時間：2022-03-12 08:39:41
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案整理，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。
一、實物檔案的分類
分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。
二、實物檔案的排列
排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。
實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。
三、實物檔案的貼簽
貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。
標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設置。
四、實物檔案的編目
編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。
實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。
實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。
五、實物檔案的裝盒
裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的
印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內實物的情況說明。對于獎品類的獎章，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。
六、結論
實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。
參考文獻：
第一，整理老照片之前要進行調查論證。面對凌亂且破損程度不同、尺寸各異、未經(jīng)過系統(tǒng)整理的老照片、老底片，如果不了解其中的情況，簡直就無從下手。所以，要做好老照片檔案的整理工作，首先要對老照片、老底片的基本內容、質量、破損程度等進行摸底調查，才能制定出好的整理方案。從整理老照片檔案的初始階段，就要確立有利于老照片利用和保管的整理原則。
第二，要學習領悟好方法。通過學習好方法、好經(jīng)驗，可以使我們少走彎路，避免錯誤的做法。例如，可以到照片檔案收集、整理和保管經(jīng)驗都很豐富的部門觀摩學習，深入研究聲像檔案管理辦法，并重點學習老照片檔案的整理方法，從而明確本單位老照片檔案整理工作的方向。
第三，要根據(jù)實際情況，確定工作方案。經(jīng)過調查論證和學習，結合本單位工作實際，確定老照片整理工作方案。首先，要保證工作人員到位，可以請了解、熟悉情況的老同志一起進行老照片的整理工作，請老同志回憶歷史，為老照片做文字上的注解。其次，提前訂購老照片整理過程中所需要的必備用品，提早進行準備，對所需用品精心準備，嚴把質量關，為老照片的整理工作打下良好基礎，不能因為準備工作不足而影響整個老照片的分類整理工作。
第四，要詳細鑒定與注解文字。老照片整理工作中一個非常重要的階段，就是老照片的詳細鑒定與注解文字說明。對照片、底片逐一鑒定，并根據(jù)其重要程度、畫面的清晰度、照片的損毀度決定取舍，對照登記的文字及當事人、知情人的回憶寫出詳盡的文字說明。老照片很珍貴，但如果考證不清其人物、事件等信息要素，缺乏必要的文字說明，老照片也無從發(fā)揮其應有的歷史見證作用。因此文字說明是照片檔案不可缺少的一部分。如果沒有文字說明，許多照片所涉及的出處、事件、人物等因素就無法分辨，更無法判斷其價值，也無法規(guī)范建檔。說明應包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等“六要素”。文字要簡潔，語言要通順，表述要清楚，“六要素”缺一不可，否則照片價值也會大打折扣。另外，充分利用現(xiàn)有館藏的文書檔案，也可以為老照片的文字注解起到幫助作用。
照片的文字注解要注意以下幾方面:首先，注釋的內容要繁簡恰當。一組照片的第一張總說明要詳細注釋，盡量揭示照片所包含的全部內容。其他照片的注釋則要求簡明扼要，因為主要內容已在總說明中揭示，只要把一組中單張照片的主要內容交待清楚即可。因此，在照片檔案注釋中要繁簡合理、恰如其分。其次，注釋的內容要齊全完整，不能隨意省略。照片檔案的文字說明是由時間、地點、人物、事由、背景、攝影者六要素構成。歷史照片檔案因時間久遠，一些要素殘缺不全，全部考證有一定困難，這類照片數(shù)量不多，但很珍貴，在鑒定整理時要慎重對待，要素不齊全的要抓緊時間補齊，力求完整。但也不能因為要素不齊全而隨意剔除、銷毀。只有綜合地運用檔案注釋的六要素，才能客觀地揭示照片影像的全部信息。最后，注釋時要避免以誤傳誤。照片注釋中涉及到的地點、時間、人物等要素必須核實準確。特別是人物的姓名、身份更要準確無誤，切忌主觀臆斷，隨意編造。不可靠的注解會給后人研究歷史造成假象，導致錯誤的判斷。
第五，進行老照片的分類歸檔?？筛鶕?jù)本館照片檔案的現(xiàn)有分類方法和國家頒布的有關法規(guī)，把這些老照片進行先分類后立卷的歸檔整理工作。在每個類別下，根據(jù)老照片檔案的具體內容進行立卷排列。例如在外事類照片中，可以組成國際學術會議卷、外國黨政官員來訪卷、外籍專家講學卷等，按順序排列后，歸于外事類照片下面排好序，可排成ASX12—6—30、ASX12—6—31和ASX12—6—32等案卷號，其中的ASX12代表照片檔案，6代表外事類，30、31、32等代表這些案卷在外事類照片中的案卷號。
第六，老照片檔案的數(shù)字化。隨著計算機網(wǎng)絡通信等高新技術的飛速發(fā)展，數(shù)字技術給傳統(tǒng)的文獻開發(fā)帶來了巨大的變革，數(shù)碼影像技術為這些珍貴的歷史照片更好地保管和提供利用開辟了新途徑。為此，購進專業(yè)的掃描儀和數(shù)碼相機，將老照片進行掃描、翻拍，可提高老照片的品質，增強老照片的現(xiàn)代化管理水平，保障照片數(shù)據(jù)庫的質量，從而拓展服務范圍，滿足社會和不同利用者的需求。老照片檔案的數(shù)字化、規(guī)范化管理可以減少老照片檔案的調用頻率，延長照片資料的壽命。同時，運用數(shù)字化管理技術，也大大加快了照片檔案的檢索速度，簡化利用照片檔案的程序。對于老照片檔案的數(shù)字化，可使用掃描儀對老照片檔案進行數(shù)字化轉換，應用計算機圖像技術對數(shù)字圖像進行處理并用各種數(shù)字圖像的輸出手段進行復制。掃描過程是照片檔案數(shù)字信息轉換不可缺少的一個重要環(huán)節(jié)，掃描儀的分辨率是照片檔案數(shù)字化轉換質量的主要指標，掃描儀分辨率的確定應綜合考慮圖像質量、存貯空間、掃描時間、還原輸出等因素來選取分辨率。而色彩位數(shù)和灰級度數(shù)值大小與掃描質量成正比，它是數(shù)字圖像反映顏色精度的重要指標。因為老照片主要是黑白照片，一般來講，選用300-600dpi的分辨率，16位灰階，反射稿屬性，根據(jù)需要把老照片存成TIFF或JPG格式。經(jīng)過掃描，完成數(shù)字化，這將豐富照片檔案的利用方式，擴大利用范圍，為對外宣傳、地域規(guī)劃等做出不可缺少的貢獻。例如可以利用館藏照片和檔案，舉辦老照片回顧展，從而拉近照片檔案與百姓的距離，使塵封已久的照片檔案發(fā)揮更大作用。
總之，老照片不僅是歷史瞬間的定格，同時，它也能夠滿足人們百聞不如一見的愿望。我們加大老照片整理開發(fā)的深度和廣度，也是順應當今社會對照片檔案的需求。照片檔案同其他載體檔案一樣，是人們社會實踐活動中真實的歷史記錄，是黨和國家的寶貴財富。照片檔案的建立，極大地豐富和完善了人們的歷史記憶，為人們以更容易感受的方式再現(xiàn)歷史，為傳承歷史文化、弘揚民族精神發(fā)揮巨大的歷史作用。老照片整理工作是一項艱苦而細致的工作，是一項承前啟后的歷史性工作，只有發(fā)揚鍥而不舍的精神，積極努力地進行老照片檔案的整理歸檔工作，才能及時滿足本單位和社會的需要，開辟各種類型的特色服務，使老照片檔案成為檔案館特色服務的新亮點。
參考文獻
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【關鍵詞】企業(yè)；檔案；數(shù)據(jù)；整理
阿舍勒銅業(yè)公司的檔案管理一直以規(guī)范化管理為工作目標，要求負責檔案管理的人員嚴格按照公司檔案管理制度進行檔案管理，并在日常工作中，不斷地向各部門檔案管理人員灌輸檔案對公司發(fā)展的重要性，要求在檔案管理的每個環(huán)節(jié)中，均要求做好書面與電子登記記錄，確保檔案的安全性，做到萬無一失。在檔案管理的硬件建設上，按照檔案管理工作的要求，2008年一次性投入資金40余萬元，為徹底改善各類檔案的保管條件，安裝密集架150組、底圖柜10個、電子文檔柜4， 購買了檔案管理專用電腦、快速掃描儀、復印機等先進儀器設備。設置了獨立的綜合檔案室和檔案人員辦公室，安裝了鐵門、防盜窗、窗簾、配備了滅火器、溫濕器使檔案室達到了防盜、防光、防火、防潮、防高 、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求，做到警種長鳴，寧可千日無事故，不可一日不防范，確保萬無一失。為阿舍勒銅業(yè)股份有限公司，今后各類檔案的管理走向一個科學化、規(guī)范化的管理軌道打下一個堅實的基礎，讓館藏檔案更好地發(fā)揮作用。
1. 企業(yè)檔案管理的重要性
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖紙、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實現(xiàn)檔案的有效利用。
2. 企業(yè)檔案管理原則
2.1 統(tǒng)一領導，分級管理。企業(yè)的內部檔案機構要對本企業(yè)的檔案工作實行歸口管理和統(tǒng)一領導，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理。
2.2 維護企業(yè)檔案的完成與安全。維護檔案的完整，從數(shù)量上說，要保證企業(yè)檔案的內容上齊全配套；從質量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內在的有機聯(lián)系，在范圍上應涵蓋企業(yè)全部工作、生產(chǎn)及活動所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的文書、科技檔案，嚴防對檔案人為地加以割裂和零亂堆放。維護企業(yè)檔案的安全，對企業(yè)檔案進行很好的管理和保護，要加強保密工作，嚴防企業(yè)檔案的丟失和失密現(xiàn)象發(fā)生，嚴守企業(yè)檔案中所含的事項，保護知識產(chǎn)權，維護企業(yè)的合法權益。
2.3 便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因為它對社會有一定的利用價值。企業(yè)檔案的利用慣穿于企業(yè)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗檔案管理工作質量的根本標準。
3. 加強企業(yè)檔案管理標準化建設
3.1 明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護檔案的義務，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。項目開發(fā)、設備儀器、基本建設、科學研究類文件材料應在項目完成后15日內歸檔。會計核算類文件由財會部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學習、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結束后10日內向檔案室移交。對制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關部門和人員要積極配合。
3.2 嚴格遵守企業(yè)檔案管理流程。包括管理部門、文件點收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調卷程序、調卷管理等。
3.3 完善企業(yè)檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責任制、檔案統(tǒng)計制度、文件材料立卷歸檔制度等。
4. 電子檔案的優(yōu)越性
4.1 電子檔案減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了工作效率。文書歸檔管理人員以前都是手工直接建檔，工作枯燥乏味，自從實現(xiàn)用計算機來處理文檔后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，減輕了工作人員的勞動強度。
4.2 計算機管理有利于防止遺漏文件，達到查漏補缺的目的，用計算機整理歸檔文件，可隨時查漏補缺，使文檔不存積，只要打開計算機，輕輕按一下鍵盤，找到檔案目錄修改一下就可以了。
4.3 計算機管理有利于文檔的保密。過去的檔案都是整卷歸檔，當借閱者想查閱某卷的一份或者幾份文件時，需要整卷提供，利用者能夠看到整卷內容，這不符合文檔管理保密要求。而計算機管理采用按“件”整理歸檔，借閱者無法看到其他無關的文件，達到了文件保密的要求。
4.4 計算機管理有利于提高檔案管理工作質量。利用計算機管理檔案，檔案工作人員就可以從枯燥乏味的整理工作中解脫出來，可以充分的把時間和精力放在其他工作中，提高檔案管理工作效率，使文書檔案的管理能夠發(fā)揮出更好的時效價值。
5. 電子檔案管理中存在的問題
5.1 計算機管理電子文件原稿保存的忽視問題。
目前，人們日常辦公中，基本上在計算機上起草和制作文件，往往一旦文件被定稿，打印成正式文件后，電子文件作為草稿就被忽視了保存價值。許多單位對電子文件隨意進行刪改，沒有采取很好的保護措施，使電子稿件失去了原始性，從而也就失去了歸檔保存的意義。
5.2 計算機管理電子文件的信息安全與保密問題。
電子檔案利用計算機保存，存在著保存位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性問題，這就使電子檔案與載體相分離，使電子檔案信息隨意被修改、竊取、銷毀。當下，互聯(lián)網(wǎng)越來越廣泛的開放于社會，計算機極易被電腦病毒感染和電腦“黑客”闖入，很可能對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被攻擊就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個計算機系統(tǒng)癱瘓。
5.3 計算機管理對電子文件的接收格式問題。
由于計算機對電子文件的管理在全國范圍內還未普及，每個檔案管理部門使用的檔案軟件不同，存儲檔案方式不同，檔案文件在轉手移交過程中會出現(xiàn)一些困難，從而阻礙了檔案管理的正常工作，影響了工作實效。
6. 解決電子檔案管理過程中問題的對策
6.1 加強計算機對電子文件的全過程管理。
非常重要的文件應原稿進行收集和積累，草稿性的文件一般情況下可不保留。對起輔助作用或正式作用的文件應及時收集和整理，并與紙質文件之間建立一對一的標識關系。必要時應進行備份或者對文件進行壓縮，以免系統(tǒng)發(fā)生故障使電子文件信息丟失。
6.2 重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)教育。
檔案管理者應具有較高的專業(yè)素質。必須具有扎實的專業(yè)理論基礎，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務，在熟悉檔案工作的基礎上，豐富計算機知識，實現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉變。另外，要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術的培訓。
6.3 加強對電子文件所依賴的計算機軟、硬件設施管理。
軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環(huán)境，強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
7. 工作中的不足和今后打算
7.1 加大專業(yè)學習力度，不斷提高自己的業(yè)務素質。
為貫徹落實《關于進一步加強干部檔案管理工作的意見》，按照市委組織部的統(tǒng)一部署，我院對所管的干部人事檔案進行了認真的自查，對存在的問題提出了整改意見，具體工作情況如下：
一、自查工作
對干部檔案從以下幾個方面進行了自查。
1目檔案日常管理工作。
濟寧技師學院對干部檔案管理工作給予了大力支持,建立了專門的庫房,購置了干部檔案管理必需的設備設施,總投資近20余萬元,檔案室配備了熟悉檔案工作的管理員進行專人負責。檔案的利用借閱根據(jù)相關規(guī)定執(zhí)行,并在檔案借閱登記薄上進行登記,檔案的轉遞須填寫轉遞干部檔案材料通知單,對于檔案材料及時收集上報。
2 目標化管理工作。
組織人事處認真履行十項職責,建立健全了八項制度,同時制作了相應的簿冊。組織人事處下設有檔案室負責普通干部和職工的檔案管理工作，組織人事處下設的組織干部科安排有專人負責科級干部檔案的管理工作。 已提出干部檔案管理工作達標申請。
3 檔案材料收集歸檔工作。
對于檔案中99年干部履歷表、考擦材料、年度考核表、加入組織志愿書、干部任免審批表、“三齡一歷”確認登記表等關鍵材料進行逐一檢查，特別是對“一票否決”的現(xiàn)象逐一排查。
對部分干部學歷材料缺失情況通過學信網(wǎng)查驗并把查驗結果入檔，對學信網(wǎng)查不到的就到發(fā)證機關查驗；對部分履歷表缺失的情況，通過組織人事處調查并作出說明；對部分合并學校干部缺失干部任免表的通過查找相應任免文件并作出說明，對缺少年度考核材料的通過調查并查找相應文件后作出說明。
4 檔案案卷整理工作。
檔案整理過程中按照有關規(guī)定進行整理，杜絕檔案中虛假、錯裝材料的情況發(fā)生。
二、存在問題
對干部的檔案按一定比例進行了抽查，發(fā)現(xiàn)一些問題，如部分合并學校干部的干部履歷表中無組織印章、無本人簽名；部分干部的目錄個別材料的排序需要調整，個別材料的命名還需更改；技術加工和裝訂的標準還需提高。
三、 整改意見
對發(fā)現(xiàn)的問題，濟寧技師學院相關領導批示：立即展開逐一排查、修正；對于該入檔案材料及時入檔，對于檔案的技術加工和裝訂應進行加工修正，提高加工裝訂質量。
濟寧技師學院
關鍵詞：城管檔案；檔案管理；檔案整理
檔案是指國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄[1]。隨著我國城市化建設進程的不斷加快，城市規(guī)模的不斷擴大，城市管理過程中形成的各類檔案增長迅速，已經(jīng)成為了城管工作中的一項重要工作內容。城管檔案是指在城市管理活動中直接形成的具有保存價值的各類形式的城市管理活動歷史記錄。城管檔案在城市管理與發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，是城市各項管理工作重要的參考與依據(jù)，也是反映城市管理水平的重要指標之一。
1 城管檔案的重要性
城管檔案是對過去城市管理工作和歷史情況的記錄，完整翔實的城管檔案可以為機關工作提供備查依據(jù)，對城管檔案進行調研，則可以深入挖掘城市管理工作內在的規(guī)律，為城市管理工作的發(fā)展提供最基礎的參考資料。隨著我國城市化進程的不斷加快，城市人口、規(guī)模不斷增擴，城市管理工作的難度也不斷增加，問題不斷增多。城管檔案在此種發(fā)展形勢下，其重要性越發(fā)突顯，成為我國解決城市矛盾問題、提升城市管理水平、指引城市發(fā)展方向的最重要的數(shù)據(jù)信息來源與依據(jù)。
2 城管檔案歸檔整理工作中存在的問題
目前，我國城管檔案收集、歸檔整理工作主要是由城管局來負責進行。城管局是城市管理中負責綜合行政執(zhí)法的部門，是由原事業(yè)單位“城管辦”、“聯(lián)合執(zhí)法大隊”演變而來。工作內容繁雜、檔案管理意識不強等諸多因素使得城管檔案工作一直是城管工作中一項次要性的工作。對城管檔案管理工作重要性的認識不足使得城管檔案工作在相當長的一段時間內處于被動的局面，在檔案收集、歸檔整理、保管、編研利用等方面存在不足之處，尤其是在城管檔案的歸檔整理方面。
歸檔整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，也是檔案管理工作的基礎與起點。檔案歸檔整理工作，就是按照一定的原則和方法，將處于零散和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列與編目，組成有序體系的過程[2]。目前，在城管檔案歸檔整理過程中，存在著諸多問題，包括了檔案的裝訂、分類以及排列等方面，其中，檔案分類是問題較為突出的環(huán)節(jié)。
在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，而既使用“機構”又使用“問題” 標準來進行分類是較為常見的問題，這種分類標準的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發(fā)文分類法、文號分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國統(tǒng)一的分類標準，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。
對于歸檔文件的排列問題，《歸檔文件整理規(guī)則》中有著明確的規(guī)定：歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間排列。但在實際的工作中，按文號排列、按問題排列或是全部文件都按時間順序排列的現(xiàn)象十分普遍，給歸檔文件的存取以及整理造成困難。
3 歸檔整理問題的成因分析
任何問題的存在都有其產(chǎn)生的深層原因，城管檔案的歸檔整理問題也不例外，只有對問題的成因進行深入分析，才能有效的解決問題。就城管檔案管理中的歸檔整理問題而言，其成因主要是檔案工作人員的專業(yè)水平與素質因素，當然，更深層的原因也與管理者對檔案工作的重視程度有關。
檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，而檔案整理環(huán)節(jié)，尤其是檔案的分類，是最能體現(xiàn)其專業(yè)性的地方。目前，城管系統(tǒng)內的檔案管理工作大多是粗放型的管理狀態(tài)，遠未達到專業(yè)化管理的水平。檔案工作人員大多是兼職，設有專職檔案員的部門較少，而即便在設有專職檔案員的部門，具備檔案專業(yè)高等教育水平的人才也是少之又少。檔案專業(yè)人才的缺乏，導致了城管檔案管理工作一直滯后于城管部門的整體發(fā)展。長時間停留在表面意義上的管理，未能達到專業(yè)化的管理水平，對城管檔案管理工作向更高層次發(fā)展造成了重要影響。
城管檔案管理專業(yè)人員的缺乏，也使得城管檔案管理各項制度的建立與完善缺少了專業(yè)指導。如專業(yè)人員的缺乏使得檔案分類方案的制訂無法從單位實際出發(fā)來有效規(guī)范檔案的歸檔整理工作，導致了分類方法不具體、檔案保管期限設置不合理等問題的發(fā)生。
4 提高城管檔案歸檔整理工作成效的方法
4.1 加強檔案管理專職專業(yè)人員的設置與引進
專職與專業(yè)人員的設置與引進既是兩個方面的事情，同時也是合二為一的。目前，多數(shù)城管部門的檔案員是兼職，但隨著城管檔案管理事務的增多，兼職檔案員已經(jīng)無法勝任與滿足城管部門檔案管理工作的需求，只有設立專職的檔案管理工作人員，才能更好的完成檔案管理工作的要求，同時，專職的崗位設立也體現(xiàn)了對檔案管理工作的重視程度，也是吸引檔案管理專業(yè)人才的基本條件。而對于專業(yè)檔案管理人才的引進，要從多渠道、多方面來進行，要從城管部門人力資源戰(zhàn)略層面出發(fā)來進行。單位應投入更多的資金支持，應提供更多的人才吸引條件，加強人才培訓與平臺的提升建設，為人才的發(fā)展提供上升的空間，只有如此，才能吸引到高素質、高水平的檔案管理專業(yè)人才投身到城管事業(yè)，才能為城管檔案管理的長遠發(fā)展打下堅實的人力資源基礎。
4.2 加強現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技能培訓
加強對現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)技能的培訓無疑是快速提升檔案歸檔整理工作成效的有效方法。檔案管理人員應對《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》進行學習領會，對實施細則要加強理解。培訓內容應以日常工作的常用技能與常見問題進行重點加強，要少理論性多實用性，注重實效。培訓應定期舉行，可以派員進行外部培訓，也可以在單位內部組織，聘請省市檔案館的專業(yè)人士進行指導講座。
4.3 制定科學合理的檔案分類方案
檔案分類是檔案歸檔整理最重要的也是核心的內容，因此，制訂科學合理的檔案分類方案對于檔案歸檔整理工作來說是至關重要的。檔案分類方案要根據(jù)國家檔案局2006年公布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求以及《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》來制定。檔案分類方案要使用正確的分類方法，要正確界定城管局文件材料的歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使保存的檔案反映本局職能活動情況，維護其歷史面貌。
科學合理的檔案分類方案，需要專業(yè)的檔案管理人員來完成，而且還要熟悉掌握本單位的工作職能、主要工作內容。鑒于城管局檔案管理的專業(yè)水平，可以在檔案分類方案的制定時請上級檔案管理部門進行協(xié)助指導，方案一旦確定，文件的歸檔整理便可以按照整理規(guī)則順理成章的進行。
5 結束語
檔案整理工作的基本任務是建立檔案實體的管理秩序，使檔案實體有序化、條理化，其意義與價值在于為整個管理工作提供一個嚴格有序的工作基礎。城管檔案歸檔整理工作中存在的問題，除缺乏專業(yè)的檔案管理人員外，對于檔案管理工作的重視程度不夠也是重要因素。因此，加強檔案管理工作重要性的宣傳，強化檔案管理意識，也是提高城管檔案管理工作成效的重要內容。
參考文獻
【關鍵詞】新視角 檔案整理
【中圖分類號】G272 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）24-0199-01
檔案整理是企事業(yè)單位不可缺少的部分，它對保存歷史信息，用于工作參考，學習經(jīng)驗等都有重要的作用。在社會科技與文化不斷發(fā)展的今天，檔案整理也需要從新的視角來思考，以適應新技術、新文化帶來的影響。
一 目前檔案整理工作存在的問題
1.檔案整理缺乏認識
由于部分單位對檔案整理工作的認識不足，缺乏足夠的人力財力投入，導致檔案整理工作一直沒有落到實處。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）檔案整理人員稀缺，在職人員有的不具備檔案整理專業(yè)素質，不能高質量、高效率地完成歸檔的任務，還有的檔案整理人員雖然具備一定的專業(yè)素質，但是由于上級缺乏重視，引起員工對工作的忽視，出現(xiàn)工作不認真，態(tài)度不端正的情況。（2）檔案整理從業(yè)人員年齡結構不合理，偏向老齡化，缺乏專業(yè)技能培訓，導致業(yè)務水平低下，檔案的搜集、歸檔、數(shù)字化、裝訂等任務均不能有效完成，甚至出現(xiàn)遺漏、誤收等現(xiàn)象。（3）由于檔案館大多是辦公、保管、調閱為一體，沒有很好的區(qū)分，對檔案館的服務性產(chǎn)生了影響。
2.檔案整理意識薄弱
對單位而言，檔案整理往往處于工作的尾端，工作性質導致其不容易出成績，不受外界重視，甚至被認為是單純的記錄工作，不需要人力、物力、財力的投入。種種不良意識導致檔案整理工作的重要性和必要性沒有得到充分認識，部分單位還對資料歸檔工作產(chǎn)生了抵觸情緒，這些都嚴重制約了檔案整理工作的有效有序進行。
3.檔案整理缺乏方法
由于前文提到的因素，檔案整理人員對自己的工作產(chǎn)生了認識偏差，他們認為檔案整理不重要甚至不需要進行，只需看好檔案即可；同時單位又缺乏足夠重視，導致檔案整理還是由老一輩員工按照傳統(tǒng)方法進行，這在飛速發(fā)展的社會與科技面前顯得格格不入，檔案歸檔缺少數(shù)字化、信息化，也缺少高效實用的整理方法。
4.檔案整理缺乏規(guī)范流程
規(guī)范的檔案整理工作，應配備統(tǒng)一、科學、標準的工作流程或操作手冊，而目前的檔案整理更顯隨意性、人為性。制度與規(guī)范沒有體現(xiàn)在工作中，這樣容易對檔案的實用價值產(chǎn)生嚴重影響。
二 新視角下檔案整理的方法
1.強化檔案整理人員的知識技能培訓
要讓檔案整理跟上時展的腳步，其從業(yè)人員就應當接受相應的教育，使工作更科學，方法更先進。首先應配置先進的檔案整理設備，建立檔案信息化系統(tǒng)、檔案查詢網(wǎng)絡、完善檔案快速錄入設施，并教育員工熟練掌握設備的使用與系統(tǒng)的組成。另外，新視角不僅是檔案整理新技術的運用，還是從業(yè)人員思想與觀念的變革。對于檔案的新載體、新種類、新材料，設備的新技術、新功能、新知識，都需要活躍的思想來駕馭。因此，單位還應引進年輕的檔案整理人才，實現(xiàn)檔案整理工作的知識化、年輕化、專業(yè)化轉換，使檔案整理水平大大提高。
2.新視角下的檔案整理信息化
在新視角下，檔案的電子信息化已是大勢所趨，而要建立一套檔案整理的信息化系統(tǒng)，筆者認為可從以下幾方面入手：第一，條形碼與二維碼技術。信息工業(yè)的飛速發(fā)展使條形碼成為驗證商品信息必不可少的部分，二維碼也在近幾年開始流行于網(wǎng)絡世界成為信息的重要載體。檔案整理也可借鑒這樣的先進技術，將每一份檔案歸入一個條形碼或二維碼，大大方便日后的查詢與管理。第二，數(shù)據(jù)庫技術。目前的數(shù)據(jù)庫技術已相當成熟，這為檔案整理的電子信息化提供了重要手段。企業(yè)單位可通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案整理電子化，簡化日后的管理與查詢。第三，加強檔案管理的資金投入。要完善上文所說的設備，就應投入足夠的資金。首先，單位應認識到檔案整理的重要性，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾點：（1）保存經(jīng)濟成果，成為日后主張經(jīng)濟利益的憑證；（2）對企業(yè)來說，檔案是質量的證明和追溯的依據(jù)；（3）檔案還包含了技術開發(fā)的過程與經(jīng)驗；（4）檔案的整理也是企業(yè)單位文化的積累，一本檔案包含了單位發(fā)展歷程與其厚重的文化底蘊。明確了檔案整理的重要性，單位的有關負責人就應保證整理工作有充足的物質保障，要按照國家和行業(yè)標準完善檔案整理的相關要求。檔案人員的編制、檔案工作規(guī)模、檔案數(shù)量的定制等都應提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設與完善，實現(xiàn)數(shù)字化、信息化、標準化、規(guī)范化的檔案整理工作。
三 結束語
綜上所述，從加強從業(yè)人員培訓與人才引進，建立完善的電子信息化檔案整理系統(tǒng)，加大檔案整理資金投入三個方面下功夫，就能在新時代更好地進行檔案整理工作。
參考文獻
電子檔案的整理和保護隨著科技的發(fā)展會越來越普遍,對于整理和保護的技術要求也會越來越高,所以,我們應該深入的研究,認真的對待,最好電子檔案的整理和保護,為以后的電子檔案發(fā)展做好鋪墊。除了做好對電子檔案整理和保護的基本認識和注意事項,我們還要做好相關法規(guī)的完善,建立健全合理、科學、嚴密的制度,只有這樣才能更好的規(guī)范和維護電子檔案的安全。
關鍵詞:電子檔案;整理;保護
1前言
電子檔案,是指通過計算機磁盤等設備進行存儲,與紙質檔案相對應,相互關聯(lián)的通用電子圖像文件集合,通常以案卷為單位。虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體,是將實 體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡上流動,只有引入正確的軟件,硬件與足夠的背景細節(jié),這些字節(jié)與比特方可隨機定位到用戶所在的網(wǎng)絡終端,以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。現(xiàn)在電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。[1]我們的電子文件現(xiàn)階段存在著快速的信息爆炸增長的問題,所以我們需要迫切的去對信息資源進行管理,只有整理好了科研、教學、生產(chǎn)以及基建等才能順利的進行,電子檔案的價值也能得到長期的利用,所以我們要認識到電子檔案整理和保護的重要性,并對它們進行更加深入的研究。
2電子檔案的整理
3電子檔案的管理保護
4總結
電子檔案的整理和保護隨著科技的發(fā)展會越來越普遍,對于整理和保護的技術要求也會越來越高,所以,我們應該深入的研究,認真的對待,最好電子檔案的整理和保護,為以后的電子檔案發(fā)展做好鋪墊。除了做好對電子檔案整理和保護的基本認識和注意事項,我們還要做好相關法規(guī)的完善,建立健全合理、科學、嚴密的制度,只有這樣才能更好的規(guī)范和維護電子檔案的安全。
關鍵詞:工程檔案;整理;模式
中圖分類號:C93
文獻標識碼:A
文章編號:1672-3198(2010)13-0172-01
大型工程的檔案資料,是工程在規(guī)劃、勘察、設計、施工、驗收等工作中直接形成的,具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)及聲像等資料,是工程建設過程和建設成果的真實反映,加強對這些資料的收集整理,具有很強的使用價值和現(xiàn)實意義。
1 大型工程檔案收集整理特點
大型工程檔案的收集整理工作具有“五多兩少”的特點:一是參建單位多。大型工程是在市場經(jīng)濟條件下,依托社會力量進行建設的,參與工程建設的施工、監(jiān)理、物資供應單位較多。二是大型工程項目分類多。大型工程大多是綜合性的工程,有土建工程項目、安裝工程項目等。三是參與大型工程的各個單位收集整理工程檔案的標準規(guī)范多。有國家標準、企業(yè)標準、行業(yè)標準和地方標準。四是技術復雜、需攻克的科研課題多。大型工程為適應新時代社會的需要,建設質量要求高,會有許多新技術、新設備、新材料被應用,且施工工藝復雜,操作難度大,有很多不確定因素,因此,工程的設計變更可能較多,科研課題較多。五是大型工程文件資料表現(xiàn)形式的多樣性。工程的復雜性決定了工程文件資料表現(xiàn)形式的多樣性,這里的工程文件資料表現(xiàn)形式是指參建單位產(chǎn)生工程文件資料的式樣,如:文件、圖表、聯(lián)系單、報驗材料和電子聲像資料等。參建企業(yè)根據(jù)每個工程項目特點和國家行業(yè)規(guī)范,在以往的工程檔案工作中已形成了固定的模式,如:大型國企一般使用國家標準規(guī)范;民企一般使用省級制定的地方建筑標準規(guī)范;特殊行業(yè)使用行業(yè)標準規(guī)范,經(jīng)過我們對這些標準規(guī)范進行深入研究后,發(fā)現(xiàn)他們都有很強的適用性和合理性。因此,大型工程文件資料的表現(xiàn)形式?jīng)]有必要統(tǒng)一到一種標準規(guī)范中來(實踐證明這也是不可能的),是可以呈現(xiàn)多樣性的,但應符合省部級以上的建筑標準規(guī)范。六是竣工移交時間緊、收集整理檔案資料的時間少。大型工程一般都有精確的時間節(jié)點,竣工后應盡快向使用單位移交,這也要求竣工時必須完成工程檔案的整理歸檔工作。通常越是大型的工程,工程檔案工作的時間節(jié)點越是緊迫(如奧運工程)。七是專業(yè)人員少。大型工程的文件資料和各種圖紙數(shù)量和種類多,工程檔案的收集整理工作相當繁重。而建設單位的檔案工作人員數(shù)量一般較少,有的單位沒有圖檔專業(yè)人員。
2 大型工程檔案收集整理的方法措施
施工單位普遍存在著重施工、輕檔案管理的觀念,有些單位沒有專人負責檔案管理工作。為此,我們反復強調,承建單位必須強化二個管理,一個是施工管理,要交一件合格的產(chǎn)品;另一個是檔案管理,就是交一份合格的檔案資料。為此,我們主要采取了以下措施:
2.1 明確大型工程檔案收集整理責任分工
用合同約定各單位收集整理工程檔案的責任。在與參建單位簽訂合同時,明確規(guī)定各單位收集整理工程檔案的條款。一是參建單位務必按照相關要求收集整理本單位負責的工程檔案。工程檔案同工程實體一樣,是工程竣工驗收的一項硬性指標。二是收集整理工程檔案必須參照相應的標準規(guī)范。三是工程檔案工作的時間約定。一項大型工程建成,與之配套的工程檔案收集整理完畢(工程驗收產(chǎn)生的資料除外),該項工程才能申請驗收。因此,工程檔案要邊施工,邊收集,邊整理,確保工程檔案工作與工程建設的時間節(jié)點相吻合。
2.2 合理地劃定立檔單位
通過合同的約定,工程文件資料的分類,建設單位的各部門和各參建企業(yè)順其自然地被劃成了若干個立檔單位。只不過這些立檔單位是人為指定的,是階段性的,他會隨著大型工程竣工驗收而自然結束。
2.3 科學地將工程文件資料進行分類
根據(jù)大型工程檔案工作的實際情況,將大型工程的文件資料分為三部分:一是建設單位產(chǎn)生的工程文件資料(含工程設計文件資料)。二是施工單位產(chǎn)生的工程文件資料(竣工文件資料)。包括施工組織設計文件;編制的預算文件;施工中間的經(jīng)濟簽證;分部、分項工程驗收記錄表;分部和單位工程質量評定表;隱蔽工程驗收、評定資料;工程的主要材料、構件、設備的檢驗單、試驗報告和出廠合格證;工程的設計變更資料;本單位產(chǎn)生的與建設單位、監(jiān)理單位來往的施工管理聯(lián)系單、會議紀要等文件;工程的竣工驗收資料及質量等級評定資料;工程竣工圖;工程竣工報告;編制的工程結算文件;施工情況總結;工程的質量保修資料;工程質量事故報告和處理情況報告;施工日志;工程的聲像資料等。三是監(jiān)理單位產(chǎn)生的工程文件資料(監(jiān)理文件資料)。包括監(jiān)理規(guī)劃書;監(jiān)理細則;本單位產(chǎn)生的與建設、設計、施工單位來往文件;監(jiān)理工作日志;監(jiān)理通知書;停(復)工通知單;會議記錄(紀要);監(jiān)理工作月報;材料抽驗單;工程質量抽驗單;工程質量事故處理記錄(報告);專題報告;工程質量評估報告;監(jiān)理工作總結報告等。
2.4 采取多種方法收集大型工程檔案
多種方法收集,是指各立檔單位從自身的實際出發(fā),千方百計地全面收集與大型工程有關的所有工程文件資料,這是保證每個工程項目歸檔文件資料的真實、齊全和完整的基本要求,也是保證工程文件資料安全保密的需要。對全面收集來工程文件資料,一是按照職責分工的范圍,對號入座,組織鑒定。二是對于不在本單位整理范圍內的文件資料,交建設單位的檔案部門處理,重新鑒定后或歸檔,或統(tǒng)一銷毀。
3 統(tǒng)一歸檔,規(guī)范錄著,實現(xiàn)信息自動化管理各立檔單位將表現(xiàn)形式多樣的工程文件資料,采用多種方法收集齊全完整后,一定要遵照《大型工程檔案整理技術規(guī)范》的標準進行整理,做到外觀整齊化一、內容真實完整,實現(xiàn)數(shù)據(jù)電腦管理、檢索快捷便利。為此,可采用以下措施:
(1)根據(jù)《大型工程檔案整理技術規(guī)范》的有關規(guī)定,結合本工程項目的實際情況,制定下發(fā)《工程檔案整理實施辦法》(此文件的內容要與工程合同的有關條款相符),使工程檔案整理工作有章可循。
(2)對立檔單位的工程檔案人員進行標準化培訓。各立檔單位的工程檔案人員,有的是一直使用其它標準規(guī)范進行整理的;有的是從其它部門臨時抽調的非專業(yè)人員,從未接觸過工程檔案的整理工作。對他們進行有效的培訓是十分必要的。同時,建設單位的檔案部門最好能制作出工程檔案的標準樣品。從卷盒、案卷封面、卷內文件目錄、到備考表逐一做出樣品,供各立檔單位參考比對。通過培訓,使檔案人員從各種工程檔案整理標準規(guī)范的差異中統(tǒng)一起來;通過制作樣品,使檔案人員,特別是初次接觸工程檔案標準規(guī)范的人員,有更直觀的認識,更快地進入正規(guī)狀態(tài)。
(3)用工程檔案信息管理系統(tǒng)進行管理。各個立檔單位所使用的檔案管理系統(tǒng)有所不同,給參建企業(yè)下發(fā)統(tǒng)一的工程檔案信息管理系統(tǒng)。驗收后的工程檔案移交給建設單位后,使用統(tǒng)一的工程檔案信息管理系統(tǒng)將所有檔案信息錄入計算機,實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)化管理。這樣,才能保證利用工程檔案自動化查詢服務。
綜上所述,這種工程檔案管理模式就是科學地利用了多種工程檔案收集整理規(guī)范,進一步明確責任分工,將繁重的工程檔案收集整理工作分攤到各參建單位和建設單位的各部門,使他們各司其職,各負其責,最后由建設單位的檔案部門統(tǒng)一進行驗收、歸檔和交付使用。始終使工程檔案工作與工程竣工驗收以及交付使用保持同步發(fā)展。
關鍵詞：檔案；管理；特點
一、文書檔案管理工作的特點及重要性
（一）文書檔案管理的特點
1.保密性：因為檔案涉及的信息量特別大，大部分都是對一些重要信息進行歸檔。其中不少信息在一定時期和階段是不宜公開的，特別涉及到一些核心機密更有嚴格的規(guī)定和要求，所以檔案管理工作具有保密性。
2.安全性：檔案管理工作無小事。無論是在檔案的查閱使用上，還是在建立檔案的過程中，都需要建立嚴格的規(guī)章制度并不折不扣地執(zhí)行，才能確保它的完整和安全。
（二）文書檔案管理的重要性
1.為企業(yè)或單位正確決策提供經(jīng)驗或借鑒
由于檔案中所記錄的內容都是是人們走過來留下的腳印，是對歷史的客觀記載和反映，既包括發(fā)展過程的優(yōu)秀成果和成功經(jīng)驗，也有對往事的深刻反省和教訓。但“溫故而知新”，“前事不忘，后事之師”。這就為企業(yè)或單位決策提供了很好的經(jīng)驗或借鑒，避免再走彎路或少走彎路。
2.為企業(yè)或單位繼往開來提供條件
任何企業(yè)或單位的發(fā)展都有它自身的過程和規(guī)律，有它的連貫性和延續(xù)性，需要承前啟后、繼往開來。文書檔案管理工作為企業(yè)或單位的發(fā)展提供了最完善的系統(tǒng)資料，方便做出科學合理的分析，是制定科學發(fā)展的最好參考資料和基礎。
二、文書檔案整理保管方法創(chuàng)新的必要性
目前的檔案整理與保管工作勢必要順應時代的要求。因為現(xiàn)階段保管與整理的方法還相對落后，這樣就使得工作的效率偏低。同時，在經(jīng)濟體制改革的大背景下，文書檔案的整理與保管工作所面臨的諸多問題暴漏無疑。所以整理與保管方法的變革與創(chuàng)新就是新的趨勢。
（一）現(xiàn)代管理技能必須得到有效應用
社會進人了信息化時代，網(wǎng)絡環(huán)境要求各項工作都適應其內外環(huán)境。在數(shù)字和網(wǎng)絡社會里，文書檔案的管理方法若能和飛速發(fā)展的計算機技術有效的結合，勢必會提高工作的效率，達到預期的效果。在對文書檔案進行整理的過程中，需要注意采取合適的辦法給檔案進行分類處理，并充分利用現(xiàn)代先進的檔案管理技術，以此來提高工作效率。而且，將現(xiàn)代檔案管理技術應用在文書檔案管理工作中，也是未來文書檔案發(fā)展的主要方向。
（二）現(xiàn)代整理手段必須得到有效應用
就日前來看，計算機技術的應用大大的提升了工作的效率，文書檔案的整理與保管工作也不例外。這項工作中對計算機的運用較以前來說是一項重大的突破。打破了傳統(tǒng)的紙質文書檔案的整理方法，避免了工作強度大，效率低的缺陷。運用計算機對檔案進行整理就會達到事半功倍的效果。
三、如何做好文書檔案的整理工作
（一）分類方法
文書檔案工作中最常見的三類分類方法，主要分為：年度分類法、組織機構分類法和問題分類法。
1.年度分類法就是根據(jù)形成和處理文件的年度，是通過將全宗內的所有文書檔案按照時間為標準進行逐步區(qū)分，通過形成年限逐次排開。運用年度分類法，要求根據(jù)文件的準確日期將文書檔案進行歸納，并且注明其形成的實踐，這是確保分類質量和效率的關鍵，同時也是在當前實際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施。
2.組織機構分類法就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類。它以立檔單位內部的組織機構為標準，按不同的機構分別設置類目。
3.問題分類法就是按照文件內容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個類別。
（二）檔案裝訂
檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個重要環(huán)節(jié)。一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復和請示可以合并歸成一件，如果頁數(shù)太多當然可以分成兩件或者多件。
（三）檔號章與頁碼編寫
檔案管理中章與頁碼編寫是最細微繁瑣的上作之一，頁碼編號的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。所有文件的右上部位應當加印檔號章，檔號章上填寫檔案內容，內容包括檔案號碼、所屬年份、機構代號、問題代號、保管時限、館編件號等項內容。重點應當強調檔案號碼的填寫，按照分類標準的不同，檔案號碼要從分類、保管時限的低級順序向高級順序依次進行。
四、如何做好文書檔案的信息保管工作
通過計算機系統(tǒng)輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應用的是抽詞比較法。抽詞比較法可以按照不同的時間按照批次處理。當然進行這種方法的時間比較靈活，可以根據(jù)工作的進度來實施，可以隨時辦理，不局限于哪個月或者哪天。首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納人索引表，其中包括文件責任人、內容、種類等等。這個過程可以有主要和次要之分。按照一定規(guī)范要求給每個詞條打分，把其余的詞條錄人到計算機數(shù)據(jù)庫，歸之為自學習系統(tǒng)，形成后各建詞表。其次，根據(jù)不同的要求，對文書檔案的文件格式進行不同的設置。
五、結論
新時期企業(yè)核心競爭力的提高與簡單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業(yè)的工作進程。因此，相關工作人員必須提高工作意識，轉變陳舊觀念，勇于大膽創(chuàng)新，積極投人實踐。充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡資源。把新時期文書檔案的整理與保管工作推向新臺階。
參考文獻：
[1]張瑋，許辰弘.與時俱進，更新觀念，做好現(xiàn)代企業(yè)的文書檔案管理工作[J].黑龍江電力，2003（03）.
【摘要】做好企業(yè)的檔案工作，對企業(yè)的管理經(jīng)營、維護企業(yè)自身權益、促進企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展、提高企業(yè)競爭能力等有重大意義。尤其是對企業(yè)科技檔案工作的收集和整理利用，檔案數(shù)量的不斷增加、電子信息化的不斷加快，對檔案人員提出了更高的要求。
關鍵詞 企業(yè)；科技檔案；收集與整理
科技檔案是供電企業(yè)越來越重視的一種檔案，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的地位越來越受到重視，認真做好企業(yè)科技檔案工作的收集和整理工作，提高對科技檔案的案卷質量要求，對企業(yè)的科研成果、提高管理水平、降低企業(yè)耗損、提高經(jīng)濟效益有非常大的幫助作用，企業(yè)應加強對科技檔案的收集和整理工作，為檔案部門收集、整理科技檔案提供方便。
一、科技檔案的收集工作
科技檔案是檔案管理的重要內容，也是科技檔案信息資源開發(fā)的必要條件。在供電企業(yè)的科技檔案收集中，科技檔案涉及到供電企業(yè)的各個方面，不僅為供電企業(yè)提供隱形生產(chǎn)力，也為電力企業(yè)的發(fā)展提供服務。做好企業(yè)科技檔案的收集工作，首先要明確企業(yè)檔案部門的指導思想和要求，協(xié)調、交接科技業(yè)務部門的歸檔文件，掌握科技檔案收集工作的途徑和方法，積極開展科技檔案的收集工作。按照供電局對工程項目檔案管理規(guī)章制度，通過以收集、整理的形式進行工程項目資料的收集，保證工程項目資料的真實完整、系統(tǒng)和準確，只有保證科技檔案的質量，才能發(fā)揮企業(yè)科技的有效性。
在供電局的科技檔案中記錄供電企業(yè)的各種活動，電力基礎建設以及科研活動，對工程項目的立項及竣工等過程的記錄整理，電網(wǎng)生產(chǎn)、運行，改擴建和維修等各種資料形成檔案。
檔案人員向供電局人員征集科研成果的檔案，對本單位各職能部門的科技檔案進行收集，移交本單位個人科技檔案。
企業(yè)檔案人員必須熟悉和掌握收集各工程項目檔案的渠道和方法，檔案人員對科技檔案意識的強弱，對檔案工作中科技檔案的收集有著重大的影響。所以，還要加強檔案人員的科技檔案收集的意識，做好供電企業(yè)科技檔案收集的關鍵是對系統(tǒng)的科技檔案和零散的科技檔案進行分門別類地收集，既要增強檔案人員的科技工作意識，又要把科技思想貫穿到工作當中，根據(jù)科技檔案收集的規(guī)律，對檔案人員合理分配工作，科學、有效地進行檔案收集。在收集過程中，實行嚴格的監(jiān)督控制。在科技檔案收集歸檔前，一定做好對科技檔案不完整、收集來源不準確等各種情況的記錄和報告，并進行補充和完善。
二、加強科技檔案整理工作
供電企業(yè)在生產(chǎn)和經(jīng)營活動中對科技的檔案要求越來越高，企業(yè)對科技檔案的調閱愈來愈頻繁，已有的檔案管理模式適應不了新環(huán)境下檔案工作的新要求，加之供電企業(yè)的不斷發(fā)展，電力事業(yè)的改革等因素的影響，使電力企業(yè)愈來重視科技檔案的收集、管理和利用，在提高管理和利用方面，對科技檔案工作進行卓有成效的保護措施。
（一）案卷內的科技文件有序排列。在供電企業(yè)的所有科研科技檔案，應按照時間順序進行排列。零散的科技檔案做到有規(guī)律、有目的地排列。對各工程基建項目資料應按照開工時間、材料、設備開箱驗收、設備安裝調試、運行、維修等一系列的運行制度進行整理，也可按照各自相關聯(lián)的案卷實行類目排列或單獨組卷。
（二）案卷封面制作規(guī)范。科技檔案的案卷封面要制作規(guī)范，符合標準?？稍诎妇硗夥饷娴恼砻婧桶妇韮确饷嫔现谱?。制作時，應簡明案卷題名、準確概括案卷內容。對案卷題名應包括名稱、代字、代號、組件、部件、階段的代號和名稱。對編制單位，應注明案卷材料的主要單位或負責人。寫清楚案卷文件材料的起止日期。按照科技檔案要求，對檔案的保管年限注明保管期限，并填寫保管密級。填寫案卷的目錄號、分類號和順序號，以及檔案室的代號和編號，對本案卷的定本進行微縮編號的填寫。
（三）準確填寫頁碼。對科技檔案案卷內的文件材料進行頁碼編寫，對有書寫內容的頁面進行編號，統(tǒng)一規(guī)范單頁面在右下角編寫，雙頁面文件材料正面在右下角，背面在左下角進行編寫。對于成套、冊等科技檔案的情況，原目錄可代替卷內目錄，原頁碼也可代替卷內頁碼。若與其他零散科技檔案組合一起的，應排在卷內文件材料的末尾，備注中注明總頁碼即可。
（四）卷內目錄編制清晰。對卷內目錄的編制應清晰，順序號按照阿拉伯數(shù)字進行標注，文件材料題名、文件編號、責任人、日期、頁次等應清晰規(guī)范。卷內目錄的編制應排在案卷文件材料的前面。
（五）卷內備考表制作。卷內備考表要標明科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)和需要說明的問題，應排在卷內文件的末尾。
三、結語
科技檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營中必不可少的工作，在企業(yè)中的利用價值越來越大，特別是供電企業(yè)對科技檔案的利用率及其在生產(chǎn)經(jīng)營中的地位越來越高，檔案人員要充分認識、認真做好企業(yè)科技檔案工作的收集與整理，加強對企業(yè)科技檔案工作的案卷質量把關，為企業(yè)有效地服務，使企業(yè)的科技檔案工作與企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營同步發(fā)展。
參考文獻：
關鍵詞 電子檔案 整理 保護
西北油田分公司資料館主要負責塔河油田鉆井地質、鉆井工程、地面建設、科研項目、測井曲線、實物等各類資料的錄入、整理、歸檔等工作。目前，資料館的檔案資料大都采用電子檔案保存，歸檔的類型主要有硬盤、光盤、磁帶等類型。而如何將種類繁多的各種檔案資料進行整理歸檔，并確保檔案資料的保存安全可靠，切實有效的發(fā)揮檔案資料的功能，電子檔案的整理與保護顯得尤為重要。
一、電子檔案的整理
通常情況下，資料館接收的檔案資料的種類較多，為使資料管理有序，便于查找，應當按照中石化地質資料歸檔管理辦法進行分類整理，然后再進行歸檔。
（一）基建、科研檔案?；n案的形成一般是利用計算機打印并使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就要按照檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使用戶可以直接檢索到每一張圖紙資料。
（二）各種鉆井地質、鉆井工程等等。在引進技術和購置各種設備時，供應商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，產(chǎn)品也逐步實行了CAD設計，而且多數(shù)企業(yè)的管理也采用了電子化。明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。
在做好以上檔案資料分類整理的基礎上，再進行資料歸檔時，應當按照檔案的種類、時間、組織機構、保管期限等進行分別歸檔，要將不同年代、組織機構、保管期限的檔案資料進行分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔檔案資料的保管壽命。對于同一歸檔部門的檔案資料，還應集中在同一盤上歸檔保管，以方便利用。同時為了確保電子檔案資料組盤統(tǒng)一規(guī)范，應由檔案部門在接收歸檔資料時集中完成組盤后，檔案人員要以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結構和規(guī)范命題，建立檔案管理信息，如：分類號、檔案號、保管密級、保管期限等，并建立盤內文件目錄，便于在計算機上對盤內文件進行快速查找。
二、電子檔案的保護
由于歸檔電子檔案以脫機方式保存，在實際使用中部分電子檔案資料還是用軟磁盤保存。而光盤作為新型的存貯載體，比軟盤有良好的抗干擾能力和結構穩(wěn)定性，有利于歸檔電子檔案的長期保存，因此，應大力提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，不論是軟磁盤還是光盤存儲，他們的保護仍是當前歸檔電子檔案保護的重點，都必須制定相應的保護措施。
（一）軟磁盤的保護。首先應當統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3.5寸高密盤進行保存，并嚴把軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到1年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。其次要規(guī)范保管條件。軟磁盤應存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40％—50％，溫度控制在14—24℃。再次要加強病毒防范。各業(yè)務部門都應當加強計算機的病毒檢測，確保保存電子檔案的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。最后應當做好加密盤的管理。有的電子檔案在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。在條件允許時，還是建議將存貯電子檔案的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。
1、加強領導,提高認識
居民保檔案工作是推廣國家社會保障制度,促進社會和諧發(fā)展的歷史鑒證,是一項政策性、專業(yè)性很強的工作,是參保人參保、享受待遇的重要憑證。檔案管理質量的高低直接關系到參保群眾的切身利益,也影響到廣大群眾參保的積極性。各級黨委、政府必須統(tǒng)一思想,充分提高對居民保檔案工作重要性的意識,增強責任感和使命感,把居民保檔案工作列入黨委、政府工作日程,指定分管領導,做到“有領導管事”。如周寧縣、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))兩級均指定一名領導分管這項工作,做到一手抓參保工作,一手抓檔案工作。
2.健全機構,完善網(wǎng)絡
居民保業(yè)務檔案數(shù)量大,環(huán)節(jié)多,歸檔難,必須建立健全村———鄉(xiāng)(鎮(zhèn))———縣三級檔案收集服務網(wǎng)絡,明確各級責任,健全各級機構,確保“有隊伍做事”。2011年以來,周寧縣政府每年與鄉(xiāng)鎮(zhèn)簽訂《居民保工作責任書》,要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要調整充實勞動保障事務所工作力量,至少配備專職人員2名,并指定一名人員進行業(yè)務檔案的收集、整理工作。各村委會依托村協(xié)理員,做好參保材料的收集整理工作。
3.加大投入,保證運轉
要將居民保工作納入各級財政預算,確保經(jīng)費投入,一方面需要投入經(jīng)費購買檔案工作所必需的硬件設施,另一方面要適當提高村協(xié)理員的待遇,利于調動其工作積極性,做到“有經(jīng)費辦事”。如周寧縣居民保中心專門安排一間庫房,配置了密集柜、除濕機、電腦、檔案盒、滅火器等安全保管設施設備,達到防火、防潮濕、防塵、防蟲等“十防”要求,改善了硬件條件,為各鄉(xiāng)鎮(zhèn)配備了辦公桌、計算機、復印一體機、打印紙、鐵皮柜(存放業(yè)務檔案材料)、檔案盒,為部分村還配備了傳真機,并將居民保經(jīng)辦過程中需要的業(yè)務表格及時、充足的送至各鄉(xiāng)鎮(zhèn)。另外,周寧縣在兌現(xiàn)村協(xié)理員每月100元工資的基礎上,每完成一個居民的參保及檔案收集整理工作,給予村協(xié)理員2元的補助,一定程度上提高協(xié)理員工作積極性。
4.創(chuàng)新方法,提升水平
根據(jù)實際情況不定期舉辦業(yè)務檔案培訓班,加強各級經(jīng)辦人員的業(yè)務培訓,提升業(yè)務檔案的管理水平。加強兄弟縣市間互相觀摩業(yè)務檔案的管理工作,取長補短,開闊視野,做到“有能力辦成事”。自2011年以來,周寧縣經(jīng)辦機構舉辦新農保、居民保動員會、政策業(yè)務培訓會、座談會20余場次。在縣委組織部開設的“周寧縣(社區(qū))黨支部書記培訓班”上,就如何進一步做好城鄉(xiāng)居民保參保和檔案工作做了專題講座,通過學習培訓,提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村經(jīng)辦人員政策水平和業(yè)務經(jīng)辦能力。周寧縣經(jīng)辦機構及時派出業(yè)務骨干深入各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村指導業(yè)務檔案的收集、整理工作,手把手地教會經(jīng)辦人員收集整理材料,耐心解答他們的疑惑,進一步提高了周寧縣居民保業(yè)務檔案整理的規(guī)范水平。同時,大膽探索,力求創(chuàng)新,經(jīng)過仔細研究,摸索出參保人員登記表的全新填寫方式:在Excel表格中輸入一個公式,然后在參保人員登記表中輸入?yún)⒈Ｈ藛T的身份證號碼,就可從數(shù)據(jù)庫中提取參保人的姓名、性別、民族、出生年月、家庭地址等個人信息,并直接顯示在參保登記表的對應的欄目中,這樣大大縮短了辦理居民保業(yè)務時間,減輕經(jīng)辦人的工作量,提高了工作效率,也使業(yè)務檔案材料更加清晰、規(guī)范。
5.健全機制,及時歸檔
當前居民保業(yè)務檔案工作量大,堆積的材料若未及時整理歸檔,可能會發(fā)生霉變或丟失,為此,縣鄉(xiāng)(鎮(zhèn))兩級必須完善機制,及時規(guī)范整理業(yè)務檔案材料,做到“能及時辦好事”。如周寧縣利用縣、鄉(xiāng)、村三級服務網(wǎng)絡,要求村協(xié)理員每月及時上報參保人員材料至鄉(xiāng)(鎮(zhèn))勞動保障事務所,經(jīng)鄉(xiāng)(鎮(zhèn))經(jīng)辦人員審核、錄入系統(tǒng)后于次月上旬上交業(yè)務檔案材料至縣居民保中心,縣經(jīng)辦機構及時將鄉(xiāng)鎮(zhèn)上交的業(yè)務材料進行仔細的審核,凡圖像和字跡模糊、印章不清晰、殘缺不全、銜接無序、潮濕霉變等不適合歸檔保存的業(yè)務材料,立即退給經(jīng)手人整改或者補辦,直至達到便于保存要求。最后要嚴格按組卷的要求及時進行組卷、立卷,并制定詳細的索引目錄、歸檔范圍,再分門別類編號入庫、入柜、入架,確保居民保檔案工作有序推進。業(yè)務檔案具有原始性、真實性等特點及其他任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用,它需要我們檔案工作者認真對待,嚴格規(guī)范居民保業(yè)務檔案管理工作,實現(xiàn)對參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務一生”的終極目標。
