時(shí)間：2023-06-07 09:08:58
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案信息管理制度，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
醫(yī)院檔案是醫(yī)院各職能管理科室和業(yè)務(wù)科室信息的聚合，是醫(yī)院活動(dòng)的歷史記錄。由于醫(yī)院職能的特殊性，醫(yī)院檔案相當(dāng)于承擔(dān)著醫(yī)學(xué)知識(shí)載體的作用，是人類在治療疾病、科學(xué)研究、提升醫(yī)療技術(shù)等多方面活動(dòng)中產(chǎn)生的，并能為以后的醫(yī)學(xué)發(fā)展起到重要借鑒作用的珍貴資料，其中蘊(yùn)藏著非常豐富的醫(yī)學(xué)研究成果與高新技術(shù)等重要的科技信息。
當(dāng)前，我國(guó)的醫(yī)學(xué)發(fā)展十分迅速，對(duì)于醫(yī)療衛(wèi)生制度建設(shè)與改革的實(shí)踐也逐漸深入，這使得醫(yī)院作為一間集醫(yī)療、教學(xué)、科研為一體的服務(wù)部門，對(duì)各種時(shí)效性強(qiáng)并具有高價(jià)值的檔案信息的需求越來越大，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已難以滿足要求，醫(yī)院檔案作為醫(yī)學(xué)知識(shí)的載體，是醫(yī)學(xué)得以發(fā)展的重要條件和基礎(chǔ)，因此，醫(yī)院檔案管理情況勢(shì)必影響著醫(yī)院的生存與發(fā)展。一所醫(yī)院要想獲得長(zhǎng)期的生存機(jī)會(huì)并得以健康的發(fā)展，就必須把醫(yī)院檔案管理工作放在重要位置，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息管理現(xiàn)代化，才能使檔案管理工作適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需求。
1.當(dāng)前醫(yī)院檔案信息管理的現(xiàn)狀
1.1對(duì)檔案信息管理的認(rèn)識(shí)不夠
醫(yī)院檔案信息在醫(yī)院中起著非常重要的作用，首先，醫(yī)院檔案儲(chǔ)存了大量以往的病例信息及科研材料，醫(yī)務(wù)人員可從中選擇成功率較高的診療方法及獲得最新的科學(xué)研究方法，是醫(yī)療工作的憑證，并在醫(yī)學(xué)研究活動(dòng)中起到了支撐作用；其次，在出現(xiàn)醫(yī)患矛盾、醫(yī)療糾紛時(shí)，病例檔案將成為重要的憑證材料，在解決醫(yī)患爭(zhēng)端中發(fā)揮著重要的法律依據(jù)作用，最后，醫(yī)院檔案把醫(yī)院發(fā)展歷史狀況及過程樣貌真實(shí)地記錄下來，是醫(yī)院發(fā)展的一面鏡子，在醫(yī)院文化建設(shè)中起著不可磨滅的作用。然而，在醫(yī)院工作的大多數(shù)人員，甚至包括檔案管理工作部門的工作者，對(duì)醫(yī)院檔案信息的重要性認(rèn)識(shí)不夠，沒有相對(duì)正確周到的管理方案，對(duì)醫(yī)院檔案的管理隨意性較大，一定程度上造成許多完美的檔案資料沒有得到及時(shí)的收集、整理、而遺失，導(dǎo)致醫(yī)院歷史資料的缺失，目前很多醫(yī)院還保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，紙質(zhì)管理模式需要的儲(chǔ)存空間大，易受潮濕、火災(zāi)等外來因素破壞，難保存，難調(diào)閱、難查找、易損壞、易遺失，借出去的檔案返還不及時(shí)，管理上存在很大的局限性，檔案信息資源開發(fā)不足信息共享性差，造成檔案利用率極底，嚴(yán)重浪費(fèi)了醫(yī)院檔案的巨大利用價(jià)值。
1.2醫(yī)院檔案管理人員水平不高
作為醫(yī)院檔案管理部門的工作者，不僅需要具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，具有較好的檔案收集、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研工作能力；還要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)，能完成檔案信息的錄入、分類、篩選、快速檢索等工作；另外，由于醫(yī)院職能的特殊性，檔案管理人員還需要具備全面的醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，由此可見，檔案管理人員需要具備以上提到的各學(xué)科的綜合知識(shí)才能做好醫(yī)院檔案信息管理的工作。然而，當(dāng)下的許多醫(yī)院在檔案信息管理人員挑選方面做的不夠到位，對(duì)進(jìn)行檔案信息管理的工作人員的專業(yè)知識(shí)與文化程度甚至個(gè)人思想道德方面的考核缺乏重視，從而造成醫(yī)院檔案管理的多數(shù)人員專業(yè)能力較弱。另外，一些非檔案專業(yè)畢業(yè)的工作人員，通過后期的一些相關(guān)課程培訓(xùn)就可以從事醫(yī)院檔案的管理，然而其只是了解了檔案學(xué)專業(yè)的一些皮毛，在實(shí)際的工作中容易出現(xiàn)多種失誤，這將給醫(yī)院檔案信息的管理造成較大的損失。此外，一些從未接受過專業(yè)化培訓(xùn)，缺少作為一個(gè)合格檔案管理人員應(yīng)具備的理論水平和政治素養(yǎng)，只是因?yàn)橥ㄟ^各種社會(huì)關(guān)系而從事管理工作，這就使得醫(yī)院檔案的管理無法步入正軌，更不用說提高檔案管理的水平了。
1.3醫(yī)院檔案管理制度不夠完善
目前很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)醫(yī)學(xué)檔案信息管理認(rèn)識(shí)不足是因?yàn)槠洳荒墚a(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此不予以重視。對(duì)于醫(yī)院檔案信息的管理沒有進(jìn)行制度上的規(guī)定和要求，相關(guān)管理制度的不完善、不健全也是當(dāng)下醫(yī)院檔案管理工作中的一個(gè)主要問題。一些醫(yī)院在檔案管理方面的相關(guān)制度較為模糊，無法對(duì)檔案信息的內(nèi)容和相關(guān)要求作出明確界定，缺乏統(tǒng)一具體管理檔案的制度，因而不能對(duì)檔案信息管理工作進(jìn)行有效的規(guī)劃，導(dǎo)致檔案的收集率偏低，管理分散和缺乏信息資源整體統(tǒng)一性，例如，隨著現(xiàn)代技術(shù)的迅猛發(fā)展，檢查和治療等方面的新興技術(shù)得到了十分廣泛的應(yīng)用，這無疑是醫(yī)學(xué)進(jìn)步發(fā)展的福音。然而多數(shù)醫(yī)院都沒有及時(shí)完善與這些新興技術(shù)相配套的檔案管理制度，造成先進(jìn)儀器的相關(guān)數(shù)據(jù)和資料沒有融入到醫(yī)院檔案的管理中。此外，醫(yī)院的檔案信息管理往往容易出現(xiàn)主次不分，文圖不符，重要信息遺漏等問題，對(duì)此一些醫(yī)院也缺乏正確處理這些問題的相關(guān)辦法，不能及時(shí)對(duì)檔案管理方面存在的問題進(jìn)行解決，從而阻礙了醫(yī)學(xué)研究的發(fā)展，造成無法挽回的損失，進(jìn)而使現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展跟不上新時(shí)期的發(fā)展需要。
2.解決問題的對(duì)策與建議
2.1強(qiáng)化檔案信息管理意識(shí)
基于醫(yī)院檔案信息對(duì)醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)學(xué)進(jìn)步的重要作用，現(xiàn)階段加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案信息管理的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案信息的管理是十分有必要的。醫(yī)院要始終把檔案管理工作放在重要議事日程上，不只是檔案管理工作者要重視這一工作，還要強(qiáng)化全院職工的檔案管理意識(shí)，在全院各級(jí)人員中提升檔案信息的知曉率，從而使各部門之間相互協(xié)調(diào)，共同做好醫(yī)學(xué)檔案的管理工作。這對(duì)提升現(xiàn)代醫(yī)院檔案信息管理能力和管理的科學(xué)化將會(huì)有非常積極的影響。
2.2全面提升管理人員素質(zhì)
隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案信息管理的工作量也在逐漸加大，其工作范圍已由初級(jí)階段對(duì)檔案的收集和統(tǒng)計(jì)等擴(kuò)大為現(xiàn)在對(duì)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)與分析，并對(duì)以后醫(yī)院的工作有著至關(guān)重要的影響。故此，從事檔案信息管理工作人員的素質(zhì)也應(yīng)該得到相應(yīng)提高，只有使管理人員的基本素質(zhì)得到全面提升，才能進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院檔案信息管理工作的質(zhì)量。醫(yī)院在日常工作中，應(yīng)注意加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，可以通過定期得將他們送到專業(yè)的檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)及邀請(qǐng)檔案管理專家來院召開技術(shù)講座這兩種方式以提升他們的業(yè)務(wù)水平與技能，從需開闊他們的眼界，提高他們的專業(yè)修養(yǎng)，以達(dá)到適應(yīng)醫(yī)學(xué)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展、推動(dòng)檔案管理水平提高的目的。
2.3建立健全檔案管理制度
醫(yī)院檔案信息管理質(zhì)量的提升與一套相應(yīng)的檔案管理制度是分不開的，鑒于目前醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問題，及時(shí)建立健全相關(guān)制度是非常必要的。故而對(duì)于醫(yī)院的醫(yī)學(xué)檔案信息管理，應(yīng)首先成立有約束力的部門，完善檔案管理制度，明確檔案管理人員的權(quán)利和責(zé)任，以保證醫(yī)學(xué)檔案管理工作的科學(xué)有序進(jìn)行。其次應(yīng)嚴(yán)格管理好醫(yī)學(xué)檔案信息管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，杜絕個(gè)別環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的問題。建立健全醫(yī)院的檔案管理制度，可以使工作人員明確自己的指責(zé)，對(duì)于各種情況能夠做到有章可循，這對(duì)于檔案信息管理工作的圓滿完成是非常有裨益的。
2.4創(chuàng)新檔案信息管理模式
在科技迅猛發(fā)展的21世紀(jì)，以往的檔案管理模式已經(jīng)無法解決當(dāng)下檔案管理中出現(xiàn)的新問題，因此，醫(yī)院的檔案信息管理工作質(zhì)量要想得到有效提升，就必須及時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，摒棄以往管理模式中不科學(xué)的地方，根據(jù)科技的發(fā)展情況，實(shí)事求是地進(jìn)行檔案信息的創(chuàng)新改革。醫(yī)院要注重最大限度地發(fā)揮檔案管理人員的力量，重視新興技術(shù)的應(yīng)用，盡快促成醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)化。因此，醫(yī)院檔案管理應(yīng)由單純的紙質(zhì)管理模式逐漸過渡到與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理模式并存的管理模式中來，對(duì)電子文件與紙質(zhì)文件形式上的差異加以利用 ，電子文件，且有不占空間，提高工作效率，便于資源共享，節(jié)約資源等諸多優(yōu)勢(shì)，有了電子文件，對(duì)文件直接目錄標(biāo)引直接提取供利，對(duì)保護(hù)紙質(zhì)文件極為有利，另一方面，紙質(zhì)文件檔案，也可以彌補(bǔ)電子文件容易被刪改、丟失的缺陷，并作為查找核實(shí)電子文件的最原始憑證，兩者之間可以取長(zhǎng)補(bǔ)短，使檔案管理更加合理化、科學(xué)化、更適應(yīng)時(shí)代的需求，真正做到為廣大醫(yī)務(wù)工作者的需求服務(wù)。加強(qiáng)檔案管理意識(shí)、提升檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)與技能；建立高效完善的醫(yī)學(xué)檔案信息管理制度，創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展，如此對(duì)于優(yōu)化醫(yī)學(xué)檔案管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案的最大限度利用，并進(jìn)一步促成醫(yī)院檔案信息服務(wù)的現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化和社會(huì)化有著非常重要的作用。
3.小結(jié)
總之，社會(huì)的不斷進(jìn)步和科技的不斷發(fā)展促使醫(yī)學(xué)檔案信息的管理也要及時(shí)趕上時(shí)代更新的步伐。當(dāng)前的醫(yī)院檔案信息管理依舊存在著思想認(rèn)識(shí)不夠、管理方法較為落后等諸多方面的問題，對(duì)此，我們要對(duì)其有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，積極尋求相應(yīng)的解決方案，從檔案管理認(rèn)識(shí)、管理人員素質(zhì)、檔案管理制度以及對(duì)檔案管理模式的創(chuàng)新等方面進(jìn)行改進(jìn)，不斷提高醫(yī)院檔案信息管理的專業(yè)化程度，促使醫(yī)院檔案信息的管理水平得到提升，從而為醫(yī)學(xué)的進(jìn)一步發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
[1]沈繼濤.醫(yī)院檔案信息管理研究[J].中醫(yī)藥管理雜志，2010，18（11）：1045.
我國(guó)人口多，工作人員的數(shù)量在不斷攀升，這就要求我國(guó)必須加大對(duì)檔案管理的力度，將信息化技術(shù)應(yīng)用其中，創(chuàng)新了原有的管理檔案模式，有利新的檔案管理也就是數(shù)字化管理。這一檔案形式的出現(xiàn)，同提高檔案信息管理的水平，使得檔案信息的收集、整理、分析和存儲(chǔ)變得更加的快捷和有效，一定意義上說，提高了數(shù)字化檔案信息管理工作的發(fā)展。然而，目前我國(guó)的數(shù)字化檔案信息管理工作還有不足，甚至存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)因素，嚴(yán)重影響到數(shù)字化檔案信息的安全，因此，需要采用各種管理策略，以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案信息的科學(xué)，合理，更加安全。
1 數(shù)字化檔案信息中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)因素
數(shù)字化檔案信息在管理的過程中，不是一帆風(fēng)順的，也會(huì)受到許多影響，而給數(shù)字化檔案信息管理中造成影響最大的是安全風(fēng)險(xiǎn)問題，數(shù)字化信息檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)問題造成了檔案信息的丟失。而數(shù)字化檔案信息的缺失也直接影響檔案管理事業(yè)的發(fā)展，就我國(guó)目前的數(shù)字化檔案信息存在的安全問題大體包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：
1.1 計(jì)算機(jī)硬件故障
對(duì)于使用計(jì)算機(jī)的人來講，設(shè)施完整，能夠正常操作的都是好的計(jì)算機(jī)，因此為了能夠保障計(jì)算機(jī)使用安全，需要在計(jì)算機(jī)中設(shè)置相應(yīng)的保護(hù)機(jī)制，安裝保護(hù)軟件，是計(jì)算機(jī)發(fā)揮應(yīng)用的效果，但是，有的時(shí)候即使在計(jì)算機(jī)里設(shè)置相應(yīng)的保護(hù)機(jī)制，計(jì)算機(jī)中的硬件也還是會(huì)受到某些因素的影響，而出現(xiàn)故障，一旦計(jì)算機(jī)中的硬件出現(xiàn)故障，計(jì)算機(jī)無法正常運(yùn)行，就會(huì)使得數(shù)字化檔案中的信息數(shù)據(jù)丟失，也破壞了數(shù)字化檔案信息的完整性，不利于提高檔案信息的保存效率，從而阻礙了數(shù)字化檔案管理事業(yè)的發(fā)展。而如今，計(jì)算機(jī)中硬件出現(xiàn)故障的次數(shù)逐漸增加，主要的原因也是計(jì)算機(jī)種類以及功能不斷增強(qiáng)，這樣的現(xiàn)象更加不利于數(shù)字化檔案信息的存儲(chǔ)和保護(hù)。
1.2 計(jì)算機(jī)軟件故障
數(shù)字檔案主要是利用計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)，利用計(jì)算機(jī)中的相關(guān)管理軟件以及相關(guān)的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)來對(duì)檔案信息進(jìn)行處理和分析，以保障數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息的完整性，從而提高數(shù)字檔案信息的利用率。計(jì)算機(jī)相關(guān)管理軟件的性能將直接決定數(shù)字化檔案信息的安全，隨著計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件性能的不斷提升，數(shù)字化檔案信息的安全性也在不斷的提高。然而，就我國(guó)現(xiàn)階段的計(jì)算機(jī)軟件發(fā)展水平來說，還無法對(duì)數(shù)字化檔案信息安全形成高效的保護(hù)，計(jì)算機(jī)軟件會(huì)受到來自各種因素的影響，計(jì)算機(jī)軟件一旦出現(xiàn)故障，就會(huì)使得數(shù)字化檔案信息管理操作受到阻礙。
1.3 數(shù)字化檔案信息安全管理制度不夠健全
在我國(guó)，數(shù)字化檔案建設(shè)起步晚，發(fā)展緩慢，數(shù)字化檔案信息安全管理制度不夠健全，數(shù)字化檔案管理機(jī)制與以往的不同，國(guó)家沒有頒布相關(guān)的法律法規(guī)來規(guī)范和調(diào)整數(shù)字化檔案信息管理。因?yàn)閲?guó)家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織沒有法律保護(hù)，因此我國(guó)的數(shù)字化檔案管理承擔(dān)著更大的數(shù)字化檔案信息管理的安全風(fēng)險(xiǎn)，從我國(guó)的目前現(xiàn)狀來看，當(dāng)前的數(shù)字化檔案相關(guān)的法律法規(guī)不能滿足現(xiàn)代數(shù)字化檔案信息安全管理方的需求。因此，無論是數(shù)字化檔案管理的相關(guān)法律制度還是信息安全方面都需要加強(qiáng)管理。
2 數(shù)字化檔案信息安全管理策略
計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施的不足，也阻礙著數(shù)字化檔案信息安全發(fā)展，因此也需要不斷的對(duì)計(jì)算機(jī)中的硬件設(shè)備進(jìn)行改進(jìn)，同時(shí)也需要采取更加有效的保護(hù)機(jī)制，采用先進(jìn)的科學(xué)防護(hù)技術(shù)加強(qiáng)保護(hù)計(jì)算機(jī)中的硬件和軟件設(shè)施，進(jìn)一步保障數(shù)字化檔案信息的安全，但是數(shù)字化檔案信息的類型不同，這就要求具體問題，具體分析，采取不同的安全管理策略，以提升數(shù)字化信息安全管理的效果，保障數(shù)字化檔案信息的完整性和穩(wěn)定性。為了解決數(shù)字化檔案信息的安全問題，可以采用以下幾個(gè)策略：
2.1 計(jì)算機(jī)設(shè)備安全管理
就相關(guān)的調(diào)查報(bào)告可知，計(jì)算機(jī)硬件出現(xiàn)故障的次數(shù)相對(duì)來說較多，而計(jì)算機(jī)故障對(duì)數(shù)字化檔案信息安全所造成的影響也相對(duì)較為嚴(yán)重，因此，應(yīng)該積極采取有效的安全措施，對(duì)硬件設(shè)備實(shí)施高效的安全管理，從而降低計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備發(fā)生故障的幾率。在對(duì)計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行安全管理的過程中，可以從而計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的選擇上入手，對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)，并對(duì)硬件設(shè)備的廠家的營(yíng)業(yè)執(zhí)照和信譽(yù)程度進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，在計(jì)算機(jī)硬件的兼容性上和拓展性上對(duì)計(jì)算機(jī)硬件實(shí)施全面的審核，從而保障計(jì)算機(jī)升級(jí)過程中數(shù)字化檔案信息的安全。另外，計(jì)算機(jī)軟件設(shè)備故障也對(duì)數(shù)字化檔案信息的安全管理具有一定的影響，但是相對(duì)于計(jì)算機(jī)硬件來說，其所能夠產(chǎn)生的影響作用相對(duì)較小，在實(shí)施安全管理過程中，也可以采用和計(jì)算機(jī)設(shè)備安全管理相同策略，更好的提高計(jì)算機(jī)設(shè)備管理的安全性，最大限度的保障數(shù)字化檔案信息的完整性和有效性。
2.2 信息技術(shù)安全管理
數(shù)字化檔案信息安全管理只是依靠人力管理是不夠的，還需要加入現(xiàn)代技術(shù)科學(xué)管理。現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)能更好的保證數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)的安全，提高檔案信息安全性，也提高檔案的完整性，因此在管理數(shù)字化檔案信息安全的過程中要加入必要的信息技術(shù)。
2.3 完善信息安全管理制度
要維護(hù)數(shù)字信息的安全，不僅要依靠技術(shù)還要做好對(duì)信息的管理工作，通過制定一系列的嚴(yán)密并且合理的管理規(guī)范與措施，保證數(shù)字信息的完整，真實(shí)和可靠。要充分保證數(shù)字化檔案信息的安全，就需要通過制定一系列的規(guī)章制度來進(jìn)行規(guī)范。
第一，就是要建立人員安全的管理制度，主要包括有崗位安全考核制度、安全審查制度、安全培訓(xùn)制度等。
第二是建立文檔的管理制度，按照一定的密級(jí)對(duì)易經(jīng)存儲(chǔ)的數(shù)字信息進(jìn)行分類，對(duì)于機(jī)密新信息和敏感信息需要進(jìn)行加密，以防信息被竊聽、毀壞或者變更。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，檔案管理工作中的重點(diǎn)是數(shù)字化檔案信息安全管理的完整和有效性，為了有效的提高數(shù)字化檔案信息管理的安全，需要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息管理的監(jiān)控，針對(duì)信息中的安全問題，進(jìn)行分析，并采取措施解決，保障數(shù)字化檔案信息安全管理的有效性，從而推動(dòng)數(shù)字化檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
一、完善檔案管理體系
針對(duì)高校檔案管理體系的缺陷，需要從增強(qiáng)檔案管理意識(shí)、??化檔案管理制度、加強(qiáng)檔案人員素質(zhì)三方面完善高校檔案管理體系。
在檔案的信息化管理中，管理人員要樹立“服務(wù)至上、以人文本”的意識(shí)和觀念。同時(shí)可以定期開展檔案知識(shí)學(xué)習(xí)活動(dòng)，讓工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性；也可以定期參觀在檔案管理方面成績(jī)較好、技術(shù)較為先進(jìn)的高校，提高工作人員的積極性；同時(shí)還要定期對(duì)工作人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德，提高他們的責(zé)任心。
檔案管理制度是整個(gè)檔案信息化管理的重要綱領(lǐng)，在優(yōu)化檔案制度管理的過程中，高校要結(jié)合自身的發(fā)展特點(diǎn)，制定合理有效的管理制度。比如設(shè)置一些考核制度，對(duì)業(yè)績(jī)優(yōu)秀的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)；設(shè)置某些標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范員工的管理工作。另外在制定好制度之后，檔案管理部門的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該帶頭遵守這些制度和章程，工作人員要認(rèn)真執(zhí)行制度，提高管理的水平和質(zhì)量。
人員的素質(zhì)是構(gòu)建新型高校檔案管理信息系統(tǒng)的重要條件。高校檔案部門可以通過兩種方式提高檔案管理人員的素質(zhì)。一種是直接招聘專業(yè)的檔案信息管理人員，另一種是選取業(yè)績(jī)較為優(yōu)秀、素質(zhì)相對(duì)較高的人員，對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)水平和素質(zhì)，通過這兩種方式，都能夠增強(qiáng)高校檔案管理部門的后備人員素質(zhì)。
二、豐富檔案資源
為了彌補(bǔ)高校檔案資源信息量小的缺陷，需要采取一定的措施豐富高校的檔案資源。比如，增加高校老師的招聘，盡量達(dá)到3個(gè)老師共同輔導(dǎo)一個(gè)學(xué)生的要求，專職老師負(fù)責(zé)學(xué)生的學(xué)習(xí)，輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)學(xué)生的生活，而第三個(gè)老師負(fù)責(zé)學(xué)生的心理思想等，保證學(xué)生信息的完整性。
另外，也可以在各個(gè)院校中專門設(shè)置心理咨詢室、職業(yè)生涯規(guī)劃指導(dǎo)中心，通過記錄心理咨詢室的數(shù)據(jù)可以在一定程度上了解學(xué)生的心理思想狀況，而通過職業(yè)生涯規(guī)劃中心的指導(dǎo)，可以了解學(xué)生對(duì)于未來的憧憬、對(duì)于自身發(fā)展的看法。
三、數(shù)字化保存檔案
在數(shù)字化出版發(fā)展的情況下，單純的紙質(zhì)檔案保存方式已經(jīng)過于單調(diào)和落后。所以需要增強(qiáng)檔案的數(shù)字化保存。比如高校檔案館藏中存在著大量的早期檔案，這些檔案破損和丟失現(xiàn)象較為嚴(yán)重，而其修復(fù)和補(bǔ)救工作又較為困難。那么就可以采用數(shù)字化方式，將這些檔案編輯成電子書進(jìn)行保存，這樣既能夠提高檔案保存的質(zhì)量，也能夠提高檔案保存的時(shí)間。同時(shí)對(duì)于一些面積較大的建筑圖紙，可以采用縮微機(jī)將它制作成微型膠卷進(jìn)行保存。
四、提高檔案的信息化管理
提高檔案信息化管理重點(diǎn)要做到兩點(diǎn)，一是使用信息化的系統(tǒng)和技術(shù)；二是保證信息的安全性。
在使用信息化技術(shù)對(duì)高校檔案進(jìn)行管理的過程中，要使用一定的多媒體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。可以配置兩臺(tái)服務(wù)器，之后將它們組裝成雙擊后備系統(tǒng)，之后采用Client/Server結(jié)構(gòu)和TCP/IP技術(shù)、通信協(xié)議技術(shù)、Oracle 大型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、Un5X操作系統(tǒng)、300GB容量 的HP磁光盤庫(kù)、MPEGZ壓縮系統(tǒng)、專業(yè)的錄像播放編輯機(jī)等技術(shù)，完成上機(jī)檢索的過程。
[關(guān)鍵詞]電力企業(yè)；信息管理；問題；解決措施
中圖分類號(hào)：TM764 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2017）15-0324-01
引言
電力企業(yè)信息管理是整合企業(yè)人員、日常運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵，電力能源在社會(huì)中占據(jù)舉足輕重的地位，社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系和消費(fèi)方向逐步完善，在電力體制改革和企業(yè)發(fā)展的同時(shí)調(diào)整下，企業(yè)信息價(jià)值被凸顯出來。為適應(yīng)時(shí)展需求，提升企業(yè)在社會(huì)中的競(jìng)爭(zhēng)力度和品牌效應(yīng)，高效的信息管理，讓企業(yè)信息更好地推動(dòng)發(fā)展。
1 電力企業(yè)中信息管理存在的問題
1.1 企業(yè)管理層忽視
國(guó)內(nèi)電力企業(yè)在信息管理中存在較大問題，其主要原因在于管理者對(duì)信息檔案管理的忽視。縱觀國(guó)內(nèi)一二線城市中的電力企業(yè)管理可看出，多數(shù)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息管理重要性認(rèn)識(shí)不到位，甚至有部分管理者認(rèn)為那是可有可無的文字管理工作，極其簡(jiǎn)單。電力企業(yè)更側(cè)重于企業(yè)在市場(chǎng)的占有率、產(chǎn)品質(zhì)量、銷售前后等環(huán)節(jié)。由于企業(yè)管理者的不重視，導(dǎo)致公司在信息管理方面資金、人員投入甚少，常常因?yàn)樾畔⒐芾碇贫取⒃O(shè)施不全導(dǎo)致管理存在較大錯(cuò)漏，無法發(fā)揮信息資料在企業(yè)運(yùn)營(yíng)當(dāng)中的服務(wù)作用。因此，在電力企業(yè)在日常運(yùn)營(yíng)過程中，管理者應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)企業(yè)信息管理的意識(shí)，并將這種意識(shí)直接反饋到管理實(shí)踐當(dāng)中，以提高信息的利用率。
1.2 企業(yè)信息管理人員不足或綜合素質(zhì)不高
除了電力企業(yè)管理者對(duì)信息管理意識(shí)不夠外，無法有效利用檔案信息的另一因素是信息管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，且企業(yè)對(duì)這方面人員招收和培養(yǎng)力度不大。比如某縣電力企業(yè)在實(shí)行企業(yè)信息管理時(shí)，企業(yè)是讓非專業(yè)人事管理，比如生產(chǎn)部或者行政部門，這屬于“兼職”管理。這些管理人員首先是非信息管理專業(yè)畢業(yè)，對(duì)檔案信息管理極其陌生，僅僅將信息管理當(dāng)作是企業(yè)資料的收集、分類和存放，沒有意識(shí)到信息管理能夠?qū)⑵髽I(yè)生產(chǎn)力有效轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益。其次是有電力企業(yè)并沒有專門設(shè)立信息管理部門，直接將信息管理與行政和生產(chǎn)等部門合并或者轉(zhuǎn)成其他部門之下。這樣的方式導(dǎo)致多數(shù)電力企業(yè)在信息歸類和保管上存在較大誤差，比如企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展急需的資料沒有得到完整的保存管理，但是多數(shù)沒有實(shí)用價(jià)值的信息卻得以長(zhǎng)期、完整保存。這樣的管理方式不僅不會(huì)有效推動(dòng)電力企業(yè)在社會(huì)地位及經(jīng)濟(jì)效益上的發(fā)展，在無形中還增加了不必要的管理成本和經(jīng)營(yíng)成本。嚴(yán)重的甚至阻礙了電力企業(yè)的發(fā)展，造成不必要的經(jīng)濟(jì)、人身財(cái)產(chǎn)損失。
1.3 管理理論不適宜當(dāng)下企業(yè)發(fā)展，管理信息化建設(shè)滯后
部分電力企業(yè)為更好的管理，在日常運(yùn)營(yíng)當(dāng)中充分利用企業(yè)信息檔案，專門成立了電力信息管理部門，但是在管理過程中仍然無法有效利用信息檔案，且管理上不如預(yù)想。尤其是在新形勢(shì)下，電力企業(yè)信息管理已經(jīng)成為管理部門的必修新課題。但是國(guó)內(nèi)，至少是在內(nèi)陸電力企業(yè)，由于信息管理理論方案相對(duì)而言較為滯后，企業(yè)雖然對(duì)檔案信息實(shí)行管理，但并沒有因此產(chǎn)生多少效益增長(zhǎng)。企業(yè)已經(jīng)充分意識(shí)到信息管理對(duì)電力企業(yè)效益的重要作用，當(dāng)收效甚微時(shí)會(huì)投入更多人力、物力，尋找有效的管理方式。在尋找期間，為避免電力企業(yè)無從下手，探討的方向可以按照以下進(jìn)行：1）電力企業(yè)信息特征與相關(guān)法律；2）電力企業(yè)在產(chǎn)權(quán)變更后的信息流動(dòng)方向；3）國(guó)家政府對(duì)信息管理價(jià)值的評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)及信息資源在企業(yè)建設(shè)中的地位和方向。這些問題都需要電力企業(yè)在不斷實(shí)踐中摸索、解決。
2 電力企業(yè)信息管理解決措施
要解決電力企業(yè)信息管理問題，就需要將問題一一深入研究，尋找到有針對(duì)性的解決方式，在最大程度上避免信息管理中存在較大失誤。
2.1 嚴(yán)格規(guī)范企業(yè)信息管理制度
要對(duì)企業(yè)信息實(shí)行規(guī)范化嚴(yán)格管理，首先需要一套行之有效的管理制度。每個(gè)地區(qū)的電力企業(yè)由于地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向和程度、政策法規(guī)上存在一定的區(qū)別，因此信息管理制度需要按照企業(yè)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r和地方政策進(jìn)行。不能違背相應(yīng)原則，也不能盲目套用其他地方管理方式。在制定嚴(yán)格的管理制度過程中，如果企業(yè)暫時(shí)無從下手，可以到其他信息管理做的較好的企業(yè)進(jìn)行考察，借鑒其成功案例或者直接按照國(guó)家對(duì)信息檔案管理及企業(yè)資料管理的規(guī)定、整理方式和驗(yàn)收辦法等立定基本管理框架，然后在后期運(yùn)營(yíng)當(dāng)中不斷健全、完善。
2.2 增強(qiáng)企業(yè)職工對(duì)信息管理重視
結(jié)合電力企業(yè)實(shí)際情況制定好管理制度后，還要加強(qiáng)管理者對(duì)信息管理的重視程度，改變管理人員對(duì)信息管理的錯(cuò)誤認(rèn)知。信息管理人員要將企業(yè)運(yùn)營(yíng)信息進(jìn)行歸納整合，要充分發(fā)揮其作用，還得順利推行。而領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)與支持力度在推行中占據(jù)主要地位。如果達(dá)不到預(yù)期的管理效果，那么很難將信息管理深入下去。因此，在制定好管理制度后的首要任務(wù)就是提高企業(yè)管理人員對(duì)信息管理重要性的認(rèn)知，從而支持信息管理部門的工作，擁有領(lǐng)導(dǎo)支持的管理，能夠快速有效傳達(dá)下去。
2.3 提高信息管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，建設(shè)專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)
在提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息管理認(rèn)知的同時(shí)，，還要建立更為專業(yè)的信息管理隊(duì)伍。這是因?yàn)槠髽I(yè)信息管理有效性在很大程度上取決于管理人員的業(yè)務(wù)水平及其后備人才資源。在全新形勢(shì)下，為保證電力企業(yè)信息管理更加有效，能夠發(fā)揮其最大作用，管理部門必須建立一只有理想、道德素質(zhì)高、知識(shí)層面廣的素質(zhì)管理隊(duì)伍。同時(shí)，為提高信息管理人員對(duì)新知識(shí)、新技術(shù)的接受程度，優(yōu)化管理辦法，要定期對(duì)其進(jìn)行教育培訓(xùn)，讓管理人員能夠及時(shí)了解新技術(shù)、知識(shí)，同時(shí)還能不斷激發(fā)和調(diào)動(dòng)管理人員的積極性和工作主動(dòng)性，以此提高信息管理質(zhì)量。在電力企業(yè)提高信息管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)期間，可以按照以下方式進(jìn)行培訓(xùn)：首先是按照管理人員實(shí)際情況及其對(duì)信息管理掌握度，培訓(xùn)要將理論和實(shí)踐相結(jié)合。其次是在招聘人才期間，重點(diǎn)對(duì)懂相關(guān)法律、會(huì)外語(yǔ)或者精通計(jì)算機(jī)技能的復(fù)合型人才，最大程度上改變管理部門中存在的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理或者管理人員年齡老化的狀況。最后是通過加強(qiáng)業(yè)務(wù)研討，積極探索更多新的、有效的信息管理方案，以適應(yīng)新形勢(shì)下的電力行業(yè)發(fā)展。
2.4 強(qiáng)化檔案信息建設(shè)工作，做好安全防護(hù)
電力企業(yè)信息管理的方向不僅僅在產(chǎn)品生產(chǎn)上，更多的是日常運(yùn)營(yíng)的種種經(jīng)驗(yàn)、項(xiàng)目實(shí)行方案等內(nèi)容，信息涵蓋量廣而深。但傳統(tǒng)的管理儲(chǔ)存方式已經(jīng)不適用現(xiàn)代化的企業(yè)運(yùn)營(yíng)。因此企業(yè)需要引用更多有效的技術(shù)方式。比如將計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及多媒體技術(shù)引入信息管理當(dāng)中。讓信息管理更加便捷、快速。然后還要對(duì)管理中不合理的方法和手段進(jìn)行改良，使電力信息管理更加科學(xué)、合理，近而將信息管理納入整個(gè)電力企業(yè)整體信息化當(dāng)中，提高電力產(chǎn)品的經(jīng)濟(jì)效益。
結(jié)語(yǔ)
在電力企業(yè)信息管理中，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息管理不夠重視，且管理人員業(yè)務(wù)水平、管理方案等方面錯(cuò)在錯(cuò)漏，才導(dǎo)致信息管理不當(dāng)，無法充分發(fā)揮信息經(jīng)濟(jì)效益的轉(zhuǎn)化作用。要解決這一問題，就需要管理人員結(jié)合實(shí)際情況制定適宜方案，提高管理意識(shí)。
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關(guān)鍵詞 成人高等教育 學(xué)籍信息
中圖分類號(hào)：G72 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
Building Adult Student Information Management System
XIANG Yu
(Office of Academic Affairs, Chongqing Radio and Television University, Chongqing 400052)
Abstract As the state ofeducation enrollment management is ever increasing, in the new situation, how to do student status information collection, verification, correction, management and maintenance of various colleges and universities need to think about. So, only the student enrollment information management rules and regulations, effective measures and technical support means to conduct a thorough reform, the establishment ofeducation student enrollment complete information management system in order to effectively improve the management ofeducation the quality of student status.
Key wordshigher education; student information
1 當(dāng)前成人高等教育學(xué)生學(xué)籍信息管理存在的問題及其原因
目前，各高校成人高等教育學(xué)生學(xué)籍信息不完整、不準(zhǔn)確，學(xué)生圖像信息鏈接率和鏈接的正確率不高，嚴(yán)重影響到國(guó)家教育公平體系的構(gòu)建和學(xué)生個(gè)人權(quán)益的保障，存在的問題主要有以下幾個(gè)方面：（1）成人學(xué)生錄取注冊(cè)的學(xué)籍信息不準(zhǔn)確或不完整；（2）成人學(xué)生隨意改動(dòng)包括姓名在內(nèi)的學(xué)籍信息；（3）成人學(xué)生圖像信息采集時(shí)對(duì)自身信息核對(duì)不認(rèn)真；（4）成人學(xué)生對(duì)自身信息的核對(duì)和更正不及時(shí)；（5）學(xué)校學(xué)籍管理系統(tǒng)采集的信息與電子注冊(cè)信息的數(shù)據(jù)規(guī)格不一致；（6）因少數(shù)管理人員責(zé)任心不強(qiáng)而造成的工作失誤問題。
解決上述問題的核心是構(gòu)建“以制度建設(shè)為導(dǎo)向，以合理措施為支撐，以現(xiàn)代教育技術(shù)為保障”的三位一體的成人高等教育學(xué)生學(xué)籍信息管理體系，從而實(shí)施學(xué)生學(xué)籍信息管理的全面改革。
2 成人高等教育學(xué)生學(xué)籍信息管理體系的構(gòu)建
2.1 建立和完善成人高等教育學(xué)生學(xué)籍信息管理制度
（1)建立成人高等教育學(xué)生學(xué)籍信息管理制度的依據(jù)和途徑。通常，各高校成人高等教育學(xué)生學(xué)籍管理制度是根據(jù)國(guó)家教育部頒發(fā)的《中華人民共和國(guó)教育部令第21號(hào)》來制訂，而成人高等教育學(xué)生學(xué)籍信息的管理則沒有更為具體的制度來進(jìn)行規(guī)范。因此，由地區(qū)教育行政主管部門根據(jù)本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況和成人高等教育學(xué)生的特點(diǎn)，形成本地區(qū)統(tǒng)一的指導(dǎo)意見。再由各高校具體制訂本校的成人高等教育學(xué)生學(xué)籍信息管理辦法。
（2）成人高等教育學(xué)生學(xué)籍信息管理制度的組成要素。成人高等教育學(xué)生學(xué)籍信息管理制度是學(xué)籍管理制度的延伸和拓展，是學(xué)籍管理制度在特定管理范疇的具體實(shí)施辦法，應(yīng)由一套完整體現(xiàn)學(xué)籍管理過程、具有可操作性的實(shí)施細(xì)則組成。具體來講，除總體方案之外，它還應(yīng)包括《入學(xué)信息管理實(shí)施細(xì)則》、《學(xué)籍信息核對(duì)與更動(dòng)實(shí)施細(xì)則》、《圖像信息采集工作實(shí)施細(xì)則》等實(shí)施辦法，對(duì)成人學(xué)生學(xué)籍信息的錄入、建檔、核對(duì)、更正提出詳細(xì)而具體的操作說明。
成人高等教育學(xué)生學(xué)籍信息管理的原則、方針等總體方案及其配套的各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則，共同構(gòu)成了成人學(xué)生學(xué)籍信息管理體系的制度框架。
2.2 采取有效措施，確保學(xué)生學(xué)籍信息的完整和準(zhǔn)確
成人高等教育，尤其是網(wǎng)絡(luò)教育和開放教育具有非常突出的自身特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在學(xué)生分布廣，學(xué)生構(gòu)成復(fù)雜，各區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，管理難度大，管理技術(shù)要求高等方面。因此，在實(shí)施成人學(xué)生學(xué)籍信息管理時(shí)，必須考慮這些特點(diǎn)。
（1）嚴(yán)把招生關(guān)，提高成人高等教育學(xué)生學(xué)籍信息采集的準(zhǔn)確性。要提高學(xué)生學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，就必須將管理工作的把關(guān)口前移，在錄取和新生注冊(cè)工作中，采取“兩查兩審”的措施，做到新生學(xué)籍信息無誤差。
“兩查兩審”是指新生報(bào)到時(shí)，學(xué)生本人確認(rèn)信息（“一查”），招生部門進(jìn)行“一審”；教育部下發(fā)新生數(shù)據(jù)后，學(xué)生進(jìn)行二次確認(rèn)（“二查”），招生部門進(jìn)行二次審查（“二審”），并以此信息作為學(xué)生學(xué)籍管理的依據(jù)。同時(shí)，學(xué)生本人應(yīng)簽訂“學(xué)生基本信息采集責(zé)任書”，從而保障其基本信息數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
（2）落實(shí)責(zé)任，強(qiáng)化學(xué)生學(xué)籍信息的檔案管理。強(qiáng)化學(xué)生學(xué)籍信息檔案管理的主要措施是：檔案的管理責(zé)任落實(shí)到人、學(xué)生學(xué)籍信息備案、確保學(xué)生學(xué)籍信息的一致性。各高校的學(xué)籍管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍信息檔案的管理。經(jīng)過“兩查兩審”的學(xué)生學(xué)籍信息，學(xué)生若無正當(dāng)理由或不符合《成人高等教育學(xué)生學(xué)籍信息核對(duì)與更動(dòng)實(shí)施細(xì)則》，則不予更動(dòng)；同時(shí)將信息備案。學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)時(shí)，除規(guī)定的轉(zhuǎn)學(xué)審批表和成績(jī)卡等常規(guī)材料外，學(xué)生學(xué)籍信息檔案也應(yīng)作為轉(zhuǎn)學(xué)材料移交，以確保學(xué)生學(xué)籍信息管理的一致性。
（3）轉(zhuǎn)變觀念，大膽創(chuàng)新，改變學(xué)生圖像信息的采集和管理方式。學(xué)生圖像信息采集工作應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，將“畢業(yè)生圖像信息采集”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皩W(xué)生圖像信息采集”，將“實(shí)物化的學(xué)生照片管理”轉(zhuǎn)變?yōu)椤熬W(wǎng)絡(luò)化的學(xué)生電子圖像信息管理”，從而提高學(xué)生圖像信息采集的正確率和照片的鏈接率。這種轉(zhuǎn)變的實(shí)質(zhì)是把畢業(yè)生圖像信息采集工作轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)生入學(xué)就進(jìn)行，從而降低漏照率，增加采集機(jī)會(huì)，延長(zhǎng)核對(duì)和更正時(shí)間，有效地提高了畢業(yè)生圖像信息的鏈接率和鏈接的正確率。此外學(xué)生圖像信息采集核對(duì)應(yīng)從“發(fā)放實(shí)物照片后”，提前到“制作實(shí)物照片前”，從而有效控制學(xué)生實(shí)物照片的差錯(cuò)率。
（4）加強(qiáng)監(jiān)督力度，促進(jìn)成人高等教育學(xué)生學(xué)籍信息管理工作的落實(shí)。成人高等教育學(xué)生學(xué)籍信息管理制度與措施的落實(shí)，必須依靠強(qiáng)而有力的監(jiān)督，具體的方法可以采取以下幾種：第一，由上級(jí)學(xué)籍管理部門對(duì)下級(jí)學(xué)籍管理部門進(jìn)行不定期抽查，主要檢查學(xué)生學(xué)籍信息檔案的建立、保管和移交情況，并提出整改意見；第二，實(shí)施成人學(xué)生學(xué)籍信息管理通報(bào)制度，促使各級(jí)辦學(xué)單位更加重視學(xué)生學(xué)籍信息的管理工作。
2.3 建立成人高等教育學(xué)生學(xué)籍信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)開放的學(xué)生學(xué)籍信息管理
連接各高校的學(xué)生學(xué)籍信息管理平臺(tái)，構(gòu)成本地區(qū)乃至全國(guó)的成人高等教育學(xué)生學(xué)籍信息管理綜合系統(tǒng)，與國(guó)家教育部學(xué)歷學(xué)籍網(wǎng)站的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)并行，有效分擔(dān)國(guó)家教育部學(xué)歷學(xué)籍網(wǎng)站數(shù)據(jù)的管理風(fēng)險(xiǎn)。該平臺(tái)的建設(shè)目標(biāo)是：實(shí)現(xiàn)開放式的學(xué)生學(xué)籍信息管理與自主式圖像信息管理。尤其在圖像信息管理方面，該平臺(tái)必須具備五大功能：圖像采集時(shí)學(xué)生的基本信息與學(xué)歷學(xué)籍電子注冊(cè)一致；圖像的采集、圖像與學(xué)生學(xué)籍信息的鏈接同時(shí)進(jìn)行；圖像信息的核對(duì)方式從核對(duì)實(shí)物照片變更為核對(duì)網(wǎng)上電子圖片；核對(duì)時(shí)間提前，避免紙質(zhì)照片的錯(cuò)誤；進(jìn)行學(xué)歷證書的圖像鏈接預(yù)審，將圖像鏈接方式由文件名鏈接，改為圖像信息內(nèi)容的鏈接，提高鏈接的正確率。
學(xué)生學(xué)籍信息管理的是成人高等教育學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，也是成人高等教育學(xué)生學(xué)籍管理工作的難點(diǎn)，只有扎實(shí)工作，不斷創(chuàng)新，用新的思想、新的方式、新的技術(shù)，才能開創(chuàng)學(xué)籍管理工作新的局面。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；醫(yī)院；會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)；缺陷及優(yōu)化
一、醫(yī)院會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)的缺陷
會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)又被稱之為會(huì)計(jì)電算化，它是通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行會(huì)計(jì)的程序化操作，從錄入到結(jié)轉(zhuǎn)成本再到生成各種財(cái)務(wù)報(bào)表，都是依靠計(jì)算機(jī)程序來進(jìn)行操作的，從而極大減輕了財(cái)務(wù)人員的工作量，提高了醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理能力。但由于會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)尚未形成先進(jìn)的管理理念，這也使會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)存在很大的風(fēng)險(xiǎn)性。
（一）會(huì)計(jì)信息缺乏系統(tǒng)化的管理
近年來，信息技術(shù)在醫(yī)療領(lǐng)域的發(fā)展促進(jìn)了醫(yī)院的信息化建設(shè)，在醫(yī)院財(cái)務(wù)管理中也同樣如此，但由于醫(yī)院內(nèi)部還尚未形成較為先進(jìn)的管理思想，這也造成會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)的管理較為滯后，對(duì)某些財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)仍舊存在很大的不可預(yù)見性。在醫(yī)院的會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)中，雖然管理人員對(duì)會(huì)計(jì)信息管理軟件中的風(fēng)險(xiǎn)較為重視，但卻忽略了財(cái)務(wù)人員這一人的因素，在對(duì)會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)中，很可能會(huì)由于財(cái)務(wù)人員的不規(guī)范操作而造成財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，還有可能因?yàn)槿说囊蛩囟斐韶?cái)務(wù)信息的泄漏、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真等問題，如果不能對(duì)人的因素進(jìn)行內(nèi)部控制，必將大大影響醫(yī)院在會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)中財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與安全性。
（二）會(huì)計(jì)信息管理的崗位牽制作用弱化
雖然采用會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)工作的電算化，并由計(jì)算機(jī)來代替人工進(jìn)行財(cái)務(wù)操作，但這也使財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的崗位分工變得模糊起來，隨之而來的是崗位牽制作用弱化。長(zhǎng)期以來，醫(yī)院在進(jìn)行財(cái)務(wù)工作時(shí)都是對(duì)崗位責(zé)任進(jìn)行明確劃分的，并由不同的財(cái)務(wù)人員來對(duì)不同的財(cái)務(wù)工作進(jìn)行操作，如核算有核算人員、審核有審核人員，而在會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)中，則能夠利用計(jì)算機(jī)對(duì)每筆業(yè)務(wù)進(jìn)行自動(dòng)錄入與生成報(bào)表，這也使會(huì)計(jì)信息管理工作中的崗位牽制作用弱化了，進(jìn)而影響了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與安全性。
（三）醫(yī)院會(huì)計(jì)信息管理存在不安全性
醫(yī)院會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)屬于一種財(cái)務(wù)軟件，這種財(cái)務(wù)軟件雖然能夠高效地完成財(cái)務(wù)工作，但也使系統(tǒng)本身存在較高的風(fēng)險(xiǎn)性，特別是黑客或不法分子對(duì)系統(tǒng)的入侵和數(shù)據(jù)的竊取，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)受到很大安全威脅。此外，人為操作的不當(dāng)或是系統(tǒng)本身發(fā)生技術(shù)故障時(shí)，也有可能造成系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失。由此可見，這些問題都證明醫(yī)院會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)存在不安全性。
二、內(nèi)部控制視角下的醫(yī)院會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化研究
在內(nèi)部控制視角下，要想提高醫(yī)院會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)的安全性，強(qiáng)化醫(yī)院對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的內(nèi)部控制能力，就必須從四個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化，以下對(duì)這個(gè)四個(gè)方面的優(yōu)化工作進(jìn)行探討。
（一）強(qiáng)化會(huì)計(jì)信息管理的內(nèi)部控制力度
醫(yī)院應(yīng)從內(nèi)部控制角度出發(fā)，在醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)明確會(huì)計(jì)崗位的內(nèi)部分工結(jié)構(gòu)，應(yīng)分別建立會(huì)計(jì)電算化崗位和傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)崗位，這樣能夠形成良好的崗位牽制作用。此外，醫(yī)院還要通過制度的設(shè)立來確保會(huì)計(jì)崗位能夠進(jìn)行定期輪換，確保崗位牽制作用能夠最大程度的發(fā)揮，這樣能夠有效避免因財(cái)務(wù)人員的，而給財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與真實(shí)性帶來不利影響。
（二）制定會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)管理制度
在內(nèi)部控制視角下，會(huì)計(jì)工作的進(jìn)行必須要遵循國(guó)家法律法規(guī)與會(huì)計(jì)制度來進(jìn)行合法操作，以此確保會(huì)計(jì)工作具有完整性、真實(shí)性與有效性，這也是會(huì)計(jì)信息管理工作的前提條件。因此，醫(yī)院應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)法律法規(guī)、會(huì)計(jì)制度的內(nèi)容進(jìn)行參考與分析，并結(jié)合會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)的工作特點(diǎn)與醫(yī)院自身的實(shí)際情況，來制定能夠與自身實(shí)際情況相符合的會(huì)計(jì)信息管理制度，以此加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)的管理力度，并利用制度來指導(dǎo)醫(yī)院內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理人員。
（三）制定會(huì)計(jì)信息檔案管理制度
對(duì)于醫(yī)院來說，會(huì)計(jì)檔案是必須要有的，而且要進(jìn)行永久保存，由于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是采用紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存的，這也使這些會(huì)計(jì)檔案難以進(jìn)行長(zhǎng)久保存，進(jìn)而使會(huì)計(jì)檔案的完整性受到很大影響。因此，醫(yī)院對(duì)于會(huì)計(jì)信息檔案的管理應(yīng)從兩個(gè)方面來進(jìn)行，以此提高醫(yī)院對(duì)會(huì)計(jì)信息檔案管理的內(nèi)部控制能力。醫(yī)院既要將會(huì)計(jì)信息檔案進(jìn)行紙質(zhì)形式的保存，并對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善保管，還要將會(huì)計(jì)信息檔案中的相關(guān)信息輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中去，由計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)來對(duì)會(huì)計(jì)信息檔案進(jìn)行妥善保管。即使會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)中的信息丟失，也能夠依靠紙質(zhì)資料進(jìn)行找回，從而提高了會(huì)計(jì)信息管理系統(tǒng)的安全性。
（四）建立內(nèi)部審計(jì)制度
在醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作中，內(nèi)部審計(jì)工作是非常重要的，它能夠?qū)︶t(yī)院的財(cái)務(wù)管理水平進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，找出財(cái)務(wù)管理工作中存在的不足，并為醫(yī)院在財(cái)務(wù)管理方面的工作提供指導(dǎo)建議。由于內(nèi)部審計(jì)工作的內(nèi)容非常復(fù)雜、并且涉及范圍很廣，這也使內(nèi)部審計(jì)工作對(duì)內(nèi)部審計(jì)人員有嚴(yán)格的要求。因此，醫(yī)院必須建立會(huì)計(jì)信息內(nèi)部審計(jì)制度，定期對(duì)會(huì)計(jì)賬務(wù)進(jìn)行審計(jì)工作，嚴(yán)格按照相關(guān)法律來對(duì)賬務(wù)進(jìn)行處理。此外，醫(yī)院還要確保費(fèi)用的簽字與審核能夠有證有據(jù)，滿足內(nèi)部控制要求。最后，醫(yī)院還應(yīng)對(duì)整個(gè)審計(jì)過程進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督與管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理工作中存在的問題，降低財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：人事檔案管理；發(fā)展方向；研究分析
引言
人事檔案是記錄一個(gè)人主要社會(huì)經(jīng)歷、品德作風(fēng)、政治面貌等個(gè)人情況的文件，并起著依據(jù)、參考和憑證的作用，在個(gè)人職稱申報(bào)、轉(zhuǎn)正定級(jí)以及辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等各種事情的時(shí)候，都需要使用人事檔案。綜上所述，人事檔案管理就顯得尤為重要。但是隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，在人事檔案的管理過程中出現(xiàn)了一些問題，因此為了解決這些問題，我們需要對(duì)其進(jìn)行透徹的分析研究，從而找到我國(guó)人事檔案管理發(fā)展的新方向。
一、當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理存在的問題
1、管理制度落后據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)當(dāng)代大學(xué)生的人事檔案通常都是存放在用人單位、政府人事部門或者是人才交流中心之中，從而使檔案管理呈現(xiàn)出一種極為分散的狀態(tài)。并且，還有部分不了解人事檔案管理制度的大學(xué)生將檔案放在自己手中，這樣不僅會(huì)不利于檔案的集中管理，還會(huì)發(fā)生檔案受損，或者是檔案丟失的情況，對(duì)學(xué)生今后的發(fā)展具有一定的不利影響。究其原因就是我國(guó)的人事檔案管理制度并沒有緊跟時(shí)展的步伐，從而導(dǎo)致管理制度相對(duì)落后。
2、管理理念滯后
就目前的社會(huì)現(xiàn)狀而言，許多學(xué)校以及個(gè)人并沒有意識(shí)到人事檔案的重要性，認(rèn)為人事檔案說明不了什么實(shí)際問題，因此這就使得人事檔案沒有被充分重視，從而導(dǎo)致部分高校無法進(jìn)行有效的人事檔案管理。其主要原因就是學(xué)校檔案管理部門的管理理念滯后，使得管理人對(duì)于人事檔案的理解不夠透徹，從而無法對(duì)人事檔案進(jìn)行全面管理。
3、管理方式繁瑣
目前，我國(guó)的人事檔案管理方式與以往并沒有很大的差別，比如，人事調(diào)動(dòng)或者是人事考察需要調(diào)檔，就必須要有調(diào)檔函或者介紹信才可以。這樣的方式不僅繁瑣復(fù)雜，而且還沒有什么實(shí)際意義，在提倡快捷、簡(jiǎn)便發(fā)展的今天，這種辦事方式就顯得與周圍環(huán)境格格不入。此外，在人事檔案的管理過程中，只有校方的管理人員才可以將某一人的人事檔案進(jìn)行查看以及轉(zhuǎn)移調(diào)度，并且在轉(zhuǎn)移的過程中，該人事檔案不得經(jīng)由他手，這就使得檔案管理工作的工作效率難以提高，不利于管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。
二、我國(guó)人事檔案管理的發(fā)展方向
1、促進(jìn)人事檔案管理的信息化管理
隨著時(shí)代的不斷發(fā)展與進(jìn)步，我國(guó)的人事檔案管理工作也開始隨之發(fā)生變化，首先就是由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理階段轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的信息檔案管理階段，并且經(jīng)過了多年的實(shí)踐，我國(guó)人事檔案管理工作者在管理過程中積累了豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)這些經(jīng)驗(yàn)積極創(chuàng)新人事檔案的管理方式，使其符合時(shí)展的要求，從而不斷促進(jìn)我國(guó)人事檔案的信息化管理。在人事檔案信息化管理的發(fā)展過程中，不僅要確保人事檔案信息的完整性、有效性，還應(yīng)該保證檔案使用的具體性，從而使檔案發(fā)揮其實(shí)際效用，為人們帶來幫助。我國(guó)高校進(jìn)行人事檔案管理的主要目的并不是對(duì)學(xué)生資源的管理，而是為了實(shí)現(xiàn)人才資源的社會(huì)化，簡(jiǎn)單來說就是實(shí)現(xiàn)人才信息資源的全面共享，從而為學(xué)生尋找工作機(jī)會(huì)帶來一定的幫助。此外，在高校的人事檔案管理的過程中，為了加快其信息化管理進(jìn)程，就需要依靠相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，從而為檔案的查詢帶來便利。因此，在信息管理的過程中，首先需要保證的一點(diǎn)就是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的通暢，這樣能順利安裝信息管理軟件和一些必備的硬件設(shè)備，從而建立一個(gè)系統(tǒng)、全面的人事信息檔案，為檔案信息的存儲(chǔ)、應(yīng)用帶來便利。因此在檔案信息化管理的過程中，就應(yīng)該將加強(qiáng)檔案信息管理功能作為首要目標(biāo)，從而快速實(shí)現(xiàn)信息化管理的建設(shè)，為學(xué)生日后的良好就業(yè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
2、加強(qiáng)人事檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
在以往的人事檔案中，絕大多數(shù)的檔案信息都是以紙質(zhì)的方式記載，因此在管理過程中，這些紙質(zhì)檔案信息非常容易受損，對(duì)于長(zhǎng)期的管理來說極為不利。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與普及，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)走入了我們的生活，并且逐漸被應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，其中就包括人事檔案的管理。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以促進(jìn)人事檔案管理工作的電子化以及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，不僅可以建立方便調(diào)閱的電子檔案，在一定程度上還能夠進(jìn)一步完善我國(guó)的人事檔案管理制度，從而有效促進(jìn)高校人事管理改革與檔案管理工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。就目前的管理情況而言，我國(guó)的各大高校的人事檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)，對(duì)管理模式進(jìn)行不斷的調(diào)整與創(chuàng)新，并將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到人事檔案的管理過程中，以此來加快我國(guó)人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化建設(shè)。此外，融合計(jì)算機(jī)技術(shù)的人事檔案管理，不僅可以進(jìn)行準(zhǔn)確的信息錄入，還能夠方便人們的調(diào)閱，從而最大限度的節(jié)省校方人力資源以及財(cái)力資源的投入。同時(shí)，對(duì)于人事檔案的管理工作人員來說，檔案管理的電子化、信息化還是我國(guó)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)與前提，因?yàn)橹挥羞@樣，人事檔案的完整性才能夠得以保證。近年來，根據(jù)我國(guó)人事檔案管理的發(fā)展過程可知，電子化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息管理系統(tǒng)為各大高校人事檔案信息的查閱與管理帶來極大的便利，從而進(jìn)一步提高了相關(guān)高校檔案管理的工作效率。綜上所述，加強(qiáng)人事檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，不僅可以加快我國(guó)人事檔案管理發(fā)展的信息化進(jìn)程，還能夠不斷完善我國(guó)人事檔案的管理制度，從而促進(jìn)我國(guó)各大高校開展有效的人事檔案管理工作。
3、創(chuàng)新人事檔案管理理念
人事檔案是記錄一個(gè)人主要社會(huì)經(jīng)歷、品德作風(fēng)、政治面貌等個(gè)人情況的文件，由此可見，人事檔案的管理工作與“人”密不可分，對(duì)于人的工作發(fā)展以及人生發(fā)展具有十分重要的意義。因此，在檔案管理的過程中，就應(yīng)該重視對(duì)人主觀能動(dòng)性的調(diào)動(dòng)，為此各大高校的檔案管理人員就需要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，積極創(chuàng)新人事檔案管理的管理理念，并以增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)為基礎(chǔ)，堅(jiān)持“以人為本”的管理原則，從而為人事檔案的主人帶來幫助。由此可見，在我國(guó)各大高校人事檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，“以人為本”的理念尤為重要，因此我國(guó)各大高校的人事檔案管理工作就應(yīng)該時(shí)刻遵循“以人為本”的管理原則，不斷提升檔案管理人員的服務(wù)水平，從而進(jìn)一步落實(shí)檔案管理工作，滿足人們的需求。與此同時(shí)，為了提高人事檔案管理的工作效率，檔案管理人員還應(yīng)該使用具有針對(duì)性的管理方式，為那些急切需要幫助的人提供有效途徑。所以說，在我國(guó)人事管理制度的改革過程中，首先就需要不斷調(diào)整和優(yōu)化人事檔案管理的管理方式，并遵循“以人為本”的管理原則，從而為管理制度改革奠定一定的群眾基礎(chǔ)，以此來進(jìn)一步推動(dòng)管理制度改革的進(jìn)程。就我國(guó)各大高校目前的人事檔案管理來看，管理過程中存在兩個(gè)挑戰(zhàn)，第一個(gè)是人事檔案具有很大的作用，因此我們就必須將其妥善保存，從而維護(hù)個(gè)人的真實(shí)面貌；第二個(gè)是人事檔案的“壽命”有限，為此我們就需要利用先進(jìn)的信息技術(shù)來克服這個(gè)難題，從而落實(shí)好人事檔案的管理工作，為我國(guó)的人事管理帶來新鮮血液，以此來不斷促進(jìn)我國(guó)人事檔案管理工作的發(fā)展。
4、提高人事檔案管理的規(guī)范化水平
為了進(jìn)一步提升高校人事檔案的管理效率，就需要提高檔案管理的規(guī)范化水平。為此，首先就應(yīng)該加大對(duì)于高校人事檔案管理工作的監(jiān)察力度。上級(jí)主管單位根據(jù)實(shí)際工作需要，制定一個(gè)具有針對(duì)性的工作計(jì)劃，同時(shí)定期或者不定期抽查各高校的工作情況，以此來開展實(shí)地考察，并根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果，對(duì)該學(xué)校的人事檔案管理工作提出相應(yīng)的工作建議，從而促進(jìn)高校人事檔案管理水平的不斷提高。其次，要進(jìn)一步規(guī)范高校的檔案管理部門。為此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)就需要明確檔案管理的負(fù)責(zé)人，從而使檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，并且做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、快速處理問題。與此同時(shí)，各大高校檔案管理部門還應(yīng)該與財(cái)政部門積極協(xié)調(diào)、溝通，加大人事檔案管理的資金投入，以此來保證管理工作的順利開展。最后是加強(qiáng)人事檔案調(diào)取的靈活性。盡可能的做到“檔隨人走”，從而不斷提高高校人事檔案管理的工作效率，減少不必要的人力投入以及資金投入。
三、結(jié)論
綜上所述，人事檔案對(duì)人的一生具有非常重要的作用，因此對(duì)于人事檔案我們就需要對(duì)其進(jìn)行完善、系統(tǒng)、有效的管理，為人們帶來幫助。因此學(xué)校的檔案管理工作者應(yīng)該對(duì)人事檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行透徹的分析研究，從而找出我國(guó)人事檔案管理發(fā)展的新方向，使檔案管理緊跟時(shí)代步伐，滿足新時(shí)期的客觀需求，更好的服務(wù)于人事工作。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案；思路；管理
人事檔案是個(gè)人信息的重要載體，同時(shí)也是事業(yè)單位人才信息整合的重要來源，更是人才調(diào)動(dòng)與使用的重要工具。新時(shí)期下，事業(yè)單位的人事檔案管理應(yīng)與事業(yè)單位體制改革和事業(yè)單位的成長(zhǎng)保持一致，隨著我國(guó)人事制度改革的不斷完善，事業(yè)單位的人事檔案管理所反應(yīng)的問題日益突出，需要我們對(duì)此進(jìn)行認(rèn)真的分析了和詳細(xì)的研究，以此來推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。本文從事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題出發(fā)，論述了事業(yè)單位人事檔案管理的基本原則，并詳細(xì)的分析了事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路。
1人事檔案管理中存在的問題
1.1主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作意識(shí)薄弱
長(zhǎng)時(shí)間以來，事業(yè)單位的人事檔案管理工作相對(duì)枯燥和瑣碎，這與事業(yè)單位的發(fā)展模式有關(guān)，因事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)無法直接帶來相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益，日常工作往往是以社會(huì)效益和長(zhǎng)遠(yuǎn)效益為主，造成許多工作人員無法認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加之領(lǐng)導(dǎo)疏于對(duì)人事檔案的管理，引發(fā)了一些檔案管理問題。
1.2檔案管理人員素質(zhì)偏低
事業(yè)單位的人事檔案管理具備機(jī)密性、雙向性、真實(shí)性、可追溯性，因此需要管理人員掌握一定的專業(yè)素質(zhì)，然而現(xiàn)今事業(yè)單位編制還不完善，各單位還處于事業(yè)單位改革的初始階段，有相當(dāng)一部分事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)偏低，兼職人員和無專業(yè)水平人員居多，引發(fā)了事業(yè)單位人事檔案管理無法有效的開展。同時(shí)，各事業(yè)單位也缺乏對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)和培訓(xùn)，導(dǎo)致人事檔案收集困難、檔案整理無從下手、工作人員難以適應(yīng)檔案管理工作等，這極大的影響到了事業(yè)單位檔案的管理水平。
1.3檔案管理設(shè)施落后
目前事業(yè)單位都以實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)辦公，而人事檔案的管理還處于手工管理或紙制管理范圍，這非常不利于人事檔案的收集、歸檔、調(diào)用，所以在硬件配置上人事檔案管理工作落后于事業(yè)單位整體的發(fā)展，紙質(zhì)的人事檔案也不利于檔案的調(diào)用和保存，因此應(yīng)加大檔案管理設(shè)施的投入，改變陳舊的錄入方法和保存方法，推動(dòng)檔案管理向信息化發(fā)展。
1.4人事檔案信息化程度低
我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作還處于發(fā)展階段，從檔案管理的信息化來看，人事檔案的信息管理還沒有全面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，檔案信息的建設(shè)還不夠完善，雖然部分事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但信息建設(shè)的方法和策略不足，管理中缺乏系統(tǒng)性和整體性，造成資料收集雜亂，更新不及時(shí)，最終引發(fā)人事檔案信息管理的混亂。
2事業(yè)單位人事檔案管理的基本原則
2.1規(guī)范與靈活
事業(yè)單位檔案應(yīng)以國(guó)家頒布的檔案管理制度為基礎(chǔ)，并以各事業(yè)單位的實(shí)際工作情況進(jìn)行檔案管理制度的建設(shè)。因行政事業(yè)單位的工作情況不同，各單位在社會(huì)所履行的責(zé)任和義務(wù)也不同，在人事檔案管理制度的建設(shè)上，也要依據(jù)單位特點(diǎn)進(jìn)行發(fā)掘和總結(jié)，建立與實(shí)際情況匹配并與單位結(jié)構(gòu)一致的科學(xué)化規(guī)章制度，以此來保證人事檔案管理工作的有效開展。
2.2職責(zé)與權(quán)益
檔案管理人員的權(quán)益應(yīng)該受到單位和領(lǐng)導(dǎo)和重視，如果不重視則會(huì)對(duì)人事檔案管理工作帶來消極的影響，因此在制定檔案管理制度過程中，要確保檔案管理工作具備合法性和原則性，同時(shí)明確主管領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限和職責(zé)，確保檔案管理工作可持續(xù)的發(fā)展。事業(yè)單位的檔案管理工作具備雙向性這一特點(diǎn)，職責(zé)與權(quán)益的保證可以促進(jìn)檔案管理工作的全面發(fā)展。
2.3制定與執(zhí)行
科學(xué)的管理制度是檔案管理有效開展的重要保障，針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理來說，全方位多角度的探索與挖掘管理方法，并進(jìn)行系統(tǒng)性的總結(jié)是非常必要的，從事業(yè)單位性質(zhì)出發(fā)，總結(jié)規(guī)章制度使之更為合理、系統(tǒng)、科學(xué)，以此來完善檔案管理方法。現(xiàn)實(shí)中還要注意對(duì)檔案管理制度的可行性和實(shí)用性進(jìn)行監(jiān)督，通過執(zhí)行管理制度來檢驗(yàn)其完備性，并結(jié)合實(shí)踐理論來完善檔案管理制度，達(dá)到以人為本、規(guī)范合理。
3事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路
3.1完善事業(yè)單位檔案管理監(jiān)管制度
事業(yè)單位的人事檔案管理制度應(yīng)從內(nèi)容、質(zhì)量、形式、方法上進(jìn)行全面的監(jiān)管和完善。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況和國(guó)家規(guī)定來完善檔案管理的監(jiān)管機(jī)制，通過監(jiān)督機(jī)制來審查檔案處理的效果，促進(jìn)檔案整理、分類、存放的規(guī)范化和科學(xué)化，只有這樣才能夠確保事業(yè)單位人事的檔案管理工作走向正軌。
3.2做好人事檔案的保密工作
人事檔案管理是對(duì)事業(yè)單位重要人才數(shù)據(jù)和核心技術(shù)進(jìn)行記錄、保存、管理的全過程，如果出現(xiàn)問題會(huì)對(duì)資料的安全性和人員的安全性帶來危害，因此應(yīng)做好事業(yè)單位人事檔案的保密工作，確保人才信息和數(shù)據(jù)信息只有內(nèi)部人員掌握。筆者認(rèn)為應(yīng)從事業(yè)單位檔案的存放地點(diǎn)出發(fā)，確保其存放在安全地點(diǎn)，并有專職人員進(jìn)行監(jiān)督和審查，同時(shí)人才檔案與信息檔案應(yīng)分開進(jìn)行存放，以提高檔案管理的機(jī)密性。
3.3利用現(xiàn)代技術(shù)開展人事檔案管理
信息技術(shù)是人事檔案管理發(fā)展的重要方向，從事業(yè)單位發(fā)展的角度出發(fā)，應(yīng)多利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案工作的管理。利用計(jì)算機(jī)來保存和傳遞人事檔案非常方便，如：人員照片、個(gè)人情況、專利證書、科學(xué)成果等，這些信息內(nèi)容都可以通過計(jì)算機(jī)來保存和傳遞，并且避免了丟失和損壞。信息技術(shù)也可以使人事檔案的管理變得更為方便，如：利用軟件來查詢單位高級(jí)職稱的人員等。所以，事業(yè)單位應(yīng)多利用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，以此促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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一、規(guī)范數(shù)字化測(cè)繪地理信息資料歸檔管理
1.執(zhí)行測(cè)繪地理信息檔案管理制度，保證數(shù)字檔案入庫(kù)質(zhì)量。嚴(yán)格測(cè)繪地理信息管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、儀器設(shè)備檔案以及相關(guān)的數(shù)字化檔案錄入的真實(shí)性、完整性、統(tǒng)一性。確保數(shù)字化測(cè)繪地理信息檔案數(shù)據(jù)的權(quán)威性。
2．定期對(duì)數(shù)字化測(cè)繪地理信息檔案進(jìn)行安全檢查，保證數(shù)據(jù)安全、完整。對(duì)數(shù)字化測(cè)繪地理信息檔案資料要定期開展有針對(duì)性的數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)完整性檢查，如利用殺毒軟件對(duì)系統(tǒng)及存儲(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行病毒查殺，檢查存儲(chǔ)介質(zhì)是否有劃痕，數(shù)據(jù)是否丟失。
3.嚴(yán)格測(cè)繪地理信息成果數(shù)據(jù)異地存儲(chǔ)管理模式。嚴(yán)格對(duì)圖紙檔案（包括:紙質(zhì)測(cè)繪記錄、照片文字說明、成果成圖等）和電子檔案（是經(jīng)過電子計(jì)算機(jī)編輯、處理的測(cè)繪檔案，需要光盤、磁盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存的）異地存儲(chǔ)管理，確保成果提供、保管、備份及安全。
4.規(guī)范數(shù)字化測(cè)繪地理信息檔案管理，保證成果數(shù)據(jù)統(tǒng)一完整。在對(duì)基本測(cè)繪地理信息檔案、專業(yè)測(cè)繪地理信息檔案等數(shù)字化測(cè)繪地理信息檔案歸檔管理的同時(shí)，要保證其對(duì)應(yīng)的版本、數(shù)據(jù)格式、技術(shù)要求等對(duì)應(yīng)統(tǒng)一。
二、測(cè)繪地理信息檔案館藏信息化的流程
1．執(zhí)行相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，采集完整數(shù)據(jù)。要實(shí)現(xiàn)測(cè)繪地理信息檔案館藏現(xiàn)代化、信息化，首先，要對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面徹底清理，做到帳清物符，使之有規(guī)可循、有目可查。再按照測(cè)繪、檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)定，開展測(cè)繪地理信息資料檔案的整理、組卷、歸檔和數(shù)字化處理，采集完整性好、資料翔實(shí)的目錄數(shù)據(jù)成果，并對(duì)案卷目錄和文件目錄進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入,建立檔案的案卷級(jí)目錄和文件級(jí)目錄，建立檔案檢索體系，初步實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
2.開展測(cè)繪地理檔案信息化調(diào)研，實(shí)現(xiàn)測(cè)繪地理信息檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。在完成目錄數(shù)據(jù)成果采集后，要開展業(yè)務(wù)需求分析、系統(tǒng)調(diào)研、編寫系統(tǒng)設(shè)計(jì)書等工作，完成系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，建立參考模型、工作流引擎、全文搜索引擎、SOA、GIS等技術(shù)的綜合管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)基于空間的測(cè)繪地理信息資料檔案信息管理、基于圖形化的虛擬庫(kù)房管理、基于地理位置主動(dòng)服務(wù)的測(cè)繪地理信息資料檔案更新通知、分布式的地理信息服務(wù)集成、異構(gòu)多源數(shù)字化成果的管理和利用。
3.優(yōu)化測(cè)繪地理信息檔案的收、驗(yàn)、分和歸檔流程，完善相關(guān)管理制度。首先，測(cè)繪地理信息資料歸檔前，生產(chǎn)單位要進(jìn)行分類系統(tǒng)的整理，測(cè)繪檔案管理部門要進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。測(cè)繪地理信息科研項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，檔案人員應(yīng)參加驗(yàn)收，了解項(xiàng)目的內(nèi)容，明確歸檔范圍、歸檔材料鑒定內(nèi)容、歸檔移交手續(xù)。移交測(cè)繪地理信息材料，還要注意移交期限、成果最終版本、歸檔數(shù)據(jù)成果是否經(jīng)過產(chǎn)品檢驗(yàn)或項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收、歸檔份數(shù)、整理立卷要求。然后，對(duì)“數(shù)字測(cè)繪地理信息檔案館”的建設(shè)模式進(jìn)行較為全面、深入的研究，對(duì)資料檔案的“進(jìn)、管、出”一體化業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，制定、完善有關(guān)管理制度，為進(jìn)一步深化數(shù)字檔案館建設(shè)、提高服務(wù)能力打下良好的基礎(chǔ)。
三、測(cè)繪地理信息檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)
1.采集原始數(shù)據(jù)。一是利用全站儀和電子手簿把實(shí)地測(cè)繪地理信息的數(shù)據(jù)，輸入計(jì)算機(jī)進(jìn)行編輯，然后整理成圖。二是通過數(shù)字化儀，將原有地形圖矢量化，轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)文件輸入計(jì)算機(jī)，這可以有效地利用原有檔案，避免重復(fù)工作。三是用掃描儀將原有圖紙直接掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)。它主要適用于要求精度不高的規(guī)劃圖、征地圖等。
人事檔案信息的建立及其管理在醫(yī)院的人力資源管理中發(fā)揮著不可替代的作用，它能起到作為選拔醫(yī)療人才的依據(jù)，為人事管理部門提供人才信息等作用。1.1促進(jìn)醫(yī)療人才的合理配置采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)建立起完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)醫(yī)院人才的醫(yī)術(shù)能力、業(yè)務(wù)水平、科研能力等進(jìn)行動(dòng)態(tài)收錄，并加以有效利用管理，能夠?yàn)楹侠砼渲冕t(yī)療人才提供決策依據(jù)。通過查看人事檔案信息里記錄的不同人才的能力和特點(diǎn)，可以合理安排職責(zé)崗位，達(dá)到用人以治事、因事?lián)袢说哪康模浞职l(fā)揮人才的作用。通過將人才配置到能發(fā)揮作用的崗位，從而帶動(dòng)醫(yī)院各科合理設(shè)置，促進(jìn)部門之間的人才合理有序流動(dòng)，避免人才擠壓或?qū)W非所用等情況的出現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。
1.2人事檔案為人才資源開發(fā)提供重要信息資源動(dòng)態(tài)更新的人事檔案，可以完整、全面地呈現(xiàn)出一個(gè)人履歷信息。醫(yī)院人事管理部門可以對(duì)這些信息加以研究分析，從而總結(jié)出人才的成長(zhǎng)特點(diǎn)和規(guī)律，這對(duì)于發(fā)掘人才、培養(yǎng)人才、正確使用人才有著重要的作用。比如某醫(yī)院為某市委組織選拔預(yù)備人才提供了信息和依據(jù)，為醫(yī)療相關(guān)的政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位輸送高素質(zhì)的人才擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)崗位。
1.3人事檔案管理的實(shí)施帶動(dòng)了人力資源管理的信息化和科學(xué)化隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用，人事檔案制度的建立，促使人力資源管理朝著科學(xué)化和信息化方向發(fā)展，極大程度的提高了管理的效率，體現(xiàn)了現(xiàn)代化管理水平。通過建立動(dòng)態(tài)化的管理模式，定期更新和完善人事信息，確保信息記錄不滯后于人才的發(fā)展步奏，以保障人才選拔的質(zhì)量，最終保障了人力資源管理的科學(xué)性和信息化水平。
2.醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中發(fā)揮作用的途徑
在管理理念不斷更新和現(xiàn)代化的年代，醫(yī)院更加重視人力資源管理對(duì)提升醫(yī)院管理水平和核心競(jìng)爭(zhēng)力的積極作用，因此，如何通過人事檔案信息管理來發(fā)掘和激發(fā)醫(yī)療工作人員的最大潛能是醫(yī)院人力資源管理面臨的重要課題。
2.1構(gòu)建符合醫(yī)院實(shí)際情況的人事檔案信息管理制度制度具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性，能夠長(zhǎng)時(shí)間發(fā)揮作用，建立符合醫(yī)院現(xiàn)實(shí)情況的人事檔案管理信息制度，能夠有效促進(jìn)管理工作的科學(xué)化和制度化。科學(xué)化、規(guī)范化的人事檔案信息管理制度能夠促使管理行為有章可循，從而保障人事檔案信息有效發(fā)揮在人力資源管理中的作用；其次，要不斷完善、健全現(xiàn)有制度，根據(jù)醫(yī)院自身情況，收集各種意見和建議，系統(tǒng)化的整理人事檔案管理制度。在完善制度的過程中，一方面要集思廣益、廣開言路，拓寬信息收集的覆蓋面，且收集方法要有創(chuàng)新性，以確保收集的全面性和真實(shí)性；另一方面，動(dòng)態(tài)化管理人事檔案，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的人才的學(xué)歷、工作表現(xiàn)、進(jìn)修情況、醫(yī)療業(yè)務(wù)水平、政治道德素養(yǎng)方面進(jìn)行匯總、整理、記錄，以科學(xué)評(píng)估醫(yī)院人才的潛能，實(shí)現(xiàn)預(yù)測(cè)并重點(diǎn)培養(yǎng)的人力資源管理模式。
2.2對(duì)醫(yī)院人才實(shí)現(xiàn)分類管理和培養(yǎng)充分利用醫(yī)院人事檔案信息，對(duì)醫(yī)院人才的不同特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)進(jìn)行梳理，重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)術(shù)帶頭人、醫(yī)院業(yè)務(wù)骨干人員和醫(yī)院學(xué)科帶頭人等，并為以上分類管理和分類培養(yǎng)規(guī)劃提供充分的信息支持。醫(yī)院的人才各有所長(zhǎng)，我們需要深刻認(rèn)識(shí)到每個(gè)人身上的專業(yè)和業(yè)務(wù)發(fā)展方向，這就要求我們充分分析人事檔案信息，從醫(yī)院人才管理的全局性和統(tǒng)籌性出發(fā)，保證人盡其才、任人唯賢、各盡其責(zé)，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人才資源發(fā)揮出最大的價(jià)值。
2.3分析醫(yī)院人才需求促進(jìn)人才合理配置首先，整理完善的醫(yī)院人才信息建成檔案，并采用科學(xué)的方法進(jìn)行管理，以人力資源部領(lǐng)導(dǎo)為中心，會(huì)同醫(yī)務(wù)科、科教科、護(hù)理部等相關(guān)職能部門，建立起基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，動(dòng)態(tài)記錄相關(guān)醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)術(shù)水平、學(xué)術(shù)水平、科研水平、政治道德素養(yǎng)等方面的信息，將這些信息作為醫(yī)院合理配置人力資源的重要決策依據(jù)。通過整理人事檔案信息，根據(jù)人才的不同優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，基于人盡其才、用人之長(zhǎng)的原則將適合的人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，讓人才充分發(fā)揮潛能，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各學(xué)科合理設(shè)置、醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)得以持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。同時(shí)，也可以促進(jìn)人才在不同學(xué)科和部門之間合理有序流動(dòng)，為醫(yī)院的發(fā)展科學(xué)合理的配置人力資源。
2.4提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)是確保人力資源管理科學(xué)性的重要途徑。目前醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)不高，主要表現(xiàn)在在職人員不具備人事檔案管理的相關(guān)知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)人事檔案信息管理工作和人力資源管理工作沒有健全的理論知識(shí)基礎(chǔ)，對(duì)工作內(nèi)容缺乏深刻的認(rèn)識(shí)。作為醫(yī)院人事檔案和人力資源的管理工作的直接執(zhí)行者，他們素質(zhì)的高低會(huì)對(duì)管理工作的質(zhì)量形成直接的影響作用。因此，為確保人力資源管理和人事檔案信息管理工作的效率性，首先需要配備具有人力資源管理知識(shí)和檔案管理知識(shí)的專職管理人員，并且必須具有良好的整治道德素養(yǎng)；其次，對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，更新他們的業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握人事檔案信息管理方法和操作技術(shù)，提高檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平。
3.結(jié)束語(yǔ)
【關(guān)鍵詞】電子檔案；檔案管理；管理模式
一、電子檔案管理工作存在的問題
1、信息安全問題
電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理形式不同，廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備，將檔案錄入到管理系統(tǒng)中，減輕了工作人員的壓力。但電子檔案也面臨著很多新的問題，例如在工作期間常見得計(jì)算機(jī)病毒問題，系統(tǒng)一旦受到病毒入侵，檔案信息的安全性便會(huì)受到威脅，容易出現(xiàn)信息泄露的問題，甚至檔案信息被破壞，原始材料一旦損壞造成的損失將是無法彌補(bǔ)的。信息安全是檔案管理中首先要注意的，因信息泄露造成的困擾問題也十分常見，例如信息泄露后頻繁接收到騷擾推銷短信息，需要提升對(duì)安全管理的重視程度。
2、管理人員素質(zhì)問題
檔案管理人員對(duì)先進(jìn)的技術(shù)方法掌握并不全面，只是了解一些基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作技能，并不能對(duì)系統(tǒng)及時(shí)維護(hù)，增大了管理系統(tǒng)運(yùn)行階段的風(fēng)險(xiǎn)性。電子檔案管理對(duì)工作人員的專業(yè)技能要求十分嚴(yán)格，但目前在人員配備上并不能滿足工作需求，員工也不能技術(shù)的補(bǔ)充專業(yè)知識(shí)，造成電子檔案管理難以落實(shí)，隨著工作任務(wù)的開展，相關(guān)問題也會(huì)逐漸突顯。檔案管理崗位流動(dòng)性大也是影響管理質(zhì)量提升的原因之一，應(yīng)當(dāng)?shù)玫筋I(lǐng)導(dǎo)干部的高度重視。
3、管理制度完善問題
電子檔案管理制度中仍然存在需要完善的內(nèi)容，雖然管理技術(shù)已經(jīng)發(fā)展進(jìn)步，但仍然使用落后的制度體系，造成管理目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)，并且基層工作崗位中存在規(guī)范性不足的問題，影響電子檔案的安全使用。為避免在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中使用出現(xiàn)檔案丟失的問題，要求在管理期間對(duì)檔案進(jìn)行備份處理，即使系統(tǒng)遭受到破壞也能及時(shí)恢復(fù)。但由于管理制度落實(shí)程度不足，工作時(shí)并沒有及時(shí)將檔案?jìng)浞萏幚恚⑶乙苿?dòng)硬盤的存放形式也缺少統(tǒng)一的規(guī)定，很容易損壞影響信息查看。管理制度問題是目前急需解決的。所以管理人員在對(duì)許多比較重要的系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、文檔進(jìn)行備份時(shí)毫無頭緒，哪類數(shù)據(jù)需要保存，又要以何種介質(zhì)保存?zhèn)浞荻际请娮訖n案信息管理的工作內(nèi)容。然而當(dāng)前形勢(shì)下，檔案管理人員沒有具體的標(biāo)準(zhǔn)可以參照，不利于管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。對(duì)于電子檔案信息拷貝行為的制止，相關(guān)管理安全防范也沒有提出行之有效的措施，這說明事業(yè)單位檔案信息安全管理工作仍有漏洞存在。相關(guān)部門和管理工作人員一定要給予高度的重視，通過規(guī)章制度的制定和完善來保證電子檔案信息管理的有效性和安全性。
二、電子檔案管理工作的改進(jìn)建議
1、電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的構(gòu)建和完善
根據(jù)電子檔案的使用特征，來完善管理制度，可以將已經(jīng)投入使用的管理制度作為參照，對(duì)其中不合理的內(nèi)容進(jìn)行改進(jìn)，這樣能夠避免出現(xiàn)管理制度難以落實(shí)的現(xiàn)象。電子檔案與常規(guī)的檔案管理在原理上存在差異，并不是直接針對(duì)紙質(zhì)檔案來進(jìn)行的，因此要求錄入環(huán)節(jié)十分嚴(yán)謹(jǐn)。我國(guó)大部分事業(yè)單位雖然都建立了電子檔案管理體系，但是管理制度缺乏的問題也十分普遍，為了讓電子檔案利用的效率有所提高，相關(guān)規(guī)章制度應(yīng)該對(duì)檔案文件的制作、審核、歸檔以及檔案信息的搜集、整理和保管環(huán)節(jié)做出詳細(xì)且明確的規(guī)定，各個(gè)單位還可以結(jié)合本單位的實(shí)際工作和檔案特征來補(bǔ)充完善。
2、資金投入的加大，讓檔案管理環(huán)境得到改善
電子檔案的管理工作對(duì)于事業(yè)單位而言算是一大創(chuàng)新舉措，現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用對(duì)本管理工作能夠起到很好的促進(jìn)作用。但是由于區(qū)域之間的經(jīng)濟(jì)發(fā)展無法同步，因此許多檔案管理設(shè)備需求無法得到滿足。為了解決這一現(xiàn)實(shí)問題，單位檔案主管部門應(yīng)該擔(dān)負(fù)起督促責(zé)任，在與相關(guān)部門協(xié)助后向當(dāng)?shù)卣暾?qǐng)經(jīng)費(fèi)支出，讓檔案管理工作的條件和設(shè)備都得到改善，起到促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)的作用。有關(guān)部門還要著力于檔案管理通用軟件的推出，遵循統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一規(guī)劃的基本原則，讓檔案管理能夠節(jié)省更多的人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，達(dá)到工作效率提高的發(fā)展目標(biāo)。
3、專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)
電子檔案具備一定的優(yōu)越性，相比較于傳統(tǒng)檔案而言，電子檔案的開發(fā)和利用都要更為方便、快捷，檔案的實(shí)用性也得到提升。然而，事業(yè)單位的電子檔案管理工作水平與檔案管理人員的專業(yè)程度有著直接聯(lián)系，筆者個(gè)人認(rèn)為，要想達(dá)成專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)目標(biāo)，首先要保證管理人員的流動(dòng)性被控制在合理范圍內(nèi)。因?yàn)殡娮訖n案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，且工作涉及面較廣，工作人員管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的累積都是十分寶貴的，因此人員流動(dòng)要避免太過于頻繁，保證電子檔案管理工作的延續(xù)性和長(zhǎng)期性才能實(shí)現(xiàn)專業(yè)檔案管理人員培養(yǎng)的目標(biāo)。除了單位組織培訓(xùn)以外，檔案管理人員也要對(duì)自己嚴(yán)格要求，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升職業(yè)道德并熟悉信息技術(shù)應(yīng)用，將自己培養(yǎng)為綜合素質(zhì)較高的復(fù)合型人才，進(jìn)而更好地適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的需求。
4、電子檔案管理軟、硬件設(shè)施的完善
高質(zhì)量的軟、硬件設(shè)施是電子檔案管理工作平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，單位檔案管理部門所配置的軟件和系統(tǒng)應(yīng)該滿足性能穩(wěn)定、技術(shù)成熟、安全性高的基本要求，杜絕使用市面上未知的軟件或系統(tǒng)。工作期間，管理工作人員還應(yīng)該形成定時(shí)或定期安全體檢、殺毒的良好習(xí)慣，防火墻、殺毒軟件等具有保護(hù)作用的軟件系統(tǒng)要定期更新，以此保障電子檔案系統(tǒng)的安全性。
5、電子檔案動(dòng)態(tài)管理工作質(zhì)量的保證
電子信息的檢查、鑒定、驗(yàn)收是電子信息歸檔管理工作中的重要環(huán)節(jié)，相關(guān)工作人員除了要簽署有關(guān)歸檔責(zé)任書以外，管理工作人員還要對(duì)信息進(jìn)行針對(duì)性的檢查，爭(zhēng)取在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。電子信息管理在電子檔案管理工作中占有十分重要的地位，歸檔的電子信息應(yīng)該緊跟科研生產(chǎn)變化，執(zhí)行動(dòng)態(tài)管理并及時(shí)更新。一些涉及到私密內(nèi)容的檔案還要對(duì)其進(jìn)行監(jiān)控，杜絕資訊外流情況的發(fā)生，一旦發(fā)現(xiàn)可疑行為，應(yīng)該立即予以制止。絕密檔案使用的時(shí)間和范圍都要有所控制，訪客權(quán)限的設(shè)置和電子檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)記錄、監(jiān)控功能的開啟對(duì)于電子檔案管理工作而言都是極為必要的。
三、結(jié)語(yǔ)
現(xiàn)如今事業(yè)單位的檔案管理工作，應(yīng)該從工作實(shí)踐所遇到的實(shí)際問題開始入手，再對(duì)其有所了解的情況下制定相應(yīng)的解決方案，對(duì)工作的制度和管理進(jìn)行不斷地提升和完善，從而使其相關(guān)的管理體系變得更為健全。工作人員綜合素養(yǎng)的提升和現(xiàn)代科技技術(shù)的融合，能夠?yàn)槲覈?guó)行政事業(yè)單位的檔案管理工作注入新生血液，讓其能夠以更好的精神面貌服務(wù)社會(huì)。筆者結(jié)合了自身多年的工作經(jīng)驗(yàn)，就當(dāng)下行政事業(yè)單位的檔案管理思路創(chuàng)新等問題提出了自己的思考，希望能夠?qū)Ω魑煌实墓ぷ鏖_展起到一定的輔助作用。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞：成人教育；檔案管理；信息化管理
現(xiàn)如今，隨著就業(yè)門檻的提高，成人教育已經(jīng)進(jìn)入普及化、大眾化時(shí)代，學(xué)校的招生規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，而且生源也具有多樣化特點(diǎn)，加上辦學(xué)層次的多樣化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)的變化，必須要進(jìn)行改革和創(chuàng)新。而信息技術(shù)的發(fā)展為檔案的管理提供新的契機(jī)。實(shí)踐證明，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理，能夠在減輕管理人員負(fù)擔(dān)的基礎(chǔ)上促進(jìn)管理效率的提升。在本文中，筆者就成人教育檔案信息化管理存在的問題以及具體的管理措施分享幾點(diǎn)思考。
一、成人教育檔案信息化管理的重要性
（一）方便檔案信息查詢檢索
成人高校的招生規(guī)模近些年來呈現(xiàn)出逐年遞增的趨勢(shì)，學(xué)生的數(shù)量龐大，這也意味著，檔案管理工作愈加繁瑣、復(fù)雜。若是采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)學(xué)生信息的查詢十分復(fù)雜，管理人員需要翻閱大量的資料，甚至要根據(jù)相應(yīng)的記錄去庫(kù)房中逐一篩選，耗時(shí)耗力[1]。而現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，讓這些工作得到了簡(jiǎn)化。管理人員以及相關(guān)人員要想獲取某些方面的信息，只需要在計(jì)算機(jī)上輸入關(guān)鍵詞、檢索詞等，就可以將信息調(diào)出來，不僅查找速度非常快，而且查詢的信息準(zhǔn)確、全面。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的介入，檔案信息的查詢和檢索更加方便、快捷。
（二）減輕工作人員工作強(qiáng)度
檔案管理是一件工作量較大的管理工作，管理人員需要采集信息、整理信息、錄入信息、修改信息。若是采取傳統(tǒng)的管理方式，資料非常多，人工操作不方便，而且資料的查詢和修改也極其不方便。更重要的是，學(xué)生的檔案信息并非一成不變，而是在不斷變化的，具有時(shí)效性[2]。管理人員需要定期或不定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新，工作量龐大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。若是使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，管理人員就可以快速收集管理數(shù)據(jù)，在更新信息的時(shí)候，只需要幾秒鐘就可以調(diào)取檔案然后進(jìn)行修改、補(bǔ)充、完善。除此之外，在錄入信息的時(shí)候，錄入的數(shù)據(jù)能夠重復(fù)利用，如課程名稱、教師名稱等，在錄入這些數(shù)據(jù)的時(shí)候可以直接使用一鍵復(fù)制等功能，操作輕松，也不容易出錯(cuò)，管理工作人員的工作強(qiáng)大大減輕[3]。
（三）提升檔案管理工作效率
傳統(tǒng)的檔案管理模式下，不僅工作人員任務(wù)重，而且檔案占據(jù)的空間比較大。由于檔案保存的時(shí)間較長(zhǎng)，在這個(gè)過程中可能會(huì)出現(xiàn)受潮、變質(zhì)等各種問題。情況嚴(yán)重的會(huì)造成檔案損壞、無法使用。此外，檔案在被利用的過程中，比如被有關(guān)人員查找、翻閱，很容易出現(xiàn)丟失、磨損等情況[4]。這樣的檔案管理模式顯然已經(jīng)不能滿足當(dāng)下成人教育檔案管理要求。而現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，能夠有效解決上述問題。管理人員不需要再進(jìn)行大量的手工操作，通過先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)手段就能完成檔案的收集和編撰工作，而且檔案信息的利用率也非常高，并且不會(huì)因?yàn)槭艹薄⒆冑|(zhì)而出現(xiàn)損壞情況，檔案管理效率高。
（四）提升檔案信息的安全性
在成人教育中，檔案信息的價(jià)值較高，這是一種重要的資源信息，其真實(shí)性、合法性等直接關(guān)系到學(xué)生今后的就業(yè)，也間接地影響社會(huì)發(fā)展。一旦檔案出現(xiàn)泄露或丟失等情況，會(huì)損害學(xué)生的利益、學(xué)校的利益，甚至?xí)绊懮鐣?huì)效益。而現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，能夠有效增強(qiáng)檔案信息的保密性和安全性。在信息化管理模式下，管理人員能夠隨時(shí)隨地、快速地檢查信息狀態(tài)，以保證檔案信息的完整性[5]。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，建立在信息技術(shù)之上的電子檔案更具有保密性、快捷性，為檔案信息安全提供可靠的保障。
二、當(dāng)前成人教育檔案信息化管理存在的問題
（一）檔案信息化管理沒有得到重視
受傳統(tǒng)管理工作理念和模式影響，加上檔案管理信息化建設(shè)仍處于探索階段，現(xiàn)如今，成人教育檔案信息化管理存在重視程度不夠等問題。部分工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，仍然采取傳統(tǒng)的管理方式。此外，一些成人院校為了節(jié)省成本資源，沒有針對(duì)檔案信息化管理專門設(shè)立部門，所以檔案管理信息化發(fā)展也就停滯不前。有些成人院校雖然進(jìn)行了檔案信息化管理，但是流于形式。在日常工作中，管理人員只是簡(jiǎn)單地收集檔案并分類，對(duì)于怎樣運(yùn)用信息化技術(shù)管理檔案、優(yōu)化檔案管理質(zhì)量等問題，沒有進(jìn)行深入研討，導(dǎo)致信息化程度不高[6]。
（二）檔案信息化管理制度有待健全
檔案信息化管理是一種新型的、現(xiàn)代化管理方式，與傳統(tǒng)的檔案管理有著本質(zhì)區(qū)別。在實(shí)際工作中，必須針對(duì)檔案的信息化管理建立完善的制度，如安全管理制度、檔案查閱制度、檔案應(yīng)用制度等[7]。然而，就目前實(shí)際情況來看。在成人教育檔案管理工作中，普遍缺少完善制度的支撐。在很多成人院校中，管理人員對(duì)檔案實(shí)行信息化管理，完全憑借自己的經(jīng)驗(yàn)，或者從網(wǎng)上查詢、借鑒的有關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)。由于缺少完善的制度作支撐，所以檔案管理工作的開展存在很強(qiáng)的隨意性，每一個(gè)環(huán)節(jié)缺少制度把關(guān)，導(dǎo)致整體管理工作效率低下。
（三）檔案管理人員信息化素養(yǎng)偏低
在檔案信息化管理工作中，管理人員是主導(dǎo)者。所以，檔案管理效率和管理質(zhì)量，在很大程度上取決于管理人員的綜合素質(zhì)，尤其是信息素養(yǎng)。然而，就目前實(shí)際情況來看，成人院校中的檔案管理人員，普遍存在知識(shí)結(jié)構(gòu)不完善等問題，老化現(xiàn)象嚴(yán)重，對(duì)于檔案管理的有關(guān)技能不能有效掌握，難以適應(yīng)時(shí)展需求。而且很多管理人員自主學(xué)習(xí)能力較低、學(xué)習(xí)意識(shí)不強(qiáng)，很少主動(dòng)去學(xué)習(xí)信息化管理技能，所以管理理念和管理手段存在一定的滯后性，影響檔案的信息化管理。
三、成人教育檔案管理信息化管理策略
（一）增強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)
思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。在檔案信息化管理工作中，要想讓行動(dòng)取得實(shí)效性，必須要樹立正確的管理觀念。在成人教育檔案管理工作中，只有學(xué)校以及管理人員等重視檔案信息化管理，才能推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展。所以，要想提升信息化管理水平，首先要增強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)，讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性并從內(nèi)心接受信息化管理。當(dāng)管理人員具有這樣的意識(shí)，才會(huì)付諸行動(dòng)。因此，成人院校應(yīng)當(dāng)針對(duì)信息化管理進(jìn)行宣傳并開設(shè)相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)管理人員的信息化意識(shí)，打造良好的信息化管理氛圍。除了要及時(shí)革新檔案管理人員的思想觀念，增強(qiáng)其信息化管理意識(shí)，學(xué)校還要加強(qiáng)信息管理設(shè)備基礎(chǔ)的建設(shè)。在檔案信息化管理過程中，先進(jìn)的信息管理設(shè)備是基礎(chǔ)和前提。為了提升檔案信息化管理水平，學(xué)校應(yīng)當(dāng)針對(duì)信息化管理設(shè)備的建設(shè)加大投入力度，不僅要針對(duì)檔案的信息化管理成立專門的管理部門，還要為管理部門購(gòu)買先進(jìn)的的信息化管理設(shè)備，以此優(yōu)化、改善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，建立一個(gè)完善的、能夠滿足檔案信息化管理需求、設(shè)備齊全的管理設(shè)備系統(tǒng)。有了優(yōu)越的技術(shù)支持和環(huán)境基礎(chǔ)，檔案信息化管理工作效率會(huì)大幅度提升，這對(duì)加快成人教育檔案信息化管理進(jìn)程步伐有一定的促進(jìn)作用。
（二）建立健全信息化管理制度
任何管理活動(dòng)的開展，都要有完善的、健全的管理制度作支撐。成人教育檔案信息化管理也是如此。在實(shí)際管理工作中，學(xué)校以及有關(guān)部門、工作人員要根據(jù)檔案信息化管理特點(diǎn)建立完善的信息化管理制度。與傳統(tǒng)的檔案管理不同，信息化管理更加復(fù)雜、繁瑣，信息化管理并不僅僅是檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)的簡(jiǎn)單結(jié)合，而是兩者的有機(jī)融合，是方方面面的深度融合。所以，檔案管理部門及有關(guān)人員要立足實(shí)際，根據(jù)檔案信息化管理特點(diǎn)建立完善的管理制度，包括機(jī)房管理制度、檔案信息安全保密制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案工作制度等，通過這一系列的管理制度為檔案信息化管理工作的有序和高效開展提供可靠的保障，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和規(guī)范化。對(duì)于檔案信息化管理制度，既要做好建設(shè)工作，還要重視制度的執(zhí)行，保證每一項(xiàng)制度都能執(zhí)行到位，只有這樣才能充分發(fā)揮管理制度的價(jià)值。譬如，對(duì)于違反管理制度的管理人員，要嚴(yán)格按照制度要求給予相應(yīng)的處罰，同時(shí)，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的，如責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、管理出色的工作人員，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或精神獎(jiǎng)勵(lì)，以充分發(fā)揮管理制度的價(jià)值。除此之外，要樹立安全保密意識(shí)。安全問題是檔案信息化管理工作中的重要問題，信息化管理背景下，檔案的存儲(chǔ)主要通過數(shù)據(jù)的形式。所以，一旦出現(xiàn)安全問題，很容易造成大量數(shù)據(jù)丟失、損壞。故此，在檔案信息化管理過程中，要不斷增強(qiáng)安全防范意識(shí)，不僅要正確操作計(jì)算機(jī)，還要注重檔案信息的保存、備份，并且采取相應(yīng)的安全措施以預(yù)防病毒、黑客的入侵。
（三）重視信息化管理人才建設(shè)
