時(shí)間：2023-06-06 09:02:05
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的分類方法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
[關(guān)鍵詞]高校信息；檔案管理；信息一體化
[中圖分類號(hào)]G640 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1671-5918（2016）02-0026-02
將高校信息規(guī)整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點(diǎn)。高校檔案一體化的提出，對(duì)檔案的管理觀念，方法，手段都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。在高校的日常發(fā)展中，高校是一個(gè)以人才培養(yǎng)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化非盈利性教學(xué)機(jī)構(gòu)，其主要目的是培養(yǎng)人才。實(shí)施檔案信息合理，可以有序的將數(shù)據(jù)排布而且能夠正確整齊歸檔，并實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的有效性分析。計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的具體目標(biāo)。為高校實(shí)行文檔一體化提供了技術(shù)支持。
一、實(shí)施高校檔案管理信息一體化的主要目的
（一）高校檔案管理的現(xiàn)狀
高校檔案管理一般都是利用一般常規(guī)的方法進(jìn)行管理，如同圖書管理一樣，將其按照一定的順序進(jìn)行存放，比如說建立固定的文件夾，進(jìn)行標(biāo)注，然后每一年的信息都要定期的進(jìn)行更新，工作量大。要找到規(guī)律，查找信息，進(jìn)行具體的總結(jié)歸納時(shí)則相當(dāng)費(fèi)力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現(xiàn)較大的差錯(cuò)。一般情況下，不容易找到數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的整理比較困難，而且，數(shù)據(jù)庫的整體傳播能力較差，沒有具體的手段進(jìn)行廣泛的傳播，應(yīng)該說只是一種人為的管理水平。如今已經(jīng)是進(jìn)入信息時(shí)代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數(shù)據(jù)庫的經(jīng)過的地方也很多，運(yùn)用信息化的模式以最快捷的方法進(jìn)行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。
（二）高校檔案信息化管理的目的
在高校圖書館中，常常會(huì)用信息一體化總結(jié)管理模式，將圖書進(jìn)行整體性進(jìn)行一體化管理，這樣的方法使整理圖書信息工作變得簡(jiǎn)單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進(jìn)行更好的檔案管理，而且是為了保護(hù)檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，應(yīng)該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機(jī)密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標(biāo)志。在存儲(chǔ)之后一旦需要哪個(gè)檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過程中的效率，這些都是在檔案整理過程中應(yīng)該提高和注意的地方。總而言之，說到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進(jìn)行總結(jié)歸納，可以進(jìn)行網(wǎng)上信息總結(jié)，然后，將總結(jié)的過程進(jìn)行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進(jìn)行一體化，建立一個(gè)關(guān)聯(lián)網(wǎng)，每一個(gè)分類都要有規(guī)律和聯(lián)系。在日常高校的管理中，一個(gè)高校有很多的學(xué)院，每一個(gè)學(xué)院又有很多的教職工和學(xué)生，另外學(xué)院在發(fā)展過程中都會(huì)建立自己學(xué)院的檔案，這時(shí)，就應(yīng)該在分類中運(yùn)用信息技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說在高校中的管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問題也都要在檔案整理的過程中進(jìn)行具體的信息改變和總結(jié)。除此之外，各大高校的工作學(xué)習(xí)研究的方向重點(diǎn)也各有不同，但對(duì)檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯(cuò)編的情況出現(xiàn)的目的都是相同的。
二、實(shí)行高校檔案管理信息一體化的方法
（一）進(jìn)行高校的抽樣調(diào)查
說到抽樣調(diào)查，這一點(diǎn)是十分必要的。高校本來就是一個(gè)大集體，這一個(gè)集體是由我們很多學(xué)生和教職工人員一起組成的。所以，應(yīng)該深入進(jìn)他們中間了解各自的不同情況。學(xué)生就是一個(gè)大集體，應(yīng)該走訪不同學(xué)院，調(diào)查了解他們平時(shí)的生活和學(xué)習(xí)情況。找到他們中間的不同點(diǎn)和相同點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，并且調(diào)查平時(shí)的上課情況，了解高校學(xué)生的日常情況。其實(shí)這是檔案調(diào)查分析整理的一個(gè)重要前提。另外，教職工人員也是一個(gè)很重要的群體。對(duì)教職工進(jìn)行抽樣調(diào)查，問詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調(diào)查。以上都可以在網(wǎng)上進(jìn)行。抽樣調(diào)查具有很大的優(yōu)點(diǎn)，有經(jīng)濟(jì)性，時(shí)效性，準(zhǔn)確性和靈活性。它可以解決全面調(diào)查很難解決的問題，補(bǔ)充和訂正全面調(diào)查的結(jié)果，另外，在高校中進(jìn)行全面調(diào)查實(shí)現(xiàn)的可能性很小，所以抽樣調(diào)查會(huì)有一定的根據(jù)性。還能對(duì)整體的情況進(jìn)行某種總結(jié)和假設(shè)進(jìn)行檢測(cè)。簡(jiǎn)單的說就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結(jié)果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準(zhǔn)確率。然后就會(huì)從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。
（二）采取自動(dòng)化檔案管理模式措施
在高校檔案管理的過程中，計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于教學(xué)管理，科研管理，學(xué)籍管理，人事管理，財(cái)務(wù)管理各個(gè)領(lǐng)域。因?yàn)闄n案管理的復(fù)雜性，所以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)或者計(jì)算機(jī)的管理，極大的提高工作效率。而且，因?yàn)檫^去的檔案管理都是屬于一種比較復(fù)雜的紙質(zhì)化書寫整理，在整理過程中就比較復(fù)雜，而計(jì)算機(jī)整理簡(jiǎn)化了原本繁瑣的過程。自動(dòng)化管理模式就是因?yàn)椴扇×擞?jì)算機(jī)的計(jì)算整理模式。利用這種方法，首先實(shí)現(xiàn)了信息存儲(chǔ)檢索，以及數(shù)據(jù)的處理的自動(dòng)化，整理檔案管理員可以在計(jì)算機(jī)上制定一個(gè)線性曲線，然后將數(shù)據(jù)輸入，隨著數(shù)據(jù)的大量涌入，數(shù)據(jù)的曲線圖會(huì)自動(dòng)生成，一旦出現(xiàn)波動(dòng)計(jì)算機(jī)可以自動(dòng)通過比對(duì)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數(shù)據(jù)的調(diào)動(dòng)和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應(yīng)該說是實(shí)現(xiàn)信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性。現(xiàn)在社會(huì)中的主要辦公模式已經(jīng)逐漸從傳統(tǒng)化進(jìn)入了自動(dòng)化，因?yàn)樽詣?dòng)化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時(shí)也不會(huì)忽視工作質(zhì)量。所以相信在未來的工作過程中，高校也會(huì)不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進(jìn)行優(yōu)化。
（三）在檔案管理的軟件上實(shí)施工作統(tǒng)一性
在自動(dòng)化進(jìn)行的同時(shí)，計(jì)算機(jī)在整理檔案的過程中，往往會(huì)出現(xiàn)工作過程中計(jì)算機(jī)機(jī)器的系統(tǒng)不同，或者是系統(tǒng)的計(jì)算方式有差異，在這種情況下，就會(huì)出現(xiàn)上下界面中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)對(duì)不上，無法統(tǒng)一的情況。所以，即使使用現(xiàn)代自動(dòng)化的管理手段，一樣不會(huì)有速率上的提升。相反，要在工作的過程中尋找簡(jiǎn)潔的工作方法。在工作的過程中，應(yīng)該在檔案管理的過程中計(jì)算機(jī)整理時(shí)要保證軟件的統(tǒng)一性，軟件統(tǒng)一如何實(shí)施，應(yīng)該根據(jù)高校的檔案放置的不同方式，根據(jù)檔案的所屬性質(zhì)進(jìn)行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內(nèi)，另外根據(jù)這些不同的文件夾進(jìn)行總結(jié)數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數(shù)曲線，找規(guī)律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過程中影響程度比較輕，就可以根據(jù)具體的情況進(jìn)行細(xì)節(jié)的調(diào)整，如果影響的情況比較嚴(yán)重，就要從前后的問題進(jìn)行控制分析，找到出現(xiàn)這些問題的原因所在，還有在檔案管理過程中，一定要確定安全性，不能在管理過程中出現(xiàn)安全性的問題。所以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現(xiàn)。減少數(shù)據(jù)庫的紕漏。并根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)軟件進(jìn)行定期的排查更新，找到最先進(jìn)的方法。進(jìn)行最快捷的計(jì)算。減少檔案管理的過程中數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的可能性。
三、高校檔案管理信息一體化的重要性
高校的檔案管理一體化，其實(shí)主要應(yīng)用的方法就是利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理，利用計(jì)算機(jī)的特殊軟件進(jìn)行檔案管理，另外，必要時(shí)還能夠在網(wǎng)絡(luò)上找到檔案整理的合理方法，一般高校中，因?yàn)樵合刀加胁煌奶攸c(diǎn)，所以會(huì)根據(jù)不同的院系，將數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分類，然后根據(jù)分類進(jìn)行歸納，制作表格，制作圖像，找到數(shù)據(jù)變化規(guī)律，另外，可以將數(shù)據(jù)放在具體的文件夾中分類，然后必要的時(shí)候可以減少數(shù)據(jù)尋找的時(shí)間，增加了數(shù)據(jù)的整理效率。另外，除了這些特點(diǎn)，信息一體化還有一些原有的檔案管理沒有的特點(diǎn)，其一就是在整理過程中將信息統(tǒng)一進(jìn)行匯總總結(jié)可以建立一個(gè)關(guān)系網(wǎng)，增加高校中各大學(xué)院之間的聯(lián)系性，這個(gè)方法還能將學(xué)院之間進(jìn)行對(duì)比，找到各個(gè)學(xué)院之間檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和不足，這樣可以便于學(xué)院之間的學(xué)習(xí)和改正。第二就是可以在高校工作的時(shí)候?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)的規(guī)范性。因?yàn)樵跈n案管理中要投入大量的人力物力，而且要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行檔案的管理。所以為了減輕檔案管理的負(fù)擔(dān)要進(jìn)行字體合適等必要地方的統(tǒng)一規(guī)范。這樣一來，就會(huì)在整體的歸納過程中有了一個(gè)簡(jiǎn)單的控制過程，可以通過數(shù)字的比對(duì)檢查數(shù)據(jù)。最后，在檔案管理中信息一體化增加了高校人員的團(tuán)結(jié)性和信任感。因?yàn)椋瑱n案管理信息一體化，同學(xué)和教職工人員都會(huì)統(tǒng)一積極的進(jìn)行培訓(xùn)，找到信息一體化的具體方法。高校的凝聚力就會(huì)得到更好的發(fā)揮。
1區(qū)級(jí)環(huán)境站環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作的內(nèi)容
區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案,作為區(qū)級(jí)環(huán)境站所開展的環(huán)境監(jiān)測(cè)活動(dòng)的準(zhǔn)確記載,它的構(gòu)成有:環(huán)境的監(jiān)測(cè)、環(huán)境的觀察等基本的原始記錄兩部分。由于區(qū)級(jí)環(huán)境站檔案監(jiān)測(cè)的科學(xué)性與重要性,要求在進(jìn)行監(jiān)測(cè)檔案建立的時(shí)候,第一要加大篩選的力度,其次要進(jìn)行科學(xué)的分類。吧那些具有利用和儲(chǔ)存價(jià)值的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分類保存,并進(jìn)行檔案的著錄、文件編號(hào)、目錄等內(nèi)容的編輯,以提升檔案的檢索效率,保證檔案系統(tǒng)化和有序化的保管,提高讀者使用的效果。區(qū)級(jí)環(huán)境站的監(jiān)測(cè)檔案作為環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的基本構(gòu)成單位,其憑證和依據(jù)功能,是上一級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)單位進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和利用的基礎(chǔ)。所以,區(qū)級(jí)環(huán)境站的環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案要求準(zhǔn)確、科學(xué)、真實(shí),在反映環(huán)境保護(hù)、環(huán)境監(jiān)測(cè)材料上,要實(shí)現(xiàn)同事實(shí)的一致性,以此來提升區(qū)級(jí)環(huán)境站監(jiān)測(cè)檔案管理的質(zhì)量與檔案的利用價(jià)值。
2區(qū)級(jí)環(huán)境站環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的收集與整理
收集工作作為監(jiān)測(cè)檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),在實(shí)施資料收集工作前,第一要做好歸檔范圍的確定,區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案作為對(duì)所在區(qū)域內(nèi)的水、空氣質(zhì)量、土壤、生物物種等內(nèi)容的監(jiān)測(cè),以及對(duì)所在區(qū)域污染源、污染程度等所構(gòu)建的環(huán)境保護(hù)檔案,區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)站歸檔的范圍主要是:環(huán)境監(jiān)測(cè)的計(jì)劃、環(huán)境監(jiān)測(cè)月報(bào)、環(huán)境監(jiān)測(cè)年報(bào)、環(huán)境監(jiān)測(cè)所使用的技術(shù)、環(huán)境監(jiān)測(cè)結(jié)果的總結(jié)等等。區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案收集的過程中,需要各個(gè)工作人員與檔案人員的有效配合,以此來提升區(qū)級(jí)環(huán)境站環(huán)境監(jiān)測(cè)的檔案管理效果。
3提升區(qū)級(jí)環(huán)境站監(jiān)測(cè)檔案管理與利用效果的策略
3.1做好區(qū)級(jí)環(huán)境站環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的有效分析
區(qū)級(jí)環(huán)境站檔案的分類,指的是按照環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的內(nèi)容或者形式的差異,根據(jù)一定的分類方法,使用環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn),對(duì)區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)的檔案做出詳細(xì)、系統(tǒng)的分類。對(duì)區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的分類,及時(shí)提升檔案認(rèn)識(shí)的一種方法,也是提升環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理有效性的手段,并且檔案分類是區(qū)級(jí)環(huán)境站檔案管理的有效工具。所以,在進(jìn)行檔案分類的時(shí)候,需要嚴(yán)格按照檔案價(jià)值、檔案類型進(jìn)行規(guī)定和實(shí)施。
3.2做好區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)站檔案的組卷
區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)站作為環(huán)境監(jiān)測(cè)的組織管理部門,其所收集和整理的檔案文件,是通過集合體的形式,即我們所講的組卷,常用的組卷方法有:按照結(jié)構(gòu)組卷、按照子項(xiàng)組卷、按照工序或者監(jiān)測(cè)的階段組卷等等。當(dāng)前區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案常用的方法是按時(shí)間和問題組卷。例如:在同一年里面的進(jìn)行的噪聲監(jiān)測(cè)記錄,監(jiān)測(cè)報(bào)表等構(gòu)成一個(gè)檔案保管的單位。對(duì)于相同的環(huán)境監(jiān)測(cè)評(píng)價(jià)可以作為一個(gè)單位進(jìn)行保管。
3.3強(qiáng)化區(qū)級(jí)環(huán)境監(jiān)測(cè)站檔案管理的制度落實(shí)
在區(qū)級(jí)環(huán)境站環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理的過程中,通過構(gòu)建專職或者兼職的檔案管理人員的責(zé)任制,來提升檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。歸檔的文件材料需要嚴(yán)格按照規(guī)范來實(shí)施,對(duì)于檔案文件寫作需要使用專用的工具來寫作。歸檔的文件材料主要是本單位的組織為主,實(shí)現(xiàn)檔案文件間的系統(tǒng)性。做好監(jiān)測(cè)檔案材料的有效保管。區(qū)級(jí)環(huán)境站監(jiān)測(cè)檔案的保管從時(shí)間上看有永久保存、長(zhǎng)期保存、短期保存三種形式。加大對(duì)區(qū)級(jí)環(huán)境檔案管理制度的完善,是保證檔案管理系統(tǒng)性和規(guī)范性的基礎(chǔ)。
一、醫(yī)院文書管理的的特點(diǎn)
醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院重要公文、重大事件活動(dòng)的資料匯總，是醫(yī)院歷史見證的有效憑據(jù)，對(duì)醫(yī)院的管理和發(fā)展有重要的作用。醫(yī)院文書檔案管理有三大特點(diǎn)。其一是規(guī)范性，文書檔案多數(shù)都屬于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門的公文，醫(yī)院文書檔案管理的重點(diǎn)就是對(duì)該類公文進(jìn)行管理，它的規(guī)范性集中體現(xiàn)在公文的用紙、文種、字跡、檢查、傳遞方面都規(guī)定嚴(yán)格。其二是服務(wù)性，醫(yī)院 文書檔案主要是為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策或相關(guān)部門提供參考資料，只有重視其服 務(wù)性，才能進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)工作效率以及文書檔案信息化管理，便于患者進(jìn)行 更好的查詢服務(wù)。其三是保密性，因?yàn)楹芏嗟奈臅鴻n案涉及到醫(yī)院內(nèi)部、領(lǐng)導(dǎo)和患者的信息資料，要杜絕 這些信息資料的外泄，以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當(dāng)，損害醫(yī)院的形象與聲譽(yù)。可信的文書管理工作，是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。
二、現(xiàn)階段醫(yī)院文書管理工作存在的問題
1.文書檔案的收集分類存在問題
醫(yī)院檔案是醫(yī)院歷史財(cái)富，搞好文件材料收集是 確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案室的檔案主要是通過“接收”的方式進(jìn)行原始材料積累，沒有其他收集途徑，存在著較強(qiáng)的被動(dòng)性。另外，檔案的分類是檔案管理的基本方法，也是對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)、有序管理的有效手段。國家檔案管理部門對(duì)此有明確的規(guī)定，但現(xiàn)在的醫(yī)院普遍不重視文書檔案的分類工作，或者他們沒有采取合理的分類方法。而且有的醫(yī)院由于辦公用房緊張，沒有專用檔案室，存在資料多處存放，“八防”配套不齊，引起檔案材料霉變、蟲蛀、灰塵多，影響檔案的美觀整潔及完整，造成資料裝訂不規(guī)范、查找困難和丟失的現(xiàn)象。
2.文書管理人員的工作意識(shí)淡薄且專業(yè)素質(zhì)水平不高
首先從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)來說，一些醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)沒有對(duì)文書檔案管理工作給予足夠的重視。因此，醫(yī)院對(duì)文書檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入低，設(shè)備設(shè)施陳舊，信息化程度低，嚴(yán)重影響了文書檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。由于領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視，有些醫(yī)院的文書檔案管理人員也未認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，缺乏檔案管理意識(shí)和相關(guān)法律知識(shí)，認(rèn)為文書檔案管理工作很簡(jiǎn)單[1]。這種不重視就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平和文化程度等方面參差不齊，缺乏責(zé)任心，導(dǎo)致文書檔案內(nèi)容不全、裝訂混亂、頁碼編排不準(zhǔn)確、分類不規(guī)范，致使文書檔案管理工作相當(dāng)滯后。遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院的真正發(fā)展需求。
3.文書檔案管理的制度不夠完善
一些醫(yī)院在長(zhǎng)期運(yùn)行過程中形成了一套完善的醫(yī)療管理制度，但檔案管理相關(guān)制度卻不健全，未明確文書檔案管理部門、 人員工作職責(zé)，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及流程，缺少考核措施，未形成規(guī)范的醫(yī)院文書檔案管理體系。這樣的檔案管理不利于綜合開發(fā)利用，造成管理松散，使用效率低下，在出 現(xiàn)問題時(shí)會(huì)造成各個(gè)部門相互推諉，不利于醫(yī)院的管理。
三、加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理的措施
1.優(yōu)化文書檔案的基礎(chǔ)工作
因文書檔案牽涉多個(gè)部門（ 科室） 。不同部門又有不同的文書檔案資料收集任務(wù)，所以必須落實(shí)好各部門的責(zé)任，提高相關(guān)科室清理移交檔案資料的自覺性，方便專職檔案管理人員對(duì)各科室的檔案收集，提高文書檔案的完整性。另外，醫(yī)院文書檔案管理工作主要是為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)人員和患者提供相關(guān)資料查詢、提供方便，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛應(yīng)用，醫(yī)院文書檔案管理人員加強(qiáng)自身文化素養(yǎng)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)醫(yī)院文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，在方便相關(guān)管理人員和患者查詢資料的同時(shí)，還能提高醫(yī)院文書檔案管理的效率。加強(qiáng)資金投入、引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件[2]。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫(yī)院檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。讓檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設(shè)文明行業(yè)、提高醫(yī)療質(zhì)量中發(fā)揮重要作用，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位，為促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展服務(wù)。
2.提高文書檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)
檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提。醫(yī)院 管理者要通過院內(nèi)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)講座的形式提高全院工作人員對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)法制觀念，使中層干部、每位員工充分認(rèn)識(shí)文書檔案的重要性，自覺形成參與文書檔案管理的意識(shí)。另外，要提高醫(yī)院文書檔案管理工作的效率，充分利用文書檔案管理為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，就要提高醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能。 所以，醫(yī)院管理人員要加強(qiáng)醫(yī)院管理人員的培訓(xùn)，全 面提高醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì);提供機(jī)會(huì)讓他們外出學(xué)習(xí)和進(jìn)修，了解檔案管理的最新進(jìn)展，掌握新理論、新技能;引導(dǎo)他們自學(xué)英語、計(jì)算機(jī)、法律知識(shí)，不斷拓展知識(shí)面，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要;提高醫(yī)院文書檔案管理的工作效率，促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。
3.建立完善的文書檔案管理制度
醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序、高效開展必須以完善的規(guī)章制度作為保障。醫(yī)院要以相關(guān)法律法規(guī)等為依據(jù)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，建立健全文書檔案管理相關(guān)制度，對(duì)文書檔案材料的規(guī)范范圍、保管時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定， 通過正確界定范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限，使 醫(yī)院文書檔案可以準(zhǔn)確地反映醫(yī)院情況， 且保管方面、利用有效。對(duì)醫(yī)院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發(fā)利用、保密與銷毀、管理職責(zé)等進(jìn)行更為完善的規(guī)定。并將制度的落實(shí)情況納入檔案工作人員崗位責(zé)任進(jìn)行考核，進(jìn)一步規(guī)范文書檔案工作行為，推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理工作的高效開展。
1.1學(xué)校的重視力度不夠我國檔案管理的起步較晚而且發(fā)展的速度較慢，導(dǎo)致學(xué)校的高層管理人員對(duì)檔案管理的重視力度不太夠，經(jīng)費(fèi)和政策扶持力度不足。在檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)材料不齊全或者無法完整的采集材料等現(xiàn)象發(fā)生。相關(guān)的部門未能及時(shí)上交資料，導(dǎo)致許多重要的資料流失；同事，由于經(jīng)費(fèi)的不足，導(dǎo)致管理設(shè)施較為落后且不齊全，無法提高檔案管理的質(zhì)量和水平。
1.2管理設(shè)施和制度不完善學(xué)校檔案中大多是紙質(zhì)的文件，因此對(duì)于管理的設(shè)施要求非常苛刻，通風(fēng)、防潮、防霉和防火等條件都必須達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，一旦出現(xiàn)事故，將導(dǎo)致檔案的全部流失和損壞；同時(shí)，我國職業(yè)院校教育，沒有建立統(tǒng)一和系統(tǒng)的信息化管理導(dǎo)致，導(dǎo)致檔案管理水平較為落后，無法為學(xué)校管理水平的發(fā)展提供幫助。
1.3管理人員數(shù)量和質(zhì)量不達(dá)標(biāo)職業(yè)院校的人才數(shù)量和質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，嚴(yán)重地制約了檔案管理水平的發(fā)展。許多檔案管理人員由其他部門人員兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理的水平較低，專業(yè)水平參差不齊，對(duì)檔案的管理和分類等各不相同，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理的水平標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，由于學(xué)校撥給的經(jīng)費(fèi)不足，檔案管理人員的數(shù)量始終無法滿足標(biāo)準(zhǔn)，形成了一個(gè)惡性循環(huán)。
2加強(qiáng)職業(yè)院校教育檔案管理的措施
2.1加強(qiáng)學(xué)校對(duì)檔案管理的重視檔案是學(xué)校的寶貴資源，是維持學(xué)校發(fā)展的重要保障。因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視水平，主要方法包括：
①學(xué)校高層管理人員應(yīng)當(dāng)將檔案管理納入學(xué)校的日常活動(dòng)中，潛移默化地影響學(xué)校的員工；
②學(xué)校應(yīng)當(dāng)安排專門的人員對(duì)檔案室進(jìn)行管理和打掃，所有的人員應(yīng)當(dāng)清楚地了解自己的工作流程和職責(zé)；
③將學(xué)校檔案管理水平作為相關(guān)部門的考核和評(píng)判內(nèi)容；
④學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期組織對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的水平和素質(zhì)。
2.2制定科學(xué)和完善的檔案管理制度制定科學(xué)和完善的檔案管理制度，是保障檔案管理有條不紊發(fā)展的前提，主要方法包括：
①設(shè)立獨(dú)立的檔案管理室，嚴(yán)格按照防火、通風(fēng)、防潮和防霉的條件進(jìn)行打掃和布置，配齊管理設(shè)施和設(shè)備，確保管理水平達(dá)標(biāo)；
②建立系統(tǒng)的管理規(guī)章制度，規(guī)范每位管理人員的職責(zé)，以卻把責(zé)任到人，出現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)，可以第一時(shí)間進(jìn)行預(yù)后的管理。
2.3提高檔案管理人員的基本素質(zhì)提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，是提高檔案管理水平的重要保障，主要方法包括：
①定期對(duì)管理人員進(jìn)行考核和培訓(xùn)，加強(qiáng)管理人員學(xué)習(xí)的能力，規(guī)范檔案管理的水平；
②對(duì)于出現(xiàn)重大管理事故的員工，進(jìn)行停崗培訓(xùn)，直到操作水平達(dá)標(biāo)后方可上崗工作等。
2.4使用現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)學(xué)校應(yīng)當(dāng)配有現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，為檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展提供基礎(chǔ)，主要措施包括：
①使用信息化的管理操作系統(tǒng)，全面和科學(xué)地對(duì)檔案進(jìn)行保存和分類，能夠快速地查詢檔案信息；
②配有完善的打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等各項(xiàng)信息化設(shè)備，保障檔案的快速錄入和管理等。
3結(jié)論
［關(guān)鍵詞］合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類
合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對(duì)合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
1企業(yè)合同檔案的基本特征
對(duì)風(fēng)電企業(yè)來說，企業(yè)運(yùn)營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動(dòng)合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1.2憑證性
近年來，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會(huì)采用不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)手段，從而帶來許多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會(huì)影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4繁雜性
企業(yè)每年都會(huì)產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施
2.1強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
建立健全合同檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楹贤瑱n案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對(duì)性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動(dòng)風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨(dú)整編和單獨(dú)管理，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡(jiǎn)的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。
2.3實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)
為了便于進(jìn)行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時(shí)，可以將不同的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時(shí)，不需要花費(fèi)過多的時(shí)間進(jìn)行翻找，而是直接查找編號(hào)，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號(hào)要按照一定的要求進(jìn)行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時(shí)間進(jìn)行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進(jìn)行標(biāo)注，避免混淆。
2.4定期進(jìn)行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷開展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風(fēng)電企業(yè)在進(jìn)行合同檔案的管理分類時(shí)，也要注重對(duì)新生產(chǎn)合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進(jìn)行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲(chǔ)存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導(dǎo)致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時(shí)，也要提前清點(diǎn)好合同檔案的數(shù)量、種類，對(duì)于失效的合同檔案要按照法律流程進(jìn)行銷毀。對(duì)合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關(guān)工作人員關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會(huì)使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)合同檔案的分類管理要重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。文書檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進(jìn)行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強(qiáng)合同檔案分類管理的有效性。
3.2集分式分類表
我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范且科學(xué)的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和整理。實(shí)踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無論是在管理工作強(qiáng)度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢(shì)，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應(yīng)用的主要原因。
3.3分類表的使用方法
集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點(diǎn)，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應(yīng)用集分式分類管理時(shí)，仍然需要使用標(biāo)準(zhǔn)化的操作方法，以確保其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)得到完美的體現(xiàn)。首先，要明確合同檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號(hào)、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進(jìn)行參考。其次，科學(xué)區(qū)分合同檔案的年號(hào)、分類號(hào)和流水號(hào)，這三個(gè)要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。
4結(jié)語
在日趨激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，合同檔案成為關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)開展和市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力提升的重要因素，規(guī)范化、科學(xué)化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮。作為風(fēng)電企業(yè)的管理者，應(yīng)當(dāng)重視合同檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實(shí)際行動(dòng)營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對(duì)于合同檔案的管理人員來說，其也要強(qiáng)化崗位責(zé)任意識(shí)，不斷提升個(gè)人專業(yè)能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。
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1 檔案管理在醫(yī)院行業(yè)的意義及內(nèi)容
檔案管理在醫(yī)院行業(yè)具有重要的意義，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一方面，檔案管理的文件除了文字上的，區(qū)別于其他行業(yè)的地方體現(xiàn)在檔案管理文件還包含很多影像文件，范圍更加的廣，需要更深層次的管理，是極其重要的信息資源庫；第二方面，擁有了信息資源庫，對(duì)醫(yī)院起著有效的監(jiān)控作用；第三方面，可以利用大數(shù)據(jù)對(duì)信息庫資源進(jìn)行分析比對(duì)，調(diào)取各個(gè)單位的資料，進(jìn)行分析，提高?t院的管理效率，并做到有效預(yù)測(cè)，規(guī)避不必要的浪費(fèi)。
既然檔案管理在醫(yī)院行業(yè)如此重要，那么一般來說醫(yī)院行業(yè)的檔案管理主要包括什么呢？主要包括了醫(yī)院的歷史資料，涵蓋了成立始的基礎(chǔ)建設(shè)、人事檔案、其他發(fā)展資料等，以及發(fā)展過程中的各種信息的收集整理，是醫(yī)院要進(jìn)行有效管理的必須基礎(chǔ)信息資料。
2 當(dāng)今檔案管理在醫(yī)院行業(yè)存在的弊端
醫(yī)院行業(yè)檔案管理現(xiàn)階段錯(cuò)在的弊端主要體現(xiàn)在管理機(jī)構(gòu)設(shè)置方面、專業(yè)知識(shí)方面、檔案信息管理沒有進(jìn)行形式統(tǒng)一、檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等方面。
2.1 管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善
每個(gè)行業(yè)根據(jù)自身的特點(diǎn)應(yīng)該設(shè)立不同的檔案管理機(jī)構(gòu)，建立不同的檔案管理方法。醫(yī)院行業(yè)區(qū)別于其他行業(yè)的特點(diǎn)在于它有病歷檔案。早期醫(yī)院檔案管理沒有意識(shí)到檔案管理的重要意義，比如沒有意識(shí)到檔案管理除了對(duì)歷史信息的收集搜索外，還可以進(jìn)行分析對(duì)比。這就造成了醫(yī)院行業(yè)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候沒有進(jìn)行分類整理，只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行收集整理。現(xiàn)如今要對(duì)檔案信息進(jìn)行分析的時(shí)候，就需要重新分類整理，再進(jìn)行分析，這就造成醫(yī)院的重復(fù)工作，降低了工作效率。
2.2 欠缺專業(yè)知識(shí)
由于歷史原因，醫(yī)院一直以治病救人為己任，把重心都放在了醫(yī)生的專業(yè)能力，而對(duì)于關(guān)于醫(yī)院管理方面沒有引起重視，未聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理。而醫(yī)院行業(yè)的檔案管理涉及到人事管理、文書管理、病歷管理等多個(gè)方面，一般的醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行管理未免知識(shí)不足，不能進(jìn)行正確的分類整理管理，沒有應(yīng)有的檔案管理邏輯，這就會(huì)在進(jìn)行信息比對(duì)分析的時(shí)候出現(xiàn)差錯(cuò)，需要重新分類整理，加重醫(yī)院檔案管理負(fù)擔(dān)，重復(fù)工作，不能提高工作效率。
2.3 未統(tǒng)一檔案信息管理形式
雖然醫(yī)院進(jìn)行檔案管理，但是檔案管理的形式存在諸多問題。第一個(gè)問題，沒有正確的進(jìn)行分類，只是簡(jiǎn)單的按照科室進(jìn)行檔案管理，科室之間的同類信息不能共享，無法進(jìn)行綜合分析。比如有一個(gè)患有幾種病癥的綜合病癥患者，要借鑒這樣的案例，就需要從各個(gè)科室去調(diào)用，然后進(jìn)行分析。這樣工作量大，不能及時(shí)找到相關(guān)病歷，不利于對(duì)病患進(jìn)行快速診斷治療，不利于醫(yī)院的發(fā)展。第二個(gè)問題，沒有深刻應(yīng)用信息技術(shù)。由于歷史原因，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，沒有進(jìn)行應(yīng)有的分類，只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行信息收集，只能提供簡(jiǎn)單的查詢、查閱功能，沒有相應(yīng)的分析功能。而電子信息要體現(xiàn)優(yōu)勢(shì)作用主要依靠的是他的分析比對(duì)功能，由于醫(yī)院沒有真正體會(huì)到檔案管理的重要性，沒有進(jìn)行分類，沒有設(shè)置專業(yè)的人員進(jìn)行管理。造成檔案管理無法進(jìn)行分析比對(duì)，沒有利用價(jià)值。
2.4 檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)
主要由于醫(yī)院沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，既沒有設(shè)置相應(yīng)的機(jī)構(gòu)，也沒有專業(yè)的檔案管理人員，只是由相關(guān)人員進(jìn)行簡(jiǎn)單收集。如果沒有領(lǐng)導(dǎo)指派要求，相關(guān)人員能不收集的檔案信息就不收集，減少自己的工作量，沒有主動(dòng)的檔案服務(wù)意識(shí)。
3 檔案管理改革的主要方式
既然檔案管理存在上面講的諸多弊端，針對(duì)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置方面、專業(yè)知識(shí)方面、檔案信息管理沒有進(jìn)行形式統(tǒng)一、檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等方面提出了以下的改革方式，來避免弊端的出現(xiàn)或是更少的幾率出現(xiàn)。首先要從意識(shí)上提高，其次要從手段上提高，再次進(jìn)行人才培養(yǎng)，最后要建立有效的管理機(jī)構(gòu)。
3.1 從意識(shí)上提高檔案管理
只有從意識(shí)上提高檔案管理，才能從根本上提高醫(yī)院的檔案管理。提高意識(shí)從高層到基層的順序進(jìn)行，只有高層的意識(shí)上來了，基層才會(huì)行動(dòng)起來，變被動(dòng)為主動(dòng)。第一，提高高層的檔案管理的意識(shí)。相信很多管理者已經(jīng)知道檔案管理的重要性，在意識(shí)上已經(jīng)知道了，那么下面就是行動(dòng)上的提高，幫助基層提高意識(shí)，高層可以通過會(huì)議或者文件的方式告知基層，檔案管理如何重要，醫(yī)院有哪些要求。第二，提高基層管理人員的檔案管理的意識(shí)。管理者應(yīng)該分塊告知基層檔案管理人員應(yīng)該分類整理的內(nèi)容，避免各個(gè)科室部門重復(fù)工作，并培養(yǎng)基層人員分類整理意識(shí)，畢竟收集信息要靠基層人員來操作完成。
3.2 在手段上提高檔案管理
在手段上提高檔案管理主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是，要建立統(tǒng)一的資源庫。以前醫(yī)院的資料收集按照科室，這樣不利于科室之間資源共享。建立統(tǒng)一的資源庫后，按照類別進(jìn)行分類，醫(yī)院的所有信息都在里面，全醫(yī)院共享。也有利于進(jìn)行分析比對(duì)，所有信息在一起后，利用大數(shù)據(jù)可以分析公司歷史發(fā)展的利弊，對(duì)公司未來發(fā)展進(jìn)行預(yù)警，規(guī)劃，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有重要的意義。二是，要建立各大醫(yī)院的資源共享。建立同行業(yè)資源共享后，可以看到其他醫(yī)院的資料資源，也可以看到自己所在醫(yī)院的發(fā)展地位，更能有利于判斷行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，有諸多有利的方面。
3.3 進(jìn)行人才培養(yǎng)，提高檔案管理效率
人才是行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，由于早期醫(yī)院在檔案管理方面的意識(shí)不強(qiáng)，沒有培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，為了未來醫(yī)院在檔案管理方面有所突破，需要進(jìn)行專業(yè)人才的培養(yǎng)。培養(yǎng)的方式主要有下面兩個(gè)，一個(gè)是對(duì)專門進(jìn)行檔案管理的人員進(jìn)行培養(yǎng)，定期或者不定期進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使進(jìn)行檔案管理的人員在知識(shí)上知道如何進(jìn)行檔案管理，知道如何進(jìn)行信息的整理分類。第二個(gè)是對(duì)醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行檔案管理方面的培訓(xùn)，也是定期不定期的進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn)，主要指導(dǎo)病人資料的整理收集，及其他信息的多元化保管。如此一來，就能從整體上提高醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的人員的素質(zhì)。
3.4 建立有效的管理機(jī)構(gòu)、機(jī)制
檔案管理有一定的管理方法，有一般的管理模式，醫(yī)院應(yīng)該建立相應(yīng)的管理制度對(duì)流程進(jìn)行規(guī)范。一般來說先是收集信息，然后進(jìn)行整理，后來進(jìn)行鑒定，最后進(jìn)行分析。在收集信息方面，應(yīng)該進(jìn)行分類收集，收集到醫(yī)院統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫。在整理方面，收集的信息要進(jìn)行分類整理。在鑒定方面，鑒定各個(gè)部門的檔案，然后產(chǎn)生分析報(bào)告。在分析方面，分析對(duì)醫(yī)院發(fā)展造成影像的因素有哪些，然后對(duì)未來發(fā)展提出建議。
測(cè)繪成果資料是測(cè)繪生產(chǎn)活動(dòng)過程的直接記錄,是具有使用價(jià)值的成果資料,是進(jìn)行社會(huì)決策和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要依據(jù)。隨著測(cè)繪數(shù)字化的迅速發(fā)展,測(cè)繪檔案管理的手段和技術(shù)的更新也成為必然。而且隨著測(cè)繪活動(dòng)的不斷開展,測(cè)繪資料的不斷增加,科學(xué)確定符合本單位實(shí)際的測(cè)繪檔案管理方案是提高測(cè)繪檔案管理效率的必然要求,也是對(duì)已有測(cè)繪資料進(jìn)行開發(fā)利用的一種需要。雖然國內(nèi)也有一些檔案管理軟件,但要做到完全適合本單位的實(shí)際情況,還需要我們進(jìn)一步進(jìn)行分析。
2測(cè)繪成果信息的特點(diǎn)
2.1測(cè)繪種類
目前我國的測(cè)繪行業(yè)中種類可謂繁多,而且隨著科技的發(fā)展,還會(huì)出現(xiàn)一些新的門類。就目前而言,測(cè)繪行業(yè)的分類大致為:大地測(cè)量、攝影測(cè)量、遙感測(cè)量與其它方法地形測(cè)量、地圖制圖與地圖印刷、工程測(cè)量、科學(xué)研究等。而這其中又可以細(xì)分為多種小的類別的測(cè)繪信息,如不同的比例尺、各大類下的多種專業(yè)活動(dòng)等。如大地測(cè)量中的三角網(wǎng)、導(dǎo)線網(wǎng)、長(zhǎng)度測(cè)量、水準(zhǔn)測(cè)量、GPS測(cè)量等。
2.2測(cè)繪載體
隨著科技的發(fā)展,測(cè)繪成果一般以多種載體的形式出現(xiàn)。按載體形態(tài)可分為:觀測(cè)手簿、軟盤或光盤、底片、航測(cè)內(nèi)外業(yè)原圖、清繪原圖、二底圖、印刷紙圖等。而且隨著測(cè)繪技術(shù)手段的不斷發(fā)展,新的測(cè)繪載體還會(huì)不斷出現(xiàn)。
2.3時(shí)空分布
測(cè)繪成果總是伴隨著不同的空間地域特性而存在,并且隨著時(shí)間的推移、地形的變化,測(cè)繪成果的更新又成為必要,這樣就有了不同時(shí)間和空間的測(cè)繪成果。
3測(cè)繪資料檔案的管理
以上測(cè)繪成果信息的特點(diǎn)具有普遍性,在進(jìn)行測(cè)繪檔案管理方案的確定時(shí)可以借鑒。但具體到某一個(gè)測(cè)繪生產(chǎn)單位,則仍然要結(jié)合本單位的實(shí)際情況來確定最適合的測(cè)繪檔案管理方案,以達(dá)到科學(xué)管理和開發(fā)利用的最佳效果。
3.1測(cè)繪檔案管理的原則
測(cè)繪檔案管理的原則主要有以下4個(gè):①統(tǒng)一管理原則;②獨(dú)立管理原則;③檔案標(biāo)準(zhǔn)化原則;④共建共享原則。各類測(cè)繪資料檔案均應(yīng)及時(shí)歸檔,并由檔案室采用統(tǒng)一的分類方案、歸檔細(xì)則對(duì)單位內(nèi)的各種測(cè)繪資料檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,任何產(chǎn)生檔案的各部門都不能擅自占有、使用和管理各類測(cè)繪檔案。完成歸檔后的各類測(cè)繪檔案將可以通過本局的局域網(wǎng)進(jìn)行查詢,實(shí)現(xiàn)資源共享。
3.2測(cè)繪檔案管理的目的
通過制定合理的適合本單位的測(cè)繪檔案管理方案,能夠使檔案管理人員非常熟練地查閱相關(guān)資料,使非檔案管理人員在較短的時(shí)間里熟悉測(cè)繪檔案管理方案后也能方便快捷地查閱檔案資料,得到所需要的信息。并通過對(duì)單位內(nèi)的各種測(cè)繪資料檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,達(dá)到充分利用已有資料取得社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的最大化。說到底測(cè)繪檔案管理的目的是為了測(cè)繪檔案的利用,而非單純的保管。
3.3測(cè)繪檔案管理的功能
3.3.1測(cè)繪檔案立卷歸檔功能
一項(xiàng)測(cè)繪項(xiàng)目結(jié)束后,必須將所有相關(guān)資料提交給檔案室,由測(cè)繪檔案管理人員立卷歸檔。組卷時(shí)一般是按測(cè)繪項(xiàng)目進(jìn)行立卷歸檔,同時(shí)按載體的不同進(jìn)行分開管理。大致分為紙質(zhì)類、地圖類、電子文件類等分別存放,并考慮到檔案資料管理的密級(jí)和期限。
3.3.2測(cè)繪檔案查詢應(yīng)用功能
應(yīng)該說測(cè)繪檔案的查詢應(yīng)用是任何測(cè)繪單位進(jìn)行測(cè)繪檔案管理時(shí)的非常重要的一環(huán)。因此測(cè)繪檔案管理方案制定的合理與否直接關(guān)系到查詢的方便快捷程度,也涉及到所要查詢的檔案資料能否齊全準(zhǔn)確。同時(shí)隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展,能夠進(jìn)行單位局域網(wǎng)內(nèi)直接查詢也是一個(gè)方向。一些有條件的單位已經(jīng)這么做了,效果很好。
3.3.3測(cè)繪檔案后期維護(hù)功能
測(cè)繪檔案的管理不光是立卷歸檔和查詢應(yīng)用,在這以外還包括檔案的移交、鑒定、密級(jí)管理、統(tǒng)計(jì)以及催還、續(xù)借、歸還等。統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目主要包括測(cè)繪檔案工作基本情況、年度統(tǒng)計(jì)匯總表、各季度測(cè)繪資料匯總表等。
3.3.4測(cè)繪檔案高級(jí)管理功能
在建立計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)查詢系統(tǒng)時(shí)考慮到測(cè)繪檔案信息的安全性,需要對(duì)不同的用戶設(shè)置不同的管理權(quán)限,包括訪問操作權(quán)限和數(shù)據(jù)操作權(quán)限等。訪問操作權(quán)限包括用戶需不需要登錄才可以查閱、數(shù)據(jù)操作權(quán)限指用戶查詢檔案資料后可不可以對(duì)檔案資料進(jìn)行更改、刪除等。
3.4測(cè)繪資料檔案編目方法的確定
一個(gè)好的測(cè)繪檔案管理系統(tǒng)必然會(huì)有一個(gè)好的編目方法。但是按照通常的測(cè)繪檔案編目方法來進(jìn)行本單位的測(cè)繪成果目錄編制并不一定適合。因此需要制定一個(gè)適合本單位的實(shí)際情況的編目方案。按照我局的實(shí)際情況,我們制定了一個(gè)切實(shí)可行的方案:在對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行立卷歸檔時(shí),我們按表1進(jìn)行立卷歸檔。我局按照測(cè)繪項(xiàng)目所在地進(jìn)行分類,而不是按照測(cè)繪大類(諸如大地測(cè)量、遙感測(cè)量等)進(jìn)行分類的,再次分類按照測(cè)繪資料類別進(jìn)行。其他測(cè)繪單位也可根據(jù)自己的實(shí)際情況進(jìn)行更改或擴(kuò)充。這樣就比較方便查詢,只要你知道所要查詢的測(cè)繪資料位于哪個(gè)地區(qū),就能比較快地確定查詢范圍。或者直接到檔案室的哪個(gè)地區(qū)檔案柜內(nèi)去取相關(guān)資料。
3.5測(cè)繪資料檔案的查詢
3.5.1信息文件的建立
將每一個(gè)測(cè)繪項(xiàng)目的紙質(zhì)材料如技術(shù)設(shè)計(jì)書、選點(diǎn)埋石資料、外業(yè)觀測(cè)、內(nèi)業(yè)計(jì)算成果、技術(shù)總結(jié)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等進(jìn)行卷內(nèi)目錄登記。將每一個(gè)測(cè)繪項(xiàng)目的電子文件材料按測(cè)繪項(xiàng)目和年代進(jìn)行存放,統(tǒng)一管理。而對(duì)于地圖類等大幅面資料則按測(cè)繪項(xiàng)目的年代存放在地圖柜內(nèi),并在柜外標(biāo)注起始年份。同時(shí)按每個(gè)測(cè)繪項(xiàng)目進(jìn)行相關(guān)信息的登記建檔,如卷內(nèi)目錄文件、電子目錄文件(即一個(gè)測(cè)繪項(xiàng)目文件夾內(nèi)包括的電子文件名稱)、地形測(cè)量成果目錄統(tǒng)計(jì)表(該表內(nèi)包括測(cè)區(qū)、名稱、比例尺、測(cè)區(qū)面積、分幅方法、圖幅數(shù)量、作業(yè)依據(jù)的規(guī)范、細(xì)則、圖式、坐標(biāo)系統(tǒng)、高程系統(tǒng)、施測(cè)時(shí)間等)等。并且根據(jù)實(shí)際情況我們又在地形測(cè)量成果目錄統(tǒng)計(jì)表內(nèi)加了起算點(diǎn)坐標(biāo)、高程等欄目。
3.5.2測(cè)繪檔案的查詢
在建立了上述3個(gè)文件后,我們?cè)O(shè)置了兩個(gè)關(guān)聯(lián)文件。在查詢時(shí)分兩步可以查詢到用戶需要的所有該測(cè)繪項(xiàng)目的信息。第一步:只要用戶輸入要查詢的地名或類別(也可同時(shí)輸入這兩個(gè)信息,查詢速度會(huì)更快),這時(shí)可以顯示該地名或該類別的所有測(cè)繪項(xiàng)目名稱。第二步:輸入要查詢的具體的測(cè)繪項(xiàng)目名稱,這時(shí)通過關(guān)聯(lián)文件信息可以顯示該測(cè)繪項(xiàng)目的檔案盒內(nèi)文件目錄、所有電子文件名稱以及該測(cè)繪項(xiàng)目的其他屬性(即地形測(cè)量成果目錄統(tǒng)計(jì)表內(nèi)的信息)。用戶即可根據(jù)需要到測(cè)繪檔案室調(diào)閱檔案盒內(nèi)文件或電子文件或紙質(zhì)圖形等,非常方便快捷。
隨著我國高等學(xué)校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校檔案的數(shù)量出現(xiàn)了大幅度的增長(zhǎng)，高校檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)和壓力。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的發(fā)展背景下，高校檔案的記錄載體和錄入方式等都發(fā)生了很大的改變，高校檔案管理工作的方式方法更需要進(jìn)行策略創(chuàng)新。在新的時(shí)代背景下，高校檔案管理工作如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)，提高其服務(wù)學(xué)校建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的重要職責(zé)，是我們當(dāng)前需要深入研究的問題。
一、高校檔案信息的數(shù)字化建設(shè)
高校檔案是對(duì)高校教學(xué)科研、學(xué)校管理工作的記錄，其本質(zhì)是對(duì)上述內(nèi)容的信息描述，而進(jìn)行檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，則要不僅要考慮到檔案的信息屬性，更要高度重視檔案的數(shù)字化載體建設(shè)問題。加強(qiáng)高校檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，根本是實(shí)現(xiàn)了檔案信息的記錄載體創(chuàng)新，回顧檔案記錄載體的發(fā)展路徑，主要從甲骨、金石、竹簡(jiǎn)，最后進(jìn)行到了當(dāng)前主要存在的紙質(zhì)媒介。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介記錄檔案信息的弊端逐步體現(xiàn)出來，比如錄入工作通常是人工抄寫，需要花費(fèi)較大的物力、人力，而且在這種高強(qiáng)度的勞動(dòng)面前，檔案信息管理的準(zhǔn)確性也容易受到影響。此外，紙質(zhì)媒介的物質(zhì)屬性特殊，即紙張易黃、易粘、易脆。在這種背景下，數(shù)字化檔案信息的載體形式得到重視，而且其有效的克服了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足之處，不僅僅是節(jié)省了寶貴的人力、財(cái)力和物力，而且大大提高了檔案管理的效率，提高了便捷性。進(jìn)行高校檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，主要從三個(gè)方面入手，一是館藏檔案的數(shù)字化建設(shè)，二是對(duì)現(xiàn)行電子文件的收集歸檔，三是利用存儲(chǔ)介質(zhì)建立專題的檔案數(shù)據(jù)庫。這幾種措施能有效完成高校檔案的數(shù)字化建設(shè)，通過一定的查閱平臺(tái)軟件，可以為用戶提供非常便捷的應(yīng)用體驗(yàn)。
二、高校檔案管理的信息化建設(shè)
加大高校檔案管理工作，需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有管理方式的創(chuàng)新，結(jié)合當(dāng)前信息技術(shù)的大力發(fā)展，實(shí)施高校檔案管理的信息化建設(shè)成為一個(gè)較好的抓手和途徑。隨著教育教學(xué)改革的深入發(fā)展，各高校也在不斷深化教育教學(xué)改革，各種新的辦學(xué)模式不斷涌現(xiàn)，管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)的新事物、新問題、新內(nèi)容對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用的速度和效率的需要越來越高，檔案信息資源的利用主體越來越多。在這種新形勢(shì)背景下，高校檔案管理工作人員更需要加強(qiáng)工作創(chuàng)新，更新工作觀點(diǎn)，提高創(chuàng)新水平和工作能力。而進(jìn)行高校檔案管理的信息化建設(shè)則是當(dāng)前高校檔案管理進(jìn)行服務(wù)方式創(chuàng)新的重要體現(xiàn)。依靠高校檔案管理的信息化建設(shè)，可以有效提供檔案管理的服務(wù)效率，比如在其分類、查閱等比較繁瑣和復(fù)雜的工作中，高校檔案管理信息化可以發(fā)揮重要價(jià)值。通過檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，可以比較高效、及時(shí)、便捷的為學(xué)校檔案需求人員提供服務(wù)，而且能通過分類設(shè)置，有效滿足不同群體的檔案需求，從而有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。
三、高校檔案管理的文檔一體化建設(shè)
檔案管理的理論研究表明，實(shí)施檔案管理工作一體化是未來檔案管理發(fā)展的一個(gè)新趨勢(shì)，是當(dāng)前高校檔案管理工作邁向現(xiàn)代化建設(shè)的一個(gè)重要機(jī)遇。根據(jù)文件生命周期理論可知，每一份檔案文件都有一個(gè)生命周期，主要是指從檔案文件的產(chǎn)生，到這些文件真正轉(zhuǎn)化為檔案保存，最后到檔案文件失去存在意義而逐步消失的整個(gè)發(fā)展過程。這一理論的基本含義可概括為是從現(xiàn)行文件到檔案是一個(gè)比較完整的運(yùn)動(dòng)周期，而這一整個(gè)運(yùn)動(dòng)周期所引其的特點(diǎn)和作用不同而區(qū)分為不同的運(yùn)動(dòng)階段，針對(duì)各個(gè)不同運(yùn)動(dòng)階段的特點(diǎn)，應(yīng)采用相應(yīng)的管理方式。根據(jù)文件生命周期理論，我們要充分發(fā)揮其在檔案管理工作中的實(shí)踐價(jià)值，有效提高高校檔案工作者的工作能力，通過把握好文件轉(zhuǎn)化為檔案全過程的規(guī)律及各個(gè)階段的特點(diǎn)和作用，以便更好更科學(xué)地開展對(duì)文件和檔案的管理工作。文檔一體化建設(shè)，并沒有全面否定各個(gè)不同運(yùn)動(dòng)階段的管理特性，而是要根據(jù)這些特點(diǎn)，充分應(yīng)用到檔案文件的歸檔、立卷、和卷內(nèi)目錄生產(chǎn)等不同流程中。
四、加強(qiáng)檔案信息資源的全面整合
為切實(shí)提供高校檔案管理的服務(wù)效率，提高對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源的利用成效，需要我們切實(shí)加強(qiáng)檔案信息資源的有機(jī)整合，提高綜合利用水平。通過建立統(tǒng)一的分類原則，完成檔案信息“一條龍”服務(wù)系統(tǒng)，按照最大程度地方便廣大教職工利用檔案的原則，建立檔案“一條龍”服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)透明、快捷、方便、高效的目的。進(jìn)行檔案信息資源的有機(jī)整合，需要切實(shí)堅(jiān)持三個(gè)基本原則，一是要實(shí)施統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)制度，二是要建設(shè)統(tǒng)一分類管理辦法，三是要進(jìn)行統(tǒng)一管理制度的規(guī)范，科學(xué)整合區(qū)域內(nèi)不同領(lǐng)域的檔案資源。在進(jìn)行統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)方面，需要使用檔案資源流向調(diào)整、檔案資源分類歸屬等舉措，有效形成以檔案管理部門為主體、各主管部門配合的高校檔案資源建設(shè)監(jiān)管體制，變專業(yè)檔案的多頭管理、分散保管為綜合檔案館的集中統(tǒng)一管理，最大限度地優(yōu)化配置檔案資源。最后，對(duì)于檔案管理人員來說，更要始終堅(jiān)持以人為本的服務(wù)理念，積極高效的滿足高校需求和社會(huì)用戶的個(gè)性化需求，切實(shí)發(fā)揮高校檔案管理的特殊服務(wù)功能。
五、結(jié)語
總而言之，伴隨著我國高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，提高高校檔案管理工作水平成為一個(gè)重要議題，加快高校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)也是新時(shí)期對(duì)檔案工作的最新要求。檔案信息的數(shù)字化、信息化和檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化以及檔案的一體化等，都是當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)代化探索。未來的高校檔案管理工作中，還需要不斷創(chuàng)新，加大工作力度，努力實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化、健康發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】施工企業(yè)；檔案管理；信息化；對(duì)策措施
隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，城市建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，施工企業(yè)數(shù)量日益增加，檔案信息化管理作為企業(yè)管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)施工企業(yè)的決策效率和經(jīng)營水平有著重要的影響。施工企業(yè)的檔案管理內(nèi)容十分復(fù)雜，包括聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案和科技檔案等，其中科技檔案的管理任務(wù)是最為艱巨的。傳統(tǒng)的手工管理方式由于具有一定的缺陷性，已經(jīng)無法滿足當(dāng)前施工企業(yè)檔案信息化管理的要求。因此，如何做好施工企業(yè)檔案信息化管理工作就成為了工程界和檔案部分面臨的難題之一。本文通過分析檔案信息化管理目前存在的一些問題，提出合理的解決方法，以期提高企業(yè)檔案信息化管理的水平。
1.施工企業(yè)檔案息化管理現(xiàn)狀分析
（1）目前施工企業(yè)基本都有資料管理軟件系統(tǒng)，可以完成一些技術(shù)資料的填寫和保存功能，而且已輸入了大量的內(nèi)容。施工企業(yè)由于施工作業(yè)的范圍大、專業(yè)多等特點(diǎn)，暫時(shí)無法形式統(tǒng)一的企業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，存在的問題較多。尤其是完成項(xiàng)目工程檔案管理的要求，具有通用性卻無專業(yè)性，基本不能完成企業(yè)綜合檔案管理的要求。
（2）企業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理方面也有一些檔案管理軟件的應(yīng)用，但基本都是以文書檔案管理為主，企業(yè)在檔案管理方面的思路也同樣接近用文書檔案管理的方法和思路來管理其他類別的檔案，尤其是工程檔案。
（3）企業(yè)檔案管理部門對(duì)于工程檔案“不建檔”。目前很多施工企業(yè)的檔案管理部門鑒于工程檔案的專業(yè)性強(qiáng)或庫房容積以及其他因素對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案不接收或不敢接收。
（4）施工企業(yè)在具體施工工程結(jié)束后按規(guī)定需向建設(shè)單位移交竣工檔案，而企業(yè)承建的項(xiàng)目多，面向的建設(shè)單位多，建設(shè)單位的要求基本不同，加之工程專業(yè)多，對(duì)于建設(shè)工程的文件的分類、檔案的分類和案卷的組卷方法基本不能統(tǒng)一。
（5）施工企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜。那么實(shí)物檔案移交、管理模式也同樣復(fù)雜，信息化系統(tǒng)的建設(shè)使用會(huì)隨檔案管理的模式、載體類型的不同也會(huì)同樣復(fù)雜。
（6）施工企業(yè)檔案多樣化，專業(yè)性極強(qiáng)，所以要求檔案管理部門人員必須懂工程也需熟悉檔案專業(yè)知識(shí)，從目前來看人才很難保障，要想實(shí)現(xiàn)信息化管理難度很大。
（7）檔案編研的面窄同時(shí)難度大。檔案的價(jià)值在于利用。施工企業(yè)在經(jīng)營活動(dòng)中需要對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行編研，以獲取一些專業(yè)的工藝施工方案以及投標(biāo)經(jīng)營信息和企業(yè)內(nèi)部定額修編的資料。但目前施工企業(yè)的實(shí)物檔案的管理方式和管理的思路遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)管理過程中對(duì)于檔案利用的需求。
（8）目前檔案信息化管理過程中，電子檔案的接收和歸檔工作主要采用兩種方法：
一是對(duì)原始紙制檔案文件進(jìn)行掃描，要求各單位提交紙制檔案的同時(shí)提供一份掃描件，此方式的優(yōu)點(diǎn)有：
①兼容性好，凡是紙制檔案都能夠掃描成電子文件；
②管理成本較低，基本上是統(tǒng)一的格式；
③易于利用，可以通過免費(fèi)的軟件打開查看。
但同時(shí)也存在一些局限性：掃描形成的電子檔案基本上是圖像格式，丟失了很多電子文件本來具有的信息；文件一般比較大，占據(jù)較大的存儲(chǔ)空間，而且需要現(xiàn)有紙制檔案，并沒有減少檔案制作單位的成本，因而會(huì)影響檔案提交單位的積極性。
二是要求提交原始的電子文件，包括DWG、Word、Tiff等各種格式文件。此方式的優(yōu)點(diǎn)是提交成本低廉，能夠很快提交，因?yàn)楦鞣N電子文件都是現(xiàn)成的，而且文件信息全面，不會(huì)丟失任何信息。但這種方式也有缺點(diǎn)：
①不能有效地保證電子文件的真實(shí)性、完整性和可靠性；
②管理和利用成本高，因?yàn)楦鞣N各樣的電子檔案文件需要相應(yīng)軟件的相應(yīng)版本才能打開，這樣施工企業(yè)的檔案管理部門要儲(chǔ)備各種軟件，這顯然是不現(xiàn)實(shí)的；
③這種方式缺乏對(duì)電子文件知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，如設(shè)計(jì)文件是設(shè)計(jì)院的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，設(shè)計(jì)院更愿意提供曬圖而不是DWG文件。
（9）企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式會(huì)多樣化，同時(shí)數(shù)據(jù)庫會(huì)很大，如何統(tǒng)一格式并管理大數(shù)據(jù)是目前企業(yè)檔案信息化管理的另一難點(diǎn)。
從目前來看，要更好地實(shí)現(xiàn)建設(shè)企業(yè)檔案信息化管理，企業(yè)所需的資源還比較困乏，技術(shù)力量還比較薄弱。傳統(tǒng)的手工方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)管理和企業(yè)檔案信息化管理的要求。如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有檔案的數(shù)字化，最終實(shí)現(xiàn)以用戶為中心、以數(shù)字化信息資源服務(wù)為目的的服務(wù)模式是企業(yè)檔案管理的前景目標(biāo)。
2.對(duì)策措施
2.1 在借鑒前述兩種電子檔案的接收和歸檔方法各自優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，電子檔案文件格式必須統(tǒng)一。文件格式統(tǒng)一須考慮以下問題：
①兼容各種格式的電子文件。工程項(xiàng)目包括勘察、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié)，在每一個(gè)環(huán)節(jié)都可能使用各種不同的應(yīng)用軟件。
②必須保證了電子檔案的有效性、原始性和不可更改性。
③矢量?jī)?nèi)容清晰、真實(shí)、美觀，并支持全文檢索。
④必須降低電子檔案生成成本。
⑤文件本身與著錄信息、元數(shù)據(jù)信息需渾然一體。
⑥易于存儲(chǔ)、管理、分享利用。
⑦提供全文批注、標(biāo)注功能。
⑧可接收各種掃描文件。目前有些批文是多部門蓋章，沒有電子文件；有些設(shè)計(jì)院還不提供電子文件。這部分內(nèi)容，可以通過掃描文件進(jìn)入到本系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)進(jìn)行保真壓縮處理，保證各種支持不同手段的電子文件獲取方式。
⑨良好的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)措施。要求各相關(guān)單位提交電子文件，可能會(huì)引起各單位知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)方面的顧慮，可根據(jù)生成者的設(shè)置達(dá)到只能查看使用，不能被再次修改、復(fù)制等其他方式的利用，達(dá)到保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的目的，從而降低收集電子檔案的難度。
⑩支持技術(shù)認(rèn)證機(jī)制。要求支持?jǐn)?shù)字簽名，使用數(shù)字簽名被多種操作系統(tǒng)和硬件平臺(tái)支持。數(shù)字簽名的全部信息完全包含，包括簽名日期、摘要算法、簽名算法、簽名值、證書信息等。數(shù)字簽名必須視覺呈現(xiàn)。呈現(xiàn)數(shù)字簽名的電子印章、手寫簽名等必須自包含。因此，建議電子檔案的格式選擇PDF文件格式。
2.2 企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理的要求和目標(biāo)
施工企業(yè)承建工程項(xiàng)目部需根據(jù)企業(yè)檔案管理部門、城建檔案管理部門和建設(shè)單位竣工檔案管理部門的要求實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目工程文件錄入、分類、著錄、電子化及工程竣工檔案資料的編制。
工程建設(shè)中的現(xiàn)場(chǎng)文件、資料、竣工檔案信息化管理要求達(dá)到以下目標(biāo)：
①實(shí)現(xiàn)工程現(xiàn)場(chǎng)文件、資料管理的規(guī)范化管理，將工程規(guī)范和工程劃分（WBS）、工程表格直接掛鉤，簡(jiǎn)化施工、監(jiān)理單位工程資料表格的填報(bào)程序，提高工程現(xiàn)場(chǎng)資料填寫的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，節(jié)約管理時(shí)間。
②建立一個(gè)較完整的現(xiàn)場(chǎng)文件和資料的管理體系，將現(xiàn)場(chǎng)資料的產(chǎn)生和工程進(jìn)度計(jì)劃及文件檢查結(jié)合起來，采用事前計(jì)劃，事中控制，事后檢查的方式進(jìn)行管理，形成一套現(xiàn)場(chǎng)文件、資料填報(bào)、審批、檢查的信息化系統(tǒng)，指導(dǎo)和控制現(xiàn)場(chǎng)文件的形成。
③使用文件、資料的自動(dòng)編制和自動(dòng)導(dǎo)入系統(tǒng)，達(dá)到工程竣工檔案的自動(dòng)編制，保證編制的規(guī)范和準(zhǔn)確，提高竣工檔案的編制效率，減少竣工驗(yàn)收階段文件歸檔工作量，大大縮短竣工檔案的編制時(shí)間。
④在以上的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)工程文件、資料的網(wǎng)絡(luò)化審批和計(jì)算機(jī)智能化審查，提高文件、資料審查的準(zhǔn)確性、完整性和系統(tǒng)性，提高資料、文件的審查效率并能及時(shí)對(duì)工程過程中資料數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析。
⑤在項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收完成后通過標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)移交給城建檔案管理部門和施工企業(yè)檔案管理部門。
2.3 企業(yè)檔案信息化管理的要求
企業(yè)上下應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，采用一致軟件，實(shí)現(xiàn)多室一體化，多項(xiàng)目一體化，有利于促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理和服務(wù)的進(jìn)程。
①加強(qiáng)培訓(xùn)。根據(jù)建筑企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況，有針對(duì)性的進(jìn)行計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)與應(yīng)用系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)、操作的培訓(xùn)。同時(shí)根據(jù)建筑企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，有針對(duì)性的進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)基本知識(shí)和檔案信息化知識(shí)培訓(xùn)。加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化軟件系統(tǒng)維護(hù)人員培訓(xùn)，包含：數(shù)據(jù)管理，各業(yè)務(wù)模塊使用權(quán)限的控制，以及意外事故的處理等。
②檔案移交、管理分類方案的確立。集團(tuán)公司檔案管理部門對(duì)工程項(xiàng)目竣工檔案的形成、收集整理及移交形成一套規(guī)范。對(duì)企業(yè)和企業(yè)分、子公司的檔案的分類、文件的分類、組卷規(guī)則，以及檔案的管理模式要有統(tǒng)一的要求。3、業(yè)務(wù)管理規(guī)定和檔案管理制度的建立。企業(yè)應(yīng)建立企業(yè)檔案管理和信息化管理方面的制度建立，加強(qiáng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)檢查、提交管理辦法和業(yè)務(wù)銜接的要求。
2.4 企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)軟件結(jié)構(gòu)需求特點(diǎn)
根據(jù)建筑企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，軟件系統(tǒng)的選擇或開發(fā)目標(biāo)和原則，結(jié)合不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，整體方案宜采用C/S（客戶端/服務(wù)器）加B/S的混合模式體系結(jié)構(gòu)來滿足目前和以后的業(yè)務(wù)需求。C/S結(jié)構(gòu)具有執(zhí)行速度快、使用維護(hù)方便等優(yōu)點(diǎn)。檔案管理部門采用C/S（客戶端/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)運(yùn)行模式。檢索系統(tǒng)采用目前流行的B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式，整個(gè)系統(tǒng)在邏輯上分為三層，第一層為表示層，提供用戶和系統(tǒng)之間的交互；第二層是應(yīng)用服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)具體的業(yè)務(wù)邏輯；第三層是數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、訪問及其優(yōu)化。根據(jù)檔案數(shù)字化管理將來開發(fā)的信息系統(tǒng)要求，系統(tǒng)應(yīng)可以提供XML標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口，數(shù)據(jù)庫也可以遷移到其他數(shù)據(jù)庫上。
3.結(jié)語
施工企業(yè)檔案信息化管理水平?jīng)Q定了企業(yè)的管理效率和未來的發(fā)展。因此，檔案管理人員必須重視企業(yè)檔案信息化管理工作，結(jié)合企業(yè)檔案的特點(diǎn)，在實(shí)踐中不斷豐富檔案信息化管理的技術(shù)知識(shí)。同時(shí)采取合理的方法解決好當(dāng)前檔案管理信息化存在的問題，以此提高檔案信息化管理水平，從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
數(shù)字化檔案的憑證價(jià)值，取決于元數(shù)據(jù)的整體性，如果對(duì)于某份數(shù)字化檔案的元數(shù)據(jù)整體中某一項(xiàng)元數(shù)據(jù)缺失，那么該份數(shù)字化檔案的憑證價(jià)值也就喪失。因此元數(shù)據(jù)的實(shí)施一定要標(biāo)準(zhǔn)化，要想保證元數(shù)據(jù)在實(shí)施中的整體性，只能依靠標(biāo)準(zhǔn)化。
1數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的內(nèi)涵
在現(xiàn)有的國際、國內(nèi)、行業(yè)等標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求分析，這些是針對(duì)具體的數(shù)字化檔案類型、用戶、業(yè)務(wù)管理流程等采用科學(xué)的方法所進(jìn)行的元數(shù)據(jù)模型中元數(shù)據(jù)功能項(xiàng)的設(shè)置分析及對(duì)其描述的過程。這個(gè)功能的意思是要基于元數(shù)據(jù)元素、元數(shù)據(jù)模型。根據(jù)這一定義，應(yīng)該明確的是，數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求首先是一種功能需求，需要確定需求分析的信息源并施以科學(xué)的方法。
2 數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息源
數(shù)字化檔案管理需求分析的信息源，是以數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息來源范圍為主要的另外包含權(quán)威性文獻(xiàn)、數(shù)字化檔案本身、用戶等。
就其本身而言的話，數(shù)字化檔案的分類豐富，有多媒體數(shù)字化檔案、視頻檔案、音頻檔案、圖像、圖形檔案盒數(shù)字處理檔案，因此，其信息源范圍可以是關(guān)于字處理檔案、圖像檔案、圖形檔案、音頻檔案、視頻檔案以及多媒體數(shù)字化檔案的管理元數(shù)據(jù)范圍的需求分析。
針對(duì)權(quán)威性文獻(xiàn)而言，權(quán)威性文獻(xiàn)可以分為法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策、規(guī)范、最佳實(shí)現(xiàn)及理論等，因此，其信息源的分析范圍可以是國內(nèi)外的有關(guān)文件管理、檔案管理和數(shù)字化檔案管理的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、最佳實(shí)踐及理論中存在著的有關(guān)對(duì)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求的分析。
針對(duì)用戶而言，信息源的分析范圍可以是對(duì)文件管理者、檔案管理者、數(shù)字化檔案管理者、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理員以及數(shù)字化檔案利用者所提出的分析方法。
3 數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求的分析方法
在數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)領(lǐng)域中，對(duì)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)進(jìn)行需求分析，要采用科學(xué)的方法才能保證其分析的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。筆者認(rèn)為，有兩類方法：一類是自上而下演繹分析法；另一類是自下而上歸納分析法。
3.1自上而下演繹分析法
3.1.1文獻(xiàn)參考法
文獻(xiàn)參考法，以“文獻(xiàn)”形式表述有關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策、規(guī)范等，以保證符合現(xiàn)行法律的規(guī)定，是從“文獻(xiàn)”的抽象到具體數(shù)據(jù)元的確定的方法。主要是從所涉及文件管理的文獻(xiàn)中概括出數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)的需求。美國匹茲堡大學(xué)的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目是運(yùn)用此法的主要代表項(xiàng)目，該項(xiàng)目主要研究文件管理的中憑證要求（簡(jiǎn)稱《baC項(xiàng)目》）。
3.1.2理論推導(dǎo)法
從文件管理理論出發(fā)進(jìn)行歸納演繹，以層層遞進(jìn)的邏輯來驗(yàn)證數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的合理性，即是理論推導(dǎo)法。
目前流行的文件管理理論主要有：文件連續(xù)體理論、文件生命周期理論和文件運(yùn)動(dòng)理論。不論采取哪種理論作為我們的研究依據(jù)，都對(duì)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求均具有一定的指導(dǎo)意義。
以澳大利亞元數(shù)據(jù)研究項(xiàng)目《教育、研究與產(chǎn)業(yè)合作項(xiàng)目》（SPIRT project）為例，他們所制定的元數(shù)據(jù)主要依據(jù)澳大利亞所獨(dú)創(chuàng)的“文件連續(xù)體理論（records continuum thinking）”；而加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)研究項(xiàng)目《數(shù)字化檔案完整性保存項(xiàng)目（UBC）》則依據(jù)的是文件運(yùn)動(dòng)理論理論。按照我國目前的檔案管理相關(guān)理論，我們要采取在我國比較流行的文件生命周期理論。
3.2自下而上歸納分析法
3.2.1調(diào)查訪問法
通過對(duì)文件創(chuàng)建人員、文件管理人員等相關(guān)的專業(yè)人員等進(jìn)行跟蹤訪談和數(shù)據(jù)分析，按照用戶的實(shí)際需要，在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上得出數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求。另外用到此方法的是在跨國聯(lián)合項(xiàng)目――文件永久性憑證性問題在電子系統(tǒng)里的應(yīng)用（簡(jiǎn)稱INTERPARPES）。
3.2.2流程實(shí)際法
按照檔案實(shí)際管理的業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，通過數(shù)字化檔案在管理過程中的運(yùn)動(dòng)為分析的切入點(diǎn)進(jìn)行需求分析。研究者持有這類分析方法會(huì)認(rèn)為文件管理流程和元數(shù)據(jù)是分不開的，所以，要理解元數(shù)據(jù)，就要緊緊聯(lián)系數(shù)字化檔案管理流程實(shí)際，值得注意的是，不是傳統(tǒng)的手工管理業(yè)務(wù)流程。
以上方法各有優(yōu)劣，如文獻(xiàn)參考法，可以從宏觀上保證建立的數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)具有合法性和憑證性，但建立的標(biāo)準(zhǔn)過于寬泛；理論推導(dǎo)法，可以保證其合理性和系統(tǒng)性，但建立的標(biāo)準(zhǔn)偏向理論性，實(shí)用性不強(qiáng)；基于用戶訪問法建立的標(biāo)準(zhǔn)，其實(shí)用性和操作性較好，但缺乏完整性與系統(tǒng)性；流程實(shí)際法，即使具有可行和運(yùn)用性范圍依舊被局限。所以說，數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求分析時(shí)，需要綜合作用各類所學(xué)多種方法分析需求，而不是孤立、單一的只作用一種方法，這樣做才可能滿足數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)更全面和客觀的需求。
4關(guān)于數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析體系模擬建構(gòu)
在以上探討數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的內(nèi)涵、信息源及方法的基礎(chǔ)上，筆者嘗試模擬建構(gòu)需求分析體系。
首先，根據(jù)具體行業(yè)、應(yīng)用領(lǐng)域的目標(biāo)與特點(diǎn)，確定數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文獻(xiàn)（規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)）、數(shù)字化檔案本身、用戶、數(shù)字化檔案管理業(yè)務(wù)流程等方面。其次，對(duì)需求分析信息源進(jìn)行分類整理、審讀，綜合采用科學(xué)的方法對(duì)信息源進(jìn)行分析，簡(jiǎn)練出數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)的需要并形成需求陳述。再次，針對(duì)各需求陳述進(jìn)行元數(shù)據(jù)的提煉，將提煉到的元數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，再將具體的元數(shù)據(jù)納入到分析框架。最后，判斷元數(shù)據(jù)元素項(xiàng)的設(shè)置，形成數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)體系模型。
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關(guān)鍵詞：電子檔案；高校；影響；策略
在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐步滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，高校檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，體現(xiàn)著學(xué)校的管理水平。當(dāng)今時(shí)代，信息技術(shù)快速推進(jìn)，部分高效檔案管理也走上了科技化管理的道路，發(fā)揮出其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。
一、電子檔案的定義及其特點(diǎn)
所謂電子檔案是指人們利用電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，用數(shù)碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或硬盤等載體，應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行讀取、處理，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸文件、儲(chǔ)存資料，實(shí)現(xiàn)資源共享的檔案管理系統(tǒng)。其具有如下特點(diǎn)：
1、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)
首先，電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過信息技術(shù)來完成，減少了紙質(zhì)檔案整理過程中繁瑣的程序，同時(shí)完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統(tǒng)計(jì)、儲(chǔ)存等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動(dòng)量，在管理效率上發(fā)揮出了明顯的優(yōu)勢(shì)；其次，電子檔案管理高效地實(shí)現(xiàn)了資源共享。電子檔案管理充分運(yùn)用信息技術(shù)，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進(jìn)行檔案資料的翻閱、搜索，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳輸，實(shí)現(xiàn)了資源共享；再次，電子檔案管理的儲(chǔ)存量大，信息穩(wěn)定。電子檔案管理用數(shù)碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或移動(dòng)硬盤等載體，儲(chǔ)存檔案資料，傳輸文件，受客觀環(huán)境的影響小，信息穩(wěn)定、信息量大、儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)。
2、電子檔案管理的缺陷
首先，電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲(chǔ)等管理程序必須依靠電子管理系統(tǒng)完成，借助于計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，可能因?yàn)橛?jì)算機(jī)硬件更新或計(jì)算機(jī)的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統(tǒng)必須及時(shí)進(jìn)行新系統(tǒng)轉(zhuǎn)換或更新，甚至根據(jù)需要保留原來的舊管理系統(tǒng)，才能保證檔案信息的完整性和永久性；其次，電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質(zhì)檔案制定中出錯(cuò)影響面較小，電子檔案管理過程中若病毒侵入導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中也存在被修改或盜用的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案管理應(yīng)用統(tǒng)一的系統(tǒng)程序，不具備手寫檔案材料的特點(diǎn)，不易于真?zhèn)蔚蔫b別，造成檔案信息被侵害卻無從發(fā)現(xiàn)。高校檔案資料是在教育教學(xué)、教育科研、教育管理過程中積累的真實(shí)資料，是不可再生的信息資源，見證了高校發(fā)展的歷史，具有重要的社會(huì)價(jià)值，安全性不容忽視。
二、電子檔案對(duì)高校檔案管理的影響
1、檔案管理程序的轉(zhuǎn)變
紙質(zhì)材料是傳統(tǒng)檔案工作的主要對(duì)象，然而普及計(jì)算機(jī)應(yīng)用之后，電子檔案就取代了過去的紙質(zhì)檔案，信息歸檔之后，一切檔案信息的讀取、修改都要由檔案管理員通過計(jì)算機(jī)程序來完成。改變了以往紙質(zhì)檔案管理過程中一貫遵循的檔案收集與整理、文件立卷與歸檔等流程、方法和思路，取消了一年歸檔一次的管理程序。電子檔案則具有及時(shí)性，可根據(jù)需要進(jìn)行適當(dāng)修改、補(bǔ)充、保存，當(dāng)然，也體現(xiàn)出電子檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴性。
2、電子檔案分類方式的轉(zhuǎn)變
電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案信息與載體的分離，所以，檔案的分類方式也由原來的實(shí)體分類轉(zhuǎn)化為程序分類，改變了過去那種屬性排列式的手工操作檔案管理流程。電子檔案管理則通過計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行高效分類、整合、匯總、統(tǒng)計(jì)，減少了實(shí)體分類中繁重的工作程序，提高了高校檔案管理工作的效率。
3、電子檔案管理內(nèi)容與形式的轉(zhuǎn)變
檔案首先要體現(xiàn)其原始性，是原始記錄，檔案內(nèi)容要真實(shí)，檔案來源要可靠，是由檔案人親筆書寫或親筆簽名，這也是檔案區(qū)別于其它信息資料的主要依據(jù)，具有法律效應(yīng)。電子檔案管理則在計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序上進(jìn)行，方便、快捷，但在一定程度上卻失去了檔案的原始記錄性，電子檔案依據(jù)系統(tǒng)處理的最后一個(gè)文本，沒有原始稿，所以，檔案的憑證作用很難確定，電子檔案的真實(shí)性有待考究，這也成為高校檔案管理的一個(gè)新的課題。
三、高校電子檔案管理策略
1、重視高校電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的檢測(cè)
電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸中具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，所以，要保證電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全檢測(cè)，培訓(xùn)專職電子檔案技術(shù)檢測(cè)員，做到定期對(duì)檔案管理程序進(jìn)行檢測(cè)、更新與維修，對(duì)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢測(cè)與維護(hù)，對(duì)那些重要檔案要定期進(jìn)行復(fù)制、更新、備份、保密儲(chǔ)存，防止檔案信息的丟失，以保證電子檔案的安全性。
2、做好高校電子檔案原始性保護(hù)
高校電子檔案管理是高校教育管理與發(fā)展的重要部分，必須做好電子檔案信息技術(shù)處理工作，以保證電子檔案信息的原始性。新型檔案資料歸檔后，檔案管理員要及時(shí)進(jìn)行接收、整理、儲(chǔ)存等工作，運(yùn)用信息技術(shù)處理，將電子檔案資料設(shè)為只讀文件，表明此檔案資料不可修改，以保證電子檔案信息的原始性與可靠性。
3、加強(qiáng)高校電子檔案管理員的技術(shù)指導(dǎo)
要想做好高校電子檔案管理工作，必須對(duì)檔案管理員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，優(yōu)化檔案管理員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，通過各種培訓(xùn)方式保證檔案管理員的知識(shí)更新，提高檔案管理員的信息技術(shù)水平，以適應(yīng)高校電子檔案管理的發(fā)展。同時(shí)，還要重視提高檔案管理員的職業(yè)道德水平和安全操作能力，使檔案管理員明確責(zé)任，具備熟練的電子檔案系統(tǒng)操作技能和較高的職業(yè)素質(zhì)，推進(jìn)高校電子檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
四、小結(jié)
隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案管理在高校檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，我們應(yīng)敢于創(chuàng)新，充分認(rèn)識(shí)電子檔案管理的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，正確認(rèn)識(shí)并克服電子檔案管理的缺陷，優(yōu)化管理方式，提高高校檔案管理水平。
參考文獻(xiàn)
1 現(xiàn)階段國內(nèi)地質(zhì)檔案管理存在的問題
1.1 知識(shí)經(jīng)濟(jì)下檔案信息分類問題
隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，我國已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這對(duì)我國地質(zhì)科技檔案管理內(nèi)涵或外延的發(fā)展有著很好的促進(jìn)作用，同時(shí)，當(dāng)今時(shí)代下的信息能夠以檔案形式進(jìn)行儲(chǔ)存，其存在的價(jià)值以及對(duì)社會(huì)的影響都非常重要，并且?n案是將人類的知識(shí)結(jié)晶與信息相結(jié)合的產(chǎn)物，也是對(duì)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r的一種反映。此外，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下對(duì)檔案駕駛進(jìn)行評(píng)估時(shí)，往往以檔案信息的含量為主要參照，同時(shí)，檔案信息的載體形式也有所變化，通常情況下，信息的載體一般包括機(jī)讀、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面，并且在科技迅速發(fā)展的今天，新型的載體技術(shù)仍在不斷的出現(xiàn)，我們可以根據(jù)檔案信息的不同選擇合適的儲(chǔ)存方式進(jìn)行信息保存。這種以檔案信息內(nèi)用屬性來對(duì)檔案的外延進(jìn)行劃分的方式，使得檔案的分類更加的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而建立一套系統(tǒng)化的檔案的分類體系，對(duì)實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理的現(xiàn)代化具有十分重要的作用。
1.2 檔案管理中先進(jìn)設(shè)備引入問題
在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的前提下，我國地質(zhì)科技方案管理工作也受到重要影響，但是，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展是離不開科學(xué)技術(shù)的指導(dǎo)作用的，只有先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)才能保障經(jīng)濟(jì)時(shí)代快速穩(wěn)定的發(fā)展，檔案管理工作也是一樣，我們只有加強(qiáng)對(duì)管理工作所需的先進(jìn)技術(shù)設(shè)備引入，才能更好地保證地質(zhì)科技檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。目前，國內(nèi)的檔案管理工作中，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為中心進(jìn)行管理工作，另外在檔案的保管方面采用的是微縮技術(shù)，這些對(duì)我國現(xiàn)代的檔案管理工作有著十分重要的作用。正是由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、光盤、多媒體等先進(jìn)技術(shù)在國內(nèi)的廣泛推廣與應(yīng)用，使得我國的地質(zhì)科技檔案管理工作正在逐漸步入現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。
1.3 知識(shí)經(jīng)濟(jì)下檔案管理思想問題
雖然先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)時(shí)代快速發(fā)展的重要因素，但是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展所帶來的產(chǎn)物并不是只有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，它還為人們的生產(chǎn)發(fā)展帶來更先進(jìn)的管理思想和方法。人們?cè)趯?duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，要注重一定的管理方法，管理人員要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)檔案實(shí)施開放管理的措施，但是要保證工作必須在依法治檔的前提下進(jìn)行，在某些特殊情況下，檔案管理人員可以根據(jù)相關(guān)需要具有一些批判精神，并且對(duì)檔案管理進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，從而尋找出最佳管理方案，此外，我們也可以將圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等相關(guān)知識(shí)理論引入到檔案管理工作中，調(diào)整好信息的供求關(guān)系，提高信息利用率，從本質(zhì)提高檔案管理工作的質(zhì)量。
1.4 檔案管理中工作人員素質(zhì)問題
高素質(zhì)的管理人員也是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作步入現(xiàn)代化的重要前提，并且德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)人才是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的核心內(nèi)容，同樣，在地質(zhì)科技檔案管理工作中，也需要這樣的人才，我們只要保證管理人員具有較高的素質(zhì)水平和專業(yè)知識(shí)水平，才能保證先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理方法實(shí)現(xiàn)完美結(jié)合，從而在檔案管理工作中發(fā)揮出更好的作用。
2 知識(shí)經(jīng)濟(jì)下地質(zhì)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程
2.1 分清信息輕重，提高利用率
最大程度實(shí)現(xiàn)檔案信息為社會(huì)所用，是當(dāng)前我國地質(zhì)科技檔案管理工作中的一項(xiàng)重要指標(biāo)，而且我們將計(jì)算機(jī)為主的一些先進(jìn)技術(shù)設(shè)備引入到檔案管理工作也是提高檔案利用率的一項(xiàng)重要舉措。所以，我們?cè)诓捎糜?jì)算機(jī)等一些先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備來對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，要注意根據(jù)檔案信息價(jià)值、重要性以及利用率等情況進(jìn)行簡(jiǎn)單分類，然后對(duì)那些開放性的、利用率高度檔案信息進(jìn)行優(yōu)先整理，從而真正實(shí)現(xiàn)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值，也大大提高了社會(huì)對(duì)檔案信息的利用率，促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)進(jìn)入現(xiàn)代化進(jìn)程。
2.2 參照信息內(nèi)容，分級(jí)次著錄
眾所周知，對(duì)一大堆文件進(jìn)行著錄是一件非常麻煩的事情，但是，如果我們根據(jù)文件的內(nèi)容進(jìn)行整理分類，安裝文件的重要程度或者內(nèi)容進(jìn)行劃分，然后在分批進(jìn)行著錄，將會(huì)大大減少著錄時(shí)間，省時(shí)又省力。因此，在對(duì)地質(zhì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，也可以采用此方法將著錄內(nèi)容分為三個(gè)層次，大致包括檔案內(nèi)容反應(yīng)問題單一、卷內(nèi)文件設(shè)計(jì)相同主題、重要特殊文件等幾類，然后再根據(jù)相關(guān)的需要，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)先或這種處理，從而大大提高利用效率，為檔案管理工作提供方便。
2.3 利用檔案基礎(chǔ)，準(zhǔn)確化分類
在對(duì)檔案進(jìn)行著錄時(shí)，會(huì)有一些目錄較完備的案卷，我們可以根據(jù)檔案的原基礎(chǔ)進(jìn)行分類著錄，此外，還存在一些文件形式較為特殊，比如房檔等，我們可以根據(jù)其人名、地址等特性對(duì)其進(jìn)行錄入，這樣充分利用檔案原基礎(chǔ)進(jìn)行錄入的方式，大大減少著錄工作量，節(jié)約了時(shí)間，并且在一定程度上提高檔案著錄準(zhǔn)確性。
2.4 貫徹各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范化工作
我們要根據(jù)相關(guān)部門的要求，科學(xué)地制定各種規(guī)范和準(zhǔn)則，使地質(zhì)檔案管理工作更加的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。在當(dāng)前地質(zhì)科技檔案管理中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)其管理現(xiàn)代化的重要保證，但是計(jì)算機(jī)的高效管理工作也是以檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化為前提的基礎(chǔ)下進(jìn)行的，而且計(jì)算機(jī)無法準(zhǔn)確識(shí)別那些信息比較混亂的檔案，即便是能夠?qū)ζ溥M(jìn)行管理，也必然大大降低計(jì)算機(jī)運(yùn)算效率，而且還有可能造成管理分類錯(cuò)誤問題，因此，我們必須要加強(qiáng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，從而更好的促進(jìn)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
2.5 提高人員素質(zhì)，專業(yè)化管理
為適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)展的需求，我們要對(duì)管理人員進(jìn)行高規(guī)格的培養(yǎng)，提高其專業(yè)知識(shí)和素質(zhì)水平，在必要情況下，還可以引入一批高層次的管理人才，以適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的需要。
