時(shí)間：2023-06-07 09:30:15
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理數(shù)字化建設(shè)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
[關(guān)鍵詞]城建檔案；管理；信息化；數(shù)字化；現(xiàn)代化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136
[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）18-0-01
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在很多不足之處，如檔案資源的調(diào)閱費(fèi)力、耗時(shí)以及占用空間大等。應(yīng)加強(qiáng)城市檔案管理的信息化建設(shè)，增強(qiáng)城建檔案管理的數(shù)字化能力。為此，要借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件和軟件設(shè)施，以電子化的形式保存城建檔案，注重城建檔案的信息化管理，以提升城建檔案的管理效率，更加有效地體現(xiàn)城建檔案的重要功能。
1 規(guī)范城建檔案信息化建設(shè)指標(biāo)和要求
城建檔案信息化的指標(biāo)是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的前提條件和基礎(chǔ)保障，也是檔案信息化建設(shè)的主要方式。在城建檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，它逐步成為一個(gè)關(guān)鍵性組成部分，為使共享信息資源更加有效，要確保檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。為此，應(yīng)嚴(yán)格要求檔案信息的搜集、整理、儲(chǔ)存、加工等一系列工作，確保檔案信息資源的有效性。這要求相關(guān)人員根據(jù)行業(yè)規(guī)范和國家要求，制定有關(guān)指標(biāo)規(guī)范，其主要涵蓋：①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要求。信息管理系統(tǒng)中錄入的信息需要確保格式一致，以增強(qiáng)信息資源共享和傳遞的有效性；②處理業(yè)務(wù)的要求，換言之，即涉及檔案業(yè)務(wù)的要求；③管理性的指標(biāo)和要求，規(guī)范管理檔案管理工作者的行為和設(shè)備等，包括提取與錄入檔案信息，以及規(guī)范檔案管理工作者的行為等。
2 建設(shè)城建檔案信息管理系統(tǒng)
目前，一般由專業(yè)開發(fā)軟件的企業(yè)來建設(shè)城建檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理部門的工作者也應(yīng)參與前期的方案探究與調(diào)研事項(xiàng)，并認(rèn)真調(diào)試測(cè)試軟件。除此之外，為更加有效地共享信息資源，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一電子政務(wù)資源以及城建檔案信息管理系統(tǒng)，提高城建檔案管理的起點(diǎn)，使其可從更高的視角上進(jìn)行信息化建設(shè)，大大提高城建檔案管理效率。對(duì)于檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，應(yīng)在實(shí)現(xiàn)各種開放需求的過程中，創(chuàng)建一定的硬件平臺(tái)與軟件平臺(tái)，提升網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性與可靠性，規(guī)避檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)。
3 設(shè)計(jì)城建檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫儲(chǔ)存
目前，城建檔案管理信息化的基礎(chǔ)性條件業(yè)已具備，且逐步健全了硬件與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，城建檔案信息化建設(shè)的另一重點(diǎn)是管理和設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫。因此，要科學(xué)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫。首先，城建檔案管理數(shù)據(jù)庫需涵蓋三項(xiàng)內(nèi)容，即文檔庫、影像庫、空間庫。其中，數(shù)據(jù)庫不同，文件的儲(chǔ)存格式也不同，所有的數(shù)據(jù)庫間存在相互聯(lián)系，在用戶調(diào)取某一種信息的過程中，其他文件庫都能對(duì)其實(shí)施管理和編碼。其次，創(chuàng)建高效檢索系統(tǒng)。有效檢索信息資源是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，否則，信息系統(tǒng)就僅成為記錄數(shù)據(jù)的工具。在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫的過程中，要借助先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)有效整合不同載體的檔案信息資源，多層次開發(fā)檔案信息資源。從某種意義上來講，整個(gè)系統(tǒng)的工作效率受系統(tǒng)檢索效率的制約，因此，在設(shè)計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)庫時(shí)，應(yīng)遵循科學(xué)與安全原則，并注重提高信息檢索的效率。
4 應(yīng)用及管理城建檔案信息資源
在應(yīng)用及管理城建檔案信息資源的過程中，要注意以下幾點(diǎn)。首先，創(chuàng)建與完善信息化安全管理機(jī)制。立足于我國相關(guān)的法律和法規(guī)，創(chuàng)建與完善檔案管理制度和體系，清楚劃分登錄系統(tǒng)不同工作者的責(zé)任與權(quán)限，提升系統(tǒng)信息的安全性。其次，注重培養(yǎng)信息化的專業(yè)性人才，持續(xù)提高檔案管理工作者的素質(zhì)，有效實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化建設(shè)。
5 注重建設(shè)城建檔案管理的信息化人才隊(duì)伍
城建檔案信息化的一個(gè)重要保障是具備一支綜合素質(zhì)較高的信息化人才專業(yè)隊(duì)伍。建設(shè)人才隊(duì)伍除要提高內(nèi)部管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)培訓(xùn)、引進(jìn)現(xiàn)代化的管理人才和信息技術(shù)開發(fā)的技術(shù)性人才，以優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。尤為關(guān)鍵的是，要不斷更新各個(gè)級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域和結(jié)構(gòu)，確保城建檔案信息化具備一個(gè)優(yōu)秀的引路人，且形成一支強(qiáng)大的人才隊(duì)伍鏈，在城建檔案管理工作者和信息技術(shù)開發(fā)工作者緊密配合的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)城建檔案的信息化建設(shè)。
6 結(jié) 語
城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)處于一個(gè)理想的發(fā)展階段，人們的認(rèn)知能力與思想意識(shí)的改變決定了其發(fā)展趨勢(shì)與發(fā)展方向。檔案管理人員不能停留在以往陳舊的管理理念和管理模式中，應(yīng)創(chuàng)新思想，立足于城建檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，縱觀歷史發(fā)展趨勢(shì)和新形勢(shì)，確保城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)能有效推動(dòng)城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)文明的進(jìn)步。
主要參考文獻(xiàn)
[1]陳濤.云存儲(chǔ)技術(shù)在圖書館隨書光盤管理工作中的應(yīng)用[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2012（5）.
關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；意義；路徑
各級(jí)儲(chǔ)備部門屬于國家戰(zhàn)略物資儲(chǔ)備管理機(jī)構(gòu)，是保障國家軍事安全和經(jīng)濟(jì)安全后備力量，優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理對(duì)提高儲(chǔ)備部門管理效益來說至關(guān)重要。檔案管理主要是通過文字、圖表、音像等方式將具有重要價(jià)值的信息資料保存下來，以便于能夠結(jié)合以往資料信息作出正確的戰(zhàn)略性分析和決策。從當(dāng)前科技發(fā)展現(xiàn)狀來看，儲(chǔ)備部門檔案管理加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)勢(shì)在必行。本文在此指出儲(chǔ)備部門實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要意義，并提出幾點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要路徑。
1 檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要意義
（一）確保檔案管理規(guī)范進(jìn)行
檔案管理工作繁瑣枯燥，傳統(tǒng)的手動(dòng)式管理模式容易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)雜亂、失真、缺失等問題，難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的管理目標(biāo)[1]。而檔案管理數(shù)字化建設(shè)則可以全面涉及管理工作中的方方面面，借助互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)軟件對(duì)檔案各項(xiàng)內(nèi)容實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，大大提升了檔案管理的有序性，實(shí)現(xiàn)信息資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供更好地服務(wù)的目的。另外，通過加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)還可以避免檔案信息資料被惡意撰改，提高檔案信息的真實(shí)性和全面性，這對(duì)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)行也具有重要意義。
（二）提升檔案管理工作效率
由于儲(chǔ)備部門檔案涉及內(nèi)容繁多，在檔案管理上很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，并且許多檔案內(nèi)容要想查找，必須要將檔案“歸檔”后才能夠進(jìn)行，而數(shù)字化建設(shè)后的檔案管理則可以利用信息技術(shù)準(zhǔn)確呈現(xiàn)出當(dāng)前檔案信息。通過加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)還可以顯著提升檔案搜集、整理、歸類、分析及總結(jié)等流程效率，大大縮減工作時(shí)間，確保檔案能夠及時(shí)歸檔，讓檔案管理人員從傳統(tǒng)繁瑣的管理步驟中解脫出來，提升儲(chǔ)備物資管理局檔案管理工作效率。
（三）提高檔案內(nèi)容開發(fā)利用
以往人工式檔案管理模式只能保證檔案的完整安全保管與單個(gè)文件的查找利用，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，各類檔案的電子文件集中存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)硬盤上，電子文件經(jīng)立卷后，利用者通過檢索工具，可搜索到體現(xiàn)所需要信息的所有相關(guān)聯(lián)的電子文件，幫助利用者了解事情的來龍去脈，滿足利用者關(guān)于某一專題的深層次查詢需求，大大提高檔案內(nèi)容開發(fā)利用效果。
2 儲(chǔ)備部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)實(shí)施路徑
（一）增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理建設(shè)理念
儲(chǔ)備部門領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理者應(yīng)增強(qiáng)數(shù)字化檔案管理建設(shè)觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，了解數(shù)字化建設(shè)必要性和緊迫性，并在系統(tǒng)內(nèi)內(nèi)展開宣傳，提高職員對(duì)數(shù)字化建設(shè)理解，從而促使系統(tǒng)內(nèi)所有職工積極投身于檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中。同時(shí)，儲(chǔ)備部門還應(yīng)創(chuàng)新檔案管理理念，由以往靜態(tài)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)管理，結(jié)合系統(tǒng)內(nèi)管理實(shí)際情況樹立正確數(shù)字化管理觀念。最另外，儲(chǔ)備部門還應(yīng)從宏觀上將檔案管理數(shù)字化化建設(shè)納入自身發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中，在實(shí)踐中及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，準(zhǔn)確把握問題產(chǎn)生的原因，，并從不同方位分析檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還可能產(chǎn)生的弊端，盡早制定針對(duì)性解決措施。
（二）加大檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)高效進(jìn)行的前提[2]。對(duì)此，儲(chǔ)備部門應(yīng)首先提高財(cái)政支持，確保數(shù)字化建設(shè)資金到位，為具備檔案管理工作配備計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，針對(duì)重要文件、數(shù)據(jù)、信息等進(jìn)行刻錄儲(chǔ)存，且要注意刻錄格式的通用性。購入必要軟件設(shè)備，保證管理軟件能夠正常運(yùn)行，防火墻、防病毒軟件應(yīng)進(jìn)行自動(dòng)升級(jí)，借助軟件設(shè)備保障儲(chǔ)備部門檔案上傳、下載等環(huán)節(jié)安全。若資金允許，儲(chǔ)備部門還可以適當(dāng)多購入硬件設(shè)備，包括路由器、存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器以及圖文影響掃描設(shè)備等。除此之外，還要重視硬件設(shè)備管理，創(chuàng)設(shè)良好設(shè)備保管環(huán)境，確保設(shè)備處于溫度、濕度、光線適宜環(huán)境，避免磁場(chǎng)或腐蝕性物質(zhì)對(duì)硬件設(shè)備造成損壞。
（三）完善內(nèi)部數(shù)字化檔案管理體系
制度體系是確保一切項(xiàng)目高效、有序?qū)嵤┑闹匾獥l件，因此檔案管理的數(shù)字化建設(shè)也應(yīng)制定出相應(yīng)的管理體系來確保建設(shè)的順利進(jìn)行。數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)此儲(chǔ)備部門應(yīng)制定完善的數(shù)字化檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，提高檔案的使用效率和單位的辦事效率，更好的服務(wù)群眾、服務(wù)社會(huì)。完善、有效的管理體系能夠確保儲(chǔ)備部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程得到監(jiān)督和制約，確保在其建設(shè)過程滿足國家相關(guān)法律法規(guī)及章程制度要求。此外，完善管理制度還能夠顯著提升檔案管理人員工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)新性，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。儲(chǔ)備物質(zhì)管理局應(yīng)充分利用內(nèi)部管理體系加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)的監(jiān)督，及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中可能出現(xiàn)的問題或潛在隱患，及時(shí)解決或解決，確保高效、安全檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)。
（四）制定檔案管理安全化保障制度
數(shù)字化建設(shè)雖說對(duì)檔案管理有諸多積極意義，但隨著數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的加快，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來的信息安全性問題也越來越明顯。數(shù)字化檔案管理存在使用權(quán)限問題，容易被黑客攻擊、病毒侵襲，或第三方入侵者惡意篡改或監(jiān)視，安全問題難以得到保障[3]。因此，儲(chǔ)備部門在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，還必須要制定安全化保障制度，以此確保檔案管理安全性和保密性。在數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)嚴(yán)格依照國家及儲(chǔ)備部門相關(guān)法律法規(guī)及章程制度來進(jìn)行，制定保障制度來提高管理人員安全防患意識(shí)，避免檔案泄密、失密情況的出現(xiàn)。另外還利用電子身份認(rèn)證系統(tǒng)、防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、殺毒軟件等防護(hù)技術(shù)保障檔案信息安全。
（五）注重?cái)?shù)字化檔案管理人才培養(yǎng)
儲(chǔ)備部門內(nèi)部檔案管理工作枯燥、繁瑣，且檔案管理工作者晉升空間則不大，晉升難度相對(duì)較高。再加上檔案管理人員數(shù)字化信息技術(shù)欠缺，也是阻礙檔案管理數(shù)字化建設(shè)一個(gè)重要問題。因此還需加強(qiáng)檔案管理人員自身專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的提升，努力培養(yǎng)與之相符的現(xiàn)代信息化、數(shù)字化、專業(yè)化檔案管理人才。一方面，儲(chǔ)備部門應(yīng)重視對(duì)系統(tǒng)內(nèi)現(xiàn)有檔案管理人員數(shù)字化專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，鼓勵(lì)其加強(qiáng)繼續(xù)教育，定期對(duì)其展開培訓(xùn)，并且注重培訓(xùn)工作的數(shù)字化針對(duì)性，結(jié)合管理人員自身實(shí)際情況制定培訓(xùn)計(jì)劃。另一方面，儲(chǔ)備部門還可以引入具有數(shù)字化技術(shù)知識(shí)背景的檔案管理人員，提升檔案管理人員政策待遇、薪酬待遇，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，做到能夠“吸引人才、留住人才”。除此之外，儲(chǔ)備部門不僅要重視提高管理人員數(shù)字信息專業(yè)技術(shù)水平，更要重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。
3 結(jié)語
總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展時(shí)代下，信息高速公路進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將成為檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。儲(chǔ)備部門也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代形勢(shì)，全面認(rèn)識(shí)檔案管理數(shù)字化建設(shè)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)各項(xiàng)事物工作開展的積極促進(jìn)意義，深入探索研究出與儲(chǔ)備部門實(shí)際情況相符的檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑，逐步推動(dòng)儲(chǔ)備部門檔案管理數(shù)字化建設(shè)腳步，為保障局內(nèi)各項(xiàng)工作的高效開展奠定基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
[1]田爽.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策[J].科技傳播，2016，（02）：52-53.
【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；數(shù)字化
檔案是人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分，是人類社會(huì)實(shí)踐和社會(huì)文明進(jìn)步的歷史記錄，也是發(fā)展先進(jìn)生產(chǎn)力、建設(shè)先進(jìn)文化的基礎(chǔ)性工作和重要支柱。其中，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，是當(dāng)前做好檔案工作的重要任務(wù)之一。
一、檔案管理信息化數(shù)字化的內(nèi)涵和要求
1.檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化，是指在實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過程中，所必須依賴的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該由檔案管理部門統(tǒng)一制定、頒布、施行。檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化主要包括檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息存貯標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化等五個(gè)方面的內(nèi)容。
2.電子檔案的特性，使檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快速，使檔案信息資源共享，更大限度地滿足社會(huì)對(duì)檔案信息利用的要求。檔案信息數(shù)字化主要包括四個(gè)方面的內(nèi)容：檔案目錄數(shù)字化、檔案編研成果數(shù)字化、檔案全文數(shù)字化、檔案實(shí)體圖片化，其中檔案全文數(shù)字化是檔案數(shù)字化的核心問題。
3.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，是指將檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理后，通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案信息網(wǎng)站，供公眾進(jìn)行檔案信息查詢和資源共享，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的開放式、交互式、社會(huì)化利用。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化具有強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，可使檔案資源成為社會(huì)的共享資源和共同財(cái)富，實(shí)現(xiàn)不同地點(diǎn)的多個(gè)用戶同時(shí)受益，大大提高信息服務(wù)功能和利用效益。
二、檔案信息化數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
1.建設(shè)任務(wù)繁重，工作見效難。在檔案信息化進(jìn)程中，一要對(duì)現(xiàn)存館藏檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，通過掃描縮微等手段，將館藏文書、音像、照片、書籍等轉(zhuǎn)換成電子文件；二要利用文檔處理軟件，按照標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行規(guī)范整理，便于檢索利用；三要對(duì)客戶提供網(wǎng)上利用平臺(tái)，搞好遠(yuǎn)程服務(wù)；四要采取電磁屏蔽，內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、自身誤操作刪除修改，防止信息丟失失密，確保檔案信息安全；五要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步，要對(duì)電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí)，使其處于可用狀態(tài)，防止因技術(shù)升級(jí)而失去效用，造成資源損毀。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，建成數(shù)字檔案館，在財(cái)政投入沒有一個(gè)大的突破和復(fù)制技術(shù)沒有大幅度提高的情況下，也許需要數(shù)年、近十年或者更長的時(shí)間。
2.資金投入規(guī)模大，籌集資金難。加快檔案信息化建設(shè)，制約的瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購置計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備、打印、復(fù)印等設(shè)備，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，進(jìn)行信息安全防護(hù)等等，這些都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入。同時(shí)，由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快，生命周期短，不可能一次投入定終身，其后續(xù)維修、更換、升級(jí)費(fèi)用有多大可想而知。
3.隊(duì)伍建設(shè)要求高，適用人才難求。檔案信息化，檔案人員要與計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)打交道，是一種高層次的工作，對(duì)人的思想觀念、專業(yè)技能、寫作水平及綜合素質(zhì)都有較高的要求。工作人員要有相適應(yīng)的熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，有獲取判斷運(yùn)用信息的能力，要有精通的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。那種既懂檔案管理、又會(huì)計(jì)算機(jī)操作管理的復(fù)合型人才大受歡迎。但受傳統(tǒng)用人體制的制約，使人才競(jìng)爭難以順利展開，加上檔案部門待遇不高，優(yōu)秀人才難以吸引進(jìn)來，進(jìn)來后又難以留住，冗員又難以消化，致使檔案部門人員老面孔，工作老方法，進(jìn)步不快，活力不強(qiáng)。
三、積極推進(jìn)檔案管理信息化數(shù)字化的對(duì)策
1.在工作目標(biāo)的制訂執(zhí)行上，要堅(jiān)持長期目標(biāo)與近期目標(biāo)相結(jié)合。要按照總體要求，遵循“科學(xué)、實(shí)用、適用”的原則確定長期工作目標(biāo)和近期工作目標(biāo)。長期目標(biāo)要做到站在制高點(diǎn)上，提綱挈領(lǐng)，通盤考慮，保持高質(zhì)量和統(tǒng)一性，為技術(shù)發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地，防止走回頭路和彎路，減少資源浪費(fèi)。近期目標(biāo)注重實(shí)用和可行。基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)要按標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行檔案整理和電子計(jì)算機(jī)著錄與標(biāo)引工作。具體工作要做細(xì)，要精益求精，不馬虎從事。要通過落實(shí)近期目標(biāo)，摸索經(jīng)驗(yàn)，修訂和完善長期目標(biāo)，改進(jìn)工作，循序漸進(jìn)。
對(duì)于館藏檔案和新歸檔檔案的數(shù)據(jù)處理，要區(qū)別輕重緩急予以對(duì)待。對(duì)于新舊檔案的數(shù)據(jù)處理，可按照先新、后舊的原則，對(duì)新歸檔新入館的檔案采用新的辦法進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，舊檔案放到第二步。對(duì)于館藏檔案，可按照先重點(diǎn)后一般的原則，在對(duì)現(xiàn)有館藏進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，對(duì)有重要價(jià)值的檔案先進(jìn)行數(shù)字化處理。借此時(shí)機(jī)對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清理，對(duì)于已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案資料予以按程序批準(zhǔn)銷毀，以減少重復(fù)勞動(dòng)。
2.在方案的實(shí)施過程中，要堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃與分步實(shí)施相結(jié)合。在財(cái)力支持有限的情況下，要依據(jù)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展水平和與檔案部門可爭取的財(cái)力，制定一個(gè)長短結(jié)合的硬件設(shè)施建設(shè)方案，先添置部分先行設(shè)備，并采用逐年分步添加的方法，不求一步到位。在計(jì)算機(jī)等硬件的配置上，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要和人員計(jì)算機(jī)操作水平，按高中低不同檔次配置。硬件設(shè)施配置中堅(jiān)持高配置服務(wù)器，低配置終端的策略，硬件替換中將高配置的新機(jī)作服務(wù)器，低配置的舊機(jī)作終端。
3.在人力資源的開發(fā)上，堅(jiān)持注重引進(jìn)與加強(qiáng)培訓(xùn)相結(jié)合。要注重引進(jìn)既具有計(jì)算機(jī)操作能力又懂檔案管理的復(fù)合型人才，改善人才結(jié)構(gòu)。同時(shí)注意選送骨干到高等院校、專業(yè)培訓(xùn)班培訓(xùn)，鼓勵(lì)崗位練兵和自學(xué)成才，邊用邊學(xué)，以用促學(xué)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。
4.在資金的籌措上，堅(jiān)持爭取財(cái)政支持與積極自籌相結(jié)合。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，最基本的投入渠道只能是財(cái)政，檔案館不創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富，也無創(chuàng)收渠道，經(jīng)費(fèi)只能由財(cái)政供給。檔案部門要理直氣壯地爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，將其列入政府信息化工程，解決預(yù)算經(jīng)費(fèi)，一次難以到位的可確定基數(shù)，分年兌現(xiàn)。同時(shí)，注意發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，廣開籌資渠道，爭取多方面支持，多渠道解決。
5.推進(jìn)檔案信息化的法制建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)過程中，越來越表現(xiàn)出對(duì)法制化的依賴。加強(qiáng)檔案法制化建設(shè)，是適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展的新形勢(shì)，推動(dòng)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的重要保證。要加快推進(jìn)檔案信息化法制建設(shè)，適時(shí)提出比較成熟的行政立法建議，推動(dòng)相關(guān)配套行政規(guī)章的制訂和完善。檔案信息化管理的法制建設(shè)主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)現(xiàn)有檔案法規(guī)、國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)加以貫徹執(zhí)行。據(jù)有關(guān)資料顯示，在制定的技術(shù)規(guī)范中，貫徹標(biāo)準(zhǔn)的只在少數(shù)。采標(biāo)率很低，大部分單位對(duì)已經(jīng)頒布實(shí)施的國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)毫不了解。根據(jù)這種狀況，應(yīng)以法律法規(guī)的形式加以確定，變行政管理為法制管理，增加其約束力。二是社會(huì)的發(fā)展日新月異，檔案信息化進(jìn)程不斷加快，需要對(duì)新的領(lǐng)域、新的載體、新的檔案關(guān)系和新的檔案管理主體進(jìn)行立法，同時(shí)修改、廢止不適應(yīng)發(fā)展要求的檔案法規(guī)。三是大量電子檔案能否發(fā)揮其應(yīng)有使用價(jià)值缺乏法律依據(jù)。在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，就需要制定相關(guān)法律加以界定，從而更好地發(fā)揮電子檔案的作用。四是檔案信息化法制建設(shè)還應(yīng)包括檔案安全法規(guī)建設(shè)。現(xiàn)代信息社會(huì)中，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化使檔案存在一定的安全隱患，在推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。
6.在工作成果上，堅(jiān)持長期效益與當(dāng)前效益相結(jié)合。同樣，檔案信息化也要講求效益，在建設(shè)過程中要做到邊投入，邊建設(shè)，邊見效，從部分信息化到全部信息化。設(shè)備的購置，先考慮辦公和檔案館目錄數(shù)據(jù)庫輸入的需要。在檔案數(shù)據(jù)處理上先輸入重要的利用率高的檔案，再輸入一般的檔案。在網(wǎng)站建設(shè)上先作為檔案工作的宣傳窗口和現(xiàn)行文件開放服務(wù)的窗口，再根據(jù)信息化進(jìn)程擴(kuò)展到網(wǎng)上檔案查詢利用服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]邊廣欣.淺談檔案管理信息化建設(shè)[J].煤炭企業(yè)檔案管理優(yōu)秀論文集（2010）.2011 （05）
【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)檔案，數(shù)字化，管理系統(tǒng)
引言
房產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)行政管理部門在進(jìn)行房屋產(chǎn)權(quán)登記、產(chǎn)權(quán)調(diào)查、產(chǎn)權(quán)變更及轉(zhuǎn)移房屋權(quán)屬等管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄[1]。隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的不斷發(fā)展，房屋交易量的不斷攀升，房產(chǎn)檔案的利用率亦在不斷提高，原有的檔案管理模式很難適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化是解決以手工處理為主的傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案管理方式工作效率低、信息共享難、差錯(cuò)率高等問題的有效途徑。
1、徐州房產(chǎn)檔案管理特點(diǎn)
以前，我市房產(chǎn)檔案管理采用目錄級(jí)索引，即只能通過產(chǎn)權(quán)人、房屋坐落等查詢出檔案號(hào)，工作人員再去庫房按照區(qū)、辦事處在相應(yīng)的密集架上查找。工作人員每天接待絡(luò)繹不絕的來訪者，而查詢方法仍然是幾年前開發(fā)的軟件，有時(shí)因工作人員入庫時(shí)放錯(cuò)位置或因檔案被調(diào)出利用完再放回時(shí)放錯(cuò)了位置，造成檔案無法及時(shí)提供，既影響了來訪者的使用時(shí)限，又給我們的工作帶來了很大的不便，這時(shí)我們必須抽調(diào)專門的人員大面積地查找。我市房產(chǎn)檔案館的檔案是按區(qū)、辦事處存放的，全市共41個(gè)辦事處，再加上又分私產(chǎn)、單位產(chǎn)、直管產(chǎn)等，找起來非常麻煩，效率極其低下。一旦遇到這種情況，老百姓就會(huì)質(zhì)問我們的檔案管理人員，溝通過程中不可避免地產(chǎn)生矛盾，嚴(yán)重影響了正常的工作秩序。
同時(shí)，由于使用的軟件版本過低，舊有數(shù)據(jù)錄入的量很大，存在工作人員在錄入信息時(shí)隨意性太強(qiáng)，該錄入的信息沒有逐項(xiàng)錄入，如交易費(fèi)用、家庭成員情況、丟失查封信息等基本不錄入，造成信息不全，與現(xiàn)在的利用需求不相適應(yīng)。而房屋權(quán)利記載信息不全、登記信息缺項(xiàng)，既滿足不了查詢者的需要，又不能全面反映房屋權(quán)利受限制情況，就會(huì)給建立房產(chǎn)登記信息簿帶來很多麻煩。
2、房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性
2.1 檔案數(shù)字化是數(shù)字房管的重要組成部分
檔案管理是房產(chǎn)管理中的重要組成部分，它不僅是房產(chǎn)交易、權(quán)屬登記、解決房產(chǎn)糾紛的主要依據(jù)，對(duì)于城市房地產(chǎn)發(fā)展的決策者和管理者來說也是至關(guān)重要的[2]。首先，房產(chǎn)檔案是房管局保管和提供利用檔案信息的職能部門，我市房產(chǎn)檔案館有幾十萬卷檔案資料，是我市最有價(jià)值的房產(chǎn)檔案信息資源庫；其次，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案數(shù)字化，檔案由甲骨、金石、簡牘發(fā)展到縑帛、紙張，直到光、聲、點(diǎn)、磁等，顯而易見檔案載體正逐漸地被新型載體所代替或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案管理者提出了一個(gè)亟待解決的課題，即房產(chǎn)檔案的電子檔案的收集、保護(hù)和利用，而解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè)，就是實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化。此前，檔案館的保管、利用和利用手段與形勢(shì)的發(fā)展不相適應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的目錄級(jí)索引利用的水平上，而公眾對(duì)檔案信息的需求不斷變化，如：房屋的買賣、交換、贈(zèng)與、法院辦案利用檔案，銀行貸款確認(rèn)產(chǎn)權(quán)人的房屋情況，城市房屋拆遷等都必須查詢房產(chǎn)檔案，了解房屋的性質(zhì)、來源、面積以及抵押、凍結(jié)、查封等相關(guān)信息這些都必須到我們檔案館查詢才能得以知曉，而現(xiàn)在的管理方式很難滿足檔案利用的需求。
2.2 房產(chǎn)檔案數(shù)字化是解決庫房不足的重要途徑
以往檔案按辦事處存放管理需預(yù)留空架，且預(yù)留多少很難確定，加之檔案數(shù)量不斷增加，檔案的日常鑒定管理工作不能及時(shí)開展，就會(huì)造成檔案內(nèi)容臃雜，庫房載重、容量就成為困擾我們的一個(gè)難題。如果房產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，形成了與現(xiàn)實(shí)檔案同步的電子復(fù)本，形成了一個(gè)統(tǒng)一管理、分布應(yīng)用的房產(chǎn)電子檔案數(shù)據(jù)庫，利用先進(jìn)的電子存儲(chǔ)技術(shù)存儲(chǔ)后，減少了大量的檔案，極大地減輕了庫房的壓力。
房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)一旦完成，將會(huì)大大提高業(yè)務(wù)工作效率，一是在業(yè)務(wù)受理審批過程中，通過實(shí)時(shí)調(diào)閱檔案影像數(shù)據(jù)，工作效率可以成倍提高；二是在受理客戶查閱檔案過程中，效率會(huì)成倍提高，檔案利用直接通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檔案查詢，較原先的人工紙質(zhì)檔案查詢更為方便、準(zhǔn)確、快捷。通過使用影像數(shù)據(jù)，可以實(shí)時(shí)查閱打印，有效地保護(hù)原始檔案，并節(jié)約人力物力，同時(shí)原始檔案進(jìn)入庫房后，無須頻繁進(jìn)出，有利于檔案庫房的規(guī)范管理。
3、徐州房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)情況
目前，有許多城市已經(jīng)在建立電子檔案，其出發(fā)點(diǎn)主要是基于兩方面的考慮：一是為了方便房產(chǎn)檔案利用，當(dāng)業(yè)主需要復(fù)印原房屋買賣契約或其他資料時(shí)，工作人員只需要在電腦中直接打印即可，不需要進(jìn)庫房提檔；二是基于房產(chǎn)檔案利用安全方面的考慮，凡需查閱房產(chǎn)檔案的業(yè)主，大都是為了解決產(chǎn)權(quán)糾紛、（包括性質(zhì)、民事訴訟）確定產(chǎn)權(quán)歸屬、進(jìn)行房屋交易而來，如果有人乘工作人員不注意，在檔案資料上添加或涂改有關(guān)內(nèi)容，甚至抽出其中一頁（如委托書）的話，就會(huì)使原本完全符合審批程序的登記資料，變成登記機(jī)關(guān)審核“不嚴(yán)密”或收件資料“不齊全”的局面，將會(huì)造成嚴(yán)重的后果。
徐州市住房保障和房產(chǎn)管理局于2009年下半年就開始了檔案的掃描入庫工作，近年來已對(duì)庫房的40多萬卷，日常新增8萬卷檔案完成了紙質(zhì)掃描、信息錄入工作，掃描后的電子檔案已顯現(xiàn)出了它的巨大作用。
3.1 查閱方便、快捷
房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫與信息管理系統(tǒng)打破了傳統(tǒng)的利用、查閱方式，把檔案工作人員從以往紛繁復(fù)雜的手工勞動(dòng)中解放出來。市民查詢所屬房產(chǎn)檔案的信息，只需我們窗口工作人員輕松點(diǎn)擊電腦鍵盤，立等可知。內(nèi)部工作人員不受時(shí)間、空間的限制，根據(jù)權(quán)限的不同，可隨時(shí)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的房產(chǎn)信息，而不必利用檔案實(shí)物，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率。
3.2 減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率
房產(chǎn)權(quán)屬檔案是房產(chǎn)行政管理的基礎(chǔ)，是房產(chǎn)交易和房產(chǎn)登記發(fā)證確認(rèn)產(chǎn)權(quán)的依據(jù)。以我市辦理房產(chǎn)轉(zhuǎn)移和房產(chǎn)登記的業(yè)務(wù)程序來看，每年有近5萬宗業(yè)務(wù)都離不開檔案查詢這一環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的管理模式是辦理房產(chǎn)交易、登記工作的工作人員先查檔，轉(zhuǎn)到登記環(huán)節(jié)再查檔，勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作效率低，群眾意見大，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化后在網(wǎng)上通過房產(chǎn)數(shù)據(jù)庫就可以查到房產(chǎn)檔案信息，即可以及時(shí)受理業(yè)務(wù)，既減少了重復(fù)勞動(dòng)又提高了工作效率。
3.3 保護(hù)檔案，延長檔案壽命
房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫與信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)檔案的保護(hù)起到了積極地促進(jìn)作用，隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的迅猛發(fā)展，加之房地產(chǎn)二、三級(jí)市場(chǎng)的啟動(dòng)，人民生活水平日益提高，改善居住環(huán)境已是老百姓的頭等大事。買房、賣房、換房的業(yè)務(wù)量聚增，檔案的利用頻率也隨之增加。每辦理一宗業(yè)務(wù)，其檔案都要經(jīng)過數(shù)人調(diào)出，同一份檔案一天要調(diào)出幾次，對(duì)檔案的保護(hù)極為不利。該系統(tǒng)的應(yīng)用大大減少了檔案頻繁的出庫量，從我們利用檔案的實(shí)例就有一個(gè)鮮明地對(duì)比。沒實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化時(shí)，每年利用原始檔案出庫量在3萬卷左右；實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理后年利用網(wǎng)絡(luò)查詢檔案數(shù)據(jù)庫信息達(dá)38111戶，原始檔案出庫量降低到6000余卷。對(duì)檔案的保護(hù)及延長檔案的壽命起到了積極地促進(jìn)作用。
3.4 堵塞漏洞，避免司法案件發(fā)生
房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫與信息管理系統(tǒng)兼有權(quán)屬登記、抵押、查封、凍結(jié)信息數(shù)據(jù)庫，并實(shí)現(xiàn)了信息共享。一方面對(duì)設(shè)定抵押、有產(chǎn)權(quán)糾紛和經(jīng)濟(jì)糾紛以及司法部門協(xié)助執(zhí)行的房產(chǎn)具有報(bào)警功能，計(jì)算機(jī)能自動(dòng)判斷是否抵押、查封、凍結(jié)，給予報(bào)警提示。在網(wǎng)絡(luò)上查詢檔案信息的同時(shí)即能做到限制產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、變更、避免了司法案件的發(fā)生。另一方面，堵塞了不法分子制造假產(chǎn)權(quán)證、虛報(bào)產(chǎn)權(quán)證丟失重復(fù)辦理抵押，詐騙單位、個(gè)人錢財(cái)和騙取金融部門貸款的漏洞。過去，由于計(jì)算機(jī)未實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，檔案數(shù)據(jù)庫信息不能及時(shí)共享就發(fā)生了數(shù)起制造假權(quán)證詐騙和利用假權(quán)證重復(fù)辦理抵押騙取國家和個(gè)人錢財(cái)?shù)陌讣o國家造成數(shù)百萬元的經(jīng)濟(jì)損失。
3.5 房產(chǎn)檔案數(shù)字化使房產(chǎn)檔案管理更加規(guī)范
徐州市房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫與信息管理系統(tǒng)，是依據(jù)《檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《全國檔案信息數(shù)字化建設(shè)實(shí)施綱要》、《電子公文歸檔管理辦法》來設(shè)計(jì)與運(yùn)行的，從而使房產(chǎn)數(shù)字化從一開始就符合法律、規(guī)范，確保了檔案信息內(nèi)容的完整、真實(shí)、可靠，能最大限度地滿足社會(huì)利用需求。
4、結(jié)語
隨著我國房地產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理工作也變得越來越重要。房產(chǎn)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要綜合考慮各個(gè)方面的需求，因此，不斷完善房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理，實(shí)現(xiàn)我市各市、區(qū)、縣等房產(chǎn)檔案管理部門工作的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化，已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的重要方向。只有這樣，才能為以后的管理打下良好基礎(chǔ)，使房產(chǎn)檔案更好地服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：國有企業(yè)檔案數(shù)字化存在問題解決對(duì)策
隨著國有企業(yè)信息化建設(shè)快速發(fā)展，作為國有企業(yè)信息化建設(shè)重要組成部分的檔案信息化建設(shè)也提上日程，而檔案數(shù)字化工作是國有企業(yè)檔案信息化工作的內(nèi)容之一，開展檔案數(shù)字化建設(shè)是目前國有企業(yè)檔案部門開展的重要工作之一，是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化的重要舉措，也是檔案部門提升服務(wù)能力、拓寬服務(wù)領(lǐng)域的重要途徑之一。筆者從2004年至今一直從事國有企業(yè)檔案管理工作，在多年的實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)面臨著一些不容忽視的具體問題，本文就存在的問題進(jìn)行分析探討，并提出一些解決對(duì)策。
1.國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的主要問題
1.1對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度不夠
檔案數(shù)字化，一方面可以提升查閱效率，相較于傳統(tǒng)的查閱方式，數(shù)字化后的檔案查閱只需要幾分鐘甚至更短的時(shí)間就可以查閱到檔案原文的掃描件。另一方面數(shù)字化后的檔案可以封閉保存，沒有特殊情況不再使用，有利于保護(hù)原件。但是在國有企業(yè)，檔案管理工作沒有得到足夠重視，檔案數(shù)字化工作比較滯后，導(dǎo)致國有企業(yè)檔案室變成無人問津的部門，檔案管理人員責(zé)任心強(qiáng)的會(huì)默默無聞的工作著，責(zé)任心不強(qiáng)的檔案堆積成山，沒人整理，連查找都困難，更談不上檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)了。從根本上說，檔案數(shù)字化建設(shè)與否，建設(shè)質(zhì)量的好壞，建設(shè)進(jìn)度的快慢，與國有企業(yè)的重視程度有關(guān)。
1.2軟硬件配備不足嚴(yán)重制約國有企業(yè)檔案數(shù)字化工作的開展
隨著信息化建設(shè)飛速發(fā)展，國有企業(yè)檔案管理部門也配備了一些計(jì)算機(jī)及掃描儀設(shè)備，但是這些設(shè)備是有使用年限的，由于資金不足等原因，設(shè)備更新緩慢，老的計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件的要求不匹配導(dǎo)致軟件運(yùn)行緩慢甚至無法運(yùn)行，掃描儀老舊致使掃描圖像不清晰，甚至有的還沒有專門的檔案管理軟件。沒有好的檔案數(shù)字化工作所需的軟硬件設(shè)備，導(dǎo)致國有企業(yè)檔案數(shù)字化工作無法開展或進(jìn)展緩慢。
1.3檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)不兼容
目前，各軟件公司制作的檔案管理軟件和OA辦公軟件種類繁多，國有企業(yè)也是根據(jù)自己的需要自行購買檔案管理軟件和OA辦公軟件，致使檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)兩者不兼容，造成不能依托OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上錄入和查詢等，形成的數(shù)據(jù)也難以轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)共享。以昆明公交公司為例，昆明公交公司使用的OA辦公系統(tǒng)是電子政務(wù)網(wǎng)上的政府信息公開系統(tǒng)，而檔案管理系統(tǒng)是珠海泰坦軟件公司開發(fā)的檔案綜合管理系統(tǒng)，兩者是不能兼容的，政務(wù)網(wǎng)上的收發(fā)文要?dú)w檔，只能從政務(wù)網(wǎng)上下載下來，然后一條條的錄入檔案管理系統(tǒng)中，形成的電子文件也只能一條條對(duì)應(yīng)的導(dǎo)入檔案軟件中，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率低下。
1.4檔案管理人員素質(zhì)不高、配備不足
檔案管理人員素質(zhì)的高低決定著國有企業(yè)檔案管理水平的高低，隨著辦公自動(dòng)化的普及，對(duì)檔案管理人員也提出了新的要求，檔案管理人員除了會(huì)傳統(tǒng)的手工整理檔案外，還會(huì)利用現(xiàn)代化的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理。但是在國有企業(yè)，檔案管理人員素質(zhì)高低不一，為了節(jié)約編制，一般使用秘書兼管檔案管理工作，專職人員少，檔案工作大多停留在手工管理階段，不利于檔案數(shù)字化工作的開展。
1.5缺乏技術(shù)指導(dǎo)
檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)技術(shù)含量、操作規(guī)范度很高的工作，檔案數(shù)字化工作也正處在摸索和嘗試階段。在國有企業(yè)檔案數(shù)字化工程中，檔案管理人員對(duì)掃描技術(shù)、掃描流程、掃描方式、色彩模式、掃描分辨率、存儲(chǔ)格式、掃描過程控制等掌握不夠，缺乏技術(shù)指導(dǎo)。
1.6安全問題突出
國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的安全問題主要有三個(gè)方面，一是缺乏安全保管電子檔案的設(shè)施，如光盤、移動(dòng)硬盤、防磁柜等。二是數(shù)字化過程中的安全問題，由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，紙質(zhì)檔案在從庫房拿出來數(shù)字化的過程中，難免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案丟失情況。三是網(wǎng)絡(luò)安全沒有保障，安全措施不到位，其他部門的電腦還連著外網(wǎng)等。
1.7檔案數(shù)字化制度欠缺
2005年國家檔案局的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，各省市也出臺(tái)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作提供了相關(guān)的技術(shù)指導(dǎo)，由于各國有企業(yè)紙質(zhì)檔案的種類不盡相同，國有企業(yè)沒有根據(jù)自身情況制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，完全參照國家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和省市標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，致使在檔案數(shù)字化過程中，沒有制度可依，無章可循。
1.8有些檔案數(shù)字化工作重復(fù)
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，政府也在推行電子政務(wù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上收文發(fā)文，推進(jìn)無紙化辦公工作，使信息可以迅速、準(zhǔn)確地到達(dá)相關(guān)部門，從而極大的降低社會(huì)成本，提高文件傳閱速度。但在很多國有企業(yè)，由于各方面的原因，并沒有真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，政務(wù)網(wǎng)的文件還是習(xí)慣下載后打印出來給領(lǐng)導(dǎo)批閱后存檔，這一部分打印出來的政務(wù)網(wǎng)文件存檔后就不可避免出現(xiàn)再數(shù)字化的現(xiàn)象，造成重復(fù)和浪費(fèi)。
2.解決對(duì)策
國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，筆者認(rèn)為應(yīng)著力采取的對(duì)策主要有：
2.1加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化工作的領(lǐng)導(dǎo)
國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目的在于提高國有企業(yè)效率，提高領(lǐng)導(dǎo)決策和管理水平，國有企業(yè)應(yīng)該把檔案的數(shù)字化建設(shè)納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，把檔案的數(shù)字化建設(shè)納入國有企業(yè)信息化建設(shè)當(dāng)中，作為國有企業(yè)信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容來建設(shè)，明確主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員在檔案數(shù)字化建設(shè)方面的責(zé)任，在物力人力財(cái)力方面給予支持，有了領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案的數(shù)字化工作便能順利的開展。
2.2增撥專項(xiàng)資金，配足軟硬件設(shè)施
為使檔案數(shù)字化工作能夠順利開展，國有企業(yè)應(yīng)該把數(shù)字化工作所需的經(jīng)費(fèi)列入國有企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，增加撥付檔案數(shù)字化建設(shè)專項(xiàng)資金，重新為檔案室配足計(jì)算機(jī)、掃描儀、防磁柜、光盤、移動(dòng)硬盤、檔案管理軟件等設(shè)備，并根據(jù)需要進(jìn)行更新?lián)Q代和最新優(yōu)化升級(jí)，使之完全符合檔案數(shù)字化工作的需要，檔案部門要多與領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)商，爭取支持，以保證檔案數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行。
2.3建設(shè)統(tǒng)一管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的無縫對(duì)接
隨著辦公自動(dòng)化的普及，電子檔案數(shù)量不斷激增，建設(shè)統(tǒng)一管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的無縫對(duì)接至關(guān)重要，國有企業(yè)要真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化，做到從文件到檔案的轉(zhuǎn)變不需要數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換與遷移，同時(shí)也提高檔案工作的效率。這就要求國有企業(yè)要加大資金投入，檔案部門要加強(qiáng)與軟件制作部門的溝通協(xié)調(diào)，使OA辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)具備符合檔案管理要求的功能，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的無縫對(duì)接。
2.4加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)
人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案數(shù)字化工作順利開展的先決條件，必須加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作人才隊(duì)伍建設(shè)。一是人員保障，檔案數(shù)字化工作量大，必須有足夠的人員才能完成，如有外包能力可以請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)完成，沒有外包能力的可以挖掘內(nèi)部潛力，從其他部門借調(diào)一些人員過來幫忙完成，并配備一名計(jì)算機(jī)專業(yè)人才負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫的管理及相關(guān)業(yè)務(wù)工作。二是檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，根據(jù)檔案發(fā)展需要不斷提升專業(yè)技能，學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索和開發(fā)利用，積極參加檔案知識(shí)培訓(xùn)班，自覺學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化各項(xiàng)規(guī)章制度，讀透研透其中的內(nèi)容并應(yīng)用到實(shí)際操作中，保障檔案數(shù)字化工作的有效開展。
2.5加強(qiáng)與檔案部門聯(lián)系
積極到省市檔案局參觀學(xué)習(xí)數(shù)字化建設(shè)方面的經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)專家親自過來開展檔案數(shù)字化建設(shè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，傳授檔案數(shù)字化方面的專業(yè)知識(shí)，及時(shí)掌握數(shù)字化工作的方法，參觀其他成功單位的檔案數(shù)字化情況，獲得旁人已經(jīng)取得的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從而少走彎路，提高工作效率。
2.6加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全管理
檔案先進(jìn)的管理手段帶來工作效率的提高，同時(shí)也對(duì)檔案安全管理提出了更高的要求，可以從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案的安全管理。一是加大資金投入，購買存儲(chǔ)設(shè)備如光盤、移動(dòng)硬盤、防磁柜等，確保檔案保管安全。二是加強(qiáng)檔案數(shù)字化流程的監(jiān)控，制定明確的責(zé)任制度，杜絕數(shù)字化過程中檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。三是引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理人員，制定檔案安全管理制度，按時(shí)進(jìn)行備份，定期開展檔案安全保密檢查工作，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)整改，發(fā)生責(zé)任事故嚴(yán)肅處理，與檔案管理軟件聯(lián)網(wǎng)的電腦不能同時(shí)連著外網(wǎng)，所有的電腦實(shí)行專管專用，實(shí)行密碼登陸，做好防火墻等安全設(shè)置，并隨時(shí)更新病毒庫。
2.7完善檔案數(shù)字化工作制度
制定規(guī)范，明確標(biāo)準(zhǔn)，這是保證掃描質(zhì)量的重要步驟，國有企業(yè)檔案在進(jìn)行數(shù)字化工作之前，應(yīng)根據(jù)國有企業(yè)的實(shí)際情況，制定和完善檔案數(shù)字化工作制度，包括整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、圖像掃描技術(shù)規(guī)范、責(zé)任制度、安全保密制度等，并使檔案數(shù)字化責(zé)任具體到了崗位和人，嚴(yán)格質(zhì)量控制，明確工作流程，明確掃描方式、色彩模式、掃描分辨率、存儲(chǔ)格式、掃描過程控制等，在制度上保證了檔案數(shù)字化工作向更高質(zhì)量、更加規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。還可以實(shí)行激勵(lì)制度，對(duì)檔案數(shù)字化工作比較先進(jìn)的檔案部門進(jìn)行激勵(lì)，以物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)相結(jié)合，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
2.8實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，避免重復(fù)數(shù)字化
在國有企業(yè)的信息化建設(shè)中，國有企業(yè)可以利用內(nèi)部局域網(wǎng)，把不的檔案通過局域網(wǎng)向內(nèi)部開放，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源聯(lián)網(wǎng)，無紙辦公，減少紙張，OA系統(tǒng)中形成的電子文件可以通過與檔案系統(tǒng)的無縫對(duì)接系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換，避免出現(xiàn)了在OA系統(tǒng)中形成的電子文件打印后再數(shù)字化的現(xiàn)象，造成重復(fù)和浪費(fèi)。同時(shí)要做好保密工作，要對(duì)外必要信息時(shí)，應(yīng)做到科學(xué)地把握保密和利用的關(guān)系，做好信息安全保密，同時(shí)要積極開展服務(wù)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，開展國有企業(yè)檔案數(shù)字化工作，重在堅(jiān)持，要將檔案數(shù)字化建設(shè)納入國有企業(yè)信息化建設(shè)中，積極探索出最適合自身的數(shù)字化建設(shè)道路。
參考文獻(xiàn)：
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摘 要 社會(huì)組織、國家機(jī)構(gòu)以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)時(shí)間中的相關(guān)記錄的保存工作，是檔案工作的由來，檔案工作的順利開展關(guān)系到各個(gè)領(lǐng)域的秩序，它是我國科學(xué)文化事業(yè)中的重點(diǎn)。檔案管理工作素來以繁瑣的特征著稱。隨著現(xiàn)代科技的進(jìn)步與計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，檔案管理工作走向了數(shù)字化的道路。本文將針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題及利用措施進(jìn)行分析探討，希望為我國檔案工作的順利進(jìn)行以及效率的提高，提供有價(jià)值的思考與建議。
關(guān)鍵詞 檔案數(shù)字化 問題 利用措施
不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字化的檔案在管理上具有更加便捷以及科學(xué)的優(yōu)勢(shì)。在數(shù)字化的作用下，檔案的表現(xiàn)形式、存儲(chǔ)方式以及查詢方式等都出現(xiàn)了新的發(fā)展。在檔案數(shù)據(jù)庫和信息管理系統(tǒng)于大型檔案館的廣泛應(yīng)用之中，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)初見成效。為了促進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，我國出臺(tái)了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，為檔案的數(shù)字化建設(shè)提供了政策支持以及法律依據(jù)[1]。可見檔案數(shù)字化所帶來的優(yōu)勢(shì)對(duì)檔案管理工作的發(fā)展具有重要意義。另一方面，不同于其他的工作，檔案管理工作具有其重要的特點(diǎn)，即安全性、保密性，這無疑是目前檔案數(shù)字化需要著重解決的問題。
一、檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
（一）檔案數(shù)字化建設(shè)的不合理
這一點(diǎn)的具體體現(xiàn)主要與不同檔案部門的實(shí)際情況不同，其檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)也不相同。不同的行業(yè)、不同地區(qū)、不同性質(zhì)的單位的檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)以及相關(guān)的管理設(shè)備、管理經(jīng)費(fèi)之間千差萬別。檔案管理工作的復(fù)雜性要求對(duì)相關(guān)設(shè)備的使用以及經(jīng)費(fèi)的投入具有詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)與要求，推進(jìn)數(shù)字化的檔案管理模式對(duì)于計(jì)算機(jī)、轉(zhuǎn)換設(shè)備、掃描設(shè)備的配備具有一定的要求。但是在實(shí)際的檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)工作當(dāng)中往往忽視了不同檔案部門的特有的發(fā)展?fàn)顩r，產(chǎn)生了“一刀切、一風(fēng)吹”的不合理的發(fā)展措施[2]，對(duì)檔案數(shù)字化的建設(shè)具有不利的影響，不僅降低了檔案數(shù)字化的建設(shè)效率，還會(huì)出現(xiàn)一些系統(tǒng)以及管理上的漏洞，為檔案管理工作帶來安全隱患。另一方面，檔案管理部門的檔案數(shù)字化水平出現(xiàn)參差不齊的現(xiàn)象。在國家事業(yè)單位中，檔案的數(shù)字化水平一般較高，主要是資金的投入較大以及相關(guān)的管理隊(duì)伍水平較高。在其他的領(lǐng)域或企業(yè)之中，基于領(lǐng)導(dǎo)重視程度以及資金投入等方面的問題，檔案數(shù)字化水平普遍較低。
（二）檔案數(shù)字化建設(shè)中的檔案安全問題
基于檔案管理的重要特性，安全性以及保密性，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用發(fā)展下的檔案數(shù)字化管理模式中的開放性與共享性的特點(diǎn)，兩者之間所存在嚴(yán)重的沖突[3]。在目前的檔案數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)之中，由于檔案的外包原因以及相關(guān)的技術(shù)問題，檔案泄密現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這為公共安全造成了一定的恐慌以及重大的不利影響。提高檔案數(shù)字化管理的保密性以及安全性是目前公眾普遍關(guān)注的問題。另一方面，檔案在利用過程中出現(xiàn)的信息公開的問題也具有危害性。在目前的檔案利用問題上，檔案在內(nèi)部的流通方式以及利用效果值得商榷。
二、檔案數(shù)字化利用措施
（一）做好檔案數(shù)字化相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)
針對(duì)上文中提出的不同部門、不同地區(qū)以及不同單位之中的檔案數(shù)字化相關(guān)基礎(chǔ)條件的不同。在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)與推廣的過程中需要同時(shí)進(jìn)行檔案數(shù)字化相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，采取統(tǒng)籌規(guī)劃的方法，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理工作的重要意識(shí)的宣傳，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供相應(yīng)的政策支持，對(duì)相關(guān)的經(jīng)費(fèi)以及投入進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，依據(jù)不同部門、不同地區(qū)以及不同單位的具體狀況，提出合理的硬性指標(biāo)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理的檢查工作。對(duì)各個(gè)檔案管理部門進(jìn)行定期、抽樣檢查，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化的建設(shè)與發(fā)展。
（二）檔案數(shù)字化建設(shè)中檔案安全問題的解決
基于檔案數(shù)字化所帶來的檔案的安全問題，在實(shí)際的檔案管理工作中，需要采取有效的措施對(duì)檔案進(jìn)行安全的管理[4]。對(duì)于檔案管理中的檔案保持、檔案利用以及檔案公開的問題，在相關(guān)的程序以及具體的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)上需要進(jìn)行商討。在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下的檔案數(shù)字化的管理模式下，解決好上述三者的關(guān)系對(duì)檔案管理的保密性具有促進(jìn)作用。在進(jìn)行檔案利用工作時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)部流通的形式以及相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定需要進(jìn)行嚴(yán)格的控制，必要時(shí)候應(yīng)加以法律條例進(jìn)行硬性規(guī)定，確保檔案的利用安全。加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字平臺(tái)上的安全系統(tǒng)的建立，嚴(yán)格控制檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)，避免黑客入侵，導(dǎo)致檔案泄密。完善檔案的交接以及使用制度。
三、結(jié)束語
綜上所述，檔案數(shù)字化的便利性以及管理方式的科學(xué)性、高效性等諸多優(yōu)勢(shì)對(duì)于整個(gè)檔案管理工作的發(fā)展具有積極的推動(dòng)作用。但是，由于檔案管理所特有的安全性以及保密性與計(jì)算機(jī)技術(shù)的開放性之間存在著沖突，在檔案數(shù)字化的應(yīng)用發(fā)展之中出現(xiàn)了泄密的嚴(yán)重問題，針對(duì)目前檔案數(shù)字化發(fā)展的現(xiàn)狀，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的保密手段，完善檔案數(shù)字化管理的體制、優(yōu)化具體的檔案數(shù)字化管理的相關(guān)措施具有必要性以及重要性。
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[關(guān)鍵詞]檔案管理 數(shù)字化
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2014）02-0064-01
王麗（1982-），吉林德惠人，德惠市人力資源和社會(huì)保障局初級(jí)助理管員。
一、檔案數(shù)字化管理的必然性
首先，檔案數(shù)字化是時(shí)展的必然。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)的發(fā)展，使分散于不同載體、不同地點(diǎn)的信息得以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)。通過網(wǎng)絡(luò)互通，實(shí)現(xiàn)共享利用，方便快捷，因此形成了大量的數(shù)字化檔案。同時(shí)，數(shù)字化檔案也有很多傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所不能代替的優(yōu)勢(shì)，如數(shù)字化檔案節(jié)省占地空間，查閱方便，節(jié)約了保管費(fèi)用，避免了人力浪費(fèi)。數(shù)字化檔案?jìng)鬟f快速，利用及時(shí)，大大提高了工作效率。因此，檔案數(shù)字化將是未來時(shí)展的必然趨勢(shì)。隨著數(shù)字化檔案的興起，檔案管理數(shù)字化必然應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理數(shù)字化是發(fā)展的必然要求，也是因?yàn)槠溆胁豢商娲淖饔谩Ｊ紫龋瑪?shù)字化管理更有利于保護(hù)檔案。因?yàn)樵趯鹘y(tǒng)檔案資源數(shù)字化的過程中，必將能夠發(fā)現(xiàn)檔案中不完整和欠缺部分，便于及時(shí)補(bǔ)齊，同時(shí)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)還可以彌補(bǔ)紙張字跡模糊、污損的問題。檔案數(shù)字化后成為原紙質(zhì)檔案的副本，相當(dāng)于一個(gè)備份，極大限度地保護(hù)了原件資料的完整性。其次，檔案管理數(shù)字化也有利于改進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量，提高歸檔、立卷、查詢效率。
二、檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容
數(shù)字化管理主要內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)以及安全保障體系建設(shè)等內(nèi)容。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是指是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源各方面制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程，對(duì)于確保數(shù)字化檔案管理的安全、暢通具有十分重大的意義。
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備的建設(shè)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，關(guān)系到檔案數(shù)字化管理的速度與質(zhì)量。檔案信息化資源建設(shè)包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要指數(shù)據(jù)庫建設(shè)。人才建設(shè)指專業(yè)人才，特別是既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，是當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作所需要的。
最后是檔案數(shù)字化管理所需的安全保障體系建設(shè)，檔案數(shù)字化管理過程需要有強(qiáng)大的安全保障體系支撐，這是一項(xiàng)復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)工程，主要應(yīng)該由以下五個(gè)要素組成：法制標(biāo)準(zhǔn)保障、基礎(chǔ)設(shè)施保障、組織管理保障、安全技術(shù)保障和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制。積極促進(jìn)檔案整體信息化應(yīng)用水平的全面提高，為信息化建設(shè)保駕護(hù)航。
三、檔案管理數(shù)字化要把握的環(huán)節(jié)
我國的檔案管理數(shù)字化建設(shè)剛剛發(fā)展，其中有需要改善的環(huán)節(jié)，也有需要注意避免的問題。
（一）避免資源的浪費(fèi)
電子文件與紙質(zhì)文件的雙重保管容易造成資源的浪費(fèi)，有些檔案已經(jīng)形成了廣泛傳播的電子文件，就沒有必要轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文檔再保存一次。因此，除了對(duì)已有珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化再傳播和保存外，后續(xù)檔案的管理就要注意避免資源浪費(fèi)的問題。
（二）提高數(shù)字化檔案利用率
數(shù)字化檔案具有非常方便快捷的優(yōu)勢(shì)，這是紙質(zhì)檔案無法比擬的。其傳播快捷、查閱快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高數(shù)字化檔案的利用率，使之充分發(fā)揮作用。但現(xiàn)實(shí)往往不盡如人意，人們對(duì)于浩瀚的網(wǎng)絡(luò)資源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高數(shù)字化檔案的利用率，首先應(yīng)該建立起檔案電子化的系統(tǒng)工程，做好系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)，配套設(shè)備選型，檔案管理軟件的開發(fā)和采用，檔案整理和錄入，備份和安全措施也要做好。面對(duì)大量的查詢和共享，檔案管理系統(tǒng)的設(shè)備首先要選用雙服務(wù)器的設(shè)備，并進(jìn)行雙備份，同時(shí)設(shè)置查詢系統(tǒng)，為資源共享提供方便。
（三）提高檔案管理人員隊(duì)伍水平
檔案管理要轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，檔案管理工作也由原來的勞動(dòng)密集型工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)技能型工作。這就要求檔案管理人員的知識(shí)技能水平也要有相應(yīng)的提高，這一方面包括檔案整理者的宏觀分析能力，準(zhǔn)確識(shí)別有效檔案進(jìn)行歸檔；另一方面，根據(jù)眾多使用者的要求提供準(zhǔn)確的檔案。這都要求檔案管理者具有一定的知識(shí)技能水平，需要高素質(zhì)技能的信息化人才。因此，管理部門要加強(qiáng)檔案管理人員這方面的培訓(xùn)，提高電子文件管理意識(shí)，加快工作轉(zhuǎn)型，提高檔案管理水平。
四、檔案管理數(shù)字化中對(duì)電子檔案的管理
（一）電子檔案的鑒定
在歸檔管理前，首先要對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒別檔案的價(jià)值以確定管理期限，對(duì)無保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行刪除和銷毀。對(duì)電子檔案的有效鑒別是保證檔案管理工作準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的前提。
（二）電子檔案的著錄歸檔
對(duì)電子文件的著錄包括。對(duì)歸檔前文件著錄和歸檔后文件著錄，歸檔前著錄的文件有文件級(jí)與案卷級(jí)，歸檔后只需對(duì)案卷級(jí)文件進(jìn)行著錄。檔案管理部門可以將需要的著錄項(xiàng)目編成表格發(fā)放給檔案形成單位，實(shí)現(xiàn)雙方的銜接。
關(guān)鍵詞 高校檔案 數(shù)字化
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
高校檔案記錄了學(xué)校教學(xué)、管理活動(dòng)中的重要事件，是具有保存價(jià)值的重要文件材料，對(duì)后續(xù)的教學(xué)活動(dòng)和管理工作具有重要的參考價(jià)值和借鑒意義。檔案管理工作是高校行政管理的重要內(nèi)容之一，是高校建設(shè)發(fā)展過程中的基礎(chǔ)性工作，是一項(xiàng)維護(hù)學(xué)校歷史面貌和提升學(xué)校文化內(nèi)涵的長遠(yuǎn)事業(yè)。當(dāng)前信息社會(huì)迅速發(fā)展，檔案作為一種文化資源發(fā)揮著越來越重要的作用，檔案信息化已成為大勢(shì)所趨。加快實(shí)施高校檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，建立高校檔案的科學(xué)管理方式，探索高校檔案校內(nèi)外服務(wù)新模式已成為現(xiàn)時(shí)之需。
1高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義
高校檔案數(shù)字化主要利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等技術(shù)，將高校各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網(wǎng)絡(luò)信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務(wù)，使高校檔案原始資料得到充分和及時(shí)利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，并實(shí)現(xiàn)高校檔案的高效、規(guī)范、科學(xué)管理。
高校檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅能夠使高校檔案管理更加合理有效，并且能夠使得管理更加規(guī)范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發(fā)生；相比較傳統(tǒng)檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財(cái)力成本。高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義主要包括以下幾方面：
便于檔案資料存儲(chǔ)。傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案文件都是以紙質(zhì)媒介進(jìn)行整理、錄入和存儲(chǔ)。但是，紙張受到保管時(shí)間和保管條件的限制，再加上經(jīng)常的翻閱利用，在長時(shí)間保管使用過程中會(huì)出現(xiàn)紙張變脆、易碎，易受潮、易被蟲蛀的缺點(diǎn)。如果將檔案數(shù)字化，則可以大大節(jié)省保存檔案的空間和成本，并且可以提高保存的安全性和保存時(shí)間的長久性。
提高檔案管理工作效率。檔案材料的信息豐富、信息量大，這使得檔案的整理和利用工作繁瑣、重復(fù)性強(qiáng)，勞動(dòng)強(qiáng)度大。如果采用數(shù)字化，一次整理后并將檔案數(shù)字化后，可大大減少紙質(zhì)檔案使用翻閱頻率，全部查閱數(shù)字化檔案即可。
節(jié)約大量人力財(cái)力資源，保存成本較低。傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案整理、存儲(chǔ)和查找利用需要投入大量人力物力和財(cái)力，在數(shù)字化后可實(shí)現(xiàn)“一次投入重復(fù)利用”，大大減少對(duì)檔案原件的翻閱查找和對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行復(fù)印利用。
實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源共享，為檔案信息管理者提供便利，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。將檔案數(shù)字化后，能夠?qū)⒖梢怨_的檔案掛接在檔案管理網(wǎng)站上，使得檔案利用不再受時(shí)間、空間限制。
2實(shí)施數(shù)字化需要解決問題及對(duì)策
檔案管理復(fù)合型人才缺乏、檔案工作人員綜合素質(zhì)亟待提高問題。由于當(dāng)前和今后的檔案工作與信息化、數(shù)字化結(jié)合緊密，檔案工作中越來越需要掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等具有相關(guān)專業(yè)背景的復(fù)合人才。然而，目前現(xiàn)有檔案管理人員整體素質(zhì)普遍不高、知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，思維不夠靈活，缺乏掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和具有檔案管理新知識(shí)新思想的高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才。
配套信息化建設(shè)滯后、檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不兼容問題。越來越多高校已開始建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但由于檔案管理系統(tǒng)具有一定專業(yè)性，一般來說，辦公自動(dòng)化軟件與檔案軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，兩個(gè)系統(tǒng)不兼容，不能做到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子文件直接歸檔的情況。現(xiàn)有的檔案管理軟件普遍都是只具有檔案管理功能，缺乏數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析和推薦決策功能，只能滿足基本的檔案管理功能，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源充分利用和深度挖掘的檔案利用要求。
數(shù)字化中檔案文件報(bào)關(guān)與利用存在不安全因素的問題。存在檔案管理系統(tǒng)中的目錄和電子文件信息的正常使用依賴于服務(wù)器和管理系統(tǒng)軟件正常工作，一旦系統(tǒng)服務(wù)器或軟件出現(xiàn)問題，就會(huì)造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法訪問。同時(shí)，為方便利用，管理系統(tǒng)一般為網(wǎng)絡(luò)軟件，即便在校園局域網(wǎng)內(nèi)，也存在一定系統(tǒng)被攻擊、數(shù)據(jù)被篡改、服務(wù)器遭病毒入侵和人為攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。
高校檔案數(shù)字化管理中的保密問題。一方面應(yīng)注意檔案文件的密級(jí)，對(duì)于檔案應(yīng)嚴(yán)格控制瀏覽范圍；另一方面，對(duì)于檔案文件材料中涉及的重要信息或個(gè)人敏感信息，也應(yīng)注意保密，防止信息傳遞過程中的無意識(shí)泄露。
硬件條件欠缺，數(shù)字化建設(shè)資金投入不足問題。檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足檔案數(shù)字化建設(shè)離不開專業(yè)軟硬件設(shè)施的支撐。由于現(xiàn)實(shí)條件限制，用于高校檔案數(shù)字化工作資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展。
避免檔案數(shù)字化建設(shè)中的“黑洞”現(xiàn)象。高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的“黑洞”現(xiàn)象――數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)、人力投入都很大，然而成效和回報(bào)率卻很低。這個(gè)現(xiàn)象的產(chǎn)生與前期準(zhǔn)備調(diào)查工作不充分、工作目標(biāo)與重點(diǎn)不明確等因素有關(guān)。
針對(duì)以上檔案數(shù)字化建設(shè)中可能出現(xiàn)的問題，在實(shí)施檔案數(shù)字化工作時(shí)，首先要提高對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的思想認(rèn)識(shí)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和數(shù)字化技術(shù)水平，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)和人才培養(yǎng)；加強(qiáng)檔案管理平臺(tái)和檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在數(shù)字化過程中保護(hù)電子文件的原始性與紙質(zhì)文件的完整性，加強(qiáng)保密工作，加強(qiáng)檔案管理軟件的安全；加大資金投入，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供充足的硬件條件支持，同時(shí)還應(yīng)注意避免出現(xiàn)“黑洞”現(xiàn)象，在進(jìn)行數(shù)字化工作前做好調(diào)研工作，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定目標(biāo)明確、重點(diǎn)突出、切實(shí)可行的數(shù)字化方案。
3高校檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展方向
當(dāng)前高校檔案數(shù)字化建設(shè)主要包括四方面內(nèi)容：建立檔案館網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立橫向通道，依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理，建立各類檔案專題特色數(shù)據(jù)庫以及加強(qiáng)高校數(shù)字化檔案的利用與編研。
建立檔案館網(wǎng)站，通過聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。這些檔案館網(wǎng)站上一般一些新聞、查檔閱檔、檔案利用相關(guān)信息，但是直接在網(wǎng)上進(jìn)行檔案利用的情況比較少。各個(gè)高校檔案館網(wǎng)站相對(duì)獨(dú)立，沒有實(shí)現(xiàn)互聯(lián)或與所在地教育行政主管部門建立鏈接，非常不利于更大范圍高校檔案信息資源共享。如果能夠逐步構(gòu)建地區(qū)性、全國性館際互聯(lián)，將有助于為全社會(huì)提供更方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。
依托辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理。這種方法是將高校內(nèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在學(xué)校日常管理工作中產(chǎn)生的電子文件通過辦公自化系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)互聯(lián)，將電子文件直接歸檔。這種方式的好處是可以簡化歸檔環(huán)節(jié)，減少檔案整理移交的工作量。同時(shí)也存在一些問題：在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)時(shí)，要注意防止文件被無意或惡意更改、損毀，保護(hù)電子文件數(shù)據(jù)的原始性和完整性。電子文件的傳遞還會(huì)帶來沒有簽名或公章的情況，這也是與傳統(tǒng)歸檔方式相比，電子文件歸檔存在的新問題，應(yīng)在實(shí)際操作中考慮解決。
建立各類檔案專題特色數(shù)據(jù)庫。這是在有了數(shù)字化檔案資源基礎(chǔ)上，可建立專題數(shù)據(jù)庫，各展示館內(nèi)的館藏?cái)?shù)據(jù)特色，凸顯學(xué)校的發(fā)展特色和辦學(xué)亮點(diǎn)。建立特色數(shù)據(jù)庫的特點(diǎn)是大量信息會(huì)顯示在網(wǎng)站上，對(duì)網(wǎng)站的訪問能力和安全性也是一種考驗(yàn)。
高校檔案數(shù)字化后的利用與編研。這一內(nèi)容屬于數(shù)字化信息的深入利用工作。日常對(duì)數(shù)字化檔案信息的管理和查閱利用是對(duì)檔案信息的直接處理利用方式，而編研則是在對(duì)原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行選擇、整理、分析、綜合等工作后，形成的具有創(chuàng)新性的材料，是對(duì)檔案的深入開發(fā)和靈活利用，屬于研究性勞動(dòng)成果。出色的編研工作對(duì)學(xué)校管理工作與未來發(fā)展有著重要參考作用。
高校檔案部門面對(duì)檔案管理工作新要求和檔案數(shù)字化建設(shè)大趨勢(shì)，應(yīng)不斷探索新技術(shù)新方法，對(duì)現(xiàn)有問題努力改正，不斷研究新的管理方法，更好地利用檔案信息資源，全面提高檔案信息服務(wù)水平。
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【關(guān)鍵詞】煤炭企業(yè)；檔案管理；數(shù)字化檔案館
檔案是記錄企業(yè)歷史的證物，檔案管理工作是保障企業(yè)權(quán)益的基礎(chǔ)性工作。隨著社會(huì)、科技的發(fā)展，煤炭企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐不斷加快，這就要求煤炭企業(yè)的檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)。實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，是煤炭企業(yè)發(fā)的必然趨勢(shì)。
一、加強(qiáng)煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性
國家檔案局下發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見》（以下簡稱《意見》），提出了“堅(jiān)持以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化”。數(shù)字化檔案館具有工作效率高、存儲(chǔ)容量大、隨時(shí)隨地查閱等優(yōu)點(diǎn)，它的建設(shè)，對(duì)資源共享，提高檔案信息資源開發(fā)利用水平具有重要的作用，更會(huì)給企業(yè)的管理工作帶來便利，提高管理能力。
1、檔案數(shù)字化有利于信息現(xiàn)代化建設(shè)
科技革新速度的加快，產(chǎn)品推陳出新頻率的增加，讓人們意識(shí)到，信息知識(shí)已成為企業(yè)比資金、勞動(dòng)力更為重要的競(jìng)爭力。要想企業(yè)發(fā)展，必須進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè)。而檔案管理部門作為企業(yè)原始信息的收集者、整理者、保管者、傳遞者，在信息化建設(shè)中有著不可或缺的地位和作用。檔案里可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文書、人工定額、地質(zhì)勘察報(bào)告、施工圖紙等各種文書、照片、聲像等資料，見證了企業(yè)的發(fā)展，對(duì)企業(yè)的管理有著很高的指導(dǎo)價(jià)值和參考意義，檔案數(shù)字化有利于信息現(xiàn)代化建設(shè)。
2、檔案數(shù)字化有利于保護(hù)檔案原件
檔案資料在企業(yè)開展業(yè)務(wù)時(shí)經(jīng)常會(huì)用到，原件使用頻繁不利保存，保護(hù)檔案原件的最有效的方式就是用復(fù)制件代替原件來提供利用，但也有弊端，占存空間過大。如果使用光盤、磁盤或數(shù)據(jù)庫通過計(jì)算機(jī)瀏覽，將檔案資源數(shù)字化，既能夠節(jié)省儲(chǔ)存空間，還能減少或避免使用原件，加大有效地保護(hù)檔案原件。
3、檔案數(shù)字化有利于快速檢索
檔案資源數(shù)字化后，使用者可以利用計(jì)算機(jī)，通過查閱目錄快速瀏覽到文檔信息，提高了檔案管理者的工作效率，更方便了使用者。
二、煤礦企業(yè)檔案管理中的不足
二十世紀(jì)末，煤炭行業(yè)遭遇寒冬，價(jià)格低、庫存高，滯銷嚴(yán)重，煤炭企業(yè)管理者想方設(shè)法提高企業(yè)效益，而檔案管理被認(rèn)為是無足輕重之事，無人管理，不少原始資料丟失；煤礦企業(yè)在改制之后，又因管理不善，丟失、破損大量中藥檔案。檔案管理的機(jī)制和體系的落后造成我們現(xiàn)在才開始做的檔案管理先天的不足，再加上其實(shí)現(xiàn)在大多煤炭企業(yè)雖設(shè)置有檔案室，但大多只是存放檔案，沒有引入信息化；或是雖設(shè)置有信息中心，但主要職責(zé)是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)或硬件維護(hù)，而不是履行信息管理職能。所以，煤礦企業(yè)數(shù)字化檔案管理還僅僅是虛有其表。
三、實(shí)施煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要條件
1、強(qiáng)化數(shù)字化檔案館建設(shè)的意識(shí)
首先，煤炭企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從精神上予以重視。成立專門的檔案管理部門，招聘專業(yè)的檔案管理人員，在檔案管理中引入信息化技術(shù)。其次檔案管理部門也應(yīng)強(qiáng)化數(shù)字化檔案館建設(shè)的意識(shí)。組織培訓(xùn)、進(jìn)行學(xué)習(xí)，讓部門員工意識(shí)到對(duì)檔案信息化管理是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要舉措。要當(dāng)好企業(yè)原始信息的收集者、整理者、保管者、傳遞者。
2、提高煤礦企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)和能力。
要想實(shí)施煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)，必須建立起一支技術(shù)能力強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)好、服務(wù)意識(shí)濃的隊(duì)伍。煤炭企業(yè)應(yīng)努力打造能夠適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍。采取內(nèi)培與外培相結(jié)合的方式，堅(jiān)持抓檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案管理員到檔案工作先進(jìn)單位對(duì)標(biāo)學(xué)習(xí)。培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)骨干，掌握檔案管理全方位、全過程工作內(nèi)容，能夠獨(dú)立承擔(dān)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理和驗(yàn)收應(yīng)檢準(zhǔn)備工作的指導(dǎo)，獨(dú)立解決檔案業(yè)務(wù)新問題，應(yīng)對(duì)新挑戰(zhàn)。
3、建立數(shù)字化檔案館建設(shè)的制度
要想實(shí)施煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)，必須完善數(shù)字化檔案館建設(shè)的制度。文書檔案歸檔制度、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制、部門立卷制度、檔案保管制度、檔案保密規(guī)則、檔案借閱制度等等。凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要嚴(yán)格按照制度執(zhí)行。
4、建立檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理為煤炭企業(yè)檔案管理帶來了一定麻煩，文件系統(tǒng)下的檔案管理同樣也顯出弊端，在信息化社會(huì)，用數(shù)據(jù)庫來管理數(shù)據(jù)信息已然成為大的趨勢(shì)。建立檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是煤炭企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的核心。建立檔案數(shù)據(jù)庫的方法一般有兩種：原始文件掃描和數(shù)據(jù)輸入。為保障建立數(shù)據(jù)庫的效率和數(shù)據(jù)庫的利用率，應(yīng)該遵循“先導(dǎo)后掃”的原則。因?yàn)楝F(xiàn)在很多煤炭企業(yè)進(jìn)行了數(shù)字化辦公，很多資料是存儲(chǔ)在各個(gè)部門的計(jì)算機(jī)里的，在建立數(shù)字化檔案庫時(shí)，應(yīng)充分利用企業(yè)現(xiàn)有的信息資源，將電腦中的文件導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中。如果沒有辦法導(dǎo)入，在選擇掃描的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。這樣不但能提高效率，還能保障質(zhì)量。同時(shí)要注意的是，建庫的目的是增進(jìn)企業(yè)效益，進(jìn)行資料入庫時(shí)要優(yōu)先處理使用頻率高、存儲(chǔ)價(jià)值大的資料。檔案是煤炭企業(yè)的重要基礎(chǔ)性信息資源，檔案工作是煤炭企業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，煤炭企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)是具有深遠(yuǎn)意義的，利用檔案數(shù)字化帶動(dòng)煤炭工業(yè)化，不但能夠提高煤炭企業(yè)的綜合競(jìng)爭力，更有助于煤炭企業(yè)發(fā)展循環(huán)經(jīng)濟(jì)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]佚名.檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論[M].北京：中國檔案出版社，2001.
一、有利于供電企業(yè)對(duì)檔案的管理和使用
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷延伸，供電企業(yè)要想獲得好的發(fā)展，就必須進(jìn)行有效的變革，而進(jìn)行變革就必須將每一種新的管理方式登記在企業(yè)的檔案中，傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理模式很明顯已經(jīng)滿足不了供電企業(yè)的需要，采用數(shù)字化的檔案管理模式后，供電企業(yè)就能夠及時(shí)準(zhǔn)確的將發(fā)生的改革以及采取的新的管理方式記錄在檔案中，這對(duì)于供電企業(yè)使用檔案來說，是十分有利的。除此之外，采用數(shù)字化的檔案管理模式，還能夠提高電力企業(yè)檔案管理的水平，能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并采取積極有效的措施不斷的改進(jìn)，從而促使電力企業(yè)不僅在檔案管理方面的水平得到提升，還能夠提升電力企業(yè)整體的管理水平。
二、供電企業(yè)如何做好檔案數(shù)字化管理
針對(duì)上述的供電企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的原因可知，供電企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理對(duì)于供電企業(yè)在未來的發(fā)展來說，是十分有利的，下面將論述供電企業(yè)應(yīng)當(dāng)如何做好檔案數(shù)字化管理。
1.電力企業(yè)單位負(fù)責(zé)人重視檔案數(shù)字化建設(shè)要想在電力企業(yè)中做好檔案數(shù)字化管理工作，應(yīng)當(dāng)要求電力企業(yè)單位負(fù)責(zé)人重視檔案數(shù)字化建設(shè)，這是檔案數(shù)字化管理模式在電力企業(yè)得以實(shí)施運(yùn)用的前提。電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是一個(gè)長期的過程，必須要電力企業(yè)單位負(fù)責(zé)人重視檔案數(shù)字化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造條件，這樣才能使檔案數(shù)字化建設(shè)能夠在電力企業(yè)中得以有效的實(shí)施。那么作為電力企業(yè)中的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)如何重視檔案數(shù)字化建設(shè)呢？首先，電力企業(yè)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)重視企業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)。作為電力企業(yè)的負(fù)責(zé)人，要想加快企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，首先應(yīng)當(dāng)重視企業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，即配備專業(yè)的檔案管理人員，提高企業(yè)檔案管理水平，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理。除了聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員外，還應(yīng)當(dāng)注重對(duì)企業(yè)原有檔案管理人員水平的提升，定期對(duì)電力企業(yè)中的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。其次，電力企業(yè)單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)注意協(xié)調(diào)各個(gè)部門之間關(guān)系，促使各個(gè)部門協(xié)助檔案部門進(jìn)行各項(xiàng)管理工作。除了應(yīng)當(dāng)配備專業(yè)的檔案管理人員外，電力企業(yè)單位負(fù)責(zé)人還應(yīng)當(dāng)注意協(xié)調(diào)檔案部門與各個(gè)部門之間的關(guān)系，要求各個(gè)部門支持檔案部門的工作，加快企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的步伐。
2.建立電力企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理庫除了電力企業(yè)的單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)重視檔案數(shù)字化建設(shè)外，還應(yīng)當(dāng)建立電力企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理庫，這也是加快電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理重要的一步。那么應(yīng)當(dāng)如何建立電力企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)呢？首先，應(yīng)當(dāng)建立電力企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫。要想建立電力企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，應(yīng)當(dāng)建立電力企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將電力企業(yè)中檔案類別，檔案分號(hào)，檔案名稱等登入電腦中，建立一整套完整的電力企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫。這樣不僅有利于電力企業(yè)員工及時(shí)的查詢相關(guān)的檔案資料，還有利于對(duì)電力企業(yè)中檔案的管理。其次，應(yīng)當(dāng)建立電力企業(yè)檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫。除了應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)電力企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫外，還應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)電力企業(yè)檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫。即把電力企業(yè)中各個(gè)新的信息，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)竭@個(gè)檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫中。這樣不僅有利于電力企業(yè)中的管理人員及時(shí)查詢最新的檔案數(shù)據(jù)信息，還能夠給予電力企業(yè)檔案管理人員充足的時(shí)間將各個(gè)檔案信息準(zhǔn)確的分類到各個(gè)檔案庫分類中。
3.提高電力企業(yè)全體員工的檔案數(shù)字化管理意識(shí)除了上述的兩點(diǎn)外，提高電力企業(yè)全體員工的檔案數(shù)字化管理意識(shí)，也是十分重要的，這也是加快電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理非常重要的一步。那么應(yīng)當(dāng)如何提高供電企業(yè)全體員工的檔案數(shù)字化管理意識(shí)呢？首先，作為電力企業(yè)的管理人員應(yīng)當(dāng)以身作則，提高自我的數(shù)字化管理意識(shí)，管理人員應(yīng)當(dāng)意識(shí)到促使企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)與企業(yè)管理水平的提高以及未來的發(fā)展來說，是十分重要的。只有電力企業(yè)管理人員有了這個(gè)意識(shí)，電力企業(yè)中其他的員工才能夠參照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)要求自己，提高自我的檔案數(shù)字化管理意識(shí)。其次，作為電力企業(yè)中的員工，應(yīng)當(dāng)提升自我要求，提高自己檔案數(shù)字化管理的意識(shí)。意識(shí)到促使電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，不僅需要企業(yè)的推進(jìn)，同時(shí)也需要員工有檔案數(shù)字化管理的意識(shí)，明確企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，員工應(yīng)當(dāng)具備怎樣的專業(yè)素質(zhì)，不斷的提升自我專業(yè)水平，不斷的充實(shí)自己。只有這樣才能夠促使供電企業(yè)逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，并且促使供電企業(yè)提高自身檔案數(shù)字化管理水平，在未來激烈的社會(huì)競(jìng)爭中不斷的突破，長期據(jù)于不敗之地，進(jìn)而獲得更快更好的發(fā)展。
三、結(jié)束語
本文主要論述的是電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的原因以及電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的措施。隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，科技的不斷進(jìn)步，電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是，電力企業(yè)順應(yīng)時(shí)展的需求，也是電力企業(yè)提高自身管理水平的重要手段。
作者：李谷蓮單位：廣東電網(wǎng)公司云浮供電局
關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;管理
檔案管理數(shù)字化在實(shí)現(xiàn)的過程中具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，其中包含了計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全技術(shù)等多種類型的新型技術(shù)。因此，技術(shù)的不斷發(fā)展與完善是檔案管理數(shù)字化的重要基礎(chǔ)條件，這些技術(shù)的發(fā)展、普及及研發(fā)力度在一定程度上決定著檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。
1檔案管理數(shù)字化的可行性分析
1.1檔案管理的現(xiàn)狀分析
1.1.1管理制度的調(diào)查與分析
實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化需要建立數(shù)字化建設(shè)組織保證，建立數(shù)字化建設(shè)科學(xué)管理體系與規(guī)則制度，建立數(shù)字化建設(shè)規(guī)范，建立相關(guān)人員職責(zé)明細(xì)等，檔案部門應(yīng)該對(duì)這些情況進(jìn)行明確與了解。
1.1.2硬件方而的調(diào)查與分析
檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要建立在一定的物質(zhì)基礎(chǔ)上，主要包括數(shù)字化工作硬件條件與硬件設(shè)施，例如計(jì)算機(jī)等附屬設(shè)施配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)等。
1.1.3技術(shù)方而的調(diào)查與分析
檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要一定的技術(shù)保證，數(shù)字化工作具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，需要計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等多種高新科技的支持。檔案部門應(yīng)該對(duì)自身的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查與了解，依據(jù)自身的技術(shù)力量制定數(shù)字化實(shí)施方案。
1.1.4人才方而的調(diào)查與分析
檔案管理數(shù)字化實(shí)際上是一項(xiàng)大文化工程，在對(duì)其進(jìn)行建設(shè)的過程中一方而需要高素質(zhì)的管理人才，另一方而需要計(jì)算機(jī)等專業(yè)技術(shù)人才、法律人才等。檔案部門要對(duì)當(dāng)前的檔案管理水平進(jìn)行評(píng)估，全而的了解自身的數(shù)字化建設(shè)能力。
1.2檔案管理數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)
通過對(duì)檔案管理數(shù)字化可行性的分析，具備了實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的檔案部門應(yīng)該成立數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)進(jìn)行制定，提出建設(shè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)與階段性目標(biāo)。在實(shí)施目標(biāo)制定的過程中，要將檔案管理的現(xiàn)狀與未來的發(fā)展趨勢(shì)作為依據(jù)，既要與實(shí)際情況相結(jié)合，又要高屋建瓴，與未來的發(fā)展趨勢(shì)相協(xié)調(diào)。
1.3檔案管理數(shù)字化的實(shí)施要素
在檔案管理數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)確定之后，要依據(jù)實(shí)施目標(biāo)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)要素的確定。在整個(gè)的數(shù)字化實(shí)施方案中，實(shí)施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的重點(diǎn)發(fā)展項(xiàng)目與領(lǐng)域，例如檔案目標(biāo)數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目、數(shù)字化檔案信息局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)服務(wù)項(xiàng)目等。不同的實(shí)施要素在評(píng)估方法方而也存在差異，需要依據(jù)實(shí)際情況選擇適合的評(píng)估方法，例如指標(biāo)體系方法、概述性描述方法等。
1.4檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)
檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化實(shí)施過程中的管理體制、運(yùn)行體制與投入保障體制三個(gè)方而。保障系統(tǒng)為檔案管理數(shù)值化的實(shí)施提供了組織機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、物質(zhì)基礎(chǔ)、技術(shù)支持等方而的保障。檔案管理數(shù)字化建設(shè)保障系統(tǒng)的建立為數(shù)字化方案的實(shí)施提供了有利的保障。
2傳統(tǒng)人事檔案管理的缺點(diǎn)討論
2.1檔案更改時(shí)出現(xiàn)的文件轉(zhuǎn)移、收集等出現(xiàn)的問題
我國人事檔案管理系統(tǒng)存在的歷史較為悠久，一份簡單的人事檔案轉(zhuǎn)變能夠涉及到許多的方面，要進(jìn)行多個(gè)不同部門之間的信息更替。但是，現(xiàn)階段的我國，由于長久以來的檔案封閉管理方式，且眾多的上級(jí)人員沒有真正的意識(shí)到檔案的特殊性，進(jìn)而長期忽略對(duì)人事檔案的管理，造成收集的人事檔案存在較大的不完整性，進(jìn)一步增大了我國事業(yè)單位檔案管理的難度。另外，在工作人員出現(xiàn)人事轉(zhuǎn)移命令時(shí)，由于不同企業(yè)單位或者工作部門之間的工作存在著較大的差異性，兩者的檔案交接需要較長的時(shí)間和長期的傳輸過程，會(huì)有丟失、損壞、被盜等風(fēng)險(xiǎn)。
2.2對(duì)人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行更新、修改時(shí)出現(xiàn)的問題
現(xiàn)階段我國的事業(yè)單位編制制度，使我國的事業(yè)單位工作人員大多是由具有較高學(xué)歷的優(yōu)秀人才組成。但我國現(xiàn)如今的人事檔案管理卻不能體現(xiàn)每個(gè)工作人員的科研情況。在每個(gè)工作人員的人事檔案中，大多數(shù)的檔案內(nèi)容均為較為簡單的學(xué)歷、家庭信息，對(duì)參加工作已久的人員的工作情況卻沒有較大的體現(xiàn)。因此，現(xiàn)階段的人事檔案內(nèi)容更新時(shí)，應(yīng)當(dāng)多增加關(guān)于工作人員參與工作時(shí)體現(xiàn)出來的，關(guān)于工作能力以及對(duì)待工作態(tài)度等情況的詳細(xì)介紹，幫助后期參閱人員獲得更好的關(guān)于工作人員的信息。另外，在現(xiàn)階段的人事檔案管理中，由于多是使用紙質(zhì)文件進(jìn)行管理。在進(jìn)行文件轉(zhuǎn)移的途中，容易被有心人士調(diào)換、修改人事檔案內(nèi)容來進(jìn)行犯罪活動(dòng)，給人事檔案管理帶來不便。
2.3對(duì)認(rèn)識(shí)檔案進(jìn)行歸檔收集時(shí)出現(xiàn)的問題
過去傳統(tǒng)的人事檔案在進(jìn)行歸檔手機(jī)任務(wù)時(shí)，由于工作人員較少，人事部門的管理人員能夠較好的根據(jù)檔案管理的同一規(guī)定對(duì)檔案材料進(jìn)行收集，如使用統(tǒng)一大小、材料、厚度的紙張進(jìn)行檔案的書寫等；但現(xiàn)如今，由于每年都有著大量的優(yōu)秀人才需求，事業(yè)單位年年新增大量的工作人員，這種情況使人事管理人員的工作量大大提高，最后沒有多余的精力再進(jìn)行同一標(biāo)準(zhǔn)的檔案分類收集。這樣看來，過去較為傳統(tǒng)的通過紙質(zhì)文件進(jìn)行檔案管理的方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展了，我們亟需改變這種方式，減少人事管理人員的工作強(qiáng)度。
3人事檔案管理問題的應(yīng)對(duì)策略
3.1對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理制度進(jìn)行改革
我們已經(jīng)知道，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理制度進(jìn)行一個(gè)全新的更新，推陳出新。例如：在收集人事檔案的期間，檔案收集人員應(yīng)該對(duì)需要收集的數(shù)據(jù)內(nèi)容有著明確的了解，清晰的確定檔案數(shù)據(jù)來源的真?zhèn)渭皝碓赐緩降目煽啃浴Ａ硗猓谡鐒e檔案的內(nèi)容時(shí)，要確保取用的內(nèi)容是有用的而舍棄掉沒用的信息。其他部門調(diào)閱檔案時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)調(diào)閱人的權(quán)力進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目己耍苊鈾n案內(nèi)容的意外泄漏。
3.2盡快轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案內(nèi)容管理的方式
由于現(xiàn)階段的人事檔案管理方式，檔案內(nèi)容并不能進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)更新，因此，許多人就利用這個(gè)漏洞進(jìn)行不法的行為。這樣使人事檔案的管理失去了它本來的意義，也不存在可靠性了。比如：某些人員為了獲取更高的職位或者薪水，私自更改自己參與工作的時(shí)間，或者提高了自己的受教育程度，這些不法行為很難得到證實(shí)，也導(dǎo)致了越來越多的人員利用這種行為獲取不法利益。所以，要想更好的管理好人事檔案的內(nèi)容，就要加強(qiáng)管理人員的甄別能力，定期對(duì)人事部門的檔案進(jìn)行多部門的取證，另外，一旦發(fā)現(xiàn)不合格的檔案，立即對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行檢查并及時(shí)銷毀。
4提高對(duì)人事檔案信息資源的整合
社會(huì)的發(fā)展離不開科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，而科學(xué)技術(shù)的發(fā)展在很大程度上依賴于專業(yè)人才的綜合素質(zhì)，對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)來說，人力資源的開發(fā)與應(yīng)用是現(xiàn)階段人事管理部門的主要任務(wù)之一。一個(gè)單位中就是該是科技人才薈萃，是專業(yè)技術(shù)人員是推動(dòng)一個(gè)單位發(fā)展的重要表現(xiàn)。因此，對(duì)于人力資源管理起著非常重要作用的人事檔案亟需通過改革創(chuàng)新來改造自己。對(duì)事業(yè)單位的人事檔案管理信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)是十分現(xiàn)階段的首要發(fā)展任務(wù)。（1）人事部門應(yīng)該主動(dòng)積極向企業(yè)中的各部門提供工作人員的信息數(shù)據(jù)。要更好的發(fā)展一個(gè)部門，離不開各個(gè)員工的積極努力，但是，如何獲得每個(gè)員工的專業(yè)能力程度是一個(gè)需要解決的問題。在現(xiàn)階段的工作中，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)的將每個(gè)工作人員的信息數(shù)據(jù)以及相應(yīng)的變更提供給其他部門，以便部門更好的安排每個(gè)員工的工作崗位，獲得更近一步的發(fā)展。通過這樣的努力，每個(gè)工作人員才能都參與到企業(yè)單位的發(fā)展中，為其做出更好的貢獻(xiàn)。（2）人事檔案部門應(yīng)該改變自身意識(shí)，從管理部門向服務(wù)部門轉(zhuǎn)變。對(duì)于傳統(tǒng)的事業(yè)單位來說，人事檔案管理部門原先是作為一個(gè)行政管理部門存在于其中，行使的是管理職責(zé)而非服務(wù)職責(zé)，但是這不利于事業(yè)單位idea發(fā)展。現(xiàn)階段，人事檔案管理部門的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)盡快轉(zhuǎn)變自身的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到自己的服務(wù)職責(zé)，端正自己的態(tài)度，為其他部門提供更好的人事信息。（3）提高團(tuán)結(jié)合作的意識(shí)，和其他部門共同發(fā)展事業(yè)單位。在現(xiàn)代社會(huì)中，知識(shí)的儲(chǔ)量極大的影響經(jīng)濟(jì)的收入。事業(yè)單位是一個(gè)整體，由不同的部門來組成，每個(gè)部門之間都有著聯(lián)系。人事檔案管理部門最為管理全部人事檔案的部門，更需要加強(qiáng)自身與其他的聯(lián)系，為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
5結(jié)束語
隨著科技的不斷發(fā)展，人們對(duì)檔案的需求、期望以及檔案信息白身性質(zhì)都發(fā)生了重大的改變，檔案管理而臨著重大的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。面對(duì)這種新的情況，檔案管理人員應(yīng)該明確檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，通過檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)來應(yīng)對(duì)新形勢(shì)的變化，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需求。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必由之路，在實(shí)現(xiàn)的過程中必須對(duì)其可行性進(jìn)行重點(diǎn)分析，在可行性分析的基礎(chǔ)上制定實(shí)施目標(biāo)與實(shí)施方案，確保數(shù)字化的順利實(shí)現(xiàn)。
作者:孫艷艷 單位:煙臺(tái)市環(huán)境衛(wèi)生管理處
參考文獻(xiàn)：
[1]盛年紅.檔案信息化管理的必要性[J].機(jī)電兵船檔案,2007(05).
1檔案數(shù)字化建設(shè)的業(yè)務(wù)流程
伴隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，檔案數(shù)字化建設(shè)成為檔案管理的必然趨勢(shì)，將信息技術(shù)利用到檔案管理中，可以提升檔案管理的效率。檔案數(shù)字化建設(shè)首要前提就是促進(jìn)檔案數(shù)字化，就是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)將檔案加工成數(shù)字檔案，將通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建成一個(gè)電子的檔案館來對(duì)電子檔案進(jìn)行閱讀和檢索，以提高檔案的利用率和管理效率。檔案數(shù)字化建設(shè)的基本流程如下：批次計(jì)劃的制訂，將紙質(zhì)檔案分批次地進(jìn)行數(shù)字化處理；檔案出庫交接，確認(rèn)數(shù)量并登記；規(guī)范目標(biāo)。確定目錄的內(nèi)容；進(jìn)行檔案管理，包括掃描、檔案拆裝處理、登記及裝訂等；檔案掃描，黑白掃描的格式為tiff，而彩色掃描的格式為jpg，確保原件與掃描件吻合；圖像處理，對(duì)于掃描的圖像方向不正、有雜質(zhì)、顏色、邊緣等進(jìn)行處理；OCR識(shí)別，利用識(shí)別軟件對(duì)圖像進(jìn)行文字識(shí)別；圖像存儲(chǔ)；一系列的數(shù)據(jù)處理；成果管理；檔案入庫，檢查檔案的完整性，對(duì)順序進(jìn)行調(diào)整。通過上述程序構(gòu)建了電子檔案，完成數(shù)字化建設(shè)。
2數(shù)字化檔案安全性
2.1數(shù)字化檔案安全性存在的問題
數(shù)字化檔案是在科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)上構(gòu)建起來的，以完成檔案的識(shí)別、生成和傳遞。而數(shù)字化設(shè)備是數(shù)字化檔案構(gòu)建的基礎(chǔ)。因此，導(dǎo)致了數(shù)字化檔案穩(wěn)定性不強(qiáng)，具體體現(xiàn)在數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備更新的速度較快，同時(shí)數(shù)字化檔案也容易被復(fù)制和修改，影響了數(shù)字化檔案的真實(shí)性，為數(shù)字化檔案的安全性留下了隱患。
2.2數(shù)字化檔案安全性的策略
2.2.1檔案管理的“雙套制”的實(shí)行“雙套制”就是在檔案保存時(shí)，對(duì)于同一檔案要采取兩種保存的方式，就是紙質(zhì)檔案和電子檔案，實(shí)現(xiàn)兩種保存方式互補(bǔ)，將兩種保存方式的優(yōu)點(diǎn)結(jié)合在一起，使其既能提高檔案檢索的重要功能，又可以保存檔案的價(jià)值。這種方式是尤其可行性的，這種制度的實(shí)行，可以保證兩種檔案形式實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，成為未來的檔案管理的主要趨勢(shì)。2.2.2“異地備份”的存儲(chǔ)方式的應(yīng)用由于數(shù)字檔案會(huì)受到很多因素的影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)會(huì)被破壞掉，因此，必然對(duì)數(shù)字化檔案的安全性造成一定的威脅，因此，不但要將其在一個(gè)地方保存，同時(shí)也要將其保存到另一個(gè)地方，以提高數(shù)字化檔案的安全性。各個(gè)檔案館要建立異地備份庫，對(duì)比較重要的檔案進(jìn)行異地備份。2.2.3“多介質(zhì)”的存儲(chǔ)方式各種介質(zhì)穩(wěn)定性和可靠性不一樣，讀取和復(fù)制的效率也不樣，方便利用，安全也提高。
3加強(qiáng)電子檔案的保密工作
信息時(shí)代的發(fā)展，為檔案管理提供了機(jī)遇，也帶來了挑戰(zhàn)，電子檔案越來越成為常見的檔案形式，但是，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)信息安全性為檔案保密工作帶來了風(fēng)險(xiǎn)，必須采取相應(yīng)的措施，加強(qiáng)其保密工作。設(shè)置防火墻防火墻作為網(wǎng)絡(luò)安全的防線，在進(jìn)行保密工作時(shí)，可以充分利用防火墻，防止檔案信息被非法訪問，保證檔案的安全性。驗(yàn)證身份通過身份驗(yàn)證的方式，阻擋非法訪問者，對(duì)于身份驗(yàn)證要定期更新，防止被破解。在保密性保證的前提下，對(duì)檔案的利用要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，既保證檔案的保密性，也保證檔案的利用率。設(shè)置安全口令安裝保密管理系統(tǒng)的同時(shí)，要針對(duì)性地進(jìn)行門禁管理系統(tǒng)安裝，要根據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行軟件安裝，而且要安全注冊(cè)相關(guān)的存儲(chǔ)載體，保證其安全，設(shè)置安全口令，以免檔案被竊取。進(jìn)行必要的加密限制和數(shù)字簽名通過算法對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行加密，使其變?yōu)椴豢勺x文件，以防系統(tǒng)被黑客入侵，只有輸入密鑰才能獲取信息，要定期更換密鑰，保證其安全性。數(shù)字簽名作為一種安全技術(shù)，通過核實(shí)簽名的方式，保證文件傳輸?shù)目煽啃浴６ㄆ跉⒍旧?jí)網(wǎng)絡(luò)安全需要平時(shí)的維護(hù)，為防止木馬和病毒的入侵，要對(duì)其進(jìn)行定期殺毒和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件要進(jìn)行定期檢查，保證其安全防護(hù)性能的發(fā)揮，確保網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行。檔案物理隔絕檔案存儲(chǔ)設(shè)備不聯(lián)網(wǎng)、不聯(lián)接其他存儲(chǔ)介質(zhì)等有可能有安全隱患的設(shè)備。數(shù)字化過程的保密無論是自主數(shù)字化、還是外包，都要嚴(yán)格實(shí)行保密措施，確保信息安全，對(duì)加工過程中的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)要嚴(yán)格監(jiān)管甚至封存，對(duì)加工場(chǎng)所、加工過程和現(xiàn)場(chǎng)人員嚴(yán)密監(jiān)控。
4加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)
4.1檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的技術(shù)問題
伴隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，也為檔案管理和保密工作提供了新的契機(jī)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢(shì)。與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字檔案具有很明顯的優(yōu)勢(shì)，即傳輸速度快、方便檢索、利于儲(chǔ)存、信息共享功能強(qiáng)等。檔案數(shù)字化建設(shè)主要體現(xiàn)在技術(shù)方面要加強(qiáng)。在高新技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子設(shè)備的共同作用下，為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，數(shù)字檔案館也隨之建立起來。然而檔案數(shù)字化建設(shè)具有技術(shù)密集的特點(diǎn)，因此在技術(shù)方面也會(huì)受到很多制約。
4.2加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的策略
基于以上檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，必然要采取有針對(duì)性的策略將其一一解決，才能推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。檔案數(shù)字化建設(shè)的目的是將數(shù)字檔案館建成，那么就要在國內(nèi)各個(gè)地區(qū)，甚至是全世界都構(gòu)建成一個(gè)整體，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效共享，因此在建設(shè)檔案數(shù)字化時(shí)一定要以我國的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，構(gòu)建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化體系，同時(shí)政府和相關(guān)部門也要對(duì)其加大支持力度，尤其是技術(shù)支持，建立一個(gè)技術(shù)過硬，素質(zhì)較高的人才隊(duì)伍來推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。
5總結(jié)
