時間：2023-06-07 09:11:37
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理信息化建設，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1 檔案信息化建設現狀
1.1 信息來源分散復雜
檔案資料通常來源較為分散，難免出現各個相關單位或管理部門移交的檔案文件出現重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進行科學的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進行選擇、發掘，就成為了一項重要課題。通常情況下，囿于傳統檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強，浪費大量人力物力。
1.2 檔案管理模式陳舊滯后
隨著經濟社會的迅速發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據可查，難以保障當前對檔案信息的現實需要。
近年來，國家大力推進信息化辦公進程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設施不足，檔案管理流程繁復，造成檔案信息服務效率低下。
1.3 人員心態亟待轉變
在大力推動檔案信息化建設的新形勢下，檔案管理人員的心態亟待轉變。傳統檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務意識差，工作缺乏熱情和責任感，難以在實際工作中樹立正確的工作態度，無法真正積極的投入到工作當中。很多檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學習新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責任、消極工作，難以很好的端正服務心態。這些思想上、專業技能上出現的心態問題，影響了檔案信息化建設和檔案管理工作的順利開展。
2 檔案信息化建設的優勢
2.1 提高資源利用率和工作效率
檔案信息化建設是當今形勢的需要，也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內容復雜、檔案管理過程復雜繁瑣，建設信息化的檔案管理系統能夠節省大量的人力和物力資源。傳統的檔案收集、整理以及信息服務，都需要人工方式進行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復資源、需更新信息等等，時刻需要耗費人力進行及時處理，不僅工作量巨大，還極容易出現各種各樣的疏漏或問題。將檔案資料轉化為電子數據，引入自動化辦公流程，建立電子檔案管理機制，能夠彌傳統人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統后，直接通過軟件操作進行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計算機進行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。
2.2 簡化操作環節，有利于服務質量的提升
信息化檔案管理系統有助于簡化傳統檔案信息服務的相關環節，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務質量。傳統的檔案借閱管理操作復雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務質量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環節，無須各種手續、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網絡檔案管理系統對所需信息進行獲取，極大的縮減了辦事環節。
3 檔案信息化管理方法
3.1 健全檔案管理機制
檔案管理工作機制的健全，是推進檔案管理信息化建設的重中之重，決定著檔案信息化建設的指導方向。首先，要保障檔案管理制度與實際工作運行條例的建立和健全。檔案管理部門應當在建設信息化管理系統的同時，制定相應的電子管理制度，與其他信息化管理條例共同執行，保障檔案管理各個環節的政策落實。同時，檔案管理機構應加強各部門的組織配合，形成部門之間的協調聯動，積極應對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發現問題，共同解決問題。對電子檔案文件應制定新的政策細則，以解決可能出現的各種新情況。最后，有關檔案管理信息化建設方面的績效評估機制應當予以加強，有意識的提高信息化建設方面所占的績效比例，以鼓勵檔案管理信息化建設的積極推進。
3.2 提高管理人員素質
檔案管理信息化建設的推進，意味著對檔案管理人員的專業素質與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認清形勢、擺正心態，夯實檔案管理的專業知識。同時，信息化檔案系統的建立，意味著需要管理人員具備對新設備、新技能掌握。檔案人員應當積極學習相關的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統的各種操作和調試，為信息化建設的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關政策的建立和改革有所了解，將工作細則落實到切實操作中。
加強管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責任感和服務熱情。?魍車牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側重于檔案的保管而非檔案信息的服務。隨著檔案管理信息化的建設，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質檔案資料的管理轉變為電子檔案資源的系統管理，檔案信息的服務變得更加重要。檔案管理人員應當轉變傳統的被動服務意識，加強自身思想水平的提高，培養主動熱情的服務精神。
3.3 加快數字化建設進程
檔案管理工作的數字化建設是保障檔案信息建設的基礎。只有加快檔案管理的數字化程度，彩能夠實現檔案信息化建設所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應當提高檔案數字化建設的重視程度，為具體工作的開展制定相應的計劃方案，同時建立相關監督監管制度。其次，對紙質檔案資料的有效錄入和數據上傳效率應有所提升，保障數字化建設進程。同時對相關電子管理系統予以升級優化，在后臺管理和用戶使用上使其更加友好便捷。將紙質檔案的管理與電子檔案管理并重，完善二者結合管理、相互保障的相關機制。最后，在資源共享上加大力度，各檔案管理部分相互配合實施聯動，在嚴格遵守國家相關制度的基礎，共同建立數字化檔案資源與管理系統，為檔案信息化建設做出應有貢獻。
檔案工作，是各個組織、單位對工作內容和工作過程涉及的有價值的相關歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規范管理的基礎。檔案管理信息化建設，是當前檔案管理工作中的一項基礎性工作和檔案管理科學化的保障性工作。針對檔案管理信息化建設方面，本文從提高認識，加強投入，為檔案管理信息化建設提供基礎性保障；轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息化管理；優化檔案信息化管理建設工作人員的專業性結構，提升工作能力；加強檔案網站建設，落實檔案信息公開；注重檔案信息化管理建設安全性，避免蓄意篡改、非法利用；規范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準確；完善數字檔案館建設共七個方面闡述了筆者的建議。
【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；建議
檔案工作，是各個組織、單位對工作內容和工作過程涉及的有價值的相關歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規范管理的基礎。檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。檔案管理信息化建設，是當前檔案管理工作中的一項基礎性工作和檔案管理科學化的保障性工作。
一、提高認識，加強投入，為檔案管理信息化建設提供基礎性保障
各組織、各單位，為進一步推進檔案管理信息化建設，必須領導在思想上要提高檔案信息化建設的重要意義，將檔案信息化建設作為重要的工作任務來抓。為了推進檔案管理信息化建設，在硬件上要保障資金投入，包括計算機、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機、復印機、打印機、照相機、攝像機、移動存儲設備、服務器等。對于財力資金有限的單位，可以按照檔案管理工作的需要先購置極缺的設備，采用逐年增購的方式來逐步完善檔案信息化管理建設所需的硬件條件。
二、轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息化管理
傳統的檔案管理，是以紙質材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時間長容易發生檔案材料的變性，甚至無法辨識。隨著科技的發展，除了必要的紙質材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動硬盤的形式進行存檔。這種信息化變革，節約了紙張的同時也簡化了檔案交接工作過程，高效而節約。并且，電子檔案容易保管，且安全性較高。
三、優化檔案信息化管理建設工作人員的專業性結構，提升工作能力
從事檔案工作的人員，是專業技術性人員，因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時要充分論證從業人員的學歷的專業性，還要定期的組織從業人員學習檔案信息化管理建設的新知識、新方法。此外，因為檔案信息化管理建設需要從業人員具備較強的計算機運用能力，因此要針對這一特點有針對性的對在崗職工安排計算機應用能力培訓，努力將檔案工作隊伍培養成會檔案管理、又會計算機的復合型人才隊伍，滿足檔案管理信息化建設對人員的需要。
四、加強檔案網站建設，落實檔案信息
公開檔案網站建設是檔案信息化管理建設工作的另一項重要工作內容。通過檔案網站建設，能夠實現遠程在線檔案服務和信息公開。當前，一些組織、單位雖然建設了檔案工作網站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網站維護不及時，檔案管理工作信息不公開、服務功能無人應答回復，甚至一些欄目是空白。因此，要進一步加強檔案網站建設，完善檔案網站的功能，及時維護，互動高效，提高主動服務意識，實現信息公開。
五、注重檔案信息化管理建設安全性，避免蓄意篡改、非法利用
檔案信息化管理建設必然涉及到安全性的問題，要高度認識到網絡安全的重要性，加強網絡安全技術水平提升，設置防火墻和安全掃描監控系統，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對于檔案網站用戶，要建立實名制準入驗證，拒絕非法訪問和未授權訪問。要根據用戶進行分類，以授權不同的檔案信息查詢權限。對于重要檔案信息、機密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯網隔離儲存。
六、規范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準確
電子檔案信息在錄入時，容易出現錯誤。因此，要加強對電子檔案信息的內容的審核以及錄入的檢查校對，最大程度的減少電子檔案信息的錯誤，力爭電子檔案信息錄入準確、真實。為了便于開展電子檔案信息的核對和錄入工作，檔案部門要建立統一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內容標準。
七、完善數字化檔案館建設,開拓檔案工作的新局面
數字化檔案館建設，是檔案信息化管理建設的另一項組成部分。數字檔案館是數字時代或者說大數據時代檔案館的發展方向，是現代的新型檔案館，是對傳統檔案館的升級。檔案工作是否現代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是看是否建成數字檔案館。數字化檔案館建設是一項復雜的系統工程，其集成的檔案信息數量與內容更加廣泛，更便于檔案信息統計、查詢、保存。數字化檔案館建設不是一個組織、一個部門的事情，是多個組織、多個部門協調建設的關系，需要根據實際情況做好信息管理的統籌規劃與銜接，要在同一個平臺下通過同一個數據庫質量管理系統完善數字化檔案建設。傳統檔案館必須向數字檔案館轉變，才能適應檔案環境的新變化，開拓檔案工作的新局面。
參考文獻：
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關鍵詞：學校檔案管理 信息化建設 檔案管理質量
學校的檔案是學校成長的歷史記錄，同時也是對于全校師生工作及學習情況的記載。檔案管理在教學管理中占有十分重要的意義。同時，學校檔案管理具有很強的現實性和時代性，因此學校檔案管理與信息化建設是密不可分的，其信息化建設必須順應時展的要求。但當前檔案管理信息化建設工作中存在很多問題，加強對其的管理是學校建設的必然要求。
一、學校檔案管理信息化建設工作中存在的問題
（一）檔案管理人員素質偏低
從目前來看，學校檔案管理部門缺乏現代高技術人才，其中最缺乏的是檔案、信息處理的復合型人才，人才的缺乏阻礙了學校檔案管理信息化的建設，同時也阻礙了先進技術在檔案管理中的運用。在檔案管理部門，檔案管理人員的素質比較低下，既真正檔案管理，又懂得檔案管理信息化建設的人才少之又少。另外，還有的管理人員并非檔案管理的專業人員，他們對檔案管理沒有發揮作用。這種現狀無疑對檔案管理的信息化建設產生了很大的制約作用。在這種情況下，即使引進了現代化設備，也不能充分發揮作用，更淡不上檔案信息電子化了。因此學校檔案管理人員素質成為制約先進技術應用的重要因素。
（二）學校軟硬件設施不足，基礎設施較差
現在很多學校檔案管理基礎設施較差，這主要是由于學校檔案管理這一體系沒有得到我國教育政府的高度重視，他們所投入的經費不夠完善相應的設施，目前在我國還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄的檔案系統，檔案信息系統和網絡建設的形式各行其是，這種檔案信息管理系統和計算機系統的規范性、服務性、開發性較差，根本無法滿足資源共享的要求，很多檔案管理部門使用的計算機軟件不一樣，規格各異，缺乏通用性，況且，目前也沒有一個能夠統一文件檢索和可用于檔案信息管理的計算機管理軟件，這種兩者之間的不協調影響了電腦完成學校檔案管理的工作，制約了學校檔案管理信息化的發展。
（三）學校領導對于檔案管理信息化建設重視程度不夠
在學校檔案管理的信息化建設上，相對來說領導對于檔案管理信息化建設重視程度不夠。在以經濟建設為中心的今天，很多檔案管理人員沒有充分的認識到檔案管理的信息化建設的重要性。因此在檔案管理中他們沒有將信息化建設作為重點來抓，學校的教學管理部門即使認識到這個問題，但卻忽略了檔案管理信息化是始終貫穿于整個檔案管理工作的，他們還處于盲目的階段，沒有建立起完善的領導決策機構，也沒有制定總體管理規劃，形成了思想落后的管理模式。同時有很多工作還停留在繁瑣、復雜、混亂的境況中，不能充分利用現有的信息化技術，也沒有形成一套科學化的管理機制，很多檔案管理人員信息化建設的觀念滯后，他們還停留在傳統的檔案管理模式中，依照原來的教學管理理論和方法，用陳舊的管理理念對檔案進行信息的管理，同時也因為他們缺乏經驗的交流、總結和協作，使管理人員對于更新信息化建設的理念更加無從談起。
二、如何做好檔案信息化建設工作
（一）加強學校檔案管理隊伍的建設
當今國際競爭日益激烈，經濟全球化也日益明顯。隨著信息化的發展，使得我們已經處在一個信息空前豐富的時代，這個時代要求每一位學校檔案管理人員必須懂得檔案管理的思想，在管理過程中必須掌握科學的管理方法，具有管理經驗和創新能力，熟練掌握各種基本網絡技術的檔案管理信息系統，成為技術型、復合型、創新型的高素質檔案管理人員。同時檔案管理人員除了不斷提高自己的專業水平之外，還要運用信息技術，樹立終生的信息化建設意識。使檔案管理人員能夠掌握先進的硬軟件設施，不斷更新的軟、硬件系統，提高自己綜合素質和專業水平，并使其更好地為檔案管理服務，提高檔案管理效果，優化檔案管理方式，從而反作用于檔案管理管理的信息化建設。同時在檔案管理信息化建設中，還應樹立檔案工作系統意識、檔案工作信息意識、檔案工作法律意識、改革意識、開放意識、科技意識識等一系列全新的觀念，實現檔案信息資源開發工作的觀念創新。
（二）加大對學校檔案管理系統方面的投入
加大對學校檔案管理系統方面的投入要從實際情況出發，就要以發展的眼光看檔案管理系統。加大對其的投入，首先要從資金上，因為在日常的系統維護中，由于系統的特點，許多問題常常是廣大檔案管理人員無法解決的，需要軟件開發公司的技術員來解決，這樣造成的維護費會比較高。另外，檔案管理系統對于服務器硬件要求也是比較高的，所以檔案管理信息化需要比較大的資金投入，檔案管理人員要力爭國家的財政每年都要有固定的經費投放到檔案信息化建設中，要舍得投入財力，配置與檔案信息化相適應的軟、硬件設施。作為上級檔案主管部門，要與相關部門溝通協商，共同提出解決辦法，在政策上給下級部門創造條件，使檔案信息化建設得到更快的發展。其次，要加強檔案管理系統的后期個性化修改，使之方便管理，提高管理效率。
（三）完善學校的檔案管理信息體系
檔案信息化建設的任務，就是在通過對影響檔案管理的各因素出發，加強管理，不斷的改進方法，保證人才培養質量目標的實現。因此，在學校檔案信息化建設的任務中，必須積極完善科技檔案信息體系，要改變傳統的信息化管理模式，創新管理模式，順應學校檔案的時代性和現實性，對學校檔案信息化工作進行全面的管理，這已經成為學校檔案信息化發展的客觀要求。
總之，加強學校檔案信息化建設是一項可持續發展的工程，加強信息化建設，首先要認識到該過程中存在的問題，針對這些問題從各個方面出發，采取有效的方法多管齊下，提高學校檔案信息化建設的有效性和可行性，確保工作的順利進行。
參考文獻：
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一、交通檔案管理信息化建設的含義及其意義
交通檔案管理的信息化建設指的是通過使用計算機網絡，對交通系統的檔案、資料進行管理，從而達到便于使用者進行查找檔案或使用檔案，而且還能夠充分的發揮檔案的作用的目的。廣泛應用交通檔案，實現檔案管理的標準化、規范化以及科學化，是現代交通檔案管理的重要工作內容。一般來說，交通檔案的信息化建設的主要內容有硬件建設（基礎設施的建設）、軟件建設（信息平臺的建設）、電子檔案的收集和紙質資源電子化（信息資源的建設），以及檔案的規范建設、標準建設和人才隊伍的建設等。
交通檔案管理的信息化建設在交通管理中具有重要的意義。一方面，通過對文獻信息的二次加工，能夠有效的縮短交通檔案的加工時間，從而提高信息的有效性。另一方面，檔案管理的信息化建設，能夠通過一次投入資金，獲得許多次的成果。在進行信息加工的時候，交通檔案管理可以彌補在管理過程中存在的資金缺乏的問題。此外，通過建設交通檔案的信息化，能夠利用計算機平臺，將信息成果在交通網站中進行公布，很好的實現了信息管理工作和新技術的結合。
二、交通檔案管理的信息化建設現狀和信息化建設的必要性
當前隨著經濟的發展，科學技術的進步，信息化、無紙化以及辦公自動化等成功應用以后，我國的交通檔案管理工作取得了一定的進展，出現了機讀的文件。這就要求我們為這些文件提供電腦空間，通過分類存放，能夠隨時的將這些文件從信息系統中挖掘出來，實現檔案的真實性、系統性和價值性。但是在一些基層的交通檔案管理部門，往往存在著在信息化的管理過程中，相對比較落后，檔案的規范化和標準化不夠，而且有的地方檔案部門還是重視紙質的檔案，缺乏交通檔案的電子化、信息化的意識。在檔案信息的管理人員素質方面，還有待于提高。正是因為在交通檔案管理的信息化建設中的現狀，才有必要進行交通檔案管理的信息化建設。
從交通檔案管理的信息化建設現狀方面來看，我國的交通檔案管理工作必須要進行信息化建設。另一方面，從交通檔案管理的優勢方面來說，也應當加快交通檔案管理的信息化建設。與傳統的檔案管理相比，建設交通檔案管理的信息化，具有收集方便、處理方便、使用方便、存儲方便以及傳輸方便等優勢。
首先，交通檔案管理的信息化建設，在進行信息收集的時候，非常的方便。由于在信息化的過程中，在收集檔案和存儲檔案的時候是通過OCR識別、圖像掃描以及手工輸入等手段來實現的。因此，檔案資料都是通過數字化的信息進行存儲，這有有效的減少了資料丟失以及資料的時間相對滯后等現象。
其次，交通檔案管理的信息化建設，在進行處理的時候，非常的方便。傳統的檔案管理工作多以紙質或實物資料為主，這就導致了在進行信息處理的時候，以人工編制為主，而且容易出現破損等問題。在保存的時候，也要設置特定的環境或條件。通過交通檔案管理的信息化，既方便了信息的編制和處理，而且還有效的節約了儲存空間。
再次，交通檔案管理的信息化建設，在儲存的時候，非常的方便。傳統的實物的、紙質的檔案資料往往儲存了很長時間以后，如果儲存條件不佳或變質的情況下，這些資料很容易出現破損的現象。而通過建設交通檔案管理的信息化，在大容量硬盤、光盤更新以后，使得交通檔案在儲存的時候變得非常的方便，既消除了儲存環境對資料保存的影響，又有效的節約了空間。
第四，建設交通檔案管理的信息化，在使用的時候，非常的方便。傳統的檔案材料在進行檢索和使用的時候非常的復雜，這就導致了檔案材料在應用的時候，檢索的速度比較低，工作效率也相對較低。通過建設交通檔案管理的信息化以后，使用者可以迅速的在許多的資料里，瞬間定位到自己要查找的資料，在輕松的在短短的幾秒鐘內，便可以完成查找檔案的工作。因此，建設交通檔案管理的信息化，最為明顯的優勢便是能夠很好的方便用戶使用。
最后，建設交通檔案管理的信息化，在傳輸的時候，非常的方便。隨著計算機以及互聯網技術的飛速發展，在進行檔案資料的檢查和存貯利用的時候，已經不再局限于內部單位使用。檔案資料可以通過網絡來實現檔案資源的檢索和傳輸，實現全球資源共享，而且用戶能夠在得到授權的前提下，實現異地檔案資料的檢索和提取工作。
三、交通檔案管理信息化建設的途徑
在參考相關文獻資料和結合個人經驗的基礎上，筆者認為，為有效的建設交通檔案管理的信息化，在進行建設的時候，應當從以下幾個方面來落實。
首先，建設交通檔案管理的綜合系統。一方面，應當建立面向市場的檔案信息資源的利用與開發的領導體系。從功能上來看，檔案工作的目標是通過查找、檢索等實現利用檔案。因此，檔案的質量主要是通過是否便于使用這一點來檢驗的。從這一點來看，建立健全檔案管理的網絡組織和領導體系，對于交通檔案管理的綜合系統非常的重要。在領導的帶領下，協調和指導相關部門的工作，進而共同的做好交通檔案管理的信息化建設。另一方面，在對各種檔案進行分類和保密等級的基礎上，將交通系統的檔案統一的進行計算機網絡化管理。通過網絡化管理，來促進綜合系統的檔案資料的深層次開發和綜合利用，進而實現對檔案管理的科學化、規范化和標準化，進一步滿通檔案管理的信息化建設的需要。
其次，嚴格規范交通檔案信息化管理的各項工作。具體來說，主要應當從以下三個方面來落實。一方面，應當建立健全檔案的管理制度，主要包括建設檔案人員的崗位責任制度，安排合適的工作人員對交通的相關文件進行管理，管理資料、歸納資料和分配資料。同時，還應當，不斷的完善文件歸檔制度。檔案管理人員在接收到文件以后，應當及時的對檔案進行規范化和完整化的管理。此外，在交通檔案的保密制度、利用制度和保管制度上來看，應當加大管理的力度，確保交通檔案的安全性，從而充分的發揮交通檔案的作用。另一方面，從交通檔案管理員的綜合素質來看，應當通過培訓等措施，提高檔案管理員的工作能力和個人素質。在當前我國多數的檔案管理員中，存在著從業人員的素質相對較低的現象，多數管理員工屬于兼職人員。這將非常不利于交通檔案管理的信息化建設，因此，為加快交通檔案管理的信息化建設步伐，必須提高檔案管理員工的綜合素質，提高管理員工的政治素質、道德素質和專業素質。具體來說，應當加大對交通檔案管理人員的培訓，或在招聘的時候，提高對檔案管理人員的要求，盡量挑選專業能力強、個人素質高的全職管理人員。最后，在進行交通檔案管理的時候，還應當加強技術的建設，以推進勘察檔案和設計檔案的信息化程度。在科技信息活動中，作為科技活動的真實記錄，在對檔案進行勘察和設計的時候，非常的重要，尤其是勘察單位的發展和自主創新能力，是重中之重。檔案信息具有重要的參考和借鑒價值，因此，通過科技創新，在企業管理部門與檔案部門結合的基礎上，對管理過程中的難點以及科研重點進行及時而準確的編制，能夠有效的提高檔案管理的可靠性，確保科技信息的完整性和準確性。通過技術創新，來提高檔案管理員以及科研人員的創新能力，從而為設計勘察單位提供多樣化的服務，更好的促進設計勘察單位的發展。
再次，從觀念上進行改進，變被動的服務為主動的服務。交通檔案最主要的職能便是為用戶提供檢索和查詢的利用功能。因此，交通檔案管理工作屬于一項顯著的服務工作，在進行交通檔案管理的信息化建設的時候，應當積極的轉變觀念，變被動的服務為主動的服務。具體來說，應當從以下兩個方面來完善：一方面，應當積極的完善檢索的工具，便于及時的掌握交通檔案建設的信息動態。在完善檢索工具的時候，應當遵循科學和實用的原則，不斷的豐富交通檔案資料的內容，從而提高交通檔案的完整度。通過專業的渠道或方法，不斷的對交通檔案進行整理，從而便于使用檔案和查找檔案。同時，檔案管理的主要部門，還應當積極的掌握和收集各個交通部門的信息，在信息收集的基礎上，對檔案資料進行加工、處理，包括匯編交通檔案資料中的基礎數據，增加介紹交通檔案資料的相關工程項目等內容，從而讓領導者及時的了解交通的發展情況，進而為領導的方案計劃提供一定的依據。另一方面，交通檔案管理的信息化建設應當非常注重對信息的反饋。交通檔案對交通部門來說，屬于非常重要的，可再利用的資源。因此，從事交通檔案管理的工作人員應當在固定的時間，對于收集到的資料和信息進行反饋和整理，以方便領導及時進行處理。比如在編制交通檔案的時候，可以通過運用效果實例來對檔案進行匯編，來反饋信息。值得注意的是，加強信息反饋，不僅僅指的是反饋檔案資料的內在價值，而是在一定程度上提高社會檔案的意識。如果情況允許，可以對檔案管理的工作進行一定程度的宣傳，從而最大限度的加快交通檔案管理信息化建設的速度。因此，通過強化對信息的反饋，能夠變被動為主動，推進交通檔案管理的信息化建設。
隨著經濟體制的改革，我國事業單位所容納的檔案數量越來越多，為了減輕檔案管理員的工作負擔，提高檔案管理的質量和效率，事業檔案管理信息化建設勢在必行，而且已經成為目前事業單位檔案管理工作的重點。
【關鍵詞】
事業單位；檔案管理；信息化
事業單位檔案管理信息化建設是事業單位發展的必然趨勢，只有在實行了信息化管理才能使事業單位檔案管理工作順應時展潮流，信息化、網絡化技術的應用能夠有效的提高事業單位檔案管理水平，對于社會經濟的發展起到不可忽視的促進作用。
1事業單位檔案管理信息化的優勢
1.1優化存儲環境傳統的檔案以紙質形式保存，隨著時間的推移、環境的變化這些檔案很容易受蟲蛀、發霉等因素的影響而受到破壞，使檔案資料的完整性、安全性受到嚴重的威脅，不利于長久的保存，而且其存儲流程相當繁瑣，會造成人力資源的浪費。在實行檔案信息化管理后，不僅大大地降低了管理成本檔案信息直接由相關人員錄入到計算機之中，而且還可以對檔案進行備份，大大地提高工件的效率，保證檔案的完整性和安全性。
1.2優化查詢服務傳統檔案查詢不僅手續復雜，需要通過多個程序的審核而且不能保證檔案的安全，不利于檔案資料的長期保存。檔案管理信息化不僅簡化了查詢程序，提高了查詢速度，而且可以保障原有檔案資料不被損壞，不會對檔案和檔案環境造成任何影響，而且使檔案查詢不受時間和地點的約束，隨時都可以通過網絡查詢和調用所需要的檔案信息，使檔案的查詢和使用更具優勢。
2事業單位檔案管理信息化建設中的影響因素
事業單位檔案管理信息化建設的內容主要有檔案信息化管理平臺建設、檔案管理科學規劃和檔案內容的數字化處理。在實際的工作中，還存在很多因素嚴重阻礙了事業單位檔案管理信息化建設的步伐，主要影響因素如下：
2.1事業單位檔案管理信息化平臺系統的更新不及時目前，我國大多數事業單位都已經建立了員工檔案信息系統，但由于領導和工作人員對檔案管理信息化工作的重視程度不夠，使事業單位檔案管理信息化平臺系統得不到及時的更新，從而影響了檔案管理工作的效率，阻礙了事業單位人才優化管理工作的實施。
2.2事業單位檔案管理信息化平臺系統的使用率不高事業單位雖然都建立了檔案管理信息平臺系統，但其利用率并不高，使其并不能充分地發揮自己的優勢，并沒有起到降低成本、減少員工工作量，提高工作效率、提高檔案資料查詢效率的作用。
2.3檔案管理工作人員的素質有待提高由于事業檔案管理部門還存在很多員工其從專業技能水平、信息技術水平等方面都沒有達到一定的標準，有些員工甚至缺乏職業道德素養，不僅嚴重影響了檔案服務水平，也影響了事業單位檔案管理信息化建設的推進。
3事業單位檔案管理信息化的對策
3.1強化信息化管理理念，加大管理隊伍建設力度要想加快事業單位檔案管理信息化建設的步伐，需要從樹立和強化信息化管理理念著手，從根本上強化管理部門領導和員工的信息意識，提高其對檔案信息化管理的重視度。另外，為了保證檔案管理信息化的順利實施，還需要有關部門定期組織檔案管理工作人員進行學習和培養，不斷提高管理人員的計算機技術、相關專業管理技術以及職業素養，不斷提高管理隊伍的整體素質。事業單位還需要不斷完善檔案管理工作人員考核制度，可以通過引進有效的激勵機制激發員工的工作熱情，以不斷提高檔案資料的利用率和檔案管理工作的效率。
3.2加速檔案管理硬件建設事業單位檔案管理信息系統的建設需要一定的硬件基礎，所以需要相關部門給予足夠的資金支持，以保證檔案信息化建設的順利實施。引進先進的設備可以提高儲存量和系統的運行速度，這樣可以保證事業單位檔案管理工作的順利展開，要注意選擇性能穩定的設備以保障檔案資料的安全性，檔案管理信息建設中還要通過不斷地擴充檔案資料使檔案信息得以不斷的充實和完善，使其能夠為決策部門提供及時、準確、可靠的文字依據。
3.3加強事業單位檔案管理信息化中的軟件開發除了保證硬件設施達標外，還需要提高事業單位檔案管理部門的網絡意識，并將檔案信息系統的網絡升級納入到檔案管理工作之中。有關部門要加大對檔案管理信息化的軟件投入力度，給予足夠的技術和資金支持，并不斷完善軟件升級換代工作，以保證事業單位檔案管理信息化的穩步發展，使其能夠提供更優勢、快捷的服務。
3.4制定科學、具體的總體規劃在建設事業單位檔案管理信息系統時要注重其可擴展性，使檔案信息系統具有更廣闊的發展空間，根據事業單位的實際情況制定科學、合理、具體的檔案管理信息總體規劃和發展措施，建立一個實用的檔案信息網絡系統，能夠為檔案管理人員提供完善的電子檔案整理、網絡查詢、瀏覽和下載等服務，使其成為符合事業單位發展、社會經濟發展的網絡管理模式。另外，還要注重對檔案信息系統進行不斷的更新，只有這樣才能為事業單位發展提供更可靠的技術保障。
3.5不斷完善檔案管理制度科學、規范、合理的檔案管理制度為檔案管理信息化建設提供有力的依據和保障。事業單位要根據自身檔案管理實際情況制定更詳細、具體、規范、科學的檔案管理規章制度，并將檔案管理信息化建設納入到員工獎勵、職稱評定之中，并對工作中的失誤實行責任追究，這樣更能調動員工工作的積極性，以加速檔案管理信息化的進程，保證檔案管理信息化工作的順利實施。
事業單位檔案管理信息化建設是社會發展的必然趨勢，同時它對于社會發展和科技進步也起到不可忽視的促進作用，同時也能夠為優化事業單位人才結構提供可靠的依據。要結合事業單位自身的實際情況，制定出切實可行的規劃方案，保證對事業單位檔案實行科學、合理、規范、有效的管理，以促進事業單位檔案管理工作的順利展開。
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一、林業檔案管理信息化建設的意義
林業檔案主要為森林資源檔案，即林權糾紛調處、退耕還林、集體林改、林區改造危舊房，林區基礎設施建設，木材采伐、林業案件查處材料等工作中形成的文件材料。林業檔案涉及的內容比較多，傳統的檔案管理模式已經不能滿足現代化發展的實際需要，當前科學技術以及經濟活動逐漸增多，林業檔案信息的載體逐漸多樣化。可以使用計算機硬盤對林業檔案進行儲存，便于日后的查閱與管理，但是目前林業檔案管理信息化建設還存在著一定的問題，檔案數量不斷增加，人員以及庫房的需求量逐漸增加，檔案管理的效率也提出了一定的要求。現有檔案管理的硬件以及軟件設施與時展不相適應。科學技術的進步使得現代化的檔案信息載體增加，如光盤等，以上問題都需要林業檔案管理信息化進行解決。
林業檔案管理信息化管理有助于促進檔案管理效率的提升，提高管理水平，保證林業工作的順利進行。微縮技術等的出現使得林業檔案管理的形式更加多樣化，儲存的信息數量更多，信息處理能力也提高了，能夠更好地為社會經濟發展提供服務。
二、林業企業檔案管理信息化建設的措施
1.提高認識，轉變觀念
林業企業檔案管理的信息化建設是信息化時展的需要，能夠實現信息資源的共享，是檔案管理發展進步的重要途徑，有助于發揮檔案的價值和作用。企業的管理者需要提高認識和重視，樹立檔案管理信息化的意識和觀念，保證信息化建設能夠順利推進。企業管理者應將林業檔案管理信息化建設變成現實，認識到檔案管理信息化建設的重要性，支持這一事業的發展，加強鼓勵與關注，解放思想，增加資金、設備以及人才等方面的投入，將林業檔案管理信息化建設納入到日常管理工作的重要位置上，努力解決實際工作中的問題。
2.加強信息化硬軟件設施的建設
林業檔案管理的信息化建設需要有完善的辦公軟件，并且具有一定的硬軟件設施，為林業檔案管理信息化建設提供一定的基礎。應科學的利用現代化的信息技術手段，保證硬軟件設施的更新，實現檔案信息的信息化管理。檔案管理人員需要利用林業檔案建設的優勢作用，找到合適的硬軟件設備，提高服務水平。當前，作為一種新型的檔案信息載體，電子文件已經被廣泛的使用，并已經成為代替傳統紙質檔案的重要手段，促進林業檔案管理信息化建設實現了良好的發展。
3.完善檔案管理制度建設
林業檔案管理的信息化建設還需要有完善的檔案管理制度，企業的檔案管理部門需要制定完善的檔案管理信息化建設的制度，為信息化建設的順利進行提供重要的依據。需要完善檔案管理的技術規范，統一標準，明確檔案整理的標準、統計以及服務等，還應將其規范到具體的工作環節中，對工作的各個步驟進行規范。同時，做好檔案管理信息化建設的安全工作，提高安全防范意識。檔案信息管理人員需要樹立安全防范意識，規范自己的日常行為，在日常工作中避免出現危險。企業員工需要具有保護林業信息安全的意識。此外，對于檔案室的資料需要注意防火、防盜，完善安全設施建設，保存在計算機中的信息，需要強化網絡安全體系的建設，建立防火墻，定期對計算機進行檢查、殺毒，對林業檔案信息進行備份保存，避免材料丟失無法找回。
4.提高檔案管理人員的信息化管理水平
林業檔案管理信息化建設需要有一支高素質能力的專業化的檔案管理隊伍，檔案管理人員需要努力學習，企業領導以及檔案管理部門需要為檔案管理人員創造良好的條件，選擇優秀的檔案管理人員進行培訓學習，通過老帶新的方式，相互幫助，形成梯隊型的人才。檔案管理人員也應認識自身的素質能力與新時期檔案管理工作之間的距離，能夠努力學習提升自己，使自己成為合格的檔案管理人員。近年來，信息技術以及設備逐漸增多，檔案管理部門也需要積極引進具有先進管理經驗和業務能力人才，對檔案管理人員的年齡、知識結構等進行調整，使其更好的掌握現代化的管理技術，促進林業檔案管理信息化建設的順利推進。
關鍵詞：醫保檔案管理；信息化建設；必要性；要點解析
伴隨著醫保制度的不斷完善，對醫保檔案管理工作也提出了更高的標準，特別是醫保檔案是保障參保人員“保障一生、記錄一生、服務一生”重要載體。當前處于信息化時代，全面實現醫保檔案管理信息化建設，不斷改進醫保檔案管理方式，對于提升醫保檔案管理水平和能力具有非常重要的作用。
1 實現醫保檔案管理工作的信息化的重要性闡述
1.1 從整體上將檔案管理水平進行提升
在實施檔案管理的信息化建設過程中，可以在相對繁雜的工作中，使得管理工作者獲得解脫，改善以往單純的編寫目錄并整理、保管檔案等環節，同時能夠實施收集、編研檔案等工作，進而最大程度的利用醫保檔案，開發出有價值信息，切實的發揮出管理醫保檔案的價值。此外，能夠推動實現征繳擴面工作的平穩順利展開，確保基金的安全可靠，并促進醫保制度獲得不斷的健全和完善。
1.2 不斷規范檔案管理工作內容
傳統形式的醫保檔案管理工作，通常將管理方式以手工管理展開，包括收集、整理、歸類、編號、入檔、儲存、保管、借閱等環節。采取此種檔案管理模式，一方面增加了工作量，另一方面降低工作效率，而且增加勞動力，所以導致不能夠良好的發揮出檔案管理工作的重要性和職能與價值。在進行信息化建設以后，推動醫保檔案的管理工作具備網絡化特點，而且聯合實時化和自動化，相關工作者只需于電腦上錄入需要的數據信息，便可輕松的獲得共享，進而促進了管理工作效率的提升。同時，實現醫保檔案管理工作的信息化，于檔案管理系統內可以實際需要作為基礎依據，將檔案庫內信息進行自動生成，并且能夠做出數據報表。此外，通過此種途徑，可以在檔案管理系統內實施相關內容的查詢以及檢索，可進行閱覽等內容，進而有效的縮減管理檔案花費的時間，對信息展開良好的管理與控制。
1.3 服務領導決策工作，為群眾提供優質服務
醫保檔案管理工作者經分類編碼有關業務的檔案并進行整理，能夠為各級領導制定醫保政策提供有價值的依據，同時對于有關的決策工作獲得數據信息。在檔案管理于信息化的基礎上，領導可經計算機作為渠道將檔案信息獲得及時的掌握和了解，在決策制定期間作為參考。此外，以信息化方式實施檔案的管理工作，也可以將有關醫保歷史資料提供給群眾，使服務工作獲得普遍的滿意度，適應參保需求。
2 醫保檔案管理信息化建設工作中存在的問題探究
2.1 重視度較低
綜合現在的醫保檔案管理信息化建設工作現狀，存在的住院問題是信息化建設認識度較低、管理工作者綜合素養不高等。很多人對于實現醫保檔案管理信息化建設不具有正確的、充分的認知度，并且對其實現的必要性無準確定位，觀念相對落后。通常多數管理工作者認為工作內容較為枯燥、服務對象較為廣泛，所以缺少工作積極性，導致阻礙信息化進程。同時，對于老職員而言，掌握的計算機等先進技術不夠熟練，年輕職員又對檔案管理中的理論及方法等內容掌握不充分，加之有關培訓工作僅僅是表面形式，所以相對影響了醫保檔案管理的信息化建設。
2.2 缺乏規范性
當前，醫保檔案管理的信息化建設內容雖然已經獲得一定的重視度，并漸漸改善管理模式，積極引進先進性的技術設備，完善了醫保檔案的管理系統。但是以上工作只是在形式上獲得完整，實施期間卻將標準化的檔案信息資源有所忽略。例如，對于軟件的實用性以及通用性等，還應該進一步加強完善并做到統一，如果不能落實同其相匹配的規范標準，即使具有先進設備以及系統，也不能得到良好的應用，延緩信息化建設發展速度。
2.3 安全保密性較差
科技的不斷發展提出了醫保檔案管理信息化建設的需求，但在此期間，對于安全保密工作也產生一定的困難性，泄密風險不斷加大、泄密渠道逐漸增多。在檔案信息泄露的情況下，一方面會降低醫保檔案管理工作的效率，另一方面更重要的是對于參保人員自身利益會構成嚴重的威脅和影響。
3 醫保檔案管理實現信息化建設的要點分析
3.1 重視管理工作者素養的培養和提升
進行醫保檔案的管理信息化建設工作中，構建信息化人員團隊是重要環節。所以，伴隨檔案管理中應用到的諸多信息化技術，對于相關管理工作者而言，通過主動的學習并掌握熟練的配套技術，將業務素養、能力水平不斷提升，充分的做到與時俱進是關鍵。基于此，應該積極的展開培訓工作，不斷強化及提升信息化建設意識度，將工作者的工作熱情不斷激發，使其具有飽滿的工作熱情認真工作，充分利用信息工具實施檔案信息管理工作，切實將醫保檔案管理信息化水平提高。
3.2 推動落實醫保檔案數字化管理
信息化建設期間，應該嚴格的遵循管理制度化以及標準化、程序規范化等原則管理信息資源，因此實現數字化管理至關重要。首先，構建檔案信息數據庫服務，并以統一標準、規范操作作為基礎依據，保障管理工作有效展開；其次，實現醫保檔案資料兼容于數據，使得醫療保險檔案可以進行資源共享，切實提升醫保檔案數字化的管理價值；最后，因為檔案具備連續性特點，電子檔案文件也存在連續性，所以在轉換信息化期間應該對一些檔案資源進行擴充，完善原有醫保檔案信息，獲得不斷健全檔案資料庫。
3.3 開發利用智能化檢索系統，提升網絡安全性
不同的醫保檔案信息使用者于信息需求上具有一定的差異性，基于此種形式，應該注重提升醫保檔案管理信息化建設的質量，通過不斷的開發以及應用智能化檢索系統實現質量的提高。經過利用先進的智能化檢索系統，不同應用者展開相應的信息查詢，進而滿足個體需要。此外，需要嚴密控制醫保檔案管理網絡資源的安全性，以網絡訪問控制舉措保護并防范網絡安全。
4 結語
社會經濟的不斷發展對于醫保檔案管理工作提出了信息化管理的要求，為了充分實現醫保檔案信息化管理，使其可以與時俱進，應該加強相關管理工作者的重視度，通過開拓創新促進提升醫保n案管理的信息化建設水平，進而提供給醫保事業更全面、更優質的服務，使醫保檔案管理工作平穩健康的運行。
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提到檔案管理信息化，一些人以為把檔案資料輸入到電腦也就實現管理信息化了，這是一種簡單化的理解。過去，由于客觀條件限制，以及思想觀念和知識水平所限，導致人們對新技術、新流程、新理念不去主動接受和學習，在實施信息化過程中，會受到人為觀念的影響。實現檔案管理信息化是現代社會快速發展的必然要求，是以信息技術廣泛應用為主導、信息資源建設為核心、信息網絡為基礎、信息人才為依托、政府財政支持及各類政策為保障的綜合體系。
現代科學技術水平的應用、發展、推廣與提高，推動了檔案管理的發展進程。信息化的應用加快了檔案資源的開發進程，有效提升了現代化檔案管理的發展水平，推動了檔案管理信息化建設的發展。與此同時，在有效儲存檔案信息與文件管理的實踐操作中，進一步促進了信息記錄收集、查詢檢索、儲存管理以及人員素質等方面的提高，使得檔案管理信息化建設水平得到了整體性提升。檔案管理信息化有效地保存了機關、企（事）業以及個人在社會活動中所直接形成的具有價值的文字、圖表、音像等各種形式的歷史記錄，完整地記述了人類活動的相關重要信息，為推動社會發展奠定了重要的信息儲存基礎。
一、檔案管理信息化建設理念確立
何為檔案信息化？就是指在檔案管理實際工作中，利用現代計算機技術、網絡技術、信息技術對所記錄的檔案信息進行錄入、檢索、管理與開發等，全面記錄信息存儲的全過程。檔案信息化可達到為社會發展提供良好的服務支撐作用，有效保存人類社會活動在歷史發展進程中的重要信息，具有深遠意義和重要影響。簡言之，檔案是具有保存價值的文字、音像等形式的歷史記錄，是信息資源，是信息和載體的統一體。針對傳統檔案管理方式存在的各種問題，實現檔案管理信息化建設迫在眉睫。當下，檔案管理的發展也應順應新形勢的要求，在積極推進檔案管理工作中，應逐步加強檔案信息數字化建設，實現以信息化建設為核心。在推進檔案管理信息化建設進程中，要有效整合和利用信息資源為經營管理服務。充分發揮對檔案信息的儲存、檢索與管理作用，將檔案管理模式從實體模式向信息化模式轉變，改變傳統紙質檔案的形態，形成檔案信息的收集、保管與使用于一體的完整數字化形態，使之在信息化的時代下，能夠提供更加有效、方便、快捷的檔案信息服務機制。
同時，檔案管理信息化建設是實現檔案管理現代化建設的關鍵環節，也是發展檔案管理的重要途徑。因此，在檔案管理發展過程中，要大力提升檔案管理工作人員現代化理念，加強對檔案管理工作人員進行定期、全面、系統培訓，從源頭提高檔案管理工作人員的管理水平，強化檔案管理工作人員素質，健全現代化的檔案保護與管理技術相互配套的機制，進而能夠更好地發揮檔案管理信息化建設的功能與作用。在檔案管理工作實踐操作中，要加強對檔案管理工作人員科學技術水平培養，實現對檔案管理信息化建設的人才儲備。一方面，牢固樹立科技進步與現代管理理念，提高對檔案管理工作人員的培訓力度，使其能夠及時有效地更新檔案管理的知識儲備與技能的熟練程度，充分調動廣大檔案管理工作人員的積極性，形成良性競爭機制；另一方面，通過引進精通計算機網絡和軟件開發等技能專業人才，加快推進檔案管理信息化建設工作進程，使之從源頭上強化現代檔案管理理念，提高檔案管理工作效率，逐步提升檔案管理信息化的建設，適應現代化發展方向與要求，與當前經濟社會發展方向相一致，努力提升檔案管理的發展步伐。
二、加強檔案數據庫管理與建設
檔案管理信息化建設，是以現代科學技術手段來實現的，通過將檔案信息的全部內容錄入到電腦等電子設備中，并按照一定格式形成分門別類的檔案材料，使之形成電子檔案的形式，實現檔案信息的整理、錄入、分類等有效集合，達到檔案資源的高度共享，提高檔案管理的工作效率。因此，檔案管理信息化建設，有效解決了傳統檔案管理的嚴重弊端，更加安全可靠地保存了檔案信息的完整性，從而為更好地研究檔案材料和開發檔案資源提供重要的物質保障。
檔案管理信息化建設同樣也離不開對檔案數據庫管理的建設，這是對檔案信息化建設更深層次的發展與深入，能夠有效地推動檔案資源的合理存放與相互共享，實現現代化的檔案信息存儲，促進相關數據資源的整合與聯動，強化檔案信息之間的數據關聯，為推動檔案管理信息化建設提供重要的動力支持。因此，檔案管理信息化建設的工作應緊跟時代步伐，應用現代化的技術裝備，加快提高檔案數據庫管理建設的發展步伐，努力發揮檔案管理信息化的處理功效，充分提升檔案信息化發展水平，使其在檔案管理信息化建設的基礎上，加快構建現代化檔案數據庫管理建設。利用所配備的先進技術與設備條件，充分運用大數據、云計算和檔案數字化技術，大力推動檔案數據庫管理系統建設，實現檔案信息全程跟蹤與記錄，確保檔案信息的客觀性與準確性，使之能夠有效地利用檔案信息資源，實現檔案信息的全程監控與管理。
在檔案數據庫管理的系統中，實行檔案資源的自動化處理裝置。首先，配備統一的管理設備，將低質量的檔案信息轉化為數字化信息，這也就必須依靠網絡，配備現代信息化設備。現實中，實現計算機在檔案部門的全覆蓋，采用高容量的儲存載體，運用行業“地面通信骨干網”實現檔案信息傳遞、交流共享等尤為重要。同時，我們還要通過對檔案信息的收集、整理、查詢、全程跟蹤與記錄，更好地發揮檔案數據庫管理潛力，努力開發出豐富的檔案信息以滿足現代經濟社會發展需要，使之為檔案工作發展注入新鮮活力，實現檔案數據庫管理廣泛應用，為檔案工作現代化可持續發展提供充足的動力保障。
此外，在檔案數據庫管理實踐過程中，應充分利用數據化檔案信息的優點，加快紙質檔案的快速轉化與分類歸檔，確保電子檔案儲存的品質與質量，努力構建一整套完整的現代化的檔案數據庫管理，使之能夠更加有效地保護好現存的檔案信息，實現安全、高效的檔案數據庫管理模式，建設更加強大的數據化檔案信息數據庫。
三、建立健全檔案管理體制機制
在檔案管理的發展進程中，健全檔案管理機制，能夠有效地保存檔案信息的收集、儲存與使用，并以此適應現代化檔案管理的建設要求，滿足現代化檔案管理機制的健康運行，這是檔案管理信息化建設內在調控裝置的客觀要求。因此，應當努力健全檔案管理機制，嚴格規定檔案管理業務的技術流程，使其能夠充分細化構建電子檔案工作的各個環節與步驟。在此基礎上，將紙質檔案快速轉化成電子檔案，確保電子檔案的安全性與可靠性，使其能夠充分保管好現存的電子檔案，發揮其功能與效用，實現檔案管理的服務機制。
在保障機制上，進一步地加強監督與檢查力度，利用現代化儀器設備，做好對文檔病毒查殺以及漏洞檢測等問題，及時處理這些相關文檔所存在的漏銅，防止信息被篡改、刪除等現象。同時，加強對檔案管理工作人員責任心培養，檔案管理工作人員應當及時整理與歸類相應檔案信息，協調各個檔案部門之間的配合，加快整合電子檔案工作，使其能夠有效地提高檔案管理的工作效率，促進檔案管理工作能夠高效、合理地運行，保證檔案管理信息化建設發展進程。
開展標準化運行的工作流程，應當通過制定統一的標準，規范相應的技術流程，使之能夠完整規定電子檔案從制定、采錄，以及最后的存貯，都要按照一定的標準進行，細化分類各個環節與步驟，確保各項工作都能按照規范的技術流程進行。嚴格檔案的分類與管理，使其有效發揮檔案管理工作各個環節上的使用效率，落實嚴格的監督制度和責任制度，有效保證檔案信息的準確性，提高檔案信息保管的安全性，從而能更好地實現檔案資料和信息的準確性與科學性，為檔案管理工作的有效開展提供充足的保障，進而更好地實現檔案管理機制的更加完善與創新。
建立規范的檔案管理機制，是檔案管理現代化的客觀提要求。因此，在建立健全檔案管理機制中，要創新檔案管理制度，健全和完善檔案管理業務流程和技術關鍵、規范，細化電子檔案工作和步驟；制定必要的措施，確保電子檔案的完整性；要統一檔案管理的標準，因為標準?范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。
四、確保檔案管理信息化的安全性
檔案管理信息化的安全問題不容忽視。一方面，檔案管理者在檔案管理信息化過程中，可能只注重檔案信息的流轉和溝通，只是注重檔案信息的參考和借鑒作用，忽視檔案憑證作用這一根本問題。檔案的實體是檔案發揮憑證作用的現實表現，檔案實體被忽視，其安全性就得不到不保障。在檔案信息使用過程中，一些人會只注重檔案信息使用，忽視信息使用過程中存在的安全問題。這里有信息存儲實體安全和檔案信息流轉安全，這就要求檔案管理者注重檔案管理系統和設備的穩定性、安全性。另一方面，個人檔案信息的泄露也是一個不容忽視的問題。對于個人檔案信息，要規范取閱，不能任其借閱，要嚴格程序，避免流失。對于那些弄虛作假行為堅決制止，避免虛假檔案出現。
另外，建設復合型檔案管理隊伍任務艱巨。這里，我們要提高檔案管理人員的信息化意識，提高檔案管理人員的信息化工作技能，沒有一支過硬的檔案工作的管理和技術隊伍，是干不好檔案工作的。對于檔案管理人員來說，檔案管理信息化可謂是一個全新領域，每個現代檔案人都要學習通信技術、網絡技術、計算機技術，更需要學習與檔案管理信息化相關的標準和規章制度。要積極與計算機系統管理人員溝通，并參與到管理系統的開發應用中去。實踐證明，只有業務素質高的檔案管理隊伍，才能保證檔案管理信息化建設的順利進行。
五、實現檔案信息價值的深層次挖掘
強化信息意識和信息理念，變靜態信息為動態信息搞好信息資源開發利用，克服“等”的思想。要重視檔案的繼承性，對現有檔案進行全面開發利用。檔案的開發利用是檔案價值實現的必然趨向，很多有價值的檔案信息資源需要我們檔案人深入挖掘，實現其為地方經濟社會發展的助力作用。現實中，我們有許多有價值的檔案被閑置，多數有歷史文化價值的檔案信息未被開發利用，實在是一件可惜的事情。為此，檔案工作者或檔案研究者要潛心研究有文化價值的檔案資源，為地方經濟社會發展提供支持。實現可分類檢索拷貝、按類儲存、實驗傳遞等，加強檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和多媒體數據庫管理。
檔案管理工作在經濟社會發展進程中扮演著十分重要的角色，能夠有效地記錄檔案信息全程，實現信息資源有效利用與相互共享。因此，在建設檔案管理過程中，應當進一步健全有效的檔案管理機制，加強對檔案管理工作的重視。在保障信息化建設以及數據安全正常運行前提下，結合實踐經驗，運用現代科學技術，健全科學、合理、高效的檔案管理機制，從而為更好地建設檔案管理信息化提供助力，更好地實現檔案管理工作的全面落實。
［關鍵詞］信息化 檔案 管理
［中圖分類號］G271［文獻標識碼］A［文章編號］1009－5349（2010）11－0062－01
一、必須加快檔案管理基礎平臺建設
檔案管理信息化基礎設施的建設，是檔案管理實現現代化的基礎和前提，是檔案信息資源建設的保障，是成功建設各項檔案應用系統的先決條件，檔案管理信息化基礎建設的優劣，直接影響到檔案管理現代化的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃主要包含了以下兩大部分，即檔案信息化建設的平臺和網絡。首先，我們要加強檔案的網絡化建設，使檔案覆蓋到網絡的每一個節點。其次，要加強檔案管理軟件的開發，使其較好地應用于檔案網絡之中，建立起穩固的檔案信息資源共享的支撐平臺，實現信息傳輸的網絡化。再者，要對現有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具備較強的開拓創新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。同時，需要建立各種規范化、標準化的目錄和內容數據庫，提高檔案信息服務的整體水平。
二、檔案管理信息化與電子政務建設同步發展
檔案信息資源是人類社會發展的歷史產物，是對歷史的一種真實的、有效的記錄，是國家的一種原始的、惟一的、無可取代的信息資源，是建設電子政務過程中不可缺少的重要信息資源。我們應當把檔案信息化建設融入于國家電子政務建設的大環境內，在依法行政、政務公開的大局中去思考，合理建設，合理規劃。這樣，才能使檔案信息化建設、檔案信息資源的應用真正成為電子政務的重要組成部分，發揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設作為檔案部門目前和以后的一項重點工作來做，而且同時也要把檔案信息化建設工作作為政務信息化建設的重要組成部分。兩者合一，穩步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協調發展。
三、提高檔案管理現代化水平
在信息資源洶涌澎湃的當今社會，高品質、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，是信息化建設能否良好運行的條件，提高管理現代化水平已經刻不容緩，是檔案部門能否順利進一步發展的關鍵所在。我們要借鑒當代管理學中優秀的科學理論依據和方法，結合檔案管理的實際工作，在實踐中摸索、總結和發展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現代化理論體系。我們還要不斷將現代社會中先進的技術設備、技術手段和成果引入到檔案管理之中來，利用這些現代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業化和自動化。
四、加強檔案管理中信息技術人才的培養
在信息化社會中，決勝的關鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時又懂得計算機技術的復合型人才十分缺乏。所以，檔案部門首先要重視對這種復合型人才的培養，加大其培養力度，采用科學的、優質的培養手段，強化人才培養體制，建立起以管理人才為基礎、復合型人才為重點、高科技人才為骨干的檔案管理隊伍，以滿足檔案信息化建設的需要。另一方面，必須對現有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具備較強的開拓創新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。
五、統一檔案信息資源管理規范
社會發展帶動各地區城市化進展加速，地鐵建設已經成為各地發展的重要內容，需要充分重視地鐵工程檔案管理信息化建設的發展。一方面，信息時代下，檔案管理部門需要加強新技術的應用，提高檔案管理工作的科學性，保證地鐵工程更好的服務于當地經濟發展；另一方面，檔案信息化建設是資料管理發展的必然趨勢，也是推動檔案管理現代化建設的基礎。可充分提高地鐵建設項目中信息化作業的效率和效果。為此，需要加強檔案管理制度的強化，提高作業團隊的綜合實力，保證檔案管理工作朝著信息化方向順利發展。
二、地鐵檔案管理信息化建設中的問題
（一）信息化技術落后
國內信息化發展速度較慢，存在經驗欠缺、進展受限的狀況，整體管理效率、管理質量差，甚至會出現信息紊亂的狀況。技術落后是導致地鐵檔案管理工作失誤的主要原因，一定程度上會增加相關作業人員的作業量，嚴重阻礙了地鐵行業的發展。
（二）檔案存儲信息不完整
地鐵檔案管理信息化建設中，需要將紙質材料進行電子化，該環節極易發生輸入錯誤的狀況，還會發生信息流失、信息失效等狀況。轉化環節中，相關作業人員的工作能力十分關鍵，人員綜合能力差是地鐵檔案信息發生失真、紊亂、失效的主要原因，導致電子化信息無法發揮其應用的功效，反而會增加后期查找時間，對地鐵運行便利度具有負面作用。
（三）人員管理、管理體系的問題
我國管理體系的受重視度較低，地鐵檔案管理也存在這一不足。主要體現是管理人才缺失、管理手段守舊、管理制度不完善，最終后果是地鐵檔案管理質量偏低，無法順利進行檔案管理工作的信息化建設。即使部分地區進行了檔案信息化建設，但是不完整性等狀況嚴重阻礙了信息化建設的發展。
三、檔案管理信息化建設的方法
（一）技術創新和技術引進
針對地鐵檔案信息化的技術問題，其改善方法一般分兩個方向：第一、引進國外先進技術，結合國內地鐵工程狀況進行改進，然后投入使用；第二、結合當下國內現有科技條件進行研發、創新，找到行之有效的技術方法。前者見效快，后者發展前景更廣闊，具有更突出的優勢。相關管理人員必須選擇有效措施，及時進行地鐵檔案管理信息化工作的全面化建設。
（二）制定并完善相關制度標準
地鐵項目檔案信息化建設中，需要嚴格遵守國家法律法規。一方面，文件歸檔中需要建立完善的歸檔制度，對具有保存價值的資料、文件等，結合《電子文檔歸檔管理規范》進行管理，及時制定嚴格的管理制度。另一方面，考慮到電子檔案管理制度，需要加強各部門職責的劃分，提高電子檔案信息化建設的全面性。
（三）紙質文件、電子文件的同步管理
紙質文件、電子文件各具特色，地鐵檔案信息化管理中，需要對二者進行同步管理。首先，檔案錄入環節中，各部門需要加強錄入內容的標準化管理，提高二者同步管理的有效性；其次，為了保證電子存檔的真實度，需要相關作業人員具有認真嚴謹的態度，避免人為原因導致的錯誤；再者，建設方紙質文件的整理中，需要加強完整性考慮，并及時進行掃描入庫，避免歸檔不及時引發的負面問題。
（四） ??化電子文件的監督管理
第一、信息化建設中，電子文件的管理需要保證全程監控，尤其是前期監控；第二、為了保證電子存檔資料的安全性，交接過程中，需要對歸檔文件進行全面檢測，避免技術問題引發的危害；第三、電子文件具有可更改、可刪除的特點，因此地鐵項目檔案管理中，需要加強檔案管理的統籌規劃控制，相關部門需要及時進行文件的采集、存檔、備份等操作，工作中存在問題需要及時進行解決。
（五）加強檔案管理人員專業能力的培養
檔案管理工作具有一定特殊性，相關管理人員需要具有一定能力：專業知識扎實、遵守相關規范制度、嚴謹認真。為了保證地鐵檔案管理信息化建設的順利進展，對相關管理人員的要求更高。電子檔案管理中，主要處理對象是：信息數字化、文檔一體化等工作，與傳統紙質作業存在一定差異。因此，需要加強科學技術的應用，提高檔案管理的有效性。注重整個作業團隊綜合能力的培養，尤其是計算機操作、檔案建立、網絡安全、資源開發等方面的培養，檔案管理人員定期參加培訓，可讓其認識到管理工作的重要性，更好的使用檔案管理工具；其次，需要及時引進新人才，提高檔案管理團隊的綜合能力；再者，管理人員需要了解法律規范內容，保證信息化建設環節遵紀守法，保證各類檔案資源的統一集中管理。
（六）完善電子文件的控制
地鐵建設施工中，需要加強電子文件的控制，該工作復雜度高、細致性強，需要各方密切配合，遵守相關法律法規，從而保證信息化管理的有效性。首先，檔案管理人員需要對項目工程具有一定了解，如施工進度、技術要求等，這是后期管理工作順利進行的基礎，可提高檔案管理的針對性，保證管理工作落實到位；其次，進一步建立相關規定，并及時作出動態調整，建設項目電子文檔歸類中，需要加強整個做法的完善。文件控制中，需要及時與相關部門進行溝通，如加強與質監機構的溝通，可明確質量管理的具體要求；再者，結合當下法律法規，制定更加完善的措施。一般可依照《檔案法》進行管理措施的優化，保證管理工作順利開展，提高整個檔案信息的安全性。提高對資料數據庫維護工作的重視度，避免數據更新不及時等引發真實度下降，同時可降低系統故障等導致的信息丟失等問題。
一、檔案信息化建設是單位可持續發展的必然要求
（一）檔案是單位重要信息資源。從信息資源角度來說，檔案是單位在管理活動中形成的對國家、社會或企業具有保存價值的各種形式的文件材料，它是企業內生的最真實、最可靠、最權威的原生信息，是企業重要的信息資源；從知識資源角度來說，檔案不僅記錄了單位發展的歷史，而且記載了單位所形成和積累的知識，記錄了單位在管理活動中形成的對單位有保存和利用價值的各種形式的文件、圖紙、報表等材料，是單位重要的知識資源。數字檔案信息出現以后，突破了時間和空間的限制，不論是文書部門形成的電子文件還是館藏檔案數字化后形成的檔案信息，其產生都是在計算機環境中進行的。信息技術的應用改變了現代組織機構中的工作方式，在信息時代，幾乎所有的組織機構都使用計算機和網絡技術來管理自己需要的信息資源。
（二）信息化建設提升檔案資源價值和檔案綜合管理水平。傳統的檔案管理給檢索、保管和利用帶來了一系列問題。由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。由于檔案需反復查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。因此，信息化管理成為最佳技術手段。檔案管理部門應規劃并實施檔案管理的組織體系建設策略、基礎業務建設策略和信息化建設策略，在實踐中落實信息資源管理理念，構建與單位發展同步的檔案管理最佳模式。
（三）信息化是深化檔案服務，促進檔案工作發展的必然趨勢。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢，是當今新技術革命的先導技術。信息技術的進步和網絡經濟的興起為我國檔案館利用后發優勢實現跨越式發展提供了機遇，同時，信息技術在檔案中的應用已得到廣泛認可。信息化檔案為檔案管理人員提供了全面、權威的專業資料以及相關檔案法規等各項知識，拓寬了管理人員的行業視角和知識面，在日常實施檔案管理過程中能起到很好的幫助、指導作用，有效地促進了企業生產力的發展。無論是從社會各個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不彰顯其獨特的魅力，也成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。
二、現代檔案管理信息化建設實現策略
（一）各級領導都要重視檔案資源信息化建設工作。檔案信息化是國家信息化的重要組成部分，也是推動檔案事業發展的火車頭。抓住檔案信息化就是抓住了加快檔案事業發展的戰略機遇。單位領導要真正把檔案資源信息化建設作為公共財富加以開發利用，樹立全新的檔案資源信息化理念，有與時俱進、開拓創新的管理思路，加大經費投入，大力推動檔案資源信息化建設。檔案管理模式必須向網絡化、計算機化方向發展，通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進手段，對數字檔案進行集中統一管理。
（二）加強檔案部門基礎設施建設。在當前迅猛發展的信息社會，檔案信息化建設已成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。加快檔案信息系統化建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案系統整體功能的基礎和手段。由于電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，因此在文件的管理上，應運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。按照國家規定的數據標準，統一著錄項目，統一檢索語言，規范制作數據，規范檢索標識，以保證檔案數據檢索的準確與完整，對于過渡時期的傳統文檔不能及時處理的不能隨便堆放，必須進行整理、分類、編號，并注意妥善保存，防止損壞丟失。
（三）檔案部門要做好對計算機系統及數字設備中形成的電子文件（數據）的采集、歸檔、存儲和管理工作。檔案工作是對歷史負責，為現實服務，替未來著想的工作。就歷史而言，檔案工作始終承擔著珍存記憶的職責。檔案從本質上而言是一種歷史記錄，珍存記憶是檔案工作的最基本職能，也是檔案工作實現其他功能的基礎。因此，在檔案信息化建設的設計過程中要充分考慮到檔案信息的數據流程、數據存儲方式、安全性，充分利用計算機的網絡技術，以網站的形式來管理和利用檔案，實現檔案信息的共享，同時，要做好對已有紙質、照片及聲像檔案進行數字化處理的工作，為單位提供可靠的檔案信息網絡化服務。
三、結束語
檔案信息化建設是信息化建設的重要組成部分，是檔案管理工作中前所未有的一場技術革新，是知識經濟時代的必然產物，是現代檔案管理的方向，更是單位發展提供信息來源和決策依據的支持。
【關鍵詞】檔案管理；信息化；建設
在當前迅猛發展的信息社會下，檔案管理信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“以信息化帶動工業化”的要求，到國家檔案局提出的“以檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求，檔案管理和檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。
檔案信息化是指檔案管理模式從過去的以檔案實體保管為重點向以檔案實體這種主要形式為社會提供服務為重點的轉變過程。其涵蓋以下四個方面的內容：第一，實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，實現檔案信息高度共享；第四，必將引發檔案管理模式的變革。
一、檔案管理信息化的內容
1.信息化的基礎設施建設。軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。
2．檔案信息資源建設。檔案信息是國民經濟和社會發展的戰略資源之一，它的開發和利用是檔案信息化的核心任務，是檔案信息化建設取得實效的關鍵。
3.檔案的標準和規范建設。標準規范是檔案信息化建設的重要基礎之一，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關于中國檔案信息化的標準規范體系。
4．檔案信息化的應用系統建設。這是檔案信息資源開發利用和檔案信息網絡建設的技術保障。信息技術應用工作量大、涉及面廣，關系檔案信息化建設的速度與質量，集中體現了檔案信息化建設的效益。
5.信息化人才隊伍建設。這是檔案信息化成功之本，對其他各個要素的發展速度和質量起著決定性的作用。
二、檔案管理信息化的建設途徑
應該遵循適應國家信息化建設和檔案事業發展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，為改革開放和現代化建設服務，改進思路，從各方面強化檔案信息化建設。
1.加快檔案信息化基礎設施建設。建設數字化檔案館，大致包括檔案館庫房建設、檔案館館藏建設、檢索工具建設、規章制度建設、專兼職檔案干部隊伍建設及檔案服務利用工作等等。繼續推進運用計算機管理檔案，提高檔案館計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。
2．加快提高檔案現代化管理水平。從提高現代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識“網絡化管理”和“數據化檔案”，實現信息共享、共建的目的。對此，開展現代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規范化、通用化，并有很強的包容性。
3．改革檔案信息服務方式。信息時代，傳統的服務方式已經不能適應i檔案事業發展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術和知識開發檔案信息資源，創新檔案信息服務方式，為經濟和社會發展服務。一是計算機管理服務。這種服務在一些檔案部門已基本實現了；二是光盤存貯服務。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點，可廣泛用于檔案信息全文檢索、查詢服務；三是現代通訊網絡服務。充分利用現代通訊技術，如郵電信息網絡等，將檔案信息出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案；四是公共信息網絡服務。檔案信息部門充分利用地區公用信息網、國家公用信息網和國際公用信息網進行服務；六是視聽傳播服務。運用電視網、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾。
4．培養人才，提高檔案隊伍素質。信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。因此，檔案部門必須加大人才培養力度，為提高檔案人員工作素質創造良好環境。一是檔案部門在進行培訓前，應做好需求調研，按需設計內容，將培訓課程內容與工作相結合，也就是說，培訓應該是因需產生的。二是制定科學系統的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合。三是增加檔案工作者之間、相關專業工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優秀經驗，掌握和運用現代技術的方法，更新知識儲備。四是應加大培訓內容中計算機知識的比例，強化與圖書館學、情報學的聯系，重視網絡知識的運用，注重信息能力、技術應用的培養，適當增加檔案現代化管理課程的課時。
5．加強電子檔案歸檔管理。網絡技術的發展極大地促進了業務系統的連續性、關聯性，如果不在制度上和文件管理要素上對業務系統提出要求，比如提出元數據要求，就可能使業務系統自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續體理論提出的整體系統思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設網絡文件中心。這種熱潮的基本出發點是，對分布在各個機構的業務活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網絡建立的廣泛聯系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導，在電子文件運動整體環節中都不能取消“檔案化”的環節。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。
