時間：2022-11-23 20:17:14
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案法論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞:個人信用檔案管理法律關系主體規制
個人信用檔案管理的法律關系實則是以個人信用檔案為核心在征信機構、個人信用檔案主體、信用檔案信息提供者、信用檔案使用者之間形成的多重法律關系,這種法律關系的內容體現為法律上的權利和義務,因此法律關系主體的權利與義務是立法的重點①。由于目前我國沒有個人征信法起草的計劃,最有可能盡快出臺的全國性征信法規仍是《征信管理條例》。因此,筆者將結合《征信管理條例》(征求意見稿),具體闡述對個人信用檔案管理法律關系主體的規制,并對《征信管理條例》(以下簡稱《條例》)提出改進意見。
一、對個人信用征信機構的規制
個人信用征信機構,指經有關部門批準成立的,專門從事采集、存儲、加工處理信用信息,提供信用檔案和其他信用咨詢服務的組織。它是獨立于信用交易雙方的第三方,具有中介性質。
目前,我國現有的法律體系中,對征信機構的管理,以地方政府規章或部門規章為主,尚沒有法律位階較高的專門法對征信機構的從業資格、經營范圍進行監管。征信機構設立無序、混亂。筆者認為應從以下方面對征信機構的義務做出規范。
1.尊重個人信用檔案主體權利的義務
征信機構應充分保障公民對自己的個人信用檔案信息的知情權、異議權。這在《條例》中也有所規定,“第四十條信息主體認為其信息存在錯誤、遺漏的,有權向征信機構提出異議,要求更正。征信機構應當按照國務院征信業監督管理部門的規定受理異議申請,并在收到異議申請之日起20個工作日內完成對異議信息的核查和處理,書面答復異議申請人。個人提出異議申請,征信機構未按照前款規定辦理的,該信息主體有權以書面方式要求該征信機構一次性刪除其全部信息。”但是《條例》中缺少了對征信機構通知、確認等義務的規定,通過立法要求征信機構記錄信息主體不良信用信息時,即負面信用信息將被列入‘黑名單’時,征信機構應通知本人,并核實信息的真實性、完整性與準確性。美國信用檔案管理中,對于負面信息入庫,一般會有2-3次的友情提醒。
2.對個人信用檔案信息規范化管理的義務
在個人信用檔案信息收集時,首先須有特定的、合法的目的,并且需要依照法律規定的途徑和方式進行,不得以欺騙或其他違反法律規定的手段取得他人信息。《條例》中第十五條也體現了“合法收集的原則”,但是卻沒有對“限制收集”做出明確的規定,應盡快完善。限制收集是指,將需收集的個人信息限制在最小的范圍內,盡可能不收集或者收集最少的個人信息,即可收集可不收集的信息,采取不收集的原則。
在個人信用檔案使用時應采用限制原則。征信機構利用個人信用檔案,應通知個人信用檔案主體,并征得個人信用檔案主體的同意,法律規定的除外。征信機構還應對信用檔案申請使用者的身份、使用目的進行嚴格的把關,以保證信用檔案的使用在法律規定的范圍內。這在《條例》中也有所體現。
《條例》第十七條規定,征信機構對所收集的信息應當客觀、及時進行整理、保存和加工,不得歪曲、篡改,并應當采取必要、合理的措施以確保信息的及時更新。這正是征信機構保障個人信用檔案信息準確性、真實性的義務。信用信息真實、準確是個人信用檔案發揮作用的生命線。因此征信機構在收集信用信息時,就應按照法定的程序征集、審查,制定相關的內部操作機制與校對機制,保證信用信息處理前后一致。
《條例》第二十三條規定,征信機構應當建立健全征信信息保密管理制度,建立信息查詢內部分級管理制度,在信息收集、整理、保存、加工和使用過程中確保信用信息不被泄露。征信機構的工作人員應嚴格遵守保密制度,不得擅自查詢或越權查詢該機構擁有的信息,不得泄露在業務工作中獲悉的信息。這對征信機構的安全保護義務起到很好的法律規范作用。
3.保持獨立、公正的義務
信用信息對個人關系重大,信用信息的公正性就顯得尤其重要。如果征信機構受某種利益的左右,信用檔案信息失去了公正、客觀性,不僅不能服務于社會,提高經濟運行效率;相反還會貽害于人,成為擾亂市場的一個根源。因此,征信機構作為獨立于市場交易的第三方,應客觀、公正地收集信用信息,提供信用信息服務。不應受到除法律以外的政府、企業或個人的干涉。《條例》中對于這點并沒有提出,筆者認為在總則或征信機構的一般規則中應有所體現。
二、對個人信用檔案主體的保護
個人信用檔案主體,就是指其信用信息被征信機構收集、處理和利用的人,即被征信人。對于個人信用檔案主體的稱呼,美國使用的是“消費者”,而歐盟使用的則是“數據主體”。一般而言,個人信用檔案主體應當為個人(即自然人),而不包括法人或其他組織。
整個信用檔案管理流程是圍繞個人信用信息展開的,個人信用檔案的建立又是以個人信用信息在一定范圍內公開為前提的,因此不可避免地會涉及到個人信用檔案主體的隱私問題,這也是個人信用檔案立法的焦點。《條例》對個人信用檔案主體的保護,從“總則”中的基本原則到“分則”中的具體規則都有體現。但是筆者認為《條例》對于個人信用檔案主體的保護是不全面的,隨著個人權利空間的逐步拓展和權利種類的漸趨細化,與個人信用檔案有關的個人權利不僅包括隱私權,還有可能涉及個人的信用權、自由權、姓名權、名譽權等多種人格權。因此應充分明確個人信用檔案主體的信息權。
為了有效規避公民信息在經濟社會中可能受到的侵犯,我國個人信用檔案立法應強調個人信用檔案主體享有以下信息權利③:
個人信用信息同意權,是指個人信用檔案主體決定其信息是否被該征信機構征收,基于何種目的、以何種方式在什么范圍被處理、利用的權利。《條例》也規定除了行政機關、司法機關以及法律、法規授權的具有管理公共事務職能的組織已經依法公開的信息和其他已經公開的信息外,征信機構收集、保存、加工個人信息應當直接取得信息主體的同意。
個人信用信息知情權,是指個人信用檔案主體有權知道其信用信息處理情況。個人信息知情權是實現個人信息權其他方面的基礎,因為只有個人信用檔案主體才會對自身的信息存在高度的敏感性,最容易發現個人信用信息中的錯誤,能積極主動更改錯誤信息和已過時信息,從而保證收集和使用信用信息的準確性和完整性。《條例》第三十九條中的“信息主體有權按照國務院征信業監督管理部門的規定向征信機構查詢自己的信用檔案。信用檔案應包括信用信息、信用信息來源和信用信息查詢記錄”正體現了這一點。
個人信用信息更正權,是指個人信用檔案主體發現其信用信息不正確、不完整、未更新,可要求有關征信機構更正、補充的權利。個人信用信息更正權的賦予,既是個人信用信息知情權演繹和發展的必然邏輯,也是實現對個人隱私權保護的有效制度安排。
個人信用信息刪除權,是指個人信用檔案主體要求征信機構刪除其信息的權利。在個人信用檔案管理中,對確認為錯誤的信息,征信機構非法儲存、超范圍儲存、逾期儲存個人信用信息的,個人信用檔案主體均有權要求予以刪除。
應該說《條例》中以上規定對公民的信息更正、刪除、保密權的保護是比較完善的,但是對異議處理完畢以后除了書面答復個人信用檔案主體外,還應免費提供一份信用檔案,以保證個人信用檔案主體了解自己的異議處理的最終情況。
個人信用信息救濟權,當個人信用檔案主體的權利受到侵害時,應獲得事后的民事、行政、司法上的補救。《條例》第四十一條規定,信息主體認為征信機構、信用信息提供者和信用信息使用者侵害其合法權益的,可以向國務院征信業監督管理部門投訴。救濟制度可以啟動個人信用檔案主體對征信機構、信用信息提供者、信用檔案使用者的監督程序,使我國對個人信用檔案主體的保護制度更加完善。
個人信用信息封鎖權,是指個人信用檔案主體對其信用信息的準確性向征信機構提出異議,在異議未解決期間,個人信用檔案主體有權要求征信機構以一定方式暫停信息繼續處理和利用。另外,當雙方對信用資料的正確性發生爭議,征信機構又無充足理由證明的情況下,也必須對該信用信息進行封鎖,不能予以提供。這是《條例》中所欠缺的,筆者認為有必要增加。個人信用檔案信息的封鎖權可以保障異議處理期間,公民的合法權益。
三、對信用檔案信息提供者的規制
個人信用檔案信息提供者,是指為征信機構提供其掌握的關于公民的信用信息的社會組織或個人,如銀行、保險公司,公共服務部門(如水、電、氣)等。
信用信息的正確性、及時性、完整性很大程度上依賴信用信息提供者的行為規范,但我國對于信用信息提供者約束的法律條款少之又少。對于征信法律關系中重要的當事人之一,如何對其行為進行規范,明確其法律責任,是一個值得深入探討的課題。
筆者認為,信用檔案信息提供者的義務應包括類似于征信機構義務的方面,因為他們都涉及到信用檔案信息的傳輸環節。要保證信用信息的準確性、完整性和及時性,對信用信息保密,應當告知信息主體該信息特定的提供對象和提供該信息可能產生的不利后果,并取得信息主體的書面同意等。
四、對個人信用檔案使用者的規制
個人信用檔案使用者,是指利用征信機構為其提供的個人信用檔案進行授信、雇傭等活動的個人或機構。當前社會中,信用檔案使用者往往也正是個人信用檔案信息的提供者,如諸多的商業銀行、保險公司。
筆者認為,個人信用檔案信息使用者的義務主要應該有④:
一是使用目的限制。個人信用檔案信息的使用者,只有在法律允許的范圍內或取得個人信用檔案主體的授權后才可使用。
二是信用檔案信息來源披露義務。信用檔案信息使用者根據信用檔案信息,做出不提供服務或拒絕交易的決定后,有義務以口頭或書面的形式,告知個人信用檔案主體關于做出決定的依據或原因,并且提供出具信用檔案征信機構的聯系方式,還應清楚、全面地告知個人信用檔案主體提出異議的權利和途徑,這樣一方面有利于信息主體及時向征信機構查證征信機構所收集的自身信息的準確性、全面性和及時性,另一方面還可以及時發現和制止某些不法行為,如身份盜竊行為。
《條例》對信用信息使用人也進行了使用限制,并規定了侵害的法律責任。但是對使用范圍定位的缺失,不能不說是一種缺憾。筆者認為,應出臺相關的法律法規對信用信息披露進行約束,可將個人信用檔案信息的披露限制在以下方面:
一是金融機構、保險機構等向公民提供相關業務服務時,調查其信用狀況,以判斷其支付能力與償還能力;二是有關政府機構做出行政許可時的調查;三是潛在雇主需要了解個人誠信情況,以便做出是否雇傭的決定;四是個人信用檔案主體申請查詢本人的信用記錄或授權他人使用;五是法律、法規規定可以披露的。
注釋:
①吳國干.個人信用征信基本法律關系探略[J].湖北社會科學,2008(8):131-134.
②謝靜.關于征信機構的幾個法律問題[J].社科縱橫,2006(7):90-91.
關鍵詞：教師業務檔案；整理；歸檔；利用；管理
教師業務檔案的建立與管理是指教師個人自進校以來，在教學過程中參加各類教學比試活動所形成的歷史記錄，是教學水平及工作能力的主要憑證。教師業務檔案工作是學校檔案工作中的重要的組成部分，也是學校尊重知識、尊重人才的體現。
教師業務檔案工作是教師在教學工作、科研工作和學術工作中形成的一項能夠反映教師專業教學水平、業務熟練程度以及教學科研工作能力等教育教學方面的重要的歷史材料。教師業務檔案能夠真實地記錄一名教師的學歷、職稱、工作量以及教育教學的效果、科研水平、進修以及獎懲等細節的基本情況，比較全面地反映出教師的專業業務水平，是教學管理檔案的重要補充工作。多名或者全部教師業務檔案就自然地形成了一項重要的信息源，如人才配置的合理使用工作、科研優勢以及社會效益、傳統的專業前景以及新興學科的不足、學歷層次以及師資力量等，是學校教學管理工作的重要的文字依據之一，從客觀上反映出一個學校的教育管理水平，也是教育教學質量的一個重要的標志。
一、原始教師業務資料及材料的收集工作
進校時的個人檔案，包括畢業學校、參加工作時間、所教課程名程、所教年級；在教學過程中參加各類教學比試，如優秀教案材料、優質課評比材料及獲得各類各級的榮譽證書；個人或者幾位教師一起共同參加的課題立項申請書、結題報告、成果鑒定證書等復印件；學校教學刊物上發表的文章，正式發表在刊物上的論文、論著。
對這些材料一定要實事求是地鑒定、精選、整理、打印，使之分門別類而又自成系統。尤其要注意打印、留存環節，做到登記及時，并且不遺漏、不錯登、不重復，整理有序，編號規范，確保萬無一失。
二、整理及歸檔工作
1.學校檔案員平時要及時收集各種教學業務檔案
檔案收集要及時整理、歸類，電子檔案及時復制到電腦中進行保管，有價值的檔案做到不漏收。
2.要進行定期的檔案整理工作
學期結束時，對收集到的資料要分門別類，因為有些教師在教學比試中獲得獎項較多，另外還要加上各種榮譽證書等許多檔案，如不及時收集、整理、歸檔，就有可能遺失，給個人或學校造成一定損失。所以，在學校有教師參加重大活動之后，要主動問詢有關教師并索取有保存價值的檔案材料。
三、加強《檔案法》宣傳工作，增強教師的檔案管理意識
提高教師的檔案意識和法制觀念，會給檔案工作以有力支持。《中華人民共和國檔案法》自從1988年初施行至今已有14年，而將《檔案法》原則性規定進一步具體化、便于實施的《中華人民共和國檔案法實施辦法》也已實施多年。對學校的教師業務檔案工作而言，首先是加強領導的檔案工作意識，在主管領導的相關支持之下，積極地向有關部門教務科、學生科、教研室以及行政各部門宣傳《檔案法》的重要性，并且把落實抓好檔案工作提到議事日程上來。檔案工作者也要結合單位的特點，開展形式多樣的宣傳活動。
四、教師業務檔案管理工作
在教師業務檔案管理工作上，嚴格執行借閱規章制度，要確保檔案的安全性。借閱檔案最好在檔案室并有檔案管理人員在場，特殊情況需要外借的，要經學校分管領導批準同意，然后以復印件外借，并在檔案借閱簿上登記借閱時間和歸還時間。如有學校教師本人需要查閱檔案資料的，只需學校檔案員在場就可以查找。多年來，教師在評職稱、考核方面，需要查閱大量的業績材料，因為這些都是硬條件，如教學比試優秀成果獎、優質課等級、教壇新秀、獲獎論文、班主任年限、各類榮譽證書都是學校評比先進工作者或職稱評定的首要條件，這對教師個人來說是非常重要的資源。
教師業務檔案管理工作日趨完善是新時期教育發展的必然趨勢。為了適應新時期下的教師評價制度，教師業務檔案也隨之發生了一定的變化，除了反映量化的第一手資料外，也開始注重評價材料的收集。教師業務檔案的建立與管理能夠促進教師評價系統的完善，對教師在教學中起到激勵作用，對提高教師素質和教學質量都有促進作用。
參考文獻：
[1]李焰.加強教師業務檔案管理完善學校檔案管理體系[J].龍巖師專學報，2002，（04）.
[2]蔡桂娟，劉新艷.談高校檔案工作目標管理[J].蘭臺內外，2009，（03）.
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申明:本網站內容僅用于學術交流，如有侵犯您的權益，請及時告知我們，本站將立即刪除有關內容。 2012年12月份，我國生產化學農藥原藥（折百）34.2萬噸，同比增長9.97 %。2012年1-12月，全國的產量達354.9萬噸，同比增長19%。 從各省市的產量來看，2012年1-12月，江蘇省化學農藥原藥（折百）的產量達105.58萬噸，占全國總產量的29.75 %。緊隨其后的是山東省、浙江省和湖北省，分別占總產量的23.25 %、8.47 %和8.34 %。 殺蟲劑原藥產量同比下降11.96% 2012年12月份，我國生產殺蟲劑原藥7.92萬噸，同比下降29.36 %。2012年1-12月，全國的產量達81.34萬噸，同比下降11.96 %。 從各省市的產量來看，2012年1-12月，湖南省殺蟲劑原藥的產量達24.93萬噸，占全國總產量的30.65 %。緊隨其后的是江蘇省、山東省和湖北省，分別占總產量的29.53 %、9.22 %和8.94 %。 殺菌劑原藥產量同比下降7.08 % 2012年12月份，我國生產殺菌劑原藥14383.11 噸，同比增長1.86 %。2012年1-12月，全國的產量達143893 噸，同比下降7.08 %。 從各省市的產量來看，2012年1-12月，江蘇省殺菌劑原藥的產量達60458.42 噸，占全國總產量的42.02 %。緊隨其后的是浙江省、安徽省和寧夏回族自治區，分別占總產量的13.92 %、9.39 %和8.74 %。除草劑原藥產量同比增長42.55% 2012年12月份，我國生產除草劑原藥16.27萬噸，同比增長40.74%。2012年1-12月，全國除草劑原藥的產量達164.79萬噸，同比增長42.55%。 從各省市的產量來看，2012年1-12月，山東省除草劑原藥的產量達67.13萬噸，同比增長88.65%，占全國總產量的40.74%。緊隨其后的是江蘇省、浙江省和湖北省，分別占總產量的20.41%、10.27%和9.18%。（摘編自《中商情報網》）
關鍵詞：世界城市 檔案 法規 對比
檔案法制的建立健全關系到一個國家、一個城市檔案事業的持續穩定發展。本文以紐約、倫敦、東京、巴黎等世界城市檔案法規建設為研究對象，借鑒世界城市檔案法規建設的經驗，以完善北京市檔案法規建設。
1檔案立法的兩種模式及北京市檔案法規建設現狀
在檔案法的立法形態上，由于各國國情的不同而產生了相異的檔案法。由于國家管理體制不同，檔案法規也依聯邦制國家和中央集權制國家分成兩種。聯邦制國家的檔案法可稱為“英美檔案法模式”，以英美為主要代表，施行聯邦檔案和地方檔案分開管理原則。雖然有國家檔案法或國家檔案館法的制定，但各聯邦或州仍可制定適合自己需要的法律。中央集權制國家可稱為“法國檔案法模式”，以法國和瑞典為代表，其檔案法規可在全國范圍內貫徹執行，由檔案法授權國家檔案局按集中統一管理原則以掌管國家檔案事務。①我國的檔案法規屬于“法國檔案法模式”，檔案法律、檔案行政法規、檔案部門規章可以在全國范圍內貫徹執行。
本文所稱北京市檔案法規包括檔案地方性法規、地方政府規章和規范性文件。根據《中華人民共和國立法法》的規定，北京市可以制定地方性法規、地方政府規章。在我國，行政規范性文件大量存在，很多規范性文件發揮著調整某一方面工作的作用，故本文所稱檔案法規包括行政規范性文件。
北京市檔案法規體系是由地方性檔案法規—《北京市實施辦法》，地方政府規章—《北京市城市建設檔案管理條例》以及檔案行政規范性文件構成的。經過對建國以來北京市制定的檔案行政規范性文件進行全面清理，截止到2011年底，北京市檔案局獨立制發及與其他市屬機關聯合制發的現行有效檔案行政規范性文件共計57件。②這些文件涉及檔案館工作、機關檔案工作、企業檔案工作、農業農村檔案工作、行政執法等各個方面。
2世界城市檔案法規建設概況
2.1世界城市檔案法規建設比較完善
紐約州檔案法屬于《藝術和文化事務法》系列，紐約州檔案法規分為法律、規章和制度3個層次。紐約州可以制定法律，頒布的檔案方面的法律主要有：地方政府檔案法、地方政府歷史學家法、州政府檔案法、檔案館合作伙伴基金法案、紐約文件遺產法案。頒布的檔案方面的規章有公共團體檔案規章、州政府檔案和文件管理規章、文件遺產資助和幫助規章。具體制度包括檔案保管期限和處置辦法、存儲和保管檔案辦法、鑒定檔案辦法、利用檔案辦法、電子檔案管理辦法等。
倫敦城市檔案館的所有制度由文化、遺產和圖書館部門制定，主要包括鑒定政策、復制和傳遞政策、收集政策、數字存儲政策、網絡利用政策、安全政策、環保政策、利用和說明政策、學習和發展政策、志愿者政策等。
總之，世界城市檔案法規覆蓋了檔案館的鑒定、保管、存儲、利用等各項業務工作，比較完善。
2.2世界城市檔案館大多隸屬于文化部門，檔案法規中的文化特色鮮明
世界城市檔案館大多隸屬于文化部門。英國檔案館屬于文化、媒體和體育部管轄范圍，與圖書館、博物館、藝術館同屬一個部門管理。倫敦城市檔案館隸屬于文化、遺產和圖書館部，倫敦市把市政藝術畫廊、藝術館、倫敦城市檔案館作為3個文化遺產服務機構來吸引參觀者和利用者。倫敦城市檔案館的許多檔案制度都在使命陳述中明確規定：以高質量的圖書館和遺產服務機構支持商業、教育、休閑需要，提高城市在國家文化建設和商業方面的聲望。
法國檔案館成立初期歸屬教育部，后歸內政部，現在隸屬于文化部。巴黎市檔案館由省、市文化部門雙重領導，收藏省級和市級行政管理文件。
美國國家檔案館建立初期歸屬聯邦政府，1949年改屬美國國家檔案與文件局。國家檔案與文件局是美國獨立機構。紐約州檔案館屬于州教育部門管理，教育部門下設文化教育辦公室，管理州檔案館、圖書館、博物館、公共廣播辦公室。文化教育辦公室的職責是管理州、地方政府、商業和個人的知識和信息資源，豐富藏品，服務于紐約居民和組織的長期利益。
2.3完善的標準日益成為法律法規體系有效運行的重要支撐和保障
倫敦城市檔案館的許多法規都依據國際和國家標準。倫敦城市檔案館數字存儲制度中規定，按照都柏林核心元數據元素標準（ISO 15836），數據處理和信息存儲用介質的儲存、傳遞和維護標準（BS 4783）以及開放檔案信息系統標準（OAIS）執行。倫敦城市檔案館復制和傳遞制度規定，所有技術都要符合英國標準協會（BSI）和國際標準化組織（ISO）的規定。倫敦市檔案館在檔案編目工作中，完全按照檔案描述方面的國際標準（ISAD）執行。在檔案保存保護，特別是庫房建設中，要按照檔案保護方面最重要標準（BS 4545）執行。可見，完善的標準日益成為法律法規體系有效運行的重要支撐和保障。
3世界城市檔案法規分析
在對世界城市檔案法規進行對比研究時，我們深刻認識到，世界城市的具體檔案管理制度是可以學習借鑒的。可借鑒的世界城市檔案管理制度主要有：
3.1檔案鑒定制度
檔案鑒定作為決定檔案存毀命運的重要手段，在國外普遍受到高度重視。國外檔案鑒定的組織十分嚴密，大多設有專門的鑒定領導機構或指導機構，并且制定有鑒定的指導性法規和章程，為鑒定的實施提供有效的行政和法律保證。世界城市的檔案鑒定工作大多具有檔案鑒定組織嚴密，檔案鑒定程序嚴格，鑒定依據操作性強的特點。
倫敦城市檔案館制定了鑒定制度。該館認為，鑒定是一個質量控制機制，是一個積極的和必不可少的檔案活動。其鑒定制度規定，有資格的檔案專家才能開展鑒定工作，或者在檔案館館長的監督下由相當于專家的人員開展鑒定工作。檔案鑒定分為兩個環節，在檔案接收進館前和接收進館后。接收前的鑒定是避免把不應入館材料接收到倫敦城市檔案館，減少不必要的花費和下一步剔除的費用；接收后的鑒定是在編目過程中將新藏品逐一鑒定。
倫敦城市檔案館較小規模的藏品以件為基本單位開展鑒定，較大規模的藏品可以逐件鑒定，也可以采用宏觀鑒定法。宏觀鑒定法把分析組織機構功能作為區別檔案價值的基礎。在鑒定由相似部門和組織機構產生的檔案前要形成指南，例如供所有財政機構鑒定用的指南。經過鑒定不需要留存的檔案一般都要銷毀，在極少數情況下給其他的檔案服務機構。經鑒定，捐贈的檔案不需要繼續保留的可以退還給捐贈者。
紐約州檔案館制定了保管期限和處置制度，該制度操作性非常強。紐約州的文件保管期限表主要有兩種類型，一種是通用文件保管期限表，另一種是專用文件保管期限表。紐約州的通用文件保管期限表覆蓋了21個管理領域的216個文件系列，包括紙質、電子、縮微等載體。專用文件保管期限表分為教育機構保管期限表、各郡縣保管期限表等。值得一提的是，紐約州檔案館還制定了非政府組織檔案的保管期限和處置表，供非政府組織借鑒。紐約州檔案館的保管期限和處置制度中規定了檔案的處置、銷毀和移交等，處置條款中還規定了禁毀年限，明確規定沒有特殊原因不能銷毀1900年及以前的檔案。
3.2檔案信息化方面的制度
為了保存和管理數字化檔案，倫敦市城市檔案館制定了數字存儲制度、網絡利用制度。數字存儲制度包括原生的數字文件存儲和傳統載體數字化，規定數字文件格式必須是“開放格式”。
隨著遠程查閱檔案公民的增加，制定了網絡利用制度，以方便管理公眾在倫敦城市檔案館進行網絡查閱檔案的行為。該制度規定，利用者可以在公共區域利用無線網絡裝置查閱檔案，網絡查閱檔案都是免費的。該制度還規定了網絡利用者的責任、錯誤應用互聯網的處罰、數據保護和禁止利用條款等。
紐約州檔案館制定了電子文件管理制度。該制度認為電子郵件、聲音，地理信息系統，網頁，文字處理文件，電子數據表，數據庫，數字圖像和聲像檔案都是電子文件。他們能夠被存儲在光盤，磁帶，磁盤和其它媒介物上。由于技術的不斷發展，電子文件可用性受到威脅。管理電子文件最具有挑戰性的就是電子文件長期存儲問題。對抗技術過時有幾個策略：一是拷貝電子文件到不借助機器就能看得見的媒體，如縮微或者紙張；另一個策略是堅持數據標準或者非專屬性的格式；一個有效但是需要花費人力和金錢的辦法是遷移數據到新的軟件中，通常3—5年遷移一次，遷移數據包括文件和元數據。
3.3檔案保存和保護制度
倫敦市城市檔案館保存和保護制度包括保存保護制度目標、制度闡述、前景計劃等4部分。制度闡述是其中最詳細的部分，包括收集、保管、服務、保存、安全、環境監測和控制、害蟲管理、傳遞和運輸等。可見，倫敦市城市檔案館在保存保護檔案中實行非常精細化的管理。
紐約州檔案館制定了保存和保護檔案制度。他們認為安全可靠存儲檔案是非常重要的；認為“少就是好”，要盡量減少檔案的重復件；認為縮微是減少實體檔案存儲的好辦法。該制度規定了保存檔案的環境標準，包括溫濕度范圍、安裝安全設備等，與我國的檔案保管“八防”措施類似。
3.4檔案館志愿者、環保等制度
倫敦等世界城市建立了的一些檔案管理制度，例如檔案館志愿者政策、環保政策等，目前北京市還沒有建立，隨著工作的不斷深化可以適時建立。
倫敦城市檔案館每年吸引超過31，000個參觀者和超過25，000個來自世界各地的遠程咨詢，志愿者在倫敦市檔案部門非常普遍，志愿者的主要任務是幫助接待來訪人員、幫助保管檔案。倫敦市建立了檔案館志愿者政策，規定了志愿者、檔案館的權利義務。例如，該政策規定倫敦市檔案部門應該致力于志愿者知識、技能和效能的培訓等；志愿者應該是非在職的不領報酬的人員并對文化遺產感興趣等。
倫敦城市檔案館建立了環保政策。該政策規定檔案館有責任支持環境的可持續發展，減少垃圾、二氧化碳的產生，減少電、廢氣的排放等。
4北京市完善檔案法規的對策
將北京市與紐約州、倫敦市等世界城市檔案法規進行比較后，發現北京市檔案法規體系還需要進一步完善。
4.1完善檔案鑒定制度
在我國，從國家層面上，國家檔案局2006年頒布了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》；在地方層面上，北京市2007年制發了《北京市機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定實施細則（試行）》。文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限只是鑒定工作的一部分。檔案鑒定的組織、程序，檔案價值評定的原則和方法、標準，電子檔案的鑒定等內容都沒有涉及。
2011年6月，在國家檔案局的《國家檔案法規體系方案》中將《檔案鑒定辦法》作為待制定的檔案規章。2012年，為促進檔案征集和保護工作，中央檔案館聘請檔案、歷史、文博、書畫方面以及其他行業的專家學者組成“中央檔案館檔案價值評定委員會”。檔案價值鑒定工作成為國家檔案局的重點工作。③
北京市應該制定《檔案鑒定制度》，明確鑒定步驟、原則和方法，鑒定標準，規定檔案處置、銷毀等內容。成立鑒定委員會，聘請檔案、歷史、文博、書畫方面的專家學者對相關檔案的價值進行分析和評價，為征集珍貴檔案和國家重點檔案提供咨詢，為檔案保護和管理工作的行政決策提供咨詢以及執行相關檔案法規提供參考和依據。在檔案處置方面，要明確處置程序；為妥善保管和保護古老檔案，要規定檔案的禁毀年限。
4.2健全檔案信息化方面的制度
目前，北京市檔案局獨立制發、與相關部門聯合制發涉及檔案信息化方面的規范性文件有7件：《北京市檔案局關于印發北京市電子文件歸檔與管理暫行規定的通知》、《北京市檔案局 北京市信息化工作辦公室關于印發北京市國家機關電子文件歸檔工作規定（試行）的通知》等。④這些規范性文件不能滿足實際工作需要，亟待制定檔案數字化成果的存儲和利用、檔案網絡利用、數字檔案信息資源管理規范等制度。
4.3完善檔案保存和保護制度
檔案安全保護是檔案管理的基礎和核心之一，但是目前，北京市檔案安全方面的制度呈碎片化，沒有統一的檔案保存保護制度。制定全面系統的保存和保護制度是當務之急，要從全局、全流程、綜合防治的層面上進行科學部署。注重在預防性保護工作方面的研究及綜合管理措施的實施，包括制訂應急預案、開展風險評估、落實檔案管理和利用過程中的全程保護、實施環境監控、進行保護需求調查、蟲害綜合防治、制定保護標準和工作程序、工作質量控制、起草單位保護策略、提出保護工作預算、制定保護優先方案等一系列的技術工作。加強專業技術人員的培訓，到設有檔案保護技術相關課程的大學進修；與圖書館等擁有專業保護部門的機構加強溝通，聘請它提供技術咨詢、解決方案及技術培訓等。
4.4逐步建立檔案館志愿者制度、環保制度等
北京市檔案管理部門應該認識到志愿者工作對社會進步和檔案事業發展的重要意義，主動培育檔案志愿者隊伍，適時出臺相關制度，規定成為志愿者的條件，檔案館、志愿者的權力義務等，引導志愿者在檔案事業發展中發揮更大作用。
當前，北京市檔案館正在進行新館建設，設計方案中體現了“節能、綠色、低碳”的基本理念。北京市檔案管理部門要適時制定環保制度，將“節約能源、節省資源、保護環境、以人為本”等理念落實到實處，貫穿到新館建設和庫房維護工作當中。
4.5進一步健全檔案標準體系
隨著經濟社會的發展，標準和法律法規的聯系越來越緊密，標準對法律法規的支撐作用日益明顯。要在全市范圍內形成涵蓋范圍全面、層次明確、結構合理、系統科學的北京市檔案標準體系框架，構建符合首都世界城市發展要求的北京市檔案標準化體系。
北京市制定的檔案行業標準少，地方標準不夠用。目前，有關檔案工作的國家標準和檔案行業標準共有67項，北京市只組織制定了1項檔案行業標準。⑤北京市檔案行政管理部門在全國檔案行政管理部門的行業話語權較弱。北京市制定的檔案工作地方標準有5項，⑥較之以前有很大進步，但還遠遠不能滿足檔案工作發展的需要。
北京市檔案行政管理部門要成立檔案標準化技術委員會。邀請國家檔案局、市質監局、高校教師等專家，確定每年北京市地方標準制定項目。加大檔案信息化標準的制定力度，進一步提升我市檔案信息化建設水平。采用監督檢查方式加強對檔案行業標準貫徹執行力度。檔案標準化工作與檔案科研課題研究相銜接，形成良性互動機制。積極主動參與檔案工作各級標準的編制工作。要積極與相關部門溝通協調，加快檔案行業標準和地方標準的立項、修訂和編制工作，提高我市檔案部門對檔案工作的話語權，提升檔案標準工作對推動檔案事業發展的貢獻力。
借鑒倫敦城市檔案館的檔案信息化法規與國際標準接軌的做法。要積極引進都柏林核心元數據元素標準，開放檔案信息系統標準等，采取聘請專家講授等方式加以學習借鑒。國際標準是全人類智慧的結晶，北京市在出臺檔案信息化制度時要把國際標準和國外先進標準的技術內容，不同程度地加以吸收，并貫徹執行。
*本文為“基于世界城市水平的北京市檔案事業發展研究”課題階段性成果論文
注釋：
①朱玉媛.檔案法規學新論[M].武漢：武漢大學出版社，2004
②④北京市檔案局.行政規范性文件目錄[Z].1985-2011
③寧玉龍.中央檔案館檔案價值評定委員會宣告成立.《中國檔案報》2012（2314） 第一版
⑤國家檔案局.國家標準目錄 行業標準目錄http：///xxgk/node_300.htm
⑥北京市質量監督局.北京市地方標準 http：///outer App/standardSearchAction
參考文獻：
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[3]美國文件與檔案管理署.http：//archives.gov
【論文摘要】檔案管理是學校管理的基礎性工作，本文通過對中職學校檔案管理工作中存在問題的探討，提出了加強和改進學校檔案工作的針對性措施。
一、中職學校檔案管理工作存在的問題及成因
1.領導重視不夠，思想認識不到位。檔案管理是學校管理的基礎性工作，是制定決策的依據。很多同志認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，存在“重教學、輕檔案”的思想認識，一部分同志對檔案管理的認識較為膚淺，總認為學校檔案管理沒必要要求得那么嚴格，甚至有人認為檔案工作可有可無。有的學校領導對檔案工作不重視，表現為對檔案工作不理不問，或對加強檔案管理的重要性認識不足的問題，上述對檔案管理不夠重視的思想認識，導致了工作中檔案人員歸檔意識不強、收集檔案證據不足，造成了許多資料丟失，或者找不到。
2.檔案管理人員缺乏，素質較低。檔案管理的專業人員缺乏，業務水平低下是中等專業學校普遍存在的問題。有的中職學校無專職檔案管理人員，有的是臨時配備的。因此，既有理論知識，又有豐富實踐經驗的檔案技術人員實在是鳳毛麟角。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身或者不經過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業務素質。檔案管理人員業務水平不高，缺乏系統培訓，尤其是檔案保管技術專題的培訓。檔案管理人員對分類、歸檔、整理、保管、利用等知識未能很好掌握，這就很難使檔案工作走上規范化。以上問題的存在，明顯制約了檔案管理的專業性。
3檔案資料不夠完整，檔案管理方法陳舊落后。思想上的不重視，人員素質的低下，導致檔案資料收集不夠完整。科室工作人員的檔案意識談薄，除個別重要文件歸檔外，很多基礎性文件卻隨意處理。
目前，中等職業學校檔案工作的管理方法陳舊落后。文件立卷歸檔后不能夠及時對其進行加工、調整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行開發利用，而且因管理方式落后，導致在查閱檔案時速度慢、準確率低。同時，很多中等職業學校的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。中等職業學校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中等職業學校工作發展的關鍵。
4.檔案立卷工作不規范，檔案載體結構單一。目前，檔案立卷工作不規范主要表現在:領導機構、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關內容不齊，沒有形成完整的檔案利用和管理體系，比如:教學檔案管理制度、基礎數據匯編、專題概要等。對檔案資料的收集、整理、錄入不規范。對本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規范，電子文檔的掛接不全，特別是對教學檔案的收集、整理、錄人、有些學校還未進行這些問題的存在，極大地影響了檔案工作的質量和利用效果。
二、加強中等職業學校檔案管理工作的對策
1.提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制。提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，深人進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為，樹立“檔案就是資源”的理念，扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加強對檔案工作的領導。主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當前新形勢下教育教學改革的步伐。再次，要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。
2.加強人員配備，搞好檔案設施建設。為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統一保存和科學管理，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，嚴格按規章辦事。其次，硬件建設是提高檔案工作水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲像類分別設櫥，配備六防設施，確保檔案材料保管安全，利用方便，管理規范。
關鍵詞：檔案機構；非遺保護；邊緣化；重要參與力量
一、新《檔案法》實施給非遺保護帶來的機遇
2004年的《關于加強我國世界文化遺產保護管理工作的意見》未提及檔案機構參與非遺保護；《中華人民共和國非物質文化遺產法》（以下簡稱《非遺法》）中沒有明確檔案機構參與非遺保護的主體地位，也無非遺檔案必須向各級檔案機構移交的相關條款。新《檔案法》在第四章的第三十四條提出“鼓勵檔案機構開發利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，傳承發展中華優秀傳統文化”。由此可見，新《檔案法》是鼓勵檔案機構參與非遺保護的。1.參與非遺保護有法可依。非遺是優秀傳統文化的重要組成部分，新《檔案法》由以前的“只字未提”到“鼓勵”，肯定了檔案機構在非遺保護中做出的重大貢獻。雖然“鼓勵”看起來變化不大，但是對檔案機構能夠積極借助檔案館藏資源參與到非遺保護意義重大，是有法可依的。2.有利于提升檔案機構公共文化服務能力。新時代檔案機構尤其是檔案館利用館藏和現有的平臺來實現宣傳非遺等中華優秀傳統文化，非遺的檔案式保護讓非遺的文獻資源保存得更久，且檔案機構利用參與非遺保護，來重塑檔案館公共文化服務機構的形象，提升檔案機構公共文化服務能力。
二、我國檔案部門參與非遺保護的現狀
（一）調查概述
1.調研方式。為明確檔案部門參與非遺保護的現狀，采取直接訪問省市級檔案機構網站的形式，具體調研中是采取對省級檔案網站和百度以“非遺”為關鍵詞進行檢索，對檢索結果的文獻進行統計。2.調研內容。明確檔案機構參與非遺保護的形式。趙躍博士在公開發表的論文中表示：截至2019年8月，檔案機構參與非遺保護的主要形式為收集、征集、采集建檔、建數據庫、展覽傳播、申報支持、業務指導共7種。結合檔案機構實際工作，在結合趙躍博士的分類基礎上，稍做調整，保留征集、采集建檔、建數據庫、展覽傳播、申報支持5種，將收集更改為接收（含捐贈），增加移交、修志2種形式，共計9種參與形式（見表1）。
（二）調查結果統計分析
1.參與數量少且比率低。截至2019年年底，全國共有國家綜合檔案館3337個。調查中發現僅有107家不同級別檔案機構參與到非遺保護，占比3.2%，比例低；參與的107家機構中，按照檔案機構的級別劃分，有13家省級（直轄市）檔案機構，36家地市級檔案機構，58家縣區級檔案機構。可見，檔案機構整體參與的數量較少，參與比例低（見圖1）。2.參與形式呈現被動性。檔案機構參與非遺保護的9種形式中，征集、編史修志、建數據庫、采集建檔被歸入主動參與形式，而接收、展覽傳播、業務指導、申報支持、移交則歸入被動參與形式。調查發現，對107家檔案機構涉及的9種形式統計后共得到總參與數為145次，排名前三的依次是接收34家、采集建檔29家、展覽傳播28家，后三名的依次是移交3家、修志4家和建數據庫5家；主動和被動形式分別占比為40.69%和59.31%。對接收非遺保護中心移交的非遺檔案的檔案機構僅有3家統計，分別為湖北省武漢市、江蘇省常州市和河北省固安縣的檔案機構。調查發現，檔案機構參與非遺保護還以接收、展覽傳播等淺層次的被動參與形式為主，而編史修志、建數據庫的主動參與形式占比不高。3.參與類型單一。為掌握檔案機構參與非遺保護形式的豐富度，對檔案機構參與類型進行統計。統計發現，有81家檔案機構僅有1種參與形式，占比高達75.7%；而參與形式在3種、4種和5種的檔案機構分別有1家（云南省）、2家（湖北省和張家港市）、2家（武漢市和揚州市），占比均不足2%。由此可見，檔案機構參與類型單一、不豐富。
三、我國檔案機構參與非遺保護現狀原因分析
檔案機構參與非遺保護實踐存在數量不多、參與形式單一等問題，這與學界期望存在較大的差距。究其原因主要有以下幾個方面。
（一）檔案機構參與非遺保護身份未得到“官方確認”
目前，我國非物質文化遺產保護工作的主管機構是文化部門。自加入《保護非物質文化遺產公約》（以下簡稱《公約》）后，國家層面就非遺保護已出臺《非遺法》《中國非物質文化遺產標識管理辦法》等9部政策法規文件，其中《關于加強我國非物質文化遺產保護工作的意見》（以下簡稱《意見》）中列舉圖書館、文化館、博物館、科技館等公共文化機構是非物質文化遺產的研究、認定、保存和傳播的主體機構；文化部牽頭的非遺保護工作部際聯席會議的9個成員單位，也沒有國家檔案局身影。官方確認的非遺保護主體機構中并沒有提及檔案機構。《檔案法》規定，檔案館具有接收機關、團體、企業事業單位和其他組織定期移交檔案的職能。但早在全國部署非遺普查工作時，文化部就指出：“在普查中搜集的非遺實物資料所有權歸國家，由各級政府授權的有關保護機構保管。”《非遺法》中也未有非遺檔案必須移交到檔案機構保管的相關條款。新修訂《檔案法》特別規定“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、文獻信息同時是檔案的，依照有關法律、行政法規的規定，可以由上述單位自行管理”，這意味著非遺保護中心等主體機構產生的非遺檔案不一定得向檔案館進行移交。文化界和檔案界相關法規政策均未將檔案機構列入非遺保護的主體機構，這意味著檔案機構在非遺保護中只能充當“社會參與”力量，參與非遺保護的地位也很難得到其他相關主體的認可，這也是檔案機構參與非遺保護數量少的原因。
（二）檔案機構工作機制不適應非遺保護
檔案機構改革后，檔案館屬于文化事業機構。一直以來，檔案機構保管機關、團體、企業事業單位和其他組織移交的檔案，是一種基于傳統檔案形式的服務官方機構的工作機制；而圖書館、博物館、文化館公共文化服務具有公開性和廣泛的包容性，兩類型機構存在本質區別。具體到參與非遺保護工作中，由于很多非遺項目是植根于民間，屬于非官方機構的工作，檔案的官方機構身份與非遺植根民間存在天然的不適應。檔案具有保密性，檔案應當自形成之日起滿25年向社會開放；經濟、教育、科技、文化等類檔案，可以少于25年向社會開放；而非遺傳承在保障非遺傳承人的知識產權和利益的前提下，是以傳播和傳承、振興為目的，需要更多人了解非遺、使用非遺，甚至是融入日常生活中的活態傳承。檔案的保密性與非遺的社會參與性存在矛盾。
（三）檔案機構參與非遺保護主動性不高
在官方身份沒有得到明確的情況下，檔案機構主動參與非遺保護在很大程度上需要一定的魄力。但很多地方檔案機構對檔案館職能的理解十分狹隘，認為只需做好本職工作即可，不愿主動介入，也不愿參與公共文化服務的競爭，更不愿“越位”參與非遺保護。目前，僅有江蘇省、云南省、湖北省的檔案機構主動與文化部門聯系洽談非遺檔案移交事宜并付諸實踐。非物質文化遺產的保護需要社會各方的積極參與，不主動參與非遺保護勢必會造成檔案機構在非遺保護中的重要性越來越弱。
（四）保存類措施相較保護類措施處于“弱勢地位”
《意見》明確非遺建檔是運用文字、錄音、錄像、數字化多媒體等各種方式，對非物質文化遺產進行真實、系統和全面的記錄，建立檔案和數據庫。由此可見，非遺建檔僅被窄化理解為“收集、整理”，和檔案界界定的建檔是“收集、整理并保存下來”相比，唯獨少了“保存”。可能從語義上理解，非遺的建檔“保存”本身就是一種“保護”。但是無論是《公約》《“十二五”文化發展規劃》，還是《國家級非物質文化遺產代表作申報評定暫行辦法》，都將非遺保護措施分為保存類措施和保護類措施，其中認定、記錄、建檔保存類措施針對所有非遺項目，而特別優秀的且具有歷史、文學、藝術、科學價值的非物質文化遺產應采取傳承、傳播等措施予以保護，容易造成保護優于保存的印象。而檔案機構參與非遺保護多為認定、記錄、建檔的保存類工作，保存類措施的“弱勢地位”可能導致檔案部門在參與非遺保護工作中被邊緣化。
四、新《檔案法》實施背景下我國檔案部門參與非遺保護的檔案特色化出路
（一）充分發揮檔案機構專業優勢，筑牢非遺檔案式保護
1.保持“前端”業務指導優勢。檔案機構參與非遺保護應主動與文化部門加強聯系，協助完成非遺保護規章制度的制定，介入并指導非遺中心對非遺檔案進行分類整理，確保對非遺檔案規范完整等方面的“前端”業務的指導，利用業務優勢積極參與非遺保護。2.利用檔案技術延長非遺檔案保存時間。檔案修復技術是檔案保護技術的一項重要內容，能提高檔案耐久性。在開展非遺保護過程中，會重點關注傳承人的實物檔案、紙質檔案以及聲像檔案，而在保護過程中又形成不少的紙質檔案，利用先進的檔案修復技術進行殺蟲、除菌、脫酸等服務，延長非遺檔案的保存時間；還可以主動向采用家庭式保管非遺的傳承人提供免費的檔案修復、加固、裝裱等修復服務，以解決非遺家庭式保護條件局限造成非遺檔案保管不規范的問題。3.通過編史修志來開展非遺保護。檔案機構利用編史修志的優勢，聯合地方志主管部門、文化旅游部門，編寫全面反映地區非遺項目規模及非遺保護工作的志書，如《北京市·非物質文化遺產志》，用檔案機構獨有的編史修志方式，記錄非遺保護的脈絡的形式來開展非遺保護。4.檔案記憶工程延續非遺傳承脈絡。國家檔案局于2000年正式啟動“中國檔案文獻遺產工程”，“鄉村記憶工程”是重要組成部分，通過建立具有本土地域特色、完善的鄉村記憶檔案信息資源庫，有效提升檔案部門的公眾文化形象。檔案機構在開展鄉村傳統村落檔案建設工作時，要將非物質文化遺產和地方文化特色資源的搶救性保護結合起來，在搶救少數民族語言文字、民風民俗等過程中，尤其重點收集含有非遺項目的資料，創編成文字、視頻資料形式，并按照故事、技藝、習俗等分類整理成專項檔案數據庫。通過鄉村傳統村落檔案的建檔工作，將檔案資源數字化，建設資源庫，在保障傳統村落完整性、真實性和延續性的同時，保障非遺等傳統文化的延續，保護各個時期的歷史記憶。
（二）借助特殊檔案建檔契機，豐富非遺保護的多元化形式
1.將家庭建檔和非遺建檔相結合。檔案機構抓住為非遺傳承人建立家庭檔案和非遺傳承人個人檔案契機，全面、客觀、真實記錄非遺傳承人表現的非物質文化遺產多元的藝術內涵，并借助文字、聲像、實物及口述等載體形式實施非遺保護。例如張家港市已經為48位非遺項目傳承人全部建立家庭檔案，并完成檔案的數字化。2.口述檔案建檔和非遺建檔相結合。口述檔案將歷史“原音再現”，可以很好記錄那些瀕臨失傳的老記憶、老手藝。檔案機構合理籌劃、多方聯系，積極開展非遺傳承人口述檔案建檔工作，逐一對非遺傳承人口述對象實地走訪，并進行口述檔案視頻采集、現場錄制，待后期加工制作完成后，將資料存檔于檔案館永久保存。3.方言建檔和非遺建檔相結合。地方方言承載著鄉愁、鄉情，其中不乏許多優秀的非遺項目，如南京的吆喝、南京白話和南京白局。檔案機構在開展方言建檔工作中，要善于抓住方言中的優秀非遺項目，比如傳統方言戲曲、方言童謠、方言故事、方言說唱等，通過方言建檔的形式更好地保存方言、留住鄉愁，并傳承優秀非遺文化。如陜西省檔案局的《傳承非遺文明，紀錄方言文化》就是以方言建檔的形式開展非遺保護。4.精準扶貧建檔和非遺建檔相結合。2018年的《精準扶貧檔案管理辦法》就對精準扶貧檔案的收集、整理、管理和開發利用做出明確規定。“非遺+扶貧”過程中必然會形成很多精準扶貧檔案，檔案部門要注意收集非遺扶貧過程中這部分特色形態的檔案，將其歸入“精準施策類、精準脫貧類”兩類中，真實、完整、準確、全面地記錄和保存精準扶貧工作的全過程，同時也是對非遺的保護。
（三）遵循非遺保護趨勢，加強非遺文化傳播
1.關注非遺傳播工程，加強非遺文化知識傳播。檔案機構作為我國文化傳播的重要載體，應積極關注文化傳播工作的新動態，加強非遺文化知識的傳播。首先，利用檔案館建成的檔案網站開展非遺知識傳播，可以在檔案展覽下設立非遺文化傳播專欄，開展非遺文化的圖片、視頻形式的傳播。其次，利用檔案機構已經建成的官微官博進行非遺文化的傳播，通過撰寫推送非遺小知識等相關推文的方式傳播非遺文化。再者，可以借助抖音、快手、微視等短視頻平臺，通過制作非遺短視頻等方式來推進非遺文化的傳播，促進社會共享。利用愛國主義教育基地從活態傳承的文化服務、文化教育、文化傳承等方面繼續把握新機遇。第四，拍攝專題片進行非遺傳播。檔案機構可以拍攝以“傳承地方優秀文化”為主題的宣傳片開展非遺保護。如浙江省檔案館面向全省檔案館啟動電視系列節目“跟著檔案去旅行”，傳承以浙江歷史為依托的優秀傳統文化，主要包括傳統古城古鎮古村文化，運河、錢塘江等世界文化遺產，地方傳統曲藝、傳統手工藝、飲食等非遺文化，鄉賢文化、浙商文化等鄉土文化，詩書畫文化等。2.重視文化傳承服務，開展檔案非遺知識服務。非遺傳承是非遺保護永恒的話題，尤其是教育、培訓是非遺傳承的重要方式。因此，檔案機構除了提供非遺檔案借閱等服務外，還可利用現有的非遺檔案資源，與其他部門合作，通過引入傳統編研的成品、VR等先進技術的視頻形式來構建非遺教育資源庫，為教育和培訓的傳承提供知識服務。3.尋求多方互動合作，集中優勢資源保護非遺。檔案機構利用現有的非遺檔案資源，并積極與文化部門、文化產業等主體機構合作，吸引社會力量共同參與，推廣社會化合作模式來打造檔案特色的非遺文化產品。利用新媒體形式加強非遺檔案資源宣傳，如采取舉辦展覽、編輯書籍、錄制聲像作品等形式進行傳播，助推非遺走出國門，讓更多的人了解中國的非遺。檔案機構應把握非遺保護的前沿趨勢，提升參與非遺保護的主動性，發揮專業優勢，“有為才有位”，做歷史的守護者、記憶的傳承者和文化的傳播者，成為非遺保護的重要參與力量。
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一、科研檔案管理工作存在的問題
（一）成果性、總結性材料多，原始性材料少
一套完整的科研文件材料，應該是對該項目的全過程的真實、全面的記錄，它包括主題準備、研究實驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報以及推廣應用五個階段所形成的材料。從歷年的科研歸檔的材料來看，成果性、總結性、鑒定性及獲獎證書或獎狀材料較多，而在研究實驗階段形成各種載體的原始記錄如技術報告、實驗記錄、數據分析、設計文件、圖紙等重要的原始性材料卻很少。許多珍貴的原始材料遺失或者仍保留在個人手中，嚴重影響了科研檔案的系統性和完整性。
（二）一般性材料多，關鍵性技術材料少
能反映和評定一項科研成果水平的核心材料是關鍵性技術材料。它是科研人員在科研過程中解決技術難題，進行技術創新的寶貴資料。這些技術材料體現了該項科研成果的新思想、新概念和新方法，它的歸檔保存和利用價值遠遠高出一般性材料。但在歸檔的材料中，一般性材料多，關鍵性技術材料少，嚴重影響了科研檔案的開發和利用。
（三）紙質材料多，其他載體的材料少
目前，描述一種物理現象和記錄各種信息的載體，除了紙質外，還有軟（磁）盤、磁帶、光盤、照片、錄像帶等。然而，在歸檔材料中，紙質材料多，其他載體的材料少。加強其他形式載體材料的收集，是新時期形勢發展的需要，也是檔案工作者義不容辭的責任。
（四）復印材料多，原始材料少
科研檔案材料中復印件過多，會使科研檔案名存實亡。復印材料一是保存期短，二是可以給造假者提供可乘之機。我國《科學技術研究檔案管理暫行規定》中明確規定，“歸檔的科研材料必須是原件，根據需要可復制若干份。”但是，在目前學院每年收集的結題資料中，不少科研人員以復印件應付結題的現象時有發生。
二、科研檔案管理工作存在問題的原因分析
（一） 個別科研人員思想保守，科研成果據為己有，嚴重影響科研檔案的系統性、完整性
《檔案法》第十條規定，“對國家規定應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有。”但是，當前個別科研人員由于種種原因，不履行對上述科研檔案材料的歸檔義務。有些科研人員不了解歸檔資料的搜集整理，結題時，為應付結題檢查，只拼湊了一些一般性材料，而重要數據、重要的試驗過程等有價值的材料卻遺漏了，由此影響了歸檔材料的系統性，大大降低了科研檔案的整體學術價值和利用價值。
（二）科研人員對歸檔文件的安全問題、使用問題存有疑慮
長期以來，一些科研人員誤認為成果檔案歸檔后就等于向世人公開，自己就失去了技術優勢，把成果“給”了別人。加上確實存在個別人鉆科研檔案管理工作的空子，抄襲和剽竊他人成果，導致科研人員對歸檔心有疑慮，不愿將原始的、關鍵性的材料移交檔案部門。再加上有些同志怕將來評職稱、報成果、評獎等麻煩，不愿將科研成果移交檔案室。
（三）宣傳不夠，多數科研人員及科研管理人員不了解科研檔案的收集范圍
大部分項目負責人不了解自己在結題時須向檔案管理部門提供哪些資料；高職院校兼職檔案員居多，而且是“半路出家”，接受過系統培訓的不多。可想而知，收集的項目資料不完整、不系統、不規范也在情理之中。科研文件材料的歸檔范圍主要包括：①科研項目計劃、開題報告、課題調研論證材料及項目審批材料；②課題研究計劃、設計、任務書、合同、協議及計劃的執行、調整或撤銷報告；③課題投資、預算決算及經費、基金的申報和管理；④科研實驗、測試、觀測、考察的原始記錄；⑤設計的文字說明、圖紙及數據處理材料；⑥研究、研制報告、論文專著、工藝技術報告；⑦專家評審意見、鑒定會材料、鑒定證書；⑧推廣應用意見、課題工作總結；⑨配套的照片、底片錄音、錄像幻燈、影片增拷貝；⑩科研成果登記表、報告表及專利申請書、專利證書；科研成果獎勵的申報、審批材料及獲獎材料；科研成果轉讓合同、協議及推廣應用方案及實施情況；生產定型鑒定材料、投產后的反饋意見。
三、改進高職院校科研檔案管理的對策
（一）加強檔案法律法規宣傳，提高科研人員的檔案意識
要做到科研檔案的完整性、系統性、規范性，僅靠檔案人員單方面的努力是難以完成的，它需要科研人員的理解、支持和配合。要做到這一點，關鍵是要提高科研人員對檔案工作的重要性、必要性和嚴肅性的認識，增強科研人員的檔案意識。要向科研人員廣泛深入地宣傳《檔案法》，組織他們學習一些有針對性的法律條文，提高科研人員的檔案意識，使其主動配合檔案管理工作。
（二）加強科研人員的職業道德教育
要加強對科研人員職業道德教育，使他們樹立一切為公的思想，把奉獻精神作為一種道德追求，克服利己主義，正確處理學校、集體和個人之間的關系，自覺承擔對他人、對學校的職責和義務。
（三）加強科研檔案保密工作
科研檔案是科研活動的產物和真實記錄，為了科研成果發明人的權益，一定要注意做好科研檔案保密工作，在借閱時限定使用范圍，嚴格遵守保密法規，該保密的不能內外不分，不該保密的也不能借故保密而影響利用。對于一些有產權的材料，更要保護其產權不受侵犯。
（四）嚴格執行科研材料歸檔有關規定
國家科委、國家檔案局在1987年制定的《科學技術研究管理暫行規定》對科研檔案的歸檔作了明確要求，嚴格執行這些規定和要求，是保證科研文件材料歸檔的完整性的關鍵。筆者認為，高職院校應完善以下制度：
1.實行由科研課題（項目）負責人主持立卷歸檔的責任制。每項科研項目（包括中斷或取得負結果的項目）完成或某部分結束后，對所形成的科研文件材料加以系統整理，經審查驗收后歸檔。
2.科研文件材料應在科研項目完成后及時歸檔，研究周期長的項目，可分階段歸檔。
3.凡歸檔的科研文件材料，要做到審查手續完備，制成材料優良，格式統一，字跡工整，圖樣清晰，裝訂整潔，禁用字跡不牢固的書寫工具。
4.凡重點科研項目鑒定、驗收，其檔案應由學院的檔案部門審查驗收，未經檔案部門驗收的科研項目，學校不宜結題。
（五）加強對科研材料歸檔工作的監督與指導
1.檔案部門要取得單位領導及主管部門支持，定期檢查或抽查立卷歸檔工作，利用各種形式公布項目材料歸檔進度情況，表揚與批評并用。要做好業務指導，舉辦培訓班和專題研討會，提高兼職檔案員的業務水平。
2.材料收集與科研任務要同步管理。為了做好科研檔案歸檔工作，兼職檔案員應從立項開始就準備立檔，登記在案，并跟蹤任務過程，分階段督促課題負責人收集、整理材料，保證歸檔材料數量和質量。
一、疾控檔案工作存在的問題
1、檔案收集的范圍不夠廣泛
疾病預防控制檔案大致有文書、業務、會計、設備、聲像、實物等。目前，疾控中心檔案收集的范圍有的還僅局限于文書檔案的收、發文件，從而忽視了大量的業務檔案的收集。一些基層檔案人員與業務科室沒有更好的銜接，所收集的檔案數目較少、缺少內容，這些都是造成檔案收集范圍較小的原因。
2、歸檔材料不完整
案卷的完整性直接影響檔案的利用效果及價值。疾控中心有許多個職能部門（科室），每個部門（科室）的職能不同，產生的文件材料數量不一，往往有一些有較高價值的材料被本部門（科室）保存起來，檔案管理人員收集文件材料時難以回收，給檔案的完整性帶來了影響。還有一些具有價值的科技檔案存檔的機率較小，在收集過程中，往往存下來的是文件檔案，有的附件檔案也是該文件的核心，缺少了附件的檔案讓檔案的保存缺少了實質意義。對于缺乏專業知識的檔案員來說，有時容易將疾控內容、形式和作用等方面都具有相似之處的文件資料混雜，致使檔案資料重復或信息冗余；有時則造成了文件缺失，將具有內在聯系的檔案分置，影響了檔案的完整性。另外，疾控中心的攝像、照相設備都較完整，但對于聲像檔案歸檔意識淡薄，缺乏長遠的保存觀念，使得一些聲像資料遺失，這也是形成檔案材料不完整的原因之一。
3、歸檔案卷質量低
檔案案卷質量高低直接影響檔案管理工作的順利開展。有的檔案工作者在檔案歸檔工作中疏忽大意，對檔案的管理和利用都將起到了不利因素。盡管現在規定了公文歸檔的要求和方法，在歸檔文件中，有些檔案管理人員對卷內目錄內文件的編號、責任者、日期、頁次等項紀錄的不詳，有的對案卷頁數標記不清楚等，這些都將影響到檔案案卷的質量。目前，要求檔案歸檔文件的目錄要使用辦公用紙打印出來，但仍有些歸檔的文件或目錄是書寫而成的，在書寫的這些檔案中還會有些字跡不規范字跡不清晰等問題。這些都是影響檔案歸檔案卷質量低的原因。
4、對檔案工作人員重視程度不夠
一些疾控中心的檔案人員幾乎都是兼職的，一個人身兼數個職位。部分領導對檔案工作缺乏應有的重視和關注，對檔案法律法規缺乏了解，檔案意識淡薄。還有些單位檔案人員變換頻繁，沒有足夠時間從事檔案工作，有的單位一年換幾個檔案員，使得一年一度的文件不能按時歸檔整理，容易造成檔案積壓甚至流失，對檔案工作者重視程度不夠也是疾控檔案工作存在的問題之一。
二、解決的途徑
1、加強檔案制度建設
完善的制度體系是實現疾控檔案有效管理的重要保障。加強檔案制度建設，要以《檔案法》和《檔案法實施辦法》為依據，建立一個符合疾病預防控制工作實際的檔案管理制度。制定完善的各項規章制度，并要建立健全疾病預防控制檔案管理制度，統一規范檔案的收、歸納、保管、利用等操作流程，建立切合實際的業務檔案管理制度，建立由分管領導、專（兼）職檔案人員為具體責任人的檔案管理隊伍，形成以檔案室為中心，各科室為主體，檔案人員為輻條的檔案工作模式。規范檔案管理行為，做到有法可依、有章可循，促進檔案工作的管理。
2、提高案卷質量
案卷是檔案的基本保管單位，案卷質量提高了，檔案資源才能得到開發，才能最大限度的發揮作用，使檔案產生應有的社會效益。那么，如何提高案卷的質量呢？首先，要做好收集工作，在做好日常的疾控檔案收集歸檔工作外，還要拓展疾控檔案的收集范圍，豐富疾控檔案內容。將那些反映主要業務工作總體水平的資料及監測數據，且有一定學術價值、保管時限長的資料確定為中心級檔案。針對在日常開展的長期性、連續性工作中所形成的文件材料進行收集，另外還要將年度所產生的科技檔案相關資料分類歸檔，以保證疾控檔案的完整性和系統性。對所疾控中心所產生的聲像資料整理并進行歸檔，要利用相應的設備，對聲像資料采取定期檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。其次，做好檔案的立卷、歸檔工作。提高案卷的質量要在立卷、歸檔等方面下功夫，以便于分類和檢索。要按文件材料的來源，按綜合和具體業務的性質區分開來，分類立卷，避免案卷內容交叉現象發生。案卷內的文件材料的制成和書寫要符合檔案保存的要求。檔案管理人員要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成立卷和歸檔任務，明確歸檔重點，要認真細致地接收、征集、整理、鑒定、保管各種門類（或載體）檔案，以保證檔案的完整性，提高案卷質量。
【摘要】 隨著我國市場經濟體制的不斷改革，醫院的建設和發展正面臨著由市場化向公益化、由規模擴張型向內涵型發展、由經濟效益向社會效益的轉變。作為醫院重要基礎工作之一的醫院檔案管理也隨之面臨新的挑戰。準確把握新時期醫院發展的特點，適時充實和調整、實現醫院檔案現代化建設，對醫院的改革發展有著非常重要的意義。本文作者首先分析了當前醫院檔案管理工作存在的不足，然后針對這些不足提出相應的解決對策。
【關鍵詞】 醫院；檔案管理；問題；對策
檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，在為領導決策提供依據和參考，為科研工作提供技術和借鑒，為維護單位利益提供條件和保障，為社會提供全方位的優質服務方面都發揮了重要作用。因此做好醫院的檔案管理工作對醫院的發展來說，尤為重要的。
一 現階段醫院檔案管理存在的問題
1.1 對檔案管理的重要性沒有清醒的認識:其主要表現在兩個方面，一是有的醫院領導認為檔案管理不能直接產生經濟效益，而要花費很多的人力物力財力得不償失。甚至認為檔案工作可有可無；非檔案工作部門的干部和職工對檔案的價值和重要性認識不夠，認為檔案工作是檔案人員的事情，與己無關。許多醫院員工只注重醫療專業技術的提高，注重專業論文的發表。而對重大的醫療活動卻缺乏文字記載和史料，即使對形成的資料也不注意保存或上交。二是在醫院總體發展規劃中，一般對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規則。而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展。
1.2 檔案管理人員綜合素質不高:多數醫院從事檔案檔案工作的人員不少，但往往是兼職多專職少、非專業人員多專業人員少、年老的多年輕人少、人員流動多固定少，因此醫院檔案工作人員的業務素質普遍較低，工作不積極主動，造成檔案工作與醫院各項工作脫節，檔案工作人員被動接收檔案資料， 很少參與醫院的各種職能活動，無法督促各類文件材料應收盡收，以至于造成有些寶貴資料沒有歸檔而丟失。
1.3 檔案管理的信息化程度不高:計算機在檔案信息化管理中以收集、傳遞、開發利用為主要功能，是目前最重要、最基本的現代化管理手段之一。目前有些醫療單位已經嘗試著使用電子檔案。但由于軟件設計與開發過程中，檔案管理者參與較少，開發者不能將檔案管理的專業要求很好地實現，因此不能體現快捷、方便、高效等眾多優點。
1.4 管理機制不健全:各門類檔案分散保管，各自為政。檔案室隸屬行政辦公室，管理文書、會計、基建檔案；科教科（處）管理科研檔案，人事部門管理人事檔案，醫務科（處）管理病歷檔案。形成在同一個單位內由多部門管理檔案，相互不隸屬、相互不銜接，歸檔職責不明，責任不清的局面。
二 今后加強醫院檔案管理的對策分析
2.1 重點提高領導對檔案管理的重視:領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展;要大力宣傳檔案工作，使醫院領導、醫院管理者、醫院職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。
2.2 建立科學的檔案管理體系:隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。通過建立信息檔案科，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。檔案和圖書都屬于文獻信息資源，工作性質都具有管理和服務性。圖書館和檔案室都負擔著文獻收藏、保管和信息傳遞任務，工作步驟都要進行文獻分類、編目、檢索、借（查）閱。都是由手工操作向數字化、網絡化發展。館室建筑和設備要求基本相同。醫院統一規劃庫館，積極促進圖書、檔案的一體化管理，減少機構的重復與人財物的浪費。
2.3 加大投入,提高配備:加強資金投入,引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備,如檔案庫房的去濕、空調設備、高效滅蟲等;另一方面要引進計算機管理,用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案,方便使用者及時查找、閱讀,既節省時間也節省人力、物力和財力,提高了工作效率,同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間,保存信息方便簡單,也能增加保密程度。因此,醫院應充分利用計算機管理,設計完善的應用軟件和網絡等現代化辦公設備,實現檔案管理的自動化、現代化。
2.4 創新服務方式:醫院檔案有兩個基本價值:一是作為醫院各項工作的憑證,發揮資證作用;二是作為原生性的文件資料集合, 以其豐富而真實的內容作為醫院各項工作的可靠情報資料。通過對檔案資源的有效管理, 充分發揮其對工作的支持、參考、憑證等作用。醫院檔案管理工作的根本目的在于利用，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，可以了解和研究檔案效益發揮的情況，以便總結經驗教訓，提高檔案利用率。檔案工作人員必須樹立正確的價值觀，變被動為主動。充分發揮信息資源優勢，以室藏的檔案資料為對象，以滿足醫院改革、建設、發展的現實需要為出發點，編研出實實在在的、貼近需求的“適銷對路”的產品，引導、方便醫院職工利用檔案。努力爭取將綜合檔案室構建為信息處理和利用中心，為領導決策服務、為醫院的醫療、教學、科研服務、為患者服務。
2.5 健全檔案管理制度:形成由院長或副院長直接分管，院辦公室主任、各部門負責人和專兼職檔案人員共同組成以臨床醫技為主的檔案三級網絡管理模式。同時，檔案工作必須嚴格貫徹《檔案法》有關規定，《檔案法》是醫療機構日常管理檔案工作的重要責任。醫療機構的管理層應加強對檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展。醫療機構的檔案工作者依據《醫院衛生檔案管理暫行辦法》、《科學技術檔案工作條例》、《歸檔文件整理規則》等法規，建立健全檔案管理制度。衛生和檔案行政管理部門應加強檔案行政執法檢查，促進檔案法律法規在醫院得以貫徹落實。
三 結束語
醫院檔案管理對醫院的健康發展有著重要的作用。而當前醫院檔案管理的現狀并不樂觀，存在許多的問題，對醫院檔案工作者來說，他們只有不斷加大工作力度、開拓工作思路、創新工作方法，采取扎實有效的措施，才能使醫院檔案管理更上新臺階，更好地為醫院事業發展服務。
參考文獻
一、主要任務完成情況
1、實現實質合并，統一辦公、統一管理。
去年X月檔案館成立時是東、西校區兩地辦公，為了整合資源、形成合力、提高工作效率，按照學校要求，上半年先后將東校區人事檔案、研究生檔案和綜合檔案全部搬進館內，人員也集中統一辦公。為做好這一工作，重新調整改造了庫房、增加了**多平方米的庫房面積，安裝了**立方米的密集架。
2、統一規章制度，建立起檔案管理基本組織架構
檔案館成立以前，檔案管理分兩校區運作，規章制度也不統一。建館以后實現統一管理的關鍵是不僅從組織形式上、更要從規章制度上統一。因此，我們今年的重要工作是制定檔案管理辦法、各門類檔案管理實施細則及有關規章制度。在全館人員的共同努力下，截止到**月中旬，學校已經批準下發了《中國農業大學檔案管理辦法》、《中國農業大學人事管理暫行規定》以及黨群行政等各門類檔案管理實施細則、《中國農業大學人物檔案征集管理辦法》、《中國農業大學立卷部門檔案工作考核辦法》等**項規章制度，已下發各單位貫徹執行。同時，為了建立有效機制，我們還明確了內部管理機構及負責人，討論制定了各室任務分工及工作人員崗位職責等規章制度，使檔案館管理組織架構基本建立起來，對充分發揮和調動檔案工作人員積極性起到了促進作用。
3、舉辦兼職檔案員培訓班，加強業務指導，調動各立檔單位積極性。
檔案是學校基礎工作，要做好這一工作必須充分發揮各立檔單位積極性。要真正從原分校區管理到集中統一管理，必須在統一檔案管理規章制度基礎上，各單位兼職檔案員掌握具體的歸檔方法，否則統一管理就是空的。因此，我們舉辦了兩期兼職檔案員培訓班。就檔案的地位、作用及歸檔方法、要求向**名兼職員作了講解。通過培訓，使兼職檔案員檔案意識增強了，明確了自己的職責，掌握了具體的歸檔要求。
4齊心協力抗非典，堅守崗位不停工。
非典疫情給全北京乃至全國人民造成了嚴重危害。檔案館在學校領導下，積極抗擊非典的同時，堅守崗位，做好搬家準備工作、歸檔及檔案利用、制定檔案管理辦法、建章立制工作。就是在非典特別嚴重的時候，也沒閉館，工作人員始終堅守崗位。另外，工作人員積極參加機關分黨委安排的門衛值班及向非典患者家屬獻愛心活動。
5購置計算機等辦公設備、家具，為做好檔案工作創造物質條件。
學校支持檔案工作，撥**萬元設備專款作為檔案館成立啟動費。為了能盡快使辦公設備到位，解決辦公基本條件問題，我們在非典期間，積極與廠家聯系，購置了六臺計算機、三臺打印機及其板臺、沙發、文件柜等辦公家俱，為實現統一辦公提供了物質條件。
6、配合百年校慶，開展名人志編寫、百年畫冊編輯有關工作。
學校為迎百年校慶，決定編寫校慶叢書，其中名人志和百年畫冊主要任務由檔案館承擔，如名人志共收錄名人**X余名，其中**X人由檔案館承擔，現已初步完成**余人的撰稿工作。百年畫冊編輯方案目前已經學校批準，基礎工作正在準備之中。
7、精心籌備，于**月**日召開學校檔案工作會
召開學校檔案工作會，宣傳檔案法規，強化檔案意識，規范檔案工作，這是檔案工作者多年的愿望。經過全館人員共同努力，精心準備，學校檔案工作會終于在**月**日順利召開。這是自兩校合并以來第一次召開檔案工作會。江樹人常務副校長出席會議并做了重要講話。會議總結交流了學校檔案工作，討論通過了對各立卷單位考核辦法，決定以后每兩年評選一次檔案工作先進單位和個人。會議還布置了****年歸檔工作和征集名人檔案工作。財務處、研究生院等各部處各學院檔案工作負責人和兼職檔案員**余人參加會議。
8、加大宣傳力度，開展檔案現代化管理有關工作
第一，招聘了大學本科畢業生X名，充實檔案隊伍
經過多方面努力，終于從南京大學選拔一名檔案專業信息管理方向畢業的本科生，為加強檔案現代化建設做人才上的準備。
第二，檔案館主頁于X月開始公布，運用農大網絡宣傳檔案工作。經過一段時間運行，于**月又進行了全新改版。改版后的檔案館網頁，對檔案工作信息宣傳加大了，對各立卷單位服務方便快捷了。
第三，多方調研，確定購買南大之星軟件系統，開展檔案現代化管理工作。
9、以對農大高度負責的態度，做好歸檔和利用服務工作
經過對兼職檔案員的培訓以及加強宣傳工作，使得****年歸檔情況明顯好轉。今年綜合檔案共歸檔****卷、件；人事檔案歸檔****余份；綜合檔案利用****卷、件；接待學生參觀**X多人次；人事檔案利用查閱****人次，借閱**X人次，轉遞**X件。教學檔案積壓未歸的**年以前成教檔案今年也已歸檔。目前，除統戰部、宣傳部照片檔案等個別單位未歸檔以外，其他單位均已完成****年歸檔工作。
10、認真做好****年度考核和期滿考核聘任工作。
學校結合深化人事等五項改革，布置了****年度考核和期滿考核聘任工作。檔案館按學校要求，認真做好考核聘任工作。通過個人總結、述職民主測評完成了考核工作。聘任工作通過設崗、公布崗位職責、任職條件進行公開招聘。檔案館把新一輪聘任工作作為進一步加強檔案工作的契機，要求每位檔案工作者對自己的工作進行全面總結，特別是對存在問題及解決問題的辦法、今后打算進行交流。在聘任過程中注重改進工作，對分工做適當調整，同時，做好思想工作，使考核、聘任工作平穩進行。目前已將資格審查意見上報學科評議組。
二、工作經驗體會、不足和今后打算
1、工作經驗體會
第一，領導重視是做好檔案工作的關鍵
檔案館在去年X月成立后，于**月結合舉辦農業院校檔案工作協作組第十四次會議，舉行了檔案館成立揭牌儀式。李晶宜常務副書記到會并做了重要講話，她對各單位檔案工作負責人提出了按照教育部關于三納入、四同步做好檔案工作的要求；今年元月九日，主管檔案工作的江樹人常務副校長到館里聽取工作匯報并進行了考察，對檔案館工作進行指導；九月十日，瞿振元書記為《中國農業大學檔案管理法規章制度匯編》題了詞：“充分發揮學校檔案館的信息功能、文化功能和教育功能，為學校改革和發展服務”。領導的重視，為我們積極開展檔案工作創造了好的氛圍，同時也為檔案工作指明了發展的方向。更是對我們莫大的支持。如：江校長來考察后，與有關方面協商決定，給檔案館建館啟動費拾萬元，解決了我們辦公的硬件條件問題。
第二、精誠團結，勇于奉獻是做好檔案工作的基礎
檔案工作平時不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略；但檔案工作又是一項對歷史負責、為現實服務、替未來著想的起依據憑證和延續歷史作用的極其重要的工作。檔案工作者本著對學校高度負責的態度，不計名利得失，默默工作著。如：在學校機關人員編制少，檔案管理人員只能走專業技術系列而不能走職員制造成待遇低的情況下，工作人員仍努力勤奮工作，相互支持配合。成功召開學校檔案工作會，就是全體檔案工作者共同努力的結果。
2、工作中的不足和今后打算
第一，宣傳力度需要進一步加大，全員檔案意識不夠強
由于宣傳工作力度不夠大，工作還欠積極主動，特別是對檔案法規宣傳力度不夠。因此，造成全員意識缺乏。有的單位不能自覺主動歸檔，有的單位歸檔質量不好，甚至根本不做整理就統統交到檔案館。目前，檔案館庫房內檔案整理有的不夠規范，需要投入大量人力物力。今后需著力加強宣傳，強化檔案意識。
第二，理論提高不夠，在與兄弟院校交流中缺少重量級論文
檔案工作人員每天忙于工作，又加上經費少，不能多人外出考察學習，造成工作人員理論提高不夠。在今年三次檔案工作會上，沒有中國農業大學檔案館的論文參加交流，只是口頭介紹學校檔案工作情況，這是與我們學校的地位不相稱的，今后需加強學習，善于總結，提高理論水平，做好編研工作，力爭寫出高水平論文。
第三，檔案現代化管理工作需加強
【摘要】高等院校學生檔案是國家人事檔案的組成部分， 是大學生在校期間學習、生活以及各種社會實踐的真實歷史記錄， 是學校教育、考察、培養準人才的第一手資料，更是用人單位選拔聘用、考核培養的主要依據。在步入知識經濟時代、中國市場經濟逐步建立完善的大背景下， 高等院校學生檔案工作出現了不少新情況、新問題。 因此，深入探討高校學生檔案管理中需要解決的一些問題，對于準確、完整地提供人才信息、促進大學生就業，甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現實意義。
【關鍵詞】檔案管理；大學生； 檔案工作1高校學生檔案工作存在的主要問題
1.1缺少相關法律法規的約束。改革開放以來， 國家針對高校的學生管理頒發了不少文件，如《高等學校學生行為準則》、《普通高等學校學生管理規定》、《高等學校校園秩序管理若干規定》等等。但到現在為止，沒能看到專門針對高校學生檔案管理方面的法規。由于沒有相關的條文約束，也沒有統一的建檔標準，致使高校學生檔案管理體制不一——有的把學生檔案放在校綜合檔案室實行綜合管理； 有的把學生檔案放在人事處和干部人事檔案一起管理；有的干脆把學生檔案放在各個院系，實行分散管理。不管哪種方式，他們都有一個共同的特征——學生檔案的管理工作都是歸口部門的“附屬品”，因為它既沒有明確的定員編制，也沒有具體的辦公經費及工作量考核標準，所以，誰也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是，學生檔案管理工作在不規范的環境中運行，其結果必然是雜亂無序。
1.2學生檔案管理缺乏標準化、規范化。高校學生檔案管理“政”出多門，在缺少“標準與規范”“公權力”的約束下，產生的檔案的“權威性”能不遭遇挑戰抑或質疑。說的具體一點：（1）歸檔材料手續不完備——簽章不符合要求。比如大學生、碩博士畢業生登記表，沒有本人簽名。更甚者，沒有學校公章——用系所印章取而代之； 學生成績單沒有教務部門的公章， 用復印件替代的也時常看到。（2）檔案材料頁面沒有日期記載。最常見的有：論文評審意見書、學生成績表、優秀學生干部登記表、獎學金申請表——如果同一類材料（表格）多次出現，便順序不清、無法排序。（3）頁面設置隨心所欲。多樣的紙張開本和頁邊距設置，為我們的書法藝術保留了豐富的想象空間，但在檔案管理中卻要不折不扣地接受“標準化”的約束。大學生檔案產生過程中人多手雜，隨心所欲的取舍與發揮，其結果必然五花八門。用人單位對其人事檔案規范整理時，頁面參差不齊，紙張裁剪不能（可能裁掉超出邊距的文字）、折疊不得；橫裝不是、豎裝不能。嚴重影響了檔案質量和檔案的信息化處理。（4）書寫用筆不規范。我們在整理大學生（錄用者）人事檔案時，經常發現他們填寫檔案材料時采用圓珠筆、純藍墨水、復寫紙，也有的用鉛筆。不規范的書寫用筆顯然有違《干部檔案整理工作細節》［1］。
1.3檔案管理模式老套、技術陳舊落后。大學生在學期間形成的檔案是其人事檔案的基礎，不容分說，這份檔案將記錄其人生的起點。知識經濟時代，檔案電子化、信息化的浪潮洶涌澎湃——君不見，數年之前，高中畢業生的電子檔案已經出現。令人不解的是進入大學以后的檔案卻是沿用了數百年的紙質檔案。研究者已經注意到這種“返祖還原”現象，指出：目前還沒有推出一套完整適用、統一規范的學生檔案管理應用軟件，學生檔案的管理基本上還處于傳統的、原始的、手工操作的實體管理模式中［2］。大學生檔案管理體制、管理模式、技術手段滯后于信息時代。
2高校學生檔案管理工作的對策與措施
2.1加強法規建設，確保大學生檔案管理有章可循。改革開放以來，黨和政府有關部門十分重視檔案管理工作，先后頒布了多部法規用來規范檔案管理工作，唯獨缺少的是針對大學生檔案管理的專門法規。這一法律空白，使得大學生檔案管理“八仙過海，各顯神通”。為此，筆者建議相關部門在《檔案法》的指導下，從大學生檔案工作的實際情況出發， 盡快出臺諸如《高校學生檔案管理工作細則條例》此類法規，確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。這是與時俱進的迫切要求——隨著中國高等教育大眾化步伐的加快，大學生人口比率快速提升，大學生檔案成為人事檔案管理工作重頭戲。從大學生個人來講，學生時期的檔案是其全部檔案的基礎。基礎牢固，大廈永存。所以，用“法規”的力量強化人們的檔案意識，指導、約束大學生的檔案管理及運作方式，不單單是檔案工作者的心聲，更是國家檔案事業所要求的。
2.2及時收集、有效整理。大學生檔案記錄的雖然是他們大學期間數年的成長歷程，但是，不積跬步，無以至千里——莘莘學子十幾年學海拼搏，漫漫苦讀最終目的在于“學以致用、報效祖國”。鑒于檔案材料在就業中的重要作用以及就業推薦與招聘工作的超前性， 大學生檔案管理方式方法已不能再沿襲過去的老一套——等到畢業生離校時再整理歸檔了。要從大學生被錄取那一天起就做好建檔工作， 入學后立即根據其專業、班組群體性特點， 隨時按照國家檔案法規的要求，收集、征集有關材料。一經形成， 盡快存入。當前，大學生參加的各種競賽琳瑯滿目，技能、等級（英語四、六級、計算機）、資格考試落英繽紛，社會實踐活動層出不窮，入黨入團、評優獲獎屢見不鮮，每一份材料、每一張證書都是大學生們能力與成長的記錄。檔案管理者應該憑借敏銳的嗅覺，不失時機地向有關職能部門索取、征集。尤其畢業之際是大學生檔案材料形成的最集中最重要的時間段，這個時期是對大學生在學期間德、智、體、美、勞的全面總結和評價，形成的材料大致有：畢業生登記表、畢業生鑒定表、成績總表和積分表、大學生體育合格登記卡、畢業生體檢表等。
關鍵詞：獨立學院；科研檔案；工作；措施
目前，國內外權威機構評價大學綜合實力，均以學術聲譽、論文、新生質量、師資、高層次科研項目和科研經費等作為考核指標，其中高校的學術聲譽、公開發表的論文是最重要的評價依據。在當前的新形勢下，做好科研檔案工作，已成為獨立學院的一項重要任務。本文提出以下幾點措施。
一、建立健全科學的科研檔案管理體系
要使科研檔案工作順利開展，首先必須堅持廣泛、深入、持久的檔案法規宣傳，使廣大師生了解科研檔案工作。同時，加大管理力度，制定管理制度和管理辦法以及相應的制約手段，依靠行政干預，做到有章可循。如在成果獎勵和職稱評審中，申報者必須認真履行檔案管理部門的規定，提供的論文和科研項目必須是存檔成果，否則不予以受理和認定；在項目管理中可實行結題報銷前，由檔案部門出具存檔證明后再予以報銷等措施，以促使科研人員對科研檔案工作的重視，自覺存檔，從而保證科研資料的安全歸檔。此外，在高校科研檔案的管理過程中，每年度進行一次考核、評比，對科研檔案搞得好的課題負責人，對在工作中取得顯著成績的科研檔案人員要給予表彰和獎勵；凡因檔案管理混亂而影響科研進程和造成知識產權損失的要追究責任。對科研檔案質量未達到要求的必須限期改進。
二、明確科研檔案的特點及歸檔現狀
獨立學院科研檔案具有其他檔案所具備的必要因素，同時也具有自己的特點：a.成套性。科研活動的規律性在于它是一個環節扣一個環節，所以它所形成的科研檔案不是一堆雜亂無聯系的文件材料，而是具有一定有機聯系的文件組合體。b.專業性強。從人文科學到自然科學，科研所涉及的領域相當廣。各類科研活動具有頗強的客觀性和嚴格的科學性，因此記錄這些活動所形成的科研檔案也就具有很強的專業性。c.階段性。不同學科、不同專業的科研課題研究活動所形成的科研文件不盡相同，但科研活動階段性的特點是普遍存在的。大體都要經過準備、實驗、總結和推廣應用等階段。科研檔案的這些特點，也給科研材料的歸檔工作帶來了一定的困難。主要有：a.收集不齊全。多數科研人員缺乏檔案意識，他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊方便，安全，因此不愿意上交或不愿意將原件上交。另外，科研人員在科研過程中，重視科研成果的發表與獲獎，輕視檔案資料積累工作，最終導致材料的缺失，嚴重影響了科研檔案的完整性、系統性和準確性。b.科研檔案的歸檔工作缺乏制度保證，缺乏統一管理。沒有實行課題負責人立卷的制度，而是科研管理部門立卷歸檔，在科研檔案的歸檔管理方面缺乏行之有效的制約手段，造成了收集工作困難，材料不齊全的后果。c.科研管理人員專業知識缺乏，不能對關鍵性技術進行正確的鑒別和把握。科研活動專業性強，科研人員不可能懂得太多專業知識，只能根據科研管理的流程，保存相關課題科研材料，而對哪些是關鍵性材料不容易掌握。
三、提高科研檔案管理人員的業務水平
檔案管理作為一門科學，對從事這門科學的人員有著嚴格的要求。做好科研檔案的管理的一個重要方面，就是不斷提升管理者的素養。科研檔案管理人員不僅要有端正的工作態度，高度的責任感，更要具備較高的科研管理和檔案管理知識。定期組織業務知識和計算機網絡化培訓，幫助管理人員提高認識，提升水平，明確責任。
四、充分調動科研檔案工作者和科研人員的積極性
科研檔案工作專業性強，任務重，不僅需要科研檔案工作者的辛勤勞動，而且需要科研人員的大力配合。他們是做好科研檔案工作的中堅力量，必須充分調動其積極性。在調動科研檔案工作者積極性方面，其措施如下：1.深入細致地對他們開展思想教育活動，使他們充分認識科研檔案事業的重要性，樹立獻身科研檔案事業的理想和信念，積極開展科研檔案工作。2.積極支持他們購買檔案書刊、參加檔案業務培訓班和研討會以及參觀學習。3.按照上級文件規定抓好落實他們的保健津貼。4.對他們的職務晉升、專業技術評聘與科研人員同等對待。這樣，可極大地調動科研檔案工作者和科研人員的積極性，收到良好的效果。
五、充分認識科研檔案管理工作在學校發展中的作用
科研檔案是在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文件材料，記載了科研人員的研究思想、研究方法和研究經驗，規劃了學術及學科的建設與發展，反映了學校研究領域和研究方向，是科研成果的直接載體，為教學改革與評估，專業申報、教學與科研成果申報，科研項目申報與鑒定，職稱評定等提供了原始資料，發揮了不可替代的作用，勢必促進學校教學、科研的發展，充分認識科研檔案的這些作用，有利于確立科研檔案工作在學校工作中的地位，對科研檔案工作的開展十分有益。
