檔案檢查追蹤，落實資料記載，也同時避免資料是否錄入重復或者少漏現象。總之，只有人力資源配置合理才能便于檔案資料的快速查閱和引用，對保證資料的完整性和有效維護也起重要作用。
檔案管理工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當格外重視并加強管理，將之納入學校重點發展規劃方案。檔案歸置是學校資料保存的重要方式，也是學校教學資料記錄的有效憑證。隨著經濟技術的全球化發展，改變傳統管理模式迫在眉睫，尤其是學校的檔案管理，采用創新型管理模式是與時俱進的要求。為了學校能順利的開展教學工作，同時也為了適應社會全面發展，我們應充分利用網絡技術和檔案管理工作方法的有效結合使教學資源得到最大程度上的利用。
參考文獻：
關鍵詞：重大建設項目；檔案；管理
檔案管理工作是一項管理性質的工作，是一項利在當代功在千秋的工作。它直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務，其服務性和政治性的特征，決定了檔案管理工作的進行，必須嚴格按照規定的流程進行；重大建設項目的檔案管理，是項目的提出、立項、審批、勘探設計、施工、生產準備到竣工投產（使用）的全過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，認真細致的做好重大建設項目檔案管理工作，是重大建設項目建設的重要環節。
一、重大建設項目檔案管理工作的形成與特點；
1、重大建設項目檔案管理的形成；
重大建設項目是龐大的社會系統工程，具有投資數額大，資金來源渠道多；建設工期長；施工、設計、科研單位多，并且資質參差不齊；國內外新技術、新材料、新設備大量引進和采用等特點，對整體工程的要求也比較高，一般都是涉及到國計民生的骨干項目；在整個重大建設項目建設的過程中，會形成各種文字、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料，對這些材料進行建檔，形成規范化的管理，這就是重大建設項目檔案管理的形成過程。
2、重大建設項目檔案管理的特點；
（1）重大建設項目檔案一般都具有數量龐大繁蕪的特征，且種類繁多，因為在其形成過程中，由于重大建設項目是個系統工程，各種子系統整合起來，才構成整個的重大建設項目工程，其檔案形成同樣如此，也是由各個子系統的檔案所構成的。
（2）重大建設項目檔案的價值一般比較高在，這是由于重大建設項目的工藝設備和工程組織相較一般性質的工程要先進和周密，對于今后類似工程的建設，可以提供很高的參考意義，所以做好重大建設項目檔案管理，不僅僅是對項目本身的一個備查備考的作用，更是著眼于未來的一項非常有意義的工作。
（3）重大建設項目一般周期都很長，跨年度甚至數年的情況是非常普遍的，所以重大建設項目檔案管理工作一般周期也相應很長，這就要求從事重大建設項目檔案管理工作必須要有充分的耐心，檔案管理人員相對穩定，堅持開始確定的原則，從而保持整個檔案工作管理的完整性。
二、重大建設項目檔案管理要科學分類；
由于重大建設項目檔案管理是一項長期性質的工作，其由多個子系統的檔案構成，這就決定了必須采取科學的分類方法對各項文檔進行分類，才能保證整個重大建設項目檔案管理工作的完整性。
一般重大建設項目檔案管理可以采用以下幾種分類方法來達成合理分類歸檔的目的：
1、分項工程組卷法，這里面也包含將一個項目或者單位作為一個子項目的分類標準進行組卷，這種組卷方法，可以有利于對一個子項目的檔案快速檢索，但是，不利之處在于，對于整個工程中同一問題的分析比較就不容易進行。也就是說，這種分類方法，有利于縱向檢索但不利于橫向檢索。
2、對于施工文件，可以采用結構或者專業、階段組卷法，按照工程或者設備的結構，以及工程進行的不同階段進行組卷的優點在于，方便進行階段性檢索，在出現問題的時候，可以進行分階段排除。
3、專題組卷法，對于涉及同一問題的文檔進行組卷分類，這里面包括同一特定的問題，或者是同一類的問題，一般管理性質的文件可以采用這種方法，比如各種批示請示，這些都屬于內容單一的行政文書，按照這個方法歸類，可以保持整個行政文書的完整性，避免漏一掛萬情況的出現。
4、對于一些具有明顯時間段特征的檔案，可以采用時間組卷法，將同一時間段形成的文檔歸結為一處進行建檔管理。
5、按照名稱上的共性分類歸檔，相同名稱的文檔歸為一處，這樣可以快速檢索。
6、按照文檔的來源進行建檔；這個來源，既可以按照來自于同一地區這個標準，也可以按照針對同一地區這個標準，根據文檔數量的多寡合理采用。
三、做好重大建設項目檔案管理的工作必須認真細致，嚴格遵從科學管理原則；
重大建設項目檔案管理的目的在于保證檔案的完整、準確、系統以及安全保管和有效利用。為竣工后的生產、運行、維修、擴建服務。更為了對將來同類工程建設可以提供重要參考，因此，必須認真細致做好重大建設項目檔案管理工作，確保重大建設項目檔案的完整、準確、系統和安全。
1、系統收集各種材料。必須對照歸檔的范圍收集各個部門和人員工作中形成的各種材料，并認真檢查這些材料，確保其完整性和準確性，且必須是原始材料。
2、對于收集到的各種材料，根據其性質、用途等特征進行科學分卷建檔；
3、對卷內文件進行認真細致的整理，這是重大建設項目檔案管理工作的重要環節。整理可分以下八步，第一、對收集整理的文件材料按建設項目檔案的歸檔范圍進行鑒定，剔除不屬于對檔范圍及重份文件。第二、將應歸入建設項目檔案的文字材料、圖表、圖紙按立項、設計、施工、竣工四個階段歸類劃分，不同的形成階段、不同的單項工程，文件材料不能混淆在一起。第三、同一單項工程內，按不同專業分開排列。如果該工程是由若干單體工程構成，則想先將文件材料按單體工程分開，同一單體工程下分專業。第四、分類組卷。管理性文件材料按問題分類組卷，圖紙按專業分類組卷；施工文件按形成規律組卷，如原材料、構件的出廠證明、試驗報告可按結構或分批分類組卷，質量檢驗、評定記錄但單位、分部、分項工程組卷。第五、根據文字材料、圖表、圖紙的多少，組成若干個案卷。第六、卷內文件材料排列。一個項目內形成的文件材料數量不多時可以組織為一個案卷，其卷內文件的排列按形成階段的先后順序排列。如果文字材料、圖紙分別組卷的，則可將反映同一問題、同一結構的文件材料排列在一起，或按時間順序、重要程度排列；圖紙則按圖紙目錄的順序排列；同一案卷中有文字、有圖紙的則按文字材料在前，圖紙在后排列。第七、案卷裝訂。第八、編目。
4、其它工作，包括案首的處理，目錄的填寫等等；分類管理過程中認真做好卷內目錄的填寫，有利于方便檢索，卷內目錄的填寫，第一要注重項目的完整性，包括序號、文件編號、責任者、文件材料題名、形成時間、頁碼，以及說明有關情況的相關備注，都必須注意不得遺漏；第二要保持目錄填寫的規范性，比如時間格式、字體大小等。而在案首的處理上也需要仔細，案首工作也就是案卷封面內容的填寫，主要包含了對案卷形成單位的標注，統稱立卷單位，對卷內文件起始時間的填寫，統稱立卷時間，按照期限劃分的標準，將文檔準確區分為永久、長期、短期等不同保管時限，這個統稱為保管期限，區分這點有利于減少過時文檔的積壓。最重要的一點，還必須對文檔標注保密級別，這是很容易遺漏的細節，也從側面反映出檔案管理人員保密意識的強弱。
重大建設項目檔案管理是重大建設項目工程中的重要環節，項目檔案既是竣工驗收的內容，也是竣工驗收的重要依據，檔案部門參加工程驗收是保證工程檔案資料符合驗收標準的關鍵，是檔案工作的重要職責。由此可見檔案管理在重大建設項目建設工程中的重要性；從事重大建設項目檔案管理的工作人員，必須從思想上高度重視這項工作，認真細致對待這項工作的各個環節，充分利用計算機等各種現代化的設備，提高檔案管理的效率性，使檔案管理工作更好的服務于重大建設項目這個大局，為經濟建設提供優質服務。
參考文獻：
[1]《國家檔案局國家發展和改革委員會關于印發〈重大建設項目檔案驗收辦法〉的通知》（檔發[2006]2號）
【關鍵詞】醫院；傳染病檔案；管理
傳染病的檔案管理是預防控制傳染病發生的重要方面，隨著我國疾病預防控制系統績效考核標準的推行，對全國各個地方的傳染病檔案管理工作提出了更高的要求。而做好傳染病的檔案管理，可以讓我們掌握更加豐富的控制傳染病經驗和知識，以更好地對傳染病進行預防和控制。
一、傳染病檔案管理過程中存在的問題
（1）對醫院傳染病檔案管理的重要性認識不到位，一些醫務人員未按照醫院規定填報傳染病報告卡，出現漏報以及錯報現象。（2）個別傳染病患者故意隱瞞自身真實病情，導致醫院的病例檔案缺乏原始材料，且真實度和可信度降低。（3）醫院檔案管理人員職業素養不高，在整理傳染病檔案時材料不完整，缺失重要價值的資料，單單追求數量，質量較低；對重要的傳染病檔案沒有按照科學的方法進行分類管理，且留存的原始資料較少，導致檔案使用人員沒有辦法獲得需要的信息。（4）沒有把醫院傳染病檔案的管理利用工作和醫療業務的建設規劃聯系起來，對檔案管理的硬件設備投入不足，檔案管理技術和方法落后，對有效利用檔案產生不利的影響。（5）醫院的檔案管理制度不健全，在管理檔案的過程中，有關檔案管理的具體制度、職責內容很少，對傳染病檔案管理工作人員的檢查督促以及考核工作都不能很好地落實，且缺乏相關的制度考核辦法。
二、加強傳染病檔案管理的措施
（一）提高醫院傳染病檔案管理人員的管理意識。從思想方面提高認識，要加強醫院檔案管理人員的管理意識，把傳染病的檔案管理當作一項重要的工作來做，規范傳染病檔案管理流程，并且在人力、物力以及財力方面給予充分的支持。同時，要把檔案室每位工作人員的工作職責劃分清楚，加強內部管理，制定出完善的傳染病檔案管理制度，把管理的責任具體落實到每一位工作人員身上，保證把檔案管理工作一一落實到位。
（二）科學分類傳染病檔案。醫院進行傳染病檔案管理的主要目的在于方便以后查找信息，做好傳染病的預防和控制工作。因此，檔案管理人員要本著負責的態度，確保傳染病檔案收集的及時性、完整性和準確性，尤其要注意平時積累并進行及時記錄，把收集到的全部文件資料按照科學的分類方法進行立卷，形成目錄卷宗，對不同病種、不同疫情的傳染病資料務必要收集整理完備，杜絕出現缺漏現象，確保傳染病檔案的系統性、完整性。對于傳染病檔案所使用的文字、圖像等都要符合國家的標準，編寫出的文件資料要與國家標準的真實參數、數據相符，以方便其他工作人員查閱參考。此外，通過對傳染病檔案的深層次開發利用，提高檔案的利用價值，同時，也可以利用檔案的醫學研究價值為醫院創造良好的經濟效益和社會效益，進而促進傳染病檔案的管理。
（三）提高檔案管理人員的素質。傳染病檔案管理工作質量的高低，主要取決于檔案管理人員素質的高低，所以，要想把傳染病檔案管理工作做好，必須加強對檔案管理人員的教育培訓，提高管理人員的綜合素質。首先，要按照高標準、高素質的要求選取檔案員，要求檔案管理人員必須具有大專及以上學歷，喜歡檔案管理工作，在工作過程中能夠做到一絲不茍，有責任心。其次，要加強業務知識的學習，定期組織檔案管理人員學習《檔案法》等相關的法律法規，不斷提高他們的管理能力。
（四）利用現代先進的網絡技術。以前的檔案管理工作一般都采用人為的手工管理，已經不能滿足現代醫院發展的需要，因此，必須加大對醫院基礎設施和現代辦公設備的投入，對傳染病檔案實現電子化和自動化管理，充分發揮現代科技的優勢，以提高檔案管理工作的質量和效率。近幾年來，隨著網絡技術的發展，醫院辦公自動化、信息化的程度也在逐步提高，以前的“手工操作”模式以及“重視保管、忽視利用”的思路不能方便對檔案資料的利用，醫院檔案管理的信息化水平較低，影響到對檔案資源的開發利用。因此，要根據醫院的具體情況，逐步配齊電腦、攝像機、掃描儀以及打/復印機等相關電子化設備，利用檔案管理系統的專用軟件對檔案進行立卷、編目、檢索、統計等各項工作，徹底改變以前的手工操作、檢索速度較慢的情況，提高管理以及利用效率。具備技術條件的醫院，完全可以把傳染病檔案目錄和內容納入局域網，利用互聯網的軟件系統加強醫院各個部門以及各個醫院之間的信息資源共享，滿足醫療、科研等多個方面的需求。此外，管理人員還可以充分利用現代先進的網絡技術，把現有有關傳染病方面的知識到互聯網上，廣泛地為社會大眾服務，提高傳染病檔案的利用率，實現檔案的多功能性以及社會性。
（五）建立規范化的檔案管理制度。醫院應該根據《檔案法》以及《檔案管理工作標準與檔案分類法》等相關法律、法規，結合自身的實際情況，制定出一套科學、完整以及行之有效的檔案管理制度，使傳染病檔案的管理工作有法可依、有章可循。首先，要對各類傳染病檔案進行標準化管理，包括檔案的內容、分類、編號以及目錄等每個項目都要符合標準的檔案管理規定。在此基礎上，進行動態管理，一旦發現傳染病檔案有遺漏丟失的情況，立刻采取有效措施進行補救，保證檔案材料的完整性。同時，為了使檔案管理工作系統化、制度化，必須建立針對性的考核制度，把傳染病檔案管理工作歸入相關科室的責任制范圍，和管理人員的工作績效考核掛鉤，把檔案管理的制度和責任落到實處。
三、結語
總而言之，醫院的傳染病檔案資料是研究醫院發展的重要參考資料之一，對醫院的學術、技術進步以及醫療衛生事業的發展具有重要的參考利用價值。在新知識經濟時代，更應該做好醫院傳染病檔案的管理和利用工作，將這些檔案作為一種寶貴的信息資源，為醫院領導的相關決策提供有價值的參考，以有效預防和控制傳染病。
參考文獻
關鍵詞：企業檔案；規范化；標準化；管理方案
DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202
0 引言
企業在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現檔案資料的規范化、標準化管理，是促進企業信息管理水平提高和企業基本制度完善的必要條件，因此需要結合當前企業的發展特點，積極創新方法，利用先進管理手段和技術，提高企業檔案管理效率[1]。
1 企業檔案管理工作現狀
企業檔案管理需要在日常行政工作中結合經驗和規章制度，實現管理模式和管理理念上的轉變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質。如果企業對文書管理工作不夠重視，就會導致企業內部資料保管不到位、檔案分類混亂等現象的出現，影響檔案的有效利用。企業檔案管理是基礎性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業對檔案管理人員的專業知識和專業技能培訓安排不潁難以提高企業檔案管理水平。由于企業的生產、經營模式不同，因而檔案管理的內容性質也不同，這就導致單一化的企業檔案管理模式難以適應所有企業檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統化要求。企業檔案管理統一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設和基礎性工作是否到位。在企業傳統的檔案資料管理中，缺少專業的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費[2]。
2 實現企業檔案管理標準化、規范化方法
2.1 轉變觀念，不斷學習
在企業檔案管理工作中，需要相關人員不斷地進行專業知識的學習，對于檔案資料管理的基礎性理論知識熟練掌握。另外對于企業檔案管理工作觀念需要及時轉變，認識到文書處理工作是企業檔案信息保管中的重要內容，也是企業內部管理工作的關鍵部分，對于檔案管理要結合實際、更新觀念、創新方法，追求檔案管理技術水平的專業化和規范化。另外在企業檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據企業發展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎上，提高管理能力和管理質量。企業在市場經濟的發展下，需要與時俱進，在現代技術水平的進步中，及時轉變傳統的檔案管理觀念，加強專業知識和專業技能的學習，促進企業檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現企業文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內容和性質進行區分處理，例如對于不適應企業發展規劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業發展年鑒、投資規劃和企業資產清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業生產、管理內容復雜，對于不同性質的檔案資料都要區別分類管理、保存，提高管理質量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業檔案管理一體化模式的核心內容，主要是指企業檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯系，促進合作與交流，提高信息的共享率[3]。
2.3 完善制度規范
企業檔案管理工作的規范化、標準化管理離不開具體規章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內容進行制度化規定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區分管理和專項管理，提高檔案管理質量。文書管理工作主要就是資料的收集、分類和歸檔保存，對于資料的收集歸檔過程需要嚴格按照步驟進行。例如在企業的文書管理中，需要根據文件內容和問題進行分類。主要檔案類型分為請示、通知、批復、信函、決定、會議記錄等。可以對資料的保管期限進行劃分，可分為永久、長期、短期等，保管期限到了再分析決定是長期保管還是永久銷毀，便于今后在企業生產過程中對資料進行查找利用。對于紙質材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業檔案管理進行制度化規范，有利于進一步促進檔案管理工作規范化和專業化發展[4]。
2.4 加強基礎設施
企業檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業對檔案管理人員的專業知識培訓和專業技能提升，制定人才培養技術；硬件設施方面，企業需要對檔案信息管理、檢索系統進行升級和更新，提高管理專業化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業內部檔案管理工作還需要建立起工作行為規范體系，強化內部監督和外部監督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業檔案管理標準化、規范化管理。企業檔案管理工作基礎設施建立旨在通過規章制度和管理體系的完善，創建科學化檔案管理機制，提高企業管理水平和管理效率[5]。
3 結語
企業檔案管理工作是企業基礎管理工作的重要內容，在新時期企業發展模式和發展理念下，需要不斷發揮創新精神，善于利用先進的科學技術手段，提高網絡信息使用水平，提高企業檔案管理水平和質量。檔案資料保管是一項專業、嚴謹的管理工作，需要通過不斷的經驗總結和技能培訓提高企業檔案管理的專業化、規范化程度。
參考文獻：
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[關鍵詞]圖書管理系統；高效；應用
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.109
[中圖分類號]G270.7；G250.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02
當前，面對激烈的競爭和快速的生活節奏，圖書檔案的管理也需要更上一個層次，無論是在新的圖書檔案增添資料中，還是在舊的圖書檔案銷毀中，圖書檔案管理系統對其的管理都很重要，其不僅僅極大地提高了效率，還在一定程度上節省了人力、物力。因此，了解圖書檔案管理系統在圖書管理當中的應用和重要性是有必要的。
1 圖書管理當中的影響因素
影響圖書管理的因素有眾多。首先最基本的影響因素是圖書管理當中的圖書數量因素。圖書的數量決定了圖書管理程序當中的復雜性。大量的圖書管理起來自然也是比較難辦的事情。圖書的管理并不是指將圖書逐一碼在書架上即可。圖書管理是指將圖書按照一定的標準進行分類，然后將其碼在書架上，并且歸檔的行為。
對于圖書的管理需要一定的分類方法。針對于不同的分類方法，圖書可以分為不同的類別。比如：按照書籍的內容不同就可以分為人文、藝術、數學、外語等，但是按照圖書的體裁不同就可以分為散文、小說、游記等。確定分類方法并且實施是圖書管理過程中的一個基礎。無論書籍多少都需要進行分類，即便是只有少量的圖書，如果不進行分類也不能進行良好的管理。
另外，影響圖書管理的因素還有歸檔的及時性。對于圖書，必須進行及時的整理，及時的歸檔，不能延誤，否則就會造成圖書補充不及時，下架不及時的問題，從而導致圖書的使用效率下降。這對于圖書的管理是一個極其不良的影響。
2 傳統的圖書管理辦法
對于書籍的管理，不同的書籍所對應的種類不同，面向的人群也就不同。因此，做好書籍的信息采集是很重要的。了解每一本書籍的信息，對于圖書管理人員來說一件并不輕松的工作，采集大量的書籍信息是需要耗費大量時間的。在傳統的圖書管理中，管理人員一直采用人工記錄的方式，可能會導致書籍的遺漏。因此，在管理大量的書籍信息時，傳統的圖書管理方式會浪費相當的人力。由于不同的人所需要的書籍是不一樣的，尤其是對于相似類別的書籍，尋找起來也是很費時間的。如果記錄的不夠詳細或者不夠精準，就會導致人們在尋找書籍時，一本本的去找，不僅浪費時間，還可能不能找到自己想看的書籍。因此，精確記錄圖書信息，對于圖書的管理是很重要的，顯然，人工的傳統管理的方法并不適合當前的圖書管理。
在傳統的圖書管理當中，一直采用的是人工記錄的方法，對于圖書的分類和圖書檔案的歸類都純粹依靠人工的力量。首先是關于圖書的分類問題，圖書的分類是多種多樣的，大致有計算機、外語、文學、藝術、少兒、法律等。按照不同的內容、不同的體裁可以有不同的分類方法。在不同的圖書管理中有著不同的分類。因此，如果采用人工分類方式，極有可能出現錯誤歸類問題，而且調整也會特別麻煩。另外，人工的力量畢竟是有限的，在分類過后的檔案管理中，進行備份也會是很耗費人力的一件事，不備份的話，如果出現檔案丟失的情況就會又耗費大量的時間和人力去重新整理。在大量的書籍檔案管理中，總是會出現書籍撤出或者增添的情況，在撤出書籍或者增添書籍時，必須進行及時的檔案調整。如果采用傳統的人工方法進行整理，總會浪費一定的時間，不能夠做到及時、精確。
3 現代圖書檔案管理系統應用
現代的圖書管理系統是運用計算機技術建立的管理系統。根據圖書管理的特點，開發出的圖書管理系統是非常適用的。不僅僅提高了效率，而且省去了大部分的人工。以往的圖書管理需要大量的人力去整理、記錄書籍，管理書籍的檔案，但是現在的圖書檔案管理系統采用紅外線掃描技術，將書籍背面的條形碼信息錄入到相應的系統當中。即便是大量的書籍也不會因為數量的問題而產生遺漏。每一本的圖書信息是不同的，即便是內容再相似的圖書也是有著差別的，對應的閱讀群體也是不同的。因此，在相似圖書的管理當中，計算機可以清晰地分辨出相似圖書的不同之處。條形碼的掃描是幾乎不費時間的，大大節省了時間。比起以往的人力手工記錄，更為方便快捷，并且省去了大量的時間。
在圖書管理系統當中，在軟件設計時就按照當前世界上所擁有的書籍種類分好了類別，不需要人為再去分類，在不同的圖書館或者企業當中圖書管理系統中圖書分類是相同的，當人們進行圖書管理時，不會因為不同地方的分類不同而迷茫。因此，現代圖書檔案管理系統在各個地方是通用的。并且在計算機系統中有著對于圖書的各種分類，按照不同的內容、體裁分為不同的各種大類，在各個大類下按照書籍的特性又分為不同的小類別。每次錄入圖書的相關信息時，其會自動進入到相應的類別當中。
大量的圖書需要根據不同的類別整理出相應的檔案，而使用電子文檔，不僅僅是省去了大量的人力去分類，而且在檔案備份中也相對的方便、簡捷了很多，只需要在計算機中備份到U盤中就可以。對于紙質版的檔案可以用打印機直接打印，不必再次耗費人工去抄寫等。另外，在圖書添加和撤出時，采集信息的過程會大大的縮短，完全不必擔心因耗時過長造成檔案管理不及時的問題。在檔案添加和抽撤的過程中可以完全憑借計算機來完成，不必再手寫，或者劃掉。因此，圖書檔案管理系統極大提高了圖書的管理效率。
不管是圖書管理人員，還是圖書借閱人員，現在的管理系統都極大地提供了方便。對于管理人員而言，不管是圖書的增添，還是撤出，只需要掃描一下即可，不必再去檔案室進行一一整理。刪除以后會形成新的檔案，大大方便了圖書管理人員對于圖書的管理。管理人員可以將圖書檔案管理的時間放在圖書質量的管理方面，更好地保證圖書的質量，更好地保證新出的圖書的及時上架，舊圖書的及時撤出。對于圖書的借閱人員來說也是很方便的，有了圖書檔案管理系統，他們在尋找自己需要的書時，只需要在系統中輸入需要的書籍名稱或者種類，就會顯示出對應的書架編號或者對應書籍的大致位置，準確地在大量的圖書當中找到自己所需要的資料，不會擔心因為書籍的相似而找到的并不是自己想要的書籍。
4 結 語
圖書檔案管理系統對于圖書的管理是非常重要的。在圖書管理的各個方面，運用圖書檔案管理系統，圖書管理人員可以更加清楚地知道圖書的種類，哪方面的圖書應當增加，哪方面的書籍應當撤出也很清楚。并且在圖書借閱過程中，圖書管理人員運用圖書檔案管理系統可以更加清晰地知道圖書的借出量。因此，當前，在各個圖書館或者其他的圖書管理機構正確、合理地運用圖書檔案管理系統，可以更好地管理圖書，省去不必要浪費的人工和時間，提高圖書管理效率和水平。
主要參考文獻
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