時(shí)間：2023-06-06 09:00:40
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案資源管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
政府檔案信息資源管理是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，隨著國(guó)家的出現(xiàn)而出現(xiàn)。國(guó)家出現(xiàn)以后，在進(jìn)行行政管理的過(guò)程中，便不可避免地要頒布各種各樣的政策以及傳達(dá)一系列的信息，記錄這些政策及信息的文字便是政府的檔案信息資源。例如國(guó)家在制定法律、政策的過(guò)程之中，會(huì)產(chǎn)生多種多樣的文字記錄以及檔案資料。
在早期，紙張多充當(dāng)文字記錄的載體，隨著科技的日益發(fā)展，光盤(pán)、軟盤(pán)等大容量?jī)?chǔ)存介質(zhì)得到廣泛的應(yīng)用，逐漸成為信息記錄的載體。隨著政府職能的不斷演變，管理活動(dòng)越來(lái)越多，致使政府檔案信息資源越來(lái)越多，政府檔案信息資源管理逐漸成為政府部門的負(fù)擔(dān)。為了快速高效地對(duì)政府檔案信息資源進(jìn)行管理，有效地降低政府檔案信息資源管理的成本，美國(guó)制定了一系列的信息管理法規(guī)，成立了專門機(jī)構(gòu)對(duì)政府檔案信息資源管理進(jìn)行監(jiān)管。美國(guó)的政府檔案信息資源管理以法律為支撐，對(duì)于檔案信息資源管理過(guò)程中出現(xiàn)的任何問(wèn)題，都會(huì)通過(guò)法律來(lái)解決。美國(guó)的這些舉措在促進(jìn)了政府檔案信息資源管理迅速發(fā)展的同時(shí)，也成為政府檔案信息資源管理的開(kāi)端，為此后政府檔案信息資源管理的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。
二、政府檔案信息資源管理的現(xiàn)狀
伴隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，政府管理范圍的增大，政府作為信息主體的同時(shí)也成為信息資源管理的主體，因此政府在信息社會(huì)化過(guò)程中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。為了適應(yīng)信息時(shí)代的到來(lái)，政府檔案資源管理運(yùn)用通訊技術(shù)、信息技術(shù)等手段進(jìn)行信息化，使得傳統(tǒng)的信息檔案管理得以改造，極大地提高了政府檔案資源管理的效率，最大程度上滿足了社會(huì)發(fā)展的需要。美國(guó)等國(guó)家最早提出了社會(huì)信息化，發(fā)展中國(guó)家為了經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需要，也把加快信息化作為社會(huì)建設(shè)的重點(diǎn)。政府檔案資源管理信息化的過(guò)程是對(duì)政府機(jī)構(gòu)進(jìn)行信息技術(shù)改造，對(duì)政府檔案信息進(jìn)行規(guī)范化、數(shù)據(jù)化處理的過(guò)程，這對(duì)政府檔案資源的管理有著很大的作用。
三、政府檔案資源管理的措施
由上述可知，政府檔案信息管理是在社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過(guò)程中逐漸產(chǎn)生的，并且政府檔案管理信息的產(chǎn)生符合社會(huì)發(fā)展的自然規(guī)律，是社會(huì)發(fā)展所需要的。但是，隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，政府職能的不斷轉(zhuǎn)變，當(dāng)下政府的政府檔案信息資源管理雖然有了一定的發(fā)展，但是，我們?cè)诔姓J(rèn)發(fā)展的同時(shí)，也必須要承認(rèn)當(dāng)下的管理還存在著一定的欠缺，所以，加強(qiáng)政府檔案資源的管理是十分有必要的。筆者在此對(duì)加強(qiáng)政府檔案信息資源管理進(jìn)行了一定的探索，希望能夠?yàn)檎谠摲矫娴奶岣叨I(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。
（一）電子政務(wù)環(huán)境下的政府檔案信息資源管理
政府的檔案信息資源管理主要是與政府有關(guān)的計(jì)劃、預(yù)算、組織、指導(dǎo)、培訓(xùn)和控制活動(dòng)記錄的管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在政府工作中的廣泛應(yīng)用，導(dǎo)致了信息載體發(fā)生了革命性的變化，傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)在政府中所占的比重越來(lái)越小，而電子信息則占越來(lái)越重要的地位，電子檔案也隨之逐漸增多。因此，加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息資源的管理已經(jīng)上升到政府信息工作的重點(diǎn)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前各級(jí)政府部門大約集聚了全社會(huì)信息資源總量的百分之八十，這些信息還常常比一般的信息資源更有價(jià)值，質(zhì)量和可信度也較高。因此，如何加強(qiáng)管理、綜合開(kāi)發(fā)利用這些資源，已經(jīng)成為各級(jí)政府工作的當(dāng)務(wù)之急。但是我國(guó)政府的信息資源管理水平比較低，這將會(huì)影響檔案的有效開(kāi)發(fā)與利用。
（二）將檔案管理工作做強(qiáng)、做細(xì)
在建設(shè)電子政務(wù)的過(guò)程中，各級(jí)政府部門應(yīng)該設(shè)立專門的檔案信息資源管理機(jī)構(gòu)，以保證政府檔案信息資源管理工作的有效進(jìn)行。有關(guān)檔案部門要做好政府檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建統(tǒng)一的信息資源管理平臺(tái)，通過(guò)檔案信息資源的共享交換平臺(tái)來(lái)進(jìn)行管理活動(dòng)。政府檔案信息化建設(shè)是推動(dòng)我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，把政府檔案信息按照相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化處理，加快政府檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)各級(jí)政府部門之間的有效溝通，實(shí)現(xiàn)政府檔案資源共享，方便相關(guān)資源的查詢檢索，降低信息管理成本，提高政府檔案資源管理的效率。要正確處理好政府檔案信息資源利用和保密之間的關(guān)系。要按照相關(guān)的規(guī)定，對(duì)相關(guān)的文件進(jìn)行甄別，哪些文件可以公開(kāi)，哪些文件不可以公開(kāi)，應(yīng)在什么時(shí)候公開(kāi)。加強(qiáng)政府檔案信息資源管理的法制化建設(shè)。如今，對(duì)政府信息公開(kāi)的呼聲越來(lái)越高，為了保證公民的知情權(quán)，各級(jí)政府都做了很多嘗試，其中定期的新聞會(huì)是主要的形式。加強(qiáng)政府檔案信息資源管理的法制化建設(shè)可以從法律方面對(duì)政府檔案信息資源管理給予保證。加強(qiáng)政府檔案息資源管理人員隊(duì)伍建設(shè)。
人事檔案制度的建立，讓醫(yī)院的管理模式出現(xiàn)了問(wèn)題，同時(shí)也存在不足。例如：醫(yī)院進(jìn)入新員工以及部分員工調(diào)動(dòng)或者辭退等因素，我們應(yīng)該把這些員工的人事檔案區(qū)分開(kāi)來(lái)，把一個(gè)人的檔案從一開(kāi)始到最后的過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)一管理。還有一些在編或者不在編的人員，在人員管理上，我們應(yīng)該把這些模式劃分，讓人事檔案的管理變得更加嚴(yán)格和準(zhǔn)確。減少人力資源管理的工作量，提高工作效率。
2人事檔案信息在人力資源管理中的重要作用
2．1有利于挖掘人才
人事檔案信息的建立，可以清晰的看見(jiàn)人才的教育背景以及工作經(jīng)歷，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)新人，培養(yǎng)新人，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)選拔人才提供了良好的平臺(tái)，有針對(duì)性的培養(yǎng)和配備。同時(shí)為人才建立激勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)員工的積極性，提高員工的工作效率，在最大程度上，激發(fā)他們的潛能，發(fā)揮人才作用。2．2讓醫(yī)院各項(xiàng)制度變的更加完善醫(yī)院人事檔案信息的建立，讓醫(yī)院各項(xiàng)制度變得更加完善，例如：?jiǎn)T工工資制度發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。員工工資不僅是通過(guò)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行核算，還要根據(jù)個(gè)人的工齡工資、學(xué)歷以及在崗職位這些綜合因素進(jìn)行核算工資。因此，人事檔案信息的實(shí)施，對(duì)工資核算有著重要的意義。它不僅確保了工資結(jié)算的準(zhǔn)確性，更方便快捷的核算出工資。工資的變化之后，在建立激勵(lì)制度，不僅讓醫(yī)院的工作人員積極性有所提高，在激勵(lì)制度的影響下，工作人員也能嚴(yán)格約束自己，更加投入工作中，從而為患者提供更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3人力資源管理中應(yīng)用人事檔案信息的措施與策略
3．1提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)
作為檔案管理人員，他們的綜合素質(zhì)直接影響人力資源管理工作的質(zhì)量，因此，我們必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，我們必須建立一個(gè)專業(yè)人員的隊(duì)伍，其次對(duì)這些人員進(jìn)行專業(yè)培養(yǎng)。眾所周知，人事檔案這一項(xiàng)工作，是具有機(jī)密性的工作，也就是說(shuō)，不僅記錄了人員的基本信息，同時(shí)也記錄了個(gè)人隱私問(wèn)題，因此我們必須加強(qiáng)培訓(xùn)，在原有的基礎(chǔ)上，提高人事檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)。
3．2針對(duì)醫(yī)院的人才進(jìn)行合理分配
人事檔案信息的建立，對(duì)人才的選拔提供了良好的環(huán)境。通過(guò)人事檔案信息的記錄，根據(jù)人才的自身能力，在醫(yī)院里進(jìn)行合理分配，找到適合自己的崗位，充分發(fā)揮自己的潛能與能力，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。
4結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；人力資源
在現(xiàn)代企業(yè)的管理中，如果人事檔案管理工作無(wú)法和人力資源管理工作的發(fā)展相適應(yīng)，就會(huì)在很大程度上對(duì)人力資源管理，甚至整個(gè)公司的人才管理產(chǎn)生巨大的負(fù)面影響。筆者根據(jù)自己在人事檔案管理工作中獲得的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出了關(guān)于人事檔案管理在人力資源管理中的地位和發(fā)展對(duì)策，本文將就此問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)討論。
一、人事檔案管理和人力資源管理的關(guān)系
人力資源管理，是指通過(guò)科學(xué)的管理方法對(duì)該企業(yè)、單位或組織中的人力進(jìn)行培訓(xùn)和教育，并同時(shí)對(duì)人力進(jìn)行組織、調(diào)動(dòng)和科學(xué)配置，從而保證管理范圍內(nèi)的人力能夠處在最佳的協(xié)調(diào)狀態(tài)。通過(guò)對(duì)人的觀念、心理和行為的控制和引導(dǎo)，正確發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，達(dá)到真正的人盡其才。由于人力資源管理的核心在很大程度上是“人”，所以人事檔案管理工作就是通過(guò)對(duì)人事活動(dòng)中逐步形成的材料進(jìn)行集中和整理，構(gòu)建出可以集中反映個(gè)人的各項(xiàng)內(nèi)容。加之人事檔案管理工作同時(shí)具有客觀、動(dòng)態(tài)和保密等特點(diǎn)，因此成為了人力資源管理乃至整個(gè)企業(yè)客觀、全面和及時(shí)地了解和考察人才，并對(duì)人才進(jìn)行選拔以及任用的重要參考依據(jù)。
二、人事檔案管理在人力資源管理中的地位
1.人事檔案管理有效提高企業(yè)工作效率
在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，最重要和基本的原則就是要實(shí)現(xiàn)“人”和“檔”的統(tǒng)一。在實(shí)踐中我們不難發(fā)現(xiàn)，人力資源本身具有固定和靜止性，并且人事檔案并非永久地、固定地保存在某個(gè)企業(yè)、單位或勞動(dòng)部門的。隨著時(shí)間的推移，以及人員的流動(dòng)、崗位的更迭和其他的動(dòng)態(tài)原因，檔隨人走也成為了人事檔案管理中的重要特征。所以加強(qiáng)人事檔案管理的工作，可以讓企業(yè)有效地提高人力資源的應(yīng)用價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)人力資源的統(tǒng)籌優(yōu)化與合理配置。
2.人事檔案管理可以促進(jìn)人力資源開(kāi)發(fā)
人事檔案管理的有效執(zhí)行，可以在最大程度上發(fā)揮對(duì)于人力資源的效力和配置方面的價(jià)值。而這個(gè)價(jià)值主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一個(gè)方面，人事檔案管理可以對(duì)員工的個(gè)人經(jīng)歷、能力特長(zhǎng)、教育狀況和綜合表現(xiàn)進(jìn)行全面的記錄，客觀真實(shí)地記載員工成長(zhǎng)的歷史。這對(duì)于未來(lái)的發(fā)展可以起到一定程度的預(yù)測(cè)作用。企業(yè)還能以此為依據(jù)進(jìn)行人才的發(fā)掘和使用，從而避免出現(xiàn)人才的埋沒(méi)、浪費(fèi)和壓制狀況的發(fā)生。另一個(gè)方面，完善人事檔案可以在最大限度上了解員工的信息，從而有效促進(jìn)對(duì)員工實(shí)行科學(xué)化的管理。企業(yè)可以根據(jù)不同類型的人才結(jié)合崗位特征，在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行合理的調(diào)動(dòng)，從而將最合適的崗位留給最合適的人，達(dá)到人力資源的最優(yōu)配置。
3.人事檔案管理能夠提供重要參考依據(jù)
在人力資源管理或人力資源計(jì)劃進(jìn)行的過(guò)程之中，任何的企業(yè)都需要組成一支由一定數(shù)量人數(shù)所構(gòu)成的高質(zhì)量、高水平的人才團(tuán)隊(duì)。這要求企業(yè)必須考慮到人才的需求和擁有量，并使其進(jìn)行相互匹配。在作出決策之前，企業(yè)和單位的人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)配合人力資源管理部門事先對(duì)相關(guān)人員的人事檔案進(jìn)行了解，并由此進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的綜合考察與測(cè)評(píng)。在形成最終意見(jiàn)之后，及時(shí)提交管理層進(jìn)行研究和決策的制定，并同時(shí)保證決策的科學(xué)、合理與可行性。
三、人事檔案管理在人力資源管理中的發(fā)展對(duì)策
1.提高人事檔案管理人員素質(zhì)
在經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)和發(fā)達(dá)地區(qū)，隨著當(dāng)?shù)厣a(chǎn)力的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代化人力資源管理的要求。這要求人事檔案管理部門在進(jìn)行建設(shè)和發(fā)展的過(guò)程中，不僅要加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)域的高素質(zhì)人才引進(jìn)，同時(shí)也要對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行綜合性、有效的培訓(xùn)，做到“打鐵還需自身硬”。隨著全體檔案管理人員的綜合素質(zhì)的整體提高，可以有效地讓從業(yè)人員適應(yīng)在新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下對(duì)于檔案管理人員的更高要求和標(biāo)準(zhǔn)。
2.確保人事檔案材料完整準(zhǔn)確
人事檔案作為人力資源管理工作的重要參考和依據(jù)，必須確保檔案的準(zhǔn)確、客觀與完整，這也是人事檔案發(fā)揮其自身價(jià)值的最根本條件。倘若人事檔案無(wú)法做到完整和準(zhǔn)確，那么就會(huì)失去其價(jià)值和全部意義。所以在人事檔案管理的過(guò)程中，管理人員必須在原有基礎(chǔ)上定期清查人員信息，并且做到實(shí)時(shí)地、不斷地?cái)U(kuò)大存檔范圍，對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行分類保存。
3.建立人事檔案管理制度規(guī)范
在人事檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)和新要求下，對(duì)于無(wú)法滿足新形勢(shì)和新特征的人事檔案管理制度必須進(jìn)行及時(shí)和有效的改革。人事檔案管理必須建成一套符合當(dāng)?shù)睾彤?dāng)前人力資源發(fā)展趨勢(shì)的人事管理制度，以確保人事檔案的管理工作可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化。這種制度的變革可以是全面的改革，也可以是針對(duì)具體情況進(jìn)行部分的修改。但是無(wú)論怎樣更改，都要通過(guò)嚴(yán)格的規(guī)章制度確保人事檔案在收集和保存過(guò)程中的及時(shí)、客觀與完整性，同時(shí)也保證材料的真實(shí)性，做到披沙揀金。
4.加強(qiáng)人事檔案管理的時(shí)效性
在人事檔案管理的工作中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)時(shí)代特征、自身特點(diǎn)和當(dāng)?shù)匾螅訌?qiáng)對(duì)于人事檔案的動(dòng)態(tài)管理。這要求人事檔案管理人員通過(guò)收集變化資料，及時(shí)更新人事檔案信息，以便于人力資源管理部門及時(shí)準(zhǔn)確地了解和把握個(gè)人的真實(shí)情況。同時(shí)，還要實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理的合理開(kāi)發(fā)，為企業(yè)提供質(zhì)量更高的服務(wù)。對(duì)于檔案管理人員而言，應(yīng)當(dāng)從信息資源的角度看待人事檔案，并實(shí)現(xiàn)在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新工作模式，強(qiáng)化檔案信息分析，將人事檔案管理工作建設(shè)成人力資源工作和企業(yè)的發(fā)展與擴(kuò)大過(guò)程中的堅(jiān)強(qiáng)后盾。不僅如此，企業(yè)在進(jìn)行人事檔案的開(kāi)發(fā)和信息利用時(shí)，還必須做到個(gè)人信息的保護(hù)不受侵犯，徹底杜絕信息濫用和擴(kuò)散、公開(kāi)、買賣等違法現(xiàn)象發(fā)生。總的來(lái)說(shuō)，由于人力檔案管理在人力資源管理中的重要地位，管理人員必須樹(shù)立創(chuàng)新理念和正確的人才信息觀，從而推進(jìn)人事檔案管理工作更加規(guī)范、科學(xué)和高效，達(dá)到發(fā)揮人事檔案管理在人力資源管理中重要作用的目的。
參考文獻(xiàn)：
[1]陳雅霜.人力資源管理中人事檔案管理重要性探析.經(jīng)營(yíng)管理者.2016.13
[關(guān)鍵詞]人力資源 人事檔案 作用 管理
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2015）12-0091-01
一、人力資源和人事檔案兩者的分析
人力資源管理是與一定物力與人力有效進(jìn)行結(jié)合，用最為合理的方式去安排調(diào)控、合理培訓(xùn)，能夠使物力與人力實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)一致，能做到唯才是用。人事檔案為人力資源管理提供基本信息，人事檔案管理能夠直接影響人力資源管理的工作效率。
二、人事檔案管理對(duì)人力資源管理會(huì)產(chǎn)生負(fù)面作用
人事管理方面的資料的準(zhǔn)確性至關(guān)重要。一些人對(duì)于自己個(gè)人信息的完整性并不重視，由此或者出現(xiàn)信息偏差，或者出現(xiàn)基本資料失真的情況，內(nèi)容可能前后不一，也可能對(duì)于年齡、工齡、黨齡以及學(xué)歷方面的信息并未確定，只為應(yīng)付而填滿。在現(xiàn)實(shí)生活中也出現(xiàn)過(guò)很多這樣的現(xiàn)象：某些干部或者職員的工齡越填越大，年齡卻越填越小，或者某些資料不夠完整、細(xì)致，在進(jìn)行資料考核的時(shí)候，普遍出現(xiàn)了只有優(yōu)點(diǎn)卻沒(méi)有缺點(diǎn)的問(wèn)題。
現(xiàn)代化的檔案管理工作，是在網(wǎng)絡(luò)上建立一個(gè)完整規(guī)范的檔案資料庫(kù)，讓人可以及時(shí)了解檔案的動(dòng)態(tài)，并及時(shí)更新信息。運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類規(guī)范與調(diào)整，使歸檔、查詢、變更、存檔等工作能夠運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)體現(xiàn)，在相關(guān)資料的查詢方面有著系統(tǒng)性與高效性，改變了傳統(tǒng)的只能夠運(yùn)用紙張與書(shū)本記錄的方式。
三、人事檔案管理對(duì)人力資源管理的正面作用
人事檔案記錄了員工一生的個(gè)人經(jīng)歷及發(fā)展過(guò)程，企事業(yè)單位通過(guò)人事檔案，能真正了解一位員工的過(guò)去，從而通過(guò)檔案來(lái)衡量一名員工真正的發(fā)展?jié)摿ΓM(jìn)而有效避免人才被埋沒(méi)。企事業(yè)單位還可以通過(guò)人事檔案中的有效信息，最大限度地了解人才能否為自己的企業(yè)效力。
人力資源對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展所起的作用日益明顯。現(xiàn)階段的人才流動(dòng)非常頻繁，促進(jìn)了人才質(zhì)量的提高。而隨著政治體制的改革與深化，人事檔案的社會(huì)化開(kāi)發(fā)式管理模式將更加普及與通用。
四、人力資源管理需要完善的人事檔案管理
應(yīng)該努力實(shí)現(xiàn)檔案的搜集，保證查詢工作的系統(tǒng)性。相關(guān)的管理人員的職責(zé)與工作分配等制度應(yīng)該完善并且上墻細(xì)化，要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)匕凑障嚓P(guān)制度和程序來(lái)完成管理工作。當(dāng)有人需要查詢或者查閱完整的檔案資料，必須出示相關(guān)證件以及相關(guān)許可，缺少程序的人員，堅(jiān)決不可以隨意查找、翻閱檔案。只有正規(guī)黨員才有對(duì)相關(guān)檔案材料翻閱的資格，如果查找的資料中有涉及本人的部分，亦不能進(jìn)行查詢，牽涉到與本人先關(guān)的親屬人員時(shí)候，查詢行為也要被禁止。遵循“三不轉(zhuǎn)”的基本工作要求。
對(duì)于已經(jīng)進(jìn)行收集的個(gè)人材料，不僅應(yīng)該規(guī)范細(xì)致地安排與歸類，還要進(jìn)行嚴(yán)格的篩選與校對(duì)，必須做到細(xì)致分類、編碼以及記錄編排，裝訂整版。整理的過(guò)程中要用心核對(duì)與篩選，認(rèn)真研究，并且根據(jù)內(nèi)容加以適當(dāng)?shù)姆诸惡驼{(diào)整。及時(shí)將那些出現(xiàn)破損或者有內(nèi)容缺失的檔案資料進(jìn)行規(guī)范與完善。保證裝訂的規(guī)整，文字要完整，不可以被遮擋，材料的內(nèi)容不可以隨便加以變動(dòng)，要保證原版的內(nèi)容。只有這樣，才能最終達(dá)到對(duì)檔案整理工作的終極目標(biāo)，即為檔案的完整、細(xì)致、分明，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作體系的完整化與規(guī)范化。
人事檔案管理人員要具備較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德，要拓寬檔案管理人員的知識(shí)領(lǐng)域，提高人事檔案管理人員的工作能力，使檔案管理人員能夠很好地適應(yīng)全新的檔案管理方式。同時(shí)，我們要提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，更好地為人力資源管理和高層決策提供有效的服務(wù)。
五、人事檔案管理對(duì)于提高人力資源管理的作用分析
一、問(wèn)題：企業(yè)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)
當(dāng)前，我國(guó)企業(yè)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
?穴一）檔案觀念依然落后，檔案價(jià)值未被充分認(rèn)識(shí)
現(xiàn)在，仍有大部分企業(yè)員工，甚至不少企業(yè)中高級(jí)管理人員，檔案意識(shí)薄弱，檔案觀念落后。他們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)仍停留在“檔案就是歷史記錄”，“檔案就是保密材料”，“檔案只要被保管好、不丟失就行了”，“檔案就是寫(xiě)在紙上的書(shū)面材料”的層面上，而沒(méi)有充分意識(shí)到作為企業(yè)重要的信息資源、知識(shí)資源，除了記錄歷史、收藏秘密外，檔案還具有服務(wù)于企業(yè)現(xiàn)實(shí)的重要價(jià)值。除了紙質(zhì)檔案之外，電子檔案是企業(yè)檔案的新成員，數(shù)字化平臺(tái)是企業(yè)檔案信息管理和服務(wù)的新舞臺(tái)。
（二）企業(yè)實(shí)施組織結(jié)構(gòu)扁平化，檔案機(jī)構(gòu)何去何從
當(dāng)前，許多企業(yè)實(shí)行組織結(jié)構(gòu)扁平化，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，削減管理層次，從而提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率。企業(yè)推行組織結(jié)構(gòu)扁平化后，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)如果發(fā)揮不了應(yīng)有的作用，沒(méi)有獨(dú)特的價(jià)值，就會(huì)成為被精簡(jiǎn)的對(duì)象。甚至一些企業(yè)干脆撤銷了專門的檔案機(jī)構(gòu)。檔案機(jī)構(gòu)在企業(yè)組織體系中的地位下降，制約了企業(yè)檔案工作的發(fā)展，也影響了檔案工作人員的工作熱情。在新形勢(shì)下，如何明確檔案機(jī)構(gòu)在企業(yè)中的定位和角色，成為我們必須思考的問(wèn)題。
（三）企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程加快，“實(shí)體檔案保管”模式難以為繼
現(xiàn)在，絕大多數(shù)企業(yè)都認(rèn)識(shí)到了信息化的意義和價(jià)值，并且不斷通過(guò)建立辦公自動(dòng)化（OA）、管理信息系統(tǒng)（MIS）、客戶關(guān)系管理（CRM）、供應(yīng)鏈管理（SCM）、企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）等應(yīng)用系統(tǒng)加快企業(yè)信息化進(jìn)程。企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程越來(lái)越多地形成數(shù)字化的信息，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案“實(shí)體保管模式”難以為繼。而在很多企業(yè)中，由于沒(méi)有實(shí)施管理或管理不當(dāng)，導(dǎo)致電子文件、檔案處于“游離”狀況，企業(yè)“記憶”面臨丟失的危險(xiǎn)。
（四）企業(yè)檔案信息資源分散，無(wú)法提供系統(tǒng)服務(wù)
隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大或企業(yè)合并，涌現(xiàn)了許多大型公司或集團(tuán)公司。這些公司或集團(tuán)公司的下屬機(jī)構(gòu)或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集團(tuán)公司檔案機(jī)構(gòu)移交檔案。特別是一些企業(yè)的分公司，由于產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明，或者由于駐地分工不愿向總部檔案機(jī)構(gòu)移交檔案。
自20世紀(jì)80年代以來(lái)，人們一直在倡導(dǎo)圖書(shū)情報(bào)檔案一體化管理，但至今仍沒(méi)有取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。即便一些企業(yè)將圖書(shū)情報(bào)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)合并，成立信息中心，但也只是停留在機(jī)構(gòu)合并的層次上，并沒(méi)有真正地將圖書(shū)、情報(bào)、檔案這些信息資源進(jìn)行有效整合，提供系統(tǒng)的、綜合的、集成的信息服務(wù)。
二、思路：以知識(shí)管理思想指導(dǎo)企業(yè)檔案工作改革
對(duì)于傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作進(jìn)行細(xì)枝末節(jié)的改進(jìn)，已經(jīng)于事無(wú)補(bǔ)，只有對(duì)其進(jìn)行根本性的變革，才能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求。任何改革實(shí)踐都需要一種先進(jìn)的理論作為指導(dǎo)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，指導(dǎo)企業(yè)檔案工作改革的理論應(yīng)該是知識(shí)管理思想。
知識(shí)管理是指為了提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力而對(duì)企業(yè)內(nèi)外各種信息、知識(shí)進(jìn)行有效的識(shí)別、全面的收集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用；并且通過(guò)促進(jìn)知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值。它是利用企業(yè)的集體智慧來(lái)提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。
知識(shí)管理的內(nèi)容和范圍十分廣泛，主要包括知識(shí)資源管理、知識(shí)技術(shù)管理、知識(shí)員工管理等方面。知識(shí)資源管理側(cè)重于企業(yè)知識(shí)的識(shí)別、收集、加工、存儲(chǔ)、傳遞、檢索和提供利用，為整個(gè)知識(shí)管理提供資源平臺(tái)。知識(shí)技術(shù)管理側(cè)重于現(xiàn)代信息技術(shù)，如數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)、知識(shí)挖掘技術(shù)等的應(yīng)用，為整個(gè)知識(shí)管理提供技術(shù)支撐。知識(shí)員工管理，側(cè)重于激發(fā)知識(shí)型員工的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，鼓勵(lì)他們向企業(yè)貢獻(xiàn)個(gè)人的隱性知識(shí)，提高他們的知識(shí)創(chuàng)新能力，為整個(gè)知識(shí)管理提供人員保障。其中知識(shí)資源管理是知識(shí)管理的基礎(chǔ)工作。知識(shí)管理一般從知識(shí)資源管理起步。
⒈ 企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資源，檔案管理是知識(shí)資源管理重要的內(nèi)容
根據(jù)1996年聯(lián)合國(guó)經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織?穴OECD?雪的《以知識(shí)為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)》報(bào)告，知識(shí)包括四大類：“知道是什么”的事實(shí)知識(shí)（know－what）；“知道為什么”的原理知識(shí)（know－why）；“知道怎樣做”的技能知識(shí)（know－h(huán)ow）；“知道是誰(shuí)”的人際知識(shí)（know－who）。在此基礎(chǔ)上，我們可以進(jìn)一步將知識(shí)分為“顯性知識(shí)”（Explicit Knowledge）和“隱性知識(shí)”（Tacit Knowledge）。顯性知識(shí)是指“知道是什么”和“知道為什么”的知識(shí)，也即是記錄于在一定物質(zhì)載體上的知識(shí)。隱性知識(shí)是指“知道怎樣做”和“知道是誰(shuí)”的知識(shí)，是存儲(chǔ)于人們大腦的經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)、技巧、訣竅、靈感等尚未公開(kāi)的秘密知識(shí)，或者是只可意會(huì)難于表達(dá)的知識(shí)。例如，我國(guó)一些企業(yè)進(jìn)口零部件，并利用外國(guó)企業(yè)同樣的儀器設(shè)備和操作方法來(lái)組裝產(chǎn)品，產(chǎn)品質(zhì)量卻明顯不如外國(guó)企業(yè)的原裝產(chǎn)品，這就說(shuō)明我國(guó)企業(yè)工人沒(méi)有掌握外國(guó)企業(yè)工人的隱性知識(shí)（操作技巧、訣竅等）。
企業(yè)的文件、檔案作為企業(yè)活動(dòng)的記錄，凝結(jié)了企業(yè)員工在從事各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中獲得的認(rèn)識(shí)、體會(huì)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，是企業(yè)最主要的顯性知識(shí)。正如IBM Lotus公司在其企業(yè)知識(shí)管理軟件產(chǎn)品白皮書(shū)中所說(shuō)的：“文檔是知識(shí)的容器，是已經(jīng)物化的顯性知識(shí)，其中蘊(yùn)涵了大量本企業(yè)的知識(shí)財(cái)產(chǎn)。適時(shí)地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識(shí)，正是知識(shí)管理的一個(gè)主要目標(biāo)。” 美國(guó)Delphi咨詢集團(tuán)的一項(xiàng)調(diào)查表明，在組織所獲取的知識(shí)中，大約46％是以文本和電子文檔的形式存在的。
企業(yè)的顯性知識(shí)實(shí)際上主要包括兩個(gè)方面：一是在企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的文件、檔案，二是從企業(yè)外部收集而來(lái)的圖書(shū)、情報(bào)。圖書(shū)、情報(bào)是公開(kāi)的，可以為所有企業(yè)利用，而文件、檔案是本企業(yè)自身產(chǎn)生的，是企業(yè)所特有的，其他企業(yè)無(wú)法獲取。因而文件、檔案構(gòu)成企業(yè)具有競(jìng)爭(zhēng)價(jià)值的核心顯性知識(shí)。企業(yè)的隱性知識(shí)存在于員工個(gè)人的大腦之中，只有固化為文件、檔案形式的顯性知識(shí)，才能被有效地管理。可見(jiàn)，某種意義上，企業(yè)檔案是企業(yè)最重要的知識(shí)資源。
既然企業(yè)文件、檔案是企業(yè)最重要的知識(shí)資源，那么，企業(yè)檔案管理實(shí)質(zhì)上是一種重要的企業(yè)知識(shí)資源管理活動(dòng)，企業(yè)檔案管理應(yīng)該成為整個(gè)企業(yè)知識(shí)資源管理重要的有機(jī)組成部分。
⒉ 檔案管理應(yīng)以知識(shí)資源管理為發(fā)展方向，知識(shí)資源管理應(yīng)以檔案管理為核心內(nèi)容
一方面，檔案管理是知識(shí)資源管理的重要內(nèi)容，使得檔案管理以知識(shí)資源管理為發(fā)展方向成為可能；另一方面，知識(shí)管理是21世紀(jì)的企業(yè)管理模式，作為企業(yè)重要管理工作之一的檔案管理，以知識(shí)資源管理為發(fā)展方向是其必然的選擇。
知識(shí)資源管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、艱巨的系統(tǒng)工程，必須從易到難、有步驟地開(kāi)展。當(dāng)前，許多企業(yè)的檔案管理已經(jīng)具有良好基礎(chǔ)，特別是一些企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始檔案數(shù)字化建設(shè)。因此，知識(shí)資源管理可以從檔案管理入手來(lái)逐步開(kāi)展。企業(yè)檔案是企業(yè)最重要的知識(shí)資源，檔案管理是企業(yè)知識(shí)資源管理的重要內(nèi)容，因此，知識(shí)資源管理也應(yīng)以檔案管理為核心內(nèi)容。
綜上所述，企業(yè)檔案工作改革的方向就是實(shí)行知識(shí)資源管理。
三、對(duì)策：構(gòu)建知識(shí)資源管理平臺(tái)
實(shí)行知識(shí)資源管理的基礎(chǔ)和前提是構(gòu)建一個(gè)“知識(shí)資源管理平臺(tái)”。
（一）知識(shí)資源管理平臺(tái)的功能
“知識(shí)資源管理平臺(tái)”是企業(yè)知識(shí)資源管理的基礎(chǔ)平臺(tái)。它是企業(yè)整個(gè)信息流、知識(shí)流的載體和媒介，是企業(yè)知識(shí)資源的收集裝置、加工儀器、存儲(chǔ)場(chǎng)所、傳遞通道、服務(wù)系統(tǒng)。借助于這個(gè)平臺(tái)，使企業(yè)任何部門和員工，可以在任何時(shí)間和地點(diǎn)，通過(guò)最簡(jiǎn)便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知識(shí)，充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)的價(jià)值，從而提高企業(yè)的生產(chǎn)效率、經(jīng)營(yíng)管理水平和創(chuàng)新能力。
（二）知識(shí)資源管理平臺(tái)的結(jié)構(gòu)
“知識(shí)資源管理平臺(tái)”由“知識(shí)資源庫(kù)”、“知識(shí)資源整合系統(tǒng)”、“知識(shí)資源服務(wù)系統(tǒng)”三個(gè)部分組成：
⒈知識(shí)資源庫(kù)。“知識(shí)資源庫(kù)”是集中存儲(chǔ)企業(yè)各種信息、知識(shí)的數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)來(lái)源于三個(gè)方面：
―――企業(yè)內(nèi)部的顯性知識(shí)，主要是企業(yè)各部門形成的各種文件、檔案；
―――企業(yè)外部的顯性知識(shí)，主要是企業(yè)各部門購(gòu)買、收集而來(lái)的各種圖書(shū)、情報(bào)、資料；
―――企業(yè)內(nèi)部的隱性知識(shí)，主要是企業(yè)員工個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)、技巧、訣竅等，以及企業(yè)的精神文化，這些隱性知識(shí)需要借助于一定的制度和技術(shù)，固化為文件、檔案形式的顯性知識(shí)，才能進(jìn)入“知識(shí)資源庫(kù)”，被有效管理。
⒉知識(shí)資源整合系統(tǒng)。“知識(shí)資源整合系統(tǒng)”的功能是：
―――及時(shí)、全面收集企業(yè)內(nèi)外的各種信息、知識(shí)；
―――對(duì)其進(jìn)行科學(xué)加工處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)，使之有序化、系統(tǒng)化；
―――將加工整理后的企業(yè)知識(shí)資源存入知識(shí)資源庫(kù)。
⒊知識(shí)資源服務(wù)系統(tǒng)。“知識(shí)資源服務(wù)系統(tǒng)”的功能是：為企業(yè)各部門利用“知識(shí)資源庫(kù)”中各種的信息、知識(shí)，提供一個(gè)便捷的數(shù)據(jù)出口、檢索途徑和服務(wù)窗口，同時(shí)也接受知識(shí)資源服務(wù)的反饋信息。
（三）管理機(jī)構(gòu)
⒈機(jī)構(gòu)設(shè)置。“知識(shí)資源管理平臺(tái)”的建設(shè)、運(yùn)行與維護(hù)，需要有專門的機(jī)構(gòu)來(lái)負(fù)責(zé)。根據(jù)企業(yè)類型、規(guī)模、內(nèi)部管理體制的不同，可以選擇不同的機(jī)構(gòu)設(shè)置：一是企業(yè)檔案館（室）；二是企業(yè)圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化機(jī)構(gòu)，如檔案信息中心、情報(bào)信息中心或信息中心等；三是設(shè)置新的管理機(jī)構(gòu)，這個(gè)機(jī)構(gòu)可取名為“知識(shí)資源管理中心”。該機(jī)構(gòu)可以在企業(yè)原有的檔案機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)上改建而成。在建設(shè)之初，根據(jù)企業(yè)原檔案機(jī)構(gòu)在企業(yè)組織體系的位置，“知識(shí)資源管理中心”既可成為企業(yè)下設(shè)的單獨(dú)的二級(jí)機(jī)構(gòu)，以充分發(fā)揮其積極性，也可以掛靠總經(jīng)理辦公室下，以充分利用辦公室作為一個(gè)綜合性、協(xié)調(diào)性部門的優(yōu)勢(shì)。在知識(shí)資源管理實(shí)施一段時(shí)間之后，“知識(shí)資源管理中心”以獨(dú)立為二級(jí)機(jī)構(gòu)為宜。
⒉ 基本職能。該管理機(jī)構(gòu)的基本職能是：
―――知識(shí)資源整體規(guī)劃，即根據(jù)企業(yè)對(duì)信息、知識(shí)的利用需求，對(duì)企業(yè)知識(shí)資源管理進(jìn)行整體規(guī)劃；
―――知識(shí)資源建設(shè)，即全面收集企業(yè)內(nèi)外的各種信息、知識(shí)，對(duì)其進(jìn)行加工、組織、整合，以規(guī)范的形式存入企業(yè)知識(shí)資源庫(kù)。
―――知識(shí)服務(wù)，即基于知識(shí)資源庫(kù)，通過(guò)知識(shí)資源服務(wù)系統(tǒng)，提供增值信息、知識(shí)服務(wù)。
（四）構(gòu)建知識(shí)資源管理平臺(tái)的條件
更新觀念。構(gòu)建知識(shí)資源管理平臺(tái)，是企業(yè)知識(shí)管理的重要內(nèi)容。知識(shí)管理是適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的一種管理思想、理念和方法，對(duì)于我國(guó)大多數(shù)企業(yè)特別是國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)是全新的。因此，要成功地構(gòu)建企業(yè)知識(shí)資源管理平臺(tái)，就必須更新現(xiàn)有的企業(yè)管理理念，應(yīng)使企業(yè)管理層到一般員工都要樹(shù)立知識(shí)管理、知識(shí)資源管理理念。
[關(guān)鍵詞]人事檔案；人力資源；管理中重要性
[中圖分類號(hào)]C962 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1005-6432（2014）38-0059-02
1 人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系
人力資源管理就是對(duì)與一定物力相結(jié)合的人力運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行合理的組織、培訓(xùn)與調(diào)配，使人力、物力能夠保持最佳的比例，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。人力資源管理的基礎(chǔ)是人事檔案提供的信息，人事檔案管理的優(yōu)劣將會(huì)對(duì)人力資源管理工作的有效性產(chǎn)生直接影響。
2 人事檔案管理對(duì)人力資源管理的促進(jìn)作用
2.1 人事檔案為人力資源開(kāi)發(fā)提供真實(shí)可靠的信息和數(shù)據(jù)
人事檔案是現(xiàn)代社會(huì)人存在的最有力的證明文件，其伴隨著人的一生的成長(zhǎng)歷程，可以說(shuō)，人一生中所發(fā)生的所有重大事件在檔案中都有所記錄，使組織能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)新人，各盡其職，揚(yáng)長(zhǎng)避短，使人才得到充分的利用。
2.2 人事檔案對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)有促進(jìn)作用
（1）利用人事檔案有助于動(dòng)態(tài)分析員工的人生軌跡，從而預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿ΑＲ罁?jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚(yáng)其長(zhǎng)，避其短，司其職，用其智，最大限度地發(fā)揮人才效力。
（2）利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理。
2.3 人事檔案為人力資源提供重要的依據(jù)
人事檔案為企事業(yè)單位的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。如績(jī)效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對(duì)員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。
2.4 人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置
隨著信息化、全球經(jīng)濟(jì)一體化加速和國(guó)內(nèi)法制體系的健全，以知識(shí)、信息、服務(wù)等為特征的新經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理實(shí)施了合理配置，進(jìn)而更好地促進(jìn)企事業(yè)的迅速發(fā)展。人力資源配置是實(shí)現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價(jià)值的重要途徑。人力資源不是靜止的，它隨著時(shí)間的推移、內(nèi)外環(huán)境的變化，會(huì)出現(xiàn)人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動(dòng)，使人力資源得到最佳配置。
2.5 人事檔案有助于制定合理的管理規(guī)劃
近年來(lái)，學(xué)界對(duì)人事檔案管理的研究主要集中于人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策、人力資源需求，并且對(duì)人力資源的預(yù)測(cè)更科學(xué)、規(guī)范，從而制定出合理的管理規(guī)劃。
2.6 使人力資源的管理水平得到提升
人力資源管理中，人事檔案管理是重中之重，因?yàn)槿耸聶n案管理工作中的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)的展開(kāi)都是圍繞人事檔案信息來(lái)的，所以人力資源的管理水平相應(yīng)的也得到應(yīng)有的重視，相應(yīng)的管理水平也有所提升。
3 人事檔案管理不善對(duì)人力資源管理的阻礙作用
雖然隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案管理較之以前有了很大的進(jìn)步，然而，人事檔案管理不善的問(wèn)題仍然存在并阻礙了人力資源管理，其負(fù)面作用主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：
（1）虛假的檔案材料妨礙了人力資源合理配置檔案的基本特性，有時(shí)掩蓋了其真實(shí)性，如果沒(méi)有了真實(shí)性，人事檔案也就失去了利用價(jià)值。如今造假學(xué)歷、防偽學(xué)士學(xué)位證及個(gè)人簡(jiǎn)歷的偽造、虛報(bào)年齡事件等層出不窮，導(dǎo)致人事管理混亂重重，出現(xiàn)了許多不必要的麻煩。諸多不對(duì)稱的信息對(duì)未來(lái)人力資源配置的預(yù)測(cè)造成了重大的影響，并將使企業(yè)失去更多的人才。
（2）人事檔案材料分散，內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同，降低了人力資源的效力。如今有些人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，無(wú)法體現(xiàn)個(gè)性特色，這種人事檔案對(duì)企業(yè)的選人、用人失去了真正意義上的參考價(jià)值，以至于影響到員工的選拔和正常晉升等，不僅使員工的積極性受挫，還會(huì)導(dǎo)致組織不必要的損失。因此大大降低了人力資源的效力，增加了企事業(yè)的管理成本。
（3）檔案材料管理手段落后，缺少時(shí)效性，降低了人力資源管理的效率。隨著信息全球化、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)不斷更新，人事檔案也在不斷地產(chǎn)生新的管理制度和體系。如果落后的管理制度不予以剔除，那么將阻礙新制度的發(fā)展，降低管理效率。如果不加強(qiáng)制度和技術(shù)更新，日新月異的社會(huì)，加上人員的流動(dòng)性巨大，將跟不上人事管理規(guī)劃的腳步，會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間和人力，工作效率低，只能被動(dòng)地接收信息。
4 完善人事檔案管理，為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)
人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎(chǔ)，提高人事檔案管理水平是維護(hù)組織人力資源管理、促進(jìn)人力資源可持續(xù)發(fā)展的重要保障。
4.1 優(yōu)化人事檔案管理制度，增強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性和真實(shí)性
人事檔案管理的活動(dòng)中，應(yīng)該及時(shí)對(duì)不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度進(jìn)行改革，從而建立新的、適應(yīng)新形勢(shì)的、更為合理、更為科學(xué)的人事檔案管理制度，將人事檔案管理工作法律化和制度化。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理和考核，運(yùn)用現(xiàn)代科技和信息技術(shù)，及時(shí)對(duì)遺漏丟失的材料進(jìn)行檢索，及時(shí)查找補(bǔ)救，確保檔案材料的完整性。
4.2 建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，提高人力資源管理的效率
人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。運(yùn)用現(xiàn)代化信息管理制度，提高人力資源的管理制度尤為重要。
5 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略
隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的最前沿。
5.1 充實(shí)人事檔案的內(nèi)容
在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)增加一些能夠反映個(gè)人綜合能力、素質(zhì)和由權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績(jī)考核資料以及能夠反映個(gè)人性格特征、專業(yè)能力、興趣愛(ài)好等個(gè)性化的材料。
5.2 增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性
真實(shí)性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行清查、核對(duì)人員信息，剔除無(wú)效、虛假信息，擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開(kāi)信息分類儲(chǔ)備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫(kù)。這些數(shù)據(jù)庫(kù)由專人動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新個(gè)人信息。對(duì)于企業(yè)較為重要的人員應(yīng)更為詳盡地收集其個(gè)人信息。此外，現(xiàn)代的人事檔案管理工作可以充分借用現(xiàn)代化多媒體手段，以音像資料記錄個(gè)人信息，這樣，可以擴(kuò)展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高整體使用水平。
6 加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性
人事檔案應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化及現(xiàn)實(shí)情況的需要，不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的材料有選擇地、及時(shí)地補(bǔ)充到人事檔案中去，增強(qiáng)人事檔案信息的時(shí)效性。加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理，定期對(duì)原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無(wú)保存價(jià)值的內(nèi)容，補(bǔ)充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識(shí)一個(gè)人的全部實(shí)際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。
7 加強(qiáng)人事檔案的現(xiàn)代化管理
人事檔案工作應(yīng)擺脫舊有模式，改變手工操作對(duì)策，大力引入現(xiàn)代科技手段，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動(dòng)接收檔案資料為開(kāi)發(fā)檔案的潛在價(jià)值，主動(dòng)提供服務(wù)。傳統(tǒng)檔案以紙張為介質(zhì)，占用空間較大，保管環(huán)境要求較高；隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，應(yīng)充分利用這一平臺(tái)，改變?cè)泄ぷ鲗?duì)策。企業(yè)可以將個(gè)人的檔案資料輸入計(jì)算機(jī)，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺(tái)，形成資源共享。
8 切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)
關(guān)鍵詞：政務(wù)檔案資源；管理；開(kāi)發(fā)；電子政務(wù)建設(shè)
電子政務(wù)是通過(guò)對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)等進(jìn)行科學(xué)化應(yīng)用，并共同多種技術(shù)之間的協(xié)調(diào)配合，來(lái)實(shí)現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化以及工作流程的規(guī)范化，在超越時(shí)間、空間等限制上，促進(jìn)高效、廉潔且公平的政府運(yùn)作模式的建立，從而更好的向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)且規(guī)范的管理與服務(wù)。政務(wù)檔案資源是政務(wù)工作中的重要內(nèi)容，因此將政務(wù)檔案資源積極融入到電子政務(wù)建設(shè)過(guò)程中，促進(jìn)政務(wù)檔案資源開(kāi)發(fā)與管理的順利開(kāi)展，對(duì)于提高政務(wù)檔案子資源的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值具有重要的作用。
1 政務(wù)檔案資源管理開(kāi)發(fā)對(duì)電子政務(wù)建設(shè)的重要影響
1.1 政務(wù)檔案資源的存在形式?jīng)Q定政務(wù)運(yùn)行效率
電子形式存在的政務(wù)檔案資源憑借現(xiàn)有信息技術(shù)，可以方便地進(jìn)行報(bào)表整理、圖形輸出等。利用計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以即時(shí)傳輸、采集、存儲(chǔ)、檢索和分析所有相關(guān)數(shù)據(jù)，快速把數(shù)據(jù)挖掘結(jié)果、模型分析結(jié)果上報(bào)作為科學(xué)的決策依據(jù)，或?qū)崟r(shí)對(duì)外以提高政務(wù)的運(yùn)行效率。
1.2 政務(wù)檔案資源的管理制度決定電子政務(wù)建設(shè)的創(chuàng)新能力
從中國(guó)政府的管理與服務(wù)職能上來(lái)看，政務(wù)檔案資源管理的體制與政府組織機(jī)構(gòu)的劃分和業(yè)務(wù)內(nèi)容密切關(guān)聯(lián)，政務(wù)檔案資源的支配權(quán)與政府機(jī)構(gòu)權(quán)力劃分緊密結(jié)合，合理的權(quán)力劃分意味著政務(wù)檔案資源的合理分配。整合政務(wù)信息資源、建設(shè)政務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，必須打破政府部門之間對(duì)公共信息資源的壟斷和封閉，加大政府機(jī)構(gòu)之間、政府與企業(yè)、政府與個(gè)人之間信息資源的共享開(kāi)放程度，共同對(duì)信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)、更新和維護(hù)。
1.3 政務(wù)檔案資源響應(yīng)速度決定政務(wù)服務(wù)滿意度
社會(huì)公眾對(duì)政府服務(wù)滿意度的評(píng)價(jià)依據(jù)不僅包括政府的服務(wù)質(zhì)量，也包括與政府打交道所花費(fèi)的成本，如時(shí)間、精力等。電子政務(wù)的積極意義在于提高政府對(duì)企業(yè)和公眾的管理服務(wù)效率。合理的數(shù)據(jù)管理機(jī)制、數(shù)據(jù)管理信息化、高質(zhì)量的數(shù)據(jù)分析結(jié)果等方而也間接影響政務(wù)服務(wù)滿意度。
2 電子政務(wù)建設(shè)環(huán)境下開(kāi)展檔案資源管理與開(kāi)發(fā)的有效方式
2.1 積極強(qiáng)化對(duì)電子政務(wù)建設(shè)的認(rèn)知，自覺(jué)參與到電子政務(wù)建設(shè)中
現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，一定程度上推動(dòng)了電子政務(wù)的發(fā)展，這就對(duì)政務(wù)檔案資源的管理與開(kāi)發(fā)提出了更為嚴(yán)格的要求，在此種情況下檔案部門參與到電子政務(wù)建設(shè)中，是當(dāng)前電子政務(wù)建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求，是檔案部門所面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)，是加強(qiáng)電子政務(wù)信息資源管理，推進(jìn)政務(wù)系統(tǒng)持續(xù)發(fā)展的重要條件，對(duì)于檔案信息資源的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮存在著密切的聯(lián)系，有助于促進(jìn)檔案專業(yè)的自身發(fā)展。就實(shí)際情況來(lái)看，檔案部門參與到電子政務(wù)建設(shè)過(guò)程中，是檔案部門融入社會(huì)的重要機(jī)遇，是檔案部門實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的一個(gè)重要條件，若不能夠牢牢把握住機(jī)遇，就會(huì)拉大檔案專業(yè)與同時(shí)期的其他專業(yè)的差距，從而陷入到被動(dòng)處境當(dāng)中，對(duì)于未來(lái)發(fā)展造成不利影響，因此檔案部門參與到電子政務(wù)建設(shè)過(guò)程中，具有一定的緊迫性。與此同時(shí)，檔案信息是現(xiàn)代社會(huì)信息管理領(lǐng)域中的重要組成部分，檔案工作的性質(zhì)屬于信息管理，那么在電子政務(wù)信息資源的管理過(guò)程中，信息的采集、著錄、分類、整理以及利用等，都與檔案管理工作之間存在著一定的共性，因此檔案部門參與到電子政務(wù)建設(shè)過(guò)程中具有高度的可行性。
2.2 嚴(yán)格遵循電子檔案建設(shè)的規(guī)律，確保政務(wù)檔案資源管理開(kāi)發(fā)的積極參與并善于參與到電子政務(wù)建設(shè)中
在電子政務(wù)建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)積極對(duì)政務(wù)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一性的規(guī)劃，嚴(yán)格按照國(guó)家辦公廳關(guān)于加強(qiáng)系統(tǒng)信息化建設(shè)的相關(guān)文件的精神內(nèi)涵來(lái)開(kāi)展政務(wù)檔案資源的管理與開(kāi)發(fā)工作，各地區(qū)檔案部門積極將檔案館納入到當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)總體規(guī)劃當(dāng)中。就宏觀層面來(lái)看，將檔案館納入到電子政務(wù)總體規(guī)劃中，能夠促進(jìn)黨委、政府部門機(jī)關(guān)文件的生成，并促進(jìn)電子檔案的形成，從而更好的為社會(huì)提供檔案信息資源服務(wù)。
在此基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)積極實(shí)現(xiàn)黨委、政府檔案工作部門以及檔案館之間的協(xié)調(diào)配合，積極加強(qiáng)對(duì)電子文件的生成以及流轉(zhuǎn)過(guò)程中的管理，促進(jìn)電子文件更加真實(shí)、完整的歸檔，從而保證政務(wù)檔案信息資源的準(zhǔn)確性和可靠性。就檔案資源開(kāi)發(fā)與管理的實(shí)際情況來(lái)看，明確檔案部門在電子政務(wù)中的工作職責(zé)和工作位置并加以深化，能夠在積極推進(jìn)檔案館發(fā)展的基礎(chǔ)上，為數(shù)字化檔案館的建立奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
當(dāng)前檔案資源的管理開(kāi)發(fā)過(guò)程中面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，如何更好的實(shí)現(xiàn)與電子政務(wù)建設(shè)的同步改革和發(fā)展，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是當(dāng)前檔案部門所面臨的一項(xiàng)重要課題。那么在此種情況下，檔案部門應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變并更新檔案資源的管理及開(kāi)發(fā)理念，真正實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，加強(qiáng)職能改革，從而更好的為社會(huì)公眾服務(wù)。
2.3 創(chuàng)造條件，主動(dòng)服務(wù)
技術(shù)更新，改善基礎(chǔ)條件：參加并服務(wù)于電子政務(wù)需要一定的前期工作和物質(zhì)環(huán)境，因而有必要加緊進(jìn)行信息系統(tǒng)建設(shè)和數(shù)宇化檔案館建設(shè)。信息系統(tǒng)建設(shè)包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)和紙質(zhì)檔案的數(shù)宇化工作。數(shù)宇檔案館建設(shè)則更為復(fù)雜，包括工作模式、流程、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，甚至包括責(zé)、權(quán)、運(yùn)行機(jī)制和經(jīng)費(fèi)等問(wèn)題。
繼續(xù)教育，加快人才培養(yǎng)：電子政務(wù)工作的實(shí)施，需要大量的復(fù)合型技術(shù)人才，必須通過(guò)繼續(xù)教育培養(yǎng)人才和引進(jìn)技術(shù)人才并舉，以適應(yīng)不斷更新的新技術(shù)對(duì)人才的需求。
機(jī)構(gòu)調(diào)整和經(jīng)費(fèi)支持：隨著電子政務(wù)體系建設(shè)的發(fā)展，檔案館有可能需要調(diào)整內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，以適應(yīng)黨委、政府有關(guān)部門的工作。同時(shí)，由于電子檔案管理需要電子系統(tǒng)環(huán)境支持，而且隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展而不斷更新，電子政務(wù)系統(tǒng)往往會(huì)追求新技術(shù)的應(yīng)用，這有可能迫使檔案館更新設(shè)備，取得穩(wěn)定的經(jīng)費(fèi)支持。
科研工作為政務(wù)檔案管理創(chuàng)新服務(wù)：由于電子政務(wù)工作是新事物，沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)可循。因此，有必要依托有關(guān)科研單位和檔案館，有計(jì)劃、分步驟、系統(tǒng)地開(kāi)展研究工作。特別是針對(duì)電子政務(wù)工作引發(fā)的一系列改革和變化，研究電子文件的完整、真實(shí)的收集、整理，研究長(zhǎng)期或永久性地保管電子文件，研究安全、有效地提供利用服務(wù)等等。
結(jié)束語(yǔ)
就整體情況來(lái)看，在電子政務(wù)建設(shè)的大環(huán)境下，積極加強(qiáng)檔案資源的管理與開(kāi)發(fā)是當(dāng)前檔案部門所面臨的一項(xiàng)重要課題，如何更好的實(shí)現(xiàn)檔案資源管理開(kāi)發(fā)的改革和跨越式發(fā)展，并保持與電子政務(wù)建設(shè)的高度同步，從而更好的為社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)，是當(dāng)前業(yè)內(nèi)人士所面臨的一項(xiàng)重要客體，仍然有待積極進(jìn)行探索。■
參考文獻(xiàn)
[1]冉朝霞.電子政務(wù)環(huán)境下數(shù)字檔案資源整合的開(kāi)發(fā)利用[J].檔案管理，2014.
關(guān)鍵詞：人事檔案管理 學(xué)校 人力資源管理
中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）01（a）-0232-01
人事檔案是記錄和反應(yīng)個(gè)人的學(xué)習(xí)和工作情況以及德才表現(xiàn)得情況，學(xué)校的人事檔案由學(xué)校人力資源管理部門進(jìn)行收集、整理和保管，以備查閱。在現(xiàn)代化的人力資源管理中，人事檔案是人力資源管理活動(dòng)的信息基礎(chǔ)，同時(shí)是人力資源管理的重要組成部分。
1 人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用
1.1 信息的保存和提供
人事檔案的首要目的既是對(duì)學(xué)校人力資源管理提供信息的記錄和保存。人事檔案記錄著學(xué)校教職工的基本信息，如職稱、專業(yè)、學(xué)歷、年齡、履職情況、健康狀況等，還記錄著教職工教學(xué)活動(dòng)的教學(xué)成果、科研成果、獎(jiǎng)懲情況、福利待遇、職位變動(dòng)等教學(xué)信息。這些基本信息一方面可以幫助人力資源管理部門根據(jù)其基本信息進(jìn)行行政職務(wù)的評(píng)定，一方面可以幫助可以進(jìn)行教學(xué)科研技術(shù)性職務(wù)的評(píng)定。完整的人事檔案，不論是對(duì)于人事部門、教師管理部門和科研部門，都可以為其人才管理提供基本的、完整的、可靠的信息。
1.2 人事關(guān)系變更的憑證
人事檔案，還是學(xué)校人員流動(dòng)時(shí)重要的人事關(guān)系變更憑證。當(dāng)學(xué)校的教職工出現(xiàn)工作的變遷時(shí)，需要把人事檔案同時(shí)帶到新的單位，人事檔案的傳遞是保證流動(dòng)人員工資等待遇關(guān)系的重要依據(jù)。人動(dòng)時(shí)，新的工資待遇等關(guān)系的落實(shí)，都需要以人事檔案所記錄的時(shí)間、年齡、單位和工作年限等信息為依據(jù)，是關(guān)系到流動(dòng)人員切實(shí)利益的重要文件，如果出現(xiàn)人事檔案丟失或者不完整的現(xiàn)象，新的單位就無(wú)法兌現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人員的工作職責(zé)和待遇，直接對(duì)教職工產(chǎn)生很大的影響。
1.3 人員素質(zhì)的證明
學(xué)校人力資源管理具有學(xué)校的特殊性，學(xué)校招聘教師、輔導(dǎo)員、職工，特別是招聘學(xué)院院長(zhǎng)、新專業(yè)的帶頭人、技術(shù)性強(qiáng)的專業(yè)教師等，是學(xué)校人力資源管理的常規(guī)任務(wù)。學(xué)校招聘對(duì)人員的素質(zhì)要求很高，在進(jìn)行人才的選擇時(shí)，人事檔案既是重要的依據(jù)。如在招聘專業(yè)的技術(shù)人員時(shí)，在經(jīng)過(guò)考試等選拔后選出初選名單，但對(duì)于一個(gè)人是否具有職業(yè)素養(yǎng)、責(zé)任心等很難考察，這就需要人力資源管理部門根據(jù)人事檔案記錄的任職情況、教學(xué)情況、科研成果、獲獎(jiǎng)證書(shū)以及原單位領(lǐng)導(dǎo)的評(píng)價(jià)等情況進(jìn)行判斷。人事檔案雖然存在一定的弄虛作假成分，但還是可以較為準(zhǔn)確的反應(yīng)一個(gè)人員的素質(zhì)水平，是學(xué)校選人用人的重要依據(jù)。
1.4 教職工信息的核實(shí)
在高效的人力資源管理中，常需要進(jìn)行教學(xué)評(píng)價(jià)、職務(wù)晉升和資格評(píng)定等任務(wù)，這些人力資源管理活動(dòng)都對(duì)教職工的年齡、工作時(shí)間、學(xué)歷等要求嚴(yán)格，常會(huì)出現(xiàn)有的人因?yàn)橛洃洸磺宄⑻顚?xiě)錯(cuò)誤、人員流動(dòng)頻繁甚至故意的弄虛作假，導(dǎo)致檔案在年齡、教學(xué)科研成果等環(huán)節(jié)與實(shí)際的情況不相符。做好人事檔案管理，既是對(duì)這些信息進(jìn)行確認(rèn)和鑒別，保證教職工信息的準(zhǔn)確性，為人力資源管理提供有效、可靠的管理信息。
1.5 人事檔案有助于學(xué)校進(jìn)行人力資源的科學(xué)預(yù)測(cè)
有效的人事檔案管理可以為學(xué)校的人力資源管理提供科學(xué)數(shù)據(jù)的支持，可以分析學(xué)校當(dāng)前的人力資源結(jié)構(gòu)是否合理，人力資源的引進(jìn)和培養(yǎng)等是否符合學(xué)校的教育改革與發(fā)展。通過(guò)人事檔案的分析，可以對(duì)學(xué)校當(dāng)前的人力資源結(jié)構(gòu)做出全面的了解，對(duì)人才的需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，從而加強(qiáng)相關(guān)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，制定科學(xué)的人力資源計(jì)劃，優(yōu)化學(xué)校的人力資源結(jié)構(gòu)。
2 當(dāng)前學(xué)校人事檔案管理存在的問(wèn)題和改進(jìn)措施
2.1 單一性向多元性轉(zhuǎn)變
人事檔案是對(duì)人力資源進(jìn)行評(píng)價(jià)的重要的依據(jù)，其收集的信息不僅要包括教職工的姓名、年齡、工作經(jīng)歷等基本信息，還要包含有有助于人力資源開(kāi)發(fā)和利用的多元化信息。如收集其個(gè)人才能、價(jià)值取向、學(xué)術(shù)觀點(diǎn)等，為學(xué)校進(jìn)行人才錄取、崗位設(shè)置和競(jìng)爭(zhēng)上崗等提供信息支持。在現(xiàn)代學(xué)校建設(shè)發(fā)展的環(huán)境下，傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容以難以滿足形勢(shì)的需要，學(xué)校要根據(jù)不同的教職工崗位進(jìn)行認(rèn)識(shí)檔案的編制。如對(duì)教學(xué)人員，要注重對(duì)其教學(xué)成果的記錄；對(duì)于教輔人員，要注重對(duì)其管理水平的記錄；對(duì)于科研人員，要注重對(duì)其科研項(xiàng)目、科研成果的記錄。此外，多元化的人事檔案甚至可以包括對(duì)教職工能力特長(zhǎng)、思想心理活動(dòng)等方面信息的記錄，滿足新時(shí)期的學(xué)校人力資源管理。
2.2 人事檔案信息化管理水平低
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理信息化也成為現(xiàn)代人力資源管理的有效手段。傳統(tǒng)的人事檔案管理靠紙質(zhì)的檔案和檔案室等進(jìn)行管理，工作重復(fù)、效率低、容易出現(xiàn)人為操作失誤。信息化的人事檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)將人事檔案的數(shù)據(jù)化處理，對(duì)于人事檔案的保存、檢索、轉(zhuǎn)移等提供高效可靠的服務(wù)。現(xiàn)代化的人事檔案信息管理系統(tǒng)，還可以對(duì)學(xué)校的人力資源結(jié)構(gòu)和需求在大量的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上做出分析和預(yù)測(cè)，為高校人力資源管理提供有力的數(shù)據(jù)支持。
2.3 人事檔案管理制度有待加強(qiáng)
人事檔案在學(xué)校人力資源管理中起到重要的作用，直接關(guān)系到教職工的切身利益，但在實(shí)際的工作中并沒(méi)有收到足夠的重視，人事檔案管理制度不完善，出現(xiàn)了檔案造假、錯(cuò)誤、泄露甚至丟失等問(wèn)題。因此，要完善人事檔案管理制度，完善人事檔案的收集、整理、編目和保存制度，建立檔案保護(hù)、借閱和保密制度，建立檔案的分類、統(tǒng)計(jì)制度，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度是發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中作用的有效保證。
3 結(jié)語(yǔ)
人事檔案管理是學(xué)校人力資源管理的重要部分，其改革要與學(xué)校的教育改革等同步進(jìn)行，才能在新形勢(shì)下發(fā)揮人事檔案的作用，促進(jìn)人事制度改革和人力資源管理，為學(xué)校的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】人事檔案；重要性；信息化
傳統(tǒng)的人力資源管理效率較低，對(duì)檔案的分析與整理不夠，管理方式采用模糊管理，不利企業(yè)發(fā)展。隨著時(shí)代的發(fā)展，在企業(yè)人力資源管理過(guò)程中，人們更加重視其重要性，逐漸將管理模式向著精細(xì)化的方向發(fā)展，發(fā)揮了人力資源管理的重要作用，為企業(yè)的發(fā)展注入動(dòng)力。很多企業(yè)對(duì)人力資源中的人事檔案管理不夠重視，沒(méi)有意識(shí)到人事檔案在人力資源管理中的作用，這使得檔案保管不夠規(guī)范，檔案利用率低，對(duì)于員工的入職、升職、退休等工作沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用，這些都是需要解決的問(wèn)題。
一、現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系分析
現(xiàn)代企業(yè)中，人力資源管理主要是對(duì)人才的合理開(kāi)發(fā)、配置和利用等方面進(jìn)行研究，使其可以在企業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)完成生產(chǎn)、銷售等任務(wù)。人力資源管理，會(huì)涉及很多的學(xué)科，如管理學(xué)、心理學(xué)、社會(huì)學(xué)等。企業(yè)在用人的時(shí)候，會(huì)對(duì)人才進(jìn)行崗前培訓(xùn)，對(duì)人才進(jìn)行職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，并對(duì)人才的業(yè)績(jī)進(jìn)行考核與評(píng)估，滿足企業(yè)對(duì)人才的需求和要求。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，人才的支撐是基礎(chǔ)，也是企業(yè)人力資源管理的主體和客體。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，人才的競(jìng)爭(zhēng)也是非常激烈的，企業(yè)人才的流動(dòng)性不斷加強(qiáng)，人才流失越來(lái)越嚴(yán)重，對(duì)于企業(yè)發(fā)展不利，因此應(yīng)重視對(duì)人才的管理，人才的管理水平。在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案管理主要是工作人員的信息、資料等進(jìn)行管理，從而更好地考察員工，對(duì)員工進(jìn)行更合理的安置，這是錄用和使用的非常重要的依據(jù)，在人事檔案管理工作中，發(fā)揮著非常重要的作用，可以發(fā)揮人力資源管理的職能，推動(dòng)人力資源的配置，可以有效地對(duì)人力資源管理進(jìn)行預(yù)測(cè)。因此，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中人力資源管理和人事檔案管理是協(xié)調(diào)統(tǒng)一的。
二、加強(qiáng)人事檔案管理的重要性分析
首先，人事檔案是企業(yè)在人才的選用、用人非常重要的依據(jù)，是人力資源開(kāi)發(fā)的重要工具。通過(guò)人事檔案管理，可使企業(yè)的管理者對(duì)這些人才有更深刻的認(rèn)識(shí)，可以詳細(xì)掌握每個(gè)人才的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，優(yōu)化人力資源管理機(jī)構(gòu)，使得人才結(jié)構(gòu)可以更合理。另外，通過(guò)利用人事檔案，管理者可以從人才的年齡、技能、政治面貌、專業(yè)等方面進(jìn)行分析，在人才利用過(guò)程中可以做到人盡其才、合理配置，使得人力資源管理更加規(guī)范合理。其次，人事檔案管理工作，對(duì)人才的培訓(xùn)和培養(yǎng)有非常好的促進(jìn)作用，使得人才可以快速地適應(yīng)企業(yè)，發(fā)展自己的技能，更好地為企業(yè)服務(wù)，成為企業(yè)需要的人才。新形勢(shì)下需要整合人力資源，保證各項(xiàng)工作都可以正常開(kāi)展，企業(yè)的各種業(yè)務(wù)和工作也逐漸細(xì)化，這些都對(duì)人才提出了更高的要求，不同專業(yè)的人才都是企業(yè)所需要的。利用人事檔案管理可以加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人才的培訓(xùn)工作，使得人才具有更多能力，可以適應(yīng)企業(yè)對(duì)不同工作開(kāi)展過(guò)程中的需求，提升人才的綜合能力。在對(duì)人事檔案統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析過(guò)程中，可以了解人才的各種優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，有針對(duì)性地提升人才的素質(zhì)。人事檔案的利用，可以促進(jìn)人才合理的流動(dòng)，調(diào)動(dòng)員工的積極性。因此，在人力資源管理工作中，人事檔案管理是非常重要的一部分，是人力資源管理的重點(diǎn)。最后，人事檔案管理的有效利用，人事檔案管理的規(guī)范性，有利于對(duì)企業(yè)中的人才需求進(jìn)行預(yù)測(cè)。在實(shí)際應(yīng)用中，通過(guò)對(duì)人事檔案信息的整合，為企業(yè)人才利用提供有效的信息，使得管理人員可以更清楚地認(rèn)識(shí)到企業(yè)的人才缺口，人才如何配置，提升崗位設(shè)置的科學(xué)性，提高人力資源管理的效率。一方面，企業(yè)中環(huán)境的變化，對(duì)于人才的需求也發(fā)生了非常大的變化，企業(yè)利用人事檔案進(jìn)行分析，可以對(duì)企業(yè)中人才缺口進(jìn)行掌握，這樣可以更好地從外部招聘，或者從企業(yè)內(nèi)部盡心培養(yǎng)。另一方面，通過(guò)人事檔案的利用，可以更好地進(jìn)行人力資源發(fā)展規(guī)劃，在引進(jìn)和儲(chǔ)備人才過(guò)程中可以防止成本浪費(fèi)，保證人才的引進(jìn)是企業(yè)發(fā)展所需求的。
三、人事檔案管理問(wèn)題分析
（一）人事檔案管理重視度不足。當(dāng)前，在人事檔案管理工作中，還存在著片面化的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為人事檔案管理不夠重要，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作滯后不前，不能跟隨時(shí)代的發(fā)展步伐，難以發(fā)揮人事檔案管理的重要作用，人事檔案管理方式急需改革。一方面，一些單位的人事檔案管理工作中，管理流程不夠規(guī)范，管理職責(zé)不夠明確，導(dǎo)致人事檔案管理不能達(dá)到預(yù)期效果：另一方面，在人事檔案管理中，由于不夠重視，因此投入的人力資源、資金等不足，嚴(yán)重影響人事檔案管理的質(zhì)量。在這種情況下，人事檔案管理沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，不能有效地服務(wù)于人力資源管理。
（二）人事檔案管管理手段落后。傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，檔案管理的方法和設(shè)施比較落后，信息技術(shù)利用率不夠高，不利于提升人事檔案管理的效率。一方面，人事檔案管理系統(tǒng)的功能較為單一，在工作中只是簡(jiǎn)單地記錄，無(wú)法更好地利用這些信息資源，對(duì)這些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行加工；另一方面，一些單位數(shù)字化管理效率低下，采用的是紙質(zhì)方式進(jìn)行檔案管理，不利于提升檔案管理的效率。
（三）人事檔案利用價(jià)值不高。檔案管理的目的最終是要服務(wù)企業(yè)，要合理地利用這些檔案才能發(fā)揮出其重要的價(jià)值。然而當(dāng)前在很多單位中沒(méi)有重視到對(duì)檔案的有效利用，這就失去了檔案管理原有的意義。另外，一些單位在人事檔案管理中，只是簡(jiǎn)單記錄人才的年齡、政治面貌、文化程度、工作經(jīng)歷等基本信息，沒(méi)有詳細(xì)了解人才的素質(zhì)、心理健康狀況、需求，不能反映員工的真實(shí)情況，因此沒(méi)有發(fā)揮人力資源管理的合理配置作用。
四、人事檔案管理在人力資源管理中的運(yùn)用
（一）建立完善人事檔案管理制度。人事檔案管理工作中，應(yīng)不斷完善和健全制度，建立信息化的資料庫(kù)，這有利于對(duì)人事檔案的查詢和管理，提高操作效率，并實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的分類和整理。在精細(xì)化管理過(guò)程中，分開(kāi)管理企業(yè)在職人員和非在職人員，對(duì)人才的招聘、提拔、離職等環(huán)節(jié)進(jìn)行合理的安排，重視引進(jìn)高素質(zhì)人才。對(duì)非在職人員的退休、離職、去世信息等情況進(jìn)行保管和分析。在管理中，可以逐漸解決檔案中存在的資料不齊、資料重復(fù)，工作效率低等問(wèn)題，檔案管理人員應(yīng)該提升服務(wù)意識(shí)，提高自身的專業(yè)管理能力，從而更好地為企業(yè)服務(wù)。在人事檔案管理中要對(duì)在職人員和非在職人員檔案進(jìn)行詳細(xì)的核查、統(tǒng)一管理，提升管理的效率。
（二）規(guī)范人事檔案分類系統(tǒng)。當(dāng)前，企業(yè)在人力資源管理工作中，其方式和內(nèi)容與以往有非常大的差別。在管理工作中應(yīng)做好檔案的整理和分析，反映員工的詳情，這可以在使用過(guò)程中作為非常好的資料和依據(jù)。在收集信息過(guò)程中，需要對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行定性分析和定量分析，提高人事檔案管理的創(chuàng)新性。當(dāng)前在人事檔案管理中需要及時(shí)補(bǔ)充已有的信息，刪除重復(fù)信息和無(wú)意義信息，通過(guò)整理與更新，體現(xiàn)出人事檔案的價(jià)值，也反映出工作人員的態(tài)度和思想水平，對(duì)人才的興趣、性格、工作能力等方面有全面掌握，為人才在評(píng)選榮譽(yù)稱號(hào)、反映工作業(yè)績(jī)以及保險(xiǎn)與職稱評(píng)定等方面作為非常重要的數(shù)據(jù)依據(jù)。在人事檔案管理中，應(yīng)不斷提升管理的規(guī)范性、人性化與可操作性，提升人力資源管理的效率。
（三）完善人事檔案信息管理系統(tǒng)。數(shù)字信息時(shí)代的發(fā)展，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)是非常大的契機(jī)，建立信息化管理系統(tǒng)刻不容緩。首先，應(yīng)建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，分析和整理數(shù)據(jù)，整合資料數(shù)據(jù)，使得這些數(shù)據(jù)信息可以在企業(yè)人力資源管理中得到運(yùn)用。其次，通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)人事檔案工作人才的交流與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。最后，利用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化處理，提升檔案的準(zhǔn)確性，保證檔案的真實(shí)性，有效提升檔案管理的效率。
（四）提升人事檔案的利用價(jià)值。企業(yè)不權(quán)要重視人事檔案管理，更要重視對(duì)這些人事檔案的應(yīng)用，體現(xiàn)出人事檔案管理的意義和價(jià)值。首先，在人事選拔過(guò)程中，豐富與優(yōu)化人事檔案，將人事檔案作為人才選拔的重要依據(jù)，豐富人事檔案內(nèi)容，增加人事檔案價(jià)值，保證企業(yè)可以錄用更多高素質(zhì)，思想政治覺(jué)悟高，專業(yè)能力和心理健康狀況良好的人才。其次，在人事檔案管理過(guò)程中，工作人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思路，在人事檔案管理工作中應(yīng)不斷創(chuàng)新，積極主動(dòng)做出改變，使得人事檔案可以更好地為企業(yè)提供服務(wù)。
五、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞:人力資源管理;人事檔案管理
由于長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)人事檔案管理思維和管理方式的影響，目前我國(guó)人事檔案管理工作存在許多不足。
一、人力資源管理視角下的人事檔案管理工作存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾方面
(一)檔案資料缺乏真實(shí)性和完整性
近年來(lái)，許多企事業(yè)單位頻頻出現(xiàn)人事檔案資料造假事件，人事檔案資料的真實(shí)性以及檔案信息的完整性表現(xiàn)出許多問(wèn)題。這給單位的各項(xiàng)人力資源管理工作造成巨大的負(fù)面影響，不能正確匹配人力資源信息，有時(shí)甚至?xí)绊懫髽I(yè)的正常經(jīng)營(yíng)。多數(shù)企事業(yè)單位制定的員工檔案信息表比較簡(jiǎn)潔、內(nèi)容一致，缺乏針對(duì)性。其中員工的人口學(xué)信息、家庭成員關(guān)系是私營(yíng)企業(yè)和事業(yè)單位的必備內(nèi)容，但是有關(guān)個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷的介紹卻要求較少，員工只要提供時(shí)間和地點(diǎn)就可以，不需要具體闡述專業(yè)學(xué)習(xí)情況和工作成就。信息缺乏實(shí)質(zhì)性，不能直接反映出員工的工作能力，降低了人力資源工作效率，增加了管理成本。以上這些問(wèn)題嚴(yán)重?fù)p害了人事檔案資料的真實(shí)性和完整性。
(二)人事檔案的利用率較低
企事業(yè)單位管理層和人事管理者對(duì)人事檔案資料的重視程度不夠，日常工作中很少花費(fèi)時(shí)間和精力對(duì)人事檔案資料進(jìn)行分類、整理、分析，對(duì)人事工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展缺少規(guī)劃和設(shè)想。其實(shí)，做好人事檔案統(tǒng)計(jì)分析工作可以節(jié)約管理成本，提高企業(yè)工作效率，增加效益，如分析生源地、性別、學(xué)歷、性格等因素對(duì)單位的人才流失率的影響，確保招聘工作有針對(duì)性，可以減少人才流失。
(三)人事檔案更新滯后
多數(shù)企事業(yè)單位的人事檔案資料缺乏時(shí)效性，更新嚴(yán)重滯后或者沒(méi)有更新。員工入職時(shí)填寫(xiě)的人事檔案到離職時(shí)沒(méi)有任何補(bǔ)充，人事資料內(nèi)容陳舊，多是入職登記表、工資表、季度（年度）考核表等。人力資源管理者從這些資料中無(wú)法獲知員工的最新動(dòng)態(tài)，如職業(yè)規(guī)劃、崗位期待、崗位職責(zé)、工作建議等。可見(jiàn)，企事業(yè)單位要定時(shí)更新人事檔案資料，根據(jù)工齡、崗位等增加相應(yīng)的資料內(nèi)容，要不斷充實(shí)和豐富檔案資料，了解員工的實(shí)際需求，提高員工工作積極性，為企業(yè)創(chuàng)造更多價(jià)值。
(四)人事檔案管理方式落后
多數(shù)企事業(yè)單位沒(méi)有及時(shí)更新管理手段，不能滿足時(shí)代需求，導(dǎo)致人事檔案管理工作缺乏科學(xué)性，降低了工作效率。另一方面，多數(shù)單位對(duì)科學(xué)管理人事檔案沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)，重視度不夠，沒(méi)有配備足夠的人力、物力、財(cái)力，各項(xiàng)設(shè)施不能同步，多數(shù)人事檔案還是在紙堆里打轉(zhuǎn)。經(jīng)營(yíng)狀況不佳的企事業(yè)單位沒(méi)有專門的人力資源管理部門，分配的庫(kù)房較小，人事工作由一人負(fù)責(zé)或者其他員工兼職，工作人員不能全力開(kāi)展工作。這樣的工作理念、工作方式更加劇了人事檔案資料弄虛作假的程度、時(shí)效性更差，人事工作的效率不能保障，給企業(yè)效益造成一定程度的影響。
(五)人事檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)較低
部分企事業(yè)單位的人事檔案管理者專業(yè)素質(zhì)較低，缺乏理論知識(shí)，對(duì)人事工作的開(kāi)展沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)人事檔案工作的理解過(guò)于簡(jiǎn)單化、片面化，認(rèn)為人事檔案就是員工的入職登記表，人事工作就是招人。這主要是因?yàn)槠笫聵I(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人力資源管理工作人事模糊，對(duì)人事檔案工作者的專業(yè)性要求不高，對(duì)人事工作的重要性沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)。人事檔案管理工作者的工作態(tài)度不端正，檔案資料“有”就行、“不全”沒(méi)有關(guān)系。并且這些工作人員的綜合素質(zhì)不高，缺乏職業(yè)道德精神、法律觀念淡薄，導(dǎo)致人事檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中不能充分發(fā)揮作用。
二、人力資源管理視角下加強(qiáng)人事檔案管理工作的幾項(xiàng)措施
(一)加強(qiáng)人事檔案管理專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)
人事檔案規(guī)范化管理的根本保障是工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。首先是人事檔案和人力資源理論知識(shí)的深入認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)者和員工必須意識(shí)到加強(qiáng)人事檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)。其次是與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)。這是與行業(yè)接軌、同步前行的基本條件。三是人事檔案管理的操作技能。人事檔案信息化建設(shè)、現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)等，先進(jìn)的管理知識(shí)和管理方式要積極運(yùn)用到實(shí)際工作中。四是增強(qiáng)工作者的服務(wù)意識(shí)，積極與各部門協(xié)調(diào)、溝通，了解他們的需求，更好地為單位的人力資源管理和領(lǐng)導(dǎo)層決策服務(wù)。
(二)完善人事檔案管理制度
要提升人事檔案管理工作的質(zhì)量必須建立健全人事檔案管理制度。許多企事業(yè)單位的人事檔案管理規(guī)定比較陳舊，與國(guó)家相關(guān)政策有出入，因此，深化人事檔案管理制度的當(dāng)務(wù)之急是根據(jù)新時(shí)期、新情況、新目標(biāo)制定更為科學(xué)化、合理化的人事檔案管理制度，修改落后的管理措施、增加新的管理方法、刪掉陳舊的管理模式。日常工作中，人事檔案管理者要定期整理、歸檔檔案資料，對(duì)資料信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為其它相關(guān)工作和相關(guān)部門服務(wù)，促使人事檔案管理工作再上一個(gè)新臺(tái)階。
(三)豐富人事檔案信息
人事檔案資料不完整、不準(zhǔn)確、過(guò)于簡(jiǎn)單片面是多數(shù)企事業(yè)單位面臨的難題。不斷收集、補(bǔ)充檔案信息，擴(kuò)大信息資源是必須做好的基礎(chǔ)性工作。資料內(nèi)容要凸顯職員的工作能力、誠(chéng)信、專業(yè)特長(zhǎng)、工作建議、任職情況等方面的內(nèi)容，最大限度地為人力資源管理者提供更有價(jià)值的信息。隨著經(jīng)濟(jì)全球化步伐的加快，人力資源管理是許多優(yōu)秀企事業(yè)單位的核心，而做為其中的重要部門之一，人事檔案管理也逐漸受到人們的重視。因此，企事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員必須提高自身素養(yǎng)、積極采取措施、緊跟時(shí)代步伐，努力提高人事檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。
作者:張烏蘭格日勒 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市疾病控制中心
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞：人事檔案管理 企業(yè) 人力資源管理 作用
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）11-0045-01
人事檔案在新的市場(chǎng)形勢(shì)下，由于社會(huì)治理及企業(yè)管理內(nèi)容和要求的變化，人事檔案的內(nèi)容也相應(yīng)發(fā)生了巨大的變化，需要在新的板塊中加以升級(jí)和更新。
一、人事檔案管理對(duì)于人力資源管理的重要性
1.人事檔案管理能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部人力資源的科學(xué)有效性使用
企業(yè)在任用職員的時(shí)候往往以人事檔案中的信息作為參考。企業(yè)在選擇人才、使用人才、開(kāi)發(fā)人力資源的時(shí)候，往往會(huì)以人事檔案中的基本信息作為基礎(chǔ)，了解人才的基本信息，同時(shí)還可以了解到人才的專業(yè)特長(zhǎng)、職業(yè)技能。人事檔案的科學(xué)管理可以是企業(yè)在用人和委任職務(wù)前充分了解人才，安排合適的任務(wù)，讓人力資源得到恰當(dāng)?shù)氖褂谩？茖W(xué)的人事檔案管理，能讓企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才，讓員工在工作崗位上發(fā)揮最大的作用，提高企業(yè)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
2.有利于人力資源的合理配置
人力資源規(guī)劃，也叫人力資源計(jì)劃，是組織擁有一定質(zhì)量和必要數(shù)量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，如：新組建項(xiàng)目班子領(lǐng)導(dǎo)及員工之間的合理搭配。人力資源管理部門就可以充分查閱人事檔案，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策和人力資源規(guī)劃的科學(xué)化、合理化，詳盡了解領(lǐng)導(dǎo)及員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析。
3.利于企業(yè)人力資源的需求的科學(xué)化和規(guī)范化
影響企業(yè)人力資源的需求因素主要來(lái)自企業(yè)的內(nèi)部，科學(xué)有效的人事檔案管理可以讓企業(yè)人力資源管理人員了解企業(yè)的人力資源情況，確保企業(yè)的正常發(fā)展和改革。制定科學(xué)有效的人力資源管理計(jì)劃中，人事檔案可以讓管理者更加明確人力資源的傾向，避免盲目做出預(yù)測(cè)，避免了不必要的人才流失。這樣人事檔案就對(duì)人力資源管理起到了科學(xué)和規(guī)范化作用。
二、人事檔案利用的現(xiàn)狀和困惑
雖然人事檔案在企業(yè)管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，但是在現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用情況卻不相同。主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：
1.企業(yè)改革帶來(lái)一系列變化，如流動(dòng)人員增加，外聘技術(shù)人員增加，使用期相對(duì)較短，而這些人缺少人事檔案，這就給企業(yè)識(shí)才、留才帶來(lái)了不便，反映這部分人的工作能力、業(yè)績(jī)、培訓(xùn)方面的材料幾乎空白。
2.人事檔案意識(shí)淡薄。我國(guó)的人事檔案不注重檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，填寫(xiě)表格時(shí)不夠用心，沒(méi)有在規(guī)定時(shí)間內(nèi)更新材料，材料中的數(shù)據(jù)不盡一致，重要材料不能及時(shí)歸檔，人力資源管理部門無(wú)法從這些人事檔案中獲取到有價(jià)值的信息，造成反映當(dāng)事人近期動(dòng)態(tài)情況的材料不全面。
3.人事檔案內(nèi)容真?zhèn)舞b別。近幾年，人事檔案?jìng)€(gè)人信息失真現(xiàn)象出現(xiàn)比較頻繁，面對(duì)真假難辨的信息，如：假職稱、假工齡、假學(xué)歷等，檔案管理人員只能被動(dòng)接收信息，往往很難進(jìn)行有效的鑒定工作。而虛假的信息導(dǎo)致人事部門無(wú)法正確對(duì)職工做出評(píng)價(jià)。
4.管理水平的高低。人事檔案管理水平的高低直接影響人事檔案作用的發(fā)揮，人事檔案材料齊全，內(nèi)容充實(shí)，整理科學(xué)，制度健全，并在提供利用方面，始終保持優(yōu)質(zhì)服務(wù)狀態(tài)，他發(fā)揮的效益就顯著。反之，管理不善，材料殘缺，內(nèi)容老化，零散雜亂，利用事無(wú)處查尋，或不能提供一個(gè)人的全貌，那么人事檔案的作用只能是潛在因素。所以我們必須努力提高管理水平加速實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化，手段現(xiàn)代化，以便使人事檔案的作用，能全面為企業(yè)發(fā)揮其作用。
從事檔案管理的人員既不能獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，也不能獲得同職稱的同等待遇，又不能得到應(yīng)有的價(jià)值肯定。所以，在企業(yè)機(jī)構(gòu)撤并、人員裁減等工作中，首當(dāng)其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長(zhǎng)期下來(lái)，檔案人員逐漸減少，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。
三、人事檔案管理的改進(jìn)方法
1.加大對(duì)人事檔案的投入，增加管理人員的素質(zhì)
注重對(duì)于人事檔案管理中人員的素質(zhì)，任用有人事管理方面具有專業(yè)能力的人才，加大對(duì)于人事檔案的投入，配置先進(jìn)的設(shè)備和充足的資金。
2.在企業(yè)建立健全的認(rèn)識(shí)檔案管理制度
制度對(duì)于人事檔案非常重要，有了健全的制度，人事檔案才具有參考價(jià)值。在人事檔案管理中，拋棄傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，加入現(xiàn)代豪華的手段，運(yùn)用外國(guó)成熟的人事檔案管理方法，在檔案的收集、鑒別和保存上嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，確保檔案的真是可靠性。
3.加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性
人事檔案應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化及現(xiàn)實(shí)情況的需要，加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理，及時(shí)收集最新的變化資料，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識(shí)一個(gè)人的全部實(shí)際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。
4.合理開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源為現(xiàn)代企業(yè)服務(wù)
人事檔案工作者要從信息資源角度看待人事檔案，人事檔案工作就是人力資源信息管理工作，用信息管理的理論創(chuàng)新人事檔案工作，加強(qiáng)檔案信息的綜合分析研究和深度開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)人事檔案工作從簡(jiǎn)單管理服務(wù)向研究開(kāi)發(fā)服務(wù)的轉(zhuǎn)變，把人事檔案管理建設(shè)成為干部工作、人力資源工作，人才工作的信息庫(kù)和參謀部。同時(shí)，人事檔案在信息開(kāi)發(fā)利用中必須保護(hù)個(gè)人的隱私與權(quán)力不受侵犯，該利用的利用，不得濫用或擴(kuò)散人事檔案中的數(shù)據(jù)信息。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；人力資源；管理
人事檔案管理工作作為每一個(gè)企業(yè)管理體系中的重要組成部分，能夠發(fā)揮很大的作用，對(duì)人力資源管理的發(fā)展有著非常重要的影響。在人力資源管理體系不斷發(fā)展的背景下，越來(lái)越多的人開(kāi)始關(guān)注人事檔案管理的問(wèn)題。但是，現(xiàn)行制度下不論是政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位還是公共管理部門，在人事檔案管理方面都存在不同程度的問(wèn)題，不同的企業(yè)受到單位類型不同影響產(chǎn)生的問(wèn)題也不盡相同。本文將從不同的方向?qū)@些問(wèn)題進(jìn)行分析。
一、人事檔案在不同單位中的常見(jiàn)問(wèn)題
（一）政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位。在政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位中，人事檔案主要存在的問(wèn)題是：首先，內(nèi)容單一不全面。人事檔案一般是人事管理中長(zhǎng)期形成并記載的，包括了員工個(gè)人及家庭的基本情況和信息，能夠記錄個(gè)人的特殊才能、工作表現(xiàn)、道德品行和主要經(jīng)歷等，通過(guò)所在單位集中保存以備后期查閱。人事檔案中較為重要的內(nèi)容就是個(gè)人才能和工作表現(xiàn)的內(nèi)容，但是在很多政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的人事檔案中，往往缺失最重要的部分，只有簡(jiǎn)單的人員簡(jiǎn)歷及自然情況。很多人事檔案對(duì)人員的工作表現(xiàn)、個(gè)人特點(diǎn)、業(yè)績(jī)情況等都沒(méi)有詳細(xì)的記錄，無(wú)法從檔案中看出個(gè)人特長(zhǎng)和特點(diǎn)，這樣的人事檔案無(wú)法提供有效的信息，便不能成為單位后期選拔人才的依據(jù)。其次，人事檔案的管理手段相對(duì)落后。在近些年現(xiàn)代化技術(shù)高速發(fā)展的背景下，人事檔案也有著規(guī)范化和科學(xué)化的要求。但是很多單位現(xiàn)階段對(duì)人事檔案的管理仍然處在傳統(tǒng)的管理方法中，檔案收集和管理不當(dāng)?shù)膯?wèn)題時(shí)有發(fā)生，很多檔案分散甚至丟失，對(duì)人事考察的整體性有嚴(yán)重的影響，這樣的現(xiàn)狀無(wú)疑降低了人力資源的使用效果，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的人力資源管理發(fā)展現(xiàn)狀。（二）中小企業(yè)。一是人事檔案真實(shí)性差。與政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位不同的是，中小企業(yè)的人事檔案存在嚴(yán)重的失真性。尤其是近些年，隨著科技的發(fā)展，檔案造假更為便利，個(gè)人信息內(nèi)容偽造等問(wèn)題更為嚴(yán)重。假學(xué)歷、假工作經(jīng)驗(yàn)、假年齡、假身份等問(wèn)題在中小企業(yè)的人事檔案中頻頻出現(xiàn)。造成這種失真情況的原因主要有兩個(gè)，其一是中小企業(yè)的人事檔案管理人員不夠重視檔案管理工作，工作態(tài)度存在問(wèn)題，對(duì)審查不夠細(xì)致和嚴(yán)格。其二是人事檔案管理人員普遍工作經(jīng)驗(yàn)少，管理水平有限，對(duì)信息的真?zhèn)纬潭入y以有效辨認(rèn)，面對(duì)虛假信息沒(méi)有有效的渠道進(jìn)行鑒定或驗(yàn)證，只能夠被動(dòng)的接收和錄入信息。這類虛假信息的存在嚴(yán)重影響了中小企業(yè)人力資源管理工作，不僅影響員工評(píng)估工作，更給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)安全隱患。二是人事檔案缺失。中小企業(yè)的人事檔案缺失問(wèn)題比較嚴(yán)重。受到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，終身雇傭制在中小企業(yè)中很少施行，頻繁的人員流動(dòng)使得員工用工時(shí)限縮短，對(duì)人事檔案管理工作帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)，加重的檔案管理難度也使得檔案缺失更易出現(xiàn)。部分企業(yè)受到能力限制甚至干脆不為員工建立人事檔案。這一現(xiàn)狀使得企業(yè)在用才、選才、識(shí)才方面存在安全隱患，亟待改善。（三）大型國(guó)有企業(yè)。一是人事檔案時(shí)效性較差。受到我國(guó)國(guó)情的影響，我國(guó)的大型國(guó)有企業(yè)中，人事檔案管理方式與事業(yè)單位類似，管理內(nèi)容往往集中在對(duì)人員經(jīng)歷的記錄，這些檔案大都3-5年才整理一次，每次整理時(shí)不再審核檔案中已有的材料，而每次新加入的東西僅僅局限于一些工資變動(dòng)表格和績(jī)效考核表格，材料程式化嚴(yán)重，能夠反映人員現(xiàn)狀的材料較少，難以為企業(yè)管理者提供足夠有價(jià)值的信息。二是人事檔案管理技術(shù)水平相對(duì)落后。我國(guó)的大多數(shù)國(guó)有企業(yè)普遍沿用了傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，以紙質(zhì)的方式存放和管理，依然沒(méi)有形成數(shù)字化的管理模式。這些企業(yè)受到其自身特點(diǎn)影響，全國(guó)各地的分公司較多，人員崗位變動(dòng)較多，很多人員需要跨城市調(diào)配，當(dāng)人員離開(kāi)所在城市后檔案卻仍然留在原城市，人檔分離的問(wèn)題給檔案的查找和存放帶來(lái)嚴(yán)重困擾，也浪費(fèi)了很多財(cái)力物力。（四）外資企業(yè)。一是忽視人事檔案管理。外資企業(yè)也是當(dāng)前各類企業(yè)中的龐大分支，外資企業(yè)與其他企業(yè)不同，其對(duì)人員的考核往往更注重績(jī)效，因此更多的關(guān)注人員招聘和培訓(xùn)，對(duì)人員的人事檔案沒(méi)有給予足夠的重視，僅存的檔案大都以紙質(zhì)為主，有些企業(yè)甚至沒(méi)有紙質(zhì)檔案，直接將人員檔案委托給有關(guān)機(jī)構(gòu)保存。由此可見(jiàn)，外資企業(yè)的人力資源管理上存在忽視人事檔案管理工作的問(wèn)題。二是輕視人事檔案管理人員。外資企業(yè)當(dāng)前還普遍存在的問(wèn)題是，盡管其對(duì)人才和人力資源比較重視，但是卻對(duì)從事檔案管理的人員沒(méi)有足夠的關(guān)注，在外資企業(yè)從事檔案管理的人員大都職位和薪資較低，都是人力資源部門中最低層次的人員，在企業(yè)發(fā)生重組或重大變動(dòng)時(shí)，會(huì)被最先裁減。因此，外資企業(yè)中從事人事檔案管理的人員在不斷減少，人員流動(dòng)性對(duì)其工作積極性和整體工作水平產(chǎn)生了影響。
二、解決人事檔案管理問(wèn)題的策略
（一）改變觀念，提高重視。從上文的分析中能夠看出，各類企業(yè)中出現(xiàn)人事檔案管理問(wèn)題時(shí)，往往都是受到思想觀念的影響，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者未能夠重視人事檔案管理人員及工作是主要原因。如果能將人事檔案管理工作提升到戰(zhàn)略層面上，便可以通過(guò)人事檔案為企業(yè)決策者提供更加客觀的依據(jù)，幫助管理者對(duì)員工能力、素質(zhì)及特點(diǎn)進(jìn)行更為綜合的分析。（二）加強(qiáng)時(shí)效性和真實(shí)性。傳統(tǒng)的人事檔案普遍將重點(diǎn)放在對(duì)個(gè)人的歷史記錄上，每次整理檔案的間隔時(shí)間較長(zhǎng)，因此出現(xiàn)失真的可能性很大。現(xiàn)代檔案管理應(yīng)當(dāng)徹底改變這一現(xiàn)狀，縮短檔案整理的時(shí)間間隔，不斷增加個(gè)人近期情況和綜合評(píng)定，合理拓展存檔范圍，將個(gè)人可公開(kāi)的信息進(jìn)行分類，存儲(chǔ)并補(bǔ)充最新信息，確保檔案得到及時(shí)的更新。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)盡可能保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性，在進(jìn)行檔案錄入時(shí)嚴(yán)格審核內(nèi)容的可靠性，不能讓檔案形同虛設(shè)。（三）采取先進(jìn)手段進(jìn)行現(xiàn)代化管理。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，陳舊的管理模式對(duì)人事檔案管理工作產(chǎn)生著嚴(yán)重的影響，因此應(yīng)當(dāng)盡可能的采用最先進(jìn)的科技手段，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化和一體化，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介人事檔案，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，在企業(yè)內(nèi)部開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)平臺(tái)，形成資源共享。
三、結(jié)論
人事檔案作為我國(guó)人才的重要信息來(lái)源，是整個(gè)社會(huì)公共信息的重要組成部分。它通過(guò)社會(huì)載體，對(duì)國(guó)家人才進(jìn)行分門別類，是國(guó)家或企業(yè)知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息，成為選拔人才和重用人才的依據(jù)，為人力資源管理的發(fā)展帶來(lái)動(dòng)力。在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，企業(yè)人事檔案管理工作必須要轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，把檔案工作延伸到企業(yè)發(fā)展的最前沿，積極拓展服務(wù)職能，為人力資源開(kāi)發(fā)提供強(qiáng)有力的保障，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)人力資源發(fā)展。
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