時(shí)間：2022-02-06 07:07:29
開(kāi)篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：婚姻登記檔案管理和諧社會(huì)
前言：2006年，《婚姻檔案管理辦法》頒布，標(biāo)志著我國(guó)對(duì)婚姻登記檔案的管理進(jìn)入一個(gè)新的階段，這是我國(guó)婚姻登記檔案的里程碑式的階段，《婚姻檔案管理辦法》是由國(guó)家民政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布的,這意味著我國(guó)婚姻登記檔案工作開(kāi)始步入規(guī)范化、法制化軌道，公民的婚姻登記信息將受到有效保護(hù)，婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益將受到切實(shí)維護(hù)。
1.加強(qiáng)婚姻登記檔案管理，服務(wù)社會(huì)
自從“十一五”規(guī)劃的建議中關(guān)于建設(shè)和諧社會(huì)的目標(biāo)一提出，整個(gè)社會(huì)的工作都圍繞著這個(gè)目標(biāo)而進(jìn)行，加強(qiáng)社會(huì)建設(shè)和完善社會(huì)管理體系成為全社會(huì)共同努力地目標(biāo)。倡導(dǎo)人與人和睦相處，增強(qiáng)社會(huì)和諧成為每一個(gè)工作的基礎(chǔ)，婚姻登記檔案管理工作涉及到全社會(huì)人的利益，是婚姻登記機(jī)關(guān)在辦理結(jié)婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補(bǔ)發(fā)婚姻登記過(guò)程中形成的歷史記錄，是證明當(dāng)事人婚姻狀況的真實(shí)憑證?；橐霎?dāng)事人的信息，與個(gè)人生活諸環(huán)節(jié)密切相關(guān)，而且由于婚姻關(guān)系與財(cái)產(chǎn)關(guān)系的密切聯(lián)系使其在公民辦理財(cái)產(chǎn)分割、繼承、申報(bào)登記等諸多事務(wù)中發(fā)揮著不可或缺的憑證作用。因此，婚姻登記檔案的管理對(duì)社會(huì)和諧產(chǎn)生直接的影響，與社會(huì)的和諧建設(shè)有密切的關(guān)系。
2.我國(guó)婚姻登記檔案管理的現(xiàn)狀我國(guó)的婚姻登記檔案多年來(lái)存在著嚴(yán)重的不足，自從《婚姻登記檔案管理辦法》頒布后，情況有了很大的改善，但是在管理上仍普遍存在三個(gè)方面的問(wèn)題：保管分散、損毀遺失嚴(yán)重、利用不規(guī)范。
2.1 保管機(jī)關(guān)各自為政
我國(guó)的婚姻登記檔案管理是各級(jí)婚姻登記機(jī)關(guān)各自管理，分散管理，缺少統(tǒng)一性，在2003年10月起施行的《婚姻登記條例》規(guī)定：“內(nèi)地居民辦理婚姻登記的機(jī)關(guān)是縣級(jí)人民政府民政部門或者鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府；省、自治區(qū)、直轄市人民政府可以按照便民原則確定農(nóng)村居民辦理婚姻登記的具體機(jī)關(guān)”。這條規(guī)定存在著一定的漏洞，市級(jí)婚姻登記機(jī)關(guān)與縣級(jí)以及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的婚姻管理部門形成各自為政的局面，婚姻登記檔案的保存也是各自保管各自的，隨著城建腳步的不斷加快，行政區(qū)出現(xiàn)了很大的變革，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)與縣級(jí)政府的合并都為婚姻登記保管帶很大的困難，造成部分婚姻登記的丟失以及管理的混亂。
2.2 檔案遺失損毀嚴(yán)重
我國(guó)的婚姻登記檔案管理相對(duì)來(lái)說(shuō)很不規(guī)范，遺失損毀現(xiàn)象很嚴(yán)重，很多夫妻在結(jié)婚幾十年后因結(jié)婚證丟失去補(bǔ)辦的時(shí)候卻發(fā)現(xiàn)沒(méi)有記錄的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這對(duì)百姓的生活造成了很大的困擾，主要是婚姻登記檔案管理不規(guī)范，歸檔不及時(shí),甚至不歸檔，整理不規(guī)范甚至不整理，無(wú)專人、固定地點(diǎn)保管造成的，當(dāng)然，這是檔案資料自身的原因限制，但也存在人為損毀遺失現(xiàn)象，也為婚姻登記檔案的保管造成了一定的困擾。
2.3 檔案的利用不合規(guī)范
婚姻登記檔案保管部門在提供利用過(guò)程中，有很多的缺失，這主要是由于規(guī)范的缺失以及管理人員的思想不夠重視造成的，多數(shù)檔案管理部門未建立檔案利用制度，不嚴(yán)格按程序辦理，對(duì)利用者身份審查不嚴(yán)，保密措施不健全，利用情況未作登記，利用效果未作統(tǒng)計(jì)分析，造成在利用過(guò)程中對(duì)登記內(nèi)容丟失泄密，甚至檔案原件遺失，既損害了婚姻登記當(dāng)事人的權(quán)益，又造成了嚴(yán)重的社會(huì)影響，嚴(yán)重影響檔案發(fā)展的管理。
3.如何加強(qiáng)婚姻登記檔案管理
3.1 加強(qiáng)管理人員依法辦事的思想
《婚姻登記檔案管理辦法》應(yīng)該是我國(guó)婚姻登記檔案管理的指導(dǎo)性法規(guī)文件，各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)給予高度的重視，并廣泛宣傳、切實(shí)貫徹執(zhí)行，推動(dòng)婚姻登記檔案的規(guī)范管理。做到讓廣大市民了解《婚姻登記檔案管理辦法》，讓婚姻登記檔案管理人員掌握《婚姻登記檔案管理辦法》，強(qiáng)化他們的科學(xué)管理意識(shí)和依法利用意識(shí)；并定期組織婚姻登記檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《婚姻登記檔案管理辦法》，做到學(xué)以致用，逐條領(lǐng)會(huì)要求，掌握其中的內(nèi)涵，以及技術(shù)規(guī)范，重點(diǎn)是婚姻登記材料收集、整理、歸檔、移交和查檔服務(wù)的具體規(guī)定，確?；橐龅怯洐n案收集完整、整理規(guī)范、安全保管、合理利用，切實(shí)維護(hù)婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益。3.2 婚姻登記檔案集中管理
針對(duì)目前婚姻管理部門各自為政的情況，婚姻登記檔案多處分散保管的現(xiàn)狀。根據(jù)《婚姻登記檔案管理辦法》關(guān)于檔案移交的規(guī)定，要保證婚姻登記檔案的保存工作。首先婚姻登記主管部門在制定實(shí)施細(xì)則時(shí)，內(nèi)容中要包含對(duì)婚姻登記檔案的移交范圍、時(shí)間做出明確具體的要求，尤其是檔案移交過(guò)程中可能出現(xiàn)狀況的提前預(yù)支，保證檔案的完整移交，內(nèi)容齊全。其次是各級(jí)檔案館要抓緊做好散存在下面的檔案資料，防止婚姻登記檔案繼續(xù)損毀遺失。最好做統(tǒng)一的保管整理。
3.3 依法辦事，保證效率
改革開(kāi)放以來(lái)，伴隨我國(guó)社會(huì)的不斷進(jìn)步，高度發(fā)達(dá)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)對(duì)我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生影響的同時(shí)，也推動(dòng)了檔案管理體制的改革。我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)機(jī)制不斷健全、個(gè)人信息走向網(wǎng)絡(luò)化以及檔案的信息化建設(shè)等都促使檔案管理體制的調(diào)整。通過(guò)分析檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理工作的主要指導(dǎo)思想，并且結(jié)合當(dāng)前管理體制中存在的主要問(wèn)題，進(jìn)一步探索我國(guó)檔案管理體制的未來(lái)發(fā)展之路，是實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的重要研究方向。
一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.管理人員檔案管理意識(shí)缺失
很多醫(yī)院的檔案管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏重視，對(duì)檔案管理工作存在誤解和輕視，認(rèn)為檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要，因此絕大多數(shù)的檔案管理人員工作積極性不夠高。由于檔案管理工作沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，因此檔案工作在實(shí)際開(kāi)展的時(shí)候一直處在無(wú)序的狀態(tài)，并且檔案自身的巨大作用也不能夠得到有效發(fā)揮，失去了檔案管理工作的意義，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作不能夠滿足當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的需要。
2.檔案管理人員能力不夠
很多醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理人員通常都是由醫(yī)院科室內(nèi)部員工兼任，這些人本身不具備檔案管理的相關(guān)知識(shí)和能力，相應(yīng)的也就很難滿足檔案管理工作的基本要求。再加上檔案管理人員一般都是年齡偏大的員工，學(xué)習(xí)能力降低再加上由于他們?nèi)狈I(yè)系統(tǒng)化的檔案管理知識(shí)和技能培訓(xùn)，致使在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)僅僅依靠日常經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，不能滿足當(dāng)今信息化時(shí)代對(duì)檔案管理的要求。
3.計(jì)算機(jī)檔案管理手段比較單一
當(dāng)今我國(guó)已經(jīng)步入信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)同樣也得到了很大程度的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)技術(shù)同樣也被廣泛應(yīng)用到醫(yī)院的檔案管理工作中。檔案由于我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作體制比較落后，使得檔案的數(shù)字化科學(xué)化管理流于形式，紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)檔案資料的重要位置。
二、做好醫(yī)院檔案管理模式改革的幾點(diǎn)建議
對(duì)于醫(yī)院來(lái)講，檔案管理工作所涉及到的內(nèi)容非常復(fù)雜，并且涉及的面比較廣，在當(dāng)今形勢(shì)下如果仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)很難滿足醫(yī)院檔案管理工作的要求。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，對(duì)醫(yī)院檔案的管理工作也逐漸由手工模式的傳統(tǒng)管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榱藨?yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的現(xiàn)代化管理，完美適應(yīng)了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的需求。為了能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展，早日適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理成為了一種必然選擇。所以要想促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提升，就一定要充分利用好先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，做好以下幾個(gè)方面的工作：
1.強(qiáng)化對(duì)檔案管理的重視程度
首先要保證管理人員能夠?qū)n案管理工作給予足夠的重視，因此首先要做的就是要提升檔案管理工作人員對(duì)這一工作的認(rèn)識(shí)程度，能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作所具有的重要意義。為了能夠幫助管理人員提升對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，還可以做好對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳工作，提升醫(yī)院內(nèi)部員工對(duì)這一工作的整體認(rèn)知水平，從內(nèi)心深處重視起來(lái)。
2.加快培養(yǎng)檔案管理信息化專門人才
信息化時(shí)代條件下，醫(yī)院檔案管理工作對(duì)人員的要求比較高，同時(shí)醫(yī)院檔案管理工作它是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜并且對(duì)專業(yè)性要求非常高的工作，要想保證醫(yī)院檔案管理能夠適應(yīng)信息化這種大環(huán)境，就需要培養(yǎng)這方面的專業(yè)化、復(fù)合型的人才。可以通過(guò)定期給檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和專業(yè)知識(shí)的教育，提升他們的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力，適應(yīng)信息化時(shí)代的管理需要。
3.改善當(dāng)前醫(yī)院檔案管理設(shè)施
要想能夠迎合時(shí)代的發(fā)展需要，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，還需要建立和健全檔案管理設(shè)施，因?yàn)闄n案管理現(xiàn)代化本身就是一個(gè)非常復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，它會(huì)涉及到計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息交互、數(shù)據(jù)傳輸?shù)榷鄠€(gè)領(lǐng)域。所以為了能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的信息化，就需要投入大量的資金，增加檔案管理設(shè)備的投入，并且提升工作人員的檔案管理水平。同時(shí)要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作走向信息化，還需要購(gòu)置專門的計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、打印復(fù)印設(shè)備、刻錄機(jī)等設(shè)備并且對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行電子文檔一體化管理。
4.引進(jìn)專門人才保證檔案計(jì)算機(jī)管理的安全性
隨著我國(guó)信息化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)檔案管理工作人員也提出了更高的要求。檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的檔案管理工作知識(shí)還需要熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)。所以現(xiàn)階段引進(jìn)綜合型的檔案管理人才勢(shì)在必行[3]。同時(shí)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案管理工作的安全一直是一個(gè)比較重大的的難題，所以在管理工作進(jìn)程中一定要根據(jù)醫(yī)院自身的實(shí)際情況設(shè)立檔案計(jì)算機(jī)信息化管理安全保密制度，并且檔案管理人員還要注意加強(qiáng)自身的安全和保密意識(shí)，保證關(guān)鍵信息不泄露。并且檔案管理人員針對(duì)一些紙質(zhì)的檔案要進(jìn)行備份，真正保證在檔案計(jì)算機(jī)管理過(guò)程的安全性和穩(wěn)定性。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理；檔案管理；人力資源
一、醫(yī)院檔案的安全利用工作
在醫(yī)院的檔案管理工作中，檔案管理工作涉及內(nèi)容比較多，檔案內(nèi)容復(fù)雜，包括員工的個(gè)人檔案、醫(yī)院內(nèi)部的各種檔案資料等，這些都是醫(yī)院檔案資料管理的重要內(nèi)容。檔案資料在利用過(guò)程中，需要經(jīng)過(guò)多個(gè)環(huán)節(jié)，在此期間，如何保障檔案資料被安全利用，是醫(yī)院檔案管理工作中需要關(guān)注的一個(gè)重要問(wèn)題。要做好醫(yī)院檔案管理的安全利用工作，檔案管理部門要做好對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)檔案管理工作的協(xié)調(diào)，針對(duì)檔案利用的每一個(gè)工作流程進(jìn)行合理的評(píng)估和調(diào)研，研究出最嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案調(diào)用工作方法。同時(shí)，還要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理工作人員，對(duì)檔案利用的管理工作流程進(jìn)行全面系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作系統(tǒng)有深入的理解和認(rèn)知，這樣，才能在醫(yī)院檔案利用的過(guò)程中，為檔案管理工作提供更好的服務(wù)。對(duì)于檔案管理工作的安全利用還需要強(qiáng)化保障能力，對(duì)于醫(yī)院而言，各種檔案的內(nèi)容牽涉到的關(guān)系復(fù)雜，出現(xiàn)的檔案利用中的問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)較大，為了更好地規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)，未來(lái)在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)強(qiáng)化對(duì)檔案利用方面的管理和考核，有針對(duì)性地對(duì)檔案利用方面的工作采取進(jìn)一步的考核，全面強(qiáng)化檔案的深入管理，對(duì)于檔案利用方面的管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化，提升考核要求，通過(guò)多種渠道和方式對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行管理，提高他們?cè)诠ぷ髦袑?duì)檔案利用的保密能力和保密意識(shí)，全方位提升醫(yī)院檔案管理的安全性和安全水平。
二、醫(yī)院檔案保密管理需要借助信息化的保密手段
相關(guān)技術(shù)部門在進(jìn)行檔案管理方面的技術(shù)支持過(guò)程中，要針對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展情況進(jìn)行具體的技術(shù)升級(jí)創(chuàng)新方面的探索，如進(jìn)行電子化的檔案管理信息技術(shù)的推廣和支撐，同時(shí)，提高檔案管理技術(shù)中信息化和電子化檔案保密系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，一方面幫助檔案管理工作人員做好對(duì)基本檔案的管理保護(hù)工作，另一方面，對(duì)檔案管理信息化技術(shù)的分析研究和推廣，也是提升檔案管理工作效率的重要支持力量。對(duì)于檔案管理工作人員而言，檔案管理工作的質(zhì)量和效率與管理方式手段密不可分，醫(yī)院檔案管理工作更是如此，除了基本的員工檔案外，醫(yī)院的檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，管理程序也比較繁瑣。技術(shù)部門如果能夠有針對(duì)性地研發(fā)出支持檔案管理工作發(fā)展的管理技術(shù)，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)也將是提升管理工作效率和質(zhì)量的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于檔案管理工作水平的發(fā)展提升將是一個(gè)重要支持。
三、強(qiáng)化對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的管理能力
教育對(duì)于檔案管理人員的管理工作，醫(yī)院檔案管理部門要有針對(duì)性地對(duì)員工做好教育培訓(xùn)工作。從員工的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能等方面來(lái)進(jìn)行具體的管理和培養(yǎng)。在具體的工作中，檔案管理部門要有針對(duì)性地豐富和完善部門內(nèi)部的檔案管理流程和基本職業(yè)素養(yǎng)內(nèi)容，對(duì)于員工要定期開(kāi)展檔案管理工作職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的全面深刻的認(rèn)識(shí)，同時(shí)，針對(duì)檔案管理工作的發(fā)展情況，檔案管理工作部門還要不定期地對(duì)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)要求進(jìn)行調(diào)整和改變，提升檔案管理人員對(duì)自身職業(yè)素養(yǎng)的全面認(rèn)識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)地讓自己的認(rèn)識(shí)更加適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。檔案管理工作技能方面，檔案管理工作不斷發(fā)展和變化，工作的方法手段及形式也不斷變化，因此，檔案管理工作要有針對(duì)性地進(jìn)行調(diào)整和改變。其中，一個(gè)重要方面就是檔案管理人員對(duì)職業(yè)技能方面的培養(yǎng)。未來(lái)，在醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，要對(duì)部門內(nèi)部的員工進(jìn)行檔案管理工作新技能的培訓(xùn)，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員掌握各種信息化手段和信息化技術(shù)的培養(yǎng)，讓在職員工在工作中更好地適應(yīng)技術(shù)的變革和創(chuàng)新，讓他們自身的工作能力和工作技能能夠跟上檔案管理工作發(fā)展的時(shí)代要求。同時(shí)，在整體的檔案管理工作技能培訓(xùn)方面，要針對(duì)檔案管理工作的具體發(fā)展情況對(duì)工作人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，同時(shí)也可以加入考核，通過(guò)技能培訓(xùn)和考核的方式來(lái)提升檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度，提高他們?cè)诠ぷ髦械哪芰驼w水平。
四、結(jié)語(yǔ)
未來(lái)，檔案管理工作的開(kāi)展還有很多方向可以探索，醫(yī)院的檔案管理工作開(kāi)展還有很多需要不斷完善的地方。檔案管理工作應(yīng)在發(fā)展中不斷創(chuàng)新，這需要每一位員工的不懈努力。
參考文獻(xiàn)
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一、檔案管理的重要性
規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是成為一流企業(yè)的一項(xiàng)重要保障。當(dāng)今世界已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。
隨著經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)。農(nóng)場(chǎng)的制度和管理水平也在改革中不斷完善提高，這就對(duì)檔案管理工作的發(fā)展提出了新的要求。在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)企業(yè)規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，全面地記錄和反映企業(yè)建立、建設(shè)和發(fā)展的歷史過(guò)程，是辦公室行政管理的重要組成部分和必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，成為一項(xiàng)緊迫的任務(wù)。它將為農(nóng)場(chǎng)各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開(kāi)展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、推動(dòng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展起重要作用，也成為衡量企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的重要標(biāo)志。
二、進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺(jué)性
盡快突破辦公室當(dāng)前檔案初級(jí)保管管理，行政、人事檔案保管單一的階段，在規(guī)范檔案的管理的前提下，積極拓展檔案信息資源。
首先，要熟悉、掌握企業(yè)的業(yè)務(wù)情況和專業(yè)知識(shí)，針對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)以及內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)重新調(diào)整檔案的類目：其次，還要系統(tǒng)地整理歷史檔案，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源。目前，農(nóng)場(chǎng)檔案管理工作存在的問(wèn)題：各業(yè)務(wù)部門檔案工作開(kāi)展并未形成制度，這一問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是業(yè)務(wù)部門沒(méi)有把檔案工作納人部門職責(zé)范圍，導(dǎo)致部分檔案信息的流失。二是在日常活動(dòng)中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。企業(yè)檔案信息的流失問(wèn)題主要表現(xiàn)在：業(yè)務(wù)部門研究人員對(duì)企業(yè)的調(diào)查論證、申報(bào)立項(xiàng)、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，不能及時(shí)歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。這些問(wèn)題直接隨著人員的流動(dòng)導(dǎo)致檔案信息資源的部分流失。
上述檔案信息資源流失部分，正是亟須拓展、開(kāi)發(fā)的檔案資源。
再比如，建立并完備科研、聲像載體、實(shí)物、設(shè)備、外事、會(huì)議及公關(guān)活動(dòng)檔案等文書(shū)、科技、專門檔案的工作，此項(xiàng)內(nèi)容也是整體檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。只有將檔案有條理地進(jìn)行分門別類，才能保證檔案準(zhǔn)確、有效地收集和利用。為檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定與統(tǒng)計(jì)等管理工作提供基礎(chǔ)，體現(xiàn)檔案的價(jià)值所在。
三、檔案管理模式上集中統(tǒng)一，實(shí)體分部門保管利用是檔案管理工作的發(fā)展方向
檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對(duì)做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但結(jié)合企業(yè)具體實(shí)際情況來(lái)看，有一些傳統(tǒng)做法似乎不能適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需要，必須進(jìn)行重視和創(chuàng)新。其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用六個(gè)環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。遵照國(guó)家有關(guān)部門對(duì)企業(yè)的管理規(guī)定，財(cái)務(wù)部門和綜合業(yè)務(wù)部門是極為特殊的部門，其有關(guān)的文件、報(bào)表、合同管理是絕對(duì)機(jī)密的。所以這部分檔案以分散保存的形式保管。在結(jié)合農(nóng)場(chǎng)檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段。盡量簡(jiǎn)化檔案部門長(zhǎng)期推行的一些煩瑣的操作步驟和不必要的過(guò)程、環(huán)節(jié)。在模式上集中統(tǒng)一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。在模式上集中統(tǒng)一，即要求公司各部門所保管的檔案要相對(duì)集中到一人，這樣不致因各部門檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。同時(shí)各部門都要復(fù)制一套目錄歸辦公室檔案部門備份保存，也就是我們常說(shuō)的目錄交流，這樣會(huì)更清楚地整體記錄企業(yè)發(fā)展和業(yè)務(wù)管理的軌跡，檔案管理工作做到有條不紊，整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。這種企業(yè)檔案的價(jià)值是無(wú)形資產(chǎn)的，同時(shí)也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。但怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又便于推行各部門在繁忙業(yè)務(wù)之余立卷，而不視其為額外負(fù)擔(dān)，值得進(jìn)一步探討。因?yàn)闊o(wú)論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，其最終的目的都是幫助解決具體問(wèn)題，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理環(huán)節(jié)。
四、努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力
檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作。又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。
提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作技能，我認(rèn)為主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，提高認(rèn)識(shí)檔案知識(shí)的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)。二是對(duì)檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公企業(yè)的業(yè)務(wù)，要不斷提高檔案管理方面的業(yè)務(wù)水平和工作技能。三是要勤總結(jié)，勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。
五、要認(rèn)真研究檔案工作中遇到的新情況、新問(wèn)題。完善檔案管理制度加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度
檔案信息是一種無(wú)形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化的實(shí)施開(kāi)展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。
論文摘要：學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容，加快中職學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的步伐以適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展相當(dāng)重要。
學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學(xué)校正面臨著重大的變革，作為中職學(xué)校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，那么，如何適應(yīng)新形勢(shì)，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的步伐呢？筆者根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會(huì)，就如何做好中職學(xué)校的檔案管理工作探討如下。
1.中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析
1.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視
就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，對(duì)加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有意識(shí)到檔案對(duì)教育事業(yè)的促進(jìn)作用，認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門，檔案管理沒(méi)必要也不可能要求得那么嚴(yán)格。
1.2檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低
專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問(wèn)題。有的中專學(xué)校的檔案管理人員只有一個(gè)人，而且是臨時(shí)配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。
1.3檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一
目前中等專業(yè)學(xué)校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對(duì)其進(jìn)行加工，如調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫，不僅重復(fù)性勞動(dòng)工作量大、時(shí)間長(zhǎng)、速度慢，同時(shí)也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無(wú)暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效地開(kāi)發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動(dòng)頻繁，而造成磨損嚴(yán)重，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。
1.4收集資料不夠完整
外出參加會(huì)議的人員不會(huì)主動(dòng)把會(huì)議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對(duì)學(xué)校外派人員參加會(huì)議的情況不了解造成了會(huì)議文件未能及時(shí)歸檔。某些教師對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過(guò)程中取得的成果，屬于私有財(cái)產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會(huì)成為公有財(cái)產(chǎn)，容易抹殺個(gè)人的成績(jī)，并且再利用時(shí)借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。
1.5硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)
有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)校檔案保管箱是20世紀(jì)七八十年代購(gòu)置的，個(gè)別學(xué)校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。
2．加強(qiáng)中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策
2.1提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制
提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹(shù)立和增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的實(shí)用主義短期行為。扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過(guò)問(wèn)檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問(wèn)題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢(shì)教育教學(xué)改革的步伐。要按上級(jí)檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書(shū)、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。
2.2加強(qiáng)人員配備，搞好檔案實(shí)施建設(shè)
為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來(lái)負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報(bào)關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書(shū)類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防鼠咬）實(shí)施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。
2.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平
檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
2.4加強(qiáng)檔案的收集和整理
學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料、協(xié)議書(shū)、勞動(dòng)工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。
建立健全學(xué)校檔案，實(shí)行檔案管理，有利于對(duì)學(xué)校的正確評(píng)估，有利于對(duì)教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績(jī)，辦出特色，辦出水平。
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關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案管理，數(shù)字檔案管理，管理流程，措施
檔案是個(gè)人經(jīng)歷和實(shí)踐的歷史記錄，是個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長(zhǎng)過(guò)程的真實(shí)寫照，在為個(gè)人求職、單位求才提供動(dòng)態(tài)、真實(shí)、有效的原始資料和數(shù)據(jù)方面，檔案起著舉足輕重的作用，因此，如何對(duì)現(xiàn)代檔案科學(xué)化管理成為了一個(gè)舉足輕重的問(wèn)題。
雖然21世紀(jì)傳統(tǒng)檔案館暫不會(huì)消失，但隨著電子出版物的盛行，數(shù)字檔案館將居首位。未來(lái)的檔案館將以服務(wù)特色和技術(shù)手段論高低，能否迅速占有信息資源并向社會(huì)提供信息產(chǎn)品將成為衡量檔案館的標(biāo)準(zhǔn)。因此數(shù)字檔案管理是現(xiàn)代檔案管理的一個(gè)必然結(jié)果，數(shù)字檔案管理使得檔案管理進(jìn)入一個(gè)劃時(shí)代意義的階段。
1 檔案管理現(xiàn)狀
1.1 現(xiàn)代檔案管理
現(xiàn)代檔案的管理流程同紙質(zhì)檔案一樣，同樣分為收集、鑒定、整理（分類）、保管、利用幾個(gè)流程，以及特殊的轉(zhuǎn)遞工作。時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，創(chuàng)立了幾十年的傳統(tǒng)現(xiàn)代檔案制度卻仍舊在運(yùn)行，其中的核心――流程早已不適應(yīng)國(guó)家新的人才戰(zhàn)略和現(xiàn)代改革。
現(xiàn)代檔案材料的收集渠道很廣泛，收集制度如移交制度、索要制度、檢查核對(duì)制度、補(bǔ)充制度等都比較完善，但由于材料的收集涉及多個(gè)部門，在實(shí)踐中也出現(xiàn)了許多缺漏。這些內(nèi)容只能簡(jiǎn)單地反映個(gè)人的生平等基本情況，對(duì)人才選拔、培養(yǎng)、評(píng)定、預(yù)測(cè)等則作用不大，對(duì)社會(huì)極需的信用材料、工作表現(xiàn)材料則根本沒(méi)有，因此無(wú)法對(duì)當(dāng)事人作出全面的評(píng)價(jià)，也反映不出個(gè)人的專長(zhǎng)與特點(diǎn)。
現(xiàn)代檔案的鑒定是辨別真?zhèn)?、確定現(xiàn)代檔案范圍的重要一關(guān)，它要求判斷材料是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。領(lǐng)導(dǎo)干部隨意改動(dòng)員工檔案；對(duì)形成部門缺乏監(jiān)督，太多暗箱操作，缺乏透明公開(kāi)；材料收集上來(lái)后又缺乏鑒定，“假檔案”便有機(jī)可乘。
1.2 現(xiàn)代檔案管理弊端
（1） 檔案檢索效率不高。
檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。
（2） 部分單位在檔案硬件設(shè)施上投入不足。
檔案室本來(lái)應(yīng)是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實(shí)際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設(shè)施，人事檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀的事情時(shí)有發(fā)生，從而對(duì)檔案利用產(chǎn)生了不利影響。
（3） 檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。
在實(shí)際工作中，由于對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作沒(méi)有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職這種辦法來(lái)應(yīng)付，在管理手段方面，就會(huì)體現(xiàn)管理手段較陳舊，由于不懂得人事檔案管理，往往在調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式反復(fù)調(diào)用原件，這樣做的后果就會(huì)導(dǎo)致紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。
（4） 人事檔案收集工作力度不夠。
要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。就會(huì)發(fā)現(xiàn)要么材料不全面，要么有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如大部分單位搞的鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料，套話多，費(fèi)話多，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況，人事檔案管理形同虛設(shè)。
（5） 人事檔案管理的信息化程度不高。
在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)得到了普遍應(yīng)用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。
2 數(shù)字檔案的必要性
傳統(tǒng)檔案擔(dān)負(fù)著信息采集、存儲(chǔ)、傳播及版權(quán)控制的重任，數(shù)字檔案也同樣要完成這些任務(wù)，只是各項(xiàng)任務(wù)的內(nèi)容、采取的手段及服務(wù)方式發(fā)生變化。建立數(shù)字檔案館的必然原因如下：
（1）由于數(shù)字檔案是虛擬與現(xiàn)實(shí)相結(jié)合，大量的數(shù)字化信息存貯在無(wú)數(shù)個(gè)磁盤存儲(chǔ)器中，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成的一個(gè)聯(lián)機(jī)系統(tǒng)。因此，與傳統(tǒng)檔案相比，它占用的物理空間相對(duì)很小。
（2）數(shù)字檔案收藏?cái)?shù)字形式的信息，除了紙介質(zhì)的書(shū)刊資料外，還收錄其它一切可以數(shù)字化的信息，如視頻、音頻資料、計(jì)算機(jī)程序等等，可以滿足查閱者的多種需求。
（3）數(shù)字檔案建設(shè)對(duì)于我們最重要的一點(diǎn)是建立以數(shù)字信息為主的各種信息資源，形成互聯(lián)網(wǎng)上的整體優(yōu)勢(shì)。將原件保存在更適宜的環(huán)境中，而數(shù)字化的資料由于實(shí)現(xiàn)原件的復(fù)制，并不影響一般意義上的查閱。
（4）利用數(shù)字化檔案的用戶可以不同檔案館的工作人員直接見(jiàn)面，而只通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與檔案館聯(lián)系，檔案館專業(yè)人員通過(guò)電子郵件及電子咨詢臺(tái)與用戶聯(lián)系。用戶也可以直接通過(guò)電腦登錄至數(shù)字檔案館的主頁(yè)，隨意瀏覽、查詢、下載、打印有用的信息。
（5）數(shù)字檔案擴(kuò)大了用戶的范圍，普通檔案因?yàn)樾枨笳邔?duì)象與地理位置的限制只能為少數(shù)人服務(wù)，數(shù)字檔案則允許人們?cè)谌魏蔚胤?、任何身份進(jìn)入檔案自由查詢。
3 數(shù)字檔案管理流程
數(shù)字檔案管理的總體流程如下：
圖1數(shù)字檔案管理的總體流程圖
4 數(shù)字檔案業(yè)務(wù)
4.1 檔案錄入和修改
檔案錄入、整理、歸檔是指檔案的生產(chǎn)過(guò)程，檔案的產(chǎn)生從業(yè)務(wù)辦理開(kāi)始，業(yè)務(wù)過(guò)程產(chǎn)生的資源最后經(jīng)過(guò)檔案整理，形成標(biāo)準(zhǔn)的檔案格式，最后分類編號(hào)后歸檔存放在指定的檔案架位置上。
圖2 檔案信息錄入
包括以下幾個(gè)方面：
(1) 根據(jù)國(guó)土資源業(yè)務(wù)處理的過(guò)程，在業(yè)務(wù)處理到結(jié)束時(shí)，進(jìn)行歸檔；
(2) 根據(jù)其他部門或者單位移交到檔案室的檔案資料歸檔；
(3) 對(duì)已經(jīng)存在的檔案進(jìn)行修改。
根據(jù)移交的檔案類型，在與實(shí)物檔案核對(duì)無(wú)誤后，自動(dòng)編制檔案號(hào)，并將該檔案的摘要信息和存放位置記錄到數(shù)據(jù)庫(kù)中。實(shí)現(xiàn)檔案文件的采集、著錄與標(biāo)引自動(dòng)化和人工智能化。已有的檔案修改后，對(duì)檔案的封皮要自動(dòng)進(jìn)行修改和維護(hù)。
4.2 檔案查詢檢索統(tǒng)計(jì)
查詢檢索統(tǒng)計(jì)包括三個(gè)方面內(nèi)容：
（1）對(duì)外查檔
提供對(duì)外部如公檢法查檔、個(gè)人或者單位老土地使用證書(shū)丟失以及國(guó)家政府機(jī)構(gòu)等單位的檔案查詢。這個(gè)查詢一般根據(jù)權(quán)限需要先到窗口進(jìn)行受理，然后經(jīng)過(guò)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)審核審批后才能出示查詢的結(jié)果。
（2）內(nèi)部查檔
內(nèi)部查檔是根據(jù)內(nèi)部用戶的權(quán)限，分門別類的進(jìn)行檔案的查詢，內(nèi)部查檔可以通過(guò)局域網(wǎng)進(jìn)行查詢。
（3）檔案統(tǒng)計(jì)
按照國(guó)家檔案局以及國(guó)土資源部相關(guān)的檔案統(tǒng)計(jì)的規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并輸出相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。并且可以繪出個(gè)直方圖、圓餅圖等各種統(tǒng)計(jì)圖表。
4.3 檔案的借閱利用
借閱利用包括通過(guò)大廳申請(qǐng)借閱、在檔案室借閱和網(wǎng)絡(luò)借閱三種方式：
（1） 通過(guò)大廳申請(qǐng)借閱，經(jīng)過(guò)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后，進(jìn)行查檔，查詢完成后可以直接打印或者復(fù)印，由窗到申請(qǐng)人。
（2）可以直接在檔案室借閱，錄入相關(guān)的借閱人信息后，檔案室可以直接借出檔案；
（3）實(shí)現(xiàn)檔案管理借閱利用的網(wǎng)絡(luò)化，用戶根據(jù)自己的權(quán)限只需要通過(guò)身邊的計(jì)算機(jī)登錄到系統(tǒng)中就可以查閱館藏檔案信息，確定所要借閱的檔案實(shí)體。
系統(tǒng)可紀(jì)錄完整的借閱利用信息，并可以進(jìn)行借出檔案實(shí)體的催還，借閱利用信息的統(tǒng)計(jì)等操作。
4.4 檔案的銷毀
根據(jù)國(guó)家檔案管理的規(guī)定對(duì)非永久保存的到期檔案進(jìn)行銷毀。
4.5 檔案打印
檔案打印包括兩個(gè)方面：
打印檔案中的內(nèi)容；
打印檔案封皮，檔案封皮的打印需要實(shí)現(xiàn)套打的功能；
印檔案盒的封面及內(nèi)部案卷目錄。
5 小結(jié)
本文詳細(xì)討論了現(xiàn)代檔案管理的現(xiàn)狀與存在的弊端，提出了數(shù)字檔案管理是檔案管理的必然結(jié)果，并給出了數(shù)字檔案管理的總體流程圖，并詳細(xì)分析了數(shù)字檔案的各項(xiàng)具體操作流程，相信本文能給廣大檔案管理者提借一定的實(shí)踐意義。
參考文獻(xiàn)
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一、高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
為了適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展要求，進(jìn)一步加強(qiáng)我鄉(xiāng)檔案工作，我鄉(xiāng)在年初把檔案工作列入黨建、經(jīng)濟(jì)目標(biāo)考核，列入全鄉(xiāng)工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，準(zhǔn)備用1—2年時(shí)間，從管理入手，以培訓(xùn)為重點(diǎn)，逐步規(guī)范鄉(xiāng)綜合檔案管理。積極向廣大干部職工宣傳有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，并收到較好的效果，例如干部職工都能自覺(jué)配合檔案管理工作人員提交有關(guān)資料、信息等，站辦所都能將各自的存檔資料歸檔上交檔案室。在檔案工作中我們深深地體會(huì)到，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的關(guān)鍵。
二、建立健全檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理工作
為使我鄉(xiāng)檔案管理工作逐步走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化。我鄉(xiāng)結(jié)合實(shí)際情況，建立健全和完善了檔案管理的制度。制定了檔案工作人員崗位職責(zé)、檔案保密、檔案保管、檔案查閱、檔案鑒定銷毀等制度，為檔案工作進(jìn)入科學(xué)規(guī)范的管理創(chuàng)造了有利條件。我們?cè)趯?shí)際工作中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)制度，保證了我鄉(xiāng)檔案工作的有序開(kāi)展。使我們更加清晰地認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。
三、加強(qiáng)制度建設(shè)，完善管理措施，認(rèn)真抓好落實(shí)，嚴(yán)防泄密
繼續(xù)加強(qiáng)工作人員崗位職責(zé)的建設(shè)，貫徹執(zhí)行《檔案法》以及國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針政策,定期做好檔案工作的法規(guī)、制度、規(guī)定的宣傳工作,增強(qiáng)各單位工作人員的檔案意識(shí)。依照相關(guān)法規(guī)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)文件材料收集和鑒定銷毀工作的監(jiān)督、檢查和管理，使我鄉(xiāng)的檔案管理更趨合理化、規(guī)范化、科學(xué)化。我們制定并實(shí)施了較為有效的措施：一方面，加強(qiáng)對(duì)歸檔文件材料的保管以及保密力度，由檔案人員統(tǒng)一集中管理，任何個(gè)人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料，認(rèn)真做好傳閱和保存工作；另一方面，做到以人為本，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極參加檔案專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。檔案工作人員認(rèn)真做好文件的收、發(fā)工作，做好檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；做好檔案的統(tǒng)計(jì)、利用工作,對(duì)各類檔案庫(kù)存、接收、銷毀、利用等進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì),有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行檔案史料匯編，積極做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用,保證辦各項(xiàng)工作提供優(yōu)良的服務(wù)；嚴(yán)格按照保密法和檔案法管理檔案，保證檔案的安全和利用。主動(dòng)接受主管部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，積極完成與檔案相關(guān)的其它工作。
我們充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的最終目的是為了提供利用，今年我們繼續(xù)堅(jiān)持檔案工作為全鄉(xiāng)發(fā)展服務(wù)的宗旨，遵循檔案資料查（借）閱制度，主動(dòng)對(duì)外界提供服務(wù)，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為現(xiàn)實(shí)工作提供參考、借鑒、憑證作用。
四、存在問(wèn)題
1、檔案意識(shí)淡薄，思想未到位。盡管現(xiàn)在把檔案列入我鄉(xiāng)責(zé)任制考核中，但部分人員對(duì)檔案工作意識(shí)仍不夠重視，一定程度上影響了檔案工作的開(kāi)展。
2、基礎(chǔ)設(shè)施差，經(jīng)費(fèi)緊缺。由于財(cái)政困難，檔案裝具、材料、消防設(shè)施等達(dá)不到上級(jí)部門對(duì)檔案管理的要求，使檔案保管利用受到影響，特別是隨著社會(huì)發(fā)展，辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用、電子文件應(yīng)運(yùn)而生，傳統(tǒng)的歸檔方式已不能滿足社會(huì)需要，但受到經(jīng)濟(jì)制約，我鄉(xiāng)的檔案管理工作只能依據(jù)傳統(tǒng)的方式進(jìn)行歸檔。
3、檔案收集不齊全。鄉(xiāng)里許多召集會(huì)議布置工作往往只是口頭形式，各辦公室形成的文件材料，各自存放，特別是一些專業(yè)檔案和照片檔案易散落在各個(gè)辦公室，收集、整理它們也就特別難，造成檔案收集完整率、歸檔率低。
4、檔案人員專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，隊(duì)伍不穩(wěn)定。一直來(lái)沒(méi)有專業(yè)檔案員，而由辦公室文秘人員兼任，由于人員變動(dòng)現(xiàn)任檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，所掌握的檔案知識(shí)不夠，平時(shí)工作比較繁忙，工作人員變動(dòng)大，檔案工作缺乏連續(xù)性，致使檔案管理質(zhì)量不高。
5、200*年前檔案管理混亂。200*年以前我鄉(xiāng)無(wú)專兼職人員管理檔案，致使有的檔案遺失、有的沒(méi)有按類別裝訂等極其混亂。由于我鄉(xiāng)沒(méi)有專職的檔案管理相關(guān)人員，不具備對(duì)原來(lái)的老檔案進(jìn)行整理規(guī)范的能力，因此至今的檔案室仍是一片混亂。
五、整改措施
1、進(jìn)一步加大《檔案法》的宣傳教育工作，使全局職工樹(shù)立“依法治檔”的意識(shí)，把檔案法制化建設(shè)抓好做實(shí)。
2、把檔案工作列入黨組考核的目標(biāo)責(zé)任，統(tǒng)盤安排，認(rèn)真落實(shí)。
3、加大對(duì)檔案管理的投入。積極向上級(jí)各部門爭(zhēng)取資金改善檔案硬件設(shè)施，配齊配強(qiáng)專業(yè)檔案管理人員，逐步使我鄉(xiāng)的檔案工作走上規(guī)范化、制度化軌道。
4、進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用好檔案。積極主動(dòng)為現(xiàn)實(shí)工作提供參考、借鑒、憑證。同時(shí)積極對(duì)檔案信息資源加以開(kāi)發(fā)，使之為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
1醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)及作用
1.1醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性，但由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)如下：①來(lái)源的廣泛性；②內(nèi)容的專業(yè)性；③形成過(guò)程的嚴(yán)密性；④行業(yè)的特殊性。
1.2醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的作用財(cái)務(wù)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用。首先，醫(yī)院需要對(duì)外報(bào)送真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，其合法經(jīng)營(yíng)的全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)成果都儲(chǔ)存在財(cái)務(wù)檔案中。其次，醫(yī)院對(duì)外融資、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，而財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也都來(lái)源于財(cái)務(wù)檔案。第三，上級(jí)主管部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中也有相當(dāng)一部分來(lái)源于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開(kāi)財(cái)務(wù)檔案，而且隨著醫(yī)院衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，醫(yī)院的業(yè)務(wù)活動(dòng)更加多樣化和復(fù)雜化，財(cái)務(wù)檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的痕跡，為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。因此，只有加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，才能充分發(fā)揮醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的重要作用，保證為國(guó)家、社會(huì)、各種機(jī)構(gòu)和單位領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、高質(zhì)量的財(cái)務(wù)信息。
2醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案科學(xué)管理工作中存在的問(wèn)題
2.1部分醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，管理機(jī)制不夠規(guī)范由于檔案本身不能帶來(lái)直接經(jīng)濟(jì)效益，造成有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有設(shè)置專門的檔案管理部門，財(cái)務(wù)檔案沒(méi)有專門的地方存放，有的醫(yī)院雖有設(shè)置，但也只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，相對(duì)忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過(guò)程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，沒(méi)有把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)非常熟練，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化原理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒(méi)有參加過(guò)財(cái)務(wù)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少醫(yī)院重財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，輕財(cái)務(wù)檔案管理，存在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。
2.2醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的案卷質(zhì)量不高，管理制度不完善財(cái)務(wù)資料是醫(yī)院財(cái)務(wù)核算過(guò)程中形成的記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生、執(zhí)行情況的資料，是財(cái)務(wù)檔案的組成要件，其收集裝訂是由財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)人員來(lái)完成的，因此財(cái)務(wù)檔案的質(zhì)量取決于財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)資料的審核監(jiān)督及收集裝訂。但實(shí)際工作中由于財(cái)務(wù)職能的弱化，財(cái)務(wù)的監(jiān)督職能未能很好地發(fā)揮作用，不能確保財(cái)務(wù)資料的真實(shí)、合法，或者是合法的財(cái)務(wù)資料掩蓋了非法的經(jīng)濟(jì)行為，造成檔案利用價(jià)值不大，再者有些醫(yī)院特別是二甲以下的基層醫(yī)院財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金的管理比較重視，而對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理重視不夠，有的甚至由出納兼管檔案。
2.3對(duì)財(cái)務(wù)檔案開(kāi)發(fā)利用不充分醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案屬專業(yè)檔案，除具有普通檔案的一般特征外，另一突出特征就是其專業(yè)性，由此決定了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人才所應(yīng)具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)，但目前的現(xiàn)狀是財(cái)務(wù)部門僅能做到收集、整理、歸檔；檔案部門也僅為保存與提供利用，而對(duì)于檔案價(jià)值的體現(xiàn)，既檔案的開(kāi)發(fā)利用幾乎為零。由于開(kāi)發(fā)利用不充分，不能有效體現(xiàn)檔案的價(jià)值，直接影響人們對(duì)財(cái)務(wù)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的有效管理極為不利。
2.4財(cái)務(wù)檔案銷毀難醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的銷毀是檔案管理一系列工作中不可缺少的重要一環(huán)。實(shí)際工作中這一環(huán)節(jié)往往不受重視，不按《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》規(guī)定的期限進(jìn)行銷毀，許多醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案已超過(guò)保管期限，也不愿銷毀，存在無(wú)人愿銷、無(wú)人敢銷的局面。究其原因，一方面是數(shù)量大，開(kāi)展工作需花費(fèi)大量的人力物力；另一方面是鑒定銷毀缺乏可操作性規(guī)定，大量的陳年舊賬既占據(jù)了有限的空間，又影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。
3完善財(cái)務(wù)檔案管理工作的對(duì)策
3.1加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)干部、職工對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。對(duì)不具備設(shè)立檔案管理部門的基層醫(yī)院，應(yīng)在財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的裝訂、立卷、歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管財(cái)務(wù)檔案的保管工作。依據(jù)《檔案管理辦法》的規(guī)定，從法律的高度來(lái)依法加強(qiáng)管理，使財(cái)務(wù)檔案管理走上法制化的軌道。
一、會(huì)計(jì)檔案的新特點(diǎn)
傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案，指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。在企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中，會(huì)計(jì)檔案形式發(fā)生巨大變化。會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)資料，不僅有紙質(zhì)載體，同時(shí)表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)文件。會(huì)計(jì)人員的日常核算工作，以及會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱、查詢工作，都可以在計(jì)算機(jī)上完成，會(huì)計(jì)檔案工作，表現(xiàn)出許多新特點(diǎn)。
第一，會(huì)計(jì)檔案存在形態(tài)多樣化。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案資料，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，如票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表，又有磁性介質(zhì)、光盤或優(yōu)盤。不同形式的會(huì)計(jì)檔案，可以互為補(bǔ)充和備份，提高會(huì)計(jì)信息的完整性和安全性。
第二，會(huì)計(jì)檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，通過(guò)電子商務(wù)，能夠滿足日常會(huì)計(jì)信息的查詢、報(bào)表分析，會(huì)計(jì)檔案信息可以做到資源共享。
第三，電子會(huì)計(jì)檔案的保管簡(jiǎn)單。電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案，配合電腦和軟件系統(tǒng)，容易修正、復(fù)制，便于攜帶和傳遞。配合紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，能夠相互印證。電子會(huì)計(jì)檔案不受時(shí)間空間限制和影響，可以永久保存，解決會(huì)計(jì)檔案保存的后顧之憂。
二、 會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題
（一）會(huì)計(jì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足
會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作成果，是會(huì)計(jì)核算的歷史資料，是記載企業(yè)發(fā)展歷程的第一手資料。由于認(rèn)識(shí)上的不足，會(huì)計(jì)工作只重視核算階段，停留在對(duì)會(huì)計(jì)憑證的填制和審核、賬簿的登記和財(cái)務(wù)報(bào)告的編制上，會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管重視不夠，更談不上提高會(huì)計(jì)檔案的信息化水平。一些小微企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存堪憂，生命周期短，無(wú)法關(guān)注會(huì)計(jì)檔案管理工作。
（二）會(huì)計(jì)檔案的軟硬件建設(shè)滯后
會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化、電子化，需要有配套的軟硬件設(shè)備。會(huì)計(jì)檔案通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入，需要購(gòu)置相應(yīng)設(shè)施設(shè)備。一些單位尤其是小微企業(yè)因財(cái)力有限，在資金投入上受到限制，舍不得支付大筆資金進(jìn)行檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化。會(huì)計(jì)檔案的軟硬件設(shè)施建設(shè)不能與會(huì)計(jì)電算化相協(xié)調(diào)，成為會(huì)計(jì)全面的發(fā)展阻礙。
（三）會(huì)計(jì)檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞
會(huì)計(jì)檔案工作是一項(xiàng)繁瑣的工作，需要將日常大量會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，安排專門人員進(jìn)行拷貝（備份）存儲(chǔ)，進(jìn)行會(huì)計(jì)信息的轉(zhuǎn)化，成為磁性介質(zhì)，或刻錄在光盤，這類信息獨(dú)立于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。在會(huì)計(jì)檔案的備份、保管過(guò)程中，由于對(duì)檔案信息的再利用認(rèn)識(shí)不足，很容易出現(xiàn)損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況，造成會(huì)計(jì)信息資料的安全隱患。
（四）會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高
會(huì)計(jì)檔案管理的信息化，是一個(gè)不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程，要依賴于檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案隊(duì)伍，是會(huì)計(jì)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。一些單位的財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)專業(yè)素質(zhì)和會(huì)計(jì)電算化專業(yè)知識(shí)，不能滿足信息化的需要，直接影響財(cái)務(wù)檔案的現(xiàn)代化。由于對(duì)會(huì)計(jì)電算化給會(huì)計(jì)工作帶來(lái)的優(yōu)越性認(rèn)識(shí)不足，利用不夠，會(huì)計(jì)檔案工作處于混亂狀態(tài)。很多單位也沒(méi)有專門人員對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行具體管理工作，直接影響會(huì)計(jì)檔案信息化步伐。
三、解決會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題的對(duì)策
（一）提高會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)
會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)管理資料，是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析的主要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案的保管工作，是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，需要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案保管期限，到期銷毀。在會(huì)計(jì)電算化條件下，更需要提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管重要性認(rèn)識(shí)，沒(méi)有安全、完整、可靠的會(huì)計(jì)檔案資料，會(huì)計(jì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化無(wú)從談起，成為無(wú)水之源。相關(guān)部門加強(qiáng)小微企業(yè)會(huì)計(jì)管理工作，對(duì)于是否有完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度，要成為會(huì)計(jì)工作考核內(nèi)容之一。
（二）加快會(huì)計(jì)檔案的軟硬件建設(shè)工作
會(huì)計(jì)的目標(biāo)是及時(shí)準(zhǔn)確提供會(huì)計(jì)信息，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，為會(huì)計(jì)信息的傳輸提供有利條件。會(huì)計(jì)工作是企業(yè)管理的重要組成部分，會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要信息資料，是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析、預(yù)測(cè)、決策的依據(jù)。企業(yè)要提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加大投入，配備足夠的財(cái)務(wù)檔案信息化所需的軟硬件，全面完善會(huì)計(jì)工作，為提升企業(yè)管理水平奠定基礎(chǔ)。
（三） 完善會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作
根據(jù)財(cái)政部的《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報(bào)表系統(tǒng)管理制度》規(guī)定，建立賬務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)的備份工作。搞好會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性工作，如計(jì)算機(jī)病毒的防范等。采用密碼管理和登陸制度，控制網(wǎng)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的讀取，建立防火墻，將企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與外部訪問(wèn)區(qū)之間的聯(lián)系進(jìn)行隔斷，限制外界對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行非法訪問(wèn)。采用數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，防止數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截，盜用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全?[患，保障會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。
計(jì)生檔案的管理工作，也經(jīng)歷了由手工檔簿到微機(jī)管理的過(guò)程，即由原始的粗劣而簡(jiǎn)單的手工報(bào)表到先進(jìn)的具有科學(xué)化的電腦操作，這期間的些許酸楚與艱辛、迷惘與探索，筆者曾于二十世紀(jì)末期《中國(guó)人口報(bào)》上以《走科學(xué)化微機(jī)管理的道路》為題闡述過(guò)自己的拙見(jiàn)。而今，實(shí)施微機(jī)管理檔案的工作已有十個(gè)年頭，人們從茫然中走出迷惘，進(jìn)行了大量的有益探索，逐漸地由不熟知、不適應(yīng)變?yōu)檎J(rèn)識(shí)到位、得心應(yīng)手。各級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)，各個(gè)層面的工作人員也從思想的根本上認(rèn)知了計(jì)生檔案工作在計(jì)劃生育中的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。明確專人，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)了計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，有效地保證明人了工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
然而，我們也不難看到，目前的計(jì)生檔案管理工作還存在著一些不盡人意的地方。諸如，在職責(zé)明化，制度細(xì)化，管理強(qiáng)化等方面還有不少值得探討的東西，下面就本人在幾年來(lái)的管理工作中所持的一些做法歸納幾點(diǎn)不成熟的見(jiàn)解，以與同行共同商榷與探索。
一、明確檔案管理工作的目的與任務(wù)。確保檔案的及時(shí)性完整性與安全性，是檔案管理人員的基本職責(zé)與任務(wù)，也是檔案管理工作的主要目的。在這方面我重點(diǎn)抓住了“四不”“三聯(lián)”“二要”“一保證”等逐一加以落實(shí)?！八牟弧奔创_保檔案不損壞，不丟失，不零散，不混亂；“三聯(lián)”即聯(lián)絡(luò)其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)，聯(lián)絡(luò)其他行業(yè)，聯(lián)絡(luò)村級(jí)基層組織，以防漏統(tǒng)漏報(bào)；“二要”即要工作經(jīng)?；种院悖?guī)范計(jì)生網(wǎng)絡(luò)的基本體系；“一保證”即保證計(jì)生檔案萬(wàn)無(wú)一失。
二、完善工作制度，加強(qiáng)規(guī)范約束。檔案管理工作，是人口計(jì)生工作的樞紐，建檔不易，管檔也十分繁雜。這就需要制定一套完善的工作制度，加以規(guī)范約束。
多年來(lái)的實(shí)踐告訴我們，要保證鎮(zhèn)處計(jì)生檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤，就要首先抓好包片計(jì)生干部與村級(jí)計(jì)生統(tǒng)計(jì)員等工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立起月考季評(píng)年累積的獎(jiǎng)懲制度，堅(jiān)持常抓不懈，緊而不松，從計(jì)生檔案的收集、上報(bào)、整理、入檔存檔都要做到統(tǒng)一要求，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，操作規(guī)范，準(zhǔn)確及時(shí)。同時(shí)，還要建立聯(lián)絡(luò)服務(wù)制度，暢通反饋渠道，鎮(zhèn)村級(jí)的計(jì)生檔案管理人員要定期與計(jì)生服務(wù)對(duì)象溝通，以取得準(zhǔn)確的第一手計(jì)生狀況資料。另外，建立收集整理建檔卡的時(shí)間制度，確保每個(gè)單位當(dāng)日的資料不漏收，月報(bào)之前統(tǒng)計(jì)好，做到上報(bào)及時(shí)，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確，只有這樣，計(jì)生檔案才能完整安全。
三、樹(shù)立法制意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理。檔案管理人員須有“檔案重于泰山”、責(zé)任大于天的思想，在實(shí)際操作中，往往會(huì)出現(xiàn)一些個(gè)別抽檔、改檔乃至毀檔的現(xiàn)象，這就要求我們工作人員必須保持清醒的頭腦，從根底入手，明察暗訪，真抓實(shí)干，不徇情枉法，杜絕此類事情的發(fā)生，以保持計(jì)生檔案工作的純潔性，以達(dá)到檔案入檔、存檔的準(zhǔn)確性，完整性與安全性。
總而言之，計(jì)生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來(lái)不得半點(diǎn)草率馬虎，只有將工作方向細(xì)而又細(xì)，認(rèn)真對(duì)待每一點(diǎn)，每一步才會(huì)達(dá)到理想的效果。
摘要:在實(shí)施科學(xué)化微機(jī)管理的今天,對(duì)計(jì)生檔案進(jìn)行合理地細(xì)化操作,是現(xiàn)今檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急.文章結(jié)合當(dāng)前的現(xiàn)狀,從職責(zé)明化，制度細(xì)化，管理強(qiáng)化等方面入手,希望能同大家做有益的探討.
關(guān)鍵詞:計(jì)生檔案；檔案管理；細(xì)化；法制意識(shí)；約束
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104（2012）
為了正確認(rèn)識(shí)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特性，充分發(fā)揮房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的作用，更好地做好檔案管理工作，本文著重探討如下幾個(gè)問(wèn)題。
1 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特點(diǎn)
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是房地產(chǎn)主管部門或者房屋登記機(jī)關(guān)在房地產(chǎn)管理和房屋登記、權(quán)屬調(diào)查、房產(chǎn)測(cè)繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等工作中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體、不同形式的記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬管理和房屋登記的真實(shí)記載，是房地產(chǎn)管理的一項(xiàng)重要工作，是房屋登記工作的重要依據(jù)。
1.1 法律性
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案具有法律效力。這是因?yàn)樵诜康禺a(chǎn)管理和房屋登記過(guò)程中形成的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，必須嚴(yán)格按照法律法規(guī)的規(guī)定，履行法定程序。這些房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。
1.2 完整性
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的完整性體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是房地不可分割；二是圖檔合一。房地不可分割是《城市房地產(chǎn)管理辦法》的法定原則。在房屋登記過(guò)程中應(yīng)當(dāng)遵循房屋所有權(quán)和該房屋占用范圍內(nèi)的土地使用權(quán)主體一致的原則。就房屋建筑而言，房地是不可分割的。房屋不管采取何種建筑結(jié)構(gòu)，它一定要建筑在土地上。此時(shí)，房主取得了土地使用權(quán)，原則上也就取得了房屋所有權(quán)，反之，有了房屋所有權(quán)，也就同時(shí)擁有了土地使用權(quán)。房地產(chǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)移，土地使用權(quán)要與之相一致，隨之轉(zhuǎn)移。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案要適時(shí)更新，密切配合房地產(chǎn)變更，切實(shí)保證房地產(chǎn)檔案的完整性。圖檔合一。房地產(chǎn)分丘圖、分戶圖上注記丘號(hào)、戶號(hào)，這些編號(hào)反映在樓盤表中，可作為我們查詢房地產(chǎn)檔案信息的索引。通過(guò)圖上標(biāo)注房地產(chǎn)地理信息、數(shù)字信息，能夠清楚地知道房地產(chǎn)的四至范圍、面積、所在層數(shù)等房地產(chǎn)基本狀況，一目了然。
1.3 專業(yè)性
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)管理，來(lái)自于房屋登記過(guò)程中。根據(jù)其屬性，決定了它的專業(yè)性，這是任何其他部門所不能取代的，也是其他檔案所不能代替的。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案嚴(yán)格依據(jù)法律法規(guī)、規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的法定程序運(yùn)行，使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)，索取專業(yè)材料。房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作特別是房屋登記工作，涉及面廣、信息量大、現(xiàn)實(shí)性強(qiáng)。形成的檔案材料在內(nèi)容上和形式上有著明顯的專業(yè)性、獨(dú)立性。與其他一般公文有著明顯的區(qū)別，在內(nèi)容上反映房地產(chǎn)的基本狀況、權(quán)利狀況和其他狀況。文件名稱采用專業(yè)術(shù)語(yǔ)，各種表格、要件采用統(tǒng)一的格式，按照統(tǒng)一的規(guī)范填寫。在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理中形成了以圖、表、檔、卡為主要內(nèi)容的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案。圖是指房地產(chǎn)平面圖、分丘圖、分戶圖，它反映了房地產(chǎn)的四至、坐落、土地權(quán)屬性質(zhì)、規(guī)劃用途等信息，直觀性強(qiáng)，各種信息關(guān)聯(lián)度高；表是指樓盤表，它是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的總綱，通過(guò)樓盤表反映每一個(gè)單體建筑物的編號(hào)，決定檔案的存儲(chǔ)位置。樓盤表相當(dāng)于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理系統(tǒng)的主板，其重要性不言而喻。編號(hào)不怕長(zhǎng)，就怕重復(fù)，有了樓盤表，就會(huì)建立起每棟單體樓的數(shù)字化模型，這是建立房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理系統(tǒng)、信息查詢系統(tǒng)和房屋登記系統(tǒng)的基礎(chǔ)；檔包括文字檔案，它具體真實(shí)地反映了房地產(chǎn)所有權(quán)的來(lái)龍去脈，具有詳盡、具體、細(xì)致、真實(shí)、可靠的特性；卡是指房地產(chǎn)卡片，它包括錄入電腦的房地產(chǎn)情況表，房地產(chǎn)檔案歸檔情況表等，它概括了房地產(chǎn)檔案的基本內(nèi)容，彌補(bǔ)了圖的不足。圖、表、檔、卡四位一體，各有側(cè)重，相輔相成，滿足了房地產(chǎn)權(quán)屬管理和房屋登記的需要。
1.4 動(dòng)態(tài)性
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的動(dòng)態(tài)性，是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的最顯著的特性。其實(shí)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式下，房地產(chǎn)始終處于流動(dòng)狀態(tài)。隨著城市變遷，市政基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，城市規(guī)模的不斷膨脹，房地產(chǎn)市場(chǎng)日益活躍。在這樣的大背景下，房屋的買賣、交換、繼承、贈(zèng)與、析產(chǎn)等房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移會(huì)不斷發(fā)生，房屋的拆除、擴(kuò)建日益頻繁。因而，房地產(chǎn)權(quán)屬始終處于不斷的轉(zhuǎn)移變更之中，具有明顯的動(dòng)態(tài)性。在這種情況下，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理部門不斷適應(yīng)新情況，不斷解決新問(wèn)題，及時(shí)更新房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的圖、表、檔、卡，以確保房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的真實(shí)性、系統(tǒng)性、完整性。
2 房地產(chǎn)檔案的作用
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案具有法定性。房屋登記簿記載的內(nèi)容、樣式、管理等由國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定。如果說(shuō)房屋登記機(jī)關(guān)是一個(gè)“圖書(shū)館”，那么，以房屋登記簿為代表的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案就是這個(gè)圖書(shū)館里的一整套“百科全書(shū)”。它來(lái)源于房地產(chǎn)管理，又反過(guò)來(lái)服務(wù)于房地產(chǎn)管理。在現(xiàn)實(shí)社會(huì)實(shí)踐中，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的服務(wù)范圍已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)它的管理范圍，擴(kuò)大到了整個(gè)城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的作用主要表現(xiàn)在這幾個(gè)方面。
2.1 房屋登記
《物權(quán)法》規(guī)定不動(dòng)產(chǎn)實(shí)行登記簿制度，房地產(chǎn)以記載于登記簿而發(fā)生物權(quán)效力。《城市房地產(chǎn)管理辦法》進(jìn)一步規(guī)定，國(guó)家實(shí)行土地使用權(quán)和房地產(chǎn)所有權(quán)登記發(fā)證制度。房屋登記工作的一個(gè)中心任務(wù)，就是根據(jù)所有權(quán)人申請(qǐng)，啟動(dòng)房屋登記程序，完成房屋登記手續(xù)。在這個(gè)過(guò)程中，如果沒(méi)有房地產(chǎn)權(quán)屬檔案作為后盾，想完成房屋登記是根本不可能的。正是因?yàn)橛辛朔康禺a(chǎn)權(quán)屬檔案部門提供的房地產(chǎn)信息查詢，從而極大地提高了房屋登記準(zhǔn)確率，保證了房屋登記的可靠性，為房屋登記機(jī)關(guān)節(jié)省了可觀的人力、物力和財(cái)力。
2.2 房地產(chǎn)交易安全
2008 年 7 月 1 日施行的《房屋登記辦法》，在其總則中就明確了立法目的“為了規(guī)范房屋登記行為，維護(hù)房地產(chǎn)交易安全，保護(hù)權(quán)利人的合法權(quán)益”。一個(gè)時(shí)期以來(lái)，在房地產(chǎn)交易中一房多賣、虛假?gòu)V告、合同欺詐等情況時(shí)不時(shí)地會(huì)發(fā)生。攪亂了房地產(chǎn)正常的市場(chǎng)秩序，破壞了社會(huì)的和諧與穩(wěn)定。房地產(chǎn)交易的實(shí)質(zhì)是房地產(chǎn)權(quán)利的轉(zhuǎn)讓。房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)清晰，是房地產(chǎn)交易的前提。誰(shuí)來(lái)?yè)?dān)當(dāng)？當(dāng)然是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案。當(dāng)事人或者利害關(guān)系人，可以通過(guò)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案查詢系統(tǒng)，查詢標(biāo)的房地產(chǎn)的基本狀況、權(quán)利限制狀況等基本信息。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理部門出具房地產(chǎn)證明，具有權(quán)威性、法定性。通過(guò)房地產(chǎn)信息查詢，能夠切實(shí)保證房地產(chǎn)交易的安全。
2.3 為國(guó)家機(jī)器服務(wù)
因司法程序需要，紀(jì)檢監(jiān)察、檢察院、法院、仲裁等司法機(jī)關(guān)，因案件需要要對(duì)房地產(chǎn)實(shí)行查封、扣押、調(diào)閱等司法措施，正是因?yàn)橛辛送暾姆康禺a(chǎn)權(quán)屬檔案，才能夠?yàn)閲?guó)家機(jī)器提供服務(wù)。
3 做好房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作的方法
3.1 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集
切實(shí)做好房產(chǎn)檔案的收集工作是確保檔案完整齊全的關(guān)鍵。每件房屋登記完成后，房屋登記官應(yīng)當(dāng)及時(shí)將整理好的房屋登記文件材料，經(jīng)房屋登記中心負(fù)責(zé)人審查后，及時(shí)送交房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)立卷歸檔。
3.2 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的整理
它是房地產(chǎn)檔案基礎(chǔ)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。作為房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，收集工作是基礎(chǔ)，提供利用是目的，而檔案整理則是承上啟下的關(guān)鍵步驟。房地產(chǎn)檔案整理工作是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案科學(xué)化、規(guī)范化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)，是提供房地產(chǎn)信息查詢的必要步驟。對(duì)于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案收集工作具有反饋功能。
4 結(jié)束語(yǔ)
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作具有專業(yè)性、法定性、統(tǒng)一性、永久性等特性。它既是房屋登記管理工作的有機(jī)組成部分，又是房屋登記和產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理的工具。在房屋登記及房地產(chǎn)管理工作中，需要隨時(shí)查閱使用，直接為房屋登記、房地產(chǎn)管理工作以及房地產(chǎn)信息公開(kāi)提供查詢服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
一、檔案管理的特性
檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中?e累和保存下來(lái)的歷史記錄，由于社會(huì)活動(dòng)的復(fù)雜性，歷史上存留下來(lái)的檔案不計(jì)其數(shù)，管理工作的本質(zhì)就是進(jìn)行較長(zhǎng)期的管理。正是由于檔案管理的長(zhǎng)期性、重要性，所以必須要針對(duì)檔案保管工作加以研究。但是在實(shí)際的檔案管理工作過(guò)程中，由于有著多個(gè)不同的工作層而，并且每個(gè)不同層而所呈現(xiàn)出的特性也有所差異，從某種程度上來(lái)說(shuō)，檔案管理本身限制了檔案在社會(huì)中的流通性，自身有著較為封閉的特性，這直接導(dǎo)致檔案管理工作中有著利用、保管的矛盾性存在。人們不斷尋找許多更合理的管理方法，使其更好地服務(wù)社會(huì)，這就需要通過(guò)新的視角和高度重新審視當(dāng)前檔案管理的熱點(diǎn)問(wèn)題。
二、檔案管理現(xiàn)代化的背景以及必要性
檔案管理現(xiàn)代化就是指管理者秉承著現(xiàn)代管理理論科學(xué)，以現(xiàn)代的管理方式與手段為基礎(chǔ)，利用先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備與技術(shù)，管理員充分發(fā)揮自身的主動(dòng)性、創(chuàng)造性、積極性，進(jìn)而對(duì)檔案的管理以往的傳統(tǒng)管理方式進(jìn)行改革，讓檔案管理完成到現(xiàn)代化、智能化、系統(tǒng)化的轉(zhuǎn)變?；谏鐣?huì)經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步的基礎(chǔ)上，現(xiàn)代科學(xué)計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐漸的應(yīng)用于各行各業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域中。
在當(dāng)前社會(huì)飛速發(fā)展的過(guò)程中，通過(guò)檔案管理現(xiàn)代化管理工作的執(zhí)行，實(shí)際上有著至關(guān)重要的作用，首先，能夠高效、安全的直接通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)電子形式的方式來(lái)對(duì)于檔案信息加以收集和管理，各個(gè)方面的信息檔案能夠更加便利的進(jìn)行查閱，同時(shí)還能夠持續(xù)性的對(duì)檔案本身管理環(huán)境加以改善，最大限度的降低?n案信息所需要的存儲(chǔ)空間，這對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)中大量檔案原件檔案管理起到了.定的促進(jìn)作用。
三、檔案管理現(xiàn)代化
檔案管理現(xiàn)代化主要是管理人員基于現(xiàn)代化理論科學(xué)，通過(guò)有效管控方式，借助先進(jìn)設(shè)備以及技術(shù)系統(tǒng)，全面激發(fā)管理人員主動(dòng)積極性以及創(chuàng)新實(shí)踐能力，進(jìn)而全面更新傳統(tǒng)檔案管理模式，令其向著現(xiàn)代化、系統(tǒng)性、智能化方向不斷發(fā)展。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的同時(shí)，現(xiàn)代科技實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足進(jìn)步，特別是網(wǎng)絡(luò)信息手段更廣泛的滲透至各行業(yè)領(lǐng)域。伴隨現(xiàn)代社會(huì)信息化水平的提升，檔案管理也面臨更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)與考驗(yàn)，而信息檔案則漸漸通過(guò)多重形式展現(xiàn)，總量不斷增加，令檔案管理難度以及任務(wù)量明顯增長(zhǎng)，對(duì)調(diào)檔工作也提出了高標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案管理現(xiàn)代化體現(xiàn)了重要的現(xiàn)實(shí)意義，可有效合理的匯總搜集電子檔案信息，便利的查閱檔案內(nèi)容，優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，合理縮減存儲(chǔ)空間，對(duì)原件檔案管理體現(xiàn)了有效的影響作用。
四、檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應(yīng)用分析
（一）整分合原理
要想充分展現(xiàn)出檔案管理的重要性，提高檔案管理的效率，需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況及檔案管理原理的要求，對(duì)檔案管理做好系統(tǒng)化和合理化的規(guī)劃工作，并對(duì)檔案管理人員的工作內(nèi)容進(jìn)行明確的分工，明確自身的職能，將各個(gè)分工的事項(xiàng)進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合。從狹義的角度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析可知，檔案管理工作包括存儲(chǔ)、整理、收集、編研、統(tǒng)計(jì)及整理等方面的工作內(nèi)容。從廣義的角度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析可知，主要包括學(xué)會(huì)、宣傳出版、檔案館工作等方面的工作內(nèi)容。為了充分展現(xiàn)出檔案管理的重要性，提高檔案管理的工作效率，確保檔案管理的可靠性，要求檔案管理部門人員需要明確自身的職責(zé)，對(duì)實(shí)際的檔案管理工作進(jìn)行分析，制定出合理的檔案管理工作目標(biāo)，提升檔案管理效果，減少檔案管理人員的工作量。檔案管理目標(biāo)是檔案管理人員希望能夠達(dá)到的理想檔案管理程度，是檔案管理人員工作的主要方向，有助于提高檔案管理工作的績(jī)效水平。各檔案管理部門在制定完檔案管理目標(biāo)后，要求每個(gè)檔案管理人員明確自身的職責(zé)和工作任務(wù)，做好明確的分工工作，提高檔案管理工作的組織性。
（二）系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理是檔案管理諸多原理的理淪基礎(chǔ)，其主要含義是指在檔案管理過(guò)程中將所有檔案管理的工作內(nèi)容科學(xué)地匯聚成一個(gè)整體，通過(guò)對(duì)整體工作內(nèi)容的劃分和整合來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的有效規(guī)劃，充分地發(fā)揮檔案管理過(guò)程中侮一個(gè)工作環(huán)節(jié)的作用，清除掉檔案管理工作中重復(fù)和不必要的內(nèi)容，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行和健康發(fā)展。
（三）反饋
反饋是實(shí)行檔案管理現(xiàn)代化的指路明燈。檔案管理工作的信息反饋在于肯定檔案工作的自身價(jià)值。要將檔案信息所輸出的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益全方位的進(jìn)行反饋，才能認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要作用。檔案信息輸出后，一方面承受著社會(huì)的檢驗(yàn)，一方面被社會(huì)所利用，實(shí)行統(tǒng)一化的管理，簡(jiǎn)化反饋程序，有利于檔案管理的改進(jìn)與完善。
（四）加強(qiáng)管理的重視程度
加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度格外重要，只有從思想上重視檔案管理工作，才能夠管理好檔案。檔案管理的目的就是通過(guò)對(duì)各類檔案進(jìn)行整理和分類，從而為經(jīng)濟(jì)社會(huì)各方面發(fā)展提供理論和政策依據(jù)。重視檔案管理，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的控制，能夠最大程度的節(jié)約人力成本，提升管理效率，為社會(huì)服務(wù)，為國(guó)家發(fā)展作出貢獻(xiàn)。
