時間：2022-09-26 12:12:10
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理技術(shù)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
質(zhì)量
核心制度——十三項核心制度
操作規(guī)范——三基訓(xùn)練
診療常規(guī)——單病種質(zhì)控
規(guī)范的流程——臨床路徑
合理用藥——抗菌素合理應(yīng)用
手術(shù)準入與授權(quán)機制 醫(yī)療技術(shù)項目的管理
科室檔案管理：
一、 文件夾1、醫(yī)療技術(shù)、操作規(guī)范 診療常規(guī)管理 醫(yī)療技術(shù)目錄。 新技術(shù)、新項目管理。 醫(yī)療人員技術(shù)檔案（資質(zhì)、職稱、學(xué)歷、論文、科研、手術(shù)操作名稱及年例數(shù)）。 （科室前5位病種建立“病種臨床路徑表單、單病種質(zhì)量控制標準”手冊）。
二、 文件夾2、醫(yī)療質(zhì)量與安全持續(xù)改進 依據(jù)全院的方案制定科室醫(yī)療質(zhì)量與安全持續(xù)改進方案。 每年度工作總結(jié)（依據(jù)指標、任務(wù)完成）。 質(zhì)控記錄本（制定目標—落實目標—自查—總結(jié)—改進） 建立科室醫(yī)療質(zhì)量與安全小組。分工明確。（醫(yī)院感染管理、病案質(zhì)量管理、手術(shù)安全管理、應(yīng)急突發(fā)事件管理、人員培訓(xùn)與考核、單病種與臨床路徑、合理用藥管理、安全事件上報、教學(xué)管理、護理質(zhì)量管理、教學(xué)管理） 科室分級管理結(jié)構(gòu)圖。 主任、副主任職責(zé)。 各級醫(yī)師的崗位職責(zé)。 質(zhì)控員職責(zé)。 縮短平均住院日的措施。 醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量考評結(jié)果通報。
三、 文件夾3、手術(shù)與安全管理 《衛(wèi)生部手術(shù)分級管理辦法》 《河北省手術(shù)分級管理辦法》 手術(shù)分級管理制度 圍手術(shù)期管理制度 手術(shù)分組管理目錄《各級醫(yī)師手術(shù)范圍》。 界定術(shù)前討論與疑難病例病種。 年手術(shù)操作名稱及例數(shù) 重點操作項目與授權(quán)制度與目錄。
四、 文件夾4、醫(yī)療制度、法律法規(guī)、醫(yī)院管理文件 《《法律法規(guī)》、病歷書寫規(guī)范核心制度》、《醫(yī)院制度匯編》。醫(yī)院下發(fā)文件。
五、 文件夾5、重癥病人管理與流程 常見內(nèi)科急病及突發(fā)公共事件流程圖。 本科室危、重病人界定。 重癥病人搶救預(yù)案與流程圖。 危急值登記本。 疑難病例討論本。
六、 文件夾6、應(yīng)急預(yù)案 《應(yīng)急預(yù)案手冊》、科室應(yīng)急預(yù)案（停電、泛水、著為、輸液反應(yīng)、地震、穿刺傷）
七、 文件夾7、合理用藥 抗菌藥物管理規(guī)范（藥劑科制定）。 本科室常用藥物名稱、適應(yīng)癥、禁忌癥、不良反應(yīng)。 本科室常見病種用藥原則（預(yù)防性應(yīng)用及時間、三線分類）（與路徑相匹配）。
八、 文件8、醫(yī)院感染管理 院內(nèi)感染例數(shù)及感染率。 清潔手術(shù)切口感染率 醫(yī)院感染現(xiàn)患率。 垃圾處理及流程。 傳染病上報。
關(guān)鍵詞：檔案管理；保護技術(shù)；發(fā)展
在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，檔案信息不再以紙質(zhì)的介質(zhì)存在，而是出現(xiàn)了電子文件，這種文件在儲存介質(zhì)上發(fā)生了很大的變化，因此，在對檔案進行保護的時候，在保護技術(shù)方面要進行很好的發(fā)展，這樣才能更好的保證檔案能夠獲得更好地保護，同時也能更好的實現(xiàn)電子檔案保護技術(shù)的發(fā)展。
1 載體壽命的差異
紙質(zhì)檔案的耐久性在一定程度上和纖維素的性質(zhì)有很大的關(guān)系，纖維素在一定的條件下非常容易出現(xiàn)水解反應(yīng)，因此，在進行檔案保護的時候要非常注意環(huán)境對紙質(zhì)檔案的影響，在進行紙質(zhì)檔案保管過程中對環(huán)境進行很好的控制能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案的壽命達到千年。電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤，這樣就使得磁盤和磁帶成為了主要的載體，這種物質(zhì)材料在使用的時候會出現(xiàn)靜電反應(yīng)，在出現(xiàn)靜電反應(yīng)以后，會導(dǎo)致磁粉出現(xiàn)脫離的情況，在伸長以后不易恢復(fù)。同時，磁粉也非常容易出現(xiàn)磨損和脫落的情況，這樣就會導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)信息無法再現(xiàn)的問題。光盤是利用激光技術(shù)來進行信息的存取的，它是一種在激光熱效應(yīng)作用下能夠產(chǎn)生變化的材料，這種材料非常不穩(wěn)定，同時也經(jīng)常會出現(xiàn)一定的問題，也會出現(xiàn)氧化反應(yīng)，因此，和紙質(zhì)檔案載體相比，在壽命上比較短。
2 環(huán)境條件影響的差異
2.1 溫濕度影響的差異
溫度和濕度的變化對磁性載體、光盤和紙張都有一定的影響。對紙質(zhì)檔案來說，在溫度和濕度都過高的情況下非常容易出現(xiàn)紙張的水解一氧化反應(yīng)，這樣能夠加速紙張中不利化學(xué)成分對紙張影響的速度，同時也會導(dǎo)致紙張中的字跡出現(xiàn)擴散的情況。而電子文件在受到溫度和濕度變化發(fā)生的反應(yīng)卻是不同的。在溫度過高或者過低的情況下，電子文件的介質(zhì)會出現(xiàn)膨脹和收縮的情況，同時，光盤中的一些物質(zhì)也會受到一定的影響，出現(xiàn)變形，因此，在對紙質(zhì)檔案和電子檔案進行保管的時候都有一定的溫度和濕度要求，在滿足要求以后能夠保證保管的時間得到延長，同時，濕度和溫度對電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度也會存在著一定的偏差。
2.2 灰塵影響的差異
灰塵給紙張帶來的危害主要表現(xiàn)在機械的紙張磨損情況，這樣非常容易導(dǎo)致紙張出現(xiàn)粘結(jié)的情況，形成紙張霉菌。灰塵也會導(dǎo)致電子文件的載體出現(xiàn)一定的損壞，一般是會出現(xiàn)物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞主要是指介質(zhì)受到污染或者是出現(xiàn)表面的劃痕，這樣都會導(dǎo)致信息出現(xiàn)損壞的情況。化學(xué)損壞是指在灰塵中所含有的化學(xué)成分是會導(dǎo)致磁帶、磁盤和光盤出現(xiàn)不同程度的腐蝕，同時也會導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)損失的情況。生物損壞主要是指灰塵通常是霉菌孢子的傳播者，這樣就會導(dǎo)致檔案的保存載體成為霉菌的繁殖基地，同時會導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的情況。灰塵對紙質(zhì)檔案和電子檔案都會產(chǎn)生一定的影響，但是在產(chǎn)生的影響方面帶來的后果卻有一定的差別，灰塵對紙質(zhì)檔案的帶來的影響能夠進行補救，但是對電子文件帶來的影響卻是不能進行補救的，這樣會導(dǎo)致很多的信息出現(xiàn)丟失的情況。防止灰塵對電子文件載體進行影響非常重要，這樣能夠更好對電子文件進行保護，因此，要采取必要的防灰塵措施，這樣才能更好的保證檔案信息的安全。
2.3 光線和有害氣體影響的差異
光線和有害氣體對紙質(zhì)檔案的危害只要是導(dǎo)致紙質(zhì)出現(xiàn)水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張的強度出現(xiàn)降低的情況，但是，有害氣體和光線尤其是紫外線對電子文件的破壞性非常大。有害氣體通常是具備一定的酸性和氧化性的，在一定的條件下會出現(xiàn)腐蝕和破壞磁性載體和光盤的情況，這樣會給電子文件的載體帶來毀滅性的破壞，導(dǎo)致電子文件在信息方面出現(xiàn)丟失的情況。光線的變化會導(dǎo)致電子文件載體發(fā)生光氧化反應(yīng)，導(dǎo)致出現(xiàn)文件載體強度下降的情況，同時，紫外線也會導(dǎo)致磁性記錄出現(xiàn)一定的問題。
3 技術(shù)壽命的差異
紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料一紙張、字跡材料、字跡三者永遠結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸岡素和保護環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術(shù)過時比載體損壞是更為嚴重的危害。針對技術(shù)過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標準化的方法，即用國際標準化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標準ODA/ODLF，IRDS，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進行互換，這種方法不失為解決技術(shù)過時的新途徑。
4 信息保護的差異
紙質(zhì)檔案保護工作的目標是使檔案的載體――紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結(jié)為一體的。保住了紙質(zhì)文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手――電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實現(xiàn)對其它程序的傳染。因此，如何保護信息不受損害是電子文件保護的重要課題。
5 結(jié)束語
現(xiàn)在，在對電子文件信息進行保護的時候，主要是要避免其出現(xiàn)信息被篡改和盜取的情況，同時也要對其刪除的技術(shù)途徑進行保護，可以通過防火墻技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)來對檔案信息進行保護。同時在進行保護的時候要避免出現(xiàn)保護技術(shù)采用不合理的情況，這樣對電子文件的保護存在著一定的滯后性。電子文件是一種新型的檔案存儲方式，在對其進行保護的時候要保證其不會出現(xiàn)保護方面的問題，同時要避免出現(xiàn)信息缺失的情況。對影響保護技術(shù)的因素要進行很好的分析，這樣能夠更好的在保護技術(shù)方面得到更好的發(fā)展，同時也能的實現(xiàn)技術(shù)的發(fā)展。電子文件保護技術(shù)要不斷進行發(fā)展，這樣才能更好的促進檔案管理技術(shù)水平的提高。
參考文獻
[1]王詠梅.淺談檔案管理技術(shù)的推進[J].科技風(fēng)，2009（20）.
一、信息技術(shù)引入檔案管理工作的必要性
（一）信息技術(shù)的引進可以改革檔案管理模式檔案管理模式，即檔案管理方式，也就是檔案管理工作中所形成的，具有一定特性，能夠解決一類檔案管理工作中的問題的管理模式。我國檔案管理工作具有非常長的歷史，對于檔案管理工作的重視始終是國家發(fā)展過程中的一個要求，但是長期以來，檔案管理模式都是比較單一的，在過去，這些單一的管理模式還可以解決一些基本的工作中的問題，但是在社會發(fā)展的推動下，企業(yè)的發(fā)展日漸復(fù)雜，檔案管理的內(nèi)容也在隨之增多，復(fù)雜化，面對這種形式，傳統(tǒng)的檔案管理模式就開始捉襟見肘。而信息技術(shù)是新的科技技術(shù)，它以現(xiàn)代科技為基礎(chǔ)，通過互聯(lián)網(wǎng)、計算機等基礎(chǔ)設(shè)備，實現(xiàn)對程序以及材料和數(shù)據(jù)的分析，這樣一來，將它引入到檔案管理工作中，通過人與機器和網(wǎng)絡(luò)的合作，就很容易突破傳統(tǒng)，找到新的管理模式，解決新的問題。因此，信息技術(shù)的引進可以改革檔案管理模式。
（二）信息技術(shù)的引進可以節(jié)約檔案管理成本不管是企業(yè)，還是政府機關(guān)，檔案管理的工作量都是不可小歔的。從檔案內(nèi)容上，人員檔案，會議檔案等不同類別的檔案需要不同的管理方式，從檔案工作上，檔案整理，檔案收集，檔案匯總，檔案統(tǒng)計等不同環(huán)節(jié)需要不同理論指導(dǎo)，由此可見，檔案管理需要耗費大量的人力、物力、財力才能實現(xiàn)。信息技術(shù)的優(yōu)勢在于，信息系統(tǒng)本身可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的分析、整理和記錄以及分類等工作，同時，系統(tǒng)工作的精細以及準確程度要比人力完成更有保證，將信息技術(shù)引入檔案管理工作中，使用計算機代替部分人力，這就可以精簡單位人員，減少勞動力和其它資源的輸出，進而實現(xiàn)對檔案管理成本的節(jié)約。這也是將信息技術(shù)引入檔案管理工作中的一個必要性所在。
（三）信息技術(shù)的引進可以規(guī)范檔案管理體系將信息技術(shù)引進檔案管理工作中另一個必要性就是規(guī)范檔案管理體系。同其它管理工作一樣，檔案管理工作的進行也需要多人的配合，需要多項工作的銜接，在這個過程中，檔案管理工作就形成了一個完整的體系，而這個體系的規(guī)范與否，直接影響一個企業(yè)對檔案的保存和利用。在利用信息技術(shù)之前，每一項工作的完成都需要工作人員的親力親為，這就出現(xiàn)了人員之間的接觸和合作，在此過程中，可能某一個工作人員的情緒就會直接影響到整個團隊的合作以及工作效果，或者某一個工作人員的差錯就可能直接導(dǎo)致整個檔案管理的進度，此外，人員的能力高低不同，這些都成為檔案管理體系規(guī)范化的障礙。但是將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中，盡量減少工作銜接過程中人員的接觸，減少人的情緒對工作質(zhì)量的影響，就會很容易的引導(dǎo)起整個檔案管理工作朝著體系規(guī)范化的方向前進。
二、信息技術(shù)引入檔案管理工作的途徑
既然信息技術(shù)引入檔案管理是有必要的，那么接下來要考慮的問題就是如何更好地將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中來，對此，筆者有以下幾點建議：首先，信息技術(shù)的引入要充分考慮本單位檔案管理工作的特點。不同的行業(yè)，不同的單位，檔案在內(nèi)容是不同的，這種檔案內(nèi)容的差異就要求在做具體檔案管理工作時的方式有所區(qū)別。信息技術(shù)引入管理領(lǐng)域，最早出現(xiàn)在人力資源管理領(lǐng)域，在檔案管理領(lǐng)域的引入，還不是非常的成熟，因此，很多單位的檔案管理工作人員就盲目的學(xué)習(xí)和跟風(fēng)，不加選擇的借鑒和引入。這樣做的后果就導(dǎo)致信息技術(shù)的引入不但沒有優(yōu)化企業(yè)的檔案管理，反而給檔案管理工作造成了新的困擾，顯然，這與信息技術(shù)的引入的初衷是相背離的。所以說，在信息技術(shù)的引入過程中，一定要注意本單位檔案管理工作的特點，切忌盲目。其次，信息技術(shù)的引入要打破傳統(tǒng)檔案管理模式的“條條管理”的狀態(tài)。對于一些檔案管理工作人員而言，檔案是對歷史的記載，因此必須認真謹慎，這是對歷史和事實的尊重，我們必須承認這種思想的正確性，但是，很多人偏離了這種思想的本意，他們認為尊重檔案就要求檔案管理工作也要絕對的固定，不可隨意更改模式，這是錯誤的，信息技術(shù)的引入就是要打破這種傳統(tǒng)，要勇于利用信息技術(shù)對傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新，要隨時把握時機，適時改革，讓傳統(tǒng)與新技術(shù)結(jié)合，共同為檔案管理服務(wù)。所以，信息技術(shù)的引入，就是要在傳統(tǒng)中改變，讓檔案管理也能體現(xiàn)出時代特色。
三、結(jié)束語
合格的檔案管理工作人就是能夠充分利用現(xiàn)有的最新技術(shù)來完成檔案管理工作，面對時展的浪潮，將信息技術(shù)引入檔案管理工作中，實現(xiàn)信息化與檔案管理工作的完美結(jié)合，這將會給檔案管理帶來一個新的春天。
作者：陶然單位：遼源市醫(yī)療保險經(jīng)辦中心西安分中心
第一，可實現(xiàn)檔案資源的共享，發(fā)揮檔案資源的最大價值潛力。資源共享是網(wǎng)絡(luò)的典型特征和突出優(yōu)勢，在學(xué)校檔案管理中利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理模式，不僅實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化和計算機化，也實現(xiàn)了檔案管理從傳統(tǒng)的實體管理向的信息管理的轉(zhuǎn)變，并借助于資源共享的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實現(xiàn)了檔案資料信息服務(wù)的社會化。通過互聯(lián)網(wǎng)，可以將學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)與公共信息網(wǎng)絡(luò)、教育信息網(wǎng)絡(luò)等進行連接，不僅能夠通過局域網(wǎng)實現(xiàn)學(xué)校不同部門之間的信息共享，還可以與不同學(xué)校之間、社會公眾之間實現(xiàn)信息共享，徹底轉(zhuǎn)變以往封閉式的管理模式，改變?yōu)楝F(xiàn)在的開放式的管理模式，服務(wù)的受眾對象從原先單純的學(xué)校內(nèi)部轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的全社會。
第二，可提升檔案管理人員的工作效率。由于采用了的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，學(xué)校的檔案管理人員不再僅僅局限于檔案收集、資料整理、進庫取卷等繁瑣低效的工作內(nèi)容，而是通過對計算機系統(tǒng)的操作便實現(xiàn)了檔案的存儲、讀取、檢索、編輯和利用，檔案管理人員有更多的精力去保證檔案資料的質(zhì)量，為學(xué)校和其他對象提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案資料。
二、運用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建學(xué)校檔案管理工作新模式
首先，需要采取綜合性技術(shù)措施實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步建立以校園網(wǎng)為平臺，以學(xué)校綜合檔案室為中心，聯(lián)絡(luò)學(xué)校黨政、財務(wù)、教學(xué)、科研、學(xué)生管理等核心機構(gòu)的學(xué)校檔案網(wǎng)，實現(xiàn)校內(nèi)管理機構(gòu)檔案存儲(歸檔)和檔案檢索(查檔)網(wǎng)絡(luò)化、自動化。學(xué)校任何檔案信息一經(jīng)產(chǎn)生就通過校園網(wǎng)的傳輸進入到檔案數(shù)據(jù)庫中，而不必像傳統(tǒng)的方式那樣必須待工作結(jié)束或年終時歸檔。同時將具有永久、長期保存價值的電子文件，通過校園網(wǎng)上的文件管理系統(tǒng)上傳到學(xué)校檔案的服務(wù)器，這樣檔案信息一經(jīng)產(chǎn)生就可迅速上網(wǎng)，使使用者在較短期時間內(nèi)跨地域、跨時間、跨內(nèi)容地尋找到所需的信息［1］。
其次，科學(xué)合理編制學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)管理的有關(guān)規(guī)章和標準。檔案管理是一項科學(xué)性很強的工作，要實現(xiàn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理，就必須指定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標準。同理，建立一套統(tǒng)一的標準，是學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的前提，需要從檔案信息采集、檔案信息存貯、檔案信息管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、檔案信息管理軟件等方面，制定一套可行的規(guī)范化標準。只有不同的學(xué)校在統(tǒng)一的標準下建立自己的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而才能實現(xiàn)檔案信息的資源共享，做到檔案信息的社會化，達到為公眾提供有效服務(wù)的目的［1］。
第三，要切實提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)尤其是信息化水平。要實現(xiàn)學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，就必須有一支高水平的檔案管理人員隊伍。對現(xiàn)有的檔案管理人員重點進行計算機操作和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用知識的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)電子文件和電子檔案管理知識，使他們的檔案業(yè)務(wù)知識與計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力結(jié)合起來，以適應(yīng)學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的要求。要培養(yǎng)他們的電子檔案管理能力，使他們具有采集和管理電子檔案的意識，讓他們提前介入電子檔案的運作和管理，在實踐中掌握電子檔案采集和管理的技能和方法，學(xué)會電子檔案管理系統(tǒng)軟件的操作和運用，從而熟練地完成檔案用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理的一系列工作，為學(xué)校管理和發(fā)展提供優(yōu)良的服務(wù)［2］。
三、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下的學(xué)校檔案管理需要注意的問題
信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下的學(xué)校檔案管理工作是一項復(fù)雜工程，牽扯到方方面面，除了技術(shù)因素、制度因素、人員因素，還需要重視細節(jié)以及網(wǎng)絡(luò)安全因素。第一，充分認識信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理的技術(shù)性問題。在建設(shè)過程中，需要綜合考量電子檔案的可用性、可理解性以及可取性等問題。有鑒于此，在對電子檔案進行保存的時候，不僅僅要求保存電子檔案本身含有的信息，更加應(yīng)該總是電子檔案的背景信息以及相關(guān)技術(shù)信息等等。
第二，高度重視檔案信息的保密性問題。網(wǎng)絡(luò)是一個雙刃劍，必須把自由傳播與有效控制結(jié)合起來，才能發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)傳播的巨大效益。檔案又是特殊的信息資源，必須解決網(wǎng)絡(luò)傳播的安全問題。要解決這一問題，應(yīng)遵循以下三點:首先，開發(fā)檔案的范圍應(yīng)最大化，檔案保密的范圍應(yīng)最小化;其次，正確處理所有權(quán)、隱私權(quán)與公布權(quán)的關(guān)系。最后，合法開放檔案應(yīng)及時，避免造成信息老化、內(nèi)容滯后［2］。
一、公路養(yǎng)護技術(shù)檔案管理策略
公路養(yǎng)護技術(shù)檔案管理是確保公路養(yǎng)護順利實施工作的理論基礎(chǔ)，是基于公路養(yǎng)護管理理論科學(xué)化，規(guī)范化、標準化的發(fā)展理論基礎(chǔ)。并通過檔案管理可直接反映公路養(yǎng)護管理部門的管理意識和管理水平的，因此為了維持公路養(yǎng)護正常進行，根據(jù)公路的養(yǎng)護和公路養(yǎng)護管理技術(shù)規(guī)范的要求，建立與之相應(yīng)的檔案管理。以下進行公路養(yǎng)護技術(shù)檔案管理策略分析：
（一）制定針對性的公路養(yǎng)護技術(shù)檔案管理措施
隨著公路建設(shè)飛速發(fā)展.在公路設(shè)計、組織施工等方面涉及到大量原有基礎(chǔ)性資料，為此，在工程立項時檔案專業(yè)人員同步介入，對重要資料進行收集整理，使工程可靠性研究報告、立項審批、招投標、合同協(xié)議等文件得以妥善保存。在開工階段各項目工程指揮要對施工管理單位的檔案收集整理工作統(tǒng)一安排，建立健全檔案管理制度，，在交工驗收時規(guī)定檔案資料不齊全的施工、監(jiān)理單位不得交工，工程款不予結(jié)算。該方法能有效地解決檔案管理在的收集環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的極其混亂不堪的局面。同時對現(xiàn)有的公路建設(shè)方面的檔案重新進行了整理，并將目錄錄入電腦，方便了工程技術(shù)人員調(diào)閱，對于舊橋、涵洞的技術(shù)檔案進行了單獨立檔以備維修加固時查閱，在公路養(yǎng)護、路政管理工作中有效地促進了工程進度和質(zhì)量，充分發(fā)揮了檔案信息資料的作用，具有鮮明區(qū)域特色的維修技術(shù)，根據(jù)道路交通管理的實際出發(fā)，需要維護管理部門制定公路養(yǎng)護辦案。例如，根據(jù)維護，修理和維護公路工程制定公路大修檔案管理辦法，項目文件的管理措施和維護記錄管理措施。良好的公路養(yǎng)護技術(shù)檔案管理，對特殊項目和大修工程組織施工方，應(yīng)該是有效監(jiān)督維修工程圖紙和檢查相關(guān)的糾正措施。通過發(fā)表有關(guān)證明文件對相關(guān)檔案管理部門的數(shù)據(jù)及時采取糾正措施直至驗收合格與否。另外，為了確保文件和道路維修所需的準確性、完整性，維護工作的同時，建立維修技術(shù)檔案編制工作并由總工程師負責(zé)實施，檔案編工作小組具體負責(zé)公路養(yǎng)護管理技術(shù)檔案的收集，整理，分類，組卷，歸檔和編目工作，并且可以按期劃歸入檔。
（二）加強公路養(yǎng)護技術(shù)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)
公路養(yǎng)護技術(shù)檔案管理的業(yè)務(wù)是需要業(yè)務(wù)觀念要強，相關(guān)工作人員做好公路養(yǎng)護技術(shù)檔案的收集和管理。隨著公路養(yǎng)護技術(shù)檔案材料來源廣泛，涉及維護計劃，生產(chǎn)，技術(shù)，安全和財務(wù)等方面的工作，這也在一定程度上，提高公路養(yǎng)護技術(shù)檔案的收集和整理的難度。因此，公路養(yǎng)護的每一個環(huán)節(jié)當中檔案管理人員都要收集的大量文件以及材料，檔案信息，保證質(zhì)量的同時，提高實際信息的反應(yīng)速度，合理劃分各種公路養(yǎng)護技術(shù)檔案信息的。它要求管理人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)，不能忽視的公路建設(shè)、維護文件的每一個環(huán)節(jié)和數(shù)據(jù)收集和歸檔工作，但也需要管理人員具備分析和識別文件保存價值的能力。
（三）公路養(yǎng)護技術(shù)檔案管理的現(xiàn)代化措施
隨著公路事業(yè)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代管理方法已被廣泛應(yīng)用于公路工程項目工作中，因此，公路養(yǎng)護技術(shù)檔案管理應(yīng)順應(yīng)時展趨勢，公路養(yǎng)護技術(shù)檔案管理措施，應(yīng)以現(xiàn)代的管理理念和方法，建立一套系統(tǒng)的、健全的、統(tǒng)一管理制度。促進公路檔案管理水平在路面養(yǎng)護、路政管理工作中順利開展。具體可以通過建立公路養(yǎng)護技術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)和信息檔案。充分利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備如數(shù)字攝像儀，掃描儀和計算機，對公路建設(shè)和維護過程中的文件、數(shù)據(jù)、信息系統(tǒng)的存儲，整理，編目和檢索。通過對公路養(yǎng)護的技術(shù)文件中存儲的數(shù)據(jù)，對實現(xiàn)動態(tài)監(jiān)控管理的道路，公路的運行狀態(tài)和維護工作進行科學(xué)的預(yù)測，從而節(jié)省時間，節(jié)省人力，物力，財力資源，提高工作效率，降低道路維修成本。通過有效的連接記錄管理和計算機網(wǎng)絡(luò)的辦公自動化，實現(xiàn)資源的合理使用和公路養(yǎng)護的共享。
二、結(jié)束語
總之，公路養(yǎng)護修理好方法可以提高公路的使用壽命，道路順暢無誤的重要保證。當?shù)缆窊p壞，需要參考以往的歷史數(shù)據(jù)的維護和修理，制定出維修措施，使公路養(yǎng)護工作更加徹底的進行。公路養(yǎng)護技術(shù)檔案管理中起著非常重要的作用。檔案管理說到底是一項服務(wù)性工作，做為一項重要的社會資源，要為公路建設(shè)和國民經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為人們的出行服務(wù)，道路的安全暢通是我們的最終目的，在路的咽喉中的重要地位和道路狀況，直接影響車輛的和人民的安全正常運行，為了滿足目前的行駛的需要，以保證人們的行車安全，我們必須重視道路維修技術(shù)檔案管理。
作者：張屏單位：廣西玉林公路管理局
關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；計劃生育；檔案管理；應(yīng)用效果
隨著信息化時代的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域和專業(yè)中。計劃生育作為我國的一項基本國策，系統(tǒng)化的計劃生育工作能有效解決我國人口眾多的問題，提高我國人民的整體生活水平和生活質(zhì)量，將先進的信息技術(shù)手段應(yīng)用到計劃生育檔案管理中，有效促進我國計劃生育工作的順利實施。
一、計劃生育檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的重要性
1、提升計劃生育服務(wù)技術(shù)
檔案管理水平的高低是一個單位服務(wù)水平高低的真實體現(xiàn)，還能清楚的了解該單位發(fā)展的歷程。計劃生育管理部門通過信息技術(shù)形式來管理檔案，是按照遵循政府服務(wù)部門發(fā)展要求的，按照法律制定管理工作的依據(jù)，加強檔案管理的規(guī)范化是十分必要的。例如：以信息化管理檔案能清楚的知道計劃生育服務(wù)地和義務(wù)去計劃生育手術(shù)的數(shù)量及基本情況，成為檔案考核管理人員的重要依據(jù)。
2、切合檔案信息化要求
在新的檔案管理方式下，傳統(tǒng)檔案管理逐漸顯現(xiàn)出其不足，如：檔案以紙質(zhì)形式存儲，極易在儲存過程中造成腐蝕、遺失。一旦發(fā)生上述情況，就會導(dǎo)致檔案遺失，檔案管理工作也會因此而打亂，提倡檔案管理實行網(wǎng)絡(luò)化和信息化，獎信息技術(shù)與檔案信息化相融合，能促進計劃生育檔案管理工作的高效率、便利性，同時為檔案管理員提供便利，實行更加優(yōu)化的服務(wù)。
二、信息技術(shù)在計劃生育檔案管理中的應(yīng)用分析
1、規(guī)范管理檔案管理機制
將信息技術(shù)應(yīng)用于計劃生育檔案管理中，為保證數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)在一個安全的環(huán)境內(nèi)運行，需要制定相關(guān)規(guī)定，明確相關(guān)責(zé)任，建立起規(guī)范化管理體制。計劃生育檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國家制定的相關(guān)管理辦法，建立健全計劃生育檔案管理規(guī)范、流程，按照嚴格的管理步驟，細化信息管理技術(shù)。加強對計劃生育檔案的傳輸，在傳輸過程中加強安全管理，保持檔案管理的完整性。檔案管理人員在實際工作中應(yīng)保持高度的責(zé)任意識，保證檔案管理的安全性與完整性。以信息化為手段，統(tǒng)一檔案管理標準，在對檔案進行收集、整理、編目與檢索、統(tǒng)計以及保管等環(huán)節(jié)時均需統(tǒng)一的標準，標準化的管理能實現(xiàn)檔案信息化管理的建立和網(wǎng)絡(luò)資源共享。
2、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
人才是做好一切工作的保障，為促進信息技術(shù)在計劃生育檔案管理工作中的應(yīng)用，應(yīng)加強對檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，首先，要讓檔案管理人員從根本意識上對檔案管理工作起到重視，認識到檔案管理工作與計劃生育部門的密切聯(lián)系，準確、詳細的資料記錄與廣大計生家庭息息相關(guān)，從根本上提高檔案管理人員對檔案管理工作的重視，才能更加有效的開展檔案管理工作。其次，還要加強對檔案管理人員的計算機技能培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的信息化技術(shù)水平，檔案的登記、立卷、歸檔等都需要在計算機中呈現(xiàn)，這就需要檔案管理人員具備交稿的計算機專業(yè)技能，只有這樣才能保障檔案管理工作的進一步開展。除上述措施外，計劃生育檔案管理人員還應(yīng)具備較強的創(chuàng)新意識，在實際工作中培養(yǎng)創(chuàng)新能力，對于工作中存在的問題及時發(fā)現(xiàn)，及時解決，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思維模式，以新的方法和觀念，積極探索。
3、統(tǒng)一檔案管理設(shè)備
信息技術(shù)的應(yīng)用是將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，使不易保存的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢猿浞掷玫碾娮訖n案資源，這就需要統(tǒng)一的管理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)。讓計劃生育檔案管理實現(xiàn)計算機化，在檔案管理工作中利用信息技術(shù)，通過快速減速、編目、自動存儲等功能，快速查找到需要檔案信息，完善信息檔案管理設(shè)備這一硬件條件，是實現(xiàn)自助化的前提。隨著我國新生人口的增加，人口總量不斷變化，城鎮(zhèn)化的快速發(fā)展，人口流動性增強，計劃生育檔案的數(shù)量也隨之增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，既難以保存，所用紙張對環(huán)境造成了極大的破壞，檔案管理機構(gòu)面臨著巨大的存儲壓力，利用光盤和磁盤儲存能有效緩解存儲壓力，同時也減輕了檔案管理人員的工作量，提高了檔案管理的效率。在對檔案信息進行存儲時，還應(yīng)保證數(shù)據(jù)的安全性，確保系統(tǒng)的安全性，防治不法分子鉆漏洞盜取信息資料。將信息技術(shù)應(yīng)用到計劃生育檔案管理中，能促進信息的高速傳遞，以創(chuàng)新的服務(wù)方式，充分實現(xiàn)信息的共享與交流。計劃生育檔案管理應(yīng)不斷適應(yīng)當前經(jīng)濟社會發(fā)展的需要，以規(guī)范化、科學(xué)性、高效的信息管理方式實現(xiàn)信息的交流與共享。
4、注重資源共享
在計劃生育檔案管理中利用信息技術(shù)，電子檔的來源是十分重要的，與原有傳統(tǒng)記錄方式相比，電子檔案需要通過正式檔案來源的真實性，來證明電子檔案的真實性，從電子檔案的最初形成到歸檔，需要經(jīng)過一系列的過程，包括電子檔的內(nèi)容、框架等信息進行全面收集，最終形成資源共享。在生成電子檔案的過程中，應(yīng)保持軟件格式的一致性，當前我國計劃生育檔案管理中，很難實現(xiàn)一體化工作模式，材料遞送、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化均由不同人員完成，不同階段經(jīng)受的人不同，電子檔案一旦發(fā)生格式變化，則會給后期工作帶來較大影響。結(jié)語檔案管理時一項長期、復(fù)雜的工作，將信息技術(shù)應(yīng)用到計劃生育檔案管理之中，是計劃生育檔案管理適應(yīng)當前經(jīng)濟社會發(fā)展的必經(jīng)之路。在實際檔案管理工作中，管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變工作思路和工作方法，正確面對當前計劃生育管理中存在的問題，針對問題制定有效解決對策，促進我國計劃生育工作向前推進。
作者:崔慧 單位:遼寧省朝陽市人口和計劃生育服務(wù)中心
參考文獻：
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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員；檔案管理；改進策略
三級綜合醫(yī)院本身職工人數(shù)眾多，其中大多為專業(yè)技術(shù)人員，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，專業(yè)技術(shù)人員亦隨之壯大，因而加強并不斷改進醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案建設(shè)，能有效集中起醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的相關(guān)檔案材料，便于快速地查閱及審驗，能促進醫(yī)院建設(shè)及管理、提升醫(yī)療質(zhì)量、改善醫(yī)療服務(wù)、提高整體服務(wù)能力。
一、醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理現(xiàn)狀
醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案是醫(yī)院管理職工的重要工具，是醫(yī)院選拔人才、任用人才、培養(yǎng)人才、提升醫(yī)療質(zhì)量的重要載體，是醫(yī)院專業(yè)技術(shù)職工工作、生活、思想政治的生命線，因而應(yīng)予以重視。首先，目前大多數(shù)醫(yī)院對專業(yè)技術(shù)檔案管理的重視程度不高，許多個人專業(yè)檔案資料由職工自行保管，處于零散存放管理的無序狀態(tài)，檔案資料不全、丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生。其次，關(guān)于專業(yè)技術(shù)檔案管理的規(guī)范和機制尚未健全及完善，存在檔案資料收集渠道不統(tǒng)一、不規(guī)范等狀況，影響了專業(yè)技術(shù)檔案管理的準確性、及時性、全面性、真實性。此外，醫(yī)院管理部門眾多，職工崗位性質(zhì)及人員類別繁多，其中涉及到的職能科室較多，檔案資料被多個部門收集管理，管理較為分散，例如有關(guān)職工姓名、參加工作年份等基本信息主要由人事部門進行管理，而專業(yè)技術(shù)人員的醫(yī)療考核、技術(shù)準入、技術(shù)任職、會診情況等資料是由醫(yī)務(wù)處予以手工登記，職工的繼續(xù)教育、論文情況、課題等相關(guān)資料由科教處予以登記，這一多部門管理收集檔案信息的情況，使得專業(yè)技術(shù)人員專業(yè)技術(shù)檔案資料管理的工作效率低下，信息之間難以有效實現(xiàn)共享，整合程度及利用價值不高，難以切實滿足醫(yī)療、科研、教學(xué)等需要。
二、醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的改進策略
（一）提高認識，保證質(zhì)量。專業(yè)技術(shù)人員的檔案管理是醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵部分，應(yīng)予以重視，檔案管理人員應(yīng)提高這項工作的認識，本著嚴謹求實、尊重科學(xué)、重視專業(yè)技術(shù)人員知識成果的態(tài)度，加強縱向管理，強化責(zé)任意識，愛崗敬業(yè)，忠于職守，合理安排工作，在充分熟悉業(yè)務(wù)、開展業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，嚴把質(zhì)量觀，充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)檔案的利用價值，使專業(yè)技術(shù)檔案切實服務(wù)于醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員及醫(yī)院管理部門。與此同時，檔案管理人員還可加強對專業(yè)技術(shù)檔案作用及價值的宣傳，并通過各種溝通渠道，建立行之有效的聯(lián)系制度，積極獲取各部門的支持和配合，有效發(fā)揮專業(yè)技術(shù)檔案管理工作的實際效益。
（二）抓好檔案資料的收集工作。一是保證專業(yè)技術(shù)檔案收集的全面性。醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)技術(shù)檔案應(yīng)包括專業(yè)技術(shù)人員的基礎(chǔ)材料、任職資格評聘材料、科研成果材料、考核材料等，其中基礎(chǔ)材料包括履歷、學(xué)歷、學(xué)位及各項證書復(fù)印件、資格證書、專業(yè)技能考核證書等等反映出專業(yè)技術(shù)人員個人資歷和業(yè)務(wù)技能水平的材料；任職資格評聘材料則包括專業(yè)技術(shù)人員的歷次任職資格申報表、評審表、任職資格證書、聘任證書等職稱晉升中所形成的各類文件材料；科研成果材料包括專業(yè)技術(shù)人員的工作總結(jié)、技術(shù)報告、論文成果、科研項目成果、獲獎證書等反映其業(yè)績的各類成果材料；考核材料則包括專業(yè)技術(shù)人員的進修培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況、工作完成情況、獎懲情況、學(xué)術(shù)成果報告情況、評定審核情況、領(lǐng)導(dǎo)考核意見等，此外，專業(yè)技術(shù)人員的各類社會兼職聘書、榮譽證書等其他材料也在檔案資料收集的范圍之內(nèi)。在檔案資料收集的過程中，應(yīng)充分了解收集的范圍，保證專業(yè)技術(shù)檔案收集的全面性。二是收集的方式可將平時收集和定期收集有機地結(jié)合起來。在平日里，需要歸檔的檔案信息材料應(yīng)得到及時的歸檔，避免檔案材料散落在部門或是個人手中，只有實現(xiàn)各類文件材料的及時有效歸檔，才能保證其完整性、真實性，真正反映出專業(yè)技術(shù)人員工作及成長的歷史面貌。檔案工作人員還應(yīng)積極深入到各個部門及專業(yè)技術(shù)人員科技活動中，掌握第一手資料，定期對相關(guān)材料進行鑒定、整理、歸檔、保存。
（三）加強專業(yè)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)。當前社會進入信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式條目分化，內(nèi)容簡單，效率不高，且難以實現(xiàn)客觀、全面的評價，亟須改進，醫(yī)院應(yīng)與時俱進，逐漸加大信息化建設(shè)的步伐，構(gòu)建統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一口徑的檔案管理系統(tǒng)，從而不斷完善醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案管理工作。醫(yī)院可根據(jù)自身實際，構(gòu)建切實可行的專業(yè)技術(shù)信息化檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的模塊可由幾個部分組成：人員基本檔案、醫(yī)務(wù)檔案、科教檔案、護理檔案、藥學(xué)檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)及履歷信息檔案等。根據(jù)各個系統(tǒng)模塊及內(nèi)容，以專業(yè)技術(shù)人員作為主線，導(dǎo)入醫(yī)院各個職能科室的排版、考勤、科研管理、臨床工作量、培訓(xùn)、考試、考核、醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)風(fēng)醫(yī)德等相關(guān)數(shù)據(jù)，并予以嚴格控制、審核，形成完整、連續(xù)且動態(tài)化的檔案數(shù)據(jù)，形成專業(yè)技術(shù)人員全過程的動態(tài)電子檔案數(shù)據(jù)庫，不斷推進醫(yī)院專業(yè)技術(shù)檔案的規(guī)范化管理，也有效推進了檔案資料的共享及利用。加強專業(yè)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)是改進醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的必然要求，也是實現(xiàn)醫(yī)院職工信息集中管理、信息共享、科室協(xié)同管理的重要舉措，不僅能有效地避免資料收集整理的重復(fù)性，促進專業(yè)技術(shù)檔案的規(guī)范化管理，而且還能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策及職工的崗位考核提供有益的依據(jù)。
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1檔案管理與信息化技術(shù)融合的必要性
檔案具備歷史性和長久性，在保管的時候，尤其要注意保管的周邊環(huán)境，因為紙質(zhì)文檔比較脆弱，當災(zāi)難來臨的時候文檔面臨著巨大的威脅，嚴重的時候文檔會遭受損壞，這就帶來非常巨大的經(jīng)濟損失，為此我國每年在檔案管理上都投資了數(shù)量巨大的資金。除此以外，反復(fù)查看檔案也容易出現(xiàn)檔案丟失或損壞的情況，這都為檔案管理增加了難度。而電子文檔就能夠很好地解決這個問題，因此信息化的檔案管理模式是必須要實行的，這與當前的時代特征非常相符。
2檔案信息化建設(shè)的有利條件
2.1檔案信息化建設(shè)漸入佳境
檔案管理信息化建設(shè)在我國的發(fā)展已有很長時間，也積累了豐富的工作經(jīng)驗。我國對創(chuàng)建檔案信息化理論的目的、原則、渠道、方式、任務(wù)以及信息系統(tǒng)的技術(shù)標準規(guī)范，已經(jīng)非常明白了。特別是隨著當前互聯(lián)網(wǎng)＋時代的到來，相關(guān)部門已經(jīng)非常明白檔案信息化的發(fā)展方向，這樣一來創(chuàng)建合理的、科學(xué)的、實用的、健全的檔案信息化理論體系就非常輕松了。
2.2檔案信息的需求日益增多
當前社會在不斷的發(fā)展中，信息技術(shù)也在大范圍的使用，人們對信息的需求漸顯強烈，其中檔案信息因其有寶貴的歷史價值，有著非常大的需求量和使用率。根據(jù)當前情況看，創(chuàng)建檔案信息化理論體系還有著較大的發(fā)展空間，體系創(chuàng)建的期望也較為急切。除此以外，我國的電子政務(wù)事業(yè)也在不斷的發(fā)展中，從某種程度上來說，也大大擴展了檔案信息化理論體系創(chuàng)建的發(fā)展前景。
2.3傳統(tǒng)檔案管理模式已與時代脫節(jié)
在社會持續(xù)發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)很難滿足時代的發(fā)展需要了。當前最需要做的就是從根本上改變檔案信息服務(wù)的觀念，還要提升檔案館提供社會公共服務(wù)的能力。因此，所有的檔案館都應(yīng)該要增強檔案信息資源開發(fā)的使用率，還要持續(xù)拓展檔案信息的服務(wù)途徑，做到方式更加靈活、手段更加豐富、系統(tǒng)更為完善。只有這樣新型的服務(wù)模式，才能夠讓檔案信息化穩(wěn)健發(fā)展。當前處于信息時代，世界各國的聯(lián)系更加頻繁和密切。檔案管理作為行政事務(wù)管理中的一項重要內(nèi)容，在信息化建設(shè)領(lǐng)域，更應(yīng)該通過與外界交流，吸取其他發(fā)達國家在這方面的豐富經(jīng)驗，以此來促進我國檔案的發(fā)展。
3檔案管理與信息化技術(shù)融合的實施策略
3.1檔案數(shù)據(jù)資料與信息化技術(shù)融合
數(shù)據(jù)資料的信息化表現(xiàn)在檔案輸入的環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)需要非常認真地對待。與此同時，在輸入檔案的時候應(yīng)當使用規(guī)范的、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，這樣才可以方便日后的查找和管理。同時，因為信息化管理與網(wǎng)絡(luò)安全有著分不開的關(guān)系，為了確保檔案處于一個非常安全的環(huán)境中，在輸入、保存的時候還要備份檔案，如果出現(xiàn)更改檔案或者檔案丟失的情況，還能夠?qū)⒃镜臋n案找回。另外，還能夠確保在日后出現(xiàn)檔案矛盾的時候，有原文檔作為證據(jù)。
3.2檔案管理工作流程與信息化技術(shù)融合
工作流程信息化表現(xiàn)在后臺操作上，盡管該方面是群眾很少直接接觸的，但是人們對檔案信息化管理的滿意程度取決于該流程進行的好壞。最大可能就是達到全自動化辦公，盡量避免過多人員的加入。檔案的信息化管理體系創(chuàng)建成功后，人們最重要的任務(wù)就是保護系統(tǒng)的安全，而其他方面的工作，就是最大化地減少人員的加入才能夠確保工作效率。同時，要達到這個目標，應(yīng)該制訂統(tǒng)一的標準，規(guī)范流程，才可以達到檔案管理的信息化，這也是創(chuàng)建全套信息管理體系的基礎(chǔ)。如果缺少了這些標準，體系中的信息就不能夠互相融合，檔案信息網(wǎng)絡(luò)就會堵塞，資源共享也就成為了一個幻想。
3.3檔案檢索與信息化技術(shù)融合
要分級檢索檔案，讓使用者通過網(wǎng)絡(luò)可以及時、準確地搜索到需要查閱的文檔。需要注意的是，在設(shè)計檢索系統(tǒng)的時候要保證兩點：①網(wǎng)絡(luò)用戶只是可讀的；②搜索的內(nèi)容應(yīng)當分成兩個部分，一部分是完全公開的，所有人都能夠搜索，另一部分不是公開的，需要使用密碼才可以進入。檔案檢索的信息化要求保證檔案管理工作處于安全的環(huán)境中，這決定于網(wǎng)絡(luò)安全性。檔案既是公司企業(yè)發(fā)展的歷史資料，也是個人在公司企業(yè)內(nèi)的工作記錄。所以，檔案管理工作的安全性是一個非常重要的問題，需要高度重視。
3.4檔案管理工作人員與信息化技術(shù)接軌
不管檔案管理的信息化處于什么樣的程度，都離不開人員的參與。但是在檔案管理信息化以后，員工就面臨著更大的調(diào)整。在技能上，信息化管理需要員工熟知全套的體系，能夠非常熟練地使用信息化工具，還需要非常了解網(wǎng)絡(luò)安全。提升工作人員的素質(zhì)應(yīng)該從兩點出發(fā)：①對將來人才的預(yù)備。也就是說在高校中設(shè)立有關(guān)的專業(yè)，讓檔案管理信息化這個行業(yè)擁有豐富的人才，但是這種方法只可以為長遠發(fā)展做準備，不能解決當前的問題；②加強現(xiàn)有檔案專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)。挑選綜合素質(zhì)較高的人員，創(chuàng)造學(xué)習(xí)條件和支持配套，有針對地進行培養(yǎng)，使他們樂于提高自身檔案管理能力和技能。
4結(jié)論
隨著社會不斷的發(fā)展，信息技術(shù)在人們的日常生活、工作、學(xué)校檔案管理中得到廣泛的應(yīng)用，在學(xué)校的檔案管理中發(fā)揮出了重要的作用。現(xiàn)階段，我國各學(xué)校在開展學(xué)校檔案管理工作時，由于檔案數(shù)量在不斷的增加，其內(nèi)容變得越來越復(fù)雜化，利用信息技術(shù)是十分必要的，同時也是學(xué)校檔案管理工作在未來發(fā)展的趨勢。利用信息技術(shù)可以有效的減少大量的人力、物力、財力和時間，保證學(xué)校檔案管理的工作效率，從而提高我國各學(xué)校的檔案管理水平。本文對信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效運用進行了簡單的分析。
關(guān)鍵詞：
信息技術(shù)；學(xué)校檔案管理；有效運用
前言
隨著信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)不斷的應(yīng)用，各行各業(yè)在發(fā)展過程中都廣泛的應(yīng)用信息技術(shù)，從而提高經(jīng)濟效益與工作效率。信息技術(shù)不僅能應(yīng)用到我國商業(yè)發(fā)展中，同時還能應(yīng)用到學(xué)校的檔案管理中，從而解決一些檔案信息中的瑣碎性問題，減少工作流程，節(jié)省人力、物力、財力，應(yīng)用信息技術(shù)最重要的一點就是提高檔案信息的工作效率。因此，做好信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用，才能有效的促進學(xué)校快速發(fā)展。
1傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理模式弊端的研究
學(xué)校檔案管理是學(xué)校發(fā)展的重要組成部分，學(xué)校檔案管理的好壞會直接影響到學(xué)校的發(fā)展。就目前來看，學(xué)校檔案管理是一種便捷的數(shù)據(jù)信息查詢方式，在人們需要數(shù)據(jù)信息時，能準確、及時、查找到有效的數(shù)據(jù)信息。在傳統(tǒng)的檔案人工管理過程中，不能滿足準確、及時、查找到有效的數(shù)據(jù)，其中存在著很多的不足，傳統(tǒng)的檔案管理需要人們將其進行不斷的研究。
1．1工作效率較低：由于學(xué)校人數(shù)較多，檔案數(shù)量也在逐漸的增加［1］。傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理方式主要是使用人工管理方式進行，對一些大量的數(shù)據(jù)信息進行整理收集，從而降低學(xué)校檔案管理工作效率。
1．2保密性較差：使用學(xué)校檔案管理方式，接觸檔案信息人數(shù)較多，導(dǎo)致檔案在管理過程中沒有較強的保密性。
1．3檔案檢索、維護工作困難：隨著社會不斷的發(fā)展，檔案數(shù)量不斷的增加，僅僅依靠人工進行管理很難實現(xiàn)檔案在日后的檢索與維護工作，從而降低學(xué)校檔案管理的工作效率及檔案的利用率，使檔案工作無法正常進行。
2現(xiàn)代化的學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的特點
在這個信息技術(shù)快速發(fā)展時代，學(xué)校檔案管理工作也逐漸采用一些現(xiàn)代化手段來完成管理工作，從而跟上社會發(fā)展的腳步。信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用可以有效的克服傳統(tǒng)工作的弊端，提高學(xué)校檔案管理工作效率［2］。
2．1檔案數(shù)據(jù)處理速度較快、容量較大、檢索方便：現(xiàn)代化信息技術(shù)在使用過程中包含了多種管理軟件，其自身在使用過程中都有著各自的功能。在學(xué)校檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)該為其制定對應(yīng)的工作目標，只有這樣才能保證學(xué)校檔案管理工作順利進行下去。在開展學(xué)校檔案管理工作時，現(xiàn)代化信息技術(shù)具有較強的系統(tǒng)容量，在學(xué)校檔案管理中常常會使用一些電子軟件、表格等，從而方便人們對檔案信息的查找工作。
2．2學(xué)校檔案管理工作需要專業(yè)工作人員擔(dān)任：在開展學(xué)校檔案管理工作時，所選取的工作人員要有較高的綜合素質(zhì)水平、專業(yè)知識技能、職業(yè)道德，并了解現(xiàn)代化信息技術(shù)的操作，只有這樣才能保證學(xué)校檔案管理工作順利進行下去［3］。現(xiàn)階段，我國學(xué)校檔案管理相關(guān)工作人員普遍存在專業(yè)知識水平較低的現(xiàn)象，因此，學(xué)校應(yīng)該定期開展現(xiàn)代化信息技術(shù)教育培訓(xùn)，從而提高學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)知識水平。
2．3現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理工作中的不足之處，主要有以下幾點：（1）在使用信息技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)信息存儲過程中，其存儲載體出現(xiàn)了較大的變化，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案改變成電子文件檔案，從而產(chǎn)生一系列的學(xué)校檔案管理問題；（2）我國對現(xiàn)代化信息技術(shù)學(xué)校檔案管理制度不夠完善；（3）將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成電子文件這對學(xué)校檔案管理人員來說是一項非常困難的任務(wù)，而且電子文件的數(shù)據(jù)信息也容易被復(fù)制，從而導(dǎo)致電子檔案的易改性存在著一定的不足。
3學(xué)校檔案管理工作信息化的有效途徑
3．1提高學(xué)校檔案管理標準化水平：傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理過程中，需要整理大量的紙質(zhì)檔案，學(xué)校還需要投入大量的人力、物力、財力，并且在整理過程中其工作效率也不是很高［4］。直到現(xiàn)代化信息技術(shù)的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理方式得到完善，解決了傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理中的不足。同時提高了學(xué)校檔案管理標準化水平，通過人們對信息技術(shù)不斷的研究，在學(xué)校檔案管理中得到了廣泛的應(yīng)用，并深受檔案工作人員的歡迎。
3．2做好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作：現(xiàn)階段，我國的學(xué)校檔案管理信息化還處于發(fā)展階段，還需要通過人們不斷的研究為其建立一個科學(xué)合理的數(shù)據(jù)信息庫，只有這樣才能將現(xiàn)代化信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中得到廣泛的應(yīng)用，并提高學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。
3．3加強辦公自動化建設(shè)：信息技術(shù)可以有效的解決學(xué)校檔案管理中的信息數(shù)量，加強了學(xué)校檔案管理辦公自動化建設(shè)工作，主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，建立全新的學(xué)校檔案管理制度，只需要一兩名專業(yè)技術(shù)人員進行管理，減少了一定的人力、財力、物力；第二，加大了信息檢索的功能，減少遺漏檔案信息存儲的問題，檔案信息也不會因為時間較久而產(chǎn)生變化，同時還方便人們使用；第三，加強了檔案管理的保密工作。
3．4提高學(xué)校檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平：只有學(xué)校檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平與專業(yè)知識技能達到指定的要求，才能做好學(xué)校檔案管理工作［5］。除此之外，學(xué)校檔案管理人員還需要具有多方面才能，并熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，具有多方面的專業(yè)知識，只有這樣才能保證學(xué)校檔案管理工作順利進行下去，從而提高學(xué)校檔案管理工作效率與工作質(zhì)量。
4總結(jié)
總而言之，在這個現(xiàn)代化信息技術(shù)快速發(fā)展的時代，只有保證學(xué)校檔案管理工作跟上社會發(fā)展的腳步，才能將學(xué)校檔案管理工作順利進行下去。同時在學(xué)校檔案管理發(fā)展過程中還要充分利用好現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而提高學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。
參考文獻：
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檔案管理工作一直是醫(yī)院中尤為重要的組成部分，也是對患者實施臨床診療工作中不可或缺的一個環(huán)節(jié)，對于患者而言有著重要意義，也是醫(yī)院得到較好發(fā)展的前提條件。醫(yī)院管理現(xiàn)代化和信息化是當前我國醫(yī)院發(fā)展的重點問題，通過信息化技術(shù)，可將醫(yī)院日常工作中的各個環(huán)節(jié)的工作效率極大提升，尤其是在檔案管理工作中會有更加明顯的效果。但我國檔案管理的信息化進程時間并不長，在應(yīng)用中也會出現(xiàn)較多問題。本次研究中，即分析了信息化技術(shù)對醫(yī)院檔案管理的新模式。
一、醫(yī)院信息化建設(shè)中的問題
（一）沒有獨立性。在當前我國較多的醫(yī)院中，檔案管理工作實際上不是一個專門的科室來實施的，而是被分割成了幾個部分，分給不同的科室來完成。雖然這種方法也能取得一定效果，但由于這些科室會出現(xiàn)職責(zé)不明和分工不當?shù)惹闆r，會導(dǎo)致檔案管理工作無法及時有效地完成。另外檔案管理工作并沒有納入到考核內(nèi)容中，則更容易在實際的管理工作中出現(xiàn)敷衍了事等情況，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不佳。
（二）標準不統(tǒng)一。檔案管理的標準不統(tǒng)一導(dǎo)致的問題在醫(yī)院中較為常見，而這也是導(dǎo)致檔案規(guī)格、數(shù)據(jù)、層次不統(tǒng)一的重要因素。由于這些因素的存在，會導(dǎo)致檔案信息無法得到高效率的交換，并且極大地影響了醫(yī)院中檔案信息資源的共享和建立。
（三）對檔案管理工作不重視。“醫(yī)院就是為患者提供治療和護理服務(wù)的地方”這一觀念在我國根深蒂固，即使是醫(yī)院工作人員本身也認為醫(yī)院的本職工作就是為患者提供??質(zhì)的醫(yī)療和護理服務(wù)。雖然這一觀念有其正確性，但其忽視了對檔案管理工作的重視。在這樣的前提之下，即使醫(yī)院中已經(jīng)建立起了較為完善的信息系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)和通信系統(tǒng)等，但在實際的檔案管理工作中仍然沒有得到使用，導(dǎo)致檔案管理工作的不佳。
二、對醫(yī)院信息化檔案管理工作的改進方法
（一）明確檔案管理的分工。為了讓醫(yī)院的信息化檔案管理能夠更好地開展，首先需要注意到對檔案管理工作進行明確分工。在此過程中可以建立起醫(yī)院信息化系統(tǒng)管理的數(shù)字化檔案室，在數(shù)字化檔案室中，可以對各類檔案進行保存、管理和使用，并使用計算機技術(shù)和多媒體技術(shù)等，對醫(yī)院的文字檔案進行信息化的整理和管理，并在信息化基礎(chǔ)上對其進行分析和統(tǒng)計。另外就是要明確檔案管理人員的工作職責(zé)，制定出檔案管理工作人員的管理制度，并開展醫(yī)院檔案的開放性利用工作，主動為醫(yī)院診療和研究等各項工作進行服務(wù)。最后，需要在各個科室中制定負責(zé)人，并對本科室的檔案管理工作進行管理，保證科室中的檔案管理工作可在信息化條件下的有序開展。
（二）對信息化檔案立卷歸檔。為了保證信息化檔案能夠有規(guī)范化特點，需要對信息化檔案進行立卷歸檔。在此過程中，需要遵循文件材料的形成規(guī)律對其進行整理，同時保持彼此之間的聯(lián)系，不用價值進行區(qū)分，保證便于管理以及使用。同時醫(yī)院可以建立并且逐漸做好三納入，即納入醫(yī)院規(guī)劃、納入相關(guān)人員職責(zé)范圍以及納入管理制度等。在此基礎(chǔ)上可做好四同步工作，即各項管理工作需要和布置、檢查、總結(jié)以及驗收相同步，讓醫(yī)院的信息化檔案更好地為醫(yī)院日常工作進行服務(wù)。
（三）明確檔案管理制度。為了進一步改善信息化檔案的利用，可以明確醫(yī)院信息化系統(tǒng)管理的相關(guān)制度，對醫(yī)院檔案管理工作進行組織協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌規(guī)劃，并對各個科室的檔案管理工作進行指導(dǎo)以及監(jiān)督，負責(zé)永久長期地對檔案保存以及使用。另外管理制度可明確規(guī)定獎懲條例，對信息化檔案管理的優(yōu)秀工作人員進行獎勵，提升其工作積極性。
三、 結(jié)語
對于我國醫(yī)院而言，信息化檔案管理是非常重要的工作，通過信息化檔案管理的方式可促進醫(yī)院的發(fā)展。通過本次研究顯示，在信息化技術(shù)的前提之下，醫(yī)院檔案管理會出現(xiàn)沒有獨立性、標準不統(tǒng)一和僅重視醫(yī)療工作忽視檔案管理工作等問題，對這些問題進行針對性的分析可較好地改善醫(yī)院信息化檔案管理的質(zhì)量，值得推廣使用。
關(guān)鍵詞 畢業(yè)生 檔案管理 信息化技術(shù) 影響
中圖分類號：G217 文獻標識碼：A
隨著社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)速度在不斷加快，這樣傳統(tǒng)的檔案管理就開始顯示出滯后性以及不適應(yīng)性，用戶的需求也開始變得多樣化，信息化技術(shù)管理肯定也會逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理。本文主要對信息化技術(shù)對畢業(yè)生檔案管理的影響進行分析。
1信息化技術(shù)在高校畢業(yè)生檔案建立方式方面的改變
傳統(tǒng)的高校畢業(yè)生檔案的建立方式都是采用紙質(zhì)的方式，而在現(xiàn)代社會當中，高校的畢業(yè)生檔案發(fā)生比較突出的變化就是檔案信息開始變得電子化和網(wǎng)絡(luò)化。學(xué)生的相關(guān)信息不再是以前那種可感官的紙質(zhì)信息，都已經(jīng)開始慢慢變成了虛擬的電子信息。同時互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也能夠很好地實現(xiàn)這些電子信息的全面獲取以及快速的交流。高校在對畢業(yè)生檔案進行管理的時候傳統(tǒng)的管理方式一般都是紙質(zhì)的檔案館形式，采用信息化技術(shù)之后就能夠建立起數(shù)字檔案館，傳統(tǒng)檔案管理部門的工作方式也就會相應(yīng)的發(fā)生改變。在構(gòu)建高校數(shù)字檔案館的時候主要是根據(jù)師生的需求為導(dǎo)向建立的，提供的信息包括了校情以及校史等相關(guān)的信息，而在高校的學(xué)生檔案方面則提供了比之前更加全面的學(xué)生個人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發(fā)生，能夠更加準確和靈活地對學(xué)生的信息進行管理。
2信息化技術(shù)使得畢業(yè)生檔案管理的空間廣度以及時間的長度變得更加豐富
實現(xiàn)檔案信息擴大化最容易的手段就是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不僅能夠很好地突破傳統(tǒng)管理方式中的時間限制，同時網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也能夠很好地實現(xiàn)地理環(huán)境限制的突破，能夠很好地實現(xiàn)空間以及時間信息交流的需要。在開始建立數(shù)字化檔案館的時候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠?qū)⒏黝惐容^有價值的信息放置在校園網(wǎng)上，實現(xiàn)資源的共享，對于高校師生以及社會各界人員在查詢相關(guān)信息的時候能夠有所幫助。通過信息化技能能夠很好地實現(xiàn)檔案的紙質(zhì)載體和檔案當中所記載的相關(guān)內(nèi)容分開，那么在管理的過程當中也就能夠分別對這兩者進行管理。傳統(tǒng)的檔案館在對這兩者分別進行管理的時候是一種雙重的管理，無形當中就會為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對檔案管理的過程當中，不僅需要對紙質(zhì)的實體檔案館進行和平常一樣的管理建設(shè)，同時還需要對數(shù)字檔案館當中的相關(guān)內(nèi)容進行更新和豐富，因為只有這樣才能夠很好地實現(xiàn)資源需求者對于資源共享的一些要求。所以高校在以后進行畢業(yè)生檔案管理的時候信息化技術(shù)管理將會是一大特色，同時這種管理方式還需要相關(guān)的管理部門進行進一步的適應(yīng)。
3信息化技術(shù)使得檔案信息變得更加完整化和多元化
信息網(wǎng)絡(luò)對于畢業(yè)生檔案具有非常大的影響，在建立了高校檔案館之后也使得高校畢業(yè)生的檔案實現(xiàn)了信息化。其實高校的數(shù)據(jù)檔案館不僅僅使高校的畢業(yè)生檔案實現(xiàn)了完整化以及多元化，同時也在無形當中使高校學(xué)生檔案的吸引力和時效性增加了很多。高校的學(xué)生檔案原本是一種非常枯燥乏味的單一的保存方式，但是檔案的管理者可以通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，把這種方式變得多種多樣，同時學(xué)生的個人信息也能夠更加充實，而且還可以使信息很好地實現(xiàn)可操作性、知識性以及趣味性，使得高校留存畢業(yè)生檔案的作用能夠真正發(fā)揮出來。
4信息化技術(shù)能夠突破紙質(zhì)檔案無法超越的瓶頸
現(xiàn)在很多高校在對畢業(yè)生檔案進行管理的時候都存在著很多無法超越的瓶頸，而這些無法超越的瓶頸當中因為管理工作比較零碎，在管理的過程當中不能夠有效實現(xiàn)是比較具有代表性的一個問題。現(xiàn)在很多高校基本上還是由學(xué)生處在負責(zé)畢業(yè)生的檔案管理工作，而具體的一些收集信息的工作主要還是由每個學(xué)院上報來完成。在對畢業(yè)生的各種信息進行收集和處理的時候基本上還是由各個學(xué)院負責(zé)，而一些具體的工作則是由輔導(dǎo)員來完成。在畢業(yè)生檔案的管理過程當中，院系的作用比較關(guān)鍵和重要，但是在實際的工作當中，各個院系對檔案管理工作都不是很重視，他們對于信息管理的工作基本都是敷衍了事，很多的工作基本上都是學(xué)生快要畢業(yè)的時候才以突擊的方式來完成。如果畢業(yè)生的檔案管理工作是以這種工作方式和工作態(tài)度來完成的話，倉促和草率的程度就可想而知有多嚴重，這樣畢業(yè)生紙質(zhì)檔案的管理就會出現(xiàn)混亂或者缺失的現(xiàn)象。采用信息技術(shù)之后，則能夠很好地解決上面所說的問題，在建立高校畢業(yè)生電子檔案的時候，需要根據(jù)電子檔案的一些特征來具體地填寫統(tǒng)一格式的內(nèi)容，而且因為系統(tǒng)時間的限制，也就杜絕了突擊整理的方式出現(xiàn)，各個院系應(yīng)該要在規(guī)定的時間內(nèi)對學(xué)生的信息情況進行匯總，這樣就能夠很好地保證高校畢業(yè)生的檔案管理工作能夠比較順利進行。
5結(jié)束語
隨著社會的不斷進步以及檔案信息的多元化，使得檔案的服務(wù)對象、服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)方式都在發(fā)生著變化，面對這樣的形式，高校畢業(yè)檔案管理的工作人員就應(yīng)該要用科學(xué)技術(shù)來不斷的提高自己，利用信息化技術(shù)來充實自己，從而使得檔案管理工作能夠更好地為高校畢業(yè)生服務(wù)。
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關(guān)鍵詞：計算機技術(shù) 檔案管理 運用
一、 計算機技術(shù)在檔案管理中運用的必要性
（一） 可以解決傳統(tǒng)檔案遺失的不可彌補性。傳統(tǒng)的手工檔案具有唯一性的特征，一旦遺失就難以彌補。而計算機技術(shù)運用下的電子檔案可以很好的保存原有紙質(zhì)檔案并建立電子化案卷，起到補充作用，即使原有的紙檔案遺失，也會在一定程度上降低損失。另外，紙質(zhì)檔案由于其載體的易損性導(dǎo)致對其管理與運用具有一定的局限性，而電子檔案可以提高檔案的運用與管理效率 。
（二） 方便檔案的及時歸檔。計算機技術(shù)可以保證檔案的及時歸檔，各個部門只需要將收文與發(fā)文輸入計算機，并根據(jù)權(quán)限在網(wǎng)絡(luò)上分級傳閱這些文件，并加注處理意見，到年終時只需向檔案室移交一份分類組卷清單，就可以完成檔案的歸檔 。
（三） 可以降低工作成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，需要較長的工作周期，而且用人較多，工作環(huán)節(jié)繁瑣復(fù)雜，消耗了大量的人力與物力。而如果在檔案管理工作中運用計算機技術(shù)，就可以在計算機上直接對文件材料進行擬稿、核稿、簽發(fā)，文件一生成可以對文件進行分類、立卷和歸檔，實現(xiàn)了文書處理與檔案管理的一體化，降低了工作成本，提高了工作效率。
（四） 有利于檔案信息的共享。由于計算機網(wǎng)絡(luò)的地點分布廣泛 ， 這就在無形中拓寬了檔案運用的時間與空間 ，只要運用人員擁有一臺連接網(wǎng)絡(luò)的電腦， 就可以在任何時間、任何地點查閱自己需要的檔案信息。另外，通過運用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，建立計算機檢索系統(tǒng)，可以將傳統(tǒng)的脫機檢索、聯(lián)機檢索方式發(fā)展成為智能網(wǎng)絡(luò)檢索，真正實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和共享性。
（五） 現(xiàn)代檔案的應(yīng)用需求要求計算機技術(shù)在檔案管理中的運用 。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與傳統(tǒng)的檔案保存與管理方式都給檔案的搜索與應(yīng)用帶來了很大難度，讓搜索與應(yīng)用變成了一項繁瑣而且效率低下的工作。現(xiàn)代社會信息更新快速，這就使提高檔案應(yīng)用與管理的效率成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢，而計算機技術(shù)的快速發(fā)展就為檔案管理提供了一種新方式，通過建立數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò) 檔案數(shù)據(jù)庫，讓用戶可以通過申請權(quán)限而檢索、應(yīng)用檔案信息，滿足現(xiàn)代檔案的應(yīng)用需求。
二、計算機技術(shù)在檔案管理中的一些具體運用
（一） 建立電子數(shù)字檔案庫。對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行電子化，就可以實現(xiàn)檔案資料與信息的數(shù)字化，形成電子檔案資源，然后對這些資源進行規(guī)范、整理，建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案錄入、存儲格式，使檔案信息以數(shù)據(jù)庫的存儲形式存在，形成電子數(shù)字檔案庫 。
（二） 建立電子檔案管理運用系統(tǒng)。在建立規(guī)范的電子數(shù)字檔案庫后，必須要建立專門的電子數(shù)字檔案庫管理運用系統(tǒng)，從而實現(xiàn)電子數(shù)字檔案庫的有效運用。
（三 ） 建立電子數(shù)字檔案庫聯(lián)網(wǎng)站點。電子數(shù)字檔案庫要想真正實現(xiàn)其運用價值和運用效率，必須將電子數(shù)字檔案庫聯(lián)網(wǎng)使用，讓擁有訪問權(quán)限的用戶可以不限時間、空間的進行運用，因此可以建立電子數(shù)字檔案相應(yīng)的網(wǎng)站站點和信息頁面，提高電子數(shù)字檔案庫的運用與共享性。另一方面，在電子數(shù)字檔案庫公開與共享的同時，必須建立相應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)從，而嚴密保障電子數(shù)字檔案信息的安全性，并規(guī)范檔案庫用戶的行為 。
三、計算機技術(shù)在檔案管理中運用存在的問題
（一 ） 檔案管理人員整體素質(zhì)有待提高。檔案管理計算機信息化建設(shè)不僅要求檔案管理人員精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，還必須掌握自動化的計算機技術(shù)。 檔案管理部門目前十分缺乏這種既懂檔案管理業(yè)務(wù)，又精通計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的復(fù)合型人才 。
（二） 缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)。由于受到我國檔案管理的管理體制與運行機制的影響，大多數(shù)檔案館依然是采用封閉式的檔案館經(jīng)營模式，其檔案館軟硬件的購置以及電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)都處于各自為政的低水平重復(fù)建設(shè)狀態(tài)，造成了檔案館業(yè)人力、物力的嚴重浪費，也嚴重影響了我國檔案管理自動化、標準化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的進程。目前，我國尚缺乏一個統(tǒng)一的部門來組織、協(xié)調(diào)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)和檔案資源的共享工作。
（三） 電子數(shù)字檔案信息安全問題日益突出。隨著經(jīng)濟全球化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代的來臨，以及互聯(lián)網(wǎng)的開放性、全球性、動態(tài)性與共享性發(fā)展，使得網(wǎng)絡(luò)用戶都可以自由的連接因特網(wǎng)。將檔案信息接入網(wǎng)絡(luò)就必然會遇到非法的訪問， 目前的防火墻等技術(shù)面對黑客總是防不勝防，使得電子數(shù)字檔案信息的安全收到 了非常嚴重的威脅與挑戰(zhàn)。
四、加強計算機技術(shù)在檔案管理中運用的對策
（一） 要重視檔案信息存檔的基礎(chǔ)工作。電子數(shù)字檔案庫根據(jù)其檔案的收集、 處理、 保管與運用等環(huán)節(jié)，在配置電子數(shù)字檔案庫的硬件時必須分考慮數(shù)字化的需求，在存儲數(shù)據(jù)空間大小、圖形運算能力、系統(tǒng)整體性能、系統(tǒng)兼容性等方面都要盡可能的滿足電子數(shù)字檔案庫的基本運行。而且在電子數(shù)字檔案庫系統(tǒng)的開發(fā)過程中，要充分發(fā)揮檔案管理單位與系統(tǒng)軟件開發(fā)單位的有效合作，實現(xiàn)系統(tǒng)軟件的合理設(shè)計，從而保障檔案管理系統(tǒng)的長期發(fā)展。
（二） 注重檔案管理人才隊伍的建設(shè)。檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的勞動密集型向知識密集型轉(zhuǎn)變，這就要求檔案管理人員不僅要具有高素質(zhì)的專業(yè)知識， 還要求具有高超的信息管理技能。因此，在檔案管理工作過程中，要加強檔案管理人員的培訓(xùn)工作，學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識的同時，加強計算機技術(shù)知識學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的信息管理能力，加快檔管理 隊伍信息化管理建設(shè)。
（三） 加強電子文件的立法工作。只有加強電子文件的立法工作，用法律法規(guī)來確保電子數(shù)字檔案信息的法律效力，保證電子數(shù)字檔案信息的真實性、關(guān)聯(lián)性與憑證性，從而保證電子數(shù)字檔案信息的法律效力。
（四） 繼續(xù)做好傳統(tǒng)檔案管理工作。在未來的一段時期內(nèi)，必須保證傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子數(shù)字檔案的“雙套”保存，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以文本方式進行備份， 將電子數(shù)字檔案信息以影像的方式進行備份與傳遞，并由檔案主管部門制定完善、符合實際的現(xiàn)代檔案管理制度，從而可以有效保障檔案管理案技術(shù)化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的安全和健康、有序的發(fā)展。
